Source: http://bip-archiwum.bialystok.uw.gov.pl/Show_Item.aspx?ID=7011
Timestamp: 2020-05-31 18:30:04
Legal References Found: art. 6
 art.8
 art.11
 art.13
 art. 35
 art.73
 art. 36
 art.1
 art.8
 art.12
 art.73
 art.1
 art. 4
 art. 1
 art. 4
 art.8
 art. 1
 art. 66
 art. 28
 art.28
 art.36
 art.28

Document Content:
25081524 odwiedzin
protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w USC w Krasnopolu
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 09 maja 2006 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krasnopolu
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Krasnopolu, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Krasnopolu (art. 5 a ust.1 prawa o asc).
Regon Urzędu Gminy w Krasnopolu - 000536918
NIP — 844- 10 — 83 - 261
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Józef Ryszard STANKIEWICZ - Wójt Gminy Krasnopol, wybrany na to stanowisko w wyborach, które odbyły się dnia 10 listopada 2002 roku / kopia zaświadczenia przyjęta do protokołu/.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pan Józef Ryszard Stankiewicz — Wójt Gminy Krasnopol , który pełni tę funkcję z mocy ustawy — prawo o asc — art. 6 ust.2 prawa o asc.
Zastępcą Kierownika USC jest Pani Anna Orzechowska, powołana na to stanowisko Uchwalą Nr III/15/94 z dnia 29 lipca 1994 roku Rady Gminy Krasnopol.
Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz — Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia podpisanego przez P. Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku ; 15-213 Białystok, ul. Mickiewicz 3 .
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust.3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jedn. Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn.zm./.
- Wojewodowie sprawują nadzór nad działalnością kierowników urzędów stanu cywilnego w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk /Dz.U. z 2005 roku Nr 233, poz.1992/ - art.11 a ust.3.
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.
Realizacja zadań wynikających z ustawy;
1. z dnia 29 września 1986 roku — prawo o aktach stanu cywilnego / Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/,
oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego , ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz.884 z późn.zm./.
2. ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk /Dz.U.z 2005 r. Nr 233, poz.1992/.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2006 rok dla urzędów stanu cywilnego , zatwierdzony dnia 09.02.2006 r. przez P. Ewę Maciak — Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji PUW w Białymstoku.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielała Pani Anna Orzechowska — Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krasnopolu.
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Krasnopolu pod Nr 3 /06.
Kontrolą objęto;
W księdze urodzeń w 2005 roku wpisany jest 1 akt, natomiast w 2006 roku /wg stanu na dzień kontroli/ - nie sporządzano aktów.
Sprawdzono ;
- Nr (…)1; akt urodzenia wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Krasnopolu z dnia (…)1 2005 r. Nr (…)1, co odnotowano w akcie w rubr. uwagi /wpisując w akcie numer decyzji pominięto symbol „USC”/.
Wnioskodawcą jest matka dziecka, zamieszkała w gm. Krasnopol. A zatem decyzję w sprawie transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej podjął organ właściwy — art.13 prawa o asc.
Decyzja wydana została niezwłocznie - art. 35 § 1 i 2 Kpa.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 , prowincja (…)1. Strona przedłożyła również tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza i potwierdzone za zgodność przekładu na język polski przez Wydział Konsularny Ambasady RP w Rzymie /§ 9 rozporządzenia/.
Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
Z aktu zagranicznego wynikało że rodzice dziecka są małżeństwem i na tę okoliczność sporządzona została stosowna notatka urzędowa z aktu małżeństwa znajdującego się w USC w Krasnopolu.
Podstawa prawna decyzji — art.73 ust.1 — prawidłowa. Dane z odpisu aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu w księdze polskiej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji dnia (…)1 2005 r.
Następnie na wniosek tego samego wnioskodawcy została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu urodzenia dziecka o brakujące dane, wymagane prawem polskim. Podstawa prawna decyzji — art. 36 ustawy prawo o asc — prawidłowa. Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu urodzenia naniesiona zgodnie z decyzją.
Księga urodzeń za 2005 rok zamknięta i otwarta na 2006 rok zgodnie
z § 12 rozporządzenia.
Teczka „akta zbiorowe” do księgi urodzeń jest założona i opisana zgodnie z obowiązującym w gminie jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Akta zbiorowe za lata 2000-2006 są w jednej teczce.
Sprawdzono akty urodzeń od 2000 roku, czy są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę. Nie stwierdzono braku podpisów uprawnionych osób do sporządzenia aktów urodzeń.
W 2005 roku sporządzono 12 aktów małżeństw , a w 2006 roku / wg stanu na dzień kontroli/ — 5 aktów.
Sprawdzono akty ;
- Nr (…)1/05, Nr (…)1/05, Nr (…)1/05, Nr (…)1/05, Nr (…)1/05, Nr (…)1/05, Nr (…)1/05, Nr (…)1/05 i Nr (…)1/05; dotyczą one związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym — art.1 § 2 krio. Ustalono co następuje;
* zaświadczenia niezbędne do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym sporządził Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej lub obu stron /art.12 ust.2 prawa o asc/,
* w aktach zbiorowych do w/w aktów małżeństw są wymagane prawem o asc dokumenty /art.54 ustawy/.
* związki małżeńskie zawarte w terminie ważności zaświadczenia,
* zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa, podpisane przez uprawnionego duchownego wpłynęły do USC w terminie przewidzianym w art.8 § 3 krio,
Stwierdzono brak daty wpływu dokumentu do USC. Niemniej jednak prowadzony jest rejestr, w którym odzwierciedlona jest data wpływu zaświadczenia do USC , potwierdzona przez osobę duchowną i Kierownika USC. Ponadto data sporządzenia aktu małżeństwa wskazuje na dotrzymanie ustawowego terminu.
- Nr (…)1/05; związek małżeński zawarty dn. (…)1, akt sporządzono dn. (…)1 05 r.,
- Nr (…)1/05 ; związek małżeński zawarty dn. (…)1, akt wpisano dn. (…)1 05r.,
- Nr (…)1/05; związek małżeński zawarty dn. (…)1, akt wpisano dn. (…)1 05r.,
- Nr (…)1/05; związek małżeński zawarty dn. (…)1, akt sporządzono dn. (…)1 05r.
* nie stwierdzono naruszenia właściwości organu sporządzającego
w/w akty małżeństw — art.12 § 3 prawa o asc. Związki małżeńskie których dotyczą akty małżeństw zawarte zostały w parafii rz-k w Krasnopolu.
* porównano dane zawarte w zaświadczeniu z treścią aktów małżeństw, nie stwierdzając błędów,
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Krasnopolu Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. Podstawę sporządzenia aktu odnotowano w rubr. wzmianki dodatkowe - § 7 ust.1 rozporządzenia /wpisując w uwagach numer decyzji pominięto symbol „USC”/.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wniosła osoba, której akt dotyczy, a więc osoba uprawniona. Z podania wynika, że akt zagraniczny nie był wpisywany w USC w Polsce.
Kierownik USC przyjął do transkrypcji oryginał zagranicznego świadectwa rejestracji małżeństwa , oceniając prawidłowo , iż można go wpisać do księgi polskiej w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych jest również tłumaczenie dokumentu zagranicznego na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
Decyzja zgodna z żądaniem strony.
Wskazane jest uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane wymagane prawem polskim / brak nazwisk i imion rodziców obu osób, określenia stanu cywilnego małżonków oraz nazwisk rodowych. Temat ten omówiono z Panią Kierownik USC.
Nie w pełni prawidłowe było również postępowanie Kierownika USC w przypadku wpisania w akcie nazwisk małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa w sytuacji, gdy dane te nie wynikają z zagranicznego aktu małżeństwa.
- Stwierdzono, iż strony miedzy aktem Nr (…)1 i Nr (…)1 zostały sklejone .Jest to niewłaściwy sposób postępowania.
Następnie sprawdzono akty małżeństw Nr (…)1/05, Nr (…)1/05 , które dotyczą związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC — art.1 § 1 krio.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag. Akty małżeństw sporządzone zostały prawidłowo.
W obu przypadkach Kierownik USC wydał decyzję zezwalającą na skrócenie terminu do zawarcia małżeństwa / art. 4 krio/ uznając za zadane argumenty wnioskodawców. Bez uwag.
W 2006 roku wg stanu na dzień kontroli wpisano 6 aktów małżeństw.
- Nr (…)1/06, Nr (…)1/06, Nr (…)1/06 i Nr (…)1/06; akty dotyczą małżeństw tzw. konkordatowych / art. 1 § 2 krio/.
* Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do wystawienia zaświadczenia / art. 4’ /niezbędnego do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.
* do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych do w/w aktów nie zgłoszono uwag
* zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa w parafii rz-k w Krasnopolu podpisane przez księdza proboszcza wpłynęły do USC w Krasnopolu w ustawowym terminie — art.8 § 3 krio.
- Nr (…)1/06 ; akt dotyczy małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC w Krasnopolu — art. 1 § 1 krio. Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
W 2005 r. sporządzono 21 aktów zgonu, natomiast w 2006 r / wg stanu na dzień kontroli/ - 20 aktów.
Ustalono, że ;
-Akta zbiorowe do księgi zgonów za rok 2005 i 2006 są założone i opisane. W aktach zbiorowych do każdego aktu zgonu jest karta zgonu.
- Wszystkie akty zostały sporządzone na podstawie karty zgonu — art. 66 ust.1 prawa o asc.
- Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktów. Miejsce zgonu w karcie zgonu jak i akcie zgonu jest tożsame; wpisana jest nazwa miejscowości w której nastąpił zgon. Wszystkie zdarzenia były na terenie gm. Krasnopol.
- W aktach zbiorowych do aktu zgonu Nr (…)1/05 , Nr (…)1/05 , Nr (…)1/05 i Nr (…)1/05 oraz Nr (…)1/06, Nr (…)1/06 i Nr (…)1/06 są zezwolenia Prokuratury Rejonowej w Sejnach na pochowanie zwłok.
- Porównano dane dot. daty i miejsca zgonu wpisane w karcie i akcie zgonu , nie stwierdzając rozbieżności.
- Akty zgonów wypisane są prawidłowo.
- W każdym akcie zgonu są przypiski dotyczące aktu urodzenia i małżeństwa osoby zmarłej.
- Księgę zgonów za 2005 rok zamknięto i otwarto na 2006 r. zgodnie z § 12 rozporządzenia.
IV. Teczka USC.5135 „Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego”.
Teczka zawiera dokumenty za 2004 r. , 2005 r. i 2006 r.
W 2005 roku wydano 3 decyzje , w tym; 2 dotyczyły sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie — art. 28 prawa o asc, zaś 1 decyzja dotyczyła uzupełnienia aktu o brakujące dane.
- decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 05 dotyczącą sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie małżeństwa sporządzonym w (…)1 roku.
Wniosek złożyła osoba, której akt dotyczy. Żądanie dotyczyło sprostowania błędnie wpisanego imienia matki mężczyzny. Podstawę sprostowania stanowił odpis aktu urodzenia mężczyzny.
Podstawa prawna — art.28 prawa o asc — prawidłowa.
Na podstawie w/w decyzji została naniesiona wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa.
Decyzję wydano niezwłocznie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 05 dotyczącą uzupełnienia aktu urodzenia dziecka.
Podanie złożyła matka dziecka. Wniosła o uzupełnienie aktu urodzenia o nazwisko rodowe ojca i matki dziecka.
Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.
Podstawa prawna decyzji — art.36 prawa o asc. Bez uwag.
Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu naniesiona została prawidłowo.
- Nr ...z dnia ...2005 r. w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie małżeństwa. Podanie złożyła osoba, której akt dotyczył. Podstawę sprostowania stanowił odpis aktu urodzenia wnioskodawcy.
Podstawa prawna decyzji — art.28 prawa o asc.
Sprawdzono, czy w akcie małżeństwa została naniesiona wzmianka dodatkowa. Bez uwag.
V. Teczka zawierająca podania o wydanie odpisów skróconych i zupełnych aktów stanu cywilnego.
Na 2005 i 2006 rok założone zostały dwie teczki ; w jednej są wnioski o wydanie odpisów skróconych aktów s.c, natomiast w drugiej o wydanie
odpisów zupełnych /opisane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, obowiązującym w gminie/.
W każdej teczce jest spis spraw. Sprawy ułożone są kolejno . Na wnioskach są odnotowane daty wpływu podania do USC w Krasnopolu.
Znaki opłaty skarbowej naklejone są na podaniu /nie sprawdzano, czy pobrano opłatę w odpowiedniej wysokości/.
Jedyną nieprawidłowością w tym zakresie jest brak pokwitowań odbioru odpisów aktów przez wnioskodawców. Na podaniach są jedynie adnotacje Kierownika USC, iż „ w dniu (...)1 odebrano odpis aktu.”
Omówiono z Panią Anną Orzechowską kwestie prawidłowego prowadzenia teczek oraz odbioru odpisów aktów przez wnioskodawców.
VI. Decyzje w sprawach zmiany imion i nazwisk.
W 2005 roku i w 2006 r. /wg stanu na dzień kontroli/ nie było wniosków o zmianę imion i nazwisk lub ustalenie pisowni imienia i nazwiska.
VII. -W 2005 roku — Kierownik USC w Krasnopolu nie wydawał zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą.
- Księgi stanu cywilnego przechowywane są w szafie metalowej. Są one w dobrym stanie. W szafie tej znajduje się również część akt zbiorowych , natomiast dawniej wytworzone dokumenty są w archiwum Urzędu Gminy i są zabezpieczone w odrębnej szafie.
- Sala uroczystości jest utrzymana czysto i estetycznie.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egz. po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Puńsku, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Józef Ryszard Stankiewicz - Wójt Gminy Krasnopol
Publikator: Konrad Michałowski Data utworzenia: 2006-09-08 11:41:15
Data publikacji: 2006-09-20 14:06:02
Data modyfikacji: 2006-09-20 14:06:02
2006-09-08 11:42:08 - protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w USC w Krasnopolu ( )