Title: wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport - BWBR0041300

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0041300/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport - BWBR0041300", "content": "Besluit van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 23 augustus 2018\n                                    tot vervanging personele archiefbescheiden Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn\n                                    en Sport\n\nDe Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,\n\nGelet op:\n\n\u2013 \nArtikel 7 van de Archiefwet.\n\n\u2013 \nArtikel 6 eerste lid van het Archiefbesluit 1995.\n\n\u2013 \nArtikel 26b van de Archiefregeling 2009.\n\nBesluit:\n\nDit besluit heeft betrekking op archiefbescheiden op papier die behoren of zullen\n                                    gaan behoren tot de personeelsdossiers van het kerndepartement van het Ministerie\n                                    van Volksgezondheid en van de diensten, de instellingen en de secretariaten van de\n                                    raden en commissies, zoals genoemd in het Organisatiebesluit VWS 2021. Deze archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties. Deze vervanging\n                                    betreft alle papieren archiefbescheiden die betrekking hebben op de personeelsgegevens\n                                    en salarisgegevens zoals beschreven in het \u2018Basisselectiedocument P-dossier is Mens-en-werk,\n                                    1945\u2013\u2019.\n\nDe digitale reproductie geschiedt ten minste overeenkomstig de specificaties en instellingen\n                                    zoals deze zijn opgenomen in de bijlage als ook in het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers van het Ministerie\n                                    van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant\n                                    waarin zij wordt gepubliceerd.\n\nDit besluit wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie\n                                    van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.\n\nDit besluit zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering\n                                       van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers. Het handboek ligt ter inzage bij de bibliotheek van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.\n\nDe Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,\n\nH.M. de \nJonge\n\nDeze bijlage bevat een samenvatting van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers\n                                 conform artikel 26b van de Archiefregeling 2009 (wijziging 17\u00a0december 2012).\n\nHet volledige handboek ligt ter inzage bij de bibliotheek van het Ministerie van Volksgezondheid,\n                                 Welzijn en Sport.\n\nDe zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst\n                                    voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van\n                                    het door hem toegepaste vervangingsproces:\n\na. De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een\n                                          opgave van de organisatieonderdelen en de categorie\u00ebn archiefbescheiden waarvoor het\n                                          vervangingsproces geldt;\n\nb. De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en\n                                          de randapparatuur;\n\nc. Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;\n\nd. De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit;\n\ne. De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend\n                                          de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter\n                                          zake van reproductie per batch of per stuk;\n\nf. De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van\n                                          fouten;\n\ng. Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;\n\nh. De kwaliteitsprocedures.\n\nDe documenten die het vervangingsproces doorlopen, betreffen alle originele papieren\n                                       personele documenten van de medewerkers van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn\n                                       en Sport die in het digitale personeelsdossier komen. Een onderscheid wordt gemaakt\n                                       tussen de volgende personele documenten:\n\n\u2013 alle bestaande originele papieren documenten die, met terugwerkende kracht, na scanning\n                                             zijn opgenomen in het gedigitaliseerd personeelsdossier van medewerkers van VWS;\n\n\u2013 alle nieuwe originele papieren documenten die na scanning bij de \u2018vervangings\u2019-locatie\n                                             (P-Direkt) zijn/worden opgenomen in het gedigitaliseerd personeelsdossier van medewerkers\n                                             van VWS.\n\nVoor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:\n\n\u2013 Scannen in kleur of zwart/wit- Minimaal 60 pagina\u2019s per minuut bij 300 dpi;\n\n\u2013 Invoer aan de voorzijde en optie voor recht papiertraject (portrait);\n\n\u2013 Papierinvoer van minimaal 100 vel;\n\n\u2013 Bedrijfscyclus van minimaal 7.500 scans per dag.\n\nVoor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8\n                                       Bit. Indien kleur door de scanners gedetecteerd wordt, zal de betreffende pagina toch\n                                       zwart-wit worden gescand.\n\nVoor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit.\n                                       Het scannen in kleur wordt telkens handmatig ingesteld. Op aanvraag is er wel een\n                                       kleurenprofiel te in te stellen.\n\n\u2013 Voor gedrukte teksten in zwart/wit betekent dit een bijna hoge kwaliteit, Alles is\n                                             goed leesbaar;\n\n\u2013 Voor gedrukte teksten in kleur betekent dit een hoge kwaliteit, alles is bijzonder\n                                             goed leesbaar;\n\n\u2013 Voor afbeeldingen in zwart/wit betekent dit een gemiddelde kwaliteit, alle relevante\n                                             details zijn zichtbaar;\n\n\u2013 Voor afbeeldingen in kleur betekent dit een hoge kwaliteit, alle relevante details\n                                             zijn heel goed zichtbaar.\n\nDe kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 300 dpi;\n\n\u2013 A4-formaat;\n\n\u2013 JPEG quality - 82 (op schaal van 1 tot 100);\n\n\u2013 Double sided scanning;\n\n\u2013 True color of zwart/wit;\n\n\u2013 OCR quality - High.\n\nDe Virtual Rescan instellingen zijn minimaal:\n\nZwart/wit:\n\nKleur:\n\nClarity (helderheid):\n\n\u2013 Brightness\n\n45\n\n50\n\n\u2013 Contrast\n\n50\n\n50\n\n\u2013 Gamma\n\n0\n\n0\n\nAutomatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal\n                                       (3) (onderdrukking van de achtergrond).\n\nDe Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Line filter (negeert dunne lijntjes) - Laag; Bij zwart/wit is de lineweight op normaal\n                                             (5);\n\n\u2013 Speckle Removal Filter (negeert kleine puntjes) - Zeer laag. (small 4);\n\n\u2013 Halftone pictures - normaal (50%) Density.\n\nDe Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Deskew (rechtzetten) - aan\n\n\u2013 Auto Crop (zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop aan) - aan;\n\n\u2013 Edge cleanup (haalt eventuele zwarte randen van de scan af) - aan;\n\n\u2013 Auto orientation (automatische pagina orientatie herkenning) - aan;\n\n\u2013 Fine Angle Adjustment (automatische afwijking van de scanhoek) - uit;\n\n\u2013 Edge Fill (automatische aanvullen met achtergrond bij hoekjes/randjes) - uit;\n\n\u2013 Auto Hole Fill (automatische perforatiegaten opvulling) - aan;\n\nDe kleurinstellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Colordetection (automatische kleurherkenning) - uit;\n\n\u2013 Detect small color areas (herkenning van kleine vlakken kleur) - aan - 50 (op schaal\n                                             van 100).\n\nDe Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Enable smoothing (sta regulering toe) - aan;\n\n\u2013 Background color (standaard achtergrondkleur) - Automatisch;\n\n\u2013 Background Color Sensitivity (gevoeligheid van de achtergrondkleuren) \u2013 aan - 50 (op\n                                             schaal van 100). In kleurscanmodus is deze instelling uit.\n\nDe Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Enable Deletion (verwijderen toestaan) - aan;\n\n\u2013 Content Sensitivity (gevoeligheid op aanwezige content) - 50 (op schaal van 100) waarbij\n                                             gaten worden genegeerd.\n\nDe scanstations zijn voorzien van \u201cCapture-software\u201d voor het batchgewijs scannen\n                                       van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen\n                                       (metadata). Module Validation.\n\nAanvullend zijn de scanstations voorzien van \u201cVirtual ReScan-software\u201d dat er voor\n                                       zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder\n                                       hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.\n\nStandaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat\n                                       (Wettelijk identiteitsbewijs, Diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt\n                                       telkens handmatig ingesteld bij het scannen.\n\nHet scanproces vindt batchgewijs plaats. Per departement wordt er een batchclass aangemaakt\n                                       ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken\n                                       worden toegekend aan het digitale document. Documenten worden standaard in PDF/A formaat\n                                       gedigitaliseerd.\n\nDocumenten worden niet bewerkt en worden niet gecomprimeerd.\n\nNadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd\n                                       op correct- en volledigheid. Om vervanging te waarborgen wordt het vier ogen principe\n                                       toegepast. De medewerker welke heeft gevalideerd mag niet verifi\u00ebren. Dit wordt autorisatietechnisch\n                                       in het systeem afgevangen. Module Verification.\n\nAfwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie\n                                       bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden\n                                       heeft veroorzaakt.\n\nNa de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van het departement de te\n                                       vernietigen papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container.\n                                       Deze container wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de\n                                       inhoud wordt vervolgens vernietigd. Van de feitelijke vernietiging van het papier\n                                       wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.\n\nVoordat het scannen plaatsvindt wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd door de scanmedewerker.\n                                       Deze controle beslaat de volgende onderdelen:\n\n\u2013 Leesbaarheid;\n\n\u2013 Volledigheid;\n\n\u2013 Authenticiteit;\n\n\u2013 Kleurstelling;\n\n\u2013 Aantal pagina\u2019s;\n\n\u2013 Volgorde van de pagina\u2019s;\n\n\u2013 Onvolkomenheden, bijvoorbeeld strepen, vlekken of vouwen;\n\n\u2013 Geen lege pagina\u2019s;\n\n\u2013 1x per week een controle op de scankwaliteit en instellingen doormiddel van testvellen,\n                                             zoals de Macbeth chart.\n\nVervolgens wordt de batch voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen\n                                       zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla\n                                       gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen\n                                       dus altijd dezelfde richting uit wijzen."}