Title: wetten.nl - Regeling - Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017 - BWBR0039935

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0039935/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017 - BWBR0039935", "content": "Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 10 augustus 2017,\n                                    nr. 920680, houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden (Besluit\n                                    routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017)\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995\n\nBesluit:\n\nOver te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden:\n\na. die zullen worden ontvangen of opgemaakt vanaf de vervaldatum van het besluit routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden OCW, geplaatst in de Staatscourant van 23 maart 2012, nr. 5702;\n\nb. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage \u2018handboek routinematige digitale vervanging E-Doc 2017\u2019;\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de\n                                    Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.\n\nDit besluit wordt aangehaald als:\n\nBesluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW 2017.\n\nDit besluit met de daarbij behorende bijlage zal in de Staatscourant worden geplaatst.\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nM. \nBussemaker\n\nVersie 1.\n\nInleiding\n\n2\n\n1.\n\nBeschrijving van het DMS/RMA\n\n3\n\n1.1\n\nE-Doc (Open Text)\n\n3\n\n1.2\n\nDigitaal Archiefbeheer\n\n3\n\n2.\n\nReikwijdte van het vervangingsproces\n\n3\n\n2.1\n\nOrganisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt\n\n3\n\n2.2\n\nBeschrijving van de te vervangen archiefbescheiden\n\n3\n\n2.3\n\nDocumenten waarop vervanging niet van toepassing is\n\n3\n\n3.\n\nVerantwoordelijkheden en bevoegdheden\n\n4\n\n3.1\n\nOrganisatie en taken OCW\n\n4\n\n3.2\n\nOrganisatie en taken Centrale Eenheid Informatiehuishouding\n\n4\n\n3.3\n\nVerantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer\n\n5\n\n4.\n\nInrichting van het vervangingsproces (scannen)\n\n5\n\n4.1\n\nProces vervanging van documenten (postbehandeling)\n\n5\n\n4.1.1\n\nInkomende post\n\n5\n\n4.1.2\n\nUitgaande post\n\n6\n\n4.1.3\n\nInterne post\n\n6\n\n4.2\n\nDe situering van het scanproces\n\n6\n\n4.3\n\nScancontrole\n\n7\n\n4.4\n\nRegistreren gescande documenten in het DMS\n\n7\n\n5.\n\nHardware, software en specificatie van de scanners\n\n7\n\n5.1\n\nBeschrijving hardware\n\n7\n\n5.2\n\nOnderhoud scanners\n\n7\n\n5.3\n\nBeschrijving software\n\n8\n\n5.4\n\nOnderhoud scansoftware\n\n8\n\n6.\n\nProces van vernietiging\n\n8\n\n6.1\n\nVerklaring van vervanging\n\n8\n\n6.2\n\nFrequentie van vernietiging\n\n8\n\n7.\n\nActualiseren handboek\n\n8\n\n7.1\n\nActualiseren handboek\n\n8\n\n8.\n\nBijlagen\n\n9\n\n8.1\n\nBijlage 1, Ordeningsstructuur E-Doc\n\n9\n\n8.2\n\nBijlage 2, Criteria voor uitzondering van vervanging\n\n10\n\n8.3\n\nBijlage 3, Regeling Informatiebeheer OCW\n\n11\n\n8.4\n\nBijlage 4, Taken en uitvoerders informatiebeheer bestuursdepartement OCW\n\n19\n\n8.5\n\nBijlage 5, Instructie postbehandeling bestuursdepartement OCW\n\n19\n\n8.6\n\nBijlage 6, Instructie Postbehandeling Nationaal Archief\n\n20\n\n8.7\n\nBijlage 7, Instructie controle te scannen documenten\n\n20\n\n8.8\n\nBijlage 8, Instructie scannen documenten\n\n21\n\n8.9\n\nBijlage 9, Instellingen scanners\n\n21\n\n8.10\n\nBijlage 10, Instructie scancontrole\n\n24\n\n8.11\n\nBijlage 11, Voorbeeld registratiescherm en tabel metadata\n\n25\n\n8.12\n\nBijlage 12, Doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post bestuursdepartement\n                                                OCW\n\n28\n\n8.13\n\nBijlage 13, Specificatie scanners en scansoftware\n\n31\n\n8.14\n\nBijlage 14, Wijzigingen\n\n34\n\nInleiding\n\nPer 31 maart 2008 is het Document Management System / Record Management Applicatie\n                                    (DMS/RMA) E-Doc in gebruik genomen bij het bestuursdepartement van OCW. Voor de routering\n                                    van de digitale documenten wordt gebruik gemaakt van Digis@m. Met de invoering van\n                                    E-Doc en Digis@m is een volledig digitale informatiehuishouding bij het ministerie\n                                    van OCW gerealiseerd.\n\nDe in analoge vorm bij OCW aanwezige documenten worden gedigitaliseerd (gescand) en\n                                    gearchiveerd in de ordeningsstructuur van E-Doc. De behandeling van deze documenten\n                                    vindt plaats aan de hand van het digitale document. De originele analoge documenten\n                                    die zijn gedigitaliseerd worden tijdelijk in dagdozen bewaard op de scanunit.\n\nArtikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt de zorgdrager de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging\n                                    van archiefbescheiden. Dit artikel maakt het voor de zorgdrager mogelijk om archiefbescheiden\n                                    structureel te vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie te vernietigen.\n                                    Dit handboek digitale vervanging is als bijlage bij het Besluit routinematige digitale\n                                    vervanging archiefbescheiden OCW gevoegd. In dit handboek zijn de eisen, zoals opgenomen\n                                    in de archiefregeling, uitgewerkt ten behoeve van het bestuursdepartement en de daaronder ressorterende\n                                    diensten, inspecties en raden.\n\nHet ministerie van OCW werkt sinds 2008 met het DMS/RMA E-Doc. E-Doc is ingevoerd\n                                          ter ondersteuning van werkplek onafhankelijk en papierarm werken met documenten. Het\n                                          systeem is een applicatie aangevuld met enkele modules zoals de Ascent Capture Kofax\n                                          scanmodule en de Digis@m workflow module. Het DMS/RMA en de scan- en workflow module\n                                          worden gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van\n                                          documenten, documentbeheer, digitalisering en het bijhouden van de workflow van documenten.\n                                          De Erfgoedinspectie en het Nationaal Archief werken respectievelijk sinds 2012 en\n                                          2015 met dit systeem.\n\nHet archiefbeheer bij OCW wordt ingericht in en ondersteund door de RM-module van\n                                          E-Doc. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht,\n                                          dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale\n                                          dossiers gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door\n                                          de (senior) medewerker die is belast met de zorg voor de archivering. De monitoring\n                                          is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren\n                                          of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS/RMA.\n\nDe digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen\n                                          plaats in de RM-module. De volledigheid en juiste metadatering van de processen wordt\n                                          voor risicovolle onderwerpen (bijvoorbeeld fraudezaken) altijd en voor minder risicovolle\n                                          onderwerpen (bijvoorbeeld aanschaf kantoorartikelen) steekproefsgewijs door de (senior)\n                                          medewerker getoetst, voordat definitieve archivering plaatsvindt.\n\nVoor de ordening van informatie in de RM-module wordt gebruik gemaakt van een ordeningsstructuur.\n                                          Met behulp van de RM-module worden documenten en processen formeel en verantwoord\n                                          ondergebracht in het digitaal archiefbeheer. Het DMS/RMA is gecertificeerd volgens\n                                          de Amerikaanse standaard voor recordmanagement US DoD 5012.2-standaard 2007 voor digitaal\n                                          archiefbeheer.\n\nDe ordeningsstructuur in het DMS/RMA kent 6 lagen. De eerste 3 lagen zijn de termenlagen.\n                                          Daaronder bevindt zich laag 4 en 5, de dossiers en dossiermappen. Op laag 6 bevinden\n                                          zich de documenten.\n\nEen voorbeeld van de ordeningsstructuur is als bijlage 1 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe werkwijze geldt voor alle onderdelen van OCW (Bestuursdepartement, Erfgoedinspectie\n                                          en Nationaal Archief) die documenten registreren en archiveren in het DMS/RMA E-Doc.\n\nDe vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die onderdelen van OCW\n                                          ontvangen of opmaken voor de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden door\n                                          scanning gedigitaliseerd en worden opgenomen en beheerd in het DMS/RMA E-Doc:\n\n\u2022 documenten die op papier binnenkomen;\n\n\u2022 documenten die op papier worden verstuurd (met \u2018natte\u2019 handtekening);\n\n\u2022 documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar\n                                                zijn geweest en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt.\n\nBij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen\n                                          die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata,\n                                          waardoor er \u00e9\u00e9n digitaal dossier ontstaat.\n\nVervanging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:\n\n\u2022 Nieuwsbrieven\n\n\u2022 Tijdschriften\n\n\u2022 Reclamefolders\n\n\u2022 Vrijblijvende offertes\n\n\u2022 Boekwerken\n\n\u2022 Antwoordkaartjes\n\nHet Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW is niet van toepassing\n                                          op documenten die betrekking hebben op personeelsleden van OCW. Deze documenten worden\n                                          gedigitaliseerd en opgenomen in het CRMA van P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit\n                                          routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.\n\nHet vervangingsbesluit is ook niet van toepassing op gerubriceerde documenten ontvangen\n                                          of opgemaakt door OCW. De gerubriceerde documenten worden geregistreerd in E-Doc,\n                                          PARIS en/of MIRIS, worden niet gedigitaliseerd en in papieren vorm gearchiveerd;\n\nVerder is vervanging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor\n                                          het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd\n                                          en geregistreerd in E-Doc. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden\n                                          en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na\n                                          het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat\n                                          naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:\n\n\u2022 waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk\n                                                betrekking heeft op de uitwendige vorm;\n\n\u2022 die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische\n                                                belevingswaarde vertegenwoordigen.\n\nDigitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:\n\n\u2022 waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;\n\n\u2022 die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke\n                                                vorm moeten worden bewaard.\n\nAls het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard,\n                                          sluit OCW zich aan bij de overwegingen zoals die in de handreiking vervanging archiefbescheiden\n                                          versie 2.0 van 21-02-2017 zijn geformuleerd.\n\nDe elementen en kenmerken uit de handreiking zijn de criteria waarop wordt bepaald\n                                          welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Het overzicht criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken informatiebeheer is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van\n                                          vervanging. Deze tabel is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.\n\nIn dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van het bestuursdepartement\n                                       als geheel en die van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding. Dit om in het kader\n                                       van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden\n                                       op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling de archiefvorming en het archiefbeheer\n                                       te beschrijven.\n\nIn het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van OCW beschreven. Voor een up to date weergave van de organisatie,\n                                          het organisatie \u2013 en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen naar het intranet\n                                          / internet van OCW.\n\nDOB/CEI is als centrale eenheid voor het gehele ministerie belast met de zorg voor\n                                          een hoogwaardige informatiehuishouding en stelt daarvoor de kaders op en voert regietaken\n                                          uit voor het concern OCW1. CEI bestaat uit de units Document- en Recordmanagement, Recordbeheer en Scanning\n                                          en Functioneel beheer.\n\nDe opdracht van Documentmanagement is:\n\n\u2022 Het vervullen van een stimulerende en intermediaire rol, waarbij continu\u00efteit van\n                                                groot belang is;\n\n\u2022 De zorg voor het onderhoud en beheer van de sets metagegevens;\n\n\u2022 Het bewaken en beheren van eenduidigheid van de sets metagegevens;\n\n\u2022 Het borgen van de uitwisselbaarheid en connectiviteit met bron- en doelsystemen in\n                                                de keten;\n\n\u2022 Het monitoren van de tijdigheid van bewerkingen;\n\n\u2022 Het borgen van het institutioneel geheugen;\n\n\u2022 De zorg voor het onderhoud en beheer van CEI-procedures.\n\nDe opdracht van Recordbeheer en Scanning is:\n\n\u2022 Het scannen van de inkomende, en indien noodzakelijk de interne en uitgaande, documentstroom;\n\n\u2022 Het distribueren van de gedigitaliseerde documentstroom;\n\n\u2022 De zorg voor de kwalitatieve intake van de inkomende documentstroom;\n\n\u2022 Het waarborgen van de beschikbaarstelling van de inkomende documentstroom aan gebruikers;\n\n\u2022 De verantwoordelijkheid voor het beheer van de documentaire informatie;\n\n\u2022 Het ondersteunen van gebruikers bij het informatiebeheer- en gebruik.\n\nDe opdracht van Functioneel beheer is:\n\n\u2022 Het ondersteunen van het recordbeheer met betrekking tot E-doc\n\nDe Minister van OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer\n                                          van de archiefbescheiden geregeld in de Regeling Informatiebeheer OCW 2013.\n\nDe Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe tabel taken informatiebeheer is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.\n\nHet scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang.\n                                       Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet\n                                       daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs\n                                       gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht\n                                       dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier\n                                       het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid,\n                                       integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).\n\nDe vervanging heeft bij het Ministerie van OCW de volgende kenmerken:\n\n\u2022 De papieren post die het Ministerie van OCW van andere overheden, bedrijven en burgers\n                                             ontvangt wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en vervolgens, via de Business\n                                             Proces Management module, ter behandeling aan de organisatie aangeboden.\n\n\u2022 De post die het Ministerie van OCW op papier verzendt, voorzien van een handtekening\n                                             (de z.g. \u00b4natte handtekening\u00b4), wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en\n                                             als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande digitale document in het DMS.\n\n\u2022 Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint\n                                             en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden door middel van scanning wederom gedigitaliseerd\n                                             en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande document in het DMS.\n\nDe vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de\n                                       werkprocessen van OCW, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te\n                                       vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen\n                                       daargelaten) volledig digitaal plaats.\n\nOCW hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:\n\n\u2022 Papieren documenten worden gescand naar PDF-A-1b;\n\n\u2022 Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;\n\n\u2022 De materi\u00eble staat van de te scannen documenten wordt voordat digitalisering plaatsvindt\n                                             gecontroleerd;\n\n\u2022 Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de scan uitgevoerd.\n\nZoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij OCW de volgende\n                                          kenmerken:\n\n\u2022 Papieren post die OCW van andere overheden, bedrijven en burgers ontvangt wordt gescand\n                                                door middel van de batch \u2018inkomend en inkomend vertrouwelijk scannen\u2019;\n\n\u2022 Post die OCW op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. \u2018natte handtekening\u2019),\n                                                wordt gescand door middel van de batch \u2018definitief scannen\u2019;\n\n\u2022 Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint\n                                                en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden gescand door middel van de batch \u2018tussentijds\n                                                en definitief (bij)scannen\u2019.\n\nIn diverse postronden wordt de inkomende en te deponeren post (uitgaand en geprint\n                                          met aantekeningen), uitgesplitst per directie, door medewerkers van FM Haaglanden\n                                          bij CEI/Recordbeheer en Scanning bezorgd. Voor het Nationaal Archief zijn de medewerkers\n                                          van de postkamer verantwoordelijk voor het bezorgen van de poststukken.\n\nDe scanmedewerkers, of in het geval van het NA de postkamermedewerkers, bepalen welke\n                                             post geopend moet worden en welke post niet geopend mag worden. Post die niet geopend\n                                             mag worden wordt met de eerstvolgende postronde doorgestuurd naar de betreffende directie\n                                             dan wel medewerker. Indien de niet geopende post door de ontvanger wordt aangemerkt\n                                             als te registreren wordt het document aan CEI/R&S geretourneerd met het verzoek het\n                                             document te scannen en te registreren. Nadat de inkomende post is geopend wordt aan\n                                             de hand van onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus\n                                             gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:\n\n\u2022 Bewijsvoeringargument;\n\n\u2022 Verantwoordingsargument;\n\n\u2022 Bedrijfsvoeringargument;\n\n\u2022 Cultuur historisch belang.\n\nNadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats\n                                             te vinden op de documenten voordat tot het daadwerkelijk scannen kan worden overgegaan.\n\nUitgaande post wordt na ondertekening van het uitgaande document door de secretariaten,\n                                             of medewerker, verstuurd. Door een secretariaat, of medewerker, worden de volgende\n                                             documenten aan CEI/R&S aangeboden:\n\n\u2022 Nota ter ondertekening;\n\n\u2022 Kopie uitgaande brief;\n\n\u2022 Kopie eventuele bijlagen.\n\nDe scanmedewerkers openen de van de secretariaten afkomstige post en controleren de\n                                             definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten kan\n                                             tot scanning worden overgegaan.\n\nInterne documenten volgen een geheel digitale route. In een aantal gevallen worden\n                                             documenten, zowel interne als inkomende, toch geprint en worden er aantekeningen op\n                                             gemaakt. Deze geprinte documenten waarop aantekeningen zijn gemaakt worden via de\n                                             secretariaten, en bij het NA door de medewerkers postkamer, aan CEI/R&S ter deponering\n                                             en (bij)scanning aangeboden. De (senior) recordbeheerders openen de van de secretariaten\n                                             en NA-postkamer afkomstige post en controleren de (tussentijds) bij te scannen dan\n                                             wel definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten\n                                             kan tot scanning worden overgegaan.\n\nDe instructie postbehandeling is als bijlage 5 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe instructie kwaliteitscontrole te scannen documenten is als bijlage 6 bij dit handboek gevoegd.\n\nZoals bij 3.2 is aangegeven verricht CEI/R&S als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden\n                                          die binnen de scope van het DMS/RMA E-Doc vallen. Voor het scannen van de documenten\n                                          wordt gebruik gemaakt van meerdere scanwerkplekken. Drie werkplekken zijn uitgerust\n                                          met scanners van het merk Kodak, type i620 en een werkplek is uitgerust met een scanner\n                                          van het merk Fujitsu, type 5750c met bijbehorende werkstations en server. Alle scanners\n                                          zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd\n                                          wordt.\n\nVoor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:\n\n\u2022 Het scanproces mag niet uitvallen. Als een scan-PC, een server of de scansoftware\n                                                niet (goed) functioneert, mag dit niet tot gevolg hebben dat niet meer kan worden\n                                                gescand;\n\n\u2022 De scan dient dezelfde kwaliteit te hebben als het originele document. Aantekeningen\n                                                dienen bij terug scanning goed leesbaar te zijn;\n\n\u2022 De scanners dienen geschikt te zijn voor het kunnen verwerken van de ingekomen post\n                                                zowel kwalitatief als kwantitatief (capaciteit, hoeveelheid en snelheid);\n\n\u2022 Voor het scannen van de ingekomen post zijn er scheidingsvellen per directie beschikbaar.\n                                                De scanmedewerker voorziet de te scannen documenten van scheidingsvellen met daarop\n                                                een patch- en barcode die door de software gelezen kan worden. Op basis hiervan verstuurt\n                                                de software vervolgens een gescand document naar de werkvoorraad. Per directie is\n                                                er \u00e9\u00e9n postbak waarin alle gescande ingekomen documenten terecht komen. Vanuit deze\n                                                werkvoorraad kan de voortgang worden opgestart;\n\n\u2022 Binnen het scanproces worden vier batchclasses onderscheiden:\n\no Inkomende post;\n\no Inkomende post vertrouwelijk;\n\no Bij scannen tussentijds (als bijlage);\n\no Bij scannen definitief (als definitieve versie)\n\n\u2022 Kleurherkenning is een geautomatiseerd proces. De VRS module bepaalt of de pagina\n                                                van het betreffende document uiteindelijk in kleur of bitonaal (van 1-4-2008 t/m 30-9-2011)\n                                                of in grijswaarden (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Indien in kleur wordt gescand,\n                                                wordt het digitale beeld opgeslagen in een sRGB kleurprofiel.\n\n\u2022 Bijlagen worden bij het brondocument gescand en niet als een aparte bijlage. Het geheel\n                                                wordt als \u00e9\u00e9n E-Doc document opgeslagen.\n\n\u2022 Documenten moeten binnen 24 uur na scanning en registratie beschikbaar zijn in de\n                                                werkvoorraad van de betreffende directie. De voorkeur gaat uit naar een eerdere beschikbaarheid.\n\n\u2022 Er dient op 300 dpi te worden gescand.\n\nDe instructie scannen documenten is als bijlage 7 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe instellingen van de scanners is als bijlage 8 bij dit handboek gevoegd\n\nVoor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:\n\n\u2022 Een andere scanmedewerker, dan diegene die de scan(batch) heeft uitgevoerd, controleert\n                                                direct na het uitvoeren van een scan(batch) de kwaliteit van de images visueel via\n                                                het beeldscherm aan de hand van de criteria zoals beschreven in de Instructie scancontrole;\n\n\u2022 De (senior)recordbeheerders voeren een 100% visuele controle uit op de scanning.\n\nDe prestatie indicatoren zijn:\n\n\u2022 Van de te scannen documenten is 100% gescand;\n\n\u2022 100% van de gescande documenten en pagina's komt overeen met het aantal te scannen\n                                                documenten;\n\n\u2022 100% van de gescande documenten is op ware grootte via het scherm goed leesbaar;\n\n\u2022 100% van de documenten wordt bij het releasen naar het DMS voorzien van de juiste\n                                                generieke kenmerken.\n\nDe set van normen voor afwijkingen (klachten) zijn:\n\n\u2022 Leesbaarheid scans, scheef staan, uit het midden staan van scans maximaal 1 klacht\n                                                per week;\n\n\u2022 Releasen naar DMS m.b.t. routering naar verkeerde afdeling maximaal 1 klacht per week.\n\nDe instructie scancontrole is als bijlage 9 bij dit handboek gevoegd.\n\nNadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de (senior) recordbeheerders\n                                          geplaatst. De documenten worden uit deze voorraad opgehaald, waarna de registratie\n                                          en het toevoegen van metadata plaatsvindt. De registratie bestaat een uit aantal hoofdcategorie\u00ebn:\n                                          \u2018document\u2019, \u2019toegang\u2019, \u2018dossier\u2019, \u2018intern\u2019, \u2018naw\u2019 en \u2018historie\u2019. De verplichte velden\n                                          zijn dikgedrukt. Deze dienen in ieder geval te worden ingevuld. Hoe meer velden worden\n                                          ingevuld, op des te meer gegevens het document later terug gevonden kan worden. Na\n                                          registratie worden de documenten digitaal doorgezet (BPM) naar de behandelende directie.\n\nEen voorbeeld van een registratiescherm en de tabel metadata is als bijlage 10 bij dit handboek gevoegd.\n\nEen doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post is als bijlage 11 bij dit handboek gevoegd.\n\nBij 4.2 is de situering van de scanlocatie en de inrichting daarvan beschreven. Op\n                                          de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende hardware:\n\n\u2022 Twee scanners van het merk Kodak, type i620;\n\n\u2022 Een scanner van het merk Kodak, type i640;\n\n\u2022 Een (reserve)scanner van het merk Fujitsu, type 5750c;\n\n\u2022 Drie werkstations van het merk Dell, type optiplex 780;\n\n\u2022 Drie beeldschermen van het merk Dell, 19 inch;\n\nDe glasplaten van de scanners worden dagelijks door de scanmedewerkers van CEI gereinigd\n                                          volgens de instructies van de leveranciers. Verder wordt op iedere eerste werkdag\n                                          van de week, volgens de instructies van de leveranciers, door de scanmedewerkers van\n                                          CEI de scanners grondig gereinigd en gecontroleerd op juiste werking. Na reiniging\n                                          van de scanners wordt een testscan uitgevoerd. Voor het uitvoeren van de testscan\n                                          en de controle daarop wordt gebruik gemaakt van de door de leverancier van de scanners\n                                          geleverde test- en controlevellen.\n\nVoor periodiek en storingsonderhoud aan de scanners is een onderhoudscontract afgesloten.\n\nOp de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende software:\n\n\u2022 Kofax Ascent Capture 9.0\n\nMet de leverancier van de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten dat voorziet\n                                          in updates van de software. Voor storingen kan gebruik worden gemaakt van de helpdeskfunctie.