Source: https://mikroporady.pl/porady/samochod-w-mikroprzedsiebiorstwie
Timestamp: 2019-12-05 17:18:33
Legal References Found: art. 2
 art. 2
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 19
 art. 22
 art. 16
 art. 2
 art. 2
 art. 2
 art. 7091
 art. 23
 art. 21

Document Content:
Samochód w mikroprzedsiębiorstwie - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony
Samochód w mikroprzedsiębiorstwie
Do prowadzenia działalności gospodarczej, w zależności od potrzeb, może okazać się niezbędne posiadanie przez przedsiębiorcę środka transportu, jakim jest samochód lub motocykl. Samochód (osobowy, dostawczy) bardzo często okazuje się narzędziem niezbędnym do wykonywania czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, dlatego też, jeśli masz zamiar korzystać z jakiegokolwiek pojazdu, powinieneś rozważyć kilka zagadnień z tym związanych.
Na pojazd samochodowy można spojrzeć od strony jego walorów użytkowych i przeznaczenia oraz od strony środka trwałego i jego funkcjonowania.
Z dniem 1 kwietnia 2014 r. zmianie uległa ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. 2018, poz. 2174) m.in. poprzez dodanie w art. 2 pkt 34 definicji „pojazdu samochodowego". Zgodnie z tym przepisem, w świetle i dla potrzeb ustawy VAT, „pojazdem samochodowym" jest pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (patrz tu również art. 2 pkt 40 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz.U.2018.1990 t.j.).
Równolegle z dniem 1 kwietnia 2014 r. zmianie uległy zasady rozliczania przez podatników VAT podatku naliczonego przy nabyciu pojazdów samochodowych. Stanowi o tym art. 86a ustawy VAT. W świetle tej regulacji, prawo do odliczenia VAT zależy od „przeznaczenia” pojazdu tj. czy jest on wykorzystywany (używany) wyłącznie dla potrzeb prowadzonej działalności, czy też również dla potrzeb prywatnych. Tylko używanie pojazdu dla celów firmowych daje podstawę do odliczenia 100 % VAT od jego zakupu oraz paliwa, części, akcesoriów, serwisowania. Pojazdy samochodowe są uznawane na gruncie ustawy VAT za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
Podatnik, jeżeli chce skorzystać z odliczenia 100 % VAT, a parametry konstrukcyjne pojazdu nie pozwalają na uznanie go za wykorzystywany wyłącznie na cele firmowe, musi łącznie spełnić obowiązki tj.:
1. Posiadać i prowadzić w przedsiębiorstwie szczegółową ewidencję pojazdu dla celów VAT, która powinna zawierać:
W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w pkt 4 j.w.:
2. Dokonać odpowiedniego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego informację o pojazdach wykorzystywanych przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej, w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, na druku VAT-26 (patrz; Rozporządzenie z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej - Dz.U.2014.371); pod rygorem w przypadku niezłożenia w terminie informacji, uznania przez organ podatkowy, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.
3. Dokonywać każdorazowej aktualizacji obowiązku z pkt 2 j.w. w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego, najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany.
4. Posiadać, wdrożyć i stosować wewnętrzne regulacje (regulaminy, procedury, zarządzenia), z których wynika, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany (używany) włącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy-podatnika.
W przypadkach natomiast, gdy pojazd samochodowy jest używany w przedsiębiorstwie podatnika również dla celów prywatnych, a contrario podatnik nie spełnia wymogów określonych j.w. obowiązującymi przepisami VAT, a co za tym idzie nie jest w stanie udowodnić zasadności i celowości poniesienia kosztów związanych z pojazdem samochodowym jako wyłącznie li tylko używanym dla potrzeb prowadzonej działalności, odliczenie na gruncie VAT jest ograniczone do 50 % wydatku związanego z jego zakupem, a także paliwem, częściami, serwisem.
