Source: http://www.rozliczeniedelegacji.pl/artykul,228,15055,krajowa-podroz-sluzbowa-pracownika-rozliczana-w-ksiedze.html
Timestamp: 2019-05-27 07:02:28
Legal References Found: art. 22
 art. 23
 art. 21
 art. 23
 art. 23
 art. 23
 art. 22
 art. 22
 art. 22

Document Content:
Krajowa podróż służbowa pracownika rozliczana w księdze podatkowej – www.rozliczeniedelegacji.pl
Aktualnie jesteś: Strona główna » Podróże krajowe » Krajowa podróż służbowa pracownika rozliczana w księdze podatkowej
Podróż służbowa pracownika wiąże się z różnymi wydatkami, które nie zawsze w całości mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Te, które stanowią koszty uzyskania przychodów, należy odpowiednio udokumentować i wpisać do księgi podatkowej.
Ustalenie kosztu podatkowego pracodawcy
Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników są zaliczane do kosztów podatkowych na ogólnej zasadzie wynikającej z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.). Stanowi ona, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
Zatem generalnie wydatki na podróże służbowe pracowników mogą stanowić koszty podatkowe pracodawcy. Pracodawców ze sfery budżetowej przy ustalaniu tych wydatków obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Natomiast pozostali pracodawcy mogą sami określić zasady dokonywania zwrotu pracownikom wydatków na podróż służbową w przepisach wewnątrzzakładowych. Obowiązujące u nich regulacje mogą przewidywać korzystniejsze warunki niż przywołane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Przykładowo, zamiast wypłacać diety w wartości zgodnej z tym rozporządzeniem, mogą zwracać pracownikom koszty wyżywienia w trakcie podróży służbowej w wysokości faktycznie przez nich poniesionej. W takiej sytuacji wydatki te mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości, tj. bez ograniczenia limitem diety określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej (oczywiście gdy będą racjonalne i ekonomicznie uzasadnione oraz właściwie udokumentowane).
Trzeba jednak zauważyć, że w praktyce pracodawcy spoza sfery budżetowej często przyjmują zasady zwrotu pracownikom należności za podróż służbową określone we wspomnianym rozporządzeniu, jako że zwrot ten do wysokości określonej tymi przepisami stanowi przychód pracownika zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof (w niniejszym opracowaniu pomija się kwestie związane z przychodem pracownika).
Ograniczenie w zaliczaniu do kosztów wydatków na podróż służbową pracowników dotyczy wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe). Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof, wydatki takie nie stanowią kosztów podatkowych w wysokości przekraczającej kwotę tzw. kilometrówki, tj. stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych km oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu prowadzoną zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o pdof. W razie jej braku wydatki na używanie samochodów w podróży służbowej nie stanowią kosztów podatkowych (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).
Do wydatków na używanie prywatnych samochodów pracowników na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej należy zaliczyć np. wydatki na paliwo, opłaty za parkowanie, opłaty za przejazdy płatnymi drogami i autostradami (tak uważają organy podatkowe; potwierdza to też pismo Ministerstwa Finansów z dnia 26 lutego 2013 r., będące odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa w tej sprawie). Jeżeli więc pracownikowi odbywającemu podróż służbową pracodawca zwraca koszty przejazdu prywatnym samochodem w wysokości określonej na podstawie kilometrówki, a oprócz tego np. równowartość opłat parkingowych lub opłat za przejazd autostradą, wówczas kwota zwrotu dotycząca tych opłat (poza kilometrówką) nie może być zaliczona do jego kosztów uzyskania przychodów.
Opłatę za najem samochodu osobowego, z którego pracownik korzysta w czasie podróży służbowej, można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach - bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i obliczenie kilometrówki jest konieczne w przypadku, gdy pracodawca chce zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z korzystaniem z takiego samochodu (np. zakup paliwa, opłaty za przejazd autostradami, opłaty za parking). Zastosowanie ma wówczas art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof.
Udokumentowanie i ujęcie w księdze podatkowej
Wydatki poniesione w związku z podróżą służbową pracownika ujmuje się w kolumnie 13 księgi podatkowej "Pozostałe wydatki".
W przypadku gdy to pracownik ponosi wydatki, pracodawca dokonuje ich zwrotu na podstawie rozliczenia podróży służbowej, spełniającego warunki określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728). Rozliczenie to stanowi podstawę ujęcia w księdze podatkowej zwrotu pracownikowi kosztów podróży służbowej. Dołącza się do niego dowody (faktury, rachunki, bilety itp.) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie podlegają udokumentowaniu fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
Należności pracownicze z tytułu podróży służbowych ujmowane są w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy na tych samych zasadach co wynagrodzenia ze stosunku pracy, tj. zgodnie z regulacjami zawartymi w art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof. Z przepisów tych wynika, że stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi należności te są kosztem podatkowym w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.
W praktyce przyjmuje się, że należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży (według przepisów wskazanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej powinien tego dokonać w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży). Z kolei termin ich wypłaty powinien wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych. W sytuacji gdy nie zostanie określony termin wypłaty należności z tytułu podróży służbowej, można przyjąć, że należności te są kosztem podatkowym pracodawcy w miesiącu ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (potwierdza to wyrok WSA w Gdańsku z 13 listopada 2013 r., sygn. akt I SA/Gd 960/13).
Nie podlega ujęciu w księdze podatkowej zaliczka wypłacona pracownikowi na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej.
Natomiast wydatki dotyczące podróży służbowej pracownika, które pokrywa bezpośrednio pracodawca, ujmuje się w księdze podatkowej na podstawie poszczególnych dowodów ich poniesienia. Księguje się je w kolumnie 13 zgodnie z przyjętą metodą ewidencji kosztów: uproszczoną, o której mowa w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, lub memoriałową, określoną w art. 22 ust. 5-5c i 6 tej ustawy. Przy metodzie uproszczonej ujmuje się je w dacie poniesienia, czyli dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Przy metodzie memoriałowej zasadniczo także ujmowane są w dacie poniesienia, chyba że dotyczyłyby okresu przekraczającego rok podatkowy (chodzi tu o podróże służbowe odbywane przez pracowników na przełomie roku), wówczas stanowią koszty proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Pracodawca prowadzący księgę podatkową rozlicza koszty podróży służbowej zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowej. Pracownik odbył krajową podróż służbową w dniach 24-25 lipca 2017 r. W dniu 28 lipca 2017 r. przedstawił pracodawcy rozliczenie kosztów podróży służbowej. Koszty przejazdów PKP, noclegu w hotelu oraz diet wyniosły łącznie 1.100 zł. Tę kwotę przedsiębiorca wypłacił pracownikowi 4 sierpnia 2017 r. (zgodnie z regulaminem pracy).
Zapisy księdze podatkowej
W księdze podatkowej za lipiec 2017 r. podatnik wpisał w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki" kwotę 1.100 zł pod datą 31 lipca 2017 r.