Source: https://interpretacje-podatkowe.org/pracownik/ippb3-423-1040-11-2-gj
Timestamp: 2017-12-14 16:47:13
Legal References Found: art. 14
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 Art. 9
 art. 16
 art. 15
 art. 180
 art. 181
 art. 180
 art. 181
 art. 14
 art. 120
 art. 121
 art. 125
 art. 129
 art. 130
 art. 135
 art. 140
 art. 143
 art. 165
 art. 169
 art. 170
 art. 171
 art. 775
 art. 15
 art. 15
 art. 20
 art. 20

Document Content:
Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki służbowe zapłacone kartą służbową pracownika Spółki udokumentowane: formularzem zlecenia podróży służbowej zawierającym zlecenie odbycia podróży służbowej przez pracownika do określonego miejsca w określonym dniu/ach podpisanym przez pracownika i zaakceptowanym przez przełożonego (tj. zgodnie z obowiązującymi wewnętrznie procedurami); wyciągiem bankowym z karty służbowej zawierającym dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia (dokumentem bankowym w rozumienia prawa bankowego) - pozostający w zgodności z oświadczeniem z pkt 3 poniżej; oświadczeniem pracownika zawierającym przyczynę braku faktury (rachunku), paragonu lub biletu za przejazd środkiem komunikacji (taxi, autobus, metro, kolej podmiejska, tramwaj) oraz zawierającym oświadczenie, iż przejazd odbywał się w ramach zleconej podróży służbowej (potwierdzonym przez przełożonego pracownika)?
IPPB3/423-1040/11-2/GJinterpretacja indywidualna
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie 7 marca 2012 r.
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 25.11.2011 r. (data wpływu 09.12.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w czasie podróży służbowej udokumentowanych w sposób wskazany w pyt. pkt 1-3 wniosku - jest prawidłowe.
W dniu 09.12.2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.
Spółka S.A. (dalej: Spółka) jest bankiem świadczącym czynności bankowe na rzecz dużych firm polskich i zagranicznych, koncernów międzynarodowych oraz instytucji finansowych. Oferta obejmuje szeroki zakres produktów i usług finansowych z zakresu zarządzania finansami firm; przechowywania, rozliczania i obsługi płatności na papierach wartościowych, rozwiązania dla finansowania instytucji, przedsiębiorstw i samorządów oraz emisji instrumentów dłużnych.
W ramach prowadzonej działalności pracownicy Spółki, na podstawie decyzji swoich przełożonych, wykonują różne zadania służbowe poza siedzibą Spółką, w związku z którymi ponoszą różne wydatki służbowe regulowane kartą służbową lub gotówką. W przypadku odbycia takiej podróży służbowej, pracownicy dokonują rozliczeń poniesionych wydatków służbowych na podstawie wewnętrznych dokumentów księgowych (formularz dot. podróży służbowej z akceptacją przełożonego) wraz z fakturami (rachunkami), biletami, paragonami dokumentującymi poniesione przez pracownika wydatki. W przypadku regulowania poniesionych wydatków służbowych za pomocą karty służbowej, pracownik oprócz ww. dokumentów dodatkowo przedstawia wyciąg bankowy z karty potwierdzający dokonanie określonych płatności (wyciągi zawierają dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia).
W niektórych przypadkach podróży służbowych zdarzają się sytuacje (np. kradzież, inne zdarzenie losowe), gdy pracownik dokonujący płatności np. kartą nie posiada z różnych przyczyn faktury (rachunku) potwierdzającego np. przejazd taksówką lub innym środkiem komunikacji z miejsca spotkania z klientem na dworzec kolejowy lub lotnisko. W takiej sytuacji zwrot pracownikowi poniesionych wydatków może następować na podstawie oświadczenia pracownika uzasadniającego przyczynę braku faktury lub rachunku.
Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki służbowe zapłacone kartą służbową pracownika Spółki udokumentowane:
formularzem zlecenia podróży służbowej zawierającym zlecenie odbycia podróży służbowej przez pracownika do określonego miejsca w określonym dniu/ach podpisanym przez pracownika i zaakceptowanym przez przełożonego (tj. zgodnie z obowiązującymi wewnętrznie procedurami);
wyciągiem bankowym z karty służbowej zawierającym dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia (dokumentem bankowym w rozumienia prawa bankowego) - pozostający w zgodności z oświadczeniem z pkt 3 poniżej;
oświadczeniem pracownika zawierającym przyczynę braku faktury (rachunku), paragonu lub biletu za przejazd środkiem komunikacji (taxi, autobus, metro, kolej podmiejska, tramwaj) oraz zawierającym oświadczenie, iż przejazd odbywał się w ramach zleconej podróży służbowej (potwierdzonym przez przełożonego pracownika)...
