Source: http://bip.warszawa.sko.gov.pl/artykuly/125/instrukcja-kancelaryjna
Timestamp: 2020-05-26 04:02:07
Legal References Found: art. 1
 art. 13
 art. 1
 art. 127
 art. 74
 art. 54
 art. 20

Document Content:
Instrukcja kancelaryjna - Biuletyn Informacji Publicznej	Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie
Prezesa Samorządowego Kolegium Odwoławczego
Na podstawie § 31 Regulaminu Organizacyjnego Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie zarządzam, co następuje:
1. Zmieniam „Instrukcję Kancelaryjną w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Warszawie” wprowadzając tekst w brzmieniu określonym w załączniku.
2. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Biura.
3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2010 r.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 6 /2010
Prezesa Samorządowego Kolegium
1. Instrukcja Kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją” określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Warszawie, zwanym dalej „Kolegium”.
2. Określony w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów.
3. Przepisy Instrukcji nie uchybiają przepisom o ochronie tajemnicy państwowej, skarbowej i służbowej, ochrony danych osobowych, postępowania z dokumentacją tajną.
1) Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie jest organem administracji publicznej, działającym na zasadach określonych w ustawie z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (t. jedn. Dz. U. 2001, Nr 79, poz. 856 ze zm.) i załatwiającym sprawy wskazane w art. 1 i 2 w. w. ustawy.
2) Przez użyte w Instrukcji następujące określenia należy rozumieć:
3) Biuro – Biuro Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie, działające na podstawie art. 13 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (t. jedn. Dz. U. 2001, Nr 79, poz. 856 ze zm.).
4) Prezes – Prezes Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie.
5) Członek kolegium – członek etatowy lub pozaetatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie, orzekający w poszczególnych sprawach.
6) Przewodniczący składu orzekającego – członek Kolegium upoważniony przez Prezesa do przewodniczenia składom orzekającym.
7) Sprawozdawca – członek Kolegium merytorycznie przygotowujący sprawę na posiedzenie (rozprawę).
8) Kierownik Biura – kierownik Biura Kolegium.
9) Asystentka – pracownik Biura zobowiązany do obsługi spraw.
10)Kancelaria - pracownicy Biura prowadzący biuro podawcze, elektroniczny Dziennik korespondencji i wykonujący inne funkcje.
11) Sekretariat - stanowiska pracy w Biurze.
12)Wydział – jednostka organizacji wewnętrznej Kolegium, obejmująca sprawozdawców i obsługujące ich Asystentki, zgodna z podziałem spraw według właściwości rzeczowej.
13)Przewodniczący Wydziału – członek Kolegium, wybrany przez członków Wydziału i upoważniony przez Prezesa.
15) Ordynacja podatkowa – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. 2005 Nr 8 poz. 60 ze zm.).
16) Dokument – każde pismo mające znaczenie dowodu, ustanawiające uprawnienie lub stwierdzające prawdziwość określonych w nim zdarzeń lub danych (w szczególności odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp., także odpis lub uwierzytelniona kopia takiego pisma).
17) Korespondencja – każde pismo wpływające do Kolegium (wpływ) i wysłane z Kolegium (wysyłka).
18) Sprawa organizacyjna – podanie, pismo, dokument wymagający ujęcia w ewidencji i podjęcia czynności dotyczącej organizacji pracy Kolegium.
19) Sprawa administracyjna – dokumenty lub akta, ułożone w kolejności wpływu, wymagające rozstrzygnięcia indywidualnego zgodnie z przepisami K.p.a. lub Ordynacji podatkowej.
20) Akta sprawy – cała dokumentacja dotycząca tego samego zdarzenia (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie i in. dowody) zawierające dane, które mogą być istotne przy rozpatrywaniu sprawy.
21) Przesyłka – każdy oddzielnie zapieczętowany list, paczka.
22) Załącznik – każdy dokument zawierający treść odnoszącą się do pisma przewodniego i tworzący z nim pod względem treści całość, niezależnie od fizycznego połączenia z pismem przewodnim.
23) Pieczęć urzędowa – okrągła, metalowa pieczęć z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą (Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie) w otoku.
24) Pieczęć – pieczęcie (stemple) nagłówkowe, wpływu, datowniki, prezentaty, imienne do podpisu itp.
25)Elektroniczna skrzynka podawcza - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej. Elektroniczna skrzynka podawcza Kolegium utrzymywana jest na platformie EPUAP MSWiA.
26)Dziennik korespondencji – rejestr komputerowy, połączony z repertorium, nadający i zawierający numery wpływającej do Kolegium korespondencji, oraz jej dane identyfikacyjne.
27) Repertorium – komputerowy rejestr spraw administracyjnych zawierający dane pozwalające na identyfikację sprawy, oraz dokumentację czynności wykonywanych w sprawie przez Kolegium.
28)Rejestr na nośniku papierowym - „Kat A”- wydruk z repertorium zawierający numer sprawy, dane strony, przedmiot i opis sporu, sposób rozstrzygnięcia, skład zespołu orzekającego, daty wpływu i zakończenia oraz w sprawach z biegiem sądowym rozstrzygnięcie sądowe.
1. Pracownicy Biura Kolegium wykonują czynności kancelaryjne i biurowo-techniczne w zakresie załatwiania spraw administracyjnych oraz obsługi spraw organizacyjnych.
2. Pracownicy Biura Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie są obowiązani znać przepisy prawa, którymi posługują się przy wykonywaniu czynności służbowych, a w szczególności podstawowe przepisy kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. 2005 Nr 8 poz. 60 ze zm.) zwanej dalej Ordynacją podatkową. Do dnia 30 czerwca każdego roku dokonywane są okresowe oceny znajomości przepisów prawa przez pracowników Biura. Wyniki tej oceny stanowią jedno z kryteriów oceny pracy poszczególnych pracowników Biura.
3. Pracownicy Biura zobowiązani są do wykonywania każdej czynności zgodnie z przepisami prawa, szybko, sprawnie i dokładnie, przy czym powinni kierować się w szczególności dbałością o umacnianie poszanowania prawa i powagi urzędu, kulturalnie odnosić się do interesantów oraz dążyć do stałego usprawniania pracy.
4. Osoby obsługujące repertoria komputerowe obowiązane są ze szczególną starannością dokonywać wpisów do repertoriów, dbając o jednolitą formę i właściwą treść wpisów, a w przypadku dostrzeżenia rozbieżności formalnych zgłaszać je do Kierownika Biura.
5. Obowiązujące zasady obsługi programu Repertorium 2 oraz wpisów do repertoriów komputerowych określone są w instrukcji obsługi programu, wprowadzonej odrębnym zarządzeniem Prezesa Kolegium.
6. Prezes Kolegium może wyznaczyć pracownika Biura do udzielania osobom zgłaszającym się w Kolegium informacji o zasadach załatwiania spraw przez Kolegium i jego Biuro. Zasady te podane są także w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie, utrzymywanym pod adresem www.bip.warszawa.sko.gov.pl.
7. Czynności Biura w zakresie obsługi kancelaryjno-biurowej Kolegium obejmują w szczególności:
· obsługę wszystkich czynności związanych z prowadzeniem spraw załatwianych przez Kolegium, w tym prowadzenie: komputerowych rejestrów, repertoriów, akt, a także ich przechowywanie i archiwizację,
· obsługę biurowych urządzeń technicznych,
· wykonywanie zarządzeń i obsługę czynności dokonywanych przez Prezesa Kolegium,
· wykonywanie zarządzeń i czynności przewodniczących składów orzekających i członków sprawozdawców, podejmowanych w załatwianych sprawach,
· protokołowanie na rozprawach i posiedzeniach składów orzekających,
· wykonywanie czynności przewidzianych w przepisach ogólnych oraz w szczególnych uregulowaniach wewnętrznych Kolegium.
Kierownik Biura kieruje załatwianiem spraw przez Biuro oraz określa zakres i tryb zadań wykonywanych przez poszczególnych pracowników Biura.
Przyjmowanie i rozdział korespondencji (wpływów)
Kancelaria Kolegium
1. Wpływająca do Kolegium korespondencja jest przyjmowana przez pracowników kancelarii Kolegium i niezwłocznie rejestrowana w elektronicznym Dzienniku korespondencji pod nadawanym automatycznie kolejnym numerem wpływu (P/numer/rok). Pisma wszczynające postępowania administracyjne lub dotyczące tych postępowań, rejestrowane są w dziale „Orzecznictwo”, pozostałe w dziale „Administracja”. Po pokwitowaniu wpływu, korespondencja otrzymuje pieczęć - prezentatę – zawierającą: nazwę Kolegium, datę wpływu pisma, odręcznie wpisany numer wpływu, liczbę załączników i podpis osoby przyjmującej pismo na piśmie przewodnim. Do pisma załącza się kopertę, w której nadesłano pismo wraz z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem), opatrzoną również prezentatą z datownikiem. Pieczęciami na piśmie przewodnim oznacza się sposób składania pisma (pocztą, osobiście, gońcem).
2. Pisma nadawane za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail Kolegium są odbierane przez osoby wyznaczone do obsługi poczty elektronicznej Kolegium, drukowane i przekazywane do kancelarii, gdzie nadawany jest im zwykły bieg.
3. Pisma opatrzone podpisem elektronicznym rejestruje się w Dzienniku korespondencji i nadaje się im zwykły bieg. Jeżeli pismo nie wszczyna sprawy administracyjnej, a nadawca żąda odpowiedzi w takiej samej formie, na polecenie Prezesa odpowiedzi tej udziela osoba dysponująca podpisem elektronicznym. W innym przypadku pismo przekazuje się sprawozdawcy.
4. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
5. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do Kolegium, fakt przyjęcia korespondencji poświadcza się na kopii pisma lub w książce doręczeń.
6. Pisma adresowane ze wskazaniem imienia i nazwiska Prezesa Kolegium otrzymują prezentatę tylko na kopercie i doręcza się je Prezesowi bez otwierania koperty.
· Prezesowi Kancelaria przekazuje również kierowaną do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie korespondencję:
· - od administracji publicznej i sądów, w szczególności ministrów, wojewodów, prezydentów miast, sygnujących pismo własnoręcznym podpisem osób pełniących funkcje publiczne i funkcje organów administracji publicznej;
· - protokoły kontroli i zarządzenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne;
7. Pracownikom i członkom Kolegium kancelaria przekazuje korespondencję imiennie do nich adresowaną.
8. Korespondencję dotyczącą spraw organizacyjnych Kolegium, skierowaną do Prezesa, pochodzącą od różnych podmiotów, rejestruje się w elektronicznym dzienniku podawczym w dziale „Administracja”, zaś odpowiedzi wypływające z Kolegium do tych jednostek rejestruje się w odręcznym dzienniku korespondencji wychodzącej.
9. Korespondencja w sprawach administracyjnych jest kierowana przez pracowników Kancelarii do poszczególnych wydziałów według właściwości rzeczowej.
10. W przypadkach wątpliwości co do kwalifikacji rzeczowej lub miejscowej, pracownik Kancelarii może przedstawić pisma pełniącemu dyżur przewodniczącemu składu orzekającego, w razie zaś dalszych wątpliwości Prezesowi Kolegium, w celu ustalenia dalszego biegu sprawy. Prezesowi przedstawiane są także pisma, z których wynikać może wszczęcie postępowania administracyjnego z urzędu.
1. Sprawy administracyjne przydzielane są do wydziałów Kolegium zgodnie z właściwością rzeczową. Asystentki obsługujące sprawozdawców w poszczególnych wydziałach rejestrują przekazane sprawy w repertoriach komputerowych działających w ramach programu Repertorium 2 - OSO.
2. Po otrzymaniu korespondencji, oznaczonej jako kierowana do sprawy w toku, Asystentka odnotowuje ten wpływ w repertorium komputerowym. Po otrzymaniu korespondencji oznaczonej jako nowa sprawa, Asystentka dokonuje rejestracji nowej sprawy w repertorium komputerowym w kolejności wpływu, wypełniając pola repertorium umożliwiające ustalenie sprawozdawcy, uzyskanie numeru stanowiącego sygnaturę akt sprawy i identyfikację indywidualnych cech sprawy (gmina lub dzielnica, sygn. akt I instancji, rodzaj sprawy, data i sposób wpływu, nazwa lub nazwisko strony, przedmiot, zwięzły opis sprawy).
3. Kierownik Biura przekazuje Asystentkom informację o wyłączeniach wpisów dla poszczególnych członków etatowych w przypadku urlopu lub innych nieobecności w pracy.
4. Prezes Kolegium lub Przewodniczący Wydziału zarządza o wyłączeniu bloków wpływających spraw do rozdzielenia ich dla członków pozaetatowych.
5. Asystentki dokonują dalszych wpisów w repertorium komputerowym, w szczególności w zakresie:
· - przekazywania akt sprawy sprawozdawcy,
· - wezwań oraz wpływu dodatkowej korespondencji,
6. Po dokonaniu niezbędnych wpisów akta sprawy lub inna korespondencja przekazywana jest niezwłocznie przez Asystentkę właściwemu sprawozdawcy - datę przekazania sprawy do sprawozdawcy odnotowuje się w repertorium i na obwolucie akt.
7. Asystentka wykonuje zlecenia sprawozdawcy w związku z czynnościami podejmowanymi w sprawie, odnotowując w repertorium i aktach podręcznych: datę otrzymania akt ze zleceniem, datę i sposób jego wykonania, a następnie datę przekazania akt. Zlecenia te wydawane są w formie pisemnej.
8. Prezes Kolegium w odrębnym zarządzeniu określi, którzy z pracowników Biura wypełniają czynności pracowników Kancelarii i Asystentek.
System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw
1. W Kolegium obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny (rzeczowo-rejestrowy), powiązany z rejestrem spraw merytorycznych Kolegium, opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt
2. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności Kolegium oraz zawiera ich archiwalną klasyfikację. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Kolegium oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Symbol składa się z pierwszej cyfry, oznaczającej klasę pierwszego stopnia oraz następnych, oznaczających klasy dalszych stopni.
3. W Kolegium stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt, ustalony przez Prezesa Kolegium, w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego m.st. Warszawy.
4. W uzasadnionych przypadkach, Prezes może rozbudować rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
5. Oprócz haseł, jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenia kategorii archiwalnej akt.
6. Do materiałów archiwalnych, oznaczonych symbolem “A”, zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do Archiwum Państwowego.
7. Do dokumentacji niearchiwalnej, oznaczonej symbolem “B” z dodatkiem cyfr arabskich, określających liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowe znaczenie praktyczne, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
8. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu i na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
9. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
10. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji (klas I rzędu od 0 do 3), pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
11. Spisy spraw organizacyjnych i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Nie jest konieczne założenie od razu z dniem 1 stycznia każdego roku wszystkich spisów spraw według ustalonego rzeczowego wykazu akt i odpowiadających im teczek. Poszczególne spisy spraw i teczki zakłada się w miarę napływu spraw. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez dłużej niż jeden rok.
1. Sprawy organizacyjne i administracyjne rejestruje się w elektronicznym dzienniku korespondencji prowadzonym w kancelarii. Numer wpływu w dzienniku korespondencji jest podstawą rejestracji nowej sprawy administracyjnej w repertorium komputerowym, a także dołączenia pisma w toku postępowania.
2. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz, lub na polecenie Prezesa. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym, zapisując numer dziennika korespondencji.
3. Po dokonaniu rejestracji sprawy w repertorium, sprawie nadaje się numer, będący jej sygnaturą. Asystentka, dokonująca rejestracji, wpisuje tę sygnaturę w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
4. Sygnatura sprawy administracyjnej jest stałą cechą rozpoznawczą tej sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy jest oznaczane identyczną sygnaturą.
5. Znak sprawy organizacyjnej zawiera:
· - liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
6. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreską poprzeczną, np. SKO/Org./0012-15/04, gdzie "Org." - oznacza symbol Kierownika biura, "0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "04" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
7. Sprawy administracyjne i organizacyjne nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
9. Sprawy administracyjne, jednorodne, będące przedmiotem działalności Kolegium wpisywane są do rejestrów komputerowych – repertoriów, które prowadzone są w układzie rzeczowym.
11. Rejestry prowadzone są dla każdego roku oddzielnie.
12. W Kolegium prowadzone są następujące rejestry komputerowe – repertoria:
1) KO – wszystkie sprawy rozpatrywane w latach 1990 - 1993
2) KOA – sprawy z gmin i powiatów Województwa Mazowieckiego (w latach 1994-1998 Województwa Warszawskiego), należących do właściwości Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie
3) KOB – sprawy z gmin warszawskich, poza Gminą Warszawa Centrum (prowadzonew latach 1994–2002 r.)
4) KOC – sprawy z Gminy Warszawa Centrum (1994 – 2002), później z m.st. Warszawy i Województwa Mazowieckiego.
5) KOP – odwołania od decyzji Starostów Powiatowych (1999-2000)
6) KOW – odwołania od decyzji Marszałka Województwa Mazowieckiego (1999-2000)
7) KOX – sprawy dotyczące aktualizacji opłat, stawki procentowej oraz bonifikat w opłatach za użytkowanie wieczyste nieruchomości, załatwiane na podstawie przepisów art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (t. jedn. Dz. U. 2001, Nr 79, poz. 856) w związku z przepisami ustawy z dnia 29 kwietnia 1985 r. o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. z 1991 r. Nr 30, poz. 127 z póżn. zm.) a od 1998 r. - ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. jedn. Dz. U. 2004 Nr 261 poz. 2603 ze zm.)
