Title: wetten.nl - Regeling - Wijziging Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken - BWBR0013682

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0013682/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Wijziging Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken - BWBR0013682", "content": "Regeling tot wijziging van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken met\n                                    betrekking tot subsidi\u00ebring van thematische organisaties voor ontwikkelingssamenwerking\n                                    (Thematische medefinanciering)\n\nDe Minister voor Ontwikkelingssamenwerking,\n\nGelet op artikel 3, eerste en tweede lid, van de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse\n                                       Zaken;\n\nBesluit:\n\n[Red: Wijzigt de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken.]\n\nHoofdstuk II, afdeling 3, van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken zoals deze bij inwerkingtreding van deze regeling komt te luiden, vindt voor de eerste\n                                    maal toepassing met het oog op subsidieverlening voor het subsidietijdvak dat aanvangt\n                                    met ingang van 1 januari 2003. In afwijking van artikel 2.3.10 kunnen aanvragen voor\n                                    dat tijdvak tot uiterlijk 1 augustus 2002 worden ingediend en beslist de minister\n                                    voor 1 december 2002.\n\n1 Op subsidies die voor inwerkingtreding van deze regeling zijn aangevraagd, blijft\n                                          hoofdstuk II van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken zoals deze luidde tot inwerkingtreding van deze regeling van toepassing.\n\n2 Ten aanzien van subsidies, anders dan op voet van hoofdstuk II, afdeling 3, van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken zoals deze bij inwerkingtreding van deze regeling komt te luiden, voor activiteiten\n                                          als bedoeld in hoofdstuk II, afdeling 1, paragraaf 1, afdeling 2, afdeling 3, afdeling\n                                          4, paragrafen 1, 4, 6 en 7, afdeling 7, paragrafen 1 en 3 en afdeling 8, paragraaf 2, van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken zoals deze\n                                          luidde tot inwerkingtreding van deze regeling, waarvoor een volledige aanvraag na\n                                          inwerkingtreding van deze regeling en voor 1 januari 2003 is ingediend, blijven de\n                                          genoemde bepalingen van toepassing met dien verstande dat het subsidieverleningstijdvak\n                                          ten hoogste \u00e9\u00e9n jaar bedraagt.\n\nDeze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van\n                                    de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.\n\nDeze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.\n\nMinister\n\nE. Herfkens\n\nHet voorliggende aanvraagstramien is geldig voor alle subsidieaanvragen die in het\n                                    kader van de Thematische Medefinanciering (TMF) worden gedaan, d.w.z.: instellingssubsidies\n                                    en activiteitensubsidies (waarbinnen kan worden onderscheiden tussen subsidies voor\n                                    programma's en voor afzonderlijke projecten). De uiteindelijke indeling in een subsidiecategorie\n                                    wordt niet bepaald door de aard van de vragen, maar door de kwaliteit van de antwoorden.\n                                    Slechts organisaties met een zeer solide beheersstructuur, een hoogwaardig Monitoring,\n                                    Kwaliteitsbeheer en Evaluatiesysteem en een uitstekende reputatie m.b.t. behaalde\n                                    resultaten in het verleden, zullen zich kunnen kwalificeren voor een instellingssubsidie.\n\nIn het beoordelingsproces kan de Minister, na overleg met de aanvragende organisatie,\n                                    besluiten om de status van de subsidie te veranderen ten opzichte van de aangevraagde\n                                    vorm; bijvoorbeeld van instellingsubsidie naar programmafinanciering. Het leidende\n                                    principe hierbij zijn de kenmerken van de aanvrager.\n\nBij het indienen van de aanvraag, geldt als leidraad de volgende indeling met betrekking\n                                    tot hoofdstukken en paragrafen:\n\nInleiding\n\nHet doel van de inleiding is om de lezer een globaal idee te geven van de aard en\n                                          motivatie van de aanvraag, de doelstellingen / resultaten die er bereikt gaan worden\n                                          \u00e9n de financi\u00eble implicaties hiervan. Korte samenvatting van de aanvraag (max. 1-1\u00bd\n                                          bladzijde), waarin de volgende punten aan de orde komen:\n\nThematisch veld waarvoor de subsidie wordt aangevraagd.\n\nMotivatie voor de aanvraag.\n\nHoofddoelstelling en belangrijkste resultaten.\n\nDe aard van de subsidie die aangevraagd wordt (instellings-, programma-, project-).\n\nBudget in maximaal 5 hoofdlijnen.\n\nMissie, doelstellingen en omgevingsrelaties van de subsidieaanvrager\n\nIn dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op het externe beleid en de impact van de organisatie,\n                                          tot op het moment van de aanvraag. Het activiteitenplan voor de toekomst komt onder\n                                          Hoofdstuk 4 (Subsidievoorstel) aan de orde. Indien er sprake is van een bestaande\n                                          subsidierelatie met de Minister. De centrale vraag die vanuit de optiek van de subsidieverlener\n                                          in dit Hoofdstuk is: `Is dit een organisatie waarmee de Minister, op grond van haar\n                                          doelstellingen, gevolgde beleid en behaalde resultaten een subsidierelatie zou willen\n                                          aangaan?' Het antwoord op deze vraag staat (formeel) los van de voorgestelde activiteiten\n                                          in het Subsidievoorstel (Hoofdstuk 4).\n\nGeschiedenis en missie\n\nBeschrijving van de (ontstaans)geschiedenis van de organisatie met specifieke aandacht\n                                                voor haar missie. Daarnaast wordt een korte beschrijving gegeven van de (bronnen)\n                                                van de duurzaamheid van de organisatie: hoe kwam c.q. komt de organisatie aan haar\n                                                middelen en wat motiveert de diverse stakeholders om (steeds weer) een bijdrage te\n                                                leveren.\n\nUitwerking specifieke ontwikkelingsrelevante invalshoek\n\nIn deze paragraaf wordt de missie van de organisatie uitgewerkt, waarbij aandacht\n                                                wordt geschonken aan de volgende aspecten:\n\nSpecifieke wijze waarop vanuit de missie wordt bijgedragen aan duurzame armoedebestrijding\n                                                      of daaruit afgeleide doelen, met uitleg over de gehanteerde interventie strategie\n                                                      (directe armoede bestrijding, maatschappijopbouw en beleidsbe\u00efnvloeding). Hierbij\n                                                      wordt specifiek aangegeven hoe, van uit de context van de partner organisaties, de\n                                                      analyse van het armoede proces heeft geleid tot de formulering van de interventiestrategie.\n\nUitwerking van specifieke aandachtsgebieden en prioriteiten binnen de missie en operationele\n                                                      doelstellingen op middellange termijn.\n\nVertaling van de keuzes in de toegepaste werkmethode van de organisatie; hierbij ligt\n                                                      de nadruk op de beschrijving van de aard van de werkzaamheden, i.p.v. een specifieke,\n                                                      uitputtende opsomming.\n\nToegevoegde waarde (impact) van de activiteiten van de subsidieaanvrager. Deze toegevoegde\n                                                      waarde moet worden vertaald in termen van positieve veranderingen die zijn bereikt\n                                                      t.a.v. de doelgroep c.q. doelstellingen. Omdat er altijd sprake is van keuzes t.a.v.\n                                                      doelstellingen en activiteiten moet worden aangegeven wat deze (beleids)keuzes zijn,\n                                                      en op grond waarvan deze tot stand zijn gekomen\n\nDynamische relaties met stakeholders in het Zuiden \u00e9n Noorden\n\nIn dit gedeelte wordt de relatie met de partners in het Zuiden en het Noorden verder\n                                                toegelicht. Het gaat hier met name om de dynamiek (wisselwerking) in de relaties,\n                                                leidend tot toegevoegde waarde voor beide partijen. Specifiek worden de volgende aspecten\n                                                verder uitgewerkt:\n\nBeschrijving van de (groepen van) partners waarmee relaties worden onderhouden. Behalve\n                                                      CSO's aan beide zijden van de evenaar, worden ook relaties met overheden, bedrijven\n                                                      en andere belanghebbenden nader toegelicht.\n\nUitwerking van de criteria op basis waarvan de partnerorganisaties worden geselecteerd:\n                                                      beleid, geografische spreiding, positionering in de samenleving en/of andere.\n\nBeschrijving van de inhoud van de relaties die met de partners in het Zuiden en Noorden\n                                                      worden onderhouden, waarbij aangegeven wordt hoe deze bijdragen aan de algemene doelstellingen\n                                                      van de organisatie (missie) \u00e9n aan capaciteitsopbouw van organisaties in het Zuiden.\n\nVraaggerichtheid en Innoverend vermogen\n\nIn aanvulling op het gestelde in de vorige paragraaf, wordt hier nader ingegaan op\n                                                de processen die leiden tot de agendabepaling van de organisatie, effectieve feedback\n                                                en, daaruit voortvloeiend, innovaties in de dienstverlening. Evenals in de vorige\n                                                paragraaf gaat het hier weer om het tweerichtingsverkeer in de relaties. Hierbij worden\n                                                de volgende zaken nader belicht:\n\nFormele invloed van stakeholders (w.o. partner organisaties) op de besluitvorming\n                                                      van de aanvrager: vertegenwoordiging in Besturen, Adviesraden, etc.\n\nUitwerking van de wederzijdse feedback mechanismen, waarbij aangegeven wordt hoe deze\n                                                      in het verleden hebben geleid tot positieve aanpassingen in de dienstverlening aan\n                                                      beide zijden van de Evenaar.\n\nBeschrijving de wijze waarop verrichte evaluaties hebben geleid tot concrete verbeteringen\n                                                      in het beleid en programma.\n\nDraagvlak bij derden\n\nIn dit gedeelte wordt beschreven hoe de organisatie werkt aan het vergroten van het\n                                                draagvlak bij derden voor haar activiteiten. Specifiek gaat het hier om:\n\nActiviteiten gericht op verankering in de Nederlandse samenleving, delen van de samenlevingen\n                                                      in het Zuiden die direct tot de doelgroep behoren of op internationaal niveau.\n\nExtern rapportagesysteem en verantwoordingfrequentie en aan doelgroepen, partners,\n                                                      de achterban (leden/donateurs etc), het Nederlandse publiek, etc., over gevoerde beleid,\n                                                      gebruik van middelen, en behaalde resultaten.\n\nResultaten waar uit blijkt dat er sprake is van effectieve verankering op de genoemde\n                                                      niveaus.\n\nIntern organisatiemodel van de aanvrager\n\nDe centrale vraag vanuit het perspectief van de subsidieverstrekker in dit hoofdstuk\n                                          is: `In welke mate is de organisatie in staat om middelen die door de Minister worden\n                                          toegekend op een verantwoorde, effci\u00ebnte en effectieve manier te beheren? Hiertoe\n                                          wordt een toelichting gegeven over tal van aspecten m.b.t. interne organisatiestructuur,\n                                          de kwaliteit van de beschikbare middelen en tal van interne procedures, waaronder\n                                          Monitoring en Evaluatie. In de lijn van het gestelde in het algemene gedeelte van\n                                          dit stramien dient vermeld te worden dat de kwaliteit van de antwoorden die onder\n                                          dit hoofdstuk gegeven worden in hoge mate bepalend zijn voor een eventuele toekenning\n                                          van een instellingssubsidie status.\n\nAlgemeen\n\nHet gaat hier om de beschrijving van een aantal algemene zaken die van belang zijn\n                                                voor het functioneren van de organisatie. Hier onder vallen de volgende zaken:\n\nRechtspersoonlijkheid van de organisatie en partners.\n\nBeschrijving van (nationale) wet- en regelgeving die het functioneren en de besluitvormingsprocessen\n                                                      van de organisatie reguleren.\n\nToelichting op het organigram, waarbij aangegeven wordt wat de belangrijkste verantwoordelijkheden\n                                                      zijn waarom er voor het betreffende organigram gekozen is.\n\nDoeltreffendheid en doelmatigheid\n\nDe beschrijving binnen deze paragraaf heeft betrekking op de effici\u00ebnte en doelmatige\n                                                inzet van de beschikbare middelen van de organisatie, waarvoor de volgende factoren\n                                                van belang zijn:\n\nBeschrijving van het personeelsbeleid: (kwaliteit) bezetting kritieke functies, beleid\n                                                      t.a.v. scholing en vorming, versterken van de motivatie van het personeel.\n\nTypering van de organisatiecultuur: leiderschapsstijlen, interne communicatie, centrale\n                                                      waarden, etc.; uitleg hoe de organisatiecultuur bijdraagt aan een effectieve dienstverlening.\n\nKwalificatie van de overige beschikbare middelen, i.v.m. het effici\u00ebnt bereiken van\n                                                      beoogde resultaten: Fysieke infrastructuur, systemen, etc.\n\nVerwachte nieuwe ontwikkelingen/procedures binnen de organisatie (reorganisatie, automatisering,\n                                                      juridisch e.d.).\n\nMonitoring en Evaluatie en Kwaliteitsbeheer\n\nOnder dit onderdeel wordt een beschrijving gegeven van de bestaande procedures en\n                                                mechanismen binnen de organisatie die zich richten op de bewaking en voortgang en\n                                                de kwaliteit van het beleid en programma's van de subsidieaanvrager. Het gaat hier\n                                                om:\n\nBestaan van effectieve interne regelgeving gericht op kwaliteitscontrole: klachtenprocedures,\n                                                      ontwikkelingen t.a.v. ISO certificering en/of keurmerk Centraal Bureau Fondsenwerving.\n\nKwalificatie van het interne Monitoring- en Evaluatiesysteem: meetbare indicatoren\n                                                      om zowel inputs, resultaten (outputs), doelstellingen op korte en op lange termijn\n                                                      te bewaken.\n\nOverzicht van de rapporten die door het interne M&E-systeem worden gegenereerd: Inhoud,\n                                                      frequentie en follow-up mechanismen.\n\n-Beschrijving van eisen die aan partners gesteld worden, onder vermelding van het\n                                                      sanctiebeleid bij het niet nakomen van verplichtingen.\n\nFinanci\u00eble Beheersstructuur\n\nIn deze paragraaf ligt het accent op de kwaliteit van het financi\u00eble beheer, dat door\n                                                de organisatie gevoerd wordt. Hierbij wordt specifiek aandacht geschonken aan de volgende\n                                                aspecten:\n\nBeschrijving van de interne organisatie v.w.b. Interne Controle alsmede een korte\n                                                      beschrijving van scheiding van verantwoordelijkheden op beheersgebied.\n\nFrequentie en taken van externe accountantscontrole; specificatie van concrete gevallen\n                                                      waarbij follow-up is gegeven aan aanbevelingen van externe accountants.\n\nUitwerking van de mechanismen voor toewijzing van middelen: criteria, verantwoordelijkheden.\n\nBeschrijving van algemene procedures t.a.v.:\n\ntreasury\n\nbeleggingsrichtlijnen\n\ninhuur van diensten/aanschaf goederen\n\ntoezicht op beheerscapaciteit partners, waaraan werk en projecten worden uitbesteed\n\nafsluiting/overdracht van projecten.\n\n- Samenvatting van in het verleden succesvol doorgevoerde veranderingen in de werkwijze\n                                                      van de organisatie, en voornemens voor verdergaande interne verbeteringen.\n\nSubsidievoorstel\n\nDe in hoofdstuk 2 weergegeven doelstellingen van de organisatie worden hieronder uitgewerkt\n                                          in een concreet subsidievoorstel ter ondersteuning van de werkzaamheden in de periode\n                                          waarover de aanvraag zich uitstrekt. De leidende vraag in dit hoofdstuk is: `Welke\n                                          wederzijdse belangen zijn er gediend met het aangaan c.q. de voortzetten van de (bestaande)\n                                          subsidierelatie?' In het geval van de Minister gaat het hier uiteraard in eerste instantie\n                                          om een aantoonbare bijdrage in het kader van de structurele armoedebestrijding.\n\nWat betreft de `aantoonbaarheid' van de verwachte resultaten, bestaat er geen principieel\n                                          verschil tussen de drie subsidievormen; in alle gevallen dienen deze zo helder en\n                                          concreet als mogelijk te worden gedefinieerd. In het geval van instellingssubsidies\n                                          en bijdragen aan bredere programma's is het echter wel wenselijk om (aanvullend) ook\n                                          aan te geven welke impact het uitvoeren van de voorgestelde werkplan op de ontwikkeling\n                                          van de aanvragende organisatie heeft.\n\nUiteraard dient in het kader van de doelstellingen een onderbouwing gegeven te worden\n                                          t.a.v. de benodigde middelen, en moet uitgewerkt worden hoe er over de behaalde resultaten\n                                          gerapporteerd gaat worden.\n\nNaast het defini\u00ebren van de verwachte doelstellingen en resultaten en specificatie\n                                          van de daarvoor benodigde middelen, wordt de aanvragen uitgenodigd tot het doen van\n                                          een voorstel tot het voeren van een zgn. beleidsdialoog. Deze zal zich concentreren\n                                          rond om een specifiek aandachtsgebied (binnen de ruimere context van het voorstel)\n                                          dat voor beide partijen van belang is. Het doel van de beleidsdialoog is om, op basis\n                                          van respect voor de wederzijdse autonomie, de synergie tussen de activiteiten van\n                                          de aanvrager en de subsidieverlener te versterken. Voor aanvragen voor een instellingssubsidie\n                                          en voor programmabijdragen is het voorstel voor een beleidsdialoog een vereiste.\n\nMotivering van het subsidievoorstel\n\nCentraal staat hier het wederzijdse belang dat de subsidieaanvrager en de subsidieverstrekker\n                                                bij de goedkeuring van het voorstel hebben. Specifiek betekent dit:\n\nIn algemene zin: de positieve invloed die de goedkeuring van de subsidieaanvraag\n                                                      op zowel het verwezenlijken van de missie als de ontwikkeling van de duurzaamheid\n                                                      van de organisatie.\n\nDe relatie tussen de subsidieaanvraag en de beleidsvoornemens die de Minister heeft\n                                                      geformuleerd in het kader van de structurele armoedebestrijding.\n\nEen voorstel tot de eventueel te voeren beleidsdialoog.\n\nDoelen en middelen\n\nIn deze paragraaf dient een helder verband gelegd te worden tussen de te bereiken\n                                                doelen en de daarvoor benodigde middelen. Concreet komen hierbij de volgende aspecten\n                                                aan de orde:\n\nUitwerking van te bereiken operationele doelstellingen en resultaten, te verwezenlijken\n                                                      gedurende de periode van de subsidieaanvraag. Vermelde resultaten voldoen aan het\n                                                      SMART-principe: ze zijn Specifiek, Meetbaar, Acceptabel (voor alle stakeholders),\n                                                      Realistisch en dienen binnen het aangegeven Tijdvak behaald te worden.\n\nSpecifieke interventiestrategie\u00ebn, die gehanteerd zullen worden bij het bereiken van\n                                                      de bovengenoemde operationele doelstellingen en resultaten.\n\nAantonen van een direct verband tussen in te zetten middelen en het bereiken van resultaten\n                                                      en doelstellingen. De begroting voor de aanvraagperiode dient op hoofdlijnen te worden\n                                                      gepresenteerd, met toelichting op de verwachte inkomsten en uitgaven.\n\nGedetailleerd budget, waaronder een liquiditeitsbegroting op kwartaalbasis voor het\n                                                      eerste jaar.\n\nToelichting en veronderstellingen over bijdragen anderen (andere organisaties, donateurs\n                                                      etc.) en beleid/prognose voor de toekomst.\n\nDuurzaamheid en hefboomwerking\n\nIn deze paragraaf wordt nader ingegaan op de bredere impact van de voorgestelde activiteiten.\n                                                Hierbij staan met name de spin-off effecten op de omgeving waarin de activiteiten\n                                                worden uitgevoerd centraal. Het spreekt voor zich dat in het geval van instellingssubsidies\n                                                en programmabijdragen er hogere eisen aan de antwoorden op dit gebied worden gesteld.\n                                                Specifiek gaat het hierbij om de volgende punten:\n\nHet gebruik van lokaal aanwezige kennis en capaciteit, waarbij met name de rol van\n                                                      de lokale partners in de uitvoering van de activiteiten nader wordt toegelicht.\n\nOpbouw van lokale capaciteit, waarbij niet alleen aangegeven wordt welke capaciteit\n                                                      er opgebouwd wordt, maar ook hoe deze op een duurzame wijze voortgezet kunnen worden,\n                                                      onafhankelijk van de (financi\u00eble) interventie van de subsidieaanvrager.\n\nSynergie en hefboomwerking. In hoeverre is er sprake van:\n\nco\u00f6rdinatie met andere projecten of programma's (van anderen)\n\npositieve effecten op andere ontwikkelingsinitiatieven en/of maatschappelijke processen\n\n\u2022 mogelijke replicatie van de opgedane ervaringen en, zo ja, hoe wordt dit bevorderd.\n\nMonitoring, Rapportage en Evaluatie (MRE)\n\nOp basis van de motivatie in paragraaf 4.1. is gerefereerd aan het wederzijdse belang.\n                                                Wanneer het een aanvraag voor programma- of projectsubsidie betreft, staat de voortgang\n                                                hiervan centraal in de MRE; in het geval van instellingssubsidies is er een specifiek\n                                                wederzijds belang dat binnen het MRE-voorstel apart belicht kan worden. Concreet wordt\n                                                ingegaan op:\n\nKritische factoren voor succes en risico's die van belang zijn bij het bereiken van\n                                                      de beoogde resultaten. Tevens wordt aangegeven welke maatregelen er getroffen zijn\n                                                      c.q. worden om de betreffende risico's te beperken, en de (nadelige) effecten hiervan\n                                                      in te perken.\n\nVeronderstellingen over bijdragen doelgroepen en partners (mede gebaseerd op ervaringen\n                                                      in verleden). Aangegeven moet worden, welke activiteiten en resultaten komen te vervallen\n                                                      indien de doelstellingen t.a.v. de verwachte bijdragen niet worden gehaald.\n\nVoorstel tot rapportage. Naast de standaard (jaarlijkse) rapportage, wordt aangegeven\n                                                      op welke specifieke aandachtsterreinen aanvullend gerapporteerd zal worden. De voorgestelde\n                                                      rapportage dient te passen in het VBTB (Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording)\n                                                      beleid van de Nederlandse overheid, en zich te concentreren rond de voorgestelde beleidsdialoog.\n                                                      Dit betekent concreet dat op basis van SMART geformuleerde doelstellingen een terugkoppeling\n                                                      naar de subsidieverstrekker wordt gegeven. Deze rapportage kan zowel externe als interne\n                                                      doelen (bijv. organisatieontwikkeling) van de aanvrager betreffen.\n\nBijlagen\n\n- statuten\n\n- jaarverslagen en (goedgekeurde) jaarrekeningen\n\n- organigram en globale indeling personeel: aantallen en taken\n\n- overzicht uitvoerende partners\n\n- overzicht netwerken en strategische samenwerkingsverbanden\n\n- scenarioplanning (in geval van meer of minder inkomsten)\n\n- beleidsdocumenten\n\n- strategisch meerjarenplan met begroting.\n\n- externe evaluaties\n\n- overige documenten"}