Source: https://science2business.edu.pl/cms/polityka-ochrony-danych-osobowych/
Timestamp: 2019-08-24 16:25:59
Legal References Found: art. 25
 art. 32
 art. 4
 art.35
 art. 37
 art. 15
 art. 17
 art. 21
 art. 28
 art. 4
 art. 29

Document Content:
w Fundacji Rozwoju UKSW
z dnia 18 maja 2018 roku
Uwzględniając obowiązki wynikające z art. 25 oraz art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1), celem zapewnienia, że dane osobowe w Fundacji Rozwoju UKSW są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z postanowieniami prawa poprzez wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zaprojektowanych w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych, oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń, Fundacja Rozwoju UKSW zapewnia, że domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania.
Polityka określa zasady przetwarzania oraz zabezpieczania Danych osobowych w Fundacji, celem zapewnienia zbieżności przetwarzania z wymaganiami RODO oraz przepisami bezwzględnie obowiązującego prawa polskiego w zakresie przetwarzania danych osobowych. Polityka stanowi zbiór oraz podstawę wdrażanych w Kancelarii wymogów, procedur oraz zasad ochrony danych osobowych. Polityka zawiera:
opis zasad ochrony danych obowiązujących w Kancelarii;
zbiór procedur, instrukcji i regulacji szczegółowych dotyczących przetwarzania Danych osobowych w Fundacji, dotyczących poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych; stanowiących załączniki do Polityki.
Polityka obowiązuje wszystkich pracowników oraz współpracowników Fundacji. Za przestrzeganie i utrzymanie postanowień Polityki odpowiedzialni są:
Członkowie Zarządu i Rady Fundacji;
komórki organizacyjne Fundacji, w których przetwarzane są Dane osobowe.
Dla skutecznej realizacji Polityki, uwzględniając zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia Fundacja zapewnia:
stałe monitorowanie zgodności przetwarzania Danych osobowych z wymogami prawa oraz poddawanie środków, o których mowa w ust. (i) wyżej ciągłym przeglądom oraz uaktualnianiu;
Nadzór nad przestrzeganiem postanowień polityki zapewnia Prezes Fundacji. Nadzór, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, zmierza w szczególności, ale nie wyłącznie do zapewnienia, że czynności związane z przetwarzaniem Danych osobowych w Fundacji są zgodne z wymogami prawa oraz postanowieniami Polityki.
Fundacja zapewnia zgodność postępowania kontrahentów Fundacji, w tym w szczególności Podmiotów Przetwarzających z postanowieniami Polityki w odpowiednim zakresie we wszystkich sytuacjach, w których dochodzi do przekazania tym podmiotom Danych osobowych do przetwarzania, w tym przechowywania.
Polityka jest przechowywana i udostępniana w wersji papierowej oraz elektronicznej w siedzibie Fundacji.
obligatoryjnie wszystkim osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych w Fundacji, celem zapewnienia osobom upoważnionym należytej wiedzy oraz informacji na temat zasad i wymogów dotyczących przetwarzania Danych Osobowych w Fundacji;
2. Słownik pojęć
Dane osobowe – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, takie jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; o których mowa w art. 4 pkt 1 RODO;
Osoba upoważniona – oznacza osobę upoważnioną przez Fundację do przetwarzania Danych osobowych w danym zakresie;
Podmiot przetwarzający – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Fundacji [np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość];
Rejestr - oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych Fundacji;
Fundacja – oznacza Fundacja Rozwoju UKSW, adres siedziby: Dewajtis 5, 01-815 Warszawa, NIP 1182147027, Regon 36754201800000;
Pracownicy – oznaczają zarówno osoby zatrudnione w Fundacji na podstawie stosunku pracy, jak również osoby fizyczne współpracujące z Fundacją na podstawie Umowy cywilnoprawnej;
System – oznacza System ochrony danych osobowych w Fundacji, o którym mowa w §5 Polityki;
Fundacja przetwarza Dane osobowe gromadzone w zbiorach danych. Zbiory danych przetwarzane w Fundacji określa Załącznik nr 1 do Polityki.
Fundacja nie podejmuje czynności Przetwarzania, które mogłyby wiązać się z istotnym ryzykiem naruszenia praw i wolności osób, których Dane osobowe dotyczą. W przypadku planowania podjęcia czynności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym Fundacja obligatoryjnie przeprowadza uprzednią ocenę skutków przetwarzania, o których mowa w art.35 RODO.
Dane osobowe domyślnie Przetwarzane są na obszarze obejmującym pomieszczenia biurowe Kancelarii zlokalizowane w Warszawie (kod 01-815), ul. Dewajtis 5. Dodatkowy obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym w zdaniu poprzedzającym.
4. Podstawy ochrony Danych Osobowych w Fundacji
Fundacja zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.
Osoby upoważnione oraz wszystkie inne osoby, którym udostępnia się Dane osobowe Przetwarzane w Fundacji zobowiązane są do Przetwarzania Danych osobowych zgodnie z wymogami prawa oraz zgodnie z postanowieniami Polityki, jak również innych wewnętrznych aktów prawnych Fundacji lub procedur wewnętrznych związanych z Przetwarzaniem Danych Osobowych.
Przy zatrudnianiu Pracowników oraz w toku zatrudnienia Fundacja zapewnia, że:
Pracownicy przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych otrzymują należytą wiedzę w zakresie zasad Przetwarzania i ochrony Danych Osobowych w Fundacji;
każdy z Pracowników zostaje upoważniony na piśmie do Przetwarzania Danych Osobowych w niezbędnym zakresie, zgodnie z wzorem stanowiącym Załączniki nr 2 do Polityki;
zachowania w tajemnicy sposób zachowania poufności i integralności Danych Osobowych;
niezwłocznego zgłaszania Fundacji wszelkich incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa Danych osobowych.
Fundacja zapewnia, aby Dane Osobowe Przetwarzane w Fundacji były:
prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane ("prawidłowość");
Przy zapewnieniu Przetwarzania Danych osobowych zgodnie z zasadami wskazanymi w ust.4.1 wyżej Fundacja opiera Przetwarzanie na następujących podstawach:
Legalność – Fundacja dba o ochronę prywatności i przetwarza Dane osobowe zgodnie z wymogami prawa;
Bezpieczeństwo − Fundacja zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa Danych osobowych podejmując stale działania w tym zakresie;
Prawa Jednostki − Fundacja umożliwia osobom, których Dane Osobowe są przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje;
Rozliczalność – Fundacja zapewnia należyte udokumentowanie sposobu spełniania obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych.
Zgodnie z art. 37 Ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 377 ze zm.) Fundacja uwzględnia, że Dane osobowe Przetwarzane w związku ze świadczeniem usług doradztwa podatkowego objęte są tajemnicą doradcy podatkowego. W zakresie Przetwarzania Danych osobowych pozyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych tajemnicą doradcy podatkowego Fundacja stosuje się do wytycznych oraz wymogów w zakresie zachowania tajemnicy zawodowej.
Fundacja nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.
5. System ochrony danych osobowych
Fundacja zapewnia zgodność Przetwarzania Danych Osobowych z wymogami prawa również poprzez zaprojektowanie, wprowadzenie i utrzymywanie Systemu. Na System składają się środki organizacyjne oraz środki techniczne ochrony, adekwatne do poziomu ryzyka zidentyfikowanego dla poszczególnych Zbiorów danych oraz kategorii danych. Na System składają się w szczególności następujące środki:
wdrożenie Procedury otwierania i zamykania pomieszczeń biurowych, która stanowi Załącznik nr 5 do Polityki;
zabezpieczenie sprzętu komputerowego wykorzystywanego w Fundacji przed złośliwym oprogramowaniem,
zapewnienie stałego i częstotliwego sporządzania kopii zapasowych danych przechowywanych na komputerach, serwerze oraz w sieci Fundacji,
monitorowanie zmian w zakresie procesów Przetwarzania Danych osobowych w Fundacji oraz na bieżąco zarządza zmianami mającymi wpływ na ochronę Danych osobowych w Fundacji.
6. Rejestr
Rejestr obejmuje kategorie czynności przetwarzania Danych Osobowych w Fundacji. Za pośrednictwem Rejestru Fundacja dokumentuje czynności przetwarzania Danych Osobowych oraz inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje Dane osobowe. Stosowny Rejestr zostanie wprowadzony w życie, jeżeli zatrudnienie w Fundacji przekroczy 250 osób. Rejestr stanowi Załącznik nr 6 do Polityki.
Za pośrednictwem Rejestru, w szczególności poprzez wskazanie w Rejestrze ogólnych środków ochrony Danych Osobowych objętych wyodrębnioną czynnością przetwarzania, Fundacja dążyć będzie również do wykazania zgodności Przetwarzania Danych Osobowych z wymogami prawa.
W Rejestrze, odrębnie dla każdej zidentyfikowanej kategorii czynności przetwarzania Danych osobowych, odnotowywane będą co najmniej:
podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Fundacji, jeśli podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes;
opis kategorii odbiorców danych, w tym Podmiotów przetwarzających),
W przypadku uaktualnienia lub poszerzenia kategorii czynności przetwarzania Danych Osobowych, Fundacja dokona niezwłocznego uaktualnienia Rejestru celem zapewnienia zgodności Rejestru ze stanem faktycznym oraz zakresem operacji przetwarzania Danych osobowych w Fundacji.
Fundacja dokumentować będzie w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania poprzez wskazanie ogólnej podstawy prawnej przetwarzania, takiej jak: zgoda, umowa, obowiązek prawny nałożony na Fundację, uzasadniony cel Fundacji.
7. Realizacja obowiązków wobec osób, których dane osobowe dotyczą
Fundacja wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności, takich jak zgłoszenie sprzeciwu lub ograniczenie przetwarzania.
Fundacja dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których Dane osobowe przetwarza.
Fundacja publikuje na stronie internetowej Fundacji oraz pozostawia do wglądu w siedzibie Fundacji:
Informację o metodach kontaktu z Fundacją w zakresie danych osobowych;
W celu realizacji praw osoby, której Dane osobowe dotyczą, Fundacja zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Fundację, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
Fundacja dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób, informując osobę, której dane dotyczą:
przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej;
planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym Kancelaria bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
Niezależnie od postanowień ust. 5 wyżej, Fundacja określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Fundacja informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO, a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.
Fundacja wydaje osobie, której Dane osobowe dotyczą kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
Fundacja dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby, której Dane osobowe dotyczą. Fundacja ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Fundacja informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Fundacja uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby, której Dane osobowe dotyczą. Fundacja ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych. Fundacja może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Fundacja procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
Z uwzględnieniem ust. 13 niżej, na żądanie osoby, Fundacja usuwa dane, gdy:
Fundacja przy usuwaniu danych osobowych uwzględnia, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Fundację, Fundacja podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Fundacja informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Fundacja dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
Fundacja nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Fundacji zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Fundacja przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Fundacja informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Fundacja informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Na żądanie osoby Fundacja wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Fundacji, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Fundacji.
Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, o którym mowa w art. 21 RODO, a dane przetwarzane są przez Fundację w oparciu o uzasadniony interes Fundacji lub o powierzone Fundacji zadanie w interesie publicznym, Fundacja zobowiązuje się uwzględnić sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Fundacji ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Fundację na potrzeby marketingu bezpośredniego, Fundacja uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
8. Minimalizacja danych
Fundacja wdraża procedury służące realizacji zasady minimalizacji przetwarzanych Danych Osobowej pod względem:
ograniczenia czasu przechowywania Danych osobowych do okresu, dla którego przechowywanie Danych osobowych jest niezbędne ze względu na realizację celu Przetwarzania lub obowiązków nałożonych na Fundację.
Fundacja dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
Fundacja stosuje ograniczenia dostępu do Danych Osobowych poprzez wdrożenie:
wdrożenie fizycznych środków technicznych ochrony Danych osobowych, wskazanych w §5 ust.1 (iv) Polityki.
Fundacja dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Fundacja dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Fundacji.
Fundacja przetwarza dane osobowe z uwzględnieniem kryteriów wskazanych w Rejestrze. Fundacja wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Fundacji, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Fundacji, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Fundację. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
9. Bezpieczeństwo danych osobowych
Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia Fundacja wdraża środki techniczne i organizacyjne zapewniające należyty stopień ochrony Danych osobowych, odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Fundację.
Fundacja przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
Fundacja kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają;
Fundacja przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Fundacja analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia;
Fundacja wdraża środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
10. Naruszenie ochrony danych osobowych
W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Fundacja dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych oraz szacuje skalę ryzyka.
W przypadku naruszenia ochrony Danych Osobowych, Fundacja bez zbędnej zwłoki - w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia - zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, stanowi Załącznik nr 7 do Polityki.
Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności osoby, której Dane osobowe dotyczą jest wysokie, Fundacja zawiadamia o incydencie także osobę, której danej dotyczą, chyba że:
Fundacja wdroży odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony i środki te zostały zastosowane do danych osobowych, których dotyczy naruszenie, uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym do dostępu do tych danych osobowych;
Fundacja zastosuje następnie środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą; lub
Niezależnie od obowiązków wskazanych w ust. 2-4 wyżej, Fundacja dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. Wzór rejestru naruszeń danych osobowych stanowi Załącznik nr 8 do Polityki.
11. Powierzenie przetwarzania
Fundacja może powierzyć Przetwarzanie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi w art. 28 ust. 3 RODO. Powierzenie Przetwarzania Danych osobowych, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym nie może prowadzić do naruszenia tajemnicy doradcy podatkowego.
Fundacja korzysta wyłącznie z usług takich Podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. W celu weryfikacji spełnienia obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Fundacja przed powierzeniem przetwarzania potencjalnemu Podmiotowi przetwarzającemu w miarę możliwości uzyskuje informacje o zasadach ochrony Danych osobowych stosowanych przez potencjalny Podmiot przetwarzający, oraz o praktykach tego podmiotu dotyczących zabezpieczenia Danych
Fundacja nie przekazuje Danych osobowych do państwa trzeciego położonego poza terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której Dane osobowe dotyczą.
Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Fundacja okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.
Polityka wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 roku.
Do Polityki dołączono następujące Załączniki, stanowiące integralną część Polityki:
Załącznik nr 1 – Lista Zbiorów danych w Fundacja;
Załącznik nr 2 – Wzór Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
Załącznik nr 3 – Wzór Zobowiązania do zachowania poufności;
Załącznik nr 4 – Polityka czystego biurka;
Załącznik nr 5 – Procedura otwierania i zamykania budynku oraz pomieszczeń
Załącznik nr 6 – Rejestr Czynności Przetwarzania;
Załącznik nr 7 – Wzór zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych;
Załącznik nr 8 – Rejestr naruszeń danych osobowych;
Załącznik nr 1 – Lista Zbiorów danych w Fundacji
Uwzględniając definicję z art. 4 pkt 6 RODO, Fundacja Rozwoju UKSW, przetwarzana Dane osobowe zgrupowane w następujących Zbiorach danych:
Pracownicy Fundacji – obejmujący dane osobowe osób fizycznych zatrudnionych w Fundacji na podstawie stosunku pracy (niezależnie od podstawy jego nawiązania), dane osobowe osób fizycznych współpracujących z Fundacją na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenie, umowy o dzieło) oraz dane osobowe praktykantów i stażystów Fundacji;
Klienci – obejmujący dane osobowe klientów Fundacji będących osobami fizycznymi, w tym prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, jak również dane osobowe osób fizycznych będących przedstawicielami (reprezentantami) klientów Fundacji (członkowie zarządów, prokurenci i pełnomocnicy osób prawnych; pracownicy klientów występujący w imieniu kontrahentów);
Dostawcy - obejmujący dane osobowe dostawców Fundacji będących osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, jak również dane osobowe osób fizycznych będących przedstawicielami (reprezentantami) dostawców Fundacja (członkowie zarządów, prokurenci i pełnomocnicy osób prawnych; pracownicy dostawców występujący w imieniu kontrahentów);
Pracownicy kontrahentów – obejmujące dane osobowe pracowników oraz współpracowników Klientów obsługiwanych w zakresie kadrowo-płacowym przez Fundację;
Przedstawiciele organów – obejmujący dane osobowe przedstawicieli organów administracji publicznej oraz sądów powszechnych, Sądu Najwyższego i sądów administracyjnych, występujących w imieniu takich organów lub sądów;
Dane nieidentyfikowane – Dane osobowe nieidentyfikowane przez Fundację, takie jak dane osób monitorowanych przy wykorzystaniu monitoringu Fundacji;
Dane w aktach sprawy – Dane osobowe osób fizycznych przetwarzane w związku z prowadzonymi przez Fundację postępowaniami, kontrolami lub postępowaniami sądowymi (dane stron postępowania, dane pełnomocników stron, etc.).
Załącznik nr 2 – Wzór Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
[Miasto], dnia [Data]
Pracownik: [Dane pracownika]
Upoważnienie Pracownika
Działając w imieniu Fundacji Rozwoju UKSW, na podstawie art. 29 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (zwanego dalej RODO) – nadaję:
[Imię i nazwisko upoważnionego],
zatrudnionemu na stanowisku:
upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie pełnionych obowiązków służbowych na zajmowanym stanowisku, tj. uzyskuje Pani/Pan upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie [Opis zakresu dostępu do danych osobowych, np. bez ograniczeń, pogląd danych osobowych, wprowadzanie i opracowywanie danych, usuwanie danych].
Upoważnienie obejmuje przetwarzanie danych osobowych:
przetwarzanych na nośnikach papierowych;
przetwarzanych w systemach informatycznych:
[ • ],
[ • ];
Dane osobowe o objęte Zbiorami danych:
[ • ].
Upoważnienie obejmuje uprawnienie do przetwarzania danych osobowych w okresie zatrudnienia.
Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z udzielonym upoważnieniem oraz z przepisami RODO, Ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, Kodeksu pracy, a także z Polityką ochrony danych osobowych Pracodawcy.
Jednocześnie upoważniam Panią/Pana do tworzenia/posiadania dla potrzeb wykonywanej pracy zestawień, ewidencji oraz rejestrów z danymi osobowymi, z zachowaniem pełnej ich ochrony przy zastosowaniu środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych u Pracodawcy.
Pracodawca ____________________________
[Data i podpis]
Załącznik nr 3 – Wzór zobowiązania do zachowania poufności
Zobowiązanie do zachowania poufności
Oświadczam, że w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych na rzecz Fundacji Rozwoju UKSW oraz udzielonym mi upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych:
zostałem/am poinformowany/a o zasadach przetwarzania i ochrony danych osobowych w Fundacji Rozwoju UKSW, w tym o:
treści Polityki ochrony danych osobowych z dnia 18 maja 2018 roku,
procedurach oraz regulacjach dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących w Fundacji, w tym:
Polityką czystego biurka z dnia 18 maja 2018 roku;
Procedura otwierania i zamykania pomieszczeń biurowych;
przepisach dotyczących ochrony tajemnicy zawodowej doradcy podatkowego,
zasadach ochrony danych osobowych wynikających z postanowień bezwzględnie obowiązującego prawa, w szczególności wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1);
treść informacji oraz regulacji, o których mowa w pkt (i) wyżej, oraz nałożonych na mnie na mocy Polityki obowiązków jest dla mnie jasna i zrozumiała.
W związku z powyższym zobowiązuje się do:
niezwłocznego stosowania się do nałożonych na mnie obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych;
zapewnienia ochrony, poufności oraz integralności danych osobowych przetwarzanych w zbiorach przez Fundację, w szczególności do zapewnienia należytego bezpieczeństwa danych osobowych przed ich ujawnieniem lub udostępnieniem (nawet przypadkowym) osobom trzecim i osobom nieuprawnionym, jak również przed ich nieuprawnionym lub przypadkowym uszkodzeniem, utratą lub zmodyfikowaniem,
zachowania tajemnicy i poufności dotyczącej wszelkich informacji przetwarzanych w toku zatrudnienia w Fundacji, w tym także po zaprzestaniu wykonywania prac;
zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących funkcjonowania systemów służących do przetwarzania danych osobowych w Fundacji;
niezwłocznego zgłaszania przełożonemu wszelkich naruszeń ochrony danych osobowych, jak również wszelkich zaobserwowanych prób lub faktów naruszenia zabezpieczeń pomieszczeń lub systemów informatycznych.
Pracownik ____________________________
Załącznik nr 4 – Polityka czystego biurka
W Fundacji Rozwoju UKSW z dniem 25 maja 2018 roku wprowadza się Politykę Czystego Biurka. Polityka obejmuje wszystkich pracowników oraz współpracowników Fundacji.
Nadzór nad wykonywaniem polityki powierza się [Osoba nadzorująca].
Polityka reguluje wymagania oraz procedury ochrony danych poufnych, w tym danych osobowych przetwarzanych w Fundacji Rozwoju UKSW przez Pracowników w formie papierowej, w tym:
dokumentów papierowych;
korespondencji listownej;
akt sprawy;
dokumentów źródłowych przekazanych przez klientów Fundacji;
korespondencję urzędową.
Ilekroć w Polityce zostaną wykorzystane następujące definicje i zwroty, należy nadawać im następujące znaczenie:
Polityka – oznacza niniejszą Politykę Czystego Biurka wraz ze wszystkimi ewentualnymi załącznikami;
Pracownik – oznacza zarówno każdą osobę fizyczną zatrudnioną w Fundacji na podstanie umowy o pracę, jak również współpracującą z Fundacją na podstawie umowy cywilnoprawnej (w tym w zakresie prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej) oraz studenta lub ucznia niebędących pracownikami Fundacji w trakcie odbywania praktyk lub stażu zawodowego;
Fundacja – oznacza Fundację Rozwoju UKSW
Polityka obowiązuje wszystkich Pracowników Fundacji, niezależnie od zajmowanego stanowiska i czasu zatrudnienia w Fundacji.
Każdy Pracownik zobowiązany jest do ograniczenia dostępu osób postronnych do danych poufnych, w tym danych osobowych zawartych na nośnikach papierowych wykorzystywanych przez Pracownika przy wykonywaniu obowiązków służbowych.
W toku pracy każdy Pracownik zobowiązany jest do przechowywania na biurku lub przy stanowisku pracy tylko tych dokumentów, które są Pracownikowi niezbędne do wykonania bieżących zadań w danym momencie pracy. Jeżeli dane dokumenty nie będą już pracownikowi niezbędne do wykonania bieżących zadań, Pracownik zobowiązany jest do ich odłożenia. Postanowienia ust. 6 niżej stosuje się odpowiednio.
W przypadku opuszczenia przez pracownika – choćby chwilowo – biurka lub stanowiska pracy Pracownik zobowiązany jest do odłożenia i schowania wszystkich wykorzystywanych dokumentów zawierających dane poufne lub dane osobowe do zamykanej szuflady lub szafy, celem uniemożliwienia dostępu do dokumentów osobom postronnym.
W przypadku zakończenia przez Pracownika pracy w danym dniu, Pracownik jest obowiązany przed opuszczeniem siedziby Fundacji do wykonania obowiązku, o którym mowa w ust. 6 wyżej oraz do zabezpieczenia dokumentów przed dostępem jakichkolwiek osób postronnych. Po zakończonej pracy na biurku mogą znajdować się jedynie telefon stacjonarny i przybory biurowe.
Pracownik zobowiązany jest zapewnić, aby w toku pracy przy stanowisku pracy nie znajdowały się płyny lub inne substancje grożące zniszczeniem lub uszkodzeniem dokumentacji papierowej przy ich rozlaniu. Na tej samej podstawie Pracownik zobowiązany jest do powstrzymania się od spożywania posiłków przy biurku lub stanowisku pracy.
Niezależnie od postanowień ust. 4-8 wyżej, po zakończonej pracy Pracownik zobowiązany jest odłożyć laptop służbowy do zamykanej na klucz szafy, celem uniemożliwienia dostępu do danych zapisanych na komputerze służbowym osobom postronnym.
Jeżeli dany dokument nie będzie już wykorzystywany w Fundacji, jak również w sytuacjach określonych w Polityce Ochrony Danych Osobowych z dnia 18 maja 2018 roku, Pracownik zobowiązany jest do zapewnienia niezwłocznego zniszczenia dokumentów niepotrzebnych w taki sposób, aby nie było możliwe odtworzenie zawartych w nich informacji, o ile Polityka Ochrony Danych Osobowych z dnia 18 maja 2018 roku nie przewiduje innego sposobu zadysponowania dokumentów lub nie nakazuje jego pozostawienia lub archiwizacji.
Załącznik nr 5 – Procedura otwierania i zamykania pomieszczeń biurowych
W Fundacji Rozwoju UKSW z dniem 18 maja 2018 roku wprowadza się procedurę otwierania i zamykania pomieszczeń biurowych położonych przy ul. Dewajtis 5, zwaną dalej „Polityką kluczy”.
Procedura otwierania i zamykania pomieszczeń biurowych
Procedura otwierania i przebywania w budynku
Siedzibą Fundacji Rozwoju UKSW jest lokal biurowy znajdujący się przy ulicy Dewajtis 5 w Warszawie, zwany dalej: Lokalem.
Do otwierania oraz zamykania Lokalu uprawnione są osoby wskazane w Załączniku nr 1 do Procedury.
Po otwarciu Lokalu i wyłączeniu systemu alarmowego osoba uprawniona otwiera pomieszczenie, w którym znajduje się skrzynka z kluczami do pozostałych pomieszczeń biurowych. Kluczami do skrzynki metalowej dysponują osoby wymienione w Części 1 Załącznika nr 1 do Procedury, a w przypadku ich nieobecności osoby, o których mowa w Części 2 Załącznika nr 1 do Procedury.
Z pomieszczenia tego pracownicy pobierają klucze do swojego pomieszczenia biurowego i kwitują ich odbiór w ewidencji kluczy.
W przypadku nieobecności osób posiadających klucze główne do budynku, [Właściciel/Członek Zarządu] może upoważnić innego pracownika do otwierania i zamykania lokalu oraz pomieszczeń biurowych.
W razie niemożności otwarcia lub zamknięcia budynku lub pomieszczeń biurowych, pracownik niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie [Właściciela/Członka Zarządu].
W pomieszczeniach biurowych, podczas godzin pracy, gdzie przebywa tylko jeden pracownik, jest on zobowiązany do każdorazowego zamknięcia pomieszczenia w przypadku jego opuszczenia, z wyłączeniem pomieszczeń, które łączą się z pomieszczeniami posiadającymi bezpośrednie wyjście na korytarz, pod warunkiem przebywania w pomieszczeniach innych pracowników.
Przebywanie pracowników w Lokalu po godzinach pracy powyżej 30 minut od zakończenia pracy jest niedozwolone, z zastrzeżeniem lit. i) oraz j) niżej.
Przebywanie pracowników w Lokalu po godzinach pracy lub dni wolne od pracy jest dopuszczalne za zgodą wyrażoną na piśmie lub na podstawie pisemnego polecenia służbowego dyrektora, a w razie jego nieobecności osoby go zastępującej.
Od wymogów określonych w lit. h) wyżej zwolnieni są:
Właściciele/Członkowie Zarządu,
inne osoby upoważnione pisemnie przez [Właściciela/Członka Zarządu].
Procedura włączania i wyłączania systemów alarmowych.
Lokal podlega dozorowi i ochronie polegającej na całodobowym monitorowaniu systemu sygnalizacji alarmowo-włamaniowej oraz systemu sygnalizacji pożarowej przez firmę ochroniarską, na zasadach określonych w Umowach zawartych z tymi podmiotami.
Uprawnienia do włączenia i wyłączenia centralnego systemu alarmowego posiadają upoważnione osoby, wyszczególnione w Załączniku nr 1 w do Procedury. Każda z tych osób posługuje się indywidualnym hasłem dostępu. System każdorazowo rejestruje datę, godzinę oraz osobę dokonującą czynności włączenia i wyłączenia alarmu.
Osoby posiadające hasła dostępu do systemu alarmowego zobowiązane są do zachowania szczególnej ostrożności w trakcie ich używania. Hasła dostępu stanowią tajemnicę służbową. Wykaz kodów alarmowych znajduje się w sejfie, w zamkniętej kopercie.
W przypadku wystąpienia alarmu w Lokalu firma ochroniarska powiadamia, według wskazanej kolejności, jedną z osób wyszczególnionych w Części 3 Załącznika nr 1 do Procedury. Do zadań tej osoby należy umożliwienie służbie patrolowej wejścia do budynku (poza godzinami urzędowania) i w zależności od sytuacji umożliwienie wejścia do pomieszczeń biurowych w celu weryfikacji i usunięcia przyczyn uruchomienia sygnalizacji alarmowej.
Procedura zamykania budynku i pomieszczeń.
Po zakończeniu pracy pracownicy mają obowiązek zamknąć pomieszczenia na klucz, a klucz oddać osobiście osobie sprzątającej, która odnotuje ten fakt w Ewidencji pobierania i zdawania kluczy, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.
Po zakończeniu pracy osoba sprzątająca lub inna osoba wymieniona w Załączniku nr 1 do Procedury ma obowiązek włączyć system alarmowy. Włączenie systemu alarmowego następuje po sprawdzeniu pomieszczeń biurowych, korytarzy oraz pomieszczeń sanitarnych znajdujących się w Lokalu i stwierdzeniu możliwość zamknięcia Lokalu.
Zamknięcie Lokalu następuje nie później niż o godzinie [Godzina]. W uzasadnionych przepadkach, za zgodą [Właściciela/Członka Zarządu] lub osoby go zastępującej godzina zamknięcia może ulec zmianie.
Procedura przechowywania i dysponowania kluczami.
W [Nazwa Kancelarii] prowadzona jest ewidencja pobierania i zdawania kluczy, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Procedury. Ewidencja przechowywana jest w sekretariacie.
Klucze do pomieszczeń biurowych i budynku gospodarczego przechowywane są w [Miejsce przechowania kluczy] skrzynce metalowej, z wyłączeniem kluczy do archiwum.
Osoby dysponujące kluczami zobowiązane są do odpowiedniego zabezpieczenia kluczy przed ich zgubieniem i kradzieżą oraz ewidencji wejść do Lokalu.
W przypadku zagubienia, zaginięcia klucza lub stwierdzenia jego braku pracownik zgłasza ten fakt natychmiast [Osoba uprawniona] i w razie konieczności wydania kluczy zapasowych składa w tej sprawie wniosek.
Wydawanie kluczy zapasowych pracownikowi może odbywać tylko w uzasadnionych sytuacjach za zgodą [Osoba uprawniona].
Klucze zapasowe do poszczególnych pomieszczeń biurowych przechowywane są w skrzynce metalowej znajdującej się w Sekretariacie. Klucz do skrzynki z kluczami zapasowymi posiadają osoby wymienione w Załączniku nr 1 do Procedury.
Zabrania się pracownikom samodzielnego dorabiania kluczy do Lokalu i pomieszczeń biurowych.
Zabrania się pozostawiania kluczy w zamkach od drzwi podczas obecności i nieobecności pracownika w pomieszczeniu biurowym.
Zabrania się udostępniania kluczy osobom nieupoważnionym.
Osoby wyszczególnione w Załączniku nr 1 do Procedury otrzymują stosowne upoważnienia do posiadania kluczy. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik nr 3 do Procedury.
Upoważnienia wpina się do segregatora upoważnień, który znajduje się w Sekretariacie Lokalu.
Do Procedury dołączono następujące Załączniki:
Załącznik nr 1 - Wykaz osób uprawnionych;
Załącznik nr 2 – Ewidencja pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń biurowych;