Source: https://www.eporady24.pl/podroz_sluzbowa,pytania,2,201,7092.html
Timestamp: 2020-02-19 13:22:39
Legal References Found: art. 775
 art. 775
 art. 775
 art. 775
 art. 775
 art. 21
 art. 775
 art. 775

Document Content:
Jestem zatrudniony w polskim oddziale niemieckiej firmy. Od kilku miesięcy pracuję w siedzibie firmy w Niemczech. Do tej pory szef nie określał, w jaki sposób mamy rozliczać pobyt za granicą. Teraz stwierdził, że jesteśmy w Niemczech na zasadzie podróży służbowej. Nie mamy jednak formularzu delegacji – czy pobyt za granicą bez tego dokumentu jest legalny? Czy powinienem był dostać pisemne polecenie wyjazdu służbowego? Jak w takiej sytuacji wygląda sprawa wynagrodzenia (słyszałem, że powinienem otrzymywać przynajmniej równowartość niemieckiej płacy minimalnej) i podatków? Czy szef musi wykupić polisę ubezpieczeniową?
Oprócz tego warunki pobytu za granicą są następujące: mamy opłacone przez pracodawcę mieszkanie i częściowo wyżywienie (tylko obiady w dni powszednie), otrzymujemy także 25 euro dziennie. Ta kwota jest rozliczana jako koszty utrzymania podczas szkolenia (chociaż wykonujemy normalne obowiązki służbowe). Czy tak powinno być? Dowiedziałem się, że zgodnie z prawem dieta powinna wynosić 42 euro (w dni, w które mam zapewniony posiłek, 29,60 euro). Czy mogę domagać się wypłaty pełnej diety albo, ewentualnie, zrezygnować z opłaconych obiadów?
Na początku pozwolę sobie przytoczyć odpowiednie regulacje dotyczące podróży służbowej przewidziane w prawie polskim.
Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy (dalej K.p.):
„§ 1 Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że pracownik ma prawo do otrzymania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową – co oznacza, że jeżeli poniósł jakieś koszty związane z taką podróżą, to pracodawca powinien je pokryć (zwrócić).
Problemem jest jednak określenie tego, co składa się na koszty związane z podróżą służbową, oraz tego, w jakim zakresie mają one być pokrywane przez pracodawcę. W istocie decyduje o tym minister do spraw pracy, gdyż to on określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi.
Na podstawie art. 775 K.p. w jego pierwotnym brzmieniu wydane zostało rozporządzenie z 8 maja 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 50, poz. 525 ze zm.) oraz rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 151,poz. 1720). W myśl ustawy z dnia 26 lipca 2002 r., która nadała nowe brzmienie art. 775 K.p., do czasu wydania przepisów wykonawczych w niej przewidzianych stosuje się dotychczasowe przepisy wykonawcze, jeżeli nie są sprzeczne z ustawą z dnia 26 lipca 2002 r.
Ogólną regułą jest, że rozporządzenie wydawane na podstawie art. 775 § 2 ma zastosowanie tylko do pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Oznacza to, że zasadniczo nie stosuje się go nie tylko do jednostek nienależących do sfery jednostek państwowych i samorządowych (a więc w sektorze niepublicznym), lecz także do jednostek państwowych i samorządowych, które nie należą do sfery budżetowej, takich np. jak przedsiębiorstwa państwowe i komunalne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. W przypadku gdy pracodawca nie należy do kategorii podmiotów publicznej sfery budżetowej, to warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej zasadniczo powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę, z tym wszakże, że określenie ich w umowie o pracę może nastąpić tylko o tyle, o ile pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W umowie o pracę tę kwestię może więc unormować pracodawca, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie jest objęty układem zbiorowym pracy. Dotyczy to także przypadku, w którym do pracodawcy wprawdzie ma zastosowanie pewien układ zbiorowy pracy (ponadzakładowy lub zakładowy), ale w jego treści nie ma postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowych.
Jeżeli w Pana umowie o pracę nie ma żadnej wzmianki o warunkach wynagradzania za podróż służbową, to znaczy, że mają do Pana zastosowanie przepisy wspomnianych przeze mnie rozporządzeń.
Nowelizując ustawę z dnia 26 lipca 2002 r. art. 775, zmieniono z tego powodu także w pewnym zakresie przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.). W szczególności w art. 21 ust. 1 pkt 16 wprowadzono formułę (zmieniając formułę analogiczną), że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.
Przepisami, o których mowa w tym artykule, są przepisy wydane na podstawie art. 775 § 2. Są to: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz rozporządzenie tego ministra z tego samego dnia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Zgodnie z wyrokiem SN z 20 września 2005 r., II PK 49/05, LexPolonica nr 413284 (OSNP 2006, nr 15-16, poz. 232), ryczałt w walucie obcej na pokrycie kosztów wyżywienia i innych wydatków przysługujący pracownikowi odbywającemu wielokrotnie podróże służbowe za granicę (§ 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 3 lipca 1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, Dz. U. Nr 89, poz. 568 ze zm.) może być niższy od diet wynikających z zastosowania przepisów określających ich wysokość, jeżeli w wystarczającym stopniu pokrywa ponoszone przez pracownika zwiększone koszty wyżywienia i innych drobnych wydatków.
Zgodnie z wyrokiem SN z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06, LexPolonica nr 1520324 (PP 2007, nr 6, s. 29), w art. 775 K.p. i rozporządzeniach wykonawczych wydanych na jego podstawie ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że te koszty pracownik rzeczywiście poniósł. W wyroku WSA we Wrocławiu z 26 stycznia 2007 r., I SA/Wr 1332/06, LexPolonica nr 1172187 (Mon.Pod. 2007, nr 10, s. 35), uznano, że powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania; takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja).
Podróż zagraniczna pracownika odbywa się w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę. Rozporządzenie określa zasady, według których liczony jest czas trwania podróży zagranicznej. Są one inne dla podróży lądowej, lotniczej i morskiej.
Zgodnie z powyższym rozporządzeniem z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, a jej wysokość za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W Pana przypadku zgodnie z załącznikiem przypada Panu 42 euro diety na dobę.
do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety;
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
Przepisów powyższych nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.
„§ 10. 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.
3) pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty”.
Na zakończenie należy dodać, że do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Na podstawie podanych przez Pana informacji trudno jest wskazać, na jakich zasadach jest Pan zatrudniany w pracy w Niemczech. Powyższe przytoczone przeze mnie przepisy dotyczą delegacji służbowej.
Jednak skierowanie przez pracodawcę do pracy na terytorium innego kraju może przybrać również formę odesłania (oddelegowania), którego istota sprowadza się do wyznaczenia pracownikowi tymczasowego miejsca świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy.
W przypadku oddelegowania pracowników na teren jednego z krajów członkowskich Unii Europejskiej jego warunki ramowe określają przepisy dyrektywy nr 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. WE L 18 z 21.01.1997). Dotyczą one odesłania pracowników na terytorium innego kraju członkowskiego UE w trzech przypadkach:
Najważniejsza zasada delegowania zakłada, że warunki zatrudnienia pracownika oddelegowanego nie mogą być mniej korzystne od warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, do którego pracownik zostanie oddelegowany. W konsekwencji pracodawca jest zmuszony dostosować warunki zatrudnienia pracownika do standardów obowiązujących w kraju oddelegowania w zakresie czasu pracy, okresu wypoczynku, wymiaru płatnych urlopów rocznych, stawki płacy włącznie z wynagrodzeniem za nadgodziny.
W sytuacji przedstawionej w pytaniu może być Pan uznany za pracownika oddelegowanego do Niemiec w celu wykonywania określonych prac w ramach kontraktu podpisanego przez pracodawcę z kontrahentem niemieckim. Mogłoby to oznaczać, że polski pracodawca ma obowiązek stosować przepisy dyrektywy.
Na zasadzie wyjątku przepisów tych można nie stosować w przypadku krótkotrwałych delegowań za granicę.
Warunek dostosowywania wynagrodzenia pracownika do wynagrodzenia minimalnego w danym kraju nie jest stosowany, gdy pracownik udaje się za granicę w celu wstępnego montażu i/lub pierwszej instalacji wyrobów stanowiących nieodłączną część umowy na dostawę wyrobów, a które są niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów i wykonywane przez wykwalifikowanych i/lub wyspecjalizowanych robotników z przedsiębiorstwa dostawczego, jeśli okres delegowania nie przekracza ośmiu dni.
Przepisy wewnętrzne danego państwa mogą dopuszczać wykonywanie pracy przez pracowników delegowanych na warunkach dotychczasowych, gdy okres delegowania nie przekracza miesiąca.
Należy zatem przyjąć, że delegowanie Pana do Niemiec na okres dłuższy niż 1 miesiąc nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w Niemczech.
Niezależnie od powyższego w związku z odbywaniem podróży służbowej pracownicy otrzymują diety według zasad opisanych w rozporządzeniu wskazanym przeze mnie wcześniej. W efekcie za miesiąc pracy, oprócz wynagrodzenia, pracownicy otrzymują odpowiednie diety.
W myśl polskich przepisów diety nie są składnikiem wynagrodzenia (jest to świadczenie, które ma pracownikowi zrekompensować wyższe koszty utrzymania w związku z podróżą służbową), nie podlegają opodatkowaniu ani składkom społecznym.
Tak więc poza dietami otrzymywanymi w związku z podróżą służbową pracownik (do którego ma zastosowanie powyższa dyrektywa unijna) musi mieć zapewnione wynagrodzenie równe przynajmniej minimalnemu wynagrodzeniu w Niemczech.
Oczywiście zwrotu różnicy może się Pan domagać od pracodawcy przed sądem polskim.
Jeśli chodzi o podatki, to jeżeli będzie Pan zatrudniony w Niemczech powyżej 6 miesięcy, to podatek będzie musiał być płacony w Niemczech.
Odnosząc się do kwestii polecenia wyjazdu służbowego, należy stwierdzić, iż było ono wymagane w starszych wersjach rozporządzenia – obecnie nie występuje konieczność sporządzania takiego polecenia.
Polecenie wyjazdu służbowego określało miejscowość docelową (lub miejscowości, jeśli delegacja powoduje konieczność wyjazdu do kilku miejsc podczas jednego wyjazdu służbowego) oraz czas trwania delegacji z uwzględnieniem daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji.
Na poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określał, jakim środkiem transportu ma poruszać się pracownik.
Oczywiście pracodawcy mogą stosować w dalszym ciągu polecenie wyjazdu lub zbliżony dokument – nie jest co prawda wymagany przez przepisy, ale pomoże ustalić ewentualne należności pracownika i przebieg wyjazdów po upływie dłuższego czasu. Pozwala też stosować odpowiednie procedury kontrolne.
Jeśli chodzi o diety, trzeba zaznaczyć, że przysługują one pracownikom za łączny okres ich pobytu za granicą, który obejmuje zarówno dni ich pracy, jak i dni wolne od pracy (np. soboty i niedziele). Może się więc Pan domagać ich wyrównania.
W kwestii zapewnionego przez pracodawcę posiłku: oczywiście może Pan z niego zrezygnować, jednak otrzyma Pan w tym przypadku dietę odpowiednio pomniejszoną. Wynika z tego, że pracownik jest zobowiązany korzystać z warunków wyjazdu służbowego, które zapewnił pracodawca.
Mimo braku podpisanego przez pracodawcę zlecenia podróży należy uznać, że obowiązuje Pana – jako pracownika – ubezpieczenie. Oczywiście w ewentualnym sporze należy udowodnić fakt, że podróż miała charakter podróży służbowej, co w Pana przypadku raczej nie przysparzałoby problemów.
Pracodawca zlecając pracownikowi zagraniczny wyjazd służbowy, musi się liczyć z ryzykiem poniesienia dodatkowego – niekiedy znacznego – kosztu związanego z leczeniem pracownika za granicą. Dlatego częstą praktyką, mogącą uchronić pracodawcę od tego, jest zakup ubezpieczenia dla pracownika. Choroba lub wypadek mające miejsce podczas zagranicznej delegacji mogą znacząco wpłynąć na globalne koszty pracodawcy związane z wyjazdem. Związane jest to z ryzykiem ponoszenia dodatkowych kosztów wynikającym m.in. z zatrudniania pracowników, nieobciążania pracowników kosztami pracy i kosztami wynikającymi z realizacji poleceń służbowych. Dodatkowymi wydatkami będą na pewno koszty dłuższego pobytu wynikające z braku możliwości powrotu w zakładanym terminie do Polski.
Oczywiście dla Pana spokoju można żądać od pracodawcy sporządzania takich poleceń podróży służbowych w formie pisemnej. Zasady ponoszenia ryzyka przez ubezpieczyciela określone są w ogólnych warunkach ubezpieczeń. Dlatego dla większego bezpieczeństwa warto się również z nimi zapoznać i sprawdzić, w jaki sposób ubezpieczyciel określa podróż służbową.
Ponadto przy wyjazdach do państwa należącego do UE pracownik objęty jest ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. W nagłym przypadku może korzystać z publicznej opieki zdrowotnej na takich samych zasadach jak obywatel danego państwa.
Na zakończenie dodam, że delegowanie pracowników w ramach świadczenia usług może odbywać się w ramach podróży służbowej (czyli miejscem pracy pracownika określonym w umowie o pracę jest nadal Polska – na ten temat wszystkie uwagi powyżej) lub poprzez zmianę w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy – na czas określony – wpisaną zagraniczną miejscowość (np. na podstawie porozumienia zmieniającego). Dla stosowania dyrektywy 96/71 i wydanych w celu wykonania jej postanowień przepisów krajów UE nie ma to znaczenia.
Jeżeli pracodawca zmieni miejsce wykonywania pracy pracownika na miejscowość za granicą, też będzie miał obowiązki związane z podróżami służbowymi, ale w bardziej ograniczonym zakresie. Podróż służbową, za którą pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi odpowiednie należności, będzie stanowił przyjazd takiego pracownika do Polski na wezwanie pracodawcy (złożenie raportu, spotkanie konsultacyjne, konferencję itp.).
W kwestii rozliczania Pana wyjazdu do Niemiec jako szkolenia: pracodawca łamie prawo. Uzasadnia to wypłatę Panu niższych diet oraz braku ich wypłacania za dni wolne od pracy. Na tym samym stanowisku stoi polski Sąd Najwyższy.
Według Sądu Najwyższego (wyrok SN z 25 stycznia 2005 r., I PK 144/04) praktyczne szkolenie pracowników powinno się odbywać w ramach stosunku pracy, natomiast poza tym stosunkiem może być organizowane tylko wtedy, gdy szkoleniowy cel i metody działania wyraźnie dominują nad wykonywaniem obowiązków pracowniczych.
Powyższe rozstrzygnięcie nastąpiło na gruncie następującego stanu faktycznego: pracownik miał zapewniony przelot do kraju zagranicznego i z powrotem, dojazdy oraz zakwaterowanie w miejscowości, w której odbywał szkolenie. Okazało się jednak, że w tym miejscu wykonywał prace niemal identyczne jak w Polsce, za co pracodawca wypłacał mu wynagrodzenie zgodne z umową o pracę. Pracownik podczas szkolenia nie został też zapoznany z żadnymi nowymi technologiami, nie nabył nowych umiejętności. Pracownik uznał zatem swój wyjazd do tego kraju za podróż służbową i zażądał z tego tytułu diet. Pracodawca odmówił wypłaty i sprawa trafiła do sądu pracy.
Sąd Najwyższy przyznał rację pracownikowi. Stwierdził, że pracownik po prostu pracował i to także w nadgodzinach. Zdaniem Sądu Najwyższego, co do zasady, szkolenie praktyczne pracowników (również poza stałym miejscem pracy) powinno odbywać się w ramach stosunku pracy, poprzez wykonywanie umówionej przez strony pracy, a nie na podstawie osobnej umowy o szkolenie. Wyjątkowo szkolenie takie może odbywać się poza ramami stosunku pracy tylko wtedy, gdy jego cel, przedmiot i metody działania jednoznacznie zmierzają do podniesienia kwalifikacji (umiejętności) pracownika, nie zaś jedynie do obniżenia poziomu należnych mu świadczeń.
W omawianym przypadku pracownik podczas „szkolenia” zagranicznego wykonywał taką samą pracę jak w Polsce. Nie miał więc możliwości zdobycia nowych kwalifikacji. A zatem nie odbywał tam szkolenia praktycznego, ale wykonywał tam określone zadanie służbowe i z tego tytułu przysługiwały mu diety.
Wydaje się zatem, że przysługuje Panu roszczenie o zwrot kwot wskazanych przeze mnie, a Pana wyjazd nie ma charakteru szkolenia, a jest zwykłym wyjazdem służbowym.
Podsumowując: z opisanych przez Pana okoliczności wynika, że Pana pracodawca wielokrotnie łamie prawo. Jednak dla Pana bezpieczeństwa proszę wszystkie Pana działania skrupulatnie dokumentować, na wypadek ewentualnego postępowania sądowego.