Source: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzienniki-resortowe/wprowadzenie-jednolitego-rzeczowego-wykazu-akt-centralnego-biura-34707213
Timestamp: 2019-07-21 21:06:47
Legal References Found: art. 27
 art. 34
 art.2
 art.2
 art.2
 art.2
 art.2
 art.2
 art.23
 art. 23

Document Content:
Wprowadzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt Centralnego Biura Antykorupcyjnego. - Dz.Urz.CBA.2012.46
Wprowadzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt...
Dz.Urz.CBA.2012.46
w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt Centralnego Biura Antykorupcyjnego
Na podstawie art. 27 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. 2012 poz. 621, 627 i 664), zarządza się co następuje:
§ 1. Wprowadza się do użytku służbowego w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym "Jednolity rzeczowy wykaz akt Centralnego Biura Antykorupcyjnego", stanowiący załącznik do zarządzenia.
§ 2. Materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna, przechowywane w archiwum wyodrębnionym CBA i sklasyfikowane na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego do użytku służbowego zarządzeniem nr 13/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 19 listopada 2007 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie określenia zasad obiegu informacji jawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA Nr 2, poz. 36), nie podlegają przekwalifikowaniu po wejściu w życie niniejszego zarządzenia.
§ 3. Traci moc zarządzenie nr 6/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 8 marca 2007 r. w sprawie określenia zasad obiegu informacji jawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBANr 2, poz. 29 z późn. zm.).
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO
Zasady klasyfikacji i kwalifikacji akt
Wykaz haseł klasyfikacyjnych pierwszego i drugiego rzędu
Szczegółowa klasyfikacja akt
0 - Zarządzanie
1 - Sprawy kadrowe
2 - Środki rzeczowe
3 - Finanse
4 - Działania analityczne i informacyjne
5 - Czynności kontrolne
6 - Czynności operacyjno-rozpoznawcze
7 - Czynności dochodzeniowo-śledcze
Jednolity rzeczowy wykaz akt Centralnego Biura Antykorupcyjnego stanowi niezależną od struktury organizacyjnej oraz od wewnętrznego podziału kompetencji klasyfikację akt powstających w toku działalności Biura oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie realizowane przez jednostki organizacyjne sprawy i zagadnienia, które zostały opisane w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami określającymi temat grupy spraw oraz kategorią archiwalną. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej umożliwia przechodzenie od pojęć ogólnych do szczegółowych.
Jednolity rzeczowy wykaz akt CBA zawiera rubryki o następujących tytułach:
Tworząc wykaz zastosowano system klasyfikacji dziesiętnej oparty na symbolach numerycznych. Wszystkie zagadnienia występujące w działalności CBA podzielono na 8 klas głównych (oznaczonych liczbami jednocyfrowymi), a następnie podzielono na klasy drugiego rzędu. Te z kolei dzielą się na klasy niższych rzędów. Umożliwia to przechodzenie od pojęć ogólnych do szczegółowych.
Hasło klasyfikacyjne
To sformułowanie słowne zagadnienia, któremu odpowiada właściwy symbol klasyfikacyjny. Podstawę podziału klasy stanowi wspólny temat zagadnień i spraw. Każda klasa otrzymuje swoją nazwę, czyli hasło klasyfikacyjne, które jest merytorycznie powiązane z hasłami wyższego i niższego rzędu.
Hasło klasyfikacyjne w większości przypadków nie stanowi bezpośrednio tytułu teczki. Tytuł teczki powinien być adekwatny do jej zawartości. Jeżeli np. hasło klasyfikacyjne obejmuje kilka rodzajów spraw lub dokumentów (np. 0122 - ewidencja główna), należy dla każdego rodzaju założyć odrębną teczkę. Wspólną cechą opisu poszczególnych teczek będzie symbol klasyfikacyjny (np. 0122), a tytuł każdej teczki będzie wskazywał, czego dotyczy dokumentacja.
Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w CBA dzielona jest na dwie kategorie:
1) materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, wieczyście przechowywane, nie podlegające brakowaniu, oznaczone w wykazie akt symbolem "A",
2) dokumentacja niearchiwalna o czasowej wartości praktycznej oznaczana symbolem "B", z tym że:
- symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania1 oznacza się dokumentację, która po upływie tego okresu podlega brakowaniu;
- symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania oznacza się dokumentację, która po upływie tego okresu podlega ekspertyzie wykonywanej w archiwum (ocena ze względu na charakter, treść i wartość archiwalną); w wyniku ekspertyzy teczka może być przekwalifikowana do materiałów archiwalnych, wybrakowana lub okres jej przechowywania może być wydłużony o kolejne lata;
- symbolem "BC" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana i niszczona bezpośrednio w komórkach organizacyjnych, ale za zgodą kierownika archiwum.
Kategoria archiwalna dokumentacji jest odrębna dla komórki macierzystej i innej2. Przy kwalifikowaniu dokumentacji należy dokładnie rozgraniczyć obie komórki, ponieważ dokumenty o tej samej tematyce mogą mieć inną kategorię i inny okres przechowywania.
Umieszczono tu dodatkowe informacje, które mają ułatwić właściwe sklasyfikowanie akt:
- przykłady dokumentów mieszczących się w danej klasie (informacji tych nie należy traktować jako zamkniętego katalogu).
- wyjątki dotyczące kategorii archiwalnej oraz okresu przechowywania,
- komentarz dotyczący sposobu postępowania z dokumentami i inne przydatne wyjaśnienia.
Sposób postępowania w przypadku zagrożenia
W tej rubryce wskazano tryb postępowania z dokumentacją w wypadku zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wystąpienia stanu wyższej konieczności. Użyte symbole oznaczają:
E - dokumentacja podlegająca ewakuacji,
P - dokumentacja, którą należy pozostawić na miejscu,
Z - dokumentacja podlegająca zniszczeniu.
Jeżeli w rubryce występuje tylko jeden symbol oznacza to, że odnosi się on do wszystkich rodzajów dokumentacji w danej klasie. Umieszczenie kolejnych symboli oznacza, że dotyczą one wymienionych w uwagach wyjątków (są umieszczone na tej samej wysokości wiersza).
1 Okres przechowywania liczony jest w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy, a więc po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla instytucji oraz dla celów kontrolnych.
2 Komórka macierzysta to komórka ostatecznie opracowująca pod względem merytorycznym sprawę i posiadająca całość związanych z tym akt. Komórka inna to komórka wykonująca pomocnicze czynności w sprawie lub otrzymująca egzemplarze akt do wiadomości.
Symbol klasyfikacji Hasło klasyfikacyjne
00 Organy kolegialne CBA
02 Akty normatywne, pomoc prawna
04 Teleinformatyka
05 Skargi, wnioski i inne zgłoszenia w sprawach wewnętrznych
06 Wydawnictwa. Komunikacja społeczna
07 Współdziałanie krajowe
09 Kontrola i audyt wewnętrzny
10 Przepisy dotyczące spraw kadrowych
11 Nawiązanie, przebieg i rozwiązanie stosunków służby/pracy
13 Bezpieczeństwo, higiena i dyscyplina służby/pracy
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe
15 Sprawy socjalno-bytowe, ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
20 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
21 Inwestycje i kapitalne remonty
22 Administrowanie i eksploatowanie obiektów w dyspozycji CBA
25 Łączność
26 Gospodarka energetyczna
27 Zamówienia publiczne
30 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki finansowej
31 Systemy ewidencji i plan kont
33 Budżet, finanse. Działalność pozabudżetowa
34 Płace i wynagrodzenia
35 Fundusze specjalne
36 Inwentaryzacja
37 Dyscyplina budżetowa
4 DZIAŁANIA ANALITYCZNE I INFORMACYJNE
40 Przepisy dotyczące czynności analityczno-informacyjnych
41 Działalność analityczna
42 Czynności przedkontrolne o charakterze analityczno-informacyjnym
43 Zgłoszenia, informacje i sygnały zewnętrzne
44 Wymiana informacji
5 CZYNNOŚCI KONTROLNE
50 Przepisy dotyczące czynności kontrolnych
51 Roczne plany kontroli
52 Kontrole planowe
53 Kontrole doraźne
54 Współdziałanie z komórkami kontrolnymi delegatur CBA
55 Dokumentacja pomocnicza postępowań kontrolnych
6 CZYNNOŚCI OPERACYJNO-ROZPOZNAWCZE
60 Przepisy dotyczące czynności operacyjno-rozpoznawczych i techniki operacyjnej
61 Dokumentowanie czynności operacyjno-rozpoznawczych
62 Zagadnienia techniki operacyjnej
7 CZYNNOŚCI DOCHODZENIOWO-ŚLEDCZE
70 Przepisy dotyczące czynności dochodzeniowo-śledczych
71 Dokumentowanie czynności dochodzeniowo-śledczych
72 Dokumentowanie czynności procesowych w sprawach prowadzonych przez inne podmioty
Symbol klasyfikacji Hasło klasyfikacyjne Kat. arch.
Uwagi Spwpz *
macierz. innej
000 Narady i odprawy służbowe kierownictwa CBA A BC Np. porządek obrad, listy obecności, referaty i opracowania sporządzone specjalnie na posiedzenie, głosy w dyskusji i inne wystąpienia, wnioski, protokoły, sprawozdania i relacje. E
- materiały pomocnicze do przygotowania posiedzeń i opracowań zbiorczych - kat. B5, Z
- projekty dokumentów - kat. B3. Z
001 Narady, odprawy w jednostkach, komórkach organizacyjnych CBA A BC Np. protokoły, sprawozdania, wnioski i relacje z ich realizacji. E
002 Komisje, zespoły CBA
0020 Stałe A BC Np. porządek obrad, listy obecności, referaty i opracowania sporządzone specjalnie na posiedzenie, głosy w dyskusji i inne wystąpienia, wnioski, protokoły, sprawozdania i relacje. Dla każdej komisji/zespołu zakłada się odrębną teczkę. E
0021 Doraźne BE5 BC Np. porządek obrad, listy obecności, referaty i opracowania sporządzone specjalnie na posiedzenie, głosy w dyskusji i inne wystąpienia, wnioski, protokoły, sprawozdania i relacje. Dotyczy także grup roboczych. E
003 Udział w zewnętrznych organach kolegialnych BE5 BC P
- własne wystąpienia, opinie dotyczące CBA - kat. A. E
004 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych BC BC Np. zawiadomienia, zaproszenia, pisma okolicznościowe, materiały informacyjne o krótkotrwałym znaczeniu. P
010 Organy nadrzędne i współdziałające B5 BC Np. ustawy, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczych i inne informacje o tych jednostkach. Z
011 Organizacja CBA
0110 Podstawy prawne działania A BC E
- dokumentacja pomocnicza - kat. BC. Z
0111 Struktura i zakres działania A BC Np. statut, schematy i zarządzenia organizacyjne, regulaminy organizacyjne i ich zmiany, zakresy działania. E
- pełnomocnictwa i upoważnienia do podejmowania decyzji w imieniu Szefa (okres przechowywania liczy się od daty utraty ważności upoważnienia) - kat. BE25. E
- upoważnienia do odbioru poczty, kluczy, do kontroli, do dostępu do zbiorów informacji itp. - kat. B5 Z
- korespondencja - kat. B5 Z
0112 Organizacja działania jednostek organizacyjnych CBA BE5 BC Np. wytyczne, zalecenia, ustalenia i inne doraźne zarządzenia administracyjne nie mające znaczenia normatywnego kierowników jednostek i komórek organizacyjnych w zakresie realizacji zadań służbowych oraz informacje dotyczące zmian organizacyjnych. E
0113 Przekształcanie i likwidacja jednostek, komórek organizacyjnych BE20 BC Np. koncepcje zmian, przeglądy, opracowania dotyczące działalności. E
012 Obsługa kancelaryjna
0120 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
- przepisy zewnętrzne - kat. B10. Z
0121 Ewidencja pieczęci i stempli, referentek oraz ich odcisków A - Wyjątki: E
- protokoły zdawczo-odbiorcze - kat. B10,
- korespondencja i ewidencja cząstkowa - kat. B5.
Dokumenty dotyczące zamówień i realizacji - przy klasie 2 "środki rzeczowe".
0122 Ewidencja główna A - Np. rejestry dokumentacji, dzienniki ewidencji i inne (rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, dziennik ewidencji wykonanych dokumentów), rejestry nośników informacji. E
0123 Ewidencja dokumentów korespondencji wchodzącej i wychodzącej BE10 - Np. dzienniki korespondencyjne, skorowidze, rejestry. Okres przechowywania dzienników korespondencji liczy się od daty rozliczenia ostatniego dokumentu. E
0124 Ewidencja pomocnicza B5 BC Np. dzienniki podawcze, książki doręczeń, wykazy przesyłek otrzymanych i nadanych, dowody doręczeń i opłat pocztowych, książki ewidencji szyfrofaksowej, książki kontrolne urządzenia kopiującego dokumenty niejawne, rejestry upoważnień, protokoły zdawczo-odbiorcze dokumentów.
- rejestry dotyczące urządzeń identyfikujących (legitymacji, kart magnetycznych, "pastylek Dallas") - kat. BE10
- rejestr szyfrów, plomb, depozytów i inne, karty RWD - kat. BC.
Po utracie ważności legitymacje niszczy się protokolarnie. Dokumentację dotyczącą zagubienia legitymacji włącza się do akt osobowych.
0125 Protokoły brakowania i niszczenia dokumentów niearchiwalnych kat. BC B30 B30 Jeden egz. protokołów brakowania i zniszczenia dokumentów kat. BC pozostaje u wytwórcy. P
0126 Korespondencja o charakterze kancelaryjno-manipulacyjnym BC BC Np. pisma przewodnie bez załączników, informacje o krótkotrwałym znaczeniu, zawiadomienia, wezwania, kopie, protokoły rozbieżności, uszkodzenia przesyłki. Z
013 Obsługa Archiwum
0130 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu obsługi archiwalnej A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
0131 Ewidencja zasobu archiwalnego. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych A A Np. spisy zdawczo-odbiorcze, rejestry spisów zdawczo-odbiorczych, dzienniki archiwalne, rejestry wypożyczeń, rejestry kopiowanych dokumentów, spisy akt przekazanych do innych instytucji. E
- rejestry pomocnicze - kat. B5. Z
Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego i dokument, na podstawie którego przekazano akta do archiwum pozostaje u wytwórcy lub jego prawnego następcy.
0132 Przyjmowanie, opracowywanie i porządkowanie akt B5 BC Np. korespondencja, wskazówki o charakterze technicznym. P
0133 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej A A Np. protokoły, spisy, zezwolenia na brakowanie dokumentacji kategorii B. E
0134 Udostępnianie i wypożyczanie akt, ewidencja B5 BC Np. upoważnienia, korespondencja dotycząca udostępniania i wypożyczania akt do celów służbowych (także sądom i prokuraturom), wydawanie uwierzytelnionych kopii.
- monity - kat. B3. Z
0135 Kwerendy archiwalne BE10 BC Np. korespondencja, informacje sporządzone na podstawie akt. Dotyczy zasobu własnego i w innych archiwach. Z
0136 Skontrum dokumentacji w archiwum A BC Np. decyzje, protokoły, wyjaśnienia, oświadczenia. E
0137 Zagubienie, utrata, uszkodzenie dokumentacji BE5 BC Wyjątek:
- sprawy dotyczące trwałej utraty dokumentacji - kat. A.
0138 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum BE5 BC P
014 Zbiory biblioteczne w jednostkach organizacyjnych CBA
0140 Ewidencja zbiorów bibliotecznych, skontrum B50 - Np. katalogi, inwentarze oraz inne rejestry nabytków i ubytków.
- ewidencja pomocnicza - kat. B5.
0141 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B10 BC Np. dokumentacja dotycząca zakupów, prenumeraty, darów, wymiany. P
0142 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B3 BC Wyjątek:
- rewersy - kat. BC.
0143 Zagubienie, utrata, zniszczenie B10 BC Np. protokoły, szacowanie wartości. P
015 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych
0150 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych w CBA A BC Także wyjaśnienia, opinie, interpretacje. E
0151 Organizacja systemu ochrony informacji niejawnych BE10 BC Np. plany ochrony informacji niejawnych, decyzje. E
- analizy i oceny roczne - kat. A, E
- materiały pomocnicze np. pisma informacyjne, notatki - kat. B5, Z
Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych - przy klasie 044, obsługa kancelaryjna - przy klasie 012, akta postępowań sprawdzających - przy klasie 016.
0152 Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych, fizyczna ochrona informacji niejawnych BE5 BC Np. wnioski o utworzenie, likwidację stanowisk, wnioski o zmianę na stanowisku rejestracji, protokoły z likwidacji stanowisk rejestracji. E
- inwentaryzacja dokumentów, wykazy dokumentów - kat. B5, E
- kontrole pomieszczeń i zabezpieczeń - kat. B5, E
- protokoły z otwarcia pomieszczeń, szaf, uruchomienia komputerów, nośników informacji - kat. B3. Z
0153 Klasyfikowanie informacji niejawnych, zmiana, zniesienie klauzul. B10 BC Np. decyzje, notatki, wyjaśnienia, korespondencja. Z
0154 Zwolnienie od obowiązku zachowania tajemnicy państwowej i służbowej BE10 BC E
0155 Naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych B5 BC Np. meldunki, notatki, materiały z postępowań wyjaśniających, materiały dotyczące utraty lub zagubienia dokumentów. E
016 Dostęp osób do informacji niejawnych
0160 Stanowiska, rodzaje prac związanych z dostępem do informacji niejawnych B5 BC Np. wykazy, zestawienia, kartoteki, upoważnienia do wykonywania czynności kancelaryjnych . E
0161 Postępowania sprawdzające BE20 BC Np. teczki postępowań sprawdzających, kontrolnych, odwoławczych, skargowych. E
- teczki postępowań umorzonych kandydatów nieprzyjętych do służby/pracy - kat. BE5,
- korespondencja związana z postępowaniami sprawdzającymi - kat. B5,
Decyzje dotyczące konkretnych osób włącza się do ich akt osobowych - przy klasie 120.
0162 Ewidencja postępowań sprawdzających BE50 BC Np. rejestry teczek postępowań sprawdzających, kontrolnych, umorzonych, odwoławczych, skargowych, wydanych poświadczeń bezpieczeństwa, wykazy osób posiadających ważne poświadczenie bezpieczeństwa (z art. 34 ustawy o ochronie informacji niejawnych), skorowidze, rejestry, inwentarze. E
0163 Korespondencja manipulacyjna B5 BC Np. kopie poświadczeń bezpieczeństwa wydanych przez inne organa, wykazy kandydatów do służby i funkcjonariuszy przyjętych do służby. Z
017 Ochrona danych osobowych
0170 Dokumentacja zbiorów danych osobowych i ich przetwarzania BE10 BC Np. wnioski o utworzenie, weryfikację, usuwanie danych osobowych, analizy ryzyka.
- ewidencja osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych - kat. B10,
Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych - przy klasie 044.
0171 Ochrona danych osobowych funkcjonariuszy i pracowników B5 BC Z
0172 Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych B5 BC Np. notatki, materiały z czynności wyjaśniających. E
02 Akty normatywne, pomoc prawna Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej aktu prawnego. Dla każdego rodzaju normatywów (zarządzeń, decyzji itp.) zakłada się odrębne teczki.
020 Zbiór aktów prawnych zewnętrznych, ewidencja B10 BC P
- rejestry - kat. B15, P
- przepisy Rady Ministrów (niepublikowane) dotyczące CBA - kat. A. E
021 Zbiory aktów prawnych wewnętrznych, ewidencja Np. komplet podpisanych zarządzeń, decyzji, wytycznych, pism okólnych, instrukcji, porozumień oraz ich rejestry.
Rozpoczęcie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu - we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu.
0210 Szefa CBA A BC E
0211 Kierowników jednostek organizacyjnych CBA BE30 BC Wyjątek:
- rejestry - kat. B35.
0212 Zbiory aktów wewnętrznego kierowania, nie będących aktami prawnymi BE10 BC Np. upoważnienia, pełnomocnictwa (prawne, reprezentacyjne), także akta kierowników komórek organizacyjnych. E
022 Pomoc prawna
0220 Działalność legislacyjna B10 BC Np. projekty aktów prawnych, propozycje uregulowań, uwagi jednostek organizacyjnych, uzgodnienia. E
- projekty aktów prawnych nie dotyczących CBA wraz z towarzyszącą im dokumentacją - kat. B5. P
0221 Interpretacje, wykładnie przepisów prawnych wewnętrznych, analizy stanu prawnego A BC E
- interpretacje, wykładnie przepisów prawnych zewnętrznych oraz analizy stanu prawnego o krótkotrwałym znaczeniu - kat. B5. P
023 Sprawy sądowe, ugody, umowy A BC Wyjątek:
- pełnomocnictwa procesowe - kat. B5.
030 Przepisy dotyczące planowania i sprawozdawczości A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
031 Plany wieloletnie i sprawozdania z ich wykonania A BC Wersje ostateczne. E
- projekty, uwagi do planów i sprawozdań korespondencja - kat. B5. Z
032 Plany roczne i sprawozdania z ich wykonania
0320 Zbiorcze A BC Wyjątek:
- materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B5.
0321 Jednostek organizacyjnych A BC Wyjątek:
0322 Komórek organizacyjnych BE5 - Wyjątek:
- materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B3.
Brakowanie po stwierdzeniu, że zbiorczy dokument dotyczący jednostki organizacyjnej został złożony do archiwum.
033 Plany i sprawozdania okresowe B5 BC Jeżeli całoroczną działalność obejmuje sprawozdanie za czwarty kwartał, wówczas zalicza się je odpowiednio do klasy 0320, 0321, 0322. Do kat. A kwalifikuje się plany i sprawozdania okresowe, gdy brak opracowań rocznych. E
034 Opracowania statystyczne okresowe A BC E
- cząstkowe - kat. B5. Z
035 Publikacje statystyczne spoza CBA, formularze BC BC P
036 Udostępnianie danych statystycznych A BC E
040 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
041 Rozwój, budowa, wdrażanie, eksploatacja systemów teleinformatycznych BE10 BC Np. opracowania, akty wykonawcze, koncepcje, specyfikacje wymagań, uzgodnienia, oferty, zlecenia, umowy, prezentacje, projekt techniczny, dokumentacja techniczna, kody źródłowe programów, schematy systemów, materiały z posiedzeń Komitetu Sterującego i zespołów roboczych, dokumentacja wdrożeniowa systemów teleinformatycznych, protokoły odbioru, harmonogram prac, oceny ich działania. E
042 Dyski i nośniki informatyczne BE10 BC Np. nośniki i dyski w użyciu z danymi i programami, nośniki i dyski z zabezpieczeniami danych. E
- nośniki z oprogramowaniem licencjonowanym - BE5. Z
043 Sieć teleinformatyczna CBA
0430 Budowa sieci teleinformatycznej CBA BE10 BC Np. dokumentacja techniczna sieci, wydruki, schematy. E
0431 Adresacja i parametry techniczne sieci B10 BC Np. dokumentacja adresacji i parametrów sieci, ustawienia urządzeń sieciowych. E
0432 Obsługa techniczna i eksploatacyjna sieci BE5 BC Np. instrukcje, książki, wydruki kontrolne z eksploatacji sieci. Z
0433 Dokumentacja i korespondencja z instytucjami oraz operatorami sieci BE10 BC Np. umowy, ustalenia porozumienia, protokoły, korespondencja, uzgodnienia. E
044 Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych
0440 Standardy ochrony i bezpieczeństwa BE5 BC E
0441 Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieci teleinformatycznych BE20 BC Np. certyfikaty służb ochrony państwa, świadectwa, licencje, atesty, pozwolenia, dokumentacja. E
0442 Procedury bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych BE20 BC Np. procedury awaryjne, zasilania i archiwizowania danych oraz ich odtworzenia. E
0443 Udostępnianie i przetwarzanie danych B5 BC Np. instrukcje, książki, wydruki kontrolne z eksploatacji systemu (m.in. wyniki sprawdzeń w bankach danych), materiały pomocnicze. Z
- wyniki badań - kat. A, E
- wydruki komputerowe uszkodzone - kat. BC, Z
0444 Ochrona kryptograficzna i szyfrowanie BE20 BC Np. dokumentacja dotycząca mechanizmów ochrony zastosowanych dla każdego systemu. E
0445 Hasła do systemów BC BC Np. polityka haseł, hasła administracyjne do systemów. E
045 Eksploatacja systemów i urządzeń teleinformatycznych i łączności
0450 Zakup i uruchomienie sprzętu BE5 BC Np. oferty, umowy, gwarancje.
Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy.
0451 Dokumentacja eksploatacyjna BE5 BC Np. instrukcje, książki obsługi, wnioski o usunięcie awarii, zmiany konfiguracji, wnioski o wydanie urządzenia. P
0452 Uprawnienia dostępu do systemów i baz danych BE10 BC Np. dokumentacja, wypełnione i zaakceptowane wnioski, nadanie i odebranie praw dostępu, pisma w sprawie utworzenia adresu e-mail, itp. P
- rejestr użytkowników - kat. B3.
0453 Ewidencja teleinformatyczna BE10 BC Np. protokoły, dokumenty przekazania sprzętu, serwisowania, zniszczenia itp. P
046 Standardy rozwoju teleinformatyki, zakupy teleinformatyczne
0460 Standardy i informacje dotyczące systemów teleinformatycznych, oprogramowania i sprzętu BE5 BC Np. opracowania własne, standardy i inne informacje dotyczące systemów sprzętu i oprogramowania CBA. Z
0461 Dokumentacja do specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla sprzętu i systemów teleinformatycznych BE10 BC Np. projekty techniczne, rysunki, załączniki do SIWZ. P
050 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wniosków A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
Przepisy zewnętrzne - kat. B10. Z
051 Ewidencja skarg i wniosków A BC Także korespondencja pomocnicza. E
052 Skargi BE10 BC E
053 Wnioski BE10 BC E
054 Inne zgłoszenia w sprawach wewnętrznych BE10 BC E
055 Analizy, oceny, kontrola prawidłowości rozpatrywania skarg i wniosków BE10 BC E
060 Wydawnictwa
0600 Polityka wydawnicza A BC Np. plany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematyki. E
0601 Wydawnictwa własne A BC E
- niewykorzystane artykuły, materiały pomocnicze - kat. BC. Na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe i kolejne numery periodyków prowadzi się odrębną teczkę. Z
0602 Udział w wydawnictwach obcych B5 BC Z
061 Komunikacja społeczna
0610 Informacje własne o działalności CBA dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne BE10 BC Np. oświadczenia dla mediów publikowane na stronach internetowych. E
0611 Informacje zewnętrzne o działalności CBA BE10 BC Np. wycinki prasowe, komunikaty. E
0612 Wywiady z kierownictwem CBA i konferencje prasowe rzecznika prasowego CBA BE10 BC Np. odpowiedzi na krytykę prasową. E
0613 Działalność informacyjno-edukacyjna B3 BC P
062 Udostępnianie informacji publicznej B10 BC P
070 Przepisy dotyczące współdziałania z innymi jednostkami organizacyjnymi A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
071 Współdziałanie z parlamentem BE10 BC Interpelacje i zapytania poselskie oraz interwencje i wystąpienia senatorów - przy klasie 424. E
072 Współdziałanie z Kancelarią Prezydenta BE10 BC E
073 Współdziałanie z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów BE10 BC E
074 Współdziałanie z Kolegium do Spraw Służb Specjalnych BE10 BC E
075 Współdziałanie z ministerstwami i urzędami centralnymi
0750 Współdziałanie z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych BE10 BC E
0751 Współdziałanie z ABW, AW, SKW, SWW BE10 BC E
0752 Współdziałanie z pozostałymi ministerstwami i urzędami centralnymi BE10 BC E
076 Współdziałanie z prokuraturami i sądami BE10 BC E
077 Współdziałanie z innymi urzędami i instytucjami, podmiotami gospodarczymi oraz organizacjami pozarządowymi BE10 BC Dotyczy także współpracy z placówkami naukowymi. E
078 Współdziałanie między jednostkami organizacyjnymi CBA B3 BC Dotyczy ustaleń ogólnych, konkretne sprawy umieszcza się w klasach merytorycznych. P
079 Reprezentacja B3 BC Np. zaproszenia, zawiadomienia, podziękowania, seryjne materiały informacyjne.
- w przypadku instytucji i osób szczególnie ważnych - kat. BE5.
080 Zasady współpracy
0800 Przepisy dotyczące współpracy z zagranicą A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
0801 Plany współpracy BE5 BC Np. plany wizyt. Z
0802 Umowy i porozumienia A BC E
- projekty umów, materiały przygotowane w związku z negocjacjami - kat. BE10, E
- dokumentacja pomocnicza - kat. B3. Z
0803 Konferencje, sympozja, szkolenia, spotkania A BC
Wyjątki: E
- dokumenty dotyczące spotkań przedstawicieli poszczególnych komórek organizacyjnych CBA z przedstawicielami zagranicznych organów i instytucji - kat. BE10. E
- materiały dotyczące obsługi - kat. B3. Z
081 Zagraniczne wyjazdy służbowe, przyjazdy delegacji zagranicznych
0810 Obsługa związana z przygotowaniem realizacji wyjazdu przedstawicieli CBA i przyjazdu gości z zagranicy B5 BC Np. wykazy pracowników delegowanych za granicę, preliminarze, programy pobytu, materiały przygotowane w związku z pobytem delegacji, zakwaterowanie, uzgodnienia robocze. Z
0811 Sprawozdania z wyjazdów służbowych za granicę, przyjazdów delegacji zagranicznych BE10 BC E
082 Reprezentacja BC BC Np. życzenia, gratulacje, wystąpienia okolicznościowe podziękowania.
09 Kontrola i audyt wewnętrzny Nie dotyczy zewnętrznych kontroli merytorycznych prowadzonych przez CBA.
090 Przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej, audytu Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
091 Kontrole
0910 Kontrole zewnętrzne w CBA A B5 Np. plany, protokoły, zalecenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń. E
- techniczna obsługa kontroli - kat. B3. Z
Akta każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce.
0911 Kontrole wewnętrzne dotyczące działalności jednostek/komórek organizacyjnych A B5 Wyjątek:
- protokoły z kontroli doraźnych i z kontroli sprawdzających - kat. BE15.
0912 Kontrole wewnętrzne zarządzane przez kierownika jednostki/komórki org. we własnej jednostce/komórce org. BE5 B5 Wyjątek:
kontrola przeciwpożarowa, bezpieczeństwa i higieny pracy/służby, uzbrojenia itp. - kat. B5.
0913 Kontrola i monitorowanie projektów realizowanych z udziałem funduszy UE B15 BE5 P
0914 Kontrola dostępu do zbiorów informacji i danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych oraz bezpieczeństwa systemów informatycznych i teleinformatycznych B15 BE5 E
0915 Ewidencja kontroli B10 - Np. książka kontroli jednostki, rejestr upoważnień do kontroli.
- inne rejestry pomocnicze w zakresie działań kontrolnych - kat. B5.
092 Czynności wyjaśniające pokontrolne B10 BC E
093 Audyt wewnętrzny
0930 Akta stałe audytu A BC Np. analiza ryzyka, procedury audytu wewnętrznego, oceny funkcjonowania audytu, upoważnienia. E
0931 Akta bieżące audytu A BC Np. dokumentacja dotycząca poszczególnych zadań audytowych i czynności doradczych, upoważnienia, oświadczenia pracowników, korespondencja. Każde zadanie audytowe stanowi odrębną sprawę. E
094 Kontrola zarządcza A BC E
10 Przepisy dotyczące spraw kadrowych A BC Także interpretacje, opinie prawne. E
110 Zapotrzebowanie, nabór i badania kandydatów do służby i pracy w CBA
1100 Limity etatowe i nabór kandydatów B5 BC Z
- oferty kandydatów - kat. BE5, E
- dokumentacja kandydatów nieprzyjętych - kat. BE5,
Oferty przyjętych do służby/pracy odkłada się do akt osobowych przy klasie 120. Dokumentację posiedzeń komisji kwalifikacyjnej klasyfikuje się przy klasie 002.
1101 Badania B3 BC Kategoria obejmuje badania psychologiczne, poligraficzne i lekarskie.
- ewidencja dotycząca badań - kat. B50.
Okres przechowywania dokumentacji badań funkcjonariuszy i pracowników liczy się od daty odejścia z CBA.
111 Obsługa zatrudnienia
1110 Awanse, podwyższenia uposażenia, dodatków, delegowania, przeniesienia, skierowania na badania lekarskie, zakończenia stosunku służby/pracy itp. B5 BC Akta dotyczące konkretnych funkcjonariuszy/pracowników odkłada się do ich akt osobowych przy klasie 120. Z
1111 Oświadczenia o stanie majątkowym B5 BC Z
- rejestr - kat. B15. E
112 Prace zlecone
1120 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne BE50 BC E
1121 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne B5 BC Z
1122 Ewidencja prac zleconych i zezwoleń na wykonywanie pracy dodatkowej B5 BC Z
113 Wykazy etatów A - E
114 Sprawy wojskowe osób zatrudnionych BE5 BC Reklamacje funkcjonariuszy/pracowników z wojska włącza się do akt osobowych przy klasie 120. Z
120 Akta osobowe funkcjonariuszy i pracowników BE50 BC Dla każdego funkcjonariusza/pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: podanie o przyjęcie do służby/pracy, kwestionariusz, świadectwa i dyplomy, decyzje personalne, zakres obowiązków i odpowiedzialności, opinie służbowe, zaświadczenia ze szkoleń wewnętrznych, zobowiązanie do zachowania tajemnicy itd. E
121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B50 - Np. spisy, księgi, skorowidze, karty personalne. E
122 Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych B5 BC Z
123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, świadectwa pracy - wydawanie, ewidencja B3 BC Świadectwa pracy/służby odkłada się do akt osobowych przy klasie 120. Z
124 Nagradzanie, odznaczanie
1240 Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne B5 BC Wyjątek:
- wnioski wycofane, załatwione negatywnie oraz obsługa administracyjno-techniczna - kat. BC.
Postanowienia o nagrodach, wyróżnieniach odkłada się do akt osobowych przy klasie 120.
1241 Odznaczenia państwowe i inne BE10 BC Wyjątek:
- wnioski wycofane, załatwione negatywnie oraz obsługa administracyjno-techniczna kat. BC.
Wnioski, opinie odkłada się do akt osobowych przy klasie 120.
125 Odpowiedzialność dyscyplinarna i porządkowa
1250 Czynności wyjaśniające B10 BC Z
1251 Postępowanie dyscyplinarne B10 BC Z
- rejestr - kat. B15, E
- akta postępowań umorzonych - kat. B3. Z
Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa.
