Source: http://docplayer.pl/2793158-Lki-4101-10-15-2012-p-12-017-wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2016-10-28 06:32:20
Legal References Found: Art. 5
 art. 5
 art. 1
 art. 5
 art. 1
 art. 15
 art. 28
 art. 28
 art. 34
 art. 20

Document Content:
⭐LKI /2012 P/12/017 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Download "LKI 4101-10-15/2012 P/12/017 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE"
1 LKI /2012 P/12/017 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Okres objęty kontrolą Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontrolerzy P/12/017 Promulgacja prawa w postaci elektronicznej. Od 1 stycznia 2011 r. do czasu zakończenia kontroli w zakresie działań organizacyjnych Starosty Powiatu Staszowskiego podejmowanych w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań, dotyczących ogłaszania aktów prawnych w postaci elektronicznej oraz od 1 stycznia 2012 r. do czasu zakończenia kontroli w zakresie realizacji przez Starostę zadań związanych z ogłaszaniem i udostępnianiem aktów prawnych w postaci dokumentów elektronicznych. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Kielcach. 1. Zbigniew Majewski, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 15 października 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) 2. Violetta Nowak, starszy inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 15 października 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 3-4) Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Starostwo Powiatowe w Staszowie, ul. Świerczewskiego 7, Staszów (dalej: Starostwo). Starosta Powiatu Staszowskiego Andrzej Kruzel. (dowód: akta kontroli str. 5) Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej II. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1, działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Pozytywną ocenę uzasadnia: podjęcie działań organizacyjnych mających na celu zapewnienie prawidłowej realizacji zadań w zakresie ogłaszania i udostępniania aktów prawnych w postaci elektronicznej; niezwłoczne przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym w postaci dokumentów elektronicznych, spełniających wymagania określone w obowiązujących przepisach; prowadzenie w postaci elektronicznej zbioru aktów prawa miejscowego, stanowionych przez powiat staszowski; Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły: nieprzestrzegania uregulowań wewnętrznych w zakresie wykonywania i przechowywania kopii zapasowych aktów prawa miejscowego w systemie informatycznym Starostwa; niewyznaczenie w siedzibie Starostwa miejsca przeznaczonego do udostępniania do powszechnego wglądu i pobrania, w postaci 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna.3 elektronicznej lub wydruku, aktów prawnych z Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego i zbioru aktów prawa miejscowego. Opis stanu faktycznego III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Działania organizacyjne Starosty w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań, w zakresie ogłaszania aktów prawnych w postaci elektronicznej 1.1. Działania przygotowawcze do realizacji obowiązków i zadań wynikających z ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy Tryb, zasady i wymagania techniczne ogłaszania aktów normatywnych w formie elektronicznej określone zostały w ustawie z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych 2 (dalej: ustawa o ogłaszaniu aktów normatywnych) i rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych 3 (dalej: rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych). Po nowelizacji ustawy o promulgacji ustawą z dnia 4 marca 2011 r. o zmianie ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych oraz niektórych innych ustaw 4 - od 1 stycznia 2012 r. obowiązuje wyłącznie elektroniczna forma ogłaszania aktów prawnych. W Starostwie podjęto następujące działania, w celu realizacji nowych obowiązków wynikających z ww. przepisów: w dniu 8 czerwca 2009 r. pracownik Biura Informatycznego Starostwa uczestniczył w szkoleniu zorganizowanym w Świętokrzyskim Urzędzie Wojewódzkim pn. Tworzenie aktów XML i ich przekazywanie do Redakcji Dziennika, wybrane zagadnienia ; w dniu 24 listopada 2011 r. dwóch pracowników Wydziału Organizacji i Nadzoru oraz Biura Informatycznego Starostwa uczestniczyło w spotkaniu zorganizowanym w Świętokrzyskim Urzędzie Wojewódzkim, gdzie omawiana była problematyka przekazywania aktów prawnych normatywnych w postaci elektronicznej pomiędzy podmiotami zobowiązanymi do publikacji aktów a Redakcją Dziennika Urzędowego Województwa Świętokrzyskiego, za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej; dwóch pracowników Wydziału Organizacji i Nadzoru ukończyło 18 marca 2010 r. szkolenie z zakresu: Edytor Aktów Prawnych XML, pracownik Biura Informatycznego ukończył szkolenie dotyczące udostępniania informacji w BIP ( r.); wg wyjaśnienia kierownika Biura Informatycznego [ ] 5 i Administratora Bezpieczeństwa Informacji [ ] 5,w czerwcu 2009 r. pracownicy Biura Informatyki Starostwa zorganizowali wewnętrzne szkolenie wytypowanych 2 Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz ze zm. 3 Dz. U. Nr 289, poz Dz. U. Nr 117, poz Art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej tajemnica ustawowo chroniona ze względu na prywatność osoby fizycznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz ze zm.) 24 pracowników w zakresie wykorzystania Edytora Aktów Prawnych. Szkolenie nie zostało udokumentowane. (dowód: akta kontroli str. 8, 9, 11-14,15, 16) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości Rozwiązania organizacyjne związane z promulgacją aktów prawnych w postaci dokumentów elektronicznych Na podstawie regulaminu organizacyjnego Starostwa (wprowadzonego uchwałą IX/33/07 Rady Powiatu w Staszowie z dnia 21 maja 2007 r.) oraz regulaminów wewnętrznych Wydziałów Starostwa (przyjętych na podstawie zarządzenia Starosty Staszowskiego 26/07 z dnia 29 czerwca 2007 r.) ustalono, że do kompetencji Wydziału Organizacji i Nadzoru należy miedzy innymi: prowadzenie zbiorów Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, wojewódzkiego dziennika urzędowego, prowadzenie rejestru aktów prawa miejscowego i porozumień zawartych przez powiat, zaś do zadań Biura Obsługi Rady i Zarządu (referatu Wydziału Organizacji i Nadzoru) wykonywanie czynności związanych z ogłaszaniem aktów normatywnych. Zadania te przydzielono zgodnie z zakresem obowiązków służbowych pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierownika Biura Obsługi Rady i Zarządu zajmującemu się zadaniami związanymi z ogłaszaniem aktów normatywnych w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego; Zgodnie z ww. regulaminami, Biuro Informatyczne Starostwa odpowiada między innymi za realizację zadań związanych z zapewnieniem sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych Starostwa, obsługę techniczną strony internetowej Starostwa i Biuletynu Informacji Publicznej. Zadania te wykonują, zgodnie z przydziałami czynności, dwie osoby: kierownik Biura Informatycznego, który wykonuje zadania związane z ogłaszaniem aktów normatywnych oraz pracownik Biura Informatycznego, odpowiedzialny między innymi za zamieszczanie w Biuletynie Informacji Publicznej materiałów z pracy Rady Powiatu zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej. Pracownicy realizujący obowiązki związane z ogłaszaniem aktów normatywnych legitymują się dyplomami ukończenia studiów I stopnia w zakresie odpowiednio: zarządzania firmą i informatyki oraz wykształceniem wyższym ekonomiczno-informatycznym. (dowód: akta kontroli str , 45-50, ) Instrukcja kancelaryjna Starostwa (wprowadzona zarządzeniem Starosty Staszowskiego nr 9/2011 z dnia 15 marca 2011 r.) w rozdziale VIII Postępowanie z aktami rady powiatu, jego organów oraz zarządu powiatu opisuje w sposób ogólny zasady tworzenia i przechowywania ww. dokumentów, nie podejmując problematyki promulgacji aktów prawa miejscowego. (dowód: akta kontroli str ) Kierownik Biura Obsługi Rady i Zarządu (dalej BO RiZ) [ ] 5 wyjaśniła, że w Starostwie przyjęta jest następująca procedura obsługi aktów prawnych: dokumenty elektroniczne w formacie ZIPIX i PDF są przygotowywane i wprowadzane do programu Legislator przez pracowników wydziałów merytorycznych i zapisywane w katalogu sieciowym o nazwie EDAP_Projekty ; ostateczna wersja uchwał, uchwalana przez radnych jest parafowana przez przewodniczącego Rady Powiatu i w postaci papierowej przekazywana do BO RiZ w celu ostatecznego przygotowania uchwał; po zakończeniu sesji przygotowywane są uchwały do podpisu (następuje ich weryfikacja, wprowadzane są numery i data uchwalenia); 35 kierownik BO RiZ przekazuje informację o przygotowaniu aktów normatywnych osobom upoważnionym do złożenia podpisu elektronicznego; w BO RiZ następuje podpisanie przygotowanego wniosku o publikację po wcześniejszym zalogowaniu się do Modułu Komunikacyjnego Urzędowej Poczty Elektronicznej Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego a następnie jego wysłanie; podpisane uchwały przenoszone są przez pracowników Biura BO RiZ do folderu o nazwie EDAP_uchwalone i przekazywane do Biura Informatycznego celem udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej. (dowód: akta kontroli str. 96) Odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych Starostwa wg. regulaminu Organizacyjnego Starostwa i karty zadań stanowiska jest [ ] 5, kierownik Biura Informatycznego, który w szczególności odpowiada za podejmowanie działań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych w Starostwie, nadzór nad utrzymywaniem gotowości sprzętu komputerowego, w tym także z dostępem do zbiorów aktów prawa miejscowego. [ ] 5 pełnomocnik Starosty ds. koordynacji