Source: https://edokumenty.eu/polityka-prywatnosci/
Timestamp: 2020-01-21 03:58:00
Legal References Found: art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 15
 Art. 77

Document Content:
Polityka prywatności - eDokumenty Elektroniczny system obiegu dokumentów, workflow i CRM
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest eDokumenty sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu (pl. T. Kościuszki 9, 41-902 Bytom)
W sprawach związanych z ochroną danych można się z nami skontaktować pod adresem email: iod@edokumenty.eu lub bezpośrednio z naszym biurem: eDokumenty sp. z o.o., ul. ks. bpa Bednorza 2a-6, 40-384 Katowice.
Przetwarzamy dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do wypełniania naszych zobowiązań umownych i prawnych w związku z relacjami biznesowymi z klientami, kontrahentami i partnerami.
Dane osobowe przetwarzane przez nas obejmują w szczególności:
dane podstawowe i kontaktowe klientów i kontrahentów, takie jak nazwa czy imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail itp.,
dane potrzebne do fakturowania i przetwarzania płatności, takie jak dane bankowe w tym numery rachunków bankowych oraz numery podatkowe.
4. Cele przetwarzania danych osobowych i podstawy prawne
Zawarcia i wykonania umowy, w tym kontaktowania się z klientem w związku z jej realizacją (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. b RODO) W takich przypadkach cel przetwarzania danych jest określony przez umowę, którą zawarliśmy z naszymi klientami lub dostawcami. Obejmuje to na przykład przetwarzanie danych osobowych w kontekście wysyłania informacji o naszych usługach lub przygotowywania konkretnych ofert oraz zgodnie z paragrafem 6 ust. 3 Regulaminu Świadczenia Usługi eDokumenty w celach tam wskazanych
Rozpatrywania skarg i reklamacji (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) W tej sytuacji prawnie uzasadnionym celem jest windykacja należności i prowadzenie postępowań sądowych, a następnie egzekucyjnych.*
Archiwizowania dokumentacji, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO0.
Prowadzenia statystyk (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Prawnie uzasadnionym celem w tej sytuacji jest to, że posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności.
Prowadzenia działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Celem jest prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Prowadzenia działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód. Celem jest prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.
Obsługi zgłoszeń kierowanych za pośrednictwem poczty elektronicznej i innych wniosków, w tym zapewnienie rozliczalności (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem jest udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności.
6. Obowiązek dostarczenia danych
Aby móc świadczyć usługi naszym klientom, musimy przetwarzać określone dane osobowe jak i wtedy gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani. Odbieramy odpowiednie dane od Państwa przy zawarciu umowy (np. adres, dane kontaktowe firmy). Bez tych danych nie możemy zawierać umów z naszymi klientami.
9. Przekazanie do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych
Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz do organizacji międzynarodowych.
10. Przechowywanie i okresy przechowywania
Przetwarzamy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do wypełnienia naszych zobowiązań umownych. Jak tylko dane nie są już potrzebne, są one generalnie usuwane.
Dane zawarte na umowach i pełnomocnictwach przechowujemy do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
Dokumenty rozliczeniowe tj. księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przechowujemy do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
dane do celów marketingowych w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody –przetwarzane będą do czasu jej wycofania; w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu.
11. Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
W związku przetwarzaniem danych osobowych przez eDokumenty sp. z o.o., wszystkie osoby, których dotyczą dane, mają następujące prawa zgodnie z art. 15 do 21 RODO – i zgodnie z prawem państw członkowskich UE a mianowicie prawo do:
Ponadto, mają prawo Państwo odwołać swoją zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Takie odwołanie nie ma wpływu na przeszłość, tj. Nie wpływa na skuteczność przetwarzania danych prowadzonego do odwołania.
12. Skarga
Jeśli uważasz, że przetwarzanie danych osobowych przez eDokumenty sp. z o.o. nie jest zgodne z przepisami o ochronie danych lub nie jesteś usatysfakcjonowany dostarczonymi przez nas informacjami, masz prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorującego (patrz Art. 77 RODO), którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
“Po wdrożeniu systemu w naszej organizacji zaobserwowaliśmy skrócenie czasu potrzebnego na rozpatrzenie wniosku. Poprawie uległa także komunikacja. Z perspektywy czasu uważamy, że wdrożenie Biznesowego Systemu Operacyjnego eDokumenty było właściwą decyzją i rekomendujemy go jako profesjonalne narzędzie do zarządzania informacją w firmie.“