Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0113-kdipt1-3-4012-753-2018-2-aln
Timestamp: 2019-01-16 15:21:39
Legal References Found: art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 13
 art. 14
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 15
 art. 15
 art. 2
 art. 2
 art. 106

Art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 111
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112

Document Content:
♦ › Faktura › 0113-KDIPT1-3.4012.753.2018.2.ALN
Uznania czy sposób archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia wymogi art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy oraz możliwości niszczenie papierowych oryginałów faktur, not księgowych i paragonów przed okresem przedawnienia
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 września 2018 r. (data wpływu 1 października 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 29 listopada 2018 r. (data wpływu 6 grudnia 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy sposób archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia wymogi art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy oraz możliwości niszczenie papierowych oryginałów faktur, not księgowych i paragonów przed okresem przedawnienia – jest prawidłowe.
W dniu 1 października 2018 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy sposób archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia wymogi art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy oraz możliwości niszczenie papierowych oryginałów faktur, not księgowych i paragonów przed okresem przedawnienia.
Wniosek uzupełniono pismem z dnia 29 listopada 2018 r. (data wpływu 6 grudnia 2018 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy, pytanie, stanowisko oraz kompletny druk PPS-1.
Spółka S.A. zamierza w jak największym stopniu przejść na fakturowanie elektroniczne. Obecnie jednak otrzymuje faktury zakupowe, wystawia faktury sprzedażowe oraz otrzymuje i wystawia korekty tych dokumentów w wersji papierowej. Jednakże z uwagi na ogromną ilość takich dokumentów, a szczególnie faktur sprzedażowych, archiwizowanie tych dokumentów w wersji papierowej jest bardzo uciążliwe i kosztowne.
Spółka zamierza zrezygnować z archiwizowania faktur i ich korekt w formie papierowej i wprowadzić archiwizację na nośnikach elektronicznych. Otrzymane i wystawione faktury oraz ich korekty w wersji papierowej będą skanowane i archiwizowane na dyskach serwerowych, a wersje papierowe dokumentów będą utylizowane.
Przykładowa procedura Elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur otrzymywanych przez Spółkę S.A., ma być następująca:
Faktura, która będzie przesyłana do Spółki w formie papierowej, będzie w pierwszej kolejności w Spółce skanowana do formatu PDF. Będzie do tego potrzebny skaner podłączony z serwerem.
W systemie księgowym ma być tworzony ręcznie przez pracownika kancelarii dokument w formacie elektronicznym, który będzie zawierał podstawowe informacje o fakturze zakupowej:
Dostawca faktury
Data wpływu (w przypadku faktur papierowych - faktyczna data wpływu dokumentu do spółki, w przypadku faktur w formie elektronicznej - data wpływu na skrzynkę mailową spółki)
Kwota brutto w walucie dokumentu
Kwota netto w walucie dokumentu
Forma faktury
Pozostałe informacje ułatwiające elektroniczny obieg faktur
Przed zapisaniem dokumentu będzie dołączany załącznik ze skanem faktury w formacie PDF oraz dodatkowe dokumenty stanowiąca załączniki do faktury.
Tak zapamiętany dokument będzie w archiwum programu księgowego w wydzielonym do tego celu miejscu i nie może być zmieniany.
Faktury, które Spółka otrzymuje w formie elektronicznej, nie są drukowane, lecz po wpłynięciu na specjalnie do tego celu przeznaczoną mailową skrzynkę odbiorczą Spółki w niezmodyfikowanym formacie PDF są archiwizowane przy zastosowaniu identycznej procedury, jak wyżej opisana procedura dla faktur otrzymanych w formie papierowej.
Spółka ma mieć dostęp on-line do obrazu zeskanowanej faktury, jak i do danych odczytanych z tej faktury i zapisanych w odpowiednich polach systemu księgowego. Na ekranie monitora można wtedy zobaczyć obraz każdej faktury przechowywanej na serwerze Spółki.
Pracownicy Spółki, ani żadne inne osoby, nie będą mieć możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian (jakichkolwiek ingerencji) w treści faktury.
Spółka umieszcza na otrzymanych fakturach (papierowych) stempel z datą wpływu, która to jest podstawą odliczenia podatku VAT. W przypadku faktur otrzymanych drogą elektroniczną data wpływu jest tożsama z datą wpływu na skrzynkę mailową spółki.
Przyjmowanie przez Spółkę od danego kontrahenta faktur w formacie elektronicznym następować ma po wcześniejszej akceptacji tej formy przesyłania i przyjmowania faktur VAT przez Spółkę w odniesieniu do każdego z kontrahentów z osobna.
Spółka prowadzi archiwum skrzynki mailowej dzięki czemu możliwe jest wskazanie, kiedy Spółka otrzymała fakturę drogą elektroniczną - możliwa jest zatem do ustalenia data wpływu faktury.
Powyżej opisany proces obrotu dokumentami w wersji elektronicznej pozwalać ma na przeprowadzenie kontroli biznesowej, albowiem nie jest możliwa późniejsza modyfikacja poprzez zmianę danych np. wystawcy, odbiorcy, kwoty VAT, itp., a jednocześnie jest możliwe przypisanie danej faktury do konkretnej umowy, zlecenia, dowodu zapłaty.
Spółka ma na uwadze przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów przed okresem przedawnienia.
Obce dokumenty objęte zakresem pytania 1 i 2 stanowią faktury VAT i faktury korygujące, noty księgowe. Towary udokumentowane tymi dokumentami służą Wnioskodawcy do dostawy towarów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
Wnioskodawca będzie przechowywał ww. dokumenty w systemie księgowym w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe odszukanie i autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych fraktur do czasu upływu terminu zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej w siedzibie spółki na terytorium kraju, w ......
Wnioskodawca jest w stanie udostępnić bezzwłocznie dostęp do tych faktur na żądanie organów podatkowych a także zapewnić ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach.
Czy w przedstawionym stanie faktycznym sposób archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej spełnia wymogi art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług? (pytanie nr 1 ostatecznie przeformułowane w uzupełnieniu wniosku)?
Czy dopuszczalne jest przechowywanie wystawionych i otrzymywanych przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów przed okresem przedawnienia, o którym mowa w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa?
Zdaniem Wnioskodawcy. (ostatecznie przeformułowane w uzupełnieniu wniosku)
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) - dalej ustawa - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W myśl art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy wskazuje, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Wobec powyższego stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.
Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...). Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:
Na podstawie art. 112a. ust. 1. Podatnicy przechowują:
Ust. 2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Ust. 3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ust. 4. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Natomiast - stosownie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Ust. 2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Ust. 3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Ust. 4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Ust. 5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
Ponadto poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, art. 106m ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
W tym miejscu należy zaznaczyć, że duplikaty faktur oraz faktury korygujące są rodzajami faktur do których również zastosowanie mają powyższe wymogi.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) - w sposób opisany i proponowany przez Spółkę - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów (np. paragonów), do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
Przywołane przepisy i przedstawione okoliczności sprawy należy wskazują, że przedstawiony obieg dokumentów jest zgodny z art. 106m, art. 112 oraz z art. 112a ustawy o VAT.
W związku z przeformułowaniem pytania nr 1 wnioskodawca przedstawia własne stanowisko w sprawie, że przywołane przepisy oraz stan faktyczny dotyczący archiwizowania dokumentów spełniają wymogi art. 106m i art. 112 ustawy o VAT.
Dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) wyłączenie w formie elektronicznej. Faktury dokumentujące zakupy przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanego procesu przechowywania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów.
W myśl art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650 i 1629).
przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330) – § 6 ust. 1 pkt 8.
Z opisu sprawy wynika, ze Wnioskodawca zamierza archiwizować dokumenty: faktury, noty, paragony w formie elektronicznej. Wnioskodawca będzie przechowywał ww. dokumenty w systemie księgowym w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe odszukanie i autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych fraktur do czasu upływu terminu zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej w siedzibie spółki na terytorium kraju.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom, jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
Odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę, paragonów zakupowych, not księgowych, do których nie stosuje się, zawartych w ustawie przepisów dotyczących przechowywania faktur, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie wystawionych i otrzymywanych przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych, korekt faktur, paragonów i not księgowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów przed okresem przedawnienia, o którym mowa w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa będzie prawidłowe.
Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 i nr 2 jest prawidłowe.
0113-KDIPT1-3.4012.753.2018.2.ALN
0111-KDIB3-2.4012.758.2018.2.EJ | Interpretacja indywidualna