Source: http://docplayer.pl/32969514-Zarzadzenie-nr-770-2016-prezydenta-miasta-kalisza-z-dnia-29-grudnia-2016.html
Timestamp: 2018-11-15 11:17:22
Legal References Found: art. 30
 art. 11
 art. 33
 art. 91
 art. 61
 art. 62
 art. 76

Document Content:
ZARZĄDZENIE NR 770/2016 PREZYDENTA MIASTA KALISZA Z DNIA 29 grudnia PDF
ZARZĄDZENIE NR 770/2016 PREZYDENTA MIASTA KALISZA Z DNIA 29 grudnia 2016
Download "ZARZĄDZENIE NR 770/2016 PREZYDENTA MIASTA KALISZA Z DNIA 29 grudnia 2016"
1 ZARZĄDZENIE NR 770/2016 PREZYDENTA MIASTA KALISZA Z DNIA 29 grudnia 2016 w sprawie wprowadzenia procedur sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług dla Miasta Kalisza Na podstawie art. 30 ust. 1 w zw. z art. 11a ust. 3 i art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 W celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatku od towarów i usług dokonywanych przez Miasto Kalisz wprowadza się: 1) Procedurę sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług przez Miasto Kalisz - Centrala stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia; 2) Procedurę sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług w Wydziałach i Biurach znajdujących się w strukturze Urzędu Miejskiego w Kaliszu stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia; 3) Procedurę sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług przez jednostki oświatowe Miasta Kalisza stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia; 4) Procedurę sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług przez jednostki budżetowe i zakłady budżetowe Miasta Kalisza stanowiącą załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia; 5) wewnętrzne naliczenie podatku VAT stanowiące załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia. 2 W związku z wdrożeniem przez Miasto Kalisz skonsolidowanych rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług, zobowiązuje się Dyrektorów i Kierowników jednostek organizacyjnych Miasta Kalisza do działania zgodnie z procedurami stanowiącymi załączniki do niniejszego zarządzenia, w szczególności do: 1) prowadzenia rozliczeń VAT danej jednostki związanych z prowadzoną przez jednostkę działalnością; 2) przygotowywania cząstkowych rejestrów zakupów i sprzedaży dla celów rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług; 3) sporządzania cząstkowych deklaracji VAT.
2 Faktury VAT wystawiane od 1 stycznia 2017 r. przez jednostki organizacyjne Miasta Kalisza powinny zawierać określenie sprzedawcy / usługodawcy zgodnie z następującym wzorem: 3 Podatnik: Wystawca: Miasto Kalisz <nazwa jednostki> Główny Rynek 20 <adres jednostki> Kalisz <kod pocztowy> Kalisz NIP Faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług przez jednostki organizacyjne Miasta Kalisza wystawione po 1 stycznia 2017 r. powinny zawierać następujące oznaczenie w polu Nabywca : 4 Nabywca: Odbiorca: Miasto Kalisz <nazwa jednostki> Główny Rynek 20 <adres jednostki> Kalisz <kod pocztowy> Kalisz NIP Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta Kalisza, Kierownikom i pracownikom jednostek i zakładów budżetowych Miasta Kalisza, Naczelnikom wydziałów i biur oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Kaliszu. Zarządzenie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 6 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 roku. Prezydent Miasta Kalisza / / Grzegorz Sapiński
3 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 770/2016 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia r. Procedura sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług przez Miasto Kalisz Centrala 1 Postanowienia wstępne 1. Kierownicy Jednostek organizacyjnych i Wydziałów Miasta zapoznają pracowników z treścią procedury i zobowiązani są zapewnić bezwzględne przestrzeganie zawartych w niej ustaleń. 2. Przypisanie zadań z zakresu odpowiedzialności za rozliczenia VAT może skutkować przyjęciem odpowiedzialności indywidualnej przez wyznaczone osoby za należyte wypełnienie obowiązków nałożonych przez przepisy prawa podatkowego, w tym odpowiedzialności przewidzianej przez przepisy prawa karnego skarbowego. W zakresie obowiązków informuje się osoby, którym zleca się wykonywanie funkcji w zakresie procesów podatkowych o przyjętej odpowiedzialności. 3. Wzór zakresu obowiązków stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury. 2 Użyte w procedurach określenia oznaczają: Słowniczek 1) VAT podatek od towarów i usług, 2) Miasto Miasto Kalisz, będące podatnikiem VAT, 3) Centrala Referat Rachunkowości Dochodów Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego obejmujący funkcje w zakresie centralnych rozliczeń podatku VAT, 4) Wydział Edukacji Wydział Edukacji Urzędu Miejskiego w Kaliszu, 5) jednostka budżetowa lub zakład budżetowy Miasta, 6) oświatowa jednostka budżetowa oświaty Miasta, 7) Wydziały Wydziały oraz Biura znajdujące się w strukturze Urzędu Miejskiego w Kaliszu, 8) Kierownik Jednostki organizacyjnej Kierownik jednostki budżetowej lub zakładu budżetowego Miasta, 9) Kierownik Wydziału - Kierownik Wydziału Urzędu Miejskiego w Kaliszu, 10) Kierownik Centrali wyznaczona przez Prezydenta Miasta osoba uprawniona do koordynowania procesów związanych z konsolidacją rozliczeń VAT Miasta, 11) ustawa o VAT ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.), 12) przepisy regulujące VAT przepisy powszechnie obowiązujące, regulujące kwestie opodatkowania VAT oraz towarzyszące mu zagadnienia, 1
4 13) cząstkowe deklaracje VAT deklaracje przygotowywane przez Jednostki organizacyjne oraz jednostki oświatowe i przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego, przekazywane Centrali dla celów sporządzenia deklaracji VAT-7 Miasta, 14) rejestry cząstkowe rejestry transakcji sprzedaży i rejestry transakcji zakupów sporządzane przez Jednostki organizacyjne w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez jednostki organizacyjne oraz przez Wydziały w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez Wydziały, 15) transakcje szczególne szczególne i rzadziej występujące transakcje oraz zdarzenia opisane w załączniku nr 2 do niniejszej Procedury, 16) rejestr centralny skonsolidowane przez Centralę dane wynikające z cząstkowych rejestrów sprzedaży i zakupów sporządzanych przez Jednostki organizacyjne oraz z rejestrów cząstkowych sprzedaży i zakupów Wydziałów, 17) wewnętrzne naliczenie podatku VAT wewnętrzny dokument księgowy stanowiący załącznik nr 5 do zarządzenia wprowadzającego niniejszą procedurę służący ewidencjonowaniu sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych zwolnionej z obowiązku dokumentowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, 18) cząstkowy JPK jednolity plik kontrolny w formacie.xml, obejmujący plik ze strukturą Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT oraz plik ze strukturą Faktury VAT, sporządzony przez Jednostki organizacyjne w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez te Jednostki organizacyjne, Referat Wydatków Wydziału Finansowego dla Wydziałów w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez Wydziały oraz jednostki oświaty w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez Jednostki oświatowe, 19) JPK jednolity plik kontrolny w formacie.xml, obejmujący plik ze strukturą Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT oraz plik ze strukturą Faktury VAT, na który składają się skonsolidowane przez Centralę dane przesłane przez Jednostki organizacyjne w formie cząstkowych JPK. 3 Organizacja procesu sporządzania deklaracji VAT 7 1. Deklaracja VAT-7 Miasta za poprzedni okres rozliczeniowy, tj. za poprzedni miesiąc, składana jest do właściwego urzędu skarbowego przez Centralę na podstawie otrzymanych cząstkowych deklaracji VAT i rejestru centralnego w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu za jaki jest rozliczany. 2. Na rejestr centralny, sporządzany dla całego Miasta, składają się dane ujęte w: 1) cząstkowych rejestrach sprzedaży i cząstkowych rejestrach zakupów prowadzonych przez Jednostki organizacyjne, 2) cząstkowych rejestrach sprzedaży i cząstkowych rejestrach zakupów prowadzonych przez Jednostki oświatowe, 3) cząstkowych rejestrach sprzedaży i cząstkowych rejestrach zakupów sporządzanych przez Wydziały, skonsolidowanych przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego. 3. W przypadku wykazania w deklaracji VAT-7 Miasta nadwyżki podatku należnego VAT nad podatkiem naliczonym w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu za jaki jest rozliczany, dokonywana jest odpowiednio zapłata podatku. Zapłaty dokonuje Centrala. 2
5 4. W przypadku wykazania w deklaracji VAT-7 Miasta nadwyżki podatku naliczonego VAT nad podatkiem należnym VAT Centrala występuje o zwrot nadwyżki lub wykazuje nadwyżkę do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. 5. Jednostki organizacyjne, z wyłączeniem Jednostek oświatowych, zobowiązane są do sporządzenia: 1) cząstkowych deklaracji VAT elektronicznie i papierowo, a następnie przekazania ich do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, 2) cząstkowych rejestrów sprzedaży i cząstkowych rejestrów zakupów za dany miesiąc i przesłania ich w formie elektronicznej do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 6. Jednostki oświatowe zobowiązane są do sporządzenia: 1) cząstkowych deklaracji VAT elektronicznie i papierowo, a następnie przekazania ich do Wydziału Edukacji, nie później niż do 12 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, 2) cząstkowych rejestrów sprzedaży i cząstkowych rejestrów zakupów za dany miesiąc i przesyłania ich w formie elektronicznej do Wydziału Edukacji nie później niż do 12 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 7. Referat Wydatków Wydziału Finansowego zobowiązany jest do sporządzenia: 1) cząstkowej deklaracji VAT elektronicznie i papierowo a następnie przekazania ich do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, 2) cząstkowych rejestrów sprzedaży i cząstkowych rejestrów zakupów za dany miesiąc i przesłania ich w formie elektronicznej do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 8. Wydział Edukacji zobowiązany jest do: 1) zweryfikowania cząstkowych deklaracji VAT elektronicznie i papierowo a następnie przekazania ich do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, 2) zweryfikowania cząstkowych rejestrów sprzedaży i cząstkowych rejestrów zakupów za dany miesiąc i przesłania ich w formie elektronicznej do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 4 Organizacja procesu sporządzania i składania JPK 1. Jednostki organizacyjne, z wyjątkiem Jednostek oświatowych, zobowiązane są do sporządzania cząstkowych JPK i przesyłania ich do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 2. Jednostki oświatowe zobowiązane są do sporządzania cząstkowych JPK i przesyłania ich do Wydziału Edukacji nie później niż do 12 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 3. Wydział Edukacji przekazuje cząstkowe JPK Jednostek oświaty do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 4. Referat Wydatków Wydziału Finansowego przygotowuje cząstkowy JPK i przesyła go do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 3
6 5. Na podstawie cząstkowych JPK otrzymanych od Jednostek organizacyjnych, Wydziału Edukacji i Referatu Wydatków Wydziału Finansowego, Centrala konsoliduje dane i przygotowuje JPK Miasta. 6. Struktura Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT z JPK Miasta składana jest przez Centralę elektronicznie do Ministerstwa Finansów w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za jaki jest rozliczany. 7. Struktura Faktury VAT z JPK Miasta jest archiwizowana przez Centralę w celu okazania jej na żądanie organów podatkowych. 5 Zadania Prezydenta Miasta Prezydent Miasta sprawuje nadzór organizacyjny nad prawidłowością wykonywania zadań z zakresu prowadzenia skonsolidowanych rozliczeń VAT Miasta. 6 Zadania Kierownika Centrali 1. Kierownik Centrali, który jest osobą wyznaczoną przez Prezydenta Miasta, w szczególności zobowiązany jest do wyznaczenia i nadzorowania pracowników Centrali odpowiedzialnych za realizację obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT oraz z niniejszej procedury. W dalszej części niniejszej procedury ilekroć mowa o pracowniku Centrali, chodzi o pracownika wskazanego na podstawie ust.1 niniejszej procedury. 2. W przypadku wątpliwości, co do prawidłowości realizacji obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT, / Wydział może zwrócić się do Centrali z prośbą o przedstawienie stanowiska w zakresie rozliczeń VAT. 3. Jednostki organizacyjne nie mają obowiązku stosowania się do przedstawionego przez Centralę stanowiska. 7 Zadania pracowników Centrali 1. Pracownicy Centrali zobowiązani są do: 1) centralizowania danych zawartych w cząstkowych deklaracjach VAT oraz cząstkowych rejestrach sprzedaży i rejestrach zakupów, jak również cząstkowych JPK sporządzane przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego, Jednostki oświaty oraz przez poszczególne Jednostki organizacyjne dla celów rozliczeń VAT Miasta, 2) ustalania ostatecznego wyniku podatkowego VAT Miasta na podstawie zebranych danych, 3) terminowego składania deklaracji VAT, JPK i innych informacji oraz dokumentów w zakresie rozliczeń VAT Miasta właściwym organom administracji, 4) pomocy w rozstrzyganiu wątpliwości merytorycznych związanych z rozliczeniami VAT dokonywanymi przez wyznaczonych pracowników Jednostek organizacyjnych oraz Wydziałów, 4
7 5) koordynowania współpracy z podmiotami zewnętrznymi świadczącymi usługi doradztwa podatkowego na rzecz Miasta, jak również z wewnętrznymi specjalistami z tej dziedziny, 6) wspierania Jednostek organizacyjnych oraz Wydziałów przy kontrolach przeprowadzanych przez organy podatkowe, 7) występowania do Ministra Finansów o wydanie indywidualnych interpretacji prawa podatkowego na podstawie informacji dotyczących stanu faktycznego przekazywanych przez Jednostki organizacyjne, 8) aktualizacji zgłoszeń rejestracyjnych VAT na podstawie informacji przekazywanych przez Jednostki organizacyjne, 9) wyliczenia zaległości podatkowej i odsetek za zwłokę w przypadku identyfikowania nieprawidłowości w rozliczeniach VAT, które skutkują zaległością podatkową po stronie Miasta. 2. Zakres wybranych zadań przedstawia ust Szczegółowy zakres zadań poszczególnych pracowników Centrali wskazuje zakres obowiązków przekazywany przez Kierownika Centrali. Wyznaczona osoba potwierdza przyjęcie wyznaczonych obowiązków podpisując pisemne zlecenie. 4. Czynności niezbędne do złożenia deklaracji VAT 7 i struktury Ewidencja zakupu i sprzedaży JPK Miasta: 1) deklaracja VAT-7 za poprzedni miesiąc składana jest we właściwym urzędzie skarbowym w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu za jaki podatek VAT jest rozliczany, 2) podstawą sporządzenia deklaracji VAT-7 są cząstkowe deklaracje VAT sporządzone przez poszczególne Jednostki organizacyjne, cząstkowa deklaracja VAT sporządzona przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego i cząstkowe deklaracje Jednostek oświatowych oraz skonsolidowany JPK, na który składają się cząstkowe JPK sporządzane przez Jednostki organizacyjne oraz przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego i Jednostki oświaty, 3) deklaracja VAT-7 Miasta podpisywana jest przez Prezydenta Miasta lub przez osobę do tego upoważnioną w momencie elektronicznej wysyłki do Ministerstwa Finansów. 4) struktura Ewidencja zakupu i sprzedaży JPK Miasta za poprzedni miesiąc składana jest elektronicznie do Ministerstwa Finansów w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za jaki podatek VAT jest rozliczany, 5) podstawą sporządzenia JPK Miasta są cząstkowe JPK, sporządzane i przesyłane do Centrali przez Jednostki organizacyjne, zatwierdzone przez Wydział Edukacji w zakresie danych dotyczących Jednostek oświatowych oraz przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego w zakresie danych dotyczących Wydziałów, 6) struktura Ewidencja zakupu i sprzedaży JPK Miasta jest podpisywana przez Prezydenta Miasta lub przez osobę do tego upoważnioną w momencie elektronicznej wysyłki do Ministerstwa Finansów. 5. Korekta deklaracji VAT-7 i JPK: 1) korekta deklaracji VAT 7 jest składana w przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości w złożonej wcześniej deklaracji VAT-7, przy czym w przypadku nieprawidłowości, która nie spowoduje powstania zaległości podatkowej, korekta jest składana nie rzadziej niż raz na kwartał. W przypadku, gdy zachodzi konieczność dokonania korekty deklaracji VAT składana jest ona nie częściej niż raz w miesiącu, do ostatniego dnia każdego miesiąca. W przypadku znacznych kwot zaległości podatkowych korekta deklaracji VAT-7 będzie dokonywana niezwłocznie, 2) wraz z korektą deklaracji VAT 7 składa się uzasadnienie przyczyn złożenia korekty, sporządzane m.in. na podstawie pisemnych wyjaśnień przyczyn uzasadniających dokonanie zmian w cząstkowych deklaracjach VAT przygotowanych przez Jednostkę 5
8 organizacyjną lub Jednostkę oświatową lub Referat Wydatków Wydziału Finansowego, które zidentyfikowały błąd w podległych im rozliczeniach, 3) podstawą sporządzenia centralnej korekty VAT 7 są korekty cząstkowe z uzasadnieniem składane na bieżąco do Centrali przez Jednostki organizacyjne, Jednostki oświatowe i Referat Wydatków Wydziału Finansowego, 4) w przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości w rozliczeniach VAT, które skutkują zaległością podatkową po stronie Miasta, Centrala dokonuje wyliczenia zaległości podatkowej i odsetek za zwłokę. Zapłaty zaległości dokonuje Centrala. Korekta deklaracji VAT 7 Miasta podpisywana jest przez Prezydenta lub przez osobę do tego upoważnioną, 5) w przypadku złożenia korekty deklaracji VAT-7 przygotowuje się również analogiczną korektę JPK, 6) skorygowaną strukturę Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT składa się elektronicznie do Ministerstwa Finansów. 6. Korekta ostateczna podatku naliczonego 1 : Pracownicy Centrali odpowiedzialni za przygotowanie deklaracji VAT-7, zobowiązani są do uwzględnienia we właściwej deklaracji VAT-7 ostatecznych korekt podatku naliczonego, wynikających z przepisów regulujących VAT. Podstawą dokonania korekty, w szczególności korekty, o której mowa w art. 91 ustawy o VAT, są informacje wykazane w cząstkowych deklaracjach VAT. 7. Centralny rejestr sprzedaży i zakupów: 1) pracownicy Centrali zobowiązani są do prowadzenia ewidencji podatkowej czynności podlegających ustawie o VAT, tj. do sporządzania centralnego rejestru sprzedaży i zakupów Miasta, 2) w centralnym rejestrze sprzedaży i zakupów konsoliduje się dane zawarte w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupów sporządzanych przez Jednostki organizacyjne oraz z cząstkowych rejestrów zatwierdzanych przez Wydział Edukacji na podstawie danych z rejestrów cząstkowych sporządzanych przez Jednostki oświatowe oraz cząstkowy rejestr sporządzany przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego na podstawie danych z rejestrów cząstkowych sporządzanych przez Wydziały. 8. Konsultacje w zakresie prawidłowości realizacji obowiązków: 1) w przypadku powstania wątpliwości co do prawidłowości realizacji obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT, Centrala wspiera Jednostki organizacyjne, Jednostki oświatowe i Wydziały, 2) Centrala może wystąpić do zewnętrznego doradcy w celu uzyskania opinii podatkowej w zakresie kwalifikacji danego zdarzenia gospodarczego, 3) Centrala może wystąpić z wnioskiem do Ministra Finansów o wydanie indywidualnych interpretacji prawa podatkowego. W przypadku wystąpienia z wnioskiem o interpretacje przedstawienie stanowiska Centrali co do wątpliwości może nastąpić po uzyskaniu indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, 4) ostateczna decyzja dotycząca prawidłowości realizacji obowiązków wynikających z przepisów VAT podejmowana jest przez Jednostkę organizacyjną, Jednostkę oświatową i Wydziały. 1 Korekta wymagana 1) w związku ze wstępnym, prawidłowym ustaleniem kwoty podatku naliczonego podlegającego odliczeniu w oparciu o wstępne wartości i dane, która zgodnie z przepisami VAT wymaga ostatecznego uaktualnienia w określonych sytuacjach i terminach lub 2) w związku ze zmianą przeznaczenia wykorzystywania określonych towarów i usług. 6
9 9. Konsultacje w zakresie transakcji szczególnych: 1) pracownicy Centrali wspierają Jednostki organizacyjne, Jednostki oświatowe i Wydziały w zakresie sposobu ujęcia transakcji szczególnych w rozliczeniach tych Jednostek, 2) Jednostki organizacyjne / Jednostki oświatowe / Wydziały są zobowiązane przekazywać szczegółowe dane dotyczące transakcji szczególnych do Centrali, 3) to / oświatowa / Wydział decyduje o ostatecznej kwalifikacji poszczególnych transakcji. 10. Przechowywanie dokumentów oraz obowiązki archiwizacyjne : 1) Centrala przechowuje w formie elektronicznej za pomocą programu komputerowego centralny rejestr VAT do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, 2) dokumenty źródłowe oraz rejestry VAT dotyczące działalności Jednostek organizacyjnych, Jednostek oświatowych (w szczególności faktury) przechowywane są przez te Jednostki. Dokumenty źródłowe w odniesieniu do transakcji Wydziałów przechowywane są przez te Wydziały. Rejestry przechowywane są w formie papierowej, zatwierdzonej i podpisanej przez Kierownika danego Wydziału / Jednostki. 11. Kontrola rozliczeń VAT przez organy podatkowe: 1) w przypadku kontroli rozliczeń VAT przez organy podatkowe dotyczącej działalności Jednostki organizacyjnej, Jednostki oświatowe lub Wydziału, odpowiedzialność za przekazywanie dokumentów źródłowych oraz udzielanie ustnych i pisemnych informacji spoczywa na Jednostce organizacyjnej / Jednostce oświatowej / Wydziale. Wszelka korespondencja z organami podatkowymi przygotowywana jest przez pracowników Jednostki organizacyjnej / Jednostki oświatowej / Wydziału, oraz przekazywana do organu podatkowego, 2) w przypadku kontroli przez organy podatkowe rozliczeń VAT dotyczących działalności danej Jednostki organizacyjnej / Jednostki oświatowej / danego Wydziału, pracownicy Centrali są uprawnieni do żądania niezwłocznego przekazania przez Jednostkę organizacyjną / Jednostkę oświatową / Wydział niezbędnych informacji, wyjaśnień i dokumentów, 3) w przypadku kontroli rozliczeń VAT w zakresie prawidłowości konsolidacji danych oraz działalności Centrali jako Jednostki organizacyjnej / Jednostki oświatowe / Wydział, korespondencja z organami podatkowymi prowadzona jest przez Centralę, 4) w przypadku wszczęcia przez organy podatkowe postępowania podatkowego w zakresie rozliczeń VAT Miasta, Centrala sporządza właściwe pisma, odwołania, zażalenia itp., które przygotowuje na podstawie pisemnych informacji uzyskanych od Jednostek organizacyjnych / Jednostek oświatowych / Wydziałów, 5) w przypadku wydania przez organy podatkowe decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego w wysokości innej niż wykazanej w deklaracji VAT-7 Miasta, skarga na decyzję do właściwego sądu administracyjnego jest sporządzana przez Centralę. Odpowiedzialność za przygotowania pozostałych pism w postępowaniu sądowo-administracyjnym, w tym w szczególności skarg kasacyjnych, odpowiedzi na skargi kasacyjne spoczywa na Centrali przy wsparciu ze strony Jednostek organizacyjnych / Jednostek oświatowych / Wydziałów. Prezydent Miasta Kalisza / / Grzegorz Sapiński 7
10 Załącznik Nr 1 do Procedury sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług przez Miasto Kalisz Centrala ZAKRES OBOWIĄZKÓW Niniejszy zakres obowiązków obejmuje następujące czynności wykonywane w ramach powierzonych funkcji: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Składając niniejsze oświadczenie, przyjmuję odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków określonych w zakresie obowiązków. Oświadczam, iż zostałem pouczony o ewentualnej odpowiedzialności za konsekwencje realizacji zadań przydzielonych mi w niniejszym zakresie obowiązków, w tym wynikających z przepisów prawa karnego skarbowego, w szczególności z art i 2 [1], art. 61 [2], art. 62 [3] i art. 76 [4] kodeksu karnego skarbowego (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 z późn. zm.) Data i podpis Kierownika Data i podpis pracownika [1] [1] Art Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. 2. Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. [2] [2] Art Kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. 2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w 1, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. 3. Karze określonej w 2 podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę. [3] [3] Art Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. 2. Kto fakturę lub rachunek, określone w 1, wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem posługuje się,podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. 3. Karze określonej w 1 podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów. 4. Karze określonej w 1 podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży. 5. W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego określonego w 1-4 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. [4] [4] Art Kto przez podanie danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym lub zatajenie rzeczywistego stanu rzeczy wprowadza w błąd właściwy organ narażając na nienależny zwrot podatkowej należności publicznoprawnej, w szczególności podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług, podatku akcyzowym, zwrot nadpłaty lub jej zaliczenie na poczet zaległości podatkowej lub bieżących albo przyszłych zobowiązań podatkowych, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie. 2. Jeżeli kwota narażona na nienależny zwrot podatku jest małej wartości, sprawca czynu zabronionego określonego w 1 podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. 3. Jeżeli kwota narażona na nienależny zwrot podatku nie przekracza ustawowego progu, sprawca czynu zabronionego określonego w 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. 8
11 Załącznik Nr 2 do Procedury sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług przez Miasto Kalisz Centrala SZCZEGÓLNE PRZYPADKI REALIZACJI OKREŚLONYCH ZADAŃ 1. Poniższa tabela zawiera szczególne i rzadziej występujące transakcje oraz zdarzenia, w zakresie których pracownicy Jednostek organizacyjnych konsultują się z Centralą. 2. Szczególne transakcje i zdarzenia ujmowane są przez Jednostkę organizacyjną w rozliczeniach tej Jednostki. Zdarzenie Identyfikacja Wsparcie w prawidłowej kwalifikacji VAT 1 Nabycie towarów przemieszczanych z zagranicy (import / wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów). 2 Nabycie usług od podmiotu zagranicznego. 3 Nabycie złomu, surowców wtórnych, odpadów, telefonów komórkowych, komputerów przenośnych, konsoli do gier wideo (oraz innych towarów wymienionych w załączniku nr 11 do ustawy o VAT). 4 Sprzedaż towarów wywożonych za granicę (eksport / wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów). 5 Sprzedaż wartości niematerialnych i prawnych (np. licencji). Centrala Centrala Centrala Centrala Centrala Ewidencjonowanie w rejestrach VAT 6 Likwidacja środków Centrala 9
