Source: https://www.podatki.biz/sn_autoryzacja/logowanie.php5/artykuly/14_13340.htm?idDzialu=14&idArtykulu=13340
Timestamp: 2020-03-29 22:37:15
Legal References Found: art. 14
 art. 16
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 775
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 9

Document Content:
Podróż służbowa musi być dokładnie udokumentowana
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 15.11.2010 r. (data wpływu 17.11.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi związanymi z działalnością gospodarczą Spółki, udokumentowanych paragonami, kwitami, biletami i innymi dowodami zapłaty i/lub oświadczeniami pracownika i zaakceptowanymi przez odpowiednie osoby drukiem rozliczenia wydatków - jest prawidłowe.
W dniu 17.11.2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi związanymi z działalnością gospodarczą Spółki, udokumentowanych paragonami, kwitami, biletami i innymi dowodami zapłaty i/lub oświadczeniami pracownika i zaakceptowanymi przez odpowiednie osoby drukiem rozliczenia wydatków.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka ponosi wydatki w postaci zwrotu swoim pracownikom poniesionych przez nich kosztów przewozu taksówkami, pociągami, środkami komunikacji miejskiej (np. metrem) a także opłat parkingowych, przejazdów autostradami płatnymi. Wydatki te ponoszone są przede wszystkim w związku z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników Spółki na terytorium Polski jak i poza jej granicami, ale również w trakcie lokalnego wykonywania przez pracowników powierzonych im przez Spółkę bieżących zadań. Spółka zwraca również koszty usług gastronomicznych (głównie obiadów) ponoszone przez pracowników odbywających podróż służbową.
Często wydatki poniesione na przejazd taksówkami czy usługi gastronomiczne potwierdzone są jedynie wydrukiem kasy rejestrującej (fiskalnej). Ponadto, ponosząc opłaty parkingowe pracownicy Spółki otrzymują paragony, kwity lub inne podobne wydruki potwierdzające transakcję. Ze względu na drobne kwoty lub też automatyzację opłat parkingowych, pracownicy Spółki nie są w stanie wyegzekwować udokumentowania takich wydatków fakturami VAT ani rachunkami. Często też, np. w sytuacjach, gdy pracownicy Spółki decydują się na przejazd taksówką w celu ja najszybszego dotarcia na spotkanie z klientem, oczekiwanie na wystawienie (wypisanie) faktury lub rachunku je niemożliwe. Praktyka gospodarcza wymusza bowiem często szybkość działania w celu uzyskania przez przedsiębiorstwo oczekiwanych rezultatów.
Natomiast wydatki na transport środkami transportu publicznego, jak np. pociągi czy metro są dokumentowane biletami, które nie zawsze zawierają wszystkie dane i/lub spełniają wszystkie warunki uprawniające do uznania je za faktury (np. dokumentują przejazd trasą krótszą niż 50 km). Koszty przejazdów autostradami płatnymi dokumentowane są dowodami zapłaty, które często nie zawierają wszystkich danych niezbędnych do potraktowania ich na równi z fakturami.
Zgodnie z procedurami wewnętrznymi Spółki, paragony, kwity, bilety oraz dowody zapłaty są podstawą wyliczenia kwoty należnej do zwrotu pracownikowi. Podstawą do wyliczenia kwoty zwrotu poniesionych wydatków są też pisemne oświadczenia składane przez pracownika w przypadku zgubienia paragonu, kwitu, biletu czy dowodu zapłaty. Pracownik załącza te dowody oraz/lub oświadczenie do oficjalnego druku rozliczenia wydatków i przedstawia do wewnętrznej procedury merytorycznej weryfikacji i akceptacji. Zwrot wydatków pracownikowi następuje dopiero po akceptacji, która przyjmuje formę podpisu przełożonego na otrzymanym od pracownika druku rozliczenia wydatków. Przełożony dokonujący akceptacji weryfikuje, czy dany wydatek został rzeczywiście poniesiony przez danego pracownika w ramach i na potrzeby działalności gospodarczej Spółki, czy wydatek ten był uzasadniony z biznesowego punktu widzenia oraz czy zgodnie z procedurami wewnętrznymi dany wydatek może zostać pracownikowi zwrócony. Ze względu na fakt, że delegacje pracowników odbywają się zarówno na terytorium Polski jak i poza jego jej granicami, powyższy sposób dokumentowania wydatków dotyczy zakupów od kontrahentów polskich i zagranicznych. Żadne z powyższych wydatków zwracanych przez Spółkę pracownikom nie mają charakteru kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych dalej: ustawa pdop).
Zwrot wydatków poniesionych przez pracownika udokumentowany zaakceptowanym drukiem rozliczenia wydatków z załączonymi paragonami, kwitami, biletami, innymi dowodami zapłaty i/lub oświadczeniami pracownika oraz wydrukiem polecenia księgowania (dekretacja) stanowi podstawę do ujęcia zwrotu wydatków w księgach rachunkowych Spółki. Dokumentacja ta łącznie zawiera bowiem wszystkie dane wymagane dla dowodu księgowego. Spółka planuje zaliczanie kwoty zwrotu wydatków udokumentowanego zaakceptowanym drukiem rozliczenia wydatków z załączonymi paragonami, kwitami, biletami, innymi dowodami zapłaty i/lub oświadczeniami pracownika oraz wydrukiem polecenia księgowania (dekretacja) do kosztów uzyskania przychodów.
