Source: http://www.albit.com.pl/instrukcje/Opis_systemu_informatycznego.htm
Timestamp: 2018-02-25 07:13:24
Legal References Found: art. 13
 art. 20
 Art. 14
 art. 15
 art.16
 art. 16
 art. 18
 art. 18
 Art. 71
 art. 14
 art. 20
 art. 20
 Art. 23
 Art. 25
 Art. 10
 art. 71
 art.71
 art. 10
 art. 24
 art. 13
 art. 14
 art. 15
 art. 18
 art. 20
 art. 23
 art. 24
 art. 25
 art. 71
 art. 72
 art. 73

Document Content:
Strona główna Pobierz dokument
25-628 Kielce ul. Naruszewicza 38
FAX/TEL 041-368-02-44; 041-241-36-66; 041-344-50-35 GSM 662-246-800
www.albit.eu ; poczta@albit.eu
ALBIT FKP
Zintegrowany System Finansowo – Kadrowo - Płacowy
Kielce,2012
1 System FKP wg Ustawy o Rachunkowości 3
1.1 Księgi rachunkowe. 3
1.2 Dziennik ( Zapisy księgowe ) 4
1.3 Księga główna. 5
1.4 Księgi pomocnicze. 6
1.5 Zestawienie obrotów i sald kont księgi główna. 8
1.6 Zasoby ochrony danych. 10
1.7 Wydruki 12
1.8 Obowiązki Użytkownika systemu finansowo - księgowego. 12
1.9 Opis struktury bazy danych. 14
2 Zintegrowany System FKP. 28
2.1 Wykaz zbiorów danych systemu informatycznego. 28
2.2 Wykaz programów tworzących system informatyczny. 29
2.3 Powiązania między programami systemu ALBIT FKP. 30
3 Algorytmy przetwarzania danych. 34
4 Zabezpieczenie bazy danych. 54
4.1 Kopiowanie pliku bazy danych. 56
4.2 Używanie odtwarzanej bazy danych. 57
Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę nowych wersji programu ALBIT FK.. 58
Analiza zgodności programu. 60
1 System FKP wg Ustawy o Rachunkowości
Przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane systemom przetwarzania danych, które wspomagają prowadzenie rachunkowości w kontekście zasad, jakie obowiązują generalnie w rachunkowości. W skrócie wymagania dotyczą wiarygodności informacji zawartych w księgach rachunkowych, ich bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia. Wymagania te stawiane są zarówno przyjętym rozwiązaniom technicznym, jak metodzie i staranności prowadzenia ewidencji księgowej przez użytkownika tych systemów. Obydwa te czynniki – techniczny i ludzki – składają się na wynik finalny prowadzonej księgowości, stąd nawet najsprawniejszy system komputerowy nie stanowi gwarancji poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Niezależnie jednak od oceny jakości pracy księgowego, ustawa określa zestaw cech programu, które stanowią warunki konieczne do dopuszczenia go do używania, a także czynności, które muszą być wykonywane w przypadku stosowania księgowości komputerowej.
1.1 Księgi rachunkowe
Zgodnie z art. 13 Ustawy o Rachunkowości system komputerowy musi zapewnić uzyskanie następujących rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe. Urządzeniami tymi są :
· Dziennik,
· Księga Główna ( ewidencja syntetyczna ),
· Księgi pomocnicze ( ewidencja analityczna ),
· Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych.
· Wykaz składników aktywów i pasywów ( inwentarz )
Księgi rachunkowe powinny być :
· trwale oznaczone nazwą ( pełną lub skróconą ) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzani.
· wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia.
1.2 Dziennik ( Zapisy księgowe )
Dziennik to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji księgowych, dzień po dniu. Zbiory tych danych mają dostarczyć sprawdzianu kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonywanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły – w każdym roku obrotowym. Sprawdzian liczności operacji stanowi numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy ( obroty dziennika ), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawienia ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
W Dzienniku powinno następować :
· automatyczne numerowanie kolejnych pozycji, pod którą zapis jest zarejestrowany; numeracja ta zapewnia ich ciągłość w roku obrotowym, co nie wyklucza możliwości uwzględniania w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie,
· automatyczną kontrolę zaliczania zapisu do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenie do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia go pomiędzy miesiącami,
· automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
Moduł ALBIT FK pozwala na wprowadzenie zapisów księgowych do jednego dziennika. Oprócz numeru pozycji, zapis księgowy automatyczny, otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i ewentualnie o sobie, która dokonała jej ostatniej modyfikacji.
Przeglądanie zapisów jak również ich wydruk jest możliwy w układzie chronologicznym. Do dziennika zapisy księgowe mogą być wprowadzane ręcznie. Istnieje także możliwość generowania zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury, dokumenty kasowe oraz bankowe, lista płac z modułów Płace i Kadry oraz Biegli.
W przypadku zapisów generowanych przez program, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Jest możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione tj. nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.
Wydruk Dziennika udostępniono z poziomu Wydruki//Dziennik.
Opcje wydruku :
Dziennik – Syntetyczny lub analityczny
Dziennik wer. 2 – Dziennik zapisów księgowych
Dziennik wer. 3 – Lista księgowań w dzienniku
Uwaga : Dziennik księgowy powinien być drukowany co miesiąc.
Wymogi stawiane dziennikowi księgowemu zawarto a Art. 14 Ustawy o Rachunkowości.
Dziennik powinien :
1. Zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.
2. Umożliwiać uzgadnianie jego obrotów z obrotami zestawieniami obrotów i sald kont księgi głównej.
3. Kolejno numerować zapisy księgowe, a sumy zapisów ( obroty ) liczyć w sposób ciągły.
4. Jeżeli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.
5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialne za treść zapisu.
1.3 Księga główna
Zgodnie z wymogami ustawy o Rachunkowości wydruk księgi główna to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwoty każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont ( lub na odwrót ), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym planie kont jako konta bilansowe i wynikowe ( czyli, według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jakim dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym ), ich sumach łącznych ( obrotach kont ) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Technicznie sprawdzian taki ustawa nakazuje przeprowadzić za każdy miesiąc w drodze zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienie takie, nazywane w praktyce także bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.
Wydruk Księgi Głównej udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna,
Opcja wydruku:
- Księga Główna – podstawowy wydruk księgi główna.
- Księga Główna – Tabelaryczna – Księga Główna w układzie tzw. „Amerykanki”
- Księga Główna – Syntetyczna – Księga główna z podziałem kont wg układu dziennika
- Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienie Obrotów i Sald” jak i „Zestawienia Obrotów i Sald Kont Ksiąg Pomocniczych”.
- Zestawienie wg jednostek – Wydruk zestawienia wg kryterium jednostka.
Uwaga: Księga główna powinna być drukowana co najmniej na koniec okresu obrachunkowego lub na dzień sporządzania inwentaryzacji
Konta księgi głównej reguluje art. 15 Ustawy o Rachunkowości.
- Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu syntetycznym*. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
- Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej
*w ujęciu systematyczne tj. zgodnie z zarachowywaniem ich na konta syntetyczne
1.4 Księgi pomocnicze
Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Inaczej mówiąc księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe, sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, uzupełniających te, zgodnie z którymi są one gromadzone na kontach księgi głównej. Lista tych ksiąg jest stała; tworzy się je stosowanie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Ustawa Wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych; materiałów, towarów i produktów; rozrachunków z kontrahentami i pracownikami; operacji zakupu i sprzedaży. Analogicznie można – w miarę potrzeby – wyodrębnić także i inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze, np. księga operacji kasowych, bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów itp.
Księgi pomocnicze mogą być prowadzone ( art.16 ust.1 ) na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich :
· podzbiory danych w ramach księgi głównej; sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i saldo odpowiadających im kont księgi głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach księgi głównej. Tak rozbudowaną księgę główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansowa,
· podsystemy rachunkowości poza księgą główną, które uszczegółowienia zapisów księgi głównej, mają strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości ( ustalenie i ewidencja dla : odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań przy operacji zakupu ). Dane tych podsystemów zasilają wówczas księgę główną, tworząc zbiory zapisów księgowych uporządkowane według wymagań księgowości finansowej zapewniając zgodność zapisów w księgach pomocniczych i księgi głównej.
Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych sprawdzian zgodności każdej z nich z odpowiadającymi jej kontami księgi głównej stanowi równość sumy sald kont pomocniczych i salda właściwego konta księgi głównej. Technicznie sprawdzian taki należy wykonać :
· na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
· na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.
Wydruk Ksiąg Pomocniczych udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna,
Konta ksiąg pomocniczych reguluje art. 16 Ustawy o Rachunkowości. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęci systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
1.5 Zestawienie obrotów i sald kont księgi główna
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawiera następujące elementy :
· symbole i nazwy kont,
· salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
· obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
· sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna,
- Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienie Obrotów i Sald”
Uwaga : Wydruk zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej reguluje art. 18 Ustawy o Rachunkowości.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
Zestawienie powinno zawierać :
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów na okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych ( kont analitycznych )
Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu: Wydruki/Księga Główna,
- Księga Główna – Analityczna – Analityczne zestawienie kont księgowych umożliwiające wydruk „Zestawienia Obrotów i Sald Kont Ksiąg Pomocniczych”.
Uwaga : Wydruk zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych należy wykonać najpóźniej na koniec okresu obrachunkowego, a na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych reguluje art. 18Ustawy o Rachunkowości.
Sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na dzień inwentaryzacji
- zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
1.6 Zasoby ochrony danych
Program zawiera system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych; fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów; system kontroli przebiegu przetwarzania danych ( dziennika pracy systemu).
Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych ( Art. 71 ).
· program kontroluje ciągłości zapisów w dzienniku ( dziennikach ) – art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości.
· pozwala na identyfikację źródła pochodzenia zapisów. Ustawa dopuszcza wprowadzanie do ksiąg zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, a więc np. z innych kartotek dysku stałego, poprzez dyskietki lub drogą transmisji sieciowej. Warunkiem uznania takiej operacji technicznej jest, by każdy zapis umożliwiał identyfikację źródła jego pochodzenia, np. urządzenia nadawczego, źródłowego zbioru przekazywanych danych czy ich systemu (art. 20 ust. 5 pkt 1). Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze, właściwe dla zbiorów je przekazanych ( swoiste „ polecenie księgowania”) i przyjmujących (np. sekwencja pozycji w odpowiednim dzienniku ). W przypadku przenoszenia zapisów między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe, zapisy księgowe umożliwiają ( art. 20 ust. 5 pkt 2 ) identyfikację źródła ich pochodzenia, tj. zbiorów danych przekazujących je po dokonaniu pierwotnej ich rejestracji.
· zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletności i identyczności zapisów ( art. 20. ust. 5 pkt. 3 ). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzenie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem formalnym ( czy użytkownik nie popełnił błędu np. składni przy wprowadzaniu warunku ). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada użytkownik. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych pojawią się informacje z przebiegu księgowania, gdzie widoczne są konta, ich strony, kwoty i opis oraz czy ostatecznie dokument został z powodzeniem zaksięgowany. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych chyba, że w zapisie występują tylko konta pozabilansowe.
· zapewnia trwałość zapisów. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany ( Art. 23 ). Program komputerowy musi zapewniać procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych ( Art. 25 ).
· chroni dane przed dostępem osób nieuprawnionych
· umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa modyfikacja, ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.
· pozwala na przypisanie operatorom zakazów
- w obrębie poszczególnych dzienników księgowych – w zakresie:
dostępu do przeglądania ,
dostępu do poprawiania zapisów.
dostępu do kasowania zapisów, znajdujących się w buforze
- w ramach przeglądania księgowań na poszczególnych kontach księgowych – prawa te są jednoznaczne z prawami dostępu do przeglądania odpowiednich rejestrów
- blokad dostępu do określonych procedur np. do zatwierdzenia zapisów księgowych
- blokad dostępu baz danych
1.7 Wydruki
Wydruk ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości są :
§ trwale oznaczone nazwą pełną jednostki, której dotyczą,
§ zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą lub, z którą są związane wskutek roli, jaką odpowiadające im zbiory danych pełnią w organizacji ksiąg rachunkowych,
§ wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
§ każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej („koniec wydruku”),
§ na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald,
§ oznaczone nazwą programu przetwarzania ( jego aktualnej wersji ).
1.8 Obowiązki Użytkownika systemu finansowo - księgowego.
Ustawa o Rachunkowości Art. 10 nakłada na jednostkę gospodarczą obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, między innymi :
§ określenie roku obrotowego i wchodzącego w jego skład okresów sprawozdawczych,
§ meto wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
§ sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej :
- zakładowy plan kont obejmuje wykaz kont księgi głównej ( ewidencji syntetycznej ), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych ( ewidencji analitycznej ) i ich powiązania z kontami księgi głównej,
- wykaz zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera – musi w szczególności zawierać strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniem znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w organizacji całokształtu ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa nie przesądza szczegółowej organizacji zbiorów danych, zobowiązuje jednak do tego, by programy komputerowe, operujące danymi tych zbiorów, zapewniały uzyskiwanie informacji księgowej w formie dziennika (dzienników), księgi głównej i ksiąg pomocniczych, oraz zestawień obrotów i sald stanowiących sprawdzian zgodności ksiąg,
- opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
- pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę programu (programów) i każdej jego zmiany do stosowania we własnej rachunkowości. Chodzi tu o notyfikowanie, że jednostka świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Wymaganie to rodzi dla jednostki obowiązek starannego sprawdzenia tych programów, upewnia się co do ich przydatności do potrzeb jednostki i zgodności z obowiązującymi ją przepisami, poprawności i zadowalającej sprawności działania. Odpowiedzialność za podjętą decyzję ponosi kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba,
- opis przeznaczenia każdego programu, sposobu działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych,
- zasady ochrony danych, przed nieuprawnionymi jej zmianami i rozpowszechnianiem oraz staranne jej przechowywanie w trakcie używania programu oraz przez 5 lat po tym okresie (art. 74, 71). Jest więc traktowana jako istotny dla jednostki dokument systemu przetwarzania w rachunkowości, poddany obowiązkowi archiwowania,
- sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów.
Uwaga : Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w powyższych punktach.
Zgodnie z art. 71 Ustawy o Rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek :
§ systematycznego tworzenia kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych
§ zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych
§ stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych
§ dobór środków ochrony zewnętrznej.
1.9 Opis struktury bazy danych
Ustawa o rachunkowości nakłada na producentów oprogramowania poniższą strukturę ksiąg rachunkowych oraz ich powiązania:
Tabele znajdują się w bazie SQL FK7_xxxx.FDB gdzie xxxx oznacza wyróżnik roku.
C_BOOK_TO_GROUP_DEFINITION
Tabela systemowa
C_DEF_GRUPY_ROZLICZENIA
Definicje Grupy rozliczeniowe rozrachunków
C_GRUPY_ROZLICZENIA
Grupy rozliczeniowe rozrachunków
FK_ANALITYKA
Definicje analityk planu kont
FK_AUTOLOGOWANIE
Parametr systemu FK
FK_BO_PARAGRAFU
Bilans otwarcia kart paragrafowych
FK_BO_PARA_WG_JEDNOSTEK
Bilans otwarcia kart paragrafowych wg jednostek
FK_BO_USTAWIENIA
FK_BUDZET_ZADANIOWY
Definicja budżetu zadaniowego
FK_BZ_MIERNIKI
Definicja budżetu zadaniowego - mierniki
FK_CPV
Definicja kodów CPV
FK_DATA_OBSLUGI
FK_DEFINICJA_A_Z_P
Definicja klasyfikacji budżetowej
FK_DEF_BZ
Definicje dokumentów schematów księgowania BZ
FK_DEF_PLACE
Definicje dokumentów schematów księgowania PŁAC
FK_DEF_PRZELEW
Definicje przelewów elektronicznych
FK_DEF_PRZELEW_POZ
FK_DEF_WB_KWOTY
Definicje wyciągów bankowych
FK_DEF_WB_RODZAJE
FK_DEF_ZEST
FK_DRZEWO
Definicja grupowania planu kont
FK_EURO
Definicje walut
FK_EXTERNAL_PROGRAM
FK_FAKTURY
Definicje rozrachunków
FK_FAKTURY_LICZNIKI
FK_FAKTURY_POZYCJE
FK_FIRMY
Nazwy kartotek firm
FK_GRUPA
Nazwy kartotek grup firm
FK_JEDNOSTKA
FK_JEDNOSTKA_MIAR
Definicje jednostek miar
FK_JEDNOSTKA_ORG
Definicje jednostek organizacyjnych
FK_JEDN_ORG_2_USER
Definicje organów
FK_JEDN_ORG_USTAWIENIA
FK_KARTOTEKI
Nazwy kartotek osobowych
FK_KART_PROSTE
Definicje kartotek osobowych
FK_KART_Z_PARAGRAFAMI
Definicje kartotek paragrafowych
FK_KATEGORIE
FK_KG
Zapisy księgowe analityczne
Dziennik, KG
FK_KONTA
Zapisy księgowe syntetyczne
FK_KONTA_BANKOWE
Nazwy i ustawienia kont bankowych
FK_KSIEGA_GLOWNA
Tablica nagłówków dokumentów
FK_MIESIAC
FK_OPCJE_DZ
Tablica relacyjna definicji systemu FK
FK_OPCJE_FR
FK_OPCJE_FV_VAT
FK_OPCJE_RK
FK_OPCJE_WB
FK_OSOBY
FK_PARAGRAFY
FK_PARAMETRY
FK_PK
Definicje poleceń księgowania
FK_PK_POZYCJE
Definicje pozycji poleceń księgowania
FK_PLANKONT
Definicje planu kont
FK_PLAN_A_Z_P
Definicje planu
FK_PLAN_PARAGRAFU
FK_PLAN_SZCZEGOLY_A_Z_P
FK_PLAN_WYDRUK
FK_PLAN_ZADAN
FK_PLAN_ZADANIA
FK_PLAN_ZADANIA_PARAGRAF
FK_POM_AKTUALIZACJA
FK_POM_A_Z_P
FK_POM_BZ
FK_POM_DEF_PAR
FK_POM_DEF_ZEST
FK_POM_FILTR_KSIEGOWANIA
FK_POM_FV_KOREKTY
FK_POM_JEND_ORG
FK_POM_KARTOTEKI
FK_POM_KONTA_FIRMY
FK_POM_OSOBY
FK_POM_PARAGRAF
FK_POM_PK_PARAGRAFY
FK_POM_POZIOM1
FK_POM_POZIOM2
FK_POM_POZIOM3
FK_POM_PROGRAMY
FK_POM_PRZEPISANIA_BO
FK_POM_RAPORTOWANIE
FK_POM_UB1
FK_POM_UB2
FK_POM_UPRAWNIENIA
FK_POM_URB23
FK_POM_URB28Z_W
FK_POM_URB28Z_Z
FK_POM_URB28Z_ZOB
FK_POM_URZIS
FK_POM_UZZWFJ
FK_POM_WS
FK_POM_WS_DEKRETACJA
FK_POM_WYDRUK_PK
FK_POM_ZADANIA_DEKRETACJA
FK_POM_ZADANIA_PARA
FK_RAPORTOWANIE
Definicje raportów systemu FK
FK_RAPORTY
FK_RAPORTY_POZYCJE
FK_RB28
Definicje sprawozdania
FK_RODZAJE_DOK
Definicje rodzajów dokumentów systemu
FK_ROZDZIALY
FK_ROZKSIEGOWANIE1
Tabela syntetyczna zapisów księgowych
FK_ROZKSIEGOWANIE2
Tabela analityczna zapisów księgowych
FK_SCIEZKI
FK_SUBKONTA_POZIOM1
Definicje analityki subkontowej
FK_SUBKONTA_POZIOM2
FK_SUBKONTA_POZIOM3
FK_SZABLONY
Definicje szablonów księgowania
FK_SZABLONY_DEKRETY
FK_SZABLONY_USTAWIENIA
FK_TRESCI
FK_TRYBY_P
FK_TYPY_BADAN
FK_TYPY_DOKUMENTOW
FK_UPRAWNIENIA_MENU
Definicja zabezpieczeń systemu FK
FK_USTAWIENIA_BILANS1
FK_USTAWIENIA_BILANS2
FK_USTAWIENIA_KART_OS
FK_USTAWIENIA_RB23
FK_USTAWIENIA_RB28
FK_USTAWIENIA_RB28Z
FK_USTAWIENIA_RZIS
FK_USTAWIENIA_WYDRUKOW
FK_USTAWIENIA_ZZWFJ
FK_WNIOSKI_ZAA
Wnioski zaangażowania
FK_WNIOSKI_ZAA_POZ
Wnioski zaangażowania - definicja
FK_WS
FK_WS_POZ
Wydatki strukturalne - definicja
FK_WYDRUK_PK_BAZA
FK_WYDZIALY
Definicja wydziałów
FK_ZADANIA
Zadania budżetowe - definicja
FK_ZAMKNIECIE_MIESIACA
FK_ZAPISY_MIESIECZNE
Tabela obrotów i sald kont
FK_ZESTAWIENIA
FK_ZRODLA_FINANSOWANIA
INTERFACEGRAPH
KD_PK_DEFINICJA
K_PK_KASA
K_PK_RACHUNKI
K_PK_RB_SPEC
K_PK_SUMY
K_PRZELEW
K_ZESTAW
PK_DA
PK_KST
P_PK_DEF
SD_PK_DEFINICJA
UZYTKOWNICY2UPRAWNIENIA
Tabele przechowujące dane o zapisach księgowych.
Tabela FK_KG
ID_KONTA
Dane zarezerwowane dla systemu FK
ID_ROZ2
ID_KSIEGI
ID_RODZAJE
ID_FAKTURY_POZYCJE
ID_KONTA_DO_ZAANGAZOWANIA
ID_KONTA_DO_980
ID_WNIOSKU
ID_WNIOSKU_ZAA_POZ
ID_RK
ID_RK_POZYCJE
ID_ZADANIA
KWOTA_PS
ID_PS
KONTO_PS
Zapis konta syntetycznego pozycji strony winien
Pełna ścieżka księgowania pozycji strony winien
Pełna kwota dokumentu
Kwota zapisu strony winien
Kwota zapisu strony ma
POZIOM_PS
SCIEZKA_PS
Analityka konta syntetycznego strony winien
STRONA_LEWA
STRONA_PRAWA
Pełna ścieżka księgowania pozycji strony ma
Treść dokumentu - Dane zarezerwowane dla systemu FK
ZNACZNIK1
ZNACZNIK2
ZNACZNIK3
ZNACZNIK4
ZNACZNIK5
ZNACZNIK6
ZNACZNIK7
ZNACZNIK8
ZNACZNIK9
ZNACZNIK10
ID_USERLOGIN
ID użytkownika - dane zarezerwowane dla systemu FK
DOD_KTO
Login użytkownika wprowadzającego dokument do systemu
Data wprowadzenia dokumentu do systemu
MOD_KTO
Login użytkownika wprowadzającego zmiany na dokumencie
Data wprowadzenia zmian na dokumencie
ROZ2_LP
ROZ2_NR_DOKUMENTU
ROZ2_TRESC
Treść numeru dokumentu
ROZ2_WARTOSC
ROZ2_ID_USERLOGIN1
ROZ2_DATA_WYSTAWIENIA
ROZ2_DATA_WPLYWU
Data wpływu dokumentu do jednostki, oddziału
ROZ2_DATA_OPERACJI
ROZ2_RODZAJ_DOKUMENTU
ROZ2_DOD_KTO
ROZ2_DOD_DATA
ROZ2_MOD_KTO
ROZ2_MOD_DATA
NR_KSIEGOWY
Numer księgowy przypisany do pozycji dokumentu
DATA_KSIEGOWANIA
DATA_WPLYWU
DATA_OPERACJI
DATA_WYSTAWIENIA
RODZAJ_DOKUMENTU
NR_DOKUMENTU
Symbol dokumentu wraz z numerm
NUMER_DOKUMENTU1
NUMER_DOKUMENTU2
NUMER_UZYTKOWNIKA1
NUMER_UZYTKOWNIKA2
NUMER_UNIKATOWY
Znacznik bilansowania się dokmentu
Treść pozycji dokumentu
TRYB_PRACY
Znacznik dla wyróżnienia dokumentów: niezaksięgowany, zaksięgowany, przedpłata.
Znacznik dokumentu bilans otwarcia
Rok księgowania dokumentu
Miesiąc księgowania dokumentu
KG_ID_USERLOGIN
KG_ZNACZNIK
KG_LP
KG_PRZENIESIENIE
KG_DATA_Z
KG_ID_USERLOGIN_Z
KG_DOD_KTO
Login użytkownika wprowadzającego pozycję dokument do systemu
KG_DOD_DATA
Data wprowadzenia pozycji dokumentu do systemu
KG_MOD_KTO
Login użytkownika wprowadzającego zmiany na pzycji dokumentu
KG_MOD_DATA
Data wprowadzenia zmian na pozycji dokumetu
ID_PODPOZYCJI
ID_WS
ID_WS_POZ
ID_UMOWY
ID_RB28
ID_WPISU
Tabela FK_KONTA
KWOTA_WN
Zapis kwoty strony winien
KONTO_WN
Zapis konta syntetycznego strony winien
Pełna ścieżka księgowania strony winien
KONTO_MA
Zapis konta syntetycznego strony ma
Pełna ścieżka księgowania strony ma
KWOTA_MA
Zapis kwoty strony ma
ID_WN
POZIOM_LEWY
Pełna ścieżka księgowania strny winien
SCIEZKA_LEWA
POZIOM_PRAWY
SCIEZKA_PRAWA
Analityka konta syntetycznego strony ma
Treść pozycji - Dane zarezerwowane dla systemu FK
ID_DEF_WN
ID_DEF_MA
RODZAJ_WPISU_FV
ID_980
ID_DOKUMENTU
ID_NTD
ID_RK_KASA
ID_POZYCJE_KASA
DOD_DATA2
Data dodania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK
MOD_DATA2
Data modyfikowania dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK
ID_DEF_WB
ID_DEF_WB_POZ
ID_DEF_WB_KWOTY
ID_PROGRAMU
STRONA_DO_ZAANGAZOWANIA
ID_ZAPIS_TECHNICZNY
LP_WNIOSKU
ID_APARTMENT_SETTLEMENT
ID_COMPONENT_GROUP
ID_PK_UMOWY
ID_PK_UMOWY_POZ
ID_KONTA_ZADANIA
ID_KONTA_DO_ZADANIA
ID_KONTA_WS
ID_KONTA_DO_WS
Tabela FK_KSIEGA_GLOWNA
Numer księgowy dokumentu
Data księgowania dokumentu
Numer dokumentu w rejestrze
DATA_Z
Data zaksięgowania dokumentu do Księgi główna
ID_USERLOGIN_Z
Użytkownik, który zaksięgował dokument
Symbol rodzaju dokumentu
Znacznik dokumentu z okresu zamkniętego
ID_RAPORTY
Tabela FK_ROZKSIEGOWANIE1
ID_ROZ1
Kwota strony Wn
Kwota strony Ma
BILANSOWE_WN
Kwota bilansowa strony Wn
BILANSOWE_MA
Kwota bilansowa strony Ma
POZABILANSOWE_WN
Kwota pozabilansowa strony Wn
POZABILANSOWE_MA
Kwota pozabilansowa strony Ma
Login użytkownika, który wpowadzał pozycję dokumentu
Data wpowadzenia pozycji do dokumentu
Login użytkownika wprowadzającego zmiany na pozycji
Data modyfikacji pozycji
Tabela FK_ROZKSIEGOWANIE2
Liczba porządkowa dokumentu w rejestrze
Znacznik księgowań w dokumencie
RODZAJ_WPISU
Data dodania pozycji dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK
Data modyfikowania pozycji dokumentu - dane zarezerwowane dla systemu FK
ZNACZNIK_PRZELEWU
ID_ZESTAW
LP_UNIKATOWE
ID_RAPORTY_POZYCJE
ID_CZ
Tabela FK_ZAPISY_MIESIECZNE
Analityka konta syntetycznego
ID_JEDNOSTKI
Kwota Winien
ID_PLANU
ID_DEF
Wydruk Zestawienia kontrolnego udostępniono z poziomu: Wydruki/Zestawienie kontrolne dziennika.
Uwaga : Wydruk zestawienia kontrolnego wykonuje się na żądanie.
2 Zintegrowany System FKP
2.1 Wykaz zbiorów danych systemu informatycznego
Każdy z programów tworzących zintegrowany system informatycznych przechowuje w swoich bazach danych dane osobowe, księgi rachunkowe oraz inne dane.
Wykaz poszczególnych baz danych wraz z danymi które są w nich przechowywane:
Dane przechowywane w bazie
FK7_xxxx.FDB*
Księga „Główna”, Dziennik oraz rejestry pomocnicze
Płace, Kadry
KADRY4.GDB
Dane osobowe oraz rejestr list wypłat pracowników
Dochody_karta
DOCHODY_K.GDB
Sumy Depozytowa
DB_SUMY_DEP.FDB
Księgi depozytów oraz sum na zlecenie
KASA.GDB
BIEGLI2.FDB
Dane osobowe oraz rozliczenia biegłych, ławników, kuratorów, adwokatów, itd.
KST.GDB
Księgi środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych
OS2.FDB
Rozliczenia zaliczek komorniczych
ARCHIWUM.FDB
Rejestr akt archiwalnych
PS.GDB
Rozliczenia spraw socjalnych
PZ.GDB
Rejestr schematów planowania budżetu
SPR.FDB
· - nazwa pliku bazy danych uzależniona jest od roku
2.2 Wykaz programów tworzących system informatyczny
Zintegrowany system Finansowo – Księgowy firmy ALBIT jest zestawem programów służących do pełnej obsługi księgowości w jednostkach budżetowych. Na system składają się poszczególne moduły:
- Biegli – program służy ewidencjonowaniu danych biegłych sądowych, tłumaczy przysięgłych, ławników, adwokatów, kuratorów i innych. Na podstawie wprowadzonych danych można tworzyć listy wypłat rachunków oraz faktur dla tych grup;
- Dochody – w module tym prowadzona jest analityka rachunku dochodów budżetowych. W podziale na poszczególne karty paragrafowe zapisywane są obroty na koncie dochodów (wpłaty, zwroty oraz zwroty do Ministerstwa Finansów);
- Depozyty – moduł pozwala na prowadzenie analityki rachunków bankowych depozytów oraz sum na zlecenie, w podziale na odpowiednie księgi;
- Kasa – program służy do ewidencji operacji kasowych. Pozwala na drukowanie dokumentów wpłat i wypłat z kasy oraz dokumentów Raportów Kasowych i zestawień;
- Komornicy – w programie tym prowadzona jest ewidencja zaliczek komorniczych w podziale na utworzone karty komorników;
- FK – jest to program służący do rejestracji i drukowania wpisów księgi (Księga „Główna” wraz z analitykami: podstawową, subkontową, paragrafową, itd.). Do programu FK przenosić można dane z innych modułów firmy ALBIT (m.in. Dochodów, Biegłych czy Płac);
- Sprawozdawczość – moduł ten służy do tworzenia, ewidencji oraz przesyłania między jednostkami sprawozdań. Część sprawozdań może być tworzona automatycznie z poziomu innych programów na podstawie zawartych w nich danych (Dochody, FK, Płace oraz Sumy Depozytowe);
- Płace, Kadry – połączone ze sobą programy służące do ewidencji kartotek pracowników wraz z ich przebiegiem zatrudnienia i możliwością tworzenia list wynagrodzeń w podziale na grupy (hierarchie) oraz możliwością ewidencji umów zlecenia i o dzieło (Prace Zlecone);
- Środki Trwałe KŚT – w module tym ewidencjonowane są środki trwałe (z możliwością liczenia umorzeń), pozostałe środki trwałe oraz magazyn;
- Pożyczki Socjalne – jest to moduł powiązany z programem do obsługi Płac. Pozwala na ewidencję świadczeń socjalnych dla pracowników (z możliwością przesyłania danych do programu płacowego);
- PZ – program ten służy do planowania budżetu z tytułu wynagrodzeń pracowników, na podstawie danych zawartych w modułach Płace i Kadry tworzone są schematy planowania, które mogą być przesyłane między jednostkami;
- Archiwum – program służący do ewidencji archiwum w podziale na poszczególne akta i teczki;
2.3 Powiązania między programami systemu ALBIT FKP
Programy mogą między sobą wymieniać dane. Dane osobowe oraz rachunkowe zapisywane są w plikowych bazach danych opartych na serwerze Firebird SQL. Każdy z modułów posiada swój własny plik bazy danych. Bazy danych nie są ze sobą fizycznie powiązane. Przesyłanie danych pomiędzy poszczególnymi modułami polega na możliwości odczytu oraz/lub zapisu danych na bazach danych innych programów (przykładowo moduł FK pobiera dane bezpośrednio z baz innych programów).
