Source: https://bip.um.opole.pl/?id=5901
Timestamp: 2019-12-13 01:11:40
Legal References Found: art. 5
 art. 5
 art. 47
 art. 4
 art. 10
 art. 13
 art. 24
 art. 71
 art. 10
 art. 10

Document Content:
URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydział Finansowo-Księgowy
KWiA-I-0914/3/1/06
Opole, 15.02.2007 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 07/2006
od 06.12.2006r. do 31.01.2007r.
Monika Pijanka – podinspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Tadeusz Lech – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Nr 56/2006
Nr 57/2006
Ø System kontroli wewnętrznej
Ø Sposób zabezpieczenia ksiąg rachunkowych
Ø Sposób ewidencjonowania środków pomocowych Unii Europejskiej
Anna Plewka – naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– kierownik Referatu Księgowości Podatkowej
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– inspektor Referatu Księgowości Podatkowej
I. AKTY PRAWNE
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 209, poz. 2132 z późn zm.
Rozporządzenie z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726 z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz.1752, z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. 142 poz. 1020).
Rozporządzenie z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116 poz. 783).
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115 poz. 781).
Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 58).
Zarządzenie Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0152-94/06 z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
II. KRYTERIA
Kwestie związane z wewnętrzną kontrolą finansową w jednostkach sektora finansów publicznych zostały uregulowane w rozdziale 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104). Z art. 47 tejże ustawy wynika, że kontrola finansowa obejmuje między innymi zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Procedury kontroli ustalone są w formie pisemnej przez kierownika jednostki, który bierze pod uwagę obowiązujące standardy kontroli finansowej. Standardy takie zostały określone i opublikowane w komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.
Zgodnie z art. 4 ustawy o rachunkowości - jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont,
b) wykazu ksiąg rachunkowych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów
Zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości – księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
a) dziennik,
b) księgę główną,
c) księgi pomocnicze,
d) zestawienia: obrotów i sald, kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
e) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości – księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
a) udokumentowanie zapisów, pozwala na identyfikacje dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
b) zapisy są uporządkowane chronologicznie i systematycznie wg kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
c) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
Sposób przechowywania ksiąg rachunkowych zawarto w art. 71 – 73 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z § 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opolado zadań naczelników należy w szczególności :
1) określanie w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzanych przez Prezydenta:
a) organizacji pracy wydziału,
b) zasad kontroli wewnętrznej w wydziale,
2) sporządzanie, w formie zarządzenia wewnętrznego, wyciągów z rzeczowego wykazu akt dla wydziału i przekazywanie jednego egzemplarza do archiwum zakładowego,
3) dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracowników wydziału.
III. METODYKA
Dokonano analizy dokumentacji księgowej projektów pn. Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006 oraz Wsparcie rozwoju edukacyjnego studentów poprzez programy stypendialne.
Na okoliczność poczynionych ustaleń, pobrano ustne wyjaśnienia od pracowników Wydziału Finansowo-Księgowego, sporządzono niezbędne zestawienia oraz pobrano kserokopie wybranych dokumentów potwierdzających ustalenia opisane w protokole kontroli.
IV. ORGANIZACJA PRACY WYDZIAŁU
Zgodnie z § 41 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola Wydział Finansowo-Księgowy dzieli się na referaty:
1) Księgowości Dochodów Budżetowych,
2) Księgowości Wydatków Budżetowych,
3) Księgowości Podatkowej,
4) Rozliczeń Budżetowych,
5) Płac.
Do zakresu działania Wydziału należy (akta kontroli nr 06/7/I/95):
1) obsługa finansowo – księgowa Urzędu, w tym środków unijnych,
2) inwentaryzacja środków trwałych, wyposażenia i paliw,
3) rejestracja i rozliczanie umów zawartych przez gminę Opole,
4) udzielanie ulg i zwolnień w formie umorzeń, odraczania terminów płatności oraz rozkładania na raty należności budżetowych co do których nie stosuje się przepisów ustawy ordynacja podatkowa,
5) windykacja należności z tytułu dochodów gminy i Skarbu Państwa,
6) prowadzenie spraw związanych ze świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy.
Organizacja pracy Wydziały Finansowo-Księgowego została określona w zarządzeniu wewnętrznym nr WFK.0147-1/06 Z-cy Skarbnika Miasta z dnia 31 maja 2006 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Finansowo-Księgowego. Zarządzenie weszło w życie z dniem zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta (akta kontroli nr 06/7/I/96-107).
Do zarządzenia dołączono schemat organizacyjny Wydziału (akta kontroli nr 06/7/I/97). Zgodnie z § 9 zarządzenia w sprawie organizacji pracy szczegółowy podział zadań, uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw został określony w zakresach czynności poszczególnych pracowników. W zarządzeniu wskazano osoby zastępujące kierowników Referatu podczas ich nieobecności.
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola Wydział Finansowo - Księgowy powinien posiadać wewnętrzne zarządzenia regulujące pracę Wydziału. W tabeli nr 1 przedstawiono realizacje zapisów Regulaminu.
Wymagany zakres wewnętrznych zarządzeń
(wg Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta)
Zakres zarządzenia wewnętrznego Wydziału
Określanie w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzanych przez Prezydenta organizacji pracy wydziału
Zarządzenie wewnętrzne nr WFK.0147-1/06 Z-cy Skarbnika Miasta z dnia 31 maja 2006 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału Finansowo-Księgowego (akta kontroli nr 06/7/I/96-107).
Określanie w drodze zarządzeń wewnętrznych zatwierdzanych przez Prezydenta zasad kontroli wewnętrznej w wydziale
Zarządzenie wewnętrzne nr WFK-0147-2/06 Z-cy Skarbnika z dnia 31 maja 2006 r. w sprawie ustalenia zasad kontroli wewnętrznej w Wydziale Finansowo-Księgowym (akta kontroli nr 06/7/I/231-235).
Sporządzanie, w formie zarządzenia wewnętrznego, wyciągów z rzeczowego wykazu akt dla wydziału i przekazywanie jednego egzemplarza do archiwum zakładowego
Zarządzenie nr OR.I-0147-3/2006 Z-cy Skarbnika z dnia 10 lipca 2006 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w Wydziale wyciągu z rzeczowego wykazu akt (akta kontroli nr 06/7/I/89-92).
Dokonywanie podziału czynności, uprawnień i odpowiedzialności między pracowników wydziału
Karty czynności poszczególnych pracowników Wydziału
Z zestawienia wynika, że zarządzenia wewnętrzne w kontrolowanym Wydziale odpowiadają zapisom regulaminu.
Zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości zasady (polityka) rachunkowości zostały wprowadzone Zarządzeniem nr OR.I-0152-62/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 26 sierpnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola, w części zmienione Zarządzeniem nr OR.I-0152-29/06 z dnia 1 marca 2006 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-7/2006.
Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości zarządzeniem nr OR.I-0152/81/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 września 2005 r. wprowadzono zasady prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola.
W powyższych regulacjach określono m.in.:
rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze,
zasady wyceny aktywów i pasywów,
sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
wykaz ksiąg rachunkowych,
plan kont,
zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych,
opis systemu komputerowego rachunkowości i systemu ochrony danych.
Wykonanie powyższych Zarządzeń zostało powierzone Wydziałowi Finansowo-Księgowemu oraz pozostałym komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta Opola.
V. SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
W Wydziale Finansowo-Księgowym obowiązuje zarządzenie wewnętrzne nr WFK-0147-2/06 Zastępcy Skarbnika z dnia 31 maja 2006 r. w sprawie ustalenia zasad kontroli wewnętrznej (akta kontroli nr 06/7/I/231-235). Celem działalności kontroli wewnętrznej w Wydziale jest zapewnienie przestrzegania zasad sprawnej organizacji, celowości, gospodarności, rzetelności i zgodności wszystkich działań zgodnie z prawem. Celem kontroli jest także badanie prawidłowości realizacji zadań oraz efektywność pracowników. W zarządzeniu wymieniono katalog czynności, które realizują proces kontroli wewnętrznej w Wydziale. W tabeli nr 2 dokonano analizy elementów systemów kontroli wewnętrznej.
Rodzaj kontroli
Zgodność*
Wg zarządzenia nr WFK-0147-2/06 z dnia 31 maja 2006 r.
Wg Regulaminu Kontroli w Urzędzie Miasta
Kontrola funkcjonalna
Bieżące badanie czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy następują one zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
Realizowana przez przełożonych wobec podwładnych i jednostki nadrzędne wobec jednostek podrzędnych, odbywa się na bieżąco, w toku zarządzania, przy zastosowaniu dostępnych procedur i mechanizmów, wbudowanych w system zarządzania
Kontrola planowa
Obejmuje jedno lub kilka zagadnień w oparciu o opracowany harmonogram kontroli na dany rok
Zawarte w planie pracy Wydziału, obejmujące wybrane zagadnienia
Przeprowadzana jest w razie potrzeby, poza harmono-gramem kontroli w celu zbadania zasadności zarzutów
Kontrole doraźne podejmuje się w szczególności w przypadku:
a)wstępnego badania określonych zagadnień dla opracowania projektu programu kontroli (kontrola rozpoznawcza),
b)badania sposobu wykorzystania uwag i wniosków przez adresatów zaleceń pokontrolnych (kontrola sprawdzająca),
Tab. nr 2
* Zgodność dotyczy założeń wskazanych rodzajów kontroli pomiędzy Regulaminem Kontroli UM Opola a wewnętrznym zarządzeniem w Wydziale
Ustalono, że zgodnie z wewnętrznym zarządzeniem nr WFK-0147-2-06 system kontroli w Wydziale obejmuje kontrolę (akta kontroli nr 06/7/I/233-234):
§ funkcjonalną – polegającą na bieżącym badaniu poprawności wykonywanych zadań i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy następują one zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności obsługę finansowo-księgową środków unijnych
§ planową – obejmującą kontrolę konkretnych zagadnień w oparciu o zaplanowany harmonogram kontroli na dany rok,
§ doraźną – przeprowadzaną w razie potrzeby.
Jednym z elementów kontroli funkcjonalnej jest kontrola obsługi finansowo-księgowej środków unijnych. Zasady i tryb postępowania z dokumentacją wpływającą i powstającą w Wydziale Finansowo-Księgowym w związku z wdrożeniem funduszy pomocowych z UE są identyczne, jak i zasady i tryb postępowania dotyczące każdej innej dokumentacji wpływającej i powstającej w Urzędzie.
W razie nieobecności Z-cy Skarbnika obowiązki przejmuje upoważniony pracownik (§ 3 ust. 4 zarządzenia nr WFK-0147-2/06). Zgodnie z § 3 ust. 4 ww. zarządzenia Z-ca Skarbnika osobiście zapoznaje się z wpływającą do Wydziału pocztą i dekretuje ją na kierowników Referatów, a oni na pracowników merytorycznych. Kierownicy Referatów osobiście sprawdzają (zgodnie z § 3 ust.6) pod względem merytorycznym i parafują pisma wychodzące z poszczególnych Referatów oraz przekazują Z-cy Skarbnika do sprawdzenia i podpisania (akta kontroli nr 06/7/I/233).
Wyk. nr 1 Sposób przepływu korespondencji w Wydziale Finansowo-Księgowym znajduje się w załączniku do niniejszego protokołu.
W powyższym zarządzeniu za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej oraz obiegu dokumentów i ich ewidencji w Wydziale Finansowo-Księgowym uczyniono Zastępcę Skarbnika w stosunku do podległych mu Kierowników Referatów, natomiast Kierownicy Referatów sprawują kontrolę w stosunku do podległych im pracowników. Ponadto niezależnie od sprawowanej przez siebie kontroli każdy pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego posiada ściśle określony zakres swoich obowiązków (akta kontroli nr 06/7/I/231).
Wewnętrzna kontrola finansowa sprawowana jest wg zasad przyjętych zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola nr OR.I-0152-62/2005 z dnia 26 sierpnia 2005 r. zmienionego zarządzeniem nr OR.I-0152-29/06 z dnia 1 marca 2006 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-7/0 z dnia 18 grudnia 2006 r. sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola z późniejszymi zmianami. W rozdziale IV § 22 ww. Instrukcji zawarto zapisy dotyczące kontroli dowodów księgowych (akta kontroli nr 06/7/I/88). Zgodnie z nimi dowody winny być sprawdzone pod względem:
§ merytorycznym, co polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach oraz stwierdzeniu, że wystawione zostały przez właściwe jednostki,
§ formalno-rachunkowym, co polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.
W załączniku nr 4 do ww. Instrukcji umieszczone są wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów księgowych.
VI. SPOSÓB EWIDENCJONOWANIA ŚRODKÓW POMOCOWYCH
Dla projektu pn. Budowa węzła komunikacyjnego - ulica Niemodlińska w Opolu realizowanego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego oraz projektu pn. Budowa obwodnicy północnej dla Miasta Opola w tym odcinek od ul. Częstochowskiej do ul. Strzeleckiej, realizowanego w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Transport, zasady ewidencji finansowo-księgowej opracowano w podręcznikach procedur dla projektów realizowanych w ramach programów ZPORR i SPOT. Natomiast operacje finansowo-księgowe projektu Poprawa jakości wody w Opolu realizowane są w Referacie Finansowym Biura Projektu FS zgodnie z opracowanymi szczegółowymi zasadami prowadzenia rachunkowości środków pomocowych (załącznik nr 4 do zasad prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta Opola ).
VI.I. Ewidencjonowanie operacji związanych z projektem pn. Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006
Umowa nr Z/2.16/II/2.2/21/05/U/29/05 o dofinansowanie Projektu pn. Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006 Nr Z/2.16/II/2.2/21/05 w ramach Priorytetu 2 – Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach pomiędzy Samorządem Województwa Opolskiego (Instytucja Wdrażająca) a Gminą Opole została zawarta w dniu 12.09.2005 r. (akta kontroli nr 06/7/I/166-175).Całkowita wartość projektu wynosi 987.251,00 zł. Całkowite wydatki kwalifikowane w ramach projektu wynoszą 100% wartości projektu (akta kontroli nr 06/7/I/173). Kwalifikowalność wydatków w ramach projektu rozpoczyna się od dnia 01.05.2005 r. Termin zakończenia projektu został ustalony na dzień 31 sierpnia 2006 r.
Projekt realizowany jest w oparciu o wewnętrzne procedury zarządzania i kontroli. Stopień odpowiedzialności Wydziałów za realizację projektu określa Zarządzenie nr OR I-0151/697/2005 Prezydenta Miasta Opola z dnia 2 grudnia 2005 r. w sprawie ustalenia odpowiedzialności za realizację projektu
Załączniki do pobrania: 2007-03-22 12:31:23 - wykres 1 (27.00 kB)
2007-03-22 12:32:59 - wykres 2 (28.50 kB)
2007-03-22 12:35:17 - wykres 3 (26.00 kB)
2007-03-22 12:37:04 - Wnioski pokontrolne (63.50 kB)
2007-03-22 12:38:30 - wystąpienie pokontrolne (25.50 kB)
Ilość odwiedzin: 18187
Nazwa dokumentu: protokół kontroli
Osoba, która wytworzyła informację: Monika Pijanka, Tadeusz Lech
Osoba, która odpowiada za treść: Monika Pijanka, Tadeusz Lech
Data wytworzenia informacji: 2007-03-22 12:13:04
Data udostępnienia informacji: 2007-03-22 12:13:04
Data ostatniej aktualizacji: 2007-05-25 14:14:27