Source: http://www.efaktury.org/przechowywanie_faktur_sprzedazowych_w_formie_skanu
Timestamp: 2018-10-19 18:48:03
Legal References Found: art. 14
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 15
 art. 106
 art. 14
 art. 14
 art. 14

Document Content:
Przechowywanie faktur sprzedażowych w formie skanu - Efaktury.org
Przechowywanie faktur sprzedażowych w formie skanu
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o, przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2008 r. (data wpływu 7 lipca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej - jest nieprawidłowe.
W dniu 7 lipca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej.
Spółka prowadzi działalność handlową poprzez sieć 11 marketów, zlokalizowanych w różnych miastach Polski. W ramach tej działalności wystawia swoim klientom faktury VAT. Z uwagi na charakter działalności i realizowane znaczne obroty, w ciągu roku uczestniczy w bardzo dużej liczbie transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT (około 300.000 sztuk miesięcznie). W efekcie, przechowuje ogromną liczbę faktur sprzedażowych.
W związku z powyższym, Spółka chce obniżyć wysokie koszty przechowywania faktur w formie papierowej. W tym celu planuje, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury wyłącznie w formie zapisu elektronicznego (jako pliki zapisane na cyfrowych nośnikach danych - faktury papierowe zostaną zniszczone). Operacja tworzenia zapisu elektronicznego będzie polegała na wykonaniu skanowania w kolorze każdej z faktur. Faktury sprzedażowe będą skanowane na bieżąco w ciągu roku. Skan faktury zostanie zapisany w formie pliku elektronicznego o rozszerzeniu pdf, możliwego do odczytania z wykorzystaniem powszechnie dostępnego programu komputerowego. Skan będzie wykonywany przy pomocy skanera pozwalającego na zachowanie kolorowego obrazu dokumentu, co pozwoli stwierdzić, że wykonano go z oryginalnego dokumentu, a nie np. z kserokopii lub faksu faktury.
Zapis elektroniczny faktur sprzedażowych w formie plików o rozszerzeniu pdf będzie gwarantował niezmienność zapisanych na nośnikach elektronicznych danych, ponieważ dokumenty te będą zapisane z funkcją uniemożliwiającą kopiowanie lub zmianę zapisanych treści faktur. Zbiory wszystkich zapisów elektronicznych faktur będą przechowywane na nośnikach danych znajdujących się w siedzibie Spółki, w związku z czym będzie możliwe natychmiastowe ich udostępnienie w formie wydruku.
Czy Spółka będzie miała prawo po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury sprzedażowe za okres sprawozdania w formie zapisu elektronicznego (w formie skanu faktury) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku od towarów i usług...
Zdaniem Wnioskodawcy, wystawione faktury sprzedażowe mogą być przechowywane po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w formie zapisu elektronicznego (w formie skanu). Na gruncie ustawy VAT ustawodawca obowiązek przechowywania dokumentów określił w art. 112, zgodnie z którym podatnik jest zobowiązany przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym, w ocenie Spółki ustawodawca nie zastrzegł w treści ustawy obowiązku przechowywania tych faktur w pierwotnej, papierowej postaci.
Ze względu na fakt, że faktury sprzedażowe powodują obowiązek zapłaty podatku VAT Zainteresowany uważa, że ich przechowywanie w formie zapisu elektronicznego (w formie skanu) powinno być akceptowalne.
Konieczność zapłaty podatku VAT należnego wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego w VAT, który wynika z dokonanej przez Wnioskodawcę dostawy towarów na rzecz klienta. Co więcej, sam fakt wystawienia faktury powoduje po jego stronie obowiązek zapłaty podatku.
Przechowywanie faktur VAT po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w formie skanów w żaden sposób nie wpłynie negatywnie na wywiązywanie się Spółki z jej obowiązków jako podatnika VAT. W momencie sporządzania i składania deklaracji VAT Zainteresowany zawsze będzie w posiadaniu kompletu kopii wystawionych faktur sprzedażowych. Co więcej, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego możliwa będzie kontrola prawidłowości i kompletności zadeklarowanego podatku VAT należnego, gdyż wszystkie niezbędne dane będą w równym stopniu uwidocznione na skanach faktur i dostępne w postaci wydruków tych skanów, jak byłoby to w sytuacji przetrzymywania papierowych kopii wystawionych faktur.
Bez problemów możliwe będzie też stwierdzenie, w razie ewentualnej kontroli, że wszystkie obroty z tytułu sprzedaży towarów oraz wszystkie faktury sprzedażowe zostały ujęte w deklaracjach, gdyż możliwa będzie kontrola, np. dat wystawienia i numerów kolejnych faktur. Dane te po zeskanowaniu nie będą mogły zostać przez Spółkę zmienione, jako że skany będą zabezpieczone przed kopiowaniem i zapisem.
