Source: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzienniki-resortowe/zasady-polityka-rachunkowosci-w-ministerstwie-spraw-zagranicznych-34446256
Timestamp: 2019-09-23 17:36:45
Legal References Found: art. 10
 art. 26
 art. 26
 art. 3
 art. 30
 art. 6

Document Content:
Zasady (polityka) rachunkowości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych. - Dz.Urz.MSZ.2010.4.53
Zasady (polityka) rachunkowości w Ministerstwie...
Dz.Urz.MSZ.2010.4.53
Wersja od: 19 października 2010 r.
Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn, zm.2)) zarządza się, co następuje:
2) Resorcie - rozumie się przez to dysponenta części 45 budżetu państwa - sprawy zagraniczne i członkostwo RP w UE;
3) Centrali - rozumie się przez to dysponenta trzeciego stopnia w Ministerstwie Spraw Zagranicznych;
6) rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. - należy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. Nr 191, poz. 1957);
7) rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 21 maja 2010 r. - należy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. Nr 114, poz. 761);
8) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207);
10) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. Nr 116, poz. 784, z późn. zm.);
11) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020, z późn. zm.);
13) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861).
§ 3. Zasady (polityki) rachunkowości, o których mowa w § 1 dotyczą w szczególności:
a) zakładowego planu kont i wykazu kont ksiąg pomocniczych w postaci:
– wykazu kont syntetycznych obowiązujących w Centrali i w Resorcie,
– wykazu kont analitycznych obowiązujących w Centrali,
– wykazu kont analitycznych obowiązujących w Resorcie,
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do określania zasad (polityki) rachunkowości MSZ od dnia 1 stycznia 2010 r.
1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej oraz sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725).
2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz. 278.
1. Księgi rachunkowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych prowadzone są w Ministerstwie Spraw Zagranicznych przy Alei Szucha 23 w Warszawie.
2. Dniem bilansowym (dniem zamknięcia ksiąg rachunkowych) dla jednostki budżetowej, zwanej Ministerstwo Spraw Zagranicznych jest dzień 31 grudnia.
4. Ostatecznego otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych dokonuje się do dnia 30 kwietnia roku następnego po roku obrotowym,
- ewidencję dochodów i wydatków budżetowych w terminach ich faktycznego zrealizowana na rachunkach bankowych, niezależnie od zasady roczności budżetu. W ewidencji ujmowane są wyłącznie zrealizowane wpływy i wydatki dokonane na bieżącym rachunku bankowym dochodów i wydatków budżetowych;
7. Przelewy bankowe dotyczące działalności budżetowej sporządzane są w Systemie Bankowości Elektronicznej "enbepe" firmy ComputerLand S.A.
8. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe) oraz dowody księgowe sporządzone przez jednostkę (dowody własne).
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego,
- opis operacji oraz jej wartości, a jeżeli to możliwe określonych także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę sporządzenia dowodu.
10. Można zaniechać umieszczenia na dowodzie następujących danych:
- stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
12. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.
13. W przypadku dowodów przekazanych do biura właściwego do spraw finansowych w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej resortu, do okresu sprawozdawczego przyjmuje się dowody, które wpłynęły nie później niż do 5 dnia każdego miesiąca, a w przypadku gdy dzień ten przypada w dzień wolny od pracy - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty ujmowane są w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do biura właściwego ws. finansowych.
15. Zgodnie z zasadą istotności zapisy pkt 13-14 nie będą miały znaczącego wpływu na wynik finansowy.
16. Powyższe zasady dotyczą kwalifikowania dowodów w celu sporządzania sprawozdań miesięcznych i kwartalnych za okres od stycznia do grudnia roku obrachunkowego, nie dotyczą sprawozdania za rok budżetowy.
17. W sprawozdaniu za rok ujmowane są wszystkie dowody dotyczące danego okresu sprawozdawczego przekazane do Biura Finansów w terminach umożliwiających sporządzenie sprawozdań finansowych zgodnie z uor, tj. do dnia 31 marca.
18. Dowody, które wpłyną do Biura Finansów po dniu 31 marca, a nie mające istotnego wpływu na wynik finansowy będą ujmowane w księgach roku bieżącego. Przyjmuje się próg istotności w wysokości 0,01% sumy bilansowej.
19. Księgi prowadzi się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, z wykorzystaniem systemu informatycznego.
- sprawozdania budżetowe na podstawie właściwych przepisów.
- sprawozdania statystyczne na podstawie właściwych przepisów,
28. Sprawozdania finansowe Centrali sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych.
29. Kierownik Centrali w terminie do 31 marca roku następnego składa sprawozdanie finansowe dysponentowi głównemu części 45.
30. Pozostała sprawozdawczość Ministerstwa Spraw Zagranicznych, w tym do Urzędu Statystycznego, prowadzona jest zgodnie z ewidencją księgową i na podstawie obowiązujących przepisów.
5. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Prowadzone są odrębnie dla resortu i Centrali MSZ. Ich forma dostosowana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, zbiorów kont, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Ujmowane są na nich m.in.:
- zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych,
- plan finansowy niewygasających wydatków,
- konta do migracji.
- gotówka w kasie, także czeki i weksle obce o terminie realizacji poniżej 3 miesięcy,
- zbiory biblioteczne w formie skontrum.
Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, w tym z tytułu udzielonych pożyczek, oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są przez pisemne wystanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości.
- aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1-2 uor oraz wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1-2 uor, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe,
- raz w ciągu 2 lat: znajdujące się w strzeżonych składowiskach zapasy materiałów objęte ewidencją ilościowo-wartościową,
- w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. (Dz. U. Nr 205, poz. 1283): zbiory biblioteczne w formie skontrum.
8. Inwentaryzację pozostałych składników aktywów i pasywów dokonują pracownicy komórek właściwych do spraw księgowości dysponenta głównego i dysponenta III stopnia, w porozumieniu z pracownikami ds. finansowych pozostałych komórek organizacyjnych.
9. Inwentaryzację w Kasie przeprowadza komisja inwentaryzacyjna wyznaczona przez głównego księgowego resortu lub odpowiednio głównego księgowego z pracowników biura właściwego ds. finansów.
10. Inwentaryzację środków trwałych oraz materiału w magazynie przeprowadza komisja wyznaczona przez dyrektorów odpowiednich komórek organizacyjnych MSZ.
- rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. oraz 21 maja 2010 r.,
Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych (z wyjątkiem związanych z pomocami dydaktycznymi) podlegają umarzaniu wg stawek amortyzacyjnych i zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Wartości te są realizowane ze środków na inwestycje.
Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" oraz na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych". Amortyzacja obciąża konto zespołu 4 "Amortyzacja".
- inwestycje (środki trwałe w budowie),
- w przypadku spadku lub darowizny - według wartości godziwej z dnia otrzymania lub niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu,
- w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego - w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu.
5. Środki trwałe to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 uor, o wartości początkowej powyżej określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych oraz środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa w stosunku, do którego MSZ sprawuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania.
- rozbudowę, tj. powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności zaś budynków i budowli itp.,
Środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje, w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. Umarzane są (z wyjątkiem gruntów) stopniowo, wg stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych". Amortyzacja obciąża konto 401 "Amortyzacja" na koniec roku.
Pozostałe środki trwałe o wartości wyższej niż 350,00 zł, a niższej lub równej 3.500,00 zł brutto ujmuje się w ewidencji na koncie 013 "pozostałe środki trwałe w używaniu" i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w korespondencji z kontem zespołu nr 4.
W przypadku, gdy cena zakupu (ze względu na promocję itp.) rażąco odbiega od wartości godziwej, a wartość godziwa jest wyższa niż 350,00 zł, to produkty te podlegają zaewidencjonowaniu na koncie 013 w cenie nabycia.
7. Inwestycje (środki trwałe w budowie) to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia środków trwałych do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów.
Do kosztów wytworzenia środków trwałych nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu oraz kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych z realizacją inwestycyjną.
Zakupione zbiory wyceniane są w cenie nabycia. Zbiory ujawnione, darowane wycenia się według wartości szacunkowej ustalonej przez komórki organizacyjne prowadzące bibliotekę i zatwierdzonej przez Dyrektora Generalnego MSZ. Rozchody wycenia się w wartości ewidencyjnej.
Zbiory biblioteczne bez względu na wartość umarzane są w 100% w miesiącu przyjęcia ich do używania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w korespondencji z kontem zespołu 4. Zbiory biblioteczne ewidencjonuje się na koncie 014 "Zbiory biblioteczne".
Dobra kultury o wartości powyżej 3.500,00 zł finansowane są ze środków na inwestycje.
Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się na koniec każdego kwartału i na dzień bilansowy wg zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. wg kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez NBP na ten dzień. Różnice kursowe powstałe przy spłacie należności wyrażone w walutach obcych odnosi się odpowiednio na przychody i koszty finansowe zgodnie z art. 30 ust. 4 uor.
13. Wycena należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadzana jest nie rzadziej niż na dzień bilansowy.
Odpisów aktualizujących w wysokości 100% należności dokonuje się w przypadku zalegania z płatnością na dzień bilansowy, wyższym niż za okres 6 miesięcy.
14. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.
Walutę obcą na dzień bilansowy i na koniec każdego kwartału wycenia się wg kursu średniego danej waluty, ogłoszonego przez NBP na ten dzień. W ciągu roku operacje sprzedaży i kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji. W przypadku kupna lub sprzedaży walut oraz w celu spłaty zobowiązania lub odsprzedaży do banku walut pochodzących z zapłaty należności w walucie obcej w celu pozyskania waluty krajowej, kursem faktycznie zastosowanym będzie bieżący kurs zastosowany przez bank dla danej operacji.
15. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług wycenia się nie później niż na koniec kwartału i na dzień bilansowy w kwocie wymagającej zapłaty.
16. Zobowiązania wyrażone w walutach obcych na dzień ich powstania wycenia się po średnim kursie dla danej waluty ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień.
Na koniec każdego kwartału wycenia się zobowiązania według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. Różnice kursowe powstające przy spłacie zobowiązań są odnoszone na przychody i koszty finansowe zgodnie z uor.
Płatności wyrażone w walutach obcych na rzecz beneficjentów w ramach NMF i MFEOG są realizowane w kwocie PL, wg kursu określonego w umowie.
17. Przychody przyszłych okresów to przychody, które mogą wystąpić w MSZ z tytułu długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych.
18. Rozrachunki z pracownikami z tytułu delegacji zagranicznych. Wypłata zaliczki w walucie obcej jest ujmowana w księgach rachunkowych na kontach rozrachunkowych z pracownikami tylko w PLN wg kursu zastosowanego przez bank w dniu obciążenia rachunku MSZ.
Począwszy od roku obrotowego zaczynającego się od 1.01.2011 r. przyjmuje się:
- w przypadku delegacji bez zaliczki pobranej w kraju do rozliczenia delegacji stosuje się kurs średni z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia,
- w przypadku pobrania zaliczki w kraju i zagranicą do rozliczenia stosuje się kurs z dnia wypłaty zaliczki w kraju.
1. Wynik finansowy w MSZ ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy".
2. Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, tj. według rodzajów kosztów i jednocześnie w podziałkach klasyfikacji budżetowej wydatków.
- wyniku z operacji finansowych.
1. W celu zapewnienia możliwości sporządzania sprawozdań finansowych budżetowych w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 lutego 2010 r. do sprawozdań miesięcznych i kwartalnych za okres: styczeń - grudzień (bez sprawozdania rocznego) będą ujmowane w koszty danego miesiąca na podstawie dowodów księgowych wszystkie dokumenty zgodnie z zasadą opisaną w cz. I A pkt 13-18.
2. Koszty usług telefonicznych wraz z abonamentem z uwagi na cykliczność i porównywalność kwot w poszczególnych miesiącach księgowane są do danego roku w następujący sposób:
- dowody księgowe za pełny okres rozliczeniowy i abonament za styczeń następnego roku zaliczane są do kosztów danego roku w którym przypada okres rozliczeniowy,
opłacane z góry, za okresy dłuższe niż dwa okresy sprawozdawcze: składki, prenumeraty, wszelkie abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne - nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów, ze względu na nieistotny wpływ na sytuację finansową oraz rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki i wyniku finansowego.
1. MSZ prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont opracowany na podstawie planu kont, stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. z uwzględnieniem kont dla realizacji zasady ewidencji memoriałowej, współmierności kosztów i przychodów wynikających z art. 6 uor.
2. Do ewidencji zdarzeń w roku obrotowym 2010, z wyjątkiem zdarzeń dotyczących wykonania budżetu środków europejskich, stosuje się przepisy dotychczasowe, tj., załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.
3. Zakładowy plan kont zawiera:
- wykaz kont księgi głównej resortu, opis przyjętych przez MSZ zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, a także ich powiązania z kontami księgi głównej - stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia,
- wykaz kont księgi głównej Centrali, opis przyjętych przez MSZ zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej - stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.
4. Zakładowy plan kont zawiera:
- wykaz ksiąg pomocniczych resortu - stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia,
- wykaz ksiąg pomocniczych Centrali - stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.
5. Zakładowy plan kont - stanowiący załącznik nr 6 do zarządzenia zawiera:
- opis algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych.
6. Główny księgowy resortu lub odpowiednio główny księgowy, w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych, jest uprawniony do uzupełniania wykazu kont.
7. Wprowadzony przez jednostkę zakładowy plan kont umożliwia sporządzenie sprawozdań z wykonania budżetu, a także sprawozdań finansowych.
8. Dopuszcza się coroczne anulowanie kont w układzie analitycznym dla kont, które ze względu na swój charakter nie wykazywały żadnych obrotów w roku bilansowym, a saldo bilansu otwarcia, było równe "0".
- system komputerowy "FK MSZ Egeria", który zawiera następujące moduły:
- Finanse i Księgowość.
Moduł FK współpracuje z modułami Planowanie i Budżetowanie, Księga Główna, Należności - Zobowiązania, Placówki, Pożyczki Konsularne, Dysponenci, Analizy oraz Gospodarka Magazynowa. Współpraca odbywa się za pomocą wbudowanych funkcji systemu takich jak: automaty księgujące, Automaty dekretujące, odpowiednich akcji na zdarzeniu itp.
Moduł Gospodarka Magazynowa - podstawowe funkcjonalności modułu to:
- zarządzanie kartoteką towarów,
- wystawianie, edycja, przeglądanie i drukowanie różnego rodzaju dokumentów magazynowych,
- sporządzanie podstawowych zestawień magazynowych jak stany magazynowe, bilans, zestawienia dokumentów magazynowych wg licznych kryteriów,
- inwentaryzacja magazynowa,
- przyjęcie i dystrybucja towarów.
Moduł Dysponenci - moduł wykorzystywany jest przez Biura/Departamenty. Pozwala na rejestracje dokumentów takich jak np.: faktura, umowa. Umożliwia także raportowanie w celach podglądowych np.: stanu realizacji limitu wydatków biura/ departamentu.
Moduł Placówki - moduł wykorzystywany jest w celu rozliczeń administracyjno-finansowych placówek dyplomatycznych.
2. MSZ posiada szczegółowy opis systemu komputerowego " FKMSZ Egeria" moduł: FK, PB, PA, DD, GM, AA, PK, NZ oraz komputerowego systemu Kadrowo-Płacowego Person. Szczegółowa dokumentacja zawiera:
System FKMSZ Egeria + 4.1.1 2003
- regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. Backupów - np. na nośnik taśmowy (streamery) na koniec każdego:
1. W sposób trwały (nie krótszy niż 50 lat) przechowywane są zatwierdzone sprawozdania finansowe, a także dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie, których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek na ubezpieczenie społeczne,
- dowody księgowe dotyczące pożyczek, kredytów i innych umów, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.
Udostępnianie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości MSZ ma miejsce:
WYKAZ KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ RESORTU
Sporządzony:
* na podstawie załącznika Nr 2 do ROZPORZĄDZENIA MINISTRA FINANSÓW z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z dnia 9 sierpnia 2006 r.).
* na podstawie załącznika Nr 3 do ROZPORZĄDZENIA MINISTRA FINANSÓW z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z dnia 16 lipca 2010 r.).
015 - Minie zlikwidowanych jednostek
133 - Środki z KE na finansowanie działań Punktów Informacji Europejskiej
134 - Obsługa posiedzeń Rady UE i Grup Roboczych Rady UE
137 - Rachunki środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegające zwrotowi
138 - Inne rachunki bankowe CPF
202 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - (pozabudżetowe)
203 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - zobowiązania UKIE
204 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - refundacja wydatków
210 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - Prezydencja
225 - Rozrachunki z budżetami - podatek dochodowy
233 - Inne rozrachunki z pracownikami oraz rozrachunki z tyt. wyroków, w tym wyroków ETPCz
241 - Pozostałe rozrachunki - rozl. z dysponentem III st. - CENTRALA
242 - Pozostałe rozrachunki - rozl. Z dysponentem III st. - CENTRALA - zapłata
245 - Rozrachunki z placówkami
247 - Pozostałe rozrachunki - Prezydencja - Phare Inicjatywa II
249 - Pozostałe rozrachunki - środki pomocowe - CPF
253 - Pozostałe rozrachunki
254 - Pozostałe rozrachunki - refundacja kosztów podróży
256 - Pozostałe rozrachunki - rozliczenie wydatków ze środków Funduszy Pomocowych - Prezydencja
257 - Pozostałe rozrachunki - środki z KE na działania informacyjne
258 - Pozostałe rozrachunki - środki pomocowe CPF
264 - Pozostałe rozrachunki - Sekretariat Generalny Rady UE
820 - Rozliczenie wyniku finansowego - rozliczenie nadwyżki dochodów własnych jednostek budżetowych
900 - Do migracji kont
945 - Rozrachunki z placówkami w walucie placówki
Konto 015 - "Mienie zlikwidowanych jednostek"
Konto 080 - "Inwestycje (środki trwałe w budowie)"
Konto 130 - "Rachunki bieżące jednostek budżetowych"
Dopuszcza się księgowanie bezpośrednio pod wyciągiem bankowym lub notą NKWW: zakupów dewiz z tyt. mienia przesiedleniowego, kosztów bankowych, kosztów postępowań/wyroków sądowych oraz innych płatności rozlicznych pismem dotacyjnym wcześniej rozliczanym w koszty.
Konto 132 - "Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych"
Konto 133 - "Środki z KE na finansowanie działań Punktów Informacji Europejskiej"
Konto utworzono w celach testowych.
Konto 132 nie może wykazywać salda.
Konto 134 - "Obsługa posiedzeń Rady UE i Grup Roboczych Rady UE"
Konto 134 nie może wykazywać salda.
Konto 135 - "Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia"
Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, funduszy celowych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków na rachunki bankowe, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunków bankowych.
Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.
Konto 137 służy do ewidencji operacji ze środków pieniężnych otrzymanych w walucie polskiej lub obcej na realizację wyodrębnionych zadań, projektów lub programów, a w szczególności środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi wydzielonych na odrębnych rachunkach bankowych.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 137 powinna zapewnić podział środków wg rachunków bankowych oraz sposobu ich wykorzystania
Konto 137 może wykazywać saldo WN, które oznacza stan środków na wyodrębnionych rachunkach bankowych.
Konto 138 - "Inne rachunki bankowe CPF"
Na koncie 139 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, z związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 między księgowością jednostki a księgowością banku. Na stronie Wn konta 139 ujmuje się wpływy wydzielonych środków pieniężnych z rachunków bieżących oraz sum depozytowych i na zlecenie.
Konto 140 - "Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne"
Konto 202 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - (pozabudżetowe)"
202 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych dotyczących środków pozabudżetowych - rachunek bankowy 32..... Konto funkcjonuje analogicznie jak konto 201.
Konto 203 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - zobow. UKIE"
203 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych dotyczących zobowiązań przejętych w związku z likwidacją UKIE. Konto funkcjonuje analogicznie jak konto 201.
Konto 204 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - refundacja wydatków"
204 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych dotyczących Refundacji wydatków. Konto funkcjonuje analogicznie jak konto 201.
Konto 210 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - Prezydencja"
Konto 210 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych w ramach wydatków na Prezydencję. Na koncie 210 nie ujmuje się należności jednostek budżetowych zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221.
Konto 210 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 210 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.
Konto 210 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.
Na stronie Wn konta 221 ujmuje się należności z tytułu dochodów budżetowych na podstawie dokumentów/ decyzji otrzymanych z komórek merytorycznych i zwroty nadpłat.
Po zamknięciu okresu przejściowego rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, są ujmowane na stronie Wn konta 221 w korespondencji z kontem 224, na podstawie sprawozdania zaakceptowanego przez głównego księgowego.
Na stronie Ma konta 222 ujmuje się wciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych.
Konto 224 - "Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych"
Na stronie Wn konta 224 ujmuje się wartość dotacji przekazanych przez organ dotujący.
Na stronie Ma - wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone, w korespondencji z kontem 810 oraz zwroty dotacji stanowiące zwrot wydatku bieżącego roku.
Po zamknięciu okresu przejściowego rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, są ujmowane na stronie ma konta 224 w korespondencji ze stroną wn konta 221, na podstawie sprawozdania zaakceptowanego przez głównego księgowego.
Celem utrzymania czystości obrotów strony wn - korekty księgowań strony ma konta 224, dokonuje się następująco:
Kwota nadpłaty zwrotu dotacji lub korekta kwoty błędnie zaliczonej na zmniejszenie wydatków bieżącego roku - strona wn 224, ma konto 130 oraz zapis techniczny z minusem konto 224 wn/ma.
Kwota korygująca rozliczenie dotacji - ujemny/dodatni zapis wn 810, ma 224.
Konto 225 - "Rozrachunki z budżetami - podatek dochodowy"
Konto 233 - "Inne rozrachunki z pracownikami oraz rozrachunki z tyt. wyroków, w tym wyroków ETPCz
Konto 233 służy do ewidencji należności i zobowiązań z innych tytułów niż ujęte na kontach 231, 234, 240-09. Na koncie ujmuje się w szczególności: refundacje za badania, okulary, studia, wypłaty dot. kosztów podróży, ryczałty, koszty leczenia, zasiłki adaptacyjne, zakupy bez zaliczki, odszkodowania i zadośćuczynienia.
Na stronie Wn konta 233 ujmuje się w szczególności:
1) zapłacone zobowiązania wobec pracowników;
2) zapłacone wyroki.
Na stronie Ma konta 233 ujmuje się w szczególności:
2) refundacje;
3) wyroki sądowe, wyroki ETPCz.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 233 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.
Konto 233 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników.
2) należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborowi szkód;
3) zapłacone zobowiązania wobec pracowników.
Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234, Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.
Konto 241 - rozliczenia z dysponentem III stopnia - CENTRALA
Służy do rozliczeń płatności dokonanych przez dysponenta głównego w imieniu dysponenta III stopnia. Konto funkcjonuje analogicznie jak konto 240.
Na Stronia Wn konta księguje się płatności dokonane w imieniu dysponenta III stopnia oraz ich korektę, a na stronie Ma konta 241 księguje się noty obciążeniowe wystawione przez Resort, noty uznaniowe wystawione przez Centralę oraz korektę wydatków poniesionych w imieniu dysponenta III stopnia /wpłaty/. Saldo konta 241 oznacza stan niezafakturowanych płatności poniesionych w imieniu dysponenta III stopnia.
Konto 242 - rozliczenia z dysponentem III stopnia - CENTRALA - zapłata
Służy do rozliczeń zapłaty za płatności dokonane przez dysponenta głównego w imieniu dysponenta III stopnia. Konto funkcjonuje analogicznie jak konto 240.
Na stronie Wn konta księguje się noty obciążeniowe wystawiane przez dysponenta głównego lub uznaniowe wystawione przez dysp. III stopnia oraz wpłaty dokonane błędnie na rachunek bankowy dysponenta głównego przekazane automatycznie na rachunek dysponenta III stopnia.
Na stronie Ma konta 242 księguje się zapłaty za ww. noty oraz wpłaty dokonane błędnie na rachunek dysponenta głównego.
Saldo konta 242 oznacza stan należności i zobowiązań pomiędzy dysponentem głównym, a dysponenta III stopnia.
Konto 245 - rozrachunki z placówkami
Służy do rozliczeń z placówkami zagranicznymi min. z tytułu płatności dokonanych w imieniu placówek lub dokonanych przez placówki. Konto funkcjonuje analogicznie jak konto 240.
W zależności od analityki po stronie Wn konta księguje się noty rozliczające z placówką lub równowartość odprowadzonych składek do ZUS i podatków do US, a po stronie Ma księguje się rozliczenie z placówką z tyt. rozrachunków publiczno-prawnych lub noty obciążeniowe wystawione przez placówkę. Do konta 245 prowadzony jest równoległy zapis na koncie 945, na którym księgowane są rozliczenia z placówkami w walucie placówki. Różnice kursowe przeksięgowane są sukcesywnie na konto 750, nie rzadziej niż na koniec roku. Saldo konta 245 oznacza stan rozrachunków z placówkami.
Konto 247 - "Pozostałe rozrachunki - Prezydencja - Phare Inicjatywa II"
Konto 247 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-245 w ramach realizacji zadań dla Prezydencji ze środków Phare, Inicjatywa II.
Na stronie Wn konta 247 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 247 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.
Konto 247 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.
Konto 249 - "Pozostałe rozrachunki - środki pomocowe - CPF"
Konto 249 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-247 w ramach realizacji zadań ze środków pomocowych CPF. Konto 249 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 249 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.
Konto 249 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.
Konto 253 - "Pozostałe rozrachunki"
Konto 253 nie może wykazywać salda.
Konto 254 - "Pozostałe rozrachunki - refundacja kosztów podróży"
Konto 254 służy do ewidencji i rozliczeń podmiotów uczestniczących w podziale środków w Euro otrzymanych z Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej na refundacje za posiedzenia Grup Roboczych Rady.
Na stronie Wn konta 254 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.
Ewidencja szczegółowa do konta 254 jest prowadzona w następujący sposób:
- wnioski o refundację wydatków są księgowane Wn 264 (analityka Rozrachunki z Sekretariatem Generalnym Rady Unii Eurpejskiej), Ma 254 (analityka wg kontrahentów),
- zapłata z rachunku bankowego jest ewidencjonowana Wn 254 (analityka wg kontrahenta), Ma konto 139. Zapis techniczny (ujemny) księguje się Wn 264 (analityka Rozrachunki z Sekretariatem Generalnym Rady Unii Europejskiej), Ma 254 (analityka wg kontrahenta) w celu wprowadzenia ilości walut. Zapis techniczny dodatni ewidencjonowany jest Wn 264 (analityka Rozrachunki z Sekretariatem Generalnym Unii Europejskiej), Ma 254 (analityka wg kontrahentów) z jednoczesnym wprowadzeniem ilości walut. Różnice kursowe powstałe w wyniku wyceny rozrachunków na koniec kwartału są rozliczane z kontem 139.
Konto 254 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.
Konto 258 - "Pozostałe rozrachunki środki pomocowe - CPF"
Konto 258 nie może wykazywać salda.
Konto 264 - "Pozostałe rozrachunki - Sekretariat Generalny Rady UE"
Konto 264 służy do ewidencji i rozliczeń środków w Euro otrzymanych z Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej na refundacje za posiedzenia Grup Roboczych Rady.
Na stronie Ma konta 264 ujmuje się wpływ środków zgodnie z analityką Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej, a na stronie Wn wypływ środków.
Konto 400 - "Koszty według rodzajów"
Na stronie Wn konta 400 ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma - ich zmniejszenia. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości.
Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860,
Konto 401 - "Amortyzacja"
wysokości rozliczeń międzyokresowych kosztów z dalszym podziałem według ich tytułów.
Konto 750 - "Przychody i koszty finansowe"
Konto 760 - Pozostałe przychody i koszty
Konto 760 służy do ewidencji przychodów i kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na koncie 750.
Analityka do konta 760 prowadzona jest w podziale na przychody i koszty
na stronę Wn konta 860 - pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 760;
na stronę Ma konta 860 - pozostałe przychody operacyjne, w korespondencji ze stroną Wn konta 760.
Konto 761 - "Pokrycie amortyzacji"
Konto 810 - "Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje"
Konto 820 - "Rozliczenie wyniku finansowego"
Konto 855 - "Mienie zlikwidowanych jednostek"
Konto 855 służy do ewidencji równowartości mienia zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, przejętego przez organy założycielskie i nadzorujące.
Na stronie Wn ujmuje się zmniejszenia funduszu z tytułu sprzedaży mienia lub jego likwidacji, a na stronie Ma - stan funduszu i jego zwiększenia o równowartość mienia zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, ustaloną na podstawie bilansów tych jednostek, w korespondencji z kontem 015.
Saldo Ma konta 855 wyraża stan funduszu mienia zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, przejętego przez organ założycielski lub nadzorujący, a nieprzekazanego, innym jednostkom organizacyjnym lub nieprzejętego na własne potrzeby, lub wartość mienia sprzedanego, ale jeszcze niespłaconego.
Konto 860 - "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy"
Konto 900 - "Do migracji kont"
Konto techniczne służące do migracji kont i wygenerowaniu BO.
Konto 900 nie wykazuje na koniec roku salda.
Konto 945 - "Rozrachunki z placówkami w walucie placówki"
Zapisy na koncie prowadzone są równolegle do ewidencji prowadzonej na koncie 245.
Konto 945 służy do rozliczeń z placówkami księgowanych w walucie placówki.
Odpowiednio na stronach Wn lub Ma księgowane są wydatki w imieniu placówki oraz ich korekty, refundacje na placówki oraz ich korekty, a także dokumenty dot. tych rozliczeń, tj. pojedyncze decyzje refundacji, zbiorcze decyzje refundacji, noty obciążające, faktury i inne dokumenty.
Saldo konta 245 oznacza stan rozrachunków z placówkami. Ewidencja szczegółowa do konta 945 zapewnia informację dot. ww. rozrachunków wg placówek zagranicznych oraz tytułów rozliczeń.
Korekty planu dokonuje się zapisem ujemnym plan do zmiany, a następnie zapisem dodatnim plan po zmianach
Konto 996 - "Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych"
Ewidencja szczegółowa do konta 996 powinna umożliwić ustalenie zaangażowania dochodów własnych z podziałem na lata finansowania i według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego wydatków. Na koniec roku konto 996 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie dochodów własnych.
Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji wdanym roku budżetowym.
Podstawę księgowania na stronie Wn stanowią dowody bankowe dotyczące poszczególnych wydatków lub zestawienie dokonanych wydatków.
Podstawę księgowania na stronie Ma stanowią:
- wnioski o udzielenie zamówienia, umowy o dostawy i usługi, umowy zlecenia lub o dzieło umowy o udzielenie dotacji, zamówienia - skierowane do parafy lub zawarte (w przypadku niezaangażowania wcześniej),
- wartość wynagrodzeń i świadczeń, naliczone podatki, opłaty administracyjne i składki na PFRON - w momencie otrzymania decyzji,
- refundacje poniesionych wydatków przez pracowników - w momencie otrzymania decyzji,
- faktury, rachunki i inne dokumenty nieobjęte wcześniej zawartymi umowami - w momencie przygotowania dokumentów do płatności,
- zaliczki na delegacje krajowe i zagraniczne, zaliczki na zakupy - w momencie ich pobrania,
- koszty podróży - w momencie ich rozliczenia.
WYKAZ KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ CENTRALI
130 - Rachunki bieżące - MSZ
132 - Rachunek dochodów własnych jednostek budżetowych
135 - Rachunek środków funduszy specjalnych
202 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - PEKAO (soc., depoz.)
241 - Pozostałe rozrachunki - rozl. z dysponentem głównym
242 - Pozostałe rozrachunki - rozl. z dysponentem głównym - zapłata
249 - Wadia Centrala
820 - Rozliczenie nadwyżki dochodów własnych jednostek budżetowych
WYKAZ KONT KSIĘGI POMOCNICZEJ RESORTU
Raport z Systemu FK MSZ Egeria+
Lista kont analitycznych
W roku obrotowym: 2010 dla kont o wzorcu:
% z przedziału od 000 do 999%
WYKAZ KONT KSIĘGI POMOCNICZEJ CENTRALI
WYKAZ ZBIORÓW DANYCH TWORZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE Z OKREŚLENIEM ICH STRUKTURY, WZAJEMNYCH POWIĄZAŃ ORAZ FUNKCJI W PROCESIE PRZETWARZANIA DANYCH
Opis algorytmów i parametrów.
Opis programowych zasad ochrony danych.
Aktualizacja dokumentu na 09.2010
Stanowi odrębny segregator.