Source: https://buchcom.pl/pytania-i-odpowiedzi.html
Timestamp: 2017-09-24 01:22:36
Legal References Found: art. 111
 art. 111
 art. 111
 art. 62
 art. 111
 art. 111
 art. 111
 art. 111
 art. 111
 art. 111
 art. 62

Document Content:
Pytania i odpowiedzi - All FAQs
Każdy podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów lub świadczy usługi dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT ma obowiązek prowadzić ewidencję za pomocą kasy fiskalnej. Minister Finansów został jednak upoważniony do wprowadzenia czasowych zwolnień z tego obowiązku dla niektórych grup podmiotów i niektórych czynności. Regulacje obowiązujące od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 roku znajdują się w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2016 r. poz. 2177).
Kto korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej?
Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie zwolnień prawo do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej przysługuje podatnikom, których łączne obroty ze sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekraczają 20.000 zł netto rocznie. W przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż na rzecz ww. osób w roku podatkowym, limit ten oblicza się proporcjonalnie - od dnia rozpoczęcia tej sprzedaży do końca roku kalendarzowego.
Prawa do tego zwolnienia nie mają podatnicy wykonujący czynności wyłączone z wszelkich zwolnień, wymienione w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień. Dotyczy to między innymi sprzedaży wyrobów tytoniowych i alkoholowych oraz usług przewozu osób i bagażu taksówkami. Podatnicy wykonujący te czynności muszą ewidencjonować swoje obroty na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży.
Zwolnione - bez względu na wysokość obrotów podatnika - są także czynności wymienione w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie zwolnień. Wśród tych czynności znajdują się między innymi usługi finansowe i ubezpieczeniowe, usługi edukacji z pewnymi wyjątkami, czy chociażby wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi. Podatnik, który wykonuje takie usługi, może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej pod warunkiem, że udział procentowy czynności zwolnionej do ogółu wykonywanych czynności będzie większy niż 80%. Proporcję liczy się po każdym półroczu podatkowym. W przypadku podatników rozpoczynających tę sprzedaż w pierwszym półroczu - po upływie 6 miesięcy, a w drugim półroczu - od dnia rozpoczęcia sprzedaży do końca roku kalendarzowego.
Załącznik do rozporządzenia wymienia także inne możliwości korzystania ze zwolnień. Jedną z nich jest zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej. Podatnik może z niego korzystać, jeśli dostawa towarów odbywa się za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej, a zapłata wykonywana jest w całości za pośrednictwem poczty lub przelewem na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej sprzedawcy. Istotne jest także, aby z prowadzonych ewidencji i dowodów zapłaty wynikało jednoznaczniej, jakiej transakcji ta zapłata dotyczy i kto jest odbiorcą.
Powyżej opisane zwolnienia obowiązują od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.
Jak liczyć limit proporcjonalny zwolnienia?
Podatnik, który rozpoczyna sprzedaż dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w trakcie trwania roku podatkowego, zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień, limit obrotów zwalniający z kasy fiskalnej wylicza proporcjonalnie do okresu wykonywania tej sprzedaży. Limit obliczamy według poniższego schematu:
LICZBA DNI x 20.000 zł / 365
Przy czym jako LICZBĘ DNI należy przyjąć okres od dnia wykonania pierwszej sprzedaży detalicznej do końca roku podatkowego.
Pan Tomasz pierwszą usługę dla klienta prywatnego wykonał 12 sierpnia 2013 r. Do końca roku podatkowego pozostało więc 142 dni. Limit dla pana Tomasza wynosi 7.780,82 zł
142 x 20.000 / 365 = 7.780,82 zł
Pani Monika pierwszą sukienkę sprzedała klientce prywatnej 7 listopada 2013 roku. Do końca roku podatkowego pozostało 55 dni. Limit obrotów dla pani Moniki wynosi 3.013,70 zł.
55 x 20.000 zł / 365 = 3.013,70 zł
Utrata prawa do zwolnienia - kiedy rozpocząć pracę z kasą?
Podatnik, który przestał spełniać warunki do korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej, nie musi instalować tego urządzenia natychmiast. Ma na to 2 miesiące na mocy przepisu § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień. Termin ten w przypadku przekroczenia obowiązującego limitu obrotów liczymy od końca miesiąca, w którym podatnik przestał spełniać warunki uprawniające do zachowania zwolnienia.
Pani Agnieszka limit zwalniający z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej przekroczyła 20 sierpnia 2013 r. Terminem rozpoczęcia ewidencjonowania jest dla niej 1 listopada 2013 r.
Pan Grzegorz dnia 3 września 2013 roku przekroczył limit zwalniający z kasy fiskalnej. Terminem rozpoczęcia ewidencjonowania jest w jego przypadku 1 grudnia 2013 roku.
W przypadku utraty prawa do zwolnienia wynikającej z osiągnięcia proporcji sprzedaży zwolnionej równiej lub mniejszej niż 80% w stosunku do całości sprzedaży, termin rozpoczęcia ewidencjonowania to 1 września lub 1 marca - w zależności od tego, w którym półroczu proporcja przestała dawać prawo do zwolnienia. Podatnik korzystający ze zwolnienia przedmiotowego - ze względu na rodzaj wykonywanych czynności - liczy proporcję za każde półrocze podatkowe.
Pan Andrzej prowadzący obozowisko dla dzieci czasem udostępnia też kwatery osobom dorosłym. 3 lipca 2013 r. księgowa pana Andrzeja sporządziła raport, według którego proporcja sprzedaży zwolnionej (obozowiska dla dzieci) do sprzedaży nie korzystającej ze zwolnień (noclegi dla osób dorosłych) w pierwszym półroczu podatkowym wyniosła 72%. Terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej jest dla pana Andrzeja 1 września 2013 r.
Kto otrzyma ulgę na kasę fiskalną?
Ustawodawca przewidział możliwość skorzystania z ulgi podatkowej dla wszystkich podatników, którzy rozpoczynają pracę z urządzeniem fiskalnym. Kwota tego zwrotu może wynieść nawet 700 zł lub 90% wartości urządzenia w przypadku najtańszych kas. Szczegóły dotyczące ulgi na kasę fiskalną zostały zapisane w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. z 30 grudnia 2010 r., nr 257, poz. 1733, z późn. zm.). Zgodnie z § 2. ust. 1 tego rozporządzenia uzyskanie ulgi na zakup kasy fiskalnej jest możliwe po spełnieniu następujących wymogów:
Przed rozpoczęciem ewidencjonowania należy złożyć w urzędzie skarbowym pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich użytkowania. Należy to robić przed dniem fiskalizacji, której dokonuje uprawniony serwisant.
Ewidencjonowanie musi być rozpoczęte w terminie. Jeśli przepisy obligują podatnika do rejestracji kasy na przykład 1 marca, to w tym terminie najpóźniej trzeba dokonać fiskalizacji (jest ona równoznaczna z rozpoczęciem ewidencjonowania).
Podatnik musi posiadać dowód wpłaty całości należności za kasę bądź drukarkę fiskalną. Nie oznacza to, że urządzenia nie można kupić na raty lub z przedłużonym terminem płatności - w takim przypadku jednak ulgę będzie można otrzymać lub rozliczyć dopiero po opłaceniu całości należności wynikającej z faktury.
Osoba, która spełniła wszystkie trzy powyższe wymogi, ma prawo do uzyskania ulgi w wysokości nawet 700 zł za każde zgłoszone urządzenie. Nie trzeba czekać na specjalną decyzję urzędu ani rozpatrzenie wniosku. W zależności tego, czy osoba korzystająca z ulgi jest płatnikiem VAT, czy nie, rozlicza ulgę w deklaracji VAT lub składa w urzędzie wniosek o przesłanie pieniędzy na konto.
Co zrobić, by otrzymać ulgę na kasę?
Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie odliczeń warunkiem zachowania prawa do ulgi na zakup kasy fiskalnej jest rozpoczęcie ewidencjonowania w obowiązującym terminie, posiadanie dowodu wpłaty całości należności za urządzenie i złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich użytkowania jeszcze przed fiskalizacją. Jeśli spełnimy wszystkie te wymogi, możemy otrzymać lub odliczyć ulgę. Podatnicy będący płatnikami VAT rozliczają kwotę ulgi w deklaracji podatkowej za okres, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie, lub za okresy następne. Natomiast sprzedawcy zwolnieni z VAT składają w urządzenie skarbowym wypełniony druk "Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej" i w ciągu 25 dni od złożenia wniosku otrzymują kwotę zwrotu przelewem na podany rachunek bankowy lub rachunek w SKOK.
Sposób rozliczenia ulgi zależy od tego, czy podatnik rozpoczynający ewidencjonowanie za pomocą kasy fiskalnej jest płatnikiem podatku VAT, czy korzysta ze zwolnienia z VAT. W przypadku tej pierwszej grupy - płatników VAT - kwotę ulgi należy rozliczyć w deklaracji VAT za miesiąc lub kwartał, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy kolejne. Jeśli różnica podatku należnego i naliczonego jest równa kwocie zwrotu (do 700 zł) lub wyższa od niej, możemy odliczyć za jednym razem całą kwotę ulgi. Jeśli jednak różnica ta jest niższa niż kwota ulgi, możemy odliczyć tylko tę część kwoty zwrotu, która jest równa kwocie nadwyżki podatku należnego nad naliczonym. Pozostałą część ulgi rozliczamy w kolejnych miesiącach lub kwartałach.
Z kolei w przypadku, gdy podatek naliczony jest wyższy niż należny, możemy odliczyć jednorazowo 25% kwoty ulgi (175 zł) jeśli rozliczamy się miesięcznie, i 50% (350 zł) jeśli rozliczamy się kwartalnie. Pozostałą część rozliczamy w kolejnych okresach.
Ustawodawca nie przewidział ograniczenia czasowego dla rozliczania ulgi, w związku z czym tak naprawdę możemy to zrobić w dowolnym momencie i odliczać ulgę częściowo aż do momentu całkowitego jej rozliczenia.
Podatnicy zwolnieni z podatku VAT składają w urzędzie skarbowym "Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej", do którego dołączają oryginał faktury dokumentującej zakup kasy i dowód wpłaty całości należności. Należy także podać nazwę firmy lub imię i nazwisko osoby, która dokonywała fiskalizacji, jak również informację o numerze konta bankowego lub konta w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, na które ma być przekazany zwrot. Przelewu z urzędu skarbowego możemy się spodziewać w ciągu 25 dni od daty złożenia wniosku.
Zasady rozliczania i otrzymywania ulgi na zakup kasy fiskalnej zostały określone w § 3 rozporządzenia w sprawie odliczeń.
Kasa czy drukarka fiskalna - co wybrać?
Urządzenia rejestrujące najprościej można podzielić na kasy fiskalne i drukarki fiskalne. Choć na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, urządzenia te mają inne funkcje i właściwości. Kasa fiskalna działa autonomicznie - nie wymaga podłączenia do komputera, dzięki czemu można na niej ewidencjonować sprzedaż na przykład na targowiskach, w małych sklepikach czy punktach usługowych, gdzie nie ma dostępu do sprzętu komputerowego. Z kolei drukarka fiskalna funkcjonuje jedynie we współpracy z programem handlowym zainstalowanym na komputerze. Urządzenie to świetnie sprawdza się w dużych sklepach, marketach i wszędzie tam, gdzie dostęp do komputera jest stały i bezproblemowy.
Istotną różnicą między drukarkami a kasami fiskalnymi jest pojemność bazy PLU, czyli bazy towarów i usług. W prostych kasach fiskalnych baza ta jest niewielka - do 1.000 - 3.000 pozycji. Oczywiście wiele działalności wcale nie potrzebuje większej bazy, ponieważ nie ma aż tak szerokiego asortymentu. Jednak podatnicy sprzedający towary lub świadczący usługi, których jest dużo i często się zmieniają, zwykle decydują się albo na kasę z dużą bazą PLU, albo na drukarkę fiskalną. W pamięci najbardziej pojemnych kas dostępnych na rynku można zaprogramować 60.000 pozycji sprzedażowych, natomiast drukarki fiskalne mają ich nawet 250.000. Podczas wybierania urządzenia fiskalnego pamiętajmy, że od 1 października 2013 roku nazwa towaru lub usługi musi być jednoznaczna, czyli konkretnie wskazywać na dany produkt lub usługę, tak aby klient i ewentualna kontrola skarbowa nie mieli wątpliwości, jaki towar lub jaka usługa została zarejestrowana na paragonie fiskalnym. Nie można też używać nazw grup towarowych. W związku z tym liczba pozycji sprzedażowych do zaprogramowania może się zwiększyć. W wielu przypadkach dłuższa jest także nazwa towaru lub usługi drukowana na paragonie. Wszystkie te czynniki należy brać po uwagę podczas wybierania urządzenia fiskalnego.
Kopie paragonów - jak długo należy je przechowywać?
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT kopie paragonów oraz innych dokumentów fiskalnych (w tym raportów dobowych i okresowych) należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Z tego względu dobrze jest już teraz zaopatrzyć się w kasę lub drukarkę fiskalną z elektroniczną kopią paragonu. Urządzenia te wprawdzie są nieco droższe w zakupie od tych z papierową kopią, jednak okazują się o wiele tańsze w eksploatacji. Zakup rolek papieru kasowego, na którym drukują się kopie paragonów fiskalnych, to koszt, którego nie ponosimy przy użytkowaniu kasy z elektroniczną kopią paragonu. Należy też pamiętać o logistyce i konieczności przechowywania zadrukowanych rolek kopii, która rodzi dodatkowe koszty i problemy.
Podatnik zobligowany przepisami do instalacji kasy fiskalnej musi zrobić to w terminie, inaczej grożą mu surowe kary w przypadku kontroli skarbowej. Jeśli kontrola wykryje, iż przedsiębiorca nie posiada urządzenia rejestrującego, mimo iż zgodnie z przepisami ma taki obowiązek, zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT oraz art. 62 §4 Kodeksu karno skarbowego organ podatkowy ma prawo nałożyć na niego dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Zobowiązanie to liczymy od momentu rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy. Dotyczy ono jedynie tej części obrotu, która podlega ewidencjonowaniu za pomocą kasy fiskalnej.
Jeśli to samo przewinienie zostanie wykryte u podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub w spółce osobowej, traktuje się je jako przestępstwo skarbowe. Grzywna w takim przypadku może wynosić nawet do 180 stawek dziennych. Grzywny tej można uniknąć korzystając z tak zwanej instytucji czynnego żalu.
Z kolei osoby prawne podlegają zarówno karze grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych, jak i zwiększeniu kwoty podatku o 30%.
Pamiętajmy też, że osoba, która nie wprowadzi kasy lub drukarki fiskalnej do swojej działalności w obowiązującym terminie, nie może skorzystać z ulgi w wysokości nawet 700 zł, która przysługuje za każde zakupione i zafiskalizowane urządzenie. Zgodnie bowiem z rozporządzeniem w sprawie odliczeń, warunkiem uzyskania zwrotu jest między innymi terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania.
Konsekwencje naruszenia obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku za pomocą kasy rejestrującej zwykle przerastają pozorne korzyści, jakie podatnik może widzieć w unikaniu wprowadzania tego urządzenia. Warto więc dbać o posiadanie i użytkowanie kasy rejestrującej zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
Czym jest elektroniczna kopia paragonu?
Kasy i drukarki fiskalne wyposażone w moduł elektronicznej kopii paragonów fiskalnych powoli wypierają modele z tradycyjną kopią papierową. Urządzenia z elektroniczną kopią paragonu wyposażone są w Informatyczny Nośnik Danych, na którym kopie zapisują się w formie cyfrowej. Nośnik ten to niewielka karta SD/SDHC lub microSD/microSDHC - najczęściej ma ona pojemność 2 GB. Na jednej karcie o takiej pojemności mieści się tyle informacji, co na 3.000 zadrukowanych rolek. Zakup urządzenia wyposażonego w moduł elektronicznej kopii paragonu to ogromna oszczędność i wygoda. Tym bardziej, że od 1 stycznia 2013 roku kopie dokumentów fiskalnych takich jak paragony i raporty trzeba przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku ze sprzedaży.
Czy warto kupić kasę używaną?
Na różnych aukcjach internetowych i w serwisach ogłoszeniowych nieraz można znaleźć ofertę sprzedaży używanej kasy fiskalnej. Perspektywa zapłacenia mniej za całkiem sprawne urządzenie z drugiej ręki można nam się wydawać bardzo kusząca. Jednak niezależnie od tego, jak tanio ktoś chciałby sprzedać swoją używaną kasę, nie warto jej kupować. Oczywiście przepisy nie zabraniają odsprzedaży urządzeń rejestrujących, o ile wcześniejszy właściciel dokonał odczytu pamięci fiskalnej. Jednak koszty związane z wymianą modułu fiskalnego są nierzadko porównywalne z kosztem zakupu nowego urządzenia fiskalnego z autoryzowanego salonu sprzedaży. Ponadto kupując używaną kasę pozbawiamy się prawa do uzyskania ulgi w wysokości do 700 zł z urzędu skarbowego. Przepisy nie pozwalają na skorzystanie z ulgi w takim przypadku z prostych przyczyn - po pierwsze, wcześniejszy właściciel zapewne niegdyś z takowej skorzystał, a ulgę można otrzymać tylko raz. Po drugie - ulga przysługuje tylko przy rozpoczęciu ewidencjonowania, a przecież używana kasa już wcześniej rejestrowała sprzedaż.
Każdy moduł fiskalny ma zaprogramowany w pamięci numer NIP podatnika, którego nie można zmienić. Jedynie wymiana całego modułu dokonywana przez uprawnionego serwisanta daje nam możliwość pracy z daną kasą. Koszt takiej usługi to około 500 zł lub nawet więcej. Załóżmy, że kupujemy używaną kasę fiskalną za 200 zł. Koszt wymiany modułu to 500 zł. Płacimy więc 700 zł za urządzenie używane, bez gwarancji. Wysokiej jakości, nowa kasa fiskalna z elektroniczną kopią paragonu i gwarancją to koszt około 1300 zł netto. Odliczamy ulgę w wysokości 700 zł. Płacimy 600 zł za zupełnie nową, wysokiej klasy kasę. Prostsze urządzenia są jeszcze tańsze. Odpowiedź jest więc krótka i prosta - zakup używanych kas fiskalnych w żadnym wypadku się nie opłaca. Zdecydowanie lepiej udać się do autoryzowanego salonu sprzedaży, w którym można uzyskać rabat, gwarancję i wsparcie w uzyskaniu zwrotu w wysokości do 700 zł z urzędu skarbowego.
Czy trzeba mieć kasę rezerwową?
Przepisy rozporządzenia w sprawie kas nie obligują podatnika do posiadania kasy rezerwowej. Mimo to wielu sprzedawców decyduje się na zakup takiego urządzenia. Przyczyna jest prosta - podatnik, który rozpoczął ewidencjonowanie obrotów za pomocą kasy rejestrującej, nie ma prawa prowadzić sprzedaży z pominięciem tego urządzenia. Za brak kasy fiskalnej w takim przypadku lub nie wydawanie paragonu każdemu klientowi grożą surowe kary. Jeśli więc nasza jedyna kasa lub drukarka fiskalna ulegnie awarii, będziemy musieli zaprzestać sprzedaży aż do czasu jej naprawienia. Trwa to około kilku dni, jednak przy cięższych awariach naprawa może zająć nawet tydzień lub dwa. Dla wielu punktów handlowych i usługowych taka przerwa w sprzedaży jest niedopuszczalna, dlatego zawczasu zaopatrują się w kasę rezerwową. W przypadku kontroli nie pomoże tłumaczenie, że urządzenie fiskalne jest w naprawie, a my nie mamy kasy rezerwowej.
Pamiętajmy, że przy rozpoczęciu ewidencjonowania przysługuje nam prawo do ulgi w wysokości nawet 700 zł za każde zakupione i zafiskalizowane urządzenie. Z tego względu najlepiej jest kupić od razu dwie kasy. Oszczędzimy sobie nieprzyjemności związanych z koniecznością zaprzestania sprzedaży lub ewentualną kontrolą skarbową i zyskamy dodatkową korzyść finansową w postaci ulgi z urzędu skarbowego.
Kto może dokonać fiskalizacji?
Fiskalizacja urządzenia rejestrującego to czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, której zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas może dokonać jedynie uprawniony serwisant posiadający ważną legitymację. Czynność ta jest jednokrotna i niepowtarzalna, a zostaje zakończona wydrukiem raportu dobowego. Od tej pory kasa pracuje w trybie fiskalnym i można na niej drukować paragony dla klientów. Podczas fiskalizacji w pamięci kasy zostaje zapisany numer NIP podatnika będącego właścicielem urządzenia. Właśnie z tego względu urządzenia rejestrującego nie można pożyczać lub oddawać innemu podatnikowi. Programowanie nagłówka paragonu i pozycji sprzedażowych można wykonać samemu, jednak fiskalizacji dokonuje wyłącznie uprawniony serwisant.
Definicja fiskalizacji została zapisana w § 2 pkt 2 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.
Jak nauczyć się obsługi kasy fiskalnej?
Obsługa nowo zakupionej kasy lub drukarki rejestrującej może być wyzwaniem, szczególnie jeśli nie mieliśmy wcześniej do czynienia z tego typu urządzeniem. O ile przy obsłudze telefonu komórkowego czy nawet komputera można się pomylić, o tyle w przypadku kas fiskalnych pomyłka skutkuje błędnym naliczeniem podatku, który trzeba potem korygować w oddzielnych ewidencjach. Nawet jeśli już wcześniej obsługiwaliśmy kasę fiskalną, mógł to być zupełnie inny model z innym interfejsem. Uczenie się obsługi kasy metodą prób i błędów nie jest najlepszym pomysłem, szczególnie kiedy nasze urządzenie pracuje już w trybie fiskalnym.
Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze szkolenia oferowanego przez doświadczonego serwisanta kas fiskalnych. Wielu nowych właścicieli kas jest zdziwionych, jak szybko można nauczyć się obsługi technicznej, jeśli tylko pomocą służy osoba dobrze znająca dane urządzenie. Takie szkolenie zazwyczaj odbywa się przed dokonaniem fiskalizacji, dzięki czemu użytkownik może wypróbować swoje umiejętność jeszcze w trybie testowym - zanim wprowadzane dane zaczną się zapisywać w pamięci fiskalnej. Dzięki takiemu szkoleniu osoba obsługująca kasę lub drukarkę będzie miała pewność, że prawidłowo wykonuje wszystkie czynności.
Serwis kas fiskalnych Buchcom oferuje bezpłatne szkolenie z obsługi kasy lub drukarki rejestrującej wybranej przez Ciebie. Sprawdź!
Jednoznaczna nazwa na paragonie - co oznacza?
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących wprowadza istotną modyfikację w zakresie danych, które muszą znaleźć się na paragonie fiskalnym. Przepis § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia wskazuje, iż nazwa towaru lub usługi musi pozwalać na jednoznaczną ich identyfikację. Nazwa musi odnosić się do konkretnego produktu lub konkretnej usługi, tak aby nie było żadnych wątpliwości, że to właśnie tej pozycji dotyczy. Oznacza to, iż niedopuszczalne jest stosowanie nazw grup towarowych, takich jak np. nabiał, pieczywo czy usługa fryzjerska. Konieczne jest zaprogramowanie nazw konkretnych, jakich jak np. „twaróg”, „ser żółty”, „bułka” czy „strzyżenie”. To, jakie nazwy dobierzemy, zależy od oferowanego przez nas asortymentu.
Nazwa towaru lub usługi powinna być tak skonstruowana, aby spełniała dwie zasadnicze funkcje:
Umożliwiała organowi podatkowemu kontrolę prawidłowości stosowanych stawek podatkowych
Umożliwiała konsumentowi kontrolę zakupów
Ministerstwo Finansów daje podatnikom sporą dowolność w tworzeniu nazw pozycji sprzedażowych. Zgodnie z oficjalnym wyjaśnieniem z września 2013 roku nie jest błędem stosowanie jednej nazwy towaru dla produktów o różnych cenach, o ile nazwa ta prawidłowo wskazuje na dany towar, np. papryka będzie zaprogramowana w pamięci kasy pod nazwą „papryka”, a nie „kiwi”. Wyjątkiem są produkty lub usługi podobne, które różnią się stawką podatkową - należy dla nich zaprogramować oddzielne nazwy, np. chleb z terminem przydatności do spożycia nie dłuższym niż 14 dni ma stawkę podatkową 5%, a chleb z przedłużonym terminem - 8%.
Czy umieszczanie numeru NIP nabywcy na paragonie to konieczność?
Jednym z najbardziej kontrowersyjnych wymogów wprowadzonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, które obowiązuje od 1 kwietnia 2013 roku, jest konieczność umieszczania na paragonie fiskalnym numeru NIP nabywcy na jego żądanie. Zapis ten znajduje się w § 8 ust. 1 pkt 17 i odpowiednio § 9 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia. Regulacja ta ma na celu umożliwienie podatnikom drukowania paragonów spełniających funkcję faktur uproszczonych, które można wystawiać od 1 stycznia 2013 r. Problem polega na tym, że urządzenia fiskalne dostępne obecnie na rynku nie są przystosowane do takiego wymogu, w związku z czym praktycznie żadna kasa ani drukarka fiskalna nie ma technicznej możliwości dodania na paragonie pozycji „numer NIP nabywcy”. Jedynie niektóre nowoczesne i kosztowne drukarki fiskalne mają dodatkową pustą linię na paragonie, w której można wpisać dowolną informację.
Zgodnie z przepisami przejściowymi zapisanymi w § 35 - 37 rozporządzenia podatnicy czas na dostosowanie swoich działalności do nowych regulacji mają do 30 września 2013 roku. Jednak Ministerstwo Finansów w oficjalnym zapewnieniu poinformowało podatników, iż wymóg umieszczania numeru NIP nabywcy na jego żądanie dotyczy właścicieli jedynie tych kas, które mają taką techniczną możliwość. Oznacza to, że nawet po 1 października 2013 r. żadna ewentualna kontrola skarbowa nie będzie mogła nas ukarać za odmowę umieszczenia numeru NIP nabywcy na paragonie, jeśli nasza kasa tego nie umożliwia. Podatnicy, których kasy fiskalne i drukarki fiskalne pozwalają na prowadzenie działalności zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, mogą je dalej użytkować także po 1 października 2013 roku.
Jakie nowe obowiązki obejmą użytkownika kasy fiskalnej od 1 października 2013?
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących wprowadza kilka istotnych modyfikacji w obowiązkach użytkownika urządzenia fiskalnego. W zasadzie można wyróżnić trzy takie główne nowości:
Jednoznaczna nazwa towarów i usług na paragonie. Jedna z najbardziej kontrowersyjnych zmian w przepisach nowego rozporządzenia nie jest aż tak brzemienna w skutkach, jak z początku można było przewidywać. Zgodnie z ostatecznym wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów podatnicy, którzy do tej pory stosowali na przykład nazwy grup towarowych lub nazwy ogólne będą musieli przeprogramować swoje kasy i wprowadzić pozycje konkretne, które będą jednoznacznie wskazywać na dany towar lub usługę. Nazwa pozycji sprzedażowej musi być tak skonstruowana, aby pozwalała jednoznacznie i bez wątpliwości stwierdzić, jaki towar lub jaką usługę identyfikuje. Np. ziemniaki muszą mieć na kasie fiskalnej nazwę „ziemniaki”, a nie „seler” czy „herbata”. Przy czym dopuszczalne jest, aby jedna nazwa identyfikowała dwa (lub więcej) towary podobne o różnych cenach (np. jabłka różnych gatunków w różnych cenach można zaprogramować pod jedną nazwą „jabłka”). Sposób dobierania nazw leży w gestii podatnika. Istotne jest jednak, aby nazwy te spełniały dwa podstawowe warunki: z jednej strony umożliwiały organowi skarbowemu sprawdzenie prawidłowości naliczanego podatku, a z drugiej pozwalały konsumentowi na kontrolę zakupów.
Numer NIP nabywcy na paragonie. Wymóg ten zapisany w § 8 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia dotyczy jedynie właścicieli tych kas, które mają techniczną możliwość podania numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym. Ministerstwo Finansów podkreśliło, że nawet po 1 października 2013 r. właściciele kas fiskalnych, w których nie da się wprowadzić numeru NIP nabywcy, nie będą musieli tego robić.
Prowadzenie odrębnej ewidencji korekt. Urządzenia fiskalne jako takie nie pozwalają na dokonywanie korekt zarejestrowanego obrotu i kwoty podatku. W praktyce jednak zdarza się nierzadko, iż operator kasy lub drukarki fiskalne błędnie zaewidencjonuje sprzedaż lub przyjmie od klienta zwrot albo uzna reklamację. Zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie kas, które weszło w życie 1 kwietnia 2013 roku, korektę paragonu należy sporządzić w oddzielnej ewidencji. Przepis § 3 ust. 4 rozporządzenia określa dokładnie, jakie dane należy zamieścić w ewidencji zwrotów i reklamacji oraz jakie dokumenty należy dołączyć do każdego wpisu. Natomiast § 5 i 6 reguluje tę samą kwestię w przypadku ewidencji oczywistych pomyłek. Na wprowadzenie odpowiednich zmian podatnicy mają czas do 30 września 2013 roku.
Nowe rozporządzenie w sprawie kas wprowadza jeszcze kilka istotnych modyfikacji. Między innymi nakazuje umieszczać na paragonie oznaczenie „PARAGON FISKALNY”. Inne zmiany mają charakter głównie redakcyjny i nie wprowadzają istotnych nowych obowiązków użytkownika.
Na ile starcza rolka papieru kasowego?
Wszystko zależy od częstotliwości sprzedaży i długości rolki. W hipermarkecie rolka papieru termicznego o długości 80 m starcza średnio na jedną zmianę. Z kolei w małych punktach sprzedaży lub takich, w których sprzedaż dla detalistów wykonywana jest tylko sporadycznie, rolka 20-metrowa może starczyć na kilka tygodni, a nawet kilka miesięcy.
Czy w sklepie z kasami Buchcom kupię rolki papieru kasowego?
Tak. Sprzedajemy papier termiczny do kas fiskalnych najróżniejszych modeli. W asortymencie mamy rolki różnej długości i szerokości.
Czy firma Buchcom pomoże mi uzyskać 700 zł z urzędu skarbowego?
Tak. Nasi serwisanci pomagają w wypełnieniu wszystkich dokumentów niezbędnych w procesie uzyskania zwrotu z urzędu skarbowego i informują swoich Klientów o obowiązujących terminach. Biuro rachunkowe zapewni też wsparcie w rozliczeniu ulgi.
Czy kasy fiskalne są dostępne w salonie sprzedaży od razu?
Tak. Posiadamy kasy fiskalne i drukarki fiskalne najlepszych producentów, które sprzedajemy od ręki. Nie musisz czekać z zamówieniem na dostawę.
Co jeszcze mogę kupić w sklepie z kasami Buchcom?
W naszej ofercie znajdziesz najnowszej generacji wagi elektroniczne, czytniki kodów kreskowych, kolektory danych oraz ekrany dotykowe. Oczywiście sprzedajemy także materiały eksploatacyjne, czyli rolki papieru kasowego o różnej długości i szerokości – dostosowane do Twojego urządzenia fiskalnego. Buchcom prowadzi również sprzedaż oprogramowania dla firm i przeprowadza szkolenia z zakresu obsługi tych programów. Oferujemy także usługi księgowe.
Czy mogę liczyć na wsparcie techniczne również po zakupie kasy?
Tak. Serwis fiskalny Buchcom zapewnia kompleksową opiekę posprzedażową. Doświadczeni serwisanci wykonują okresowe przeglądy techniczne i interweniują w przypadku ewentualnych problemów technicznych z pracą kasy.
Co zyskam współpracując z serwisem fiskalnym Buchcom?
Dzięki stałej umowie z wiodącymi producentami urządzeń rejestrujących serwis kas fiskalnych Buchcom może zapewnić swoim Klientom najwyższej jakości kasy i drukarki fiskalne w najbardziej atrakcyjnych cenach. Wykwalifikowani serwisanci z wieloletnim doświadczeniem dobrze wiedzą, jak optymalnie dopasować urządzenie do specyfiki Twojej działalności. U nas fiskalizacja i szkolenia z obsługi technicznej są bezpłatne. Przygotowujemy też dokumenty rejestracyjne i pomagamy uzyskać zwrot 700 zł z urzędu skarbowego dla nowych użytkowników – wszystko to również nieodpłatnie. Wyróżnia nas także duży wybór asortymentu dla różnych branż i różnego typu działalności.
Jestem lekarzem. Czy Buchcom ma kasę dla mnie?
Tak. Nasz serwis fiskalny specjalizuje się w dostarczaniu optymalnych rozwiązań właśnie dla lekarzy. Posiadamy kasy fiskalne i drukarki fiskalne specjalnie zaprojektowane z myślą o przedstawicielach zawodu lekarza różnych specjalizacji. Znamy specyfikę tej branży i potrafimy najlepiej dopasować urządzenie do Twoich potrzeb. Służymy też poradą odnośnie sposobu ewidencjonowania różnych usług lekarskich na kasie fiskalnej.
Jestem prawnikiem. Jaką kasę powinienem kupić?
Producenci kas fiskalnych i drukarek fiskalnych zaprojektowali urządzenia specjalnie z myślą o przedstawicielach zawodu prawnika. Kasa powinna być lekka, mobilna i funkcjonalna, a dodatkowo posiadać wytrzymały akumulator, niezbędny w podróżach między kancelarią, sądem a miejscem spotkań z klientem. Nasz serwis fiskalny Buchcom ma w asortymencie wszystkie obecne na rynku kasy fiskalne dla prawników. Polecane przez nas marki to między innymi Posnet i Novitus. Znajomość branży prawniczej pozwala naszym serwisantom dobrać odpowiednie urządzenie fiskalne, optymalne dla specyfiki Twojej działalności.
Czy serwis Buchcom zapewnia fiskalizację kasy?
Tak. Fiskalizacja kasy lub drukarki dokonywana jest nieodpłatnie przez uprawnionego serwisanta.
Czy mogę liczyć na szkolenie z obsługi kasy fiskalnej?
Tak. Serwis kas fiskalnych Buchcom prowadzi bezpłatne szkolenia dla swoich klientów. W szkoleniu takim może wziąć udział więcej niż jedna osoba.
Czy serwisanci kas fiskalnych firmy Buchcom posiadają legitymacje?
Tak. Buchcom jest autoryzowanym dealerem kas fiskalnych najpopularniejszych marek. Nasi serwisanci posiadają ważny identyfikator serwisanta kas rejestrujących, który uprawnia do wykonywania przeglądów technicznych, fiskalizacji i naprawy urządzenia.
Czy Buchcom sprzedaje kasy z elektroniczną kopią paragonu?
Tak. Nie tylko mamy, ale też polecamy takie kasy, ponieważ ich obsługa jest o wiele prostsza niż w przypadku tradycyjnych kas z kopią papierową.
Jeśli podczas fiskalizacji zostanie wprowadzony niewłaściwy Numer Identyfikacji Podatkowej, czy można całą operację powtórzyć?
Nie. Nie da się kilkukrotnie zafiskalizować tego samego urządzenia, gdyż uniemożliwiają to wgrane w pamięć operacyjną zabezpieczenia. Próba powtórnego wprowadzenia numeru NIP-u prowadzi do trwałego uszkodzenia modułu fiskalnego. Fiskalizacja jest czynnością nieodwracalną - jeśli podamy serwisantowi błędny numer NIP, konieczna będzie wymiana całego modułu, a to koszt rzędu kilkuset złotych.
Jak sprawdzić, czy serwisant posiada upoważnienie do przeprowadzenia fiskalizacji?
Uprawniony serwisant powinien nam okazać wydany przez serwis główny (np. producenta lub importera kas) imienny identyfikator, na którym muszą się znaleźć następujące dane:
numer identyfikatora,
imię i nazwisko serwisanta,
jego zdjęcie,
informacja o typach serwisowanych kas,
adres i pieczęć podmiotu prowadzącego serwis główny lub serwis kas,
pieczęć i podpis osoby upoważnionej w podmiocie prowadzącym serwis główny,
data wystawienia dokumentu.
Identyfikatory są wydawane na określony model kasy na okres jednego roku, dlatego należy sprawdzić, czy uprawnienia serwisanta są aktualne i odnoszą się do zakupionego przez nas urządzenia. Powyższy wzór identyfikatora został wprowadzony przez rozporządzenie z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Identyfikatory wydane przed 1 kwietnia 2013 roku zachowują ważność przez rok od ich wydania, najpóźniej jednak do 31 grudnia 2013 r.
Na co jeszcze należy zwrócić uwagę podczas fiskalizacji?
Po zakończonej fiskalizacji serwisant musi wypełnić książkę serwisową. Zwróćmy uwagę na to, czy wszystkie wpisy są czytelne i czy serwisant nie zapomniał o podpisie i pieczątce. Książkę kasy wraz z wypełnionym drukiem "Zgłoszenie przez podatnika danych dotyczących kasy", możemy zawieść do Urzędu Skarbowego (mamy na to 7 dni od momentu fiskalizacji) - w takim przypadku urzędnik od razu nada kasie numer ewidencyjny i wpisze go do książki.
Czym jest numer ewidencyjny?
Numer ewidencyjny nadaje naczelnik właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego po sprawdzeniu wszystkich złożonych przez przedsiębiorcę dokumentów i wciągnięciu urządzenia do ewidencji. Można więc powiedzieć, iż nadanie numeru kończy cały proces rejestracji kasy. Odtąd numer ten identyfikuje konkretne urządzenie i jest do niego na stałe przypisany (nawet jeśli kasa zmieni właściciela). Pamiętajmy, iż po otrzymaniu numeru ewidencyjnego podatnik musi go wpisać do książki serwisowej, a także nanieść w sposób trwały i widoczny na obudowę kasy. Definicja numeru ewidencyjnego znajduje się w § 2 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas.
Jak długo trzeba czekać na nadanie numeru ewidencyjnego?
Zawiadomienie o nadaniu numeru ewidencyjnego kasy rejestrującej zostaje wydane bez zbędnej zwłoki, lecz nie później niż w terminie 30 dni od daty złożenia „Zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy”. Najczęściej numer przesyłany jest pocztą, choć niektóre Urzędy Skarbowe wymagają osobistego stawiennictwa właściciela urządzenia. W przypadku osobistego zgłoszenia numer ewidencyjny najczęściej nadawany jest od razu.
Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Niektórzy inspektorzy skarbowi ograniczają się w takiej sytuacji do pouczenia, inni (i jest ich znakomita większość) karzą podatnika mandatem. Pamiętajmy, iż zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas naniesienie numeru ewidencyjnego na obudowę kasy stanowi obowiązek przedsiębiorcy, a obowiązki mają to do siebie, że trzeba ich przestrzegać.
Czy przedsiębiorca musi powiadomić Urząd Skarbowy o zainstalowaniu urządzenia fiskalnego?
Tak, zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie kas zgłoszenie fiskalizacji jest obowiązkowe. Zignorowanie tego obowiązku może skutkować nałożeniem kary i to w wysokości dotkliwej dla przedsiębiorcy. Na zgłoszenie fiskalizacji podatnik ma 7 dni od momentu jej dokonania.
Czym różni się numer unikatowy kasy od numeru ewidencyjnego?
Numer ewidencyjny nadaje Urząd Skarbowy, natomiast numer unikatowy - producent. Numer unikatowy, o którym mowa w § 2 pkt 10 rozporządzenia w sprawie kas, to kombinacja trzech liter i następujących po nich 8 cyfr, wgrana na stałe do pamięci fiskalnej. Po zafiskalizowaniu kasy numer pojawia się na wszystkich wydrukach fiskalnych; paragonach, raportach miesięcznych oraz dobowych. W przypadku kradzieży kasy umożliwia szybką identyfikację urządzenia (numeru unikatowego nie da się wykasować ani zmienić).
Ile wynosi ulga za kupno kasy fiskalnej?
Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT wysokość ulgi może wynosić nawet 90% jednostkowej ceny zakupu, nie więcej jednak niż 700 złotych za jedno urządzenie. Ulga jest obliczana od ceny netto urządzenia.
Czy w przypadku zgłoszenia kilku kas rejestrujących ulga obejmuje wszystkie urządzenia?
Tak, zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT wszystkie urządzenia zgłoszone podczas rejestracji są refinansowane przez Skarb Państwa.
Jakie obowiązki wiążą się z użytkowaniem kasy fiskalnej?
Do najważniejszych obowiązków należą:
Wydawanie nabywcom oryginałów paragonów bez wezwania,
Sporządzanie fiskalnych raportów dobowych po zakończeniu sprzedaży na dany dzień lub dnia kolejnego, nie później jednak niż przed wydrukiem pierwszego paragonu w dniu następnym,
Sporządzanie fiskalnych raportów miesięcznych po zakończeniu sprzedaży na dany miesiąc, nie później jednak niż do 25. dnia kolejnego miesiąca,
Zgłaszanie kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego - nie rzadziej niż co 2 lata,
Przechowywanie w odpowiednich warunkach raportów oraz kopii paragonów fiskalnych przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku z danej sprzedaży.
Lista obowiązków związanych z ewidencjonowaniem sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej znajduje się w § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas. Natomiast wszystkie obowiązki, związane między innymi z dokonywaniem okresowych przeglądów technicznych, zostały opisane w rozdziale 2 tegoż rozporządzenia.
Gdzie można znaleźć wykaz wszystkich obowiązków osoby użytkującej urządzenie fiskalne?
Wszystkie obowiązki użytkownika zostały opisane w rozporządzeniu Ministra finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, w rozdziale 2: "Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących".
Jakie wydruki zaliczamy do dokumentów fiskalnych?
Zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas są to paragony (oryginały oraz kopie), raporty dobowe, pełne raporty miesięczne oraz raport rozliczeniowy za cały okres użytkowania kasy, wykonywany podczas odczytu zawartości pamięci fiskalnej.
Jak często należy wykonywać raport dobowy?
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas, użytkownik urządzenia rejestrującego musi wykonać raport dobowy po zakończeniu pracy w danym dniu lub najpóźniej następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży. Niemniej sprzedawca może wykonać kilka raportów dobowych (np. po każdym zakończeniu zmiany przez kasjerów) - zostaną one zsumowane w raporcie miesięcznym.
Co zawiera raport miesięczny?
Na raporcie miesięcznym znajduje się zestawienie wszystkich raportów dobowych oraz podsumowanie tych raportów. Raport miesięczny zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia należy sporządzić po wykonaniu ostatniego raportu dobowego w danym miesiącu, najpóźniej do 25. dnia miesiąca następnego. Przypominamy, iż skrócone raporty miesięczne nie są zaliczane do dokumentów fiskalnych (nie zawierają oznaczeń fiskalnych).
Do czego służą raporty niefiskalne?
Raporty niefiskalne (kasowe, magazynowe, zwrotu opakowań itp.) dostarczają sprzedawcy istotnych informacji ułatwiających zarządzanie sprzedażą. Niektóre z nich ułatwiają również prowadzenie księgowości (np. skrócone raporty miesięczne).
Dlaczego nie można dwukrotnie wydrukować raportu dobowego?
Raport dobowy jest raportem zerującym - po jego przeprowadzeniu wewnętrzne liczniki kasy, w których przechowywane są informacje o sprzedaży, ulegają wyzerowaniu (tak więc następnego dnia sprzedaż jest prowadzona jakby "od zera"). Ta właściwość raportów dobowych powoduje, iż nie da się ich odtworzyć w przypadku zgubienia lub zniszczenia.
Jakie dane powinny znaleźć się na paragonie fiskalnym?
Układ i treść paragonu zostały szczegółowo opisane w § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z przepisami paragon musi zawierać co najmniej:
Imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży lub - w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby bądź miejsca zamieszkania podatnika,
Datę sprzedaż oraz czas - godzinę i minutę,
Oznaczenie „PARAGON FISKALANY”,
Nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację,
Cenę jednostkową danego towaru lub danej usługi,
Ilość oraz wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub danej usługi wraz z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatkowej,
Wartość rabatów i narzutów, jeśli występują,
Wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku z podziałem na poszczególne stawki podatku (po uwzględnieniu ewentualnych rabatów bądź narzutów),
Kwotą łączną podatku,
Kwotę łączną sprzedaży brutto,
Przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto oznaczenie waluty, w której rejestruje się sprzedaż,
Numer kolejny paragonu,
Jeśli w danym punkcie jest więcej niż jedno stanowisko kasjerskie: Numer kasy i oznaczenie kasjera,
Numer NIP nabywcy na jego żądanie,
Logo fiskalne,
Numer unikatowy kasy.
Kto programuje treść paragonu?
Układ i wzór paragonu są na stałe zapisane w pamięci kasy, jednak podczas programowania urządzenia należy wprowadzić pewne dane, które odtąd będą sie pojawiały na paragonie. Są to: informacje tworzące nagłówek paragonu, data oraz godzina, nazwy i ceny produktów i usług. Dane te może zaprogramować zarówno serwisant, jak i użytkownik.
Czy można zmienić na paragonie adres punktu sprzedaży w przypadku zmiany lokalu?
Tak. Należy wówczas wprowadzić nowe dane do nagłówka kasy.
Jak długo należy przechowywać kopie paragonów?
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT kopie paragonów powinny być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku ze sprzedaży.
Czy powinno się wystawiać paragon również wówczas, kiedy wystawiamy klientowi fakturę?
Tak. W tej sytuacji oryginału paragonu nie wręczamy klientowi, lecz podpinamy go do kopii faktury, zgodnie z wytycznymi § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur.
Na czym polega stornowanie paragonu?
Polega na wycofaniu z paragonu określonej pozycji. Sprzedaż danego towaru zostaje anulowana i nie uwzględniona w ogólnym podsumowaniu transakcji.
Czy można anulować błędnie wystawiony paragon?
Tak, o ile nie został zakończony i wydrukowany. Po wydrukowaniu nie można już dokonać korekty za pośrednictwem urządzenia fiskalnego. Korekty w przypadku przyjętych zwrotów, uznanych reklamacji bądź popełnionych oczywistych pomyłek należy sporządzać w odrębnej ewidencji, zgodnie z wytycznymi § 3 ust. 3 - 6 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.
Jak należy postępować, gdy zorientujemy się, iż paragon zawiera błędne dane (np. niewłaściwą cenę)?
Od 1 kwietnia 2013 r. korekty tak zwanych oczywistych pomyłek należy sporządzać w odrębnej ewidencji, zgodnie z § 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia w sprawie kas. Dokonanie wpisu w ewidencji oczywistych pomyłek jest możliwe tylko wtedy, gdy posiadamy oryginał paragonu fiskalnego. Wpis taki powinien zawierać wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego oraz krótki opis okoliczności i przyczyny popełnienia pomyłki. Do ewidencji należy bezwzględnie dołączyć oryginał paragonu fiskalnego. Po dokonaniu wpisu w ewidencji korekt należy jeszcze raz wydrukować paragon fiskalny - tym razem z poprawnymi danymi - i wręczyć go klientowi. Wartość raportu miesięcznego korygujemy o kwotę wynikającą z niepoprawnego paragonu.
Jak należy postąpić w przypadku zwrotu towaru przez klienta lub uznanej reklamacji?
Zwroty towarów i uznane reklamacje, zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas należy ujmować w odrębnej ewidencji. Każdy taki wpis musi zawierać następujące dane:
Nazwa towaru lub usługi, ewentualnie opis
Termin dokonania zwrotu bądź zgłoszenia reklamacji
W przypadku zwrotu całości należności: Wartość brutto towaru lub usługi oraz wartość podatku należnego
W przypadku zwrotu części należności: Zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego
Do wpisu w ewidencji zwrotów i reklamacji należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (np. paragon fiskalny, umowę gwarancyjną, wydruk z terminala) oraz protokół przyjęcia zwrotu lub uznanej reklamacji podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Wartości wynikające z raportu miesięcznego należy skorygować o wartość wynikającą z danego wpisu w ewidencji zwrotów i reklamacji.
Jak często muszą być przeprowadzane przeglądy techniczne?
Zgodnie z § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas przeglądy techniczne urządzeń fiskalnych należy przeprowadzać nie rzadziej niż co 2 lata.
Czy za niewykonanie przeglądów okresowych Urząd Skarbowy może nałożyć karę?
Jeśli podatnik nie przeprowadzi w obowiązującym terminie obowiązkowego przeglądu technicznego, urząd skarbowy, zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, może zażądać zwrotu ulgi udzielonej z tytułu zakupu kasy rejestrującej.
Czy można oddać kasę do przeglądu technicznego do dowolnie wybranego serwisu?
Nie, ponieważ zgodnie z § 14 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie kas obowiązkowy przegląd techniczny może wykonać wyłącznie serwisant, który przeprowadził fiskalizację kasy i którego dane widnieją w książce serwisowej urządzenia. W wyjątkowych przypadkach możliwa jest zmiana serwisu fiskalnego, jednak procedura ta jest obwarowana dodatkowymi przepisami i wymaga dopełnienia pewnych formalności.
Czy istnieje możliwość zmiany firmy serwisującej?
Zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas zmiana firmy serwisującej jest możliwa, o ile przedsiębiorca dopełni następujących formalności:
wystosuje pisemny wniosek do podmiotu prowadzącego serwis główny (producenta/importera) urządzenia, w którym poda uzasadnienie swojej decyzji oraz wskaże firmę, która przejmie obsługę serwisową,
uzyska zgodę nowego serwisu na przejęcie zobowiązań gwarancyjnych (o ile takowe nadal istnieją),
wniesie wymaganą przez producenta opłatę manipulacyjną (najczęściej wynosi ona od 100 do 200 zł od jednej kasy).
Jeśli serwis główny wyrazi zgodę na zmianę serwisanta, podatnik w terminie 7 dni od dokonanej zmiany zawiadamia o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy. Warto przy tym podkreślić, iż serwis główny nie może odmówić zmiany serwisanta kas, jeśli warunki cenowe i miejsce świadczenia usług „nowego” serwisanta wskazanego we wniosku są dla podatnika korzystniejsze.
Podczas kontroli pracownik Urzędu Skarbowego sprawdza:
stan techniczny kasy,
nienaruszalność plomb,
numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (ten ostatni powinien być zapisany na obudowie kasy w widocznym miejscu),
książkę serwisową (musi być trzymana w tym samym miejscu, co kasa),
zaprogramowanie kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów),
obsługę klienta (w zakresie wydawania paragonów, reklamacji i zwrotów),
dobowe raporty fiskalne.
Jakie kary mogą zostać nałożone na podatnika użytkującego urządzenie fiskalne niezgodnie z obowiązującymi przepisami?
Jeśli podatnik prowadzi sprzedaż bez kasy fiskalnej, mimo iż przepisy go do tego obligują, ewidencjonuje tylko część sprzedaży lub prowadzi sprzedaż z niewłaściwie przyporządkowanymi stawkami VAT, Urząd Skarbowy może nałożyć na niego następujące sankcje prawne:
utratę prawa do zwrotu ulgi na zakup kasy, zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT,
utratę prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług (nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe), zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT,
grzywnę do 180 stawek dziennych, zgodnie z art. 62 § 4 kodeksu karno skarbowego. Stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystukrotności.
Co zyska moja firma na współpracy z Biurem Rachunkowym Buchcom?
Współpraca z Biurem Rachunkowym Buchcom jest znacznie tańsza niż zatrudnianie własnego księgowego, a jakość naszych usług stoi na najwyższym poziomie. Klienci współpracujący z nami zyskują również dużo czasu, ponieważ załatwiamy za nich wszelkie formalności w krótkim czasie. Nasze Biuro bierze również na siebie pełną odpowiedzialność za świadczone usługi, więc klienci o nic się nie muszą martwić. Korzystając z naszych usług, możesz tylko zyskać.
Twoje dokumenty będą się znajdowały w siedzibie Biura Rachunkowego Buchcom w Warszawie i będziesz miał do nich wgląd zawsze w godzinach pracy Biura.
Czy po podpisaniu umowy z Biurem Rachunkowym Buchcom będę się nadal musiał kontaktować z Urzędem Skarbowym i ZUSem?
Gdy nawiążesz współpracę z naszym Biurem, Twoje kontakty z Urzędem Skarbowym i ZUS ograniczą się do niezbędnego minimum. Biuro Rachunkowe Buchcom reprezentowało będzie Twoją firmę przed tymi instytucjami we wszelkich sprawach wymagających wyjaśnienia.
W jaki sposób będę się kontaktował z Biurem Rachunkowym Buchcom po podjęciu współpracy?
Istnieje kilka sposobów kontaktu z naszym Biurem. Możesz się oczywiście kontaktować z Biurem Rachunkowym Buchcom telefonicznie, e-mailowo, jak również za pomocą faksu. Do 5 - dnia każdego miesiąca jesteś zobowiązany do dostarczenia nam wszystkich bieżących dokumentów. Możesz to zrobić osobiście lub nasz przedstawiciel może przyjechać po odbiór dokumentów do Twojej firmy. W godzinach pracy naszego Biura klienci zawsze mają możliwość uzyskania wszelkich informacji oraz wyjaśnień problemów, które zawsze mogą się pojawić.
Jakie mam obowiązki jako klient Biura Rachunkowego Buchcom?
Wszelkie obowiązki leżące po stronie klienta opisane są w zawieranej umowie. Twoim najważniejszym obowiązkiem jest terminowe dostarczanie nam potrzebnych dokumentów oraz regulowanie bieżących zobowiązań budżetowych.
Kto powinien kontaktować się z Biurem Rachunkowym Buchcom w imieniu firmy?
Najlepiej, jeśli wydelegujesz jednego pracownika do kontaktów z nami, wówczas współpraca z Biurem jest najsprawniejsza. Biuro Rachunkowe Buchcom szkoli wydelegowaną osobę w zakresie procedur obiegu dokumentacji księgowej.
Kiedy można rozpocząć współpracę z Biurem Rachunkowym Buchcom?
Możesz powierzyć nam swoje księgi na początku każdego miesiąca. Warunkiem jest jednak to, żebyś dostarczył nam całą dokumentację od początku bieżącego roku.
A co jeśli przyjdzie kontrola z US lub ZUS?
Uczestniczyliśmy aktywnie w wielu kontrolach przeprowadzanych przez Urzędy Skarbowe, Urząd Kontroli Skarbowej, ZUS oraz PIP. Za każdym razem służyliśmy naszą wiedzą i doświadczeniem ułatwiając przebieg kontroli. Zdobyte doświadczenie w tym zakresie poparte wiedzą na temat specyfiki Państwa działalności, dokumentacji oraz szczególnych zdarzeń gospodarczych pozwala nam przejąć na siebie ciężar obsługi urzędników. Wiemy jak rozmawiać w czasie kontroli i jak odpowiadać na zadawane pytania, by całość przebiegła szybko i sprawnie.
Czy Buchcom Biuro Rachunkowe świadczy wyłącznie usługi rachunkowe?
Specjalizujemy się w usługach księgowych. Zakres świadczonych usług jest bardzo szeroki. Sprzedajemy kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi sklepowe, czytniki kodów kreskowych, ekrany dotykowe, kolektory danych, oprogramowanie i serwery. Prowadzimy szkolenia i wdrożenia oprogramowania, doradzamy w zakupach sprzętu komputerowego i budowie sieci komputerowych.
Za ewentualne popełnione błędy z tytułu wykonywanej umowy odpowiedzialność ponosi biuro i jesteśmy z tego tytułu stale ubezpieczeni. Jednakże od czasu rozpoczęcia działalności w 2001r. nie byliśmy zobligowani do korzystania z posiadanych polis.
Czym są systemy sprzedażowe?
Drukarka fiskalna zawsze wymaga podłączenia do komputera. Oprócz tego często współpracuje z takimi urządzeniami, jak waga elektroniczna, czytnik kodów kreskowych czy ekran dotykowy. Taki zestaw urządzeń wraz z oprogramowaniem handlowym tworzy system sprzedażowy. W przypadku drukarek fiskalnych urządzenia takie jak wagi sklepowe, czytniki kodów czy ekrany podłącza się do komputera, który zarządza całym systemem. Wybór systemu sprzedażowego uzależniony jest od specyfiki naszej działalności. Inny zestaw sprawdzi się w hipermarkecie, inny w aptece, a jeszcze inny w punkcie usługowym, gdzie nie używa się wagi ani czytnika. Profesjonalny salon sprzedaży kas fiskalnych pomoże nam zbudować kompletny system sprzedażowy, który pozwoli na kompleksowe zarządzanie stanowiskiem kasjerskim.
Czy warto powierzyć prowadzenie księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu Buchcom?
Prawidłowe prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest bardzo ważne, ponieważ wszelkie błędy wpływają na wysokość zobowiazania podatkowego, a w razie kontroli mogą skutkować poważnymi karami. Powierzenie ksiąg specjalistom z biura rachunkowego Buchcom to rozwiązanie optymalne - bezpieczne, wygodne i z pewnością tańsze niż zatrudnienie księgowego na etat. Z pewnością warto powierzyć prowadzenie księgi przychodów i rozchodów naszym specjalistom.