Source: http://bip.bialystok.rio.gov.pl/index.php?r=331&s=380&v=362
Timestamp: 2020-04-08 18:04:22
Legal References Found: art. 1
 art. 5
 art. 20
 art. 24
 art. 148
 art. 29
 art. 36
 art. 35
 art. 28
 art. 31
 art. 34
 art. 3
 art. 34
 art. 31
 art. 341
 art. 341
 art. 13
 art. 60
 art. 44
 art. 28
 art. 36

Document Content:
Data utworzenia: 2006-12-27 03:04
Data modyfikacji: 2006-12-27 03:04
Data publikacji: 2006-12-27 03:04
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Miasta Zambrów<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />
przeprowadzona w Urzędzie Miasta w Zambrowie
Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7 listopada 2006 roku (znak: RIO.IV.6011 - 7/06), o treści jak niżej:
W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Zambrów za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Zambrów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
Badając realizację obowiązków w zakresie kontroli podległych jednostek organizacyjnych stwierdzono naruszenie procedur zawartych w zarządzeniu nr 24 Burmistrza Miasta z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie zasad i trybu planowania i przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych. W 2005 r. Skarbnik Miasta przeprowadziła kontrole w dwóch podległych jednostkach bez wymaganego w formie pisemnej upoważnienia Burmistrza do ich przeprowadzenia, ponadto nie stwierdzono udokumentowania dotyczącego planowania i ewidencji kontroli – str. 7, 8 protokołu kontroli.
Analizując pisemne procedury wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Miasta stwierdzono, iż w § 9 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych została dopuszczona możliwość dokumentowania niektórych zakupów poprzez pisemne oświadczenie pracownika jednostki dokonującego zakupu, bez przywołania jednakże zasady wynikającej z art. 20 ust. 3 pkt 3 i ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), że dowody zastępcze mogą być podstawą zapisów do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (w praktyce dowodów zastępczych nie stosowano, ponieważ nie zachodziła taka potrzeba) – str. 10, 11 protokołu kontroli. Zastosowanie wskazanej procedury w praktyce może doprowadzić do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych niespełniających wymogów ustawy o rachunkowości, ponieważ dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów zastępczych nie może dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.
Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała natomiast, że w zakładowym planie kont nie określono zasad funkcjonowania konta 130 – „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” w sposób uwzględniających fakt, iż dochody i wydatki jednostki budżetowej – Urzędu Miasta realizowane są przy pomocy rachunku budżetu – str. 12 protokołu kontroli.
W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w oparciu o zasady określone w ustawie o rachunkowości i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.; powtórzone w omawianym zakresie w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 142, poz.1020)), stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że:
- nie księgowano na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” odsetek od należności przypisanych na tym koncie; wg stanu na 31.12.2005 r. odsetki od nieterminowo uiszczanych należności podatkowych wynosiły 562.035,90 zł. Obowiązek naliczania na koniec każdego kwartału odsetek za zwłokę w zapłacie ustanawiał w okresie kontrolowanym (jak i obecnie) przepis § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… (wskazać dodatkowo należy, że na dzień bilansowy, w celu urealnienia przychodów finansowych i wyniku finansowego, wartość niezapłaconych odsetek księguje się na stronie Ma konta 290 w korespondencji ze stroną Wn konta 750). W konsekwencji zaniechania przypisywania należności z tytułu odsetek o wskazaną wielkość zaniżono dane w sprawozdawczości – str. 26 protokołu kontroli;
- niektóre operacje zarachowane w ewidencji budżetu zbędnie powtarzano w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej – str. 27 protokołu kontroli. Opis funkcjonowania kont zawarty w rozporządzeniu Ministra Finansów nie daje podstawy do powielania w księgach jednostki budżetowej wszystkich obrotów na rachunku budżetu, za pomocą którego prowadzona jest gospodarka finansowa jednostki;
- numery, którymi oznaczano dowody księgowe nie były uwidoczniane w zapisach ksiąg rachunkowych w sposób umożliwiający wzajemną ich identyfikację, tak jak jest to wymagane w art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy – str. 14 protokołu kontroli.
Ponadto, badając gospodarkę pieniężną i rozrachunki stwierdzono przypadek kilkumiesięcznego zapożyczenia na rachunek budżetu kwoty 170.000 zł ze środków gromadzonych na rachunku pomocniczym Urzędu – konto 139 „Inne Rachunki bankowe” (środki gromadzone na tym rachunku pochodziły przede wszystkim z wpłat zabezpieczeń należytego wykonania umów w sprawie zamówień publicznych). Zapożyczenie, dokonane według wyjaśnienia Skarbnika w celu zapewnienia terminowego regulowania bieżących płatności budżetu, było nieuprawnione w świetle przepisów poprzedniej ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, jak i obecnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) – wskazujących rodzaje środków publicznych oraz określających zasady ich gromadzenia i rozdysponowania przez jednostki sektora finansów publicznych. Należy też wskazać na obowiązki wynikające z art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163) w zakresie przechowywania i zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w pieniądzu. Dodatkowo, rozrachunki ze wskazanego tytułu prowadzono za pośrednictwem konta 260 – „Zobowiązania finansowe”, podczas gdy operacje polegające na opisywanym przepływie środków pieniężnych między rachunkami bankowymi jednostki samorządu terytorialnego nie mogą być zaliczone do kategorii zobowiązań finansowych (art. 3 ust. 1 pkt 27 ustawy o rachunkowości) – str. 22 protokołu kontroli.
Kontrola zagadnień związanych z projektowaniem i wykonywaniem budżetu wykazała, że plany finansowe zakładu budżetowego - Pływalni Miejskiej „Delfin” konstruowane były z naruszeniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych. Planowane bowiem środki z przychodów zakładu nie w pełni zabezpieczały pokrycie wydatków planowanych na dany rok wraz z zobowiązaniami z lat ubiegłych. Prowadziło to do naruszenia zasady określonej w art. 29 ust. 6 ustawy o finansach publicznych, iż jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do wysokości wynikającej z planu wydatków jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia oraz o obligatoryjne wpłaty płatnika (obecnie obowiązująca ustawa z 30 czerwca 2005 r. stanowi w art. 36 ust. 1, że jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich). W wyniku przyjmowanych do planu zakładu wielkości przychodów i wydatków zakładano ujemny wynik na koniec roku (np. na koniec 2005 r. w wysokości 94.660 zł). Brak środków na pokrycie bieżących wydatków i zobowiązań z lat poprzednich skutkował powstaniem zobowiązań wymagalnych, które na koniec 2005 r., według sprawozdania Rb-Z, wyniosły 26.686,59 zł (przy stanie należności w kwocie 6.100,67 zł). Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 35 ust. 3 pkt 3 obowiązującej ustawy o finansach publicznych (poprzednio art. 28 ust. 3 pkt 3), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Drugi z podległych miastu zakładów budżetowych, tj. Zarząd Mienia Komunalnego, w sprawozdaniu Rb-Z za 2005 r. wykazał zobowiązania wymagalne na sumę 374.116,73 zł, przy czym zakład ma trudności w egzekwowaniu należności od lokatorów mieszkaniowego zasobu gminy, którego jest administratorem. Według sprawozdania Rb-N na koniec 2005 r. należności wymagalne tego zakładu budżetowego wyniosły sumę 538.635,02 zł. Opisana sytuacja wskazuje na konieczność podjęcia działań, przewidzianych prawem, zmierzających do poprawy płynności finansowej ZMK, gdyż nieterminowe regulowanie zobowiązań może być przyczyną strat w postaci odsetek za zwłokę - str. 22, 23 protokołu kontroli.
Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania mieniem i jego ewidencji wykazała nieprawidłowości polegające na tym, że:
- zarachowano w 2005 r. w księgach rachunkowych zwiększenie udziałów w spółce z o.o. Zarząd Nieruchomościami w Zambrowie na sumę 7.456.965,30 zł, stanowiącą wartość ewidencyjną przekazywanych składników (wg kont: 011, 071 i 080), zamiast na sumę 7.456.500,00 zł ustaloną w akcie notarialnym, powodując zawyżenie na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” wartości udziałów w tej spółce o 465,30 zł – str. 75 protokołu kontroli,
- numery inwentarzowe, którymi oznaczono poszczególne składniki rzeczowe nie we wszystkich przypadkach zgodne były z ewidencją, co powodowane było przemieszczaniem składników między polami spisowymi bez jednoczesnej zmiany ich numerów inwentarzowych celem dostosowania do zasad oznaczania przyjętych w kontrolowanej jednostce. Numery inwentarzowe stanowią element ułatwiający identyfikację poszczególnych składników oraz właściwe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury – str. 75 protokołu kontroli.
W obszarze zagadnień opisanych na str. 79 – 83 protokołu kontroli, dotyczących jednostek organizacyjnych miasta, stwierdzono, że w Szkoła Podstawowa Nr 4 zatrudnia działacza związkowego, który od kilku kadencji piastuje funkcję Prezesa Zarządu Oddziału Związku Nauczycielstwa Polskiego w Zambrowie (struktury związkowej usytuowanej poza zakładem pracy pracownika). Na podstawie kolejnych wniosków składanych przez Zarząd Oddziału ZNP osoba ta jest zwalniana przez zakład pracy – wskazaną Szkołę – z obowiązku świadczenia pracy (w pełnym wymiarze czasu pracy) z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W świetle zebranych w trakcie kontroli informacji i dokumentów (załączniki nr 2 – 12 do protokołu kontroli) należy stwierdzić, iż przedkładane przez organizację związkową wnioski, zawierające niekonsekwentne stwierdzenia, nie były poddawane należytej analizie, w wyniku czego nie stosowano we właściwy sposób regulacji wynikających z ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.), w tym dotyczących ponoszenia kosztów związanych z zatrudnianiem pracownika zwolnionego ze świadczenia pracy w związku z pełnieniem kadencji w zarządzie organizacji związkowej, reprezentującego członków Związku Nauczycielstwa Polskiego z szeregu zakładów pracy (placówek oświatowych), w tym niepodlegających kontrolowanej jednostce samorządu terytorialnego.
Zgodnie z przepisami art. 31 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o związkach zawodowych, prawo do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej przysługuje częściowo jednemu pracownikowi w miesięcznym wymiarze godzin równym liczbie członków zatrudnionych w zakładzie pracy, gdy ich liczba jest mniejsza od 150, lub w całości jednemu pracownikowi, gdy związek liczy od 150 do 500 członków zatrudnionych w zakładzie pracy. W świetle tych przepisów, przyjęcie, jak to wynika z wniosków ZNP, że osoba pełni kadencję w zakładowej organizacji związkowej oznaczałoby częściowe zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, gdyż organizacja związkowa w zakładzie pracy – Szkole Podstawowej Nr 4 liczyła w 2004 i 2005 roku 22 członków, zaś w 2006 roku zakładowa organizacja związkowa zrzesza 17 osób. Natomiast Oddział ZNP w Zambrowie zrzesza łącznie ponad 200 pracowników (np. według pisma Prezesa Zarządu Oddziału skierowanego do Dyrektora Szkoły, na koniec II kwartału 2006 r. Oddział ten skupiał 211 członków). Taka liczba członków związku stanowi podstawę do całkowitego zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, jednakże w oparciu o przepisy art. 34 ustawy o związkach zawodowych dotyczących międzyzakładowej organizacji związkowej, tj. takiej, która zakresem swego działania obejmuje co najmniej dwóch pracodawców w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy (ust. 2 wskazanego art. 34 ustawy stanowi, że przy ustalaniu liczby członków oraz prawa do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, o którym mowa w art. 31 ust. 1, uwzględnia się liczbę członków międzyzakładowej organizacji związkowej zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych działaniem tej organizacji). W takim przypadku, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 341 ustawy, pracodawcy objęci działaniem międzyzakładowej organizacji związkowej ponoszą koszty, w tym koszty wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne, związane z zatrudnianiem pracownika zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie międzyzakładowej organizacji związkowej, odpowiednio do udziału liczby członków tej organizacji zatrudnionych u danego pracodawcy w łącznej liczbie członków tej organizacji zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych działaniem tej organizacji - w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Zarząd międzyzakładowej organizacji związkowej, w określonym terminie, winien przedstawiać pracodawcy, który zwolni pracownika z obowiązku świadczenia pracy, informacje o liczbie członków tej organizacji zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych działaniem tej organizacji oraz u każdego z tych pracodawców - w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na ostatni dzień miesiąca. Sposób i tryb ponoszenia kosztów, o których mowa, określa pracodawca, który zwolni pracownika z obowiązku świadczenia pracy.
Z okazanej kontrolującemu dokumentacji wynika że informacje takie nie były przedkładane. Okazano jedynie pismo z 23.03.2004 r., skierowane przez Prezesa Zarządu Oddziału do Dyrektora Szkoły, informujące że w dniu 1 marca 2004 r. Oddział liczył 223 czynnych członków, w tym: Miasto Zambrów 101 członków, Gmina Zambrów 64 członków, Gmina Szumowo 29 członków, Gmina Rutki 13 członków, Gmina Kołaki Kościelne 16 członków. W tym stanie, zakłady pracy (jednostki oświatowe) podległe kontrolowanej jednostce samorządu terytorialnego zrzeszały 45,29% członków Oddziału ZNP w Zambrowie. W latach 2003-2005 i w 2006 r. (do 31 sierpnia) wynagrodzenia działacza związkowego, wypłacone w całości w ciężar planu finansowego Szkoły Podstawowej Nr 4 w Zambrowie, a tym samym budżetu miasta, wyniosły łącznie 218.345 zł brutto. Biorąc za podstawę dane wynikające ze wskazanej (niekompletnej) informacji, w oparciu o postanowienia art. 341 ustawy, wyliczono, że udział w kosztach wynagrodzenia jednostek organizacyjnych niepodlegających miastu Zambrów powinien wynieść w tym okresie ok. 119.457 zł – str. 79-83 protokołu kontroli. Wskazana wielkość obrazuje kwoty wydatków, które nie powinny być realizowane z budżetu miasta (przez podległe jej jednostki oświatowe), lecz z budżetów innych jednostek samorządu terytorialnego.
W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji jest, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), Burmistrz Miasta. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następującego ustalenia.
Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły postępowania egzekucyjnego w administracji. Nie prowadzono działań zmierzających do likwidacji zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Jak wskazuje opis na stronach 40 i 41 protokołu kontroli, w stosunku do wymienionych tam podatników, nie prowadzono pełnych i systematycznych działań zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych. Stanowiące naruszenie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz.1541) zaniechanie, dotyczyło kwoty 91.216 złotych nie objętych, w kontrolowanym okresie, tytułami wykonawczymi.
Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał rady miasta, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy; zakresy czynności niektórych pracowników Urzędu Miasta przywołano w protokole kontroli). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu – zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych (poprzednio art. 28a).
1. Przestrzeganie wewnętrznych procedur określających zasady planowania, wszczynania i ewidencji kontroli podległych jednostek organizacyjnych.
2. Dokonanie stosownych zmian w przepisach wewnętrznych, w zakresie dotyczącym:
a) możliwości stosowania dowodów zastępczych, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z ustawy o rachunkowości;
b) ustalenia zasad własnych funkcjonowania konta 130 – „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, uwzględniających fakt, że dochody i wydatki Urzędu Miasta realizowane są przy pomocy rachunku budżetu.
3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, w szczególności przez:
a) ujmowanie w księgach rachunkowych (i uwidacznianie w sprawozdawczości) odsetek za zwłokę w zapłacie należności, stosownie do § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…;
b) właściwe, tj. pozwalające na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, dokumentowanie zapisów księgowych.
4. Zaniechanie finansowania wydatków budżetowych ze środków gromadzonych na rachunku pomocniczym Urzędu (ewidencjonowanych na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”), niestanowiących środków publicznych.
5. Spowodowanie, aby plany finansowe podległych zakładów budżetowych konstruowane były w sposób zabezpieczający pokrycie wydatków planowanych na dany rok wraz z zobowiązaniami z lat ubiegłych – zgodnie z zasadą określoną w art. 36 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
6. Doprowadzenie w zakresie ewidencji i ochrony zasobów majątkowych do:
a) dokonania stosownej korekty zapisów w księgach rachunkowych w celu urealnienia wartości udziałów w spółce z o.o. – Zarząd Nieruchomościami w Zambrowie;
b) przestrzegania przyjętych w Urzędzie Miasta zasad oznaczania rzeczowych składników majątkowych numerami inwentarzowymi.
7. Spowodowanie, w ramach nadzoru nad podległą jednostką budżetową – Szkołą Podstawową Nr 4 w Zambrowie – zebrania wszystkich informacji, wymaganych przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia, w celu zgodnego z prawem ponoszenia kosztów związanych z zatrudnianiem w tej Szkole pracownika zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy na okres bieżącej kadencji w zarządzie międzyzakładowej organizacji związkowej. Podjęcie działań w celu ustalenia i rozliczenia kosztów zatrudniania poniesionych w poprzednich okresach działalności związkowej pracownika – odpowiednio do ilości członków organizacji związkowej zatrudnionych u poszczególnych pracodawców objętych jej działaniem, podległych innym jednostkom samorządu terytorialnego.
8. Prowadzenie kompletnych i terminowych działań w zakresie windykacji należności podatkowych w myśl obowiązujących przepisów, wskazanych w części opisowej niniejszego wystąpienia.
Odsłon dokumentu: 116581615
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116581615 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |