Source: http://docplayer.pl/17020169-So-iii-431-2-2014-lodz-dnia-14-kwietnia-2014-r-wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2018-03-22 23:31:28
Legal References Found: art. 28
 art. 6
 art. 50
 art. 52
 art. 28
 art. 28
 art. 44
 art. 44
 art. 2

Document Content:
SO-III Łódź, dnia 14 kwietnia 2014 r. Wystąpienie pokontrolne - PDF
SO-III Łódź, dnia 14 kwietnia 2014 r. Wystąpienie pokontrolne
Download "SO-III.431.2.2014 Łódź, dnia 14 kwietnia 2014 r. Wystąpienie pokontrolne"
1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, dnia 14 kwietnia 2014 r. Pan Witold Małecki Burmistrz Miasta Tuszyna Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 50 ust. 2 oraz art. 52 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.) zespół kontrolerów w składzie: Monika Panasiuk starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Janusz Dymczak starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi i Marta Daszkiewicz-Daniszewska starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniący funkcję członków zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności przez Burmistrza Miasta Tuszyna. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Burmistrz Miasta Tuszyna Pan Witold Małecki. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 26 lutego 2014 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności zawartych w cytowanej na wstępie ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. ul. Piotrkowska 103, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42)
2 2 Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż w większości przypadków zagadnienia objęte kontrolą były wykonywane zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W zakresie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych stwierdzono, iż w kontrolowanym okresie przeprowadzono pięć postępowań administracyjnych, zakończonych decyzją administracyjną. Sprawdzono dokumentację dotyczącą wszystkich postępowań administracyjnych, zakończonych decyzją administracyjną w kontrolowanym okresie. Skontrolowane postępowania administracyjne w większości przypadków spełniały wymogi proceduralne, uregulowane w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267). W trzech sprawach postępowanie zostało wszczęte na wniosek strony, w jednym przypadku zaś organ nie uzyskał kompletu dokumentów potwierdzających legitymację procesową wnioskodawcy, co spowodowało naruszenie przepisu art. 28 w związku z przepisem art Kpa. W pozostałych dwóch przypadkach postępowanie zostało wszczęte z urzędu na skutek wniosku złożonego przez prokuraturę. W jednej ze spraw wszczętych z urzędu nie powiadomiono strony osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu o wszczęciu postępowania w sprawie wymeldowania osoby z przedmiotowego lokalu, co poskutkowało naruszeniem przepisu art Kpa. Co do zasady organ zapewniał stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, ponadto w wyczerpujący sposób gromadził materiał dowodowy w celu wyjaśnienia stanu faktycznego, czynił zadość wymogom, wynikającym z zasady pisemności, sporządzając protokoły z czynności istotnych dla sprawy, w prawidłowy sposób doręczał pisma w toku postępowania, przedłużał postępowanie w przypadku przekroczenia ustawowego terminu załatwienia sprawy, decyzje zaś zawierają wszystkie wymagane przepisem art Kpa elementy. W jednym przypadku organ dopuścił się naruszenia zasady czynnego udziału strony w postępowaniu poprzez brak zawiadomienia stron o dacie i miejscu przeprowadzenia dowodu zgodnie z przepisem art Kpa. Ponadto, w jednym z prowadzonych postępowań organ kilkukrotnie doręczał pisma stronie pomimo umocowania przez nią pełnomocnika do reprezentowania jej w niniejszym postępowaniu, przez co naruszył przepis art Kpa. Z wyjaśnień pracownika wynika, iż niedochowanie wymogów związanych z przestrzeganiem przepisów postępowania administracyjnego było wynikiem przeoczenia lub przekonania o braku potrzeby dokumentowania faktów znanych organowi z urzędu. Należy jednak wskazać, iż powyższe nieprawidłowości są wynikiem niewystarczającej znajomości procedury administracyjnej przez pracownika prowadzącego postępowania
3 3 meldunkowe. Jej skutkiem było naruszenie przepisów art Kpa, art. 28 w związku z art Kpa, art Kpa, art Kpa (i co za tym idzie art Kpa). Osobą odpowiedzialną za powstanie wymienionych wyżej naruszeń jest pracownik zajmujący się zadaniami z zakresu ewidencji ludności. W zakresie przyjmowania zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego skontrolowano losowo wybrane druki meldunkowe. W kontrolowanej jednostce stosowano aktualne formularze zgłoszeń meldunkowych określone w załącznikach do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475). Formularze były wypełniane zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk i zawierały wszystkie dane określone w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, Zgłoszenia pobytu stałego i Zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące zawierały potwierdzenie faktu pobytu, dokonane przez osobę dysponującą tytułem prawnym do lokalu. Prowadzony w systemie teleinformatycznym zbiór danych stałych mieszkańców nie budzi zastrzeżeń, a sprawdzone rekordy osobowe mieszkańców gminy zawierały wszystkie wymagane ustawą dane osobowo-adresowe oraz dane wynikające z aktów stanu cywilnego. Aktualizacja gminnego zbioru meldunkowego odbywa się na bieżąco w systemie komputerowym na podstawie zgłoszeń zameldowania lub wymeldowania, decyzji administracyjnych, odpisów aktów stanu cywilnego i zmian w tych aktach, zmian dowodu osobistego oraz innych zdarzeń powodujących obowiązek ewidencyjny. Dane przekazywane pomiędzy organami gmin, o których mowa w 4-7 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r., poz. 1480), przekazywane były przez PIA dwa razy w tygodniu (wtorki i piątki). Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż spowodowane to było ustaloną organizacją pracy. Powyższe skutkowało naruszeniem przepisów wykonawczych do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych tj. 8 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. Powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnie przyjętej organizacji pracy. Osobą odpowiedzialną za powstanie tej nieprawidłowości był pracownik wykonujący te zadania.
4 4 Weryfikacja dokumentacji dotyczącej dwudziestu jeden wniosków o udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych wykazała, że udostępnianie danych na podstawie art. 44 h ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w większości przypadków nie budzi zastrzeżeń. Udostępnianie ww. danych odbywało się w oparciu o wnioski zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z ewidencji ludności, zbiorów PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 105, poz. 667 ze zm.), a osoba je udostępniająca posiadała stosowne upoważnienie organu. Jednakże stwierdzono w jednym przypadku, iż udostępniono szerszy zakres danych (poprzednie adresy zameldowania na pobyt stały), niż żądał wnioskodawca we wniosku (wniosek Komornika Sądowego przy Sądzie Rejonowym w Piotrkowie Trybunalskim). Powyższe skutkuje powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu przepisu art. 44 h ust. 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych dane jednostkowe ze zbiorów meldunkowych udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu. Poprzez dane jednostkowe rozumie się informacje dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem uzyskane ze zbiorów meldunkowych lub zbioru PESEL. Zatem udostępnienie przez organ meldunkowy szerszego zakresu danych, niż żądał wnioskodawca, oznacza, iż dane te zostały udostępnione bez podstawy prawnej. Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż program komputerowy nie posiada opcji wygenerowania w systemie informatycznym jedynie ostatniego adresu zameldowania lecz wszystkich poprzednich, a osoba której dotyczył wniosek została wymeldowana z pobytu stałego decyzją administracyjną i nie posiadała aktualnego zameldowania na pobyt stały lub czasowy. Powstała nieprawidłowość była wynikiem niewystarczającej znajomości przepisów prawa, a osobą odpowiedzialną był pracownik wykonujący zadania z zakresu ewidencji ludności. W ośmiu przypadkach odpowiedzi na wnioski zostały udzielone w formie wydruku z aktualnego systemu informatycznego i przesłane listem poleconym do wnioskodawców. Przepisy ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych dopuszczają taką możliwość. Pracownik nie załączył do wniosku o udostępnienie danych osobowych, wygenerowanego z systemu wydruku (odpowiedzi), uniemożliwiając kontrolerom przeprowadzenie weryfikacji zgodności udostępnionego zakresu danych osobowych z przesłanym wnioskiem. Z przedstawionych wyjaśnień pracownika wynika, iż treść wydruku i udostępnionych danych
5 5 osobowych była zgodna z żądaniem wnioskodawców, a wydruk był podpisany przez pracownika z upoważnienia Burmistrza Miasta Tuszyna. Data umieszczona na wniosku z adnotacją,,wysłano jest datą wygenerowania wydruku z systemu informatycznego i wysłania odpowiedzi do wnioskodawcy. Pomimo, iż taki sposób nie narusza przepisów, to dobrą praktyką byłoby dołączanie do akt sprawy odpisu wysyłanego dokumentu, co umożliwiłoby weryfikację tych danych podczas kontroli. Wobec powyższego działalność organu gminy w kontrolowanym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Burmistrza do objęcia nadzorem pracownika wykonującego zadania z zakresu ewidencji ludności i zobligowania go do przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w prowadzonych postępowaniach meldunkowych, przepisów wykonawczych do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w zakresie udostępniania danych, a także bezwzględnego przestrzegania terminowości w przekazywaniu danych aktualizujących pomiędzy organami gmin. Jednocześnie proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU SPRAW OBYWATELSKICH i CUDZOZIEMCÓW Monika Skonieczna
WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 28 maja 2014 r. Pan Wiesław Ziółkowski Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 28 maja 2014 r. NK-KE.431.8.2014.IG Pan Wiesław Ziółkowski Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 2-4 kwietnia 2014 r., na podstawie art.
WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK-IV.431.16.2012 Łódź, 4 lipca 2012 r. Pan Witold Małecki Burmistrz Tuszyna WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli