Document ID: 32021Q0712(01)
Language: ITA

<table><col/><col/><col/><col/><tbody><tr><td><p>12.7.2021&#160;&#160;&#160;</p></td><td><p>IT</p></td><td><p>Gazzetta ufficiale dell&#8217;Unione europea</p></td><td><p>L 246/8</p></td></tr></tbody></table>
decisione n. 160/21 A del Comitato economico e sociale europeo recante norme interne relative alla limitazione di alcuni diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito delle attività svolte dal Comitato economico e sociale europeo
IL COMITATO ECONOMICO E SOCIALE EUROPEO,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE ( 1 ) (in prosieguo «il regolamento»), e in particolare l’articolo 25,
sentito il Garante europeo della protezione dei dati (in prosieguo «il GEPD»),
considerando quanto segue:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(1)</p></td><td><p>il Comitato economico e sociale europeo (in prosieguo &#171;il CESE&#187;) &#232; abilitato a condurre indagini amministrative, procedimenti predisciplinari, disciplinari e di sospensione conformemente al regolamento (CEE, Euratom, CECA) n.&#160;259/68 del Consiglio&#160;<a>(<span>2</span>)</a>, che definisce lo Statuto dei funzionari dell&#8217;Unione europea (in prosieguo &#171;lo Statuto&#187;) nonch&#233; il regime applicabile agli altri agenti di tale Unione (in prosieguo &#171;l&#8217;RAA&#187;), e a norma della propria decisione n.&#160;635/05&#160;A, del 7&#160;dicembre 2005, recante disposizioni generali di esecuzione relative ai procedimenti disciplinari e alle indagini amministrative;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(2)</p></td><td><p>a norma del regolamento (UE, Euratom) n.&#160;883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio,&#160;<a>(<span>3</span>)</a>, l&#8217;Ufficio europeo per la lotta antifrode (in prosieguo &#171;l&#8217;OLAF&#187;) conduce indagini interne presso tutte le istituzioni, gli organi e gli organismi dell&#8217;Unione europea. Il 13&#160;gennaio 2016 il CESE ha firmato con l&#8217;OLAF accordi amministrativi volti a fornire un quadro strutturato per la cooperazione e ad agevolare lo scambio tempestivo di informazioni tra di loro;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(3)</p></td><td><p>conformemente agli articoli 22&#160;<span>bis</span> e&#160;22&#160;<span>ter</span> dello Statuto e agli articoli 11 e&#160;81 dell&#8217;RAA, i membri del personale del CESE sono tenuti a segnalare le possibili attivit&#224; illecite, comprese le frodi e gli atti di corruzione, pregiudizievoli per gli interessi dell&#8217;Unione. I membri del personale sono inoltre tenuti a segnalare una condotta in rapporto con l&#8217;esercizio di incarichi professionali che possa costituire una grave mancanza agli obblighi dei funzionari dell&#8217;Unione. L&#8217;osservanza di tali obblighi &#232; disciplinata, all&#8217;interno del CESE, dalla sua decisione n.&#160;053/16&#160;A, del 2&#160;marzo 2016, recante norme in materia di denunce di irregolarit&#224;;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(4)</p></td><td><p>il CESE ha adottato una politica volta a prevenire e gestire efficacemente i casi effettivi o potenziali di molestie psicologiche o sessuali sul luogo di lavoro, come previsto dalla propria decisione n.&#160;200/14&#160;A, del 26&#160;settembre 2014, relativa alle procedure per prevenire e gestire le molestie psicologiche e sessuali sul luogo di lavoro in seno al proprio segretariato. Tale decisione istituisce una procedura informale e una procedura formale. Nella procedura informale, la persona che ritiene di essere vittima di molestie pu&#242; contattare consulenti di fiducia del CESE, e l&#8217;autorit&#224; che ha il potere di nomina pu&#242; prendere provvedimenti prima di avviare, se necessario, un&#8217;indagine amministrativa formale;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(5)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;24 dello Statuto e degli articoli 11 e&#160;81 dell&#8217;RAA, i membri del personale del CESE hanno il diritto di essere assistiti nei procedimenti a carico di autori di minacce, oltraggi, ingiurie, diffamazioni, attentati contro la persona o i beni di cui il membro del personale o i suoi familiari siano oggetto, a motivo del posto ricoperto e delle sue funzioni. a norma dell&#8217;articolo&#160;25 dello Statuto e degli articoli 11 e&#160;81 dell&#8217;RAA, o dell&#8217;articolo&#160;90, paragrafo 1, dello Statuto e degli articoli 46 e&#160;124 dell&#8217;RAA, i membri del personale del CESE hanno il diritto di presentare istanze all&#8217;autorit&#224; che ha il potere di nomina. A norma dell&#8217;articolo&#160;90, paragrafo 2, dello Statuto e degli articoli 46 e&#160;124 dell&#8217;RAA, i membri del personale del CESE hanno altres&#236; il diritto di presentare reclami avverso gli atti che arrechino loro pregiudizio;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(6)</p></td><td><p>a norma degli articoli 29 e&#160;43 dello Statuto e degli articoli 12 e&#160;82 dell&#8217;RAA, il CESE conduce procedure di selezione per la selezione, l&#8217;assunzione, la nomina e la valutazione del proprio personale;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(7)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;26&#160;<span>bis</span> dello Statuto e degli articoli 11 e&#160;81 dell&#8217;RAA, i membri del personale del CESE hanno il diritto di prendere conoscenza del proprio fascicolo medico;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(8)</p></td><td><p>al CESE &#232; conferito il potere di svolgere indagini interne a norma dell&#8217;articolo&#160;74, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio&#160;<a>(<span>4</span>)</a> (in prosieguo &#171;il regolamento finanziario)] e di effettuare verifiche ai sensi dell&#8217;articolo&#160;116, paragrafo 4, del regolamento finanziario;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(9)</p></td><td><p>le attivit&#224; del CESE sono soggette ad audit interni, effettuati dal revisore interno a norma dell&#8217;articolo&#160;118 del regolamento finanziario;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(10)</p></td><td><p>il CESE conduce procedure di appalto a norma del titolo VII dell&#8217;RF;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(11)</p></td><td><p>nell&#8217;ambito delle indagini amministrative, degli audit e delle verifiche di cui sopra, il CESE collabora con le istituzioni, gli altri organi e gli organismi dell&#8217;Unione;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(12)</p></td><td><p>il CESE pu&#242; collaborare con autorit&#224; nazionali di paesi terzi e organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(13)</p></td><td><p>il CESE pu&#242; altres&#236; collaborare con autorit&#224; pubbliche di Stati membri dell&#8217;UE, su loro richiesta o di propria iniziativa. Tale cooperazione pu&#242; includere anche scambi di informazioni nell&#8217;ambito di indagini penali o finanziarie;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(14)</p></td><td><p>il CESE &#232; coinvolto in cause sottoposte alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea quando decide di adire la Corte, difende le proprie decisioni impugnate dinanzi alla Corte o interviene in cause pertinenti ai propri compiti. Il CESE in tale contesto, pu&#242; dover salvaguardare la riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti ottenuti dalle parti e dagli intervenienti;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(15)</p></td><td><p>il CESE svolge le attivit&#224; necessarie al fine di garantire la sicurezza delle persone, dei beni e delle informazioni. Tali attivit&#224;, ad esempio indagini volte a stabilire se vi sia stata una violazione della decisione n.&#160;222/19&#160;A&#160;<a>(<span>5</span>)</a>, possono essere gestite internamente o mediante intervento esterno;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(16)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;45, paragrafo 2, seconda frase, del regolamento, il responsabile della protezione dei dati (in prosieguo &#171;l&#8217;RPD&#187;) pu&#242;, di propria iniziativa o a richiesta del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento, del comitato del personale interessato o di qualsiasi persona, indagare sulle questioni e sui fatti direttamente collegati con l&#8217;esercizio delle sue funzioni di cui viene a conoscenza;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(17)</p></td><td><p>per adempiere ai propri compiti, il CESE raccoglie e tratta informazioni e varie categorie di dati personali, tra cui i dati identificativi di persone fisiche, i recapiti, i ruoli e i compiti professionali, le informazioni relative a comportamenti e prestazioni nell&#8217;ambito privato e professionale, nonch&#233; i dati finanziari. Il CESE rappresentato dal(la) suo/a presidente, agisce in qualit&#224; di titolare del trattamento dei dati;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(18)</p></td><td><p>a norma del regolamento, il CESE &#232; pertanto tenuto ad adempiere all&#8217;obbligo di fornire informazioni agli interessati in relazione alle suddette attivit&#224; di trattamento e a rispettare i loro diritti in quanto soggetti interessati dai dati;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(19)</p></td><td><p>il CESE pu&#242; essere anche tenuto a conciliare tali diritti con gli obiettivi delle indagini amministrative, degli audit, delle verifiche e dei procedimenti giudiziari. Il CESE potrebbe dover trovare un punto di equilibrio tra i diritti di un interessato e i diritti e le libert&#224; fondamentali di altri interessati. A tal fine, l&#8217;articolo&#160;25 del regolamento consente al CESE, a condizioni rigorose, di limitare l&#8217;applicazione degli articoli 4, da 14 a&#160;22 e&#160;35, nonch&#233;, in circostanze eccezionali, dell&#8217;articolo&#160;36, del regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a&#160;22. A meno che un atto giuridico adottato sulla base dei Trattati non preveda limitazioni, &#232; necessaria l&#8217;adozione di norme interne in base alle quali il CESE &#232; autorizzato a limitare tali diritti;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(20)</p></td><td><p>il CESE potrebbe, in particolare, avere la necessit&#224; di limitare le informazioni che fornisce a un interessato in merito al trattamento dei suoi dati personali nel quadro di attivit&#224; preliminari alla decisione di avviare un&#8217;indagine amministrativa o, durante l&#8217;indagine stessa, prima dell&#8217;eventuale archiviazione del caso o nella fase predisciplinare. In determinate circostanze, fornire tali informazioni potrebbe seriamente compromettere la facolt&#224; del CESE di condurre un&#8217;indagine efficace, ad esempio ogniqualvolta vi sia il rischio che l&#8217;interessato possa distruggere prove o interferire con potenziali testimoni prima che siano ascoltati. Il CESE potrebbe inoltre avere la necessit&#224; di tutelare i diritti e le libert&#224; dei testimoni nonch&#233; quelli di altre persone coinvolte;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(21)</p></td><td><p>potrebbe essere necessario tutelare l&#8217;anonimato di un testimone o di un informatore che abbia chiesto di non essere identificato. In tal caso il CESE potrebbe decidere di limitare l&#8217;accesso all&#8217;identit&#224;, alle dichiarazioni e ad altri dati personali di dette persone, al fine di tutelarne i diritti e le libert&#224;;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(22)</p></td><td><p>potrebbe essere necessario tutelare la riservatezza di informazioni riguardanti un membro del personale che ha contattato consulenti di fiducia del CESE nel quadro della procedura informale. In tal caso il CESE potrebbe dover limitare l&#8217;accesso all&#8217;identit&#224;, alle dichiarazioni e ad altri dati personali della persona che si ritiene vittima di molestie, del presunto autore delle molestie e di altre persone coinvolte, al fine di tutelare i diritti e le libert&#224; di tutte le persone interessate. La stessa restrizione potrebbe rendersi necessaria anche nel caso della procedura formale;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(23)</p></td><td><p>per quanto riguarda le procedure di selezione, assunzione, nomina e valutazione del personale e le procedure di appalto, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione e limitazione potrebbero essere esercitati soltanto in determinati momenti e alle condizioni previste nelle relative procedure, al fine di tutelare i diritti di altri interessati e di rispettare i principi di parit&#224; di trattamento e di segretezza delle deliberazioni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(24)</p></td><td><p>&#232; opportuno che il CESE applichi limitazioni soltanto quando esse rispettino l&#8217;essenza dei diritti e delle libert&#224; fondamentali, siano strettamente necessarie e costituiscano una misura proporzionata in una societ&#224; democratica. &#200; opportuno che la decisione del CESE di imporre tali limitazioni sia motivata;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(25)</p></td><td><p>conformemente al principio di responsabilit&#224;, il CESE dovrebbe tenere un registro dell&#8217;applicazione delle suddette limitazioni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(26)</p></td><td><p>in sede di trattamento dei dati personali scambiati con altre organizzazioni nell&#8217;ambito dei propri compiti, il CESE e tali organizzazioni dovrebbero consultarsi in merito ai potenziali motivi per l&#8217;imposizione di limitazioni e alla necessit&#224; e proporzionalit&#224; delle stesse, a meno che ci&#242; non pregiudichi le attivit&#224; del CESE;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(27)</p></td><td><p>l&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 6, del regolamento impone al titolare del trattamento l&#8217;obbligo di informare gli interessati dei principali motivi sui quali la limitazione si fonda e del loro diritto di proporre reclamo presso il GEPD;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(28)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 8, del regolamento, il CESE ha il diritto di rinviare, omettere o negare la comunicazione agli interessati dei motivi dell&#8217;applicazione di una limitazione nei casi in cui tale comunicazione annullerebbe, in qualsiasi modo, l&#8217;effetto della limitazione stessa. &#200; opportuno che il CESE valuti caso per caso se la comunicazione agli interessati della limitazione imposta ne annullerebbe l&#8217;effetto;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(29)</p></td><td><p>il CESE dovrebbe revocare la limitazione non appena le condizioni che la giustificano non siano pi&#249; in essere e valutare periodicamente tali condizioni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(30)</p></td><td><p>&#232; opportuno che, per garantire la massima tutela dei diritti e delle libert&#224; degli interessati e in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;44, paragrafo 1, del regolamento, l&#8217;RPD sia consultato a tempo debito in merito a tutte le limitazioni eventualmente da applicare e che lo stesso ne verifichi la conformit&#224; alla presente decisione;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(31)</p></td><td><p>l&#8217;articolo&#160;15, paragrafo 4, e l&#8217;articolo&#160;16, paragrafo 5, del regolamento prevedono deroghe al diritto degli interessati all&#8217;informazione. Se si applicano tali deroghe, il CESE non &#232; tenuto ad applicare una limitazione ai sensi della presente decisione,</p></td></tr></tbody></table>
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Oggetto e ambito di applicazione
1.1. La presente decisione stabilisce norme relative alle condizioni alle quali il CESE può limitare l’applicazione degli articoli 4, da 14 a 22 e 35, nonché, in circostanze eccezionali, dell’articolo 36, del regolamento, in base all’articolo 25 del regolamento.
1.2. Il CESE, in quanto titolare del trattamento, è rappresentato dal(la) proprio/a presidente.
Articolo 2
Limitazioni
2.1. Il CESE può limitare l’applicazione dei diritti sanciti dagli articoli 4, da 14 a 22 e 35, nonché, in circostanze eccezionali, di quelli sanciti dall’articolo 36, del regolamento per i motivi e gli scopi seguenti:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>a)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento, quando conduce indagini amministrative, attivit&#224; preliminari alla decisione di avviare indagini amministrative, procedimenti predisciplinari, disciplinari o di sospensione ai sensi dell&#8217;articolo&#160;86 e dell&#8217;allegato IX dello Statuto, nonch&#233; della propria decisione n.&#160;635/05&#160;A, del 7&#160;dicembre 2005, recante disposizioni generali di esecuzione relative ai procedimenti disciplinari e alle indagini amministrative;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>b)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento, quando coopera con l&#8217;OLAF, e in particolare quando fornisce all&#8217;OLAF informazioni e documenti, gli notifica casi o tratta informazioni e documenti da esso ricevuti;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>c)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando garantisce ai membri del personale del CESE la possibilit&#224; di segnalare fatti in via riservata laddove ritengano che vi siano gravi irregolarit&#224;, come stabilito dalla propria decisione n.&#160;053/16&#160;A, del 2&#160;marzo 2016, recante norme in materia di denunce di irregolarit&#224;;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>d)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando garantisce ai membri del personale del CESE la possibilit&#224; di contattare consulenti di fiducia del CESE nell&#8217;ambito della procedura informale e, successivamente e ove opportuno, di contattare l&#8217;autorit&#224; che ha il potere di nomina nel quadro della procedura formale, quale definita nella propria decisione n.&#160;200/14&#160;A, del 26&#160;settembre 2014, relativa alle procedure per prevenire e gestire le molestie psicologiche e sessuali sul luogo di lavoro in seno al segretariato del CESE;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>e)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando tratta una richiesta di assistenza ai sensi dell&#8217;articolo&#160;24 dello Statuto, un&#8217;istanza ai sensi dell&#8217;articolo&#160;25 dello Statuto, una domanda ai sensi dell&#8217;articolo&#160;90, paragrafo 1, dello Statuto o un reclamo ai sensi dell&#8217;articolo&#160;90, paragrafo 2, dello Statuto;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>f)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c) e h), del regolamento, quando conduce procedure di selezione, assunzione, nomina e valutazione del personale;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>g)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c) e h), del regolamento, quando conduce procedure di appalto;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>h)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento, quando tratta dati medici contenuti nei fascicoli medici degli interessati gestiti dal proprio servizio medico e sociale;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>i)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando conduce verifiche ai sensi dell&#8217;articolo&#160;116, paragrafo 4, del regolamento finanziario o nell&#8217;ambito del trattamento di irregolarit&#224; finanziarie ai sensi dell&#8217;articolo&#160;93 di detto regolamento;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>j)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando effettua audit interni in relazione a proprie attivit&#224; o propri servizi, conformemente all&#8217;articolo&#160;118 del regolamento finanziario;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>k)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), d), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da istituzioni, altri organi e organismi dell&#8217;Unione, nel contesto delle attivit&#224; di cui alle lettere da a) a j) del presente paragrafo e ai sensi dei pertinenti accordi sul livello dei servizi, memorandum d&#8217;intesa e accordi di cooperazione;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>l)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza a o da autorit&#224; nazionali di paesi terzi e organizzazioni internazionali, o coopera con tali autorit&#224; e organizzazioni, su loro richiesta o di propria iniziativa;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>m)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a o da autorit&#224; pubbliche di Stati membri dell&#8217;UE, su loro richiesta o di propria iniziativa;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>n)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettera e), del regolamento, quando tratta dati personali in documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti nel contesto di procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>o)</p></td><td><p>ai sensi dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), d) e h), del regolamento, quando svolge attivit&#224; volte a garantire la sicurezza delle persone, dei beni e delle informazioni in relazione alle proprie attivit&#224; o ai propri servizi;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>p)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando conduce indagini su questioni e fatti riguardanti la protezione dei dati conformemente all&#8217;articolo&#160;45, paragrafo 2, ultima frase, del regolamento.</p></td></tr></tbody></table>
2.2. Eventuali limitazioni rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali e rappresentano una misura necessaria e proporzionata in una società democratica.
2.3. Prima di applicare limitazioni, viene effettuata, caso per caso, una verifica della loro necessità e proporzionalità. Le limitazioni sono circoscritte a quanto strettamente necessario per conseguire i loro obiettivi.
2.4. Il CESE redige, a fini di rendicontazione, un resoconto indicante le ragioni delle limitazioni applicate, quali giustificazioni trovano applicazione tra quelle elencate al paragrafo 1 e l’esito della verifica della necessità e della proporzionalità. Tali resoconti fanno parte di un registro, che, dietro semplice richiesta, viene messo a disposizione del GEPD.
2.5. In sede di trattamento dei dati personali ricevuti da altre organizzazioni nell’ambito dei propri compiti, il CESE consulta tali organizzazioni in merito alle potenziali giustificazioni per l’imposizione di limitazioni e alla necessità e proporzionalità delle stesse, a meno che ciò non pregiudichi le proprie attività.
Articolo 3
Rischi per i diritti e le libertà degli interessati
3.1. Ogniqualvolta valuti la necessità e la proporzionalità di una limitazione, il CESE considera i potenziali rischi per i diritti e le libertà dell’interessato.
3.2. Le valutazioni dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati derivanti dall’imposizione di limitazioni e i dettagli del periodo di applicazione di tali limitazioni sono riportati nel registro delle pertinenti attività di trattamento tenuto dal CESE a norma dell’articolo 31 del regolamento. Tali elementi sono inoltre riportati nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati relative a tali limitazioni condotte a norma dell’articolo 39 del regolamento.
Articolo 4
Garanzie e periodi di conservazione
4.1. Il CESE mette in atto garanzie per prevenire gli abusi e l’accesso o il trasferimento illeciti di dati personali che sono o possono essere soggetti a limitazioni. Tali garanzie, che includono misure tecniche e organizzative, sono specificate, ove necessario, nelle decisioni, procedure e norme di attuazione interne del CESE. Tra le misure di garanzia vi sono:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>a)</p></td><td><p>una definizione chiara dei ruoli, delle responsabilit&#224; e degli iter procedurali;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>b)</p></td><td><p>se opportuno, un ambiente elettronico sicuro che impedisca l&#8217;accesso o il trasferimento illecito o accidentale di dati elettronici a persone non autorizzate;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>c)</p></td><td><p>se opportuno, la conservazione e il trattamento dei documenti cartacei in condizioni di sicurezza;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>d)</p></td><td><p>il debito monitoraggio delle limitazioni e una revisione periodica della loro applicazione.</p></td></tr></tbody></table>
Le revisioni di cui alla lettera d) sono effettuate almeno ogni sei mesi.
4.2. Le limitazioni sono revocate non appena le circostanze che le giustificano cessino di sussistere.
4.3. I dati personali sono conservati conformemente alle pertinenti norme di conservazione del CESE, da definire nei registri tenuti a norma dell’articolo 31 del regolamento. Al termine del periodo di conservazione, i dati personali sono cancellati, resi anonimi o archiviati a norma dell’articolo 13 del regolamento.
Articolo 5
Coinvolgimento del responsabile della protezione dei dati
5.1. L’RPD del CESE è informato senza indebito ritardo ogniqualvolta i diritti dell’interessato siano soggetti a limitazioni in conformità della presente decisione. All’RPD è dato accesso ai pertinenti registri e a tutti i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto.
5.2. L’RPD del CESE può chiedere di riesaminare l’applicazione di una limitazione. Il CESE informa per iscritto il proprio RPD circa l’esito del riesame.
5.3. Il CESE documenta la partecipazione dell’RPD per quanto riguarda l’applicazione delle limitazioni, indicando anche quali informazioni sono state con condivise con l’RPD.
Articolo 6
Informazione degli interessati in merito alle limitazioni dei loro diritti
6.1. Nelle comunicazioni sulla protezione dei dati pubblicate sul proprio sito intranet o Internet, il CESE include una sezione relativa alle informazioni generali a uso degli interessati sulle potenziali limitazioni di tutti i loro diritti di cui all’articolo 2, paragrafo 1. Tali informazioni riguardano i diritti che possono essere oggetto di limitazioni, le ragioni che giustificano l’eventuale l’applicazione di tali limitazioni e la durata potenziale delle stesse.
6.2. Il CESE informa, senza indebito ritardo e per iscritto, i singoli interessati in merito alle limitazioni presenti o future dei loro diritti. Il CESE informa gli interessati in merito alle ragioni principali alla base dell’applicazione della limitazione, in merito al loro diritto di consultare l’RPD al fine di impugnare la limitazione e in merito al loro diritto di proporre reclamo presso il GEPD.
6.3. Il CESE può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sulle ragioni di una limitazione e sul diritto di proporre reclamo presso il GEPD soltanto per il tempo necessario a evitare che tale comunicazione annulli l’effetto della limitazione stessa. Si valuterà caso per caso se tale misura sia giustificata. Il CESE fornisce le informazioni all’interessato, non appena tale comunicazione non abbia più l’effetto di rendere nulla la limitazione.
Articolo 7
Comunicazione all’interessato di una violazione dei suoi dati personali
7.1. Qualora abbia l’obbligo di comunicare a un interessato una violazione dei dati a norma dell’articolo 35, paragrafo 1, del regolamento, il CESE può, in circostanze eccezionali, limitare in tutto o in parte tale comunicazione. Il CESE documenta in una nota le ragioni della limitazione, la sua giustificazione giuridica conformemente all’articolo 2 e una valutazione della sua necessità e proporzionalità. La nota è trasmessa al GEPD al momento della comunicazione della violazione dei dati personali.
7.2. Qualora cessino di sussistere le ragioni alla base della limitazione, il CESE comunica la violazione dei dati personali all’interessato e lo informa in merito alle principali ragioni della limitazione e al suo diritto di proporre reclamo presso il GEPD.
Articolo 8
Riservatezza delle comunicazioni elettroniche
8.1. In circostanze eccezionali, il CESE può limitare il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 36 del regolamento. Tali limitazioni si conformano alla direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio ( 6 ) .
8.2. In deroga all’articolo 6, paragrafo 3, della presente decisione, che consente al CESE di limitare, in circostanze eccezionali, il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche, il CESE informa l’interessato, nella risposta a una sua richiesta, delle principali ragioni alla base dell’applicazione della limitazione e del suo diritto di proporre reclamo presso il GEPD.
Articolo 9
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea .
Fatto a Bruxelles, il 21 giugno 2021
Christa SCHWENG
La presidente
<note>
( 1 ) GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39 .
( 2 ) Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione ( GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1 ).
( 3 ) Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell’ 11 settembre 2013 , relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio ( GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1 ).
( 4 ) Regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 ( GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1 ).
( 5 ) Decisione del segretario generale del CESE (n. 229/19 A) e del segretario generale del CdR (n. 177/2019), del 4 settembre 2019, sulle norme generali per l’uso del sistema informatico.
( 6 ) Direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 luglio 2002, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche ( GU L 201 del 31.7.2002, pag. 37 ).
</note>