Source: http://operacji.org/uchwaa-nr--zarzdu-wojewdztwa-kujawsko-pomorskiego-z-dnia--r-w.html?page=2
Timestamp: 2019-07-18 20:29:39
Legal References Found: art. 5
 art. 5
 art. 189
 art. 189
 art. 25
 art. 132
 art. 125
 art. 5
 art. 67
 art. 61
 art. 61
 art. 65
 art. 22
 art. 140
 art. 140
 art. 23

Document Content:
Uchwała nr …/…/… zarządu województwa kujawsko-pomorskiego z dnia … r w sprawie przyznania dofinansowania na realizację projektu własnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014–2020 - Strona 2
„Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków”
„Wytycznymi w zakresie równości szans”
Dofinansowanie § 5.
Koszty pośrednie 25 § 5a.
Zaliczka § 6.
Refundacja § 7.
Rozliczenie płatności § 8.
Zamówienia § 9.
Generowanie dochodu § 10.
Monitoring i sprawozdawczość § 11.
Kontrola i audyt § 12.
Ewaluacja § 13.
Informacja i promocja § 14.
Archiwizacja § 15.
Zmiany w Projekcie i Zasadach § 16.
1. Jednostka realizującą Projekt zobowiązuje się do realizacji Projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz zgodnie z Zasadami. W przypadku dokonania zmian w Projekcie na podstawie
§ 16 Zasad, Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do realizacji Projektu uwzględniając wprowadzone oraz zaakceptowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P zmiany oraz zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie.
2. Jednostka realizującą Projekt ponosi odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją Projektu.
3. Prawa i obowiązki jednostki realizującej Projekt wynikające z Zasad nie mogą być przenoszone na rzecz osób trzecich, bez zgody Instytucji Zarządzającej RPO WK-P.
4. Jednostka realizującą Projekt zobowiązuje się do realizacji Projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację Projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie, z zastrzeżeniem, że niewykonanie wskaźnika w Projekcie może stanowić przesłankę do stwierdzenia nieprawidłowości.
5. Jednostka realizującą Projekt ponosi odpowiedzialność za utrzymanie celów Projektu w trakcie jego realizacji i w okresie trwałości oraz za terminową realizację zadań Projektu, w tym za terminowe rozliczanie Projektu.
6. Jednostka realizującą Projekt oświadcza, że w przypadku Projektu nie następuje nakładanie się pomocy przyznanej z funduszy i programów Unii Europejskiej ani krajowych środków publicznych.
7. Jednostka realizującą Projekt zobowiązuje się do:
pisemnego informowania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P o wszystkich realizowanych przez siebie projektach finansowanych z funduszy i programów Unii Europejskiej, a także krajowych środków publicznych (z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach Programu), najpóźniej w dniu podjęcia Uchwały, jak również o tych, których realizację rozpoczęła w czasie obowiązywania Zasad, w terminie do 30 dni od dnia podpisania umów o dofinansowanie tych projektów/ podjęcia decyzji o dofinansowaniu tych projektów;
przedstawiania na żądanie Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, Komisji Europejskiej lub innych instytucji uprawnionych do przeprowadzania kontroli na podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień, wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych
z realizacją Projektu w terminie wyznaczonym przez ww. instytucje i podmioty;
realizacji Projektu zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zgodnie z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn, zdefiniowanej w rozdziale 3 pkt 2 Wytycznych w zakresie równości szans;
pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P o wszystkich zmianach w składach osobowych organów uprawnionych do reprezentowania jednostki realizującej Projekt, w terminie do 3 dni roboczych od dnia wystąpienia powyższych okoliczności;
weryfikowania osób dysponujących środkami dofinansowania Projektu (tj. osób upoważnionych do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu jednostki realizującej Projekt) zgodnie z podrozdziałem 6.16 pkt 7) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków;
przedkładania14 do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P zaktualizowanego zaświadczenia od organu podatkowego o statusie podatnika VAT15, minimum raz w roku kalendarzowym przez okres 5 lat, od całkowitego zakończenia realizacji Projektu. W przypadku zmiany statusu podatnika VAT16, należy przedłożyć do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P również zaktualizowane oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT dla Projektu;
przedkładania do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P oświadczenia o kwalifikowalności VAT, stanowiącego załącznik nr 2 do Zasad, a następnie jako załącznika do pierwszego wniosku o płatność składanego w danym roku, stanowiącego rozliczenie poniesionych wydatków, według wzoru opracowanego przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P;
uzasadnienia konieczności poniesienia kosztu związanego z zastosowaniem mechanizmu racjonalnego usprawnienia17.
8. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego oraz wytycznymi, pod rygorem uznania niewyodrębnionych wydatków za niekwalifikowalne.
9. Instytucja Zarządzająca RPO WK-P oraz jednostka realizującą Projekt zobowiązują się do stosowania poniższych wytycznych:
Wytycznych w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020 z dnia 17 lutego 2017 r., stanowiących załącznik nr ... do Zasad;
Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 lipca 2017 r., zwanych „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków”, stanowiących załącznik nr ... do Zasad;
Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 z dnia 08 maja 2015 r., zwanych „Wytycznymi w zakresie równości szans”, stanowiących załącznik nr ... do Zasad;
10. Za zgodą jednostki realizującej Projekt (załącznik nr 6 do Zasad), wyrażoną w formie pisemnej, załączniki wskazane w ust. 9 mogą być doręczone przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P w formie elektronicznej na adres e-mail osoby upoważnionej do reprezentowania jednostki realizującej Projekt wskazany we wniosku o dofinansowanie.
11. Jednostka realizującą Projekt oświadcza, że zapoznała się z treścią wytycznych, o których mowa w ust. 9 oraz wyraża zgodę na stosowanie przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P wytycznych wydanych na podstawie art. 5 ust.1 ustawy wdrożeniowej do weryfikacji czynności dokonywanych przez jednostkę realizującą Projekt w trakcie realizacji i trwałości Projektu.
12. Jednostka realizującą Projekt zobowiązuje się śledzić zmiany wytycznych wskazanych w ust. 9 i stosować wytyczne aktualne na moment dokonywania czynności, której dotyczą dane wytyczne, z zastrzeżeniem § 8 ust. 10 i § 9 ust. 9 Zasad. Publikacja ww. wytycznych i ich zmian odbywa się zgodnie z zapisami art. 5 ust. 5 ustawy wdrożeniowej oraz na stronie internetowej Programu.
13. W okresie obowiązywania Zasad w przypadku wydania nowych wytycznych lub zmiany wytycznych, o których mowa w ust. 9. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do realizacji Projektu zgodnie z postanowieniami nowych lub zmienionych wytycznych. O każdej zmianie wytycznych, o których mowa w ust. 9 lub wprowadzeniu nowych wytycznych jednostka realizująca Projekt zostanie poinformowana elektronicznie na adres e-mail osoby upoważnionej do reprezentowania jednostki realizującej Projekt wskazany we wniosku o dofinansowanie. Informacja przesłana przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P dotycząca wprowadzenia nowych wytycznych lub zmiany wytycznych, o których mowa w ust. 9, zawierać będzie treść tych wytycznych oraz datę ich obowiązywania. Przesłanie informacji w sprawie wytycznych na wskazany w zdaniu poprzednim adres poczty elektronicznej traktowane będzie zawsze jako skuteczne doręczenie zawiadomienia o wprowadzeniu nowych lub zmianie już obowiązujących wytycznych w dniu następnym po dacie przesłania informacji drogą elektroniczną przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P. Zmiana wytycznych nie wymaga zmiany Zasad.
