Title: wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Economische Zaken en Klimaat - BWBR0041735

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0041735/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie van Economische Zaken en Klimaat - BWBR0041735", "content": "Besluit van de Minister van Economische Zaken en Klimaat van 14 december 2018, nr.\n                                    DB/17085085, inzake de digitale vervanging van archiefbescheiden personeelsdossiers\n                                    van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (Vervangingsbesluit personele\n                                    archiefbescheiden Ministerie van Economische Zaken en Klimaat)\n\nDe Minister van Economische Zaken en Klimaat,\n\nGelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, de artikelen 2 en 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;\n\nGelet op het Besluit van de Minister van Economische Zaken en Klimaat van 14 december 2018, nr. WJZ/18272243, tot het verlenen van machtiging aan P-Direkt;\n\nBesluit:\n\nDit besluit heeft betrekking op archiefbescheiden op papier die behoren of zullen\n                                    gaan behoren tot het personeelsdossier van de medewerkers van het Ministerie van Economische\n                                    Zaken en Klimaat. Deze archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties.\n                                    Deze vervanging betreft alle papieren archiefbescheiden die betrekking hebben op personeelsgegevens\n                                    en salarisgegevens zoals beschreven in het \u2018Basisselectiedocument P-dossier is Mens-en-werk\u2019.\n\nDe digitale reproductie geschiedt ten minste overeenkomstig de specificaties en instellingen\n                                    zoals deze zijn opgenomen in de bijlage het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers\n                                    P-Direkt van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.\n\nDit besluit treedt in werking te rekenen vanaf 1 januari 2019.\n\nDit besluit wordt aangehaald als: Vervangingsbesluit personele archiefbescheiden Ministerie\n                                    van Economische Zaken en Klimaat.\n\nDit besluit zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.\n\n\u2019s-Gravenhage, 14 december 2018\n\nDe Minister van Economische Zaken en Klimaat,\n\nE.D. \nWiebes\n\nDeze bijlage bevat een samenvatting van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers\n                                 P-Direkt van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en verschaft\n                                 inzicht in de aspecten van het door de zorgdrager, de Minister van Economische Zaken\n                                 en Klimaat, toegepaste vervangingsproces als bedoeld in artikel 26b van de Archiefregeling 2009.\n\nDe zorgdrager verschaft in het vervangingsbesluit, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst\n                                    voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van\n                                    het door hem toegepaste vervangingsproces:\n\na. De reikwijdte van het vervangingsbesluit, waartoe in elk geval worden gerekend een\n                                          opgave van de organisatieonderdelen en de categorie\u00ebn archiefbescheiden waarvoor het\n                                          vervangingsbesluit geldt.\n\nb. De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en\n                                          de randapparatuur.\n\nc. Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen.\n\nd. De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit.\n\ne. De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend\n                                          de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter\n                                          zake van reproductie per batch of per stuk.\n\nf. De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van\n                                          fouten.\n\ng. Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.\n\nh. De kwaliteitsprocedures.\n\nDe reikwijdte van het vervangingsproces is beschreven in artikel 1 van dit vervangingsbesluit.\n\nVoor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:\n\n\u2022 Scannen in kleur of zwart/wit- Minimaal 60 pagina\u2019s per minuut bij 300 dpi.\n\n\u2022 Invoer aan de voorzijde en optie voor recht papiertraject (portrait).\n\n\u2022 Papierinvoer van minimaal 100 vel.\n\n\u2022 Bedrijfscyclus van minimaal 7.500 scans per dag.\n\nVoor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8\n                                       Bit. Indien kleur door de scanners gedetecteerd wordt, zal de betreffende pagina toch\n                                       zwart-wit worden gescand.\n\nVoor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit.\n                                       Het scannen in kleur wordt telkens handmatig ingesteld. Op aanvraag is er wel een\n                                       kleurenprofiel te in te stellen.\n\n\u2022 Voor gedrukte teksten in zwart/wit betekent dat een bijna hoge kwaliteit, Alles is\n                                             goed leesbaar.\n\n\u2022 Voor gedrukte teksten in kleur betekent dat een hoge kwaliteit, alles is bijzonder\n                                             goed leesbaar.\n\n\u2022 Voor afbeeldingen in zwart/wit betekent dat een gemiddelde kwaliteit, alle relevante\n                                             details zijn zichtbaar.\n\n\u2022 Voor afbeeldingen in kleur betekent dat een hoge kwaliteit, alle relevante details\n                                             zijn heel goed zichtbaar.\n\nDe kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:\n\n\u2022 300 dpi.\n\n\u2022 A4-formaat.\n\n\u2022 JPEG quality \u2013 82 (op schaal van 1 tot 100).\n\n\u2022 Double sided scanning.\n\n\u2022 True color of zwart / wit.\n\n\u2022 OCR quality \u2013 High.\n\nDe Virtual Rescan instellingen zijn minimaal:\n\nZwart/wit:\n\nKleur:\n\n\u2212 auto Brightness default\n\n45\n\n50\n\n\u2212 auto Contrast default\n\n50\n\n50\n\n\u2022 Gamma\n\n0\n\n0\n\nAutomatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal\n                                       (3) (onderdrukking van de achtergrond).\n\nDe Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2022 Line filter (negeert dunne lijntjes) \u2013 Laag; Bij zwart/wit is de lineweight op normaal\n                                             (5).