Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/ippp3-4512-477-15-2-kp
Timestamp: 2019-12-16 04:20:43
Legal References Found: art. 88
 art. 14
 art. 106

Art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 20
 art. 20
 art. 180
 art. 181
 art. 284
 art. 284
 art. 288
 art. 88
 art. 106
 art. 106
 art. 2
 art. 106
 art. 106
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 88

Document Content:
♦ › Przechowywanie › IPPP3/4512-477/15-2/KP
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, 16 lipca 2015 r.
Faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 1 czerwca 2015 r. (data wpływu 8 czerwca 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów obrazów elektronicznych oryginałów faktur VAT zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur – jest prawidłowe.
W dniu 8 czerwca 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów obrazów elektronicznych oryginałów faktur VAT zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur.
Spółka z o.o. (dalej: Spółka, Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży szybko zbywalnych dóbr konsumpcyjnych. Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również znaczną ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.
Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej paragony i bilety dokumentujące wydatki poniesione przez pracowników Spółki, m.in. podczas podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Spółka stosuje bowiem zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, w niektórych zaś przypadkach paragony fiskalne, bilety lub kilometrówki. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Działu Podatków.
Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (X.), w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Podatków).
W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i, czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione, stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).
Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Powyższe regulacje są jedynymi przepisami w zakresie VAT, które nawiązują do kwestii procedur w zakresie postępowania z fakturami przez podatników (przechowywanie przez nabywcę paragonów oraz innych dokumentów nie jest w ogóle przedmiotem regulacji VAT). W praktyce, przepisy art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zobowiązują więc do:
zapewnienia czytelności tych faktur od momentu wystawienia lub otrzymania danej faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do tej faktury.
podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści czytelności faktury;
Spółka zauważa, iż procedura którą zamierza ona wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewni dopełnienie powyższych wymogów. Procedura ta pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez fakt, iż Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania / fotografowania faktur.
Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, iż faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie dopełniony.
Ponadto, Spółka zwraca uwagę, iż z uwagi na fakt, że przechowywanie pozostałych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kilometrówek) nie jest w ogóle przedmiotem regulacji przepisów o VAT, brak jest restrykcji w tym zakresie. Konsekwentnie, również w przypadku tych dokumentów dopuszczalne jest ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.
W zakresie przepisów ustawy o rachunkowości, należy zauważyć, iż nie zabraniają one możliwości przechowywania faktur i innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych zostały określone w art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości.
Ponadto w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą, zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; korygujące poprzednie zapisy;
W świetle powyższego należy uznać, iż dowód księgowy, który jest właściwą podstawą do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Spółka zauważa ponadto, iż przepisy ustawy o rachunkowości wymagają aby dowody księgowe były rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Przepisy te nie zawierają natomiast żadnych regulacji ograniczających sposób przechowywania dokumentów jako dowodów księgowych. Dlatego też, należy przyjąć, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur i innych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kilometrówek) w formie elektronicznej jest dopuszczalne również w świetle przepisów ustawy o rachunkowości.
Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Spółka zauważa, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Spółka zauważa, iż zarówno ustawa o pdop, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Jedyne przepisy dotyczące tej kwestii zostały zamieszczone w ustawie o VAT. W tym zakresie Spółka podkreśla, iż procedura przechowywania dokumentów otrzymanych w formie papierowej (w tym przede wszystkim faktur) w formie elektronicznej, którą Spółka zamierza wprowadzić, będzie zapewniała dopełnienie wszystkich warunków określonych w ustawie o VAT.
Zdaniem Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach ogólnych, przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego w otrzymanych fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.
nie maja zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
interpretacja wydana 12 marca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IB PBI/2/423-1433/14/KP;
Przykładowo, w interpretacji wydanej 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK wskazano, iż: „Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w 112a ustawy - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego”.
Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży szybko zbywalnych dóbr konsumpcyjnych. Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również znaczną ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej. Ponadto, Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej w związku z tym Wnioskodawca przechowuje w formie papierowej paragony i bilety dokumentujące wydatki poniesione przez pracowników Spółki. Wnioskodawca celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz paragonów i innych podobnych dokumentów (np. biletów) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie części lub całości tych dokumentów w formie elektronicznej (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów). Zainteresowany we wniosku przedstawia procedurę przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, z której wynika, że elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur VAT, paragonów i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, służących, co do zasady, za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki. Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o rozliczenie podniesionego wydatku w momencie raportowania wydatku w systemie wewnętrznym Spółki (wniosek taki podlega następnie rozpatrzeniu przez pracownika Spółki odpowiedzialnego za akceptację wydatków). Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie przechowywany w formacie PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP. Zeskanowane dokumenty będą czytelne oraz kompletne - odpowiada za to pracownik rozliczający wydatek, zaś potwierdza osoba aprobująca zwrot kosztów. W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także - zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (X.), w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Dodatkowo, znając numer pracownika, będzie można odnaleźć w systemie każdy zeskanowany dokument. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Podatków). Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków. Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) będą niszczone. W odniesieniu do formy elektronicznej, Wnioskodawca zachowa taką samą autentyczność pochodzenia, integralność treści i, czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione-stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).
Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.
Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzą do wniosku, że w opisanej sprawie planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji i przechowywania Dokumentów (faktur, faktur korygujących) w postaci elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury. Zatem należy stwierdzić, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej Dokumentów (faktur, faktur korygujących) w postaci elektronicznej będzie zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego.
Tym samym w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania Dokumentów (faktur, faktur korygujących), które będzie otrzymywać od swoich kontrahentów w wersji papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.
W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.
Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie regulują kwestii dokumentowania czynności innych niż objętych ustawą o VAT, w szczególności wystawiania i przechowywania różnego rodzajów innych niż faktura czy faktura korygująca dokumentów potwierdzających dokonanie danej transakcji, takich jak np: paragony, bilety, kilometrówki. Zatem, z uwagi na okoliczność, że wymienione przez Wnioskodawcę w opisie sprawy paragony, bilety, kilometrówki nie są dokumentami przewidzianymi przez przepisy o podatku od towarów i usług, jako takie nie są objęte regulacją tych przepisów.
W związku z tym, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku od towarów i usług, w zakresie podatku od czynności cywilnoprawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
IPPP3/4512-477/15-2/KP