Title: wetten.nl - Regeling - Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden (OCW) - BWBR0031381

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0031381/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden (OCW) - BWBR0031381", "content": "Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15\u00a0februari 2012,\n                                    nr.\u00a0FMICT/378691, inzake de routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;\n\nGelet op de machtiging van de Algemene Rijksarchivaris van 26 januari 2012, NA/12/8900;\n\nBesluit:\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nOver te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden die niet\n                                    voor vernietiging in aanmerking komen:\n\na. die:\n\n1. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, en\n                                                zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of\n\n2. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding\n                                                van dit besluit;\n\nb. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage \"handboek\n                                          routinematige digitale vervanging E-Doc\u2019;\n\nc. overeenkomstig de eisen, opgenomen in de bijlage van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Stcrt. 2008, 21); en\n\nd. met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk d, van het Archiefbesluit 1995, alsmede wat daarover is bepaald in artikel 4, tweede en derde lid, van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Stcrt. 2008, 21).\n\nDit besluit met de daarbij behorende bijlage zal in de Staatscourant worden geplaatst.\n\nMinister\n\nJ.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nNa een gedegen voorbereidingstijd is per 31 maart 2008 het Document Management System/Record\n                                       Management Applicatie (DMS/RMA) E-Doc in gebruik genomen bij het bestuursdepartement\n                                       van OCW. Voor de routering van de digitale documenten wordt gebruik gemaakt van de\n                                       Business Proces Management module (BPM). Met de invoering van E-Doc is een belangrijke\n                                       stap gezet naar een volledig digitale informatiehuishouding bij het ministerie van\n                                       OCW.\n\nDe in analoge vorm bij OCW aanwezige documenten worden gedigitaliseerd (gescand) en\n                                       gearchiveerd in de ordeningsstructuur van E-Doc. De behandeling van deze documenten\n                                       vindt plaats aan de hand van het digitale document. De originele analoge documenten\n                                       die zijn gedigitaliseerd worden in dagdozen bewaard in het Centraal Archief. De analoge\n                                       originele bescheiden gelden in de huidige situatie nog steeds als archiefbescheiden\n                                       in de zin van de Archiefwet.\n\nDit betekent dat het bestuursdepartement te maken heeft met een dubbele beheerstaak:\n                                       zowel het beheer van de analoge originelen als het beheer van de digitale originelen.\n                                       Deze dubbele beheerstaak is bezwaarlijk.\n\nArtikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt de zorgdrager, na verkregen machtiging, de mogelijkheid om over te gaan tot\n                                       routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden. Deze machtiging maakt het\n                                       voor de zorgdrager mogelijk om te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden\n                                       structureel te vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie te vernietigen.\n                                       Dit handboek digitale vervanging wordt als bijlage bij de machtigingsaanvraag gevoegd.\n                                       In dit handboek zijn de eisen, die de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden\n                                       daaraan stelt, uitgewerkt ten behoeve van het bestuursdepartement van OCW.\n\nDe aanvraag voor machtiging tot routinematige digitale vervanging wordt ingediend\n                                       voor alle vanaf 31 maart 2008 via scanning gedigitaliseerde in E-Doc opgenomen documenten.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nHet ministerie van OCW werkt sinds 2008 met het DMS/RMA Hummingbird E-Doc. Het systeem\n                                          is een applicatie aangevuld met enkele modules zoals de Ascent Capture Kofax scanmodule\n                                          en de BPM Workflowmodule. Het DMS/RMA en de scan- en workflowmodule worden gebruikt\n                                          voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten, documentbeheer,\n                                          digitalisering en het bijhouden van de workflow van documenten. E-Doc is ingevoerd\n                                          ter ondersteuning van werkplek onafhankelijk en papierarm werken met documenten.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nHet archiefbeheer bij het ministerie van OCW wordt ingericht in en ondersteund door\n                                          de RM-module van E-Doc. Deze software wordt bij een aanzienlijk aantal overheden (ministeries,\n                                          provincies, gemeenten) ingezet ter ondersteuning van (digitaal) archiefbeheer en is\n                                          gecertificeerd. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig\n                                          ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in\n                                          de digitale dossiers gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces\n                                          getoetst door de (senior)recordbeheerder die is belast met archivering. De monitoring\n                                          is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren\n                                          of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS/RMA.\n\nDe digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen\n                                          plaats in de RM-module. De volledigheid en juiste metadatering van de processen wordt\n                                          voor risicovolle onderwerpen (bijvoorbeeld fraudezaken) altijd en voor minder risicovolle\n                                          onderwerpen (bijvoorbeeld aanschaf kantoorartikelen) steekproefsgewijs door de (senior)recordbeheerder\n                                          getoetst, voordat definitieve archivering plaatsvindt.\n\nVoor de ordening van informatie in de RM-module maakt het ministerie van OCW gebruik\n                                          van een ordeningsstructuur. Deze ordeningsstructuur is onderdeel van de RM-module\n                                          binnen E-Doc. Met de RM-module worden documenten en processen formeel en verantwoord\n                                          ondergebracht in het digitaal archiefbeheer. Het DMS/RMA is gecertificeerd volgens\n                                          de Amerikaanse standaard voor recordmanagement US DoD 5012.2-standaard 2007 voor digitaal\n                                          archiefbeheer.\n\nDe ordeningsstructuur in het DMS/RMA kent 6 lagen. De eerste 3 lagen zijn de termenlagen.\n                                          Daaronder bevindt zich laag 4 en 5, de dossiers en dossiermappen. Op laag 6 bevinden\n                                          zich de documenten.\n\nEen voorbeeld van de ordeningsstructuur is als bijlage 1 bij dit handboek gevoegd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe werkwijze geldt voor alle onderdelen van het bestuursdepartement OCW die documenten\n                                          registreren en archiveren in het DMS/RMA E-Doc.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die het ministerie van\n                                          OCW vanaf 31\u00a0maart 2008 ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken. Deze\n                                          documenten worden door scanning gedigitaliseerd en worden opgenomen en beheerd in\n                                          het DMS/RMA E-Doc:\n\n\u2013 documenten die op papier binnenkomen;\n\n\u2013 documenten die op papier worden verstuurd (met 'natte' handtekening);\n\n\u2013 documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar\n                                                zijn geweest en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt.\n\nBij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen\n                                          die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata,\n                                          waardoor er \u00e9\u00e9n digitaal dossier ontstaat.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe machtiging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:\n\n\u2013 Nieuwsbrieven\n\n\u2013 Tijdschriften\n\n\u2013 Reclamefolders\n\n\u2013 Vrijblijvende offertes\n\n\u2013 Boekwerken\n\n\u2013 Antwoordkaartjes\n\nDe machtiging is niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op personeelsleden\n                                          van het ministerie van OCW. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in\n                                          het CRMA van P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit routinematige digitale vervanging\n                                          archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.\n\nDe machtiging is ook niet van toepassing op gerubriceerde documenten ontvangen of\n                                          opgemaakt door het ministerie van OCW. De gerubriceerde documenten worden geregistreerd\n                                          in E-Doc, PARIS en/of MIRIS, worden niet gedigitaliseerd en in papieren vorm gearchiveerd;\n\nVerder is deze machtiging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben\n                                          voor het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd\n                                          en geregistreerd in E-Doc. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden\n                                          en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na\n                                          het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat\n                                          naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op de beleidsregel\n                                          digitale vervanging archiefbescheiden, die beschrijft dat digitale vervanging in ieder\n                                          geval onverenigbaar is met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:\n\n\u2013 waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk\n                                                betrekking heeft op de uitwendige vorm;\n\n\u2013 die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische\n                                                belevingswaarde vertegenwoordigen.\n\nDigitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:\n\n\u2013 waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;\n\n\u2013 die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke\n                                                vorm moeten worden bewaard.\n\nAls het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard,\n                                          sluit het ministerie van OCW zich aan bij de 'elementen en kenmerken' zoals die in\n                                          de Beleidsregel zijn geformuleerd.\n\nDe elementen en kenmerken uit de beleidsregel zijn de criteria waarop wordt bepaald\n                                          welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Het overzicht criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken informatiebeheer is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van\n                                          vervanging. Deze tabel is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nIn dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van het bestuursdepartement\n                                       als geheel en die van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding. Dit om in het kader\n                                       van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden\n                                       op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling de archiefvorming en het archiefbeheer\n                                       te beschrijven.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nIn het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van het ministerie beschreven. Voor een up to date weergave van\n                                          de organisatie, het organisatie - en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen\n                                          naar het intranet/internet van OCW.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nFM&ICT/CEI is als centrale eenheid voor het gehele ministerie belast met het realiseren\n                                          van een hoogwaardige informatiehuishouding. Dit geschiedt door middel van een regisserende\n                                          en naar buiten gerichte actieve rol. CEI bestaat uit de units Documentmanagement,\n                                          Recordbeheer en Scanning.\n\nDe opdracht van Documentmanagement is:\n\n\u2013 Het vervullen van een stimulerende en intermediaire rol, waarbij continu\u00efteit van\n                                                groot belang is;\n\n\u2013 De zorg voor het onderhoud en beheer van de sets metagegevens;\n\n\u2013 Het bewaken en beheren van eenduidigheid van de sets metagegevens;\n\n\u2013 Het borgen van de uitwisselbaarheid en connectiviteit met bron- en doelsystemen in\n                                                de keten;\n\n\u2013 Het monitoren van de tijdigheid van bewerkingen;\n\n\u2013 Het borgen van het institutioneel geheugen;\n\n\u2013 De zorg voor het onderhoud en beheer van CEI-procedures.\n\nDe opdracht van Recordbeheer en Scanning is:\n\n\u2013 Het scannen van de inkomende, en indien noodzakelijk de interne en uitgaande, documentstroom;\n\n\u2013 Het distribueren van de gedigitaliseerde documentstroom;\n\n\u2013 De zorg voor de kwalitatieve intake van de inkomende documentstroom;\n\n\u2013 Het waarborgen van de beschikbaarstelling van de inkomende documentstroom aan gebruikers;\n\n\u2013 De verantwoordelijkheid voor het beheer van de documentaire informatie;\n\n\u2013 Het ondersteunen van gebruikers bij het informatiebeheer- en gebruik.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe minister van OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer\n                                          van de archiefbescheiden geregeld in de Regeling Informatiebeheer OCW 2009.\n\nDe Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe tabel taken informatiebeheer is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nHet scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang.\n                                       Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet\n                                       daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs\n                                       gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht\n                                       dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier\n                                       het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid,\n                                       integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).\n\nDe vervanging heeft bij het ministerie van OCW de volgende kenmerken:\n\n\u2013 De papieren post die het ministerie van OCW van andere overheden, bedrijven en burgers\n                                             ontvangt wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en vervolgens, via de Business\n                                             Proces Management module, ter behandeling aan de organisatie aangeboden.\n\n\u2013 De post die het ministerie van OCW op papier verzendt, voorzien van een handtekening\n                                             (de z.g. \u2018natte handtekening\u2019), wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en\n                                             als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande digitale document in het DMS.\n\n\u2013 Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingproces worden geprint\n                                             en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden door middel van scanning wederom gedigitaliseerd\n                                             en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande document in het DMS.\n\nDe vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de\n                                       werkprocessen van het ministerie van OCW, dus zowel voor permanent te bewaren als\n                                       voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten\n                                       vindt (uitzonderingen daargelaten)volledig digitaal plaats.\n\nHet ministerie van OCW hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:\n\n\u2013 Papieren documenten werden in de periode 1-4-2008 t/m 30-9-2011 gescand naar PDF 1.2.\n                                             De in dit formaat gescande documenten die voor bewaring in aanmerking komen worden\n                                             voor overdracht aan het E-depot van het NA, of zoveel eerder als mogelijk is, geconverteerd\n                                             naar PDF-A-1b;\n\n\u2013 Papieren documenten worden vanaf 3-10-2011 gescand naar PDF-A-1b;\n\n\u2013 Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;\n\n\u2013 De materi\u00eble staat van de te scannen documenten wordt voordat digitalisering plaatsvindt\n                                             gecontroleerd;\n\n\u2013 Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de scan uitgevoerd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nZoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij het ministerie\n                                          van OCW de volgende kenmerken:\n\n\u2013 Papieren post die het ministerie van OCW van andere overheden, bedrijven en burgers\n                                                ontvangt wordt gescand door middel van de batch \u2018inkomend en inkomend vertrouwelijk\n                                                scannen\u2019;\n\n\u2013 Post die het ministerie van OCW op papier verzendt, voorzien van een handtekening\n                                                (de z.g. \u2018natte handtekening\u2019), wordt gescand door middel van de batch \u2018definitief\n                                                scannen\u2019;\n\n\u2013 Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingproces worden geprint\n                                                en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden gescand door middel van de batch \u2018tussentijds\n                                                en definitief (bij)scannen\u2019.