Source: http://docplayer.pl/161252-Raport-intranet-a-prawo-vademecum-dla-managerow-redaktorow-i-administratorow-intranetu.html
Timestamp: 2017-08-17 19:23:24
Legal References Found: art. 94
 art.29
 art. 61
 art. 30
 art. 61
 art. 76

Document Content:
Raport. Intranet a Prawo. Vademecum dla Managerów, Redaktorów i Administratorów Intranetu - PDF
Download "Raport. Intranet a Prawo. Vademecum dla Managerów, Redaktorów i Administratorów Intranetu"
1 Raport Intranet a Prawo Vademecum dla Managerów, Redaktorów i Administratorów Intranetu
2 Autorami raportu Intranet a Prawo - Vadamecum dla Managerów, Redaktorów i Administratorów Intranetu są w równej części kancelaria Domański Zakrzewski Palinka Sp.k. i Kolibro Sp. z o.o. Wszelkie prawa do treści zamieszczonych w niniejszym raporcie są zastrzeżone. Cytowanie i opracowania na podstawie raportu wyłącznie po podaniu autora i tytułu raportu według adnotacji: Źródło: Raport Intranet a Prawo 2010, autorzy - kancelaria Domański Zakrzewski Palinka Sp.k. i Kolibro Sp. z o.o. Powielanie, kopiowanie i dystrybuowanie tylko za zgodą autorów raportu. Domański Zakrzewski Palinka Sp.k. Rondo ONZ Warszawa tel. (+48 22) Kolibro Sp. z o.o. ul. Skrzetuskiego Warszawa tel. (+48 22) Copyright Domański Zakrzewski Palinka Sp.k. Copyright Kolibro Sp. z o.o.
3 3 Spis treści Wprowadzenie do Raportu... 7 Jak korzystać z raportu?... 9 Prawo pracy w Intranecie...11 Własność intelektualna w Intranecie...21 Dane osobowe w Intranecie...43 Zasady korzystania z Intranetu w regulaminie pracy...55 Indeks pytań...59 Źródła prawa... 65
4 4 Listy przedstawicieli firm współtworzących raport Szanowni Państwo, przez ostatnie dziesięć lat aktywnie obserwuję powstawanie i rozwój Intranetów w Polsce. W pamięci mam pierwsze wdrożenia, w których Intranet funkcjonował w firmach i organizacjach jako wewnętrzna strona informacyjna. Analizując projekty, w których uczestniczy Kolibro Intranet & BPM Experts oraz obserwując wysoki poziom prac zgłoszonych do tegorocznej edycji Konkursu na Najlepszy Intranet i Komunikację Wewnętrzną INTERNALE 2010, czuję się uprawniony do stwierdzenia, że Intranet od dawna nie jest już tylko systemem informatycznym. Przez całą ostatnią dekadę Intranet rozwijał się bardzo dynamicznie zyskując rangę kluczowego narzędzia Komunikacji Wewnętrznej. Zmieniła się struktura działów i osób zarządzających Intranetem. Coraz liczniejsze zespoły Komunikacji Wewnętrznej oraz Managerowie HR, IT i PR tworzą dziś całościowe strategie wykorzystania i rozwoju Intranetów w zaawansowanych metodykach. Audyt Komunikacji Wewnętrznej i Intranetu realizowany w organizacjach wykazuje coraz częściej, że Intranet wpisał się praktycznie we wszystkie płaszczyzny funkcjonowania organizacji. Obok bardzo istotnych aspektów infrastrukturalnych, informatycznych czy organizacyjnych Intranet stał się częścią polityki zarządzania pracownikami (w tym ich zaangażowania i motywacji). Managerowie, Redaktorzy i Administratorzy Intranetów z sukcesem zdobywają zasoby i budżety do kolejnych projektów, które ewoluują swoim zakresem w stronę złożonych procesów organizacyjnych i biznesowych. Wysokie kompetencje i świadomość managerów powodują również, że często przy wdrożeniach Intranetów rozstrzygamy, z udziałem prawników, wątpliwości prawne i definiujemy odpowiednie zalecenia ich rozwiązania. To właśnie pytania i wątpliwości managerów organizacji, ich złożoność i skala, skłoniły nas do podjęcia projektu całościowej analizy problematyki prawnej w kontekście Intranetu. Od początku jasnym było, że do takiego projektu musimy zaprosić najlepszych prawników. Dlatego w tym miejscu bardzo dziękuję naszemu Partnerowi Merytorycznemu, kancelarii prawniczej Domański Zakrzewski Palinka, która entuzjastycznie przyjęła nasze zaproszenie, delegując do projektu kilkuosobowy zespół specjalistów z różnych dziedzin prawa. Kancelaria Domański Zakrzewski Palinka podjęła się przygotowania kompletnej ekspertyzy prawnej oraz odpowiedzi na kilkadziesiąt pytań i wątpliwości rodzących się na płaszczyźnie Intranet a prawo. Po wielotygodniowej wspólnej pracy merytorycznej mam wielką przyjemność przekazać w Państwa ręce raport, który, o czym jestem przekonany, przyda się wszystkim tworzącym i rozwijającym Intranety w Polsce. Jednocześnie liczę, że w kolejnej planowanej edycji raportu będziemy mogli stwierdzić, jak znacznie prawo zmieniło się w kontekście możliwości usprawniania gospodarki od strony każdej pojedynczej organizacji. A w tej dziedzinie, co udowadnia niniejszy raport, czeka nas wszystkich dużo wspaniałej pracy. Aleksander Sala Prezes Zarządu KOLIBRO Intranet & BPM Experts Wydawca portalu Intranety.pl Dyrektor Generalny INTERNALE 2010 pierwszego w Polsce konkursu na Najlepszy Intranet i Komunikację Wewnętrzną
5 5 Szanowni Państwo, w dobie nieustannego i szybkiego rozwoju nowoczesnych technologii, przedsiębiorcy z każdego sektora gospodarki niemal codziennie mają możliwość implementacji nowych rozwiązań w swoich firmach. Jednym z przejawów zmiany w podejściu do prowadzenia biznesu jest rosnąca popularność wewnętrznych sieci firmowych, czyli tzw. Intranetów. Narzędzie, które niegdyś służyło jedynie do obsługi poczty wewnątrz firmy jest wzbogacane o coraz nowsze, bardziej zaawansowane możliwości przetwarzania danych. Za pośrednictwem Intranetu pracownicy już nie tylko komunikują się z pracodawcą i ze sobą nawzajem. Intranet stał się dziś platformą wymiany informacji - miejscem publikacji biuletynów, newsletterów, raportów i statystyk. Wielokrotnie Intranet spełnia funkcję rozbudowanej bazy danych zawierającej dokumenty firmowe, informacje o klientach, podwykonawcach i współpracownikach, a także staje się wielofunkcyjnym narzędziem dla poszczególnych działów firmy. Wraz z nowymi możliwościami pojawiają się jednak liczne wątpliwości natury prawnej. Nie jest bowiem tajemnicą, że prawo nie nadąża za dynamicznie rozwijającą się technologią. Niniejszy raport jest więc próbą analizy i opracowania podstawowych zagadnień prawnych związanych z funkcjonowaniem Intranetu w nowoczesnym przedsiębiorstwie. Raport został sporządzony przez prawników specjalizujących się w prawie pracy, ochronie danych osobowych oraz prawie na dobrach niematerialnych czyli dziedzinach, które najściślej związane są z funkcjonowaniem Intranetów. Celem naszego opracowania jest przede wszystkim zwrócenie uwagi na praktyczne problemy prawne związane z obsługą i funkcjonowaniem Intranetu w firmie. Raport ma stanowić formę vademecum, przejrzystego przewodnika dla przedsiębiorców, który pozwoliłby uniknąć błędów i odpowiedział na podstawowe dylematy prawne związane z funkcjonowaniem Intranetów. Punktem wyjścia były dla nas konkretne pytania dotyczące prawnych aspektów działania tego narzędzia, najczęściej zadawane przez pracowników i szefów firm, w których działa nowoczesny Intranet. Materiał, który przygotowaliśmy w odpowiedzi na te wątpliwości, został usystematyzowany i podzielony na części odpowiadające poszczególnym dziedzinom prawa: prawo pracy, ochrona danych osobowych, prawo autorskie i prawo prasowe. Życzę miłej lektury i mam nadzieję, że nasze opracowanie będzie dla Państwa pomocne. Janina Ligner Żeromska Adwokat, Partner kancelarii Domański Zakrzewski Palinka
7 7 Wprowadzenie do raportu
8 8 Historia Intranetu Wraz z rozkwitem nowych technologii, które masowo rozwijały w sprzyjających warunkach dostępu do Internetu, firmy i organizacje rozpoczęły poszukiwania możliwości wykorzystania tych technologii do prowadzenia swojej działalności. Najpowszechniejszymi z nich stały się oczywiście różnego rodzaju strony internetowe wykorzystywane jako narzędzia kontaktu z rynkiem i otoczeniem działania organizacji. Tak powstały setki tysięcy tzw. wizytówek firm. Jak wiemy, na wizytówkach obecność firm i organizacji w Internecie się nie zakończyła. Coraz większe możliwości aplikacji internetowych sprawiły, że stosunkowo szybko rozwijały się systemy transakcyjne, internetowe bazy danych i e commerce. Nieuniknionym następstwem rozwoju tzw. technologii webowych, w tym protokołów szyfrowania i zabezpieczeń dostępu na poziomie infrastruktury, stało się wykorzystywanie funkcji stron internetowych do komunikacji w wewnętrznych strukturach organizacji. W tym momencie po raz pierwszy pojawia się termin Intranet. Pierwsze Intranety spełniały głównie funkcję informacyjną i miały postać tzw. Gazetek/Aktualności. Kolejnym etapem było dołączanie do nich różnych aplikacji funkcjonujących w strukturach organizacyjnych (bazy danych, systemy HR, systemy zintegrowane).taka praktyka sprawiła, iż Intranet zyskał postać Portalu Korporacyjnego lub Portalu Intranetowego. Tendencja ta nie została jednak przyjęta na stałe, gdyż na potrzeby Intranetu rozwinęły się dedykowane platformy. Mało znaczącym, acz rozpoznawalnym sformułowaniem, stanowiącym synonim słowa Intranet było określenie wewnętrzna sieć komputerowa. Można powiedzieć, że dzisiaj nomenklaturowo Intranet zatoczył swoiste koło i znów nazywa się Intranetem. Jak Intranet ingeruje w organizacje? Rozwój Intranetów to nie tylko rozwój technologii i funkcji. Tworzone dla Intranetów aplikacje i moduły zaczęły ingerować w wiele realnych obszarów działania organizacji. Przede wszystkim w Intranetach zaczęło pojawiać się coraz więcej informacji i dokumentów, które w swojej papierowej rzeczywistości podlegały i nadal podlegają różnym przepisom oraz regulacjom. W Intranecie wreszcie pojawił się również sam pracownik. Istnieje ze swoimi prawami i obowiązkami. Ów pracownik zaczął funkcjonować jako pozycja w książce teleadresowej organizacji, ale również w Intranecie zaczęły pojawiać się informacje oraz utwory, które w ramach swojej pracy zaczął w nim publikować. Do czego wykorzystywany jest Intranet? Dzisiaj nie dziwią nas funkcje umożliwiające złożenie elektronicznego wniosku urlopowego w Intranecie. Naturalnie też akceptujemy faktury bez użycia stempla akceptacji właśnie w Intranecie. Z wykorzystaniem Intranetu składamy wniosek delegacyjny lub wypełniamy podanie do działu HR. W dzisiejszym środowisku biznesowym to Intranet stanowi miejsce, w którym realizuje się coraz więcej procesów operacyjnych i biznesowych, podlegających różnym praktykom oraz przepisom. Postęp technologiczny i wzrastająca popularność elektronicznych środków komunikacji w stosunkach prawno pracowniczych wymusi prawdopodobnie w przyszłości odpowiednie zmiany przepisów. Można się spodziewać, że ustawodawca ureguluje zasady posługiwania się przez strony stosunku pracy Intranetem i pocztą elektroniczną, rozstrzygając w ten sposób wątpliwości, z którymi dzisiaj borykają się pracodawcy i pracownicy. W ciągu ostatnich kilku lat elektroniczne formy komunikacji w środowisku pracy upowszechniły się tak bardzo (a należy się spodziewać, że tendencja ta będzie z czasem wzrastać), że interwencja ustawodawcy w tym zakresie staje się coraz bardziej pożądana. Na elektronizację stosunków prawno pracowniczych coraz częściej zwraca uwagę Sąd Najwyższy, który w jednym ze swych ostatnich orzeczeń podkreślił znaczenie poczty elektronicznej w komunikacji z pracownikami. Kwestie pojawiające się w ramach korzystania z Intranetu wymagają kompleksowej analizy, jako że często regulowane są przez akty prawne, należące