Source: https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,2,85,177393.html
Timestamp: 2019-01-19 12:02:06
Legal References Found: art. 28
 art. 86
 art. 32
 art. 39
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 3
 art. 21

Document Content:
Ujęcie księgowe wydatków na firmowy samochód - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Rachunkowość » Księgi rachunkowe » Ujęcie księgowe wydatków na firmowy samochód
Eliza Baszyńska
Jeżeli przewidywany okres ekonomicznej użyteczności nabytego samochodu jest dłuższy niż rok i pojazd ten jest kompletny i zdatny do użytku oraz przeznaczony na potrzeby jednostki, to można go uznać za środek trwały. Wykorzystywanie w prowadzonej działalności gospodarczej środków trwałych, takich jak np. firmowy samochód, generuje różnego rodzaju koszty. Wśród nich można wymienić m.in. amortyzację, ubezpieczenia, zakup paliwa, czy naprawy.
Przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich m.in. środki transportu (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości).
Jeśli zatem nabyty samochód spełnia warunki określone w tym przepisie ustawy o rachunkowości, to pojazd ten można uznać za środek trwały.
Środki trwałe ujmuje się w księgach rachunkowych w ich wartości początkowej. Gdy samochód został pozyskany przez przedsiębiorstwo w drodze kupna, to wartością początkową będzie cena jego nabycia. Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. W przypadku importu powiększona jest o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu.
Cenę nabycia obniżają rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ponadto cena nabycia obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia środka trwałego, do dnia bilansowego lub przyjęcia go do używania, w tym również m.in. niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy (por. art. 28 ust. 8 ustawy).
Ważne jest zatem określenie daty przyjęcia samochodu firmowego do używania, ponieważ wszystkie koszty poniesione w celu doprowadzenia środka trwałego do używalności przed wprowadzeniem go do używania zwiększą jego wartość początkową. Przykładowo opłaty za dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne samochodu firmowego będącego środkiem trwałym jednostki, poniesione przed wprowadzeniem go do ewidencji, zwiększą jego wartość początkową. Wartość początkową tego pojazdu zwiększy również kwota VAT związana z zakupem samochodu osobowego w części niepodlegającej odliczeniu (zob. art. 86a ust. 1 ustawy o VAT).
Amortyzacja bilansowa
Samochód zakwalifikowany do środków trwałych jednostki podlega amortyzacji bilansowej. Podstawą amortyzacji jest wartość początkowa pojazdu ujęta na koncie 01 "Środki trwałe". Amortyzacji bilansowej dokonuje się w oparciu o art. 32 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.
Odpisy amortyzacyjne księguje się w koszty działalności operacyjnej zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja),
- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych"
- Wn konto zespołu 5,
Należy pamiętać, że na dzień przyjęcia środka trwałego do używania trzeba ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji (przykład). Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych (art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Jednostka zakupiła i wprowadziła do ewidencji środków trwałych samochód osobowy, którego wartość początkowa wynosiła 78.000 zł. Ustalono okres ekonomicznej użyteczności tego samochodu na 5 lat. Roczna stopa amortyzacyjna wyniesie zatem 20%, tj. 100% : 5. Kwota amortyzacji, którą jednostka będzie miesięcznie odnosiła w ciężar kosztów bilansowych (przez 5 lat), wyniesie 1.300 zł, tj. 78.000 zł × 20% : 12 m-cy.
Korzystanie z samochodów, w tym w prowadzonej działalności gospodarczej, wiąże się z obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej posiadaczy takich pojazdów. Oprócz ubezpieczenia obowiązkowego (OC) właściciele samochodów mogą również wykupić ubezpieczenia dobrowolne (np. AC, NNW).
Ze względu na to, że ubezpieczenia dotyczą bieżącej eksploatacji samochodu nie zwiększają jego wartości początkowej, zalicza się je bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej. Koszty te można ująć w księgach rachunkowych zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe),
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto imienne ubezpieczyciela)
Koszty ubezpieczenia samochodów firmowych obejmują zwykle okres 12 miesięcy i wpływają na wynik finansowy dwóch lat obrotowych. Powinno się je zatem ująć w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ewidencja składek ubezpieczeniowych na podstawie zawartej polisy ubezpieczeniowej w jednostce ujmującej koszty na kontach zespołu 4 i 5 może przebiegać zapisem:
a) kwota składek wynikająca z polisy
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto imienne ubezpieczyciela),
b) zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
c) odpis kosztów w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".