Jak już wskazano powyżej, ustawa VAT zawiera definicję pojazdu samochodowego, w świetle której mieści się również motocykl. Dlatego też od jego zakupu, jak również wydatków związanych z jego eksploatacją, można odliczyć VAT, na analogicznych zasadach jak dla samochodu (patrz art. 86a ustawy VAT). Po zmianie ustawy VAT z dniem 1 kwietnia 2014 r. podatnik ma prawo do 100 % odliczenia VAT od zakupu oraz wydatków eksploatacyjnych pod warunkiem, że pojazd, a więc tu motocykl jest przeznaczony wyłącznie dla potrzeb prowadzenia działalności gospodarczej podatnika. Jeżeli na podstawie parametrów konstrukcyjnych wskazanych w art. 86a ustawy VAT nie jest możliwe uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie na cele firmowe, możliwość odliczenia 100 % od związanych z tym wydatków wymaga:
zgłoszenia pojazdu we właściwym organie podatkowym (druk VAT-26),
prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu kilometrowego dla celów VAT,
określeniem zasad używania pojazdu w przedsiębiorstwie.
Pierwszym z nich musi być podjęcie decyzji, czy chcesz kupić samochód osobowy, miejski lub „w trasy”, osobowo-dostawczy (do 3.5 ton), ciężarowy, czy też motocykl. Jeśli masz małą firmę handlową, oczywistym jest, że niezbędny będzie samochód dostawczy, jeśli z kolei świadczysz klientom usługi np. serwisowe, to wystarczy miejski mały zwrotny osobowy, a gdy jesteś przedstawicielem handlowym i samochód służy Ci do wyjazdów „w teren” na spotkania z klientami, dla prezentacji produktów, próbek, to może wystarczyć samochód osobowy z dużym bagażnikiem. Gdy pojazd jest potrzebny tylko do czynności kurierskich tzw. dostarczania małych przesyłek, możesz dla pracownika nabyć motocykl, motorower, skuter.
Powinieneś również przeanalizować, czy nabywać pojazd w ramach przedsiębiorstwa, używać pojazdu prywatnego, czy też zawrzeć Umowę leasingu lub Umowę najmu. Podsumowując, prowadząc przedsiębiorstwo, możesz korzystać z pojazdu:
stanowiącego własność przedsiębiorstwa, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych,
w oparciu o Umowę leasingu,
w oparciu o Umowę najmu,
prywatnego przedsiębiorcy,
prywatnego pracowników do przejazdów okazjonalnych lub w trakcie ich podróży służbowej.
Jak widać nie jest konieczne, aby w ramach wykonywanej działalności gospodarczej korzystać tylko i wyłącznie z pojazdu należącego do przedsiębiorstwa i wpisanego do ewidencji środków trwałych.
Każda z przedstawionych wyżej form korzystania z pojazdu posiada swoje plusy i minusy. Jedną z głównych różnic są korzyści i obciążenia podatkowe.
1. Samochód jako środek trwały
Jeśli chcesz faktury za paliwo, jak również inne wydatki eksploatacyjne, oleje, przeglądy itp., wliczać do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności prowadzenia wyliczeń przejechanych kilometrów, wpisz nabyty pojazd do ewidencji środków trwałych. Samochód, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych można amortyzować. Jednak aby tego dokonać, wartość nabycia (cena) samochodu musi przekraczać 3.500 zł.
Aby wprowadzić samochód do środków trwałych musi on stanowić własność lub współwłasność podatnika, bądź powinien być nabyty od razu do majątku przedsiębiorstwa, kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia go do używania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Samochód taki musi być wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (art. 22a updof). Nie można w skład środków trwałych wpisać obcych składników majątku przejętych do używania na podstawie Umów najmu, dzierżawy, leasingu operacyjnego i umów podobnych.
Jeśli zdecydujesz się wpisać posiadany (nabyty) pojazd do ewidencji środków trwałych, musisz na początku ustalić prawidłowo dla potrzeb amortyzacji, jego wartość początkową, zgodnie z ustawą.
w razie odpłatnego nabycia – cenę ich nabycia
w razie częściowo odpłatnego nabycia – cenę ich nabycia powiększoną o wartość przychodu
w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób – wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wartości,
w razie nabycia w postaci wkładu niepieniężnego wniesionego do spółki niebędącej osobą prawną:
wydatki poniesione na nabycie lub wytworzenie przedmiotu wkładu, niezaliczone do kosztów uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie- jeżeli przedmiot wkładu nie był amortyzowany,
wartość określoną zgodnie z art. 19- jeżeli ustalenie wydatków na nabycie lub wytworzenie przedmiotu wkładu przez wspólnika wnoszącego wkład, będącego osobą fizyczną, jest niemożliwe i przedmiot wkładu nie był wykorzystywany przez wnoszącego wkład w prowadzonej działalności gospodarczej, z wyłączeniem wartości niematerialnych i prawnych wytworzonych przez wspólnika we własnym zakresie;
Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług.
Jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych lub ich części nabytych przez podatników przed dniem założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wartości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia.
W przypadku, gdy składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, wspólników spółki cywilnej, wartość początkową tego składnika ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących wspólność majątkową małżonków, chyba że małżonkowie wykorzystują składnik majątku w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie.
Tak art. 22g ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz.U. 2018, poz. 1509), oraz art. 16g ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz. U. 2018, poz. 1036).
Pojazd należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Jeśli przewidywany okres używania pojazdu będzie krótszy niż rok, nie musisz go wprowadzać do środków trwałych, a ewentualnie może być on zaliczony do kosztów roku nabycia, jeżeli w danym roku został wyeksploatowany.
W chwili nabywania samochodów osobowych lub innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony musisz zastanowić się, czy samochód będzie wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, czy też do celów mieszanych. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia podatku VAT. Mianowicie, jeśli uznasz, że samochód będziesz wykorzystywał tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności będziesz mógł odliczać 100% podatku VAT od wszystkich kosztów ponoszonych na utrzymanie samochodu, jednak w przypadku, gdy np. samochodem będziesz również dowoził własne dzieci do przedszkola, obowiązywała będzie Cię zasada zgodnie, z którą będziesz mógł odliczyć 50 % VAT od wszelkich kosztów. Istotnym jest, że w każdej chwili będziesz mógł zmienić decyzję. Musisz mieć jednak na względzie, że zmiana wykorzystywania samochodu musi mieć charakter trwały i stały, potwierdzony obiektywnymi okolicznościami. W innym wypadku, krótkookresowe zmiany wykorzystywania pojazdu zdaniem Ministerstwa Finansów będą uznawane, za korzystanie z samochodu w sposób mieszany.
Pełne odliczenia podatku VAT możesz zastosować dla samochodów innych niż osobowe, o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, oraz pojazdów specjalnych.
Z dniem 1 kwietnia 2014 r. zmianie uległa ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. 2018, poz. 2174) m.in. poprzez dodanie w art. 2 Z dniem 1 kwietnia 2014 r. zmianie uległa ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2018.1990 t.j.) m.in. poprzez dodanie w art. 2 pkt 34 definicji „pojazdu samochodowego". Zgodnie z tym przepisem, w świetle i dla potrzeb ustawy VAT, „pojazdem samochodowym" jest pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (patrz tu również art. 2 pkt 40 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym – Dz.U.2017, poz. 1260).
Podczas prowadzenia działalności gospodarczej, w której pojazd okazał się niezbędny, nie ma jakichkolwiek ograniczeń w udostępnieniu go osobom zatrudnionym w celu wykonywania zadań związanych z prowadzoną działalnością. Pojazd można udostępniać nie tylko pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, ale również zleceniobiorcom, osobom wykonującym dzieło, agentom, akwizytorom, zaopatrzeniowcom na zleceniu i innym. Poprzez takie udostępnienie pojazdu (w celu związanym z prowadzoną działalnością) nie powstaje u osób zatrudnionych żaden przychód podlegający opodatkowaniu, ponieważ udostępnienie samochodu jest obowiązkiem wynikającym z Umowy o pracę, Umowy zlecenia, czy odpłatnego świadczenia usług. Przed wydaniem pojazdu osobie do tego wyznaczonej warto zamieścić w Umowie o korzystanie z pojazdu do celów służbowych klauzulę, że pojazd będzie wykorzystywany tylko do celów służbowych.
W przypadku takiego udostępnienia pracodawca ma obowiązek pokrywania wszelkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdu, jeśli jest on używany do celów służbowych. Warto również wskazać, że przed wyjazdem służbowym wykonywanym przez pracownika pracodawca powinien przekazać pracownikowi zaliczkę (ew. kartę debetową) na poczet kosztów przejazdu (paliwo) i utrzymania (garażowanie) w trakcie podróży służbowej.
2. Korzystanie z samochodu w ramach Umowy leasingu
Najczęstszymi rodzajami leasingu są leasing operacyjny oraz finansowy.
Leasing operacyjny – polega na czasowym przekazaniu w użytkowanie dobra inwestycyjnego. Czas ten jest z reguły krótszy niż okres normatywnego zużycia leasingowanej rzeczy. Raty leasingowe stanowią dla leasingobiorcy koszt uzyskania przychodów, a przedmiot leasingu nie podlega u niego amortyzacji. W umowie leasingu operacyjnego leasingobiorca może mieć zagwarantowane prawo zakupu przedmiotu leasingu po zakończeniu umowy, za określoną z góry wartość końcową powiększoną o podatek od towarów i usług.
Leasing finansowy polega z kolei na oddaniu rzeczy w użytkowanie, w zamian za raty leasingowe. Przedmiot leasingu jest własnością finansującego, amortyzuje go leasingobiorca, natomiast przeniesienie tytułu własności może być zagwarantowane w umowie Rata leasingowa w leasingu finansowym podzielona jest na część kapitałową i odsetkową.
Umowa leasingu jest umową nazwaną, zgodnie z art. 7091 kodeksu cywilnego przez umowę leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego (leasing operacyjny).
Umowa taka powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.
Korzystający powinien używać rzeczy i pobierać jej pożytki w sposób określony w umowie leasingu, a gdy umowa tego nie określa- w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy.
Korzystający nie może bez zgody finansującego dokonywać zmian rzeczy, chyba że wynikają one z przeznaczenia rzeczy
W przypadku zbycia rzeczy przez finansującego nabywca wstępuje w stosunek leasingu na miejsce finansującego, a finansujący powinien niezwłocznie zawiadomić korzystającego o zbyciu rzeczy. Finansujący może zobowiązać się przenieść na korzystającego własność rzeczy bez dodatkowego świadczenia po upływie oznaczonego w umowie czasu trwania leasingu, korzystający może żądać przeniesienia własności rzeczy w terminie miesiąca od upływu tego czasu, chyba że strony uzgodniły inny termin.
Popularną formą finansowania pojazdów jest leasing operacyjny, którego koszty stają się kosztami uzyskania przychodu. Wpłata początkowa, która najczęściej stanowi kilkadziesiąt procent wartości auta, jest zaliczana do kosztów prowadzenia działalności, tak samo zresztą jak comiesięczne czynsze leasingowe, oraz wydatki eksploatacyjne (paliwo, naprawy). Oczywiście, jeśli jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT, to od każdej transzy płatności – faktury za leasing na rzecz leasingodawcy możesz odliczyć należny podatek VAT (w wysokości zależnej od tego czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do prowadzonej działalności czy też w sposób „mieszany”). Bardzo często po zakończeniu umowy leasingu, leasingodawca sprzedaje pojazd leasingobiorcy za kwotę wskazaną wcześniej w umowie leasingowej (patrz szerzej: Umowa leasingu).
