Source: https://genealodzy.opole.pl/konferencja/nabor
Timestamp: 2020-04-03 00:47:14
Legal References Found: art. 81
 art. 6
 art. 23
 art. 118
 art. 4
 art. 42
 art. 44
 art. 81
 art. 13
 art. 60

Document Content:
Nabór na wystąpienia i targi na konferencji genealogicznej – Opolscy Genealodzy
Nabór na wystąpienia i targi na konferencji genealogicznej
● inne podstrony (powrót do menu nawigacyjnego) konferencji ●
● zaproszenie ● zasady ● FORMULARZ ZGŁOSZENIA ● dane osobowe ● archiwum ●
Opolscy Genealodzy prowadzą otwarty nabór i zapraszają do zgłaszania się — na wystąpienia i targi na odbywającej się corocznie od 2014 r. Konferencji Genealogicznej na terenie Zamku Piastów Śląskich w Brzegu, którą współorganizują: Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy, Archiwum Państwowe w Opolu, Wojewódzka Biblioteka Publiczna im. E. Smołki w Opolu oraz gospodarz miejsca, Muzeum Piastów Śląskich w Brzegu. Jak dotąd, konferencja realizowana jest przy patronacie – wsparciu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Adresatem niniejszego zaproszenia są w szczególności pracownicy dydaktyczni, studenci i pracownicy archiwów, bibliotek, muzeów i uczelni, przedstawiciele stowarzyszeń i firm, pisarze, blogerzy i artyści oraz zawodowi lub prywatni (amatorscy) badacze i pasjonaci — zajmujący się genealogią lub świadczący usługi i tworzący dzieła, z których korzystają genealodzy, a którzy chcieliby zabrać głos lub zaprezentować się w trakcie konferencji, w tym także w formie prelekcji, warsztatów lub targów. Jeśli masz tylko pomysł, ale bez zamiaru (możliwości) jego własnej realizacji, prosimy skontaktuj się z organizatorami lub zaproponuj to w uwagach w przedkonferencyjnej rejestracji pobytu uczestnika lub ankiecie pokonferencyjnej.
fot. M. Momont (2015)
fot. M. Momont 2015
fot. P. Szymański 2015
Zgłoszenia przyjmujemy za pomocą poniższego formularza, natomiast odrębnie można rejestrować swój pobyt z możliwością zamówień na odpłatne obiady i noclegi, tudzież wieczory i atrakcje dodatkowe. Nabór na prelegentów i targi jest prowadzony w trybie ciągłym całorocznie. Na najbliższą konferencję przyjmujemy zgłoszenia zazwyczaj miesiąc lub dwa przed uruchomieniem rejestracji pobytu uczestników, później przyjmujemy zgłoszenia tylko rezerwowo lub na następną konferencję. Wyboru zgłoszeń dokonuje rada programowa organizatorów konferencji zazwyczaj kilka tygodni przed uruchomieniem rejestracji pobytu uczestników. Szczegółowe terminy podawane są bezpośrednio w formularzu poniżej.
Każda konferencja trwa przez weekend (sobota w godz. od 10 do ok. 18, niedziela od 10 do ok. 14, a kto chce i może, przyjeżdża już w piątek ok. godz. 16–20). Unikamy dużego obłożenia programu, dlatego przypominamy uczestnikom i organizatorom, że czas nie jest z gumy. Organizatorzy zastrzegają ograniczoną możliwość zmian / przenoszenia punktów programu pomiędzy poszczególnymi dniami (np. z niedzieli na sobotę, z soboty na niedzielę), godzinami lub salami (np. z mniejszej na większą).
Zgłoszenia przyjmujemy w ogólnych obszarach tematycznych (dziedzinach, kategoriach). Co roku wskazujemy inny zestaw preferowanych tematów, których potrzebę rada programowa konferencji stwierdza w szczególności na podstawie sugestii samych uczestników konferencji. Obszary tematyczne należy zawęzić, proponując konkretny tytuł. Oczekujemy zaproponowania tytułów nie tylko dla wykładów czy warsztatów, lecz również dla stoisk targowych, bowiem mogą trafić do informatora konferencji. Zastrzegamy możliwość uzgodnionych zmian tytułów pod potrzeby spójnego programu i informatora konferencji. Oczekiwane są wykłady, warsztaty i stoiska zarówno o szerszym zakresie przeglądowo-porównawczym, jak i węższe, skupione na jednym z zagadnień danego obszaru tematycznego, danym obszarze geograficznym, okresie czy rodzie. Liczymy na propozycje interesujące, ciekawe, wartościowe i przydatne dla ogółu oraz na Waszą pomysłowość!
Uprzedzamy o dużym zainteresowaniu i ograniczonym: czasie, miejscu (liczbie sal/stanowisk) i sprzęcie (istotne przy targach, warsztatach). W podawanym czasie wystąpień wliczamy już ewentualne dyskusje, pytania i odpowiedzi, ze względu na potrzebę sprawnej organizacji i zarządzania napiętym czasem i przerwami pomiędzy salami. Organizatorzy dopuszczają:
na dużej sali „a” zamku (Pinottiego=koncertowa) do 200-230 słuchaczy — do 20 wystąpień (łącznie w sobotę i niedzielę) w formie wykładów/prelekcji lub autoprezentacji usług/produktów, każde ok. 20 minut, plus do 5 minut na pytania z sali i odpowiedzi (dyskusję), razem nie więcej niż 25 minut;
na dwóch mniejszych kameralnych salach „b” i „c” zamku (portretowa i obrazu Polonia) do 30 uczestników — do 10 warsztatów (łącznie w sobotę i niedzielę), trwających równolegle w trakcie programu sali głównej, każde 45 albo 60 albo 90 minut (w zależności od godziny), wejściówki dla uczestników rezerwowane w rejestracji lub w sekretariacie;
w razie braku warsztatów, od 2019 r. dopuszczamy możliwość poszerzenia wykładów/prelekcji również na salę „c” do 100 osób, pozostałe warunki jak na salach kameralnych (czas wystąpień, wymagana wejściówka);
do 15 stoisk targowych przez 1 lub 2 dni, trwających równolegle w trakcie programu sali głównej oraz/albo w przerwach (zabezpieczenie materiałów po stronie wystawiających się).
Zgłoszenie oznacza wyrażenie zgody na fotografowanie i nagrywanie (wideo), transmitowanie na żywo i upublicznienie (w tym głosu, wizerunku, wystąpienia i prezentacji) w internecie na witrynach organizatorów i w serwisach YouTube, Facebook, Instagram lub podobnych. Chętniej uwzględniane są wystąpienia z przekazaniem tekstu i materiałów z wystąpienia do wydania drukiem i elektronicznie przez stowarzyszenie. Treść zgłoszeń przesłana z poniższego formularza naboru (zwłaszcza biogram wybranych autorów i uzasadnienie) może być wykorzystana do udostępnianego uczestnikom drukowanego i elektronicznego informatora konferencyjnego. Za wystąpienia, targi ani publikacje organizatorzy nie przewidują wynagrodzeń — jedynie drobne upominki, dyplomy lub zaświadczenia (na życzenie) oraz wdzięczność wśród licznych uczestników ☺
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do poszerzenia obszarów tematycznych, do wyboru ograniczonej liczby zgłoszeń oraz uzgodnionych zmian w tytułach, czasie i miejscu wystąpień. Wybierając zgłoszenia z naboru, organizatorzy wskażą wybrane obszary jako przewodnie w danym roku konferencji.
Targi zlokalizowane będą na zamkowych krużgankach (w razie złej pogody możliwa zmiana lokalizacji). Stoiskom organizatorzy udostępniają: energię elektryczną do laptopów; miejsce na baner; stół (stolik) lub jego połowę; jak również krzesło. Każdy zgłaszający powinien we własnym zakresie zapewnić stosownie do potrzeb zwłaszcza: własny laptop, listwę zasilającą (przedłużacz) oraz internet mobilny. Każdy sam pilnuje swojego dobytku, proponujemy obecność przy stoiskach w przerwach oraz po własnych wystąpieniach, ale możliwe jest udzielanie konsultacji również w tle innych wystąpień konferencyjnych.
Na dużej sali konferencyjnej będzie ekran z projektorem, do którego można się podłączyć (HDMI albo przelotką DVI/D-Sub) swoim sprzętem albo z naszego laptopa. Będzie można korzystać z prezentera (przyciski nawigacyjne po prezentacji ze wskaźnikiem laserowym i odliczaniem czasu). Udostępniony na potrzeby wystąpień standardowy laptop będzie posiadał:
wejście USB (zalecamy przed rozpoczęciem prezentacji zgrać pliki z pendrive’a na pulpit i uruchamiać z pulpitu, na wypadek przypadkowego rozłączenia się wtyczki)
czytnik CD/DVD
system operacyjny Microsoft Windows w wersji 10 (bez kafelek)
dostęp do internetu WiFi oraz standardowe przeglądarki internetowe Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Windows Internet Explorer
zainstalowany offline stacjonarnie pakiet Microsoft Office 2016 PowerPoint (PPT, PPTX, PPS, PPSX), Word (doc, docx), Excel (xls) oraz LibreOffice Impress, Writer, Calc, a ponadto Adobe Reader DC (PDF)
wszystkie programy w polskich wersjach językowych
Na małych zamkowych salach konferencyjnych zapewniamy tylko ekran z projektorem. Ewentualny laptop z dostępem do internetu zapewniają prowadzący warsztaty, chyba że uzgodniono inaczej.
W razie pozytywnego zakwalifikowania zgłoszenia przez radę programową konferencji, zgłaszający jest zobowiązany:
zatwierdzić lub poprawić biogram i kadr zdjęcia według wskazówek stowarzyszenia, aby były porównywalne pomiędzy poszczególnymi wystąpieniami;
przesłać pliki do pokazywania na projektorze (np. prezentacje PPS) do środy przed konferencją na adres konferencja(at)genealodzy.opole.pl, w celu sprawdzenia pod kątem technicznym, czy nie będzie kłopotów w trakcie konferencji z ich otwarciem i wyświetleniem. Nieprzesłanie wcześniej plików to ryzyko, że prezentacja, inne pliki lub pendrive mogą nie zadziałać na żywo, a próba rozwiązania sytuacji może niepotrzebnie wytrącić z toku wypowiedzi i skrócić czas wystąpień;
przesłać teksty i materiały do pokonferencyjnego wydania drukiem i elektronicznie w ciągu miesiąca po konferencji na adres konferencja(at)genealodzy.opole.pl z następującymi wymaganiami:
4-8 stron znormalizowanych (każda po 1800 znaków pisarskich wraz ze spacjami); zastrzegamy możliwość zmiany i skracania tekstów, w szczególności w celu ujednolicenia sposobu zapisu np. dat; tytuł powinien być taki sam jak w oficjalnym programie konferencji
teksty w pliku DOC, DOCX lub ODT; zdjęcia i ilustracje: format TIFF (ewentualnie PNG lub JPEG w możliwie najmniejszej stratnej kompresji, tzn. w najlepszej dostępnej jakości), rozdzielczość 300 DPI
otrzymane zdjęcia i ilustracje redakcja do druku ma prawo pomniejszyć, przekształcić w czarno-białe lub pominąć
Do 03.04.2020 do 23:59 przyjmujemy zgłoszenia na 7. Konferencję Genealogiczną, Zamek Piastów Śląskich w Brzegu 25-27.09.2020, a później przyjmujemy zgłoszenia rezerwowo i na kolejne lata. Spośród zgłoszeń rada programowa konferencji (współorganizatorów) wybierze na 2020 r. wystąpienia, a stowarzyszenie skontaktuje się (w kwietniu/maju) z wybranymi zgłaszającymi w celu uzgodnienia proponowanego tytułu, dnia/godziny i sali. Autorzy zakwalifikowanych wystąpień zobowiązani są przesłać pliki do pokazywania na projektorze (np. PPT) do środy poprzedzającej konferencję, a materiały do drukowanego wydawnictwa pokonferencynego w ciągu miesiąca po konferencji – w obu przypadkach na adres «kliknij tutaj, aby zobaczyć e-mail»
na którą konferencję?
2020 lub kolejne lata
na który dzień?*
sobota lub niedzielatylko sobotatylko niedzielaoba dni: zarówno w sobotę, jak i drugi raz w niedzielę
w jaki sposób?*
Zastrzegamy możliwość zmian (por. zasady).
--- *wybierz proponowaną formę, czas, miejsce i zasięg* ---prelekcja/wykład 20(+5) min. sala główna A do 200 os. ogólnodostępnaprelekcja/wykład 45 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkiprelekcja/wykład 60 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkiprelekcja/wykład 90 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkiwarsztaty praktyczne 45 min. sala mała B/C 30 os. na zapisy/wejściówkiwarsztaty praktyczne 60 min. sala mała B/C 30 os. na zapisy/wejściówkiwarsztaty praktyczne 90 min. sala mała B/C 30 os. na zapisy/wejściówkiprezentacja usług/produktów 20 min. sala główna A do 200 os. ogólnodostępnaprezentacja usług/produktów 45 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkiprezentacja usług/produktów 60 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkiprezentacja usług/produktów 90 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkipanel dyskusyjny 20 min. sala główna A do 200 osób ogólnodostępnapanel dyskusyjny 45 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkipanel dyskusyjny 60 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkipanel dyskusyjny 90 min. sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówkistoisko targowe
jakieś materiały towarzyszące?*
--- *deklaracja w trakcie konferencji* ---będzie prezentacja wizualna/multimedialnabędą grafiki/wideo z katalogubędzie referat do odczytuwystąpieniu nie będzie towarzyszyć nic wcześniej przygotowanego na ekran
--- *deklaracja materiałów pokonferencyjnych* ---będzie materiał do drukowanego wydawnictwa pokonferencyjnegonie będzie żadnych materiałów konferencyjnych
obszar tematyczny*:
--- wybierz 1 najbardziej adekwatny obszar ---wprowadzenie do genealogii dla początkującychkontekst historyczny badań genealogicznychodczytywanie łaciny, cyrylicy i gotyku przez genealogaźródła dotąd niedoceniane w badaniach genealogicznychprezentacja i utrwalanie genealogiigenealogia genetyczna, zdrowie i żywieniepsychologia rodzinnainny uzasadniony obszar jednoznacznie wynikający z tytułu/opisu
Proponując na 2020 r. poszczególne obszary tematyczne, organizatorzy mieli na myśli, by dane zgłoszenie wpisywało się w jeden lub kilka elementów opisanych w jednym wybranym przez prelegenta obszarze:
wprowadzenie do genealogii dla początkujących — od czego zaczynać, jakich błędów nie popełniać, dobre praktyki; podstawowe źródła tradycyjne i internetowe itp.
kontekst historyczny badań genealogicznych — np. pańszczyzna, historia pieniądza, inskrypcje cmentarne/kościelne, wybrany aspekt życia codziennego, problematyka obszarów nadgranicznych, rozwój wybranego rzemiosła, dzieje wybranego mikroregionu, demografia historyczna itp.
odczytywanie łaciny, cyrylicy i gotyku przez genealoga — skróty, typowe omyłki, ogląd przykładów praktycznych z metryk i innych popularnych źródeł
źródła dotąd niedoceniane w badaniach genealogicznych — najsłabiej znane i reprezentowane na konferencjach (zależy nam, by uzupełniać lukę i potrzeby w tym zakresie): litewskie, białoruskie, czeskie, żydowskie i kościelne, nekrologi, groby w kurateli np. IPN, kroniki parafialne i szkolne, Instytut Piłsudskiego, Instytut Sikorskiego, Muzeum Emigracji, Polin, archiwa społeczne — zasoby, ich udostępnianie, bazy danych, strony internetowe itp.
prezentacja i utrwalanie genealogii — jak zacząć tworzyć i zorganizować archiwum rodzinne, sprawdzone metody porządkowania i udostępniania domowych zasobów dotyczących rodziny; fotografie; nagrywanie, udostępnianie i archiwizacja historii mówionej i wspomnień (dźwiękowe, filmowe) itp.
genealogia genetyczna, zdrowie i żywienie — sposoby interpretacji badań, co zrobić z otrzymanymi wynikami; internetowe projekty (grupy) badawcze (robocze); główne haplogrupy Y i mt-DNA, ich migracje; wykorzystanie wiedzy rodzinnej w profilaktyce zdrowotnej i żywieniu itp.
psychologia rodzinna — wpływ relacji i emocji w rodzinie na kolejne pokolenia, genogramy, terapie itp.
proponowany tytuł/przedmiot*:
zwięzły opis wystąpienia*:
imię i nazwisko (występującego prelegenta, prowadzącego dyskusję, prezentującego się przy stoisku targowym itp.)*:
prefiks (dyplomowany tytuł/stopień naukowy/zawodowy, z pominięciem grzecznościowych/honorowych/zwyczajowych):
--- wybierz, jeśli dotyczy ---lic.inż.mgrmgr inż.lek.drdr hab.prof.
afiliacja – podmiot oficjalnie kierujący ww. osobę na konferencję (jeśli dotyczy):
zwięzły biogram*:
zdjęcie do publikacji* (300 dpi, krótszy bok >1 000 px):
link do strony internetowej do materiałów (zostaw PUSTE, jeśli brak):
imię i nazwisko osoby zgłaszającej do kontaktów (zostaw PUSTE, jeśli jest to osoba wcześniej wymieniona):
email* do kontaktów:
telefon* do kontaktów:
adres korespondencyjny (ulica+kod+miejscowość) do kontaktów:
Wysyłając formularz, oświadczam i potwierdzam*: chęć udziału w konferencji, prawidłowość danych oraz udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych i warunki konferencji dostępne na jej oficjalnej witrynie — (informacje o przetwarzaniu danych osobowych są poniżej oraz na odrębnej stronie).
Tutaj kończy się formularz naboru — nie zapomnij kliknąć poniżej na „wyślij”☺:
Można wysłać zwykłą wiadomość e-mail, w szczególności w razie problemów technicznych z wysyłką formularza (nasze serwery nie lubią spamu, za co z góry przepraszamy) oraz aby uzyskać dodatkowe informacje. Adres e-mail zabezpieczony przed spamem jest podany w sekcji KONTAKT. Prosimy o dopisek „nabór na konferencję”.
przetwarzamy niektóre Państwa dane osobowe, podlegają one ochronie, dlatego mają Państwo pewne uprawnienia, o czym mamy obowiązek informować zgodnie z RODO (skrót wyjaśniony na koniec);
za dane osobowe odpowiada Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy;
dlaczego w ogóle potrzebujemy jakichś danych? ich podanie jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, tj. głównie dla udziału w działalności stowarzyszenia i jej dokumentowania oraz realizacji obowiązków prawnych;
osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa do: żądania dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania i skargi do Prezesa UODO, a w zależności od kontekstu, może przysługiwać również prawo do: ich usunięcia, sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody lub przeniesienia; jednakże nie profilujemy Osób wg danych.
Zgodnie z prawem informujemy, iż:
ADMINISTRATOREM danych osobowych jest Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy z siedzibą w Opolu przy ul. Piastowskiej 18–20 (WBP), 45-081 Opole; KRS 0000558917 NIP 7543093593 REGON 361591180 PKD (2007) główne 94.99.Z; wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Opolu i nadzorowane przez Prezydenta Opola; dane kontaktowe (email, telefon) na stronie https://genealodzy.opole.pl/kontakt
ze względu na małą skalę i zagrożenia, administrator nie musiał i nie wyznaczył INSPEKTORA ochrony danych (IOD, ang. DPO data protection officer), a wszystkie obowiązki zapewniają władze (zarząd, w tym prezes) stowarzyszenia, z którymi można kontaktować się jak wskazano już wyżej;
podanie danych osobowych jest zawsze DOBROWOLNE (możesz nie wpisać danych, odmówić ich podania), aczkolwiek zazwyczaj jest niezbędne (konieczne) do realizacji wskazanego celu przetwarzania, którego osiągnięciem zazwyczaj też może Pani/Pan być zainteresowany/-a;
odbieranie/przesyłanie i czasowe przechowywanie danych wprowadzanych do formularzy na serwerach naszej witrynie internetowej (hosting www+email+bazy danych), jak również przetwarzanie danych w prywatnym lokalnym serwerze chmury usług i danych (NAS) zostało POWIERZONE członkowi zarządu–sekretarzowi, tj. dla stowarzyszenia zapewnia je Maciej Róg; w zakresie hostingu, czyni to za pomocą podpowierzenia profesjonalnej firmie hostingowej H88 S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Franklina Roosevelta 22, 60-829 Poznań, KRS 0000612359, NIP 7822622168 (właściciela m.in. marek: Superhost, Ogicom, Hekko), która może posługiwać się (np. w ramach alokacji kopii zapasowych i użytkowych) innymi współpracującymi firmami na terenie Unii Europejskiej (Beyond.pl sp. z o. o. Polska, TK Telekom sp. z o.o. Polska, Hetzner Online GmbH Niemcy+Finlandia, LeaseWeb Netherlands B.V. Holandia, Host Europe GmbH Polska, Inten Polska, KEI.PL sp. z o.o. Polska) — firmy te są konieczne tylko do utrzymywania zasobów sprzętowych i nie korzystają z treści danych do żadnych własnych celów (np. nie dzwonią telefonicznie ani nie wysyłają mejli na adresy podane stowarzyszeniu w formularzach ani nie przekazują ich innym podmiotom w takich celach); komunikacja z hostingiem/NAS odbywa się bezpiecznym szyfrowanym certyfikatami TLS/SSL
w przypadku DZIECI, wymagana jest zgoda prawnego opiekuna, zazwyczaj rodzica;
mają Państwo prawo do wniesienia SKARGI do krajowego organu nadzorczego, tj. w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO; dawniej: Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych GIODO); dane kontaktowe na stronie uodo.gov.pl;
zawsze przysługują Państwu PRAWO do żądania dostępu do danych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania; w zależności od kontekstu, może przysługiwać również prawo do ich usunięcia, sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody lub przeniesienia; jednakże nie profilujemy Osób wg danych;
konferencja jest IMPREZĄ PUBLICZNĄ — jej uczestnicy (prelegenci, wystawcy, personel – ich wizerunki-twarze) będą publicznie widoczni na zdjęciach i nagraniach (także transmitowanych na żywo) w internecie i materiałach promocyjnych (drukowanych) organizatorów konferencji, zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych; udział w konferencji oznacza zgodę na takie jej warunki;
Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego, każdy uczestnik sam za siebie odpowiada za SZKODY w mieniu (np. w zamku-muzeum, kateringu, noclegu) lub osobiste (np. uczestników), gdyby je wyrządził swoim działaniem lub zaniechaniem;
Dane UCZESTNIKÓW działalności stowarzyszenia (spotkań, konferencji, konkursów itp. – słuchacze, dyskutujący, prelegenci, wystawcy, wolontariusze, personel organizatora itd.) przetwarzane są w celu umożliwienia i rozliczenia udziału w tej działalności oraz do samego jej utrwalania (dokumentowania). Udział oznacza potwierdzenie lub wcześniejsze zapowiedzenie obecności-udziału, także w usługach dodatkowych (zwłaszcza na konferencji: noclegi, posiłki, wycieczki itp.). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (tj. do wykonania umowy lub podjęcia działań ją poprzedzających na żądanie osoby), tamże lit. a (tj. zgoda uczestnika na przetwarzanie danych osobowych) oraz tamże lit. f (tj. prawnie uzasadnione interesy: utrwalanie imienia, nazwiska, miejscowości i wizerunku w ramach przebiegu działalności stowarzyszenia ma społeczną doniosłość, stanowi dobro kultury i dziedzictwa narodowego, narodowy zasób archiwalny). Okres przechowywania tych danych w stowarzyszeniu, po którym może nastąpić ich usunięcie, to nie wcześniej niż z upływem ustawowego okresu przedawnienia po zakończeniu udziału w danej działalności (ewentualna egzekucja wzajemnych roszczeń cywilnoprawnych art. 23 ust. 1 lit. j RODO, ich przedawnienie art. 118 Kodeksu cywilnego); ponadto w przypadku utrwalania (dokumentowania) działalności stowarzyszenia, usunięcie nie nastąpi wcześniej niż wraz z jego likwidacją; później może stanowić dobro kultury i dziedzictwo narodowe (§ 6 pkt 5 i § 9 ust. 2 pkt 2 statutu, art. 4 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) oraz przechowywane wieczyście materiały archiwalne przechodzące z ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego do państwowego zasobu archiwalnego (art. 3, art. 42 ust. 2, art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Źródłem danych są sami uczestnicy (zgłoszenia w naborze prelegentów i wystawców, rejestracje pobytu, listy obecności, zdjęcia i nagrania organizatorów i uczestników itp. – spotkań, konferencji, konkursów itp.). Możliwe jest, że otrzymamy o kimś dane od innych współuczestników (np. grupa z liderem koordynuje rejestrację pobytu, noclegi i posiłki na konferencji lub wycieczce; nauczyciel lub rodzic przekazuje dane uczniów na konkurs za ich zgodą). Dane uczestników mogą być ujawniane zewnętrznym odbiorcom tylko w celu realizacji woli uczestnika w zakresie pośredniczenia w noclegach, posiłkach lub wycieczkach (do podmiotu prowadzącego nocleg, realizującego wycieczkę — w celu ich rozliczenia, np. meldunek, klucz, szkody; do proponowanych współtowarzyszy celem dokwaterowania do liczby łóżek w pokoju). Uczestnicy konferencji (tylko obywatele Unii Europejskiej) dodatkowo mogą chcieć, by za ich wyraźną zgodą kontaktować ich ze sobą, jeśli są zainteresowani wspólnymi nazwiskami/obszarami. Ponadto organom władzy publicznej (np. ścigania) mogą być ujawniane w przypadkach wyraźnie usankcjonowanych przepisami prawa. Uczestnikom działalności stowarzyszenia przysługuje prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania i ograniczenia ich przetwarzania. W zakresie umożliwienia i rozliczenia udziału w działalności, dopóki rejestracja nie została zamknięta, jej uczestnikom przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych, sprzeciwu wobec przetwarzania i cofnięcia zgody, a jeżeli otrzymaliśmy dane w formularzu internetowym (dotyczy m.in. konferencji) – również do przenoszenia danych. Uczestnicy imprez publicznych w ramach działalności stowarzyszenia (wizerunek-twarze publiczności, personelu, występujących) mogą być publicznie widoczni na zdjęciach i nagraniach w internecie i materiałach promocyjnych (drukowanych) stowarzyszenia zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Udział w działalności stowarzyszenia wymaga zgody na takie jej warunki.
Powyższe wynika z art. 13–14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 str. 1 oraz L 127 z 23.05.2018 str. 2), zwanego w Polsce „RODO”, z ang. „GDPR” (general data protection regulation). Zasady wnoszenia skargi do organu nadzorczego, kontroli, odpowiedzialności i kar — regulują art. 60–108 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (w przyszłości mogą pojawić się zmiany ww. przepisów). Stowarzyszenie posiada własną dokumentację ochrony danych osobowych, o charakterze poufnym w zakresie zabezpieczeń. Ilekroć jest mowa o celach i działalności (w tym kodach PKD), są one u nas określone statutem zatwierdzonym przez sąd. Ochrona danych osobowych jest związana z prawem do prywatności, ochroną dóbr osobistych, wizerunku (twarzy) i innych praw autorskich (copyright) oraz bezpieczeństwem informacji.
2014–2015 nabór nie był otwarty; pierwszy otwarty nabór ruszył w 2016 r.;
2016 obszary tematyczne: ► migracje przodków w źródłach i badaniach historycznych i genealogicznych; ► I wojna światowa w źródłach i badaniach historycznych i genealogicznych (żołnierze, walki, ofiary, cmentarze, upamiętnienia, odznaczenia); ► kościelne źródła archiwalne w genealogii; ► materiały i zagadnienia związane z poszukiwaniami na obszarze dawnego zaboru rosyjskiego; ► paleografia i neografia na potrzeby genealogii w przykładach (praktyczne rozczytywanie pisma); ► perspektywy społecznych archiwów zbiorowości lokalnych i rodzinnych — aspekty prawne, metodyka, udostępnianie; ►genealogia genetyczna w praktyce — doświadczenia i osiągnięcia, wykorzystanie wyników i wpływ na genealogię; ► bibliografie regionalne oraz cyfrowe źródła genealogiczne w zasobach bibliotecznych; ► archiwalne źródła tożsamości: lokalnej, narodowej, wyznaniowej, kulturowej; ► heraldyka w badaniach genealogicznych; ► warsztat badawczy genealoga amatora — metodyczne podstawy i wprowadzenie do genealogii jako nauki pomocniczej historii; ► prezentacja produktów, usług, organizacji lub projektów związanych z genealogią — oprogramowania, wydawnictw, serwisu internetowego itp.
od 2017 r. nabór jest prowadzony w trybie ciągłym całorocznie, a wystąpienia prócz dużej sali głównej („a”) są możliwe również na 2 salach bardziej kameralnych dostępnych przez krużganki („b” oraz „c”);
2017 obszary tematyczne: ► wprowadzenie do genealogii dla zupełnie początkujących; ► przegląd oprogramowania genealogicznego; ► zasoby archiwów kościoła rzymskokatolickiego i instytucji wyznaniowychmateriały do badań genealogicznych w archiwach zagranicznych; ► archiwalia audiowizualne w badaniach genealogicznych; ► materiały do badań genealogicznych na obszarze dawnej II Rzeczpospolitej; ► migracje przodków w badaniach historycznych i genealogicznych; ► perspektywy społecznych archiwów zbiorowości lokalnych; ► genealogia genetyczna; ► inny obszar jednoznacznie opisany w uwagach
do 07.06.2018 otwartym naborem zamierzaliśmy obejmować również wystawy; odtąd o możliwość ewentualnego zorganizowania wystaw można dopytywać u innych organizatorów; stowarzyszenie nie pośredniczy w sprawach wystaw;
w 2018 r. zgłoszenia w naborze przyjmowaliśmy do 11.05.2018;
2018 obszary tematyczne: ► życie codzienne i źródła do genealogii chłopskich i mieszczańskich — specyfika i problem dostępności źródeł, trudności w odtwarzaniu genealogii chłopskich, etnografia w genealogii itp.; ► źródła litewskie, białoruskie, niemieckie, czeskie lub protestanckie oraz archiwa kościelne w badaniach genealogicznych — tj. rodzaje źródeł dotąd najsłabiej reprezentowane na naszych konferencjach (zależy nam, by uzupełniać lukę i potrzeby w tym zakresie); zasoby archiwów, USC, źródła pozametrykalne, ich udostępnianie, bazy danych, strony internetowe, odczytywanie cyrylicy i rozczytywanie metryk itp.; ► zasady rejestracji metryk i stanu cywilnego — rys historyczny, podstawowe zasady tworzenia takich dokumentów, specyfika prowadzenia dokumentacji w poszczególnych zaborach i epokach itp.; ► organizacja archiwum rodzinnego, prezentacja i utrwalanie genealogii — jak zacząć tworzyć archiwum rodzinne, sprawdzone metody porządkowania i udostępniania domowych zasobów dotyczących rodziny; punkty konsultacyjne „Archiwa Rodzinne” pomocą w pracy historyka rodziny itp.archiwa audiowizualne w badaniach genealogicznych — fotografie; nagrywanie, udostępnianie i archiwizacja historii mówionej i wspomnień (dźwiękowe, filmowe) itp.; ► źródła do badań genealogicznych z okresu II RP — specyfika zasobów i możliwości ich udostępnienia, depozytariusze tacy jak Instytut Piłsudskiego czy Instytut Sikorskiego itp.; ► powroty do niepodległej Polski (po 1918) — czas, ścieżki i źródła do badań dotyczących powrotów poszczególnych grup społecznych i zawodowych; prezentacja losów konkretnych rodzin lub osób itp.; ► genealogia genetyczna — sposoby interpretacji badań; internetowe projekty (grupy) badawcze (robocze); główne haplogrupy Y i mt-DNA, ich migracje itp.; ► wprowadzenie do genealogii dla początkujących — od czego zaczynać, jakich błędów nie popełniać, dobre praktyki; podstawowe źródła tradycyjne i internetowe itp.; ► inny obszar jednoznacznie opisany w uwagach — preferujemy powyższe obszary, ale jesteśmy otwarci na ciekawe propozycje;
w latach 2017–2018 sale kameralne b/c służyły na warsztaty/wykłady do 50 osób; od 2019 przyjmujemy tam warsztaty do 30 osób, a dopiero gdy ich nie będzie, na sali c możliwe są wykłady do 100 osób;
2019 obszary tematyczne: ► wprowadzenie do genealogii dla początkujących — od czego zaczynać, jakich błędów nie popełniać, dobre praktyki; podstawowe źródła tradycyjne i internetowe itp.; ► kontekst historyczny badań genealogicznych — np. historia wybranej kolonizacji, demografia historyczna, dzieje wybranego mikroregionu, problematyka obszarów nadgranicznych, rozwój wybranego rzemiosła, historia pieniądza, pańszczyzna, wybrany aspekt życia codziennego itp.; ► odczytywanie narracyjnej łaciny metrykalnej; ► źródła litewskie, białoruskie, czeskie, żydowskie oraz archiwa kościelne w badaniach genealogicznych — tj. rodzaje źródeł dotąd najsłabiej reprezentowane na naszych konferencjach (zależy nam, by uzupełniać lukę i potrzeby w tym zakresie); zasoby archiwów, USC, źródła pozametrykalne, ich udostępnianie, bazy danych, strony internetowe, odczytywanie i rozczytywanie itp.; ► organizacja archiwum rodzinnego, prezentacja i utrwalanie genealogii — jak zacząć tworzyć archiwum rodzinne, sprawdzone metody porządkowania i udostępniania domowych zasobów dotyczących rodziny; fotografie; nagrywanie, udostępnianie i archiwizacja historii mówionej i wspomnień (dźwiękowe, filmowe) itp.; ► źródła do badań genealogicznych z okresu II RP — specyfika zasobów i możliwości ich udostępnienia, depozytariusze tacy jak Centralne Archiwum Wojskowe WBH, Instytut Piłsudskiego czy Instytut Sikorskiego itp.; ► genealogia genetyczna — sposoby interpretacji badań, co zrobić z otrzymanymi wynikami; internetowe projekty (grupy) badawcze (robocze); główne haplogrupy Y i mt-DNA, ich migracje itp.
w 2019 r. zgłoszenia w naborze przyjmowaliśmy do 05.04.2019 do 23:59;
w 2019 r. formy zgłoszeń: ► prelekcja/wykład 20(+5) min. sala główna A do 200 os. ogólnodostępna; ► prelekcja/wykład albo warsztaty praktyczne albo prezentacja usług/produktów albo panel dyskusyjny — 45 albo 60 albo 90 min. — sala mała C do 100 os. na zapisy/wejściówki; ► panel dyskusyjny 20 min. sala główna A do 200 osób ogólnodostępna; ► stoisko targowe;
od 2020 r, pytamy o to, czy prelegent przygotuje prezentację, referat do odczytu, materiały pokonferencyjne.