Source: https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,2,85,157688,ewidencja-ekwiwalentow-wyplacanych-pracownikom.html
Timestamp: 2017-09-24 15:42:47
Legal References Found: art. 2377
 art. 2379
 art. 12
 art. 21
 art. 21
 art. 21
 art. 10
 art. 21
 art. 21

Document Content:
Ewidencja ekwiwalentów wypłacanych pracownikom - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Rachunkowość » Księgi rachunkowe » Ewidencja ekwiwalentów wypłacanych pracownikom
Pracownicy za używanie dla celów służbowych własnych strojów, obuwia, narzędzi i sprzętów mogą otrzymywać od pracodawców ekwiwalenty pieniężne. We wskazanych w przepisach sytuacjach podlegają one zwolnieniu z oskładkowania i opodatkowania. Wydatki z tego tytułu ujmuje się w księgach rachunkowych jako koszty działalności operacyjnej.
Odzież robocza i służbowa
Obowiązek taki wynika z art. 2377 § 1 Kodeksu pracy. Przy czym pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takim przypadku pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 2377 § 2 i 4 K.p.).
Trzeba zaznaczyć, że pracownik nie może używać własnej odzieży i obuwia roboczego, jeśli pracuje na stanowisku, na którym są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi bądź promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 2377 § 3 K.p.).
Pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednio pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży i obuwia roboczego. Jeśli nie może on zapewnić prania odzieży roboczej, wówczas czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem, że pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Stanowi o tym art. 2379 § 2 i 3 K.p.
W ujęciu podatkowym ekwiwalenty za używanie i pranie odzieży roboczej stanowią dla pracowników przychody ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące w myśl przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Trzeba przy tym podkreślić, że pojęcie ekwiwalentu nie zostało zdefiniowane w obowiązujących przepisach, jednak w oparciu o definicję słownikową przez ekwiwalent należy rozumieć świadczenie stanowiące odpowiednik innego świadczenia (rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, równoważnik). Podstawą ustalenia kwoty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży roboczej powinna więc być rzetelnie skalkulowana kwota wydatków poniesionych na zakup tej odzieży (na podstawie obowiązujących cen), uwzględniająca jej zużycie w warunkach pracy. Z kolei w odniesieniu do ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej, należy odpowiednio ustalić wartość związanych z tym wydatków i częstotliwość ich ponoszenia. Oba ekwiwalenty powinny zostać odpowiednio pomniejszane w przypadku nieobecności pracownika w pracy.
Stąd jeżeli świadczenie pieniężne za pranie odzieży wypłacane jest w formie stałego ryczałtu, który nie stanowi równowartości faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów, to nie korzysta ze zwolnienia od podatku. Jego wartość należy wtedy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Natomiast jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi ekwiwalent za używanie przez niego własnej odzieży, obuwia roboczego czy ekwiwalent za pranie przez pracownika odzieży roboczej (w faktycznym rozumieniu tego słowa) i dokona tego zgodnie z przepisami bhp, to wartość takich ekwiwalentów będzie wolna od podatku dochodowego.
Warto dodać, że zgodnie z art. 21 ust. 11a ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego są również świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Przepis ten dotyczy osób pozostałych w stosunku służbowym, powstającym w drodze mianowania lub powołania, w tym m.in. żołnierzy zawodowych w służbie stałej i kontraktowej, strażaków, policjantów, funkcjonariuszy celnych, jeśli otrzymują świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, na podstawie obowiązujących ich przepisów.
Ze zwolnienia od podatku dochodowego korzysta także - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof - wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub wartość ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Przez ubiór służbowy, o którym mowa w tym przepisie, należy rozumieć specjalną odzież (lub elementy tej odzieży), która spełnia łącznie dwa warunki:
jej noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym z regulaminu czy umowy o pracę),
musi ona posiadać charakterystyczne cechy (np. naszyte logo firmy, charakterystyczny krój i kolor, itp.) - tj. tak zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.
