Source: http://www.ifar.pl/index.php/topic,3664.msg25034.html
Timestamp: 2018-12-13 01:14:20
Legal References Found: art. 13
 art. 17
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 Art. 6
 art. 5

Document Content:
Autor Wątek: RODO (Przeczytany 947 razy)
« dnia: Lipiec 31, 2018, »
Witam serdecznie wypoczywających i pracujących archiwistów zakładowych.
Witam serdecznie prowadzących szkolenia z RODO.
Witam serdecznie Tych, którzy zamierzają prowadzić szkolenia z RODO.
Witam i pozdrawiam serdecznie Tych, którzy nie mają ochoty brać udziału w szkoleniu zewnetrznym z dziedziny RODO
Czy w moim archiwum zakładowym (administracja zespolona pod Rozp. z 18 stycznia 2011 r.) w związku z RODO:
1. Należy cokolwiek zmienić w celu zapewnienia środków technicznych dla przetwarzania danych osobowych w celu poszanowania zasady adekwatności ? Nie mam pojęcia o co chodzi.
2. Cokolwiek zmienia się/zmieniło w karcie udostępniania akt ?
3. Cokolwiek się zmienia lub zmieniło w druku spisu spraw ?
Byłabym wdzięczna za wszelkie sugestie z podstawą prawną.
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 31, 2018, »
Ad. 1 Zasada adekwatności oznacza, ze przetwarzamy dane ograniczone tylko do tego co jest niezbędne dla realizacji określonego celu przetwarzania np. jeżeli mamy spisy zdawczo odbiorcze akt osobowych pracowników to dodanie informacji do spisu o przynależności partyjnej, nałogach, światopoglądzie będzie sprzeczne z tą zasadą bo dane te nie są potrzebne do wyszukania akt ani jako kryteria przyszłego brakowania. W aspekcie technicznym np. jeżeli udostępniamy w BIP-ie rejestr skarg i wniosków, petycji to udostępniamy dane z rejestru bez danych osobowych.
Ad. 2 nic się nie zmieniło - co powinno być w karcie mamy w instrukcji archiwalnej
Ad. 3 jw. instrukcja kancelaryjna określa co powinno być w spisie spraw
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 09, 2018, »
Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w archiwum wymagane przez RODO pokrywają się z tymi, które mamy określone w instrukcjach kancelaryjnych i archiwalnych. W karcie udostępnienia nic się nie zmienia. Bo co mogłoby się zmienić? Podobnie w spisie spraw. Klient, który przychodzi załatwić sprawę do urzędu liczy się z tym, że musi podać swoje dane i że będą one zapisane w wielu miejscach i będą przechowywane przez czas określony w jrwa. O szczegółach powinien zostać poinformowany w związku obowiązkiem informacyjnym. Tyle. Nie rozumiem totalnie tej całej rodo-paranoi. Przecież to są całkiem proste przepisy, niepotrzebnie demonizowane, a ich stosowanie doprowadzone zostało do granic absurdu.
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 19, 2018, »
Zmieniło się jedynie to, że powinna być ogólna klauzula informacyjna dla klienta, który przychodzi do archiwum i podaje swoje dane osobowe - zgodnie z art. 13 RODO. Taka klauzula może być zamieszczona na BIPie, regulaminie udostępniania akt itp.
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 23, 2018, »
Moje wątpliwości jednak zostają. Chociażby:
1. W AZ posiadam dane osobowe w m.a. i d.n. Co będzie, gdy ktoś tam zażąda usunięcia swoich danych osobowych ?
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 23, 2018, »
Nie jestem pewna, ale czy art. 17 ust. 3 Rozporządzenia o RODO nie mówi o tym, że kwestia usunięcia danych nie ma zastosowania w przypadku przetwarzania danych do celow archiwalnych w interesie publicznym ?
« Odpowiedź #6 dnia: Sierpień 23, 2018, »
przepraszam, zbyt wcześnie kliknęłam ...
2. Wizerunek. Ostatnio w moim urzędzie podpisywaliśmy zgody na rozpowszechnianie i udostępnianie. Co będzie, gdy pracownik po ustaniu stosunku pracy zażąda wycofania zdjęć ze zbioru akt w AZ ?
