Title: wetten.nl - Regeling - Nota Integriteitsbeleid NWO, Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek - BWBR0045189

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0045189/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Nota Integriteitsbeleid NWO, Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek - BWBR0045189", "content": "Nota Integriteitsbeleid NWO, Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek\n\nDe maatschappij vraagt in toenemende mate integriteit en integer handelen, van mensen\n                                       en organisaties. Vandaag de dag vergt zulk integer handelen het nodige van overheidsinstanties,\n                                       ook van ZBO\u2019s. NWO is zich er van bewust dat haar medewerkers en derden die uit haar\n                                       naam handelen, moeten beschikken over een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en normbesef.\n                                       NWO beheert immers, en beschikt als onderzoekfinancier over, een aanzienlijk budget\n                                       aan publieke middelen. NWO heeft een voorbeeldfunctie en zij behoort het vertrouwen\n                                       te genieten van relevante stakeholders, om optimaal invulling aan die functie te kunnen\n                                       geven.\n\nDie voorbeeldfunctie brengt mee, dat NWO op het gebied van integriteit ook hoge eisen\n                                       stelt aan haar medewerkers en aan iedereen die voor of namens NWO handelt. Niet integer\n                                       handelen wordt door NWO niet getolereerd.\n\nOm het belang van integriteit te benadrukken, heeft NWO onderhavig document opgesteld,\n                                       waaruit kenbaar is wat NWO onder integriteit verstaat, welke regels gelden op het\n                                       gebied van integriteit, voor wie die regels gelden en hoe daarmee om wordt gegaan.\n\nHet integriteitsbeleid van NWO is gebaseerd op de Kernwaarden van NWO1:\n\n\u25cb \nGrensverleggend: NWO pioniert en verlegt de grenzen van bestaande kennis, toepassingen en processen;\n\n\u25cb \nBetrokken: NWO anticipeert op ontwikkelingen in de wetenschap en in de maatschappij;\n\n\u25cb \nBetrouwbaar: NWO doet wat zij belooft, is integer, transparant en zorgvuldig;\n\n\u25cb \nVerbindend: NWO heeft een open houding en verbindt actoren, expertises en agenda\u2019s.\n\nUit bovengenoemde kernwaarden kan een definitie van \u201cintegriteit\u201d worden gedestilleerd.\n                                       Een universele, algemeen toepasbare definitie van integriteit bestaat niet. Integriteit\n                                       is plaats-, tijd- en context gebonden. NWO pretendeert derhalve niet, de maat der\n                                       dingen te willen zijn. W\u00e9l stelt NWO, vanuit de maatschappelijke rol die zij vervult\n                                       en de positie die zij als verstrekker van publieke middelen inneemt, hoge eisen aan\n                                       haar organisatie en iedereen die bij, namens of met NWO werkt. Een voor NWO werkbare\n                                       definitie, die weergeeft wat NWO onder integriteit verstaat, is de volgende:\n\n\u201c Iedereen die bij, namens of met NWO werkt handelt conform de integriteitsprincipes.\n                                          We nemen wettelijke voorschriften in acht, handelen op basis van algemeen aanvaarde\n                                          normen en gedragsregels en zijn ons bewust van onze eigen verantwoordelijkheid. We\n                                          handelen zorgvuldig, zijn betrouwbaar, eerlijk en onpartijdig en aanspreekbaar op\n                                          ons gedrag.\u201d\n\nDeze definitie is richtinggevend, maar niet allesbepalend, voor wat integer is. Het\n                                       handelen van personen die bij of namens NWO werken, wordt in voorkomend geval getoetst\n                                       aan de normen die zijn neergelegd in de diverse regelingen waar NWO aan gebonden is.\n\nIntegriteitsnormen gelden altijd en overal. Daarbij zijn plaats, tijd en culturele\n                                       factoren relevant voor het antwoord op de vraag, wat als integer wordt beschouwd.\n                                       Er zijn echter in weerwil van die variabelen verschillende situaties te schetsen,\n                                       waarbij integriteit in elk geval bijzondere aandacht verdient, in de omgang met mensen,\n                                       belangen, middelen en informatie. Daarbij dient professioneel en nadenkend handelen\n                                       steeds voorop te staan.\n\nNWO houdt in het oog, dat integriteit niet alleen binnen de eigen organisatie gewaarborgd\n                                       moet zijn, maar ook daar waar NWO haar Nexus-rol invult en samenwerking zoekt met\n                                       derden, al dan niet in georganiseerd verband. De Nexus-rol (\u201cstrategisch verbinder\u201d)\n                                       en de rol van financier zijn met elkaar verweven, maar kunnen vanuit het perspectief\n                                       van integriteit ook op gespannen voet staan met elkaar. De hieronder geschetste ankerpunten\n                                       gelden binnen \u00e9n buiten NWO.\n\nPersoonlijke relaties, omgangsvormen.\n\nIedereen heeft persoonlijke relaties. Familie, vrienden, collega\u2019s, er zijn vele relaties\n                                          denkbaar. Daar is natuurlijk niets mis mee. Ook in de omgang met dergelijke relaties\n                                          kunnen echter integriteitsrisico\u2019s opdoemen. Te denken valt aan de schijn van belangenverstrengeling\n                                          of bevoordeling, maar ook aan ongewenst gedrag en verstoringen van de werkverhouding\n                                          (bijvoorbeeld bij een verbroken relatie). Waar familierelaties of andersoortige relaties\n                                          tussen medewerkers van NWO spelen, zijn deze risico\u2019s evenzeer aanwezig.\n\nHieronder worden alle werkzaamheden begrepen die naast het werk voor of namens NWO\n                                             worden verricht, betaald of onbetaald en ongeacht de omvang, duur en vorm waarin dit\n                                             gebeurt. Ook het schrijven van een artikel, of het op persoonlijke titel spreken op\n                                             een congres valt hieronder. Nevenwerkzaamheden vinden vaak plaats in eigen tijd (dit\n                                             kan ook tijdens verlof zijn) en maken dan geen deel uit van de NWO- gerelateerde werkzaamheden,\n                                             al zijn daar uitzonderingen op2. NWO staat positief tegenover nevenwerkzaamheden die medewerkers verrichten en acht\n                                             het wenselijk, dat medewerkers zich breder ontwikkelen dan alleen binnen hun functie\n                                             bij NWO. Er kunnen echter soms integriteitsrisico\u2019s aan nevenwerkzaamheden kleven,\n                                             bijvoorbeeld als de schijn van belangenverstrengeling ontstaat, of als er ongewenste\n                                             effecten optreden die reputatieschade kunnen meebrengen. Daarom zijn er regels en\n                                             normen gesteld, met name in de Code omgang persoonlijke Belangen en de Code advisering\n                                             strategie en beleid en daarnaast in Uitvoeringsregeling 10 bij de cao-OI. NWO zal\n                                             die regels strikt toepassen.\n\nIemand die voor of namens NWO werkt kan, net als ieder ander, financi\u00eble belangen\n                                             hebben in bedrijven, of in effecten handelen. Daar kunnen risico\u2019s optreden, (de schijn\n                                             van) belangenverstrengeling bijvoorbeeld, of voorkennis. NWO kan functies aanwijzen\n                                             die op dit punt extra risicovol zijn en kan nevenactiviteiten registreren. Ook hier\n                                             cre\u00ebren met name de Code omgang met persoonlijke belangen en de Code advisering strategie\n                                             en beleid het kader.\n\nFuncties op het gebied van inkoop en aanbesteding, zijn bij uitstek voorbeelden van\n                                             posities die bijzondere aandacht vragen voor integriteitsrisico\u2019s. De regelgeving\n                                             op het gebied van aanbesteding is complex en strikt en bevat veelsoortige verplichtingen\n                                             en beginselen die normen stellen aan de uitoefening van deze functies. De Richtlijn\n                                             Inkopen en Europese Aanbesteding, de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en de klachtenregeling\n                                             aanbesteden vullen een en ander voor NWO nader in.\n\nHet spreekt voor zich, dat integriteit ook om de hoek komt kijken in gevallen, waarin\n                                             derden aan NWO aanbiedingen doen, in materi\u00eble of immateri\u00eble vorm, of vice versa.\n                                             De schijn van belangenverstrengeling ligt daarbij nadrukkelijk op de loer. De Codes\n                                             omgang met persoonlijke belangen en advisering, strategie en beleid, maar ook de klokkenluidersregeling\n                                             (Uitvoeringsregeling 13), bieden handvatten.\n\nNWO stelt middelen ter beschikking aan medewerkers en soms aan derden. Denk aan een\n                                          computer, laptop, tablet of smartphone, maar ook aan kantoorartikelen, print- en kopieerapparatuur.\n                                          Medewerkers hebben een toegangspas, kunnen doorgaans gebruik maken van een Ov-kaart\n                                          en vrijwel iedereen gebruikt een NWO-mailaccount en heeft toegang tot het internet\n                                          en intranet. Met regelmaat maken medewerkers een dienstreis en bepaalde werk-gerelateerde\n                                          kosten kunnen worden gedeclareerd. Met dergelijke middelen moet zorgvuldig om worden\n                                          gegaan. Soms gelden bijzondere gebruiksvoorwaarden en beveiligingsvoorschriften. Gepast\n                                          priv\u00e9gebruik van NWO-middelen als een telefoon of internetverbinding is vandaag de\n                                          dag soms onvermijdelijk (net zoals priv\u00e9middelen weleens zakelijk zullen worden ingezet),\n                                          maar van groot belang is het besef dat NWO-middelen dienen te worden gebruikt voor\n                                          het doel waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. NWO-ers moeten de grens tussen\n                                          gebruik en misbruik scherp bewaken.\n\nOok subsidieverlening valt feitelijk onder de \u201comgang met middelen\u201d. Subsidiegeld\n                                          moet op de goede plek terecht komen en mag niet worden misbruikt. Dat zal niet willens\n                                          en wetens gebeuren, maar NWO dient ook het risico niet te nemen dat subsidiegeld misbruikt\n                                          wordt. Daarom is een Gedragslijn financieel- en informatiemisbruik opgesteld. Bovendien\n                                          is vastgelegd, dat NWO geen subsidie verstrekt aan medeaanvragers in het buitenland,\n                                          die vallen onder (inter-)nationale sanctiewet- en regelgeving. Dit is opgenomen in\n                                          de module Money follows Cooperation.\n\nEr gaat heel veel informatie rond binnen NWO. Mensen hebben toegang tot soms gevoelige\n                                             en/of vertrouwelijke informatie. Informatie kan bijvoorbeeld politiek gevoelig, of\n                                             privacygevoelig zijn. Dergelijke informatie dient bij NWO en haar medewerkers in veilige\n                                             handen te zijn, wat niet alleen betekent dat geen vertrouwelijke informatie wordt\n                                             \u201cgelekt\u201d, maar bijvoorbeeld ook dat die niet zomaar voor anderen toegankelijk is,\n                                             bijvoorbeeld omdat een laptop open staat bij afwezigheid, meegeluisterd kan worden\n                                             met telefoongesprekken, een tablet achtergelaten wordt op kantoor, of in de priv\u00e9sfeer\n                                             over bepaalde zaken gesproken wordt. Met informatie en informatiedragers moet zorgvuldig\n                                             worden omgegaan. Maar ook transparant: informatie juist delen waar dat nodig is, kan\n                                             \u00f3\u00f3k onderdeel zijn van integriteit. De AVG is \u00e9\u00e9n van de regelingen die hierop ziet\n                                             en stelt eisen aan de omgang met privacy-gevoelige informatie. De Functionaris Gegevensbescherming\n                                             ziet toe op naleving.\n\nNiet meer weg te denken uit het dagelijks leven: appen, chatten, Twitter, Facebook\n                                             en andere social media. Leuk, soms zelfs functioneel, of op zijn minst handig. Maar\n                                             ook niet zonder risico\u2019s! Werk en priv\u00e9 kunnen gemakkelijk door elkaar gaan lopen.\n                                             Het gebruik van deze voorzieningen is snel, direct en heeft vaak een groot bereik.\n                                             Daarbij liggen risico\u2019s op de loer die niet altijd even herkenbaar zijn. Zo vallen\n                                             werk-gerelateerde e-mails, WhatsApps en sms\u2019jes onder de Wet Openbaarheid van Bestuur en kan niet-integer gedrag op Facebook, zoals negatieve uitlatingen over werkgever\n                                             of collega\u2019s, blijkens recente rechtspraak arbeidsrechtelijke gevolgen hebben! In\n                                             de Gedragslijn Social Media wordt op informele wijze het feitelijk al voor zich sprekende\n                                             normenkader weergegeven. De essentie hiervan: Don\u2019t do stupid things!\n\nNWO kent, en heeft te maken met, verschillende regelingen, die (mede) zien op het\n                                       voorkomen en signaleren van schendingen van integriteit en op de naleving van de integriteitsnormen\n                                       die NWO voorstaat. Die regelingen gezamenlijk kunnen worden aangeduid als het \u201cIntegriteitskader\u201d\n                                       van NWO, het geheel van regels en afspraken waar iedereen die bij en met NWO werkt,\n                                       mee te maken heeft en aan gebonden is.\n\nAnno 2019 is een inventarisatie gemaakt van de betreffende regelingen, zoals die gelden\n                                       voor medewerkers van NWO-D en de instituten, maar ook derden-betrokken (subsidieontvangers,\n                                       referenten, commissieleden, leden adviesorganen, opdrachtnemers etc.). Daartoe is\n                                       input gevraagd van medewerkers van de domeinen, bedrijfsvoering, SIA, en NRO.\n\nWelke regels gelden er nou in welke situatie en wat kun je doen, in een concreet geval?\n                                       Daarbij kan de volgende visual je helpen. Bedenk daarbij wel, dat het gezond verstand\n                                       altijd de basis is. De integriteitsnormen worden in deze regelingen niet altijd letterlijk\n                                       omschreven, maar liggen er soms in besloten. Meestal voel je zelf wel aan waar de\n                                       grens van integer handelen wordt overschreden.\n\nTe allen tijde vormt de geldende versie van enige hier genoemde regeling, hoe ook\n                                       genaamd, onlosmakelijk onderdeel van dit integriteitskader.\n\nOnderdeel van het integriteitsbeleid van NWO is onder meer een training Gewenst Gedrag\n                                       voor medewerkers. Daarnaast zal het bewaken van de organisatorische integriteit tot\n                                       de taken kunnen behoren van de Compliance Officer. Maar wat zijn uiteindelijk de mogelijke\n                                       wegen, om te bewandelen in geval van (een vermoeden van) schending van een integriteitsnorm?\n\n1. \nMeldpunt wetenschappelijke integriteit\n\nNWO heeft een Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit. Op grond hiervan kan\n                                             eenieder bij NWO klagen over schending van de wetenschappelijke integriteit, zoals\n                                             plagiaat, datamanipulatie etc, als een financieringsrelatie met NWO bestaat \u00e9n als\n                                             de klacht niet op enige grond aan een commissie wetenschappelijk integriteit van de\n                                             betrokken instelling kan worden voorgelegd. Klachten worden ingediend bij het Meldpunt\n                                             Wetenschappelijke Integriteit (meldpuntintegriteit@nwo.nl), die deze volgens de genoemde\n                                             klachtenregeling afhandelt. ZonMw is bij dit meldpunt aangesloten.\n\n2. \nKlachtenregeling\n\nDaarnaast kent NWO een algemene klachtenregeling. Die voorziet in de behandeling van\n                                             klachten die geen betrekking hebben op wetenschappelijke integriteit, maar \u2013 naast een veelheid aan denkbare onderwerpen \u2013 wel andersoortige\n                                             integriteitskwesties kunnen betreffen. Voor dergelijke klachten is er ook een meldpunt\n                                             (klachten@nwo.nl).\n\n3. \nVertrouwenspersoon\n\nIedereen kan te maken krijgen met (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, pesten\n                                             of discriminatie, samen te vatten als \u201congewenst gedrag\u201d. Niet elke situatie hoeft\n                                             tot een klacht te leiden, soms is een oplossing te bereiken middels een gesprek. Soms\n                                             echter, is het indienen van een klacht het laatste middel. Daarvoor heeft NWO (externe)\n                                             vertrouwenspersonen, die kunnen bemiddelen, begeleiden en ondersteunen. De vertrouwenspersoon\n                                             wordt aangesteld op grond van de Gedragscode seksuele intimidatie, agressie, geweld,\n                                             pesten en discriminatie, die is opgenomen in Uitvoeringsregeling 13 bij de cao.\n\nOok persoonlijke morele dilemma\u2019s die niet direct een klacht behelzen, kunnen met\n                                             de vertrouwens-persoon worden besproken.\n\nOp grond van de al genoemde UR 13 bij de cao, kan zo nodig ook een formele klacht\n                                             wegens ongewenst gedrag worden ingediend bij de Raad van Bestuur, die daarop dan beslist\n                                             na advies van de Adviescommissie Personeelsaangelegenheden.\n\nDe vertrouwenspersonen voor medewerkers van NWO-D zijn Anton de Leeuw en Lillian Vermeulen,\n                                             werkzaam bij CVP-Plus. Zij zijn bereikbaar via 070-2600032, of info@cvp-plus.nl.\n\n4. \nKlokkenluidersregeling\n\nNWO gaat er natuurlijk vanuit, dat binnen de organisatie op een verantwoorde en eerlijke\n                                             manier wordt gewerkt. Het kan echter zijn, dat er zaken niet goed gaan, of zelfs dat\n                                             sprake is van misstanden. Dan is het belangrijk, dat dat wordt gesignaleerd en veilig\n                                             kan worden gemeld.\n\nAls je een misstand vermoedt, kun je daar soms misschien gewoon de collega(\u2018s) in\n                                             kwestie op aanspreken, of je vermoeden melden bij je leidinggevende. Voor het geval\n                                             dat dat niet kan, of niets oplevert, is er ook een klokkenluidersregeling, neergelegd\n                                             in Uitvoeringsregeling 14. Klokkenluiden is het door een werknemer bekend maken van\n                                             een (vermoeden van een) misstand, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van NWO,\n                                             waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Denk aan een (dreigend) strafbaar\n                                             feit, gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu. Iedere NWO-medewerker\n                                             moet op een veilige en effectieve manier onbelemmerd een (vermoeden van een) misstand\n                                             kunnen melden, zonder te hoeven vrezen voor gevolgen. Deze meldingen kunnen worden\n                                             gedaan aan een Vertrouwenspersoon Klokkenluiden, waarna de Raad van Bestuur een onderzoek\n                                             instelt.\n\nDe vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling voor medewerkers van NWO-D is Marco de\n                                             Vos, bereikbaar via 0521-595247 en per email: devos@astron.nl.\n\n5. \nMelding conform Fraudeprotocol\n\nAls het over integriteit gaat, is ook het voorkomen en bestrijden van fraude van belang.\n                                             De afdeling Internal Audit (IA) van NWO adviseert onder andere over de kwaliteit van\n                                             de interne beheersing van processen binnen NWO en is betrokken bij onderzoek naar\n                                             vermoedens van fraude.\n\nBij vermoedens van fraude, dient acuut te worden gehandeld, volgens de stappen die\n                                             worden genoemd in het Fraudeprotocol."}