Title: wetten.nl - Regeling - Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019 - BWBR0043168

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0043168/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019 - BWBR0043168", "content": "Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019\n\nHet dagelijks bestuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO)\n\nGelet op:\n\n\u2013 de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6\u00a0december 2012\n                                          nr.\u00a0WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;\n\n\u2013 \nartikel 7 van de Archiefwet.\n\nBesluit:\n\n1 Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden\n                                          die op grond van de Selectielijst voor de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie\n                                          (NVAO) en diens taakvoorganger de Nederlandse Accreditatieorganisatie (NAO) vanaf\n                                          1\u00a0januari 2013 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge\n                                          archiefbescheiden worden vernietigd.\n\n2 Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO\n\nDit besluit treed in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking\n                                    van dit besluit in de Staatscourant.\n\nDit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019.\n\nDen Haag, 2\u00a0december 2019\n\nA.H. \nFlierman\n\n(voorzitter)\n\nNederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie\n\nDefinitief vastgesteld dagelijks bestuur NVAO\n\nd.d. 2\u00a0december 2019\n\nSamenstelling Antony Fokker\n\nOndersteuning DOCFactory\n\nStatus vastgesteld\n\nVersie: 1.0\n\nDatum: 2\u00a0december 2019\n\n1.\n\nInleiding\n\n2\n\n1.1\n\nAanleiding\n\n2\n\n1.2\n\nDoelstelling\n\n3\n\n1.3\n\nResultaten\n\n3\n\n1.4\n\nReikwijdte\n\n3\n\n2.\n\nKaders\n\n3\n\n2.1\n\nAlgemene kaders\n\n3\n\n3.\n\nVerantwoordelijkheden en bevoegdheden\n\n4\n\n3.1\n\nVerantwoordelijkheden\n\n4\n\n3.2\n\nOpleiding en instructies van medewerkers\n\n5\n\n4.\n\nInrichting van het vervangingsproces\n\n5\n\n4.1\n\nDe processtappen\n\n5\n\n4.2\n\nKwaliteitscontrole\n\n5\n\n5.\n\nIT-beheersmaatregelen en technische inrichting\n\n6\n\n5.1\n\nIT-beheersmaatregelen\n\n6\n\n5.2\n\nHardware en software\n\n7\n\n5.3\n\nBestandsformaten\n\n7\n\n5.4\n\nInstellingen\n\n7\n\n6.\n\nAudit\n\n7\n\n7.\n\nChange Management Procedure\n\n8\n\n8.\n\nAfkortingen en bronnen\n\n9\n\n8.1\n\nAfkortingen\n\n9\n\n8.2\n\nBronnen\n\n9\n\nBijlage 1 Stappenplan procedure nemen Besluit Digitale Vervanging\n\n12\n\nBijlage 2 Algemene postprocedure\n\n13\n\nBijlage 3 Procedure Postverwerking\n\n14\n\nBijlage 4 Procedure Postregistratie\n\n16\n\nBijlage 5 Procedure Scannen\n\n18\n\nBijlage 6 Procedure Opname\n\n21\n\nBijlage 7 Procedure vernietiging\n\n23\n\nBijlage 8 Procedure Change Management\n\n25\n\nBijlage 9 Functiebeschrijvingen\n\n27\n\nBijlage 10 Digitaal beheersysteem (DMS) en servers\n\n33\n\nBijlage 11 Scanners en scansoftware\n\n34\n\nSinds 2005 functioneert de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) als zelfstandig\n                                       bestuursorgaan ter borging van de kwaliteit van het hoger onderwijs in Nederland en\n                                       Vlaanderen. De informatiehuishouding die is verbonden aan het uitvoeren van de wettelijke\n                                       taken laat een hybride situatie zien: in de dagelijkse praktijk is een verregaande\n                                       digitalisering doorgevoerd, doch wettelijk gezien moet de NVAO de neerslag van zijn\n                                       activiteiten op papier bewaren. Deze situatie is aanleiding te onderzoeken hoe de\n                                       overgang naar formeel digitaal werken gerealiseerd kan worden. Dit Handboek Vervanging\n                                       vormt de onderbouwing van de maatregelen om verantwoord een beslissing tot digitaal\n                                       werken te nemen en daarmee de overgang van analoog archiveren naar digitaal werken\n                                       te realiseren.\n\nVoor het digitaal werken is het voorwaarde dat alle te gebruiken en te produceren\n                                       informatie digitaal opgeslagen wordt: digitale archivering betekent dan ook duurzame\n                                       toegankelijkheid. De methode daartoe is het scannen van analoge (papieren) documenten\n                                       en gegevens (ook wel vervanging of substitutie genoemd), terwijl \u2018digital born\u2019 stukken\n                                       verder digitaal verwerkt en gearchiveerd worden.\n\nVoor de vervanging van documenten is conform de Archiefwetgeving een besluit voor\n                                                      vervanging van het bestuur van de NVAO vereist. Dit besluit betreft zowel de vervanging\n                                                      van permanent te bewaren als ook te vernietigen archiefbescheiden.\n\nDit handboek is erop gericht dat de NVAO een goed geregelde en geprotocolleerde procedure\n                                       heeft voor vervanging als onderdeel van de normale bedrijfsvoering.\n\nHet doel van dit handboek is het vaststellen van de beschrijving van de procesmatige\n                                       en technische inrichting van de voorgenomen vervanging van archiefbescheiden door\n                                       het bestuur van de NVAO.\n\nHet handboek vormt de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit. Het handboek\n                                       dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces en de toetsing in\n                                       het kader van kwaliteit. Het handboek legt de beleidsmatige, procesmatige en technische\n                                       inrichting van de vervanging van archiefbescheiden vast. Het gaat in op de eisen die\n                                       in de Archiefregeling aan vervanging van te bewaren archiefbescheiden worden gesteld.\n\nDit handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen\n                                       vervanging. De beschrijving voorziet in de elementen zoals die zijn opgenomen in de\n                                       verschillende richtlijnen die zijn opgesteld voor digitaal informatiemanagement, zoals\n                                       de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en het Toepassingsmodel Metadatering Rijksoverheid.\n\nTen tweede beschrijft dit handboek de resultaten van de overzetting van de papieren\n                                       documenten naar de digitale vorm daarvan en hoe daarbij aan wettelijke eisen van duurzaamheid\n                                       en betrouwbaarheid wordt voldaan.\n\nTenslotte beschrijft dit handboek een zogenaamde 'Change Management' procedure. Deze\n                                       procedure borgt dat wijzigingen van de in dit handboek vastgestelde procesmatige en\n                                       technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden en dat met deze wijzigingen\n                                       dus blijft worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving.\n\nDit handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen\n                                       vervanging van documenten, die:\n\n\u2022 ingevolge de selectielijst van de NVAO voor blijvende bewaring in aanmerking komen;\n\n\u2022 ingevolge deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen:\n\n\u2022 binnen de zorg van de NVAO zijn opgenomen in het systeem SWIT of een speciale Records\n                                             Management-applicatie (RMA).\n\nAanvulling op de beschrijving van de te vervangen documenten:\n\n1. \nIngekomen documenten: Papieren documenten die de NVAO ontvangt, worden door middel van scanning gedigitaliseerd\n                                             en digitaal ter behandeling binnen de organisatie aangeboden;\n\n2. \nInterne documenten: Papieren documenten waarop belangrijke aantekeningen zijn gemaakt tijdens de afhandeling\n                                             of waarop parafen zijn geplaatst, worden door middel van scanning gedigitaliseerd\n                                             en als digitaal origineel toegevoegd als nieuwe versie aan de bestaande registratie\n                                             van het document in SWIT of de RMA.\n\n3. \nUitgaande documenten: documenten die de NVAO op papier verstuurt, worden, na te zijn voorzien van een formele\n                                             ondertekening, door middel van scanning gedigitaliseerd en als digitaal origineel\n                                             toegevoegd als nieuwe versie aan de bestaande registratie van het document in SWIT\n                                             of de RMA.\n\nUitgangspunt is dat digitaal binnenkomende documenten bij de NVAO een digitale behandelingsgang\n                                       kennen, terwijl interne documenten digitaal worden aangemaakt en opgeslagen. Voor\n                                       het uitgaande postverkeer geldt dat met de vaststelling van dit Handboek het digitale\n                                       document leidend is, al dan niet in combinatie met een digitale handtekening. Gestreefd\n                                       wordt naar een volledig digitale informatiehuishouding. Ten aanzien van het digitale\n                                       informatiebeheer gelden de normen uit dit Handboek voor het omzetten van analoge stukken\n                                       evenzeer voor de \u2018digital born\u2019 documenten.\n\nVoor het vervangen van permanent te bewaren papieren documenten door reproducties,\n                                       zijn de artikelen 7 en 9, lid 1 van de Archiefwet 1995 van toepassing. Daarin wordt beschreven in hoeverre vervanging mogelijk is. In het\n                                       Archiefbesluit 1995 wordt dit verder uitgewerkt in de artikelen 2 en\n\n6 en in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling (2009).\n\nMet betrekking tot het permanent bewaren van informatie is met name het volgende van\n                                       belang: waar eerder toestemming nodig was van de Minister van OC & W, is die toestemming\n                                       met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht per 1\u00a0januari 2013 niet meer aan de orde. In het geval van de NVAO (een zelfstandige\n                                       \u2018zorgdrager\u2019) is sprake van een eigen verantwoordelijkheid en geschiedt toetsing achteraf.\n                                       Het bestuur van de NVAO bepaalt daarmee zelf het moment van de overgang naar digitale\n                                       archivering en de daarmee verbonden verantwoordelijkheden die in de Archiefwet zijn geformuleerd: bewijsvoering, verantwoording afleggen en informatie bewaren uit\n                                       cultuur-historisch oogpunt. Het bestuur van de NVAO bepaalt de uitgangspunten en de\n                                       inrichting van het vervangingsproces.\n\nNaast deze regeling zijn de afgelopen jaren enkele normen van belang geworden die\n                                       betrekking hebben op de (digitale) documentaire informatievoorziening.\n\n\u2022 NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefmanagement)\n\n\u2022 NEN-ISO 23081 (records management processen; metadata voor records)\n\n\u2022 NEN-ISO 2082 (functionele eisen informatie- en archiefmanagement in programmatuur)\n\nDeze NEN-normen zijn binnen de documentaire informatievoorziening van de NVAO bekend.\n\nDit Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO is gebaseerd op voornamelijk de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 2.0, en het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Beide stukken houden rekening met de hiervoor genoemde NEN-ISO normen.\n\nDe NVAO is organisatorisch opgedeeld in de afdelingen Nederland en Vlaanderen, waarbij\n                                       de dagelijkse leiding van de organisatie is gemandateerd aan het Dagelijks Bestuur\n                                       en voor Nederland tevens aan het Management Team van de NVAO. Dit Handboek richt zich\n                                       op vervanging binnen de afdeling Nederland. Binnen de NVAO zijn de verantwoordelijkheden\n                                       en bevoegdheden ten aanzien van vervanging als volgt belegd:\n\nHet bestuur\n\nHet bestuur van de NVAO is op grond van de Archiefwet als bestuur van een zelfstandig bestuursorgaan bestuurlijk verantwoordelijk voor\n                                       de zorg voor de archiefbescheiden van de NVAO en besluit tot vervanging voor vernietigbare\n                                       en permanent te bewaren archiefbescheiden.\n\nDirecteur afdeling Nederland\n\nDe directeur afdeling Nederland is door het bestuur belast met de zorg voor het uitvoeren\n                                       van een verantwoord informatiebeheer, alsmede met de zorg voor het uitvoeren van een\n                                       verantwoord informatiebeleid.\n\nInformatiemanager\n\nDe informatiemanager voert samen met de Kwaliteitsfunctionaris co\u00f6rdinerende taken\n                                       uit met betrekking tot het vervangingsproces. Hij co\u00f6rdineert de uitvoering van het\n                                       beleid zoals het ontvangen, digitaliseren (scannen), registreren en het beheren van\n                                       de in het digitale beheersysteem (SWIT of de RMA) aanwezige documenten. De medewerkers\n                                       van organisatieonderdelen zijn zelf verantwoordelijk voor het aanbieden van documenten\n                                       die het vervangingsproces moeten doorlopen.\n\nKwaliteitsfunctionaris\n\nDe Kwaliteitsfunctionaris voert samen met de informatiemanager co\u00f6rdinerende taken\n                                       uit met betrekking tot het vervangingsproces. Hij houdt toezicht op de naleving van\n                                       de binnen de NVAO gemaakte afspraken. Eens per jaar voert hij/zij een audit uit op\n                                       het uitvoeren van het Besluit Vervanging.\n\nChange Functionaris\n\nDe Change Functionaris toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces\n                                       en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede\n                                       aan wet- en regelgeving. Hij/zij laat hiertoe een impact analyse opstellen. Voorstellen\n                                       die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder\n                                       toestemming van de Change Functionaris. Hij/zij is in dit kader in ieder geval betrokken\n                                       bij wijzigingen t.a.v. het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures\n                                       en -voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en de fysieke\n                                       omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.\n\nRijksarchivaris\n\nVoor de permanente bewaring van documenten worden de daarvoor in aanmerking komende\n                                       bescheiden periodiek overgebracht naar het Nationaal Archief. Met betrekking tot het\n                                       overbrengen van de digitale, te bewaren documenten zullen nog nadere afspraken worden\n                                       gemaakt met de algemeen Rijksarchivaris als verantwoordelijke voor het archiefbeheer\n                                       na overbrenging.\n\nArchiefinspectie\n\nHet formele archieftoezicht op de niet overgebrachte documenten is opgedragen aan\n                                       de Erfgoedinspectie. Jaarlijks moet hiervan een verslag uitgebracht worden door de\n                                       toezichthouder. Ten aanzien van de inspectie op het beheer van de digitale archiefbestanden,\n                                       zullen nog nadere afspraken worden gemaakt. Bij de totstandkoming van dit Handboek\n                                       is het van belang inhoudelijke opmerkingen van de Erfgoedinspectie mee te nemen.\n\nIn Bijlage 9 zijn de functieprofielen opgenomen van medewerkers die een rol spelen in het vervangingsproces.\n                                       Hierin staat omschreven welke taken en kwaliteiten bij de verschillende functies gevraagd\n                                       worden. Medewerkers kunnen geen rechten aan deze profielen ontlenen\n\nDe opleiding en instructies van medewerkers van toepassing voor de uitvoering van\n                                       de procedures in dit handboek zijn zo opgesteld dat de verantwoordelijke medewerkers\n                                       in staat zijn om de hierna genoemde handelingen conform de voorgeschreven procedures\n                                       uit te voeren.\n\nDe NVAO heeft momenteel werkinstructies opgesteld waarin de stappen als instructie\n                                       per documenttype zijn opgenomen (zie de betreffende bijlagen). Het gaat hierbij om handelingen in de volgende procedures:\n\n\u2022 Procedure Postverwerking:\n\na. uitvoeringsinstructie medewerkers informatiebeheer\n\nb. werkinstructie registratie SWIT/RMA (algemene post)\n\n\u2022 Procedure Registreren/Scannen/Opname:\n\na. Accreditatieaanvragen (nieuwe en bestaande opleidingen)\n\nb. Instellingstoets kwaliteitszorg (ITK)\n\nc. Toets nieuwe opleiding (TNO)\n\nd. Kwaliteitsafspraken toets\n\ne. Naamswijziging\n\nf. Planningsneutrale conversie (PNC)\n\ng. Bestuurlijke afspraak\n\nh. Herstelperiode toekenning\n\ni. Bijzonder kenmerk aanvragen\n\nj. Joint-programmes beoordeling\n\nk. Onderzoeksmaster aanvulling\n\nl. Bijzonder kenmerk \u2018Kleinschalig en intensief onderwijs\u2019 aanvragen\n\nm. Klachten\n\nn. Niet primaire-processen gerelateerde inkomende post incl. onderliggende afwijkingen\n\no. Uitgaande post\n\n\u2022 Procedure Beleidsprocessen\n\n\u2022 Procedure Vernietiging\n\n\u2022 Procedure Changemanagement\n\nPer procedure is beschreven welke taken worden uitgevoerd.\n\nHet vervangingsproces omvat de selectie, registratie, scanning, opslag en beheer van\n                                       de te vervangen documenten en de vernietiging van de vervangen documenten. Ondersteunende\n                                       middelen betreffen scanners, registratiesystemen en digitale opslaglocaties.\n\nDe medewerkers van het team Digitale Informatie Voorziening (DIV) houden zich met\n                                       betrekking tot het vervangingsproces bezig met het ontvangen, registreren, digitaliseren\n                                       (scannen) en selecteren voor vernietiging van papieren documenten en daarnaast met\n                                       het beheren van de in SWIT of de RMA aanwezige documenten van de NVAO.\n\nVoor alle stappen die informatie binnen de NVAO doorloopt, zijn procedures opgesteld.\n                                       Deze procedures geven duidelijk aan wie waarvoor verantwoordelijk is en welke rollen\n                                       worden gespeeld. Alle procedures zijn als bijlage bij dit handboek opgenomen.\n\nDe NVAO toetst de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale\n                                       documenten. Dit doet de NVAO door het periodiek houden van interne controles Deze\n                                       controles hebben betrekking op het vervangingsproces, de beheersituatie (hoofdstuk\n                                       5 IT-beheersmaatregelen en technische inrichting) en zijn integraal.\n\nVoor vervanging is een kwaliteitssysteem opgezet. Het doel is regie te voeren op alle\n                                       stappen die worden uitgevoerd binnen het proces van vervanging (substitutie). Het\n                                       systeem omvat zowel interne als externe controlemechanismen.\n\nDe eerste controle gebeurt door degene die registreert. Hij/zij controleert op juistheid,\n                                       volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid. Onder juistheid verstaan we dat de\n                                       documenten juist geregistreerd zijn, de gegevens kloppen en de reproductie juist is.\n                                       Bij volledigheid bedoelen we dat een controle wordt uitgevoerd of alle pagina\u2019s compleet\n                                       gedigitaliseerd zijn en de reproductie leesbaar is. De leesbaarheid toetsen we door\n                                       het document 130% te vergroten. De medewerker DIV zorgt bij het archiveren voor de\n                                       juiste metadata, zodat het document in de juiste samenhang raadpleegbaar en beheersbaar\n                                       is.\n\nIndien aan \u00e9\u00e9n van deze criteria niet wordt voldaan, wordt het origineel direct weer\n                                       gescand. In het geval dit niet mogelijk is vanwege de workflow, wordt het document\n                                       gescand voordat het origineel zal worden vernietigd.\n\nEen tweede controle vindt plaats voordat een document wordt doorgestuurd naar de behandelende\n                                       afdeling. Tijdens deze controle toetst de medewerker DIV of het document aan het juiste\n                                       proces en de juiste zaak is gekoppeld en of de juiste metadata zijn toegekend.\n\nIndien uit de toets blijkt dat dit niet het geval is, draagt de medewerker DIV zorg\n                                       voor het aanpassen van de juiste procesgegevens en metadata.\n\nEen derde controle vindt plaats wanneer de medewerkers DIV het signaal krijgen dat\n                                       de zaak is afgehandeld. De medewerker DIV toetst dan of de zaak compleet is en als\n                                       zodanig kan worden opgenomen in het digitale archief.\n\nIndien uit de toets blijkt dat de zaak niet compleet is, archiveert de medewerker\n                                       DIV de zaak niet en geeft deze, voorzien van het verzoek om de zaak te completeren,\n                                       terug aan de behandelende afdeling.\n\nDe NVAO bewaart alle originelen voor een periode van drie maanden. Tijdens deze periode\n                                       kunnen bestanden bij gebleken gebreken alsnog juist gescand worden. Op dit proces\n                                       wordt toezicht gehouden door de informatiemanager. E\u00e9n maal per jaar zorgt de Kwaliteitsfunctionaris\n                                       voor een audit op de beschreven werkwijze. Indien de procedure wijziging behoeft,\n                                       volgt de NVAO een vaste procedure voor wijziging.\n\nVoorstellen voor wijzigingen worden voorgelegd aan de Change Functionaris en afhankelijk\n                                       van de aard van de wijziging aan de Directeur afdeling Nederland en de Erfgoedinspectie.\n                                       Gezamenlijk bepalen zij wat de impact van de wijzigingsvoorstellen is. Indien de wijzigingen\n                                       standaard zijn, kan een wijziging eenvoudig doorgevoerd worden. Indien wijzigingen\n                                       niet standaard, oftewel ingrijpend zijn, kunnen wijzigingen pas worden doorgevoerd,\n                                       wanneer uit een gedetailleerde analyse is gebleken dat wijzigingen niet leiden tot\n                                       een afname van de kwaliteit.\n\nDe NVAO is verzekerd van goede ondersteuning en onderhoud van hard- en software met\n                                       betrekking tot onder andere het systeem SWIT of de RMA door middel van diverse handboeken\n                                       en richtlijnen. De hardware en de daarop opgeslagen informatie is sinds 18\u00a0november\n                                       2019 vervangen door de cloud-opslag in Microsoft Azure. Voor onderhoud op de software\n                                       van de NVAO zijn onderhoudscontracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten met de\n                                       leveranciers.