Source: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-mozliwosc-wystawienia-i-przeslania-w-formie-elektronicznej-faktury-korygujacej-badz-duplikatu-w-formacie-pap-rtf-doc
Timestamp: 2018-12-17 15:01:04
Legal References Found: art. 14
 art. 14
 art. 15
 art. 106
 art. 218
 art. 219
 art. 14
 art. 14

Document Content:
Możliwość wystawienia i przesłania w formie elektronicznej faktury korygującej bądź duplikatu w formacie pap.rtf.doc - Poradnik Przedsiębiorcy
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA z dnia 7 listopada 2011 r., sygn ILPP4/443-519/11-6/EWW, Izba skarbowa w Poznaniu
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 20 lipca 2011 r. (data wpływu 26 lipca 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawienia i/lub przesłania faktury korygującej bądź duplikatu faktury w formie elektronicznej do faktury wystawionej i przesłanej w formie papierowej -jest prawidłowe. .
W dniu 26 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawienia i/lub przesłania faktury korygującej bądź duplikatu faktury w formie elektronicznej do faktury wystawionej i przesłanej w formie papierowej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.
Zainteresowany jest producentem oraz dystrybutorem produktów spożywczych na polskim rynku. W ramach prowadzonej działalności dostarcza produkty i towary do sieci handlowych, jak również do pojedynczych punktów sprzedaży. Obecnie Spółka wystawia, przesyła i archiwizuje faktury oraz faktury korygujące dokumentujące sprzedaż produktów i towarów, jak również ich duplikaty, wyłącznie w formie papierowej.
Z uwagi na zgłaszane oczekiwania ze strony kontrahentów, Wnioskodawca rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznej wymiany danych (EDI), a także innych form wymiany elektronicznej dokumentów z kontrahentami, dotyczących zarówno faktur dokumentujących jego sprzedaż, jak również faktur zakupowych generowanych przez dostawców sprzedających towary i wykonujących usługi na jego rzecz. Dodatkowo Spółka rozważa wprowadzenie archiwizacji faktur w wersji elektronicznej, w celu zoptymalizowania procesu archiwizacji dokumentów.
Jednocześnie, w oparciu o art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej (Dziennik Ustaw z 2005 r. nr 8, poz. 60), Zainteresowany wskazuje, że elektroniczna wymiana danych (EDI) była już w poprzednich latach przedmiotem zapytań do Izby Skarbowej, na które uzyskał on interpretacje indywidualne. Z uwagi jednak na zmianę przepisów będących podstawą interpretacji podatkowej, tj. wprowadzenie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dziennik Ustaw z 2010 r. nr 249, poz. 1661), stanowiącego w § 10, iż cyt.: "traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dziennik Ustaw z 2010 r. nr 133, poz. 1119)", wydane wcześniej interpretacje podatkowe utraciły swoją ważność.
W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca doprecyzował opis sprawy informując, iż w związku z oczekiwaniami niektórych klientów (nabywców jego produktów), zamierza on wprowadzić system elektronicznej wymiany danych - EDI, umożliwiający przesyłanie tym klientom faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur i faktur korygujących, a także not korygujących, w formie elektronicznej. Przesłanie wymienionych ww. dokumentów będzie się odbywać przy pomocy systemu ECOD udostępnionego przez firmę C. Przesyłanie wskazanych dokumentów w formie elektronicznej nastąpi na podstawie zapisów umownych pomiędzy Spółką a jej klientami, zawierającymi m.in. akceptację przez klienta takiej formy przesyłu dokumentów.
W związku ze specyfiką prowadzonej działalności, polegającej na produkcji i sprzedaży pieczywa, w obrocie z klientami występuje znaczna ilość faktur oraz faktur korygujących, co wynika z jednej strony z krótkiego terminu przydatności do spożycia pieczywa świeżego, oznaczając dużą ilość dostaw w miesiącu i w konsekwencji dużą ilość faktur sprzedaży, a z drugiej strony wynika z prawa do zwracania produktów przeterminowanych, co z kolei oznacza dużą ilość faktur korygujących.
Biorąc pod uwagę, że elektroniczna forma wymiany danych ma miejsce w określonych ramach czasowych, oznacza to, że na początku funkcjonowania tej formy wymiany powstanie dla Zainteresowanego konieczność wystawiania korekt faktur, np. z tytułu zwrotów czy też duplikatów faktur w formie elektronicznej, do faktur i/lub faktur korygujących wystawionych przed tym okresem, jeszcze w formie papierowej. Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku rezygnacji z elektronicznej wymiany danych - wówczas pojawi się dla niego konieczność wystawienia faktur korygujących i/lub duplikatów faktur w formie papierowej do faktur i/lub faktur korygujących w formie elektronicznej.