do różnych dziedzin prawa, w tym dotyczących prawa pracy, praw autorskich, dóbr osobistych, świadczenia usług drogą elektroniczną, prawa własności przemysłowej, podpisu elektronicznego, ochrony danych osobowych czy zwalczania nieuczciwej konkurencji. Nadrzędną potrzebą i tym samym oczekiwaniem ze strony biznesu staje się więc zdefiniowanie podstawowych zagadnień tworzących odpowiednią siatkę pojęciową, które umożliwią swobodne poruszanie się po obszarach prawa obejmujących wyżej wymienione zagadnienia. Przepisy prawa pracy nie regulują zasad komunikowania się z pracownikami z wykorzystaniem Intranetu, a tym samym nie zabraniają takiej formy komunikacji. Powstaje jednak wiele niejasności i wątpliwości związanych z funkcjonowaniem Intranetu w firmach. Problemy najczęściej pojawiające się w praktyce, a odnoszące się do kwestii relacji pracodawca pracownik, można podzielić na dwie grupy. Pierwsza grupa dotyczy oświadczeń pracodawców i pracowników, które według prawa pracy muszą być składane w formie pisemnej. Doskonałym przykładem są czynności prawne zmierzające do zmiany warunków pracy i płacy lub ustania zatrudnienia. Powstaje wówczas pytanie, czy skorzystanie z poczty elektronicznej lub Intranetu jest wystarczające, by dokonana w tej formie czynność prawna była ważna i skuteczna. Drugą grupę zagadnień problemowych stanowią kwestie, w których Intranet jest wykorzystywany do realizacji innych czynności i obowiązków z zakresu prawa pracy (np. do składania i akceptowania wniosków urlopowych, organizowania szkoleń z zakresu
9 9 bezpieczeństwa i higieny pracy, rozliczania zaliczek). W praktyce powstają wątpliwości, czy realizowanie tych obowiązków i czynności za pomocą Intranetu lub poczty elektronicznej jest zawsze dopuszczalne i prawidłowe. W Intranecie, podobnie jak w Internecie, napotyka się na szereg zagadnień związanych z własnością intelektualną. Bez znajomości pojęć takich jak utwór, twórca czy też wiedzy na temat rodzajów i następstw naruszeń praw autorskich, nie można właściwie ocenić sytuacji, z którymi na co dzień stykają się użytkownicy firmowego Intranetu. Warto jest również wyjaśnić wszelkie kwestie związane z ochroną dóbr osobistych użytkowników Intranetu, problematykę podpisu elektronicznego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz podstawowe zagadnienia związane z prawem prasowym, którego stosowanie może okazać się niezbędne, jeśli korzysta się z określonych form przekazu za pośrednictwem Intranetu. W kontekście form przekazu i komunikacji za pomocą Intranetu także kwestie ochrony danych osobowych wciąż rodzą wiele pytań i nasuwają wiele wątpliwości. Stan wiedzy o wymogach, jakim sprostać muszą podmioty przetwarzające dane, jest często niewystarczający, a skutki zaniedbań w tej sferze mogą być dla firmy i jej zarządu bardzo poważne, z sankcjami karnymi włącznie. Intranet jest narzędziem, w którym co do zasady umieszczane są dane osobowe (dane pracowników, kontrahentów czy też klientów). Dlatego niezmiernie istotnym jest fakt, aby Administratorzy Intranetów mieli świadomość, jakie wymogi muszą spełnić i jakim warunkom sprostać, aby przetwarzanie danych było bezpieczne i odbywało się zgodnie z prawem. Zanim jednak stosowne przepisy ulegną zmianie i będą w stanie dostosowywać się do dynamicznie rozwijającej się rzeczywistości, należy zadbać o to, by komunikacja z pracownikami za pośrednictwem Intranetu nie naruszała obowiązujących regulacji. Jak korzystać z raportu? Raport podzielony został na sekcje tematycznie związane z dziedzinami prawa i obszarami ich stosowania w Intranecie. Zatem nagłówkami przewodnimi poszczególnych rozdziałów są dziedziny prawa lub same akty prawne, które przez autorów zostały rozpoznane jako te, które dotyczą Intranetu. Należą do nich: Prawo pracy w Intranecie. Własność intelektualna w Intranecie, w tym: prawo autorskie, utwory osób trzecich, dobra osobiste, świadczenie usług drogą elektroniczną, podpis elektroniczny, tajemnica przedsiębiorstwa, znaki towarowe, prawo prasowe. Dane osobowe w Intranecie, w tym: filary zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. Ponadto czytelnik raportu bardzo szybko zauważy, iż ma do czynienia z kilkoma jego autorami. Jednym, zbiorowym współautorem raportu są anonimowi przedstawiciele firm i organizacji, u których przy wdrażaniu i utrzymaniu Intranetu rodziły się pytania czy wątpliwości rozwiązywane indywidualnie i na bieżąco przez konsultantów oraz prawników, a które postanowiliśmy zastosować w raporcie ze względu na dużą częstotliwość ich występowania w skali Polski. Udział tej grupy w raporcie kryje się w pytaniach problemowych wyrażonych jako. Kolejnym współautorem raportu są konsultanci z firmy KOLIBRO Intranet & BPM Experts, którzy dokonali syntezy wielokrotnie stawianych w projektach pytań i realnego ich zastosowania w projektach Intranetowych i Komunikacji Wewnętrznej. Udział tych współautorów w raporcie wyrażony jest Komentarzem Praktyka. Również zbiorowym, reprezentowanym przez specjalistów z wielu dziedzin prawa, współautorem raportu są prawnicy z kancelarii Domański Zakrzewski Palinka. Ich zadaniem była ekspertyza prawna postawionych w problematyce zagadnień, zbudowanie właściwej interpretacji i identyfikacja podstaw prawnych jak też definicje prawne stosowanych w raporcie zagadnień. Jest to ta najobszerniejsza część raportu, szczególnie wyrażona w Odpowiedziach. Poza spisem treści, jedną z możliwych dróg korzystania z raportu jest nawigacja przez pryzmat wyżej zdefiniowanych współautorów. Dla ułatwienia, spis wszystkich pytań zawartych w raporcie znajduje się w części Indeks pytań.