\n\nIn diverse postronden wordt de inkomende en te deponeren post (uitgaand en geprint\n                                          met aantekeningen), uitgesplitst per directie, door medewerkers van 4FM bij CEI/Recordbeheer\n                                          en Scanning bezorgd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe (senior) recordbeheerders bepalen welke post geopend moet worden en welke post\n                                             niet geopend mag worden. Post die niet geopend mag worden wordt met de eerstvolgende\n                                             postronde doorgestuurd naar de betreffende directie dan wel medewerker. Indien de\n                                             niet geopende post door de ontvanger wordt aangemerkt als te registreren wordt het\n                                             document aan CEI/R&S geretourneerd met het verzoek het document te scannen en te registreren.\n                                             Nadat de inkomende post is geopend wordt aan de hand van onderstaande argumenten bepaald\n                                             welke documenten geregistreerd en dus gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:\n\n\u2013 Bewijsvoeringargument;\n\n\u2013 Verantwoordingsargument;\n\n\u2013 Bedrijfsvoeringargument;\n\n\u2013 Cultuur historisch belang.\n\nNadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats\n                                             te vinden op de documenten voordat tot het daadwerkelijk scannen kan worden overgegaan.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nUitgaande post wordt na ondertekening van het uitgaande document door de secretariaten\n                                             verstuurd. Door een secretariaat worden de volgende documenten aan CEI/R&S aangeboden:\n\n\u2013 Nota ter ondertekening;\n\n\u2013 Kopie uitgaande brief;\n\n\u2013 Kopie eventuele bijlagen.\n\nDe (senior) recordbeheerders openen de van de secretariaten afkomstige post en controleren\n                                             de definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten\n                                             kan tot scanning worden overgegaan.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nInterne documenten volgen een geheel digitale route. In een aantal gevallen worden\n                                             documenten, zowel interne als inkomende, toch geprint en worden er aantekeningen op\n                                             gemaakt. Deze geprinte documenten waarop aantekeningen zijn gemaakt worden via de\n                                             secretariaten aan CEI/R&S ter deponering en (bij)scanning aangeboden. De (senior)\n                                             recordbeheerders openen de van de secretariaten afkomstige post en controleren de\n                                             (tussentijds) bij te scannen dan wel definitief te scannen documenten op volledigheid.\n                                             Na controle van de documenten kan tot scanning worden overgegaan.\n\nDe instructie postbehandeling is als bijlage 5 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe instructie kwaliteitscontrole te scannen documenten is als bijlage 6 bij dit handboek gevoegd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nZoals bij 3.2 is aangegeven verricht CEI/R&S als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden\n                                          die binnen de scope van het DMS/RMA E-Doc vallen. De scanunit van CEI is gehuisvest\n                                          op kamer 03.091. Voor het scannen van de documenten wordt gebruik gemaakt van vier\n                                          scanwerkplekken. Drie werkplekken zijn uitgerust met scanners van het merk Kodak,\n                                          type i620 en een werkplek is uitgerust met een scanner van het merk Fujitsu, type\n                                          5750c met bijbehorende werkstations en server. Alle scanners zijn ingesteld op 300\n                                          dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.\n\nVoor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:\n\n\u2013 Het scanproces mag niet uitvallen. Als een scan-PC, een server of de scansoftware\n                                                niet (goed) functioneert, mag dit niet tot gevolg hebben dat niet meer kan worden\n                                                gescand;\n\n\u2013 De scan dient dezelfde kwaliteit te hebben als het originele document. Aantekeningen\n                                                dienen bij terugscanning goed leesbaar te zijn;\n\n\u2013 De scanners dienen geschikt te zijn voor het kunnen verwerken van de ingekomen post\n                                                zowel kwalitatief als kwantitatief (capaciteit, hoeveelheid en snelheid);\n\n\u2013 Voor het scannen van de ingekomen post zijn er scheidingsvellen per directie beschikbaar.\n                                                De scanmedewerker voorziet de te scannen documenten van scheidingsvellen met daarop\n                                                een patch- en barcode die door de software gelezen kan worden. Op basis hiervan verstuurt\n                                                de software vervolgens een gescand document naar de werkvoorraad. Per directie is\n                                                er \u00e9\u00e9n postbak waarin alle gescande ingekomen documenten terecht komen. Vanuit deze\n                                                werkvoorraad kan de voortgang worden opgestart;\n\n\u2013 Binnen het scanproces worden vier batchclasses onderscheiden:\n\n\u2022 Inkomende post;\n\n\u2022 Inkomende post vertrouwelijk;\n\n\u2022 Bijscannen tussentijds (als bijlage);\n\n\u2022 Bijscannen definitief (als definitieve versie)\n\n\u2013 Kleurherkenning is een geautomatiseerd proces. De VRS module bepaalt of de pagina\n                                                van het betreffende document uiteindelijk in kleur of bitonaal (van 1-4-2008 t/m 30-9-2011)\n                                                of in grijswaarden (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Indien in kleur wordt gescand,\n                                                wordt het digitale beeld opgeslagen in een sRGB kleurprofiel.\n\n\u2013 Bijlagen worden bij het brondocument gescand en niet als een aparte bijlage. Het geheel\n                                                wordt als \u00e9\u00e9n E-Doc document opgeslagen.\n\n\u2013 Documenten moeten binnen 24 uur na scanning en registratie beschikbaar zijn in de\n                                                werkvoorraad van de betreffende directie. De voorkeur gaat uit naar een eerdere beschikbaarheid.\n\n\u2013 Er dient op 300 dpi te worden gescand.\n\nDe instructie scannen documenten is als bijlage 7 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe instellingen van de scanners is als bijlage 8 bij dit handboek gevoegd\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nVoor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:\n\n\u2013 Een andere scanmedewerker, dan diegene die de scan(batch) heeft uitgevoerd, controleert\n                                                direct na het uitvoeren van een scan(batch) de kwaliteit van de images visueel via\n                                                het beeldscherm aan de hand van de criteria zoals beschreven in de Instructie scancontrole;\n\n\u2013 De (senior)recordbeheerders voeren een 100% controle uit op de scanning.\n\nDe prestatie indicatoren zijn:\n\n\u2013 Van de te scannen documenten is 100% gescand;\n\n\u2013 100% van de gescande documenten en pagina's komt overeen met het aantal te scannen\n                                                documenten;\n\n\u2013 100% van de gescande documenten is op ware grootte via het scherm goed leesbaar;\n\n\u2013 100% van de documenten wordt bij het releasen naar het DMS voorzien van de juiste\n                                                generieke kenmerken.\n\nDe set van normen voor afwijkingen (klachten) zijn:\n\n\u2013 Leesbaarheid scans, scheef staan, uit het midden staan van scans maximaal 1 klacht\n                                                per week;\n\n\u2013 Releasen naar DMS m.b.t. routering naar verkeerde afdeling maximaal 1 klacht per week.\n\nDe instructie scancontrole is als bijlage 9 bij dit handboek gevoegd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nNadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de (senior) recordbeheerders\n                                          geplaatst. De documenten worden uit deze voorraad opgehaald, waarna de registratie\n                                          en het toevoegen van metadata plaatsvindt. De registratie bestaat een uit aantal hoofdcategorie\u00ebn:\n                                          \u2018document\u2019, \u2019toegang\u2019, \u2018dossier\u2019, \u2018intern\u2019, \u2018naw\u2019 en \u2018historie\u2019. De verplichte velden\n                                          zijn dikgedrukt. Deze dienen in ieder geval te worden ingevuld. Hoe meer velden worden\n                                          ingevuld, op des te meer gegevens het document later terug gevonden kan worden. Na\n                                          registratie worden de documenten digitaal doorgezet (BPM) naar de behandelende directie.\n\nEen voorbeeld van een registratiescherm en de tabel metadata is als bijlage 10 bij dit handboek gevoegd.\n\nEen doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post is als bijlage 11 bij dit handboek gevoegd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nBij 4.2 is de situering van de scanlocatie en de inrichting daarvan beschreven. Op\n                                          de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende hardware:\n\n\u2013 Drie scanners van het merk Kodak, type i620;\n\n\u2013 Een scanner van het merk Fujitsu, type 5750c;\n\n\u2013 Vier werkstations van het merk Dell, type optiplex 780;\n\n\u2013 Drie beeldschermen van het merk Dell, 19 inch;\n\n\u2013 Een beeldscherm van het merk Lenovo, 22 inch.