Zdaniem Spółki, wydatki służbowe opisane w pytaniu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ust I ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny i otwarty. Z tego względu, każdorazowy wydatek służbowy poniesiony przez pracownika podlega w Spółce indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji do kosztów stanowiących lub niestanowiących koszty uzyskania przychodów. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, Spółka bada istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub rzeczywistą szansą na powstanie przychodu lub też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów.
Opierając się o kryterium stopnia powiązania kosztów z uzyskaniem przychodów, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów ustawodawca dokonał podziału kosztów podatkowych na:
koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, które są bezpośrednio powiązane z konkretnymi przychodami (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz
koszty uzyskania przychodów, inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie), które nie odnoszą się wprost do konkretnych źródeł przychodów, jednak ich ponoszenie jest uzasadnione i ma na celu osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.
Reasumując można stwierdzić, że dany koszt można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów po spełnieniu łącznie następujących warunków:
poniesienia kosztu przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów,
niezakwalifikowaniu kosztu do kosztów nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niezakwalifikowaniu kosztu do kosztów uzyskania przychodów ze względu na brak bezpośredniego i pośredniego związku z osiąganym przychodem. Dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu konieczne jest również jego właściwe udokumentowanie. Kwestie dokumentowania mają związek z prowadzoną ewidencją rachunkową. Art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający możliwość ustalenia wysokości dochodu lub strat podstawy opodatkowania i należnego podatku.
Spółka uważa, że pomimo braku źródłowych dokumentów zewnętrznych w postaci faktur (rachunków), paragonów z powodu ich zagubienia lub innego zdarzenia losowego (np. kradzieży), to w przypadku zapłaty kartą służbową istnieje dowód w postaci wyciągu z karty służbowej zawierającego opis zdarzenia gospodarczego, tj. zapłaty za usługę przejazdu środkiem komunikacji w określonym dniu, na rzecz określonego podmiotu i na określoną kwotę. Wyciąg z karty stanowi dokument bankowy w rozumieniu przepisów prawa bankowego. Jeśli konieczność poniesienia tych wydatków służbowych celem wykonania zadania służbowego zostanie dodatkowo zatwierdzona przez przełożonego w postaci jego podpisu na oświadczeniu z pkt 3 zawartego w pytaniu Spółki, to uzasadnione jest uznanie ich za koszt uzyskania przychodów.
Wydatki powyższe spełniają bowiem wszystkie przesłanki możliwości zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodu:
ponoszone są przez Spółkę w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów;
nie są zakwalifikowane do kosztów nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych;
zostały również w sposób wiarygodny udokumentowane.
Stanowisko Spółki oparte jest również na orzecznictwie sądów administracyjnych i interpretacjach organów podatkowych. W wyroku z dnia 5 marca 2004r. (sygn. akt III SA 1240/2002) WSA stwierdził, że „W orzecznictwie sądowym zarysowały się w tym zakresie dwa nurty. Jeden preferujący podejście formalne wyraża pogląd, że warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest jego należyte udokumentowanie, zgodnie z przepisami o rachunkowości. Drugi nurt, który można określić jako preferujący stanowisko materialnoprawne, wyraża pogląd, iż przepisy o rachunkowości nie mają charakteru podatkotwórczego, w związku z czym wystawienie wadliwego dowodu księgowego nie niweczy samego faktu dokonania wydatku. Organy podatkowe powinny ustalić, czy wydatek taki został dokonany, a skoro tak, to powinien być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli miał wpływ na jego osiągniecie (..). Podatnik ma możliwość wszelkimi dostępnymi środkami dowodowymi wykazać, że określony - będący kosztem uzyskania przychodu - został faktycznie poniesiony”. W ocenie składu orzekającego w niniejszej sprawie, wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie, czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być udowodnione dowodami zasługującymi na wiarę”. Zdaniem Spółki, takimi dowodami zasługującymi na wiarę są z pewnością dokumenty opisane w punktach 1 - 3 pytania Spółki - jest to właściwie kilka dowodów występujących łącznie, co dodatkowo wzmaga ich wiarygodność. Na podstawie powyższego orzeczenia sądowego, można dojść do wniosku, iż fakt posiadania dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, bez wątpienia stanowi kompletną i najlepszą dokumentację kosztów, jednak brak dowodu w postaci faktury czy też paragonu za przejazd np. taksówką nie może stanowić automatycznie przesłanki do wykluczenia wydatków służbowych z kategorii kosztów uzyskania przychodów. W sytuacji, gdy Spółka, zamiast tych dowodów, posiada również inne, dokumentujące poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, takie jak oświadczenia pracownika, wyciąg z karty, polecenie podróży służbowej (dokumenty z pkt 1-3 pytania) ma prawo do zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki pracowników związane z wykonywaniem zadań służbowych poza Spółką, które to zadania zlecane są im przez przełożonych, bez wątpienia służą działalności gospodarczej Spółki, ponoszenie ich jest celowe i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przez Spółkę przychodami, zatem mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zdaniem Spółki, skoro w postępowaniach podatkowych dowodem są również zeznania świadków, wydaje się, że takim dowodem może być również oświadczenie pracownika o poniesieniu wydatków w podróży służbowej w przypadku zagubienia lub kradzieży dokumentów. W przypadku uznania przez Spółkę takiego oświadczenia za wiarygodne i potwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego, a tym samym będące podstawą do ujęcia wyspecyfikowanych kosztów zawartych w tym oświadczeniu jako będących poniesionymi w celu uzyskania przychodów. Stanowisko Spółki nie jest w tym przypadku sprzeczne z przepisami Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), które zarówno w art. 180 oraz art. 181 tej ustawy dopuszczają do rozpatrzenia wszystkie dowody. W myśl bowiem art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawemu. Natomiast zgodnie z art. 181 tej ustawy, „Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.
Stanowisko Spółki znajduje odzwierciedlenie również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 07.06.2011 r. (ILPB3/423-98/11-2/EK).
Na wstępie należy podkreślić, iż o ile organ na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U.z 2005r., nr 8, poz. 60 z późn. zm.) dotyczących interpretacji przepisów prawa podatkowego jest uprawniony do oceny stanowiska podatnika w zakresie jego kwalifikacji określonych wydatków do kosztów podatkowych, o tyle na podstawie tych przepisów nie może dokonać oceny prawidłowości konkretnego sposobu dokumentowania tych wydatków. Pytanie Spółki: czy może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki służbowe zapłacone kartą służbową pracownika udokumentowane w sposób określony w pkt 1-3 tego pytania dotyczy de facto potwierdzenia, że sposób udokumentowania określonego wydatku jest prawidłowy. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, iż postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy, który stanowi: w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej. Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź organu na pytanie Spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011r. nr 74 poz. 397 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316 ze zm.).
W zakresie podróży służbowych, jeżeli pracodawca nie ureguluje wewnętrznie, w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, zasad odbywania i rozliczania delegacji - obowiązywać będą przepisy właściwe dla pracowników sfery budżetowej. Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową krajową lub zagraniczną ma obowiązek zwrócić mu m.in. koszty podróży i noclegów. Pracodawca musi wypłacić pracownikowi także diety. Wynika to z przepisów wykonawczych do kodeksu pracy - Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r., Nr 236, poz. 1990 ze zm.) albo poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Z przepisów obu rozporządzeń wynika również, że pracownikowi przysługuje zwrot : udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb; innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy należy uznać, że Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki ponoszone przez pracowników realizujących zadania służbowe poza siedzibą Spółki.
W kwestii, czy Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na zadania służbowe zapłacone kartą służbową udokumentowane:
oświadczeniem pracownika zawierającym przyczynę braku faktury (rachunku), paragonu lub biletu za przejazd środkiem komunikacji (taxi, autobus, metro, kolej podmiejska, tramwaj) oraz zawierającym oświadczenie, iż przejazd odbywał się w ramach zleconej podróży służbowej (potwierdzonym przez przełożonego pracownika),
organ podatkowy jak zaznaczono na wstępie, nie może z góry potwierdzić, że w niniejszej sprawie powyższe udokumentowanie spełnia wymóg prawidłowego udokumentowania wydatku uprawniającego Spółkę do zaliczenia go do kosztów podatkowych. Takie stwierdzenie w interpretacji pozbawiałoby organ podatkowy dokonujący kontroli w postępowaniu dowodowym prawa do weryfikacji dowodu. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje wprost sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Nie oznacza to jednak, że podatnik ma w tym zakresie pełną dowolność. Jak wynika z ugruntowanej linii orzeczniczej obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop. Skoro więc podatnik musi legitymować się dowodami potwierdzającymi istnienie związku przyczynowo-skutkowego, o którym mowa w art. 15 ust. 1 updop, to przede wszystkim musi posiadać dokumenty świadczące o poniesieniu wydatku.
Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (dalej: uor). Przepisy art. 20, 21 i 22 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. I tak, zgodnie z art. 20 ust.2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
Reasumując należy uznać, że wydatki udokumentowane w sposób opisany przez Spółkę mogą stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki, z tym jednak zastrzeżeniem, że ocena, czy w określonej sytuacji znajduje uzasadnienie udokumentowanie wydatku określonym dowodem może być dokonana przez organ podatkowy jedynie podczas postępowania dowodowego.
IBPBII/1/415-890/11/MK | Interpretacja indywidualna
ILPB3/423-98/11-2/EK | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Pracownik > IPPB3/423-1040/11-2/GJ