Title: wetten.nl - Regeling - Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed - BWBR0036982

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0036982/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Besluit inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed - BWBR0036982", "content": "Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 13 augustus 2015,\n                                    nr. MT/2015/77, inzake de (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden\n                                    van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;\n\nBesluit:\n\nOver te gaan tot (routinematige) digitale vervanging van archiefbescheiden die niet\n                                    voor vernietiging in aanmerking komen:\n\na. die:\n\n1. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit; of\n\n2. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding\n                                                van dit besluit;\n\nb. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage \u2018Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed\u2019;\n\nc. overeenkomstig de eisen, opgenomen in de Archiefregeling 2009 (Stcrt. 2010, 70); en\n\nd. met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk d, van het Archiefbesluit 1995.\n\nMinister\n\nM. Bussemaker\n\nVersie: 1.0\n\nDatum: 23-07-2015\n\nStatus: Definitief\n\nBehoort bij: MT/2015/77\n\nDirectie\n\nRijksdienst voor het Cultureel Erfgoed\n\nProgramma Erfgoed Digitaal\n\nProgrammadirecteur\n\nDhr. ir. D.G. Houtgraaf\n\nContactpersoon\n\nMw. MSc J.M.de Wilde\n\nMinisterie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap\n\nRijksdienst voor het Cultureel Erfgoed\n\nSmallepad 5 | 3811 MG | Amersfoort\n\nPostbus 1600 | 3800 BP | Amersfoort\n\nT 033 421 72 37\n\nM 06 55736487\n\nF 033 421 77 99\n\nj.wilde.de@cultureelerfgoed.nl\n\nwww.cultureelerfgoed.nl\n\nAuteurs\n\nmw. MSc. J.M. (Jorien) de Wilde\n\nSpecialist informatie- en bedrijfssystemen\n\nVersienummer\n\n1.0, 23-07-2015\n\nColofon\n\n2\n\nInhoud\n\n2\n\nInleiding\n\n3\n\nBeschrijving van het DMS\n\n3\n\nContent Server 10 (Open Text)\n\n3\n\nDigitaal Archiefbeheer\n\n4\n\nReikwijdte van het vervangingsproces\n\n4\n\nOrganisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt\n\n4\n\nBeschrijving van de te vervangen archiefbescheiden\n\n4\n\nArchiefbescheiden waarop vervanging niet van toepassing is\n\n5\n\nPraktische gronden\n\n5\n\nMeerwaarde van papier als drager\n\n5\n\nVerantwoordelijkheden en Bevoegdheden\n\n6\n\nOrganisatie en taken bestuursdepartement OCW\n\n6\n\nOrganisatie en taken RCE\n\n6\n\nVerantwoordelijkheden en bevoegdheden archiefbeheer\n\n6\n\nInrichting van het vervangingsproces\n\n6\n\nDigitaliseringseisen\n\n7\n\nEisen metadatering\n\n7\n\nWerkzaamheden voorbereiding digitalisering\n\n7\n\nVoorbereiden analoge archieven\n\n7\n\nAfspraken transport / omgang met het materiaal\n\n8\n\nWerkzaamheden scanning\n\n8\n\nWerkzaamheden intake\n\n8\n\nWerkzaamheden scannen\n\n8\n\nWerkzaamheden beoordelen imagekwaliteit\n\n8\n\nWerkzaamheden data-entry\n\n8\n\nWerkzaamheden archivering analoge documenten\n\n9\n\nControle en inladen digitale documenten\n\n9\n\nWijzigingen in procedures vanaf 2014\n\n9\n\nWijzigingen voor het scannen van binnenkomende poststukken\n\n9\n\nHardware, software en specificatie van de scanners\n\n10\n\nBeschrijving hardware\n\n10\n\nBeschrijving software\n\n10\n\nProces van vernietiging\n\n10\n\nVerklaring van vervanging\n\n10\n\nFrequentie van vernietiging\n\n10\n\nActualiseren handboek\n\n10\n\nBeheren handboek\n\n11\n\nBijlagen\n\n12\n\nBijlage 1: Archief- en rechtenstructuur\n\n12\n\nBijlage 2: Regeling Informatiebeheer OCW\n\n13\n\nBijlage 3: Tabel taken informatiebeheer\n\n22\n\nBijlage 4: Programma van Eisen\n\n23\n\nBijlage 5: Hoofdstuk \u2018metadata\u2019 uit rapport gemaakte keuzes digitalisering\n\n31\n\nBijlage 6: Instructie werkzaamheden voorbereiding digitalisering\n\n38\n\nBijlage 7: Voorbeeld registratielijst dossiers\n\n40\n\nBijlage 8: Procesbeschrijving transport en oplevering archieven\n\n41\n\nBijlage 9: Voorbeeld Implementatieplan\n\n52\n\nBijlage 10: Verwerking poststukken\n\n69\n\nBijlage 11: Controle teruglevering gedigitaliseerde stukken\n\n72\n\nIn 2010 is besloten om de archieven van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed\n                                       (RCE) te digitaliseren om de informatievoorziening intern en extern te verbeteren.\n                                       De beschikbare informatie wordt op deze manier beter ontsloten voor medewerkers van\n                                       de rijksdienst maar ook voor andere (rijks)ambtenaren, professionals en burgers in\n                                       het algemeen. Het ontsluiten van informatie over het cultureel erfgoed is een van\n                                       de kerntaken van de rijksdienst.\n\nHet digitaliseren van de archieven past in een bredere ontwikkeling bij de RCE, namelijk\n                                       een ketengerichte invulling van de informatie-infrastructuur ten behoeve van nieuw\n                                       beleid voor monumentenzorg. Het op een makkelijke en gebruiksvriendelijke wijze toegankelijk\n                                       maken van de archieven waarbij de gebruiker plaats-, tijd- en apparaatonafhankelijk\n                                       kan werken vormt een belangrijke stap in voornoemd streven. Dit is van groot belang,\n                                       aangezien veel medewerkers \u2018in het veld\u2019 werkzaam zijn en flex- en thuiswerken steeds\n                                       vaker voorkomt.\n\nInmiddels zijn de grootste archieven van de RCE gedigitaliseerd: circa 1.500 meter\n                                       aan materiaal, waaronder de aanwijzingsdossiers en panddossiers. Deze archieven bevatten\n                                       documenten behorende bij de wettelijke taken van de RCE, zoals subsidieverlening en\n                                       het aanwijzen van Rijksmonumenten. Deze archieven zijn tevens een bron van interessante\n                                       kennisgegevens en historisch materiaal. De nieuwe aanwas van dit archief komt veelal\n                                       al digitaal binnen en de raadpleging van documenten vindt steeds meer plaats aan de\n                                       hand van het digitale document, en nieuwe analoge aanvragen worden net als de archieven\n                                       zelf gescand. Het scannen van de documenten voert de RCE niet zelf uit, maar is uitbesteed\n                                       aan een extern scanbedrijf. De taken rondom voorbereiding, metadatering (voor de meeste\n                                       archieven), controle en in het systeem laden van de archieven zijn belegd bij de RCE.\n\nDe originele analoge stukken die zijn gedigitaliseerd worden nu tijdelijk in archiefdozen\n                                       bewaard in het depot in de Hoftoren. De originele, analoge documenten gelden in de\n                                       huidige situatie nog steeds als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Dit betekent dat de Rijksdienst te maken heeft met een dubbele beheerstaak: zowel\n                                       het beheer van de analoge originelen als het beheer van de digitale originelen. Deze\n                                       dubbele beheerstaak is bezwaarlijk.\n\nArtikel 7 van de Archiefwet 1995, biedt de zorgdrager de mogelijkheid een besluit tot vervanging van archiefbescheiden\n                                       te nemen, rekening houdend met de voorwaarden gesteld in de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3A van de Archiefregeling. Onder het besluit tot digitale vervanging archieven Rijksdienst voor het Cultureel\n                                       Erfgoed vallen alle via scanning gedigitaliseerde en in het DMS van de RCE opgenomen\n                                       documenten die aan deze voorwaarden voldoen.\n\nDe gedigitaliseerde documenten worden opgenomen in het Document Management Systeem\n                                          (DMS) van de RCE. Hieronder volgt de beschrijving van het DMS.\n\nDe digitalisering van de archieven Centraal Archeologisch Archief (CAA) en Centraal\n                                          Monumenten Archief (CMA) in 2002 van de toenmalige Rijksdienst voor het Oudheidkundig\n                                          Bodemonderzoek (ROB) maakte de aanschaf noodzakelijk van een applicatie waarmee de\n                                          gedigitaliseerde bestanden gearchiveerd en ontsloten konden worden. Er werd gekozen\n                                          voor het systeem Livelink van de firma Open Text. Dit is gecertificeerde software\n                                          die bij veel organisaties en overheden ingezet wordt ter ondersteuning van digitaal\n                                          archiefbeheer.\n\nDe ontwikkeling van Livelink heeft vanaf 2006 na de fusie tot Rijksdienst voor Archeologie,\n                                          Cultuurlandschap en Monumenten (RACM) vrijwel stilgelegen vanwege de Hummingbird/E-docs\n                                          plannen binnen het Bestuursdepartement. Het werd vanwege deze plannen niet opportuun\n                                          geacht Livelink verder in te richten; de RACM zou immers binnen afzienbare tijd aansluiten\n                                          bij E-docs. In 2010 is besloten Livelink toch verder uit te breiden. Dit vanwege de\n                                          meer webgerichte functionaliteiten, die bij Hummingbird/E-docs niet voldoende waren\n                                          om de medewerkers van de RCE, die geregeld veldwerkzaamheden doen, plaats- en tijdonafhankelijk\n                                          te voorzien van informatie. In 2012 is het systeem geupgrade naar de nieuwste versie,\n                                          Content Server 10 (CS10). In 2015 wordt het Recordmanagement (RM) binnen dit nieuwe\n                                          systeem ingericht. De indeling en het gebruik van documenttypen binnen de gedigitaliseerde\n                                          archieven is zo ingedeeld, dat deze aansluiten bij onder andere de selectielijsten\n                                          en RM op basis hiervan ingericht kan worden. De RM-module van Open Text is gecertificeerd\n                                          volgens de Amerikaanse standaard voor recordmanagement, Department of Defense (DoD)\n                                          5015.02-STD.\n\nHoewel het DMS technisch gezien voldoet aan de eisen die gesteld worden, liet de gebruiksvriendelijkheid\n                                          te wensen over. Op basis van de gebruikerswensen is in 2015 een upgrade uitgevoerd\n                                          waarbij een interface is ge\u00efmplementeerd die eenvoudig zoeken en filteren binnen de\n                                          gedigitaliseerde archieven ondersteunt.\n\nDe gekozen structuur in het DMS is een combinatie van de afspiegeling van de analoge\n                                          ordening (objectgericht) en de implementatie van, waar mogelijk, het Toepassingsprofiel\n                                          Metagegevens Rijksoverheid.\n\nDe basisordening voor de meeste archieven is het (cultuurhistorisch) object. Een object\n                                          kan bijvoorbeeld een Rijksmonument of beschermd dorpsgezicht zijn. In de analoge situatie\n                                          zijn documenten aangaande \u00e9\u00e9n object soms verspreid over meerdere archieven, afhankelijk\n                                          van het proces en de afdeling waarbinnen de documenten opgemaakt zijn. Door metadatering\n                                          is het mogelijk om, in tegenstelling tot de analoge situatie, snel informatie over\n                                          \u00e9\u00e9n object uit meerdere archieven te vinden.\n\nAlleen de medewerkers DIV hebben schrijfrechten op de digitale documenten binnen deze\n                                          structuur. Eventueel foutief gearchiveerde documenten kunnen dus alleen door deze\n                                          afdeling gecorrigeerd worden.\n\nEen voorbeeld van de archief- en rechtenstructuur, inclusief metadata, is als bijlage\n                                          1 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe werkwijze geldt voor alle onderdelen van het de RCE. Dit is inclusief het voormalig\n                                          Instituut Collectie Nederland (ICN).\n\nDe RCE wil een gedeelte van de te vernietigen en te bewaren analoge documenten die\n                                          horen bij de werkprocessen en primaire taken van de RCE vervangen door digitale documenten.\n                                          Het gaat om documenten die zijn opgenomen in de basisselectiedocumenten van de RCE\n                                          en ICN. Als datum wordt op of na 1920 aangehouden, het jaartal waarin de eerste archiefbescheiden\n                                          zijn opgenomen.\n\n\u2022 De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die de RCE ontvangt / heeft\n                                                ontvangen of opmaakt / opgemaakt heeft voor de uitoefening van zijn taken die door\n                                                scanning worden gedigitaliseerd en die worden opgenomen en beheerd in het DMS.\n\n\u2022 Documenten die op papier zijn binnengekomen;\n\n\u2022 Documenten die op papier zijn verstuurd (met 'natte' handtekening);\n\n\u2022 Documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar\n                                                zijn geweest en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt,\n                                                worden na afhandeling gescand en digitaal opgenomen.\n\nAlle andere documenten die een rol spelen bij de werkprocessen van RCE zijn digitaal\n                                          van oorsprong en worden dus niet vervangen.\n\nLocatie: Het grootste gedeelte van de reeds gedigitaliseerde documenten liggen tijdelijk\n                                          opgeslagen in het archief van de Hoftoren, in afwachting van het besluit tot vervanging.\n                                          De archieven die nog in aanmerking komen voor digitaliseren liggen in de depots van\n                                          de Rijksdienst.\n\nKwaliteit en formaat van het papier: Van het meeste archiefmateriaal dat door de RCE beheert wordt is de kwaliteit van\n                                          het papier is wisselend, evenals de formaten: van ansichtkaartformaat tot groter dan\n                                          A0. De RCE heeft zelf niet de capaciteit of faciliteiten in huis om dergelijke hoeveelheden\n                                          materiaal in afwijkend formaat zelfstandig te scannen. Daarom is besloten dit uit\n                                          te besteden aan een externe scandienst.\n\nOrdening en metadatering van de analoge archieven: De archieven zelf zijn sterk objectgericht ingericht, dit houdt in dat voor elk Rijksmonument\n                                          een dossier is aangemaakt. Hierin kunnen echter diverse zaken zitten, zoals subsidieaanvragen\n                                          en vergunningen. Het komt voor dat in de analoge situatie zaken niet goed zijn geordend\n                                          of dat het niet duidelijk is bij welke zaak een stuk heeft gehoord. De metadatering\n                                          die mogelijk is op deze stukken wordt hierdoor beperkt.\n\nVoor analoge poststukken die gedigitaliseerd worden, is het zaaknummer het meest belangrijke metadataveld.\n                                          Op basis van het zaaknummer kunnen documenten later gekoppeld aan alle relevante zaakinformatie;\n                                          zoals ontvangstdatum, aanvrager, het cultureel historisch object waar de aanvraag\n                                          betrekking op heeft, procesinformatie en meer. Verder worden deze documenten, net\n                                          als de documenten uit de archieven, individueel voorzien van een documenttype.\n\nEen aantal archiefbescheiden worden niet digitaal vervangen. Dit kan praktische redenen\n                                          hebben. In een aantal gevallen heeft papier als drager meerwaarde, ook in dat geval\n                                          vindt geen vervanging plaats.\n\nHet besluit is niet van toepassing op archiefbescheiden van de RCE die, op praktische\n                                             gronden, niet worden opgenomen en beheerd in het DMS. Het betreft hier:\n\n\u2022 Reclamemateriaal\n\n\u2022 Boekwerken\n\n\u2022 Uitnodigingen voor bijeenkomsten\n\n\u2022 Rouwkaarten\n\n\u2022 Geboortekaarten\n\n\u2022 Antwoordkaartjes\n\n\u2022 Personeel gerelateerde documenten die worden opgenomen in P-direct\n\nIn een aantal gevallen worden papieren archiefbescheiden wel gedigitaliseerd, maar\n                                             niet vervangen. Dit betekent dat het digitale exemplaar een kopie is. Het gaat dan\n                                             om die bescheiden die een meerwaarde hebben omdat papier de drager is. Een aantal\n                                             archiefbescheiden binnen de RCE valt hieronder. Deze uitzondering baseert zich op\n                                             de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, waarin geschreven wordt dat\n                                             vervanging in ieder geval onverenigbaar is met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:\n\n\u2022 waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk\n                                                   betrekking heeft op de uitwendige vorm;\n\n\u2022 die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische\n                                                   belevingswaarde vertegenwoordigen.\n\n\u2022 Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:\n\n\u2022 waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;\n\n\u2022 die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke\n                                                   vorm moeten worden bewaard.\n\nAls het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard,\n                                             sluit de RCE zich aan bij de 'elementen en kenmerken' zoals die in de Beleidsregel\n                                             zijn geformuleerd. Deze elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording\n                                             van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:\n\n\u2022 De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische\n                                                   ontwikkeling;\n\n\u2022 Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;\n\n\u2022 Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken\n                                                   en dergelijke);\n\n\u2022 Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;\n\n\u2022 Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;\n\n\u2022 Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek\n                                                   van de originelen uitsluitsel kan geven;\n\n\u2022 Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde\n                                                   of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;\n\n\u2022 Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag\n                                                   van een institutie;\n\n\u2022 Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen\n                                                   een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.\n\nIn de praktijk komt het er op neer dat kostbare en historische archieven worden wel\n                                             gedigitaliseerd, maar niet vernietigd. De digitale kopie dient als borging dat de\n                                             stukken leesbaar blijven. Het gaat vooralsnog om de Schetsboekjes Mulder, een historisch\n                                             bestand aan originele schetsen van bouwwerken, gedateerd rond 1900.\n\nDeze archiefbescheiden worden fysiek gearchiveerd, waarbij een systematische relatie\n                                             wordt gecre\u00eberd met het digitale proces. Deze analoge bestanden zullen te zijner tijd\n                                             in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht\n                                             worden.\n\nEr zijn een aantal archiefbescheiden / collecties aanwezig die de RCE nog steeds nodig\n                                             heeft voor de uitvoering van haar primaire proces. Deze archiefbescheiden / collecties\n                                             zijn derhalve aan te merken als dynamische archieven en komen dus niet voor overbrenging\n                                             in aanmerking. Specifiek over deze documenten zijn afspraken gemaakt met de Algemeen\n                                             Rijksarchivaris (Machtiging voor opschorten van overbrenging archieven, dd. 19 augustus\n                                             2008).\n\nIn dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van de RCE. Dit om in het\n                                       kader van de digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied\n                                       van archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.\n\nIn het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van het ministerie beschreven. Voor een up to date weergave van\n                                          de organisatie, het organisatie- en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen\n                                          naar het intranet / internet van OCW.\n\nHet beheer van de archieven binnen de RCE valt binnen het Programma Erfgoed Digitaal,\n                                          bij de afdeling Data. Hieronder vallen drie clusters, te weten: Bibliotheek, Collecties\n                                          en DIV. De medewerkers DIV zijn onder andere verantwoordelijk voor het ontsluiten\n                                          van de post en het archiefbeheer. Het scanklaar maken, metadateren en registeren van\n                                          de ter digitalisering aangeboden dossiers vindt binnen deze afdeling plaats. Binnen\n                                          het cluster DIV is de gebruikersondersteuning van het DMS belegd. Zodra de Recordmanagement(RM)-module\n                                          is uitgerold zal bij de DIV tevens het RM worden belegd. De co\u00f6rdinator DIV is verantwoordelijk\n                                          voor de kwaliteit en volledigheidscontrole na aflevering van de digitale bestanden\n                                          en het inladen van de documenten in het DMS. DIV verzorgt het functioneel beheer van\n                                          het systeem, de afdeling Digitale Infrastructuur het applicatiebeheer. Tussen beide\n                                          afdelingen vindt nauw overleg plaats. Het scannen zelf is belegd bij de Belastingdienst,\n                                          de RCE is zelf echter verantwoordelijk voor de kwaliteit van het scanproces.