Source: http://docplayer.pl/3240382-Oceny-okresowe-w-sluzbie-cywilnej.html
Timestamp: 2018-05-24 14:11:55
Legal References Found: art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 83
 art. 71
 art. 89
 art. 35
 art. 9
 art. 300
 art. 110
 art. 112
 art. 115
 art. 115
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 174
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81
 art. 81

Document Content:
OCENY OKRESOWE W SŁUŻBIE CYWILNEJ - PDF
OCENY OKRESOWE W SŁUŻBIE CYWILNEJ
Download "OCENY OKRESOWE W SŁUŻBIE CYWILNEJ"
1 OCENY OKRESOWE W SŁUŻBIE CYWILNEJ ISBN Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie 5.1.1)
2 Spis treści 1. Czemu służy ocena pracownicza? Metodologie ocen pracowniczych Metody relatywne Metody absolutne Istota i cel oceny okresowej w służbie cywilnej Źródła regulacji dotyczących oceny okresowej w służbie cywilnej Kto podlega ocenie okresowej w służbie cywilnej? Terminy oceny okresowej w służbie cywilnej Zmiana terminu oceny okresowej Ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej przenoszonego do innego urzędu Procedura sporządzania oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej Etapy sporządzania oceny okresowej w służbie cywilnej Rozmowa poprzedzająca wybór kryteriów oceny Omówienie oczekiwań oceniającego względem ocenianego co do sposobu spełniania kryteriów oceny Wybór kryteriów oceny Ocena członka korpusu służby cywilnej Rozmowa oceniająca Sporządzenie oceny okresowej w służbie cywilnej na piśmie wypełnienie arkuszy oceny okresowej Skala ocen Przyznawanie ocen cząstkowych (ustalenie poszczególnych poziomów ocen) Uzasadnianie przyznanych ocen cząstkowych Określenie ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny przez pracownika Przyznanie pozytywnej bądź negatywnej oceny okresowej Podsumowanie oceny okresowej Wniosek o przyznanie kolejnego stopnia służbowego Wnioski do indywidualnego programu rozwoju zawodowego Zakończenie procesu oceny okresowej Sprzeciw od otrzymanej oceny Konsekwencje oceny okresowej Przyznawanie kolejnych stopni służbowych Sposób prowadzenia rozmowy oceniającej Przygotowanie do rozmowy
3 Oceniający Przygotowanie merytoryczne Przygotowanie organizacyjne Wskazówki, jak prowadzić rozmowę oceniającą Oceniany Udzielanie informacji zwrotnej Funkcja informacji zwrotnej w ocenie pracownika Sposoby udzielania informacji zwrotnej Właściwe dopasowanie metody udzielania informacji zwrotnej do odbiorcy Radzenie sobie z oporem wobec informacji zwrotnej Najczęściej popełniane błędy przy prowadzeniu rozmowy oceniającej z pracownikiem Bibliografia Załączniki...85 Załącznik nr 1 Arkusz oceny okresowej wzór A przykład pozytywnej oceny okresowej Załącznik nr 2 Arkusz oceny okresowej wzór A przykład negatywnej oceny okresowej Załącznik nr 3 Arkusz oceny okresowej wzór B przykład pozytywnej oceny okresowej Załącznik nr 4 Arkusz oceny okresowej wzór B przykład negatywnej oceny okresowej 3
4 1. Czemu służy ocena pracownicza? W ramach realizacji swoich obowiązków służbowych każdy z pracowników nieustannie podlega ocenie. Przełożeni oceniają swoich pracowników na podstawie realizowanych przez nich zadań, pracownicy współpracujący ze sobą dokonują wzajemnej oceny w oparciu o jakość tejże współpracy itd. Jednak z uwagi na swój nieformalny charakter takie oceny dokonywane są w sposób doraźny i bazują na wysoce subiektywnych kryteriach. Powoduje to, iż rezultaty takiego oceniania mogą być wykorzystane tylko na bieżące potrzeby, a ich przydatność z punktu widzenia systemowego zarządzania organizacją i personelem jest znikoma. Z uwagi na to, organizacje na całym świecie do oceny swoich pracowników wykorzystują sformalizowane procesy oceny okresowej, które w odróżnieniu od ocen doraźnych: 1) są realizowane za pomocą wystandaryzowanych narzędzi (np. arkuszy i formularzy ocen), 2) są dokonywane w oparciu o ściśle określony katalog kryteriów (np. w modelu kompetencyjnym), 3) charakteryzują się z góry określoną częstotliwością dokonywania oceny (np. co 12 miesięcy), 4) są przeprowadzane w oparciu o ściśle określoną procedurę (np. zawartą w stosownych regulaminach), 5) stwarzają możliwość odwołania się od otrzymanej oceny, 6) pozwalają na wykorzystanie ich do realizacji innych procesów zarządzania zasobami ludzkimi (np. w polityce szkoleniowej, wynagradzaniu, motywowaniu). W trakcie realizacji ocen okresowych najczęściej dokonywana jest ocena: 1) kompetencji czyli ocena wiedzy, umiejętności, uzdolnień, stylów działania, osobowości, wyznawanych zasad, zainteresowań i innych cech, które używane i rozwijane w procesie pracy prowadzą do osiągania rezultatów zgodnych ze strategicznymi zamierzeniami organizacji, 2) realizacji zadań czyli ocena dotychczasowego i obecnego poziomu pracy, jakości wykonywanej pracy i sposobu wywiązywania się z obowiązków na danym stanowisku pracy. Dzięki temu informacje uzyskane w trakcie ocen charakteryzują się wysokim stopniem rzetelności i większym stopniem obiektywizmu. W wyniku tego mogą one zostać wykorzystane przez organizację do realizacji takich celów jak poprawianie efektywności pracy ocenianych pracowników, podejmowanie racjonalnych decyzji kadrowych, planowanie rozwoju zawodowego poszczególnych pracowników. 4
5 Dodatkowo dobrze przeprowadzony proces oceny pracowniczej oprócz realizacji wskazanych powyżej celów pełni również istotną funkcję motywacyjną. Dzieje się tak z uwagi na to, iż pracownicy oczekują zwrotnych informacji na temat swoich działań i zachowań, by zyskać pewność co do tego, na ile spełniają lub nie spełniają wymagań na stanowisku pracy oraz oczekiwań przełożonego. Należy również pamiętać o tym, że proces oceny pracowniczej dostarcza informacji zarówno o silnych stronach ocenianego, jak i o jego obszarach do rozwoju (słabych stronach), a umiejętne ich przekazanie pracownikowi odgrywa istotną rolę w procesie budowania jego motywacji. Przekazywanie przez oceniającego informacji na temat silnych stron pracownika pozwala, przede wszystkim, ugruntowywać jego pozytywne wyobrażenia o samym sobie, budując motywację do utrzymania równie dobrych wyników w przyszłości. Natomiast umiejętnie przekazana informacja na temat jego słabych stron buduje w nim motywację do podjęcia działań mających na celu zniwelowanie zidentyfikowanych luk kompetencyjnych. Podsumowując, dzięki dobrze zorganizowanemu i realizowanemu procesowi ocen pracowniczych pracownicy: 1) otrzymują jasną i czytelną informację dotyczącą swoich wyników w pracy, 2) mają większą szansę na rozwój kariery zawodowej, znając oczekiwania przełożonego co do sposobu realizacji powierzonych im zadań, 3) wiedzą, co powinni poprawić w swojej pracy i jakie kompetencje rozwijać oraz jakiej pomocy mogą w tym zakresie oczekiwać od przełożonego oraz organizacji, 4) mają poczucie realnego wpływu na organizację, mogąc podzielić się z przełożonym swoimi spostrzeżeniami nie tylko na temat własnej pracy, ale też funkcjonowania organizacji. Natomiast z punktu widzenia samej organizacji ocena pracownicza umożliwia: 1) skuteczniejsze motywowanie pracowników w celu podniesienia ich efektywności pracy, a także rozwoju zawodowego z uwzględnieniem celów i priorytetów organizacji, 2) podejmowanie bardziej obiektywnych i racjonalnych decyzji personalnych (m.in. w zakresie wynagradzania, szkolenia, awansowania, degradowania, czy zwalniania pracowników), 3) szczegółowe określenie potrzeb rozwojowych poszczególnych pracowników oraz zaplanowanie adekwatnych do tych potrzeb działań rozwojowych, 4) usprawnienie komunikacji wewnątrz organizacji. Pamiętaj! Nawet najlepiej zaplanowany proces oceny pracowników nie spełni stawianych przed nim celów, jeżeli nie przyłoży się wystarczającej staranności do jego realizacji, zarówno ze strony oceniających, jak i ocenianych. 5
6 1.1. Metodologie ocen pracowniczych Metody oceny pracowników można podzielić na dwie podstawowe kategorie: 1) Metody relatywne opierające się o porównanie pracowników podlegających ocenie pomiędzy sobą, 2) Metody absolutne opierające się o porównanie pracowników z ustalonymi przez organizację standardami (wymaganiami) Metody relatywne Ranking szeregowanie pracowników według wybranych kryteriów od najlepszego do najgorszego. Jest to prosta technika, jednak powinna być stosowana tylko w przypadku pracowników wykonujących podobne zadania, ponieważ przy bardzo zróżnicowanym zakresie obowiązków i wykonywanych zadań wyniki mogą być nieobiektywne. Porównywanie parami porównanie każdego pracownika z każdym, a następnie przyznawanie punktów tym, którzy w tej rywalizacji wygrywają. Efektem jest stworzenie listy rankingowej. Jest to bardzo pracochłonna metoda, gdyż należy dokonać porównania w parach każdego pracownika z każdym innym pracownikiem i w efekcie przy dużych organizacjach liczba wymaganych porównań może być astronomiczna. Z uwagi na metodę zazwyczaj wykorzystuje się ją do oceny pojedynczych grup pracowników (np. w ramach danego wydziału). Technika wymuszonego rozkładu czyli próba wpasowania poszczególnych pracowników w rozkład normalny jakiegoś kryterium. Wymaga założenia reprezentatywności próby Metody absolutne Ocena 360 stopni realizowana w oparciu o informacje na temat pracy danego pracownika pozyskane z wielu źródeł, jakimi są np.: 1) podwładni, 2) współpracownicy, 6
7 3) klienci zewnętrzni organizacji, 4) przełożony. Metodologia ta pozwala w pełni zobrazować sposób pracy pracownika oraz ukazać rozbieżności między postrzeganiem pracownika przez samego siebie i przez innych. Wynikiem tego jest większa samoświadomość, która z kolei jest kluczem do osiągania lepszych efektów pracy oraz fundamentem rozwoju. Ocena kluczowych wyznaczników efektywności 1 realizowana w oparciu o stopień wykonania poszczególnych zadań przydzielonych pracownikowi. Na początku okresu podlegającego ocenie określane są poszczególne zadania, których realizacja będzie stanowiła podstawę oceny. Każdemu z zadań przyznaje się adekwatną wagę (czyli odzwierciedlenie istotności danego zadania z punktu widzenia realizacji zadań na tym stanowisku), która determinuje istotność jego realizacji dla poziomu końcowej oceny. Ocena w oparciu o portfolio personalne polegająca na pogrupowaniu ocenianych pracowników w kategorie istotne ze strategicznego punktu widzenia organizacji. Kryteriami, na podstawie których dokonuje się podziału pracowników, mogą być doświadczenie, wyniki sprzedażowe, staż pracy itp. Wyniki takiej analizy są nanoszone na model przypominający macierz, w podziale na cztery kategorie pracowników: 1) pracowników mało przydatnych którzy mają niskie możliwości rozwoju oraz osiągają niskie wyniki w zakresie realizowanych zadań, 2) pracowników solidnych osiągających wysokie wyniki w zakresie realizowanych zadań, jednak z niskimi możliwościami rozwoju. Najczęściej są to pracownicy, którzy osiągnęli już wszystko, co mogli osiągnąć w danym zakresie, 3) pracowników problematycznych którzy osiągają niskie wyniki, ale mają wysokie możliwości rozwoju. Najczęściej są to młodzi pracownicy, w których rozwój organizacja powinna inwestować. 4) pracowników najlepszych u których zarówno efekty pracy, jak i możliwości rozwoju są wysokie. Przynależność do poszczególnych grup jest wskazówką do zastosowania odpowiednich działań względem pracownika (szkoleń, awansów itp.). Ocena pracownicza oparta o model kompetencyjny coraz częściej stosowana w praktyce zarządzania zasobami ludzkimi metoda organizacji procesu oceny pracowniczej. Bazuje na 1 W terminologii angielskiej kluczowe wyznaczniki efektywności znane są jako Key Performance Indicators i stanowią jeden z głównych elementów procesu Zarządzania Przez Cele (w angielskiej terminologii Management By Objectives ). 7
