Source: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_131052.asp?soid=894540362C3647D8A279B01B5D5650A4
Timestamp: 2020-02-22 13:58:03
Legal References Found: art. 25
 art. 24
 art. 24
 art. 44
 art. 39
 art. 38
 art. 47
 art. 24
 art. 20
 art. 19
 art. 27
 art. 24
 art. 25
 art. 10
 art. 25

Document Content:
Gospodarka finansowo – księgowa, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2015 r
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 07.06.2016 r. do 06.07.2016 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 5, ul. Hoża 3 w Szczecinie (zw. dalej ZS nr 5), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2015 r.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia5.08.2016 r.
W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2015 r. ustalono, nieprawidłowości dotyczące:
prowadzenia ksiąg rachunkowych niezgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, zwaną dalej uor,
braku zgody Prezydenta Miasta (brak kontrasygnaty na umowie) na zawarcie umowy użyczenia pomieszczeń ZS nr 5 na gabinety lekarskie,
nieprzedłożenia do akceptacji radcy prawnego UM 5. umów najmu oraz 1. umowy kosztowej,
braku systematycznego naliczania odsetek za nieterminowe regulowanie należności,
niezgodności pomiędzy zapisami zawartymi w umowach najmu (terminów zapłaty), a danymi wynikającymi z faktur,
błędnego wystawienia faktury VAT za najem (dot. wartości faktury) oraz wystawienia faktury za inny okres niż wskazany w umowie,
nieterminowej wypłaty wynagrodzeń pracowników pedagogicznych za czerwiec,
prowadzenia akt osobowych pracowników niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych.
prawidłowego naliczania czynszu za wynajem mieszkania służbowego,
sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin,
przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w ZS nr 5, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin.
Wykonanie dochodów budżetowych ZS nr 5 w 2015 r. wyniosło 1.145,60 zł, co stanowiło 114,56% planowanej kwoty – według sprawozdania Rb-27S.
Zaplanowane wydatki budżetowe ZS nr 5 w wysokości 5.148.878,50 zł zrealizowane zostały w 99,32%, tj. w kwocie 5.114.014,45 zł. – według sprawozdań Rb-28S.
ZS nr 5 w 2015 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 227.559,57 zł, co stanowiło 86,69% zaplanowanej kwoty.
Dochody budżetowe w kwocie 1.145,60 zł wykazane w § 097 sprawozdania Rb-27S stanowiły wyłącznie wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.
Kontroli poddano 4 umowy najmu obowiązujące w 2015 r., umowę użyczenia i umowę na wynajem mieszkania służbowego.
W przypadku 5. z 21. poddanych kontroli umów najmu, umowy nie zawierały akceptacji Radcy Prawnego UM Szczecin.
W toku kontroli stwierdzono, ze 1. umowa nie zawierała podpisu osoby wynajmującej tj.: wicedyrektora ZS nr 5.
Umowa użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej z dnia 1.09.2014 r. nie została zaakceptowana przez Prezydenta Miasta, co było niezgodne z § 1 uchwały nr XIX/530/12 Rady Miasta Szczecin, według którego jednostka może przekazać nieruchomość do używania po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta.
W § 5 ust. 3 lub § 6 ust. 4 umów najmu zawieranych przez ZS nr 5 (wynajmującego) z Okręgową Komisją Egzaminacyjną (najemcy) zw. dalej OKE zamieszczono nieprawidłowy zapis:„Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku najemcy.”W ocenie kontroli w ww. przypadku główny księgowy nie miał możliwości zweryfikowania czy zapłata za najem została uregulowana w terminie (brak dostępu do konta najemcy). Powyższe może skutkować brakiem dochodzenia przez ZS nr 5 ewentualnych odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań OKE.
Za najem pomieszczeń ZS nr 5 główny księgowy wystawiał faktury VAT (2. najemcom oraz Panu T.K.), w których wskazywał terminy zapłaty (daty). Nie były one jednak spójne z terminami wynikającym z umów. Zgodnie z zapisami umów zawartych z ww. najemcami, zapłatę należało uiścić w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury. Na fakturach nie było jednak potwierdzenia (informacji) ich odbioru przez najemców. W ocenie kontroli zapisy umowne nie odzwierciedlały praktyki stosowanej w ZS nr 5. W powyższych przypadkach dochodziło bowiem do rozbieżności w terminach zapłaty wynikających z faktur, a zapisami zawartymi w umowach (brak spójności). W ocenie kontroli powyższe działanie mogło wprowadzać w błąd najemców co do ostatecznego/wymaganego przez wynajmującego terminu zapłaty należności. W opinii kontroli przy stosowaniu ww. praktyki, nie było możliwości przeprowadzania skutecznej kontroli – ze strony głównego księgowego – terminowego regulowania należności przez najemców, a co za tym idzie konieczności naliczania ewentualnych odsetek.
W umowie nr 9/2015 z dn. 25.09.2015 r. zawartej przez ZS nr 5 na najem pomieszczeń szkoły nie wskazano terminu zapłaty. Pomimo braku podanej daty/terminu w ww. umowie, główny księgowy wskazywał datę/termin zapłaty na fakturach wystawianych najemcy. W ocenie kontroli powyższe świadczy o braku dostatecznej kontroli - ze strony głównego księgowego - nad terminowością regulowania przez najemców należności. W ocenie kontroli brak ww. nadzoru może skutkować w przyszłości niedochodzeniem należnych odsetek za nieterminowe regulowanie należności.
Osobą odpowiedzialną za treść umów zawieranych przez ZS nr 5 na najem pomieszczeń był kierownik administracyjno – gospodarczy (z wyłączeniem umów zawieranych z OKE).
W 1. przypadku główny księgowy wystawił fakturę za najem pomieszczeń ZS nr 5 niezgodnie z rozliczeniem godzin najmu przygotowanym przez kierownika administracyjno – gospodarczego (pismo z dn. 1.12.2015 r. Według ww. pisma główny księgowy winien wystawić fakturę na kwotę 332,10 zł, a wystawił na kwotę 184,50 zł (faktura VAT nr 90/11/2015 z dn. 30.11.2015 r.). Najemca uregulował należność w kwocie wynikającej z faktury w wyniku czego nastąpiła niedopłata należności w wysokości 147,60 zł. Do dnia zakończenia kontroli główny księgowy nie dokonał korekty ww. faktury i nie wezwał najemcy do uregulowania pozostałej części należności.
Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.
Najemcy Panu A. R. oraz Panu P. Dz. prowadzącym wspólnie działalność gospodarczą, w grudniu 2015 r. główny księgowy wystawił fakturę VAT nr 68/08/2015 z dn. 4.12.2015 r. na kwotę 1.979,93 zł, za czynsz za okres od września do grudnia 2015 r. Powyższe było niezgodne z § 3 ust. 1 umowy (nr 10/2015 z dn. 01.09.2015 r.), według którego czynsz za najem winien być płatny w okresach miesięcznych do 14-stego każdego miesiąca.
Główny księgowy w 7. przypadkach (na 34 poddanych kontroli faktur) nie naliczył odsetek od nieterminowych wpłat za najem pomieszczeń ZS nr 5, nie wystawiał również stosownych wezwań do zapłaty i not odsetkowych, co było niezgodne z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
Za zawieranie umów w ZS nr 5 odpowiedzialny był kierownik administracyjno - gospodarczy. Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur, ewidencję dochodów oraz naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie należności był główny księgowy.
Czynsz za mieszkanie służbowezostało naliczone prawidłowo.
W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2015 r. zostały wykazane należności w § 092 w kwocie 98,02 zł i w § 075 w kwocie 1.200,00 zł. Należność dotyczyła długu za najem pomieszczeń szkoły i naliczonych odsetek.
W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2015 r. zostały wykazane należności niewymagalne w wysokości 2.231,63 zł i odsetki od należności niezapłaconych w terminie w łącznej wysokości 133,04 zł.
W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały należności wymagalne na kwotę 1.999,50 zł (należności z tytułu wynajmu pomieszczeń szkoły) oraz pozostałe należności w wysokości 1.299,09 zł.
W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD wykazane zostały odsetki w wysokości 10,93 zł od należności niezapłaconych w terminie (faktura wystawiona w 2012 r.). W 2015 r. Dyrektor ZS nr 5 nie podejmował czynności windykacyjnych w celu ściągnięcia naliczonych w 2013 r. odsetek oraz nie zaktualizował ich wysokości w roku 2015. Było to niezgodne § 2 Zarządzenia nr 10/2012 Dyrektora ZS nr 5 z dnia 2.01.2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian w polityce rachunkowości, według którego noty odsetkowe wystawia się w okresach co cztery miesiące.
Osobą odpowiedzialną w ZS nr 5 za monitorowanie należności był główny księgowy.
Należność wynikająca z opłat za najem pomieszczeń szkoły wraz z odsetkami została prawidłowo wykazana w sprawozdaniu RB-27S i Rb-N na dzień 31.12.2015 r.
- 29. dowodów księgowych na kwotę 260.808,58 zł, co stanowiło 5,1% wydatków budżetowych ogółem,
- 14. dowodów księgowych na kwotę 69.231,21 zł, co stanowiło 30,42% wydatków WRD ogółem,
Wszystkie wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia dokonania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, co było niezgodne z pkt 4 działu dot. wykazu dowodów księgowych obowiązujących w ZS nr 5 zawartego w „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”stanowiącej załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 4/2011 Dyrektora ZS nr 5, według którego wyciągi bankowe są dowodami księgowymi (dowodami bankowymi) obowiązującymi w ZS nr 5, oraz działu dot. kontroli i weryfikacji dowodów księgowych ww. instrukcji, według którego dokumenty księgowe powinny być wstępnie i bieżąco kontrolowane: pod względem formalno – rachunkowym oraz pod względem merytorycznym.
W 2015 r. główny księgowy wykonywał dodatkowo czynności kasjerskie (sporządził raport kasowy) za przebywającego na urlopie specjalistę ds. kadr tj. czynności, których ze względów kontrolnych, nie powinno się łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i wykonawczymw zakresie obrotu gotówkowego.
W toku kontroli ustalono, że 1. z 6. poddanych kontroli umów kosztowych obowiązujących w 2015 r. (nr 06/15/SZ/UMO z dn. 1.01.2015 r.), nie zawierała akceptacji Radcy Prawnego UM Szczecin.
Kontrola 43. dowodów księgowych dotyczących poniesionych w 2015 r. wydatków (budżet, WRD) wykazała ponadto, że:
- przy dekretacji poszczególnych faktur główny księgowy dokonywał poprawek bez zachowania zasad określonych w art. 25 ust. 1 uor,
- faktury VAT: nr 48808/10/15 z dn. 2.11.2015 r. na kwotę 14.491,56 zł oraz nr 19225/04/15 z dn. z dn. 4.05.2015 r. na kwotę 6.305,28 zł (§ 4260 - WRD) zostały zapłacone pomimo braku podpisu Dyrektora ZS nr 5 zatwierdzającego wydatek do realizacji, co było niezgodne z działem pn.: „Podział uprawnień w zakresie kontroli, weryfikacji, akceptacji i dekretowania dokumentów” Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych stanowiącego załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora ZS nr 5 z dn. 3.01.2011 r., według którego zatwierdzenia dokumentu do realizacji dokonuje dyrektor szkoły,
- wypłaty gotówkowe stypendiów ujmowane były w raportach kasowych pod datą zamknięcia raportu kasowego, mimo że wypłaty dokonane były w różnych terminach. Ponadto stany gotówki wykazywane w raportach kasowych (stan kasy poprzedni, obecny oraz obroty) nie odzwierciedlały rzeczywistej ilości gotówki w kasie,
- wypłaty stypendiów (poszczególne okresy) nie były ewidencjonowane na bieżąco. Wypłaty stypendiów ewidencjonowane były pod datą wypłaty ostatniego świadczenia (nie były ujmowane pod datą operacji gospodarczej), aoperacje wykazane w raportach kasowych (pomimo że operacje w poszczególnych przypadkach odnosiły się do różnych okresów) ewidencjonowane były z datą zamknięcia raportu kasowego, co naruszało art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeliujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Ponadto stany gotówki wykazywane w raportach kasowych (stan kasy poprzedni, obecny oraz obroty) nie odzwierciedlały rzeczywistej ilości gotówki w kasie,
- dowody księgowe (gotówkowe) ujmowane były w ewidencji księgowej pod datą zamknięcia raportu kasowego. Nie były ujmowane pod datą operacji gospodarczej, co było niezgodne z wyżej cytowanym art. 24 ust. 5 pkt 3 uor,
- raporty kasowe sporządzane były za różne okresy miesiąca np.: dzienne, 9. dniowe (RK nr 47061budże za okres od 17-25.06.2015 r.), 2. dniowe (RK nr 38051budże za okres od 23-25.05.2015 r.), co było niezgodne z § 12 ust. 2 Zakładowej Instrukcji Kasowej – stanowiącej załącznik nr 5 do zarządzenia Dyrektora ZS nr 5 nr 4/2011, według którego raporty kasowe prowadzi się za okres dekady.
W toku kontroli ustalono, że w 7. na 8 poddanych analizie raportów kasowych dochodziło do przekroczenia niezbędnego zapasu gotówki w kasie (pogotowia kasowego), ustalonego na podstawie § 4 ust 1 lit. a Zakładowej Instrukcji Kasowej – stanowiącej załącznik nr 5 do zarządzenia Dyrektora ZS nr 5 nr 4/2011.
W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 314/13 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych (zw. dalej Zarządzeniem nr 314/13 Prezydenta Miasta) stwierdzono, że:
- w 1. przypadku notatka służbowa - z 7. poddanych kontroli – zawierała jedną ofertę wykonawcy tj.: dostawcy książek i ćwiczeń (faktura VAT nr 503179721z dn. 13.08.2015 r. na kwotę 29.576,25 zł), było to niezgodnie z § 11 ust. 4 pkt 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta, według którego udzielając zamówienia, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. W ocenie kontroli uzasadnienie faktyczne zawarte w ww. notatce służbowej z udzielenia zamówienia publicznego nie wskazywało na konieczność udzielenia zamówienia na podstawie § 11 ust.4 pkt 4 lit f Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin tj.: bez konieczności przeprowadzenia analizy rynku na zasadach określonych z § 11 ust. 4 pkt 1-3 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia nr 314/13.
W 7. przypadkach dowody księgowe (faktury, listy stypendiów) nie były sprawdzone pod względem merytorycznym, a 1. przypadku dowód księgowy nie zawierał podpisu (potwierdzenia zapłaty) głównego księgowego. Powyższe było niezgodne z zapisami działu pn.: „Podział uprawnień w zakresie kontroli, weryfikacji, akceptacji i dekretowania dokumentów” Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych stanowiącego załącznik nr 4 do Zarządzenia Dyrektora ZS nr 5 z dn. 3.01.2011 r., według których kontrolę pod względem merytorycznym dokonuje dyrektor szkoły i główny księgowy, a weryfikacji dokumentu dokonuje główny księgowy.
Osobą odpowiedzialną w ZS nr 5 za realizację wydatków budżetowych, WRD oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.
Notatki służbowe były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.
2.2 Płatności inne.
2.3. Zobowiązania.
W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 312.489,92 zł, uregulowane w 2016 r.
W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2015 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 112,09 zł, uregulowane w 2016 r.
W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2015 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.
Fakturę VAT nr 1-FVS/5/15 z dn. 4.05.2015 r. na kwotę 5.900,00 zł za usługę transportową (WRD) oraz fakturę VAT nr 20/2015 z dn. 16.12.2015 r. na kwotę 890,00 zł za remont (WRD), Dyrektor ZS nr 5 uregulował po terminie. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dyrektor ZS nr 5 nie został jednak obciążony odsetkami za nieterminową zapłatę ww. zobowiązań.
Osobą odpowiedzialną w ZS nr 5 za monitorowanie zobowiązań był główny księgowy.
Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego i składek ZUS, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S (w tym w sprawozdaniu po korekcie) w sposób poprawny.
3. Zatrudnienie i wynagrodzenia.
Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 86. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2015 r. (4,65 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 192.838,87 zł, tj. 5,42 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S na dzień 31.12.2015 r. na §§ 4010 i 4040, wynoszących 3.554.259,41 zł.
Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
W toku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że w czerwcu 2015 r. dokonano nieterminowej wypłaty wynagrodzeń dla nauczycieli. Wypłaty dokonano w dn. 2.06.2015 r., co było niezgodne z art. 39 ust. 3 ustawy z dn. 26.01.1982 r. Karta nauczyciela, wg którego wynagrodzenie wypłacane jest nauczycielowi miesięcznie z góry w pierwszym dniu miesiąca. Jeżeli pierwszy dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłacane jest w dniu następnym.
Stwierdzono ponadto, że:
- listy płac, pod względem merytorycznym sprawdzane były przez Dyrektora ZS nr 5, pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego, a zatwierdzane do wypłaty przez Dyrektora ZS nr 5 lub wicedyrektora (w okresie nieobecności dyrektora) i głównego księgowego. Powyższe stało w sprzeczności z akapitem dot. listy płac (zapisy zamieszczone po rozdziale VI) Załącznika nr 8 Zarządzenia nr 4/2011 z dnia 3.01.2011 r. Dyrektora ZS nr 5 – zakresu kontroli i osoby odpowiedzialnej za jej przeprowadzenie, według którego listy płac sprawdza pod względem merytorycznym specjalista ds. administracji, pod względem rachunkowym księgowy, a do wypłaty ww. listy zatwierdza dyrektor lub wicedyrektor,
- w 1. przypadku w aktach osobowych pracownika nie było dokumentu przyznającego wypłacany w okresie 1.09 - 31.12.2015 r. dodatek motywacyjny w wysokości 150,00 zł. W trakcie kontroli uzupełniono akta osobowe pracownika o brakujący dokument.
Poszczególne dokumenty zgromadzone w aktach osobowych pracowników nie były ponumerowane oraz nie były ujęte w spisie akt, było to niezgodne z § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia akt osobowych. Niektóre dokumenty zamieszczone w aktach osobowych klasyfikowane były do nieodpowiednich części (A, B oraz C), co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 1-3 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia akt osobowych. Na dokumentach gromadzonych w aktach osobowych pracowników dokonywano ponadto poprawek przy użyciu korektora (numeracja akt osobowych).
Za prowadzenie akt osobowych pracowników w 2015 r. odpowiedzialny był specjalista ds. kadr.
Według deklaracji PIT-4R za 2015 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 333.608,00 zł oraz według deklaracji PIT 8AR za 2015 r. naliczony został ryczałtowy podatek dochodowy w kwocie 74,00 zł, uregulowany w całości w 2015 r.
Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2015 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 1.252.559,34 zł, uregulowane w 2015 r. w wysokości 1.251.429,81 zł.
W czerwcu 2015 r. główny księgowy dokonał podwójnej zapłaty składek ZUS za czerwiec 2015 r. w wysokości 73.123,99 zł - ubezpieczenie społeczne, 21.486,31 zł – ubezpieczenie zdrowotne oraz 5.730,85 zł – fundusz pracy i FGŚP (WB nr 83/2015 z dn. 30.06.2015 r.). W wyniku ww. nadpłaty główny księgowy nie dokonał zapłaty naliczonych składek ZUS za lipiec 2015 r. W dn. 29.06.2016 r. Główny księgowy przedstawił pismo z ZUS z dn. 13.08.2015 r. dot. dokonania przeksięgowania nadpłaconych kwot (za czerwiec 2015 r.) oraz uznania tych nadpłat na poczet przyszłych zobowiązań ZS nr 5 wobec ZUS (lipiec, sierpień 2015 r.).
Główny księgowy w 2015 r. dokonał również nadpłaty składek ZUS za miesiąc kwiecień 2015 r., w wysokości 1.000,00 zł. Pismem z dn. 29.05.2015 r. ZUS wydał zgodę na przeksięgowanie ww. kwoty na poczet przyszłych zobowiązań ZS nr 5.
W toku kontroli ustalono, że w 2015 r. wystąpiła różnica pomiędzy wysokością naliczonych, a odprowadzonych do ZUS składek. Różnica w wys. 1.129,53 zł, wynikała z korekty dokonanej przez głównego księgowego w lutym 2015 r., dotyczącej nadpłaty składek ZUS za lipiec 2014 r. Pismem z dn. 17.03.2015 r. ZUS uznał ww. kwotę na poczet składek za miesiąc luty 2015 r. W związku z powyższym Główny księgowy dokonał pomniejszenia należnych składek ZUS za luty 2015 r. na kwotę 1.129,12 zł oraz w maju o kwotę 0,41 zł. W ocenie kontroli powyższe świadczyć może o niedostatecznym monitoringu rozrachunków z ZUS ze strony głównego księgowego.
Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w. komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.
Osobą odpowiedzialną w ZS nr 5 za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był główny księgowy.
Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2015 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2015 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Kontroli poddane zostały księgi rachunkowe budżetu i WRD. W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:
W 2015 r. księgi rachunkowe w ZS nr 5 nie były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco (kasa – konto 101). Zapisy księgowe nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką następowało w dniu księgowania raportu kasowego (tj.: w dzień będący jednocześnie dniem zamknięcia raportu). Stany gotówki (końcowe) wykazywane w raportach kasowych nie były zgodne z faktyczną ilością gotówki w kasie (stan wykazany na początek okresu rozliczeniowego – przyjęcie czeku gotówkowego – nie odpowiadał stanowi na koniec okresu rozliczeniowego tj.: dowody świadczącego o rozchodzie gotówki z kasy wykazywały inne salda). Było to niezgodne z art. 24 ust. 1 – 5 uor, według którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
Kwestia ewidencji operacji gospodarczych ujmowanych w księgach rachunkowych i raportach kasowych zostały opisane w punkcie 2.1 niniejszego wystąpienia.
Osobą odpowiedzialną w ZS nr 5 za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.
Poddane kontroli dowody księgowe (faktury, rachunki) ewidencjonowane były zgodnie z art. 20 ust. 1 uor. Odstępstwo od reguły (1. przypadek z 22. Kontrolowanych faktury/rachunków budżetu) zostało uregulowane w obowiązującej w ZS nr 5 dokumentacji.
Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r. – 2. sprawozdanie na kwotę ogółem 1.145,60 zł,
Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r. – sprawozdań (w tym korekta sprawozdania z dn. 22.02.2016 r.) na kwotę ogółem 5.114.014,45 zł,
Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności na dzień 31.12.2015 r. na kwotę 1.999,50 zł należności wymagalnych i kwotę 1.299,09 zł pozostałych należności,
Rb-34S roczne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym na kwotę 227.559,57 zł.
Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 1.000,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r.
Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 5.148.878,50 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2015 r. o 837.104,00 zł (dokonano 191. zmian planu).
Plan dochodów i wydatków na WRD na dzień 1.01.2015 i na dzień 31.12.2015 r. wyniósł 262.500,00 zł (dokonano 43 zmian planu).
Do sprawozdania Rb-28S za okres od początku roku do 31.12.2015 r. dotyczącego działu 801 rozdziału 80120 (§3020-§4700), na kwotę ogółem wydatków 2.192.345,16 zł, główny księgowy sporządził dwie korekty (z dn. 09.02.2016 r. oraz 22.02.2016 r.).
Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego tj. Wydziału Oświaty.
Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych.
Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 1 protokół z inwentaryzacji kasy.
Na dzień 31.12.2015 r. nie zostało wydrukowane zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Brak dokonania ww. wydruku naruszyło zapis art. 19 ust. 1 uor, według którego rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz art. 27 ust. 1 uor, według którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
W trakcie kontroli (w dn. 1.07.2016 r.) główny księgowy dokonał wydruku systemowego „Zestawienie obrotów i sald” sporządzonego na dzień 31.12.2015 r.
W 2015 r. główny księgowy nie dokonywał księgowań na koncie 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat, co było niezgodne z opisem ww. konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości), według którego konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych.
Do zespołu spisowego inwentaryzacji kasy przeprowadzonej na dzień 31.12.2015 r. Dyrektor ZS nr 5 powołał głównego księgowego. Do komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki powołuje pracowników jednostki z tym że członkiem komisji inwentaryzacyjnej nie powinien być główny księgowy. W ocenie kontroli aby zapewnić rzetelność inwentaryzacji, do komisji nie powinno powoływać się tych pracowników, którzy zajmują się ewidencją obrotu gotówkowego (konto 101 - kasa).
Przyjęcie pozostałych środków trwałych na stan ZS nr 5 odbywało się na podstawie faktur, dowodów PK lub protokołów zdawczo – odbiorczych w przypadku nieodpłatnego przekazania. Przyjecie środków trwałych odbywało się za pomocą protokołów zdawczo - odbiorczych w przypadku nieodpłatnego przekazania, dowodów PK oraz PT. Nie był stosowany druk OT. Likwidacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych odbywała się przy pomocy protokołów likwidacji. Nie był stosowany dokument LT. Powyższe było niezgodne z pkt 5 i 6 części dotyczącej wykazu dowodów księgowych obowiązujących w ZS nr 5 „Instrukcji sporządzania i obiegu dowodów księgowych”stanowiącej załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 4/2011 Dyrektora ZS nr 5 w sprawie wprowadzenia zmian w polityce rachunkowości, według którego przyjęcie środka trwałego odbywa się za pomocą dowodu OT, a likwidacji środka trwałego na podstawie dowodu LT.
Na karcie wydatków (koszty) § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia (dział 81 rozdział 80110 - koszty) główny księgowy wykazał kwotę ogółem: 12.726,96 zł, za nieodpłatne przyjęcie przez ZS nr 5 sprzętu (wyposażenia, mebli). Powyższe stało w sprzeczności z opisem do konta „401” zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, według którego konto to służy do ewidencji poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i energii. W ocenie kontroli główny księgowy przyjął błędną interpretację ewidencji operacji dotyczących nieodpłatnego przyjęcia pozostałych środków trwałych.Operacja przyjęcia nieodpłatnie środka trwałego/wyposażenia powinna przebiegać przy użyciu konta 013 – pozostałe środki trwałe w korespondencji z kontem 760 – pozostałe przychody. Księgowanie na koncie kosztowym - ze wskazaniem paragrafu wydatkowego - nie znajduje uzasadnienia, gdyż jednostka z tytułu nieodpłatnego otrzymania wyposażenia nie ponosi żadnego kosztu. Przyjęty ww. sposób ewidencji nieodpłatnego przyjęcia wyposażenia wpływa negatywnie na wynik finansowy jednostki. Fakt ujmowania na koncie kosztowym ww. operacji stoi ponadto w sprzeczności z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej (brakiem poniesienia rzeczywistego kosztu), czym Dyrektor ZS nr 5 naruszył art. 24 ust. 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
W księgach inwentarzowych pozostałych środków trwałych kierownik administracyjno – gospodarczy, ewidencjonował zakupione materiały, drobny sprzęt oraz wyposażenie, których wartość nie przekraczała 300,00 zł, co było niezgodne z § 2 Zarządzenia nr 4/2011 Dyrektora ZS nr 5 z dn. 03.01.2011 r., według którego rzeczowych składników majątkowych długotrwałego użytku o niskiej jednostkowej wartości, nieprzekraczającej 300,00 zł, nie ujmuje się w ewidencji ilościowo – wartościowej pozostałych środków trwałych. W wyjaśnieniach złożonych podczas kontroli Dyrektor ZS nr 5 wskazał, że wynika to z wymogów - realizowanych przez ZS nr 5 - programów unijnych. Dostępna w jednostce dokumentacja nie opisywała jednak ww. procedury.
Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią m.in. procedury wewnętrzne.
W toku kontroli 11. ksiąg pozostałych środków trwałych nie zawierały podsumowania wartości w nich ujętych za poszczególne lata w tym za 2015 r. W ww. księgach wykazane były jedynie stany wartości przypadające na datę ostatniego zapisu księgi.
W Księgach inwentarzowych pozostałych środków trwałych kierownik administracyjno – gospodarczy, dokonywał poprawek, korekt zapisów w sposób umożliwiający odczytanie pierwotnego tekstu. Obok korekty wskazywał swój podpis jako osoby upoważnionej do dokonania poprawki jednak bez daty. W księdze: wartości niematerialne i prawne (zw. dalej WNiP) kierownik administracyjno – gospodarczy dokonywał poprawek z parafką lecz bez daty naniesionej korekty. Powyższe było niezgodne z art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
Osobą odpowiedzialną w ZS nr 5 za prowadzenie ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych oraz WNiP był kierownik administracyjno - gospodarczy. Prowadzeniem księgi inwentarzowej środków trwałych zajmował się główny księgowy.
Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku. Księga inwentarzowa WNiP była podsumowana na dzień 31.12.2015 r.
W toku kontroli, analizie poddano Zarządzenie nr 4/2011 z dnia 3.01.2011 r. w sprawie wprowadzenia zmian w polityce rachunkowości, do którego sporządzone zostały następujące załączniki:
Załącznik Nr 1 – Metody wyceny aktywów i pasywów,
Załącznik Nr 2 – Zakładowy plan kont – zasady funkcjonowania kont,
Załącznik Nr 3 – Instrukcja inwentaryzacyjna,
Załącznik nr 4 – Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania i obiegu dowodów księgowych,
Załącznik Nr 5 – Instrukcja kasowa,
Załącznik Nr 6 – Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów,
Załącznik Nr 7 – Regulamin komisji przetargowej,
Załącznik Nr 8 i 8A – Wykaz osób odpowiedzialnych za prawidłowe gospodarowanie środkami publicznymi,
Załącznik nr 9 – procedury windykacji wierzytelności z tytułu świadczeń wykonywanych przez ZS nr 5,
Załącznik nr 10 – zasady wierzytelności wątpliwych i nieściągalnych.
Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był w 2015 r.
Dyrektor ZS nr 5.
Zakładowy Plan Kont, Instrukcja w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, Procedury kontroli finansowej w ZS nr 5 (wprowadzone Zarządzeniem Dyrektora ZS nr 5 z dn. 3.01.2011 r.), Regulamin Komisji przetargowej przy ZS nr 5 w Szczecinie, miały nieaktualną podstawę prawną.
Załączniki sporządzone na podstawie Zarządzenia nr 4/2011 z dnia 3.01.2011 r. w sprawie wprowadzenia zmian w polityce rachunkowości nie zawierały pisemnego potwierdzenia przyjęcia do stosowania przez upoważnionych pracowników.
W obowiązującej polityce rachunkowości był zapis o prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą programu Finanse DDJ firmy ProgMan. Nie było jednak podanej aktualnej na 2015 r. wersji stosowanego oprogramowania. Instrukcja użytkowania programu Finanse od firmy ProgMan (dokumentacja techniczna dostarczona od producenta), nie stanowiła załącznika do obowiązującej polityki rachunkowości. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji (…), a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Pismami z dnia 3.07.2015 r. i z dnia 5.01.2016 r., podpisanymi przez dyrektora ZS nr 5, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w ZS nr 5 nie stwierdzono transakcji podejrzanych.
W oświadczeniu z dnia 13.06.2016 r., dyrektor ZS nr 5 podał, że w 2015 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły jedną kontrolę w ZS nr 5. Osobą odpowiedzialną w ZS nr 5 za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był Dyrektor ZS nr 5.
Pisma dot. transakcji podejrzanych sporządzone były terminowo. O wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce Dyrektor ZS nr 5 poinformował WKiAW.
naliczać i obciążać najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności oraz wprowadzić mechanizmy mające na celu terminowe egzekwowanie należności,
ewidencjonować otrzymany nieodpłatnie sprzęt/materiały zgodnie treścią ekonomiczną wynikającą z opisów kont zawartych z rozporządzeniu w sprawie rachunkowości oraz skorygować wynik finansowym jednostki za 2015 r.
wskazywać spójne terminy zapłaty w umowach najmu realizowanych przez ZS nr 5 i fakturach wystawianych najemcom, oraz wystawiać faktury za okresy wskazane w umowach,
ujmować wypłaty gotówkowe w raportach kasowych zgodnie z datą ich realizacji oraz w prawidłowej wysokości (w wartościach faktycznych wypłat),
wykazywać w raportach kasowych faktyczny stan gotówki w kasie oraz prawidłowo przenosić jego wartość do następnego raportu kasowego,
ewidencjonować rozchody gotówkowe (wypłaty stypendiów) pod datą operacji gospodarczej,
nie przekraczać ustalonej kwoty niezbędnego zapasu gotówki w kasie (pogotowia kasowego), lub dokonać jego zwiększenia na okres wypłaty stypendiów,
sporządzać raporty kasowe za okresy wskazane w Zakładowej Instrukcji Kasowej,
każdorazowo przedkładać umowy najmu oraz kosztowe do akceptacji radcy prawnego UM,
podpisywać umowy najmu pomieszczeń ZS nr 5 przez obie strony umowy,
zawierać umowy użyczenia po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta,
bieżąco monitorować rozrachunki z ZUS,
terminowo regulować zobowiązania,
podejmować czynności windykacyjne w celu dochodzenia niezapłaconych należności z lat ubiegłych oraz ich bieżącą aktualizację (naliczanie odsetek),
zebrać oferty - podczas przeprowadzanej analizy rynku dla zamówień publicznych do 30.000 euro zgodnie z Zarządzeniem nr 314/13 Prezydenta Miasta,
sprawdzać listy płac pod względem merytorycznym oraz względem formalno – rachunkowym przez osoby wymienione w obowiązujących regulacjach ZS nr 5,
organizować pracę podległych pracowników w sposób wykluczający łączenie czynności dyspozycyjnych i wykonawczych w zakresie obrotu gotówkowego, oraz wykluczyć głównego księgowego z komisji inwentaryzacyjnej,
stosować druki OT i LT zgodnie z wewnętrznymi procedurami,
odpowiednio udokumentowywać czynności inwentaryzacyjne,
każdorazowo dokonywać kontroli merytorycznej na dowodach księgowych,
dokonywać sprawdzenia wyciągów bankowych i potwierdzać podpisem fakt jego dokonania,
dokonywać poprawek w dokumentach źródłowych zgodnie z art. 25 ust. 1 uor,
zaktualizować obowiązujące procedury pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz aktualizację podstaw prawnych,
uzupełnić w obowiązującej w ZS nr 5 polityce rachunkowości opisu dotyczącego określenia wersji oprogramowania stosowanego w szkole oraz wprowadzenie załącznika w postaci Instrukcji użytkowania programu Finanse od firmy ProgMan,
prowadzić akta osobowe pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych, wyegzekwować od upoważnionych pracowników pisemne zapoznanie się z procedurami obowiązującymi w ZS nr 5.
udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2016/10/18, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2016/10/18 12:15:11
Andrzej Lejk 2016/10/18 12:15:11 nowa pozycja
liczba wizyt: 80518469 / aktualna strona: 50140 / najczęściej odwiedzane strony