\n\nToegangsbeleid en -procedures m.b.t. digitale documenten van de NVAO zijn vastgelegd\n                                       in de binnen de NVAO geldende afspraken met betrekking tot autorisaties. De NVAO maakt\n                                       voor de toegang tot de digitale documenten gebruik van autorisatiegroepen gebaseerd\n                                       op het proces en de rollen die de medewerkers daarin vervullen. Hierin zijn de rechten\n                                       ten aanzien van raadplegen, muteren, verwijderen, etc. van documenten en documentregistraties\n                                       beschreven.\n\nDe Directeur afdeling Nederland stelt \u00e9\u00e9n maal per jaar vast of er wijzigingen in\n                                       de hard- en software voor scanning en opslag van digitale documenten nodig zijn. De\n                                       NVAO realiseert wijzigingen in hard- en software volgens de daarvoor geldende Change\n                                       Management Procedures.\n\nDe NVAO beschikt over calamiteiten- en herstelprocessen. Er is een uitgebreide interne\n                                       back-up procedure, waarbij tenminste \u00e9\u00e9n kopie op een andere locatie wordt opgeslagen.\n                                       De restore-functie wordt in eigen beheer uitgevoerd en regelmatig getoetst en er zijn\n                                       procedures voor het configuratiebeheer. De hardware voor opslag van documenten is\n                                       ondergebracht in een gereguleerde omgeving.\n\nDe integriteit van digitale documenten is gewaarborgd door de inzet van duurzame bestandsformaten.\n                                       Het is niet mogelijk om na het opslaan van een gescand document de inhoud, weergave\n                                       en de essenti\u00eble metadata van het document nog aan te passen.\n\nEen overzicht van de aanwezige systemen, hard- en software voor scanning en digitale\n                                    opslag van documenten in hun onderlinge samenhang (ICT-architectuur) zal toegevoegd\n                                    worden na definitieve vaststelling in bijlage 10 Digitaal beheersysteem en servers.\n\nDe NVAO gebruikt hardware voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal\n                                    archiefbeheer. De hardware voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen\n                                    aan de kwaliteitseisen van de NVAO (zie ook hierna bij: Instellingen).\n\nAlle eisen voldoen aan de normen die wet en regelgeving daarvoor stellen. Hiervoor\n                                    zijn de bijlagen van de Handleiding Vervanging versie 2.0 toegepast.\n\nVoor het scannen van analoog binnenkomende documenten maken de medewerkers DIV/Archief\n                                    gebruik van de RICOH-scanner op verdieping 2, MP C5503. Deze is beschreven in bijlage 11 Scanners en scansoftware. Voor de scanner is een onderhoudscontract afgesloten bij\n                                    RICOH. De scanner wordt jaarlijks gecontroleerd, gereinigd en afgesteld door de onderhoudende\n                                    partij. In het geval de aangewezen scanner door een storing uitvalt, is er een contractuele\n                                    responstijd vastgelegd. Er kan als back-up gebruik gemaakt worden van de multifunctionals\n                                    op de andere verdiepingen met dezelfde instellingen (een minimale scaninstelling van\n                                    300 dpi en 24 bit diepte).\n\nDe NVAO gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal\n                                    archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen\n                                    aan de eisen zoals gesteld in archiefwet- en regelgeving en aan de interne eisen van\n                                    de NVAO.\n\nDe scanner wordt wekelijks gereinigd. Na afloop van de reiniging wordt er een testscan\n                                    gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform\n                                    de kwaliteitseisen is. Aan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen\n                                    gecontroleerd of de scanner en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen\n                                    opgenomen in hoofdstuk 5.4.\n\nEen overzicht van de aanwezige systemen, hard- en software voor scanning en digitale\n                                       opslag van documenten in hun onderlinge samenhang (ICT-architectuur) zal toegevoegd\n                                       worden na definitieve vaststelling in bijlage 10 Digitaal beheersysteem en servers.\n\nDe NVAO gebruikt hardware voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal\n                                       archiefbeheer. De hardware voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen\n                                       aan de kwaliteitseisen van de NVAO (zie ook hierna bij: Instellingen).\n\nAlle eisen voldoen aan de normen die wet en regelgeving daarvoor stellen. Hiervoor\n                                       zijn de bijlagen van de Handleiding Vervanging versie 2.0 toegepast.\n\nVoor het scannen van analoog binnenkomende documenten maken de medewerkers DIV/Archief\n                                       gebruik van de RICOH-scanner op verdieping 2, MP C5503. Deze is beschreven in bijlage 11 Scanners en scansoftware. Voor de scanner is een onderhoudscontract afgesloten bij\n                                       RICOH. De scanner wordt jaarlijks gecontroleerd, gereinigd en afgesteld door de onderhoudende\n                                       partij. In het geval de aangewezen scanner door een storing uitvalt, is er een contractuele\n                                       responstijd vastgelegd. Er kan als back-up gebruik gemaakt worden van de multifunctionals\n                                       op de andere verdiepingen met dezelfde instellingen (een minimale scaninstelling van\n                                       300 dpi en 24 bit diepte).\n\nDe NVAO gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal\n                                       archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen\n                                       aan de eisen zoals gesteld in archiefwet- en regelgeving en aan de interne eisen van\n                                       de NVAO.\n\nDe scanner wordt wekelijks gereinigd. Na afloop van de reiniging wordt er een testscan\n                                       gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform\n                                       de kwaliteitseisen is. Aan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen\n                                       gecontroleerd of de scanner en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen\n                                       opgenomen in hoofdstuk 5.4.\n\nDe NVAO maakt ten aanzien van bestandsformaten gebruik van PDF voor het opslaan van\n                                       de reproducties. De documenten worden eerst gedigitaliseerd in TIFF (tussenformaat)\n                                       en daarna opgeslagen in PDF/A als archiefformaat.\n\nDe NVAO scant alle poststukken met de volgende instellingen:\n\n\u2022 Scannen gebeurt in kleur\n\n\u2022 Parameters: minimaal 300 dpi met een bitdiepte van 24\n\nMet deze instellingen zijn alle gescande documenten geschikt om te doorzoeken met\n                                       OCR tekstherkenning.\n\nDe scanspecialist kan instellingen wijzigen indien blijkt dat een document na het\n                                       scannen niet goed leesbaar/bruikbaar is door het aanpassen van het scanprofiel bij\n                                       de scannerinstellingen.\n\nDe Kwaliteitsfunctionaris voert jaarlijks een audit uit op de kwaliteit van het vervangingsproces\n                                    en de duurzame opslag van digitale documenten periodiek aan het daarvoor vastgestelde,\n                                    interne normenkader. De uitgangscriteria bij de audits zijn de Handreiking Vervanging\n                                    versie 2.0 en het algemene normenkader zoals ISO-15489; deze zijn geformuleerd in\n                                    het normenkader RODIN dat door de NVAO bij de audit wordt gebruikt.\n\nHet normenkader vormt een vast onderdeel van het beheerplan en benoemt de volgende\n                                    onderwerpen:\n\n\u2022 Het registreren, scannen en opslaan van documenten\n\n\u2022 Kwaliteitscontroles op gescande en opgeslagen documenten\n\n\u2022 Technische inrichting\n\n\u2022 Algemene IT beheersmaatregelen\n\n\u2022 Change Management\n\nAls resultaat van de audit stelt de Kwaliteitsfunctionaris een korte rapportage op.\n                                    Op basis van de in de rapportage opgenomen bevindingen dragen de medewerkers DIV zorg\n                                    voor het doorvoeren van verbeteringen. Indien deze verbeteringen ingrijpend zijn,\n                                    legt de Change Functionaris in overleg met de Directeur afdeling Nederland de gewenste\n                                    veranderingen ter advisering voor aan de Erfgoedinspectie.\n\nHet doel van de Change Management Procedure is de regie te voeren en te houden op\n                                    de wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures\n                                    voor het vervangingsproces van documenten en de digitale beheeromgeving.\n\nDe Change Management Procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische\n                                    inrichting van de zorgdrager niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven\n                                    voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.\n\nDe procedure stelt de Change Functionaris in staat om regie te voeren en te houden\n                                    op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures\n                                    voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed\n                                    (kunnen) hebben op de resultaten van de procedures.\n\nVoorstellen voor wijzigingen van de in het handboek vastgelegde organisatorische en\n                                    technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de Change Functionaris.\n                                    Hij toetst voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum\n                                    kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid,\n                                    alsmede wet- en regelgeving. De Change Functionaris laat hiertoe een impact analyse\n                                    uitvoeren en is ervoor verantwoordelijk dat deze wordt gedocumenteerd.\n\nVoorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de documenten\n                                    worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change Functionaris die hierbij\n                                    overleg pleegt met de Directeur afdeling Nederland. Hierbij gelden de in de procedures\n                                    vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. De Erfgoedinspectie\n                                    is in dit kader in ieder geval betrokken bij alle wijzigingen t.a.v. de organisatie,\n                                    bestandsformaten alsmede de software en hardware voor scanning, documentmanagement\n                                    en archivering. De Erfgoedinspectie beslist in voorkomende gevallen of de (voorgenomen)\n                                    wijziging een nieuw Vervangingsbesluit noodzakelijk maakt.\n\nDe Directeur afdeling Nederland is integraal verantwoordelijk voor het realiseren\n                                    van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten, zoals gedefinieerd in de procedures,\n                                    die zoals aangegeven, een ondergrens zijn.\n\nOrganisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen leiden tot een wijziging\n                                    van procedures en werkwijzen. Deze hebben mogelijk betrekking op de vervanging van\n                                    documenten en afspraken zoals vastgelegd in dit handboek. Bij wijzigingen van majeure\n                                    aard, wordt daarom direct actie ondernomen ter beoordeling of deze effect hebben op\n                                    het vervangingsproces en de in dit handboek beschreven werkwijze. Voorbeelden van\n                                    majeure wijzigingen zijn:\n\n\u2022 Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging\n                                          en digitale opslag. (Vervanging door een andere organisatorische eenheid met overname\n                                          van dezelfde verantwoordelijkheden valt binnen de change management routine.)\n\n\u2022 Migratie naar een ander softwareplatform. (Updating, upgrading en uitbreiding van\n                                          het bestaande software systeem valt binnen de change management routine.)\n\n\u2022 Migratie naar een ander hardwareplatform voor zover dat gevolgen heeft voor de minimum\n                                          kwaliteitscriteria en resultaten.\n\n\u2022 Conversie naar een ander bestandsformaat. (Een nieuwere pdf-versie kan wel binnen\n                                          de change management procedure worden opgelost, een geheel ander formaat als odf,\n                                          xps enz. niet.)\n\nBij majeure wijzigingen neemt de Change Functionaris in overleg met de Directeur afdeling\n                                    Nederland de beslissing of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de Erfgoedinspectie\n                                    bepaalt of er vervolgens een nieuw besluit moet worden genomen.\n\nKleine wijzigingen op het Handboek Vervanging, die geen betrekking hebben op de feitelijke\n                                    manier van vervangen van archiefbescheiden, de hardware of de software, worden zonder\n                                    verdergaande besluitvormingsprocedure in het handboek doorgevoerd.\n\nVoorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en\n                                    aan dit handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan\n                                    dit handboek toegevoegd na accordering door de Change Functionaris.\n\nDe Erfgoedinspectie en eventuele andere auditors kunnen op basis van de documentatie\n                                    beoordelen of de NVAO ook na de changes voldoet aan wet- en regelgeving en het normenkader\n                                    dat de organisatie zelf hanteert.\n\nDe Change Management Procedure is toegevoegd als bijlage 8 bij dit handboek.\n\n\u2022 AB Archiefbesluit\n\n\u2022 AW Archiefwet\n\n\u2022 DIV Digitale Informatie Voorziening\n\n\u2022 DMS Document management systeem\n\n\u2022 DPI Dot per Inch\n\n\u2022 ED3 Eisen Duurzaam Digitaal Depot\n\n\u2022 ID Identificatie\n\n\u2022 ISO International Organisation for Standardization\n\n\u2022 IT Informatie Technologie\n\n\u2022 JPEG Joint Photographic Expert Group\n\n\u2022 NEN Nederlands Normalisatie Instituut\n\n\u2022 LOPAI Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs\n\n\u2022 OTAP Ontwikkel Test Acceptatie Productie\n\n\u2022 RMA Records Management Application\n\n\u2022 REMANO Record Management Applicaties Nederlandse Overheid\n\n\u2022 PDF/A Portable Document Format / Archive\n\n\u2022 TIFF Tagged Image File Format\n\n\u2022 \nArchiefwet 1995\n\n\u2022 \nArchiefbesluit 1995\n\n\u2022 \nArchiefregeling 2009\n\nArtikel 26b van de Archiefregeling geeft aan dat in een vervangingsbesluit/handboek vervanging inzicht gegeven moet\n                                             worden in de aspecten:\n\na. Reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekende een opgave\n                                                   van de organisatieonderdelen en de categorie\u00ebn archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces\n                                                   geldt\n\nb. De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en\n                                                   de randapparatuur\n\nc. Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen\n\nd. De criteria voor de keuze in kleur, grijswaarden of zwart-wit\n\ne. De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend\n                                                   de formaten, bewerkingen, metagegevens en voor zover van toepassing, de keuze ter\n                                                   zake van reproductie per batch of per stuk\n\nf. De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van\n                                                   fouten\n\ng. Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden\n\nh. De kwaliteitsprocedures\n\n\u2022 NEN-ISO 2082\n\n\u2022 NEN-ISO 23081\n\n\u2022 NEN-IS0 15489\n\n\u2022 ED3/LOPAI versie 2 2012 (Eisen Digitaal Duurzaam Depot)\n\n\u2022 Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 2.0\u00a0december 2016\n\nHet dagelijks bestuur van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO)\n\nGelet op:\n\n\u2013 de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6\u00a0december 2012\n                                          nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;\n\n\u2013 \nartikel 7 van de Archiefwet.\n\nBesluit:\n\nArtikel 1\n\n1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden\n                                          die op grond van de Selectielijst voor de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie\n                                          (NVAO) en diens taakvoorganger de Nederlandse Accreditatieorganisatie (NAO) vanaf\n                                          1\u00a0januari 2013 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge\n                                          archiefbescheiden worden vernietigd.\n\n2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek vervanging\n                                          archiefbescheiden Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie.\n\nArtikel 2.\n\nDit besluit treed in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking\n                                    van dit besluit in de Staatscourant.\n\nArtikel 3.\n\nDit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden NVAO 2019.\n\nDen Haag, 2\u00a0december 2019\n\nAnne Flierman\n\n(voorzitter)\n\n1. \nStappenplan procedure nemen Besluit Vervanging\n\n2. \nAlgemene Postprocedure\n\n3. \nProcedure Postverwerking\n\n4. \nProcedure Registratie\n\n5. \nProcedure Scannen\n\n6. \nProcedure Opname\n\n7. \nProcedure Vernietiging\n\n8. \nProcedure Change Management\n\n9. \nFunctiebeschrijvingen\n\n10. \nDigitaal beheersysteem (DMS) en servers\n\n11. \nScanners en scansoftware\n\nStapnr.\n\nActor\n\nHandeling\n\nOpmerkingen\n\n1.\n\nZorgdrager \u2013 bestuur\n\nOpstellen handboek vervanging NVAO\n\n2.\n\nErfgoedinspectie\n\nBeoordeling op archief-wettelijke aspecten van het Handboek Vervanging.\n\nAdvies \u2013 ingewonnen november 2019\n\n3.\n\nZorgdrager \u2013 bestuur\n\nNemen besluit vervanging\n\n4.\n\nZorgdrager \u2013 bestuur\n\nBekendmaking besluit tot vervanging d.m.v. publicatie\n\nIn overleg met Nationaal Archief\n\nVerwerking van poststukken voor het vervangingsproces\n\nScope \u2013 Deze procedure is opgesteld voor de verwerking van poststukken ten behoeve van alle\n                                 organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die in\n                                 aanmerking komen voor vervanging.\n\nHet selectieproces is van toepassing op alle analoog inkomende archiefbescheiden van\n                                 de NVAO. Het resultaat van het selectieproces is dat alle archiefbescheiden die voldoen\n                                 aan de selectiecriteria, de volgende stappen van het vervangingsproces zullen doorlopen.\n                                 De selectieprocedure geldt net zo goed voor de uitgaande archiefbescheiden als verrijkte\n                                 intern opgemaakte archiefbescheiden. De medewerkers zullen aan de hand van de procedurele\n                                 beschrijving die bescheiden selecteren die het vervangingsproces dienen te doorlopen.\n\nBetrokken functionarissen \u2013 Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerkers\n                                 DIV/Archief in hun rol van postverwerker, registrator, scanspecialist of medewerker\n                                 archief.\n\nWerkinstructie: Voor de uitvoering van deze procedure zijn twee instructies vastgesteld en de betreffende\n                                 medewerkers moeten hierop zijn ingewerkt.\n\nRelatie tot handboek: Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO\n\nPROCEDURE\n\n\u2022 De medewerker DIV/Archief haalt de poststukken en baliepost op bij de receptie.\n\n\u2022 De medewerker DIV:\n\n\u25cb Neemt de post in ontvangst (reeds voorgesorteerd op organisatie)\n\n\u25cb Sorteert op poststukken die geregistreerd moeten worden en opent alle post (zie werkinstructie\n                                             postverwerking voor uitzonderingen op te openen en te registreren post)\n\n\u25cb Selecteert de post behorende bij de dossiertypen die zijn ingericht in SWIT of de\n                                             RMA\n\n\u25cb Zet de datum van ontvangst stempel op het poststuk in de rechterbovenhoek van het\n                                             document.\n\n\u25cb Voegt de enveloppe bij het poststuk indien er:\n\n\u2212 sprake is van een bezwaarschrift, zienswijze, ingebrekestelling, WOB verzoek etc.\n\n\u2212 op het poststuk zelf geen naam en adresgegevens van de verzender staan aangegeven\n\n\u25cb Vraagt bij de afzender het digitale bestand op indien\n\n\u2212 het poststuk of de bijlage bestaat uit een document in boekvorm, met gelijmde kaft\n                                                   of ringband, zoals bijv. jaarverslagen.\n\nWordt dat bestand digitaal verkregen dan wordt dat geregistreerd en opgenomen als\n                                                   digitaal origineel. Het analoge bestand wordt gemarkeerd als kopie en bewaard in de\n                                                   serie van de vervangen originelen van die dag.\n\n\u25cb Beoordeelt of er documenten van waarde zijn voor het cultureel erfgoed. Als documenten\n                                             een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben juist omdat papier of een ander materiaal\n                                             de drager is, worden deze papieren documenten wel gescand en opgenomen in het digitale\n                                             beheersysteem, maar ze worden niet vervangen. Voor een goede beoordeling wordt getoetst\n                                             op de volgende criteria:\n\n\u2212 Het jaar van ontstaan van het document\n\n\u2212 De uiterlijke vorm van het document is van belang voor de kennis van de technologische\n                                                   ontwikkeling.\n\n\u2212 Het document heeft esthetische of artistieke waarde.\n\n\u2212 Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken\n                                                   en dergelijke).\n\n\u2212 Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.\n\n\u2212 Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het document, waarbij alleen onderzoek\n                                                   van de originelen uitsluitsel kan geven.\n\n\u2212 Het document is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of\n                                                   historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.\n\nDeze poststukken worden door de medewerker DIV als cultureel erfgoed in een aparte\n                                                   selectie gesorteerd. Ook wordt een datumstempel van ontvangst geplaatst.\n\n\u25cb Maakt de te vervangen poststukken scanklaar:\n\n\u2212 ontniet, ontdoet van plastic, ontdoet van gelijmde kaften of spiraalband\n\n\u2212 controleert of de te vervangen documenten volledig en leesbaar zijn\n\n\u2212 biedt de poststukken vervolgens ter registratie aan. (zie procedure registratie)\n\nIn deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:\n\nStap\n\nActor\n\nActiviteit\n\nToelichting\n\nCriteria en Normen\n\n01\n\nReceptie\n\nBinnenkomst post\n\nAanlevering door postdiensten.\n\n02\n\nMede- werker DIV\n\nNeemt post in ontvangst bij receptie\n\nMedewerker DIV neemt poststukken in ontvangst\n\nDagelijks rond 9.00 \u2018postbus\u2019-post; rond 13.30 uur \u2018straatadres\u2019-post\n\nVoor aangetekende stukken is door geautoriseerde medewerker getekend\n\n03\n\nMede- werker DIV\n\nInhoudelijke selectie geopende enveloppen.