Source: http://cyfroteka.pl/ebooki/Dokumenty_pracownicze__Wzory_i_komentarze-ebook/p02034920i020
Timestamp: 2018-02-22 01:23:08
Legal References Found: art. 251
 art. 675
 art. 39
 art. 231
 art. 151
 art. 55
 art. 55
 art. 87
 art. 178
 art. 28
 art. 31
 art. 130
 art. 94
de lege lata
 art. 94
 art. 94
 art. 94
 art. 94
 art. 94
 art. 94
 art. 8
 art. 23
 art. 26
 art. 23
 art. 94
 art. 6
 art. 37
 art. 231
 art. 231
 art. 281
 art. 281
 art. 281
 art. 281
 art. 281
 art. 94
 art. 1
 art. 41
 art. 42
 art. 3
 art. 46

Document Content:
Dokumenty pracownicze. Wzory i komentarze [Krzysztof Wojciech Baran, Bogusław Przywora, Mariusz Lekston] << KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE
00116 009638 11769468 na godz. na dobę w sumie
Autor: Krzysztof Wojciech Baran, Bogusław Przywora, Mariusz Lekston Liczba stron:
ISBN: 978-83-8092-398-0 Data wydania: 2017-09-13
Krzysztof W. Baran profesor doktor habilitowany nauk prawnych, kierownik Katedry Prawa Pracy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego; autor lub współautor ponad 200 publikacji naukowych, m.in. kilkunastu monografi i, podręczników i komentarzy, w tym komentarzy do kodeksu pracy oraz zbiorowego prawa pracy; redaktor naukowy fundamentalnego dla prawa pracy dwunastotomowego dzieła pt. System prawa pracy.
wykonywania pracy w warunkach telepracy,
wypowiadania lub rozwiązywania stosunku pracy,
zakładowego układu zbiorowego pracy,
procedury nakładania kar porządkowych,
współpracy pracodawcy ze związkami zawodowymi,
prawa pracy w administracji publicznej i stosunków pracy w szkolnictwie wyższym.
AUTORZY Krzysztof W. Baran – profesor doktor habilitowany nauk prawnych, kierow- nik Katedry Prawa Pracy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego; autor lub współautor ponad 200 publikacji naukowych, m.in. kilkunastu mo- nografi i, podręczników i komentarzy, w tym komentarzy do kodeksu pracy oraz zbiorowego prawa pracy; redaktor naukowy fundamentalnego dla prawa pracy dwunastotomowego dzieła pt. System prawa pracy. Wojciech Bigaj – radca prawny, wspólnik w kancelarii prawnej specjalizują- cej się w prawie pracy; wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu prawa pracy prowadzonych przez Katedrę Prawa Pracy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego. Daniel Książek – doktor nauk prawnych, pracownik w Katedrze Prawa Pra- cy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego; radca prawny, wspól- nik zarządzający kancelarią prawną specjalizującą się w prawie pracy; prezes zarządu Centrum Prawa Pracy i Stosunków Przemysłowych. Mariusz Lekston – doktor nauk prawnych, prorektor ds. organizacyjno-praw- nych i polityki kadrowej Wyższej Szkoły Humanitas w Sosnowcu, wykonują- cy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w imieniu uczelni, adiunkt w Instytucie Administracji i Prawa Wyższej Szkoły Humanitas w Sosnowcu; autor publikacji obejmujących problematykę zatrudnienia nauczycieli aka- demickich. Marzena Łabędź – radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i pra- wa własności intelektualnej, partner i dyrektor Działu Prawa Pracy w jednej z warszawskich kancelarii; posiada bogate doświadczenie w sprawach z zakre- su indywidualnego i zbiorowego prawa pracy zdobyte w trakcie wieloletniej praktyki zawodowej; prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy skierowane przede wszystkim do dyrektorów personalnych. Bogusław Przywora – doktor nauk prawnych, adiunkt w Instytucie Admi- nistracji w Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie; konstytucjonalista; radca prawny; z administracją publiczną związany od 2006 r.; autor lub współ- autor kilkudziesięciu opracowań naukowych z zakresu prawa konstytucyjne- go, ustrojowego oraz administracyjnego. Marcin Wujczyk – doktor nauk prawnych, adiunkt w Katedrze Prawa Pra- cy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego; radca prawny; członek Europejskiego Komitetu Praw Społecznych; w latach 2014–2015 Academic Visitior na Uniwersytecie Oksfordzkim; członek Executive Committee Inter- national Labour and Employment Relations Association. dokumenty pracownicze Wzory i komentarze redakcja naukowa Krzysztof W. Baran Krzysztof W. Baran, Wojciech Bigaj, Daniel Książek Mariusz Lekston, Marzena Łabędź Bogusław Przywora, Marcin Wujczyk WZORY PISM 2. WYDANIE WARSZAWA 2016 Recenzent Dr hab. Monika Tomaszewska, prof. UG Wydawca Magdalena Stojek-Siwińska Redaktor prowadzący Joanna Maź Opracowanie redakcyjne Katarzyna Rybczyńska Łamanie JustLuk Indeks i wykaz literatury Paulina Pakuła-Gawarecka Ta książka jest wspólnym dziełem twórcy i wydawcy. Prosimy, byś przestrzegał przysługujących im praw. Książkę możesz udostępnić osobom bliskim lub osobiście znanym, ale nie publikuj jej w internecie. Jeśli cytujesz fragmenty, nie zmieniaj ich treści i koniecznie zaznacz, czyje to dzieło. A jeśli musisz skopiować część, rób to jedynie na użytek osobisty. SZANUJMY PRAWO I WŁASNOŚĆ Więcej na www.legalnakultura.pl POLSKA IZBA KSIĄŻKI © Copyright by Wolters Kluwer SA, 2016 ISBN: 978-83-8092-325-6 2. wydanie Dział Praw Autorskich 01-208 Warszawa, ul. Przyokopowa 33 tel. 22 535 82 19 e-mail: ksiazki@wolterskluwer.pl www.wolterskluwer.pl księgarnia internetowa www.proﬁ nfo.pl Spis treści SPIS TREŚCI WYKAZ SKRÓTÓW WPROWADZENIE 1. Uwagi wstępne 2. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej 2.1. Uwagi wprowadzające 2.2. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej 2.3. Udostępnianie dokumentacji pracowniczej 2.4. Konsekwencje nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej w zakresie ciężaru dowodu w postępowaniu sądowym 2.5. Ochrona danych osobowych przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej 2.6. Odpowiedzialność za wadliwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej 3. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 3.1. Uwagi wprowadzające 3.2. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej 3.3. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 3.4. Odpowiedzialność za wadliwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej Przedwstępna umowa o pracę I UMOWY O PRACĘ 1. 2. Umowa o pracę na czas nieokreślony 3. Umowa o pracę na czas określony 4. Umowa o pracę na czas określony zawarta w celu zastępstwa 5. Aneks do umowy o pracę zawartej na czas określony 19 21 21 22 22 22 25 26 27 29 30 30 32 36 37 39 41 44 50 56 59 5 Spis treści 6. Informacja o zawarciu umowy na czas określony, do której nie mają zastosowania limity określone w art. 251 § 1 k.p., z powodu wystąpienia obiektywnych przyczyn 7. Umowa o pracę na okres próbny II UMOWY ZAWIERANE W RAMACH STOSUNKU PRACY 8. Umowa o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie 9. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie 10. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania umowy o pracę (art. 1011 § 1 k.p.) 11. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (art. 1012 § 1 k.p.) 12. Umowa o zachowaniu w tajemnicy informacji stanowiących tajemnicę pracodawcy 13. Umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych (art. 1034 k.p.) 14. Umowa o udzielenie świadczenia pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności (art. 1036 k.p.) 15. Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu stworzonego przez pracownika, niezwiązanego z wykonywaniem obowiązków ze stosunku pracy 16. Oświadczenie pracownika w zakresie przejścia majątkowych praw autorskich na pracodawcę 17. Umowa dotycząca oddelegowania pracownika 18. Porozumienie o wypłacie dodatku relokacyjnego 19. Umowa pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 20. Umowa o praktykę studencką 21. List intencyjny zawarcia umowy o pracę 22. Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych III WZORY DOTYCZĄCE WYKONYWANIA PRACY W WARUNKACH TELEPRACY 23. Oświadczenie pracownika w sprawie wykonywania pracy w formie telepracy 24. Regulamin telepracy 25. Umowa o telepracę 26. Porozumienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie 61 63 67 69 73 79 83 89 93 99 103 108 111 115 118 121 126 128 131 133 135 142 wykonywana w warunkach określonych w art. 675 k.p. (telepraca) 150 27. Porozumienie pracodawcy z zakładową organizacją związkową/ zakładowymi organizacjami związkowymi w sprawie warunków stosowania telepracy przez pracodawcę (art. 676 § 1 k.p.) 153 6 Spis treści IV POROZUMIENIA I UGODY PODPISYWANE W RAMACH STOSUNKU PRACY 28. Porozumienie w sprawie zmiany warunków pracy i płacy 29. Porozumienie w sprawie rozwiązania umowy o pracę 30. Ugoda pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w sprawie 157 159 161 naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika (art. 121 § 1 k.p.) 163 31. Ugoda pozasądowa w sprawie naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika 32. Porozumienie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w sprawie ustalenia czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań w ramach zadaniowego systemu czasu pracy (art. 140 k.p.) 33. Porozumienie pracodawców w sprawie wykonywania przez pracownika pracy u innego pracodawcy w okresie urlopu bezpłatnego (art. 1741 § 1 k.p.) 34. Ugoda pozasądowa V WZORY ZWIĄZANE Z UPRAWNIENIAMI RODZICIELSKIMI W STOSUNKU PRACY 35. Oświadczenie w sprawie cofnięcia oświadczenia w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę 36. Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu 37. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni takiego urlopu 38. Wniosek o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego (art. 180 § 9 k.p.) 39. Wniosek o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego (art. 180 § 16 k.p.) 40. Wniosek o udzielenie pracownicy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze 41. Wniosek o udzielenie pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko urlopu rodzicielskiego 166 169 171 174 179 181 183 185 187 189 192 195 42. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego z powodu legitymowania się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji 197 43. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z urlopu rodzicielskiego 199 44. Wniosek pracownika-ojca o udzielenie części urlopu rodzicielskiego w związku z podjęciem zatrudnienia przez matkę dziecka 45. Wniosek w sprawie łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy 201 203 7 Spis treści 46. Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego 47. Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego 48. Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego 49. Oświadczenie pracownika opiekującego się dzieckiem VI OŚWIADCZENIA ZWIĄZANE Z WYPOWIEDZENIEM LUB ROZWIĄZANIEM STOSUNKU PRACY 50. Oświadczenie o rozwiązaniu za wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej na czas określony 51. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony 52. Oświadczenie o rozwiązaniu za wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony 53. Oświadczenie pracodawcy o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy 205 207 209 211 213 215 217 220 224 54. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych 227 55. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste 56. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem 57. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku 58. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby 59. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu innej niż niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby, usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, trwającej dłużej niż 1 miesiąc 60. Oświadczenie w sprawie wypowiedzenia warunków pracy i płacy 231 235 237 240 242 244 8 Spis treści 61. Oświadczenie w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia (art. 361 k.p.) 62. Oświadczenie w sprawie wycofania oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w przypadku późniejszego ustalenia przez pracodawcę, że pracownik korzystał w dacie wręczenia oświadczenia z ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy (np. z powodu ciąży lub na podstawie art. 39 k.p. bądź z innych przyczyn) VII WZORY INFORMACJI PRZEKAZYWANYCH 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73. PRACOWNIKOM W TOKU STOSUNKU PRACY Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.) Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.) Informacja o przejęciu zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. Informacja pracodawcy o odmowie ponownego zatrudnienia pracownika (art. 48 § 1 k.p.) Informacja dla pracowników o wprowadzeniu nowego Regulaminu pracy Informacja (zawiadomienie) dla pracownika o przyznaniu nagrody/ wyróżnienia (art. 105 k.p.) Informacja dla pracownika o udzieleniu mu czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 1512 § 2 k.p.) Informacja dla pracownika, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 k.p. wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, o przysługującym mu w zamian innym dniu wolnym od pracy – wraz z propozycją pracodawcy dotyczącą terminu udzielania tego dnia wolnego (art. 1513 k.p.) Informacja dla pracownika w sprawie zobowiązania go do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę – dyżur (art. 1515 § 1 k.p.) Informacja dla pracownika w sprawie obowiązku wykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.) Informacja dla pracowników o zagrożeniach w miejscu pracy (art. 2071 k.p.) 248 250 253 255 256 258 261 263 265 267 269 271 273 275 9 Spis treści VIII OŚWIADCZENIA I WNIOSKI PRACOWNIKÓW SKŁADANE W TOKU STOSUNKU PRACY 74. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z obowiązującymi u pracodawcy regulaminami i procedurami 75. Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę w trybie art. 55 § 1 k.p. (w przypadku szkodliwego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie pracownika) 76. Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę w trybie art. 55 § 11 k.p. (w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika) 77. Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia w sposób inny niż do rąk pracownika (art. 86 § 3 k.p.) 78. Zgoda pracownika na potrącenie z jego wynagrodzenia innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. (art. 91 § 1 k.p.) 79. Wniosek pracownika w sprawie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.) 80. Wniosek pracownika w sprawie skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.) 