Source: https://interpretacje-podatkowe.org/dokumenty/ippp2-443-1109-14-2-rr
Timestamp: 2018-11-13 00:14:15
Legal References Found: art. 14
 art. 112
 art. 106

Art. 106
 art. 29
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 87
 art. 218
 art. 247
 art. 233
 art. 112

Document Content:
IPPP2/443-1109/14-2/RR | Interpretacja indywidualna
♦ › Dokumenty › IPPP2/443-1109/14-2/RR
Możliwość archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku nadanym w dniu 6 listopada 2014 r. (data wpływu 10 listopada 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej – jest prawidłowe.
W dniu 10 listopada 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej.
Spółka S.A. (zwana dalej „Spółką” lub „Wnioskodawcą”) jest operatorem telefonii komórkowej, świadczącym różne usługi telekomunikacyjne dla klientów indywidualnych, podmiotów gospodarczych oraz instytucjonalnych.
Spółka dokonuje zakupu towarów i usług związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i otrzymuje od dostawców dokumenty potwierdzające świadczenie przez nich usług i dokonywanie dostaw towarów, takie jak faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki, noty odsetkowe, noty księgowe (zwane dalej „dokumentami”).
Większość z wymienionych powyżej dokumentów otrzymywanych przez Spółkę wystawiana jest w formie papierowej.
W celu zachowania lepszego obiegu dokumentów, Spółka wdrożyła system, pozwalający na konwersję papierowych dokumentów do formy elektronicznej (dalej zwany „skanowaniem”) oraz przechowywanie ich na serwerze Spółki znajdującym się na terytorium Niemiec.
Dzięki zeskanowaniu, pierwotna - papierowa, forma dokumentów zostaje odzwierciedlona w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty zapisywane są w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co pozwala na zachowanie czytelności i uniemożliwia zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Zachowana jest zatem integralność treści dokumentów. Oprócz tego istnieje pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. Ma zatem miejsce zachowanie autentyczności pochodzenia.
Skanowanie dokonywane jest w sposób umożliwiający późniejsze przetwarzanie dokumentów skonwertowanych do formy elektronicznej, w tym także, odtworzenie ich w postaci wydruku. W celu odpowiedniego uporządkowania, dokumenty odzwierciedlone w formie elektronicznej są podpinane pod poszczególne księgowania utrwalone w informatycznym systemie finansowo-księgowym Spółki, tak aby łatwym było ich odszukanie w razie potrzeby.
Dokumenty są zatem przechowywane w sposób umożliwiający bezzwłoczny dostęp on-line, za pomocą środków elektronicznych, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na ich żądanie, a także ich bezzwłoczny pobór.
System informatyczny używany przez Spółkę, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprócz tego istnieje możliwość przyporządkowania danego dokumentu do właściwej umowy, zamówienia i innych dokumentów źródłowych towarzyszących zaistniałej transakcji handlowej.
Dokumenty elektroniczne są należycie chronione w trakcie przechowywania, w szczególności podlegają ochronie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W związku z ponoszeniem znacznych kosztów na przechowywanie dokumentów w formie papierowej, Spółka rozważa prowadzenie archiwizacji dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w formie elektronicznej. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich w wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Czy Spółka jest uprawniona do dokonywania archiwizacji dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej i do zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów...
Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka jest uprawniona do dokonywania archiwizacji dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej i do zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów.
W ocenie Spółki, nie ma przeszkód aby papierowe dokumenty otrzymywane przez Spółkę były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej i jednocześnie ich papierowe wersje były niszczone po skonwertowaniu dokumentów do formy elektronicznej.
Przepisy podatkowe nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.
Zasady dotyczące przechowywania faktur określone zostały w art. 112a ustawy z dnia z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm., zwanej dalej „ustawą o VAT”). Zgodnie z tym przepisem:
„1. podatnicy przechowują:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”
Zgodnie z tym przepisem, faktury mogą być archiwizowane w formie elektronicznej i przechowywane poza terytorium kraju. Warunkiem jest jedynie umożliwienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostępu on-line do tych faktur za pośrednictwem środków elektronicznych, a także ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
W ocenie Spółki, wszystkie z wymienionych powyżej przesłanek są spełnione. Rozwiązanie informatyczne stosowane przez Spółkę pozwala na łatwy i szybki dostęp on-line oraz na pobór i przetwarzanie dokumentów, przechowywanych w podziale na okresy rozliczeniowe. Oprócz tego, w związku z tym, że zeskanowane dokumenty zapisywane są w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, spełnione są warunki zachowania czytelności, tożsamości podmiotu wystawiającego dokument (autentyczność pochodzenia), oraz zabezpieczenia przed zmianą treści dokumentów (integralność treści).
Należy dodatkowo podkreślić, że w myśl art. 106m ustawy o VAT podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jednocześnie zgodnie z tym przepisem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 kwietnia 2014 r., nr IPPP1/443-274/14-2/EK wyjaśnił, iż pod pojęciem „kontroli biznesowych” należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Przykładem kontroli biznesowej, zdaniem organu podatkowego, jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. W ocenie Spółki warunek zapewnienia kontroli biznesowych jest spełniony, ponieważ system informatyczny Spółki daje możliwość przyporządkowania danego dokumentu do właściwej umowy, zamówienia i innych dokumentów źródłowych towarzyszących zaistniałej transakcji handlowej.
Mając to wszystko na uwadze, zdaniem Spółki nie ma przeszkód aby papierowe dokumenty otrzymywane przez Spółkę były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej i jednocześnie ich papierowe wersje były niszczone po skonwertowaniu dokumentów do formy elektronicznej.
W ocenie Spółki, sprawa analogiczna do niniejszej była przedmiotem interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2011 r. (ILPP4/443-643/11-4/EWW) Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu działającego w imieniu Ministra Finansów. W interpretacji za prawidłowe uznano stanowisko podatnika, iż będzie on uprawniony prowadzić archiwizację faktur zakupowych (otrzymywanych w formie papierowej) w sposób elektroniczny, tj. faktury zakupowe będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże fakturach.
Art. 106g ust. 1 ustawy wskazuje, że - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,2)
Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy - w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:
zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika
Stosownie do art. 112 ustawy - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 3 ustawy - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).
Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.
Według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) - jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, str. 1 z późn. zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.
Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w ramach wykonywanej działalności gospodarczej dokonuje zakupu towarów i usług i otrzymuje od dostawców dokumenty potwierdzające świadczenie przez nich usług i dokonywanie dostaw towarów, takie jak faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, rachunki (zwane dalej „dokumentami”).
W celu zachowania lepszego obiegu dokumentów, Spółka wdrożyła system, pozwalający na konwersję papierowych dokumentów do formy elektronicznej oraz przechowywanie ich na serwerze Spółki znajdującym się na terytorium Niemiec. Dzięki zeskanowaniu, pierwotna - papierowa, forma dokumentów zostaje odzwierciedlona w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty zapisywane są w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co pozwala na zachowanie czytelności i uniemożliwia zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Zachowana jest zatem integralność treści dokumentów. Oprócz tego istnieje pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument. Ma zatem miejsce zachowanie autentyczności pochodzenia.
W związku z ponoszeniem znacznych kosztów na przechowywanie dokumentów Spółka rozważa prowadzenie archiwizacji dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich w wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizowania faktur zakupowych, faktur korygujących VAT, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków wyłącznie w formie elektronicznej i do zaprzestania ich archiwizowania w formie papierowej.
Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów i rachunków w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej.
Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.
Jak poinformował Wnioskodawca, zeskanowane dokumenty zapisywane są w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co pozwala na zachowanie czytelności i uniemożliwia zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Zachowana jest zatem integralność treści dokumentów oraz istnieje pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument, a w związku z tym zachowana jest autentyczności pochodzenia. Ponadto skanowanie dokonywane następuje w sposób umożliwiający późniejsze przetwarzanie dokumentów skonwertowanych do formy elektronicznej, w tym także, odtworzenie ich w postaci wydruku. Dokumenty są przechowywane w sposób umożliwiający bezzwłoczny dostęp on-line, za pomocą środków elektronicznych, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na ich żądanie, a także ich bezzwłoczny pobór.
Na tle powyższych informacji należy stwierdzić, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów i rachunków Wnioskodawca będzie uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, tj. w postaci skanów oraz do zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.
Tym samym należy stwierdzić, że w opisanym stanie faktycznym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów i rachunków w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług.
Dlatego też stanowisko Wnioskodawcy jest w niniejszym zakresie należało uznać za prawidłowe.
Końcowo informuje się, że tutejszy Organ podatkowy nie mógł rozstrzygnąć wątpliwości Strony dotyczących możliwości archiwizowania w formie elektronicznej pozostałych dokumentów, o których mowa we wniosku, tj. załączników do faktur, not odsetkowych oraz not księgowych, gdyż nie zostały one wskazane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, jako dokumenty potwierdzające wykonanie czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem.
IPPP2/443-1109/14-2/RR