Source: https://www.lexlege.pl/rozporzadzenie-ministra-rodziny-pracy-i-polityki-spolecznej-z-dnia-10-grudnia-2018-r-w-sprawie-dokumentacji-pracowniczej/
Timestamp: 2020-04-06 17:34:53
Legal References Found: art. 2981
 art. 949
 art. 291
 art. 291
 art. 125
 art. 1741
 art. 178
 art. 2377
 art. 231
 art. 948
 art. 18
 art. 949
 art. 949
 art. 949
 art. 949

Document Content:
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej - dokum.pracownicza
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej
Dz.U.2018.0.2369 - Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
Na podstawie art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”.
Rozdział 2. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej
§ 2. Akta osobowe pracownika
Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
§ 3. Elementy akt osobowych pracownika
w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy);
w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 elementy i tryb zawarcia umowy o pracę § 2 Kodeksu pracy),
– z treścią regulaminu pracy (art. 1043 wejście w życie regulaminu pracy § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 ustalanie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych § 7 Kodeksu pracy),
– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 instrukcje i wskazówki pracodawcy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy § 3 Kodeksu pracy),
– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
– o warunkach zatrudnienia (art. 29 elementy i tryb zawarcia umowy o pracę § 3 i art. 291 umowa o pracę z pracownikiem skierowanym do pracy poza UE § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 elementy i tryb zawarcia umowy o pracę § 32 i art. 291 umowa o pracę z pracownikiem skierowanym do pracy poza UE § 4 Kodeksu pracy),
– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 monitoring terenu § 8 Kodeksu pracy),
– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 ocena, dokumentowanie i informowanie pracowników o ryzyku zawodowym pkt 2 Kodeksu pracy),
g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 ochrona zdrowia pracownika młodocianego § 3 Kodeksu pracy),
j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone i art. 125 wspólna odpowiedzialność materialna pracowników za mienie powierzone Kodeksu pracy),
l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 przesłanki przyznania nagród i wyróżnień Kodeksu pracy),
n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e łączenie urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy Kodeksu pracy),
o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 obniżenie wymiaru czasu pracy na wniosek pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego Kodeksu pracy),
p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 ograniczenia korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich Kodeksu pracy),
q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
– wstępnych badań lekarskich (art. 229 wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie § 2 i 5 Kodeksu pracy),
s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 zakaz konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy § 1 Kodeksu pracy),
t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 czas pracy w porze nocnej § 6 Kodeksu pracy),
w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy § 3 Kodeksu pracy),
f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy § 1 Kodeksu pracy),
g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);
§ 4. Oświadczenia i dokumenty w aktach osobowych pracownika
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.
Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
§ 5. Odpisy lub kopie dokumentów w aktach osobowych pracownika prowadzonych w postaci papierowej
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
§ 6. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
b) wnioski pracownika dotyczące:
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem Kodeksu pracy),
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 indywidualny rozkład czasu pracy Kodeksu pracy),
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 system skróconego tygodnia pracy Kodeksu pracy),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 system pracy weekendowej Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 ruchomy czas pracy § 1 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 ruchomy czas pracy § 2 Kodeksu pracy),
c) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 system zadaniowego czasu pracy Kodeksu pracy),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 dzień wolny za pracę w dniu wolnym od pracy Kodeksu pracy),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
d) zgoda:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 wymiar czasu pracy niektórych kategorii pracowników pkt 3 i art. 178 zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych i porze nocnej § 2 Kodeksu pracy),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych i porze nocnej § 1 Kodeksu pracy);
kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 wypłata wynagrodzenia za pracę § 3 Kodeksu pracy);
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 obowiązek dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej i art. 2377 obowiązek dostarczenia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego Kodeksu pracy).
§ 7. Obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej nowemu pracodawcy
W przypadku, o którym mowa w art. 231 przejście zakładu pracy na innego pracodawcę Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.
§ 8. Obowiązek zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej
Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Rozdział 3. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej
§ 9. Wymogi systemu teleinformatycznego do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;
wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
§ 10. Zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej
Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
§ 11. Odwzorowanie cyfrowe dokumentu złożonego w postaci papierowej
W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.
Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
§ 12. Obowiązek zapewnienia odpowiednich rozwiązań technicznych dla prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.
Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 948 zmiana postaci prowadzonej i przechowywanej dokumentacji pracowniczej § 2 Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej.
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.
Rozdział 4. Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi
§ 13. Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi
Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu.
Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami dotyczącymi formatów plików:
dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie PDF;
dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w dokumentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje się w formacie, w jakim były przechowywane;
dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie TXT.
Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:
identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
data powstania dokumentu;
data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
nazwa pracodawcy;
data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
Pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy.
Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML.
§ 14. Przekazanie zbioru dokumentów pracowniczych
Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym pliku zapisanym w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 delegacja ustawowa ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669).
Opatrzenie pliku, o którym mowa w ust. 1, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.
Rozdział 5. Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji
§ 15. Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej
Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca dokonuje doręczenia, o którym mowa w ust. 1, osobiście albo za pośrednictwem:
operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), zwanego dalej „operatorem”;
osoby upoważnionej przez pracodawcę;
środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.
W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia operator pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie, o którym mowa w ust. 3, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.
Doręczenie informacji albo zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w ust. 4; w takim przypadku informację albo zawiadomienie włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.
§ 16. Wydanie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą:
pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 Kodeksu pracy, albo
osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 Kodeksu pracy.
Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji.
Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem.
Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje:
na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo
za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.
§ 17. Forma wydawanej dokumentacji pracowniczej
Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę.
Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem uporządkowuje się w sposób określony w rozdziale 4.
Rozdział 6. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej
§ 18. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo
w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1–4, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa w art. 949 obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3 Kodeksu pracy, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Przepis § 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
Do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których mowa w ust. 1, gromadzonej od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.
Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, prowadzonych w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.
Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2–6 niniejszego rozporządzenia.
Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia.
Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.
[Rozporządzenie zostało ogłoszone 19.12.2018 r. - Dz. U. z 2018 r. poz. 2369]
Załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (poz. 2369)
Rozdział 2. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (2 - 8)
Rozdział 3. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej (9 - 12)
Rozdział 4. Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi (13 - 14)
Rozdział 5. Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji (15 - 17)
Rozdział 6. Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej (18 - 18)
Rozdział 7. Przepisy przejściowe i końcowe (19 - 23)