Source: http://www.mrog.org/3546/pomiary-klimatyczne-w-urzedach
Timestamp: 2019-10-15 15:09:47
Legal References Found: art. 94
 art. 298
 art. 41
 art. 38
 art. 40
 art. 4
 art.8
 art. 15
 art. 27
 art. 128
 art. 9
 art. 28
 art. 36
 art. 123

Document Content:
Pomiary klimatyczne w urzędach – mrog
Pomiary klimatyczne w urzędach
Autor: Maciej Róg 11.06.2018 0 Komentarzy
instrukcja kancelaryjna, normalizacja
W związku z doświadczeniami zawodowymi, muszę i chcę gdzieś sobie przeanalizować środowisko długotrwałego przedarchiwalnego przechowywania dokumentów. W urzędach (aparatach pomocniczych obsługujących organy władzy publicznej, np. samorządowe: burmistrza, starostę, marszałka województwa; rządowe: wojewodę, ministra itp.) co do zasady nie obowiązują bowiem normatywne (tj. oparte o ustawy i rozporządzenia krajowe i europejskie) wymagania odnośnie warunków długotrwałego (tj. w zamierzeniu przez dziesięciolecia) przechowywania podręcznych zbiorów dokumentacji w komórkach organizacyjnych urzędu, w tym pomiarów parametrów klimatycznych (środowiskowych) jak wilgotność, temperatura, nasłonecznienie i ich wahania. Potocznie takie miejsca nazywa się „archiwami”, ale nie są to ani „archiwa zakładowe”, ani „archiwa państwowe”.
Istnieją bowiem normatywne wymagania tylko dla archiwów zakładowych (AZ), np. § 8 ust. 3 pkt 5 i załącznik do instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140), dla urzędów JST i zespolonej administracji rządowej w województwie, określa warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego, jakie należy utrzymywać — np. dla typowego papieru to temperatura 14÷18°C i wilgotność 30÷50% RH z fluktuacjami ±1°C i 3% RH.
Normatywne wymagania temperatury i wilgotności archiwów zakładowych JST i UW
Ta sama instrukcja dla urzędów JST&UW w § 6 określa w celu zabezpieczenia dokumentacji nieelektronicznej przed uszkodzeniem, że lokal AZ powinien:
być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;
być suchy, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;
być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;
być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;
być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;
zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;
posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.
Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 3 tejże instrukcji archiwalnej urzędów JST&UW, pomieszczenia magazynowe AZ wyposaża się w sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza. Do pomiarów tradycyjnych służą termometr i higrometr (wilgotnościomierz), a zautomatyzowanych (na papierze lub elektronicznych przyrządów z odczytem np. USB) — termograf i higrograf. Ich połączeniem są rejestratory danych klimatycznych (np. produkty grupy Trotec, Simex). Pierwsze tradycyjne o tyle bardziej obciążają pracą, że trzeba samemu cyklicznie (np. codziennie) odczytywać i zapisywać wyniki; te ostatnie rozleniwiają i pozwalają zapisać zbiorcze dane w dłuższych okresach (np. kwartalnie). W obu przypadkach, pomiary nie służą same sobie, tylko odpowiednio szybkiego podjęcia stosownych reakcji w razie przekroczenia dopuszczalnych fluktuacji, tj. w celu dostosowania (obniżenia latem, podwyższenia zimą) temperatury i wilgotności.
Używane w takich celach przyrządy pomiarowe normatywnie nie podlegają legalizacji zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 kwietnia 2017 r. w sprawie rodzajów przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli metrologicznej oraz zakresu tej kontroli (Dz. U. poz. 885) i ustawą z dnia 11 maja 2001 r. — Prawo o miarach (Dz. U. z 2018 r. poz. 376, z późn. zm.). Mogą podlegać odpłatnemu dobrowolnemu wzorcowaniu (pot. kalibracji) przez akredytowany podmiot. Natomiast adekwatność dalszego stosowania przyrządów do celu można utrzymać poprzez np. własne cykliczne (np. raz w roku) porównanie pomiarów (wskazań) pomiędzy przyrządami, zabieranymi na dobę do tego samego miejsca-pomieszczenia.
Takie normatywne wymagania nie dotyczą (powtórzę) miejsc długotrwałego przechowywania dokumentacji podręcznej w komórkach organizacyjnych, tj. poza lokalem archiwum zakładowego, do którego wstęp jest możliwy tylko w obecności archiwisty (§ 9 instrukcji archiwalnej). Zgodnie bowiem z § 63 ust. 1–2 instrukcji kancelaryjnej urzędów JST&UW stanowiącej załącznik nr 1 do tego samego rozporządzenia, co prawda teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych tylko przez dwa lata a po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego; jednakże dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej — na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego. Ponadto nie przekazuje się teczek aktowych, dopóki zawierają sprawy niezakończone. W przypadku teczek zbiorczych (art. 53 ust. 6 tejże instrukcji kancelaryjnej) moim zdaniem zakończenie zbiorczego kryterium następuje dopiero po śmierci podmiotu lub likwidacji przedmiotu, stanowiącego podstawę założenia teczki zbiorczej.
Długotrwale w sposób podręczny (poza archiwum zakładowym) jako teczki zbiorcze przechowywane są m.in.:
akta osobowe pracowników (niebawem: „dokumentacja pracownicza”) — § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894) a od 2019 r. § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), art. 94 pkt 9a–9b i art. 298(1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, poz. 1000 i poz. 1076) oraz art. 41f ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.) w brzmieniach nadanych m.in. ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357); JRWA (2011) akta osobowe osób zatrudnionych 220;
akta ewidencyjne kierowców i osób bez uprawnień — § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 24 lutego 2016 r. w sprawie wydawania dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. poz. 231, z późn. zm.); JRWA (2011) ewidencjonowanie kierowców 5430;
akta pojazdów — § 9 rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 27 września 2003 r. w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1088, z późn. zm.); JRWA (2011) dokumentacja rejestracji pojazdów 5410;
teczki obiektów budowlanych, a właściwiej: pozwoleń budowlanych — art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332, z późn. zm.), zgodnie z którym organ administracji architektoniczno-budowlanej przechowuje zatwierdzone projekty budowlane, projekty budowlane załączone do zgłoszenia, w stosunku do którego organ nie wniósł sprzeciwu, a także inne dokumenty objęte pozwoleniem na budowę lub tym zgłoszeniem, co najmniej przez okres istnienia obiektu budowlanego, co nieliteralnie wymusza przechowywanie spraw w odrębnych pojedynczych teczkach (§ 53 ust. 7 instrukcji kancelaryjnej dla urzędów JST&UW); JRWA (2011) pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części 6740;
akta ewidencyjne dokumentów stowarzyszeń zwykłych złożone do nadzorującego starosty (prezydenta miasta na prawach powiatu) — art. 40b ust. 5 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2017 r. poz. 210);
akta ewidencyjne dokumentów (będące podstawą wpisów lub odmowy wpisania do ewidencji) niektórych klubów sportowych (uczniowskich lub innych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej) — § 6 rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 18 października 2011 r. w sprawie ewidencji klubów sportowych (Dz. U. Nr 243, poz. 1449) w związku z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2017 r. poz. 1463, z późn. zm.).
Podobny status mogą mieć:
teczki nadzorowanych stowarzyszeń i fundacji — w luźnym związku z art.8 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2017 r. poz. 210) oraz art. 15a ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 40, z późn. zm.); jednakże brak pewności, że teczki są zbiorcze (nie wykluczam analogii i intuicji, ale dostrzegam niedopowiedzenia); możliwe jest zastosowanie teczek aktowych dla podmiotu sprawy z § 53 ust. 5 wspomnianej już instrukcji kancelaryjnej dla JST&UW, jednakże z pełnymi konsekwencjami (§ 62 ust. 3 pkt 1 tejże instrukcji: tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce).
Ponadto wg odrębnych przepisów długotrwale przechowywane są m.in.:
materiały zasobu geodezyjnego i kartograficznego — § 16 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183) w związku z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2017 r. poz. 2101, z późn. zm.);
akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego — rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1904) w związku z art. 27 ust. 2 i art. 128 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2064 z późn. zm.);
akta rejestrowe KRS — art. 9 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 986);
akta ksiąg wieczystych i zbiory dokumentów nieruchomości bez KW — art. 28, art. 36(1) i art. 123 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2017 r. poz. 1007, z późn. zm.);
akta spraw sądowych i prokuratorskich — rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z 2014 r. poz. 991), zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS z 2003 r. Nr 5, poz. 22, z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. poz. 2316 z późn. zm.), rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 5 sierpnia 2015 r. – Regulamin wewnętrznego urzędowania wojewódzkich sądów administracyjnych (Dz. U. poz. 1177), rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 kwietnia 2016 r. – Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz. U. z 2017 r. poz. 1206, z późn. zm.); por. Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości;
księgi notarialne — § 7 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym (Dz. U. Nr 33, poz. 147, z późn. zm.);
akta spraw komorniczych — rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2011 r. w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 370);
dokumentacja osobowa i płacowa pracodawców przez wyspecjalizowanych przechowawców-przedsiębiorców wpisanych do rejestru — rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284).
Źródłem nienormatywnych wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji mogą być normy:
PN-ISO 11799:2006 informacja i dokumentacja — wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych (PL)
PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących (EN, ex 2005 PL);
ponadto inne normy (np. QMS ISO 9001) również mogą wymagać odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji (własności klienta lub udokumentowanej/utrzymanej informacji; zapisów).
Z resztek przyzwoitości zaznaczam, że analiza NIE jest wysoce naukowa ani prawna — poruszam się po materii mi obcej. Tym nie mniej, do jakichś wniosków muszę dojść. Nie znajduję w internecie konkretnych przykładów-wzorów procedury (instrukcji, formularzy, ewidencji itp.) pomiarów wilgotności i temperatury dla miejsc przechowywania dokumentacji, w tym archiwów zakładowych.
Po co zatem interesować się wilgotnością, temperaturą i nasłonecznieniem w miejscu długotrwałego przechowywania podręcznej dokumentacji?
papier w zbyt skrajnej lub wahającej się wilgotności i temperaturze — szybciej staje się zmarszczony, spulchniony, zdeformowany, skleja się, traci wytrzymałość na zniszczenia mechaniczne (przy próbie przenoszenia/przewracania kartek może skruszeć, rozsypać się w pył), rozwijają się grzyby, które żywią się papierem;
światło słoneczne (ultrafioletowe/UV) przyspiesza rozkład atramentu, tuszu i kolorów oraz zwiększa wahania temperatury;
przez to informacje (zapisy) na papierze mogą być bezpowrotnie utracone.
Działaniami zapobiegawczymi wobec tej potencjalnej niezgodności mogą być:
zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania papieru, minimalizacja czynników negatywnych;
przeniesienie do archiwum zakładowego — z mocniejszych wymagań lepsze warunki przechowywania, ale bardziej ograniczony dostęp do akt, przestają być bieżące-podręczne;
oraz/albo (czyli „lub”)
informatyzacja — przeniesienie (migracja) treści z papieru do komputerowych baz danych, a przynajmniej cyfrowe odwzorowania (digitalizacja) na informatyczne nośniki danych.
Aby tego dokonać, wstępnym zaś warunkiem jest w ogóle inwentaryzacja miejsc takiego przechowywania takiej dokumentacji.
Moim zdaniem, w warunkach biurowych (poza archiwum zakładowym), przy braku normatywnych wymagań, niecelowa i nierealna byłaby próba zapewnienia codziennych (lub choćby cotygodniowych) pomiarów wilgotności i temperatury z odpowiednią reakcją w celu ich dostosowania do wymagań, co wymagałoby mobilnych klimatyzatorów i ewidencji pomiarów. Pozostaje oddziaływać tam, gdzie można, a zatem na zabezpieczenia przeciwpożarowe, antywłamaniowe oraz przeciwsłoneczne (zmniejszenie jego wpływu również zmniejsza wahania czynników środowiskowych). Pomiary wilgotności i temperatury można zaś rozważyć tylko w ramach walidacji (w tym ponownej po kilku latach), tj. po istotnych zmianach, np. utworzeniu nowego lokalu lub remoncie; instalacji żaluzji lub rolet; zmianie ogrzewania; montażu folii anty-UV itp.
Dla mnie tylko jako ciekawostkę odnotowuję, że normatywnie (chociażby jako „dobra praktyka”) warunkami (temperaturą i wilgotnością) przechowywania obciążone są również niektóre podmioty na rynku leczniczym i farmaceutycznym (zdrowotnym), weterynaryjnym, żywnościowym (w tym poprzez HACCP i ISO 22000), odpadów czy drewna. Przedmiotem mojego zainteresowania pozostają warunki przechowywania tylko dokumentów. W zbliżonym zakresie por. Budynek archiwum. Wskazówki dla uczestników budowlanego procesu inwestycyjnego, Ryszard Wojtkowski, Anna Czajka, Maria Boruszkowska, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 2016 (PDF).
PS. Wpis blogowy w całości powstał w czasie prywatnym (jak zawsze; tym razem to zaznaczam, bo prywatnie aż tak mi się nie nudzi☺ ale nieprywatnie nie mam kiedy).
PPS. „Normatywność” odnoszę prawnie, czyli do aktu normatywnego, czyli aktu prawnego powszechnie obowiązującego, zawierającego co najmniej jedną normę generalną (dotyczącą ogólnych adresatów, a nie indywidualnych) i abstrakcyjną (powtarzalną, a nie konkretną jednorazową). Nie należy mylić normatywności z normami, normalizacją, standaryzacją, certyfikacją i akredytacją. W skrócie zatem, wymaganie normatywne to prawo powszechne, a norma to pozaprawne wymaganie.
Archiwa Wybierz miesiąc Październik 2019 (2) Wrzesień 2019 (1) Lipiec 2019 (1) Kwiecień 2019 (1) Marzec 2019 (1) Styczeń 2019 (2) Grudzień 2018 (1) Październik 2018 (1) Lipiec 2018 (1) Czerwiec 2018 (2) Maj 2018 (2) Kwiecień 2018 (1) Marzec 2018 (3) Luty 2018 (3) Grudzień 2017 (3) Październik 2017 (1) Lipiec 2017 (1) Maj 2017 (1) Kwiecień 2017 (1) Marzec 2017 (1) Listopad 2016 (1) Kwiecień 2016 (1) Styczeń 2016 (1) Czerwiec 2015 (3) Maj 2015 (2) Kwiecień 2015 (3) Styczeń 2015 (1) Marzec 2012 (1) Luty 2012 (1) Grudzień 2011 (1) Wrzesień 2011 (1) Lipiec 2011 (1) Czerwiec 2011 (5) Maj 2011 (2) Kwiecień 2011 (5) Styczeń 2011 (9) Grudzień 2010 (5) Listopad 2010 (15) Październik 2010 (3) Wrzesień 2010 (1) Sierpień 2010 (6) Lipiec 2010 (9) Czerwiec 2010 (2) Maj 2010 (7) Kwiecień 2010 (5) Marzec 2010 (5) Luty 2010 (2) Styczeń 2010 (6) Grudzień 2009 (2) Listopad 2009 (2) Październik 2009 (10) Wrzesień 2009 (1) Sierpień 2009 (4) Lipiec 2009 (2) Czerwiec 2009 (2) Maj 2009 (1) Marzec 2009 (1) Styczeń 2009 (5) Grudzień 2008 (1) Październik 2008 (3) Wrzesień 2008 (7) Sierpień 2008 (14) Kwiecień 2007 (29) Styczeń 2006 (1) Grudzień 2005 (1) Sierpień 2005 (1) Grudzień 2004 (1) Marzec 2004 (1) Sierpień 2002 (1)