Title: wetten.nl - Regeling - Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs - BWBR0043232

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0043232/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs - BWBR0043232", "content": "Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 februari 2020,\n                                    20935100, houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden (Besluit\n                                    routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger\n                                    Onderwijs)\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995\n\nBesluit:\n\nOver te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden:\n\na. die zullen worden ontvangen of opgemaakt vanaf de datum van instelling van de Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs (HO&S/BS/2009/119774), geplaatst in de Staatscourant van 29\u00a0juni 2009, nr. 117;\n\nb. volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende bijlage \u2018handboek routinematige digitale vervanging CDHO\u2019;\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de\n                                    Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.\n\nDit besluit wordt aangehaald als:\n\nBesluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid\n                                    Hoger Onderwijs.\n\nDit besluit met de daarbij behorende bijlage zal in de Staatscourant worden geplaatst.\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nI.K. van \nEngelshoven\n\nVersie1.1\n\nDatum\n\n6\u00a0februari 2020\n\nReferentienummer\n\n20934499\n\nStatus\n\nConcept\n\nInhoud\n\n1.\n\nBeschrijving van het DMS\n\n1.1\n\nWatson en Easyarchive\n\n1.2\n\nDigitaal Archiefbeheer\n\n2.1\n\nOrganisatie waarvoor de werkwijze geldt\n\n2.2\n\nBeschrijving van de te vervangen archiefbescheiden\n\n2.3\n\nDocumenten waarop vervanging niet van toepassing is\n\n3.\n\nVerantwoordelijkheden en bevoegdheden\n\n3.1\n\nOrganisatie en taken CDHO\n\n3.2\n\nOrganisatie en taken bureau\n\n4.\n\nInrichting van het vervangingsproces (scannen)\n\n4.1\n\nProces vervanging van documenten (postbehandeling)\n\n4.1.1\n\nInkomende post\n\n4.1.2\n\nUitgaande post\n\n4.2\n\nDe situering van het scanproces\n\n4.3\n\nScancontrole\n\n4.4\n\nRegistreren gescande documenten in het DMS\n\n5.\n\nHardware, software en specificatie van de scanner\n\n5.1\n\nBeschrijving hardware\n\n5.2\n\nOnderhoud scanner\n\n5.3\n\nBeschrijving software\n\n5.4\n\nOnderhoud scansoftware\n\n6.\n\nProces van vernietiging\n\n6.1\n\nVerklaring van vervanging\n\n6.2\n\nFrequentie van vernietiging\n\n7.\n\nActualiseren handboek\n\n7.1\n\nActualiseren handboek\n\n8.\n\nBijlagen\n\n8.1\n\nBijlage 1, Criteria voor uitzondering van vervanging\n\n8.2\n\nBijlage 2, Instructie kwaliteitscontrole te scannen documenten\n\n8.3\n\nBijlage 3, Instellingen scanners\n\n8.4\n\nBijlage 4, Specificatie scanner en scansoftware\n\nOp 1\u00a0juli 2009 is de Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs (hierna ook: CDHO) ingericht\n                                    (Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17\u00a0juni 2009, nr.\n                                       HO&S/BS/2009/119774, tot het instellen van een Commissie doelmatigheid hoger onderwijs (Instellingsbesluit Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs). De CDHO werkt sinds\n                                    haar oprichting met een dubbel archief; op papier en digitaal. Per 1\u00a0maart 2020 zal\n                                    de CDHO verhuizen naar een pand waarin de opslag van papieren documenten niet meer\n                                    mogelijk is. Om die reden, en omdat de CDHO over wil gaan op volledig digitaal werken,\n                                    wil de CDHO de archiefbescheiden structureel vervangen door een digitale reproductie\n                                    en de papieren versie vervangen.\n\nArtikel 7 van de Archiefwet 1995 biedt de zorgdrager de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging\n                                    van archiefbescheiden. Dit artikel maakt het voor de zorgdrager mogelijk om archiefbescheiden\n                                    structureel te vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie te vernietigen.\n                                    Dit handboek digitale vervanging is als bijlage bij het Besluit routinematige digitale\n                                    vervanging archiefbescheiden CDHO gevoegd. In dit handboek zijn de eisen, zoals opgenomen\n                                    in de archiefregeling, uitgewerkt ten behoeve van de CDHO.\n\nDe CDHO werkte van 1\u00a0juli 2009 tot 1\u00a0februari 2018 met het DMS Sherlock. Dit DMS is\n                                       op 1\u00a0februari 2018 vervangen door het DMS Watson. Watson wordt gebruikt voor documentregistratie,\n                                       dossierregistratie, digitale opslag van documenten, document- en dossierbeheer en\n                                       het bijhouden van de workflow van documenten.\n\nHet archiefbeheer bij de CDHO wordt ingericht in en ondersteund door Watson en Easyarchive.\n                                       Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat\n                                       een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers\n                                       gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door de medewerker\n                                       die is belast met de zorg voor de digitale archivering. De monitoring is gericht op\n                                       het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren of op de voorgeschreven\n                                       wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS. De digitale dossiervorming vindt bij aanvang\n                                       en tijdens de afhandeling van werkprocessen plaats.\n\nDe werkwijze geldt voor alle documenten van de CDHO.\n\nDe vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die de CDHO ontvangt of\n                                       opmaakt voor de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden door scanning gedigitaliseerd\n                                       en worden opgenomen en beheerd in Watson:\n\n\u2022 documenten die op papier binnenkomen;\n\n\u2022 documenten die op papier worden verstuurd (met 'natte' handtekening);\n\n\u2022 documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar\n                                             zijn geweest en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt.\n\nBij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen\n                                       die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata,\n                                       waardoor er \u00e9\u00e9n digitaal dossier ontstaat.\n\nVervanging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:\n\n\u2022 Nieuwsbrieven\n\n\u2022 Tijdschriften\n\n\u2022 Reclamefolders\n\n\u2022 Vrijblijvende offertes\n\n\u2022 Boekwerken\n\n\u2022 Antwoordkaartjes\n\nHet Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden CDHO is niet van toepassing\n                                       op documenten die betrekking hebben op de personeelsleden die in dienst zijn bij de\n                                       NVAO ten behoeve van de CDHO. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen\n                                       in het PI-systeem van de NVAO.\n\nVerder is vervanging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor\n                                       het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd\n                                       en geregistreerd in Watson. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden\n                                       en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na\n                                       het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat\n                                       naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:\n\n\u2022 waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk\n                                             betrekking heeft op de uitwendige vorm;\n\n\u2022 die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische\n                                             belevingswaarde vertegenwoordigen.\n\nDigitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:\n\n\u2022 waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;\n\n\u2022 die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke\n                                             vorm moeten worden bewaard.\n\nAls het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard,\n                                       sluit de CDHO zich aan bij de overwegingen zoals die in de handreiking vervanging\n                                       archiefbescheiden versie 2.0 van 21-02-2017 zijn geformuleerd.\n\nDe elementen en kenmerken uit de handreiking zijn de criteria waarop wordt bepaald\n                                       welke documenten uitgezonderd worden van vervanging (bijlage 1).\n\nIn dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van de CDHO. Dit om in\n                                    het kader van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden\n                                    op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling de archiefvorming en het archiefbeheer\n                                    te beschrijven.\n\nIn het instellingsbesluit CDHO is de organisatie van de CDHO beschreven.\n\nHet bureau van de CDHO is belast met de zorg voor een hoogwaardige informatiehuishouding.\n\nDe opdracht bestaat uit:\n\n\u2022 De zorg voor het onderhoud en beheer van de sets metagegevens;\n\n\u2022 Het bewaken en beheren van eenduidigheid van de sets metagegevens;\n\n\u2022 Het monitoren van de tijdigheid van bewerkingen;\n\n\u2022 Het borgen van het institutioneel geheugen;\n\n\u2022 Het distribueren van de gedigitaliseerde documentstroom;\n\n\u2022 De zorg voor de kwalitatieve intake van de inkomende documentstroom;\n\n\u2022 Het waarborgen van de beschikbaarstelling van de inkomende documentstroom aan gebruikers;\n\n\u2022 De verantwoordelijkheid voor het beheer van de documentaire informatie.\n\nHet scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang.\n                                    Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet\n                                    daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs\n                                    gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht\n                                    dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier\n                                    het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid,\n                                    integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).\n\nDe vervanging heeft bij de CDHO de volgende kenmerken:\n\n\u2022 De papieren post die de CDHO van overheidsinstellingen, bedrijven en maatschappelijke\n                                          organisaties ontvangt wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en vervolgens\n                                          ter behandeling aan de organisatie aangeboden.\n\n\u2022 De post die de CDHO op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. \u2018natte\n                                          handtekening\u2019), wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en als nieuwe versie\n                                          toegevoegd aan het bestaande digitale document in het DMS.\n\n\u2022 Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint\n                                          en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden door middel van scanning wederom gedigitaliseerd\n                                          en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande document in het DMS.\n\nDe vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de\n                                    werkprocessen van de CDHO, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn\n                                    te vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen\n                                    daargelaten) volledig digitaal plaats.\n\nDe CDHO hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:\n\n\u2022 Papieren documenten worden gescand naar PDF-1A;\n\n\u2022 Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;\n\n\u2022 De materi\u00eble staat van de te scannen documenten wordt voordat digitalisering plaatsvindt\n                                          gecontroleerd;\n\n\u2022 Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de scan uitgevoerd.\n\nZoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij de CDHO de\n                                       volgende kenmerken:\n\n\u2022 Papieren post die de CDHO van overheidsinstellingen, bedrijven en maatschappelijke\n                                             organisaties ontvangt wordt gescand door middel van de batch \u201cinkomend scannen\u201d;\n\n\u2022 Post die de CDHO op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. \u2018natte\n                                             handtekening\u2019), wordt gescand door middel van de batch \u201cdefinitief scannen\u201d;\n\n\u2022 Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint\n                                             en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden gescand door middel van de batch \u201ctussentijds\n                                             en definitief (bij)scannen\u201d.\n\nDe archiefmedewerkers van de NVAO zijn verantwoordelijk voor het bezorgen van de poststukken\n                                       bij de CDHO.\n\nDe bureauco\u00f6rdinator van de CDHO bepaalt welke post geopend moet worden en welke post\n                                          niet geopend mag worden. Nadat de inkomende post is geopend wordt aan de hand van\n                                          onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus gescand moeten\n                                          worden. Deze argumenten zijn:\n\n\u2022 Bewijsvoeringargument;\n\n\u2022 Verantwoordingsargument;\n\n\u2022 Bedrijfsvoeringargument;\n\n\u2022 Cultuur historisch belang.\n\nNadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats\n                                          te vinden op de documenten voordat tot het daadwerkelijk scannen kan worden overgegaan.\n\nUitgaande post wordt na ondertekening van het uitgaande document door een medewerker\n                                          verstuurd. Door de medewerker worden de volgende documenten aan de officemanager van\n                                          de CDHO aangeboden:\n\n\u2022 Kopie uitgaande brief;\n\n\u2022 Scan uitgaande brief.\n\nZoals in de inleiding van dit handboek is aangegeven worden de scanwerkzaamheden verricht\n                                       door de medewerkers van de CDHO. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur\n                                       gedetecteerd wordt.\n\nVoor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:\n\n\u2022 Het scanproces mag niet uitvallen. Als een scan-PC, een server of de scansoftware\n                                             niet (goed) functioneert, mag dit niet tot gevolg hebben dat niet meer kan worden\n                                             gescand;\n\n\u2022 De scan dient dezelfde kwaliteit te hebben als het originele document. Aantekeningen\n                                             dienen bij terug scanning goed leesbaar te zijn;\n\n\u2022 De scanners dienen geschikt te zijn voor het kunnen verwerken van de ingekomen post\n                                             zowel kwalitatief als kwantitatief (capaciteit, hoeveelheid en snelheid);\n\n\u2022 Binnen het scanproces worden vier batchclasses onderscheiden:\n\n\u25cb Inkomende post;\n\n\u25cb Inkomende post vertrouwelijk;\n\n\u25cb Bij scannen tussentijds (als bijlage);\n\n\u25cb Bij scannen definitief (als definitieve versie)\n\n\u2022 Kleurherkenning is een geautomatiseerd proces. De VRS module bepaalt of de pagina\n                                             van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden wordt opgeslagen.\n                                             Indien in kleur wordt gescand, wordt het digitale beeld opgeslagen in een sRGB kleurprofiel.\n\n\u2022 Er dient op 300 dpi te worden gescand.\n\nVoor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:\n\n\u2022 Een andere scanmedewerker dan diegene die de scan(batch) heeft uitgevoerd, controleert\n                                             direct na het uitvoeren van een scan(batch) de kwaliteit van de images visueel via\n                                             het beeldscherm aan de hand van de criteria zoals hieronder beschreven;\n\n\u2022 De controle wordt uitgevoerd op de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke\n                                             scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale\n                                             document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document)\n\n\u2022 Er wordt gekeken of:\n\n\u25cb alle pagina\u2019s zijn gescand (met en zonder tekst)\n\n\u25cb alle pagina\u2019s recht zijn gescand\n\n\u25cb alle pagina\u2019s volledig zijn gescand\n\n\u25cb alle pagina\u2019s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht\n                                                   lege pagina\u2019s)\n\n\u2022 Lege pagina\u2019s die in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen\n                                             worden verwijderd.\n\n\u2022 Als de kwaliteit goedgekeurd is kan de batch gesloten worden door op het icoontje\n                                             Close Batch te klikken.\n\nDe prestatie indicatoren zijn:\n\n\u25cb Van de te scannen documenten is 100% gescand;\n\n\u25cb 100% van de gescande documenten en pagina's komt overeen met het aantal te scannen\n                                             documenten;\n\n\u25cb 100% van de gescande documenten is op ware grootte via het scherm goed leesbaar;\n\n\u25cb 100% van de documenten wordt bij het releasen naar het DMS voorzien van de juiste\n                                             generieke kenmerken.\n\nNadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de medewerkers\n                                       geplaatst.\n\nDe CDHO gebruikt voor het scannen de volgende hardware:\n\n\u2022 1 scanner van het merk Ricoh; Type C5503\n\n\u2022 5 werkstations van het merk Lenovo, type X260\n\n\u2022 6 beeldschermen van het merk Dell, 24 inch\n\nHet onderhoud aan de scanners wordt uitgevoerd conform de bij de NVAO gehanteerde\n                                       voorschriften.\n\nOp de scanunit van CDHO wordt gebruik gemaakt van de volgende software:\n\nVoor het huidige DMS geldt:\n\nNaam DMS : Easy Archive\n\nVersie : 6.1\n\nServerlocatie : cloudopslag Microsoft Azure\n\nAndere technische details :\n\nVoor storingen kan gebruik worden gemaakt van de ICT helpdesk van de NVAO.\n\nEen technische beschrijving van de scanners en de scansoftware is als bijlage bij dit handboek gevoegd.\n\nNadat door de zorgdrager het besluit tot vervanging is genomen en is gepubliceerd\n                                       in de Staatscourant, wordt op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond\n                                       waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar\n                                       van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De co\u00f6rdinator van het bureau van de CDHO\n                                       is bevoegd tot routinematige vernietiging van de onder het vervangingsbesluit vallende\n                                       archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van\n                                       efficiency wordt per vernietigingsperiode (kwartaal) een specificatie opgemaakt van\n                                       de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.\n\nAlle papieren originelen die vallen onder de werking van het vervangingsbesluit, worden,\n                                       met uitzondering van de documenten die gezien hun aard en/of inhoud niet worden vervangen,\n                                       na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden.\n                                       De papieren originelen worden nog voor een periode van \u00e9\u00e9n maand bewaard. Na het verstrijken\n                                       van deze periode vindt vernietiging plaats.\n\nDe vernietiging van de documenten bestaat uit onderstaande stappen:\n\n\u2022 Selecteren van de te vernietigen documenten;\n\n\u2022 Opstellen van een verklaring van vernietiging;\n\n\u2022 Na ondertekening van de verklaring van vernietiging worden de documenten in een container\n                                             voor vernietiging vertrouwelijk papier afgevoerd.\n\nHet beheer van het handboek is belegd bij de Co\u00f6rdinator van het bureau van de CDHO.\n                                       De Co\u00f6rdinator voert jaarlijks een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen,\n                                       van het handboek nog actueel zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek doorgevoerd.\n                                       Na aanpassing en vaststelling zal het handboek als een nieuwe versie worden opgeslagen.\n\nDe elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of\n                                       sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium\n                                       zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:\n\n\u2022 De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische\n                                             ontwikkeling;\n\n\u2022 Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;\n\n\u2022 Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken\n                                             en dergelijke);\n\n\u2022 Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;\n\n\u2022 Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;\n\n\u2022 Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek\n                                             van de originelen uitsluitsel kan geven;\n\n\u2022 Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde\n                                             of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;\n\n\u2022 Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag\n                                             van een institutie.\n\nHet scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende\n                                       document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden (half tone) wordt opgeslagen.\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 24 bit;\n\n\u2022 OCR quality - High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 8 bit;\n\n\u2022 OCR quality - High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6\n\nDe algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:\n\n\u2022 Optische resolutie 300 dpi\n\n\u2022 Kleurprofiel sRGB\n\n\u2022 Double sided scanning;\n\n\u2022 Kleurdiepte 1 bit;\n\n\u2022 OCR quality - High.\n\n\u2022 Bestandsformaat: TIFF\n\n\u2022 Compressie: geen\n\n\u2022 Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6\n\nOm een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS\n                                       Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde\n                                       data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces\n                                       bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina\u2019s recht te trekken en portrait/landscape\n                                       te herkennen.\n\nVRS is per scanner volgens onderstaande overzichten geconfigureerd.\n\nRICOH : MPC5503\n\nPage Ajustments (Pagina aanpassingen)\n\nAuto Deskew\n\nAan\n\nUitlijning van de pagina\n\nAuto Crop\n\nAan\n\nZoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan\n\nEdge Cleanup\n\nAan\n\nHaalt eventuele zwarte randen van de pagina af\n\nEdge Fill\n\nAan\n\nVult zwarte randen op\n\nHole Fill\n\nAan\n\nVult indien aanwezig perforator gaten\n\nAuto Rotate\n\nAan\n\nAutomatische pagina ori\u00ebntatie herkenning\n\nMerge Sides\n\nUit\n\nZijkanten samenvoegen\n\nBlank Page (Blanco pagina)\n\nDetect\n\nUit\n\nDetecteert witte pagina\u2019s\n\nDelete and detect\n\nUit\n\nVerwijdert witte pagina\u2019s\n\nSettings\n\nContent Sensitivity\n\nIgnore Holes\n\n60\n\nJa\n\nInstelling t.a.v. de gevoeligheid\n\nClarity (Helderheid)\n\nBrightness and\n\ncontrast\n\n45\n\n50\n\nInstellingen t.a.v. helderheid en contrast\n\nGamma\n\n10\n\nAuto Brightness\n\nAan\n\nAutomatisch helderheid\n\nAuto Contrast\n\nUit\n\nAutomatisch contrast\n\nBlack and white (Zwart & Wit)\n\nLine weight\n\n3\n\nInstellingen lijndikte\n\nSpeckle Filter\n\n3\n\nVerwijderd stipjes op de pagina\n\nGreytone Picture\n\nEnable\n\nDensity\n\nJa\n\n60\n\nGrijstonen afbeeldingen.\n\nColor (Kleur)\n\nColor - Detection\n\nEnable\n\nSensitivity\n\nIgnore background color\n\nDetect Small Color Object\n\nSmall Object Sensitivity\n\nJa\n\n50\n\nNee\n\nJa\n\n80\n\nKleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten\n\nBackground Smoothing\n\nEnable\n\nSmoothness\n\nBackground Color to White\n\nJa\n\n15\n\nNee\n\nRegulering achtergrond\n\nDe scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. Er wordt gecontroleerd of:\n\n\u2022 alle pagina\u2019s zijn gescand (met en zonder tekst);\n\n\u2022 alle pagina\u2019s recht zijn gescand;\n\n\u2022 alle pagina\u2019s volledig zijn gescand;\n\n\u2022 alle pagina\u2019s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht\n                                             lege pagina\u2019s).\n\nIndien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan\n                                       kan als volgt worden gehandeld:\n\n\u2022 Als er lege pagina\u2019s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen\n                                             worden deze verwijderd.\n\n\u2022 Als er foute pagina\u2019s zijn moeten deze pagina\u2019s opnieuw gescand worden.\n\n\u2022 Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.\n\nVervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.\n\nScanner:\n\nVoor de scanning wordt gebruikt gemaakt van multifunctionals van RICOH : MPC5503\n\nSpecificaties voor het scangedeelte:\n\nAls software is Adobe Acrobat Distiller DC in gebruik: professionele versie 18.9.20044251705\n\nVanaf maart 2020:\n\nSCANNER IM C5500\n\nScansnelheid: ARDF 80 afb. per minuut (200/300 dpi)\n\nScansnelheid: SPDF 120 afb. per minuut (enkelzijdig)/240 afb. per minuut (dubbelzijdig)\n\nResolutie: maximum 1200 dpi\n\nBestandsindelingen Enkele pagina TIFF, Enkele pagina JPEG, Enkele pagina hoge compressie\n                                       PDF, Enkele pagina PDF-A, Meerdere pagina's TIFF, Meerdere pagina's PDF, Meerdere\n                                       pagina's hoge compressie PDF, Meerdere pagina's PDF-A\n\nScanmodi E-mail, Map, USB, SD-kaart\n\nScanmodule\n\nDe Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch\n                                       te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina\u2019s in digitale\n                                       documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina\u2019s worden hierbij\n                                       automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als\n                                       kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden\n                                       herkend.\n\nVirtual Rescan module (VRS)\n\nDoor gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit\n                                       (zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld\n                                       papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.\n\nAlle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina\n                                       van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011)\n                                       wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten\n                                       op de scan. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van\n                                       de VRS instellingen is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen\n                                       zijn afgestemd. Alle gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten\n                                       ook door de VRS module als zodanig herkend en gescand worden.\n\nRecognition module\n\nDe Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.\n\nDe module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de\n                                       \u2018gebruikersgroep\u2019 van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release\n                                       ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.\n\nValidatiemodule\n\nDe Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien\n                                       van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar\n                                       wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze\n                                       module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren\n                                       en voor de \u201cuitgaande\u201d documenten om het documentnummer toe te kennen.\n\nPDF generator\n\nDe PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat\n                                       naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR\n                                       (Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond\n                                       wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.\n\nRelease module\n\nDe Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat,\n                                       samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is\n                                       in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van\n                                       de gebruiker.\n\nDe release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture,\n                                       een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een\n                                       document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in\n                                       E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:\n\n\u2022 Het documentprofiel wordt in eDOCS aangemaakt. De indexgegevens en eventuele andere\n                                             gegevens worden aan het documentprofiel toegevoegd;\n\n\u2022 Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS documentserver. Dit\n                                             wordt bepaald door E-Doc;\n\n\u2022 Het document wordt aan de hand van een aantal metagegevens in een postbak gezet.\n\nHet bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten,\n                                       in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd\n                                       bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen\n                                       uitgevoerd:\n\n\u2022 Het document wordt toegevoegd als nieuwe versie;\n\n\u2022 Het applicatieveld wordt omgezet naar het veld Acrobat, zodat de nieuwe documentversie\n                                             vanuit eDocs wordt geopend met deze applicatie;\n\n\u2022 Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS Documentserver. Dit\n                                             wordt bepaald door E-Doc.\n\nCompressie\n\nDe instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie\n                                       ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt\n                                       dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.\n\nDe volgende instellingen worden gehanteerd:\n\n\u2022 Er wordt geen gebruik gemaakt van een JPEG-compressie in de scandriver.\n\n\u2022 Bij de omzetting naar PDF/A-1-b wordt een JPEG-compressie van 75 toegepast.\n\nTechnische metadata\n\nOnderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF\n                                       bestand.\n\nMinisterie OC&W\n\nCDHO\n\nKofax 9.0\n\n3-10-2011 tot heden\n\nRICOH Scan en Fax Manager\n\nVanaf 13-2-2020\n\nBestandsinformatie\n\nDirectory\n\n\u221a\n\nZelf in te geven\n\nFilesize\n\n\u221a\n\nV\n\nFile Modify Date\n\n\u221a\n\nV\n\nFile Permissions\n\n\u221a\n\nn.v.t.\n\nFile Type\n\n\u221a\n\nV\n\nMIME Type\n\n\u221a\n\nV\n\nPDF informatie\n\nPDF Version\n\n\u221a\n\nv\n\nLinearized\n\n\u221a\n\n??\n\nTitle\n\n\u221a\n\nZelf in te geven\n\nAuthor\n\n\u221a\n\nZelf in te geven\n\nCreate Date\n\n\u221a\n\nV\n\nModify Date\n\n\u221a\n\nV\n\nPage Count\n\n\u221a\n\nV\n\nTagged PDF\n\n\u221a\n\nX\n\nXMP informatie\n\nFormat\n\n\u221a\n\nIndien gewenst\n\nTitle\n\n\u221a\n\nIndien gewenst\n\nCreator\n\n\u221a\n\nIndien gewenst\n\nCreate Date\n\n\u221a\n\nIdem aan pdf create date\n\nModify Date\n\n\u221a\n\nn.v.t.\n\nDocumentID\n\n\u221a\n\nIndien gewenst\n\nPart\n\n\u221a\n\nX\n\nConformance\n\n\u221a\n\nX"}