Source: https://82.pre.zzz-temp.e-firma.pl/artykul/monitoring-w-zakladzie-pracy
Timestamp: 2020-04-03 16:25:45
Legal References Found: art. 111
 art. 222
 art. 223
 art. 12
 art. 12
 art. 29
 art. 29
 art. 50
 art. 50
 art. 114

Document Content:
Monitoring w zakładzie pracy -
Aktualne regulacje odnośnie monitoringu w zakładzie pracy zostały wprowadzone do Kodeksu pracy nową ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000) – art. 111. W Kodeksie pracy
przepisy odnośnie monitoringu znajdują się w art. 222 i art. 223. Stosowanie monitoringu w zakładzie pracy
zostało więc szczegółowo uregulowane. Począwszy od 25 maja 2018 r., każdy pracodawca, który zdecyduje się na korzystanie z monitoringu, powinien znać i wdrożyć u siebie te przepisy.
Przez monitoring należy rozumieć środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu.
Monitoringiem można objąć teren zakładu pracy lub teren wokół zakładu pracy.
Monitoring w zakładzie pracy jest oczywiście uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy. Pracodawca może z niego skorzystać wówczas, gdy uzna, że monitoring jest mu niezbędny, aby:
zapewnić bezpieczeństwo pracowników,
zapewnić ochronę mienia,
zapewnić kontrolę produkcji,
zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Wprowadzenie monitoringu musi więc być niezbędne, by zagwarantować pracodawcy możliwość realizacji co najmniej jednego z wyżej wymienionych celów. To praco­dawca będzie musiał w razie potrzeby (np. w przypadku
kontroli) wykazać, że wprowadzenie monitoringu było uzasadnione. Stosowanie monitoringu w celu nadzoru nad należytym wykonywaniem obowiązków przez pracowników będzie więc nieprawidłowe.
Ograniczone są również miejsca, w których monitoring można zamontować. Nie będzie można bowiem co do zasady umieszczać go:
w pomieszczeniach sanitarnych,
w szatniach,
w stołówkach,
w palarniach,
w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Wyjątkowo wprowadzenie monitoringu w ww. pomieszczeniach byłoby dopuszczalne, o ile pracodawca wykaże niezbędność jego wprowadzenia właśnie z uwagi na zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochronę mienia, kontrolę produkcji czy zachowanie poufności informacji, których ujawnienie mogłoby narazić go na szkodę. Nie jest to jednak jedyny warunek. Wprowadzając monitoring w takich właśnie miejscach, pracodawca musi bezwzględnie zapewnić, aby monitoring:
nie naruszał dóbr osobistych pracowników (w szczególności ich godności),
nie wkraczał w zasadę wolności i niezależności związków zawodowych.
Zapewnienie ochrony dóbr osobistych oraz wolności i niezależności związków zawodowych może nastąpić poprzez zastosowanie technik, które uniemożliwią rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Czas, przez jaki można przechowywać nagrania obrazu z monitoringu, jest ograniczony do 3 miesięcy od dnia nagrania. Pracodawca może przetwarzać takie nagranie tylko w celach, dla których zostało ono zebrane. Wydaje się więc, że nie można wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracownika, jeżeli nagranie z monitoringu wykaże przykładowo, że nieefektywnie wykorzystywał on czas pracy. Praktyka jednak pokaże, czy sądy będą dopuszczać taki dowód w prowadzonych przez siebie postępowaniach.
Wyjątkowo, gdy nagranie będzie dowodem w prowadzonym na podstawie prawa postępowaniu bądź gdy pracodawca poweźmie wiadomość, że nagranie może stanowić dowód w postępowaniu, nagranie można przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia takiego postępowania.
Należy więc dobrze zastanowić się przed usunięciem nagrania z monitoringu, czy przypadkiem nie zaistnieje podstawa do dłuższego jego przechowywania.
Po upływie 3 miesięcy albo po uprawomocnieniu się orzeczenia kończącego dane postępowanie nagranie obrazu powinno być co do zasady zniszczone. Wyjątkowo tylko, jeżeli jakiś szczególny przepis pozwalałby na przechowywanie nagrania przez inny okres, nagranie przechowuje się przez czas wskazany w tej szczególnej regulacji.
Pracodawca, który objęty jest układem zbiorowym pracy lub posiada regulamin pracy, powinien uregulować właś­nie w tych dokumentach:
sposób zastosowania monitoringu.
U pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie są obowiązani do ustalenia regulaminów pracy, cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu ustala się w obwieszczeniu.
Dla przypomnienia, pracodawca musi wprowadzić u siebieregulamin pracy, gdy:
zatrudnia co najmniej 50 pracowników,
zatrudnia mniej niż 50 pracowników, ale co najmniej 20, o ile zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnios­kiem o jego wprowadzenie, chyba że organizacja i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników są objęte układem zbiorowym pracy.
Wprowadzenie monitoringu nie może być również zaskoczeniem dla pracowników. Najpóźniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu i to w sposób przyjęty u danego pracodawcy (przykładowo poprzez wywieszenie takiej informacji na tablicy ogłoszeń lub wysłanie wiadomości elektronicznej e-mail). Terminy i procedura są więc takie same, jak przy wejściu w życie regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania.
Dopuszczając pracownika do pracy (czyli przed faktycznym rozpoczęciem wykonywania pracy przez pracownika),
pracodawca musi na piśmie przekazać pracownikowi informacje właśnie o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu. Można więc to zrobić od razu przy zatrudnianiu pracownika.
Wprowadzając monitoring, należy pamiętać o tym, aby oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Tabliczka z symbolem kamery
i napisem monitoring powinna więc być uznana za wystarczającą w tym zakresie. Takie oznaczenie musi się pojawić w zakładzie pracy nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.
W przypadku wprowadzania monitoringu w zakładzie pracy, Kodeks pracy nakłada na pracodawcę również obowiązek respektowania art. 12 i 13 RODO (czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Artykuł 12 RODO reguluje kwestię przejrzystego informowania i przejrzystej komunikacji pomiędzy administratorem danych osobowych (pracodawcą) a osobą, której dane dotyczą (pracownikiem), a także tryb wykonywania praw przez osobę, której dane dotyczą (przez pracownika).
Artykuł 13 RODO dotyczy natomiast tzw. klauzuli informacyjnej, a więc informacji, jakie administrator danych osobowych (pracodawca) powinien podać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), podczas ich pozyskiwania.
Szczególnym rodzajem monitoringu, który uwzględniono w Kodeksie pracy, jest monitoring poczty elektronicznej.
Wprowadzenie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracowników jest możliwe, o ile będzie to pracodawcy niezbędne do zapewnienia:
takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy,
W przypadku monitoringu poczty elektronicznej, inaczej niż w przypadku monitoringu wizyjnego, można więc już nadzorować, czy pracownik poświęca czas przeznaczony na pracę właśnie na efektywne wykonywanie swoich obowiązków.
W przypadku tego rodzaju monitoringu również należy pamiętać o poszanowaniu dóbr osobistych pracownika, a w szczególności o ochronie tajemnicy korespondencji. Pracodawca nie powinien więc zapoznawać się z treścią e-maili, które pracownik wysyła w celach niezwiązanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych.
Także cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej powinny być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, bądź w obwieszczeniu. Pracownik przed dopuszczeniem do pracy musi uzyskać na piśmie informacje o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej.
Konieczne jest również poinformowanie pracowników z dwutygodniowym wyprzedzeniem o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej przed jego uruchomieniem, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (jw. przy monitoringu wizyjnym).
Co więcej, nie tylko monitoring wizyjny, ale także monitoring poczty elektronicznej wymaga wprowadzenia przez pracodawcę stosownych oznaczeń pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Przy wprowadzaniu monitoringu poczty elektronicznej również należy pamiętać o art. 12 i 13 RODO.
Inne formy monitoringu w zakładzie pracy
Jeżeli pracodawca będzie chciał zastosować inne formy monitoringu niż wskazany powyżej monitoring poczty elektronicznej, przepisy Kodeksu pracy dają mu taką możliwość. Należy tylko pamiętać o tym, że inne formy monitoringu można wprowadzić wówczas, gdy będą one pracodawcy niezbędne w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przykładem mogą być więc systemy monitoringu przekazywanych pracownikom samochodów służbowych czy telefonów komórkowych.
Do innych form monitoringu niż monitoring poczty elektronicznej stosuje się te same zasady co do monitoringu poczty elektronicznej. Odsyłam więc w tym zakresie do powyższych uwag odnośnie monitoringu poczty elektronicznej i zwracam w szczególności uwagę na kwestię poszanowania dóbr osobistych pracownika. Monitorowanie samochodu służbowego pracownika po godzinach pracy może naruszać jego dobra osobiste, chociaż z drugiej strony może być również uzasadnione tym, aby pracodawca mógł zapewnić sobie właściwe użytkowanie udostępnionego pracownikowi pojazdu. Przykładowo, Grupa Robocza art. 29 (niezależny podmiot o charakterze doradczym powołany na mocy art. 29 Dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych) w opinii 2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy wskazuje, iż aby zapobiec kradzieży samochodu służbowego, pracodawca odstępowałby od rejestrowania położenia pojazdu poza godzinami pracy, o ile taki pojazd nie opuści wyznaczonego obszaru (regionu, państwa), a dopiero po opuszczeniu danego obszaru pracodawca mógłby uzyskiwać dostęp do takich danych.
Podsumowując kwestię monitoringu w zakładzie pracy, pracodawca musi przeanalizować posiadane przez siebie w tym zakresie wewnętrzne regulacje i zweryfikować, czy są zgodne z aktualnymi przepisami Kodeksu pracy. Jeżeli natomiast żadnych regulacji wewnętrznych w tym zakresie nie ma, powinien jak najszybciej je wprowadzić, pamiętając o informowaniu nowych pracowników o stosowanym monitoringu przed ich dopuszczeniem do pracy.
Monitoring w jednostkach samorządu terytorialnego
Regulacje odnośnie monitoringu w jednostkach samorządu terytorialnego znajdują się w ustawach o:
samorządzie gminnym (art. 9a i art. 50 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r., t.j. z dnia 9 maja 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 994),
samorządzie powiatowym (art. 4b i art. 50 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998 r.,t.j. z dnia 9 maja 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 995),
samorządzie województwa (art. 60a ustawy o samorządzie województwa z dnia 5 czerwca 1998 r., t.j. z dnia 13 kwietnia 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 913).
Przepisy powyższe zostały wprowadzone ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 1000) – art. 114, 122, 123.
Monitoring w gminie
Gmina, aby prawidłowo wprowadzić monitoring w obszarze przestrzeni publicznej, musi przestrzegać następujących zasad przedstawionych poniżej.
Monitoring może zostać wprowadzony, jeżeli jego celem jest zapewnienie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, a także ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej.
Monitoring może zostać zamontowany nie tylko na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie gminy lub jednostek organizacyjnych gminy czy na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych (o ile zastosowanie monitoringu na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych jest konieczne do zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli lub ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej), ale także w innych miejscach znajdujących się w obszarze przestrzeni publicznej. Wówczas gmina musi zadbać o to, aby przed zastosowaniem monitoringu na nie swoim terenie uzyskać zgodę podmiotu zarządzającego tym obszarem lub podmiotu, który posiada tytuł prawny do tego obszaru. Monitoring wprowadzany przez gminę nie może obej...