Source: http://usc.pl/viewtopic.php?f=24&t=9512&sid=c3fac9ea16458223b69f0befb92c0729
Timestamp: 2017-11-25 05:38:44
Legal References Found: art. 28
 art. 45
 art. 128
 art. 130
 art. 45
 art. 61
 art. 130
 art.28
 art. 28

Art. 26
 art. 16
 art. 16

Art. 16

Art. 16

Art. 16
 Art. 16
 art. 25
 art. 16
 art.16
 art. 28
 art. 45

art. 130
 art. 128

Art. 16
 art. 45
 art.130
 art. 130
 art. 16
 art. 45
 art. 25
 art. 28
 art. 16
 art. 130
 art. 45
 art. 130
 art. 45
 art. 45
 art. 130
 art. 45
 art. 45
 art. 130

Document Content:
Temat postu: Kierowniki USC a KWERENDA
Wysłany: 15 Cze 2016, 12:22
Zwrócił się do mnie człowiek z wnioskiem o odszukanie gromady aktów podając sformuowań typu " Wszystkich osób noszących nazwisko...." wszystkich osób które brały ślub w okresie od 1916-1935 z nazwiskiem..." Chodzi o akta archiwalne, które powinny być przekazane do archiwum ale mam księgi łączone więc art. 28 ust. 4 ustawy poasc. Ale czy kierownicy USC są zobligowani do prowadzenia kwerendy. Jak również w jakiej formie udostępnić księgi? Proszę o pomoc jak to jest....
Wysłany: 16 Cze 2016, 08:28
Kierownik usc żadną kwerendą się nie zajmuje. Konkretny odpis aktu wydaje się osobie do tego uprawnionej. Jakie dokumenty wydaje się z ksiąg stanu cywilnego, w tym po okresie ich przechowywania w usc też jest zapisane w ustawie.
Więc w czym problem?.
Wysłany: 16 Cze 2016, 13:47
Mam problem z tymi aktami (akty małżeństwa, zgony) które przed przekazaniem do właściwego archiwum państwowego ich udostępnianie przez kierownika urzędu stanu cywilnego następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 14546 ze zm.).
Wysłany: 16 Cze 2016, 20:43
Postępuje się tak jak archiwa państwowe; robi się kserokopię aktu z księgi, na kserokopii stawia pieczątkę o treści :poświadcza zgodność kserokopii aktu z jego oryginałem, podpisuje się z pieczątką imienną i wydaje wnioskodawcy.
Wysłany: 16 Cze 2016, 21:03
Temu wnioskodawcy, co ma takie pomysły z szukaniem aktów, to proszę odpisać, że jeżeli jest osobą uprawnioną do otrzymania odpisu aktu (zac. przepis art. 45 ustawy), to może otrzymać konkretne odpisy aktów, jeżeli do każdego żądanego odpisu aktu, poda następujące dane; do aktu urodzenia (tu przepisać z ustawy jakie dane zawiera odpis skrócony aktu rodzenia), podobnie z aktu małżeństwa i zgonu.
Kierownik usc wydając odpis aktu czy kserokopię aktu musi być przekonany, że wydaje odpis właściwej osobie i taki odpis aktu, jaki może jej wydać. Tu nie może być żadnej pomyłki co do wydanego odpisu aktu, i dalej tego już proszę wnioskodawcy nie pisać - aby nie być postawionym przed sądem w sytuacji, że wydając odpis aktu osobie nieuprawnionej do jego otrzymania, naruszył dobra osobiste, udostępniając dane osoby, która na to nie wyraziła zgody. Podobnie postępują archiwa państwowe wydając kserokopię aktów; bardzo dokładnie sprawdzają o jaki akt chodzi i czy osoba żądająca kserokopii aktu, jest tą osobą, która jest uprawniona do otrzymania tego dokumentu.
Wysłany: 20 Lip 2016, 20:47
Ten temat wraca jak bumerang. mam problem z genealogiem który chce fotokopii aktów stanu cywilnego z lat 1916-1935 (małżeństwa, zgony. Zgodnie z art 130 ust 4. „Akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”. Tu zaczynają się schody ustawa o zasobach archiwalnych jest dość ogólna i niej wynika z niej kto może uzyskać od nas kopię aktu. Na dobrą sprawę kto złoży wniosek w ustawie o zasobach jest "zainteresowany" - brak definicja a zatem biorąc z encyklopedii definicję "każdy" - nie wykazując pokrewieństwa może uzyskać kopię aktu. Proszę o pomoc bo głupieję czytając te przepisy jak mam postąpić?
Wysłany: 21 Lip 2016, 08:57