3. Korzystanie z samochodu w ramach Umowy najmu
Możesz również wynająć samochód. Dzięki takiej opcji będziesz miał możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu miesięcznych lub kwartalnych kosztów najmu oraz kosztów eksploatacji (paliwo, oleje, płyny, mycie), jednak musisz pamiętać, że niezależnie od trwania umowy nie nabędziesz właścicielem samochodu. W przypadku korzystania z samochodu w ramach Umowy najmu zobowiązany jesteś do prowadzenia na bieżąco ewidencji faktycznie przejechanych kilometrów, jako dokumentu wewnętrznego, co może stanowić pewną uciążliwość. (patrz szerzej: Umowa najmu ruchomości).
4. Korzystanie z samochodu prywatnego
Jeśli nie chcesz nabywać pojazdu dla celów prowadzonej działalności, jak również nie chcesz wprowadzać do środków trwałych prywatnego samochodu, możesz dla celów działalności korzystać stale lub sporadycznie ze swojego posiadanego osobiście samochodu. W takim przypadku jednak, tak samo jak podczas korzystania z pojazdu na podstawie Umowy najmu, zobowiązany jesteś do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. W takim przypadku koszty poniesione na zakup paliwa możesz rozliczyć wyłącznie do wysokości przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę aktualnie określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002, nr 27 poz. 271 z późn. zm.).
Stawki za korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002, nr 27 poz. 271 z późn. zm.), koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1. dla samochodu osobowego :
a. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
2. dla motocykla – 0,2302 zł,
3. dla motoroweru – 0,1382 zł.
W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 46) pdof wynika, że kosztem są wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą dla potrzeb tej działalności. Przy czym są one kosztem tylko do wysokości kwoty wynikającej z omawianej ewidencji, a będącej iloczynem liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km wskazanej w rozporządzeniu, o którym była mowa wyżej. Nieprzekroczenie limitu ustawowego jest tu warunkiem koniecznym dla możliwości dokonania stosownych odliczeń. Podobnie, nie można wówczas „dzielić” kosztów ubezpieczenia, garażowania i eksploatacji.
5. Korzystanie przez pracowników z ich pojazdu prywatnego na cele służbowe
Jeśli nie posiadasz w swoim przedsiębiorstwie odpowiedniego samochodu, a chcesz, aby Twoi pracownicy efektywnie dojeżdżali do kontrahentów, klientów, zapewniali drobne zaopatrzenie, załatwiali zgłoszenia reklamacyjne, zapewniali serwis, to możesz im zaproponować, aby korzystali ze swojego prywatnego samochodu na cele wykonywanej w Twoim przedsiębiorstwie działalności. W tym celu musisz podpisać z pracownikiem stosowną umowę o używanie pojazdu do celów służbowych. Pracownik musi prowadzić ewidencję faktycznie przejechanych kilometrów, czyli tzw. kilometrówkę, w celu dokonania przez Ciebie rozliczenia według stawek wymienionych w rozporządzeniu, o którym mowa wyżej w pkt. 6.
Musisz również ustalić miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, który zależny jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, gdzie pracownik jest zatrudniony.
Limit kilometrów na jazdy lokalne prywatnym samochodem na cele służbowe
Stosownie do ww w Uwadze 5 Rozporządzenia, miesięczne limity kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca z uwzględnieniem limitów określonych w tym Rozporządzeniu. Limity są ustalane w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i wynoszą:
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego, jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, nr rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy trwającej co najmniej 8 godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 Rozporządzenia, o którym mowa w pkt 6 j.w.).
W przypadku jedynie korzystania z prywatnego samochodu dla wyjazdu służbowego poza miejsce wykonywania pracy, oraz gdy pracodawca wyraził zgodę, po uprzednim wniosku pracownika, aby podróż odbyła się pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu (patrz wyżej).
Rozliczenie takich kosztów przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Jeżeli obowiązuje ryczałt miesięczny, to nie można oddzielnie rozliczać indywidualnych wyjazdów.
