Title: wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid - BWBR0039277

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0039277/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid - BWBR0039277", "content": "Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 27 februari 2017,\n                                    2016-0000221412, tot Besluit digitale vervanging microfilms met archiefbescheiden\n                                    bevattende personeelsgegevens SZW\n\nDe Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,\n\ngelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009,\n\nBesluit:\n\nTen behoeve van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.\n\nDit besluit heeft betrekking op archiefbescheiden op microfilm die behoren tot dossiers\n                                    van voormalig personeelsleden, tewerkgestelde gewetensbezwaarden militaire dienstplicht\n                                    en de zuivering van overheidspersoneel na de Tweede Wereldoorlog (de zgn. bijzondere\n                                    rechtspraak) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, over de periode\n                                    1937 tot en met 1997. Deze archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties.\n                                    Deze vervanging betreft alle archiefbescheiden op microfilm die betrekking hebben\n                                    op personeelsgegevens, correspondentie en besluiten zoals beschreven in de Basis Selectiedocumenten\n                                    Overheidspersoneel, Deelbeleidsterrein Arbeidsverhoudingen bij de overheid; Overheidspersoneel,\n                                    Deelbeleidsterrein Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel; Overheidspersoneel, Deelbeleidsterrein\n                                    Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit; Overheidspersoneel,\n                                    Deelbeleidsterrein Arbeidsomstandigheden bij de overheid; Overheidspersoneel, Deelbeleidsterrein\n                                    Personeelsinformatievoorziening en -administratie.\n\nDe digitale vervanging geschiedt ten minste overeenkomstig de specificaties en instellingen\n                                    zoals deze zijn opgenomen in de bijlage en op de wijze zoals beschreven in het Handboek Digitale Vervanging Microfilms Personeelsgegevens. Gedurende de termijn voor bezwaar en beroep ligt het Handboek Digitale Vervanging\n                                    Microfilms Personeelsgegevens op aanvraag ter inzage bij het Ministerie van Sociale\n                                    Zaken en Werkgelegenheid (bibliotheek@minszw.nl).\n\nDeze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant\n                                    waarin zij wordt gepubliceerd.\n\nDe digitale vervanging wordt uitgevoerd door de Afdeling Document- en Informatiemanagement\n                                    van de Directie Bedrijfsvoering.\n\nDeze regeling kan worden aangehaald als Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden\n                                    ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.\n\nDeze regeling wordt met bijlage in de Staatscourant geplaatst met uitzondering van het Handboek Digitale Vervanging Microfilms Personeelsgegevens dat ter inzage wordt gelegd bij de Bibliotheek van de afdeling Document- en informatiemanagement\n                                       van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.\n\nMinister\n\nI. Nijboer\n\nDeze bijlage bevat de eisen waaraan de uitvoering van het vervangingsproces ten minste\n                                 zal voldoen, een en ander overeenkomstig artikel 26b van de Archiefregeling.\n\nArtikel 26b van de Archiefregeling luidt aldus:\n\nDe zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst\n                                 voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van\n                                 het door hem toegepaste vervangingsproces:\n\na. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een\n                                       opgave van de organisatieonderdelen en de categorie\u00ebn archiefbescheiden waarvoor het\n                                       vervangingsproces geldt;\n\nb. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en\n                                       de randapparatuur;\n\nc. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;\n\nd. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit;\n\ne. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend\n                                       de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter\n                                       zake van reproductie per batch of per stuk;\n\nf. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van\n                                       fouten;\n\ng. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;\n\nh. de kwaliteitsprocedures.\n\nDe reikwijdte van het vervangingsproces is beschreven in artikel 1 van het vervangingsbesluit.\n\nVoor het lezen van de microfilms is gekozen voor een Canon Autocarier 100C en voor\n                                    het scannen voor een en Canon Microfilm Scanner 350 II met de volgende eigenschappen:\n\n\u2022 Scannen in zwart/wit bij 300 dpi.\n\n\u2022 Apparatuur is ingesteld op 30 mm negatieffilm op spoel.\n\n\u2022 De filmspoel wordt aan de linkerzijde van het apparaat ingevoerd met behulp van een\n                                          e-clip.\n\n\u2022 Per scan wordt steeds 1 (\u00e9\u00e9n) filmspoel tegelijkertijd afgelezen.\n\nDe standaard instelling voor het scannen is zwart/wit, dit omdat de microfilms geen\n                                    kleur bevatten. Voor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie\n                                    van 300 DPI 8 Bit. Het resultaat is van een gemiddelde kwaliteit, alle relevante details\n                                    zijn zichtbaar.\n\nVoor verdere specificaties wordt verwezen naar de website van de producent.\n\nHet scanstation is voorzien van \u2018Capture-software\u2019 (Capture Perfect 3.0) voor het\n                                    batchgewijs scannen van documenten. Met de hand wordt bepaald wat de inhoud van een\n                                    batch moet zijn: afhankelijk van soort dossier per document of serie documenten.\n\nDe kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:\n\n\u2022 300 dpi.\n\n\u2022 A4-formaat.\n\n\u2022 JPEG quality - 82 (op schaal van 1 tot 100).\n\n\u2022 Zwart/wit.\n\nDe Virtual ReScan instellingen zijn minimaal:\n\nClarity (helderheid) zwart/wit:\n\n\u2022 auto Brightness default 45\n\n\u2022 auto Contrast default 50\n\nAutomatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal\n                                    (3) (onderdrukking van de achtergrond).\n\nDe Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2022 handmatig instellen via keuzes:\n\n\u25cb Black & White\n\n\u25cb Error Diffusion\n\n\u25cb Text enhanced\n\n\u25cb 256-level grey\n\n\u2022 Auto exposure (automatische belichting): uit, gebeurt handmatig\n\n\u2022 Line filter (negeert dunne lijntjes): uit, gebeurt handmatig\n\n\u2022 Speckle Removal Filter (negeert kleine puntjes): uit, gebeurt handmatig;\n\n\u2022 Halftone pictures: uit, gebeurt handmatig.\n\nDeskew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2022 Het uitlijnen van documenten gebeurt handmatig:\n\n\u25cb Roteren\n\n\u25cb Zoom\n\n\u25cb focus\n\n\u2022 Deskew (randen van de betreffende pagina rechtzetten): uit, handmatig.\n\n\u2022 Auto Crop (zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop beeldvullend aan):\n                                          uit, handmatig\n\n\u2022 Edge cleanup (haalt eventuele zwarte randen van de scan af): uit, handmatig:\n\n\u25cb Autodetectie (auto detection), vult scan uit, zodat geen marges\n\n\u25cb autodetectie met marge (auto detection with margin), idem met marges\n\n\u2022 Automatische formaat herkenning \u2013 aan.\n\n\u2022 Fine Angle Adjustment (automatische afwijking van de scanhoek) \u2013 n.v.t.\n\nVoor verdere specificaties wordt verwezen naar de website van de producent.\n\nStandaard wordt gescand in zwart-wit, dit omdat de microfilms geen kleur bevatten.\n                                    Indien het materiaal dit noodzakelijk maakt, kan gekozen worden voor scanning in grijswaarden,\n                                    waarbij de resolutie kan worden aangepast.\n\nScanning vindt standaard plaats op batch-niveau. Een batch kan bestaan uit \u00e9\u00e9n document\n                                    tot een (onbeperkte) serie documenten, afhankelijk van de opbouw van een betreffend\n                                    dossier. Per dossier wordt dit bepaald en handmatig uitgevoerd.\n\nDocumenten worden standaard in PDF formaat gedigitaliseerd, waarbij documenten niet\n                                    worden bewerkt. Optioneel kunnen OCR en compressie worden ingeschakeld. Omdat de batches\n                                    na scanning direct apart worden opgeslagen, is een batch-scheidingstype niet ingeschakeld.\n\nAan het digitale dossier worden ten minste de volgende metagegevens toegevoegd:\n\n\u2022 de familienaam voluit en initialen en tussenvoegsel van de medewerker;\n\n\u2022 de geboortedatum van de medewerker;\n\n\u2022 de naam van het dienstonderdeel waar de medewerker werkzaam was;\n\n\u2022 het personeelsnummer indien van toepassing;\n\n\u2022 de functie indien van toepassing;\n\n\u2022 indien het een tewerk gestelde gewetensbezwaarde betreft: code van militaire dienstplichtige.\n\nAan documenten met betrekking tot de zuivering van overheidspersoneel worden de volgende\n                                    meta-gegevens extra toegevoegd:\n\n\u2022 Soort document;\n\n\u2022 Steller van het document;\n\n\u2022 Onderwerp document;\n\n\u2022 Datum document.\n\nTenslotte worden bij plaatsing in het DMS/RMA Digidoc2 de volgende gegevens geregistreerd:\n\n\u2022 de naam van de scanmedewerker;\n\n\u2022 de user-id van de scanmedewerker;\n\n\u2022 (de naam van de controleur);\n\nBij de vorming van de digitale reproductie wordt een visuele kwaliteitscontrole uitgevoerd\n                                    door de scanmedewerker. Deze controle beslaat de volgende onderdelen:\n\n\u2022 leesbaarheid (is de reproductie minstens even leesbaar als het origineel);\n\n\u2022 volledigheid (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 authenticiteit (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 aantal pagina\u2019s (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 volgorde van de pagina\u2019s (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 onvolkomenheden (er mogen geen storende strepen, vlekken of vouwen aanwezig zijn).\n\nAfwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Indien nodig kunnen pagina\u2019s\n                                    vervangen of ingevoegd worden vanaf de scanner of vanuit een bestand. Hiervan wordt\n                                    een administratie bijgehouden.\n\nNa de vervangingscontrole worden de vervangen en te vernietigen microfilms in de daarvoor\n                                    bestemde kluizen gedeponeerd. Na afloop van het vervangingsproces (inclusief kwaliteitscheck)\n                                    draagt de co\u00f6rdinator Procesbeheer zorg voor de vernietiging van de microfilms door\n                                    Reisswolf Randstad BV. Met dit bedrijf worden afspraken gemaakt met betrekking tot\n                                    de controle op de daadwerkelijke vernietiging van de microfilms.\n\nNadat de documenten zijn voorzien van metadata wordt een kwaliteitscontrole op de\n                                    vervanging uitgevoerd. Dit gebeurt middels een steekproef op correct- en volledigheid\n                                    en scankwaliteit. De co\u00f6rdinator voert deze uit op basis van de rato nieuw gevormde\n                                    dossiers / scans.\n\nBij afwijkingen in kwaliteit vanwege hard- en/of software problemen wordt volgens\n                                    het onderhoudscontract expertise ingeschakeld.\n\n[Red: Ligt ter inzage bij de Bibliotheek van de afdeling Document- en informatiemanagement\n                                 van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.]"}