Source: https://bip.um.opole.pl/?id=38195&amp;zwin=1
Timestamp: 2019-05-19 15:11:07
Legal References Found: art. 12
 art. 18
 art. 20
 art. 43
 art. 24
 art. 77
 art. 18
 art. 18
 art. 77
 art. 24
 art. 24

Document Content:
KWiA-I-1711.000015/2013
Opole, 21 sierpnia 2013 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 17/13 (uproszczonej)
16.04.-31.05.2013 r.
Weryfikacja wyników kontroli przeprowadzonej przez Wydział Budżetu
1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r, Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964, Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114 z późn. zm.).
4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 38 poz. 207; ost. zm.; Dz. U. z 2012 r. poz. 421).
6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20 poz.103).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
8. Załącznik nr 39 Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego.
Celem kontroli była weryfikacja wyników kontroli przeprowadzonej przez Wydział Budżetu w dniach 15-31 października 2012 r. oraz ewentualnego wystąpienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. Kontrola została zlecona przez Prezydenta Miasta Opola w dniu 12.04.2013 r. (akta kontroli Nr 13/17/I/3-5).
1. Zgodnie z art. 12 p-kt 2-3 ustawy o rachunkowości:
- księgi rachunkowe zamyka się, z zastrzeżeniem ust. 3, 3a, 3b i 3c:
1) na dzień kończący rok obrotowy,(…)
- można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku:
2. Zgodnie z art. 18 p-kt 2 ustawy o rachunkowości:
- co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
3. Zgodnie z art. 20 p-kt 1 i 4 ustawy o rachunkowości:
- do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
- w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
4. Zgodnie z art. 43 p-kt 2 ustawy o rachunkowości:
- zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.
5. Zgodnie z art. 24 p-kt 2 i 3 ustawy o rachunkowości:
- księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
- księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
6. Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości:
- kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
7. Zgodnie z paragrafem 9 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej:
- kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
- kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
8. Zgodnie z paragrafem 17-18, 20 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont:
- na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki (…) sporządzają sprawozdanie finansowe składające się z:
- rokiem obrotowym jest rok budżetowy.
- okresem sprawozdawczym jest miesiąc.
- ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do dnia 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
- sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego składa się m.in. z bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
9. Zgodnie z rozdziałem 4 załącznika nr 39 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych:
- sprawozdania sporządza się następująco:
1) w kolumnie ”Plan (po zmianach)” wykazuje się dane o planowanych wydatkach;
2) w kolumnie ”Zaangażowanie” wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym;
3) w kolumnie ”Wydatki wykonane” wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego.
10. Zgodnie z art. 18 pkt 2 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych:
- naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
W dniach od 15 do 31 października 2012 r. w jednostce przez Wydział Budżetu Urzędu Miasta Opola została przeprowadzona kontrola finansowa w zakresie:
1. Prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
2. Przestrzegania zasad prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy
z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (akta kontroli Nr 13/17/I/6-12).
W dniu 20.12.2012 r. do ustaleń kontroli dyrektor jednostki wniosła zastrzeżenia, które zostały uznane za bezzasadne. W wystąpieniu pokontrolnym wydanych zostało 18 zaleceń z terminem usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości: do 15.02.2013 r. oraz na bieżąco (akta kontroli Nr 13/17/I/13-16).
W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne kierownik jednostki kontrolowanej pismem z dnia 26.02.2013 r. poinformowała o usunięciu wszystkich stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz o udzieleniu pisemnego upomnienia głównemu księgowemu jednostki (akta kontroli Nr 13/17/I/17-18).
Ponadto w dniu 21.01.2013 r. Skarbnik Miasta Opola poinformowała Prezydenta Miasta Opola o stwierdzonych trzech niżej wymienionych nieprawidłowościach, które mogą nosić znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych oraz przepisów ustawy o rachunkowości(akta kontroli Nr 13/17/I/3-5):
1.Miesięczne sprawozdania RB-28S za I, II, III kwartał 2012 r. w pozycjach „plan” oraz „zaangażowanie” nie są zgodne z ewidencją księgową, gdyż w kontrolowanym okresie nie wystąpiły księgowania operacji gospodarczych na kontach pozabilansowych 980 Plan finansowy wydatków budżetowych oraz 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.
Wymienione nieprawidłowości mogą nosić znamiona naruszenia art. 18 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
W trakcie niniejszej kontroli ustalono, że:
W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne kierownik jednostki poinformowała, że plan finansowy wydatków budżetowych i dochodów wydzielonego rachunku dochodów na kontach pozabilansowych został uzupełniony. Operacje gospodarcze księgowane są na kontach pozabilansowych 980 Plan finansowy wydatków budżetowych oraz 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Salda tych kont wykazywane są w sprawozdaniach Rb-28S.
Ustalono, że Zakładowy Plan Kont zawiera konta pozabilansowe 980 Plan finansowy wydatków budżetowych oraz 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego (akta kontroli Nr 13/17/I/17-18).
Ponadto ustalono, że w kontrolowanym okresie rzeczywiście nie dokonywano księgowań na kontach pozabilansowych 980 oraz 998. Kwoty dotyczące planu i zaangażowania nie były ewidencjonowane na kontach księgowych lecz jedynie w systemie komputerowym (akta kontroli Nr 13/17/I/20-41).
Na powyższą okoliczność główna księgowa złożyła następujące wyjaśnienia:
W systemie komputerowym systemu VULCAN wprowadziłam plan wydatków – budżetu obowiązujący od stycznia 2012 roku. Sporządzając wydruki komputerowe ze sprawozdaniem z wydatków Rb-28S plan ten tam się znajdował. Na podstawie tych wydruków i planu dostarczonego z Urzędu Miasta sporządzam sprawozdania miesięczne i kwartalne Rb-28S według wzorów sprawozdań z Ministerstwa Finansów. Wprowadzając do sprawozdań kwoty planu miałam świadomość, że plan tak wpisany w system jest jednoznaczny z kontami pozabilansowymi 980 i 998 (na wydrukach – zestawienie obrotów i sald – konta pozabilansowe są niewidoczne). Wszystkie wydruki i sprawozdania odzwierciedlają stan faktyczny zrealizowanych wydatków i są zgodne z ewidencją księgową w systemie komputerowym tj. VULCAN (akta kontroli Nr 13/17/I/19). Ustalono, że pismem z dnia 23.03.2012 r. jednostka kontrolowana została poinformowana przez Urząd Miasta Opola o zmianie w Planie Wydatków budżetu Miasta Opola na 2012 r. Zmiany dotyczyły zmniejszenia wydatków o 17.400,00 zł w paragrafie 4300-Zakup usług pozostałych (akta kontroli Nr 13/17/I/85). W związku z powyższym w dniu 30.03.2012 r. dokonano korekty Planu Finansowego jednostki (akta kontroli Nr 13/17/I/86). Sporządzone sprawozdanie w pozycji Plan i Zaangażowanie jest zgodne z powyższą korektą (akta kontroli Nr 13/17/I/26).
Zdaniem kontrolujących powyższe nieprawidłowości nie noszą znamion naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponieważ w jednostce nie była prowadzona ewidencja księgowa dotycząca powyższych kont, w związku z czym nie można mówić o niezgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z ewidencją księgową.
2. W dokumencie WB/106/06/2012 dokonano zapłaty polisy ubezpieczeniowej z tytułu wyjazdu młodzieży w kwocie 328,90 zł i zaksięgowano:
Dział-rozdział-paragraf
854-85412-4430
Ubezpieczenie kolonia MOPR
854-85412-4300
Główna księgowa wyjaśniła, iż powyższe zaksięgowanie kwoty 0,86 zł w paragrafie innym niż właściwy jest wynikiem wykorzystania w całości planu w paragrafie 4430 Różne opłaty i składki.
Niezgodnie z treścią ekonomiczną dokonano również zaksięgowań w dokumencie
PK-27/08/2012.
854-85412-4110
Korekta zaokrągleń
854-85412-4120
854-85412-4210
854-85412-4230
W trzech przypadkach zaliczki dla pracowników są niezgodne z ich treścią ekonomiczną. W dwudziestu przypadkach kontrolujący stwierdzili brak księgowania w dzienniku dokumentów.
Wymienione nieprawidłowości mogą nosić znamiona naruszenia art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne kierownik jednostki poinformowała, że
zobowiązano głównego księgowego do:
- prawidłowego stosowania zapisów ustawy o rachunkowości i dokonywania księgowań zdarzeń gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczna,
- bezwzględnego przestrzegania księgowania wypłaty oraz rozliczenia zaliczek dla pracowników za pomocą konta 234,
- księgowania w dzienniku dokumentów chronologicznie wszystkich operacji (akta kontroli Nr 13/17/I/17-18).
Odnośnie zapłaty polisy ubezpieczeniowej:
Na podstawie wyciągu bankowego ustalono, że w dniu 29.06.2012 r. dokonano zapłat polis PZU –ubezpieczenie na kolonie letnie w Polanicy- o numerach 17363003 na kwotę 309,93 i nr 17363002 na kwotę 328,90 złotych (akta kontroli Nr 13/17/I/46-48,51).
Na powyższą okoliczność główna księgowa złożyła następujące wyjaśnienia: przez pomyłkę pracownika zapłacono powyższe kwoty z kont bankowych odwrotnie do ich dekretacji. Kwota 309,93 powinna być zapłacona z budżetu a kwota 328,90 z dochodów. Na podstawie wyciągu bankowego ustalono, że zwrotu nadpłaty w kwocie 18,97 z konta dochodów na konto budżetowe dokonano w dniu 3.07.2012 r. (akta kontroli Nr 13/17/I/42).
Odnośnie niezgodności z treścią ekonomiczną zaksięgowań w dokumencie
PK-27/08/2012:
Na okoliczność stwierdzonych nieprawidłowości główna księgowa wyjaśniła, że:
z powodu rozliczenia na koniec sierpnia kolonii w pełnych złotych dokonałam zaokrąglenia wydatków do pełnych złotych i kwotę 0,86 gorszy nie zapisałam w oddzielnym księgowaniu tylko pomniejszyłam z kwoty 328,90 w miesiącu czerwcu. Poprawki tej dokonałam 28.08.2012 r. dokonując przeksięgowania w wyciągu bankowym na paragraf 4300.
Zaokrąglenia dotyczące wydatków z zadania kolonie i obozy rozdział 85412 wynikały z konieczności rozliczenia przyznanej kwoty przez UM w całości. Wydział budżetu nie chciał przyjąć wykonania wydatków na Rb-28S w kwotach faktycznych z groszami mówiąc, że jest to przekroczenie planu i dlatego dokonałam przeksięgowań.
W przypadkach trzech zaliczek pobranych na organizację kolonii zaksięgowałam kwoty mniejsze niż pobrano wyciągiem bankowym z uwagi na pominięcie wpłat zwrotów niewykorzystanych kwot. Zaksięgowane zostały faktyczne wydatki.
Jeżeli chodzi o brak księgowania w dzienniku dokumentów operacji gospodarczych stwierdzonych przez kontrolujących informuję, że kwoty te faktycznie wpływały na konto bankowe i w tym samym czasie niektóre z nich zostały wypłacone w związku z tym nie księgowano ich. Niektóre wydatki zostały zaksięgowane według ich faktycznego wykorzystania. Wszystkie zakwestionowane kwoty , które zostały pominięte i nie zaksięgowane nie miały wpływu na sprawozdania i wydatki faktycznie dokonane. Część z nich to przeksięgowania między kontami lub zwyczajnie pomyłki (dokonano przelewu z konta dochodów np. a powinna pójść zapłata z konta budżetowego) (akta kontroli Nr 13/17/I/42).
Zdaniem kontrolujących w powyższych przypadkach nie stwierdzono faktów podawania w księgach nierzetelnych danych, o których mowa w art. 24 i 77 ustawy o rachunkowości, ponieważ zaksięgowane kwoty odzwierciedlały kwoty faktycznie wydatkowanych i rozliczonych zaliczek. Jednak taki sposób księgowania nie jest właściwy i nie spełnia wymogów bezbłędności prowadzenia ksiąg rachunkowych.
3. Załączone do bilansu za 2011 rok oświadczenie podpisane przez główną księgową i dyrektora, że wszystkie należności i zobowiązania dotyczące roku 2011 zostały ujęte i rozliczone w bilansie MDK, nie pokrywa się ze stanem stwierdzonym podczas kontroli. Poniżej wykaz faktur, które dotyczą roku 2011 i wpłynęły do jednostki do dnia podpisania oświadczenia (16.01.2012 r.), a nie zostały wykazane w bilansie jako zobowiązania:
FV/0023/12/11
FV/FI/0306/12/11
Usługa interwencyjna monitoring
11120729912333
EKS-3005706/2011
Prenumerata +
I3F-2011/102
i odprowadzenie ścieków
0674107663
4222543712
PR/249/2011
Łączna kwota nieujętych zobowiązań 6.442,87 zł.
Stwierdzić należy, że złożenie powyższego oświadczenia z dnia 16.01.2012 r. nie jest wymogiem ustawowym.
W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne kierownik jednostki poinformowała, że zobowiązano głównego księgowego do księgowania jako należności i zobowiązania oraz do wykazywania w sprawozdaniach wszystkich faktur, które dotyczą danego roku budżetowego i wpłynęły do jednostki do dnia wskazanego na oświadczeniu załączonym do bilansu (akta kontroli Nr 13/17/I/17-18).
Wymieniona w pozycji 4 tabeli faktura dotyczyła prenumeraty za 2012 rok i nie była kosztem roku poprzedniego.
W dniu 20.01.2012 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb28-S za 2011 r. W sprawozdaniu tym wykazano zobowiązania w trzech paragrafach tj. 4040-trzynastka, 4110-składki ZUS oraz 4120-składki na Fundusz Pracy. W pozostałych paragrafach nie wykazano zobowiązań (akta kontroli Nr 13/17/I/55-80).
Zarządzenie Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu Nr 5/10/11/S z dnia 18.10.2010 roku zawiera m.in. zapis, że: faktury, które wpłynęły do księgowości i zostały zapłacone do dnia ostatniego każdego miesiąca są kosztem danego miesiąca, natomiast faktury, które wpłyną do księgowości po tym terminie są kosztem miesiąca następnego. Powyższa zasada jest obowiązująca w sprawozdaniach Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu (akta kontroli Nr 13/17/I/53).
Ponadto na powyższą okoliczność główna księgowa złożyła następujące wyjaśnienia:
Niezaksięgowanie faktur na łączną kwotę 6.442,87 zł dotyczących roku 2011
i niewykazanie ich w bilansie 2011 roku jako zobowiązania wynikało z zarządzenia obowiązującego w Młodzieżowym Domu Kultury w Opolu. Wymienione w protokole faktury wpłynęły do sekretariatu Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu w styczniu 2012 roku, natomiast zgodnie z obowiązującym obiegiem dokumentów w placówce do księgowości wpłynęły po kilku dniach. Należności wynikające z tych faktur zostały zapłacone zgodnie z ich terminem płatności w styczniu 2012 roku. Ponadto ze specyfiki pracy placówki wynika (organizacja działań programowych – imprez i koncertów już w styczniu) konieczność realizacji wielu dokumentów księgowych w krótkim okresie czasu. Dla porównania styczeń 2011 – 93 szt., styczeń 2012 – 131 szt., styczeń 2013 – 78 szt. Stąd staram się przygotować i złożyć bilans jak najszybciej, aby móc jak najszybciej rozpocząć księgowo nowy rok. Celem przystąpienia do bilansu księgi zamknięte zostały z datą 9 stycznia 2012. W dniu 10 stycznia rozpoczęłam prace nad sporządzaniem wszystkich załączników stanowiących podstawę do sporządzania bilansu za 2011 rok (akta kontroli Nr 13/17/I/54).
Zdaniem kontrolujących stwierdzone nieprawidłowości nie polegały na podawaniu w księgach nierzetelnych danych, o których mowa w art. 24 i 77 ustawy o rachunkowości.
Ponadto w dniach od 8 marca do 17 maja 2013 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu przeprowadziła kontrolę problemową gospodarki finansowej za 2012 rok oraz wybranych zagadnień za lata 2011 i 2013. Z wystąpienia kontrolnego z dnia 4.07.2013 r. wynika, że stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości w działalności jednostki będące konsekwencją nieprzestrzegania przepisów prawa oraz braku odpowiedniego nadzoru ze strony kierownictwa. W celu usunięcia uchybień i nieprawidłowości Regionalna Izba Obrachunkowa wniosła o wykonanie 6 zaleceń dot. m.in. wzmocnienia nadzoru w zakresie rachunkowości oraz realizacji planu finansowego jednostki, działań eliminujących nieprawidłowości w zakresie zaciągania zobowiązań pieniężnych, korekty błędnie sporządzonego sprawozdania Rb-27S, niewydatkowania ze środków niepublicznych oraz zapewnienia skutecznego funkcjonowania kontroli zarządczej (akta kontroli Nr 13/17/I/81-83).
Należy dodać, że przedmiotem kontroli przeprowadzonej przez RIO nie były zagadnienia objęte niniejszą kontrolą.
Data wytworzenia informacji: 2013-12-20 08:54:24
Data udostępnienia informacji: 2013-12-20 08:54:24
Data ostatniej aktualizacji: 2013-12-20 08:56:55