Gdy pracodawca nie zapewnia pracownikom obowiązkowego ubioru służbowego, ale wypłaca im ekwiwalent pieniężny za ten ubiór, przyjmuje się, że zwolnienie od podatku dotyczy kwoty tego ekwiwalentu, jeżeli odpowiada ona wydatkom poniesionym przez pracownika na zakup ubioru służbowego.
Wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego dalej rozporządzeniem składkowym. W odniesieniu do ubioru służbowego zastosowanie ma § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego, z którego wynika, że zwolniona z oskładkowania jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór. Dla zwolnienia z oskładkowania ważne jest także, by kwoty ekwiwalentów były ustalone przez pracodawcę w realnej, równoważnej wysokości.
W księgach rachunkowych ekwiwalenty za ubranie robocze i służbowe oraz za ich pranie odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Można księgować je w zespole 4 na koncie służącym do ewidencji ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń na rzecz pracowników lub pozostałych kosztów rodzajowych. Wybrany sposób ewidencji jednostka powinna zapisać w zakładowym planie kont, stanowiącym część dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jeśli ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 5, to ekwiwalent za pranie odzieży ujmuje według miejsc pracy (wydziałów), w których otrzymujący go pracownicy pracują. Mogą to być przykładowo konta kosztów: 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej", 51 "Koszty wydziałowe" lub 53 "Koszty działalności pomocniczej".
Ewidencja księgowa wypłacanych ekwiwalentów za używanie własnej odzieży roboczej i służbowej oraz za pranie odzieży - przy założeniu, że korzystają ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania - może więc przebiegać zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia lub Pozostałe
koszty rodzajowe),
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"
(jeśli ekwiwalent wypłacany jest razem z wynagrodzeniem)
Pracownik podejmujący pracę na rzecz konkretnego pracodawcy ma prawo oczekiwać od niego zapewnienia materiałów i urządzeń koniecznych do realizowania obowiązków służbowych. Zdarza się jednak, że pracownicy przy wykonywaniu pracy używają własnych narzędzi i sprzętów, a pracodawca wypłaca im z tego tytułu ekwiwalent pieniężny.
Wolna od podatku dochodowego jest wartość ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof. Kwota ekwiwalentu, na co już zwracano uwagę, powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy w trakcie tego używania.
Przykładowo, wolna od podatku dochodowego jest m.in. kwota ekwiwalentu pieniężnego wypłacana pracownikom z tytułu używania przez nich prywatnych telefonów komórkowych do celów służbowych, ustalona na podstawie billingu. Jednak ze zwolnienia nie korzysta wypłacany ryczałt za używanie takich telefonów, bowiem nie odzwierciedla on faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków.
Ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, podlegają też zwolnieniu z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego. Tutaj również warunkiem jest, żeby kwota ekwiwalentu odpowiadała faktycznie poniesionym przez pracownika wydatkom z tego tytułu.
Ekwiwalenty pieniężne za wykorzystywanie narzędzi należących do pracownika, podlegające zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania, mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy zapisem:
Pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat wraz z wynagrodzeniem zasadniczym wypłacany jest ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej, ustalony na podstawie rynkowych cen tej odzieży, przy uwzględnieniu stopnia jej zużycia (w tym faktycznie przepracowanych przez pracownika dni). Z listy płac za sierpień 2016 r. wynika, iż kwota tego ekwiwalentu wynosi 60 zł. Stanowi ona przychód pracownika zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof.
Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi tylko na kontach zespołu 4. W przykładzie pominięto ewidencję wynagrodzenia zasadniczego.
1. LP - wartość należnego ekwiwalentu: 60 zł 40 23-0
2. WB - wypłata ekwiwalentu pracownikowi: 60 zł 23-0 13-0
•Czy oskładkować i opodatkować ekwiwalent za używanie własnego sprzętu przez telepracownika?
•Ewidencja księgowa wypłaty ekwiwalentu za urlop
•Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w podstawie wymiaru nagrody jubileuszowej
•Ekwiwalent za pranie ubioru służbowego należy oskładkować
•Zwolnienie z podatku ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnego sprzętu