Source: http://operacji.org/zasady-przyznawania-i-rozliczania-dotacji-z-budetu-wojewdztwa.html?page=4
Timestamp: 2019-08-18 18:12:09
Legal References Found: art. 3
 art. 3
 art. 19
 art. 19
 art. 19
 art. 19

Document Content:
3. Zlecanie realizacji zadań publicznych poza trybem konkursowym - Zasady przyznawania I rozliczania dotacji z budżetu Województwa
4. Zawarcie umowy i przekazanie środków
4.2. Przekazanie środków
4.3. Zasady zmiany treści umowy
4.4. Wydatkowanie środków
4.5. Obowiązki informacyjne
4.6. Obowiązki związane z ochroną danych osobowych
5. Rozliczanie dotacji 5.1. Sprawozdanie
5.2. Załączniki do sprawozdania
3. Zlecanie realizacji zadań publicznych poza trybem konkursowym
Zarząd na podstawie uproszczonej oferty realizacji zadania publicznego, której wzór określony został w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 kwietnia 2016 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 570), złożonej przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy, uznając celowość realizacji tego zadania, może zlecić organizacji pozarządowej lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3, z pominięciem otwartego konkursu ofert, realizację zadania publicznego o charakterze lokalnym lub regionalnym, na zasadach i na warunkach określonych w art. 19a Ustawy.
Oferty w trybie art. 19a Ustawy składane są do Zarządu, a po wpłynięciu do Urzędu kierowane są do właściwego merytorycznie departamentu/kancelarii/wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej.
Oferty poddawane są niezwłocznie ocenie formalnej. W przypadku uchybień formalnych oferent niezwłocznie jest informowany o uchybieniach i sposobie ich poprawienia. Dopóki oferta nie jest poprawna formalnie pozostaje bez rozpatrzenia.
W przypadku, kiedy oferta jest poprawna formalnie, jest publikowana w BIP, na tablicy ogłoszeń w Urzędzie i na stronie www.dialog.mazovia.pl. Po upłynięcie terminu składania uwag oferta jest poddawana ocenie merytorycznej we właściwym/ej departamencie/kancelarii/wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej. Po przeprowadzeniu oceny merytorycznej oraz ewentualnej modyfikacji oferty przez oferenta, będącej warunkiem możliwości stwierdzenia celowości realizacji zadania publicznego (modyfikacja szacunkowej kalkulacji kosztów czy zakresu rzeczowego zadania) na posiedzenie Zarządu jest kierowana informacja w sprawie rozpatrzenia uproszczonej oferty realizacji zadania publicznego z pominięciem otwartego konkursu ofert.
W przypadku, kiedy w budżecie Województwa nie ma dostępnych środków na zlecenie realizacji zadania Zarząd decyduje czy uznać ofertę za celową i zabezpieczyć w budżecie Województwa środki na realizację zadania, czy też uznać, że zlecenie realizacji zadania nie jest możliwe z powodu braku możliwości zabezpieczenia środków w budżecie.
W przypadku, kiedy w budżecie Województwa są zabezpieczone środki na zlecenie realizacji zadania publicznego, informacja dla Zarządu zawiera rekomendację, co do uznania celowości realizacji zadania przedstawionego w ofercie oraz wysokości dotacji na dofinansowanie/sfinansowanie realizacji zadania. W przypadku uznania celowości realizacji zadania Zarząd podejmuje uchwałę w sprawie wyrażenia zgody na zlecenie oraz dofinansowanie/sfinansowanie zadania publicznego w trybie art. 19a ustawy.
Od rozstrzygnięcia Zarządu w przedmiocie dotacji nie przysługują środki odwoławcze.
Do zawarcia umowy dotyczącej realizacji zadań w ww. trybie oraz rozliczania stosuje się odpowiednio zasady określone w punkcie 4 i 5 Zasad.
W Biurze Dialogu Obywatelskiego w Departamencie Organizacji Urzędu jest prowadzony rejestr dotacji udzielonych w trybie art. 19a Ustawy.
