Source: http://equal.org.pl/faq.php?CID=9&lang=pl
Timestamp: 2017-05-23 12:33:18
Legal References Found: art. 22
 art. 251
 art. 8
 art. 10
 art. 8
 art. 25
 art. 251
 Art. 251

Document Content:
PYTANIA I ODPOWIEDZI | VIII. PERSONEL PROJEKTU
Strona główna > Pytania i odpowiedzi > VIII. Personel projektu	PYTANIA I ODPOWIEDZI
78. Sprawozdania z Działania III trzeba sporządzić do 25 lipca a Wniosek o płatnosć końcowy do 31 sierpnia. W związku z tym czy wynagrodzenie osób sporządzających te dokumenty i kończących te rozliczenie są kosztem kwalifikowalnym za lipiec i sierpień? Końcowa data kwalifikowalności wydatków dla Działania 3 jest określona w umowie o dofinansowanie Działania 3 (paragraf 5). Jeśli jest to 30 czerwca 2008 r. to oznacza, że tylko koszty powstałe do 30 czerwca br. i jednocześnie bezpośrednio związane z czynnościami zrealizowanymi w okresie kwalifikowalności wydatków (tj. do 30 czerwca br.) mogą być uznane za kwalifikowalne. A zatem w opisanej sytuacji wynagrodzenie tych osób za lipiec i sierpień nie będzie kosztem kwalifikowalnym.Sugerujemy zapoznanie się z Wytycznymi dotyczącymi zamknięcia pomocy z EFS dostępnymi na stronie internetowej KSW m.in. w zakładce „Zamykanie programów".
77. Czy osoba zatrudniona w projekcie może odpłatnie (faktura) wykonać tłumaczenie publikacji (związanej z tematyką projektu)? Może, jeśli tłumaczenia publikacji nie znajdują się w zakresie obowiązków tej osoby w ramach zatrudnienia w projekcie.
76. W związku z okresem realizacji Projektu EQUAL do 31.05.2008 r. oraz z terminem wysłania ostatniego wniosku o płatność do 31.05.2008 r., czy można naliczyć i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop pracownikom projektu EQUAL przed 31.05.2008? Jeżeli ekwiwalent wypłacony byłby dopiero 30.05.2008 (ostatni dzień roboczy), to nie dalibyśmy rady w tym samym dniu dokonać wszystkich czynności związanych z rozliczeniem tego wydatku we WBoP (np. wyciąg bankowy z danego dnia dostajemy dopiero w dniu następnym roboczym). Planujemy naliczenie i wypłatę ekwiwalentu urlopowego 27.05.2008, w dniu 28.05 zwrot środków i zamknięcie rachunku i 29-30.05 wysłanie WBoP. Nadmieniam, iż brak możliwości wykorzystania całego urlopu w okresie do końca Działania 2 jest uzasadniony rzeczywistą potrzebą obsługi projektu przez Administratora. W sprawie możliwości kwalifikowania w koszty projektu wypłat ekwiwalentu - prosimy zapoznać się z odpowiedziami na pyt. nr 67 i 75. Natomiast tryb i terminy kwalifikowalności, płatności i składania wniosków o płatność określają: umowa o dofinansowanie Działania i Wytyczne dot. zamykania projektów. Należy zatem postąpić zgodnie z umową i Wytycznymi.
75. Czy środki wypłacone za urlop dotyczące premii są kosztami kwalifikowalnymi? Ilość dni urlopu w okresie realizacji Działania 2 wynosi 65, Koordynator projektu wynagradzany w formie premii na podstawie decyzji organu zwierzchniego wykorzystał do końca marca 2008 r. 56 dni, za pozostałe wypłacono ekwiwalent. Wypłaty mieszczą się w planie Kat. I budżetu dla tej pozycji (istnieje jeszcze rezerwa środków). Jacek Korczowski pracownik Biura PIN Administrator Ośrodek Kultury im. C. K. Norwida Projekt: DO106d2 Zgodnie z Kodeksem pracy - pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop, a ekwiwalent pieniężny może otrzymać w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop może być uznany za kwalifikowalny jedynie w sytuacji jeśli dotyczy urlopu za 2008 r. i ewentualnie za 2007 r., a brak możliwości wykorzystania urlopu w okresie do końca Działania 2 zostanie uzasadniony rzeczywistą potrzebą obsługi projektu. Ponadto, zwracamy uwagę, iż w koszty projektu może być zakwalifikowana tylko część wypłaconego ekwiwalentu odpowiadająca relacji premii za pracę przy projekcie do wynagrodzenia zasadniczego i innych składników uwzględnionych przy ustalaniu ekwiwalentu.
74. Czy w umowie o dzieło dla ewaluatora można uwzględnić 50-procentowy koszt uzyskania przychodu? Umowa przenosi prawa autorskie na zamawiającego partnera. KSW nie jest uprawniona do podejmowania decyzji lub formułowania interpretacji w zakresie prawa podatkowego, a także do rozstrzygania czy w stosunku do przedmiotu umowy, o której mowa pytaniu mają zastosowanie zarówno przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jak i przepis art. 22 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
73. Zwracamy się z prośbą o udzielenie odpowiedzi w poniższej kwestii. Jeden z naszych Partnerów podpisując aneksy do umów o pracę z pracownikami na potrzeby projektu "Czas na pracę - praca na czas", w styczniu 2006 r. przyjął taktykę łącznej wypłaty tej części wynagrodzenia pracownika, która miała związek z projektem. Wypłata nastąpiła w grudniu 2006 r. i obejmowała okres od stycznia do grudnia 2006. Zatem Partner wypłacił np. kwotę 5280 zł brutto (12 m-cy 2006 roku x 440 zł) dla 1 osoby np. koordynatora promocji jedną listą płac za 12 m-cy wstecz. O kwotę 5280 zł zwiększono wynagrodzenie tej osoby wypłacane w XII. 2006 roku. Czy jest to sytuacja prawidłowa - ponieważ już od stycznia 2007 r. wynagrodzenia dotyczące Projektu są naliczane i wypłacane sukcesywnie w każdym miesiącu, którego dotyczą. Możliwość jednorazowej wypłaty wynagrodzenia za cały rok musi być akceptowana przez pracownika i musi wynikać z zapisów umowy o pracę - pracownik podpisując umowę z pracodawcą wyraża zgodę na takie warunki pracy i płacy jakie są w niej zawarte. Ponadto, niezależnie od przyjęcia rozwiązania polegającego na jednorazowej wypłacie wynagrodzenia za cały rok, w każdym miesiącu powinna być wystawiana lista płac dla tych pracowników (lub lista płac obejmująca również tych pracowników), których dotyczy pytanie.Jeśli ww warunki są spełnione - do rozliczenia przedmiotowej wypłaty wynagrodzeń ze środków projektu - niezbędne jest załączenie kopii umów o pracę do wniosku o płatność.
72. Mam pytanie dot. kwalifikowalności kosztów zakupu okularów ochronnych do pracy przy komputerze dla pracownika zatrudnionego w Projekcie, jeśli na badaniach okresowych lekarz zalecił ich stosowanie, a w regulaminie wew. pracodawcy jest określona kwota refundacji okularów ochronnych? - Halina Kot - księgowy Projektu Krakowska Inicjatywa Gospodarki Społecznej COGITO nr Projektu D0519d2 Jeśli refundacja kosztu zakupu okularów ochronnych do pracy przy komputerze jest przewidziana w regulaminie wewnętrznym pracodawcy, a pracownik jest zatrudniony przy realizacji projektu to możliwe jest sfinansowanie tego kosztu ze środków projektu . W przypadku pracownika zatrudnionego przy realizacji projektu jedynie w części etatu koszt ten może być sfinansowany ze środków projektu proporcjonalnie do części etatu zatrudnienia na rzecz projektu.
71. Administrator zawarł z poszczególnymi koordynatorami oraz pracownikami księgowości dwie kolejno następujące po sobie umowy o prace na czas określony, które ulegają rozwiązaniu w dniu 31 grudnia 2007 r. W związku z przedłużeniem realizacji projektu, wyniknie konieczność podpisania kolejnych, tj. trzecich, umów z ww. pracownikami, co zgodnie z art. 251 Kodeksu pracy będzie równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, co z kolei implikuje konieczność wypłaty przedmiotowych odpraw. Przy czym istotne jest, iż Administrator projektu zawierając ww. umowy o pracę nie mógł przewidzieć przedłużenia realizacji projektu do dnia 31 marca 2008 roku i związanej z tym konieczności zawarcia kolejnej - trzeciej umowy o pracę.Czy w opisanej sytuacji koszty związane z wypłatą odpraw pieniężnych, o których mowa w art. 8 względnie w art. 10 w zw. z art. 8 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn nie dotyczących pracowników (Dz.U. z 2003 r. nr 90, poz. 844 z póżn. zm.) jest kosztem kwalifikowalnym? IZ stoi na stanowisku, iż odprawy nie powinny być pokrywane ze środków projektu EQUAL. Beneficjent przedłużając realizację umowy oraz podpisując umowy na czas nieokreślony w zasadzie musiłąby w tym samym czasie złożyć wypowiedzenia tych umó i pokryć z projektu wydatki związane z odprawami, co wiązałoby się z nieefektywnością gospodarowania środkami publicznymi. IZ rekomenduje wykorzystanie w przedmiotowym przypadku umów na czas wykonania określonej pracy lub umów cywilno - prawnych w zgodzie z przepisami Kodeksu Pracy. Poniżej opinia w sprawie:Zieleniecki M. Fun.Gosp. 2004, stan prawny: 2004.07.01 Komentarz do art. 25(1) kodeksu pracy (Dz..U.98.21.94), [w:] U. Jackowiak (red.), M. Piankowski, J. Stelina, W. Uziak, A. Wypych-¯ywicka, M. Zieleniecki, Kodeks pracy z komentarzem, Fundacja Gospodarcza, 2004, wyd. IV. 2. Nawiązanie stosunku pracy na czas nieokreślony na podstawie art. 251 k.p. następuje w razie zawarcia trzeciej, kolejnej umowy o pracê na czas określony. Przepis ten nie ma zastosowania do innych terminowych umów o pracę (umowa na okres próbny czy umowa na czas wykonania określonej pracy). Art. 251 k.p. nie ma również zastosowania do stosunków prawnych, w których brak jest podstawowych elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, takich jak osobiste wykonywanie czynności oraz podporządkowanie organizacyjne i służbowe. Przepis ten znajduje natomiast zastosowanie w sytuacji, w której strony - mimo iż faktycznie zawarły (w warunkach przewidzianych w tym przepisie) umowy o pracę - nadały im inną nazwę, np. umów zlecenia ( wyr. SN z 04.12.1997 r., I PKN 394/97, OSNAP 1998/20/595).
70. 1. Czy wymagane jest prowadzenie kart czasu pracy przez osoby oddelegowane do pracy na rzecz projektu w wymiarze 1/2 i 1/4 etatu? 2. Czy karty czasu pracy powinny być dołączane do wniosków rozliczeniowych? Ad. 1 - Tak, jest wymagane prowadzenie kart czasu pracy dla osób oddelegowanych do pracy na rzecz projektu w części wymiaru etatu. Ad.2 - Co do zasady karty czasu pracy dołącza się do wniosku o płatność, a w przypadku gdy Beneficjent wybrał wariant ograniczonej liczby dokumentów (zob. komunikat nr 28 z marca 2006 r.) wówczas karty czasu pracy muszą jedynie być dostępne w czasie kontroli na miejscu.
69. Czy będzie kosztem kwalifikowanym koszt nagrody uznaniowej pracowników partnerów samorządowych, której fakt przyznawania jest uregulowany zapisami w Regulaminie Wynagradzania Pracowników z 2000r, lecz o wysokości nagrody decyduje Kierownik Urzędu? Generalnie możliwość wypłaty nagród ze środków PIW EQUAL istnieje jedynie w sytuacji, gdy spełnione są łącznie następujące warunki: regulamin wynagradzania w danej jednostce przewiduje wypłatę określonego rodzaju nagród; regulamin ten był ustalony jeszcze przed przystąpieniem tej jednostki do realizacji projektu PIW EQUAL; regulamin ten został zaakceptowany przez KSW.Bez spełnienia ww warunków wypłacone nagrody nie mogą być kosztem kwalifikowalnym w ramach PIW EQUAL. Ponadto, w opisanej sytuacji, jeśli jest to nagroda uznaniowa - czyli jej przyznanie pracownikowi nie jest obowiązkiem pracodawcy, lecz zależy wyłącznie od uznania pracodawcy komu przyznać nagrodę, za co i w jakiej wysokości - to aby jej koszt mógł być kwalifikowalny w ramach PIW EQUAL (w całości lub w części odpowiadającej wymiarowi części etatu w ramach projektu) przyznanie tej nagrody musi mieć uzasadnienie w jakości pracy na rzecz projektu, czy w szczególnych osiągnięciach w pracy na rzecz projektu. Jeżeli jednak z regulaminu wynika, iż to świadczenie należy się pracownikowi niezależnie od jego szczególnych osiągnięć i oceny jego pracy przez pracodawcę, a jedynie po spełnieniu określonych obiektywnych warunków - jest to premia i będzie kwalifikowalna w ramach projektu w całości lub części odpowiednio do wymiaru etatu na rzecz projektu.
68. Czy można rozliczyć we wniosku o płatność wypłatę nagrody jubileuszowej koordynatora projektu (w części wynagrodzeń dotyczących projektu), jeżeli nie była ona zaplanowana w budżecie projektu, jednakże jest wystarczająca ilość środków w pozycji wynagrodzenia koordynatora w kategorii I, aby pokryć tę nagrodę? W opisanej sytuacji jest możliwość sfinansowania ze środków projektu wypłaty nagrody jubileuszowej, ale jedynie w części proporcjonalnej do udziału czasu zatrudnienia przy obsłudze projektu w stażu pracy wymaganym do wypłaty nagrody. Sugerujemy zapoznanie się odpowiedzią na pyt. 60. Powrót na górę
67. Czy kwalifikowalny jest koszt niewykorzystanego urlopu za 2008 rok w przypadku pracownika zatrudnionego na umowę o pracę na czas określony do dnia 31.03.2008, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu do dnia wygaśnięcia umowy? Zgodnie z Kodeksem pracy - pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop, a ekwiwalent pieniężny może otrzymać w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop za 2008 r. (odpowiadający trzymiesięcznemu zatrudnieniu) może być uznany za kwalifikowany jedynie w sytuacji, gdy brak możliwości wykorzystania kilku dni urlopu w 2008 r. (do końca marca) będzie uzasadniony rzeczywistą potrzebą obsługi projektu.
66. 65. Czy osoba zatrudniona w Projekcie na podstawie umowy o pracę może przeprowadzić szkolenie dla BO zawierając na tę okazję umowę o dzieło? Jak wygląda sytuacja osób pracujących w Projekcie na umowę zlecenie, czy one mogą prowadzić szkolenia/konsultacje dla BO zawierając na tę okazję umowę o dzieło?oraz 66. Czy można zawrzeć umowę o dzieło za przeprowadzenie szkolenia dla BO z pracownikiem (umowa o pracę) biura Administratora projektu? Jeśli Administrator zatrudnia osobę na 10 m-cy na umowę zlecenia, to czy ta osoba może przeprowadzić szkolenie dla BO przy zawarciu umowy o dzieło na tę okazję? Osoba zatrudniona przy realizacji projektu zarówno na umowę o pracę, jak i na podstawie umowy cywilno - prawnej może przeprowadzić szkolenie dla BO, o ile: osoba ta spełnia wymogi stawiane osobie szkolącej BO, praca wykonywana w ramach jednej umowy nie pokrywa się z zakresem obowiązków realizowanych w ramach drugiej umowy, szkolenie realizowane w ramach jednej umowy będzie przeprowadzone w czasie innym niż praca wykonywana w ramach drugiej umowy, rodzaj umowy cywilno - prawnej (o dzieło lub zlecenie) podpisanej z prowadzącym szkolenie/konsultacje będzie zgodny z przepisami KC. Należy też zwrócić uwagę na to, czy łączny czas pracy w ramach dwóch umów nie budzi wątpliwości co do jego realności i zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy.
64. Czy zapłata za zadania realizowane przez trenerów prowadzących działalność gospodarczą na podstawie umowy o dzieło może być zrealizowana na podstawie wystawionej przez nich faktury/rachunku po wykonaniu umowy i protokolarnym odbiorze dzieła i materiałów szkoleniowych? Czy ten wydatek można zakwalifikować do kategorii I? Zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowalności wydatków (wersja II) do kategorii I można zaliczyć wydatki osobowe na podstawie umów o dzieło lub umów zlecenia zawieranych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej. W przypadku umów cywilno - prawnych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą - wydatki udokumentowane fakturą VAT należy zaliczyć do kategorii III (wprowadzając stosowne zmiany do budżetu, o ile wystąpi taka potrzeba). Powrót na górę
63. Czy w sytuacji gdy umowa o pracę podpisana z pracownikiem oddelegowanym na stanowisko DZPK umożliwia wykorzystanie samochodu prywatnego celem dojazdu do BO i rozliczenie poniesionych kosztów w ramach ryczałtu, koszt takiego dojazdu może zostać uznany za kwalifikowalny? Dokumentowanie i kwalifikowanie wydatków związanych z dojazdami i podróżami powinno odbywać się zgodnie zasadami opisanymi w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II):w odniesieniu do dojazdów BO w części „Dokumentowanie wydatków związanych z dojazdem beneficjentów ostatecznych” (DZPK są Beneficjentami Ostatecznymi projektu), w odniesieniu do podróży personelu projektu w części „Dokumentowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi personelu projektu”. Zwracamy uwagę, iż rozliczanie podróży służbowych z zastosowaniem ”kilometrówki” i uznanie wydatków poniesionych na ten cel za kwalifikowalne dotyczyć może jedynie personelu projektu i to w rzeczywiście uzasadnionych przypadkach (np. brak innych możliwości dojazdu, przewożenie ciężkich bagaży, materiałów). Natomiast w przypadku BO koszty przejazdu samochodem prywatnym kwalifikowane są do wysokości ceny biletu transportu zbiorowego na danej trasie. Powrót na górę
62. Czy w opisanej sytuacji można uznać za kwalifikowalny ekwiwalent za niewykorzystany urlop? Zgodnie z udzieloną już odpowiedzią – jeżeli zachodzi sytuacja uregulowana w Kodeksie pracy wówczas możliwe jest uznanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop za wydatek kwalifikowalny.
61. Czy jest możliwe aby: - Partnerzy zawarli umowy cywilno-prawne z osobami które chcemy zatrudnić jako członków grup sterujących w danej lokalizacji - następnie Partnerzy obciążali Administratora notą księgową, przenosząc na niego poniesione wydatki? Nie jest możliwe przyjęcie proponowanego rozwiązania. Należy dokonać zmian w umowie o PRR i, o ile sytuacja tego wymaga, w umowie o dofinansowanie Działania, tj. przenieść zadania wraz z budżetem na ich realizację do zadań i budżetów odpowiednich Partnerów. Powrót na górę
60. Czy osoba pracująca od momentu rozpoczęcia projektu PnRR przy jego realizacji nabywająca prawa do nagrody jubileuszowej może otrzymać tę nagrodę ze środków realizowanego projektu EQUAL w ramach kategorii budżetowej Koszty personelu? Generalnie możliwość wypłaty nagród ze środków PIW EQUAL istnieje jedynie w sytuacji, gdy spełnione są łącznie następujące warunki: regulamin wynagradzania w danej jednostce przewiduje wypłatę określonego rodzaju nagród; regulamin ten był ustalony jeszcze przed przystąpieniem tej jednostki do realizacji projektu PIW EQUAL; regulamin ten został zaakceptowany przez KSW.Bez spełnienia ww warunków wypłacone nagrody nie mogą być kosztem kwalifikowalnym w ramach PIW EQUAL. Ponadto, w przypadku nagrody jubileuszowej, która jest nagrodą wyłącznie za określoną liczbę lat pracy, sfinansowanie ze środków projektu mogłoby dotyczyć jedynie kwoty proporcjonalnej do udziału czasu zatrudnienia przy obsłudze projektu w stażu pracy wymaganym do wypłaty nagrody. Powrót na górę
59. Czy w opisanej sytuacji, funkcję asystenta trenera mogą pełnić osoby pracujące w zespole projektu „Pierwsza Szychta" (np. członkowie grupy roboczej, asystenci ds. organizacji szkoleń - to jest osoby, które w ramach projektu w Działaniu 2 lub 3 mają refundowaną część swojego etatu)? Proponowane zatrudnienie osób pracujących w zespole projektu - w charakterze asystentów trenerów jest do zaakceptowania pod warunkiem, że: jest to rozwiązanie uzasadnione i optymalne z punktu widzenia celów warsztatów i projektu, osoby te spełniają warunki i wymagania jakie powinni spełniać asystenci trenerów w tym projekcie, zakres zadań do wykonania w związku z funkcją asystenta trenera nie może być tożsamy z zakresem obowiązków wykonywanych w ramach dotychczasowego zatrudnienia, zgodnie z planowanym budżetem - z osobami tymi zostaną podpisane umowy cywilno – prawne dotyczące wykonania pracy asystenta. Wymiar czasu pracy niezbędny do wykonania pracy asystenta trenera, łącznie z wymiarem czasu pracy obecnego zatrudnienia nie może budzić wątpliwości zarówno z punktu widzenia przepisów prawa pracy, jak i możliwości rzetelnego wykonania pracy asystenta i pracy przy obsłudze projektu.
58. Czy koszty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop można uznać za kwalifikowalne? Kodeks pracy reguluje sytuacje, w których pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop, a ekwiwalent pieniężny może otrzymać w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Sam fakt wystąpienia oszczędności w budżecie nie uzasadnia wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – byłby to wydatek niekwalifikowalny. Powrót na górę
57. Czy w przypadku choroby pracownika i wypłaty niższego o 20% wynagrodzenia za czas choroby powinniśmy wprowadzić zmianę kosztów jednostki czasu pracy w budżecie żeby wykorzystać te wolne środki? Środki niewykorzystane na wynagrodzenie z powodu choroby pracownika można przeznaczyć na jakiś właściwie uzasadniony cel. Natomiast sam fakt wystąpienia oszczędności nie może być uzasadnieniem dla dokonania zmiany kosztu jednostki czasu pracy.
56. Czy w opisanej sytuacji koszt opłaty parkingowej będzie uznany za koszt kwalifikowany? Co do zasady przyjmuje się, iż stawka za kilometr przebiegu pojazdu jest zryczałtowanym odpowiednikiem wszystkich ponoszonych kosztów związanych z podróżą samochodem. Jednakże możliwe jest rozliczenie i zakwalifikowanie innych uzasadnionych kosztów, o ile umowa pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą to przewiduje. Zwracamy uwagę, iż możliwość odbycia podróży samochodem prywatnym i rozliczenia kosztów tej podróży reguluje par.5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 2002 r. dotyczącego podróży służbowych na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz par. 8 ust. 3 i 4 rozporządzenia MPiPS z 2002 r. dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Przepisy te nie przewidują zwrotu innych kosztów niż obliczone z zastosowaniem tzw kilometrówki.Natomiast par. 3 pkt. 4 rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych na obszarze kraju i par. 2 pkt 2 ppkt c) rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju - przewidują zwrot innych (udokumentowanych) wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
55. Czy w wynagrodzenie wypłacone z umowy o dzieło pomimo, że w pozycji budżetowej widnieje zapis „…ZATRUDNIONY NA UMOWĘ ZLECENIE” uznane będzie jako wydatek kwalifikowany? W opisanej sytuacji wynagrodzenie wypłacone z umowy o dzieło może być uznane za kwalifikowalne - należy jednak do dokumentacji wydatków dołączyć odpowiednie oświadczenie wyjaśniające sytuację. Powrót na górę
54. 1) Jaki kurs waluty i z jakiego dnia należy przyjąć do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej, w przypadku gdy pracownikowi została wypłacona zaliczka w PLN?2) Czy tzw. 13 -stka wypłacana przez uczelnię państwową (jeden z naszych Partnerów) obligatoryjnie i zgodnie z ustawą z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, może być wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie? Ad.1 W przypadku gdy Beneficjent wypłaca pracownikowi zaliczkę w walucie obcej - po stronie Beneficjenta leży obowiązek udokumentowania rzeczywistego kursu. W opisanej sytuacji, gdy na wniosek pracownika wypłacono zaliczkę w PLN - obowiązkiem Beneficjenta jest wyegzekwowanie od pracownika udokumentowania kursu rzeczywistego waluty (może to być na przykład dowód zakupu waluty w banku przez pracownika, dokument o wysokości kursu waluty w banku, w którym pracownik ma konto, z dnia pobrania waluty z konta itp.). Zwracamy uwagę na to, że dowody przedstawione przez pracownika nie mogą pochodzić z okresu zbyt odległego od terminu delegacji. Ad.2 Jeśli dodatkowe wynagrodzenie roczne jest wypłacane obligatoryjnie, zgodnie z przepisami - jest wydatkiem kwalifikowalnym (proporcjonalnie do czasu przepracowanego na rzecz projektu). Powrót na górę
53. Proszę o zajęcie stanowiska do pierwszej części pytania 171, czyli wymaganego wykształcenia i kompetencji od wykładowców prowadzących zajęcia i osób prowadzących doradztwo z beneficjentami tj. pracodawcami MŚP i ich pracownikami. Ogólne wymagania sformułowane wg naszej oceny – przedstawiliśmy w odpowiedzi na pyt. 171. Administrator/Partner lub wspólnie powinniście Państwo sami ocenić kto spełnia właściwe kryteria coacha dla określonych BO zgodnie z określoną strategią i wymaganiami projektu. Zarówno poziom wykształcenia jak i kwalifikacje merytoryczne coacha muszą być takie, by określonym BO w określonym zakresie gwarantował wartość dodaną zgodną z założeniami projektu.
52. Czy zapłata wynagrodzenia naszego podwykonawcy zatrudnionego na umowę-zlecenie, będzie uznana za koszt kwalifikowany w sytuacji, w której zgodnie z otrzymaną informacją o zajęciu wierzytelności podwykonawcy przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w wyniku prowadzonego postępowania egzekucyjnego w administracji, będziemy musieli przekazać jego wynagrodzenie na konto ZUS - Odział w Toruniu? Konieczność przekazania wynagrodzenia nie na rachunek danej osoby lecz na konto ZUS w związku z postępowaniem egzekucyjnym nie ma wpływu na kwalifikowalność wydatku (kosztu). Zapłata wynagrodzenia za pracę na rzecz projektu osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilno – prawnej jest kwalifikowalna, o ile jest zgodna z umową i właściwie udokumentowana. W opisanej sytuacji należy uwzględnić konieczność udokumentowania przelewu środków na rachunek ZUS określony w zawiadomieniu o zajęciu wynagrodzenia.
51. Jeśli w ramach jednej umowy o pracę realizowane są zadania dotyczące Działania 2 i Działania 3 oraz inne - jak rozliczyć koszty uzyskania przychodów i jak uwzględnić kwotę wolną od podatku dla poszczególnych czynności wykonywanych w ramach niniejszej umowy? Co do zasady, jeśli w ramach jednej umowy o pracę pracownik wykonuje zadania na rzecz trzech przedsięwzięć (Działanie 2, Działanie 3 oraz inne) to: na podstawie kart czasu pracy wylicza się relację godzin przepracowanych na rzecz każdego z przedsięwzięć i z zastosowaniem tej relacji dzieli się odpowiednio wynagrodzenie, jak i inne elementy z tym wynagrodzeniem związane. Jeżeli Państwa pytanie dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych to należy do rozliczenia podejść tak jak powyżej, tj. skorzystać z proporcji wyliczonej wg ww relacji godzin przepracowanych na rzecz poszczególnych przedsięwzięć (Działanie 2, Działanie 3, inne). Jeśli nie wszystkie dochody podlegają opodatkowaniu to należy oprzeć się na przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22).Jeśli Państwa pytanie dotyczy problematyki podatku dochodowego od osób prawnych to wynagrodzenie osób pracujących przy realizacji projektów są kosztami uzyskania przychodów, a to, w jakim procencie wynagrodzenie ma być zaliczone do tych kosztów zależy od tego, czy „inne” zadania też dotyczą przychodów opodatkowanych. Jeżeli nie, to do kosztów uzyskania przychodów należy zaliczyć wynagrodzenia w odpowiedniej proporcji wyliczonej wg ww relacji godzin przepracowanych na rzecz poszczególnych przedsięwzięć (Działanie 2, Działanie 3, inne).
