Document ID: 32023Q0328(01)
Language: ITA

<table><col/><col/><col/><col/><tbody><tr><td><p>28.3.2023&#160;&#160;&#160;</p></td><td><p>IT</p></td><td><p>Gazzetta ufficiale dell&#8217;Unione europea</p></td><td><p>C 113/17</p></td></tr></tbody></table>
DECISIONE n. 20/2022 DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE ELA
del 24 novembre 2022
sulle norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nel quadro delle attività svolte dall’Autorità europea del lavoro
(2023/C 113/10)
IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL’AUTORITÀ EUROPEA DEL LAVORO,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE ( 1 ) [«regolamento (UE) 2018/1725» o «regolamento»], in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (UE) 2019/1149 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 giugno 2019, che istituisce l’Autorità europea del lavoro, che modifica i regolamenti (CE) n. 883/2004, (UE) n. 492/2011, e (UE) 2016/589 e che abroga la decisione (UE) 2016/344 ( 2 ) (il «regolamento istitutivo»), in particolare l’articolo 36,
sentito il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD),
considerando quanto segue:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(1)</p></td><td><p>All&#8217;Autorit&#224; europea del lavoro (in appresso: &#171;ELA&#187; o l&#8217;&#171;Autorit&#224;&#187;) &#232; conferito il potere di condurre indagini amministrative, procedimenti predisciplinari, disciplinari e sospensivi conformemente allo statuto dei funzionari dell&#8217;Unione europea nonch&#233; al regime applicabile agli altri agenti dell&#8217;Unione europea, istituito dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n.&#160;259/68 del Consiglio (&#171;statuto&#187;)&#160;<a>(<span>3</span>)</a> e alla decisione n.&#160;22/2021 del consiglio di amministrazione dell&#8217;ELA, del 10&#160;novembre&#160;2021, riguardante le condizioni per lo svolgimento di indagini interne presso l&#8217;Autorit&#224; europea del lavoro in materia di prevenzione delle frodi, della corruzione e di qualsiasi altra attivit&#224; illecita lesiva degli interessi finanziari dell&#8217;Unione, che adotta disposizioni di esecuzione relative allo svolgimento di indagini amministrative e di procedimenti disciplinari. Se necessario, detta Autorit&#224; notifica altres&#236; eventuali casi all&#8217;Ufficio europeo per la lotta antifrode (&#171;OLAF&#187;).</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(2)</p></td><td><p>All&#8217;ELA &#232; conferito il potere di coordinare e sostenere ispezioni concertate e congiunte nei settori di sua competenza conformemente agli articoli&#160;8 e&#160;9 del regolamento istitutivo.</p><p>L&#8217;Autorit&#224; pu&#242; anche, di propria iniziativa, suggerire alle autorit&#224; degli Stati membri interessati di effettuare un&#8217;ispezione concertata o congiunta.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(3)</p></td><td><p>I membri del personale dell&#8217;ELA hanno l&#8217;obbligo di comunicare le possibili attivit&#224; illecite, comprese la frode e la corruzione, che sono lesive degli interessi dell&#8217;Unione. I membri del personale sono tenuti inoltre a segnalare una condotta in rapporto con l&#8217;esercizio di incarichi professionali che possa costituire una grave mancanza agli obblighi dei funzionari dell&#8217;Unione. Questo aspetto &#232; disciplinato dalla decisione n.&#160;11/2021, del 25&#160;maggio&#160;2021, del consiglio di amministrazione dell&#8217;ELA.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(4)</p></td><td><p>L&#8217;ELA ha messo in atto una politica destinata a prevenire e a trattare in maniera efficace i casi reali o potenziali di molestie psicologiche o sessuali sul luogo di lavoro, come previsto dalla decisione n.&#160;6/2022 del suo consiglio di amministrazione, del 15&#160;marzo&#160;2022, che adotta misure di esecuzione ai sensi dello statuto.</p><p>Tale decisione definisce una procedura informale in base alla quale la presunta vittima di molestie pu&#242; contattare &#171;consulenti di fiducia&#187; in seno all&#8217;ELA.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(5)</p></td><td><p>L&#8217;Autorit&#224; pu&#242; altres&#236; condurre indagini sulle potenziali violazioni delle norme di sicurezza relative a informazioni sensibili non classificate dell&#8217;Unione europea, a norma dell&#8217;articolo&#160;38 del regolamento istitutivo.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(6)</p></td><td><p>L&#8217;ELA &#232; soggetta ad audit sia interni sia esterni relativi alle sue attivit&#224;.