Source: http://slideplayer.pl/slide/2576130/
Timestamp: 2017-08-19 18:57:39
Legal References Found: art. 44
 art. 44
 art. 53
 art. 53
 art. 53
 art. 53
 art. 4
 art. 4

Document Content:
Kontrola zarządcza. - ppt pobierz
OpublikowałHalina Klimek Został zmieniony 2 lata temu
Prezentacja na temat: "Kontrola zarządcza."— Zapis prezentacji:
1 Kontrola zarządcza
2 Kontrola finansowa a kontrola zarządcza.
Kontrola finansowa według dawnej ustawy o finansach publicznych (art. 47) obejmuje: Przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur Kontrola finansowa a kontrola zarządcza. Kontrola finansowa według dawnej ustawy o finansach publicznych (art. 47) obejmuje: Przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur
3 Kontrola zarządcza wg nowej ustawy o finansach publicznych (art. 68):
Kontrolę zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; skuteczność i efektywność działania; wiarygodność sprawozdań; ochronę zasobów; przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania; efektywność i skuteczność przepływu informacji; zarządzanie ryzykiem Kontrola zarządcza wg nowej ustawy o finansach publicznych (art. 68): 1.	Kontrolę zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2.	Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; skuteczność i efektywność działania; wiarygodność sprawozdań; ochronę zasobów; przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania; efektywność i skuteczność przepływu informacji; zarządzanie ryzykiem
4 Rola kierownika jednostki w myśl przepisów starej i nowej ustawy:
Według dawnej ustawy art. 44 : kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej oraz zapewnia ich przestrzeganie (art. 47 ust. 3 dawnej ustawy o finansach publicznych.) Rola kierownika jednostki w myśl przepisów starej i nowej ustawy: a) Według dawnej ustawy art. 44 ust) : kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej oraz zapewnia ich przestrzeganie (art. 47 ust. 3 dawnej ustawy o finansach publicznych.)
5 Według nowej ustawy art. 53):
kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej, i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: a)	ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, zwanego dalej „ministrem kierującym działem", b) wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego; c) kierownika jednostki (art.69 nowej ustawy o finansach publicznych). W myśl Komunikatu Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych: „ System kontroli zarządczej nie zamyka się wyłącznie w procedurach, instrukcjach czy zarządzeniach kierownictwa. Skuteczność kontroli zarządczej zależy od sposobu, w jaki kierownictwo i pracownicy jednostki wykonują obowiązki z nią związane". Według nowej ustawy art. 53): kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej, i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: a)	ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, zwanego dalej „ministrem kierującym działem", z zastrzeżeniem ust.2; wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego; kierownika jednostki (art.69 nowej ustawy o finansach publicznych). W myśl Komunikatu Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych: „ System kontroli zarządczej nie zamyka się wyłącznie w procedurach, instrukcjach czy zarządzeniach kierownictwa. Skuteczność kontroli zarządczej zależy od sposobu, w jaki kierownictwo i pracownicy jednostki wykonują obowiązki z nią związane".
6 Procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych,
Procedury kontroli finansowej w ujęciu dawnej ustawy o finansach publicznych (art. 47 ust. 2 pkt 2) Procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych, Procedury zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, Procedury gospodarowania mieniem, Procedury udzielania zamówień publicznych, Procedury dokonywania zwrotów ze środków publicznych. Procedury kontroli finansowej w ujęciu dawnej ustawy o finansach publicznych (art. 47 ust. 2 pkt 2) Procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych, Procedury zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, Procedury gospodarowania mieniem, Procedury udzielania zamówień publicznych, Procedury dokonywania zwrotów ze środków publicznych.
7 Procedury wewnętrzne w ujęciu nowej ustawy o finansach publicznych
Procedury pełnią rolę służebną w zarządzaniu gospodarką finansową. Procedury to nie określony rodzaj dokumentu w jednostce, ale wachlarz różnych instrumentów (regulaminów, instrukcji, zasad, zakresów, obowiązków etc.) Procedury wewnętrzne stanowią otwarty katalog dokumentów; Ilość oraz zawartość procedur powinna być adekwatna do zadań, struktury organizacyjnej i sytuacji jednostki; Procedury są przede wszystkim narzędziem służącym zapobieganiu nieprawidłowościom. Procedury wewnętrzne w ujęciu nowej ustawy o finansach publicznych Procedury pełnią rolę służebną w zarządzaniu gospodarką finansową. Procedury to nie określony rodzaj dokumentu w jednostce, ale wachlarz różnych instrumentów (regulaminów, instrukcji, zasad, zakresów, obowiązków etc.) Procedury wewnętrzne stanowią otwarty katalog dokumentów; Ilość oraz zawartość procedur powinna być adekwatna do zadań, struktury organizacyjnej i sytuacji jednostki; Procedury są przede wszystkim narzędziem służącym zapobieganiu nieprawidłowościom.
8 Regulamin organizacyjny;
Typowe procedury funkcjonujące w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych, w tym m. in. : Regulamin organizacyjny; Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych; Zakładowy plan kont; Polityka rachunkowości jednostki oraz odrębna polityka rachunkowości do realizowanych projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych. Instrukcja inwentaryzacyjna; Instrukcja kasowa; Instrukcja druków ścisłego zarachowania; Instrukcja magazynowa; Instrukcja archiwizacji dokumentów i dowodów księgowych; Instrukcja archiwizacji dokumentów dotyczących realizacji projektów współfinansowanych ze środków pomocowych, Regulamin zamówień publicznych; Regulamin komisji przetargowej; Procedury kontroli finansowej; Procedury kontroli zamówień publicznych do 14 tys . euro; Regulamin pracy; Typowe procedury funkcjonujące w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych, w tym m. in. : Regulamin organizacyjny; Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych; Zakładowy plan kont; Polityka rachunkowości jednostki oraz odrębna polityka rachunkowości do realizowanych projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych. Instrukcja inwentaryzacyjna; Instrukcja kasowa; Instrukcja druków ścisłego zarachowania; Instrukcja magazynowa; Instrukcja archiwizacji dokumentów i dowodów księgowych; Instrukcja archiwizacji dokumentów dotyczących realizacji projektów współfinansowanych ze środków pomocowych, Regulamin zamówień publicznych; Regulamin komisji przetargowej; Procedury kontroli finansowej; Procedury kontroli zamówień publicznych do 14 tyś . euro; Regulamin pracy;
9 III. Formy organizacyjne kontroli wewnętrznej.
Samokontrola- prawidłowość wykonywania własnej pracy. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami czynności. Kontrola funkcjonalna- sprawowana z urzędu w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, a także sprawowana przez zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych, współdziałających przy realizacji danych operacji, procesów i opracowania dokumentów - o ile zostali zobowiązani w zakresie czynności do ich wykonywania. Samoocena kontroli- to proces, który umożliwia poszczególnym kierownikom i pracownikom dokonanie przeglądu istniejących mechanizmów kontroli pod względem adekwatności oraz przekazywania zaleceń, a także uzgadniania i wdrażania ulepszeń (nie jest to ocena kontroli instytucjonalnej). Kontrola instytucjonalna- prowadzona przez wyodrębnioną wewnętrznie komórkę kontroli lub uprawnione podmioty zewnętrzne. III. Formy organizacyjne kontroli wewnętrznej. Samokontrola- prawidłowość wykonywania własnej pracy. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami czynności. Kontrola funkcjonalna- sprawowana z urzędu w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, a także sprawowana przez zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych, współdziałających przy realizacji danych operacji, procesów i opracowania dokumentów - o ile zostali zobowiązani w zakresie czynności do ich wykonywania. Samoocena kontroli- to proces, który umożliwia poszczególnym kierownikom i pracownikom dokonanie przeglądu istniejących mechanizmów kontroli pod względem adekwatności oraz przekazywania zaleceń, a także uzgadniania i wdrażania ulepszeń (nie jest to ocena kontroli instytucjonalnej). Kontrola instytucjonalna- prowadzona przez wyodrębnioną wewnętrznie komórkę kontroli lub uprawnione podmioty zewnętrzne.
10 Czynności kontrolne: Kontrola wstępna- polega na kontroli czynności zamierzonych, mających na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom przez sprawdzenie, czy są one zgodne z kryteriami celowości, gospodarności, rzetelności i legalności. Kontrola bieżąca- polega na sprawdzeniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji gospodarczych w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kontrola następcza- dotyczy sprawdzenia dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. IV. Czynności kontrolne: Kontrola wstępna- polega na kontroli czynności zamierzonych, mających na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom przez sprawdzenie, czy są one zgodne z kryteriami celowości, gospodarności, rzetelności i legalności. Kontrola bieżąca- polega na sprawdzeniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji gospodarczych w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kontrola następcza- dotyczy sprawdzenia dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.