50. Jak rozliczać koszty podróży wolontariusza? Zalecamy aby w umowie z wolontariuszem była klauzula dotycząca zwrotu kosztów podróży. Zwrot kosztów podróży wolontariusza może być kwalifikowalny, przy czym powinien być realizowany na takich samych zasadach, jak pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę (w ramach limitów wynikających z odpowiednich rozporządzeń). W sprawie opodatkowania ww kosztów - wolontariusza, tak jak pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, dotyczą przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w tym zakresie. Jak rozumiemy z Państwa pytania – wolontariusz odbył podróż własnym samochodem (rozliczenie przebiegu kilometrów). Zwracamy zatem uwagę, iż odbycie podróży samochodem prywatnym powinno być uzasadnione i poprzedzone zgodą Kierownika danego podmiotu. Powrót na górę
49. Czy osoba na stanowisku kierownika projektu w projekcie EQUAL może być zatrudniona na stanowisku urzędniczym? Na bardzo ogólne pytanie możemy jedynie odpowiedzieć, iż z punktu widzenia projektu generalnie nie ma przeciwwskazań do takiego zatrudnienia.
48. Kto może wykonywać zadania coachera i na jakich zasadach? Według naszej oceny coacherem powinna być przede wszystkim osoba z odpowiednim certyfikatem w zakresie coachingu, kwalifikacjami merytorycznymi, udokumentowanym doświadczeniem. Może dojść do uznania niekwalifikowalności wydatków jeśli okaże się, że coachingiem zajmowała się osoba niekompetentna. Szczegółowe wymagania stawiane coacherowi oraz potwierdzenie (udokumentowanie) jego kwalifikacji - powinny być odpowiednie do tego kto i w jakim zakresie ma być szkolony.
47. Czy osoby realizujące Działanie 2 w wymiarze całego etatu, w przypadku gdy będą również realizować Działanie 3, muszą prowadzić karty czasu pracy, czy mogą prowadzić plan pracy dla Działania 3, na podstawie którego Dyrektor będzie przydzielał za tę pracę nagrodę/premię? W opisanej sytuacji można przyjąć takie rozwiązanie jak w Działaniu 2, tzw. plan pracy, określający realizację zadań w danym miesiącu, wskaźnik realizacji i jego wykonanie. Należy przy tym pamiętać by podział wykonywanej pracy (i jej kosztów) pomiędzy Działanie 2 i Działanie 3 był wyraźny i przejrzysty.
46. Czy można rozliczać i dokumentować wynagrodzenie osób pracujących przy realizacji Działania 2 oraz Działania 3 zgodnie z przedstawioną propozycją? Wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne wyłącznie jeśli dotyczą realizacji danego Działania i są właściwie udokumentowane. Nie jest zatem możliwa akceptacja proponowanego rozwiązania. Dla rozliczenia wydatków każdego z Działań odrębnie - należy w każdym miesiącu dzielić wynagrodzenia w przyjętej proporcji (0,75 etatu – Działanie 2 i 0,25 etatu – Działanie 3). Możliwe jest stosowanie dla tych dwóch Działań takiej samej dokumentacji poniesionych wydatków na wynagrodzenia tylko z ich rozliczeniem (np. ręcznym) w proporcji 0,75 i 0,25.
45. W jaki sposób powinniśmy pokryć koszt udziału osoby w spotkaniach Krajowych Sieci Tematycznych, która jest zatrudniona tylko w ramach Działania 3 (nie jest zatrudniona w Działaniu 2)? Jeżeli finansowanie kosztów związanych z KST zaplanowano w budżecie Działania 2, a osoba ta nie jest pracownikiem projektu w Działaniu 2 należy w ramach budżetu Działania 2 wygospodarować środki na sfinansowanie udziału tej osoby w spotkaniach sieci. Będzie to wyjazd osoby nie zatrudnionej przy realizacji Działania 2 i powinien być rozliczony na takich zasadach, jak osoby spoza personelu projektu zaproszonej do udziału w spotkaniu. Powrót na górę
44. Czy spółka cywilna złożona właśnie z dwóch osób pełniących ww. funkcje i rozliczająca się na takich samych zasadach jak działalność osób fizycznych, w tym projekcie powinna również rozliczać się analogicznie i wystawiać Administratorowi faktury VAT za pełnione funkcje w ramach projektu? Czy w jakiś szczególny sposób należy udokumentować wypłacenie wynagrodzeń na konto osób pełniących ww. funkcje w projekcie, czy zgodnie z wolą tych osób a jednocześnie właścicieli pieniądze mogą pozostać na koncie spółki? Forma rozliczeń pomiędzy Partnerem a Administratorem (faktura VAT, rachunek czy nota) powinna być ustalona w umowie o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, gdy właściciel firmy będącej Partnerem osobiście wykonuje jakieś zadania na rzecz projektu to może wystawić wewnętrzną notę na swoją firmę, w której dokonuje rozliczenia własnego wynagrodzenia za wykonaną pracę podając m.in. liczbę przepracowanych godzin i stawkę godzinową. Następnie firma czyli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą będąca Partnerem uwzględnia koszty wynikające z tej noty w dokumencie, którym rozlicza się z Administratorem (faktura, rachunek, nota). Nie ma możliwości uwzględniania w kosztach projektu jakiegokolwiek zysku firmy będącej Partnerem lub jej właściciela. Należy oczywiście pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wykonywanej pracy na rzecz projektu i jej kosztów mając na uwadze to, że tylko wydatki faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane mogą być uznane za kwalifikowalne. Możecie Państwo zastosować analogiczne rozwiązanie o ile regulacje dot. spółki z o.o. na to pozwalają. Powrót na górę
43. Czy właściciele spółki cywilnej, będący partnerem projektu, mogą uzyskiwać dochody pełniąc funkcję w projekcje koordynatora oraz specjalistę ds. promocji. Wystawiając fakturę VAT? Co do zasady nie ma przeciwskazań by właściciele spółki będącej Partnerem – pracowali na rzecz projektu. Praktyka jednak pokazuje, iż występują problemy zarówno w sprawach opodatkowania dochodów, jak i z weryfikacją rozliczeń – przypominamy, iż w projekcie osoby będące właścicielami spółek nie mogą uwzględniać w rozliczanych dochodach zysku, który spółka osiągałaby z tytułu pracy właściciela. W projekcie można jedynie finansować równowartość poniesionych kosztów – sugerujemy zatem wszechstronne rozważenie takiego rozwiązania.
42. W jaki sposób powinny być wynagradzane osoby zatrudnione przy przygotowaniu zamknięcia Działania 2 w okresie kwiecień - maj 2008, z uwagi na to, że Działanie 2 kończy się 31.03.2008 r.? Nie ma jeszcze decyzji co do ewentualnego dodatkowego finansowania zatrudnienia służb finansowo-księgowych po 31.03.2008 r. Zostaniecie Państwo poinformowani, gdy decyzje w tym zakresie zostaną podjęte.
41. Czy zwiększenie etatu pracowników zaangażowanych w Działanie 2 o 25% na potrzeby Działania 3 może być tymczasowo zastąpione umową zlecenia na czynności wykonywane w ramach Działania 3? Przede wszystkim przypominamy, iż każde z Działań ma odrębną umowę o dofinansowanie, odrębny rachunek i nie można środków otrzymywanych na jedno Działanie wykorzystywać do finansowania zadań realizowanych na rzecz innego Działania. Nie może mieć zatem miejsca zwiększenie wymiaru etatu w ramach Działania 2 na potrzeby Działania 3. Niezależnie od rodzaju umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą – finansowanie i rozliczanie jego pracy musi odbywać się dla każdego z Działań odrębnie. Jednocześnie sugerujemy zapoznanie się z odpowiedziami na pytania 1, 2 i 3 w Zakładce „Personel projektu” w Bazie Pytań i Odpowiedzi.
40. Czy na okres postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dot. wyboru kierownika e-centrum (ok. 3 miesiące), możemy zatrudnić osobę opiekującą się siedzibą i mieniem e-centrum na zasadzie umowy-zlecenia, gdyż istnieje pilna potrzeba powierzenia nadzoru nad przygotowaniem e-centrum do pełnego otwarcia? Według naszej oceny zatrudnienie pracownika na czas do rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego niesie ryzyko naruszenia przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych. Należy naszym zdaniem dołożyć wszelkich starań, aby prowadzone postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zakończyło się jak najszybciej. Powrót na górę
39. Czy w ramach realizacji projektu finansowanego w ramach PIW EQUAL koszt rekompensaty finansowej za nadgodziny pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę (pełen etat) jest kwalifikowalny? Koszt rekompensaty finansowej za nadgodziny pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę może być kwalifikowalny jedynie w przypadku:- gdy pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę przy realizacji projektu PIW EQUAL,- a konieczność dodatkowej pracy na rzecz projektu w nadgodzinach zostanie rzetelnie uzasadniona i jej wykonanie właściwie udokumentowane.Zwracamy dodatkowo uwagę, iż ewentualne wynagrodzenie za nadgodziny może być sfinansowane w ramach wygospodarowanych oszczędności w budżecie projektu. Powrót na górę
38. Czy w przypadku gdy Partnerem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą będzie możliwe rozliczenie kosztów Partnera w oparciu na przykład o fakturę VAT wystawioną na Administratora? W jaki sposób wtedy wyglądałoby wykazanie kosztów, na podstawie których wystawiona byłaby ta faktura np. kosztów czasu pracy doradczej mecenasa? Jest możliwość dokonania rozliczenia pomiędzy Partnerem (osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą) a Administratorem za pomocą faktury VAT (sposób rozliczeń Partnerów z Administratorem powinien być ustalony w umowie o PRR i/lub bilateralnej). Dokumentowanie kosztów osobistej pracy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą: na wewnętrznych notach księgowych osoba ta powinna opisać i rozliczyć godziny własnej pracy, a ponadto powinna archiwizować wszystkie dowody wykonanej i rozliczanej pracy, np. sporządzone opinie, przygotowane materiały szkoleniowe, czy inne dowody przeprowadzanych konsultacji eksperckich. Sugerujemy zapoznanie się z odpowiedziami na pytania dot. Partnerów – osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jakie znajdują się w Bazie pytań i odpowiedzi w zakładce: Personel projektu. Z pytania dotyczącego zawierania umów z podwykonawcą nie wynika o jakiego podwykonawcę i o jaką pracę chodzi, niemniej jednak można przyjąć, iż umowa z podwykonawcą nie musi dotyczyć pojedynczego zadania, czy pracy – można na przykład zawrzeć umowę na stałe doradztwo itp.
37. W roku kalendarzowym po przekroczeniu kwoty wynagrodzenia 73.560 zł nie są odprowadzane składki E+R zarówno naliczane pracownikowi jak również będące kosztem pracodawcy – w tej sytuacji występuje w danej pozycji budżetowej (dla konkretnego stanowiska) niewykorzystana kwota z tyt. wynagrodzenia dla danej osoby - czy kwalifikowana będzie wypłata dla tej osoby stanowiąca „dopełnienie” do ustalonej miesięcznej kwoty z tytułu wynagrodzenia? Jak należy wypłacić: 1. jako jednorazowe wyrównanie, w kolejnym miesiącu w, którym nastąpiło przekroczenie kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, 2. czy zawrzeć z pracownikiem PIW EQUAL (od kolejnego miesiąca w którym wystąpiło przekroczenie kwoty rocznego j/w) aneks do umowy o pracę, podwyższający wynagrodzenie o wysokość kwoty składek E+R? (pełna wersja pytania - pyt. 112) Umowa o pracę podpisana z pracownikiem określa wysokość wynagrodzenia za pracę jakie ma otrzymywać pracownik na danym stanowisku (zatrudniony w danym charakerze). Sam fakt powstania oszczędności z tytułu nie opłacania składek E+R nie uzasadnia zwiększenia wynagrodzenia dla danego pracownika. Pracownik nie wykonał żadnej dodatkowej pracy – nie ma zatem powodu by mu dodatkowe środki wypłacić. Powstałe oszczędności można przeznaczyć na jakikolwiek cel ściśle związany z realizacją projektu, przy czym zwracamy uwagę, iż musi to być jakieś dodatkowe, wcześniej nie planowane przedsięwzięcie i przypominamy o konieczności przestrzegania zasad dokonywania zmian w budżecie. Powrót na górę
36. Czy możemy z projektu pokryć koszty podróży i noclegu uczestnika studiów (pracownika zaangażowanego w realizację projektu) dot. ekonomii społecznej, realizowanych w ramach projektu „W poszukiwaniu polskiego modelu ekonomii społecznej”? Nie jest jasna intencja zadanego pytania – rozumiemy, że to twórcy i realizatorzy projektu mają pełną wiedzę co do tego jakie koszty są zgodne z planowanym budżetem i założeniami projektu. Jeśli są to koszty nieplanowane ale uzasadnione i zgodne z założeniami projektu to należy dokonać odpowiednich zmian w budżecie (z zachowaniem zasad dokonywania takich zmian). Jeśli problem wynika z faktu podwójnej roli danej osoby – pracownika projektu i jednocześnie BO to należy rozstrzygnąć, czy w tym przypadku występuje jako pracownik czy jako BO. Jeśli uczestniczy w tych studiach jako BO – to zasady rozliczania wydatków związanych z dojazdami BO zawarte są w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II). Natomiast co do sfinansowania kosztów noclegu BO – jeśli takiego rozwiązania wcześniej nie planowano – należy się odpowiednio kierować odpowiedzią na pyt. 16 z zakładki “Beneficjenci Ostateczni”, z której wynika, iż wyjątkowo można kwalifikować taki wydatek pod warunkiem, iż: jest to uzasadnione szczególną potrzebą uczestnictwa tego beneficjenta w projekcie w odniesieniu do celów PRR, wydatki związane z zakwaterowaniem BO nie przewyższają znacząco wydatków związanych z codziennym dojazdem beneficjenta z miejsca zamieszkania na miejsce szkolenia. Powrót na górę
35. Czy zatrudniając dwie osoby jednocześnie na prowadzenie warsztatów, zawieramy umowy na 24 godziny za pełną stawkę za godzinę przewidzianą w budżecie? Jeśli w budżecie planowano zatrudnienie jednej osoby na 24 godziny za określoną stawkę godzinową, to zatrudnienie dwóch osób w ramach tej samej kwoty wymaga: odpowiedniego zmniejszenia liczby godzin na osobę lub odpowiedniego zmniejszenia stawki godzinowej lub odpowiedniego zmniejszenia zarówno liczby godzin na osobę jak i stawki godzinowej. Można też zatrudnić dwie osoby na 24 godziny z planowaną stawką godzinową, przy czym należałoby to właściwie uzasadnić i dokonać odpowiednich zmian w ramach budżetu. Niezależnie od powyższego uważamy, że wymagana liczba godzin pracy “warsztatowca” i stawka za godzinę jego pracy powinna być określona w szczególności odpowiednio do potrzeb realizacji projektu i wymagań stawianych zatrudnianej osobie.
34. Zwracam się z prośbą o wyjaśnienie czy w związku z tym, że działanie 2 kończy się w grudniu 2007 roku wydatki związane z wypłaceniem dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 rok pracownikom, którzy w tym roku nabędą do niego prawo, będzie wydatkiem kwalifikowalnym (jeśli tak, to kiedy miałyby być wypłacone)? Aby zrealizowany wydatek mógł być uznany za kwalifikowalny musi przede wszystkim dotyczyć okresu kwalifikowalności określonego w umowie o dofinansowanie Działania, przy czym dokument źródłowy dotyczący tego wydatku i dowód zapłaty może mieć datę z okresu późniejszego, tj. po okresie kwalifikowalności. Wprawdzie ostatni wzorzec umowy o dofinansowanie Działania (z czerwca 2006 r.) przewiduje, iż wniosek o płatność końcową powinien być złożony w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia realizacji Działania, niemniej jednak ostateczną decyzję w tym zakresie przekażemy w najbliższym czasie, gdy ukażą się przepisy dotyczące zamykania programu. Powrót na górę
33. Czy dokonany przez ZUS zwrot wynagrodzenia długotrwale chorego pracownika może być wykorzystany na sfinansowanie wynagrodzenia dla osoby zastępującej chorego w pracy przy projekcie? W opisanej sytuacji wskazane jest powierzenie obowiązków chorego pracownika innemu pracownikowi. Zwrot wynagrodzenia przez ZUS może być wykorzystany na sfinansowanie wynagrodzenia osoby zastępującej chorego pracownika.
32. Czy w przypadku dodatkowego zatrudnienia na ½ etatu trzeba prowadzić kartę czasu pracy? Jeśli zatrudnienie w projekcie w wymiarze ½ etatu jest zatrudnieniem dodatkowym na podstawie odrębnej umowy – nie ma potrzeby prowadzenia kart czasu pracy. Karty czasu pracy należy prowadzić w przypadku gdy w ramach jednej umowy o pracę zatrudniony realizuje zadania nie tylko na rzecz projektu - wówczas wyliczenie kosztu zatrudnienia tej osoby w projekcie wymaga zastosowania podzielnika wynikającego z kart czasu pracy. Powrót na górę
31. Czy w ramach ofert rozszerzenia dotychczasowych działań i budżetu Dz. 2 i 3 możemy uwzględnić zwiększenie wynagrodzenia osób już pracujących przy projekcie? Powierzenie pracownikowi dodatkowych obowiązków może być powiązane ze zwiększeniem ich wynagrodzenia.
30. Jak rozliczyć koszty wynagrodzenia, podróży, noclegów, wyżywienia zaproszonych zagranicznych prelegentów? Z prelegentami – osobami fizycznymi należy podpisać umowy cywilno-prawne regulujące zarówno wynagrodzeniem za prelekcje (wysokość, warunki wypłaty), a także sposób i zakres finansowania innych kosztów (podróży, hotelu). Rozliczenia należy dokonać na podstawie odpowiednich dokumentów, zgodnych z zasadami obowiązującymi w PIW EQUAL. Nie ma możliwości sfinansowania takiego świadczenia jak zryczałtowana „dieta”. Prosimy o wyjaśnienie, dlaczego prelegenci nie mogą korzystać z wyżywienia zbiorowego dla uczestników konferencji i dlaczego nie można rozliczyć kosztów ich wyżywienia na podstawie zbiorczej faktury.
29. Do jednej z naszych spółdzielni wpłynęło pismo komornika wzywające spółdzielnię (pracodawcę) do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia beneficjentki z tytułu jej zaległości z opłatami wobec TPSA. Komornik jest do tego uprawniony na podstawie kodeksu postepowania cywilnego. Nie ma wyłączenia spod egzekucji komorniczej wynagrodzeń finansowanych z EFS ze względu na źródło finansowania. Jeżeli zatem komornik wystąpił o dokonanie potrąceń zgodnie z obowiązującymi go przepisami - to należy potrącenia zrealizować. Powrót na górę
28. Czy koszt udzielenia informacji o pracownikach samorządowych przez Krajowy Rejestr Karny jest kosztem kwalifikowalnym? W związku z tym, że ustawowy obowiązek wystąpienia przez pracodawcę samorządowego do KRK o udzielenie informacji dotyczy osób, które w dniu wejścia w życie ustawy były pracownikami samorządowymi zatrudnionymi na stanowiskach urzędniczych – to jeśli takie osoby pracowały wówczas przy realizacji projektu - koszt udzielenia informacji KRK będzie kwalifikowalny. Rozliczenie kosztu: na podstawie rachunku nabycia znaków opłaty sądowej i kserokopii dokumentów świadczących o złożeniu zapytań (lub otrzymaniu informacji) dotyczących osób pracujących w dniu wejścia w życie ustawy przy realizacji projektu. Nie ma natomiast żadnego uzasadnienia do refundacji kosztu udzielenia informacji poniesionego przez osobę nowo zatrudnianą w projekcie: praca w projekcie nie wiąże się z koniecznością przedkładania informacji z KRK, nie ma również wg naszego rozeznania ustawowego obowiązku refundacji kosztu przez pracodawcę w przypadku nowo zatrudnianych pracowników samorządowych. Powrót na górę
27. Czy dopuszczalne jest przesunięcie zadań od Partnera do Administratora i związana z tym zmiana rodzaju umów z wykonawcami, a co za tym idzie – zmiana kategorii wydatków planowanych na te zadania? W uzupełnieniu odpowiedzi na wcześniej zadane pytanie informujemy, że dla KSW projektowane zmiany są dopuszczalne, o ile zostaną przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi w PIW EQUAL przepisami i zasadami. Rozumiemy, że oprócz dokonania ewentualnych przesunięć środków pomiędzy kategoriami w budżecie, zostaną dokonane w miarę potrzeby odpowiednie zmiany w umowie o PRR, wniosku o dofinansowanie Działania czy też w umowie o dofinansowanie Działania. Natomiast z uwagi na to, że w pytaniu uzupełniającym pojawiła się informacja, iż chodzi o doradztwo na rzecz Beneficjentów - o czym wcześniej nie wspomniano – nie rozstrzygamy jakie przeniesienie pomiędzy kategoriami w budżecie będzie konieczne. Otóż w sytuacji, gdy usługi doradcze są bezpośrednio dla Beneficjentów Ostatecznych to powinny być klasyfikowane w kategorii IV. Jeśli natomiast doradztwo realizowane jest na rzecz Partnerstwa – wówczas niezbędne będzie zaplanowanie środków w kategorii III. Powrót na górę
26. Czy czas pracy osoby zatrudnionej na umowę o pracę jednocześnie przy Działaniach 2 i 3 musi być co miesiąc zgodny z czasem pracy przy każdym Działaniu założonym dla tej osoby w budżecie, czy wystarczy wykazanie odpowiednich proporcji jej zaangażowania na przestrzeni całego projektu? Miesięczne rozliczenie czasu pracy oraz wynagrodzenia osoby pracującej na rzecz dwóch Działań powinno odbywać się na podstawie karty czasu pracy - a na dokumencie księgowym (np. lista płac) załączanym do wniosku o płatność należy przedstawić rozliczenie wynagrodzenia na rzecz poszczególnych Działań na podstawie karty czasu pracy. Wynikające z budżetów proporcje czasu pracy (i wynagrodzenia) danej osoby na rzecz każdego z Działań nie muszą być zachowane w każdym miesiącu – istotne jest dotrzymanie zaplanowanego limitu kosztów wynagrodzenia tej osoby dla całego Działania. Warto pamiętać, iż wydatek jest kwalifikowalny w szczególności jeśli jest faktycznie poniesiony i rzetelnie udokumentowany.
25. Czy można rozliczyć w jednym wniosku o płatność kwotę odpisu na zfśs, a w innym korektę tej kwoty odpisu? Z uwagi na wynikający z obowiązujących przepisów oraz praktyki tryb i terminy dokonywania odpisów na zfśs i ich korekty – nie ma przeszkód, aby UJ dokonał we wniosku o płatność rozliczenia kwoty odpisu, a następnie w innym wniosku – ewentualnej korekty tej kwoty odpisu. Do wniosku o płatność należy dołączyć źródłowy dokument księgowy dot. kwoty dokonanego odpisu, a do wniosku o płatność zawierającego rozliczenie korekty - źródłowy dokument księgowy dot. korekty kwoty odpisu. W kol. 10 tabeli należy wpisać wynikającą z załączonego dokumentu księgowego wartość całego dokonanego odpisu, w kol. 11 – powtórzyć wartość z kol. 10, w kol. 12 – należy wpisać kwotę odpisu dotyczącą pracowników projektu EQUAL. W przypadku korekty – należy postąpić jak wyżej wpisując odpowiednio kwoty wynikające z dokonanej udokumentowanej korekty. Odnosząc się do Państwa obaw związanych z rozliczeniem po 31.12.2007 r. informujemy, że będzie możliwość rozliczeń w okresie do 2 – 3 tygodni po tym terminie. Powrót na górę
24. Jeżeli osoba wykonująca pracę dla Partnerstwa (doradztwo) była dotychczas zatrudniona na umowę zlecenie może zmienić formę rozliczania się z Administratorem za pośrednictwem faktury za wykonanie usługi? Brak w pytaniu informacji o tym, dlaczego ma nastąpić zmiana formy rozliczenia. Dlatego też podajemy ogólną zasadę stosowaną przy rozliczeniach. Jeśli umowa cywilno-prawna była podpisana z osobą fizyczną nie będącą czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, to powinna być rozliczana tylko za pomocą rachunków. Jeśli umowa cywilno-prawna była podpisana z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą to można przyjąć, iż zaistniały warunki, w których osoba ta stała się podatnikiem VAT i musi rozliczać się z zastosowaniem faktury VAT. Jeśli natomiast dotychczasowa umowa cywilno-prawna zawarta z osobą fizyczną ma być zastąpiona umową na wykonanie usługi z osoba prawną – wówczas zmieni się nie tylko sposób rozliczenia (z rachunku na fakturę), ale należałoby również dokonać zmiany w budżecie i przenieść środki z kat. I do kat. III. Brak szczegółów w zadanym pytaniu nie pozwala jednoznacznie sprawy rozstrzygnąć. Niezależnie od powyższego przypominamy, iż zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowalności wydatki osobowe na podstawie umów cywilno – prawnych są wydatkami klasyfikowanymi do kategorii I, natomiast wydatki związane z realizacją umów z osobami prawnymi lub instytucjami nieposiadającymi osobowości prawnej należy uwzględniać w kategorii III. Ponadto w kategorii I kwalifikuje się wydatki związane z realizacją umów cywilno-prawnych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej i świadczącymi usługi merytoryczne na rzecz projektu. Powrót na górę
23. Czy zmiana rodzaju umów z planowanych umów cywilno-prawnych na umowy o pracę nie spowoduje niekwalifikowalności wydatków związanych z tymi umowami? Zmiana rodzaju umów z umów cywilno-prawnych na umowy o pracę jest dopuszczalna i do zaakceptowania, o ile wydatki z nimi związane nie będą wyższe niż planowane w budżecie. Natomiast jeśli zmiana rodzaju umowy wymagałaby poniesienia większych kosztów niż wcześniej planowane – należałoby postąpić zgodnie z zasadami dokonywania zmian w budżecie i uzyskać wcześniejszą zgodę KSW. Do wniosku o płatność należy oczywiście przedstawić odpowiednie dokumenty związane ze sprawą.
22. Czy świadczenia urlopowe (wypłata tych świadczeń) stanowią koszt kwalifikowalny, czy traktowane są jako wypłata o charakterze ryczałtu, a tym samym stanowią koszt niekwalifikowalny? Świadczenie urlopowe wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest wydatkiem kwalifikowalnym.
21. Czy Stowarzyszenie realizujące Projekt IW Equal, Akademia Przedsiębiorczości. Rozwój alternatywnych form zatrudnienia, może zakupić paczki świąteczne dla beneficjentów oraz pozostałego personelu Centrum Szkoleniowo - Doradczego? Zakup paczek miałby pochodzić z Kategorii: I i IV B poz. w budżecie Fundusz nagród, premii, dodatków regulaminowych. Stowarzyszenie nie utworzyło Funduszu Świadczeń Socjalnych - z powodu braku wystarczających środków pieniężnych. Sfinansowanie zakupu paczek świątecznych jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy w instytucji utworzono ZFŚS i regulamin tego funduszu przewiduje zakup takich paczek. Natomiast wypłaty nagród, premii, dodatków są możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy jest to zgodne z regulaminem wynagradzania przyjętym przez pracodawcę przed przystąpieniem jednostki do Programu EQUAL.