działań, kontaktów z mediami i informatyzacji, był odpowiedzialny za nadzorowanie profilaktyki antywirusowej, wykonywaniem kopii awaryjnych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu, zapewnienie awaryjnego zasilania komputerów oraz innych urządzeń mających wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania. (dowód: akta kontroli str , ) Serwerem realizującym serwis publicznego udostępniania zbiorów aktów prawa miejscowego Starostwa administruje dostawca zewnętrzny eonetworks S.A., na podstawie podpisanej przez Starostwo umowy nr 14C/BIP/2011 z 31 grudnia 2011 r. (dowód: akta kontroli str ) W okresie objętym kontrolą, cztery osoby posiadały podpis elektroniczny służący do obsługi zbiorów aktów prawnych, w tym aktów prawa miejscowego stanowionego przez powiat tj. Przewodniczący Rady Powiatu Damian Sierant, Wiceprzewodniczący Rady Powiatu Jerzy Chudy, Starosta Staszowski Andrzej Kruzel i Wicestarosta Michał Skotnicki. W Starostwie nie ustalono pisemnych procedur przechowywania tych podpisów. Oględziny wykazały, że podpisy elektroniczne ww. osób przechowywane są w szafie pancernej, do której dostęp miał kierownik Biura Informatycznego [ ] 5. (dowód: akta kontroli str ,139) Z oświadczenia złożonego przez Przewodniczącego Rady Powiatu Damiana Sieranta wynika, że podczas składania podpisu elektronicznego nie występują problemy techniczne. (dowód: akta kontroli str. 159) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości Planowane i wydatkowane środki finansowe w 2011 i 2012 r. na realizację nowych obowiązków związanych z elektroniczną promulgacją prawa W planach finansowych Starostwa na lata nie wyodrębniono szczegółowych danych o planowanych wydatkach na realizację zadań związanych z elektroniczną promulgacją prawa. Na podstawie danych uzyskanych z Wydziału Finansowego Starostwa, ustalono, że w 2011 i 2012 r. wydatki związane z realizacją zadań dotyczących promulgacji aktów prawnych w postaci elektronicznej zaplanowano w wysokości zł. Na 46 dzień 31 grudnia 2011 r. poniesiono wydatki w kwocie 6 133,86 zł (279% planowanych), a na dzień 30 czerwca 2012 r ,45 zł (76,5% zaplanowanych) Wydatki te zostały zaplanowane w ramach działu 750 rozdział i i Udział planowanych wydatków na ogłaszanie aktów prawnych w postaci elektronicznej w planowanych wydatkach ogółem Urzędu wyniósł w latach 2011 r. i ,003%. Wykonane wydatki na ogłaszanie aktów prawnych w postaci elektronicznej stanowiły 0,008% i 0,004% wykonanych wydatków ogółem Urzędu odpowiednio na dzień 31 grudnia 2011 r. i 30 czerwca 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 17, 18-27) W okresie objętym badaniem (lata do dnia kontroli) powiat staszowski nie otrzymał dotacji z budżetu państwa na realizację zadań związanych z promulgacja prawa w postaci elektronicznej. (dowód: akta kontroli str. 28) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości Zarządzanie procesem przygotowania, gromadzenia i udostępniania aktów prawnych w postaci elektronicznej a) Zarządzeniem Nr 32/08 Starosty Staszowskiego z dnia 8 sierpnia 2008 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Staszowie wprowadzono: Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych Starostwa (dalej: PBDO); Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych w Starostwie (dalej: Instrukcją zarządzania); Instrukcję Użytkowania Systemów Informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w Starostwie. W Instrukcji zarządzania określono ogólne zasady nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowanie tych uprawnień w systemie informatycznym, stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z zarządzaniem i użytkowaniem, stosowane zabezpieczenia sieci komputerowej Starostwa, z wykorzystaniem programów antywirusowych i profilaktyki antywirusowej oraz wykonywaniem kopii zapasowych systemów informatycznych, odnoszące się do całego systemu informatycznego, działającego w Starostwie. Uprawnienia do systemu informatycznego (w tym aktów prawa miejscowego) nadawał administrator bezpieczeństwa informacji, którego zadaniem było rozpatrzenie wniosku o nadanie upoważnienia do przetwarzania danych, złożonego przez kierownika danej komórki organizacyjnej oraz wystawienia upoważnienia wg wzoru, określonego ww. Instrukcji. W badanym okresie administratorem bezpieczeństwa informacji w Starostwie był od 10 września 2007 r.[ ] 5, pełnomocnik Starosty ds. koordynacji działań, kontaktów z mediami i informatyzacji. (dowód: akta kontroli str , )) Uregulowania zawarte w ww. dokumentach nie obejmowały reguł dotyczących zbiorów aktów prawnych, w tym zbiorów aktów prawa miejscowego, stanowionego przez organy Powiatu. Zarówno PBDO i Instrukcja Zarządzania nie były aktualizowane od czasu ich wprowadzenia. Dokumenty te nie zawierały szczegółowych zasad nadawania uprawnień dostępu do zbioru aktów prawnych, reguł zarządzania podpisami elektronicznymi oraz opisów środków komunikacji 57 elektronicznej stosowanych wyłącznie do udostępniania aktów prawa miejscowego stanowionego przez organ. (dowód: akta kontroli str ) Starosta Staszowski Andrzej Kruzel wyjaśnił: ( ) w Starostwie Powiatowym w Staszowie do końca bieżącego roku zostanie opracowana jedna spójna Polityka bezpieczeństwa informacji, ujmująca w sposób kompleksowy ochronę przetwarzanych informacji bez względu na ich rodzaj i sposób przetwarzania. (dowód: akta kontroli str ) b) Dostawcą usługi informatycznej związanej z udostępnianiem zbiorów aktów prawa miejscowego w Biuletynie Informacji Publicznej (dalej BIP) jest firma zewnętrzna - eonetworks S.A. z siedzibą w Warszawie. Do zadań eonetworks, stosowanie do postanowień zawartej umowy, należała obsługa techniczna serwera udostępniającego zbiory, zapewnienie sprzętu podstawowego i zapasowego zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (platforma sprzętowa do publikowania BIP), udostępnieniu adresów i haseł dostępu do administrowania BIP przez Starostwo. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym Starostwa nadzór techniczny nad prowadzeniem BIP należy do kompetencji Biura Informatycznego. Od 7 sierpnia 2007 r. administratorem Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa jest [ ] 5, kierownik Biura Informatycznego. Właścicielem serwera i zainstalowanego na nim specjalnego oprogramowania jest Starostwo. Na podstawie umowy z dnia 7 grudnia 2011 r. dokonano zakupu Edytora Tekstów Jednolitych Legislator. Program ten umożliwia edytowanie aktów prawnych i przekazywanie do publikacji w dzienniku urzędowym w formacie zgodnym z rozporządzeniem o wymaganiach technicznych. Administrowanie serwerem, który udostępnia dzienniki urzędowe w zakresie technicznym przypisane jest do zadań pracowników Biura Informatycznego W zakresie merytorycznym powierzono je pracownikowi BO RiZ (dowód: akta kontroli str ) c) Starostwo jest abonentem domeny internetowej na której umieszczona jest strona internetowa Starostwa z odnośnikiem do aktów normatywnych (zakładka Starostwo/Prawo). Od 8 listopada 2011 roku strona umieszczona jest w domenie staszowski.kylos.pl, administrowanej technicznie przez Kylos Spółka cywilna. Starostwo nie posiada certyfikatu domeny, rejestracja domeny obejmuje rok kalendarzowy. Biuletyn Informacji Publicznej Starostwa umieszczony jest na stronie administrowanej przez zewnętrznego dostawcę usługi, którym jest firma zewnętrzna eonetworks S.A. Starostwo nie posiada certyfikatu domeny, okres obowiązywania umowy z eo Networks S.A. kończy się 31 grudnia 2014 r. z możliwością przedłużenia na okres następny. (dowód: akta kontroli str , ) [ ] 5 kierownik Biura Informatycznego wyjaśnił: ( ) strona BIP nie posiada certyfikatu, Starostwo korzysta z oprogramowania firmy eonetworks od 2005 roku i do chwili obecnej strona www jak również i serwis techniczny działał bez zastrzeżeń. Wobec powyższego nie zachodziła konieczność zmiany usługodawcy. Strona nie posiada certyfikatu. Zmiana firmy udostepniającej domenę oraz hosting strony nastąpiła w 2011 roku i abonament związany z ww. usługami został wykupiony na rok, co traktowaliśmy, jako okres testowy. W związku z tym Starostwo nie wykupiło dodatkowych usług (certyfikat bezpieczeństwa) w ww. firmie. (dowód: akta kontroli str. 135) 68 d) Pracownikom Urzędu przyznano uprawnienia, związane z promulgacją prawa miejscowego, zgodnie z zapisami Instrukcji zarządzania i wykonywanymi obowiązkami służbowymi (dowód: akta kontroli str ) e) Oględziny stanowisk komputerowych, które były wykorzystywane do obsługi aktów prawnych wykazały, że zainstalowano na nich oprogramowanie antywirusowe z licencją aktualną do 30 stycznia 2013 r. System antywirusowy na ww. stacjach był systematycznie aktualizowany w zakresie ochrony antywirusowej i ochrony dostępu do oprogramowania i danych. Ustawiono parametry skanowania przy uruchamianiu stacji roboczej, w przedziałach czasowych co 60 minut oraz po aktualizacji bazy wirusów, natomiast skanowanie informacji przesyłanych do systemu odbywało się na bieżąco. (dowód: akta kontroli str ) f) Obowiązek tworzenia i przechowywania kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania określone zostały w Instrukcji Zarządzania, w pkt 2.7. Procedura tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania. Według ww. instrukcji wykonywanie kopii powinno przebiegać w następujący sposób: kopie zapasowe są tworzone codziennie przez administratora systemów informatycznych po zakończeniu dnia pracy. Nośnikiem są taśmy magnetyczne. Kopie zapasowe są kopiami pełnymi; taśmy magnetyczne z kopiami zapasowymi są przechowywane w szafie ogniotrwałej w innym pomieszczeniu niż serwerownia; kopie zapasowe są tworzone w cyklu miesięcznym. Po tym okresie taśmy magnetyczne są kasowane i ponownie wykorzystane do tworzenia kopii zapasowych; kopie zapasowe są okresowo sprawdzane pod kątem ich dalszej przydatności; na koniec miesiąca informatyk tworzy kopię miesięczną na płytach kompaktowych; kopie miesięczne przechowywane są przez okres pięciu lat. (dowód: akta kontroli str ) W wyniku przeprowadzonych oględzin stwierdzono, że kopie aktów prawnych wykonywane są w Starostwie za pomocą programu Acronis Backup & Recovery 11 Managment Console. Program udostępnia funkcję tworzenia dyskowych kopii zapasowych i odzyskiwania danych po awarii dla pojedynczych serwerów Windows. W programie zainstalowanym w Starostwie skonfigurowano harmonogram wykonywania kopii zapasowej, cotygodniowo w poniedziałek, wtorek, środę, czwartek i piątek o godzinie 20:00, ustalono też reguły przechowywania kopii: podczas czyszczenia usuwaj kopie zapasowe starsze niż 6 dni oraz zasadę niesprawdzania poprawności wykonywanych kopii zapasowych. W trakcie kontroli ustalono, na podstawie informacji przedstawionych przez program archiwizujący, że wykonywano kopie zapasowe serwera Starostwa od 14 marca 2012 r. do 24 października 2012 r. od poniedziałku do piątku. Plany i zadania wykonywania kopii zapasowej wskazują na wykonanie kopii i replikację kopii na dysku zapasowym przenośnym FreeAgent GoFlex Drive F, po wcześniejszym wyczyszczeniu zapisów z dnia poprzedniego. Starostwo przechowuje kopie wykonane w ostatnich pięciu dniach roboczych. Dysk zapasowy przenośny przechowywany jest po wykonaniu 79 kopii w sejfie znajdującym się w odrębnym pomieszczeniu, znajdującym się w podziemiach budynku Starostwa. W toku kontroli ustalono, że dostępne były tylko kopie serwera Starostwa wykonane dnia 19, 22, 23 i 24 października 2012 r. [ ] 5, kierownik Biura Informatycznego odtworzył uchwałę Nr XXII/2/12 z dnia 27 stycznia 2012 r. z kopii zapasowej danych wykonanej w dniu 19 października 2012 r. (dowód: akta kontroli str ) W wyniku porównania odzyskanej kopii zapasowej ww. uchwały z treścią tej uchwały, która została udostępniona w BIP oraz opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego (poz ) stwierdzono, że treść kopii jest identyczna z treścią zamieszczoną we wszystkich źródłach. (dowód: akta kontroli str ) Jak wyjaśnił kierownik Biura Informatycznego, w okresie od 1 stycznia 2012 r. do 13 marca 2012 r. Starostwo wykonywało kopie zapasowe przy pomocy w pełni funkcjonalnej wersji demo programu Acronis oraz wersji testowej, uzyskanej bezpłatnie. (dowód: akta kontroli str. 158) g) Utrzymanie BIP Starostwa, w którym udostępniane są akty prawne w postaci elektronicznej odbywa się na podstawie umowy licencyjnej 14C/BIP/2011 z eonetworkss.a. Firma ta zapewnia stały dostęp do BIP dla użytkowników z zewnątrz, utrzymuje serwer zastępczy umożliwiający przejęcie pracy w przypadku awarii serwera podstawowego, zapewnia ochronę serwera strony BIP. Ww. umowa nie zawierała regulaminu świadczonych usług. [ ] 5 specjalista do spraw utrzymania systemów informatycznych eonetworks S.A wyjaśnił: Strona BIP Starostwa Powiatowego w Staszowie umieszczona jest na serwerach znajdujących się w centrum danych ATM, mieszczącym się w Warszawie ul. Grochowska 21A, budynek F3. Świadczona jest całodobowa opieka techniczna oraz ciągłość działania, a także wykonywane są kopie BIP (dzienne, tygodniowe, miesięczne) i przechowywane na serwerze backupowym. [ ] 5 kierownik Biura Informatycznego wyjaśnił, że: strona BIP Starostwa Powiatowego w Staszowie jest monitorowana w godzinach pracy Starostwa przez pracowników Biura Informatycznego. W roku 2012 ze strony osób korzystających z BIP nie było żadnych skarg droga ową oraz telefoniczną na brak dostępności strony. (dowód: akta kontroli str , ) Strona internetowa Starostwa, utrzymywana przez zewnętrznego dostawcę usługi (Kylos) obecnie bazuje na symetrycznym łączu stałym z gwarancją niezwłocznego usuwania ewentualnych awarii. Firma Kylos w regulaminie świadczenia usług gwarantuje ciągłość usług hostingu przez 99,8% czasu w miesiącu kalendarzowym objętym opłatą. (dowód: akta kontroli str , ) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki, w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono nieprawidłowość, polegającą na tworzeniu i przechowywaniu kopii zapasowych aktów prawa miejscowego niezgodnie z procedurami określonymi w Instrukcji zarządzania. Zgodnie z tymi procedurami, kopie powinny być tworzone codziennie w ciągu miesiąca, kopia miesięczna powinna być nagrywana na nośnik zewnętrzny, kopie miesięczne należy przechowywać przez okres pięciu lat. W toku kontroli ustalono, że kopie aktów prawnych wykonywane są w Starostwie za pomocą programu Acronis na dysku serwera cotygodniowo w poniedziałek, wtorek, 810 środę, czwartek i piątek oraz replikowane na dysk przenośny. W Starostwie przechowuje się tylko kopie wykonane w ostatnich pięciu dniach roboczych. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi [ ] 5, administrator bezpieczeństwa informacji, który zgodnie z kartą zadań stanowiska pracy zobowiązany jest do nadzoru i wykonywania kopii awaryjnych, ich przechowywania oraz okresowego sprawdzania pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu. (dowód: akta kontroli str , , ) Starosta Staszowski Andrzej Kruzel wyjaśnił: ( ) W 2012 r. w Starostwie Powiatowym w Staszowie wdrożono nowy system tworzenia kopii zapasowych oparty na systemie Acronis. Powyższe zmiany zostaną uwzględnione w Polityce Bezpieczeństwa podczas tegorocznego przeglądu i aktualizacji dokumentu ( ) Zmiana mechanizmu wykonywania kopii zapasowych polegająca na wycofaniu z użytku taśm magnetycznych wynikała z faktu, iż składowanie kopii awaryjnej na taśmach magnetycznych jest utrudnione z uwagi na rotację taśm, trudności lokalizowania błędów składowania danych. Niewygodny jest też sekwencyjny dostęp do danych. W pozostałym zakresie dotyczącym zasad wykonywania archiwizacji w szczególności kwestii comiesięcznych kopii, zainstalowane oprogramowanie wymaga dodatkowej konfiguracji, która w pełni spełniać będzie wymogi opisane w ust. 2.7 pkt 5-7 Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym ( ) Czynności w tym zakresie zostaną podjęte niezwłocznie. (dowód: akta kontroli str ) W ocenie NIK brak kopii aktów prawnych w postaci elektronicznej w Starostwie stanowi naruszenie art. 5 ust. 1 w zw. z art. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 6. Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 1 dokumentacja powstająca m.in. w organach samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez ustalony okres, po tym zaś okresie jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych, bądź ulega brakowaniu. Zgodnie z art. 1 ww. ustawy materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są również dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne 7. Uwagi dotyczące badanej działalności agi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa NIK zwraca uwagę, że obowiązująca w Urzędzie PBDO i Instrukcja zarządzania nie była aktualizowana od 2009 r. Dokumenty te nie określały zasad zarządzania podpisami elektronicznymi oraz szczegółowych zasad nadawania uprawnień dostępu do zbioru aktów prawnych: opisów środków komunikacji elektronicznej stosowanych do udostępniania aktów prawa miejscowego stanowionego przez organ gminy. NIK uznaje przy tym stanowisko Starosty Staszowskiego Andrzej Kruzela wynikające ze złożonych w toku kontroli wyjaśnień, że do końca roku przygotowana zostanie zmiana nowelizująca zarządzenie nr 32/08 Starosty Staszowskiego z dnia 8 sierpnia 2008, dostosowującą obowiązującą PBDO do ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych. Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonej nieprawidłowości działalność Starosty w badanym obszarze. 6 Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm. 7 Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm. 911 Opis stanu faktycznego 2. Realizacja przez Starostę zadań związanych z ogłaszaniem i udostępnianiem aktów prawnych w postaci dokumentów elektronicznych W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2012 r. Rada Powiatu podjęła 95 uchwał, Starosta Staszowski wydał 36 zarządzeń i ogłoszeń. Ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego, zgodnie z ustawą o ogłaszaniu aktów normatywnych, podlegało 26 z tych aktów. Wszystkie akty prawne podlegające publikacji przekazano do ogłoszenia. Szczegółową analizą objęto dziesięć ostatnich wysłanych do publikacji aktów prawa miejscowego 8. Objęte analizą uchwały przekazywano do publikacji w terminie od 1 do 3 dni od dnia ich podjęcia. Analiza dziesięciu aktów prawnych 9 (wylosowana próba), wykazała że stosownie do postanowień art. 15 ust. 1 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych w związku z 3 i 6 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych, wszystkie akty prawne przekazano do publikacji w formie elektronicznej (w formacie XML) oraz opatrzono ważnym podpisem elektronicznym, weryfikowalnym przy pomocy kwalifikowalnego certyfikatu przez Przewodniczącego Rady Powiatu (9 aktów prawnych) oraz Starostę Staszowskiego (1 akt prawny). Wypełniając dyspozycję art. 28 ust. 1 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych: Starosta prowadził w postaci elektronicznej zbiór aktów prawa miejscowego stanowionych przez powiat. W zbiorze tym zamieszczano akty prawa miejscowego stanowione przez Radę Powiatu, łącznie z pozostałymi uchwałami. Zbiór ten, zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych udostępniony został na stronach BIP Starostwa. Akty prawne udostępniano na stronie BIP Starostwa zarówno po ogłoszeniu w dzienniku urzędowym jak i wcześniej: w pięciu przypadkach akty prawa miejscowego zostały wcześniej ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego, a następnie udostępnione na stronie BIP Starostwa; w trzech przypadkach uchwały Rady Powiatu podjęte 25 września 2012 r. zostały udostępnione na stronie BIP Starostwa w dniu 5 października 2012 r., pomimo że do dnia kontroli (23 października 2012 r.), tj. po upływie 12 dni nie zostały jeszcze opublikowane w wojewódzkim dzienniku urzędowym; w jednym przypadku uchwała Rady Powiatu Nr XXXIII/87/12 z dnia 12 października 2012 r. została udostępniona w BIP o jeden dzień wcześniej niż ją opublikowano; uchwała Rady Powiatu Nr XXIX/57/12 z dnia 19 lipca 2012 r. nie została udostępniona w BIP i nie została ogłoszona w wojewódzkim dzienniku urzędowym ze względu na rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody. Badane akty prawne nie zawierały daty ich ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego oraz danych promulgacyjnych. Informacji takich nie umieszczono również w innym miejscu zbioru np. osobnym skorowidzu. Z wyjaśnień Kierownika BO RiZ [ ] 5 wynika, że trzy uchwały Rady Powiatu podjęte 25 września 2012 r. zostały udostępnione w BIP wcześniej niż ogłoszone w wojewódzkim dzienniku urzędowym, w celu przekazania zainteresowanym informacji o ich uchwaleniu. Uchwały te w swej treści zawierają zarówno klauzulę wejścia w życie, jak również datę ich obowiązywania. Uchwała Rady Powiatu Nr 8 Uchwały Rady Powiatu nr: XXIX/55/12, XXIX/56/12, XXIX/57/12, XXIX/58/12 z r., XXX/60/12 z r., XXXI/70/12, XXXI/73/12, XXXI/74/12, XXXI/75/12 z r., XXX/87/12 z r. 9 Uchwały Rady Powiatu nr: XXII/5/12 z r., XXIV/15/12 z r., XXV/26/12 z r., XXXVII/32/12 z r., XXIX/57/12, XXIX/58/12 z r., XXXI/70/12, XXXI74/12, XXXI/75/12 z r. oraz ogłoszenie nr 1/2012 Starosty Staszowskiego z r. 10 Pokazać jeszcze
Delegatura w Olsztynie LOL-4101-16-04/2012, P/12/017 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontrolerzy Jednostka kontrolowana Bardziej szczegółowo promulgacja prawa w postaci elektronicznej
KAP-4101-03-00/2012 Nr ewid. 11/2013/P12/017/KAP Informacja o wynikach kontroli promulgacja prawa w postaci elektronicznej marzec 2 01 1 MISJĄ Najwyższej Izby Kontroli jest dbałość o gospodarność i skuteczność Bardziej szczegółowo LPO-4101-012-03/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
LPO-4101-012-03/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/14/004 Wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany informacji Bardziej szczegółowo LSZ - 4101-011-02/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
LSZ - 4101-011-02/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/14/004 - Wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany Bardziej szczegółowo LKR 4101-022-01/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
LPO-4101-012-04/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/14/004 Wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany informacji Bardziej szczegółowo LKR 4101-022-04/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
LKR 4101-022-04/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę P/14/004 - Wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów Bardziej szczegółowo LPO 4101-012-02/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
LPO 4101-012-02/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/14/004 Wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany informacji Bardziej szczegółowo LGD 4101-005-02/2013 P/13/165 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
LGD 4101-005-02/2013 P/13/165 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Bardziej szczegółowo KAP 4101-002-04/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
KAP 4101-002-04/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/14/004 - Wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany informacji Bardziej szczegółowo LRZ 4101-17-02/2012 P/12/191 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
LRZ 4101-17-02/2012 P/12/191 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler P/12/191 Uzyskiwanie i przetwarzanie przez uprawnione Bardziej szczegółowo KAP 4101-002-05/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
KAP 4101-002-05/2014 P/14/004 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/14/004 Wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany informacji Bardziej szczegółowo Informacja o wynikach kontroli funkcjonowania wybranych systemów informatycznych Ministerstwa Skarbu Państwa
NAJWYŻ SZA IZBA KONTROLI DEPARTAMENT GOSPODARKI, SKARBU PAŃSTWA I PRYWATYZACJI Nr ewid. P/10/045 KGP-4101-03-00/2010 Informacja o wynikach kontroli funkcjonowania wybranych systemów informatycznych Ministerstwa Bardziej szczegółowo Urząd Miejski w Kluczborku Ul. Katowicka 1 46-200 Kluczbork
Ul. Katowicka 1 46-200 Kluczbork WYDANIE NR 7 z dnia 11 kwietnia 2014 r. AO.0141.1.2014.MB Strona 2 z 50 Autor opracowania: Mirosław Birecki Sekretarz gminy Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Bardziej szczegółowo DZIENNIK URZĘDOWY. Warszawa, dnia 12 lutego 2015 r. Poz. 9 G Ł Ó W N E G O I N S P E K T O R A T R A N S P O R T U D R O G O W E G O
DZIENNIK URZĘDOWY Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego Warszawa, dnia 12 lutego 2015 r. Poz. 9 Z A R Z Ą D Z E N I E N R 9 / 2 0 1 5 G Ł Ó W N E G O I N S P E K T O R A T R A N S P O R T U D R O Bardziej szczegółowo Urząd Gminy i Miasta Dobczyce
Zakład Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej Rynek 26, 32-410 Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania Tel.: (+48 12) 271 10 04 (+48 12) 372 17 00 Fax: Bardziej szczegółowo Księga Jakości Urzędu Gminy Pietrowice Wielkie
Strona 1/41 Załącznik do Zarządzenia nr OP.SZJ.0050.1.2012 z dnia 2012-12-03 Strona 2/41 Polityka jakości Urzędu Gminy Gmina powinna stać się silnym ośrodkiem gospodarczym z nowoczesnym przemysłem i rolnictwem, Bardziej szczegółowo PROCEDURA Strona/Stron 1/34
PROCEDURA Strona/Stron 1/34 Centrum Wodne Laguna w Gryfinie Zasad realizacji przetwarzania danych osobowych oraz stosowanych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych Bardziej szczegółowo Załącznik do nru 4, poz. 79 z dnia 12 grudnia 2008 r. tekst załącznika do zarządzenia ministra środowiska
DZIENNIK URZĘDOWY MINISTRA Środowiska I GŁÓWNEGO INSPEKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA Załącznik do nru 4, poz. 79 z dnia 12 grudnia 2008 r. tekst załącznika do zarządzenia ministra środowiska MINISTER środowiska Bardziej szczegółowo ABC zasad kontroli przetwarzania danych osobowych
ABC zasad kontroli przetwarzania danych osobowych BIURO GENERALNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa tel.: (22) 860 70 81 fax: (22) 860 70 86 kancelaria@giodo.gov.pl www.giodo.gov.pl Bardziej szczegółowo ZARZĄDZENIE NR 46/2012 STAROSTY POWIATU BRZESKIEGO z dnia 18 grudnia 2012 r. w sprawie Systemu Zarządzania Jakością
zarządzenie Nr 46/2012 Starosty Powiatu Brzeskiego ZARZĄDZENIE NR 46/2012 STAROSTY POWIATU BRZESKIEGO z dnia 18 grudnia 2012 r. w sprawie Systemu Zarządzania Jakością Na podstawie art. 34 ust. 1 i art. Bardziej szczegółowo KAP-4101-002-00/2014 Nr ewid. 205/2014/P/14/004/KAP. Informacja o wynikach kontroli
KAP-4101-002-00/2014 Nr ewid. 205/2014/P/14/004/KAP Informacja o wynikach kontroli wdrażanie wybranych wymagań dotyczących systemów teleinformatycznych, wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz Bardziej szczegółowo Księga Jakości Urzędu Miasta Rydułtowy
Strona 1/30 Załącznik do Zarządzenia nr 122.BSE.OR.2013 z dnia 2013-06-17 Strona 2/30 Polityka jakości Urzędu Miasta Staramy się, aby klient był zadowolony z naszych usług a jego sprawy były załatwiane Bardziej szczegółowo LKA 4101-27-02/2013 P/13/189 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
LKA 4101-27-02/2013 P/13/189 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler P/13/189 - Lokalizacja i budowa lądowych farm Bardziej szczegółowo NAJWYŻSZA IZBA KONTROLI. DELEGATURA w BIAŁYMSTOKU. Informacja
NAJWYŻSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w BIAŁYMSTOKU LBI-410/13-2005 Nr ewid.154/2006/p05121/lbi Informacja o wynikach kontroli wywiązywania się wojewodów i jednostek samorządu terytorialnego z obowiązku udostępniania Bardziej szczegółowo K S I Ę G A J A K O Ś C I. ul. Katowicka 1 46-200 Kluczbork. Nr KZ.0141.2.2011.KK. tel. 77 418-52-18, 77 418-53-81, 77 418-18-06 faks 77 418-65-20
STAROSTWO POWIATOWE ul. Katowicka 1 46-200 Kluczbork tel. 77 418-52-18, 77 418-53-81, 77 418-18-06 faks 77 418-65-20 www.powiatkluczborski.pl starostwo@powiatkluczborski.pl K S I Ę G A Nr J A K O Ś C I Bardziej szczegółowo Z A T W I E R D Z A M ORA.142.2.2013. Dokument nadzorowany w wersji elektronicznej 8.01.2013r.
Dokument nadzorowany w wersji elektronicznej 8.01.2013r. Z A T W I E R D Z A M Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 284/2013 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 8 stycznia 2013 r... Administrator Danych Bardziej szczegółowo KBF-4101-007-02/2014 P/14/012 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
KBF-4101-007-02/2014 P/14/012 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Bardziej szczegółowo Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI GENERALNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W ROKU 2010
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI GENERALNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W ROKU 2010 Sprawozdanie stanowi wykonanie art. 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Bardziej szczegółowo ZARZĄDZENIE NR 0050.39.2012 WÓJTA GMINY DOBROMIERZ z dnia 30 marca 2012 roku
ZARZĄDZENIE NR 0050.39.2012 WÓJTA GMINY DOBROMIERZ z dnia 30 marca 2012 roku w sprawie ustanowienia Polityki Bezpieczeństwa Informacji, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym i Instrukcji Zasad Bardziej szczegółowo 2016 © DocPlayer.pl Polityka prywatności | Warunki świadczenia usług | Zwrotny adres