Source: https://www.gofin.pl/podatki/17,2,61,128777,prywatny-samochod-w-dzialalnosci-gospodarczej.html
Timestamp: 2018-01-23 13:57:58
Legal References Found: art. 23
 art. 23
 art. 23
 art. 23
 art. 23
 art. 23

Document Content:
Prywatny samochód w działalności gospodarczej - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Podatki » Podatek dochodowy » Prywatny samochód w działalności gospodarczej
Prywatny samochód na usługach firmowych
Nie ma przeszkód, aby na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorca wykorzystywał prywatny samochód, zarówno osobowy, jak i ciężarowy. Wydatki związane z jego używaniem stanowią koszty uzyskania przychodów tylko w części, w jakiej dotyczą wykorzystywania go na potrzeby firmowe. Aby jednak móc obciążać koszty wydatkami z tytułu używania samochodu osobowego, konieczne jest prowadzenie dla niego ewidencji przebiegu pojazdu. Tak wynika z art. 23 ust. 5 ustawy o pdof.
Nie ma powszechnie obowiązującego wzoru ewidencji przebiegu pojazdu. Ustawodawca wskazał jedynie, w art. 23 ust. 7 ustawy o pdof, minimalne wymagania, jakie powinna ona spełniać. Należą do nich:
liczba faktycznie przejechanych kilometrów i stawka za 1 km przebiegu oraz kwota wynikająca z ich przemnożenia, a także
W ustawie o pdof brak jest również wymogów co do sposobu, w jaki omawiana ewidencja powinna być prowadzona. Oznacza to, że może być ona prowadzona zarówno ręcznie, jak i komputerowo. Ważne jest jedynie, aby zawierała minimum danych określonych ustawowo (tj. wcześniej wymienionych).
Prowadzenie przedmiotowej ewidencji nie oznacza, że wynikającą z niej kwotę można odnieść do kosztów. Aby tak się stało, musi ona znaleźć pokrycie w wydatkach faktycznie poniesionych przez podatnika. Kwota wynikająca z ewidencji wyznacza jedynie limit wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof wynika bowiem, że kosztem są wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą dla potrzeb tej działalności. Przy czym są one kosztem tylko do wysokości kwoty wynikającej z omawianej ewidencji, a będącej iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu określonej odrębnymi przepisami.
Wzór ewidencji przebiegu pojazdu jest dostępny na stronie internetowej naszego Wydawnictwa www.gofin.pl.
Zatem w celu ustalenia kwoty podlegającej zaliczeniu do kosztów konieczne jest porównanie wysokości poniesionych wydatków z kwotą wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli okaże się, że faktyczne wydatki są wyższe od kwoty z ewidencji, to nadwyżka ponad tę kwotę nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. W przypadku gdy faktyczne wydatki są niższe lub równe kwocie limitu, to do kosztów zalicza się kwotę wydatków. Takiego porównania należy dokonywać co miesiąc - w rachunku narastającym od początku roku, tzn. porównując kwotę z ewidencji przebiegu pojazdu z wysokością poniesionych wydatków od początku roku do końca miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres (przykład 1).
Należy podkreślić, że limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy wszelkich wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą na potrzeby tej działalności. Ustawodawca nie określa jednak co należy rozumieć pod pojęciem "kosztów używania", ani nie podaje ich przykładowego katalogu. W praktyce do wydatków tych zalicza się m.in. koszty przeglądów, napraw i remontów, a także zakupu paliwa, oleju i części zamiennych, wydatki na mycie samochodu, opłaty, przejazdy płatnymi autostradami, składki na ubezpieczenie pojazdu. Przy czym w odniesieniu do składek AC trzeba pamiętać o ograniczeniu wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof. Wskazuje on, że do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości nieprzekraczającej ich części ustalonej w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro (przeliczona wg kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia), w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Tak więc w pierwszej kolejności należy wyliczyć kwotę składki AC podlegającą zaliczeniu w koszty i dopiero tak ustaloną kwotę ujmuje się w zestawieniu wydatków, które porównuje się z limitem wyznaczonym przebiegiem pojazdu.
Samochody pracowników na potrzeby służbowe
» w jazdach lokalnych
Zatrudnieni pracownicy często w celach służbowych (np. dokonania zakupów na potrzeby zakładu pracy) poruszają się swoimi prywatnymi samochodami, a pracodawca dokonuje im zwrotu kosztów używania tych samochodów. Jeżeli zwrot ten dotyczy kosztów używania samochodów prywatnych do służbowych jazd lokalnych, to może przybrać formę:
miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, lub
"kilometrówki" stanowiącej iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu.
Dokonując wskazanych wyliczeń należy uwzględnić stawki za 1 km przebiegu oraz limity kilometrów na jazdy lokalne określone odpowiednio w § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Bez względu na sposób dokonywania zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów przez pracowników do jazd lokalnych (ryczałt czy kilometrówka) wydatki ponoszone przez pracodawcę z tego tytułu są kosztami uzyskania przychodów. Przy czym są one kosztem z uwzględnieniem ograniczenia wynikającego z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o pdof. Kwoty wypłacone pracownikowi w formie ryczałtu są kosztem do wysokości ustalonej z uwzględnieniem limitu wynikającego z przepisów wskazanego wcześniej rozporządzenia oraz obowiązującej stawki za 1 km przebiegu (przykład 2). Jeżeli natomiast pracownikowi dokonywany jest zwrot w formie kilometrów, wówczas wydatki ponoszone z tego tytułu są kosztem w części nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu obowiązujących stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. W takim przypadku na pracowniku ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (jak przy jazdach zamiejscowych - o czym mowa dalej) poświadczonej na koniec każdego miesiąca przez pracodawcę. W razie jej braku wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby działalności podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).
» w jazdach zamiejscowych
Jeżeli pracownik wyjeżdża w celach służbowych poza swoje stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy (tj. w podróż służbową), koszty, jakie ponosi z tego tytułu, należy rozliczyć w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Z § 3 tego rozporządzenia wynika, że prywatny samochód pracownika może być wykorzystany na potrzeby zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej. Aby tak jednak się stało, pracownik musi wystąpić ze stosownym wnioskiem do pracodawcy, a ten musi wyrazić na to zgodę. W sytuacji uzyskania takiej zgody pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr. Stawkę tę ustala pracodawca, ale nie może być ona wyższa od stawek określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Ustalenie stawek za 1 km przebiegu w wysokości nie wyższej niż określonej wskazanymi przepisami ma również znaczenie na gruncie podatku dochodowego. Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby odbycia podróży służbowej stanowią u pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Jednak ustawodawca wprowadził ograniczenie w zakresie możliwości zaliczania ich do tych kosztów. Pracodawca nie może bowiem zaliczyć do kosztów wydatków w części przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w powołanym rozporządzeniu (przykład 3). Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof. Przy czym, aby wydatki z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów pracownika, które nie przekraczają kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, móc zaliczyć do kosztów, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W razie braku tej ewidencji zwrócone kwoty nie są kosztem podatkowym (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).
Aktualne stawki za 1 km przebiegu dla samochodu osobowego:
0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
W styczniu 2014 r. przedsiębiorca zaczął korzystać w działalności gospodarczej ze swojego prywatnego samochodu osobowego.
Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że pojemność silnika tego auta wynosi 1.400 cm3, a liczba przejechanych kilometrów w poszczególnych miesiącach 2014 r. wynosiła: w styczniu - 450 km, w lutym - 400 km, w marcu - 200 km. Stawka za 1 km dla tego typu pojazdu wynosi 0,8358 zł, natomiast koszty bieżącej eksploatacji samochodu wyniosły: w styczniu - 450 zł, w lutym - 220 zł, w marcu - 400 zł. Rozliczenie wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów przedstawia się następująco:
Iloczyn przejechanych km
i stawki za 1 km
Wydatki zaliczane
Na potrzeby jazd lokalnych pracownik używa prywatny samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm3. Jest on zatrudniony w mieście o liczbie mieszkańców 450 tys. Zatem przysługuje mu limit na jazdy lokalne w wysokości do 500 km. Pracodawca, uznając ten limit za niewystarczający, określił go w wysokości 600 km. W związku z tym pracownik otrzymał ryczałt w wysokości 312,84 zł (600 km × 0,5214 zł). Jednak pracodawca może zaliczyć do kosztów kwotę 260,70 zł (500 km × 0,5214 zł).
Za zgodą pracodawcy pracownik odbył zagraniczną podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności silnika 1.200 cm3. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że w ramach tej podróży przejechał 832 km.
Pracodawca z tytułu zwrotu kosztów przejazdu zwrócił pracownikowi kwotę 1.248 zł (832 km × 1,50 zł). Jednak do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć tylko 695,39 zł (832 km × 0,8358 zł).
•Zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu pracownika w celach służbowych
•Przychód stażysty ze zwrotu kosztów używania prywatnego auta
•Przychód ze świadczeń bezrobotnego na stażu
•Służbowe używanie prywatnego auta bez składek ZUS