Title: wetten.nl - Regeling - Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2022 - BWBR0047096

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0047096/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2022 - BWBR0047096", "content": "Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2022\n\nDe directeur-generaal Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie\n                                    en Veiligheid\n\nGelet op:\n\n\u2022 \nartikel 7 van de Archiefwet 1995,\n\n\u2022 \nartikel 2 lid 1 en artikel 6 lid 1 en lid 2 van het Archiefbesluit 1995,\n\n\u2022 \nartikel 26b van de Archiefregeling 2009,\n\n\u2022 \nartikel 3 lid 5 van de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014,\n\n\u2022 \nartikel 9 van de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014;\n\nBesluit:\n\nde besluiten vervanging archiefbescheiden, te weten:\n\n\u2022 het besluit van 30\u00a0november 2018 (Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND 2018), Staatscourant, 63933 van 30\u00a0november 2018;\n\n\u2022 het besluit van 21\u00a0april 2017 (Besluit digitale vervanging informatieknooppunt IND 2017), Staatscourant, 23112 van 21\u00a0april 2017;\n\nin te trekken en te vervangen door het volgende besluit:\n\nBesluit om over te gaan tot routinematige of retrospectieve digitale vervanging van\n                                    archief-bescheiden van de IND en rechtsvoorgangers, die:\n\n1. deel uitmaken van de werkprocessen van de IND of rechtsvoorgangers;\n\n2. volgens de geldende selectielijst voor vernietiging of bewaring in aanmerking komen;\n\n3. worden ontvangen of opgemaakt na de inwerkingtreding van dit besluit.\n\nBesluit dat bij de overweging om tot vervanging over te gaan, rekening is gehouden\n                                    met de waarde van de archiefbescheiden, zoals aangegeven in artikel 2, lid 1, aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit. In bijlage 1 van dit besluit wordt als toelichting op dit artikel uiteengezet op welke wijze rekening\n                                    is gehouden met de waarde van de archiefbescheiden.\n\nBesluit dat digitale vervanging plaatsvindt volgens de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling 2008. De digitaal vervangen archiefbescheiden worden in het Centraal Digitaal Depot (CDD+)\n                                    van de Justiti\u00eble Informatiedienst gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in goede,\n                                    geordende en toegankelijke staat bewaard. In bijlage 1 van dit besluit wordt als toelichting op dit artikel inzicht geboden in het toegepaste\n                                    vervangingsproces.\n\nDit besluit dient te worden aangehaald als: Besluit Vervanging Archiefbescheiden IND\n                                    2022.\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant\n                                       waarin het wordt geplaatst.\n\nDen Haag, 17\u00a0augustus 2022\n\nDe directeur-generaal Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie\n                                          en Veiligheid\n\nR. \nMaas\n\nToelichting bij artikel 2:\n\nBij dit besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties is rekening\n                                 gehouden met:\n\n1. De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van cultureel erfgoed:\n\n\u2022 De informatie gaat over de toelating van migranten en is daarmee van belang voor de\n                                             start van het Nederlands burgerschap, de ontwikkeling van dit burgerschap en de identiteit\n                                             van migranten en hun nakomelingen in relatie tot de Nederlandse samenleving. Deze\n                                             informatie vormt een bron over de aankomst in Nederland.\n\n\u2022 Het digitaliseren van deze informatie draagt bij aan een betere digitale beschikbaarheid\n                                             en toegankelijkheid voor de bevoegde personen om deze informatie in te zien.\n\n2. Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen,\n                                       voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek:\n\n\u2022 De informatie is van belang voor het reconstrueren van het bestuursrechtelijk besluitvormingsproces,\n                                             en door deze informatie te digitaliseren kan de informatie tijdig en veilig ter beschikking\n                                             worden gesteld voor de daartoe bevoegde personen om deze informatie in te zien.\n\nToelichting bij artikel 3:\n\nOvereenkomstig artikel 26b van de Archiefregeling wordt in dit besluit inzicht geboden in de volgende aspecten van het toegepaste vervangingsproces:\n\na. \nReikwijdte vervangingsproces met opgave organisatieonderdelen en categorie\u00ebn archiefbescheiden:\n\nHet vervangingsproces heeft betrekking op de categorie\u00ebn vreemdelingen- en naturalisatiedossiers,\n                                       beleidsdossiers en bedrijfsvoeringdossiers met langdurige bewaartermijnen. Het vervangingsproces\n                                       heeft betrekking op de archieven van de gehele organisatie van de IND met de volgende\n                                       directies:\n\n\u2022 Hoofddirectie en Bestuurszaken;\n\n\u2022 Bedrijfsvoering;\n\n\u2022 Strategie en Uitvoeringsadvies;\n\n\u2022 Dienstverlenen;\n\n\u2022 Regulier Verblijf- en Nederlanderschap;\n\n\u2022 Asiel en Bescherming;\n\n\u2022 Juridische Zaken;\n\n\u2022 Informatievoorziening.\n\n\u2022 Het vervangingsproces heeft betrekking op de volgende categorie\u00ebn archiefbescheiden:\n\n\u2022 Besluiten en correspondentie voor proces aanvragen van migranten tot verblijf in Nederland\n                                             met toewijzing of afwijzing tot gevolg.\n\n\u2022 Besluiten en correspondentie over het erkennen van een persoon als referent.\n\n\u2022 Besluiten en correspondentie voor proces aanvragen door migranten voor het verkrijgen\n                                             van het Nederlanderschap.\n\n\u2022 Besluiten en correspondentie voor uitvoeringsbeleid en bedrijfsvoeringaangelegenheden.\n\nb. \nInrichting vervangingsapparatuur, gekozen instellingen en randapparatuur.\n\nVoor de vervangingsapparatuur wordt bij de scanafdelingen van de IND en Justid gebruik\n                                       gemaakt van meerdere scanapparaten van leveranciers die voldoen aan de voorwaarden\n                                       die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten. De parameters zijn ingesteld op de volgende\n                                       basisinstellingen: resolutie 300, kleur (24-bit), zwart-wit (1-bit), grijswaarden\n                                       (8-bit).\n\nc. \nSoftware en gekozen instellingen:\n\nDe scan-omgevingen van de IND en Justid maken gebruik van software die voldoet aan\n                                       de voorwaarden die gelden bij inkoop voor Rijksopdrachten.\n\nd. \nCriteria voor keuze kleur, grijswaarden of zwartwit\n\nDe bestuursrechtelijke besluitvorming van het migratieproces of verkrijging van het\n                                       Nederlanderschap omvat grotendeels taal- of tekstdocumenten, waarin de factor kleur\n                                       geen specifieke betekenis heeft voor het werkproces. Deze documenten worden zwart/wit\n                                       gescand. Bij documenten waar de factor kleur betekenis heeft, bijvoorbeeld identiteitsdocumenten\n                                       of foto\u2019s worden kleurinstellingen toegepast.\n\ne. \nWijze waarop reproductie tot stand komt\n\n\u2022 Formaten: JPEG, TIFF, PDF, PDF-A.\n\n\u2022 Bewerkingen: omzetting van TIFF naar PDF-A, compressie kleur JPEG, compressie zwart-wit\n                                             groep 4, Optical Character Recognition (OCR).\n\n\u2022 Basismetagegevens: digitaliseringsdatum, documentnaam.\n\n\u2022 Reproductie per batch.\n\nf. \nInrichting controle op juiste en volledige weergaven en herstel fouten\n\n\u2022 Na scanning volgt controle op fouten: bij scanfouten wordt het incorrecte deel verwijderd\n                                             en wordt het document opnieuw gescand.\n\n\u2022 Controle vindt plaats op basis van het 4-ogenprincipe waarbij door twee personen afzonderlijk\n                                             en zelfstandig de scans worden verwerkt en gecontroleerd. Als blijkt dat de gedigitaliseerde\n                                             documenten onvoldoende zijn gedigitaliseerd, dan worden deze teruggestuurd naar de\n                                             scanmedewerker en wordt de procedure herhaald. Zijn de gegevens weer correct dan worden\n                                             ze door de controle medewerker geverifieerd en goedgekeurd.\n\ng. \nProces vernietiging\n\n\u2022 De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van minimaal \u00e9\u00e9n week en maximaal\n                                             zesentwintig weken daadwerkelijk worden vernietigd door een leverancier die voldoet\n                                             aan de voorwaarden die gelden bij de inkoop van Rijksopdrachten.\n\nh. \nKwaliteitsprocedures\n\n\u2022 Bij de scanafdelingen van de IND en Justid worden interne werkbeschrijvingen bijgehouden\n                                             voor scanmedewerkers in de vorm van handboeken voor de uitvoering van het digitaliseringsproces.\n                                             Hierin is onder meer opgenomen dat er service- en gebruiksonderhoud periodiek dient\n                                             plaats te vinden met een controle op de juiste scaninstellingen.\n\n\u2022 De scanafdeling van de IND digitaliseert archiefbescheiden uit het primair proces,\n                                             de scanafdeling van Justid digitaliseert archiefbescheiden uit het secundair proces."}