Source: http://www.ifar.pl/index.php/topic,4064.0.html
Timestamp: 2020-08-05 04:32:47
Legal References Found: art. 94
 art. 51
 art. 7
 art. 4
 art. 3
 art. 4
 art. 6

Document Content:
Autor Wątek: karty ewidencji czasu pracy (Przeczytany 353 razy)
« dnia: Lipiec 07, 2020, »
Bardzo proszę o informację, od kiedy należy liczyć okres przechowywania kart ewidencji czasu pracy? Od daty ustania zatrudnienia czy od roku następnego po zakończeniu teczki?
Odp: karty ewidencji czasu pracy
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 07, 2020, »
Okres przechowywania kart ewidencji czasu pracy liczony jest od ustania stosunku pracy i wynosi co najmniej 10 lat.
Jest to element dokumentacji pracowniczej (a konkretnie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy), o której mowa w art. 94 pkt 9a i 9b KP.
Szczegółowo o tym, jakie dokumenty wchodzą w zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy mówi Rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Par. 6 określa, że do dokumentacji tej zalicza się m. in. prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika ewidencje czasu pracy.
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 08, 2020, »
czyli rozumiem że wnioski urlopowe też mogą być brakowane dopiero po ustaniu zatrudnienia?
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 08, 2020, »
Oczywiście. Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem MRPiPS:
2)dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
Generalnie z przepisów prawa pracy wynika, że:
1) pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od ustania stosunku pracy - chyba, że odrębne przepisy nakazują przechowywać ja dłużej (ar. 94 pkt 9b KP)
2) pod pojęciem "dokumentacji pracowniczej" mieszczą się akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a KP)
3) To jakie dokumenty wchodzą do akt osobowych określa par. 3 rozporządzenie MRPiPS
4) To jakie dokumenty stanowią dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określa par. 6 tego samego rozporządzenia
5) Podobnie jak akta osobowe również dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika (par. 6). Czyli koniec ze zbiorczymi listami płac, czy gromadzeniem wniosków urlopowych w jednym segregatorze - przynajmniej tych dot. pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 r.
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 09, 2020, »
1. Okres przechowywania liczony od ustania stosunku pracy dotyczy również tych pracowników zatrudnionych przed 01 stycznia 2019?
2. w naszej jednostce są prowadzone zbiorcze listy płac - rozumiem że okres przechowywania liczony jest od momentu odejścia z pracy wszystkich pracowników znajdujących się na nich?
3. tak samo liczony będzie okres w przypadku gdy np. wnioski i karty urlopowe wszystkich pracowników oddawane są w jednej teczce?
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 09, 2020, »
1. To zależy o jakiej części dokumentacji pracowniczej mówimy - dla niektórych dokumentów (np wnioski o urlop wypoczynkowy) ta zasada została wprowadzona od 1 stycznia 2019 r. i dotyczy tylko dokumentacji pracowników zatrudnionych od tej daty począwszy.
Dla innych dokumentów obowiązywała już wcześniej - np. przepis nakazujący przechowywać listy płac oraz karty wynagrodzeń przez 50 lat "od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika" obowiązuje co najmniej od 2004 r. (Dz. U. 2004 nr 39 poz 353 - art 125a ust. 4).
2. Tak. Przy czym moim zdaniem w świetle par. 6 pkt. 3 rozporządzenia MRPiPS dalsze prowadzenie zbiorczych list płac dla pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 jest co najmniej wątpliwe, ale to już pytanie do prawnika od prawa pracy.
3. Tak. Przy czym ponownie par. 6 pkt. 2 wspomnianego rozporządzenia nakazuje prowadzić tę dokumentację oddzielnie dla każdego pracownika - w przypadku pracowników zatrudnionych od wejścia tych przepisów w życie (par. 19)
« Ostatnia zmiana: Lipiec 09, 2020, wysłana przez Rovan »
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 13, 2020, »
a znajdę gdzieś wykaz ze wskazaniem od kiedy należy liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej? Od czego to jest uzależnione? chodzi mi o pracowników zatrudnionych przez 01 stycznia 2019
« Ostatnia zmiana: Lipiec 13, 2020, wysłana przez mgro »
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 13, 2020, »
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018 poz. 357)
Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy
Przed 1 stycznia 2019 r. nie funkcjonowało w prawie pracy pojecie "dokumentacji pracowniczej", ani nie istniały przepisy określające jeden wspólny okres przechowywania dla wszystkich dokumentów mieszczących się obecnie pod tym pojęciem.
Dlatego tez powtórzę, to co pisałem w poprzednim poście - To zależy o jakiej części dokumentacji pracowniczej mówimy.
Poniżej wymieniam rodzaje dokumentacji wchodzącej obecnie do dokumentacji pracowniczej oraz podaję zasady jej przechowywania obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r.
- Akta osobowe pracowników - 50 lat od ustania stosunku pracy (Dz.U. 2018 poz. 217, art. 51u ust. 1)
- Ewidencja czasu pracy - brak regulacji w przepisach. W doktrynie i orzecznictwie dominował pogląd o obowiązku przechowywania przez 3 lata od ustania stosunku pracy (okres przedawnienia roszczeń)
- Urlopy wypoczynkowe - tak samo jak w przypadku ewidencji czasu pracy
(tutaj odsyłam do pisma MRPiPS z 08.02.2019 r. - https://interpretacje-orzeczenia.pl/odpowiedz-mrpips-z-08-02-2019-r-dpr-i-4102-4-2019-kj-dotyczaca-kwestii-prowadzenia-i-przechowywania-dokumentacji-pracowniczej/
- listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty - 50 lat od ustania stosunku pracy (Dz. U. 2004 nr 39 poz 353, art 125a ust. 4)
Dodatkowo należy jeszcze wziąć pod uwagę przepis art. 7 ust. 3 wspomnianej na początku posta ustawy o zmianie niektórych ustaw... (Dz. U. 2018 poz. 357)
Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony
oraz art. 4 pkt. 2 tej samej ustawy:
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
Podsumowując - w przypadku dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. okresy przechowywania są następujące:
- dla akt osobowych i dokumentacji płacowej - 50 lat od ustania stosunku pracy lub 10 lat od złożenia raportu informacyjnego do ZUS (przy czym ta druga opcja nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed 01.01.1999)
- dla ewidencji czasu pracy i wniosków o urlop wypoczynkowy - 3 lata od ustania stosunku pracy
« Ostatnia zmiana: Lipiec 13, 2020, wysłana przez Rovan »
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 18, 2020, »
czy jeżeli kadry chcą przekazać do archiwum teczki osób zwolnionych np. w 2019 r. to czy archiwum powinno zadać przekazania równolegle (tzn oddzielnym spisem zdawczo-odbiorczym) teczek tych osób ale dotyczące ewidencji ich czasu pracy?
Czy opis takiej teczki dla danego pracownika może być zbliżony do jego teczki akt osobowych (chyba,że istnieją wzory normujące elementy opisu). Czy cezura czasowa takiej teczki to data np. najstarszej i najnowszej karty ewidencji czasu pracy lub innych dokumentów zawartych w tej teczce. Czy istnieje określony jak w przypadku TAP wymóg ułożenia dokumentów w takiej teczce?