Source: https://ecmpartner.pl/2018/09/10/skan-faktury-na-rowni-z-oryginalem/
Timestamp: 2019-12-08 06:06:47
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 86
 art. 88
 art. 86
 art. 88
 art. 15
 art. 106
 art. 106
 art. 88
 art. 88
 art. 3

Document Content:
ECM Partner Sp. z o.o. – biuro rachunkowe i usługi kadrowe Skan faktury na równi z oryginałem. Kilka lat temu niewyobrażalne... - ECM Partner Sp. z o.o. - biuro rachunkowe i usługi kadrowe
ECM Partner Sp. z o.o. - biuro rachunkowe i usługi kadrowe / Aktualności / Skan faktury na równi z oryginałem. Kilka lat temu niewyobrażalne…
Skan faktury przesłany mailem jak oryginał? Niedawno pojawiła ciekawa interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Dla zainteresowanych treść interpretacji poniżej. Swoją drogą ciekawe czy planowany centralny rejestr faktur już zupełnie wyprze dokumenty w formie papierowej…?
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 9 kwietnia 2018 r. (data wpływu 16 kwietnia 2018 r.) uzupełnionym pismem z 22 maja 2018 r. (data wpływu 29 maja 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych od kontrahentów w formie skanu pocztą e-mail – jest prawidłowe.
W dniu 16 kwietnia 2018 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych od kontrahentów w formie skanu pocztą e-mail. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 22 maja 2018 r. stanowiącym odpowiedzią na wezwanie Organu z 10 maja 2018 r. znak: 0111-KDIB3-3.4012.102.2018.1.PK, 0111-KDIB2-3.4010.75.2018.3.APA.
Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów dokumenty potwierdzające zakupy i wydatki (np. faktury zakupowe, rachunki). Ze względu na upowszechnienie poczty elektronicznej będzie się zdarzało że wnioskodawca otrzyma zeskanowane dokumenty od kontrahentów (faktury zakupowe lub rachunki) e-mailem zamiast w wersji papierowej pocztą tradycyjną. Wersja skanowana będzie odzwierciedleniem wersji papierowej w związku z czym Wnioskodawca nie będzie wymagał od dostawcy dostania wersji papierowej. Wersja skanowana będzie zapisywana w systemie finansowo-księgowym i archiwizowana do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System finansowo-księgowy będzie umożliwiał przegląd dokumentów lub jego wydruk. Wnioskodawca wskazał, że jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Wnioskodawca posiada system finansowo-księgowy umożliwiający gromadzenie zeskanowanych dokumentów. System chroniony jest hasłem dostępu i umożliwia eksport danych. Dzięki wyszukiwarce i filtrom każdy dokument może być odnaleziony w krótkim czasie. Dane systemu są codziennie archiwizowane co umożliwia ich odtworzenie w przypadku zdarzeń losowych. System rejestruje, który z załogowanych użytkowników umieścił dokument w systemie lub z której lokalizacji dokument został przekazany do systemu. Dokumenty są weryfikowane także pod kątem czytelności skanu. Wnioskodawca potwierdza, że wdrożony przez Wnioskodawcę system zapewni łatwe odszukanie skanów faktur zakupowych, bezzwłoczny do nich dostęp na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli celno- skarbowej oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach. Dostęp nie będzie trudniejszy niż do dokumentów papierowych zwyczajowo przechowywanych w segregatorach na regałach. System zapewnia możliwości pobierania i przetwarzania danych zawartych w fakturach zakupowych. Nabycie towarów i usług udokumentowanych otrzymywanymi fakturami będzie służyć generalnie czynnościom opodatkowanym, ale czasami zdarzą się zakupy służące czynnościom zwolnionym lub niepodlegającym opodatkowaniu.
Wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie podatku od towarów i usług dotyczą możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych pocztą e-mail zeskanowanych dokumentów potwierdzających zakupy i wydatki od kontrahentów (np. faktury zakupowe, rachunki).
Zgoda dorozumiana na przesłanie skanów dokumentów kosztowych (faktur i rachunków) drogą elektroniczną zostanie wyrażona w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną skanem dokumentu kosztowego.
Spółka posiada pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów albo wystawcy dokumentu kosztowego (faktury lub rachunku) które Wnioskodawca otrzymuje elektronicznie w formie zeskanowanej. Tożsamość weryfikowana jest poprzez uzgodnienie danych na skanie faktury z zamówieniem lub umową i danymi kontrahenta wprowadzonymi do systemu spółki. Dane kontrahenta przed wprowadzeniem do systemu spółki wymagają sprawdzenia dokumentów rejestrowych kontrahenta (KRS, NIP, Regon).
Zeskanowane dokumenty będą otrzymywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym (w szczególności format TIFF, PDF lub inny nieedytowalny format).
Po otrzymaniu skanu faktury (lub rachunku) osoba odpowiedzialna za jej akceptację sprawdzi czy ze skanu faktury (lub rachunku) zapewniony jest wyraźny odczyt danych, a w przypadku braku poprosi kontrahenta o ponowne wysłanie skanu faktury.
W pierwszej kolejności podczas księgowania danej faktury (lub rachunku) otrzymanej elektronicznie w formie skanu informacje na skanie faktury (rachunku) zostaną porównane z danymi określonymi w zamówieniu lub w przypadku usług w umowie. Poszczególne linie skanu faktury (lub rachunku) oraz zamówienia (umowy w przypadku usług) powinny być ze sobą zgodne. Weryfikacja będzie polegała na porównaniu wartości netto, brutto, VAT i ilości wykazanej na fakturze do zamówienia lub umowy w przypadku usług. Każdy dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji z zamówieniem lub umową, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności (np. brakujący numer zamówienia, czy nieprawidłowe wartości liczbowe na fakturze). Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki.
W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahenta (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), Spółka wyśle informację o nieprawidłowościach do Kontrahenta ze wskazaniem co powinno zostać poprawione. Do momentu wyjaśnienia rozbieżności, Spółka będzie blokować płatność dla Kontrahenta wynikającą z faktury. Co do zasady, Spółka będzie stosować procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach zdarzać się mogą także faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, które nie będą realizowane na podstawie zamówienia. Skany faktur niezwiązanych z zamówieniem/umową (w przypadku usług) będą traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup. W przypadku zakupów, które nie są realizowane na podstawie zamówienia ich weryfikacja będzie więc dokonywana w sposób analogiczny do przedstawionego powyżej poprzez potwierdzenie poprawności treści faktury przez odpowiedzialnych za dany zakup pracowników Spółki
Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym skanem faktury, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.
Czy otrzymywanie i przechowywanie skanów dokumentów kosztowych (faktur i rachunków) zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu i czyni zadość obowiązkom przechowywania faktur oraz pozwala na odliczenie podatku od towarów i usług od skanów faktur dokumentujących nabycie towarów służących działalności opodatkowanej podatkiem VAT? W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że ta część pytania dotyczy wyłącznie skanów faktur dotyczących czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT i dotyczy wyłącznie skanów faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku, do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.
Zdaniem Wnioskodawcy (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku) otrzymywanie skanów dokumentów kosztowych (faktur i rachunków) i ich przechowywanie w wyżej opisany sposób zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu; czyni zadość ustawowym obowiązkom przechowywania faktur i dokumentów i pozwala na odliczenie podatku naliczonego w przypadku faktur dotyczących czynności opodatkowanych VAT. W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że ta część stanowiska własnego dotyczy wyłącznie skanów faktur i rachunków dotyczących czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT i dotyczy wyłącznie skanów faktur i rachunków wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku, do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych I gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
Z opisu sprawy wynika, że Spółka (czynny podatnik) otrzyma dokumenty, potwierdzające zakupy i wydatki (np. faktury zakupowe, rachunki), od kontrahentów w wersji skanu faktur, pomimo nie posiadania porozumienia dotyczącego otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Zgoda dorozumiana na przesłanie faktur drogą elektroniczną zostanie wyrażona poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą. Wersja elektroniczna dokumentu będzie zapisywana w systemie finansowo-księgowym i archiwizowana do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wersja elektroniczna dokumentu będzie otrzymywana w nieedytowalnym formacie elektronicznym takich jak PDF, JPG i innych. System finansowo – księgowy będzie umożliwiał przegląd dokumentów lub jego wydruk. Spółka posiada pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów albo wystawcy faktury które Wnioskodawca otrzymuje elektronicznie. Tożsamość weryfikowana jest poprzez uzgodnienie danych na fakturze z zamówieniem lub umową i danymi kontrahenta wprowadzonymi do systemu spółki. Dane kontrahenta przed wprowadzeniem do systemu spółki wymagają sprawdzenia dokumentów rejestrowych kontrahenta (KRS, NIP, Regon), sprawdzenia. Po otrzymaniu faktury osoba odpowiedzialna za jej akceptację sprawdzi czy z faktury zapewniony jest wyraźny odczyt danych, a w przypadku braku poprosi kontrahenta o ponowne wysłanie faktury. Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. Wnioskodawca posiada system finansowo-księgowy umożliwiający gromadzenie dokumentów. System chroniony jest hasłem dostępu i umożliwia eksport danych. Dzięki wyszukiwarce i filtrom każdy dokument może być odnaleziony w krótkim czasie. Dane systemu są codziennie archiwizowane co umożliwia ich odtworzenie w przypadku zdarzeń losowych. System rejestruje, który z załogowanych użytkowników umieścił dokument w systemie lub z której lokalizacji dokument został przekazany do systemu. Wnioskodawca oświadcza, że wdrożony przez Wnioskodawcę system zapewni łatwe odszukanie faktur zakupowych, bezzwłoczny do nich dostęp na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, pozwala uznać, że Spółka przechowuje faktury w sposób zgodny z przytoczonymi przepisami, a przedstawiona forma akceptacji przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych tj. wyrażenie zgody w sposób dorozumiany, poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu, spełniać będzie wymogi prawa podatkowego. W konsekwencji tak przechowywane faktury stanowią podstawę do dokonania odliczenia podatku naliczonego.
Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. Tym samym, w ocenie Spółki, jednakowo powinny być traktowane faktury papierowe i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).
Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, który stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.
Jak poinformowała Spółka, jest ona zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT, a nabywane przez nią towary i usługi od których zamierza odliczyć podatek VAT będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka chce dokonać odliczenia podatku naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej faktur VAT, z których zgodnie z ustawą VAT będzie miała prawo odliczyć podatek od towarów usług naliczony.
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, zwłaszcza gdy w toku kontroli podatkowej lub w postępowaniu podatkowym – prowadzonym przez właściwy organ podatkowy – zostaną poczynione ustalenia faktyczne, w szczególności w zakresie spełnienia wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, odmienne od przedstawionych przez podatnika we wniosku, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie – ul. M.C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).
centralny rejestr fakturdokumenty księgowekopia fakturyskan faktury
GPW (2019-09-24 18:59)
NBP 2019-09-24
USD 3,9838 -0,36%
EUR 4,3796 -0,22%
CHF 4,0219 -0,45%
GBP 4,9509 -0,43%