11 I grupa standardów- Środowisko wewnętrzne=
Standardy kontroli zarządczej (22 standardy, ujęte w 5 grupach) I grupa standardów- Środowisko wewnętrzne= wymogi wobec środowiska w jakim będzie funkcjonować kontrola zarządcza. Środowisko musi być przygotowane organizacyjnie (struktura) i merytorycznie oraz mentalnie (kadra). Standard 1 Przestrzeganie wartości etycznych Osoby zarządzające i pracownicy winni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Działania realizujące standard: wprowadzenie kodeksu etyki zawodowej, szkolenie pracowników z zakresu kontroli zarządczej, wprowadzenie zasad przeciwdziałających konfliktom interesów, badanie opinii petentów dotyczące poziomu obsługi i ich zadowolenia Standardy kontroli zarządczej I grupa standardów- Środowisko wewnętrzne= wymogi wobec środowiska w jakim będzie funkcjonować kontrola zarządcza. Środowisko musi być przygotowane organizacyjnie (struktura) i merytorycznie oraz mentalnie (kadra). Standard 1 Przestrzeganie wartości etycznych Osoby zarządzające i pracownicy winni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Działania realizujące standard: Wprowadzenie kodeksu etyki zawodowej, - szkolenie pracowników z zakresu kontroli zarządczej, wprowadzenie zasad przeciwdziałających konfliktom interesów, Badanie opinii petentów dotyczące poziomu obsługi
12 Standard 2 Kompetencje zawodowe
Osoby zarządzające i pracownicy muszą posiadać określony poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wykonywać powierzone zadania. Proces zatrudniania powinien gwarantować zatrudnienie najlepszego kandydata na dane stanowisko. Obecni pracownicy jednostki mogą i muszą rozwijać swoje kompetencje. Działania realizujące standard: odpowiednie procedury naboru nowych pracowników (test wiedzy merytorycznej, predyspozycji psychologicznych), system wstępnego przeszkolenia nowego pracownika, zapoznanie z zakresem czynności, uprawnieniami i zasadami odpowiedzialności, opracowane systemy okresowej weryfikacji wiedzy i umiejętności pracowników, szkolenia, w tym tworzenie planów szkoleń związanych z celami jednostki, kontrolowanie i ocena przydatności szkoleń, motywacyjne systemy wynagradzania. Standard 2 Kompetencje zawodowe Osoby zarządzające i pracownicy muszą posiadać określony poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wykonywać powierzone zadania. Proces zatrudniania powinien gwarantować zatrudnienie najlepszego kandydata na dane stanowisko. Obecni pracownicy jednostki mogą i muszą rozwijać swoje kompetencje. Działania realizujące standard: Odpowiednie procedury naboru nowych pracowników (test wiedzy merytorycznej, predyspozycji psychologicznych), System wstępnego przeszkolenia nowego pracownika, zapoznanie z zakresem czynności, uprawnieniami i zasadami odpowiedzialności, Opracowane systemy okresowej weryfikacji wiedzy i umiejętności pracowników, Szkolenia, w tym tworzenie planów szkoleń związanych z celami jednostki, kontrolowanie i ocena przydatności szkoleń, Motywacyjne systemy wynagradzania.
13 Standard 3 Struktura organizacyjna
Musi być dostosowana do aktualnych celów i zadań jednostki. Pisemnie należy określić zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostki, jej poszczególnych komórek wewnętrznych oraz zakres podległości pracowników tak aby wyeliminować nakładanie się obowiązków i uprawnień kilku komórek organizacyjnych. Każdy pracownik powinien posiadać na piśmie aktualny zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności. Działania realizujące standard: -regulamin organizacyjny jednostki, - regulaminy organizacyjne poszczególnych komórek merytorycznych, - zakresy czynności wszystkich pracowników, - systemy pozwalające na analizę funkcjonalności i efektywności struktury organizacyjnej jednostki np. badanie opinii petentów i pracowników pod kątem przejrzystości struktury organizacyjnej i jej efektywności. Standard 3 Struktura organizacyjna Musi być dostosowana do aktualnych celów i zadań jednostki. Pisemnie należy określić zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostki, jej poszczególnych komórek wewnętrznych oraz zakres podległości pracowników, tak aby wyeliminować nakładanie się obowiązków i uprawnień kilku komórek organizacyjnych. Każdy pracownik powinien posiadać na piśmie aktualny zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności. Działania realizujące standard: -regulamin organizacyjny jednostki, Regulaminy organizacyjne poszczególnych komórek merytorycznych, Zakresy czynności wszystkich pracowników, System pozwalające na analizę funkcjonalności i efektywności struktury organizacyjnej jednostki np. Badanie opinii petentów i pracowników pod kątemprzejrzystościstruktury organizacyjnej i jej efektywności.
14 Standard 4 Delegowanie uprawnień
Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Przyjęci delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem . W jednostce powinno się zaprowadzić rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw. Standard 4 Delegowanie uprawnień Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Przyjęci delegowanych oprawnień powinno być potwierdzone podpisem
15 Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Kierownik jednoosobowo odpowiada za całość gospodarki finansowej kierowanej przez siebie jednostki. Zakres odpowiedzialności obejmuje prawidłowość realizacji dochodów i wydatków jednostki, ustalonych w planie finansowym oraz wykonywanie zadań z nim związanych. Odpowiedzialność ta ma charakter ogólny i najbliższa jest odpowiedzialności pracowniczej. Kierownik odpowiada „na zewnątrz” za całość gospodarki finansowej jednostki. Odpowiedzialności tej kierownik nie może wyzbyć się, przenosząc na pracownika określone uprawnienia do dokonywania ściśle określonych zadań z zakresu gospodarki finansowej. Kierownik, który powierzył pracownikowi jednostki określone obowiązki nie traci uprawnienia do działania w powierzonym zakresie. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Powierzenie obowiązków może dotyczyć tylko pracownika, a zatem osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie może nastąpić na mocy umowy cywilnoprawnej czy pełnomocnictwa. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej "kierownikiem jednostki", jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. 2. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.
16 Do zadań głównego księgowego należy również:
Forma powierzenia obowiązków głównemu księgowemu nie została wprost wyrażona we wskazanym przepisie, jednak zważywszy na postanowienia art. 53 powinna to być forma pisemna. Zadość ustawie czyni pisemny zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień zawierający w swej treści wszystkie ustawowe elementy związane z pełnieniem funkcji głównego księgowego. Nie zachodzi konieczność tworzenia dodatkowych dokumentów. Jednak stwierdzić należy, iż w sytuacji zatrudnienia osoby na stanowisku głównego księgowego, fakt nie sporządzenia zakresu czynności zawierającego wszystkie niezbędne wymogi ustawowe powoduje, iż osobie tej nie można przypisać odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości w jednostce budżetowej. Obowiązki głównego księgowego znacznie wykraczają poza prowadzenie rachunkowości jednostki budżetowej. Oznacza to, że konstruując zakres czynności głównego księgowego kierownik jednostki budżetowej winien mieć na względzie przepisy stawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych. Do zadań głównego księgowego należy również: - wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi; - dokonywanie wstępnej kontroli: a)	zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b)	kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Forma powierzenia obowiązków głównemu księgowemu nie została wprost wyrażona we wskazanym przepisie, jednak zważywszy na postanowienia art. 53 powinna to być forma pisemna. Zadość ustawie czyni pisemny zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień zawierający w swej treści wszystkie ustawowe elementy związane z pełnieniem funkcji głównego księgowego. Nie zachodzi konieczność tworzenia dodatkowych dokumentów. Jednak stwierdzić należy, iż w sytuacji zatrudnienia pewnej osoby na stanowisku głównego księgowego, fakt nie sporządzenia zakresu czynności zawierającego wszystkie niezbędne wymogi ustawowe powoduje, iż osobie tej nie można przypisać odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości w jednostce budżetowej. Obowiązki głównego księgowego znacznie wykraczają poza prowadzenie rachunkowości jednostki budżetowej. Oznacza to, że konstruując zakres czynności głównego księgowego kierownik jednostki budżetowej winien mieć na względzie przepisy stawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych. Do zadań głównego księgowego należy również: - wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi; - dokonywanie wstępnej kontroli: a)	zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b)	kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
17 Zadania te, potocznie nazywane są kontrolą formalno- rachunkową i podlegają uwzględnieniu w ustalonych przez kierownika jednostki wewnętrznych procedurach kontroli. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi należy rozumieć jako techniczne ich uruchomienie na podstawie decyzji kierownika jednostki („zatwierdzam do wypłaty”). Głównemu księgowemu nie powinny być przypisywane obowiązki dotyczące merytorycznego zatwierdzania operacji do wypłaty. Pozostawałoby to w sprzeczności z wykonywanymi na podstawie ustawy funkcjami kontrolnymi w stosunku do prawidłowości tych decyzji na podstawie ustawy. W efekcie- merytoryczne zatwierdzenie i kontrola- skupiona byłaby w ramach kompetencji jednej osoby. Czynności dokonane przez głównego księgowego w ramach kontroli formalno-rachunkowej wymagają złożenia podpisu na odpowiednim dokumencie księgowym. Kontrola formalno-rachunkowa dokonana przez głównego księgowego wymaga uprzedniej kontroli dokonanej przez pracownika merytorycznego w zakresie danej operacji. Wynika to z zapisu, iż podpis głównego księgowego składany jest obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości główny księgowy musi zwrócić dokument właściwemu merytorycznie pracownikowi. Zadania te potocznie nazywane są kontrolą formalno- rachunkową i podlegają uwzględnieniu w ustalonych przez kierownika jednostki wewnętrznych procedurach kontroli. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi należy rozumieć jako techniczne ich uruchomienie na podstawie decyzji kierownika jednostki („zatwierdzam do wypłaty”). Głównemu księgowemu nie powinny być przypisywane obowiązki dotyczące merytorycznego zatwierdzania operacji do wypłaty. Pozostawałoby to w sprzeczności z wykonywanymi na podstawie ustawy funkcjami kontrolnymi w stosunku do prawidłowości tych decyzji na podstawie ustawy. W efekcie- merytoryczne zatwierdzenie i kontrola- skupiona byłaby w ramach kompetencji jednej osoby. Czynności dokonane przez głównego księgowego w ramach kontroli formalno-rachunkowej wymagają złożenia podpisu na odpowiednim dokumencie księgowym. Kontrola formalno-rachunkowa dokonana przez głównego księgowego wymaga uprzedniej kontroli dokonanej przez pracownika merytorycznego w zakresie danej operacji. Wynika to z zapisu, iż podpis głównego księgowego składany jest obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości główny księgowy musi zwrócić dokument właściwemu merytorycznie pracownikowi.