Czy prawidłowym będzie wystawienie i/lub przesłanie faktury korygującej bądź duplikatu faktury w formie elektronicznej (w tym również w EDI) do faktury wystawionej i przesłanej w formie papierowej.
daniem Wnioskodawcy, z uzasadnienia projektu rozporządzenia Ministra Finansów, cyt. "W rozporządzeniu proponuje się odejście od wymogu obecnie obowiązującego, aby korekty do faktur wystawionych w formie elektronicznej były również wystawiane w tej samej formie (...)" (znajdującego swoje potwierdzenie w treści rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., nie zawierającego zapisów o konieczności wystawiania faktur korygujących oraz duplikatów do faktur wystawianych w formie elektronicznej w tej samej formie), jasno wynika możliwość wyboru przez wystawcę faktury, w jakiej formie ma ona być wystawiona i przesłana. Poprzednie rozporządzenie z dnia 14 lipca 2005 r. wyraźnie nakazywało zachowanie tej samej formy, tj. formy elektronicznej, poprzez § 5 ust. 1 rozporządzenia, cyt. "faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie".
Podsumowując, zdaniem Spółki, prawidłowym będzie wystawienie i przesłanie faktury korygującej bądź duplikatu faktury w formie elektronicznej (w tym również w EDI) do faktury wystawionej i przesłanej w formie papierowej.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest producentem oraz dystrybutorem produktów spożywczych na polskim rynku. W ramach prowadzonej działalności dostarcza produkty i towary do sieci handlowych, jak również do pojedynczych punktów sprzedaży. Obecnie Spółka wystawia, przesyła i archiwizuje faktury oraz faktury korygujące dokumentujące sprzedaż produktów i towarów, jak również ich duplikaty, wyłącznie w formie papierowej.
Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.
Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.) oraz rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).
Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).,/p>
Natomiast w myśl § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.
Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej - § 20 ust. 2 tego rozporządzenia.
Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (§ 20 ust. 3 cyt. rozporządzenia)
Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 ww. rozporządzenia).
W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 20 ust. 5 tego rozporządzenia).
W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r.
W myśl przepisów § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.
Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Strony transakcji muszą uzgodnić zatem sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.
Przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej - bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
Zainteresowany poinformował, iż z uwagi na zgłaszane oczekiwania ze strony kontrahentów, rozważa on możliwość wprowadzenia elektronicznej wymiany danych (EDI), a także innych form wymiany elektronicznej dokumentów z kontrahentami, dotyczących zarówno faktur dokumentujących jego sprzedaż, jak również faktur zakupowych generowanych przez dostawców sprzedających towary i wykonujących usługi na jego rzecz. System elektronicznej wymiany danych - EDI, jaki planuje wdrożyć Spółka, umożliwia przesyłanie klientom faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur i faktur korygujących, a także not korygujących, w formie elektronicznej. Przesłanie wymienionych ww. dokumentów będzie się odbywać przy pomocy systemu ECOD udostępnionego przez firmę C. Przesyłanie wskazanych dokumentów w formie elektronicznej nastąpi na podstawie zapisów umownych pomiędzy Wnioskodawcą a jego klientami, zawierającymi m.in. akceptację przez klienta takiej formy przesyłu dokumentów. Przedmiotem niniejszej sprawy jest kwestia możliwości wystawiania i/lub przesyłania faktury korygującej bądź duplikatu faktury w formie elektronicznej do faktury wystawionej i przesłanej w formie papierowej, np. na początku funkcjonowania tej formy wymiany dokumentów.
Należy zauważyć, iż w myśl art. 218 obowiązującej Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L .06.347.1 z późn. zm.), państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają określone warunki. Zwrócić należy również uwagę na zapis art. 219 Dyrektywy 2006/112/WE stwierdzający, że każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny i jednoznaczny, uznaje się za fakturę. Z powyższego wynika, iż faktury elektroniczne i faktury papierowe mają taką samą moc prawną.
Innymi słowy, zgodnie z powyższą regulacją faktura korygująca sama w sobie jest niezależną i odrębną fakturą. A zatem do jej wystawienia, o ile szczególne przepisy nie stanowią inaczej, należy stosować ogólne zasady dotyczące wystawiania faktur i faktur elektronicznych.
Zauważyć należy, iż w powołanych wyżej przepisach prawodawca nie wskazuje okoliczności, które by uniemożliwiały wystawianie i/lub przesyłania faktury korygującej w formie elektronicznej do faktury wystawionej w formie papierowej.
Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania przez Zainteresowanego faktury korygującej w formie elektronicznej do faktury wystawionej w formie papierowej, pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanej wynikających z powołanych przepisów.
Odnosząc się natomiast do kwestii wystawiania duplikatu faktury w formie elektronicznej do faktury wystawionej w formie papierowej, jeszcze raz należy podkreślić, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania faktur w dowolnej postaci. W konsekwencji obecnie nie ma przeszkód, aby do faktur wystawionych w formie papierowej wystawiane były duplikaty w formie elektronicznej.
Zatem, Spółka będzie mogła wystawić duplikat faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej.
Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone
Niniejszy wniosek został rozpatrzony w zakresie możliwości wystawienia i/lub przesłania faktury korygującej bądź duplikatu faktury w formie elektronicznej do faktury wystawionej i przesłanej w formie papierowej. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 7 listopada 2011 r. odrębne interpretacje indywidualne nr ILPP4/443 519/11-4/EWW, nr ILPP4/443-519/11-5/EWW, nr ILPP4/443-519/11-7/EWW, nr ILPP4/443-519/11 8/EWW, nr ILPP4/443-519/11-9/EWW, nr ILPP4/443-519/11-10/EWW.