Source: https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-prowadzic-ksiegowosc/jak-wystawiac-faktury-vat
Timestamp: 2020-07-10 12:34:16
Legal References Found: art. 43

Art. 8
 art. 19
 art. 43
 art. 88
 art. 106
 art. 108
 art. 108
 art. 113
 art. 115
 art. 116
 art. 117
 art. 119

Art. 70
 art. 87

Document Content:
Jak wystawiać faktury VAT | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy
Jak wystawiać faktury VAT
Zobacz, kto i kiedy ma obowiązek wystawiania faktur, jakie elementy musi zawierać faktura i jak długo należy ją przechowywać.
Co jest na fakturze
Jak długo przechowywać faktury
Kiedy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury
Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest też podstawą prawidłowego rozliczenia podatku.
Masz obowiązek wystawiania faktur, jeśli jesteś podatnikiem VAT i dokonujesz sprzedaży opodatkowanej na rzecz innych podatników VAT.
Nie masz obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Ta zasada nie dotyczy:
sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju
wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu
sytuacji, w której nabywca (konsument) zażąda wystawienia faktury. Takie żądanie musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Sprawdź, jakie są rodzaje faktur.
Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla ciebie, drugi dla nabywcy.
Kwoty podatku musisz wykazywać w złotych. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.
Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje
imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE)
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
Faktura powinna również zawierać informacje, takie jak:
metoda kasowa – w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową
samofakturowanie – w przypadku, gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy
mechanizm podzielonej płatności (MPP) – w przypadku faktur na kwotę powyżej 15 tys. zł, dokumentujących sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP
procedura marży dla biur podróży – w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży
procedura marży – towary używane/procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki/procedura marży – dzieła sztuki – w przypadku towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży
nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres i numer, za pomocą którego jest identyfikowany na potrzeby podatku – w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego.
Zobacz, co zrobić, kiedy odkryjesz błąd na fakturze lub ją zgubisz.
Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. To zasada ogólna, mająca wiele wyjątków.
W odniesieniu do poniższych czynności fakturę należy wystawiać:
30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,
90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),
świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
z wyjątkiem usług stanowiących import usług.
7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją. Przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.
Faktury możesz wystawiać w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, np. PDF, JPG, XML. Są one równoważne z papierowymi, zawierają te same elementy, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Od papierowych różnią się sposobem przesyłania.
Faktury elektroniczne możesz:
wysyłać nabywcy, na przykład na podany adres e-mail
udostępnić, czyli zamieścić na twoim serwerze i umożliwić zdalne pobranie z serwera.
Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Przepisy nie określają formy takiej akceptacji. Klient może wyrazić taką zgodę, na przykład podpisując umowę lub akceptując regulamin sprzedaży.
Stacja paliw umożliwia klientom dokonywanie opłat przez aplikację mobilną. Klient, pobierając aplikację, wyraża zgodę na otrzymywania faktur dokumentujących sprzedaż w formie pliku PDF. Podaje przy tym adres e-mail, na który będzie otrzymywać faktury.
Administracja skarbowa przyjmuje też, że odbiorca może wyrazić akceptację ustnie lub w sposób dorozumiany, czyli poprzez brak protestu po otrzymaniu faktury w formie elektronicznej.
Jako wystawca faktur elektronicznych masz obowiązek zapewnienia:
autentyczności pochodzenia (pewność co do wystawcy),
integralności treści (brak zmian)
i czytelności faktury.
Warunki te są spełnione, jeśli:
korzystasz z podpisu elektronicznego lub
korzystasz z elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, lub
wdrożyłeś tzw. kontrole biznesowe, czyli proces pozwalający powiązać fakturę z dostawą towaru lub usługą. Powinieneś posiadać dokumenty uzupełniające, na przykład zamówienie, umowę, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.
Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Pan Stanisław wystawił fakturę sprzedażową 14 stycznia 2020 r. Termin zapłaty podatku upłynął 25 lutego. Kopię faktury musi przechowywać do końca 2025 r.
Uwaga! Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie, zarówno papierowej, jak i elektronicznej, niezależnie od formy, w jakiej zostały otrzymane lub wysłane do nabywcy.
Administracja skarbowa akceptuje praktykę polegającą na skanowaniu faktur otrzymanych w formie papierowej i archiwizowaniu ich w formie elektronicznej. Należy je przechowywać w nieedytowalnym formacie, np. PDF, JPG, TIFF, w podziale na okresy rozliczeniowe, z możliwością wydrukowania. Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci.
W najnowszych interpretacjach organy podatkowe zgadzają na zniszczenie papierowego oryginału po jego digitalizacji (zeskanowaniu w celu przechowywania w formie elektronicznej). Jeśli chcesz wdrożyć podobne rozwiązanie, warto wystąpić wcześniej o indywidualną interpretację podatkową.
Można też drukować faktury elektroniczne i przechowywać w formie papierowej.
Pamiętaj! Gdy przechowujesz faktury, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, musisz zapewnić autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.
Podatnik zwolniony z VAT wystawia co do zasady faktury, nie rachunki, ponieważ podlega przepisom ustawy o VAT.
Rachunek wystawia ten, kto prowadzi działalność zarobkową i nie podlega przepisom ustawy o VAT, na przykład osoba fizyczna wynajmująca lokal innej osobie fizycznej czy udzielająca korepetycji. Rachunek wystawia się na żądanie klienta. Kolejne rachunki należy numerować i przechowywać ich kopie w kolejności wystawienia aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Rachunek trzeba wystawić w terminie 7 dni od:
dnia wykonania usługi lub wydania towaru (jeśli klient zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru),
dnia zgłoszenia żądania (jeśli klient zażądał rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru).
Nie trzeba wystawiać rachunku, jeżeli klient zażądał jego wystawienia po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Co do zasady nie masz obowiązku wystawiać faktury, jeśli:
jesteś zwolniony z VAT ze względu na limit obrotów, czyli korzystasz z tak zwanego zwolnienia podmiotowego, ponieważ twoje przychody nie przekroczyły w poprzednim roku limitu 200 tys. zł
dokonujesz sprzedaży zwolnionej z VAT, czyli korzystasz z tak zwanego zwolnienia przedmiotowego, na przykład świadczysz usługi opieki medycznej czy nauki języków obcych.
Uwaga! Niezależnie od zwolnienia musisz wystawić fakturę na żądanie nabywcy, zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę, bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty.
Fakturę wystawiasz:
do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub otrzymanie zaliczki
w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania - jeśli nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki.
Pani Agnieszka prowadzi prywatny gabinet dentystyczny i świadczy usługi zwolnione z VAT. 27 kwietnia pacjent na zakończenie wizyty zażądał wystawienia faktury. Pani Agnieszka musi ją wystawić do 15 maja. Inny pacjent, który był leczony 2 miesiące wcześniej, zażądał wystawienia faktury 5 maja. Należy ją wystawić do 20 maja.
Pamiętaj! Jako podatnik zwolniony z VAT możesz wystawić fakturę dobrowolnie, bez żądania nabywcy.
Faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT musi zawierać:
datę wystawienia i kolejny numer faktury
W polu dotyczącym stawki VAT wpisujesz skrót „zw” (zwolniony).
Ważne! Na fakturze nie podajesz podstawy prawnej, jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, ze względu na limit przychodów do 200 tys. zł. Podajesz podstawę prawną (tj. art. 43 ust. 1 ustawy o VAT), jeśli korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego, czyli prowadzisz sprzedaż zwolnioną z VAT.
Jeśli jesteś małym podatnikiem, czyli twoja wartość sprzedaży, wraz z kwotą podatku, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 1 200 000 euro, możesz rozliczać się w sposób kasowy. Na fakturze należy umieścić adnotację „metoda kasowa”.
Jeśli jesteś sprzedawcą, VAT z faktury płacisz co do zasady dopiero wtedy, kiedy sam otrzymasz zapłatę za towar czy usługę.
Jeśli jesteś nabywcą i otrzymujesz fakturę z adnotacją „metoda kasowa”, VAT naliczony z faktury możesz odliczyć dopiero wtedy, kiedy zapłacisz za towar czy usługę.
Pan Julian jest czynnym podatnikiem VAT. W lutym 2020 roku otrzymał fakturę z adnotacją „metoda kasowa”, a opłacił ją w marcu. Może odliczyć VAT w deklaracji za marzec. Gdyby otrzymał zwykłą fakturę, mógłby odliczyć VAT w deklaracji za luty.
Musisz zastosować mechanizm podzielonej płatności (split payment, MPP), jeśli spełniasz łącznie trzy warunki:
należność ogółem, która wynika z faktury (wartość brutto całej faktury), przekracza 15 tys. zł
chociaż jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych
Na fakturze umieść adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.
Zobacz, co to jest mechanizm podzielonej płatności i kogo dotyczy.
Jeśli otrzymałeś od zagranicznego kontrahenta fakturę związaną z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, nie masz obowiązku tłumaczenia jej na język polski. Ważne jest, żeby ją prawidłowo rozliczyć.
Pamiętaj! Tłumaczenie faktur mogą ci zlecić organy kontroli lub biegły rewident oraz organy celne – w przypadku faktur wystawionych dla potrzeb importu.
Faktury sporządzone za granicą nie podlegają przepisom krajowym. Mogą być sporządzone w języku obcym i zawierać kwoty wyrażone w obcej walucie.
Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według zasad stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Przeliczenia dokonuje się według kursu średniego NBP:
na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi)
na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, jeśli faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego.
Jeśli to ty wystawiasz fakturę dla zagranicznego kontrahenta, możesz ją sporządzić w języku obcym. Przepisy nie regulują, w jakim języku powinna być wystawiona faktura. Jednak rozliczenie podatku VAT musi odbywać się w polskich złotych.
Dobrym rozwiązaniem jest wystawienie faktury dwujęzycznej (na przykład w języku polskim i angielskim).
Art. 8, art. 19a, art. 43, art. 88, art. 106 a-q, art. 108, art. 108a, art. 113, art. 115, art. 116, art. 117, art. 119 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535, z pózn.zm)
Art. 70, art. 87 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2017 r., poz. 201 z późn. zm.)
2020-06-14 21:32:25
2020-06-15 13:05:37