Source: https://www.centrum-rownowaga.pl/rodo/
Timestamp: 2020-07-05 06:42:30
Legal References Found: art. 9
 art. 15
 art. 17
 art. 32
 art. 6
 art. 9

Document Content:
RODO - Złotów Piła
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej: Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów‚ zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Równowaga Sylwia Jędrzejczyk-Pazdzioch (dalej: Administrator).
2. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119‚ s. 1).
4. Odpowiedzialnym za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Administrator.
5. W celu nadzoru nad przestrzeganiem niniejszej Polityki, Administrator korzysta z usług zewnętrznych.
Dane szczególnych kategorii oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne‚ poglądy polityczne‚ przekonania religijne lub światopoglądowe‚ przynależność do związków zawodowych‚ dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Osoba oznacza osobę‚ której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę‚ której Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia‚ osobistych preferencji‚ zainteresowań, wiarygodności‚ zachowania‚ lokalizacji lub przemieszczania się.
Administrator oznacza firmę RÓWNOWAGA Sylwia Jędrzejczyk-Pazdzioch
III. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH – ZASADY OGÓLNE
1. Administrator stosuje następujące filary ochrony danych osobowych:
1) Legalność – ochrona prywatności i przetwarzanie dane zgodnie z prawem.
2) Bezpieczeństwo – zapewnie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.
3) Prawa jednostki – umożliwianie osobom‚ których dane są przetwarzane‚ wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
4) Rozliczalność – dokumentowanie, w jaki sposób spełniane są obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
3. System ochrony danych
1) Inwentaryzacja danych. Dokonanie identyfikacji zasobów danych osobowych, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
b) przypadków przetwarzania danych dzieci
2) Rejestr. Opracowanie, prowadzenie i utrzymanie Rejestru Czynności Danych Osobowych w firmie (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych.
3) Podstawy prawne. Administrator zapewnia, identyfikuje oraz weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy przetwarzane są dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
4) Obsługa praw jednostki. Administrator spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
a) obowiązki informacyjne - przekazanie osobom, prawem wymagane, informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizowanie i zapewnienie udokumentowania realizacji tych obowiązków;
b) możliwość wykonania żądań - weryfikacja i zapewnienie możliwości efektywnego wykonania każdego typu żądania przez Administratora;
c) obsługa żądań - zapewnienie, aby żądania osób były realizowane w terminach, w sposób wymagany RODO i dokumentowane;
d) zawiadamianie o naruszeniach - ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
5) Minimalizacja. Zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
6) Bezpieczeństwo. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych, w tym:
a) przeprowadzanie analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b) przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
c) dostosowanie środków ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d) stosowanie procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Prezesowi Urzędu Ochrony Danych – zarządzanie incydentami.
7) Powierzanie przetwarzania danych. Administrator nie powierza pozyskanych danych innym podmiotom.
8) Eksport danych. Administrator nie przekazuje danych do innych państw.
9) Privacy by design. Administrator zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu w przypadku uruchamiania nowych projektów i inwestycji w firmie, uwzględniana jest konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
1. Dane szczególnych kategorii i dane karne
Administrator identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii, Administrator postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
2. Profilowanie i współadministrowanie
Administrator nie dokonuje profilowania przetwarzanych danych oraz nie bierze pod uwagę współadministrowania zebranymi danymi.
1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady‚ na której opiera się cały system ochrony danych osobowych‚ czyli zasady rozliczalności.
2. Prowadzony Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje się i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Administratorowi rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, Administrator odnotowuje co najmniej:
c) opis kategorii osób‚
e) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu firmy, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
g) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających)‚
5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1.
Administrator dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania, określając je w precyzyjny i czytelny sposób.
1. Administrator dba:
a) czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
b) dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
2. Administrator dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
a) określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
b) informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
c) informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
d) informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
e) informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
f) informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
g) informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
h) informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
i) bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
Obowiązek informacyjny Administratora wobec osób, których dane przetwarza prezentuje Załącznik nr 2.
1. Nieprzetwarzanie. Administrator informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
2. Odmowa. Administrator informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
3. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Administrator informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Administratora, nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
4. Kopie danych. Na żądanie Administrator wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Administrator wg uznania wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.
5. Sprostowanie danych. Administrator dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby, jak również ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
6. Uzupełnienie danych. Administrator uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. MA również prawo odmówić uzupełnienia danych‚ jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. nie musi przetwarzać danych‚ które są jej zbędne). Może to polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Administratora procedur (np. co do pozyskiwania takich danych)‚ prawa lub zaistnieją podstawy‚ aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
7. Usunięcie danych. Na żądanie osoby Administrator usuwa dane, gdy:
a) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach‚
c) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych‚
Dodatkowo określono sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa‚ a także weryfikację‚ czy nie zachodzą wyjątki‚ o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
W przypadku usunięcia danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych‚ na żądanie tej osoby.
8. Ograniczenie przetwarzania. Administrator dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby‚ gdy:
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem‚ a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) Administrator nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie‚ której dane dotyczą‚ do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń‚
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia‚ czy po stronie Administratora zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania przechowuje się dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje‚ nie przekazuje)‚ bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Administrator informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych osoby są informowane o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
9. Przenoszenie danych. Jeśli jest to możliwe Administrator na żądanie osoby wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, dane dotyczące tej osoby, które ona dostarczyła, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Administratora.
Administrator zweryfikował zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Dodatkowo dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
2. Minimalizacja czasu
Administrator wdrożył procedurę - Zasady retencji danych - w której określono mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
Administrator zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania przez niego danych.
(1) kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka‚ które przedstawiają.
(2) przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych‚ uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
(3) ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania.
2. Oceny skutków dla ochrony danych
Administrator dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie, stosując wyznaczoną przez siebie metodykę.
W tym przypadku stosowane są procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
Informacje o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych
Planowane terminy usunięcia poszczególnych
( art. 32 ust.1 )
Administratorem Państwa danych osobowych jest Równowaga Sylwia Jędrzejczyk-Pazdzioch, z siedzibą w Złotowie (kod 77-400), przy ul. 8 marca 3f.
Przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne w celu uzyskania porady dietetycznej oraz/lub przygotowania jadłospisu na podstawie Państwa zgody (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO1).
1) imię i nazwisko, telefon, adres e-mail,
2) stan zdrowia, przebyte choroby, alergie, leki, masa ciała, wzrost, tryb życia, płeć, stan fizjologiczny
Państwa dane nie są udostępniane innym podmiotom.
Państwa dane nie są przekazywane poza teren Polski.
Państwa dane pozyskane w celu udzielenia porady dietetycznej oraz/lub przygotowania jadłospisu przechowywane będą przez okres korzystania usług lub do momentu wniesienia sprzeciwu, jednak nie dłużej niż przez okres 2 lat.
· cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych
Podanie przez Państwa wymienionych w pkt. 3 danych o stanie zdrowia jest niezbędne do udzielenia profesjonalnej porady dietetycznej i przygotowania optymalnego jadłospisu. Adres e-mail potrzebny jest do wysłania drogą elektroniczną przygotowanego jadłospisu lub udzielenia porady dietetycznej. Z kolei numer telefonu jest niezbędny do potwierdzenia lub zmiany terminu wizyty.
Państwa dane są pozyskane wyłącznie od Państwa podczas bezpośredniego kontaktu.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych, w tym danych „szczególnych kategorii”
Czy wyraża Pan/Pani zgodę na przetwarzanie przez Równowaga Sylwia Jędrzejczyk-Pazdzioch, z siedzibą w Złotowie (dalej Administrator), w celu porady dietetycznej oraz/lub przygotowania jadłospisu?
Dane osobowe, które zostały przekazane w bezpośredniej rozmowie/poprzez kontakt telefoniczny/poprzez kontakt email1) - imię, nazwisko, telefon, adres email oraz dane szczególnych kategorii 2) - stan zdrowia, przebyte choroby, alergie, leki, masa ciała, wzrost, tryb życia, płeć, stan fizjologiczny będą od tego momentu przetwarzane przez Administratora.
Ponieważ dane szczególnych kategorii są chronione szczególnie, wymaga to od Pana/Pani wyrażenia wyraźnej zgody na ich przetwarzanie.
Proszę wyraźnie potwierdzić, że wyraża Pan/Pani zgodę, aby podane przez Pana/Panią dane były przetwarzane przezRównowaga Sylwia Jędrzejczyk-Pazdzioch, z siedzibą w Złotowie:
□ TAK, ja ___________________________ (imię i nazwisko) zgadzam się na to, podane przeze mnie dane, o których mowa wyżej, w tym dane szczególnych kategorii, były przetwarzane w celach powyżej wskazanych.
2) dane szczególnych kategorii to dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne wykorzystywane do identyfikacji, dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej, o których mowa w art. 9 RODO