81. Wniosek pracownika w sprawie wprowadzenia systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.) 82. Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 1512 § 2 k.p.) 83. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego 84. Wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego (art. 164 k.p.) 85. Wniosek pracownika o udzielenie mu urlopu bezpłatnego (art. 174 k.p.) 86. Zgoda pracownika na udzielenie mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 1741 § 1 k.p.) 87. Oświadczenie pracownika (w ciąży/opiekującego się dzieckiem do lat 4) w sprawie zamiaru skorzystania z uprawnień przewidzianych w art. 178 k.p. IX WZORY REGULAMINÓW OBOWIĄZUJĄCE W STOSUNKACH PRACY 88. Regulamin pracy 89. Aneks do Regulaminu pracy 90. Obwieszczenie w sprawie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego 91. Regulamin wynagradzania 10 277 279 281 283 286 288 290 292 294 296 298 300 302 304 306 309 311 328 331 333 Spis treści 92. Załącznik do Regulaminu wynagradzania 93. Regulamin premiowania 94. Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 95. Załącznik nr 1 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 96. Załącznik nr 2 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 97. Załącznik nr 3 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 98. Załącznik nr 4 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 99. Załącznik nr 5 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 100. Załącznik nr 6 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 101. Załącznik nr 7 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 102. Załącznik nr 8 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 103. Załącznik nr 9 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych X WZORY PROCEDUR STOSOWANYCH W STOSUNKACH PRACY 104. Kodeks etyki 105. Procedura przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji 106. Regulamin odbywania i rozliczania podróży służbowych 107. Regulamin korzystania z samochodów służbowych u pracodawcy 108. Regulamin określający zasady kontroli pracownika oraz jego miejsca pracy 109. Regulamin programu dofinansowania nauki dla pracowników XI WZORY PISM W TOKU PROCEDURY NAKŁADANIA KAR PORZĄDKOWYCH 339 342 346 354 355 356 357 359 360 361 362 363 367 369 378 386 395 404 410 413 110. Pismo pracodawcy wzywające pracownika do złożenia wyjaśnień w sprawie naruszenia przez pracownika obowiązków pracowniczych 415 417 420 111. Zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej 112. Sprzeciw pracownika od nałożonej kary porządkowej 113. Uwzględnienie przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od nałożonej kary porządkowej 422 11 Spis treści 114. Odrzucenie przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od nałożonej kary porządkowej XII WZORY DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH Z PRZEBIEGIEM I USTANIEM STOSUNKU PRACY 115. Świadectwo pracy 116. Świadectwo pracy w warunkach szczególnych 117. Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy 118. Odpowiedź na wniosek o sprostowanie świadectwa pracy XIII WZORY PISM DOTYCZĄCE WSPÓŁPRACY PRACODAWCY ZE ZWIĄZKAMI ZAWODOWYMI 119. Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie udzielenia informacji o pracownikach korzystających z jej obrony (art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych) 120. Konsultacja wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową (art. 38 k.p.) 121. Konsultacja oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową (art. 52 § 3 k.p.) 122. Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie uzgodnienia treści Regulaminu wynagradzania/nagród/ premiowania/zakładowego funduszu świadczeń socjalnych/ planu urlopów/pracy/innych (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych) 123. Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie wyrażenia zgody na wypowiedzenie/rozwiązanie stosunku pracy/ wypowiedzenie warunków umowy o pracę z imiennie wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z innym pracownikiem będącym członkiem danej zakładowej organizacji związkowej (art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych) 124. Pismo pracodawcy do zakładowej organizacji związkowej w sprawie przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 261 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych) 125. Porozumienie pracodawcy z zakładową organizacją związkową dotyczące warunków zatrudnienia pracowników w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 261 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych) 424 427 429 434 436 438 441 443 445 447 450 452 455 458 12 Spis treści 126. Porozumienie o zawieszeniu stosowania zakładowych przepisów prawa pracy (art. 91 § 1 k.p.) 127. Umowa pracodawcy z organizacją związkową w sprawie udostępnienia zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania działalności związkowej w zakładzie pracy 128. Odpowiedź pracodawcy na wniosek organizacji związkowej 462 465 w sprawie udzielenia informacji w trybie art. 28 ustawy o związkach zawodowych 468 129. Odpowiedź pracodawcy na wniosek organizacji związkowej w sprawie zwolnienia pracownika od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej – w przypadku gdy wniosek ten nie spełnia wymogów określonych w art. 31 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych XIV WZORY PISM DOTYCZĄCE ZAKŁADOWEGO UKŁADU ZBIOROWEGO PRACY 130. Wniosek o wszczęcie rokowań w sprawie zawarcia Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy 131. Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy 132. Wniosek o rejestrację Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy 133. Protokół dodatkowy do Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy 134. Oświadczenie o wypowiedzeniu Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy przez jedną ze stron układu 135. Oświadczenie o częściowym wypowiedzeniu Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy przez jedną ze stron układu 136. Porozumienie stron uprawnionych do zawarcia układu o stosowaniu w całości lub w części układu, którego nie są stronami XV WZORY PISM W TOKU PROCEDURY ZWOLNIEŃ GRUPOWYCH 137. Zawiadomienie zakładowych organizacji związkowych o zamierzonych zwolnieniach grupowych (art. 2 ust. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych) 138. Porozumienie pracodawcy z zakładowymi organizacjami związkowymi w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych) 139. Regulamin postępowania w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych) 470 473 475 477 501 505 508 509 511 513 515 519 525 13 Spis treści 140. Zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy o zamierzonych zwolnieniach grupowych (art. 2 ust. 6 ustawy o zwolnieniach grupowych) 141. Zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy o przyjętych ustaleniach dotyczących zwolnień grupowych (art. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych) 142. Zawiadomienie związków zawodowych o przyjętych ustaleniach dotyczących zwolnień grupowych (art. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych) XVI WZORY PISM W TOKU POSTĘPOWANIA PRZED KOMISJĄ POJEDNAWCZĄ 143. Wniosek pracownika o przeprowadzenie postępowania pojednawczego przed Komisją Pojednawczą 144. Protokół z posiedzenia Komisji Pojednawczej obejmujący ugodę zawartą pomiędzy pracodawcą a pracownikiem 530 533 536 539 541 544 145. Protokół z posiedzenia Komisji Pojednawczej, w czasie którego nie doszło do zawarcia ugody pomiędzy pracodawcą a pracownikiem 547 146. Wniosek pracownika o przekazanie sprawy z Zakładowej Komisji Pojednawczej do sądu pracy XVII WZORY DOTYCZĄCE TREŚCI STOSUNKU PRACY 147. Porozumienie w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia (art. 36 § 6 k.p.) 148. Czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy (art. 42 § 4 k.p.) 149. Informacja dla pracowników dotycząca równego traktowania w zatrudnieniu 150. Obwieszczenie w sprawie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego 151. Polecenie wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę 152. Porozumienie w sprawie współpracy pracodawców 153. Porozumienie w sprawie wykorzystania urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia 154. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników 155. Upoważnienie do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną 156. Zarządzenie pracodawcy 157. Zawiadomienie o przyznaniu odprawy pieniężnej 158. Zawiadomienie o przyznaniu odprawy pośmiertnej 159. Odpowiedź na wystąpienie Państwowej Inspekcji Pracy 550 553 555 558 561 568 570 573 577 579 581 584 587 590 592 14 Spis treści 160. Zastrzeżenia do Protokołu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy 596 XVIII WZORY DOKUMENTÓW Z ZAKRESU PRAWA PRACY W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ 161. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze 162. Protokół z naboru na wolne stanowisko urzędnicze 163. Informacja o wynikach naboru na stanowisko specjalisty 164. Umowa o pracę na czas nieokreślony 165. Umowa o pracę na czas określony 166. Umowa o pracę na czas zastępstwa 167. Akt powołania 168. Akt mianowania 169. Pismo w sprawie zawieszenia obowiązku świadczenia stosunku pracy przez pracownika samorządowego w przypadku jego tymczasowego aresztowania 170. Przeniesienie pracownika samorządowego na wyższe stanowisko 171. Przeniesienie członka korpusu służby cywilnej poza korpus służby cywilnej 172. Powierzenie wykonywania innej pracy niż określona w umowie o pracę 173. Porozumienie w sprawie przeniesienia pracownika samorządowego 174. Przeniesienie pracownika samorządowego zatrudnionego w przypadku reorganizacji jednostki 175. Zasady przeprowadzania służby przygotowawczej 176. Program służby przygotowawczej 177. Opinia z przebiegu części praktycznej służby przygotowawczej 178. Decyzja Wójta Gminy w sprawie skierowania do służby przygotowawczej w Urzędzie Gminy 179. Protokół z przebiegu służby przygotowawczej 180. Protokół z przeprowadzonego egzaminu ze służby przygotowawczej 181. Wniosek o zwolnienie z obowiązku odbywania służby przygotowawczej 182. Decyzja Wójta Gminy zwalniająca z obowiązku odbywania służby przygotowawczej z części teoretycznej 183. Zaświadczenie o ukończeniu służby przygotowawczej 184. Ślubowanie 185. Zarządzenie w sprawie przeprowadzania okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych 599 601 605 607 609 613 616 619 623 626 628 630 633 635 639 641 647 650 652 654 656 658 660 662 664 666 186. Regulamin przeprowadzania okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników 670 187. Arkusz okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego 676 15 Spis treści 188. Odwołanie od oceny okresowej 189. Rozstrzygnięcie odwołania od oceny okresowej 190. Ustalenie wynagrodzenia wójta 191. Zasady przyznania dodatku za wieloletnią pracę 192. Zasady przyznawania nagród jubileuszowych 193. Zasady przyznawania jednorazowej odprawy w związku 681 683 685 687 689 z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy 691 194. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej po dwukrotnej, następującej po sobie, negatywnej ocenie 195. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie orzeczenia o trwałej niezdolności do pracy uniemożliwiającego wykonywanie obowiązków 196. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie utraty nieposzlakowanej opinii 197. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie likwidacji urzędu, jeżeli nie jest możliwe jego przeniesienie do innego urzędu w tej samej lub innej miejscowości 198. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie odmowy poddania się badaniu przez lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych 199. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w drodze porozumienia stron 693 695 697 699 701 703 200. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez urzędnika podstawowych obowiązków członka korpusu służby cywilnej, jeżeli wina urzędnika jest oczywista 705 201. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu popełnienia przez urzędnika w czasie trwania stosunku pracy przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnienie, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem 202. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu zawinionej przez urzędnika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku 203. Oświadczenie majątkowe o prowadzeniu działalności gospodarczej 204. Wezwanie pracownika samorządowego do złożenia oświadczenia o stanie majątkowym 205. Akt odwołania zastępcy wójta z powodu niezłożenia oświadczenia majątkowego 206. Wygaśnięcie mandatu wójta z powodu naruszenia zakazu łączenia funkcji wójta z członkostwem w radzie nadzorczej spółki prawa handlowego 207. Świadectwo pracy 707 710 712 715 717 719 721 16 Spis treści XIX WZORY DOKUMENTÓW Z ZAKRESU STOSUNKÓW PRACY W SZKOLNICTWIE WYŻSZYM 208. Statut uczelni 209. Regulamin pracy i wynagradzania nauczycieli akademickich 210. Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji 211. Regulamin korzystania z infrastruktury badawczej uczelni 212. Oświadczenie o spełnieniu wymagań niezbędnych do zatrudnienia w charakterze nauczyciela akademickiego 213. Oświadczenie nauczyciela akademickiego w sprawie kosztów uzyskania przychodu 214. Oświadczenie nauczyciela akademickiego w sprawie podstawowego miejsca pracy 215. Oświadczenie nauczyciela akademickiego w sprawie minimum kadrowego 216. Akt mianowania nauczyciela akademickiego 217. Umowa o pracę nauczyciela akademickiego 218. Oświadczenie pracodawcy w sprawie pensum dydaktycznego na dany rok akademicki (Indywidualna Karta Obciążeń Dydaktycznych) 219. Oświadczenie pracodawcy w sprawie powierzenia nauczycielowi akademickiemu zajęć dydaktycznych przekraczających wymiar pensum 220. Oświadczenie rektora o obniżeniu wymiaru zajęć dydaktycznych w trybie art. 130 ust. 4 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym 221. Wniosek nauczyciela akademickiego o udzielenie urlopu dla celów naukowych 222. Pismo pracodawcy w sprawie udzielenia nauczycielowi akademickiemu urlopu dla celów naukowych 223. Wniosek nauczyciela akademickiego o udzielenie urlopu dla poratowania zdrowia 224. Pismo pracodawcy w sprawie udzielenia nauczycielowi akademickiemu urlopu dla poratowania zdrowia 225. Wniosek nauczyciela akademickiego o wyrażenie zgody na podjęcie/kontynuowanie zatrudnienia w dodatkowym miejscu pracy 226. Oświadczenie rektora o wyrażeniu/niewyrażeniu zgody na podjęcie zatrudnienia w dodatkowym miejscu pracy 227. Arkusz oceny nauczyciela akademickiego 228. Wniosek o ukaranie nauczyciela akademickiego w postępowaniu dyscyplinarnym 725 727 735 743 749 752 754 756 758 760 762 768 770 772 774 777 779 781 783 785 787 795 17 Spis treści 229. Orzeczenie Komisji Dyscyplinarnej dla Nauczycieli Akademickich 230. Zawieszenie w pełnieniu obowiązków nauczyciela akademickiego WYKAZ LITERATURY INDEKS RZECZOWY 798 801 803 807 18 k.c. k.k. k.p. k.p.c. k.p.k. ustawa o pracownikach samorządowych ustawa o samorządzie gminnym ustawa o służbie cywilnej ustawa o związkach zawodowych ustawa o zwolnieniach grupowych Wykaz skrótów WYKAZ SKRÓTÓW Akty prawne – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 380) – ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.) – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 101 z późn. zm.) – ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania kar- nego (Dz. U. Nr 89, poz. 555 z późn. zm.) – ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorzą- dowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1202 z późn. zm.) – ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 446) – ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1111 z późn. zm.) – ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 1881) – ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach roz- wiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 192 z późn. zm.) Orzecznictwo i publikatory Dz. U. Dz. Urz. UE LEX – Dziennik Ustaw – Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej – System Informacji Prawnej LEX 19 Wykaz skrótów Mon. Pod. MPP OSA OSNAPiUS OSNC OSNCP OSNP OSP PiP PiZS Prz. Pr. Publ. Prz. Sejm. Sam. Ter. – Monitor Podatkowy – Monitor Prawa Pracy – Orzecznictwo Sądów Apelacyjnych – Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych – Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Cywilna – Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Cywilna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych – Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych – Orzecznictwo Sądów Polskich – Państwo i Prawo – Praca i Zabezpieczenie Społeczne – Przegląd Prawa Publicznego – Przegląd Sejmowy – Samorząd Terytorialny Inne BHP NSA SA SN WSA ZFŚS ZUZP – bezpieczeństwo i higiena pracy – Naczelny Sąd Administracyjny – sąd apelacyjny – Sąd Najwyższy – Wojewódzki Sąd Administracyjny – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy 20 Wprowadzenie WPROWADZENIE 1. Uwagi wstępne Dokumentacja pracownicza jest w systemie polskiego prawa pracy defi- niowana rozmaicie. Dyferencjację pojęciową wprowadza art. 94 pkt 9a i 9b k.p., posługując się określeniem dokumentacja związana ze stosun- kiem pracy. Użycie przez ustawodawcę tego zwrotu uprawnia do stwier- dzenia, iż obejmuje ono nie tylko dokumenty wytworzone w ramach sto- sunku pracy w indywidualnych sprawach pracowniczych, ale również inne dokumenty o charakterze ogólnym dotyczące świadczenia pracy przez zbiorowość pracowniczą. W tym kontekście nie budzi wątpliwości zapatrywanie, że w płaszczyźnie logicznej pojęcie akt osobowych zawie- ra się w zakresie przedmiotowym dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Nie zmienia to faktu, że akta osobowe powinny stanowić wyodręb- niony i uporządkowany zbiór dokumentów. W tym miejscu warto podkreślić, że z przyjętą w ustawodawstwie pracy konwencją terminologiczną nie koreluje systematyka pojęciowa przyjęta w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i ar- chiwach1, która posługuje się nazwami dokumentacja „osobowa” i „pła- cowa”. Zastosowane przez prawodawcę w tej ustawie kryterium delimita- cyjne jest wadliwe logicznie, ponieważ posłużono się w niej rozbieżnymi kryteriami, w pierwszym przypadku kryterium podmiotowym, w dru- gim zaś przedmiotowym. W efekcie występuje mechanizm interferencji, gdyż niektóre dokumenty pracownicze można jednocześnie zakwalifi- kować do obu kategorii. W praktyce będą one zazwyczaj znajdować się w aktach osobowych. Ze względu na dyferencjację terminologiczną nie sposób sformułować de lege lata jednolitej definicji pojęcia dokumentacji pracowniczej. W ujęciu węższym 1 Tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 1446. Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk 21 Wprowadzenie będzie ona oznaczała dokumenty dotyczące indywidualnego stosunku pracy, zaś w ujęciu szerszym wszelkie dokumenty dotyczące zatrudnienia o charak- terze pracowniczym. W tym drugim znaczeniu dokumentacja pracownicza jest pojmowana w tym opracowaniu. Znajdują się w nim wzory dokumentów pracowniczych mających zarówno indywidualny, jak i zbiorowy charakter. 2. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej 2.1. Uwagi wprowadzające Kodeks pracy w art. 94 pkt 9a nałożył na pracodawcę obowiązek prowa- dzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. Umieszczenie tego obowiązku w katalogu sformułowanym w art. 94 k.p. wskazuje, że ustawodawca przywiązuje do niego szczególne znaczenie. Wprawdzie nie wynika to wprost z przepi- sów kodeksu pracy, to jednak w literaturze wskazuje się, że katalog obo- wiązków ujęty w art. 94 k.p. ma charakter podstawowy2. Należy wskazać, że w zakresie przedmiotowym obowiązek pracodawcy ujęty w art. 94 pkt 9a k.p. został uregulowany szeroko: nie dotyczy on wy- łącznie akt osobowych i dokumentów, które powinny być w nich groma- dzone, ale wszelkiej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy3. Usta- wodawca zastosował tu niepotrzebne superfluum: akta osobowe należą bowiem do katalogu dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, stąd nie było konieczne ich odrębne wymienianie. Wydaje się, że celem tego zabiegu legislacyjnego było podkreślenie szczególnej uwagi, jaką praco- dawca powinien przykładać do prowadzenia akt osobowych jako do tej kategorii dokumentacji, która zawiera najistotniejsze z punktu widzenia stosunku pracy informacje i dokumenty. 2.2. Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej Doprecyzowanie obowiązku ustanowionego w art. 94 pkt 9a nastąpi- ło w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika4. Jak wskazuje sama nazwa, rozporządzenie odnosi się do wszelkiego rodzaju dokumentacji w zakresie stosunku pracy, przy czym treść rozporządzenia pozwala stwierdzić, że chodzi wyłącznie 2 J. Iwulski, Kodeks pracy. Komentarz, LexPolonica, komentarz do art. 94 k.p. 3 J. Borowicz, Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji osobowej i organiza- cyjnej z zakresu ochrony danych osobowych, PiZS 2001, nr 3, s. 3. 4 Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm. 22 Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk Wprowadzenie o dokumenty w zakresie indywidualnego prawa pracy. Rozporządzenie w przeważającej mierze reguluje zasady prowadzenia akt osobowych. Akta te składają się z trzech części (A, B, C) i obejmują: w części A – doku- menty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (dla przy- kładu można tu wymienić świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pra- cy czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy), w części B – dokumenty zgromadzone w trakcie trwania zatrudnienia (są to takie dokumenty, jak kopia umowy o pracę, pisemne potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treś- cią regulaminu pracy, oświadczenie o wypowiedzeniu warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi lub kontrolnymi czy też zgoda o prze- kazywaniu wynagrodzenia na rachunek bankowy), w części C – doku- menty związane z ustaniem zatrudnienia (dla przykładu można wskazać oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy czy potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia). Warto podkreślić, że w związku z wprowadzeniem do kodeksu pracy instytucji telepracy na pracodawcę nałożono obowiązek przechowywania dokumentów związanych z wy- konywaniem pracy w tej formie – dokumentacja ta powinna być prze- chowywania w części B akt osobowych. Dokumenty znajdujące się w po- szczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznych oraz ponumerowane. Każda z wymienionych części akt powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego z pracowników. W sy- tuacji gdy pracownik podpisał z pracodawcą dwie równolegle trwające umowy o pracę, zakłada się i prowadzi tylko jedne akta osobowe, w któ- rych umieszcza się dokumenty związane z obydwoma stosunkami pracy. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia dokumenta- cji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadze- nia akt osobowych pracodawca zobowiązany jest również do prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodo- wych, wypadków przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy, świadczeń związanych z chorobami zawodowymi. Pracodawca ma również obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każ- dego pracownika: 1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszcze- gólnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w go- dzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkła- du czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nie- Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk 23 Wprowadzenie usprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego; 2) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą; 3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Spośród dokumentów niewymienionych w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosun- kiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, które powinny być prowadzone przez pracodawcę, można wymienić: ewidencję pracowni- ków młodocianych (art. 193 k.p.), rejestr wypadków przy pracy (art. 234 § 3 k.p.), rejestr rodzajów prac w kontakcie z substancjami, ich mieszani- nami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwór- czym lub mutogennym, a także rejestr pracowników zatrudnionych przy tych pracach (art. 222 § 2 k.p.), rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz rejestr pracowni- ków zatrudnionych przy takich pracach (art. 2221 § 2 k.p.). Częstym, choć nieobowiązkowym, dokumentem prowadzonym przez pracodawcę jest lista obecności. Jej prowadzenie znajduje podstawę w za- dekretowanym przez ustawodawcę obowiązku pracodawcy ustalenia w regulaminie pracy sposobu potwierdzania przybycia i obecności pra- cowników oraz usprawiedliwiania nieobecności. Szczególną formą dokumentacji pracowniczej są tzw. notatki służbowe. Jest to dopuszczalna forma dokumentowania zachowań pracowników zarówno o wymiarze pozytywnym, jak i cechujących się nagannością. Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca ma prawo dokumentowania nie- wywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej doku- mentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania praco- dawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt5. Przepisy prawa pracy nie określają w większości przypadków, w jakiej formie ma być prowadzona dokumentacja pracownicza. W przypadku braku wyraźnej dyrektywy ustawodawcy (taka została sformułowana np. w zakresie formy wniosków o urlop wychowawczy) w oparciu o za- 5 Wyrok SN z dnia 10 października 2003 r., I PK 295/02, OSNP 2004, nr 19, poz. 332. 24 Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk Wprowadzenie sadę lege non distiguente należy uznać, że dokumentacja ta może być pro- wadzona w dowolnej formie. Może ona mieć zarówno charakter pisem- ny, jak i elektroniczny. 2.3. Udostępnianie dokumentacji pracowniczej Na tle zagadnienia prowadzenia dokumentacji pracowniczej powsta- je problem zasad jej udostępniania zarówno pracownikowi, jak i oso- bom trzecim. Pracownik ma prawo wglądu do swoich akt osobowych. Jest uprawniony również do robienia odpisów zgromadzonych w niej dokumentów. Nie może natomiast według swojego uznania dysponować dokumentami złożonymi do akt osobowych, w szczególności nie może wynosić dokumentów z zakładu pracy. Pracodawca powinien umożliwić pracownikowi wgląd również w inną niż akta osobowe prowadzoną przez siebie dokumentację dotyczącą pracownika. Oprócz pracownika oraz osób reprezentujących pracodawcę prawo wglą- du do dokumentacji pracowniczej przysługuje również wyraźnie do tego uprawnionym w przepisach prawa podmiotom. Jako przykład takich in- stytucji można wskazach inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, inspek- tora społecznej inspekcji pracy, inspektora Zakładu Ubezpieczeń Społecz- nych, funkcjonariuszy Policji czy sąd. W praktyce dostęp do dokumentacji pracowniczej będą miały również osoby przetwarzające dane zatrudnio- nych i kandydatów do pracy. Udostępnienie dokumentacji pracowniczej wymienionym podmiotom następuje na podstawie umotywowanego wniosku złożonego na piśmie (chyba że inna forma jest dopuszczona przez przepisy odrębne). Z tego względu należy uznać, że nie jest dopuszczalne udostępnienie danych na podstawie wniosku zgłoszonego w formie telefonicznej. Istotny problem powstał na tle możliwości udostępniania dokumentacji pracowniczej związkom zawodowym. Podstawę dla żądania związków zawodowych będą tu stanowiły przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych6. Przewidują one prawo związków do kontrolo- wania przestrzegania przepisów prawa. W odniesieniu do analizowanego zagadnienia należy jednak podzielić stanowisko wyrażone w orzecznic- twie Sądu Najwyższego, z którego wynika, że ujawnienie dokumentacji pracowniczej nie może prowadzić do przekazania informacji dotyczących wynagrodzenia konkretnego pracownika. Jak wskazano w judykaturze, zawarte w art. 8, art. 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy o związkach zawodo- wych uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrze- 6 Tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 1881. Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk 25 Wprowadzenie gania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysoko- ści wynagrodzeń pracowników; nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodze- nia pracownika bez jego zgody. Ujawnienie przez pracodawcę bez zgo- dy pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 k.c.7 Zapatrywa- nie to podzielił Generalny Inspektor Danych Osobowych, który ponadto wskazał, że „Nie będzie natomiast naruszać ustawy o ochronie danych osobowych udzielanie związkom zawodowym informacji dotyczących wynagrodzeń podstawowych w poszczególnych zawodach i na poszcze- gólnych stanowiskach pracy (także sumy wynagrodzeń podstawowych w danym zawodzie lub na danym stanowisku pracy z uwzględnieniem ilości pracowników w każdej grupie zawodowej), bez powiązania tych informacji z nazwiskami konkretnych osób, w celu opracowania zakła- dowego układu zbiorowego pracy. Odmowa udzielania informacji w ta- kim zakresie przez pracodawcę z powołaniem się na ustawę o ochronie danych osobowych jest nadinterpretacją ustawy”8. Zaprezentowane stanowisko należy rozciągnąć również na zakaz przekazy- wania organizacjom związkowym lub innym organom przedstawicielskim funkcjonującym w zakładzie pracy, bez wyraźnej zgody zainteresowane- go pracownika, innych dokumentów, których ujawnienie prowadziłoby do przekazania danych objętych ochroną dóbr osobistych (np. dokumentów dotyczących stanu zdrowia czy stanu rodzinnego pracownika)9. 2.4. Konsekwencje nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej w zakresie ciężaru dowodu w postępowaniu sądowym Szczególny charakter obowiązku prowadzenia przez pracodawcę akt osobo- wych przejawia się w konsekwencjach niewywiązania się z tej powinności. Skutkiem zaniedbań w tym obszarze jest przerzucenie ciężaru dowodu oko- liczności, które nie zostały w sposób prawidłowy udokumentowanie w do- kumentacji pracowniczej, na pracodawcę. Jak przyjął Sąd Najwyższy, pra- codawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonu- jącej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności 7 Uchwała 7 sędziów SN z dnia 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93, OSNC 1994, nr 1, poz. 2. 8 Sprawozdanie z działalności Generalnego Inspektora Danych Osobowych za okres 1.01.1999–31.12.1999, s. 97–98, www.giodo.gov.pl. 9 Por. szerzej M. Wujczyk, Prawo pracownika do ochrony prywatności, Warszawa 2012, s. 237–250. 26 Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk Wprowadzenie pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia10. Należy więc stwierdzić, że brak dokumentacji wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę, wynikającego z art. 6 k.c., rozkładu ciężaru dowodu i przerzucenie go na osobę zaprzeczającą udokumentowa- nym faktom, z których strona procesowa wywodzi skutki prawne. Obra- zując powyższą tezę, dla przykładu można wskazać, że w sprawie o wyna- grodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca ma w takich sytuacjach obowiązek wykazać, że pracownik nie pracował w takim roz- miarze, jak twierdzi, a tym bardziej jaki udokumentował11. 2.5. Ochrona danych osobowych przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej Przy przetwarzaniu danych osobowych zawartych w dokumentacji pra- cowniczej pracodawcy są zobowiązani do przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych12. Powyższe oznacza, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić, aby dane osobowe pracowni- ków przetwarzane w toku prowadzenia dokumentacji pracowniczej były: 1) przetwarzane zgodnie z prawem, 2) zbierane jedynie dla oznaczonych, zgodnych z prawem, celów, 3) poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, 4) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, 5) przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania danych osobowych13. Wymóg przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych skutkuje w szczególności obowiązkiem poszanowania art. 37 tego aktu. Przepis ten przewiduje, że do przetwarzania danych mogą być dopusz- 10 Wyrok SN z dnia 14 maja 1999 r., I PKN 62/99, OSNP 2000, nr 15, poz. 579. 11 Tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 maja 1999 r., I PKN 665/98, OSNP 2000, nr 14, poz. 535. 12 Tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 2135 z późn. zm. Warto wskazać, że odmienne zapatrywanie wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 marca 2000 r., I PKN 672/99, OSNAPiUS 2001, nr 15, poz. 490, stwierdzając, że „Przepi- sy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.) mają zastosowanie wobec danych dotyczących zatrudnienia tylko w zakresie nieuregulowanym przepisami prawa pracy (art. 94 pkt 9a k.p.; rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji, w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz. U. Nr 62, poz. 286)”. Stanowisko to spotkało się jednak z krytyką doktryny (por. szerzej. M. Wujczyk, Prawo pracownika…, s. 180–181). 13 A. Drozd, Zasady przetwarzania danych w aktach osobowych pracowników, PiZS 2005, nr 3, s. 11–19. Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk 27 Wprowadzenie czone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez admini- stratora danych. Tego typu upoważnienie powinno mieć charakter imien- ny. Z treści przepisów ustawy o ochronie danych osobowych nie wynika wprawdzie wprost, że upoważnienie powinno mieć formę pisemną, sta- nowisko takie jednak wynika z wykładni językowej postanowień usta- wy14. Jako przykład osób, którym powinno być udzielone odpowiednie upoważnienie, można wskazać pracowników działu kadr i płac, pracowni- ków BHP, pracowników kierujących poszczególnymi działami czy osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Pracodawca jest zobowiązany również do prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych). W stosunku do innych podmiotów gromadzących i przetwarzających dane osobowe ustawodawca zdecydował się na częściowe złagodzenie rygoru ustanowionego ustawą o ochronie danych osobowych. Mianowi- cie, pracodawcy przetwarzający dane w związku z zatrudnieniem nie mają obowiązku rejestrowania zbioru danych. Z tego względu na podmiotach zatrudniających nie ciąży obowiązek rejestrowania takich zbiorów da- nych, jak akta osobowe czy listy płac. Na pracodawcy jako administratorze danych osobowych przetwarzanych w procesie gromadzenia dokumentacji pracowniczej ciąży wiele obowiąz- ków. Należy tu wskazać, że jest on zobowiązany zastosować środki tech- niczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udo- stępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nie- uprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem15. Pracodawca, jako administrator danych osobowych, jest również zobowiązany do zachowania ustawowych zasad udostępniania danych osobowych ujętych w jego zbiorach. Oznacza to, że dane mogą być udostępnianie podmiotom uprawnionym do ich otrzy- mania na podstawie przepisów ustawy lub jeżeli wykażą one w sposób wiarygodny uzasadnioną potrzebę posiadania tych danych, a ich udostęp- nianie nie narusza praw i wolności osób, które dotyczą16. 14 Por. J. Borowicz, Obowiązek prowadzenia…, s. 4. 15 Kwestię tę precyzuje rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i syste- my informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 16 P. Litwiński, Udostępnienie danych osobowych przez organy administracji samorządowej, PiP 2006, z. 1, s. 42; A. Drozd, Zabezpieczenie danych osobowych, Wrocław 2008, s. 13 i n. 28 Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk Wprowadzenie Ustawa o ochronie danych osobowych nadała podmiotom, których dane osobowe są przetwarzane, wiele uprawnień. Do tej grupy należy zaliczyć również pracownika. Kwestię tę reguluje rozdział 4 przywołanej ustawy (art. 32–35). Na podstawie wymienionych przepisów można wyróżnić 3 rodzaje uprawnień w zakresie kontroli przetwarzania swoich danych oso- bowych. Można mówić o: 1) uprawnieniach informacyjnych, w szczególności prawie do uzyska- nia wyczerpujących informacji, czy istnieje zbiór danych osobowych, w którym przetwarzane są dane osobowe, uzyskaniu informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych zawartych w zbiorze danych, uzyskaniu informacji o sposobie udostępniania danych, a w szczegól- ności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane te są udostępniane; 2) prawie do żądania korekty danych osobowych; oraz 3) prawie do sprzeciwu i żądania zaprzestania przetwarzania danych17. W odniesieniu do ostatnich z wymienionych uprawnień powstaje pyta- nie, czy pracownik może wnieść sprzeciw wobec przekazania jego danych przez dotychczasowego pracodawcę innemu pracodawcy ze względu na przejęcie tego pracownika w trybie art. 231 k.p.18 W takiej sytuacji sprze- ciw pracownikowi nie przysługuje. Przekazanie danych osobowych pra- codawcy przejmującemu stanowi wykonanie umowy pomiędzy pracow- nikiem i dotychczasowym pracodawcą, a w przypadku takiego działania sprzeciw nie przysługuje. Konsekwencją wprowadzenia do kodeksu pra- cy art. 231 jest wzbogacenie stosunku pracy o konieczność zapewnienia ciągłości stosunku pracy w razie przejęcia pracownika. Jednym z elemen- tów tej ciągłości jest przekazanie zgromadzonych o pracowniku danych osobowych. Chodzi tu jednak oczywiście wyłącznie o dane gromadzone w związku ze stosunkiem pracy. 2.6. Odpowiedzialność za wadliwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej W art. 281 pkt 6 k.p. spenalizowano czyn nieprowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pra- cowników. Wykroczenie to może być popełnione tylko przez zaniechanie (zwrot „nie prowadzi”). 17 D. Fleszer, Prawo do kontroli przetwarzania swoich danych osobowych, Glosa 2004, nr 1, s. 17–21. 18 K. Kolasiński, Problemy prawne przekazu informacji o pracowniku związanych ze zmianą zatrudnienia, PiZS 1978, nr 4, s. 30–41. Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk 29 Wprowadzenie W warstwie przedmiotowej pracodawca będzie dopuszczał się popełnie- nia analizowanego wykroczenia zarówno wówczas, gdy nie będzie pro- wadził samej dokumentacji pracowniczej, jak i samych akt osobowych. Nie będą natomiast stanowiły podstawy pociągnięcia pracodawcy do od- powiedzialności na podstawie art. 281 pkt 6 k.p. błędy, pomyłki czy braki w dokumentacji pracowniczej lub aktach osobowych. Na tle analizowanego przepisu penalnego powstaje problem interpre- tacji pojęcia „dokumentacja”. Nie jest bowiem jasne, czy obejmuje ono zbiorczo wszystkie prowadzone przez pracodawcę ewidencje, czy też każ- dą z prowadzonych ewidencji powinno się uznać za odrębną dokumen- tację. Za drugim z przedstawionych poglądów przemawia cel regulacji, jakim jest zagwarantowanie prowadzenia przez pracodawcę wszystkich, wymaganych przez przepisy prawa ewidencji, składających się na szero- ko rozumianą dokumentację pracowniczą. Ze względu jednak na zasadę ubi lex incertum, ibi poena nullum należałoby postulować doprecyzowanie pojęcia dokumentacji na potrzeby wykładni art. 281 pkt 6 k.p. Sprawcą wykroczenia przewidzianego w art. 281 pkt 6 k.p. może być pra- codawca lub osoby działające w jego imieniu. W praktyce, ze względu na charakter odpowiedzialności wykroczeniowej, pojęcie pracodawcy ujęte w art. 281 k.p. ograniczone jest do pracodawców będących osobami fi- zycznymi19. Pracodawca, dopuszczając się omawianego wykroczenia, naraża się na karę grzywny od 1000 do 30 000 zł. Rozpiętość możliwych do nałożenia kar pieniężnych jest duża, co umożliwia organom uprawnionym do na- kładania tych kar różnicowanie wysokości grzywien w zależności od ro- dzaju, stopnia naruszenia praw pracowniczych i winy20. 3. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 3.1. Uwagi wprowadzające Obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych art. 94 pkt 9b k.p. nakłada na praco- dawcę. Niektóre aspekty tego procesu reguluje ustawa o narodowym za- sobie archiwalnym i archiwach. Należy mieć bowiem na uwadze, że sze- roko pojmowana dokumentacja pracownicza ma w świetle postanowień art. 1 tej ustawy przymiot materiału archiwalnego, gdyż stanowi źród- ło informacji o rozwoju życia społeczno-gospodarczego, zwłaszcza za- 19 E. Wiszowata, Wykroczenia przeciwko prawom pracownika, Warszawa 2012, s. 108. 20 A.M. Świątkowski, Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2010, s. 1284. 30 Krzysztof W. Baran, Marcin Wujczyk Wprowadzenie wodowego. Podlega więc ono rygorom archiwizacji przewidzianej w tej ustawie. W tym miejscu godzi się jednak zaakcentować, że dokumenta- cja pracownicza nie ma jednolitego charakteru prawnego. Jak się wydaje, kryterium delimitacyjne stanowi przede wszystkim status własnościowy podmiotu, który ją wytworzył, w stosunkach pracy zazwyczaj silnie sko- relowany ze statusem pracodawcy. W efekcie dokumentacja pracownicza należy albo do państwowego, albo niepaństwowego zasobu archiwalne- go (art. 2 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Do państwowego zasobu archiwalnego należy dokumentacja pracow- nicza powstała w wyniku działalności organów państwowych21, innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów samorządu tery- torialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych (art. 15 ust. 1 pkt 1 i 1a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) zatrudniających pracowników. Jest ona przechowywana przez struktury państwowej sieci archiwalnej, którą tworzą archiwa państwowe wyod- rębnione oraz zakładowe22. Dokumentacja pracownicza należy też do niepaństwowego zasobu ar- chiwalnego. W świetle podziału przyjętego w art. 41 ustawy o narodo- wym zasobie archiwalnym i archiwach może mieć ona zarówno charakter ewidencjonowany, jak i nieewidencjonowany. W przypadku tej pierwszej kategorii, zgodnie z art. 42 pkt 4 ustawy, należą do niej dokumenty pra- cownicze sensu largo powstałe w wyniku działalności niepaństwowych jednostek organizacyjnych. W kontekście art. 3 k.p. przymiot ten mają wszyscy niepaństwowi pracodawcy będący jednostkami organizacyjny- mi, nawet jeśli nie posiadają osobowości prawnej. Tego rodzaju opcja in- terpretacyjna ma uzasadnienie, z jednej strony, w argumentacji a contrario, z drugiej zaś – a completudine. W świetle postanowień art. 46 ustawy o narodowym zasobie archiwal- nym i archiwach do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu ar- chiwalnego wchodzą materiały powstałe w wyniku działalności osób fi- zycznych. Lege non distinquente uzasadniona jawi s
Autor: Krzysztof Wojciech Baran, Bogusław Przywora, Mariusz Lekston
<a href="http://cyfroteka.pl/ebooki/Dokumenty_pracownicze__Wzory_i_komentarze-ebookRO/p02034920i020" target="_blank" title="Dokumenty pracownicze. Wzory i komentarze [Krzysztof Wojciech Baran, Bogusław Przywora, Mariusz Lekston] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE" > <img src="http://cyfroteka.pl/images/BRD.png" style="border:none;background:none transparent;box-shadow:none;-webkit-box-shadow:none;-webkit-border-radius:0;border-radius:0;" alt="Dokumenty pracownicze. Wzory i komentarze [Krzysztof Wojciech Baran, Bogusław Przywora, Mariusz Lekston] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE"/></a>