Umowy są zawierane niezwłocznie po rozstrzygnięciu konkursu. Po ogłoszeniu listy ofert wybranych do dofinansowania, do oferentów wysyłane są powiadomienia10 o przyznanej dotacji wraz z prośbą o ewentualną aktualizację załączników do umowy, np. aktualizacji opisu poszczególnych działań, kalkulacji przewidywanych kosztów, harmonogramu.
W przypadku przyznania dotacji w kwocie niższej od wnioskowanej, oferent zostanie poinformowany o przyczynie przyznania niższej dotacji. Zaktualizowany kosztorys musi uwzględniać zmniejszenia wynikające z przyznania dotacji w kwocie niższej niż wnioskowana. Nie jest dopuszczalne wprowadzanie do zaktualizowanego kosztorysu innych pozycji niż wskazane w ofercie. Zaktualizowany harmonogram musi zawierać dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia całego zadania (bez okresu przewidzianego na dokonanie rozliczenia końcowego). Działania ujęte w harmonogramie muszą mieścić się w okresie realizacji zadania. Skala działań planowanych przy realizacji zadania może być zmniejszona w związku z przyznaniem mniejszej kwoty dotacji niż wnioskowana, za wyjątkiem sytuacji, kiedy dotacja została zmniejszona z powodu zawyżenia kosztów realizacji zadania lub zamieszczenia w kosztorysie kosztów niekwalifikowalnych. Ulec zmianie może np. liczba adresatów zadania publicznego, ilość poszczególnych działań, rezultaty zadania.
Harmonogram, kalkulacja przewidywanych kosztów i aktualizacja opisu poszczególnych działań powinny stanowić osobne dokumenty, opatrzone nazwą oferenta lub pieczęcią nagłówkową, podpisane przez osoby uprawnione. W nagłówku każdego z nich należy podać tytuł zadania publicznego zgodnie z tytułem określonym w ofercie.
W przypadku, gdy oferent nie przedstawi zaktualizowanych dokumentów w wyznaczonym terminie będzie to równoznaczne z rezygnacją z przyznanej dotacji.
UWAGA! W przypadku zmniejszenia dotacji oferent w zaktualizowanym kosztorysie może zmniejszyć wysokość wkładu własnego z zastrzeżeniem, iż zachowane zostaną procentowe proporcje wkładu własnego i dotacji określone w ofercie złożonej w konkursie.
Wraz ze zaktualizowanym opisem poszczególnych działań, harmonogramem i kalkulacją przewidywanych kosztów oferent:
składa oświadczenie, że dane oferenta figurujące w KRS są zgodne ze stanem faktycznym,
jest obowiązany dostarczyć zgodne ze stanem faktycznym zaświadczenie lub wyciąg z innej właściwej ewidencji.
Po otrzymaniu niezbędnych danych (w tym informacji na temat osób, które będą podpisywać umowę), pracownik departamentu/kancelarii/wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej prowadzących otwarty konkurs ofert przygotowuje projekt umowy zgodnie z zasadami obowiązującymi w Urzędzie. Wzór umowy o realizację zadania publicznego stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Zasad.
Po podpisaniu umowy przez wszystkie osoby upoważnione ze strony Województwa wyznaczany jest termin podpisania umowy przez oferenta.
UWAGA! Co do zasady miejscem podpisania umowy jest siedziba Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie lub siedziba Delegatury Urzędu (w konkursach, prowadzonych przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne, co do zasady miejscem podpisania umowy jest ich siedziba).
W szczególnie uzasadnionych przypadkach departament/kancelaria/wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna mogą ustalić z oferentem inny sposób przekazania dokumentów do podpisu – dogodny dla obu stron.
Przekazanie środków finansowych na numer rachunku bankowego podany w umowie następuje po podpisaniu jej przez obie strony (Zleceniodawcę i Zleceniobiorcę) we wskazanym w umowie terminie, który wynosi:
dla umów dotyczących zadań, których termin realizacji i termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji rozpoczyna się przed dniem zawarcia umowy lub w ciągu 30 dni od dnia zawarcia umowy – do 3011 dni od dnia zawarcia umowy;
dla umów dotyczących zadań, w których termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji rozpoczyna się po upływie 30 dni od dnia zawarcia umowy – do 3 dni przed datą wskazaną w umowie jako termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji.
UWAGA! Zleceniobiorca musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
Zleceniobiorca jest zobowiązany do bieżącego informowania Zleceniodawcy – w formie pisemnej – o wszelkich zmianach dotyczących Zleceniobiorcy (zmianie adresu siedziby oraz adresów i numerów telefonów osób upoważnionych do reprezentacji, o ogłoszeniu likwidacji lub wszczęciu postępowania upadłościowego, numeru rachunku bankowego itp.) lub realizowanego zadania (np. miejsca i terminu realizacji zadania, zakresu rzeczowego, zmian w kalkulacji kosztów ponad limity określone w umowie). Wszelkie wątpliwości związane z realizacją zadania publicznego będą wyjaśniane w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Każda proponowana zmiana umowy podlega ocenie pod kątem celowości i oszczędności. Dopuszczalne są m.in. takie zmiany, jak:
zmiana terminu wykonania zadania;
przesunięcie środków finansowych pomiędzy pozycjami w kosztorysie;
zmiana miejsca realizacji zadania;
zmiana terminów przekazania transz dotacji.
W przypadku stwierdzenia konieczności zmiany umowy, Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić się pisemnie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej do właściwego merytorycznie departamentu/kancelarii Urzędu prowadzącego konkurs lub właściwej wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej, o sporządzenie aneksu do umowy. Ostateczny termin złożenia wniosku o sporządzenie aneksu jest określony w umowie.
UWAGA! Jeżeli dany wydatek finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 15 %. Ww. zmiany dopuszczalne są bez konieczności uprzedniego informowania departamentu/kancelarii/ wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej prowadzącej konkurs. Przesunięcia dokonane w tych granicach nie stanowią zmiany umowy.
UWAGA! Nie są dozwolone przesunięcia powodujące zwiększenie kwot dotacji przeznaczonych na koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne oraz koszty zakupu wyposażenia ponad 20% ogólnej wartości dotacji przekazanej na realizację zadania12.
Zmiany pozycji, decydujących o wyborze danej oferty (dotyczących zakresu rzeczowego realizowanego zadania - liczby świadczeń) powyżej dopuszczalnego limitu określonego w umowie wymagają zgody Zarządu lub dyrektora departamentu/ kancelarii/ wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej, o ile Zarząd udzielił mu upoważnienia do zatwierdzania tego rodzaju zmian.
Terminy rozpoczęcia realizacji zadania i wydatkowania środków z dotacji i innych środków określa umowa. Dopuszcza się, aby termin rozpoczęcia realizacji zadania był wcześniejszy niż data zawarcia umowy, z zastrzeżeniem, że terminy rozpoczęcia realizacji zadania oraz poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji i dla innych środków nie mogą być wcześniejsze niż data podjęcia przez Zarząd uchwały rozstrzygającej otwarty konkurs ofert.
Jeżeli termin poniesienia wydatków dla środków pochodzących z dotacji wskazany w umowie jest wcześniejszy niż dzień faktycznego przekazania dotacji na rachunek Zleceniobiorcy (rozumiany jako dzień obciążenia rachunku Zleceniodawcy) dopuszcza się przeznaczenie części lub całości środków pochodzących z dotacji na refundację wydatków poniesionych przez Zleceniobiorcę na realizację zadania w zakresie objętym finansowaniem z dotacji, przed dniem przekazania dotacji na rachunek Zleceniobiorcy.
Zgodnie z umową Zleceniobiorca może dokonywać płatności na podstawie dokumentów księgowych związanych z realizowanym zadaniem jeszcze w ciągu 14 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia każdego roku, w którym jest realizowane zadanie publiczne. Same dokumenty księgowe, muszą być wystawione w terminie realizacji zadania, określonym w umowie oraz określać datę sprzedaży lub wykonania usługi w terminie realizacji zadania.
UWAGA! W przypadku, gdy termin końcowy realizacji zadania wypada 18 grudnia lub później – płatności ze środków pochodzących z dotacji i ze środków własnych mogą być dokonywane wyłącznie do 31 grudnia danego roku.
Zleceniobiorca jest zobowiązany do informowania, że zadanie jest współfinansowane lub finansowane ze środków Województwa. Informacja na ten temat powinna znaleźć się we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego.
Na wszystkich materiałach dotyczących realizowanego zadania – w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych oraz zakupionych środkach trwałych powinien być umieszczony logo Marki Mazowsze. Wytyczne do jego stosowania znajdują się w „Wytycznych do stosowania herbu Województwa Mazowieckiego oraz logo Marki Mazowsze”, dostępnych na stronie internetowej www.mazovia.pl w zakładce „Marka Mazowsze”.
Zleceniobiorca zobowiązuje się do uzyskania akceptacji projektów materiałów zawierających logo Marki Mazowsze, w Departamencie Kultury Promocji i Turystyki w Urzędzie, przesyłając je na adres: siw@mazovia.pl przed ich realizacją i upowszechnieniem.
Zleceniobiorca jest obowiązany przechowywać materiały dotyczące realizowanego zadania w postaci umożliwiającej potwierdzenie spełnienia wymogów dotyczących obowiązków informacyjnych nie krócej niż przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne.
Informację na temat realizacji obowiązku informacyjnego, Zleceniobiorca uwzględnia w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego.
Zleceniobiorca jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w toku realizacji zadania zleconego mu do realizacji przez Zarząd i powinien dopełnić obowiązków związanych z tym przetwarzaniem określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
W przypadku prowadzenia kontroli realizacji zadania publicznego Zleceniobiorca wydaje osobie/osobom kontrolującym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
W przypadku konieczności przekazania przez Zleceniobiorcę danych osobowych przetwarzanych w toku realizacji zadania Zleceniodawcy, w celach innych niż prowadzenie kontroli, między stronami jest zawierana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
5. Rozliczanie dotacji
5.1. Sprawozdanie
Rozliczenie dotacji następuje po zakończeniu realizacji zadania na podstawie sprawozdania końcowego.
Zleceniobiorca jest zobowiązany do złożenia sprawozdania w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania.
W uzasadnionych przypadkach Zleceniodawca może wezwać Zleceniobiorcę do złożenia częściowych sprawozdań z wykonania zadania publicznego. W takim przypadku sprawozdanie należy złożyć w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania.
Sprawozdanie należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Sprawozdania należy składać w jeden z wymienionych niżej sposobów:
osobiście w godzinach: 8.00 – 15.00 w Delegaturze Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego;13
za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej na adres: ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa ­- o zachowaniu terminu złożenia sprawozdania decyduje data stempla pocztowego lub data nadania (tak jak w przypadku złożenia oferty)
za pomocą profilu zaufanego ePUAP zgodnie z zasadami opisanymi na stronie http://www.mazovia.pl/cyfrowy-urzad/elektroniczna-skrzynka-podawcza/..
Uwaga! Sprawozdanie z wykonania zadań zleconych w wyniku konkursów prowadzonych przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne, należy złożyć osobiście w zamkniętej kopercie jedynie w kancelarii/sekretariacie wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej lub za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej na podany w umowie adres danej wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej.
1) kopię przelewu potwierdzającą dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej dotacji (jeżeli nie wykorzystano pełnej kwoty udzielonej dotacji) oraz wpłatę odsetek (jeśli dotyczy);
2) w uzasadnionych przypadkach wydruk z konta księgowego, kopię zestawienia przychodów i kosztów, prowadzonego na podstawie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów lub kopię wyciągu z rachunku bankowego, na który zostały przekazane środki finansowe z dotacji udzielonej na realizację zadania wraz z wyszczególnieniem operacji związanych z jego realizacją, oświadczenie o kwalifikowalności w zakresie podatku od towarów i usług.
Zleceniobiorca w trakcie realizacji projektu ma obowiązek gromadzenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania, jak również konieczne działania prawne np.:
listy uczestników zadania wraz z potwierdzeniem uczestnictwa (np. lista obecności), zdjęcia,
publikacje wydane w ramach zadania (m. in. ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe),
raporty z realizacji zadania,
wyniki prowadzonych ewaluacji,
kopie umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy wolontariackie, porozumienia o wolontariacie, oświadczenie o pracy społecznej członków.
Materiałów tych nie należy dołączać do sprawozdania, jednak należy je przechowywać przez minimum 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne i udostępniać na wezwanie Zleceniodawcy np. podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.