Title: wetten.nl - Regeling - Vaststellingsbesluit Rijkshuisvestingsstelsel kantoren - BWBR0038279

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0038279/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vaststellingsbesluit Rijkshuisvestingsstelsel kantoren - BWBR0038279", "content": "Besluit van de Minister voor Wonen en Rijksdienst van 22\u00a0juni 2016, nr.\u00a02016-0000025780,\n                                    tot vaststelling van het Rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren (Vaststellingsbesluit\n                                    Rijkshuisvestingsstelsel kantoren)\n\nDe Minister voor Wonen en Rijksdienst,\n\nGelet op artikel 2, eerste lid, van het Co\u00f6rdinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering rijksdienst\n                                       2011;\n\nBesluit:\n\nBijlage I, bij dit besluit, wordt vastgesteld als kader ter bevordering van de eenheid, de\n                                    kwaliteit en de effici\u00ebntie van huisvesting door de ministeries.\n\nDe Minister voor Wonen en Rijksdienst zendt binnen vijf jaar na de inwerkingtreding\n                                    van dit besluit een verslag aan de ministerraad over de doeltreffendheid en de effecten\n                                    in de praktijk van het bij dit besluit gevoegde \u2018Rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren\u2019.\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de\n                                    Staatscourant, waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1\u00a0januari 2016.\n\nDit besluit wordt aangehaald als: Vaststellingsbesluit Rijkshuisvestingsstelsel kantoren.\n\nDit besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst.\n\nMinister\n\nS.A. Blok\n\nDatum: 22\u00a0juni 2016\n\nInleiding\n\n2\n\n1.\n\nNormen, instrumenten en ambities ten aanzien van de kantoorhuisvesting rijksdienst\n\n4\n\n1.1.\n\nWerkpleknorm\n\n4\n\n1.2.\n\nRuimtenorm\n\n4\n\n1.3.\n\nBezettingsgraad\n\n4\n\n1.4.\n\nFysieke Werkomgeving Rijk\n\n4\n\n1.5.\n\nDe drie categorie\u00ebn gebouwen\n\n5\n\n1.6.\n\nTijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW)\n\n5\n\n1.7.\n\nNormenkader beveiliging\n\n6\n\n1.8.\n\nOverige huisvestingsnormen\n\n6\n\n2.\n\nMatchen vastgoedportefeuille op vraag\n\n6\n\n2.1.\n\nMasterplannen kantoorhuisvesting Rijk\n\n6\n\n2.2.\n\nOpzegtermijnen gebruiksovereenkomsten kantoren\n\n7\n\n2.3.\n\nVerzoeken tot wijziging kantoren\n\n7\n\n3.\n\nBeprijzing\n\n7\n\n3.1.\n\nHuisvestingsbudgetten\n\n7\n\n3.2.\n\nEenvoudige beprijzing\n\n8\n\n3.3.\n\nWat zit in het tarief?\n\n8\n\n3.4.\n\nHoe is het tarief opgebouwd?\n\n9\n\n3.5.\n\nDBFMO in het rijkshuisvestingsstelsel\n\n9\n\n3.6.\n\nRisicoverdeling\n\n9\n\n3.7.\n\nBoekwaardeverliezen\n\n10\n\n3.8.\n\nEgalisatie\n\n10\n\n4.\n\nUitwerking governance in werkprocessen\n\n10\n\n4.1.\n\nKaderstelling\n\n10\n\n4.2.\n\nPand in of uit het stelsel\n\n11\n\n4.3.\n\nActualisatie masterplannen\n\n11\n\n4.4.\n\nJaarlijkse beleidsbrief\n\n12\n\n4.5.\n\nCasu\u00efstiek (verzoeken tot wijziging)\n\n12\n\n4.6.\n\nGemandateerd opdrachtgeverschap\n\n12\n\n4.7.\n\nVaststellen tarieven\n\n13\n\n4.8.\n\nLeenfaciliteit\n\n13\n\n4.9.\n\nTaakverdeling beheer\n\n13\n\n4.10.\n\nMonitoring en verantwoording\n\n14\n\n4.11.\n\nStelselevaluatie\n\n14\n\n4.12.\n\nGeschillen\n\n14\n\nBijlage 1: Definities begrippen\n\n14\n\nBijlage 2: Mandaat- en overlegstructuur\n\n15\n\nMandaat van de Minister voor Wonen en Rijksdienst\n\n15\n\nMandaat van de Secretaris-Generaal BZK\n\n15\n\nMandaten DGOO en directeur IFHR\n\n15\n\nMandaat Gemandateerd Opdrachtgever\n\n16\n\nInterdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk\n\n16\n\nRaad voor Bestuur en Justitie en SGO voorportaal\n\n16\n\nBestuurlijk Overleg Rijksvastgoedbedrijf (BOR)\n\n16\n\nInterdepartementale Commissie Rijks Vastgoed\n\n16\n\nKaderstellend Overleg Rijkshuisvesting\n\n17\n\nInterdepartementale Commissie Faciliteiten & Huisvesting\n\n17\n\nInterdepartementale Commissie Huisvesting & Faciliteiten\n\n17\n\nIn 2011 werd de tweede evaluatie van het rijkshuisvestingsstelsel afgerond met de\n                                          vaststelling van een kabinetsstandpunt in de Ministerraad. Sindsdien is het rijkshuisvestingsstelsel\n                                          op tal van punten nader uitgewerkt. Voor de kantoren is het stelsel volledig in werking\n                                          getreden per 1\u00a0januari 2016, voor specialties loopt de uitwerking van hoe het stelsel\n                                          eruit moet gaan zien, door in 2016.\n\nAlle tot nu toe gemaakte afspraken zijn verspreid over tenminste vijftig documenten.\n                                          Alle besluiten zijn in het voor u liggende kader samengevat. Het doel van dit document\n                                          is om een totaaloverzicht te geven van alle relevante eerder genomen besluiten van\n                                          het Kabinet en in relevante interdepartementale gremia.\n\nDit kader bevat geen nieuw beleid; met voetnoten wordt verwezen naar brondocumenten.\n                                          Definities van begrippen worden in bijlage 1 gegeven.\n\nScope van het stelsel 1\n\nDe huisvesting van alle ministeries en de daaronder resulterende batenlasten-diensten\n                                          vallen onder het nieuwe huisvestingsstelsel. Uitzonderingen hierop zijn:\n\n\u2013 het merendeel van de gebouwen van Defensie;\n\n\u2013 de ambassades van Buitenlandse Zaken;\n\n\u2013 de huisvesting van AZ en de Hoge Colleges van Staat;\n\n\u2013 de (staats)paleizen;\n\n\u2013 privaatrechtelijke rechtspersonen en ZBO\u2019s vallen buiten de verplichte winkelnering\n                                                van het stelsel.\n\nDe inhoud van dit kader heeft uitsluitend betrekking op alle gebouwen die op de 'pandenlijst'\n                                          als 'kantoor' zijn opgenomen. De pandenlijst is een overzicht waarin is aangegeven\n                                          of de gebouwen die in beheer zijn bij het Rijksvastgoedbedrijf, behoren tot de categorie\n                                          \u2018kantoren\u2019. De pandenlijst is vastgesteld in de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering\n                                          Rijk (ICBR)2.\n\nDoelen van het nieuwe stelsel\n\nUit de evaluatie van het oude stelsel in 2010 kwamen vier verbeterpunten naar voren:\n\n\u2022 De keuzevrijheid voor de invulling van huisvestingswensen lag vrijwel volledig bij\n                                                departementen. Prikkels tot doelmatigheid op bovendepartementaal niveau waren onvoldoende\n                                                belegd.\n\n\u2022 Er was geen vanzelfsprekende wijze om collectieve belangen zoals leegstandsmanagement\n                                                en kostenreductie te behartigen.\n\n\u2022 Er gold een prijs per pand, dit leverde een vari\u00ebteit aan prijsstellingen op met een\n                                                grote administratieve last. Alle financi\u00eble risico\u2019s van huisvesting lagen bovendien\n                                                bij de departementen, omdat kosten \u00e9\u00e9n op \u00e9\u00e9n doorberekend werden.\n\n\u2022 Het vele overleg tussen opdrachtgevers en Rijksgebouwendienst over specifieke klantwensen\n                                                zorgde aan beide zijden voor hoge uitvoeringslasten.\n\nDe wijzigingen die op 1\u00a0januari 2016 in werking treden, nemen deze nadelen weg. De\n                                          doelen van het nieuwe stelsel voor kantoren zijn:\n\n\u2022 het concernbelang staat voorop,\n\n\u2022 doelmatigheidsprikkels worden versterkt,\n\n\u2022 bestuurlijke en administratieve vereenvoudiging;\n\n\u2022 evenwichtiger risicoverdeling3.\n\nDe hoofdlijnen van het nieuwe rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren zijn:\n\n\u2022 Departementen sturen op volume en regio van hun huisvesting.\n\n\u2022 Huisvestingsbudgetten blijven bij de departementen.\n\n\u2022 Centraal leegstandsbeheer kantoren.\n\n\u2022 Aanscherpen kaderstelling van de huisvesting.\n\n\u2022 Eenvoudige beprijzingsmethodiek.\n\n\u2022 Opdrachtgeverschap voor rijkskantoren.4\n\nDatum inwerkingtreding stelsel\n\nDe spelregels van het nieuwe rijkshuisvestingsstelsel traden in werking per 1\u00a0januari\n                                          2013. De instandhoudingplicht voor kantoren is per 1\u00a0januari 2013 overgegaan naar\n                                          de Rijksgebouwendienst (inmiddels overgegaan in het Rijksvastgoedbedrijf). Deze is\n                                          gefinancierd door de gebruiksvergoeding per 31\u00a0december 2012 te bevriezen, uitgezonderd\n                                          de prijsindexatie, en door de afschrijvingstermijnen voor inbouwpakketten en installaties\n                                          van 15 jaar naar 20 jaar te verlengen.5\n\nDe nieuwe beprijzingssystematiek geldt vanaf 1\u00a0januari 2016.6\n\nNaar aanleiding van de tweede evaluatie van het rijkshuisvestingsstelsel heeft het\n                                          Kabinet niet gekozen voor centralisatie van budgetten, omdat daarmee de prikkels voor\n                                          de departementen verdwijnen om doelmatige huisvestingskeuzes te maken. In plaats daarvan\n                                          wordt wel een krachtige centrale sturing op huisvesting ingericht door middel van\n                                          normering, als basis voor alle huisvestingsbeslissingen. In dit hoofdstuk worden die\n                                          normen beschreven; die normering vormt strikt genomen geen onderdeel van het rijkshuisvestingsstelsel,\n                                          maar is daarvoor wel wezenlijk.\n\nMet het uitvoeringsprogramma compacte rijksdienst heeft het Kabinet een werkpleknorm\n                                             van 0,9 werkplek per fulltime equivalent (fte) vastgesteld en een ambitie uitgesproken\n                                             van 0,7 werkplek per fte. Het gaat om een gemiddelde per departement in 2020; de norm\n                                             geldt dus niet voor ieder individueel gebouw.7\n\nMet het ministerraadbesluit over het masterplan Den Haag is tevens besloten om bij\n                                             nieuwbouw en ingrijpende renovaties een norm van 0,7 werkplekken per fte als uitgangspunt\n                                             te hanteren, tenzij dit om bouwkundige redenen onmogelijk is.\n\nNaast bovengenoemde werkpleknorm is er een norm voor het ruimtegebruik: 24,5 m2 Bruto Vloer Oppervlak / werkplek als een gemiddelde op voorraadniveau per departement\n                                             te bereiken in 2020; de norm geldt dus niet voor ieder individueel gebouw. De norm\n                                             heeft betrekking op de totale grootte van gebouwen, dus inclusief bijvoorbeeld restaurants,\n                                             overlegplekken, vergadercentra, kolfruimtes, parkeerplekken.8\n\nOm de beschikbare werkplekken goed te laten benutten, wordt de nieuwe streefwaarde\n                                             (ambitie) voor de bezettinggraad (= de mate waarin werkplekken worden benut) ge\u00efntroduceerd:\n                                             het streven is een bezettingsgraad te realiseren van 75%.\n\nDe Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) is een instrument ten behoeve van een werkomgeving\n                                             voor ambtenaren, dat flexibel, tijd- en plaatsonafhankelijk (samen-) werken mogelijk\n                                             maakt.\n\nVoor de kantooromgeving van alle departementen is activiteit gerelateerd werken en\n                                             de bijhorende activiteit gerelateerde werkomgeving uitgangspunt voor de inrichting\n                                             van de fysieke werkomgeving. Dat houdt in dat voor de belangrijkste soorten activiteiten\n                                             van het kantoorwerk (bureauwerk, geconcentreerd bureauwerk, telefoneren, overleggen\n                                             en vergaderen), specifieke en voldoende werkplekken beschikbaar zijn. Hierbij wordt\n                                             de werkplekmix bepaald op basis van gebruikersprofielen van de te huisvesten organisaties\n                                             of onderdelen daarvan. Waar mogelijk wordt uitgegaan van het basis gebruikersprofiel\n                                             en de bijbehorende basis werkplekmix.\n\nDit betekent niet dat de werkomgeving er overal hetzelfde uit gaat zien: op basis\n                                             van de kaders is een diversiteit van interieur ontwerpen mogelijk.\n\nNaast de werkomgevingen in een kantoor zijn er ook andere omgevingen waar werk verricht\n                                             kan worden, zoals werken in de trein, thuis en in vergadercentra.9\n\nBij FWR worden drie niveaus van kaderstelling onderscheiden:\n\n1. Huisvestingconcept & ruimtenormen: deze kaders hebben een nogal hoge abstractie;\n\n2. Het Nieuwe Rijkskantoor;\n\n3. Kader FWR Kwaliteit.\n\nHet kader \u2018Fysieke Werkomgeving Rijk Kwaliteit\u201910 bestaat uit 114 functionele kwaliteiten voor de kantooromgeving. Dit kader geeft\n                                             de beschrijving van kwaliteiten op het niveau tussen de hoofdlijnen als huisvestingconcept\n                                             & ruimtenormen en Het Nieuwe Rijkskantoor en de details van een programma van eisen\n                                             of outputspecificaties.\n\nFWTE\n\nVoor het tellen van werkplekken wordt de FWR werkplek tel eenheid (afgekort FWTE)\n                                             als instrument voor gebruikers gehanteerd om op een eenduidige manier werkplekken te tellen voor\n                                             de werkpleknorm. De FWTE telt voor 1 bureauwerkplek of 2 zitplaatsen in overleg- of\n                                             ontmoetingswerkplekken. Het instrument is niet gebruikt bij de masterplannen.11 De normering is gebaseerd op deze manier van tellen.\n\nHet nieuwe rijkskantoor12\n\nEen rijkskantoor is bedoeld om als ambitie plaats te bieden aan werk van en samenwerking tussen rijksambtenaren en met overlegpartners\n                                             die niet tot de Rijksoverheid behoren.\n\nBehalve dat rijkskantoren prettige plekken zijn om te werken, zal effici\u00ebnt gebruik\n                                             van huisvestingsfaciliteiten worden nagestreefd. Groei en krimp in de organisatie\n                                             moeten worden opgevangen, wat betekent dat gebouwgebruikers, als daartoe aanleiding\n                                             is, relatief snel kunnen wisselen van huisvestingslocatie. Het is daarbij goed mogelijk\n                                             dat de gebouwgebruikers onbekend zijn bij aanvang van een huisvestingsproject.\n\nHet beleid is er verder op gericht dat elk kantoor dat in gebruik is bij rijksonderdelen\n                                             op termijn als rijkskantoor zal functioneren.\n\nDe implementatie van de FWR gebeurt op momenten waarin er al forse ingrepen in een\n                                             kantoor of nieuwbouw waren gepland. Het aantal van deze \u2018natuurlijke\u2019 momenten (bijvoorbeeld\n                                             grote renovaties) in de implementatieperiode tot 2020, is echter te beperkt om de\n                                             FWR-doelen in alle kantoren van het Rijk te realiseren. Wel is in deze periode sprake\n                                             van veel, relatief kleine verbouwingen of aanpassingen. Deze bieden kansen om elementen\n                                             van de FWR toe te passen. Elementen die moeten leiden tot een effici\u00ebnter ruimtegebruik,\n                                             een grotere flexibiliteit en betere ondersteuning van hedendaagse werkpatronen. Hierdoor\n                                             ontstaan er een normatieve indeling in 3 categorie\u00ebn rijkskantoren, die verschillen\n                                             in de mate waarin de kantoren, overeenkomstig de FWR, worden aangepast:\n\n\u2022 Categorie 1 betreft kantoren waarin geen of weinig ingrepen worden gedaan. Voor de\n                                                   meeste van deze kantoren wordt uitgegaan van een flexfactor van 0,9 werkplekken per\n                                                   fte;\n\n\u2022 Categorie 2 kantoren waarin delen van de FWR worden gerealiseerd. Voor deze categorie\n                                                   geldt in beginsel een flexfactor van 0,7;\n\n\u2022 Categorie 3 kantoren die volledig op basis van FWR worden ingericht.\n\nDe beslissing welk kantoor onder welke categorie valt, is enerzijds gebaseerd op een\n                                             lange termijn visie, neergelegd in de Masterplannen Kantoorhuisvesting, en anderzijds\n                                             op het beschikbare budget.\n\nHet kan echter voorkomen dat het budget voor een kantoor in categorie 2 toch onvoldoende\n                                             blijkt om een adequaat gebruik met een flexfactor van 0.7 en een bezettingsgraad van\n                                             75% te realiseren (voor toelichting op de termen flexfactor en bezettingsgraad, zie\n                                             FWR-begrippen). In die gevallen zal, in overleg tussen RVB, betreffende CDV en DGOO,\n                                             worden besloten of het betreffende pand alsnog als een \u2018categorie 1-kantoor\u2019 wordt\n                                             aangemerkt of dat er aanvullend budget wordt toegewezen.13\n\nDe Handreiking TPAW is een verzameling van veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden\n                                             op het gebied van tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken (TPAW) bij het Rijk.\n                                             Het document is geen norm, maar een instrument. Het voorziet in een behoefte aan duidelijke\n                                             en actuele informatie op het gebied van TPAW bij het Rijk. De verschillende bedrijfsvoeringdomeinen\n                                             komen aan bod: bricks, bytes & behaviour. Het is bedoeld voor een breed publiek: ge\u00efnteresseerde\n                                             Rijksambtenaren in het algemeen en in het bijzonder projectleiders, beleidsmedewerkers\n                                             en bedrijfsvoeringadviseurs met dossiers gerelateerd aan TPAW.