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|---|---|---|---|
Registro horario | Registro diario para toda la plantilla | Existe un registro de jornada diario para el 100 % de la plantilla, también jornada parcial, personal móvil y teletrabajo. | RD-ley 8/2019 |
Registro horario | Hora real de inicio y de fin | El registro refleja la hora real de inicio y de fin de cada jornada, no el horario teórico del contrato copiado en bloque. | RD-ley 8/2019 |
Registro horario | Fichaje en el momento | Se ficha en el momento; el registro no se reconstruye a final de semana o de mes de memoria. | RD-ley 8/2019 |
Registro horario | Registro no editable sin rastro | El registro no puede editarse sin dejar rastro: cualquier corrección queda identificada (quién, cuándo, qué se cambió). | RD-ley 8/2019 |
Registro horario | Pausas conforme al convenio | Las pausas se registran conforme a lo que establece el convenio colectivo (si el convenio dice que la pausa del bocadillo no es tiempo de trabajo, el registro lo refleja). | RD-ley 8/2019 · convenio colectivo |
Registro horario | Conservación de 4 años | Se conservan los registros de los últimos 4 años y se sabe exactamente dónde están. | Art. 34.9 ET |
Registro horario | Informe por persona y periodo disponible | Se puede generar un informe de jornadas por persona y periodo el mismo día en que la Inspección de Trabajo lo pida. | RD-ley 8/2019 · art. 34.9 ET |
Registro horario | Consulta del registro por cada empleado | Cada empleado puede consultar su propio registro cuando quiera. | Art. 34.9 ET |
Registro horario | Plantilla informada del método de fichaje | La plantilla fue informada del método de fichaje y de qué datos se registran, y queda constancia de esa comunicación. | RD-ley 8/2019 · RGPD |
Registro horario | Consulta previa a la representación legal | Si existe representación legal de los trabajadores, el sistema de registro se organizó previa consulta con ella. | RD-ley 8/2019 |
Registro horario | Fichaje sin biometría (o con EIPD que la justifique) | El sistema de fichaje no usa biometría (huella, cara) o, si la usa, existe una evaluación de impacto (EIPD) que la justifique, algo casi inviable tras el criterio de la AEPD de noviembre de 2023. | RGPD · criterio AEPD noviembre 2023 |
Registro horario | Simulacro anual de informe | Se hace un simulacro anual: se elige un empleado y un mes al azar y se comprueba que el informe sale en minutos. | Buena práctica (RD-ley 8/2019) |
Horas extraordinarias | Horas extra identificadas como tales | Las horas extraordinarias quedan identificadas como tales en el registro, separadas de la jornada ordinaria. | Art. 35.5 ET |
Horas extraordinarias | Registro día a día | Las horas extraordinarias se registran día a día, no como una bolsa mensual apuntada a ojo. | Art. 35.5 ET |
Horas extraordinarias | Totalización en el periodo de abono | Las horas extraordinarias se totalizan en el periodo fijado para el abono de retribuciones. | Art. 35.5 ET |
Horas extraordinarias | Copia del resumen al trabajador | El trabajador recibe copia del resumen de sus horas extraordinarias en el recibo correspondiente. | Art. 35.5 ET |
Horas extraordinarias | Información a la representación legal | Si hay representación legal de los trabajadores, se le informa conforme a la normativa aplicable. | Art. 35.5 ET |
Horas extraordinarias | Control del tope de 80 horas al año | Se controla que ninguna persona supere el tope de 80 horas extraordinarias al año (sin contar las compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes). | Art. 35 ET |
Horas extraordinarias | Pago o compensación con rastro | Las horas extraordinarias se pagan o se compensan según convenio, y queda rastro de ello. | Art. 35 ET · convenio colectivo |
Canal de denuncias | Verificación de la obligación | Se ha verificado si la empresa está obligada: 50 o más empleados, o sector regulado con cualquier plantilla. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Canal habilitado y operativo | Existe un canal interno de denuncias habilitado y operativo, no un simple correo genérico que leen varias personas. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Denuncias anónimas e identificadas | El canal admite denuncias anónimas y también identificadas. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Confidencialidad garantizada | La confidencialidad está garantizada: acceso restringido a la identidad del informante y de los afectados. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Responsable del sistema designado | Hay un responsable del sistema designado formalmente, y está documentado. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Acuse de recibo en 7 días naturales | El procedimiento fija el acuse de recibo en un máximo de 7 días naturales. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Respuesta en un máximo de 3 meses | El procedimiento fija la respuesta en un plazo máximo de 3 meses. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Prohibición y prevención de represalias | Está prohibida y prevenida cualquier represalia contra quien informa, y así consta en la política. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Registro de informaciones recibidas | Se lleva un registro de las informaciones recibidas conforme a la ley. | Ley 2/2023 |
Canal de denuncias | Política comunicada y accesible | La política del canal está comunicada a la plantilla y es accesible, y se puede demostrar la comunicación. | Ley 2/2023 |
Protección de datos | Base jurídica identificada por tratamiento | Cada tratamiento de datos de empleados tiene su base jurídica identificada (el registro horario se apoya en la obligación legal, no en el consentimiento). | RGPD |
Protección de datos | Minimización de datos | Solo se recogen los datos necesarios para cada fin: para fichar no hace falta más que persona y hora. | RGPD |
Protección de datos | Plantilla informada del tratamiento | La plantilla está informada del tratamiento de sus datos de fichaje —y de la geolocalización, si se usa— con cláusula entregada y archivada. | RGPD |
Protección de datos | Registro de actividades de tratamiento con RRHH | El registro de actividades de tratamiento incluye los tratamientos de RRHH (fichaje, ausencias, documentación, geolocalización). | RGPD |
Protección de datos | Accesos restringidos por rol y trazados | Los accesos a datos laborales están restringidos por rol: cada persona ve solo lo que le corresponde, y los accesos quedan trazados. | RGPD |
Protección de datos | Contratos de encargado de tratamiento firmados | Hay contrato de encargado de tratamiento firmado con cada proveedor que accede a datos de empleados: gestoría, software de RRHH, hosting. | Art. 28 RGPD |
Protección de datos | Documentos laborales bajo control | Los documentos laborales (contratos, nóminas, partes de baja) no viven en carpetas compartidas sin control ni circulan por correo sin cifrar. | RGPD |
Protección de datos | Copias de seguridad probadas | Existen copias de seguridad de los datos laborales y se ha probado su restauración. | RGPD |
Protección de datos | Sin biometría sin EIPD | No se usa biometría en el fichaje sin una EIPD que la respalde, sabiendo que el consentimiento del trabajador no vale como base por el desequilibrio de la relación laboral. | RGPD · criterio AEPD noviembre 2023 |
Protección de datos | Sin referencias a la LOPD de 1999 | Ninguna cláusula o contrato vigente cita ya la LOPD de 1999 (derogada); todo referencia RGPD y LOPDGDD. | RGPD · LOPDGDD |
Vacaciones y ausencias | Mínimo de 30 días naturales garantizado | Toda la plantilla tiene garantizados al menos 30 días naturales de vacaciones al año, o la mejora que fije el convenio. | Art. 38 ET |
Vacaciones y ausencias | Calendario con dos meses de antelación | Existe un calendario de vacaciones y cada persona conoce sus fechas con al menos dos meses de antelación. | Art. 38 ET |
Vacaciones y ausencias | Solicitudes y aprobaciones registradas | Las solicitudes y aprobaciones de vacaciones quedan registradas, no se gestionan de palabra o por mensajes sueltos. | Art. 38 ET |
Vacaciones y ausencias | Registro del disfrute efectivo | Hay un registro del disfrute efectivo: se sabe qué días ha consumido cada persona y cuántos le quedan. | Art. 38 ET |
Vacaciones y ausencias | Sin sustitución por compensación económica | No se sustituyen vacaciones por dinero, salvo en la liquidación por fin de contrato. | Art. 38 ET |
Vacaciones y ausencias | Ausencias con tipo y justificante | Las ausencias (enfermedad, permisos retribuidos, asuntos propios) se registran con su tipo y justificante cuando procede. | Estatuto de los Trabajadores · convenio colectivo |
Vacaciones y ausencias | Saldos coherentes con el registro horario | Los saldos de vacaciones cuadran con el registro horario: los días de vacaciones no aparecen como jornada trabajada. | Art. 38 ET · RD-ley 8/2019 |
Teletrabajo | Acuerdo escrito por cada persona en remoto | Cada persona que teletrabaja de forma regular tiene acuerdo de trabajo a distancia por escrito y firmado. | Ley 10/2021 |
Teletrabajo | Contenido mínimo legal del acuerdo | El acuerdo recoge el contenido mínimo legal: horario, porcentaje de presencialidad, lugar de trabajo, medios, gastos, reversibilidad. | Ley 10/2021 |