1252 Pozostała dokumentacja dotycząca czynności wyjaśniających i postępowań dyscyplinarnych B3 BC Np. materiały pomocnicze, które nie wchodzą w skład akt postępowań, w tym korespondencja. Z
1253 Odpowiedzialność porządkowa i majątkowa pracowników i funkcjonariuszy B10 BC Z
1254 Inne działania z zakresu utrzymania dyscypliny służbowej B5 BC Np. analizy stanów faktycznych, wytyczne, wnioski. Z
130 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy/służby B5 BC Np. analizy, oceny stanu bezpieczeństwa i warunków służby/pracy. P
131 Wypadki BE10 BC Wyjątek:
- dokumentacja dotycząca wypadków zbiorowych, śmiertelnych i skutkujących trwałym inwalidztwem - kat. A.
Dotyczy wypadków przy pracy, w służbie, w drodze do i z pracy, do i ze służby.
132 Profilaktyka B10 BC Dokumentacja w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w służbie/pracy. Z
133 Praca w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia BE10 BC Np. dokumentacja dotycząca przyznawania urlopów dodatkowych, wnioski, decyzje, oceny ryzyka zawodowego.
- rejestr czynników szkodliwych - kat. B40.
134 Dyscyplina służby/ pracy
1340 Dowody obecności w pracy BE5 BC Np. listy obecności, ewidencja wyjść, ewidencje godzin pracy w ponadnormatywnym czasie, wykazy zmian godzin pracy.
- grafiki dyżurów - kat. BC.
1341 Absencje w pracy BE5 BC Np. zwolnienia lekarskie, usprawiedliwienia nieobecności. Z
1342 Delegacje służbowe B3 BC Także rejestr.
Plany, sprawozdania merytoryczne - do odpowiednich klas tematycznych. Rozliczenia finansowe - przy klasie 3.
1343 Urlopy B5 BC Dokumentację dotyczącą urlopów macierzyńskich, ojcowskich i wychowawczych włącza się do akt osobowych przy klasie 120. Z
140 Programy i roczne plany szkoleń BE10 BC E
141 Szkolenia BE10 BC E
- dokumentacja dot. szkoleń doskonalących, również w zakresie ochrony informacji niejawnych i danych osobowych - kat. B5, Z
- dokumentacja manipulacyjna - kat. B5, Z
- listy uczestników szkoleń - kat. BC. Z
- rejestry ze szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych i danych osobowych - kat. B10 Z
142 Studia i szkolenia indywidualne organizowane przez instytucje zewnętrzne B5 BC Wyjątek:
- rejestr zawartych umów szkoleniowych - kat. BE10.
Dokumentacja dotycząca studiów finansowanych przez CBA, wyrażanej zgody na studia, indywidualnie finansowanych kursów i szkoleń - jest włączana do akt osobowych przy klasie 120.
143 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych BE5 BC Z
150 Sprawy socjalno-bytowe
1500 Świadczenia w ramach zakładowego funduszu socjalnego B10 BC Np. dokumentacja dotycząca zapomóg, dopłat do wczasów, obozów, kolonii, biletów. Z
1501 Zaopatrzenie rzeczowe funkcjonariuszy/ pracowników B5 BC Z
1502 Opieka nad funkcjonariuszami/ pracownikami BE5 BC Np. wnioski o zapomogi (bezzwrotne).
Dotyczy także opieki nad rencistami, emerytami, dziećmi.
1503 Pomoc w zakresie zaspakajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy B5 BC Z
1504 Koleżeńska Kasa Oszczędnościowo- Pożyczkowa B10 BC Dokumentacja księgowa. P
- materiały z posiedzeń - kat. B3. P
151 Ubezpieczenie osobowe
1510 Interpretacje przepisów ubezpieczeniowych B5 BC Np. wyjaśnienia i instrukcje ubezpieczycieli. P
1511 Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne B10 BC Np. dokumentacja zgłoszeniowa do ZUS, NFZ (kopie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i kopie dokumentów zmieniających), deklaracje rozliczeniowe składek miesięcznych ZUS, listą wypłat zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych.
Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej.
1512 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 BC Np. rejestry. Z
1513 Zasiłki B5 BC Np. dowody uprawnień do zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych. P
1514 Emerytury i renty B10 BC Np. wyliczenia, interwencje, zażalenia.
Wnioski dotyczące wysokości świadczeń, cofnięcia świadczeń odkłada się do akt osobowych przy klasie 120.
1515 Ubezpieczenia zbiorowe B10 BC Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej. E
152 Opieka zdrowotna
1520 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej BE10 BC P
1521 Dokumentacja medyczna w zakresie medycyny pracy BE20 BC E
1522 Opieka psychologiczna B3 - Np. konsultacje, opinie, oceny dotyczące predyspozycji do określonego rodzaju służby. Okres przechowywania liczy się od daty odejścia funkcjonariusza/pracownika z CBA. Z
20 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
210 Dokumentacja techniczna i prawna B - Okres przechowywania u użytkownika - przez cały czas eksploatacji obiektu. E
211 Przygotowanie, realizacja i odbiór inwestycji i kapitalnych remontów, nadzór inwestorski nad inwestycjami i remontami B10 BC Np. umowy, harmonogramy robót, narady, rozliczenia z wykonawcami, materiały opisowe i informacje o realizacji inwestycji, oceny stanu technicznego obiektu. E
220 Administracja obiektami
2200 Nabywanie i zbywanie nieruchomości A BC Dokumentacja prawna i techniczna dotycząca nabycia, zbycia, użytkowania wieczystego, a także najmu.
- najem, użyczenie - kat. BE5,
Okres przechowywania u użytkownika - cały okres eksploatacji obiektu. Okresy przechowywania liczy się od daty przekazania, zbycia, utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu, wynajmu, użyczenia.
2201 Przydział i najem lokali BE10 BC Np. umowy o najem lokali
Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu
221 Eksploatacja obiektów i pomieszczeń
2210 Bieżące przeglądy techniczne budynku BE5 BC E
2211 Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, pomieszczeń B5 BC Z
2212 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, pomieszczeń B5 BC Np. dokumentacja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, ogrzewania, wywozu śmieci, utrzymania czystości, dekorowania. Z
2213 Eksploatacja obiektów specjalnych BE10 BC E
222 Podatki i opłaty publiczne B10 BC Np. deklaracje, wymiary podatkowe. P
223 Działania ochronne
2230 Ochrona i zabezpieczenie obiektów oraz osób BE10 BC Np. dokumentacja dotycząca stref ochronnych, materiały dotyczące organizacji służb ochrony i przedsięwzięć usprawniających ochronę i zabezpieczenie obiektów, decyzje, notatki.
- dokumentacja związana z fizyczną ochroną obiektu - kat. B5,
- ewidencja dostępu do obiektów, stref ochronnych (identyfikatorów, przepustek) - kat. B5,
- wnioski do systemu kontroli dostępu - kat. B3,
- dokumentacja dotycząca działań konwojowo-ochronnych - kat. B3,
- pisma informacyjne - kat. BC.
2231 Ochrona przeciwpożarowa B10 BC Np. instrukcje, plany ochrony przeciwpożarowej. Materiały dotyczące kontroli w tym zakresie - przy klasie 0912. Z
2232 Ubezpieczenia majątkowe B10 BC Np. od pożaru, kradzieży ruchomości, środków transportu, sprawy odszkodowań.
Okres przechowywania liczy się od ekspiracji ubezpieczenia.
224 Profilaktyka działań ochronnych B5 BC Z
225 Zarządzanie kryzysowe. Sprawy obronne BE10 BC Np. plany operacyjne, programy, kwestionariusze.
- korespondencja manipulacyjna, notatki służbowe - kat. BC.
230 Zaopatrzenie materiałowe Dokumentacja zamówień - przy klasie 27.
231 Obsługa materiałowa środków rzeczowych
2310 Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych B10 BC Np. protokoły przychodu i rozchodu, wybrakowania, zniszczenia, księgi inwentarzowe. P
2311 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10 BC Np. rejestry, znakowanie, rozdzielniki.
Okres przechowywania liczy się od daty wycofania z eksploatacji.
2312 Ewidencja osobistego wyposażenia funkcjonariuszy/pracowników B10 BC P
2313 Eksploatacja środków trwałych i nietrwałych B10 BC Np. korespondencja w sprawie przeglądów, konserwacji, napraw i remontów. P
2314 Likwidacja środków trwałych i nietrwałych B10 BC Np. dokumenty sprzedaży, wycofania z eksploatacji, protokoły likwidacji. Z
2315 Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna środków trwałych B10 BC Np. opisy techniczne, instrukcje obsługi, gwarancje, konserwacja, naprawy sprzętu, katalogi. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania urządzenia z eksploatacji. P
2316 Przekazywanie sprzętu, pomieszczeń itp. między jednostkami, komórkami org., funkcjonariuszami, pracownikami B5 BC P
232 Drobny inwentarz. Materiały biurowe Dokumentacja zamówień - przy klasie 27.
2320 Magazynowanie B3 BC Np. ewidencja magazynowa. P
2321 Likwidacja B3 BC Także sprzedaż, przekazywanie. P
233 Uzbrojenie(broń i amunicja) B10 BC Np. dokumentacja przychodowo-rozchodowa. E
- wnioski o przydział broni - kat. B5, Z
- konserwacja - kat. B5, E
- rozliczanie amunicji - kat. B5. Z
234 Zaopatrzenie w książki i czasopisma B5 BC P
235 Gospodarka surowcami wtórnymi B5 BC P
240 Zakupy środków transportu B10 BC Także ewidencja. P
241 Eksploatacja sprzętu transportowego B5 BC Np. karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, naprawy, sprzedaż, kasacja.
- sprawy garaży, parkingów, eksploatacja samochodów służbowych do celów niesłużbowych - kat. B3.
Dla każdego samochodu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą jego pełną dokumentację. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia samochodu lub wycofania z eksploatacji.
242 Szkody, wypadki i kolizje w ruchu drogowym B5 BC Wyjątek:
- ewidencja kolizji i analizy - kat. B10.
250 Plany, programy, koncesje A BC E
251 Zabezpieczenie łączności na okres sytuacji kryzysowych i dużych operacji B10 BC E
252 Ewidencja sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnych B20 BC Wyjątek:
- dokumenty dotyczące świadectw operatorów radiowych - kat. B10.
253 Eksploatacja środków łączności BC - Np. zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacji środków bezprzewodowych, przewodowych i urządzeń komutowanych. P
254 Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łączności B3 BC P
26 Gospodarka energetyczna B3 BC Np. dokumenty dotyczące limitów paliw, energii, analizy, oceny.
- gospodarka paliwowa. Z
27 Zamówienia publiczne Okres przechowywania dokumentacji ofert odrzuconych liczy się od momentu zawarcia umowy z wybranym oferentem. Okres przechowywania pozostałej dokumentacji liczy się od daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
270 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
271 Dokumentacja zamówień publicznych B5 BC Np. akta postępowania przetargowego, korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych, wykonawcami, zapotrzebowania, uzasadnienia, oferty, zamówienia, korespondencja związana z realizacją zamówienia. P
272 Ewidencja dotycząca zamówień publicznych B20 BC Np. rejestry, zestawienia postępowań o zamówienia publiczne, składanych ofert, umów zawartych w wyniku postępowania przetargowego. P
30 Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki finansowej A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
- przepisy zewnętrzne - kat. B10. P
31 Systemy ewidencji i plan kont A BC E
320 Dowody księgowe B10 BC Np. faktury, rachunki, noty, rejestry - dowody stanowiące podstawę do ujęcia w ewidencji księgowej. P
321 Dokumentacja księgowa B10 BC Np. dzienniki, ewidencja syntetyczna i analityczna, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych. P
322 Rozliczenia B10 BC Np. dokumentacja rozliczeń z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), wezwania do zapłaty. Z
323 Windykacja należności B5 BC Z
324 Uzgadnianie sald B5 BC P
325 Zakładowy plan kont B5 BC P
330 Obrót gotówkowy B5 BC Np. plany i raporty kasowe (nie stanowiące dowodów kasowych), grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych, kopie asygnat i kwitariuszy. Z
331 Obrót bezgotówkowy B10 BC Np. umowy, wzory podpisów, uzgodnienia. P
332 Depozyty kasowe, obsługa wadium B5 BC P
333 Działalność pozabudżetowa B10 BC Organizacja (powołanie i likwidacja), finansowanie. P
340 Dokumentacja płac i potrąceń z płac
3400 Kierownictwa A - E
3401 Funkcjonariuszy BE50 - E
3402 Pracowników cywilnych BE50 - E
3403 Innych kategorii zatrudnionych BE50 - E
341 Rozliczenia płac B10 BC Np. materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, nagród, premii, potrąceń z płac. Z
342 Listy należności i płac BE50 - E
- kopie - kat. B5. Z
343 Kartoteki wynagrodzeń B50 - Np. imienne karty zbiorcze za okresy roczne ujmujące zarobki z poszczególnych miesięcy. E
344 Rozliczenia podatku dochodowego osób fizycznych PIT B5 BC Z
345 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne B50 BC E
346 Zaświadczenia o płacach BC BC Wyjątek:
- ewidencja - kat. B5.
347 Księgowość materiałowo-towarowa B10 - Np. faktury, karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry. E
350 Fundusze: dewizowy, zakładowy fundusz nagród, socjalny, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp. B10 BC Np. korespondencja, dokumentacja księgowa. Z
351 Fundusz operacyjny BE10 BC Z
352 Dokumentacja środków rzeczowych zakupionych z funduszu operacyjnego BE10 BC Z
360 Przebieg inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 BC Np. spisy z natury oraz protokoły komisji inwentaryzacyjnych, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zestawienie różnic.
- zalecenia pokontrolne - kat. B15.
361 Kontrola kasy B10 BC Np. protokoły i ustalenia pokontrolne. P
37 Dyscyplina budżetowa B10 BC Np. zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny, informacje, wystąpienie Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych CBA do komisji orzekającej, decyzje komisji orzekającej. P
4 - DZIAŁANIA ANALITYCZNO-INFORMACYJNE
40 Przepisy dotyczące czynności analityczno-informacyjnych A BC Także dotyczące wymiany informacji oraz postępowania ze zgłoszeniami, informacjami i sygnałami zewnętrznymi. E
Wyjątek: Z
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.
410 Sprawy analityczne BE5 BC Z
411 Analityczne czynności doraźne B3 BC Z
412 Analizy operacyjne B3 BC Także analizy GIS. Z
413 Inne czynności analityczno-informacyjne B3 BC E
414 Nadzór nad czynnościami analityczno-informacyjnymi BE5 BC Np. teczki nadzoru. E
42 Czynności przedkontrolne o charakterze analityczno-informacyjnym Np. analizy przedkontrolne, sprawy kontrolne.
420 Dotyczące oświadczeń majątkowych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 5 oraz przestrzegania przepisów wprowadzających ograniczenia w podejmowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne B5 BC P
421 Dotyczące decyzji gospodarczych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 4 B5 BC P
43 Zgłoszenia, informacje i sygnały zewnętrzne Także zgłoszenia przekazane przez ministrów i parlamentarzystów.
Nie dotyczy osobowych źródeł informacji.
430 Sprawy załatwione bezpośrednio A BC E
431 Sprawy przekazane do załatwienia wg właściwości BE5 BC P
432 Sprawy otrzymane do wiadomości B5 BC Z
433 Opracowania dotyczące zgłoszeń B3 BC Np. biuletyny informacyjne. E
434 Interwencje, wystąpienia, zapytania i interpelacje parlamentarzystów BE20 BC E
440 Sprawdzenia BE5 BE5 Np. zapytania i sprawdzenia w zbiorach ewidencyjnych, informacje uzupełniające.
- sprawdzenia dla podmiotów zewnętrznych w zakresie postępowań sprawdzających oraz bezpieczeństwa przemysłowego - kat. BC.
441 Rejestracje BE10 BE5 Np. korespondencja dotycząca m.in. aktualizacji, usunięcia informacji, koordynacji. E
442 Wymiana informacji w ramach CEZOP BE20 BE5 Np. karty sprawdzeń i rejestracji, wyrejestrowań, korespondencja dotycząca koordynacji. E
5 CZYNNOŚCI KONTROLNE Czynności przedkontrolne o charakterze analityczno-informacyjnym - przy klasie 42.
50 Przepisy dotyczące czynności kontrolnych A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
51 Roczne plany kontroli A BC Także wnioski o umieszczenie w planie kontroli. E
520 Kontrole oświadczeń majątkowych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 5 oraz przestrzegania przepisów wprowadzających ograniczenia w podejmowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne P
5200 Dokumentacja kontroli B15 BC P
5201 Akta sprawy B5 BC P
521 Kontrole decyzji gospodarczych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 4
5210 Dokumentacja kontroli B15 BC P
5211 Akta sprawy B5 BC P
530 Kontrole oświadczeń majątkowych zgodnie z art.2 ust.1 pkt.5 oraz przestrzegania przepisów wprowadzających ograniczenia w podejmowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne.
5300 Dokumentacja kontroli B15 BC P
5301 Akta sprawy B5 BC P
531 Kontrole decyzji gospodarczych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 4
5310 Dokumentacja kontroli B15 BC P
5311 Akta sprawy B5 BC P
54 Współdziałanie z komórkami kontrolnymi delegatur CBA B10 B5 Np. wnioski o zaopiniowanie dokumentów, formularze konsultacyjne, opinie, dokumenty uzgodnieniowe, dokumentacja ze spotkań koordynacyjnych, notatki ze spotkań, pomoce dydaktyczne, wzory formularzy do ogólnego stosowania przy kontroli i w analizach. P
55 Dokumentacja pomocnicza postępowań kontrolnych B15 BC Np. rejestry kontroli, upoważnień, analiz przedkontrolnych, zarządzeń Szefa CBA dotyczących zniszczenia materiałów uzyskanych w trybie art.23 ust.4 ustawy o CBA, zbiór protokołów zniszczenia materiałów stanowiących tajemnicę bankową itp. uzyskanych w trybie art. 23 ust.4 ustawy o CBA, niestanowiących informacji potwierdzających zaistnienie przestępstw. P
60 Przepisy dotyczące czynności operacyjno-rozpoznawczych i techniki operacyjnej A BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
610 Teczki spraw BE5 - E
611 Teczki osób udzielających pomocy CBA BE15 - Także teczki kandydatów. E
612 Teczki obiektów specjalnych BE10 - E
613 Meldunki operacyjne B5 - Meldunki nie stanowiące elementu sprawy. E
614 Dokumenty legalizacyjne BE15 - Także dokumentacja związana z uzyskiwaniem i wykorzystaniem dokumentów legalizacyjnych.
615 Inne materiały operacyjne BE5 - E
62 Zagadnienia techniki operacyjnej Obiekty specjalne - przy klasie 2213.
620 Kierunki rozwoju techniki operacyjnej BE10 BC Np. teczki zagadnieniowe. Z
621 Teczki zastosowania kontroli operacyjnej BE25 - E
622 Sprawdzenia oraz ustalenia telekomunikacyjne i teleinformatyczne BC BC E
623 Dokumentacja techniczna urządzeń techniki operacyjnej BE10 - Z
624 Teczki zastosowania środków techniki operacyjnej BE10 - E
625 Pozostała dokumentacja techniki operacyjnej BE3 BC Wyjątek:
- materiały pomocnicze - BC.
70 Przepisy dotyczące czynności dochodzeniowo-śledczych BE10 BC Także wyjaśnienia, interpretacje, opinie. E
710 Teczki spraw Dla każdej sprawy zakłada się odrębną teczkę.
7100 Akta kontrolne postępowań sprawdzających zakończonych postanowieniem o odmowie wszczęcia postępowania przygotowawczego BE5 BC E
7101 Akta kontrolne umorzonych postępowań przygotowawczych BE5 BC Okres przechowywania zależny od upływu okresu przedawnienia. E
7102 Akta kontrolne pozostałych postępowań przygotowawczych BE5 BC Także rejestry. E
- dokumentacja nie wchodząca do akt sprawy - kat. B5. P
Okres przechowywania zależny od upływu okresu przedawnienia.
711 Dowody rzeczowe, mienie tymczasowo zajęte B10 BC Ewidencja i dokumentacja. Z
720 Realizacja zadań zleconych przez inne podmioty BE5 BC Np. wystąpienia prokuratorów, sądów w tym zarządzenia o powierzeniu poszczególnych czynności w postępowaniach przygotowawczych oraz dokumentacja ich realizacji. E
721 Czynności zlecone na rzecz innych jednostek CBA B3 BC Np. wnioski o pomoc prawną i dokumentacja z realizacji. E
722 Inicjowanie postępowań przygotowawczych B5 BC Np. zawiadomienia o przestępstwie, materiały źródłowe, korespondencja z organami prowadzącymi. E
723 Pozostała dokumentacja postępowań karnych B5 BC Np. korespondencja dotycząca spraw prowadzonych przez inne podmioty. E
*- sposób postępowania w przypadku zagrożenia.