18 Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie księgowym oznacza, że:
- główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez rzeczowo właściwego pracownika oceny prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem; - główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących operacji; -zobowiązania wynikające mieszczą się w planie finansowym jednostki. Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości w następującym zakresie: - prawidłowości i zgodności z prawem dokumentu zweryfikowanego przez merytorycznego pracownika, - kompletności i formalno-rachunkowej rzetelności dokumentu, - zgodności kwoty zobowiązań wynikających z operacji z planem finansowym jednostki zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu główny księgowy zawiadamia kierownika jednostki, który może wstrzymać realizację operacji lub wydać głównemu księgowemu pisemne polecenie jej wykonania. Zawiadomienie kierownika jednostki nastąpi tylko wtedy, gdy główny księgowy zwróci „wadliwy” dokument rzeczowo właściwemu pracownikowi, a ten nie usunie nieprawidłowości wskazanych przez głównego księgowego. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji, niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej zarząd jednostki samorządu terytorialnego, uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji. W przypadku gdy polecenie wyda wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta lub marszałek województwa jako kierownik jednostki budżetowej, zawiadamia on organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie księgowym oznacza, że: - główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez rzeczowo właściwego pracownika oceny prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem; - główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących operacji; -zobowiązania wynikające mieszczą się w planie finansowym jednostki. Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości w następującym zakresie: - prawidłowości i zgodności z prawem dokumentu zweryfikowanego przez merytorycznego pracownika, - kompletności i formalno-rachunkowej rzetelności dokumentu, - zgodności kwoty zobowiązań wynikających z operacji z planem finansowym jednostki zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu główny księgowy zawiadamia kierownika jednostki, który może wstrzymać realizację operacji lub wydać głównemu księgowemu pisemne polecenie jej wykonania. Zawiadomienie kierownika jednostki nastąpi tylko wtedy, gdy główny księgowy zwróci „wadliwy” dokument rzeczowo właściwemu pracownikowi, a ten nie usunie nieprawidłowości wskazanych przez głównego księgowego. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji, niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej zarząd jednostki samorządu terytorialnego, uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji. W przypadku gdy polecenie wyda wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta lub marszałek województwa, zawiadamia on organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową.
19 Zgodnie z ustawą rachunkowość jednostki obejmuje:
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki może powierzyć obowiązki w zakresie rachunkowości innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez tę osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Zgodnie z ustawą rachunkowość jednostki obejmuje: przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, okresowe ustalanie i sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, sporządzanie sprawozdań finansowych, gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i pozostałej dokumentacji, poddanie badaniu i ogłoszeniu sprawozdań finansowych w przypadkach określonych w ustawie. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki może powierzyć obowiązki w zakresie rachunkowości innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez tę osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Zgodnie z ustawą rachunkowość jednostki obejmuje: Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, Prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, Okresowe ustalanie i sprawdzanie droga inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, Wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, Sporządzanie sprawozdań finansowych, Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i pozostałej dokumentacji, Poddanie badaniu i ogłoszeniu sprawozdań finansowych w przypadkach określonych w ustawie.
20 Druga grupa standardów – Zarządzanie ryzykiem
Osiąganie celów każdej jednostki wiąże się z ryzykiem. Zidentyfikowanie ryzyka i zarządzanie nim ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki. Jednoznaczne określenie celów i monitorowanie realizacji zadań powinno odbywać się w oparciu o sporządzony w jednostce roczny plan pracy jednostki określający: poszczególne cele i zadania jednostki, mierzalne wskaźniki lub kryteria ich realizacji, komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację oraz zasoby, w szczególności osobowe, finansowe, rzeczowe, przeznaczone do ich realizacji. Kierownik jednostki oraz wyznaczeni pracownicy prowadzą bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą wyznaczonych wskaźników lub kryteriów Druga grupa standardów – Zarządzanie ryzykiem Osiąganie celów każdej jednostki wiąże się z ryzykiem. Zidentyfikowanie ryzyka i zarządzanie nim ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki. Jednoznaczne określenie celów i monitorowanie realizacji zadań powinno odbywać się w oparciu o sporządzony w jednostce roczny plan pracy jednostki określający: poszczególne cele i zadania jednostki, mierzalne wskaźniki lub kryteria ich realizacji, komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację oraz zasoby, w szczególności osobowe, finansowe, rzeczowe, przeznaczone do ich realizacji. Kierownik jednostki oraz wyznaczeni pracownicy prowadzą bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą wyznaczonych wskaźników lub kryteriów
21 Funkcje jednostki dzielimy na :
Standard 5 Misja Przez misję (funkcję) jednostki rozumieć należy syntetycznie wskazany cel istnienia jednostki. Misja wyznaczona jest na ogół przepisami powszechnie obowiązującymi (ustawami) lub innymi aktami tworzącymi jednostkę (uchwała, statut). Funkcje jednostki dzielimy na : - podstawowe, powinny podlegać corocznej weryfikacji pod kątem ich aktualności, - okresowe, mogą wystąpić obok f. podstawowych Standard 5 Misja Przez misję (funkcję) jednostki rozumieć należy syntetycznie wskazany cel istnienia jednostki. Misja wyznaczona jest na ogół przepisami powszechnie obowiązującymi (ustawami) lub innymi aktami tworzącymi jednostkę (uchwała, statut). Funkcje dzielimy na : podstawowe,powinny podlegać corocznej weryfikacji pod kątem ich aktualności, - okresowe, mogą wystąpić obok f. podstawowych
22 Standard 6 Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Wykonanie celu i zadania należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników, należy wskazać jednostki czy komórki organizacyjne odpowiedzialne za wykonanie celu Kierownik jednostki powinien stworzyć system, w którym w planowaniu zadań i mierników osiągnięcia celu zaangażowani są wszyscy pracownicy wyższego i średniego szczebla. Kierownik jednostki zatwierdza plan realizacji zadań na kolejny rok budżetowy. Następnie plan ten jest aktualizowany po ostatecznym zatwierdzeniu planu finansowego jednostki i po każdej kolejnej zmianie istotnej w realizacji zadań jednostki. Ważne: Zadania wyznaczone do realizacji muszą być związane z określonymi zasobami kadrowymi, majątkowymi i finansowymi . Standard 6 Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Wykonanie celu i zadania należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników, należy wskazać jednostki czy komórki organizacyjne odpowiedzialne za wykonanie celu Kierownik jednostki powinien stworzyć system, w którym w planowaniu zadań i mierników osiągnięcia celu zaangażowani są wszyscy pracownicy wyższego i średniego szczebla. Kierownik jednostki zatwierdzna plan realizacji zadań na kolejny rok budżetowy. Następnie plan ten jest aktualizowany po ostatecznym zatwierdzeniu planu finansowego jednostki i po każdej kolejnej zmianie istotnej w realizacji zadań jednostki. Istotne: Zadania wyznaczone do realizacji muszą być związane z określonymi zasobami kadrowymi, majątkowymi i finansowymi .
23 Metoda wyznaczania celów: SMART Każdy cel powinien być:
Prosty (SIMPLE)- zrozumienie celu musi być jednoznaczne, bez „luk interpretacyjnych”, celem nie może być samo działanie, ale jego rezultat; Mierzalny (MEASURABLE)- liczbowo wyrażony stopień realizacji celu za pomocą przyjętych mierników; osiągalny (ACHIEVABLE)(realistyczny)- łatwy do osiągnięcia, przyczyniający się do rozwoju jednostki; Istotny (RELEVANT) – cel ma być ważnym krokiem naprzód, przyczynić się do realizacji istotnych potrzeb społeczności; Określony w czasie (TIMELY DEFINIED)- jasno określony horyzont czasowy, w którym cel zamierzamy osiągnąć. Cele wyznaczone do realizacji w każdym roku muszą zostać powiązane ze wskazaniem mierników wyjściowych i mierników planowanych do osiągnięcia, muszą podlegać monitorowaniu. Należy określić zasady sprawozdawczości z przebiegu realizacji celu. Standard zaleca przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań pod względem: oszczędności, efektywności, skuteczności. Metoda wyznaczania celów: SMART Każdy cel powinien być: prosty- zrozumienie celu musi być jednoznaczne, bez „luk interpretacyjnych”, celem nie może być samo działanie, ale jego rezultat; Mierzalny- liczbowo wyrażony stopień realizacji celu za pomocą przyjętych mierników; osiągalny (realistyczny)- łatwy do osiągnięcia, przyczyniający się do rozwoju jednostki; Istotny – cel ma być ważnym krokiem naprzód, przyczynić się do realizacji istotnych potrzeb społeczności; Określony w czasie- jasno określony horyzont czasowy, w którym cel zamierzamy osiągnąć. Cele wyznaczone do realizacji w każdym roku muszą zostać powiązane ze wskazaniem mierników wyjściowych i mierników planowanych do osiągnięcia. Muszą podlegać monitorowaniu, należy określić zasady sprawozdawczości z przebiegu realizacji celu. Standard zaleca przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań pod względem: oszczędności, Efektywności, Skuteczności.
24 Standard 7 Identyfikacja ryzyka
Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. Propozycje działań realizujących standard: - Opracowanie systemu identyfikacji ryzyka: systematyczne narady kierownictwa, kierowników podległych i nadzorowanych jednostek, system oddolnej identyfikacji ryzyka; Rozwiązania pozwalające na wykorzystanie sygnałów zewnętrznych i wewnętrznych do identyfikacji ryzyka (wyniki kontroli , audytów); Mechanizmy dla najważniejszych obszarów działalności określające obowiązki w zakresie ryzyka: identyfikuj-wyznacz poziom akceptowalny-analizuj-reaguj-monitoruj; -system weryfikacji sposobu i efektów pracy osób niedoświadczonych; -listy kontrolne przy zadaniach wrażliwych grożących przekroczeniem akceptowalnego poziomu ryzyka. Standar 7 Identyfikacja ryzyka Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. Propozycje działań realizujących standard: - Opracowanie systemu identyfikacji ryzyka: systematyczne narady kierownictwa, kierowników podległych i nadzorowanych jednostek, system oddolnej identyfikacji ryzyka; Rozwiązania pozwalające na wykorzystanie sygnałów zewnętrznych i wewnętrznych do identyfikacji ryzyka (wyniki kontroli , audytów); Mechanizmy dla najważniejszych obszarów działalności określające obowiązki w zakresie ryzyka: identyfikuj-wyznacz poziom akceptowalny-analizuj-reaguj-monitoruj; -system weryfikacji sposobu i efektów pracy osób niedoświadczonych; -listy kontrolne przy zadaniach wrażliwych grożących przekroczeniem akceptowalnego poziomu ryzyka.
25 Standard 8 Analiza ryzyka
Zidentyfikowane ryzyka należy poddać oszacowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić tzw. apetyt na ryzyko, czyli akceptowany poziom ryzyka. Po przekroczeniu tego progu należy wdrożyć konkretne działania w celu wyeliminowania ryzyka bądź zminimalizowania jego skutków. Standard 9 Reakcja na ryzyko W stosunku do każdego istotnego ryzyka należy określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie) tak aby dążyć do zmniejszenia ryzyka do poziomu akceptowalnego, niezagrażającego działalności jednostki. Standard 8 Analiza ryzyka Zidentyfikowane ryzyka należy poddać oszacowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić tzw. apetyt na ryzyko, czyli akceptowany poziom ryzyka. Po przekroczeniu tego progu należy wdrożyć konkretne działania w celu wyeliminowania ryzyka bądź zminimalizowania jego skutków. Standard 9 Reakcja na ryzyko W stosunku do każdego istotnego ryzyka należy określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie) tak aby dążyć do zmniejszenia ryzyka do poziomu akceptowalnego, niezagrażającego działalności jednostki.
26 3 Grupa standardów – mechanizmy kontroli
Ta grupa standardów tworzy przykładowy, otwarty katalog służący zapewnieniu funkcjonowania wszystkich mechanizmów w jednostce. Kierownik tak powinien opracować mechanizm kontroli aby stanowił on odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania kontroli nie mogą być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. Ustawa nie nakłada obowiązku opracowywania nowych procedur i przepisów wewnętrznych, należy wykorzystywać już funkcjonujące rozwiązania. Im prostsze zasady, mechanizmy i instrukcje, tym łatwiej ich przestrzegać. 3 Grupa standardów – mechanizmy kontroli Ta grupa standardów tworzy przykładowy, otwarty katalog służący zapewnieniu funkcjonowania wszystkich mechanizmów w jednostce. Kierownik tak powinien opracować mechanizm kontroli aby stanowił on odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mkontroli nie mogą być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. Ustawa nie nakłada obowiązku opracowywania nowych procedur i przepisów wewnętrznych, należy wykorzystywać już funkcjonujące rozwiązania. Im prostsze zasady, mechanizmy i instrukcje, tym łatwiej ich przestrzegać.
27 Standard 10 Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Ta dokumentacja musi być spójna i dostępna dla wszystkich zainteresowanych osób. Wszyscy pracownicy powinni pisemnie poświadczyć, iż zapoznali się z regulaminem, jedna wyznaczona osoba gromadzi całą dokumentacje w jednym miejscu, dokonuje przeglądu regulaminów, dostosowuje je do zmieniających się przepisów, zmieniających się zasad funkcjonowania jednostki i do realizowanych zadań. Standard 11 Nadzór Należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Opracować system wyrywkowej weryfikacji czynności pracowników nadzorowanych . Opracować zasady i terminy raportowania i sprawozdawczości o wynikach pracy w kluczowych obszarach jednostki. Standard 10 Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Ta dokumentacja musi być spójna i dostępna dla wszystkich zainteresowanych osób. Wszyscy pracownicy powinni pisemnie poświadczyć, iż zapoznali się z regulaminem, jedna wyznaczona osoba gromadzi całą dokumentacje w jednym miejscu, dokonuje przeglądu regulaminów, dostosowuje je do zmieniających się przepisów, zmieniających się zasad funkcjonowania jednostki i do realizowanych zadań.
28 Standard 12 Ciągłość działalności
Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działania jednostki, tak aby nie doszło do odejścia kluczowych pracowników, opracować zasady zastępstw poszczególnych osób nie tylko w toku normalnych zdarzeń, ale także w przypadkach losowych. Ten standard dotyczy też zabezpieczenia działania systemów informatycznych i innych dokumentów wrażliwych dla jednostki, systemu dostępu do informacji tajnych i ważnych. Standard 13 Ochrona zasobów Należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. Propozycje działań realizujących standard: -powierzenie odpowiedzialności materialnej za przekazane pracownikom składniki majątkowe, -systemy ochrony przeciwpożarowej, -systemy zabezpieczenia technicznego pomieszczeń, -instrukcja inwentaryzacyjna. Standard 12 Ciągłość działalności Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działania jednostki, tak aby nie doszło do odejścia kluczowych pracowników, opracować zasady zastępstw poszczególnych osób nie tylko w toku normalnych zdarzeń, ale także w przypadkach losowych. Ten standard dotyczy też zabezpieczenia działania systemów informatycznych i innych dokumentów wrażliwych dla jednostki, systemu dostępu do informacji tajnych i ważnych. Standard 13 Ochrona zasobów Należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. Propozycje działań realizujących standard: -powierzenie odpowiedzialności materialnej za przekazane pracownikom składniki majątkowe, -systemy ochrony przeciwpożarowej, -systemy zabezpieczenia technicznego pomieszczeń, -instrukcja inwentaryzacyjna.
29 Powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli:
Standard 14 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli: Rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub oso by przez niego upoważnione, Podział kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzania, realizacji i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych między różnych pracowników (zasada dwóch par oczu), Weryfikacja operacji gospodarczych i finansowych przed i po ich realizacji. Standard 14 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli: Rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub oso by przez niego upoważnione, Podział kluczowych obowiązków dotyczących zatwierdzania, realizacji i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych między różnych pracowników (zasada dwóch par oczu), Weryfikacja operacji gospodarczych i finansowych przed i po ich realizacji.
30 Standard 15 Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Stosowane w jednostkach systemy i programy komputerowe zawierają aplikacje i rozwiązania zabezpieczające nieautoryzowany dostęp oraz ograniczające ryzyko utraty danych. Standardy nie wskazują kierownikom szczegółowych rozwiązań w tym zakresie, bowiem specyfika jednostki wymaga dostosowania działań zmierzających do ochrony systemów informatycznych zostawiając szeroką autonomię. Standard 15 Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Stosowane w jednostkach systemy i programy komputerowe zawierają aplikacje i rozwiązania zabezpieczające nieautoryzowany dostęp oraz ograniczające ryzyko utraty danych. Standardy nie wskazują kierownikom szczegółowych rozwiązań w tym zakresie, bowiem specyfika jednostki wymaga dostosowania działań zmierzających do ochrony systemów informatycznych zostawiając szeroką autonomię.
31 4 grupa standardów – informacja i komunikacja
Osoby zarządzające i pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku poziomym, jak i pionowym. Efektywny system komunikacji powinien gwarantować także właściwe zrozumienie informacji przekazywanych na zewnątrz jednostki, przez odbiorców zewnętrznych. Standard 16 Bieżąca informacja Standard 17 Komunikacja wewnętrzna Standard 18 komunikacja zewnętrzna 4 grupa standardów – informacja i komunikacja Osoby zarządzające i pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania ich obowiązków.System komunikacji powinien umożliwiać przepływ informacji wewnątrz jednostki, zarówno w lierunku poziomym, jak i pionowym. Efektywny system komunikacji powinien gwarantować także właściwe zrozumienie informacji przekazywanych na zewnątrz jednostki, przez odbiorców zewnętrznych. Standard 16 Bieżąca informacja Standard 17 Komunikacja wewnętrzna Standard 18 komunikacja zewnętrzna
32 5 Grupa standardów- monitorowanie i ocena
Standardy służą ocenie skuteczności systemu kontroli zarządczej. Monitorowanie ma charakter ciągły, mniej sformalizowany, odbywa się poprzez analizy i oceny kierownictwa jednostki oparte na informacjach zdobywanych w toku bieżącej działalności. Samoocena ma charakter odrębnych mechanizmów i procedur przeprowadzanych planowo w celu ustalenia efektywności kontroli zarządczej. Standard 19 Monitorowanie systemu kontroli zarządczej- dokonywane na bieżąco jako skutek poczynionych ustaleń własnych, efektów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, skarg petentów itp. Standard 20 Samoocena Należy opracować plan samooceny systemu kontroli zarządczej, wskazując w nim, które procesy, w jakim czasie, przez kogo i za pomocą jakich mechanizmów będą oceniane. Zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej. Samoocena powinna być wyodrębniona z działalności bieżącej i udokumentowana. 5 Grupa standardów- monitorowanie i ocena Standardy służą ocenie skuteczności systemu kontroli zarządczej. Monitorowanie ma charakter ciągły, mniej sformalizowany, odbywa się poprzez analizy i oceny kierownictwa jednostki oparte na informacjach zdobywanych w toku bieżącej działalności. Samoocena ma charakter odrębnych mechanizmów i procedur przeprowadzanych planow w celu ustalenia efektywności kontroli zarządczej Standard 19 Monitorowanie systemu kontroli zarządczej- dokonywane na bieżąco jako skutek poczynionych ustaleń własnych, efektów kontroli wewnętrznych i zewnętznych, skarg petentów itp. Standard 20 Samoocena Należy opracować plan samooceny systemu kontroli zarządczej, wskazując w nim, które procesy, w jakim czasie, przez kogo i za pomocą jakich mechanizmów będą oceniane. Zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej. Sammocena powinna być wyodrębniona z działalności bieżącej i udokumentowana.
33 Standard 21 Ocena systemu kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny
W przypadkach i na warunkach określonych w ustawie należy prowadzić obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej przez wyspecjalizowanego audytora wewnętrznego,, który powinien wspierać kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej (w oparciu o kryterium adekwatności, skuteczności i efektywności). Standard 22 Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Niniejszy standard domyka system oceny kontroli zarządczej. Po analizie wyników monitoringu i samooceny (ewentualnie audytu wewnętrznego) kierownik jednostki powinien- w razie konieczności- odpowiednio zareagować i wyeliminować/zmienić/wdrożyć mechanizmy kontroli zarządczej w zależności od wyników przeprowadzonej analizy. Reakcja kierownika ma gwarantować funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, potwierdzonej pisemnym sprawozdaniem z funkcjonowania planu działalności oraz o świadczeniem o stanie kontroli zarządczej. Standard 21 Ocena systemu kontroli zarządczej przez audyt wewnętrzny W przypadkach i na warunkach określonych w ustawie należy prowadzić obiektywną i niezależną ocenę systemu kontroli zarządczej przez wyspecjalizowanego audytora wewnętrznego,, który powinien wspierać kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej (w oparciu o kryterium adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej). Standard 22 Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Niniejszy standard domyka system oceny kontroli zarządczej. Po analizie wyników monitoringu i samooceny (ewentualnie audytu wewnętrznego) kierownik jednostki powinien- w razie konieczności- odpowiednio zareagowac i wyeliminować/zmienić/wdrożyć mechanizmy kontroli zarządczej w zależności od wyników przeprowadzonej analizy. Reakcja kierownika ma gwarantować funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, potwierdzonej pisemnym sprawozdaniem z funkcjonowania planu działalności oraz ośwaidczenien o stanie kontroli zarządczej.
Pobierz ppt "Kontrola zarządcza."