Source: https://sip.mf.gov.pl/faces/views/szczegoly/szczegoly-interpretacji-indywidualnej.xhtml?dokumentId=534607&poziomDostepu=PUB&indexAccordionPanel=-1
Timestamp: 2020-02-26 10:26:19
Legal References Found: art. 180
 art. 181
 art. 86
 art. 86
 art. 15
 art. 2
 art. 106
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 86
 art. 70
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 88
 art. 88

Document Content:
534607/I
Data wydania: 27-06-2018
Sygnatura: 0111-KDIB3-2.4012.311.2018.2.ASZ
Istota interpretacji: Prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach zakupu dotyczących delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Spółka zauważa, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie jedynie w formie elektronicznej kopii dokumentów otrzymywanych przez Spółkę jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT.
W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak otrzymania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.
Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z dnia 20 września 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”
Podobnie stwierdził również w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., nr 0114-KDIP1- 1.4012.419.2017.2.KOM: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 marca 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN,
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR,
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 października 2016 r., nr 1462-IPPP3.4512.686.2016.l.RD,
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 19 sierpnia 2016 r., nr IPPP2/4512-406/16-4/MT,
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 15 lipca 2016 r., nr ILPP4/4512-1-137/16-3/JN,
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2016 r. nr IBPP2/4512-156/16/KO.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.) zwanej dalej ustawą, fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Z kolei, użyte w ww. przepisie określenie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu – dla celów podatku VAT – powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.
Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa wprowadzenie zintegrowanego systemu rozliczającego delegację oraz wydatki pracownicze. Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie PDF). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, pracownik dokona zniszczenia papierowych wersji dokumentów.
Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych.
W przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej, Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.
Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących rozliczenia delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
W opisanym we wniosku zdarzeniu, procedura przechowywania faktur zakupu dotyczących delegacji służbowych w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala na ich łatwe odszukanie. Ponadto faktury w ramach ww. procedury będą archiwizowane co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zatem należy stwierdzić, że opisana we wniosku procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, będzie zgodna z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego, o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.
W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności zdarzenia należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach wynikających z ustawy o VAT, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie zajdą wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy.