Source: https://poradnik.ngo.pl/kontrola-zakladu-ubezpieczen-spolecznych
Timestamp: 2020-04-02 17:06:42
Legal References Found: art. 80
 art. 82
 art. 88
 art. 81
 art. 89
 art. 79
 art. 88
 art. 79
 art. 80
 art. 89
 art. 82
 art. 83
 art. 41
 art. 83
 art. 81

Document Content:
Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - Poradnik - ngo.pl
Jaki jest zakres kontroli ZUS?
Czy kontrola następuje wyłącznie w siedzibie kontrolowanego?
Czy istnieje limit czasowy trwania kontroli ZUS?
Czy kontrola ZUS może być prowadzona w trakcie kontroli prowadzonej przez inny organ?
Co musi, a czego nie musi udostępnić kontrolowany? Czy jest to elementem ustaleń, czy też z góry narzuconej procedury?
Jakie są obowiązki kontrolowanego w związku z prowadzoną kontrolą? Czego może wymagać ZUS w zakresie warunków do przeprowadzania czynności kontrolnych?
W jaki sposób ZUS zawiadamia kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli?
Co powinno zawierać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli?
Kiedy następuje formalne rozpoczęcie kontroli i jakie dokumenty powinien przedstawić inspektor kontroli ZUS przed przystąpieniem do kontroli?
Co powinno zawierać upoważnienie do wszczęcia i przeprowadzenia kontroli?
Kiedy ZUS może wszcząć kontrolę bez uprzedzenia?
Czy kontrolowany może wnioskować o inny termin kontroli?
Jakich dokumentów może żądać ZUS?
Co poza dokumentami może badać ZUS?
Czy ZUS ma prawo wejść do każdego pomieszczenia w siedzibie kontrolowanego?
Czy ZUS może wynieść udostępnione dokumenty poza siedzibę kontrolowanego?
W jakich godzinach ZUS może przeprowadzać kontrolę? Co w sytuacji, gdy siedzibą kontrolowanego będącego małą organizacją jest prywatne mieszkanie jednego z członków?
Jakie są konsekwencje, gdy kontrolowany nie posiada dokumentów żądanych przez ZUS?
Czy można odmówić przyjęcia danej kontroli?
Czy kontrolowany może odmówić udostępniania żądanych dokumentów bądź wglądu do niektórych pomieszczeń?
Czy kontrolowany może odmówić zapewnienia inspektorowi kontroli ZUS należytych warunków przeprowadzania kontroli (np. niezapewnienie miejsca pracy, sprzętu elektronicznego) z powodu braku zasobów?
Co może zrobić kontrolowany w sytuacji nadmiernie jego zdaniem przedłużającej się kontroli?
Co następuje po zakończeniu czynności kontrolnych? Jakie dokumenty wydaje ZUS w związku z zakończeniem kontroli?
Czy kontrolowany ma prawo wglądu do dokumentów powstałych po kontroli?
Czy jest możliwość sprostowania – wyrażenia sprzeciwu do wyników danej kontroli?
Czy po kontroli ZUS wydaje zalecenia pokontrolne?
Jaki jest czas zastosowania się przez kontrolowanego do zaleceń pokontrolnych i jakie są konsekwencje ewentualnego niezastosowania się?
Czy kontrolowany może nie zgodzić się z zaleceniami pokontrolnymi ZUS?
Przedstawiamy podstawowe informacje o kontroli ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroluje płatników składek, a kontrola może dotyczyć wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi. ZUS może więc kontrolować te NGO, które zatrudniają pracowników i współpracowników (nie tylko w ramach umów o pracę, ale także w ramach umów-zleceń czy o dzieło). Tekst powstał dzięki współpracy ngo.pl i Centrum Pro Bono.
radca prawny – Julia Walicka-Ostachowska, adwokat – Aleksandra Sudak, adwokat – Piotr Kwasiborski, aplikant adwokacki – Karolina Tomaszewska, Hogan Lovells
Zakres kontroli może objąć wykonywanie przez kontrolowanego wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi. W szczególności kontrola może obejmować (art. 86 ust. 2 u.s.o.s.):
prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
Powyższy katalog czynności kontrolnych jest otwarty!
Przykładowe inne kwestie podlegające badaniu przez ZUS to:
kontrola wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zarówno w zakresie zgodności z prawem, jak i zasadami współżycia społecznego;
kontrola ważności umowy o pracę (np. badanie czy nie jest pozorna) i w konsekwencji odmowa objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych danego pracownika;
kontrola rodzaju umowy, poprzez przyjęcie, że w rzeczywistości była to inna umowa (np. umowa o dzieło może zostać przez ZUS zaklasyfikowana jako umowa o pracę) i w konsekwencji objęcie danego pracownika ubezpieczeniem społecznym;
sprawdzanie czy świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zostały w rzeczywistości z niego sfinansowane.
Zakres kontroli musi być wskazywany w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.
Co do zasady kontrola następuje w siedzibie płatnika składek lub w innych miejscach prowadzenia przez niego działalności (np. filie, oddziały), gdyż tam są zazwyczaj przechowywane dokumenty stanowiące przedmiot kontroli (art. 90 u.s.u.s.).
Kontrola może być jednak wykonywana w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie, w związku z powierzeniem im prowadzenie niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (np. w biurze rachunkowym prowadzącym obsługę kadrowo-płacową kontrolowanego, w którym przechowywana jest dokumentacja).
Istnieje możliwość prowadzenia kontroli w siedzibie jednostki terenowej ZUS bez zgody badanego podmiotu w dwóch przypadkach: niezapewnienie przez płatnika składek warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, gdy jest to uzasadnione charakterem podejmowanych czynności (np. trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika płatnika składek).
Kontrolowany ma wówczas obowiązek wydania dokumentów związanych z zakresem kontroli na czas przeprowadzenia czynności kontrolnych nie dłuższy niż 3 tygodnie. Wydanie dokumentów następuje na wniosek inspektora kontroli ZUS i jest potwierdzone w protokole, który powinien podpisać także płatnik składek.
Kontrola, pomimo zapewnienia odpowiednich warunków technicznych w siedzibie kontrolowany, może być przeprowadzona również w placówce ZUS, jeżeli usprawni to przebieg kontroli (art. z art. 80a ust. 1 u.s.d.g.). Jest to możliwe jednak tylko wtedy, gdy kontrolowany wyrazi na to zgodę na piśmie.
Czas trwania kontroli ZUS różni się w zależności od statusu kontrolowanego podmiotu.
Kontrola płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą
W tym przypadku przepisy nie regulują czasu trwania kontroli w tym przypadku. Przyjmuje się jednak, że kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące. W przypadku kontroli płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą, termin wszczęcia kontroli jest ustalany przez inspektora kontroli ZUS po wystawieniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Kontrola płatnika składek będącego przedsiębiorcą
Czas trwania wszystkich kontroli danego organu kontroli u podmiotu będącego przedsiębiorcą w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać (art. 83 u.s.d.g.):
Powyższe limity czasowe dotyczą wszystkich kontroli przeprowadzonych przez dany organ, a nie czasu trwania jednej konkretnej kontroli. Należy również pamiętać, że limity te odnoszą się do tego samego organu kontroli a nie wszystkich organów prowadzących kontrolę. Przykładowo ZUS i Urząd Skarbowy będą dysponować oddzielnym limitem czasu trwania kontroli.
Co do zasady nie jest możliwe ponowne przeprowadzenie kontroli przez dany organ, w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ.
Co do zasady nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy, chyba że wyrazi on na to zgodę (art. 82 u.s.d.g.). Nie jest zatem możliwe łączenie kontroli różnych organów, np. podatkowych i ZUS.
Z art. 82 ust. 2 u.s.d.g. wynika, że jeżeli działalność gospodarcza przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu, organ kontroli odstąpi od podjęcia czynności sprawdzających oraz może ustalić z przedsiębiorcą inny ich termin.
Ważne! Zakaz równoczesnego prowadzenia kontroli odnosi się do kontroli prowadzonych w jednym czasie przez więcej niż jeden organ, nie dotyczy zaś sytuacji, gdy kontrolę w danym czasie prowadzi ten sam organ.
Kwestie dokumentów i informacji, które musi udostępnić inspektorowi ZUS kontrolowany reguluje art. 88 u.s.u.s. Kontrolowany podmiot jest zobowiązany udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u kontrolowanego oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.
Przepisy prawa nie wskazują, jakie konkretnie dokumenty i informacje mają być udostępnione. Należy zatem dostarczyć inspektorowi to wszystko czego inspektor zażąda, pod warunkiem, że jest to związane z zakresem kontroli. W praktyce inspektor ZUS będzie na bieżąco informował kontrolowany podmiot o tym, jakie dokumenty zamierza skontrolować. Informacje na temat dokumentów standardowo badanych przez ZUS została już zawarta powyżej.
Konieczność zapewnienia warunków niezbędnych do przeprowadzenia kontroli
Kontrolowany ma obowiązek zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje kontrolowany podmiot (art. 88 u.s.u.s.).
W praktyce oznacza to konieczność udostępnienia inspektorowi takiego miejsca do przeprowadzenia kontroli, które będzie w miarę ciche i wygodne. Nie musi to być osobne pomieszczenie – wystarczy wydzielenie miejsca do pracy z biurkiem i krzesłem w pokoju biurowym np. w dziale księgowości. Ponadto kontroler powinien mieć do swojej dyspozycji środki łączności takie jak np. fax, dostęp do internetu, kserokopiarki i drukarki.
Zasada niezakłócania funkcjonowania kontrolowanego podmiotu
Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny jego działalność gospodarczą, konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona w protokole kontroli (art. 80b u.s.d.g.).
Swoboda poruszania się po siedzibie kontrolowanego
Inspektor kontroli ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby kontrolowanego oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej.
Inspektor kontroli ZUS podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne (art. 90 u.s.u.s.).
Tryb zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli ZUS zależy od formy prawnej kontrolowanego. W przypadku płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą brak jest sformalizowanej procedury powiadomienia o planowanej kontroli ZUS. Najczęściej odbywa się to telefonicznie lub osobiście przez inspektora kontroli ZUS. Brak jest również przepisów określających, z jakim wyprzedzeniem inspektor kontroli ZUS powinien powiadomić kontrolowanego o planowanej kontroli. Inspektor kontroli ZUS nie ma obowiązku sporządzenia z czynności powiadomienia formalnego dokumentu.
Kontrola płatnika składek będącego przedsiębiorcą powinna zostać poprzedzona doręczeniem płatnikowi składek zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli sporządzonego w formie pisemnej (art. 79 ust. 1 u.s.d.g.). Zawiadomienie może zostać doręczone kontrolowanemu osobiście przez inspektora kontroli ZUS lub drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Telefoniczne lub osobiste poinformowanie o planowanej kontroli nie będzie wystarczające.
Kontrola przedsiębiorcy może zostać wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni oraz nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia ww. zawiadomienia (art. 79 ust. 4 u.s.d.g.). Wszczęcie kontroli po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wymaga doręczenia płatnikowi składek nowego zawiadomienia.
W przypadku kontrolowanego będącego przedsiębiorcą zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli powinno zawierać (art. 79 ust. 6 u.s.d.g.):
oznaczenie oddziału ZUS, który z uwagi na właściwość terytorialną (wynikająca z siedziby płatnika składek) będzie przeprowadzał kontrolę;
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi zostać podpisane przez inspektora kontroli ZUS, który będzie przeprowadzał kontrolę u danego płatnika składek w innym wypadku zawiadomienie będzie nieważne (tzw. zasada osobistego poinformowania kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli).
Rozpoczęcie kontroli następuje po okazaniu przez inspektora kontroli ZUS legitymacji służbowej i po doręczeniu kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (art. 89 u.s.u.s.). Za datę wszczęcia kontroli uważany jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Nie jest możliwe przeprowadzanie kontroli przez inspektorów ZUS tylko na podstawie legitymacji.
Jeśli płatnik składek jest nieobecny, upoważnienie do przeprowadzenia kontroli jest doręczane i legitymacja służbowa jest okazywana osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek (art. 89 ust 3 u.s.u.s.).
ZUS nie uznaje ogólnego pełnomocnictwa upoważniającego daną osobę do reprezentowania kontrolowanego. Niezbędne jest upoważnienie do reprezentowania płatnika w czasie kontroli ZUS.
W przypadku kontrolowanego będącego przedsiębiorcą, kolejnym elementem czynności podejmowanych przez inspektora kontroli jest dokonanie wpisu w książce kontroli, którą powinien prowadzić każdy przedsiębiorca (art. 81 oraz art. 81a u.s.d.g). Książka kontroli może być prowadzona w dwóch nowych formach: jako zbiór dokumentów lub w formie elektronicznej.
Upoważnienie do wszczęcia kontroli jest formalnym dokumentem, który powinien zawierać informacje dotyczące jednostki ZUS przeprowadzającej kontrolę, podmiotu kontrolowalnego oraz zakresu przedmiotowego kontroli. Minimalna obligatoryjna treść upoważnienia została określona w art. 89 ust. 1a u.s.u.s oraz dodatkowo w § 3 ust. 3 Rozporządzenia.
Niezbędnymi elementami upoważnienia są:
oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS wraz ze wskazaniem adresu oddziału;
oznaczenie kontrolowanego płatnika składek (nazwa, NIP, REGON, adres siedziby);
wskazanie imienia i nazwiska inspektora kontroli ZUS wraz z numerem jego legitymacji służbowej;
zakres przedmiotowy kontroli;
podstawy prawna regulująca uprawnienia do przeprowadzenia kontroli;
pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek;
podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.
Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Dokument, który nie zawiera wszystkich wskazanych informacji, nie jest podstawą do wszczęcia kontroli w przedsiębiorstwie (np. jeżeli w upoważnieniu nie będzie wpisanego numeru legitymacji służbowej, wówczas nie stanowi ono podstawy do przeprowadzenia kontroli.)
Zmiana osób upoważnionych do wykonywania kontroli, zakresu kontroli oraz miejsca wykonywania czynności kontrolnych wymaga wydania odrębnego upoważnienia, z tym że zmiany takie nie mogą prowadzić do wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu kontroli (art. 79a ust. 5 u.s.d.g.).
Zgodnie z art. 79 ust. 2 u.s.d.g. ZUS może wszcząć kontrolę bez uprzedniego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli w przypadku gdy:
W takich sytuacjach ZUS nie ma obowiązku wcześniejszego zawiadamiania podmiotu kontrolowanego.
Uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli oraz protokole kontroli.
W przypadku kontrolowanego będącego przedsiębiorcą kontrolę można wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (patrz powyżej). Przedsiębiorca może złożyć wniosek, aby kontrola była wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (art. 79 ust. 5 u.s.d.g).
Ponadto, kontrolowany zawsze może złożyć wniosek o wyznaczenie innego terminu kontroli niż wskazany przez inspektora ZUS, o ile będzie on mieścił się w ustawowych ramach czasowych (tj. kontrola rozpocznie się nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli).
O przeprowadzenie kontroli w innym terminie można również wnioskować, gdy u kontrolowanego odbywa się już kontrola przeprowadzana przez inną instytucję publiczną. Nie ma możliwości, aby odbywała się więcej niż jedna kontrola jednocześnie.
Wniosek kontrolowanego o zmianę terminu kontroli w przypadku niezachodzenia ustawowych przeciwskazań do podjęcia kontroli nie jest dla ZUS wiążący.
Jak wskazano powyżej zakres kontroli ZUS jest bardzo szeroki i może dotyczyć wszelkich obowiązków związanych z systemem ubezpieczeń społecznych nałożonych na kontrolowanych. Jednocześnie, zgodnie z art. 88 ust. 1 u.s.u.s. kontrolowany jest zobowiązany udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u kontrolowanego oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.
Powyższe oznacza w praktyce, że w zakresie objętym kontrolą kontrolerzy ZUS mogą zażądać każdego dokumentu mającego wpływ na realizację obowiązków związanych z systemem ubezpieczeń społecznych. W szczególności kontrolą może polegać na badaniu:
zgłoszeń zatrudnionych osób do ubezpieczeń;
formularzy związanych ze zmianą zgłoszonych danych czy też zgłoszeniem danych członków rodziny pracownika;
deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wraz z załącznikami oraz raportów ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA);
druków zwolnień lekarskich (ZUS ZLA, ZUS ZLA/K), a także innych dokumentów uprawniających do wypłaty świadczeń krótkoterminowych (np. wniosków o świadczenie rehabilitacyjne/zasiłek opiekuńczy, listy płatnicze świadczeń z ubezpieczeń społecznych wypłacanych i rozliczanych przez kontrolowanego);
wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe przygotowanych przez kontrolowanego;
zaświadczeń zawierających informacje z zakresu ubezpieczeń społecznych, wystawianych przez kontrolowanego;
dokumentów wskazujących na kwoty rzeczywiście odprowadzane celem opłacenia składek, aby zweryfikować prawidłowość opłacania składek (potwierdzeń przelewów, wyciągów bankowych, innych potwierdzeń wpłat).
W ramach kontroli kontrolerzy ZUS są oczywiście również uprawnieni do badania umowy o pracę – tak pod kątem tytułu do ubezpieczenia, jak również i ważności jej poszczególnych postanowień w kontekście przepisów dotyczących systemu ubezpieczeń społecznych.
W praktyce najczęściej zdarza się, że w trakcie kontroli ZUS kontrolowany jest zobowiązany udostępnić także:
zapisy księgowe oraz dokumentację podatkową (np. PIT-11);
umowy cywilnoprawne zawierane przez kontrolowanego z osobami wykonującymi zadania na rzecz kontrolowanego oraz rachunki do tych umów,
dokumenty regulujące u kontrolowanego zasady wypłacania wynagrodzeń i premii, a także przyznawania świadczeń z funduszu socjalnego (oprócz umów z pracownikami, także regulamin wynagradzania, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, układ zbiorowy pracy);
listy płac, w tym listy uwzględniające ewentualne świadczenia pozapłacowe,
dokumentację zasiłkową sporządzaną dla rozliczeń świadczeń chorobowych;
akta osobowe zatrudnianych pracowników, w tym w szczególności dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku oraz oświadczenie pracownika będącego rodzicem o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem.
W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ZUS może ponadto:
dokonywać oględzin i spisu składników majątku kontrolowanego, jeżeli kontrolowany zalega z opłatą należności z tytułu składek;
żądać udzielania informacji i wyjaśnień przez kontrolowanego i inne osoby;
legitymować dane osoby celem ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to konieczne dla względów kontroli;
przesłuchiwać świadków.
W zakresie uprawnienia do przesłuchiwania świadków, inspektor ZUS przeprowadzający kontrolę najczęściej przesłuchuje osoby odpowiedzialne za obsługę kadr i obsługę rachunkowo-finansową podmiotu kontrolowanego, nawet jeśli taka obsługa zapewniana jest poprzez świadczenie usług przez podmioty trzecie. W takim przypadku przesłuchane mogą być osoby zatrudnione przez podmiot trzeci świadczący dla kontrolowanego takie usługi. Inspektor ZUS może także na potrzeby kontroli przesłuchiwać byłych pracowników. Takie przesłuchania odbywają się najczęściej poza siedzibą kontrolowanego, w siedzibie jednostki organizacyjnej ZUS.
Inspektor kontroli ZUS może także przesłuchiwać osobę ubezpieczoną oraz osobę reprezentującą kontrolowany podmiot, niemniej jednak co do zasady dopiero, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności, mające znaczenie dla przeprowadzanej kontroli.
Inspektor ZUS wykorzystuje dla celów kontroli także informacje zawarte na prowadzonych przez ZUS kontach osób ubezpieczonych i podmiotach kontrolowanych.
W świetle powyższego należy więc zaznaczyć, że oprócz obowiązku udostępnienia wszelkich ksiąg i dokumentów na kontrolowanym spoczywa także obowiązek:
udostępnienia do oględzin składników majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli kontrolowany zalega z opłatą należności z tytułu składek;
sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS;
udzielania wyjaśnień kontrolującemu;
przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.
Należy także pamiętać, że na podstawie u.s.d.g. w przypadku kontroli kontrolowany będący przedsiębiorcą jest co do zasady obowiązany niezwłocznie okazać inspektorowi ZUS książkę kontroli, służącą do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli działalności kontrolowanego. Taką książkę kontrolowany będący przedsiębiorcą jest obowiązany prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej.
W trakcie kontroli kontrolowany jest zobowiązany zapewnić inspektorowi ZUS warunki niezbędne do przeprowadzenia czynności kontrolnych (informacje na temat miejsca prowadzenia kontroli podano już powyżej).
W trakcie kontroli inspektor ZUS ma prawo wstępu i poruszania się po całym terenie siedziby kontrolowanego i miejscach prowadzenia przez niego działalności, po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia do kontroli. Nie potrzebuje do tego żadnych dodatkowych firmowych przepustek. Inspektor ZUS podlega jednak w trakcie kontroli przepisom BHP obowiązującym na terenie przeprowadzania kontroli. Kontrolowany nie może także dokonywać rewizji osobistej inspektora ZUS przeprowadzającego kontrolę.
Oznacza to, że w czasie wykonywania kontroli inspektor może wejść do każdego pomieszczenia kontrolowanego z zachowaniem powyższych zasad.
Inspektor ZUS przeprowadzający kontrole może:
żądać wydania mu kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli.
W takiej sytuacji kontrolowany ma obowiązek sporządzić i wydać takie kopie przeznaczone dla inspektora ZUS. Sporządzenie takich kopii powinno zostać dokonane nieodpłatnie (art. 88 ust.1 pkt 2 u.s.u.s.);
żądać wydania mu oryginałów wszelkich ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich, w sytuacji gdy czynności kontrolne są wykonywane w terenowej jednostce organizacyjnej (art. 90 ust.5 u.s.u.s.).
Wydanie takich dokumentów następuje na czas przeprowadzenia czynności kontrolnych, lecz nie dłuższy niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół podpisywany także przez kontrolowanego. ZUS zobowiązany jest jednak zapewniać kontrolowanemu, na jego pisemne żądanie, dostęp do wydanych ZUS dokumentów w obecności inspektora ZUS.
Poza tym, zgodnie z Rozporządzeniem jednym ze sposobów zabezpieczenia dowodów zebranych przez inspektora ZUS w trakcie kontroli jest zabranie ich przez inspektora do jednostki organizacyjnej ZUS za potwierdzeniem odbioru.
Powyższe wymogi oznaczają, że inspektor ZUS w określonych przypadkach może zabrać dokumenty kontrolowanego do jednostki organizacyjnej ZUS, a w każdym razie może zażądać wydania mu kopii takich dokumentów. Należy również pamiętać, że kontrolowany ma obowiązek przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez kontrolowanego.
Przepisy u.s.u.s. nie zawierają regulacji wskazujących wprost godziny przeprowadzania kontroli. Przepisy u.s.d.g stosowane posiłkowo do kontroli prowadzanych u przedsiębiorców wskazują, że kontrola przedsiębiorcy powinna następować w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. W praktyce co do zasady w podobnych godzinach przeprowadzana jest też kontrola u podmiotu niebędącego przedsiębiorcą. Istotne dla godzin przeprowadzenia kontroli mogą być też godziny działalności samej jednostki organizacyjnej ZUS, w ramach której działa dany inspektor.
Co do miejsca przeprowadzania kontroli w przypadku, gdy siedzibą kontrolowanego jest jego prywatne mieszkanie, stosuje się ogólne zasady wskazane powyżej. W związku z tym kontrolę można przeprowadzić w takim mieszkaniu, chyba że inspektor ZUS uzna, iż nie spełnia ona warunków niezbędnych do przeprowadzenia takiej kontroli – w takiej sytuacji kontrola może zostać przeniesiona do jednostki organizacyjnej ZUS. Jednocześnie w przypadku korzystania przez kontrolowanego z osób trzecich w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej lub finansowo-płacowej, lub innych czynności objętych kontrolą, czynności kontrolne mogą odbywać się w miejscu prowadzenia działalności przez takie osoby.
Nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych może skutkować nałożeniem na kontrolowanego lub osobę obowiązaną do działania w imieniu kontrolowanego kary grzywny w wysokości do 5.000 złotych (art. 98 ust. 1 u.s.u.s.).
Ponadto w przypadku braku posiadania dokumentów pracowniczych (tj. akt osobowych pracowników oraz innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkami pracy) na kontrolowanego może zostać nałożona grzywna na podstawie przepisów Kodeksu Pracy, w wysokości od 1.000 do 30.000 złotych (art. 281 Kodeksu Pracy).
Powyższe naruszenia stanowią wykroczenia osób, które mogą popełnić tylko osoby fizyczne. Oznacza to, że sankcje mogą być nałożone jedynie na osobę fizyczną. Zatem jeżeli płatnik jest osobą prawną (np. spółka kapitałowa, fundacja) lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (np. spółka osobowa), za naruszenia odpowiadać będzie osoba fizyczna działająca w imieniu takiego podmiotu. Na osobę taką zostanie nałożona grzywna, jeżeli popełniła czyn świadomie (zaniedbała obowiązki, o których wiedziała), a także jeżeli nie dopełniła nałożonych na nią obowiązków nieświadomie, np. wskutek niedostatecznej wiedzy. Nieznajomość przepisów prawa nie zwalnia z powyższej odpowiedzialności.
Kontrolowany będący przedsiębiorcą lub osoba przez niego upoważniona do reprezentowania może wyrazić sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli ZUS czynności kontrolnych, jeżeli dokonano ich z naruszeniem przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (art. 84c ust. 1 u.s.d.g). Sprzeciw musi być złożony na piśmie wraz z uzasadnieniem, w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym rozpoczęła się kontrola w oddziale ZUS, którego inspektor przeprowadza kontrolę. Kontrolowany obowiązany jest jednocześnie poinformować o złożeniu sprzeciwu inspektora kontroli ZUS prowadzącego czynności kontrolne (art. 84c ust. 2 i 3 u.s.d.g).
Jeśli sprzeciw jest złożony w związku z przekroczeniem limitu czasu przeznaczonego na kontrolę, termin na złożenie sprzeciwu rozpoczyna się w dniu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu czasu trwania kontroli (art. 84c ust. 4 u.s.d.g).
Brak uzasadnienia sprzeciwu będzie skutkował jego odrzuceniem.
Wniesienie sprzeciwu, spowoduje wstrzymanie czynności kontrolnych oraz wstrzymanie biegu czasu trwania kontroli, z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu rozpatrzenia sprzeciwu, a w przypadku wniesienia zażalenia do czasu jego rozpatrzenia.
W przypadku wniesienia sprzeciwu inspektor kontroli ZUS może, w drodze postanowienia, dokonać zabezpieczenia dowodów mających związek z przedmiotem i zakresem kontroli, na czas rozpatrzenia sprzeciwu (art. 84c ust. 8 u.s.d.g.). Zabezpieczeniu podlegają dokumenty, informacje, oraz inne nośniki informacji, jeżeli stanowią lub mogą stanowić dowód w toku kontroli.
Właściwy odział ZUS obowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatrzyć sprzeciw i wydać postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub kontynuowaniu czynności kontrolnych. Od wskazanego ww. postanowienia kontrolowanemu przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. ZUS ma 7 dni na rozstrzygnięcie zażalenia licząc od dnia jego wniesienia.
Nierozpatrzenie sprzeciwu lub zażalenia w terminie jest równoznaczne w skutkach z wydaniem przez ZUS postanowienia odpowiednio o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub uznającego słuszność wniesionego zażalenia (art. 84c ust. 12 i 13 u.s.d.g.).
Kontrolowany może wnieść sprzeciw m.in., z uwagi na następujące naruszenia:
Brak zawiadomienia o wszczęciu kontroli – naruszenie art. 79 u.s.d.g
Kontrolowany będący przedsiębiorcą będzie uprawniony do wniesienia sprzeciwu, jeżeli inspektor kontroli ZUS zjawi się w siedzibie płatnika składek bez uprzedniego poinformowania o zamiarze wszczęcia kontroli (tj. w przypadku niedoręczenia pisemnego zawiadomienia).
Brak legitymacji lub upoważnienia
Podobna sytuacja będzie miała miejsce, gdy inspektor kontroli ZUS przystąpi do czynności kontrolnych bez doręczenia przedsiębiorcy upoważnienia lub bez okazania legitymacji służbowej.
Podstawą do wniesienia sprzeciwu będzie również nieważna legitymacja służbowa lub upoważnienie niezawierające wszystkich wymaganych przez ustawię elementów (o legitymacji i upoważnieniu pisaliśmy już powyżej).
Powadzenie czynności pod nieobecność kontrolowanego lub osoby upoważnionej
Kolejnym powodem dającym kontrolowanemu podstawę do wniesienia sprzeciwu jest dokonanie czynności kontrolnych pod jego nieobecność, gdyż zgodnie z art. 80 ust. 1 u.s.d.g. jak również art. 89 ust. 3 i 4 u.s.u.s. czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej.
Podstawą do wniesienia sprzeciwu będzie również prowadzenie kontroli pod nieobecność płatnika, lecz w obecności pracowników kontrolowanego, jeżeli nie posiadali oni specjalnego upoważnienia do reprezentowania płatnika składek w postępowaniu kontrolnym.
Kilka kontroli trwających jednocześnie
Poza wyjątkami określonymi w art. 82 ust. 1 u.s.d.g. nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. W przypadku, gdy u płatnika będącego przedsiębiorcą prowadzona jest kontrola przez inny organ wówczas inspektor kontroli ZUS powinien odstąpić od podjęcia czynność. Brak odstąpienia od czynności kontrolnych stanowi postawę do złożenia sprzeciwu.
Przekroczenie limitu czasu trwania kontroli
Nadmiernie przedłużająca się kontrola tj. taka która przekracza limity przewidziane w art. 83 ust. 1 u.s.d.g. (opisane powyżej) jest działaniem organu niezgodnym z prawem i stanowi podstawę do wniesienia sprzeciwu.
Co do zasady nie można odmówić udostępnienia dokumentów żądanych przez ZUS. Kontrolowany ma bowiem obowiązek udostępnienia wszelkich dokumentów związanych z zakresem kontroli. Chodzi nie tylko o dokumenty przechowywane w siedzibie kontrolowanego, ale także takie, które znajdują się u osób trzecich w związku z powierzeniem im prowadzenia spraw kadrowo-płacowych. Co więcej, inspektor kontroli ZUS może zażądać sprowadzenia takich dokumentów do siedziby kontrolowanego.
Odmowa przedstawienia dokumentów może zostać zakwalifikowana jako utrudnianie kontroli i będzie podlegała karze grzywny w wysokości do 5.000 złotych.
Jeżeli zdaniem kontrolowanego dokumenty, których żąda ZUS nie mieszczą się w zakresie kontroli, może wnieść sprzeciw na czynności kontrolne (na temat procedury wnoszenia sprzeciwu pisaliśmy powyżej).
Inspektor ZUS może wykonywać czynności kontrolne nie tylko w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, ale również „w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów”. Za takie miejsce uznaje się miejsce prowadzenia działalności przez osobę trzecią, np. biuro rachunkowe. Inspektor ZUS powinien mieć możliwość wstępu do wszystkich pomieszczeń, jeżeli tego wymaga zakres kontroli.
Celem wstępu do poszczególnych pomieszczeń inspektor ZUS nie podlega rewizji osobistej, a także nie musi posiadać dodatkowej przepustki. Wystarczy, że okaże legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
Powyższe przywileje nie oznaczają zwolnienia inspektora ZUS z obowiązku przestrzegania zasad bhp. Dodatkowo, inspektor ZUS może podlegać innym zasadom obowiązującym u kontrolowanego, np. ograniczeniu jawności danych. Należy pamiętać, że inspektor ZUS podlega obowiązkowi zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych, w tym przeprowadzaniu kontroli.
Jak zostało wskazane powyżej, kontrolowany ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli. To oznacza, że musi zapewnić inspektorowi niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Chodzi o dostęp do środków łączności, z wyjątkiem środków transportowych oraz innych niezbędnych środków technicznych potrzebnych do wykonania czynności kontrolnych.
W przypadku, gdy kontrolowany nie jest w stanie zapewnić kontrolerowi należytych warunków, istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli w siedzibie ZUS, położonej najbliżej od miejsca położenia działalności kontrolowanego.
O tym, czy miejsce zaproponowane przez kontrolowanego do przeprowadzenia kontroli spełnia niezbędne warunki i czy kontrola zostanie finalnie przeniesiona do jednostki terytorialnej ZUS zadecyduje sam inspektor kontrolujący. Uczyni to po uprzednich oględzinach miejsca wyznaczonego przez kontrolowanego.
Poprzez niespełnianie odpowiednych warunków należy rozumieć, np. brak miejsca do pisania, niską temperaturę panującą w pomieszczeniu, czy też brak zabezpieczenia przed zniszczeniem dokumentów.
Jeżeli kontrola ZUS znacznie się przedłuża, tj. zostanie przekroczony roczny limit postępowania kontrolnego (o limicie pisaliśmy już powyżej), kontrolowany przedsiębiorca lub osoba upoważniona do jego reprezentowania może zgłosić sprzeciw. Szczegółowe informacje na temat procedury wnoszenia sprzeciwu zostały już podane powyżej.
Nadmiernie przedłużająca się kontrola jest działaniem niezgodnym z prawem.
Wpis w książce kontroli
W przypadku kontrolowanego będącego przedsiębiorcą, w książce kontroli powinna zostać odnotowana data zakończenia postępowania kontrolnego, zalecenia pokontrolne (art. 81 u.s.d.g.).
Przedsiębiorca jest obowiązany dokonać wpisu informacyjnego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez kontrolującego, organ nadrzędny lub sąd administracyjny w sytuacji skutecznego odwołania się od wyników kontroli.
Po zakończonej kontroli powstaje protokół. Jest to najważniejszy dokument urzędowy, wieńczący postępowanie kontrolne.
Protokół sporządza i podpisuje inspektor lub inspektorzy ZUS przeprowadzający kontrolę. Jeden z dwóch jednobrzmiących egzemplarzy zostaje przesłany kontrolowanemu lub osobie upoważnionej do jego reprezentacji wraz z załącznikami. Drugi egzemplarz pozostaje w ZUS.
Elementy protokołu kontroli ZUS:
Oznaczenie jednostki ZUS, czyli oddziału, który z racji właściwości terytorialnej związanej z siedzibą kontrolowanego przeprowadza kontrolę
Oznaczenie kontrolowanego, czyli płatnika składek
Nazwę dokumentu wraz z określeniem firmy kontrolowanego
Oznaczenie inspektora / inspektorów ZUS przeprowadzającego / przeprowadzających kontrolę
Czas trwania kontroli, czyli data wszczęcia i zakończenia oraz przerwy w kontroli
Datę doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
Informację o liczbie zgłoszonych ubezpieczonych oraz średnioroczną liczbę ubezpieczonych
Ustalenia kontroli dokonywane są na postawie dokumentów złożonych przez kontrolowanego w ZUS, a także dokumentacji znajdującej się u niego w zakładzie. Ustalenia powinny być opisane w sposób zrozumiały i zwięzły.
Pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń
Pieczęć i podpis inspektora ZUS przeprowadzającego kontrolę
Informacja o wpisie do książki kontroli
Zamieszczenie w protokole informacji o wpisie do książki kontroli dotyczy jedynie kontrolowanych mających obowiązek jej prowadzenia.
Integralną częścią każdego protokołu są jego załączniki. Załącznikami mogą być między innymi kopie dokumentów będących dowodami w sprawie.
Kontrolowany ma nieograniczony dostęp do protokołu kontroli. Po zakończonym postępowaniu kontrolnym kontrolowany otrzymuje jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami.
Kontrolowany powinien nie tylko zapoznać się z jego treścią, ale także dokonać dokładnej analizy zapisów w nim zawartych oraz załączników.
Zastrzeżenia do ustaleń kontroli zawartych w protokole
W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości, błędów, bądź pojawienia się nowych okoliczności, kontrolowany może złożyć pisemne zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Powinien przy tym wskazać środki dowodowe popierające zastrzeżenia. Ma na to 14 dni od daty jego otrzymania (art. 91 ust.3 u.s.u.s.).
Zastrzeżenia złożone po terminie, bez zachowania formy pisemnej lub wskazania dowodów przemawiających za nieprawidłowością ustaleń kontroli nie będą rozpatrywane.
Inspektor ma obowiązek rozpatrzenia prawidłowo zgłoszonych zastrzeżeń. Ustawa jednak nie precyzuje, w jakim terminie powinno to nastąpić. Zgodnie z regułami obowiązującymi w postępowaniu administracyjnym, organ powinien rozpatrzeć sprawę bez zbędnej zwłoki, czyli w ciągu 14 dni. W sytuacji, gdy istnieje konieczność przeprowadzenia dodatkowych czynności, termin ten może się wydłużyć do 1 miesiąca. W przypadkach szczególnie skomplikowanych rozpatrzenie zastrzeżeń może potrwać nawet do 2 miesięcy.
Jeśli chodzi o rozpatrzenie zastrzeżeń, inspektor ZUS ma kilka opcji działania:
Uwzględnia zastrzeżenia w części
Uwzględnia zastrzeżenia w całości
Nie uwzględnia zastrzeżeń w całości
W przypadku uwzględnienia w całości lub części zastrzeżeń zgłoszonych przez kontrolowanego inspektor sporządza odpowiednie pismo, mające charakter informacyjny. Wskaże w nim zmiany do protokołu oraz opisze zamiany ustaleń do poszczególnych części protokołu.
W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, inspektor również wyda pismo wskazujące na przyczyny. Kontrolowany zostanie w tym piśmie pouczony o obowiązku złożenia dokumentów korygujących (zgłoszeniowych lub rozliczeniowych) zgodnych z ustaleniami kontroli.
Jeżeli kontrolowany, zgodnie z art. 41 ust. 7b u.s.u.s nie złoży dokumentów korygujących w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu, ZUS zainicjuje postępowanie administracyjne. Będzie ono zwieńczone wydaniem decyzji.
Decyzja pokontrolna
będzie odnosiła się do wszystkich nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, zgodnie z ustaleniami poczynionymi przez inspektora ZUS przeprowadzającego kontrolę.
Od decyzji ZUS kontrolowanemu przysługuje odwołanie do właściwego sądu okręgowego. Wnosi się je za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję. Szczegółowo procedura wnoszenia odwołania od decyzji ZUS została uregulowana art. 83 u.s.u.s. i kodeksie postępowania cywilnego.
Tak, zgodnie z art. 81 ust. 2 u.s.d.g. po zakończonej kontroli powstają zalecenia pokontrolne. Zarówno zalecenia pokontrolne, jak i środki pokontrolne wynikają z treści protokołu kontroli i są umieszczane w książce kontroli. Należy pamiętać, że wszystkie wpisy w książce kontroli muszą być zbieżne z ustaleniami protokołu. Wpisu dokonuje inspektor ZUS przeprowadzający kontrolę. Powinien on wskazywać na osobę oraz określać datę jego dokonania.
Zalecenia pokontrolne wynikają z treści samego protokołu pokontrolnego, który w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości może wskazywać na konieczność korekty danych. Dokumenty korygujące powinny zostać złożone w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Kontrolowany ma obowiązek zastosowania się do zaleceń pokontrolnych dotyczących obowiązku uzupełnienia, bądź korekty dokumentów w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Dodatkowo płatnik składek będący przedsiębiorcą powinien umieścić odpowiedni wpis informujący o wykonaniu zaleceń pokontrolnych w książce kontroli.
Trzeba pamiętać, że ZUS może przeprowadzić ponowną kontrolę w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych w związku z przeprowadzoną kontrolą. Niezastosowanie się do zaleceń spowoduje wydanie przez ZUS decyzji uwzględniającej ustalenia kontroli (szerzej opisaliśmy już ten temat powyżej).
Kontrolowany, który nie zastosował się do zaleceń pokontrolnych powinien liczyć się m.in. z następującymi sankcjami:
odsetkami za zwłokę,
dodatkową opłatą sięgająca do 100% należnych składek,
karą grzywny do 5.000 złotych,
odpowiedzialnością karną (w najbardziej drastycznych przypadkach).
Tak. W takiej sytuacji kontrolowany płatnik składek może wnieść zastrzeżenia do ustaleń kontroli zawartych w protokole do jednostki ZUS przeprowadzającej kontrolę. Kontrolowany ma na to 14 dni od otrzymania protokołu (szerzej na temat procedury zgłaszania zastrzeżeń pisaliśmy powyżej.
ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778) – dalej “u.s.u.s.”
rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek z dnia 30 grudnia 1998 r. (Dz.U. Nr 164, poz. 1165) – dalej “Rozporządzenie”
ustawa swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 r.(Dz.U. z Dz.U.2017.2168) – dalej “u.s.d.g.”
ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666) – dalej “Kodeks Pracy”
Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (tu jesteś)