12 trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. 7 Darowizna towarów i usług (nieodpłatne przekazanie oraz nieodpłatne świadczenie usług) związanych z działalnością gospodarczą Miasta. 8 Sprzedaż towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą Miasta z uzyskaną dotacją na poczet ceny. 9 Sprzedaż towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich nabytych w ramach działalności gospodarczej Miasta. 10 Nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. 11 Nabycie towarów i usług przy braku zapłaty przez okres przekraczający 150 dni. 12 Nieopłacenie faktury przez Jednostkę organizacyjną w terminie z niej wynikającym Centrala Centrala Centrala Centrala Centrala Centrala Prezydent Miasta Kalisza / / Grzegorz Sapiński 10
13 Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 770/2016 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia r. Procedura sporządzania rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług w Wydziałach i Biurach znajdujących się w strukturze Urzędu Miejskiego w Kaliszu 1 Postanowienia wstępne 1. Kierownicy Wydziałów Urzędu Miejskiego w Kaliszu zapoznają pracowników z treścią procedury i są zobowiązani zapewnić bezwzględne przestrzeganie zawartych w niej ustaleń. 2. Przypisanie zadań z zakresu odpowiedzialności za rozliczenia VAT skutkuje przyjęciem odpowiedzialności indywidualnej przez wyznaczone osoby za należyte wypełnienie obowiązków nałożonych przez przepisy prawa podatkowego, w tym odpowiedzialności przewidzianej przez przepisy prawa karnego skarbowego. W zakresie obowiązków informuje się osoby, którym zleca się wykonywanie funkcji w zakresie procesów podatkowych o przyjętej odpowiedzialności. 3. Wzór zakresu obowiązków stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury. Użyte w procedurach określenia oznaczają: 2 Słowniczek 1) VAT podatek od towarów i usług, 2) Miasto Miasto Kalisz, będące podatnikiem VAT, 3) Centrala Referat Rachunkowości Dochodów Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego obejmujący funkcje w zakresie centralnych rozliczeń podatku VAT, 4) Wydział Edukacji Wydział Edukacji Urzędu Miejskiego w Kaliszu, 5) jednostka budżetowa lub zakład budżetowy Miasta, 6) oświatowa jednostka budżetowa oświaty Miasta, 7) Wydziały Wydziały oraz Biura znajdujące się w strukturze Urzędu Miejskiego w Kaliszu, 8) Kierownik Jednostki organizacyjnej Kierownik jednostki budżetowej lub zakładu budżetowego Miasta, 9) Kierownik Wydziału - Kierownik Wydziału Urzędu Miejskiego w Kaliszu, 10) Kierownik Centrali wyznaczona przez Prezydenta Miasta osoba uprawniona do koordynowania procesów związanych z konsolidacją rozliczeń VAT Miasta, 11) ustawa o VAT ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.), 12) przepisy regulujące VAT przepisy powszechnie obowiązujące, regulujące kwestie opodatkowania VAT oraz towarzyszące mu zagadnienia, 13) cząstkowe deklaracje VAT deklaracje przygotowywane przez Jednostki organizacyjne oraz jednostki oświatowe i przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego, przekazywane Centrali dla celów sporządzenia deklaracji VAT-7 Miasta,
14 14) rejestry cząstkowe rejestry transakcji sprzedaży i rejestry transakcji zakupów sporządzane przez Jednostki organizacyjne w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez jednostki organizacyjne oraz przez Wydziały w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez Wydziały, 15) transakcje szczególne szczególne i rzadziej występujące transakcje oraz zdarzenia opisane w załączniku nr 2 do niniejszej Procedury, 16) rejestr centralny skonsolidowane przez Centralę dane wynikające z cząstkowych rejestrów sprzedaży i zakupów sporządzanych przez Jednostki organizacyjne oraz z rejestrów cząstkowych sprzedaży i zakupów Wydziałów, 17)wewnętrzne naliczenie podatku VAT wewnętrzny dokument księgowy stanowiący załącznik nr 5 do zarządzenia wprowadzającego niniejszą procedurę służący ewidencjonowaniu sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych zwolnionej z obowiązku dokumentowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, 18) cząstkowy JPK jednolity plik kontrolny w formacie.xml, obejmujący plik ze strukturą Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT oraz plik ze strukturą Faktury VAT, sporządzony przez Jednostki organizacyjne w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez te Jednostki organizacyjne, Referat Wydatków Wydziału Finansowego dla Wydziałów w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez Wydziały oraz jednostki oświaty w odniesieniu do transakcji wykonywanych przez Jednostki oświatowe, 19) JPK jednolity plik kontrolny w formacie.xml, obejmujący plik ze strukturą Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT oraz plik ze strukturą Faktury VAT, na który składają się skonsolidowane przez Centralę dane przesłane przez Jednostki organizacyjne w formie cząstkowych JPK. 3 Organizacja procesu sporządzania deklaracji VAT 7 1. Deklaracja VAT-7 Miasta sporządzana jest na podstawie rejestru centralnego. 2. Na rejestr centralny, sporządzany dla całego Miasta, składają się dane ujęte w: 1) cząstkowych rejestrach sprzedaży i cząstkowych rejestrach zakupów prowadzonych przez poszczególne Jednostki organizacyjne, z wyłączeniem Jednostek Oświatowych, 2) cząstkowych rejestrach sprzedaży i cząstkowych rejestrach zakupów prowadzonych przez Jednostki oświatowe, 3) cząstkowych rejestrach sprzedaży i cząstkowych rejestrach zakupów sporządzanych przez Wydziały i skonsolidowanych przez Referat Wydatków Wydziału Finansowego. 3. Wydziały zobowiązane są do dostarczenia w terminach wynikających z Instrukcji Obiegu Dokumentów Księgowych do Referatu Wydatków Wydziału Finansowego cząstkowych rejestrów zakupów i sprzedaży, w formie papierowej celem ujęcia danych w rejestrze centralnym. 4. Referat Wydatków Wydziału Finansowego zobowiązany jest do sporządzenia: 1) cząstkowej deklaracji VAT elektronicznie i papierowo a następnie przekazania ich do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, 2) cząstkowych rejestrów sprzedaży i cząstkowych rejestrów zakupów za dany miesiąc i przesłania ich w formie elektronicznej do Centrali nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.
15 4 Organizacja procesu sporządzania i składania JPK 1. Referat Wydatków Wydziału Finansowego przygotowuje cząstkowy JPK na podstawie danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży oraz zakupu VAT Wydziałów. 2. Referat Wydatków Wydziału Finansowego przekazuje cząstkowy JPK Wydziałów do Centrali, nie później niż do 16 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. 5 Zadania Kierowników Wydziałów 1. Za ostateczną realizację obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT w zakresie działalności gospodarczej Wydziału odpowiada Kierownik Wydziału. 2. Kierownik Wydziału wyznacza i nadzoruje pracowników podległego mu Wydziału odpowiedzialnych za realizację obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT oraz z niniejszej procedury. 3. W przypadku niewyznaczenia właściwych pracowników do realizacji obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT, w tym wynikających z niniejszej instrukcji, Kierownik Wydziału zobowiązany jest do realizacji powyższych obowiązków. 4. W przypadku wątpliwości co do prawidłowości realizacji obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT, Kierownik Wydziału może wyznaczyć pracownika tego Wydziału do zwrócenia się do Kierownika Centrali o konsultację w tym zakresie. 5. W dalszej części niniejszej procedury ilekroć mowa o pracowniku Wydziału, chodzi o pracownika, wyznaczonego na podstawie ust.2 niniejszej procedury. 6 Zadania pracowników Wydziałów 1. W zakresie obowiązków dla celów rozliczeń VAT pracownicy Wydziałów zobowiązani są do: 1) identyfikacji i oceny realizowanych przez Wydział zdarzeń gospodarczych w zakresie VAT, 2) kwalifikacji realizowanych zdarzeń gospodarczych dla celów VAT, 3) gromadzenia i przekazywania dokumentów księgowych do Wydziału Finansowego Referatu Wydatków (w szczególności zakupowych faktur VAT), 4) właściwego dokumentowania sprzedaży dla celów VAT, 5) posługiwania się NIP Miasta w zakresie realizowanych transakcji, 6) przekazywania Referatowi Wydatków Wydziału Finansowego w terminach wynikających z Instrukcji Obiegu Dokumentów Księgowych wszystkich niezbędnych informacji dla prawidłowego ustalenia zobowiązania podatkowego i złożenia deklaracji VAT 7 Miasta, w tym rejestrów cząstkowych oraz zatwierdzonych merytorycznie dowodów księgowych (w szczególności faktur zakupu VAT),
16 7) udzielania informacji o planowanym przeznaczeniu inwestycji realizowanych na rzecz Wydziału oraz przez Wydział z punktu widzenia prawa do odliczenia VAT od wydatków na te inwestycje, 8) realizacji obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. 2. Szczegółowy zakres wybranych zadań przedstawia ust niniejszej procedury. 3. Szczegółowy zakres zadań poszczególnych pracowników Wydziału wskazuje zakres obowiązków przekazywany przez Kierownika tego Wydziału. Wyznaczona osoba potwierdza przyjęcie wyznaczonych zadań podpisując pisemne zlecenie. 4. Dokumentacja sprzedaży: 1) pracownik Wydziału zobowiązany jest do wystawienia, zgodnie z regulacjami ustawy o VAT, faktury dokumentującej: a) dostawę towarów oraz świadczenie usług na terytorium Rzeczypospolitej Polski dokonywanych na rzecz podatników VAT (lub podatku o podobnym charakterze), lub na rzecz osób prawnych niebędących podatnikami, b) inne transakcje, które zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych do ustawy powinny być dokumentowane fakturami VAT; 2) w razie wątpliwości w zakresie kwalifikacji i dokumentacji transakcji dla celów VAT pracownik Wydziału powinien zwrócić się do Kierownika Wydziału, który może uznać za zasadne zwrócenie się do Centrali o konsultacje co do właściwego trybu postępowania, 3) w sytuacji zwrócenia się o konsultacje do Centrali przez Kierownika Wydziału, a w przypadku odpowiedniego wyznaczenia przez pracownika tego Wydziału, w przypadku odmiennego stanowiska prezentowanego przez Centralę i Wydział w zakresie zapytania, ostateczna decyzja dotycząca sposobu kwalifikacji i dokumentacji podejmowana jest przez Kierownika danego Wydziału. W zakresie zapytania Centrala ma prawo wglądu do dokumentów i ewidencji Wydziałów, 4) w przypadku dokonywania przez Wydział sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, pracownik Wydziału zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku VAT należnego z zastosowaniem kas rejestrujących, o ile przepisy regulujące VAT nie przewidują żadnych zwolnień, 5) w przypadku dokonywania przez Wydział w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaży, która nie podlega obowiązkowi udokumentowania fakturą lub paragonem fiskalnym za pomocą kasy rejestrującej, pracownik Wydziału powinien dokumentować taką sprzedaż z zastosowaniem dokumentu wewnętrznego naliczenia podatku VAT, 6) w przypadku planowanego rozpoczęcia przez Wydział działalności objętej obowiązkiem fiskalizacji za pomocą kasy fiskalnej, Kierownik tego Wydziału powinien zwrócić się do Centrali o zgodę w tym zakresie przed rozpoczęciem planowanej działalności. Faktury sprzedażowe Wydziału powinny jednolicie uwzględniać następujące dane: Podatnik: Miasto Kalisz Główny Rynek Kalisz NIP
17 5. Rejestr sprzedaży: 1) pracownicy Wydziałów zgodnie z Instrukcją Obiegu Dokumentów Księgowych przekazują Referatowi Wydatków Wydziału Finansowego rejestr sprzedaży VAT prowadzony przez Wydział, 2) w przypadku zmiany danych w przekazanych do Referatu Wydatków Wydziału Finansowego rejestrach, która to zmiana następuje po przesłaniu tych danych, pracownik Wydziału zobowiązany jest niezwłocznie do złożenia stosownej informacji do Referatu Wydatków Wydziału Finansowego o dokonanych zmianach w zakresie przeszłych okresów rozliczeniowych, 3) wraz ze złożeniem informacji o dokonaniu zmian składane są pisemne wyjaśnienia przyczyn uzasadniających zmianę, 4) podstawy złożenia informacji o zmianie cząstkowych rejestrów sprzedaży powinny być odzwierciedlone w dokumentach źródłowych. W zakresie tych informacji Referat Wydatków Wydziału Finansowego oraz Centrala maja prawo wglądu do dokumentów i ewidencji Wydziałów oraz uzyskania stosownych wyjaśnień. 6. Dokumentacja wydatków: 1) pracownik Wydziału dokonuje kontroli merytorycznej oraz formalnej zgodności z przepisami regulującymi VAT otrzymanych faktur zakupowych, 2) szczegółowy zakres kontroli merytorycznej oraz kontroli formalnej reguluje odrębna instrukcja, polityka rachunkowości lub procedury obiegu dokumentów, 3) pracownik Wydziału odpowiedzialny merytorycznie za daną transakcję dokonuje przyporządkowania wydatków z niej wynikających do działalności dającej prawo do odliczenia w odpowiedniej wysokości oraz do działalności nie dającej takiego prawa, 4) w ramach prowadzonego przyporządkowania pracownik Wydziału dokonuje na odwrocie dowodu opisu przyporządkowania poprzez opisanie go w poniższy sposób: a) wydatek związany wyłącznie z działalnością opodatkowaną VAT, b) wydatek związany wyłącznie z działalnością zwolnioną i/lub nieopodatkowaną, c) wydatek związany z działalnością opodatkowaną VAT i zwolnioną, d) wydatek związany z działalnością opodatkowaną VAT i nieopodatkowaną, e) wydatek związany z działalnością opodatkowaną VAT, zwolnioną i nieopodatkowaną. 5) faktury zakupowe Wydziałów powinny jednolicie uwzględniać następujące dane: Nabywca: Miasto Kalisz Główny Rynek Kalisz NIP Ewidencja poniesionych nakładów: 1) w przypadku dokonywania zakupów towarów i usług dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów, gdy ich wartość przekracza PLN brutto, jeżeli będą one zaliczone do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych pracownik Wydziału jest zobowiązany do monitorowania sposobu wykorzystania: a) nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów przez 10 lat licząc od roku, w którym zostały oddane do użytkowania, b) pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przez 5 lat, licząc od roku, w którym zostały oddane do użytkowania,
18 2) w przypadku zmiany przeznaczenia (tj. zmiany docelowego użytkownika lub zmiany sposobu użytkowania przez docelowego użytkownika) środka trwałego oraz wartości niematerialnej i prawnej przed oddaniem do użytkowania pracownik Wydziału zobowiązany jest dokonać stosownej korekty rozliczeń, w okresie rozliczeniowym, w którym nastąpiła zmiana przeznaczenia. Jednocześnie pracownik Wydziału przekazuje Referatowi Wydatków Wydziału Finansowego w tym zakresie w terminie 10 dni od dnia w którym nastąpiła zmiana przeznaczenia. Informacja jest przekazywana nie później niż w terminie złożenia cząstkowej deklaracji VAT, w której zostaje ujęta korekta rozliczeń Wydziału, 3) w przypadku zmiany użytkownika środka trwałego oraz wartości niematerialnej i prawnej pracownik Wydziału przekazuje Jednostce organizacyjnej / Wydziałowi będącymi nowym użytkownikiem środka trwałego oraz wartości niematerialnej i prawnej informacje o dotychczasowym sposobie użytkowania oraz informacje w zakresie dotychczasowych rozliczeń Jednostki organizacyjnej / Wydziału, 4) / Wydział będące nowym użytkownikiem przejmują obowiązki w zakresie monitorowania sposobu wykorzystania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. W przypadku zmiany przeznaczenia środka trwałego oraz wartości niematerialnej i prawnej pracownik Jednostki organizacyjnej / Wydziału będące nowym jej użytkownikiem zobowiązany jest do przekazania Wydziałowi, która była pierwotnym użytkownikiem środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w terminie 10 dni informacji w tym zakresie. Na podstawie informacji o zmianie przeznaczenia Wydział, który był pierwotnym użytkownikiem dokonuje stosownej korekty rozliczeń, 5) przy sprzedaży lub likwidacji środka trwałego oraz wartości niematerialnej i prawnej pracownik Jednostki organizacyjnej / Wydziału dokonuje stosownej korekty rozliczeń Jednostki organizacyjnej / Wydziału oraz dla celów informacyjnych przekazuje do Centrali oraz do Referatu Wydatków Wydziału Finansowego w terminie 10 dni informację w tym zakresie. 8. Korekta kwoty podatku naliczonego w przypadku ŚT oraz WNIP o wartości poniżej PLN brutto: 1) w przypadku zakupu środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza PLN brutto, pracownik Wydziału jest zobowiązany do monitorowania sposobu wykorzystania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w okresie 12 miesięcy od zakończenia okresu rozliczeniowego, w którym środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne zostały oddane do użytkowania, 2) pracownik Wydziału dokonuje stosownej korekty VAT w zakresie zmiany przeznaczenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza PLN brutto, w ciągu 12 miesięcy od zakończenia okresu rozliczeniowego, w którym środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne zostały oddane do użytkowania, 3) w przypadku zmiany przeznaczenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych pracownik Wydziału przekazuje dla celów informacyjnych do Centrali oraz do Referatu Wydatków Wydziału Finansowego informację o zmianie przeznaczenia niezwłocznie, nie później niż w terminie do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła zmiana.
19 9. Cząstkowy rejestr sprzedaży i zakupów VAT oraz cząstkowy JPK: 1) pracownik Wydziału zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji podatkowej czynności podlegających ustawie o VAT, tj. do sporządzania cząstkowych rejestrów sprzedaży oraz cząstkowych rejestrów zakupów, 2) cząstkowy rejestr sprzedaży stanowi: a) rejestr sprzedaży dokumentowanej fakturami VAT, b) rejestr sprzedaży dokumentowanej przy użyciu kas fiskalnych, c) rejestr sprzedaży dokumentowanej przy użyciu dokumentu wewnętrznego naliczenia podatku VAT, 3) cząstkowy rejestr zakupów stanowi rejestr zakupów dokumentowanych fakturami VAT, 4) rejestry sprzedaży i cząstkowe rejestry zakupów powinny być sporządzane w formie papierowej i podpisane przez Kierownika Wydziału, 5) w przypadku dokonania zmiany w cząstkowych rejestrach sprzedaży lub cząstkowych rejestrach zakupów, która to zmiana następuje po przesłaniu rejestrów do Referatu Wydatków Referatu Finansowego pracownik Wydziału zobowiązany jest niezwłocznie do dokonania stosownej korekty cząstkowego rejestru VAT, jak również złożenia stosownej informacji do Referatu Wydatków Wydziału Finansowego o dokonanych zmianach w zakresie przeszłych okresów rozliczeniowych, 6) Referat Wydatków Wydziału Finansowego na podstawie przekazanych przez Wydziały materiałów źródłowych i skorygowanych rejestrów VAT składa do Centrali korektę cząstkowej deklaracji VAT i cząstkowego JPK, 7) wraz ze złożeniem korekty cząstkowej deklaracji VAT i cząstkowego JPK składane są pisemne wyjaśnienia przyczyn uzasadniających zmianę, 8) podstawy dokonania korekty cząstkowej deklaracji VAT i cząstkowego JPK powinny być odzwierciedlone w dokumentach źródłowych. W zakresie tych informacji Centrala oraz Referat Wydatków Referatu Finansowego ma prawo wglądu do dokumentów i ewidencji Wydziałów oraz uzyskania stosownych wyjaśnień. 10. Konsultacje w zakresie prawidłowości realizacji obowiązków: 1) w przypadku wątpliwości co do prawidłowości realizacji obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT wyznaczony przez Kierownika Wydziału pracownik tego Wydziału może zwrócić się do Centrali z prośbą o stanowisko w określonym zakresie, 2) pracownik Wydziału dokonując zgłoszenia zobowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, będącego przedmiotem wątpliwości, 3) w przypadku rozbieżności rekomendacji Centrali i stanowiska pracownika Wydziału w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT ostateczna decyzja dotycząca prawidłowości realizacji obowiązków wynikających z przepisów VAT podejmowana jest przez Kierownika Wydziału. Wiążące dla Kierownika Wydziału są jedynie opinie wydane przez zewnętrznego doradcę oraz wydane przez Ministra Finansów i nieskarżone przez Miasto indywidualne interpretacje, 4) przed przedstawieniem swojego stanowiska Centrala ma prawo wglądu do dokumentów i ewidencji Wydziałów, 5) w przypadku wystąpienia Centrali z wnioskiem do Ministra Finansów o wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, przedstawienie stanowiska przez Centralę może nastąpić po uzyskaniu indywidualnej interpretacji prawa podatkowego.
20 11. Konsultacje w zakresie transakcji szczególnych: 1) pracownicy Wydziałów konsultują z Centralą sposób ujęcia w rejestrach cząstkowych Wydziałów oraz sposób dokumentacji niektórych, szczególnych transakcji oraz zdarzeń opisanych w załączniku nr 2 do niniejszej Procedury, 2) do konsultacji w zakresie transakcji szczególnych stosuje się zapisy dotyczące konsultacji w zakresie prawidłowości realizacji obowiązków, o których mowa w ust.7 niniejszej procedury, uwzględniając zmianę, iż pracownik Centrali zobowiązany jest do przedstawienia stanowiska, a stanowisko to nie jest wiążące dla Wydziału. 12. Przechowywanie dokumentów oraz obowiązki archiwizacyjne: 1) pracownik Wydziału zobowiązany jest do przechowywania w formie papierowej rejestrów cząstkowych do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Rejestry cząstkowe powinny być zatwierdzone i podpisane przez Kierownika Wydziału, 2) Wydział przechowuje dokumenty źródłowe tj. faktury VAT sprzedaży. 13. Kontrola rozliczeń VAT przez organy podatkowe: 1) w przypadku kontroli rozliczeń VAT przez organy podatkowe dotyczącej działalności Wydziału, korespondencja z organami podatkowymi przygotowywana jest przez pracowników Wydziału, 2) w przypadku kontroli pracownicy Wydziału objętego kontrolą powinni udzielić organowi podatkowemu wszelkich wyjaśnień i informacji dotyczących istotnych kwestii na piśmie, 3) w przypadku wszelkich postępowań prowadzonych przez organy podatkowe oraz postępowań sądowo administracyjnych, których przedmiotem jest działalność Wydziału pracownik Wydziału przekazuje do organu odpowiednie dokumenty źródłowe. 14. Interpretacje indywidualne Ministra Finansów W przypadku konieczności potwierdzenia w drodze wniosku o indywidualną interpretację Ministra Finansów sytuacji podatkowej Wydziału, Wydział ten przekazuje istotne informacje w zakresie stanu faktycznego, zaproponowanego stanowiska oraz uzasadnienia takiego stanowiska do Centrali, która w imieniu wydziału składa wniosek. 15. Szczególne zadania pracowników Wydziałów ponoszących wydatki inwestycyjne: 1) w cząstkowym rejestrze zakupów pracownik Wydziału ujmuje wydatki na inwestycje (modernizacje 1, remonty lub ulepszenia) realizowane na rzecz innych Jednostek organizacyjnych / jednostek oświatowych/ Wydziałów, które przejmują przedmiot inwestycji po jego zrealizowaniu i będą wykorzystywać ten przedmiot we własnej działalności, 2) kwalifikacja wydatków, o których mowa w ust. 4-5., z punktu widzenia prawa do odliczenia podatku naliczonego odbywa się na podstawie pisemnych informacji dotyczących planowanego wykorzystania przedmiotu inwestycji, uzyskiwanych od pracowników Jednostki organizacyjnej / jednostki oświatowej / Wydziału, dla którego realizowana jest inwestycja. 1 Tj. zakupy oraz wytworzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
ZARZĄDZENIE NR BURMISTRZA KARPACZA. z dnia 30 grudnia 2016 r.
ZARZĄDZENIE NR 0050.220.2016 BURMISTRZA KARPACZA z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie procedury realizacji zobowiązań publicznoprywatnych w zakresie podatku od towarów i usług przez Gminę Karpacz Na podstawie