\n\nDe minister van OCW heeft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het beheer\n                                          van de archiefbescheiden geregeld in de Regeling Informatiebeheer OCW 2013.\n\nDe Regeling Informatiebeheer OCW is als bijlage 2 bij dit handboek gevoegd.\n\nDe Tabel taken informatiebeheer is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.\n\nEen groot deel van de archiefbescheiden bestaat uit kennisgegevens van cultuurhistorische\n                                       objecten. Het scanproces raakt tevens verschillende juridische belangen, waar het\n                                       gaat om formele processen als de aanwijzing en de subsidi\u00ebring van monumenten. Het\n                                       scanproces moet daarom zo opgezet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en\n                                       bewijs gehandhaafd blijft. De gescande documenten moeten aan dezelfde criteria voldoen\n                                       als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit,\n                                       betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid en duurzaamheid (NEN-ISO 15489).\n\nBij het direct inscannen van binnenkomende post kan \u00e9\u00e9n op \u00e9\u00e9n gecontroleerd worden\n                                       of alles wat gescand moet worden, ook daadwerkelijk gescand is en of de kwaliteit\n                                       daarvan voldoende is. Als een poststuk analoog binnen komt, wordt de zaak in het zaaksysteem\n                                       geregistreerd. Tevens wordt een scanopdracht voor het digitaliseringsbedrijf gemaakt\n                                       waarin precies staan beschreven welke documenten aanwezig zijn. Overige opmerkingen,\n                                       zoals onvolledige originelen, worden tevens vastgelegd. Na digitalisering kan de volledigheid\n                                       en kwaliteit hierdoor zeer nauwkeurig gecontroleerd worden. In het geval van scannen\n                                       van een al bestaand archief dat niet altijd compleet is dit praktisch gezien niet\n                                       haalbaar. Er is geen inventaris beschikbaar op documentniveau voor reeds bestaande\n                                       dossiers. Toch moet gegarandeerd worden dat het digitale archief een exacte afspiegeling\n                                       is van de analoge stukken. Het is daarom nodig dat een aantal extra veiligheidsmaatregelen\n                                       in het scanproces worden ingebouwd.\n\nDocumenten die gescand worden op een automatische doorvoerscanner en waar geen inventarisatie\n                                       op documentniveau van aanwezig is, worden dubbel gescand. Dit omdat de kans bestaat\n                                       dat tijdens het scanproces meerdere documenten tegelijkertijd door de automatische\n                                       doorvoerscanner gaan. Als er geen inventarisatie op documentniveau is, is er geen\n                                       mogelijkheid om te controleren of alle documenten compleet gescand zijn. Door dubbel\n                                       te scannen op twee aparte scanners en het aantal gescande images op beide scanners\n                                       te vergelijken is de kans dat meerdere pagina's onopgemerkt tegelijkertijd door de\n                                       doorvoer gaan, nihil.\n\nDe RCE scant niet zelf, maar bereidt de dossiers wel zelf voor (zie het volgende hoofdstuk).\n                                       Dit omdat de inhoudelijke expertise voor het interpreteren en metadateren van de documenten\n                                       bij de RCE zelf in huis is en moeilijk uitbesteed kan worden.\n\nDE RCE hanteert de volgende uitgangspunten voor digitalisering:\n\n\u2022 Papieren documenten worden gescand naar PDF (A-1b);\n\n\u2022 Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;\n\n\u2022 Er wordt standaard in kleur gescand;\n\n\u2022 Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de gescande documenten uitgevoerd.\n\nIn het Programma van Eisen wat aan het begin van het digitaliseringsproject is opgesteld\n                                          staan een twintigtal archieven opgenomen die in aanmerking komen voor digitalisering.\n                                          De basisscaneisen zijn voor elk archief hetzelfde, maar kunnen per deelarchief meer\n                                          specifiek zijn uitgewerkt.\n\nEen gedeelte van het Programma van Eisen is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd. Het volledige Programma van Eisen is op aanvraag beschikbaar.\n\nQua metadatering is het doel zoveel mogelijk aan te sluiten bij het toepassingsprofiel\n                                             metagegevens Rijksoverheid. Door de staat en ordening van het analoge archief is het\n                                             in een aantal gevallen onmogelijk of te kostbaar om elk metadatumveld toe te voegen.\n                                             Een beschrijving van de gemaakte keuzes op dit terrein is terug te vinden in bijlage 5.\n\nEen belangrijk metadatumgegeven is de classificatie documenttype. De RCE heeft besloten\n                                             om hierbij aan te sluiten op de NEN 2084; \u2018Taxonomie van de documenttypen\u2019. Om de\n                                             terugvindbaarheid en herkenbaarheid van de diverse stukken te vergroten, zeker wanneer\n                                             geen verdere context zoals zaakgegevens beschikbaar zijn, is een extra veld \u2018vorm\u2019\n                                             toegevoegd waarbij het documenttype verder wordt uit gespecificeerd. Een voorbeeld\n                                             is het documenttype \u2018Besluit\u2019 waarbij een specificering is gemaakt voor \u2018Besluit aanwijzing\u2019\n                                             of \u2018Besluit wijziging\u2019. Deze specificering is het resultaat van zowel het samenvoegen\n                                             en clusteren van reeds bestaande lijsten binnen de RCE, als de werkgroep \u2018modeldossiers\u2019\n                                             die binnen RCE speciaal hiervoor in het leven is geroepen. De werkgroep stond onder\n                                             leiding van de afdeling Archief, Bibliotheek en Collecties bestaat uit inhoudelijk\n                                             specialisten (bijvoorbeeld subsidiemedewerkers), die bekijken welke gegevens zij belangrijk\n                                             vinden om hun werk goed uit te voeren, medewerkers Control en Juridische Zaken. Ook\n                                             de medewerkers DIV waren nauw betrokken.\n\nWanneer besloten is dat een archief wordt gedigitaliseerd, gedigitaliseerd wordt,\n                                             wordt hiervoor een handleiding digitalisering en een implementatieplan voor de digitaliseerder\n                                             opgesteld. De RCE bereidt vervolgens de digitalisering van de dossiers voor.\n\n\u2022 Van elk document binnen een dossiermap wordt gecontroleerd of deze terecht in het\n                                                   dossier is opgeborgen. Zo niet, wordt dit gecorrigeerd. Voor binnenkomende poststukken\n                                                   geldt dat in principe elk document gescand wordt.\n\n\u2022 Per document wordt, aan de hand van de handleiding, bepaald of het document gescand\n                                                   moet worden en in speciale gevallen of het document analoog retour moet komen, indien\n                                                   het papier meerwaarde heeft. Voorbeelden van documenten die vernietigd worden tijdens\n                                                   schonen zijn bijvoorbeeld documenten die in drievoud bij de RCE zijn ingediend.\n\n\u2022 De documenten binnen de archieven worden door de RCE scanklaar gemaakt; o.a. verwijderen\n                                                   van nietjes en ringbanden en het repareren van eventuele beschadigingen. In het geval\n                                                   van poststukken vindt deze stap plaats door het digitaliseringsbedrijf.\n\n\u2022 Elk document wordt gescheiden door middel van een documentmarkeerblad. Het documentmarkeerblad\n                                                   geeft aan wanneer een nieuw document begint en zorgt er voor dat het dossier digitaal\n                                                   uit separate PDFs bestaat.\n\n\u2022 Elk dossier wordt voorzien van een dossiervoorblad, waar de metadata op staan die\n                                                   voor alle documenten binnen een dossiermap gelden (bijvoorbeeld monumentnummer en\n                                                   soort archief, voor poststukken het zaaknummer).\n\n\u2022 Op de eerste pagina van elk document binnen het dossier wordt de documentspecifieke\n                                                   metadata aangegeven. Deze informatie wordt middels een code op de rechterbovenhoek\n                                                   van elk document geschreven.\n\n\u2022 De dossiers worden per levering geregistreerd in een lijst (zie bijlage 7).\n\n\u2022 Na de interne voorbereiding van de RCE wordt een de opdracht aangekondigd bij het\n                                                   digitaliseringsbedrijf. De levering wordt per koerier naar het digitaliseringsbedrijf\n                                                   verzonden in speciaal daarvoor bestemde kratten of archiefdozen.\n\nDe precieze werkzaamheden die in deze stap gevolgd worden staan beschreven in bijlage 6 en 7.\n\nDe archieven bestaan over het algemeen uit niet-kwetsbare stukken waarbij vervoer\n                                             in kratten en scannen met behulp van een automatische doorvoerscanner voldoende is.\n                                             Een aantal oudere archieven zijn kwetsbaarder en moeten met grote voorzichtigheid\n                                             behandeld worden om het materiaal niet te beschadigen. Voor deze archieven worden\n                                             in overleg met de conservator RCE specifieke eisen opgesteld waar het digitaliseringsbedrijf\n                                             zich aan moet houden, zowel tijdens als na het transport. Hierbij kan bijvoorbeeld\n                                             gedacht worden aan het dragen van handschoenen tijdens bewerking van de archieven.\n                                             Er zijn strakke afspraken gemaakt rondom het transport van de archieven, om te garanderen\n                                             dat stukken tijdig en volledig worden opgehaald ter digitalisering. Het proces is\n                                             beschreven in bijlage 8.\n\nHet scannen van de stukken is uitbesteed aan een extern scanbedrijf. Deze stelt per\n                                          archief of poststukkenstroom in samenwerking met RCE een implementatieplan op, waarin\n                                          het proces en de instellingen gedetailleerd beschreven zijn. In deze paragraaf worden\n                                          een aantal van deze werkzaamheden beschreven. In bijlage 9 is een voorbeeld van een implementatieplan opgenomen. Hierin worden onderstaande\n                                          stappen in detail beschreven. Op aanvraag zijn voor de diverse processtappen ook specifieke\n                                          werkinstructies beschikbaar.\n\nBij de intake bij het digitaliseringsbedrijf worden alle toegezonden dossiers geregistreerd.\n                                             Deze registratielijst wordt vervolgens vergeleken met de door de RCE gestuurde lijst.\n                                             Indien hier verschil tussen is, wordt direct contact opgenomen met de RCE. Er wordt\n                                             niet eerder begonnen met scannen tot duidelijk is wat de oorzaak van het verschil\n                                             in lijsten is en dit is opgelost.\n\nBinnen het proces zijn een aantal veiligheidsmaatregelen ingebouwd om te garanderen\n                                             dat alle aangeleverde documenten gescand worden. Zo worden documenten die niet handmatig\n                                             gescand worden, dubbel gescand op verschillende scanners. Het aantal images wordt\n                                             vervolgens vergeleken, indien deze niet overeen komen wordt de gehele batch opnieuw\n                                             gescand.\n\nDe kwaliteit van de gescande documenten wordt op twee punten in het proces gecontroleerd,\n                                             namelijk zowel bij het scanbedrijf als bij de RCE. Tien procent van de images wordt\n                                             aselect gekozen en beoordeeld.\n\nDe metadata die door de RCE zijn aangegeven, worden door het scanbedrijf overgenomen.\n                                             Ook hier zijn diverse veiligheidschecks ingebouwd. De metadata van elk document worden\n                                             door twee verschillende typistes verwerkt. De ingevoerde waarden moeten gelijk zijn\n                                             aan elkaar. Is dit niet het geval, wordt het document aangeboden aan een derde die\n                                             bepaalt wat de juiste invoer is.\n\nDe digitale bestanden worden op een digitale mediadrager gezet en aangeboden aan de\n                                             RCE. De analoge documenten worden tijdelijk bij het scanbedrijf gearchiveerd, en na\n                                             verloop van tijd overgebracht voor opslag in de Hoftoren. Zowel tijdens het scanproces\n                                             als hierna is het altijd mogelijk een dossier terug te vragen, zowel digitaal (scanning\n                                             on demand) als analoog (per koerier).\n\nIn het verleden heeft de RCE problemen ondervonden bij het inladen van de gedigitaliseerde\n                                             stukken. Een gebrek aan capaciteit tezamen met een ICT-gerelateerde issues maakten\n                                             dat de ontvangen bestanden niet direct en niet foutloos in het DMS werden geladen.\n                                             Dit veroorzaakte op termijn een achterstand waarna het niet duidelijk was welke stukken\n                                             al waren ingeladen. In 2014 is daarom begonnen met een project om alle tot dan toe\n                                             gedigitaliseerde archieven opnieuw in te laden met speciaal daarvoor geschreven programma\u2019s\n                                             binnen een toegewijd project. Daarbij wordt zowel de kwaliteit als de compleetheid\n                                             van de scans gecontroleerd. Een volledige procesbeschrijving, inclusief handleidingen\n                                             op werkinstructieniveau, is per stap bij de RCE beschikbaar en kan op aanvraag worden\n                                             geleverd. Hieronder staan de stappen kort beschreven:\n\n\u2022 \nBaseline controle. In deze stap wordt gecontroleerd of het aantal gedigitaliseerde dossiers overeen\n                                                   komt met het aantal wat ter digitalisering is opgestuurd. De registratielijsten worden\n                                                   vergeleken met het bijgeleverde CSV-bestand wat bij de gedigitaliseerde documenten\n                                                   is gevoegd. Hiervoor is een specifiek programma geschreven, waardoor deze controle\n                                                   geautomatiseerd uitgevoerd wordt. Voor dossiers die aan het begin van het digitaliseringstraject\n                                                   gescand zijn, waarbij geen eenduidige registratielijsten meer aanwezig zijn, wordt\n                                                   de volledigheid gecontroleerd op basis van de MCA (werkpakket) lijst van de digitaliseerder.\n\n\u2022 \nQ-controle. Tijdens deze stap wordt de scankwaliteit gecontroleerd, en wordt een check gedaan\n                                                   op PDF/A. Voor de controle op PDF/A wordt gebruikt gemaakt van specifieke software.\n\n\u2022 \nStaging op het netwerk. De documenten worden geclusterd, per archief, op het netwerk geplaatst. De aantallen\n                                                   worden gecontroleerd om te garanderen dat er in deze stap geen documenten verloren\n                                                   gaan.\n\n\u2022 \nVerplaatsen naar de productieomgeving. De gedigitaliseerde archieven worden klaargezet voor de transporter. Voor deze en\n                                                   voorgaande stappen is een beschrijving meegenomen in bijlage 11.\n\n\u2022 \nTransporter controle. De transporter is een tool waarmee de gebruiker verschillende checks (zowel handmatig\n                                                   als geautomatiseerd) uitvoert. Het gaat onder andere om het juiste gebruik van documentmarkeerbladen,\n                                                   datumvelden, en metadata. Niet bestaande monumentnummers en combinaties van metadatavelden\n                                                   (zoals het documenttype \u2018besluit subsidieverlening\u2019 bij een proces ongerelateerd aan\n                                                   subsidies) worden automatisch aangegeven en kunnen binnen deze tool gecorrigeerd worden.\n                                                   Zo wordt ervoor gezorgd dat documenten altijd juist en volledig zijn voor ze in het\n                                                   DMS geladen worden.\n\n\u2022 \nLaden in DMS. De transporter voegt een XML-script toe aan de levering zodra deze volledig is goedgekeurd.\n                                                   Op basis van deze XML kan de levering in het DMS geladen worden. Logfiles worden gecontroleerd\n                                                   om te garanderen dat elk document wordt ingeladen.\n\nBovenstaande procedure geldt voor stukken die v\u00f3\u00f3r 2014 gescand zijn. Voor stukken\n                                             vanaf 2014 geldt een iets aangepast proces, maar de te doorlopen stappen zijn zelfde.\n                                             Een aantal stappen binnen de transporter en de zogenaamde \u2018Q-controle\u2019 worden voor\n                                             deze stukken echter naar voren getrokken in het proces. Scankwaliteit, doorzoekbaarheid\n                                             (OCR-kwaliteit) en het juist gebruik van documentmarkeerbladen worden direct gecontroleerd\n                                             na digitalisering, zodat de levering direct opnieuw gescand kan worden mocht deze\n                                             afgekeurd worden.\n\nVoor het digitaliseren van individuele poststukken geldt dat de meeste controles en\n                                             procedures hetzelfde zijn, maar het proces op een aantal stappen verschilt. Dit omdat\n                                             de gedigitaliseerde stukken niet gekoppeld zijn aan dossiers op objectniveau, maar\n                                             aan nog openstaande zaken die snel via de workflow beschikbaar moeten zijn. De procedure\n                                             hiervoor is terug te vinden in bijlage 10.\n\nDe RCE is daarnaast voornemens zelf documenten bij te scannen. Dit gaat bijvoorbeeld\n                                             over kleine hoeveelheden documenten die aan dossiers toegevoegd moeten worden en binnenkomende\n                                             post. Hiervoor is nog geen procedure beschikbaar.\n\nHet scanbedrijf maakt gebruik van een IBML High Volume Scanner IT3 voor documenten\n                                          tot en met A3 formaat, die op een automatische doorvoerscanner gescand kunnen worden.\n                                          Voor de formaten groter dan A3 of kwetsbare documenten wordt gebruikt gemaakt van\n                                          de A0scanner.\n\nVerdere hardwarespecificaties zijn opgenomen het implementatieplan BRIM dat bij dit\n                                          handboek is toegevoegd (bijlage 9).\n\nEr wordt gebruik gemaakt van de volgende scansoftware:\n\nScansoftware\n\nNaam software\n\nIBML Softtrack\n\nVersie\n\n5.6.5.0 R1\n\nService Pack\n\nnvt\n\nSoftware\n\nGe\u00efnstalleerd op server Host-dcspscw0x (x=1t/m4)\n\nDocumentatie\n\nPad: lokale disk:\\ImagetracII\\manuals\n\nLicenties\n\nAantal\n\n4\n\nDongels\n\ngeen\n\nApplicatiebeheer\n\nOrganisatie onderdeel\n\nB/CAO Unit O/M, Team POORT Fysieke Mediaverwerking\n\nEigenaar software\n\nEenheid/team\n\nB/CAO Unit O/M, Team POORT Fysieke Mediaverwerking\n\nLeverancier\n\nNaam leverancier\n\nUnisys\n\nNa het besluit tot vervanging, welke tevens een besluit is om de oorspronkelijke archiefbescheiden\n                                          te vernietigen, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een \u2018Verklaring van Vervanging\u2019 opgesteld. De verklaring bevat een specificatie\n                                          van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond\n                                          waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar\n                                          van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De daadwerkelijke vernietiging wordt in\n                                          opdracht van de RCE uitgevoerd door de het scanbedrijf.\n\nAlle papieren originelen die vallen onder de werking van de machtiging tot vervanging,\n                                          worden na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering\n                                          heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van drie\n                                          maanden na digitalisering in een numerieke reeks dagdozen bewaard. Na het verstrijken\n                                          van deze periode vindt vernietiging plaats. De vernietigingsinterval is als volgt:\n                                          Scanmaand plus drie bewaarmaanden is vernietigingsmaand. Bijvoorbeeld documenten gescand\n                                          in de maand januari worden begin mei vernietigd.\n\nDe vernietiging van de dagdozen bestaat uit onderstaande stappen:\n\n\u2022 Selecteer aan de hand van de scanmaand de doosnummers van de te vernietigen dagdozen;\n\n\u2022 Verstrek via de mail opdracht aan het scanbedrijf om de onderstaande werkzaamheden\n                                                uit te voeren:\n\n\u2022 Dagdozen uit de stelling halen;\n\n\u2022 Inhoud van de dagdozen in de vernietigingscontainer deponeren;\n\n\u2022 Container af laten voeren;\n\n\u2022 Afmelden vernietiging.\n\nDit handboek zal moeten worden geactualiseerd als:\n\n\u2022 De RCE / het scanbedrijf de werkwijze, software of criteria rond het scannen wijzigt;\n\n\u2022 De RCE / het scanbedrijf gaat werken met andere software voor documenten recordmanagement,\n                                             of de bestaande software ingrijpend aanpast.\n\nHet beheer van het handboek valt onder de verantwoordelijkheid van de co\u00f6rdinator\n                                          DIV en zal, indien nodig, jaarlijks worden geactualiseerd.\n\nRegeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 maart 2013, nr.\n                                          359419, houdende regels op het gebied van het informatiebeheer voor het Ministerie\n                                          van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995,\n\nBesluit:\n\nIn deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:\n\nActor: een medewerker die of geformaliseerd collectief van medewerkers dat een activiteit\n                                                   of een reeks van activiteiten in een bedrijfsproces uitvoert in het kader van de aan\n                                                   deze medewerker of dit collectief toegekende taak, waarbij informatie wordt ontvangen\n                                                   of opgemaakt (neerslag);\n\nArchief: het geheel van logisch geordende informatie, ontvangen of opgemaakt door een instelling,\n                                                   persoon of groep personen, dat gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen\n                                                   en die bestemd is daaronder te berusten;\n\nArchiefbescheiden\n\n\u2022 alle informatie door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt welke gebruikt is bij\n                                                         de uitvoering van bedrijfsprocessen en bestemd is daaronder te berusten;\n\n\u2022 alle informatie, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen\n                                                         of personen welke gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen en wier rechten\n                                                         of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;\n\n\u2022 alle informatie, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen\n                                                         of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om\n                                                         daar te berusten;\n\n\u2022 reproducties, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder\n                                                         1\u00b0, 2\u00b0 of 3\u00b0 bedoelde informatie of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd;\n\nArchiefbestanddeel: het geheel van informatie met een bepaald doel in een archief bijeengebracht en bedoeld\n                                                   om in hun onderlinge samenhang geraadpleegd te kunnen worden;\n\nArchiefbewaarplaats: een op grond van de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;\n\nArchiefvormend onderdeel: een organisatieonderdeel dat bevoegd is te handelen en op grond van de verantwoordelijkheid\n                                                   voor dat handelen gegevens verzamelt, ontvangt, produceert, verzendt en/of beheert;\n\nArchiefvorming: het geheel van activiteiten waarbij informatie wordt opgeslagen in een informatiesysteem,\n                                                   bedrijfstoepassing of analoog archief;\n\nAuthenticiteit: de mate waarin van informatie kan worden aangetoond dat het:\n\n\u2022 is wat het beweert te zijn;\n\n\u2022 is gecre\u00eberd of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben\n                                                         gecre\u00eberd of verzonden;\n\n\u2022 is gecre\u00eberd en verzonden op het (de) tijstip (tijdstippen) zoals aangegeven in de\n                                                         informatie;\n\nBedrijfsproces: een logisch gestructureerde keten van activiteiten die door actoren worden uitgevoerd\n                                                   met als doel een (combinatie van) dienst(en) of product(en) te leveren aan een burger,\n                                                   bedrijf, de eigen of een andere organisatie;\n\nBedrijfstoepassing: een geautomatiseerd systeem waarmee ten behoeve van bedrijfsprocessen informatie\n                                                   verzameld, bewerkt, beheerd, geanalyseerd, ge\u00efntegreerd en gepresenteerd kan worden;\n\nBeheerregime: een verzameling van Rijksbrede normen en (beheer)regels voor het informatiebeheer;\n\nBeheerregels: door de Secretaris-generaal, op grond van artikel 14 van het Archiefbesluit, vastgestelde regels voor de regeling en toebedeling van taken en verantwoordelijkheden\n                                                   voor het beheer van informatie;\n\nBetrouwbaarheid: de mate waarin de inhoud van een archief of informatie kan worden beschouwd als een\n                                                   volledige en nauwkeurige weergave van transacties, activiteiten of feiten en waarop\n                                                   men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten;\n\nBewaartermijn: de termijn die bepaalt hoelang neerslag uit bedrijfsprocessen bewaard moet blijven,\n                                                   op grond van een vastgesteld selectiedocument;\n\nClassificatie: systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen, activiteiten en/of\n                                                   informatie in categorie\u00ebn overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden\n                                                   en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem;\n\nConcern OCW: het geheel van archiefvormende onderdelen en informatiebeheerders zoals opgenomen\n                                                   in het organisatie- en mandaatbesluit OCW, die onder het zorgdragerschap van OCW vallen;\n\nContextgegevens: gegevens die nodig zijn om de inhoudelijke informatie in haar ontstaanscontext te\n                                                   kunnen vinden, raadplegen, interpreteren, delen en beheren overeenkomstig het vastgestelde\n                                                   beheerregime;\n\nConversie: het proces van omzetten van informatie van het ene formaat naar het andere formaat;\n\nDossiereigenaar: een medewerker die verantwoordelijk is voor de goede, geordende en toegankelijke\n                                                   staat van informatie die de neerslag is van een bedrijfsproces;\n\nDuurzame toegankelijkheid: de mate waarin de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van informatie\n                                                   gewaarborgd is gedurende de geldende bewaartermijn;\n\nDuurzaamheid: de mate waarin informatie gedurende de geldende bewaartermijn aan de kwaliteitscriteria\n                                                   blijft voldoen zonder dat noemenswaardige achteruitgang is te constateren;\n\nEmulatie: techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt\n                                                   als \u00e9\u00e9n van een oudere generatie;\n\nGeautomatiseerd systeem: het geheel van programmatuur en apparatuur;\n\nGegeven: een losstaand feit of symbool zonder betekenis voor de ontvanger of opsteller;\n\nGeneriek Waarderingsmodel: een selectie- en waarderingsinstrument op basis waarvan een selectiedocument wordt\n                                                   vervaardigd;\n\nInformatie: een verzameling gegevens die in hun samenhang een bepaalde betekenis hebben voor\n                                                   OCW als ontvanger dan wel opsteller;\n\nInformatiebeheer: het geheel van normen, plannen, procedures, geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde\n                                                   hulpmiddelen en activiteiten waarmee informatie wordt verzameld, bewerkt, opgeslagen,\n                                                   verwerkt, beschikbaar wordt gesteld en de daarvoor in aanmerking komende informatie\n                                                   op termijn wordt vernietigd ten behoeve van de ondersteuning van de bedrijfsprocessen\n                                                   van de organisatie;\n\nInformatiebeheerder: degene die is belast met het informatiebeheer;\n\nInformatiebeherend onderdeel: een dienstonderdeel binnen concern OCW dat als taak heeft werkzaamheden met betrekking\n                                                   tot het informatiebeheer te ondersteunen en deels uit te voeren;\n\nInformatiebeheersysteem: het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, programmatuur,\n                                                   apparatuur, voorzieningen en andere middelen, bestemd tot het beheer van informatie;\n\nInformatiesysteem: een systeem waarmee ten behoeve van de ondersteuning van bedrijfsprocessen informatie\n                                                   wordt geregistreerd, ontsloten, opgeslagen, door de tijd heen beschikbaar wordt gesteld\n                                                   en waaruit de daarvoor in aanmerking komende informatie op termijn wordt vernietigd;\n\nInterpreteerbaar: informatie is interpreteerbaar als zij leesbaar is en als de contextgegevens en de\n                                                   gebruikte taal bekend zijn;\n\nKeten OCW: Aaneenschakeling van bedrijfsprocessen in de context van beleid, uitvoering en toezicht\n                                                   van concern OCW;\n\nLeesbaar: de mate waarin van gegevens, de opslagtechniek (drager, formaat) en het schrift bekend\n                                                   zijn, waardoor zij op een voor de mens natuurlijke manier kan worden waargenomen en\n                                                   ge\u00efnterpreteerd;\n\nMetadata: gegevens die context, inhoud en structuur van informatie en hun beheer door de tijd\n                                                   heen beschrijven;\n\nMigratie: het overzetten van informatie en toepassingsprogrammatuur van het ene systeem en/of\n                                                   platform naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid\n                                                   en bruikbaarheid;\n\nNeerslag: ontvangen of opgemaakte informatie welke gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen;\n\nOrdening: het rangschikken van informatie binnen een archief overeenkomstig een vastgestelde\n                                                   systematiek (ordeningsplan);\n\nOrdeningsplan: een actuele en complete beschrijving waarin de taak of taken en daarbij horende bedrijfsprocessen\n                                                   van een organisatie zijn opgenomen en die de basis vormt voor de logische indeling\n                                                   en de rangschikking van een voor die organisatie te vormen archief;\n\nOverbrenging: het in eigendom en beheer overdragen van daarvoor in aanmerking komende archieven\n                                                   aan een archiefbewaarplaats;\n\nProceseigenaar: de verantwoordelijke voor het (laten) ontwerpen en implementeren van bedrijfsprocessen\n                                                   en het monitoren van de resultaten van deze bedrijfsprocessen1;\n\nSelectie: het op grond van een vastgesteld selectiedocument bepalen van de bewaar- en vernietigingstermijnen\n                                                   van in een archief opgeslagen informatie;\n\nSelectiedocument: een formeel vastgesteld document met selectiebeslissingen op grond waarvan een informatiebeheerder\n                                                   daadwerkelijk vernietiging of overbrenging naar een andere bewaarplaats kan uitvoeren;\n\nSubstitutie: zie vervanging;\n\nTaak: het geheel van samenhangende bedrijfsprocessen van concern OCW dat zijn grondslag\n                                                   vindt in onder andere wet- en regelgeving en algemene bestuursopdrachten;\n\nToegankelijkheid: de mate waarin een archief of informatie lokaliseerbaar, terugvindbaar, leesbaar\n                                                   en interpreteerbaar is voor daartoe bevoegde personen of systemen;\n\nVervanging: het vervangen van analoge informatie door digitale reproducties daarvan, teneinde\n                                                   de aldus vervangen analoge informatie te vernietigen;\n\nVernietiging: het zodanig bewerken van informatie dat deze nadien niet meer te reconstrueren is;\n\nVervreemding: het overdragen van de zorg en het beheer van informatie aan een andere zorgdrager\n                                                   of civielrechtelijke partij;\n\nZorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in de Archiefwet opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende informatie in goede, geordende\n                                                   en toegankelijke staat te brengen, te bewaren en om de daarvoor in aanmerking komende\n                                                   informatie op termijn te vernietigen;\n\nZorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet belast is met de zorg voor de informatie van concern OCW.\n\nDe Regeling informatiebeheer is van toepassing op het beheer van alle informatie van concern OCW.\n\n1. De Secretaris-generaal is namens de minister, gesteld de eisen vanuit vigerende wet\n                                                   en regelgeving en de belangen voor de bedrijfsvoering, verantwoordelijk voor:\n\n\u2022 de zorg voor en de sturing op het informatiebeheer van het concern OCW;\n\n\u2022 de voorwaarden om een adequaat informatiebeheersysteem en een kwalitatief goed informatiebeheer\n                                                         mogelijk te maken;\n\n2. De Secretaris-generaal mandateert de zorg voor het informatiebeheer aan de informatiebeheerders\n                                                   van het concern OCW als bedoeld in artikel 4.\n\n1. Voor het concern OCW worden hierin onderscheiden:\n\n\u2022 de (plv.) Secretaris-generaal;\n\n\u2022 de hoofden van inspecties;\n\n\u2022 de hoofden van baten-lastendiensten;\n\n\u2022 de hoofden van buitendiensten;\n\n\u2022 de hoofden van (advies)raden;\n\n\u2022 de hoofden van colleges;\n\n\u2022 secretarissen van (tijdelijke) commissies en andere samenwerkingsverbanden;\n\n2. Gelet op artikel 11, 1e lid van het organisatie- en mandaatbesluit OCW kunnen de informatiebeheerders hun verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het\n                                                   informatiebeheer ondermandateren aan onder hen ressorterende functionarissen;\n\n3. De informatiebeheerders zijn namens de Secretaris-generaal verantwoordelijk voor het\n                                                   laten uitvoeren van een effectief een effici\u00ebnt informatiebeheer, dit in overeenstemming\n                                                   met het bepaalde in de Archiefwet 1995, deze beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving;\n\n4. De informatiebeheerders zorgen voor het vastlegging van de taken en verantwoordelijkheden\n                                                   met betrekking tot het informatiebeheer gerelateerd aan de bedrijfsprocessen in de\n                                                   keten OCW;\n\n5. De informatiebeheerders zorgen voor een zo uniform mogelijk informatiesysteem voor\n                                                   concern OCW, waarin optimale uitwisseling van informatie mogelijk is;\n\n6. De informatiebeheerders stellen nadere richtlijnen en procedures voor de uitvoering\n                                                   van het informatiebeheer vast;\n\n7. Het feitelijk informatiebeheer wordt gefaciliteerd door de onder de informatiebeheerders\n                                                   ressorterende informatiebeherende onderdelen;\n\n8. De informatiebeheerders leggen jaarlijks op grond van de P&C-cyclus en via het informatiebeherend\n                                                   onderdeel van het bestuursdepartement, in het kader van de aan dit onderdeel opgedragen\n                                                   centrale regieorganisatie taken voor concern OCW, verantwoording af aan de Secretaris-generaal.\n\n1. Het informatiebeherend onderdeel van het bestuursdepartement is belast met het verzorgen\n                                                   van het kaderstellend beleid en de centrale regietaken voor concern OCW op het gebied\n                                                   van het informatiebeheer;\n\n2. De informatiebeherende onderdelen stellen periodiek een informatiebeleidsplan op;\n\n3. De informatiebeherende onderdelen hebben tot taak de archiefvormende onderdelen, als\n                                                   bedoeld in artikel 6, te ondersteunen om hun informatie in goede, geordende en toegankelijke\n                                                   staat te brengen en te bewaren en de daarvoor in aanmerking komende informatie te\n                                                   vernietigen;\n\n4. De informatiebeherende onderdelen stellen nadere richtlijnen en procedures voor de\n                                                   uitvoering van het informatiebeheer op;\n\n5. De informatiebeherende onderdelen maken waar nodig afspraken met (het management van)\n                                                   archiefvormende onderdelen over de ondersteuning van hun informatiebeheer;\n\n6. De informatiebeherende onderdelen leggen over de uitvoering van beheertaken verantwoording\n                                                   af aan hun informatiebeheerder.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn de binnen concern OCW te onderscheiden organisatieonderdelen;\n\n2. Onder archiefvormende onderdelen worden ook begrepen:\n\n\u2022 Publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid;\n\n\u2022 Zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen voor zover de archieven\n                                                         van v\u00f3\u00f3r de verzelfstandiging dan wel privatisering onder het zorgdragerschap van\n                                                         OCW vallen;\n\n3. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen, produceren en archiveren informatie\n                                                   die nodig is bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen;\n\n4. De archiefvormende onderdelen zijn in die zin als gegevenseigenaar aan te merken;\n\n5. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het laten beheren van hun\n                                                   informatie in overeenstemming met het bepaalde in deze beheersregels en de met hun\n                                                   informatie beherend onderdeel gemaakte afspraken.\n\nDe Auditdienst Rijk voert jaarlijks een audit uit op het informatiebeheer van concern\n                                             OCW en brengt hierover een rapportage uit aan de Secretaris-generaal.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat de (digitaal) inkomende,\n                                                   interne en uitgaande informatie die daarvoor in aanmerking komt, wordt geregistreerd\n                                                   in het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel wordt opgenomen in de daarvoor\n                                                   bedoelde bedrijfstoepassing;\n\n2. Bij de registratie van informatie worden de voor concern OCW geldende interne voorschriften\n                                                   gevolgd;\n\n3. Aan de hand van de aan de registratie gekoppelde metadata moeten te allen tijde de\n                                                   aspecten, bedoeld in het 1e lid van artikel 9, kunnen worden herleid.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat van de te bewaren\n                                                   informatie te allen tijde kan worden vastgesteld:\n\n\u2022 de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan, voor\n                                                         zover deze aspecten kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces;\n\n\u2022 wanneer, van wie, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces de informatie\n                                                         is ontvangen of opgemaakt;\n\n\u2022 de samenhang met andere ontvangen en opgemaakte informatie;\n\n\u2022 de met betrekking tot de informatie uitgevoerde beheersactiviteiten;\n\n\u2022 de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de informatie wordt\n                                                         bewaard of beheerd;\n\n2. Op basis van een uit te voeren risicoanalyse kan het bepaalde in lid 1 ook gelden\n                                                   voor op termijn te vernietigen informatie.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat van digitaal gecre\u00eberde\n                                                   informatie, naast de in artikel 8 en 9 genoemde registratiekenmerken ten minste de\n                                                   volgende kenmerken worden vastgelegd en bewaard:\n\n\u2022 de oorspronkelijke technische aard van de digitaal gecre\u00eberde informatie, alsmede\n                                                         van de hard- en softwareomgeving daarvan;\n\n\u2022 de actuele technische aard van de digitaal gecre\u00eberde informatie, alsmede van de hard-\n                                                         en softwareomgeving daarvan;\n\n\u2022 voor zover gebruik is gemaakt van de digitale handtekening:\n\n\u25cb de houder van de digitale handtekening;\n\n\u25cb het moment van validiteit van de digitale handtekening, alsmede het resultaat daarvan;\n\n\u25cb de voor validatie verantwoordelijke functionaris;\n\n\u2022 voor zover bekend ten tijde van het werkproces:\n\n\u25cb de identificatie van het certificaat van de digitale handtekening.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat afdoeningtermijnen\n                                                   worden vastgesteld voor de uitvoering van onder hun verantwoordelijkheid vallende\n                                                   bedrijfsprocessen dan wel activiteiten daarin, een en ander met inachtneming van de\n                                                   bepalingen van de vigerende wet- en regelgeving;\n\n2. De behandelende actoren voeren de bedrijfsprocessen dan wel activiteiten daarin waarvoor\n                                                   zij verantwoordelijk zijn, binnen de geldende termijnen uit;\n\n3. De afdoeningtermijnen en de voortgang van informatie wordt vastgelegd en bewaakt in\n                                                   het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel bedrijfstoepassingen.\n\n1. De archiefvormende onderdelen treffen zodanig passende maatregelen, dat de risico's\n                                                   van verlies van toegankelijkheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie\n                                                   voor de geldende bewaartermijn wordt beperkt;\n\n2. Het informatiesysteem dan wel een bedrijfstoepassing waarborgt de toegankelijkheid\n                                                   van de informatie zodanig dat informatie, binnen de in bedrijfsprocessen vastgestelde\n                                                   termijn, kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor een adequate conversie-,\n                                                   migratie- of emulatiestrategie van informatie;\n\n2. Van conversie of migratie wordt een door het archiefvormend onderdeel ondertekende\n                                                   verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde\n                                                   informatie bevat en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat na de conversie\n                                                   of migratie getoetst is of aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke\n                                                   staat wordt voldaan.\n\n1. Van alle ingekomen, interne en uitgaande archiefbescheiden wordt tijdens de registratie\n                                                   de relatie met het archiefbestanddeel waarop de informatie betrekking heeft vastgelegd\n                                                   in het in gebruik zijnde informatiesysteem of bedrijfstoepassing;\n\n2. Van elk ondertekend uitgaand document dient een authentieke versie aanwezig te zijn\n                                                   in het in gebruik zijnde informatiesysteem of bedrijfstoepassing;\n\n3. Van het archief van concern OCW wordt door de informatiebeherende onderdelen, op aanwijzing\n                                                   van de archiefvormende onderdelen, een logisch samenhangend overzicht aangelegd en\n                                                   bijgehouden, geordend overeenkomstig de taak of taken en daarbij horende bedrijfsprocessen;\n\n4. Archiefvorming geschiedt zodanig:\n\n\u2022 dat het conform het vastgestelde ordeningsplan is;\n\n\u2022 dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met het vastgestelde\n                                                         selectiedocument;\n\n\u2022 dat archiefbescheiden, betrekking hebbend op een (keten-)bedrijfsproces, worden samengevoegd\n                                                         in \u00e9\u00e9n archiefbestanddeel, tenzij dat niet doelmatig is en als zodanig is gedocumenteerd.\n\n1. De openbaarheid van informatie binnen concern OCW geschiedt met inachtneming van het\n                                                   departementale beleid met betrekking tot openbaarheid;\n\n2. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat medewerkers van concern\n                                                   OCW in staat worden gesteld om informatie te raadplegen die benodigd is voor de uitvoering\n                                                   van hun taken, een en ander in overeenstemming met het gestelde in lid 1.\n\n1. Informatieverstrekking uit eigen beweging door concern OCW geschiedt met inachtneming\n                                                   van door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen;\n\n2. Verzoeken van derden om verstrekking over of uit informatie en verzoeken om informatie\n                                                   te mogen raadplegen, worden behandeld in overeenstemming met de vigerende wet- en\n                                                   regelgeving en door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen;\n\n3. Verzoeken van derden om raadpleging van, verstrekking over, of uit informatie op grond\n                                                   van toezichtstaken, worden behandeld in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving\n                                                   en door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen.\n\n1. De informatiebeherende onderdelen zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat ten\n                                                   behoeve van concern OCW een relevant, toepasbaar en vastgesteld selectiedocument beschikbaar\n                                                   is en wordt toegepast;\n\n2. Het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van het selectiedocument vindt plaats met\n                                                   inachtneming van de bepalingen van de vigerende wet- en regelgeving.\n\n1. Informatie wordt uitsluitend vernietigd op grond van een vastgesteld selectiedocument,\n                                                   op grond van noodvernietiging of na vervanging van de betreffende informatie door\n                                                   reproducties als bedoeld in art. 20 van deze beheersregels;\n\n2. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat vernietiging plaatsvindt\n                                                   van de daarvoor in aanmerking komende informatie, met de daarbij horende metagegevens,\n                                                   zodra de daarvoor in het selectiedocument vastgestelde termijn is verstreken;\n\n3. Van de vernietiging van informatie wordt een door het archiefvormend onderdeel en\n                                                   door het informatiebeherend onderdeel ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste\n                                                   een specificatie van de vernietigde informatie bevat en die aangeeft op grond waarvan,\n                                                   op welke wijze en datum de vernietiging heeft plaatsgevonden.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat de voor permanente\n                                                   bewaring in aanmerking komende informatie uit afgesloten archiefbestanddelen, conform\n                                                   de gestelde periode in de Archiefwet, wordt overgebracht naar het Nationaal Archief;\n\n2. In overleg met het Nationaal Archief kan, voor blijvende bewaring in aanmerking komende\n                                                   informatie uit afgesloten archiefbestanddelen die niet meer veelvuldig geraadpleegd\n                                                   hoeft te worden, eerder worden overgebracht;\n\n3. Na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kan de\n                                                   overbrenging naar het Nationaal Archief van nog veelvuldig geraadpleegde informatie\n                                                   uit afgesloten archiefbestanddelen worden opgeschort;\n\n4. Bij de overbrenging van informatie uit afgesloten archiefbestanddelen kan het archiefvormend\n                                                   onderdeel, in overleg met het Nationaal Archief, voor een bepaalde periode beperkingen\n                                                   stellen aan de openbaarheid van over te brengen informatie. Dit besluit wordt geplaatst\n                                                   in de Staatcourant;\n\n5. De overbrenging van informatie uit afgesloten archiefbestanddelen wordt vastgelegd\n                                                   in een door het informatiebeherend onderdeel ondertekende verklaring die ten minste\n                                                   een specificatie van de informatie bevat en die, indien van toepassing, is voorzien\n                                                   van een bijlage bestaande uit het in de Staatscourant geplaatste besluit met betrekking\n                                                   tot de beperkingen aan de openbaarheid.\n\n1. Bij de vervanging van informatie(dragers) door reproducties wordt voldaan aan het\n                                                   gestelde in de artikelen 7 en 9 van de Archiefwet, de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit en hoofdstuk 3A van de Archiefregeling;\n\n2. Van de vervanging van informatie wordt een door het archiefbeherend onderdeel ondertekende\n                                                   verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen informatie\n                                                   bevat en aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat informatie, uiterlijk\n                                                   op het tijdstip van overbrenging aan het Nationaal Archief, is opgeslagen in een valideerbaar\n                                                   en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan de aansluitvoorwaarden\n                                                   van het Nationaal Archief;\n\n2. Als dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd vindt overleg plaats met de beheerder\n                                                   van het Nationaal Archief over een alternatief bestandsformaat;\n\n3. Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet\n                                                   een zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de gestelde eisen\n                                                   ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale informatie\n                                                   kan worden voldaan.\n\n1. De archiefvormende onderdelen kunnen informatie die niet naar het Nationaal Archief\n                                                   is overgebracht vervreemden;\n\n2. Voor de vervreemding van informatie is een machtiging vereist van de Minister van\n                                                   Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijk\n                                                   voorschrift;\n\n3. Bij het aanvragen van een machtiging dan wel het bekend maken van een besluit tot\n                                                   vervreemding wordt rekening gehouden met de in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit genoemde belangen;\n\n4. Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van\n                                                   de vervreemde informatie en die aangeeft op grond waarvan en op welke wijze en wanneer\n                                                   vervreemding is geschied.\n\n1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat bij een verandering\n                                                   in de bedrijfsprocessen door reorganisatie, opheffing, samenvoeging, splitsing of\n                                                   door overdracht van taken, voorzieningen worden getroffen met betrekking tot:\n\n\u2022 de verantwoordelijkheid voor en de uitvoering van de betreffende bedrijfsprocessen;\n\n\u2022 de bestemming en het beheer van uit deze bedrijfsprocessen voortvloeiende informatie;\n\n2. Bij de totstandkoming van de voorzieningen, als bedoeld in het eerste lid, wordt rekening\n                                                   gehouden met het gestelde in de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie 1988 (BARA);\n\n3. Ten aanzien van de overbrenging, overdracht, vervreemding of ter beschikkingstelling\n                                                   zoals die voortvloeit uit een organisatieverandering als bedoeld in het 1e lid, wordt\n                                                   een verklaring opgesteld, getekend en bewaard overeenkomstig de bepalingen in de voorgaande\n                                                   artikelen;\n\n4. Bij de instelling van bijzondere samenwerkingsverbanden, zoals commissies en projecten,\n                                                   wordt in het instellingsbesluit een voorziening opgenomen voor het archiefbeheer;\n\n5. Het instellend archiefvormend onderdeel is er verantwoordelijk voor dat de informatiebeherende\n                                                   onderdelen, voor vaststelling van het instellingsbesluit, worden ge\u00efnformeerd over\n                                                   de instelling van een bijzonder samenwerkingsverband zoals bedoeld in lid 4.\n\n1. De archiefvormende onderdelen treffen zodanige voorzieningen ten aanzien van door\n                                                   dat onderdeel opgemaakte informatie, die voor permanente bewaring in aanmerking komt,\n                                                   dat bij het raadplegen van deze informatie na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige\n                                                   achteruitgang zal zijn te constateren;\n\n2. Voor het vormen en bewaren van door concern OCW permanent te bewaren informatie worden\n                                                   materialen gebruikt die voldoen aan de eisen gesteld in de vigerende wet- en regelgeving;\n\n3. De archiefvormende onderdelen dragen er zorg voor dat, tot het tijdstip van vernietiging\n                                                   dan wel het tijdstip van overbrenging conform het bepaalde in de Archiefwet naar het Nationaal Archief, informatie in goede materi\u00eble staat wordt gehouden;\n\n4. Indien informatie door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen niet (langer)\n                                                   voldoet aan het in het eerste en derde lid bepaalde, wordt overgegaan tot vervanging\n                                                   van de informatie door reproducties op de wijze als in artikel 20 van deze regeling\n                                                   wordt omschreven.\n\n1. Afgesloten archiefbestanddelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten;\n\n2. Het informatiebeherend onderdeel zorgt voor archiefruimten die zodanig zijn gesitueerd,\n                                                   gebouwd en ingericht dat de zich daarin bevindende informatie zo min mogelijk gevaar\n                                                   loopt ingeval van een calamiteit;\n\n3. Archiefruimten waarin permanent te bewaren informatie berust in afwachting van overbrenging\n                                                   naar het Nationaal Archief voldoet aan de eisen gesteld in de vigerende wet- en regelgeving.\n\nDe regeling Informatiebeheer OCW van 16 februari 2009, nr. WJZ/98508 (8222) wordt ingetrokken.\n\nDeze regeling wordt aangehaald als Regeling Informatiebeheer OCW 2013.\n\nDeze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van\n                                             de Staatscourant waarin zij is geplaatst.\n\nDeze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nM. Bussemaker\n\nArtikel 14 van het Archiefbesluit 1995 verplicht zorgdragers in de zin van de artikelen 23. eerste lid, en 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 tot het vaststellen van beheersregels ten aanzien van hun archiefbescheiden. Deze\n                                             regeling, die de Regeling Informatiebeheer uit 2009 vervangt, strekt daartoe. Tot vervanging van de Regeling Informatiebeheer wordt overgegaan\n                                             vanwege:\n\n\u2022 wijziging in de archiefwetgeving;\n\n\u2022 organisatorische ontwikkelingen binnen het ministerie;\n\n\u2022 de noodzaak van \u00e9\u00e9n regeling voor concern OCW;\n\n\u2022 het in de Regeling expliciet benoemen van de verantwoordelijkheden ten aanzien van het informatiebeheer;\n\n\u2022 de veranderende wijze van archiveren, in plaats van archivering per archiefvormend\n                                                   orgaan naar het archiveren per bedrijfsproces;\n\n\u2022 de voortschrijdende digitalisering van de informatiehuishouding.\n\nVoor wat betreft de taken op het gebied van de informatiehuishouding van het ministerie\n                                             is het in dit verband relevant te vermelden dat de voormalige directie Concernondersteuning\n                                             (CO) is gesplitst in de directies Personeel en Organisatie (DPO) en de Directie Facilitair\n                                             Management & Informatie en Communicatie Technologie (FM&ICT). Bij de vorming van deze\n                                             directies is bepaald dat de directie FM&ICT is belast met het verzorgen van het kaderstellend\n                                             beleid en de centrale regieorganisatie taken voor concern OCW op het gebied van het\n                                             informatiebeheer.\n\nTen opzichte van de vorige regeling gaat deze regeling primair uit van een digitale informatiehuishouding en de daarmee\n                                             gepaarde veranderingen (op het vakgebied IV) bij OCW. In de vigerende archiefwetgeving\n                                             is sprake van bijvoorbeeld de termen archiefbescheiden, archief, archiefvormend orgaan\n                                             en archiefbeheer. Echter, de steeds verder gaande digitalisering brengt veranderingen\n                                             met zich mee die ertoe nopen om de terminologie in deze regeling aan te passen. Zo is in deze regeling:\n\n\u2022 De term archiefbescheiden is daar waar nodig vervangen door de term informatie;\n\n\u2022 Het archiveren per archiefvormend onderdeel wordt geleidelijk vervangen door het archiveren\n                                                   naar bedrijfsproces en daarmee samenhangende resultaatverantwoordelijkheid;\n\n\u2022 De term archief behelst alle archiefbescheiden, gestructureerd en ongestructureerd.\n\nIn onderstaand schema is de eindsituatie van deze transitie weergegeven:\n\nDoor digitalisering zullen niet de verantwoordelijkheden, maar wel de huidige taken\n                                             en rollen ten aanzien van de informatiehuishouding wijzigen en op een andere wijze\n                                             belegd moeten worden. In deze regeling is bijvoorbeeld nog sprake van verschillende archiefvormende onderdelen. Na volledige\n                                             digitalisering zal er nog maar \u00e9\u00e9n archiefvormend onderdeel zijn, namelijk Concern\n                                             OCW.\n\nVerder beschrijft deze regeling nog een analoge situatie specifiek voor die informatie\n                                             die wel gedigitaliseerd maar niet vervangen mag worden.\n\nDeze regeling geeft, ten slotte, uitdrukking aan het archiefwettelijk zorgdragerschap van de Minister\n                                             van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de informatie van adviescolleges en van\n                                             andere overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein van\n                                             het ministerie behoren. Wat betreft de reikwijdte van het zorgdragerschap het volgende.\n                                             In de Archiefwet 1995 is een aantal met name genoemde overheidsorganen uitdrukkelijk aangewezen als zorgdrager\n                                             voor hun nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Zo bepaalt artikel 23, eerste lid, van die wet dat de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van\n                                             Staat, de directeur van het Kabinet van de Koning en de verschillende ministers zorg\n                                             dragen voor hun archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een\n                                             rijksarchiefbewaarplaats. Voor een tweetal categorie\u00ebn van overheidsorganisaties ligt\n                                             het in de rede om, voor wat betreft de archiefwettelijke zorg voor archiefbescheiden,\n                                             een koppeling te maken met het zorgdragerschap van de minister die belast is met aangelegenheden\n                                             op het beleidsterrein van die organisaties. Het gaat om adviesraden in de zin van\n                                             de Kaderwet adviescolleges en om alle overige overheidsorganen die tot het beleidsterrein van een ministerie\n                                             behoren, maar geen rechtspersoonlijkheid bezitten en dus onderdeel zijn van de rechtspersoon\n                                             Staat. Voor deze twee categorie\u00ebn is de minister die het aangaat zorgdrager in de\n                                             zin van de Archiefwet 1995. Gelet op de bijzondere bestuurlijke positionering van\n                                             deze overheidsorganen ten opzichte van een ministerie kan de concrete invulling van\n                                             de archiefwettelijke zorg uiteraard onderwerp zijn van onderlinge werkafspraken.\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nM. Bussemaker\n\nNr.\n\nTERM\n\nBETEKENIS\n\n1.\n\nRegistratie te digitaliseren dossiers\n\nMedewerker DIV\n\n2.\n\nScanklaar maken en metadateren dossiers\n\nMedewerker DIV\n\n3.\n\nScannen\n\nScanmedewerker BD\n\n4.\n\nKwaliteitscontrole scans\n\nMedewerker DIV\n\n5.\n\nAanmaken archiefmappen\n\nMedewerker DIV\n\n6.\n\nToevoegen gescande documenten aan zaakmappen\n\nMedewerker DIV\n\n7.\n\nToetsen kwaliteit en volledigheid zaakmappen\n\nMedewerker DIV\n\n8.\n\nArchiveren zaakmappen\n\nMedewerker DIV\n\n9.\n\nOnderhouden ordeningsplan(DSP) incl. aanpassen werkprocessen en koppelen aan selectielijst\n\nMedewerker DIV\n\n10.\n\nOpmaken proces-verbaal voor vernietiging (van digitale originelen)\n\nMedewerker DIV\n\n11.\n\nGoedkeuring proces-verbaal van vernietiging (van digitale originelen)\n\nDirecteur Programma Erfgoed Digitaal (Proceseigenaar)\n\n12.\n\nVernietiging digitale documenten\n\nMedewerker DIV\n\n13.\n\nControleren of terugzetten back-ups vernietigde dossiers/documenten\n\nSysteemintegrator ATOS ORIGIN\n\nFunctioneel Beheer\n\n14.\n\nMedewerker DIV\n\nMedewerker DIV\n\n15.\n\nGoedkeuren overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot\n\nNationaal Archief\n\n16.\n\nOverbrengen digitale dossiers\n\nMedewerker DIV\n\n17.\n\nOnderhoud werkinstructies rond document- en archiefbeheer (incl. vastleggen juiste\n                                                   toepassing regelgeving)\n\nMedewerker DIV / Functioneel beheerder\n\n18.