Title: wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit BZ 2015 - BWBR0036333

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0036333/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit BZ 2015 - BWBR0036333", "content": "Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 11\u00a0februari 2015, nr.\u00a0MinBuZa.2015.44528\n                                    met betrekking tot vervanging van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in\n                                    aanmerking komen (Vervangingsbesluit BZ 2015)\n\nDe Minister van Buitenlandse Zaken,\n\nGelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;\n\nBesluit\n\nDe digitale vervanging van papieren archiefbescheiden heeft betrekking op alle te\n                                    vernietigen en alle blijvend te bewaren archiefbescheiden van het Ministerie van Buitenlandse\n                                    Zaken.\n\nDe vervanging wordt al dan niet in eigen beheer uitgevoerd overeenkomstig het vervangingsproces\n                                    zoals beschreven in de documenten die in het kader van het archiefbeheer door de Minister\n                                    van Buitenlandse Zaken zijn vastgesteld.\n\n1 De vervangen archiefbescheiden worden direct na vaststelling van de kwaliteit van\n                                          de digitale reproductie vernietigd.\n\n2 Het eerste lid is niet van toepassing op de in de bijlage bij deze regeling beschreven categorie\u00ebn van archiefbescheiden, die\n\na. alleen in papieren vorm bestaan, omdat die bescheiden technisch niet te digitaliseren\n                                                zijn; of\n\nb. wel gedigitaliseerd zijn, maar waarvan het papieren exemplaar wordt aangehouden vanwege\n                                                bewijslast of het belang van de bedrijfsvoering.\n\n3 Als de noodzaak tot het aanhouden van papieren exemplaren vanwege bewijslast of bedrijfsvoering\n                                          vervalt, zullen van deze papieren archiefbescheiden slechts de digitale versies worden\n                                          aangehouden en wordt de papieren versie voorafgaand aan overdracht naar een archiefbewaarplaats\n                                          alsnog vernietigd.\n\nDeze regeling wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit BZ 2015.\n\nDeze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant\n                                    waarin zij wordt geplaatst.\n\nDeze regeling zal met de toelichting en de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.\n\nMinister\n\nPlaatsvervangend Secretaris-Generaal\n\nR. van Roeden\n\nDocumenten die in papieren vorm worden aangehouden zijn:\n\n1. Documenten die niet of nauwelijks kunnen worden gescand vanwege bijvoorbeeld de omvang\n                                       (denk hierbij aan bouwtekeningen op A1 of A2 formaat).\n\n2. Documenten met bijzondere uiterlijke verschijningsvorm of symbolische waarde waaronder\n                                       documenten met lakzegels, zoals verdragen, geloofsbrieven en door bewindspersonen\n                                       ondertekende of anderszins unieke condoleancekaarten met een grotere waarde dan een\n                                       gescand evenbeeld daarvan.\n\n3. Bepaalde documenten die in het internationale rechtsverkeer in digitale vorm geen\n                                       algemeen geaccepteerde rechtsgeldige status hebben, waaronder:\n\n\u2022 verdragen, volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding;\n\n\u2022 processen-verbaal behorend bij de depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften\n                                             van multilaterale verdragen en zeekaarten die behoren bij verdragen;\n\n\u2022 documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben\n                                             en/of als zodanig door de Directie Juridische Zaken aangemerkte documenten.\n\nDocumenten die tijdelijk1 in papieren vorm worden aangehouden zijn:\n\n4.  Documenten waarin het ministerie namens de Staat in het civielrecht optreedt als\n                                       contractspartij bij privaatrechtelijke rechtsverhoudingen, namelijk:\n\n\u2022 koop- en huurcontracten van onroerende zaken;\n\n\u2022 gerechtelijke uitspraken;\n\n\u2022 notari\u00eble akten.\n\n5. Processtukken waarbij in geval van meningsverschillen terug wordt gegrepen op papieren\n                                       documenten:\n\n\u2022 binnen het internationaal recht: alle processtukken van zaken bij het Europees Hof\n                                             voor de Rechten van de Mens of bij de verschillende VN-mensenrechtentribunalen;\n\n\u2022 binnen het Europees recht: alle processtukken van zaken bij het Hof van Justitie van\n                                             de Europese Unie (Hof, Gerecht en Ambtenarengerecht) en het EVA-Hof.\n\n6. Hoger dan departementaal vertrouwelijk gerubriceerde stukken die op grond van regelgeving\n                                       over informatiebeveiliging niet in het record-management-systeem mogen worden opgeslagen.\n\n7. Documenten op posten die conform lokaal recht alleen in papieren vorm rechtsgeldig\n                                       zijn, zoals loonstroken, stukken m.b.t. sociale verzekeringen en stukken relevant\n                                       voor pensioenclaims."}