Source: https://interpretacje-podatkowe.org/podatnik/ilpp4-4512-1-11-16-4-pr
Timestamp: 2018-03-22 19:44:42
Legal References Found: art. 14
 art. 88
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 86
 art. 88
 art. 15
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 86
 art. 88
 art. 88

Document Content:
ILPP4/4512-1-11/16-4/PR | Interpretacja indywidualna
Przechowywanie faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
ILPP4/4512-1-11/16-4/PRinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2015 r. (data wpływu 30 grudnia 2015 r.) uzupełnionym pismem z dnia 15 lutego 2016 r. (data wpływu 18 lutego 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 30 grudnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 15 lutego 2016 r. (data wpływu 18 lutego 2016 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy oraz opłatę.
„A” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej „Spółka”) otrzymuje dużą liczbę faktur papierowych, które obecnie przechowywane są w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Spółka planuje przechowywanie części lub całości dokumentów księgowych w formie elektronicznej (tj. skanów w formacie PDF bez możliwości edycji).
W odniesieniu do formy elektronicznej, poprzez zastosowanie przez Spółkę odpowiedniej procedury, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.
Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), a żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione – skanowane będą bezpośrednio dokumenty księgowe, które trafiły w formie papierowej do Spółki.
Sposób przechowywania plików PDF będzie miał za zadanie nie pozwolenie na modyfikację danych (integralność), co zostanie osiągnięte poprzez zastosowanie przez Spółkę formatu PDF, bez możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Użycie formatu PDF będzie także, zdaniem Spółki, służyć zagwarantowaniu czytelności faktur elektronicznych (upraszczając można stwierdzić, że faktury elektroniczne, gdyby je wydrukować z pliku PDF, będą wyglądały jak faktury w formie papierowej).
Skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Tym samym powyższa procedura będzie polegała na skanowaniu do nieedytowalnego pliku PDF otrzymanej od kontrahenta faktury, bądź innego dokumentu, w jakości mającej zapewnić wyraźny odczyt dokumentu. Następnie skan ten ma zostać zarchiwizowany na nośniku danych z oznaczeniem okresu rozliczeniowego, w którym oryginalny dokument powstał.
W uzupełnieniu wniosku Spółka wskazała, że:
zapewni ona organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, tzn. pracownik organu podatkowego będzie mógł zapoznać się z przechowywanymi przez Spółkę w formie elektronicznej (PDF) dokumentami poprzez czytanie ich na ekranie komputera lub – po wydrukowaniu – na papierze; będzie to zapewniało dostęp porównywalny z dostępem, który organy mają przy pracy z dokumentami papierowymi,
jest ona zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT,
nabywane przez Spółkę towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem VAT,
zaistnieją przypadki, gdy wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r, o podatku od towarów i usług (dalej „ustawa VAT”), które pozbawiają Spółkę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, np. w przypadku usług gastronomicznych czy też usług noclegowych, które Spółka nabywa,
chce ona dokonać odliczenia podatku naliczonego z wszystkich dokumentów zakupowych, z których Spółka zgodnie z ustawą VAT ma prawo odliczyć podatek od towarów usług naliczony.
Czy dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej...
Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej, paragonów oraz innych podobnych dokumentów. Spółka uważa również, że zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, paragonów oraz innych podobnych dokumentów, w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej.
Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Z powołanych przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ze względu na powyższe okoliczności, zdaniem Spółki, przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w papierowej formie, w formie obrazów elektronicznych, tj. skanów, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami, Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Spółkę dokumentów służących za podstawę zwrotu, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, to zdaniem Spółki, nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Spółka planuje przechowywanie części lub całości dokumentów księgowych w formie elektronicznej (tj. skanów w formacie PDF bez możliwości edycji).
Sposób przechowywania plików PDF będzie miał za zadanie uniemożliwienie modyfikacji danych (integralność), co zostanie osiągnięte poprzez zastosowanie przez Spółkę formatu PDF, bez możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu.
Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zatem przechowywanie części lub całości faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) – w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.
Odnosząc się natomiast do przechowywania paragonów i innych podobnych dokumentów należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania tego rodzaju dokumentów w formie elektronicznej.
Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji, pomimo otrzymywania dokumentów w formie papierowej (faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów).
W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w fakturach oraz dokumentach zakupowych, z których Spółka zgodnie z ustawą będzie miała prawo odliczyć podatek od towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W myśl art. 86 ust. 2 ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi:
Jak poinformowała Spółka, jest ona zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT, a nabywane przez nią towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka chce dokonać odliczenia podatku naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów zakupowych, z których zgodnie z ustawą VAT będzie miała prawo odliczyć podatek od towarów usług naliczony. Jednakże zaistnieją przypadki zawarte w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, które pozbawią Spółkę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, tj. nabycie przez nią usług gastronomicznych i usług noclegowych.
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury oraz ww. dokumenty zakupowe przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z wyjątkiem określonych w art. 88 ustawy usług noclegowych i gastronomicznych nabywanych przez Spółkę.
W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji przedmiotowych dokumentów, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.
Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów. Spółka zachowa przy tym prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej fakturach i innych dokumentach zakupowych, z których zgodnie z ustawą będzie miała ona prawo odliczyć podatek od towarów i usług.
IBPP4/4512-14/16/EK | Interpretacja indywidualna
IBPP1/4512-677/15/BM | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Podatnik > ILPP4/4512-1-11/16-4/PR