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe scanners worden op de eerste werkdag van iedere week, volgens de instructies van\n                                          de leveranciers van deze hardware, door de scanmedewerkers van CEI gereinigd en gecontroleerd\n                                          op juiste werking. Na reiniging van de scanners wordt een testscan uitgevoerd. Voor\n                                          het uitvoeren van de testscan en de controle daarop wordt gebruik gemaakt van de door\n                                          de leverancier van de scanners geleverde test- en controlevellen.\n\nVoor periodiek en storingsonderhoud aan de scanners is een onderhoudscontract afgesloten.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nOp de scanunit wordt gebruik gemaakt van de volgende software:\n\n\u2013 Kofax Ascent Capture 7.5 van 1-4-2008 t/m 30-9-2011\n\n\u2013 Kofax Ascent Capture 9.0 vanaf 3-10-2011\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nMet de leverancier van de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten dat voorziet\n                                          in updates van de software. Voor storingen kan gebruik worden gemaakt van de helpdeskfunctie.\n\nEen technische beschrijving van de scanners en de scansoftware is als bijlage 12 bij dit handboek gevoegd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nNa verlening van de machtiging, welke tevens een machtiging is om de oorspronkelijke\n                                          archiefbescheiden te vernietigen, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond\n                                          waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar\n                                          van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Het hoofd van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding\n                                          (CEI) is bevoegd tot routinematige vernietiging van de onder de machtiging vallende\n                                          archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van\n                                          efficiency wordt per vernietigingsperiode (maand) een specificatie opgemaakt van de\n                                          vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.\n\nDe daadwerkelijke vernietiging wordt in opdracht van OCW uitgevoerd door Doc-Direkt.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nAlle papieren originelen die vallen onder de werking van de machtiging tot vervanging,\n                                          worden na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering\n                                          heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van \u00e9\u00e9n maand\n                                          na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken van\n                                          deze periode vindt vernietiging plaats. De vernietigingsinterval is als volgt: Scanmaand\n                                          plus \u00e9\u00e9n bewaarmaand is vernietigingsmaand. Bijvoorbeeld documenten gescand in de\n                                          maand januari worden begin maart vernietigd.\n\nDe vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:\n\n\u2013 Selecteer aan de hand van de scanmaand de doosnummers van de te vernietigen dagdozen;\n\n\u2013 Stel een specificatie op van vervangen archiefbescheiden over de vernietigingsperiode;\n\n\u2013 Verstrek via de mail opdracht aan Doc-Direkt om de onderstaande werkzaamheden uit\n                                                te voeren:\n\n\u2022 Dagdozen uit de stelling halen;\n\n\u2022 Inhoud van de dagdozen in de vernietigingscontainer deponeren;\n\n\u2022 Container af laten voeren;\n\n\u2022 Afmelden vernietiging met opgave van de aan de vernietiging bestede uren.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nOp grond van art. 3.2.b van de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden\n                                          dient de machtiging tot vervanging na vijf jaar opnieuw te worden aangevraagd bij\n                                          het Nationaal Archief.\n\nDe machtiging voor vervanging zal moeten worden geactualiseerd als:\n\n\u2013 Het ministerie van OCW de werkwijze, software of criteria rond het scannen wijzigt;\n\n\u2013 Het ministerie van OCW gaat werken met andere software voor documenten recordmanagement,\n                                                of de bestaande software ingrijpend aanpast.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nHet beheer van het handboek is belegd bij CEI/Document Management. CEI/DM voert jaarlijks\n                                          een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen, van het handboek nog actueel\n                                          zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek door CEI/DM doorgevoerd. Na aanpassing\n                                          en vaststelling door de directeur FM&ICT zal het handboek als een nieuwe versie in\n                                          E-Doc worden opgeslagen. Indien het handboek op de onderstaande punten ingrijpend\n                                          dient te worden aangepast zal een nieuwe machtiging voor vervanging worden aangevraagd:\n\n\u2013 Wijzigingen in de werkwijzen rond het scannen;\n\n\u2013 Wijziging van de scansoftware, niet zijnde releases binnen een versie;\n\n\u2013 Wijziging van DM/RMA software, niet zijnde nieuwe releases.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of\n                                          sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium\n                                          zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:\n\n\u2013 De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische\n                                                ontwikkeling;\n\n\u2013 Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;\n\n\u2013 Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken\n                                                en dergelijke);\n\n\u2013 Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;\n\n\u2013 Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;\n\n\u2013 Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek\n                                                van de originelen uitsluitsel kan geven;\n\n\u2013 Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde\n                                                of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;\n\n\u2013 Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag\n                                                van een institutie.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nRegeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, nr. WJZ/98508 (8222),\n                                          houdende regels op het gebied van informatiebeheer voor het Ministerie van Onderwijs,\n                                          Cultuur en Wetenschap (Regeling informatiebeheer OCW)\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995,\n\nBesluit:\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nIn deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:\n\ndirecteur CO:\n\ndirecteur van de directie Concernondersteuning van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur\n                                             en\n\nWetenschap;\n\nsecretaris-generaal:\n\nsecretaris-generaal van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze\n                                             regeling, zijn in het kader van het informatiebeheer op hun werkterrein belast met\n                                             in ieder geval de in die tabel aangeduide beslissingen en werkzaamheden. Zij wijzen\n                                             onder hen ressorterende functionarissen aan, die belast zijn met de uitvoering van\n                                             de werkzaamheden.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe adviesraden, genoemd in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008,\n                                             alsmede alle overige overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein\n                                             van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap behoren, zijn in het kader\n                                             van het informatiebeheer op hun werkterrein belast met in ieder geval de in de tabel\n                                             in de bijlage bij deze regeling onder F aangeduide beslissingen en werkzaamheden.\n                                             Zij wijzen onder hen ressorterende functionarissen aan, die belast zijn met de uitvoering\n                                             van de werkzaamheden.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n1. De directeur CO is in het kader van het informatiebeheer belast met in ieder geval\n                                                   de in de tabel in de bijlage bij deze regeling onder G aangeduide beslissingen en\n                                                   werkzaamheden. Hij wijst onder hem ressorterende functionarissen aan, die belast zijn\n                                                   met de uitvoering van de werkzaamheden.\n\n2. De functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze\n                                                   regeling, en de organisaties, bedoeld in artikel 3, kunnen met de directeur CO overeenkomen\n                                                   dat \u00e9\u00e9n of meer van de werkzaamheden waarmee zij op grond van deze regeling zijn belast,\n                                                   door zijn directie worden uitgevoerd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze\n                                             regeling rapporteren jaarlijks voor 1\u00a0april, door tussenkomst van de directeur CO,\n                                             aan de secretaris-generaal over de kwalitatieve en kwantitatieve stand van zaken en\n                                             de ontwikkelingen met betrekking tot het informatiebeheer op hun werkterrein in het\n                                             daaraan voorafgaande jaar.