Source: http://www.e-podatnik.pl/artykul/doradca_podatnika/760/Otwieranie_i_zamykanie_ksiag_rachunkowych.html
Timestamp: 2015-07-28 05:44:07
Legal References Found: art. 12
 art. 3
 art. 2
 art. 19
 art. 44
 art. 44
 art. 26
 art. 26
 art. 12
 art. 13

Document Content:
e-PODATNIK :: WSZYSTKIE ARTYKU�Y ZA DARMO :: Doradca Podatnika "Otwieranie i zamykanie ksi�g rachunkowych" zamknij to okno
Doradca Podatnika 2/2004
Otwieranie i zamykanie ksi�g rachunkowychDefinicje ustawowe
Otwieranie i zamykanie ksi�g rachunkowych jest jednym z element�w prowadzenia rachunkowo�ci w firmie. Proces ten odbywa si� nie rzadziej ni� raz do roku, i ma na celu zamkni�cie w jednym okresie wszystkich zdarze� maj�cych w nim miejsce. Szczeg�owe zasady otwierania i zamykania ksi�g rachunkowych, w szczeg�lno�ci przypadki, kiedy nale�y takich operacji dokona�, zosta�y okre�lone w art. 12 ustawy o rachunkowo�ci (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). M�wi�c praktycznie – otwarcie ksi�g rachunkowych to rozpocz�cie nowego okresu sprawozdawczego, natomiast zamkni�cie ksi�g – to jego zako�czenie. Zdarzenia powoduj�ce konieczno�� otwarcia ksi�g rachunkowych to:
rozpocz�cie dzia�alno�ci – w dzie� pierwszego zdarzenia wywo�uj�cego skutki o charakterze maj�tkowym lub finansowym, pocz�tek ka�dego nast�pnego roku obrotowego, zmiana formy prawnej (z pewnymi wyj�tkami, o kt�rych poni�ej),
wpis (dzie� wpisu) do rejestru po��czenia jednostek lub podzia�u jednostki, powoduj�cych powstanie nowej jednostki (jednostek), rozpocz�cie likwidacji lub wszcz�cie post�powania upad�o�ciowego.
Natomiast ksi�gi rachunkowe zamyka si� na dzie�:
zako�czenia roku obrotowego, zako�czenia dzia�alno�ci jednostki, w tym r�wnie� jej sprzeda�y i zako�czenia likwidacji lub post�powania upad�o�ciowego, zmiany formy prawnej (na dzie� poprzedzaj�cy zmian� – z pewnymi wyj�tkami), po��czenia zwi�zanego z przej�ciem jednostki przez inn� jednostk� w jednostce przejmowanej, a w szczeg�lno�ci na dzie� wpisu do rejestru tego po��czenia, poprzedzaj�cy dzie� podzia�u lub po��czenia jednostek, je�eli w wyniku po��czenia powstaje nowa jednostka, w szczeg�lno�ci na dzie� poprzedzaj�cy dzie� wpisu do rejestru po��czenia lub podzia�u, poprzedzaj�cy dzie� postawienia jednostki w stan likwidacji lub upad�o�ci, bilansowy okre�lony odr�bnymi przepisami, inny ni� wskazany powy�ej.
Uszczeg�owienie dnia, w kt�rym nale�y zamkn�� ksi�gi sp�ki przejmowanej lub powstaj�cej w wyniku podzia�u lub po��czenia sp�ek, wprowadzone zosta�o na mocy nowelizacji ustawy o rachunkowo�ci. Mo�na nie zamyka� i nie otwiera� ksi�g rachunkowych w przypadku przekszta�cenia sp�ki osobowej oraz sp�ki cywilnej w inn� sp�k� osobow�, jak r�wnie� w przypadku po��czenia jednostek, gdy – w my�l ustawy – rozliczenie przej�cia jednostki nast�puje metod� ��czenia udzia��w i nie powoduje powstania nowej jednostki.
Otwarcie ksi�g rachunkowych nast�puje w ci�gu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarze�, natomiast zamkni�cie – nie p�niej ni� w ci�gu 3 miesi�cy. W przypadku sporz�dzenie sprawozdania finansowego otwarcie i zamkni�cie ksi�g rachunkowych nast�puje nie p�niej ni� w ci�gu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. W praktyce d�ugo�� okresu sprawozdawczego mo�e wynosi� od 1 dnia do 18 miesi�cy (por. art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowo�ci). Koniec i pocz�tek roku obrotowego
Obowi�zek zamkni�cia i otwarcie ksi�g rachunkowych powstaje w zwi�zku z ko�cz�cym si� rokiem obrotowym. Dla sp�ek zobligowanych do stosowania ustawy o podatku dochodowym od os�b prawnych mo�e to by� koniec dowolnego miesi�ca, przy czym zasad� jest, �e to 12 kolejnych miesi�cy kalendarzowych. Dla os�b fizycznych i sp�ek cywilnych jest to zawsze rok kalendarzowy – w ustawie o podatku od os�b fizycznych nie wskazano mo�liwo�ci okre�lenia innego okresu. Podstaw� otwarcia ksi�g rachunkowych jest zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Jako warto�ci pocz�tkowe wprowadza si� salda kont na koniec poprzedniego okresu. Bilans otwarcia powinien by� zawsze zgodny z bilansem zamkni�cia. Ewentualne ��czenia lub dzielenia kont lub ich wyodr�bnianie powinno mie� miejsce jako operacja nowego roku obrotowego. Wynika to z zasady ci�g�o�ci (art. 5 ust. 1): „wykazane w ksi�gach rachunkowych na dzie� ich zamkni�cia stany aktyw�w i pasyw�w nale�y uj�� w tej samej wysoko�ci w otwartych na nast�pny rok obrotowy ksi�gach rachunkowych”.
Inaczej ni� przy kontynuacji dzia�alno�ci nast�puje otwarcie ksi�g rachunkowych w przypadku rozpocz�cia dzia�alno�ci. Przez rozpocz�cie dzia�alno�ci rozumie si� brak dotychczasowego obowi�zku stosowania zapis�w ustawy o rachunkowo�ci. A zatem obowi�zek taki dotyczy nie tylko nowo powstaj�cych jednostek, ale r�wnie� os�b fizycznych oraz sp�ek cywilnych, kt�re nie spe�nia�y warunk�w okre�lonych w art. 2 ust. 1 pkt 2 i nie wybra�y zasad okre�lonych w ustawie o rachunkowo�ci. Przekroczenie wymaganych prog�w przychod�w lub dobrowolny wyb�r stosowania ustawy o rachunkowo�ci traktowane jest w tym przypadku jak rozpocz�cie dzia�alno�ci. Otwarcie ksi�g rachunkowych polega:
a) w przypadku jednostek niestosuj�cych dotychczas ustawy o rachunkowo�ci – na wprowadzeniu stan�w pocz�tkowych ustalonych w drodze inwentaryzacji (tzw. inwentarz),
b) w przypadku nowych jednostek – na wyst�pieniu pierwszego zdarzenia wywo�uj�cego skutki o charakterze maj�tkowym lub finansowym.
Sporz�dzenie inwentarza
Zasady sporz�dzania inwentarza zosta�y okre�lone w art. 19 ustawy. Inwentarz to wykaz sk�adnik�w aktyw�w i pasyw�w, potwierdzony ich inwentaryzacj�. Sporz�dzaj� go jednostki, kt�re uprzednio nie prowadzi�y ksi�g rachunkowych w spos�b okre�lony ustaw�. W pozosta�ych jednostkach rol� inwentarza spe�niaj� zestawienie obrot�w i sald kont ksi�gi g��wnej oraz zestawienia sald kont ksi�g pomocniczych, sporz�dzone na dzie� zamkni�cia ksi�g rachunkowych.
Pozycje inwentarza sporz�dzonego przez jednostki, kt�re nie prowadzi�y uprzednio ksi�g rachunkowych, powinny stanowi� odpowiedniki lub rozwini�cia poszczeg�lnych pozycji bilansu otwarcia. Sk�adniki aktyw�w i pasyw�w wycenia si� w inwentarzu wed�ug zasad okre�lonych w rozdziale 4 ustawy.
Znacznie wi�cej w�tpliwo�ci mo�e budzi� – zdaniem autora – ustalenie dnia, w kt�rym nast�pi�o „pierwsze zdarzenie wywo�uj�ce skutki o charakterze maj�tkowym lub finansowym”. Ustawa o rachunkowo�ci nie precyzuje, jakie zdarzenia nale�y uwa�a� za wywo�uj�ce takie skutki. Trzeba w tym przypadku kierowa� si� og�lnie przyj�tymi zasadami, zgodnie z kt�rymi zdarzenia wywo�uj�ce skutki o charakterze maj�tkowym lub finansowym to wszystkie zdarzenia pieni�ne i niepieni�ne, kt�re mog� mie� wp�yw na ocen� sytuacji maj�tkowej i finansowej jednostki. W szczeg�lno�ci mowa tutaj o:
rejestracji podmiotu w odpowiednim rejestrze,
wp�acie kapita�u podstawowego,
poniesieniu koszt�w (np. wynagrodze�).
Je�eli zdarzenie ma charakter pieni�ny lub powstaje w wyniku aportu, to r�wnie� w tym przypadku niezb�dne jest ustalenie inwentarza wnoszonych sk�adnik�w. Nale�y w nim dodatkowo wskaza� potwierdzenie ich nabycia (otrzymania), a w przypadku rozchodu �rodk�w – akceptacj� osoby upowa�nionej (kierownika jednostki) do ich wydatkowania. Zmiana formy prawnej Szczeg�lnym przypadkiem powstania obowi�zku zamykania i otwierania ksi�g rachunkowych jest zmiana formy prawnej. Na dzie� poprzedzaj�cy zmian� formy prawnej zamyka si� ksi�gi rachunkowe, natomiast w dniu zmiany formy – ponownie si� je otwiera (nowy rok obrotowy). Mo�na nie zamyka� i nie otwiera� ksi�g rachunkowych w przypadku przekszta�cenia sp�ki osobowej oraz sp�ki cywilnej w inn� sp�k� osobow�, jak r�wnie� w przypadku po��czenia jednostek, je�li – w my�l ustawy – rozliczenie przej�cia jednostki nast�puje metod� ��czenia udzia��w i nie powoduje powstania nowej jednostki (art. 12 ust. 3 ustawy o rachunkowo�ci). Decyzj� w tym zakresie podejmuje kierownik jednostki. Wspomniana metoda ��czenia udzia��w zosta�a scharakteryzowana w art. 44c ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowo�ci, natomiast spos�b ��czenia – w art. 44c ust. 3–5 .
Po��czenie lub podzia� jednostki
W przypadku po��czenia lub podzia�u jednostek, powoduj�cych w konsekwencji powstanie nowej jednostki, nast�puje otwarcie ksi�g rachunkowych na dzie� wpisu po��czenia lub podzia�u do rejestru. Po��czenie dokonuje si�, je�li z co najmniej dw�ch jednostek powstaje jedna. Nowo powsta�a jednostka otwiera ksi�gi rachunkowe na dzie� wpisu po��czenia do rejestru. Na dzie� poprzedzaj�cy po��czenie nast�puje zamkni�cie ksi�g rachunkowych u jednostek ��czonych. Podzia� nast�puje w przypadku utworzenia z dotychczasowego podmiotu co najmniej dw�ch nowych jednostek. R�wnie� w tym przypadku na dzie� poprzedzaj�cy podzia� nast�puje zamkni�cie ksi�g rachunkowych jednostki dzielonej. Postawienie w stan likwidacji lub upad�o�ci
Przypadkiem powoduj�cym obowi�zek zamkni�cia i otwarcia ksi�g rachunkowych jest postawienie jednostki w stan likwidacji lub upad�o�ci, a tak�e zako�czenie likwidacji lub post�powania uk�adowego. Zako�czenie dzia�alno�ci jednostki
Zamkni�cie ksi�g rachunkowych nast�puje ponadto w przypadku zako�czenia dzia�alno�ci jednostki, w tym r�wnie� jej sprzeda�y. W przepisach ustawy nie okre�lono jednak, co nale�y rozumie� przez dzie� zako�czenia dzia�alno�ci. Zdaniem autora, jest to dzie� wykre�lenia jednostki z ewidencji (rejestru). W niekt�rych opracowaniach za dat� zako�czenia podaje si� r�wnie� dzie� wykonania ostatniej operacji (analogia do otwarcia ksi�g rachunkowych).
W�tpliwo�ci budzi spos�b post�powania w zakresie inwentaryzacji w przypadku zamykania ksi�g rachunkowych na dzie� inny ni� dzie� ko�cz�cy rok obrotowy. Inwentaryzacja – w my�l art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowo�ci – przeprowadzana jest na ostatni dzie� ka�dego roku obrotowego. Analiza definicji roku obrotowego (art. 3 ust 1 pkt 9 ustawy o rachunkowo�ci) nie wskazuje, �e ko�czy si� on w innym momencie, ni� wynika to z zapis�w umowy lub statutu jednostki. A zatem nie ma obowi�zku przeprowadzania inwentaryzacji na te dni. Od tej og�lnej zasady s� jednak wyj�tki, okre�lone w art. 26 ust. 4 ustawy o rachunkowo�ci. I tak, inwentaryzacj� przeprowadza si� r�wnie� na dzie� zako�czenia dzia�alno�ci przez jednostk� oraz na dzie� poprzedzaj�cy postawienie jej w stan likwidacji lub upad�o�ci. W przypadku po��czenia lub podzia�u jednostek, z wyj�tkiem sp�ek kapita�owych, strony mog� – w drodze pisemnej umowy – odst�pi� od inwentaryzacji. Nie ma zatem ustawowego obowi�zku przeprowadzania inwentaryzacji na dzie�:
poprzedzaj�cy zmian� formy prawnej,
poprzedzaj�cy przej�cie jednostki przez inn� jednostk� (w jednostce przejmowanej),
po��czenia lub podzia�u jednostek, z wyj�tkiem sp�ek kapita�owych, gdy strony odst�pi�y w drodze umowy pisemnej od inwentaryzacji.
Tak wi�c – cho� ustawa o rachunkowo�ci tego nie nakazuje – wskazane jest przeprowadzenie inwentaryzacji na ka�dy dzie� powoduj�cy obowi�zek zamkni�cia ksi�g rachunkowych. Pozwala to precyzyjnie i bez p�niejszych w�tpliwo�ci ustali� wielko�ci pocz�tkowe (bilans otwarcia). Faktyczne zamkni�cie i otwarcie ksi�g rachunkowych
Zale�nie od stosowanej techniki prowadzenia ksi�g rachunkowych ich zamkni�cie odbywa si� w r�ny spos�b.
Przy komputerowym prowadzeniu ksi�g rachunkowych niezb�dne jest uwzgl�dnienie art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowo�ci. W�wczas zamkni�cie ksi�g rachunkowych polega na nieodwracalnym wy��czeniu mo�liwo�ci dokonywania zapis�w ksi�gowych w zbiorach tworz�cych zamkni�te ksi�gi rachunkowe. Nale�y tak�e dodatkowo uwzgl�dni� art. 13 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowo�ci. Zamkni�cie ksi�g rachunkowych oznacza systemowe wy��czenie dokonywania jakichkolwiek korekt w zapisach zamkni�tego roku obrotowego. W przypadku ksi�g rachunkowych prowadzonych r�cznie nale�y uniemo�liwi� wprowadzenie do nich jakiegokolwiek zapisu. Odbywa si� to przez wykre�lenie wszystkich pustych p�l. Ustalone na dzie� ko�cz�cy rok obrotowy lub w drodze inwentarza wielko�ci stan�w kont bilansowych (zespo�y 1, 2, 3, 6, 8) stanowi� tzw. bilans otwarcia. Ich wprowadzenie odbywa si� automatycznie (system finansowo-ksi�gowy) lub r�cznie – polega na przeniesieniu danych z innego systemu b�d� otwieraniu nowych ksi�g r�cznie. Wa�ne jest, aby stan w bilansie otwarcia by� zgodny ze stanem ustalonym na dzie� zamkni�cia ksi�g rachunkowych. Piotr Rybicki