\n\n\u2022 Speckle Removal Filter (negeert kleine puntjes) \u2013 Zeer laag. (small 4).\n\n\u2022 Halftone pictures \u2013 normaal (50%) Density.\n\nDe Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2022 Deskew (rechtzetten) \u2013 aan.\n\n\u2022 Auto Crop (zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop aan) \u2013 aan.\n\n\u2022 Edge cleanup (haalt eventuele zwarte randen van de scan af) \u2013 aan.\n\n\u2022 Auto orientation (automatische pagina orientatie herkenning) \u2013 aan.\n\n\u2022 Fine Angle Adjustment (automatische afwijking van de scanhoek) \u2013 uit.\n\n\u2022 Edge Fill (automatische aanvullen met achtergrond bij hoekjes/randjes) \u2013 uit.\n\n\u2022 Auto Hole Fill (automatische perforatiegaten opvulling) \u2013 aan.\n\nDe kleurinstellingen zijn minimaal:\n\n\u2022 Colordetection (automatische kleurherkenning) \u2013 uit.\n\n\u2022 Detect small color areas (herkenning van kleine vlakken kleur) \u2013 aan \u2013 50 (op schaal\n                                             van 100).\n\nDe Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal;\n\n\u2022 Enable smoothing (sta regulering toe) \u2013 aan.\n\n\u2022 Background color (standaard achtergrondkleur) \u2013 Automatisch;-Background Color Sensitivity\n                                             (gevoeligheid van de achtergrondkleuren) \u2013 aan \u2013 50 (op schaal van 100). In kleurscanmodus\n                                             is deze instelling uit.\n\nDe Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:\n\n\u2022 Enable Deletion (verwijderen toestaan) \u2013 aan.\n\n\u2022 Content Sensitivity (gevoeligheid op aanwezige content) \u2013 50 (op schaal van 100) waarbij\n                                             gaten worden genegeerd.\n\nDe scanstations zijn voorzien van 'Capture-software' voor het batchgewijs scannen\n                                       van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen\n                                       (metadata). Module Validation.\n\nAanvullend zijn de scanstations voorzien van 'Virtual ReScan-software' dat er voor\n                                       zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder\n                                       hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.\n\nStandaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat\n                                       (Wettelijk identiteitsbewijs, Diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt\n                                       telkens handmatig ingesteld bij het scannen.\n\nHet scanproces vindt batchgewijs plaats. Per departement wordt er een batchclass aangemaakt\n                                       ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken\n                                       worden toegekend aan het digitale document. Documenten worden standaard in PDF/A formaat\n                                       gedigitaliseerd.\n\nHet scanproces vindt batchgewijs plaats. Per zorgdrager wordt er een batchclass aangemaakt\n                                       ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken\n                                       worden toegekend aan het digitale document. Aan het digitale document worden ten minste\n                                       de volgende metagegevens toegevoegd:\n\n\u2022 de code van de desbetreffende medewerker;\n\n\u2022 de geboortedatum van de desbetreffende medewerker;-een code voor de organisatie waar\n                                             de medewerker werkzaam is;\n\n\u2022 de documentdatum;-een categoriecode;\n\n\u2022 een code voor het proces waar het document toe behoort;\n\n\u2022 de naam van de scanmedewerker;\n\n\u2022 de user-id. van de scanmedewerker;\n\n\u2022 een code voor de categorie waartoe het document behoort;\n\n\u2022 een code voor het notitiedocument;\n\n\u2022 de afhandelingsdatum;\n\n\u2022 de naam van de controleur;\n\nDocumenten worden standaard in PDF/A formaat gedigitaliseerd.\n\nDocumenten worden niet bewerkt en worden niet gecomprimeerd.\n\nNadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd\n                                       op correct- en volledigheid. Om vervanging te waarborgen wordt het vier ogen principe\n                                       toegepast. De medewerker welke heeft gevalideerd mag niet verifi\u00ebren. Dit wordt autorisatietechnisch\n                                       in het systeem afgevangen. Module Verification.\n\nAfwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie\n                                       bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden\n                                       heeft veroorzaakt.\n\nNa de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van het departement de te\n                                       vernietigen papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container.\n                                       Deze container wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de\n                                       inhoud wordt vervolgens vernietigd. Van de feitelijke vernietiging van het papier\n                                       wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.\n\nVoordat het scannen plaatsvindt wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd door de scanmedewerker.\n                                       Deze controle beslaat de volgende onderdelen:\n\n\u2022 leesbaarheid (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 volledigheid (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 authenticiteit (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 kleurstelling (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 aantal pagina\u2019s (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 volgorde van de pagina\u2019s (is de reproductie gelijk aan het origineel);\n\n\u2022 onvolkomenheden (er mogen geen strepen, vlekken of vouwen aanwezig zijn);\n\n\u2022 lege pagina\u2019s (er mogen geen lege pagina\u2019s zonder paginanummering aanwezig zijn);\n\n\u2022 1x per week een controle op de scankwaliteit en instellingen doormiddel van testvellen,\n                                             zoals de Macbeth chart.\n\nVervolgens wordt de batch voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen\n                                       zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla\n                                       gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen\n                                       dus altijd dezelfde richting uit wijzen."}