Source: http://docplayer.pl/24430378-So-iii-lodz-dnia-15-czerwca-2015-r.html
Timestamp: 2020-01-27 00:52:29
Legal References Found: art. 28
 art. 6
 art. 50
 art. 9
 art. 43
 art. 10

Document Content:
SO-III Łódź, dnia 15 czerwca 2015 r. - PDF Free Download
Download "SO-III Łódź, dnia 15 czerwca 2015 r."
1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, dnia 15 czerwca 2015 r. Pan Jerzy Rebzda Wójt Gminy Rokiciny Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w związku z art. 50 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.) i art. 9 pkt 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. Nr 167, poz ze zm.) zespół kontrolerów w składzie: Pani Lucyna Janicka zastępca kierownika oddziału spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Pani Ewa Kazimierczak starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi oraz Pani Marta Daszkiewicz-Daniszewska starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu wydawania dowodów osobistych przez Wójta Gminy Rokiciny. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 29 kwietnia 2015 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa przy wykonywaniu czynności, związanych z wydawaniem dowodów osobistych, zawartych w ustawie z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. Nr 139, poz. 993 z 2006 r. ze zm.) oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jerzy Rebzda Wójt Gminy Rokiciny, Rokiciny-Kolonia ul. Tomaszowska 9, Rokiciny. ul. Piotrkowska 103, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42)
2 2 Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sprawdzenie dokumentacji zgromadzonej w kopertach dowodowych niezbędnej do wydawania dowodów osobistych, z uwzględnieniem szczegółowej weryfikacji danych zawartych we wniosku z danymi wynikającymi z odpisów aktów stanu cywilnego i dokumentów zgromadzonych w kopercie dowodowej oraz prawidłowości wprowadzania danych i sposobu prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych. Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż zagadnienia objęte kontrolą były realizowane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, obowiązujących w okresie poddanym kontroli. Kontroli poddano dokumentację dotyczącą 40 sztuk dowodów osobistych, co stanowi 10% ogólnej liczby dowodów osobistych wydanych w kontrolowanym okresie, w tym dokumentację dotyczącą 10 dowodów osobistych wydanych osobom małoletnim, a także 5 kopert dowodowych osób zmarłych. Dokumentacja zgromadzona w kopertach dowodowych odpowiada wymogom określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.) tj. zawiera wniosek o wydanie dowodu osobistego z załączonymi dwoma fotografiami, formularz dowodowy, część B formularza zawierającą datę i podpis osoby odbierającej dowód osobisty oraz pozostałe dokumenty składane w celu wydania dowodu osobistego (odpis aktu urodzenia bądź odpis aktu małżeństwa). Koperty dowodowe są oznaczone w sposób zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475) tj. zawierają imię i nazwisko osoby, imię ojca, datę urodzenia, numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego. Jednakże w jednym przypadku stwierdzono uchybienie polegające na tym, iż na części B formularza nie wpisano daty odbioru dowodu osobistego. Zgodnie z 17 ust. 1 ww. rozporządzenia osoba potwierdza odbiór dowodu osobistego wpisując datę oraz składając podpis na części B formularza dowodowego. Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż powyższe było spowodowane niedopatrzeniem. Niedopełnienie ww. obowiązku poskutkowało powstaniem uchybienia, które jednak nie miało wpływu na prawidłowość wydania dowodu osobistego.
3 3 Ponadto w jednym przypadku, na podstawie porównania z poprzednio złożonym wnioskiem (w 2004 r.), stwierdzono, że do kontrolowanego wniosku o wydanie dowodu osobistego załączona została fotografia, niezgodna z przepisem 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. tj. przedstawiająca nieaktualny wizerunek osoby, której wniosek dotyczy (do wniosku z 2014 r. załączono egzemplarz fotografii, załączonej do wniosku z 2004 r.). Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż wnioskodawczyni odmówiła załączenia nowej fotografii, wobec czego zdecydowała się przyjąć wniosek z nieaktualną fotografią. Należy wskazać, iż powyższe stanowiło naruszenie powołanego wyżej przepisu rozporządzenia z dnia 6 lutego 2009 r., zgodnie z którym do wniosku o wydanie dowodu osobistego załącza się dwie fotografie, odzwierciedlające aktualny wizerunek osoby, której wniosek dotyczy, co poskutkowało powstaniem nieprawidłowości w 2% zbadanej dokumentacji. Nieprawidłowość ta powstała wskutek niedołożenia należytej staranności przy wykonywaniu zadań, wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie był pracownik wykonujący zadania z tego zakresu. Konsekwencją wskazanej wyżej nieprawidłowości było naruszenie przez organ gminy przepisów wykonawczych do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W przypadku osób małoletnich powyżej 13. roku życia na wniosku o wydanie dowodu osobistego znajdował się podpis jednego z rodziców, a małoletni składał podpis zarówno na wniosku, jak i na formularzu. Wnioski o wydanie dowodu osobistego dla osób małoletnich poniżej 13 roku życia zawierały podpisy obojga rodziców oraz uzasadnienie co do przyczyny wydania dokumentu, złożone na odrębnym oświadczeniu, podpisanym przez nich oboje, w którym wyrażali zgodę na wydanie dowodu osobistego dla dziecka. Unieważnianie dowodów osobistych z przyczyn i w terminach określonych w art. 43 ust. 1 i ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych odbywa się na bieżąco. We wszystkich zbadanych przypadkach dowody osobiste osób zmarłych są unieważniane na podstawie odpisu aktu zgonu osoby (jako datę unieważnienia wpisywana jest data zgonu), a dowody osobiste osób, które zgłosiły utratę dokumentu unieważniane są na podstawie zgłoszenia o utracie dowodu osobistego (w kopercie dowodowej przechowywane są kopie zaświadczeń o utracie dowodu osobistego). Wezwania z innej gminy do nadesłania koperty dowodowej są realizowane niezwłocznie, a wezwanie to jest umieszczane w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty, co jest zgodne z 25 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r.
4 4 Organ gminy prawidłowo wprowadza dane, obejmujące dane osobowe zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego oraz zeskanowaną fotografię lub plik, zawierający fotografię, oraz pozostałe dane określone w przepisie 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 20 listopada 2014 r. w sprawie prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych (Dz. U. poz ze zm.), do Rejestru Dowodów Osobistych. Oznacza to, że dane znajdujące się w systemie RDO są zgodne z danymi znajdującymi się na wniosku o wydanie dowodu osobistego. Należy jednocześnie wskazać iż w okresie objętym kontrolą ww. dane były wprowadzane do Systemu Wydawania Dowodów Osobistych, który z dniem 1 marca 2015 r. został przekształcony w Rejestr Dowodów Osobistych. Jednakże przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracownicy wykonujący zadania z zakresu dowodów osobistych w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 19 grudnia 2014 r. nie posiadali upoważnienia kierownika jednostki do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone. Wojewoda Łódzki pismem z dnia 15 października 2012 r. nr SO-III , działając w ramach sprawowanego nadzoru oraz w oparciu o zalecenia Zastępcy Dyrektora Ewidencji Państwowych i Teleinformatyki Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, poinformował kierowników jednostek samorządu terytorialnego, iż w dalszym ciągu obowiązują zasady dotyczące posiadania przez pracowników, mających dostęp do systemu informatycznego wspomagania wydawania dowodów osobistych, upoważnień do dokumentów opatrzonych klauzulą Zastrzeżone. W świetle powyższego należy stwierdzić, iż doszło do uchybienia, polegającego na niezastosowaniu się do zaleceń organu nadzoru. Ponadto w zakresie czynności pracownika zastępującego osobę wykonującą zadania z kontrolowanego zakresu, nie ujęto zadań związanych z wydawaniem dowodów osobistych, wskazano natomiast iż obejmuje on zastępowanie kierownika urzędu stanu cywilnego wymienionego imiennie i w tym przedmiocie wskazano nieaktualne dane osoby poprzednio zajmującej to stanowisko. Należy zatem uznać, że pracownik ten wykonywał zadania związane z wydawaniem dowodów osobistych bez stosownego zakresu czynności. Obecny Wójt Gminy Rokiciny Pan Jerzy Rebzda sprawuje tę funkcję od dnia 8 grudnia 2014 r. i jak wynika ze złożonych przez niego wyjaśnień, nie byłem w stanie do razu zapoznać się ze wszystkimi dokumentami urzędowymi, jak też przeanalizować wszystkie zakresy czynności pracowników urzędu oraz wydane upoważnienia i dokonać stosownych zmian w pierwszych dniach urzędowania. Z dniem 20 grudnia 2014 r. osoby wykonujące zadania z zakresu dowodów osobistych zostały upoważnione do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone, natomiast z dniem 11 maja 2015 r. zaktualizowano zakres czynności osoby zastępującej pracownika wykonującego zadania z kontrolowanego zakresu.
5 5 Osobą odpowiedzialną za powstanie wskazanych wyżej uchybień jest w okresie sprawowania urzędu były Wójt Gminy Rokiciny, a od dnia 8 grudnia 2014 r. obecny Wójt Gminy Rokiciny, zaś ich przyczyną niedołożenie należytej staranności. Wobec powyższego działalność organu gminy w zakresie zadań dotyczących dowodów osobistych oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Wójt do objęcia nadzorem pracowników wykonujących zadania z zakresu dowodów osobistych i zobligowania ich do przestrzegania przepisów ustawy o dowodach osobistych w zakresie przyjmowania aktualnych fotografii od osób składających wnioski o wydanie dowodu osobistego. Proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia.
Pani Elżbieta Szczepańska Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Legionowie
Warszawa, 29 grudnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IV.862.1.15.2017.RJ Pani Elżbieta Szczepańska Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Legionowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 10 ust. 1 oraz