Title: wetten.nl - Regeling - Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021 - BWBR0045992

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0045992/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021 - BWBR0045992", "content": "Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021\n\nDe algemeen directeur van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW),\n\nGelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26a en 26b van de Archiefregeling, artikel 3.2.8, onder b, van de Mandatenregeling KNAW en artikel 12 van de Regeling\n                                    Archiefbeheer KNAW,\n\nBESLUIT,\n\nvast te stellen onder kenmerk ARCHIEF/JME/1419,\n\na. Over te gaan tot routinematige vervanging door digitale reproducties van ontvangen\n                                          analoge archiefbescheiden die op grond van de actuele selectielijst van de KNAW voor\n                                          bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna de analoge archiefbescheiden\n                                          worden vernietigd. Dit houdt in dat papieren archiefbescheiden, ontstaan in het kader\n                                          van werkprocessen van de KNAW, worden vervangen door digitale reproducties, welke\n                                          na vernietiging van de papieren stukken als originele archiefbescheiden zullen worden\n                                          aangemerkt;\n\nb. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde \u2018Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse\n                                             Akademie van Wetenschappen (KNAW)\u2019;\n\nc. Dit besluit is niet van toepassing op documenten die, overeenkomstig paragraaf 3.4\n                                          van het in onderdeel b genoemde handboek, van vervanging worden uitgesloten.\n\na. Dit besluit vervangt het Besluit tot vervanging van de personeelsdossiers van de Koninklijke\n                                          Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) van 4\u00a0juli 2018 voor zover het de routinematige\n                                          vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden in de personeelsdossiers\n                                          betreft. Dat besluit van 2018 blijft wel van toepassing op de retrospectieve vervanging\n                                          (vervanging met terugwerkende kracht) van de personeelsdossiers;\n\nb. Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking\n                                          van dit besluit in de Staatscourant. De vervanging geschiedt met terugwerkende kracht\n                                          vanaf 1\u00a0november 2020.\n\nDit besluit kan worden aangehaald als: Besluit routinematige vervanging inkomende\n                                    post KNAW 2021.\n\nAldus vastgesteld te Amsterdam op 24\u00a0november 2021,\n\nW. de \nKoning-Martens\n\nAlgemeen directeur\n\nCOLOFON\n\nContactgegevens:\n\nKoninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen\n\nPostbus 19121\n\n1000 GC Amsterdam\n\nknaw@knaw.nl\n\nAuteur:\n\nJoeri Meijer MA\n\nVERSIEBEHEER\n\nVersie\n\nDatum\n\nOpmerkingen\n\n0.1\n\n1\u00a0oktober 2021\n\nEerste conceptversie voor afstemming binnen het Stafbureau\n\n0.2\n\n15\u00a0oktober 2021\n\nConceptversie voor afstemming met Overleg bedrijfsvoering\n\n1.0\n\n15\u00a0november\n\nDefinitieve versie\n\nINHOUD\n\nColofon\n\n3\n\nVersiebeheer\n\n3\n\nInhoud\n\n3\n\nTen geleide\n\n4\n\n1\n\nInleiding.\n\n4\n\n1.1\n\nAanleiding\n\n4\n\n1.2\n\nDoel van het Handboek vervanging\n\n5\n\n1.3\n\nOpzet handboek\n\n5\n\n2\n\nVerantwoording\n\n5\n\n2.1\n\nWettelijk kader\n\n5\n\n2.1.1\n\nVervanging en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)\n\n5\n\n2.2\n\nTaken en verantwoordelijkheden\n\n5\n\n2.3\n\nBelang voor historisch onderzoek en als bestanddeel van het cultureel erfgoed\n\n6\n\n2.4\n\nRisico van vervanging\n\n6\n\n3\n\nReikwijdte van het vervangingsproces\n\n6\n\n3.1\n\nRoutinematige vervanging van ingekomen analoge post\n\n6\n\n3.2\n\nTe bewaren en te vernietigen documenten\n\n7\n\n3.3\n\nOrganisatorische reikwijdte\n\n7\n\n3.4\n\nUitzonderingen\n\n7\n\n4\n\nTechnisch infrastructuur en beeldkwaliteit\n\n8\n\n4.1\n\nScanresolutie\n\n8\n\n4.2\n\nReproductie in kleur\n\n8\n\n4.3\n\nScanapparatuur\n\n8\n\n4.4\n\nInformatiesystemen en metadata\n\n8\n\n5\n\nInrichting van het vervangingsproces\n\n8\n\n5.1\n\nVervangingsproces\n\n8\n\n5.2\n\nControle en herstel van fouten\n\n10\n\n5.3\n\nWeekdoos\n\n11\n\n5.4\n\nVernietigen van papieren originelen\n\n11\n\n6\n\nKwaliteitsprocedures\n\n11\n\n6.1\n\nKwaliteitseisen\n\n11\n\n6.2\n\nControle voorafgaand aan het scanproces\n\n12\n\n6.3\n\nControle tijdens het scanproces\n\n12\n\n6.4\n\nControle bij vernietiging van originelen\n\n12\n\n6.5\n\nControle en onderhoud scanners\n\n12\n\n6.6\n\nPeriodieke interne controle\n\n12\n\n7\n\nOnderhoud van het handboek vervanging\n\n12\n\n8\n\nBijlagen\n\n12\n\nBijlage 1: Besluit routinematige vervanging inkomende post KNAW 2021\n\n12\n\nBijlage 2: Modelverklaring aansluiting KNAW instituut en/of proces\n\n13\n\nBijlage 3: Overzicht wet- en regelgeving\n\n14\n\nIn dit handboek zijn regels en kaders beschreven waarbinnen een procedure kan worden\n                                       ontworpen voor het scannen van analoge (papieren) ingekomen poststukken op zodanige\n                                       wijze dat de digitale reproducties de originelen kunnen vervangen en de status krijgen\n                                       van het origineel in de zin van de Archiefwet. Binnen die procedure worden de papieren originelen vernietigd. Daardoor is de vervanging\n                                       een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van informatie\n                                       die van belang is voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording en van\n                                       informatie die op termijn mogelijk van waarde blijft vanuit het oogpunt van cultureel\n                                       erfgoed en later historisch onderzoek. De kwaliteit en duurzame houdbaarheid van de\n                                       reproducties is daarom cruciaal. Het vervangende digitale document moet immers dezelfde\n                                       functies kunnen vervullen als het analoge origineel. Voorbereiding, inrichting en\n                                       uitvoering van het vervangingsproces vergen dan ook zorgvuldige afwegingen binnen\n                                       de wettelijke kaders van de Archiefwet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) die binnenkort wordt vervangen door de Wet open overheid (Woo).\n\nVanwege de grote diversiteit van de processen waarbinnen routinematig ingekomen post\n                                       kan worden vervangen, is het niet doelmatig om voor al deze processen van het Stafbureau\n                                       en van de onderzoeksinstituten van de KNAW op centraal niveau in detail een uniforme\n                                       werkwijze te ontwerpen, op te leggen en actueel te houden. Daarom worden in dit handboek\n                                       alleen de regels en kaders beschreven waarbinnen dit proces plaats dient te vinden.\n                                       De proceseigenaren kunnen zelf het proces van vervanging zodanig ontwerpen en inrichten\n                                       dat het past binnen deze regels en kaders.\n\nContinu\u00efteit in de bedrijfsvoering en externe verantwoording zijn alleen mogelijk\n                                       als de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en er betrouwbare bewaarmethoden\n                                       zijn voor digitale informatie. Het proces van vervanging staat daarom niet op zichzelf,\n                                       maar is onderdeel van het archiveringssysteem, d.w.z. het geheel van mensen, middelen,\n                                       methoden, technieken en documenten waarmee de KNAW de archieffunctie vormgeeft. Daarbij\n                                       is de eis dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn het leidende\n                                       voorschrift.\n\nDe Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) heeft de intentie om\n                                       waar dat mogelijk en doelmatig is digitaal te werken. Dit heeft consequenties voor\n                                       de inrichting van de informatiehuishouding. Dat processen zoveel mogelijk digitaal\n                                       worden, betekent niet dat de KNAW geen analoge post meer ontvangt. Momenteel worden\n                                       deze ontvangen analoge documenten gedigitaliseerd, waarna de digitale kopie\u00ebn worden\n                                       opgeslagen in het centraal DMS of andere informatiesystemen. De analoge originelen\n                                       worden daarbij ook nog steeds fysiek opgeslagen, wat leidt tot dubbele beheerkosten.\n                                       De oplossing voor deze situatie is een vervanging van de documenten in de zin van\n                                       de Archiefwet 1995.\n\nVervanging is het overzetten van documenten/informatie op een andere drager waarna\n                                       de originele drager met de informatie wordt vernietigd en de nieuwe drager met de\n                                       informatie de status van origineel krijgt in de zin van de Archiefwet. Vervanging is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt. Vervanging\n                                       moet plaatsvinden met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te\n                                       vervangen archiefbescheiden voorkomen (Archiefbesluit 1995 art.6 lid 1). Daarbij is het verplicht om originele documenten na digitalisering te vernietigen.\n                                       Voor het vervangen neemt het bestuur van de KNAW als archiefwettelijk zorgdrager een\n                                       formeel vervangingsbesluit. Daarbij wordt bij vervanging dit handboek gehanteerd dat\n                                       een integraal onderdeel uitmaakt van het vervangingsbesluit.\n\nMet de vervanging kan de KNAW de hybride situatie gefaseerd be\u00ebindigen, wat een besparing\n                                       oplevert in operationele kosten (fysieke opslagruimte, opslagmateriaal en de administratieve\n                                       en fysieke werkzaamheden om de analoge documenten toegankelijk te houden). Door het\n                                       vernietigen van de vervangen papieren documenten worden dure meters archiefruimte\n                                       bespaard.\n\nAls de KNAW en haar instituten de analoge documenten vervangen, dient daarbij een\n                                       procedure te worden gehanteerd die past binnen de kaders van dit handboek. Het Handboek\n                                       voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse Akademie\n                                       van Wetenschappen ' heeft drie functies:\n\n\u2022 het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat\n                                             met zijn bevoegdheid tot vervanging;\n\n\u2022 het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk;\n\n\u2022 het onderbouwt dat de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave\n                                             van het origineel.\n\nDit handboek geeft inzicht in de aspecten van het door de KNAW toegepaste vervangingsproces,\n                                       zoals genoemd in artikel 26b van de Archiefregeling, te weten:\n\na. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een\n                                             opgave van de organisatieonderdelen en de categorie\u00ebn documenten waarvoor het vervangingsproces\n                                             geldt;\n\nb. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en\n                                             de randapparatuur;\n\nc. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;\n\nd. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;\n\ne. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend\n                                             de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter\n                                             zake van reproductie per batch of per stuk;\n\nf. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van\n                                             fouten;\n\ng. het proces van vernietiging van de vervangen documenten;\n\nh. de kwaliteitsprocedures.\n\nDe volgende wet- en regelgeving is van toepassing op het vervangingsbesluit en dit\n                                       Handboek vervanging:\n\n\u2022 de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling;\n\n\u2022 de Algemene verordening gegevensbescherming;\n\n\u2022 de Mandatenregeling KNAW en de Regeling Archiefbeheer KNAW;\n\n(zie bijlage 3 voor een overzicht van de daarin voorkomende regels ten aanzien van\n                                       vervanging).\n\nDe algemeen directeur is overeenkomstig artikel 3.2.8, onder b, van de Mandatenregeling\n                                       KNAW bevoegd tot het nemen van een besluit tot vervanging zoals bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Tot vervanging mag alleen worden besloten indien deze geschiedt met juiste en volledige\n                                       weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daartoe\n                                       worden de procedures gehanteerd zoals beschreven in dit handboek.\n\nHet vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat dit besluit gepubliceerd wordt op een daarvoor door de overheid\n                                       beschikbaar gestelde website.\n\nDe routinematige vervanging van inkomende post van de KNAW waarin zich persoonsgegevens\n                                          bevinden betreft een verwerking in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.\n                                          Deze persoonsgegevens worden daarbij verwerkt met het oog op archivering in het algemeen\n                                          belang, zoals bedoeld in artikel 5, lid 1b, artikel 9, lid 2j en artikel 89 van de\n                                          Algemene verordening gegevensverwerking. Deze verwerking wordt daarom niet als onverenigbaar\n                                          beschouwd met de oorspronkelijke doelstelling van de verwerking van de betreffende\n                                          gegevens. Met de in dit handboek opgenomen procedure voor vernietiging van de analoge\n                                          documenten na digitalisering wordt mede invulling gegevens aan passende waarborgen\n                                          om het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen.\n\nOvereenkomstig artikel 5 van de Regeling Archiefbeheer KNAW zijn de directeuren van\n                                       de instituten van de KNAW en de afdelingshoofden van het Stafbureau van de KNAW verantwoordelijk\n                                       voor het laten uitvoeren van het archiefbeheer binnen hun eigen instituut c.q. afdeling\n                                       in overeenstemming met daarvoor opgestelde reglementen.\n\nHet centrale postregistratie en archiefbeheer binnen het Stafbureau van de KNAW wordt\n                                       uitgevoerd door het team Documentaire Informatievoorziening (DIV), voor zover de documenten,\n                                       informatieobjecten of gegevens niet zijn opgenomen in een archief- of informatiesysteem\n                                       dat onder verantwoordelijkheid valt van een ander onderdeel van de organisatie. De\n                                       verantwoordelijkheid voor de vervanging van documenten binnen de processen van informatie-\n                                       of registratiesystemen die buiten de verantwoordelijkheid van DIV vallen, ligt bij\n                                       de betreffende proceseigenaren. De vervanging binnen die processen vindt ook plaats\n                                       overeenkomstig dit handboek, voor zover dit processen betreft waarvan de documentaire\n                                       neerslag binnen de reikwijdte van het in dit handboek beschreven vervangingsproces\n                                       valt (zie daarvoor hoofdstuk 3).\n\nIndien proceseigenaren of instituten van de KNAW over willen gaan tot de routinematige\n                                       vervanging van hun inkomende post, kunnen zij zich aansluiten bij het centraal vervangingsbesluit\n                                       en dit bijbehorend handboek. De proceseigenaar of instituutsdirecteur vult daarvoor\n                                       de verklaring in, zoals opgenomen in bijlage 2 van dit handboek.\n\nBij een vervangingsbesluit moet de zorgdrager uit hoofde van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 rekening houden met het belang van de in deze archiefbescheiden voorkomende gegevens\n                                       voor historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van\n                                       het cultureel erfgoed.\n\nAnaloge documenten kunnen sporen in zich dragen die in de toekomst bij historisch\n                                       onderzoek extra informatie geven over het proces waarbinnen het document is gegenereerd\n                                       of ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan een watermerk of de kwaliteit van het papier die\n                                       iets zeggen over het belang dat aan het betreffende document werd gehecht of aan bindsporen\n                                       die aantonen dat bepaalde documenten ooit aan elkaar hebben gezeten. Naast het historisch\n                                       belang is er het erfgoedbelang, dat wil zeggen dat een document als object als zodanig\n                                       betekenis heeft voor de samenleving of een maatschappelijke groep.\n\nIn het beschreven vervangingsproces van dit handboek is t.b.v. bovengenoemde belangen\n                                       opgenomen dat indien de digitale vervanging leidt tot verlies van informatie voor\n                                       toekomstig historisch onderzoek en/of als het originele object een bijzondere erfgoedwaarde\n                                       heeft, deze worden uitgesloten van vervanging.\n\nRoutinematige vervanging van analoge documenten heeft als risico dat documenten worden\n                                       vervangen waarvan het substituut geen rechtsgeldige status heeft of waaraan bij een\n                                       geschil onvoldoende bewijswaarde wordt toegekend. Om dit risico zo veel mogelijk te\n                                       beperken, is het vervangingsproces in het handboek voorzien van een aantal kwaliteitscontroles\n                                       en is er in paragraaf 3.4 van dit handboek een lijst opgenomen met categorie\u00ebn van\n                                       documenten die van vervanging worden uitgezonderd\n\nDit handboek is alleen van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen\n                                       analoge post, dat wil zeggen het systematisch scannen tijdens de postbehandeling van\n                                       ingekomen documenten in het kader van lopende werkprocessen. Het is niet van toepassing\n                                       op vervanging achteraf (retrospectieve vervanging of backlog scanning).\n\nHet handboek is zowel van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen\n                                       analoge post die wordt gearchiveerd binnen het centraal document management systeem\n                                       van het Stafbureau of van de deelnemende instituten als op de routinematige vervanging\n                                       van ingekomen analoge post die wordt ontvangen binnen processen waarvan de informatie\n                                       digitaal wordt opgeslagen in andere informatiesystemen en applicaties.\n\nDit besluit vervangt het Besluit tot vervanging van de personeelsdossiers van de Koninklijke\n                                       Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) van 4\u00a0juli 2018 voor zover het de routinematige\n                                       vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden in de personeelsdossiers\n                                       betreft. Dat besluit van 2018 blijft wel van toepassing op de retrospectieve vervanging\n                                       (vervanging met terugwerkende kracht) van de personeelsdossiers. De reeds gescande\n                                       stukken in de personeelsdossiers hoeven dus niet opnieuw te worden gescand en de nog\n                                       uit te voeren controle van reeds gescande documenten waarvan de papieren versies nog\n                                       moeten worden vernietigd vindt plaats onder het regime van het handboek voor de vervanging\n                                       van personeelsdossiers van 14\u00a0juni 2018.\n\nArtikel 26b van de Archiefregeling stelt specifieke eisen aan vervangingsbesluiten voor archiefbescheiden die in aanmerking\n                                       komen voor blijvende bewaring en dus voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats.\n                                       Hoewel deze eisen strikt genomen niet gelden voor vernietigbare archiefbescheiden,\n                                       past de KNAW artikel 26b ook toe op vernietigbare documenten. Ook voor die documenten\n                                       is het immers nodig om een zorgvuldige en goed gedocumenteerde beheerstrategie te\n                                       hebben gedurende de periode dat deze bescheiden moeten worden bewaard.\n\nHet handboek is alleen van toepassing op de routinematige vervanging van ingekomen\n                                       analoge post voor zover deze valt onder de wettelijke zorg van het bestuur van de\n                                       KNAW, dat wil zeggen inkomende post gericht aan:\n\n1. het bestuur, de directie, het KNAW-genootschap, De Jonge Akademie en de Akademie van\n                                             Kunsten;\n\n2. de instituten van de KNAW, voor zover deze deel uitmaken van de rechtspersoon KNAW;\n\n3. het stafbureau van de KNAW;\n\n4. tijdelijke en permanente commissies die als orgaan van bijstand en advies het bestuur\n                                             terzijde staan;\n\n5. organisaties waarvan de KNAW rechtsopvolger is;\n\n6. organisaties waarvoor de KNAW, vanwege haar wettelijke taken en activiteiten, werkzaamheden\n                                             uitvoert, voor zover de documenten de neerslag van deze werkzaamheden betreffen\n\nDe volgende documenten worden van vervanging uitgezonderd. Hiervan blijven de originelen\n                                       bewaard:\n\n1. Getekende overeenkomsten;\n\n2. (Notari\u00eble) akten;\n\n3. Documenten van juridische procedures, zoals bezwaarschriften, beroepschriften, dagvaardingen\n                                             en beslagleggingen;\n\n4. Stukken m.b.t. sociale verzekeringen en stukken die relevant zijn voor pensioenclaims;\n\n5. Bankafschriften;\n\n6. Bouwtekeningen en technische tekeningen;\n\n7. Waardepapieren die een (financi\u00eble) waarde vertegenwoordigen, waartoe in ieder geval\n                                             bankgaranties worden gerekend;\n\n8. Originele oorkondes;\n\n9. Documenten die als object een bijzondere cultuurhistorische waarde hebben;\n\n10. Documenten die door hun aard of vorm niet zonder informatie- of waardeverlies te digitaliseren\n                                             zijn;\n\n11. Documenten die onderdeel uitmaken van collecties;\n\n12. Onderzoeksgegevens.