Czy kwota zwrotu wydatków na przejazdy taksówkami, środkami transportu publicznego, opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą płatną i usługi gastronomiczne ponoszone w związku z podróżą służbową pracowników na terytorium Polski jak i poza jej granicami lub w trakcie wykonywania lokalnie bieżących zadań powierzonych przez Spółkę, udokumentowanego zaakceptowanym przez odpowiednie osoby drukiem rozliczenia wydatków z załączonymi paragonami, kwitami, biletami, innymi dowodami zapłaty i/lub oświadczeniami pracownika oraz wydrukiem polecenia księgowania (dekretacja) może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?
Spółka stoi na stanowisku, iż kwota zwrotu wydatków na przejazdy taksówkami, środkami transportu publicznego, opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą płatną i usługi gastronomiczne ponoszone w związku z podróżą służbową pracowników na terytorium Polski jak i poza jej granicami lub w trakcie wykonywania lokalnie bieżących zadań powierzonych przez Spółkę, udokumentowanego zaakceptowanym przez odpowiednie osoby drukiem rozliczenia wydatków z załączonymi paragonami, kwitami, biletami, innymi dowodami zapłaty i/lub oświadczeniami pracownika oraz wydrukiem polecenia księgowania (dekretacja) może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Wniosek taki wynika z art. 15 ust. 1 ustawy pdop, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Wydatki, których dotyczy niniejszy wniosek nie znajdują się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów a wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy pdop. W szczególności, żadne z powyższych wydatków zwracanych przez Spółkę pracownikom nie mają charakteru kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy pdop. W związku z tym dla oceny, czy stanowią one koszty uzyskania przychodów należy zweryfikować, czy ponoszone są one w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Wykonywanie obowiązków służbowych przez pracowników Spółki, zarówno lokalnie jak i w delegacji w kraju i zagranicą wiąże się nierozerwalnie z koniecznością ponoszenia pewnych wydatków. Pracownicy korzystają z usług transportu osobowego (taksówki, autobusy, metro, pociągi) w celu dojazdu na spotkania z kontrahentami Spółki, załatwiania spraw administracyjnych Spółki itp. Korzystanie przez niektórych pracowników z samochodów służbowych z kolei pociąga za sobą konieczność ponoszenia opłat parkingowych, a czasem również opłat za przejazd autostradami płatnymi. Ponadto, pracownicy odbywający podróż służbową ponoszą dodatkowe koszt związane z wyżywieniem poza domem, które są im zwracane przez Spółkę. Wszystkie te koszty nie byłyby przez pracowników ponoszone, gdyby nie wykonywali oni zadań powierzonych im przez Spółkę w jej interesie. Ze względu na charakter działalności gospodarczej Spółki wydatki te są niezbędne w celu osiągnięcia przychodów. Spółka zwraca pracownikom takie wydatki, gdyż może ona racjonalnie oczekiwać zwiększenia swoich przychodów. W przeciwnym razie Spółka jako racjonalne przedsiębiorstwo nie godziłaby się na pokrywanie tego typu wydatków. W związku z tym, procedury wewnętrzne Spółki przewidują obowiązek zwrotu tych wydatków pracownikom w określonych tam okolicznościach. Poza tym obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika wprost z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
Zasadność i celowość ponoszenia przez pracownika określonych wydatków z biznesowego punktu widzenia weryfikowana jest przez przełożonego pracownika w ramach wewnętrznej procedury weryfikacji i akceptacji wydatków. Przełożony pracownika, znając zakres jego obowiązków oraz potrzeby gospodarcze Spółki ocenia, czy dany wydatek był w danej chwili ekonomicznie i biznesowo uzasadniony z perspektywy interesów Spółki. Tylko w takim przypadku są one akceptowane i zwracane pracownikowi. Natomiast ponoszenie takich wydatków z przyczyn ekonomicznie i biznesowo uzasadnionych przekłada się w sposób pośredni na generowanie przychodu przez Spółkę lub służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, co oznacza że spełniony jest warunek wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy pdop. Można je zaliczyć do kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodami. W konsekwencji, nie budzi wątpliwości fakt, że kwoty zwracane pracownikom za wydatki ponoszone w uzasadnionym interesie Spółki, spełniają warunki z art. 15 ust. 1 ustawy pdop i mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Zgodnie z ugruntowaną już praktyką dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu niezbędne jest, oprócz poniesienia go w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów i niewymienienia go w art. 16 ust. 1 ustawy pdop, również faktyczne jego poniesienie oraz należyte udokumentowanie.
Faktyczne poniesienie wydatków, których dotyczy niniejszy wniosek jest każdorazowo weryfikowane pod względem merytorycznym przez bezpośredniego przełożonego pracownika, który ocenia czy, mając na uwadze zakres obowiązków pracownika i konkretne zadania realizowane przez niego w danym okresie, poniesienie wydatków udokumentowanych przedstawionymi paragonami, kwitami, biletami, dowodami zapłaty oraz oświadczenia pracownika rzeczywiście mogły mieć miejsce i czy były poniesione w interesie Spółki, czyli w celu generowania przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia źródeł przychodów. Jest to warunek konieczny dla dokonania zwrotu wydatków.
Natomiast, w kwestii dokumentowania wydatków, Spółka pragnie zauważyć, iż ustawa pdop nie reguluje wprost sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Z art. 9 ust. 1 pdop wynika jedynie obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odręb...