Source: http://www.rozliczeniedelegacji.pl/artykul,230,18143,rozliczenie-kosztow-zagranicznej-podrozy-sluzbowej.html
Timestamp: 2020-07-02 15:28:03
Legal References Found: art. 775
 art. 35
 art. 34
 art. 15
 art. 11
 art. 15
 art. 22
 art. 15
 art. 22
 art. 30

Document Content:
Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej – www.rozliczeniedelegacji.pl
Aktualnie jesteś: Strona główna » Podróże zagraniczne » Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej
Jaki kurs zastosować do wypłaty pracownikowi zaliczki w euro z kasy walutowej na poczet podróży zagranicznej - kurs historyczny (po jakim euro wpłynęło do kasy z banku), czy średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty zaliczki? Jak wycenić koszty podróży oraz zwrot do kasy niewykorzystanej części zaliczki?
1. Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników
Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników wynikają z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwanego rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.
Jak stanowi art. 775 § 1 K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi w sferze budżetowej obligatoryjnie określa rozporządzenie w sprawie podróży służbowej. U pracodawcy spoza sfery budżetowej wynikają one z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania albo z umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku gdy u pracodawcy pozabudżetowego układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają odpowiednich zapisów w sprawie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, stosowane są wprost przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.
Stosownie do § 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę:
w złotówkach (za zgodą pracownika), w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.
Jeżeli zatem pracownik dokona rozliczenia zaliczki w walucie innej niż otrzymana w dniu wyjazdu (np. w walucie wymienialnej lub złotówkach), to do rozliczenia kosztów konieczne będzie zastosowanie kursu obowiązującego w dniu wypłaty zaliczki.
Kurs zastosowany według rozporządzenia w sprawie podróży służbowych do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i jej rozliczenia służy tylko do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Nie ma on zastosowania do rozliczenia i ujęcia kosztów podróży służbowej dla celów bilansowych i podatkowych, gdyż pozostaje w sprzeczności z przepisami obowiązującymi w prawie bilansowym i podatkowym.
Co ważne, w świetle § 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki - wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, to pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
2. Wycena kosztów zagranicznej podróży służbowej według prawa bilansowego i podatkowego
Wypłata zaliczki w walucie obcej
1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku kupna walut w banku lub kantorze (w sytuacji gdy jednostka nie posiada własnego rachunku walutowego/kasy walutowej),
2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty zaliczki - w przypadku gdy nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego (jednostka posiada własny rachunek walutowy, z którego pobiera walutę na wypłatę zaliczki).
W sytuacji gdy jednostka posiada rachunek walutowy i kasę walutową, zaliczkę wypłaconą pracownikowi z banku lub kasy walutowej wycenia po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty. W takim przypadku mogą powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych). Ustala się je jednak tylko od kwoty poniesionych kosztów, a zwrot niewykorzystanej części wycenia się po kursie, po jakim wyceniono jej wypłatę.
Do wyceny rozchodu waluty obcej z rachunku walutowego jednostki ustawa o rachunkowości dopuszcza również stosowanie kursu historycznego (por. art. 35 ust. 8 w zw. z art. 34 ust. 4 pkt 1-3 tej ustawy). Jest to kurs, po jakim wyceniono wpływ waluty na rachunek. Kolejność rozchodu waluty ustala się wówczas według jednej z trzech metod (FIFO - "pierwsze przyszło - pierwsze wyszło", LIFO - "ostatnie przyszło - pierwsze wyszło", kursów średnioważonych), przyjętej w danym roku obrotowym przez jednostkę. Zastosowanie kursu historycznego powoduje, że na rachunku walutowym nie powstają różnice kursowe od własnych środków pieniężnych.
Inaczej sytuacja będzie się przedstawiała, jeżeli rozliczenie z pracownikiem pobranej w walucie obcej zaliczki nastąpi w złotówkach i jednostka zastosuje przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Kwota zwracana pracownikowi lub przez niego wpłacana do kasy w złotówkach będzie wówczas przeliczana po kursie średnim NBP określonym w dniu wypłaty zaliczki (tj. po kursie wskazanym w rozporządzeniu). Tak ustalona kwota zostanie ujęta w księgach rachunkowych. W wyniku takiej wyceny na rozrachunkach z pracownikami powstaną różnice. Nie będą to typowe różnice kursowe. Przy czym ich wartość odnosi się także na konto kosztów lub przychodów finansowych, jako różnice z rozliczenia zaliczki.
Zgodnie z generalną zasadą określoną w art. 15 ust. 1 updop oraz art. 11a ust. 2 updof, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dzień poniesienia kosztu został zdefiniowany w art. 15 ust. 4e updop oraz art. 22 ust. 5d updof, zgodnie z którym za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4a i 4f-4h updop oraz art. 22 ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b updof, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Z kolei dla celów bilansowych operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych przelicza się na złotówki - stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości - po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień operacji gospodarczej (np. dzień poniesienia kosztu).
Do niedawna powszechnie przyjmowano, że - zarówno dla celów księgowych, jak i podatkowych - za dzień poniesienia kosztu podróży służbowej należy przyjmować dzień rozliczenia delegacji (datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży), bez względu na to, czy koszty te zostały udokumentowane fakturami, paragonami, czy obliczone ryczałtowo. Organy podatkowe zaczęły jednak wyrażać odmienny pogląd. Wobec tego nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Finansów o zajęcie w tej kwestii stanowiska. Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów z 16 sierpnia 2017 r. oraz 1 września 2017 r. wynika, że:
w sytuacji gdy pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury,
w przypadku gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika - wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji; według wymienionego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty),
wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia.
3. Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowej pracownika
Dla celów bilansowych koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje - zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Odnosi się je na konto kosztów rodzajowych (np. na konto 40-6 "Koszty podróży służbowych") lub na odpowiednie konto zespołu 5, zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką (zasadami) rachunkowości. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego (bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej), koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.
Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Po stronie Wn tego konta ujmuje się m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia, a po stronie Ma - uznanie pracownika z tytułu rozliczenia pobranej zaliczki i zwrot niewydatkowanych zaliczek (kwot).
Koszty podróży służbowej były wyższe od kwoty zaliczki
Pracownik spółki z o.o. odbył podróż służbową do Niemiec. 12 lutego 2019 r. wypłacono mu z kasy walutowej zaliczkę: 700 EUR (kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty wynosił np.: 4,25 zł/EUR).
Po powrocie, tj. 15 lutego 2019 r., pracownik przedstawił fakturę za hotel wystawioną 14 lutego 2019 r., w wysokości: 650 EUR. Koszt ten przeliczono na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, który wynosił np.: 4,30 zł/EUR.
W rozliczeniu kosztów podróży pracownik wykazał diety za 2 doby w wysokości: 147 EUR. Koszt ten przeliczono na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów podróży, który wynosił np.: 4,31 zł/EUR.
Tego samego dnia (15 lutego 2019 r.) z kasy walutowej spółki pracownikowi wypłacono: 97 EUR, tytułem zwrotu poniesionych kosztów podróży. Wycena zwrotu kosztów nastąpiła po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty, który wynosił np.: 4,31 zł/EUR.
Spółka rozlicza koszty działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4 oraz nie stosuje konta 30 "Rozliczenie zakupu".
W przykładzie pominięto różnice kursowe od własnych środków pieniężnych.
II. Ustalenie kosztów podatkowych i bilansowych z tytułu podróży służbowej:
Tytuł kosztu Kwota w euro Kurs euro Kwota w złotych
Koszty noclegu 650 4,30 zł/EUR 2.795,00
Diety 147 4,31 zł/EUR 633,57
III. Ustalenie różnic kursowych:
Różnica kursowa Kwota różnicy kursowej
Z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką 650 EUR × (4,30 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 32,50 zł dodatnia różnica kursowa
Z tytułu diety w części pokrytej zaliczką 50 EUR (4,31 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 3 zł dodatnia różnica kursowa
Od części diety w kwocie: 97 EUR różnice kursowe nie powstaną, bo zwrot tych kosztów nastąpił w tym samym dniu, co przedstawienie dokumentu przez pracownika (ten sam kurs przyjęto do wyceny kosztu poniesionego i zapłaconego).
1. KW - rozchód waluty obcej z kasy walutowej, w związku z wypłatą zaliczki na zagraniczną podróż służbową pracownika 700 EUR × 4,25 zł/EUR = 2.975,00 zł 23-4 10-1
2. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika:
a) FZ - usługa noclegowa: 650 EUR × 4,30 zł/EUR = 2.795,00 zł 40-6 23-4
b) kwota przysługującej diety zgodnie z rozliczeniem delegacji:
147 EUR × 4,31 zł/EUR = 633,57 zł 40-6 23-4
3. KW - zwrot pracownikowi kosztów delegacji niepokrytych zaliczką:
97 EUR × 4,31 zł/EUR = 418,07 zł 23-4 10-1
4. PK - zaksięgowanie różnicy kursowej:
a) z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką:
650 EUR × (4,30 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 32,50 zł 23-4 75-0
b) z tytułu diety w części pokrytej zaliczką:
50 EUR × (4,31 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 3,00 zł 23-4 75-0
Koszty podróży służbowej były niższe niż kwota zaliczki
Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie: 1.000 EUR.
Z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką 650 EUR × (4,30 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 32,50 zł
Z tytułu diety pokrytej zaliczką 147 EUR (4,31 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 8,82 zł
Pracownik zwrócił do kasy niewykorzystaną część zaliczki w kwocie: 1.000 EUR - 797 EUR = 203 EUR; zwrot ten został przeliczony po kursie, po jakim wyceniono wypłatę zaliczki, czyli: 4,25 zł/EUR.
1. KW - rozchód waluty obcej z kasy walutowej, w związku z wypłatą zaliczki na zagraniczną podróż służbową pracownika 1.000 EUR × 4,25 zł/EUR: 4.250,00 zł 23-4 10-1
3. KP - zwrot niewykorzystanej części zaliczki: 203 EUR × 4,25 zł/EUR = 862,75 zł 10-1 23-4
b) z tytułu diety pokrytej zaliczką: 147 EUR × (4,31 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 8,82 zł 23-4 75-0