Teletrabajo | Dotación de medios y compensación de gastos | La empresa dota los medios (equipo, herramientas) y compensa los gastos derivados del teletrabajo. | Ley 10/2021 |
Teletrabajo | Igualdad de derechos con el personal presencial | Quien teletrabaja tiene los mismos derechos (retribución, formación, promoción) que el personal presencial. | Ley 10/2021 |
Teletrabajo | Registro horario igual en remoto | El personal en remoto ficha igual que el presencial: registro horario diario con hora real de inicio y fin. | RD-ley 8/2019 · Ley 10/2021 |
Teletrabajo | Desconexión digital contemplada en remoto | La política de desconexión digital contempla expresamente el caso del teletrabajo. | Art. 88 LOPDGDD |
Teletrabajo | Acuerdos archivados y localizables | Los acuerdos de teletrabajo están archivados y localizables, no dispersos en correos. | Ley 10/2021 |
Protocolos obligatorios | Protocolo frente al acoso por escrito | Existe un protocolo de prevención y actuación frente al acoso por escrito y aprobado, sea cual sea el tamaño de plantilla. | Art. 48 LO 3/2007 |
Protocolos obligatorios | Protocolo comunicado con constancia | El protocolo está comunicado a toda la plantilla y hay constancia de la comunicación (firma, acuse, registro de entrega). | Art. 48 LO 3/2007 |
Protocolos obligatorios | Cauce de denuncia conocido | La plantilla sabe a quién dirigirse y por qué cauce ante una situación de acoso. | Art. 48 LO 3/2007 |
Protocolos obligatorios | Protocolo incluido en el onboarding | El protocolo se recuerda en las incorporaciones nuevas: forma parte del onboarding. | Art. 48 LO 3/2007 |
Protocolos obligatorios | Plan de igualdad (50 o más empleados) | Si la empresa tiene 50 o más empleados, cuenta con plan de igualdad negociado, registrado y en aplicación, con su diagnóstico previo. | LO 3/2007 y normativa de desarrollo |
Protocolos obligatorios | Política de desconexión digital por escrito | Existe una política de desconexión digital por escrito, elaborada con audiencia de la representación legal si existe. | Art. 88 LOPDGDD |
Protocolos obligatorios | Desconexión cumplida en la práctica | La desconexión se cumple en la práctica: no es habitual exigir respuesta a mensajes o llamadas fuera de jornada. | Art. 88 LOPDGDD |
Protocolos obligatorios | Protocolos accesibles de forma permanente | Todos los protocolos vigentes están accesibles de forma permanente para la plantilla, no guardados en un cajón. | Art. 48 LO 3/2007 · art. 88 LOPDGDD |
Checklist de cumplimiento laboral para pymes (España, 2026)
Checklist estructurada y accionable para comprobar, área por área, si una pyme española cumple las obligaciones laborales vigentes: registro horario, horas extraordinarias, canal de denuncias, protección de datos, vacaciones y ausencias, teletrabajo y protocolos obligatorios. Cada fila es un ítem concreto y verificable —o se tiene, o no se tiene— con su criterio de verificación y su norma de referencia. La regla de oro: un ítem solo se da por cumplido si se puede demostrar con un documento, un registro o una evidencia ante la Inspección de Trabajo. Publicado por Nucleo360.
Contenido
checklist.csv — con las columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
area |
Área de cumplimiento (registro horario, horas extraordinarias, canal de denuncias, protección de datos, vacaciones y ausencias, teletrabajo, protocolos obligatorios). |
item |
Ítem de la checklist, en forma breve. |
criterio_de_verificacion |
Criterio concreto y verificable que debe cumplirse para dar el ítem por hecho. |
norma_de_referencia |
Norma o artículo que fundamenta el ítem. |
- Idioma: español (es-ES) · Licencia: CC BY 4.0 · Última actualización: julio de 2026
- Nota: el área de canal de denuncias solo obliga a empresas de 50 o más personas trabajadoras o de sectores regulados (Ley 2/2023); el área de teletrabajo, solo si hay trabajo a distancia regular (Ley 10/2021). El resto de áreas aplica a todas las empresas con empleados.
Uso
from datasets import load_dataset
ds = load_dataset("nucleo360/checklist-cumplimiento-laboral-espana")
Fuente
Normas oficiales publicadas en el BOE y en EUR-Lex (RD-ley 8/2019, Estatuto de los Trabajadores, Ley 2/2023, RGPD, LOPDGDD, Ley 10/2021, LO 3/2007, LISOS) y criterio de la AEPD de noviembre de 2023 sobre biometría en el fichaje. Elaborado por Nucleo360, plataforma SaaS de gestión integral de RRHH para pymes (registro horario, vacaciones, gestión documental y canal de denuncias, conforme al RD 8/2019 y la Ley 2/2023).
Cómo citar: «Checklist de cumplimiento laboral para pymes (España, 2026)», Nucleo360 — https://nucleo360.com.
Documentación divulgativa; no constituye asesoramiento jurídico.
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