Title: wetten.nl - Regeling - Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin - BWBR0010854

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0010854/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin - BWBR0010854", "content": "Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin\n\nWij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau,\n                                    enz. enz. enz.\n\nOp de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,\n                                    F. van der Ploeg, van 8 november 1999, nr. WJZ/1999/43066(8097) , directie Wetgeving\n                                    en Juridische Zaken, gedaan in overeenstemming met het Kabinet der Koningin;\n\nGelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;\n\nGezien het advies van de Raad voor cultuur van 3 juni 1997, nr. arc-97.933/2;\n\nHebben goedgevonden en verstaan:\n\nDe bij dit besluit gevoegde \u2019Selectielijst van het Kabinet der Koningin 1994\u20132015\u2019 en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de\n                                    Staatscourant waarin het wordt geplaatst.\n\nOnze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering\n                                       van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.\n\nStaatssecretaris\n\nF. van der Ploeg\n\n1. Inleiding\n\n2. Organisatie\n\n3. Taakgebieden\n\n4. Selectie-uitgangspunten\n\n5. Totstandkoming van de lijst\n\n6. Systematiek van de lijst\n\nA. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin\n\n1. Fungeren als trait d\u2019union\n\n2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd\n\n3. Overige ambtelijke ondersteuning\n\nB. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak\n\nC. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen\n\n1. Organisatie-ontwikkeling\n\n2. Bestuurs- en beheershandelingen\n\n3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer\n\n4. Overlegstructuren\n\n5. Documentaire Informatievoorziening\n\n6. Dienstuitoefening\n\n7. Financieel beheer\n\n8. Personeelsbeheer\n\nDe Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de overheid archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat\n                                       te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor\n                                       in aanmerking komende archiefbescheiden. Voor deze vernietiging is een selectielijst\n                                       het instrument. Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 regelt de ontwerp- en de vaststellingsprocedure voor selectielijsten. Hierin is aangegeven\n                                       dat bij het ontwerpen rekening gehouden moet worden met:\n\nde taak van het desbetreffende overheidsorgaan;\n\nde verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;\n\nde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;\n\nhet belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen,\n                                             voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.\n\nDe selectielijst van het Kabinet der Koningin is gebaseerd op het \u2019Institutioneel\n                                       onderzoeksrapport Kabinet der Koningin\u2019. Het beschrijft per handeling of de neerslag\n                                       ervan overgebracht moet worden naar de Rijksarchiefdienst. Het overbrengen dient te\n                                       geschieden volgens de \u2019Normen goede en geordende staat\u2019. Met alle bovengenoemde belangen\n                                       is in deze lijst rekening gehouden. De selectielijst Kabinet der Koningin wijkt af\n                                       van andere lijsten; de lijst heeft betrekking op de organisatie en afzonderlijke taakgebieden\n                                       van het Kabinet en bestrijkt dus geen beleidsterrein. Gelet op het bijzondere karakter\n                                       van het Kabinet en de beperkte omvang van de organisatie is de lijst tevens bedoeld\n                                       als een werkinstructie inzake het beheer van de gegevensbestanden. Het is om deze\n                                       reden dat ook de handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering/ondersteunende\n                                       processen erin zijn opgenomen. Als model is de selectielijst van de Algemene Rekenkamer\n                                       gebruikt 1. De periode waarvoor deze selectielijst geldt is 1994 - 2015.