14. W przypadku braku akceptacji przez jednostkę realizującą Projekt treści nowych lub zmienionych wytycznych może ona wnioskować o uchylenie Uchwały z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, poprzez jednoznaczne pisemne oświadczenie w tym zakresie złożone w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji w sprawie zmiany lub wprowadzenia nowych wytycznych. Brak oświadczenia ws. uchylenia Uchwały z powodu braku akceptacji ze strony jednostki realizującej Projekt nowych lub zmienionych Wytycznych oznacza akceptację przez tę jednostkę nowych lub zmienionych wytycznych jako źródła kształtującego jej obowiązki w zakresie realizacji Projektu, a tym samym prawidłowej realizacji Uchwały19.
15. Jednostka realizująca Projekt, wnioskując o uchylenie Uchwały z tytułu braku akceptacji nowych lub zmienionych wytycznych, zobowiązana jest do zwrotu całości przekazanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P oświadczenia, o którym mowa w ust. 14.
16. W przypadku realizacji Projektu przez jednostkę realizującą Projekt w formie partnerstwa, porozumienie lub umowa o partnerstwie określa w szczególności zakres odpowiedzialności jednostki realizującej Projekt i Partnera, w tym również wobec osób trzecich, za działania lub zaniechania wynikające z realizacji Zasad, zasady wspólnego zarządzania Projektem oraz sposób przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych Partnerów20.
17. Porozumienie lub umowa o partnerstwie precyzuje, które wydatki będą ponoszone przez Partnera. Zadania powierzone Partnerowi muszą wynikać z jego zasobów organizacyjnych, ludzkich, technicznych i finansowych21.
18. Jednostka realizująca Projekt ponosi odpowiedzialność wobec Instytucji Zarządzającej RPO WK-P
za działania Partnera lub jednostki upoważnionej do ponoszenia wydatków w ramach Projektu, jak za działania własne22, z zachowaniem przepisów prawnych regulujących zasady odpowiedzialności podmiotów za ich naruszenie.
19. W przypadku realizacji Projektu przez utworzone w tym celu partnerstwo jednostki realizującej Projekt z innymi podmiotami, podmiotem uprawnionym do kontaktu z Instytucją Zarządzającą RPO WK-P jest wyłącznie jednostka realizująca Projekt. Wszelkie wynikające z Zasad uprawnienia i zobowiązania jednostki realizującej Projekt stosuje się odpowiednio do Partnerów, którzy w stosunku do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P wykonują je za pośrednictwem jednostki realizującej Projekt23.
20. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na naruszenie przez jednostkę realizującą Projekt lub Partnera dyscypliny finansów publicznych, określonych w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168 z późn. zm.), Instytucja Zarządzająca RPO WK-P zawiadamia o tym fakcie właściwego rzecznika dyscypliny na warunkach i w trybie wskazanym w ww. ustawie.
1. Dofinansowanie, o którym mowa w § 2 ust. 3 Zasad, jest przekazywane przelewem przez BGK oraz Instytucję Zarządzającą RPO WK-P (w przypadku współfinansowania z budżetu państwa), na wyodrębniony rachunek transferowy, a następnie na rachunek bankowy wskazany przez Jednostkę realizującą Projekt, w formie:
zaliczki na część wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu, ponoszonych
w ramach Projektu przed ich rozliczeniem,
refundacji części wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu, poniesionych przez jednostkę realizującą Projekt na jego realizację, w formie płatności pośrednich i płatności końcowej.
2. Łączne dofinansowanie przekazane jednostce realizującej Projekt w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95 % maksymalnej kwoty dofinansowania, o której mowa w § 2 ust. 3 Zasad. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana jednostce realizującej Projekt po zatwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P wniosku o płatność końcową.
3. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się niezwłocznie poinformować Instytucję Zarządzającą RPO WK-P o zmianie rachunku bankowego wskazanego przez jednostkę realizującą Projekt. Zmiana ww. rachunku bankowego wymaga dokonania zmiany Zasad. Jednostka realizującą Projekt zobowiązuje się do poniesienia kosztów związanych z przekazaniem dofinansowania w sytuacji, gdy nastąpi zmiana rachunku bankowego wskazanego przez jednostkę realizującą Projekt, o której jednostka realizującą Projekt nie poinformuje Instytucji Zarządzającej RPO WK-P.
4. Warunkiem uruchomienia płatności na rzecz jednostki realizującej Projekt jest dostarczenie :
dokumentów potwierdzających zabezpieczenie środków na realizację Projektu;
Koszty pośrednie25
1. W związku z realizacją Projektu jednostce realizującej Projekt przysługują, koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem, że łączna wartość tych kosztów nie może przekroczyć ...%26 kosztów kwalifikowalnych.
2. Dofinansowanie koszów pośrednich może być udzielone w formie zaliczki lub refundacji.
3. W przypadku, gdy jednostka realizująca Projekt będzie wnioskowała o dofinansowanie kosztów pośrednich w formie zaliczki jest zobowiązana do złożenia wniosku o zaliczkę, a następnie wniosku rozliczającego zaliczkę dotyczących tych kosztów, odrębnie od wniosków o płatność dotyczących kosztów bezpośrednich, zgodnie z § 6-8 Zasad.
4. W przypadku, gdy jednostka realizująca Projekt nie zastosuje się do ust. 3, Instytucja Zarządzająca RPO WK-P wycofa wniosek o płatność z SL2014, zgodnie z „Podręcznikiem Beneficjenta w ramach EFRR”, o którym mowa w § 20 ust. 1 Zasad.
1. Zaliczka jest udzielana jednostce realizującej Projekt, z zastrzeżeniem § 5a ust. 3, w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji Projektu. Maksymalna kwota udzielonej zaliczki nie może przekroczyć 95% dofinansowania.
2. Dofinansowanie w formie zaliczki może być przekazane w jednej lub kilku transzach, przed poniesieniem wydatków na realizację Projektu. Przekazanie pozostałej części dofinansowania będzie stanowić refundację wydatków kwalifikowalnych w ramach Projektu, faktycznie poniesionych
i w całości zapłaconych wcześniej przez jednostkę realizującą Projekt. Wypłata pierwszej transzy zaliczki zostanie dokonana przed poniesieniem wydatków na podstawie zweryfikowanego i poświadczonego przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P wniosku o płatność zaliczkową, wraz z załączonym oszacowaniem prognozowanych kosztów niezbędnych do poniesienia w kolejnych sześciu miesiącach od ostatniego dnia okresu, za który składany jest dany wniosek (dotyczy kosztów pośrednich). Wypłata drugiej transzy zaliczki jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70% dotychczas otrzymanej transzy zaliczki. Wypłata kolejnych transz zaliczek jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 70% ostatniej otrzymanej transzy zaliczki i 100% wcześniejszych transz zaliczek, z zastrzeżeniem, że powyższe limity należy stosować odrębnie dla zaliczek dotyczących kosztów pośrednich i osobno dla kosztów bezpośrednich.
3. Zaliczka może być wykorzystana wyłącznie na pokrycie przez jednostkę realizującą Projekt części wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu.
