Source: https://www.kwesto.pl/o-nas/przetwarzanie-danych-osob/
Timestamp: 2019-06-19 22:07:04
Legal References Found: art. 15
 art. 16
 art. 17
 art. 21
 art. 18
 art. 20

Document Content:
Przetwarzanie danych osob - KWESTO PL
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych klientów / partnerów handlowych
w związku ze sprzedażą towarów i świadczeniem usług oraz działaniami marketingowymi Kwesto Sp. z o.o.
1. Na czym polega działalność spółki Kwesto Sp. z o.o.?
Przedmiotem działalności Kwesto Sp. z o.o., ul. Księgarska 3, 51-180 Wrocław, wpisanej do KRS pod numerem 0000000393 w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia – Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy KRS, (zwanej dalej „Kwesto”) jest przede wszystkim sprzedaż wyposażenia dla firm.
Integralną częścią naszej działalności jest również działalność marketingowa w zakresie promocji firmy i jej towarów oraz poprawy usług dla klientów / partnerów handlowych, podczas której są także przetwarzane dane osobowe klientów i dane kontaktowe partnerów handlowych oraz klientów.
1.3 Kwesto Sp. z o.o. prowadzi jednocześnie sklep internetowy, który jest dostępny na stronie www.kwesto.pl.
2. Kto jest administratorem lub podmiotem przetwarzającym dane osobowe?
Spółka Kwesto, dalej w tekście zwana także „naszą spółką” lub „my”, jest administratorem danych osobowych.
Nasza spółka informuje, że nie ma obowiązku powołania inspektora ochrony danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia RODO. W przypadku, gdy zajdzie potrzeba jego powołania, spółka Kwesto poinformuje o tym z wyprzedzeniem swoich klientów i partnerów handlowych.
2.3 Pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować pod adresem przeznaczonym do kontaktów: Kwesto Sp. z o.o., ul. Księgarska 3, 51-180 Wrocław.
3. Co musimy spełnić, abyśmy mogli przetwarzać Państwa dane?
Nasza spółka - jako administrator danych osobowych - jest zobowiązana podczas przetwarzania danych osobowych przestrzegać obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz z Ustawy o przetwarzaniu danych osobowych (zwane dalej „obowiązującymi przepisami prawa“). Nasza spółka regularnie sprawdza zgodność swoich procedur z obowiązującymi przepisami prawa i traktuje odpowiedzialnie wypełnienie tych obowiązków, z naciskiem na zachowanie prywatności osób fizycznych i ochrony ich danych osobowych. Niezbędną ochronę zapewniają również osoby/strony trzecie współpracujące w zakresie przetwarzania danych osobowych.
4. Jakie Państwa dane osobowe przetwarzamy i do jakich celów?
4.1 Podstawowe dane osobowe służące do kontaktu, dane zawarte w umowach naszych klientów, partnerów handlowych i potencjalnych klientów, są przetwarzane do celów utrzymywania relacji handlowych i wypełniania wynikających z nich zobowiązań.
Dane osobowe są przetwarzane poza tym do celów wykonywania obowiązków ustawowych, w szczególności obowiązków podatkowych, obowiązków wobec innych urzędów administracyjnych lub sądowych, wobec urzędów kontroli itp.
Dane osobowe są również przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes naszej spółki, w szczególności w związku z egzekwowaniem uzasadnionych roszczeń naszej spółki, wsparciem działalności gospodarczej, marketingiem, zarządzaniem relacjami handlowymi w ramach grupy, której częścią jest nasza spółka.
Nasza spółka przetwarza dane osobowe partnerów handlowych i klientów konkretnie w następujących celach:
a) negocjacje w sprawie zawarcia lub zmiany umowy,
b) wykonania umowy i świadczenia usług,
c) wykonania obowiązków nałożonych przepisami prawa w związku z daną umową, jeżeli przepisy prawa przewidują wykonanie takiego obowiązku,
d) rozliczenia roszczeń wynikających z umowy i wypełniania zobowiązań płatniczych
e) wypełniania obowiązków księgowych i podatkowych
f) egzekwowania wierzytelności i dochodzenia innych roszczeń przez sądy lub inne niezależne instytucje,
g) oceny zdolności płatniczej klientów,
h) realizacji obrotu płatniczego za pośrednictwem kart płatniczych,
i) podstawowego kontaktu z klientem,
j) oferowania podobnych produktów i usług,
k) działań marketingowych, w szczególności prowadzenia ewidencji klientów, badań marketingowych, badań satysfakcji klienta, wysyłania wiadomości informacyjnych o nowościach dotyczących działalności administratora, wysyłania informacji handlowych, itp.)
Dane osobowe potencjalnych klientów są przetwarzane w celu przyszłego zawarcia stosunku umownego oraz sprzedaży towarów lub usług przez naszą firmę.
Nasza spółka jako administrator danych osobowych prowadzi elektroniczną bazę danych (system CRM Customer Relationship Management), w której ewidencjonuje dane osobowe i kontaktowe klientów / partnerów handlowych lub potencjalnych klientów, ocenia ich zachowania zakupowe w celu dostarczania spersonalizowanych ofert odbioru wyrobów i usług.
Nasza spółka jako administrator danych osobowych prowadzi ponadto elektroniczną bazę danych (system CRM Customer Relationship Management), w którym ewidencjonuje podstawowe dane osobowe i kontaktowe klientów, którzy wyrazili zainteresowanie lub zgodę na otrzymywanie wiadomości handlowych firmy Kwesto, w szczególności katalogu firmy, czasopisma, newslettera, itp.
Dane osobowe naszych klientów są także przetwarzane w zakresie sklepu internetowego prowadzonego przez naszą spółkę na stronie internetowej www.kwesto.pl.
Dane osobowe klientów, partnerów handlowych i potencjalnych partnerów handlowych są w ramach systemu CRM przetwarzane w następującym zakresie:
dane identyfikacyjne: imię, nazwisko,
dane do kontaktu: adres prowadzenia działalności gospodarczej, adres do korespondencji, telefon, adres e-mail,
inne dane osobowe: numer konta bankowego.
4.10 W przypadku osób prawnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą przetwarzane są następujące dane:
dane identyfikacyjne: nazwa firmy, imię, nazwisko, numer ewidencyjny, jeżeli służy jako identyfikator w ramach NIP, Regon, siedziba, miejsce prowadzenia działalności,
dane do kontaktu: adres do korespondencji, telefon, adres e-mail,
inne dane osobowe: numer rachunku bankowego, imię i nazwisko osoby do kontaktu i jej numer telefonu, adres e-mail lub do kontaktu, stanowisko.
W zakresie prowadzenia sklepu internetowego są przetwarzane następujące dane klientów:
dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, Regon, NIP,
dane do kontaktu: siedziba, adres prowadzenia działalności gospodarczej, adres do korespondencji, telefon, adres e-mail,
Podczas odwiedzania naszej strony internetowej uzyskujemy następujące informacje techniczne:
sekwencja kliknięć,
elementy protokołu http,
wyszukiwane pojęcia.
Podane dane są przetwarzane w celu ciągłej poprawy obsługi klienta.
Do celów promocji marketingowej naszej spółki i poprawy usług świadczonych klientom / partnerom handlowym oraz przyszłym partnerom handlowym przesyłane są także wiadomości handlowe (newslettery, katalogi, czasopisma, oferty rabatowe, promocje, zaproszenia, życzenia urodzinowe, badania satysfakcji, zaproszenia na imprezy, itp.) na przekazane przez nich adresy e-mail pozyskane w związku z zakupem towarów lub usług lub na podstawie udzielonej zgody, albo na adres kontaktowy podany przez klienta. Klient / partner handlowy może w dowolnym czasie, w prosty sposób i bez ponoszenia kosztów zrezygnować z otrzymywania wiadomości. O tym prawie zostaje poinformowany w każdej wiadomości handlowej.
Podczas odwiedzania strony internetowej obsługiwanej przez naszą spółkę zapisywane są informacje w postaci „plików cookie z kodem numerycznym” w komputerze osób, których dane dotyczą, które je automatycznie rozpoznają podczas następnej wizyty. Pliki cookies pozwalają przykładowo dostosować stronę internetową do zainteresowań osób, których dane dotyczą, lub zapisać nazwę użytkownika, która nie musi być wprowadzana ponownie za każdym następnym razem. Pliki cookies są również używane do monitorowania odwiedzania naszych stron, sporządzania raportów o przeglądaniu stron, o statystykach, przeglądania witryny, identyfikacji partnera reklamowego, dzięki któremu trafili Państwo do nas. W tym przypadku plik zawiera tylko kodowanie w celu rozpoznania partnera reklamowego. Pliki cookies mogą być używane także przez naszych dostawców usług, z którymi zawarliśmy odpowiednie umowy przetwarzania i którzy zapewniają dla nas usługi w zakresie monitorowania odwiedzalności naszych stron. Pliki cookies pozwalają nam przypisać do Państwa wypełniony formularz zamówienia. Jeżeli nie akceptują Państwo plików cookies, takie przypisanie jest niemożliwe i przeglądane przez Państwa produkty zostaną na zawsze utracone. W przypadku, gdy osoby, których dane dotyczą, nie życzą sobie rozpoznania przez ich komputer, należy ustawić ustawienia przeglądarki internetowej w taki sposób, aby doszło do usunięcia plików cookies z dysku twardego komputera, zablokowania lub ustawienia ostrzeżenia przed zapisaniem plików cookies.
5. Jak dane osobowe trafiają do naszej bazy danych?
Nowe dane do naszej bazy danych (system CRM) uzyskujemy bezpośrednio od naszych klientów / partnerów handlowych lub z publicznie dostępnych źródeł.
Do naszej bazy danych klientów wprowadzamy dane
a) pozyskane z zawartych umów (w których nasza spółka jest stroną umowy),
b) pozyskane ewentualnie bezpośrednio od potencjalnych partnerów handlowych za ich zgodą – w szczególności w chwili wniosku o przetworzenie oferty sklepu lub usługi, zapytania ofertowego klienta.
6. Kto ma dostęp do Państwa danych osobowych, komu je przekazujemy?
Wszystkie dane osobowe nasza spółka przetwarza jako administrator.
Ze względu na niezbędną współpracę i synergię w ramach grupy Kwesto oraz udostępnione systemy zarządzania dane osobowe klientów / partnerów umownych są udostępnione także naszej spółce macierzystej, ewent. innym spółkom w grupie Kwesto.
Baza danych klientów nie jest udostępniana innym administratorom danych osobowych.
W sposób ograniczony możemy udostępniać przetwarzane dane osobowe podmiotom przetwarzającym, które zapewniają dla nas niektóre działania, takie jak:
przetwarzanie w zakresie księgowo-podatkowym,
świadczenie usług wystawiania faktur,
zapewnianie płatności kartami kredytowymi,
obsługi prawnej (kancelarie adwokackie),
systemowe wsparcie ze strony spółki macierzystej lub innych spółek w koncernie,
wsparcie w zakresie czynności marketingowych (wysyłanie przesyłek listowych, katalogów, wysyłanie grupowych ofert mailingowych, w tym ofert przesyłanych pocztą elektroniczną, badanie satysfakcji klientów lub rynku, wykonywanie zadań marketingowych za pośrednictwem telefonu lub wiadomości e-mail, ocena zachowania kupujących i podobne działania marketingowe),
Dane do kontaktu klientów / partnerów umownych możemy ponadto w ograniczonym zakresie udostępniać spółkom, które zapewniają dla nas transport, magazynowanie lub kontrolę sprzedawanych towarów, zwożenie i utylizację niezużytego sprzedawanego towaru i opakowań, ubezpieczycielowi, wyłącznie w niezbędnym zakresie i na okres niezbędny.
Usługi informatyczne związane z przetwarzaniem danych zapewniamy we własnym zakresie – korzystając z usług naszych pracowników, w celu maksymalnej ochrony danych osobowych i Państwa prywatności. Do danych osobowych może mieć dostęp dział informatyczny koncernu macierzystego (w tym zewnętrzne podmioty przetwarzające) z tym, że dane osobowe są przetwarzane na terytorium UE, w celu tworzenia kopii zapasowych i archiwizacji danych oraz zapewnienia funkcjonalności i innowacji systemu informatycznego używanego w koncernie macierzystym oraz w spółkach grupy Kwesto.
Przetwarzanie danych osobowych mogą dla naszej spółki wykonywać podmioty przetwarzające wyłącznie na podstawie umowy o przetwarzaniu danych osobowych, tzn. z zagwarantowaniem środków organizacyjnych i technicznych ochrony tych danych i z określeniem celu przetwarzania, przy czym podmioty przetwarzające nie mogą wykorzystać danych do innych celów.
6.8 Dane osobowe mogą zostać ujawnione w związku z wypełnieniem obowiązków ustawowych w ramach świadczonego współdziałania organom administracyjnym, w szczególności organom ścigania, organom kontroli, następnie sądom, komornikom, syndykom masy upadłościowej, itp., zawsze wyłącznie w zakresie ustalonym przez prawo i na podstawie ich uzasadnionych wezwań.
Dane partnerów handlowych przechowujemy w bazie danych przez cały czas trwania stosunku umownego w celu wykonania umowy oraz wynikających z niej zobowiązań umownych oraz wykonywania wynikających z niej praw. Do celów realizacji umowy możemy potrzebne dane osobowe przetwarzać także bez osoby, której dane dotyczą.
Do celów archiwizacji i spełnienia ustawowych obowiązków dot. archiwizacji i kontroli oraz egzekwowania uzasadnionych roszczeń naszej firmy, przechowujemy dane osobowe osób, których dane dotyczą, jeszcze co najmniej przez 10 lat po ustaniu stosunku umownego. Jeżeli przepisy prawa przewidują krótszy termin spełnienia obowiązków dotyczących archiwizacji lub kontroli, w szczególności w odniesieniu do urzędu skarbowego, dane są przechowywane przez ten krótszy okres określony w przepisach prawa.
Dane, które pozyskujemy za Państwa zgodą, lub które są prowadzone w systemie CRM, przetwarzamy przez czas trwania umowy / zgody. W przypadku wycofania Państwa zgody dane osobowe są przechowywane i przetwarzane w dalszym ciągu, jeżeli jest to konieczne do skutecznego egzekwowania uzasadnionych roszczeń stron umowy, lub jeśli taki obowiązek wynika z przepisów prawa.
Jeżeli cel przetwarzania danych ustanie, wszystkie dane osób, których dane dotyczą, ewent. dane, które służyły w tym celu, zostaną usunięte z naszej bazy danych.
8. Jakie są prawa osób fizycznych podczas przetwarzania ich danych osobowych?
8.1 Osoba fizyczna, która jest osobą, której dane dotyczą, i której dane przetwarzamy, ma prawo:
a) dostępu do danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO,
b) do poprawienia nieprawidłowych danych osobowych zgodnie z art. 16 RODO,
c) zażądania usunięcia swoich danych osobowych zgodnie z art. 17 RODO,
d) wniesienia sprzeciwu wobec podmiotu przetwarzającemu zgodnie z art. 21 RODO,
e) prawo do ograniczonego przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO,
f) do przenoszenia danych w zakresie określonym przez przepisy prawa zgodnie z art. 20 RODO,
g) złożenia skargi w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych – bardziej szczegółowe informacje na stronie www.giodo.pl w przypadku, gdyby jej prawa wynikające z obowiązujących przepisów prawa zostały naruszone.
8.2 W przypadku jakichkolwiek pytań lub żądań dot. wyjaśnień dotyczących ochrony danych osobowych, prosimy o kontakt z nami za pośrednictwem e-maila: gdpr@kwesto.pl lub telefonicznie + 48 71 78 76 900.
9. Konsekwencje nieprzekazania danych osobowych
Nieprzekazanie danych osobowych spowoduje brak możliwości zawarcia stosunku umownego i wynikający z tego brak możliwości wypełnienia zobowiązań umownych. Zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli została udzielona przez Państwa, można w dowolnym czasie wycofać bezpłatnie pod adresem e-mail: gdpr@kwesto.pl lub pod numerem telefonu + 48 71 78 76 900, ewentualnie na piśmie pod adres naszej firmy.
Jeżeli zgoda na przetwarzanie danych osobowych została wycofana w związku z działaniami marketingowymi naszej spółki, w chwili jej wycofania zostanie zakończone świadczenie usług lub korzyści, dla których udzielono zgody.
10. Przekazywanie danych osobowych poza Unię Europejską
10.1 Dane osobowe nie są przekazywane stronom trzecim z siedzibą poza Unią Europejską.