Source: http://docplayer.pl/10634999-Polityka-rachunkowosci.html
Timestamp: 2018-09-19 15:24:02
Legal References Found: art. 26
 art. 17
 art. 26
 art. 32
 art. 3
 art. 3
 art. 32
 art. 59
 art. 28

Document Content:
1 Polityka rachunkowości Miejsko-Gminny Zespół Oświaty w Janikowie 2
2 Spis treści Zarządzenie w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. 3 Wprowadzenie 4 1.Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych 6 4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych. 8 2.Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego 13 1.Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów Ustalenie wyniku finansowego Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych Zakładowy plan kont Wykaz ksiąg rachunkowych Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych Opis systemu komputerowego rachunkowości 30 4.System ochrony danych w jednostce Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych Przechowywanie zbiorów Udostępnianie danych i dokumentów
4 WPROWADZENIE Niniejsze zasady mają na celu przedstawienie obowiązujących w Szkole Podstawowej w Ludzisku: 1. Ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (załącznik nr 1). 2. Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego (załącznik nr 2). 3. Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (załącznik nr 3), w tym: a) zakładowego planu kont Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty (załącznik nr 3a), 4. Systemu służącego ochronie danych (załącznik nr 4). 3
5 1. OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH (załącznik nr 1) 1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowemiejsko-gminnego Zespołu Oświaty prowadzone są w siedzibie: Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty w Janikowie ul. Przemysłowa Janikowo 2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których sporządza się: oraz deklarację ZUS, deklarację o podatku dochodowym od osób fizycznych sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103): Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania: sprawozdanie Rb 27 S sprawozdanie Rb 28 S Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania: sprawozdanie Rb - N sprawozdanie Rb Z sprawozdanie Rb 27 S sprawozdania Rb 28 S Za okresy półroczne składa się: sprawozdanie Rb 27 S sprawozdanie Rb 28 S sprawozdanie Rb Z sprawozdanie Rb N 2
6 Za rok składa się: sprawozdanie Rb 27 S sprawozdanie Rb 28 S sprawozdanie Rb N sprawozdanie Rb Z sprawozdanie Rb - WS sprawozdanie finansowe obejmujące: bilans jednostki budżetowej według załącznika nr 1 do rozporządzenia, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) według załącznika nr 3 do rozporządzenia, zestawienie zmian w funduszu jednostki według załącznika nr 4 do rozporządzenia. 3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są: techniką ręczną za pomocą komputera. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)powinny byś prowadzone co najmniej dla: środków trwałych 3
7 pozostałych środków trwałych rozrachunków z kontrahentami Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym. Ujmowane są na nich: 975 Wydatki strukturalne 976 Wzajemne rozliczenia między jednostkami 980 Plan finansowy wydatków budżetowych 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana. Do prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy BUDŻET SYSTEM KSIEGOWOŚCI BUDŻETOWEJ I PLANOWANIA Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zawiera ono: symbole i nazwy kont salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty Zestawienia... są zgodne z: obrotami dziennika obrotami zestawienia dzienników częściowych. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest: dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego, dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji. 4. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz z zakładowej instrukcji inwentaryzacji. W jednostce występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji: 2
8 1) spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic inwentaryzacyjnych, 2) uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic, 3) porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników. Spisowi z natury zgodnie z zakładową instrukcją inwentaryzacji podlegają: środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, a także nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycje,zbiory biblioteczne rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak: materiały oraz towary określone w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, tj. te, które zgodnie z decyzją kierownika jednostki obciążają koszty w dniu ich zakupu lub w momencie wytworzenia, natomiast na dzień bilansowy ustalany jest stan tych składników w drodze spisu i dokonywana jest ich wycena. Wartość tych składników wprowadzana jest na odpowiednie konto: 310 Materiały, oraz korygowane są koszty w wartości tego stanu. Spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych jednostce do przechowania, przetwarzania lub używania. Kopie tego spisu wysłać należy do jednostki będącej ich właścicielem. Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnego potwierdzenia informacji o stanie środków na rachunkach bankowych, stanie należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom. Potwierdzenie zgodności stanu podpisuje kierownik jednostki. Uzgodnienie stanu dotyczy: aktywów finansowych na rachunkach bankowych, należności od kontrahentów, wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów; potwierdzenie powinno dokonać się w drodze pisemnej i powinno dotyczyć: nazwy i rodzaju składnika, jego ilości, ceny jednostkowej i wartości bilansowej. Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są przez pisemne wysłanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości. Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się do: należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności od pracowników, należności z tytułów publicznoprawnych, innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe. Porównanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury i uzgodnienie stanu. 3
