Title: wetten.nl - Regeling - Circulaire Aanvulling Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk en e-mailgedragslijn - BWBR0026881

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0026881/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Circulaire Aanvulling Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk en e-mailgedragslijn - BWBR0026881", "content": "Circulaire Aanvulling Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk en e-mailgedragslijn\n\n[Regeling vervallen per 01-01-2020]\n\nUit het voor het zomerreces gehouden debat over de Catshuisbrand is duidelijk geworden\n                                       dat een aantal aspecten uit het integriteitsbeleid en voorschriften over e-mailverkeer\n                                       onvoldoende bekend zijn binnen de rijksdienst. Mede naar aanleiding van de motie Timmer\n                                       (Kamerstuk 31 700 VI, nr. 147) vraag ik u extra inspanningen te doen om deze aspecten\n                                       onder de aandacht te brengen van alle bij de rijksdienst werkzame ambtenaren. Het\n                                       betreft de omgang met (incidentele) onderzoeksinformatie en het gebruik, registratie\n                                       en archivering van e-mailverkeer. Deze aspecten zijn hieronder toegelicht.\n\n[Regeling vervallen per 01-01-2020]\n\nHet goed ambtenaarschap, zoals omschreven in artikel 50, eerste lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR), is mede ingevuld door de Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk (Stcrt.\n                                       24 maart 2006, nr. 60 ). Deze code bestaat enerzijds uit een beschrijving van de kernwaarden\n                                       die als kader dienen voor het ethisch handelen van de organisatie en anderzijds uit\n                                       specifieke normen en spelregels. In de Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk zijn\n                                       normen over de omgang met informatie (zorgvuldigheid en geheimhouding) en het gebruik\n                                       van e-mail, intranet en internetsysteem (zakelijk gebruik) opgenomen.\n\nHet is mij gebleken dat het begrip \u2018goed ambtenaarschap\u2019 en de invulling daarvan in\n                                       de modelgedragscode onvoldoende duidelijkheid hebben gegeven over de omgang met incidentele\n                                       deskundigenrapporten en -adviezen1 . Het moge duidelijk zijn dat deze deskundigenrapporten en -adviezen in de besluitvorming\n                                       moeten worden betrokken en dat deze besluitvorming transparant is en inzichtelijk\n                                       voor de burger.\n\nDe Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk kan in voorschriften in meer algemene\n                                       zin beschrijven hoe een ambtenaar zicht dient te gedragen. De modelcode bevat onder\n                                       andere een kernwaarde \u2018professionaliteit en morele verantwoordelijkheid\u2019 die ambtenaren\n                                       verplicht in alle situaties \u2013 en dus ook in situaties aangaande de omgang met deskundigenrapporten\n                                       en -adviezen \u2013 moreel verantwoord te handelen in het licht van het dienen van het\n                                       algemeen belang.\n\nMeer specifiek volgt uit de kernwaarde zorgvuldigheid dat indien onderzoeksinformatie\n                                       beschikbaar is dat het duidelijk is dat deze informatie, in zo verre relevant, wordt\n                                       betrokken in het handelen en besluitvorming van de overheid. Uiteraard dient altijd\n                                       een weging van de beschikbare informatie plaats te vinden, maar het kan niet zo zijn\n                                       dat zonder enige afweging relevante onderzoeksinformatie buitenbeschouwing wordt gelaten.\n                                       Met het oog op het kunnen afleggen van verantwoording, dient de afweging reproduceerbaar\n                                       te worden vastgelegd indien besloten wordt onderzoeksinformatie buiten beschouwing\n                                       te laten.\n\nUit de kernwaarde betrouwbaarheid volgt dat het handelen en de besluitvorming van\n                                       de overheid inzichtelijk is voor de burger. De overheid dient dus bij het optreden\n                                       en besluitvorming ook aan de burgers aan te geven van welke relevante onderzoeksinformatie\n                                       gebruik is gemaakt en welke relevante onderzoeksinformatie buiten beschouwing is gelaten\n                                       en om welke reden dit is gebeurd.\n\nConcreet betekent bovenstaande dat deskundigenrapporten of -adviezen niet ongemotiveerd\n                                       en/of ongedocumenteerd buiten beschouwing kunnen worden gelaten.\n\nIk verzoek u bovenstaande binnen u eigen organisatie uit te dragen.\n\nBij een eventuele brede actualisatie van de modelgedragscode zal bovenstaande aspect\n                                       worden meegenomen.\n\nDe aandacht voor de omgang met onderzoeksinformatie en de Modelgedragscode Integriteit\n                                       Sector Rijk biedt de mogelijkheid om bij de ambtenaren het bewustzijn te verhogen\n                                       over het verrichten van werkzaamheden en te handelen in het licht van het algemeen\n                                       belang. Ambtenaren dienen zich bewust te zijn van de risico\u2019s en dilemma\u2019s die zich\n                                       in het werk kunnen voordoen.\n\n[Regeling vervallen per 01-01-2020]\n\nNaast het integriteitsaspect van e-mailverkeer vraag ik ook aandacht voor eenduidige\n                                       omgang met en de registratie en archivering van e-mailverkeer. Als reactie op deze\n                                       motie is verwezen naar een brief die de minister van OCW en de staatssecretaris van\n                                       BZK bij brief van 7 juli 2009 (Kamerstuk 2008\u20132009, 29362, nr. 156) de Tweede Kamer\n                                       hebben bericht over de in te zetten maatregelen rond document- en archiefbeheer van\n                                       de rijksoverheid. Het gaat onder meer om de invoering van de zogenaamde Baseline Informatiehuishouding\n                                       Rijksoverheid2 voor het (digitale) documentbeheer. De Baseline reikt maatregelen aan gebaseerd op\n                                       11 vigerende wetten en normen, waaronder de Archiefwet en de Wet Elektronisch Bestuurlijk verkeer. Beide wetten maken formeel geen onderscheid\n                                       tussen digitale of analoge (papieren) informatie en archivering, maar in de richtlijnen\n                                       voor de dagelijkse omgang met digitale en analoge informatiestromen wordt het verschil\n                                       onderkend.\n\nOnderdeel van de Baseline is een e-mailgedragsrichtlijn3 , die is gebaseerd op de e-mailgedragslijn uit 2005. De Baseline bekrachtigt deze\n                                       en voegt er enkele kwaliteitscriteria aan toe, zoals bereikbaarheid, ontvangstbevestiging,\n                                       (richtlijnen voor de) afhandeling en het openbaar maken van prestaties. Daarnaast\n                                       stelt de richtlijn dat de e-mail op een goede en veilige manier wordt opgeslagen en\n                                       gearchiveerd zodat de toegankelijkheid van de e-mail correspondentie kan worden gewaarborgd.\n                                       Net als voor post moet een ambtenaar bij e-mail op basis van de gedragsrichtlijn ook\n                                       onderscheid maken tussen te archiveren en niet te archiveren e-mails. De departementen\n                                       zullen de Baseline en daarmee de e-mailgedragsrichtlijn implementeren in de omgang\n                                       met (digitale) informatie en worden hierin ondersteund door het KennisLAB Digitale\n                                       Informatiehuishouding (ICTU).\n\nHet is mij gebleken dat er onvoldoende aandacht is voor de vraag of e-mails moeten\n                                       worden gearchiveerd. Vooruitlopend op de implementatie van de Baseline, verzoek ik\n                                       u meer bekendheid te geven aan de hoofdpunten van de e- gedragsrichtlijn. Graag wil\n                                       ik u adviseren om dit binnen uw eigen organisatie daar waar nodig te faciliteren bijvoorbeeld\n                                       door berichtgeving hierover op de intranetsite.\n\nMinister\n\ndirecteur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk\n\nJ.J.M. Uijlenbroek"}