\n\nStukken die worden geregistreerd en gescand en alleen digitaal worden doorgestuurd.\n\nPoststukken behorende bij ingerichte werkprocessen in SWIT\n\nStukken die wel geregistreerd en gescand worden en zowel digitaal als fysiek worden\n                                                doorgestuurd.\n\nNotari\u00eble akten, certificaten, diploma\u2019s\n\nStukken die voldoen aan de criteria van cultuur historisch belang\n\nCultureel erfgoed wordt wel gedigitaliseerd maar het originele stuk wordt niet vervangen.\n\n04\n\nMede- werker DIV\n\nScanklaar maken van de te vervangen poststukken.\n\nOntdoet documenten die zijn geselecteerd voor scanning van nietjes, paperclips, ringbanden\n                                                en/of andere voorwerpen die het correct scannen bemoeilijken.\n\nVoor poststukken in boekvorm, met gelijmde kaften of ringbanden wordt in eerste instantie\n                                                het digitale bestand opgevraagd bij de afzender.\n\n05\n\nMede- werker DIV\n\nTe vervangen poststukken aanbieden aan de registrator die belast is met de registratie.\n\nAlle te vervangen poststukken worden eerst geregistreerd en dan gescand.\n\nRegistrator controleert of aangeboden te vervangen poststukken daadwerkelijk volledig\n                                                zijn en ontdaan zijn van ongewenste zaken.\n\nZie voor vervolg de procedures registratie en scannen.\n\nMinimale Kwaliteitscriteria\n\nVoor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:\n\nCriterium\n\nNorm\n\n01\n\nVervangingswaardigheid van documenten.\n\nAlle poststukken behorende bij de ingerichte werkprocessen in SWIT of de RMA komen\n                                                voor het vervangingsproces in aanmerking.\n\n02\n\nInformatiewaarde van documenten.\n\nAlle documenten worden in kleur gescand met een dichtheid van 300 dpi en een diepte\n                                                van 24 bit.\n\nRESULTAAT\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:\n\nResultaat\n\n01\n\nAlle inkomende poststukken behorende bij de ingerichte werkprocessen in SWIT of de\n                                                RMA worden geselecteerd en volledig gemaakt en indien noodzakelijk digitaal opgevraagd.\n\n02\n\nAlle inkomende poststukken zijn gesorteerd en naar hun respectievelijke bestemming\n                                                doorgestuurd.\n\n03\n\nAlle voor het scanproces geselecteerde poststukken zijn ontdaan van voor het scanproces\n                                                ongewenste zaken als nietjes, paperclips e.d.\n\nRISICO\u2019S\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico\u2019s:\n\nRisico\n\nMaatregel\n\n01\n\nMedewerker DIV selecteert niet alle te vervangen documenten voor het vervangingsproces.\n\nControle door andere DIV medewerker (het zgn. vier ogen principe)\n\nOntbrekende poststukken kunnen vervolgens alsnog ter scanning en registratie worden\n                                                aangeboden.\n\n02\n\nVerlies aan informatie door niet leesbaarheid van bijvoorbeeld logo\u2019s, tabellen of\n                                                het verlies van de betekenis van legenda als niet wordt gescand in kleur.\n\nAlle stukken worden in kleur ingescand.\n\nValideren van poststukken\n\nScope \u2013 Deze procedure is opgesteld voor het registreren van poststukken ten behoeve van\n                                 de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging zijn geselecteerd\n                                 (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking).\n\nBetrokken functionarissen \u2013 Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door een medewerker\n                                 DIV in de rol van registrator. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie\n                                 vastgesteld en de betreffende medewerker is ingewerkt.\n\nRelatie tot het handboek \u2013 Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden\n                                 NVAO.\n\nPROCEDURE\n\nAlle documenten komen in aanmerking voor registratie die vanuit de procedure Postverwerking\n                                 zijn aangeleverd.\n\nRegistreren houdt in dat het document wordt gekoppeld in een bestaande zaak of dat\n                                 er een nieuwe zaak wordt opgestart en dat de gegevens van het document worden vastgelegd.\n                                 Het registreren omvat alle activiteiten, die nodig zijn om ingekomen, verzonden en\n                                 interne documenten zodanig in SWIT of de RMA vast te leggen dat deze documenten kunnen\n                                 worden teruggevonden.\n\n\u2022 De medewerker DIV registreert:\n\n\u25cb ontvangstdatum van document\n\n\u25cb datum van document\n\n\u25cb naam, adres, woonplaats van afzender\n\n\u25cb onderwerp en inhoud\n\n\u25cb kenmerk van document\n\n\u25cb document type\n\n\u25cb artikel\n\n\u25cb soort\n\n\u25cb zaakbehandelaar dan wel verantwoordelijke afdeling\n\n\u25cb overige verplichte metadata uit metadataschema NVAO\n\nNa registratie zet de medewerker DIV het identificatienummer op het document.\n\nIn deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:\n\nStap\n\nActor\n\nActiviteit\n\nToelichting\n\nCriteria en Normen\n\n01\n\nRegistrator\n\nControle of er reeds een dossier is of dat een nieuw dossier moet starten\n\nDocumenten moeten onder het juiste dossier worden geregistreerd.\n\nDossiertypen en de daarbij horende processen staan in SWIT of de RMA\n\n02\n\nRegistrator\n\nRegistreren van het poststuk\n\nDocumenten worden geregistreerd en aan het juiste dossier gekoppeld.\n\nEr wordt een nieuw dossier gestart of het document wordt bij een bestaand gevoegd.\n\nWerkprocessen zijn ingericht in SWIT of de RMA.\n\n03\n\nMedewerker DIV\n\nControleren van de registratie\n\nDe registratie en de toegekende metadata worden gecontroleerd\n\nPost staat onder de juiste zaak en bevat de verplichte metadata\n\nDe controle wordt uitgevoerd door een andere DIV medewerker dan de registrator\n\n04\n\nRegistrator\n\nZet het poststuk door naar scanspecialist.\n\n05\n\nScanspecialist\n\nScant het poststuk.\n\nZie procedure scannen.\n\nZie procedure scannen.\n\nKWALITEITSCRITERIA\n\nVoor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:\n\nCriterium\n\nNorm\n\n01\n\nPost wordt onder het juiste dossier-geregistreerd.\n\nDossiertypen/werkprocessen beschikbaar in SWIT of de RMA. Bij ontbreken van een geschikt\n                                                dossiertype wordt het poststuk niet opgenomen.\n\n02\n\nPost aan juiste dossier gekoppeld.\n\nIdem.\n\nRESULTAAT\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:\n\nResultaat\n\n01\n\nPoststukken zijn correct in SWIT of de RMA geregistreerd.\n\n02\n\nPoststukken worden ter scanning doorgezet aan de scanspecialist.\n\nRISICO\u2019S\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico\u2019s:\n\nRisico\n\nMaatregel\n\n01\n\nPoststukken worden verkeerd ingeboekt.\n\nControle volgens 4 ogen principe van scan en registratiegegevens na scanning door\n                                                medewerker DIV.\n\n02\n\nRegistrator heeft onvoldoende kennis\n\nDocumentatie en werkinstructies zijn op de werkplek beschikbaar.\n\nScannen van poststukken\n\nScope \u2013 Deze procedure is opgesteld voor het scannen van poststukken ten behoeve van alle\n                                 organisatieonderdelen binnen de NVAO en heeft betrekking op alle voor het vervangingsproces\n                                 geselecteerde poststukken. (zie proces Postverwerking)\n\nArchiefbescheiden die gedigitaliseerd moeten worden behorende bij interne berichten\n                                 of uitgaande berichten, doorlopen ook het scanproces. De bescheiden zijn digital born,\n                                 worden geprint en vervolgens bijvoorbeeld verrijkt door een \u2018natte\u2019 handtekening of\n                                 paraaf. De verrijkte versie doorloopt ook het vervangingsproces. Na scanning worden\n                                 ze aan de bestaande registratie gekoppeld als een nieuwe versie van het object.\n\nBetrokken functionarissen \u2013 Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker\n                                 DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie\n                                 inclusief kwaliteitscriteria vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt.\n\nRelatie tot handboek \u2013 Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO\n\nPROCEDURE\n\nScannen met stand-alone scanner\n\nAan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen gecontroleerd of de scanner\n                                 en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen opgenomen in Bijlage 11.\n\nDe scanner wordt wekelijks gereinigd. Na afloop van de reiniging wordt er een testscan\n                                 gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform\n                                 de kwaliteitseisen is.\n\nDe scanspecialist krijgt de voor het vervangingsproces geselecteerde poststukken aangeleverd\n                                 van de registrator die de poststukken heeft geregistreerd.\n\nDe scanspecialist bereidt de te vervangen poststukken voor om te scannen.\n\nDe poststukken worden alle in kleur gescand.\n\nHet scannen zelf gebeurt op basis van voorgedefinieerde profielen zoals die binnen\n                                 het scanprogramma zijn aangemaakt.\n\nDe scanspecialist bepaalt het betreffende scanprofiel en scant de poststukken volgens\n                                 de werkinstructie.\n\nScannen van afwijkende formaten\n\nPoststukken/bijlagen van het formaat groter dan A3 komen in de praktijk niet voor.\n                                 Indien dit toch mocht gebeuren dan worden poststukken met een lengte tot 3.048 mm\n                                 via Procedure Scannen gescand. Poststukken die breder dan A3 zijn of langer dan 3.048\n                                 mm worden analoog doorgestuurd of, in overleg met de behandelaar, extern gescand.\n\nScancontrole\n\nBinnen het scanproces zijn er 2 controlemomenten opgenomen waar de scan gecontroleerd\n                                 wordt op kwaliteit, volledigheid en juistheid.\n\n1. Controle tijdens scannen in \u2018Capture\u2019 (rol: Scanspecialist)\n\nBij de controle in \u2018Capture\u2019 wordt er gecontroleerd of de documenten volledig zijn\n                                       gescand of de scan geen informatiewaarde heeft verloren en dat alles correct is geroteerd.\n\n2. Controle in SWIT of de RMA (rol: scanspecialist)\n\nNa overdracht vanuit \u2018Capture\u2019 wordt er in SWIT of de RMA gecontroleerd of het document\n                                       correct is ingelezen en zichtbaar is.\n\nDe te vervangen fysieke poststukken worden door de medewerker DIV tijdelijk op numerieke\n                                       volgorde opgeslagen totdat zij kunnen worden vernietigd. (zie procedure vernietiging)\n\nCentraal of decentraal scannen\n\nHet scanproces is centraal georganiseerd.\n\nIn deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:\n\nStap\n\nActor\n\nActiviteit\n\nToelichting\n\nCriteria en Normen\n\n01\n\nScanspecialist\n\nSorteren van de te vervangen poststukken\n\nAfhankelijk van het te hanteren scanprofiel en formaat worden de te vervangen poststukken\n                                                in batches gesorteerd.\n\nPoststukken van het formaat breder dan A3 of langer dan 3.048 mm kunnen niet met de\n                                                beschikbare hardware gescand worden en worden daarom als origineel naar de afdeling\n                                                doorgestuurd of, na overleg, extern gescand.\n\n02\n\nScanspecialist\n\nKeuze scanprofiel\n\nScanspecialist kiest standaard voor scannen in kleur.\n\nScanresolutie is van voldoende kwaliteit:\n\n\u2013 in kleur, 300 dpi met bitdiepte 24.\n\nScan formaat: TIF 24b color\n\nScan formaat: TIF binary G4\n\n03\n\nScanspecialist\n\nScannen\n\nScannen van de verschillende batches te vervangen poststukken\n\n04\n\nScanspecialist\n\nControle tijdens het scannen in \u2018Capture\u2019\n\nScanspecialist controleert per batch het aantal gescande documenten, en de kwaliteit\n                                                van de scan versus het origineel.