Title: wetten.nl - Regeling - Beleidsregel protocollen notariaat - BWBR0044806

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0044806/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Beleidsregel protocollen notariaat - BWBR0044806", "content": "Besluit van de Minister voor Rechtsbescherming van 3 februari 2021 Directie Juridische\n                                    en Operationele Aangelegenheden, 3180197, tot vaststelling van beleidsregels op het\n                                    gebied van protocolbeheer en -toewijzing binnen het notariaat (Beleidsregel protocollen\n                                    notariaat)\n\nGelet op artikel 15, eerste lid, van de Wet op het notarisambt\n\nIn deze beleidsregel wordt het beleid ten aanzien van het toewijzen van (probleem)protocollen\n                                       aan (kandidaat-)notarissen, het beheer van protocollen en het wijzigen van vestigingsplaats\n                                       uiteengezet.\n\nIn het Nederlandse rechtsbestel is een belangrijke rol weggelegd voor het notariaat.\n                                       In de Wet op het notarisambt (Wna) zijn onder meer de benoemingsprocedure, de vereisten waaraan moet worden voldaan\n                                       om te kunnen worden benoemd tot notaris en de zorg voor het protocol neergelegd. Op\n                                       grond van artikel\u00a02, eerste lid, van de Wna, houdt het ambt van notaris de bevoegdheid in om authentieke akten te verlijden in\n                                       de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij zulks van hem verlangt\n                                       en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. Het vereiste dat\n                                       bepaalde rechtshandelingen alleen in de vorm van een notari\u00eble akte kunnen worden\n                                       verricht, is met het oog op de rechtszekerheid en rechtsbescherming. De aktes zijn\n                                       van belang voor de juistheid van openbare registers en het maatschappelijke vertrouwen\n                                       in het rechtsverkeer. Het originele exemplaar van een notari\u00eble akte \u2013 de minuut \u2013\n                                       behoort tot het protocol van de notaris. Het protocol betreft de minuten, notari\u00eble\n                                       verklaringen, registers, afschriften, repertoria en kaartsystemen die onder de notaris\n                                       berusten. Het beheer van het protocol maakt deel uit van de notari\u00eble ambtsuitoefening.\n\nMede gelet op het belang van notari\u00eble akten voor de rechtszekerheid en het rechtsverkeer\n                                       is het beroep van notaris wettelijk gereglementeerd. De beroepsreglementering bevat\n                                       onder meer opleidingseisen, titelbescherming, voorbehouden activiteiten, eisen aan\n                                       de uitoefening van het ambt en tuchtrecht.\n\nHet protocol is in beheer van de notaris die het ambt, waar het beheer van het protocol\n                                       deel van uitmaakt, voor eigen rekening en risico uitoefent. Indien de notaris overlijdt,\n                                       defungeert of wijzigt van vestigingsplaats zonder medeneming van zijn protocol, wijst\n                                       Onze Minister, gehoord de KNB, een notaris aan om het protocol en de overige notari\u00eble\n                                       bescheiden over te nemen. Dit is geregeld in artikel 15 van de Wna. De KNB heeft in de Verordening overdracht protocol nadere regels gesteld over de\n                                       overdracht van het protocol.1 Vanuit het stelsel van de Wna is bepaald dat het beheer van een protocol altijd bij een notaris moet zijn belegd\n                                       door middel van toewijzing van het protocol dan wel door waarneming van het protocol\n                                       door een notaris.\n\nVoor de gevallen waar het uitgangspunt dat de ambtsuitoefening voor rekening en risico\n                                       van de notaris is voor de individuele opvolgende notaris onredelijk uitpakt, is de\n                                       KNB in artikel 88a van de Wna opgedragen een financieel vangnet te cre\u00ebren door de inrichting van een kwaliteitsfonds.\n                                       De niet verhaalbare, noodzakelijke kosten om een protocol op orde te brengen en daarmee\n                                       (de continu\u00efteit van) de goede notari\u00eble dienstverlening te garanderen, kunnen door\n                                       dit fonds worden gecompenseerd. Deze compensatie berust bij de KNB vanuit de gedachte\n                                       dat het notariaat uiteindelijk een collectieve verantwoordelijkheid heeft voor de\n                                       aan haar exclusief opgedragen ambtelijke taken draagt. Niettemin is en blijft de (gedefungeerd)\n                                       notaris verantwoordelijk voor de kosten die voortvloeien uit de overname van diens\n                                       protocol. Er rust dan ook op de notaris die een protocol achterlaat een grote verantwoordelijkheid\n                                       om zijn of haar protocol tijdig op orde te brengen en goed verzorgd achter te laten.\n\nRegelmatig wordt de vraag gesteld hoe te handelen als een protocol vrijkomt door defungeren\n                                       van een notaris of wijziging van vestigingsplaats zonder medeneming van het protocol\n                                       en er nog geen verzoek tot overname is gedaan noch een ondernemingsplan is ingediend\n                                       waarbij tevens wordt verzocht om toewijzing van het vrijgekomen protocol. Zowel de\n                                       KNB als de Minister voor Rechtsbescherming achten het wenselijk dat ge\u00efnteresseerde\n                                       kandidaat-notarissen de kans wordt geboden om op basis van het vrijgekomen protocol\n                                       een benoemingsverzoek en ondernemingsplan in te dienen. Dit betekent dat een vrijgekomen\n                                       protocol niet automatisch aan een kantoorgenoot of associ\u00e9 wordt toegewezen of aan\n                                       een notaris die in de nabijheid is gevestigd van de (gedefungeerde) notaris die het\n                                       protocol achterlaat.\n\nOm kandidaat-notarissen de mogelijkheid te bieden een benoemingsverzoek en ondernemingsplan\n                                       in te dienen, wordt een redelijke termijn in acht genomen. Bij het vrijkomen van een\n                                       protocol wordt het protocol daarom tenminste vijf maanden open gesteld en maximaal\n                                       tien maanden indien zich binnen de vijfmaandstermijn van openstelling van het protocol\n                                       een kandidaat-notaris heeft gemeld die de benoemingsprocedure moet doorlopen. Dit\n                                       hangt samen met de geldende termijn voor het doorlopen van de benoemingsprocedure\n                                       als bedoeld in artikel 8, vijfde lid, van de Wna. In de tussenliggende periode dient een waarnemer te worden benoemd door de Kamer\n                                       voor het notariaat. Het is de verantwoordelijkheid van de vertrekkend notaris om te\n                                       zorgen voor een goede waarneming van zijn protocol. Indien zich geen notaris meldt\n                                       voor overname van het protocol of indien het benoemingsverzoek van een kandidaat-notaris\n                                       niet tot benoeming leidt, ligt toewijzing van het protocol aan een kantoorgenoot,\n                                       associ\u00e9 of nabij gevestigde notaris in de rede.\n\nIndien meerdere (kandidaat-)notarissen een verzoek doen om toewijzing van een vrijgekomen\n                                       protocol of indien zich geen opvolger op het protocol meldt, neemt de Minister voor\n                                       Rechtsbescherming een gemotiveerde beslissing ten aanzien van de toewijzing van het\n                                       protocol. Zoals bepaald in artikel 15 van de Wna vindt toewijzing van een protocol niet plaats zonder dat aan de KNB is verzocht een\n                                       schriftelijk gemotiveerd advies uit te brengen. De KNB heeft dan \u00e9\u00e9n maand de tijd\n                                       om advies uit te brengen. Indien de KNB geen of een \u2013 in de ogen van de Minister voor\n                                       Rechtsbescherming \u2013 onvoldoende gemotiveerd advies uitbrengt dan zal de minister het\n                                       protocol toewijzen. Bij de beslissing tot toewijzing kunnen de volgende overwegingen\n                                       een rol spelen (opsomming is niet cumulatief en niet limitatief):\n\n\u2212 nabijheid van het notariskantoor in verband met bereikbaarheid van het protocol;\n\n\u2212 specialisatie van het notariskantoor;\n\n\u2212 eerdere betrokkenheid bij het protocol (bijvoorbeeld als waarnemer of kantoorgenoot).\n\nIn bijzondere gevallen kan worden afgeweken van de standaard vijfmaandstermijn van\n                                       openstelling van het protocol. Dit is het geval bij een probleemprotocol of gevallen\n                                       waarbij door persoonlijke omstandigheden en/of de betrokken belangen van derden snelle\n                                       overdracht van het protocol noodzakelijk en gewenst is of het voortbestaan van het\n                                       kantoor wordt gegarandeerd door het protocol over te dragen aan een (nog tot notaris\n                                       te benoemen) kantoorgenoot. Afwijken van de vijfmaandstermijn geschiedt altijd in\n                                       overleg met de KNB.\n\nEr is geen wettelijke definitie van het begrip probleemprotocol. De Minister voor\n                                       Rechtsbescherming en de KNB bepalen of sprake is van een probleemprotocol waarvoor\n                                       geldt dat de bovengenoemde snelle overdracht noodzakelijk en wenselijk is. Van een\n                                       probleemprotocol kan in ieder geval sprake zijn als (opsomming is niet cumulatief\n                                       en niet limitatief):\n\n\u2212 het een solitair kantoor betreft en er nog andere kantoren in dezelfde vestigingsplaats\n                                             zijn gevestigd;\n\n\u2212 het kantoor onder verscherpt toezicht van het Bureau Financieel Toezicht staat;\n\n\u2212 er sprake is van dalende aantallen akten en dalende omzet;\n\n\u2212 er betalingsachterstand is bij debiteuren (bijvoorbeeld bij de KNB, het Kadaster of\n                                             een pensioenfonds);\n\n\u2212 gebleken is dat de kantooradministratie niet op orde is;\n\n\u2212 zich problemen voordoen ten aanzien van de verzekerbaarheid van het protocol;\n\n\u2212 er geen geld is voor een waarnemer.\n\nZoals in onderdeel 3 is beschreven, is het uitgangspunt bij het vrijkomen van protocollen\n                                       dat hierbij een redelijke termijn in acht wordt genomen. De termijn van vijf tot maximaal\n                                       tien maanden blijkt in gevallen waarbij sprake is van een probleemprotocol te lang,\n                                       omdat gedurende die periode extra kosten worden gemaakt door de notaris die het protocol\n                                       wil overnemen en het protocol waarneemt. Het waar te nemen kantoor moet namelijk openblijven,\n                                       hetgeen betekent dat de kosten hiervoor doorlopen. Om deze reden is bepaald dat probleemprotocollen\n                                       versneld, na twee weken openstelling en publicatie op het extranet van de KNB (NotarisNet),\n                                       kunnen worden toegewezen aan een notaris.\n\nNotarissen krijgen twee weken na de publicatie van het vrijgekomen protocol op NotarisNet\n                                       de tijd om hun belangstelling schriftelijk en gemotiveerd kenbaar te maken op grond\n                                       van artikel\u00a015 van de Wna. Indien een notaris belangstelling heeft en in aanmerking komt voor toewijzing van\n                                       het protocol, kan kort na de openstellingstermijn van twee weken het protocol worden\n                                       toegewezen.\n\nBij brieven van 3\u00a0september 2018 en 20\u00a0mei 2019 is de KNB ge\u00efnformeerd over het beleid\n                                       ter zake het wijzigen van vestigingsplaats.\n\nIn de praktijk van wijziging van vestigingsplaats kan onderscheid worden gemaakt tussen\n                                       vier situaties:\n\na. wijziging van vestigingsplaats binnen het arrondissement zonder medeneming van het\n                                             protocol;\n\nb. wijziging van vestigingsplaats binnen het arrondissement met medeneming van het protocol;\n\nc. wijziging van vestigingsplaats buiten het arrondissement zonder medeneming van het\n                                             protocol;\n\nd. wijziging van vestigingsplaats buiten het arrondissement met medeneming van het protocol.\n\nDe huidige wettelijke regeling zoals op genomen in artikel\u00a015 van de Wna ter zake het wijzigen van de vestigingsplaats lijkt onduidelijk over de werkwijze\n                                       bij de situatie als beschreven onder a. Uit deze bepaling zou onbedoeld de conclusie\n                                       kunnen worden getrokken dat een notaris moet worden ontslagen en vervolgens weer worden\n                                       benoemd indien deze binnen het arrondissement van vestigingsplaats wil wijzigen en\n                                       het protocol wil achterlaten. Dit leverde voor het notariaat een onwenselijke situatie\n                                       op en voor alle partijen een omslachtige procedure waar geen noodzaak voor is omdat\n                                       er geen benoemingsvraagstuk aan ten grondslag ligt, maar een vraagstuk ten aanzien\n                                       van de wijziging van vestigingsplaats en toewijzing van het protocol. Het is niet\n                                       de bedoeling van de wetgever geweest om in deze specifieke situatie onnodige administratieve\n                                       lastendruk voor het notariaat te cre\u00ebren.\n\nGelet op de onwenselijke neveneffecten van de hiervoor beschreven aparte procedure\n                                       en de achterliggende doelstellingen van de verschillende procedures, zal voor alle\n                                       gevallen ter zake wijziging van vestigingsplaats de procedure van de artikelen\u00a010 en 15 Wna worden gevolgd.\n\n\u2018s-Gravenhage, 3\u00a0februari 2021\n\nDe Minister voor Rechtsbescherming,\n\nA.G. van \nDijk\n\nDirecteur-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving"}