8) KOK – sprawy tymczasowe (informacje o toczących się postępowaniach, prośby o przysłanie akt etc., odwołania przysłane do Kolegium z pominięciem pośrednictwa organu I instancji).
9) KOS – w latach 1996-2003 rejestr przekazywanych z Naczelnego Sądu Administracyjnego skarg z wezwaniem do udzielenia odpowiedzi, od roku 2004 - rejestr skarg do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego i Naczelnego Sądu Administracyjnego. Rejestr dokumentuje także wezwania do przekazania niezbędnych akt, w innych przypadkach żądania ich przez sądy administracyjne.
10) KOT – rejestr uchylonych przez sądy administracyjne orzeczeń Kolegium.
13. Prowadzenie innych rejestrów, niż wymienione w ust. 1, a także zamykanie istniejących, możliwe jest za zgodą Prezesa.
14. Sprawy przekazane do Kolegium przez Wojewódzki Sąd Administracyjny albo Naczelny Sąd Administracyjny i podlegające ponownemu rozpoznaniu przez Kolegium przydziela się sprawozdawcom, którzy poprzednio rozpoznawali sprawę jako sprawozdawcy. Natomiast sprawy przekazane przez sądy po sprawozdawcach już niepracujących przydziela się wg. kolejności sprawozdawcom w poszczególnych wydziałach w zależności od rodzaju sprawy.
15. Jeśli wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie uchyla obydwie decyzje Kolegium, sprawę przydziela się pierwszemu sprawozdawcy. W przypadku gdy wyrok uchyla tylko decyzję podjętą w II instancji, sprawa wraca do sprawozdawcy, który rozstrzygał w tej instancji.
16. Wyroki Sądu w sprawach, w których Kolegium orzekało w dwóch instancjach, doręcza się zarówno pierwszemu jak i drugiemu sprawozdawcy.
17. Sprawy dotyczące sprostowania oczywistych omyłek (art.113 kpa.) rejestrowane są jako nowa sprawa tylko wtedy, gdy wniosek jest złożony przez stronę. W innym wypadku orzeczenie prostujące oczywistą omyłkę jest wydawane pod starym numerem.
18. Sprawy dotyczące wydawania zaświadczeń rejestruje się według rodzajów we wszystkich wydziałach.
19. W przypadku wyłączenia członka Kolegium z rozpoznania sprawy, zmiany referatu z inicjatywy sprawozdawcy, któremu sprawa została przydzielona, lub w razie niemożności wykonania przez sprawozdawcę czynności, dla której upływa termin procesowy, Wiceprezes przydziela taką sprawę lub zleca wykonanie określonej czynności innemu sprawozdawcy.
20. Postanowienia o podjęciu postępowania po jego zawieszeniu i orzeczenia merytoryczne kończące sprawę wydawane są pod tą samą sygnaturą; to samo dotyczy postanowień o wznowieniu postępowania przed Kolegium i orzeczeń merytorycznych kończących sprawę wznowienia, a także wszystkich postanowień Kolegium, na które nie służy zażalenie.
21. Wnioski o podjęcie zawieszonego postępowania rejestrowane są w referacie sprawozdawcy, który prowadził sprawę zakończoną postanowieniem o zawieszeniu.
Akta główne Kolegium
1. W przypadku prowadzenia sprawy przez Kolegium w pierwszej instancji zakłada się akta główne sprawy, a na ich grzbiecie umieszcza się sygnaturę Kolegium.
2. Zbiór urzędowych dokumentów stanowiących akta sprawy powinien być ułożony w porządku chronologicznym, od najstarszego dokumentu poczynając, złączony w sposób trwały przez przeszycie lub przekłucie metalowym łącznikiem (tzw. wąsami) i obłożony obwolutą tekturową lub plastikową. Napływające dokumenty i pisma dołącza się w kolejności ich wpływu i rejestruje w wykazie według numerów kolejnych.
3. Wszystkie karty zapisanych stron powinny być kolejno ponumerowane. Na wewnętrznej stronie obwoluty należy oznaczyć liczbę kart.
W przypadku wpłynięcia do Kolegium sprawy w trybie odwoławczym wraz z aktami należącymi do innego organu, po wykonaniu czynności procesowych akta te, przed ich zwrotem, należy uzupełnić o dokumentację wykonanych czynności (notatki, protokoły i inne dokumenty stanowiące dowody w postępowaniu drugoinstancyjnym) przez włączenie do akt kopii tych pism. Dołączyć należy też oryginał orzeczenia kończącego sprawę, oraz kartę przeglądową z wymienionymi dołączonymi przez Kolegium dokumentami i ich numeracją.
Podobnie postępuje się z aktami innych organów wypożyczonymi przez Kolegium w prowadzonym postępowaniu pierwszoinstancyjnym.
Oryginały pism kierowanych do Kolegium pozostają w aktach Kolegium, do akt organu I instancji dołącza się kopie tych pism.
Akta podręczne
1. W przypadku wysyłki akt głównych należących do Kolegium poza siedzibę Kolegium, zakłada się teczkę zastępczą Kolegium.
2. W przypadku spraw prowadzonych w trybie odwoławczym, w których do Kolegium wpłynęły akta należące do innego organu, wraz z nadaniem numeru sprawie wpływającej do Kolegium, zakłada się akta podręczne Kolegium.
3. Na grzbiecie akt podręcznych Kolegium umieszcza się sygnaturę akt Kolegium. Dołącza się do nich akta główne I instancji.
4. Akta (podręczne i główne) w toku załatwiania sprawy przez Kolegium powinny znajdować się w szafach u sprawozdawców będących członkami etatowymi, za wyjątkiem czasu przeznaczonego na wykonanie czynności przez Biuro Kolegium lub pisanie projektu decyzji; w takim przypadku sprawozdawca jest zobowiązany w razie potrzeby niezwłocznie dostarczyć akta do sekretariatu Kolegium. Zasadę tę stosuje się również do akt spraw załatwianych przez sprawozdawców niebędących członkami etatowymi, z tym, iż akta takie znajdują się w sekretariacie, w przeznaczonej do tego celu szafie.
5. Przekazując akta sprawozdawcy należy na obwolucie, obok podstawowych danych dotyczących sprawy, podać informacje o załączonych do sprawy aktach innych organów oraz aktach Kolegium o innych numerach łączących się z tą sprawą. W przypadkach szczególnych – na zlecenie sprawozdawcy - sporządza się dla tomu akt kartę przeglądową.
6. Sygnatura sprawy administracyjnej składa się z:
· oznaczenia stałego tj. dwóch liter pisanych wersalikami KO,
· oznaczenia sekcji repertorium tj. pojedynczej litery pisanej wersalikami (np. A, C, X),
· po znaku „ / ” symbolu oznaczającego rodzaj sprawy(np. Ar, Lo, Go, Wo, In etc.)
· po znaku „ / ” dwucyfrowej końcówki roku rejestracji sprawy.
7. W treści pism Kolegium należy się posługiwać następującym oznaczeniem sygnatury akt (przykładowo): KOC/1234/Ar/04
8. Podziału rzeczowego na sekcje, określenia liter na oznaczenie sekcji i rodzaju sprawy dokonuje Prezes Kolegium w odrębnym zarządzeniu.
9. Akta podręczne po zakończeniu postępowania powinny zawierać :
· zarządzenia sprawozdawcy i Prezesa Kolegium,
· pismo dotyczące zwrotu kosztów,
· inne dokumenty wskazane przez sprawozdawcę,
· oryginały zwrotnych potwierdzeń odbioru przesyłki.
10. W aktach podręcznych umieszcza się też kserokopie:
1) orzeczenia lub innego aktu I instancji stanowiącego podstawę wszczęcia postępowania,
2) wniosku, odwołania bądź skargi,
11. Wszelkie pozostałe dokumenty odzwierciedlające dokonywanie czynności procesowych, a także bieg sprawy, dołącza się do akt głównych innych organów według zasad określonych w § 8.
12. Kserokopie orzeczeń WSA i NSA włącza się ponadto do odrębnych teczek założonych dla każdego ze sprawozdawców.
13. Kopię orzeczenia SKO wydanego w trybie art. 127 § 3 k.p.a. lub 221 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. jedn. Dz. U 2005 Nr 8 poz. 60 ze zm.) pracownik dokonujący wysyłki orzeczenia sporządza i przekazuje do wiadomości sprawozdawcy sprawy, która podlegała ponownemu rozpoznaniu.
14. Zawartość teczek w zależności od rodzaju sprawy i fazy postępowania określają zarządzenia Prezesa Kolegium.
1. Sprawozdawca, Kierownik Biura lub upoważniony przez niego pracownik zezwala na przejrzenie akt głównych sprawy w obecności pracownika biura. Czynność ta zostaje odnotowana w aktach sprawy, na wniosku strony, z zaznaczeniem kto i kiedy przeglądał akta.
2. Stronom - na ich wniosek - należy umożliwić przejrzenie akt sprawy w każdym przypadku, w szczególności przed posiedzeniem składu orzekającego, chyba, że zachodzą przyczyny określone w art. 74 k.p.a.
3. Sprawozdawca lub Kierownik Biura może również zezwolić na przejrzenie akt w sekretariacie upoważnionemu przedstawicielowi organu administracji państwowej, a także innej instytucji państwowej lub organizacji społecznej, bądź osobie, która wykaże uzasadnioną potrzebę przejrzenia akt.
4. W uzasadnionych wypadkach sprawozdawca albo Kierownik Biura może zezwolić na wykonanie przez Kolegium kserokopii pism. Czynność ta jest zapisywana na skrzydełku teczki podręcznej sprawy.
5. W przypadku złożenia opłaconego wniosku o wydanie z akt sprawy kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem lub z dokumentem z akt sprawy, dokonuje się takiego poświadczenia zgodności. Opłaty dokonuje się w trybie przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej – Załącznik do ustawy – część 2 poz. 4 (Dz.U.2006, Nr 225, poz.1635 ze zm.),
6. Ministrowi Sprawiedliwości, Sądowi Najwyższemu, Sądom Administracyjnym oraz Prokuraturze Generalnej akta sprawy przesyła się na każde ich żądanie po dokonaniu niezbędnych czynności. Sądom, prokuratorowi oraz Rzecznikowi Praw Obywatelskich przesyła się akta, jeżeli pozwala na to bieg sprawy. O przeszkodzie w przesłaniu akt należy niezwłocznie zawiadomić organ, który zażądał akt.
7. Innym organom administracji państwowej przesyła się akta w uzasadnionych wypadkach, jeżeli pozwala na to bieg sprawy.
8. Osobom ubiegającym się o udostępnienie informacji publicznej, informację tę udostępnia się na zasadach określonych w odrębnej ustawie.
9. Akta główne innych organów po wykorzystaniu zwraca się organowi, który nadesłał je do Kolegium, chyba że sprawozdawca zarządzi inaczej.
10. Po zwrocie lub przekazaniu akt głównych, zainteresowanemu, na jego żądanie, należy udzielić informacji, gdzie zostały przekazane.
1. W toku postępowania wolno wydać stronie złożony przez nią dokument na zarządzenie sprawozdawcy lub przewodniczącego składu orzekającego, a po ukończeniu postępowania - na zarządzenie sprawozdawcy. Czynność ta jest dokumentowana pisemnie w teczce podręcznej sprawy.
2. Wydanie dokumentu w trakcie postępowania może być uzależnione od złożenia do akt odpisu lub wyciągu z tego dokumentu. W wypadkach szczególnie uzasadnionych sprawozdawca może zarządzić sporządzenie takiego odpisu lub wyciągu z dokumentu przez Biuro Kolegium.
1. Jeżeli strona nie załączyła do odwołania albo żądania dokumentów wskazanych w nim jako dowody, sprawozdawca wzywa ją do złożenia odpisów tych dokumentów albo ich oryginałów.
2. W razie wezwania strony do uzupełnienia wniosku, uzupełnienie może nastąpić również poprzez złożenie przez stronę oświadczenia do protokołu w Kolegium. Protokół taki sporządzić można jedynie przed składem orzekającym, który reprezentuje Kolegium jako organ.
1. Wezwania powinny zawierać informację, w jakiej sprawie, w jakim charakterze i celu oraz w jakim miejscu i czasie ma się stawić wzywana do Kolegium osoba oraz wskazanie czy stawiennictwo jest obowiązkowe, a także zawierać uprzedzenie o skutkach niestawiennictwa.
2. W razie wzywania strony do osobistego stawiennictwa należy doręczyć wezwanie tej stronie także wówczas, gdy ustanowiła ona pełnomocnika.
3. Zawiadomienia o terminie posiedzenia albo wezwania na rozprawę powinny być wysłane co najmniej na miesiąc wcześniej, tak aby w razie stwierdzenia przeszkód w ich doręczeniu można było wysłać je ponownie albo odwołać rozprawę i zawiadomić o tym osoby, którym zawiadomienia zostały już wysłane.
4. Z zastrzeżeniem przepisu powyższego, wezwanie powinno zostać doręczone nie później niż na 7 dni przed terminem określonym w wezwaniu.
1. Doręczeń należy dokonywać przede wszystkim przez pocztę. Doręczenia w inny sposób (np. pocztą elektroniczną) dokonuje się, gdy uzasadniają to szczególne okoliczności albo gdy zostanie to uzgodnione bezpośrednio z organem administracji albo ze stroną.
2. Korespondencję przeznaczoną dla żołnierzy zasadniczej służby wojskowej przesyła się z odpowiednim pismem do dowódcy jednostki, w której adresat pełni służbę.
3. Korespondencję przeznaczoną dla osób pozbawionych wolności przesyła się z odpowiednim pismem do administracji zakładu karnego lub aresztu śledczego.
4. Pisma i orzeczenia wysyłane przez Kolegium doręcza się adresatom za potwierdzeniem odbioru, zawierającym datę doręczenia, sygnaturę akt oraz określenie rodzaju doręczanego pisma. Zwrotne poświadczenia doręczenia pism dołącza się do akt sprawy.
5. Kopie pisma wysłanego przez Kolegium pozostawia się w aktach sprawy z adnotacją o dacie jego wysłania.
6. W odpowiedzi na otrzymane pismo podaje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.
7. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pism w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują KPA oraz inne przepisy proceduralne.
1. W sprawach organizacyjnych pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
2. W razie potrzeby pismo powinno również zawierać dalsze następujące określenia:
1) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza - liczbę przesyłanych załączników
2) jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma , adresy tych instytucji i osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości”.
3. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
4. Orzeczenia administracyjne składów Kolegium odpowiadają przepisom prawa – co do formy i treści.
1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w Kolegium oraz wzory pieczęci do podpisu ustala się według obowiązujących przepisów.
2. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. uprawomocnienie decyzji. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z Kolegium.
3. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.
1. Najpóźniej w dwudziestym szóstym dniu od daty wpływu skargi do Kolegium, projekt odpowiedzi na skargę wraz z aktami sprawy Asystentka przekazuje do sekretariatu Prezesa Kolegium, tak aby podpisana odpowiedź została przekazana do sekretariatu najpóźniej w 29 dniu biegu terminu.
2. W przypadku nienadesłania akt sprawy do Kolegium w terminie umożliwiającym wysyłkę odpowiedzi na skargę wraz z aktami, odpowiedź na skargę opracowaną na podstawie akt podręcznych wysyła się do WSA przed upływem 30 dniowego terminu. Nadesłane akta przekazuje się niezwłocznie do Sądu.
3. W przypadku powtarzającego się przekroczenia terminu nadesłania do Kolegium akt, na skutek czego Kolegium nie jest w stanie wykonać dyspozycji art. 54 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2002, Nr 153, poz. 1270 ze zm.) Kancelaria powiadamia Prezesa Kolegium o zaistnieniu warunków do zastosowania art. 20 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych (t. jedn. Dz. U. 2001, Nr 79, poz. 856 ze zm.).
W przypadku złożenia do Kolegium sprzeciwu w zakresie spraw rejestrowanych w repertorium KOX, dotyczących aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste, kierownik sekcji KOX bezzwłocznie przedkłada sprawozdawcy projekt pisma o przekazaniu akt sprawy do właściwego sądu powszechnego.
Postępowanie z orzeczeniami sądów administracyjnych
1. Orzeczenia sądów administracyjnych wpływające do Kolegium, po wykonaniu zwykłych czynności biura podawczego, są przez wyznaczonego pracownika Kancelarii kopiowane, odnotowywane w rejestrze komputerowym i umieszczane w znajdującym się w Kancelarii zbiorze. Trzy dodatkowe kopie wyroków przekazywane są Asystentce.
2. Asystentka wpina kopię każdego nieprawomocnego wyroku:
· do teczki podręcznej SKO,
· jedną z tych kopii Kolegium niezwłocznie przekazuje ze stosownym pismem do wiadomości organu I instancji, który może podjąć inicjatywę co do ew. kasacji;
3. Wyrok prawomocny, którego sentencja nie została przekazana wcześniej do Kolegium, jest przekazywany do rejestru wyroków sprawozdawcy i do teczki sprawy, a do organu I instancji tylko wówczas, jeśli nie był wcześniej przekazany.
Wyroki uchylające lub stwierdzające nieważność orzeczeń Kolegium
4. Nieprawomocny wyrok uchylający orzeczenie Kolegium, lub stwierdzający jego nieważność przekazywany jest niezwłocznie Asystentce, która jest zobowiązana do przedłożenia sprawozdawcy akt podręcznych wraz z wyrokiem, w celu wykonania przez niego czynności przewidzianych w § 25a ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego SKO (wyrażenie stanowiska w sprawie kasacji).
5. W przypadku nieobecności sprawozdawcy trwającej dłużej niż pięć dni roboczych, Asystentka przekazuje akta podręczne Prezesowi lub Przewodniczącemu Wydziału, w celu wyznaczenia innego członka składu wydającego uchyloną decyzję do zajęcia stanowiska w sprawie wniesienia skargi kasacyjnej.
6. Po zwrocie wyroku przez Prezesa - jeżeli nie zostanie nadany bieg skardze kasacyjnej - akta podręczne z nieprawomocnym wyrokiem oczekują na klauzulę prawomocności w wydzielonym miejscu w szafie Sekretariatu - pod opieką Asystentki.
7. Po nadejściu wyroku opatrzonego klauzulą prawomocności i akt sprawy z sądu administracyjnego, w zależności od rozstrzygnięcia:
· asystentka przedkłada akta sprawy sprawozdawcy w celu zwrotu kosztów, oraz zwrócenia akt do organu I instancji, albo
· kancelaria zakłada nowy numer sprawy.
8. W przypadku nadania biegu skardze kasacyjnej, Asystentka zakłada nowy numer i teczkę sprawy, a sporządzoną skargę wraz z dowodem wpłaty wpisu wysyła się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Kopię skargi kasacyjnej Asystentka przekazuje do rejestru prowadzonego w sekretariacie Prezesa Kolegium.
9. Prawomocne wyroki oddalające skargi odsyła się wraz z aktami do organu I instancji.
10. W przypadku przekazania do Kolegium odpisu skargi kasacyjnej sporządzonej przez inny podmiot, Asystentka niezwłocznie przedkłada sprawozdawcy akta podręczne wraz z odpisem skargi, w celu wykonania czynności określonych w § 25a pkt. 3 Regulaminu Organizacyjnego SKO (ustosunkowanie się do skargi).
11. W przypadku nieobecności sprawozdawcy trwającej dłużej niż trzy dni robocze, Asystentka przekazuje akta podręczne Prezesowi lub Przewodniczącemu Wydziału w celu wyznaczenia innego członka składu wydającego decyzję SKO do zajęcia stanowiska w sprawie udzielenia odpowiedzi na skargę kasacyjną.
Postanowienia sądów administracyjnych
12. Doręczone do Kolegium nieprawomocne postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego lub Naczelnego Sądu Administracyjnego Asystentka przekazuje niezwłocznie sprawozdawcy, wraz z pobranymi z archiwum aktami podręcznymi oraz kopią postanowienia. Sprawozdawca niezwłocznie wydaje pisemną dyspozycję w sprawie.
13. Kopię postanowienia Kolegium przekazuje ze stosownym pismem do wiadomości organu I instancji.
14. Postanowienie prawomocne, którego sentencja nie została przekazana wcześniej do Kolegium, jest przekazywane do organu I instancji tylko wówczas, jeśli nie było wcześniej przesłane.
15. W przypadku zgłoszenia przez Kolegium zażalenia na postanowienie Sądu, sporządzone zażalenie wraz z dowodem wpłaty wpisu wysyła się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
16. Po zwrocie postanowienia przez sprawozdawcę - jeżeli nie zostanie nadany bieg zażaleniu - akta podręczne z nieprawomocnym postanowieniem oczekują na klauzulę prawomocności w wydzielonym miejscu w szafie w Sekretariacie - pod opieką Asystentki. Po nadejściu odpisu prawomocnego postanowienia akta podręczne zwracane są do archiwum.
17. Wszelkie wątpliwości co do trybu postępowania z orzeczeniami Sądu i aktami sprawy powinny być zgłaszane sprawozdawcy w formie pisemnej i w taki sposób wyjaśniane.
1. Na żądanie stron lub uczestników postępowania informacji o biegu spraw, terminach i czynnościach udziela Biuro telefonicznie lub w siedzibie Kolegium, z wyłączeniem spraw prowadzonych w trybie ordynacji podatkowej, które podlegają przepisom o tajemnicy skarbowej i w których stronom postępowania nie udziela się informacji telefonicznej, a organom administracji jedynie wtedy, gdy pracownik Kolegium telefonuje do siedziby organu na znany Kolegium numer.
2. Biuro Kolegium otwarte jest dla interesantów w godzinach pracy, a w przypadkach określonych przez Prezesa Kolegium, również w innym czasie. Informację o godzinach otwarcia Biura Kolegium należy umieścić przy drzwiach wejściowych do budynku Kolegium.
3. Strony, ich pełnomocnicy i reprezentanci zainteresowanych organów, są przyjmowani w sprawach skarg i wniosków przez Prezesa Kolegium w dniach i godzinach określonych zarządzeniem Prezesa Kolegium. Informację w tej sprawie wywiesza się w kancelarii i sekretariatach Kolegium oraz na tablicy ogłoszeń w hallu wejściowym.
1. W przypadku wydawania orzeczenia zaopatrzonego w klauzulę prawomocności, każdą stronę tekstu pieczętuje się pieczęcią okrągłą Kolegium. Pieczęci okrągłej może używać wyłącznie Kierownik Biura Kolegium albo pracownik przez niego upoważniony.
2. Klauzulę prawomocności podpisuje Prezes Kolegium, Wiceprezes, Kierownik Biura Kolegium, lub upoważniony pracownik.
3. O wydaniu orzeczenia (ugody) zaopatrzonego w klauzulę prawomocności czyni się wzmiankę w aktach sprawy.
4. W wyjątkowych przypadkach stronie można wydać następny egzemplarz z klauzulą prawomocności z zaznaczeniem, że jest to duplikat.
5. Ten sam tryb stosuje się odpowiednio w przypadku wydawania poświadczeń orzeczeń ostatecznych Kolegium zamieszczając informację o treści:
"Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie zaświadcza, że niniejsza decyzja (postanowienie) sygn. akt ........................ z dnia .................................. wydana na wniosek ......................... ................................................................. jest ostateczna i podlega wykonaniu.”
6. W taki sam sposób postępuje się z orzeczeniami z zakresu aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste, z tym, że informacja brzmi wówczas następująco: "Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie zaświadcza, że niniejsze orzeczenie sygn. akt ........................ z dnia .................................. wydane na wniosek ......................... ................................................................. jest prawomocne i podlega wykonaniu.”
1. Akta spraw przechowuje się w pomieszczeniach biurowych (sekretariacie Prezesa, Kierownika Biura, księgowości, u sprawozdawców i Asystentek) oraz w archiwum zakładowym.
2. W pomieszczeniach biurowych przechowuje się akta spraw załatwianych, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego, a także akta spraw, w których toczy się postępowanie sądowoadministracyjne.
3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 1 niniejszej instrukcji.
1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Kolegium prowadzi archiwum zakładowe.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych, dotyczących organizacji biura, przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie 2 lat, kompletnymi rocznikami.
3. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt.
4. Uporządkowanie akt to:
1) takie ułożenie dokumentów wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy(od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
6) w odniesieniu do akt kategorii A – spięcie całości akt klipsem plastikowym, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki oraz na oddzielnej karcie wewnątrz teczki liczby stron zawartych w teczce.
5. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 2 niniejszej instrukcji.
6. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają:
· akta spraw dotyczących organizacji pracy SKO pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według wykazu akt.
· akta spraw administracyjnych – pracownik archiwum lub Kierownik Biura
7. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
8. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
9. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
10. Do obsługi archiwum Kolegium stosowany jest program komputerowy ARCHSYS, wspomagający wymienione czynności.
Indywidualne sprawy administracyjne, załatwiane przez Kolegium w trybie ustawy o samorządowych kolegiach odwoławczych
1. Akta spraw administracyjnych ostatecznie załatwionych, należących do właściwości Kolegium, ze względu na ich dużą liczbę, przekazuje się do archiwum zakładowego sukcesywnie w ciągu roku.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza pracownik archiwum.
3. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje pracownik archiwum i kierownik biura.
4. Akta spraw do końca danego roku i przez rok następny przechowywane są w archiwum podręcznym (ze względu na częste wypożyczanie akt) po czym przekazywane są do archiwum głównego.
Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum zakładowym określa ustawa z dn. 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. jedn. Dz. U. 2006, Nr 97, poz. 673 ze zm.) zaś zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. (Dz. U 2002, Nr 167, poz. 1375)
1. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Kolegium, pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych.
2. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
· przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej (adres dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej),
b) zakupionych baz danych, a w szczególności prawnych
· umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o Kolegium (zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.).
· informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.
b) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
a) system haseł identyfikujących pracownika,
b) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.
a) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
b) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
4. W przypadku gromadzenia danych osobowych, do ich przechowywania i zabezpieczania należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych, a w szczególności Politykę Bezpieczeństwa Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie, wprowadzoną zarządzeniem Prezesa Kolegium na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych.
1. W Kolegium prowadzony jest zbiór biblioteczny, który służy potrzebom pracowników.
2. W zasobach bibliotecznych przechowywane są w szczególności:
· Kodeksy: cywilny, handlowy, postępowania administracyjnego, postępowania cywilnego, rodzinny i opiekuńczy,
· Zbiory orzecznictwa: Naczelnego Sądu Administracyjnego, Sądu Najwyższego, Sądów polskich, Trybunału Konstytucyjnego,
· Encyklopedie, słowniki: angielsko-polski, francusko-polski, łacińsko-polski, rosyjsko-polski, języka polskiego, mitów i tradycji kultury, ortograficzny, poprawnej polszczyzny, wyrazów bliskoznacznych, wyrazów obcych, inne według potrzeb,
· Książki dotyczące: gospodarki nieruchomościami, gruntów warszawskich, ochrony środowiska, ordynacji podatkowej, podatków i opłat lokalnych, prawa budowlanego, prawa mieszkaniowego, samorządu terytorialnego, użytkowania wieczystego, zagospodarowania przestrzennego,
· Publikacje dotyczące ustaw, z komentarzami i przepisami wykonawczymi,
· Roczniki Dzienników Ustaw, Dzienników Województwa Mazowieckiego, Monitora Polskiego (od 2003 r. w formie elektronicznej).
· Zbiory: uchwał rad gmin, Rady Warszawy, upoważnienia rad gmin.
· Miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego.
· Czasopisma z dziedziny prawa i orzecznictwa oraz samorządu terytorialnego.
Postępowanie z dokumentacją po reorganizacji bądź likwidacji kolegium.
1. W przypadku reorganizacji bądź likwidacji Kolegium obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji powstałej w toku działalności Kolegium.
2. W przypadku reorganizacji Kolegium archiwum zakładowe przechodzi do jego prawnego następcy na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Kopię protokołu przekazuje się do wiadomości Archiwum Państwowego.
3. W razie ustania działalności Kolegium należy przekazać na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych:
materiały archiwalne w stanie uporządkowanym do Archiwum Państwowego,
akta kategorii B – następcy prawnemu, a w przypadku jego braku – właściwemu rzeczowo organowi administracji państwowej.
4. Do końcowych akt likwidacyjnych Kolegium należy dołączyć całą dokumentację działalności archiwum Kolegium.
Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane Instrukcją, określa Prezes Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie.
Do wszelkich czynności Biura, w zakresie nie uregulowanym w Regulaminie Organizacyjnym, niniejszej Instrukcji oraz zarządzeniach Prezesa Kolegium, stosuje się odpowiednie przepisy prawa.
Załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej
Z RZECZOWEGO WYKAZU AKT
SYGNATURA SKO
PRZEDMIOT SPORU - OPIS SPRAWY
IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA I ADRES STRONY
NUMER ZE SPISU ZDAWCZO ODBIORCZEGO
Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od-do Kat. Akt Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub archiwizacji 1 2 3 4 5 6 7
Wytworzył Agata Nowak
Data wytworzenia 22.08.2006
Data opublikowania 25.06.2009 10:01
Data ostatniej aktualizacji 20.04.2010 11:33