Source: http://docplayer.pl/3149733-Protokol-kontroli-krajowego-biura-wyborczego-w-warszawie-ul-wiejska-10-kod-00-902-nr-statystyczny-010300303-sprawy-organizacyjne.html
Timestamp: 2018-01-20 00:02:18
Legal References Found: art. 54
 Art. 153
 art. 35
 art. 53
 art. 47
 art. 23
 art. 45
 art. 47

Document Content:
Protokół kontroli Krajowego Biura Wyborczego w Warszawie, ul. Wiejska 10 (kod ) Nr statystyczny: , Sprawy organizacyjne - PDF
Protokół kontroli Krajowego Biura Wyborczego w Warszawie, ul. Wiejska 10 (kod ) Nr statystyczny: , Sprawy organizacyjne
Download "Protokół kontroli Krajowego Biura Wyborczego w Warszawie, ul. Wiejska 10 (kod 00-902) Nr statystyczny:010300303, Sprawy organizacyjne"
Monika Kinga Gajda
1 Protokół kontroli Krajowego Biura Wyborczego w Warszawie, ul. Wiejska 10 (kod ) Nr statystyczny: , zwanego w dalszej części protokołu Krajowym Biurem Wyborczym lub KBW. Kierownikiem Krajowego Biura Wyborczego od dnia r. jest pan Kazimierz Wojciech Czaplicki. [Dowód: akta kontroli str. 1] Kontrolę przeprowadził kontroler NajwyŜszej Izby Kontroli z Departamentu BudŜetu i Finansów Jolanta Balcerkiewicz główny specjalista kontroli państwowej, na podstawie upowaŝnienia Nr z dnia r. w okresie od r. do r. z przerwą w dniach od r. do r. [Dowód: akta kontroli str. 3] Przedmiotem kontroli było wykonanie budŝetu państwa w 2006 r. część 11 Krajowe Biuro Wyborcze. W toku kontroli ustalono co następuje: Sprawy organizacyjne Ustawa z dnia r. Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 46, poz. 499 ze zm.) stanowi m. in., Ŝe: Kierownik KBW dysponuje wyodrębnionymi w budŝecie państwa w części dotyczącej Krajowego Biura Wyborczego środkami finansowymi, którymi pokrywane są wydatki związane z bieŝącą działalnością Państwowej Komisji Wyborczej i innych stałych organów wyborczych oraz Krajowego Biura Wyborczego, a takŝe dotacje na stałe zadania związane z organizacją i przeprowadzaniem wyborów i referendów, zlecone jednostkom samorządu terytorialnego, wydatki związane z organizacją i przeprowadzaniem wyborów oraz referendów pokrywane są środkami finansowymi pochodzącymi z rezerw celowych budŝetu państwa. Krajowe Biuro Wyborcze jest organem wykonawczym Państwowej Komisji Wyborczej. Do zadań KBW, określonych art. 54 ust. 3 Ordynacji wyborczej do Sejmu RP i do Senatu RP, naleŝy zapewnienie warunków organizacyjno-administracyjnych, finansowych i technicznych, związanych z organizacją i przeprowadzaniem wyborów i referendów w zakresie określonym tą ustawą oraz innymi ustawami. Organizację Krajowego Biura Wyborczego oraz zakres działania i właściwość terytorialną jednostek organizacyjnych KBW określa statut nadany uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia r., zmieniony uchwałą z dnia r. (M.P. z 2002 r. Nr 3, poz. 60 ze zm.). Od dnia r. jednostkami organizacyjnymi KBW są:
2 2 4 zespoły (Zespół Prawny i Organizacji Wyborów /ZPiOW/, Zespół Kontroli Finansowania Partii Politycznych i Kampanii Wyborczych, Zespół Finansowy /ZF/, Zespół Prezydialny) oraz 49 delegatur. Organizacja Krajowego Biura Wyborczego jest jednostopniowa; zespoły i delegatury są równorzędnymi jednostkami organizacyjnymi. KBW nie prowadzi działalności w formie zakładów budŝetowych, gospodarstw pomocniczych. W Informacji o ilości państwowych jednostek organizacyjnych działających w ramach części budŝetowej według stanu na r. z dnia r. wykazano 50 jednostek budŝetowych. [Dowód: akta kontroli str. 1555] Szczegółową organizację wewnętrzną oraz właściwość rzeczową jednostek organizacyjnych Krajowego Biura Wyborczego w 2006 r. określa Zarządzenie Nr 3/2003 Kierownika KBW z dnia r. zmienione Zarządzeniem Nr 10/2004 z r. Delegatury Krajowego Biura Wyborczego są: - dysponentami drugiego stopnia środków budŝetowych przeznaczonych na finansowanie zadań zleconych gminom w zakresie przygotowania i przeprowadzenia wyborów Prezydenta RP, wyborów do Sejmu i Senatu RP, wyborów posłów do Parlamentu Europejskiego, wyborów samorządowych oraz referendów lokalnych, prowadzenia i aktualizacji stałego rejestru wyborców, - dysponentami trzeciego stopnia środków budŝetu państwa z prawem prowadzenia rachunków bieŝących dochodów i wydatków. Łączna liczba dysponentów w 49 delegaturach i w Krajowym Biurze Wyborczym w Warszawie wynosi 100, w tym: dysponent główny, 49 dysponentów II stopnia i 50 dysponentów III stopnia. Wydatki części 11 w 2006 r. były finansowane z budŝetu państwa. KBW nie korzystało ze środków budŝetu Unii Europejskiej. Nadzór i kontrola nad gospodarką finansową jednostek organizacyjnych KBW, audyt wewnętrzny Art. 153 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia r. (Dz. U. Nr 249 poz ze zm.), zwanej dalej ufp, stanowi, m.in., iŝ dysponenci części budŝetowych sprawują nadzór i kontrolę nad całością gospodarki finansowej podległych im jednostek organizacyjnych oraz przestrzegania przez te jednostki procedury kontroli oraz zasady wstępnej oceny celowości poniesionych wydatków. Kontrola celowości wydatków ze środków publicznych w KBW rozpoczyna się na etapie opracowywania projektu budŝetu. Jednostki organizacyjne KBW przekazują do Zespołu Finansowego materiały planistyczne, w których omawiane są planowane zadania
