Source: https://www.przewodnikporodo.pl/artykul/wysylka-newslettera-a-rodo-najczestsze-bledy-jakie-popelniaja-marketerzy
Timestamp: 2020-01-18 04:25:05
Legal References Found: art. 10
 art. 4
 art. 7
 art. 7
 art. 7
 art. 7

Document Content:
Wysyłka newslettera a RODO – najczęstsze błędy, jakie popełniają marketerzy -
Regularna wysyłka newsletterów – to jedno z najbardziej efektywnych narzędzi do prowadzania e-mail marketingu.
Dzięki zapisom na newsletter przedsiębiorca może zbudować wartościową bazę mailingową. Osoba, która zapisuje się na newsletter, zazwyczaj jest zainteresowana ofertą danego przedsiębiorcy, a w tej sytuacji będzie gotowa czytać treści, które zostają jej wysłane w ramach newslettera.
Taka sytuacja jest idealna z punktu widzenia marketerów, którzy dzięki zapisom na newsletter mogą pozyskać dane osób, które rzeczywiście chcą skorzystać z proponowanej im oferty.
Efektywność takiego mailingu jest potencjalnie dużo wyższa niż nawet najlepiej „stargetowane” reklamy w mediach społecznościowych, gdyż e-mail z ofertą trafia zazwyczaj do osoby, która już zna danego przedsiębiorcę, gdyż korzystała z jego usług, odwiedziła jego stronę internetową lub czytała artykuły na jego blogu.
Co więcej, taka osoba zazwyczaj też już wie, że może mieć potrzebę skorzystania z oferty danego przedsiębiorcy, dlatego chciałaby na bieżąco dostawać informacje han­dlowe od tej konkretnej firmy.
Obecnie duża część firm w swoich strategiach marke­tingowych wykorzystuje newslettery. Ze względu na ilość reklam, czasem wręcz spamu zalewającego skrzynki mailowe, potencjalni klienci niechętnie zapisują się na newsletter, chyba że rzeczywiście widzą potrzebę skorzystania z usług lub dokonania zakupów u wybranego przedsiębiorcy, ewentualnie treści, jakie znajdują się na blogu, stronie czy też w newsletterze są dla tej osoby na tyle interesujące, że jest ona gotowa zapisać się na newsletter.
Budowanie bazy mailowej jest pracochłonnym zajęciem i często wymaga dużego zaangażowania samego przedsiębiorcy lub zatrudnienia zdolnego copywritera.
Mając zatem na uwadze, jak dużo czasu i/lub pieniędzy trzeba zainwestować w budowanie wartościowej bazy mailingowej, przedsiębiorcy powinni zadbać o to, żeby tworzona przez nich lista mailingowa było zgodna z wymogami RODO i innych ustaw. Tylko w takim przypadku będą w stanie w pełni wykorzystać marketingowy potencjał stworzonej przez siebie bazy mailowej.
Warto zatem pamiętać o tym, aby tworząc listę mailingową, zadbać o pozyskiwanie adresów mailowych zgodnie z wymogami RODO i innych ustaw.
Poniżej przedstawiono listę najbardziej typowych błędów, jakie pojawią się na gruncie prawnym przy tworzeniu bazy mailingowej.
Błąd nr 1. Źle sformułowana klauzula zgody
W celu prowadzenia mailingu na podstawie adresu uzys­kanego w wyniku zapisu na newsletter konieczne jest – zgodnie z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną – uzyskanie zgody na przesyłanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.
Dodatkowo w art. 4 tej ustawy wskazano, że jeżeli ustawa wymaga uzyskania zgody usługobiorcy, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.
W tej sytuacji do uzyskania zgody na wysyłkę newslettera konieczne jest stosowanie zasad zbierania zgód wynikających z RODO.
Formułując klauzulę zgody do checkboxa służącego do zapisu na newsletter, należy pamiętać, że zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie oraz musi być sformułowane jasnym i prostym językiem.
W prawidłowo sformułowanej klauzuli zgody powinno się używać prostego języka i unikać skomplikowanych prawniczych sformułowań.
Klient powinien dostać prosty komunikat, że zaznaczając odpowiedni checkbox, zgadza się na otrzymywanie na podany przez siebie adres mailowy newslettera zawierającego informację handlową.
Na marginesie warto wskazać, że czasami użycie w check­boxie zbyt skomplikowanego języka może zniechęcać do zapisu na newsletter.
Błąd nr 2. Łączenie zgody na newsletter z akceptacją regulaminu
Błąd nr 3. Umieszczanie zgody w regulaminie
Dwa ww. błędy dotyczą naruszenia tych samych zasad. Zgodnie z art. 7 RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi być przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii.
Zgodnie z powyższym, jeżeli klient dokonuje zakupów w sklepie internetowym, a sprzedawca chciałby niejako „przy okazji” uzyskać od niego zgodę na wysyłkę news­lettera, to musi zadbać o to, żeby każda kwestia była ujęta w osobnym checkboxie: tzn. jeden dotyczy akceptacji regulaminu, która jest konieczna do dokonania sprzedaży przez Internet, a dopiero zaznaczenie drugiego, osobnego checkboxa oznacza wyrażenie zgody przez klienta na otrzymywanie newslettera.
Całkowicie niedopuszczalne jest też „ukrywanie” zgody na marketing mailowy w regulaminie świadczenia usług, który klient musi zaakceptować, chcąc skorzystać z usług świadczonych drogą elektroniczną.
Niedopuszczalne są zatem zapisy w regulaminie stanowiące, że klient, akceptując regulamin, wyraża jednocześnie zgodę na otrzymywanie informacji handlowych. Tak wyrażona zgoda jest nieskuteczna.
Błąd nr 4. Automatyczne zaznaczanie checkboxów
Automatyczne zaznaczanie checkboxów to błąd, który na szczęście pojawia się już coraz rzadziej. Po wejściu w życie przepisów RODO zwiększyła się świadomość w tym zakresie. Zgodnie z art. 7 RODO administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.
Automatyczne zaznaczenie checkboxów nie spełnia tego wymogu RODO. Nie można bowiem wykazać, że osoba wyraziła świadomą zgodę w sytuacji, gdy checkboxy były zaznaczone automatycznie, a użytkownik, klikając kolejne kroki na ścieżce zakupowej, mógł nawet nie zauważyć, że zaznacza już okienko ze zgodą na wysyłkę newslettera.
Do prawidłowego wyrażenia zgody dojdzie tylko w przypadku, gdy użytkownik sam dobrowolnie kliknie checkboxa zgody na otrzymywanie oferty handlowej.
Błąd nr 5. Wymuszenie zaznaczenia checkboxa ze zgodą na wysyłkę newslettera
Na gruncie przepisów RODO niedopuszczalne jest także, aby osoba, której dane dotyczą, musiała wyrazić zgodę np. na marketing mailowy, żeby w ogóle skorzystać z usług administratora danych.
Zgodnie z art. 7 RODO, oceniając, czy zgodę wyrażono dobrowolnie, w jak największym stopniu uwzględnia się, czy m.in. od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, jeśli przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne do wykonania tej umowy.
Niedopuszczalne jest zatem, aby np. chcąc przejść do kolejnego kroku zakupowego w sklepie internetowym, klient musiał najpierw zaznaczyć zgodę na wysyłkę newslettera. Klient musi sam chcieć zaznaczyć okienko zgody albo mieć możliwość kontynuowania zakupów bez wyrażania zgody marketingowej.
Błąd nr 6. Brak opcji double opt-out
Metoda zbierania zgód na wysyłkę newslettera w modelu double opt-out polega na tym, że po wpisaniu w formularzu swojego adresu e-mail osoba, która go podała, dostanie na ten adres automatycznie wygenerowaną wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Dopiero po kliknięciu w link aktywacyjny jej adres e-mail znajdzie się na liś­cie mailingowej, a administrator danych uzyska potwierdzenie, że zgoda na marketing mailowy została wyrażona świadomie.
Zbieranie zapisów na newsletter w opcji single opt-in (czyli podanie adresu e-maila bez konieczności potwierdzenia zgody linkiem aktywującym) jest błędem, ponieważ administrator danych nie jest w stanie potwierdzić, że pozyskał adres osoby, która rzeczywiście wyraziła zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą mailową. Może się bowiem zdarzyć, że ktoś poda błędny adres e-mail lub nieistniejący, lub należący do innej osoby. Dzięki zastosowaniu opcji double opt-out administrator danych ma pewność, że uzyskał zgodę od uprawnionej osoby.
Błąd nr 7. Brak linku do wypisu z listy mailingowej
Zgodnie z art. 7 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.
Osoba, która dokonuje zapisu na newsletter poprzez klikniecie checkboxa ze zgodą, musi mieć możliwość równie łatwego wycofania tej zgody.
W praktyce przyjęło się, że taka możliwość zrezygnowania z dalszej subskrypcji jest udostępniana w treści newslettera w formie linku do wypisu z listy mailingowej. Kliknięcie w ten link powinno spowodować wypisanie z bazy
mailingowej adresu e-mail danej osoby.
Brak możliwości łatwej rezygnacji z subskrypcji newslettera jest błędem, bowiem to na administratorze danych ciąży obowiązek, by umożliwić osobie, od której pobiera zgodę, jej wycofanie.
Błąd nr 8. Dalsza wysyłka newslettera pomimo wycofania zgody
Obecnie dostępne narzędzia do wysyłki newslettera zazwyczaj chronią administratora danych przed błędem polegającym na dalszej wysyłce newslettera do osób, które zrezygnowały z subskrypcji. Adresy e-mail takich osób są usuwane z listy mailingowej, jeśli klikną one w link rezygnacji z dalszej subskrypcji.
Wybierając program do wysyłki newslettera, warto zwrócić uwagę na to, jaką funkcję oferuje użytkownikom, tak by były spełnione wymogi RODO.
Błąd nr 9. Brak stopki informacyjnej
Dobrą praktyką jest umieszczanie w stopce newslettera informacji o podmiocie, który prowadzi mailing.
W stopce powinny się znaleźć następujące informacje: nazwa, siedziba i adres firmy, numer wpisania do rejestru i oznaczenie sądu rejonowego, w którym przechowuje się dokumentację spółki, numer NIP i wysokość kapitału.
Natomiast w przypadku spółek prawa handlowego umieszczenie takich informacji jest wymogiem prawnym.
Budując swoją listę mailingową, warto zadbać o to, by pozyskiwanie adresów mailowych odbywało się zgodnie z przepisami prawa.
Unikanie wskazanych wyżej błędów pozwoli na utworzenie wartościowej bazy marketingowej, którą przedsiębiorca będzie mógł legalnie wykorzystywać do promocji swoich usług lub towarów.
Jednocześnie prowadzenie mailingu na podstawie prawidłowo pozyskanych zgód pozwoli na budowanie dobrych relacji z klientami, którzy nie będą mieli poczucia, że otrzymują kolejną niechcianą wiadomość.