\n\nScankwaliteit:\n\nvolledige weergave van de gegevens, niet scheef, leesbaar, kleur, resolutie\n\n05\n\nScanspecialist\n\nControle in SWIT of de RMA\n\nDe scansoftware slaat de digitale bestanden op een tijdelijke locatie op.\n\nCorrect opgeslagen: poststuk + registratiegegevens\n\n06\n\nMedewerker DIV\n\nTijdelijke opslag vervangen fysieke documenten.\n\nDe vervangen fysieke poststukken worden tijdelijk op numerieke volgorde opgeslagen\n                                                totdat zij kunnen worden vernietigd.\n\nTe vervangen fysieke documenten worden per kwartaal vernietigd (zie procedure vernietiging)\n\nMINIMALE KWALITEITSCRITERIA\n\nVoor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:\n\nCriterium\n\nNorm\n\n01\n\nScanresolutie is van voldoende kwaliteit\n\nContext van het originele poststuk wordt correct weergegeven\n\n02\n\nInformatiewaarde van documenten\n\nDocumenten mogen door scanning niet aan informatiewaarde verliezen. Informatiewaarde\n                                                betekent: verlies aan informatie door niet leesbaarheid van leestekens en tabellen\n                                                of het verlies van de betekenis van tabellen of legenda.\n\n03\n\nAantal pagina\u2019s correct gescand?\n\nDe scanspecialist controleert na scanning het aantal gescande pagina\u2019s.\n\n04\n\nRecht scannen.\n\nDe programmatuur zorgt ervoor dat het document recht gescand wordt. Een scheef gescand\n                                                document wordt opnieuw gescand.\n\n05\n\nHet scanformaat is gebaseerd op open standaarden.\n\nTen aanzien van het bestandsformaat wordt gebruik gemaakt van zogenoemde open standaarden,\n                                                namelijk PDF/A\n\nRESULTAAT\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:\n\nResultaat\n\n01\n\nScans worden automatisch opgeslagen op een vaste locatie in SWIT of de RMA\n\n02\n\nPapieren documenten zijn -indien het formaat scannen toelaat- correct gescand\n\n03\n\nEr is geen verlies aan informatiewaarde door scanning\n\n04\n\nAlle pagina\u2019s zijn gescand\n\n05\n\nPagina\u2019s zijn recht gescand\n\n06\n\nScanformaten zijn gebaseerd op open standaarden\n\n07\n\nScans zijn integer, betrouwbaar en authentiek\n\nRISICO\u2019S\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico\u2019s:\n\nRisico\n\nMaatregel\n\n01\n\nInformatieverlies door scanning\n\nInschatting door scanspecialist op basis van expliciete criteria.\n\nControle op informatieverlies: de zogenaamde kwaliteitscontrole door een medewerker\n                                                DIV die niet de rol van scanspecialist bekleed van de stukken die hij/zij op kwaliteit\n                                                controleert.\n\n02\n\nOnvolledig scannen\n\nControle na scanning op het aantal te scannen pagina\u2019s\n\n03\n\nScan wordt door een technische storing niet correct (tijdelijk) opgeslagen\n\nOriginele poststukken van verloren gegane scans worden opnieuw gescand\n\n04\n\nScheef scannen\n\nDe scanspecialist doet een visuele controle van de scan\n\n05\n\nVerlies origineel na vervanging\n\nVervangen fysieke originelen worden tot 3 maanden na vervanging in numerieke volgorde\n                                                bewaard\n\nPlaatsen van digitale poststukken in SWIT of de RMA\n\nScope \u2013 Deze procedure is opgesteld voor het opnemen van digitale poststukken in SIT of de\n                                 RMA ten behoeve van de NVAO en heeft betrekking op alle poststukken die voor vervanging\n                                 zijn geselecteerd (zie voor de selectieprocedure en -criteria de procedure Postverwerking].\n\nBetrokken functionarissen \u2013 Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de medewerker\n                                 DIV in de rol van scanspecialist. Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie\n                                 vastgesteld en de betreffende medewerker is hierop ingewerkt.\n\nRelatie tot handboek \u2013 Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO.\n\nPROCEDURE\n\nDe overgang van de scanomgeving naar SWIT of de RMA is softwarematig als volgt geregeld:\n\nNa het uitvoeren van de scanactiviteit wordt de scan met de daarbij behorende metadata\n                                 (hierna te noemen: het bestand) als PDF/A opgeslagen.\n\nIndien nieuwe aanvragen over een vaste lay-out beschikken, worden ook de typen aanvragen\n                                 herkend. Tijdens de validatie kan er gecontroleerd worden of de gegevens juist zijn\n                                 herkend en kunnen deze eventueel worden aangepast. Na de validatie van de gescande\n                                 documenten vindt de verdere afhandeling plaats in SWIT of de RMA.\n\nNa afwikkeling van de overdracht van de scans vindt er een additionele controle plaats\n                                 door de registrator. Bij deze kwaliteitscontrole wordt er gecontroleerd of de poststukken\n                                 met alle registratiegegevens correct zijn ingevoerd; betrokkene, afzender, behandelaar,\n                                 werkproces en dossier. Als dit correct is wordt het digitale origineel doorgestuurd\n                                 naar de behandelaar voor de volgende stap in het proces. Als het niet correct is wordt\n                                 het aangepast en alsnog naar de behandelaar doorgestuurd.\n\nIn deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:\n\nStap\n\nActor\n\nActiviteit\n\nToelichting\n\nCriteria en Normen\n\n01\n\nScanspecialist\n\nBatch inlezen in Image Capture\n\n02\n\nScanspecialist\n\nBatch controleren in Image Capture\n\nGekoppelde registratie moet overeenkomen met scan.\n\n03\n\nScanspecialist\n\nCorrecte documenten uit batch verwijderen\n\n04\n\nScanspecialist\n\nIncorrecte documenten verwijderen en opnieuw scannen volgens scan procedure.\n\n05\n\nRegistrator\n\nControle in SWIT of de RMA\n\nControle van de kwaliteit en de volledigheid van de scan\n\nControle op de leesbaarheid van de scans, de volledigheid van de vervangen documenten\n                                                en de \u2018natuurgetrouwe weergave\u2019 van het origineel.\n\nKWALITEITSCRITERIA\n\nVoor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:\n\nCriterium\n\nNorm\n\n01\n\nDossiers, documenten en hun metadata zijn opgeslagen in een gecontroleerde omgeving.\n\nDe vastgestelde technische specificaties; het NVAO-autorisatieschema en de genomen\n                                                beveiligingsmaatregelen\n\n02\n\nDe wijzigingen in metadata van de documenten worden bijgehouden en opgeslagen.\n\nSWIT of de RMA heeft de beschikking over een audittrail\n\nRESULTAAT\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:\n\nResultaat\n\n01\n\nScans en registratiegegevens zijn correct en onlosmakelijk met elkaar verbonden\n\n02\n\nDe gescande documenten kunnen na het opslaan niet gewijzigd worden. De documenten\n                                                kunnen wel in andere dossiers geplaatst worden\n\n03\n\nDe bijbehorende registratiegegevens kunnen ten dele gewijzigd worden.\n\n04\n\nRecords zijn opgeslagen in SWIT of de RMA\n\nRISICO\u2019S\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico\u2019s:\n\nRisico\n\nMaatregel\n\n01\n\nRecords kunnen gewijzigd worden.\n\nAutorisatieschema vaststellen. Beveiligingsmaatregelen [spec] toepassen\n\n02\n\nRecords en metadata zijn niet onlosmakelijk aan elkaar verbonden.\n\nAlleen systemen toestaan die records en metadata onlosmakelijk opslaan.\n\n03\n\nStukken kunnen verwijderd worden.\n\nAudittrail moet blijven bestaan, ook als document en bijbehorende metadata verwijderd\n                                                worden\n\n04\n\nStukken kunnen verplaatst worden.\n\nAudittrail moet blijven bestaan, ook als document en bijbehorende metadata verplaatst\n                                                worden\n\nVernietigen van vervangen poststukken\n\nScope \u2013 Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van papieren (fysieke) poststukken\n                                 ten behoeve van alle organisatieonderdelen van de NVAO. Deze procedure heeft betrekking\n                                 op alle poststukken die succesvol zijn vervangen door digitalisering (zie voor de\n                                 selectiecriteria de procedure Postverwerking). De originele archiefstukken zijn door\n                                 vervanging de digitale scans geworden. De papieren stukken hebben daarmee hun waarde\n                                 als archiefstuk verloren en worden na 3 maanden vernietigd.\n\nBetrokken functionarissen \u2013 Werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden door de medewerker DIV uitgevoerd.\n                                 Voor de uitvoering van deze procedure is een werkinstructie vastgesteld waarop de\n                                 betreffende medewerker moet zijn ingewerkt.\n\nRelatie tot handboek \u2013 Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden NVAO\n\nPROCEDURE\n\nNadat de te vervangen papieren documenten zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd\n                                 en als de documenten zijn opgenomen in SWIT of de RMA worden de oorspronkelijke papieren\n                                 documenten na een periode van drie maanden na digitalisering vernietigd. Deze termijn\n                                 wordt gehanteerd voor het geval dat een archiefstuk niet bestemd blijkt te zijn voor\n                                 de NVAO en dat het origineel doorgestuurd moet worden (doorzendplicht). Gedurende\n                                 die periode worden het digitale document als equivalent van het origineel op een speciale\n                                 (nader te bepalen) plaats opgeslagen.\n\nDe Directeur afdeling Nederland is verantwoordelijk voor het vernietigingsbeleid van\n                                 de vervangen fysieke documenten binnen de NVAO.\n\nIn deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden:\n\nStap\n\nActor\n\nActiviteit\n\nToelichting\n\nCriteria en Normen\n\n01\n\nRegistrator\n\nDraagt de digitaal vervangen documenten over aan de medewerker archief\n\nNa drie maanden\n\nAlleen digitaal vervangen documenten worden naar het archief gebracht\n\n02\n\nMedewerker archief\n\nOpslaan in dagdozen op de afdeling in een afgesloten kast\n\nMedewerker archief plaatst de digitaal vervangen documenten in de aangewezen kast\n\nDe documenten worden in \u00e9\u00e9n van de daarvoor aangewezen opslagruimten geplaatst.\n\n03\n\nMedewerker archief\n\nOpstellen lijst met aantallen te vernietigen fysieke stukken\n\nElk kwartaal\n\nPer kwartaal lijst opstellen met vermelding van de aantallen documenten\n\n04\n\nMedewerker archief\n\nOpslaan vernietigingsoverzicht in SWIT of de RMA\n\nHet overzicht wordt opgeslagen\n\n05\n\nMedewerker archief\n\nAls vervangen archiefstuk niet bestemd blijkt te zijn voor de NVAO en teruggestuurd\n                                                of doorgestuurd moet worden:\n\nDigitaal vervangen document uit archief halen\n\nAantekening in SWIT of de RMA plaatsen\n\nFysiek document aanbieden ter doorsturing\n\nDocument dat doorgestuurd moet worden uit archief halen, aantekening in SWIT of de\n                                                RMA plaatsen; digitaal archiefstuk op vernietigingslijst plaatsen\n\nVervangen documenten die blijken niet bestemd te zijn voor de NVAO en waarvan het\n                                                originele papieren document moet worden doorgestuurd (of teruggestuurd)\n\n06\n\nMedewerker archief\n\nNalopen te vernietigen fysieke stukken en vergelijken met vernietigingsoverzicht\n\nAantallen uit vernietigingsoverzicht en dagdozen corresponderen met elkaar\n\n07\n\nMedewerker archief\n\nFysieke stukken in afgesloten papiercontainer deponeren\n\nDe te vernietigen stukken worden daadwerkelijk vernietigd en zijn niet meer toegankelijk\n\nKWALITEITSCRITERIA\n\nVoor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:\n\nCriterium\n\nNorm\n\n01\n\nSelecteren documenten voor permanente bewaring (vrijwaren voor vernietiging)\n\nAlleen documenten met cultuurhistorische waarde en een afwijkende verschijningsvorm\n                                                worden uitgezonderd van vernietiging\n\n02\n\nUitvoering daadwerkelijke vernietiging\n\nDe fysieke stukken zijn niet meer toegankelijk en zijn niet meer te reconstrueren\n\nRESULTAAT\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:\n\nResultaat\n\n01\n\nAlle digitaal vervangen documenten worden na een periode van 3 maanden na digitalisering\n                                                vernietigd.\n\n02\n\nDe eventuele cultuurhistorische waarde van (papieren) documenten wordt door een deskundige\n                                                medewerker beoordeeld. Hierdoor is het behoud van cultureel erfgoed geborgd.\n\nRISICO\u2019S\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico\u2019s:\n\nRisico\n\nMaatregel\n\n01\n\nNiet alle voor vernietiging in aanmerking komende documenten worden daadwerkelijk\n                                                vernietigd.\n\nHet vernietigingsoverzicht en de aantallen te vernietigen stukken moeten met elkaar\n                                                in overeenstemming zijn.\n\nRegie voeren op wijzigingen\n\nScope - Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in\n                                 de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces\n                                 en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit\n                                 en duurzaamheid van de digitale bescheiden.\n\nBetrokken functionarissen \u2013 Alle werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de Change\n                                 Functionaris of een daartoe aangewezen medewerker. Voor de uitvoering van deze procedure\n                                 is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:\n\n\u2022 Opleiding op het gebied van Management, Advisering of Bedrijfskunde op minimaal Hbo-niveau\n\n\u2022 Minimaal drie jaar ervaring op het gebied van Management, Advisering of Bedrijfskunde\n                                       indien iemand niet beschikt over \u00e9\u00e9n van de hierboven genoemde opleidingen\n\n\u2022 Interne training onder supervisie van een Change Manager die beschikt over de gevraagde\n                                       opleiding en/of kwalificatie\n\nRelatie tot handboek \u2013 Deze procedure maakt onderdeel uit van het Handboek vervanging archiefbescheiden\n                                 NVAO.\n\nPROCEDURE\n\nDe Change Functionaris toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces\n                                 en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede\n                                 aan wet- en regelgeving. Hij/zij laat hiertoe een impact analyse opstellen en zorgt\n                                 er voor dat deze wordt gedocumenteerd.\n\nVoorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd\n                                 zonder toestemming van de Change Functionaris. Hij/zij is in dit kader in ieder geval\n                                 betrokken bij wijzigingen t.a.v. het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up\n                                 procedures en -voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en\n                                 de fysieke omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.\n\nVoorstellen en besluiten omtrent wijzigingen worden gedocumenteerd. Ook de wijzigingen\n                                 zelf worden gedocumenteerd. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting worden door\n                                 middel van een vertrouwde omgeving en procedure getest en ge\u00efmplementeerd.\n\nBij een organisatorische of technische wijziging zijn de volgende stappen te onderscheiden:\n\nStap\n\nActor\n\nActiviteit\n\nToelichting\n\nCriteria en Normen\n\n01\n\nDIV-co\u00f6rdinator\n\nMelden van wijzigingen aan de Change Functionaris die kunnen leiden tot verandering\n                                                in procedures\n\nBetreft wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving die afbreuk\n                                                kunnen doen aan de kwaliteit en duurzaamheid\n\nMaatregel mag geen negatieve invloed hebben op het resultaat van het totaal van de\n                                                procedures\n\n02\n\nChange Functionaris\n\nUit laten voeren van een impact analyse\n\nEen organisatorische wijziging die van invloed is op de bewaarstrategie, het wijzigingenbeleid\n                                                en/of de mensen in de organisatie.\n\nEen technische wijziging die van invloed is op de gebruikte hard- en /of software.\n\nDe analyse wordt gedaan aan de hand van de toetsing aan het bestaande beleid en de\n                                                wet- en regelgeving.\n\nDe technische wijziging moet inclusief testrapport en gebruikerstest zijn.\n\n03\n\nChange Functionaris\n\nBeoordelen van organisatorische / technische wijziging\n\nWijzigingen die mogelijk een afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden\n                                                niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change Functionaris\n\nDe beoordeling wordt gedaan aan de hand van de opgestelde impact analyse\n\n04\n\nDirecteur afdeling Nederland\n\nManagement team\n\nGoed- of afkeuren van organisatorische / technische wijzigingen\n\nVerdergaande wijzigingen in de organisatie / techniek worden door de directeur afd.\n                                                Nederland geaccordeerd en naar diens inzicht door Management Team\n\nDe beoordeling wordt gedaan aan de hand van het advies van de Change Functionaris\n\n05\n\nChange Functionaris\n\nWijzigen van de procedure\n\nUitsluitend wanneer de maatregel akkoord is bevonden\n\n06\n\nDirecteur afd. Nederland\n\nManagement team\n\nVaststellen van de gewijzigde procedure\n\nNaar inzicht ook door rest Management Team\n\nOp basis van het wijzigingsvoorstel van de Change Functionaris\n\n07\n\nChange Functionaris\n\nDe gewijzigde procedure wordt toegevoegd aan de bestaande procedures\n\nAls opeenvolgende versie\n\nDe wijzigingen worden bijgehouden in een wijzigingen-log.\n\nKWALITEITSCRITERIA\n\nVoor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:\n\nCriterium\n\nNorm\n\n01\n\nWijzigingen in de procedures worden kwalitatief beoordeeld, beschreven en opgeslagen.\n\nWijzigingen worden gedetailleerd beschreven en inclusief testrapporten, gebruikerstesten\n                                                en beoordeling opgeslagen in SWIT of de RMA.\n\n02\n\nWijzigingen in de procedures worden bijgehouden\n\nDe wijzigingen worden in SWIT of de RMA bijgehouden met behulp van versiebeheer of\n                                                logfile\n\n03\n\nDe wijzigingen hebben geen negatieve invloed op het resultaat van het totaal van de\n                                                procedures\n\nDe maatregelen worden getoetst aan de hand van het interne (kwaliteits-)normenkader\n\nRESULTAAT\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:\n\nResultaat\n\n01\n\nDe NVAO hanteert een beschreven proces voor organisatorische wijzigingen en/of wijzigingen\n                                                in de hard- of software en technische infrastructuur.\n\n02\n\nEr is versiebeheer of er wordt een change-log van de wijzigingen bijgehouden\n\n03\n\nVoor het uitvoeren van wijzigingen is een procedure vastgesteld en deze wordt toegepast.\n\n04\n\nDe NVAO beschikt over een overzicht van alle wijzigingen in werkwijzen, procedures,\n                                                soft- en hardware waarbij is vastgelegd wat de mogelijke invloed is van de wijzigingen\n                                                op de te bewaren documenten.\n\n05\n\nDe NVAO beschikt over een OTAP-omgeving of een vergelijkbare testomgeving met bijbehorende\n                                                procedures om de gevolgen van wijzigingen in de technische infrastructuur, hard- en\n                                                software te testen\n\n06\n\nOp basis van de goedgekeurde organisatorische/technische wijzigingen wordt, voor zover\n                                                nodig, het interne (kwaliteits-)normenkader bijgewerkt.\n\n07\n\nOp basis van de goedgekeurde wijzigingen wordt het Handboek Vervanging bijgewerkt\n\nRISICO\u2019S\n\nDe uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico\u2019s:\n\nRisico\n\nMaatregel\n\n01\n\nDe betrokken medewerkers zijn niet ge\u00efnformeerd over wijzigingen\n\nInformatie en eventuele aanvullende instructies over gewijzigde procedures wordt tijdig\n                                                en compleet gecommuniceerd onder de betrokken medewerkers.\n\n02\n\nUitgevoerde wijzigingen worden niet goed vastgelegd\n\nUitgevoerde wijzigingen worden uitgebreid gedocumenteerd en opgeslagen in SWIT of\n                                                de RMA.\n\n03\n\nVastgestelde procedures ten aanzien van wijzigingen worden niet (goed) toegepast.\n\nEr vindt regelmatig controle plaats op basis van het interne (kwaliteits) normenkader.\n\nIn deze bijlage zijn de functieprofielen opgenomen van medewerkers die een rol kunnen\n                                 spelen in het vervangingsproces. Hierin staat omschreven welke taken en kwaliteiten\n                                 bij de verschillende functies gevraagd worden. Medewerkers kunnen geen rechten aan\n                                 deze profielen ontlenen. De functieprofielen zijn gebaseerd op het Functiegebouw Rijk.\n                                 Zie voor de volledige profielen de website (https://functiegebouwrijksoverheid.nl/functiegebouw-html/functiegroep/XXX).\n\nFunctienaam\n\nMedewerker DIV (Administratief/Ondersteunend medewerker B)\n\nIndicatieve schaal\n\n6\n\nPlaats in de organisatie\n\nDe functiehouder legt verantwoording af aan de direct hi\u00ebrarchisch leidinggevende.\n\nAlgemene omschrijving\n\nVerricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een\n                                 informatiekarakter dan wel het omgaan met documenten, gegevens en gegevensstromen\n                                 met een beperkte diversiteit in problematiek\n\nResultaten\n\n\u2022 bijdragen aan verzamelen, ordenen, rubriceren (classificeren), ontsluiten en beschikbaar\n                                       stellen van informatie\n\n\u2022 bibliotheekdocumentatie en archieven actueel en op orde\n\n\u2022 archiefbescheiden gecontroleerd op compleetheid en afdoening\n\n\u2022 inkomende en uitgaande poststukken en documenten geregistreerd en gedigitaliseerd\n\n\u2022 fysieke en digitale dossiers geordend en gevormd\n\n\u2022 bijdragen aan gereed maken voor overdracht NA en/of vernietiging\n\n\u2022 inventarisatie en vernietiging\n\n\u2022 eenvoudige vragen en klachten behandeld\n\nCompetenties\n\n\u2022 Luisteren\n\n\u2022 Klantgerichtheid\n\n\u2022 Analyseren\n\n\u2022 Initiatief\n\n\u2022 Integriteit\n\n\u2022 Accuraat werken\n\n\u2022 Zelfontwikkeling\n\nFunctie-eisen\n\nIndicatief werk- en denkniveau: VMBO / MBO (niveau 1)\n\nFunctienaam\n\nMedewerker\n\nDIV Indicatieve schaal\n\n7\n\nPlaats in de organisatie\n\nDe functiehouder legt verantwoording af aan de direct hi\u00ebrarchisch leidinggevende.\n\nAlgemene omschrijving\n\nVerricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een\n                                 technisch-, informatie- en automatiseringskarakter dan wel het omgaan met documenten,\n                                 gegevens en gegevensstromen met een gevarieerdheid aan diversiteit in problematiek\n\nResultaten\n\n\u2022 informatie verzameld, geordend, gerubriceerd (geclassificeerd), ontsloten en beschikbaar\n                                       gesteld\n\n\u2022 bibliotheekdocumentatie en archieven actueel en op orde\n\n\u2022 archiefbescheiden gecontroleerd op compleetheid en afdoening\n\n\u2022 inkomende en uitgaande poststukken en documenten geregistreerd en gedigitaliseerd\n\n\u2022 fysieke en digitale dossiers geordend en gevormd\n\n\u2022 dossiers beheerd en gereed gemaakt voor overdracht NA en/of vernietiging\n\n\u2022 inventarisatie en vernietiging\n\n\u2022 vragen en klachten behandeld\n\nCompetenties\n\n\u2022 Luisteren\n\n\u2022 Klantgerichtheid\n\n\u2022 Analyseren\n\n\u2022 Initiatief\n\n\u2022 Integriteit\n\n\u2022 Accuraat werken\n\n\u2022 Zelfontwikkeling\n\nOverige kennis en vaardigheden\n\n\u2022 Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer op hoofdlijnen kennen, toepassen\n                                       en toetsen\n\n\u2022 Hoofdlijnen wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer overdragen aan\n                                       (interne) klanten\n\n\u2022 Kennis van de kerntaken, de opbouw van de organisatie, de stappen binnen het beleidsproces\n                                       en inzicht in de bijbehorende informatiebehoefte\n\n\u2022 Onderhouden en binnen gestelde kaders beheren van verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden\n                                       en -technieken, zoals classificatieschema\u2019s, documentaire structuurplannen en thesauri\n\n\u2022\n\nFunctie-eisen\n\nIndicatief werk- en denkniveau: MBO (niveau 3)\n\nFunctienaam\n\nMedewerker DIV (Vakspecialist B)\n\nIndicatieve schaal\n\n8\n\nPlaats in de organisatie\n\nDe functiehouder legt verantwoording af aan de direct hi\u00ebrarchisch leidinggevende.\n\nAlgemene omschrijving\n\nVerricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het primaire proces met een\n                                 technisch-, informatie- en automatiseringskarakter dan wel het omgaan met documenten,\n                                 gegevens en gegevensstromen met een gevarieerdheid in diversiteit en complexiteit\n                                 in problematiek\n\nResultaten\n\n\u2022 bibliotheek- en archiefvoorziening vorm en inhoud gegeven\n\n\u2022 kwaliteitsbewaking van de gegevensverzameling(en) en informatievoorziening geborgd\n\n\u2022 ontwikkelingen gevolgd en informatiebehoefte ge\u00efnventariseerd\n\n\u2022 verzamelen, ordenen, rubriceren (classificeren), ontsluiten en beschikbaar stellen\n                                       geco\u00f6rdineerd\n\n\u2022 dossiers overgedragen aan en/of (laten) vernietigen\n\n\u2022 vragen en klachten behandeld\n\n\u2022 in werkgroepen geparticipeerd gericht op afstemming, ontwikkeling en/of inrichting\n                                       van de documentaire informatievoorziening, al dan niet geautomatiseerde beheers- en\n                                       informatiesystemen en instrumenten\n\n\u2022 intern gebruikers- of beheerdersoverleg op het werkgebied geco\u00f6rdineerd\n\n\u2022 management- en voortgangsrapportages opgesteld\n\nCompetenties\n\n\u2022 accuraat werken\n\n\u2022 analyseren\n\n\u2022 initiatief\n\n\u2022 integriteit\n\n\u2022 klantgerichtheid\n\n\u2022 luisteren\n\n\u2022 zelfontwikkeling\n\nOverige kennis en vaardigheden\n\n\u2022 Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer op hoofdlijnen kennen, toepassen\n                                       en toetsen\n\n\u2022 Hoofdlijnen wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer overdragen aan\n                                       (interne) klanten\n\n\u2022 Kennis van de kerntaken, de opbouw van de organisatie, de stappen binnen het beleidsproces\n                                       en inzicht in de bijbehorende informatiebehoefte\n\n\u2022 Onderhouden en binnen gestelde kaders beheren van verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden\n                                       en -technieken, zoals classificatieschema\u2019s, documentaire structuurplannen en thesauri\n\nFunctie-eisen\n\nIndicatief werk- en denkniveau: MBO (niveau 4)\n\nFunctienaam\n\nAdviseur Bedrijfsvoering (Vakspecialist B)\n\nIndicatieve schaal\n\n9\n\nPlaats in de organisatie\n\nDe functiehouder legt verantwoording af aan de direct hi\u00ebrarchisch leidinggevende.\n\nAlgemene omschrijving\n\nVerricht vakspecialistische werkzaamheden op enkele samenhangende afgebakende werkterreinen.\n                                 Is belast met beleidsadvisering op het vakgebied.\n\nResultaten\n\n\u2022 Verricht vakspecialistische werkzaamheden op enkele samenhangende afgebakende werkterreinen\n                                       die voortvloeien uit het geformuleerde beleid en bestaande wet- en regelgeving, waaronder:\n\n\u2212 het toezien en bewaken van de toepassing van wet- en regelgeving;\n\n\u2212 het opstellen, uitwerken, toetsen en/ of beoordelen van plannen, aanvragen, rapportages,\n                                             vergunningen, contracten, trajecten, berekeningen, procedures, dossiers en tekeningen;\n\n\u2212 het verrichten van analyses en onderzoek en audits en rapporteren hierover.\n\n\u2022 Is belast met beleidsadvisering op het vakgebied, waaronder:\n\n\u2212 het leveren van een vakinhoudelijke bijdrage aan de totstandkoming en actualisatie\n                                             van beleid en/of plannen;\n\n\u2212 het adviseren ten aanzien van procedures en regelingen.\n\n\u2022 Verricht (bestand- en/of archief) beheer werkzaamheden op het vakgebied.\n\n\u2022 Is belast met voorlichting, financieel beheer, correspondentie e.d. op het vakgebied.\n\n\u2022 inhoudelijke ondersteuning bedrijfsvoeringproces door leveren geaggregeerde overzichten,\n                                       informatie en bijbehorend advies op basis van analyse en integratie van gegevens en\n                                       leggen van verbanden\n\n\u2022 regulier en operationeel advies voor uitvoering van processen\n\n\u2022 inhoudelijke deelproducten voor lijn(management) en adviseurs ter ondersteuning van\n                                       bedrijfsvoeringproces\n\n\u2022 procesmatige en procedurele ondersteuning van besluitvorming\n\nKerncompetenties\n\n\u2022 Klantgerichtheid\n\n\u2022 Analyseren\n\n\u2022 Samenwerken\n\n\u2022 Omgevingsbewustzijn\n\n\u2022 Plannen en organiseren\n\n\u2022 Voortgangscontrole\n\n\u2022 Zelfontwikkeling\n\nFunctie-eisen\n\nIndicatief werk- en denkniveau: HBO\n\nFunctienaam\n\nKwaliteitsfunctionaris (adviseur bedrijfsvoering)\n\nIndicatieve schaal\n\n10\n\nPlaats in de organisatie\n\nDe functiehouder legt verantwoording af aan de direct hi\u00ebrarchisch leidinggevende.\n\nAlgemene omschrijving\n\n\u2022 Voorbereiding en advies t.a.v. implementatie en uitvoering bedrijfsvoeringproducten,\n                                       -diensten en -processen:\n\n\u2022 inhoudelijke analyse en advies\n\n\u2022 oplossingsrichtingen/ alternatieven formuleren\n\n\u2022 advies(deel)producten\n\n\u2022 inhoudelijke bijdrage aan ontwikkeling van bedrijfsvoeringproducten, -diensten en\n                                       -processen\n\nResultaten\n\nOpdracht(gever) (Ambtelijk)\n\n\u2022 Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement\n                                       of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker\n\n\u2022 De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag\n\nOmgeving\n\n\u2022 In- en externe bronnen zijn effectief en effici\u00ebnt gebruikt\n\n\u2022 Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt\n\n\u2022 Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen\n                                       en/of producten\n\nBedrijfsvoering\n\n\u2022 Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken\n\n\u2022 Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit,\n                                       middelen)\n\n\u2022 De administratie is op orde\n\nVernieuwen en verbeteren\n\n\u2022 Kennisdeling is geborgd\n\n\u2022 Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe\n\nCompetenties\n\n\u2022 analyseren\n\n\u2022 klantgerichtheid\n\n\u2022 omgevingsbewustzijn\n\n\u2022 plannen en organiseren\n\n\u2022 samenwerken\n\n\u2022 voortgangscontrole\n\n\u2022 zelfontwikkeling\n\nFunctie-eisen\n\nIndicatief werk- en denkniveau: HBO\n\nFunctienaam\n\nChange Functionaris (Adviseur bedrijfsvoering)\n\nIndicatieve schaal\n\n10\n\nPlaats in de organisatie\n\nDe functiehouder legt verantwoording af aan de direct hi\u00ebrarchisch leidinggevende.\n\nAlgemene omschrijving\n\n\u2022 Voorbereiding en advies t.a.v. implementatie en uitvoering bedrijfsvoeringproducten,\n                                       -diensten en -processen:\n\n\u2022 inhoudelijke analyse en advies\n\n\u2022 oplossingsrichtingen/ alternatieven formuleren\n\n\u2022 advies(deel)producten\n\n\u2022 inhoudelijke bijdrage aan ontwikkeling van bedrijfsvoeringproducten, -diensten en\n                                       -processen\n\nResultaten\n\nOpdracht(gever) (Ambtelijk)\n\n\u2022 Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement\n                                       of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker\n\n\u2022 De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag\n\nOmgeving\n\n\u2022 In- en externe bronnen zijn effectief en effici\u00ebnt gebruikt\n\n\u2022 Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt\n\n\u2022 Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen\n                                       en/of producten\n\nBedrijfsvoering\n\n\u2022 Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken\n\n\u2022 Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit,\n                                       middelen)\n\n\u2022 De administratie is op orde\n\nVernieuwen en verbeteren\n\n\u2022 Kennisdeling is geborgd\n\n\u2022 Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe\n\nCompetenties\n\n\u2022 analyseren\n\n\u2022 klantgerichtheid\n\n\u2022 omgevingsbewustzijn\n\n\u2022 plannen en organiseren\n\n\u2022 samenwerken\n\n\u2022 voortgangscontrole\n\n\u2022 zelfontwikkeling\n\nFunctie-eisen\n\nIndicatief werk- en denkniveau: HBO\n\nFunctienaam\n\nInformatiemanager (Senior adviseur bedrijfsvoering)\n\nIndicatieve schaal\n\n11\n\nPlaats in de organisatie\n\nDe functiehouder legt verantwoording af aan de direct hi\u00ebrarchisch leidinggevende.\n\nAlgemene omschrijving\n\n\u2022 Opstelling informatievoorziening (IV) strategie en beleid\n\n\u2022 Contract en leveranciersmanagement op tactisch niveau\n\n\u2022 Ophalen behoeftes business op tactisch en strategisch niveau\n\n\u2022 Analyseren externe ontwikkelingen (wetgeving, technologie, bedrijfsvoering) en het\n                                       vertalen van deze ontwikkelingen naar consequenties voor de IV\n\n\u2022 Bewaken projecten portofolio en capaciteitsplanning op tactisch niveau\n\n\u2022 Managen van externe stakeholders en partners binnen IV domein\n\n\u2022 Operationeel aansturen IV/ICT afdeling\n\nResultaten\n\nOpdracht(gever) (Ambtelijk)\n\n\u2022 Adviezen en/of producten zijn geleverd conform afspraak, opdracht (service level agreement\n                                       of SLA) en/of adviesvraag en naar tevredenheid van de eindgebruiker\n\n\u2022 De klant is effectief ondersteund bij het formuleren van zijn/haar vraag\n\nOmgeving\n\n\u2022 In- en externe bronnen zijn effectief en effici\u00ebnt gebruikt\n\n\u2022 Heeft een relevant netwerk dat is onderhouden en gebruikt\n\n\u2022 Relevante ontwikkelingen op het eigen aandachtsgebied zijn meegenomen bij adviezen\n                                       en/of producten\n\nBedrijfsvoering\n\n\u2022 Processen zijn gevolgd conform de geldende wet- en regelgeving, kaders en afspraken\n\n\u2022 Adviezen en/of producten zijn gerealiseerd conform plan van aanpak (tijd, kwaliteit,\n                                       middelen)\n\nVernieuwen en verbeteren\n\n\u2022 Kennisdeling (BISL, ITIL, agile) is geborgd\n\n\u2022 Werkprocessen zijn verbeterd door middel van het plan-do-check-act-principe\n\nCompetenties\n\n\u2022 Proactief\n\n\u2022 Conceptueel denkvermogen\n\n\u2022 Overtuigingskracht\n\n\u2022 Politiek/ bestuurlijk inzicht\n\nFunctie-eisen\n\n\u2022 Indicatief werk- en denkniveau: WO\n\n\u2022 Minimaal 5 jaar ervaring als informatiemanager\n\nDe NVAO ondergaat in het vierde kwartaal van 2019 een vernieuwingsslag op het gebied\n                                 van de technische infrastructuur. Om die reden zullen eerst na de voorgenomen verhuizing\n                                 in maart 2020 specificaties van de servers als bijlage aan dit handboek worden toegevoegd.\n\nVoor het huidige DMS geldt:\n\nNaam DMS: Easy Archive\n\nVersie: 6.1\n\nServerlocatie: cloudopslag Microsoft Azure\n\nAndere technische details: nog in te vullen\n\nVoor de scanning wordt gebruikt gemaakt van multifunctionals van RICOH: MPC5503\n\nSpecificaties voor het scangedeelte:\n\nAls software is Adobe Acrobat Distiller DC in gebruik: professionele versie 18.9.20044251705\n\nCopyright \u00a9 1984-2017 Adobe Systems Incorporated and its licensors. All Rights Reserved.\n                                 Adobe, the Adobe logo, the Adobe PDF logo, and Acrobat are either registered trademarks\n                                 or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries.\n                                 All other trademarks are the property of their respective owners"}