Title: wetten.nl - Regeling - Besluit directeur- generaal DUO betreffende vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO, 2015 - BWBR0036559

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0036559/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Besluit directeur- generaal DUO betreffende vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO, 2015 - BWBR0036559", "content": "Besluit tot vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO\n\nDe directeur-generaal DUO,\n\nGelet op:\n\n\u2013 de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012\n                                          nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen\n                                          van nadere regels betreffende vervanging;\n\n\u2013 \nartikel 7 van de Archiefwet.\n\nbesluit(en):\n\n1 over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden\n                                          die op grond van BSD \u2018Mens en Werk\u2019 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden\n                                          worden vernietigd.\n\n2 reproductie geschiedt op de wijze zoals beschreven in het vastgestelde Handboek digitale\n                                          vervanging P-documenten DUO;\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking\n                                    van dit besluit in Staatscourant\n\nDit besluit kan worden aangehaald als: Besluit directeur- generaal DUO betreffende\n                                    vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO, 2015.\n\nGroningen, 7 april 2015\n\nDe directeur-generaal DUO,\n\nR.J.A. \nKerstens\n\nDe bijlage bevat een samenvatting van het handboek digitale vervanging P-documenten\n                                 DUO. Het volledige handboek ligt ter inzage bij DUO, hoofdvestiging Groningen.\n\nHet handboek is 2 maart 2015 definitief vastgesteld, versie 0.5 en bevat 297 pagina\u2019s.\n\nHet handboek bestaat uit acht hoofdstukken en 19 bijlagen:\n\n1. Organisatie\n\n1.1 De organisatie van DUO\n\n1.2 De mandaatregeling.\n\n1.3 Locaties\n\n1.4 De afdeling belast met substitutietaken\n\n1.5 De gedragscode\n\n1.6 Centrale Record Management Applicatie (cRMA)\n\n1.6.1 Structuur cRMA\n\n1.6.2 Beheerpartijen\n\n2. Kaders en richtlijnen vervangingsproces\n\n3. Reikwijdte van het vervangingsproces\n\n3.1 Organisatieonderdelen waarvoor het handboek van toepassing op is\n\n3.2 Beschrijving van de te vervangen documenten\n\n3.3 Documenten waarop het vervangingsproces niet op van toepassing is\n\n4. Taken en verantwoordelijkheden binnen het vervangingsproces\n\n4.1 Beheer van dit handboek\n\n4.2 Inzet van (tijdelijk) personeel\n\n4.3 Aangewezen personeel per (deel)taak\n\n5. Bevoegdheden en autorisaties binnen het vervangingsproces\n\n5.1 Beschikbaarheid van P-documenten gedurende het vervangingsproces\n\n5.2 Autorisatie(s) ontvangst, opslag en beheer van documenten\n\n5.3 Autorisatie(s) in SAP, P-Direkt en cRMA\n\n5.4 Autorisatie(s) voor het scannen van P-documenten\n\n5.5 Bevoegdheden tot scanwerkplek\n\n5.6 Bevoegdheden tot opslagruimte\n\n5.7 Bevoegdheden tot de afdelingsschijf\n\n6. Inrichting van het vervangingsproces\n\n6.1 Vervangingsproces schematisch\n\n6.2 Vervangingsproces bestaande personeelsdossiers\n\n6.3 Vervangingsproces nieuwe personeelsdocumenten\n\n6.3.1 Ontvangst P-gerelateerde documenten\n\n6.3.2 Beoordeling P-documenten\n\n6.3.3 Prioritering van P-documenten\n\n6.3.4 Voorbewerken van P-documenten\n\n6.3.5 Scannen van P-documenten\n\n6.3.6 Indexeren van P-documenten\n\n6.3.7 Controleren van P-documenten\n\n6.3.8 Verzending van P-documenten\n\n6.3.9 Registratie & berging van P-documenten\n\n6.3.10 Vernietiging van P-documenten\n\n7. Verantwoordelijkheden P-Direkt\n\n7.1 Continu\u00efteit P-Direkt en cRMA\n\n7.2 Continu\u00efteit techniek\n\n7.3 Bescherming persoonsgegevens\n\n8. Begrippenlijst\n\nBijlage 1 Ondermandaatregeling DUO\n\nBijlage 2 Beheerreglement DUO\n\nBijlage 3 P-structuur centrale Record Management Applicatie (cRMA)\n\nBijlage 4 Toekennen, wijzigen en verwijderen van autorisatie(s) in SAP, P-Direkt en\n                                    cRMA\n\nBijlage 5 Bewerkersovereenkomst Belastingdienst / DUO\n\nBijlage 6 Procedure verzending P-documenten\n\nBijlage 7 Procedure scanning digitaal aangeleverde documenten\n\nBijlage 8a Instructie kwaliteitscontrole\n\nBijlage 8b Instructie scancontrole\n\nBijlage 9 Processen en prioritering t.b.v. P-Dossier en Documenten P-Dossier\n\nBijlage 10 Procedure IKAP documenten en overige declaraties\n\nBijlage 11 Instructie scannen\n\nBijlage 12 Hardware en software\n\nBijlage 13 Instellingen hardware\n\nBijlage 14 Toevoegen van metadata\n\nBijlage 15 Procedure doorvoeren correcties op het personeelsdossier.\n\nBijlage 16 Sleutelprocedure\n\nBijlage 17 Instructie vernietiging oorspronkelijk aangeleverde documenten\n\nBijlage 18 Handleiding Scannen en CRMA-HIC\n\nBijlage 19a Draaiboek 1.0\n\nBijlage 19b Draaiboek 1.1\n\nIn het handboek wordt uitgegaan van de juridische grondslag voor het vervangingsproces:\n                                    art. 7 Archiefwet 1995 in combinatie met art. 2 en art. 6 Archiefbesluit 1995 en artikel 26b Archiefregeling 2010. Uit deze artikelen kan worden geconcludeerd dat de DUO bevoegd is archiefbescheiden\n                                    te vervangen door reproducties met het doel de vervangen archiefbescheiden te vernietigen.\n                                    Daarnaast is van belang dat DUO rekening houdt met haar taak als overheidsorgaan,\n                                    de verhouding met andere overheidsorganen, de waarde van de archiefbescheiden als\n                                    bestanddeel van het cultuur erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende\n                                    gegevens voor overheidsorganen. Tot slot kan worden geconcludeerd dat bij het vervangingsproces\n                                    rekening moet worden gehouden met de kwaliteit van de reproducties. Die moet dusdanig\n                                    zijn dat een juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden gewaarborgd\n                                    is.\n\nDe aspecten, genoemd in art. 26b Archiefregeling, staan allen genoemd in dit handboek:\n\n\u2022 Reikwijdte van het vervangingsproces;\n\nDe reikwijdte van het vervangingsproces staat beschreven in hoofdstuk 3 van het handboek.\n\n\u2022 Inrichting van de hardware waarmee wordt vervangen en de gekozen instellingen;\n\nDe hardware die gebruikt wordt en de inrichting hiervan staan beschreven in paragraaf\n                                          6.3.5.\n\nUitgebreide informatie staat beschreven in de bijlagen 12 en 13.\n\n\u2022 Software waarmee wordt vervangen, en de gekozen instellingen (indien van toepassing);\n\nUitgebreide informatie staat beschreven in bijlage 12 en 13.\n\n\u2022 Criteria voor de keuze van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;\n\nDe instellingen zijn terug te vinden in bijlage 13, onder het kopje kleur instellingen.\n\n\u2022 Wijze waarop de reproductie tot stand komt;\n\nDe inrichting van het vervangingsproces staat beschreven in hoofdstuk 6. Specifiek\n                                          voor het scannen van P-documenten zijn de bijlagen 7 en 11 opgesteld.\n\n\u2022 Inrichting van (kwaliteit)controles;\n\nGedurende het vervangingsproces vinden er meerdere (kwaliteit)controles plaats. Wanneer\n                                          deze controles plaatsvinden en hoe dit gebeurt staat beschreven in paragraaf 6.3.2\n                                          Beoordeling van P-documenten onder het kopje controle op kwaliteit, paragraaf 6.3.5\n                                          Scannen van P-documenten onder de kopjes scancontroles en controle scantotalen en\n                                          paragraaf 6.3.7 Controleren van P-documenten. Daarnaast zijn in bijlagen 8a en 8b\n                                          een uitgebreide beschrijving m.b.t. de controles terug te vinden.\n\n\u2022 Het herstellen van eventuele fouten;\n\nDe procedure m.b.t. het corrigeren van fouten in het digitale P-dossier staat in bijlage\n                                          15.\n\n\u2022 Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.\n\nDe procedure m.b.t. vernietiging van vervangen archiefbescheiden staat in bijlage\n                                          17."}