Source: http://kadry.infor.pl/kadry/poradniki/poradnik/654908,Obowiazki-pracodawcy-wobec-ZUS.html
Timestamp: 2017-08-22 07:14:07
Legal References Found: Art. 281

Art. 13
 art. 6
 art. 47
 art. 12
 art. 3
 art. 8

Art. 3

Art. 37

Document Content:
Obowiązki pracodawcy wobec ZUS - Poradniki - Infor.pl
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Obowiązki pracodawcy wobec ZUS
Zdecydowana większość osób objęta jest powszechnym systemem ubezpieczeń społecznych. Ubezpieczenia społeczne obejmują: ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenia rentowe, ubezpieczenie chorobowe i ubezpieczenie wypadkowe. Do podstawowych obowiązków pracodawcy jako płatnika składek w zakresie ubezpieczeń społecznych należy ustalanie obowiązku ubezpieczeń społecznych, obliczanie prawidłowych kwot składek, terminowe opłacanie, a także rozliczanie składek od prawidłowo ustalonej podstawy wymiaru składek.Ubezpieczeniami społecznymi objęte są te osoby fizyczne, które posiadają do tego określony tytuł bądź status. Zalicza się do nich np. uczniów oraz studentów przed ukończeniem 26 lat, którzy są zatrudnieni na podstawie umów zlecenia, a także uczniów–pracowników, którzy w świetle przepisów prawa pracy są uznawani za pracowników młodocianych. Czytelnik znajdzie informacje, jak zgłosić i wyrejestrować z ZUS pracownika lub zleceniobiorcę będącego uczniem bądź studentem.Nadpłata składek powstaje, gdy płatnik opłaci je w wyższej wysokości niż zobowiązują go do tego przepisy i niż zadeklaruje w dokumentacji rozliczeniowej. O tym, jak i kiedy można wystąpić o zwrot także informujemy w naszej publikacji.Pracodawca zatrudniający pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę ma obowiązek wystawić mu zaświadczenie potwierdzające zarobki, które uzyskiwał w poszczególnych latach pracy. Przygotowując ten dokument, zatrudniający powinien unikać błędów, co pozwoli na ustalenie przez ZUS świadczenia w prawidłowej wysokości. Warto zatem poznać, jak prawidłowo wypełnić zaświadczenie ZUS Rp-7.Przedsiębiorca zatrudniający uczące się osoby w wieku do 18 i 26 lat musi pamiętać, że w kwestiach ubezpieczeniowych w odniesieniu do takich osób obowiązują szczególne regulacje, zarówno w przypadku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, jak i w ramach umowy cywilnoprawnej. Obowiązek prawidłowego zgłoszenia i terminowego wyrejestrowania zatrudnionej osoby z ubezpieczeń zawsze spoczywa na płatniku, podobnie jak odpowiedzialność za niedopełnienie tej powinności.Pracodawca zatrudniający pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę ma obowiązek wystawić mu zaświadczenie potwierdzające zarobki, które uzyskiwał w poszczególnych latach pracy. Przygotowując ten dokument, zatrudniający powinien unikać błędów, co pozwoli na ustalenie przez ZUS świadczenia w prawidłowej wysokości.W sytuacji gdy ubezpieczony jest zatrudniony u jednego płatnika równolegle na podstawie dwóch umów zlecenia, które swoim zakresem obejmują różne rodzaje obowiązków i czynności, powstaje zbieg tytułów do ubezpieczeń. Należy go rozstrzygnąć na takich samych zasadach, jakby zlecenia były wykonywane u różnych płatników. Różnice wystąpią jednak w dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej, którą zleceniodawca musi złożyć do ZUS.Jeżeli w stanie rozliczeń płatnika z ZUS powstała nadpłata, to płatnik może wnioskować o jej zwrot. Bez wniosku pieniądze te zostaną zaliczone na poczet bieżących lub przyszłych składek. Po otrzymaniu zawiadomienia z ZUS o nadpłacie płatnik może bezterminowo domagać się zwrotu nadpłaty. Granicą przy dochodzeniu zwrotu nadpłaconych składek jest jedynie okres przedawnienia należności składkowych. Obecnie okres ten, co do zasady, wynosi 5 lat.Świadczenia wypłacane pracownikom jako dopłata do wypoczynku urlopowego pracowników mogą być finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub ze środków obrotowych pracodawcy. Źródło finansowania, zasady przyznawania świadczeń, a także wielkość zatrudnienia u danego pracodawcy mają wpływ na konieczność opłacania składek ZUS od kwot wypłaconej pomocy.Ubezpieczony zazwyczaj nabywa prawo do świadczenia chorobowego po upływie okresu wyczekiwania. Jednak w pewnych okolicznościach nabędzie prawo do tego świadczenia bez upływu okresu wyczekiwania, np. gdy ulegnie wypadkowi w drodze do pracy lub z pracy. W takiej sytuacji, ustalając podstawę wymiaru świadczenia chorobowego, należy zwrócić szczególną uwagę na to, jakie wynagrodzenie zostało zapewnione ubezpieczonemu w umowie zlecenia, w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy.
Jak zgłosić i wyrejestrować z ZUS pracownika lub zleceniobiorcę będącego uczniem bądź studentem
Szczególne uregulowania w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego dotyczą uczniów oraz studentów przed ukończeniem 26 lat, którzy są zatrudnieni na podstawie umów zlecenia, a także uczniów–pracowników, którzy w świetle przepisów prawa pracy są uznawani za pracowników młodocianych.
Umowa zlecenia, co do zasady, stanowi tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, a także obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu, w okresie od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień jej rozpoczęcia do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy (art. 13 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.; dalej: ustawa systemowa). Przepisy przewidują tu jednak wyjątek. Osoby młode, do ukończenia 26. roku życia, będące uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych i ponadpodstawowych oraz studentami z tytułu umowy zlecenia w ogóle nie powinny być zgłaszane do ZUS. Taka umowa nie skutkuje dla nich obowiązkiem ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (art. 6 ust. 4 ustawy systemowej). Przychód uzyskany ze zlecenia wykonywanego przez zleceniobiorcę będącego uczniem/studentem przed ukończeniem 26. roku życia będzie oskładkowany tylko w sytuacji, gdy umowa zlecenia będzie zawarta z własnym pracodawcą (lub wykonywana na jego rzecz).
Jeśli umowę zlecenia uczeń/student do 26. roku życia zawarł z własnym pracodawcą, to przychód z tytułu tej umowy podlega oskładkowaniu łącznie z przychodem ze stosunku pracy.
Studentem jest każda osoba kształcąca się na studiach pierwszego stopnia (np. licencjackich, inżynierskich) lub drugiego stopnia (uzupełniające studia magisterskie) albo na jednolitych studiach magisterskich, o których mowa w ustawie z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 572 z późn. zm.), tj. na:
Umowa o pracę z uczniem
Umowa o pracę zawsze skutkuje obowiązkiem zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń, niezależnie od tego, ile ma lat i czy jest jednocześnie studentem bądź uczniem. Szczególne uregulowania w tym zakresie dotyczą osób, które nie ukończyły jeszcze 18. roku życia.
Pracownikiem młodocianym jest osoba, która ukończyła 16 lat, a nie osiągnęła jeszcze 18. roku życia. Osobę młodocianą, która nie posiada kwalifikacji zawodowych, można zatrudnić na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Dopuszczalne jest również zatrudnienie młodocianego tak, jak zwykłego pracownika, ale taka umowa ma charakter wyjątkowy, gdyż zatrudnienie może dotyczyć tylko prac lekkich (art. 2001 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Pracownik młodociany podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu na zasadach obowiązujących w odniesieniu do pracowników. Kod tytułu ubezpieczenia, z którym powinien zostać zgłoszony do ZUS, to 01 20 xx (pracownik młodociany).
Wyrejestrowanie zleceniobiorcy, zgłoszenie pracownika
Płatnik zleceniodawca, który dowiedział się od zatrudnionego zleceniobiorcy, że ten podejmuje naukę i potwierdził tę informację przez uzyskanie zaświadczenia z uczelni/szkoły, powinien w 7-dniowym terminie wyrejestrować zleceniobiorcę z ZUS za pomocą formularza ZUS ZWUA.
Firma Alpha Sp. z o.o. zatrudnia zleceniobiorcę, który został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zleceniobiorca w czerwcu poinformował płatnika, że został przyjęty na pierwszy rok studiów zaocznych. W październiku zleceniobiorca potwierdził wpisanie go na listę studentów od 1 października 2012 r., przedstawiając zleceniodawcy zaświadczenie wydane przez dziekanat wydziału, na którym podjął studia, oraz okazanie aktualnej legitymacji studenckiej. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku ubezpieczeniowego z tytułu umowy zlecenia do ukończenia studiów (lub skreślenia z listy studentów), chyba że wcześniej ukończy 26. rok życia. Jeżeli tak się stanie, ponownego zgłoszenia z tytułu umowy zlecenia należy dokonać od dnia 26. urodzin zleceniobiorcy.
Z kolei pracodawca, który zdecydował się na zatrudnienie osoby młodocianej w celu przygotowania zawodowego, musi pamiętać o tym, że mimo iż taki ubezpieczony, co do zasady, podlega ubezpieczeniom jak inni pracownicy, to jednak z wynagrodzeniem, zgłoszeniem do ZUS i wyrejestrowywaniem z ubezpieczeń po zakończeniu nauki wiążą się pewne odrębności.
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie wprowadza własnej, szczegółowej definicji pojęcia „pracownik młodociany”, dlatego w celu ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego należy zastosować definicję wskazaną w kodeksie pracy. Zdaniem niektórych ekspertów oznacza to, że do pracownika młodocianego należy ściśle stosować definicję zawartą w kodeksie pracy, zgodnie z którą za pracownika młodocianego uważa się każdą osobę w wieku od 16. do 18. roku życia, zatrudnioną na podstawie umowy o pracę (art. 190 § 1 kodeksu pracy). Oznaczałoby to, że obowiązek zgłoszenia takiego pracownika w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 20 xx jest ograniczony, przede wszystkim, wiekiem ubezpieczonego – zgodnie z definicją kodeksową; w dniu ukończenia 18 lat taka osoba traci status pracownika młodocianego.
Wykładnia prezentowana w tym zakresie przez ZUS jest jednak odmienna. Zdaniem ZUS, jeżeli pracownik młodociany, zatrudniony w celu przygotowania zawodowego, w trakcie nauki zawodu ukończy 18 lat, nadal powinien być zgłoszony w ZUS z kodem właściwym pracownikom młodocianym, czyli 01 20 xx – aż do zakończenia nauki w tym trybie.
Zasady i warunki odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagrodzenia (Dz.U. Nr 60, poz. 278 z późn.zm.).
Wyjaśnienia ZUS z 10 lipca 2012 r. w sprawie zasad zgłaszania i wyrejestrowywania pracowników młodocianych
Mimo że w tej kwestii pojawiają się rozbieżności interpretacyjne, dla płatnika składek rozliczającego się z ZUS bezpieczniej jest stosować wykładnię prezentowaną przez ten organ. Dzięki temu uniknie on uczestniczenia w postępowaniach wyjaśniających i konieczności składania korekt w dokumentacji zgłoszeniowej oraz rozliczeniowej.
Zdaniem ZUS, jeżeli pracownik młodociany, zatrudniony w celu przygotowania zawodowego, w trakcie nauki zawodu ukończy 18 lat, nadal powinien być zgłoszony w ZUS z kodem właściwym pracownikom młodocianym.
§ 1 rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania
2. Nauka zawodu ma na celu przygotowanie młodocianego do pracy w charakterze wykwalifikowanego robotnika pracownika lub czeladnika i obejmuje praktyczną naukę zawodu organizowaną, która jest organizowana u pracodawcy na zasadach ustalonych w odrębnych przepisach, oraz dokształcanie teoretyczne.
3. Przyuczenie do wykonywania określonej pracy ma na celu przygotowanie młodocianego do pracy w charakterze przyuczonego robotnika pracownika i może dotyczyć wybranych prac związanych z nauką zawodu, o której mowa w § 6 ust. 2 i 3.
Wysokość zarobków uzyskiwanych przez pracownika ma istotny wpływ, przede wszystkim, na wysokość renty z tytułu niezdolności do pracy i emerytury ustalanej na tzw. dotychczasowych zasadach. To drugie świadczenie może być przyznane osobom urodzonym przed 1 stycznia 1949 r., a także urodzonym po 1948 r., którzy spełnili warunki wymagane do uzyskania wcześniejszej emerytury. Jednym z elementów wymienionych świadczeń jest tzw. podstawa wymiaru uwzględniająca zarobki uzyskiwane w wybranych latach kariery zawodowej (w stosunku do przeciętnego wynagrodzenia w tych latach), a także kwotę bazową obowiązującą w dniu przyznania świadczenia. Pozostałe osoby przechodzą na tzw. nową emeryturę, której wysokość ustalana jest w zupełnie inny sposób, tj. na podstawie stanu indywidualnego konta w ZUS, na którym zgromadzone są składki emerytalne. Jednak i te osoby, jeśli pracowały przed 1 stycznia 1999 r., mają ustalany kapitał początkowy, którego wysokość obliczana jest na podobnych zasadach jak „stara” emerytura.
Konieczność wykazania do podstawy wymiaru emerytury renty lub kapitału początkowego zarobków uzyskanych w wybranych latach sprawia, że pracownik ubiegający się o jedno z tych świadczeń musi w określony sposób udowodnić przed ZUS wysokość tych wynagrodzeń, dołączając odpowiednie dokumenty do wniosku o emeryturę lub rentę.
Pracownik ubiegający się o świadczenie emerytalno-rentowe musi udowodnić przed ZUS wysokość osiąganych wynagrodzeń.
Ustalając podstawę wymiaru świadczenia, ZUS uwzględnia, co do zasady, wynagrodzenia z 10 kolejnych lat kalendarzowych wybranych z ostatniego 20-lecia poprzedzającego rok zgłoszenia wniosku lub z 20 dowolnie wybranych lat z całego okresu ubezpieczenia. Przy obliczaniu podstawy wymiaru kapitału początkowego 10 kolejnych lub 20 dowolnie wybranych lat musi przypadać przed 1 stycznia 1999 r.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym wysokość osiągniętych przez pracownika wynagrodzeń wliczanych do podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego jest zaświadczenie zakładu pracy. Obowiązujące od 23 listopada 2011 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. nr 237, poz. 1412), w odróżnieniu od wcześniej obowiązującego rozporządzenia, nie przewiduje urzędowego wzoru zaświadczenia potwierdzającego zarobki uzyskiwane przez pracownika. Taki wzór, opracowany w poprzednim stanie prawnym, nadal jednak funkcjonuje w praktyce i jest zalecany przez ZUS przy ubieganiu się o emeryturę lub rentę. Korzystając z wzoru formularza ZUS Rp-7, pracodawca może mieć pewność, że przekaże wszystkie dane niezbędne do prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego.
Obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe nie przewiduje urzędowego wzoru zaświadczenia potwierdzającego zarobki uzyskiwane przez pracownika.
Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (na druku ZUS Rp-7) może wystawić, co do zasady, wyłącznie ten pracodawca, który zatrudniał pracownika. Takie uprawnienie ma jednak również następca prawny pracodawcy, który powstał w wyniku przekształceń własnościowych lub restrukturyzacji (np. spółka prawa handlowego utworzona po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego). ZUS honoruje też zaświadczenia ZUS Rp-7 wystawione przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencję Nieruchomości Rolnych dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej.
Za pracodawcę, w stosunku do którego zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie ZUS Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej.
Możliwości potwierdzenia zarobków na zaświadczeniu ZUS Rp-7 nie ma podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentacji osobowo-płacowej zlikwidowanego lub przekształconego zakładu pracy (np. archiwum). Taki podmiot może, za pomocą powyższego zaświadczenia, potwierdzać wyłącznie zarobki własnych pracowników.
Dane dotyczące pracodawcy i pracownika
Formularz ZUS Rp-7 składa się z nagłówka i kilku części oznaczonych punktami (od 1 do 7). Wskazówki dotyczące ich wypełnienia zamieszczone są w informacji znajdującej się na odwrocie formularza.
W nagłówku zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca powinien zamieścić własną pieczątkę, a także podać swoje dane (NIP, REGON, a jeśli nie nadano mu tych numerów – numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub paszportu).
Punkt 1 formularza przeznaczony jest na wskazanie danych osobowych pracownika, dla którego wystawiane jest zaświadczenie, i podstawowych informacji dotyczących jego zatrudnienia. Pracodawca podaje jego imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, a także okres, w którym zatrudniał pracownika, wraz z podaniem stanowiska pracy. Jeśli okres zatrudnienia przypada przed 15 listopada 1991 r., powinien dodatkowo podać wymiar czasu pracy. Ten ostatni wymóg wynika z zasad uwzględniania przez ZUS okresów pozostawania w stosunku pracy przypadających przed wspomnianą datą. Takie bowiem okresy ZUS zalicza do stażu ubezpieczeniowego, jeśli pracownik był w czasie ich trwania zatrudniony co najmniej na 1/2 etatu.
Przebieg zatrudnienia pracownika
Drugi punkt zaświadczenia ZUS Rp-7 dotyczy przebiegu zatrudnienia osoby pozostającej w stosunku pracy. W poszczególnych rubrykach tej części formularza pracodawca wskazuje:
do kiedy pracownik pobierał wynagrodzenie za pracę,
okresy pobierania przez pracownika wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, wypłaconego na podstawie przepisów kodeksu pracy lub innych przepisów,
okresy pobierania przez pracownika po 14 listopada 1991 r. zasiłków chorobowych, a także zasiłków opiekuńczych oraz świadczenia rehabilitacyjnego,
okresy udzielonych pracownikowi urlopów bezpłatnych,
okresy przebywania pracownika na urlopie wychowawczym,
inne okresy, za które nie wypłacono pracownikowi wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, z wyjątkiem pierwszego dnia niezdolności do pracy.
Dość częsta jest sytuacja, gdy pracownik wielokrotnie w czasie swojego zatrudnienia przebywał na zwolnieniach lekarskich i w związku z tym ma wiele okresów pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W takim przypadku, wypełniając omawiany punkt zaświadczenia, pracodawca powinien wpisać jeden (najlepiej pierwszy chronologicznie) okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego po
14 listopada 1991 r., zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Pozostałe okresy pobierania wymienionych świadczeń należy wówczas wymienić w załączniku dołączonym do zaświadczenia. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik wielokrotnie przebywał na urlopie bezpłatnym. Załącznik wykazujący okresy pobierania świadczeń chorobowych lub przebywania na urlopie bezpłatnym muszą podpisać te same osoby, które wystawiły i podpisały zaświadczenie.
Załącznik do zaświadczenia ZUS Rp-7 muszą podpisać te same osoby, które wystawiły i podpisały zaświadczenie.
Wykazanie zarobków pracownika
Najważniejszą częścią formularza ZUS Rp-7 jest tabela zamieszczona w punkcie 3. Pracodawca podaje w niej zarobki pracownika osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych. Na jednym formularzu może wykazać zarobki maksymalnie z 10 lat. Jeśli jednak pracownik był u niego zatrudniony przez dłuższy okres, powinien wykazać wynagrodzenia wypłacone we wszystkich latach zatrudnienia, dołączając drugi egzemplarz formularza ZUS Rp-7.
Wypełniając kolejne kolumny tabeli, pracodawca powinien wpisać:
w kolumnie 3 – łączną kwotę zmiennych lub uznaniowych składników wynagrodzenia wraz ze wskazaniem rodzaju danego składnika, np. premie regulaminowe, z zysku, eksportowe, nagrody za osiągnięcia zawodowe, dydaktyczno-wychowawcze dla nauczycieli, nagrody z zakładowego funduszu nagród tzw. „trzynastki”, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
Zarobki tylko oskładkowane i do określonego limitu
Wypełniając kolumny 2–5 tabeli zamieszczonej w punkcie 3 formularza, pracodawca powinien uwzględnić tylko te składniki wynagrodzenia (dochodu, przychodu), które stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (przed 1 stycznia 1999 r.) lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (po 31 grudnia 1998 r.) w myśl przepisów obowiązujących w okresie, za które przysługiwały. Tylko bowiem takie wypłaty ZUS uwzględnia przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty. Nie wolno więc pracodawcy wykazać w zaświadczeniu składników, od których nie była naliczona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypełniając kolumny 2–5 pracodawca nie może się natomiast kierować tym, czy od danego składnika opłacił faktycznie składkę na te ubezpieczenia. Oznacza to, że musi uwzględnić wypłaty, od których nie opłacił tych składek, choć był do tego zobowiązany, pomijając składniki nieobjęte tą składką, które oskładkował wbrew obowiązującym przepisom.
W zaświadczeniu ZUS Rp-7 pracodawca musi uwzględnić wypłaty, od których nie opłacił składek, choć był do tego zobowiązany.
Należy nadmienić, że przepisy regulujące zasady oskładkowania poszczególnych składników wynagrodzenia przed 1 stycznia 1999 r. ulegały na przestrzeni lat licznym zmianom. Oznacza to, że pracodawca, który chce sprawdzić, czy prawidłowo wpisuje poszczególne składniki do tabeli zamieszczonej w punkcie 3 formularza, może mieć dużą trudność w zidentyfikowaniu właściwych regulacji. W takim przypadku najlepiej będzie, gdy skorzysta z informatora zamieszczonego na stronach internetowych ZUS „Składniki przychodu pracowników podlegające wliczeniu do podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego”. Jeśli mimo to pracodawca ma wątpliwości, nie powinien wykazywać określonego składnika w tabeli w pkt 3 zaświadczenia, lecz podać w pkt 6 („dodatkowe informacje”) kwotę, datę wypłaty, tytuł wypłaty i okres.
Liczy się okres, za który składnik przysługuje
Wypełniając tabelę w punkcie 3 zaświadczenia ZUS Rp-7, pracodawca powinien dostosować się do zasad wliczania poszczególnych składników wynagrodzenia (przychodu, dochodu) obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty. Warto przypomnieć, że dokonując tych ustaleń, ZUS zalicza poszczególne składniki do okresu, za który przysługują, bez względu na to, kiedy zostały wypłacone. Jeśli jednak nie jest możliwe ustalenie okresu, za który dana wypłata przysługuje, dolicza ją do miesiąca, w którym została wypłacona. Oznacza to, że jeśli pracodawca wypłacił określony składnik wynagrodzenia (przychodu, dochodu) po upływie danego roku, przy wystawianiu zaświadczenia ZUS Rp-7 powinien go doliczyć do przychodu za ten rok, za który przysługuje. Jeśli jednak ustalenie tego roku nie jest możliwe, powinien zaliczyć dany składnik do tego roku, w którym został wypłacony.
Zasada wliczania poszczególnych wypłat do roku, za który zostały dokonane, odnosi się również do składników, które przysługują za rok, w którym została osiągnięta tzw. 30-krotność, jeżeli w roku wypłaty stanowiły one podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że takie doliczenie musi się wiązać z wyłączeniem doliczonej wypłaty z roku, w którym została wypłacona.
Pracodawca zatrudnia pracownika nieprzerwanie od 1 stycznia 2005 r. Wynagrodzenie zasadnicze wypłaca mu 10. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. W poszczególnych latach pensję przysługującą za grudzień wypłacał zawsze 10 stycznia następnego roku. Wypełniając pkt 3 zaświadczenia ZUS Rp-7 za lata 2005–2011, pracodawca powinien zaliczyć każdorazowo wynagrodzenie za grudzień do roku, za który przysługuje, a nie do roku, w którym zostało wypłacone.
Pracodawca od 2002 r. zatrudnia księgową, która zamierza niedługo wystąpić o emeryturę obliczaną częściowo na starych zasadach. W marcu 2011 r. wypłacił jej premię bilansową. Ze względu na charakter tej wypłaty nie było możliwe ustalenie okresu, za który ta premia przysługiwała. W związku z tym, wypełniając zaświadczenie ZUS Rp-7, pracodawca powinien uwzględnić kwotę tej premii w przychodzie za rok, w którym została wypłacona, tj. za 2011 r.
Pracodawca od 1 stycznia 2002 r. zatrudnia pracownika, który w 2012 r. zamierza ubiegać się o emeryturę obliczaną na dotychczasowych zasadach. W listopadzie 2010 r. i w grudniu 2011 r. pracownik osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W lutym 2011 r. pracodawca wypłacił mu nagrodę roczną za 2010 r. w wysokości 6000 zł, od której zostały naliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypełniając pkt 3 zaświadczenia ZUS Rp-7, pracodawca powinien:
do „limitu” (30-krotności) za 2010 r. (94 380 zł) doliczyć kwotę nagrody rocznej (6000 zł), która stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2011 r.,
kwotę nagrody wyłączyć z „limitu” (30-krotności) za 2011 r. (100 770 zł).