Na potwierdzenie zaprezentowanego stanowiska, Spółka powołała interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną przez Naczelnika Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z dnia 1 kwietnia 2005 r. nr ZP/443-8/05, w której Naczelnik wyjaśnił, że jeżeli stosowany przez podatnika system przechowywania faktur gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych i umożliwia natychmiastowe udostępnienie tych faktur, to przechowywanie kopii wystawionych faktur sprzedażowych w formie zapisu elektronicznego (w formie skanu) nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.
Spółka uważa, że zgodnie z przepisami obowiązującej ustawy VAT wystawione faktury sprzedażowe po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą być przechowywane w formie zapisu elektronicznego, który polegałby na wykonaniu skanowania w kolorze każdej z faktur, które następnie zostałyby zapisane w formie dokumentu o rozszerzeniu pdf na nośnikach danych znajdujących się w jej siedzibie.
Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na mocy art. 106 ust 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.
Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 75, poz. 798 ze zm.).
Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).
W myśl przepisu § 23 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ww. dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 cyt. rozporządzenia).
Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).
Mocą § 2 ww. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Zgodnie z § 6 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.
§ 6 ust. 5 i 6 powołanego wyżej rozporządzenia stanowi, iż faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.
Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności handlowej, wystawia swoim klientom faktury VAT (około 300.000 sztuk miesięcznie). W efekcie przechowuje ogromną liczbę faktur sprzedażowych. W związku z powyższym, Zainteresowany planuje obniżyć wysokie koszty przechowywania faktur w formie papierowej w taki sposób, iż po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, chce przechowywać faktury wyłącznie w formie zapisu elektronicznego, jako pliki zapisane na cyfrowych nośnikach danych, a faktury papierowe zostaną zniszczone.
W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Spółka obowiązana jest przechowywać faktury VAT w takiej postaci w jakiej powstały. Nie jest więc możliwe, ani wystawianie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i przechowywanie tych dokumentów w innej postaci niż ta, w której zostały wystawione.
Oznacza to, że Wnioskodawca nie może przechowywać faktur sprzedażowych wyłącznie w formie zapisu elektronicznego po wcześniejszym zeskanowaniu, nawet jeżeli system, za pomocą którego są przechowywane, uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku.
Zatem w przedmiotowej sprawie Zainteresowany nie będzie miał prawa do przechowywania faktur sprzedażowych w formie zapisu elektronicznego (skanu) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku od towarów i usług, jeżeli dokumenty te w momencie wystawienia miały postać drukowaną (papierową).
W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie z dnia 7 października 2008 r. nr ILPB3/423-439/08-2/MC.
Nadmienia się, iż zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), rozpoznawanie spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczących wydawania w indywidualnych sprawach pisemnych interpretacji przepisów prawa podatkowego (interpretacje indywidualne), o których mowa w art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, ze zm.), przekazuje się wojewódzkim sądom administracyjnym, na których obszarze właściwości strona skarżąca zamieszkuje lub ma siedzibę. Powyższe rozporządzenie, zgodnie z brzmieniem § 3, wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, tj. z dniem 11 października 2008 r.
W związku z powyższym tut. Organ informuje, że jeżeli skarga na niniejszą interpretację będzie składana po dniu 10 października 2008 r., właściwym do jej rozpoznania będzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań.
Słowa kluczowe: faktura, faktura elektroniczna, podatek od towarów i usług, przechowywanie dokumentów
Data aktualizacji: 05/10/2011 10:56:04
Czy Podatnik mia prawo wystawić fakturę bez podatku VAT na kontrahenta niemieckiego, wskaz...
Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku na podstawie art. 14a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku Podatnika z dnia 25.11.2005 r. (data wpływu do...
Możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących przyznane premie pieniężne
Do obniżenia kwoty podatku należnego wymagane jest posiadanie potwierdzenia odbioru faktur...
Pytanie dotyczy złożenia zgłoszenia rejestracyjnego w podatku od towarów i usług i prawidł...
Na podstawie art. 14a 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) w odpowiedzi na wniosek z dnia 28.02.2006r. (data wpływu do tut. organu 28.02.2006r., uzupełniony w dniu 13.03.2006r.) w...
Czy wycena zabezpieczeń walutowych zaliczana do kosztów bilansowych winna być ujmowana w rachunku podatkowym?Czy istnieje możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej, a faktur korygujących w formie papierowej?Z którego dnia należy zastosować kurs średni NBP w celu przeliczenia kwoty kosztów uzyskania przychodów?Dokumentowania wypłacanych premii pieniężnychPrawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymaniem od kontrahenta faktur dokumentujących udzielenie premii pieniężnej