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(7)</p></td><td><p>Nell&#8217;ambito di tali indagini amministrative, audit e indagini, l&#8217;Autorit&#224; collabora con le altre istituzioni, gli altri organi e organismi dell&#8217;Unione.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(8)</p></td><td><p>L&#8217;ELA pu&#242; collaborare con le autorit&#224; nazionali di paesi terzi e le organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa. Nel caso specifico delle ispezioni concertate&#160;e/o congiunte, su richiesta di uno o pi&#249; Stati membri o di propria iniziativa, l&#8217;Autorit&#224; dovrebbe coordinare e sostenere un&#8217;ispezione concertata o congiunta nei settori di sua competenza al fine di conseguire gli obiettivi stabiliti nel regolamento istitutivo e fatte salve le competenze degli Stati membri e delle istituzioni dell&#8217;Unione.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(9)</p></td><td><p>L&#8217;ELA pu&#242; altres&#236; collaborare con le autorit&#224; pubbliche degli Stati membri dell&#8217;UE, su loro richiesta o di propria iniziativa. Nel caso specifico delle ispezioni concertate&#160;e/o congiunte, su richiesta di uno o pi&#249; Stati membri o di propria iniziativa, l&#8217;Autorit&#224; dovrebbe coordinare e sostenere un&#8217;ispezione concertata o congiunta nei settori di sua competenza al fine di conseguire gli obiettivi stabiliti nel regolamento istitutivo e fatte salve le competenze degli Stati membri e delle istituzioni dell&#8217;Unione.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(10)</p></td><td><p>L&#8217;ELA &#232; coinvolta nelle cause dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea per adire la stessa Corte o per difendere le proprie decisioni o, ancora, intervenire nei casi pertinenti ai propri compiti. In tale contesto, l&#8217;ELA potrebbe dover salvaguardare la riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(11)</p></td><td><p>Ai fini dello svolgimento dei propri compiti, l&#8217;ELA raccoglie e tratta informazioni e varie categorie di dati personali, tra cui dati identificativi, recapiti, ruoli e compiti professionali, informazioni relative a comportamenti e prestazioni nel contesto privato e professionale, nonch&#233; dati finanziari di persone fisiche. L&#8217;ELA, in qualit&#224; di titolare del trattamento, &#232; rappresentata dal suo direttore esecutivo, indipendentemente dalle ulteriori deleghe del ruolo di titolare del trattamento all&#8217;interno di tale Autorit&#224; al fine di rispecchiare le responsabilit&#224; operative per specifici trattamenti di dati personali.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(12)</p></td><td><p>A norma del regolamento (UE)&#160;2018/1725, l&#8217;ELA &#232; tenuta ad adempiere all&#8217;obbligo di fornire informazioni agli interessati in relazione alle suddette attivit&#224; di trattamento e a rispettare i diritti degli stessi interessati.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(13)</p></td><td><p>L&#8217;ELA potrebbe essere tenuta a conciliare tali diritti con gli obiettivi delle indagini amministrative, degli audit, delle indagini, delle ispezioni concertate e congiunte nonch&#233; dei procedimenti giudiziari. Essa potrebbe altres&#236; essere tenuta a conciliare i diritti di un interessato con i diritti e le libert&#224; fondamentali di altri interessati. A tal fine, l&#8217;articolo&#160;25 del regolamento (UE)&#160;2018/1725 prevede, a condizioni rigorose, che l&#8217;ELA abbia la possibilit&#224; di limitare l&#8217;applicazione degli articoli da&#160;14 a&#160;22, degli articoli&#160;35 e&#160;36, nonch&#233; dell&#8217;articolo&#160;4 di detto regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da&#160;14 a&#160;20. A meno che un atto giuridico adottato sulla base dei trattati non preveda limitazioni, &#232; necessaria l&#8217;adozione di norme interne in base alle quali l&#8217;ELA &#232; autorizzata a limitare tali diritti.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(14)</p></td><td><p>L&#8217;ELA potrebbe, in particolare, avere la necessit&#224; di limitare le informazioni che fornisce a un interessato sul trattamento dei suoi dati personali nella fase di valutazione preliminare di un&#8217;indagine amministrativa o durante l&#8217;indagine stessa, prima di un&#8217;eventuale archiviazione del caso, o nella fase predisciplinare. In determinate circostanze, fornire tali informazioni potrebbe seriamente compromettere la facolt&#224; dell&#8217;ELA di condurre un&#8217;indagine efficace, ogniqualvolta, per esempio, vi sia il rischio che l&#8217;interessato possa distruggere prove o interferire con potenziali testimoni prima che siano ascoltati. L&#8217;ELA potrebbe inoltre avere la necessit&#224; di tutelare i diritti e le libert&#224; dei testimoni nonch&#233; quelli di altre persone coinvolte.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(15)</p></td><td><p>Potrebbe essere necessario tutelare l&#8217;anonimato di un testimone o di un informatore che abbia chiesto di non essere identificato. In tal caso, l&#8217;ELA pu&#242; decidere di limitare l&#8217;accesso all&#8217;identit&#224;, alle dichiarazioni e agli altri dati personali di dette persone, al fine di tutelarne i diritti e le libert&#224;.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(16)</p></td><td><p>Potrebbe essere necessario tutelare le informazioni riservate riguardanti un membro del personale che ha contattato i &#171;consulenti di fiducia&#187; dell&#8217;ELA nell&#8217;ambito di una procedura per molestie. In tali casi, l&#8217;ELA potrebbe dover limitare l&#8217;accesso all&#8217;identit&#224;, alle dichiarazioni e ad altri dati personali della presunta vittima, del presunto autore delle molestie e di altre persone coinvolte, al fine di tutelare i diritti e le libert&#224; di tutte le persone interessate.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(17)</p></td><td><p>L&#8217;Autorit&#224; dovrebbe applicare le limitazioni solo qualora rispettino l&#8217;essenza dei diritti e delle libert&#224; fondamentali, siano strettamente necessarie e costituiscano una misura proporzionata in una societ&#224; democratica. L&#8217;ELA dovrebbe spiegare la motivazione di tali limitazioni.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(18)</p></td><td><p>Conformemente al principio di responsabilit&#224;, l&#8217;ELA dovrebbe tenere un registro dell&#8217;applicazione delle limitazioni.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(19)</p></td><td><p>In sede di trattamento dei dati personali scambiati con altre organizzazioni nell&#8217;ambito dei propri compiti, l&#8217;ELA e tali organizzazioni dovrebbero consultarsi in merito ai potenziali motivi per l&#8217;imposizione di limitazioni e alla necessit&#224; e proporzionalit&#224; delle stesse, salvo che ci&#242; pregiudichi le attivit&#224; dell&#8217;ELA.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(20)</p></td><td><p>L&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;6, del regolamento impone al titolare del trattamento l&#8217;obbligo di informare gli interessati in merito ai principali motivi sui quali si basa l&#8217;applicazione della limitazione e al loro diritto di proporre reclamo presso il GEPD.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(21)</p></td><td><p>A norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;8, del regolamento, l&#8217;ELA ha il diritto di rinviare, omettere o negare la comunicazione delle informazioni sui motivi dell&#8217;applicazione di una limitazione all&#8217;interessato qualora, in qualsiasi modo, essa annulli l&#8217;effetto della limitazione stessa. L&#8217;ELA dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne annullerebbe l&#8217;effetto.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(22)</p></td><td><p>L&#8217;ELA dovrebbe revocare la limitazione non appena le condizioni che la giustificano non siano pi&#249; in essere e valutare periodicamente tali condizioni.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(23)</p></td><td><p>Per garantire la massima tutela dei diritti e delle libert&#224; degli interessati e in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;44, paragrafo&#160;1, del regolamento, il responsabile della protezione dei dati (RPD) dell&#8217;ELA dovrebbe essere consultato a tempo debito in merito alle eventuali limitazioni che possono essere applicate e verificare se siano conformi alla presente decisione.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(24)</p></td><td><p>L&#8217;articolo&#160;16, paragrafo&#160;5, e l&#8217;articolo&#160;17, paragrafo&#160;4, del regolamento prevedono deroghe al diritto di informazione e al diritto di accesso degli interessati. Se si applicano tali deroghe, l&#8217;ELA non &#232; tenuta ad applicare una limitazione ai sensi della presente decisione,</p></td></tr></tbody></table>
HA ADOTTATO LA SEGUENTE DECISIONE:
Articolo 1
Oggetto e ambito di applicazione
1. La presente decisione definisce le norme relative alle condizioni alle quali l’ELA può limitare l’applicazione dell’articolo 4, degli articoli da 14 a 22 nonché 35 e 36, in base all’articolo 25 del regolamento.
2. L’ELA, in qualità di titolare del trattamento, è rappresentata dal suo direttore amministrativo.
Articolo 2
Limitazioni
1. L’ELA può limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 22, degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4, nella misura in cui le proprie disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 20:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(a)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettere&#160;b), c), f), g) e h), del regolamento, nel condurre indagini amministrative, procedimenti predisciplinari, disciplinari o sospensivi a norma dell&#8217;articolo&#160;86 e dell&#8217;allegato IX dello statuto e della decisione n.&#160;22/2021 del consiglio di amministrazione dell&#8217;ELA, del 10&#160;novembre&#160;2021, riguardante i termini e le condizioni delle indagini interne presso l&#8217;Autorit&#224; europea del lavoro in materia di prevenzione delle frodi, della corruzione e di qualsiasi altra attivit&#224; illecita lesiva degli interessi dell&#8217;Unione e quando notifica casi all&#8217;OLAF;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(b)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettera&#160;h), del regolamento, quando garantisce che i membri del proprio personale possano segnalare in via riservata fatti laddove ritengano che vi siano gravi irregolarit&#224;, come disciplinato dalla decisione n.&#160;11/2021 del consiglio di amministrazione dell&#8217;ELA, del 25&#160;maggio&#160;2021;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(c)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettera&#160;h), del regolamento, quando garantisce che i membri del proprio personale possano effettuare segnalazioni in via riservata ai &#171;consulenti di fiducia&#187; nell&#8217;ambito di una procedura per molestie ai sensi della decisione n.&#160;6/2022 del consiglio di amministrazione dell&#8217;ELA, del 15&#160;marzo&#160;2022, sull&#8217;adozione di misure di esecuzione a norma dello statuto;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(d)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettere&#160;c), g) e h), del regolamento, quando effettua audit interni in relazione a proprie attivit&#224; o propri dipartimenti, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati conformemente all&#8217;articolo&#160;45, paragrafo&#160;2, del regolamento (UE)&#160;2018/1725, nonch&#233; indagini in materia di sicurezza (informatica) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE);</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(e)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettere&#160;b), c), d), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da altre istituzioni, organi e organismi dell&#8217;Unione, nel contesto delle attivit&#224; di cui alle lettere da&#160;a) a d) del presente paragrafo, in particolare ispezioni concertate e congiunte, e ai sensi dei pertinenti accordi sul livello dei servizi, di memorandum d&#8217;intesa, modalit&#224; per le ispezioni concertate e congiunte e accordi di cooperazione;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(f)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettere&#160;c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorit&#224; nazionali di paesi terzi e organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(g)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettere&#160;b), c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorit&#224; pubbliche degli Stati membri dell&#8217;UE, su loro richiesta o di propria iniziativa, in particolare per attivit&#224; relative ad ispezioni concertate e congiunte;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(h)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettera&#160;e), del regolamento, quando tratta i dati personali in documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti nel contesto di procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea.</p></td></tr></tbody></table>
2. Eventuali limitazioni rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali e rappresentano una misura necessaria e proporzionata in una società democratica.
3. Prima dell’applicazione di eventuali limitazioni viene effettuata, caso per caso, una verifica della necessità e della proporzionalità della misura. Le limitazioni sono circoscritte a quanto strettamente necessario per conseguire i loro obiettivi.
4. L’ELA redige, a fini di rendicontazione, un resoconto delle motivazioni alla base delle limitazioni attuate, quali motivi trovano applicazione tra quelli elencati al paragrafo 1 e l’esito della verifica della necessità e della proporzionalità. Tali resoconti fanno parte di un registro, che è messo a disposizione del GEPD su richiesta. L’ELA elabora relazioni periodiche sull’applicazione dell’articolo 25 del regolamento.
5. In sede di trattamento dei dati personali ricevuti da altre organizzazioni nell’ambito dei propri compiti, l’ELA consulta tali organizzazioni sui potenziali motivi per l’imposizione di limitazioni e sulla necessità e proporzionalità delle stesse, salvo che ciò pregiudichi le proprie attività.
Articolo 3
Rischi per i diritti e le libertà degli interessati
1. Le valutazioni dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati derivanti dall’imposizione di limitazioni e i dettagli del periodo di applicazione di tali limitazioni sono riportati nel registro delle pertinenti attività di trattamento tenuto dall’ELA a norma dell’articolo 31 del regolamento. Tali elementi sono inoltre riportati nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati relative a tali limitazioni basate sull’articolo 39 del regolamento.
2. Qualora valuti la necessità e la proporzionalità di una limitazione, l’ELA considera i potenziali rischi per i diritti e le libertà dell’interessato.
Articolo 4
Periodi di conservazione e garanzie
1. L’ELA mette in atto garanzie per prevenire gli abusi e l’accesso o il trasferimento illeciti di dati personali che sono o possono essere soggetti a limitazioni. Tali garanzie, che includono misure tecniche e organizzative, sono specificate, ove necessario, nelle decisioni, procedure e norme di attuazione interne dell’ELA. Tra le misure di salvaguardia figurano:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(a)</p></td><td><p>una definizione chiara dei ruoli, delle responsabilit&#224; e delle fasi procedurali;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(b)</p></td><td><p>se del caso, un ambiente elettronico sicuro che impedisca l&#8217;accesso o il trasferimento illecito e accidentale di dati elettronici a persone non autorizzate;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(c)</p></td><td><p>se del caso, la conservazione e il trattamento dei documenti cartacei in condizioni di sicurezza;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(d)</p></td><td><p>il debito monitoraggio delle limitazioni e una revisione periodica della loro applicazione.</p></td></tr></tbody></table>
Le revisioni di cui alla lettera d) sono effettuate almeno ogni sei mesi.
2. Le limitazioni sono revocate non appena le condizioni che le giustificano cessano di sussistere.
3. I dati personali sono conservati conformemente alle norme applicabili in materia di conservazione, da definire nei registri relativi alla protezione dei dati tenuti a norma dell’articolo 31 del regolamento.
Al termine del periodo di conservazione, i dati personali sono cancellati, resi anonimi o trasferiti agli archivi ai sensi dell’articolo 13 del regolamento.
Articolo 5
Coinvolgimento del responsabile della protezione dei dati
1. Il responsabile della protezione dei dati dell’ELA è informato senza indebito ritardo prima che sia adottata qualsiasi decisione volta a limitare i diritti di interessati in conformità della presente decisione. Al responsabile della protezione dei dati dell’ELA è dato accesso ai relativi registri e a tutti i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto.
2. Il responsabile della protezione dei dati dell’ELA può chiedere di riesaminare l’applicazione di una limitazione. Il titolare del trattamento informa per iscritto il proprio responsabile della protezione dei dati circa l’esito del riesame.
3. L’ELA, in qualità di titolare del trattamento, documenta la partecipazione del responsabile della protezione dei dati per quanto riguarda l’applicazione delle limitazioni, comprese quali informazioni sono state con questi condivise.
4. Il titolare del trattamento informa il responsabile della protezione dei dati quando la limitazione viene revocata.
Articolo 6
Diritto all’informazione
1. In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto all’informazione può essere limitato dal titolare del trattamento nell’ambito dei seguenti trattamenti:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>a)</p></td><td><p>svolgimento di indagini amministrative e procedimenti predisciplinari e disciplinari;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>b)</p></td><td><p>attivit&#224; riguardanti casi di potenziali irregolarit&#224; segnalate all&#8217;OLAF;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>c)</p></td><td><p>procedure in materia di denunce di irregolarit&#224;;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>d)</p></td><td><p>procedure (formali e informali) relative a casi di molestie;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>e)</p></td><td><p>trattamento di reclami interni ed esterni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>f)</p></td><td><p>audit interni ed esterni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>g)</p></td><td><p>ispezioni concertate e congiunte, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorit&#224; pubbliche degli Stati membri dell&#8217;UE, su loro richiesta o di propria iniziativa;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>h)</p></td><td><p>indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l&#8217;articolo&#160;45, paragrafo&#160;2, del regolamento (UE)&#160;2018/1725;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>i)</p></td><td><p>indagini sulla sicurezza (informatica) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-EU);</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>j)</p></td><td><p>trattamento di dati personali in documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti nel contesto di procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea.</p><p>Nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy e nei registri, ai sensi dell&#8217;articolo&#160;31 del regolamento (UE)&#160;2018/1725, pubblicati sul proprio sito web&#160;e/o sull&#8217;Intranet, che informano gli interessati sui loro diritti nel quadro di una determinata procedura, l&#8217;ELA include informazioni riguardanti le potenziali limitazioni di questi diritti. Tali informazioni riguardano i diritti che possono essere limitati, le ragioni e la durata potenziale della limitazione.</p></td></tr></tbody></table>
2. Fatte salve le disposizioni di cui al paragrafo 1, se proporzionato, l’ELA informa anche singolarmente tutti gli interessati, considerati persone interessate nella specifica operazione di trattamento, dei loro diritti riguardanti le limitazioni attuali o future senza indebito ritardo e in forma scritta.
3. Qualora limiti, in tutto o in parte, la comunicazione di informazioni agli interessati di cui al paragrafo 2, l’ELA registra le ragioni della limitazione e il motivo giuridico conformemente all’articolo 2 della presente decisione, inclusa la valutazione della necessità e della proporzionalità della limitazione.
La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Essi sono messi a disposizione del GEPD, su richiesta.
4. La limitazione di cui al paragrafo 1 continua ad applicarsi finché permangono i motivi che la giustificano.
Qualora i motivi della limitazione non siano più applicabili, l’ELA fornisce all’interessato le informazioni sulle ragioni principali alla base dell’applicazione di una limitazione. Nel contempo, l’ELA informa l’interessato in merito alla possibilità di presentare in qualsiasi momento reclamo al GEPD o un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea.
Articolo 7
Diritto di accesso dell’interessato
1. In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto di accesso può essere limitato dal titolare del trattamento, laddove necessario e proporzionato, nel contesto dei seguenti trattamenti:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>a)</p></td><td><p>svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>b)</p></td><td><p>attivit&#224; riguardanti casi di potenziali irregolarit&#224; segnalate all&#8217;OLAF;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>c)</p></td><td><p>procedure in materia di denunce di irregolarit&#224;;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>d)</p></td><td><p>procedure (formali e informali) relative a casi di molestie;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>e)</p></td><td><p>trattamento di reclami interni ed esterni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>f)</p></td><td><p>audit interni ed esterni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>g)</p></td><td><p>ispezioni concertate e congiunte, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorit&#224; pubbliche degli Stati membri dell&#8217;UE, su loro richiesta o di propria iniziativa;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>h)</p></td><td><p>indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l&#8217;articolo&#160;45, paragrafo&#160;2, del regolamento (UE)&#160;2018/1725;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>i)</p></td><td><p>indagini sulla sicurezza (informatica) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-EU);</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>j)</p></td><td><p>trattamento di dati personali in documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti nel contesto di procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea.</p><p>Qualora, a norma dell&#8217;articolo&#160;17 del regolamento (UE)&#160;2018/1725, gli interessati chiedano l&#8217;accesso ai propri dati personali trattati nell&#8217;ambito di uno o pi&#249; casi specifici o di particolari trattamenti, l&#8217;ELA limita la propria valutazione della richiesta esclusivamente a tali dati personali.</p></td></tr></tbody></table>
2. Allorché limita, integralmente o in parte, il diritto di accesso di cui all’articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725, l’ELA procede nel modo seguente:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(a)</p></td><td><p>informa l&#8217;interessato, nella propria risposta alla richiesta, in merito alla limitazione applicata e ai principali motivi della stessa, come pure alla possibilit&#224; di presentare reclamo al GEPD o di proporre un ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(b)</p></td><td><p>registra in una nota di valutazione interna i motivi della limitazione, compresa una valutazione della necessit&#224;, della proporzionalit&#224; della limitazione e della sua durata.</p><p>La comunicazione di informazioni di cui alla lettera&#160;a) pu&#242; essere rinviata, omessa o negata se annullasse l&#8217;effetto della limitazione in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;8, del regolamento (UE)&#160;2018/1725.</p><p>L&#8217;ELA riesamina l&#8217;applicazione della limitazione ogni sei mesi dalla sua adozione e all&#8217;atto della chiusura dell&#8217;indagine pertinente. Successivamente, il titolare del trattamento valuta, con cadenza annuale, la necessit&#224; di mantenere eventuali limitazioni.</p></td></tr></tbody></table>
3. La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Essi sono messi a disposizione del GEPD, su richiesta.
Articolo 8
Diritto di rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento
1. In casi debitamente giustificati e alle condizioni stabilite nella presente decisione, il diritto di rettifica, cancellazione e limitazione può essere limitato dal titolare del trattamento, laddove necessario e opportuno, nel contesto dei seguenti trattamenti:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>a)</p></td><td><p>svolgimento di indagini amministrative e procedimenti disciplinari;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>b)</p></td><td><p>attivit&#224; riguardanti casi di potenziali irregolarit&#224; segnalate all&#8217;OLAF;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>c)</p></td><td><p>procedure in materia di denunce di irregolarit&#224;;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>d)</p></td><td><p>procedure (formali e informali) relative a casi di molestie;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>e)</p></td><td><p>trattamento di reclami interni ed esterni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>f)</p></td><td><p>audit interni ed esterni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>g)</p></td><td><p>ispezioni concertate e congiunte, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da autorit&#224; pubbliche degli Stati membri dell&#8217;UE, su loro richiesta o di propria iniziativa;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>h)</p></td><td><p>indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l&#8217;articolo&#160;45, paragrafo&#160;2, del regolamento (UE)&#160;2018/1725;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>i)</p></td><td><p>indagini sulla sicurezza (informatica) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-EU);</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>j)</p></td><td><p>trattamento di dati personali in documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti nel contesto di procedimenti dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea.</p></td></tr></tbody></table>
2. Qualora limiti, integralmente o in parte, l’applicazione del diritto di rettifica, cancellazione o limitazione di trattamento di cui all’articolo 18, all’articolo 19, paragrafo 1, e all’articolo 20, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, l’ELA adotta le misure di cui all’articolo 6, paragrafo 2, della presente decisione e conserva la registrazione in un registro in conformità dell’articolo 6, paragrafo 3, della stessa.
Articolo 9
Fornitura di informazioni agli interessati in merito alle limitazioni dei loro diritti
L’ELA può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sui motivi di una limitazione e sul diritto di proporre reclamo al GEPD soltanto nella misura in cui tale comunicazione annullerebbe l’effetto della limitazione stessa. La valutazione se ciò sia giustificato è effettuata caso per caso. Nel momento in cui l’effetto della limitazione non possa essere annullato, l’ELA fornisce le informazioni all’interessato.
Articolo 10
Comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato
1. Qualora abbia l’obbligo di comunicare una violazione dei dati a norma dell’articolo 35, paragrafo 1, del regolamento, l’ELA può, in circostanze eccezionali, limitare tale comunicazione in tutto o in parte. L’ELA documenta in una nota i motivi della limitazione, il suo motivo giuridico conformemente all’articolo 2 e una valutazione della sua necessità e proporzionalità. La nota è trasmessa al GEPD al momento della notifica della violazione dei dati personali.
2. Qualora cessino di sussistere i motivi della limitazione, l’ELA comunica la violazione dei dati personali all’interessato e lo informa in merito ai principali motivi della limitazione e al suo diritto di proporre reclamo al GEPD.
Articolo 11
Riservatezza delle comunicazioni elettroniche
1. In circostanze eccezionali, l’ELA può limitare il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 36 del regolamento. Tali limitazioni sono conformi alla direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio ( 4 ) .
2. Laddove limiti il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche, l’ELA informa l’interessato, nella risposta a una sua richiesta, dei principali motivi sui quali si basa l’applicazione della limitazione e del suo diritto di proporre reclamo presso il GEPD.
3. L’ELA può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sui motivi di una limitazione e sul diritto di proporre reclamo al GEPD soltanto nella misura in cui tale comunicazione annullerebbe l’effetto della limitazione stessa. La valutazione se ciò sia giustificato è effettuata caso per caso.
Articolo 12
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea .
Fatto a Bratislava, il 24 novembre 2022
Per il consiglio di amministrazione
Tom BEVERS
Il presidente del consiglio di amministrazione
<note>
( 1 ) GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39 .
( 2 ) GU L 186 del 11.7.2019, pag. 21.
( 3 ) Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione ( GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1 ).
( 4 ) Direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio,del 12 luglio 2002, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva relativa alla vita privata e alle comuni- cazioni elettroniche) GU L 201 del 31.7.2002, pag. 37 ).
</note>