Source: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_50887.asp?soid=172C9836976947D097EE87092DB8EAF4
Timestamp: 2020-07-11 20:40:33
Legal References Found: art. 21
 art. 6

art. 21

art. 24
 art. 24
 art. 54
 art. 54
 art. 38
 art. 223
 art. 11
 art. 23
 art. 13
 art. 24
 art. 10
 art. 10
 art. 42
 art. 4
 art. 4
 art. 10
 art. 10
 art. 54

Document Content:
Szkoła Podstawowa Nr 1, al. Piastów 6
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 03-04.2014 r. kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 1 w Szczecinie przy
al. Piastów 6 (zw. dalej SP) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2013 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 kwietnia 2014 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 maja 2014 r.
WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2013 r. (ocena pozytywna
Wykonanie dochodów SP w 2013 r. wyniosło 184.128,87 zł, co stanowiło 78,3 % planowanej kwoty w wysokości 235.095,00zł, w tym:
dochody budżetowe zaplanowane na kwotę 695,00 zł zrealizowano w kwocie 703,42 zł (101,2 %),
dochody wyodrębnionego rachunku dochodów zaplanowane na kwotę 234.400,00 zł zrealizowano w kwocie 183.425,45 zł (78,2 %).
Zaplanowane na 2013 r. wydatki SP w wysokości 3.639.525,00 zł zrealizowane zostały w 98,6 %, tj. w kwocie 3.588.300,39 zł, w tym:
wydatki budżetowe zaplanowane na kwotę 3.405.125,00 zł zrealizowano w kwocie 3.405.118,49 zł (100 %),
wydatki wyodrębnionego rachunku dochodów zaplanowane na kwotę 234.400,00 zł zrealizowano w kwocie 183.181,90 zł (78,1 %).
sprawozdawczości, w tym zgodności z ewidencją,
dokumentacji finansowo – księgowej i pracowniczej,
Nieprawidłowości stwierdzone zostały w obszarach dotyczących przede wszystkim dochodów, należności, rozliczeń publiczno – prawnych oraz przyjętego sposobu ewidencji. Większość nieprawidłowości jakie wystąpiły miała charakter incydentalny, a nie systemowy.
Wykonanie dochodów SP w 2013 r. wyniosło 184.128,87 zł, co stanowiło 78,3 % planowanej kwoty w wysokości 235.095,00zł. Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych na kwotę ogółem 32.990,40 zł, tj. 17,9 % dochodów ogółem jednostki za 2013 r. W toku kontroli przeanalizowano 19 umów zawartych z 11. kontrahentami pod kątem poprawności i kompletności zapisów oraz rozrachunki z 2. najemcami za cały 2013 r., pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach. Kontroli poddano ponadto rozrachunki z 2. najemcami, z którymi na 2013 r. nie zostały zawarte pisemne umowy najmu, a także prawidłowość kwalifikowania i ewidencjonowania dochodów na paragrafach.
Na koncie 201-40-80101-0750-xx zaewidencjonowane zostały wpływy na kwotę ogółem 14.498,68 zł, które nie wynikały z umów zawartych w formie pisemnej. W toku kontroli ustalono, że jednostka wystąpiła do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin o uzyskanie zgody na wydzierżawienie terenu po raz pierwszy w dniu 29.11.2012 r. (pismo znak: SP1/02/47/2012/KG). Ostatnie pismo w tej sprawie datowane było na 27.11.2013 r. (pismo znak: SP1/02/61/2013/KG). Zgoda Zastępcy Prezydenta Miasta Szczecin na zawarcie przedmiotowych umów datowana była na 10.12.2013 r. (pismo znak: WOś-III.0232.203.2013.MKa). Umowy dzierżawy terenu szkoły, po zaopiniowaniu przez Radcę Prawnego Wydziału Oświaty, zawarte zostały na okres od 01.01.2014 r. do 31.12.2014 r., z pominięciem 2013 r. Mimo niezachowania formy pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych, fakt dokonania czynności prawnej w postaci dzierżawy terenu w 2013 r. bezspornie miał miejsce poprzez zgodne oświadczenie woli stron, o czym świadczyło m.in. wystawianie przez szkołę rachunków i not odsetkowych oraz regulowanie płatności przez dzierżawców.
Umowy najmu zawierały w swoich preambułach wskazanego Głównego księgowego, jako jedną z dwóch osób reprezentujących szkołę. Pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli posiadał Dyrektor, a Główny księgowy winien jedynie kontrasygnować umowy na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia ich
w planie finansowym szkoły. Żaden z 4. aneksów do wymienionych umów oraz 1. umowa na najem lokalu mieszkalnego nie zawierały ponadto zatwierdzenia pod względem formalno – prawnym.
Umowa najmu nr 6/2012 zawarta na najem holu o pow. 6 m2 na prowadzenie sklepiku nie zawierała zapisów wskazujących na sposób rozliczania kontrahenta z tytułu mediów. Umowa najmu nr 7/2012 zawarta została w dniu 03.01.2013 r. przez Wicedyrektora szkoły, który na dzień zawarcia nie posiadał stosownych pełnomocnictw.
46 rachunków wystawionych dla 4. kontrahentów, zawierało termin zapłaty niezgodny z zawartymi umowami (w tym 2 umowy ustne), według których płatności należało regulować do 20 dnia każdego miesiąca, za dany miesiąc. Z kolei według rachunków, termin ten był liczony jako 14 dni od daty wystawienia rachunku. Według zapisów umownych zapłata nie była uwarunkowana wcześniejszym otrzymaniem rachunku. W konsekwencji powyższego, błędnie wystawionych zostało także 8 not odsetkowych (18 pozycji odsetek) na kwotę ogółem 40,54 zł, które zawierały odsetki naliczone według terminów zapłaty wskazanych na fakturach.
Wystawione noty odsetkowe nie zawierały daty sporządzenia, mimo że data ta była inna niż data dokonania operacji (noty nr: 9, 11, 12, 17, 18 i 21), co nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu. Noty nie zawierały ponadto wskazań dotyczących terminu zapłaty.
Do rachunków nr 10/02/2013/RS na kwotę 1.996,84 zł i 21/03/2013/RS na kwotę 998,42 zł zapłaconych po terminie zapłaty, nie wystawiono not odsetkowych.
Na koncie 201-40-80101-0750-xx zaewidencjonowane były bilansem otwarcia należności od 3. kontrahentów z tytułu odsetek w kwocie ogółem 7,33 zł, które winny być zaewidencjonowane na § 0920.Odsetki naliczone w 2013 r. (noty nr: 4, 11 i 17) także zostały zaewidencjonowane na § 0750, zamiast na § 0920.
Na § 0690 – Wpływy z różnych opłat wyodrębnionego rachunku dochodów, zaewidencjonowano:
8 wpłat za makulaturę na kwotę ogółem 1.279,50 zł,
1. wpłatę tytułem odszkodowania PZU na kwotę 1.635,90 zł,
1. wpłatę za świetlicę na kwotę 220,00 zł (pozostałe 2. wpłaty na kwotę ogółem
300,00 zł zostały w czerwcu 2013 r. przeksięgowane na § 097).
W sumie na § 0690 zaewidencjonowano nieprawidłowo kwotę 3.135,40 zł, tj. 96,4 % obrotów ogółem na tym paragrafie.
Powyższe wpłaty należało zaewidencjonować w § 0970, na co wskazywał opis do § 0690 zawarty w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji, według którego § 0690 - Wpływy z różnych opłat, obejmuje opłaty pobierane przez jednostki administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości oraz inne jednostki budżetowe, w tym m.in. opłaty za legitymacje, duplikaty legitymacji, druki meldunkowe i różne druki.
Za ww. nieprawidłowości dotyczące faktur, not odsetkowych i ewidencji dochodów odpowiedzialna był w SP Główny księgowy. Przygotowanie umów dochodowych należało do obowiązków Kierownika administracyjno – gospodarczego.
We wszystkich przypadkach najemcom wystawione zostały rachunki na kwoty zgodne z zawartymi umowami. Opłaty za najem lokalu mieszkalnego ustalone zostały przy zastosowaniu punktacji i powierzchni lokalu oraz właściwego wskaźnika przeliczeniowego kosztu odtworzenia 1m2 dla miasta Szczecin i wskaźnika procentowego wartości odtworzeniowej 1m2 lokalu.
Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił wykonanie dochodów budżetowych.
według sprawozdania Rb-27S - 13.682,58 zł
według sprawozdania Rb-34S – 76,74 zł
według sprawozdania Rb-N – 10.652,32
Na należności wykazane w sprawozdaniach (Rb-27S i Rb-N) składały się m.in. należności wymagalne od 2. dłużników w kwocie ogółem 10.384,21 zł, oraz odsetki od tych należności w kwocie 3.298,37 zł (Rb-27S), zaksięgowane na koncie 290 – Odpisy aktualizujące należności.Od dnia 31.12.2010 r. do 31.12.2013 r. należności obu dłużników nie zostały zaktualizowane o odsetki od nieterminowych wpłat, w każdym przypadku za 1096 dni odsetkowych, tj. o kwotę ogółem 4.053,54 zł. Odsetki naliczone zostały dopiero według stanu na dzień 25.02.2014 r. za 1152 dni, w kwocie ogółem 4.260,65 zł. Nienaliczenie odsetek było zgodne z zapisem zawartym w pkt 5.1 obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości, według którego z chwilą przekazania sprawy do Radcy Prawnego odsetek nie nalicza się. Powyższe naruszało jednak zapisy
§ 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Zapis wprowadzony do obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości o nienaliczaniu odsetek stał w sprzeczności z art. 6 ust 2 uor, według którego dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
W wyniku audytu A-1/2012 „Aktualizacja należności w jednostkach budżetowych Gminy Miasto Szczecin”, przeprowadzonego w jednostce w 2012 r., Dyrektorowi jednostki zalecono m.in. naliczanie odsetek od wszystkich zaległych należności. Zalecenie to nie zostało jednak wykonane, zarówno w ramach realizacji zaleceń audytu, co wykazane zostało w toku czynności sprawdzających wykonanych w dniach 22.11-06.12.2013 r. jak również na dzień 31.12.2013 r.
Za aktualizację odsetek i ich zaewidencjonowanie odpowiedzialny był Główny księgowy, a za brak nadzoru nad tym obszarem w ramach kontroli zarządczej - Dyrektor SP.
Wszystkie należności wykazane w sprawozdaniach były zidentyfikowane i zgodne z ewidencją księgową.
WKiAW negatywnie ocenił brak aktualizacji należności wymagalnych jednostki, a tym samym niewykonanie zaleceń z audytu A-1/2012, a pozytywnie - sprawozdawczość w zakresie należności i jej zgodność z księgami rachunkowymi.
Kontroli poddano 61 dowodów księgowych na kwotę 185.314,36 zł, co stanowiło 5,2% wydatków jednostki na łączną kwotę 3.588.562,50 zł (środki budżetowe na kwotę 3.405.118,49 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 183.444,01 zł).
Umowa nr 0014/13 z dnia 01.01.2013 r. zawierała w preambule – podobnie jak w przypadku umów najmu - wskazanego Głównego księgowego jako jedną z dwóch osób reprezentujących szkołę. Z kolei 7 umów kosztowych nie było parafowanych przez Głównego księgowego. Pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli posiadał Dyrektor, a Główny księgowy winien jedynie kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.
Pełnomocnictwa dla Dyrektora do składania oświadczeń woli oraz do dokonywania wszystkich czynności faktycznych i prawnych związanych z udzieleniem zamówienia publicznego na czas zastępowania ówczesnego Dyrektora datowane były na 10.01.2013 r. (pismo nr WOI.0052.1.7.2013.AW oraz pismo nr WO-I.0052.1.6.2013.AW). Przed datą wystawienia wymienionych pełnomocnictw, Dyrektor zawarł następujące umowy: Nr 0014/13 zawarta w dniu 01.01.2013 i Nr CREFS/9889845/2012 zawarta w dniu 13.12.2012 r.
W 2. przypadkach, na kwotę ogółem 61.644,03 zł Kierownik administracyjny nie wyegzekwował od wykonawców – zgodnie z zapisami umownymi dokumentacji w postaci:
polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności z zakresu projektowania (umowa Nr 1/2013 zawarta w dniu 19.06.2013 r., faktura nr AT 01/11/2013 z dnia 02.11.2013 r. na kwotę 23.616,00 zł),
dokumentu stwierdzającego sposób zagospodarowania odpadów powstałych przy realizacji zamówienia (umowa bez numeru zawarta w dniu 21.11.2013 r., faktura nr FV/9/12/2013 z dnia 27.12.2013 r. na kwotę 38.028,03 zł).
Faktura nr 0027/N1401/3393-000/G/03/13 z dnia 01.03.2013 r. na kwotę 340,00 zł, wystawiona tytułem zakupu znaczków pocztowych, zaewidencjonowana została
w § 4410 – Podróże służbowe krajowe, zamiast w § 4300 – Zakup usług pozostałych, zgodnie z opisem do § 4300 zawartym wrozporządzeniu w sprawie klasyfikacji.
Faktura nr 298/2013 z dnia 06.06.2013 r. na kwotę 2.400,00 zł, wystawiona tytułem zakupu książek, rozliczona dowodem „Rozliczenie zaliczki”, zaewidencjonowana została na konto analityczne 234-21 – prowadzenie publicznych szkół podstawowych, zamiast na 234–40 – wyodrębniony rachunek dochodów, zgodnie z obowiązującym
w jednostce planem kont.
5 dowodów na łączną kwotę 2.810,00 zł nie zawierało podpisów potwierdzających wykonanie kontroli formalno – rachunkowej oraz akceptacji Głównego księgowego i Dyrektora, a także wskazań dekretacyjnych,
1 dowód na kwotę 2.400,00 zł nie zawierał podpisu potwierdzającego wykonanie kontroli formalno rachunkowej,
4 dowody na łączną kwotę 5.186,41 zł nie zawierały podpisu potwierdzającego wykonanie kontroli merytorycznej,
1 dowód zawierał niepełne wskazania dekretacyjne i nie zawierał podpisu osoby odpowiedzialnej za nie,
pokwitowanie odbioru gotówki zamieszczone na fakturze gotówkowej zawierało datę pobrania gotówki niezgodną z faktyczną datą pobrania.
Powyższe nie wypełniało zapisów dotyczących podziału uprawnień w zakresie kontroli dokumentów, zawartych w obowiązującej w SP „Dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości” oraz:
art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
art. 24 ust. 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Za ww. nieprawidłowości związane z dowodami księgowymi, ich kontrolą i ewidencją odpowiedzialny był Główny księgowy SP.
We wszystkich przypadkach, zakupiony majątek został wprowadzony do ksiąg inwentarzowych lub na właściwą ewidencję ilościową, co według art. 24 ust. 2 uor, wskazywało na rzetelność ksiąg rachunkowych, których zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty. Za powyższe odpowiedzialny był Główny księgowy i Kierownik administracyjny.
We wszystkich przypadkach, dokonanie zakupu o wartości powyżej 3.000,00 zł poprzedzone zostało sporządzeniem notatki służbowej, potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku lub uzasadniającejniezastosowanie uregulowań zawartych w § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych, za co odpowiedzialny był Kierownik administracyjny.
Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności
W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 61 dowodów księgowych na kwotę ogółem 185.314,36 zł.
Płatności dotyczące wszystkich 61. dowodów poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminem zapłaty.
według sprawozdania Rb-28S – 223.117,88 zł
według sprawozdania Rb-34S – 1205,02 zł
Na zobowiązania w kwocie ogółem 223.117,88 zł, wykazane w sprawozdaniu Rb-28S składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 170.066,00 zł, składki ZUS w kwocie 52.941,88 zł oraz zobowiązanie na kwotę 110,00 zł (faktura nr 48/FSM/12/2013 z dnia 31.12.2013 r.).
Na zobowiązanie w kwocie ogółem 1.205,02 zł wykazane w sprawozdaniu Rb-34S składały się: zobowiązanie na kwotę 941,36 zł (faktura nr 4151706503 z dnia
31.12.2013 r.) i nadwyżka środków obrotowych na dzień 31.12.2013 r. na kwotę 262,11 zł, zaksięgowana na konto 225-40-801-80101 i przekazana na konto Urzędu Miasta Szczecin w dniu 03.01.2014 r. (wyciąg bankowy WRD nr 2/2014).
W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-ZN sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2013 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.
Wszystkie zobowiązania wykazane w sprawozdaniach były zidentyfikowane i zgodne z ewidencją księgową.
Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 6. z 66. pracowników zatrudnionych w badanym okresie (9,1 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę
255.031,65 zł, tj. 10,5 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.421.420,00 zł (zaewidencjonowanej w 2013 r. na § 4010 i § 4040).
W aktach osobowych pracowników przechowywana była dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy, w tym wnioski urlopowe. Według § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy winna być prowadzona odrębnie.
W toku kontroli stwierdzono, że z dniem 01.06.2012 r. zawarty został aneks do umowy o pracę, na mocy którego wymiar etatu pracownika został zmniejszony z pełnego etatu do ¾. W ślad za powyższą zmianą, proporcjonalnie zmniejszone zostało wynagrodzenie zasadnicze pracownika, natomiast dodatek funkcyjny nie został pomniejszony do kwoty 675,00 zł i wynosił 900,00 zł, tj. jak dla pełnego etatu (maksymalna kwota dodatku funkcyjnego przysługującego na tym stanowisku). Powyższe stało
w sprzeczności z § 14 obowiązującego w jednostce od 01.01.2012 r. „Regulaminu wynagradzania”, według którego, pracownikom zatrudnionym w niepełny wymiarze czasu pracy przysługuje wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Tym samym, w 2013 r. pracownikowi nadpłacono wynagrodzenie w kwocie ogółem 2.902,66 zł, w tym: 2.700,00 zł – dodatek funkcyjny, 119,78 zł – dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2012 r. stanowiące wydatek 2013 r., 82,88 zł – zasiłek chorobowy.
Za naliczanie wynagrodzeń pracowników SP odpowiedzialna był Specjalista ds. płac.
W powyższym przypadku zawiodły mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych, polegające na weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, o czym stanowistandard kontroli zarządczej nr 14 zawarty w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej.
Głównemu księgowemu SP powierzone zostały obowiązki w zakresie wskazanym w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej uofp oraz spełniał on warunki wymienione w art. 54 ust. 2 uofp.
We wszystkich przypadkach, w aktach osobowych znajdowały się potwierdzenia zapoznania się pracowników z obowiązującym w jednostce „Regulaminem pracy” oraz dokumentacja stanowiąca podstawę naliczanych wynagrodzeń.
WKiAW pozytywnie ocenił prowadzenie akt osobowych pracowników oraz poprawność i kompletność dokumentacji stanowiącej podstawę naliczeń i ewidencji, za co odpowiedzialny był w szkole Kierownik administracyjny. Mimo, że przypadek błędnego naliczania dodatku funkcyjnego świadczył o zastosowaniu niewystarczających mechanizmów kontroli, WKiAW pozytywnie ocenił także obszar naliczania wynagrodzeń.
podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 199.839,00 zł, według deklaracji PIT-4R,
składek ZUS na kwotę ogółem 885.534,14 zł, według deklaracji ZUS P DRA.
Podatek za grudzień 2013 r. uregulowany został w styczniu 2013 r. z niedopłatą wynoszącą 81,00 zł, która uregulowana została w dniu 19.02.2013 r., tj. 29 dni po terminie wymagalności, przypadającym na 21.01.2013 r. Powyższe naruszało art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.
W dniu 18.01.2013 r. zapłacona została kwota 281,70 zł, stanowiąca niedopłatę składek wynikającą z ustaleń pokontrolnych ZUS. Powyższe potwierdzał protokół kontroli ZUS (znak pisma: 392012110032PRO001 z dnia 21.12.2012 r.), znajdujący się w dokumentacji jednostki. Niedopłata uregulowana została bez stosownych odsetek.
W dniu 18.03.2013 r. dokonano omyłkowo nadpłaty składek ZUS na kwotę 46,80 zł, dotyczących ubezpieczenia ucznia cudzoziemca.
W dniu 02.05.2013 r. dokonano nadpłaty z tytułu składek ZUS za kwiecień 2013 r. w kwocie 6,14 zł, a w dniu 02.07.2013 r. - nadpłaty z tytułu składek ZUS za czerwiec
2013 r. w kwocie 2,08 zł. Nadpłat dokonano w wyniku błędnego naliczenia wynagrodzenia płatnika.
W dniu 03.06.2013 r. dokonano zapłaty składek ZUS za maj 2013 r. w kwocie mniejszej o 181,18 zł. Powyższa niedopłata, stanowiąca błąd w naliczeniu składek wynikała
nieuwzględnienia w rozliczeniu nadpłaty składek za 2012 r. (wchodzącej w strukturę BO na 2013 r.) w kwocie 68,04 zł,
nieuwzględnienia wynagrodzenia płatnika składek za grudzień 2012 r. w kwocie 6,86 zł (składającego się na ww. kwotę 68,04 zł),
błędnego księgowania składki na ubezpieczenie dwóch osób, potrącanej w ramach zasiłku na kwotę ogółem 120,00 zł.
Deklaracje ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2013 r. nie zawierały podpisu Głównego księgowego i akceptacji Dyrektora.
Za powyższe nieprawidłowości dotyczące rozliczeń z ZUS odpowiedzialny był Główny księgowy.
Podatek dochodowy od osób fizycznych za 2013 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami, a wykonane płatności były zgodne z kwotami podatku wykazanymi w deklaracji PIT-4R.
Odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty kwoty 81,00 zł nie zostały opłacone, ponieważ nie przekraczały trzykrotności wartości opłaty pobieranej za przesyłkę poleconą,
WKiAW pozytywnie ocenił regulowanie płatności z tytułu podatku dochodowego, a negatywnie – regulowanie płatności z tytułu składek ZUS.
Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 703,42 zł,
Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 3.405.118,49 zł,
Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 183.444,01 zł,
Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. – na kwotę ogółem 10.646,32 zł,
Rb-50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostko samorządu terytorialnego ustawami za IV kwartał 2013 r. – na kwotę ogółem 281,00 zł.
Kontroli poddano 120 pozycji zmian do planu finansowego i 5 wniosków jednostki o dokonanie zmian.
Wszystkie sprawozdania były zgodne z planem finansowym i ewidencją księgową.
Wszystkie zmiany do planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych dokonane w trakcie roku (98 pozycji) zaakceptowane były przez wydział nadzorujący,
a zmiany do planu finansowego dochodów i wydatków na wydzielonym rachunku dochodów (22 pozycje) poprzedzone były wnioskiem jednostki skierowanym do wydziału nadzorującego, zgodnie z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność
Sporządzane sprawozdania były kompletne i terminowe.
W toku kontroli dokonano porównania wartości majątku według ksiąg rachunkowych i ksiąg inwentarzowych oraz przeanalizowano dokumentację sporządzoną w toku wykonywanych czynności inwentaryzacyjnych, w tym: zarządzenie Dyrektora, arkusze spisu z natury, protokoły i sprawozdania.
Arkusze spisu z natury wygenerowane z systemu nie zawierały klauzuli o treści „Arkusz zawiera pozycje od 1 do …”, o czym stanowił art. 11 obowiązującej w SP „Instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej Załącznik Nr 3 do zasad (polityki) rachunkowości.
W protokole z inwentaryzacji kasy nie wykazano ostatnich numerów czeków bankowych.
Ewidencja druków ścisłego zarachowania, w tym druków kasowych, prowadzona była przez Specjalistę ds. administracyjnych, jednocześnie wykonującego w jednostce czynności kasjera.
W dokumentacji inwentaryzacyjnej nie było zapisów potwierdzających przeprowadzenie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania.
Dyrektor wydał zarządzenie w sprawie inwentaryzacji i powołał zespoły spisowe.
Wartość majątku wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych, a salda kont bankowych wykazane
w potwierdzeniu salda Banku PKO SA były zgodne z ewidencją księgową.
Rolę protokołu z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald na dzień 31.12.2013 r. pełniło zestawienie obrotów i sald.
WKiAW pozytywnie ocenił obszar dotyczący inwentaryzacji, mimo uchybień dotyczących dokumentowania i braku rozdziału uprawnień w zakresie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania i ich wykorzystania.
Ewidencja na koncie 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami polegała na księgowaniu na str. Wn ze znakiem minus kwoty środków wydatkowanych z pobranej zaliczki, co stało w sprzeczności z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, według którego konto to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.Na stronie Wn konta 234 ujmuje się m.in.:wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę oraz zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki, rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych oraz wpływy należności od pracowników. Zastosowana technika księgowania nie pozwalała również na ustalenie obrotów ogółem pobranych zaliczek (str. Wn) i kwot wydatkowanych z zaliczek (str. Ma).
Stwierdzono 2 przypadki zaewidencjonowania pod jednym numerem dowodu księgowego, jedną kwotą i bez wyszczególniania poszczególnych faktur, w tym: 5. faktur na kwotę ogółem 2.810,00 zł i 2. faktur (w tym korekta na minus) na kwotę 2.435,00 zł. Zastosowany sposób ewidencji faktur stał w sprzeczności z art. 23 ust. 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in.: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, opis operacji oraz kwotę i datę zapisu.
Z nazw kont analitycznych konta 234, zawartych w zakładowym planie kont nie wynikało, jaki rodzaj księgowań przypisany jest do danego konta a tym samym, jakie operacje podlegają księgowaniu na poszczególnych kontach analitycznych konta: 234-21, 234-34, 234-40.
W zestawieniu obrotów i sald brak było nazwy konta 311.
Za prowadzenie ksiąg rachunkowych SP odpowiedzialny był Główny księgowy.
W jednostce prowadzone były wszystkie rodzaje ksiąg rachunkowych wymienione w art. 13 ust. 1 uor, spełniające wymogi art. 24 uor.
WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości związanych z ewidencją na koncie 234 i ewidencją dowodów, pozytywnie ocenił prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.
W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo
– księgowego:
1. Dokumentacja przyjętych zasady rachunkowości - Zarządzenie Nr 56/2012 z dnia 01.03.2012 r. wraz z załącznikami:
Nr 1 – Zakładowy plan Kont.
Nr 2 – Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.
Nr 3 – Instrukcja inwentaryzacyjna.
Nr 4 – Zasady gospodarki kasowej.
Nr 5 – Instrukcja określająca zasady sporządzania obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych.
Nr 6 – Instrukcja określająca politykę bezpieczeństwa oraz zarządzanie systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.
2. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych polskich równowartości 14000 euro – Zarządzenie Nr 03/2013/KG z dnia 17.07.2013 r.
3. Regulamin kontroli wewnętrznej – brak zarządzenia wprowadzającego.
4. Zasady prowadzenia kontroli zarządczej - Zarządzenie Nr 1/2010 z dnia 01.01.2010 r.
Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, zwana dalej zasadami rachunkowości nie zawierała zakładowego planu kont funkcjonującego w 2013 r. wraz ze stosowną analityką, który powinien stanowić część zasad rachunkowości na mocy art. 10 ust. 1 pkt 3 uor. Wykaz kont zawarty w dokumentacji ograniczony był do kont syntetycznych oraz nie zawierał wszystkich kont funkcjonujących w jednostce, w tym konta 311. W obowiązujących w 2013 r. zasadach rachunkowości (str. 10) nie zostały ponadto wymienione symbole stosowane do oznaczenia poszczególnych rodzajów dokumentów, w tym m.in.: FVB, FVD, ZS, PD, WD, do czego również zobowiązywał wymieniony art. 10 ust. 1 pkt 3 uor.
Według pkt 3.2 zasad rachunkowości, dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane przy czym, sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowanie do ujęcia
w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalno – prawną i rachunkową. Dokumentacja nie zawierała opisu dotyczącego zakresu kontroli formalno
– prawnej i wskazania osoby odpowiedzialnej za jej przeprowadzanie.
Według pkt 5.1 zasad rachunkowości, w przypadku braku reakcji dłużnika na przedsądowe wezwania do zapłaty, szkoła występuje do Biura Prawnego Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin z wnioskiem o skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Z chwilą przekazania sprawy do Radcy Prawnego odsetek nie nalicza się. Skierowanie dochodzenia należności na drogę postępowania sądowego nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku naliczania odsetek i ujmowania ich w księgach rachunkowych. Zastosowane uproszczenie stało w sprzeczności zarówno z art. 42 ust. 5 uofp jak i § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według których jednostka zobowiązana była do ustalenia i zaewidencjonowania odsetek.
Według pkt 6.3 zasad rachunkowości, dla rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego szkoły, jako kwoty istotne traktuje się te kwoty, które przekraczają 1% sumy bilansowej wynikającej ze sprawozdania finansowego za poprzedni okres sprawozdawczy (1 % sumy bilansowej SP za 2012 r. wynosił 22.819,08 zł). Według art. 4 ust. 4 uor, jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w art. 4 ust. 1 uor, według którego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Traktowanie kwot poniżej 22.819,08 zł jako nieistotne w przypadku, gdy jednostka zobowiązana jest do przestrzegania ściśle określonej dyscypliny finansowej, było według kontrolującego działaniem nieprawidłowym.
Statut SP przyjęty przez Radę Pedagogiczną w dniu 27.01.2011 r. zawierał: zdublowany § 3, błędną numerację pkt 6 i 7 na str. 11 i 12 (winno być 5 i 6) i błędną numerację punktów w § 9.
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 1/2010 ówczesnego Dyrektora szkoły z dnia 01.01.2010 r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej zawierał dokumenty
– procedury związane z kontrolą zarządczą, nieaktualne w 2013 r. w tym procedury dotyczące obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów oraz sposobu prowadzenia gospodarki finansowej (m.in. włączenie do zasad rachunkowości, zmiana nazwy) oraz procedury dotyczące wynagradzania (brak aktualizacji o Regulamin wynagradzania pracowników wprowadzony Zarządzeniem Nr 5/2011 z dnia 19.12.2011 r.).
Zapisy dotyczące terminu wypłaty wynagrodzeń zawarte w obowiązujących w jednostce procedurach były niespójne:
Regulamin pracy – według § 49, wynagrodzenie dla pozostałych pracowników szkoły wypłaca się z dołu, za okresy miesięczne, 5 dni przed końcem danego miesiąca (pkt. 2), wypłata za godziny ponadwymiarowe nauczycieli odbywa się z dołu 5 dni przed końcem każdego miesiąca, na zasadach określonych w pkt 2.
Dokumentacja zasad rachunkowości – obowiązują następujące terminy wypłaty wynagrodzeń: 1) do dnia 29. każdego miesiąca dla wynagrodzeń płatnych z dołu, 2) do dnia 10. każdego miesiąca dla dodatkowych wypłat i wyrównań, 3) 1. dnia każdego miesiąca dla wynagrodzeń płatnych z góry (§ 5 pkt 1.4).
Według zapisów art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki spoczywa obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.
W pozostałym zakresie, zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor.
Kontroli poddano także sposób wprowadzania i informowania pracowników o wprowadzanych procedurach wewnętrznych.
Dyrektor ZSS nie przekazywał w 2013 r. informacji dotyczących kontroli do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin, czym nie wypełnił zapisów § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli. Informacja taka została przesłana do WKiAW
w trakcie kontroli (pismo nr SEK-1/08/1/14 z dnia 16.04.2014 r.).
W 2013 r. nie przeprowadzono żadnej doraźnej (niezapowiedzianej) kontroli kasy. Według § 19 obowiązujących w SP „Zasad gospodarki kasowej”, doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie Dyrektora jednostki. W 2013 r. nie zostało wydane ani jedno polecenie wykonania takiej kontroli.
W SP prowadzona była ewidencja zarządzeń, jednakże nie zawierająca kompletnej informacji o wszystkich zarządzeniach i procedurach, jakie funkcjonowały w jednostce,
brak zarządzenia wprowadzającego: Regulamin kontroli wewnętrznej i Regulamin pracy,
w dokumentacji nie było potwierdzenia zapoznania się pracowników z: Regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonych w złotych polskich równowartości 14000 euro, Regulaminem kontroli wewnętrznej, Zasadami prowadzenia kontroli zarządczej,
procedura nie zawierała daty obowiązywania: Regulamin kontroli wewnętrznej.
Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 09.07.2013 r., a za II półrocze 2013 r.
– pismem z dnia 03.01.2014 r.
WKiAW negatywnie ocenił wywiązywanie się SP z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce i brak kontroli doraźnych kasy, a pozytywnie - wywiązywanie się SP z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych.
W ocenie WKiAW, działający w jednostce system ewidencji zarządzeń Dyrektora oraz sposób dokumentowania zapoznawania pracowników wykazuje wyżej wymienione nieprawidłowości, stanowiące o jego słabości.
Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi:
Podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconego od 01.06.2012 r. dodatku funkcyjnego.
Uzgodnienie składek ZUS za 2013 r. i dokonanie stosownej korekty.
Ustalenie i ewentualna zapłata (przy uwzględnieniu art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa) odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty składek zdrowotnych w kwocie 281,70 zł.
Skorygowanie wystawionych w 2013 r. not odsetkowych z jednoczesnym uzupełnieniem o datę wystawienia i termin zapłaty.
Naliczenie odsetek od wszystkich zaległych należności oraz aktualizację należności wymagalnych o odsetki naliczone od dnia 01.01.2011 r.
Ewidencjonowanie dochodów i wydatków zgodnie z obowiązująca klasyfikacją budżetową.
Wystawianie rachunków za najem zgodnie z zapisami umownymi w zakresie terminu zapłaty.
Uregulowanie w umowie dotyczącej najmu holu kwestii rozliczenia za korzystanie z mediów.
Wyłączenie Głównego księgowego z preambuł zawieranych umów z jednoczesnym parafowaniem tych umów przez Głównego księgowego na potwierdzenie kontroli m.in. zgodności z planem finansowym jednostki.
Egzekwowanie zapisów zawieranych umów w zakresie dostarczania dokumentów potwierdzających ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej oraz dokumentów stwierdzających sposób zagospodarowania odpadów.
Zmianę sposobu ewidencji zdarzeń gospodarczych na koncie 234, w celu dostosowania do wymogów rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości.
Regulowanie płatności z tytułu zobowiązań publiczno – prawnych w terminach wymagalności.
Każdorazowe potwierdzanie podpisem wykonanie czynności kontrolnych dowodów księgowych.
Dokumentowanie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania oraz rozdzielenie czynności polegających na prowadzeniu ewidencji druków ścisłego zarachowania i ich wykorzystywania.
Przeprowadzanie doraźnych (niezapowiedzianych) kasy.
Uporządkowanie akt osobowych pracowników w zakresie dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy.
Przegląd, uporządkowanie i prowadzenie kompletnej dokumentacji dotyczącej wydawanych zarządzeń i decyzji.
Ujednolicenie zapisów dotyczących terminu wypłaty wynagrodzeń.
Aktualizację, uzupełnienie i/lub korektę dokumentacji: zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli i obiegu dokumentów, w tym kontroli zarządczej, procedur dotyczących inwentaryzacji.
Bieżące przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia
Nr 399/03.
udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2014/10/16, odpowiedzialny/a: Tomasz Wawrzyńczak, wprowadził/a: Tomasz Wawrzyńczak, dnia: 2014/10/16 10:50:07
Tomasz Wawrzyńczak 2014/10/16 10:50:07 nowa pozycja
liczba wizyt: 85273703 / aktualna strona: 85033 / najczęściej odwiedzane strony