\n\nDe Handreiking TPAW 2016 is een actualisatie van de voorgaande versie uit 2014 en\n                                             is besproken in ICOP, CIO beraad, ICFH en ICBR.14\n\nAls norm voor beveiliging van kantoren wordt het Normenkader Beveiliging Rijkskantoren\n                                             2.0 gehanteerd. Het Normenkader Beveiliging Rijkskantoren (NkBR) is een referentiekader\n                                             en baseline van de beveiligingsmaatregelen voor rijkskantoren. Het doel van dit normenkader\n                                             is de beveiliging voor rijkskantoren kwalitatief en uniform te borgen en te verantwoorden.\n\nEr zijn drie zones en een openbaar gebied gedefinieerd:\n\n0. Openbaar gebied.\n\n1. Publiekszone.\n\n2. Standaard werkgebied.\n\n3. Bijzonder werkgebied.\n\nBinnen het NkBR voor rijkskantoren vallen de investeringen voor de beveiliging van\n                                             het standaard werkgebied (tot en met zone 2), bewindsliedenvleugels, MER- en SER-ruimtes\n                                             en ruimtes voor technische installaties. Alle andere ruimtes in zone 3 zijn in principe\n                                             uitgezonderd.15 Het NkBR is van toepassing op nieuwe of ingrijpend te renoveren rijkskantoren (volgens\n                                             masterplannen).\n\nJaarlijks16 stelt DGOO een geactualiseerd overzicht17 van de rijksbrede strategische kaders op. De huisvestingskaders maken daar onderdeel\n                                             van uit. Dat overzicht vormt een basis van handelen voor SSO\u2019s, en meer specifiek\n                                             voor het Rijksvastgoedbedrijf (omdat dit kader gaat over huisvesting).\n\nVanwege de taakstellingen bij het Rijk en de strakkere kaders voor huisvesting is\n                                          een krachtige centrale sturing op leegstand noodzakelijk, waardoor de departementale\n                                          huisvestingswensen niet meer leidend zijn.\n\nVoor het matchen van vraag naar huisvesting van de departementen en aanbod van gebouwen\n                                          van het RVB worden masterplannen als instrument gebruikt.\n\nIn het nieuwe stelsel moeten de departementen hun huisvestingsbehoefte aangeven per\n                                             regio. DGOO bundelt de totale vraag naar kantoorhuisvesting en laat het RVB voorstellen\n                                             doen voor een match (de masterplannen). Per regio (Den Haag, Randstad en Nederland\n                                             overig) is er een prijs per m2.18 Met de masterplannen wordt het kantoorgebruik geoptimaliseerd en wordt leegstand\n                                             voorkomen. Er wordt primair geconcentreerd in eigendomspanden.19\n\nNaar verwachting kan er ruim \u20ac\u00a0136 miljoen structureel per jaar worden bespaard op\n                                             huisvestingskosten door meer centrale sturing op leegstand bij rijkskantoren20. Naast besparing op huisvestingskosten geeft een reductie van vierkante meters ook\n                                             een besparingspotentieel op de facilitaire kosten. Deze baten komen ten gunsten van\n                                             de departementen.\n\nVia 13 regionale masterplannen (\u00e9\u00e9n per provincie en \u00e9\u00e9n voor Den Haag) wordt de vraag\n                                             naar huisvesting gematcht aan het benodigde en beschikbare aanbod van rijkskantoren.\n                                             Het concentreren in gebouwen in eigendom is een van de uitgangspunten die gehanteerd\n                                             is bij het opstellen van masterplannen. Bij nieuwe huisvestingsvragen wordt altijd\n                                             eerst naar leegstand in rijkskantoren gekeken.21 De masterplannen hebben betrekking op de kantoorhuisvesting van de Rijksoverheid\n                                             in de gebouwen van het Rijksvastgoedbedrijf. Daarin zijn de inspecties en voor het\n                                             Ministerie van V&J de Raad voor de Kinderbescherming en andere organisaties meegenomen\n                                             in de masterplannen kantoorhuisvesting Rijk. Het masterplan DJI 2013\u2013201822, huisvestingsplannen van de Rechtspraak, het Openbaar Ministerie, de Nationale Politie\n                                             en het grootste deel van de kantoren van het Ministerie van Defensie maken er geen\n                                             deel van uit.23\n\nIn een masterplan is weergegeven:\n\n\u2022 welke organisatie(-onderdelen) per jaar waar gehuisvest worden;\n\n\u2022 welke tijdelijke huisvesting daarvoor eventueel nodig is;\n\n\u2022 welke financi\u00eble consequenties dit heeft voor het concern Rijk.\n\nDGOO neemt het initiatief voor afstemming met de provincies als een concept masterplan\n                                             gereed is.24 Het overleg met medezeggenschap is aan de departementen zelf. De masterplannen zijn\n                                             in 2013 vastgesteld en in 2015 geactualiseerd. Ze zijn vanwege hun marktgevoeligheid\n                                             (bijvoorbeeld afstootvoornemens) vertrouwelijk. De minister voor Wonen en Rijksdienst\n                                             stelt de masterplannen vast. Daardoor valt de specifieke locatiekeuze onder het politieke\n                                             primaat.\n\nDe gebruiksovereenkomsten met het Rijksvastgoedbedrijf zijn voor onbepaalde tijd met\n                                             opzegtermijn van 12 maanden. Na einde contract zijn er geen restkosten voor de departementen\n                                             (anders dan kosten voor het leeg en schoon opleveren, het herstellen van gebruikschade\n                                             en het verwijderen van afnemerszaken). Het Rijksvastgoedbedrijf draagt het leegstandsrisico.25\n\nDe aanleiding voor een verzoek tot wijziging op een masterplan kan ontstaan vanuit\n                                             de departementen, het Rijksvastgoedbedrijf of DGOO. Vanuit departementen door: krimp\n                                             van de vraag, groei van de vraag of verplaatsing van onderdelen van organisaties.\n                                             Vanuit het Rijksvastgoedbedrijf door: kansen op de vastgoedmarkt, wijziging in de\n                                             planning van de uitvoering, wijziging in de uitvoeringskosten of wijzigingen die door\n                                             andere reeds gehonoreerde casu\u00efstiek op gang worden gebracht (domino-effecten) die\n                                             het nodig maken de voorraad opnieuw te herschikken (niet limitatief). Vanuit DGOO\n                                             door: mutatie als gevolg van afspraken over werkgelegenheid of afspraken met andere\n                                             overheden. Het Rijksvastgoedbedrijf bepaalt welke casussen behandeling door DGOO behoeven.26\n\nEen belangrijk onderdeel van het verzoek tot wijziging betreft het doorrekenen van\n                                             het financi\u00eble effect. De businesscase wordt opgesteld met behulp van een rekenmodel\n                                             dat ook wordt gebruikt om de masterplannen door te rekenen. Hierdoor kan eenvoudig\n                                             het effect van de wijziging worden aangegeven ten opzichte van het vastgestelde masterplan.27\n\nDGOO analyseert een verzoek tot wijziging van de besluiten uit een masterplan en weegt,\n                                             gehoord hebbend de afnemer(s) en de opdrachtnemer, de belangen van het primair proces,\n                                             de politiek bestuurlijke belangen, de vastgoedstrategische belangen en de mogelijke\n                                             besparingen voor de Rijksdienst die voortvloeien uit de masterplannen, tegen elkaar\n                                             af en stemt het verzoek tot wijziging met de afnemer(s) en de opdrachtnemer af.\n\nDGOO beslist over toekenning van het verzoek tot wijziging en stelt in voorkomende\n                                             gevallen een wijziging vast en informeert de afnemer(s), de opdrachtnemer en indien\n                                             van toepassing de gemandateerd opdrachtgever over die beslissing.\n\nOm het rijkshuisvestingsstelsel te vereenvoudigen, wordt er voor kantoren vanaf 1\u00a0januari\n                                          2016 gewerkt met een prijs per m2 bruto vloeroppervlakte per regio; er zijn drie regio\u2019s. Deze wijziging betekent administratieve\n                                          lastenverlichting voor het Rijksvastgoedbedrijf en departementen. Ook worden verhuisbewegingen\n                                          hiermee vergemakkelijkt. Bovendien kunnen zowel departementen als Rijksvastgoedbedrijf\n                                          niet meer (eenzijdig) tot meerkosten besluiten zonder de vaste prijs per m2 aan te tasten.28\n\nOverwogen is om de huisvestingsbudgetten zoals voorheen weer te centraliseren bij\n                                             het Rijksvastgoedbedrijf. Met centralisatie van budgetten zou voor de departementen\n                                             als eindgebruiker de prikkel verdwijnen om de huisvestingsbehoefte te minimaliseren;\n                                             meer gebruik raakt dan niet de eigen begroting. Daarom is niet gekozen voor centralisatie\n                                             van de budgetten.29\n\nMet de departementen is de afspraak gemaakt om onderling eenmalig de budgettaire effecten\n                                             als gevolg van de stelselherziening te compenseren.30 Deze effecten zijn structureel van aard.31\n\nMacroverschillen per departement tussen de oude en nieuwe prijzen voor huisvesting\n                                             zijn tussen departementen vereffend door middel van een budgetherverdeling. Zodoende\n                                             is deze omslag op het niveau van het Rijk en per departement kostenneutraal. De verrekening\n                                             van de huisvestingsbudgetten is gebaseerd op de vastgestelde masterplannen van 25\u00a0november\n                                             2013 waarin departementen hun opgave tot en met de taakstelling Rutte I hebben gedaan.32 De budgetherverdeling is ge\u00ebffectueerd bij voorjaarsnota 2015. Bij de herverdeling\n                                             van de huisvestingsbudgetten zijn de componenten voor energieverbruik en wijziging\n                                             afnemerszaken buiten beschouwing gelaten, omdat dit componenten betreffen die in het\n                                             oude stelsel ook geen onderdeel uitmaken van de gebruiksvergoeding voor huisvesting.33\n\nDe nieuwe beprijzingsmethodiek voor alle masterplannen is in een eenmalige actie ingevoerd.34 Er worden drie regiotarieven per m2 bruto vloeroppervlakte gehanteerd. De drie regio's zijn: Den Haag, Randstad en Nederland\n                                             overig.35 De regio Randstad betreft alle plaatsen in Noord-Holland, Zuid-Holland (behoudens\n                                             Den Haag) en Utrecht. De prijsregio Den Haag betreft de gemeente Den Haag. De regiotarieven\n                                             zijn van toepassing op alle gebouwen die als kantoor zijn aangemerkt in de 'pandenlijst'.\n                                             De tarieven per m2 bruto vloeroppervlakte voor 2016 zijn36:\n\n\u2013 Den Haag: \u20ac\u00a0281,\u2013\n\n\u2013 Randstad: \u20ac\u00a0277,\u2013\n\n\u2013 Overig Nederland: \u20ac\u00a0243,\u2013.37\n\nDeze tarieven zijn inclusief energiekosten en inclusief de overheveling van gebruikerszaken\n                                             (Regeling Taakverdeling Beheer) naar het RVB. Hieronder vallen de kosten voor: levering en transport elektriciteit,\n                                             gas en stadswarmte, afkoop CO2, en energiemanagement.38 Door de investeringen in energiebesparende maatregelen en de besparing op energieverbruik\n                                             bij \u00e9\u00e9n partij te beleggen, ontstaat een prikkel om energiebesparende maatregelen\n                                             toe te passen en energie te besparen.\n\nHet tarief wordt jaarlijks vastgesteld. Voorafgaand aan de eerste vaststelling, eind\n                                             2015, zijn de regiotarieven bijgesteld ten opzichte van de tarieven die eerder voorlopig\n                                             waren vastgesteld in de ICBR en SGO.\n\nHet regiotarief komt tot stand op basis van het kostprijsmodel van het Rijksvastgoedbedrijf.\n                                             In dit model is een raming gemaakt van alle kosten die met de kantoorhuisvesting worden\n                                             voorzien voor het lopende en voor de komende vier jaar. Hierdoor kan een vijfjaars\n                                             gemiddelde prijs worden berekend waaruit het jaarlijkse regiotarief voortvloeit. Hierna\n                                             is een overzicht opgenomen met welke kosten zijn opgenomen in het regiotarief. Aanpassingen\n                                             vanwege onvermijdelijke prijsstijgingen wegens contractuele verplichtingen en de effici\u00ebntieverbeteringen\n                                             en nieuwe diensten kunnen ieder jaar leiden tot tariefaanpassing, waarbij het tarief\n                                             wordt vastgesteld door de eigenaar (SG BZK) gehoord hebbende het bestuurlijk overleg.39\n\nHuisvesting\n\nO.a. het casco, (brand)veiligheidsmaatregelen.\n\nInbouwpakket\n\nO.a. vloerbedekking, wanden, schilderwerk. De implementatie van de FWR gebeurt op\n                                                            momenten waarin er al forse ingrepen in een kantoor of nieuwbouw waren gepland. Ook\n                                                            bij kleine verbouwingen kunnen kansen worden benut om elementen van de FWR toe te\n                                                            passen.\n\nBeveiligingsmaat-regelen\n\nConform het NkBR versie 2.0 (tot en met zone 2 en specifiek benoemde ruimtes). Het\n                                                            NkBR is van toepassing op nieuwe of ingrijpend te renoveren rijkskantoren (volgens\n                                                            masterplannen).\n\nVoorheen afnemerszaken\n\nO.a. telefooncentrales, databekabeling en toegangspoorten, grootkeukenapparatuur en\n                                                            klimaatinstallaties.\n\nPrimair proces\n\nAlle huisvestingszaken die nodig zijn voor het primair proces van de gebruiker en\n                                                            als zodanig door DGOO zijn erkend\n\nParkeren conform gemeentenorm\n\nBij projecten wordt de gemeentelijke parkeernorm aangehouden. Wanneer een gebouw meerdere\n                                                            huurders heeft, worden de parkeerplaatsen naar rato van het bvo verdeeld.\n\nKunst\n\nBeeldende kunst conform percentageregeling.\n\nZakelijke lasten\n\nAlle gemeentelijke heffingen zoals OZB.\n\nRisico\u2019s\n\nO.a. leegstandrisico en projectrisico.\n\nEnergiekosten\n\nAlle kosten voor energie (gebruik en transport), hier vallen gas en elektra onder,\n                                                            maar ook andere manieren van energieopwekking.\n\nBeheer\n\nAlle activiteiten die nodig voor instandhouding van het gebouw.\n\nBTW\n\nFlexibel opzegbare contracten\n\nContracten worden afgesloten voor onbepaalde tijd met een wederzijdse mogelijkheid\n                                                            tot opzeggen met een opzegtermijn van 12 maanden.\n\nEn wat zit niet in het tarief?\n\n\u2022 Water.\n\n\u2022 Losse apparatuur: zoals computers, pantry apparatuur.\n\n\u2022 Facilitaire producten, zoals meubilair.\n\nHet regiotarief is gebaseerd op het kostprijsmodel van het Rijksvastgoedbedrijf. De\n                                             volgende kosten zijn meegenomen in het regiotarief:\n\nA. \nLopende gebouwgebonden kosten:\n\n\u2022 afschrijvingen over de boekwaarde,\n\n\u2022 rente,\n\n\u2022 inhuurbedragen,\n\n\u2022 DBFMO-betalingen.\n\nB. \nVoorraadbrede parameters per pand:\n\n\u2022 apparaatskosten,\n\n\u2022 heffingen,\n\n\u2022 onderhoud (waaronder deel servicekosten van huurpanden),\n\n\u2022 onderhoud overdracht voormalige afnemerszaken,\n\n\u2022 energiekosten,\n\n\u2022 facilitaire kosten bij leegstand,\n\n\u2022 wederopleveringskosten van huurpanden.\n\nC. \nNieuwe investeringen:\n\n\u2022 functionele aanpassingen,\n\n\u2022 vervangingsinvesteringen,\n\n\u2022 brandveiligheid,\n\n\u2022 (voormalige) afnemerszaken,\n\n\u2022 beveiliging conform NkBR,\n\n\u2022 investeringen in duurzaamheid,\n\n\u2022 mijlpaalbetalingen en overige projectkosten bij DBFMO.41\n\nOok rijkskantoren die een DBFMO-contract hebben, vallen per 1\u00a0januari 2016 onder het\n                                             nieuwe rijkshuisvestingsstelsel. De Beschikbaarheidsvergoeding die in rekening wordt\n                                             gebracht door de consortia, is onder te verdelen in het huisvestingsdeel en het dienstendeel.\n                                             De toedeling is op basis van het Financieel Model Opdrachtnemer bepaald. Voor de drie\n                                             DBFMO-kantoren die ten tijde van het opstellen van de berekeningen in exploitatie\n                                             waren zijn de percentages exact vastgesteld voor het huisvestingsdeel en voor het\n                                             dienstendeel. Voor de drie DBFMO-kantoren die ten tijde van berekening in voorbereiding\n                                             waren en voor de toekomstige ontwikkeling van DBFMO-kantoren, wordt het gewogen gemiddelde\n                                             van de projecten in exploitatie gehanteerd. Dit betreft 65% van de beschikbaarheidsvergoeding.42 Naast het regiotarief betaalt de gebruiker van DBFMO-kantoren ook het dienstendeel:\n                                             35% van de beschikbaarheidsvergoeding. Bij meerdere gebruikers in een DBFMO-kantoor\n                                             wordt het dienstendeel onder de gebruikers verdeeld over het totale m2 bruto vloeroppervlakte en de hierover gemaakte afspraken.\n\nIn het nieuwe stelsel voor rijkskantoren vindt een risicoverschuiving plaats van de\n                                             gebruikers van kantoorhuisvesting naar het Rijksvastgoedbedrijf. Deze risicoverschuiving\n                                             betreft met name de volgende zeven elementen, waarvoor in de beprijzing 2016 geen\n                                             risico-opslag is bepaald:\n\n\u2013 leegstandsrisico,\n\n\u2013 instandhouding (vervangingsinvesteringen eigenaarszaken),\n\n\u2013 projectrisico,\n\n\u2013 renterisico,\n\n\u2013 RTB-wijziging,\n\n\u2013 kosten voor energie,\n\n\u2013 boekwaarderisico.\n\nHet boekwaarderisico (na contractbe\u00ebindiging met de gebruiker) is ten opzichte van\n                                             het oude stelsel niet verschoven en blijft bij het Rijksvastgoedbedrijf. Echter in\n                                             het oude stelsel werden met gebruikers langdurige contracten afgesloten die voor een\n                                             groot deel gelijk waren aan de afschrijvingstermijn van (nieuwe) investeringen. In\n                                             het nieuwe stelsel geldt een opzegtermijn van 1 jaar (ofwel 12 maanden na dato opzegging).\n                                             Daar tegenover staat dat het Rijksvastgoedbedrijf toekomstige investeringen beter\n                                             kan laten aansluiten bij de toekomstige huisvestingsbehoefte voor de Rijksdienst.43\n\nBij afstoot van eigendomspanden moesten in een aantal gevallen eenmalige afstootverliezen\n                                             worden genomen. Bij de weging van de masterplannen in de businesscases worden deze\n                                             kosten meegenomen. Deze kosten zijn volgens de daarvoor geldende regels ten laste\n                                             gebracht van het eigen vermogen van het Rijksvastgoedbedrijf. Wanneer dit boekwaardeverlies\n                                             niet door het Rijksvastgoedbedrijf gedragen kan worden, dan wordt dit volgens de normale\n                                             spelregels van een baten-lastendienst afgehandeld. Hierover zijn afspraken gemaakt\n                                             met het ministerie van Financi\u00ebn. Afstootverliezen hebben geen effect op het besparingspotentieel\n                                             voor de langere termijn dat structureel van aard is.44\n\nEen egalisatievordering is een uitzondering op artikel 27 lid 3 van de Regeling Agentschappen (Staatscourant 2012 nr. 20 668), waarin wordt bepaald dat agentschappen geen financi\u00eble\n                                             vaste activa op de balans mogen hebben. Hiermee heeft het Ministerie van Financi\u00ebn\n                                             destijds bij uitzondering ingestemd. In het nieuwe stelsel verandert dit. Er mag geen\n                                             egalisatiereserve meer zijn. Door te werken met een integraal kostprijsmodel is dit\n                                             niet bezwaarlijk. Alle in het verleden opgebouwde egalisatievorderingen voor kantoren\n                                             zijn afgerekend v\u00f3\u00f3r de implementatie van het nieuwe stelsel per 1\u00a0januari 2016.\n\nDit hoofdstuk gaat in op afspraken ten aanzien van de taakverdeling van de meest voorkomende\n                                          werkprocessen in het interdepartementale verkeer over de rijkshuisvesting.45\n\nDGOO is verantwoordelijk voor de strategische kaders voor de bedrijfsvoering, en daarmee\n                                             ook voor de rijkshuisvesting.46\n\nHet RVB, een departement of een CDV kan het ontbreken van kaders aankaarten bij DGOO.\n\nHet proces van kaderstelling loopt als volgt:47\n\nStap 1: DGOO signaleert een beleidsbehoefte (in voorkomende gevallen ingegeven door\n                                             het RVB, (een) departement(en) of (een) CDV(\u2018s)).\n\nStap 2: DGOO stelt een concept-kader hierover op (mede op basis van inhoudelijke informatie\n                                             vanuit het RVB, (een) departement(en) of (een) CDV(\u2018s)).\n\nStap 3: DGOO stemt het concept-kader af met de relevante partijen. Dit zijn het RVB,\n                                             de departementen en in voorkomende gevallen de CDV\u2019s.\n\nStap 4: Het RVB verricht in relevante gevallen een uitvoeringstoets op het kader en\n                                             geeft aan of het kader gevolgen heeft voor het tarief / de kostprijs.\n\nStap 5: Afhankelijk van de zwaarte van het onderwerp wordt het kader vastgesteld door\n                                             de directeur IFHR van DGOO, gehoord hebben het Kaderstellend Overleg (zie bijlage\n                                             2), door de DGOO, gehoord hebbend de Interdepartementale Commissie Bedrijfs-voering\n                                             Rijk, door het SGO voorportaal, of door de minister van BZK (nu voor W&R) evt. gehoord\n                                             hebbende de ministerraad.\n\nStap 6: DGOO organiseert de implementatie van het kader.\n\nStap 7: DGOO richt de beleidscontrol op elk kader in.\n\nStap 8: Het RVB, de departementen en in voorkomende gevallen de CDV\u2019s leveren gevraagde\n                                             gegevens aan, zodat de beleidscontrol kan plaatsvinden.\n\nAndere departementen kunnen vanuit hun beleidsinhoudelijke taak ook kaders stellen\n                                             die doorwerking hebben in de rijkshuisvesting. Denk aan het Besluit bouwwerken leefomgeving, monumentenbeleid, PPS-beleid, enz.\n\nIn praktijk zien we dat het Rijksvastgoedbedrijf zelf uitvoeringskaders op niet-strategisch\n                                             niveau stelt.\n\nStap 1: Een departement ofwel het RVB doet een voorstel aan DGOO om de pandenlijst\n                                             aan te passen door een gebouw als kantoor ofwel specialty te kenmerken.\n\nStap 2: De directeur IFHR van DGOO neemt hierover een besluit op basis van advies\n                                             van zijn eigen directie hieromtrent en mede na consultatie van het RVB en departement(en)\n                                             die het gebouw in gebruik hebben.\n\nStap 3: DGOO informeert het RVB en departement(en) die het gebouw in gebruik hebben\n                                             over het besluit zoals bedoeld bij stap 2.\n\nStap 4: Wanneer een pand wordt omgezet van het specialty stelsel naar het kantorenstelsel,\n                                             zijn de boekwaarderisico\u2019s (zowel winst als verlies) als gevolg van het verschil tussen\n                                             de waarde als specialty en de waarde als kantoor voor rekening van de specialty houdende\n                                             dienst. Wanneer een pand wordt omgezet van het kantorenstelsel naar het specialty\n                                             stelsel, vindt de omzetting plaats tegen boekwaarde. De kosten van verbouwing tot\n                                             specialty en de leegstandskosten tijdens verbouwing, komen voor rekening van de specialty\n                                             houdende dienst.\n\nDe vraag naar rijkshuisvesting is constant in beweging. Daarom is het nodig om periodiek\n                                             de masterplannen te actualiseren. Dat gebeurt eens per twee jaar. Daarnaast verwerkt\n                                             het RVB jaarlijks alle vastgestelde verzoeken tot wijziging.\n\nDe actualisatie van de masterplannen gaat als volgt:\n\nStap 1: DGOO schrijft de departementen, waaronder de Belastingdienst en Rijkswaterstaat\n                                             aan om hun meerjarige huisvestingsbehoefte aan kantoorruimte (uitgedrukt in fte\u2019s\n                                             per masterplan) aan DGOO kenbaar te maken.\n\nStap 2: De departementen (waaronder ook de Belastingdienst en Rijkswaterstaat) leveren\n                                             de gevraagde gegevens tijdig aan, ondertekend door hun eigen directeur huisvesting.\n\nStap 3: DGOO consolideert deze informatie en agendeert deze ter vaststelling in de\n                                             ICBR. Daarna levert DGOO de definitieve informatie aan bij het RVB.\n\nStap 4: Het RVB doet voorstellen om vraag en aanbod te matchen.\n\nStap 5: DGOO organiseert interdepartementale sessies, waar de voorgestelde match tussen\n                                             vraag en aanbod integraal (vanuit de belangen primair proces, politiek bestuurlijk,\n                                             vastgoedstrategisch en besparingspotentieel concern Rijk) plaatsvindt. DGOO, RVB en\n                                             departementen nemen hieraan deel.\n\nStap 6: DGOO organiseert besluitvorming over de actualisatie van masterplannen via\n                                             het kaderstellend overleg rijkshuisvesting, de interdepartementale commissie bedrijfsvoering\n                                             Rijk, door de minister van BZK, daarbij gemandateerd door de ministerraad.\n\nStap 7: DGOO stemt af met de provincies.\n\nStap 8: De minister van BZK informeert de Kamer over de actualisatie van masterplannen\n                                             en bijbehorende politiek relevante issues.\n\nStap 9: DGOO actualiseert de opdracht tot uitvoering van de masterplannen per beleidsbrief\n                                             aan het RVB.\n\nHet proces van de jaarlijkse update verloopt als volgt:\n\nStap 1: De opdrachtnemer levert jaarlijks een overzicht van de vastgestelde wijzigingen\n                                             van de reeds vastgestelde masterplannen.\n\nStap 2: Er wordt onderscheid gemaakt naar twee procedures van update masterplannen:\n                                             (a) jaarlijkse update die klein is naar aard en inhoud (genoemd jaarlijkse update)\n                                             en (b) grootschalig onderhoud die naar aard en inhoud fundamenteler is (genoemd groot\n                                             onderhoud).\n\nStap 3: De kadersteller bepaald ieder kalenderjaar of een jaarlijkse update dient\n                                             plaats te vinden of dat grootschalig onderhoud dient plaats te vinden.\n\nTen behoeve van de procedures \u2018grootschalig onderhoud\u2019 en \u2018jaarlijks update\u2019 wordt\n                                             een nadere regeling opgesteld met inachtneming van het bovenstaande.\n\nDGOO stelt jaarlijks een beleidsbrief op en brengt deze uit aan de opdrachtnemer,\n                                             het Rijksvastgoedbedrijf. Daarin geeft DGOO aan of er aanpassingen gewenst zijn in\n                                             de diensten die worden afgenomen met een meerjarige doorkijk van 5 jaar voor zover\n                                             dat mogelijk is.\n\nDe vastgestelde masterplannen zijn richtinggevend voor en worden verondersteld onderdeel\n                                             te zijn van de beleidsbrief die jaarlijks door de opdrachtgever wordt verstrekt en\n                                             voor door de opdrachtnemer te vervullen opdracht en voor de te verrichte diensten\n                                             en werkzaamheden.\n\nStap 1: Het RVB analyseert en besluit binnen de kaders van het stelsel en de masterplannen.\n\nStap 2. Het RVB, een departement of DGOO signaleert een verzoek tot wijziging van\n                                             de besluiten uit een masterplan.\n\nStap 3: DGOO analyseert de afwijking en weegt de belangen primair proces, politiek\n                                             bestuurlijk, vastgoedstrategisch en besparingspotentieel concern Rijk tegen elkaar\n                                             af, gehoord hebbend de afnemer(s) en het RVB en stelt op basis van dat alles een verzoek\n                                             tot wijziging op.\n\nStap 4: DGOO stemt het concept verzoek tot wijziging met de afnemer(s) en het RVB\n                                             af.\n\nStap 5: De minister van BZK, en namens hem de directeur IFHR van DGOO, stelt een verzoek\n                                             tot wijziging vast.\n\nStap 6: DGOO informeert de afnemer(s), het RVB en indien van toepassing de gemandateerd\n                                             opdrachtgever over het besluit.\n\nDGOO is in het nieuwe stelsel kadersteller voor de ontwikkeling van nieuwe rijksverzamelkantoren.\n                                             DGOO stelt een gemandateerd opdrachtgever aan om de projecten uit te voeren. DGOO\n                                             standaardiseert bij de ontwikkeling van rijkskantoren de generieke voorzieningen en\n                                             werkplekfaciliteiten zoveel als mogelijk is.48\n\nAanwijzen gemandateerd opdrachtgevers\n\nHet proces om tot een verdeling te komen van de gemandateerd opdrachtgevers over de\n                                             projecten, gaat als volgt:\n\nStap 1: Het RVB brengt in kaart welke projecten voortkomen uit de vastgestelde masterplannen.\n\nStap 2: DGOO vraagt de grote uitvoeringsorganisaties om per project een gemandateerd\n                                             opdrachtgever voor te dragen.\n\nStap 3: DGOO stelt vanuit haar rol als opdrachtgever voor rijkskantoren gemandateerd\n                                             opdrachtgever voor elk project vast.\n\nStap 4: DGOO verstrekt mandaat aan de gemandateerd opdrachtgever voor uitvoering van\n                                             elk project via een formele opdrachtbrief.\n\nGemandateerde opdracht\n\nDe kadersteller DGOO stelt door middel van een gespecificeerde projectbrief een gemandateerd\n                                             opdrachtgever aan voor het realiseren van een project in het kader van de masterplannen.\n                                             In de projectbrief zijn de kaders (kwaliteit, tijd, geld) weergegeven die van toepassing\n                                             zijn op de opdracht. Vijf organisaties met expertise van huisvestingsprojecten zijn\n                                             aangewezen om een gemandateerd opdrachtgever voor masterplanprojecten te leveren.\n                                             Dit zijn: De Projectdirectie Ontwikkeling Rijnstraat 8 van DGOO, de Directie Huisvesting\n                                             van Veiligheid en Justitie, de Belastingdienst-CFD, de Corporate Dienst Rijkswaterstaat\n                                             en UBR. De gemandateerd opdrachtgever treedt op namens de kadersteller DGOO.\n\nDiagnosefase\n\nOm de projectopdracht van een masterplan van de benodigde informatie te voorzien,\n                                             is een diagnosefase ontwikkeld. Dit is een deelprojectfase van een masterplanproject,\n                                             waarin feitenonderzoek plaatsvindt. In deze fase onderzoeken deskundigen de aspecten\n                                             die nodig zijn om een scherpe projectopdracht te kunnen defini\u00ebren.\n\nProjectteam en stuurgroep\n\nIn een projectteam zitten de projectmanagers vanuit het Rijksvastgoedbedrijf, de Concern\n                                             Dienstverlener en shared service organisatie-ICT.49 De rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen masterplanprojecten zijn vastgelegd\n                                             in het document 'Rollen, verantwoordelijkheden en eindproducten in een GO-project'.50\n\nVoor ieder project is een stuurgroep geformeerd, doorgaans voorgezeten door de gemandateerd\n                                             opdrachtgever. De stuurgroep bestaat tevens uit een vertegenwoordiging van de concern\n                                             dienstverlener, het Rijksvastgoedbedrijf en de ICT-dienstverlener. Alle stuurgroepleden\n                                             hebben het mandaat om vanuit de eigen organisatie binnen de kaders besluiten over\n                                             het project te kunnen nemen en alle leden kunnen een stuurgroepbijeenkomst initi\u00ebren.\n                                             De gebruiker kan als agendalid voor de stuurgroep worden uitgenodigd.51\n\nEscalatie\n\nDepartementen kunnen zich tot de gemandateerd opdrachtgever wenden over de uitvoering\n                                             van de projecten voortvloeiend uit de masterplannen. Indien betrokkenen geen overeenstemming\n                                             bereiken, is DGOO procesverantwoordelijk voor escalatie besluitvorming.\n\nStap 1: Het RVB stelt jaarlijks een voorstel op voor de aanpassing van haar tarief\n                                             met een meerjarige doorkijk van 5 jaar.\n\nStap 2: DGOO draagt zorgt voor behandeling hiervan in de ICBR en voorziet dat van\n                                             een eigen advies voor zover het tarief betrekking heeft op kantoren (vanuit haar stelselverantwoordelijkheid).\n                                             Over de bespreking in de ICBR informeert DGOO de eigenaar SG BZK via FEZ.\n\nStap 3: RVB zorgt voor behandeling van het voorstel voor de aanpassing van haar tarief\n                                             in het bestuurlijk overleg via FEZ (vanuit de rol van eigenaarsondersteuning).\n\nStap 4: De eigenaar stelt de tarieven vast, gehoord hebbend het bestuurlijk overleg.\n\nHet RVB doet jaarlijks een beroep op de leenfaciliteit voor de door haar uit te voeren\n                                             projecten52, waaronder de projecten die worden uitgevoerd binnen de kaders van het rijkshuisvestingsstelsel.\n\nHet RVB geeft inzicht in het benodigde leenplafond bij FEZ BZK. Na beoordeling door\n                                             FEZ zal de minister van BZK het voorstel voor het leenplafond indienen bij de minister\n                                             van Financi\u00ebn. De minister van Financi\u00ebn stelt jaarlijks het meerjarig leenplafond\n                                             voor de leenfaciliteit rijkshuisvesting vast.\n\nIn de situatie dat het leenplafond niet toereikend is voor de uitvoering van alle\n                                             projecten die door opdrachtnemer RVB moeten worden uitgevoerd, zal de opdrachtnemer\n                                             de kadersteller DGOO daarover tijdig informeren en van de benodigde informatie voorzien,\n                                             zodat de kadersteller in de gelegenheid wordt gesteld dit te bespreken in de ICBR.\n                                             Het advies van de ICBR wordt besproken in de ICRV.\n\nDaarna zal de opdrachtnemer dit inbrengen ter prioriteitstelling door de eigenaar\n                                             in het Bestuurlijk Overleg Rijksvastgoedbedrijf.\n\nDe verantwoordelijkheidsverdeling voor het beheer en onderhoud van rijksgebouwen wordt\n                                             vereenvoudigd als onderdeel van de nieuwe eenvoudige kostprijsmethodiek.53 Vanaf 1\u00a0januari 2016 geldt een nieuwe taakverdeling voor beheer waarin de exacte\n                                             verantwoordelijkheidverdeling tussen het Rijksvastgoedbedrijf en de gebruiker en concern\n                                             dienstverleners is vastgelegd. Een flink aantal zaken die voorheen afnemerzaken waren,\n                                             komen vanaf 1\u00a0januari 2016 onder verantwoordelijkheid van het Rijksvastgoedbedrijf\n                                             en vallen binnen het regiotarief. Daarbij is als globaal uitgangspunt gebruikt: alles\n                                             in de muur en alle zaken die na een verhuizing achterblijven en herbruikbaar zijn,\n                                             gaan over naar het Rijksvastgoedbedrijf. Enkele voorbeelden hiervan zijn: bedrijfsinstallaties,\n                                             databekabeling, grootkeukenapparatuur, toegangspoortjes, vloerbedekking, en binnenzonwering.54\n\nJaarrapportage Bedrijfsvoering\n\nDe Minister voor Wonen en Rijksdienst publiceert jaarlijks een verslag over de organisatie\n                                             en de bedrijfsvoering van de ministeries. Dat verslag bevat ook een onderdeel \u2018rijkshuisvesting\u2019.\n                                             DGOO stelt dit op.\n\nVoortgangsrapportage masterplannen\n\nHet RVB stelt ten minste \u00e9\u00e9n maal per jaar, telkens in de maand februari ten behoeve\n                                             van de kadersteller een voortgangsrapportage op over de voortgang die wordt geboekt\n                                             in de masterplannen en de gerealiseerde afstoot en besparing per departement en per\n                                             masterplan, mede in relatie tot de planning daarvan.\n\nIn overleg tussen RVB en DGOO kan vaker dan \u00e9\u00e9n keer per jaar worden overgegaan tot\n                                             het opstellen van een voortgangsrapportage door de opdrachtnemer.\n\nDe voortgangsrapportage wordt besproken in het Kaderstellend Overleg Rijkshuisvesting.55\n\nRapportages GO-project\n\nEen gemandateerd opdrachtgever stelt conform de aan hem verstrekte opdrachtbrief en\n                                             op verzoek van de kadersteller een voortgangs- en een eindrapportage op. DGOO analyseert\n                                             en beoordeelt de voortgangsrapportage en stuurt in voorkomende gevallen bij.56\n\nDGOO is verantwoordelijk voor het eens per vijf jaar evalueren van het Rijkshuisvestingsstelsel.\n\nIndien over de uitvoering en nakoming van afspraken tussen partijen enig geschil mocht\n                                             rijzen, wordt getracht in goed overleg tot een oplossing van het geschil te komen.\n                                             Indien het geschil niet kan worden opgelost, kan het aan de SG vanuit zijn rol als\n                                             voorzitter van het Bestuurlijk Overleg, of indien beleidsmatig bij de DGOO en zo nodig\n                                             aan de minister voor Wonen en Rijksdienst worden voorgelegd. In de afgesloten convenanten\n                                             wordt de route bij een geschil beschreven57. Een aparte commissie en ministeri\u00eble regeling is hiervoor niet nodig en kan dus\n                                             geschrapt worden.\n\nAfnemers: de ministeries en Zelfstandige Bestuurs Organen (ZBO's) die gebruik maken van de\n                                                rijkshuisvesting.\n\nBestuurlijke Overleg Rijksvastgoedbedrijf (BOR): het gremium waar opdrachtgevers, kaderstellers en opdrachtnemer elkaar treffen over\n                                                het functioneren van het Rijksvastgoedbedrijf. Deelnemers zijn: SG BZK (voorzitter\n                                                / eigenaar), dgRVB (opdrachtnemer), DGOO (kadersteller rijkshuisvestingsstelsel),\n                                                Centraal opdrachtgever kantoren, SG Defensie (grote opdrachtgever), dg Ruimte en Water\n                                                (vz ICRV / beleidsbepaler), pSG V&J (grote opdrachtgever specialties) en dFEZ BZK\n                                                (financieel deskundige).\n\nCentraal opdrachtgever: degene binnen de rijksdienstdie de afnemers vertegenwoordigt in het Bestuurlijke\n                                                Overleg Rijksvastgoedbedrijf.\n\nEigenaar: de binnen het betrokken ministerie aangewezen verantwoordelijke voor het toezicht\n                                                op het beleid van de opdrachtnemer en op de algemene gang van zaken in het agentschap\n                                                (Staatscourant 2012, Nr. 20668, 15\u00a0oktober 2012), zijnde de Secretaris-Generaal BZK.\n\nFysieke Werkplek Rijk (FWR): De kern van de FWR bestaat uit rijksbreed geldende afspraken voor de kantoorhuisvesting\n                                                van het Rijk. Ze zijn zowel sturend voor de indeling van de ruimte als, tot op zekere\n                                                hoogte, het gebruik van de ruimte. Het gaat om een standaardisering van de behoeftestelling\n                                                en uitdrukkelijk niet om het cre\u00ebren van een eenheidsworst door overal eenzelfde \u2018rijkswerkplek\n                                                uit te rollen\u2019. Binnen de vastgestelde FWR-kaders is er volop ruimte voor diversiteit\n                                                in de inrichting en vormgeving van een rijkskantoor.\n\nGemandateerd opdrachtgever: een door DGOO aangewezen departementsonderdeel dat invulling geeft aan de opdrachtgeversrol\n                                                voor de totstandkoming van een rijkskantoor (zie pagina 34 van het rapport 'Governance\n                                                Rijksvastgoedbedrijf').\n\nKadersteller: het directoraat-generaal Overheidorganisatie (DGOO) dat systeemverantwoordelijk is\n                                                voor het rijkshuisvestingsstelsel en de daartoe behorende beleidskaders en nadere\n                                                regelingen.\n\nKantoor: een rijksgebouw is een kantoor indien deze aldus is opgenomen in de pandenlijst.\n\nMasterplan: een overzicht waarin meerjarig de kantoorhuisvesting van de Rijksdienst, voor zover\n                                                deze binnen het rijkshuisvestingsstelsel valt, is afgestemd op de behoefte aan huisvesting\n                                                voor rijksambtenaren.\n\nOpdrachtnemer: de eindverantwoordelijke binnen het agentschap (Staatscourant 2012, Nr. 20668, 15\u00a0oktober\n                                                2012), zijnde de Directeur-Generaal Rijksvastgoedbedrijf.\n\nPandenlijst: een overzicht waarin is aangegeven of de gebouwen die in beheer zijn bij het Rijksvastgoedbedrijf,\n                                                behoren tot de categorie 'kantoren'.\n\nSpecialty: een specialty is een rijksgebouw waarvan als gevolg van speciale eisen vanuit het\n                                                primair proces de hoofdfunctie van dat gebouw niet een kantoorfunctie is, dan wel\n                                                een kantoorgebouw dat geen gedeelde huisvesting kan bieden voor organisaties die geen\n                                                onderdeel van het betreffende primair proces uitmaken. Voorbeelden zijn gerechtsgebouwen,\n                                                gevangenissen en laboratoria, of huisvesting op bijzondere locaties zoals douanekantoren.\n\nIn dit hoofdstuk worden de afspraken toegelicht over wie wat mag besluiten.\n\nOnze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (lees: W&R) kan na overleg\n                                             met Onze Ministers kaders vaststellen ter bevordering van de eenheid, de kwaliteit\n                                             of de effici\u00ebntie van de bedrijfsvoering door de ministeries.58\n\nIn de bedrijfsvoering van de ministeries kan meer eenheid, kwaliteit of effici\u00ebntie\n                                             worden behaald door een verdergaande standaardisering en samenwerking. Om dit te bevorderen\n                                             krijgt de minister voor Wonen en Rijksdienst de bevoegdheid kaders vast te stellen.\n                                             Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan ICT- en inkoopstandaarden, de huisvestingsstrategie\n                                             en normen voor externe inhuur of bijzonder belonen.\n\nDe kaderstellende bevoegdheid van de minister voor Wonen en Rijksdienst omvat ook\n                                             de bevoegdheid om werkzaamheden aan te wijzen die ten behoeve van alle ministeries\n                                             (of een deel daarvan) worden uitgevoerd door een organisatieonderdeel van \u00e9\u00e9n der\n                                             ministeries. Deze bevoegdheid geeft uitwerking aan het beginsel dat alle ministeries59 zullen deelnemen aan de rijksbrede voorzieningen op het gebied van de bedrijfsvoering\n                                             (ook wel aangeduid als shared services).