11 11 Prawo pracy w Intranecie
12 12 W poniższej części raportu znajdą Państwo odpowiedzi na pytania dotyczące wykorzystania Intranetu w stosunkach prawno pracowniczych. Dla jakich typów dokumentów i procesów związanych z zarządzaniem pracownikami wystarczająca jest forma elektroniczna / Intranet? Przepisy prawa określają tzw. formę czynności prawnej, a więc sposób, w jaki dana czynność ma zostać dokonana. Jedną z form czynności prawnych jest forma pisemna. Do jej zachowania niezbędne jest złożenie własnoręcznego podpisu pod treścią dokumentu lub, w przypadku komunikacji elektronicznej, opatrzenie dokumentu tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowalnym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Korespondencja oraz inne czynności dokonywane za pomocą Intranetu nie są, z natury rzeczy, opatrzone własnoręcznym podpisem. Oznacza to, że o ile komunikacja w Intranecie nie odbywa się z użyciem podpisu elektronicznego, forma pisemna nie zostaje dochowana. Skutkiem niezachowania formy pisemnej może być nieważność lub bezskuteczność czynności prawnej, jednak tylko wówczas, gdy przepisy ustawy wprost przewidują taką sankcję. Kodeks pracy zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności w przypadku umowy o zakazie konkurencji zawartej na czas trwania stosunku pracy lub po jego ustaniu. Zawarcie powyższych umów wyłącznie za pomocą Intranetu i bez użycia podpisu elektronicznego, spowoduje zatem niedochowanie formy pisemnej, a tym samym nieważność takich umów z mocy prawa. Z kolei bezskuteczność jako sankcję niedochowania formy pisemnej, kodeks pracy przewiduje dla formy oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy. Oznacza to, że jeżeli pracodawca nie złoży pracownikowi oświadczenia o zmianie umowy o pracę na piśmie, jego czynność nie wywoła skutków prawnych. Zdarza się także, iż strony stosunku pracy zastrzegają w umowie u pracę, iż jej zmiana lub uzupełnienie wymaga dla swej ważności lub skuteczności formy pisemnej. Sąd Najwyższy uznał, że w takim wypadku strony umowy o pracę są związane tym zastrzeżeniem, a niedochowanie formy pisemnej powoduje nieważność lub bezskuteczność dokonywanych czynności. Zagadnieniami, które wymagają szczególnej uwagi są ponadto niedochowanie pisemnej formy umowy o pracę oraz oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę. Umowa o pracę zawarta bez zachowania formy pisemnej jest skuteczna, jak i ważna, ponieważ kodeks pracy nie zastrzega w tym przypadku formy pisemnej pod rygorem nieważności czy bezskuteczności. Jeżeli jednak, pracodawca nie potwierdzi pracownikowi na piśmie ustnych ustaleń co do stron umowy, rodzaju oraz jej warunków (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika) popełni wykroczenie zagrożone karą grzywny do złotych. Podobnie jak w przypadku umowy o pracę, oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę dokonane bez zachowania formy pisemnej będzie także skuteczne i ważne. Niemniej jednak, nastąpi z naruszeniem przepisów kodeksu pracy o rozwiązywaniu umów o pracę, w związku z czym pracownik będzie mógł wystąpić do sądu pracy ze stosownymi roszczeniami. W pozostałych przypadkach kodeks pracy, co do zasady, nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem nieważności, czy dla wywołania określonych skutków prawnych. Ogólną zasadą jest, że jeżeli ustawa nie przewiduje, iż skutkiem niedochowania formy pisemnej jest nieważność lub bezskuteczność czynności prawnej, wymóg formy pisemnej jest zastrzeżony jedynie dla celów dowodowych (tj. niedochowanie takiej formy uniemożliwia przeprowadzanie dowodu ze świadków lub dowodu z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności). Powyższa zasada nie ma jednak zastosowania do stosunków prawno pracowniczych. Zgodnie bowiem z kodeksem postępowania cywilnego, w postępowaniach z zakresu prawa pracy nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków i z przesłuchania stron. Jak wynika z powyższego, forma pisemna przewidziana dla niektórych czynności w kodeksie pracy nie jest zastrzeżona dla celów dowodowych, a jej brak powoduje bezskuteczność lub nieważność tylko wówczas, gdy przepisy wyraźnie to przewidują. Funkcją formy pisemnej w przepisach prawa pracy jest zatem, w większości przypadków, dokumentowanie stosunku pracy. Warto także pamiętać, iż pracodawcy naruszający przepisy prawa pracy dotyczące formy pisemnej mogą narażać się na karę grzywny.
13 13 Ze względu na koszty, niejasne zasady i zakres stosowania, firmy oraz organizacje rzadko wewnętrznie stosują podpis elektroniczny, który na dzień tworzenia raportu, w skali kraju, praktykowany jest raczej incydentalnie. Komentarz Praktyka Z kolei obserwowanym kierunkiem, stosowanym przez polskie firmy i organizacje, jest świadome rezygnowanie z automatyzacji oraz usprawnień w zakresie tych procesów i dokumentów, co do których występują wątpliwości prawne. Wiąże się to z brakiem usystematyzowanych zasad stosowania, pogłębionym przez wysokie i niczym nie uargumentowane koszty wdrażania podpisu elektronicznego. Podstawowe wydaje się więc pytanie dlaczego w takich sytuacjach wiążący nie może być tzw. log systemowy i praktycznie stosowane metody autentykacji pracownika. W praktyce, wszystkie dokumenty pracownicze, co do których wymagana jest forma pisemna, funkcjonują w Intranetach na zasadzie elektronicznego duplikatu, czyli zeskanowanych dokumentów. O ile, z prawnego punktu widzenia, dla dokumentów wymagających formy pisemnej taka praktyka jest bezzasadna, to z punktu widzenia pracodawcy już tak. Stosowanie elektronicznego duplikatu, mimo, że wiąże się ze zwiększeniem kosztów zarządzania ową dokumentacją, zasadniczo obniża koszty i usprawnia kwestie związane z przeszukiwaniem i analizą tych dokumentów. Nie bez znaczenia pozostaje kwestia szybkiej dystrybucji tych dokumentów, co do których pracownik oczekuje wglądu lub jako taką dystrybucję definiuje prawo (przykład: RMUA). Wydaje się zatem, że podpis elektroniczny ma nieduże szanse, aby stać się standardem w wewnętrznych strukturach organizacji. Kolejne nowelizacje aktów prawnych jednostkowo dostosowują się do nowych warunków. Jednak, aby przedsiębiorstwa mogły w pełni wykorzystać siłę Intranetu, ustawodawca będzie zobowiązany do podjęcia zagadnienia w sposób kompleksowy. Należy wykluczyć wszelkie sytuacje, w których w przypadku istnienia dwóch podobnych dokumentów z obszaru pracownika, jeden jest już elektroniczny, drugi zaś widnieje tylko w wersji papierowej. Czy możliwe jest przeprowadzenie szkolenia np. BHP i ppoż. przez Intranet? Przepisy nie zakazują prowadzenia szkolenia BHP i ppoż. w drodze elektronicznej, w tym przez Intranet. Szkolenia takie muszą jednak spełniać odpowiednie warunki. Przykładowo, instruktaż ogólny BHP powinien zapewnić uczestnikom zapoznanie się z podstawowymi przepisami BHP wynikającymi z: kodeksu pracy, regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy oraz przepisów i zasad BHP obowiązujących u danego pracodawcy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy. Oświadczenie pracownika o odbyciu szkolenia musi być jednak sporządzone w formie pisemnej i przechowywane w aktach osobowych pracownika. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. (Dz.U. Nr 180, poz z zm.) Coraz więcej organizacji decyduje się na przeprowadzanie szkoleń np. BHP i ppoż. za pomocą Intranetu, ograniczając tym samym koszty ich realizacji. Dopełnienie tego procesu zapewniłaby możliwość złożenia oświadczenia potwierdzającego przeprowadzony instruktaż również w Intranecie. Komentarz Praktyka Ważnym aspektem, z którym spotykamy się we wdrożeniach Intranetu, jest kwestia zarządzania szkoleniami. Poza rzeczywistą realizacją szkoleń (dotyczy również np. okresowych badań lekarskich) pozostaje zagadnienie administrowania nimi tj. np. wiedzy o tym, którzy pracownicy posiadają zaległości w danym zakresie. Działy HR już dzisiaj szeroko stosują tzw. intranetowe przypominacze, mówiące o konieczności np. skierowania pracownika na badania okresowe. Czy akta osobowe (teczki pracownicze) można prowadzić jedynie w formie elektronicznej w Intranecie? A jeśli należy prowadzić je równolegle w formie papierowej i elektronicznej, to które? Przepisy prawa pracy nie wskazują jednoznacznie, w jakiej formie mają być prowadzone akta osobowe pracowników. Wydaje się jednak, że w obecnym stanie prawnym prowadzenie akt osobowych wyłącznie na nośnikach elektronicznych nie jest możliwe. Dlatego też, pracodawcy decydujący się na ich prowadzenie w formie elektronicznej, powinni przechowywać przynajmniej część ich zawartości równolegle w tradycyjnej formie papierowej. Wynika to z przepisów przewidujących wymóg formy pisemnej dla niektórych dokumentów umieszczanych w aktach osobowych. Wymóg taki istnieje przede wszystkim w odniesieniu do kopii umowy o pracę, potwierdzenia zapoznania się przez pracownika
14 14 z treścią regulaminu pracy, pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, wniosku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego o obniżenie wymiaru czasu pracy. Taką interpretację przepisów potwierdził ostatnio departament prawny Głównego Inspektora Pracy, podkreślając że w obecnym stanie prawnym prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej nie jest możliwe. Za obowiązkiem przechowywania akt w formie papierowej przemawiają również techniczne wymogi dotyczące sposobu ich prowadzenia. Dokumenty muszą być bowiem ułożone w porządku chronologicznym, ponumerowane i przechowywane w trzech odrębnych częściach. Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie akt osobowych przez 50 lat po rozwiązaniu umowy o pracę w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W obecnym stanie prawnym przyjmuje się, że przechowywana dokumentacja powinna mieć formę papierową. Podstawa prawna: art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawc dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.) Czy skan dokumentu pracowniczego w Intranecie jest dokumentem, czy wymagane jest posiadanie oryginału? Komentarz Praktyka Skan dokumentu stanowi jego kopię i nie spełnia wymogu formy pisemnej. Skanowanie dokumentów pracowniczych na potrzeby Intranetu jest dozwolone, jednak należy pamiętać, że w przypadkach, w których przepisy prawa pracy wymagają oryginału dokumentu w formie pisemnej, wymóg ten nie zostanie spełniony. Akta osobowe oraz inne dokumenty dotyczące pracownika, które wymagają formy pisemnej, powszechnie przechowywane są w Intranecie jako dokumenty pomocnicze ( intranetowy duplikat w formie skanu). Dodatkowo, coraz częściej Managerowie Intranetu (szczególnie ci umocowani przy działach HR) decydują się na agregowanie i opracowywanie, w formie złożonych baz danych i aplikacji intranetowych, wybranych danych z dokumentów pracownika. Jest to związane z faktem, iż większa część danych opisujących pracownika i jego obecność w organizacji jest wykorzystywana aktywnie i świadomie do rozwoju kadr oraz usprawniania zarządzania przez działy HR. Dla przykładu informacja o przebytych szkoleniach, znajdująca się w teczce pracowniczej lub w formie skanu stanowi dużo mniejszą wartość, niż taka sama informacja zamieszczona w Intranecie i korelująca z pozostałymi pracownikami. Dodatkowo istnieje możliwość umiejscowienia szkoleń w czasie oraz w planach budżetów szkoleniowych. Wszystko to sprawia, iż zarządzanie szkoleniami to szczególnie rozwinięte sekcje w Intranetach. Czy pracownik może nie podpisywać papierowej listy obecności? Czy może to zrobić automatycznie (np. poprzez odczyt z karty wejściowej lub uruchomienie komputera) lub półautomatycznie przez Intranet (np. poprzez kliknięcie przy danej dacie jestem, wyszedłem )? Czy w Intranecie lub innym systemie można prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika? Lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym, w związku z czym jej forma może być dowolna. Nie ma przeszkód do stosowania elektronicznej listy obecności. Każdy pracodawca jest natomiast zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przepisy nie określają formy, w jakiej ma ona być prowadzona i w praktyce przyjmuje się, że ewidencja czasu pracy może mieć zarówno tradycyjną formę papierową, jak i elektroniczną. Elektroniczna karta ewidencji czasu pracy musi jednak spełniać warunki przewidziane dla tego rodzaju dokumentacji. W szczególności, powinna rejestrować pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Komentarz Praktyka Narzędziem intranetowym, które odnotowało znaczący rozwój w kontekście rejestracji czasu pracy jest tzw. Kalendarz Nieobecności, często powiązany również z Elektronicznym Wnioskiem Urlopowym stosowanym w Intranetach. Okazało się, że z punktu widzenia pracodawcy równie istotną informacją obok tej, kiedy pracownik pracował (był w pracy) jest wiedza o tym, kiedy go nie będzie. Z kolei wiedza ta jest bardzo przydatna nie tylko samemu pracodawcy, ale również (może nawet przede wszystkim) jego współpracownikom.
15 15 Czy przy użyciu Intranetu można podpisywać umowy/oświadczenia/zobowiązania z pracownikiem? Czy potrzebny jest podpis elektroniczny czy wystarczy elektroniczna akceptacja? Czy można zatrudnić pracownika przez Intranet? Umowa o pracę powinna być zawarta w formie pisemnej. Niezachowanie pisemnej formy umowy o pracę nie powoduje jednak jej nieważności lub braku skuteczności. Pracownik i pracodawca mogą zatem zawrzeć umowę o pracę i określić jej niezbędne elementy (rodzaj i strony umowy, datę jej zawarcia, miejsce pracy, termin rozpoczęcia pracy, wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy) w dowolnej formie, np. ustnie lub w drodze elektronicznej. W takiej sytuacji pracodawca, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, musi jednak potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące powyższych warunków umowy o pracę. Jeżeli potwierdzenia takiego zamierza dokonać w drodze elektronicznej, musi posługiwać się podpisem elektronicznym. Pracodawcy, który nie potwierdzi na piśmie warunków umowy o pracę, grozi kara grzywny. Podstawa prawna: art.29 1 i 2, 281 pkt. 2 Kodeksu pracy; art. 61, 78 Kodeksu cywilnego; wyrok SN z 6 października 1976 r., I PRN 66/76; wyrok SN z 20 września 1977 r., I PR 67/77; wyrok SN w wyr. z 8 października 1987 r., I PRN 47/87; uchwała SN z 11 maja 1976 r., I PZP 18/76; uchwała SN z 30 maja 1979 r., I PZP 11/79; Czy można rozwiązać umowę o pracę przez Intranet? Zarówno pracownik jak i pracodawca, który chce rozwiązać umowę o pracę, powinien uczynić to na piśmie. W przeciwnym razie rozwiązanie umowy o pracę będzie wadliwe. Pomimo swojej wadliwości, oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy bez zachowania formy pisemnej jest skuteczne. Prowadzi zatem do ustania stosunku pracy po upływie okresu wypowiedzenia lub, w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, w dniu złożenia drugiej stronie stosownego oświadczenia. W razie braku formy pisemnej oświadczenia pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę pracownik będzie mógł żądać w sądzie przywrócenia do pracy lub odszkodowania. Sąd Najwyższy potwierdził, że zgodnie z prawem postąpił pracodawca, który najpierw zawiadomił swą pracownicę o rozwiązaniu umowy o pracę e mailem, a następnie doręczył jej identyczne oświadczenie w formie pisemnej tradycyjną przesyłką pocztową. Sąd stwierdził, że pracodawca nie naruszył w ten sposób przepisów o pisemnej formie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę, tym bardziej, że system przesyłania wiadomości służbowych pocztą elektroniczną u tego pracodawcy był bardzo popularny i korzystali z niego wszyscy zatrudnieni, łącznie ze zwolnioną pracownicą. Podstawa prawna i orzecznictwo: art. 30 3, art Kodeksu pracy; art. 61, 78 Kodeksu cywilnego; wyrok SN z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06; wyrok SN z 24 marca 1999 r., I PKN 631/98; uchwala SN z 2 października 2002 r., III PZP 17/02; Czy pracownik może akceptować wewnętrzne regulaminy przez firmowy Intranet? Jeśli tak, to które? I czy taka akceptacja jest wystarczająca w kontekście ewentualnego ich egzekwowania? Dla niektórych oświadczeń pracownika o zapoznaniu się z treścią wewnętrznych regulaminów przepisy przewidują obowiązkową formę pisemną. Forma ta jest zastrzeżona dla celów dowodowych. Tak jest na przykład w przypadku potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy. W przypadku innych regulaminów forma pisemna potwierdzenia zapoznania się z ich treścią nie jest wymagana, jednak dla celów dowodowych warto ją stosować. Dzięki niej pracownik nie będzie mógł uchylać się od przestrzegania regulaminu, twierdząc, na przykład, że nie zapoznał się z jego treścią. Aby móc powszechnie wykorzystywać Intranet do akceptacji regulaminów i dokumentów (nie wymagających formy pisemnej) organizacje coraz częściej stosują praktykę, w której zasady takich akceptacji wyznaczone są w Regulaminie Pracy i/lub Regulaminie Wykorzystywania Komentarz Praktyka
16 16 Intranetu. Takie działanie powoduje, że pracownik konsekwentnie będzie uznawał Intranet jako formę akceptacji pozostałych regulaminów i dokumentów oraz zobowiązuje się do ich stosowania. Należy podkreślić, że istotne w tym zakresie jest poprawne stworzenie i wdrożenie takiego generalnego regulaminu. Czy wnioski o zmianę wynagrodzenia lub stanowiska można składać i akceptować przez firmowy Intranet? Pracodawca i pracownik mogą negocjować warunki pracy i płacy przez firmowy Intranet (np. za pomocą e maila lub poprzez złożenie stosownego wniosku elektronicznego). Jeżeli dojdą do porozumienia, można uznać, że zawarli porozumienie zmieniające te warunki. Niemniej jednak, przepisy prawa pracy wymagają potwierdzenia tego faktu na piśmie, choć zastrzeżenie innej (niż pisemna) formy nie pozbawia skuteczności uzgodnionych warunków pracy i płacy. Warto również pamiętać, że zmiana umowy o pracę odbywa się niekiedy w drodze tzw. wypowiedzenia zmieniającego (tj. wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy dokonanego jednostronnie przez pracodawcę). Dla skuteczności takiego wypowiedzenia przez pracodawcę kodeks pracy zastrzega formę pisemną. Podstawa prawna: art Kodeksu pracy; art. 76 Kodeksu cywilnego; wyrok SN z 5 września 1997 r., I PKN 250/97; wyrok SN z 20 września 2005 r., III PK 83/05 Czy wniosek o delegację, rozliczenie delegacji i zaliczki na jej poczet mogą być realizowane przez Intranet? Można korzystać z Intranetu przy rozliczaniu delegacji i zaliczek oraz do składania wniosków w tym zakresie. Przepisy nie wymagają bowiem w tym przypadku formy pisemnej. Rozliczając koszty podróży służbowej pracownik musi jednak przedstawić pracodawcy dokumenty (np. rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Forma pisemna jest natomiast wymagana, jeżeli uzyskanie dokumentacji potwierdzającej koszty podróży służbowej było niemożliwe. W takiej sytuacji pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach oraz przyczynach braku stosownej dokumentacji. Komentarz Praktyka Intranetowe systemy do obsługi delegacji, podobnie jak większość aplikacji intranetowych, podlegają ciągłemu rozwojowi. Do niedawna pełniły rolę systemu do wnioskowania o zgodę na podróż służbową z funkcją informowania pozostałych pracowników o swojej nieobecności. Dzisiaj, w ślad za szybkim rozwojem aplikacji intranetowych, do tego typu rozwiązań masowo dołączane są funkcje rozliczania zaliczek delegacyjnych. Dzięki temu ów proces funkcjonuje w Intranetach w sposób kompletny. Kolejnym krokiem w rozwoju aplikacji do zarządzania delegacjami będzie poszukiwanie wartości dodanych wynikających ze zautomatyzowania tego procesu. Wyrazi się to m.in. poprzez połączenie modułu delegacji z systemami rezerwacyjnymi i transakcyjnymi np. hoteli czy środków transportu. Już dzisiaj wiele wdrożonych modułów do obsługi delegacji prezentuje w Intranetach (na razie statycznie) rozkłady jazdy, adresy hoteli czy umożliwia dostęp do informacji o warunkach ubezpieczeń w podróży. Czy w Intranecie można złożyć wniosek o udzielenie dnia / czasu wolnego za godziny nadliczbowe? Jeśli tak, to jakie warunki muszą być spełnione? Zgodnie z przepisami, wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w nadgodzinach powinien być złożony w formie pisemnej. W celu złożenia takiego wniosku pracownik powinien posłużyć się podpisem elektronicznym lub własnoręcznie taki wniosek podpisać.
