Title: wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Justitie en Veiligheid - BWBR0047945

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0047945/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Justitie en Veiligheid - BWBR0047945", "content": "Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Justitie en Veiligheid\n\nDe Minister van Justitie en Veiligheid,\n\ngelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;\n\nmet inachtneming van de Regeling van de Minister van Justitie van 19\u00a0april 2010, nr.\u00a0DDS-nummer\n                                    5646604 inzake de vervanging van papieren door digitale personeelsdossiers (Regeling digitale vervanging personeelsdossiers Ministerie van Justitie 2010).\n\nbesluit\n\nDit besluit heeft betrekking op archiefbescheiden op papier die behoren of zullen\n                                    gaan behoren tot het personeelsdossier van de medewerkers van het Nationaal Cyber\n                                    Security Centrum. Deze archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties.\n                                    Deze vervanging betreft alle papieren archiefbescheiden die betrekking hebben op personeelsgegevens\n                                    en salarisgegevens zoals beschreven in het 'Basisselectiedocument P-dossier is Mens-en-werk,\n                                    1945.\n\nDe digitale vervanging geschiedt ten minste overeenkomstig de specificaties en instellingen\n                                    zoals deze zijn opgenomen in de bijlage en op de wijze zoals beschreven in het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers.\n\nDeze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant\n                                    waarin zij wordt gepubliceerd.\n\nDe digitale reproductie wordt uitgevoerd door P-Direkt.\n\nDeze regeling kan worden aangehaald als Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden\n                                    Justitie en Veiligheid.\n\nDeze regeling wordt met bijlage in de Staatscourant geplaatst met uitzondering van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers dat ter inzage wordt gelegd bij de directie P&O, team Control en Controle van het\n                                       bestuursdepartement van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.\n\nDen Haag, 2\u00a0februari 2023\n\nDe Minister\n\nDe directeur Nationaal Cyber Security Centrum\n\nH.L. \nde Vries\n\nDeze bijlage bevat de eisen waaraan de uitvoering van het vervangingsproces ten minste\n                                 zal voldoen, een en ander overeenkomstig artikel 26b van de Archiefregeling.\n\nArtikel 26b van de Archiefregeling luidt aldus:\n\nDe zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst\n                                 voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van\n                                 het door hem toegepaste vervangingsproces:\n\na. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een\n                                       opgave van de organisatieonderdelen en de categorie\u00ebn archiefbescheiden waarvoor het\n                                       vervangingsproces geldt;\n\nb. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en\n                                       de randapparatuur;\n\nc. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;\n\nd. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit;\n\ne. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend\n                                       de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter\n                                       zake van reproductie per batch of per stuk;\n\nf. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van\n                                       fouten;\n\ng. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;\n\nh. de kwaliteitsprocedures.\n\nDe reikwijdte van het vervangingsproces is beschreven in artikel 1 van het vervangingsbesluit.\n\nVoor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:\n\n\u2013 Scannen in kleur of zwart/wit- Minimaal 60 pagina's per minuut bij 300 dpi.\n\n\u2013 Invoer aan de voorzijde en optie voor recht papiertraject (portrait). Papierinvoer\n                                          van minimaal 100 vel.\n\n\u2013 Bedrijfscyclus van minimaal 7.500 scans per dag.\n\nDe standaard instelling voor het scannen is zwart/wit. Het scannen in kleur wordt\n                                    telkens handmatig door de scanmedewerker ingesteld.\n\nVoor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8\n                                    Bit.\n\nVoor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit.\n\n\u2013 Voor gedrukte teksten in zwart/wit betekent dat een bijna hoge kwaliteit, Alles is\n                                          goed leesbaar.\n\n\u2013 Voor gedrukte teksten in kleur betekent dat een hoge kwaliteit, alles is bijzonder\n                                          goed leesbaar.\n\n\u2013 Voor afbeeldingen in zwart/wit betekent dat een gemiddelde kwaliteit, alle relevante\n                                          details zijn zichtbaar.\n\n\u2013 Voor afbeeldingen in kleur betekent dat een hoge kwaliteit, alle relevante details\n                                          zijn heel goed zichtbaar.\n\nDe kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 300 dpi.\n\n\u2013 A4-formaat.\n\n\u2013 JPEG quality \u2013 82 (op schaal van 1 tot 100). Double sided scanning.\n\n\u2013 Zwart/wit.\n\nDe Virtual ReScan instellingen zijn minimaal:\n\nClarity (helderheid)\n\nZwart/wit:\n\nKleur:\n\n\u2013 auto Brightness default\n\n45\n\n50\n\n\u2013 auto Contrast default\n\n50\n\n50\n\nAutomatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal\n                                    (3) (onderdrukking van de achtergrond).\n\nDe Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Line filter (negeert dunne lijntjes) \u2013 Laag; Bij zwart/wit is de lineweight op normaal\n                                          (5).\n\n\u2013 Speckle Removal Filter (negeert kleine puntjes) \u2013 Zeer laag. (small 4).\n\n\u2013 Halftone pictures \u2013 normaal (50%) Density.\n\nDe Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Deskew (randen van de betreffende pagina rechtzetten) \u2013 aan.\n\n\u2013 Auto Crop (zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop beeldvullend aan)\n                                          \u2013 aan.\n\n\u2013 Edge cleanup (haalt eventuele zwarte randen van de scan af) \u2013 aan.\n\n\u2013 Auto orientation (automatische pagina ori\u00ebntatie) \u2013 aan.\n\n\u2013 Fine Angle Adjustment (automatische afwijking van de scanhoek) \u2013 uit.\n\n\u2013 Edge Fill (automatische aanvullen met achtergrond bij hoekjes/randjes) \u2013 uit. Auto\n\n\u2013 Hole Fill (automatische perforatiegaten opvulling) \u2013 aan\n\nDe kleurinstellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Colordetection (automatische kleurherkenning) \u2013 uit.\n\nDe Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Enable smoothing (sta regulering toe) \u2013 uit;\n\n\u2013 Background color (standaard achtergrondkleur) \u2013 uit;\n\n\u2013 Background Color Sensitivity (gevoeligheid van de achtergrondkleuren) \u2013 uit\n\nDe Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2013 Enable Deletion (verwijderen toestaan) \u2013 aan.\n\n\u2013 Content Sensitivity (gevoeligheid op aanwezige content) \u2013 50 (op schaal van 100) waarbij\n                                          gaten worden genegeerd.\n\nDe scanstations zijn voorzien van 'Capture-software' voor het batchgewijs scannen\n                                    van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen\n                                    (metadata) tenminste overeenkomstig NEN-ISO 23081.\n\nAanvullend zijn de scanstations voorzien van 'Virtual ReScan-software' die er voor\n                                    zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder\n                                    hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.\n\nStandaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat\n                                    (wettelijk identiteitsbewijs, diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt\n                                    telkens handmatig ingesteld bij het scannen.\n\nHet scanproces vindt batchgewijs plaats. Per zorgdrager wordt er een batchclass aangemaakt\n                                    ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken\n                                    worden toegekend aan het digitale document.\n\nAan het digitale document worden ten minste de volgende metagegevens toegevoegd:\n\n\u2013 de code van de desbetreffende medewerker;\n\n\u2013 de geboortedatum van de desbetreffende medewerker;\n\n\u2013 een code voor de organisatie waar de medewerker werkzaam is;\n\n\u2013 de documentdatum;\n\n\u2013 een categoriecode;\n\n\u2013 een code voor het proces waar het document toe behoort;\n\n\u2013 de naam van de scanmedewerker;\n\n\u2013 de user-id van de scanmedewerker;\n\n\u2013 een code voor de categorie waartoe het document behoort;\n\n\u2013 een code voor het notitiedocument;\n\n\u2013 de afhandelingsdatum;\n\n\u2013 de naam van de controleur;\n\nDocumenten worden standaard in PDF/A formaat gedigitaliseerd. Documenten worden niet\n                                    bewerkt en worden niet gecomprimeerd.\n\nNadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd\n                                    op correct- en volledigheid. Daarbij wordt het vier-ogen principe toegepast. De medewerker\n                                    die heeft gevalideerd, mag niet verifi\u00ebren. Dit zal bij het toekennen van autorisaties\n                                    in het computersysteem worden verwerkt.\n\nAfwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie\n                                    bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden\n                                    heeft veroorzaakt.\n\nNa de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van de zorgdrager de te vernietigen\n                                    papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container. Deze container\n                                    wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de inhoud wordt vervolgens\n                                    vernietigd. Op het proces is een Track & Trace van toepassing. Van de feitelijke vernietiging\n                                    van het papier wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.\n\nBij de vorming van de digitale reproductie wordt een visuele kwaliteitscontrole uitgevoerd\n                                    door de scanmedewerker. Deze controle beslaat de volgende onderdelen:\n\n\u2013 leesbaarheid (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2013 volledigheid (is de reproductie gelijk aan het origineel); authenticiteit (is de reproductie\n                                          gelijk aan het origineel);\n\n\u2013 kleurstelling (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2013 aantal pagina's (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2013 volgorde van de pagina's (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2013 onvolkomenheden (er mogen geen strepen, vlekken of vouwen aanwezig zijn);\n\n\u2013 lege pagina\u2019s (er mogen geen lege pagina's zonder paginanummering aanwezig zijn);\n\n\u2013 scankwaliteit (lx per week wordt een controle op de scankwaliteit en de instellingen\n                                          uitgevoerd door middel van testvellen (referentiekaarten);\n\n\u2013 scanvoorbladen (de batch wordt voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen\n                                          zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla\n                                          gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen\n                                          dus altijd dezelfde richting uit wijzen).\n\nBij afwijking(en) in kwaliteit vanwege hard- en/of software problemen wordt volgens\n                                    het onderhoudscontract expertise ingeschakeld.\n\nVoordat de gedigitaliseerde documenten (reproducties) naar de tijdelijke archiefruimte\n                                    worden verplaatst, wordt er maandelijks een interne controle op het verwerkingsproces\n                                    uitgevoerd. Na eventuele correcties worden de betreffende documenten vrijgegeven voor\n                                    transport naar de tijdelijke archiefruimte in afwachting van de vervangingscontrole.\n\n[Ligt ter inzage bij de directie P&O, team Control en Controle van het bestuursdepartement\n                                 van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.]"}