Kwoty zasiłków mogą podlegać ograniczeniom
Zasadą jest, że wypłacone pracownikowi kwoty świadczeń w razie choroby i macierzyństwa przysługujące za 2005 r. i za każdy następny rok ZUS uwzględnia w podstawie wymiaru świadczenia, jeżeli w danym roku nie została osiągnięta maksymalna roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia) i tylko w takiej wysokości, aby suma składników wynagrodzenia oraz świadczeń chorobowych nie przekroczyła tego limitu. Zasada ta nie dotyczy jedynie kwot świadczenia rehabilitacyjnego, a także zasiłku, dodatku oraz świadczenia wyrównawczego, które dolicza się do podstawy wymiaru emerytury bez ograniczeń. Powinien o tym pamiętać pracodawca wypełniający punkt 3 formularza.
Jeśli w roku, w którym została osiągnięta roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wpisze on również (w kolumnie 6 pkt 3 formularza) kwotę świadczeń chorobowych, a także wówczas, gdy suma podstawy wymiaru składek i świadczeń chorobowych okaże się wyższa od 30-krotności, ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia rodzaju wypłaconego świadczenia chorobowego. Nie będzie takiej konieczności jedynie wówczas, gdy taka informacja będzie wynikała z zaświadczenia lub z załącznika do tego dokumentu.
Pozostałe dane wykazywane w formularzu
W punkcie 4 zaświadczenia pracodawca musi wskazać, czy do 31 grudnia 1998 r. zgłaszał pracowników do ubezpieczenia społecznego w deklaracji rozliczeniowej bezimiennej, czy w deklaracji imiennej. Jeśli właściwa była ta druga forma zgłoszenia, wówczas powinien podać Numer Konta Płatnika (NKP). Może się też zdarzyć, że w niektórych latach pracodawca rozliczał składki na ubezpieczenia społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych, a w niektórych latach w deklaracjach bezimiennych. W takim przypadku w punkcie 3 zaświadczenia powinien wpisać wynagrodzenia pracownika wypłacone tylko za okres, za który rozliczał się z ZUS w deklaracjach bezimiennych, a w punkcie 6 – informację, w których okresach przekazywane były do ZUS deklaracje imienne, a w których deklaracje bezimienne.
W punkcie 5 formularza pracodawca informuje, na podstawie jakich dokumentów wystawił zaświadczenie (listy płac, kart wynagrodzeń, kart wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego). Zasadą jest, że pracodawca powinien sporządzić zaświadczenie ZUS Rp-7 na podstawie dokumentacji płacowej pracownika. Jeżeli jednak w zakładzie pracy taka dokumentacja się nie zachowała, zaświadczenie ZUS Rp-7 może być wydane na podstawie dokumentacji osobowej pracownika (np. umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu lub innych pism określających wynagrodzenie danej osoby). Potwierdzając wysokość zarobków na podstawie takiej dokumentacji pracodawca powinien jednak uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki. Inne składniki wynagrodzenia (premie, nagrody) pracodawca może uwzględnić w zaświadczeniu tylko wtedy, gdy zachowana dokumentacja pozwala jednoznacznie stwierdzić, że zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości oraz że została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenia społeczne.
Jeżeli pracodawca potwierdza wysokość zarobków pracownika na podstawie dokumentacji osobowej, w zaświadczeniu ZUS Rp-7, powinien uwzględnić tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy, a zachowana dokumentacja pozwala jednoznacznie stwierdzić, że zostały faktycznie wypłacone w określonej wysokości oraz że została od nich odprowadzona składka na ubezpieczenia społeczne.
W końcowej części formularza ZUS Rp-7 pracodawca powinien wskazać datę i miejscowość wystawienia zaświadczenia, a także podpisać ten dokument (własnoręcznym podpisem lub przez upoważnionego pracownika) oraz zamieścić pieczątkę. Zaświadczenie powinno również zawierać pieczątkę służbową, nazwisko i imię oraz podpis kierownika komórki finansowej albo upoważnionego pracownika wystawiającego to zaświadczenie. Jeśli zaświadczenie zostałoby rozmieszczone na więcej niż jednej stronie, wymogi te odnoszą się do każdej ze stron.
Tabela. Najczęstsze błędy popełniane przy wypełnianiu zaświadczenia ZUS Rp-7
Część formularza, którego błąd dotyczy
Skutek błędu
Brak pieczątki pracodawcy.
Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w celu uzupełnienia dokumentu lub nieuznanie dokumentu przez ZUS.
Niewskazanie wymiaru czasu pracy w okresie zatrudnienia przypadającym przed 15 listopada 1991 r.
W razie braku innego dokumentu potwierdzającego dany okres może skutkować przeprowadzeniem przez ZUS dodatkowego postępowania wyjaśniającego w celu uzyskania informacji co do wymiaru zatrudnienia.
Brak wyszczególnienia wszystkich okresów pobierania świadczeń chorobowych lub przebywania na urlopie bezpłatnym w czasie zatrudnienia.
Bezpodstawne ustalenie prawa do świadczenia lub zawyżenie jego wysokości.
Brak podpisów na załączniku wykazującym okresy pobierania świadczeń chorobowych lub przebywania na urlopie bezpłatnym.
Konieczność przeprowadzenia przez ZUS postępowania wyjaśniającego w celu uzupełnienia dokumentu lub nieuznanie dokumentu przez ZUS.
Łączne wykazanie składników stałych i zmiennych.
Punkt 3, kolumna 2–3
Zawyżenie wysokości emerytury lub renty.
Brak wskazania rodzaju składnika wynagrodzenia (przychodu, dochodu) lub nieprecyzyjne jego określenie.
Punkt 3, kolumna 3–5
Konieczność przeprowadzenia przez ZUS postępowania wyjaśniającego w celu uzupełnienia dokumentu.
Uwzględnianie składników wynagrodzenia (przychodu, dochodu), które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Punkt 3, kolumna 2–5
Przyporządkowanie składnika wynagrodzenia do roku, w którym został wypłacony, zamiast do roku, za który przysługuje.
Zawyżenie lub zaniżenie wysokości emerytury bądź renty.
Uwzględnianie w przychodzie za dany rok również tych składników, które zostały wypłacone po osiągnięciu przez pracownika kwoty rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Uwzględnianie na podstawie dokumentacji osobowej pracownika zmiennych składników wynagrodzenia, co do których nie ma potwierdzenia ich wypłaty.
Brak pieczątki i podpisu kierownika komórki finansowej lub upoważnionego przez niego pracownika.
Przeprowadzenie przez ZUS postępowania wyjaśniającego w celu uzupełnienia dokumentu lub nieuznanie dokumentu przez ZUS.
Brak niezbędnych pieczątek i podpisów na drugim formularzu (gdy pracodawca nie zmieścił wszystkich danych na jednym druku).
§ 21 rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe
Zatrudnienie na umowę zlecenia pracującego emeryta a składki
Osoba mająca ustalone prawo do emerytury, od 1 czerwca 2012 r. podjęła zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia.
Z tytułu tej umowy uzyskuje przychód w wysokości 3700 zł miesięcznie.
Wariant 2. Emeryt oprócz wykonywania umowy zlecenia jest zatrudniony w innej firmie w ramach stosunku pracy.
Wariant 3. Emeryt oprócz wykonywania umowy zlecenia jest zatrudniony w firmie zleceniodawcy w ramach stosunku pracy.
Porównanie obciążeń składkowych ponoszonych przez płatnika i ubezpieczonego w trzech przedstawionych wyżej wariantach podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu:
Wysokość składek finansowanych
przez ubezpieczonego i płatnika
x 9% = 333 zł
* Przykładowa wysokość składki.
Zatrudniając emeryta na podstawie umowy zlecenia, trzeba pamiętać, że umowa cywilnoprawna nie może spełniać przesłanek umowy o pracę. Jeśli ZUS uzna, że praca wykonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej faktycznie ma cechy zatrudnienia w ramach stosunku pracy, to płatnik będzie musiał opłacić za ubezpieczonego wszystkie składki, ustalone od podstawy wymiaru obowiązującej pracowników, wraz z odsetkami za zwłokę. Takie działanie może też zostać uznane za wykroczenie, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 kodeksu pracy).
Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Art. 281 Kodeksu pracy
Zleceniobiorca może wykonywać dwie umowy zlecenia u tego samego zleceniodawcy. Przy dwóch umowach zlecenia zawartych z tą samą firmą w treści umowy musi zostać wskazany inny zakres prac, które mają być wykonywane na podstawie każdej z tych umów. Gdyby przedmiotem każdej z umów były te same czynności, ZUS mógłby zakwestionować podpisanie drugiej umowy i uznanie tylko jednej z nich za tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Taka czynność, jako zmierzająca do obejścia przepisów prawa i bezpodstawnego obniżenia podstawy wymiaru składek, może zostać uznana za nieważną.
Jeżeli zakres prac zleconych na podstawie dwóch umów zawartych z jednym podmiotem będzie tożsamy, ZUS może zakwestionować ich zawarcie jako czynność zmierzającą do obejścia przepisów prawa.
W przypadku umowy zlecenia stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych płatnik dokonuje zgłoszenia do ZUS na druku ZUS ZUA. Jeżeli z tytułu umowy zlecenia jest obowiązkowa tylko składka zdrowotna (a zleceniobiorca nie przystąpił do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych), to płatnik zgłasza go do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA.
Zbieg dwóch umów zlecenia
Osoba, która równocześnie wykonuje dwie umowy zlecenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym tylko z tytułu jednej z zawartych umów. Co do zasady, tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych jest umowa zawarta najwcześniej. Z tytułu drugiej umowy obowiązkowe jest tylko ubezpieczenie zdrowotne, natomiast ubezpieczenia emerytalno-rentowe mają charakter dobrowolny (jeśli jednak zleceniobiorca przystąpi do nich na zasadzie dobrowolności, obowiązkowa stanie się za niego również składka wypadkowa). Zleceniobiorca może również wskazać jako tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeniowym umowę zawartą w późniejszym terminie.
Jeżeli zleceniobiorca nie zmienia tytułu do objęcia ubezpieczeniem na umowę zawartą w późniejszym terminie, to od dnia zawarcia drugiej umowy zlecenia należy ją zgłosić do ZUS, składając druk ZUS ZZA. Poprzednia umowa, zgłoszona wcześniej na formularzu ZUS ZUA, nadal nieprzerwanie stanowi tytuł do ubezpieczeń, do których zleceniobiorca został zgłoszony.
Jeżeli zleceniobiorca jako tytuł do opłacania obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe wskazuje drugą z zawartych umów, to zgłoszenia należy dokonać w odmienny sposób. W takiej sytuacji należy kolejno:
przyjąć od zleceniobiorcy oświadczenie na piśmie, w którym wyrazi on wolę zmiany tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych na umowę zawartą później;
wyrejestrować z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA pierwszą umowę zlecenia z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx od dnia zawarcia drugiej umowy (jeżeli ubezpieczony wnioskuje o zmianę tytułu od początku trwania drugiej umowy zlecenia);
złożyć w ZUS dwa zgłoszenia do ubezpieczeń – obydwa z kodem tytułu ubezpieczeń 04 11 xx, od dnia zawarcia drugiej umowy:
– na formularzu ZUS ZUA (umowa podpisana później) – do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych, wypadkowego oraz (opcjonalnie) do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego,
– na formularzu ZUS ZZA (umowa podpisana wcześniej) – do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (jeżeli ubezpieczony nie wnioskował o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi z tego tytułu).
Rozliczenia dwóch umów zlecenia zawartych z jednym płatnikiem należy dokonywać na jednym imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Ubezpieczony został bowiem zgłoszony z tytułu obu umów z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, tj. 04 11 xx. W takiej sytuacji nie wolno sporządzać dwóch odrębnych raportów za tę samą osobę. W raporcie ZUS RCA za dany miesiąc należy uwzględniać przychód uzyskany z obydwu umów, wypłacony w tym miesiącu.
Za dany miesiąc nie należy składać więcej niż jednego raportu składkowego ZUS RCA za tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia.
Podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne będzie stanowić wynagrodzenie wypłacone z umowy, która stanowi wskazany przez zleceniobiorcę tytuł do tych ubezpieczeń. Z kolei jako podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne trzeba przyjąć sumę przychodu:
uzyskanego z umowy stanowiącej tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego oraz
z tytułu drugiej umowy (bez pomniejszania o składki społeczne finansowane przez ubezpieczonego, chyba że ubezpieczony przystąpił do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych).
Od 1 czerwca 2011 r. Konstans Sp. z o.o. zatrudnia Dariusza C. na podstawie umowy zlecenia. Zleceniobiorca został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego, zdrowotnego i do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (formularz ZUS ZUA, kod tytułu ubezpieczenia 04 11 xx). Od 1 lutego 2012 r. spółka podpisała z Dariuszem C. drugą umowę zlecenia (na inny zakres usług niż określony w pierwszej z zawartych umów). Zleceniobiorca z drugiej umowy zlecenia nie przystąpił do ubezpieczeń dobrowolnych, wobec czego płatnik składek zgłosił go z tej umowy tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (formularz ZUS ZZA, kod tytułu ubezpieczenia 04 11 xx). W lutym br. Dariusz C. otrzymał 1200 zł wynagrodzenia z tytułu pierwszej umowy zlecenia oraz 500 zł wynagrodzenia z tytułu drugiej umowy. Należne składki powinny zostać wykazane w jednym raporcie ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx.
Tabela. Ustalenie podstawy wymiaru składek za luty 2012 r.
1200 zł – 13,71%
=1035,48 zł
Tabela. Podstawa wymiaru składek za zleceniobiorcę w rozbiciu na okres od kwietnia do czerwca 2012 r.
Zgłoszenie i wyrejestrowanie umowy
Jeśli z jedną osobą zostają zawarte dwie umowy zlecenia i druga jest zgłaszana na formularzu ZUS ZZA tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, ZUS zaleca składanie wyrejestrowania zleceniobiorcy z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA dopiero po rozwiązaniu lub wygaśnięciu ostatniej z nich. Jednak, zdaniem niektórych ekspertów, w takiej sytuacji, gdy „wracamy” do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych z tytułu pierwszej zawartej umowy (bo nie ma już innego tytułu), aby zachować przejrzystość w podleganiu przez ubezpieczonego poszczególnym rodzajom ubezpieczeń w określonych okresach, z chwilą wygaśnięcia umowy zlecenia wybranej jako tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych należy ponownie wyrejestrować ubezpieczonego na formularzu ZUS ZWUA, a następnie ponownie zgłosić go na ZUS ZUA z tą samą datą zarejestrowania z tytułu ostatniej obowiązującej umowy zlecenia.
Odnosząc się do zapytania dotyczącego zasad składania dokumentów ubezpieczeniowych oraz rozliczenia składek za osoby wykonujące jednocześnie dwie umowy zlecenia (w których zakres wykonywania czynności jest różny) z tym samym podmiotem wyjaśniamy:
Wyjaśnienia ZUS z 6 kwietnia 2012 r. w sprawie dokumentacji składanej za ubezpieczonego realizującego dwie równoległe umowy zlecenia u jednego płatnika
Art. 13 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
15) pobierający stypendium słuchacze Krajowej Szkoły Administracji Publicznej – od dnia uzyskania statusu słuchacza do dnia utraty tego statusu;
16) osoby, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 21 – od dnia nabycia prawa do świadczenia szkoleniowego do dnia utraty tego prawa.
Zwrot płatnikowi nadpłaconych składek
Nadpłata składek powstaje, gdy płatnik opłaci je w wyższej wysokości niż zobowiązują go do tego przepisy i niż zadeklaruje w dokumentacji rozliczeniowej. Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot (art. 24 ust. 6a ustawy systemowej). W przypadku braku płatnika składek (lub jego następcy prawnego) ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek zawiadamia również ubezpieczonego. Zawiadomienie dotyczy wówczas należności składkowej w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i nadpłata jest zwracana na jego wniosek.
Zwrot składek po zawiadomieniu przez ZUS
O zwrot nadpłaty można ubiegać się po otrzymaniu z ZUS zawiadomienia o kwocie nienależnie opłaconych składek. ZUS powinien zawiadomić płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że ich kwota nie przekracza wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.
Jeżeli płatnik nie otrzymał takiego zawiadomienia, a stwierdza nadpłatę we własnym zakresie, również może wnioskować o jej zwrot. W takiej sytuacji zwrot nadpłaty zostanie poprzedzony postępowaniem wyjaśniającym i rozliczeniem konta. Dopiero gdy ZUS potwierdzi, że nadpłata faktycznie widnieje na koncie płatnika, zwróci mu nadpłaconą kwotę.
Granicą czasową ubiegania się o zwrot nadpłaconych składek jest obecnie jedynie termin ich przedawnienia.
Wniosek o zwrot nadpłaty płatnik składa we właściwej – ze względu na miejsce prowadzenia działalności – terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.
Informacja o stanie rozliczeń nie może być udzielona ani przez telefon, ani osobie nieupoważnionej.
ZUS odmówi zwrotu nadpłaty z tytułu składek, jeśli płatnik wnioskujący o zwrot nie złoży, mimo wezwania, prawidłowych dokumentów korygujących. Jest to spowodowane tym, że dokumentacja rozliczeniowa odzwierciedla faktyczny stan rozliczeń płatnika z ZUS i bez jej złożenia nie można stwierdzić nadpłaty, a co za tym idzie – dokonać jej zwrotu. Jeżeli zatem płatnik złoży wniosek o zwrot nadpłaty bez skorygowanych dokumentów, ZUS wezwie go, by to zrobił w terminie 7 dni. Dopiero gdy przedsiębiorca skoryguje stwierdzone nieprawidłowości, ZUS rozliczy konto i odda mu nadpłacone pieniądze. W przeciwnym razie ZUS wydaje decyzję o odmowie zwrotu składek. Jeżeli w dokumentacji rozliczeniowej – raportach lub deklaracji rozliczeniowej – zostaną stwierdzone nieprawidłowości, płatnik ma 7 dni na ich skorygowanie przez złożenie prawidłowego kompletu dokumentów rozliczeniowych (art. 41 ust. 6 i 7a i art. 47 ust. 3 ustawy systemowej).
Składki opłacone nienależnie, a sfinansowane przez ubezpieczonego (np. opłacone po przekroczeniu progu, tzw. 30-krotności), należy zwrócić ubezpieczonemu w części, w której zostały sfinansowane z jego przychodu. Niezależnie od tego, czy firma skieruje do ZUS wniosek o zwrot składek, powinna rozliczyć się z pracownikiem ze składek, które niesłusznie potrąciła z jego wynagrodzenia.
Pięcioletni termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek dotyczy nie tylko składek opłaconych po 31 grudnia 2011 r., ale również nienależnie opłaconych przed 1 stycznia 2012 r. W tym drugim przypadku bieg 5-letniego terminu przedawnienia rozpoczął się 1 stycznia 2012 r. Jeżeli przedawnienie nienależnie opłaconych składek rozpoczęte przed 1 stycznia 2012 r. nastąpiłoby, zgodnie z dotychczasowymi przepisami, wcześniej niż po 5 latach, to przedawnienie następuje z upływem tego wcześniejszego terminu.
Krzysztof W. od 1999 r. jest przedsiębiorcą i opłaca z tego tytułu składki wyłącznie na własne ubezpieczenia. W listopadzie 2011 r. przez pomyłkę dwukrotnie wpłacił na rachunek bankowy ZUS kwotę składek na ubezpieczenia należnych za październik. ZUS nie zawiadomił go o kwocie nienależnie opłaconych składek. Należność ta ulegnie przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od 1 stycznia 2012 r. Nastąpi to zatem 1 stycznia 2017 r. (art. 31 ustawy systemowej w zw. z art. 12 § 4 ordynacji podatkowej).
1. Od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
Składki od kwoty dofinansowania wakacyjnego wypoczynku pracowników
urlopowe, wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; dalej: ustawa o zfśs) – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie (§ 2 ust. 1 pkt 19–21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.; dalej: rozporządzenie składkowe).
Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mają ci pracodawcy, którzy 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jedynie pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o zfśs). Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają możliwość utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłacania świadczenia urlopowego (art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs).
W sytuacji gdy pracodawca 1 stycznia danego roku zatrudnia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wypłaca świadczenie urlopowe. Taki pracodawca może również wprowadzić do przepisów wewnątrzzakładowych postanowienie o niewypłacaniu świadczenia urlopowego.
Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi, który korzysta w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wypłata nie może nastąpić później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego w takim wymiarze. Ustawa o zfśs określa maksymalną wysokość, w jakiej pracownikowi może przysługiwać świadczenie urlopowe. Nie może ono przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zatem w 2012 r. nie może być wyższe niż kwota odpisu podstawowego na zfśs.
Tym samym maksymalna wysokość świadczenia urlopowego w 2012 r. wynosi:
Pracodawcy, którzy dofinansowanie wypoczynku pracowników finansują z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, muszą pamiętać, że kwota takich świadczeń nie podlega oskładkowaniu po spełnieniu ściśle określonych warunków. O tym, czy wartość takiego świadczenia należy wliczyć do podstawy wymiaru składek, decyduje przede wszystkim prawidłowo ustalone kryterium jego przyznawania. Musi być ono zgodne z ustawą o zfśs.
Dofinansowanie powinno być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej pracownika, a zatem z zastosowaniem kryterium socjalnego. Zasady, kryteria i warunki przyznawania takiej pomocy oraz cele i rodzaje działalności socjalnej powinien precyzyjnie określić pracodawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Regulamin zfśs jest ustalany w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania ich interesów, jeśli w danym zakładzie pracy nie ma organizacji związkowej. Zostają w nim określone takie elementy, jak podstawa prawna tworzenia i działania funduszu, krąg osób uprawnionych do świadczeń, rodzaj świadczeń, które mogą zostać z nich sfinansowane. W regulaminie można również uściślić kryteria przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pamiętając jednak, że podstawowym spośród nich zawsze pozostaje kryterium socjalne. Regulamin zfśs w żaden sposób nie może ograniczać stosowania tej zasady. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09, niepublikowane).
Jeśli regulamin zfśs nakłada konieczność uwzględniania przy przyznawaniu świadczeń socjalnych sytuacji materialno-bytowej pracownika, to świadczenia te są zwolnione ze składek ZUS.
Ustawa o zfśs nie określa, w jaki sposób pracodawca może uzyskać od pracownika informację na temat jego sytuacji rodzinnej i materialnej. W celu ustalenia sytuacji materialno-bytowej pracownika pracodawcy często korzystają z opracowanych przez siebie oświadczeń. W wyroku z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/2001, OSNP 2004/6/99) Sąd Najwyższy wskazał, że w art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs „jest (...) zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym, tj. uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny”. Pracodawca ma zatem prawo (a nawet obowiązek) żądania od pracownika przedłożenia informacji koniecznych do ustalenia i oceny jego sytuacji materialno-bytowej.
Art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
Wysokość zasiłku w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia
● 30 dni w razie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo w przypadku pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych oraz osób odbywających służbę zastępczą,
● 90 dni w razie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie, np. w przypadku zleceniobiorców, osób wykonujących pracę nakładczą czy prowadzących działalność gospodarczą.
obowiązkowo ubezpieczonym, którzy mają wcześniejszy, co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego,
Jeżeli niezdolność do pracy pracownika powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, do podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie za ten miesiąc uzupełnione do kwoty, jaką pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc (art. 37 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm., dalej: ustawa zasiłkowa). W takim przypadku podstawę wymiaru zasiłku stanowi:
W przypadku gdy w okresie, za który przyjmuje się wynagrodzenie do podstawy wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął wynagrodzenia lub osiągnął niższe wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie za ten miesiąc uzupełnione do kwoty, jaką pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy.
Za usprawiedliwioną nieobecność w pracy uznaje się nieobecność spowodowaną m.in. chorobą, koniecznością sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, urlopem macierzyńskim, wychowawczym czy bezpłatnym.
Uzupełnianie wynagrodzenia w stałej wysokości
Jeśli pracownik zachorował przed upływem pierwszego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia, a przysługuje mu stałe miesięczne wynagrodzenie, uzupełnienie tego wynagrodzenia polega na przyjęciu wynagrodzenia określonego w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy. Przyjąć należy pełny miesięczny przychód pracownika pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne, które zostałyby potrącone, gdyby pracownik przepracował pełny miesiąc.
Pracownik w wieku 52 lat, zatrudniony od 1 sierpnia br., zachorował 7 sierpnia. Otrzymuje on wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 3100 zł. Bezpośrednio przed podjęciem tego zatrudnienia, przez 3 lata był zatrudniony u innego pracodawcy, u którego wykorzystał w tym roku 14 dni zwolnienia lekarskiego. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego będzie stanowiło wynagrodzenie za sierpień br. przyjęte w wysokości określonej w umowie o pracę, tj. 3100 zł, a po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 2674,99 zł, tj. 3100 zł – 425,01 zł (13,71%).
Sposób ustalania kwoty pełnego wynagrodzenia zmiennego, jeżeli niezdolność do pracy powstała w pierwszym kalendarzowym miesiącu zatrudnienia, zależy od tego, czy pracownik osiągnął w tym miesiącu wynagrodzenie, czy nie.
Jeżeli pracownikowi w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy określono, że będzie otrzymywał wynagrodzenie miesięczne zmienne i jeżeli przepracował on w danym miesiącu choćby 1 dzień, podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie uzupełnione do wysokości, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował pełny miesiąc.
W tym celu osiągnięte wynagrodzenie należy podzielić przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte, i tak otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek w tym miesiącu przepracować.
Pracownik (47 lat) zatrudniony od 2 lipca br. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby od 23 lipca do 5 sierpnia br. W poprzednim zakładzie pracy, w którym był zatrudniony do 22 czerwca br., wykorzystał 33 dni wynagrodzenia za czas choroby. Wynagrodzenie pracownika jest zmienne, dlatego podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie pracownika za lipiec br. W lipcu pracownik miał obowiązek przepracować 22 dni robocze, a przepracował 15 dni i osiągnął z tego tytułu przychód w kwocie 2270 zł. Z tego przychodu pracodawca potrącił składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%) w kwocie 311,22 zł. Wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował cały lipiec, wynosi:
2270 zł – 311,22 zł = 1958,78 zł,
1958,78 zł : 15 (dni przepracowane) = 130,59 zł,
130,59 zł x 22 (dni obowiązujące w tym miesiącu) = 2872,98 zł.
Uzupełnione wynagrodzenie w kwocie 2872,98 zł stanowi podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi za okres od 23 lipca do 5 sierpnia br.
Jeżeli natomiast pracownik otrzymujący zmienne wynagrodzenie zachorował przed upływem pierwszego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia i nie osiągnął w tym miesiącu żadnego wynagrodzenia, to do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego należy przyjąć kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego świadczenia te przysługują.
Pracownica zatrudniona od 2 sierpnia br., której w umowie o pracę określono wynagrodzenie akordowe, w pierwszy dzień w drodze do pracy uległa wypadkowi komunikacyjnemu i od tego dnia przedłożyła pracodawcy zwolnienie lekarskie na 35 dni. Wypadek został uznany za wypadek w drodze z domu do pracy i z tego tytułu pracownica nabyła prawo do wynagrodzenia chorobowego za okres 33 dni, tj. od 2 sierpnia do 3 września br., oraz do zasiłku chorobowego od 4 do 5 września br. Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie z sierpnia br. W tym miesiącu pracownica nie osiągnęła żadnego wynagrodzenia, gdyż nie przepracowała ani jednego dnia. Dlatego podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi kwota wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj. za sierpień br., pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku. Pracownica została zatrudniona w charakterze szwaczki i na takim stanowisku u tego pracodawcy pracę wykonują jeszcze 3 pracownice, które osiągnęły miesięczny przychód w sierpniu br. w wysokości: 2330 zł, 2182 zł, 2460 zł. Przeciętna wysokość wynagrodzenia zmiennego osiągnięta za sierpień br. (za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy) przez pracownice zatrudnione na takim samym stanowisku, po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%), wynosi 2005,38 zł, zgodnie z wyliczeniem:
(2330 zł – 319,44 zł) + (2182 zł – 299,15 zł) + (2460 zł – 337,27 zł) = 6016,14 zł,
6016,14 zł : 3 (pracownice) = 2005,38 zł.
Kwota ta stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego dla pracownicy.
Uzupełnianie składników stałych i zmiennych
Pracownikowi, który otrzymuje wynagrodzenie stałe miesięczne oraz składniki wynagrodzenia w wysokości zmiennej, np. premie, nagrody, które są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, a których wysokość jest zmniejszana proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego należy uwzględnić wynagrodzenie stałe miesięczne w wysokości wynikającej z umowy o pracę lub z innego aktu nawiązującego stosunek pracy. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia należy uzupełnić w taki sposób, jak się uzupełnia wynagrodzenie zmienne. Jeżeli pracownik nie osiągnął żadnego wynagrodzenia, ponieważ nie przepracował ani jednego dnia, to w podstawie wymiaru zasiłku uwzględniamy wynagrodzenie miesięczne w wysokości wynikającej z umowy o pracę. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia (premie) należy przyjąć w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconej za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy.
Pracownik (56 lat) zatrudniony od 6 sierpnia br., z powodu zawału serca stał się niezdolny do pracy od 6 sierpnia do 19 września br. Pracownik posiada 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia społecznego. Z tego tytułu nabył prawo do 14 dni wynagrodzenia chorobowego od 6 do 19 sierpnia, a od 20 sierpnia do 19 września do zasiłku chorobowego. W umowie o pracę pracownik ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 2530 zł oraz premię miesięczną, która jest pomniejszana proporcjonalnie za czas choroby. Na podobnym stanowisku pracę wykonuje jeszcze 2 pracowników, którzy w sierpniu br. otrzymali premie w wysokości 380 zł i 480 zł. Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego stanowi kwota pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%):
wynagrodzenia zasadniczego określonego w umowie o pracę, tj. 2183,14 zł (2530 zł – 346,86 zł),
premii w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconej za sierpień br. pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku, tj. 371,05 zł, zgodnie z wyliczeniem:
(380 zł – 52,10 zł) + (480 zł – 65,81 zł) = 742,09 zł,
742,09 zł : 2 (pracownicy zatrudnieni na podobnym stanowisku) = 371,05 zł.
Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego dla pracownika stanowi kwota 2554,19 zł, tj. 2183,14 zł + 371,05 zł.
Wynagrodzenie przyjmowane do wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy uzupełnić jedynie wówczas, gdy nieobecność pracownika w pracy nastąpiła z przyczyn usprawiedliwionych. W przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć wynagrodzenie uzyskane za ten miesiąc bez uzupełniania jego wysokości.
Nie należy uzupełniać wysokości wynagrodzenia o dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
W przypadku gdy do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych, przy uzupełnianiu wynagrodzenia za ten miesiąc, w liczbie dni, którą pracownik był zobowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Pracownica (24 lata) została zatrudniona na umowę o pracę od 1 sierpnia br. Poprzednia umowa o pracę, trwająca 4 lata, została rozwiązana 26 lipca br. Zgodnie z umową otrzymuje ona wynagrodzenie zmienne. Pracownica stała się niezdolna do pracy z powodu choroby od 14 do 23 sierpnia br. Od pierwszego dnia ma prawo do zasiłku chorobowego, ponieważ 33 dni wynagrodzenia chorobowego wykorzystała w okresie zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie za sierpień br. W tym miesiącu obowiązują 22 dni robocze. Za przepracowane 9 dni pracownica osiągnęła wynagrodzenie w wysokości 1230 zł, a po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne (13,71%) – wynagrodzenie wyniosło 1061,37 zł. W tym miesiącu pracownica ma 1 dzień nieobecności nieusprawiedliwionej. Kwotę wynagrodzenia przyjętą do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za sierpień należy uzupełnić przez podzielenie wynagrodzenia przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte, i tak otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek w tym miesiącu przepracować, pomniejszając o dzień nieobecności nieusprawiedliwionej. Zatem, uzupełnienie wynagrodzenia do pełnego miesiąca będzie następujące:
1061,37 zł : 9 dni (liczba dni przepracowanych) = 117,93 zł,
117,93 zł x 21 dni (liczba dni roboczych obowiązująca w sierpniu pomniejszona o dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, 22 dni – 1 dzień) = 2476,53 zł.