Należy również wskazać, że w przypadku rozliczenia kosztów korzystania z pojazdu podczas podróży służbowej (poza miejsce wykonywania pracy) zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 16 updof, koszty poniesione przez pracodawcę na przejazd służbowy pracownika są wolne po stronie pracownika od podatku dochodowego.
8. To od Ciebie zależy, z jakiej formy korzystania z pojazdu w przedsiębiorstwie skorzystasz
Sam musisz zdecydować, co jest dla Ciebie korzystniejsze z punktu widzenia podatkowego i funkcjonalnego. Musisz przeprowadzić uproszczone kalkulacje, uwzględniające koszty obsługi transportu, ubezpieczeń, rozliczeń, stosowania przepisów o czasie pracy kierowców, prowadzenia ewidencji, zaangażowania środków własnych (pieniądze, kredyty) na zakup pojazdu. Z drugiej strony prosty ryczałt może być nadmierny, jeśli pracownik tylko 3-4 razy w miesiącu wyjedzie służbowo. Dla przedsiębiorcy osobiście najlepszym rozwiązaniem może okazać się leasing, szczególnie, jeżeli zawrze on umowę na małą flotę, tj. osobowy samochód dla przedsiębiorcy, dostawczy dla zaopatrzenia i administracji (do 3,5 tony) i mały ciężarowy (ponad 3,5 tony) dla sprzedaży/ dostaw produktów do odbiorców.
9. Samochód dla menadżera, właściciela nie musi być typowym samochodem osobowym, lecz z funkcją „dostawczego”.
Przewóz przesyłek, materiałów zaopatrzenia administracyjnego czy pracowników uzasadnia obciążanie kosztami nie tylko jako „zarządu”, ale także jako pośrednimi określonych usług, produkcji czy sprzedaży. Jednak przedsiębiorca musi pamiętać, aby zastosować właściwe instrumenty i narzędzia gwarantujące przejrzystość zasad korzystania i wykorzystywania pojazdów dla celów służbowych, a co za tym idzie również bezpieczeństwo podatkowe w razie ew. kontroli dokonywanych przez właściwe służby podatkowe. Do takich należą:
podstawowe uregulowanie praw i obowiązków używania pojazdów służbowych w indywidulanych umowach o pracę lub dodatkowych,
zawieranie umów używania i przechowywania pojazdów, w tym poza siedzibą przedsiębiorstwa, dla celów służbowych (odpowiedzialność za mienie powierzone - patrz też pkt 2 j.w.),
bieżąca weryfikacja przestrzegania obowiązków ewidencyjnych i sprawozdawczych dla potrzeb właściwych rozliczeń podatkowych poprzez ewidencjonowanie przejazdów służbowych pracowników (w systemie ciągłym - na bieżąco, w formie dokumentów podróży służbowych - delegacje), sprawdzenia sposobu wykorzystania pojazdów samochodowych poprzez comiesięczną weryfikację zwracanych przez jej pracowników ewidencji przebiegu pojazdu dokonując sprawdzenia np. miejsca zakupu paliwa do samochodów, a przez to kontrolując celowość ponoszonych kosztów,
regulacje wewnętrzne (procedury, regulaminy) określające szczegółowe zasady korzystania z pojazdów, w tym przez menadżerów lub/i handlowców, akwizytorów, a także zasady przeprowadzenia kontroli i sprawdzeń w zakresie czynności j.w. w tiret trzecie,
wdrożenie polityki rachunkowości w przedsiębiorstwie, która będzie zawierała również opis zasad wykorzystywania pojazdów samochodowych w przedsiębiorstwie,
zapewnienie zewnętrznych szkoleń dla pracowników używających pojazdy służbowe (np. przez doradcę podatkowego) z zakresu zasad prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, skutków prowadzenia jej niezgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy o VAT, odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie powierzone oraz zasad obciążania pracowników za ewentualną szkodę powstałą u pracodawcy w związku z niewłaściwym użyciem pojazdu służbowego, czy też niepoprawnym prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu.