Title: wetten.nl - Regeling - Vaststellingbesluit selectielijst Centraal Orgaan opvang Asielzoekers 1994–2001 - BWBR0017746

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0017746/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vaststellingbesluit selectielijst Centraal Orgaan opvang Asielzoekers 1994\u20132001 - BWBR0017746", "content": "Vaststellingbesluit selectielijst neerslag handelingen Centraal Orgaan opvang Asielzoekers\n                                    periode 1994\u20132001\n\nDe Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;\n\nDe Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 9\u00a0september 2004,\n                                    nr. arc-2004.01072/4);\n\nBesluit:\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nDe bij dit besluit gevoegde \u2018selectielijst voor de neerslag van de handelingen van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers\n                                       en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Toelating van vreemdelingen\n                                       over de periode 1994\u20132001\u2019 en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de\n                                    Staatscourant waarin het wordt geplaatst.\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit\n                                       besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.\n\nDen Haag, 16 december 2004\n\nStaatssecretaris\n\nAlgemene Rijksarchivaris\n\nM.W. van Boven\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nVastgestelde versie december 2004\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nAC: Aanmeldcentrum\n\nAMA: alleenstaande minderjarige asielzoeker\n\nAMOG: Asielzoeker met onaangepast gedrag\n\nAMVB: algemene maatregel van bestuur\n\nAO: Administratieve Organisatie\n\nAVO: Aanvullende opvang\n\nAZ: Algemene Zaken\n\nAZC: Asielzoekerscentrum\n\nBAMA: Begeleide AMA\n\nBGA: Bureau Gezondheidszorg Asielzoekers\n\nBGT: Begeleidingsgroep Taakstellingen\n\nBSD: Basisselectiedocument\n\nCGV: Centrum Gezondheidszorg Vluchtelingen\n\nCOA: Tot 1994: Centrale Opvang Asielzoekers\n\nVanaf 1994: Centraal Orgaan opvang Asielzoekers\n\nCOV: Centrale Opvang Vluchtelingen (stichting)\n\nCOW: Centrale Opvang in Woningen\n\nF&C: Financi\u00ebn & Control\n\nGGD: Gemeentelijke Gezondheidsdienst\n\nGGZNederland: vereniging Geestelijke Gezondheidszorg Nederland\n\nICT: Informatie- en Communicatie Techniek\n\nIND: De Immigratie- en Naturalisatiedienst\n\nIOM: Internationale Organisatie voor Migratie\n\nIPO: Interprovinciaal overleg\n\nISOA: Interim Stichting Opvang Asielzoekers\n\nKCO: Kleinschalige Centrale Opvang\n\nKOC: Kosovo-opvangcentra\n\nKNOV: Koninklijke Nederlandse Organisatie van Verloskundigen\n\nLAMP: Landelijk aanmeldpunt\n\nLHV: Landelijke Huisartsen Vereniging\n\nLIGGD: Landelijk Instituut voor GGD\u2019en\n\nLOTO: Landelijk Operationeel Terugkeer Overleg\n\nLVGGD: Landelijke Vereniging voor GGD\u2019en\n\nMIO: Methode van Institutioneel Onderzoek\n\nMO: Medische Opvang\n\nMOA: Medische Opvang Asielzoekers\n\nMPAZ: Moeilijk plaatsbare asielzoeker\n\nNMI: Nederlands Migratie Instituut\n\nNMT: Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde\n\nNO: Noodopvang\n\nNRK: Nederlandse Rode Kruis\n\nOBM: Organisatie- en besturingsmodel\n\nOC: Opvang- en onderzoekcentrum\n\nOCenW: Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (ministerie)\n\nOHBA: Onderwijs Huisvestingsbudgetten Asielzoekers\n\nP&O: Personeel & Organisatie\n\nPBCT: Projectbureau Co\u00f6rdinatie Terugkeer\n\nPIVOT: Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn\n\nPOA: Projecten Opvang Asielzoekers (stichting)\n\nPvE: Programma van Eisen\n\nPwC: Price Waterhouse Coopers\n\nRAD: Rijksarchiefdienst\n\nRIO: Rapport Institutioneel Onderzoek\n\nRITT: Regionaal Integraal Terugkeer Team\n\nSLA: Service Level Agreement\n\nSRA: Stichting Rechtsbijstand Asielzoekers\n\nStb.: Staatsblad (wetten in formele zin, algemene maatregelen van bestuur)\n\nStcrt.: Staatscourant (ministeri\u00eble regelgeving)\n\nTOC: tijdelijk opvangcentrum\n\nVC: Vertrekcentrum\n\nVD: Vreemdelingendienst\n\nVNG: Vereniging van Nederlandse Gemeenten\n\nVROM: Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (ministerie)\n\nVTV hum: Vergunning tot verblijf om klemmende redenen van humanitaire aard/C-status\n\nVVTV: Voorlopige vergunning tot verblijf\n\nVWN: VluchtelingenWerk Nederland\n\nVWS: Volksgezondheid, Welzijn en Sport (ministerie)\n\nWL: Wachtlijst\n\nWOR: Wet op de Ondernemingsraden\n\nWVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (ministerie)\n\nZBO: Zelfstandig bestuursorgaan\n\nZZA: Zelfzorgarrangement\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nWettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven\n\nIngevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en\n                                    toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder \u2018archiefbescheiden\u2019 worden niet\n                                    slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden \u2013 ongeacht hun vorm\n                                    \u2013 die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd\n                                    zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de\n                                    werking van de archiefwetgeving.\n\nHet in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in\n                                    dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft\n                                    de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als de overbrengingsplicht\n                                    (art. 12) voor. Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid\n                                    draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.\n\nDe verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden\n                                    die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter\n                                    blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden\n                                    van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats\n                                    het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst\n                                    (RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OCenW en staat onder leiding\n                                    van de Algemeen Rijksarchivaris.\n\nIn verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe\n                                    selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke\n                                    archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking\n                                    komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen\n                                    bestanddelen dienen te worden vernietigd.\n\nEen selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat\n                                    een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde\n                                    vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren.\n                                    Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het\n                                    beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.\n\nBij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:\n\n\u2013 de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;\n\n\u2013 de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;\n\n\u2013 de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;\n\n\u2013 het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht-\n                                          of bewijszoekenden en historisch onderzoek.\n\nVoorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn\n                                    een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan,\n                                    een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan\n                                    en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.\n\nWat betreft de geldigheidsduur van de selectielijst wordt uitgegaan van de wettelijke\n                                    periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet dat de\n                                    selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen te\n                                    vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen\n                                    archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.\n\nDoel en werking van het Basisselectiedocument\n\nEen Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst.In de\n                                    regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van \u00e9\u00e9n (enkele)\n                                    organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag\n                                    vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.\n\nHet voorliggende BSD wijkt dus van die regel af, want het is juist speciaal voor het\n                                    COA opgesteld.\n\nEen BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het geval van het\n                                    COA is een rapport institutioneel onderzoek (RIO) opgesteld waarin de taken en bevoegdheden\n                                    van het orgaan zijn beschreven. Het niveau waarop geselecteerd wordt, is dus niet\n                                    dat van de stukken zelf, maar dat van de handelingen waarvan die archiefbescheiden\n                                    de administratieve neerslag vormen. Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorie\u00ebn)\n                                    stukken, maar een lijst van handelingen, waarbij elke handeling is voorzien van een\n                                    waardering en indien van toepassing een vernietigingstermijn.\n\nHet opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende\n                                    plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden\n                                    overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit\n                                    van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van O, C en\n                                    W) en de betrokken zorgdrager(s).\n\nBeleidsterrein versus organisatie\n\nEr is in de de loop van het PIVOT-project zijn er twee soorten RIO en BSD ontstaan.\n                                    Het RIO inzake een beleidsterrein geeft een overzicht van alle handelingen van verschillende\n                                    actoren op \u00e9\u00e9n beleidsterrein. Onder die actoren kan zich een organisatie bevinden.\n                                    Zo\u2019n organisatie, die wettelijk zelf zorgdrager is voor haar eigen archief, kan ofwel\n                                    proberen al haar handelingen te laten beschrijven in RIO\u2019s over de beleidsterreinen\n                                    waarop het actief is, ofwel besluiten zelf een eigen RIO te laten opstellen.\n\nHet COA heeft gekozen voor het laatste. Een RIO over een organisatie beschrijft alle\n                                    handelingen van \u00e9\u00e9n organisatie, die zich mogelijk op meer dan \u00e9\u00e9n beleidsterrein\n                                    begeeft. Dat is dus ook het geval met het RIO over het COA. Hierin staan alleen handelingen\n                                    van het COA en niet van andere actoren, afgezien van de ondernemingsraad.\n\nTaakgebied waartoe het beleidsterrein behoort\n\nEr bestaat inmiddels een tweetal BSD\u2019s waarnaar hier een verwezen moet worden. Allereerst\n                                    is het BSD met betrekking tot de toelating van vreemdelingen, 1945\u20131993, geschreven\n                                    in opdracht van het Ministerie van Justitie, vastgesteld bij Stcrt. 1997/22 (IND)\n                                    en Stcrt. 2002/95 (JUS). Zoals de titel al suggereert, ligt de nadruk in dit onderzoek\n                                    op de toelating en niet de opvang van vreemdelingen.\n\nDe instellingen waaruit het COA ontstaan is, hebben echter wel een rol gespeeld op\n                                    het beleidsterrein van de toelating van vreemdelingen. In die zin is een verwijzing\n                                    naar dit BSD wel op zijn plaats. Wanneer dit BSD zal worden geactualiseerd, zal niet\n                                    alleen de looptijd van het onderzoek worden aangepast, maar mogelijk ook het beleidsterrein\n                                    worden uitgebreid met het onderwerp opvang van vreemdelingen. In de beschrijving van\n                                    het vernieuwde beleidsterrein zal dan het COA vermeld worden.\n\nOp grond hiervan zou het taakgebied \u2018vreemdelingenbeleid\u2019 kunnen worden genoemd.\n\nEen ander beleidsterrein waarin het COA een rol speelt, is Co\u00f6rdinatie Integratiebeleid\n                                    Minderheden, waarop het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de\n                                    hoofdactor is. Een drietal handelingen uit het voor u liggende RIO speelt zich op\n                                    dat beleidsterrein af.\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nHet BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT.\n                                    Tijdens de behandeling van de ontwerp-Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer verwoordde\n                                    de Minister van WVC op 13 april 1994 deze doelstelling als volgt: het mogelijk maken\n                                    van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door het\n                                    Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald als \u2018het selecteren\n                                    van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving\n                                    en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring\u2019.\n\nSelectiecriteria\n\nUitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde)\n                                    lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria\n                                    wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het\n                                    institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.\n\nDe algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.\n                                    Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (\u2018blijvend te bewaren\u2019),\n                                    dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd\n                                    geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De neerslag van een\n                                    handeling die niet aan \u00e9\u00e9n van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd.\n                                    De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (vernietigen), onder vermelding\n                                    van de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit\n                                    dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie\n                                    van het overheidshandelen op hoofdlijnen.\n\nOverigens verlangt art. 5, onder e van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een\n                                    V is gewaardeerd in exceptionele gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium.\n                                    PIVOT heeft daarom het volgende uitzonderingscriterium geformuleerd:\n\nIngevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag worden van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingenbetreffende\n                                    personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van\n                                    vernietiging worden uitgezonderd.\n\nOm de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd\n                                    aan de hand van de algemene selectiecriteria, zoals hierna staan vermeld.\n\nAlgemene selectiecriteria\n\n1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen\n\nToelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren\n                                    van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen\n                                    van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling\n                                    van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.\n\n2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen\n\nToelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces\n                                    of de effecten van beleid. Hieruit worden niet perse consequenties getrokken zoals\n                                    bij terugkoppeling van beleid.\n\n3. Handelingen die betrekking hebben verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan\n                                    andere actoren\n\nToelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan\n                                    andere actoren of ter publicatie.\n\n4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met\n                                    beleid op hoofdlijnen\n\nToelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties\n                                    of onderdelen daarvan.\n\n5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen\n                                    plaatsvindt\n\nToelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen\n                                    doeleinden te bereiken.\n\n6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct\n                                    zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden\n                                    bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten\n\nToelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeri\u00eble verantwoordelijkheid is opgeheven en/of\n                                    wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.\n\nNaast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de\n                                    selectiedoelstelling, beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Daar\n                                    de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke\n                                    selectiecriteria te formuleren niet benut.\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nOp 14 januari 2003 is het ontwerp-BSD door het Centraal Orgaan opvang asielzoekers\n                                    aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft\n                                    ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de\n                                    waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar\n                                    de RvC is verstuurd. Vanaf 4\u00a0december 2003 lag de selectielijst gedurende acht weken\n                                    ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de\n                                    bibliotheken van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, het Ministerie van OC&W\n                                    en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd\n                                    in de Staatscourant en in het Archievenblad.\n\nOp 9 september 2004 bracht de RvC advies uit (arc2004.01072/4), hetwelk [naast enkele\n                                    tekstuele correcties] aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:\n\nAan de waardering van handeling 11 zal worden toegevoegd: Van ordeningsplannen en\n                                    inventarissen wordt \u00e9\u00e9n exemplaar bewaard.\n\nDe waardering van handeling 52 is gewijzigd van V in B 5.\n\nDaarop werd het BSD op 16\u00a0december 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de\n                                    Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld [C/S/04/2762].\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nDe handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn\n                                    opgebouwd:\n\n(X.): uniek nummer\n\nActor: Een overheidsorgaan dat, of een particuliere organisatie of persoon die een rol speelt op een beleidsterrein\n                                    en de bevoegdheid heeft tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van\n                                    attributie of delegatie.\n\nIn dit onderzoek is het COA de enige actor waarvan de handelingen beschreven dienen\n                                    te worden. Daarom is in dit rapport de actor uit het handelingenblok weggelaten. Uit\n                                    de context wordt duidelijk welke persoon of afdeling de handeling verricht.\n\nHandeling: Een complex van activiteiten gericht op het tot stand brengen van een product,\n                                    dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.\n                                    Een actor kan handelingen via mandatering door organisatieonderdelen of -leden laten verrichten.\n\nMandatering is de machtiging tot het uitoefenen van een bestaande bevoegdheid aan een organisatie, hoewel de verantwoordelijkheid voor de uitoefening\n                                    van die bevoegdheid blijft bij het orgaan dat die bevoegdheid krachtens de wet heeft\n                                    gekregen (AWB, hoofdstuk 10).\n\nPeriode: Deze geeft aan wanneer een handeling is uitgevoerd. Het is mogelijk dat na\n                                    be\u00ebindiging van de wettelijke grondslag een handeling nog niet is afgelopen (denk\n                                    aan bekostiging). Indien geen eindjaar gegeven is, betekent dit dat de handeling ook\n                                    nog na 2001 verricht kan worden.\n\nGrondslag/bron: Deze geeft de wet of de regeling krachtens een wet weer waarop de\n                                    handeling gebaseerd is. Een bron wil zeggen dat er geen wettelijke grondslag gevonden\n                                    is, maar dat uit een andersoortige bron (nota, verslag, Rijksbegroting, literatuur)\n                                    gebleken is dat het desbetreffende orgaan die handeling uitvoerde/uitvoert.\n\nProduct: De neerslag op juridisch-bestuurlijk niveau van de handeling. De producten\n                                    die hier worden genoemd, hoeven niet de enige te zijn. Het zijn meestal slechts voorbeelden.\n                                    Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft\n                                    geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product\n                                    de handeling oplevert, ontbreekt de invulling van dit item.\n\nOpmerkingen: Eventuele bijzonderheden of uitleg over bovengenoemde items.\n\nWaardering: De afkorting \u2018B\u2019 staat voor \u2018bewaren\u2019, dat wil zeggen het na afloop van\n                                    de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het Nationaal Archief van de documentaire\n                                    neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter\n                                    de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.\n\nDe afkorting \u2018V\u2019 staat voor \u2018vernietigen (op termijn)\u2019 oftewel \u2018niet overbrengen\u2019.\n                                    Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn\n                                    betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het\n                                    jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot\n                                    de neerslag van de handeling, is afgesloten.\n\nDe namen van de ministeries zijn in de loop der jaren veranderd. In dit rapport wordt\n                                    uitgegaan van de namen die anno 2001 werden gebruikt. Dus ook als de actor een minister\n                                    is, wordt de naamsaanduiding anno 2001 gebruikt, bijvoorbeeld de Minister van Volksgezondheid,\n                                    Welzijn en Sport en niet de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur.\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nNaast het COA is er nog een groot aantal andere instanties en organisaties actief\n                                    of actief geweest op het gebied van de opvang of raakvlakken met dat gebied.\n\nMinisteries\n\nHet Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), voor 1994 Welzijn, Volksgezondheid\n                                       en Cultuur (WVC) was tot 1994 ministerieel verantwoordelijk voor de opvang van asielzoekers.\n\nVanaf 1994 is het Ministerie van Justitie ministerieel verantwoordelijk voor het gehele vreemdelingenbeleid, dus ook de opvang\n                                    van asielzoekers. Het heeft de bevoegdheid om de taken van het COA en de uitvoering\n                                    daarvan te wijzigen en benoemt het bestuur van het COA. Het COA is aan dit ministerie\n                                    op inhoudelijk en financieel vlak verantwoording schuldig.\n\nHet Ministerie van Binnenlandse Zaken (en Koninkrijksrelaties is belast met de taakstelling voor de uitplaatsing van verblijfsgerechtigden. Dus\n                                    vanaf het moment dat aan asielzoekers een ver)blijfsstatus is verleend, vallen ze\n                                    behalve onder Justitie ook onder Binnenlandse Zaken.\n\nHet Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ontwikkelt regelgeving met betrekking tot het verrichten van betaald werk door asielzoekers.\n                                    Zo is bijvoorbeeld in 1995 de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) in werking getreden.\n\nHet Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCenW) was tot 1997 verantwoordelijk voor de huisvesting van het basis-, speciaal en het\n                                    voortgezet onderwijs. Per 1 januari 1997 is deze taak gedecentraliseerd en overgedragen\n                                    aan gemeenten. Gemeenten die kosten maken om te voorzien in onderwijshuisvesting voor\n                                    asielzoekers in het basisonderwijs en daarvoor geen bijdrage ontvangen uit het gemeentefonds,\n                                    kunnen bij het COA een aanvraag indienen voor een bijdrage in deze kosten. Dit is\n                                    geregeld in de regeling onderwijshuisvestingsbutgetten asielzoekers (OHBA-regeling).\n                                    Daarnaast heeft het COA in 2001 een eenmalige regeling uitgevoerd voor gemeenten die\n                                    in 2000 en 2001 knelpunten ondervonden in de onderwijshuisvesting van het voortgezet\n                                    onderwijs. Bij de tot standkoming van deze tijdelijke maatregeling hebben de Ministeries\n                                    van OC&W en Justitie toegezegd een structurele regeling te ontwikkelen in 2002.\n\nVan het Ministerie van Defensie heeft het COA diverse legerplaatsen en voormalige kazernes overgenomen en ingericht\n                                    als opvangcentra. Het ministerie is ook leverancier van noodopvangmaterialen en voorziet\n                                    in de bouw van noodhospitalen. Tenslotte hebben Kosovaarse kinderen van militairen\n                                    training ontvangen over het herkennen van als speelgoed vermomde mijnen.\n\nHet Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) is nauw betrokken bij de huisvesting van verblijfsgerechtigden.\n\nHet Ministerie van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor het uitnodigen van vluchtelingen op grond van internationale\n                                    afspraken daarover vanwege acute noodsituaties. Tevens is het verantwoordelijk voor\n                                    het onderzoek naar opvangmogelijkheden voor AMA\u2019s die moeten terugkeren naar het land\n                                    van herkomst.\n\nOnder leiding van het Ministerie van Financi\u00ebn wordt er een Interdepartementaal Beleidsonderzoek (IBO) verricht ter voorbereiding\n                                    van de invoering van een lasten-batenstelsel per 2004 voor het verstrekken van subsidies\n                                    via het COA.\n\nKetenpartners\n\nMet ketenpartners worden partners in vreemdelingenzaken bedoeld.\n\nDe Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) is een agentschap van het ministerie van Justitie. Het houdt zich vooral bezig met\n                                    de toelating en uitzetting van asielzoekers. De aanmeldcentra, die op initiatief van\n                                    de IND en het COA in Rijsbergen, Zevenaar en op schiphol zijn geopend, vallen onder\n                                    verantwoordelijkheid van de IND. Er bestaan in de vertrekcentra sinds enige tijd ook\n                                    verwijderunits voor effici\u00ebnte co\u00f6rdinatie van de uitzetting van uitgeprocedeerde\n                                    asielzoekers. Deze units vallen onder verantwoordelijkheid van de IND.\n\nHet COA en de IND werken nauw met elkaar samen: dit wordt toegelicht in de paragraaf\n                                    over kerntaak 4, de facilitering van de asielprocedure.\n\nEen andere ketenpartner is de Vreemdelingendienst (VD), een onderdeel van de politie. Een vreemdeling die het voornemen heeft een asielverzoek\n                                    in te dienen, meldt zich bij een willekeurige vreemdelingendienst. Deze neemt dan\n                                    contact op de IND. Het COA, de IND en de Vreemdelingendienst maken gezamenlijk gebruik\n                                    van verschillende registratiesystemen van vluchtelingengegevens.\n\nAndere partners\n\nDe Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de woordvoerder namens alle gemeenten met betrekking tot algemene zaken die te\n                                    maken hebben met de opvang van asielzoekers in gemeenten en de taakstelling van gemeenten\n                                    ten aanzien van statushouders.\n\nEen belangrijke verantwoordelijkheid die gemeenten er in 1997 bij hebben gekregen,\n                                    is die voor de huisvesting van het basisonderwijs aan asielzoekers in een opvangcentrum.\n\nHet Interprovinciaal overleg (IPO) is de woordvoerder namens alle provincies en richt zich voornamelijk op de uitvoering\n                                    van de taakstellingen door de provincies ten aanzien van de verblijfsgerechtigden.\n                                    Het vervult een toezichthoudende rol.\n\nVluchtelingenWerk Nederland (VWN) verdedigt de belangen van vluchtelingen in Nederland. Samen met de Bureaus voor Rechtshulp ondersteunt zij asielzoekers bij hun juridische ondersteuning. Verder helpt zij hen\n                                    bij hun integratie in de Nederlandse maatschappij.\n\nMeer informatie over de handelingen van VWN is te vinden in het RIO Gefinancierde Rechtsbijstand, opgesteld in opdracht van het Ministerie van Justitie.\n\nStichting Rechtsbijstand Asielzoekers (SRA) speelt een rol bij de asielprocedure en terugkeerregelingen.\n\nHet Nederlands Migratie Instituut (NMI) is verantwoordelijk voor advies en consultatie inzake terugkeer van migranten en\n                                    de uitvoering van \u2013 gefaciliteerde \u2013 terugkeerregelingen.\n\nAlgemeen Maatschappelijk Werk (AMW) is betrokken bij de sociale zorg voor asielzoekers. Meer informatie over de handelingen\n                                    van AMW is te vinden in het RIO Schappelijk Welzijn op Maat, opgesteld in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.\n\nStichting Centrale Opvang Vluchtelingen (stichting COV) hield zich bezig met de opvang van uitgenodigde vluchtelingen, bijvoorbeeld die uit\n                                    voormalig Joegoslavi\u00eb. Ze heeft die taak in 1994 van de ISOA overgenomen en is in\n                                    2000 weer opgeheven. Haar taken zijn overgenomen door het COA.\n\nStichting NIDOS is een instelling voor ambulante jeugdhulpverlening. Tot 1\u00a0januari 2002 heette ze\n                                    Stichting De Opbouw, en maakte ze deel uit van Stichting De Opbouw die is gevestigd te Utrecht en grotendeels\n                                    opereert in de gezondheidszorg. In tegenstelling tot de stichting in Utrecht wordt\n                                    NIDOS door het ministerie van Justitie gesubsidieerd. Ze is een landelijk werkzaam\n                                    in de jeugdbescherming, de gezondheidszorg, ouderenzorg en de welzijnszorg, en heeft\n                                    zich gespecialiseerd in sociale hulp aan Alleenstaande Minderjarige Asielzoekers.\n                                    De stichting werkt samen met het COA in de opvang van AMA\u2019s. Ze leidt het traject\n                                    van toelating, opvang en begeleiding van AMA\u2019s, en treedt ook op als hun wettelijke\n                                    voogd en financiert onderzoek.\n\nStichting Pharos is het landelijke kenniscentrum voor vluchtelingen en gezondheid. Doelstelling:bevordering\n                                    van de gezondheid van vluchtelingen door de kwaliteit van de zorg aan hen te verbeteren.\n                                    Dit gebeurt in samenwerking met vluchtelingen en organisaties in de zorg. Pharos draagt\n                                    specialistische, praktijkgerichte kennis over, zowel nationaal als internationaal.\n                                    Zo geeft ze bijvoorbeeld ook trainingen met betrekking tot AMA\u2019s aan medewerkers van\n                                    het COA.\n\nDe Vakgroep Pedagogiek van de Vrije Universiteit van Amsterdam voert studies uit inzake de wisselwerking tussen de mentale gesteldheid van AMA\u2019s\n                                    en hun verblijf in een bepaalde vorm van opvangaccommodatie, en geeft adviezen ter\n                                    verbetering van hun situatie.\n\nBehalve het COA is er nog een andere organisatie die een rol speelt bij het stimuleren\n                                    van asielzoekers om zelfstandig terug te keren naar het land van herkomst of door\n                                    te migreren naar een ander land: de Internationale Organisatie voor Migratie (IOM). Deze organisatie richt zich op vreemdelingen die op grond van de vreemdelingenwetgeving\n                                    niet in ons land mogen blijven, en die wensen terug te keren naar hun land van herkomst\n                                    en die voldoen aan een aantal voorwaarden. Het COA en de IOM hebben in 2000 een convenant\n                                    gesloten waarin ze afspreken om informatie op dit terrein met elkaar uit te wisselen.\n\nHet Nederlandse Rode Kruis (NRK) heeft in de jaren \u201992\u2013\u201993 op basis van de Tijdelijke Regeling Opvang Ontheemden (TROO)\n                                    tijdelijke opvangcentra (TOC\u2019s) beheerd, waarin vluchtelingen uit voormalig Joegoslavi\u00eb\n                                    werden gehuisvest. Het heeft een registratiesysteem opgezet waarin vluchtelingen kunnen\n                                    worden geregistreerd die zijn zoekgeraakt in het buitenland.\n\nHet NRK werkt alleen incidenteel met het COA samen.\n\nIn het kader van vakantieaktiviteiten voor AMA\u2019s kunnen Opvangcentra contact zoeken\n                                    met plaatselijke afdelingen van NRK.\n\nInformatie over partners in de medische zorg is te vinden in de paragraaf over kerntaak\n                                    7, over de verlening van medische zorg door het COA.\n\n[Regeling vervallen per 17-08-2014]\n\nOpmerking vooraf over de nummering van de handelingen.\n\nDe nummers volgen elkaar niet meer logisch op. De oorzaak daarvoor ligt in het feit\n                                    dat het Structuurplan Documentaire Informatievoorziening dat op grond van een conceptversie\n                                    van dit BSD al is opgesteld bij wijze van pilot ook reeds gedeeltelijk is ge\u00efmplementeerd.\n                                    Tijdens deze implementatie is het BSD nog enkele malen gewijzigd, met consequenties\n                                    voor de nummering. Uiteindelijk is besloten om de nummers van de handelingen die bij\n                                    de implementatie relevant waren, gelijk te laten blijven.\n\nInterne organisatie\n\n1.\n\nHandeling: Het aanwijzen van een plaatsvervangend voorzitter.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 5, lid 3 (Stb. 1994, 422)\n\nProduct: Aanwijzingsbesluit\n\nWaardering: V, 6 jaar na be\u00ebindiging dienstverband\n\n2.\n\nHandeling: Het benoemen, schorsen en ontslaan van een algemeen directeur.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 8, lid 2 (Stb. 1994, 422)\n\nProduct: Benoemingsbesluit\n\nWaardering: V, 75 jaar na geboorte\n\n3.\n\nHandeling: Het stellen van regels met betrekking tot de taken en bevoegdheden van\n                                    de algemeen directeur en de centrum- en clusterdirecteuren.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 8, lid 3 (Stb. 1994, 422)\n\nProduct: Regelgeving\n\nOpmerking: Vanaf 1998 is het COA gaan werken met clusters. Zie hiervoor de paragraaf\n                                    hieronder over OBM.\n\nWaardering: B4\n\n4.\n\nHandeling: Het opstellen van een bestuursreglement.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 6, lid 1 (Stb. 1994, 422)\n\nProduct: Bestuursreglement\n\nWaardering: B1\n\n5.\n\nHandeling: Het benoemen van een secretaris en een penningmeester uit het midden van\n                                    het bestuur.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 2 (Stcrt. 1994,\n                                    248)\n\nProduct: Benoemingsbesluiten\n\nWaardering: V, 75 jaar na geboorte\n\n6.\n\nHandeling: Het instellen van een commissie.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 24 (Stcrt.\n                                    1994, 248)\n\nProduct: Besluit\n\nOpmerking: Deze handeling heeft zich tot nu toe nog niet voorgedaan. Ze is toch vermeld\n                                    vanwege haar wettelijke grondslag.\n\nWaardering: B4\n\nBedrijfsvoering\n\n7.\n\nHandeling: Het instellen, wijzigen en opheffen van organisatie-eenheden\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Besluiten, plannen, notulen\n\nOpmerking: Een goed voorbeeld is OBM.\n\nWaardering: B4\n\n8.\n\nHandeling: Het behandelen van klachten van personeel van het COA.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Algemene wet bestuursrecht, art. 9:2 (Stb. 1992, 315), zoals laatstelijk\n                                    gewijzigd bij Stb. 2002, 69\n\nBron: Interview met dhr. J. Medendorp.\n\nProduct: Ontvangstbevestiging\n\nBericht over wel of niet behandelen\n\nBesluit tot instelling van een commissie + algemene werkinstructies\n\nOproepingen van getuigen\n\nVerslagen van hoorzittingen\n\nBeslissing\n\nOpmerking:Voor deze handeling bestaat een klachtencommissie onder leiding van een\n                                    externe voorzitter. In deze commissie hebben externe en interne medewerkers zitting.\n                                    Ze is ondergebracht in een apart kantoor van Centrale Arbeidsvoorwaarden OverheidsPersoneel\n                                    (COAP).\n\nDe uitkomst van een klachtenprocedure kan zijn dat het beleid wordt aangepast.\n\nWaardering: V, 10 jaar na afhandeling van de klacht\n\nDe Wet op de Ondernemingsraden bij de overheid\n\nAlgemeen\n\n72/138.\n\nHandeling: Het inrichten van de medezeggenschapsstructuur binnen de organisatie.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd\n                                    bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 2-5a en 33\n\nWaardering: B4\n\n72/141\n\nHandeling: Het instellen van dienstcommissies/ondernemingsraden voor bepaalde dienstvakken\n                                    of dienstonderdelen.\n\nPeriode: 1945\u2013\n\nGrondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd\n                                    bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 2-5a en 33\n\nWaardering: V, 5 jaar na vervallen van het besluit\n\nWerkwijze ondernemingsraad\n\n72/151.\n\nHandeling: Het (in overleg) vaststellen van de procedure voor overleg met de dienstcommissie/ondernemingsraad.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd\n                                    bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 23a\n\nOpmerking: Het betreft hier het overleg tussen de bestuurder of de door deze bevoegd\n                                    verklaarde functionaris met de dienstcommissie/ondernemingsraad.\n\nIn 1982 zijn deze bepalingen verder uitgebouwd. De bepalingen gelden onder meer voor:\n\n\u2013 Het voorzitterschap van overlegvergaderingen;\n\n\u2013 Het uitnodigen van deskundigen voor de overlegvergaderingen door het diensthoofd;\n\n\u2013 Het maken van afspraken over de vergaderfrequentie, de agenda, de verslaglegging,\n                                    de wijze van schorsing van de vergadering ten behoeve van afzonderlijk beraad.\n\nWaardering V, 5 jaar na vervanging\n\n72/158.\n\nHandeling: Het vaststellen van regel voor vergaderfaciliteiten en andere voorzieningen\n                                    voor leden van de dienstcommissie/ondernemingsraad.\n\nPeriode: 1982\u2013\n\nGrondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, Stb. 1971/54, zoals gewijzigd\n                                    bij wet van 13 april 1995, Stb. 1995/231, art. 17, 18 en 22\n\nOpmerking: De faciliteiten bestaan onder meer uit regelingen voor reis- en verblijfskosten,\n                                    vrijstelling van werkzaamheden, vergaderen binnen de normale werktijd, het verlenen\n                                    van buitengewoon verlof voor scholing en vorming.\n\nWaardering: V, 5 jaar na vervanging\n\n72/163.\n\nHandeling: Het betalen van een heffing voor de scholing en vorming van ondernemingsraadsleden.\n\nPeriode: 1996\u2013\n\nGrondslag: Besluit heffing scholing en vorming OR-leden bij de overheid 1996\u20131997,\n                                    Stb. 1996/160, art. 2 en 6\n\nBesluit heffing scholing en vorming ondernemingsraadsleden bij de overheid, Stb. 1997/319,\n                                    art. 2 en 4\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\nTaken en bevoegdheden\n\n72/166.\n\nHandeling: Het toekennen van bijzondere bevoegdheden aan de ondernemingsraad.\n\nPeriode: 1995\u2013\n\nGrondslag: Wet van 1 januari 1990, Stb. l. 1990/93, art. 32\n\nWaardering: B1\n\n72/167.\n\nHandeling: Het voeren van overleg met de dienstcommissie/ondernemingsraad\n\nPeriode: 1945\u2013\n\nGrondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april\n                                    1995, Stb. 1995/231, art. 23 en 24\n\nWaardering:V, 5 jaar\n\n72/168.\n\nHandeling: Het vaststellen van de onderwerpen die door de dienstcommissie/ondernemingsraad\n                                    mogen worden behandeld\n\nPeriode: 1945\u2013\n\nGrondslag: Wet op de ondernemingsraden, 28 januari 1971, zoals gewijzigd 13 april\n                                    1995, Stb. 1995/231, art. 23a.4\n\nOpmerking: In eerste instantie werden de onderwerpen door de voorzitter aangedragen.\n\nIn 1956 is er sprake van onderwerpen die in algemene zin van belang zijn voor de uitvoering\n                                    van de rechtspositieregelingen ten aanzien van de ambtenaren voor wie de dienstcommissie\n                                    is ingesteld, alsmede onderwerpen betreffende de technische en economische dienstuitvoering.\n\nVoor zover de behandeling van onderwerpen niet aan de centrale commissie of \u2013 indien\n                                    aanwezig \u2013 aan de bijzondere commissie van overleg voor het betreffende onderdeel\n                                    is voorbehouden mag de dienstcommissie ook onderwerpen die nauw verband houden met\n                                    de algemene sociale omstandigheden van het personeel in behandeling nemen. Daartoe\n                                    behoren:\n\n\u2013 de invoering en het gebruik in de burgerlijke Rijksdienst van systemen van functiebeschrijving,\n                                    werkclassificatie en personeelsbeoordeling;\n\n\u2013 de grondslagen van de rangsbevordering binnen de vastgestelde formaties;\n\n\u2013 de vakopleiding en de ambtelijke vorming van het burgerlijk Rijkspersoneel;\n\n\u2013 de medische en sociale zorg voor het burgerlijk Rijkspersoneel.\n\nVoorts is elk lid bevoegd om bepaalde tot de taak van de commissie behorende onderwerpen\n                                    ter plaatsing op de agenda op te geven.\n\nWaardering: B1\n\nDocumentaire Informatievoorziening\n\n9.\n\nHandeling: Het stellen van regels voor de post, het archief en documentatie.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Tot 1997: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Sb. 1994, 637)\n\nVanaf 1998:\n\nProduct: Regelgeving\n\nWaardering: B5\n\n11.\n\nHandeling: Het uitvoeren van regelgeving voor de post, het archief en documentatie.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Tot 1997: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Stb. 1994, 637)\n\nVanaf 1998: niet bekend.\n\nProduct: Werkplannen, beheersinstrumenten\n\nOpmerking: Taken:\n\n\u2013 Het (laten) ontwikkelen en beheren van beheersinstrumenten ten behoeve van de informatievoorziening;\n\n\u2013 Het beheren van archiefbescheiden;\n\n\u2013 Het (laten) bewerken en inventariseren van archiefbescheiden;\n\n\u2013 Het voorbereiden en vaststellen van registratuur- of ordeningsplannen;\n\n\u2013 Het verzorgen van interne en externe poststromen;\n\n\u2013 Het aanschaffen, beheren en beschikbaar stellen van publicaties.\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging. Van ordeningsplannen en inventarissen wordt\n                                    \u00e9\u00e9n exemplaar bewaard\n\nIn aanvulling op de zojuist genoemde handelingen, is een verwijzing op zijn plaats\n                                    naar RIO 125, Cultuurbeheer. Daarin wordt ondermeer vermeld welke handelingen door zorgdragers voor archieven\n                                    worden uitgevoerd.\n\nHelaas was het BSD Cultuurbeheer op het moment van vervaardiging van dit BSD nog niet voltooid. Daarom worden op onderstaande\n                                    handelingen voorlopig de waarderingen van handeling 10 en 11 toegepast.\n\nArchiefbeheersregels en vernietiging\n\n125/322.\n\nHandeling: Het vaststellen van archiefbeheersregels.\n\nPeriode: 1968\u2013\n\nGrondslag: Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 49 lid 1, Archiefbesluit: 1995 (Stb.\n                                    1995/671): art. 14\n\nProduct: Beheersregels\n\nOpmerking: Het gaat hier om archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht\n                                    naar een rijksarchiefbewaarplaats. Voor zover het Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie\n                                    1950 (Stb. 1950/K 425) op de zorgdrager van toepassing was geschiedde het beheer overeenkomstig\n                                    de regels van dat besluit, dat per 1 april 1984 werd vervangen door het Besluit algemene\n                                    secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980/182) (ingetrokken per 1 januari\n                                    1996). Vanaf 1996 is elke zorgdrager verplicht zelf nadere regels inzake het beheer\n                                    te stellen.\n\nWaardering: B5\n\n125/354.\n\nHandeling: Het machtigen van de algemene rijksarchivaris of de rijksarchivaris in\n                                    de provincie tot vernietiging van in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden.\n\nPeriode: 1945\u20131995\n\nGrondslag: Besluit van 7 oktober 1919 (Stb. 1919/596), tot vaststelling van de algemene\n                                    maatregel van bestuur, bedoeld in artikel 5 der Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378): art.\n                                    2, Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 4\n\nProduct: Machtiging, brief\n\nOpmerking: De toestemming van de (voormalige) zorgdrager is vanaf 1968 vereist.\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging\n\n125/355.\n\nHandeling: Het machtigen van de Minister van Cultuur tot vernietiging van in een rijksarchiefbewaarplaats\n                                    berustende archiefbescheiden\n\nPeriode: 1996\u2013\n\nGrondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 6\n\nProduct: Machtiging, brief\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging\n\nSelectie en driehoeksoverleg\n\n125/371.\n\nHandeling: Het opstellen van een (ontwerp)-selectielijst.\n\nPeriode: 1996\u2013\n\nGrondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 5 lid 1, Archiefbesluit 1995 (Stb.\n                                    1995/671): art. 2, art. 3, art. 5\n\nProduct: (Ontwerp-)selectielijst\n\nOpmerking: In het kader van de PIVOT-convenanten stelt ook de Rijksarchiefdienst (ontwerpselectielijsten\n                                    en de daarbij behorende RIO\u2019s op.\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging\n\n125/372.\n\nHandeling: Het voeren van het driehoeksoverleg over (ontwerp)selectielijsten.\n\nPeriode: 1996\u2013\n\nGrondslag: Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 3\n\nProduct: Notulen, driehoeksverslag\n\nOpmerking: Het driehoeksoverleg resulteert in een ontwerpselectielijst, die door de\n                                    zorgdrager bij de Minister van Cultuur wordt ingediend. De lijst wordt gedurende acht\n                                    weken ter inzage gelegd. Hierop kan iedereen een reactie geven. De Minister van Cultuur\n                                    verzamelt deze reacties en overhandigt ze tegelijk met de adviesaanvraag aan de Raad\n                                    voor cultuur.\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging\n\nVervanging\n\n125/387.\n\nHandeling: Het opstellen van een verklaring van vervanging.\n\nPeriode: 1968\u2013\n\nGrondslag: Archiefbesluit (Stb. 1968/200): art. 3 lid 2, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276):\n                                    art. 7, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 2, art. 6, art. 8\n\nProduct: Verklaring van vervanging, aanvraag tot machtiging\n\nOpmerking: De archiefbescheiden worden vervangen door reproducties en daarna vernietigd.\n                                    Het gaat hierbij om vervanging van te vernietigen archiefbescheiden binnen de gestelde\n                                    vernietigingstermijn dan wel van niet te vernietigen archiefbescheiden. Indien het\n                                    gaat om archiefbescheiden die niet als te vernietigen zijn aangemerkt, is een machtiging\n                                    van de Minister van Cultuur (mandaat verleend aan de algemene rijksarchivaris) vereist.\n                                    De zorgdrager bewaart een exemplaar van de verklaring van vervanging.\n\nWaardering V, 10 jaar, of na vervanging\n\nOpenbaarheid en toegankelijkheid\n\n125/400.\n\nHandeling: Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden bij\n                                    de overbrenging\n\nPeriode: 1945-\n\nGrondslag: Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378): art. 1, Archiefwet 1962 (1962/313) zoals\n                                    gewijzigd bij Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991/703): art. 7a lid 1, Archiefwet\n                                    1995 (Stb. 1995/276): art. 15 lid 1, Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671): art. 10\n\nProduct: Besluit\n\nOpmerking: Dit zijn beperkingen met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke\n                                    levenssfeer en het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken\n                                    personen. Vanaf 1996 is hier het belang van de Staat of zijn bondgenoten aan toegevoegd.\n                                    De beperkingen gelden niet voor archiefbescheiden ouder dan 100 jaar, respectievelijk\n                                    75 jaar (vanaf 1996).\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging\n\n125/404.\n\nHandeling: Het adviseren van de Minister van Cultuur bij het opheffen of buiten toepassing\n                                    laten van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden na overbrenging.\n\nPeriode: 1992\u2013\n\nGrondslag Archiefwet 1962 (1962/313) zoals gewijzigd bij Wet openbaarheid van bestuur\n                                    (Stb. 1991/703): art. 7a, lid 3, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 15 lid 3\n\nProduct: Advies\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging\n\nVervreemding\n\n125/427.\n\nHandeling: Het beslissen tot vervreemding van niet in een rijksarchiefbewaarplaats\n                                    berustende archiefbescheiden.\n\nPeriode: 1945\u2013\n\nGrondslag: Besluit van 7 oktober 1919 (Stb. 1919/596), tot vaststelling van de algemene\n                                    maatregel van bestuur, bedoeld in artikel 5 der Archiefwet 1918 (Stb. 1918/378) zoals\n                                    gewijzigd bij Besluit van 14 juni 1929 (Stb. 1929/316): art. 7, Archiefbesluit (Stb.\n                                    1968/200): art. 8, Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 8 lid 1 en 2, Archiefbesluit\n                                    1995 (Stb. 1995/671): art. 2 lid 1, art. 3 lid 1, art. 7, art. 8\n\nProduct: Besluit, verklaring van vervreemding, aanvraag tot machtiging\n\nOpmerking: Vanaf 1996 worden deskundigen zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 van het\n                                    Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995/671) betrokken bij de voorbereiding van een besluit\n                                    tot vervreemding indien de archiefbescheiden niet komen te berusten in een archiefbewaarplaats.\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging\n\n125/442.\n\nHandeling: Het machtigen van de Minister van Cultuur tot het vervreemden van archiefbescheiden\n                                    die in een rijksarchiefbewaarplaats berusten.\n\nPeriode: 1996\u2013\n\nGrondslag: Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276): art. 8 lid 3\n\nProduct: Machtiging\n\nWaardering: V, 10 jaar, of na vervanging\n\nHuisvesting\n\n10.\n\nHandeling: Het uitvoeren van het huisvestingsbeleid en (gebruiks)goederenbeheer met\n                                    betrekking tot kantoren van het COA.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Werkplannen, instructies\n\nOpmerking: Onder de uitvoering van het huisvestingsbeleid wordt een heel arsenaal\n                                    aan activiteiten bedoeld:\n\n\u2013 Het verzorgen en begeleiden van bouwkundige activiteiten en onderhoudswerkzaamheden\n\n\u2013 Het verstrekken, in stand houden en inrichten van technische bedrijfsbenodigdheden,\n                                    installaties, ruimtes en netwerken\n\n\u2013 Het nemen van maatregelen op het gebied van beveiliging van mensen, gebouwen, bedrijfsruimten,\n                                    middelen en goederen\n\n\u2013 Het aanschaffen, onderhouden, repareren en gebruiken van (gebruiks)goederen\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\nBehalve bovenstaande handeling, kunnen in het kader van bedrijfsvoering ook handelingen\n                                    worden uitgevoerd die verderop genoemd zijn onder kerntaak 2, Het verwerven, beheren\n                                    en afstoten van accommodaties.\n\nPersoneel & Organisatie\n\n12.\n\nHandeling: Het stellen van nadere regels ten aanzien van personeelszaken.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Beleidsnota\u2019s, beleidsnotities, rapporten, adviezen, evaluaties enz.\n\nBijvoorbeeld de notitie \u2018COA-personeel op weg naar 2000\u2019\n\nOpmerking:\n\nTaken:\n\n\u2013 Het opstellen en evalueren van regels omtrent indienstneming en ontslag, alsmede\n                                    het loon en andere arbeidsvoorwaarden van het personeel.\n\n\u2013 Het financieel verantwoorden van de centrale personeels-, salaris- en formatieadministratie.\n\n\u2013 Het opstellen van procedures voor P&O-werkzaamheden.\n\n\u2013 Het voorbereiden van beleid t.a.v. de CAO Welzijn en het deelnemen aan CAO-overleg\n                                    in de Maatschappelijk Ondernemersgroep.\n\nWaardering: B5\n\n13.\n\nHandeling: Het uitvoeren van regelgeving ten aanzien van personeelszaken.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Persoonsdossiers, administratie, arbeidscontracten, functieomschrijvingen,\n                                    formatieberekeningen, functiewaarderingskaders\n\nOpmerking:\n\nTaken:\n\n\u2013 Het uitvoeren van de salarisadministratie;\n\n\u2013 het uitvoeren van de centrale formatieadministratie;\n\n\u2013 het uitvoeren van het arbeidsvoorwaardenbeleid;\n\n\u2013 het benoemen of aanstellen van personeel;\n\n\u2013 het vaststellen van de formatie van de personeelsadministratie;\n\n\u2013 het uitvoeren van beleid ten aanzien van de arbeidsmobiliteit;\n\n\u2013 het verzorgen van opleidingen voor het personeel;\n\n\u2013 het opstellen van functiewaarderingskaders/-tabellen/ functieniveaumatrix (FNM);\n\n\u2013 het inhuren van tijdelijk personeel;\n\n\u2013 het registreren bij verzuim van ziekte;\n\n\u2013 het opstellen van jaarlijkse opgaven ziekteverzuim.\n\nWaardering: V, 6 jaar\n\nPersoonsdossiers: V, 75 jaar na geboorte\n\n14.\n\nHandeling: Het opstellen van een ARBO-beleidsvisie en -jaarplan.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Jaarverslag 1995, Kaderbrief 2002\n\nProduct: ARBO-beleidsvisie en -\u2060jaarplan\n\nWaardering: B1\n\n15.\n\nHandeling: Het aanstellen van vertrouwenspersonen/agogisch medewerkers ten behoeve\n                                    van het personeel.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Jaarverslag 1997\n\nProduct: Aanstellingsbeschikking\n\nWaardering: V, 10 jaar na einde dienstverband\n\n16.\n\nHandeling: Het uitvoeren van sociaal beleid.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Jaarverslag 1998\n\nProduct: Stukken met betrekking tot Stg. Sociaal Fonds COA\n\nOpmerking: Deze stichting is in 1998 opgericht voor medewerkers in ernstige financi\u00eble\n                                    moeilijkheden.\n\nWaardering: V, 10 jaar\n\nVrijwilligers\n\n17.\n\nHandeling: Het co\u00f6rdineren van de aanname en werkzaamheden van vrijwilligers.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Jaarverslag 1997\n\nProduct: Roosters, onderdeel van handboek personeel, vrijwilligerscontracten.\n\nWaardering: V, 10 jaar\n\nFinance & Control\n\nDe onderstaande handelingen betreffen alleen de secundaire werkprocessen. Handelingen\n                                    van op het gebied van finance & control die te maken hebben met het primaire werkproces\n                                    worden vermeld in het gedeelte over handelingen op het beleidsterrein.\n\n18.\n\nHandeling: Het vaststellen van modellen voor formulieren die in het administratieve\n                                    verkeer met derden moeten worden gebruikt.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met J. Krijger\n\nProduct: Formulieren\n\nWaardering: V, 6 jaar na vervanging\n\n19.\n\nHandeling: Het stellen van regels omtrent het beheer van financi\u00ebn, de lonen en andere\n                                    vergoedingen en de vorming van fondsen.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met J. Krijger\n\nProduct: Regelgeving\n\nWaardering: B5\n\n22.\n\nHandeling: Het voeren van het financieel beheer.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met J. Krijger\n\nProduct Financi\u00eble bescheiden, grootboeken, bank- en giroafschriften\n\nOpmerking:\n\nTaken:\n\n\u2013 Het opstellen van procedures voor het onderhoud van P-normen en andere budgettaire\n                                    normen\n\n\u2013 Het beheren en onderhouden van de bankrekening.\n\n\u2013 Het beheren van het Grootboekrekeningenschema\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n20.\n\nHandeling: Het aanvragen van subsidies.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met J. Krijger\n\nProduct: Aanvraag (aanvullende) subsidies, rapportages\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n21.\n\nHandeling: Het aangaan of garanderen van geldleningen.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met J. Krijger\n\nProduct: Overeenkomsten, garanties\n\nWaardering: V, 10 jaar na aflossing\n\n23.\n\nHandeling: Het verzekeren van de wettelijke aansprakelijkheid van het COA tegenover\n                                    derden.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 1 (Stb. 1994, 637), vervangen door\n                                    het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).\n\nProduct: Verzekeringsovereenkomsten\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n60.\n\nHandeling: Het verzekeren van onroerende zaken van het COA tegen brandschade en diefstal\n                                    op hoofdkantoor en in de opvangaccommodaties.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 8, lid 2 (Stb. 1994, 637), vervangen door\n                                    het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).\n\nProduct: Verzekeringsovereenkomsten\n\nWaardering: V, 10 jaar na be\u00ebindiging overeenkomst\n\nCommunicatie en Voorlichting\n\n24.\n\nHandeling: Het op de hoogte houden van het personeel van interne en externe ontwikkelingen.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Informatiemateriaal, berichten, verslagen, notulen\n\nWaardering: V, 3 jaar of na vervanging\n\nV 50 jaar: magazine van het COA (COAccent), 1 exemplaar van elke oplage\n\n25.\n\nHandeling: Het (laten) ontwikkelen en beheren van applicaties ten behoeve van de informatievoorziening.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Kaderbrief 2002\n\nProduct: Functionele ontwerpen, testplannen, handboeken, formulieren, overzichten\n\nWaardering: V, 6 jaar na afstoting van de applicatie.\n\n26.\n\nHandeling: Het houden en beheren van BIS-MO/COSMOS/CREP/OMG.\n\nPeriode: 1996\u2013\n\nGrondslag: Reglement Persoonsregistratie Overdracht Medische Gegevens, art. 1.6 en\n                                    1.7, 5.1, 7.5, 12 (Stcrt. 1996, 227)\n\nProduct: Algemene kennisgeving over het bestaan van de registratie, het reglement\n                                    en inzage daarin.\n\nCorrespondentie en besluiten m.b.t. verzoeken van derden tot gebruik van gegevens\n                                    uit deze registratiesystemen.\n\nWijzigingen van dit reglement.\n\nOpmerking: BIS-MO/COSMOS/CREP/OMG zijn registratiesystemen.\n\nWaardering: V, 10 jaar na afstoting van de applicatie\n\n27.\n\nHandeling: Het opleiden van medewerkers voor gebruik van applicaties.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Deelnemerslijsten, programma\u2019s\n\nWaardering: V, 5 jaar na afstoting van de applicatie.\n\nHandelingen op het werkterrein\n\nAlgemene handelingen\n\nOnderstaande handelingen kunnen betrekking hebben op elke subtaak.\n\nDe handelingen die gaan over beleid, gelden op ook op het gebied van bedrijfsvoering.\n\n28.\n\nHandeling: Het voorbereiden, vaststellen, wijzigen en evalueren van beleid.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Basisdocument COA, Kaderbrief, Koersbrief, beleidskaders, meerjarenbeleidsplan,\n                                    investeringsplan, communicatieplan, veranderingsdocumenten, evaluatierapporten.\n\nOpmerking: In de, vanaf 1995 jaarlijkse, kaderbrief staan de randvoorwaarden waarbinnen\n                                    de kerntaken van het COA door de centra moeten worden uitgevoerd.\n\nWaardering: B1, 2\n\n29.\n\nHandeling: Het bepalen van de wijze waarop beleid op hoofdlijnen wordt uitgevoerd.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Richtlijnen, stappenplannen, begrotingsbrief, budgetverdeelplan\n\nWaardering: B5\n\n30.\n\nHandeling: Het instellen van stuur- werk- en klankbordgroepen ter ontwikkeling en\n                                    uitvoering van beleid.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: In- en aanstellingsbesluiten, nota\u2019s, rapporten\n\nWaardering: B1\n\n31.\n\nHandeling: Het opstellen van instrumenten ter uitvoering van beleid.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Uitvoeringswerkplannen, werkinstructies, stappenplannen, Administratieve\n                                    Organisatiedocumenten, activiteitenbeschrijvingen.\n\nOpmerkingen: Handeling 31, Het bepalen van de wijze waarop beleid op hoofdlijnen wordt\n                                    uitgevoerd, vindt op een hoger niveau plaats dan deze handeling. Terwijl de neerslag\n                                    van handeling 31 ook nog beleidsstukken zijn, blijft de neerslag van deze handeling\n                                    beperkt tot concrete instructies op uitvoeringsniveau.\n\nDe handeling is verricht op het niveau van meer dan \u00e9\u00e9n centrum. De neerslag van deze\n                                    handeling kan belangrijk materiaal bevatten voor onderzoek naar de bejegening van\n                                    asielzoekers door het COA en de wijze waarop de overheid het beleid ten aanzien van\n                                    de opvang in de uitvoering vertaalt.\n\nDe handeling resulteert in neerslag die informatie kan bevatten met betrekking tot\n                                    de beeldvorming over de opvang van asielzoekers.\n\nWaardering: B5\n\n33.\n\nHandeling: Het verantwoorden van beleid aan externe actoren.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Ontwerpen voor rapportages, managementrapportages (MARAP\u2019s), tussentijdse\n                                    rapportages\n\nOpmerking: Een voorbeeld van een externe actor is een ministerie.\n\nzie ook handelingen m.b.t. jaarverslagen\n\nWaardering: B3\n\n34.\n\nHandeling: Het opstellen van rapportages t.b.v. de interne bedrijfsvoering.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Ontwerpen voor rapportages, managementrapportages (MARAP\u2019s), tussentijdse\n                                    rapportages\n\nWaardering: V, 10 jaar na het opstellen\n\n32.\n\nHandeling: Het opstellen van een jaarverslag.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 15, lid 1 (Stb. 1994, 422),\n                                    zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 334\n\nProduct: Jaarverslag\n\nOpmerking: Dit verslag wordt aan de Minister van Justitie (voorheen Minister van Welzijn,\n                                    Volksgezondheid en Cultuur) gezonden, die het weer naar de Staten-Generaal doorstuurt.\n\nOpmerking: Er worden ook maandverslagen aan de Minister van Justitie gestuurd.\n\nEr worden ook per organisatieonderdeel, per cluster en regio jaarverslagen opgesteld.\n\nWaardering: B3\n\n37.\n\nHandeling: Het houden van klanttevredenheidsonderzoeken.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Onderzoeksgegevens, rapportages.\n\nOpmerking: Deze handeling heeft in vergelijking met de volgende handeling meer met\n                                    audits te maken in het kader van bedrijfsvoering. Deze audits werden geregeld uitgevoerd\n                                    zonder dat daar altijd direct een opdracht voor werd geformuleerd. Daarom is het onderscheid\n                                    aangebracht.\n\nDe neerslag van deze handeling kan inzicht geven in de wijze waarop de opvang werd\n                                    gewaardeerd door asielzoekers.\n\nWaardering: B5\n\n35.\n\nHandeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van een intern of extern\n                                    (wetenschappelijk) onderzoek.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Besluit tot vaststelling van de opdracht en het eindproduct van een intern\n                                    of extern (wetenschappelijk) onderzoek\n\nOffertes\n\nOnderzoeksrapporten, aanbevelingen; bijvoorbeeld het Interdepartementaal Beleidsonderzoek\n                                    (IBO)\n\nBijvoorbeeld:\n\n\u2013 Intern: medewerkerstevredenheidsonderzoek\n\n\u2013 Extern:\n\nNIPO-onderzoek over bekendheid, informatiebehoefte en imago van het COA, 2000.\n\nOnderzoek over de lokale opvang van asielzoekers in vergelijkend perspectief, door\n                                    de Utrecht School of Governance, 2001.\n\nWaardering: B2\n\n36.\n\nHandeling: Het begeleiden van een intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Brieven of notities ten behoeve van de begeleiding van het onderzoek.\n\nWaardering: V, 5 jaar na afronding van het onderzoek\n\n38.\n\nHandeling: Het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van (wetenschappelijk)\n                                    onderzoek.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Onderzoeksmateriaal.\n\nWaardering: V, 5 jaar na afronding van het onderzoek.\n\n39.\n\nHandeling: Het financieren van onderzoek.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Rekeningen, declaraties\n\nWaardering: V, 7 jaar na afronding van het onderzoek.\n\n43.\n\nHandeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Voorlichtingsmateriaal, Basisdocument, correspondentie, contracten, overeenkomsten,\n                                    programma\u2019s, draaiboeken.\n\nBijvoorbeeld: Handvest Publieke verantwoording; Positiebepaling publieke verantwoording\n\nOpmerking:\n\nTaak:\n\n\u2013 Het organiseren van congressen en conferenties, zowel over interne zaken als over\n                                    zaken op het werkterrein, en het organiseren van deelname aan congressen en conferenties\n                                    van andere organisaties.\n\n\u2013 Het organiseren van evenementen ter verbetering van het contact van asielzoekers\n                                    met de omwonenden en daarmee ter verbetering het maatschappelijk draagvlak voor de\n                                    opvang.\n\nWaardering: Eindproducten: B5; de rest: V, 5 jaar\n\n44.\n\nHandeling: Het beantwoorden van vragen en klachten van individuele burgers, bedrijven,\n                                    gemeenten en instellingen.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met dhr. J. Medendorp en met mw. L. van den Berg\n\nProduct: Programma\u2019s van bewonersoverleggen, informatiemateriaal, Ontvangstbevestigingen,\n                                    berichten over wel of niet behandelen van een klacht, rapportages naar aanleiding\n                                    van klachten, klachtenoverzichten\n\nOpmerking: De uitkomst van een klachtenprocedure kan zijn dat het beleid wordt aangepast.\n\nWaardering: V, 3 jaar na afhandeling van de klacht\n\n45.\n\nHandeling: Het behandelen van klachten van asielzoekers.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Bestuursreglement Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 29 (Stb. 1994,\n                                    248)\n\nProduct: Correspondentie\n\nOpmerking: In eerste instantie wordt getracht om de klacht decentraal af te handelen.\n                                    Als dat niet lukt, kan het Centraal Bureau in actie komen.\n\nWaardering: V, 5 jaar na afhandeling van de klacht\n\n46.\n\nHandeling: Het uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten aan asielzoekers.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: COA-informatiemap, informatie over terugkeer\n\nWaardering: Eindproducten: B5; de rest: V, 5 jaar\n\n40.\n\nHandeling: Het informeren van de Commissies voor de Verzoekschriften en andere tot\n                                    onderzoeken van klachten bevoegde commissies uit de Kamers der Staten Generaal en\n                                    de nationale ombudsman naar aanleiding van klachten over de uitvoering of de gevolgen\n                                    van het beleid betreffende het werkterrein van het COA.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Correspondentie\n\nWaardering: B3\n\n48.\n\nHandeling: Het voorbereiden van antwoorden op kamervragen.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Antwoorden op kamervragen, stukken met betrekking tot kamervragen\n\nWaardering: B3\n\n41.\n\nHandeling: Het uitbesteden van de werkzaamheden, die de uitvoering van taken van het\n                                    COA betreffen, aan derden.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centrale Organisatie opvang asielzoekers, art. 7, lid 2 (Stb. 1994,\n                                    422) Bekostigingsbesluit COA, art. 19, lid 3 (Stb. 1994, 637), vervangen door het\n                                    Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).\n\nProduct: Besluit, contracten\n\nOpmerking: Deze handeling kan vertaald worden als het inhuren van organisaties of\n                                    bedrijven. Het betreft hier dus zowel zachte als harde inkooprelaties.\n\nBijvoorbeeld Stichting NIDOS (voorheen De Opbouw), ARBO-dienst Maetis, IVP (Instituut\n                                    voor Psychotrauma) en NIM (Bedrijfsmaatschappelijk werk).\n\nWaardering: B4\n\n42.\n\nHandeling: Het uitbesteden van de wettelijke taken van het COA aan derden.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met dhr. J. Medendorp.\n\nProduct: Besluit, contracten\n\nOpmerking: Bijvoorbeeld COAssist, de Medische Opvang van Asielzoekers.\n\nWaardering: B4\n\n49.\n\nHandeling: Het uitbetalen van subsidie aan vaste subsidierelaties.\n\nPeriode: 2000\u2013\n\nGrondslag: Is niet geheel duidelijk; hiernaar wordt onderzoek verricht.\n\nProduct:\n\nOpmerking: Voorbeelden van vaste subsidierelaties zijn stichting Valentijn en VluchtelingenWerk\n                                    Nederland\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n52.\n\nHandeling: Het aangaan van samenwerkingsverbanden met andere organisaties en gemeenten.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Diverse interviews\n\nProduct: Overeenkomsten\n\nWaardering: B 5\n\n54.\n\nHandeling: Het aangaan van overeenkomsten met bedrijven.\n\nPeriode: 1994-\n\nBron: Interview met J. Krijger\n\nProduct: Overeenkomsten\n\nOpmerking: Hieronder wordt ook gerekend het systeem van Europese aanbestedingen.\n\nWaardering: V, 10 jaar na be\u00ebindiging van de overeenkomst\n\n50.\n\nHandeling: Het vaststellen van een financieel kader in overleg met het Ministerie\n                                    van Justitie.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met J. Krijger\n\nProduct: Begrotingen, ramingen\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n51.\n\nHandeling: Het vaststellen van de (aanvullende) begroting en de jaarrekening.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 16, lid 1, art. 17, lid 1\n                                    en 2 (Stb. 1994, 422), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 334 en Stb. 1997, 510\n\nProduct: Vaststellingsbesluiten\n\nOpmerking: Het werkplan en de begroting worden ter goedkeuring aan de verantwoordelijke\n                                    minister gezonden (aanvankelijk de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur,\n                                    vanaf medio 1994 naar de Minister van Justitie)\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n53.\n\nHandeling: Het opstellen van een financieel verslag t.b.v. externe verantwoording.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 18, lid 1 (Stb. 1994, 422),\n                                    zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1997, 510\n\nProduct: Financieel verslag\n\nWaardering: B3\n\n55.\n\nHandeling: Het opstellen van een exploitatieoverzicht.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Bekostigingsbesluit COA, art. 10, lid 2 (Stb. 1994, 637), vervangen door\n                                    het Subsidiebesluit (Stb. 1997, 764).\n\nProduct: Exploitatieoverzicht\n\nOpmerking: Dit overzicht wordt aan de Minister van Justitie verstrekt.\n\nWaardering: B3\n\n56.\n\nHandeling: Het voor asielzoekers in de opvangaccommodaties regelen van een verzekering\n                                    tegen de financi\u00eble gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987,\n                                    75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: Contracten; correspondentie; rapportages; verslagen.\n\nWaardering: V, 10 jaar na afloop van de verzekeringsovereenkomst\n\nHandelingen op internationaal vlak\n\n57.\n\nHandeling: Het sluiten van overeenkomsten met betrekking tot de uitwisseling van medewerkers.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met dhr. J. Medendorp\n\nProduct: Overeenkomsten\n\nOpmerking: De uitwisseling wordt geco\u00f6rdineerd door COAnder, een projectorganisatie\n                                    onder leiding van de directie AZ.\n\nWaardering: V, 10 jaar na afloop van de overeenkomst\n\n58.\n\nHandeling: Het werven van Europese subsidies.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met dhr. J. Medendorp\n\nProduct: Aanvraag, correspondentie.\n\nOpmerking: Subsidies die in EU verband worden aangevraagd, betreffen projecten zoals\n                                    de opzet van de AMA-campussen (niet de uitvoering ervan), opleidingen voor asielzoekers,\n                                    opzetten van OLC\u2019s (Open Leer Centra) in de opvanglocaties, Europese uitwisseling\n                                    van medewerkers, onderzoek \u2018vrouwen en veiligheid\u2019.\n\nWaardering: B5\n\n59.\n\nHandeling: Het ontwikkelen en onderhouden van internationale contacten.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met dhr. J. Medendorp\n\nProduct: Verslagen, correspondentie.\n\nOpmerking: De werkzaamheden vallen binnen de internationale raamwerken die de ministeries\n                                    van Binnenlandse Zaken en Justitie hebben opgezet.\n\nBijvoorbeeld vanuit de Kerngroep Internationale Samenwerking (KIS).\n\nWaardering: B5\n\nHandelingen per kerntaak\n\n1. Het in-, door- en uitplaatsen van asielzoekers en verblijfsgerechtigden\n\n65.\n\nHandeling: Het bepalen in welk centrum een asielzoeker wordt geplaatst, wanneer hij\n                                    naar een ander centrum wordt overgeplaatst en wanneer hij het centrum dient te verlaten\n                                    in verband met het beschikbaar komen van een gemeentelijke opvangplaats.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 6, lid 1 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk\n                                    gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    7, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nProduct: Beslissing, vermelding in persoonsdossier\n\nOpmerking:\n\nTaken:\n\n\u2013 Registratie, bijhouden, verwerken, analyse en co\u00f6rdinatie van respectievelijk in-\n                                    en doorstroom van asielzoekers van AC\u2019s naar OC\u2019s.\n\n\u2013 Registratie, bijhouden, verwerken en analyse van doorstroom van asielzoekers tussen\n                                    opvangcentra; van OC\u2019s naar AZC- en AVO-locaties.\n\n\u2013 Bemiddeling van uitstroom van statushouders vanuit de centrale opvangcentra naar\n                                    reguliere huisvesting in gemeenten.\n\n\u2013 Bemiddeling asielzoekers naar COW.\n\n\u2013 Registratie, bijhouden en verwerken van de uitstroom van statushouders.\n\nWaardering: V, 10 jaar\n\n61.\n\nHandeling: Het regelen van de verantwoordelijkheid over minderjarigen van wie niet\n                                    in het ouderlijk gezag is voorzien, van COA naar Stichting NIDOS.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Jaarverslagen, beleidskaders\n\nProduct: Besluiten, notities, correspondentie over aanmeldingen van minderjarigen.\n\nWaardering: B5\n\n62.\n\nHandeling: Het co\u00f6rdineren van de uitplaatsing van uitgenodigde vluchtelingen naar\n                                    de gemeente.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Interview met L. Boogerd\n\nProduct: Advies- en evaluatierapporten\n\nWaardering: V, 10 jaar\n\n63.\n\nHandeling: Het leveren van een bijdrage aan de co\u00f6rdinatie van de opvang van uitgenodigde\n                                    vluchtelingen.\n\nPeriode: 2000\u2013\n\nBron: Jaarverslag 2000, interview met L. Boogerd\n\nProduct: handboek voor de opvang van uitgenodigde vluchtelingen.\n\nOpmerking: De neerslag van deze handeling betreft geen individuele dossiers van asielzoekers.\n                                    Het gaat hierbij om het COA als een van de instellingen die deelneemt aan de co\u00f6rdinatie.\n                                    Andere deelnemende instellingen zijn het Ministerie van Buitenlandse Zaken, the International\n                                    Organisation for Migration (IOM) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Als\n                                    uitgenodigde vluchtelingen opvang in Nederland nodig hebben voor zij zich ergens kunnen\n                                    vestigen, verzorgt het COA de opvang. Vluchtelingen kunnen ook elders worden gehuisvest.\n                                    De opvang zelf behelst dan dezelfde processen als welke gelden voor alle asielzoekers\n                                    die worden opgevangen.\n\nWaardering: B5\n\n69.\n\nHandeling: Het begeleiden van de uitstroom van verblijfsgerechtigden als bedoeld in\n                                    artikel 60a, onderdeel a, van de Huisvestingswet naar door burgemeester en wethouders\n                                    beschikbaar gestelde huisvesting.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 3, lid 1 (Stb. 1994, 422),\n                                    zoals laatstelijk gewijzigd bij Stb. 2000, 496\n\nProduct: Prestatie-afspraken, correspondentie, prognoses, actieplannen, aanbiedingsbrieven\n\nOpmerking: In artikel 60a, onderdeel a, wordt onder verblijfsgerechtigden verstaan\n                                    degenen die als vluchteling zijn toegelaten en houders van een vergunning tot verblijf\n                                    op humanitaire gronden.\n\nWaardering: V, 10 jaar\n\n70.\n\nHandeling: Het maken en bewaken van bestuurlijke afspraken met gemeenten over de wijze\n                                    van uitplaatsing van verblijfsgerechtigden en vergunninghouders.\n\nPeriode: 1995\u20132002\n\nGrondslag: Beschikking nr. 4977003/95//DVB tot uitvoering financieel beheer door het\n                                    COA, genoemd in de artikelen 24, 25 en 26 van de Zorgwet VVTV, door het COA.\n\nProtocol nr. CIM 98/997, ter uitwerking van de werkzaamheden tot uitvoering van het\n                                    financieel beheer, art. 5, sub b\n\nProduct: Bestuurlijke afspraken\n\nWaardering: B5\n\n64.\n\nHandeling: Het zorgdragen voor het ontvangen van de opgave door de burgemeester en\n                                    wethouders van het aantal vergunninghouders voor wie zij de zorg hebben.\n\nPeriode: 1995\u20132002\n\nGrondslag: Regeling uitvoering Zorgwet VVTV, art. 2 (Stcrt. 1995, 123), vervangen\n                                    door:\n\nRegeling nadere regels Zorgwet VVTV, art. 2 (Stcrt. 1997, 142)\n\nProduct: Correspondentie\n\nWaardering: V, 10 jaar\n\n72.\n\nHandeling: Het van gemeenten overnemen van de zorg voor mensen in de ROA-regeling\n                                    en de ex-VVTV-ers.\n\nPeriode: 2002\u2013\n\nGrondslag: Kaderbrief 2002, brief van de Staatssecretaris van Justitie aan het College\n                                    van Burgemeesters en Wethouders i.a.a. Centraal Orgaan opvang asielzoekers, Interprovinciaal\n                                    Overleg en de Vereniging Nederlandse Gemeenten inzake \u2018Overdracht uitvoering ROA/Zorgwet\n                                    VVTV\u2019, 20 juli 2001\n\nProduct: Overeenkomsten, voortgangsberichten\n\nWaardering: B1\n\n66.\n\nHandeling: Het als lid van een stuurgroep adviseren van de directeur-generaal van\n                                    het ministerie met betrekking tot de managementcontracten tussen diensten die het\n                                    terugkeerbeleid uitvoeren.\n\nPeriode: 2000\n\nGrondslag: Notitie Terugkeerbeleid, \u00a7 6.1, Minister van Justitie (1999)\n\nProduct: Adviesnota\u2019s\n\nOpmerking: Het LOTO, dat verantwoordelijk was voor het opstellen van de managementcontracten,\n                                    werd in 2001 opgeheven. Er was toen 1 contract gesloten. Sindsdien zijn er geen contracten\n                                    meer gesloten.\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\n67.\n\nHandeling: Het be\u00ebindigen van de opvang.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Stappenplan 1999/Oud/III/ Stappenplan 2000, Activiteitenbeschrijving Terugkeer\n                                    VW 2000, Overgangsregeling VW 2000\n\nProduct: Opdracht tot het voeren van een gesprek met een asielzoeker over het voornemen\n                                    tot be\u00ebindiging van de opvang;\n\ngespreksverslagen;\n\nbe\u00ebindigingbeschikking.\n\nOpmerking: Zoals beschreven in de context is deze handeling in de loop der jaren volgens\n                                    verschillende richtlijnen uitgevoerd. Dat houdt in dat in het kader van deze handeling\n                                    de activiteiten regelmatig zijn veranderd. Enkele daarvan:\n\n\u2013 Het uitvoeren van een marginale toetsing van dossiers met de \u2018vaststelling\u2019 niet\n                                    meewerken;\n\nhet voeren van een gesprek met de asielzoeker ter vaststelling van zijn reactie op\n                                    het voornemen tot be\u00ebindiging van de opvang;\n\n\u2013 het voeren van vertrekgesprekken (het vertrekgesprek wordt na iedere (negatieve)\n                                    beschikking (IND) of uitspraak (rechter) gevoerd);\n\n\u2013 het slaan van een be\u00ebindigingbeschikking.\n\nEr is een onderscheid te maken tussen de doorstroom enerzijds en de be\u00ebindiging van\n                                    de opvang anderzijds omdat deze verschillende soorten neerslag vormen. Deze handeling\n                                    is meer juridisch van aard dan handeling 65.\n\nHet archief bevat voornamelijk vertrekdossiers van asielzoekers. Deze dossiers vormden\n                                    de neerslag van deze handeling. Een groot deel van de vertrekdossiers bevat de beschikking\n                                    van de IND in kopie en de verslagen van de vertrekgesprekken die met de asielzoekers\n                                    worden gevoerd. Ook andere van belang zijnde stukken kunnen worden toegevoegd. Deze\n                                    dossiers zijn er alleen op papier en gelden niet alle asielzoekers. Van asielzoekers\n                                    die op eigen initiatief uit de centra vertrekken wordt geen vertrekdossier aangelegd.\n                                    Een groot deel van de vertrekdossiers betreft mensen die zijn vertrokken met onbekende\n                                    bestemming. Deze dossiers bevatten in het algemeen alleen de beschikking van de IND\n                                    en een uitnodiging voor een vertrekgesprek.\n\nIn de overige vertrekdossiers zit de neerslag van de vertrekgesprekken. In het algemeen\n                                    houdt dat in dat het dossier de kopie van de beschikking van de IND bevat, de uitnodiging\n                                    van de COA aan de asielzoeker voor het gesprek en een gesprekformulier, waarin wordt\n                                    aangegeven welke punten aan de orde zijn geweest. Het verslag bevat geen weergave\n                                    van het eigenlijke gesprek.\n\nDaarnaast bevat een deel van deze dossiers, in het geval een persoon bezwaar aantekende\n                                    tegen de beschikking tot verwijdering, stukken betreffende de behandeling van dit\n                                    bezwaar. Het gaat om stukken als uitnodiging voor een hoorzitting, briefwisseling\n                                    met advocaat of andere vertegenwoordigers, kopie\u00ebn van stukken van de IND, proces-verbaal\n                                    van de politie. Dit zijn voornamelijk stukken uit de IND-dossiers. Deze dossiers bevatten\n                                    de stukken die mw. dr. Schrover eerder aanduidde met klachtendossiers.\n\nUit de vertrekdossiers blijkt dat een beschikking van het COA tot be\u00ebindiging van\n                                    de opvang vrijwel altijd genomen wordt na een beschikking van de IND waarbij een asielzoeker\n                                    geen verblijfstitel krijgt. De beschikking van het COA is gebaseerd op de negatieve\n                                    beschikking van het IND. Er zijn geen inhoudelijke afwegingen voor be\u00ebindiging van\n                                    de opvang.\n\nWaardering: V, 10 jaar na be\u00ebindiging van de opvang\n\nZaken die te maken hebben met de ontruimingsprocedure worden vastgelegd door de IND.\n\n2. Het verwerven, beheren en afstoten van accommodaties\n\n80.\n\nHandeling: Het (laten) ontwikkelen van bouwprojecten.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 29\n\nProduct: Ontwerpplannen, budgetaanvragen, groenlichtaanvragen, vergunningen\n\nWaardering: V, 10 jaar na sluiting van het centrum.\n\n81.\n\nHandeling: Het (laten) uitvoeren van bouwprojecten.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 29\n\nProduct: Bestekken, aanbestedingen, gunningen\n\nWaardering: V, 10 jaar na sluiting van het centrum.\n\n82.\n\nHandeling: Het aangaan, verlengen en be\u00ebindigen van (huur)overeenkomsten met eigenaars/uitbaters\n                                    van kleine accommodaties om de capaciteit van de opvang te vergroten.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals\n                                    gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347;\n\nBekostigingsbesluit COA, art. 11, sub a (Stb. 1994, 637)\n\nProduct: Huurovereenkomst, AVO-contracten\n\nOpmerking: De overeenkomsten worden gesloten met eigenaars van hotels, pensions en\n                                    andere accommodaties die maximaal 100 personen onder kunnen brengen.\n\nDe neerslag van deze handeling kan inzicht geven in de leefwereld van asielzoekers\n                                    en tevens in de aanbieders van accommodaties op kleine schaal. Deze handeling kan\n                                    met name interessant zijn voor de beginjaren van het COA en voor het verschaffen van\n                                    inzicht in de vertaling van het beleid naar de uitvoering. Juist bij deze kleine accommodaties\n                                    kan er sprake zijn van correspondentie over de wijze waarop de opvang diende plaats\n                                    te vinden. Bij de grotere centra die door het COA zelf werden beheerd is meer eenheid\n                                    in uitvoering te verwachten.\n\nWaardering: B5\n\n83.\n\nHandeling: Het aangaan, verlengen en be\u00ebindigen van koop- en verkoopovereenkomsten\n                                    van gebouwen en grond.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Inrichtingsplan Verwerving, Plaatsing en Vastgoed, februari 2000, p.\u00a013\n\nProduct: Koop- en verkoopovereenkomsten\n\nWaardering: V, 7 jaar na afloop van de overeenkomst\n\n76.\n\nHandeling: Het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van\n                                    registergoederen.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Overeenkomsten\n\nWaardering: V, 10 jaar na vervreemding/afbraak\n\n84.\n\nHandeling: Het afsluiten van bestuursovereenkomsten met gemeenten inzake de opvang\n                                    van asielzoekers in AZC\u2019s.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Besluit Bevoegdheden Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art. 1 (Stcrt.\n                                    1994, 170)\n\nBron: Inrichtingsplan Verwerving, Plaatsing en Vastgoed, februari 2000, p.\u00a014, 20\n\nProduct: Bestuursovereenkomsten\n\nOpmerking Aanvankelijk trad het COA op namens het toenmalige Ministerie van Welzijn\n                                    Volksgezondheid en Cultuur. Krachtens besluit herindeling van de ministeri\u00eble taak\n                                    met betrekking tot opvang van asielzoekers (Stb. 1994, 682) heeft het Ministerie van\n                                    Justitie de taken op het terrein van de opvang van asielzoekers overgenomen. Sindsdien\n                                    treedt het COA dus op namens het Ministerie van Justitie.\n\nOnder deze handeling valt:\n\nHet vaststellen van het aantal capaciteitsplaatsen van een opvangcentrum in een gemeente,\n                                    op grond van Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 2, lid 2.\n\nWaardering: B5\n\n85.\n\nHandeling: Het besluiten tot (voortijdige) sluiting van een opvangcentrum.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nBron: Deloitte & Touche, implementatieplan vastgoedbeheer, 28-4-2000, p. 30\n\nProduct: Besluit\n\nWaardering: B5\n\n86.\n\nHandeling: Het inrichten en ombouwen van centra.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Inhuisplan, facturen\n\nWaardering: V, 3 jaar na inrichting of ombouwing\n\n87.\n\nHandeling: Het uithuizen in het kader van sluiting van centra.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Inventarislijst, PU-planning, uithuisplan\n\nWaardering: V, 3 jaar na inrichting of ombouwing\n\n88.\n\nHandeling: Het stellen van regels en plannen inzake calamiteiten met betrekking tot\n                                    asielzoekers.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Beleidsstukken, incidentenprocedures\n\nWaardering: B5\n\n89.\n\nHandeling: Het (laten) uitvoeren van werkzaamheden i.h.k.v. beheer van opvangaccommodaties.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nProduct: Brandpreventieplannen, onderhoudsplannen.\n\nOpmerking:\n\nTaken:\n\nHet opstellen en uitvoeren van brandpreventieplannen.\n\nHet opstellen en uitvoeren van onderhoudsplannen voor de opvangacccomodaties.\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\n3. Het leveren van materi\u00eble verstrekkingen en diensten\n\n90.\n\nHandeling: Het verstrekken van onderdak aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub a, en 16 (Stcrt. 1987,\n                                    75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 1, sub a, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: Besluiten tot het aanbieden van onderdak\n\nOpmerking: Wettelijk is bepaald dat de woonruimte in een goede staat moet verkeren,\n                                    is voorzien van de noodzakelijke meubilering, stoffering en gebruiksvoorwerpen, en\n                                    dat er verwarming, energie en water voorhanden is.\n\nWaardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure\n\n68.\n\nHandeling: Het verstrekken van onderdak aan asielzoekers buiten de opvangcentra.\n\nPeriode: 1998\u20132001\n\nGrondslag: Regeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorie\u00ebn\n                                    asielzoekers van verstrekkingen Rva 1997, art. 1 (Stb. 1998, 67).\n\nProduct: Brieven aan gemeenten ter informatie over verhuizing van asielzoekers van\n                                    opvangcentrum naar adres buiten het opvangcentrum.\n\nWaardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure\n\n71.\n\nHandeling: Het verstrekken van voedingsmiddelen aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.\n\nPeriode: 1994\u20131998\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub b (Stcrt. 1987, 75), zoals\n                                    laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorie\u00ebn asielzoekers\n                                    van verstrekkingen Rva 1997, art. 1 (Stb. 1998, 67), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: Besluiten\n\nOpmerking: Handelingen 71 en 73 betreffen het daadwerkelijk verstrekken van de middelen\n                                    van bestaan (maaltijden). De neerslag betreffende beleid en instrumenten voor uitvoeren\n                                    van het beleid \u2013 waaronder de verstrekking van middelen \u2013 zijn onderdeel van handeling\n                                    31.\n\nWaardering: V, 7 jaar na verstrekking\n\n73.\n\nHandeling: Het zorgdragen voor de maaltijden in centra waarin de bewoners niet in\n                                    de gelegenheid zijn deze zelf te verzorgen.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen,\n                                    1997, art. 11, lid 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt.1999, 237\n\nProduct:\n\nOpmerking: Handelingen 71 en 73 betreffen het daadwerkelijk verstrekken van de middelen\n                                    van bestaan (maaltijden). De neerslag betreffende beleid en instrumenten voor uitvoeren\n                                    van het beleid \u2013 waaronder de verstrekking van middelen \u2013 zijn onderdeel van handeling\n                                    31.\n\nWaardering: V, 1 jaar\n\n74.\n\nHandeling: Het verstrekken van kleedgeld aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub c (Stcrt. 1987, 75), zoals\n                                    laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    4, 5, lid 1, sub c, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nRegeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorie\u00ebn asielzoekers\n                                    verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)\n\nProduct: Betaaloverzichten, dagafschriften, ontvangstbevestigingen\n\nWaardering: V, 7 jaar na verstrekking\n\n75.\n\nHandeling: Het verstrekken van zakgeld aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.\n\nPeriode: 1987\u20131998\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub d, en 9, lid 1 (Stcrt.\n                                    1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nRegeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorie\u00ebn asielzoekers\n                                    verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)\n\nProduct: Betaaloverzichten, dagafschriften, ontvangstbevestigingen\n\nOpmerking: Wettelijk is bepaald dat het COA de tijd en plaats vaststelt van de vooruitbetaling\n                                    van het zakgeld.\n\nWaardering: V, 7 jaar na verstrekking\n\n77.\n\nHandeling: Het verstrekken van een wekelijkse financi\u00eble toelage.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen,\n                                    1997, art. 4, 5, lid 1, sub b, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij\n                                    Stcrt. 1999, 237\n\nProduct: Procedures voor het electronisch betalen, betaaloverzichten, dagafschriften,\n                                    ontvangstbevestigingen\n\nOpmerking: Taken:\n\nWettelijk is bepaald dat het COA de tijd en plaats vaststelt van de vooruitbetaling\n                                    van het zakgeld.\n\nHet verzorgen van de volmacht voor een asielzoeker om van de COA-rekening te incasseren.\n\nWaardering: V, 7 jaar na verstrekking\n\n78.\n\nHandeling: Het besluiten tot het verrichten van verstrekkingen op basis van de RVB.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Regeling Verstrekkingen Bepaalde categorie\u00ebn vreemdelingen (RVB), art.\n                                    2, lid 1\n\nProduct: Besluiten\n\nWaardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure\n\n79.\n\nHandeling: Het betalen van buitengewone kosten van een asielzoeker.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 11, lid 1 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk\n                                    gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 1, sub g, art. 6, 8 en 14, lid 3 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt.\n                                    1999, 237\n\nProduct: Besluiten tot toekenning van het recht op kostenvergoeding; ontvangstbevestigingen\n\nOpmerking: Een voorbeeld hiervan vormen de vergoedingen voor reiskosten naar instanties\n                                    voor juridische ondersteuning.\n\nWaardering: V, 7 jaar na verstrekking\n\n91.\n\nHandeling: Het geven van toestemming aan een vreemdeling die een verblijfsstatus heeft\n                                    gekregen, om verstrekkingen te kunnen blijven ontvangen.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen,\n                                    1997, art. 9 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nProduct: Besluit\n\nOpmerking: N.B.: het gaat hier dus niet meer om asielzoekers, maar om statushouders.\n\nWaardering: V, 3 jaar na het einde van de procedure\n\n92.\n\nHandeling: Het vaststellen of eventueel terugvorderen van de mogelijke eigen bijdrage\n                                    van de asielzoeker aan de kosten van de opvang, op basis van zijn opgave van eigen\n                                    inkomen of eigen vermogen.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen,\n                                    1997, art. 17 en 18 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nRegeling eigen bijdrage asielzoekers (Reba) (Stcrt. 1998, 166)\n\nProduct: Verzoek om opgave van eigen vermogen of inkomen\n\nTerugvorderingsbrief\n\nWaardering: V, 3 jaar na vaststelling of terugvordering\n\n93.\n\nHandeling: Het be\u00ebindigen van verstrekkingen.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub d, en 9, lid 1 (Stcrt.\n                                    1987, 75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nRegeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorie\u00ebn asielzoekers\n                                    verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)\n\nProduct: Besluit\n\nWaardering: V, 7 jaar na be\u00ebindiging\n\n94.\n\nHandeling: Het uitsluiten van bepaalde categorie\u00ebn asielzoekers van de ontvangst van\n                                    de verstrekkingen.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen,\n                                    1997, art. 4, lid 1 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nRegeling toekenning bevoegdheid aan COA tot uitsluiting bepaalde categorie\u00ebn asielzoekers\n                                    verstrekkingen Rva 1997 (Stcrt. 1998, 67)\n\nProduct: Besluit\n\nOpmerking: Voordat de directie van een opvangcentrum van het COA een dergelijk besluit\n                                    kan nemen, moet het daartoe eerst expliciet door de Minister van Justitie de bevoegdheid\n                                    krijgen toebedeeld, op grond van bijzondere omstandigheden, zoals een capacitaire\n                                    noodsituatie.\n\nEen besluit als hierboven genoemd geldt voor alle verstrekkingen tegelijk.\n\nWaardering: B5\n\n95.\n\nHandeling: Het stellen van regels ten behoeve van de handhaving van de orde op iedere\n                                    door het COA verzorgde verblijfplaats van asielzoekers, behalve TNV.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen,\n                                    1997, art. 6 en 16 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nProduct: Huishoudelijk Reglement, Reglement Onthouding Verstrekkingen (ROV)\n\nWaardering: B5\n\n96.\n\nHandeling: Het nemen van een strafmaatregel tegen bewoners in de opvang vanwege het\n                                    overtreden van de regels om de orde te handhaven.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen,\n                                    1997, art. 6 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nProduct: Beschikking, bijvoorbeeld tot (tijdelijke) onthouding van een verstrekking.\n\nOpmerking: Onderdeel van het ROV-protocol is bijvoorbeeld het voeren van een ROV-gesprek.\n\nDe neerslag kan interessant zijn voor onderzoek in welke gevallen sprake is van overtreding\n                                    van welke regels en welke maatregelen het COA kan en wil nemen.\n\nIn het archief bevinden zich ook dossiers welke betrekking hebben op strafmaatregelen\n                                    die het COA bevoegd is te nemen. Bij het opleggen van een strafmaatregel wordt aan\n                                    asielzoekers een kennisgeving van de strafmaatregel verstrekt. De stukken betreffende\n                                    de strafmaatregel en het verbaal worden naar het centraal kantoor gestuurd en daar\n                                    bewaard.\n\nDeze dossiers bevatten bijvoorbeeld dagrapporten waarin melding wordt gedaan van incidenten\n                                    waarbij asielzoekers betrokken waren, verslagen van gesprekken met betrokkenen, briefwisselingen\n                                    met advocaten, medische rapporten.\n\nWaardering: B5\n\n4. Het uitbetalen van rijksbijdragen aan gemeenten in opdracht van het Rijk\n\n109.\n\nHandeling: Het toekennen van voorschotten aan gemeenten ten behoeve van de huisvesting\n                                    van vergunninghouders.\n\nPeriode: 1995\u20132002\n\nGrondslag: Beschikking nr. 4977003/95//DVB tot uitvoering financieel beheer door het\n                                    COA, genoemd in de artikelen 24, 25 en 26 van de Zorgwet VVTV, door het COA.\n\nProtocol nr. CIM 98/997, ter uitwerking van de werkzaamheden tot uitvoering van het\n                                    financieel beheer, art. 3, lid 1, sub b en c.\n\nProduct: Beschikking\n\nOpmerkingen: In het kader van de Zorgwet VVTV berekende het COA de voorschotten en\n                                    verzorgde het de administratieve afhandeling namens de Minister van Binnenlandse Zaken\n                                    en Koninkrijksrelaties/Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid.\n\nOnder deze handelingen wordt ook verstaan het in behandeling nemen van bezwaarschriften\n                                    tegen de vaststelling van de voorschotten.\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n110.\n\nHandeling: Het jaarlijks aan een gemeente verstrekken van een uitkering op basis van\n                                    het aantal door asielzoekers permanent te bezetten capaciteitsplaatsen.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 3, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals\n                                    gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347\n\nProduct: Beschikking\n\nOpmerking: Het aantal capaciteitsplaatsen is hier dus bepalend voor de hoogte van\n                                    de uitkering.\n\nWaardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst\n\n111.\n\nHandeling: Het aan een gemeente waarin een opvangcentrum is gevestigd, verstrekken\n                                    van een uitkering voor een aantal woonruimten of voor voorzieningen om de capaciteit\n                                    van de opvang te vergroten.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 4, lid 1; art. 5, lid 1 (Stb. 1994,\n                                    636), zoals gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347\n\nProduct: Beschikking\n\nOpmerking: Hier wordt niet de term \u2018opvangcentrum\u2019 gebruikt omdat het Centraal Bureau\n                                    voor de Statistiek (CBS) een opvangcentrum niet als woonruimte beschouwt. Het COA\n                                    beschouwt 5 ingerichte opvangplaatsen als 1 woonruimte.\n\nMet \u2018voorzieningen om de capaciteit van de opvang te vergroten\u2019 wordt noodopvang (NO)\n                                    bedoeld. Ook al vindt die opvang in pensions en hotels plaats, ze brengt ook voor\n                                    de gemeente extra kosten met zich mee.\n\nWaardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst\n\n112.\n\nHandeling: Het verstrekken van een uitkering aan gemeenten ten behoeve van de huisvesting\n                                    van nieuwe voorzieningen voor basisonderwijs aan asielzoekers.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5a, lid 1 (Stb. 1994, 636), zoals\n                                    gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347\n\nProduct: Besluiten, betalingsafschriften\n\nOpmerking: De uitkering bestaat uit bijdragen in:\n\n\u2013 De investerings- of huurlasten\n\n\u2013 De kosten van de eerste inrichting, onderwijsleerpakket en meubilair;\n\n\u2013 De kosten van de stichting en materi\u00eble instandhouding van de gymnastiekaccommodatie\n                                    ten behoeve van het primair onderwijs;\n\n\u2013 De onroerende zaakbelastingen;\n\n\u2013 De kosten van de verzekering van de roerende en onroerende zaken.\n\nDe berekening van de bijdragen wordt toegelicht in de Regeling onderwijshuisvestingsbudgetten\n                                    asielzoekers (OHBA-regeling) (Stcrt. 1998, 181)\n\nWaardering: V, 7 jaar na sluiting van het betrokken opvangcentrum\n\n113.\n\nHandeling: Het aan de gemeente waarbinnen de instellingen waarmee overeenkomsten zijn\n                                    aangegaan ter vergroting van de opvangcapaciteit, verstrekken van uitkeringen voor\n                                    de duur van de overeenkomst.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 5, lid 1 (Stb. 1994, 636) zoals\n                                    gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347\n\nProduct: Beschikking\n\nWaardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst\n\n114.\n\nHandeling: Het bij de vestiging van een opvangcentrum aan een gemeente verstrekken\n                                    van een eenmalige uitkering als bijdrage in de kosten van door de gemeenten te verzorgen\n                                    taken in het kader van voorlichting met betrekking tot de vestiging van het opvangcentrum\n                                    en de subsidi\u00ebring van vrijwilligersgroepen die werkzaamheden verrichten in of ten\n                                    behoeve van het opvangcentrum.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Faciliteitenbesluit opvangcentra, art. 6, lid 1 (Stb. 1994, 636) zoals\n                                    gewijzigd bij Stb. 1996, 620 en Stb. 1998, 347\n\nProduct: Beschikking\n\nWaardering: V, 7 jaar na het verstrijken van de bestuursovereenkomst\n\n97.\n\nHandeling: Het uitvoeren van art. 27 a en 27 b van het Besluit subsidi\u00ebring en stimulering\n                                    voorzieningen van maatschappelijk en sociaal-cultureel welzijn (Stb. 1988, 17) zoals\n                                    laatstelijk gewijzigd bij Stb. 1994, 581 en ingetrokken bij Bekostigingsbesluit Welzijnsbeleid\n                                    (Stb. 1994, 909), zoals gewijzigd bij Stb. 1995, 650, art. 60.\n\nPeriode: 1995\n\nGrondslag: Besluit Bevoegdheden bestuur Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art.\n                                    1 (Stcrt. 1995, 2)\n\nBron: Correspondentie met dhr. A. van den Akker\n\nProduct:\n\nOpmerking: Volgens Bekostigingsbesluit Welzijnsbeleid blijft het Besluit subsidi\u00ebring\n                                    en stimulering voorzieningen van maatschappelijk en sociaal-cultureel welzijn ondanks\n                                    zijn intrekking wel van toepassing op de subsidies en uitkeringen die op grond van\n                                    dat besluit voor inwerkingtreding van het Bekostigingsbesluit zijn verleend.\n\nNa \u201995 heeft het ministerie van VWS deze besluiten weer zelf uitgevoerd. Het COA was\n                                    hier niet meer bij betrokken.\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n98.\n\nHandeling: Het uitvoeren van de Bijdrageregeling integratieprogramma\u2019s verblijfsgerechtigden\n                                    (Stcrt. 1993, 165) zoals gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177, Stcrt. 1994, 251 en Stcrt.\n                                    1995, 139 en ingetrokken bij Welzijnsregeling inburgering nieuwkomers, art. 14 (Stcrt.\n                                    1995, 246).\n\nPeriode: 1995\n\nGrondslag: Besluit Bevoegdheden bestuur Centraal Orgaan opvang asielzoekers, art.\n                                    1 (Stcrt. 1995, 2)\n\nBron: Correspondentie met dhr. A. van den Akker\n\nProduct:\n\nWaardering: V, 7 jaar\n\n5. Het verzorgen van trajectbegeleiding en informatievoorziening\n\n117.\n\nHandeling: Het opstellen van programma\u2019s en methodieken voor recreatieve activiteiten\n                                    aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.\n\nPeriode: 1994\u20131998\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub e (Stcrt. 1987, 75), zoals\n                                    laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 1, sub d, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: \u2018Wisselwerking\u2019: methode voor maatschappijori\u00ebntatie voor asielzoekers.\n\nWaardering: B5\n\n99.\n\nHandeling: Het uitvoeren van recreatieve activiteiten aan asielzoekers in de opvangaccommodaties.\n\nPeriode: 1994\u20131998\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub e (Stcrt. 1987, 75), zoals\n                                    laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 1, sub d, artt. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: Besluiten tot onthouding van deelname aan de activiteiten\n\nBeschikking tot be\u00ebindiging van deelname aan de activiteiten.\n\nOpmerking: Deze handeling kan volgens de RVA 1997 afhankelijk worden gesteld van de\n                                    betaling door de asielzoeker van een waarborgsom.\n\nOnder deze handeling valt ook:\n\nHet aanbieden van introductieactiviteiten en activiteiten die strekken tot bevordering\n                                    van de maatschappelijke ori\u00ebntatie van de asielzoeker.\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\n100.\n\nHandeling: Het opstellen van een programma voor dagstructurering.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen\n                                    1997, art. 5, lid 3 en art. 15 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: Plannen, notities\n\nOpmerking: Een van de taken:\n\nHet aanwijzen van werkzaamheden die door asielzoekers verricht kunnen worden, voor\n                                    de uitvoering waarvan door COA een vergoeding kan worden gegeven.\n\nWaardering: B5\n\n101.\n\nHandeling: Het uitvoeren van een programma voor dagstructurering.\n\nPeriode: 1998\u2013\n\nGrondslag: Regeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen\n                                    1997, art. 5, lid 3 en art. 15 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: notities\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\n102.\n\nHandeling: Het opstellen van programma\u2019s in het kader van trajectbegeleiding.\n\nPeriode: 1999\u2013\n\nBron: Kaderbrief, beleidskader 2002\n\nProduct: Leerplan 2000, module Trajectbegeleiding\n\nOpmerking: Handelingen met betrekking tot de terugkeergesprekken of procesvertrekgesprekken\n                                    zijn weergegeven in de paragraaf over kerntaak 1, het in- door- en uitplaatsen van\n                                    asielzoekers, in het gedeelte over terugkeer.\n\nWaardering: B5\n\n103.\n\nHandeling: Het uitvoeren van programma\u2019s in het kader van trajectbegeleiding.\n\nPeriode: 1999\u2013\n\nBron: Kaderbrief, beleidskader 2002\n\nProduct: Verslagen, ADSIS (zie bijlage over registratiesystemen)\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\nVoor handelingen op het gebied van informatievoorziening verwijs ik naar handelingen\n                                    \u2018Het geven van voorlichting\u2019 die bij de interne handelingen is geplaatst en \u2018Het uitvoeren\n                                    van voorlichtingsactiviteiten aan asielzoekers\u2019 en \u2018-\u2060aan publiek, zusterorganisaties\u2019.\n\n6. Het toegankelijk maken van zorg- of andere maatschappelijke voorzieningen voor\n                                    bewoners van opvanglocaties\n\n120.\n\nHandeling: Het co\u00f6rdineren van de gezondheidszorg voor asielzoekers.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987,\n                                    75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: Correspondentie met zorgverleners, correspondentie met medewerkers MO, scholingsprogramma\u2019s.\n\nOpmerking: Onder deze handeling valt ook het faciliteren van de MOA.\n\nDe uitbesteding van de gezondheidszorg de MOA kan gezien worden als een variant van\n                                    de handeling 51, Het uitbesteden van de wettelijke taken van het COA aan derden.\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\n104.\n\nHandeling: Het voor asielzoekers in de opvangaccommodaties regelen van een verzekering\n                                    tegen ziektekosten.\n\nPeriode: 1994\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 1, sub f, en 10 (Stcrt. 1987,\n                                    75), zoals laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 1, sub e en f, art. 6 en 8 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999,\n                                    237\n\nProduct: Stukken m.b.t. de aanbestedingsprocedure van de zorgverzekering;\n\nCollectieve verzekeringsovereenkomsten;\n\n(Inkoop-)contracten met zorgverzekeraars;\n\nContractenset COA-LVGGD, Medische opvang asielzoekers, raamovereenkomst, maart 1999;\n\nContractenset Standaardovereenkomsten COA-GGD en Medische opvang asielzoekers, december\n                                    1999;\n\nCorrespondentie; rapportages; verslagen.\n\nOpmerking: Het inkopen van diensten van zorgverleners verloopt via de zorgverzekeraars.\n                                    Dat geldt ook voor het inkopen van psycho-sociale zorg.\n\nWaardering: V, 10 jaar (na be\u00ebindiging van het contract)\n\n105.\n\nHandeling: Het laten verrichten van een eerste onderzoek naar de gezondheidstoestand\n                                    van de asielzoeker.\n\nPeriode: 1994\u20131999\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 2 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk\n                                    gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 2 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nProduct: Werkinstructies, protocollen, medische dossiers (ook op microfilm)\n\nOpmerking: Vanaf 2000 wordt deze handeling verricht door de verzelfstandigde MOA.\n                                    In de afspraken omtrent de overdracht van verantwoordelijkheden is ook vastgelegd\n                                    dat de MOA zorg zal dragen voor het reeds gevormde en de nog te vormen archiefmaterialen\n                                    op dit gebied.\n\nWaardering: V, 10 jaar (na be\u00ebindiging van het contract)\n\n106.\n\nHandeling: Het co\u00f6rdineren van de begeleiding van psycho-sociale aard aan asielzoekers\n                                    in een opvangcentrum van psycho-sociale begeleiding.\n\nPeriode: 1994\u20131999\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 5 (Stcrt. 1987, 75), zoals laatstelijk\n                                    gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 4 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nProduct: Beleidsnotities\n\nOpmerking: Vanaf 2000 wordt deze handeling verricht door de verzelfstandigde MOA.\n                                    In de afspraken omtrent de overdracht van verantwoordelijkheden is ook vastgelegd\n                                    dat de MOA zorg zal dragen voor het reeds gevormde en de nog te vormen archiefmaterialen\n                                    op dit gebied.\n\nIn het archief bevinden zich ook dossiers van de maatschappelijke begeleiding door\n                                    het COA. Een beperkt aantal asielzoekers werd intensiever begeleid dan de anderen.\n                                    Neerslag betreffende de begeleiding van individuele asielzoekers is ook terug te vinden\n                                    in de notulen van het werkoverleg van de centra, waarbij de wijze van aanpak ten aanzien\n                                    van individuele asielzoekers, voorzover nodig geacht, werd besproken. Deze notulen\n                                    blijven bewaard.\n\nWaardering: V, 5 jaar (na be\u00ebindiging van het contract)\n\n107.\n\nHandeling: Het faciliteren en co\u00f6rdineren van een goed verlopende schoolgang van minderjarigen.\n\nPeriode: 1995\u2013\n\nBron: Interne stukken\n\nProduct: Overeenkomsten, bijvoorbeeld over contact tussen AMA-team, voogd en scholen.\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\n125.\n\nHandeling: Het begeleiden van AMA\u2019s.\n\nPeriode: 1997\u2013\n\nGrondslag: Regeling opvang asielzoekers, art. 5, lid 4 en 5 (Stcrt. 1987, 75), zoals\n                                    laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 1994, 177/\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, art. I,\n                                    lid 1 (Stcrt. 1994, 94), zoals laatstelijk gewijzigd bij (Stcrt. 1995, 160) en vervangen\n                                    door:\n\nRegeling verstrekkingen asielzoekers en andere categorie\u00ebn vreemdelingen, 1997, art.\n                                    5, lid 4 (Stcrt. 1997, 246), zoals gewijzigd bij Stcrt. 1999, 237\n\nProduct: Protocollen, persoonsdossiers\n\nOpmerking: In bovenstaande grondslagen staat deze handeling niet letterlijk genoemd.\n                                    Deze handeling is een afgeleide van de handeling van het co\u00f6rdineren van zorg aan\n                                    asielzoekers. Ze is apart genoemd omdat het een belangrijk werkproces vormt.\n\nDe dossiers van AMA\u2019s vertonen geen grote verschillen met die van andere asielzoekers.\n                                    Onderwerpen van contacten tussen COA en voogdij-instellingen blijven beperkt tot logistieke\n                                    zaken, dus werkafspraken. De gesprekken gaan niet inhoudelijk in op het gedrag van\n                                    een AMA. Het COA mag zich niet bemoeien met de relatie tussen voogd en AMA.\n\nWaardering: V, 5 jaar\n\nV; 1. persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt\n                                    de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de\n                                    doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.\n\n2. Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan bepaald in het eerste lid voor\n                                    zover ze voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard,\n                                    en de verantwoordelijke de nodige voorzieningen heeft getroffen ten einde te verzekeren\n                                    dat de desbetreffende gegevens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden\n                                    gebruikt."}