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n1. Wijziging van de bijlage geschiedt door de secretaris-generaal.\n\n2. De secretaris-generaal kan in aanvulling of in afwijking van deze regeling nadere\n                                                   regels stellen met betrekking tot het informatiebeheer.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nHet Beheersreglement Documentaire Informatieverzorging OCenW wordt ingetrokken.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDeze regeling wordt aangehaald als Regeling informatiebeheer OCW.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDeze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van\n                                             de Staatscourant waarin zij is geplaatst.\n\nDeze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nNr.\n\nTERM\n\nBETEKENIS\n\n1.\n\nOpenen post\n\nRecordbeheerder\n\n2.\n\nSelecteren wel of niet digitaliseren en/of registreren\n\nRecordbeheerder\n\n3.\n\nScannen\n\nScanmedewerker\n\n4.\n\nKwaliteitscontrole scans\n\nScanmedewerker, Recordbeheerder\n\n5.\n\nRegistratie (metadata)\n\nRecordbeheerder/beleidsmedewerker\n\n6.\n\nAanmaken zaken (zaakmappen)\n\nRecordbeheerder\n\n7.\n\nToevoegen gescande documenten aan zaakmappen\n\nRecordbeheerder\n\n8.\n\nIn behandeling zetten (voortgang) van zaakmappen\n\nRecordbeheerder/beleidsmedewerker\n\n9.\n\nAfhandelen zaakmappen\n\n(Beleids)medewerker/Recordbeheerder\n\n10\n\nToevoegen documenten aan zaakmappen tijdens behandeling/afhandeling\n\n(Beleids)medewerker & Recordbeheerder\n\n11.\n\nTerugscannen(vervangen) ondertekenende documenten voor verzending\n\nScanmedewerker\n\n12.\n\nSluiten zaakmappen\n\nRecordbeheerder\n\n13.\n\nToetsen kwaliteit en volledigheid zaakmappen\n\nRecordbeheerder\n\n14.\n\nArchiveren zaakmappen\n\nRecordbeheerder\n\n15.\n\nOnderhouden ordeningsplan(DSP) incl. aanpassen werkprocessen en koppelen aan selectielijst\n\nRecordmanager & Documentmanager Doc-Direkt\n\n16.\n\nOpmaken proces-verbaal voor vernietiging (van digitale originelen)\n\nRecordmanager/Functioneel beheer E-Doc\n\n17.\n\nGoedkeuring proces-verbaal van vernietiging (van digitale originelen)\n\nDirecteur (Proceseigenaar)\n\n18.\n\nVernietiging digitale documenten\n\nFunctioneel beheerder\n\n19.\n\nInformeren Records Managers over terugzetten back-ups met eventuele gevolgen\n\nFunctioneel beheerder\n\n20.\n\nControleren of terugzetten back-ups vernietigde dossiers/documenten\n\nSysteemintegrator/Functioneel Beheer E-Doc\n\n21.\n\nOpmaken overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot\n\nRecordmanager/Functioneel beheerder\n\n22.\n\nGoedkeuren overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot\n\nNationaal Archief\n\n23.\n\nOverbrengen digitale dossiers\n\nRecordmanager/Recordbeheerder\n\n24.\n\nOnderhoud werkinstructies rond document- en archiefbeheer (incl. vastleggen juiste\n                                                         toepassing regelgeving)\n\nRecordmanager/Functioneel beheerder\n\n25.\n\nToetsen kwaliteit document- en archiefbeheer (incl. monitoren juiste toepassing regelgeving)\n\nRecordmanager\n\n26.\n\nOndersteunen zaakeigenaren bij werken in E-Doc\n\nRecordbeheerder\n\n27.\n\nZorgen voor eigentijdse, gebruikersvriendelijke en verantwoorde inrichting van E-Doc\n\nGehele afdeling CEI/Leverancier\n\n28.\n\nVernietigen fysieke documenten na digitalisering.\n\nMedewerker Doc-Direkt\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe eerste postronde komt binnen om 09.00 op kamer 03.091.\n\nDe tweede postronde komt binnen om 13.00 op kamer 03.091.\n\nDe derde postronde komt binnen om 15.45 op kamer 03.091.\n\nNa de derde postronde blijft de post liggen tot de volgende ochtend. Om 09.00 en 13.00\n                                          start de volgende procedure:\n\n1. Voor aangetekende stukken wordt door de scanmedewerker of recordbeheerder die de post aanneemt het roze briefje getekend.\n\n2. De(senior) recordbeheerders halen de post van hun kolom op van kamer 03.091.\n\n3. De (senior) recordbeheerders selecteren de post.\n\n4. De inkomende post die niet geregistreerd hoeft te worden krijgt een voorblad en wordt\n                                                door de (senior) recordbeheerders in de uitbak gelegd.\n\n5. De inkomende post die geregistreerd moet worden wordt door de (senior) recordbeheerders scanklaar gemaakt (batch inkomend en inkomend vertrouwelijk).\n\n6. De uitgaande en interne post (dit betreft dus geprinte documenten waarop aantekeningen\n                                                zijn gemaakt) wordt door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op volledigheid en scanklaar gemaakt (batch tussentijds of definitief\n                                                (bij)scannen).\n\n7. De enveloppen van de geregistreerde ingekomen documenten worden gedurende 1 week bewaard\n                                                op kamer 03.100. Uitzondering: Bij WOB verzoeken en bezwaarschriften wordt de envelop\n                                                gescand.\n\n8. De te scannen post wordt als 1 stapel, met scheidingsbladen ertussen, in de scanmap\n                                                gedaan.\n\n9. De (senior) recordbeheerders leggen deze map in de daarvoor bedoelde bakken in de kast op kamer 03.091.\n\n10. De scanmedewerkers halen de te scannen post uit deze bakken.\n\n11. De scanmedewerkers voeren de materi\u00eble controle op de documenten uit.\n\n12. De scanmedewerkers scannen de post en voeren via het vierogen principe de controle op de scans uit.\n\n13. De scanmedewerkers draaien per directie Batch Manager zodat de stukken doorgaan naar E-doc.\n\n14. Als alle post van 1 kolom gescand is, brengen de scanmedewerkers de gescande post terug naar de (senior) recordbeheerders.\n\n15. De (senior) recordbeheerders voorzien de stukken van een stempel met het juiste nummer, datum en afdeling.\n\n16. De (senior) recordbeheerders vullen de registratievelden zo compleet mogelijk in en voeren tegelijkertijd de 100%\n                                                controle uit.\n\n17. De (senior) recordbeheerders starten de voortgang.\n\n18. Na tussentijds of definitief (bij)scannen wordt de post door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op juiste archivering, volledigheid van metadatering etc. en opgeborgen\n                                                in dagdozen.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe controle op de materi\u00eble staat van de fysieke documenten wordt voordat het scannen\n                                          plaatsvindt uitgevoerd door de scanmedewerkers van CEI.\n\nDeze materi\u00eble controle op de documenten beslaat de volgende onderdelen:\n\n\u2013 leesbaarheid;\n\n\u2013 volledigheid;\n\n\u2022 aantal pagina\u2019s;\n\n\u2022 volgorde van de pagina\u2019s;\n\n\u2022 aanwezigheid van en aantal lege pagina\u2019s;\n\n\u2022 aantal bijlagen;\n\n\u2013 onvolkomenheden, bijvoorbeeld strepen en/of vouwen, nietjes;\n\n\u2013 authenticiteit;\n\n\u2013 kleurstelling.\n\nDe te scannen documenten worden na uitvoering van de bovenstaande controles en het\n                                          uitvoeren van eventuele reparaties scanklaar gemaakt. De scanmedewerkers documenten\n                                          of batches voorzien van scanvoorbladen. Voor elk apart stuk moet namelijk een scanvoorblad.\n                                          Deze scanvoorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de\n                                          documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten\n                                          moeten de scanvoorbladen dus allen dezelfde richting uit wijzen.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe scanunit van CEI is gehuisvest op kamer 03.091. Er zijn vier scanplekken ingericht\n                                          waarmee documenten gescand worden. De hardware bestaat uit drie scanners van het merk\n                                          en type Fujitsu fi-5750c en \u00e9\u00e9n scanner van het merk en type Kodak i620, de software\n                                          bestaat uit het scanprogramma Ascent Capture 9.0 van Kofax.\n\n1. Voor het scannen moet de medewerker scanunit inloggen op de pc die gekoppeld is aan\n                                                de scanner.\n\na. Na ingelogd te zijn, ga naar Windows Start - Alle Programma\u2019s - Ascent Capture 9.0\n                                                      - Scan en open deze applicatie.\n\nb. Er verschijnt automatisch een volgend scherm. Kies bij de instelling Batch Class vervolgens\n                                                      voor \u00e9\u00e9n van de vier batchclasses.\n\ni. Inkomende post;\n\nii. Inkomende post vertrouwelijk:\n\niii. Bijscannen tussentijds (als bijlage);\n\niv. Bijscannen definitief (als definitieve versie)\n\nc. Leg de batch te scannen documenten, met de voorbladen voorop en met de pijlen in de\n                                                      richting van het invoeren, in de invoerla van de scanner (bij de Fujitsu fi-5750c\n                                                      met de voorkant van het voorblad naar beneden en bij de Kodak i620 met de voorkant\n                                                      van het voorblad naar boven) en klik in de scanapplicatie op Scan. Ook kan je eerst\n                                                      op OK klikken zodat je in de scanapplicatie terecht komt om eventueel aanpassingen\n                                                      aan de instellingen te maken. Vervolgens kan je op de paarse knop klikken om het scannen\n                                                      te starten.\n\n2. De kwaliteitscontrole door de scanmedewerkers vindt plaats in de scanapplicatie. De\n                                                voorbeelden van de gescande pagina\u2019s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de\n                                                linkerkant van het scherm. De controle wordt uitgevoerd op de rechterzijde van het\n                                                scherm, de daadwerkelijke scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en\n                                                authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren\n                                                document)\n\na. Er wordt gekeken of:\n\ni. alle pagina\u2019s zijn gescand (met en zonder tekst)\n\nii. alle pagina\u2019s recht zijn gescand\n\niii. alle pagina\u2019s volledig zijn gescand\n\niv. alle pagina\u2019s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht\n                                                            lege pagina\u2019s)\n\nb. Als er lege pagina\u2019s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen\n                                                      worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechter\n                                                      muisklik een menuutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken. Als er foute\n                                                      pagina\u2019s zijn moeten deze pagina\u2019s opnieuw gescand worden door de betreffende pagina\n                                                      in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het document\n                                                      op de rechtermuis te klikken en in het menuutje op Insert te klikken. De pagina zal\n                                                      dan op de juiste plaats in het document verschijnen. Ook kan er voor gekozen worden\n                                                      om het hele document opnieuw te scannen.\n\nc. Als de kwaliteit goedgekeurd is kan de batch gesloten worden door op het icoontje\n                                                      Close Batch te klikken.\n\n3. Het releasen van de batch is een geautomatiseerd proces en hoeft niet handmatig uitgevoerd\n                                                te worden.\n\nNadat documenten inkomend, inkomend vertrouwelijk, tussentijds of definitief zijn\n                                          gescand en geregistreerd worden deze opgeborgen in een dagdoos.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nHet scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende\n                                          document uiteindelijk in kleur of bitonaal (van 1-4-2008 t/m 30-9-2011) of in grijswaarden\n                                          (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen.\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 24 bit;\n\n\u2022 OCR quality - High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF versie 1.2 (Van 1-4-2008 tot 30-9-2011)\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 8 bit;\n\n\u2022 OCR quality - High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF versie 1.2 (Van 1-4-2008 tot 30-9-2011)\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 1 bit;\n\n\u2022 OCR quality - High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF versie 1.2 (Van 1-4-2008 tot 30-9-2011)\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6 (Van 1-10-2011 tot heden)\n\nOm een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS\n                                          Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde\n                                          data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces\n                                          bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina\u2019s recht te trekken en portrait/landscape\n                                          te herkennen.\n\nVRS is volgens onderstaande overzicht geconfigureerd.\n\nPage Ajustments (Pagina aanpassingen)\n\nAuto Deskew\n\nAan\n\nUitlijning van de pagina\n\nAuto Crop\n\nAan\n\nZoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan\n\nEdge Cleanup\n\nAan\n\nHaalt eventuele zwarte randen van de pagina af\n\nEdge Fill\n\nAan\n\nVult zwarte randen op\n\nHole Fill\n\nAan\n\nVult indien aanwezig perforator gaten\n\nAuto Rotate\n\nAan\n\nAutomatische pagina ori\u00ebntatie herkenning\n\nMerge Sides\n\nUit\n\nZijkanten samenvoegen\n\nBlank Page (Blanco pagina)\n\nDetect\n\nUit\n\nDetecteert witte pagina\u2019s\n\nDelete and detect\n\nAan\n\nVerwijdert witte pagina\u2019s\n\nSettings\n\nContent Sensitivity\n\nIgnore Holes\n\n60\n\nJa\n\nInstelling t.a.v. de gevoeligheid\n\nClarity (Helderheid)\n\nBrightness and contrast\n\n50\n\n65\n\nInstellingen t.a.v. helderheid en cantrast\n\nGamma\n\n5\n\nAuto Brightness\n\nAan\n\nAutomatisch helderheid\n\nAuto Contrast\n\nUit\n\nAutomatisch contrast\n\nBlack and white (Zwart & Wit)\n\nLine weight\n\n3\n\nInstellingen lijndikte\n\nSpeckle Filter\n\n3\n\nVerwijderd stipjes op de pagina\n\nGreytone Picture\n\nEnable\n\nDensity\n\nJa\n\n70\n\nGrijstonen afbeeldingen.\n\nDeze instelling actief vanaf 1-10-2011. Van 1-4-2008 t/m 30-9-2011 werd bitonaal gescand.\n\nColor (Kleur)\n\nColor \u2013 Detection\n\nEnable\n\nSensitivity\n\nIgnore background color\n\nJa\n\n60\n\nNee\n\nKleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten\n\nDetect Small Color Object\n\nSmall Object Sensitivity\n\nJa\n\n80\n\nBackground Smoothing\n\nEnable\n\nSmoothness\n\nJa\n\n15\n\nRegulering achtergrond\n\nBackground Color to White\n\nNee\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. De voorbeelden van de gescande\n                                          pagina\u2019s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de linkerkant van het scherm (thumbnails).\n                                          De controle van de scan wordt uitgevoerd aan de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke\n                                          scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale\n                                          document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document). Er wordt gecontroleerd\n                                          of:\n\n\u2022 alle pagina\u2019s zijn gescand (met en zonder tekst);\n\n\u2022 alle pagina\u2019s recht zijn gescand;\n\n\u2022 alle pagina\u2019s volledig zijn gescand;\n\n\u2022 alle pagina\u2019s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht\n                                                lege pagina\u2019s).\n\nIndien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan\n                                          kan als volgt worden gehandeld:\n\n\u2022 Als er lege pagina\u2019s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen\n                                                worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechtermuisklik\n                                                een menutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken.\n\n\u2022 Als er foute pagina\u2019s zijn moeten deze pagina\u2019s opnieuw gescand worden door de betreffende\n                                                pagina in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het\n                                                document op de rechtermuis te klikken en in het menutje op Insert te klikken. De pagina\n                                                zal dan op de juiste plaats in het document verschijnen.\n\n\u2022 Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.\n\nVervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nVeldnaam\n\nVerplicht\n\nType\n\nKeuzelijst? (Lookup)\n\nToelichting\n\nDocumentnummer\n\nJa\n\nsysteemveld\n\nnee\n\nTitel\n\nJa\n\nVrije tekst\n\nnee\n\nAuteur\n\nJa\n\nLookup\n\nJa\n\nVerwijzing naar E-doc gebruikerstabel\n\nSchema\n\nJa\n\nLookup\n\nJa\n\nDit veld geeft aan de richting van het document aan (inkomend, inkomend gescand, intern,\n                                                         uitgaand)\n\nDocumentsoort\n\nNee\n\nLookup\n\nJa\n\nDeze tabel bevat initieel de volgende waarden bij inkomende post: klacht, signaal,\n                                                         aanvraag, bezwaar, wob, overige brieven.\n\nSjabloonnaam\n\nNee\n\nLookup\n\nJa\n\nVanuit DocSys wordt de betreffende sjabloonnaam in dit veld weggeschreven\n\nDatum document\n\nNee\n\nDatumveld\n\nKalender keuze\n\nDit is de datum op het inkomende poststuk.\n\nKenmerk afzender\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nOntvangstbevestiging aanmaken\n\nNee\n\nCheckbox\n\nNee\n\nOpmerkingen\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nGebruikersgroep\n\nJa\n\nLookup\n\nJa\n\nStandaard E-doc afdelingentabel\n\nDossier\n\nja\n\nLookup\n\nJa,\n\nDit is is een verplicht veld. Als waarde kan hier \u2018ongeplaatste stukken\u2019 ingevuld\n                                                         worden.\n\nMap\n\nNee\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\nGeeft de naam van de dossiermap in.\n\nArchiefkenmerk\n\nNee\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\nGeeft het pad aan, waar, in het ordeningplan, het document gevonden kan worden.\n\nPostcode\n\nNee\n\nvrije tekst\n\nJa\n\nTNT Postcode tabel of NAW Lijst (afhankelijk van de \u2018Handmatige invoer\u2019 checkbox)\n                                                         Schrijfwijze postcode voor NL is:\n\n1234 spatie AA (1234 AA)\n\nOrganisatie\n\nNee*\n\nVrije tekst\n\nNee\n\n*Als Naam niet gevuld, is dit veld verplicht.\n\nNaam\n\nNee*\n\nVrije tekst\n\nNee\n\n*Als Organisatie niet gevuld, is dit veld verplicht\n\nM\n\nNee\n\nCheckbox\n\nNee\n\nWanneer voor M (= man) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker gekleurd.\n                                                         V kan dan niet meer worden gekozen.\n\nV\n\nNee\n\nCheckbox\n\nNee\n\nWanneer voor V (= vrouw) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker\n                                                         gekleurd.\n\nM kan dan niet meer worden gekozen.\n\nVoornaam\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nTussenvoegsel\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nVoorletter(s)\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nTitel(s) voor\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nTitel(s) achter\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nAdres afzender\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nNummer\n\nNee\n\nVrije tekst\n\nNee\n\nWoonplaats\n\nNee\n\nVrije tekst)\n\nNee\n\nLandcode\n\nNee\n\nlookup\n\nNee\n\nLand\n\nNee\n\nVrije tekst)\n\nNee\n\nStatus\n\n\u2013\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft de technische status van een document weer (beschikbaar, meegenomen, etc.)\n\nBewerkt op\n\n\u2013\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft de datum weer van laatste toegang tot het document of registratie\n\nGeregistreerd op\n\n\u2013\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft de datum weer van registratie\n\nAlleen lezen op\n\n\u2013\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft de datum weer van wanneer het stuk op alleen lezen is gezet\n\nGeregistreerd door\n\n\u2013\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft weer wie het document heeft geregistreerd\n\nGearchiveerd op\n\n\u2013\n\nAlleen lezen\n\nNee\n\ngeeft datum weer waarop het document in een dossiermap is geplaatst\n\nToegangsniveau\n\nJa\n\nLookup\n\nJa,\n\nOpenbaar, Groepsvertrouwelijk\n\nPersoneelsvertrouwelijk\n\nPersoonlijk. Dit veld wordt standaard gevuld met openbaar, tenzij om zwaarwegende\n                                                         redenen op directieniveau anders wordt besloten.\n\nAan\n\nNee\n\nLookup\n\nJa\n\nVerwijzing naar de personen en groepen tabel\n\nArchiefdoosnummer\n\nNee\n\ntekst\n\nNee\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nActor\n\nScanmedewerker CEI\n\nActiviteit\n\n1. Scannen Inkomende Post\n\nOmschrijving\n\nEr kan worden gekozen uit twee batches te weten: \u2018Scan openbaar\u2019 en \u2018Scan vertrouwelijk\u2019.\n\nMedewerker CEI scant inkomend stuk met voorblad van de verantwoordelijke/behandelende\n                                                         directie en controleert de kwaliteit van het gescande document.\n\nDe volgende metadata wordt toegevoegd aan het document:\n\nDocumentbron: \u2018Inkomend\u2019\n\nTitel: \u2018Inkomend Gescand Document [huidige datum en tijd]\u2019\n\nApplicatie: Acrobat\n\nGebruikersgroep: [Directie van voorblad]\n\nToegangsniveau: \u2018Scan openbaar\u2019 of \u2018Scan vertrouwelijk\u2019\n\nCreator: \u2018Scanner\u2019 (Dit is een verplicht veld in E-Doc en dient een naam uit de medewerker tabel te zijn.\n                                                            \u2018Scanner\u2019 is een met de hand aangemaakt fictief account.)\n\nGeregistreerd door: [Betreffende CEI medewerker]\n\nDossier: \u2018Ongeplaatst\u2019\n\nOntvangstdatum\n\nNa het scannen van het document is de behandeling formeel gestart (registratiedatum\n                                                         en -tijd van het document).\n\nActor\n\nRecordbeheerder CEI\n\nActiviteit\n\n2. Metadata aanvullen\n\nOmschrijving\n\nMedewerker CEI ontvangt het inkomende stuk in de gezamenlijke werkvoorraad \u2018te registreren\u2019.\n\nDe scankwaliteit wordt nogmaals gecontroleerd (4 ogen principe).\n\nDe metadata wordt verder aangevuld en op kwaliteitseisen gecontroleerd.\n\nDe inkomende documenten worden opgenomen in het juiste digitale dossier.\n\nActor\n\nRecordbeheerder CEI\n\nActiviteit\n\n3. Stuurt taak door voor behandeling\n\nOmschrijving\n\nStukken worden op de dag van ontvangst geregistreerd en digitaal doorgezonden naar\n                                                         de juiste behandelende directie.\n\nPlandatum afdoening wordt automatisch meegegeven op basis van het documentsoort, anders\n                                                         wordt uitgegaan van de standaard behandeltermijn van 15 dagen.\n\nOp basis van aanvullende afspraken kunnen, onder andere \u2018vertrouwelijke stukken\u2019 stukken,\n                                                         zonder tussenkomst van de directieondersteuner rechtstreeks aan behandelend medewerker\n                                                         wordt doorgestuurd (onderdeel van de kwalitatieve intake).\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nBeslispunt\n\n4. Accepteren? (Ja/Nee)\n\nOmschrijving\n\nDe werkverdeler van de ontvangende directie ontvangt het poststuk in de gezamenlijke\n                                                         werkvoorraad.\n\nAfhankelijk van interne afspraken worden de digitale poststukken beoordeeld (welke\n                                                         directie en/of medewerker belast is met de behandeling) en verdeeld.\n\nStandaard worden onjuist gerouteerde via CEI opnieuw naar de juiste behandelende eenheid\n                                                         gestuurd. Indien hier afspraken over zijn gemaakt kunnen onjuist gerouteerde documenten\n                                                         zonder tussenkomst van CEI worden gerouteerd naar de juiste behandelende eenheid.\n                                                         Zie activiteit 6.\n\nJa: #6\n\nNee: #5\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nActiviteit\n\n5. Toewijzen CEI\n\nOmschrijving\n\nOnjuist gerouteerde poststukken worden via CEI formeel opnieuw naar de juiste directie\n                                                         gerouteerd.\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nBeslispunt\n\n6. Overdragen? (Ja/Nee)\n\nOmschrijving\n\nOnjuist gerouteerde poststukken kunnen door de werkverdeler formeel worden overgedragen\n                                                         aan de juiste behandelende directie.\n\nJa: #7\n\nNee: #8\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nActiviteit\n\n7. Toewijzen werkverdelers behandelende directie\n\nOmschrijving\n\nDe werkverdeler wijst de behandelende directie toe.\n\nEigenaarschap van document wijzigt bij overdracht (reroutering).\n\nActor\n\nWerkverdeler\n\nActiviteit\n\n8. Behandelen\n\nOmschrijving\n\n\u2018Behandelen\u2019\n\nActor\n\nCEI\n\nActiviteit\n\n9. Bijscannen en Archiveren\n\nOmschrijving\n\nBijscannen\n\n\u2018Archiveren\u2019\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n1. Nieuw Document registreren\n\nOmschrijving\n\nMedewerker cre\u00ebert document.\n\nMedewerker slaat het document op in E-Doc.\n\nDe metadata wordt aangevuld en op kwaliteitseisen gecontroleerd. Volgende metadata\n                                                         is verplicht:\n\nSchema\n\nDocumentnaam\n\nCreator\n\nGebruikersgroep\n\nNAW (Bij schema inkomend, uitgaand)\n\nDossier\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nBeslispunt\n\n2. Reactie op inkomend stuk?\n\nOmschrijving\n\nBetreft het een reactie op het inkomende stuk?\n\nJa: #3\n\nNee: #4\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n3. Relateren aan inkomend stuk\n\nOmschrijving\n\nDe medewerker relateert het interne/uitgaande stuk aan het inkomende stuk.\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n4. Behandelen\n\nOmschrijving\n\nBehandelend medewerker stelt binnen de gestelde termijn een antwoord op. Indien de\n                                                         afhandeling niet binnen de gestelde termijn kan plaatsvinden, stuurt de medewerker\n                                                         een behandelbericht uit.\n\nIn een enkel geval is het mogelijk de beantwoordingtermijn te verlengen. Dan wordt\n                                                         een uitstel-/vertragings-/verdagingbericht verzonden.\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nBeslispunt\n\n5. Andere behandelaar?\n\nOmschrijving\n\nAfstemming binnen eigen directie?\n\nJa: #6\n\nNee: #7\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n6. Toewijzen andere behandelaar\n\nOmschrijving\n\nToewijzen behandelaar en behandeltaak\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nBeslispunt\n\n7. Afstemming andere directie?\n\nOmschrijving\n\nDe behandelend medewerker zal in de meeste gevallen het antwoord opstellen in afstemming\n                                                         met collega\u2019s/organisatie-eenheden. Afhankelijk van het type behandelproces is dit\n                                                         formeel (medeparaaf) op basis van een behandelstap of informeel (afstemmen inhoud)\n                                                         op basis van een taak/activiteit.\n\nJa: #8\n\nNee: #9 (Inkomende Post Papier)\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n8. Afstemmen andere directie\n\nOmschrijving\n\nZie subproces \u2018Afstemmen andere directie\u2019\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nBeslispunt\n\n9. Formaliseren?\n\nOmschrijving\n\nHet antwoord op een vraag wordt ter formalisering c.q. ondertekening aangeboden volgens\n                                                         de afgesproken behandelinstructies (bv. Bewindsliedenpost). De brief wordt namens\n                                                         de minister ondertekend door bevoegd gezag (conform O&M-regeling OCW) dan wel ter\n                                                         ondertekening voorgelegd aan betrokken bewindspersoon (conform de afgesproken routering).\n\nJa: #10\n\nNee: #11\n\nActor\n\nMedewerker (Directie A)\n\nActiviteit\n\n10. Formaliseren\n\nOmschrijving\n\nZie subproces \u2018Formaliseren\u2019\n\nActor\n\nWerkverdeler (Directie A)\n\nActiviteit\n\n11. Verzenden uitgaand stuk\n\nOmschrijving\n\nNadat een document/antwoordbrief is geformaliseerd (ondertekend) wordt het antwoord\n                                                         (evenals afschriften voor derden) naar de burger/instelling verzonden.\n\nActor\n\nWerkverdeler (Directie A)\n\nActiviteit\n\n12. Kopie doorsturen naar CEI\n\nOmschrijving\n\nEen kopie van de documenten (inkomend, intern en kopie uitgaand) behorende bij de\n                                                         afhandeling van het proces worden in deze fase ter archivering bij de centrale CEI-unit.\n                                                         De behandelende medewerker kan nadere instructies aan de centrale CEI-unit meegeven\n                                                         voor de digitale archivering van de documenten op basis van de inhoud.\n\nActor\n\nCEI\n\nActiviteit\n\n13. Archiveren\n\nOmschrijving\n\nBijscannen\n\n\u2018Archiveren\u2019\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n\u2022 Image sensor:\n\nDual Tricolor Plus CCD\n\n\u2022 Interface:\n\nTwain en ISIS\n\n\u2022 Ingangstype:\n\nkleur\n\n\u2022 Optische resolutie:\n\n300 dpi\n\n\u2022 Output resolutie :\n\n\u25cb 100 t/m 300 dpi (kleur)\n\n\u25cb 100 t/m 300 dpi (grijswaarden)\n\n\u25cb 200 t/m 400 dpi (zwart/wit)\n\n\u2022 Diepte grijsschaal:\n\n8-bit\n\n\u2022 Diepte kleurschaal:\n\n24-bit\n\n\u2022 Documentgrootte:\n\nA8 (min)/A3 (max)\n\n\u2022 Opslagcapaciteit:\n\n500 vel\n\n\u2022 Scansnelheid:\n\n80 pagina\u2019s per minuut tot 320 images per minuut\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\n\u2022 Scannertype:\n\nADF/Flatbed\n\n\u2022 Image sensor:\n\nCCD\n\n\u2022 Interface:\n\nSCSI-2\n\n\u2022 Ingangstype:\n\nkleur\n\n\u2022 Optische resolutie:\n\n600 dpi\n\n\u2022 Diepte grijsschaal:\n\n10-bit grijswaarden/8- bit (extern)\n\n\u2022 Diepte kleurschaal:\n\n24-bit\n\n\u2022 Documentgrootte:\n\nA8 (min)/A3 (max)\n\n\u2022 Opslagcapaciteit:\n\n200 vel\n\n\u2022 Scansnelheid :\n\n\u25cb 55 pagina\u2019s p/m A4-staand grijsschaal en 300 dpi\n\n\u25cb 55 pagina\u2019s p/m A4-staand kleur en 300 dpi\n\n\u25cb 72 pagina\u2019s p/m A4-liggend grijsschaal en 300 dpi\n\n\u25cb 72 pagina\u2019s p/m A4-liggend kleur en 300 dpi\n\n\u25cb 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand grijsschaal en 300 dpi\n\n\u25cb 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand kleur en 300 dpi\n\nDe in gebruik zijnde scanners zijn ingesteld op 300dpi.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nVan 1-4-2008 t/m 30-9-2011 werd de volgende scansoftware gebruikt:\n\n\u2022 Naam:\n\nKofax Ascent Capture\n\n\u2022 Versie:\n\n7.5\n\n\u2022 Releasedatum:\n\n19-6-2006\n\n\u2022 Service Pack:\n\n7\n\n\u2022 Leverancier:\n\nKOFAX\n\n\u2022 Website:\n\nhttp://www.kofax.com\n\nDe volgende scansoftware wordt vanaf 3-10-2011 gebruikt:\n\n\u2022 Naam:\n\nKofax Ascent Capture\n\n\u2022 Versie:\n\n9.0\n\n\u2022 Releasedatum:\n\n1 Januari 2010\n\n\u2022 Service Pack:\n\n2\n\n\u2022 Leverancier:\n\nKOFAX\n\n\u2022 Website:\n\nhttp://www.kofax.com\n\nKofax is het softwarepakket dat gebruikt wordt voor het digitaliseren en indexeren\n                                             van de documenten. Het pakket kent een aantal losse modules die afzonderlijk van elkaar\n                                             ingezet kunnen worden. De gebruikte modules, worden hieronder beschreven.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch\n                                             te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina\u2019s in digitale\n                                             documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina\u2019s worden hierbij\n                                             automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als\n                                             kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden\n                                             herkend.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDoor gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit\n                                             (zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld\n                                             papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.\n\nAlle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina\n                                             van het betreffende document uiteindelijk in kleur of bitonaal (van 1-4-2008 t/m 30-9-2011)\n                                             of in half-tone (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning\n                                             en de hoeveelheid kleurobjecten op de scan, de instellingen hiervoor zijn terug te\n                                             vinden in Bijlage 8, Instellingen scanners. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van de VRS instellingen\n                                             is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen zijn afgestemd. Alle\n                                             gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten ook door de VRS module\n                                             als zodanig herkend en gescand worden.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.\n\nDe module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de\n                                             \u2018gebruikersgroep\u2019 van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release\n                                             ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien\n                                             van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar\n                                             wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze\n                                             module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren\n                                             en voor de \u2018uitgaande\u2019 documenten om het documentnummer toe te kennen.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat\n                                             naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR\n                                             (Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond\n                                             wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat,\n                                             samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is\n                                             in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van\n                                             de gebruiker.\n\nDe release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture,\n                                             een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een\n                                             document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in\n                                             E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:\n\n\u2013 Het documentprofiel wordt in eDOCS aangemaakt. De indexgegevens en eventuele andere\n                                                   gegevens worden aan het documentprofiel toegevoegd;\n\n\u2013 Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS documentserver. Dit\n                                                   wordt bepaald door E-Doc;\n\n\u2013 Het document wordt aan de hand van een aantal metagegevens in een postbak gezet.\n\nHet bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten,\n                                             in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd\n                                             bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen\n                                             uitgevoerd:\n\n\u2013 Het document wordt toegevoegd als nieuwe versie;\n\n\u2013 Het applicatieveld wordt omgezet naar het veld Acrobat, zodat de nieuwe documentversie\n                                                   vanuit eDocs wordt geopend met deze applicatie;\n\n\u2013 Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS Documentserver. Dit\n                                                   wordt bepaald door E-Doc.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nDe instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie\n                                             ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt\n                                             dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.\n\nDe volgende instellingen worden gehanteerd:\n\n\u2022 Er wordt geen gebruik gemaakt van een JPEG-compressie in de scandriver.\n\n\u2022 Bij omzetting naar PDF versie 1.2 (Van 1-4-2008 tot 30-9-2011) werd een JPEG-compressie\n                                                   van 75 toegepast.\n\n\u2022 Bij de omzetting naar PDF/A-1-b wordt een JPEG-compressie van 75 toegepast.\n\n[Regeling vervallen per 20-01-2017]\n\nOnderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF\n                                             bestand.\n\nKofax 7.5\n\n1-4-2008 t/m 30-9-2011\n\nKofax 9.0\n\n3-10-2011 tot ......\n\nBestandsinformatie\n\nDirectory\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nFilesize\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nFile Modify Date\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nFile Permissions\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nFile Type\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nMIME Type\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nPDF informatie\n\nPDF Version\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nLinearized\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nTitle\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nAuthor\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nCreate Date\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nModify Date\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nPage Count\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nTagged PDF\n\n\u221a\n\n\u221a\n\nXMP informatie\n\nFormat\n\nX\n\n\u221a\n\nTitle\n\nX\n\n\u221a\n\nCreator\n\nX\n\n\u221a\n\nCreate Date\n\nX\n\n\u221a\n\nModify Date\n\nX\n\n\u221a\n\nDocumentID\n\nX\n\n\u221a\n\nPart\n\nX\n\n\u221a\n\nConformance\n\nX\n\n\u221a"}