Source: https://prostetorodo.pl/2019/12/04/czynnosci-kontrolne-poza-siedziba-platnika/
Timestamp: 2019-12-16 02:23:24
Legal References Found: art. 90
 art. 90
 art. 89
 art. 90
 art. 88
 art. 90
 art. 88
 art. 80

Document Content:
Miejsce prowadzenia kontroli poza siedzibą płatnika - Proste to RODO
Miejsce prowadzenia kontroli poza siedzibą płatnika
4 grudnia 2019 4 grudnia 2019 przez RODO
Czy Inspektor ZUS może zabrać dokumenty z siedziby kontrolowanego płatnika?
Miejsce prowadzenia czynności kontrolnych.
Miejsce prowadzenia kontroli. Zgodnie z art. 90 ust. 1 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998 Nr 137 poz. 887 z późn zm.)[1] [dalej UOSUS] cyt.: „(…) czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (…)”, co oznacza tyle, iż co do zasady czynności kontrolne powinny być wykonywane w siedzibie płatnika składek lub w innych miejscach prowadzenia przez niego działalności, z uwagi na fakt, iż tam zwyczajowo przechowywane są dokumenty stanowiące przedmiot kontroli.
[1] http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19981370887/U/D19980887Lj.pdf
Zasady wstępu do siedziby płatnika.
Zgodnie z art. 90 ust. 2 UOSUS cyt.: „(…) Inspektor kontroli Zakładu jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, na podstawie dokumentów, o których mowa w art. 89 ust. 1, bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek (…)”, co oznacza tyle, iż okazanie legitymacji służbowej i doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli jest elementem wystarczającym dla jej wszczęcia, a w konsekwencji wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejscach prowadzenia prze niego działalności. Elementem istotnym jest tutaj fakt, iż Inspektor nie podlega rewizji osobistej, jeśli takowa przewidziana została, jako element bezpieczeństwa w procedurach wewnętrznych płatnika. Z tego względu płatnicy powinni korzystać z przysługującego im uprawnienia do tego, iż oni sami, albo wyznaczona przez nich osoba ma prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. W ten sposób może również działać w interesie samego Inspektora który podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne.
Czynności wykonywane poza siedzibą płatnika.
Zgodnie z art. 90 ust. 4 UOSUS cyt.: „(…) czynności kontrolne mogą być wykonywane poza miejscami określonymi w ust. 1 w razie niezapewnienia przez płatnika składek warunków, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 3, a także w przypadkach, gdy charakter czynności tego wymaga (…)”, co oznacza tyle, iż czynności kontrolne mogą być wyjątkowo przeprowadzone poza miejscem siedziby płatnika oraz miejscem prowadzenia przez niego działalności. Oznacza to, iż miejsce prowadzenia kontroli może być inne w niżej wymienionych przypadkach.
Niezbędne warunki dla prowadzenia kontroli.
W pierwszym przypadku, będzie mogło to mieć miejsce, kiedy płatnik nie zapewnia niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym nie udostępnia środków łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz nie zapewnia innych niezbędnych środki technicznych do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje.
Charakter czynonści tego wymaga.
W drugim przypadku czynności kontrolne mogą być wykonywane poza miejscem siedziby płatnika, poza miejscem prowadzenia przez niego działalności, gdy charakter czynności tego wymaga.
Obowiązkowy protokół przekazania dokumentacji.
Zgodnie z art. 90 ust. 5 UOSUS cyt.: „(…) w przypadkach określonych w ust. 4 [opisane dwa przypadki wyjątkowe] płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora kontroli Zakładu, wydać określone przez niego dokumenty wymienione w art. 88 ust. 1 pkt 1 na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Czynności w tym zakresie są prowadzone w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek (…)”, co oznacza tyle, iż w owych wyjątkowych przypadkach kontrola będzie realizowana w określonym miejscu i określonym czasie. Miejsce prowadzenia kontroli będzie terenowa jednostka ZUS. Czynności nie mogą trwać dłużej niż 3 tygodnie. Co istotne, z punktu widzenia płatnika – jako administratora danych osobowych, z wydania dokumentów sporządza się stosowny protokół.
Trzecim przypadkiem kiedy czynności kontrolne mogą być wykonywane poza siedzibą płatnika, jest przypadek opisany w art. 80a ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2004 Nr 173 poz. 1807 z późn. zm.)[1] Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego, miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub, za zgodą lub na wniosek kontrolowanego, winnym miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne, za zgodą kontrolowanego, mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli
[1] http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20041731807/U/D20041807Lj.pdf
Proste to RODO Reasumując za zasadne i celowe uznać należy weryfikowanie w trakcie czynności kontrolnych działań podejmowanych przez Inspektorów, co może być realizowane przez płatnika bądź osobę przez niego wyznaczoną. Działania te mogą służyć zarówno bezpieczeństwu samego Inspektora podlegającego przepisom BHP, jak również stanowić mogą wyraz troski o dokumentację w oparciu, o która realizowane są czynności kontrolne.
Proste to RODO Pamiętać należy, iż brak jest podstaw do tego, aby Inspektor wynosił poza siedzibę, poza miejsce wykonywania działalności płatnika, dokumentację, jeśli nie zachodzą prawem, określone warunki, aby tego uniknąć, warto jest stosować własne instrukcje dokumentujące fakt wydawania i odbioru dokumentów przekazywanych Inspektorowi.
Zestawienie imienne pracowników i wyników badań a prawo pracodawcy do kontroli zakresu przeprowadzonych badań w ramach medycyny pracy.
Kategorie FAQ Tagi Kontrola ZUS Zobacz wpisy
Wsparcie techniczna dla Windows 7