Document ID: 32022Q0517(01)
Language: ITA

<table><col/><col/><col/><col/><tbody><tr><td><p>17.5.2022&#160;&#160;&#160;</p></td><td><p>IT</p></td><td><p>Gazzetta ufficiale dell&#8217;Unione europea</p></td><td><p>L 138/45</p></td></tr></tbody></table>
DECISIONE n. 28/2022 DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
del 4 aprile 2022
sulle norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali nell’ambito del funzionamento dell’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera
IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 16,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE ( 1 ) (in prosieguo «il regolamento»), in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (UE) 2019/1896 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 novembre 2019, relativo alla guardia di frontiera e costiera europea e che abroga i regolamenti (UE) n. 1052/2013 e (UE) 2016/1624 ( 2 ) (in prosieguo «regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea»), in particolare l’articolo 86, paragrafo 2,
sentito il Garante europeo della protezione dei dati in data 16 novembre 2021,
considerando quanto segue:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(1)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (&#171;Agenzia&#187;) pu&#242; svolgere indagini amministrative e avviare procedimenti predisciplinari, disciplinari e di sospensione conformemente allo statuto dei funzionari dell&#8217;Unione europea e al regime applicabile agli altri agenti dell&#8217;Unione europea, di cui al regolamento (CEE, Euratom, CECA) n.&#160;259/68 del Consiglio&#160;<a>(<span>3</span>)</a> (&#171;statuto&#187;)e alla decisione n.&#160;26/2018 del consiglio di amministrazione, del 25&#160;ottobre 2018, che stabilisce le disposizioni di attuazione concernenti le indagini amministrative e i procedimenti disciplinari. Ove necessario, l&#8217;Agenzia notifica i casi all&#8217;OLAF.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(2)</p></td><td><p>I membri del personale dell&#8217;Agenzia hanno l&#8217;obbligo di comunicare le possibili attivit&#224; illecite, comprese la frode e la corruzione, che sono lesive degli interessi dell&#8217;Unione. I&#160;membri del personale sono inoltre tenuti a segnalare una condotta in rapporto con l&#8217;esercizio di incarichi professionali che possa costituire una grave mancanza agli obblighi dei funzionari dell&#8217;Unione. L&#8217;obbligo di cui sopra &#232; disciplinato dalla decisione n.&#160;17/2019 del consiglio di amministrazione, del 18&#160;luglio 2019, sugli orientamenti di Frontex in materia di denunce di irregolarit&#224;.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(3)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia ha definito una politica per prevenire e gestire in modo efficace i casi reali o potenziali di molestie psicologiche o sessuali sul luogo di lavoro, come previsto nella decisione n.&#160;16/2019 del consiglio di amministrazione, del 18&#160;luglio 2019, che stabilisce disposizioni di attuazione in conformit&#224; dello statuto. La decisione definisce una procedura informale in base alla quale la presunta vittima di molestie pu&#242; contattare consulenti &#171;di fiducia&#187; in seno all&#8217;Agenzia.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(4)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia pu&#242; anche svolgere indagini in merito a potenziali violazioni delle norme di sicurezza relative alle informazioni classificate UE (&#171;ICUE&#187;), sulla base delle proprie norme di sicurezza per la protezione di tali informazioni.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(5)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia &#232; soggetta ad audit sia interni sia esterni relativi alle sue attivit&#224;, anche da parte della Corte dei conti europea. Gli audit interni sono condotti dalla struttura di audit interno dell&#8217;Agenzia istituita dalla decisione n.&#160;43/2020 del consiglio di amministrazione, del 9&#160;dicembre 2020, che adotta la struttura organizzativa modificata dell&#8217;Agenzia, e dalla relativa decisione del direttore esecutivo a norma dell&#8217;articolo&#160;80 della decisione n.&#160;19/2019 del consiglio di amministrazione, del 23&#160;luglio 2019, che adotta il regolamento finanziario di Frontex.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(6)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia gestisce le denunce esterne, in particolare quelle ricevute nel contesto del meccanismo di denuncia istituito in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;111 del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea al fine di monitorare e assicurare il rispetto dei diritti fondamentali in tutte le attivit&#224; dell&#8217;Agenzia.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(7)</p></td><td><p>I partecipanti alle attivit&#224; di Frontex sono tenuti a comunicare gli episodi gravi a norma dell&#8217;articolo&#160;38, paragrafo 3, lettera&#160;h), del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea e della decisione del direttore esecutivo, del 19&#160;aprile 2021, sulle procedure operative permanenti&#160;&#8212; Comunicazione di episodi gravi&#160;<a>(<span>4</span>)</a>. L&#8217;Agenzia ha inoltre istituito un adeguato meccanismo di vigilanza per monitorare l&#8217;applicazione delle disposizioni del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea sull&#8217;uso della forza da parte del personale statutario, comprese le norme in materia di rendicontazione e le misure specifiche, per esempio di carattere disciplinare, relative all&#8217;uso della forza durante l&#8217;impiego. Tale meccanismo &#232; disciplinato dalla decisione n.&#160;7/2021 del consiglio di amministrazione, del 20&#160;gennaio 2021, che istituisce un meccanismo di monitoraggio dell&#8217;applicazione delle disposizioni sull&#8217;uso della forza da parte del personale statutario del corpo permanente della guardia di frontiera e costiera europea. L&#8217;Agenzia monitora inoltre l&#8217;uso della forza da parte del personale distaccato a lungo termine presso l&#8217;Agenzia dagli Stati membri, del personale messo a disposizione dagli Stati membri per un impego di breve durata e del personale della riserva di reazione rapida per gli interventi rapidi alle frontiere nei casi di applicazione della forza nelle attivit&#224; operative di Frontex in conformit&#224; della pertinente decisione del direttore esecutivo.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(8)</p></td><td><p>Nell&#8217;ambito di tali indagini amministrative, audit, esami di denunce e indagini, comunicazione di episodi gravi e attivit&#224; di monitoraggio, l&#8217;Agenzia collabora con le autorit&#224; competenti degli Stati membri&#160;<a>(<span>5</span>)</a> e con le altre istituzioni e gli altri organi e organismi dell&#8217;Unione.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(9)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia pu&#242; collaborare con le autorit&#224; competenti dei paesi terzi e con organizzazioni internazionali, su loro richiesta o di propria iniziativa.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(10)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia &#232; coinvolta nelle cause dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea e agli organi giurisdizionali nazionali per adire la stessa Corte o per difendere le proprie decisioni impugnate dinanzi alla Corte o, ancora, per intervenire nei casi pertinenti ai propri compiti. In tale contesto l&#8217;Agenzia pu&#242; dover salvaguardare la riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti ottenuti dalle parti o dagli intervenienti.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(11)</p></td><td><p>Per espletare le proprie mansioni, l&#8217;Agenzia raccoglie ed elabora informazioni e varie categorie di dati personali, tra cui i dati identificativi di persone fisiche, i recapiti, i ruoli e i compiti professionali, informazioni relative a comportamenti e prestazioni nell&#8217;ambito privato e professionale, nonch&#233; dati finanziari. Pertanto, l&#8217;Agenzia funge da titolare del trattamento.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(12)</p></td><td><p>A norma del regolamento, l&#8217;Agenzia &#232; pertanto tenuta ad adempiere all&#8217;obbligo di fornire informazioni agli interessati in relazione alle suddette attivit&#224; di trattamento e a rispettare i diritti degli stessi interessati.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(13)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia pu&#242; essere tenuta a conciliare questi diritti con gli obiettivi di indagini amministrative, degli audit, delle indagini, della comunicazione di episodi gravi e del monitoraggio dell&#8217;applicazione delle disposizioni sull&#8217;uso della forza previste dal regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea, e dei procedimenti giudiziari. Pu&#242; inoltre essere tenuta a conciliare i diritti di un interessato con i diritti e le libert&#224; fondamentali di altri interessati. A tal fine, l&#8217;articolo&#160;25 del regolamento e l&#8217;articolo&#160;86, paragrafo 2, del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea prevedono che l&#8217;Agenzia possa limitare, a condizioni rigorose, l&#8217;applicazione degli articoli da 14 a&#160;22, degli articoli 35 e&#160;36 nonch&#233; dell&#8217;articolo&#160;4 del regolamento nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a&#160;20. Fatta eccezione per i casi in cui le limitazioni siano previste da un atto giuridico adottato sulla base dei trattati, &#232; necessaria l&#8217;adozione di norme interne che autorizzino l&#8217;Agenzia a limitare tali diritti.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(14)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia pu&#242;, ad esempio, avere la necessit&#224; di limitare le informazioni che fornisce a un interessato sul trattamento dei suoi dati personali nella fase di valutazione preliminare di un&#8217;indagine amministrativa o durante l&#8217;indagine stessa, prima di un&#8217;eventuale archiviazione del caso, o nella fase predisciplinare, o qualora l&#8217;interessato sia potenzialmente soggetto a misure specifiche, per esempio di carattere disciplinare, relative all&#8217;uso della forza durante l&#8217;impiego. In determinate circostanze, fornire tali informazioni potrebbe seriamente compromettere la capacit&#224; dell&#8217;Agenzia di condurre un&#8217;indagine o esercitare la sua funzione di monitoraggio dell&#8217;uso della forza in modo efficace, ad esempio ogniqualvolta sussista il rischio che la persona in questione possa distruggere prove o interferire con potenziali testimoni prima che essi siano ascoltati.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(15)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia potrebbe inoltre avere la necessit&#224; di tutelare i diritti e le libert&#224; dei testimoni, nonch&#233; quelli di altre persone coinvolte. Allo stesso modo, l&#8217;Agenzia potrebbe avere la necessit&#224; di limitare le informazioni che fornisce a un interessato sul trattamento dei suoi dati personali qualora fornire tali informazioni possa influire seriamente sulle fasi di valutazione e convalida della procedura di comunicazione di episodi gravi in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;38, paragrafo 3, lettera&#160;h), del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(16)</p></td><td><p>Potrebbe essere necessario tutelare l&#8217;anonimato di un testimone o di un informatore che abbia chiesto di non essere identificato. In tal caso, l&#8217;Agenzia pu&#242; decidere di limitare l&#8217;accesso all&#8217;identit&#224;, alle dichiarazioni e agli altri dati personali di dette persone, al fine di tutelarne i diritti e le libert&#224;. In particolare, l&#8217;Agenzia potrebbe dover tutelare l&#8217;anonimato di testimoni o di altre persone che segnalano episodi che comportano l&#8217;uso della forza, in conformit&#224; del meccanismo di vigilanza per il monitoraggio dell&#8217;applicazione delle disposizioni sull&#8217;uso della forza previste dal regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea. Allo stesso modo, nel contesto della comunicazione di episodi gravi in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;38, paragrafo 3, lettera&#160;h), del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea, l&#8217;Agenzia potrebbe dover tutelare l&#8217;anonimato dei partecipanti a un&#8217;attivit&#224; di Frontex che hanno comunicato l&#8217;episodio.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(17)</p></td><td><p>Potrebbe essere necessario tutelare le informazioni riservate riguardanti un membro del personale che ha contattato i consulenti di fiducia dell&#8217;Agenzia. In tali casi, l&#8217;Agenzia potrebbe dover limitare l&#8217;accesso all&#8217;identit&#224;, alle dichiarazioni e ad altri dati personali della presunta vittima, del presunto autore delle molestie e di altre persone coinvolte, al fine di tutelare i diritti e le libert&#224; di tutte le persone interessate.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(18)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia tratta i dati personali del suo personale statutario relativi all&#8217;idoneit&#224; medica e psicologica, inclusi quelli necessari all&#8217;autorizzazione al porto e all&#8217;uso di armi in conformit&#224; all&#8217;articolo&#160;82, paragrafo 7, del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea e alla decisione n.&#160;3/2021 del consiglio di amministrazione del 15&#160;gennaio 2021&#160;<a>(<span>6</span>)</a>. In considerazione della natura sensibile dei dati medici e al fine di proteggere l&#8217;interessato dall&#8217;accesso diretto a documenti relativi alla salute e allo stato mentale che lo concernono e che potrebbero arrecargli danno, l&#8217;Agenzia fornisce l&#8217;accesso indiretto alle informazioni mediche pertinenti attraverso il consulente medico dell&#8217;Agenzia o un fornitore esterno di servizi medici per informazioni e consigli sanitari pertinenti.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(19)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia dovrebbe applicare le limitazioni solo se rispettano l&#8217;essenza dei diritti e delle libert&#224; fondamentali, sono strettamente necessarie e costituiscono una misura proporzionata in una societ&#224; democratica. L&#8217;Agenzia dovrebbe motivare tali limitazioni.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(20)</p></td><td><p>Conformemente al principio di responsabilit&#224;, l&#8217;Agenzia dovrebbe tenere un registro dell&#8217;applicazione delle limitazioni.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(21)</p></td><td><p>In sede di trattamento dei dati personali scambiati con altre organizzazioni nell&#8217;ambito dei propri compiti, l&#8217;Agenzia e tali organizzazioni dovrebbero consultarsi in merito ai potenziali motivi per l&#8217;imposizione di limitazioni e alla necessit&#224; e proporzionalit&#224; delle stesse, salvo che ci&#242; pregiudichi le attivit&#224; dell&#8217;Agenzia.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(22)</p></td><td><p>L&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 6, del regolamento impone al titolare del trattamento l&#8217;obbligo di informare gli interessati dei principali motivi della limitazione e del loro diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(23)</p></td><td><p>A norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 8, del regolamento, l&#8217;Agenzia ha il diritto di rinviare, omettere o negare la comunicazione delle informazioni sui motivi dell&#8217;applicazione di una limitazione all&#8217;interessato qualora, in qualsiasi modo, tale comunicazione annulli l&#8217;effetto della limitazione stessa. L&#8217;Agenzia dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne annullerebbe l&#8217;effetto.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(24)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia dovrebbe revocare la limitazione non appena cessino di sussistere le condizioni che la giustificano, nonch&#233; valutare periodicamente tali condizioni.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(25)</p></td><td><p>Per garantire la massima tutela dei diritti e delle libert&#224; degli interessati e in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;44, paragrafo 1, del regolamento, il responsabile della protezione dei dati dell&#8217;Agenzia dovrebbe essere consultato a tempo debito in merito alle eventuali limitazioni che possono essere applicate e per verificarne la conformit&#224; alla presente decisione.</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>(26)</p></td><td><p>L&#8217;Agenzia ha stabilito norme distinte in materia di trattamento dei dati personali operativi, in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;90 del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea, comprese norme interne specifiche sulla conservazione dei dati personali operativi e norme sulle restrizioni applicate ai diritti pertinenti degli interessati&#160;<a>(<span>7</span>)</a>,</p></td></tr></tbody></table>
DECIDE:
Articolo 1
Oggetto, ambito di applicazione e titolarità
1. La presente decisione definisce le norme relative alle condizioni alle quali l’Agenzia può limitare l’applicazione dell’articolo 4, degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36 del regolamento, a norma dell’articolo 25 del regolamento e dell’articolo 86, paragrafo 2, del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea.
La presente decisione si applica al trattamento dei dati personali da parte dell’Agenzia per compiti amministrativi in conformità dell’articolo 87, paragrafo 1, lettera h), del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea.
2. Conformemente al paragrafo 1 e alle condizioni stabilite nella presente decisione, le suddette limitazioni possono essere applicate ai seguenti diritti: diritto dell’interessato di ricevere informazioni, diritto di accesso dell’interessato, diritto dell’interessato alla rettifica, alla cancellazione e alla limitazione del trattamento, diritto dell’interessato di essere informato di una violazione dei suoi dati personali e diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche.
3. Le categorie di dati personali interessate dalla presente decisione sono sia dati oggettivi/controllati (per esempio dati identificativi, recapiti, dati professionali, dati amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, dati relativi alle comunicazioni elettroniche e al traffico) sia dati soggettivi/non controllati (per esempio motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati relativi a prestazioni e condotta e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività in questione).
4. L’Agenzia, in qualità di titolare del trattamento, è rappresentata dal suo direttore esecutivo. Si applicano le norme di esecuzione del regolamento dell’Agenzia relative alla titolarità dei dati ( 8 ) .
5. I nominativi dei titolari del trattamento designati sono comunicati agli interessati per mezzo di informazioni o registrazioni pubblicate sul sito web e/o sull’intranet dell’Agenzia.
Articolo 2
Limitazioni
1. L’Agenzia può limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 22, degli articoli 35 e 36 e dell’articolo 4 del regolamento nella misura in cui le sue disposizioni corrispondono ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22 nel contesto della finalità del trattamento dei dati personali indicato nell’articolo 1, paragrafo 1, della decisione:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>a)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento, quando svolge indagini amministrative e avvia procedimenti predisciplinari, disciplinari o di sospensione a norma dell&#8217;articolo&#160;86, dell&#8217;allegato&#160;IX dello statuto e della decisione n.&#160;26/2018 del consiglio di amministrazione, del 25&#160;ottobre 2018, che adotta disposizioni esecutive generali in merito allo svolgimento di indagini amministrative e di procedure disciplinari, quando notifica i casi all&#8217;OLAF e a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando il responsabile della protezione dei dati indaga su questioni direttamente collegate con l&#8217;esercizio delle sue funzioni, in particolare quando svolge indagini sulle attivit&#224; di trattamento effettuate presso l&#8217;Agenzia a norma dell&#8217;articolo&#160;5, paragrafo&#160;11, della decisione n.&#160;56/2021 del consiglio di amministrazione del 15&#160;ottobre 2021&#160;<a>(<span>9</span>)</a>. L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo 2, della presente decisione, di un membro del personale, una persona interessata o un terzo, in relazione a qualsiasi informazione in grado di compromettere gravemente indagini future o in corso, procedimenti predisciplinari, disciplinari o di sospensione, incluse dichiarazioni di testimoni e altri documenti;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>b)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo&#160;1, lettera&#160;h), del regolamento, al fine di garantire che i membri del personale dell&#8217;Agenzia possano effettuare segnalazioni in modo riservato qualora ritengano che sussistano gravi irregolarit&#224;, come stabilito nella decisione n.&#160;17/2019 del consiglio di amministrazione, del 18&#160;luglio 2019, che adotta orientamenti di Frontex in materia di denunce di irregolarit&#224;. L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo&#160;2, della decisione, di interessati potenzialmente coinvolti nelle presunte irregolarit&#224;, in relazione a qualsiasi informazione che possa compromettere l&#8217;anonimato della persona che segnala una grave irregolarit&#224;;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>c)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettera&#160;h), del regolamento, quando garantisce che i membri del personale dell&#8217;Agenzia possano avvalersi del sostegno dei consulenti di fiducia, come definito dalla decisione n.&#160;16/2019 del consiglio di amministrazione, del 18&#160;luglio 2019, sulla politica di Frontex relativa alla tutela della dignit&#224; della persona e alla prevenzione di molestie psicologiche e sessuali. L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo 2, della presente decisione, dei presunti autori delle molestie, se necessario per proteggere l&#8217;anonimato della potenziale vittima di molestie e l&#8217;anonimato dei testimoni;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>d)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento, quando effettua audit interni ed esterni in relazione ad attivit&#224; o servizi dell&#8217;Agenzia stessa, in particolare quando gli audit interni sono condotti dalla struttura di audit interno. L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti degli interessati di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo 2, in relazione alle informazioni in grado di compromettere la riservatezza delle informazioni raccolte durante l&#8217;audit o di interferire con lo svolgimento di un audit in corso;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>e)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere b), e), g) e h), del regolamento, nel contesto delle indagini della Procura europea (EPPO). L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti degli interessati di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo 2, della presente decisione, in relazione alle informazioni necessarie a garantire il corretto svolgimento e la riservatezza delle indagini dell&#8217;EPPO;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>f)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), e), g) e h), del regolamento, quando tratta denunce, comprese quelle ricevute dall&#8217;Agenzia nel contesto del meccanismo di denuncia istituito in conformit&#224; dell&#8217;articolo&#160;111 del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea per monitorare e garantire il rispetto dei diritti fondamentali in tutte le attivit&#224; dell&#8217;Agenzia, e della relativa decisione del direttore esecutivo. L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo 2, della presente decisione, di un membro del personale impegnato in un&#8217;attivit&#224; dell&#8217;Agenzia&#160;<a>(<span>10</span>)</a> e contro il quale sia stata presentata una denuncia, in relazione a qualsiasi informazione in grado di compromettere gravemente l&#8217;esame e il trattamento di detta denuncia;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>g)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), e), g) e h), del regolamento, nel trattamento delle comunicazioni di episodi ai sensi dell&#8217;articolo&#160;38, paragrafo 3, lettera&#160;h), del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea e della decisione del direttore esecutivo del 19&#160;aprile 2021 sulla procedura operativa standard per la comunicazione di episodi gravi. L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo 2, della presente decisione, di interessati che figurano nella comunicazione di un episodio grave, in relazione a informazioni in grado di compromettere gravemente la convalida e la valutazione di tale comunicazione, come pure le azioni conseguenti e l&#8217;anonimato dei testimoni o di altre persone che comunicano tali episodi, compresi i migranti e i rimpatriati;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>h)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere b), c), f), g) e h), del regolamento, quando monitora l&#8217;applicazione delle disposizioni sull&#8217;uso della forza da parte del personale statutario del corpo permanente della guardia di frontiera e costiera europea a norma dell&#8217;articolo&#160;55, paragrafo 5, lettera&#160;a), del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea e della decisione n.&#160;7/2021 del consiglio di amministrazione del 20&#160;gennaio 2021, e quando monitora l&#8217;uso della forza da parte del personale distaccato a lungo termine presso l&#8217;Agenzia dagli Stati membri, del personale messo a disposizione dagli Stati membri per un impiego di breve durata e del personale della riserva di reazione rapida per gli interventi rapidi alle frontiere nei casi di applicazione della forza nelle attivit&#224; operative di Frontex in conformit&#224; della pertinente decisione del direttore esecutivo. L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo 2, della presente decisione, di interessati che figurano in una relazione sull&#8217;uso della forza, per quanto riguarda informazioni (incluse dichiarazioni di testimoni e altri documenti) in grado di compromettere gravemente la verifica della relazione e qualsiasi azione conseguente futura o in corso, incluse indagini e procedimenti predisciplinari, disciplinari o di sospensione;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>i)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere b), c), d), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione a e da altre istituzioni, organi e organismi dell&#8217;Unione, nel contesto delle attivit&#224; di cui alle lettere da&#160;a) a&#160;h) del presente paragrafo e a norma dei pertinenti accordi sul livello dei servizi, memorandum d&#8217;intesa e accordi di lavoro;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>j)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere b), c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza e cooperazione alle e dalle autorit&#224; nazionali competenti degli Stati membri, su loro richiesta o di propria iniziativa, in particolare nel contesto delle attivit&#224; di cui alle lettere da&#160;f) a&#160;h) del presente paragrafo e conformemente alle disposizioni del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea e alle decisioni del consiglio di amministrazione;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>k)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere b), c), g) e h), del regolamento, quando fornisce o riceve assistenza alle o dalle autorit&#224; nazionali competenti di paesi terzi e organizzazioni internazionali o nel cooperare con tali autorit&#224; e organizzazioni, in particolare in base a pertinenti memorandum d&#8217;intesa e accordi di lavoro;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>l)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettera&#160;e), del regolamento, quando tratta dati personali nel contesto di un procedimento dinanzi alla Corte di giustizia dell&#8217;Unione europea o a organi giurisdizionali nazionali;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>m)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettera&#160;h), del regolamento, quando tratta le richieste di accesso da parte dei membri del personale ai loro fascicoli medici relativi all&#8217;idoneit&#224; medica e psicologica, qualora l&#8217;accesso diretto a tali fascicoli possa essere dannoso per l&#8217;interessato in considerazione del suo stato di salute o mentale. In tali casi l&#8217;Agenzia fornisce un accesso indiretto alle informazioni mediche pertinenti attraverso il consulente medico dell&#8217;Agenzia o un fornitore esterno di servizi medici;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>n)</p></td><td><p>a norma dell&#8217;articolo&#160;25, paragrafo 1, lettere c), d), g) e h), del regolamento, quando svolge analisi di sicurezza che possono condurre a indagini interne relative a incidenti di cibersicurezza o ad abusi dei sistemi informatici, anche mediante l&#8217;intervento esterno di CERT-EU, intese a garantire la sicurezza interna tramite videosorveglianza, controlli dell&#8217;accesso e indagini, messa in sicurezza dei sistemi di comunicazione e di informazione e attuazione di contromisure tecniche di sicurezza. L&#8217;Agenzia pu&#242; limitare alcuni dei diritti degli interessati di cui all&#8217;articolo&#160;1, paragrafo 2, della presente decisione, in relazione a informazioni atte a compromettere seriamente tali analisi di sicurezza, mezzi volti a garantire la sicurezza interna compresi controlli dell&#8217;accesso, indagini sulla sicurezza e contromisure tecniche di sicurezza.</p></td></tr></tbody></table>
2. Le eventuali limitazioni rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali e rappresentano una misura necessaria e proporzionata in una società democratica.
3. Prima dell’applicazione di eventuali limitazioni è effettuata, caso per caso, una verifica della necessità e della proporzionalità. Le limitazioni sono circoscritte a quanto strettamente necessario per conseguire i loro obiettivi.
4. L’Agenzia redige, a fini di rendicontazione, un resoconto contenente le motivazioni alla base delle limitazioni applicate, i motivi compresi tra quelli elencati al paragrafo 1 che trovano applicazione nonché l’esito della verifica della necessità e della proporzionalità. Tali resoconti sono inseriti in un registro, che è messo a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati su richiesta. L’Agenzia elabora e pubblica relazioni periodiche sull’applicazione dell’articolo 25 del regolamento.
5. In sede di trattamento dei dati personali ricevuti da altre organizzazioni nell’ambito dei propri compiti, l’Agenzia consulta tali organizzazioni sui potenziali motivi per l’imposizione di limitazioni e sulla necessità e proporzionalità delle stesse, a meno che ciò non pregiudichi le proprie attività.
Articolo 3
Rischi per i diritti e le libertà degli interessati
1. Le valutazioni dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati derivanti dall’imposizione di limitazioni e i dettagli del periodo di applicazione di tali limitazioni sono riportati nel registro delle attività di trattamento tenuto dall’Agenzia a norma dell’articolo 31 del regolamento. Tali elementi sono inoltre riportati nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati relative a tali limitazioni a norma dell’articolo 39 del regolamento.
2. Ogniqualvolta valuta la necessità e la proporzionalità di una limitazione, l’Agenzia considera i potenziali rischi per i diritti e le libertà dell’interessato.
3. Le limitazioni non si applicano quando l’esercizio del diritto oggetto di limitazione priverebbe tale limitazione del suo scopo o inciderebbe negativamente sui diritti o sulle libertà di altri interessati.
Articolo 4
Garanzie e periodi di conservazione
1. L’Agenzia mette in atto garanzie per prevenire gli abusi e l’accesso o il trasferimento illeciti di dati personali che sono o possono essere soggetti a limitazioni. Tali garanzie includono misure tecniche e organizzative e sono specificate, ove necessario, nelle decisioni del consiglio di amministrazione dell’Agenzia, nelle decisioni del direttore esecutivo, nei piani operativi redatti in conformità dell’articolo 38 del regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea, nelle decisioni interne, nelle procedure e negli avvisi amministrativi. Le garanzie prevedono quanto segue:
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>a)</p></td><td><p>una definizione chiara dei ruoli, delle responsabilit&#224; e delle fasi procedurali;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>b)</p></td><td><p>se del caso, un ambiente elettronico sicuro che impedisca l&#8217;accesso o il trasferimento illecito e accidentale di dati elettronici a persone non autorizzate;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>c)</p></td><td><p>se del caso, la conservazione e il trattamento dei documenti cartacei in condizioni di sicurezza;</p></td></tr></tbody></table>
<table><col/><col/><tbody><tr><td><p>d)</p></td><td><p>il debito monitoraggio delle limitazioni e un riesame periodico della loro applicazione.</p></td></tr></tbody></table>
I riesami di cui alla lettera d) sono effettuati almeno ogni sei mesi e possono condurre alla revoca delle limitazioni in conformità del paragrafo 2. I riesami sono documentati dal titolare del trattamento designato a fini di rendicontazione.
2. Le limitazioni sono revocate non appena le condizioni che le giustificano cessino di sussistere.
3. I dati personali sono conservati secondo le norme dell’Agenzia applicabili in materia di conservazione, da definire nei registri relativi alla protezione dei dati tenuti a norma dell’articolo 31 del regolamento. Al termine del periodo di conservazione, i dati personali sono cancellati, resi anonimi o trasferiti agli archivi in conformità dell’articolo 13 del regolamento.
Articolo 5
Coinvolgimento del responsabile della protezione dei dati
1. Il responsabile della protezione dei dati è informato senza indebito ritardo ogniqualvolta i diritti dell’interessato siano soggetti a limitazione in conformità della presente decisione. A detto responsabile è dato accesso ai relativi registri e a tutti i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto.
2. Il responsabile della protezione dei dati può chiedere di riesaminare l’applicazione di una limitazione. L’Agenzia informa per iscritto il proprio responsabile della protezione dei dati circa l’esito del riesame.
3. L’Agenzia documenta la partecipazione del responsabile della protezione dei dati all’applicazione delle limitazioni, specificando le informazioni che sono state condivise con il responsabile stesso.
4. I titolari del trattamento designati informano il responsabile della protezione dei dati quando una limitazione è stata revocata.
Articolo 6
Informazioni degli interessati in merito alle limitazioni dei loro diritti
1. Nelle comunicazioni sulla protezione dei dati pubblicate sul proprio sito web/intranet, l’Agenzia include una sezione contenente informazioni generali a uso degli interessati sulle potenziali limitazioni dei loro diritti di cui all’articolo 2, paragrafo 1. Tali informazioni riguardano i diritti che possono essere oggetto di limitazioni, i motivi per cui possono essere applicate tali limitazioni e la possibile durata delle stesse.
2. L’Agenzia comunica ai singoli interessati, senza indebito ritardo e per iscritto, le limitazioni presenti o future dei loro diritti. L’Agenzia comunica agli interessati i motivi principali su cui si basa l’applicazione della limitazione, il loro diritto di consultare il responsabile della protezione dei dati per impugnare la limitazione e il loro diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati.
3. L’Agenzia può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sui motivi di una limitazione e sul diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati qualora tale comunicazione annulli l’effetto della limitazione stessa. La valutazione se ciò sia giustificato è effettuata caso per caso. L’Agenzia fornisce le informazioni all’interessato non appena tale comunicazione non abbia più l’effetto di rendere nulla la limitazione.
Articolo 7
Comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato
1. Qualora sia tenuta a comunicare una violazione dei dati personali a norma dell’articolo 35, paragrafo 1, del regolamento, l’Agenzia può, in circostanze eccezionali, limitare tale comunicazione in tutto o in parte. L’Agenzia documenta in una nota i motivi della limitazione, la sua giustificazione giuridica conformemente all’articolo 2 e una valutazione della sua necessità e proporzionalità. La nota è trasmessa al Garante europeo della protezione dei dati al momento della comunicazione della violazione dei dati personali.
2. Qualora cessino di sussistere i motivi della limitazione, l’Agenzia comunica la violazione dei dati personali all’interessato e lo informa in merito ai principali motivi della limitazione e al suo diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati.
Articolo 8
Riservatezza delle comunicazioni elettroniche
1. In circostanze eccezionali l’Agenzia può limitare il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 36 del regolamento. Tali limitazioni sono conformi alla direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio ( 11 ) .
2. Laddove limiti il diritto alla riservatezza delle comunicazioni elettroniche, l’Agenzia informa l’interessato, nella risposta a una sua richiesta, dei principali motivi sui quali si basa l’applicazione della limitazione e del suo diritto di proporre reclamo presso il Garante europeo della protezione dei dati.
3. L’Agenzia può rinviare, omettere o negare la comunicazione di informazioni sui motivi di una limitazione e sul diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati qualora tale comunicazione annulli l’effetto della limitazione stessa. La valutazione se ciò sia giustificato è effettuata caso per caso.
Articolo 9
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea .
Fatto mediante procedura scritta, il 4 aprile 2022
Per il consiglio di amministrazione
Marko GAŠPERLIN
Presidente
<note>
( 1 ) GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39 .
( 2 ) GU L 295 del 14.11.2019, pag. 1 .
( 3 ) Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione ( GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1 ).
( 4 ) Decisione n. R-ED-2021-51 del direttore esecutivo del 19 aprile 2021 sulle procedure operative permanenti — Comunicazione di episodi gravi.
( 5 ) Ai fini della presente decisione, il termine «Stati membri» comprende anche gli Stati che partecipano al pertinente sviluppo dell’acquis di Schengen ai sensi del trattato sul funzionamento dell’Unione europea e del suo protocollo (n. 19) sull’acquis di Schengen integrato nel quadro giuridico dell’Unione europea.
( 6 ) Decisione n. 3/2021 del consiglio di amministrazione, del 15 gennaio 2021, che adotta le norme in base alle quali il direttore esecutivo può autorizzare il personale statutario a portare e utilizzare armi, anche in relazione alla cooperazione obbligatoria con le autorità nazionali competenti, e per assicurare che le condizioni per il rilascio di tali autorizzazioni continuino ad essere soddisfatte dal personale statutario.
( 7 ) Decisione n. 69/2021 del consiglio di amministrazione, del 21 dicembre 2021, che adotta norme sul trattamento dei dati personali operativi da parte dell’Agenzia.
( 8 ) Decisione n. 56/2021 del consiglio di amministrazione del 15 ottobre 2021 che adotta le norme di attuazione relative all’applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 per quanto concerne le funzioni, gli obblighi e le competenze del responsabile della protezione dei dati e le norme riguardanti i responsabili del trattamento designati nell’ambito di Frontex.
( 9 ) Decisione n. 56/2021 del consiglio di amministrazione, del 15 ottobre 2021, che adotta le norme di attuazione relative all’applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 per quanto concerne i compiti, gli obblighi e le competenze del responsabile della protezione dei dati e le norme riguardanti i responsabili del trattamento designati nell’ambito di Frontex.
( 10 ) Nel «personale impegnato in un’attività dell’Agenzia» sono compresi i membri delle squadre quali il personale dell’Agenzia o i membri delle categorie 2, 3 e 4 del corpo permanente.
( 11 ) Direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 luglio 2002, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche) ( GU L 201 del 31.7.2002, pag. 37 ).
</note>