20. Pytanie brzmi: jak ostatecznie ma się rozliczyć osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą? Czy zaproponowane rozwiązanie (rachunek w kat. III) będzie akceptowane? W odpowiedzi na pytanie nr 20 (cała treść pytania na górze srtony) i w nawiązaniu do wcześniej prezentowanego stanowiska informujemy: podtrzymujemy dotychczasowe stanowisko, iż nota może być wystawiona nie tylko w celu korygowania zapisu, niemniej jednak oczekujemy ostatecznej decyzji IZ w tej sprawie; zgodnie z wcześniejszą odpowiedzią, iż można dokonać rozliczenia „z zastosowaniem jednej z obowiązujących, ale możliwych do zastosowania przez Partnera – form rozliczeń...” – jest możliwość rozliczenia za pomocą rachunku; wydatki związane z personelem Partnerstwa udokumentowane rachunkami zaliczane są do kategorii I. Powrót na górę
19. W jaki sposób dokumentować potrącenia dobrowolne z wypłat aby kwota netto wynagrodzenia zgadzała się z kwotą wypłaty na wyciągu bankowym i ujmować we wniosku o płatność? (np. pracownicy mają potrącenia na ubezpieczenie na życie, pożyczki i inne). Jakie dokumenty trzeba przedłożyć, czy wystarczy oświadczenie? W przypadku wystąpienia dobrowolnych potrąceń z wypłaty pracowników do wniosku powinien zostać dołączony odpowiedni dokument stwierdzający rodzaj potrącenia oraz jego kwotę, potwierdzenie zapłaty potrącenia (cykliczne lub jednorazowe) oraz na liście płac pracowników w pozycji potrąceń powinna znaleźć się kwota egzekwowanego świadczenia.
18. Czy jest wydatkiem kwalifikowanym obciążenie pracownika zatrudnionego na umowę o pracę przez organ ZUS z tytułu nie zamknięcia (nie wyrejestrowania) działalności gospodarczej? Nadmieniam, że z wynagrodzenia pracownika potrącono kwoty obciążenia i czy pisma z ZUS ujmuje się w tabeli 20? Kwotą kwalifikowaną jest wynagrodzenie pracownika brutto – a zatem obciążenia pracownika zatrudnionego na umowę o pracę egzekwowane z jego wynagrodzenia stanowią wydatek kwalifikowalny, a dokument na podstawie którego są dokonywane potrącenia powinien znaleźć się w Tabeli (20). Powrót na górę
17. Czy składki na ZFŚS są kwalifikowalne, co z ryczałtami? Zgodnie z komunikatem nr 73 z dnia 13.07.2006 r. kwalifikowalnym wydatkiem jest odpis na zfśs (z uwzględnieniem liczby osób zatrudnionych przy realizacji projektu).Wypłaty ryczałtów, wypłaty o charakterze ryczałtu są wydatkami niekwalifikowalnymi. Powrót na górę
16. Czy składka na ZFŚS jest kwalifikowalna? (Komunikat specjalny nr 73, 13.07.2006r.) Przekazujemy niniejszym stanowisko Instytucji Zarządzającej w sprawie kwalifikowalności składki (odpisu) na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych: W ramach sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich oraz Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL kwalifikowalne są nie tylko wydatki związane z wynagrodzeniami, ale wszelkie podatki i składki powszechnie obowiązujące w tym składki na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Wynika to z faktu, że przedmiotowe wydatki są traktowane jako koszty ogólne zgodnie z zasadą 1 „Wydatki rzeczywiście poniesione” Rozporządzenia Komisji (WE) 448/2004.
15. Czy składki (które są obowiązkowe i płacone przez pracodawcę za pracownika) na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) i na Fundusz Pracy są kosztami kwalifikowanymi personelu? Informujemy, że jest możliwe ubieganie się o zwrot i kwalifikowanie kosztów ponoszonych w związku z obowiązkowymi (ustawowo określonymi) składkami (w tym na FP i FGŚP). Jednakże niezbędnym warunkiem uznania kwalifikowalności tych wydatków jest wcześniejsze zaplanowanie środków na ten cel w budżecie danego Działania.
14. Czy dodatkowe składniki wynagrodzenia takie jak dodatek za wysługę lat oraz dodatek funkcyjny stanowią koszt kwalifikowany w ramach projektu? Jeśli pracownicy, pobierający wynagrodzenia z takimi dodatkami są oddelegowani do pracy przy realizacji projektu w wymiarze określonej części etatu to:w takiej sytuacji można uznać za kwalifikowalną adekwatną do tej części etatu kwotę dodatku za wysługę lat;natomiast dodatek funkcyjny, również w odpowiedniej do tej części etatu kwocie byłby kwalifikowalny jedynie w sytuacji, gdy praca na rzecz projektu wymaga takiej funkcji, za jaką ten dodatek przysługuje.
13. Czy do kategorii I kwalifikuje się tylko koszty osobowe wynikające z umów cywilno – prawnych i umów o pracę? Do kategorii I kwalifikuje się:koszty osobowe związane z personelem zatrudnionym na podstawie umów o pracę (w szczególności wynagrodzenia, pochodne od wynagrodzeń). koszty prac/usług osób fizycznych na rzecz projektu na podstawie umów cywilno – prawnych zawartych z tymi osobami. Natomiast nie kwalifikuje się do kategorii I - kosztów prac/usług na podstawie umów z osobami prawnymi lub podmiotami nie posiadającymi osobowości prawnej.
12. Czy osobę zatrudnioną w projekcie na umowę o pracę można dodatkowo zatrudnić na umowę zlecenie? Jest możliwe zaakceptowanie zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia osoby już zatrudnionej na umowę o pracę pod warunkiem, że odbywa się to sporadycznie i umowy te dotyczą różnego zakresu/rodzaju prac. Istotne jest też m.in. aby formalny, obowiązujący pracownika czas pracy i czasochłonność pracy zleconej nie wykluczały możliwości rzetelnego wykonywania obowiązków pracowniczych, a także by nie rodziły wątpliwości co do faktycznego wykonywania zlecenia poza godzinami pracy na podstawie umowy o pracę. Ze swej strony nie rekomendujemy takich rozwiązań i zwracamy uwagę, że sytuacja zatrudniania „w podwójnym charakterze” jest z reguły wnikliwie analizowana przez różne organa kontrolne.
11. Gdy jeden z Partnerów jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą i pełni rolę koordynatora Partnera to w jaki sposób Partner ten powinien rozliczyć się z przepracowanego na rzecz projektu czasu pracy? Informujemy, iż osoba pełniąca funkcję koordynatora powinna wystawić wewnętrzną notę obciążającą na swoją firmę (na Partnera – osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą) na kwotę odpowiadającą ustalonemu wynagrodzeniu koordynatora. Następnie Partner – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą - rozliczy poniesione wydatki z Administratorem na zasadach przyjętych w tym Partnerstwie, tj. wystawi odpowiednią notę zbiorczą lub fakturę.
10. Jak rozliczać usługi właściciela firmy? Możliwe są dwa rozwiązania:Wystawianie przez Partnera - jako osobę fizyczną na własną firmę wewnętrznej noty księgowej zawierającej opis wydatku (w tym na przykład czas pracy nad danym zadaniem, stawkę godzinową itd.). Następnie Partner już jako firma rozlicza poniesione wydatki z Administratorem wystawiając odpowiednio: fakturę, rachunek lub notę. Samozatrudnienie właściciela firmy we własnej firmie na umowę o pracę jako koordynator projektu - Partner jako właściciel firmy może ustanowić pełnomocnika firmy wyłącznie do wykonania czynności zawarcia takiej umowy o pracę. Koszty podróży właściciela firmy winny być rozliczane odpowiednio do przyjętej jednej z powyższych dwóch możliwości rozliczenia i zatrudnienia, a wysokość wynagrodzenia winna być ustalona na podstawie limitów IZ. Zysk firmy nie może być brany pod uwagę w kalkulacji wynagrodzenia.
9. Jakie są dopuszczalne formy zatrudnienia w projekcie, czy można zawierać krótkookresowe ale odnawialne umowy zlecenia? Co do zasady osoby pracujące w ramach projektów finansowanych ze środków PIW EQUAL powinny być zatrudniane na podstawie umów o pracę. W wyjątkowych sytuacjach, w szczególności w odniesieniu do osób pracujących jedynie w krótkich okresach, dopuszcza się zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia.Nie akceptujemy zatrudnienia na podstawie umów zlecenia odnawianych okresowo co trzy miesiące. Ponadto zwracamy uwagę, że dla osób już pracujących – dodatkowe zatrudnienie czy to na podstawie umowy o pracę czy umowy zlecenia nie może co do godzin pracy i zakresu „pokrywać się” z zatrudnieniem podstawowym, a także nie może formalnie łącznie stanowić wysiłku ponad akceptowalne wymiary, w tym ponad ograniczenia wynikające z przepisów prawa pracy. Tego rodzaju sytuacje mogą stanowić pole do nadużyć, mogą budzić wątpliwości co do faktycznego wykonywania pracy dodatkowej w czasie poza godzinami pracy podstawowej.
8. Czy osoba zatrudniona w danej instytucji na umowę o pracę może z tytułu usług na rzecz Projektu otrzymywać premię (w wysokości przewidzianej w budżecie dla Projektu)? Ze środków EQUAL mogą być sfinansowane oprócz wynagrodzeń, obowiązkowych składek i zaliczek na podatek - również inne świadczenia na rzecz pracownika, w tym premie, o ile wynikają z regulaminu zakładowego (wewnętrznego). Wg Przewodnika administracyjno – finansowego dla Partnerstw….: „do kosztów kwalifikowalnych nie zalicza się wypłat uznaniowych, nie mających podstawy w przepisach prawa”.A zatem, jeśli premia jaka ma być wypłacana pracownikowi spełnia powyższe warunki i będzie jednoznacznie powiązana z pracą na rzecz projektu, a także będzie właściwie udokumentowana – nie ma przeszkód w uznaniu kwalifikowalności wydatków na ten cel.
7. Czy można wypłacać nagrody dla pracowników EQUAL? Możliwość wypłaty nagród ze środków PIW EQUAL istnieje jedynie w sytuacji, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:regulamin wynagradzania w danej jednostce przewiduje wypłatę określonego rodzaju nagród; regulamin ten był ustalony jeszcze przed przystąpieniem tej jednostki do realizacji projektu PIW EQUAL; regulamin ten został zaakceptowany przez KSW.Bez spełnienia ww warunków wypłacone nagrody nie mogą być kosztem kwalifikowalnym w ramach PIW EQUAL.
6. Jakie są dopuszczalne formy zatrudnienia Partnerów – wspólników w spółce albo prowadzących działalność gospodarczą? W odniesieniu do spółki cywilnej i spółki jawnej możliwe jest zastosowanie następujących form zatrudnienia wspólnika: na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno – prawnej. W świetle dostępnych wyroków SN i innych interpretacji prawnych można przyjąć, że zatrudnienie wspólnika w spółce - na podstawie umowy o pracę jest możliwe (o ile przedmiotem tej umowy nie będzie prowadzenie i reprezentowanie spółki). A zatem Partnerzy mogą zastosować taką formę zatrudnienia.Natomiast w odniesieniu do Partnera prowadzącego indywidualną działalność gospodarczą możliwe są dwa rozwiązania:wystawienie przez Partnera (jako osobę fizyczną) na jego firmę wewnętrznej noty księgowej zawierającej opis wydatku (w tym na przykład czas pracy nad danym zadaniem, stawkę godzinową itd.). Następnie Partner jako firma obciąża Administratora wystawiając odpowiednio: fakturę, rachunek lub notę. samozatrudnienie Partnera na umowę o pracę, ale w tym celu niezbędne jest ustanowienie przez Partnera prowadzącego działalność gospodarczą – pełnomocnika do wykonania czynności zawarcia umowy o pracę.
5. Czy pracownik będący pracownikiem finansowanym w ramach projektu, może być jednocześnie Beneficjentem Ostatecznym? Czy może brać udział w szkoleniach, rozliczać koszty dojazdu na szkolenia itp.? Sytuacja tego rodzaju jest dopuszczalna, przy czym osoba ta może być BO poza czasem pracy w ramach projektu finansowanym ze środków projektu. Osoba ta musi spełniać kryteria Beneficjenta Ostatecznego w danym projekcie. Należy też dopilnować, aby nie doszło do podwójnego finansowania ze środków PIW EQUAL tych samych kosztów raz jako poniesionych przez pracownika, a drugi raz jako poniesionych przez BO. Należy też zwrócić uwagę na możliwość wystąpienia pomocy publicznej (dla pracodawcy - jeżeli jest to pracownik zatrudniony na etacie lub dla tej osoby jeżeli samodzielnie prowadzi działalność gospodarczą). Powrót na górę
4. Czy osoby zatrudnione przy realizacji projektów PIW EQUAL mogą jednocześnie uczestniczyć w szkoleniach, studiach finansowanych ze środków PIW EQUAL? (Komunikat specjalny nr 92, 06.10.2006r.) Stanowisko Instytucji Zarządzającej w sprawie kwalifikowalności uczestnictwa osób zatrudnionych przy realizacji projektów PIW EQUAL w szkoleniach, studiach finansowanych ze środków PIW EQUAL jest następujące:Osoby zatrudnione przy realizacji projektów mogą uczestniczyć w szkoleniach organizowanych przez Krajową Strukturę Wsparcia (KSW). Ponadto dopuszczalne jest uczestnictwo w szkoleniach dotyczących sposobu funkcjonowania i zarządzania Partnerstwem, o ile szkolenia te nie są ujęte w planie szkoleń KSW na dany rok.Jeżeli chodzi o udział w szkoleniach, studiach osób zatrudnionych przy realizacji projektów PIW EQUAL w charakterze beneficjentów ostatecznych, to koszty związane z tymi formami wsparcia mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem, że osoby te spełniają jedno z podanych niżej kryteriów:zatrudnienie w projekcie jest jedną z form zaangażowania osób doświadczających dyskryminacji i nierówności na rynku pracy (empowerment), przewidzianą w umowie o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju przy jednoczesnym spełnieniu przez tę osobę kryteriów udziału w projekcie lub jednym z celów Partnerstwa określonych w umowie PRR jest podniesienie kompetencji organizacji/instytucji w zakresie wynikającym z testowanego przez Partnerstwo modelu, a jej pracownik zatrudniony przy realizacji projektu PIW EQUAL jest jednocześnie, w ramach swoich obowiązków służbowych lub jako wolontariusz, zaangażowany w działanie organizacji/instytucji wykraczające poza zadania związane z realizacją projektu PIW EQUAL, czyli w zadania w zakresie których organizacja/instytucja jest beneficjentem ostatecznym PIW EQUAL.Jednocześnie IZ podkreśla, że zarówno w przypadku tego samego projektu, jak również innego projektu niż ten, w którym osoba jest zatrudniona, warunkiem uznania kosztów za kwalifikowalne jest spełnienie przez tę osobę kryteriów udziału w projekcie jako beneficjenta ostatecznego określonych w umowie PRR.
3. Czy można osobom pracującym w Działaniu 2 zwiększyć zakres obowiązków w związku z realizacją Działania 3 i zwiększyć wynagrodzenie? Czy są jakieś wytyczne w tym zakresie? Jak rozliczać wynagrodzenie takich osób? Można zwiększyć wynagrodzenia pracowników jeżeli powiększa się ich zakres obowiązków wynikający z realizacji Działania 3. Należy jednak pamiętać o odrębnym rozliczaniu czasu pracy, a co za tym idzie i wynagrodzenia na rzecz każdego z Działań.Nie ma szczegółowych wytycznych dotyczących zwiększania wynagrodzenia. Dotychczasowe stosowane zasady to: jeżeli pracownik był wcześniej zatrudniony w danej instytucji to przy realizacji projektu może mieć wynagrodzenie ustalone odpowiednio do tego jakie pobierał przed zatrudnieniem w projekcie. Natomiast jeżeli jest zatrudniany dopiero do realizacji projektu to poziom wynagrodzenia ustalany jest w toku negocjacji budżetowych.Jeżeli jedna osoba będzie zatrudniona przy realizacji dwóch Działań: 2 i 3, to lista płac zawierająca wynagrodzenie tej osoby będzie wykazywana zarówno we wniosku o płatność dla Dz. 2, jak i we wniosku o płatność dla Dz.3, a rozliczana w kwotach odpowiadających pracy wykonywanej przez tę osobę na rzecz każdego z Działań odrębnie. Czas pracy musi być udokumentowany kartą czasu pracy z podziałem godzin (dni) pracy na rzecz każdego z Działań.
2. Czy można zawrzeć umowę zlecenia z koordynatorem dla Działania 3 jeżeli ma on już umowę o pracę w Działaniu 2? Jest to sytuacja do zaakceptowania, przy czym należy uwzględnić następujące warunki:Umowa zlecenie wraz z umową o pracę nie mogą łącznie dotyczyć takiej liczby godzin pracy, która budziłaby zastrzeżenia z punktu widzenia ograniczeń jakie można wywieść z przepisów prawa pracy, a także która budziłaby wątpliwości co do faktycznej realizacji zadań w ramach limitów czasowych przypisanych do każdej z umów odrębnie. Wg naszej oceny maksymalne dodatkowe zaangażowanie w ramach umowy zlecenia osoby zatrudnionej na umowę o pracę w wymiarze całego etatu - może odpowiadać w takiej sytuacji co najwyżej 0,25 etatu.Ponadto przypominamy, że w przypadku gdy kwota wynagrodzenia koordynatora przewidziana w ramach umowy zlecenia dla całego Działania 3 ma być wyższa od 6 tys. euro – może być konieczne zastosowanie odpowiedniej procedury udzielenia zamówienia publicznego (w zależności od podmiotu zlecającego).
1. Czy te same osoby mogą być zatrudnione jednocześnie w Działaniu 2 i w Działaniu 3? Czy nie ma ryzyka podwójnego finansowania? (Komunikat specjalny nr 87, 22.09.2006 r.) Tak mogą być, przy czym Krajowa Struktura Wsparcia informuje, że z uwagi na zachowanie płynności procesu weryfikacji, podczas sprawdzania budżetów nie będzie badane przestrzeganie zasady unikania podwójnego finansowania personelu dla Działania 2 i Działania 3.Natomiast w przypadku znalezienia na etapie sprawdzania wniosków o płatność do Działania 3, przypadku podwójnego finansowania, informujemy, że koszty te zostaną uznane za niekwalifikowalne ze wszystkimi skutkami takiej decyzji.Zwracamy ponadto uwagę na konieczność prowadzenia, przez wszystkie osoby łączące pracę w Działaniu 2 z pracą w Działaniu 3, kart czasu pracy, które umożliwią w sposób jednoznaczny uznanie odpowiedniej części wynagrodzenia pracownika za koszty kwalifikowalne w Działaniu 2 albo w Działaniu 3.