Source: http://docplayer.pl/420297-Abc-zasad-kontroli-przetwarzania-danych-osobowych.html
Timestamp: 2018-06-19 09:24:25
Legal References Found: art. 12
 art. 39
 art. 3
 art. 31
 art. 3
 art. 23
 art. 27
 art. 24
 art. 25
 art. 43
 art. 47
 art. 36
 art. 38
 art. 27
 art. 27
 art. 7
 art. 32
 art. 12
 art. 14
 art. 15
 art. 14
 art. 16

Document Content:
ABC zasad kontroli przetwarzania danych osobowych - PDF
Download "ABC zasad kontroli przetwarzania danych osobowych"
Izabela Urszula Dobrowolska
1 ABC zasad kontroli przetwarzania danych osobowych
2 BIURO GENERALNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH ul. Stawki 2, Warszawa tel.: (22) fax: (22) Opracowanie: Bogusława Pilc Dyrektor Departamentu Inspekcji Biura GIODO Copyright by GIODO ISBN Druk: Wydawnictwo Sejmowe Wydanie drugie poprawione Warszawa, grudzień 2011
5 Wprowadzenie Pojęcie kontrola należy do pojęć będących w powszechnym użyciu. Występuje ono w języku potocznym, publicystyce, piśmiennictwie naukowym. Należy również zauważyć, iż rozumienie tego pojęcia nie stwarza większych problemów i jego sens znaczeniowy pojmowany jest w sposób w miarę jednolity. Na potrzeby niniejszego opracowania istotne jest traktowanie kontroli jako funkcji. Kontrola traktowana w kategoriach funkcjonalnych i przedmiotowych znajduje odzwierciedlenie w licznych definicjach formułowanych w doktrynie, zwłaszcza prawa administracyjnego, np. M. Jaroszyński określał kontrolę w sposób bardzo zwięzły, stwierdzając, iż jest nią sprawdzenie stanu faktycznego (M. Jaroszyński, M. Zimmermann, W. Brzeziński, Polskie prawo administracyjne, część ogólna, Warszawa 1956, s. 440). Zdaniem E. Iserzona z kolei kontrolą jest ogół czynności zmierzających do ustalenia faktycznego stanu rzeczy, połączony z porównaniem stanu istniejącego ze stanem planowanym (E. Iserzon, Prawo administracyjne, Warszawa 1968, s. 174). W piśmiennictwie występują też bardziej rozbudowane definicje kontroli, np. J. Starościak przedstawiał, że kontrola polega na obserwowaniu, ustalaniu czy wykrywaniu stanu faktycznego, porównywaniu rzeczywistości z zamierzeniami, występowaniu przeciw zjawiskom niekorzystnym i sygnalizowaniu jednostkom kompetentnym dokonanych spostrzeżeń bez decydowania jednak o zmianie kierunku działania jednostki skontrolowanej (J. Starościak, Zarys nauki administracji, Warszawa 1971, s. 356). Według W. Dawidowicza kontrolę można scharakteryzować jako działanie obejmujące: zbadanie istniejącego stanu rzeczy; zestawienie tego co istnieje, z tym co być powinno, co przewidują odpowiednie wzorce czy normy postępowania, i sformułowanie na tej podstawie odpowiedniej oceny; w przypadku rozbieżności między stanem faktycznym a stanem pożądanym ustalenie przyczyn tych rozbieżności i sformułowanie zaleceń, mających na celu wskazanie sposobów usunięcia niepożądanych zjawisk ujawnionych przez kontrolę (W. Dawidowicz, Zagadnienia ustroju administracji państwowej w Polsce, Warszawa 1970, s. 34). Biorąc pod uwagę powyższe poglądy oraz potoczne znaczenie słowa kontrola, można stwierdzić, że kontrola jest funkcją, której istota tkwi w sprawdzaniu i ocenianiu określonej działalności. Prawo tworzy instytucje kontroli, które mają uprawnienia do podejmowania działań kontrolnych wobec określonego kręgu podmiotów, a podmioty te nie mogą się od kontroli uchylać. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa; tekst 5
6 jedn. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) zobowiązuje Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej: Generalny Inspektor albo GIODO) do szeroko pojmowanych zadań kontrolnych w zakresie zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych. Realizowana przez Generalnego Inspektora funkcja kontrolna łączy się z możliwością władczego oddziaływania na podmioty kontrolowane. Działalność władcza w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych polega w szczególności na wydawaniu decyzji administracyjnych nakazujących przywrócenie stanu zgodnego z prawem. Niniejsze opracowanie przedstawia podstawowe zasady wykonywania zadań kontrolnych GIODO jako organu, który stoi na straży przysługującego każdemu prawa do ochrony danych