Jeżeli kwota składki jest w ocenie jednostki nieistotna, to część składki dotyczącą roku bieżącego jednostka może odnieść w koszty bilansowe jednorazowo w momencie ich poniesienia (bez rozliczania w czasie co miesiąc), natomiast część kosztów dotyczącą roku następnego ująć na koncie 64-0 i odnieść w ciężar kosztów bilansowych w styczniu następnego roku.
Koszty paliwa
Wydatki na zakup paliwa do samochodu firmowego zalicza się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Do kosztów tych kwalifikuje się również nieodliczony VAT. Jak wynika bowiem z art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, zasadniczo od wydatków na pojazdy samochodowe podatnicy mogą odliczyć 50% kwoty VAT wykazanej na fakturze. Do wydatków tych zalicza się:
1) nabycie, import lub wytworzenie tych pojazdów oraz nabycie lub import ich części składowych,
2) używanie tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3,
3) nabycie lub import paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Tak wynika z art. 86a ust. 2 ustawy o VAT.
Pełne odliczenie VAT (100%) przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione dodatkowe warunki, w tym gdy samochody są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, co jest potwierdzone prowadzoną przez niego ewidencją przebiegu pojazdu lub w odniesieniu do samochodów innych niż osobowe, spełniających odpowiednie kryteria (por. art. 86a ust. 3 ustawy o VAT).
Ewidencja księgowa faktury dokumentującej zakup paliwa do samochodu stanowiącego środek trwały może przebiegać następująco:
a) wartość brutto faktury
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu
- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
c) cena zakupu paliwa powiększona o część VAT niepodlegającą odliczeniu
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),
Remonty i pozostałe wydatki
Do kosztów działalności operacyjnej zaliczane są także wydatki dotyczące samochodów firmowych stanowiących środek trwały, takie jak np.:
zakup części zamiennych,
zakup usług napraw związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu,
okresowe badania techniczne.
Należy pamiętać, że VAT wykazany na fakturze, w części która nie podlega odliczeniu, zwiększy kwotę kosztu.
Ewidencja faktur dotyczących bieżącej eksploatacji samochodów może przebiegać zapisami:
a) kwota brutto
c) wartość podlegająca odniesieniu w koszty, uwzględniająca nieodliczony VAT
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii, Usługi obce itd.),
Co ważne, nie zalicza się do kosztów działalności operacyjnej wydatków związanych z naprawą powypadkową samochodów. Na mocy art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości kwalifikuje się je do zdarzeń pośrednio związanych z działalnością operacyjną jednostki i ujmuje w księgach rachunkowych na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne".
» Amortyzacja samochodu osobowego w części ustalonej od wartości przekraczającej równowartość 20.000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania, nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. Można zatem w ewidencji analitycznej do konta 40 "Koszty według rodzajów" wyodrębnić zarówno amortyzację stanowiącą koszty uzyskania przychodów, jak i amortyzację, która według przepisów podatkowych nie stanowi kosztów uzyskania przychodów.
» Składka AC jest zaliczana do kosztów podatkowych tylko w części ustalonej od wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia nieprzekraczającej równowartości 20.000 euro. Z tego względu w ewidencji analitycznej do konta 40 "Koszty według rodzajów" można wyodrębnić pozostałe koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów, jak i pozostałe koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
» Jeżeli dokument polisy ubezpieczeniowej spełnia wymogi dokumentu księgowego określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz jeśli na polisie będzie znajdowała się informacja o jej sprawdzeniu i zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach przez osobę do tego uprawnioną, to polisa ta może być uznana za dowód księgowy, na podstawie którego jednostka dokona zapisów w księgach rachunkowych.
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)
•Leasing zwrotny samochodu osobowego
•Zakup opon (kół) zimowych - podatki i ewidencja księgowa
•Koszty podróży służbowych a wartość początkowa środka trwałego
•Czy można dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego otrzymanego nieodpłatnie?
•Remont środka trwałego i jego amortyzacja
•Wydatki poniesione na dostosowanie budynku do potrzeb prowadzonej działalności
•Koszty używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych
•Programy komputerowe nabyte na potrzeby zewnętrznego korzystania z firmowego serwera
•Wykup samochodu z leasingu operacyjnego i uznanie go za środek trwały
•Ujęcie w bilansie środków trwałych
•Ewidencja wykupu składnika majątku z leasingu
•Ujęcie w księgach VAT niepodlegającego odliczeniu
•Ewidencja księgowa opłaty rejestracyjnej
•Ewidencja nabycia samochodu ciężarowego
•Niskocenne składniki majątku w ewidencji księgowej
•Ewidencja wykupu na własność gruntu użytkowanego wieczyście
•Ewidencja i dokumentowanie odpisów amortyzacyjnych środków trwałych
•Ewidencja księgowa wykupu samochodu z leasingu operacyjnego
•Programy komputerowe w księgach rachunkowych
• Kompensata należności i zobowiązań z tytułu dostaw i usług
• Wynik podatkowy przy sporządzaniu porównawczego rachunku zysków i strat
• Przychody z działalności operacyjnej w rachunku zysków i strat
• Zakres informacji prezentowanych w sprawozdaniu finansowym
• Wypełnianie arkusza spisowego
• Kompensata jako sposób rozliczenia wyników inwentaryzacji za 2018 r.
• Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności w ewidencji księgowej
• Wybór firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego za 2018 r.
• Leasing zwrotny w ewidencji księgowej
• Inwentaryzacja składników majątku trwałego i obrotowego
• Bilansowe i podatkowe rozliczenie kosztów wynagrodzeń
• Zmiany wprowadzone od 1 stycznia 2019 r. do ustawy o rachunkowości
• Ewidencja kosztów i przychodów na przełomie miesiąca
• Ewidencja kosztów szczepień przeciw grypie
• Zaliczka na zakup środka trwałego w ramach WNT
• Czy można przeksięgować kapitał rezerwowy z dopłat wspólników na kapitał zapasowy?
• Świadczenia związane z letnim wypoczynkiem pracowników i ich rodzin
• Trwałe odłączenie części środka trwałego w celu jej sprzedaży
• Parametry uwzględniane przy ustalaniu poziomu istotności
• Dowody wewnętrzne w ewidencji księgowej
• Rozliczenie sprzedaży krajowej, na poczet której otrzymano zaliczkę w walucie obcej
• Umowa o dzieło i umowa zlecenia w ewidencji księgowej
• Ujęcie w księgach kosztów reklamy
• W jakiej formie należy powierzyć księgowemu odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych?
• Składanie sprawozdań finansowych za 2017 r. po nowemu
• Ewidencja księgowa składek na ubezpieczenie grupowe pracowników
• Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych
• Ewidencja księgowa zapłaty za pomocą mechanizmu podzielonej płatności VAT
• Wystąpienie wspólnika ze spółki jawnej
• Posezonowa obniżka cen w księgach rachunkowych
• Rozrachunki z właścicielem w księgach i sprawozdaniu finansowym firmy osoby fizycznej
• Korekta sprawozdania finansowego za 2017 r.
• Rozwiązania ewidencyjne dotyczące podatku od nieruchomości
• Program komputerowy wytworzony przez pracowników
• Podjęcie decyzji przez organ zatwierdzający jako jeden z warunków skorzystania z uproszczeń dla jednostek małych
• Rozliczenie podatku od środków transportowych w księgach rachunkowych
• Wycena bilansowa aktywów i zobowiązań wyrażonych w walutach obcych
• Ewidencja księgowa rocznej korekty VAT naliczonego
• Koszty wynagrodzeń pracowników produkcyjnych na przełomie roku
• Jednorazowa amortyzacja podatkowa i bilansowa