Source: http://docplayer.pl/23544689-Wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2018-11-19 22:19:40
Legal References Found: art. 2
 art. 60
 art. 6
 art. 20
 art. 6
 art. 20
 art. 20
 art. 4
 art. 20
 art. 23
 art. 20
 art. 26
 art. 62
 art. 61
 art. 62

Document Content:
1 LLU /2012 P/12/086 Lublin, 13 kwietnia 2012 r. Pani Wiesława Zwierz Kierownik Finansowy Sądu Rejonowego Lublin-Zachód w Lublinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Lublinie przeprowadziła w Sądzie Rejonowym Lublin- Zachód w Lublinie (zwanym dalej Sądem ) kontrolę wykonania w 2011 r. planu finansowego w ramach części 15/11 budżetu państwa. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 22 marca 2012 r. Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Kierownik niniejsze wystąpienie pokontrolne. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie z zastrzeżeniami wykonanie planu finansowego na 2011 r. przez Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie w cz. 15/11. Podstawą pozytywnej oceny było wykonanie planu finansowego wydatków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami, właściwa organizacja systemu rachunkowości i kontroli finansowej, rzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji oraz terminowe sporządzanie sprawozdań budżetowych na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych. Zastrzeżenia NIK dotyczą: niewszczynania egzekucji komorniczej po upływie terminu na regulowanie należności (sześć przypadków), uiszczenia opłat abonamentowych za 2011 r. za używanie odbiorników radiofonicznych w kwocie wyższej od należnej, ujęcia w księgach rachunkowych wartości operacji gospodarczych niezgodnych z dowodami źródłowymi (dwa przypadki), niewprowadzenia do ksiąg rachunkowych korekt dowodów księgowych (dwa przypadki), błędnego wprowadzenia do ksiąg rachunkowych dat operacji gospodarczej i dat dowodów (25 przypadków). 1. Zrealizowane w 2011 r. dochody budżetowe w kwocie ,8 tys. zł były wyższe od zaplanowanych o 221%. Były to głównie (97%) dochody z opłat w postępowaniu sądowym, które zrealizowano w wysokości wyższej o 260% od planu. Niedoszacowanie dochodów na etapie prac planistycznych wynikało m.in. ze wzrostu liczby załatwianych spraw przez VI Wydział Cywilny (E-Sąd). 1 Dz.U. z 2012 r., poz. 82 ze zm. 1
2 Sąd odprowadził zrealizowane dochody na rachunek budżetu państwa z zachowaniem terminów ustalonych w 4 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa 2. Na koniec 2011 r. należności z tytułu dochodów wyniosły tys. zł, w tym zaległości stanowiły tys. zł. Były to głównie należności z tyt. orzeczeń sądowych w zakresie grzywien, opłat i kosztów sądowych, z czego 90% (8.442 tys. zł) stanowiły zaległości. Należności wykazane na koniec 2011 roku były wyższe o 865 tys. zł (10%) od należności przejętych od Sądu Rejonowego w Lublinie (8.504 tys. zł). Wykonanie ww. należności w 2011 r. wyniosło tys. zł (co odpowiada 25% należności przejętych i przypisanych w 2011 r.). Uwagi NIK dotyczą stwierdzonych przypadków niekierowania, przez Wydziały nadzorowane przez Prezesa Sądu, spraw do egzekucji komorniczej, niezwłocznie po upływie wyznaczonego terminu na ich uregulowanie. Kontrola 11 zapisów księgowych dotyczących grzywien na kwotę 7,3 tys. zł, wykazała w sześciu przypadkach (na kwotę zł) opieszałość w dochodzeniu należności budżetowych 3 (postanowień egzekucyjnych nie skierowano do komornika sądowego pomimo upływu od trzech do nawet siedmiu miesięcy od upływu terminu płatności). 