Dostęp do plików baz danych uzyskiwany jest poprzez odpowiednią konfigurację źródeł danych ODBC, dzięki temu każdy z programów może uzyskać dostęp do zasobów zapisanych w innym programie. Ma to wpływ również na bezpieczeństwo danych ponieważ pliki baz danych mogą być umieszczone w osobnych lokalizacjach (nawet na osobnych serwerach), które nie muszą być udostępniane użytkownikom.
Odpowiednie zdefiniowanie połączeń między programami pozwala na zoptymalizowanie pracy oraz wykorzystanie mechanizmów pozwalających na automatyzacje części zadań (przykładem może być automatyczne dekretowanie dokumentów PK w systemie FK pobieranych z innych programów).
Oprócz możliwości przesyłania danych pomiędzy poszczególnymi modułami systemu Finansowo – Księgowego istnieje również możliwość zdefiniowania połączeń z systemami bankowymi. Współpraca polega na eksporcie danych do plików systemu bankowego oraz odczytu danych z plikowych wyciągów bankowych.
Programy, które generują pliki przelewów do systemów bankowych:
- Biegli (listy wynagrodzeń);
- Płace (listy płac);
- Dochody (zwroty dochodów);
- Sumy Depozytowe (zwroty depozytów);
- FK (faktury);
- Komornicy (przelewy zaliczek komorniczych).
Programy odczytujące dane z wyciągów bankowych:
- Dochody;
- Sumy Depozytowe;
Przepływ danych pomiędzy poszczególnymi modułami oraz systemami zewnętrznymi (systemy bankowe oraz Trezor).
Ponadto istnieje możliwość połączenia modułu Sum Depozytowych z systemem bankowym wykorzystując obsługę mikrokont (mikrorachunków). Dzięki czemu można zautomatyzować wyliczanie odsetek od depozytów.
Poniżej znajduje się schemat połączeń z wykorzystaniem elektronicznych wyciągów bankowych.
Z systemu informatycznego można również generować pliki zgłoszeń oraz rozliczeń do systemu PŁATNIK ZUS. Programy połączone z tym systemem przedstawione są na poniższym schemacie.
Ponadto istnieje możliwość generowania sprawozdań do systemu TREZOR (z modułu Sprawozdawczość).
3 Algorytmy przetwarzania danych
1. Program Finansowo – Księgowy:
W programie FK dane księgowane są w poszczególnych rejestrach. Wykorzystując połączenia z innymi programami importować można Polecenia Księgowania oraz Raporty Kasowe, które zaksięgowane mogą być w Rejestrze Dokumentów Zewnętrznych lub Raportów Kasowych.
W rejestrze Wyciągów Bankowych, księgowane są czytane z systemu bankowego elektroniczne wyciągi. Pozycje na wyciągu bankowym, które wykorzystują automatyzację dekretacji (listy wynagrodzeń z programu Płac lub Biegłych oraz faktury, które zostały zapłacone przy użyciu Rejestru faktur) zostaną rozpoznane przez system, przez co automatycznie zostaną im nadane księgowania (dekretacje). Rejestr Dokumentów Użytkownika służy do ewidencji dodatkowych dokumentów, które zostaną stworzone przez użytkownika.
Jeżeli wszystkie dokumenty księgowe znajdują się w odpowiednich rejestrach, można je przypisać do Księgi „Główna” programu. Z dokumentów w ten sposób zaksięgowanych tworzyć można wydruki Księgi, zestawień oraz Sprawozdania.
Procesy wprowadzania i przetwarzania danych (algorytmy przetwarzania)
2. Program Dochody – karta:
W programie Dochody wpłaty księgowane mogą być na podstawie wczytanego elektronicznego wyciągu bankowego oraz raportu kasowego (z programu Kasa). Następnie na podstawie zaksięgowanych wpłat tworzyć można rezerwacje wpłat w celu generowania przelewów (ewentualnie przekazów), na podstawie których wygenerować można pliki przelewów do systemu bankowego. Wczytując wyciągi bankowe przelewy, które zostały wysłane na podstawie rezerwacji zostaną automatycznie rozpoznane przez system i zaksięgowane w postaci zwrotów.
Na podstawie zaksięgowanych wpłat wydrukować można poszczególne Księgi paragrafowe, zestawienia oraz wygenerować można sprawozdanie RB – 27.
3. Program Kasa:
W programie kasa przetwarzanie danych polega na bieżącym wprowadzaniu dokumentów na poszczególne raporty kasowe, które powinny być zamykane (blokowane do edycji). Korzystając z połączeń ściągać można dane osobowe z innych programów (Płace, Dochody, Biegli, Sumy Depozytowe oraz Należności) oraz dane wypłat z list (Biegli oraz Płace). Ponadto istnieje możliwość księgowania wpłat (pobieranie paragrafów z programu Dochody oraz FK i ewentualnie planu kont z programu FK). Jeżeli program połączony jest z systemem należności możliwy jest podgląd danych do wypłat (wysokość kosztów i grzywien).
4. Program Sum Depozytowych:
W programie sum depozytowych wpłaty księgowane są na podstawie wyciągów bankowych i ewentualnie raportów kasowych. W celu tworzenie list wypłat z sum depozytowych (przelewów lub przekazów) należy generować rezerwacje wpłat. Następnie księgując z wyciągów bankowych rozchody wygenerowane na podstawie rezerwacji można zrealizować rezerwacje tworząc zwroty.
Na podstawie danych, które zostały wprowadzone tworzyć można wydruki Ksiąg, wykazu zaległości, zestawień oraz sprawozdania RB-23Z2 (wraz z eksportem do programu Sprawozdawczość).
5. Program Płace:
W programie Płace tworzone są listy wynagrodzeń na podstawie danych osobowych, umów aneksów, danych dodatków oraz potrąceń. Na podstawie list mogą zostać tworzone sprawozdania RB – 70 i MS – DB (z możliwością eksportu do programu Sprawozdawczość) oraz generowane pliki druków rozliczeń DRA, RZA, RCA, RSA i ZUS IWA do systemu Płatnik ZUS.
Ponadto na podstawie stworzonych list wygenerować można pliki przelewów, które mogą zostać wysłane do systemu bankowego.
6. Program Kadry:
W programie Kadry wprowadzane są dane osobowe oraz przebieg zatrudnienia (umowy, aneksy oraz świadectwa pracy). Następnie dane pracownika uzupełnione mogą być dodatkowymi danymi (nieobecności, ukończone szkoły, plany pracy oraz inne dane). Na podstawie wprowadzonych informacji wykonywać można wszelkie zestawienia oraz wydruki. Można również generować pliki zgłoszeń do systemu Płatnik ZUS (ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA oraz ZIUA).
7. Program KŚT:
W programie Księga Środków Trwałych dane, które zostaną wprowadzone do programu mogą zostać wykorzystane do wydruku kodów kreskowych i wywieszek do pomieszczeń. Dzięki temu podczas procesu inwentaryzacji spis z natury można wygenerować przy pomocy czytnika kodów kreskowych (czytając kody poszczególnych pomieszczeń i przedmiotów).
Kolejnym procesem, który występuje w programie jest wyliczenie (na podstawie wprowadzonych danych) amortyzacji środków trwałych. Dzięki temu tworzona jest tabela umorzeń, na podstawie której tworzone są zestawienia oraz Sprawozdanie F-03.
W przypadku pozostałych środków trwałych inwentaryzacja odbywa się w identyczny sposób (jak w przypadku środków trwałych), pominięta jest funkcjonalność związana z amortyzacją.
8. Program Pożyczki Socjalne:
W programie Pożyczki Socjalne zapisywane są wypłacane świadczenia socjalne. Na podstawie danych importowanych z systemu Płacowo – Kadrowego rejestruje się świadczenia, które są następnie eksportowane do programu Płace (jeżeli mają zostać uwzględnione na listach wypłat). W przypadku generowania pożyczek tworzony jest plan spłaty, który następnie można eksportować do programu Płace (jako potrącenia). Spłacone raty pożyczek można importować z systemu płacowego.
9. Program Sprawozdawczość:
W programie Sprawozdawczość przechowywane są wszystkie sprawozdania, które generowane są w programach (Płace, FK, Dochody i Sumy Depozytowe). Sprawozdania te można poprawiać, drukować i eksportować do pliku w celu wysyłania ich do innych jednostek.
W programie można również ręcznie generować sprawozdania oraz używać do tego celu sprawozdań importowanych z pliku (z jednostek podrzędnych). Przesyłać między jednostkami można również definicje (szablony) sprawozdań.
10. Program PZ:
Schematy planów tworzone są na podstawie umów, dodatków, wyliczonej wysługi, zmiany stawek awansowych oraz gratyfikacji, które importowane są z systemu Płace/Kadry. Utworzone schematy mogą być eksportowane do plików, dzięki czemu można je przesyłać między jednostkami i importować z plików.
Dodatkowo istnieje w programie możliwość importowanie danych z list wynagrodzeń, dzięki czemu sprawdzić można wykonanie planu na poszczególne miesiące.
4 Zabezpieczenie bazy danych
Bazy danych zintegrowanego systemu informatycznego pracują na bezpłatnym serwerze Firebird SQL, który posiada wiele poziomów bezpieczeństwa. Na najbardziej zewnętrznym poziomie logowanie do SQL jest bezpośrednio połączone z bezpieczeństwem zapewnionym przez Windows. Kolejne poziomy posiadają mechanizmy określające prawa dostępu dla użytkowników, które mogą być nadane dla określonych obiektów (tabele, rzędy, kolumny). Za każdym razem, gdy polecenie SQL jest wysyłane do baz danych, musi być sprawdzona jego poprawność i to, czy wysyłający polecenie ma do tego prawa. SQL umożliwia gromadzenie grup skomplikowanych poleceń do późniejszego wywołania. Gromadzone procedury są zbiorami poleceń SQL zawierającymi zapytania i operacje przetwarzania, gotowymi do wywołania w końcowej aplikacji.
Kolejnym zabezpieczeniem system użytkowników i uprawnień zastosowany w programach. Dzięki temu każdy użytkownik posiada własnego użytkownika oraz hasło, którym loguje się do programu. Uprawnienia pozwalają na ograniczenie dostępu do funkcji programu przez osoby nieuprawnione.
W trakcie pracy systemów może okazać się, iż baza danych jest obszerna np. 200-300 MB. Jest to związane z przyrastaniem baz danych SQL po aktualizacjach i innych operacjach na bazie, gdzie baza SQL nie zwalnia nieużywanej części pliku. Po reorganizacji bazy wraca ona do normalnego rozmiaru. Nie jest problemem również praca na bazie nie reorganizowanej lecz operacje dyskowe mogą spowalniać (nawet nieznacznie) pracę z SQL. W celu przyśpieszenia działania baz danych proponujemy aby kompaktowanie bazy odbywało się raz w tygodniu oraz po każdej aktualizacji programu, kiedy program wyświetli informację o aktualizacji bazy.
W celu ochrony bazy danych przed nieprawidłowościami związanymi z kopiowaniem plików bazy proszę o wykonywanie kopii bezpieczeństwa poniższymi instrukcjami.
1. Backup bazy danych
C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe baza.fdb KOPIA.fbk -backup_database -verify -ignore -garbage_collect -user sysdba –pass {HASŁO}
2. Odtworzenie bazy danych
C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe KOPIA.fbk baza.fdb -R -create_database -verify -user SYSDBA -password {HASŁO}
baza.fdb - baza danych, która zostanie zarchiwizowana polecenie może mieć również składnię: serwer:alias, lub serwer:ścieżka do bazy danych (FDB lub GDB)
KOPIA.fbk -kopia baza danych, która zostanie zarchiwizowana
kopia bazy danych zawiera wszystkie zapisy bazy danych.
Reorganizacja bazy danych wraz w wyczyszczeniem pustych i nieużywanych rekordów i reindeksacją bazy będzie wyglądało następująco:
C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gbak.exe baza.fdb KOPIA.fbk -backup_database -verify -ignore -garbage_collect -user sysdba -pass {HASŁO}
Xcopy KOPIA.fbk dysk:\ścieżka_backupu_bazy
Weryfikacja bazy danych:
C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\bin\gfix.exe baza.fdb -validate −no_update -full -user SYSDBA -password {HASŁO}
Powyższe instrukcje można umieścić w harmonogramie zadań WINDOWS (Cron Linux) i wykonywać je np. po godzinach pracy jednostki. Czas reorganizacji to jedynie kilka minut, natomiast w czasie testowania zauważyliśmy znaczny wzrost wydajności całego systemu.
Poniższa instrukcja służy do lepszego opanowania zadań i problemów jakie mogą wyniknąć w czasie działań na bazie. Wszelkie działania powinny być konsultowane z naszymi pracownikami w celu wyeliminowania niepotrzebnych problemów z odtwarzaniem baz danych.
Serwer Firebird SQL jest takim samym programem jak każdy inny program. Jedyne, co z całą pewnością można powiedzieć o wszelkich programach to to, że zdarzają się w nich błędy. Serwer Firebird SQL działa bardzo stabilnie (zwłaszcza pod kontrolą systemu operacyjnego Linux), ale oczywiście może się zdarzyć, że jakiś błąd w kodzie serwera spowoduje uszkodzenie bazy danych.
Oczywiście są również inne potencjalne powody uszkodzenia bazy danych, na przykład częściowo uszkodzona elektronika dysku, wirusy komputerowe, niepoprawne wyłączenie komputera lub po prostu błędne działania osoby administrującej serwerem.
Jeżeli serwer Firebird SQL działa na serwerze, który jest zasilany przez zasilacz awaryjny (UPS), system jest normalnie zamykany oraz administrator nie wykonuje opisanych dalej działań mogących uszkodzić bazę danych to prawdopodobieństwo uszkodzenia bazy danych jest bardzo małe.
Jest też szereg działań, których wykonanie może spowodować uszkodzenie bazy danych.
4.1 Kopiowanie pliku bazy danych
Jednym z częściej popełnianych błędów jest wykonywanie kopii bezpieczeństwa bazy danych przez kopiowanie pliku bazy danych — na przykład przy pomocy programu do zapisywania kopii plików z dysku na streamer lub płyty CD/DVD itp. Takie działanie jest błędem z kilku powodów.
Najważniejszym powodem jest ryzyko uszkodzenia bazy danych. Programy kopiujące często na czas kopiowania blokują dostęp innych programów do pliku lub jego części. Natomiast serwer Firebird zakłada, że jest jedynym programem korzystającym z pliku bazy danych. Jeżeli cały lub część pliku bazy danych zostanie zablokowana to serwer może nie działać poprawnie i w efekcie uszkodzić plik bazy danych.
Jeżeli kopiujemy plik bazy danych podczas pracy użytkowników tej bazy to może się zdarzyć, że uszkodzone zostaną zarówno oryginalny plik bazy danych oraz wykonywana kopia! NIGDY nie kopiuj pliku bazy danych jeżeli nie masz pewności, że żaden użytkownik nie korzysta z tej bazy danych!
Kopię bezpieczeństwa należy wykonywać przy pomocy programu GBAK (lub innego działającego analogicznie programu). Podczas wykonywania kopii wykonywane jest również porządkowanie bazy danych (garbage collection). Jeżeli kopia bezpieczeństwa jest wykonywana regularnie to również regularnie baza jest porządkowana. Powoduje to stabilniejszą oraz szybszą pracę serwera i aplikacji korzystających z tej bazy danych.
Plik powstały w wyniku działania programu GBAK można oczywiście swobodnie kopiować.
4.2 Używanie odtwarzanej bazy danych
Jeżeli podczas odtwarzania bazy danych pozwolimy użytkownikom na korzystanie z odtwarzanej właśnie bazy to niemal na pewno odtworzona baza będzie uszkodzona!
Aby uniknąć takiego niebezpieczeństwa najlepiej odtwarzać bazę do pliku o innej nazwie i dopiero po utworzeniu pliku skopiować go w docelowe miejsce lub zmienić nazwę na docelową. Jeżeli baza jest odtwarzana przy pomocy standardowego programu GBAK to zamiast opcji −replace_database lepiej używać opcję −create_database.
Powody sprzętowe
Powodem uszkodzenia bazy mogą być oczywiście wszelkiego rodzaju awarie sprzętu, a w szczególności:
niespodziewany zanik zasilania gdy komputer nie ma zasilacza awaryjnego lub inny powód niepoprawnego zakończenia pracy komputera,
błędne działanie dysku twardego, sterowników lub innych podzespołów komputera,
brak wystarczającej ilości wolnego miejsca na dysku gdy baza danych musi zostać powiększona,
brak wystarczającej ilości wolnego miejsca na dysku dla plików roboczych tworzonych podczas wykonywania niektórych działań.
Zgodnie z art.71 Ustawy o Rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek :
- systematycznego tworzenia kopii zapasowych danych na nośnikach magnetycznych;
- zapewnienie ochrony przed dostępem do programów;
- dobór ochrony zewnętrznej;
- stosowanie odpornych na zagrożenia nośników magnetycznych (CDROM).
Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę nowych wersji programu ALBIT FK
Podpis osoby odpowiedzialnej za dopuszczenie programu
Pobierz - Karta dopuszczenia do stosowania przez jednostkę nowych wersji programu ALBIT FK
Analiza zgodności programu
System finansowo-księgowy FK7
którego autorem jest firma: ALBIT Usługi Informatyczno – Księgowe
ul. Naruszewicza 38, 25-628 Kielce
pod względem wymogów ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. z późn. zmianami
· Dokumentacja spełnia wymogi wynikające z art. 10
· Dokumentacja spełnia wymogi wynikające z art. 24
Księgi i wydruki programu
· Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 13
· Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 14
· Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 15
· Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 18
· Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 20
· Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 23
· Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 24
· Księgi i wydruki spełniają wymogi wynikające z art. 25
· Zasady ochrony danych spełniają wymogi wynikające z art. 71
· Zasady ochrony danych spełniają wymogi wynikające z art. 72
· Zasady ochrony danych spełniają wymogi wynikające z art. 73
Stwierdzam zgodność programu z wymogami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku przewidywanymi dla programów tego rodzaju.
Pobierz - Analiza zgodności programu