8 funkcjonującym w danej organizacji modelu kompetencyjnym. Model ten zawiera opis kluczowych dla niej kompetencji, czyli wiedzy, umiejętności, uzdolnień, stylów działania, osobowości, wyznawanych zasad, zainteresowań i innych cech, które, używane i rozwijane w procesie pracy, prowadzą do osiągania rezultatów zgodnych ze strategicznymi zamierzeniami organizacji. Na podstawie opisanych w modelu kompetencji tworzony jest profil kompetencyjny stanowiska, który stanowi listę kompetencji wymaganych do efektywnej realizacji zadań na zajmowanym stanowisku pracy. Podczas oceny określa się, w jakim stopniu oceniany pracownik przejawia w swojej pracy zawodowej wymagane kompetencje. Dzięki temu możliwe staje się określenie, w jakim obszarze pracownik powinien rozwinąć swoje kompetencje, aby móc skutecznie wykonywać powierzone mu obowiązki. Swobodny opis opis dokonań i zachowań pracownika dokonywany przez kierownika. Dokładnie odzwierciedla jakość pracy pracownika, jednak możliwość porównań w czasie, jak i z innymi pracownikami, jest bardzo ograniczona. Ponadto ocena ta wymaga dużych umiejętności oceniającego w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi oraz komunikacji pisemnej. Metoda ta jest dość czasochłonna. Technika wydarzeń krytycznych systematyczne prowadzenie zapisów o sukcesach i porażkach pracownika. Zapisy są okresowo analizowane, a na ich podstawie powstaje ocena. Punktowe skale oceny jedne z najbardziej rozpowszechnionych technik oceny. Oceny pracownika dokonuje się z wykorzystaniem punktowej skali ocen. Metoda ta przypomina świadectwo szkolne. Na specjalnie przygotowanym do tego celu arkuszu kolejno umieszcza się poszczególne kryteria, według których pracownik jest oceniany. Następnie przy każdym kryterium oceniający dokonuje oceny przez wybranie adekwatnej wartości skali. Tym sposobem powstaje ocena natężenia cech kandydata według uprzednio przyjętej skali punktowej. W praktyce istnieją różne możliwości określenia skal, których kilka przykładów zostało zaprezentowanych poniżej. 8
9 Rysunek nr 1 przykłady różnych skal oceny 9
10 2. Istota i cel oceny okresowej w służbie cywilnej Głównymi celami prowadzenia oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej są przede wszystkim: 1) podnoszenie efektywności i jakości jego pracy, 2) przekazywanie pracownikowi informacji na temat oceny jego pracy, 3) zwiększanie poziomu motywacji, 4) dostarczanie przełożonemu informacji pozwalających podejmować racjonalne decyzje kadrowe i personalne, 5) sporządzanie wniosków do indywidualnego programu rozwoju zawodowego, 6) uzyskiwanie dodatkowych informacji do opracowania planu szkoleń. Dodatkowo dzięki swojej cykliczności ocena okresowa w służbie cywilnej również pobudza zaangażowanie pracowników poprzez przypomnienie im, że pełniona przez nich rola jest istotna dla obywateli. Pracownicy, którzy czują, że organizacja wysoko ceni ich wkład pracy i dba o ich powodzenie, pracują dobrze. Nic nie działa bardziej niekorzystnie na zaangażowanie pracownika (a w konsekwencji na jakość wykonywanej przez niego pracy) niż świadomość, że jest on jedynie kolejną pozycją na liście płac, a jego poglądy czy odczucia nikogo nie interesują. Dokonywanie okresowej oceny pracy jest dodatkowym zajęciem dla kierowników i czasem może być postrzegane jako uciążliwe, bo wymaga przecież wypełnienia dużej ilości dokumentów. Ponadto sytuacja oceny zawsze wiąże się z pewną niepewnością i napięciem. Jednak korzyści, jakie mogą płynąć ze sformalizowanego oceniania, mogą to nie tylko zrównoważyć, ale i przewyższyć, o ile ocena zostanie przeprowadzona umiejętnie i z przekonaniem o jej przydatności. Podstawowa różnica między oceną okresową a bieżącym codziennym ocenianiem pracy pracownika polega na tym, że możemy się wtedy skoncentrować na całości zachowań pracownika i bardziej obiektywnie niż to się dzieje na co dzień. W tym miejscu należy również zauważyć, iż obowiązująca aktualnie metodologia oceny okresowej pracowników służby cywilnej jest oceną bardziej intuicyjną i kompleksową, poprzez wprowadzenie punktowej skali ocen oraz wymogu dokonywania ocen cząstkowych, niż wcześniejsze rozwiązania funkcjonujące w służbie cywilnej. Natomiast dzięki możliwości (a w niektórych przypadkach obowiązkowi) umieszczenia uzasadnienia przyznawanych ocen unika się zagrożenia spłycenia oceny, które może wystąpić w wypadku zastosowania samej punktowej skali oceny. Dodatkowo szeroki katalog kryteriów wykorzystywanych w procesie oceny okresowej oraz duża swoboda w ich doborze umożliwiają wierne oddanie specyfiki pracy na poszczególnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej, zwiększając tym sposobem rzetelność oceny oraz adekwatność do specyfiki zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników. Na szczególną uwagę zasługuje również fakt, iż uniwersalny sposób opisu poszczególnych kryteriów oceny umożliwia wykorzystanie tego samego kryterium do oddania charakteru zadań realizowanych na różnych stanowiskach. Np. kryterium oceny umiejętność obsługi urządzeń technicznych lub narzędzi informatycznych może 10
11 zostać wykorzystane zarówno w wypadku oceny prawnika 2 (umiejętność obsługi np. pakietu MS Office), jak i inspektora górniczego 3 (umiejętność obsługi specjalistycznego sprzętu). dostarczanie przełożonemu informacji pozwalających podejmować racjonalne decyzje zwiększenie poziomu motywacji sporządzenie wniosków do indywidualnego programu rozwoju zawodowego przekazywanie pracownikowi informacji na temat jego pracy podnoszenie efektywności i jakości pracy uzyskanie dodatkowych informacji do opracowania planu szkoleń Rysunek nr 2 cele realizowane przez proces oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej 2.1. Źródła regulacji dotyczących oceny okresowej w służbie cywilnej Tematyka oceny okresowej w służbie cywilnej została uregulowana w następujących aktach prawnych: 1) ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz ze zm.) zwanej w dalszej części niniejszego poradnika ustawą, 2) rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 74, poz. 633) zwanego w dalszej części niniejszego poradnika rozporządzeniem. 2 Zajmującego np. stanowisko pracy radcy prawnego, określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz. 1630, ze zm.). 3 Zajmującego np. stanowisko pracy inspektora zakładów górniczych, określone w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia. 11
12 W ramach ustawy dla procesu oceny okresowej najistotniejsze treści można znaleźć w następujących przepisach: 1) w art. 81 ust. 1 definicję osoby podlegającej ocenie okresowej w służbie cywilnej (ocenianego), 2) w art. 81 ust. 2 określenie osób przeprowadzających ocenę okresową (oceniających), 3) w art. 81 ust. 3 i 5 przedmiot oceny okresowej, 4) w art. 81 ust. 4, 6, 7, 8, 9 terminy oceny okresowej w służbie cywilnej, 5) art. 81 ust. 9 ponowna ocena okresowa po otrzymanej ocenie negatywnej, 6) w art. 83 procedura sprzeciwu od oceny okresowej, 7) w art. 71 ust. 1 pkt 1 skutki otrzymania dwukrotnej, następującej po sobie, negatywnej oceny okresowej przez urzędnika służby cywilnej, 8) w art. 89 otrzymywanie przez urzędnika służby cywilnej kolejnych stopni służbowych w wyniku oceny okresowej Kto podlega ocenie okresowej w służbie cywilnej? Ustawa o służbie cywilnej stanowi, iż ocenie okresowej podlega każdy członek korpusu służby cywilnej zatrudniony na czas nieokreślony. Realizowana jest ona przez bezpośredniego przełożonego pracownika i w odróżnieniu od pierwszej oceny w służbie cywilnej nie uczestniczy w niej kierownik komórki organizacyjnej zatrudniającej ocenianego (chyba, że jest jego bezpośrednim przełożonym). Szczegółową informację na temat osób oceniających można znaleźć w poniższej tabeli: Oceniany Oceniający Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej pracownik służby cywilnej urzędnik służby cywilnej bezpośredni przełożony Stanowiska będące wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej 12
13 Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, właściwy minister, dyrektor generalny urzędu właściwy przewodniczący komitetu wchodzącego w skład Rady Ministrów, właściwy kierownik urzędu centralnego organu administracji rządowej, właściwy wojewoda, po zasięgnięciu opinii Szefa Służby Cywilnej. kierujący departamentem lub komórką równorzędną zastępca kierującego departamentem lub komórką równorzędną wojewódzki lekarz weterynarii i jego zastępca dyrektor generalny urzędu kierujący departamentem lub komórką równorzędną wojewoda po zasięgnięciu opinii Głównego Lekarza Weterynarii kierujący komórką organizacyjną w Biurze Nasiennictwa Leśnego i jego zastępcy bezpośredni przełożony Tabela nr 1 osoby dokonujące oceny w procesie oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej Z uwagi na powyższe ocenie okresowej w służbie cywilnej nie podlegają np.: 1) pracownicy zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę na czas określony 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem (art. 35 ust. 3 ustawy), którzy podlegają jedynie pierwszej ocenie w służbie cywilnej, 2) pracownicy zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę na czas określony (np. 6, 8 lub 24 miesięcy) oraz pracownicy zatrudnieni w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej, którzy co do zasady nie podlegają ani ocenie okresowej, ani pierwszej ocenie w służbie cywilnej, jednak mogą być podmiotem oceny bieżącej realizowanej w ramach procedur określonych przez zatrudniające ich urzędy. W przypadku powstania trudności we wskazaniu bezpośredniego przełożonego, który ma dokonać oceny okresowej pracownika, należy sięgnąć do informacji zawartych w części 2.2 opisu stanowiska pracy zajmowanego przez danego pracownika, gdzie można odnaleźć informacje na temat osoby bezpośrednio nadzorującej dane stanowisko pracy. 13
14 Rysunek nr 3 część 2.2 opisu stanowiska pracy Pamiętaj! W wypadku dokonywania oceny osób kierujących departamentem lub komórką równorzędną przez dyrektora generalnego urzędu pożądane byłoby zasięgnięcie opinii podmiotu nadzorującego dane stanowisko pracy (np. sekretarza stanu, wojewody, wiceprezesa urzędu, ministra) Terminy oceny okresowej w służbie cywilnej Ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące, licząc od dnia zakończenia poprzedniej oceny okresowej lub od dnia zatrudnienia członka korpusu służby cywilnej na czas nieokreślony (np. zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony z pracownikiem służby cywilnej, zatrudnienie urzędnika służby cywilnej na podstawie art. 35 ust. 7 ustawy). Należy zwrócić uwagę, że częstotliwości sporządzania oceny okresowej nie można mylić z okresem, który podlega ocenie. Okres podlegający ocenie 4 rozpoczyna się od dnia zapoznania pracownika z kryteriami oceny, według których będzie oceniany, a kończy z dniem sporządzenia oceny na piśmie. Zatem okres podlegania ocenie rzadko kiedy będzie równy 24-miesiącom, w szczególności, że rozporządzenie nakłada wymóg zapoznania pracownika z kryteriami oceny w terminie 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas niekreślony. W związku z tym realny okres podlegający ocenie może wynieść np. 23 miesiące. 4 Część IV arkusza oceny. 14
15 Zapoznanie ocenianego z kryteriami oceny Sporządzenie oceny okresowej na piśmie i rozpoczęcie kolejnego cyklu oceny Rozpoczęcie kolejnego cyklu oceny 24 miesięczny termin realizacji oceny okresowej kolejny cykl oceny Okres podlegający ocenie Koniec poprzedniego okresu oceny / zatrudnienie na czas nieokreślony Wykres nr 1 relacja pomiędzy częstotliwością procesu oceny okresowej a okresem podlegającym ocenie Ponieważ ustawa nie zawiera regulacji dotyczących sposobu obliczania terminów ocen okresowych w niej określonych to w związku z art. 9 ust. 1 ustawy oraz art. 300 Kodeksu pracy terminy realizacji oceny okresowej oblicza się zgodnie z zasadami prawa cywilnego, określonymi w art. 110 i następnych Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tymi zasadami: 1) jeżeli termin określony jest w dniach (np. 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony ) to termin rozpoczyna bieg od następnego dnia po zatrudnieniu ocenianego na czas nieokreślony, a upływa on z końcem ostatniego dnia (z upływem ostatniej godziny w danej dobie), Przykład Jeżeli oceniany został zatrudniony na czas nieokreślony 4 marca 2012 r., wpisanie do arkusza oceny wybranych kryteriów powinno nastąpić najpóźniej 3 maja 2012 r. (w terminie 60 dni). Mając na względzie obowiązki wynikające z 12 rozporządzenia (prawo ocenianego do wglądu do arkusza oceny, obowiązek włączenia arkusza do akt osobowych członka korpusu służby cywilnej), faktycznie termin upłynie z ostatnią godziną pracy urzędu. 15
16 2) termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 Kodeksu cywilnego), Przykład W przypadku terminu 24 miesięcy na sporządzenie oceny okresowej, gdy początek terminu (sporządzenie ostatniej oceny okresowej) wypadał 4 marca 2012 r., termin sporządzenia kolejnej oceny okresowej przypadnie na 4 marca 2014 r. (24 miesiące później data końcowa jest zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego datą odpowiadającą dacie początkowej). 3) jeżeli termin upływa w dniu uznanym ustawowo za wolny od pracy (w niedzielę lub święto), zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego termin upływa dnia następnego, przy zachowaniu wszystkich zasad ogólnych. Dni wolne od pracy znajdujące się w środku terminu są liczone do biegu terminu. Przykład Jeżeli 30-dniowy termin określony w 8 rozporządzenia rozpoczynał swój bieg 4 lutego 2011 r. to koniec terminu przypadał na 6 marca 2011 r., czyli na niedzielę, która była dniem ustawowo wolnym od pracy. W takim wypadku zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego termin upłynął z końcem dnia 7 marca (poniedziałek) Zmiana terminu oceny okresowej Zgodnie z przepisami ustawy ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące. Od tej zasady są jednak wyjątki. Jedne z nich mają charakter obligatoryjny, inne fakultatywny. Zmiana terminu oceny okresowej następuje w sposób obligatoryjny: 1) w razie wystąpienia okoliczności określonych w przepisie art. 81 ust. 6 ustawy (zmiana stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego wiążąca się z istotną zmianą zakresu obowiązków): a) jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy, 16
17 Przykład Ostatnia ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej miała miejsce 3 czerwca 2010 r. W dniu 1 grudnia 2010 r. doszło do zmiany dotychczasowego stanowiska zajmowanego przez ocenianego, co wiązało się z istotną zmianą zakresu obowiązków. W omawianym przypadku w dniu 1 grudnia 2010 r. nie mogła być dokonana ocena okresowa ponieważ nie upłynęło 6 miesięcy od sporządzenia ostatniej oceny okresowej. W takiej sytuacjach zastosowanie znajdzie 8 ust. 1 rozporządzenia. b) jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż 6 miesięcy w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, Przykład Pracownik służby cywilnej został zatrudniony od dnia 15 czerwca 2010 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W dniu nawiązania stosunku pracy 15 czerwca 2010 r. pracownik ten zapoznał się również z kryteriami oceny. Pracownik, którego dotyczy przykład zajmuje się zamówieniami publicznymi i będzie osobą ocenianą po raz pierwszy, o której mowa w art. 81 ust. 6 zdanie drugie ustawy. Pracownik ten został przeniesiony w dniu 28 grudnia 2010 r. na inne stanowisko pracy, na którym zajmuje się obsługą medialną kierownika urzędu. W związku z istotną zmianą realizowanych zadań i upływem 6 miesięcy od dnia zapoznania się z kryteriami oceny, należało mu sporządzić mu ocenę okresową przed upływem 24 miesięcy od dnia zatrudnienia na czas nieokreślony, a zatem termin oceny uległ skróceniu. W przypadku, gdy do zmiany stanowiska pracy dojdzie przed upływem okresu, o którym mowa w art. 81 ust. 6 ustawy, zastosowanie znajdzie 8 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym oceniający dokonuje wyboru nowych kryteriów oceny w ciągu 30 dni od dnia zmiany stanowiska, po uprzednim przeprowadzeniu z ocenianym rozmowy poprzedzającej wybór kryteriów. Oceniany potwierdza zapoznanie się z kryteriami oceny na piśmie, natomiast termin oceny nie ulega zmianie. 17
18 Zmiana stanowiska pracy wiążąca się z istotną zmianą zakresu obowiązków Sporządzenie oceny okresowej na piśmie i rozpoczęcie kolejnego cyklu oceny Okres objęty oceną okresową dłuższy niż 6 miesięcy kolejny cykl oceny okresowej 24 miesięczny termin realizacji oceny okresowej Okres objęty oceną krótszy niż 6 miesięcy Okres 30 dni na dokonanie wyboru nowych kryteriów oceny Koniec poprzednieg o okresu oceny / zatrudnienie na czas nieokreślony Zmiana stanowiska pracy wiążąca się z istotną zmianą zakresu obowiązków Kontynuacja procesu oceny w oparciu o dotychczasowe / niezmienione terminy Sporządzenie oceny okresowej na piśmie i rozpoczęcie kolejnego cyklu oceny Wykres nr 2 wpływ zmiany stanowiska pracy wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków ocenianego na terminy realizacji oceny okresowej 2) W razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin sporządzenia oceny okresowej ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności (art. 81 ust. 7 ustawy). Przykład W stosunku do pracownika służby cywilnej zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony bezpośredni przełożony miał dokonać oceny okresowej pracownika 6 maja 2011 r. Pracownik był jednak nieobecny w pracy w listopadzie i grudniu 2010 r. łącznie przez 44 dni. Była to nieobecność ciągła. Zgodnie z art. 81 ust. 7 ustawy, termin na dokonanie oceny okresowej ulega wydłużeniu o cały okres nieprzerwanej nieobecności w pracy, dłuższej niż miesiąc. Okres 44 dni jest dłuższy niż miesiąc, zatem począwszy od 7 maja 2011 r. należało dodać 44 dni. W rezultacie dniem, w 18
19 którym należało dokonać oceny był 19 czerwca 2011 r. Ponieważ jednak była to niedziela, dzień na dokonanie oceny okresowej został automatycznie przesunięty na 20 czerwca 2011 r. Należy pamiętać, iż okresami usprawiedliwionej nieobecności, o których mowa w art. 81 ust. 7 ustawy, są wszystkie okresy pozostawania w stosunku pracy i nieświadczenia pracy, które uznaje się za usprawiedliwione na mocy przepisów Kodeksu pracy, ustawy o służbie cywilnej, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281 ze zm.), a także innych przepisów, na podstawie których niektóre kategorie pracowników korzystają z dodatkowych zwolnień od pracy. Zatem okolicznościami usprawiedliwiającymi nieobecność mogą być np.: a) urlop wypoczynkowy, b) urlop szkoleniowy, c) choroba, d) urlop bezpłatny (na podstawie art. 174 lub Kp), e) urlop macierzyński, f) urlop wychowawczy. Ponadto usprawiedliwiona nieobecność trwająca dłużej niż miesiąc oznacza nieobecność nieprzerwaną, bez względu na fakt czy przyczyna tej nieobecności w całym okresie jej trwania była taka sama. Biorąc pod uwagę cel przepisu, jakim jest umożliwienie przełożonemu dokonania oceny okresu faktycznie przepracowanego przez pracownika należy zauważyć, że dni, które nie są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy a co za tym idzie nie jest zobowiązany do usprawiedliwienia swojej nieobecności w tych dniach nie przerywają tej nieobecności. Należy również dodać, że przepis art. 81 ust. 7 ustawy nie wskazuje żadnego szczególnego momentu, w którym wystąpienie nieobecności ocenianego w pracy powoduje przedłużenie terminu sporządzenia oceny, a zatem trzeba uznać, że każda usprawiedliwiona nieobecność trwająca dłużej niż miesiąc, przypadająca między sporządzeniem jednej oceny okresowej a przewidywanym terminem sporządzenia kolejnej oceny, powoduje odpowiednie przedłużenie dwudziestoczteromiesięcznego terminu dokonania tej oceny (o czas tej nieobecności). Tym samym również każda nieobecność trwająca dłużej niż miesiąc przypadająca między dniem, w którym członek korpusu służby cywilnej zaczyna podlegać obowiązkowi oceny okresowej, a dniem rozpoczęcia oceny okresowej (zapoznania się ocenianego z kryteriami oceny), będzie powodowała przedłużenie terminu sporządzenia oceny okresowej o czas tej nieobecności. 19
20 Przykład Urzędnik służby cywilnej rozpoczyna w dniu 5 września 2011 r. (poniedziałek) urlop, na który składa się 26 dni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Do pracy urzędnik powinien wrócić we wtorek 11 października 2011 r., jednak z powodu choroby (stwierdzonej orzeczeniem lekarskim) może wrócić do pracy dopiero w poniedziałek 17 października 2011 r. W tym przypadku miesięczny okres usprawiedliwionej nieobecności upływa 5 października 2011 r. Jeżeli cały miesięczny okres przypadł w okresie 24 miesięcy pomiędzy kolejnymi ocenami okresowymi, to termin dokonania kolejnej oceny wydłuży się o 42 dni (taka jest liczba dni od 5 września do 16 października 2011 r. włącznie). Zapoznanie ocenianego z kryteriami oceny Sporządzenie oceny okresowej na piśmie i rozpoczęcie kolejnego cyklu oceny Okres podlegający ocenie 24 miesięczny termin realizacji oceny okresowej 45 dni Rozpoczęcie okresu nieprzerwanej, usprawiedliwionej nieobecności ocenianego Koniec poprzedniego okresu oceny / zatrudnienie na czas nieokreślony 45 dniowa nieprzerwana nieobecność Zakończenie okresu nieprzerwanej, usprawiedliwionej nieobecności ocenianego Przedłużenie czasu realizacji oceny okresowej o czas nieprzerwanej, usprawiedliwionej nieobecności ocenianego Wykres nr 3 wpływ usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, na terminy realizacji oceny okresowej 3) W razie uzyskania negatywnej oceny okresowej członek korpusu służby cywilnej podlega ponownej ocenie po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną (art. 81 ust. 9 ustawy). Użycie wyrażenia po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną oznacza, że ponowna ocena okresowa powinna być sporządzona niezwłocznie po dniu, w którym minie 6 miesięcy od dnia zapoznania się ocenianego z oceną negatywną. 20
21 Przykład Jeśli członek korpusu służby cywilnej zapoznał się z negatywną oceną okresową 15 lutego 2011 r., ponowna ocena powinna zostać dokonana 16 sierpnia 2011 r. Zapoznanie ocenianego z kryteriami oceny Rozpoczęcie kolejnego 6 miesięcznego procesu oceny okresowej Okres podlegający ocenie 24 miesięczny termin realizacji oceny okresowej 6 miesięczny termin realizacji oceny okresowej Koniec poprzedniego okresu oceny / zatrudnienie na czas nieokreślony Otrzymanie negatywnej oceny okresowej i zapoznanie się z nią ocenianego Sporządzenie oceny okresowej na piśmie i rozpoczęcie kolejnego cyklu oceny Wykres nr 4 wpływ otrzymania negatywnej oceny okresowej na terminy realizacji oceny okresowej Zmiany terminu sporządzenia oceny okresowej na podstawie art. 81 ust. 8 ustawy może dokonać oceniający w przypadku: a) zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie, b) przewidywanej dłuższej usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, która może uniemożliwić przeprowadzenie oceny, c) przewidywanej dłuższej usprawiedliwionej nieobecności w pracy oceniającego, która może utrudnić przeprowadzenie oceny, d) złożenia przez ocenianego wniosku o zmianę terminu przeprowadzenia oceny, jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż 6 miesięcy. W przypadku dokonania takiej zmiany terminu oceniający ma obowiązek poinformować pisemnie ocenianego o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie, a kopię pisma dołącza się do arkusza oceny ( 7 rozporządzenia). 21
22 2.5. Ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej przenoszonego do innego urzędu Od oceny okresowej zależy przebieg kariery zawodowej członka korpusu służby cywilnej. W wyniku dwukrotnej, następującej po sobie, oceny negatywnej stosunek pracy urzędnika służby cywilnej rozwiązuje się (art. 71 ust. 1 pkt 1 ustawy), natomiast ocena pozytywna może być przesłanką fakultatywnego lub obligatoryjnego przyznania urzędnikowi służby cywilnej wyższego stopnia służbowego (art. 89 ust. 1 i 2 ustawy). Dlatego niesporządzenie oceny oraz jej nieprzekazanie do urzędu, do którego przenoszony jest oceniany, może oznaczać zatrzymanie awansu zawodowego. Niedokonanie oceny w terminie powoduje dodatkowo trudności dla urzędu, który przyjmuje przenoszonego pracownika, gdyż rozpoczęcie nowego cyklu oceny uzależnione jest od zakończenia poprzedniego cyklu oceny. Należy przy tym zauważyć, że niedokonanie czynności, o których mowa m.in. w art. 81 ust. 6 ustawy, może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych i być podstawą do podjęcia przez pracodawcę różnych działań, w tym do objęcia oceniającego odpowiedzialnością dyscyplinarną. Problemy ze zmianą stanowiska pracy wiążącą się z istotną zmianą zakresu obowiązków można prześledzić na poniższym przykładzie: Członek korpusu służby cywilnej, zajmujący stanowisko np. księgowego, zostaje przeniesiony do innego urzędu, w którym również będzie zajmował stanowisko księgowego i wykonywał zadania zbieżne z tymi, które do tej pory realizował. Nie ma wówczas konieczności wcześniejszego sporządzenia oceny okresowej w związku z tą zmianą (na podstawie art. 81 ust. 6 ustawy). Jednakże należy przy tym pamiętać o potencjalnych trudnościach przy dokonywaniu oceny w takim przypadku. W sytuacji, gdy omawiana zmiana następuje np. w 2 miesiącu rozpoczętej oceny można uznać, że zmiana miejsca pracy nie powinna mieć większego wpływu na możliwość dokonania rzetelnej i obiektywnej oceny przez nowego oceniającego. Natomiast w sytuacji, gdy ww. przeniesienie następuje np. 2 miesiące przed terminem sporządzenia oceny okresowej to nowy oceniający praktycznie nie będzie mógł dokonać oceny za poprzednie 22 miesiące pracy. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem byłoby albo poczekanie z dokonaniem przeniesienia albo dokonanie wcześniejszej oceny na podstawie przepisu art. 81 ust. 1 pkt 1 ustawy, który umożliwia wcześniejsze sporządzenie oceny okresowej w związku ze zmianą oceniającego. Należy też zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy nowy oceniający ma możliwość dokonania oceny tylko za część okresu podlegającego ocenie (np. przeniesienie nastąpiło po 1 roku od rozpoczęcia oceny) wskazane byłoby wtedy zasięgnięcie przez nowego oceniającego opinii u poprzedniego bezpośredniego przełożonego nt. sposobu wykonywania pracy przez ocenianego. Opinia ta mogłaby być pomocna przy dokonywaniu oceny okresowej w pierwotnie ustalonym terminie. 22
23 Pamiętaj! 1) W przypadku przeniesienia członka korpusu służby cywilnej do innego urzędu, które będzie wiązało się z istotną zmianą zakresu obowiązków, sporządzenie oceny okresowej będzie obowiązkowe, jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynie więcej niż 6 miesięcy. 2) W przypadku, o którym mowa w art. 81 ust. 6 ustawy, ostatni dzień świadczenia pracy na stanowisku pracy zajmowanym w dniu ustalania kryteriów oceny powinien być jednocześnie ostatnim dniem okresu podlegającego ocenie, a właściwym do jej sporządzenia jest dotychczasowy bezpośredni przełożony. 3) W przypadku, gdy w okresie 6 miesięcy od dnia ustalenia kryteriów oceny sporządzanej po raz pierwszy albo od dnia sporządzenia ostatniej oceny następuje zmiana stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego wiążąca się z istotną zmianą zakresu obowiązków, w terminie 30 dni od zmiany stanowiska pracy ponownie dokonuje się wyboru kryteriów po uprzednim odbyciu z ocenianym rozmowy, a następnie kryteria wpisuje się do arkusza oceny okresowej. Sam termin sporządzenia oceny nie ulega zmianie ( 8 ust. 1 rozporządzenia). 4) W przypadku zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie i niesporządzeniu wcześniejszej oceny na podstawie art. 81 ust. 8 pkt 1 ustawy przez dotychczasowego przełożonego, ocena jest sporządzana na podstawie wybranych wcześniej kryteriów w niezmienionym terminie przez nowego oceniającego ( 8 ust. 2 rozporządzenia). 5) W przypadku zmiany terminu oceny w sytuacjach określonych w art. 81 ust. 8 ustawy oceniający niezwłocznie zawiadamia pisemnie ocenianego o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie a kopię tego pisma dołącza się do arkusza oceny okresowej ( 7 rozporządzenia). Dobra praktyka W przypadku zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie, ustawa nie nakłada obowiązku sporządzenia oceny okresowej jednak wskazane jest, aby dotychczasowy przełożony taką ocenę sporządził, szczególnie jeżeli zbliża się jej termin (art. 81 ust. 8 pkt 1 ustawy). Dzięki temu nowy przełożony będzie mógł rozpocząć nowy cykl oceny. Dobra praktyka Należy również pamiętać, iż pomimo tego, że w przypadku zmiany terminu oceny okresowej na mocy art. 81 ust 6 i 7 ustawy, nie ma obowiązku informowania ocenianego o takowej zmianie, natomiast dobrą praktyką będzie przekazanie tej informacji ocenianemu. Informacja ta nie musi mieć formy oficjalnego dokumentu, w zupełności wystarczy, aby została ona przekazana bezpośrednio, ewentualnie drogą telefoniczną lub elektroniczną ( ). 23
24 Dobra praktyka W trakcie uzgadniania przeniesienia ocenianego do innego urzędu ważne jest, aby pracodawcy pamiętali o bieżącej ocenie okresowej i dopilnowali, aby oceniający wywiązali się ze wszystkich ciążących na nich obowiązków (np. sporządzenie oceny na podstawie art. 81 ust. 6 ustawy). Istotne jest również, aby wszystkie arkusze ocen i ewentualne pisma do nich dołączone w tych sprawach zostały przekazane przez dotychczasowego pracodawcę wraz z aktami osobowymi ocenianego do nowego urzędu. 24
25 3. Procedura sporządzania oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej 3.1. Etapy sporządzania oceny okresowej w służbie cywilnej Proces realizacji oceny okresowej w służbie cywilnej składa się z następujących etapów: 1) etap I rozmowa rozpoczynająca proces oceny, 2) etap II - wybór dodatkowych kryteriów oceny, 3) etap III ocena, 4) etap IV rozmowa oceniająca, 5) etap V sporządzenie oceny na piśmie, 6) etap VI sporządzenie wniosków dot. indywidualnego programu rozwoju zawodowego pracownika. Poniższa tabela zawiera zebrane w syntetycznej formie główne zadania realizowane na poszczególnych etapach i związane z nimi terminy. Poszczególne etapy zostaną omówione szerzej w dalszych podrozdziałach. Etap Działania Terminy omówienie z ocenianym głównych obowiązków wynikających z opisu zajmowanego stanowiska pracy, Rozmowa rozpoczynająca proces oceny Wybór kryteriów omówienie oczekiwań oceniającego, co do sposobu spełniania kryteriów oceny, omówienie celów do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenia, oraz sposobu realizacji tych celów. oceniający wybiera z wykazu kryteriów kryteria dodatkowe (dla stanowisk nie będących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej od 3 do 5, dla wyższych stanowisk maksymalnie 2). Przed wyborem kryteriów 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony Ocena obserwacja pracownika pod kątem ocenianych kryteriów, cały okres podlegający ocenie 25
26 udzielanie pracownikowi informacji zwrotnych nt. wykonywanej przez niego pracy, gromadzenie informacji potrzebnych do dokonania oceny, przygotowanie bezpośrednio przed rozmową oceniającą wypełnionego na roboczo arkusza oceny. Omówienie z pracownikiem: Rozmowa oceniająca Sporządzenie oceny na piśmie Sporządzenie wniosków dot. IPRZ głównych obowiązków wykonywanych przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie, oraz sposobu ich realizacji, z uwzględnieniem spełniania przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny, trudności napotykanych przez ocenianego w trakcie realizacji zadań, kierunków dalszego rozwoju zawodowego i potrzeb szkoleniowych ocenianego. przyznanie ocen cząstkowych i określenie ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny przez pracownika, przyznanie oceny pozytywnej lub negatywnej. umieszczenie w arkuszu oceny wniosków na temat indywidualnego programu rozwoju zawodowego pracownika. 24 miesiące od dnia zakończenia poprzedniej oceny okresowej lub zatrudnienia pracownika na czas nieokreślony Tabela nr 2 etapy procesu oceny okresowej w służbie cywilnej 3.2. Rozmowa poprzedzająca wybór kryteriów oceny 26
27 W terminie 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony jego bezpośredni przełożony ma obowiązek przeprowadzić z nim rozmowę poświęconą omówieniu z ocenianym: 1) głównych obowiązków wynikających z opisu zajmowanego stanowiska pracy, 2) oczekiwań oceniającego, co do sposobu spełniania kryteriów oceny, 3) celów do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenie, oraz sposobu realizacji tych celów. W tym kontekście warto jeszcze raz przypomnieć o konieczności zapewnienia aktualności opisu stanowiska pracy, który jest podstawowym źródłem wykorzystywanym przy omawianiu głównych obowiązków pracownika. Trzeba powiem pamiętać, iż w przypadku, gdy opis nie odzwierciedla rzeczywistych zadań wykonywanych przez pracownika lub innych jego elementów na jego zmianę bądź aktualizację przed dokonaniem ww. rozmowy i rozpoczęciem oceny okresowej może już być za późno. Ponadto w trakcie rozmowy należy zastanowić się nad tym, które kryteria będą pasować do wykonywanych przez ocenianego zadań. Należy również zwrócić uwagę na określone w opisie stanowiska pracy wymagane kompetencje, część z nich może znaleźć się wśród kryteriów oceny wybieranych przez oceniającego. Omawiając cele, należy pamiętać, że powinny one wynikać z realizowanych przez pracownika zadań i zostać określone w taki sposób, który umożliwi ich rzetelną ewaluację oraz jasno wskaże pracownikowi, czego się od niego oczekuje Omówienie oczekiwań oceniającego względem ocenianego co do sposobu spełniania kryteriów oceny Po omówieniu z ocenianym obowiązków związanych z zajmowanym przez niego stanowiskiem oceniający przystępuje do omówienia swoich oczekiwań względem sposobu spełniania przez niego kryteriów oceny. Przykład Jeżeli omawiane jest kryterium obowiązkowe rzetelność i terminowość, warunki jego spełniania mogą zostać określone np. poprzez wskazanie, jaki procent spraw powierzonych ocenianemu musi zostać zrealizowanych w wyznaczonym terminie (np. 85 %). Tym samym oprócz precyzyjnego wyrażenia oczekiwań przełożonego wskazany zostanie ocenianemu także cel do osiągnięcia w okresie podlegającym ocenie. 27
28 Dzięki temu pracownik będzie wiedział, jakie są kryteria skutecznego wypełniania powierzonych mu obowiązków i zadań, co pozwoli mu na takie ukierunkowanie swojego zachowania, które zagwarantuje ich spełnienie. Oprócz określenia optymalnego sposobu realizacji wyrażonych w danym kryterium oczekiwań istotne jest również, aby oceniający poinformował także pracownika o tym, jakie zachowania i w jaki sposób powinien przejawiać, aby móc zyskać ocenę przekraczającą oczekiwania w ramach danego kryterium. Przykład Przełożony może przekazać te informacje za pomocą następującej wypowiedzi: Marku, jak wiesz, bardzo istotną kompetencją na zajmowanym przez Ciebie stanowisku jest umiejętność szybkiego i samodzielnego rozwiązywania problemów, które się pojawiają w trakcie realizacji naszych projektów. Oznacza to dla mnie, że w przypadku pojawienia się problemu najpierw postarasz się rozwiązać go sam, korzystając z zasobów, które masz do dyspozycji, a dopiero kiedy to okaże się niemożliwe, zwrócisz się do mnie lub innych członków naszego zespołu z prośbą o pomoc w jego rozwiązaniu. Natomiast jeżeli w sytuacji wystąpienia problemu nie tylko przyjdziesz z informacją o tym, ale również z propozycją prawidłowego jego rozwiązania, uznam to za przewyższenie żywionych w stosunku do Ciebie oczekiwań. Dobra praktyka Ustalenia poczynione w trakcie omawiania oczekiwań oceniającego względem ocenianego co do sposobu spełniania poszczególnych kryteriów oceny oraz powierzonych mu obowiązków można sporządzić w formie pisemnej. Dzięki temu możliwe stanie się odwołanie się do nich w trakcie przeprowadzania rozmowy oceniającej i uniknięcie nieporozumień, które mogą wyniknąć z upłynięcia znacznej ilości czasu między ich określeniem a oceną Wybór kryteriów oceny Ocena okresowa członków korpusu służby cywilnej jest realizowana w oparciu o dwa rodzaje kryteriów: 1) kryteria obowiązkowe, 2) kryteria do wyboru. Z uwagi na istotne różnice w zadaniach realizowanych przez pracowników zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej albo stanowiska kierowników urzędów będące stanowiskami w służbie 28
29 cywilnej oraz pozostałych pracowników wykorzystuje się w procesie oceny okresowej dwa katalogi kryteriów oceny (obowiązkowych i do wyboru): 1) przeznaczony dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej ani stanowiskami kierowników urzędów, które są stanowiskami pracy w służbie cywilnej 5 (zamieszczony w załączniku nr 1 do rozporządzenia), Rysunek nr 4 kryteria obowiązkowe dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej 2) przeznaczony dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach będących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej albo na stanowiskach kierowników urzędów, które są stanowiskami pracy w służbie cywilnej 6 (zamieszczony w załączniku nr 3 do rozporządzenia). 5 dalej zwanymi nie będącymi wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej. 6 dalej zwanymi będącymi wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej. 29
30 Rysunek nr 5 kryteria obowiązkowe dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach będących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej Obowiązkowe kryteria oceny dla obydwu kategorii pracowników można uznać za uniwersalne i dopasowane do specyfiki całej służby cywilnej. Natomiast kryteria dodatkowe stanowią opis specyficznych kompetencji wykorzystywanych przez różne obszary działania służby cywilnej i odpowiedni ich dobór pozwala na odzwierciedlenie specyfiki pracy na konkretnym stanowisku. W przypadku wyższych stanowisk w służbie cywilnej występuje 5 kryteriów obowiązkowych. Oceniający może też dodatkowo wybrać nie więcej niż 2 kryteria spośród kryteriów do wyboru, które uzna za najistotniejsze dla prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego. Należy przy tym pamiętać, że dla tej grupy stanowisk można nie wybrać żadnego kryterium do wyboru. Pozostałe stanowiska dysponują katalogiem zawierającym 4 kryteria obowiązkowe i 13 kryteriów dodatkowych. W tym przypadku oceniający ma obowiązek wybrania spośród kryteriów do wyboru nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5 kryteriów oceny, najistotniejszych dla prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego. Stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej Kryteria obowiązkowe Wyższe stanowiska w służbie cywilnej 1 Rzetelność i terminowość Zarządzanie zasobami 30
31 2 Wiedza specjalistyczna i umiejętność jej wykorzystania Zarządzanie personelem 3 Zorientowanie na osiąganie celów Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność 4 Doskonalenie zawodowe Skuteczna komunikacja 5 Zorientowanie na osiąganie celów 1 Umiejętność obsługi urządzeń technicznych lub narzędzi informatycznych Kryteria dodatkowe Umiejętność obsługi urządzeń technicznych lub narzędzi informatycznych 2 Znajomość języka obcego Znajomość języka obcego 3 Kreatywność Kreatywność 4 Umiejętność współpracy Umiejętność współpracy 5 Umiejętność negocjowania Umiejętność negocjowania 6 Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych 7 Umiejętności analityczne Umiejętności analityczne 8 Zarządzanie zasobami Planowanie i myślenie strategiczne 9 Zarządzanie personelem Doskonalenie zawodowe 10 Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność Wiedza specjalistyczna i umiejętność jej wykorzystania 11 Pozytywne podejście do klienta Rzetelność i terminowość 12 Samodzielność i inicjatywa 13 Skuteczna komunikacja Tabela nr 3 katalog obowiązkowych i dodatkowych kryteriów oceny Przy wyborze kryteriów dodatkowych należy kierować się wykonywanymi przez pracownika obowiązkami oraz wymaganymi kompetencjami na danym stanowisku pracy. W tym celu należy wykorzystać właściwy dla ocenianego opis stanowiska pracy, a w szczególności informacje zawarte w części 5, 7, 8 i 11, gdzie można znaleźć odpowiednie informacje. W ten sposób łatwiej będzie wybrać kryteria, które adekwatnie opisują specyfikę danego stanowiska pracy. 31
32 Rysunek nr 6 część piąta opisu stanowiska pracy Należy jednak pamiętać, że przy wyborze kryteriów dodatkowych, oprócz wspomnianych już informacji zawartych w opisie stanowiska pracy, ważne jest również znajomość indywidualnej specyfiki zadań na nim realizowanych. Tak na przykład, posługując się zaprezentowanymi powyżej opisami czterech głównych zadań można wywnioskować, iż kryteriami dodatkowymi dla danego stanowiska mogą być: 1) Umiejętność negocjowania kluczowa dla realizacji działań opisanych w Zadaniu 1, z uwagi na to, iż wiąże się z posiadaniem kompetencji w takich obszarach jak np.: a) dążenie do zrozumienia stanowiska (opinii) innych osób, b) przygotowanie i prezentowanie różnorodnych argumentów w celu wsparcia swojego stanowiska, c) ułatwianie rozwiązywania problemu, kwestii spornej. 2) Umiejętność współpracy kluczowa dla realizacji działań opisanych w Zadaniu 2 i Zadaniu 3, z uwagi na to, iż wiąże się z posiadaniem kompetencji w takich obszarach jak np.: a) przekazywanie posiadanych informacji, które mogą wpływać na planowanie lub proces podejmowania decyzji, osobom, dla których informacje te będą stanowiły istotną pomoc w realizowanych przez nie zadaniach, b) zrozumienie celu i korzyści wynikających ze wspólnego realizowania zadań, c) pomoc i doradzanie współpracownikom w razie potrzeby. 3) Pozytywne podejście do klienta kluczowe dla realizacji działań opisanych w Zadaniu 4, z uwagi na to, iż wiąże się z posiadaniem kompetencji w takich obszarach jak np.: a) zrozumienie funkcji usługowej swojego stanowiska pracy, b) właściwa i sprawna obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego, c) przejrzyste działanie, tworzenie przyjaznej atmosfery. 32
33 Jednak, jeżeli na przykład w skutecznej realizacji działań opisanych w Zadaniu 4 bardziej istotna od umiejętności pozytywnej obsługi klienta jest umiejętność radzenia sobie w kryzysowych sytuacjach, które pojawiają się na linii urząd a organizacje przedstawicielskie bezpośredni przełożony ocenianego może, zamiast kryterium dodatkowego Pozytywne podejście do klienta, wybrać kryterium Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, w obrębie, którego zawierają się takie kompetencje, jak: 1) wczesne rozpoznawanie potencjalnych sytuacji kryzysowych, 2) szybkie działanie mające na celu rozwiązanie kryzysu, 3) wyciąganie wniosków (nauki) z sytuacji kryzysowych tak, żeby można było w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji. Natomiast, jeżeli dla realizacji omawianego zadania najistotniejszym jest to, aby wykonująca je osoba umiała komunikować się z organizacjami przedstawicielskimi w sposób, który zachęci je do podjęcia dyskusji w sprawach kwestii konfliktowych oraz umożliwi przekazanie uwag i zastrzeżeń urzędu w sposób, który zapobiegnie zaognieniu sytuacji bezpośredni przełożony może wybrać kryterium dodatkowe Skuteczna komunikacja, w obrębie, którego zawierają się takie kompetencje, jak: 1) zachęcanie do dyskusji w kwestiach spornych i sprzyjanie wypracowywaniu rozwiązań konfliktów, 2) bycie przekonującym w rozmowie i dążenie do zapewnienia obopólnie korzystnych rezultatów, 3) przekazywanie krytycznych uwag w sposób konstruktywny. Dlatego istotnym jest, aby w procesie wyboru dodatkowych kryteriów oceny bezpośredni przełożony posługiwał się zarówno informacjami zawartymi w opisie danego stanowiska jak i swoją własną wiedzą na temat specyfiki wykonywanych na danym stanowisku zadań. Dzięki temu możliwym stanie się taki dobór dodatkowych kryteriów oceny, który umożliwi najrzetelniejszą ocenę pracownika zajmującego dane stanowisko, dokonaną według tych wymagań, które są najbardziej istotne dla realizacji powierzonych mu zadań. Dobra praktyka Wskazane jest, aby w wypadku stanowisk, na których wykonywane są w danym urzędzie jednakowe zadania (np. stanowiska osób obsługujących sekretariaty, legislatorów, inspektorów górniczych), wybrane dla poszczególnych pracowników kryteria dodatkowe były takie same. W tym celu możliwe jest wydanie np. zaleceń dyrektora generalnego urzędu w tej sprawie. Takie działanie pozwoli między innymi na dokonanie rzetelnego porównania pracowników zajmujących takie same stanowiska w danej jednostce, jak i zapobiegnie sytuacji, w której osoby wykonujące te same zadania będą oceniane według różnych kryteriów oceny, w efekcie obniżając stopień obiektywności i rzetelności procesu oceny. 33
34 Z uwagi na fakt, iż to bezpośredni przełożony jest jedyną uprawnioną osobą do przeprowadzania oceny okresowej podległych mu pracowników, w wypadku jego krótkiej nieobecności wyznaczenie kryteriów sporządzenia oceny okresowej powinno nastąpić niezwłocznie po powrocie oceniającego do pracy. Natomiast w przypadku długich i z góry określonych nieobecności wydaje się, że wyboru kryteriów powinna dokonać inna osoba, np. osoba wykonująca w zastępstwie zadania bezpośredniego przełożonego albo pośredni przełożony. Jeśli jest taka możliwość, w takich sytuacjach należałoby zasięgnąć opinii bezpośredniego przełożonego. Po dokonaniu wyboru dodatkowych kryteriów bezpośredni przełożony powinien wpisać je do części III arkusza oceny i podpisać. Wcześniejsze części arkusza powinny być wcześniej wypełnione: część I przez oceniającego albo komórkę kadrową danego urzędu, a część II przez oceniającego. Określenie, czy część I arkusza oceny powinna zostać wypełniona przez oceniającego czy przez komórkę kadrową, pozostaje w gestii danej jednostki. Należy również pamiętać, że: 1) w podsumowaniu wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego krótko opisujemy wnioski dotyczące IPRZ z niedawno zakończonej oceny okresowej, informacja ta powinna być pomocna przy określaniu nowych wniosków dotyczących IPRZ, dzięki czemu nie wystąpi konieczność sięgania do poprzedniego arkusza oceny, 2) przez datę rozpoczęcia pracy na zajmowanym stanowisku pracy należy rozumieć nie samo określenie stanowiska pracy, które może być od dawna niezmienne, lecz wykonywanie określonych zadań na tym stanowisku pracy. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę, że określając nazwę stanowiska pracy ocenianego trzeba określić rodzaj wykonywanych obowiązków ( ds. ) i datę powierzenia tych obowiązków należy wpisać. Zatem często będzie to data zmiany opisu stanowiska pracy. Pracownik potwierdza zapoznanie się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie, składając swój podpis w części III arkusza. Tym samym oceniany potwierdza, że omówiono z nim poszczególne kryteria, według których będzie on oceniany. Oryginał arkusza niezwłocznie włącza się do akt osobowych ocenianego, a kopię części I, II i III arkusza oceniający przekazuje ocenianemu. 34
35 Rysunek nr 7 część I arkusza oceny okresowej wzór A Rysunek nr 8 część III arkusza oceny okresowej wzór B Dobra praktyka Wskazane jest, aby dyrektor generalny urzędu w drodze wewnętrznych ustaleń określił, czy wypełnianie części I arkusza powinno zostać zrealizowane przez oceniającego, czy przez komórkę 35
36 kadrową. Pozwoli to ustanowić jednolity standard realizacji tego etapu oceny okresowej w całej jednostce i umożliwi uniknięcie rozproszenia odpowiedzialności za realizację tych działań. Dobra praktyka Jeżeli w trakcie danego cyklu oceny okresowej lub po jego zakończeniu nie nastąpiła zmiana w zakresie wykonywanych przez pracownika zadań lub obowiązków związanych z zajmowanym stanowiskiem wskazane jest, aby kolejny proces oceny okresowej realizować w oparciu o takie same dodatkowe kryteria oceny. Dzięki temu zostanie zachowana ciągłość oceny i możliwe stanie się zaobserwowanie rozwoju ocenianego w ramach wybranych kryteriów oceny. Natomiast, jeżeli przed wybraniem nowych kryteriów służących dokonaniu kolejnej oceny nastąpiła zmiana w zakresie wykonywanych przez pracownika zadań lub obowiązków związanych z zajmowanym stanowiskiem należy dokonać ponownej ich analizy i wybrać odpowiednie do nich kryteria dodatkowe. Pamiętaj! Jak wspomniano w podrozdziale 2.4 poradnika, w razie uzyskania negatywnej oceny okresowej członek korpusu służby cywilnej podlega ponownej ocenie po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną (art. 81 ust. 9 ustawy). Jest to nowa ocena okresowa sporządzana w krótszym czasie i może być przeprowadzona w oparciu o nowe kryteria oceny. W takim wypadku zgodnie z przepisami rozporządzenia ustalenie nowych kryteriów oceny dokonuje się w terminie 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny. Jednak ze względu na krótki okres oceny rekomenduje się dokonanie wyboru nowych kryteriów bez zbędnej zwłoki, tak aby maksymalnie wydłużyć okres, który będzie można ocenić Ocena członka korpusu służby cywilnej Ocenianie jest jednym z zadań wykonywanych przez każdego przełożonego. Dlatego szczególnie istotne jest, aby bezpośredni przełożony poświęcił swoją uwagę w szczególności procesowi zbierania informacji na temat sposobu realizacji powierzonych pracownikowi zadań w całym okresie podlegającym ocenie. Dzięki temu dokonana przez niego ocena nie będzie miała wyrywkowego charakteru i nie będzie wystawiona w oparciu o niedawne, zapamiętane przez przełożonego, działania, ale będzie miała charakter całościowy i będzie sporządzona w oparciu o całokształt pracy ocenianego w okresie podlegającym ocenie. Należy przy tym pamiętać, iż jak już wspomniano w rozdziale 2.3. poradnika częstotliwości sporządzania oceny okresowej nie można mylić z okresem, który podlega ocenie. Okres podlegający ocenie rozpoczyna się od zapoznania pracownika z kryteriami oceny, według których będzie oceniany, a kończy się z dniem sporządzenia oceny na piśmie. Zatem okres podlegania ocenie rzadko 36
37 kiedy będzie równy 24-miesięcom, w szczególności że rozporządzenie nakłada wymóg dokonania zapoznania pracownika z kryteriami oceny w terminie 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas niekreślony. W związku z tym realny okres podlegający ocenie może wynieść np. ok. 23 miesięcy. Okres podlegający ocenie Rysunek nr 9 część IV arkusza oceny zawierająca informacje na temat okresu podlegającego ocenie Z uwagi na powyższe w trakcie okresu podlegającego ocenie należy przede wszystkim skoncentrować się na pozyskaniu wystarczającej ilości informacji na temat przebiegu pracy ocenianego, która pozwoli podjąć obiektywne decyzje bazujące na faktach, a nie na opiniach. Stąd proces oceny pracownika jest działaniem ciągłym, a informacje, które będą stanowiły podstawę jego wyniku, należy gromadzić w ciągu całego okresu podlegającego ocenie. Proces ten należy prowadzić na bieżąco. Można wyróżnić dwa sposoby gromadzenia informacji: 1) obserwacja na bieżąco która pozwala na obserwacje postaw i sposobu interakcji pracownika z członkami zespołu lub klientami, 2) ocena wykonywanych zadań, pracy, powtarzana w krótkich odstępach czasu dzięki, której możliwa staje się ocena poziomu efektywności pracownika w zakresie powierzonych obowiązków. Dlatego przez cały okres podlegający ocenie należy zbierać dane dotyczące działań i wyników pracownika, tak aby w trakcie trwania rozmowy móc odwoływać się do konkretnych faktów. Bardzo popularną praktyką jest gromadzenie i zapisywanie przez przełożonego informacji na temat odpowiednich przykładów, które w trakcie oceny posłużą do zobrazowania i poparcia prezentowanych wniosków. Należy również pamiętać, iż w wypadku oceny okresowej dyrektora generalnego urzędu przepis art. 81 ust. 2 pkt. 1 ustawy nakłada na oceniającego obowiązek zasięgnięcia opinii Szefa Służby Cywilnej na temat ocenianego, przed dokonaniem jego oceny okresowej. Dobra praktyka 37
38 W celu osiągnięcia najwyższej efektywności procesu gromadzenia danych na temat działań i wyników ocenianego pracownika wskazane jest, aby działaniu temu nadać charakter cykliczny. Może to zostać osiągnięte m.in. przez: 1) ustalenie comiesięcznych lub cokwartalnych rozmów podsumowujących wyniki pracownika, 2) dokonywanie w regularnych odstępach czasu podsumowania sukcesów i porażek danego pracownika w zakresie realizowanych przez niego obowiązków, 3) prowadzenie bieżącej obserwacji pracy ocenianego i gromadzenie np. w postaci nieformalnej teczki pracowniczej informacji na temat sposobu, w jaki pracownik wywiązuje się z powierzonych mu obowiązków. Z uwagi na długość okresu podlegającego ocenie i wielość zdarzeń pojawiających się w jego trakcie informacje zgromadzone w procesie obserwacji pracy ocenianego należy sporządzać w formie pisemnej. Zapobiegnie to trudnościom w przywołaniu faktów zgromadzonych na początku okresu podlegającego ocenie, jak i możliwości zniekształcenia tychże danych w wyniku następujących po nich wydarzeń lub działań ocenianego. Rysunek nr 10 przykładowy arkusz sporządzony w programie MS Excel umożliwiający gromadzenie w cyklu miesięcznym informacji na temat ocenianego 3.4. Rozmowa oceniająca Przed sporządzeniem oceny okresowej na piśmie bezpośredni przełożony odbywa z pracownikiem rozmowę. W jej trakcie omawia: główne obowiązki wykonywane przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie, oraz sposób ich realizacji, z uwzględnieniem spełniania przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny, 38
39 trudności napotykane przez ocenianego w trakcie realizacji zadań, kierunki dalszego rozwoju zawodowego i potrzeby szkoleniowe ocenianego. Celem rozmowy poprzedzającej przyznanie oceny jest nie tylko ocenienie pracownika, ale też zaplanowanie jego dalszego rozwoju i udzielenie informacji zwrotnej na temat jego pracy. Dlatego w jej trakcie należy dać możliwość pracownikowi wypowiedzenia się na temat omawianych kwestii. Dobre praktyki w zakresie prowadzenia rozmowy oceniającej zostaną omówione w rozdziale 6 niniejszego poradnika Sposób prowadzenia rozmowy oceniającej Sporządzenie oceny okresowej w służbie cywilnej na piśmie wypełnienie arkuszy oceny okresowej Po odbyciu rozmowy oceniającej z pracownikiem przełożony dokonuje jej podsumowania na arkuszu oceny okresowej: 1) przyznając oceny cząstkowe i określając ogólny poziom spełniania kryteriów oceny przez pracownika, 2) przyznając ocenę pozytywną lub negatywną, 3) zapisując wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju zawodowego pracownika. Z uwagi na omówione wcześniej wykorzystanie w procesie oceny okresowej osobnych katalogów kryteriów obowiązkowych i dodatkowych dla stanowisk będących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej i niebędących wyższymi stanowiskami, w procesie sporządzania oceny wykorzystywane są dwa różne arkusze ocen: 1) dla stanowisk niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej wykorzystuje się arkusz A, którego wzór znajduje się w załączniku nr 2 do rozporządzenia, 2) dla stanowisk będących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej wykorzystuje się arkusz B, którego wzór znajduje się w załączniku nr 4 do rozporządzenia Skala ocen 39
40 Ponieważ części I, II i III arkusza oceny okresowej, które możemy nazwać metryczką oceny, wypełnia się po przeprowadzeniu rozmowy poprzedzającej wybór dodatkowych kryteriów oceny, wypełnienie właściwego arkusza oceny okresowej zaczynamy od części IV. Na tym etapie następuje przyznanie ocen cząstkowych według pięciostopniowej skali odpowiednio do poziomu spełniania przez ocenianego poszczególnych kryteriów oceny (zarówno obowiązkowych, jak i dodatkowych): 1) 1 punkt znacznie poniżej oczekiwań, 2) 2 punkty poniżej oczekiwań, 3) 3 punkty na poziomie oczekiwań, 4) 4 punkty powyżej oczekiwań, 5) 5 punktów znacznie powyżej oczekiwań. Rysunek nr 11 część IV arkusza oceny okresowej w służbie cywilnej wzór B, poświęcona ocenie spełniania poszczególnych kryteriów 40
41 Przyznawanie ocen cząstkowych (ustalenie poszczególnych poziomów ocen) W procesie przyznawania ocen cząstkowych należy bazować na opisie poszczególnych kryteriów oceny zawartych w załączniku nr 1 i 3 do rozporządzenia oraz oczekiwań względem pracownika przekazanych mu przez bezpośredniego przełożonego podczas rozmowy poprzedzającej wybór dodatkowych kryteriów oceny. Metoda 1 W związku z tym, iż stosowana w procesie oceny okresowej skala ocen pozostawia jej użytkownikom dużą swobodę definiowania sposobu rozumienia poszczególnych jej poziomów, możliwym jest dopasowanie ich definicji do specyfiki oraz charakterystyki realizowanych w danej jednostce zadań. Z uwagi na to dobrym rozwiązaniem byłoby, aby poszczególne urzędy w drodze wewnętrznych ustaleń stworzyły specyficzne dla nich zasady określające, jakimi kryteriami należy się kierować przy przyznawaniu poszczególnych poziomów ocen. Przykładową metodę definiowania poziomów skali oceny można znaleźć poniżej: 1) 1 punkt znacznie poniżej oczekiwań brak pożądanych zachowań, popełnianie błędów, wyraźna nieumiejętność radzenia sobie z zadaniami wymagającymi kompetencji z zakresu danego kryterium oceny, 2) 2 punkty poniżej oczekiwań podejmowanie prób zachowania się w oczekiwany sposób, poradzenia sobie z zadaniami wymagającymi kompetencji w zakresie danego kryterium oceny, popełnianie błędów w przypadku samodzielnego wykonywania zadań i umiejętne ich wykonywanie w przypadku monitoringu/ kontroli, 3) 3 punkty na poziomie oczekiwań samodzielność, poprawne wykonywanie większości zadań wymagających kompetencji z zakresu danego kryterium oceny, problemy z nieco trudniejszymi zadaniami oraz błędy w przypadku nowych, niestandardowych sytuacji, 4) 4 punkty powyżej oczekiwań sprawna i bezbłędna realizacja zadań wymagających kompetencji w zakresie danego kryterium oceny, radzenie sobie również z zadaniami trudnymi. Osoby oceniane na tym poziomie często stawiane są jako wzór do naśladowania. Ich zachowanie cechuje płynność oraz umiejętność radzenia sobie z trudnymi zadaniami, również w niestandardowych sytuacjach, 5) 5 punktów znacznie powyżej oczekiwań sprawne wykonywanie nawet wyjątkowo trudnych zadań wymagających kompetencji w zakresie danego kryterium oceny, wskazywanie i tłumaczenie innym sposobów oczekiwanego zachowania w zakresie danego kryterium oceny. Wysoki poziom automatyzmu wykonywanych czynności. Wyznaczanie nowych standardów i trendów w zakresie realizacji zadań związanych z danym kryterium oceny. 41
42 Wykorzystując powyższy model w przypadku kryterium oceny Zarządzanie personelem definiowanym, jako: Umiejętność kierowania grupą pracowników w celu osiągania pożądanych rezultatów przez rozdzielanie zadań i uprawnień oraz nadzorowanie realizacji zadań, a także umiejętność motywowania pracowników do osiągania wyższej skuteczności i jakości pracy [ ]. skala oceny może przedstawiać się następująco: 1) 1 punkt znacznie poniżej oczekiwań oceniany nie tłumaczy powierzanych podwładnym zadań, nie określając zakresu ich indywidualnej odpowiedzialności oraz oczekiwanych terminów zakończenia prac. Nie akceptuje różnorodnych poglądów poszczególnych członków zespołu niejednokrotnie narzucając im swoje zdanie oraz zaogniając konflikty poprzez branie strony tych członków zespołu, którzy dzielą podobne do niego stanowisko, 2) 2 punkty poniżej oczekiwań traktuje większość pracowników w bezstronny i uczciwy sposób zachęcając do wyrażania własnego zdania i opinii. Nie bierze ich jednak pod uwagę w procesie podejmowania decyzji i wyznaczania kierunku działań. W wysoce stresujących sytuacjach reaguje w sposób nerwowy i agresywny wyolbrzymiając konsekwencje nieprawidłowych działań podwładnych. 3) 3 punkty na poziomie oczekiwań w zrozumiały sposób tłumaczy zadania, określa zakresy odpowiedzialności poszczególnych podwładnych, realne terminy ich wykonania oraz oczekiwane efekty. Skutecznie angażuje pracowników w realizację powierzonych im zadań wykorzystując pozafinansowe elementy motywacyjne (pochwały, publiczne wyrażanie uznania, itp.). W sytuacjach kryzysowych wykazuje duże opanowanie i spokój dbając o to, aby odczuwana przez podwładnych presja nie wypływała ujemnie na ich efektywność. 4) 4 punkty powyżej oczekiwań precyzyjnie komunikuje pracownikom swoje oczekiwania w odniesieniu do jakości ich pracy równocześnie wskazując metody i narzędzia, które umożliwią im ich spełnienie. Umiejętnie łącząc możliwości stwarzane przez system wynagrodzeń i pozafinansowe elementy motywujące (pochwały, publiczne wyrażanie uznania, itp.) w bardzo efektywny sposób motywuje swoich pracowników do osiągania wyższej skuteczności w zakresie realizowanych zadań jak i podnoszenia jakości ich pracy. 5) 5 punktów znacznie powyżej oczekiwań bardzo precyzyjnie tłumaczy powierzane pracownikom zadania, jasno określając zakresy odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu oraz obowiązujące ich terminy. Dodatkowo wprowadził innowacyjną w skali Urzędu metodę monitorowania postępu prac, która umożliwia dostosowanie stopnia nadzoru do indywidualnych umiejętności i predyspozycji poszczególnych pracowników. Wdrożył również wewnątrzzespołowy system dzielenia się wiedzą, który zachęcił i zmotywował pracowników do samodzielnego podnoszenia posiadanych kwalifikacji zawodowych. 42
43 Natomiast w wypadku kryterium oceny Rzetelność i terminowość definiowanego, jako: Dbałość o przedstawianie wiarygodnych danych, faktów i informacji, po wnikliwym rozpoznaniu sytuacji z wykorzystaniem dostępnych źródeł. Dbałość o przestrzeganie określonych przepisami terminów dotyczących wykonywanych zadań. Wywiązywanie się z zadań w wyznaczonym przez przełożonego terminie i bez zbędnej zwłoki. skala oceny może przedstawiać się następująco: 1) 1 punkt znacznie poniżej oczekiwań dane, fakty i informacje oceniany przedstawia w niekompletny i nieprecyzyjny sposób. Do rozpoznania sytuacji nie wykorzystuje dostępnych źródeł informacji lub wykorzystuje tylko niektóre z nich (zbyt mało jak na potrzeby sytuacji). Nie realizuje również większości zadań w wyznaczonym terminie. 2) 2 punkty poniżej oczekiwań większość danych, faktów i informacji przedstawia w kompletny i dokładny sposób. Do rozpoznania sytuacji wykorzystuje większość dostępnych źródeł informacji. Kluczowe zadania realizuje w wyznaczonym terminie, dokonują przesunięć terminów mniej priorytetowych zadań. 3) 3 punkty na poziomie oczekiwań w każdej sytuacji przedstawia kompletne i dokładne dane, fakty i informacje. Do rozpoznania sytuacji wykorzystuje wszystkie dostępne źródła informacji. Wszystkie powierzone mu zadania realizuje w wyznaczonym terminie. 4) 4 punkty powyżej oczekiwań w każdej sytuacji przedstawia kompletne i dokładne dane, fakty i informacje oraz dzieli się wiedzą z tego zakresu z innymi pracownikami. Do rozpoznania sytuacji wykorzystuje wszystkie dostępne, także niestandardowe, źródła informacji. Wszystkie powierzone mu zadania realizuje w wyznaczonym terminie, pomagając również swoim współpracownikom w tym zakresie. 5) 5 punktów znacznie powyżej oczekiwań tworzy nowe metody przedstawiania danych, informacji oraz faktów, w jak najdokładniejszy i kompletny sposób (np.: stworzył nowe, udoskonalone szablony raportów wykorzystywanych w pracach zespołu). Kreuje również nowe sposoby pozyskiwania informacji oraz tworzy nowe metody i narzędzia zapewniające terminowość wykonywanych w urzędzie zadań. Metoda 2 Proces definiowania metody przyznawania poszczególnych poziomów oceny można również bezpośrednio powiązać z oczekiwaniami oceniającego, wyrażonymi w trakcie rozmowy poświęconej omówieniu głównych obowiązków ocenianego i wyborowi dodatkowych kryteriów oceny (patrz podrozdział niniejszego poradnika). W tym wypadku koniecznym jest, aby zastosować się do zasad wskazanych w przywołanym wcześniej podrozdziale, czyli: 43
44 1) określić optymalny sposób realizacji wyrażonych w danym kryterium oczekiwań (czyli odpowiadający poziomowi oceny 3 punkty na poziomie oczekiwań ), 2) określić jakie zachowania i w jaki sposób powinien przejawiać oceniany, aby móc otrzymać ocenę na poziomie powyżej oczekiwań lub znacznie powyżej oczekiwań, 3) zakomunikować ocenianemu swoje oczekiwania, np. sporządzić poczynione ustalenia w formie pisemnej, co umożliwi potem odwołanie się do nich w trakcie dokonywania oceny okresowej. Stosując opisaną powyżej metodę odnoszącą się do: 1) kryterium oceny Rzetelność i terminowość definiowanym, jako: Dbałość o przedstawianie wiarygodnych danych, faktów i informacji, po wnikliwym rozpoznaniu sytuacji z wykorzystaniem dostępnych źródeł. Dbałość o przestrzeganie określonych przepisami terminów dotyczących wykonywanych zadań. Wywiązywanie się z zadań w wyznaczonym przez przełożonego terminie i bez zbędnej zwłoki. 2) oczekiwań oceniającego względem realizacji wyrażonych w danym kryterium sposobów zachowania, które mogą być przekazane w następujący sposób: Pawle, jak wiesz, bardzo istotną kompetencją na zajmowanym przez Ciebie stanowisku jest umiejętność realizacji powierzonych Ci zadań w wyznaczonym terminie. W związku z tym oczekuję, że minimum 85% powierzonych Ci zadań zostanie zrealizowana w założonych ramach czasowych. Natomiast w wypadku pozostałych 15% oczekuję, że przekażesz mi informacje o ryzyku niedotrzymania terminu ich realizacji na tyle wcześnie, abym miał czas na podjęcie działań, które temu zapobiegną. Dodatkowo, jeżeli w takiej sytuacji przedstawisz mi informacje na temat tego, jakie zasoby będą potrzebne, aby danego terminu dotrzymać lub przedstawisz mi konkretny plan działań, jakie należy w tej sytuacji podjąć, uznam to za przekroczenie moich oczekiwań. opis skali oceny w mógłby wyglądać następująco: 1) 1 punkt znacznie poniżej oczekiwań oceniany realizuje w wyznaczonym terminie zaledwie 50% powierzonych mu zadań, nie przekazuje również przełożonemu informacji na temat ryzyka niedotrzymania założonych terminów, jak i o fakcie, mającego już miejsce, niedotrzymania terminu, 44
45 2) 2 punkty poniżej oczekiwań oceniany realizuje 85% powierzonych mu zadań w wyznaczonym terminie, w wypadku pozostałych nie przekazuje przełożonemu informacji o ryzyku niedotrzymania zaplanowanego terminu, robi to dopiero po zaistnieniu już takiego faktu, 3) 3 punkty na poziomie oczekiwań oceniany realizuje 85% powierzonych mu zadań w wyznaczonym terminie, w wypadku pozostałych przekazuje przełożonemu informacji o ryzyku niedotrzymania zaplanowanego terminu ich realizacji na tyle wcześnie, iż możliwym jest podjęcie działań zaradczych / naprawczych, 4) 4 punkty powyżej oczekiwań oceniany realizuje 85% powierzonych mu zadań w wyznaczonym terminie, w wypadku pozostałych przekazuje przełożonemu informacje o ryzyku niedotrzymania zaplanowanego terminu wraz z informacją na temat zasobów, które należy wykorzystać, aby ustalony termin nie został przekroczony, 5) 5 punktów znacznie powyżej oczekiwań oceniany realizuje ponad 85% powierzonych mu zadań w wyznaczonym terminie, w wypadku pozostałych przedstawia przełożonemu gotowy plan działań, wymagający jedynie jego aprobaty, który umożliwi dotrzymanie założonego wcześniej terminu. Dobra praktyka Ustalenia na temat metody przyznawania poszczególnych poziomów oceny warto sporządzić w formie pisemnej. W wypadku ustaleń na poziomie całego urzędu zagwarantuje to, iż każdy pracownik będzie oceniany według tych samych kryteriów, zapewniając tym samym obiektywizm i rzetelność procesu oceny okresowej. Natomiast w wypadku ustaleń poczynionych na poziomie indywidualnego procesu oceny okresowej, spisanie ich zagwarantuje, że nie ulegną ona zniekształceniu w okresie dzielącym obydwa etapy procesu oceny okresowej, a oceniany będzie mógł wykorzystać ją do monitoringu swojego postępowania w okresie podlegającym ocenie. Dobra praktyka Zalecane jest, aby w wypadku ustalania metody definiowania poziomów skali oceny na poziomie całego urzędu, miała ona zastosowanie do procesu oceny okresowej wszystkich pracowników danego urzędu. Ustalanie odmiennych metod dla różnych grup ocenianych może zostać odebrane, jako preferowanie lub dyskryminowanie danej grupy pracowników, utrudniając tym samym efektywną realizację procesu oceny okresowej oraz zmniejszając jego rzetelność. 45
46 Pamiętaj! Przyznawane oceny cząstkowe powinny mieć oparcie w faktach, czyli powinny wynikać z rzeczywistych zachowań pracownika, a nie jego ogólnego postrzegania Uzasadnianie przyznanych ocen cząstkowych Zgodnie z 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia oceny na poziomie znacznie powyżej oczekiwań (5 punktów), poniżej oczekiwań (2 punkty) oraz znacznie poniżej oczekiwań (1 punkt) wymagają uzasadnienia. Jednak zalecane jest uzasadnienie każdej z przyznanych ocen. Umotywowanie przyznanej oceny będzie informacją zwrotną dla pracownika odnośnie do spełniania przez niego oczekiwań bezpośredniego przełożonego. Dodatkowo sporządzenie uzasadnienia poszczególnych ocen cząstkowych umożliwi odtworzenie w późniejszym terminie przyczyn, z powodu których dany element oceny został oceniony na tym a nie innym poziomie. Informacje te mogą następnie zostać wykorzystane w takich sytuacjach jak: 1) uzyskanie precyzyjnej informacji na temat kompetencji pracownika przez nowego przełożonego w wypadku jego zmiany lub przeniesienia pracownika do nowej jednostki, 2) uzasadnienie podejmowanych decyzji kadrowych (np. zwolnienie lub nagrodzenie pracownika), 3) sprawa sądowa, w której sporządzony arkusz oceny, zawierający uzasadnienie poszczególnych ocen cząstkowych, może stanowić dowód w sprawie. Sporządzając uzasadnienie poszczególnych ocen, należy pamiętać, aby miało ono formę konstruktywnej informacji zwrotnej, która umożliwi ocenianemu dokonanie pożądanej modyfikacji sposobu wypełniania powierzonych mu obowiązków. Aby było to możliwe, sporządzone uzasadnienie musi spełniać podane niżej kryteria. Musi dotyczyć konkretnych zachowań ocenianego. Przykład Nie odpowiada mi (ocena zachowania), kiedy prowadzisz prywatne rozmowy w trakcie naszych służbowych spotkań (opis zachowania). Uważam za niewłaściwe (ocena zachowania), że nie zwracasz się do mnie w chwili, gdy problemy się dopiero zaczynają, a dopiero w chwili, gdy jest za późno na jakiekolwiek działania (opis zachowania). 46
47 Gdy informujemy ocenianego o naszym stosunku wobec jego konkretnych zachowań, to sygnały te ułatwiają mu kierowanie własnym zachowaniem. Informacje zwrotne są bowiem dla ich odbiorcy podstawowym źródłem wiedzy o wynikach jego działań, o wpływie, jaki wywiera na innych ludzi. Pozwalają mu więc konfrontować własne intencje z uzyskiwanymi efektami. Umożliwiają dokonanie korekty swojego postępowania, gdy prowadzi ono do odmiennych niż zamierzone skutków. Nie może dotyczyć ogólnych właściwości człowieka. Przykład Nie jestem w stanie pracować z taką osobą jak ty. Nie potrafi się pan zachować. Z tobą nie można normalnie rozmawiać. Informacje zwrotne udzielone w sposób ogólny uniemożliwiają ocenianemu wyciągnięcie wniosku, co w jego postępowaniu jest oceniane jako pożądane, a co jako niepożądane. Informacje tego rodzaju mogą być źródłem niepewności rozmówcy, a gdy zostaną odebrane jako atak na jego poczucie godności, mogą prowokować kłótnię, awanturę i rozpocząć wymianę wzajemnych pretensji. Mogą wprawdzie pozwalać na rozładowanie złości, jednakże uniemożliwiają osiągnięcie konstruktywnego rezultatu oceny. Informacje zwrotne w uzasadnieniu nie mogą być jednostronne czyli muszą zawierać wiadomości zarówno o negatywnych, jak i pozytywnych konsekwencjach zachowań ocenianego (oczywiście w sytuacji, gdy pojawia się także strona negatywna lub pozytywna): Przykład Doceniam, że terminowo załatwia pani sprawy (informacja o pozytywnych konsekwencjach), ale uważam za nieodpowiednie, kiedy się pani spóźnia na nasze służbowe spotkania (informacja o negatywnych konsekwencjach). Wysoko oceniam twoje analityczne podejście w naszych dyskusjach (informacja o pozytywnych konsekwencjach), ale uważam za niewłaściwe, gdy ciągle mi przerywasz (informacja o negatywnych konsekwencjach). Niekonstruktywną postać informacji zwrotnych charakteryzuje ich jednostronność; określają one tylko negatywne lub wyłącznie pozytywne konsekwencje zachowań odbiorcy (mimo tego, że w rzeczywistości mamy do czynienia z dwiema stronami medalu ), np.: 47
48 Przykład Nie podoba mi się, że się pani spóźnia (informacja o negatywnych konsekwencjach, chociaż pracownik poza tym świetnie wywiązuje się ze swoich obowiązków). Przyjemnie słuchać, jak opowiadasz o sobie (informacja o pozytywnych konsekwencjach mimo tego, że nasz partner przerwał nam już po raz trzeci). Posiadanie wiedzy zarówno o negatywnych, jak i pozytywnych konsekwencjach własnych zachowań ułatwia człowiekowi ich planowanie w przyszłości i wybór takich, które zwiększą efektywność, a rezygnację z tych, które ją pogarszają. Elementy zaprezentowane w uzasadnieniu poszczególnych ocen cząstkowych muszą być przekazywane jako bezpośrednio pochodzące od ich autora czyli muszą komunikować nasze odczucia wprost do oceniającego, czyli bez pośredników, np.: Przykład Jestem niezadowolony z podjętych przez pana działań (informacja bezpośrednia). W sposób niekonstruktywny udzielamy zaś informacji zwrotnej, gdy wiadomości o naszym stosunku do jej odbiorcy nie przekazujemy mu bezpośrednio, ale przez inne osoby, np.: Przykład Pana bliski współpracownik mówi (informacja pośrednia), że jest niezadowolony z podjętych przez pana działań. Pańskim współpracownikom nie podoba się (informacja pośrednia), że podejmuje pan decyzje bez uzgodnienia z nimi. Przekazywanie pracownikowi opinii, jakie wypowiedział o nim ktoś inny, a także wyrażanie opinii o osobach nieobecnych, jest plotkowaniem. W obydwu przypadkach odbiorcy łatwiej zakwestionować ich wiarygodność, odrzucić je, niż wówczas, kiedy opinię wypowiada bezpośrednio jej autor. Pamiętaj! 48
49 Pomimo tego, iż sporządzenie uzasadnienia nie zawsze jest obligatoryjne, wskazane jest, aby sporządzić je dla każdej z ocen cząstkowych. Bez takiego uzasadnienia informacje o powodach takiej a nie innej oceny danego elementu pozostają jedynie w głowie oceniającego i ocenianego. Przez to ich późniejsze odtworzenie (np. na potrzeby sprawy sądowej lub procesów personalnych) może przysporzyć sporych trudności i stać się potencjalnym źródłem konfliktów oraz nieporozumień. Dodatkowo zamieszczanie uzasadnień wszystkich ocen cząstkowych dostarcza informacji umożliwiających obserwację procesu rozwoju kompetencji ocenianego pracownika w dłuższym przedziale czasu. Pamiętaj! Uzasadnienia nie mogą dotyczyć ogólnych właściwości pracownika, powinny odnosić się do jego konkretnych zachowań. Powinny być w miarę możliwości precyzyjne i łatwo mierzalne oraz powinny być możliwe do udowodnienia (udokumentowania) Określenie ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny przez pracownika Po przyznaniu i uzasadnieniu poszczególnych ocen cząstkowych należy ustalić ogólny poziom spełniania kryteriów oceny przez pracownika. Realizuje się to przez wyliczenie średniej arytmetycznej wystawionych ocen cząstkowych. Uzyskany wynik należy interpretować według następującej skali ocen: 1) od 1 punktu do 1,5 punktu znacznie poniżej oczekiwań, 2) powyżej 1,5 punktu do 2,5 punktu poniżej oczekiwań, 3) powyżej 2,5 punktu do 3,5 punktu na poziomie oczekiwań, 4) powyżej 3,5 punktu do 4,5 punktu powyżej oczekiwań, 5) powyżej 4,5 punktu do 5 punktów znacznie powyżej oczekiwań. 49
50 Rysunek nr 12 miejsce umieszczenia oceny ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny przez pracownika w części IV arkusza oceny okresowej wzór B Przyznanie pozytywnej bądź negatywnej oceny okresowej Kolejnym krokiem procesu oceny okresowej jest przyznanie pozytywnej lub negatywnej oceny okresowej. Ocenę pozytywną przyznaje się w przypadku ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny jako: 1) znacznie powyżej oczekiwań, 2) powyżej oczekiwań, 3) na poziomie oczekiwań, pod warunkiem nieuzyskania przez ocenianego żadnej oceny cząstkowej na poziomie znacznie poniżej oczekiwań. Ocenę negatywną przyznaje się w przypadku ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny jako: 1) poniżej oczekiwań, 2) znacznie poniżej oczekiwań, a także w przypadku uzyskania przez ocenianego co najmniej jednej oceny cząstkowej na poziomie znacznie poniżej oczekiwań. 50
51 Rysunek nr 13 część IV arkusza oceny okresowej wzór A poświęcona poziomowi oceny okresowej Na kolejnych stronach zaprezentowane zostały dwa przykłady, przyznania na podstawie ocen cząstkowych, pozytywnej oceny okresowej oraz dwa przykłady przyznania oceny negatywnej. 51
52 Przedstawiona na ilustracji ocena okresowa jest pozytywna, pomimo dwóch ocen na poziomie 2 punkty poniżej oczekiwań, z uwagi na uzyskanie dwóch ocen powyżej poziomu 3 punkty na poziomie oczekiwań. Dzięki temu średnia arytmetyczna ze wszystkich przyznanych ocen cząstkowych mieści się w przedziale 2,5 3,5 punktu. 52
Pierwsza ocena w służbie cywilnej
ISBN 978-83-933325-1-9 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet V, Działanie 5.1, Poddziałanie
w służbie cywilnej Poradnik został przygotowany w ramach współpracy firmy Gamma sp. j. z Departamentem Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. S 1. Czemu służy ocena pracownicza?......................................
Pierwsza ocena w służbie cywilnej Poradnik został przygotowany w ramach współpracy firmy Gamma sp. j. z Departamentem Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. S 1. Czemu służy ocena pracownicza?......................................