4. Zaliczka nie będzie przekazywana na zadania, dla których nie zostały wszczęte lub toczą się postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do momentu ich zakończenia27. Warunkiem uruchomienia zaliczki jest weryfikacja przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P procedury udzielania zamówień publicznych z zachowaniem zasad wskazanych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków i w § 9 Zasad, z zastrzeżeniem § 8 ust. 22 Zasad.
5. Kwota wnioskowanej zaliczki musi być uzasadniona faktycznie planowanymi wydatkami
i zaangażowaniem rzeczowym realizacji Projektu.
6. W przypadku wystąpienia jednostki realizującej Projekt o transze dofinansowania w formie zaliczki, jednostka realizującą Projekt załącza do wniosku o płatność dokumenty, o których mowa w § 8 ust. 8 pkt 1) lit. a) Zasad, przy czym wniosek o płatność jednostka realizująca Projekt przedkłada nie później niż na 20 dni przed terminem płatności faktury lub rachunku i nie później niż 20 dni przed terminem określonym w § 3 ust. 1 pkt 2) Zasad. Wypłata zaliczki na podstawie ww. wniosku nie stanowi potwierdzenia kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach zaliczki, gdyż potwierdzenie kwalifikowalności wydatków w ramach zaliczki stanowi jedynie pozytywnie zweryfikowany przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P wniosek o płatność rozliczający płatność zaliczkową wraz z załącznikami, o których mowa w ust. 7.
7. Jednostka realizującą Projekt zobowiązuje się przedłożyć wniosek o płatność rozliczający płatność zaliczkową wraz z załącznikami, o których mowa w § 8 ust. 8 pkt 1) Zasad, w terminie do 30 dni roboczych od dnia poniesienia ostatniego wydatku, powodującego wykorzystanie transzy zaliczki, osobno dla kosztów pośrednich i osobno dla kosztów bezpośrednich. Poprzez rozliczenie zaliczki należy rozumieć przedłożenie wniosku o płatność rozliczającego płatność zaliczkową wraz z załączonymi, opłaconymi w całości, dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków kwalifikowalnych, odpowiadających otrzymanemu dofinansowaniu w formie zaliczki, osobno dla kosztów pośrednich i osobno dla kosztów bezpośrednich .
8. Transze dofinansowania w formie zaliczki będą przekazywane jednostce realizującej Projekt przez BGK na zlecenie Instytucji Zarządzającej RPO WK-P i (w przypadku współfinansowania z budżetu państwa) przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, przelewem na rachunek transferowy, a następnie na rachunek bankowy wskazany przez jednostkę realizującą Projekt, po przeprowadzeniu i zakończeniu weryfikacji wniosku o płatność, z zachowaniem zasad wskazanych w § 8 Zasad.
9. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do wydatkowania i rozliczenia zaliczki w terminie określonym w ust. 7. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie 14 dni od dnia upływu terminów, o których mowa w ust. 7, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, bądź w przypadku wydatkowania zaliczki w terminie późniejszym niż wskazany w ust. 7, od środków, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków dofinansowania na rachunek bankowy wskazany przez jednostkę realizującą Projekt do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę. Do zwrotu odsetek mają zastosowanie przepisy art. 189 ust. 3a – 3c i ust. 3e ustawy o finansach publicznych.
10. Zwrot niewykorzystanej części zaliczki powinien nastąpić nie później niż w dniu złożenia wniosku
o płatność końcową. Zwrot w terminie późniejszym skutkuje naliczeniem odsetek w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków dofinansowania
na rachunek bankowy wskazany przez jednostkę realizującą Projekt.
11. Odsetki bankowe narosłe od kwoty zaliczki, podlegają zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P w terminie 14 dni od momentu ich naliczenia. Wyjątek, stanowią jednostki realizujące Projekt będące jednostkami samorządu terytorialnego, dla których odsetki bankowe narosłe na rachunku bankowym stanowią dochód jednostki, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 198 z późn. zm.). W przypadku nie dokonania zapłaty odsetek Instytucja Zarządzająca RPO WK-P wydaje decyzję, o której mowa w art. 189 ust. 3b ustawy o finansach publicznych.
10. Dokonując zwrotu środków, o których mowa w ust. 9 – 11 jednostka realizującą Projekt w tytule przelewu zamieszcza informacje na temat:
nazwy Programu i numeru Projektu,
roku, w jakim przekazane zostały środki, których dotyczy zwrot,
tytułu zwrotu,
klasyfikacji budżetowej zwracanych środków (część, dział, rozdział, paragraf).
Niedopełnienie obowiązku określonego w pkt 1, powodujące niemożność jednoznacznej identyfikacji Projektu, będzie traktowane jako niedokonanie zwrotu i skutkować będzie naliczaniem odsetek w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.
1. Dofinansowanie w formie refundacji dotyczy wydatków kwalifikowalnych w ramach Projektu, faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej przez jednostkę realizującą Projekt.
2. Dofinansowanie na realizację Projektu w formie refundacji jest przekazywane jednostce realizującej Projekt przez BGK, w przypadku środków z budżetu środków europejskich i przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P w przypadku środków z budżetu państwa.
3. Refundacja przekazywana jest w postaci płatności pośrednich i płatności końcowej, przelewem
na rachunek transferowy, a następnie na rachunek bankowy wskazany przez jednostkę realizującą Projekt, na podstawie pozytywnie zweryfikowanego i poświadczonego przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P wniosku o płatność, na zasadach wskazanych w § 8 Zasad.
1. Jednostka realizująca Projekt sporządza i przekazuje do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P harmonogram płatności, stanowiący załącznik nr 3 do Zasad. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do wprowadzenia ww. harmonogramu płatności do SL2014 w terminie 5 dni roboczych od nadania przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P uprawnień, o których mowa § 20 ust. 2 Zasad. Harmonogram płatności stanowi integralną część Zasad, a jego aktualizacje przekazywane są zgodnie z ust. 2 oraz 4 i nie wymagają zmiany Zasad.
2. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do składania zaktualizowanego harmonogramu płatności każdorazowo wraz z wnioskiem o płatność, zgodnie z „Podręcznikiem Beneficjenta w ramach EFRR”, o którym mowa w § 20 ust. 1 Zasad. W przypadku, gdy po weryfikacji wniosku o płatność złożony harmonogram płatności będzie wymagał korekty, jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do jej dokonania w terminie wskazanym przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P.
3. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do składania wniosku o płatność nie częściej niż raz w miesiącu i nie rzadziej niż raz na kwartał kalendarzowy, licząc od dnia podjęcia Uchwały, zgodnie z harmonogramem płatności, z zastrzeżeniem że minimalna wartość wniosku o płatność to wartość 10 000 zł oraz z uwzględnieniem zapisów § 11 ust. 2 Zasad.
4. Wniosek o płatność, w ramach którego jednostka realizująca Projekt:
wnioskuje o przekazanie dofinansowania w formie zaliczki lub refundacji,
wykazuje wydatki poniesione na realizację Projektu,
przekazuje informację o postępie realizacji Projektu
– oraz zaktualizowany harmonogram płatności i dokumenty niezbędne do rozliczenia Projektu określone w Zasadach są składane przez jednostkę realizującą Projekt za pośrednictwem SL2014.
5. W przypadku, gdy z powodów technicznych nie jest możliwe złożenie za pośrednictwem SL2014 dokumentów, o których mowa w ust. 4, Jednostka realizująca Projekt, za zgodą Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, składa je w inny sposób wskazany przez tę instytucję.
6. Instytucja Zarządzająca RPO WK-P dopuszcza możliwość złożenia w danym miesiącu dwóch wniosków o płatność dotyczących kosztów bezpośrednich, z zastrzeżeniem, że tylko jeden z nich może skutkować zobowiązaniem finansowym.
7. Jeżeli w danym okresie jednostka realizująca Projekt nie dokonała płatności lub nie wykazuje we wniosku o płatność poniesionych wydatków, jednostka realizująca Projekt składa wniosek o płatność z wypełnioną wyłącznie częścią sprawozdawczą, z uwzględnieniem zapisów § 11 ust. 2 Zasad.
8. Warunkiem rozliczenia wydatków lub przekazania dofinansowania jednostce realizującej Projekt jest:
1) złożenie przez jednostkę realizującą Projekt do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P prawidłowego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne i merytoryczne wniosku o płatność wraz z następującymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków, z zastrzeżeniem § 6 ust. 7 Zasad:
a) oznaczonymi datą kopiami faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej,
b) oznaczonymi datą kopiami dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń/sprzętu lub wykonanie prac, jeżeli dokumenty odbioru wymagane są prawem,
c) w przypadku zakupu urządzeń/ sprzętu, które nie zostały zamontowane – z oznaczonymi datą kopiami protokołów odbioru urządzeń/sprzętu, jeżeli dokumenty odbioru wymagane są prawem, z podaniem miejsca ich składowania,
d) oznaczonymi datą kopiami wyciągów bankowych z rachunku bankowego wskazanego przez jednostkę realizującą Projekt lub przelewów bankowych, a w przypadku płatności gotówkowych kopiami dokumentów, potwierdzających poniesienie wydatków w formie gotówkowej,
e) oświadczeniem ostatniego sprzedawcy środka trwałego o tym, iż dany środek trwały nie był współfinansowany ze środków unijnych ani z dotacji krajowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez jednostkę realizującą Projekt – w przypadku zakupu używanego środka trwałego na potrzeby realizacji Projektu,
f) oświadczeniem ostatniego sprzedawcy nieruchomości o tym, iż dana nieruchomość nie była współfinansowana ze środków unijnych ani z dotacji krajowych w okresie 10 lat poprzedzających datę dokonania zakupu tej nieruchomości przez jednostkę realizującą Projekt – w przypadku zakupu nieruchomości na potrzeby realizacji Projektu,
g) oznaczonymi datą kopiami innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu;
2) dokonanie przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P poświadczenia faktycznego
i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności;
3) dostępność środków na rachunku bankowym Instytucji Zarządzającej RPO WK-P
(przy współfinansowaniu z budżetu państwa).
4) spełnienie warunków, o których mowa w § 5 ust. 4 Zasad28.
9. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji Projektu, w trakcie kontroli Projektu na miejscu, kontroli trwałości oraz innych czynności kontrolnych prowadzonych przez podmioty do tego upoważnione, o których mowa w § 12 Zasad.
10. Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków obowiązującą w dniu poniesienia wydatku29, jednakże w przypadku, gdy ogłoszona w trakcie realizacji Projektu (po podjęciu Uchwały) wersja ww. wytycznych wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla jednostki realizującej Projekt, będą one miały zastosowanie w odniesieniu do wydatków poniesionych przed tym dniem oraz przed dniem stosowania nowej wersji tych wytycznych, pod warunkiem, że ww. rozwiązania nie są sprzeczne z zapisami regulaminu konkursu/ dokumentacji dotyczącej naboru w trybie pozakonkursowym.
11. Instytucja Zarządzająca RPO WK-P, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez jednostkę realizującą Projekt wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje jednostce realizującej Projekt pisemną informację w tym zakresie, w następujących terminach:
1) do 7 dni roboczych od dnia wpływu pierwszej/ skorygowanej wersji wniosku, w przypadku wniosków o zaliczkę i/lub wniosków sprawozdawczych;
2) do 20 dni roboczych od dnia wpływu pierwszej/ skorygowanej wersji wniosku, w przypadku wniosków innych niż wskazane w pkt 1 i wniosków o płatność końcową;
3) do 30 dni roboczych od dnia wpływu pierwszej/skorygowanej wersji wniosku o płatność końcową w przypadku, gdy Projekt nie został wylosowany do przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji Projektu;
4) do 55 dni roboczych od dnia wpływu pierwszej/ skorygowanej wersji wniosku o płatność końcową, w przypadku, gdy Projekt został wylosowany do przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji Projektu.
Do ww. terminów nie wlicza się czasu oczekiwania przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P na dokumenty i informacje, o których mowa w ust. 8, z zastrzeżeniem ust. 14 i 15.
12. W przypadku stosowania systemu płatności środków europejskich „z góry” (front loadingu) dofinansowanie jest przekazywane w kwocie wynikającej z sumy dekretacji na dokumentach księgowych, umieszczonych w załączniku do wniosku o płatność, natomiast w pozostałych przypadkach, w wysokości procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych, określonego w § 2 ust. 3 pkt 2) Zasad. W ramach systemu płatności środków europejskich „z góry” (front loadingu) jednostka realizująca Projekt ma prawo do zastosowania na poziomie poszczególnych dokumentów księgowych lub wniosków o płatność zmienionego montażu finansowego wskazującego jako źródło finansowania środki Funduszu w wysokości 85% wydatków kwalifikowalnych. Zmieniony montaż może być stosowany do momentu przekazania na zlecenie Instytucji Zarządzającej RPO WK-P przez BGK 80% kwoty dofinansowania, o której mowa w § 2 ust. 3 Zasad. Najpóźniej przedostatnim wnioskiem o płatność jednostka realizująca Projekt przywraca montaż finansowy wynikający z Zasad.
13. Jednostka realizująca Projekt ma prawo wnieść w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji, o której mowa w ust. 11, zastrzeżenia do ustaleń Instytucji Zarządzającej RPO WK-P w zakresie wydatków niekwalifikowalnych. Zapisy art. 25 ust. 2-12 ustawy wdrożeniowej stosuje się wówczas odpowiednio. W przypadku, gdy Instytucja Zarządzająca RPO WK-P nie uzna zasadności ww. zastrzeżeń i jednostka realizująca Projekt nie zastosuje się do zaleceń Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, dotyczących sposobu skorygowania wydatków niekwalifikowalnych, ma zastosowanie § 18 Zasad.
14. W przypadku stwierdzenia błędów formalnych, merytorycznych lub rachunkowych w złożonym wniosku o płatność, Instytucja Zarządzająca RPO WK-P wzywa jednostkę realizującą Projekt do poprawienia lub uzupełnienia wniosku bądź do złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P. Powyższe nie wyklucza możliwości samodzielnego dokonania przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P uzupełnienia lub poprawienia wniosku o płatność, z zastrzeżeniem ust. 15.
15. Instytucja Zarządzająca RPO WK-P nie może poprawiać lub uzupełniać:
zestawienia dokumentów potwierdzających wydatki poniesione i objęte wnioskiem o płatność, o ile nie dotyczy to oczywistych pomyłek pisarskich i pomyłek rachunkowych,
załączonych kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, o ile nie dotyczy
to oczywistych omyłek w opisie załączonych kserokopii dokumentów.
16. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do rozliczenia całości udzielonego dofinansowania wnioskiem o płatność końcową.