2. Zrealizowane wydatki Sądu w 2011 r. wyniosły ,5 tys. zł, co stanowiło 100% planu po zmianach. Wydatki zostały przeznaczone głównie na wynagrodzenia z pochodnymi (38,5 mln zł) oraz pokrycie kosztów postępowań sądowych (10,97 mln zł). W trakcie roku Dyrektor Sądu Okręgowego w Lublinie z zachowaniem przepisów 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości 4 wprowadził 61 zmian do planu finansowego Sądu, zwiększając go o tys. zł. Zwiększenia planu finansowego dotyczyły głównie (w 99%) kosztów postępowania sądowego, w związku ze wzrostem kosztów funkcjonowania VI Wydziału Cywilnego (E-Sąd). Zamian planu finansowego (9) dokonał także Kierownik Finansowy Sądu, w oparciu i w granicach otrzymanego upoważnienia 5, polegających na przenoszeniu środków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej. Kontrola decyzji wprowadzających zmiany w planie wydatków wykazała, że służyły one realizacji celów Kontrola wydatków w kwocie tys. zł (25% wydatków ogółem oraz 66% wydatków pozapłacowych ) wykazała, że zostały przeznaczone na pokrycie kosztów realizacji zadań i funkcjonowania Nie stwierdzono przypadków skutkujących zapłatą odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań, nie wystąpiły także na koniec roku zobowiązania wymagalne. Badanie trzech zamówień publicznych udzielonych przez Sąd w 2011 r., nie wykazało naruszenia 2 Dz. U. Nr 245, poz ze zm. 3 Zarządzenie nr 17 Kierownika Finansowego Sądu z dnia 16 marca 2011 r. (zatwierdzone do stosowania w Sądzie Rejonowym Lublin-Zachód w Lublinie w zastępstwie Prezesa Sądu Rejonowego Lublin-Zachód w Lublinie przez Wiceprezesa Sądu) Instrukcja w sprawie ewidencji należności Sądowych Sądu Rejonowego Lublin-Zachód w Lublinie, zgodnie z którym w przypadku gdy dłużnik w określonym terminie nie uiścił należności, pracownik prowadzący należności niezwłocznie kieruje do właściwego komornika sądowego polecenia egzekucyjne. W sprawach, w których skierowano polecenia egzekucyjne, a komornik w terminie trzech miesięcy od daty doręczenia wniosku egzekucyjnego lub ostatniej czynności nie zawiadomił Sądu o podjętych czynnościach, wysyła się ponaglenie do komornika zakreślając mu 7-dniowy termin do podjęcia czynności egzekucyjnej i udzielenia odpowiedzi. 4 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 stycznia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej i działalności inwestycyjnej sądów powszechnych (Dz. U. Nr 11, poz. 69). 5 Upoważnienia z 24 marca 2011 r. otrzymane od Dyrektora Sądu Okręgowego do dokonywania w roku 2011 w obrębie rozdziału przeniesień ujętych w planie finansowym jednostki w wydatków na wynagrodzenia osobowe do 4140 Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 2
3 procedur określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 6. Opłaty abonamentowe 7 naliczono od wszystkich używanych w 2011 r. odbiorników radiofonicznych. Kwota uiszczonych opłat była o 201,69 zł wyższa niż wynikająca z naliczenia w oparciu o rozporządzenie Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji 8. W trakcie kontroli NIK, pismem z dnia 5 marca 2012 r. Sąd wystąpił do Poczty Polskiej S.A. COF Wydział Abonamentów RTV o zwrot nadpłaty. 3. NIK ocenia pozytywnie wiarygodność ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości bieżącej i rocznej, natomiast negatywnie poprawność formalną dowodów i zapisów księgowych. Stwierdzone w tym zakresie nieprawidłowości (opisane dalej) nie przekraczały przyjętych dla kontroli progów istotności. Oceny te sformułowano na podstawie przeglądu analitycznego ksiąg oraz badania próby 362 zapisów księgowych na kwotę tys. zł dobranych w sposób losowy (157 zapisów) oraz celowo (205 zapisów) na podstawie przeglądu ksiąg rachunkowych i badania wydatków poniesionych w związku z poddanymi kontroli umowami. W zakresie wiarygodności ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości mające wpływ na sprawozdawczość bieżącą i roczną: w księgach rachunkowych roku 2011 r. zamiast 2010 r., ujęto siedem postanowień i jeden wyrok o zwrocie wydatków (na łączną kwotę ,29 zł), na skutek przekazania ich do Oddziału Finansowego po r. tj. terminie określonym na zaksięgowanie kosztów postępowania sądowego do prawidłowego okresu sprawozdawczego. Było to zgodne z Zarządzeniem Pełnomocnika Ministra Sprawiedliwości do przeprowadzenia likwidacji Sądu Rejonowego w Lublinie 9, jednak naruszało art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 10, w księgach rachunkowych roku 2011 r. zamiast roku 2010 ujęto fakturę za usługi telekomunikacyjne za grudzień 2010 r. na kwotę ,37 zł oraz korektę do tej faktury na kwotę (-) 83,30 zł, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. zaksięgowano w drugim, zamiast pierwszym, kwartale roku 2011 faktury za usługi telekomunikacyjne dotyczące stycznia i lutego 2011 r. na kwotę ,55 zł oraz fakturą korygującą 11 (na kwotę (-) 1.035,11 zł), co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 6 Dz. U. z 2010r., Nr 113, poz.759 ze zm. 7 Ustawa z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych (Dz. U. Nr 85, poz. 728 ze zm.) 8 Rozporządzenie Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z dnia 6 maja 2010 r. w sprawie wysokości opłat abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych oraz zniżek za ich uiszczanie z góry za okres dłuższy niż jeden miesiąc w 2011 r. (Dz. U. Nr 86, poz. 558) 9 Zarządzenie nr 1 Zarządzeniem 1/10 Pełnomocnika Ministra Sprawiedliwości do przeprowadzenia likwidacji Sądu Rejonowego w Lublinie z dnia 30 grudnia 2010 r. 1. Wszystkie wynagrodzenia biegłych, tłumaczy, kuratorów procesowych, mediatorów, adwokatów w związku z wykonanymi czynnościami w Sądzie Rejonowym w Lublinie niezrealizowane do 31 grudnia 2010 r. dotyczące znoszonego sądu, będą zrealizowane odpowiednio w nowo utworzonych Sądach Rejonowych: dla Sądu Rejonowego Lublin Zachód w Lublinie, Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku. Zarządzeniem Nr 8 Pełnomocnika Ministra Sprawiedliwości do przeprowadzenia likwidacji Sądu Rejonowego w Lublinie z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie rozliczenia ryczałtów dla kuratorów społecznych oraz rekompensat pieniężnych dla ławników za czas wykonywania czynności w sądzie, Sądu Rejonowego w Lublinie przy ul. Krak. Przedmieście 76 w związku ze zniesieniem Sądu - 1 Wszystkie ryczałty dla kuratorów społecznych oraz rekompensaty dla ławników w związku z wykonanymi czynnościami w Sądzie Rejonowym w Lublinie niezrealizowane do dnia 31 grudnia 2010 r. dotyczące znoszonego sądu, będą zrealizowane odpowiednio w nowo utworzonych Sądach Rejonowych: Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku oraz Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie. 10 Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm. 11 Zgodnie z wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 3 z dnia 3 stycznia 2011 r. Kierownika Finansowego zasadami rachunkowości (załącznikiem nr 5 - Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych) stwierdzenie nieprawidłowości merytorycznych powinno być uwidocznione w załączonym do dokumentu szczegółowym opisie nieprawidłowości podpisanym przez osobę dokonującą kontroli wraz z datą jej przeprowadzenia. Stwierdzenie uchybień w takiej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania lub zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej ( 5 pkt 9 i 10). Dokumenty księgowe w postaci faktur, rachunków itp. za zakup składników 3
4 Ponadto faktury za usługi telekomunikacyjne dotyczące lutego i marca 2011 r. ujęto w księgach rachunkowych w wysokości niższej niż wynikająca z dowodów źródłowych. Do ksiąg rachunkowych wprowadzono wartości faktur pomniejszone o kwoty korekt faktur za miesiące grudzień 2010 r. oraz styczeń i luty 2011 r., co naruszało art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Korekty te wbrew art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości nie wprowadzono w postaci odrębnego zapisu do ksiąg rachunkowych. Stwierdzone błędy formalne zapisów księgowych dokumentów na łączną kwotę ,57 zł, skutkujące naruszeniem przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości dotyczyły: wprowadzenia do ksiąg rachunkowych nieprawidłowych danych identyfikacyjnych dowodu (pięć przypadków), wprowadzenia do ksiąg rachunkowych nieprawidłowej daty operacji gospodarczej (20 przypadków). Badanie próby losowo wybranych zapisów księgowych jak również badanie analityczne ksiąg rachunkowych Sądu wykazało, że w księgach rachunkowych Sądu ujmowano dane identyfikacyjne tzw. list płac, obejmujących rozliczenia z tytułu umów zlecenia, postanowień dot.: wynagrodzeń biegłych, kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielanej z urzędu, ryczałtów dla kuratorów społecznych i zawodowych. Lista taka była automatycznie przenoszona do systemu finansowo-księgowego Sądu pomimo, że nie spełniała warunków określonych przez art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości do uznania jej za dokument zbiorczy (nie wymieniono w niej pojedynczo dowodów źródłowych). W trakcie kontroli NIK, Sąd podjął uzgodnienia z dostawcą programu finansowo-księgowego, celem dostosowania zasad ujmowania ww. wynagrodzeń w księgach rachunkowych do wymagań ustawy o rachunkowości. 4. Roczne Sprawozdania Sądu z wykonania planu dochodów Rb-27, wydatków Rb-28, o stanie środków na rachunkach bankowych oraz kwartalne o stanie należności i zobowiązań Rb-N i Rb-Z sporządzono prawidłowo, terminowo i rzetelnie oraz na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej. 5. Inwentaryzację przeprowadzono zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami wewnętrznymi oraz z zachowaniem zasad określonych w przepisach art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych. 6. Stan zatrudnienia na koniec 2011 r. wynosił 515,5 etatów i był niższy o 17 od zaplanowanego (532,5 etatów). Było to spowodowane zmianą planu zatrudnienia pod koniec roku. W trakcie roku zwiększono stan zatrudnienia o 10% (49 etatów) w celu wzmocnienia VI Wydziału Cywilnego (E-Sąd), w związku ze zwiększonym wpływem spraw do rozpatrzenia przez ten Wydział. W IV kwartale 2011 r. wpłynęło do VI Wydziału Cywilnego (E-Sąd) 597 tys. spraw tj. o 114% więcej niż w I kwartale). Wydatki na wynagrodzenia ( tys. zł) nie przekroczyły wydatków określonych w planie finansowym Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Najwyższa Izba Kontroli, wnosi o: 1) podjęcie działań w celu bezzwłocznego przekazywania komornikowi sądowemu poleceń wszczęcia egzekucji w każdym przypadku nieterminowego regulowania należności Skarbu Państwa, 2) prawidłowe wprowadzanie do ewidencji księgowej dat dowodów księgowych i operacji gospodarczych, majątkowych, materiałów biurowych, druków, za zakup usług, energii itp. należy w pierwszej kolejności przedłożyć w Oddziale Gospodarczym, gdzie po zarejestrowaniu winny być sprawdzone pod względem merytorycznym. Po zarejestrowaniu i sprawdzeniu pod względem merytorycznym dokumenty księgowe należy przekazać za potwierdzeniem odbioru do Oddziału Finansowego celem sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym. Po przeprowadzonej kontroli i zatwierdzeniu do wypłaty przez Głównego Księgowego i Kierownika Finansowego stanowią podstawę do zapłaty. Zgodnie z załącznikiem do instrukcji obiegu kontroli dowodów księgowych Oddział Gospodarczy winien dostarczać do Oddziału Finansowego rachunki, faktury i korekty związane z dostawą towarów, robót i usług w ciągu dwóch dni od daty wpływu. 4
5 3) ujmowanie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych w wartościach zgodnych z dowodami źródłowymi, 4) wprowadzanie do ksiąg rachunkowych otrzymanych korekt faktur, 5) uiszczanie opłat abonamentowych w należnej wysokości. Najwyższa Izba Kontroli - Delegatura w Lublinie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Lublinie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyżej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 5