Title: wetten.nl - Regeling - Aanwijzingen inzake interdepartementale commissies - BWBR0004127

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0004127/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Aanwijzingen inzake interdepartementale commissies - BWBR0004127", "content": "Aanwijzingen inzake interdepartementale commissies\n\nInleiding\n\nIn het project Sanering interdepartementale commissies, een deelproject van het project\n                                    reorganisatie rijksdienst, zijn alle in 1984\u20131985 bestaande ongeveer 250 ambtelijke\n                                    interdepartementale commissies doorgelicht. Op grond van de voorstellen die hieruit\n                                    voortvloeien heeft het kabinet beslissingen genomen over het opheffen of samenvoegen\n                                    van interdepartementale commissies en over het wijzigen van hun taak, samenstelling\n                                    en of werkwijze 1.\n\nDeze aanwijzingen beogen na deze eenmalige sanering nieuwe wildgroei te voorkomen\n                                    en interdepartementale commissies in de toekomst zo effectief en effici\u00ebnt mogelijk\n                                    te laten werken. Zij zijn gebaseerd op de uitwerking van de door het kabinet aanvaarde\n                                    algemene uitgangspunten voor de vormgeving en het functioneren van interdepartementale\n                                    commissies en het Eindrapport sanering interdepartementale commissies 2.\n\nVoor een toelichting op de aanwijzingen wordt verwezen naar het genoemde eindrapport,\n                                    dat richtlijnen, wenken en tips bevat voor het gebruik van interdepartementale commissies.\n\nVoor departementale geheel en overwegend ambtelijke commissies zijn geen afzonderlijke\n                                    aanwijzingen vastgesteld. Het verdient echter aanbeveling deze aanwijzingen zoveel\n                                    mogelijk analoog op de instelling van departementale commissies toe te passen.\n\nDefinitie\n\nOnder interdepartementale commissies worden verstaan commissies:\n\na. waarin meer dan \u00e9\u00e9n ministerie is vertegenwoordigd, en\n\nb. waarvan meer dan de helft van de leden ambtenaar bij een ministerie is.\n\nInstelling nodig?\n\nAlvorens een interdepartementale commissie in te stellen wordt de noodzaak van het\n                                          instellen van een nieuwe commissie overwogen. Hierbij wordt eerst nagegaan of er geen\n                                          eenvoudiger alternatief is, zoals oprichting van een informele werkgroep, inschakeling\n                                          van een reeds bestaande commissie of een bestaand extern adviesorgaan, dan wel verlening\n                                          van de opdracht aan \u00e9\u00e9n dienstonderdeel.\n\nInstelling\n\n3.1 Interdepartementale commissies worden ingesteld bij schriftelijke regeling. Instelling\n                                                bij of krachtens de wet of bij koninklijk besluit wordt vermeden.\n\n3.2 In de instellingsregeling van een interdepartementale commissie worden tenminste de\n                                                volgende punten opgenomen:\n\na. de naam en de afkorting van de commissie;\n\nb. een zo veel mogelijk op resultaat gerichte en toetsbaar geformuleerde taakopdracht\n                                                      met vermelding van de geadresseerden voor het te leveren werk;\n\nc. een instellingsduur van ten hoogste vier jaren indien de commissie niet tevens ambtelijk\n                                                      voorportaal is. Het bestaan van een ambtelijk voorportaal is gekoppeld aan het bestaan\n                                                      van de desbetreffende onderraad uit de ministerraad of ministeri\u00eble commissie;\n\nd. de samenstelling van de commissie;\n\ne. vermelding van het ministerie waaronder de commissie ressorteert, waaruit volgt waar\n                                                      de verantwoordelijkheid berust dat de nodige voorzieningen voor de commissie (bijvoorbeeld\n                                                      secretariaat) worden getroffen;\n\nf. de verplichting tot evaluatie.\n\nSamenstelling\n\n4.1 De samenstelling van interdepartementale commissies voldoet aan de volgende eisen:\n\na. behoudens gemotiveerde uitzonderingen wordt volstaan met hoogstens \u00e9\u00e9n lid per ministerie,\n                                                      dat met zijn stem het ministerie vertegenwoordigt;\n\nb. er wordt actief gestreefd naar een verhouding tussen mannen en vrouwen in commissies\n                                                      van 1:1. Steeds dient te worden bezien of voor de desbetreffende positie niet ook\n                                                      een gekwalificeerde vrouw beschikbaar is; op een voordracht voor de vervulling van\n                                                      een vacature dient zoveel mogelijk zowel een man als een vrouw te worden genoemd.\n\n4.2 Voorts is ten aanzien van de samenstelling van interdepartementale commissies het\n                                                volgende van belang:\n\nc het aantrekken van een externe voorzitter kan helpen departementale belangentegenstellingen\n                                                      te overbruggen;\n\nd  door waar mogelijk functionarissen in plaats van personen als lid aan te wijzen in\n                                                      de instellingsregeling worden extra formaliteiten bij opvolging voorkomen (bij benoeming\n                                                      op persoonlijke titel is dit niet mogelijk);\n\ne belangrijker dan het benoemen van vaste plaatsvervangers is het de leden te verplichten\n                                                      zelf zorg te dragen voor een doelmatige vervanging al naar gelang de werkzaamheden\n                                                      van de commissie dit wenselijk maken.\n\nWerkwijze\n\nTen aanzien van de werkwijze van interdepartementale commissies verdient het aanbeveling:\n\na. omvangrijke vergaderingen zo mogelijk te voorkomen door met de meest betrokken ministeries\n                                                een kerncommissie te vormen en bij de overige betrokken ministeries contactpersonen\n                                                aan te wijzen, die op de hoogte worden gehouden van de activiteiten van de commissie\n                                                en die zonodig bij het werk van de commissie betrokken worden;\n\nb. vooral grote commissies te ontlasten door bij de voorbereiding per onderwerp gebruik\n                                                te maken van bilateraal vooroverleg en van ad hoc commissies van de meest betrokken\n                                                ministeries, waarbij zo mogelijk concept-conclusies worden geformuleerd;\n\nc. de bevoegdheden/verantwoordelijkheden te regelen, evenals de interne taakverdeling;\n\nd. vooraf richtlijnen te vragen en tussentijds verslag te doen aan de insteller(s);\n\ne. voor zover het niet mogelijk blijkt gerezen geschilpunten op te lossen, deze overzichtelijk\n                                                in kaart te brengen, zo mogelijk voorzien van enkele alternatieve oplossingen, in\n                                                het bijzonder wanneer sprake is van een advies van een ambtelijk voorportaal;\n\nf. jaarlijks een werkplan en vergaderschema op te stellen;\n\ng. de werkzaamheden af te stemmen met commissies die een verwant werkterrein hebben (bijvoorbeeld\n                                                voor agenda-overleg);\n\nh. waar mogelijk de verslaglegging te beperken tot besluitenlijstjes.\n\nAmbtelijke voorportalen\n\n6.1 Een ambtelijk voorportaal richt zijn advies aan de co\u00f6rdinerende bewindspersoon tenzij\n                                                het advies een voorstel betreft dat reeds aan de desbetreffende onderraad of ministeri\u00eble\n                                                commissie is toegezonden. In het laatste geval kan ook het advies van het voorportaal\n                                                rechtstreeks aan de onderraad of ministeri\u00eble commissie worden gericht.\n\nHet verdient echter de voorkeur voorstellen aan onderraden of ministeri\u00eble commissies\n                                                eerst te verzenden na ontvangst van het advies van het voorportaal; hierdoor wordt\n                                                het mogelijk de adviezen in de voorstellen te verwerken, zodat onderraden of ministeri\u00eble\n                                                commissies niet worden belast met knelpunten of discussies die in voorportalen reeds\n                                                zijn opgelost of in kaart gebracht.\n\n6.2 Ambtelijke voorportalen hebben mede de taak de samenhang van de ambtelijke advisering\n                                                op het eigen beleidsterrein te bewaken. Hiertoe kunnen zij over de instelling en de\n                                                evaluatie van interdepartementale commissies op hun terrein de daarvoor verantwoordelijke\n                                                bewindspersonen adviseren.\n\n7. \nVoorkomen van dubbele advisering\n\nWanneer twee of meer ambtelijke voorportalen en/of andere interdepartementale commissies\n                                          over eenzelfde voorstel advies uitbrengen, verdient het de voorkeur dat de co\u00f6rdinerende\n                                          minister van de onderraad die het voorstel zal behandelen \u00e9\u00e9n voorportaal aanwijst\n                                          dat zo mogelijk de verschillende adviezen bundelt tot \u00e9\u00e9n advies.\n\nEvaluatie\n\n8.1 Interdepartementale commissies leggen tegenover hun instellers, voor zover deze daaraan\n                                                behoefte hebben, tenminste jaarlijks verantwoording af over hun werk en de daarmee\n                                                gemoeid zijnde kosten; tevens geven zij daarbij inzicht in hun voornemens voor het\n                                                volgende jaar. Hiervoor wordt bij voorkeur een lichte vorm gekozen om overbodige bureaucratie\n                                                te vermijden. Voor zover interdepartementale commissies jaarverslagen uitbrengen zal\n                                                het nut van die commissies mede aan de hand daarvan worden bezien.\n\n8.2 Tijdig voor de afloop van de termijn die bij de instellingsbeschikking is gesteld,\n                                                heroverweegt de insteller het nut van het eventuele voortbestaan van de interdepartementale\n                                                commissie \u2013 met een al dan niet gewijzigde taak, samenstelling en werkwijze.\n\nDe commissie is zelf verantwoordelijk voor het doen plaatsvinden van een evaluatie,\n                                                tijdig voor het verstrijken van haar instellingstermijn. De evaluatie kan kort zijn\n                                                en dient tenminste aan te geven in hoeverre de commissie beantwoordt aan haar taakopdracht\n                                                en of knelpunten aanwezig zijn bij het functioneren. Ook ambtelijke voorportalen worden\n                                                eens per vier jaar ge\u00ebvalueerd.\n\nRegistratie en rapportage\n\n9.1 Bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt een openbaar, geautomatiseerd gegevensbestand\n                                                bijgehouden waarin gegevens over interdepartementale commissies en externe adviesorganen\n                                                zijn opgenomen.\n\nOp basis van dit bestand, waarvan de gegevens alsmede mutaties daarin door de afzonderlijke\n                                                ministeries worden aangeleverd, wordt jaarlijks een Overzicht adviesorganen van de\n                                                centrale overheid gepubliceerd.\n\n9.2 Mede op basis van het in 9.1 bedoelde gegevensbestand rapporteert de Minister van\n                                                Binnenlandse Zaken eens per twee jaar aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal over\n                                                ontwikkelingen in het bestand van interdepartementale commissies. In deze tweejaarlijkse\n                                                rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan de resultaten van de periodieke\n                                                evaluatie van interdepartementale commissies, het kostenaspect en de deelname van\n                                                vrouwen in interdepartementale commissies."}