Source: https://rodowfirmie.com.pl/blog/dokumentacja-pracownicza-a-rodo-o-czym-musimy-pamietac/
Timestamp: 2020-08-06 12:17:16
Legal References Found: art. 22
 art. 10
 art. 22
 art. 22
 art. 22
 art. 6
 art. 22
 art. 94

Art. 94
 art. 113

Document Content:
Dokumentacja pracownicza a RODO – o czym musimy pamiętać? - RODO w firmie
Zakres, sposób oraz warunki prowadzenia, przechowywania dokumentacji pracowniczej reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Od dnia 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części:
Część A Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy)
Część B Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
Część C Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
Część D Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Część A – jakie dane osobowe może żądać pracodawca?
Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie powinny spełniać wymogi Rozporządzania RODO oraz przepisy kodeksu pracy.
Jak wynika z treści art. 22(1) §1 Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
Przy czym, żądanie podania danych z pkt. 4-6 może nastąpić tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Jest to bardzo wąski katalog danych osobowych, jakich żąda pracodawca. Pozyskanie innych danych osobowych może odbywać się na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Warto zauważyć, iż zgoda nie może dotyczyć danych osobowych z art. 10 Rozporządzania RODO, czyli danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.
Część B – nawiązanie stosunku pracy, przebieg zatrudnienia
W części B akt osobowych pracownika znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, tym m.in.
a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.
Taka treść przepisu nie zostawia wątpliwości, iż dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych powinny znajdować się w teczkach osobowych pracowników.
Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 4 maja 2019 r. zmieniła m.in. zakres danych osobowych jakich żąda Pracodawca od pracownika. Poza danymi osobowymi wymienionymi w art. 22(1) §1 Kodeksu pracy, pracodawca zgodnie z §3 wspomnianego artykułu żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
Dodatkowo pracodawca może żądać podania innych danych niż wskazane powyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa – art. 22(1) §4 Kodeksu pracy. Technicznie rzecz ujmując przepisy prawa powszechnie obowiązującego stanowią podstawę do pozyskiwania i gromadzenia danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy.
Po nowelizacji przepisów Kodeksu pracy z dnia 21.02.2020 r. , które weszły w życie w dniu 4 maja 2019 r. podstawą prawną określającą zasady przetwarzania danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy jest Kodeks pracy – art. 22 (1) oraz przepisy odrębne. Na gruncie Rozporządzenia RODO możemy odnieść się do art. 6 ust. 1 lit. c).
Dowód osobisty pracownika?
W omawianym rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej nie ma konkretnego wskazania dowodu osobistego. Z praktycznego punktu widzenia identyfikacja konkretnej osoby leży w interesie pracodawcy a podstawą jest art. 22 (1) § 5 Kodeksu pracy. Zgodnie z treścią wspomnianego przepisu: udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Ministerstwo przygotowało także nowe wzory kwestionariuszy osobowych:
Bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej
Bez wątpienia dokumentacja pracownicza pracowników zawiera dane osobowe, które na gruncie Rozporządzania RODO podlegają ochronie. Dodatkowo wymóg zabezpieczania danych osobowych pracowników – dokumentacji pracowniczej – wynika także z §8 Rozporządzania w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z treścią wspomnianego przepisu:
Dodatkowo w Dziale IV Kodeksu pracy w art. 94 jako jeden z obowiązków pracodawcy został wskazany obowiązek zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej:
Art. 94 Pracodawca jest obowiązany w szczególności:
Przepisy prawa, nakładające obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych pracowników (danych osobowych pracowników):
Maksymalny okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od kilku czynników. Szczegółowa regulacja zawarta jest w Ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Okres 50 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Wg. przepisów do stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r. obowiązują stare przepisy, nakazujące przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. W określonych sytuacjach dla stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r. a przed 01.01.2019 r. okres przechowywania dokumentacji osobowej może zostać skrócony.
Okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Dla stosunków pracy zawartych od 01 stycznia 2019 r. obowiązuje 10 letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres ten może zostać wydłużony z uwagi na trwający proces sądowy.
1 rok dla dokumentacji z części D
Jak wynika z treści art. 113 §1 Kodeksu pracy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Okres ten może zostać skrócony przez pracodawcę.