17. Jednostka realizująca Projekt składa wniosek o płatność końcową do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, w terminie do 60 dni od dnia zakończenia realizacji Projektu, określonego w § 3 ust. 1 pkt 2) Zasad. W przypadku zakończenia realizacji Projektu przed podjęciem Uchwały, wniosek o płatność końcową należy złożyć w terminie 60 dni od dnia podjęcia Uchwały.
18. Płatność końcowa, w wysokości co najmniej 5% całkowitej kwoty dofinansowania, o której mowa
w § 2 ust. 3 Zasad, zostanie przekazana przelewem na rachunek transferowy, a następnie na rachunek bankowy wskazany przez jednostkę realizującą Projekt, po łącznym spełnieniu następujących przesłanek:
1) zatwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P wniosku o płatność końcową, poświadczeniu ujętych w nim poniesionych wydatków oraz zatwierdzeniu części sprawozdawczej;
2) przeprowadzeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P kontroli na zakończenie realizacji Projektu, w celu stwierdzenia zrealizowania Projektu zgodnie z Zasadami, w przypadku wytypowania Projektu do kontroli na miejscu realizacji drogą losowego doboru próby;
3) potwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji Projektu lub usunięcia nieprawidłowości, w przypadku wytypowania Projektu do kontroli na miejscu realizacji drogą losowego doboru próby.
19. Dofinansowanie jest przekazywane na rachunek bankowy wskazany przez jednostkę realizującą Projekt w terminie nie dłuższym niż 90 dni, licząc od dnia złożenia wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków, o której mowa w art. 132 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, z zastrzeżeniem ust. 20.
20. Bieg terminu płatności, o którym mowa w ust. 19, może zostać przerwany przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P w jednym z następujących przypadków:
1) kwota ujęta we wniosku o płatność jest nienależna lub odpowiednie dokumenty potwierdzające, w tym dokumenty niezbędne do kontroli zarządczej na mocy art. 125 ust. 4 lit. a) akapit pierwszy rozporządzenia ogólnego, nie zostały przedłożone;
2) wszczęto dochodzenie w związku z ewentualnymi nieprawidłowościami mającymi wpływ
na dane wydatki.
Jednostka realizująca Projekt jest informowana na piśmie o wstrzymaniu i o jego przyczynach.
21. W przypadku braku wystarczających środków na rachunku bankowym Instytucji Zarządzającej RPO WK-P (dotyczy współfinansowania z budżetu państwa), z którego dokonywana jest płatność, dofinansowanie zostanie wypłacone jednostce realizującej Projekt niezwłocznie po wpływie w niezbędnej wysokości środków dotacji celowej na rachunek bankowy Instytucji Zarządzającej RPO WK-P. Jednocześnie Instytucja Zarządzająca RPO WK-P nie odpowiada za brak płynności finansowej na rachunku Ministra Finansów w BGK, z którego dokonywana jest wypłata środków z Funduszu.
22. Uznanie wydatków za kwalifikowalne na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność nie wyklucza stwierdzenia niekwalifikowalności tych wydatków w okresie obowiązywania Zasad, wskazanym w § 3 ust. 5 Zasad.
1. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do przygotowania i przeprowadzenia w ramach Projektu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 50 000 zł netto30 (tj. bez podatku VAT) zgodnie z ustawą Pzp albo zasadą konkurencyjności na warunkach określonych w podrozdziałach 6.5 i 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, z zastrzeżeniem ust. 3 - 5.
2. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do wprowadzenia do SL2014 informacji o przeprowadzonym postępowaniu dotyczącym zamówienia wraz z dokumentacją wskazaną w ust. 3, niezwłocznie po rozstrzygnięciu tego postępowania i zawarciu umowy z wykonawcą, zgodnie z zapisami aktualnej wersji „Podręcznika Beneficjenta w ramach EFRR”, o którym mowa w § 20 ust. 1 Zasad. Wprowadzenie informacji o podpisanej umowie z wykonawcą jest warunkiem rozliczenia we wniosku o płatność wydatków związanych z zamówieniem,
3. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do przekazywania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P całej niezbędnej dokumentacji dotyczącej przeprowadzonego zamówienia tj.:
w przypadku jednostki realizującej Projekt, która jest zobowiązana do stosowania ustawy Pzp, jednostka ta jest zobligowana, w terminach wyznaczonych przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, w szczególności do:
przedstawiania, na żądanie Instytucji Zarządzającej RPO WK-P lub innych upoważnionych organów, dokumentów dotyczących przeprowadzonej procedury udzielania zamówień oraz regulaminu komisji przetargowej, o ile taka została powołana;
przekazywania za pośrednictwem SL2014 do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, niezwłocznie po rozstrzygnięciu przez jednostkę realizującą Projekt postępowania w ramach realizowanego Projektu i zawarciu umowy z wykonawcą, potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii następujących dokumentów:
dokument powołujący komisję przetargową oraz regulamin komisji przetargowej,
dokumenty potwierdzające dokonanie oszacowania wartości zamówienia z należytą starannością,
ogłoszenia o zamówieniu (ogłoszenia opublikowanego w Biuletynie Zamówień Publicznych/ ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej wraz z potwierdzeniem przesłania do publikacji, ogłoszenia o zmianie ogłoszeń (jeżeli wystąpiły), ogłoszenia opublikowanego na stronie internetowej, ogłoszenia zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego),
protokół postępowania wraz z załącznikami,
informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty przesłana wykonawcom (wraz
z potwierdzeniem przesłania) oraz potwierdzenie zamieszczenia ww. informacji na stronie internetowej i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego,
oferty złożone w postępowaniu tj. najkorzystniejszą (wybraną) w postępowaniu oraz wszystkie oferty odrzucone,
potwierdzenie wniesienia oraz zwrotu wadium (w przypadku wadium w pieniądzu – wyciąg bankowy) lub informacja o zatrzymaniu wadium wraz ze wskazaniem podstawy prawnej i faktycznej (jeśli dotyczy),
korespondencja pomiędzy jednostką realizującą Projekt a wykonawcami dotycząca w szczególności pytań i udzielonych odpowiedzi w postępowaniu, wezwań do uzupełnienia bądź wyjaśnienia treści ofert, dokonanych poprawek w złożonych ofertach,
a z wykonawcą (zmiany umowy jeżeli wystąpiły),
ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (ogłoszenie opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych/ ogłoszenie opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej wraz z potwierdzeniem przesłania do publikacji),
inna dokumentacja mająca wpływ na przebieg postępowania;
niezwłocznego przekazywania za pośrednictwem SL2014 do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, zmian (np. aneksów) do umów z wykonawcą oraz kolejnych umów z wykonawcą;
stosowania się do zaleceń zawartych w opinii Instytucji Zarządzającej RPO WK-P dotyczącej niezgodności dokumentów, o których mowa w ppkt a) – c), z zakresem podmiotowym i przedmiotowym Zasad;
niezwłocznego, w terminie nie później niż 14 dni, przekazywania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P informacji o wynikach kontroli oraz zaleceniach pokontrolnych Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
jednostka realizującą Projekt, który jest zobowiązany do udzielenia zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności jest zobligowany w terminach wyznaczonych przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P w szczególności do:
niezwłocznego przekazywania za pośrednictwem SL2014 do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P następujących dokumentów:
potwierdzających upublicznienie zapytania ofertowego (w tym zmian zapytania ofertowego o ile zostały dokonane) w bazie konkurencyjności, a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego – na umieszczeniu tego zapytania na stronie internetowej: zamowieniarpo.kujawsko-pomorskie.pl,
treści pytań dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami zamawiającego, upublicznionych analogicznie do zapytania ofertowego,
zebranych ofert handlowych tj. najkorzystniejszą (wybraną) w postępowaniu oraz wszystkie oferty odrzucone,
informacji o wyniku postępowania upublicznionej w ten sam sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe,
umów z wykonawcą (zmiany umowy jeżeli wystąpiły),
protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, zawierającego co najmniej elementy wskazane w pkt 19 podrozdziału 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków,
innych wskazanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P;
niezwłocznego przekazywania za pośrednictwem SL2014 do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P zmian (np. aneksów) do umów z wykonawcą oraz kolejnych umów z wykonawcą31;
stosowania się do zaleceń zawartych w opinii Instytucji Zarządzającej RPO WK-P dotyczącej niezgodności dokumentów, o których mowa w ppkt a) – b), z zakresem podmiotowym i przedmiotowym Zasad.
Weryfikacja przeprowadzonego przez jednostkę realizującą Projekt postępowania o udzielenie zamówienia jest warunkiem rozliczenia we wniosku o płatność wydatków związanych z zamówieniem.
4. W przypadku, gdy z powodów technicznych nie jest możliwe złożenie za pośrednictwem SL2014 dokumentów, o których mowa w ust. 3, jednostka realizująca Projekt, za zgodą Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, składa je w inny sposób wskazany przez tę instytucję.
5. W przypadku ponoszenia wydatków o wartości od 20 000 zł do 50 000 zł netto (tj. bez podatku
VAT) oraz w przypadku zamówień, dla których nie stosuje się warunków określonych w ust. 1, jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana uprzednio przeprowadzić i udokumentować rozeznanie rynku. Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa, niezbędne jest przedstawienie co najmniej wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej jednostki realizującej Projekt32 wraz z otrzymanymi ofertami33 lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wraz z otrzymanymi ofertami34. W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców jednostki realizującej Projekt nie otrzyma ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków co najmniej dwóch stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków co najmniej dwóch maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu, świadczącego o istnieniu co najmniej dwóch ofert 35.
6. W przypadku zamówień o wartości poniżej 20 000 zł netto (tj. bez podatku VAT), jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do przeprowadzenia postępowania zgodnego z zasadami celowości i oszczędności wydatkowania środków oraz z zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Ponadto jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do przestrzegania zasady obiektywizmu przy wyborze wykonawcy oraz zachowania uczciwej konkurencji i równości szans wykonawców oraz do zapobiegania konfliktowi interesów. Powyższe zobowiązania jednostki realizującej Projekt potwierdza stosownym oświadczeniem, które jednocześnie stanowi potwierdzenie prawidłowości przeprowadzonego postępowania, przekazywanym do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P za pośrednictwem SL2014, niezwłocznie po przeprowadzeniu tego postępowania.
7. Instytucja Zarządzająca RPO WK-P, w przypadku stwierdzenia naruszenia przez jednostkę realizującą Projekt zapisów ust. 1 i ust. 5-6, może nałożyć korektę finansową, zgodnie z:
Korekta finansowa nakładana jest na całość wydatków kwalifikowalnych dotyczących zamówienia dotkniętego nieprawidłowością.
8. Za nienależyte wykonanie zamówień, o których mowa w ust. 1, jednostka realizująca Projekt stosuje kary, które wskazane są w umowie zawieranej z wykonawcą. W sytuacji niewywiązania się przez wykonawcę z warunków umowy o zamówienie przy jednoczesnym niezastosowaniu kar umownych, Instytucja Zarządzająca RPO WK-P może uznać część wydatków związanych z tym zamówieniem za niekwalifikowalne.
9. Do oceny prawidłowości umów zawartych w ramach realizacji Projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia, w tym postępowań przeprowadzonych zgodnie z wymogami określonymi w podrozdziale 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, stosuje się wersję ww. Wytycznych, obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się podpisaniem danej umowy. Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją ogłoszenia o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia lub zamiarze udzielenia zamówienia, o których mowa w podrozdziale 6.5 ww. wytycznych, lub o prowadzonym naborze pracowników na podstawie stosunku pracy, pod warunkiem, że jednostka realizująca Projekt udokumentuje publikację ogłoszenia o wszczęciu postępowania. W przypadku, gdy ogłoszona w trakcie realizacji Projektu (po podjęciu Uchwały) wersja Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla jednostki realizującej Projekt, możliwe jest ich stosowanie w odniesieniu do umów zawartych w wyniku postępowań przeprowadzonych zgodnie z wymogami określonymi w podrozdziale 6.5 tych wytycznych przed dniem stosowania nowej wersji ww. wytycznych, pod warunkiem, że ww. rozwiązania nie są sprzeczne z zapisami regulaminu konkursu/ dokumentacji dotyczącej naboru w trybie pozakonkursowym.
10. W przypadku, gdy jednostka realizująca Projekt jest organem administracji publicznej, może on powierzać na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 z późn. zm.) realizację zadań publicznych w trybie określonym w tej ustawie.
11. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do szacowania wartości zamówienia zgodnie z pkt 11-12 podrozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.
12. Niestosowanie procedur określonych w niniejszym paragrafie jest możliwe w przypadkach określonych w:
pkt 8 podrozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków,
w art. 67 ust. 1 pkt 12-15 ustawy Pzp i dotyczy jedynie podmiotów wskazanych w tym przepisie,
z zastrzeżeniem, że spełnienie przesłanek określonych w pkt 1) i 2) musi być uzasadnione na piśmie.
1. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do ujawniania wszystkich dochodów w okresie realizacji lub trwałości, które powstają w związku z realizacją Projektu. W przypadku:
1) zastosowania zryczałtowanej procentowej stawki dochodów określonej dla sektora lub podsektora właściwego dla danego Projektu (art. 61 ust. 3 lit. a) rozporządzenia ogólnego), całość dochodu wygenerowanego w trakcie realizacji lub po zakończeniu Projektu, uznaje się
za uwzględniony w Projekcie – nie pomniejsza więc wydatków kwalifikowanych w ramach Projektu (art. 61 ust. 3 akapit piąty rozporządzenia ogólnego);
2) zastosowania metody luki w finansowaniu (art. 61 ust. 3 lit. b) rozporządzenia ogólnego), całość dochodów wygenerowanych w czasie realizacji Projektu, pochodzących ze źródeł dochodów nieuwzględnionych przy określaniu potencjalnego dochodu w Projekcie, należy odjąć od wydatków kwalifikowanych Projektu, nie później niż we wniosku o płatność końcową, złożonym przez jednostkę realizującą Projekt (art. 61 ust. 3 akapit siódmy rozporządzenia ogólnego). W przypadku, gdy nie wszystkie koszty inwestycji są kwalifikowalne, dochód należy przyporządkować pro rata do kwalifikowanych i niekwalifikowanych części kosztów inwestycji;
3) gdy nie ma możliwości określenia dochodów z wyprzedzeniem, (na podstawie metod określonych w pkt 1 lub 2, a z celów Projektu i założeń wnioskodawcy wynika, iż Projekt będzie generował przychody, zgodnie z zapisami art. 61 ust. 1 rozporządzenia ogólnego), dochód wygenerowany w okresie 3 lat od zakończenia Projektu lub do dnia 15 lutego 2025 r., w zależności od tego, który termin nastąpi wcześniej, podlega zwrotowi przez jednostkę realizującą Projekt i jest odliczany od wydatków kwalifikowanych deklarowanych Komisji Europejskiej (art. 61 ust. 6 rozporządzenia ogólnego). W przypadku, gdy nie wszystkie koszty inwestycji są kwalifikowalne, dochód należy przyporządkować pro rata do kwalifikowanych i niekwalifikowanych części kosztów inwestycji;
4) gdy nie mają zastosowania zapisy pkt 1)-3), dochód wygenerowany w Projekcie, wyłącznie podczas jego wdrażania, który nie został wzięty pod uwagę w momencie zatwierdzania Projektu, zostaje odliczony od wydatków kwalifikowalnych Projektu nie później, niż we wniosku o płatność końcową, złożonym przez jednostkę realizującą Projekt. W przypadku, gdy nie wszystkie koszty inwestycji są kwalifikowalne, dochód należy przyporządkować pro rata do kwalifikowanych
i niekwalifikowanych części kosztów inwestycji (art. 65 ust. 8 rozporządzenia ogólnego).
2. Zapisów ust. 1 pkt 1)-3) nie stosuje się do Projektów, o których mowa w art. 61 ust. 7-8 rozporządzenia ogólnego.
3. Zapisów ust. 1 pkt 4) nie stosuje się do Projektów, o których mowa w art. 65 ust. 8 akapit
3 rozporządzenia ogólnego.
1. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do systematycznego pomiaru wartości wskaźników osiągniętych dzięki realizacji Projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, w okresie realizacji i trwałości Projektu.
2. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do składania do Instytucji Zarządzającej RPO WK-P wniosku o płatność zawierającego informacje o postępie rzeczowym Projektu, co najmniej raz na kwartał kalendarzowy do 10 dnia miesiąca następującego po danym kwartale.
3. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do systematycznego monitorowania przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłocznego, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia uzyskania informacji o wystąpieniu nieprawidłowości lub podjęcia decyzji o zaprzestaniu realizacji Projektu, informowania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu, w tym o zagrożeniu niewykonania wskaźników.
4. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do przekazywania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P wszelkich dokumentów i informacji związanych z realizacją Projektu, w terminie wskazanym przez tę instytucję.
1. W zakresie prawidłowości realizacji Projektu, jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana poddać się kontroli i audytom dokonywanym przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia.
2. Kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia otrzymania przez jednostkę realizującą Projekt informacji o wyborze Projektu do dofinansowania, z wyjątkiem określonym w art. 22 ust. 3 i 4 ustawy wdrożeniowej, nie później niż do końca okresu określonego zgodnie z art. 140 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, z zastrzeżeniem przepisów, które mogą przewidywać dłuższy termin przeprowadzania kontroli, dotyczących trwałości Projektu, pomocy publicznej, oraz podatku, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług.
3. Kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w siedzibie kontrolującego na podstawie dostarczonych dokumentów lub w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją Projektu.
4. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, dokumenty związane bezpośrednio z realizacją Projektu, w szczególności dokumenty umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków, zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji Projektu, dostęp do związanych z Projektem systemów teleinformatycznych oraz udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu.
5. Jeżeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach realizacji Projektu, jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją Projektu.
6. Podmioty uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytu, w celu potwierdzenia prawidłowości
i kwalifikowalności poniesionych wydatków, mogą zwrócić się o złożenie wyjaśnień do osób zaangażowanych w realizację Projektu.
7. W wyniku kontroli wydawane są zalecenia pokontrolne, a jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do podjęcia stosownych działań naprawczych w terminie określonym w tych zaleceniach.
8. Ustalenia podmiotów, o których mowa w ust. 1, mogą prowadzić do korekty wydatków kwalifikowalnych rozliczonych w ramach Projektu.
9. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do informowania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P o wynikach przeprowadzonych kontroli i audytów, w terminie 7 dni roboczych od ich otrzymania. Jednostka realizująca Projekt jest również zobowiązana do informowania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P o sporządzonych wyjaśnieniach oraz do przekazywania informacji na temat wykonania zaleceń pokontrolnych, z zastrzeżeniem § 9 ust. 3 pkt 1 lit. e) Zasad.
1. W trakcie realizacji Projektu oraz w okresie jego trwałości, jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do współpracy z podmiotami upoważnionymi przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P do przeprowadzenia ewaluacji Projektu.
2. Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się w szczególności do udzielania każdorazowo na wniosek podmiotów wskazanych w ust. 1 wszelkich informacji i udostępniania dokumentów dotyczących Projektu we wskazanym przez nie zakresie i terminach oraz do udziału w wywiadach, ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych innymi metodami.
1. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych zgodnie z zapisami rozporządzenia ogólnego oraz zgodnie z instrukcjami i wskazówkami zawartymi w załączniku nr 4 do Zasad.
2. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana w szczególności do:
oznaczania znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich oraz herbem województwa kujawsko-pomorskiego:
a) wszystkich prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu;
b) wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu, podawanych do wiadomości publicznej;
c) wszystkich dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie.
umieszczania przynajmniej jednego plakatu o minimalnym formacie A3 lub odpowiednio tablicy informacyjnej i/lub pamiątkowej w miejscu realizacji Projektu;
umieszczania opisu Projektu na stronie internetowej (jeśli jednostka realizująca Projekt ma stronę internetową);
przekazywania osobom i podmiotom uczestniczącym w Projekcie informacji, że Projekt uzyskał dofinansowanie przynajmniej w formie odpowiedniego oznakowania;
dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach Projektu.
Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres trzech lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4.
Instytucja Zarządzająca RPO WK-P informuje jednostkę realizującą Projekt o terminie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w ust. 1.
Okres, o którym mowa w ust. 1, może zostać przerwany na podstawie przesłanek określonych
w art. 140 ust. 1 rozporządzenia ogólnego lub w art. 23 ust. 3 ustawy wdrożeniowej, o czym jednostka realizująca Projekt jest informowana pisemnie przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P.
Ustęp 1 pozostaje bez uszczerbku dla zasad dotyczących trwałości Projektu, wskazanych w § 17 Zasad, podatku, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług oraz pomocy publicznej. W przypadku Projektu objętego pomocą publiczną jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się przechowywać dokumenty dotyczące tej pomocy przez 10 lat licząc od dnia podjęcia Uchwały.
Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do przechowywania dokumentów albo w formie oryginałów, albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.
Jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P o miejscu przechowywania tej dokumentacji.
W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu,
jak również w przypadku zawieszenia, zaprzestania lub likwidacji przez jednostkę realizującą Projekt działalności przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1 i 4, jednostka realizująca Projekt zobowiązuje się do pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzenia, o nowym miejscu przechowywania dokumentów.
Zmiany w Projekcie i Zasadach
1. Jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do realizacji Projektu zgodnie z Zasadami, aktualnym wnioskiem o dofinansowanie oraz zmianami zaakceptowanymi przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P.
2. Przez zmiany zaakceptowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P należy rozumieć zmiany zaakceptowane na piśmie podpisanym przez osobę upoważnioną.
3. Jednostka realizująca Projekt zgłasza Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, w formie pisemnej, zmiany dotyczące realizacji Projektu przed ich wprowadzeniem, nie później niż na 30 dni36 przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu, określonym w § 3 ust. 1 pkt 2 Zasad.
4. Instytucja Zarządzająca RPO WK-P może z własnej inicjatywy zaproponować wprowadzenie zmian do Projektu lub Zasad.
5. W przypadku wystąpienia niezależnych od jednostki realizującej Projekt okoliczności, powodujących konieczność wprowadzenia zmian do Projektu, jednostka realizująca Projekt i Instytucja Zarządzająca RPO WK-P uzgadniają zakres zmian Zasad, które są niezbędne dla zapewnienia prawidłowej realizacji Projektu.
6. Zmiany nie mogą prowadzić do zwiększenia dofinansowania określonego w § 2 ust. 3 Zasad, z zastrzeżeniem ust. 7 i 19.
7. Dofinansowanie określone w § 2 ust. 3 Zasad może ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadkach:
podjęcia przez Instytucję Zarządzającą RPO WK–P uchwały o zwiększeniu poziomu dofinansowania dotyczącego danego Działania określonego w SZOOP;
podjęcia przez Instytucję Zarządzającą RPO WK–P uchwały o zwiększeniu poziomu dofinansowania dla danego konkursu lub projektu realizowanego w trybie pozakonkursowym, który pierwotnie ustalony był na niższym poziomie.
Zmiany w powyższym zakresie wymagają zmiany Zasad.
8. Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, suma wartości kategorii wydatków objętych postępowaniem ulegnie zmniejszeniu w stosunku do sumy wartości tych kategorii wydatków, określonych we wniosku o dofinansowanie, wysokość dofinansowania dotyczącego tych kategorii wydatków ulega odpowiedniemu zmniejszeniu, z zachowaniem udziału procentowego dofinansowania w wydatkach kwalifikowalnych, określonego w § 2 ust. 3 Zasad. Ewentualne oszczędności powstałe w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego mogą zostać przesunięte do innego postępowania przeprowadzonego w ramach Projektu, w którym zaistniała sytuacja, o której mowa w ust. 9, z zachowaniem udziału procentowego dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych, określonego § 2 ust. 3 Zasad 37.
9. Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego suma wartości kategorii wydatków objętych postępowaniem ulegnie zwiększeniu w stosunku do sumy wartości tych kategorii wydatków, określonych we wniosku o dofinansowanie, wysokość dofinansowania dotyczącego tych kategorii wydatków nie ulega zmianie, z zastrzeżeniem ust. 8.
10. Zmiany, o których mowa w ust. 8 i 9, wymagają zmiany Zasad po zakończeniu ostatniego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach Projektu. Podstawą zmian będzie zaktualizowany wniosek o dofinansowanie. Do czasu zatwierdzenia zmian Zasad, jednostka realizująca Projekt jest zobowiązana do informowania Instytucji Zarządzającej RPO WK–P na piśmie o każdym rozstrzygniętym postępowaniu przetargowym. Na pisemny wniosek jednostki realizującej Projekt zmiany, o których mowa w ust. 8 i 9 mogą zostać wprowadzone zmianą Zasad wcześniej niż po rozstrzygnięciu ostatniego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach Projektu.
11. Dopuszczalne są, po pisemnym poinformowaniu Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, zmiany Projektu, dotyczące zmian produktu i rezultatu nie przekraczających 5% wartości wskaźników produktu lub rezultatu określonej we wniosku o dofinansowanie, a wynikających z innych przyczyn niż określone w ust. 8 i 9.
12. Dopuszczalne są, po pisemnym poinformowaniu i uzyskaniu pisemnej zgody Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, zmiany Projektu:
przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowalnych, w tym również z przyczyn o których mowa w ust. 8 i 9, określonymi we wniosku o dofinansowanie, pod warunkiem, iż proponowane zmiany nie wpłyną negatywnie na osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu oraz cel Projektu;
zmian produktu i rezultatu wynoszące powyżej 5% i nie przekraczające 15% wartości wskaźników produktu lub rezultatu określonej we wniosku o dofinansowanie, a wynikających z innych przyczyn niż określone w ust. 8 i 9.
13. Zmiany zakładanych wskaźników produktów i rezultatów realizacji Projektu, przekraczające 15% ich wartości, wynikające z przyczyn innych niż określone w ust. 8 i 9 wymagają zmiany Zasad. Podstawą zmian będzie zaktualizowany wniosek o dofinansowanie.
14. Zmniejszenie poziomu wskaźników produktu w sytuacjach określonych w ust. 11, ust. 12 pkt 2 oraz ust. 13, powoduje bezpośrednią korektę kwoty wydatków kwalifikowalnych oraz dofinansowania w kwocie odpowiadającej wartości niezrealizowanego zakresu rzeczowego. Proporcjonalne zmniejszenie dofinansowania dotyczy przypadków, gdzie całkowity zakres rzeczowy Projektu nie znajduje odzwierciedlenia we wskaźnikach, a pomimo jego niezrealizowania w pełnym zakresie cel Projektu zostaje zachowany.
15. W przypadku, gdy założony przez jednostkę realizującą Projekt wskaźnik poziomu przychodów z działalności komercyjnej prowadzonej na wsparcie infrastruktury badawczej nie zostanie osiągnięty w terminie określonym we wniosku o dofinansowanie, jednak nie później niż na moment złożenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P dokumentów zamknięcia Programu do Komisji Europejskiej, Instytucja Zarządzająca RPO WK-P dokona proporcjonalnego zmniejszenia dofinansowania38.
16. W przypadku, gdy teren inwestycyjny objęty Projektem nie zostanie w pełni wykorzystany przez MŚP w terminie określonym we wniosku o dofinansowanie, jednak nie później niż na moment złożenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P dokumentów zamknięcia Programu do Komisji Europejskiej, Instytucja Zarządzająca RPO WK-P dokona proporcjonalnego zmniejszenia dofinansowania39.
17. Kolejne zmiany dokonywane w poszczególnych kategoriach wydatków kwalifikowalnych, produktach lub rezultatach, kumulują się w taki sposób, że każdorazowo należy je rozpatrywać łącznie w odniesieniu do pierwotnej wersji wniosku o dofinansowanie.
18. Zasady mogą zostać zmienione, w przypadku gdy zmiany nie wpływają na spełnianie kryteriów wyboru projektu, stanowiących załącznik nr 7 do Zasad, w sposób, który skutkowałby negatywną oceną Projektu.
19. W przypadku braku możliwości pokrycia przez jednostkę realizująca Projekt wydatków związanych z mechanizmem racjonalnych usprawnień, Instytucja Zarządzająca RPO WK-P dopuszcza wnioskowanie o zwiększenie wartości dofinansowania Projektu z zastrzeżeniem, że:
wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10% finansowania unijnego osi priorytetowej oraz zgodnie z limitem wydatków w ramach cross-financingu określonym w SZOOP;
wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może przekroczyć 10% wydatków Projektu.
Instytucja Zarządzająca RPO WK-P podejmuje decyzję w sprawie finansowania mechanizmu racjonalnych usprawnień w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia złożenia ww. wniosku przez jednostkę realizującą Projekt. Zwiększenie dofinansowania Projektu wymaga zmiany Zasad.
20. Zmiany w załącznikach do Zasad, wymagają zmiany Zasad, chyba że Zasady stanowią inaczej.