17 17 Czy pracownik może składać wniosek o urlop wypoczynkowy przez Intranet i w taki sam sposób otrzymać jego akceptację lub odrzucenie? Czy w takim wypadku potrzebny jest podpis elektroniczny? Czy dotyczy to wszystkich typów urlopów i wolnych dni pracownika? Przepisy nie przewidują szczególnej formy dla wniosku pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego, stąd nie ma przeszkód, aby wprowadzić system składania i akceptowania/odrzucania wniosków przez Intranet. Podpis elektroniczny w takim przypadku nie jest konieczny. Powyższa zasada nie ma jednak zastosowania do wszystkich typów urlopów. Przepisy zastrzegają, na przykład, obowiązkową formę pisemną dla wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego lub ojcowskiego. Pomimo wspomnianych wyjątków proces wnioskowania i akceptacji urlopu jest jednym z najczęściej automatyzowanych usprawnień w Intranetach. Z naszych obserwacji wynika, że obok samego procesu wnioskowania, funkcją najczęściej wykorzystywaną jest wielokrotne sprawdzanie przez pracownika liczby dni urlopu pozostałych do wykorzystania. Automatyzacja tego procesu znacząco odciążyła działy HR, które do tej pory zobowiązane były do udzielania odpowiedzi na pojedyncze zapytania pracowników. Z punktu widzenia pracodawcy atrakcyjna okazuje się możliwość planowania urlopów w Intranecie (Plany Urlopowe), gdzie w zbiorczym kalendarzu zainteresowane osoby mają całościowy przegląd zaplanowanych urlopów. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku udzielania zgody na urlop przez przełożonego. Wniosek składany w formie pisemnej nie dawał przełożonemu praktycznie żadnych możliwości odniesienia otrzymanego wniosku do stanu już udzielonych urlopów w jego jednostce. Komentarz Praktyka Elektronicznie złożony i zaakceptowany wniosek urlopowy zyskał jeszcze jedną wartość. Można go w prosty sposób zaprezentować we wspomnianym już module Kalendarz Nieobecności. W tym momencie warto przytoczyć interesujące zjawisko dotyczące intranetowego wniosku urlopowego. Pomimo, iż przepisy prawne wyraźnie zezwalają na wnioskowanie, akceptację i przechowywanie podania o urlop w Intranecie (tj. elektroniczne zaakceptowanie wniosku) działy HR, średnio w co piątym w Polsce wdrożonym Intranecie, drukują zaakceptowany elektroniczny wniosek, a w niektórych przypadkach również kompletują podpisy post factum. Porównując z rokiem 2005, gdzie praktyka ta dotyczyła w ponad 70 ciu procentach wdrożeń modułu urlopowego, możemy powiedzieć, że rośnie świadomość wykorzystania Intranetu w działach HR. Z drugiej strony, potwierdza się zachowawczy charakter działów HR, wynikający z nieczytelności i niespójności przepisów, co uzasadnia funkcjonowanie wersji papierowych. W tym kontekście optymistyczne wydają się działania ustawodawcy zmierzające do poszerzania palety procesów, które mogą działać bez użycia papieru. Czy poinformowanie pracownika za pomocą Intranetu i / lub poczty elektronicznej o ważnych, z punktu widzenia pracodawcy, sprawach np. o zadaniach do wykonania, czy o dniu wolnym można uznać za skuteczne? Przepisy nie przewidują szczególnej formy dla poleceń służbowych i innych zawiadomień, w związku z czym ich dokonywanie przez Intranet lub przy użyciu poczty elektronicznej jest dozwolone. Oświadczenie w formie elektronicznej uważa się za skutecznie złożone adresatowi w chwili, w której zostaje ono wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej (np. do Intranetu) w taki sposób, że adresat oświadczenia może się z nim zapoznać. Które wnioski pracownik może składać przez Intranet, a których nie może? Pracownik może złożyć w drodze elektronicznej każdy wniosek, dla którego przepisy nie wymagają formy pisemnej. Forma pisemna jest, na przykład, zastrzeżona dla wniosku o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy składanego przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego, wniosku o ustalenie indywidualnego czasu pracy, wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy, wniosku pracownika ojca o udzielenie niewykorzystanej części urlopu macierzyńskiego. Stąd też, tego typu wnioski powinny być opatrzone albo podpisem elektronicznym albo własnoręcznym podpisem pracownika. Czy pracownik może pobrać z Intranetu (lub otrzymać e mailem) PIT 11 lub pasek wynagrodzenia / RMUA? Czy to jest skuteczne doręczenie? Od 2009 roku pracodawcy są zobowiązani do przekazywania druków ZUS RMUA do ZUS u drogą elektroniczną, przy czym dokument ten musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Pracodawca może przekazać informacje zawarte
18 18 w druku ZUS RMUA ( pasku wynagrodzenia ) pracownikowi drogą elektroniczną, po uzyskaniu jego zgody w tym względzie. Dokument wysłany w ten sposób będzie uważany za skutecznie doręczony w chwili wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej (np. poprzez wysłanie go e mailem do pracownika), w taki sposób, żeby pracownik mógł się z nim zapoznać. Przepisy umożliwiają pracodawcom składanie deklaracji podatkowej PIT 11 do urzędu skarbowego drogą elektroniczną. Nie ma natomiast wyraźnych zasad dotyczących doręczania PIT 11 pracownikom. Stąd też, rozsądnym rozwiązaniem będzie przesłanie pracownikowi deklaracji w tradycyjnej formie papierowej (np. za pośrednictwem poczty za potwierdzeniem odbioru), dzięki czemu skuteczne doręczenie dokumentu nie będzie budziło żadnych wątpliwości. Nie ma oczywiście przeszkód, aby pracodawca wysłał równolegle deklarację w formie elektronicznej, w celach informacyjnych. Komentarz Praktyka Pytania, które zadali nam przedstawiciele firm i organizacji przy wdrożeniach oraz utrzymaniu ich Intranetów wskazują jednoznacznie, że wykorzystywanie Intranetu do obsługi kadrowej i usprawniania zarządzania jest dla nich bardzo ważne. Przez ostatnie lata istotnie wzrosła świadomość wykorzystywania Intranetu w działach HR, zaś organizacje poszukują coraz to nowych form osiągania wartości dodanej z tego tytułu. Ekspertyzy prawników, zawarte w odpowiedziach na postawione pytania, pokazują bardzo duże możliwości stosowania Intranetu w kontekście prawa pracy i funkcjonowania pracownika w organizacji. Zwracają jednak uwagę na szereg niespójności i nierównomiernego stosowania przepisów prawa w aspekcie Intranetu. Niewątpliwym powodem takiego stanu rzeczy jest brak kompleksowych rozwiązań prawnych zorientowanych na tę dziedzinę. Widząc jednak zainteresowanie organów ustawodawczych (wyrażane deklaracjami uchwalenia szeregu ustaw ułatwiających prowadzenie działalności gospodarczej) należy spodziewać się, że przepisy w tym zakresie będą w przyszłości ewoluować. Z naszych obserwacji wynika, że w palecie wielu rozwiązań oraz możliwości Intranetów, funkcje i moduły zorientowane na kadrową obsługę czy też samoobsługę pracowniczą zajmują około 30 40% wdrażanych funkcji w Intranetach. Coraz częściej też Managerami/Zarządcami Intranetu stają się szefowie działów HR, którzy obok szefów IT i szefów Komunikacji Wewnętrznej, stanowią trzecią co do wielkości grupę odpowiedzialną całościowo za Intranet. Nie można zbagatelizować tego zjawiska, które bezpośrednio skorelowane jest ze wzrastającymi wymaganiami stawianymi przed działami HR i angażowaniem ich w procesy usprawniania organizacji (w tym osiągania przewagi rynkowej).
20 21 Własność intelektualna w Intranecie