Uzupełnienie wynagrodzenia w stawce godzinowej
Wynagrodzenie określone w umowie o pracę w stałej stawce godzinowej jest wynagrodzeniem stałym. Wahanie się wysokości tego wynagrodzenia w kwotach miesięcznych wynika z różnicy w liczbie przepracowanych godzin w poszczególnych miesiącach (tj. zależy od nominalnego czasu pracy).
Tego rodzaju zmienność nie powoduje, że takie wynagrodzenie należy uzupełniać w sposób określony dla wynagrodzenia zmiennego. Zatem, przy uzupełnianiu wynagrodzenia godzinowego należy obliczyć przychód, jaki uzyskałby pracownik, gdyby przepracował wszystkie obowiązujące w danym miesiącu dni robocze.
Uzupełnienie wynagrodzenia polega na przyjęciu do podstawy wymiaru zasiłku wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę. W umowie o pracę podana jest stawka godzinowa, dlatego uzupełnienia wynagrodzenia dokonujemy przez pomnożenie stawki godzinowej przez liczbę godzin obowiązujących pracownika do przepracowania w danym miesiącu (stawka godzinowa x nominalny czas pracy).
Pracownikowi zatrudnionemu od 1 sierpnia br. w umowie o pracę określono wynagrodzenie w wysokości 22,50 zł/godz. Nabył on prawo do wynagrodzenia chorobowego za okres od 9 sierpnia do 3 września br. Podstawę jego wymiaru stanowi uzupełnione wynagrodzenie pracownika za sierpień 2012 r. W tym miesiącu w zakładzie pracy obowiązywały 22 dni robocze (176 godzin), natomiast pracownik przepracował 6 dni, uzyskując wynagrodzenie w wysokości 1080 zł (48 godzin x 22,50 zł), a po pomniejszeniu o składki finansowane przez pracownika – 931,93 zł. Gdyby pracownik przepracował wszystkie obowiązujące w sierpniu br. dni robocze, jego przychód wyniósłby 3960 zł. Kwota ta po pomniejszeniu o kwotę odpowiadającą 13,71% wynosi 3417,08 zł (3960 zł – 542,92 zł). Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi wynagrodzenie w wysokości 3417,08 zł.
Jeżeli niezdolność do pracy zleceniobiorcy powstanie w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia chorobowego, to istotne jest, czy dla tej osoby ustalono najniższą podstawę wymiaru składek, czy nie. Do osób podlegających dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu nie mają zastosowania zasady, na jakich uzupełnia się wynagrodzenie wchodzące do podstawy wymiaru zasiłku dla pracowników, dlatego nie ma podstaw do uwzględniania w podstawie wymiaru zasiłków uzupełnionego wynagrodzenia.
Jeżeli zachoruje zleceniobiorca, dla którego nie określono najniższej podstawy wymiaru składek, to podstawę wymiaru zasiłku, po odliczeniu 13,71%, stanowi:
kwota przychodu określona w umowie zlecenia przypadająca na pierwszy miesiąc kalendarzowy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli odpłatność za wykonywanie umowy zlecenia określono kwotowo (art. 49 pkt 2 ustawy zasiłkowej);
Zleceniobiorca zawarł umowę zlecenia z firmą na okres od 1 sierpnia do 15 października br., gdzie od pierwszego dnia przystąpił do ubezpieczenia chorobowego. Za zleconą pracę zleceniobiorca zgodnie z umową miał otrzymać 6300 zł płatne po kolejnych etapach pracy. Zleceniobiorca od 8 do 31 sierpnia br. przedłożył zwolnienie lekarskie. Posiada 90-dniowy okres ubezpieczenia chorobowego, gdyż bezpośrednio przed umową zlecenia był zatrudniony przez 2 lata na umowę o pracę. Podstawą wymiaru zasiłku chorobowego dla zleceniobiorcy jest kwota przychodu określona w umowie, przypadająca na pierwszy miesiąc kalendarzowy ubezpieczenia po odliczeniu składek finansowanych przez ubezpieczonego:
6300 zł : 76 dni (liczba dni trwania umowy) = 82,89 zł (dzienna stawka),
82,89 zł x 31 dni (liczba dni trwania umowy w sierpniu br.) = 2569,59 zł,
2569,59 zł – 352,29 (13,71%) = 2217,30 zł.
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi kwota 2217,30 zł.
kwota przeciętnego miesięcznego przychodu dla innych ubezpieczonych, z którymi płatnik składek zawarł takie same lub podobne umowy z miesiąca, w którym powstało prawo do zasiłku, jeżeli odpłatność za wykonywanie umowy określono w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie (art. 49 pkt 3 ustawy zasiłkowej).
Zleceniobiorca zawarł umowę zlecenia, gdzie odpłatność została ustalona w stawce akordowej. Umowę tę wykonuje od 3 sierpnia br. i podlega z tego tytułu dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Do 31 lipca br. przez 3 lata był zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Zleceniobiorca jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 12 sierpnia br. W związku z tym, że prawo do zasiłku chorobowego powstało w pierwszym kalendarzowym miesiącu ubezpieczenia, a u zleceniodawcy na takich samych warunkach jak zleceniobiorca pracę wykonują jeszcze 2 osoby, do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć ich przychód za sierpień, po pomniejszeniu o 13,71%. Przychód ten wyniósł:
(2689 zł – 368,66 zł) + (2590 zł – 355,09 zł) = 4555,25 zł,
4555,25 zł : 2 (zleceniobiorców) = 2277,63 zł.
Kwota 2277,63 zł stanowi podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego zleceniobiorcy od 12 sierpnia br.
Jeżeli zleceniobiorca, dla którego w wyniku formy zawartej umowy nie została określona najniższa podstawa wymiaru składek, zachoruje w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia, a u płatnika składek nie ma innych ubezpieczonych, których przychód powinien zostać przyjęty do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przychód osiągnięty przez ubezpieczonego.
Zleceniobiorca, zgodnie z umową, od 1 sierpnia br. miał wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, w której odpłatność została ustalona w formie prowizyjnej. Z umowy tej podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Przed podjęciem pracy na podstawie umowy zlecenia był zatrudniony na umowę o pracę od 1 lutego 2011 r. do 28 lipca br. Zleceniobiorca zachorował 3 sierpnia i przedłożył zwolnienie lekarskie. U zleceniodawcy nie ma innych osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia, których przychód mógłby zostać przyjęty w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za sierpień br., dlatego podstawę wymiaru zasiłku stanowi przychód osiągnięty przez ubezpieczonego. Zleceniobiorca za przepracowane 2 dni otrzymał przychód w wysokości 104 zł:
104 zł – 14,26 zł (13,71%) = 89,74 zł.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla zleceniobiorcy wynosi 89,74 zł.
Podstawa wymiaru zasiłku dla osób prowadzących działalność
Podstawą wymiaru zasiłku chorobowego dla osób prowadzących pozarolniczą działalność jest kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% podstawy wymiaru składki na to ubezpieczenie.
Jeżeli niezdolność do pracy powstała w pierwszym miesiącu kalendarzowym ubezpieczenia chorobowego, to ponieważ dla tej grupy ubezpieczonych została określona najniższa podstawa wymiaru składek, podstawę wymiaru zasiłku stanowi właśnie ta najniższa podstawa wymiaru składek za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku chorobowego.
Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą została objęta ubezpieczeniami społecznymi, w tym również dobrowolnym chorobowym od 16 lipca br. Przed rozpoczęciem działalności ubezpieczony przez 3 lata – do 7 lipca br. był zatrudniony na umowę o pracę. Ubezpieczony stał się niezdolny do pracy z powodu choroby od 31 lipca br. W jego przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ubezpieczony zgłosił się do ubezpieczeń społecznych z kodem 05 70 xx. Przysługujący zasiłek chorobowy zostanie ustalony przez ZUS z najniższej podstawy wymiaru składki obowiązującej w miesiącu zachorowania, a więc w lipcu 2012 r., tj. 450 zł, a po pomniejszeniu o składki 13,71% w wysokości 388,30 zł.
Art. 37 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
Joanna Grzelińska-Darłak, Paweł Jakubczak, Barbara Kasprzak, Dariusz Noszczak, Joanna Stolarska, Magdalena Wypijewska