\n\nToetsen kwaliteit document- en archiefbeheer (incl. monitoren juiste toepassing regelgeving)\n\nMedewerker DIV\n\n19.\n\nOndersteunen zaakeigenaren bij werken in E-Doc\n\nMedewerker DIV\n\n20.\n\nZorgen voor eigentijdse, gebruikersvriendelijke en verantwoorde inrichting van CS10\n\nDIV, Programma Erfgoed Digitaal\n\nOmschrijving\n\nWerkcollectie orgels\n\nOmvang\n\n30 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten/rapporten/publicaties handgeschreven en getypt, ook dubbelzijdig\n\nConditie van het materiaal\n\nVeel documenten in de vorm van zeer dunne doorslagen en oud briefpapier\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nDocumenten zijn los in de omslagen gevoegd; gebonden bijlagen\n\nNietjes\n\nKomen in veelvoud voor\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nGemiddeld 50 pagina\u2019s per mapje\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nGrotendeels tekst maar ook originele foto\u2019s\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nIn verhuisdozen in hangmappen geborgen\n\nOmschrijving\n\nPanddossiers\n\nOmvang*\n\n1.400 m1, wordt gedeeltelijk gedigitaliseerd\n\nMateriaal\n\nDocumenten/rapporten/publicaties handgeschreven en getypt, vaak ook dubbelzijdig\n\nConditie van het materiaal\n\nVeel documenten in de vorm van zeer dunne doorslagen en oud briefpapier\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nDocumenten met metalen binders in de omslagen gevoegd; bijlagen zijn vaak met ringbandjes\n                                                      of met nietjes gebonden\n\nNietjes\n\nKomen in veelvoud voor\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nVerschilt van enkele pagina\u2019s tot 400 pagina\u2019s per map\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nAfdrukken van digitale foto\u2019s en ondersteunende schetsen/tekeningen\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nMolendossiers\n\nOmvang\n\n90 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten/rapporten/publicaties handgeschreven en getypt, ook dubbelzijdig\n\nConditie van het materiaal\n\nVrijwel geen beschadigingen of vergeelde documenten\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nDocumenten met metalen binders in de omslagen gevoegd; bijlagen zijn vaak met ringbandjes\n                                                      of met nietjes gebonden\n\nNietjes\n\nIn veelvoud aanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nOngeveer 400 pagina\u2019s per map\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nGrotendeels tekst, bevat daarbij afdrukken van digitale foto\u2019s en ondersteunende schetsen/tekeningen\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nPlaatsing- en afvoeringsarchief (incl. artikel 8/9/10)\n\nOmvang\n\n140 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten/rapporten/publicaties handgeschreven en getypt, ook dubbelzijdig\n\nConditie van het materiaal\n\nCombinatie van oud, kwetsbaar en nieuw materiaal\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nDocumenten met metalen binders in de omslagen gevoegd; bijlagen zijn vaak met ringbandjes\n                                                      of met nietjes gebonden\n\nNietjes\n\nIn veelvoud aanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nGemiddeld 250 pagina\u2019s per map\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nAfdrukken van digitale foto\u2019s en ondersteunende schetsen/tekeningen\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nAktes van inschrijving in kadaster (ook wel Reus-archief genoemd)\n\nOmvang\n\n110 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten\n\nConditie van het materiaal\n\nGoed\n\nFormaat van het materiaal\n\nA4\n\nGebonden of losbladig\n\nDocumenten met metalen binders in de omslagen gevoegd\n\nNietjes\n\nIn veelvoud aanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nGemiddeld 100 pagina\u2019s per map\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nGrotendeels tekst, soms afdrukken van digitale foto\u2019s\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nArcheologisch monumentenarchief\n\nOmvang\n\n20 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten in mapjes in kartonnen omslagen\n\nConditie van het materiaal\n\nGoed\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: Grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nDocumenten los in omslagen, gebonden bijlagen komen voor\n\nNietjes\n\nNiet aanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nGemiddeld 20 pagina\u2019s per mapje\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nAfdrukken van digitale foto\u2019s en ondersteunende schetsen/tekeningen\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nArcheologisch vergunningenarchief\n\nOmvang\n\n7 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten/rapporten/publicaties handgeschreven en getypt ook dubbelzijdig\n\nConditie van het materiaal\n\nGoed\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: Grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nDocumenten los in omslagen + gebonden bijlagen\n\nNietjes\n\nAanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nGemiddeld 40 pagina\u2019s per mapje, 15 mapjes in \u00e9\u00e9n doos\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nTekst en ondersteunende schetsen/tekeningen\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nStichtingenarchief\n\nOmvang\n\n20 m1 (wordt gedeeltelijk gescand)\n\nMateriaal\n\nDocumenten vari\u00ebren van 80 grams tot zeer dunne doorslagvellen\n\nConditie van het materiaal\n\nVeel oude documenten\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers:grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nDocumenten met metalen binders in de omslagen gevoegd; bijlagen zijn vaak met ringbandjes\n                                                      of met nietjes gebonden\n\nNietjes\n\nNiet aanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nGemiddeld 200 pagina\u2019s per map\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nTekst\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nWerkcollectie kunstbescherming 1940-1945\n\nOmvang\n\n3,5 m1\n\nMateriaal\n\nHandgeschreven en getypte correspondentie met in geringe mate foto\u2019s.\n\nConditie van het materiaal\n\nVeel dunne doorslagen (getypt) en handgeschreven documenten\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat.\n\nGebonden of losbladig\n\nIn mappen met metalen bindmechaniek\n\nNietjes\n\nJa\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\n700 pagina\u2019s per doos\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nTekst en in mindere mate beeld\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nTabbladen in dossiers meescannen\n\nOmschrijving\n\nCorrespondentiearchief ROB/RACM 2005 t/m 2008\n\nOmvang\n\n85 archiefdozen = 10,5 m1\n\nMateriaal\n\nMappen met inkomende en uitgaande brieven\n\nConditie van het materiaal\n\nGoed\n\nFormaat van het materiaal\n\nHoofdzakelijk A4\n\nGebonden of losbladig\n\nLosbladig\n\nNietjes\n\nNiet aanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nCa. 700 pagina\u2019s per doos\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nTekst\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nDe code met de daarbij behorende omschrijvingen staan op de map en op de stukken in\n                                                      de map.\n\nDocumenten per code scannen.\n\nOmschrijving\n\nRapporten Archeologische Monumentenwacht\n\nOmvang\n\n7 m1\n\nMateriaal\n\nA4-rapporten\n\nConditie van het materiaal\n\nn.v.t.\n\nFormaat van het materiaal\n\nA4\n\nGebonden of losbladig\n\nLosbladig (wel samengevoegd met zip-clips)\n\nNietjes\n\nNiet aanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nca. 10.000 pagina\u2019s\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nTekst en beeld\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nHunebeddenarchief Van Giffen\n\nOmvang\n\n2 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten/foto\u2019s/dia\u2019s/tekeningen\n\nConditie van het materiaal\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nNietjes\n\nJa\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nTekst, foto\u2019s en dia\u2019s\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nMetadata (toevoegen aan digitaal bestand)\n\nDossiernummer; dossiernaam; periode; inhoud; betreft hunebedden; opmerkingen; aantal\n                                                      per hunebed; opgravings- en inspectieverslagen; correspondentie met; overige teksten;\n                                                      tekeningen en kaarten; foto\u2019s\n\nOpslag / Teruglevering archief\n\nOpslag\n\nBijzonderheden\n\nOmschrijving\n\nGemeentearchief\n\nOmvang\n\n45 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten\n\nConditie van het materiaal\n\nVeel documenten in de vorm van zeer dunne doorslagen en oud briefpapier, ook handgeschreven\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: grotendeels A4 maar ook folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nGebonden komt voor\n\nNietjes\n\nIn beperkte mate aanwezig\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nca. 4.000 pagina\u2019s per m\u2019\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nTekst en beeld (foto\u2019s)\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nBijzonderheden\n\nDocumenten zitten per toponiem in omslagen. Meerdere omslagen in \u00e9\u00e9n map.\n\nOmschrijving\n\nOorspronkelijk persoonlijke archieven, veel kennismateriaal aanwezig\n\nOmvang\n\n20 m1\n\nMateriaal\n\nDocumenten/foto\u2019s\n\nConditie van het materiaal\n\nVeel documenten in de vorm van zeer dunne doorslagen en oud briefpapier handgeschreven\n                                                      en dubbelzijdig\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: grotendeels A4 maar ook A0, folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat\n\nGebonden of losbladig\n\nGebonden documenten komen voor\n\nNietjes\n\nJa\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nwisselt\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nTekst en foto\u2019s\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur\n\nOmschrijving\n\nOnderzoek- en adviesdossiers van Instituut Collectie Nederland (en haar voorganger\n                                                      Centraal Laboratorium voor onderzoek naar voorwerpen van kunst en wetenschap). Periode\n                                                      1968-heden\n\nOmvang\n\n> 3.600 dossiers, 90 strekkende meter (excl. diakasten met naar schatting ongeveer\n                                                      16.000 dia\u2019s, diverse ladekasten met fotomateriaal, een 15tal ordners met r\u00f6ntgendifractogrammen\n                                                      en 26 archiefdozen met fotomateriaal.\n\nMateriaal\n\nDocumenten/rapporten/publicaties handgeschreven en getypt, ook dubbelzijdig.\n\nBijlagen: foto\u2019s, diamateriaal, fotonegatieven, laboratoriumuitslagen/meetresultaten,\n                                                      (laboratorium)monsters en samples.\n\nConditie van het materiaal\n\nAfhankelijk van vervaardigingsperiode matig tot goed. Handgeschreven materiaal van\n                                                      periode eind jaren \u201960 tot eind jaren \u201970 is in sommige gevallen moeilijk reproduceerbaar.\n                                                      Van minimaal 80% van dossiers is de conditie goed.\n\nFormaat van het materiaal\n\nDivers: Grotendeels A4 maar ook folio, A5 en allerlei tussenformaten tot briefkaartformaat.\n                                                      Nauwelijks materiaal > A3.\n\nGebonden of losbladig\n\nEindrapport vaak gebonden. Overig materiaal ongebonden.\n\nNietjes\n\nGeschoond\n\nGemiddelde omvang van items binnen de collectie (hoeveel pagina\u2019s)\n\nDivers: van 2 tot >100 pagina\u2019s. Dit geldt ook voor het bijlagen materiaal (van 1\n                                                      dia, foto t/m tientallen stuks beeldmateriaal)\n\nTekst of beeld of tekst en beeld\n\nBeeld is veelal als bijlage bij tekst opgenomen. Kan gaan om afgedrukte foto\u2019s, negatieven,\n                                                      diamateriaal of prints.\n\nKleur of zwart/wit\n\nKleur en zwart/wit\n\nAlgemene eisen\n\nDe archieven worden in de volgorde als opgenomen in hoofdstuk 2 gedigitaliseerd\n\nOp diverse momenten, maar in elk geval na afronding van elk deelproject, zal tijdens\n                                                      het digitaliseringsproces een uitgebreide onderlinge evaluatie plaatsvinden.\n\nElk archief wordt opgepakt als een deelproject. Elk project start met een pilot. Na\n                                                      de pilot vindt een evaluatie plaats waarna definitieve werkafspraken worden gemaakt.\n                                                      (afwijkingen zullen na elke evaluatie in het Programma van Eisen worden opgenomen)\n\nMogelijke verbeterpunten voor de uitvoering van de opdracht worden na onderlinge afstemming\n                                                      besproken en doorgevoerd. Tevens worden verbeterpunten, waar mogelijk omgezet in eisen\n                                                      en doorgevoerd in het Programma van Eisen welke dan opnieuw zal worden aangeboden.\n\nIndien de RCE niet tevreden is over de kwaliteit en wijze van uitvoering bij de opdrachtnemer\n                                                      aan de hand van het Programma van Eisen en PVA document, is het de RCE toegestaan\n                                                      de opdracht stop te zetten. Vanzelfsprekend worden geleverde diensten vergoed in overeenstemming\n                                                      met de overeengekomen overeenkomst.\n\nInformatie uit de dynamische panddossiers zijn essentieel voor het functioneren van\n                                                      de RCE. Hierdoor geldt als aanvullende eis dat dossiers uit dit archief binnen 10\n                                                      werkdagen na aflevering digitaal beschikbaar zijn.\n\nTechnische eisen\n\nHet digitale resultaat van het gescande item moet op een beeldscherm en print goed\n                                                      leesbaar zijn: wat met het oog te zien is op het origineel, is ook te zien op de scan\n\nNiet leesbare resultaten worden opnieuw gescand\n\nToegepaste resolutie in aantal dots per inch (DPI) is gebaseerd op het zichtbaar houden\n                                                      van het kleinst betekenisvolle detail van 0,2mm.\n\nToegepaste resolutie voor alle documenten is 300 DPI\n\nIndien de toegepaste resolutie (DPI) niet voldoende is om een leesbaar resultaat te\n                                                      verkrijgen zal met een hogere resolutie worden gedigitaliseerd\n\nAlle documenten worden in kleur gescand (gecomprimeerde jpegs)\n\nBitdiepte bij scanning in: 8 bit.\n\n8 bits per kanaal is de standaard bitdiepte indien kleur NIET relevant is. Zie Beleidsregel\n                                                      OCW dd 22-01-2008. Indien Kleur relevant is dan 300 DPI met bitdiepte 24.\n\nTonale weergave benadert origineel zo dicht mogelijk\n\nScans zijn zo gelijkmatig mogelijk uitgelicht\n\nNiet toegestane verstoringen:\n\nHorizontale en vertikale strepen\n\nHaloing door te veel verscherping\n\nPixelverstoring\n\nVerspringen en andere vervormingsartefacten (golfbewegingen en krommingen)\n\nToegestane verstoringen:\n\nRoteren\n\nEen lichte vorm van verscherpen\n\nEen lichte vorm van tonale correctie\n\nBlanco pagina\u2019s tijdens het scanproces verwijderen.\n\nPer archief wordt vastgesteld of dit noodzakelijk is.\n\nDubbelzijdige documenten ook dubbelzijdig scannen\n\nScheef gescande items worden gecorrigeerd (geldt alleen voor de handmatige gescande\n                                                      documenten). Maximale afwijking ingebonden 1 graad en niet-ingebonden 3 graad\n\nZeer lichte of zeer donkere originelen worden op aangepaste wijze gedigitaliseerd.\n\nTe donker of te lichte gescande items worden gecorrigeerd\n\nVan elk gedigitaliseerd object wordt het digitale bestand opgeleverd inclusief een\n                                                      CSV-bestand met bijbehorende metadata\n\nPer archief zal op basis van een nadere instructie worden aangeven welke gedigitaliseerde\n                                                      objecten in een digitaal document worden samengevoegd. (afgeleide bestanden)\n\nElk afgeleid bestand is ook voorzien van separaat CSV-bestand met bijbehorende metadata\n\nPer archief zal op basis van een nadere instructie worden aangegeven welke metadata\n                                                      toegevoegd moet worden aan de gedigitaliseerde objecten en documenten van het desbetreffend\n                                                      archief.\n\nVoor documenten met tekst zal het gescande resultaat worden omgezet in machine leesbare\n                                                      tekst met behulp van OCR-software\n\nMachine leesbare tekst ondersteunt direct het zoeken in de volledige inhoud.\n\nOm de oorspronkelijke inhoud van de tekst te behouden ongeacht het gebruikte schrift\n                                                      is UTF-8 (uniforme tekencodering) de standaard voor omzetting in machine leesbare\n                                                      tekst\n\nHandgeschreven teksten of teksten in een bijzonder lettertype worden niet met OCR-software\n                                                      geconverteerd in machine leesbare tekst\n\nBestandformaat van scans:\n\nVoor documenten (afgeleide bestanden) met tekst:\n\nPDF-bestand volledig tekst doorzoekbaar (OCR)\n\nCSV-bestand voorzien van de juiste metadata\n\nVoor losse afbeelding\n\nTIFF-bestand en JPEG\n\nCSV-bestand voorzien van de juiste metadata\n\n\u2018uncompressed baseline TIFF v6\u2019 verdient de voorkeur. (OCW 22-02-2008)\n\nOpen Standaard: PDF/A (ISO 19005-1). (OCW 22-02-2008)\n\nIndien er sprake is van digitale vervanging van archiefbescheiden, dan is JPEG als\n                                                      eindformaat ongewenst. (OCW 22-01-2008).\n\nElk afgeleid bestand krijgt een unieke bestandnaam.\n\nPer archief zal op basis van een nadere instructie worden aangeven, welke unieke bestandnamen\n                                                      voor de afgeleide bestanden moeten worden gebruikt.\n\nProces & logistieke eisen\n\nDe opdrachtnemer draagt zorgt voor het complete digitaliseringsmateriaal tijdens de\n                                                      aanvoer, niet alleen kratten om de dossiers in te vervoeren maar ook het materiaal\n                                                      om de dossiers voor te bereiden op digitialiseren, zoals documentmarkeerbladen en\n                                                      materiaal om de documenten in op te bergen\n\nDigitalisering verloopt via door de RCE samengestelde batches per archief\n\nElke batch is voorzien van specifieke instructies (instructiekaart) die opdrachtgever\n                                                      naleeft gedurende het volledige proces\n\nDe instructiekaart bevat o.a. informatie over:\n\nNaamgeving voor inhoud van batch\n\nToe te voegen metadata\n\nWijze waarop inhoud van batch in verschillende digitale documenten moet worden omgezet\n\nWijze van behandeling voor, tijdens en na digitalisering\n\nAanbieding van het eindresultaat\n\nDossiers aanwezig in de batch\n\nDe hoeveelheid en grootte van batches wordt in onderling overleg vastgesteld\n\nEen batch bestaat afhankelijk van het archief uit verschillende dossiers, documenten\n                                                      en/of afbeeldingen\n\nBatches met te digitaliseren dossier / documenten en/of afbeeldingen worden door de\n                                                      opdrachtnemer op vaste tijden opgehaald\n\nOpdrachtnemer legt opgehaalde batches vast op een transportverklaring. RCE controleert\n                                                      en ondertekent deze verklaring voor akkoord\n\nTransport van batches vindt plaats in afgesloten transportbakken in gesloten, schone\n                                                      en droge voertuigen\n\nDe opdrachtnemer stelt de transportbakken beschikbaar\n\nOpdrachtnemer garandeert dat inhoud van batches tijdens transport en eventueel tijdelijke\n                                                      opslag zo zorgvuldig mogelijk worden behandeld om beschadigd te voorkomen\n\nOpdrachtnemer zal op basis van de instructiekaart bij de behorende batch zich voorbereiden\n                                                      op de digitalisering\n\nDigitaliseren\n\nDe volledige inhoud van de aangeleverde batch wordt gedigitaliseerd in overeenstemming\n                                                      met de technische eisen als toegelicht in hoofdstuk 3 en de van de informatie van\n                                                      de instructiekaart.\n\nOplevering\n\nAlle gedigitaliseerde documenten worden opgeslagen op DVD.\n\nAlle gedigitaliseerde batches en de digitale documenten zijn kortstondig beschikbaar\n                                                      voor controle en acceptatie door de RCE\n\nControle & acceptatie\n\nAlle gedigitaliseerde batches worden op basis van steekproeven op vaste momenten door\n                                                      medewerkers van RCE op de locatie van de opdrachtgever gecontroleerd\n\nDe digitale documenten worden steekproefsgewijs gecontroleerd op\n\nVolledigheid\n\nLeesbaarheid (alle teksten die op het fysieke document leesbaar zijn, blijven ook\n                                                      op het digitale document leesbaar)\n\nDoorzoekbaarheid (indien van toepassing) (zijn de afgeleide documenten full text doorzoekbaar?)\n\nVolledig en juiste metadata (is de metadata opgenomen als op de instructiekaart?)\n\nAls het resultaat van de controle leidt tot acceptatie van de batch wordt transport/opslagkaart\n                                                      door RCE medewerkers voor akkoord afgetekend.\n\nGeconstateerde fouten worden vanzelfsprekend hersteld\n\nIndien bij de steekproef de kwaliteitseis niet wordt gehaald wordt de hele batch afgekeurd\n                                                      en moet de opdrachtnemer een nieuwe aanlevering doen.\n\nAlle door RCE geconstateerde fouten, ook na acceptatie van de batch, worden kosteloos\n                                                      hersteld indien geconstateerd binnen de looptijd van het project.\n\nBij de controle wordt ook gekeken of de papieren inhoud van batches volledig in de\n                                                      oorspronkelijke volgorde en op juiste wijze zijn opgeslagen. Indien afwijkingen worden\n                                                      geconstateerd geldt dat de opdrachtnemer de oorzaken achterhaald en zijn proces hierop\n                                                      aanpast.\n\nOpslag & Teruglevering\n\nNa elke batch zal er door de opdrachtgever bepaald worden welke dossiers ingezien\n                                                      worden, als ook teruggeleverd worden ter controle op de kwaliteit van opslag en herarchivering.\n\nIn principe geldt dat alle batches na acceptatie door de opdrachtnemer worden opgeslagen\n                                                      voor de duur van de overeenkomst.\n\nDe opslaglocatie voldoet aan de praktische richtlijn: normen goede staat als opgesteld\n                                                      door het Nationaal Archief.\n\nOpdrachtgever garandeert dat behandel/opslaglocatie voldoet aan wettelijke eisen voor\n                                                      archiefruimten als beschreven in de ministeriele regeling \u2018bouw en inrichting archiefruimten\n                                                      en archiefbewaarplaatsen\u2019 behorende bij de archiefwet 1995.\n\nDe belangrijkste onderdelen betreffen brandpreventie en klimaatvoorzieningen.\n\nVoor enkele specifieke archieven geldt dat de batches na digitalisering worden teruggeleverd\n                                                      aan de RCE.\n\nIndien sprake is van teruglevering gelden identieke eisen voor het transport als bij\n                                                      de aanlevering.\n\nOpvraagservice\n\nIn incidentele gevallen is het van belang dat RCE binnen 1 werkdag de fysieke beschikking\n                                                      heeft over een specifiek dossier. In een dergelijke situatie verzorgt opdrachtnemer\n                                                      de aanlevering.\n\nDigitale aanlevering (scanning on demand).\n\nRCE kan beroep doen op deze opvraagservice voor zowel de in behandeling zijnde dossiers\n                                                      maar ook voor dossiers/ archiefstukken die al zijn gedigitaliseerd en tijdelijk in\n                                                      opslag worden gehouden door de opdrachtnemer.\n\nIndien geen sprake is van spoed, wordt aanlevering van opgevraagde dossiers gecombineerd\n                                                      met de eerste volgende reguliere ophaalafspraak.\n\nCommunicatie\n\nOpdrachtnemer houdt zich aan correcte, volledige en tijdige uitvoering van \u2018het plan\n                                                      van aanpak\u2019\n\nOpdrachtnemer wijst een contactpersoon aan die verantwoordelijk is voor de afstemming\n                                                      met de contractpersoon van de opdrachtgever\n\nEventuele aanvullende werkafspraken en/of procedures worden als bijlage opgenomen\n                                                      in de overeenkomst\n\nMetagegevens worden gebruikt om andere gegevens te beschrijven zodat de context van\n                                       deze gegevens in de meest brede zin kan worden vastgesteld. Het vastleggen van metagegevens\n                                       is essentieel voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen,\n                                       interpreteren en duurzaam beheren van die informatie mogelijk. Immers, niet alle digitale\n                                       informatie is opgebouwd als tekst en niet alle informatie is digitaal beschikbaar.\n\nOverheidsorganisaties zijn op grond van de Archiefregeling verplicht op basis van de NEN-ISO 23081 een overzicht vast te stellen, waarin ze\n                                       aangeven welke metagegevens voor de eigen organisatie minimaal nodig zijn en hoe deze\n                                       worden vastgelegd. Dat doen we door afspraken over welke metagegevens nodig zijn en\n                                       over de manier waarop die gegevens binnen de Rijksoverheid worden vastgelegd.\n\nDeze afspraken staan in het toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid; een specifieke\n                                       standaard gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (de \u2018Richtlijn\u2019).\n                                       De standaard is bestemd voor medewerkers van de rijksdienst die verantwoordelijk zijn\n                                       voor het informatiebeleid en specificeert de minimaal verplichte metagegevens, de\n                                       toepassing ervan binnen het records management en de stappen die organisaties moeten\n                                       zetten om een eigen, organisatie specifiek toepassingsprofiel te maken. Daarmee draagt\n                                       het bij aan standaardisatie van metadatering door overheden. Dit is belangrijk omdat\n                                       alleen door standaardisatie moeiteloze uitwisseling van informatie tussen (overheids)organisaties\n                                       tot stand kan komen.\n\nDaarnaast heeft de RCE de wens additionele metadata op te nemen. Het gaat om een beperkte\n                                       set, waaronder technische gegevens die tijdens het digitaliseren zijn opgeslagen en\n                                       waarmee de compleetheid van het archief gecontroleerd kan worden. Het totaalbeeld\n                                       van metadata waaraan een digitaal document straks moet voldoen is als volgt:\n\nDocumenten binnen het analoge archief zijn in beperkte mate voorzien van metadata:\n                                       de gegevens op het dossier zelf en in sommige gevallen velden als datum.\n\nVoor het digitaal archief is besloten om een breder scala aan gegevens per document\n                                       vast te leggen, met de Richtlijn als uitgangspunt. Niet elk metadatum veld uit de\n                                       hierboven genoemde Richtlijn kon echter zonder meer worden toegekend. Veel informatie,\n                                       zoals de context waarin documenten zijn binnengekomen of zijn opgemaakt, was in de\n                                       analoge situatie al verloren gegaan. Van andere velden was het simpelweg te kostbaar\n                                       deze handmatig toe te voegen voor circa 9 miljoen documenten.\n\nIn 2014 zijn een aantal extra velden toegevoegd om beter te kunnen voldoen aan de\n                                       Richtlijn. Deze velden konden niet altijd gevuld worden, maar zijn ingezet waar dit\n                                       mogelijk was.\n\nEen overzicht van de analoge versus de digitale metadatering:\n\nOndanks de beperkte realisatie voor de gedigitaliseerde archieven is het metadatamodel\n                                       de toekomst als het gaat om het toekennen van metagegevens aan digitale documenten.\n                                       In onderstaand schema wordt het stappenplan weergegeven voor de implementatie van\n                                       het model. Elke stap wordt op de volgende pagina verder toegelicht. Stap 1 en 2 zijn\n                                       worden op dit moment afgerond. Stap 3, 4 en 5 zijn toekomstige werkzaamheden.\n\nUitleg van de stappen:\n\n1. \nDefinitief maken metadatamodel\n\nDe Richtlijn Metadata is vastgesteld, maar organisaties moeten in de praktijk bepalen\n                                             wat de exacte invulling is. Op dit moment werkt de RCE samen met het Bestuursdepartement\n                                             aan afspraken voor de concrete implementatie van het model. De specifieke invulling\n                                             wordt onder andere nader bepaalt in het Eniteiten Relatie Diagram (ERD), een model waarin de relaties tussen velden beschreven worden en welke als blauwdruk\n                                             dient bij het inrichten van het systeem. Dit ERD wordt binnen de werkgroep DMS opgesteld.\n\n2. \nInvullen van standaardwaarden\n\nVoor een aantal velden binnen de werkgroep DMS reeds besloten hoe de invulling zou\n                                             moeten zijn: voor documenttypen is bijvoorbeeld aangesloten op de NEN norm voor documenttypen,\n                                             voor diverse andere velden wordt de samenhang gezocht met het Bestuursdepartement.\n                                             Verder in dit document is een overzicht opgenomen van alle velden van het metadatamodel,\n                                             met daarbij opgenomen of de inhoud reeds bepaald is of dit nog moet worden.\n\n3. \nAanpassen informatiestromen\n\nDiverse processen, zoals de panddossiers, MRS en MUS zijn ingericht voor of tijdens\n                                             het opstellen van het metadatamodel. Niet alle gegevens zijn hierdoor conform het\n                                             model ingericht. Na vaststelling van stap 1 en 2 is een aanpassing nodig van deze\n                                             processen, zodat nieuw materiaal op de juiste manier opgeslagen wordt.\n\n4. \nAansluiting reeds bestaande datasets\n\nDe laatste stap is het uitvoeren van een migratie conform het metadatamodel van de\n                                             reeds in het DMS opgeslagen bestanden. Het gaat om al opgeslagen zaken uit de panddossiers,\n                                             MRS en MUS, als mede diverse archieven en documenten die al in het DMS stonden. In\n                                             niet alle gevallen zal het mogelijk zijn geheel te voldoen aan het metadatamodel.\n                                             Gegevens zoals \u2018auteur\u2019 of specifieke procesinformatie waarin een document is opgesteld\n                                             zijn voor veel bestanden nooit vastgelegd, en in veel gevallen ook onmogelijk te achterhalen.\n\n5. \nMetadataset implementeren voor het zelf toevoegen van documenten in het DMS\n\nWanneer gebruikers zelf documenten toevoegen in het DMS, is het van belang dat ook\n                                             hier metadata toegevoegd wordt. Waar mogelijk wordt dit zoveel mogelijk automatisch\n                                             ingeregeld: op basis van bijvoorbeeld afdeling, gebruiker, processtap, of gebruikt\n                                             sjabloon in Smart Documents kan een gedeelte van de metadata al vooraf ingevuld worden.\n\nHet dossier wordt allereerst door een interne medewerker gecontroleerd op monumentnummer.\n                                       Bijbehorende monumentnummers worden op de dossiermap geschreven, op het algemene metadatavel\n                                       dat als voorblad wordt gebruikt van het dossier en daarnaast bijgehouden in een digitale\n                                       inventarislijst. Dossiers die geen Rijksmonumenten betreffen worden (voorlopig) apart\n                                       gehouden. Schoning van deze dossiers vindt op een later tijdstip plaats. Het dossier\n                                       wordt vervolgens doorgegeven aan een van de medewerkers om het dossier op te schonen\n                                       en de documenten te labelen.\n\nDe daadwerkelijke schoning bestaat uit de volgende stappen:\n\n\u2013 Controle of het document in het dossier thuishoort.\n\n\u2013 Verwijderen van nietjes, ringbanden en overig materiaal, lossnijden van boekjes etc.\n                                             De bestanden moeten zonder moeite door een scanner kunnen.\n\n\u2013 Het toevoegen van een documentmarkeerblad aan het begin en eind van elk document.\n\n\u2013 Het repareren van eventuele beschadigingen.\n\n\u2013 Het labelen van de documenten: zet op elk document de code van het proces waar het\n                                             document bij heeft gehoord en de code van het soort document.\n\n\u2013 Controle of een document voorzien is van een datum. Is dit niet het geval, de vermoedelijke\n                                             datum noteren.\n\n\u2013 Het uitsplitsen van de verschillende documenten per scanner: A4 automatische doorvoer,\n                                             A3 en overige formaten.\n\n\u2013 Documenten kleiner dan A4 kopi\u00ebren op A4 formaat en labelen. Het origineel in een\n                                             envelop \u2018niet digitaliseren\u2019 plaatsen. Documenten op A3 formaat die bestaan uit dubbele\n                                             A4 documenten, lossnijden.\n\n\u2013 Zet op het dossier je initialen.\n\nTijdens het schonen worden een beperkt aantal documenten vernietigd.\n\n\u2013 (blauwe) uitleenkaarten;\n\n\u2013 tabbladen;\n\n\u2013 Bij documenten die in drievoud zijn ingediend hoeft slechts 1 exemplaar bewaard te\n                                             blijven\n\nWekelijks worden de dossiers per koerier naar de Belastingdienst gestuurd. De geschoonde\n                                       dossiers worden wekelijks verzameld in de hiervoor bestemde kratten. Elk krat krijgt\n                                       een nummer. In een excelbestand wordt bijgehouden welke dossiers zich in welk kratnummer\n                                       bevinden. Ook de naam van de schoner en eventuele bijzonderheden (bijv. het analoge\n                                       dossier zelf is nog in behandeling binnen de dienst, bijlagen worden wel ter digitalisering\n                                       aangeboden) worden in deze lijst opgenomen. Op woensdag voor 12:00 wordt deze lijst\n                                       naar de Belastingdienst gemaild. Er worden vanaf dan geen kratjes meer gevuld, tot\n                                       de kratten op donderdag door de koerier opgehaald worden.\n\nProces\n\nBeschrijving\n\ncode\n\nBRIM\n\nBesluit Rijkssubsidi\u00ebring Instandhouding Monumenten en RRWR (Regeling Rijkssubsidi\u00ebring Wegwerken Restauratieachterstand) Kanjer vanaf 1-01-2006, Restauratieregeling Restauratie Monumenten 2010-2011\n\n600\n\nBRHB\n\nBesluit Rijkssubsidi\u00ebring Historische Buitenplaatsen\n\n602\n\nBROM\n\nBesluit Rijkssubsidi\u00ebring Onderhoud Monumenten\n\n603\n\nBRRM\n\nBesluit Rijkssubsidi\u00ebring Restauratie Monumenten en BRGR (Besluit Rijkssubsidi\u00ebring Grootschalige Restauraties) Kanjer tot 1-1-2006\n\n604\n\nRERRM\n\n605\n\nRRMS\n\nRegeling Restauratie Monumenten Stadsherstellichamen\n\n606\n\nSRHCE\n\nSubsidieregeling Restauratie en Herbestemming Cultureel Erfgoed\n\n608\n\nDocumenttype\n\nBeschrijving\n\ncode\n\naanvraag\n\nhet aanvraagformulier voor een subsidie, vaak ingevuld door de burger. Soms een groen\n                                                      A3 formulier, indien mogelijk deze snijden naar A4.\n\n003\n\naanvraag\n\nhet aanvraagformulier voor een subsidie, vaak ingevuld door de burger. Soms een groen\n                                                      A3 formulier, indien mogelijk deze snijden naar A4.\n\n003\n\nbestek / werkomschrijving\n\neen document waar de uit te voeren / uitgevoerde werkzaamheden in staan beschreven.\n                                                      Dit formulier heet soms expliciet bestek dan wel werkomschrijving, maar er is geen\n                                                      standaardformulier voor.\n\n016\n\nFASA-* Intake-/Notitieformulier\nBRIM/Beoordelingsform.\n\nHet roze Fasa-formulier. Het formulier is vaak niet voorzien van een duidelijke datum.\n                                                      Intake BRIM is niet roze\n\n024\n\nPIP: Periodiek Instandhoudingsplan\n\n* Meerjaren Onderhoudsplan\n\nperiodiek instandhoudsingplan of 6 jaren onderhoudsplan/ meerjaren onderhoudsplan.\n                                                      Vaak is er een pip of een begroting bij de aanvraag te vinden.\n\n043\n\nberekening subsidiabele kosten\n\ndocumenten aangaande de berekening subsidiabele kosten\n\n054\n\nfoto\n\nfoto's, fotorapportages, etc. Verschillende fotobladen bij \u00e9\u00e9n aanvraag, kunnen als\n                                                      \u00e9\u00e9n document gezien worden.\n\n025\n\nDatum: 28 augustus 2015\n\nVersie: Definitief\n\nGoedkeuring voor gebruik\n\nNaam\n\nHandtekening\n\nDatum\n\nOpgesteld door:\n\nPaul Fauck\n\n30-06-2014\n\nAangevuld door:\n\nHannah Traudes\n\n23-07-2014\n\nErik Visser\n\n25-07-2014\n\nPaul Fauck\n\nChristine van Empel\n\n16-02-2015\n\nGoedgekeurd door:\n\nHenk Alkemade (Hoofd E-Kennis)\n\nDirk Houtgraaf\n\n(Sectorhoofd Kennisuitwisseling)\n\nDistributie\n\nSamenwerkingspartner\n\nContactpersoon\n\nBelastingdienst Heerlen\n\nTon Boonen, Thijs Hanneman (relatiemanagers)\n\nBelastingdienst Heerlen\n\nBen Mullenders (teammanager Centrale invoer)\n\nContactpersonen RCE:\n\nNaam\n\nRol\n\nContactgegevens\n\nPostzaken RCE\n\nAlgemene postbus: alle vragen kunnen hiernaartoe worden gestuurd betreffende digitalisering\n                                                   van post- en archiefstukken. Onderstaande medewerkers hebben allen toegang tot deze\n                                                   postbus.\n\nPostzaken@cultureelerfgoed.nl\n\nChristine van Empel\n\nCo\u00f6rdinator DIV\n\n(voorheen Hannah Traudes)\n\nC.van.Empel@cultureelerfgoed.nl\n\nAndr\u00e9 Hijmissen\n\nMedewerker DIV\n\nA.Hijmissen@cultureelerfgoed.nl\n\nContactpersonen Belastingdienst:\n\nNaam\n\nRol\n\nContactgegevens\n\nPostbus Planning\n\n(oa. Henk Thissen, Suzanne Simons)\n\nAlgemene postbus:\n\nafspraken over opdrachten lopende processen (werkstromen), de bewaking daarvan, de\n                                                   logistiek, koerier aanvragen, doorlooptijden, etc.\n\nPlanning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl\n\nTon Boonen\n\nRelatiemanager: nieuwe werkstromen, aanpassingen daarin, implementatieplannen, offertes,\n                                                   escalaties\n\najg.boonen@belastingdienst.nl\n\nThijs Hanneman\n\nRelatiemanager: zie hierboven\n\nmjb.hanneman@belastingdienst.nl\n\nIn de figuur hierboven is het hoofdproces weergegeven wat wordt gevolgd indien informatie\n                                    via de Belastingdienst wordt gedigitaliseerd. Het hoofdproces bestaat uit de volgende\n                                    sub processen:\n\n1. Interne voorbereiding RCE\n\n2. Afstemmen opdracht\n\n3. Digitaliseren documenten2\n\n4. Oplevering gedigitaliseerde documenten\n\nDit document beschrijft de hoe de sub processen dienen te worden uitgevoerd.\n\nProceseigenaar van het deel van de RCE is de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV),\n                                    zie ook contact personen RCE.\n\nDe volgende paragrafen beschrijven de stappen binnen het sub proces interne voorbereiding RCE.\n\nDit proces start als er een noodzaak is tot het digitaliseren van documenten voor\n                                          de RCE:\n\n\u2013 Noodzaak binnen een project\n\n\u2013 Noodzaak vanuit een afdeling\n\nNB. Middelen hiervoor moeten beschikbaar zijn, anders start DIV niet met voorbereiden.\n\nDIV verzamelt de te digitaliseren documenten in grijze kratjes van de Belastingdienst.\n\nIndien er onvoldoende kratten zijn binnen de RCE aanwezig zijn, worden er nieuwe kratten\n                                          besteld via planning: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl\n\nDIV stelt een registratielijst op in Excel van de te digitaliseren documenten. Hier\n                                          worden in ieder geval de volgende kolommen in opgenomen:\n\n\u2013 Kratnummer\n\n\u2013 Monumentnummer of zaaknummer\n\n\u2013 Verzenddatum naar de Belastingdienst\n\n\u2013 (eventueel) Bevindingen Belastingdienst\n\nDIV bepaalt volgens welk implementatieplan de informatie moet worden gescand.\n\nIndien er aanpassingen nodig zijn aan een implementatieplan dient dit te worden voorgelegd\n                                          aan de Belastingdienst (relatiemanagers) middels een duidelijke beschrijving van wat\n                                          er nodig is.\n\nBijvoorbeeld bij het project vaststellingen is het nodig dat de originele betaalbewijzen\n                                             na digitalisering worden teruggestuurd naar de RCE. Dit is een \u2018kleine\u2019 aanpassing\n                                             ten opzichte van het implementatieplan, maar dient wel goed gedocumenteerd en afgestemd\n                                             te worden met de Belastingdienst.\n\nDe belastingdienst beoordeelt de gevraagde aanpassing op impact voor het implementatieplan\n                                          en de offerte. Afhankelijk van deze impact wordt een nieuwe versie van het implementatieplan\n                                          en offerte opgesteld en voorgelegd aan de RCE (Christine van Empel en Henk Alkemade).\n\nGeen passend implementatieplan:\n\nIndien er niet kan worden aangesloten bij een bestaand implementatieplan, dient de\n                                          Belastingdienst te worden gevraagd om een nieuw implementatieplan en bijbehorende\n                                          offerte op te stellen naar aanleiding van informatie van de RCE over wat er nodig\n                                          is.\n\nLet op! Hier kan enige tijd overheen gaan voordat dit plan afgestemd op papier staat en er\n                                          een voorbeeldkrat (pilot) getest kan worden (ongeveer 2 a 3 maanden).\n\nHet proces vervolgd met het sub proces Afstemmen opdracht.\n\nDe volgende paragrafen beschrijven de stappen binnen het sub proces afstemmen opdracht.\n\nDit proces start als het sub proces interne voorbereiding RCE is afgerond\n\nDIV kondigt de voorlopige opdracht aan en verstuurt een e-mail naar de Belastingdienst.\n                                          De mail bevat als bijlage de door de RCE opgestelde registratielijst en de aankondiging\n                                          (bijlage 1) in Excel format.\n\nDIV stuurt minimaal 1 dag van tevoren v\u00f3\u00f3r 15.00 uur \u2019s middags een aankondiging naar \u2018Belastingdienst planning\u2019 (e-mail: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl).\n                                          Meestal gebeurt dit op maandagmiddag en woensdagmiddag. Tevens geeft DIV aan op welke\n                                          dag de koerier de kratten moet komen ophalen. De standaard afhaaldagen zijn dinsdag\n                                          en donderdag. De Belastingdienst stuurt vervolgens een bevestiging van het transport\n                                          naar Postzaken@cultureelerfgoed.nl en de koerier.\n\nBij een latere aanlevering (na 15.00 uur) zal de koerier niet de volgende dag ophalen\n                                          maar op de eerst volgende standaard ophaaldag. Uiteraard is, in overleg, maatwerk\n                                          mogelijk. Bij de verzending levert DIV een registratielijst aan.\n\nVoor de koerier zijn er twee opties.\n\nA. koeriersdienst van de Belastingdienst\n\nDe belastingdienst biedt een goedkope koeriersservice aan. De BD tracht wanneer er\n                                                voor 15.00 wordt gemeld, de volgende dag de levering op te halen. De BD kan dit echter\n                                                niet garanderen. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de koeriersservice van de BD\n                                                geldt:\n\nDe koerier haalt de kratten (op een kar indien meer dan 9 kratten) op bij de expeditieruimte\n                                                van de RCE. Indien het materiaal niet wordt opgehaald, wordt er door de medewerker\n                                                DIV zo spoedig mogelijk een melding gedaan via de postbus van planning en wordt binnen\n                                                24 uur een nieuwe koerier gestuurd door de Belastingdienst.\n\nB. De RCE regelt zelf koeriersdienst\n\nOm te garanderen dat de verwerkingstijd maximaal 6 dagen is na aanmedling kan de RCE\n                                                gebruik maken van eigen koeriersdiensten. De RCE doet dan een melding bij de planning\n                                                zoals beschreven in 3.1.3 maar vermeld dat het met eigen vervoer komt.\n\nDe Belastingdienst controleert, binnen 3 dagen na ontvangst van de zending, de registratielijst\n                                          tegen de inhoud van de geleverde kratjes.\n\nIndien de controle niet akkoord is neemt de afdeling Planning van de Belastingdienst\n                                          via de mail contact op met DIV (via postzaken@cultureelerfgoed.nl) om te besluiten\n                                          over hoe de geconstateerde bevindingen worden opgelost. De besluiten worden ook in\n                                          de registratielijst vastgelegd. De productie kan pas worden opgestart als akkoord\n                                          is over de bevindingen, zie 3.1.8.\n\nIndien de controle akkoord is, wordt door de afdeling Planning van de Belastingdienst\n                                          een melding gedaan aan de RCE via postzaken@cultureelerfgoed.nl als formele acceptatie\n                                          van de input met een inschatting van de verwerkingstermijn, en wordt vervolgd met\n                                          het sub proces Digitaliseren documenten. De Belastingdienst meldt middels het retourneren van de registratielijst de ontvangst\n                                          (aangevuld met bevindingen).\n\nHet proces wordt vervolgd met het sub proces digitaliseren documenten. Dit gebeurt door de Belastingdienst en wordt hier niet beschreven.\n\nDe volgende paragrafen beschrijven de stappen binnen het sub proces oplevering gedigitaliseerde\n                                       documenten.\n\nDe Belastingdienst kopieert de gedigitaliseerde documenten op een mediadrager. Standaard\n                                          worden DVD\u2019s gebruikt. Indien de levering niet op \u00e9\u00e9n DVD past wordt een HD gebruikt.\n                                          De levering voldoet aan de volgende eisen:\n\n\u2013 1 soort archief op 1 DVD (panddossiers, aanwijzingenarchief, etc.)\n\n\u2013 1 CSV-bestand per DVD\n\n\u2013 de levering omvat niet meer dan 10.000 documenten\n\nDe DVD\u2019s en HD blijven in bezit van de RCE en wordt niet gerouleerd/hergebruikt.\n\nSpecifieke archieven worden omwille van de doorloopsnelheid ook via de g-mail (postkamerrce@gmail.com)\n                                          aangeleverd. Dit wordt per opdracht in de Aankondiging Opdracht aangegeven.\n\nDe Belastingdienst verstuurt de mediadrager (in principe een DVD, tenzij groot bestand;\n                                          dan op HD) inclusief een begeleidend schrijven (verwerkingsverslag) aangetekend naar\n                                          de RCE t.a.v. de teamco\u00f6rdinator DIV. In het verwerkingsverslag (zie bijlage 2) dient te worden verwezen naar:\n\n\u2013 De naam van het archief/poststroom\n\n\u2013 Het referentienummer van de RCE\n\n\u2013 De datum waarop het is aangeleverd\n\n\u2013 de hoeveelheid kratten welke zijn gedigitaliseerd\n\nDIV controleert of de levering conform de opdracht is uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken\n                                          of het volgens implementatieplan is gescand, tijdigheid, scankwaliteit, compleetheid,\n                                          etc. (hiervoor is een intern proces opgesteld: Controle gedigitaliseerde levering Belastingdienst).\n\nIndien de controle akkoord is, kan worden vervolgd met de opdracht gereed melden.\n\nIndien de opdracht niet akkoord is meldt DIV dit binnen 2 weken (bijlage 4) aan de\n                                          Belastingdienst (e-mail: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl). De\n                                          Belastingdienst past de levering aan op basis van de bevindingen van DIV en zal de\n                                          levering binnen 2 weken opnieuw aanleveren.\n\nWanneer er na deze termijn nog een melding wordt gedaan door DIV zal de BD kijken\n                                          of zij nog een controle kunnen doen. Voorwaarde hiervoor is (afhankelijk van de vraag)\n                                          dat analoge stukken nog bij BD fysiek aanwezig zijn.\n\nIndien de controle akkoord is meldt DIV de opdracht binnen 2 weken gereed (bijlage\n                                          3) aan de\n\nBelastingdienst (e-mail: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl).\n\nDe Belastingdienst zal de back-up van de opdracht nog een maand bewaren.\n\nDocumenten gedigitaliseerd\n\nHet proces is gereed.\n\nOnderstaand formulier wordt in Excel format aangeleverd. De e-mail wordt uiterlijk\n                                          om 15.00 uur een dag v\u00f3\u00f3r het ophalen door de koerier verstuurd naar: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl.\n                                          De Belastingdienst stuurt dan een bevestiging van het transport en kan de volgende\n                                          dag de koerier langs de RCE sturen.\n\nVOORBEELD:\n\nVOORBEELD:\n\nOnderstaand voorbeeld dient in Excel format te worden ingevuld en opgestuurd te worden\n                                          naar de belastingdienst: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl.\n\nVOORBEELD:\n\nOnderstaand voorbeeld dient in Excel format te worden ingevuld en opgestuurd te worden\n                                          naar de belastingdienst: planning.cfd.unit.centrale.invoer@belastingdienst.nl.\n\nVOORBEELD:\n\nMinisterie\n\nOCW\n\nBedrijfsonderdeel\n\nRijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE)\n\nBezoekadres\n\nPostadres\n\nSmallepad 5\n\n3811 MG Amersfoort\n\nPostbus 1600\n\n3800 BP Amersfoort\n\nDigitaliseren BRIM-dossiers.\n\nDeze opdracht is onderdeel van een reeks projecten die al in gang zijn gezet dan wel\n                                          nog worden opgestart voor de RCE. De verwerking van deze dossiers is nagenoeg gelijk\n                                          aan de verwerking van (dunne) panddossiers.\n\nNadere beschrijving opdracht\n\nElk Brim-dossier (ook wel aangeduid als dossier) moet worden gedigitaliseerd.\n\nOm dit te realiseren dient een aantal activiteiten te worden uitgevoerd. Deels zijn\n                                             deze deels belegd bij de opdrachtgever; deels bij de opdrachtnemer.\n\nDe activiteiten voor de opdrachtnemer zijn verder uitgewerkt in dit implementatieplan.\n                                             Tevens zijn de raakvlakken met de opdrachtgever beschreven.\n\nIn deze nadere beschrijving van de klantvraag staat een korte procesbeschrijving om\n                                             de opdrachtgever inzicht te geven in het totale proces. Vanaf hoofdstuk 6 is de procesinrichting\n                                             bij de opdrachtnemer nader uitgewerkt.\n\nDoor de opdrachtgever worden de dossiers, verpakt in archiefdozen, scangeschikt aangeleverd\n                                             aan de opdrachtnemer. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een vrachtbrief waarop het\n                                             aantal karren en dozen staat vermeld. Bij aanlevering wordt de vrachtbrief gecontroleerd.\n\nDe vrachtbrief moet kloppen.\n\nHet transport is in handen van en voor rekening van de opdrachtnemer.\n\nNaast de fysieke aanlevering wordt per zending digitaal een inventarislijst aangeleverd.\n\nIn deze inventarislijst zijn de kratnummers opgenomen met per krat de dossiernummers.\n\n(= monumentnummer)\n\nDirect na ontvangst van de dossiers en de daarbij behorende inventarislijst wordt\n                                             door de opdrachtnemer een volledigheidcontrole (niveau dossier) uitgevoerd.\n\nDe fysiek aangeleverde dossiers worden vergeleken met de inventarislijst.\n\nGeconstateerde omissies worden voorgelegd aan de opdrachtgever.\n\nDoor de opdrachtnemer wordt elke fysieke krat gekoppeld aan een Elektronisch Partij\n                                             Geleide Kaart (EPGK) waarmee de ontvangst is vastgelegd.\n\nNaast het aanmaken van een EPGK per wordt ook per dossiernummer een koppeling gemaakt\n                                             met het Fysiek Werk Pakket (FWP). Het FWP is de voortgangsbewaking van de digitale\n                                             bestanden tot en met de oplevering aan de opdrachtgever. Zo ontstaat een koppeling\n                                             tussen de productieopdracht en het FWP. Op deze manier kan de volledigheid op het\n                                             niveau van dossier voor 100% worden gegarandeerd.\n\nHierbij wordt gebruik gemaakt van de aangeleverde en gecontroleerde inventarislijst.\n\nNa al deze controles en registraties wordt elke batch (dossier) gescand.\n\nTijdens het scanproces beoordeelt de operator de kwaliteit van elke image. Het betreft\n                                             een beoordeling om te voorkomen dat bijv. vervuiling op de lens van de camera\u2019s invloed\n                                             heeft op de imagekwaliteit. Geconstateerde omissies worden direct hersteld.\n\nDe verwerking bestaat uit het uitvoeren van een controle op imagekwaliteit en het\n                                             middels data-entry koppelen van meta-data aan de onderliggende images t.b.v. de opmaak\n                                             van de bestandsnaam.\n\nNa het scannen wordt opnieuw een controle op de imagekwaliteit uitgevoerd. Hierbij\n                                                wordt een percentage aselect gekozen images aangeboden aan een medewerker ter controle\n                                                van de imagekwaliteit.\n\nMeta-datering\n\nNadat de kwaliteitscontrole op de images is uitgevoerd, wordt gestart met data-entry\n                                                van meta-data. Op basis van deze meta-data wordt de bestandsnaam samengesteld.\n\nAlle middels data-entry toe te voegen meta-data wordt middels het 4-ogen principe\n                                                verwerkt. Concreet betekent dit Data-Entry en Data-Entry Verify. Geconstateerde verschillen\n                                                tussen data-entry en data-entry Verify worden voorgelegd aan een derde medewerker.\n                                                Deze medewerker neemt uiteindelijk een besluit, op basis van werkinstructie, over\n                                                de te vertoetsen waarde.\n\nTijdens de eindcontrole wordt een aantal extra controles uitgevoerd op volledigheid\n                                             en kwaliteit.\n\nDe digitale bestanden worden per inventarislijst opgeleverd aan de opdrachtgever.\n\nDe back-up bestanden worden door de opdrachtnemer gedurende 3 maanden na oplevering\n                                             gearchiveerd. Daarna worden deze bestanden vernietigd. De fysieke dossiers worden\n                                             conform archivering Belastingdienstdocumenten tijdelijk gearchiveerd.\n\nX\n\nBestaande hardware\n\nExtra hardware noodzakelijk\n\nToelichting:\n\nX\n\nBestaande software\n\nExtra software noodzakelijk\n\nX\n\nBestaande capaciteit\n\nExtra capaciteit noodzakelijk\n\nToelichting:\n\nX\n\nRichtlijnen Digitaliseren\n\nX\n\nDossiers\n\n1e productieopdracht\n\nX\n\nOverig\n\n\u2013 Opdrachtbeschrijving\n\nMail 06-01-2012\n\nX\n\nDCX OV\n\nData Conversie Externe Klanten Ongestructureerde Verwerking\n\nDossiers\n\n2.400\n\nDocumenten\n\n8.000\n\nVellen\n\n35.000\n\nImages\n\n70.000\n\nStart Productie\n\n01-02-2012\n\nFase\n\nStart\n\nEinde\n\nStatus\n\nOpmerking\n\n1. Projectori\u00ebntatie\n\nWeek 03 2012\n\nAfgerond\n\n1.1 Goedkeuring CMT\n\nOp basis van SNO\n\n2. Project voorbereiding\n\nWeek 03 2012\n\nWeek 4 2012\n\nGereed\n\n2.1 Reviewfase\n\nWeek 4 2012\n\nWeek 4 2012\n\nGereed\n\n3. Project realisatie\n\nWeek 5\n\nWeek 12 2012\n\nVersie\n\nDatum\n\nStatus\n\n0.1\n\n11-10-2011\n\n1e concept ter bespreking met opdrachtgever en voor collegiale review LIV.\n\n0.2\n\n19-01-2012\n\n2e concept opgeleverd aan LIV voor inrichting configuratie en voor interne bespreking\n\n0.3\n\n23-01-2012\n\n3e concept opgeleverd aan LIV voor de Technische Test DCX-OV\n\n0.4\n\n23-01-2012\n\n4e concept opgeleverd aan planning voor de uitvoering van de pilot\n\n0.1\n\n27-01-2012\n\nDefinitieve versie opgeleverd aan de producent\n\nVersie\n\nDatum\n\nReview\n\n0.1\n\n19-01-2012\n\nReview opdrachtgever en LIV verwerkt\n\n0.2\n\n23-01-2012\n\nReview intern overleg verwerkt\n\n0.3\n\n23-01-2012\n\nReview vanuit TT verwerkt\n\n0.4\n\n26-01-2012\n\nEvaluatie pilot verwerkt\n\nAfdeling\n\nNaam\n\nLiv\n\nRuud Stevens\n\nJeu Kaus\n\nPlanning\n\nHenk Thissenen Guido Gubbels\n\nProductie (proceseigenaar)\n\nHenk Coenen en Truus Verheijden\n\nProcesinrichting\n\nPeter Akkermans\n\nProcesbegeleiders\n\nPieter Lanters, Irene Huibers en Elfie Rutten\n\nKM\n\nAlbert Derks\n\nOpdrachtgever\n\nJorien de Wilde\n\nVoor dit traject gelden speciale eisen aan de verwerking. De logistieke organisatie\n                                             moet er in voorzien dat op elk moment fysieke dossiers kunnen worden getraceerd voor\n                                             scanning on demand dan wel fysieke terug levering aan de opdrachtgever.\n\nDe opdrachtgever heeft de dossiers voorbewerkt en scangeschikt gemaakt.\n\nDe opdrachtgever heeft per aanlevering een inventarislijst op gesteld. Hierin zijn\n                                             per dossier de onderstaande rubrieken opgenomen.\n\n\u2013 Krat waarin het dossier wordt aangeleverd.\n\n\u2013 Dossiernummer (= Monumentnummer)\n\nHet transport is in handen van en voor rekening van de opdrachtgever.\n\nHet transport wordt door de opdrachtgever gepland in overleg met de afdeling Planning\n                                             & Logistiek van de opdrachtnemer. Er wordt gebruik gemaakt van een vrachtbrief waarop\n                                             het aantal karren en het aantal archiefdozen staat vermeld.\n\nBij aanlevering wordt de vrachtbrief gecontroleerd (aantal karren en aantal dozen).\n\nDe vrachtbrief moet kloppen.\n\nEen afschrift van de voor akkoord getekende vrachtbrief wordt door de afdeling Planning\n                                             & logistiek geretourneerd naar de opdrachtgever. Het origineel wordt door de afdeling\n                                             Planning & Logistiek gearchiveerd.\n\nHet geniet de voorkeur om het transport zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de\n                                             bestaande transporten.\n\nDirect na ontvangst van de archiefdozen wordt door de opdrachtnemer een volledigheidcontrole\n                                                uitgevoerd. (niveau dossiernummer) Hiervoor wordt de inventarislijst gebruikt.\n\nNa vaststelling volledigheid aanlevering dossiers start de verdere registratie bij\n                                                de opdrachtnemer.\n\nVoor elke ontvangen krat wordt een Elektronische Partij Geleide Kaart (EPGK) aangemaakt.\n                                                Op basis van EPGK worden de logistieke stappen van verwerking per krat geregistreerd\n                                                en bewaakt. De processtappen zijn opgenomen in onderstaande flow.\n\nIn excel worden de volgende gegevens geregistreerd:\n\n\u2013 Kratnummer\n\n\u2013 Dossiernummer\n\n\u2013 FWP\n\nDe registratie wordt per zending gearchiveerd in de map:\n\nQ:\\VFPROW54\\CFD_CI\\Registraties\\DCX OV bestanden\\RCE\\BRIM\\\n\nDe dossiers zijn scangeschikt gemaakt door de opdrachtnemer. Als extra controle wordt\n                                                metaaldetectie uitgevoerd. Indien nodig wordt metaal alsnog verwijderd.\n\nDe inhoud van het dossier wordt gescand. Als eerste document moet er een instructievel\n                                                gescan\n\nDe opdrachtnemer stelt de batch samen.\n\nElk dossier wordt een aparte batch. Hierbij mag een batch niet dikker zijn dan ca\n                                                4 cm. Dikkere dossiers worden opgedeeld in meerdere batches. Hierbij wordt de splitsing\n                                                gemaakt op een logische plaats in het dossier. Tevens wordt dan per batch een (kopie)\n                                                instructievel bijgevoegd.\n\nVoor documenten groter dan A3 wordt een aparte batch gemaakt. Indien nodig wordt ook\n                                                hiervoor een (kopie) instructievel bijgevoegd.\n\nDe onderstaande scheidingsbladen worden gebruikt\n\nNaam\n\nBRIM Dossiers IT3\n\nAantal per batch\n\n1\n\nNaam\n\nBRIM Dossiers A0\n\nAantal per batch\n\n1\n\nPer dossier is door de opdrachtgever een instructievel opgemaakt. Tevens zijn op documentniveau\n                                                markeerbladen ingevoegd.\n\nDe batch IT3 wordt dan als volgt opgebouwd:\n\nSB\n\nIV\n\nMB\n\nDOC\n\nMB\n\nDOC\n\nMB\n\nDOC\n\nETC.MB\n\nDe batch A0 wordt dan als volgt opgebouwd:\n\nSB\n\nIV\n\nDOC\n\nDOC\n\nDOC\n\nETC.MB\n\nAfkorting\n\nBetekenis\n\nDoel\n\nSB\n\nScheidingsblad\n\nOndersteunt het scannen\n\nIV\n\nInstructievel\n\nOndersteunt het toekennen van meta-data per inventarisnummer\n\nMB\n\nMarkeerblad\n\nBepaalt het begin van het dossier.\n\nDOC\n\nDocument\n\nElk dossier is een apart document.\n\nIT3 Maximaal 4 cm.\n\nA0 Maximaal 5 documenten\n\nStandaard werkwijze.\n\nHet scanprofiel staat op het scheidingsblad.\n\nDoor de afdeling planning wordt het te gebruiken subnet bepaald.\n\nDe subnetten 11 en 21 zijn geconfigureerd.\n\nSubnet 13 wordt gebruikt voor het dubbel scannen.\n\nOm te komen tot een sluitende volledigheidscontrole voor de RCE zijn aanvullende afspraken\n                                                gemaakt.\n\nUitgangspunt is 2 keer scannen, 1x naar Subnet 11/21 en 1 x naar Subnet 13, waarbij\n                                                er tijdens de tweede verwerking naar Subnet 13 g\u00e9\u00e9n handmatige verwerking meer plaats\n                                                hoeft te vinden (geen vertoetsing).\n\nHet doel van deze tweede scan actie is om de unieke sleutel die er per Batch is (FWP\n                                                nummer) vervolgens te gebruiken bij een vergelijkingsquery.\n\nX\n\n10%\n\nNVT\n\n10% van de images, aselect gekozen, wordt aangeboden voor de beoordeling van de imagekwaliteit.\n\nBeoordelingsaspecten:\n\n\u2013 niet scheef\n\n\u2013 geen zichtbaar informatieverlies\n\n\u2013 geen strepen als gevolg van stofdelen\n\nStandaard toetsinstructie\n\nX\n\nSpecifieke toetsinstructie\n\nDe onderstaande rubrieken worden als meta-data opgenomen in het CSV-bestand. Deels\n                                                worden deze rubrieken middels data-entry toegevoegd, deels zijn deze vooraf ge\u00efndexeerd.\n\nHieronder staan de uitgangspunten voor de toetsinstructie. Voor data-entry wordt een\n                                                specifieke toetsinstructie opgesteld.\n\nDOC KM 01 Soort Archief\n\nDit is een voor-ingevulde waarde. Deze rubriek wordt niet aangeboden voor data-entry.\n\nDOC KM 02 Monumentnummer\n\nDeze rubriek wordt 1:1 overgenomen van het instructievel.\n\nIndien deze rubriek leeg is wordt de waarde 999999\n\nDOC KM 03 Underscore\n\nDit is een voor-ingevulde waarde. Deze rubriek wordt niet aangeboden voor data-entry.\n\nDOC KM 04 Deel 1\n\nDeze rubriek wordt 1:1 overgenomen van het document.\n\nIndien deze rubriek leeg is wordt de waarde 999.\n\nDOC KM 05 Deel 2\n\nDeze rubriek wordt 1:1 overgenomen van het document.\n\nIndien deze rubriek leeg is wordt de waarde 999.\n\nDOC KM 06 Datum\n\nDeze rubriek wordt 1:1 overgenomen van het document.\n\nOpmaak: ddmmjjjj\n\nIndien deze rubriek leeg is wordt de waarde 00000000\n\nDOC KM 07 type scanner\n\nDit is een voor-ingevulde waarde. Deze rubriek wordt niet aangeboden voor data-entry.\n\nNVT\n\nHandmatig\n\nX\n\nAutomatisch op basis van bestandsgrootte.\n\nDe in hoofdstuk 13 opgenomen controles worden uitgevoerd.\n\nX\n\nDVD\u2019s t.b.v. de opdrachtgever\n\nX\n\nServer DCX OV t.b.v. backup\n\nDe bestanden worden tot 3 maanden na oplevering gearchiveerd. Daarna worden de bestanden\n                                                               vernietigd.\n\nStandaardarchivering\n\nRetour klant\n\nX\n\nSpecifieke archivering*\n\n*De archivering is conform werkwijze Belastingdienst. Het betreft echter een tijdelijke\n                                                archivering in afwachting van substitutie.\n\nPer levering worden de digitale bestanden door de opdrachtgever opgeleverd. Hierbij\n                                             wordt gebruik gemaakt van bestaande transporten.\n\nDe productie wordt door de afdeling Planning & Logistiek afgestemd met de opdrachtgever.\n\nHierbij moet rekening gehouden worden met een max. doorlooptijd van 3 weken. De verwerking\n                                          wordt per zending afgewerkt en opgeleverd aan de opdrachtgever.\n\nWerkinstructies\n\nDe verwerking wordt uitgevoerd op basis van de generieke werkinstructies aangevuld\n                                          met onderstaande specifiek opgestelde werkinstructies.\n\nVoorbewerking WI 0105.6119\n\nVerwerking WI 0108.6119\n\nDe onderstaande TWR-codes zijn van toepassing.\n\nPilot\n\n9999\n\nProductie\n\n6119\n\nX\n\nUitvoering binnen bestaande huisvesting / afdelingen\n\nBijzonderheden*\n\nX\n\nUitvoering met beschikbare inventaris\n\nBijzonderheden\n\nX\n\nGeen extra opleiding noodzakelijk\n\nExtra opleiding noodzakelijk\n\nKwaliteitscontrole imagekwaliteit tijdens het scannen.\n\n\u2013 De image moet leesbaar zijn.\n\n\u2013 Er mogen geen strepen voorkomen als gevolg van vuil op de lens.\n\nKwaliteitscontrole imagekwaliteit na het scannen op basis van statistische berekening\n                                             (ISO 2859)\n\n\u2013 De image moet goed leesbaar zijn.\n\n\u2013 Er mogen geen strepen voorkomen als gevolg van vuil op de lens.\n\n\u2013 De documenten moeten searchable zijn.\n\nDe resultaten worden geboekt in KIS.