osobowych. I. Zadania kontrolne Generalnego Inspektora Ustawa o ochronie danych osobowych w art. 12 pkt 1 wskazuje, iż do zadań Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych należy w szczególności kontrola zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych. Przepisy te zawarte zostały w ustawie o ochronie danych osobowych oraz w wydanym na podstawie art. 39a ustawy rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024; dalej: rozporządzenie). Celem kontroli jest ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania przez podmiot kontrolowany przepisów o ochronie danych osobowych oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. Kontrole przeprowadzają inspektorzy w zespołach kontrolnych składających się najczęściej z trzech osób dwóch pracowników (prawników) Departamentu Inspekcji Biura GIODO oraz jednego pracownika (informatyka) Departamentu Informatyki Biura GIODO. Czynności kontrolne na miejscu są dokonywane w siedzibie kontrolowanego podmiotu oraz w innym miejscu (np. jednostce organizacyjnej) wskazanym jako obszar przetwarzania danych osobowych. Kontroli poddawane są zarówno podmioty sektora publicznego, jak i podmioty prywatne, które w art. 3 ustawy zostały wskazane jako podmioty zobowiązane do ochrony danych osobowych podmioty przetwarzające dane osobowe. 6
7 II. Zakres podmiotowy uprawnień kontrolnych Generalnego Inspektora Zakres podmiotowy uprawnień kontrolnych Generalnego Inspektora jest bardzo szeroki. Jak już wskazano, kontroli poddawane są podmioty należące do sfery publicznej i prywatnej. Można dokonać podziału tych podmiotów, biorąc pod uwagę posiadanie przez nie statusu administratora danych, bądź brak takiego statusu. Kontrola przetwarzania danych osobowych obejmuje zarówno administratorów danych podlegających obowiązkowi zgłoszenia zbioru do rejestracji, jak też administratorów danych, którzy z mocy ustawy są z obowiązku rejestracji zwolnieni. Ponadto zauważyć należy, że w przypadku gdy administrator danych sam nie przetwarza danych, lecz zleca to innemu podmiotowi (zleceniobiorcy) w drodze umowy zawartej na piśmie, na zasadach określonych w art. 31 ustawy, kontroli podlega również ten podmiot (zleceniobiorca). Zatem obowiązki związane z kontrolą ciążą nie tylko na administratorze danych, lecz także odpowiednio na podmiocie zajmującym się przetwarzaniem danych na podstawie tzw. umowy powierzenia. 1. Podmioty publiczne Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawa ma zastosowanie do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego oraz do państwowych i komunalnych jednostek organizacyjnych. Podmioty te, jako należące do sektora publicznego, mogą decydować o celu i środkach przetwarzania danych w ramach zadań przyznanych im przepisami prawa. Kontrolą mogą być objęte np. Kancelaria Prezydenta RP, Kancelaria Sejmu, Kancelaria Senatu, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, ministerstwa, sądy, prokuratury, jednostki policji, urzędy skarbowe, publiczne zakłady opieki zdrowotnej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, gminy, powiaty, województwa i inne. 2. Podmioty prywatne Drugą grupę podmiotów objętych kontrolą stanowią podmioty prywatne: podmioty niepubliczne realizujące zadania publiczne (np. prywatne zakłady opieki zdrowotnej, prywatne szkoły i przedszkola); osoby fizyczne i osoby prawne (np. spółki z o.o., spółki akcyjne, stowarzyszenia, fundacje, spółdzielnie) oraz jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi (np. niemające osobowości prawnej spółki prawa handlowego); objęte są one zakresem stosowania ustawy, jeżeli przetwa- 7
8 rzają dane w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych (art. 3 ust. 2 pkt 2 ustawy). Ustawa obejmuje te podmioty prywatne, które mają siedzibę albo miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, albo w państwie trzecim, o ile przetwarzają dane osobowe przy wykorzystaniu środków technicznych znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 3 ust. 3 ustawy). Podmioty te mogą realizować takie cele i stosować takie środki w zakresie przetwarzania danych osobowych, które w naturalny sposób wynikają ze specyfiki prowadzonej przez nie działalności. 3. Ograniczenia podmiotowe kontroli Generalny Inspektor ma ograniczone prawo kontroli wobec następujących podmiotów: administratorów danych; administratorów danych dotyczących członków kościoła lub innego związku wyznaniowego o uregulowanej sytuacji prawnej, przetwarzanych na potrzeby kościoła lub związku wyznaniowego; Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego oraz Centralnego Biura Antykorupcyjnego w odniesieniu do danych, które zostały uzyskane w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych przez funkcjonariuszy tych podmiotów. Wobec wymienionych podmiotów Generalny Inspektor lub upoważnieni przez niego pracownicy Biura GIODO (inspektorzy) posiadają zredukowane uprawnienia kontrolne. W szczególności nie mają prawa: wstępu do pomieszczenia, w którym zlokalizowany jest zbiór danych oraz do pomieszczenia, w którym przetwarzane są dane poza zbiorem; przeprowadzania w pomieszczeniu kontrolowanego podmiotu niezbędnych badań lub innych czynności w celu oceny zgodności przetwarzania danych z ustawą; wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli; sporządzania kopii dokumentów i danych; przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych; zlecania sporządzania ekspertyz i opinii; 8
9 wydawania decyzji administracyjnych, w tym decyzji nakazujących przywrócenie stanu zgodnego z prawem; rozpatrywania skarg w sprawach wykonania przepisów o ochronie danych osobowych; żądania wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub innego przewidzianego prawem postępowania przeciwko osobom winnym dopuszczenia do uchybień. Wobec tych podmiotów Generalny Inspektor może jedynie żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywać i przesłuchiwać osoby w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego. III. Zakres przedmiotowy uprawnień kontrolnych Generalnego Inspektora Podczas kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych inspektor zwraca szczególną uwagę na następujące kwestie: 1. Przesłanki legalności przetwarzania danych osobowych podmiot kontrolowany powinien wykazać co najmniej jedną z przesłanek legalności przetwarzania danych, które zostały wymienione w art. 23 ustawy. Gdy np. podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda osoby, której one dotyczą inspektor żąda udokumentowania zgody; dowodem może być w szczególności oświadczenie na piśmie, nagranie bądź każdy inny nośnik informacji dokumentujący wyrażoną zgodę. Gdy z kolei dane są niezbędne do realizacji umowy, której dana osoba jest stroną inspektor żąda przedstawienia treści tej umowy; 2. Przesłanki legalności przetwarzania danych szczególnie chronionych podmiot kontrolowany jest obowiązany do przedstawienia dowodów legalności przetwarzania danych i wykazania, że spełnia co najmniej jedną z podstaw prawnych wymienionych w art. 27 ust. 2 ustawy. Gdy tą podstawą jest przepis szczególny innej ustawy, wówczas kontrolowany podmiot powinien precyzyjnie określić dany przepis poprzez jego przedstawienie i podanie nazwy aktu prawnego, z którego pochodzi; 3. Zakres i cel przetwarzania danych kontrolowany podmiot jest obowiązany podać kategorie osób (np. pracownicy, uczniowie, członkowie, klienci) oraz kategorie przetwarzanych danych i ich zakres (dane tzw. 9
10 zwykłe np. imię, nazwisko, adres zamieszkania, data urodzenia, stan cywilny; dane szczególnie chronione i ich zakres np. stan zdrowia, kod genetyczny, nałogi, pochodzenie rasowe, poglądy polityczne, religijne), a także wskazać cel, w jakim dane przetwarza (np. marketingowy, podatkowy, archiwalny); 4. Merytoryczna poprawność danych i ich adekwatność do celu przetwarzania kontrolowany podmiot jest obowiązany wykazać merytoryczną poprawność, np. poprzez okazanie dokumentów, które potwierdzają poprawną pisownię kwestionowanego imienia, nazwiska czy daty urodzenia danej osoby. Badając adekwatność danych, inspektor szczegółowo analizuje wszystkie ich elementy oraz cel, w jakim są przetwarzane. Kontrolowany podmiot musi z kolei uzasadnić potrzebę posiadania danych osobowych w stosunku do celu przetwarzania, w jakim je pozyskał (podmiot prywatny). W przypadku podmiotów publicznych wymagane jest podanie przepisu uprawniającego do przetwarzania określonych danych. 5. Obowiązek informacyjny inspektor sprawdza, w jaki sposób jest realizowany obowiązek poinformowania każdej osoby, której dane dotyczą, tj. czy zakres informacji uwzględnia odrębnie uregulowane dwie sytuacje dotyczące źródła pozyskania danych (od osoby, której dane dotyczą art. 24 ustawy, i nie od osoby, której dane dotyczą art. 25), a zatem czy zawiera określone przepisami ustawy elementy, a ponadto czy poinformowanie ma indywidualny charakter i czy informacje zostały przedstawione w sposób zrozumiały dla odbiorcy; 6. Zgłoszenie zbioru do rejestracji inspektor sprawdza, czy prowadzone przez podmiot kontrolowany zbiory danych nie podlegają w myśl art. 43 ust. 1 ustawy zwolnieniu z obowiązku rejestracji. Jeśli obowiązek rejestracji zaistniał i dokonano zgłoszenia zbiorów do rejestracji badana jest bardzo szczegółowo treść wypełnionego formularza zgłoszenia (wzór został opublikowany w akcie wykonawczym do ustawy) oraz stan faktyczny odnoszący się do informacji podanych w zgłoszeniu. Inspektor ustala ponadto, czy ewentualna zmiana, w zakresie informacji podanych w zgłoszeniu, została Generalnemu Inspektorowi zgłoszona w terminie wskazanym w ustawie; 7. Przekazywanie danych do państwa trzeciego inspektor sprawdza, czy kontrolowany podmiot uwzględnił co najmniej jedną z przesłanek wymienionych w art. 47 ustawy, zezwalających na legalne przekazanie danych poza obszar UE. Ponadto dokonuje oceny, czy zostały zastosowane odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane, o których mowa w ustawie i rozporządzeniu; 10
11 8. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (art. 31 ustawy) inspektor sprawdza, czy umowa powierzenia została sporządzona na piśmie, a następnie szczegółowo bada jej treść; umowa powinna m.in. precyzyjnie określać zakres danych przekazanych do przetwarzania oraz podstawę i cel przetwarzania. Kopia umowy, potwierdzona za zgodność przez administratora danych, jest załączana do protokołu i szczegółowo opisywana. Ponadto może być przeprowadzona kontrola podmiotu, któremu zlecono przetwarzanie danych. W takim przypadku inspektor bada, czy dane są przetwarzane zgodnie z postanowieniami umowy powierzenia (w szczególności, jeśli chodzi o zakres danych i wskazany cel) oraz czy podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych, podjął środki zabezpieczające określone w przepisach o ochronie danych osobowych; 9. Zabezpieczenie danych jednym z podstawowych celów kontroli jest sprawdzenie zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych związanych z bezpieczeństwem przetwarzanych danych (rozdz. V ustawy oraz przywołane rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji). Inspektor ocenia, czy administrator danych zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy zastosował środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności czy w odpowiedni sposób zabezpieczył dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, zmianą, utratą, uszkodzeniem, lub zniszczeniem. Przepisy o ochronie danych osobowych nie precyzują, jakimi środkami należy się posłużyć, aby zapewnić właściwą ochronę przetwarzania danych. O użyciu środków danego rodzaju decyduje administrator, a skuteczność zastosowanych rozwiązań podlega badaniom w czasie kontroli. Wymogi dotyczące zabezpieczenia danych odnoszą się zarówno do danych przetwarzanych w sposób tradycyjny, jak i do danych przetwarzanych w systemach informatycznych. W toku kontroli ustala się, czy: wszystkie osoby biorące udział w procesie przetwarzania danych, tj. uczestniczące w jakichkolwiek operacjach wykonywanych na danych osobowych, takich jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, usuwanie posiadają upoważnienie nadane przez administratora danych (art. 37 ustawy); 11
12 kontrolowany podmiot prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych (art. 39 ust. 1 ustawy), zawierającą: a) imię i nazwisko osoby upoważnionej, b) datę nadania upoważnienia, c) datę ustania upoważnienia, d) zakres upoważnienia, e) identyfikator, jeżeli dane przetwarzane są w systemie informatycznym; osoby upoważnione do przetwarzania danych zachowują te dane oraz sposób ich zabezpieczenia w tajemnicy (art. 39 ust. 2 ustawy); administrator danych wyznaczył administratora bezpieczeństwa informacji (art. 36 ust. 3 ustawy), tj. osobę lub osoby nadzorujące przestrzeganie zasad ochrony, chyba że sam sprawuje nadzór. Inspektor bada również, w jaki sposób jest wykonywany taki nadzór m.in. czy zostały opracowane procedury określające obowiązki w tym zakresie, czy nadzór jest sprawowany sukcesywnie, w jakim przedziale czasowym, czy obejmuje wszystkie zagadnienia dotyczące zastosowanych zabezpieczeń i czy jest skuteczny; administrator danych zapewnił kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane (udostępniane) art. 38 ustawy. Inspektor bada również sposób sprawowania takiej kontroli; urządzenia i systemy informatyczne spełniają wymogi bezpieczeństwa. Ocenę bezpieczeństwa rozpoczyna inspektor od analizy dokumentów określających politykę bezpieczeństwa kontrolowanego podmiotu w zakresie ochrony fizycznej obiektów, kontroli dostępu do poszczególnych systemów informatycznych i usług sieciowych oraz w zakresie ochrony zasobów informatycznych przed nieuprawnionym dostępem, przejęciem lub zniszczeniem przy użyciu szkodliwego programowania i narzędzi (tzw. wirusy, robaki, konie trojańskie, rootkity itp.). Elementy kontroli urządzeń i systemów informatycznych: 1) bezpieczeństwo fizyczne podstawowymi elementami oceny są: sposób zabezpieczenia obiektów i pomieszczeń, gdzie znajdują się systemy informatyczne i nośniki informacji, na których przechowywane są kopie zapasowe lub archiwalne danych, oraz pomieszczeń, gdzie zlokalizowane są urządzenia sieciowe, serwery i stacje robocze. Pomieszczenia takie, zgodnie z wymaganą polityką bezpieczeństwa, powinny być wskazane 12
13 jako obszar przetwarzania danych ( 4 pkt 1 rozporządzenia). Inspektor dokonując oceny sprawdza m.in.: formę realizacji ochrony fizycznej z udziałem czynnika ludzkiego (np. system organizacji służby ochrony), budowlane urządzenia zabezpieczające (np. drzwi stalowe, kraty stalowe, rolety przeciwwłamaniowe, okiennice i szyby zabezpieczające otwory okienne), urządzenia fizycznej kontroli dostępu do pomieszczeń (np. zamki, kłódki, zasuwy, blokady), elektroniczne urządzania zabezpieczające przed włamaniem i pożarem (np. sygnalizacja włamania lub napadu, sygnalizacja pożaru, system wideo nadzoru), elektroniczny system kontroli dostępu, z rejestracją operacji otwierania i zamykania pomieszczeń przez osoby uprawnione. Stosowanie któregokolwiek z wymienionych środków powinno być uzależnione od występujących zagrożeń w zakresie zapewnienia poufności, integralności i tzw. rozliczalności przetwarzanych danych; 2) bezpieczeństwo systemów informatycznych przed przystąpieniem do kontroli inspektor zapoznaje się z architekturą używanych systemów oraz lokalizacją i strukturą prowadzonych zbiorów danych. Podstawowym dokumentem wymaganym od kontrolowanego podmiotu jest polityka bezpieczeństwa ( 3 rozporządzenia), która zgodnie z 4 pkt 2 4 rozporządzenia powinna zawierać: wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania danych; opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi; sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami. Na podstawie uzyskanych informacji, ustalonych kategorii danych oraz sposobu korzystania ze środków teletransmisji inspektor ocenia poziom bezpieczeństwa, jaki powinien być zastosowany: podstawowy, podwyższony bądź wysoki. Zgodnie z 6 rozporządzenia, wyróżniającym poziomy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, przyjmuje się, że: poziom co najmniej podstawowy stosuje się, gdy: 1) w systemie informatycznym nie są przetwarzane dane, o których mowa w art. 27 ustawy, oraz 13
14 2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną ( 6 pkt 2); poziom co najmniej podwyższony stosuje się, gdy: 1) w systemie informatycznym przetwarzane są dane osobowe, o których mowa w art. 27 ustawy, oraz 2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną ( 6 pkt 3); poziom wysoki stosuje się, gdy przynajmniej jedno urządzenie systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną ( 6 pkt 4). Ostatnim etapem kontroli bezpieczeństwa systemów jest szczegółowe sprawdzenie stosowanych procedur zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych oraz kontrola zastosowanych środków bezpieczeństwa. Dokumentem, który na tym etapie kontroli inspektor wnikliwie analizuje, jest wskazana w 3 rozporządzenia instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, która zgodnie z 5 rozporządzenia powinna określać: 1) procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności; 2) stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem; 3) procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu; 4) procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania; 5) sposób, miejsce i okres przechowywania; a) elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe, b) kopii zapasowych, o których mowa w pkt 4; 6) sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania, o którym mowa w pkt III ppkt 1 załącznika do rozporządzenia [tj. oprogramowania szkodliwego]; 7) sposób realizacji wymogów, o których mowa w 7 ust. 1 pkt 4 [rozporządzenia, tj. dotyczących rejestracji informacji, kto, kiedy i jakie dane wprowadzał do systemu, z jakiego źródła dane te pochodziły oraz kiedy i jakim odbiorcom były udostępniane]; 14
15 8) procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych. Podkreślenia wymaga, że inspektor w toku czynności kontrolnych weryfikuje zarówno treść instrukcji, jak również sprawdza, czy deklarowane procedury oraz środki ochrony są rzeczywiście stosowane. Badany jest mechanizm logowania i uwierzytelnienia się użytkownika każdego systemu czy też modułu programowego oraz system kontroli uprawnień. W sytuacji, gdy zakres przetwarzanych danych wymaga stosowania różnych poziomów uprawnień dla poszczególnych grup użytkowników ocenie poddawane są mechanizmy, które kontrolę taką umożliwiają. W przypadku systemów teleinformatycznych szczegółowej kontroli poddawane są zastosowane mechanizmy ochrony teletransmisji. Podstawowym wymogiem jest zabezpieczenie informacji przesyłanych drogą teletransmisji przed udostępnieniem ich osobom nieuprawnionym oraz przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem danych. Podczas kontroli zastosowanych w tym zakresie rozwiązań brane są pod uwagę przyjęte środki ochrony kryptograficznej, jak również sposób zarządzania kluczami kryptograficznymi i hasłami. W przypadku, gdy kontrolowany podmiot wykorzystuje do przetwarzania danych komputery przenośne lub do przekazywania danych poza swoją siedzibę korzysta z elektronicznych nośników informacji przedmiotem kontroli jest sposób ich kryptograficznego zabezpieczenia. Elementem kontroli bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych jest także ich funkcjonalność. Zgodnie bowiem z 7 rozporządzenia przedmiotem szczegółowej kontroli w tym zakresie jest ustalenie, czy: 1. Dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym z wyjątkiem systemów służących do przetwarzania danych osobowych ograniczonych wyłącznie do edycji tekstu w celu udostępnienia go na piśmie system ten zapewnia odnotowanie: 1) daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu; 2) identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu, chyba że dostęp do systemu informatycznego i przetwarzanych w nim danych posiada wyłącznie jedna osoba; 3) źródła danych, w przypadku zbierania danych nie od osoby, której one dotyczą; 4) informacji o odbiorcach, w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy, którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia, chyba że system informatyczny używany jest do przetwarzania danych zawartych w zbiorach jawnych; 15
16 5) sprzeciwu, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 ustawy. 2. Odnotowanie informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i pkt 2, następuje automatycznie po zatwierdzeniu przez użytkownika operacji wprowadzenia danych. 3. Dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym, system zapewnia sporządzenie i wydrukowanie raportu zawierającego w powszechnie zrozumiałej formie informacje, o których mowa w ust W przypadku przetwarzania danych osobowych, w co najmniej dwóch systemach informatycznych, wymagania, o których mowa w ust. 1 pkt 4, mogą być realizowane w jednym z nich lub w odrębnym systemie informatycznym przeznaczonym do tego celu. IV. Rodzaje kontroli Kontrola z urzędu wykonywana z inicjatywy własnej Generalnego Inspektora. Stanowi ona konsekwencję obowiązku zrealizowania zadań kontrolnych nałożonych przez ustawę, w szczególności w toku postępowań rejestracyjnych prowadzonych przez Departament Rejestracji Zbiorów Danych Osobowych oraz w toku rozpatrywania skarg dokonywanych przez Departament Legislacji, Orzecznictwa i Skarg. Kontrola na wniosek pozostaje również w sferze wykonywania zadań kontrolnych przez Generalnego Inspektora, natomiast inspiracja do podjęcia i prowadzenia określonej kontroli pochodzi z zewnątrz, od innego podmiotu (np. Najwyższej Izby Kontroli, Państwowej Inspekcji Pracy, prokuratury, związków zawodowych, pracodawców, osoby fizycznej). Kontrola kompleksowa dotyczy wszystkich zbiorów danych osobowych prowadzonych przez kontrolowanego administratora danych oraz obejmuje swoim zakresem wszystkie wymogi określone w przepisach o ochronie danych osobowych, mające zastosowanie w działalności danego podmiotu. Kontrola częściowa dotyczy zwykle poszczególnych zagadnień w procesie przetwarzania danych będących przedmiotem skargi, takich jak legalność pozyskiwania danych skarżącego, sposób dopełnienia obowiązku informacyjnego wobec skarżącego, czy też problemów pojawiających się w toku postępowań rejestracyjnych, np. podstawy prawnej, zakresu danych, celu przetwarzania danych czyli zgodności informacji podanych w zgłoszeniu zbioru ze stanem faktycznym. Przedmiotem kontroli może też być wyłącznie kwestia zabezpieczenia danych osobowych, dopełnienie obowiązku rejestracyjnego lub tym podobne. 16
17 Kontrola sektorowa kompleksowa lub częściowa wskazana w rocznym harmonogramie kontroli, dotycząca wybranej kategorii podmiotów lub zagadnień. V. Uprawnienia inspektora ochrony danych osobowych W celu wykonania zadań w zakresie kontroli zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych, Generalny Inspektor, zastępca Generalnego Inspektora lub upoważnieni przez niego inspektorzy wyposażeni zostali w szerokie kompetencje do podejmowania określonych czynności kontrolnych (art. 14 ustawy). Zatem uprawnienie do kontroli wynika bezpośrednio z ustawy o ochronie danych osobowych. Zasadą jest, że kontrole, prowadzane przez inspektorów upoważnionych przez Generalnego Inspektora lub jego zastępcę, są zazwyczaj zapowiadane z kilkudniowym wyprzedzeniem. Podmioty, które mają być poddane kontroli, informowane są w pierwszej kolejności telefonicznie, a następnie na piśmie (faksem) przedstawiany jest ogólny przedmiot kontroli, termin dokonania czynności oraz prośba o przygotowanie dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych. Odpowiednie przygotowanie się danego podmiotu do kontroli GIODO istotnie wpływa na zapewnienie sprawnego jej przebiegu, co ma znaczenie zarówno dla tego podmiotu, jak i dla inspektorów. Kontrola trwa zwykle kilka dni, jednak jeśli dotyczy dużych podmiotów, może zająć i kilka tygodni. Zgodnie z ustawą inspektorzy przeprowadzają czynności kontrolne w godzinach od 6.00 do W praktyce zazwyczaj umawiają się z kontrolowanym w godzinach pracy, np. między 8.00 a Zdarza się jednak, że ze względu na okoliczności sprawy czynności są dokonywane w innych godzinach, np. od 9.00 do lub dłużej. 1. Legitymacja i upoważnienie. Kontrolę przeprowadza się wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej inspektora Biura GIODO oraz upoważnienia imiennego, których wzór określony został w załącznikach do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (Dz.U. nr 94, poz. 923 z późn. zm.) zmienionego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 maja 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wzorów imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (Dz.U. Nr 103, poz. 601). 17
18 Opis wzoru legitymacji inspektora GIODO awers legitymacji: legitymacja koloru niebieskiego, napisy w kolorze czarnym: Rzeczpospolita Polska, Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, numer legitymacji, orzeł z godła RP, pasek przekątny koloru biało-czerwonego; rewers legitymacji: legitymacja koloru niebieskiego, napisy w kolorze czarnym: LEGITYMACJA SŁUŻBOWA Inspektora Ochrony Danych Osobowych ważna do..., miejsce na fotografię, miejsce na pieczęć, nazwisko, imię, nr ewidencyjny PESEL, (podpis wystawcy), (podpis właściciela), hologram z literami w kolorze niebieskim; wymiary legitymacji: wysokość legitymacji 90 mm, szerokość legitymacji 65 mm, wysokość fotografii 35 mm, szerokość fotografii 25 mm; rodzaj papieru i zabezpieczeń: gramatura papieru 200, papier kredowany dwustronnie matowy, hologram, w miejscach wpisu nazwiska i imienia oraz numeru ewidencyjnego PE- SEL nadruk cienkich linii zabezpieczających. Wzór upoważnienia imiennego do przeprowadzenia czynności kontrolnych... (pieczęć podłużna Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) L.dz.... Upoważnienie imienne Na podstawie art. 12 pkt 1 i 2 w związku z art. 14 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 i Nr 153, poz. 1271, 18
19 z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, z 2007 r. Nr 165, poz i Nr 176, poz oraz z 2010 r. Nr 41, poz. 233, Nr 182, poz i Nr 229, poz. 1497) upoważniam Panią/Pana... (imię i nazwisko inspektora) stanowisko służbowe... nr legitymacji służbowej... do przeprowadzenia kontroli: (określenie: podmiotu objętego kontrolą albo zbioru danych, albo miejsca poddawanego kontroli) w zakresie: (określenie zakresu przedmiotowego kontroli) Data rozpoczęcia kontroli:... Przewidywany termin zakończenia kontroli:... Upoważnienie jest ważne jedynie z równoczesnym okazaniem legitymacji służbowej.... (miejsce i data wystawienia upoważnienia) pieczęć urzędowa... (podpis Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) 19
20 Pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach 1. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej oraz kontrolowana osoba fizyczna będąca administratorem danych osobowych są obowiązani umożliwić inspektorowi przeprowadzenie kontroli, a w szczególności umożliwić przeprowadzenie czynności oraz spełnić żądania, o których mowa w art. 14 pkt 1 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, polegające na: umożliwieniu wstępu inspektorom, w godzinach od 6.00 do 22.00, za okazaniem niniejszego imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór danych, oraz pomieszczenia, w którym przetwarzane są dane poza zbiorem danych, i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych z ustawą o ochronie danych osobowych, żądaniu złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywania i przesłuchiwania osoby w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego, umożliwieniu wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii, przeprowadzaniu oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych. 2. Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, z czynności kontrolnych inspektor sporządza protokół, którego jeden egzemplarz doręcza kontrolowanemu administratorowi danych. Protokół podpisują inspektor i kontrolowany administrator danych, który może wnieść do protokołu umotywowane zastrzeżenia i uwagi (art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych). W razie odmowy podpisania protokołu przez kontrolowanego administratora danych inspektor czyni o tym wzmiankę w protokole, a odmawiający podpisu może, w terminie 7 dni, przedstawić swoje stanowisko na piśmie Generalnemu Inspektorowi (art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych).... (data i czytelny podpis osoby reprezentującej kontrolowany podmiot) Inspektorzy przedstawiają kontrolowanemu administratorowi wskazane dokumenty przed podjęciem czynności kontrolnych. Wystawcą ich jest Generalny Inspektor lub jego zastępca. 20
ABC. zasad kontroli przetwarzania danych osobowych
ABC zasad kontroli przetwarzania danych osobowych WYDAWNICTWO SEJMOWE Warszawa 2007 BIURO GENERALNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa www.giodo.gov.pl kancelaria@giodo.gov.pl
Czym zajmuje się Generalny Inspektor Danych?... 2 Jakie uprawnienia ma GIODO?... 2 Kiedy może dojść do kontroli?... 3 Jak długo trwa kontrola GIODO?... 3 Jak wygląda kontrola GIODO?... 4 Czy kontrola GIODO