9 Ta forma inwentaryzacji dotyczy m.in.: wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń, materiałów i towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych, środków pieniężnych w drodze, należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz publicznoprawnych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, aktywów i pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe, gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych, funduszy własnych i funduszy specjalnych, innych rozliczeń międzyokresowych. Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu: weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności ustaleń kierownika jednostki z okresami amortyzacji przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym. Grunty i budynki wykazywane są w aktywach bilansu jednostki budżetowej pod warunkiem, że zostały jej przekazane w trwały zarząd, tzn. że jednostka posiada odpowiednie dokumenty w postaci: decyzji organu wykonawczego o przekazaniu w trwały zarząd, protokołów zdawczoodbiorczych potwierdzających przekazanie nieruchomości jednostce, potwierdzenia wpisu do ksiąg wieczystych. Grunty i budynki wykazywane są w aktywach bilansu urzędu jednostki samorządu terytorialnego (w przypadku braku ww. dokumentów). Grunty i budynki inwentaryzuje się poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami: wyciągami z ksiąg wieczystych, decyzją organu wykonawczego o przekazaniu w trwały zarząd oraz protokołem zdawczoodbiorczym, rejestrami prowadzonymi na stanowisku do spraw obrotu nieruchomościami. Sposób inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli wymaga wskazania przez kierownika jednostki w zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej. Terminy inwentaryzowania składników majątkowych 1) Ustala się następujące terminy inwentaryzowania składników majątkowych: a) co 4 lata: znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, a także nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycje, 2
10 b) co rok: pozostałe składniki aktywów i pasywów, tj.: - środki pieniężne, zapasy środków czystości, aktywów objętych wyłącznie ewidencją ilościową inne określone przez kierownika jednostki w zarządzeniu o inwentaryzacji. 2) Ustala się, z uwzględnieniem częstotliwości określonej w punkcie 1), następujące terminy inwentaryzacji: a) na dzień bilansowy każdego roku: aktywów pieniężnych materiałów, towarów, które bezpośrednio z zakupu obciążają koszty działalności składników aktywów i pasywów, których stan ustala się drogą weryfikacji; b) w ostatnim kwartale roku określone przez kierownika jednostki w zarządzeniu o inwentaryzacji: nieruchomości zaliczonych do środków trwałych, materiałów w magazynie stanu należności wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników majątku, z wyjątkiem znajdujących się w posiadaniu jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne, składowania aktywów objętych wyłącznie ewidencją ilościową aktywów będących własnością innych jednostek. c) zawsze: w dniu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie, w sytuacji wystąpienia wypadków losowych i innych, w wyniku których nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku. 3
11 2. OBOWIĄZUJĄCE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO (załącznik nr 2) Stosowane przez jednostkę zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają z: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm., ostatnia zmiana: Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378), 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157 poz z późn. zm.), 3) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), 4) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861, zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 121), 5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz.U. Nr 57, poz. 366). 1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów Aktywa i pasywa jednostki wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych według niżej przedstawionych zasad. Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej. Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jst otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się (amortyzuje). Nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty ich wartości. Odpisy umorzeniowo-amortyzacyjne ustala się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości. Wartości niematerialne i prawne nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia, zaś otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu w wartości określonej w tej decyzji, a otrzymane na podstawie darowizny w wartości rynkowej na dzień nabycia. Wartość rynkowa określana jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych (z wyjątkiem związanych z pomocami dydaktycznymi) podlegają umarzaniu na podstawie aktualnego planu amortyzacji. 2
12 Stawki amortyzacyjne ustalane są zgodnie ze stawkami określonymi w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (załącznik nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Amortyzacja obciąża konto 400 Amortyzacja. Na dzień bilansowy od wartości niematerialnych i prawnych umarzanych sukcesywnie dokonuje się także odpisów z tytułu aktualizacji ich wyceny według art. 32 ust. 4 ustawy. Wartości niematerialne i prawne zakupione ze środków na wydatki bieżące oraz stanowiące pierwsze wyposażenie nowych obiektów o wartości początkowej niższej od wymienionej w ustawie o podatku dochodowym dla osób prawnych, a także będące pomocami dydaktycznymi albo ich nieodłącznymi częściami: traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które umarzane są w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych w korespondencji z kontem 401 Zużycie materiałów i energii ujmuje się je tylko w ewidencji ilościowej, spisując w koszty działalności operacyjnej pod datą zakupu. Ewidencja szczegółowa dla wartości niematerialnych i prawnych ujmowanych łącznie na jednym koncie 020 Wartości niematerialne i prawne umożliwia ustalenie umorzenia oddzielnie dla poszczególnych podstawowych i dla pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. W tym celu zakłada się dwa konta analityczne: jedno dla umarzanych sukcesywnie zgodnie z planem amortyzacji, a drugie dla odpisywanych w 100% wartości początkowej. Rzeczowe aktywa trwałe obejmują: środki trwałe pozostałe środki trwałe środki trwałe w budowie (inwestycje) Środki trwałe to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości oraz środki trwałe stanowiące własność jednostki samorządu terytorialnego Urząd Miejskie w Janikowie otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. Środki trwałe obejmują w szczególności: nieruchomości, w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, lokale będące odrębną własnością, budynki, budowle, maszyny i urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych. Do środków trwałych jednostki zalicza się także obce środki trwałe znajdujące się w jej użytkowaniu na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeśli występuje ona jako korzystający (w zakresie leasingu finansowego). Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się: w przypadku zakupu według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeśli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości, w przypadku wytworzenia we własnym zakresie według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę, 3
13 w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej, w przypadku spadku lub darowizny według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu, w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu, w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka. Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia się w wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy. Wartość początkowa środków trwałych i dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach. Na dzień bilansowy dokonuje się też odpisów aktualizujących wartość środków trwałych zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy. Wyniki z tej aktualizacji odnosi się na fundusz jednostki. Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na: podstawowe środki trwałe na koncie 011 Środki trwałe, pozostałe środki trwałe na koncie 013 Pozostałe środki trwałe. Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.), a także rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz.U. Nr 238, poz. 1579). Umarzane są (z wyjątkiem gruntów) stopniowo na podstawie aktualnego planu amortyzacji według stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca przyjęcia środka trwałego do używania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Amortyzacja obciąża konto 400 Amortyzacja na koniec roku. W jednostce przyjęto metodę liniową dla wszystkich środków trwałych. Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz jednostki. Na potrzeby wyceny bilansowej wartość gruntów nie podlega aktualizacji. Pozostałe środki trwałe to środki trwałe wymienione w 6 ust. 3 rozporządzenia, które finansuje się ze środków na bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje). Obejmują: odzież i umundurowanie meble i dywany pomoce naukowe i dydaktyczne środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania. 2
14 Pozostałe środki trwałe: ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013 Pozostałe środki trwałe i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych w korespondencji z kontem 401 Zużycie materiałów i energii jeżeli ich wartość początkowa jest wyższa od 300 zł oraz bez względu na wartość: odzież i umundurowanie meble i dywany pomoce naukowe i dydaktyczne na podstawie decyzji kierownika jednostki ujmuje się tylko w pozaksięgowej ewidencji ilościowej, spisując w koszty pod datą zakupu jeżeli ich wartość początkowa jest niższa niż 300 zł. Zapasy obejmują materiały (m.in. środki czystości, środki żywności w stołówce). Materiały wycenia się są w cenach ewidencyjnych równych cenom nabycia lub zakupu, jeśli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości. W jednostce wycenia się je w cenach zakupu. Jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego. Zakupione materiały przekazywane są bezpośrednio do zużycia w działalności. Na koniec roku na podstawie spisu z natury ustalana jest wartość niezużytych materiałów w cenie zakupu, którą ujmuje się na koncie 310 Materiały, zmniejszając równocześnie koszty działalności. Jednostka prowadzi ewidencję materiałów ilościowo-wartościową. Przyjęcie materiałów do magazynu następuje w rzeczywistych cenach zakupu. Rozchód materiałów z magazynu w przypadku prowadzenia ewidencji według rzeczywistych cen nabycia/zakupu wycenia się metodą: pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO), cen przeciętnych. Od składników zaliczanych do zapasów nie dokonuje się odpisów z tytułu utraty wartości. Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT, a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi odsetkami z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności wątpliwych (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości). Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w momencie ich zapłaty lub na koniec kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny: (w samorządowych jednostkach budżetowych) są umarzane w całości lub w części, a ich spłata odraczana lub rozkładana na raty według zapisów zawartych w art. 59 ufp. Niewielkie salda należności w kwocie do 8,80 zł podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne. 3
15 Nie nalicza się odsetek od zaległości podatkowych nieprzekraczających trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską Spółkę Akcyjną za polecenie przesyłki listowej (art pkt 5 Ordynacji). Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej. Walutę obcą na dzień bilansowy wycenia się według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez Prezesa NBP na ten dzień. W ciągu roku operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach w dniu ich przeprowadzenia o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych, nie stanowią inaczej odpowiednio po kursie: faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań, średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne stosowanie kursu faktycznie zastosowanego przez bank obsługujący jednostkę, a także w przypadku pozostałych operacji. Krótkoterminowe aktywa finansowe to aktywa finansowe nabyte w celu odsprzedaży lub których termin wykupu jest krótszy od jednego roku od dnia bilansowego (np. akcje obce, obligacje obce, bony skarbowe i inne dłużne papiery wartościowe, m.in. weksle o terminie wykupu powyżej 3 miesięcy, a krótszym od 1 roku). Krótkoterminowe papiery wartościowe wycenia się na dzień bilansowy według: ceny (wartości) rynkowej ceny nabycia lub ceny (wartości) rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa wartości godziwej dla tych, dla których nie istnieje aktywny rynek. Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów to koszty już poniesione, ale dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych. Ich wycena bilansowa przebiega na poziomie wartości nominalnej. Przedmiotem rozliczeń kosztów czynnych są: koszty energii opłaconej z góry koszty ubezpieczeń majątkowych koszty opłat za wieczyste użytkowanie gruntów W jednostce rozliczenia międzyokresowe czynne nie występują. Zobowiązania w jednostce wycenia się w zależności od celu sprawozdawczego: w zakresie sprawozdania finansowego jednostki według art. 28 ust. 1 pkt 8 i 8a ustawy o rachunkowości, w zakresie sprawozdawczości budżetowej według rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz.U. Nr 57, poz. 366). Odsetki od zobowiązań wymagalnych, w tym także tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Rozliczenia międzyokresowe bierne to rezerwy na koszty przyszłych okresów. W jednostce rozliczenia międzyokresowe bierne nie występują lub mają nieistotną wartość i dlatego nie są tworzone. 2
16 Zobowiązania warunkowe to zobowiązania pozabilansowe, które powstają na skutek zdarzeń przeszłych, ale nie powiększają zobowiązań bilansowych, ponieważ nie nastąpiło spełnienie warunków ich realizacji i nie jest znana dokładna ich wartość oraz moment wypływu środków pieniężnych. Zobowiązania warunkowe tworzy się w jednostce w związku z: udzielonymi gwarancjami i poręczeniami majątkowymi w wysokości udzielonej gwarancji i poręczenia. Przychody przyszłych okresów to równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w kolejnych okresach sprawozdawczych (art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych postanowień, która spowoduje wykonanie: a) wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych przewidzianych do realizacji w danym roku, b) wydatków budżetowych oraz niewygasających wydatków budżetowych następnych lat, c) wydatków środków europejskich objętych planem danego roku i lat następnych. 2. Ustalanie wyniku finansowego Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 Wynik finansowy. Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w: zespole 4 kont, tj. na kontach kosztów rodzajowych, Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat przedstawionym w załączniku 7 do rozporządzenia składa się: zysk (strata) z działalności podstawowej, zysk (strata) z działalności operacyjnej, zysk (strata) z działalności gospodarczej, wynik brutto. 3
17 3. SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH (załącznik nr 3) 1. Zakładowy plan kont Jednostka prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont (załącznik nr 3a do zarządzenia) opracowany na podstawie: planu kont stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont księgi głównej i wykaz ksiąg pomocniczych oraz opis przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. 2. Wykaz ksiąg rachunkowych Zakładowy plan kont jednostki obejmuje następujące konta: Konta bilansowe Zespół 0 Majątek trwały 011 Środki trwałe 013 Pozostałe środki trwałe 020 Wartości niematerialne i prawne 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe 101 Kasa 130 Rachunek bieżący jednostki 2
