Source: http://slideplayer.pl/slide/418596/
Timestamp: 2017-03-25 21:51:59
Legal References Found: art.5
 art. 5
 art.115
 art.58
 art.115
 art.3
 art. 58

Document Content:
Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu. - ppt pobierz
OpublikowałGabrjela Drozdek
Prezentacja na temat: "Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu."— Zapis prezentacji:
Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych Konferencja Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego- część II, Białystok 12 października 2007 przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki W prezentacji wykorzystano materiały z k onferencji Problemy wartościowania współczesnej dokumentacji,Warszawa 19-20 czerwca 2007 (autor wspólnie z Andrzejem Jabłońskim z Archiwum Państwowego w Szczecinie) oraz Andrzeja Biernata (z narady dyrektorów Archiwów Państwowych 24-25 maja 2007)
Plan Kilka informacji o projekcie1 minuta Dlaczego?8 minut Wypracowane praktyka10 minut Problemy i kłopoty14 minut Efekty (on-line)5 minut pytania5 minut razem 45 minut bo 2 minuty już gadałem…
Kilka zdań o projekcie 2006 marzec - Decyzja 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki (rozpoczęcie budowy prototypu – NASK na zlecenie NDAP) 2006 kwiecień-grudzień - trzy urzędy biorą udział w testach przekazania dokumentów (UM w Chorzowie, UM w Częstochowie i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) 2006 listopad - Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519 2006 grudzień - dostosowanie systemu do zgodności z ww. rozporządzeniem 2007 – trwają prace zmierzające do poprawienia ergonomiczności systemu … (?) 2008 – przeniesienie systemu do organizowanego Narodowego Archiwum Cyfrowego?
po co w ogóle taki projekt? …i czego dotyczy
To nie jest to samo 1.Informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej – elektroniczne rejestry, ewidencje, inwentarze, spisy, indeksy itd. 2.Kopie cyfrowe dokumentów tradycyjnych – pliki zawierające informację graficzną (skany), kopie cyfrowe nagrań (dźwiękowych i wideo) 3.Elektroniczne referencyjne rejestry publiczne takie jak PESEL, KRS, CEPIK, EGiB, TERYT, REGON itd. 4.Dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego
przypadek 1 - informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej (biblioteki, archiwa, wytwórcy dokumentacji) (1) Istnieje pierwowzór analogowy i tylko on zawiera kompletną informację (1) W systemie teleinformatycznym znajduje się tylko informacja o tym pierwowzorze (metadane) ale nie jego kopia cyfrowa umożliwiająca zapoznanie się z treścią (1) przykłady: biblioteczne katalogi on-line (OPAC Biblioteki Narodowej), elektroniczne inwentarze archiwalne (bazy danych archiwów państwowych), ale też rejestr dokumentów przychodzących do kancelarii urzędu, tylko metadane o dokumentach
Przyp. 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej (digitalizacja realizowana przez biblioteki i archiwa) (2) Istnieje pierwowzór analogowy, ale istnieje także kopia cyfrowa zawierająca tę samą informację - umożliwiająca takie samo zrozumienie dokumentu – (2a) W systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze oraz dostępna jest także jego kopia cyfrowa przykład: OPAC Biblioteki Narodowej połączony z Cyfrową Biblioteką Narodową (CBN Polona) metadane o dokumentach analogowych (i ich kopiach?) + dostępne cyfrowe kopie dokumentów
przypadek 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej – ciąg dalszy (biblioteki, archiwa) – (2b) w systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze i o istniejącej off-line kopii, ale kopia, nie jest dostępna za pomocą tego systemu – (2c) informacja o kopiach nie jest bezpośrednio powiązana z informacją o pierwowzorze – (2d) istnieją kopie cyfrowe ale istnieje tylko informacja o nośnikach na jakich są one zapisane, albo … nie ma żadnej informacji kopie dokumentówmetadane o dokumentach (i kopiach?)
przypadek 3 – elektroniczne referencyjne rejestry publiczne (wytwórcy dokumentacji) – (3) w systemie informatycznym znajduje czysta informacja, która w zależności od potrzeb jest przetwarzana w formie raportów niezbędnych do realizacji zadań publicznych (na podstawie danych z rejestru wytwarzane są dokumenty …tradycyjne (np. wyciąg z hipoteki, wypis z KRS, prawo jazdy, dowód rejestracyjny itd.) – (3) dokumenty elektroniczne w takich rejestrach nie są zapisane w formie utrwalonych plików o określonym formacie same metadane - ale z założenia nie o dokumentach tylko o innych obiektach
przypadek 4 – dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego (wytwórcy dokumentacji) (4) dokument elektroniczny zastąpił dokument tradycyjny w procesie realizacji zadań publicznych (wszystko załatwiane jest elektronicznie) (4) w systemie informatycznym dostępne są: – dokumenty elektroniczne naturalne tzw. born digital w postaci możliwych do wyodrębnienia plików w określonym formacie – kopie cyfrowe napływających dokumentów tradycyjnych w postaci j.w. (wtórne dokumenty elektroniczne na podstawie których podejmuje się decyzje) – same metadane o procesie ich przetwarzania – (4b) w systemie informatycznym dostępne są dokumenty elektroniczne (te w postaci możliwych do wyodrębnienia plików o określonym formacie oraz … same metadane o procesie ich przetwarzania. dokumenty elektroniczne naturalne + dokumenty elektroniczne wtórne + metadane
jaką informację chcemy zachować? przypadek 1-3 (nie jest tematem tej prezentacji) zostawmy do rozpatrzenia innym razem czy w przypadku 4, gdy mamy do czynienia z załatwianiem spraw wyłącznie za pomocą dokumentów elektronicznych (także tych będących kopiami napływających papierów) będziemy starali zachować się całość* dokumentacji elektronicznej dotyczącej załatwiania spraw czy tylko naturalne dokumenty elektroniczne (born digital)? *w tym także kopie dok. analogowych nawet jeśli wykonane do bieżących potrzeb urzędu w rozdzielczości 150 dpi
dlaczego tak ważny przypadek 4 Coraz więcej podmiotów publicznych decyduje się na wspomaganie procesu realizacji swoich zadań za pomocą systemów teleinformatycznych Niezależnie od tego czy system taki służy do załatwiania spraw czy tylko do rejestracji przebiegu spraw załatwianych tradycyjnie (na papierze) – w wyniku ich użytkowania powstają dane elektroniczne umożliwiające znacząco dokładniejsze i szybsze poszukiwanie informacji niż to wynika z tradycyjnej metodyki archiwalnej w imię czego pozbawiać się tej informacji?
biurowość tradycyjna – dokładność informacji Co wiemy o dokumentach: – Nic Co wiemy o sprawach – Nic Co wiemy o teczkach z dokumentami: – znak akt (kod komórki, symbol w wykazu akt, nr kolejny, rok) – nazwa komórki (odpowiadająca kodowi komórki) – tytuł teczki (odpowiadający symbolowi z wykazu akt) – daty skrajne – liczba stron – kategoria archiwalna (odpowiadająca pozycji z wykazu akt)
zarządzanie dokumentacją 2006 teczka: to wszystko co wiemy lista spraw: to już za dokładnie znamy jeszcze rozmiar w metrach bieżących półek
biurowość tradycyjna – jakość informacji 2 Co wiadomo z tych robaczków? dekretujący data treść dekretacji? odbiorca
System informatyczny – dokładność informacji Co wiemy o dokumentach: – Co najmniej: twórca, tytuł, data, format, dostęp, typ, – Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat), relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia – i inne Co wiemy o sprawach – Co najmniej: twórca, tytuł, daty skrajne, dostęp, – Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat), relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia Co wiemy o teczkach – Nie ma potrzeby tworzenia elektroteczek – Jeśli takiej wiedzy ktoś by sobie zażyczył (!?) to możliwe jest wykonanie automatycznego raportu za wskazany okres (tylko że… bez podania liczby stron, ponieważ nie wszystkie dokumenty elektroniczne mają strony) Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych
System informatyczny – dokładność i jakość informacji 5251572452 Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Zakład Naukowy Archiwistyki Krochmal Jacek kierownik ZNA glowny 5251572452 Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Wydział Organizacji i Udostępniania Berska Barbara kierownik WOU glowny stworzony 2007-04-05T10:49:53+01:00 wszystko text/plain znak sprawy ZNA-060-8-07 Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi intraDokID DD32067.txt intraDokID DS25494.tif jestDekretacją stworzyl 5251572452 Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Dyrektor Generalny Biernat Andrzej Dyrektor Generalny Text Dekretacja Dekretacja dokumentu z tych robaczków wiadomo dokładnie kto komu i kiedy (z dokładnością do sekundy) dekretował dokument, ale także jakie są stanowiska osób i ich miejsce w strukturze organizacyjnej
Porównanie (ważniejsze różnice) Metodyka tradycyjna Wiedza na poziomie teczki Wątpliwości związane z obiegiem (kto komu) Dekretacje na dokumentach Dokumenty kopiowane tyle razy ilu odbiorców System informatyczny Wiedza na poziomie każdego dokumentu Żadnych wątpliwości związanych z obiegiem Dekretacje jako osobne dokumenty Dokumenty zapisywane w systemie jeden raz
Cel rozporządzenia z art.5 ust.2c rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych jest po to aby istniejące znacząco dokładniejsze informacje znajdujące się w systemach wspomagających obieg dokumentów nie tylko nie zostały bezpowrotnie utracone ale zostały w sposób odpowiednio uporządkowany przekazane do archiwów państwowych Inaczej mówiąc: złapanie takiej informacji jest ważne ponieważ jest ona w porównaniu z dotychczasową (tą o teczkach) – niezwykle dokładna tylko jak to złapać?
I jeszcze jeden (niedostrzegany) cel – W podmiotach publicznych pracuje bardzo liczna grupa osób (nie wiem nie czy większość) którzy nie są zwolennikami informatyzacji. Oprócz powszechnie znanych i często przytaczanych przez tę grupę argumentów (bariery prawne, organizacyjne, finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd, nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po najmocniejszy argument bo tak!) jeśli udowodnimy, że jest możliwe przekazanie dokumentacji elektronicznej do archiwum z zachowaniem kontekstu jej powstawania, to stanie się ona postrzegana jako faktyczna alternatywa dla teczek aktowych
Trochę spraw technicznych paczka archiwalna – nieskompresowany plik *.tar zawierający trzy foldery
Trochę spraw technicznych 2 folder dokumenty – folder zawierający... dokumenty elektroniczne – wszelkie jakie są przekazywane w paczce – z nazwami takimi jak nadał je system
Trochę spraw technicznych 3 folder metadane – folder zawierający metadane do dokumentów elektronicznych przekazanych w paczce – zasada 1 dokument = jeden odpowiadający mu plik XML z metadanymi. Nazwy odpowiadają nazwom dokumentów z folderu dokumenty
Trochę spraw technicznych - 4 folder sprawy - folder zawierający metadane opisujące sprawy które zawierają przesłane dokumenty elektroniczne – niezależne od bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami - pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
jak te pliki wyglądają w środku DS500.tif – skan pisma wygląda tak:
jak jest realizowane przyporządkowanie do spraw Metadane dokumentu (w pliku DS500.tif.xml ) W tym między innymi opis elementu grupowanie wyglądał tak: znak sprawy ZNA-060-1-06 Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają tak W tym identyfikator sprawy wygląda tak: znak sprawy ZNA-060-1-06
Przekazywanie: jak to będzie w praktyce? 1.założenie superkonta w systemie informatycznym do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych dla administracji publicznej (właściwe archiwum państwowe) 2.przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w podmiocie planującym przekazanie materiałów archiwalnych (w postaci pliku XML o określonej strukturze). UWAGA! spis spraw a nie spis teczek! 3.wysłanie spisu w drodze teletransmisji za pomocą superkonta (podmiot przekazujący) 4.natychmiastowa, automatyczna weryfikacja spisu przez system (czy zgodny technicznie) 5.merytoryczna weryfikacja spisu przez archiwum państwowe nadzorujące dany podmiot
Jak to będzie wyglądało w praktyce? 6.powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji spisu 7.przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu informatycznego (podmiot przekazujący) 8.kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego oprogramowania) (archiwum techniczne) 9.eksport danych z nośnika do systemu (archiwum techniczne) 10.techniczne sprawdzenie przez system zgodności przekazanych materiałów z: – spisem zdawczo-odbiorczym – przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone i zapisane (ust.2c) (system)
Jak to będzie wyglądało w praktyce? 11.wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy istotnie przekazano materiały archiwalne) - maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe) 12.akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe) 13.możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych do archiwum dokumentów elektronicznych z systemu służącego do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu przekazującego. W przypadku pozostawiania w systemie konieczność oznakowania dokumentów przekazanych. (instytucja przekazująca)
Proces przekazania (schemat) Archiwum Techniczne Archiwum Państwowe Aktotwórca Konto admin. Konto merytor. 1. założenie kont System informatyczny Archiwum Dokumentów Elektronicznych 3.spis z-o 4. Akceptacja spisu Superkonto Konto edycyjne 5.suma kontrolna 8. akceptacja paczki 2. założenie kont 7. wprowadzenie do systemu 6. paczka archiwalna (na nośniku) 6. paczka archiwalna (teletransmisja)
Schemat przekazywania Diagram procesu wprowadzania materiałów archiwalnych za: Łukaszem Żuchowskim (Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa)
Co jeszcze robi prototyp Automatycznie wydziela serie (na podstawie zawartej w przekazanych metadanych informacji o strukturze organizacyjnej) Umożliwia edycję metadanych przez archiwa państwowe (na poziomie zespołu, serii, sprawy, dokumentu) ale tylko w zakresie obszaru działania archiwum. Edycja metadanych przez archiwum państwowe nie narusza integralności metadanych pierwotnych – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (po testach). Umożliwia edycję metadanych przez instytucje publiczne (np. przez ich archiwa zakładowe) ale tylko w zakresie ich materiałów. Edycja ta nie narusza integralności metadanych pierwotnych ani metadanych archiwum państwowego – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (w trakcie testów)
Co jeszcze robi prototyp 2 Automatycznie blokuje dostęp publiczny do materiałów archiwalnych dla których element dostęp jest określony jako – metadane (blokowanie dostępu do treści dokumentu – zachowany dostęp i możliwość wyszukiwania na podstawie metadanych) – niedostępne (blokowanie dostępu do wszelkich metadanych lub blokowanie dostępu tylko do metadanych odnoszących się do treści dokumentu ?) Umożliwia eksport danych wybranych spraw uporządkowanych w postaci paczki archiwalnej określonej w rozporządzeniu MSWiA (w razie potrzeby przekazania materiałów upoważnionym podmiotom). Opcja dostępna tylko dla konta merytorycznego archiwum państwowego i instytucji publicznej i tylko w zakresie materiałów właściwych dla tego archiwum lub tej instytucji
Walidator Aby sprawdzić czy nasz system informatyczny potrafi wyprodukować prawidłową technicznie paczkę archiwalną można zajrzeć na stronę https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/download.do gdzie udostępniono zestaw walidatorów umożliwiających sprawdzenie metadanych pojedynczego dokumentu elektronicznego, spisu zdawczo-odbiorczego, a także całej paczki archiwalnej przeznaczonej do przekazania do archiwum państwowego. https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/download.do
Więcej na ten temat… W materiałach przygotowanych na szkolenia dla pracowników archiwów państwowych: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825
Co jeszcze potrzebne? Wykaz testów dla systemu informatycznego przeznaczonego do postępowania z dokumentami elektronicznymi (system przechodzi testy = nadaje się do realizacji zadań wymienionych w rozporządzeniu) Wykorzystanie systemu ADE do procesu wydawania zgody na brakowanie przez archiwum państwowe? Wykaz rodzajów dokumentów (zgodnie z rozporządzeniem) Automatyczna weryfikacja zgodności paczki archiwalnej z wykazem akt Przykładowe procedury dotyczące długoterminowego przechowywania ale aby to dobrze zrobić…
Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji (§ 4. Rozporządzenia o niezbędnych elementach struktury) Propozycja robocza wypracowana przez archiwa państwowe jest tutaj: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775 http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775 …potrzebne są
wykazy akt przekazywane do ADE w postaci zestandaryzowanych plików XML (wzór wykazu akt w postaci elektronicznej) oraz:
Komu backup? Co leży w megamarkecie z elektroniką na regale z napisem archiwizacja? A może skopiować zawartość dysków razem ze strukturą folderów jak leci i przekazać do archiwum? (i tam niech się zajmują tym dalej – wszak od tego są) Jedna z Ważnych Instytucji Publicznych zaproponowała przekazywanie do archiwum państwowego kolejnych backupów systemu informatycznego - zaznaczając że aby to w ogóle odczytać to musimy kupić: – Licencję na Silnik bazy danych (od znanej firmy o światowym zasięgu) – Licencję na aplikację realizującą zadania publiczne za pomocą tego silnika (od znanej firmy o ogólnokrajowym zasięgu) – Szkolenia (żeby w ogóle się zorientować jak działa(ł) system
Dlaczego materiały archiwalne uporządkowane w określony sposób? Czy tradycyjne papiery mogą być przekazane do archiwum państwowego byle jak czyli w rozsypie? To co na papierze może poleżeć przez 50 lat w kącie (i najczęściej nic się nie stanie), może być jeszcze po tym czasie uporządkowane Po 50 latach leżące w kącie taśmy (np.. DLT) z backupów przypuszczalnie będą… do niczego, ponieważ…
… ponieważ – Nie dadzą się w ogóle odczytać (uszkodzony będzie sam nośnik) – Nie będzie urządzeń do odczytania (nie będą już produkowane) – Nie będzie oprogramowania do odczytania – Nie będzie można stwierdzić jakie oprogramowanie jest potrzebne – Znajomość kontekstu wytworzenia zapisanej taśmy to jak znajomość kontekstu… zapełnienia regału w magazynie
Aby nie było takich kłopotów… Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519 (jak uporządkować materiały na nośniku) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518 (jakie dane gromadzić od początku oraz jaka procedura przekazania i …przygotowania do przekazania) …czyli nie chcemy backupów
Praktyka: ogólne problemy z postrzeganiem dokumentu elektronicznego zapisany nośnik (por. kodeks karny art.115 §14) dokument jako plik (XML???) stworzony na podstawie formularza lub wzoru ustalonego w przepisach prawa (por. ustawa o podpisie elektronicznym art.58 ust.3) pobranego z centralnego repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych (zob. §3.4 Rozporządzenia MSWiA w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych - Dz. U. z dnia 11 grudnia 2006 r.). dokument jako plik zapisany w jednym z formatów wymienionych w Rozporządzeniu RM w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U.05.212.1766) dokument jako inny, niewymieniony w przepisach plik dokument wieloplikowy dokument jako wpis do bazy danych systemu EOD
Spodziewane problemy z samym przekazywaniem… i przejmowaniem (skomplikowana?) procedura przekazania przy wykorzystaniu prototypu systemu informatycznego do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych co w przypadku gdy przekazywane byłyby zbiory dokumentów zawierające nagrania wideo (np. zapisy posiedzenia sądu w jakości tylko 5Mb/sek?)
zapisany nośnik… kodeks karny art.115 §14:Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne
…czy zbiór danych na nośniku Ustawa o informatyzacji art.3 pkt2:Dokument elektroniczny: stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych
załóżmy że to zbiór danych – jaki? czy uporządkowanych w określonej strukturze znaczy plik w określonym formacie? jeśli plik to w jakim formacie? – wymienionym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U.05.212.1766) – tamże XML do definiowania układu informacji polegającego na określeniu elementów informacyjnych oraz powiązań między nimi – wymienionym w §2.3 rozporządzenia MSWiA z dnia 30 października 2006 w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U.06.206.1517) – tamże XML do sporządzania dokumentów elektronicznych do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej
jeszcze dokładniej… A może dokument elektroniczny to tylko taki który został przygotowany na podstawie wzorca… który został: – przygotowany w formacie (XML), zawierający definicję struktury danych (XSD), wzorzec wizualizacji (XSLT) oraz dane wskazujące na treść oraz zakres użycia (z projektu rozporządzenia MSWiA z art. 58 ust. 3 ustawy o podpisie elektronicznym zob. http://bip.mswia.gov.pl/download.php?s=4&id=647)
Wniosek Byłoby miło gdyby wszystkie dokumenty elektroniczne służące do załatwiania spraw były pojedynczymi plikami w formacie XML … i może kiedyś tak będzie Jednak w systemach EOD występują dokumenty w najróżniejszych formatach i … długo jeszcze będą występować (np. skany pism papierowych, nagrania dźwiękowe, pliki binarne spoza obszaru RP itd…) Dlatego Rozporządzenie MSWiA wymaga przekazania osobnego pliku metadanych w formacie XML dla każdego dokumentu elektronicznego – w ten sposób kontekst przekazanych dokumentów sprowadzany jest do wspólnego mianownika – każdy dokument ma identycznie oznaczone (zgodnie z XSD) metadane
Problem praktyczny 1 - dekretacja w elektronicznym obiegu dokumentów (EOD) Nie jest plikiem (bo nie jest zapisana w określonym formacie tylko jako wpis do bazy danych) Ale czy jest dokumentem elektronicznym? – Wszak jest to uporządkowany zbiór danych stanowiący odrębną całość znaczeniową – Możliwe są do wyodrębnienia niezbędne elementy struktury określone w rozporządzeniu MSWiA (inne niż dokumentu dekretowanego!)
Przykład: pismo i dekretacja: różne metadane – różne dokumenty powiązane relacją Pismo: Identyfikator: DS25494.tif Odbiorca: NDAP/ Dyrektor Generalny Twórca: AP Białystok/ Dyrektor/Marek Kietliński Data: 30 marca 2007 Typ: text/pismo Format: image/tif Dostęp: wszystko (publiczny) Tytuł: Problemy z dokumentem elektronicznym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim Dekretacja tego pisma: Identyfikator: DD32067.txt Odbiorca: NDAP/ZNA/ Jacek Krochmal Twórca: NDAP/Dyrektor Generalny/Andrzej Biernat Data: 5 kwietnia 2007 Typ: text/dekretacja Format: text/plain Dostęp: wszystko (publiczny) Tytuł: Dekretacja dokumentu Relacja: jestDekretacją DS25494.tif
Treść dokumentów z poprzedniego slajdu Treść pisma:Treść dekretacji: Do realizacji. WOU we współpracy z ZNA Warto zauważyć, że sama treść dekretacji bez metadanych (niezbędnych elementów struktury), a zwłaszcza relacji wiążącej z dokumentem dekretowanym nic nie znaczy
Problem praktyczny 1 - efekty W wyniku eksperymentu przekazania dokumentów elektronicznych do prototypu ADE ( https://ade.ap.gov.pl/ndap/) https://ade.ap.gov.pl/ndap/ – przekazane dekretacje nie zawierały kluczowej informacji na temat odbiorcy (odbiorców wpisano do treści dokumentu) – w ogóle nie przekazano dekretacji (brak było jakichkolwiek informacji o obiegu dokumentów) Cytat z pisma producenta systemów EOD do NDAP: (…) jest problem z dokumentami elektronicznymi, które powstały tylko w bazie systemu jako rekord zapisu), a nie mają innej postaci (ani papierowej, ani pliku z rozszerzeniem. ). Jak taki dokument możne przekazać do archiwum, aby być w zgodzie z rozporządzeniem? Uwaga: braku dekretacji nie można walidować automatycznie. Brak odbiorcy dekretacji można walidować automatycznie, ale nie można tego automatycznie… odrzucić
Problem praktyczny 2 – metadane w osobnych plikach Rozporządzenie jest jednoznaczne: Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi (załącznik pkt 3 zdanie drugie). Ale nie znaczy to, że każdy plik z metadanymi musi mieć odpowiadający mu dokument elektroniczny. Może się zdarzyć sytuacja, że w systemie EOD nie ma pliku odpowiadającego dokumentowi elektronicznemu tj. są … same metadane (np. opisano w systemie dokument fizyczny i nie ma jego odpowiednika cyfrowego, albo dekretacja nie zawiera treści) Takie same metadane także mają znaczącą wartość informacyjną ułatwiającą (zgodnie z definicją) wyszukiwanie, kontrolę i zrozumienie dokumentu
Problem praktyczny 3 – dobra redundancja danych Skoro Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi i musi to być niezbędne minimum to analizując rozporządzenie można zauważyć że np. metadane twórcy będą prawidłowe jeśli zostanie określona nazwa instytucji która stworzyła dokument i funkcja (czyli np. stworzyl)… i już – po co jakieś dane o jednostkach organizacyjnych, wydziałach, stanowiskach itd.. W przypadku gdy będzie przekazanych 40 tysięcy dokumentów to 30 tysięcy z nich może mieć wpisaną tę samą nazwę instytucji – twórcy (jeśli były to dokumenty w niej wytworzone) Dlaczego więc nie przekazać jedynie kodu (identyfikatora) instytucji zamiast jej pełnej nazwy? I niech sobie archiwum państwowe samo ustali nazwę twórcy na podstawie referencyjnego rejestru publicznego. W ten sposób będzie można też ustalić adres itp. dane.
Problem praktyczny 3 – dobra redundancja danych Powielenie metadanych dla każdego dokumentu elektronicznego (zamiast identyfikatora – nazwa i adres) to nie jest dla systemu informatycznego problem techniczny ale za to: – dane archiwalne będą niezależne od ewentualnych zmian w rejestrach referencyjnych – ewentualne dane w systemach informatycznych nie będą stale zależne od jednego rejestru referencyjnego (będzie możliwość weryfikacji informacji za pomocą różnych źródeł) Czy przekazywać więcej informacji na temat twórców dokumentów i i ich miejscu w strukturze organizacyjnej instytucji publicznych to jak się wydaje będzie (już niedługo) problem …polityczny a nie techniczny.
Problem praktyczny 4: wymagalność i kolejność podelementów a… jakość W wyniku eksperymentu przekazania dokumentów elektronicznych do prototypu ADE ( https://ade.ap.gov.pl/ndap/) https://ade.ap.gov.pl/ndap/ a)były problemy z przygotowaniem metadanych wg określonej kolejności b)pojawiały się tzw. puste znaczniki w elementach nieobowiązkowych (np. ) c)pojawiały się metadane zgodnie z XSD ale bez wartości informacyjnej np. 1.tif albo pismo d)pojawiały się metadane będące informacją fałszywą np. dla dokumentu w języku angielskim określono Uwaga: automatycznie walidować da się tylko to co w pkt a-b
Ważna informacja Podczas testów przekazywano wyłącznie materiały posiadające status dokumentów dostępnych publicznie (nie można było przekazać dokumentów niedostępnych do niesprawdzonego systemu).
problem praktyczny 5 - dostęp Jednym z niezbędnych elementów struktury dokumentu elektronicznego jest dostęp czyli określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument W proponowanych objaśnieniach minimalne wymagania dla tego elementu to: – dostępność – określenie, czy dokument lub metadane są dostępne (wymagane) – uwagi – dodatkowe objaśnienia komu i na jakiej podstawie można udostępnić dokument, lub określenie przyczyny nieudostęniania (opcjonalne) – data – data do której dokument lub grupa dokumentów są niedostępne (od kiedy są dostępne) w przypadku ograniczeń w dostępie (opcjonalne) Bez tej wiedzy nie ma mowy o automatycznym udostępnianiu
problem praktyczny 5 - dostęp Dla pewnych grupy dokumentów z założenia można stwierdzić ze są niedostępne publicznie (np. występują w nich dane osobowe) a dla innych z całą pewnością że są dostępne (te co trafiły do BIP) Określenie dostępu do części dokumentów będzie jednak możliwe wyłącznie po zapoznaniu się z ich treścią przez człowieka – zrobienie tego na etapie przetwarzania dokumentu w urzędzie przez kompetentnego urzędnika jest wykonalne – po przekazaniu do archiwum raczej nie ma na to szans A to oznacza dodatkowy obowiązek, który powinien wymuszać system teleinformatyczny podczas załatwiania spraw
Spodziewany problem praktyczny – kto jest twórcą w przypadku skanu dokumentu? W podanym przykładzie zeskanowanego pisma MSWiA do MKiDN dobra praktyka to wskazanie jako twórcy podmiotu odpowiedzialnego za treść, a nie za wykonanie kopii (skanu). Gdybyśmy uznawali, że twórcą jest nie MSWiA tylko pani Elżbieta z kancelarii to niczego byśmy nie znaleźli.
Spodziewane inne problemy – Wypracowana praktyka jest opisana i dostępna w materiałach szkoleniowych umieszczonych na stronie internetowej NDAP (http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825) – ale czym innym są testy a czym innym praktyka na prawdziwych materiałach archiwalnychhttp://archiwa.gov.pl/?CIDA=825 – Z doświadczenia z BIP-em i wdrożeniem do stosowania podpisu elektronicznego wynika, że (jak to w Polsce) będziemy się martwić jak przekazać materiały archiwalne dokładnie po 10 latach (a wtedy może być już za późno na złapanie odpowiednich metadanych) – Praktyka wynika z testów w których brały udział wybrane osoby z wybranych urzędów (liderów informatyzacji) wspomagane przez dostawców oprogramowania – co będzie w przypadku pierwszego przekazania na poważnie?
Inne problemy 2 Z testów wynika że paczka archiwalna zawierająca 74 sprawy (w tym 829 dokumentów) miała wielkość 55MB Inna paczka archiwalna zawierająca 72 sprawy (127 dokumentów) miała wielkość 10 MB Dokumenty papierowe skanowane były w podmiotach przekazujących w rozdzielczości 150 dpi (czarno-białe) Na pewno jak nie zaczniemy to się nie dowiemy… … i dlatego mamy do czynienia z prototypem
Spodziewane problemy 3 Co by było gdyby: – Ustalono w przepisach prawa obowiązek skanowania papierowych dokumentów w rozdzielczości 600 dpi i 24-bitowej głębi koloru (albo choć 300 dpi 8-bit) – Rozpoczęto przekazywanie nagrań dźwięku dla których ustalono w przepisach jakość minimum 48kHz/24bit – Rozpoczęto przekazywanie nagrań wideo dla których ustalono… Na pewno jak nie zaczniemy to się nie dowiemy… … i dlatego mamy do czynienia z prototypem
The National Archives (UK) http://www.nationalarchives.gov.uk/ero/ Przykładowe archiwum – bez złapanych z systemu informatycznego metadanych – czyli użytkownik zobaczy dokument, ale nie zobaczy jego metadanych
Ostatnia strona… Charakterystyczne: metadane wyjęte z pliku.doc i wpisane do PDF
NARA - Electronic Records from the US Department of Education Przykładowe archiwum – samych okrojonych metadanych czyli użytkownik zobaczy niektóre metadane (tytuły) ale nie zobaczy dokumentów (może je zamówić)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) https://ade.ap.gov.pl/ndap/ Prototypowe archiwum – ze złapanymi i przekazanymi z systemu informatycznego metadanymi oraz pełną treścią dokumentów Użytkownik korzystając z przekazanych przez aktotwórcę metadanych może odnaleźć, a następnie obejrzeć dokumenty
ADE – metadane dokumentu kliknijmy tu…
stworzony 2006-06- 27T00:00:00+01:00 wszystko image/tiff 2053996 znak sprawy DP-025-29-06 Opiniowanie projektów aktów prawnych intraDokID DS8927.tif 2006-06- 28T15:29:22+01:00 5251572452 Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych intraDokID PD120.doc maOdniesienie intraDokID PD121.doc maOdniesienie intraDokID RD225.html maOdniesienie intraDokID DD1015 8.txt maDekretację intraDok ID DD10126.txt maDekretację intraDokID DD10159.txt maDekretację intraDokID DD10265.txt maDekretację intraDokID DD1 0425.txt maDekretację stworzyl Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji PL Text Pismo projekt rozporządzenia MSWiA w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych wartość informacyjna jest zdecydowanie większa i zrozumiała dla maszyny
Ale czy w ogóle zaczniemy tę informatyzację? Z całą pewnością nie zaczniemy jeśli nie będzie wolno… całkowicie zastąpić papieru w obiegu dokumentów czyli po prostu zabrać go z biurek (wszystkich biurek – także prezydentów, prezesów, ministrów, dyrektorów itd.) Może na początku niech nie chodzi o to by był to nakaz – chodzi o to aby był wybór Abyśmy mogli wypracować dobrą praktykę – i działając zgodnie z prawem nie dublować obiegu elektronicznego w EOD - obiegiem papierowym mój adres kschmidt@archiwa.gov.pl
Pobierz ppt "Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu."
Podobne prezentacje 1 1 ETAPY WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ Magdalena Sawicka.