\n\nHet Kabinet der Koningin valt als zelfstandig rijksorgaan onder begrotingshoofdstuk\n                                       II van de Rijksbegroting (Hoge Colleges van Staat en Kabinet der Koningin). De positie\n                                       en taken zijn neergelegd in het koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44 en\n                                       het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17.\n\nHet Kabinet bestaat uit een directeur, een plaatsvervangend directeur en vier afdelingen.\n                                       De directeur en de plaatsvervangend directeur worden bij koninklijk besluit benoemd.\n                                       De overige personeelsleden worden bij beschikking van de directeur benoemd, bevorderd\n                                       en ontslagen. Deze bevoegdheid is hem daartoe bij mandaat verleend. De feitelijke\n                                       uitvoering daarvan ligt bij de directeur personeelszaken van het ministerie van Binnenlandse\n                                       Zaken. Op de ambtenaren van het Kabinet der Koningin is van toepassing de Ambtenarenwet 1929 (Stb. 1929, 530).\n\nDe in de loop der tijd aan het Kabinet der Koningin opgedragen taken zijn:\n\na.  ambtelijk ondersteunen van de Koningin bij de uitoefening van haar staatsrechtelijke\n                                             taken en fungeren als trait d\u2019union tussen de Koningin en ministers;\n\nb.  bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden;\n\nc.  interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen.\n\nDeze taken worden hierna toegelicht.\n\nDeze taak richt zich op drie onderdelen:\n\n1\u00ba. \nFungeren als trait d\u2019union\n\nHet registreren, inhoudelijk samenvatten en aan de Koningin doorgeleiden van alle\n                                             door de bewindspersonen aangeboden stukken. Deze stukken zijn:\n\nvoordrachten en nadere rapporten van ministers en staatssecretarissen met betrekking\n                                                   tot voorstellen van wet, ontwerp-algemene maatregelen van bestuur, ontwerp-koninklijke\n                                                   besluiten en aangenomen (rijks)wetten;\n\naanhangigmakingen bij de Raad van State van ontwerp-goedkeuringswetten voor verdragen,\n                                                   van voorstellen van wet en van algemene maatregelen van bestuur;\n\nverlofaanvragen van ministers en staatssecretarissen;\n\nmachtigingen tot afwijzing van gratieverzoeken, tot administratieve wijziging van\n                                                   getekende koninklijke besluiten, tot afwijzing verzoekschriften militairen en tot\n                                                   het vragen van agr\u00e9ment voor toekennen van koninklijke onderscheidingen en voor toelaten\n                                                   buitenlandse ambassadeurs en consuls;\n\nnota\u2019s, rapporten en brieven van particulieren, ministers of staatssecretarissen\n                                                   en (overheids-)instanties;\n\ndankbetuigingen van gedecoreerden voor verleende koninklijke onderscheidingen.\n\nHet ontvangen, lezen en ter behandeling aan de ministeries overdragen van de van particulieren\n                                                   ontvangen verzoekschriften.\n\nArtikel 5 van de Grondwet 1983 en 1987 geeft ieder het recht schriftelijk verzoeken in te dienen bij het bevoegd\n                                                   gezag. Op basis van dit grondwetsartikel ontvangt de Koningin jaarlijks vele verzoekschriften.\n                                                   Deze verzoekschriften worden na registratie:\n\nhetzij om bericht en raad voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris;\n                                                   ten aanzien van deze verzoekschriften ontvangt de Koningin achtergrondinformatie en\n                                                   het antwoord in concept dat de bewindspersoon voornemens is te geven; na instemming\n                                                   ontvangt de betrokken bewindspersoon de machtiging tot afdoening van het stuk in de\n                                                   voor-gestelde vorm; in incidentele gevallen kan daarnaast een korte noodzakelijk geachte\n                                                   wijziging ter nadere overweging worden voorgelegd;\n\nhetzij ter afdoening toegezonden aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris;\n                                                   na afdoening door het ministerie ontvangt het Kabinet een afschrift van het verzonden\n                                                   antwoord of de mededeling dat het ministerie het verzoekschrift deponeert en geen\n                                                   verdere actie onderneemt;\n\nhetzij gedeponeerd (onsamenhangende brieven, waaruit geen concreet probleem is te\n                                                   distilleren).\n\nDaarnaast moeten op basis van wettelijke regelingen bepaalde verzoekschriften aan\n                                                   de Koningin worden gericht. Een deel van deze verzoekschriften wordt rechtstreeks\n                                                   gezonden naar de verantwoordelijke minister (bijvoorbeeld naturalisaties, naamswijzigingen)\n                                                   of naar een door hem daartoe aangewezen ambtsdrager (bijvoorbeeld sollicitaties naar\n                                                   het ambt van burgemeester worden verstuurd naar de Commissaris der Koningin in de\n                                                   provincie, waarbinnen de vacature ontstaat). De overige verzoekschriften (bijvoorbeeld\n                                                   verzoeken om gratie en ontslag) ontvangt het Kabinet rechtstreeks. Deze worden na\n                                                   registratie ter behandeling voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris.\n                                                   Gehonoreerde verzoekschriften komen in de vorm van een (ontwerp)koninklijk besluit\n                                                   weer bij het Kabinet terug.\n\nIn de trait d\u2019union-functie staat het Kabinet der Koningin tussen de Koningin enerzijds\n                                                   en de ministers en de staatssecretarissen anderzijds in. Het Kabinet brengt de verbinding\n                                                   tot stand; dit komt tot uitdrukking in de correspondentie die de Directeur namens\n                                                   de Koningin voert en zijn bemiddeling bij het totstandkomen van contacten.\n\n2\u00ba. \n Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd\n\nDeze taak omvat de volgende onderdelen:\n\nhet verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin ten behoeve van periodieke,\n                                                   dat wil zeggen met een zekere regelmaat terugkerende, ontvangsten (bewindspersonen,\n                                                   leden Staten-Generaal, Gouverneurs, Commissarissen der Koningin, burgemeesters e.d.)\n                                                   en incidentele ontvangsten in verband met bijvoorbeeld het afleggen van de eed of\n                                                   belofte in handen van de Koningin;\n\nhet verzamelen van achtergrondinformatie ten behoeve van inkomende en uitgaande staatsbezoeken,\n                                                   offici\u00eble bezoeken en werkbezoeken;\n\nhet verzamelen van achtergrondinformatie over andere relevante onderwerpen voor de\n                                                   Koningin;\n\nhet voeren van correspondentie namens de Koningin;\n\nhet opstellen en overbrengen van boodschappen aan staatshoofden van vreemde mogendheden\n                                                   via het ministerie van Buitenlandse Zaken en ambassades.\n\n3\u00ba. \nOverige ambtelijke ondersteuning\n\nDeze taak heeft betrekking op de ambtelijke ondersteuning bij de kabinetsformatie\n                                             en de troonrede en omvat:\n\nhet fungeren als trait d\u2019union tussen Koningin en ministers en staatssecretarissen;\n\nhet voeren van correspondentie namens de Koningin;\n\nhet verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin;\n\nandere vormen van ambtelijke ondersteuning zoals het opstellen en uitgeven van communiqu\u00e9s\n                                                   bij de kabinetsformatie.\n\nVoorts heeft deze taak betrekking op de ambtelijke ondersteuning tijdens het regentschap.\n                                                   Het Kabinet der Koningin vervult voor de Regent dezelfde werkzaamheden als voor de\n                                                   Koningin, dat wil zeggen draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de Regent\n                                                   bij de uitoefening van zijn staatsrechtelijke taken en fungeert als trait d\u2019union\n                                                   tussen de Regent en ministers.\n\nArtikel 37 van de Grondwet 1983 vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent 2. Indien toepassing moet worden gegeven aan artikel 38 van de Grondwet, op grond waarvan de Raad van State het koninklijk gezag uitoefent, vervult het Kabinet\n                                                   der Koningin dezelfde ambtelijke ondersteunende werkzaamheden als voor de Regent.\n                                                   Gezien het feit dat de Raad van State sedert 1890 niet meer geroepen is het koninklijk\n                                                   gezag uit te oefenen, wordt in casu alleen volstaan met deze vermelding.\n\nDeze taak die van oudsher aan de Directeur is opgedragen staat vermeld in het koninklijk\n                                       besluit van 14 december 1893, nr. 17, en in de Archiefwet 1995. Deze taak omvat het registreren, rappelleren, archiveren, verfilmen van alle archiefbescheiden\n                                       en overdragen daarvan aan het Algemeen Rijksarchief. Voorts verschaft het Kabinet\n                                       aan tal van instanties en particulieren informatie over de in het archief opgenomen\n                                       documenten.\n\nTer ondersteuning van de primaire processen worden ondersteunende handelingen uitgevoerd.\n                                       Deze hebben betrekking op:\n\norganisatie-ontwikkeling;\n\nbestuurs- en beheershandelingen;\n\nprivaatrechtelijke handelingen en materieel beheer;\n\noverlegstructuren;\n\ndocumentaire informatievoorziening;\n\ndienstuitoefening;\n\nfinancieel beheer;\n\npersoneelsbeheer.\n\nDe selectie met betrekking tot het overbrengen van de archiefbescheiden richt zich\n                                       op de handelingen van het Kabinet der Koningin. Er wordt een scheiding aangebracht\n                                       tussen te bewaren (naar de Rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te\n                                       vernietigen gegevens. In samenhang met andere selectielijsten moeten de gegevens een\n                                       reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk maken. Het Kabinet\n                                       valt niet onder een van de gangbare beleidsterreinen en derhalve gelden andere selectiecriteria.\n                                       In deze lijst is voor elke handeling een waardering aangegeven (bewaren/vernietigen),\n                                       op grond van de volgende criteria.\n\nVoor het taakgebied \u2019bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten\n                                       en soortgelijke regeringsbescheiden\u2019 geldt als criterium de functie van \u2019d\u00e9pot des\n                                       lois\u2019. Het Staatsarchief is de complete verzameling van originele staatsstukken zoals\n                                       de wetten, algemene maatregelen van bestuur en koninklijke besluiten. Het archief\n                                       geeft inzicht in het functioneren van de regering op het hoogste niveau: het vormt\n                                       als het ware het sluitstuk van de besluitvorming op de ministeries en is daarmee te\n                                       beschouwen als een toegang op alle ministerie-archieven. Het gehele Staatsarchief\n                                       blijft bewaard.\n\nVoor de andere taakgebieden is steeds de afweging gemaakt of de neerslag ook elders\n                                       aanwezig is. Belangrijke selectiecriteria die het Kabinet hierbij hanteert zijn:\n\nexterne verantwoording of verslaglegging;\n\ninrichting en werkprocedures;\n\nbijzondere tijdsomstandigheden (Tweede Wereldoorlog).\n\nIn de praktijk betekent dit dat de neerslag van de handelingen ter vervulling van\n                                       de primaire taken van het Kabinet der Koningin bijna integraal voor bewaring in aanmerking\n                                       komt. E\u00e9n categorie valt daarbuiten. De neerslag van de verzoekschriftenadministratie\n                                       zal op termijn worden vernietigd. Deze bestaat uit registratie en afschriften; het\n                                       feitelijke dossier betreffende verzoekschriften berust bij de ministeries welke zijn\n                                       belast met de behandeling van de verzoekschriften. Voor het extern verantwoordingsbelang\n                                       en de service die het Kabinet aan rekestranten wil bieden is een bewaartermijn van\n                                       20 jaar gesteld. Hierop is \u00e9\u00e9n uitzondering. Van die verzoekschriften die om bericht\n                                       en raad aan de betreffende bewindspersonen worden gezonden blijft het dossier permanent\n                                       bewaard.\n\nDe neerslag van de handelingen in de sfeer van bedrijfsvoering en ondersteuning zal\n                                       op termijn worden vernietigd, conform de daarvoor vastgestelde wettelijke termijnen.\n\nIngevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende\n                                       gebeurtenissen of personen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van\n                                       vernietiging worden uitgezonderd.\n\nHet eerste concept van een selectielijst dateert van 28 december 1994. Een tweede\n                                       concept volgde eind 1995. Aan het ingevolge artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 gevoerde driehoeksoverleg namen de volgende personen deel:\n\nals deskundige ten aanzien van de organisatie en taken van het Kabinet der Koningin:\n                                             mr. J. van Ingen, directie-adviseur van het Kabinet der Koningin en auteur van het\n                                             institutioneel onderzoek;\n\nals deskundige ten aanzien van het archiefbeheer: mw. G. Keijzer-Bald\u00e9, hoofd van\n                                             de afdeling Documentaire Informatievoorziening van het Kabinet der Koningin;\n\nals vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris: drs. R.C. Hol, Rijksarchivaris\n                                             PIVOT.\n\nOver de kwestie van de toepassing van wet- en regelgeving inzake de openbaarheid in\n                                       relatie tot de belangen voor de recht- en bewijszoekende burger is overleg gevoerd\n                                       met het ministerie van Justitie, afdeling Gratie, en het ministerie van Algemene Zaken.\n                                       Het ging hierbij in het bijzonder om de gratieverleningen en de kroonberoepen.\n\nOp 3 mei 1996 is de ontwerp-selectielijst door de Directeur van het Kabinet der Koningin\n                                       aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen aangeboden. Van het\n                                       gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt,\n                                       dat tegelijk met de ontwerp-selectielijst naar de Raad voor Cultuur is verstuurd.\n                                       Vanaf 1 juli 1996 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage\n                                       bij de bibliotheken van het Kabinet der Koningin, het ministerie van Onderwijs, Cultuur\n                                       en Wetenschappen, het Algemeen Rijksarchief en de rijksarchieven in de provincie.\n                                       De terinzagelegging heeft niet geresulteerd in een reactie. Na afloop van de terinzagelegging\n                                       is de ontwerp-selectielijst op 28 augustus 1996 om advies gezonden naar de Raad voor\n                                       Cultuur.\n\nHet advies van de Raad voor Cultuur van 3 juni 1997 (arc-97.933/2) heeft geleid tot\n                                       nader overleg tussen het Kabinet der Koningin en de Algemene Rijksarchivaris. Naar\n                                       aanleiding van het advies zijn de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst\n                                       aangebracht:\n\nin de titel van de selectielijst is de periode 1994\u20132015 opgenomen;\n\nbij handeling A.1.2 is de waardering bewaren toegekend aan de strips met aantekeningen\n                                             van het Staatshoofd en uitgebreide strips betreffende ingewikkelde wet- en regelgeving;\n\nde waardering van handeling C.7.7 is gewijzigd van vernietigen in bewaren.\n\nDe selectielijst is opgedeeld in de drie taakgebieden die hierboven zijn omschreven.\n                                       Per taakgebied is een opsomming gegeven van de handelingen. In de linkerkolom staat\n                                       het volgnummer, in de tweede kolom de omschrijving van de handeling, in de derde kolom\n                                       de producten, in de vierde kolom de bewaartermijn en in de vijfde kolom eventuele\n                                       toelichtingen.\n\nDe kolommen in de overzichten van deze selectielijst hebben de volgende betekenis:\n\nNr. = volgnummer van de handeling\n\nOmschrijving = korte omschrijving van de handeling\n\nProducten = (schriftelijke) neerslag van de handeling\n\nTermijn = bewaartermijn (bewaren = permanent bewaren: betekent na 20 jaar overdragen\n                                    aan ARA; x jaar = x jaren bewaren, daarna vernietigen;\n\nna vervanging = vernietigen van een stuk nadat vervanging daarvan heeft plaatsgehad)\n\nToelichting = ruimte voor toelichting\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nA.1.1\n\nHet ontvangen en\n\nRegistratie\n\na. bewaren\n\nb. De originele\n\nregistreren van:\n\nverzoekschriften\n\na. wetsvoorstellen,\n\nworden doorgezonden\n\nontwerp-koninklijke\n\nnaar de\n\nbesluiten, verdragen en\n\nverantwoordelijke\n\nandere door de Koningin te\n\nbewindspersonen. Het\n\ntekenen stukken;\n\nKabinet behoudt\n\nb. verzoekschriften en\n\nb. 20 jaar\n\nslechts een\n\nafschriften van\n\nregistratie en de\n\nantwoordbrieven van\n\nafschriften van\n\nbewindslieden;\n\nantwoorden op de\n\nc. boodschappen van\n\nc. bewaren\n\nverzoekschriften. Het\n\nstaatshoofden van vreemde\n\ndossier berust bij de\n\nmogendheden;\n\nministeries.\n\nd. overige aan het Kabinet\n\nd. bewaren\n\nder Koningin gerichte\n\nstukken.\n\nA.1.2\n\nHet op vormvereisten\n\n- strips (samenvattingen)\n\n- strips:\n\nDe strip is een korte\n\ncontroleren, inhoudelijk\n\n- wetsvoorstellen met\n\nvernietigen na\n\nsamenvatting van de\n\nsamenvatten, administreren\n\nmemorie van toelichting\n\nafhandeling,\n\ninhoud voor de\n\nen doorgeleiden aan de\n\n- AMvB's met nota van\n\nbehalve strips\n\nKoningin.\n\nKoningin van alle van de\n\ntoelichting\n\nmet\n\nDe door de Koningin\n\nbewindslieden afkomstige\n\n- ontwerp-KB's (eventueel\n\naantekeningen\n\ngetekende stukken\n\nontwerp-wet en regelgeving\n\nmet toelichting)\n\nvan het\n\ngaan voor contraseign\n\nen overige stukken die ter\n\n- verdragen met toelichtende\n\nStaatshoofd en\n\nterug naar de\n\ngoedkeuring/kennisneming\n\nnota\n\nuitgebreide\n\nbewindslieden en\n\naan de Koningin worden\n\n- adviezen Raad van State\n\nstrips\n\nkomen daarna ter\n\nvoorgelegd.\n\n- voordrachten bewindslieden\n\nbetreffende\n\nbewaring terug op het\n\n- nadere rapporten\n\ningewikkelde\n\nKabinet (zie A.1.4).\n\nbewindslieden\n\nwet- en\n\n- minuut-brieven\n\nregelgeving\n\n- overige\n\nproducten:\n\nbewaren\n\nA.1.3\n\nHet doorzenden aan\n\na. registratie\n\na. bewaren\n\nb. De\n\nministeries en Hoge\n\nb. verzendbevestigingen\n\nb. 1 jaar\n\nverzendbevestiging is\n\nColleges van Staat van door\n\neen administratief\n\nde Koningin afgedane\n\nhulpmiddel.\n\nstukken\n\nA.1.4\n\nHet ontvangen van\n\nregistratie originele\n\nbewaren\n\nDe originele wet- en\n\ngecontrasigneerde wetten,\n\nwetten, AMvB's, KB's\n\nregelgeving blijft\n\nAMvB's en KB's\n\nbewaard (d\u00e9pot des\n\nlois). Zie B.1.\n\nA.1.5\n\na. Het lezen en ter\n\na. Samenvattingen van de\n\na. 20 jaar\n\na. en b. De\n\nbehandeling overdragen of\n\ninhoudgeleidestempels c.q.\n\nregistratie van de\n\nom bericht en raad\n\napostilles, minuut-\n\nverzoekschriften aan\n\nverzenden aan de betrokken\n\nontvangstbevestigingsbrieven\n\nhet staatshoofd wordt\n\nbewindslieden van de van\n\nen minuut-\n\n20 jaar bewaard, de\n\nparticulieren ontvangen\n\ndoorgeleidingsbrieven\n\nverzoekschriften zelf\n\nverzoekschriften.\n\nb. afschriften\n\nb. 20 jaar\n\nworden ter afdoening\n\nb. Het kennisnemen van\n\nc. rapporten en minuut-\n\nc. bewaren\n\ndoorgezonden aan de\n\nafschriften van door de\n\nmachtigingsbrieven\n\nbetrokken\n\nbewindslieden verzonden\n\nd. notities\n\nd. bewaren\n\nbewindslieden. Het\n\nantwoordbrieven aan\n\nKabinet der Koningin\n\nadressanten op ter\n\nontvangt ter\n\nter behandeling\n\nkennisneming de\n\novergedragen\n\ndoor\n\nverzoekschriften.\n\nde bewindslieden\n\nc. Het kennisnemen van\n\nopgestelde\n\nrapporten inzake om bericht\n\nantwoordbrieven.\n\nen raad verzonden\n\nN.B. Een zeer beperkt\n\nverzoekschriften en\n\naantal\n\nopstellen van\n\nverzoekschriften\n\nmachtigingsbrief ter\n\nwordt gedeponeerd en\n\nafdoening door\n\nkomt niet voor\n\nbewindslieden.\n\nblijvende bewaring in\n\nd. Het verstrekken van\n\naanmerking. Het\n\ninformatie uit en over\n\nbetreft\n\nverzoekschriften aan de\n\nonsamenhangende\n\nKoningin.\n\nbrieven, waaruit geen\n\nconcreet probleem is\n\nte distilleren.\n\nc. De rapporten\n\nbetreffende bericht-\n\nen raadstukken hebben\n\neen zwaarder\n\nkarakter; bij de\n\nbeantwoording van\n\ndeze brieven is de\n\nKoningin inhoudelijk\n\nbetrokken. Deze komen\n\nderhalve voor\n\nbewaring in\n\naanmerking.\n\nd.\n\nManagementoverzichten\n\nmet een samenvatting\n\nover de inhoud van\n\nverzoekschriften\n\nworden bewaard.\n\nA.1.6\n\na. Het vastleggen op\n\n- microfilms\n\na. bewaren\n\na. Zie B.1.\n\nmicrofilm en het archiveren\n\n- archiefstukken\n\nb. Gedeponeerde\n\nvan wetten, AMvB's en KB's\n\nverzoekschriften zijn\n\nmet de daarbij behorende\n\noverwegend\n\n(nadere) rapporten,\n\nonsamenhangende\n\nadviezen en\n\nbrieven, waaruit geen\n\naanbiedingsbrieven e.d.\n\nconcreet probleem is\n\nb. Het archiveren van te\n\nb. 20 jaar\n\nte distilleren.\n\ndeponeren verzoekschriften.\n\nc. Het archiveren van\n\nc. bewaren\n\nbericht en raadrapporten\n\nmet kopie verzoekschriften.\n\nA.1.7\n\nOpstellen en overbrengen\n\nnotities\n\nbewaren\n\nvan boodschappen aan\n\nstaatshoofden van vreemde\n\nmogendheden via het\n\nMinisterie van Buitenlandse\n\nZaken en ambassades\n\nA.1.8\n\nSecretariaatswerkzaamheden:\n\n- adreslijsten\n\nna vervanging\n\nperiodieke\n\nwerkplanning, samenstellen\n\n- agenda's\n\nbijstelling; oud\n\noverzichten en bijhouden\n\n- planningsoverzichten\n\nvervalt\n\nagenda's\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nA.2.1\n\nachtergrondinformatie\n\n- notities met curriculum\n\nbewaren\n\nvoor de Koningin ten\n\nvitae\n\nbehoeve van\n\n- werkdossiers\n\nperiodieke, d.w.z.\n\n- notities\n\nmet een zekere\n\nregelmaat\n\nterugkerende,\n\nontvangsten\n\n(bewindslieden, leden\n\nStaten-Generaal,\n\nGouverneurs,\n\nCommissarissen der\n\nKoningin en anderen)\n\nen incidentele\n\nontvangsten in\n\nverband met\n\nbijvoorbeeld het\n\nafleggen van de\n\need/belofte in handen\n\nvan de Koningin;\n\nb. Ontvangst van bij\n\nhet Hof\n\ngeaccrediteerde\n\nambassadeurs;\n\nc. Inkomende en\n\nuitgaande\n\nstaatsbezoeken,\n\noffici\u00eble bezoeken en\n\nwerkbezoeken;\n\nd. Andere relevante\n\nonderwerpen.\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nA.3.1\n\nAmbtelijke en\n\n- draaiboeken\n\nHet Kabinet der\n\nadministratieve\n\n- minuut-brieven\n\nKoningin\n\nondersteuning bij\n\n- communiqu\u00e9s\n\nverzorgt ook de\n\nkabinetsformaties\n\n- adviezen Voorzitter\n\ncommuniqu\u00e9s bij\n\nEerste en Tweede Kamer;\n\ntussentijds\n\nVice-President van de\n\naftredende\n\nRaad van State en\n\nbewindslieden.\n\nfractievertegenwoordigers\n\npolitieke partijen Tweede\n\nKamer\n\n- rapporten (in-\n\n)formateur\n\n- gespreksnotities\n\nA.3.2\n\nAmbtelijke en\n\n- draaiboeken\n\nbewaren\n\nadministratieve\n\n- troonredes\n\nondersteuning bij\n\nde troonrede\n\nA.3.3\n\nWaarneming\n\nidem bij staatshoofd\n\nbewaren\n\nHet Kabinet der\n\nkoninklijk gezag\n\nKoningin\n\ndoor Regent en\n\nverricht voor\n\nRaad van State\n\nde Regent en de\n\nRaad van State\n\ndezelfde\n\nwerkzaamheden\n\nals voor de\n\nKoningin als\n\nstaatshoofd.\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nB.1\n\nHet bewaren van\n\nKabinetsarchief\n\nbewaren\n\nKabinetsarchief\n\nde\n\n(zie A.1.4).\n\nwordt\n\noorspronkelijke\n\novergedragen na\n\nstaatsstukken\n\nhet verstrijken\n\nvan een termijn\n\nvan 20 jaar.\n\nVan de stukken\n\nwordt tevens\n\neen kopie\n\ngemaakt op\n\nmicrofilm.\n\nB.2\n\nHet\n\ncorrespondentie\n\nbewaren\n\nbeantwoorden\n\nvan vragen en\n\nhet verstrekken\n\nvan\n\ninlichtingen\n\nuit het\n\nKabinetsarchief\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nC.1.1\n\nOrganisatiewijziging\n\nbeschikkingen\n\nbewaren\n\nen vaststelling van\n\ntaken van afdelingen\n\nC.1.2\n\nFormatievaststelling\n\n- beschikkingen\n\nbewaren\n\n- functiebeschrijvingen\n\nC.1.3\n\nHet vaststellen van\n\nbeschikkingen\n\nna vervanging\n\nmandaatbesluiten op\n\nmaterieel en\n\npersoneelsgebied\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nC.2.1\n\nManagementteam\n\n- vergaderstukken\n\n5 jaar\n\n- mt-besluiten\n\nC.2.2\n\nHet vaststellen van een\n\nplannen\n\n5 jaar\n\nopleidingsplan\n\nC.2.3\n\nHet voeren van intern\n\nvergaderstukken\n\n5 jaar\n\nwerkoverleg\n\nC.2.4\n\nHet opstellen van\n\n- werkinstructies\n\nna vervanging\n\nwerkinstructies en\n\n- roosters\n\ndienstroosters\n\n- handboek\n\nC.2.5\n\nHet opstellen van een\n\ninformatieplannen\n\nna vervanging\n\ninformatievoorzieningsplan\n\nC.2.6\n\nHet opzetten en\n\n- nota's\n\n5 jaar\n\ninstandhouden van interne\n\n- personeelsbladen\n\nvoorlichting en\n\ncommunicatie\n\nC.2.7\n\nHet instellen van een\n\nbeschikkingen\n\nbewaren\n\nWijzigingswet\n\nOndernemingsraad\n\nWOR, zie C.6.5\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nC.3.1\n\nHet verrichten van\n\novereenkomsten\n\n- overeenkomsten:\n\nConform artikel\n\nprivaatrechtelijke\n\n3:306 van het BW\n\nrechtshandelingen\n\n20 jaar\n\nBesluit\n\n- aanbesteding\n\naanbesteding van\n\nvan werken door\n\nwerken 1973\n\nderden uit te\n\nvoeren voor\n\nzover niet\n\ngegund: 10 jaar\n\nC.3.2\n\nHet overdragen van\n\n- minuut-brieven\n\n5 jaar\n\nBesluit beheer\n\novertollige\n\n- overdrachtslijsten\n\novertollige\n\nrijksgoederen aan de\n\nrijksgoederen\n\nDienst der Domeinen\n\nC.3.3\n\nHet in bruikleen\n\n- overeenkomsten\n\n5 jaar nadat\n\nverkrijgen van\n\nvan bruikleen\n\nkunstvoorwerp\n\nkunstvoorwerpen\n\n- processen-verbaal\n\nis teruggegaan\n\nnaar de\n\nbruikleengever\n\nC.3.4\n\nHet materieel beheer\n\nlijsten\n\nna vervanging\n\nvan\n\ninventarisgoederen\n\nC.3.5\n\nHet inkopen van ge-\n\n- aankoopbewijzen\n\n10 jaar\n\nen verbruiksgoederen\n\n- betalingsbewijzen\n\nC.3.6\n\nHet verzorgen van de\n\nvoorraadregistratie\n\n10 jaar\n\nComptabiliteitswet\n\nmagazijn- en\n\nvoorraadadministratie\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nC.4.1\n\nLidmaatschap in overlegstructuren met:\n\nvergaderstukken\n\n5 jaar\n\nVoorbeelden:\n\n- ministeries/Hoge Colleges van Staat\n\n- CCASA\n\n- hoforganisatie\n\n- CCBIDOC\n\n- Hocosta\n\n- OSFD\n\n- Kabinetszakenoverleg\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nC.5.1\n\nHet verrichten van\n\n- notities\n\nna vervanging\n\nHet onderzoek\n\nonderzoek in\n\n- literatuuroverzichten\n\ndient ter\n\nliteratuur- en\n\nondersteuning\n\nparlementaire\n\n- werkdossiers\n\nvan de notities\n\nbestanden t.b.v.\n\ndie voor de\n\ninformatievoorziening\n\nKoningin worden\n\nvoor de Koningin\n\ngemaakt. Bij\n\nelke ontvangst\n\nwordt nieuwe\n\nliteratuur- en\n\nparlementaire\n\ndocumentatie\n\nverzameld.\n\nC.5.2\n\nHet collectioneren en\n\n- monografie\u00ebn\n\nna vervanging\n\nbeheren van een\n\n- series\n\nbibliotheek en\n\n- ABC-dossiers\n\ndocumentatiebestand\n\n- tijdschriftartikelen\n\n- parlementaire\n\ndocumentatie\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nC.6.1\n\nHet opstellen en uitvoeren\n\n- plannen\n\nna vervanging\n\nARBO-wet van 8\n\nvan een\n\n- ontruimingsvoorschriften\n\nnov-80\n\nbedrijfsveiligheidsplan,\n\n(Stb. 664)\n\nwaarin opgenomen een\n\nbedrijfshulpverleningsplan\n\nC.6.2\n\nHet opstellen en uitvoeren\n\n- plannen\n\nna vervanging\n\n- ARBO-wet\n\nvan een ARBO-jaarplan en\n\n- verslagen\n\n- Wet\n\neen ARBO-jaarverslag\n\nterugdringing\n\nziekteverzuim van\n\n22-dec-93\n\n(Stb. 750)\n\n- Ziektewet van 5\n\njuni 1913 (Stb.\n\n204)\n\nC.6.3\n\nHet opstellen en uitvoeren\n\n- notities\n\nna vervanging\n\n- ARBO-wet\n\nvan een verzuimbeleid\n\n- voorschriften\n\n- Wet\n\nterugdringing\n\nziekteverzuim\n\n- Ziektewet\n\nC.6.4\n\nHet opstellen van\n\na. huisregels\n\na. na\n\nEER-Convenant\n\nhuisregels\n\nb. handboeken\n\nvervanging\n\nc. overzichten\n\nb. na\n\nvervanging\n\nc. 10 jaar\n\nC.6.5\n\nFunctioneren\n\na. verkiezingslijsten\n\na. na vervanging\n\n- Wet op de\n\nOndernemingsraad\n\nb. vergaderstukken\n\nb. 5 jaar\n\nOndernemingsraden\n\nc. minuut-brieven\n\nc. 5 jaar\n\n(WOR) van 28\n\njan-71\n\n(Stb. 54)\n\n- Zie C.2.7\n\nNr.\n\nOmschrijving\n\nProducten\n\nTermijn\n\nToelichting\n\nC.7.1\n\nHet voeren van\n\n- minuut-brieven\n\nbewaren\n\nComptabiliteitswet\n\noverleg met\n\n- nota's\n\nBinnenlandse Zaken\n\n- vergaderstukken\n\nm.b.t.\n\n- accountantsrapporten\n\nbegrotingsbeheer en\n\nfinanci\u00eble\n\nverslaglegging\n\nC.7.2\n\nHet beheren van een\n\ngiro- en\n\n10 jaar\n\nBeschikking\n\nbankrekening\n\nbankrekeningen\n\nkasbeheer\n\nC.7.3\n\nHet vervaardigen van\n\nontwerp-begrotingen\n\n10 jaar\n\n- HAFIR\n\nontwerp-begrotingen\n\n- Handboek AO KDK\n\nC.7.4\n\nHet verwerken van\n\nfacturen/\n\n10 jaar\n\n- HAFIR\n\ndeclaraties\n\ndeclaraties/\n\n- Handboek AO KDK\n\nfactuur-\n\nadministratie\n\nC.7.5\n\nHet vervaardigen van\n\nfinanci\u00eble\n\n10 jaar\n\n- HAFIR\n\nfinanci\u00eble\n\noverzichten\n\n- Handboek AO KDK\n\nmaandverantwoordingen\n\nC.7.6\n\nHet beheren van de\n\nkasboeken\n\n5 jaar na\n\nHAFIR\n\nkas\n\naccountantscontrole\n\nC.7.7\n\nHet vervaardigen van\n\nhandboeken\n\nbewaren\n\neen handboek\n\nadministratieve\n\norganisatie"}