18 Zespół 2 Rozrachunki i rozliczenia 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych 222 Rozliczenie dochodów budżetowych 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 224 Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich 225 Rozrachunki z budżetami 227 Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich 228 Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 Pozostałe rozrachunki 245 Wpływy do wyjaśnienia 290 Odpisy aktualizujące należności Zespół 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie 400 Amortyzacja 401 Zużycie materiałów i energii 402 Usługi obce 403 Podatki i opłaty 404 Wynagrodzenia 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 409 Pozostałe koszty rodzajowe Zespół 7 Przychody, dochody i koszty 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych 750 Przychody finansowe 751 Koszty finansowe 760 Pozostałe przychody operacyjne 761 Pozostałe koszty operacyjne 770 Zyski nadzwyczajne 771 Straty nadzwyczajne 3
19 Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 Fundusz jednostki 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów 860 Wynik finansowy Konta pozabilansowe 970 Płatności ze środków europejskich 975 Wydatki strukturalne 976 Wzajemne rozliczenia między jednostkami 980 Plan finansowy wydatków budżetowych 981 Plan finansowy niewygasających wydatków 982 Plan wydatków środków europejskich 983 Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego 984 Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat Zasady klasyfikacji zdarzeń wynikają z komentarza do planu kont ujętego w: załączniku nr 2 do rozporządzenia zakładowym planie kont Księgi pomocnicze tworzy się do następujących kont księgi główne: 011 Środki trwałe według: księgi inwentarzowej indywidualnych kart poszczególnych obiektów inwentarzowych tabeli amortyzacyjnej. Księga inwentarzowa prowadzona jest w sposób chronologiczny: dla wszystkich środków trwałych dla wszystkich środków trwałych z podziałem na grupy odpowiadające KŚT i zawiera następujące informacje: datę przyjęcia do użytkowania, numer i rodzaj dowodu numer inwentarzowy obiektu nazwę środka trwałego specyfikację wszystkich części składających się na zespół komputerowy lub inny składający się z określonych części złożony środek trwały wartość początkową środka trwałego i wartości poszczególnych części składowych wartość po aktualizacji wartość po ulepszeniu symbol klasyfikacji środków trwałych 2
20 stawkę amortyzacji roczną i miesięczną kwotę amortyzacji metodę amortyzacji rok budowy lub produkcji miejsce eksploatacji (pole spisowe) datę rozchodu i numer dowodu numer pozycji księgowania rozchodu wartość umorzenia na moment rozchodu wartość księgową netto rozchodowanego środka trwałego. 013 Pozostałe środki trwałe księgi inwentarzowej. Pozostałym środkom trwałym o wysokiej wartości początkowej albo szczególnie ważnych dla jednostki nadaje się indywidualne numery inwentarzowe i ujmuje w księdze inwentarzowej w oddzielnych pozycjach. Pozostałe, mniej wartościowe środki, ujmuje się w ewidencji zbiorczo, podając łączną ich ilość i wartość, w grupach podobnych środków trwałych. Rozchód takich środków wyceniany jest w średniej cenie ustalonej dla danej grupy, liczonej jako iloraz wartości grupy i ilości grupy. Poza szczegółową ewidencją ilościowo-wartościową prowadzi się dodatkowo karty wyposażenia w odzież ochronną pracowników obsługi zatrudnionych w Gimnazjum w Janikowie. Ewidencja ilościowa dotyczy następujących grup rodzajowych środków trwałych/środków trwałych o wartości poniżej 300,00 zł. 020 Wartości niematerialne i prawne według zasad analogicznych dla środków trwałych 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według zasad podanych dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych według zasad podanych dla pozostałych środków trwałych 101 Kasa według: gotówki w walucie polskiej oraz poszczególnych walut obcych znajdujących się w kasie osób, którym została powierzona gotówka 130 Rachunek bieżący jednostki według szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami według rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych według dłużników podziałek klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą 224 Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich według wartości przekazanych dotacji oraz zaliczek z tytułu płatności z budżetu środków europejskich według jednostek oraz przeznaczenia tych środków 225 Rozrachunki z budżetami według poszczególnych tytułów rozrachunków z budżetem 3
21 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne według poszczególnych tytułów i podmiotów rozrachunków 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń według pracowników jednostki i innych osób fizycznych, wobec których zostały naliczone wynagrodzenia lub świadczenia rzeczowe zaliczane zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami według poszczególnych pracowników oraz według tytułów rozrachunków, zaliczki w walutach obcych wypłacone pracownikom do czasu ich rozliczenia w równowartości waluty polskiej ustalonej przy wypłacie zaliczki 240 Pozostałe rozrachunki według poszczególnych tytułów rozrachunków, roszczeń i rozliczeń 245 Wpływy do wyjaśnienia według poszczególnych niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych 290 Odpisy aktualizujące należności według dłużników, od których należności dokonano odpisu aktualizującego 310 Materiały według kartotek ilościowo-wartościowych poszczególnych materiałów, w tym opakowań i odpadków, z podziałem na materiały znajdujące się w magazynach własnych i obcych oraz we własnym i obcym przerobie Koszty według rodzaju, ujęte na kontach i 409, według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego; w zakresie podatkowych i niepodatkowych dochodów budżetowych ewidencja szczegółowa uwzględnia zasady rachunkowości podatkowej, natomiast w zakresie podatków pobieranych przez inne organy ewidencję szczegółową stanowią sprawozdania o dochodach sporządzane przez te organy 750 Przychody finansowe według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów oraz według pozycji rachunku zysków i strat 760 Pozostałe przychody operacyjne według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów oraz pozycji rachunku zysków i strat 761 Pozostałe koszty operacyjne według podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków oraz pozycji rachunku zysków i strat 800 Fundusz jednostki według: tytułów zwiększeń i zmniejszeń funduszu wymienionych w zestawieniu zmian w funduszu jednostki 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje według: podziałek klasyfikacji budżetowej jednostek, którym przekazano dotacje jednostek, których dotyczą płatności z budżetu środków europejskich 860 Wynik finansowy... 2
22 3. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych Księgi rachunkowe jednostki budżetowej prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego zakupionego w firmie INFOSYSTEM - LEGIONOWO wykonanego przez Tadeusz i Roman Groszek System komputerowy rachunkowości obejmuje następujące moduły: księgę główną środki trwałe rozrachunki środki pieniężne sprzedaż kadry płace Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera: oznaczenie wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji, wykaz programów, procedury/funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów, opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości. 4. Opis systemu komputerowego rachunkowości W jednostce budżetowej do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program KSIĘGOWOŚĆ BUDŻETOWA zakupionego w firmie INFOSYSTEM LEGIONOWO wykonanego przez Tadeusz i Roman Groszek w wersji Wersja programu ulega zmianie po każdej aktualizacji. Zasady ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do systemu przetwarzania danych, zostały określone w instrukcji użytkownika. 3
23 Zasady stosowania algorytmów i parametrów poszczególnych programów zostały opisane w dokumentacji użytkownika. Lista oprogramowania użytkowanego Aplikacje firmy U.I. INFO-SYSTEMY, Roman i Tadeusz Groszek s.c. ul. Piłsudskiego 37/240, Legionowo: - Budżet - Księgowość Zobowiązań - Środki Trwałe Aplikacje firmy KompLesz Krzysztof Leszkowski, ul. M.Zaruskiego 6/2, Bydgoszcz: - Płace (wersja DOS) - Płace (wersja Windows) 2
24 4. SYSTEM OCHRONY DANYCH W JEDNOSTCE (załącznik nr 4) 1. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to atestowane zamki zamontowane w drzwiach. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są odpowiednie szafy. Szczególnej ochronie poddane są: sprzęt komputerowy użytkowany na stanowiskach księgowych księgowy system informatyczny, kopie zapisów księgowych, dowody księgowe, dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdania budżetowe i finansowe, dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się: regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. backupów np. płyty CD, inne dyski twarde na koniec każdego: dnia pracy (na dysk twardy) miesiąca pracy (na płytę CD) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach (imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika), profilaktykę antywirusową opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające, zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. firewalls, odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych, systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS), fizyczne odseparowanie komputerów z danymi księgowym od sieci i internetu. Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. 3
25 2. Przechowywanie zbiorów W sposób trwały (nie krótszy niż 50 lat) przechowywane są zatwierdzone sprawozdania finansowe, a także dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek na ubezpieczenia społeczne (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS, t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz z późn. zm.). Okresowemu przechowywaniu podlegają: dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki objęte sprzedażą detaliczną, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowanie karnym albo podatkowym przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone lub uległy przedawnieniu, dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu ich ważności, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez okres 5 lat, dokumentacja związana z projektami finansowanymi ze środków Unii Europejskiej i innych państw oraz organizacji międzynarodowych jest przechowywana przez okres określony w wytycznych zawartych w dokumentach odpowiedniego programu lub instrukcjach dotyczących źródeł finansowania danego projektu albo w umowie o dofinansowanie, chyba że przepisy krajowe zakładają dłuższy okres przechowywania niektórych z nich, to dla tych dokumentów stosuje się odpowiednio przepisy krajowe. Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory (dokumenty) dotyczą. W przypadku zakończenia działalności jednostki na skutek: połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej zbiory będą przechowywane przez jednostkę kontynuującą działalność. jej likwidacji zbiory przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik jednostki informuje właściwy organ prowadzący ewidencję działalności. 3. Udostępnianie danych i dokumentów Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce: w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upoważnionej przez niego osoby, poza siedzibą jednostki po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów. 2