\n\nDe uitvoering door \u00e9\u00e9n organisatieonderdeel van een ondersteunende taak voor meerdere\n                                             ministeries dient vanzelfsprekend te geschieden met de instemming van de minister\n                                             waaronder dit organisatieonderdeel ressorteert. De kaders worden voorts vastgesteld\n                                             na overleg met de ministers die de leiding hebben over een ministerie. De ministerraad\n                                             is het aangewezen gremium om over deze kaders te beraadslagen en te besluiten.\n\nBij de voorbereiding van deze kaders zal de gebruikelijke weg van ambtelijke voorbereiding\n                                             worden gevolgd. Dat betekent dat besluiten worden voorbereid door de Interdepartementale\n                                             Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst, die als ambtelijk voorportaal van de betrokken\n                                             onderraad van de ministerraad functioneert.\n\nElk van de ministers beheert zijn ministerie binnen de vastgestelde kaders. De minister\n                                             waaronder het organisatieonderdeel ressorteert dat de rijksbrede voorziening uitvoert\n                                             is verantwoordelijk voor de inrichting en het functioneren ervan. De overige ministers\n                                             zijn opdrachtgever voor zover het de ondersteuning van hun eigen ministerie betreft.60\n\nDe Secretaris Generaal BZK is aangesteld als eigenaar van het Rijksvastgoedbedrijf,\n                                             inclusief het daarbij behorend mandaat.61\n\nIn het mandaatbesluit BZK 201262 staat dat het mandaat van de minister van BZK (lees: W&R) is doorgemandateerd naar\n                                             dg en directeur voor zover dit specifiek betrekking heeft op diens taakvelden.\n\nDGOO mandateert per project een opdrachtgever voor de ontwikkeling van een rijksverzamelkantoor\n                                             zoals bijvoorbeeld de Rijnstraat 8. Daartoe krijgt de gemandateerd opdrachtgever (GO)\n                                             het mandaat over een, door de toekomstige klanten opgebracht, vooraf vastgesteld budget.\n\nDe Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) is het interdepartementale\n                                             ambtelijke gremium voor de besluitvorming over de rijksbrede bedrijfsvoering.\n\nHet kabinet acht voor de bedrijfsvoering een kaderstellend beleid nodig dat op centraal\n                                             niveau wordt ondergebracht. Dat moet betrekking hebben op het gebied van Personeel\n                                             & Organisatie, Informatievoorziening en Informatie- en Communicatietechnologie, Inkoop,\n                                             Huisvesting en Facility management.63 In het verlengde hiervan worden ook de ambtelijke gremia over de bedrijfsvoering\n                                             van de rijksdienst heringericht naar taken, verantwoordelijkheden en mandaat.\n\nDe vertegenwoordigers kunnen daarom in het departementale beraad en in de interdepartementale\n                                             ambtelijke besluitvorming:\n\n\u2013 de verbinding leggen tussen de bedrijfsvoering en de primaire processen op het eigen\n                                                   ministerie en daarmee zorgen dat de bedrijfsvoering bijdraagt aan de gewenste verbetering\n                                                   van de primaire processen;\n\n\u2013 de integrale verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering vormgeven en daarmee zorgen\n                                                   voor de domeinoverstijgende visie en aanpak;\n\n\u2013 over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschikken om namens hun ministerie\n                                                   op te treden en daarmee bijdragen aan het doorzettingsvermogen van het beraad.64\n\nDe onderwerpen van de onderraad van de ministerraad, de Raad voor Bestuur en Justitie\n                                             (RBJ) worden eerst behandeld in het ambtelijk voorportaal. Bespreking in het ambtelijk\n                                             voorportaal is de finale ambtelijke afstemming en behoort dus te worden voorafgegaan\n                                             door de gebruikelijke interdepartementale afstemming.\n\nDe RBJ kent twee ambtelijke voorportalen:\n\n\u2022 Commissie voor Bestuur, Veiligheid en Justitie (CBVJ)\n\n\u2022 SGO-voorportaal\n\nAls slot van de bespreking in het ambtelijk voorportaal trekt de voorzitter een conclusie.\n                                             Veelal is die conclusie dat het stuk met inachtneming van de gemaakte opmerkingen\n                                             kan worden aangeboden aan de onderraad. Doorloop daarvoor de stappen zoals hier aangegeven.\n                                             Ook komt het voor dat de voorzitter concludeert dat het voorstel rechtstreeks kan\n                                             worden aangeboden aan de Ministerraad. Dat kan gebeuren in gevallen waarin er geen\n                                             geschilpunten zijn en er wordt geen politieke discussie over het onderwerp verwacht.\n\nHet BOR is het gremium waar opdrachtgevers, kaderstellers en opdrachtnemer elkaar\n                                             treffen over het functioneren van het Rijksvastgoedbedrijf.\n\nIn het Bestuurlijk Overleg Rijkshuisvesting wordt een P&C cyclus op concernniveau\n                                             doorlopen waarbij jaarplan en totaalrapportages worden besproken vanuit het perspectief\n                                             van het bedrijf (ontwikkeling baten-lasten en werkvoorraad), het perspectief van de\n                                             opdrachtgever (kwaliteit en planning) en ook het perspectief van de gebruiker (klanttevredenheid).\n\nDeelnemers zijn: SG BZK (voorzitter / eigenaar), dgRVB (opdrachtnemer), DGOO (kadersteller\n                                             rijkshuisvestingsstelsel), CFO Belastingdienst (centraal opdrachtgever kantoren),\n                                             SG Defensie (grote opdrachtgever), dg Ruimte en Water (vz ICRV / beleidsbepaler),\n                                             pSG V&J (grote opdrachtgever specialties) en dFEZ BZK (financieel deskundige).\n\nDe Interdepartementale Commissie Rijksvastgoed is bedoeld om de beleidsmatige afstemming\n                                             tussen de beleidsopdrachtgevers van vastgoedhoudende diensten te versterken.66\n\nHet overleg wordt bemensd met de verantwoordelijke beleidsDG\u2019s, waaronder DGWB, DGOO,\n                                             EZ, IenM, OCW, Financi\u00ebn, Defensie en VenJ.\n\nHet KOR was van januari tot en met mei 2016 het besluitvoorbereidend overleg rijkshuisvesting.\n                                             Het werd opgericht als opvolger van respectievelijk de stuurgroep ProMIS (2012\u20132014)\n                                             en het Tijdelijk Bestuurlijk Overleg Rijkshuisvesting (TBOR, 2015). Het had onder\n                                             meer de volgende onderwerpen op de agenda:\n\n\u2022 Beleidsontwikkeling en kaderstelling\n\n\u2022 Masterplannen jaarlijkse update\n\n\u2022 Masterplannen groot onderhoud\n\n\u2022 Verantwoording en rapportage (voortgang masterplannen overall; kwaliteit voorraad)\n\nDit overleg werd voorgezeten door dFHIR (DGOBR), na 1\u00a0april 2016 de dIFHR (DGOO) en\n                                             de leden waren Belastingdienst, V&J, Defensie, RVB, FEZ BZK en IRF. De ICBR heeft\n                                             op 16\u00a0februari 2016 besloten om het KOR op te heffen en de taken te doen opgaan in\n                                             een ICFH nieuwe stijl, de Interdepartementale Commissie Huisvesting en Faciliteiten\n                                             (ICHF).67 Dit besluit is met ingang van juni 2016 ge\u00ebffectueerd door oprichting van de ICHF.\n\nOp 30\u00a0september 2008 heeft de ICBR besloten om de ICBR verbonden commissies te regelen\n                                             op basis van de bevoegdheid tot het regelen van de eigen werkzaamheden. Per 1\u00a0juni\n                                             2016 is de ICFH omgevormd tot een ICFH nieuwe stijl, de Interdepartementale Commissie\n                                             Huisvesting en Faciliteiten68.\n\nDe Interdepartementale Commissie Huisvesting en Faciliteiten (ICHF) is een voorportaal\n                                             voor de ICBR om besluitvorming voor te bereiden inzake rijksbrede kaders voor huisvesting\n                                             en faciliteiten.\n\nBij besluit van de ICBR van 16\u00a0februari 2016 is besloten het Kaderstellend Overleg\n                                             Rijkshuisvesting (KOR) te integreren in de Interdepartementale Commissie Faciliteiten\n                                             en Huisvesting (ICFH), tot een nieuw overleggremium ICHF. Dit besluit werd per 1\u00a0juni\n                                             2016 ge\u00efmplementeerd. De ICHF bestaat uit gemandateerde vertegenwoordigers (op directeursniveau)\n                                             van alle departementen, aangevuld met de directeur Facilitair en Financi\u00ebn RWS, directeur\n                                             CFD Belastingdienst en directeur Portefeuillestrategie RVB. De ICHF wordt voorgezeten\n                                             door de directeur Inkoop-, Facilitair- en Huisvestingbeleid Rijk (dIFHR) van BZK/DGOO69."}