\n\nEen technische beschrijving van de scanners en de scansoftware is als bijlage 12 bij dit handboek gevoegd.\n\nNadat door de zorgdrager het besluit tot vervanging is genomen en is gepubliceerd\n                                          in de Staatscourant, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond\n                                          waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar\n                                          van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Het hoofd van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding\n                                          (CEI) is bevoegd tot routinematige vernietiging van de onder het vervangingsbesluit\n                                          vallende archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit\n                                          oogpunt van efficiency wordt per vernietigingsperiode (kwartaal) een specificatie\n                                          opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.\n\nAlle papieren originelen die vallen onder de werking van de machtiging tot vervanging,\n                                          worden na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering\n                                          heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van \u00e9\u00e9n kwartaal\n                                          na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van\n                                          deze periode vindt vernietiging plaats. De vernietigingsinterval is als volgt:\n\nVernietigingsmaand januari, scankwartaal oktober t/m december\n\nVernietigingsmaand april, scankwartaal januari t/m maart\n\nVernietigingsmaand juli, scankwartaal april t/m juni\n\nVernietigingsmaand oktober, scankwartaal juli t/m september.\n\nDe vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:\n\n\u2022 Selecteren van de te vernietigen dagdozen;\n\n\u2022 Opstellen van een specificatie van vervangen archiefbescheiden over de vernietigingsperiode;\n\n\u2022 Opstellen van een verklaring van vernietiging;\n\n\u2022 Na ondertekening van de verklaring van vernietiging worden de volgende werkzaamheden\n                                                uitgevoerd:\n\no Container voor vernietiging vertrouwelijk papier aanvragen;\n\no Dagdozen uit de stelling halen;\n\no Inhoud van de dagdozen in de papiercontainer deponeren;\n\no Container af laten voeren.\n\nHet beheer van het handboek is belegd bij CEI/Document Management. CEI/DM voert jaarlijks\n                                          een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen, van het handboek nog actueel\n                                          zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek door CEI/DM doorgevoerd. Na aanpassing\n                                          en vaststelling zal het handboek als een nieuwe versie in E-Doc worden opgeslagen.\n\nDe elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of\n                                          sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium\n                                          zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:\n\n\u2022 De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische\n                                                ontwikkeling;\n\n\u2022 Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;\n\n\u2022 Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken\n                                                en dergelijke);\n\n\u2022 Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;\n\n\u2022 Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;\n\n\u2022 Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek\n                                                van de originelen uitsluitsel kan geven;\n\n\u2022 Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde\n                                                of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;\n\n\u2022 Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag\n                                                van een institutie.\n\nGepubliceerd in de Staatscourant van 9 april 2013, nr. 9022\n\nRegeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 maart 2013, nr.\n                                             FMICT/359419, houdende regels op het gebied van het informatiebeheer voor het Ministerie\n                                             van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Regeling Informatiebeheer OCW 2013)\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;\n\nBesluit:\n\nHOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN\n\nArtikel 1, Begripsbepalingen\n\nIn deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:\n\nActor: een medewerker die of geformaliseerd collectief van medewerkers dat een activiteit\n                                                of een reeks van activiteiten in een bedrijfsproces uitvoert in het kader van de aan\n                                                deze medewerker of dit collectief toegekende taak, waarbij informatie wordt ontvangen\n                                                of opgemaakt (neerslag);\n\nArchief: het geheel van logisch geordende informatie, ontvangen of opgemaakt door een instelling,\n                                                persoon of groep personen, dat gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen\n                                                en die bestemd is daaronder te berusten;\n\nArchiefbescheiden:\n\n\u2022 alle informatie door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt welke gebruikt is bij\n                                                      de uitvoering van bedrijfsprocessen en bestemd is daaronder te berusten;\n\n\u2022 alle informatie, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen\n                                                      of personen welke gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen en wier rechten\n                                                      of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;\n\n\u2022 alle informatie, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen\n                                                      of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om\n                                                      daar te berusten;\n\n\u2022 reproducties, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder\n                                                      1\u00b0, 2\u00b0 of 3\u00b0 bedoelde informatie of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd;\n\nArchiefbestanddeel: het geheel van informatie met een bepaald doel in een archief bijeengebracht en bedoeld\n                                                om in hun onderlinge samenhang geraadpleegd te kunnen worden;\n\nArchiefbewaarplaats: een op grond van de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;\n\nArchiefvormend onderdeel: een organisatieonderdeel dat bevoegd is te handelen en op grond van de verantwoordelijkheid\n                                                voor dat handelen gegevens verzamelt, ontvangt, produceert, verzendt en/of beheert;\n\nArchiefvorming: het geheel van activiteiten waarbij informatie wordt opgeslagen in een informatiesysteem,\n                                                bedrijfstoepassing of analoog archief;\n\nAuthenticiteit: de mate waarin van informatie kan worden aangetoond dat het:\n\n\u2022 is wat het beweert te zijn;\n\n\u2022 is gecre\u00eberd of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben\n                                                      gecre\u00eberd of verzonden;\n\n\u2022 is gecre\u00eberd en verzonden op het (de) tijdstip (tijdstippen) zoals aangegeven in de\n                                                      informatie;\n\nBedrijfsproces: een logisch gestructureerde keten van activiteiten die door actoren worden uitgevoerd\n                                                met als doel een (combinatie van) dienst(en) of product(en) te leveren aan een burger,\n                                                bedrijf, de eigen of een andere organisatie;\n\nBedrijfstoepassing: een geautomatiseerd systeem waarmee ten behoeve van bedrijfsprocessen informatie\n                                                verzameld, bewerkt, beheerd, geanalyseerd, ge\u00efntegreerd en gepresenteerd kan worden;\n\nBeheerregime: een verzameling van Rijksbrede normen en (beheer)regels voor het informatiebeheer;\n\nBeheerregels: door de Secretaris-generaal, op grond van artikel 14 van het Archiefbesluit, vastgestelde regels voor de regeling en toebedeling van taken en verantwoordelijkheden\n                                                voor het beheer van informatie;\n\nBetrouwbaarheid: de mate waarin de inhoud van een archief of informatie kan worden beschouwd als een\n                                                volledige en nauwkeurige weergave van transacties, activiteiten of feiten en waarop\n                                                men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten;\n\nBewaartermijn: de termijn die bepaalt hoelang neerslag uit bedrijfsprocessen bewaard moet blijven,\n                                                op grond van een vastgesteld selectiedocument;\n\nClassificatie: systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen, activiteiten en/of\n                                                informatie in categorie\u00ebn overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden\n                                                en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem;\n\nConcern OCW: het geheel van archiefvormende onderdelen en informatiebeheerders zoals opgenomen\n                                                in het organisatie- en mandaatbesluit OCW, die onder het zorgdragerschap van OCW vallen;\n\nContextgegevens: gegevens die nodig zijn om de inhoudelijke informatie in haar ontstaanscontext te\n                                                kunnen vinden, raadplegen, interpreteren, delen en beheren overeenkomstig het vastgestelde\n                                                beheerregime;\n\nConversie: het proces van omzetten van informatie van het ene formaat naar het andere formaat;\n\nDossiereigenaar: een medewerker die verantwoordelijk is voor de goede, geordende en toegankelijke\n                                                staat van informatie die de neerslag is van een bedrijfsproces;\n\nDuurzame toegankelijkheid: de mate waarin de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van informatie\n                                                gewaarborgd is gedurende de geldende bewaartermijn;\n\nDuurzaamheid: de mate waarin informatie gedurende de geldende bewaartermijn aan de kwaliteitscriteria\n                                                blijft voldoen zonder dat noemenswaardige achteruitgang is te constateren;\n\nEmulatie: techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt\n                                                als \u00e9\u00e9n van een oudere generatie;\n\nGeautomatiseerd systeem: het geheel van programmatuur en apparatuur;\n\nGegeven: een losstaand feit of symbool zonder betekenis voor de ontvanger of opsteller;\n\nGeneriek Waarderingsmodel: een selectie- en waarderingsinstrument op basis waarvan een selectie-document wordt\n                                                vervaardigd;\n\nInformatie: een verzameling gegevens die in hun samenhang een bepaalde betekenis hebben voor\n                                                OCW als ontvanger dan wel opsteller;\n\nInformatiebeheer: het geheel van normen, plannen, procedures, geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde\n                                                hulpmiddelen en activiteiten waarmee informatie wordt verzameld, bewerkt, opgeslagen,\n                                                verwerkt, beschikbaar wordt gesteld en de daarvoor in aanmerking komende informatie\n                                                op termijn wordt vernietigd ten behoeve van de ondersteuning van de bedrijfsprocessen\n                                                van de organisatie;\n\nInformatiebeheerder: degene die is belast met het informatiebeheer;\n\nInformatiebeherend onderdeel: een dienstonderdeel binnen concern OCW dat als taak heeft werkzaamheden met betrekking\n                                                tot het informatiebeheer te ondersteunen en deels uit te voeren;\n\nInformatiebeheersysteem: het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, programmatuur,\n                                                apparatuur, voorzieningen en andere middelen, bestemd tot het beheer van informatie;\n\nInformatiesysteem: een systeem waarmee ten behoeve van de ondersteuning van bedrijfsprocessen informatie\n                                                wordt geregistreerd, ontsloten, opgeslagen, door de tijd heen beschikbaar wordt gesteld\n                                                en waaruit de daarvoor in aanmerking komende informatie op termijn wordt vernietigd;\n\nInterpreteerbaar: informatie is interpreteerbaar als zij leesbaar is en als de contextgegevens en de\n                                                gebruikte taal bekend zijn;\n\nKeten OCW: Aaneenschakeling van bedrijfsprocessen in de context van beleid, uitvoering en toezicht\n                                                van concern OCW;\n\nLeesbaar: de mate waarin van gegevens, de opslagtechniek (drager, formaat) en het schrift bekend\n                                                zijn, waardoor zij op een voor de mens natuurlijke manier kan worden waargenomen en\n                                                ge\u00efnterpreteerd;\n\nMetadata: gegevens die context, inhoud en structuur van informatie en hun beheer door de tijd\n                                                heen beschrijven;\n\nMigratie: het overzetten van informatie en toepassingsprogrammatuur van het ene systeem en/of\n                                                platform naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid\n                                                en bruikbaarheid;\n\nNeerslag: ontvangen of opgemaakte informatie welke gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen;\n\nOrdening: het rangschikken van informatie binnen een archief overeenkomstig een vastgestelde\n                                                systematiek (ordeningsplan);\n\nOrdeningsplan: een actuele en complete beschrijving waarin de taak of taken en daarbij horende bedrijfsprocessen\n                                                van een organisatie zijn opgenomen en die de basis vormt voor de logische indeling\n                                                ende rangschikking van een voor die organisatie te vormen archief;\n\nOverbrenging: het in eigendom en beheer overdragen van daarvoor in aanmerking komende archieven\n                                                aan een archiefbewaarplaats;\n\nProceseigenaar: de verantwoordelijke voor het (laten) ontwerpen en implementeren van bedrijfsprocessen\n                                                en het monitoren van de resultaten van deze bedrijfsprocessen1;\n\nSelectie: het op grond van een vastgesteld selectiedocument bepalen van de bewaar- en vernietigings-termijnen\n                                                van in een archief opgeslagen informatie;\n\nSelectiedocument: een formeel vastgesteld document met selectiebeslissingen op grond waarvan een informatiebeheerder\n                                                daadwerkelijk vernietiging of overbrenging naar een andere bewaarplaats kan uitvoeren;\n\nSubstitutie: zie vervanging;\n\nTaak: het geheel van samenhangende bedrijfsprocessen van concern OCW dat zijn grondslag\n                                                vindt in onder andere wet- en regelgeving en algemene bestuursopdrachten;\n\nToegankelijkheid: de mate waarin een archief of informatie lokaliseerbaar, terugvindbaar, leesbaar\n                                                en interpreteerbaar is voor daartoe bevoegde personen of systemen;\n\nVervanging: het vervangen van analoge informatie door digitale reproducties daarvan, teneinde\n                                                de aldus vervangen analoge informatie te vernietigen;\n\nVernietiging: het zodanig bewerken van informatie dat deze nadien niet meer te reconstrueren is;\n\nVervreemding: het overdragen van de zorg en het beheer van informatie aan een andere zorgdrager\n                                                of civielrechtelijke partij;\n\nZorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in de Archiefwet opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende informatie in goede, geordende\n                                                en toegankelijke staat te brengen, te bewaren en om de daarvoor in aanmerking komende\n                                                informatie op termijn te vernietigen;\n\nZorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet belast is met de zorg voor de informatie van concern OCW.