\n\nBij intake wordt gecontroleerd of de aanlevering van de fysieke dossiers (monumentnummer)\n                                             overeenkomt met de inventarislijst. (excelbestand)\n\nNa het branden wordt gecontroleerd of alle FWP\u2019s in het excelbestand ook voorkomen\n                                             in het CSV-bestand.\n\nNa het branden wordt op monumentnummer gecontroleerd of alle monumentnummers zijn\n                                             opgenomen in het CSV-bestand.\n\nIndien nodig wordt herstel uitgevoerd c.q. is er overleg met Account.\n\nEr wordt gecontroleerd op dubbel scannen. De logfiles worden door het kwaliteitsbureau\n                                             wekelijks opgeleverd aan de opdrachtgever.\n\nDe resultaten worden geboekt in KIS.\n\nX\n\nEPGK\n\nX\n\nJobmonitor\n\nX\n\nExcel\n\nEPGK wordt gebruikt voor de voortgang- en volledigheidsbewaking van het fysieke logistieke\n                                          proces.\n\nJobmonitor wordt gebruikt voor de voortgang- en volledigheidsbewaking van het digitale\n                                          proces.\n\nExcel wordt gebruikt om de volledigheidscontrole op het niveau van dossier uit te\n                                          voeren.\n\nPer productieopdracht wordt door de afdeling Planning en Logistiek een verwerkingsverslag\n                                          opgesteld.\n\nZie bijlage 1 Verwerkingsverslag\n\nIn dit hoofdstuk staan de specificaties voor het configureren van de software.\n\nWe kennen de volgende niveaus met specificaties:\n\n\u2013 Klantopdracht\n\n\u2013 Werkstroom\n\n\u2013 Kenmerk(en)\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nBRIM Dossiers IT3\n\nOmschrijving\n\nOCW RCE\n\nVervallen\n\nN\n\nControle scanresolutie\n\n300\n\nControle imagesoort\n\nJPEG 24 bits\n\nAfleverformaat\n\nMultipage PDF van JPG Searchable\n\nAflevermedium\n\nDVD\n\nCapaciteit medium\n\n4.000\n\nCapaciteit eenheid\n\nMB\n\nAflever subfolder\n\nM:\\Export\\OCW RCE\\Brim Dossiers IT3\n\nO:\\Export\\OCW RCE\\Brim Dossiers IT3\n\nFlexibele opbouw afleverbestand\n\n{1}{2}{3}{6}{7}\n\nVoorbeeld bestandsnaam\n\nPanddossiers_14513_15092010_IT3\n\nPDF \u2013 auteur\n\nRCE\n\nKleurpercentage\n\n0\n\nAutomatisch roteren\n\nJ\n\nVerwijderen images afleveren\n\nN\n\nBoekscanner\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nWerkstroom\n\nBrim Dossiers IT3\n\nOmschrijving\n\nBrim Dossiers IT3\n\nScanner\n\nIT3 A3/A4\n\nScanprofiel\n\n300dpi \u2013 KL \u2013 MS\n\nCompressie\n\nStandaard\n\nBatchsamenstelling\n\nMV\n\nControle Imagekwaliteit [%]\n\n10\n\nImages automatisch verwijderen\n\nJ\n\nRelevante images automatisch verwijderen\n\nN\n\nMaximum omvang automatisch verwijderen [kb]\n\n2\n\nAfleveren Enkel-DubbelZijdig\n\nDZ\n\nImages handmatig verwijderen\n\nN\n\nRelevante images handmatig verwijderen\n\nN\n\nAutomatisch verwijderen instructievel\n\nJ\n\nHerkennen van tekst t.b.v. Searchable PDF\n\nNORMAAL\n\nVerwerking van tabellen t.b.v. Searchable PDF\n\nNORMAAL\n\nCopyright\n\n\u2013\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 01\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nSoort Archief\n\nLengte\n\n13\n\nDomein\n\nAlfabetisch a-z + A-Z\n\nVerplicht\n\nN\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nPanddossiers_\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 02\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nMonumentnummer\n\nLengte\n\n6\n\nDomein\n\nNumeriek\n\nVerplicht\n\nJ\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nJ\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 03\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nUnderscore\n\nLengte\n\n1\n\nDomein\n\nAlfanumeriek Hoofdletters\n\nVerplicht\n\nN\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\n_\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 04\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nDocumentcode deel 1\n\nLengte\n\n3\n\nDomein\n\nNumeriek\n\nVerplicht\n\nJ\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 05\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nDocumentcode deel 2\n\nLengte\n\n3\n\nDomein\n\nNumeriek\n\nVerplicht\n\nJ\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 06\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nDatum\n\nLengte\n\n8\n\nDomein\n\nNumeriek\n\nVerplicht\n\nJ\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 07\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nType scanner\n\nLengte\n\n4\n\nDomein\n\nAlfanumeriek Hoofdletters\n\nVerplicht\n\nN\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\n_IT3\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nBRIM Dossiers A0\n\nOmschrijving\n\nOCW RCE\n\nVervallen\n\nN\n\nControle scanresolutie\n\n300\n\nControle imagesoort\n\nJPEG 24 bits\n\nAfleverformaat\n\nMultipage PDF van JPG Searchable\n\nAflevermedium\n\nDVD\n\nCapaciteit medium\n\n4.000\n\nCapaciteit eenheid\n\nMB\n\nAflever subfolder\n\nM:\\Export\\OCW RCE\\Brim Dossiers A0\n\nO:\\Export\\OCW RCE\\Brim Dossiers A0\n\nFlexibele opbouw afleverbestand\n\n{1}{2}{3}{6}{7}\n\nVoorbeeld bestandsnaam\n\nPanddossiers_14513_15092010_A0\n\nPDF \u2013 auteur\n\nRCE\n\nKleurpercentage\n\n0\n\nAutomatisch roteren\n\nJ\n\nVerwijderde images afleveren\n\nN\n\nBoekscanner\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nWerkstroom\n\nBrim Dossiers A0\n\nOmschrijving\n\nBrim Dossiers A0\n\nScanner\n\nProserv A0\n\nScanprofiel\n\nA0 300dpi \u2013 KL \u2013 Q53\n\nCompressie\n\nStandaard\n\nBatchsamenstelling\n\nEV\n\nControle Imagekwaliteit [%]\n\n10\n\nImages automatisch verwijderen\n\nN\n\nRelevante images automatisch verwijderen\n\nN\n\nMaximum omvang automatisch verwijderen [kb]\n\n0\n\nAfleveren Enkel-DubbelZijdig\n\nEZ\n\nImages handmatig verwijderen\n\nN\n\nRelevante images handmatig verwijderen\n\nN\n\nAutomatisch verwijderen instructievel\n\nJ\n\nHerkennen van tekst t.b.v. Searchable PDF\n\nNORMAAL\n\nVerwerking van tabellen t.b.v. Searchable PDF\n\nNORMAAL\n\nCopyright\n\n\u2013\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 01\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nSoort Archief\n\nLengte\n\n13\n\nDomein\n\nAlfabetisch a \u2013 z + A \u2013 Z\n\nVerplicht\n\nN\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nPanddossiers_\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 02\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nMonumentnummer\n\nLengte\n\n6\n\nDomein\n\nNumeriek\n\nVerplicht\n\nJ\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nJ\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 03\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nUnderscore\n\nLengte\n\n1\n\nDomein\n\nAlfanumeriek Hoofdletter\n\nVerplicht\n\nN\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\n_\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 04\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nDocumentcode deel 1\n\nLengte\n\n3\n\nDomein\n\nNumeriek\n\nVerplicht\n\nJ\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 05\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nDocumentcode deel 2\n\nLengte\n\n3\n\nDomein\n\nNumeriek\n\nVerplicht\n\nJ\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 06\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nDatum\n\nLengte\n\n8\n\nDomein\n\nNumeriek\n\nVerplicht\n\nJ\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nNaam\n\nWaarde\n\nNaam\n\nDOC KM 07\n\nActief\n\nJ\n\nSchermnaam\n\nType scanner\n\nLengte\n\n3\n\nDomein\n\nAlfanumeriek Hoofdletters\n\nVerplicht\n\nN\n\nEenmalig vertoetsen\n\nN\n\nVoorindexering\n\n_A0\n\nValidatie modus\n\nHARD\n\nVoorgesorteerd\n\nN\n\nOplopend Nummeren\n\nN\n\nSoftware\n\nNaam software\n\nIBML Softtrack\n\nVersie\n\n5.6.5.0 R1\n\nService Pack\n\nnvt\n\nSoftware\n\nGe\u00efnstalleerd op server Host-dcspscw0x (x=1t/m4)\n\nDocumentatie\n\nPad: lokale disk:\\ImagetracII\\manuals\n\nLicenties\n\nAantal\n\n4\n\nDongels\n\ngeen\n\nApplicatiebeheer\n\nOrganisatie onderdeel\n\nB/CAO Unit O/M, Team POORT Fysieke Mediaverwerking\n\nEigenaar software\n\nEenheid/team\n\nB/CAO Unit O/M, Team POORT Fysieke Mediaverwerking\n\nLeverancier\n\nNaam leverancier\n\nUnisys\n\nHardware\n\nScanner\n\nNaam\n\nIBML High Volume Scanner IT3\n\nVersie\n\nV2\n\nServer\n\nNaam\n\nDELL\n\nVersie\n\nPoweredge 2900\n\nDe procesinrichting en de procedures bij de opdrachtnemer voorzien in de interne communicatie.\n\nDe communicatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer is bij opdrachtnemer belegd\n                                          bij de afdeling Account. Communicatie bij eventuele damage tijdens de productie is\n                                          belegd bij de teammanagers van de opdrachtnemer.\n\nVoor Planning & Logistiek en voor Financi\u00ebn zijn contactpersonen opgenomen in hoofdstuk\n                                          1.\n\nNaam van de werkstroom\n\n: Brim\n\nNaam in EPGK\n\n: Brim\n\nNr van de EPGK\n\n: 165\n\nTWR code\n\n: 6119\n\nWijze van aanlevering\n\n: Opdrachtnemer\n\nBatchgrootte\n\n: 1 dossier tot max. 4 cm\n\nOnbestelbaar retour\n\n: nvt\n\nFormuliercode\n\n: nvt\n\nDoc omschrijving\n\n: Dossier\n\nVerwerkingsmethode\n\n: Intake\n\nAfnemend systeem\n\n: \u2013\n\nScheidingsblad\n\n: Brim Dossiers IT3\n\n: Brim Dossiers A0\n\nAantal scheidingsbladen\n\n: 1 per batch\n\nSubnet voor verwerking\n\n: 11, 21\n\nProceseigenaar 1\n\n: Truus Verheijden\n\nVervanger proceseigenaar\n\n: Henk Coenen\n\nNR\n\nOmschrijving\n\nActor\n\nDeadline\n\n1\n\nInrichten EPGK\n\nPlanning\n\nGereed\n\n2\n\nTWR-code\n\nPlanning\n\ngereed\n\n3\n\nInrichten EXCEL-bestand\n\nPlanning\n\nGereed\n\n4\n\nWerkinstructies\n\nProcesinrichting\n\nGereed\n\n5\n\nInrichting KIS\n\nKwaliteitsbureau\n\nWeek 5\n\n6\n\nWerkstromenmatrix\n\nPlanning\n\nWeek 5\n\n7\n\nConfiguratie DCX OV\n\nLIV\n\nGereed\n\n8\n\nTesten DCX-OV\n\nLIV\n\nGereed\n\n9\n\nOpstellen sjabloon verwerkingsverslag\n\nAccount / Kwaliteitsbureau\n\nGereed\n\n10\n\nChecklist opnemen\n\nAccount\n\nGereed\n\nBijlage 1 Verwerkingsverslag\n\nverwerkingsverslag\n\nAlgemeen\n\nAantal ontvangen dossiers\n\nRealisatie\n\nAantal verwerkte FWP\u2019s\n\nAantal vervaardigde CSV-regels\n\nAantal vervaardigde pdf\u2019s\n\nOnregelmatigheden in het proces\n\nBevindingen Kwaliteitsbureau\n\nChecklist\n\nChecklist ori\u00ebntatiefase (klanteisen):\n\n1\n\nZijn eisen eindproduct bekend?\n\nX\n\n2\n\nZijn eisen transport van klant naar CI bekend?\n\nX\n\n3\n\nZijn eisen m.b.t. tijdelijke opslag (fysiek) bij de CI bekend?\n\nX\n\n4\n\nZijn eisen m.b.t. tijdelijke opslag (digitaal bijv. back-up, dvd) bij de CI bekend?\n\nX\n\n5\n\nZijn eisen doorlooptijd bekend?\n\nX\n\n6\n\nZijn eisen transport terug naar klant bekend?\n\nX\n\n7\n\nIs een inschatting gemaakt m.b.t. benodigde capaciteit?\n\nX\n\n8\n\nZijn eisen m.b.t. het soort (transport) medium bekend?\n\nX\n\nChecklist projectvoorbereiding (draaiboek):\n\n1\n\nZijn alle klanteisen vertaald in het draaiboek?\n\nX\n\n2\n\nZijn technische eisen vertaald in het draaiboek?\n\nX\n\n3\n\nZijn proceseigenaren bekend?\n\nX\n\nChecklist projectvoorbereiding (technische inrichting):\n\n1\n\nIs de originele testset aanwezig?\n\nX\n\n2\n\nGedetailleerde release informatie aanwezig?\n\nX\n\nChecklist projectvoorbereiding (pilot):\n\n1\n\nKlanteisen bij uitvoering bekend?\n\nX\n\n2\n\nTest materiaal beschikbaar voor de pilot?\n\nX\n\n3\n\nTestformulier aanwezig?\n\nX\n\nChecklist projectvoorbereiding (pilot review):\n\n1\n\nVerwerkt conform de gestelde klanteisen?\n\nX\n\n2\n\nChecklist volledig ingevuld?\n\nX\n\n3\n\nReview, opmerkingen verwerkt in draaiboek?\n\nX\n\nChecklist projectvoorbereiding (offreren):\n\n1\n\nKostprijs berekend?\n\nX\n\n2\n\nRandvoorwaarden gesteld vanuit review pilot?\n\nX\n\n3\n\nUitzonderingen gecommuniceerd met de klant?\n\nX\n\n4\n\nOfferte met CMT besproken?\n\nX\n\nChecklist operationalisering:\n\n1\n\nWI\u2019s geschreven en uitgereikt?\n\nX\n\n2\n\nLogistiek ingericht (E-PGK, TWR)?\n\nX\n\n3\n\nCapaciteit ingepland en aanwezig?\n\nX\n\n4\n\n(Bedrijfs)proces ingericht (ondersteuning)?\n\nX\n\n5\n\nWerkopdracht uitgegeven (signaal richting planning)?\n\n6\n\nKPI's en KIS ingericht?\n\n7\n\nOvergedragen naar productie (producent)?\n\nX\n\nPoststukken worden aangeleverd op een digitale drager, in een map per zaak. Elke map\n                                    is voorzien van een xml-bestand. Na controle van de stukken op compleetheid en scankwaliteit\n                                    wordt het xml bestand gebruikt om de stukken in te laden.\n\nDe levering.xml moet inhoudelijk uitzien als onderstaand voorbeeld. Er wordt gecontroleerd\n                                    of het zaaknummer in de levering.xml uit 10 cijfers bestaat en hetzelfde nummer heeft\n                                    als de map waar het in zit.\n\nZijn er afwijkingen gevonden, dan wordt de levering afgekeurd en wordt er contact\n                                    opgenomen met het digitaliseringsbedrijf. Zijn er geen afwijkingen gevonden, worden\n                                    de mappen gekopieerd naar de netwerkschijf van de RCE. Vanuit deze locatie worden\n                                    op basis van de xml de bestanden elk kwartier automatisch in het DMS geladen. Dit\n                                    levert logfiles op, die controleert worden om er zeker van te zijn dat elk document\n                                    juist is ingeladen.\n\nDe registratie kan dan verder worden afgerond. Een onderdeel van deze registratie\n                                    is de controle of de documenten zoals aangegeven op de scanopdracht, zich ook digitaal\n                                    in het dossier bevinden.\n\nZaaktype:\n\nOntvangstdatum:\n\nGegevens Eigenaar\n\nNaam:\n\nStraatnaam + huisnummer:\n\nPostcode en woonplaats:\n\nTelefoonnummer\n\nE-mailadres\n\nBSN/KvK nummer\n\nGegevens begunstigde\n\nNaam:\n\nStraatnaam + huisnummer:\n\nPostcode en woonplaats:\n\nBSN/KvK nummer\n\nGegevens gemachtigde\n\nNaam:\n\nStraatnaam + huisnummer:\n\nPostcode en woonplaats:\n\nTelefoonnummer\n\nGegevens contactpersoon\n\nNaam:\n\nTelefoonnummer\n\nE-mailadres\n\nhet volgende zelfstandig onderdeel:\n\nNaam\n\n:\n\nPKN Kerk\n\nOmschrijving zelfstandig onderdeel\n\n:\n\nKerkgebouw\n\nStraatnaam/huisnummer\n\n:\n\nWaterstraat 4\n\nPostcode/plaats\n\n:\n\n4356 Bjoostkapelle\n\nMonumentnummer\n\n:\n\n42167\n\nGeef in de kolom naast de code het aantal documenten van dit type aan.\n\nDocumentsoort\n\nCode\n\nDocumentsoort\n\nCode\n\nOntvangstbevestiging\n\n001\n\nRapport/bodem/geochemisch rapport\n\n705\n\nVerzoek aanvullende informatie/opvraagbrief\n\n002\n\nRapport/materiaalaantasting rapport\n\n706\n\nVerzoek aanvullende informatie/rappelbrief\n\n003\n\nRapport/tuin/park historisch rapport\n\n707\n\nBesluit/beschikking afwijzing\n\n006\n\nRapport/decoratie/kleurrapport\n\n708\n\nBesluit/beschikking subsidieverlening\n\n007\n\nRapport/advies behandelingsmethode\n\n709\n\nBesluit/beschikking intrekking\n\n020\n\nRapport/bouwfysisch rapport\n\n710\n\nBesluit/beschikking wijziging\n\n022\n\nRapport/constructie rapport\n\n711\n\nInterne correspondentie/PARAF\n\n030\n\nInterne correspondentie/scanopdracht\n\n999\n\nMeerjarenbegroting\n\n037\n\nBesluit/verleningsbrief\n\n1000\n\nAanvraag (geen specificatie)\n\n038\n\nBesluit/geen specificatie\n\n1001\n\nMelding/verantwoording\n\n040\n\nBesluit/ambtshalve toewijzing\n\n1002\n\nOndertekening/machtiging: ondertekening\n\n150\n\nBesluit/niet behandelen\n\n1003\n\nOndertekening/machtiging: machtiging financi\u00eble transacties\n\n151\n\nBesluit/vaststellingsbrief\n\n1004\n\nOndertekening/machtiging: machtiging gemachtigde\n\n152\n\nFoto (geen specificatie)\n\n1012\n\nVerklaring/prestatieverklaring\n\n153\n\nMededeling (geen specificatie)\n\n1013\n\nVerklaring/accountantsverklaring\n\n154\n\nMededeling aanvang werk\n\n1014\n\nVerklaring/gemeentelijke verklaring\n\n155\n\nMededeling einde werk\n\n1015\n\nVerklaring/BTW verklaring\n\n156\n\nRapport (geen specificatie)\n\n1016\n\nVerklaring/BTW verklaring\n\n157\n\nBouwhistorisch rapport\n\n1017\n\nVerklaring/monument verklaring\n\n158\n\nBouwtechnisch rapport\n\n1018\n\nVerklaring/polis inzake herbouwwaarde\n\n159\n\nTekening (geen specificatie)\n\n1019\n\nVerklaring/onderbouwing herbouwwaarde\n\n160\n\nTekening/detailtekening\n\n1020\n\nVerklaring/onderbouwing prioriteit 1 kernwaarden\n\n161\n\nTekening/doorsnede\n\n1021\n\nOverzichten/termijn -betalingsoverzicht\n\n200\n\nTekening/kadastrale kaart\n\n1022\n\nOverzichten/meer -minderwerk/onvoorzien\n\n201\n\nTekening/ontwerptekening\n\n1023\n\nOverzichten/overzicht architect(en)\n\n202\n\nTekening/rioleringstekening\n\n1024\n\nOverzichten/overzicht adviseur(s)\n\n203\n\nTekening/bestaande toestand\n\n1025\n\nFoto/overzichtsfoto\n\n400\n\nTekening/constructie details\n\n1026\n\nFoto/detailfoto\n\n401\n\nTekening/zelfstandig onderdeel\n\n1027\n\nTekening/plankaart\n\n500\n\nVerslag (geen specificatie)\n\n1028\n\nTekening/overzichtskaart\n\n501\n\nBouwvergadering\n\n1029\n\nTekening/overzichtstekening\n\n502\n\nBestek (geen specificatie)\n\n1031\n\nTekening/situatietekening (opnametekening)\n\n600\n\nMelding (geen specificatie)\n\n1032\n\nTekening/situatietekening (plantekening)\n\n601\n\nVerzoek uitstel\n\n1033\n\nTekening/doorsnede (opnametekening)\n\n602\n\nOfferte (geen specificatie)\n\n1034\n\nTekening/doorsnede (plantekening)\n\n603\n\nVoornemen/geen specificatie\n\n1035\n\nTekening/profiel (opnametekening)\n\n604\n\nBegeleidingsformulier\n\n1036\n\nTekening/profiel (plantekening)\n\n605\n\nKennisgeving derden/geen specificatie\n\n1037\n\nTekening/constructiedetail (opnametekening)\n\n606\n\nKennisgeving derden/aanbiedingsbrief\n\n1038\n\nVersie 1.8\n\nGoedkeuring voor gebruik\n\nNaam\n\nHandtekening\n\nDatum\n\nOpgesteld door:\n\nEmilie van Riemsdijk\n\nInez van Rijnberk\n\n19-06-2015\n\nAangevuld door:\n\nGoedgekeurd door:\n\nDeze werkinstructie is geschreven voor het proces digitalisering archieven. Het deelproces\n                                             hiervan is het controleren van de scankwaliteit. De medewerker DIV controleert de\n                                             scankwaliteit van de documenten die terug zijn gekomen van de belastingdienst.\n\nAfspraak is een archief per mediadrager en in een folder.\n\nZijn deadlines gehaald. Is het tijdig gedigitaliseerd? Zie overzicht Transporten Belastingdienst.\n\nGeef de disk/HD een nummer en maak hiervoor een sticker op de label printer bij de\n                                             bibliotheek, nummer is bijvoorbeeld 2014004, kijk hiervoor in transporten belastingdienst.\n\nTransporten belastingdienst\n\nRegistreer dit nummer in transporten belastingdienst\n\nNeem de opdracht er bij die naar de belastingdienst is verzonden, welk implementatieplan\n                                             is gebruikt? Versienummer en referentienummer\n\noverzicht plannen belastingdienst\n\nMaak een map op k schijf onder controle scankwaliteit met de naam van het archief\n                                             en de datum van verzending, maak hierin twee mapjes voor A0 en A3.\n\nGeef twee checklists de naam van het archief en of het A0 of A3 betreft en zet alle\n                                             bevindingen in de checklist met een V (akkoord) of een X (niet akkoord)\n\nPlaats de disk/HD in de computer en open de map\n\nKopieer alle CSV bestanden van het archief naar het juiste mapje op de K schijf (deze CSV bestanden mogen niet\n                                             gewijzigd worden!)\n\nSelecteer de bestanden op de HD op grootte en test de scankwaliteit van de vijf kleinste en de drie grootste bestanden, zet de bevindingen in de checklist\n\nNeem 5% van het aantal bestanden met een maximum van 200 en kopieer dit naar het mapje op de K schijf. Verwijder deze bestanden na de controle\n                                             weer van de k schijf.\n\nVergelijk het aantal PDF bestanden op de HD met het aantal bestanden zoals weergegeven in het CSV bestand\n\nDe HD/Disk kan nu uit de computer, je hebt de bestanden op de k schijf gezet\n\nCheck het CSV bestand. Is het gescand volgens het implementatieplan. Zie hiervoor het overzicht plannen belastingdienst.\n\nVergelijk de meta data uit dit overzicht met de informatie in het CSV bestand. Tel\n                                             kolom 1 t/m 5 niet mee begin bij kolom 6 soort Archief\n\nKopieer eventueel ook de registratielijst naar het mapje op de K schijf\n\nMonumentnummers uit de registratielijst controleren t.o.v. monumentnummers in CSV bestanden. Doe hiervoor een steekproef. Neem 5% van\n                                             alle monumentnummers uit de registratielijst(en) met een maximum van 200 en maak hier\n                                             een aparte lijst van. Vergelijk deze monumentnummers met de monumentnummers uit de\n                                             CSV bestanden. Dit kun je doen door te zoeken in de CSV file met CTRL F. Als deze\n                                             allemaal kloppen dan kan er een vinkje in de checklist. Als een monumentnummer uit\n                                             de registratielijst niet voorkomt dan kun je besluiten om alle monumentnummers te\n                                             vergelijken om te kijken of het archief afgekeurd kan worden.\n\nIndien je binnen de steekproef controle een fout tegen komt dan moet de levering afgekeurd\n                                             worden. Dit gaat volgens het proces digitaliseren archieven belastingdienst/ werkinstructie\n                                             transporten belastingdienst. We gaan in geen geval de fouten zelf herstellen!\n\nwerkinstructie transport belastingdienst\n\nKopieer bestand NamenAuto.cmd in de verkenner bij de documenten die je gaat controleren\n                                             op scan kwaliteit\n\nOpen het bestand NamenAuto.cmd, er verschijnt een txt bestand, open dit\n\nKopieer de informatie uit het txt bestand in Excel.\n\nLet er op dat het in Excel in dezelfde volgorde staat als in de verkenner, dit kun\n                                             je doen door te sorteren op naam in de verkenner en vergelijk dit met hoe het in Excel\n                                             staat.\n\nKopieer en plak (optie cellen overschrijven) de informatie uit Excel in de checklist\n                                             onder bestandsnaam.\n\nOpen voor het controleren van de scankwaliteit de documenten die gekopieerd zijn in\n                                             de map op de k schijf.\n\nGeef op de checklist aan of de volgende punten akkoord zijn met een vinkje (v) of\n                                             ontbreken met een kruisje (x).\n\nLet op de volgende punten:\n\n\u2022 Is de scan leesbaar? Niet op zijn kop gescand, niet vaag gescand\n\n\u2022 PDF/A standaard: zie blauwe balk boven document\n\n\u2022 Doorzoekbaar full tekst bij IT3 en IT 4. (IT0 is niet doorzoekbaar) zoek met CTRL\n                                                   F\n\n\u2022 Markeerbladen: kijk of het bestand op de eerste bladzijde begint en of de pagina\u2019s\n                                                   kloppen en kijk naar de laatste pagina.\n\nAan het einde van het controleren kan de disk/ HD in de krat digitalisering archieven\n                                             om daarna ingeladen te worden in DMS.\n\nBijlagen: Checklist leveringen BD"}