3 3 w poszczególnych paragrafach. Materiały te są analizowane - pod względem prawidłowości kwalifikowania wydatków - przez Zespół Finansowy, który przedkłada Kierownikowi KBW zbiorczy projekt budŝetu wraz z częścią opisową. [Dowód: akta kontroli str ] Zgodnie z Instrukcją w sprawie planowania i wykonywania budŝetu części 11 KBW delegatury informują Kierownika KBW po zakończeniu kaŝdego kwartału o dokonywaniu kontroli celowości wydatkowania środków publicznych, realizacji zadań merytorycznych oraz wykonaniu dochodów i wydatków. Informacje uwzględniają: prawidłowość i terminowość pobierania dochodów, zgodność ponoszonych wydatków z planowanym przeznaczeniem, prawidłowość wykorzystania środków na zrealizowane zadania, wysokości i terminy przekazywania gminom dotacji na zadania zlecone, prawidłowości wykorzystania dotacji pod względem ich zgodności z przeznaczeniem i stopniem realizacji zadań wyborczych oraz sprawowania przez dyrektorów delegatur nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości. Przekazywane przez delegatury informacje podlegają analizie w Zespole Finansowym, który opracowuje zbiorczą informację kwartalną w formie opisowej i tabelarycznej, sporządzoną na podstawie sprawozdań budŝetowych i informacji otrzymanych z delegatur. Informacje zbiorcze za I, II i III kw r. zostały sporządzone odpowiednio w dniu r., r. i r., a zaakceptowane przez Kierownika KBW r., r. i r. Analizie podlegają równieŝ sprawozdania miesięczne i kwartalne jednostek organizacyjnych KBW oraz sprawozdania Rb-50 z realizacji dotacji i wydatków na zadania zlecone gminom. Porównaniu podlegają plany dotacji i wydatków w stosunku do Rb-28, jak teŝ wykonanie dotacji w Rb-50 w stosunku do dotacji przekazanych gminom według danych w Rb-28. W wypadku zauwaŝenia nieprawidłowości bądź róŝnic Zespół Finansowy Ŝąda pisemnych wyjaśnień od delegatur i gmin, co do przyczyny ich wystąpienia. Wynikające z rozliczenia rocznego naleŝne zwroty dotacji wpływają na konta bankowe wydatków delegatur w roku budŝetowym, w którym dotacja została przekazana lub na dochody budŝetowe delegatur w roku następnym w przypadku rozliczenia po zamknięciu roku budŝetowego. Na dochody delegatur wpływają równieŝ zwroty dotacji (wraz z odsetkami), które zostały uznane przez organy kontroli lub w ramach kontroli przeprowadzonej przez
4 4 pracowników delegatur za dotacje wykorzystane przez gminy niezgodnie z przeznaczeniem (w 2006 r. po kontroli przeprowadzonej przez delegatury w Lublinie i Łodzi). Wydatki na zadania w rozdziałach wyborczych są planowane centralnie i limitowane wskaźnikami przy ustalaniu poszczególnych rodzajów zadań wyborczych dla delegatur, jak równieŝ z delegatur do gmin bezpośrednio wykonujących zadania wyborcze zlecone ustawami. W rozdziale równieŝ większość zadań objęta jest centralnym sterowaniem przez Zespoły KBW, m.in.: dotacje z 2010 na prowadzenie stałego rejestru wyborców przekazywane są środki według jednakowego wskaźnika na jeden tysiąc wyborców i w 2006 r. wyniosły zł, w celu realizacji jednolitej polityki kadrowo-płacowej centralnie rozdysponowywane są wydatki na wynagrodzenia pracowników, dodatkowe wynagrodzenie roczne i pochodne od wynagrodzeń, których plan w delegaturach w 2006 r. wynosił łącznie zł., wydatki w 4170 wynagrodzenia bezosobowe, obejmujące wynagrodzenia komisarzy wyborczych ustalane są przez Zespól Finansowy ( zł), centralnie przebiega gospodarowanie wydatkami majątkowymi KBW w efekcie otrzymywane są od kontrahentów korzystniejsze ceny jednostkowe, moŝna równieŝ ujednolicić zakupy konkretnego sprzętu o wyŝszej jakości dla wszystkich jednostek organizacyjnych, opiniowane są wszystkie umowy najmu lokali biurowych przed ich podpisaniem przez dyrektorów delegatur, jak równieŝ wnioski w sprawie przeprowadzenia w tych pomieszczeniach remontów. W 2006 r. nie stwierdzono w Krajowym Biurze Wyborczym przypadków naruszania dyscypliny finansów publicznych. [Dowód: akta kontroli str ] Według informacji Kierownika KBW z dnia r. Krajowe Biuro Wyborcze jako organ wykonawczy Państwowej Komisji Wyborczej zapewnia w szczególności organizacyjno administracyjne, finansowe i techniczne warunki wykonywania zadań związanych z organizacją i przeprowadzaniem wyborów i referendów na obszarze kraju. Środki publiczne wydatkowane są przez Biuro w sposób oszczędny i celowy z załoŝeniem uzyskiwania jak najlepszych efektów z danych nakładów. Na zadania wyborcze wydatki są planowane w rezerwie celowej budŝetu państwa. Po zarządzeniu wyborów powszechnych
5 5 opracowywany jest preliminarz wydatków w podziale na poszczególne zadania, realizowane przez Zespoły, delegatury i jednostki samorządu terytorialnego. Kalkulacja kosztów dla pojedynczych zadań tworzona jest według jednolitej metodologii, opartej na wypracowanych przez lata doświadczeń wskaźnikach kalkulacyjnych, ustalanych odrębnie dla poszczególnych zadań wyborczych. KBW oprócz zakupów inwestycyjnych i niewielkich remontów nie realizuje zadań, do których moŝna zastosować mierniki efektywności. Realizacja zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, o której mowa w art. 35 ust. 3 pkt 1 ufp będzie doskonalona, gdy zostanie wdroŝone w sferze finansów publicznych planowanie zadaniowe i zostaną opracowane odpowiednie wytyczne, jak teŝ szkolenia osób odpowiedzialnych w jednostkach za realizację zadań. [Dowód: akta kontroli str ] Audyt Plan audytu wewnętrznego na 2006 r. KBW, zawierający elementy określone w art. 53 ust. 4 ufp, sporządzony został przez Audytora Wewnętrznego pana Zbigniewa Michnowskiego 1 w dniu r. i podpisany przez Kierownika KBW w dniu r. W planie audytu określono następujące zadania do przeprowadzenia w 2006 r.: zawieranie umów zleceń i umów o dzieło w KBW, realizacja zadań merytorycznych nałoŝonych na delegatury w Opolu, Radomiu i Kielcach. [Dowód: akta kontroli str. 7-31, 695] W wyniku badania audytowego nt. Zawierania umów zleceń i umów o dzieło w Krajowym Biurze Wyborczym za 2005 r., którym zostało objętych 49 delegatur oraz Zespół Prezydialny KBW stwierdzono przypadki uchybień dotyczących m.in. braku pisemnych procedur w zakresie zawierania umów zleceń i umów o dzieło, braku numerów na umowach zleceń, braku podpisu zleceniobiorcy na umowie zlecenia, niezgodności numerów rejestrów z numerami umów. Po przeprowadzeniu zadania audytowego zalecono wprowadzenie jednolitych zasad i trybów postępowania dotyczącego zawierania i wykonywania umów zleceń i umów o dzieło. W związku z powyŝszym Kierownik KBW Zarządzeniem Nr 7 z dnia r. wprowadził szczegółowe zasady i tryb postępowania przy zawieraniu umów cywilnoprawnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. [Dowód: akta kontroli str ] Po przeprowadzeniu badania audytowego w Delegaturach KBW w Opolu, Radomiu i Kielcach nt. Realizacji zadań merytorycznych nałoŝonych na delegaturę, w tym zatrudnienia, zabezpieczenia mienia, przeprowadzenia kontroli przez pracowników 1 Zatrudnionego w KBW od dn r.
6 6 delegatury w zakresie poprawności prowadzenia rejestru wyborców, gospodarki rzeczowymi składnikami, zamówień publicznych, celowości wydatków, polityki rachunkowości, badania dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych stwierdzono poprawność realizacji zadań merytorycznych nałoŝonych na delegatury. Okres poddany badaniu od r. do r. [Dowód: akta kontroli str. 33, ] Realizacja wniosków NIK dotyczących wykonania budŝetu w 2005 r. W wystąpieniu po kontroli wykonania budŝetu państwa za 2005 r. NajwyŜsza Izba Kontroli dokonała pozytywnej oceny kontrolowanej działalności części 11 Krajowe Biuro Wyborcze, nie formułując wniosków pokontrolnych wobec niestwierdzenia nieprawidłowości. Poprawność i rzetelność ksiąg rachunkowych Zgodność stosowanego systemu rachunkowości z przepisami prawa W 2006 r. w Zespołach KBW obowiązywały następujące zarządzenia Kierownika KBW opisujące przyjęte zasady rachunkowości: Nr 11/2006 z dnia r. w sprawie Zakładowego Planu Kont oraz zasad rachunkowości (polityki rachunkowości) poprzedzone Zarządzeniem Nr 7 z dnia r. zmienionym zarządzeniami Nr 5/2003 z dnia r., Nr 6/2004 z dnia r., Nr 1/2005 z dnia r., Nr 1/2006 z dnia r. Nr 12/2006 z dnia r. w sprawie wykazu kont pomocniczych dla Zespołów KBW poprzedzone Zarządzeniem Nr 8/2002 z dnia r. zmienionym zarządzeniami: Nr 7/2004 z dnia r. i Nr 15/2005 z dnia r. Zarządzenie Nr 2/2006 z dnia r. w sprawie wprowadzenia w KBW instrukcji ustalenia i stosowania informatycznego systemu przetwarzania danych poprzedzone Zarządzeniem Nr 9/2002 Kierownika KBW z dnia r. zmienionym zarządzeniami: Nr 14 z dnia r., Nr 5 z dnia r. Przyjęty w KBW zakładowy plan kont ( zpk ) obejmujący wykaz kont syntetycznych i pomocniczych wraz z określeniem ich powiązań oraz prowadzona ewidencja księgowa umoŝliwiają sporządzenie obowiązujących KBW sprawozdań. W związku z wymogiem określonym w 21 Rozporządzenia MF z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (Dz.U. Nr 142 poz. 1020) z dniem r. wprowadzono do zpk zapisy dotyczące konta 980 Plan finansowy wydatków budŝetowych według podziałek klasyfikacji budŝetowej. [Dowód: akta kontroli str ]
7 7 Okresowe wpływy środków budŝetowych z Ministerstwa Finansów otrzymanych na pokrycie wydatków budŝetowych zespołów oraz przeznaczonych dla delegatur ujmowane są po stronie Wn konta i po stronie Ma konta Zespoły KBW. Okresowe przelewy środków budŝetowych do delegatur przekazywane przez dysponenta głównego na pokrycie wydatków budŝetowych ewidencjonowane są po stronie Wn konta 223 z symbolem dwucyfrowym delegatury (od 01 do 49) i po stronie Ma konta [Dowód: akta kontroli str , 393, ] Ustanowienie procedur kontroli finansowej W 2006 r. obowiązywały następujące procedury kontroli finansowej, o której mowa w art. 47 ust. 3 ufp, określone zarządzeniami Kierownika KBW, w szczególności: Nr 10/2006 z dnia r. w sprawie planowania i wykonywania budŝetu części 11 KBW, poprzedzone zarządzeniem Nr 13/2004 z dnia r. zmienionym Nr 7/2005 z dnia r., Nr 3/2005 z dnia r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez KBW, Nr 5/2005 z dnia r. w sprawie powołania Komisji Przetargowej w KBW oraz nadania jej regulaminu pracy zmienione Nr z dnia r., Zarządzenie Nr 7 Kierownika KBW z dnia 21 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania przy zawieraniu w KBW umów cywilnoprawnych do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych, Nr 9/2006 z dnia r. w sprawie funduszu dyspozycyjnego poprzedzone zarządzeniem Nr 10 z dnia r. zmienionym Nr 8/2004 z dnia r., Zarządzenie Nr 10/2005 Kierownika KBW z dnia r. w sprawie uŝytkowania słuŝbowych telefonów komórkowych w KBW, Zarządzenie Nr 9/2004 Kierownika KBW z dnia r. w sprawie instrukcji o gospodarce składnikami majątkowymi Krajowego Biura Wyborczego. W 2006 r. szczegółowe zasady obiegu dowodów księgowych określało zarządzenie Nr 13/2006 Kierownika KBW z dnia r. wprowadzające instrukcję obiegu dokumentów księgowych w Zespołach KBW poprzedzone zarządzeniem Nr 13/2002 z dnia r. zmienionym przez Nr 6 z dnia r. Według ww. instrukcji z r. po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i opisaniu oraz złoŝeniu podpisu i daty przez dyrektora właściwego Zespołu, dowody księgowe przekazuje się do Zespołu Prezydialnego celem zatwierdzenia do zapłaty przez Dyrektora Zespołu
8 8 Prezydialnego. Dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych prowadzonych przez Zespół Prezydialny są sprawdzane pod względem merytorycznym w tym Zespole i zatwierdzane do wypłaty przez Dyrektora Zespołu Prezydialnego. Zespół Prezydialny, po zatwierdzeniu, przekazuje dowód księgowy do Zespołu Finansowego pracownika do spraw rozliczeń finansowych, który dokonuje sprawdzenia dowodu pod względem formalnym i rachunkowym, a następnie przeprowadza operacje finansowe po uprzednim uzyskaniu podpisu Głównego Księgowego BudŜetu lub osoby pisemnie przez niego upowaŝnionej. Sprawdzenie merytoryczne dowodów, zgodnie z 6 Instrukcji, przy 14-dniowym okresie zapłaty, powinno być przeprowadzone w ciągu dwóch dni od daty ich otrzymania, a zatwierdzenie przez dyrektora Zespołu Prezydialnego nie dłuŝej niŝ w ciągu jednego dnia od daty otrzymania. W polityce rachunkowości określono ( 3 ust. 3), Ŝe do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza się w formie zapisu kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie i zostało udokumentowane dowodami księgowymi oraz zatwierdzone do wypłaty na trzy dni robocze przed terminem sporządzenia sprawozdania budŝetowego. Z przeglądu zapisów księgowych na koncie 201 za miesiące od stycznia do listopada 2006 r. wynika, Ŝe były one zatwierdzane 10 tego następnego miesiąca po miesiącu zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych lub 7-go (dot. maja) oraz 8-go dnia (dot. sierpnia i listopada) po tym miesiącu, tj. przed terminem lub w terminie sporządzenia miesięcznych sprawozdań budŝetowych. Z analizy zapisów na koncie 201 i 130 za miesiąc grudzień wynika, Ŝe zostały one zatwierdzone w dniu r. i w dniu r., tj. po terminie sporządzenia sprawozdania miesięcznego za grudzień ale przed sporządzeniem sprawozdania rocznego. W Zespołach KBW stosowana jest zasada księgowania wszystkich zakupów na kontach rozrachunkowych. [Dowód: akta kontroli str. 639] W systemie księgowym Zespołów KBW okresy zamykane są niezwłocznie po sporządzeniu i przyjęciu bez zastrzeŝeń wymaganych przez przepisy sprawozdań. W okresie styczeń listopad nie później niŝ 20 dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym. Związane jest to, zgodnie z 9 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781) z moŝliwością dokonywania korekt w sprawozdawczości jednostkowej dysponentów niŝszego stopnia w przypadku ujawnienia błędów merytorycznych bądź formalnorachunkowych przez dysponenta głównego, do czasu sporządzenia przez niego sprawozdania łącznego. Wydruki zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych zawierają informację
9 9 o zamknięciu okresów. W przypadku miesiąca grudnia miesiąc zamykany jest w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok ubiegły. Zamknięcie okresu w systemie komputerowym uniemoŝliwia tworzenie nowych dokumentów w dziennikach częściowych. Sprawozdania finansowe i budŝetowe za 2005 r. dysponenta III stopnia Zespołu Finansowego KBW zostały przyjęte w dniu r. Wydruk zestawienia obrotów i sald za grudzień 2005 r. wykonany w dniu r. posiadał adnotację zamknięty. [Dowód: akta kontroli str , ] Funkcjonowanie systemu księgowości komputerowej Zespoły Krajowego Biura Wyborczego stosują księgowość komputerową od 1996 r., aktualna wersja programu Microsoft S.A., SKID 8.7 stosowana jest zgodnie z Zarządzeniem Kierownika KBW Nr 2/2006 w sprawie wprowadzenia w Krajowym Biurze Wyborczym instrukcji ustalenia i stosowania informatycznego systemu przetwarzania danych od dnia r. Licencja dopuszcza równoległe księgowanie na 7 stanowiskach. Zgodnie z 2 ust. 3 załącznika do ww. zarządzenia zakresy czynności wykonywanych przez pracowników Biura z wykorzystaniem poszczególnych modułów systemu finansowoksięgowego SKID określone zostały w pełnomocnictwach szczególnych wystawionych przez Kierownika KBW. [Dowód: akta kontroli str , ] System komputerowy stosowany w Zespołach KBW zapewnia kontrolę kompletności zapisów oraz ich poprawność, w tym poprawności i sekwencji dat. Zapisy są kompletne, tj. zawierają elementy określone w art. 23 ust. 2 UoR. System zapewnia ciągłość numeracji w dziennikach częściowych. System pozwala na zatwierdzanie na bieŝąco zapisów księgowych ale w praktyce funkcja ta nie jest wykorzystywana. System wymusza zamykanie poszczególnych miesięcy księgowych, tj. umoŝliwia pracę max w dwóch miesiącach dotyczących tego samego roku. System umoŝliwia na przełomie roku pracę w dwóch latach. Na wydrukach zestawienia obrotów i sald jednoznacznie oznaczone jest czy dane dotyczą otwartego czy zamkniętego okresu sprawozdawczego (miesiąca). System umoŝliwia udostępnienie ksiąg w postaci elektronicznej moŝliwej do odczytu przy pomocy oprogramowania biurowego (np. Excel, Word). Numer zapisu w dzienniku nadawany jest automatycznie w trakcie zatwierdzania zapisu. Okres, do którego księgowany jest zapis wskazuje/wybiera osoba księgująca. [Dowód: akta kontroli str. 643]
10 10 Badanie ksiąg rachunkowych Przegląd analityczny ksiąg rachunkowych W celu przeprowadzenia badania ksiąg rachunkowych za 2006 r. Zespołów KBW Dyrektor Zespołu Finansowego Główny Księgowy BudŜetu pani Walentyna Kopcińska 2 przy piśmie z dnia r. przekazała kontrolującemu przygotowany, w postaci elektronicznej moŝliwej do odczytu przy pomocy oprogramowania Excel, szczegółowy wykaz zbiór 3 zapisów księgowych zaewidencjonowanych z datą księgowania do r. po stronie Ma na kontach: 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz 130 Rachunek bieŝący jednostek budŝetowych analityka umowy zlecenia i o dzieło. Wykaz (PB) zawierał 815 pozycji. W dniu r. kontrolujący dokonał przeglądu analitycznego ksiąg rachunkowych w zakresie m.in.: a) niewłaściwego okresu księgowania (wpływające na sprawozdawczość bieŝącą lub roczną), b) błędnej interpretacji lub braku wymaganych przepisami dat (w szczególności daty dowodu i daty operacji gospodarczej), c) błędnej sekwencji dat (operacji, dowodu, księgowania), d) braku ciągłości zapisów w dzienniku. Na podstawie przeprowadzonego przeglądu analitycznego ksiąg ujawniono 6 zapisów/dowodów, które zostały wykazane w innym miesiącu niŝ dokonana została operacja gospodarcza (pozycja dziennika 351, 430, 1005, 1054, 1056, 1064) - bez wpływu na roczne sprawozdanie Rb-28. Analiza dowodów źródłowych stanowiących podstawę księgowania ww. operacji nie wykazała w tym zakresie nieprawidłowości. W polityce rachunkowości określono ( 3 ust. 3), Ŝe do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza się w formie zapisu kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie i zostało udokumentowane dowodami księgowymi oraz zatwierdzone do wypłaty na trzy dni robocze przed terminem sporządzenia sprawozdania budŝetowego. Na podstawie szczegółowego badania dowodów stanowiących podstawę księgowania operacji o numerach pozycji dziennika 351, 430, 1005, 1054, 1056, 1064 stwierdzono, Ŝe przyczyną ujęcia w księgach ww. dowodów w miesiącu innym niŝ miała miejsce operacja nimi udokumentowana było otrzymanie ich od wystawcy po upływie 5 do 38 dni po miesiącu, którego dotyczą oraz zakwalifikowanie do zapłaty po terminie określonym w 3 ust. 3 polityki rachunkowości - po wcześniejszym przeprowadzeniu 2 Zatrudniona na ww. stanowisku od r. 3 Populację zbiór objęty badaniem
11 11 kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej w terminach przewidzianych w instrukcji obiegu dokumentów księgowych. [Dowód: akta kontroli str ] Badanie wybranej losowo próby zapisów księgowych Z ww. populacji 815 zapisów księgowych na kwotę ogółem zł wyłączono: 6 zapisów wybranych metodą celowego doboru próby w zakresie przeglądu analitycznego ksiąg rachunkowych na kwotę ogółem zł, 157 zapisów o wartości jednostkowej poniŝej 100 zł na kwotę ogółem zł. Z zapisów pozostałej populacji w liczbie 652 pozycji na kwotę ogółem zł wybrano próbę 98 zapisów na kwotę ogółem zł w obecności upowaŝnionej przez Głównego Księgowego KBW osoby pani Danuty Małgorzaty Dzwonkowskiej 5, Starszego Radcy w Zespole Finansowym KBW. Doboru dokonano przy uŝyciu programu komputerowego Pomocnik kontrolera wersja 4.1 metodą monetarną. Przyjęto następujące parametry losowania: łączne ryzyko kontroli (RK) 5%, ryzyko nieodłączne (RN) - średnie, ryzyko zawodności systemów kontroli wewnętrznej (RZSKW) - średnie, uwzględniono czynnik związany z przeprowadzeniem pełnego przeglądu analitycznego ksiąg rachunkowych. Na tej podstawie określono ryzyko statystyczne na poziomie 30%, tolerowany błąd sprawozdania rocznego (TB) zł 6, błąd oceny zł 7. [Dowód: akta kontroli str , ] Badanie wybranej próby dowodów/zapisów dotyczyło zgodności i wiarygodności ewidencji operacji gospodarczych. Badanie zgodności dotyczyło poprawności formalnej dowodów oraz zapisów księgowych i polegało na udzieleniu odpowiedzi, czy w stosunku do wybranego dowodu (zapisu) księgowego spełnione są poniŝsze wymogi formalne dotyczące: 1) poprawności dowodu: a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, b) określenie stron, opis operacji oraz jej wartość, c) data dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŝe data sporządzenia dowodu, d) poprawność nanoszenia korekt i poprawek. 2) kompletności i poprawności w zakresie kontroli bieŝącej i dekretacji: a) akceptacja pod względem merytorycznym, 4 Wartość bezwzględna 5 Zatrudnionej w KBW r x0,5% x0,75
12 12 b) akceptacja pod względem formalno-rachunkowym, c) wskazanie miesiąca księgowania, d) wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), e) zatwierdzenie do ujęcia w księgach. 3) kompletności i poprawności formalnej zapisu dowodu w dzienniku/księdze głównej: a) dane identyfikacyjne dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, b) data dokonania operacji gospodarczej, c) opis operacji. Badanie wiarygodności ksiąg rachunkowych polegało na dokonaniu kontroli wybranej próby transakcji pod kątem prawidłowości: a) wartości transakcji, b) okresu księgowania, c) kont syntetycznych, d) kont analitycznych w podziałkach klasyfikacji budŝetowej zgodnie z którymi wyniki transakcji znajdują odbicie w sprawozdaniach budŝetowych. W wyniku przeprowadzonego badania nie ujawniono nieprawidłowości. [Dowód: akta kontroli str ] Podczas analizy dziennika księgowań rejestru faktur i wyciągów bankowych Zespołów KBW za styczeń 2007 r. oraz dokumentów źródłowych (faktur i wyciągów bankowych) stanowiących podstawę księgowania nie znaleziono przypadków zapisów dotyczących niewłaściwego okresu (roku) księgowania. [Dowód: akta kontroli str. 1541] Badanie szczegółowe wybranych pozycji wydatków Według 2 Zarządzenia Nr 3/2005 Kierownika KBW z dnia r. postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w KBW przez: Komisję Przetargową jeŝeli wartość zamówienia przekracza wyraŝoną w złotych równowartość kwoty euro, jednostkę organizacyjną z udziałem Komisji Przetargowej jeŝeli wartość zamówienia wyraŝona w złotych przekracza równowartość kwoty euro, a nie przekracza kwoty euro, jednostkę organizacyjną, jeŝeli wartość zamówienia nie przekracza wyraŝonej w złotych równowartości kwoty euro.
13 13 W skład Komisji przetargowej od r. wchodzą m.in. Dyrektor ZPiOW pani Beata Tokaj 8 (przewodniczący), pan Grzegorz Rogaczewski 9 Ekspert w ZPiOW (z-ca przewodniczącego), pan Marek Mazur 10 Główny Specjalista w ZP (sekretarz). Poprzednio według Zarządzenia Kierownika KBW z dnia r. w skład komisji wchodzili m.in.: Grzegorz Rogaczewski (z-ca przewodniczącego), Marek Mazur (sekretarz). Przewodniczącym ww. komisji w okresie od r. do r. był Dyrektor ZPiOW pan Bohdan Szcześniak. Zgodnie z 6 ust. 2 zarządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia moŝliwe jest po wcześniejszym ujęciu w planie zamówień opracowywanym na podstawie pisemnych propozycji zgłaszanych przez dyrektorów jednostek organizacyjnych ( 4 ust. 1) i zatwierdzonym przez Kierownika KBW ( 4 ust. 3). Plan Zamówień na 2006 r. został zatwierdzony przez Kierownika KBW w dniu r. a następnie zmieniony, m.in. w wyniku rozdysponowania środków z części 83 Rezerwy celowe, w dniu r., r., r. O przebiegu realizacji ww. planu Kierownik KBW był informowany kwartalnie zgodnie z 18 zarządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych przez Dyrektora Zespołu Prezydialnego w dniu r., r., r. [Dowód: akta kontroli str ] Z próby 98 dowodów/zapisów dobranych do kontroli metodą monetarną (MUS) szczegółowemu badaniu poddano 14 transakcji dobranych obligatoryjnie (o wartościach nie mniejszych od interwału losowania) o łącznej wartości ,84 zł pod kątem m.in. realizacji wydatków zgodnie z planem finansowym, stosowania przepisów ustawy z dnia r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) zwanej dalej pzp, terminowości realizacji zamówienia oraz płatności za dostawy i usługi. Ponadto zbadano 6 transakcji, w tym 4 wybrane losowo, na łączną kwotę ,56 zł. Ogółem badaniem zostały objęte wydatki na kwotę ,4 zł, tj. 26,2% wydatków zrealizowanych przez Zespoły KBW i 1,8% wydatków poniesionych ogółem w części 11, w szczególności: Dostawa macierzy dyskowej Hitachi TagmaStore AMS200 o wartości zł (ZP /06). Dostawa 5 sztuk kserokopiarek cyfrowych ( zł) dla delegatur KBW: we Włocławku, Zielonej Górze; Częstochowie, Radomiu i Wrocławiu (ZP /06). 8 W okresie od r. do r. radca prawny, od r. do r. p.o. Dyrektora ZPiOW, od r. Dyrektor ZPiOW. 9 Zatrudniony na ww. stanowisku od r. 10 Zatrudniony na ww. stanowisku od r.
14 14 Dostawa 65 komputerów PC ( zł) dla delegatur KBW (ZP /06). Zakup licencji Microsoft Selekt o wartości ,60 zł (MS Windows XP Professional upgrade wraz Software Assurance na 3 lata i MS Office wraz z Software Assurance na 3 lata, po 65 szt.) dla delegatur KBW (ZP /05). Obsługa studia wyborczego w wyborach samorządowych zarządzonych na r. i r zł (ZP /06). Budowa, wdroŝenie, utrzymanie i nadzór autorski podsystemu centralnych rejestrów wydanych zaświadczeń o prawie do głosowania (wpisanych, dopisanych i wykreślonych ze spisu wyborców do kaŝdych wyborów i referendów) oraz podsystemu opisu granic obwodów głosowania i okręgów wyborczych z 18 miesięcznym nadzorem autorskim i utrzymaniem systemu zł (ZP /06). Kontynuacja zadania inwestycyjnego Platforma Wyborcza - wydatki 2006 r. realizowane w ramach: - umowy podstawowej z dnia r. na opracowanie, wykonanie, wdroŝenie i nadzór autorski systemu informatycznego Platforma Wyborcza - podsystemy do obsługi referendów ogólnokrajowych, wyborów samorządowych, referendów lokalnych w sprawie odwołania organów j.s.t. oraz wykonania kalkulatorów wyborczych do sprawdzenia poprawności danych z protokołów obwodowych dla kaŝdego rodzaju podsystemu obsługi wyborów (łączne wydatki 2006 r ,90 zł). - umowy z dnia r. na zewnętrzną kontrolę jakości systemu obsługi informatycznej wyborów i referendów Platforma Wyborcza (łączne wydatki 2006 r ,90 zł). - umowy dodatkowej z dnia r. na wykonanie zmian i rozszerzeń w systemie informatycznym Platforma Wyborcza dotyczące m.in. modułu obsługi referendum ogólnokrajowego, wyborów samorządowych, wyborów posłów do Parlamentu Europejskiego (wydatki 2006 r zł). - umowy na rozbudowę podsystemu meldunków kwartalnych i wyborczych oraz rozliczenie kart dodatkowych o dane osobowe wyborców oraz funkcje wymiany danych z systemem obsługi rejestru wyborców w gminie z zapewnieniem 18 miesięcy nadzoru autorskiego i utrzymania systemu zł (ZP /06).
15 15 - Opracowanie modyfikacji podsystemu referendum ogólnokrajowego z zapewnieniem 12 miesięcznego wsparcia i nadzoru autorskiego nad funkcjonowaniem podsystemu zł (ZP /06). [Dowód: akta kontroli str ] W wyniku kontroli ww. wydatków ustalono, Ŝe były one celowe i uzasadnione, a na sfinansowanie wszystkich zakupów KBW posiadało zabezpieczenie w środkach finansowych. Zamówienia były udzielane wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy pzp. Szczegółowe procedury wewnętrzne udzielania zamówień publicznych były przestrzegane. Dostawy i usługi były realizowane w terminach określonych w umowie. Faktury były regulowane w terminach płatności. Prawidłowo funkcjonowała kontrola finansowa, o której mowa w art. 45 ust. 3 i art. 47 ufp. [Dowód: akta kontroli str ] W związku z zakończeniem inwestycji dotyczącej budowy systemu informatycznego wspomagającego obsługę informatyczną wszystkich wyborów i referendów protokołem z dnia r. Wicedyrektor ZPiOW pan Romuald Drapiński 11 przekazał Dyrektorowi Zespołu Prezydialnego panu Marianowi Dzięgielewskiemu 12 wartość niematerialną i prawną o nazwie System Informatyczny Platforma Wyborcza na kwotę ,19 zł, dowód OW-16/2006 z r. (nr inwentarzowy WNIP-60). [Dowód: akta kontroli str. 695, ] Karty płatnicze Według informacji Dyrektora Zespołu Finansowego z dnia r. Krajowe Biuro Wyborcze w 2006 r. nie zawierało umów bankowych na obsługę kart płatniczych. [Dowód: akta kontroli str. 499] Fundusz dyspozycyjny Do dnia r. zasady gospodarki środkami funduszu dyspozycyjnego wydatkowanymi w ramach 4710 klasyfikacji budŝetowej wydatków regulowało Zarządzenie Kierownika KBW Nr 10 z dnia r., obecnie określa je Zarządzenie Nr 9/2006 z dnia r. Ww. Zarządzenia Kierownika KBW stanowią m.in., Ŝe środki funduszu dyspozycyjnego mogą być przeznaczone na finansowanie wydatków dyspozycyjnych, a w szczególności na przyjmowanie gości przez Przewodniczącego PKW i Kierownika KBW, organizowanie spotkań, narad, konferencji, obchody rocznic i świąt państwowych, zakupu upominków okolicznościowych, nagrody o charakterze szczególnym przyznawane osobom nie będącym pracownikami KBW. Decyzje finansowe w zakresie wydatkowania 11 Zatrudniony na ww. stanowisku od r. 12 Zatrudnionemu na ww. stanowisku od r.
16 16 środków funduszu dyspozycyjnego podejmuje Kierownik KBW lub osoby przez niego upowaŝnione. Według Zarządzenia z r. o fakcie wydania upominku Dyrektor Zespołu Prezydialnego informuje niezwłocznie Zespół Finansowy podając w przypadku pracownika KBW wartość wydanej rzeczy, w przypadku gdy obdarowanym jest obywatel polski nie będący pracownikiem KBW wartość wydanej rzeczy powyŝej 100 zł oraz dane osobowe obdarowanego niezbędne do sporządzenia informacji dla Urzędu Skarbowego. W 2006 r. wydatki Zespołów KBW z funduszu dyspozycyjnego wyniosły ,09 zł, tj. 49,0%% planu po zmianach ( zł), w tym na zakup artykułów spoŝywczych 5.510,90 zł, upominków 2.637,90 zł (albumy, lalki ludowe), z tytułu przyjęcia delegacji zagranicznych 4.809,- zł. [Dowód: akta kontroli str ] W dniu r. Kierownik KBW wyjaśnił m.in., Ŝe z 4710 pokrywane są wydatki o charakterze reprezentacyjnym i okazjonalnym z przeznaczeniem dla gości Państwowej Komisji Wyborczej i Krajowego Biura Wyborczego oraz organizację spotkań, narad i konferencji. Przy planowaniu zakładano, Ŝe znacznie więcej delegacji zagranicznych będzie zainteresowanych obserwacją wyborów samorządowych, niŝ to miało faktycznie miejsce. [Dowód: akta kontroli str. 2027] Prawidłowość i rzetelność sprawozdań budŝetowych Prawidłowość i rzetelność sprawozdań budŝetowych jednostkowych W wyniku analizy zestawienia obrotów i sald Zespołów KBW stwierdzono, Ŝe dane z ksiąg rachunkowych zostały prawidłowo przeniesione na roczne sprawozdania budŝetowe Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych, Rb-27 z wykonania planu dochodów budŝetowych, Rb-28 z wykonania planu wydatków budŝetu państwa, Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie naleŝności, Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań. Były one sporządzone w terminach określonych w rozporządzeniu MF z dnia r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz.U. Nr 115 poz. 781) i podpisane przez osoby uprawnione. [Dowód: akta kontroli str , , ] Prawidłowość i rzetelność sprawozdań budŝetowych łącznych Analiza formalna wybranych losowo rocznych sprawozdań Rb-27, Rb-28, Rb-Z, Rb- N, Rb-23 Delegatur KBW w Bydgoszczy, Ostrołęce i Zamościu wykazała, Ŝe były sporządzone w terminach określonych w rozporządzeniu MF z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz.U. Nr 115 poz. 781) i podpisane przez Głównych Księgowych i Dyrektorów Delegatur,
17 17 na sprawozdaniach Rb-23 były odciśnięte pieczęcie właściwego oddziału okręgowego NBP wraz z potwierdzeniem w zakresie stanu rachunków bieŝących dochodów i wydatków na dzień r., zostały sprawdzone w Zespole Finansowym pod względem formalno rachunkowym. Badanie prawidłowości ujęcia danych ze sprawozdań: jednostkowych Zespołów oraz 49 Delegatur KBW w sprawozdaniach łącznych dysponenta głównego przeprowadzono na podstawie wybranych losowo pozycji ze sprawozdań Rb-27 (rozdział , rozdział ) i Rb-28 (rozdział , rozdział ). W wyniku badania nie stwierdzono błędów w zakresie przenoszenia kwot na sprawozdanie łączne. Sprawozdania łączne roczne części 11 za 2006 r. Rb-27, Rb-28, Rb-23, Rb-N, Rb-Z były sporządzone terminowo i podpisane przez osoby uprawnione. [Dowód: akta kontroli str ] Według 11 instrukcji sporządzania rocznego sprawozdania Rb-WS o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych stanowiącego załącznik do rozporządzenia MF z dnia r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz.U. Nr 115 poz. 781) jednostki, które nie poniosły wydatków strukturalnych w okresie sprawozdawczym przesyłają pisemną informację o tym fakcie do Ministerstwa Finansów w terminie do 30 kwietnia po upływie okresu sprawozdawczego. W piśmie z dnia r., w związku z nieotrzymaniem od KBW sprawozdania Rb-WS za 2005 r. ani informacji, o której mowa w 11 ww. instrukcji Podsekretarz Stanu w MF pani Katarzyna Zajdel - Kurowska zwróciła się do KBW z prośbą o przypomnienie jednostkom podległym o ciąŝącym na nich obowiązku wynikającym z 4 pkt 6) lit. b) ww. rozporządzenia. W odpowiedzi na ww. pismo Kierownik KBW w dniu r. poinformował, Ŝe Krajowe Biuro Wyborcze dysponent części 11 środków budŝetu państwa nie realizuje wydatków strukturalnych. Według informacji Dyrektora Zespołu Finansowego z dnia r. w 4 pkt 6) rozporządzenia MF w sprawie sprawozdawczości budŝetowej z dnia r. (Dz.U. Nr 170 poz. 1426) i z dnia r. wymienione zostały podmioty zobowiązane do składania sprawozdań w zakresie wydatków strukturalnych. Wśród wymienionych podmiotów występują dysponenci środków budŝetu państwa wszystkich stopni jeŝeli dysponenci ci wykazują wydatki skonsolidowane. KBW nie jest zobowiązane do wykazywania w sprawozdawczości takich wydatków. W związku pismem MF z dnia r. Kierownik KBW udzielił odpowiedzi w dniu r. [Dowód: akta kontroli str ]
18 18 Realizacja dochodów W projekcie budŝetu na 2006 r. z dnia r. skalkulowano dochody ogółem na kwotę 45,- tys. zł., w tym w rozdziale Urzędy naczelnych organów władzy państwowej, kontroli i ochrony prawa 10,- tys. zł, rozdziale Wybory Prezydenta RP 20,- tys. zł, rozdziale Wybory do Sejmu i Senatu 15 tys. zł. Dochody miały zostać osiągnięte ze sprzedaŝy pojemników po zuŝytym tonerze do drukarek i kserokopiarek oraz z tytułu niewykorzystanej dotacji przez jednostki samorządowe z zadań zleconych dotyczących przygotowania i przeprowadzenia wyborów Prezydenta RP oraz do Sejmu i Senatu zwróconej na rachunek dochodów KBW po okresie rozliczeń. [Dowód: akta kontroli str. 1669] W ustawie budŝetowej na rok 2006 z dnia r. (Dz.U. Nr 35 poz. 244) określono dochody dla części 11 KBW w wysokości 45,- tys. zł, tj. o 25,7% wyŝsze od wykonania w 2005 r. (35,8 tys. zł). W układzie wykonawczym budŝetu prognozowano uzyskać dochody w 0840 Wpływy ze sprzedaŝy wyrobów 2,0 tys. zł i 0970 Wpływy z róŝnych dochodów 43 tys. zł. Zrealizowane dochody wyniosły 169,6 tys. zł i w stosunku do ustawy budŝetowej były ponad 3,5 krotnie wyŝsze. W porównaniu do 2005 r. dochody były wyŝsze ponad 4,5 krotnie. W strukturze zrealizowanych w 2006 r. dochodów największy udział miały dochody w ,7 tys. zł, co stanowiło 93,0% kwoty ogółem. Były one ponad 3,5 krotnie wyŝsze niŝ planowano (43,- tys. zł). Zespoły KBW zrealizowały w 2006 r. dochody w łącznej kwocie 39,5 tys. zł (w tym w ,9 tys. zł) i były one niŝsze o 4,5 tys. zł od wielkości planowanej, tj. o 10,2%. Uzyskane w 2006 r. dochody przez delegatury wyniosły 130,1 tys. zł, w tym kwota 129,1 tys. zł nie była planowana. W porównaniu z dochodami 2005 r. (32,7 tys. zł) były one 4 krotnie wyŝsze. [Dowód: akta kontroli str , 1719, ] Dochody 2006 r. części 11 w 0970 w wysokości 157,7 tys. zł zostały zrealizowane: przez zespoły m.in. z tytułu kar umownych (32,9 tys. zł) oraz rozliczeń z lat ubiegłych z tytułu zwrotu za studia (5,0 tys. zł), przez delegatury m.in. z tytułu zwrotu niewykorzystanych dotacji (108,1 tys. zł). [Dowód: akta kontroli str. 2025] W dniu r. Kierownik KBW wyjaśnił m.in., Ŝe w trakcie opracowywania projektu budŝetu na 2006 r., ze względu na termin wyborów Prezydenta RP oraz wyborów do Sejmu i Senatu RP (październik i listopad 2005 r.) zbliŝony do terminu wyborów Prezydenta RP w 2000 r. i wyborów do Parlamentu w 2001 r.- załoŝono, iŝ niewykorzystane dotacje gminy zwrócą na dochody roku 2006 w podobnych wysokościach, jak to miało
19 19 miejsce po takich samych wyborach w latach ubiegłych. W 2001 r. dochody z tytułu zwrotu niewykorzystanych dotacji w związku z wyborami Prezydenta wyniosły 7 tys. zł, a w 2002 r. po wyborach Parlamentarnych dochody wyniosły ca 16 tys. zł. PoniewaŜ wybory Prezydenta RP w 2000 r. zostały rozstrzygnięte w I turze - na 2006 r. dochody w rozdziale w 0970 zaplanowano w wysokości zł, zakładając, Ŝe w wypadku przeprowadzenia II tury wyborów większa liczba gmin dokona zwrotów dotacji po zakończeniu okresu rozliczeń. W rozdziale dochody zaplanowano na poziomie dochodów uzyskanych po wyborach z 2001 r. Zaplanowanie moŝliwie precyzyjnego poziomu tych dochodów jest jednak niezwykle trudne, bowiem nie moŝna przewidzieć w jakim stopniu gminy wykonają zlecone ustawami zadania wyborcze i czy kwoty z rozliczenia wpłyną na dochody, czy teŝ rozliczone zostaną w roku budŝetowym, na który została udzielona dotacja w pozycji wydatki budŝetowe. Stosowanie analogii przy planowaniu dochodów z tytułu zwrotów dotacji niestety równieŝ nie jest skuteczne, co odzwierciedla faktyczne wykonanie dochodów w roku 2006 w Źródłem pozyskania dochodów w 2006 r. było równieŝ, naliczenie kar umownych firmie za przekroczenie terminów określonych w umowie, zwrot za studia dokonany przez pracownika, który rozwiązał umowę o pracę. Zdarzeń tych, jako iŝ jest to zdarzenie incydentalne, w trakcie planowania budŝetu na rok 2006 nie moŝna było przewidzieć. Delegatury Krajowego Biura Wyborczego na etapie opracowywania projektu budŝetu na 2006 r. zaplanowały dochody budŝetowe w wysokości 960 zł (Warszawa, Opole, Poznań) i taka kwota została ujęta w ich planach finansowych na 2006 r. [Dowód: akta kontroli str ] Na podstawie szczegółowej analizy zrealizowanych dochodów przez Zespoły KBW w łącznej kwocie 38,5 tys. zł, tj. 22,7% pozyskanych dochodów ogółem w części 11 stwierdzono, Ŝe były one prawidłowo pobierane i ewidencjonowane oraz terminowo przekazywane na dochody budŝetu państwa. [Dowód: akta kontroli str , , ] NaleŜności pozostałe do zapłaty Z analizy sprawozdania rocznego Rb-27 części 11 oraz przedstawionych przez Zespół Finansowy materiałów w dniu r. wynika, Ŝe według stanu na dzień r. w KBW nie występowały naleŝności, w tym długoterminowe. W 2006 r. w KBW nie dokonano umorzeń, zaniechań poboru i odroczeń naleŝności budŝetu państwa, nie wystąpiły naleŝności, które uległy przedawnieniu. [Dowód: akta kontroli str. 499, ]
20 20 Realizacja wydatków Projekt budŝetu części 11 W projekcie budŝetu części 11 na 2006 r. planowane są wydatki w rozdziale Urzędy naczelnych organów władzy państwowej, kontroli i ochrony prawa na sfinansowanie: zadań merytorycznych 4 zespołów i 49 delegatur KBW, zadań zleconych gminom w zakresie prowadzenia i aktualizacji stałych rejestrów wyborców oraz kosztów funkcjonowania stałych organów wyborczych: Państwowej Komisji Wyborczej i komisarzy wyborczych. W projekcie budŝetu z r. planowane wydatki części 11 wyniosły łącznie tys. zł, w tym dotacje celowe dla gmin na zadania zlecone tys. zł, wydatki majątkowe 467 tys. zł. [Dowód: akta kontroli str ] Na wniosek Ministra Finansów pani Teresy Lubińskiej z r. zgłoszona została przez Kierownika KBW w dniu r. autopoprawka do projektu budŝetu części 11, w wyniku której zmniejszone zostały planowane wydatki w rozdziale do kwoty tys. zł. Ogółem korekta wyniosła tys. zł, w tym z tytułu dotacji celowych 194 tys. zł, wydatków majątkowych 167 tys. zł, wydatków bieŝących 1.601,- tys. zł. [Dowód: akta kontroli str ] Wydatki na wybory planowane w rezerwie celowej Wydatki na wybory finansowane są z części 83 Rezerwy celowe. W projekcie wydatków na zadania wyborcze z r. Kierownik KBW zgłosił do rezerwy celowej budŝetu państwa na 2006 r. kwotę tys. zł, z tego: tys. zł na przeprowadzenie wyborów samorządowych związanych z upływem kadencji 13 (w tym wydatki majątkowe tys. zł), tys. zł na wybory samorządowe przedterminowe i uzupełniające oraz referenda lokalne, tys. zł na wybory uzupełniające do Senatu RP, 797 tys. zł na pokrycie kosztów: niszczenia dokumentów z wyborów Prezydenta RP i wyborów parlamentarnych przeprowadzonych w 2005 r., a takŝe publikacji dotyczących tych wyborów, tys. zł na referendum ogólnokrajowe (z dwudniowym głosowaniem). [Dowód: akta kontroli str. 1567, ] 13 Wybory do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, Rady m. st. Warszawy i rad dzielnic m. st. W-wy oraz wyborów wójtów, burmistrzów i prezydentów miast
21 21 W dniu r. Kierownik KBW zgłosił autopoprawkę do kwoty planowanych wydatków w części 83 - Rezerwy celowe na zadania wyborcze (realizowane w części 11), które zamknęły się kwotą tys. zł, tj. o 177 tys. zł niŝszą od pierwotnie planowanej. [Dowód: akta kontroli str , ] W związku z potrzebą zaplanowania w budŝecie państwa wydatków z tytułu subwencji dla partii politycznych i dotacji podmiotowej dla komitetów wyborczych wz Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów pan Jerzy Indra Dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej i Rolnictwa w dniu r. zwrócił się o opinię w tym zakresie do Kierownika KBW. W odpowiedzi z dnia r. Kierownik KBW poinformował, iŝ według wstępnych szacunków wydatki z budŝetu państwa w 2006 r. z tytułu subwencji dla partii politycznych i dotacji podmiotowej dla komitetów wyborczych wyniosą odpowiednio: 109 mln zł i 112 mln zł. [Dowód: akta kontroli str ] W ustawie budŝetowej na 2006 r. w części 83 Rezerwy celowe poz. 25 została ustalona łączna kwota tys. zł środków na finansowanie przez Krajowe Biuro Wyborcze ustawowo określonych zadań dotyczących wyborów i referendów oraz na dotacje i subwencje dla partii politycznych. Ustawa budŝetowa nie określiła jaka część z kwoty tys. zł planowanych wydatków została przewidziana na przeprowadzenie wyborów i referendów realizowanych przez KBW, w tym na poszczególne zadania wyborcze m.in. wybory samorządowe związane z upływem kadencji, referendum ogólnokrajowe, wybory uzupełniające do Senatu, a jaka na dotacje i subwencje dla partii politycznych wypłacane z budŝetu części 19 - BudŜet, finanse publiczne i instytucje finansowe. Kalkulacja wydatków na wybory samorządowe związane z upływem kadencji Przyjętą w projekcie z sierpnia 2005 r. kwotę wydatków na przeprowadzenie w 2006 r. wyborów samorządowych związanych z upływem kadencji ( tys. zł) skalkulowano na podstawie rzeczywistego wykonania budŝetu w wyborach samorządowych w 2002 r., tj tys. zł 14, gdzie wybory ponowne odbyły się w ok. 50% jednostek samorządowych skorygowanego m.in. o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych w okresie lat r. W autopoprawce z r. wcześniej zaplanowaną kwotę na wybory samorządowe ( tys. zł) zmniejszono o 177 tys. zł przewidzianą na wydatki majątkowe. BudŜet po autopoprawce wyniósł tys. zł. [Dowód: akta kontroli str. 1567, , , 1839, 1867] 14 Wg informacji KBW z dnia r. o wydatkach z budŝetu państwa poniesionych na przygotowanie i przeprowadzenie wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw oraz wyborów wójtów, burmistrzów i prezydentów miast w dniu r. i głosowania ponownego w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast w dniu r.
22 22 W związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z r. w sprawie zarządzenia wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, Rady m.st. Warszawy i rad dzielnic m.st. W-wy oraz wyborów wójtów, burmistrzów i prezydentów miast (Dz.U. Nr 162 poz. 1149) r. Kierownik KBW przedłoŝył Ministrowi Finansów Preliminarz wydatków związanych z tymi wyborami na kwotę tys. zł. Jednocześnie zwrócił się o przyznanie z rezerwy celowej części 83 poz. 25 kwoty ,2 tys. zł z przeznaczeniem na realizację zadań wyborczych w 2006 r. część 11 dział 751 rozdział Wybory do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw oraz referenda gminne, powiatowe i wojewódzkie (w tym ,9 tys. zł, ,9 tys. zł, ,2 tys. zł), która łącznie z wcześniej przyznanymi środkami (decyzje Ministra Finansów z dn r. (2.791,4 tys. zł), r. (55 tys. zł), r. (65 tys. zł), r. (1.913,0 tys. zł) na łączną kwotę 4.924,4 tys. zł na ten cel nie przekroczyła kwoty przewidzianej w ww. preliminarzu. [Dowód: akta kontroli str , , ] Według szacunków z września 2006 r. na głosowanie ponowne w wyborach samorządowych w 2006 r. KBW zaplanowało kwotę tys. zł ze tys. zł wydatków ogółem przewidzianych w preliminarzu zakładając, Ŝe zostanie ono przeprowadzone we wszystkich gminach (100%), w tym tys. zł na wypłacenie zryczałtowanych diet przysługujących członkom komisji wyborczych. [Dowód: akta kontroli str. 1839, 2033, 2067] W dniu r. Kierownik KBW wyjaśnił m.in., Ŝe zwiększenie w stosunku do projektu budŝetu z r. planowanej kwoty wydatków na wybory samorządowe z tys. zł do tys. zł spowodowane zostało koniecznością zabezpieczenia wydatków na przeprowadzenie w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast ponownych głosowań w 100% gmin, przy załoŝeniu, Ŝe zostaną powołane pełne składy komisji wyborczych. Planując środki finansowe na wybory samorządowe na etapie projektu budŝetu oparto się na rzeczywistych wydatkach poniesionych na te wybory w 2002 r., poniewaŝ był to jedyny punkt odniesienia na tym etapie planowania wydatków. Po raz pierwszy bezpośrednie wybory wójtów, burmistrzów i prezydentów miast odbyły się w 2002 r. po wprowadzeniu w Ŝycie ustawy z r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta i ponowne głosowanie odbyło się w około 50% gmin. Na podstawie tylko tych jednych wyborów nie moŝna było załoŝyć, Ŝe w następnych tego typu wyborach wskaźnik ten będzie wyŝszy lub niŝszy, lub teŝ, Ŝe utrzyma się na tym samym poziomie. Brak materiału porównawczego spowodował, Ŝe w 2006 r. przy opracowywaniu