Title: wetten.nl - Regeling - Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005 - BWBR0019621

Source: https://wetten.overheid.nl/BWBR0019621/

Content:
{"title": "wetten.nl - Regeling - Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005 - BWBR0019621", "content": "Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden Provinciale Organen 2005\n\nDe Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,\n\nGelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;\n\nDe Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 27 september 2005,\n                                    nr. arc-2005.02518/2);\n\nBesluit:\n\nDe bij dit besluit gevoegde \u2018Selectielijst voor archiefbescheiden van Provinciale Organen 2005\u2019 en de daarbij behorende toelichting wordt vastgesteld voor:\n\n\u2013 Gedeputeerde staten van alle twaalf provincies\n\n\u2013 Interprovinciaal Overleg IPO, Den Haag\n\n\u2013 Interprovinciale ziektekostenregeling IZR, Utrecht, thans Nieuwegein\n\n\u2013 Instituut zorgverzekering voor ambtenaren IZA, Nieuwegein\n\n\u2013 Bestuursacademie Nederland, Zuid-Nederland, Tilburg\n\n\u2013 Bestuursacademie Nederland, Randstad, Maarssen\n\n\u2013 Samenwerkingsverband Noord Nederland, Groningen\n\n\u2013 Samenwerkingsverband Randstad, \u2019s Gravenhage\n\n\u2013 De Marrekrite, Recreatieschap voor het Friese Waterland, Raerd\n\n\u2013 Natuur- en recreatieschap de Grevelingen, Den Haag\n\n\u2013 Plassenschap Loosdrecht en omstreken, Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Utrechtse Heuvelrug, Vallei- en Kromme Rijngebied, Utrecht\n\n\u2013 Afvalverwijdering Utrecht, Nieuwegein\n\n\u2013 Muskusrattenbestrijding Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Stichtse Groenlanden, Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Geestmerambacht, Haarlem\n\n\u2013 Recreatieschap Alkmaarder- en Uitgeestermeer\n\n\u2013 Recreatieschap Het Twiske\n\n\u2013 Recreatieschap Spaarnwoude.\n\n\u2013 Recreatieschap het Groengebied Amstelland\n\n\u2013 Recreatieschap Landschap Waterland\n\n\u2013 Regeling Letterhoeke, Leeuwarden\n\n\u2013 Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, Lelystad\n\n\u2013 Zeeland Seaports, Terneuzen\n\n\u2013 Havenschap Moerdijk\n\nDe \u2018Selectielijst voor provinciale organen 2000\u2019 (Stcrt. 2000, 229) wordt ingetrokken.\n\nDe vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale organen 1989/1994\n                                    (Stcrt. 1994, 110) blijft van kracht voor de rijkstaken van de Commissaris der Koningin.\n\nDit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de\n                                    Staatscourant waarin het wordt geplaatst.\n\nDe Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit\n                                       besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.\n\nDen Haag, 2 maart 2006\n\nStaatssecretaris\n\nAlgemene Rijksarchivaris\n\nM.W. van Boven\n\n[Vervalt op nader te bepalen datum; bekendgemaakt in 2012. Zie het overzicht van wijzigingen]\n\nGedeputeerde staten van alle twaalf provincies;\n\nDagelijkse besturen van organen van gemeenschappelijke regelingen aan welke een of\n                                       meer provincies deelnemen:\n\n\u2013 Interprovinciaal Overleg IPO, Den Haag\n\n\u2013 Interprovinciale ziektekostenregeling IZR, Utrecht, thans Nieuwegein\n\n\u2013 Instituut zorgverzekering voor ambtenaren IZA, Nieuwegein\n\n\u2013 Bestuursacademie Nederland, Zuid-Nederland, Tilburg\n\n\u2013 Bestuursacademie Nederland, Randstad, Maarssen\n\n\u2013 Samenwerkingsverband Noord Nederland, Groningen\n\n\u2013 Samenwerkingsverband Randstad, \u2019s Gravenhage\n\n\u2013 De Marrekrite, Recreatieschap voor het Friese Waterland, Raerd\n\n\u2013 Natuur- en recreatieschap de Grevelingen, Den Haag\n\n\u2013 Plassenschap Loosdrecht en omstreken, Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Utrechtse Heuvelrug, Vallei- en Kromme Rijngebied, Utrecht\n\n\u2013 Afvalverwijdering Utrecht, Nieuwegein\n\n\u2013 Muskusrattenbestrijding Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Stichtse Groenlanden, Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Geestmerambacht, Haarlem\n\n\u2013 Recreatieschap Alkmaarder- en Uitgeestermeer\n\n\u2013 Recreatieschap Het Twiske\n\n\u2013 Recreatieschap Spaarnwoude\n\n\u2013 Recreatieschap het Groengebied Amstelland\n\n\u2013 Recreatieschap Landschap Waterland\n\n\u2013 Regeling Letterhoeke, Leeuwarden\n\n\u2013 Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, Lelystad\n\n\u2013 Zeeland Seaports, Terneuzen\n\n\u2013 Havenschap Moerdijk\n\nDeze selectielijst in de zin van artikel 5 van de Archiefwet 1995 is opgezet, uitgaande van de bij alle provinciale administraties voorkomende archiefstukken\n                                       van de onderdelen: commissaris, provinciale en gedeputeerde staten, griffie, waterstaat,\n                                       planologische dienst en archiefinspectie, dan wel een organisatiemodel dat deze taken\n                                       op overeenkomstige wijze uitvoert. Voor onderdelen, die slechts in een of enkele provincies\n                                       voorkomen of voorkwamen (bij voorbeeld een provinciaal museum, psychiatrisch ziekenhuis,\n                                       stoombootdienst of landbouwdienst) is deze lijst eveneens toepasbaar. Vanaf de dualisering\n                                       van het provinciebestuur (Stb. 2003, nrs. 17 en 18) hebben de begrippen griffie en\n                                       griffier een nieuwe betekenis gekregen, zie onder.\n\nVoorts vallen ook de organen van gemeenschappelijke regelingen, aan welke \u00e9\u00e9n of meer\n                                       provincies deelnemen, onder de werking van de lijst. Hun besturen hebben de samenstellende\n                                       werkgroep daartoe opdracht gegeven; zij voeren namelijk provinciale taken uit.\n\nHet Havenschap Delfzijl/Eemshaven heeft zelf een selectielijst doen ontwerpen. Het\n                                       Recreatieschap de Biesbosch volgt krachtens zijn gemeenschappelijke regeling de regelingen\n                                       van een van de inliggende gemeenten.\n\nSinds de invoering van de Archiefwet 1995 per 1 januari 1996 geldt de commissaris niet meer als provinciaal orgaan, voorzover\n                                       het zijn taken omschreven in artikel 182 van de Provinciewet betreft. Aangezien deze lijst aan de nieuwe wet moet voldoen is deze niet meer van\n                                       toepassing op deze archiefstukken van de commissaris. Totdat er voor de taken van\n                                       de commissaris ex artikel 182 van de Provinciewet een afzonderlijke lijst wordt vastgesteld blijft op grond van het overgangsartikel\n                                       in het Archiefbesluit 1995 de oude Vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale organen\n                                       1989/1994 (Ned. Stcrt. 14 juni 1994, nr. 110) van kracht. Voor zijn andere taken blijft\n                                       de commissaris wel als provinciaal orgaan gelden en vallen de archiefstukken ook onder\n                                       deze selectielijst.\n\nAangezien de provinciale organen hun archiefstukken, ouder dan 50 jaar (volgens de\n                                       Archiefwet 1962) respectievelijk 20 jaar (volgens de Archiefwet 1995) behoudens uitzonderingen niet meer zelf beheren, is het niet nodig een datum, v\u00f3\u00f3r\n                                       welke de lijst niet meer toepasbaar is in de titel op te nemen. Daar vernietigbare\n                                       stukken niet meer naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht mogen worden, moet\n                                       de lijst wel voor vernietigbare archiefstukken ouder dan 30 jaar toepasbaar blijven.\n                                       Deze termijnen komen hier en daar voor. Deze selectielijst kan worden aangehaald als:\n                                       Selectielijst archiefstukken provinciale organen.\n\nIn 2000 is de toen bestaande Vernietigingslijst archiefstukken provinciale en interprovinciale\n                                       organen 1989/1994 vervangen door de Selectielijst voor provinciale organen 2000 (Ned. Stcrt. 24 november 2000, nr. 229). Daarbij is de lijst uit 1989/1994 ingetrokken\n                                       met uitzondering van de delen betrekking hebbend op de rijkstaken van de commissaris\n                                       der Koningin.\n\nDiverse ontwikkelingen hebben geleid tot de wenselijkheid de lijst aan te passen.\n                                       In de onderstaande lijst van verschillen worden deze vermeld. Na vaststelling door\n                                       de werkgroep is de lijst op de gebruikelijke wijze in procedure gegaan.\n\nOp- en aanmerkingen van de kant van de provinciale organen, zowel mondeling als schriftelijk\n                                       zijn in vergaderingen besproken en verwerkt. Alle opmerkingen zijn zowel tussentijds\n                                       als in deze eindfase door de werkgroep zoveel mogelijk verwerkt in de hiernavolgende\n                                       paragrafen. In deze inspraak- en adviezenprocedure is steeds zowel een concept met\n                                       mutaties als een schoon concept in de laatst bijgewerkte vorm rondgestuurd.\n\nIn de ontwerp-fase is tevens een historicus betrokken. Vervolgens is het ontwerp op\n                                       10 maart 2005 door het Inter Provinciaal Overleg, de opdrachtgever van de werkgroep,\n                                       aan de minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen aangeboden. Van 3 oktober\n                                       tot 14 november 2005 heeft het ontwerp op grond van artikel 4, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 ter inzage gelegen op het ministerie van onderwijs, cultuur en wetenschappen, de\n                                       vestigingen van de Rijksarchiefdienst en de zorgdragers. Daarop zijn geen reacties\n                                       binnengekomen. Gelijktijdig is de selectielijst op 21 september 2005 om advies toegezonden\n                                       aan de Raad voor Cultuur, en door de bijzondere commissie archieven besproken.\n\nOp 28 november 2005 bracht de RvC advies uit, hetwelk naast enkele tekstuele correcties\n                                       aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst:\n\n\u2013 In de lijst is een aparte categorie \u2018Metagegevens\u2019 opgenomen, met een waardering die\n                                             gelijk is aan de waardering van de bescheiden waarop de gegevens betrekking hebben.\n                                             Deze categorie is ingevoegd in categorie 70.\n\n\u2013 In categorie 57 sub a is de waardering van \u2018staten van meer- en minderwerk\u2019 gewijzigd\n                                             naar \u2018V, tenzij het het uit te voeren werk wezenlijk be\u00efnvloedt\u2019.\n\n\u2013 De formulering van categorie 57 sub c is gewijzigd naar \u2018voorzieningen welke het architectonische\n                                             voorkomen van het gebouw niet be\u00efnvloeden\u2019, met als waardering \u2018V, 1 jaar na goedkeuring\n                                             van de rekening, mits de garantietermijn is verstreken, dan wel eventuele voorwaarden\n                                             zijn vervallen\u2019.\n\n\u2013 Categorie 61 onder a is uit de selectielijst verwijderd.\n\n\u2013 De waardering van categorie 85 is gerelateerd aan volgend onderhoud, controle of schouw.\n\nDaarop werd de Selectielijst op 2 maart 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens\n                                       de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, vastgesteld (kenmerk\n                                       C/S&A/06/264).\n\nDe belangrijkste verschillen tussen de Selectielijst 2000 en de huidige zijn:\n\na. de verwerking van de consequenties van de dualisering van het provinciebestuur; \u2018griffier\u2019\n                                             is vervangen door \u2018provinciesecretaris\u2019, en \u2018griffie\u2019 door \u2018griffie v\u00f3\u00f3r 12 maart\n                                             2003\u2019. De nieuwe statengriffier en de statengriffie zijn provinciale organen in de\n                                             zin van de Archiefwet 1995, artikel 27. Hun aanwezigheid hoeft dan ook niet te leiden tot wijziging van de inhoud van de\n                                             lijst.\n\nb. de vermelding van digitale bestanden die nooit in een papieren versie zijn voorgekomen,\n                                             en waarvan de vroegere lijst dus geen melding kon maken;\n\nc. de aanpassing van een aantal termijnen in de lijst aan het Burgerlijk wetboek;\n\nd. de verwerking van Europese regelgeving op het gebied van subsidies en aanbestedingen;\n\ne. het verduidelijken van een aantal in de praktijk minder duidelijk gebleken omschrijvingen.\n\nDe taak van de provinciale organen is in algemene zin omschreven in de provinciewet. Naast een groot aantal taken die bij bijzondere wetten aan de provincies zijn opgelegd,\n                                       bepaalt het provinciale bestuur zelf wat behoort tot de huishouding van de provincie.\n                                       Dit betekent dat de taken niet in elk van de 12 provincies gelijk behoeven te zijn,\n                                       en dat zijn zij ook niet. In 1994 en volgende jaren heeft een aantal provincies een\n                                       zgn. kerntakendiscussie gevoerd. Deze discussie werd met name ingegeven door het voornemen\n                                       de efficiency te verbeteren en te bezuinigen. Zoveel mogelijk wettelijke en niet-wettelijke\n                                       taken werden opgesomd en kritisch gewogen. Een van de resultaten van deze takendiscussie\n                                       bestaat uit een opsomming in een bijlage van ge\u00efnventariseerde taken. Die van de provincies\n                                       Drenthe, Noord-Holland en Utrecht is hieronder samengevat. De systematiek van deze\n                                       kerntakendiscussie volgde niet geheel die van de Basisarchiefcode van de VNG, 9de\n                                       druk (1992). Deze codering is in het onderstaande schema toegevoegd. Verder is voor\n                                       het grootste deel van de periode waarop de selectielijst betrekking heeft het volgende\n                                       werk van groot belang: S.J.R. de Monchy, bewerkt door A.H. G\u00fcnther, Handboek van het\n                                       Nederlands provincierecht, Zwolle 1976 (oorspronkelijke uitgave 1947), alsmede M.J.M.\n                                       Schoonhoven, Provincierecht, Lelystad 1991.\n\nProvinciale taken\n\nAlgemeen bestuur\n\n1. (.07.23) Onderhouden van bestuurlijke betrekkingen en samenwerking met rijksorganen,\n                                       de lagere overheden binnen de provincies, de andere provincies, bestuursorganen in\n                                       het buitenland, in het bijzonder die van de Europese Unie en andere Europese organen.\n\n2. (.07.125) Zorg voor een goede interne organisatie en goed functioneren van de provinciale\n                                       organen en de lagere overheidsorganen in de provincie. Beheer van eigendommen, financi\u00ebn,\n                                       documenten en personeel. Voorlichting. Toepassing Algemene Wet Bestuursrecht, beslechting van geschillen tussen lagere overheden.\n\n3. (.07.151) (Her-)indeling van gemeenten, co\u00f6rdinatie van gemeenschappelijke regelingen,\n                                       bestuurlijke organisatie van waterschappen.\n\nOpenbare orde en veiligheid\n\n4. (\u20131.782) Co\u00f6rdinatie van rampenbestrijding en brandweerorganisatie (voorzover geen\n                                       taak van de commissaris).\n\n5. (\u20131.783) Toezicht vervoer gevaarlijke stoffen.\n\n6. (\u20131.761) Uitvoering Drank- en horecawet ten aanzien van gemeentelijke gebouwen.\n\nRuimtelijke ordening, milieu, verkeer en vervoer, waterstaat\n\n7. (\u20131.731, \u20131.795, \u20131.777) Zorg voor streek-, waterhuishoudings- en milieubeleidsplan.\n\n8. (\u20131.733) Co\u00f6rdinatie van volkshuisvestingsbeleid, stads- en dorpsvernieuwing, leefbaarheid\n                                       van het platteland,\n\n8a. (\u20131.754) woonwagenbeleid (tot 1999).\n\n9. (\u20131.773) Drinkwatervoorziening. Zorg voor kwaliteit en kwantiteit van het grondwater.\n\n10. (\u20131.777) Co\u00f6rdinatie van de zorg voor kwaliteit en kwantiteit van het oppervlaktewater.\n\n11. (\u20131.777) Milieubeleid en milieueducatie. Toezicht op geluid en andere hinder.\n                                       Planning van de verwijdering van afval. Uitvoering wetgeving betreffende water, bodem\n                                       en luchtverontreiniging.\n\n12. (\u20131.798) Uitvoering Ontgrondingenwet.\n\n13. (\u20131.854) Natuurbeheer, landschapsbescherming.\n\n14. (\u20131.793) Toezicht op waterkeringen.\n\n15. (\u20131.811) Aanleg, onderhoud en beheer van provinciale wegen en kanalen en bijbehorende\n                                       werken.\n\n16. (\u20131.811) Bevorderen van de verkeersveiligheid.\n\n17. (1.811) Planning van verkeer en vervoer.\n\n18. (\u20131.811) Co\u00f6rdinatie openbaar vervoer.\n\nEconomische zaken, arbeid\n\n19. (\u20131.82) Bevordering van de economie en verbetering van de economische infrastructuur,\n                                       co\u00f6rdinatie van Europese en rijksbijdragen.\n\n20. (\u20131.823) Ruilverkaveling en landinrichting, land-, tuin- en bosbouwbeleid.\n\n21. (\u20131.857) Bevordering van recreatie en toerisme. Beheer van recreatieobjecten.\n\n22. (\u20131.824) Zeggenschap in de energievoorziening.\n\n23. (\u20131.833) Bevordering van de werkgelegenheid, ook van achterstandsgroepen.\n\nVolksgezondheid\n\n24. (\u20131.773) Uitvoering Warenwet (tot 1988).\n\n25. (\u20131.777) Toezicht kwaliteit zwemwater.\n\n26. (\u20131.771) Planning gezondheidszorg: gebiedsaanwijzing huisartsen, apotheken, ambulancevervoer.\n                                       Planning ziekenhuisvoorzieningen, psychiatrische zorg, voorzieningen (verstandelijk)\n                                       gehandicapten. Pati\u00ebntenbeleid.\n\n27. (\u20131.844) Planning bejaardenzorg. Toezicht bejaardenoorden (tot 1997).\n\nOverige maatschappelijke zorg\n\n28. (\u20131.844) Beleid ten aanzien van bijzondere groepen veelal in achterstandssituaties\n                                       Jeugdhulpverlening. Vrouwenhulpverlening en -emancipatie. Voorzieningen voor etnische\n                                       minderheden. Woonwagenbewoners.\n\n29. (\u20131.84) Welzijnsplanning. Sociaal-cultureel werk. Kadervorming, ontwikkeling steunfuncties.\n\n30. (\u20131.832) Co\u00f6rdinatie kinderopvang.\n\n31. (\u20131.857) Sportbeleid.\n\nOnderwijs, cultuur\n\n32. (\u20131.851) Co\u00f6rdinatie planning van basis- en voortgezet onderwijs.\n\n33. (\u20131.852) Co\u00f6rdinatie muziekonderwijs, beeldende vorming. Bevordering kunstzinnige\n                                       vorming voor amateurs.\n\n34. (\u20131.852) Bevordering van educatieve centra, volwasseneneducatie, cultuurparticipatie.\n\n35. (\u20131.853) Algemeen provinciaal cultuurbeleid.\n\n36. (\u20131.853) Bevordering professionele kunst (beeldende kunst, muziek, theater).\n\n37. (\u20131.853.2) Planning openbare bibliotheken.\n\n38. (\u20131.816.2) Bevordering regionale omroep.\n\n39. (\u20131.853) Beleid ten aanzien van cultureel erfgoed: musea, monumenten, archeologie,\n                                       natuurmonumenten, geschiedenis, archieven, streektaal.\n\nOntwikkelingssamenwerking\n\n40. (\u20131.888) Projecten.\n\nToezicht op lagere overheden\n\n41. (.07.571) Goedkeuring bij oprichting van of deelname in rechtspersonen.\n\n42. (.07.352) Financi\u00ebn en belastingen.\n\n43. (.07.76) (Straf-)verordeningen.\n\n44. (.08.171) Rechtspositie ambtenaren.\n\n45. (\u20131.731, \u20131.777) Ruimtelijke ordening en milieu.\n\n46. (\u20131.811) Lokale wegen en fietspaden. Verdeling uitkeringen op grond van de Wet\n                                       Uitkeringen Wegen (tot 1992).\n\n47. (\u20131.844) Toepassing Algemene bijstandswet (geschillen tot 1994).\n\n48. (\u20131.851) Geschillen inzake openbaar onderwijs (personeel tot 1 augustus 1985).\n\n49. (.07.353.2 of \u20131.852) Toezicht op archiefzorg.\n\nTijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het over deze lijst gevoerde\n                                       driehoeksoverleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed\n                                       en het onder sub d. van hetzelfde besluit genoemde belang van de in de archiefbescheiden\n                                       voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor\n                                       historisch onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de door de rijksarchiefdienst\n                                       gehanteerde selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de\n                                       Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring.\n                                       Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken\n                                       van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid ten opzichte van haar omgeving,\n                                       maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen,\n                                       voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.\n\nDe verhouding van de provinciale organen tot andere overheidsorganen is nauwkeurig\n                                       omschreven in de Grondwet, de Provinciewet en, voor zover het om andere wettelijke taken gaat, in de betreffende bijzondere\n                                       wetgeving.\n\nDe bijzondere waarde van de provinciale archiefstukken als bestanddeel van het cultureel\n                                       erfgoed is gelegen in het feit, dat de taken op bovenlokaal niveau worden uitgevoerd,\n                                       en bijgevolg informatie opleveren betreffende een groter deel van het Nederlandse\n                                       grondgebied dan de individuele gemeenten, en in een meer samenhangend verband, dan\n                                       andere overheidsorganen met een beperkte taakopdracht, die een gehele provincie of\n                                       zelfs een groter werkterrein hebben, bijvoorbeeld gerechtelijke instellingen, politie,\n                                       onderdelen van rijkswaterstaat.\n\nEvenals bij de overige overheidsorganen is er bij het ontwerp van de lijst vanuit\n                                       gegaan, dat iedere bestuurslaag ernaar streeft in het bijzonder de archiefstukken\n                                       voortvloeiende uit de eigen taken te bewaren. Archiefstukken betreffende rijkstaken\n                                       en taken van lagere overheidsorganen waarmee de provincies slechts zijdelings bemoeienis\n                                       hebben gehad zijn in principe in het hoofdstuk te vernietigen archiefstukken opgenomen,\n                                       met inachtneming van relevante bewaartermijnen. Daar de gemeenten en waterschappen\n                                       en de politie hun eigen archiefwettelijke bewaarplicht hebben, zijn ook de archiefstukken\n                                       betreffende de toezichthoudende taken van de provincie in het algemeen als vernietigbaar\n                                       aangemerkt.\n\nHiermee is tevens aangegeven wat het belang is van de archiefstukken voor de provinciale\n                                       organen zelf en het historisch onderzoek. Recht- en bewijszoekenden zullen zich op\n                                       de hoogte moeten stellen, welke wettelijke bevoegdheden de provincie precies heeft\n                                       of had, ten einde daarvan bijvoorbeeld op grond van de Wet openbaarheid van bestuur profijt te kunnen trekken. De opstellers van deze lijst hebben nauwkeurig nagegaan\n                                       of aan dergelijke archiefstukken een voldoende lange bewaartermijn is toegekend.\n\nMet het belang van het historisch onderzoek is rekening gehouden onder meer door het\n                                       bewaren van de stukken omschreven in hoofdstuk II, categorie\u00ebn 11 en 12, van meer\n                                       stukken dan op grond van de Kieswet noodzakelijk is, hoofdstuk II categorie 71, van een steekproef uit de psychiatrische\n                                       pati\u00ebntendossiers, hoofdstuk II categorie 96, en van de gemeenterekeningen van v\u00f3\u00f3r\n                                       1924, hoofdstuk II categorie 99.\n\nVolgens de systematiek van deze selectielijst kunnen de archiefstukken betreffende\n                                       alle taakgebieden vallen binnen de omschrijvingen van hoofdstuk II, categorie\u00ebn 1\n                                       tot en met 55. De categorie\u00ebn 56 tot en met 102 passen slechts op specifieke taakgebieden.\n                                       Uit deze taakgebieden dienen de archiefstukken van de categorie\u00ebn opgesomd in hoofdstuk\n                                       II categorie\u00ebn 1 tot en met 15 te worden bewaard. Als vernietigbaar worden vooral\n                                       beschouwd stukken betreffende de routinematige uitvoering van de taak.\n\nIndien in hoofdstuk II van deze lijst geen stukken betreffende een bepaald taakgebied\n                                       zijn vermeld, dan betekent dat, dat betreffende die taak alleen de stukken omschreven\n                                       in de genoemde categorie\u00ebn 16 tot en met 55 voor vernietiging in aanmerking komen.\n                                       Dit geldt ook voor nieuwe taken: komen er stukken voor die niet onder de categorie\u00ebn\n                                       1 tot en met 55 vallen, dan dienen zij te worden bewaard, totdat eventueel de selectielijst\n                                       is aangepast. Deze opzet is gekozen, omdat het niet zinvol leek om bij iedere afzonderlijke\n                                       taak de categorie\u00ebn 1 tot en met 55 te herhalen.\n\nVoor de systematiek van hoofdstuk II is in hoofdzaak gebruik gemaakt van de onderwerpsindeling\n                                       van de Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties\n                                       van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, 9e druk (1992).\n\nIn principe zijn niet in hoofdstuk II opgenomen de stukken, waarvan de vernietiging\n                                       is voorgeschreven in andere wettelijke voorschriften, daar deze voorschriften op een\n                                       andere wijze kunnen worden gewijzigd dan door middel van een selectielijst. Op het\n                                       moment van samenstelling van deze lijst (oktober 2004) gaat het om de Kieswet, die ruimte laat om meer te vernietigen, dan in de opzet van deze lijst past. Zie\n                                       verder hoofdstuk II categorie 71. Verder kan een ex-psychiatrische pati\u00ebnt vanaf 5\n                                       jaar na zijn ontslag vernietiging van zijn dossier eisen, op grond van het Besluit pati\u00ebntendossiers Bopz. Zie verder hoofdstuk II categorie 96.\n\nDe Wet bescherming persoonsgegevens kent slechts een verwijderingsplicht van persoonsgegevens. Het gebruik van zowel\n                                       actuele als verwijderde gegevens dient op grond van deze wet gereglementeerd te worden. De eventuele vernietiging ervan valt echter onder het\n                                       regime van de archiefwetgeving, en persoonsgegevens behoeven dan ook in deze lijst\n                                       niet als bijzondere categorie te worden behandeld.\n\nVoor de hantering van deze lijst door organen van gemeenschappelijke regelingen moet\n                                       \u2018provincie\u2019 overal gelezen worden als: \u2018orgaan van de gemeenschappelijke regeling\u2019,\n                                       \u2018gedeputeerde staten\u2019 als: \u2018dagelijks bestuur\u2019, \u2018commissaris\u2019 als: \u2018voorzitter\u2019 en\n                                       \u2018provinciesecretaris\u2019 als: secretaris. De omschrijving in hoofdstuk II categorie 46\n                                       strekt dan ook niet tot vernietiging van het gehele archief van een orgaan van een\n                                       gemeenschappelijke regeling, integendeel.\n\nDe in hoofdstuk II gestelde termijnen zijn de termijnen na afloop waarvan vernietiging\n                                       uiterlijk na een jaar moet plaatsvinden, met dien verstande dat deze termijn aanvangt\n                                       op 1 januari van het jaar, volgende op de be\u00ebindiging dan wel afhandeling van een\n                                       zaak.\n\nHet begrip \u2018stukken\u2019 is identiek aan het begrip \u2018archiefstukken\u2019, bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995. Onder \u2018stukken betreffende\u2019 worden, met inachtneming van het gestelde in hoofdstuk\n                                       II categorie\u00ebn 1 tot en met 15, verstaan alle tot de omschreven categorie\u00ebn behorende\n                                       archiefstukken. Met name wordt hier de aandacht gevestigd op de correspondentie die\n                                       per e-mail wordt gevoerd. De archiefwetgeving vereist dat de originele digitale versies\n                                       hiervan worden bewaard, indien zij op grond van hun inhoud voor bewaring in aanmerking\n                                       komen. De bewaarplicht van de originele digitale versie geldt ook wanneer de e-mail\n                                       op papier wordt afgedrukt.\n\nOok stukken, die niet door een centraal of decentraal archiefbeherend bureau worden\n                                       bewaard, maar door een afdelingssecretariaat of een functionaris, zijn archiefstukken\n                                       in de zin van de Archiefwet 1995. Dit geldt ook voor al dan niet centraal beheerde digitale gegevens, die qua functie\n                                       en inhoud onder artikel 1 van de Archiefwet 1995 vallen.\n\nKaarten en tekeningen zijn stukken, waarvan alleen de oorspronkelijke bij de besluitvorming\n                                       en/of realisering gediend hebbende exemplaren, al of niet als zodanig gewaarmerkt,\n                                       bewaard blijven of vernietigd worden met de overige stukken van de zaak, waartoe zij\n                                       behoren. In de meeste gevallen komt de calque of het digitale equivalent (CAD- of\n                                       GIS-bestanden) daarvan dus voor vernietiging in aanmerking, zodra de daarmee vervaardigde\n                                       tekening is vastgesteld of goedgekeurd. Daar dit basismateriaal echter in tegenstelling\n                                       tot het daarmee vervaardigde archiefexemplaar goed reproduceerbaar is en men het bovendien\n                                       kan bijwerken, doet men er verstandig aan dit materiaal met grote voorzichtigheid\n                                       te behandelen en pas tot vernietiging over te gaan als het ook door de technische\n                                       tekenaars en ICT-medewerkers niet meer gebruikt behoeft te worden. Bij voorgenomen\n                                       vernietiging van deze stukken moet men ook nagaan of er inderdaad van alle voor bewaring\n                                       in aanmerking komende tekeningen exemplaren in het archief, op papier, microfilm of digitaal, aanwezig zijn.\n\nDe categorieomschrijvingen in hoofdstuk II zijn genummerd met Arabische cijfers, evenals\n                                       de onderverdelingen van categorie\u00ebn voor vernietiging in aanmerking komende stukken;\n                                       de uitzonderingen zijn met kleine letters onderscheiden.\n\nDe vernietiging van in hoofdstuk II van de lijst genoemde stukken betreft steeds de\n                                       originele door het desbetreffende dienstonderdeel ontvangen of opgemaakte stukken.\n                                       Dubbelen (dat wil zeggen kopie\u00ebn en afschriften) van deze stukken behoeven derhalve\n                                       niet gedurende de voorgeschreven termijn te worden bewaard. Zij kunnen worden vernietigd,\n                                       met uitzondering van de gevallen, waarin de originelen ontbreken, dan wel op de dubbelen\n                                       aantekeningen zijn geplaatst die niet op het origineel voorkomen, maar die wel van\n                                       belang zijn voor de afhandeling van de zaak. In dergelijke gevallen is wel sprake\n                                       van archiefstukken in de zin van de Archiefwet 1995. Deze stukken moeten dus beoordeeld worden aan de hand van de criteria in deze lijst\n                                       vermeld.\n\nGeparafeerde of vastgestelde concepten (minuten) mogen worden vernietigd, tenzij er\n                                       redenen zijn om dat niet te doen (vergelijk hoofdstuk II, categorie 19).\n\nStukken waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken,\n                                       die in het archief van een ander dienstonderdeel of in commissie-archieven voorkomen,\n                                       moeten worden bewaard in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met\n                                       de behandeling van de desbetreffende materie is belast. Dit dienstonderdeel, dat met\n                                       de permanente of langdurige bewaring van bepaalde categorie\u00ebn stukken is belast, wordt\n                                       als het \u2018bewaarniveau\u2019 aangeduid. Dit begrip moet men overigens met de nodige voorzichtigheid\n                                       hanteren.\n\nUitgaande van het klassieke griffie-dienstenmodel, daterende van v\u00f3\u00f3r de reorganisaties\n                                       vanaf circa 1985 en van v\u00f3\u00f3r 12 maart 2003 moet men met het volgende rekening houden.\n\nWanneer het om stukken gaat waarvan een door gedeputeerde staten ondertekend exemplaar\n                                       naar een geadresseerde buiten het provinciaal apparaat is verzonden, zal het bewaarniveau\n                                       doorgaans het door de provinciesecretaris (tot 12 maart 2003 de griffier) beheerde\n                                       deel van het archief zijn. Dit deel bevat het juridisch meest waardevolle ontwikkelingsstadium,\n                                       zoals bij voorbeeld bij vergunningen. De dossiers bij de andere dienstonderdelen vormen\n                                       als het ware het spiegelbeeld en zijn dan ook in principe bij de dienstonderdelen\n                                       vernietigbaar. Voor stukken behandeld en vastgesteld door provinciale staten zal dit\n                                       echter de exemplaren betreffen die door de statengriffier zijn gevormd.\n\nDe dossiers die bij de andere dienstonderdelen berusten kunnen echter belangrijke\n                                       gegevens bevatten, die niet in het oude griffie-archief of het nieuwe secretarisarchief\n                                       voorkomen. Deze bij de dienst berustende dossiers kunnen onbegrijpelijk worden, wanneer\n                                       men de volgens het begin van deze alinea vernietigbare stukken zou verwijderen. In\n                                       dergelijke gevallen moet men dus in beide archieven de complete dossiers bewaren.\n                                       Het hangt van de organisatie van het provinciaal bestuur af, of dit geval zich al\n                                       dan niet voordoet. Sommige diensten zenden of zonden bij ieder advies aan gedeputeerde\n                                       staten alle eraan ten grondslag liggende stukken mee. Andere zenden of zonden alleen\n                                       het advies en hielden de eraan ten grondslag liggende stukken zelf. In het eerste\n                                       geval is het dienstarchief voor een aanmerkelijk groter deel vernietigbaar, dan in\n                                       het tweede. Het overeenkomstige is het geval met de verhouding tussen de archieven\n                                       gevormd door de nieuwe griffier en de provinciesecretaris, alwaar dubbele bewaring\n                                       noodzakelijk kan zijn.\n\nSinds de reorganisaties vanaf circa 1985 is de situatie gewijzigd; het oude griffie-dienstenmodel\n                                       heeft plaatsgemaakt voor een meer functioneel ingericht sectorenmodel; voor de archiefvorming\n                                       zijn daarbij in hoofdzaak twee verschillende organisatiemogelijkheden mogelijk:\n\n1. \u00c9\u00e9n bepaalde sector is belast met het gehele archiefbeheer voor alle sectoren.\n\nIn dit geval kan er slechts \u00e9\u00e9n plaats zijn waar de archiefstukken volledig worden\n                                             bewaard. Die plaats is dus tevens het bewaarniveau. Het is mogelijk dat de bewaring\n                                             van het dynamische deel van de archiefstukken over verschillende plaatsen binnen de\n                                             organisatie wordt verspreid (gedecentraliseerd), terwijl het feitelijke beheer en\n                                             de verzorging van de archiefstukken onder \u00e9\u00e9n sector berust. Ook in dit geval is dit\n                                             sectorniveau het bewaarniveau.\n\n2. Een volledig decentraal archiefbeheer.\n\nIedere sector heeft een eigen onderdeel archiefbeheer. De op centraal niveau (gedeputeerde\n                                             staten, managementteam, directieraad of hoe de ambtelijke top ook heet) genomen besluiten\n                                             worden in dossiers verwerkt, die na afloop van de centrale behandeling al naar gelang\n                                             van onderwerp worden verspreid over de diverse sectoren. Ook in dit geval is er per\n                                             onderwerp van bestuur theoretisch slechts \u00e9\u00e9n dossier, dat voor bewaring in aanmerking\n                                             kan komen. Wanneer beleidsterreinen elkaar raken of gedeeltelijk overlappen, doet\n                                             zich in de praktijk uiteraard wel dubbelvorming voor bij andere sectoren dan die welke\n                                             in hoofdzaak met de uitvoering van een bepaalde taak is belast. In die gevallen moet\n                                             men dus per onderwerp van bestuur het bewaarniveau vaststellen. De plaats van de provinciesecretaris\n                                             in dit geheel doet voor de bepaling van het bewaarniveau niet of nauwelijks terzake.\n\nArchieven van commissies werden in zowel de oude als de nieuwe organisatiemodellen\n                                       vaak als afzonderlijke eenheden decentraal beheerd. Bij de stukken, voortvloeiend\n                                       uit hun activiteiten kan het bewaarniveau soms onduidelijk zijn.\n\nHierbij kan men een aantal gevallen onderscheiden:\n\na. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een bepaald provinciaal orgaan.\n\nDit provinciaal orgaan is het bewaarniveau. Alle stukken van leden van de commissie,\n                                             die bij een ander orgaan werkzaam zijn, kunnen worden vernietigd.\n\nb. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een ander overheidsorgaan, bij\n                                             voorbeeld een andere provincie, een rijksdienst of een gemeente.\n\nDit andere orgaan is het bewaarniveau. Als ze niet op grond van een andere categorieomschrijving\n                                             bewaard moeten worden, kunnen deze stukken worden vernietigd.\n\nc. Het voorzitterschap en het secretariaat berusten bij een privaatrechtelijk orgaan\n                                             (bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling).\n\nDit orgaan is op zichzelf het bewaarniveau. Op grond van hoofdstuk II, categorieomschrijving\n                                             18 komen de stukken in de provinciale archieven voor vernietiging in aanmerking. Omdat\n                                             privaatrechtelijke organen niet de verplichting hebben hun archiefstukken blijvend\n                                             te bewaren dient men zich wel ervan te overtuigen dat dergelijke stukken niet op grond\n                                             van andere categorieomschrijvingen voor langdurige of blijvende bewaring in aanmerking\n                                             komen.\n\nIndien voorzitterschap en secretariaat niet bij hetzelfde orgaan (provinciaal of niet-provinciaal)\n                                       berusten, zal men naar bevind van zaken te werk moeten gaan. Zo nodig zal men met\n                                       andere instanties moeten overleggen.\n\nHet archiefbeheer is bij de commissies (hieronder tevens te verstaan werkgroepen,\n                                       projectgroepen en andere overlegsituaties) niet altijd even duidelijk geregeld. Vaak\n                                       zijn de exemplaren van notulen, verslagen en (kopie\u00ebn van) correspondentie bij vrijwel\n                                       alle deelnemers identiek. In dat geval moet de afdeling, die het centrale archief\n                                       van het provinciaal orgaan of dienstonderdeel beheert, de meest volledige serie stukken\n                                       overnemen zo mogelijk met de originele parafen of handtekeningen van voorzitter en/of\n                                       secretaris. Het overgenomen archief is dan aan te merken als commissie-archief. Alle\n                                       andere stukken zijn dubbelen.\n\nOmschrijving archiefstukken\n\nBewaartermijn\n\nToelichting\n\n1. ARCHIEFSTUKKEN DIE OP GROND VAN ALLE TAKEN GEVORMD KUNNEN WORDEN\n\nN.B. Waar in het onderstaande provinciesecretaris is vermeld moet steeds gelezen worden:\n                                                   griffier tot 12 maart 2003 en provinciesecretaris daarna\n\na. In alle gevallen te bewaren stukken\n\n1. Stukken betreffende de voorbereiding, vaststelling en wijziging van het beleid\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld beleidsnotities en -adviezen, voorbereidende rapportages\n\n2. Stukken, welke een samenvatting zijn van gegevens, voor zover deze voorkomen in\n                                                   het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende\n                                                   materie is belast, en met inbegrip van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele\n                                                   redenen belangrijke wijzigingen van de tekst bevatten\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld jaarverslagen, overzichten, evaluatie- en verantwoordingsrapporten en\n                                                   statistieken\n\n3. Stukken die voorschriften inhouden, dan wel de totstandkoming of de wijziging ervan\n                                                   betreffen voor zover zij voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in\n                                                   hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast, en met inbegrip\n                                                   van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen\n                                                   van de tekst bevatten\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld provinciale verordeningen of andere regelingen\n\n4. Stukken betreffende belangrijke ingrijpende wijzigingen van de ruimtelijke ordening\n                                                   en het milieu, met inbegrip van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele redenen\n                                                   belangrijke wijzigingen van de tekst bevatten\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld streekplannen, infrastructuur, ontgrondingen, bodemsaneringsprojecten\n\n5. Stukken betreffende door het provinciaal bestuur te verlenen of verleende vergunningen,\n                                                   ontheffingen en vrijstellingen, alsmede het handhaven, verlengen en niet verlenen\n                                                   ervan op het gebied van de ruimtelijke ordening en het milieubeheer, uitgezonderd:\n\nBlijvend bewaren\n\nZie ook categorie 52; controlerapporten e.d. worden bewaard overeenkomstig de vergunningverlening;\n                                                   ingevolge de jurisprudentie is de bewaring van dergelijke rapporten absoluut noodzakelijk.\n                                                   Ook handhaving zonder dat een vergunning is verleend wordt hieronder begrepen. Voorbeelden:\n                                                   vergunningen tot ontgronding, vervening, ontginning, onttrekking van water aan de\n                                                   bodem\n\na. de gevallen vermeld onder categorie 52\n\nZie categorie 52\n\n6. Stukken voorkomend in het archief van een dienstonderdeel of commissie, die een samenvatting geven van\n                                                   de (her)inrichting en het functioneren van het desbetreffende dienstonderdeel of commissie\n\nBlijvend bewaren\n\n7. Bescheiden ontstaan als onderdeel van het communicatiebeleid van de provincie,\n                                                   voorzover deze in belangrijke mate het beeld van de provincie bij de burgers bepalen\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld persberichten, magazines, provinciegidsen, vorm en inhoud van websites\n\n8. Stukken betreffende incidentele gevallen, welke aanleiding waren tot het treffen\n                                                   van regelingen van algemene aard\n\nBlijvend bewaren\n\n9. Feitelijke gegevens geschikt voor wetenschappelijke bewerking en onderzoek waarvan\n                                                   mede gezien de wijze van opmaken herhaald gebruik te verwachten is\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld databases met gegevens omtrent natuurbeheer, register van grondwateronttrekking,\n                                                   bewaking van water- en bodemkwaliteit, ontgrondingen, culturele bestanden als monumenteninventarisaties\n                                                   etc.\n\n10. Stukken betreffende precedent vormende gevallen\n\nBlijvend bewaren\n\n11. Stukken van bijzonder belang voor de kennis van karakteristieke regionale of provinciale\n                                                   omstandigheden\n\nBlijvend bewaren\n\n12. Overige stukken van bijzonder belang in verband met bijzondere gebeurtenissen\n\nBlijvend bewaren\n\nHierbij zijn inbegrepen stukken ontstaan bij de afwikkeling van rampen\n\n13. Stukken gerelateerd aan personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn\n                                                   geweest\n\nBlijvend bewaren\n\n14. Stukken die door een calamiteit verloren gegane stukken kunnen vervangen\n\nBlijvend bewaren\n\nDoor een calamiteit kunnen stukken op het bewaarniveau verloren zijn gegaan; ongeacht\n                                                   of dat stukken van een provinciaal of ander overheidsorgaan of een privaatrechtelijke\n                                                   instelling betreft zal men in overleg met relevante instanties een nieuw bewaarniveau\n                                                   moeten afspreken. Dit kan ook de archiefbescheiden van een andere zorgdrager betreffen.\n\n15. Stukken die in de rest van deze lijst apart als blijvend te bewaren uitzonderingen\n                                                   zijn vermeld\n\nZie aldaar\n\nb. Stukken waarvan de inhoud in zijn geheel of in essentie ook elders voorkomt, alwaar\n                                                      bewaring is voorzien\n\n16. Stukken voorkomend in archieven, anders dan het archief beheerd door de provinciesecretaris,\n                                                   waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken, die in\n                                                   het archief beheerd door de provinciesecretaris voorkomen en aldaar voor langduriger\n                                                   bewaring in aanmerking komen\n\n3 jaar\n\nOm het gebruik van deze lijst te vergemakkelijken zijn sommige categorie\u00ebn die onder\n                                                   deze omschrijving vallen hieronder nogmaals opgenomen. Het gaat hier om het afstemmen\n                                                   van de bewaring van inhoudelijk gelijke stukken die in verschillende dienstonderdelen\n                                                   kunnen voorkomen (vaststellen van het bewaarniveau); vergelijk hoofdstuk I par. 7\n\n17. Stukken verband houdende met de ambtsinstructie van de commissaris van de Koning\n                                                   voorkomende in archieven anders dan die van de commissaris\n\n3 jaar\n\n18. Stukken betreffende/voortvloeiende uit deelneming in respectievelijk advisering\n                                                   aan besturen, commissies en andere organen waarvan het secretariaat en het archief\n                                                   elders worden beheerd, uitgezonderd:\n\n3 jaar\n\nZie ook categorie\u00ebn 1\u201315 en categorie 46; vernietigbaar zijn bijvoorbeeld stukken\n                                                   afkomstig van het Inter Provinciaal Overleg, die geen deel van een zaak uitmaken\n\na. stukken betreffende deelneming in ruilverkavelingscommissies\n\nZie categorie 94\n\n19. Geparafeerde of vastgestelde concepten (minuten), indien een afschrift van de\n                                                   voor langere bewaring in aanmerking komende expeditie wordt bewaard, uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\na. indien de tekst van de expeditie om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke\n                                                   wijzigingen van de oorspronkelijke tekst bevat\n\nEven lang als de overige stukken betreffende de zaak\n\n20. Concepten voor verwerking tot niet-schriftelijke registratie van gegevens\n\nNa verwerking in een niet schriftelijke registratie\n\nBijvoorbeeld ingevulde formulieren\n\n21 Overige concepten en kladaantekeningen\n\nNa verwerking\n\n22. Cumulatieve uitdraai van gegevens, op niet-schriftelijke wijze opgeslagen\n\nNa vervanging door de volgende uitdraai\n\nBijvoorbeeld kettingformulieren met financi\u00eble administratie\n\n23. Opgaven:\n\n1. van derden van gegevens, die in het archief op te nemen zijn\n\n1 jaar\n\nBijvoorbeeld adreswijzigingen, korte mededelingen\n\n2. aan derden van gegevens, die in het archief opgenomen zijn\n\n1 jaar\n\nc. Stukken waarvan de inhoud slechts voor korte tijd informatieve waarde heeft, dan\n                                                      wel een regelgevend of anderszins juridisch karakter van kortstondige geldigheid\n\n24. Stukken, uitsluitend opgemaakt of ontvangen ten behoeve van de samenstelling van\n                                                   verslagen, adviezen, rapporten, plannen, begrotingen, (web-)publicaties en andere\n                                                   samenvattende stukken, indien de gegevens daarin zijn opgenomen, uitgezonderd:\n\n1 jaar na vaststelling van het samenvattende stuk\n\nVoor vernietiging in aanmerking komen bijvoorbeeld gegevens verzameld ten behoeve\n                                                   van het verplaatsen van bushaltes of het verleggen van busroutes.\n\na. de gegevens omschreven in categorie\u00ebn 1\u201315\n\nBlijvend bewaren\n\n25. Stukken opgemaakt ten behoeve van de routinematige co\u00f6rdinatie van werkzaamheden,\n                                                   met inbegrip van notulen en verslagen, uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\nBijvoorbeeld verslagen van werkoverleg op dagelijks of uitvoerend niveau en andere\n                                                   min of meer vrijblijvende\n\na. stukken op of hoger dan directie-niveau\n\nBlijvend bewaren\n\n26. Verkeersgegevens betreffende e-mail-gebruik door ambtenaren\n\nZo lang als nodig is voor het technisch beheer\n\nVoor authenticiteits- en integriteitsvragen is het voldoende dat de gegevens in de\n                                                   zgn. headers van of bij e-mailberichten bewaard blijven; in het algemeen worden de\n                                                   verkeersgegevens maximaal 1 jaar bewaard\n\n27 Verkeersgegevens betreffende internetgebruik door ambtenaren\n\nZo lang als nodig is voor het technisch beheer\n\nVoor integriteitsvragen is het voldoende dat de gegevens in de zgn. loggings bewaard\n                                                   blijven; in het algemeen worden de verkeersgegevens maximaal 1 jaar bewaard\n\n28. Stukken betreffende het routinematig postverkeer, alsmede de gegevens over de\n                                                   kosten daarvan, uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\nBij voorbeeld geleidebrieven en rappelbrieven, toezending van afschriften en drukwerken\n\na. indien het betreft zaken waarin of waartegen beroep of bezwaar kan worden ingesteld\n\nEven lang als de overige stukken betreffende de zaak\n\nZie categorie 14\n\n29. Gelijkluidende zienswijzen en bedenkingen, bezwaar- en beroepschriften welke in\n                                                   \u00e9\u00e9n besluit zijn afgehandeld na verwerking in een lijst van geadresseerden, uitgezonderd:\n\n3 jaar na eindbeslissing\n\na. de lijst, het besluit en \u00e9\u00e9n exemplaar van het bezwaarschrift etc., bij voorkeur\n                                                   dat afkomstig van de vermoedelijke initiatiefnemer\n\nEven lang als de overige stukken betreffende de zaak\n\n30. Stukken betreffende ingetrokken bezwaar- en beroepschriften\n\n3 jaar\n\n31. Zaken van incidenteel belang, die geen doorgang hebben gevonden\n\n3 jaar\n\n32. Stukken betreffende het verkrijgen of verstrekken van eenvoudige inlichtingen\n\n1 jaar\n\n33. Stukken betreffende offici\u00eble representatie bij feestelijkheden, ontvangsten en\n                                                   lidmaatschappen van erecomit\u00e9s e.d., uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\na. indien beleidsaspecten een rol kunnen spelen\n\nBlijvend bewaren\n\nb. die betreffende offici\u00eble of ambtshalve bezoeken van leden van het Koninklijk Huis\n\nBlijvend bewaren\n\nStukken betreffende niet-offici\u00eble bezoeken (bijvoorbeeld doortocht naar Schiphol)\n                                                   zijn wel vernietigbaar\n\n34. Stukken betreffende samenstelling van besturen, commissies en andere organen,\n                                                   uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\na. benoemingsbesluiten\n\n1 jaar na be\u00ebindiging van het lidmaatschap\n\n35. Stukken betreffende aankondiging van vergaderingen, vaststelling van vergaderdata\n                                                   en reservering van vergaderruimten\n\n1 jaar\n\n36. Presentielijsten van vergaderingen van commissies, werkgroepen enz., uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\na. presentielijsten van provinciale en gedeputeerde staten\n\nZie categorie 59\n\n37. Stukken betreffende congressen, lezingen, studiereizen, excursies, oefeningen\n                                                   en opleidingen\n\n1 jaar na afloop\n\nIndien de provincie een congres etc. zelf organiseert of het onderwerp daartoe aanleiding\n                                                   geeft bewaren op grond van categorieomschrijvingen 1\u201315 of vernietigen overeenkomstig\n                                                   de onderdelen c en d.\n\n38. Stukken betreffende het houden van rondleidingen en het verlenen van toegang tot\n                                                   gebouwen in gebruik bij de provincie, uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\nBetreft musea en kantoorgebouwen\n\na. indien tegen betaling\n\n7 jaar\n\n39. Circulaires, aanschrijvingen en dergelijke afkomstig van de rijksorganen:\n\n1. waarvan de inhoud op de provincie van toepassing is\n\n1 jaar na vervallen\n\n2. waarvan de inhoud op de organen onder toezicht van de provincie van toepassing\n                                                   is, voorzover deze tot activiteit van de provincie hebben geleid dan wel kunnen leiden\n\n1 jaar na vervallen\n\n3. idem als 2. indien deze niet tot activiteit van de provincie hebben geleid of kunnen\n                                                   leiden en geen deel uitmaken van een bestaande zaak\n\n3 jaar\n\n40. Overige circulaires en ter kennisneming ingekomen stukken die geen aanleiding\n                                                   hebben gegeven tot activiteit en die geen deel uitmaken van een bestaande zaak\n\n1 jaar, dan wel 1 jaar na vervallen van het belang\n\nHieronder ook verordeningen van organen onder toezicht van de provincie, al dan niet\n                                                   op grond van een wettelijk voorschrift meegedeeld. Zie ook categorie 98\n\n41. Prijscouranten en aanbiedingen, waarvan geen gebruik wordt gemaakt\n\nNa afhandeling\n\n42. Inschrijvingsbiljetten van aanbestedingen en leveringen, inlichtingen omtrent\n                                                   inschrijvers aan wie het werk/de levering niet is gegund, uitgezonderd:\n\nNa voltooiing dan wel levering\n\na. die betreffende Europese aanbestedingen inzake water- en energievoorzieningen telecommunicatie\n\n4 jaar na gunning\n\nVolgens Richtlijn 93/38/EEG/ (Europese) Raad van 14 juni 1993, artikel 41, tweede lid; deze richtlijn worden\n                                                   uiterlijk in 2005 vervangen door een nieuwe, 2004/17/EG, artikel 50, tweede lid. Deze\n                                                   heeft dezelfde bewaartermijn\n\n43. Stukken betreffende klachten, uitgezonderd:\n\n3 jaar\n\na. indien de behandeling van de klacht de tot dan toe gevolgde beleidslijn heeft gewijzigd\n\nBlijvend bewaren\n\n44. Stukken betreffende zaken waarbij de provincie en haar functionarissen niet rechtstreeks\n                                                   betrokken zijn, maar waarbij hun bemiddeling wordt ingeroepen of hun advies wordt\n                                                   gevraagd\n\n3 jaar\n\nBijvoorbeeld benoeming notarissen en leden van de rechterlijke macht\n\nd. Stukken die voor een afzienbare periode bewijskracht hebben\n\n45. Ontvangstbewijzen, zoals re\u00e7u\u2019s voor aangetekende zendingen\n\n3 jaar\n\n46. Stukken betreffende de met medewerking van de provinciale overheid ingestelde\n                                                   en/of in stand gehouden instellingen, externe fondsen, commissies, raden e.d., alsmede\n                                                   organen van gemeenschappelijke regelingen waarvan de provincie deel uitmaakt, uitgezonderd:\n\n7 jaar\n\nZie ook categorie 3; Indien het gaat om privaatrechtelijke rechtspersonen, moeten\n                                                   bij de vernietigingstermijnen de artikelen 10 en 24 van het tweede boek en 17 van het derde boek van het Burgerlijk Wetboek mede in acht worden genomen\n\na. de stukken inzake de organisatie, regelingen, provinciaal financieel beleid en\n                                                   provinciale voorschriften\n\nBlijvend bewaren\n\nb. indien de provincie het secretariaat dan wel de administratie van dergelijke instellingen\n                                                   voert\n\nZie categorie\u00ebn 1\u201315\n\nIndien de provincie het secretariaat van een gemeenschappelijke regeling niet voert,\n                                                   is het orgaan van de gemeenschappelijke regeling als overheidsorgaan zelf het bewaarniveau\n                                                   (zie hoofdstuk I, par. 6) en is deze categorie niet van toepassing.\n\n47. Stukken betreffende de bemoeienis met het personeel van de instellingen bedoeld\n                                                   onder categorie 46, uitgezonderd:\n\n7 jaar\n\na. indien het rechtspositioneel bij de provincie is ondergebracht\n\nZie categorie 74\n\n48. Stukken betreffende organen, ingesteld op grond van de wet gemeenschappelijke regelingen, waarin de provincie niet deelneemt, uitgezonderd:\n\n7 jaar\n\na. regelingen en verordeningen\n\n3 jaar na vervallen dan wel 3 jaar na financi\u00eble afwikkeling\n\nb. stukken betreffende financi\u00eble aangelegenheden\n\nZie categorie 99\n\nc. stukken betreffende co\u00f6rdinatie van gemeenschappelijke regelingen\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld indeling samenwerkingsgebieden\n\n49. Stukken betreffende administratief beroep bij gedeputeerde staten of de commissaris\n                                                   van de Koning tegen besluiten van lagere organen, alsmede betreffende voorlopige voorzieningen\n                                                   daarbij, uitgezonderd:\n\n5 jaar na eindbeslissing\n\nAangeraden wordt voor typen zaken die weinig voorkomen een langere termijn aan te\n                                                   houden.\n\na. precedentvormende gevallen\n\nBlijvend bewaren\n\nb. de stukken bedoeld onder categorie 94\n\nZie categorie 94\n\nc. stukken betreffende ingetrokken beroepszaken\n\nZie categorie 30\n\n50. Stukken betreffende de ambtshalve bemiddeling door de provincie in geschillen\n                                                   van niet-principi\u00eble aard tussen derden\n\n7 jaar na eindbeslissing\n\n51. Stukken betreffende verzoeken om door het provinciaal bestuur te verlenen vergunning\n                                                   of ontheffing, die ten onrechte zijn aangevraagd, die niet in behandeling zijn genomen,\n                                                   of die, voordat een beslissing is genomen, worden ingetrokken\n\n3 jaar\n\nZie ook categorie 11\n\n52. Stukken betreffende door het provinciaal bestuur te verlenen of verleende vergunningen,\n                                                   ontheffingen en vrijstellingen, alsmede het handhaven, verlengen en niet verlenen\n                                                   ervan, vergunningen op grond van wettelijke voorschriften op het gebied van het milieubeheer\n                                                   zonder blijvende materi\u00eble of maatschappelijke gevolgen, uitgezonderd:\n\n3 jaar na afloop van de geldigheid of 3 jaar na eindbeslissing\n\nZie ook categorie\u00ebn 1\u201315, in het bijzonder 5. Wel vernietigd mogen worden bijvoorbeeld\n                                                   vergunningen voor vervoer van radioactieve stoffen, voor brandmelders voorzien van\n                                                   radioactieve isotopen en dergelijke\n\na. vergunningen vermeld onder de categorie\u00ebn 61, 82, 97 en 98\n\nZie categorie\u00ebn 61, 82, 97 en 98\n\nb. samenvattende stukken en precedentvormende gevallen\n\nBlijvend bewaren\n\nc. stukken bedoeld onder categorie 5\n\nZie categorie 5\n\n53. Stukken betreffende verzekerings-overeenkomsten uitgezonderd:\n\n1 jaar na vervallen van het belang\n\na. polissen, die objecten van kunst of wetenschap betreffen\n\nBlijvend bewaren\n\nDe uitzondering is met name voor provinciale musea van belang\n\nb. overige polissen\n\n7 jaar na vervallen\n\n54. Stukken betreffende schadeclaims, zowel ten last als ten gunste van de provincie\n\n7 jaar na afwikkeling\n\n55. Stukken betreffende de beschikbaarstelling van gelden of kredieten op grond van\n                                                   door het bevoegd gezag gemaakte regelingen of uit daartoe beschikbaar gestelde fondsen,\n                                                   of in incidentele gevallen van niet-principi\u00eble aard, uitgezonderd:\n\n10 jaar na laatste individuele steunverlening\n\nSamenvattende stukken en precedentvormende gevallen worden bewaard op grond van categorieomschrijving\n                                                   n2. De bewaartermijn is twee zittingsperioden van de staten. Het betreft bijvoorbeeld\n                                                   studiefondsen, uitvoering van subsidie- en schaderegelingen. Hieronder valt ook de\n                                                   toepassing van Europese zgn. de-minimissteun, volgens Verordening (EG) 69/2001 van de commissie van 12 januari 2001, PB L 10/30, artikel 3, derde lid. De provinciale\n                                                   regeling wordt bewaard op grond van categorie 2\n\na. bij niet-toekenning\n\n3 jaar\n\nVergelijk categorie 11\n\n2. ARCHIEFSTUKKEN, DIE SLECHTS OP GROND VAN EEN BEPAALDE TAAK GEVORMD WORDEN\n\n2.1. \u20133.07 ORGANISME VAN DE PROVINCIE\n\nN.B. Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moeten steeds de categorieomschrijvingen\n                                                   1\u201315 in acht worden genomen.\n\na. (\u20133.07.35) Eigendommen, financi\u00ebn en hulpmiddelen\n\n56. Stukken betreffende de aankoop, de verkoop, de ruiling van gronden en opstallen\n                                                   of de vestiging van een zakelijk recht op gronden uitgezonderd:\n\n30 jaar\n\na. overeenkomsten en afstandsverklaringen\n\nBlijvend bewaren\n\nb. besluiten met bijlagen\n\nBlijvend bewaren\n\nc. bezwaarschriften\n\nBlijvend bewaren\n\nd. onteigeningsstukken\n\nBlijvend bewaren\n\n57. Stukken betreffende stichting, aanleg, verbetering, restauratie, wijziging en\n                                                   regeling van de bestemming van en bijkomende voorzieningen aan gebouwen, terreinen,\n                                                   installaties, apparatuur en machines, uitgezonderd:\n\n10 jaar\n\na. beleidsbepalende stukken\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld bestekken met bijbehorende tekeningen, akten van aanbesteding; zie ook\n                                                   categorie 42\n\nb. staten van meer- en minderwerk\n\n10 jaar; indien het het uit te voeren werk wezenlijk be\u00efnvloedt:\n\nblijvend bewaren\n\nc. opzichtersdagboeken\n\nBlijvend bewaren\n\nd. voorzieningen welke het architectonische voorkomen van het gebouw niet be\u00efnvloeden\n\n1 jaar na goedkeuring van de rekening, mits de garantietermijn is verstreken, dan\n                                                   wel eventuele voorwaarden zijn vervallen\n\n58. Stukken betreffende:\n\n1. vergoedingen bij verkrijging van eigendommen wegens reeds betaalde belasting of\n                                                   belastingschade\n\n10 jaar\n\n2. andere vergoedingen zoals: huurdersvergoeding, rentevergoeding, vergoeding verhuiskosten\n\n7 jaar\n\n59. Stukken betreffende eigendom en eigendomstransacties van duurzame zaken, uitgezonderd:\n\nBlijvend bewaren\n\na. aanbieding van kunst- en museumobjecten waarop niet is ingegaan\n\n10 jaar na beslissing\n\nb. overige eigendomstransacties welke geen doorgang hebben gevonden\n\n3 jaar na beslissing\n\n60. Stukken betreffende het in gebruik geven, nemen, (ver)huren of (ver)pachten van\n                                                   eigendommen: uitgezonderd\n\n7 jaar na afloop van het contract\n\nWanneer met een huurder of pachter na afloop een nieuw contract wordt aangegaan, is\n                                                   het verstandig het voorgaande contract, alsmede andere stukken, die bij de totstandkoming\n                                                   ervan hebben gediend, te bewaren tot na afloop van het laatste contract. De pachtovereenkomst,\n                                                   welke geldt voor een duur van ten minste twaalf jaren voor los land, wordt telkens\n                                                   van rechtswege met zes jaren verlengd (artikel 36, lid 1 van de Pachtwet).\n\na. indien de in categorieomschrijving 56 bedoelde stukken verloren zijn gegaan en\n                                                   de hier bedoelde stukken kunnen strekken tot vervanging daarvan\n\nZie categorie 56\n\nb. bruikleen van kunst- en museumobjecten:\n\n1. indien wel bruikleen heeft plaatsgehad\n\nBlijvend bewaren\n\n2. bij niet doorgaan\n\n10 jaar\n\n61. Stukken betreffende het verlenen of weigeren van toestemming tot het maken van\n                                                   fotografische of andere bewegende of niet-bewegende afbeeldingen van objecten van\n                                                   cultuur en wetenschap en tot het gebruik van afbeeldingen en teksten voor publicaties\n                                                   ongeacht de aard van die publicaties, uitgezonderd:\n\n10 jaar\n\nDeze termijnen zijn langer dan die in categorie 31, omdat de publicaties tot lang\n                                                   na de al dan niet verleende toestemming kunnen plaatsvinden.\n\n62. Stukken betreffende de financi\u00eble administratie, uitgezonderd:\n\n7 jaar\n\na. stukken betreffende door de provincie verschuldigde belasting\n\n7 jaar\n\nDeze kunnen deel uitmaken van de bijlagen tot de rekening, vergelijk categorie 75\n\nb. de begroting, alsmede begrotingswijzigingen en de daarbij overgelegde staten, overzichten\n                                                   en toelichtingen\n\nBlijvend bewaren\n\nc. de rekening en de daarbij overgelegde staten, overzichten en toelichtingen\n\nBlijvend bewaren\n\nd. de grootboeken van inkomsten en uitgaven, mits zij niet uitsluitend gegevens in\n                                                   cijfers bevatten\n\nBlijvend bewaren\n\nDeze worden bewaard om te kunnen zien of in dossiers genoemde beslissingen werkelijk\n                                                   zijn uitgevoerd.\n\ne. financi\u00eble bewijsstukken van aanschaf van kunst- en museumobjecten, indien deze\n                                                   niet elders in het archief worden aangetroffen\n\nBlijvend bewaren\n\nf. de in dit hoofdstuk afzonderlijk vermelde categorie\u00ebn\n\nZie aldaar\n\n63. Stukken betreffende het leveren, verlenen en betalen van goederen en diensten\n                                                   door of aan de provincie van routinematige aard:\n\n1. indien zij wel deel uitmaken van de bijlagen tot de rekening\n\nZie categorie 62\n\n2. indien zij geen deel uitmaken van de bijlagen tot de rekening\n\n1 jaar, mits de garantietermijn is verstreken, dan wel eventuele voorwaarden zijn\n                                                   vervallen\n\n64. Stukken betreffende controle van comptabele functionarissen\n\n7 jaar\n\n65. Stukken betreffende belegging van gelden\n\n7 jaar\n\n66. Stukken betreffende kasgeldleningen\n\n7 jaar na aflossing\n\n67. Stukken betreffende vaste geldleningen:\n\n1. betaling van rente en aflossingen\n\n7 jaar\n\n2. overeenkomsten\n\n7 jaar na aflossing\n\n68. Stukken betreffende waarborgen van renten en aflossingen van geldleningen\n\n7 jaar na vervallen\n\nTen aanzien van bijvoorbeeld gesubsidieerde instellingen kunnen beleidsaspecten aan\n                                                   de orde zijn; in dat geval worden de stukken bewaard op grond van de categorieomschrijvingen\n                                                   1\u201315\n\n69. Stukken betreffende rekening-, dag- en kasgeldovereenkomsten met postcheque- en\n                                                   girodienst en bankinstellingen, uitgezonderd:\n\n7 jaar\n\na. overeenkomsten\n\n7 jaar, mits 1 jaar na be\u00ebindiging\n\n70. Stukken betreffende registratie van ingekomen, interne en uitgaande post, daaronder\n                                                   begrepen drukwerken, om advies verzonden stukken, voortgangs- en afdoeningscontrole\n                                                   enz., uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\na. bescheiden, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid,\n                                                   de context alsmede voor het beheer van permanent te bewaren archiefbescheiden\n\nBlijvend bewaren\n\nb. bescheiden, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid,\n                                                   de context alsmede voor het beheer van op termijn te vernietigen archiefbescheiden\n\nEven lang als de overige stukken betreffende de zaak\n\nc. de agenda (inschrijfregister) of de daarvoor in de plaats tredende registratievorm\n\nNa definitieve inventarisatie van het statisch geworden archief\n\nZolang de agenda als neveningang op het archief dienst kan doen, moet zij derhalve\n                                                   worden bewaard\n\nb. (\u20133.07.51) Organen, verkiezingen\n\nN.B. Zie voor stukken betreffende individuele leden van provinciale en gedeputeerde\n                                                   staten in hoofdstuk 2.2\n\n71. Stukken betreffende verkiezingen van leden van de provinciale staten, uitgezonderd:\n\n1 jaar na afloop van de zittingsperiode\n\na. uittreksel uit het geboorteregister en lijst van maatschappelijke functies uit\n                                                   de geloofsbrieven van leden van de provinciale staten\n\nBlijvend bewaren\n\nb. overige stukken uit de geloofsbrieven\n\n1 jaar na be\u00ebindiging van lidmaatschap van de staten\n\nc. processen-verbaal van het Centraal stembureau en, indien van toepassing, van de\n                                                   hoofdstembureaus voor de verkiezingen van de provinciale staten\n\nBlijvend bewaren\n\nDe Kieswet stelt slechts vernietiging processen-verbaal van de stembureaus facultatief (Artikel M 7, tweede lid, na wetswijziging per 1 november 1989, O 5, tweede lid). Ook bij de gemeenten, die de organisatie van de verkiezingen als taak hebben worden\n                                                   deze bewaard; hier wordt echter in bewaring voorzien omdat het de organisatie van\n                                                   het provinciaal bestuur betreft\n\n72. Presentielijsten van vergaderingen van provinciale en gedeputeerde staten\n\n1 jaar na afloop van de zittingsperiode\n\n2.2. \u20133.08 PERSONEEL\n\nN.B. Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moeten steeds de categorieomschrijvingen\n                                                   n1\u2013n15 in acht worden genomen.\n\nDit hoofdstuk is mede van toepassing op individuele leden van provinciale en gedeputeerde\n                                                   staten.\n\n73. Stukken betreffende tijdelijk personeel, aan wie geen pensioenrechten toekomen\n\n7 jaar\n\n74. Stukken betreffende de rechtspositie, de functievervulling en het gedrag van andere\n                                                   individuele personeelsleden en hun gezinsleden, uitgezonderd:\n\n10 jaar na vertrek uit dienst\n\nHieronder te begrijpen zowel de in de zogenaamde personeelsdossiers als elders opgenomen\n                                                   stukken (bijvoorbeeld aanmeldingsformulier IZR). Vergelijk verder categorie 78.\n\na. Stukken betreffende ambtenaren die mogelijk met gevaarlijke stoffen of arbeidsomstandigheden\n                                                   in aanraking zijn gekomen\n\n110 jaar na geboortedatum\n\nTe bepalen in overleg met de afdelingen personeelszaken; te denken is aan kantonniers,\n                                                   technische dienst, bedrijfsbrandweer, milieu-inspecteurs\n\nb. stukken betreffende ambtenaren, die v\u00f3\u00f3r 12 maart 2003 door provinciale staten\n                                                   zijn benoemd, diensthoofden en overige ambtenaren, die een bijzondere of belangrijke\n                                                   invloed hebben gehad op het beleid, dan wel anderszins op enig gebied van bijzondere\n                                                   betekenis zijn geweest, indien deze stukken daadwerkelijk licht werpen op die invloed\n                                                   en/of betekenis van de individuele ambtenaar\n\nBlijvend bewaren\n\n75. Salarisadministratie\n\n7 jaar\n\nHierbij inbegrepen de gegevens over in te houden belasting; vgl. categorie 62, sub\n                                                   a. samenvattende gegevens over langere perioden worden bewaard op grond van de categorieomschrijvingen\n                                                   1\u201315\n\n76. Rapporten van psychologische onderzoeken\n\n1 jaar\n\n77. Sollicitatiestukken van niet-benoemden\n\nNa indiensttreding van de wel benoemde\n\n78. Overige stukken van en betreffende individuele personeelsleden en hun gezinsleden:\n\n1. indien deze financi\u00eble gevolgen hebben gehad\n\n7 jaar\n\nBijvoorbeeld onkostenvergoedingen, buitengewoon verlof.\n\n2. indien deze geen financi\u00eble gevolgen hebben gehad\n\n1 jaar\n\nBijvoorbeeld gewoon verlof, gelukwensen.\n\nGrote delen vallen onder de algemene categorie\u00ebn 16\u201355; alleen samenvattingen in het\n                                                   jaarverslag enz. blijven bewaard\n\n2.3. TAKEN VAN DE ORGANEN, BELANGENBEHARTIGING\n\nN.B. 1. Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moeten steeds de categorieomschrijvingen\n                                                   1\u201315 in acht worden genomen.\n\nN.B. 2. Op de hieronder niet genoemde taken zijn uitsluitend de categorieomschrijvingen\n                                                   1\u201355 van toepassing.\n\n\u20131.71 Belastingen\n\n79. Stukken betreffende inning en invordering van provinciale belastingen met inbegrip\n                                                   van de kohieren\n\n5 jaar dan wel 5 jaar na eindbeslissing\n\nDe termijn staat in artikel 27 van de Invorderingswet 1990. Financieel beleid inzake belastingheffing wordt bewaard op grond van de categorieomschrijvingen\n                                                   1\u201315\n\n80. Stukken betreffende niet-provinciale belastingen, uitgezonderd:\n\n1 jaar\n\na. regelingen voor gemeentelijke en waterschapsbelastingen\n\nZie categorie 99\n\n\u20131.73 Ruimtelijke ordening\n\n81. Stukken betreffende ruimtelijke ordening die betrekking hebben op aangrenzende\n                                                   gebieden, zowel in andere provincies als in het buitenland\n\n3 jaar na vervallen\n\nZie voor aangelegenheden binnen de eigen provincie categorie 98 en nabij de rijksgrens\n                                                   categorie 97\n\n82. Stukken betreffende vergunningen voor het bewonen van woonwagens, met inbegrip\n                                                   van stukken betreffende geweigerde vergunningen\n\n110 jaar na geboortedatum van de aanvrager\n\nDe vergunningen zijn persoons-gebonden; gemeentebesturen grijpen terug op door de\n                                                   provincie in het verleden verleende vergunningen, hoewel deze zijn vervallen; zie\n                                                   voor stukken betreffende vergunningen voor het bewonen van woonschepen categorie 51\n                                                   en 52\n\n\u20131.75 Openbare orde\n\n83. Stukken betreffende strandingen, aangespoelde en geborgen strandgoederen, alsmede\n                                                   verkoop of afgifte daarvan\n\n7 jaar\n\nDe commissaris van de Koning bemiddelt ten aanzien van consuls van buitenlandse mogendheden\n\n1.78 Openbare veiligheid\n\n84. Stukken betreffende vervoer van gevaarlijke stoffen, uitgezonderd:\n\n3 jaar\n\na. stukken vallende onder categorie 52\n\nZie categorie 52\n\n\u20131.79, \u20131.81 Waterstaat, verkeer en vervoer\n\nN.B. Zie ook categorie 98\n\n85. Stukken betreffende onderhoud, controle van en (her)schouw over werken, wegen,\n                                                   paden, installaties, waterkeringen, waterovergangen, watergangen en gebouwen al of\n                                                   niet in beheer van de provincie\n\nNa het volgende onderhoud, controle of schouw\n\nZie ook categorie 63\n\n86. Stukken betreffende door de provincie ondernomen stichting, aanleg, verbetering,\n                                                   restauratie, wijziging en regeling van de bestemming van en bijkomende voorzieningen\n                                                   aan werken, wegen, paden, installaties, apparatuur en machines, waterkeringen, waterovergangen\n                                                   en watergangen, uitgezonderd:\n\n10 jaar\n\nZie voor kleinere voorzieningen categorie 63\n\na. beleidsbepalende stukken\n\nBlijvend bewaren\n\nBijvoorbeeld bestekken met bijbehorende tekeningen, processen-verbaal van aanbesteding,\n                                                   staten van meer- en minderwerk; zie ook categorie 42\n\nb. opzichtersdagboeken\n\nBlijvend bewaren\n\nc. kleinere voorzieningen aan de verlichting van provinciale wegen, bewegwijzering,\n                                                   markering\n\n1 jaar na goedkeuring van de rekening, mits de garantietermijn is verstreken, dan\n                                                   wel eventuele voorwaarden zijn vervallen\n\n87. Stukken betreffende de regeling en de uitvoering van de dijkbewaking\n\n3 jaar dan wel 3 jaar na vervallen\n\n88. Stukken betreffende de uitvoering van de Wet Uitkeringen Wegen, met inbegrip van\n                                                   afschrijving in annu\u00efteiten\n\n7 jaar na vervallen, mits 1 jaar na goedkeuring rekening\n\nDe WUW is in 1992 vervallen.