Pani Kierownik, proszę się nie denerwować, postaram się to dokładnie wyjaśnić. W art. 130 ust. 5 jest zapis, że osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu można umożliwić wykonanie nieodpłatnie fotokopii aktu ........Kto jest osobą uprawnioną do otrzymania odpisu aktu zapisane jest w art. 45 ustawy: osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo......osoba, która wykaże interes prawny..........Skupiamy się na osobie, która wykaże interes prawny.
Interes prawny to interes wynikający z prawa materialnego. Np. bank ma interes prawny w otrzymaniu odpisu aktu zgonu swego dłużnika, jeżeli we wniosku napisze nam, że ten akt zgonu jest potrzebny do sprawy sądowej, w której sąd ma ustalić krąg spadkobierców po zmarłym dłużniku, aby ci za zmarłego dłużnika, spłacili dług bankowi. Do wniosku musi być dołączona umowa dłużnika z bankiem. Tu interes prawny jest wykazany, bo sąd bez odpisu aktu zgonu (dłużnika banku), wniosek bankowi odrzuci.
Osoba, która jest genealogiem nie ma interesu prawnego w otrzymaniu odpisów aktu, kserokopii aktu czy fotokopii aktu (zdjęcia aktu), bo te dokumenty są potrzebne do sprawy prywatnej a nie urzędowej. Po prostu jakaś osoba, która ma zamiar sobie drzewo genealogiczne np. narysować na ścianie w salonie, chce mieć dokumenty z usc aby rysując to drzewo wiedziała, jak je narysować ; kto był pierwszym członkiem roku i jacy byli jego zstępni czy krewni w linii bocznej (patrz art. 61 z 7 Kriop).
Ten wynajęty przez tę osobę prywatną genealog, jak zawraca się do usc o wydanie dokumentów z ksiąg stanu cywilnego (kserokopię aktów, czy możliwość zrobienia fotografii aktu), to musi: podać dokładne dane z aktu - to co napisałam powyżej z opisu skróconego aktu, aby wiadomo było o jaki akt chodzi i posiadać upoważnienie osoby uprawnionej do otrzymania odpisu aktu (art. 45 ustawy), że to właśnie ta osoba uprawniona do odpisu aktu, temu kto przyszedł do usc o wydanie dokumentu, zgodziła się na wydanie tego dokumentu (ten konkretny odpis aktu, kserokopię aktu czy fotografię aktu).
W usc nie ma pojęcia kwerenda, czyli to co robią archiwa państwowe; szukają w przedziale czasowym odpowiedniego aktu i dokładnie też sprawdzają osobę, której kserokopię aktu mogą wydać. Za taką kwerendę, z zależności od czasu poszukiwania aktu, archiwa państwowe pobierają własną opłatę. Ja spotkałam się już z opłatą za kwerendę w wys. 700 zł., bo taką opłatę ustaliło archiwum. To dla mnie było zabawne, bo przecież archiwa mają skorowidze do ksiąg stanu cywilnego i wystarczy przejrzeć skorowidze i wcale nie trzeba kartkować księg. Takiej opłaty za kwerendę w usc nie ma.
Wysłany: 21 Lip 2016, 09:30
Ta możliwość wykonania nieodpłatnego, przez osobę uprawnioną do otrzymania odpisu aktu (art.45 ustawy), fotokopii aktu - art. 130 ust. 5 ustawy - dot. wszystkich aktów, które usc posiada, bo nie ma ona mocy dokumentu urzędowego., więc i tych aktów, które mają już 120 lat (księga, a w niej akty np. od roku 1898 - do roku 1935), jak i tych sporządzonych np. w lutym 2015r. Natomiast jeżeli chodzi o dokumenty urzędowe, to są nimi tylko odpisy aktów stanu cywilnego ( aktów przeniesionych do rejestru stanu cywilnego, bo tylko z tego rejestru można wydawać odpisy i to aktów, których jest mowa w art.28 ust.1 ustawy). Po okresie przechowywania aktów, w terminie określonym w art. 28 ust. 1 ustawy, czyli np. aktów 120-letnich, z takich aktów wydaje się już tylko kserokopię aktów na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym, czyli tak, jak jest zapisane w tej ustawie; robi się się kserokopię aktu z księgi a na kserokopii aktu stawia się pieczątkę o treści: kserokopia aktu ma moc dokumentu urzędowego a pod tą pieczątką, kierownik usc stawia swą pieczątkę imienną i składa swój podpis.
Wysłany: 21 Lip 2016, 09:33
Ustawą z dnia 25 lutego 2016 r. zmieniono zapisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym ustawa weszła w życie 16 czerwca 2016 r.
Art. 26. W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) wprowadza się następujące zmiany:
"2a. Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych, przetwarzania tych informacji i danych, a także sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych bądź dźwiękowych tych materiałów, włącznie z metadanymi odwzorowań cyfrowych.";
2) po art. 16 dodaje się art. 16a-16e w brzmieniu:
Art. 16c. 1. Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne.
Art. 16d. 1. Podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom materiały archiwalne przez:
Art. 16e. 1. W przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych, podmiot zobowiązany wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu do tych materiałów.
3. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23), z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.";
Wysłany: 21 Lip 2016, 18:14
Dziękuję Pani Krystyno za obszerne wyjaśnienie, nie chcę popełnić błędu ale czy przypadkiem jeśli w ustawie o narodowych zasobach archiwalnych jest Art. 16d. 1. który mówi: Podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom materiały archiwalne przez:
to nie jest tak, że my wchodzimy trochę w "buty" archiwów i jeśli ktoś przyjdzie to po prostu musimy udostępnić bo to jest materiał archiwalny i wcale nie musi być wykazać się pokrewieństwem?
udostępniamy to co możemy czyli akty, które powinny już być w archiwum a nie przekazaliśmy ich bo np. są w księgach łączone roczniki albo różne rodzaje aktów
urodzenia do 1915 r włącznie i małżeństwa i zgony do 1935 r.
oczywiście to my decydujemy kiedy klient może przyjść i sobie przeglądać akty lub robić zdjęcia
tak by to nie dezorganizowało pracy usc bo przecież ktoś musi temu klientowi towarzyszyć i "patrzeć na ręce"
tak jak w archiwum klient powinien wypełnić zgłoszenie, czyli kto i co chce żeby mu udostępnić
powinien być opracowany regulamin korzystania z archiwaliów które możemy udostępniać w trybie ustawy o narodowym zasobie .... w formie zarządzenia wójta, burmistrza, prezydenta, żeby nie było wątpliwości co i na jakich zasadach wolno
Wysłany: 26 Lip 2016, 10:17
Pani Małgosiu ale ja w naszej ustawie nie widzę przepisu mówiącego o przeglądaniu aktów stanu cywilnego, takiego przepisu jak był zamieszczony w art. 25 poprzedniej ustawy. Jeżeli takiego przepisu nie ma, to osoba uprawniona (art.45 ustawy), może popatrzeć, zrobić tylko fotokopię tego aktu, do którego jest uprawniona (art.130 ust. 5 ustawy).
To, o czym pisze Kobra69 cytując ostatni przepis art. 16d, to nie jest tak, że archiwa państwowe udostępniają dokumenty wszystkim, którzy chcą je posiadać. Z wcześniejszych zapisów art 16, w tym art.16b ust. 2 wynikają też ograniczenia dla archiwum państwowego.
Poza tym art. 28 ust. 4 naszej ustawy odnosi się do formy tego dokumentu (wykonanie kserokopii), a nie do podmiotu, któremu się kserokopię udostępnia, a świadczy o tym zapis".......ich udostępnianie przez kierownika urzędu stanu cywilnego.....". Kierownik usc udostępnia fotokopie aktu, kserokopię tylko podmiotom uprawnionym (art. 130 ust. 5 w zawiązku z art. 45 ustawy.
Wysłany: 26 Lip 2016, 18:25
art. 130.4. Akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
ust. 5. Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.
to znaczy akty których okres przebywania w usc minął udostępniamy w trybie ust.4
czyli każdemu kto chce starsze niż 100 lat akty urodzeń i starsze niż 80 lat akty zgonów i małżeństw
Art. 16a. 1. ustawy o narodowym .... Każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych
ust. 5 natomiast jak ktoś chce zrobić sobie kopie z aktu którego okres przechowywania nie minął to oczywiście traktujemy tego "ktosia" tak jakby chciał odpis czyli musi to być osoba uprawniona do otrzymania odpisu i wtedy może sobie zdjęcie zrobić albo jak się da robimy mu kserokopię - oczywiście na wniosek żeby nie było sytuacji że zdjęcie lub ksero gdzieś potem się ukaże w internecie itp. i ktoś będzie miał pretensje do usc - i tu jest związek z art. 45 ustawy
często obywatele Izraela proszą o możliwość zrobienia zdjęcia bo w odpisie nie ma tego wszystkiego co w akcie, np. oryginalnego podpisu ojca, który dla wielu jest jedyną pamiątką
ja sama prosiłam usc w Warszawie o kopię-skan aktu slubu moich rodziców z czasu okupacji bo tam jest podpis brata mamy który był świadkiem na ślubie a potem jako żołnierz Parasola zginął w powstaniu warszawskim i oprócz jednego zdjęcia nic po nim nie ocalało ....
Wysłany: 27 Lip 2016, 06:36
Pani Małgosiu, rozumiem, że przepis art.130 ust. 5 nie budzi wątpliwości odnośnie jego stosowania, tylko przepis art. 130 ust. 4, czyli ten przepis na podstawie, którego kierownik usc postępuje tak, jak archiwum państwowe. W powyższej wypowiedzi ja podałam przepis art. 16b ust. 2, z którego wynikają takie ograniczenia a są nimi ochrona dóbr osobistych i dane osobowe. Czyli archiwum państwowe nie każdemu wydaje kserokopie aktu stanu cywilnego, kto chce ją otrzymać, bo udostępnianie akt stanu cywilnego jest ograniczone właśnie w/w przepisem prawnym. Ograniczenie z uwagi na ochronę dóbr osobistych jest właśnie zapisane w art. 45 naszej ustawy, czyli komu można kserokopię aktu wydać, to jest ograniczenie podmiotowe. W usc nie stosuje się ograniczenia z uwagi na dane osobowe, bo to związane jest z ustawą o ochronie danych osobowych, a tej nie stosuje się wówczas gdy z innych ustaw wynika dalej idąca ochrona prawna a taka ustawą jest Prawo o aktach stanu cywilnego. Natomiast jeżeli chodzi o przepis art. 25 poprzedniej ustawy, to on dopuszczał przeglądanie ksiąg stanu cywilnego upoważnionym pracownikom naukowym, wszystkich ksiąg, które są w posiadaniu usc i tych 100-letnich, 120-letnich i tych sprzed 5-ciu czy 10-lat. Natomiast obecnie można tym pracownikom udostępniać księgi tylko te, dla których minął okres ich przechowywania zapisany w art. 28 ust. 1 ustawy oraz w art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
To, że Pani usc w Warszawie wydało kserokopie aktu ślubu Pani rodziców, to nie wydało ją z uwagi na podpis brata mamy, tylko dlatego, że jest Pani uprawniona do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego, czyli wydało tę kserokopię aktu na podstawie art. 130 ust. 5 ustawy.
Ochrona dóbr osobistych jest niezbywalna i nie podlega dziedziczeniu a to oznacza, że gdybyśmy osobie nieuprawnionej ( nie zapisanej w art. 45 ustawy), wydali kserokopię aktu małżeństwa z aktu małżeństwa sporządzonego 83 lata temu (czyli na podstawie art. 130 ust. 4 ustawy), a osoba ta żyła, mogłaby wytoczyć powództwo kierownikowi usc o naruszenie dóbr osobistych i proces by wygrała a kierownik usc z własnej kieszeni musiałby zapłacić żądane odszkodowanie, bo wątpię aby gmina chciała to odszkodowanie zapłacić, bo kierownik usc działa we własnym imieniu a nie z upoważnienia organu zarządzającego gminą czyli wójta, prezydenta (burmistrza miasta).
Wysłany: 27 Lip 2016, 17:35
Archiwum państwowe, wydając poświadczone kserokopie aktów stanu cywilnego stosuje zapis art. 45 naszej ustawy odnośnie podmiotów uprawnionych do otrzymania kserokopii aktu i ma to wpisane w swej ustawie w pkt 16a ust. 4 pkt 3 (w trybie przepisów odrębnych).
Czyli reasumując, kierownik usc wydaje dokumenty tym osobom i takie dokumenty, jakie ma zapisane w art. 45 Prawa o aktach stanu cywilnego - tu jest zakres podmiotowy (komu) i przedmiotowy(jakie dokumenty) oraz kserokopię aktów (tu jest określona forma dokumentu - art. 130 par. 4 ale podmiot uprawniony do otrzymania tego dokumentu się nie zmienia - art. 45 ustawy, bo wydaje to kierownik usc i to jest wytłumaczone w uzasadnieniu do proj. ustawy - str. 41 - na zasadach stosowanych w archiwach państwowych) i są to dokumenty urzędowe oraz kserokopię aktów, które nie maja mocy dokumentu urzędowego, powtórzony podmiot uprawniony do otrzymania tej kserokopii z art. 45 ustawy - art. 130 par. 5 ustawy.