Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/ibpp2-4512-935-15-icz
Timestamp: 2018-03-18 06:10:22
Legal References Found: art. 14
 art. 112
 art. 112
 art. 2
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112

Document Content:
IBPP2/4512-935/15/ICz | Interpretacja indywidualna
Czy faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej przez Spółkę, wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie ich papierowego wydruku?
IBPP2/4512-935/15/ICzinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015r., poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 października 2015r. (data wpływu 3 listopada 2015r.), uzupełnionym pismem z 22 stycznia 2016r. (data wpływu 28 stycznia 2016r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej przez Spółkę, wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie ich papierowego wydruku – jest prawidłowe.
W dniu 28 października 2015r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej przez Spółkę, wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie ich papierowego wydruku.
Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 22 stycznia 2016r. (data wpływu 28 stycznia 2016r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 11 stycznia 2016r. znak: IBPP2/4512-935/15/ICz.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe (doprecyzowane w ww. piśmie z 22 stycznia 2016r.):
Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia swoim odbiorcom faktury VAT w formie papierowej. W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa możliwość wystawiania i przesyłania zainteresowanym odbiorcom faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.
Od każdego odbiorcy zainteresowanego możliwością otrzymywania faktur elektronicznych Spółka uzyska pisemną akceptację ze wskazaniem adresu e-mail odbiorcy dedykowanego do przyjmowania faktur elektronicznych.
Każdorazowo faktura wystawiona i wysłana odbiorcy w formacie elektronicznym PDF będzie następnie przez upoważnionego pracownika Spółki wydrukowana i w tej postaci stanowić będzie podstawę do dokonania zapisu w rejestrze vat oraz do ujęcia jej w deklaracji VAT.
Faktury sprzedaży wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowego wydruku, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. Format elektroniczny faktur, w którym będą one wystawiane i wysyłane przez Spółkę nie będzie przechowywany. Wyżej wymieniony sposób wystawiania, wysyłania oraz przechowywania faktur elektronicznych sprzedaży będzie stosowany również w odniesieniu do faktur korygujących.
W piśmie uzupełniającym z 22 stycznia 2016r. Wnioskodawca uzupełnił opis sprawy i wyjaśnił co następuje:
I.Wnioskodawca dołoży wszelkiej staranności, by procedura wystawiania, przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących jego kontrahentom w formie elektronicznej, przechowywanych następnie przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
aby zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, przez co rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury Wnioskodawca:
utworzy specjalny adres poczty elektronicznej dedykowany wyłącznie do wysyłania faktur elektronicznych i poinformuje odbiorców faktur elektronicznych, iż wyłącznie z tego adresu będą otrzymywali od Wnioskodawcy faktury elektroniczne,
w konfiguracji poczty elektronicznej będzie stosował opcje potwierdzenia dostarczenia wiadomości do adresata,
zabezpieczy dostęp do w/w adresu poczty elektronicznej hasłami i przydzieli je wyłącznie upoważnionym pracownikom,
zobowiąże upoważnionych pracowników do opatrywania wydrukowanej faktury elektronicznej podpisem wystawiającego oraz adnotacją, że dana faktura jest fakturą elektroniczną.
W przekonaniu Wnioskodawcy, w sytuacji gdy będąc podmiotem dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą i wystawiając na okoliczność dokonania przez siebie dostawy lub wykonania usługi stosowną fakturę sprzedaży lub jej korektę, ma on wystarczającą pewność co do swojej tożsamości jako podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Aby zapewnić integralność treści faktury co oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura Wnioskodawca:
zobowiąże upoważnionego pracownika dokonującego wysyłki, a następnie wydruku faktury elektronicznej do sprawdzania integralności danych zawartych w wysłanej fakturze elektronicznej z danymi zawartymi na jej wydruku i potwierdzenia tego faktu swoim podpisem na wydrukowanej fakturze.
II.Organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na ich żądanie zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur, jednakże wyłącznie do papierowych wydruków tychże faktur, z uwagi na fakt, iż ich formaty elektroniczne nie będą przechowywane (co wskazano we wniosku o interpretację);
III.Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, łącznie z pozostałymi fakturami wystawianymi przez Wnioskodawcę w formie papierowej.
Czy faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej przez Spółkę, wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie ich papierowego wydruku...
Spółka stoi na stanowisku, że będzie mogła przechowywać faktury elektroniczne wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF wyłącznie w formie ich papierowego wydruku.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia swoim odbiorcom faktury VAT w formie papierowej. W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa możliwość wystawiania i przesyłania zainteresowanym odbiorcom faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. Od każdego odbiorcy zainteresowanego możliwością otrzymywania faktur elektronicznych Spółka uzyska pisemną akceptację ze wskazaniem adresu e-mail odbiorcy dedykowanego do przyjmowania faktur elektronicznych. Każdorazowo faktura wystawiona i wysłana odbiorcy w formacie elektronicznym PDF będzie następnie przez upoważnionego pracownika Spółki wydrukowana i w tej postaci stanowić będzie podstawę do dokonania zapisu w rejestrze VAT oraz do ujęcia jej w deklaracji VAT. Faktury sprzedaży wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowego wydruku, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. Format elektroniczny faktur, w którym będą one wystawiane i wysyłane przez Spółkę nie będzie przechowywany. Wnioskodawca dołoży wszelkiej staranności, by procedura wystawiania, przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących jego kontrahentom w formie elektronicznej, przechowywanych następnie przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Odnosząc się do kwestii prawa do stosowania archiwizacji faktur sprzedażowych, wystawianych kontrahentom w formie elektronicznej, wyłącznie w formie papierowej, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W okolicznościach niniejszej sprawy wskazano, że faktury sprzedaży wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowej, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, a ponadto Wnioskodawca dołoży wszelkiej staranności, by procedura wystawiania, przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących jego kontrahentom w formie elektronicznej, przechowywanych następnie przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak wskazano w opisie sprawy aby zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, przez co rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury Wnioskodawca:
Ponadto wskazano, że aby zapewnić integralność treści faktury, co oznacza że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, Wnioskodawca zobowiąże upoważnionego pracownika dokonującego wysyłki, a następnie wydruku faktury elektronicznej, do sprawdzania integralności danych zawartych w wysłanej fakturze elektronicznej z danymi zawartymi na jej wydruku i potwierdzenia tego faktu swoim podpisem na wydrukowanej fakturze.
Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie papierowej a wystawionych w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie papierowej formy archiwizacji.
IBPP2/4512-936/15/MG | Interpretacja indywidualna
IBPP2/4512-917/15/EK | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > IBPP2/4512-935/15/ICz