\n\nHOOFDSTUK 2 REIKWIJDTE\n\nArtikel 2, Reikwijdte beheersregels\n\nDe Regeling informatiebeheer is van toepassing op het beheer van alle informatie van\n                                          concern OCW.\n\nHOOFDSTUK 3 ORGANISATIE\n\nArtikel 3, Verantwoordelijkheden en bevoegdheden\n\n1. De Secretaris-generaal is namens de Minister, gesteld de eisen vanuit vigerende wet\n                                                en regelgeving en de belangen voor de bedrijfsvoering, verantwoordelijk voor:\n\n\u2022 de zorg voor en de sturing op het informatiebeheer van het concern OCW;\n\n\u2022 de voorwaarden om een adequaat informatiebeheersysteem en een kwalitatief goed informatiebeheer\n                                                      mogelijk te maken;\n\n2. De Secretaris-generaal mandateert de zorg voor het informatiebeheer aan de informatiebeheerders\n                                                van het concern OCW als bedoeld in artikel 4.\n\nArtikel 4, Informatiebeheerders\n\n1. Voor het concern OCW worden hierin onderscheiden:\n\n\u2022 de (plv.) Secretaris-generaal;\n\n\u2022 de hoofden van inspecties;\n\n\u2022 de hoofden van baten-lastendiensten;\n\n\u2022 de hoofden van buitendiensten;\n\n\u2022 de hoofden van (advies)raden;\n\n\u2022 de hoofden van colleges;\n\n\u2022 secretarissen van (tijdelijke) commissies en andere samenwerkingsverbanden;\n\n2. Gelet op artikel 11, 1e lid van het organisatie- en mandaatbesluit OCW kunnen de informatiebeheerders hun verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het\n                                                informatiebeheer ondermandateren aan onder hen ressorterende functionarissen;\n\n3. De informatiebeheerders zijn namens de Secretaris-generaal verantwoordelijk voor het\n                                                laten uitvoeren van een effectief een effici\u00ebnt informatiebeheer, dit in overeenstemming\n                                                met het bepaalde in de Archiefwet 1995, deze beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving;\n\n4. De informatiebeheerders zorgen voor het vastlegging van de taken en verantwoordelijkheden\n                                                met betrekking tot het informatiebeheer gerelateerd aan de bedrijfsprocessen in de\n                                                keten OCW;\n\n5. De informatiebeheerders zorgen voor een zo uniform mogelijk informatiesysteem voor\n                                                concern OCW, waarin optimale uitwisseling van informatie mogelijk is;\n\n6. De informatiebeheerders stellen nadere richtlijnen en procedures voor de uitvoering\n                                                van het informatiebeheer vast;\n\n7. Het feitelijk informatiebeheer wordt gefaciliteerd door de onder de informatiebeheerders\n                                                ressorterende informatiebeherende onderdelen;\n\n8. De informatiebeheerders leggen jaarlijks op grond van de P&C-cyclus en via het informatiebeherend\n                                                onderdeel van het bestuursdepartement, in het kader van de aan dit onderdeel opgedragen\n                                                centrale regieorganisatie taken voor concern OCW, verantwoording af aan de Secretaris-generaal.\n\nArtikel 5, Informatiebeherende onderdelen\n\n1. Het informatiebeherend onderdeel van het bestuursdepartement is belast met het verzorgen\n                                                van het kaderstellend beleid en de centrale regietaken voor concern OCW op het gebied\n                                                van het informatiebeheer;\n\n2. De informatiebeherende onderdelen stellen periodiek een informatiebeleidsplan op;\n\n3. De informatiebeherende onderdelen hebben tot taak de archiefvormende onderdelen, als\n                                                bedoeld in artikel 6, te ondersteunen om hun informatie in goede, geordende en toegankelijke\n                                                staat te brengen en te bewaren en de daarvoor in aanmerking komende informatie te\n                                                vernietigen;\n\n4. De informatiebeherende onderdelen stellen nadere richtlijnen en procedures voor de\n                                                uitvoering van het informatiebeheer op;\n\n5. De informatiebeherende onderdelen maken waar nodig afspraken met (het management van)\n                                                archiefvormende onderdelen over de ondersteuning van hun informatiebeheer;\n\n6. De informatiebeherende onderdelen leggen over de uitvoering van beheertaken verantwoording\n                                                af aan hun informatiebeheerder.\n\nArtikel 6, Archiefvormende onderdelen\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn de binnen concern OCW te onderscheiden organisatieonder-delen;\n\n2. Onder archiefvormende onderdelen worden ook begrepen:\n\n\u2022 Publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid;\n\n\u2022 Zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen voor zover de archieven\n                                                      van v\u00f3\u00f3r de verzelfstandiging dan wel privatisering onder het zorgdragerschap van\n                                                      OCW vallen;\n\n3. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen, produceren en archiveren informatie\n                                                die nodig is bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen;\n\n4. De archiefvormende onderdelen zijn in die zin als gegevenseigenaar aan te merken;\n\n5. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het laten beheren van hun\n                                                informatie in overeenstemming met het bepaalde in deze beheersregels en de met hun\n                                                informatie beherend onderdeel gemaakte afspraken.\n\nArtikel 7, Periodieke audit\n\nDe Auditdienst Rijk voert jaarlijks een audit uit op het informatiebeheer van concern\n                                          OCW en brengt hierover een rapportage uit aan de Secretaris-generaal.\n\nHOOFDSTUK 4 BEHEER\n\nArtikel 8, Registratie\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat de (digitaal) inkomende,\n                                                interne en uitgaande informatie die daarvoor in aanmerking komt, wordt geregistreerd\n                                                in het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel wordt opgenomen in de daarvoor\n                                                bedoelde bedrijfstoepassing;\n\n2. Bij de registratie van informatie worden de voor concern OCW geldende interne voorschriften\n                                                gevolgd;\n\n3. Aan de hand van de aan de registratie gekoppelde metadata moeten te allen tijde de\n                                                aspecten, bedoeld in het 1e lid van artikel 9, kunnen worden herleid.\n\nArtikel 9, Context en authenticiteit van informatie\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat van de te bewaren\n                                                informatie te allen tijde kan worden vastgesteld:\n\n\u2022 de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan, voor\n                                                      zover deze aspecten kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces;\n\n\u2022 wanneer, van wie, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces de informatie\n                                                      is ontvangen of opgemaakt;\n\n\u2022 de samenhang met andere ontvangen en opgemaakte informatie;\n\n\u2022 de met betrekking tot de informatie uitgevoerde beheersactiviteiten;\n\n\u2022 de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de informatie wordt\n                                                      bewaard of beheerd;\n\n2. Op basis van een uit te voeren risicoanalyse kan het bepaalde in lid 1 ook gelden\n                                                voor op termijn te vernietigen informatie.\n\nArtikel 10, Metagegevens bij digitaal gecre\u00eberde informatie\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat van digitaal gecre\u00eberde\n                                                informatie, naast de in artikel 8 en 9 genoemde registratiekenmerken ten minste de\n                                                volgende kenmerken worden vastgelegd en bewaard:\n\n\u2022 de oorspronkelijke technische aard van de digitaal gecre\u00eberde informatie, alsmede\n                                                      van de hard- en softwareomgeving daarvan;\n\n\u2022 de actuele technische aard van de digitaal gecre\u00eberde informatie, alsmede van de hard-\n                                                      en softwareomgeving daarvan;\n\n\u2022 voor zover gebruik is gemaakt van de digitale handtekening:\n\no de houder van de digitale handtekening;\n\no het moment van validiteit van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;\n\no de voor validatie verantwoordelijke functionaris;\n\n\u2022 voor zover bekend ten tijde van het werkproces:\n\no de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.\n\nArtikel 11, Voortgang en afdoening\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat afdoeningtermijnen\n                                                worden vastgesteld voor de uitvoering van onder hun verantwoordelijkheid vallende\n                                                bedrijfsprocessen dan wel activiteiten daarin, een en ander met inachtneming van de\n                                                bepalingen van de vigerende wet- en regelgeving;\n\n2. De behandelende actoren voeren de bedrijfsprocessen dan wel activiteiten daarin waarvoor\n                                                zij verantwoordelijk zijn, binnen de geldende termijnen uit;\n\n3. De afdoeningtermijnen en de voortgang van informatie wordt vastgelegd en bewaakt in\n                                                het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel bedrijfstoepassingen.\n\nArtikel 12, Toegankelijkheid en duurzaamheid\n\n1. De archiefvormende onderdelen treffen zodanig passende maatregelen, dat de risico\u2019s\n                                                van verlies van toegankelijkheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie\n                                                voor de geldende bewaartermijn wordt beperkt;\n\n2. Het informatiesysteem dan wel een bedrijfstoepassing waarborgt de toegankelijkheid\n                                                van de informatie zodanig dat informatie, binnen de in bedrijfsprocessen vastgestelde\n                                                termijn, kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is.\n\nArtikel 13, Conversie, migratie of emulatie\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor een adequate conversie-,\n                                                migratie- of emulatiestrategie van informatie;\n\n2. Van conversie of migratie wordt een door het archiefvormend onderdeel ondertekende\n                                                verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde\n                                                informatie bevat en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat na de conversie\n                                                of migratie getoetst is of aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke\n                                                staat wordt voldaan.\n\nArtikel 14, Vorming en ordening\n\n1. Van alle ingekomen, interne en uitgaande archiefbescheiden wordt tijdens de registratie\n                                                de relatie met het archiefbestanddeel waarop de informatie betrekking heeft vastgelegd\n                                                in het in gebruik zijnde informatiesysteem of bedrijfstoepassing;\n\n2. Van elk ondertekend uitgaand document dient een authentieke versie aanwezig te zijn\n                                                in het in gebruik zijnde informatiesysteem of bedrijfstoepassing;\n\n3. Van het archief van concern OCW wordt door de informatiebeherende onderdelen, op aanwijzing\n                                                van de archiefvormende onderdelen, een logisch samenhangend overzicht aangelegd en\n                                                bijgehouden, geordend overeenkomstig de taak of taken en daarbij horende bedrijfsprocessen;\n\n4. Archiefvorming geschiedt zodanig:\n\n\u2022 dat het conform het vastgestelde ordeningsplan is;\n\n\u2022 dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met het vastgestelde\n                                                      selectiedocument;\n\n\u2022 dat archiefbescheiden, betrekking hebbend op een (keten-)bedrijfsproces, worden samengevoegd\n                                                      in \u00e9\u00e9n archiefbestanddeel, tenzij dat niet doelmatig is en als zodanig is gedocumenteerd.\n\nArtikel 15, Informatieverstrekking\n\n1. De openbaarheid van informatie binnen concern OCW geschiedt met inachtneming van het\n                                                departementale beleid met betrekking tot openbaarheid;\n\n2. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat medewerkers van concern\n                                                OCW in staat worden gesteld om informatie te raadplegen die benodigd is voor de uitvoering\n                                                van hun taken, een en ander in overeenstemming met het gestelde in lid 1.\n\nArtikel 16, Informatieverstrekking aan derden\n\n1. Informatieverstrekking uit eigen beweging door concern OCW geschiedt met inachtneming\n                                                van door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen;\n\n2. Verzoeken van derden om verstrekking over of uit informatie en verzoeken om informatie\n                                                te mogen raadplegen, worden behandeld in overeenstemming met de vigerende wet- en\n                                                regelgeving en door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen;\n\n3. Verzoeken van derden om raadpleging van, verstrekking over, of uit informatie op grond\n                                                van toezichtstaken, worden behandeld in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving\n                                                en door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen.\n\nArtikel 17, Selectie\n\n1. De informatiebeherende onderdelen zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat ten\n                                                behoeve van concern OCW een relevant, toepasbaar en vastgesteld selectiedocument beschikbaar\n                                                is en wordt toegepast;\n\n2. Het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van het selectiedocument vindt plaats met\n                                                inachtneming van de bepalingen van de vigerende wet- en regelgeving.\n\nArtikel 18, Vernietiging\n\n1. Informatie wordt uitsluitend vernietigd op grond van een vastgesteld selectiedocument,\n                                                op grond van noodvernietiging of na vervanging van de betreffende informatie door\n                                                reproducties als bedoeld in art. 20 van deze beheersregels;\n\n2. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat vernietiging plaatsvindt\n                                                van de daarvoor in aanmerking komende informatie, met de daarbij horende metagegevens,\n                                                zodra de daarvoor in het selectiedocument vastgestelde termijn is verstreken;\n\n3. Van de vernietiging van informatie wordt een door het archiefvormend onderdeel en\n                                                door het informatiebeherend onderdeel ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste\n                                                een specificatie van de vernietigde informatie bevat en die aangeeft op grond waarvan,\n                                                op welke wijze en datum de vernietiging heeft plaatsgevonden.\n\nArtikel 19, Overbrenging\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat de voor permanente\n                                                bewaring in aanmerking komende informatie uit afgesloten archiefbestanddelen, conform\n                                                de gestelde periode in de Archiefwet, wordt overgebracht naar het Nationaal Archief;\n\n2. In overleg met het Nationaal Archief kan, voor blijvende bewaring in aanmerking komende\n                                                informatie uit afgesloten archiefbestanddelen die niet meer veelvuldig geraadpleegd\n                                                hoeft te worden, eerder worden overgebracht;\n\n3. Na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kan de\n                                                overbrenging naar het Nationaal Archief van nog veelvuldig geraadpleegde informatie\n                                                uit afgesloten archiefbestanddelen worden opgeschort;\n\n4. Bij de overbrenging van informatie uit afgesloten archiefbestanddelen kan het archiefvormend\n                                                onderdeel, in overleg met het Nationaal Archief, voor een bepaalde periode beperkingen\n                                                stellen aan de openbaarheid van over te brengen informatie. Dit besluit wordt geplaatst\n                                                in de Staatcourant;\n\n5. De overbrenging van informatie uit afgesloten archiefbestanddelen wordt vastgelegd\n                                                in een door het informatiebeherend onderdeel ondertekende verklaring die ten minste\n                                                een specificatie van de informatie bevat en die, indien van toepassing, is voorzien\n                                                van een bijlage bestaande uit het in de Staatscourant geplaatste besluit met betrekking\n                                                tot de beperkingen aan de openbaarheid.\n\nArtikel 20, Vervanging\n\n1. Bij de vervanging van informatie(dragers) door reproducties wordt voldaan aan het\n                                                gestelde in de artikelen 7 en 9 van de Archiefwet, de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit en hoofdstuk 3A van de Archiefregeling;\n\n2. Van de vervanging van informatie wordt een door het archiefbeherend onderdeel ondertekende\n                                                verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen informatie\n                                                bevat en aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied.\n\nArtikel 21, Opslagformaten\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat informatie, uiterlijk\n                                                op het tijdstip van overbrenging aan het Nationaal Archief, is opgeslagen in een valideerbaar\n                                                en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan de aansluitvoorwaarden\n                                                van het Nationaal Archief;\n\n2. Als dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd vindt overleg plaats met de beheerder\n                                                van het Nationaal Archief over een alternatief bestandsformaat;\n\n3. Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet\n                                                een zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de gestelde eisen\n                                                ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale informatie\n                                                kan worden voldaan.\n\nArtikel 22, Vervreemding\n\n1. De archiefvormende onderdelen kunnen informatie die niet naar het Nationaal Archief\n                                                is overgebracht vervreemden;\n\n2. Voor de vervreemding van informatie is een machtiging vereist van de Minister van\n                                                Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijk\n                                                voorschrift;\n\n3. Bij het aanvragen van een machtiging dan wel het bekend maken van een besluit tot\n                                                vervreemding wordt rekening gehouden met de in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit genoemde belangen;\n\n4. Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van\n                                                de vervreemde informatie en die aangeeft op grond waarvan en op welke wijze en wanneer\n                                                vervreemding is geschied.\n\nArtikel 23, Organisatieverandering\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat bij een verandering\n                                                in de bedrijfsprocessen door reorganisatie, opheffing, samenvoeging, splitsing of\n                                                door overdracht van taken, voorzieningen worden getroffen met betrekking tot:\n\n\u2022 de verantwoordelijkheid voor en de uitvoering van de betreffende bedrijfsprocessen;\n\n\u2022 de bestemming en het beheer van uit deze bedrijfsprocessen voortvloeiende informatie;\n\n2. Bij de totstandkoming van de voorzieningen, als bedoeld in het eerste lid, wordt rekening\n                                                gehouden met het gestelde in de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie 1988 (BARA);\n\n3. Ten aanzien van de overbrenging, overdracht, vervreemding of ter beschikkingstelling\n                                                zoals die voortvloeit uit een organisatieverandering als bedoeld in het 1e lid, wordt\n                                                een verklaring opgesteld, getekend en bewaard overeenkomstig de bepalingen in de voorgaande\n                                                artikelen;\n\n4. Bij de instelling van bijzondere samenwerkingsverbanden, zoals commissies en projecten,\n                                                wordt in het instellingsbesluit een voorziening opgenomen voor het archiefbeheer;\n\n5. Het instellend archiefvormend onderdeel is er verantwoordelijk voor dat de informatiebeherende\n                                                onderdelen, voor vaststelling van het instellingsbesluit, worden ge\u00efnformeerd over\n                                                de instelling van een bijzonder samenwerkingsverband zoals bedoeld in lid 4.\n\nArtikel 24, Materieel beheer\n\n1. De archiefvormende onderdelen treffen zodanige voorzieningen ten aanzien van door\n                                                dat onderdeel opgemaakte informatie, die voor permanente bewaring in aanmerking komt,\n                                                dat bij het raadplegen van deze informatie na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige\n                                                achteruitgang zal zijn te constateren;\n\n2. Voor het vormen en bewaren van door concern OCW permanent te bewaren informatie worden\n                                                materialen gebruikt die voldoen aan de eisen gesteld in de vigerende wet- en regelgeving;\n\n3. De archiefvormende onderdelen dragen er zorg voor dat, tot het tijdstip van vernietiging\n                                                dan wel het tijdstip van overbrenging conform het bepaalde in de Archiefwet naar het Nationaal Archief, informatie in goede materi\u00eble staat wordt gehouden;\n\n4. Indien informatie door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen niet (langer)\n                                                voldoet aan het in het eerste en derde lid bepaalde, wordt overgegaan tot vervanging\n                                                van de informatie door reproducties op de wijze als in artikel 20 van deze regeling\n                                                wordt omschreven.\n\nArtikel 25, Archiefruimten\n\n1. Afgesloten archiefbestanddelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten;\n\n2. Het informatiebeherend onderdeel zorgt voor archiefruimten die zodanig zijn gesitueerd,\n                                                gebouwd en ingericht dat de zich daarin bevindende informatie zo min mogelijk gevaar\n                                                loopt ingeval van een calamiteit;\n\n3. Archiefruimten waarin permanent te bewaren informatie berust in afwachting van overbrenging\n                                                naar het Nationaal Archief voldoet aan de eisen gesteld in de vigerende wet- en regelgeving.\n\nHOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN\n\nArtikel 26, Intrekking andere regeling(en)\n\nDe regeling Informatiebeheer OCW van 16 februari 2009, nr. WJZ/98508 (8222) wordt ingetrokken.\n\nArtikel 27, Citeertitel\n\nDeze regeling wordt aangehaald als Regeling Informatiebeheer OCW 2013.\n\nArtikel 28, Inwerkingtreding\n\nDeze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant\n                                          waarin zij is geplaatst.\n\nDeze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nM. Bussemaker\n\nTOELICHTING\n\n1. Algemeen\n\nArtikel 14 van het Archiefbesluit 1995 verplicht zorgdragers in de zin van de artikelen 23. eerste lid, en 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 tot het vaststellen van beheersregels ten aanzien van hun archiefbescheiden. Deze\n                                          regeling, die de Regeling Informatiebeheer uit 2009 vervangt, strekt daartoe. Tot vervanging van de Regeling Informatiebeheer\n                                          wordt overgegaan vanwege:\n\n\u2022 wijziging in de archiefwetgeving;\n\n\u2022 organisatorische ontwikkelingen binnen het ministerie;\n\n\u2022 de noodzaak van \u00e9\u00e9n regeling voor concern OCW;\n\n\u2022 het in de Regeling expliciet benoemen van de verantwoordelijkheden ten aanzien van\n                                                het informatiebeheer;\n\n\u2022 de veranderende wijze van archiveren, in plaats van archivering per archiefvormend\n                                                orgaan naar het archiveren per bedrijfsproces;\n\n\u2022 de voortschrijdende digitalisering van de informatiehuishouding.\n\nVoor wat betreft de taken op het gebied van de informatiehuishouding van het ministerie\n                                          is het in dit verband relevant te vermelden dat de voormalige directie Concernondersteuning\n                                          (CO) is gesplitst in de directies Personeel en Organisatie (DPO) en de Directie Facilitair\n                                          Management & Informatie en Communicatie Technologie (FM&ICT). Bij de vorming van deze\n                                          directies is bepaald dat de directie FM&ICT is belast met het verzorgen van het kaderstellend\n                                          beleid en de centrale regieorganisatie taken voor concern OCW op het gebied van het\n                                          informatiebeheer.\n\n2. Digitalisering van de informatiehuishouding\n\nTen opzichte van de vorige regeling gaat deze regeling primair uit van een digitale\n                                          informatiehuishouding en de daarmee gepaarde veranderingen (op het vakgebied IV) bij\n                                          OCW. In de vigerende archief-wetgeving is sprake van bijvoorbeeld de termen archiefbescheiden,\n                                          archief, archiefvormend orgaan en archiefbeheer. Echter, de steeds verder gaande digitalisering\n                                          brengt veranderingen met zich mee die ertoe nopen om de terminologie in deze regeling\n                                          aan te passen. Zo is in deze regeling:\n\n\u2022 De term archiefbescheiden is daar waar nodig vervangen door de term informatie;\n\n\u2022 Het archiveren per archiefvormend onderdeel wordt geleidelijk vervangen door het archiveren\n                                                naar bedrijfsproces en daarmee samenhangende resultaatverantwoordelijkheid;\n\n\u2022 De term archief behelst alle archiefbescheiden, gestructureerd en ongestructureerd.