\n\n89. Stukken betreffende verkeersmaatregelen daarbij inbegrepen het aanbrengen van\n                                                   borden en markeringen\n\n3 jaar na vervallen\n\n90. Stukken betreffende dienstregelingen en tarieven van openbare middelen van vervoer\n                                                   alsmede verzekering van passagiers\n\n3 jaar\n\n91. Stukken betreffende opruiming van gezonken vaartuigen in vaarwegen\n\n7 jaar na volledige opruiming\n\n92. Scheepsjournalen van provinciale vaartuigen\n\n7 jaar\n\n93. Stukken betreffende tijdelijke stremming van vaarwegen\n\n1 jaar na opheffing stremming\n\n\u20131.82 Economische aangelegenheden\n\n94. Stukken betreffende dan wel voortvloeiende uit deelneming in ruilverkavelings-\n                                                   en landinrichtingscommissies, uitgezonderd:\n\n7 jaar na uitvoering\n\na. plan van wegen, waterlopen en kaden met de daartoe behorende kunstwerken, landschapsplan\n                                                   en het besluit betreffende eigendom, beheer en onderhoud van de openbare wegen, waterlopen,\n                                                   kaden en kunstwerken (op grond van de Ruilverkavelingswet 1954)\n\nBlijvend bewaren\n\nb. het landinrichtingsplan of landinrichtingsprogramma en het begrenzingenplan (op\n                                                   grond van de Landinrichtingswet 1985)\n\nBlijvend bewaren\n\n95. Stukken betreffende toekenning van premie ingevolge investeringspremieregelingen\n\n10 jaar na laatste uitbetaling\n\nTer verklaring van de langere termijn is aangehaald de RSV-enqu\u00eate; termijn komt overeen\n                                                   met die in de voorwaarden voor Europese subsidies\n\n\u20131.84 Maatschappelijk zorg\n\n96. Psychiatrische pati\u00ebntendossiers, uitgezonderd:\n\n110 jaar na geboortedatum\n\nDeze termijn is gebaseerd op relevante wetgeving betreffende de gezondheidszorg; zie\n                                                   ook Hoofdstuk I par. 4 en 5\n\na. een statistisch valide steekproef van 10%\n\nBlijvend bewaren\n\n\u2013 1.88 Buitenlandse betrekkingen\n\n97. Stukken betreffende vergunningen tot het bouwen nabij de rijksgrens\n\n15 jaar\n\n2.4. \u20133.07.83:-2/\u20132.91 LAGERE PUBLIEK-RECHTELIJKE LICHAMEN\n\nN.B. Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moeten steeds de categorieomschrijvingen\n                                                   1 tot en met 15 in acht worden genomen. Zie ook de categorie\u00ebn 46 tot en met 50.\n\n98. Stukken betreffende de aan formele of materi\u00eble goedkeuring door de provincie\n                                                   onderworpen verordeningen, plannen en besluiten, uitgezonderd:\n\n5 jaar mits 3 jaar na vervallen\n\nBijvoorbeeld: vaststelling grens bebouwde kom, goedkeuring bestemmingsplannen 3 jaar\n                                                   na vervallen; hieronder ook het (vervallen) toezicht op markten\n\na. financi\u00eble aangelegenheden\n\nZie categorie 99\n\nb. vergunningen voor waterstaatszaken, verleend door lagere organen\n\n5 jaar\n\n99. Stukken betreffende het financieel toezicht op lagere publiekrechtelijke organen,\n                                                   alsmede de verhouding tussen het rijk en de lagere publiekrechtelijke organen, uitgezonderd:\n\n5 jaar na eindbeslissing\n\na. stukken betreffende de rekening van gemeenten van v\u00f3\u00f3r 1924\n\nBlijvend bewaren\n\nDeze worden bewaard vanwege de onderlinge vergelijkbaarheid, die met de gewijzigde\n                                                   rekeningvoorschriften vanaf 1924 verloren is gegaan.\n\nb. stukken betreffende de rekening van waterschappen van v\u00f3\u00f3r herindeling rond 1980,\n                                                   waarbij grote waterschappen zijn opgericht\n\nBlijvend bewaren\n\nDeze worden bewaard, omdat gebleken is dat de zorgvuldige bewaring bij zeer kleine\n                                                   waterschappen niet steeds heeft plaatsgevonden\n\nf. stukken betreffende overeenkomsten met projectontwikkelaars\n\n3 jaar na vervallen\n\ng. stukken betreffende gemeentelijke en waterschapsbelastingen\n\n5 jaar na vervallen\n\nClassificatie van gronden in verband met waterschapslasten blijvend bewaren. Het opmaken\n                                                   geschiedde tot ca. 1985 wel door gedeputeerde staten.\n\nh. indien deze belastingkohieren door het provinciaal bestuur zijn opgemaakt\n\nBlijvend bewaren\n\n100. Stukken betreffende bestuursleden van waterschappen enz., uitgezonderd:\n\n1 jaar na afloop van de zittingsperiode\n\na. door de Kroon dan wel gedeputeerde staten benoemde bestuursleden\n\nZie categorie 102\n\n101. Stukken betreffende de rechtspositie van door de Kroon dan wel gedeputeerde staten\n                                                   benoemde bestuursleden\n\n1. indien deze financi\u00eble gevolgen hebben gehad\n\n7 jaar na vervallen\n\nBeleidsstukken in deze categorie blijven bewaard op grond van de categorieomschrijvingen\n                                                   1\u201315\n\n2. indien deze geen financi\u00eble gevolgen hebben gehad\n\n1 jaar\n\n102. Stukken betreffende bemoeienis met personeelsleden van waterschappen\n\n5 jaar\n\nNummer in Hoofdstuk II van deze lijst\n\nOmschrijving van de regeling\n\nPassim, 7 jaar-termijn\n\nBurgerlijk Wetboek, Boek 2, artikel 10, Boek 3 artikel 15 i; Algemene wet Rijksbelastingen art. 52, vierde lid.\n\n21, uitzondering a\n\nRichtlijn 93/38/EEG/ (Europese) Raad van 14 juni 1993, artikel 41, tweede lid\n\n36, toelichting\n\nVerordening (EG) 69/2001 van de commissie van 12 januari 2001, PB L 10/30, artikel 3, derde lid.\n\n58, uitzondering c\n\nKieswet Artikel M 7, tweede lid, na wetswijziging per 1 november 1989: O 5, tweede lid.\n\n87\n\nBurgerlijk Wetboek, Boek 7, artikel 454, derde lid.\n\nGedeputeerde staten van 12 provincies en hun (voormalige) diensten en bedrijven\n\nGemeenschappelijke regelingen aan welke \u00e9\u00e9n of meer provincies deelnemen:\n\n\u2013 Interprovinciaal Overleg IPO, Den Haag\n\n\u2013 Interprovinciale ziektekostenregeling IZR, Utrecht, thans Nieuwegein\n\n\u2013 Instituut zorgverzekering voor ambtenaren IZA, Nieuwegein\n\n\u2013 Bestuursacademie Nederland, Zuid-Nederland, Tilburg\n\n\u2013 Bestuursacademie Nederland, Randstad, Maarssen\n\n\u2013 Samenwerkingsverband Noord Nederland, Groningen\n\n\u2013 Samenwerkingsverband Randstad, \u2019s Gravenhage\n\n\u2013 Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, Lelystad\n\n\u2013 Regeling Letterhoeke, Leeuwarden\n\n\u2013 De Marrekrite, Recreatieschap voor het Friese Waterland, Raerd\n\n\u2013 Natuur- en recreatieschap de Grevelingen, Den Haag\n\n\u2013 Plassenschap Loosdrecht en omstreken, Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Utrechtse Heuvelrug, Vallei- en Kromme Rijngebied, Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Stichtse Groenlanden, Utrecht\n\n\u2013 Recreatieschap Geestmerambacht, Haarlem\n\n\u2013 Recreatieschap Alkmaarder- en Uitgeestermeer\n\n\u2013 Recreatieschap Het Twiske\n\n\u2013 Recreatieschap Spaarnwoude.\n\n\u2013 Recreatieschap het Groengebied Amstelland\n\n\u2013 Recreatieschap Landschap Waterland\n\n\u2013 Afvalverwijdering Utrecht, Nieuwegein\n\n\u2013 Muskusrattenbestrijding Utrecht\n\n\u2013 Zeeland Seaports, Terneuzen\n\n\u2013 Havenschap Moerdijk\n\n\u2013 Electriciteitsbedrijf Groningen en Drenthe, Groningen\n\nIn vergelijking met de selectielijst 2000 doen zich verder de volgende wijzigingen\n                                 of bijzondere omstandigheden voor:\n\n1. Regeling versterking bestuurlijke positie gemeente Utrecht, Utrecht: deze organisatie\n                                       is slapend; er is geen reactie binnengekomen bij de werkgroep.\n\nRegeling Letterhoeke, Leeuwarden thans Tresoar; deze organisatie gaat zelf een lijst\n                                       ontwerpen voor regionale historische centra; op grond van een artikel in de gemeenschappelijke\n                                       regeling is de selectielijst 2000 en 2006 van kracht, totdat de eigen lijst klaar\n                                       is.\n\n2. Het Havenschap Delfzijl/Eemshaven te Delfzijl heeft zelf een selectielijst doen vaststellen.\n\n3. In de gemeenschappelijke regeling voor het Recreatieschap de Biesbosch wordt verwezen\n                                       naar de archiefregelingen van de centrumgemeente. Bijgevolg is de selectielijst voor\n                                       gemeenten op deze organisatie van toepassing.\n\n4. Het Recreatieschap Veerse Meer is opgeheven, de archiefzorg is overgegaan op het waterschap\n                                       Zeeuwse eilanden. Het archief is inmiddels in goede, geordende en toegankelijke staat,\n                                       zodat een selectielijst niet meer nodig is.\n\n5. De vier gemeenschappelijke regelingen voor bestuursacademies zijn in afwachting van\n                                       opheffing. Zij zijn in 2002 gefuseerd en in een stichting opgegaan. Hun opheffing\n                                       vindt plaats zodra lopende verplichtingen aan vroegere medewerkers zijn afgewikkeld.\n                                       De archieven van de bestuursacademies Noord en Oost-Nederland zijn illegaal vernietigd.\n                                       Deze besturen zijn niet meer in de vaststellingsprocedure betrokken.\n\n1989/1994\n\n2000\n\n2006\n\nI6a\n\n2\n\nI6b\n\n3, 6\n\nI6c\n\n10\n\n\u2013\n\n7\n\nI6d\n\n8\n\n\u2013\n\n9\n\nI6e\n\n1\n\nI6f\n\nvervallen\n\nI6g\n\n11\n\nI6h\n\n12, 13\n\nI6i\n\n14\n\n1\n\n1\n\n15, 16\n\n1a\n\n2\n\n17\n\n2\n\n3\n\n18\n\n3\n\n4\n\n19\n\n4\n\n5\n\n20\n\n\u2013\n\n21\n\n5\n\n6\n\n22\n\n6\n\n7\n\n23\n\n7\n\n8\n\n24\n\n8\n\n9\n\n25\n\n\u2013\n\n26\n\n\u2013\n\n27\n\n9\n\n10\n\n28\n\n\u2013\n\n29\n\n10\n\n11\n\n30, 31\n\n11\n\n12\n\n32\n\n12\n\n13\n\n33\n\n13\n\n14\n\n34\n\n14\n\n15\n\n36\n\n15\n\n16\n\n35\n\n16\n\n17\n\n38\n\n17\n\n18\n\n39\n\n18\n\n19\n\n40\n\n19\n\n20\n\n41\n\n20\n\n21\n\n42\n\n21\n\n22\n\n43\n\n22\n\n23\n\n44\n\n23\n\n24\n\n45\n\n24\n\n25\n\n46\n\n25\n\n26\n\n47\n\n26\n\n27\n\n48\n\n27\n\n28\n\n49\n\n28\n\n29\n\n50\n\n29\n\n30\n\n51\n\n30\n\n31\n\n52\n\n31\n\n32\n\n52\n\n32\n\n33\n\n52\n\n33\n\n34\n\n53\n\n34a\n\n35\n\n54\n\n\u2013\n\n36\n\n55\n\n35\n\n37\n\n55\n\n36\n\n38\n\n56\n\n37\n\n39\n\n57\n\n38\n\n40\n\n58\n\n39\n\n41\n\n59\n\n40\n\n42\n\n60\n\n41\n\n43\n\n61\n\n42\n\nvervallen\n\n\u2013\n\n43\n\n44\n\n62\n\n44\n\nvervallen\n\n\u2013\n\n45\n\n45\n\nvervallen\n\n46\n\n46\n\n63\n\n47\n\n47\n\n63\n\n48\n\n48\n\n63\n\n49\n\n49\n\n63\n\n50\n\n50\n\n64\n\n51\n\n51\n\n65\n\n52\n\n52\n\n66\n\n53\n\n53\n\n67\n\n54\n\n54\n\n68\n\n55\n\n55\n\n69\n\n56\n\n56\n\n63\n\n57\n\n57\n\n70\n\n58\n\n58\n\n71\n\n59\n\n59\n\n72\n\n60\n\n60\n\n73\n\n61\n\n61\n\n74\n\n62\n\n62\n\n75\n\n63\n\n63\n\n37\n\n64\n\n64\n\n76\n\n65\n\n65\n\n77\n\n66\n\n66\n\n78\n\n67\n\n67\n\n79\n\n68\n\n68\n\n80\n\n69\n\n69\n\n81\n\n70\n\n70\n\n82\n\n71\u201375\n\nvervallen\n\n\u2013\n\n76\n\n71\n\n83\n\n77\n\n72\n\n84\n\n78\n\nvervallen\n\n\u2013\n\n79\n\n73\n\n85\n\n80\n\n74\n\n86\n\n80a\n\n75\n\n92\n\n81\n\n76\n\n87\n\n82\n\n77\n\n88\n\n83\n\n78\n\n89\n\n84\n\n79\n\n89\n\n85\n\nvervallen\n\n\u2013\n\n86\n\n80\n\n90\n\n87\n\n81\n\n91\n\n88\n\n82\n\n93\n\n89/90\n\n83\n\n94\n\n91\n\n84\n\n95\n\n92\n\n85\n\n98\n\n93\n\n86\n\n98\n\n93a\n\n87\n\n96\n\n94\u201397\n\nvervallen\n\n\u2013\n\n98\n\n88\n\n97\n\n99\n\nvervallen\n\n\u2013\n\n100\n\n89\n\n98\n\n101\n\n90\n\n99\n\n102\u2013105\n\nvervallen\n\n\u2013\n\n106\n\n91\n\n100\n\n107\n\n92\n\n101\n\n108\n\n93\n\n102\n\n(Archiefbesluit 1995, art. 3, eerste lid)\n\na. Deskundigen op het gebied van de organisatie en taken van de (inter)provinciale\n                                    organen\n\nJ.J. Fierloos (Zeeland)\n\nC. de Haas (Groningen)\n\nG.H. Elferink (Zuid-Holland)\n\nb. Deskundigen ten aanzien van het beheer de nog niet naar de archiefbewaarplaats\n                                    overgebrachte archiefbescheiden\n\nE. Baas (Noord-Brabant)\n\nJ.M. van Dam (Overijssel)\n\nT. de Lange (Noord-Holland)\n\nJ. Prins (Gelderland)\n\nL.J.G. Sparla (Limburg)\n\nc. Namens de algemene rijksarchivaris\n\nG.A.G. Hermsen\n\nI. van Riet\n\nA. Poelwijk\n\nE.A.T.M. Schreuder\n\nd. Provinciale archiefinspecteur en medewerkers\n\nP. Rommel (Overijssel)\n\nC.E. Schabbing (Noord-Holland)\n\nA.J.M. den Teuling (Drenthe, Frysl\u00e2n en Groningen)\n\nDeskundige historicus (niet genoemd in het Archiefbesluit)\n\nR. Pots (Zuid-Holland)"}