Source: https://www.cedoz.pl/baza-wiedzy/rachunkowosc-i-podatki/482-delegacje-zagraniczne-i-ich-rozliczanie
Timestamp: 2020-01-20 20:21:00
Legal References Found: art. 34
 art. 16
 art. 23
 art. 15
 art. 11
 art. 30

Document Content:
Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczony jest przy podróży odbywanej środkami komunikacji:
Z tytułu podróży zagranicznej, pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Wysokości diet w poszczególnych krajach jest określona w Rozporządzeniu MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167). Jednak w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.
Wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż i ustalona jest w przywołanym rozporządzeniu.
za niepełną dobę: 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety;
za niepełną dobę: powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi, który za granicą otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety. W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Natomiast nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu okularów.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Jednak na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która dla celów podatkowych nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia
6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874, z późn. zm.3).
Stawka za 1 km przebiegu została uregulowana w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i wynosi:
- samochód osobowy o poj. skokowej do 900 cm³ - 0,5214 zł
- samochód osobowy o poj. skokowej powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł
- motocykl - 0,2302 zł
- motorower - 0,1382 zł
Do rozliczenia kosztów delegacji pracownik musi przedłożyć ewidencję przebiegu pojazdu, w której muszą znaleźć się co najmniej następujące dane:
- kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawka za jeden kilometr przebiegu,
- kwota wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawka za jeden kilometr przebiegu
W przeciwnym razie, koszty te, nie będą uznane za koszty uzyskania przychodu w myśl art. 16 ust. 5 updp oraz. art. 23 ust. 1 pkt 46 updof.)
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał
z noclegu.
W celu ustalenia kwoty złotówkowej zaliczki przysługującej pracownikowi z tytułu podróży służbowej należy stosować średni kurs określony dla danej waluty przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Kurs ten nie ma jednak zastosowania do wyceny kosztów podróży służbowej na potrzeby podatkowe i bilansowe.
Zarówno dla celów podatkowych jak i bilansowych koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (zob. art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof oraz art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości).
W praktyce przyjęło się, iż przy podróżach służbowych dniem poniesienia kosztów jest moment złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów tej podróży. Dlatego do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia należy załączyć dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki - nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Opracowanie: Jolanta Romanowicz (wykładowca na kursach księgowości organizowanych przez CEDOZ)