\n\nDoor digitalisering zullen niet de verantwoordelijkheden, maar wel de huidige taken\n                                          en rollen ten aanzien van de informatiehuishouding wijzigen en op een andere wijze\n                                          belegd moeten worden. In deze regeling is bijvoorbeeld nog sprake van verschillende\n                                          archiefvormende onderdelen. Na volledige digitalisering zal er nog maar \u00e9\u00e9n archiefvormend\n                                          onderdeel zijn, namelijk Concern OCW. Verder beschrijft deze regeling nog een analoge\n                                          situatie specifiek voor die informatie die wel gedigitaliseerd maar niet vervangen\n                                          mag worden.\n\n3. Reikwijdte zorgdragerschap\n\nDeze regeling geeft, ten slotte, uitdrukking aan het archiefwettelijk zorgdragerschap\n                                          van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de informatie van adviescolleges\n                                          en van andere overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein\n                                          van het ministerie behoren. Wat betreft de reikwijdte van het zorgdragerschap het\n                                          volgende. In de\n\nArchiefwet 1995 is een aantal met name genoemde overheidsorganen uitdrukkelijk aangewezen als zorgdrager\n                                          voor hun nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Zo bepaalt artikel 23, eerste lid, van die wet dat de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van\n                                          Staat, de directeur van het Kabinet van de Koning en de verschillende ministers zorg\n                                          dragen voor hun archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een\n                                          rijksarchiefbewaarplaats. Voor een tweetal categorie\u00ebn van overheidsorganisaties ligt\n                                          het in de rede om, voor wat betreft de archiefwettelijke zorg voor archiefbescheiden,\n                                          een koppeling te maken met het zorgdragerschap van de Minister die belast is met aangelegenheden\n                                          op het beleidsterrein van die organisaties. Het gaat om adviesraden in de zin van\n                                          de Kaderwet adviescolleges en om alle overige overheidsorganen die tot het beleidsterrein\n                                          van een ministerie behoren, maar geen rechtspersoonlijkheid bezitten en dus onderdeel\n                                          zijn van de rechtspersoon Staat. Voor deze twee categorie\u00ebn is de Minister die het\n                                          aangaat zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Gelet op de bijzondere bestuurlijke\n                                          positionering van deze overheidsorganen ten opzichte vaneen ministerie kan de concrete\n                                          invulling van de archiefwettelijke zorg uiteraard onderwerp zijn van onderlinge werkafspraken.\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nM. Bussemaker\n\nTABEL TAKEN INFORMATIEBEHEER EN UITVOERDER\n\n(Zie p. 13 voor een toelichting op deze taken.)\n\nNr.\n\nTAAK\n\nUITVOERDER\n\n1.\n\nOpenen post\n\nRecordbeheerder\n\n2.\n\nSelecteren wel of niet digitaliseren en /of registreren\n\nRecordbeheerder\n\n3.\n\nScannen\n\nScanmedewerker\n\n4.\n\nKwaliteitscontrole scans\n\nScanmedewerker, Recordbeheerder\n\n5.\n\nRegistratie (metadata)\n\nRecordbeheerder / (beleids)medewerker\n\n6.\n\nAanmaken zaken (zaakmappen)\n\nRecordbeheerder\n\n7.\n\nToevoegen gescande documenten aan zaakmappen\n\nRecordbeheerder\n\n8.\n\nIn behandeling zetten (voortgang) van zaakmappen\n\nRecordbeheerder / (beleids)medewerker\n\n9.\n\nAfhandelen zaakmappen\n\n(Beleids)medewerker/Recordbeheerder\n\n10\n\nToevoegen documenten aan zaakmappen tijdens behandeling/afhandeling\n\n(Beleids)medewerker & Recordbeheerder\n\n11.\n\nTerugscannen(vervangen) ondertekenende documenten voor verzending\n\nScanmedewerker\n\n12.\n\nSluiten zaakmappen\n\nRecordbeheerder\n\n13.\n\nToetsen kwaliteit en volledigheid zaakmappen\n\nRecordbeheerder\n\n14.\n\nArchiveren zaakmappen\n\nRecordbeheerder\n\n15.\n\nOnderhouden ordeningsplan(DSP) incl. aanpassen werkprocessen en koppelen aan selectielijst\n\n(Senior Record- & Documentmanager\n\n16.\n\nOpmaken verklaring van vernietiging (van digitale originelen)\n\n(Senior) Record- & Documentmanager\n\n17.\n\nGoedkeuring verklaring van vernietiging (van digitale originelen)\n\nHoofd DOB/CEI. (Zie toelichting op p. 23)\n\n18.\n\nVernietiging digitale documenten\n\nFunctioneel beheerder E-doc\n\n19.\n\nInformeren Records Managers over terugzetten back-ups met eventuele gevolgen\n\nFunctioneel beheerder E-doc\n\n20.\n\nControleren of terugzetten back-ups vernietigde dossiers/documenten\n\nTechnisch beheerder/ Functioneel Beheerder E-Doc\n\n21.\n\nOpmaken overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot\n\n(Senior) Record- & documentmanager / Functioneel beheerder E-doc\n\n22.\n\nGoedkeuren overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot\n\nNationaal Archief\n\n23.\n\nOverbrengen digitale dossiers\n\n(Senior) Record- & documentmanager / Recordbeheerder\n\n24.\n\nOnderhoud werkinstructies rond document- en archiefbeheer (incl. vastleggen juiste\n                                                         toepassing regelgeving)\n\n(Senior) Record- & documentmanager / Functioneel beheerder\n\n25.\n\nToetsen kwaliteit document- en archiefbeheer (incl. monitoren juiste toepassing regelgeving)\n\n(Senior) Record- & documentmanager\n\n26.\n\nOndersteunen zaakeigenaren bij werken in E-Doc\n\nRecordbeheerder\n\n27.\n\nZorgen voor eigentijdse, gebruikersvriendelijke en verantwoorde inrichting van E-Doc\n\nGehele afdeling CEI i.s.m. de leverancier\n\n28.\n\nVernietigen fysieke documenten na digitalisering.\n\nScanmedewerker\n\nDe eerste postronde komt om 09.00 binnen.\n\nDe tweede postronde komt om 13.00 binnen.\n\nDe derde postronde komt om 15.45 binnen.\n\nNa de derde postronde blijft de post liggen tot de volgende ochtend. Om 09.00 en 13.00\n                                          start de volgende procedure:\n\n1. Voor aangetekende stukken wordt door de scanmedewerker of recordbeheerder die de post aanneemt getekend.\n\n2. De (senior) recordbeheerders belast met de behandeling van de post halen de post op bij de scanunit.\n\n3. De (senior) recordbeheerders selecteren de post.\n\n4. De inkomende post die niet geregistreerd hoeft te worden krijgt een voorblad en wordt\n                                                door de (senior) recordbeheerders in de uitbak gelegd.\n\n5. De inkomende post die geregistreerd moet worden wordt door de (senior) recordbeheerders scanklaar gemaakt (batch inkomend en inkomend vertrouwelijk).\n\n6. De uitgaande en interne post (dit betreft dus geprinte documenten waarop aantekeningen\n                                                zijn gemaakt) wordt door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op volledigheid en scanklaar gemaakt (batch tussentijds of definitief\n                                                (bij)scannen).\n\n7. De enveloppen van de geregistreerde ingekomen documenten worden gedurende 1 week bewaard\n                                                op de scanunit. Uitzondering: Bij WOB verzoeken en bezwaarschriften wordt de envelop\n                                                gescand.\n\n8. De te scannen post wordt als 1 stapel, met scheidingsbladen ertussen, in de scanmap\n                                                gedaan.\n\n9. De (senior)recordbeheerders leggen deze map in de daarvoor bedoelde bakken in de kast op de scanunit.\n\n10. De scanmedewerkers halen de te scannen post uit deze bakken.\n\n11. De scanmedewerkers voeren de materi\u00eble controle op de documenten uit.\n\n12. De scanmedewerkers scannen de post en voeren via het vierogen principe de controle op de scans uit.\n\n13. De scanmedewerkers draaien per directie Batch Manager zodat de stukken doorgaan naar E-doc.\n\n14. Als alle post gescand is, brengen de scanmedewerkers de gescande post terug naar de (senior) recordbeheerders.\n\n15. De (senior) recordbeheerders voorzien de stukken van een stempel met het juiste nummer, datum en afdeling.\n\n16. De (senior) recordbeheerders vullen de registratievelden zo compleet mogelijk in en voeren tegelijkertijd de 100%\n                                                controle uit.\n\n17. De (senior) recordbeheerders starten de voortgang.\n\n18. Na tussentijds of definitief (bij)scannen wordt de post door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op juiste archivering, volledigheid van metadatering etc. en opgeborgen\n                                                in dagdozen.\n\n1. Post komt binnen bij de postkamer van het NA.\n\n2. \nMedewerkers van de postkamer sorteren de post en verwijderen folders en andere niet-te-registeren drukwerk.\n\n3. De Recordbeheerder controleert de voorselectie, zoals genoemd onder punt 2.\n\n4. De inkomende post die geregistreerd moet worden wordt door de Medewerkers van de postkamer naar de (senior) recordbeheerders van CEI gebracht.\n\n5. De inkomende post die geregistreerd moet worden wordt door de (senior) recordbeheerders scanklaar gemaakt (batch inkomend en inkomend vertrouwelijk).\n\n6. De uitgaande en interne post (dit betreft dus geprinte documenten waarop aantekeningen\n                                                zijn gemaakt) wordt door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op volledigheid en scanklaar gemaakt (batch tussentijds of definitief\n                                                (bij)scannen).\n\n7. De enveloppen van de geregistreerde ingekomen documenten worden gedurende 1 week bewaard.\n                                                Uitzondering: Bij WOB verzoeken en bezwaarschriften wordt de envelop gescand.\n\n8. De te scannen post wordt als 1 stapel, met scheidingsbladen ertussen, in de scanmap\n                                                gedaan.\n\n9. De (senior)recordbeheerders leggen deze map in de daarvoor bedoelde bakken in de kast.\n\n10. De scanmedewerkers halen de te scannen post uit deze bakken.\n\n11. De scanmedewerkers voeren de materi\u00eble controle op de documenten uit.\n\n12. De scanmedewerkers scannen de post en voeren via het vierogen principe de controle op de scans uit.\n\n13. De scanmedewerkers draaien per directie en dienstonderdeel Batch Manager zodat de stukken doorgaan naar\n                                                E-doc.\n\n14. Als alle post van 1 kolom gescand is, brengen de scanmedewerkers de gescande post terug naar de (senior) recordbeheerders.\n\n15. De (senior) recordbeheerders voorzien de stukken van een stempel met het juiste nummer, datum en afdeling.\n\n16. De (senior) recordbeheerders vullen de registratievelden zo compleet mogelijk in en voeren tegelijkertijd de 100%\n                                                controle uit.\n\n17. De (senior) recordbeheerders starten de voortgang.\n\n18. Na tussentijds of definitief (bij)scannen wordt de post door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op juiste archivering, volledigheid van metadatering etc. en opgeborgen\n                                                in dagdozen.\n\nDe controle op de materi\u00eble staat van de fysieke documenten wordt voordat het scannen\n                                          plaatsvindt uitgevoerd door de scanmedewerkers van CEI.\n\nDeze materi\u00eble controle op de documenten beslaat de volgende onderdelen:\n\n\u2022 leesbaarheid;\n\n\u2022 volledigheid;\n\no aantal pagina\u2019s;\n\no volgorde van de pagina\u2019s;\n\no aanwezigheid van en aantal lege pagina\u2019s;\n\no aantal bijlagen;\n\n\u2022 onvolkomenheden, bijvoorbeeld strepen en/of vouwen, nietjes;\n\n\u2022 authenticiteit;\n\n\u2022 kleurstelling.\n\nDe te scannen documenten worden na uitvoering van de bovenstaande controles en het\n                                          uitvoeren van eventuele reparaties scanklaar gemaakt. De scanmedewerkers documenten\n                                          of batches voorzien van scanvoorbladen. Voor elk apart stuk moet namelijk een scanvoorblad.\n                                          Deze scanvoorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de\n                                          documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten\n                                          moeten de scanvoorbladen dus allen dezelfde richting uit wijzen.\n\n1. Voor het scannen moet de medewerker scanunit inloggen op de pc die gekoppeld is aan\n                                                de scanner.\n\na. Na ingelogd te zijn, ga naar Windows Start \u2013 Alle Programma\u2019s \u2013 Ascent Capture 9.0\n                                                      \u2013 Scan en open deze applicatie.\n\nb. Er verschijnt automatisch een volgend scherm. Kies bij de instelling Batch Class vervolgens\n                                                      voor \u00e9\u00e9n van de vier batchclasses.\n\ni. Inkomende post;\n\nii. Inkomende post vertrouwelijk:\n\niii. Bijscannen tussentijds (als bijlage);\n\niv. Bijscannen definitief (als definitieve versie)\n\nc. Leg de batch te scannen documenten, met de voorbladen voorop en met de pijlen in de\n                                                      richting van het invoeren, in de invoerla van de scanner (bij de Fujitsu fi-5750c\n                                                      met de voorkant van het voorblad naar beneden en bij de Kodak i620 en i640 met de\n                                                      voorkant van het voorblad naar boven) en klik in de scanapplicatie op Scan. Ook kan\n                                                      je eerst op OK klikken zodat je in de scanapplicatie terecht komt om eventueel aanpassingen\n                                                      aan de instellingen te maken. Vervolgens kan je op de paarse knop klikken om het scannen\n                                                      te starten.\n\n2. De kwaliteitscontrole door de scanmedewerkers vindt plaats in de scanapplicatie. De\n                                                voorbeelden van de gescande pagina\u2019s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de\n                                                linkerkant van het scherm. De controle wordt uitgevoerd op de rechterzijde van het\n                                                scherm, de daadwerkelijke scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en\n                                                authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren\n                                                document)\n\na. Er wordt gekeken of:\n\ni. alle pagina\u2019s zijn gescand (met en zonder tekst)\n\nii. alle pagina\u2019s recht zijn gescand\n\niii. alle pagina\u2019s volledig zijn gescand\n\niv. alle pagina\u2019s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht\n                                                            lege pagina\u2019s)\n\nb. Als er lege pagina\u2019s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen\n                                                      worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechter\n                                                      muisklik een menuutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken. Als er foute\n                                                      pagina\u2019s zijn moeten deze pagina\u2019s opnieuw gescand worden door de betreffende pagina\n                                                      in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het document\n                                                      op de rechtermuis te klikken en in het menuutje op Insert te klikken. De pagina zal\n                                                      dan op de juiste plaats in het document verschijnen. Ook kan er voor gekozen worden\n                                                      om het hele document opnieuw te scannen.\n\nc. Als de kwaliteit goedgekeurd is kan de batch gesloten worden door op het icoontje\n                                                      Close Batch te klikken.\n\n3. Het releasen van de batch is een geautomatiseerd proces en hoeft niet handmatig uitgevoerd\n                                                te worden.\n\nNadat documenten inkomend, inkomend vertrouwelijk, tussentijds of definitief zijn\n                                          gescand en geregistreerd worden deze opgeborgen in een dagdoos.\n\nHet scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende\n                                          document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden (half tone) wordt opgeslagen.\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 24 bit;\n\n\u2022 OCR quality \u2013 High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 8 bit;\n\n\u2022 OCR quality \u2013 High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 1 bit;\n\n\u2022 OCR quality \u2013 High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)\n\nOm een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS\n                                          Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde\n                                          data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces\n                                          bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina\u2019s recht te trekken en portrait/landscape\n                                          te herkennen.\n\nVRS is per scanner volgens onderstaande overzichten geconfigureerd.\n\nKodak i620\n\nPage Ajustments (Pagina aanpassingen)\n\nAuto Deskew\n\nAan\n\nUitlijning van de pagina\n\nAuto Crop\n\nAan\n\nZoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan\n\nEdge Cleanup\n\nAan\n\nHaalt eventuele zwarte randen van de pagina af\n\nEdge Fill\n\nAan\n\nVult zwarte randen op\n\nHole Fill\n\nAan\n\nVult indien aanwezig perforator gaten\n\nAuto Rotate\n\nAan\n\nAutomatische pagina ori\u00ebntatie herkenning\n\nMerge Sides\n\nUit\n\nZijkanten samenvoegen\n\nBlank Page (Blanco pagina)\n\nDetect\n\nUit\n\nDetecteert witte pagina\u2019s\n\nDelete and detect\n\nAan\n\nVerwijdert witte pagina\u2019s\n\nSettings\n\nInstelling t.a.v. de gevoeligheid\n\nContent Sensitivity\n\nIgnore Holes\n\n60\n\nJa\n\nClarity (Helderheid)\n\nBrightness and\n\ncontrast\n\n45\n\n50\n\nInstellingen t.a.v. helderheid en contrast\n\nGamma\n\n10\n\nAuto Brightness\n\nAan\n\nAutomatisch helderheid\n\nAuto Contrast\n\nUit\n\nAutomatisch contrast\n\nBlack and white (Zwart & Wit)\n\nLine weight\n\n3\n\nInstellingen lijndikte\n\nSpeckle Filter\n\n3\n\nVerwijderd stipjes op de pagina\n\nGreytone Picture\n\nGrijstonen afbeeldingen.\n\nEnable\n\nDensity\n\nJa\n\n60\n\nDeze instelling actief vanaf 1-10-2011. Van 1-4-2008 t/m 30-9-2011 werd bitonaal gescand.\n\nColor (Kleur)\n\nColor \u2013 Detection\n\nEnable\n\nSensitivity\n\nIgnore background color\n\nJa\n\n50\n\nNee\n\nKleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten\n\nDetect Small Color Object\n\nSmall Object Sensitivity\n\nJa\n\n80\n\nBackground Smoothing\n\nEnable\n\nSmoothness\n\nJa\n\n15\n\nRegulering achtergrond\n\nBackground Color to White\n\nNee\n\nKodak i640\n\nPage Ajustments (Pagina aanpassingen)\n\nAuto Deskew\n\nAan\n\nUitlijning van de pagina\n\nAuto Crop\n\nAan\n\nZoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan\n\nEdge Cleanup\n\nAan\n\nHaalt eventuele zwarte randen van de pagina af\n\nEdge Fill\n\nAan\n\nVult zwarte randen op\n\nHole Fill\n\nAan\n\nVult indien aanwezig perforator gaten\n\nAuto Rotate\n\nAan\n\nAutomatische pagina ori\u00ebntatie herkenning\n\nMerge Sides\n\nUit\n\nZijkanten samenvoegen\n\nBlank Page (Blanco pagina)\n\nDetect\n\nUit\n\nDetecteert witte pagina\u2019s\n\nDelete and detect\n\nAan\n\nVerwijdert witte pagina\u2019s\n\nSettings\n\nInstelling t.a.v. de gevoeligheid\n\nContent Sensitivity\n\nIgnore Holes\n\n60\n\nJa\n\nClarity (Helderheid)\n\nBrightness and\n\ncontrast\n\n40\n\n60\n\nInstellingen t.a.v. helderheid en contrast\n\nGamma\n\n10\n\nAuto Brightness\n\nAan\n\nAutomatisch helderheid\n\nAuto Contrast\n\nUit\n\nAutomatisch contrast\n\nBlack and white (Zwart & Wit)\n\nLine weight\n\n3\n\nInstellingen lijndikte\n\nSpeckle Filter\n\n3\n\nVerwijderd stipjes op de pagina\n\nGreytone Picture\n\nGrijstonen afbeeldingen.\n\nEnable\n\nDensity\n\nJa\n\n70\n\nDeze instelling actief vanaf 1-10-2011. Van 1-4-2008 t/m 30-9-2011 werd bitonaal gescand.\n\nColor (Kleur)\n\nColor \u2013 Detection\n\nKleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten\n\nEnable\n\nSensitivity\n\nIgnore background color\n\nJa\n\n60\n\nNee\n\nDetect Small Color Object\n\nSmall Object Sensitivity\n\nJa\n\n80\n\nBackground Smoothing\n\nEnable\n\nSmoothness\n\nJa\n\n15\n\nRegulering achtergrond\n\nBackground Color to White\n\nNee\n\nFujitsu Fi 5750c\n\nPage Ajustments (Pagina aanpassingen)\n\nAuto Deskew\n\nAan\n\nUitlijning van de pagina\n\nAuto Crop\n\nAan\n\nZoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan\n\nEdge Cleanup\n\nAan\n\nHaalt eventuele zwarte randen van de pagina af\n\nEdge Fill\n\nAan\n\nVult zwarte randen op\n\nHole Fill\n\nAan\n\nVult indien aanwezig perforator gaten\n\nAuto Rotate\n\nAan\n\nAutomatische pagina ori\u00ebntatie herkenning\n\nMerge Sides\n\nUit\n\nZijkanten samenvoegen\n\nBlank Page (Blanco pagina)\n\nDetect\n\nUit\n\nDetecteert witte pagina\u2019s\n\nDelete and detect\n\nAan\n\nVerwijdert witte pagina\u2019s\n\nSettings\n\nInstelling t.a.v. de gevoeligheid\n\nContent Sensitivity\n\nIgnore Holes\n\n60\n\nJa\n\nClarity (Helderheid)\n\nBrightness and\n\ncontrast\n\n50\n\n65\n\nInstellingen t.a.v. helderheid en contrast\n\nGamma\n\n5\n\nAuto Brightness\n\nAan\n\nAutomatisch helderheid\n\nAuto Contrast\n\nUit\n\nAutomatisch contrast\n\nBlack and white (Zwart & Wit)\n\nLine weight\n\n3\n\nInstellingen lijndikte\n\nSpeckle Filter\n\n3\n\nVerwijderd stipjes op de pagina\n\nGreytone Picture\n\nGrijstonen afbeeldingen.\n\nEnable\n\nDensity\n\nJa\n\n70\n\nDeze instelling actief vanaf 1-10-2011. Van 1-4-2008 t/m 30-9-2011 werd bitonaal gescand.\n\nColor (Kleur)\n\nColor \u2013 Detection\n\nEnable\n\nSensitivity\n\nIgnore background color\n\nJa\n\n60\n\nNee\n\nKleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten\n\nDetect Small Color Object\n\nSmall Object Sensitivity\n\nJa\n\n80\n\nBackground Smoothing\n\nEnable\n\nSmoothness\n\nJa\n\n15\n\nRegulering achtergrond\n\nBackground Color to White\n\nNee\n\nDe scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. De voorbeelden van de gescande\n                                          pagina\u2019s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de linkerkant van het scherm (thumbnails).\n                                          De controle van de scan wordt uitgevoerd aan de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke\n                                          scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale\n                                          document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document). Er wordt gecontroleerd\n                                          of:\n\n\u2022 alle pagina\u2019s zijn gescand (met en zonder tekst);\n\n\u2022 alle pagina\u2019s recht zijn gescand;\n\n\u2022 alle pagina\u2019s volledig zijn gescand;\n\n\u2022 alle pagina\u2019s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht\n                                                lege pagina\u2019s).\n\nIndien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan\n                                          kan als volgt worden gehandeld:\n\n\u2022 Als er lege pagina\u2019s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen\n                                                worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechtermuisklik\n                                                een menuutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken.\n\n\u2022 Als er foute pagina\u2019s zijn moeten deze pagina\u2019s opnieuw gescand worden door de betreffende\n                                                pagina in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het\n                                                document op de rechtermuis te klikken en in het menuutje op Insert te klikken. De\n                                                pagina zal dan op de juiste plaats in het document verschijnen.\n\n\u2022 Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.\n\nVervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.\n\nVeldnaam\n\nVerplicht\n\nType\n\nKeuzelijst? (Lookup)\n\nToelichting\n\nDocumentnummer\n\nJa\n\nsysteemveld\n\nnee\n\nTitel\n\nJa\n\nVrije tekst\n\nnee\n\nAuteur\n\nJa\n\nLookup\n\nJa\n\nVerwijzing naar E-doc gebruikerstabel\n\nSchema\n\nJa\n\nLookup\n\nJa\n\nDit veld geeft aan de richting van het document aan (inkomend, inkomend gescand, intern,\n                                                         uitgaand)\n\nDocumentsoort\n\nNee\n\nLookup\n\nJa\n\nDeze tabel bevat initieel de volgende waarden bij inkomende post: klacht, signaal,\n                                                         aanvraag, bezwaar, wob, overige brieven.\n\nSjabloonnaam\n\nNee\n\nLookup\n\nJa\n\nVanuit DocSys wordt de betreffende sjabloonnaam in dit veld weggeschreven\n\nDatum document\n\nnee\n\nDatumveld\n\nKalender keuze\n\nDit is de datum op het inkomende poststuk.\n\nKenmerk afzender\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nOntvangstbevestiging aanmaken\n\nNee\n\nCheckbox\n\nNee\n\nOpmerkingen\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nGebruikersgroep\n\nJa\n\nLookup\n\nJa\n\nStandaard E-doc afdelingentabel\n\nDossier\n\nja\n\nLookup\n\nJa,\n\nDit is is een verplicht veld. Als waarde kan hier \u2018ongeplaatste stukken\u2019 ingevuld\n                                                         worden.\n\nMap\n\nNee\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\nGeeft de naam van de dossiermap in.\n\nArchiefkenmerk\n\nNee\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\nGeeft het pad aan, waar, in het ordeningplan, het document gevonden kan worden.\n\nPostcode\n\nNee\n\nvrije tekst\n\nJa\n\nTNT Postcode tabel of NAW Lijst (afhankelijk van de \u2018Handmatige invoer\u2019 checkbox)\n                                                         Schrijfwijze postcode voor NL is:\n\n1234 spatie AA (1234 AA)\n\nOrganisatie\n\nNee*\n\nVrije tekst\n\nNee\n\n*Als Naam niet gevuld, is dit veld verplicht.\n\nNaam\n\nNee*\n\nVrije tekst\n\nNee\n\n*Als Organisatie niet gevuld, is dit veld verplicht\n\nM\n\nNee\n\nCheckbox\n\nNee\n\nWanneer voor M (= man) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker gekleurd.\n                                                         V kan dan niet meer worden gekozen.\n\nV\n\nNee\n\nCheckbox\n\nNee\n\nWanneer voor V (= vrouw) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker\n                                                         gekleurd.\n\nM kan dan niet meer worden gekozen.\n\nVoornaam\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nTussenvoegsel\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nVoorletter(s)\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nTitel(s) voor\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nTitel(s) achter\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nAdres afzender\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nNummer\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nWoonplaats\n\nNee\n\nVrije tekst)\n\nNee\n\nLandcode\n\nNee\n\nlookup\n\nNee\n\nLand\n\nNee\n\nVrije tekst)\n\nNee\n\nStatus\n\n-\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft de technische status van een document weer (beschikbaar, meegenomen, etc.)\n\nBewerkt op\n\n-\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft de datum weer van laatste toegang tot het document of registratie\n\nGeregistreerd op\n\n-\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft de datum weer van registratie\n\nAlleen lezen op\n\n-\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft de datum weer van wanneer het stuk op alleen lezen is gezet\n\nGeregistreerd door\n\n-\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft weer wie het document heeft geregistreerd\n\nGearchiveerd op\n\n-\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft datum weer waarop het document in een dossiermap is geplaatst\n\nToegangsniveau\n\nJa\n\nLookup\n\nJa,\n\nOpenbaar, Groepsvertrouwelijk\n\nPersoneelsvertrouwelijk\n\nPersoonlijk. Dit veld wordt standaard gevuld met openbaar, tenzij om zwaarwegende\n                                                         redenen op directieniveau anders wordt besloten.\n\nAan\n\nNee\n\nLookup\n\nJa\n\nVerwijzing naar de personen en groepen tabel\n\nArchiefdoosnummer\n\nNee\n\ntekst\n\nNee\n\nInkomende post\n\nActor\n\nScanmedewerker CEI\n\nActiviteit\n\n1. Scannen Inkomende Post\n\nOmschrijving\n\nEr kan worden gekozen uit twee batches te weten: \u2018Scan openbaar\u2019 en \u2018Scan vertrouwelijk\u2019.\n\nMedewerker CEI scant inkomend stuk met voorblad van de verantwoordelijke/behandelende\n                                                         directie en controleert de kwaliteit van het gescande document.\n\nDe volgende metadata wordt toegevoegd aan het document:\n\nDocumentbron: \u2018Inkomend\u2019\n\nTitel: \u2018Inkomend Gescand Document [huidige datum en tijd]\u2019\n\nApplicatie: Acrobat\n\nGebruikersgroep: [Directie van voorblad]\n\nToegangsniveau: \u2018Scan openbaar\u2019 of \u2018Scan vertrouwelijk\u2019\n\nCreator: \u2018Scanner\u2019 (Dit is een verplicht veld in E-Doc en dient een naam uit de medewerker tabel te zijn.\n                                                            \u2018Scanner\u2019 is een met de hand aangemaakt fictief account.)\n\nGeregistreerd door: [Betreffende CEI medewerker]\n\nDossier: \u2018Ongeplaatst\u2019\n\nOntvangstdatum\n\nNa het scannen van het document is de behandeling formeel gestart (registratiedatum\n                                                         en -tijd van het document).\n\nActor\n\nRecordbeheerder CEI\n\nActiviteit\n\n2. Metadata aanvullen\n\nOmschrijving\n\nMedewerker CEI ontvangt het inkomende stuk in de gezamenlijke werkvoorraad \u2018te registreren\u2019.\n\nDe scankwaliteit wordt nogmaals gecontroleerd (4 ogen principe).\n\nDe metadata wordt verder aangevuld en op kwaliteitseisen gecontroleerd.\n\nDe inkomende documenten worden opgenomen in het juiste digitale dossier.\n\nActor\n\nRecordbeheerder CEI\n\nActiviteit\n\n3. Stuurt taak door voor behandeling\n\nOmschrijving\n\nStukken worden op de dag van ontvangst geregistreerd en digitaal doorgezonden naar\n                                                         de juiste behandelende directie.\n\nPlandatum afdoening wordt automatisch meegegeven op basis van het documentsoort, anders\n                                                         wordt uitgegaan van de standaard behandeltermijn van 15 dagen.\n\nOp basis van aanvullende afspraken kunnen, onder andere \u2018vertrouwelijke stukken\u2019 stukken,\n                                                         zonder tussenkomst van de directieondersteuner rechtstreeks aan behandelend medewerker\n                                                         wordt doorgestuurd (onderdeel van de kwalitatieve intake).\n\nActor\n\nWerkverdeler1\n\nBeslispunt\n\n4. Accepteren? (Ja/Nee)\n\nOmschrijving\n\nDe werkverdeler van de ontvangende directie ontvangt het poststuk in de gezamenlijke\n                                                         werkvoorraad.\n\nAfhankelijk van interne afspraken worden de digitale poststukken beoordeeld (welke\n                                                         directie en/of medewerker belast is met de behandeling) en verdeeld.\n\nStandaard worden onjuist gerouteerde poststukken via CEI opnieuw naar de juiste behandelende\n                                                         eenheid gestuurd. Indien hier afspraken over zijn gemaakt kunnen onjuist gerouteerde\n                                                         documenten zonder tussenkomst van CEI worden gerouteerd naar de juiste behandelende\n                                                         eenheid. Zie activiteit 6.\n\nJa: #6\n\nNee: #5\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nActiviteit\n\n5. Toewijzen CEI\n\nOmschrijving\n\nOnjuist gerouteerde poststukken worden via CEI formeel opnieuw naar de juiste directie\n                                                         gerouteerd.\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nBeslispunt\n\n6. Overdragen? (Ja/Nee)\n\nOmschrijving\n\nOnjuist gerouteerde poststukken kunnen door de werkverdeler formeel worden overgedragen\n                                                         aan de juiste behandelende directie.\n\nJa: #7\n\nNee: #8\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nActiviteit\n\n7. Toewijzen werkverdelers behandelende directie\n\nOmschrijving\n\nDe werkverdeler wijst de behandelende directie toe.\n\nEigenaarschap van document wijzigt bij overdracht (reroutering).\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nActiviteit\n\n8. Behandelen\n\nOmschrijving\n\n\u2018Behandelen\u2019\n\nActor\n\nCEI\n\nActiviteit\n\n9. Bijscannen en Archiveren\n\nOmschrijving\n\nBij scannen\n\n\u2018Archiveren\u2019\n\n1 De werkverdeler zorgt ervoor dat binnen de eigen directie of afdeling poststukken\n                                          naar de juiste behandelaar worden gerouteerd. Vaak vervullen secretariaten de rol\n                                          van werkverdeler.\n\nInterne en uitgaande post bestuursdepartement OCW\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n1. Nieuw Document registreren\n\nOmschrijving\n\nMedewerker cre\u00ebert document.\n\nMedewerker slaat het document op in E-Doc.\n\nDe metadata wordt aangevuld en op kwaliteitseisen gecontroleerd. Volgende metadata\n                                                         is verplicht:\n\nSchema\n\nDocumentnaam\n\nCreator\n\nGebruikersgroep\n\nNAW (Bij schema inkomend, uitgaand)\n\nDossier\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nBeslispunt\n\n2. Reactie op inkomend stuk?\n\nOmschrijving\n\nBetreft het een reactie op het inkomende stuk?\n\nJa: #3\n\nNee: #4\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n3. Relateren aan inkomend stuk\n\nOmschrijving\n\nDe medewerker relateert het interne/uitgaande stuk aan het inkomende stuk.\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n4. Behandelen\n\nOmschrijving\n\nBehandelend medewerker stelt binnen de gestelde termijn een antwoord op. Indien de\n                                                         afhandeling niet binnen de gestelde termijn kan plaatsvinden, stuurt de medewerker\n                                                         een behandelbericht uit.\n\nIn een enkel geval is het mogelijk de beantwoordingtermijn te verlengen. Dan wordt\n                                                         een uitstel-/vertragings-/verdagingbericht verzonden.\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nBeslispunt\n\n5. Andere behandelaar?\n\nOmschrijving\n\nAfstemming binnen eigen directie?\n\nJa: #6\n\nNee: #7\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n6. Toewijzen andere behandelaar\n\nOmschrijving\n\nToewijzen behandelaar en behandeltaak\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nBeslispunt\n\n7. Afstemming andere directie?\n\nOmschrijving\n\nDe behandelend medewerker zal in de meeste gevallen het antwoord opstellen in afstemming\n                                                         met collega\u2019s/organisatie-eenheden. Afhankelijk van het type behandelproces is dit\n                                                         formeel (medeparaaf) op basis van een behandelstap of informeel (afstemmen inhoud)\n                                                         op basis van een taak/activiteit.\n\nJa: #8\n\nNee: #9 (Inkomende Post Papier)\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n8. Afstemmen andere directie\n\nOmschrijving\n\nZie subproces \u2018Afstemmen andere directie\u2019\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nBeslispunt\n\n9. Formaliseren?\n\nOmschrijving\n\nHet antwoord op een vraag wordt ter formalisering c.q. ondertekening aangeboden volgens\n                                                         de afgesproken behandelinstructies (bv. Bewindsliedenpost). De brief wordt namens\n                                                         de Minister ondertekend door bevoegd gezag (conform O&M-regeling OCW) dan wel ter\n                                                         ondertekening voorgelegd aan betrokken bewindspersoon (conform de afgesproken routering).\n\nJa: #10\n\nNee: #11\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n10. Formaliseren\n\nOmschrijving\n\nZie subproces \u2018Formaliseren\u2019\n\nActor\n\nWerkverdeler (Directie A)\n\nActiviteit\n\n11. Verzenden uitgaand stuk\n\nOmschrijving\n\nNadat een document/antwoordbrief is geformaliseerd (ondertekend) wordt het antwoord\n                                                         (evenals afschriften voor derden) naar de burger/ instelling verzonden.\n\nActor\n\nWerkverdeler (Directie A)\n\nActiviteit\n\n12. Kopie doorsturen naar CEI\n\nOmschrijving\n\nEen kopie van de documenten (inkomend, intern en kopie uitgaand) behorende bij de\n                                                         afhandeling van het proces worden in deze fase ter archivering bij de centrale CEI-unit.\n                                                         De behandelende medewerker kan nadere instructies aan de centrale CEI-unit meegeven\n                                                         voor de digitale archivering van de documenten op basis van de inhoud.\n\nActor\n\nCEI\n\nActiviteit\n\n13. Archiveren\n\nOmschrijving\n\nBij scannen\n\n\u2018Archiveren\u2019\n\nScanners:\n\nKodak i620\n\n\u2022 Image sensor: Dual Tricolor Plus CCD\n\n\u2022 Interface: Twain en ISIS\n\n\u2022 Ingangstype: kleur\n\n\u2022 Optische resolutie: 300 dpi\n\n\u2022 Output resolutie:\n\no 100 t/m 300 dpi (kleur)\n\no 100 t/m 300 dpi (grijswaarden)\n\no 200 t/m 400 dpi (zwart/wit)\n\n\u2022 Diepte grijsschaal: 8-bit\n\n\u2022 Diepte kleurschaal: 24-bit\n\n\u2022 Documentgrootte: A8 (min) / A3 (max)\n\n\u2022 Opslagcapaciteit: 500 vel\n\n\u2022 Scansnelheid: 80 pagina\u2019s per minuut tot 320 images per minuut\n\nFujitsu fi-5750c\n\n\u2022 Scannertype: ADF/Flatbed\n\n\u2022 Image sensor: CCD\n\n\u2022 Interface: SCSI-2\n\n\u2022 Ingangstype: kleur\n\n\u2022 Optische resolutie: 600 dpi\n\n\u2022 Diepte grijsschaal: 10-bit grijswaarden / 8- bit (extern)\n\n\u2022 Diepte kleurschaal: 24-bit\n\n\u2022 Documentgrootte: A8 (min) / A3 (max)\n\n\u2022 Opslagcapaciteit: 200 vel\n\n\u2022 Scansnelheid:\n\no 55 pagina\u2019s p/m A4-staand grijsschaal en 300 dpi\n\no 55 pagina\u2019s p/m A4-staand kleur en 300 dpi\n\no 72 pagina\u2019s p/m A4-liggend grijsschaal en 300 dpi\n\no 72 pagina\u2019s p/m A4-liggend kleur en 300 dpi\n\no 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand grijsschaal en 300 dpi\n\no 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand kleur en 300 dpi\n\nDe in gebruik zijnde scanners zijn ingesteld op 300dpi.\n\nScansoftware:\n\nDe volgende scansoftware wordt vanaf 3-10-2011 gebruikt:\n\n\u2022 Naam: Kofax Ascent Capture\n\n\u2022 Versie: 9.0\n\n\u2022 Releasedatum: 1 Januari 2010\n\n\u2022 Service Pack: 2\n\n\u2022 Leverancier: KOFAX\n\n\u2022 Website: http://www.kofax.com\n\nKofax is het softwarepakket dat gebruikt wordt voor het digitaliseren en indexeren\n                                          van de documenten. Het pakket kent een aantal losse modules die afzonderlijk van elkaar\n                                          ingezet kunnen worden. De gebruikte modules, worden hieronder beschreven.\n\nScanmodule\n\nDe Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch\n                                          te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina\u2019s in digitale\n                                          documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina\u2019s worden hierbij\n                                          automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als\n                                          kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden\n                                          herkend.\n\nVirtual Rescan module (VRS)\n\nDoor gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit\n                                          (zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld\n                                          papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.\n\nAlle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina\n                                          van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011)\n                                          wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten\n                                          op de scan, de instellingen hiervoor zijn terug te vinden in Bijlage 8, Instellingen scanners. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van de VRS instellingen\n                                          is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen zijn afgestemd. Alle\n                                          gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten ook door de VRS module\n                                          als zodanig herkend en gescand worden.\n\nRecognition module\n\nDe Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.\n\nDe module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de\n                                          \u2018gebruikersgroep\u2019 van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release\n                                          ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.\n\nValidatiemodule\n\nDe Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien\n                                          van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar\n                                          wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze\n                                          module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren\n                                          en voor de \u2018uitgaande\u201d documenten om het documentnummer toe te kennen.\n\nPDF generator\n\nDe PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat\n                                          naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR\n                                          (Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond\n                                          wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.\n\nRelease module\n\nDe Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat,\n                                          samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is\n                                          in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van\n                                          de gebruiker.\n\nDe release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture,\n                                          een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een\n                                          document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in\n                                          E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:\n\n\u2022 Het documentprofiel wordt in eDOCS aangemaakt. De indexgegevens en eventuele andere\n                                                gegevens worden aan het documentprofiel toegevoegd;\n\n\u2022 Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS documentserver. Dit\n                                                wordt bepaald door E-Doc;\n\n\u2022 Het document wordt aan de hand van een aantal metagegevens in een postbak gezet.\n\nHet bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten,\n                                          in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd\n                                          bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen\n                                          uitgevoerd:\n\n\u2022 Het document wordt toegevoegd als nieuwe versie;\n\n\u2022 Het applicatieveld wordt omgezet naar het veld Acrobat, zodat de nieuwe documentversie\n                                                vanuit eDocs wordt geopend met deze applicatie;\n\n\u2022 Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS Documentserver. Dit\n                                                wordt bepaald door E-Doc.\n\nCompressie\n\nDe instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie\n                                          ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt\n                                          dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.\n\nDe volgende instellingen worden gehanteerd:\n\n\u2022 Er wordt geen gebruik gemaakt van een JPEG-compressie in de scandriver.\n\n\u2022 Bij de omzetting naar PDF/A-1-b wordt een JPEG-compressie van 75 toegepast.\n\nTechnische metadata\n\nOnderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF\n                                          bestand.\n\nKofax 9.0\n\n3-10-2011 tot heden\n\nBestandsinformatie\n\nDirectory\n\n\u221a\n\nFilesize\n\n\u221a\n\nFile Modify Date\n\n\u221a\n\nFile Permissions\n\n\u221a\n\nFile Type\n\n\u221a\n\nMIME Type\n\n\u221a\n\nPDF informatie\n\nPDF Version\n\n\u221a\n\nLinearized\n\n\u221a\n\nTitle\n\n\u221a\n\nAuthor\n\n\u221a\n\nCreate Date\n\n\u221a\n\nModify Date\n\n\u221a\n\nPage Count\n\n\u221a\n\nTagged PDF\n\n\u221a\n\nXMP informatie\n\nFormat\n\n\u221a\n\nTitle\n\n\u221a\n\nCreator\n\n\u221a\n\nCreate Date\n\n\u221a\n\nModify Date\n\n\u221a\n\nDocumentID\n\n\u221a\n\nPart\n\n\u221a\n\nConformance\n\n\u221a"}