\n\nDaarbij wordt onder een collectie en onderzoeksgegevens respectievelijk verstaan:\n\n\u2022 collectie: een verzameling van documenten, gegevens en/of ander materiaal, gegenereerd\n                                             of verzameld, ontsloten en toegankelijk gemaakt ten behoeve van de uitvoering van\n                                             wetenschappelijk onderzoek, voor wetenschappelijke informatievoorziening of vanwege\n                                             de waarde van het materiaal als cultureel of institutioneel erfgoed;\n\n\u2022 onderzoeksgegevens: onderzoeksdata (o.a. bronnen voor onderzoek zoals teksten, meetgegevens,\n                                             audio- en videobestanden of databases), publicaties (o.a. alle openbaar gemaakte onderzoeksresultaten,\n                                             zoals artikelen, monografie\u00ebn, proefschriften of rapporten) en wetenschappelijke correspondentie.\n\nLet op! Als medewerkers die het vervangingsproces uitvoeren bij documenten die niet onder\n                                                      genoemde uitzonderingscategorie\u00ebn vallen toch twijfels hebben of vervanging is toegestaan,\n                                                      mogen zij daarvan de originele documenten bewaren. Zij kunnen in die gevallen bij\n                                                      de archivaris van de KNAW of de afdeling Juridische Zaken navragen of vervanging is\n                                                      toegestaan!\n\nTen behoeve van een goed toepassing van Optical Character Recognition (OCR) wordt\n                                       bij de vervanging een scanresolutie toegepast van 300 ppi (pixels per inch) bij standaard\n                                       A4. Deze resolutie wordt in de Metamorfoze-richtlijnen nodig geacht om de minimale\n                                       scherpte van 5 lp/mm (line pairs per millimeter) te halen. Deze scherpte is nodig\n                                       omdat bij lagere resoluties tekstherkenning wordt bemoeilijkt, waardoor de bruikbaarheid\n                                       van gegevens vermindert.\n\nOmdat het noodzakelijke kwaliteitsniveau van de scans bij inkomende poststukken zal\n                                       vari\u00ebren wordt de meest veilige handelwijze gekozen, namelijk om bij alle vervanging\n                                       te kiezen voor het hoogste, voor te bewaren bescheiden noodzakelijke, kwaliteitsniveau.\n                                       Dit betekent dat er standaard in kleur wordt gescand omdat dit betere tekstherkenningsresultaten\n                                       geeft. Over het algemeen geldt dat de visuele kwaliteit van een kleurenreproductie\n                                       beter is dan een opname in grijswaarden, zelfs als het gaat om teksten waarop uitsluitend\n                                       zwart en wit voorkomt.\n\nHet scannen van documenten vindt plaats op de in de gebouwen van de KNAW aanwezige\n                                       multifunctionele printers. Vanuit het oogpunt van vervanging voldoet de multifunctionele\n                                       printer (scanner) aan de volgende minimale eisen:\n\n\u2022 Er kan minimaal gescand worden in PDF 1.4, PDF/A, TIFF en JPG, zowel kleur als zwart/wit.\n\n\u2022 Voor een scan in full color is minimaal de volgende instelling mogelijk:\n\nkleur: 300 ppi met een bitdiepte van 24 (ook wel uitgedrukt als 8 bits RGB, met deze\n                                       scaninstellingen wordt voldaan aan NEN ISO 19005-1);\n\n\u2022 De multifunctionele scanner is voorzien van Optical Character Recognition-techniek.\n\n\u2022 Het is mogelijk om te scannen vanuit zowel een Automatic Document Feeder als direct\n                                             op een glasplaat.\n\n\u2022 Het is mogelijk om pagina\u2019s op A3 formaat of kleiner in \u00e9\u00e9n keer te scannen.\n\n\u2022 Het is mogelijk om te scannen naar e-mail, naar een netwerkmap, direct naar het document\n                                             management systeem als naar een aan de MFP te koppelen USB opslagmedium.\n\nInformatiesystemen waarin de digitale reproducties van ingekomen post worden opgeslagen\n                                       voorzien erin dat de volgende gegevens omtrent deze documenten aan de digitale documenten\n                                       worden gekoppeld:\n\n\u2022 entiteittype;\n\n\u2022 uniek identificatienummer;\n\n\u2022 naam van het document;\n\n\u2022 de afzender en geadresseerde (relatie);\n\n\u2022 de datum van het document;\n\n\u2022 de volledige inhoud van het document;\n\n\u2022 relaties met de andere documenten binnen het betreffende proces;\n\n\u2022 het formaat van het digitale bestand;\n\n\u2022 gebruiksrechten;\n\n\u2022 datum van aanmaak en event geschiedenis;\n\n\u2022 een classificatie.\n\nDe informatiesystemen die worden ingezet voor het beheer van de digitale reproducties\n                                       voorzien in:\n\n\u2022 gepaste beveiligingsmaatregelen;\n\n\u2022 een toegepaste autorisatiematrix;\n\n\u2022 een back-up, restore- en calamiteitenprocedure;\n\n\u2022 een exit-plan voor de in gebruik zijnde applicaties.\n\nPost wordt centraal gescand door daartoe aangewezen medewerkers. Zij besluiten om\n                                       documenten al dan niet te vervangen op basis onderstaande beslisboom.\n\nIngekomen analoge post wordt gescand binnen de volgende procedure:\n\nIn het vervangingsproces kunnen technische en procedurele fouten optreden. Bij technische\n                                       fouten gaat het bijvoorbeeld om pagina\u2019s die scheef in de scanner worden getrokken.\n                                       Voorbeelden van procedurele fouten zijn: onvolledig ontnieten of het foutief instellen\n                                       van de scanner waardoor dubbelzijdige originelen enkelzijdig worden gescand.\n\na) \nVolledigheid\n\nTijdens het klaarmaken van de poststukken voor het scannen, wordt er gecontroleerd\n                                             op volledigheid. Ook na het scannen van de documenten worden deze gecontroleerd op\n                                             volledigheid. Zijn alle pagina\u2019s die gescand moesten worden ook daadwerkelijk gescand?\n\nWanneer blijkt dat de scans niet compleet zijn, wordt de incomplete scan verwijderd\n                                             en het document opnieuw gescand. Deze wordt vervolgens weer opnieuw gecontroleerd\n                                             op volledigheid.\n\nb) \nLeesbaarheid\n\nNa het scanproces dient een beoordeling plaats te vinden op leesbaarheid, helderheid,\n                                             etc. Door de gebruikte scaninstellingen en de toepassing van de software kan er eigenlijk\n                                             niets mis zijn met de leesbaarheid. De medewerker die het scanproces uitvoert, checkt\n                                             op de monitor of de scan goed leesbaar is en alle informatie van het gescande document\n                                             bevat.\n\nDe leesbaarheid wordt vergroot door regelmatig onderhoud op de scanners (schoonmaken\n                                             van de glasplaat, transportrol, etc.).\n\nc) \nJuistheid\n\nDe authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de documenten\n                                             wordt gecontroleerd middels visuele controle direct na scanning van de bescheiden.\n                                             Mochten in de documenten onjuistheden voorkomen dan wordt er direct opnieuw gescand.\n\nd) \nTerugvindbaarheid\n\nDe documenten zijn terug te vinden doordat ze direct na het scannen worden opgeslagen\n                                             in de daarvoor bestemde mappen binnen of buiten de applicatie waarbinnen ze definitief\n                                             worden bewaard.\n\nVervolgens worden stukken binnen de daartoe afgesproken tijd geregistreerd binnen\n                                             de daarvoor beschikbare applicatie.\n\nAlle geregistreerde, fysieke documenten worden na het scannen en de controle van de\n                                       scans op registratiedatum gesorteerd opgenomen in een zogenaamde weekdozen, waarin\n                                       de papieren documenten een week worden bewaard. De weekdoos wordt na een week geleegd\n                                       in een afgesloten container voor te vernietigen vertrouwelijk papier. De inhoud van\n                                       de container wordt periodiek (minimaal 4 keer per jaar) vernietigd, overeenkomstig\n                                       paragraaf 5.4 van dit handboek.\n\nHet proces van vervanging is pas voltooid als de originele documenten, die zijn gescand\n                                       en waarvan de kwaliteit van de scan is gecontroleerd, zijn vernietigd. Bij vervanging\n                                       is vernietiging verplicht.\n\nDe daadwerkelijke vernietiging wordt uitgevoerd door een firma die beschikt over een\n                                       CA+ certificaat voor archief-, data- en productvernietiging van de Federatie Nederlandse\n                                       Oudpapier Industrie (FNOI).\n\nMet de partij die wordt ingeschakeld om de documenten namens de KNAW te vernietigen,\n                                       wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten, overeenkomstig artikel 28 van de Algemene\n                                       Verordening Gegevensbescherming en onder gebruikmaking van de modelovereenkomst van\n                                       de KNAW.\n\nVoor alle te vervangen ingekomen poststukken geldt dat:\n\n1. deze volledig moeten worden vervangen;\n\n2. deze na vervanging goed leesbaar moeten zijn;\n\n3. de digitale vervangende scans van deze documenten dezelfde functies kunnen vervullen\n                                             als het analoge origineel;\n\n4. de digitale vervangende scans van deze documenten worden opgenomen in het daartoe\n                                             aangewezen informatiesysteem;\n\n5. de metadata correct en volledig zijn ingevoerd in het betreffende informatiesysteem.\n\nHet hanteren van kwaliteitsprocedures voor volledigheid, leesbaarheid, juistheid en\n                                       terugvindbaarheid zorgt ervoor dat de digitale bescheiden aan dezelfde criteria voldoen\n                                       als de oorspronkelijke analoge bescheiden. Dat de vervangen poststukken aan deze kwaliteitseisen\n                                       voldoen wordt in meerder fases van het vervangingsproces gecontroleerd:\n\n\u2022 voorafgaand aan het scanproces;\n\n\u2022 tijdens het scanproces;\n\n\u2022 bij vernietiging van de originelen;\n\n\u2022 bij controle middels een jaarlijkse steekproef.\n\nVoorafgaand aan de toepassing van het vervangingsproces conform dit handboek wordt\n                                       tenminste \u00e9\u00e9n keer een representatieve test van het scanproces uitgevoerd. In de deze\n                                       test wordt het vervangingsproces zoals beschreven in hoofdstuk 5 van dit handboek\n                                       in z\u2019n geheel doorlopen.\n\nIn paragraaf 5.1 en 5.2 van dit handboek is beschreven hoe de volledigheid, leesbaarheid,\n                                       juistheid en terugvindbaarheid van het scanresultaat wordt gecontroleerd tijdens de\n                                       uitvoer van het scanproces.\n\nVoorafgaand aan het legen van de weekdoos in de container voor te vernietigen vertrouwelijk\n                                       papier, wordt een steekproef van vijf documenten (\u00e9\u00e9n per dag) genomen. Deze documenten\n                                       worden opnieuw gecontroleerd op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid.\n                                       Indien het resultaat niet 100% op niveau is, worden fouten hersteld en wordt vervolgens\n                                       een nieuwe steekproef genomen van tien documenten (twee per dag). Als opnieuw geen\n                                       kwaliteitsniveau van 100% wordt bereikt, worden alle documenten uit de betreffende\n                                       weekdozen opnieuw gecontroleerd, alvorens de doos definitief wordt geleegd in de container.\n\nOp de multifunctionele printers (scanner) vindt periodiek onderhoud plaats door de\n                                       leverancier. Dit onderhoud betreft ten minste het reinigen van de papierinvoer- en\n                                       transportrollen en de glasplaat. Onderdeel van het onderhoud is een controle van de\n                                       kwaliteit van het scanresultaat bij de instellingen, zoals genoemd in dit handboek.\n\nDe archivaris van de KNAW controleert periodiek de naleving van de in dit handboek\n                                       beschreven procedure. Daartoe maakt hij per proces waarbinnen documenten worden vervangen\n                                       een afspraak met de betreffende proceseigenaar. De archivaris controleert:\n\n1. of het vervangingsproces op de juiste manier wordt uitgevoerd;\n\n2. of het resultaat van het vervangingsproces voldoet aan de afgesproken norm.\n\nDe archivaris van de KNAW controleert het \u2018Handboek voor routinematige vervanging\n                                    van inkomende post van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen\u2019 ten\n                                    minste \u00e9\u00e9n keer per jaar op volledigheid, actualiteit en bruikbaarheid. Wijzigingen\n                                    in het handboek worden vastgesteld door de algemeen directeur van de KNAW.\n\nOndergetekende, beheerder van de archieven van de Koninklijke Nederlandse Akademie\n                                       van Wetenschappen\n\nVerklaart:\n\na. binnen de onderstaande processen over te gaan tot routinematige vervanging door digitale\n                                             reproducties van ontvangen analoge archiefbescheiden conform het Besluit routinematige\n                                             vervanging inkomende post KNAW 2021, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd;\n\nb. dat de reproductie geschiedt binnen een procedure die in overeenstemming is met de\n                                             in dit \u2018Handboek voor routinematige vervanging van inkomende post van de Koninklijke\n                                             Nederlandse Akademie van Wetenschappen\u2019 beschreven kaders.\n\nNaam instituut:\n\nAfdeling of team:\n\nNaam proces 1:\n\nMet ingang van:\n\n[datum invullen]\n\nNaam proces 2:\n\nMet ingang van:\n\n[datum invullen]\n\nNaam proces 3:\n\nMet ingang van:\n\n[datum invullen]\n\nNaam proces ...\n\nMet ingang van:\n\n[datum invullen]\n\nHandtekening:\n\nNaam1: [naam invullen]\n\nDatum: [datum invullen]\n\nArtikel 7:\n\nDe zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde\n                                          de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.\n\nArtikel 9, lid 1:\n\nBij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent\n                                          het ontwerpen van lijsten als bedoeld in artikel 5 alsmede omtrent de vervanging en\n                                          vervreemding van archiefbescheiden.\n\nArtikel 2, lid 1:\n\nBij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging\n                                          van archiefbescheiden door reprodukties en bij besluiten omtrent de vervreemding van\n                                          archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:\n\na. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;\n\nb. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;\n\nc. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en\n\nd. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen,\n                                                voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.\n\nArtikel 6:\n\n1. De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts\n                                                indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen\n                                                archiefbescheiden voorkomende gegevens.\n\n2. De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste\n                                                lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen\n                                                c en d.\n\n3. Bij ministeri\u00eble regeling kunnen nadere regels worden gesteld omtrent de vervanging,\n                                                bedoeld in het eerste lid.\n\nArtikel 8:\n\nDe zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring\n                                          op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden\n                                          bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging\n                                          of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door\n                                          het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet\n                                          waren vernietigd, vervangen of vervreemd.\n\nArtikel 26a Reikwijdte:\n\nOnder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie.\n\nArtikel 26b Aspecten vervangingsproces:\n\nDe zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst\n                                          voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van\n                                          het door hem toegepaste vervangingsproces:\n\ni. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een\n                                                opgave van de organisatieonderdelen en de categorie\u00ebn archiefbescheiden waarvoor het\n                                                vervangingsproces geldt;\n\nj. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en\n                                                de randapparatuur;\n\nk. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;\n\nl. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;\n\nm. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend\n                                                de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter\n                                                zake van reproductie per batch of per stuk;\n\nn. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van\n                                                fouten;\n\no. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;\n\np. de kwaliteitsprocedures.\n\nArtikel 5, lid 1b\n\nPersoonsgegevens moeten [...] voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde\n                                          doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden\n                                          onverenigbare wijze worden verwerkt; de verdere verwerking met het oog op archivering\n                                          in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden\n                                          wordt overeenkomstig artikel 89, lid 1, niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke\n                                          doeleinden beschouwd (\u201edoelbinding\u201d).\n\nArtikel 9\n\n1. Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen,\n                                                religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond\n                                                blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog\n                                                op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens\n                                                met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn verboden.\n\n2. Lid 1 is niet van toepassing wanneer aan een van de onderstaande voorwaarden is voldaan\n\n[...]\n\nj. de verwerking is noodzakelijk met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk\n                                                of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid\n                                                1, op grond van Unierecht of lidstatelijk recht, waarbij de evenredigheid met het\n                                                nagestreefde doel wordt gewaarborgd, de wezenlijke inhoud van het recht op bescherming\n                                                van persoonsgegevens wordt ge\u00eberbiedigd en passende en specifieke maatregelen worden\n                                                getroffen ter bescherming van de grondrechten en de belangen van de betrokkene.\n\nArtikel 89\n\nDe verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk\n                                          of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen\n                                          in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene.\n                                          Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn\n                                          getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen.\n                                          [...]\n\nArtikel 2.\n\nDe algemeen directeur behoudt zich de volgende bevoegdheden voor:\n\n[...]\n\nArtikel 3.2.8 Voorbehouden bevoegdheden overig\n\n[...]\n\nb. het nemen van besluiten ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de\n                                                KNAW op basis van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de daarop gebaseerde regelingen.\n\nArtikel 2. Organisatorische reikwijdte\n\n1. Het bestuur is in overeenstemming met artikel 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 zorgdrager voor de archiefbescheiden van de Koninklijke Nederlandse Akademie van\n                                                Wetenschappen (KNAW).\n\n2. Zij oefent deze zorg uit over de archiefbescheiden van:\n\na. het bestuur, de directie, het KNAW-genootschap, De Jonge Akademie en de Akademie van\n                                                      Kunsten;\n\nb. de instituten van de KNAW, voor zover deze deel uitmaken van de rechtspersoon KNAW;\n\nc. het Bureau van de KNAW;\n\nd. tijdelijke en permanente commissies die als orgaan van bijstand en advies het bestuur\n                                                      terzijde staan;\n\ne. organisaties waarvan de KNAW rechtsopvolger is;\n\nf. organisaties waarvoor de KNAW, vanwege haar wettelijke taken en activiteiten, werkzaamheden\n                                                      uitvoert, voor zover de archiefbescheiden de neerslag van deze werkzaamheden betreffen.\n\nArtikel 3. Archiefbescheiden\n\n1. Deze regeling is van toepassing op archiefbescheiden, te weten:\n\na. bescheiden, ongeacht de vorm, door de KNAW ontvangen of opgemaakt en intern dan wel\n                                                      extern gecommuniceerd ten behoeve van de werkzaamheden van de KNAW \u00f3f ter handhaving\n                                                      van de rechten van de KNAW;\n\nb. bescheiden, ongeacht de vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt\n                                                      door instellingen of personen, wier rechten of functies op de KNAW zijn overgegaan;\n\nc. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld\n                                                      van de onder a. of b. bedoelde archiefbescheiden.\n\n2. Deze regeling is zowel van toepassing op archiefbescheiden die volgens de selectielijst\n                                                in aanmerking komen voor blijvende bewaring als archiefbescheiden die in aanmerking\n                                                komen voor vernietiging, tenzij anders is vermeld.\n\n3. [...]\n\n4. Deze regeling is niet van toepassing op de collecties en onderzoeksgegevens van de KNAW of van \u00e9\u00e9n van\n                                                haar instituten;\n\n5. Deze regeling is niet van toepassing op de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.\n\nArtikel 5. Verantwoordelijkheden instituutsdirecteuren, stafhoofden en uitvoeringsverantwoordelijken\n\n1. De instituutsdirecteuren en de stafhoofden van het Bureau van de KNAW zijn verantwoordelijk\n                                                voor het laten uitvoeren van het archiefbeheer binnen hun eigen instituut c.q. afdeling\n                                                in overeenstemming met het bepaalde in deze regeling\n\nArtikel 12:\n\n1. Het vervangen van (een set van) archiefbescheiden vindt plaats op grond van een door\n                                                de algemeen directeur vastgesteld vervangingsbesluit.\n\n2. Het vervangen van archiefbescheiden vindt plaats met juiste en volledige weergave\n                                                van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.\n\n3. Van het vervangen wordt een verklaring opgemaakt die tenminste een specificatie van\n                                                de archiefbescheiden bevat."}