3. Przechowywanie akt w AZ jest w rozumieniu RODO przetwarzaniem. Dana osoba zażąda usunięcia swoich danych osobowych /wycofa zgodę/ a akta są już w AZ. To ja miałabym szukać i wykreślać/usuwać ? Na jaką podstawę prawną mam się powołać przed tą paranoją ?
4. Oprócz wizerunku niejasna dla mnie jest sytuacja, gdy były pracownik zażąda usunięcia swoich danych osobowych. Odmowa ? Na jakiej podstawie ?
5. Niejasności są też na styku AZ a IODO.
a. okres przechowywania danych określa rejestr czynności przetwarzania będący załącznikiem do zasad przetwarzania danych osobowych. Okres ten np. dla akt kategorii BE5 wynosi 5 lat. Ekspertyza archiwalna wydłuża do A. To wówczas zmieniać zarządzenie wewnętrzne i załącznik ?
b. obywatel X zażąda usunięcia swoich danych osobowych po np. 5 latach - na tyle wyraził zgodę. Jak mu wytłumaczyć, że jego dane osobowe zostały zaklasyfikowane do MA i będą przechowywane wieczyście ? Jaką zastosować formułkę prawną ?
c. obywatel X nie posiada żadnej wiedzy o tym, że jego skarga na urząd będzie przechowywana wieczyście. Po kilku latach żąda jej usunięcia. Jak, na jakiej podstawie odmówić ?
« Odpowiedź #7 dnia: Sierpień 23, 2018, »
Zapewne przy odmowach usunięcia danych będzie wskazywana jako podstawa art 17 ust. 3 lit. d.
Rejestr czynności przetwarzania niczego nie określa tylko ma cel informacyjny, zresztą nie dotyczy wszystkich podmiotów. Okres przechowywania określają przepisy i wykazy akt.
« Odpowiedź #8 dnia: Sierpień 23, 2018, »
Dokumentacja przechowywana w AZ aż do upływu okresu przechowywania (a w przypadku materiałów archiwalnych wieczyście) jest wyłączona z "prawa do bycia zapomnianym" (art. 17 ust. 3 lit d RODO).
Powiem więcej - moim zdaniem każda dokumentacja wytworzona lub zgromadzona przez jednostki administracji publicznej, nawet jeśli jeszcze nie trafiła do archiwum zakładowego będzie podlegała temu wyłączeniu ponieważ zgodnie z art. 5 i 6 UNZA musi docelowo podlegać archiwizacji. Zatem ustawa zakłada, że dokumentacja ta i zawarte w niej dane osobowe już w momencie powstania/wpływu do jednostki będą przetwarzane do celów archiwalnych w interesie publicznym.
« Ostatnia zmiana: Sierpień 23, 2018, wysłana przez Rovan »
« Odpowiedź #9 dnia: Sierpień 24, 2018, »
Danutka, Paweł i Rovan
Nad Waszą interpretacją art 17 ust. 3 lit. d. chylę głowę.
Czyli akta na powyższej podstawie, zgromadzone w Archiwum Zakładowym są wyłączone w zakresie "bycia zapomnianym" ?
Jak uzgodnić, udowodnić, że dotyczy to mojego Wojewódzkiego Inspektoratu ? Jak przekonać moje władze ?
Co do myśli Rovana - Powiem więcej - moim zdaniem każda dokumentacja wytworzona lub zgromadzona przez jednostki administracji publicznej, nawet jeśli jeszcze nie trafiła do archiwum zakładowego będzie podlegała temu wyłączeniu ponieważ zgodnie z art. 5 i 6 UNZA musi docelowo podlegać archiwizacji. Zatem ustawa zakłada, że dokumentacja ta i zawarte w niej dane osobowe już w momencie powstania/wpływu do jednostki będą przetwarzane do celów archiwalnych w interesie publicznym. Teza wręcz szalona i zarazem śmiała, uzasadnienie z art. 5 i 6 ustawy o NZA raczej cienkie. Może uda nam się coś więcej ? Temat/pytanie , kiedy dokumentacja w urzędzie (opócz M.A.) staje się dokumentacją wchodzącą do narodowego zasobu archiwalnego ciągle żywy. Czy z chwilą przyjścia przesyłki lub podpisania/wysłania dokumentu ?
Inne zagadnienie to pracownicy mojego Inspektoratu i ich dane osobowe. Czy mają prawo do "bycia zapomnianym" po okresie zatrudnienia ? Czy ich wizerunek wykorzystywany podczas działalności inspekcyjnej może być również zapomniany ?
Śmieszne może zagadnienie - ingerencja w raz już wytworzony dokument. Uczono mnie zawsze, że to niedopuszczalne, że zakazane są dopiski, notatki, uwagi. Jako archiwistka miałabym mazać, zamazywać, wyszarpywać, drapać itp. dane osobowe ?
Kończąc, "bycie zapomnianym" na 100% nie dotyczy osób z zewnątrz, pracowników, byłych pracowników w dokumentacji Archiwum Zakładowym
« Odpowiedź #10 dnia: Sierpień 24, 2018, »
A co z zapisem mówiącym o konieczności powiadamiania osób o niszczeniu ich danych? Przecież brakując dokumentację w ilości kilkunastu m.b. powiadamianie każdej osoby której dane figurują gdzieś tam w tej dokumentacji byłoby czystym szaleństwem W ten sposób wytworzylibysmy drugie tyle dokumentacji wysyłając takie powiadomienia.
« Odpowiedź #11 dnia: Sierpień 25, 2018, »
@szerka Dlaczego szalona? Podsumujmy:
- RODO (art. 5 ust. 1 lit e) pozwala przechowywać dane osobowe przez okres dłuższy niż jest to wymagane do celów dla jakich zostały zgromadzone, o ile będą przetwarzane (m.in.) do celów archiwalnych. To samo zawarte zostało w motywie 50 preambuły do RODO. Art 17 ust. 3 lit d wyłącza w takim przypadku możliwość skorzystania z prawa do bycia zapomnianym.
- UNZA nakazuje przechowywać dokumentację powstającą i napływającą do jednostek publicznych aż do upływu okresu jej przechowywania określonego w przepisach. Art. 6 nakazuje tę dokumentację chronić przed uszkodzeniem bądź utratą.
Ustawa nie wskazuje przy tym, że obowiązek przechowywania i ochrony powstaje dopiero w momencie przekazania dokumentacji do AZ . należy zatem przyjąć, iż powstaje z chwila jej wytworzenia/wpływu do jednostki.
Ergo, Dokumentacja juz w momencie jej powstania/wpływu do jednostki objęta jest ochroną przed zniszczeniem lub uszkodzeniem oraz obowiązkiem przechowywania aż do upływu określonego w przepisach okresu przechowywania (a w przypadku materiałów archiwalnych do przekazania jej do AP). Tym samym dokumentacja ta nie może zostać zniszczona ani uszkodzona przed upływem ustalonego przepisami okresu jej przechowywania - czyli nie może być mowy o usunięciu zawartych w niej danych osobowych przed upływem tego okresu.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której do urzędu wpływa np. skarga zawierająca dane osobowe skarżącego. Sprawa zostaje rozpatrzona, akta wraz z całą teczką rzeczową skarg z danego roku oczekują na przekazanie do AZ. W międzyczasie skarżący zgłasza się do urzędu i powołując się na prawo do bycia zapomnianym żąda usunięcia swoich danych osobowych (co wiązało się będzie albo z całkowitym zniszczeniem zawierającej je dokumentacji, albo co najmniej z anonimizacją, czyli nieodwracalnym usunięciem części treści tej dokumentacji, a więc jej uszkodzeniem).
Czy urząd ma w świetle art. 5 i 6 UNZA prawo do zniszczenia/uszkodzenia dokumentacji, czy też jest ona chroniona mimo że nie trafiła jeszcze do AZ?
Dla mnie odpowiedź jest oczywista:)
« Ostatnia zmiana: Sierpień 25, 2018, wysłana przez Rovan »