Source: http://bip.bialystok.rio.gov.pl/index.php?r=1369&s=1448&v=2114
Timestamp: 2020-01-28 22:29:36
Legal References Found: art. 1
 art. 5
 art. 124
 art. 59
 art. 122
 art. 15
 art. 16
 art. 25
 art. 25
 art. 8
 art. 216
 art. 40
 art. 87
 art. 83
 art. 67
 art. 156
 art. 42
 art. 117
 art. 35
 art. 40
 art. 13
 art. 272
 art. 290
 art. 2
 art. 21
 art. 3
 art. 1
 art. 2
 art. 6
 art. 1
 art. 3
 art. 1
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 6
 art. 4
 art. 6
 art. 2
 art. 3
 art. 6
 art. 2
 art. 2
 art. 6
 art. 4
 art. 3
 art. 4
 art. 1
 art. 2
 art. 7
 art. 272
 art. 210
 art. 210
 art. 67
 art. 67
 art. 8
 art. 272
 art. 8
 art. 272
 art. 274
 art. 274
 art. 24
 art. 70
 art. 70
 art. 53
 art. 55
 art. 62
 art. 18
 art. 73
 art. 26
 art. 98
 art. 91
 art. 2
 art. 91
 art. 2
 art. 7
 art. 91
 art. 44
 art. 46
 art. 94
 art. 11
 art. 94
 art. 649
 art. 6491
 art. 26
 art. 83
 art. 83
 art. 60
 art. 53
 art. 69
 art. 54
 art. 35
 art. 8
 art. 40

Document Content:
Data utworzenia: 2019-05-09 02:50
Data modyfikacji: 2019-05-09 02:51
Data publikacji: 2019-05-09 02:51
przeprowadzona w Urzędzie Miasta Zambrów
Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 lutego 2019 roku (znak: RIO.IV.6001-7/18), o treści jak niżej:
W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Zambrów za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Zambrów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.
Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), stwierdzono, że:
a) w wykazie kont Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej przewidziano konto 853 „Fundusze celowe”, które nie może mieć zastosowania w urzędach gmin ze względu na wynikający z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) brak możliwości funkcjonowania funduszy celowych w gospodarce finansowej jednostek samorządu terytorialnego – str. 7 protokołu kontroli,
b) w opisie konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” przewidziano okresowe przelewy środków pieniężnych dla dysponentów niższego stopnia, w korespondencji z kontem 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. Podział na dysponentów środków (główny, drugiego i trzeciego stopnia) nie występuje w gospodarce finansowej jednostek samorządu terytorialnego. Ponadto zapis ten jest niespójny z opisem konta 223 w planie kont dla budżetu, w którym właściwie określono zasady rozliczania środków przekazywanych na realizację wydatków jednostkom budżetowym – str. 8 protokołu kontroli,
c) nie określono przepisami wewnętrznymi (w tym w opisach poszczególnych kont) zasad ewidencjonowania operacji związanych z centralnym rozliczaniem podatku VAT; przy czym stosowane w praktyce zasady prowadziły do wykazania w księgach nierzetelnych stanów a więc nie powinny stanowić podstawy regulacji wewnętrznych, o czym w dalszej części wystąpienia – str. 9 protokołu kontroli,
d) instrukcja gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miasta Zambrów wprowadzona zarządzeniem Nr 0151-54/09 Pana Burmistrza z dnia 15 września 2009 r. przewiduje, że odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku gminy ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki: „Środki trwałe i pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo-wartościową, stanowiące wyposażenie biurowe, winny być przypisane do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie inwentarzowym. (…) Spis taki, opatrzony pieczęcią i podpisami osób odpowiedzialnych umieszcza się w widocznym miejscu w każdym pomieszczeniu”. Kontrola wykazała, że owe „spisy inwentarzowe” podpisane zostały w 2014 r. przez osobę, która nie jest już pracownikiem Urzędu, w trakcie inwentaryzacji w 2017 r. zadania te wykonywał inny pracownik, a od 1 stycznia 2018 r. jeszcze inny. Pracownicy ci złożyli do akt osobowych deklaracje o przyjęciu odpowiedzialności materialnej, co sprzeciwia się postanowieniom Kodeksu pracy, który w art. 124 stanowi, iż pracownik, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze) odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Zatem nie można przypisać pracownikowi odpowiedzialności materialnej za wszystkie składniki mienia Urzędu. Bezpodstawne jest żądanie podpisywania deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej w przypadkach wykraczających poza dyspozycję tego przepisu – str. 9 i 199-200 protokołu kontroli,
e) nie aktualizowano wykazu wzorów podpisów osób upoważnionych do czynności kontrolnych, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 0151-61/09 Pana Burmistrza z dnia 21 września 2009 r. w sprawie wprowadzenia w życie „Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Zambrów”. Uwaga dotyczy figurowania nadal w tym wykazie osoby, która nie jest już Sekretarzem Miasta – str. 10 protokołu kontroli.
Obowiązująca uchwała Nr 197/XL/10 Rady Miasta Zambrów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny, przypadających gminie Miasto Zambrów lub jej jednostkom podległym, nie została dostosowana do brzmienia delegacji ustawowej nadanego od 28 kwietnia 2017 r. ustawą z dnia 10 lutego 2017 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 659). Od tego czasu, w związku ze zmianą art. 59 ust. 1 ustawy, także kwestia stosowania ulg w spłacie należności cywilnoprawnych przypadających instytucjom kultury powinna zostać uregulowana przez Radę Miasta w treści przedmiotowej uchwały – str. 10-11 protokołu kontroli.
Kontrola prawidłowości ewidencji operacji w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., wykazała, że:
a) przychody z tytułu dochodów budżetowych realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu, wynoszące w 2017 r. 68.440.254,57 zł, ujęto w ewidencji Urzędu z zastosowaniem zapisów bezpodstawnie wykorzystujących konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, wbrew jego treści ekonomicznej. Dokonano księgowań Wn 222 – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” i równolegle Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 222. Właściwym zapisem dla ujęcia tej operacji jest Wn 800 – Ma 720 – str. 14 protokołu kontroli,
b) błędnie ewidencjonowano środki otrzymywane na dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników – jako dochody zapisem Wn 133-04 „Dofinansowanie dokształcania młodocianych pracowników” – Ma 901 „Dochody budżetu”, zaś przekazanie tych środków pracodawcom jako wydatki Wn 902 „Wydatki budżetu” – Ma 133-04. W księgach Urzędu operacje te powielano na kontach 222 i 223. W 2017 r. z tego tytułu ujęto w budżecie dochody i wydatki w łącznej kwocie 82.388,01 zł. Zgodnie z obecnie regulującymi to zagadnienie przepisami art. 122 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, ze zm.) dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników następuje ze środków Funduszu Pracy, przekazanych na wyodrębniony rachunek gminy za pośrednictwem Wojewody, a zatem nie ze środków budżetu gminy. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia operacje dotyczące wydzielonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, środków pieniężnych ewidencjonuje się na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. Natomiast do ewidencji rozrachunków dotyczących tych środków wykorzystuje się konto 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 15 i 19-20 protokołu kontroli,
c) wydatki na sumę 9.661,20 zł zrealizowane bezpośrednio z rachunku ewidencjonowanego jako jeden z rachunków budżetu (konto 133-21), nieprawidłowo powielono w ewidencji Urzędu na koncie 223, zamiast na koncie 130, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 20 protokołu kontroli,
d) nie zachowano czystości obrotów na koncie 130, wbrew zasadom jego funkcjonowania określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, co dotyczyło subkont zarówno dochodów, jak i wydatków – str. 22-23 protokołu kontroli. Obroty na subkontach dochodów do konta 130 były wyższe o 514.538,54 od dochodów wykazanych w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym na podstawie ewidencji Urzędu. Z kolei obroty strony Ma na subkoncie wydatków były co prawda niższe o 54.272,02 zł od wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu, jednakże na tę różnicę wpływ miały kwoty wydatków (82.388,01 zł i 9.661,20 zł) zrealizowane bezpośrednio z rachunku budżetu, których nie powielono na koncie 130 (ujęto je bezpodstawnie na koncie 223); zawyżenie obrotów z powodu niezachowania czystości obrotów na subkoncie wydatków wyniosło zaś 37.777,19 zł,
e) stan rozliczeń dotyczących należności z tytułu dochodów na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazywano nieprawidłowo jako per saldo należności i zobowiązań, co skutkowało zniekształceniem danych prezentowanych następnie w sprawozdaniach. Na 31 grudnia 2017 r. w ewidencji syntetycznej na koncie 221 wykazano po stronie Wn per saldo w wysokości 10.698.398,73 zł. Na podstawie analizy ewidencji analitycznej stwierdzono zaś, że na koniec 2017 r. faktyczne należności podlegające wykazaniu po stronie Wn powinny wynosić 10.698.398,73 zł, zaś nadpłaty po stronie Ma 31.233,80 zł. W skład salda Wn wchodziła m.in. kwota 1.011.085,05 zł stanowiącą karę umowną przypisaną w wykonaniu zalecenia pokontrolnego po poprzedniej kontroli RIO. Przypisu dokonano bez nadania klasyfikacji budżetowej, ponieważ – jak wyjaśniła Skarbnik – uznano tę należność za „wątpliwą”, nierealną w praktyce do odzyskania. Stanowi to naruszenie zasad funkcjonowania konta 221 określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi ewidencja szczegółowa powinna być prowadzona m.in. według podziałek klasyfikacji budżetowej. Kwota 1.011.085,05 zł stanowi wierzytelność od upadłego wykonawcy, zgłoszoną w 2013 r. do Sędziego Komisarza Sądu Rejonowego w Gdańsku. Od 2013 r. nie uzyskano żadnej kwoty, ani informacji w kwestii możliwości zaspokojenia wierzytelności. Z uwagi na upływ czasu można zakładać, że ewentualny majątek po upadłej firmie został rozdysponowany na rzecz innych wierzycieli, a w konsekwencji brak jest możliwości zaspokojenia wierzytelności miasta. Nie przedstawiono kontrolującemu udokumentowanych działań w kwestii pozyskania informacji w tym zakresie, które mogłyby stanowić formalną podstawę umorzenia należności i następnie jej wyksięgowania.
Dalsza analiza sald na koncie 221 wykazała inne należności o dużym prawdopodobieństwie nieściągalności:
- 1.068 zł za usługę wywozu nieczystości wykonaną zastępczo przez Urząd od trzech dłużników, w stosunku do których prowadzona egzekucja okazała się bezskuteczna, z uwagi na ich sytuację materialną. W tej sytuacji nie podejmowano kolejnych czynności windykacyjnych, gdyż generowałyby tylko koszty. Kontrola nie wykazała podjęcia działań w celu umorzenia tych należności jako nieściągalnych i następnie ich wyksięgowania na tej podstawie,
- 2.050 zł należność główna (plus 183,49 zł odsetki) od „Olimpia Zambrów spółka z o.o. w organizacji”, przypisana na podstawie faktury z dnia 6 września 2016 r. za udostepnienie boiska wraz z prawem do korzystania w niezbędnym zakresie z budynku administracyjno-szatniowego. Opisany w protokole stan faktyczny, w szczególności informacja Pana Burmistrza, że spółka nie powstała i nie podjęła działalności, daje podstawę do twierdzenia, że wygenerowane saldo – wobec braku podmiotu, od którego można egzekwować zaspokojenie należności – obrazuje w istocie należność niepodlegającą egzekucji, a zatem powinno zostać formalnie umorzone a następnie wyksięgowane – str. 26-28 protokołu kontroli;
f) na koncie 222 w ewidencji Urzędu wykazano nierealne saldo Wn wysokości 38 zł; zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 222 może wykazywać jedynie saldo Ma. Mimo nieznacznej wartości salda zwrócenia uwagi wymagają nieprawidłowe księgowania, których efektem było powstanie nierealnych sald na kilku kontach, stanowiące przykład naruszenia podstawowych zasad ewidencji. Kwota 38 zł wpłacona została 18 grudnia 2017 r. na rachunek dochodów bez określenia tytułu, w związku z czym drugostronnie kwotę tę zarachowano poprawnie na koncie 240 (do wyjaśnienia), nie ujmując w sprawozdaniu Rb-27S. Na koniec roku bank automatycznie przekazał wszystkie środki pozostające na rachunku dochodów Urzędu, wraz z kwotą 38 zł, na rachunek budżetu, którą to operację w odniesieniu do kwoty 38 zł zarachowano błędnie zapisem Wn 222 – Ma 130, zamiast Wn 240 – Ma 130. Po przeksięgowaniu dochodów ujętych w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu (Wn 800 – Ma 222), pozostały nierealne salda na kontach 222 i 240. Z kolei w ewidencji budżetu wpływ kwoty 38 zł zarachowano Wn 133 – Ma 222, zamiast Ma 240. W efekcie powstało również nierealne saldo Ma na koncie 222 w ewidencji budżetu, sugerujące rzekomą nadpłatę dochodów w odniesieniu do kwot ujętych w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S. Nadmienić też należy, że w 2018 r. w celu likwidacji tych nierealnych sald zastosowano kolejne błędne księgowania, omówione szczegółowo na str. 29-30 protokołu kontroli, bez związku z treścią operacji i funkcją ekonomiczną kont,
g) w księgach Urzędu ewidencjonowano rozliczenia dotyczące tylko VAT Urzędu, jako jednej z jednostek budżetowych objętych centralnym rozliczeniem VAT miasta jako podatnika. Kontrola wykazała, że w ewidencji Urzędu dokonywano zmniejszenia poniesionych wydatków Urzędu o kwotę podatku VAT naliczonego od zakupów Urzędu, którą rozliczono z podatkiem należnym od sprzedaży. Polegało to na dokonywaniu przelewu z rachunku budżetu na rachunek wydatków Urzędu, którą to operację księgowano zapisem ujemnym Wn 225-4 – Ma 130. Wskazać należy, że zmniejszanie wydatków o kwotę odpowiadającą podatkowi VAT naliczonemu rozliczonemu z podatkiem należnym nie wynika z rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych. W dyspozycji jednostki – po rozliczeniu podatku VAT należnego z naliczonym – pozostaje bowiem kwota podatku należnego uzyskanego w związku z dokonaną sprzedażą, w wysokości rozliczonej z podatkiem naliczonym. Środki te pochodzą od kontrahentów, na rzecz których jednostka dokonała sprzedaży, a nie od podmiotu, u którego jednostka dokonywała zakupów. Okoliczność braku konieczności odprowadzenia VAT należnego, wynikająca z rozliczenia go z podatkiem naliczonym, nie powinna zatem skutkować zmniejszeniem wydatków, lecz zaliczeniem pozostałych w jednostce z tego tytułu środków pieniężnych do dochodów budżetowych w paragrafie odpowiednim do rodzaju sprzedaży, w związku z którą jednostka uzyskała te środki. Metoda stosowna przez Urząd Miasta prowadzi do wypaczenia faktycznej kwoty wydatków, które zostały poniesione na zadania publiczne w wysokości udokumentowanej wyciągami bankowymi, obrazującymi przelewy na rzecz dostawców czy wykonawców. W okresie objętym kontrolą na zmniejszenie wydatków Urzędu zaksięgowano kwotę wynikającą z rozliczenia podatku VAT należnego z naliczonym wynoszącą łącznie 104.748,42 zł – str. 30-31 protokołu kontroli,
h) nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym wynikająca z „częściowych deklaracji” jednostki budżetowe odprowadzały na rachunek budżetu, którą to operację księgowano Wn 133 – Ma 224 „Rozrachunki budżetu”. W ten sposób na koniec 2017 r. powstało na koncie 224 saldo Ma w wysokości 23.832 zł, wyrażające rzekomą nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym miasta Zambrów jako podatnika VAT (czyli w praktyce zobowiązanie wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku do odprowadzenia do US), podczas gdy w rzeczywistości z deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r. wynika, że miasto Zambrów – jako podatnik VAT – posiadało należność w wysokości 68.173 zł z tytułu podatku VAT podlegającego zwrotowi z urzędu skarbowego. W związku z danymi deklaracji VAT-7 miasta wszelkie środki podatku VAT należnego uzyskane na rachunek budżetu lub na rachunki bieżące jednostek budżetowych pozostawały do dyspozycji jednostki (nie podlegały wpłacie do urzędu skarbowego), a zatem powinny być zaliczone do dochodów budżetu. O kwotę 23.832 zł zaniżono w efekcie dochody budżetu za 2017 r. Kwota należności w kwocie 68.173 zł nie wynikała też z ksiąg rachunkowych Urzędu Miasta, w których nie prowadzono ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT. Jak wynika z ustaleń kontroli, w deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r. w zakresie kwoty 28.173 zł zaznaczono poz. 59, wskazując na dokonanie jej zwrotu przez US w ciągu 60 dni (pozostała miała być rozliczona w następnych okresach).
Zaznaczenie jedynie kwoty 28.173 zł jako podlegającej zwrotowi z US oraz pominięcie w dochodach budżetu kwoty podatku należnego w wysokości 23.832 zł miało związek z bezpodstawnie prowadzonymi rozliczeniami budżetu z jednostką budżetową miasta Pływalnia Miejska „Delfin”, która wykazywała nadwyżki podatku naliczonego nad należnym; obie wymienione kwoty bezzasadnie przekazano Pływalni w 2018 r. (jak należy wnioskować Pływalnia ujęła je na zmniejszenie wydatków, wypaczając poziom wydatków budżetu, gdyż w innym przypadku musiałyby one zostać automatycznie zwrócone do budżetu). Przekazywanie z rachunku budżetu na rachunek Pływalni jakichkolwiek środków wynikających z centralnego rozliczenia podatku VAT należy ocenić jako nieuzasadniony transfer środków, niemający oparcia w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym centralizacji VAT, a także ogólnych zasadach finansowania jednostek budżetowych. Możliwość przekazania nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikającej z cząstkowych danych podmiotu objętego centralnym rozliczeniem może dotyczyć jedynie zakładu budżetowego, a i to pod warunkiem podjęcia przez organ stanowiący stosownej uchwały w tej sprawie – art. 15 ust. 4a i art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych. Przepisy prawa nie przewidują podejmowania uchwał w sprawie zwracania z budżetu nadwyżek VAT naliczonego nad należnym jednostkom budżetowym. Jest to w pełni uzasadnione, ponieważ są to podmioty finansowane środkami budżetu. Sposób przekazywania środków budżetu jednostkom budżetowym regulują przepisy prawa – jednostki te otrzymują z budżetu wyłącznie środki na realizację planu finansowego wydatków, w korespondencji z kontem 223, i przekazywanie im środków budżetu z innych tytułów nie ma podstaw, zwłaszcza jeżeli prowadzi dodatkowo do wypaczenia poziomu wydatków budżetu na realizację zadań publicznych. Wpływ cząstkowych danych jednostki budżetowej na deklarację miasta – skutkujący powstaniem należności z tytułu zwrotu VAT z US lub zmniejszeniem zobowiązań miasta wobec US – nie oznacza, że jednostka budżetowa może choćby teoretycznie rościć jakiekolwiek prawa do tych środków – str. 25 i 31-32 protokołu kontroli,
i) analiza pochodzenia środków pieniężnych wykazanych na koncie 139 na koniec 2017 r., w konfrontacji z zapisami na koncie 240 obrazującymi przebieg rozliczeń, wykazała, że kwota 21.252,15 zł (skumulowana przez kilka lat) stanowiła nadwyżkę odsetek dopisanych przez bank nad kosztami obsługi rachunku. Z ewidencji nie wynika, od jakich depozytów odsetki zostały naliczone, gdyż ujmowane były one w ewidencji analitycznej do konta 240 na jednym koncie zbiorczym, co uchybia zasadom z załącznika nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 powinna umożliwiać wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń, ustalenie przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów. Pracownik prowadzący ewidencję analityczną do konta 240 poinformował, że odsetki przekazywane są poszczególnym podmiotom w dacie zwrotu zabezpieczeń. Według zaprezentowanego wyliczenia odsetki należne kontrahentom, których zabezpieczenia należytego wykonania umów nadal pozostają na rachunku depozytowym na dzień 31 grudnia 2017 r. wynosiły łącznie 6.196,24 zł. Wnika stąd, że odsetki na kwotę 15.055,91 zł (kumulowane przez wiele lat, o czym świadczy wysokość tej kwoty) dotyczą oprocentowania depozytów o nieokreślonym w czasie kontroli pochodzeniu. Przy braku możliwości zidentyfikowania podmiotów, którym są one należne, kwota 15.055,91 zł powinna zostać przekazana na dochody budżetu – str. 34-35 protokołu kontroli,
j) analiza dokumentacji stanowiącej podstawę dokonania odpisów aktualizujących należności na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” wykazała, że kwota 323.989 zł (248.460 zł należność główna i 75.529 zł odsetki) stanowi zaległość z tytułu podatku od nieruchomości od firmy „Zambrowita Zakłady Mięsne” spółka z o.o. w organizacji. Opisany w protokole stan faktyczny wskazuje, że aktualnie po spółce nie pozostał żaden majątek, z którego można dochodzić należności. Potwierdzeniem tego jest ogłoszenie zamieszczone w Monitorze Sądowym i Gospodarczym przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, na podstawie art. 25d ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 986, ze zm.) o wszczęciu postępowania likwidacyjnego i wykreślenie z urzędu podmiotu „Zambrowita”. Stosownie do art. 25d ust. 1 tej ustawy wszczęcie postępowania likwidacyjnego i wykreślenie z urzędu podmiotu następuje wówczas, gdy podmiot ten nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności. W świetle powyższych ustaleń należność od tego podmiotu uwidoczniona na kontach 221 i 290 bezzasadnie jest utrzymywana w ewidencji – str. 36-37 protokołu kontroli. Ustalenia zawarte na przywołanych stronach protokołu kontroli wskazują też na konieczność zweryfikowania podstaw do dalszego utrzymywania w księgach opisanych tam należności, w szczególności należności na kwotę 8.550.304,80 zł od „ZAMTEX” S.A. z tytułu podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych (ostatni dokument to plan podziału wierzytelności z października 2012 r.). Na kwestie te wskazano też w części wystąpienia dotyczącej kontroli podatków i opłat.
Kontrola sprawozdawczości budżetowej sporządzonej za 2017 r., przeprowadzona w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wykazała, że:
a) sporządzane przez Pana Burmistrza sprawozdania jednostkowe Rb-27S nie obejmowały danych dotyczących dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu wynoszących 68.440.254,57 zł, w związku z czym nie były zgodne z danymi ksiąg rachunkowych; w efekcie w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S ujmowano dane dotyczące tych dochodów bezpośrednio na podstawie ksiąg rachunkowych, zamiast na podstawie sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu, czym naruszono § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 13 protokołu kontroli. Według wyjaśnienia Skarbnika Miasta (…) Sprawozdanie Rb-27S j.s.t. za 2017 r. zostało wydrukowane w czasie kontroli. Obowiązek taki będzie realizowany każdego roku,
b) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S obejmującym dochody realizowane na rachunku Urzędu jako jednostki budżetowej wykazano należności w wysokości 9.656.290,46 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że w sprawozdaniu pominięto należność z tytułu kary umownej w kwocie 1.011.085,05 zł, przypisaną na podstawie zaleceń z poprzedniej kontroli kompleksowej RIO; z ustaleń przedstawionych wyżej w niniejszym wystąpieniu (przy opisie sposobu zaksięgowania tej należności) nie wynika, aby udokumentowano okoliczności uzasadniające pominięcie jej w sprawozdaniu Rb-27S. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 7 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z 2014 r. w kolumnie „zaległości netto” należało wykazać należności, których termin płatności minął i mogą być egzekwowane. Opisany wyżej brak wiedzy miasta o ewentualnej niemożności egzekucji tej należności wiąże się z obowiązkiem jej wykazania w sprawozdaniu Rb-27S. Tymczasem, jak wyżej przedstawiono, należność ta od razu została ujęta na koncie 221 bez nadania klasyfikacji budżetowej. Ponadto w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S zaniżono należności i nadpłaty o kwoty wynoszące po 31.023,22 zł na skutek wykazania danych w tym zakresie na podstawie błędnie ustalonych sald w ewidencji syntetycznej do konta 221, o czym również była mowa przy opisie ustaleń dotyczących ewidencji księgowej. Zaniżenie należności i zobowiązań o kwotę 31.023,22 zł nastąpiło też w bilansie Urzędu Miasta – str. 14 protokołu kontroli.
W 2017 r. miasto Zambrów poniosło wydatki inwestycyjne w kwocie 201.290,95 zł dotyczące nakładów na drogę powiatową, które to nakłady prawidłowo zostały przekazane z ewidencji Urzędu do ewidencji Starostwa Powiatowego w Zambrowie. Analiza dokumentacji związanej z realizacją zadania wykazała, że kontrolowana jednostka otrzymała w dniu 30 listopada 2016 r. od Powiatu Zambrowskiego dotację celową, w wysokości 500.000 zł (ujętą w całości w rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne”, par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”). W części obejmującej roboty na odcinku drogi powiatowej zadanie to powinno być zrealizowane na podstawie porozumienia w rozumieniu przepisów art. 8 ust. 2a i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.) i art. 216 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, a otrzymane od powiatu środki na ten cel powinny być ujęte w rozdziale 60014 „Drogi publiczne powiatowe” par. 6620 „Dotacje celowe otrzymane z powiatu na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” – str. 195-196 protokołu kontroli.
Kontrola prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) wykazała, że błędnie zaliczono:
a) do par. 0470 „Wpłaty z opłat za trwały zarząd, użytkowanie i służebność”, zamiast do par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” dochody z odsetek naliczonych od nieterminowej płatności należności za służebność przesyłu w kwocie 2,84 zł – str. 81-82 protokołu kontroli;
b) do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”, zamiast do par. 0920 należności z odsetek naliczonych od nieregulowanych w terminie rat za sprzedaż lokalu mieszkalnego w wysokości 1.932,30 zł – str. 117 protokołu kontroli;
c) do par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw”, zamiast do par. 0920 kwoty 79,91 zł stanowiącej dochody z odsetek od nieterminowo opłaconych opłat adiacenckich – str. 123-124 protokołu kontroli.
W przedmiocie prawidłowości zbywania nieruchomości stwierdzono, że w dwóch postępowaniach zastosowano niewłaściwe formę przetargu pisemnego nieograniczonego. Zgodnie z art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.) celem przetargu ustnego jest uzyskanie najwyższej ceny, zaś celem przetargu pisemnego jest wybór najkorzystniejszej oferty – musi on zatem służyć uzyskaniu od oferentów dodatkowych korzyści poza ceną. W dwóch zbadanych postępowaniach zastosowano tryb przetargu pisemnego nie określając innych wymagań niż cena. W konsekwencji w ogłoszeniu o przetargach nie podawano informacji o terminie i miejscu, w których można zapoznać się z dodatkowymi warunkami tych przetargów – obowiązek podania tej informacji w ogłoszeniu wynika z § 16 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490). Ponadto należy zwrócić uwagę, że bezpodstawne stosowanie przetargu pisemnego może prowadzić do uszczuplenia dochodów miasta, ponieważ w przetargu ustnym oferent w celu nabycia nieruchomości zobowiązany jest zaproponować co najmniej jedno postąpienie od ceny wywoławczej, wynoszące co najmniej 1% ceny wywoławczej, natomiast w przetargu pisemnym może nabyć nieruchomość już po zaproponowaniu ceny równej cenie wywoławczej. W obu zbadanych postępowaniach wystąpił negatywny skutek finansowy – i to mimo złożenia ofert wyższych od ceny wywoławczej. W przypadku obowiązku zaproponowania postąpienia na poziomie 1% w przetargu ustnym dochody miasta z tytułu sprzedaży tych nieruchomości byłyby większe od uzyskanych odpowiednio o 209 zł i 77 zł – str. 106-111 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z trwałego zarządu stwierdzono, że od 2003 r. opłata roczna z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami o łącznej wartości 9.561.529,16 zł, przekazanych decyzją z dnia 5 lutego 2003 r. w trwały zarząd Pływalni Miejskiej w Zambrowie, pobierana jest w tej samej wysokości. Zgodnie z art. 87 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami wysokość opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu nieruchomości może być aktualizowana, nie częściej niż raz w roku, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Biorąc pod uwagę odległy czas, jaki upłynął od ustalenia pobieranej opłaty, dokonanie jej aktualizacji jest zasadne. Oprócz okresu, od jakiego jest ona pobierana, na ocenę tę wpływa także fakt, że według ustaleń kontroli określając jej wysokość w 2003 r. nie posłużono się danymi operatu szacunkowego, jak nakazują przepisy art. 83 ust. 1 w zw. z art. 67 ust. 1 i 3 oraz art. 156 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, lecz przyjęto wartość nieruchomości na podstawie ewidencji i danych wniosku Pływalni o ustanowienia trwałego zarządu – str. 82-83 protokołu kontroli.
W przedmiocie pozyskiwania przez miasto dochodów z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności nieruchomości oraz z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności ustalono, że zaniechano naliczenia i ujęcia w księgach należnych miastu odsetek za zwłokę w płatności XIV raty (opłacona w lutym 2014 r.) i XV raty (opłacona w październiku 2017 r.) opłaty za przekształcenie od osób wskazanych w protokole kontroli, w wysokości odpowiednio 1.201,06 zł (za 1054 dni zwłoki) i 1.868,82 zł (za 2013 dni zwłoki) – łącznie 3.069,88 zł; naruszono tym samym art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązujący jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych oraz § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… nakazujący ujmowanie w księgach należnych odsetek na koniec każdego kwartału lub w momencie ich zapłaty (obecnie regulacja ta znajduje się w § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…) – str. 89 protokołu kontroli.
Nie naliczono też i nie dochodzono odsetek od zaległości z tytułu wieczystego użytkowania opłaconej 22 maja 2017 r.; należne miastu odsetki wynosiły 74,46 zł za 52 dni zwłoki – str. 93-94 protokołu kontroli.
Największy skutek finansowy wynikający z zaniechania obowiązku naliczania odsetek dotyczył w przyjętej do badania próbie odsetek nienaliczonych w kwocie 4.071,65 zł, za 458 dni zwłoki (na dzień 31 grudnia 2017 r.) od należności głównej w wysokości 46.355,33 zł wynikającej z decyzji Pana Burmistrza z dnia 6 września 2016 r. w sprawie zwrotu kwoty równej zwaloryzowanej bonifikacie udzielonej przy nabyciu lokalu mieszkalnego. Ponadto kontrola tego zagadnienia wykazała, że wbrew zasadom sporządzania sprawozdania Rb-27S należność w kwocie 46.355,33 zł, pominięto w kolumnie 10 „zaległości netto” sprawozdania za 2017 r. – str. 116 protokołu kontroli.
Według wyjaśnienia złożonego przez inspektora Urzędu Miasta w kwestii nienaliczenia odsetek W związku z szerokim zakresem obowiązków i dużego nagromadzenia czynności związanych z realizacją zadań gospodarki finansowej przeoczono wykonanie czynności postawionych w pytaniu.
W zakresie przypadającej gminie należności z tytułu odsetek w kwocie 1.932,30 zł od nieterminowo regulowanych rat za sprzedaż lokalu mieszkalnego (o której była już mowa wyżej przy opisie błędów w klasyfikacji budżetowej) stwierdzono, że miasto wszczęło postępowanie o egzekucję należności pieniężnych z nieruchomości dłużnika, jednakże pomimo wezwania przez komornika w dniu 25 października 2016 r. o dokonanie opisu i oszacowanie zajętej nieruchomości zaniechano wnioskowanych działań. Według złożonego wyjaśnienia uznano, że kwota ta jest „zbyt mała” dla wierzyciela aby w stosunku do niej prowadzić dalszą egzekucję z nieruchomości, skutkiem czego w dniu 12 września 2017 r. komornik umorzył postępowanie egzekucyjne z nieruchomości. Z ustaleń kontroli nie wynika aby podejmowano inne czynności egzekucyjne wobec tej należności – str. 117 protokołu kontroli.
Analiza dochodzenia należności z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości wykazała natomiast brak działań windykacyjnych w stosunku do opłat przypadających od nieruchomości, której użytkownicy zmarli w latach 2005-2006, co skutkowało upływem okresu przedawnienia kwoty należności głównej w wysokości 5.316,19 zł oraz odsetek za zwłokę w wysokości 1.719,26 zł. Od 2006 r. dwukrotnie dokonano aktualizacji opłaty oraz występowano do syna użytkowników o informacje w przedmiocie sposobu uregulowania spraw spadkowych, nie uzyskując odpowiedzi. Nie podejmowano prawem przepisanych działań w celu ustalenia spadkobiorców. W wyjaśnieniu złożonym przez inspektora UM wskazano, że pismem z dnia 26 lipca 2018 r. syn zmarłych użytkowników zwrócił się z wnioskiem o rozłożenie na raty spłaty zobowiązań, co według wyjaśnienia (…) w świetle art. 117 § 2 KC należy potraktować jako oświadczenie o zrzeczenie się zarzutu przedawnienia – str. 90-92 protokołu kontroli.
Analiza należności w toku kontroli dochodów z majątku miasta wykazała – podobnie jak przy kontroli stanu ksiąg – istnienie należności, których charakter uzasadnia podjęcie działań w celu ich umorzenia na podstawie uchwały Nr 197/XL/10 Rady Miasta Zambrów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny…, zgodnie z którą należności mogą być umarzane w całości jeżeli postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne. Między innymi w zakresie należności wynikającej z określonego w dniu 2 grudnia 2005 r. żądania zwrotu bonifikaty udzielonej przy nabyciu lokalu mieszkalnego, na podstawie nakazu zapłaty z 28 lutego 2007 r. wyegzekwowano od dłużnika część należnej kwoty, a wobec pozostałych należności postanowieniem z dnia 31 grudnia 2010 r. komornik postanowił umorzyć postępowanie egzekucyjne wobec stwierdzenia bezskuteczności egzekucji. Saldo zadłużenia z należności głównej od tego czasu utrzymuje się na poziomie 7.616,41 zł; naliczono od niego odsetki w kwocie 7.460,53 zł. Ponadto w zakresie tej należności nie stwierdzono dokonania na koncie 290 odpisu aktualizującego mimo wystąpienia przesłanek z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 114-115 protokołu kontroli. Analogiczny wniosek sformułowano w protokole kontroli w zakresie przesłanek do umorzenia, a wcześniej do dokonania odpisu aktualizującego, należności od firmy DT4 z czynszu dzierżawnego – saldo na dzień 31 grudnia 2017 r. wynosiło 2.909,55 zł i pozostaje niezmienne od 2012 r., pomimo umorzonego w dniu 6 lutego 2012 r. postępowania egzekucyjnego w związku z uprawomocnieniem się postanowienia o ogłoszeniu upadłości dłużnika – str. 101 protokołu kontroli.
Kontrola prawidłowości ustalania oraz pobierania opłat adiacenckich z tytułu podziału nieruchomości wykazała, że decyzją z dnia 26 lipca 2017 r. ustalono opłatę w wysokości 592,50 zł, którą należało uiścić do 30 sierpnia 2017 r. Należność opłacono wraz z odsetkami w dniu 23 kwietnia 2018 r. – zaległość z tego tytułu nie została przypisana w księgach na koniec 2017 r. (w tym i odsetki, które powinny być od niej naliczone), a tym samym nie wykazano jej w sprawozdawczości – str. 121 protokołu kontroli.
W ramach kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego. Stwierdzono w tym zakresie nieprawidłowości i uchybienia opisane na str. 127-131 protokołu kontroli, polegające na tym, że:
a) w decyzji RG.7021.2.45.2017 opłata za zajęcie pasa drogowego została naliczona błędnie w wysokości 210 zł (pobocze 210 m2 x 1 zł/m2 x 1 dzień), powinna zaś wynosić 420 zł, gdyż wydano pozwolenie na zajęcie pasa drogowego przez 2 dni; w efekcie zaniżono dochody o kwotę 210 zł;
b) w decyzji RG.7021.2.50.2017 stwierdzono pomyłkę rachunkową, ponieważ wyliczenia 24 m2 x 1,50 zł/m2 x 5 dni dają wynik 180 zł, a w decyzji ustalono opłatę w wysokości 120 zł, czym zaniżono dochody miasta o 60 zł;
c) występowała niezgodność między postanowieniami wydawanych decyzji i przepisami art. 40 ust. 13 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2068) w zakresie terminu uiszczenia opłaty; zgodnie z przywołaną regulacją termin ten wynosi 14 dni od dnia, w którym decyzja ustalająca wysokość opłaty stała się ostateczna, natomiast w badanych decyzjach zawierano zapis, że opłatę należy uiścić w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji,
d) opłatę za zajęcie pasa naliczoną decyzją RG.7021.2.7.2017 uiszczono 19 dni po terminie – nie naliczono i nie ujęto w księgach odsetek w wysokości 1,05 zł.
W toku kontroli dochodów budżetowych miasta badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, której wynik doprowadził do następujących ustaleń.
Z ustaleń kontroli wynika, że do momentu, w którym rozpoczęła się kontrola służby organu podatkowego nie miały bezpośredniego dostępu do danych z ewidencji gruntów i budynków oraz nie docierały do nich dokumenty, o których mowa w § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 68). Kontrolowana jednostka posiada dostęp do danych geodezyjnych, ale oprogramowanie umożliwiające korzystanie z bazy danych było zainstalowane na komputerach w innych referatach. W związku z powyższym należy stwierdzić, że opisana sytuacja skutkowała tym, iż służby podatkowe nie miały lub miały utrudniony dostęp do informacji umożliwiających realizację ustawowych obowiązków wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej i materialnego prawa podatkowego, m.in. w zakresie ustalenia momentu powstania lub wygaśnięcia obowiązku podatkowego, dotyczących ustalenia terminu zaistnienia zmian mających wpływ na podstawę opodatkowania. Aby móc skutecznie weryfikować dane wykazane w deklaracjach (informacjach) podatkowych organy podatkowe powinny wykorzystywać wszystkie możliwe, prawnie dostępne środki. Można wskazać trzy podstawowe źródła informacji: dane geodezyjne, dokumenty przekazywane przez służby budowlano-architektoniczne (nadzór budowlany) oraz kontrole podatkowe. Biorąc pod uwagę obsadę kadrową, ilość podatników, zakres prac jaki należy wykonać w związku z tymi zagadnieniami oraz ustalenia kontroli należy dokonać audytu w tym zakresie. Między innymi należy przeanalizować, czy przy aktualnej obsadzie pracowników służby podatkowe mogą skutecznie weryfikować dane przedstawiane przez podatników, wykonywać bieżące sprawy związane np. z wydawaniem zaświadczeń oraz realizować kontrole podatkowe w zakresie, który pozwoli na skuteczne wykonanie dochodów podatkowych. Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej organy podatkowe są zobowiązane do prowadzenia czynności sprawdzających a w ich toku do ustalenia m.in. zgodności ze stanem faktycznym składanych dokumentów (np. dane w informacjach podatkowych, deklaracjach).
Dokonana weryfikacja postepowań kontrolnych przeprowadzanych przez organ podatkowy pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami pozwoliła ustalić, że ocena prawna sprawy to faktycznie porównanie danych z informacji podatkowej z ustaleniami kontrolujących. Brak jest niezbędnego odniesienia do przepisów prawa podatkowego, co narusza art. 290 § 2 pkt 6a ustawy Ordynacja podatkowa – str. 42-43 protokołu kontroli.
Kontrola powszechności i prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wykazała, że u niektórych podatników należy zweryfikować dane wykazane w deklaracji, będące podstawą naliczenia podatku (str. 44-47 protokołu kontroli). Stwierdzono rozbieżności w zakresie powierzchni opodatkowanych gruntów i budynków, co może wskazywać na naruszenie art. 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.) oraz art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2017 r. poz. 2101, ze zm.). Ponadto w przypadku niektórych podatników będących przedsiębiorcami stwierdzono niewykazanie do opodatkowania budowli (obiektów budowlanych), o których mowa w art. 3 pkt 9 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz. U. z 2018 r. poz. 1202, ze zm.). Takie sytuacje stwierdzono w przypadku podatników wymienionych w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli pod pozycjami:
a) 3; wykazano do opodatkowania mniejszą o 94 m2 powierzchnię gruntów niż wynika to z danych geodezyjnych. Ponadto należy zweryfikować prawidłowość opodatkowania budynków (pow. 2.290,70 m2). Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika są dwa budynki: pierwszy o pow. zabudowy 538,47 m2, posiadający 1 kondygnację, drugi o pow. zabudowy 838,37 m2 i posiadający 4 kondygnacje (jedna podziemna). Suma rzutów wszystkich kondygnacji budynków wynosi 3.892 m2 a wykazana przez podatnika powierzchnia budynków stanowi około 58% tej powierzchni. Ustalenia dokonane w trakcie kontroli na podstawie danych ze strony geoportal.gov.pl i google.pl/maps wskazują, że powierzchnia zabudowy posiadanych budynków (z uwzględnieniem kondygnacji) wynosi około 2.960 m2, istnieją przesłanki do uznania, że dane prezentowane przez podatnika są zgodne ze stanem faktycznym. Ponieważ istnieją rozbieżności pomiędzy danymi prezentowanymi przez podatnika a danymi geodezyjnymi, które zgodnie z obowiązującymi przepisami podstawą opodatkowania, należy dokładanie ustalić stan faktyczny,
b) 6; wykazano do opodatkowania grunty i budynki związane z działalnością gospodarczą. Ustalono, że działka nr 2477/7, w części jest utwardzona, zatem utwardzenie stanowią budowlę, która będąc w posiadaniu przedsiębiorcy w myśl art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych jest związana z działalnością gospodarczą i podlega opodatkowaniu na mocy art. 2 ust. 1 pkt 3 tej ustawy,
c) 11; wykazano do opodatkowania budynki o pow. 1.158,08 m2. Natomiast z danych geodezyjnych wynika, że w posiadaniu podatnika jest siedem budynków, których suma rzutów poszczególnych kondygnacji wynosi 2.130 m2. Z ustaleń kontroli wynika, że dane geodezyjne mogą być nieprecyzyjne. Stwierdzono m.in., że podatnik posiada tylko jeden budynek wielokondygnacyjny (4 kondygnacje w tym jedna podziemna) o pow. zabudowy około 219 m2. Natomiast według danych geodezyjnych podatnik posiada dwa budynki wielokondygnacyjne (trzy kondygnacje, w tym jedna podziemna, o pow. zabudowy 541 m2),
d) 21; w złożonej deklaracji nie wykazano do opodatkowania budowli. Ustalono, że na nieruchomości związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej znajdują się urządzenia budowlane, jak np. ogrodzenia, place utwardzone,
e) 23; w złożonej deklaracji wykazano do opodatkowania budynki mieszkalne o pow. 600 m2. Z danych geodezyjnych wynika, że w posiadaniu podatnika są dwa budynki mieszkalne: pierwszy o pow. zabudowy 70 m2 i trzech kondygnacjach oraz drugi o pow. zabudowy 302,89 m2 i trzech kondygnacjach. Suma rzutów wszystkich kondygnacji wynosi 1.118 m2 a wykazana przez podatnika powierzchnia stanowi około 50% tej sumy. Ponadto w przypadku podatnika stwierdzono naruszenie art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w zw. z art. 1 ustawy dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.) w związku z niezłożeniem deklaracji na posiadane użytki rolne o pow. 0,1229 ha (Br IIIb - podatek 32 zł),
f) 26; w złożonej deklaracji nie wykazano do opodatkowania budowli. Część nieruchomości związanych z działalnością gospodarczą jest ogrodzona a grunt w znacznej części utwardzony. Ponadto podatnik wykazał w deklaracji grunty będące własnością osób fizycznych, co jest naruszeniem art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Należy również wyjaśnić opodatkowanie części budynków jako pozostałe (1.500 m2). W przypadku przedsiębiorców, aby posiadane budynki mogły być opodatkowane jako nie związane z działalnością gospodarcza muszą być spełnione przesłanki wymienione w art. 1a ust. 2a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Opodatkowanie ich stawką określoną dla działalności gospodarczej zwiększyłoby zobowiązanie podatkowe podatnika (dochody podatkowe gminy) o około 20.000 zł,
g) 31; wykazano do opodatkowania budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 1.717,40 m2. Z ewidencji geodezyjnej wynika, że podatnik posiada budynek o pow. zabudowy 1.468,25 m2 posiadający 3 kondygnacje. Suma rzutów poszczególnych kondygnacji wynosi 4.404,25 m2. Wykazana przez niego do opodatkowania powierzchnia stanowi około 39% tej sumy. Z ustaleń kontroli wynika jednakże, że dane geodezyjne mogą być nieprecyzyjne ponieważ jedynie część budynku posiada dwie nadziemne kondygnacje tj. około 500 m2, pozostała część to jedna kondygnacja. Niemożliwe było ustalenie czy istnieje kondygnacja podziemna. Zakładając, że nie ma kondygnacji podziemnej dane podatnika mogą być prawidłowe, natomiast w przypadku gdyby takowa kondygnacja istniała, powierzchnia budynku podlegająca opodatkowaniu mogłaby być większa. Należy zatem zweryfikować stan faktyczny w tym zakresie,
h) 47; wykazano do opodatkowania budynki pozostałe o pow. 382,80 m2. Z ewidencji geodezyjnej wynika, że podatnik posiada budynek o pow. zabudowy 179,95 m2 i czterech kondygnacjach. Suma powierzchni wszystkich kondygnacji wynosi 719,80 m2, zatem podatnik wykazał do opodatkowania około 53% tej powierzchni,
i) 33 i 34; złożono dwie deklaracje, w których podatnicy wykazali po połowie posiadaną nieruchomości i mają założone dwa odrębne konta. Sytuacja tak jest niezgodna z § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Na 208, poz. 1375) oraz art. 3 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,
j) 29; dołączono do gruntów będących w wyłącznym posiadaniu udział w działce nr 908/2 (1/2 – 599,50 m2), co stanowi naruszenie zasad opodatkowania wynikających z art. 3 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,
k) 20; do gruntów będących w wyłącznym posiadaniu podatnika dołączono powierzchnię odpowiadającą udziałowi w gruntach współposiadanych z osobą fizyczną, co stanowi naruszenie art. 3 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Również w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 56 stwierdzono naruszenie wskazanego przepisu w związku z wykazaniem w złożonej deklaracji powierzchni gruntu odpowiadającej jedynie udziałowi w działce nr 2457/1 .
Kontroli poddano również realizację należności podatkowych z tytułu podatku rolnego, leśnego oraz od nieruchomości w grupie podatników będących osobami fizycznymi. W jej wyniku ustalono szereg nieprawidłowości opisanych na stronach 51-53 oraz 66-70 protokołu kontroli. Dotyczyły one naruszenia wskazanych przepisów materialnego prawa podatkowego. Do najpoważniejszych należą przedstawione niżej ustalenia.
W obszarze podatku rolnego stwierdzono naruszenie następujących przepisów ustawy o podatku rolnym:
- art. 6a ust. 5 poprzez 16 przypadków nie złożenia przez podatników informacji podatkowej na podatek rolny
- art. 4 poprzez 7 przypadków błędnego wyliczenia podstawy opodatkowania w podatku rolnym, co spowodowało zaniżenie podatku na kwotę 102 zł oraz jego zawyżenie o 227 zł,
- art. 6 ust. 1 w zw. z art. 2 poprzez 3 przypadki, kiedy mimo iż podatnicy nie posiadali gruntów rolnych spełniających normę obszarową przewidzianą dla gospodarstwa rolnego, organ podatkowy zastosował stawkę podatkową przewidzianą dla gospodarstwa rolnego, co w rezultacie spowodowało zaniżenie podatku rolnego o kwotę 139 zł,
- art. 3 ust. 5 poprzez 3 przypadki dołączenia gruntów będących we wspólnocie małżeńskiej do gruntów będących odrębną własnością podatnika.
W podatku leśnym stwierdzono naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1821, ze zm.):
- art. 6 ust. 2 w 12 przypadkach nie złożenia przez podatników informacji podatkowych,
- art. 2 ust. 1 poprzez pojedynczy przypadek przeniesienia obowiązku podatkowego na dzierżawcę w sytuacji wydzierżawienia gruntów leśnych na okres 10 lat,
- art. 2 ust. 4 w 2 przypadkach, gdy grunty będące we współwłasności rozdzielano na udziały i dołączano je do gruntów współwłaścicieli będących ich wyłączną własnością.
Z kolei w przypadku podatku od nieruchomości od osób fizycznych ustalenia dotyczyły naruszenia następujących przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych:
- art. 6 ust. 6 w 7 przypadkach nie złożenia przez podatników informacji na podatek od nieruchomości,
- art. 4 ust. 1 w 5 przypadkach nie ujawnienia lub zaniżenia w złożonych informacjach podstaw opodatkowania,
- art. 3 ust. 1 i 4 w 2 przypadkach wadliwego ustalenia podmiotu na którym ciąży obowiązek podatkowy oraz przypadku wadliwego opodatkowania współwłasności,
- art. 4 w zw. z art. 1a i art. 2 ust. 1 pkt 3 w przypadku nieopodatkowania budowli związanych z działalnością gospodarczą,
- art. 7 ust. 1 pkt 4 w pojedynczym przypadku zastosowania zwolnienia z podatku od nieruchomości przy braku informacji co do możliwości jego zastosowania.
Podsumowując powyższe nieprawidłowości należy jednoznacznie stwierdzić, iż są one skutkiem nieprzeprowadzania lub też niekompletnego przeprowadzania czynności sprawdzających w stosunku do złożonych przez podatników informacji podatkowych. Wskazany obowiązek, będący pochodną treści art. 272 Ordynacji podatkowej, ma zapewnić organowi podatkowemu już na wczesnym etapie kontrolę nad terminowością składania deklaracji (informacji) podatkowych oraz zapłaty należności, formalną poprawnością złożonych dokumentów a także rzetelnością danych w nich zawartych. Równocześnie przepisy Działu V Ordynacji zawierają m.in. wskazanie procedur, przy pomocy których organ podatkowy może i powinien ową kontrolę realizować.
Kolejnym zagadnieniem poddanym badaniu była powszechność i prawidłowość realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W wyniku przeprowadzonej analizy zapisów zawartych w „Regulaminie utrzymania czystości i porządku na terenie Miasta Zambrów” ustalono, iż najniższa opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi wnoszona za nieruchomość, na której nie zamieszkują mieszkańcy (zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej) powinna stanowić co najmniej trzykrotną wartość opłaty za pojemnik o pojemności 120 litrów, gdyż dla każdej frakcji wymienionej w § 3 ust. 2 regulamin przewiduje posiadanie nie mniej niż po jednym pojemniku 120 litrowym. W tym wypadku za miesiące styczeń-marzec 2017 r. najniższa opłata za tego rodzaju nieruchomości powinna wynieść 23,79 zł miesięcznie, natomiast za miesiące kwiecień-grudzień 2017 31,71 zł miesięcznie. W rezultacie przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono 21 przypadków (wymienionych na str. 72-73 protokołu kontroli) zaniżenia przez organ podatkowy stawek dla zobowiązanych do uiszczenia tej opłaty, co spowodowało łączne zaniżenie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w 2017 r. na kwotę 3.665,97 zł – str. 71-73 protokołu kontroli.
Opis zawarty na str. 54-59 protokołu kontroli ilustruje ustalenia dokonane w obszarze stosowania przez organ podatkowy ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych. Wynika z nich, że:
a) zawarte w większości decyzji uzasadnienie prawne nie spełnia kryteriów wynikających z treści art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej ponieważ nie zawiera wyjaśnienia podstawy prawnej,
b) w większości decyzji uzasadnienie faktyczne nie spełnia kryteriów wynikających z art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że uzasadnienie faktyczne zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Sposób jego sformułowania wymusza na organie podatkowym odniesienie się do zebranych w trakcie postępowania dowodów oraz ustalonych faktów wraz z ich oceną. Treść uzasadnień faktycznych kontrolowanych decyzji wskazuje, że w toku postępowania podatkowego nie podejmowano prób ustalenia, czy argumentacja, którą przedstawiają we wnioskach podatnicy (tj. trudna sytuacja finansowa podatników) ma faktycznie miejsce i czy wskazuje na spełnienie przesłanek wskazanych w art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. W znacznej mierzenie uzasadnienie jest powieleniem treści zawartej we wnioskach i ewentualnie wskazaniem zebranych dokumentów. Zarówno z materiału dowodowego, jak i z opisu nie wynika aby organ podatkowy ustalał czy lub jaki środkami finansowymi w trakcie prowadzenia postępowania dysponuje podatnik, jakie posiada wierzytelności i zobowiązania. Nie odpowiedział na pytanie czy opłacenie podatku pogorszy jego sytuację na tyle, że nie będzie on mógł normalnie funkcjonować. Możliwość stosowania ulg w zapłacie podatku przez organy podatkowe jest uzależnione od obiektywnego a nie subiektywnego stwierdzenia, że spełniono przesłanki wymienione w przywołanym artykule Ordynacji podatkowej. Spełnienie tego warunku powoduje, że organ podatkowy uzyskuje przywilej możliwości stosowania ulg w zapłacie podatków. A zatem tak istotne jest aby organ podatkowy miał zdefiniowane, co rozumnie pod pojęciami ważny interes podatnika i interes publiczny. Pozwoli to służbom organu podatkowego na podejmowanie działań w celu zebrania odpowiedniego materiału dowodowego, ustalenia istotnych faktów pozwalających na udzielenie odpowiedzi czy zaistniały okoliczności pozwalające zastosować ulgę, czy też organ podatkowy nie uzyskał takich uprawnień (udzielanie ulg z art. 67a jest przywilejem nie obowiązkiem). Ponieważ działania organu podatkowego w tej materii poddawane mogą być ocenie przez uprawnione do tego podmioty zewnętrzne, jego działanie powinno być w miarę możliwości nacechowane starannością i wnikliwością, tak aby osoby z zewnątrz na podstawie akt sprawy mogły dojść do podobnych wniosków co organ podatkowy. Dlatego między innymi tak istotne są poszczególne elementy postępowania i dokumentacji a w szczególności uzasadnienie decyzji.
Analizując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych stwierdzono przypadki wadliwego opodatkowania, wymagającego podjęcia stosownych czynności. Sytuacja dotyczy podatników o następujących numerach kont:
a) 5000014 – w przypadku pojazdu (naczepa dmc 18 ton, nr 1 w opisie) nie została podana wartość dmc zespołu pojazdów. Istnieje możliwość, że po dodaniu dmc pojazdu ciężarowego dmc zespołu pojazdów przekroczy 26 ton, co według uchwały Rady Miasta Zambrów Nr 61/XIV/11 spowodowałoby, że pojazd podlegałby opodatkowaniu stawką w wysokości 1.089 zł (obecnie 393 zł). Również w przypadku przyczep (nr 2 w opisie, o dmc 13,70 tony – podatek 393 zł i nr 3 w opisie, 8 ton – podatek 370 zł) należy zweryfikować podstawę opodatkowania. Opisana powyżej sytuacja wskazuje na naruszenie art. 8 pkt 6 ustawy o podatkach lokalnych, gdyż w przypadku przyczep podstawą opodatkowania jest dmc zespołu pojazdów a w przypadku tych pojazdów zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że po dodaniu dmc pojazdu silnikowego stawka podatku może ulec zmianie. Ponadto w przypadku samochodu ciężarowego (nr 4 w opisie), podatnik podał nieprawidłowe dmc pojazdu (12 ton); według danych ze Starostwa Powiatowego w Zambrowie dmc wynosi 11,99 tony (wtedy przyjęta do opodatkowania stawka pojazdu jest prawidłowa). Należy przypomnieć, iż każda deklaracja podatkowa złożona przez podatnika powinna być przedmiotem analizy organu podatkowego na zasadach i w zakresie wynikającym z treści art. 272 Ordynacji podatkowej. W przypadku stwierdzenia, że zawiera ona dane niezgodne ze stanem faktycznym organ podatkowy powinien wezwać podatnika do skorygowania deklaracji (art. 274 § 1 pkt 2 Ordynacji),
b) 5000024 – w przypadku naczep (odpowiednio nr 1 i 2 w opisie) podatnik w załączniku do deklaracji podał jedynie dmc pojazdu wynoszące odpowiednio 35 ton i 38 ton. Zgodnie z art. 8 pkt 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podstawą opodatkowania jest dmc zespołu pojazdów (naczepy i pojazdu silnikowego). W przypadku pierwszego z wymienionych pojazdów dodanie do podanej wartości dmc pojazdu masy pojazdu silnikowego spowoduje, że dmc zespołu przekroczy 36 ton, co będzie skutkowało zwiększeniem należnego podatku z 865 zł do 1.202 zł. W przypadku drugiego z pojazdów błąd nie skutkował zaniżeniem podatku,
c) 5000004– w przypadku pojazdu (nr 1 w opisie) w załączniku do deklaracji podatnik wskazał, że jest to autobus posiadający zawieszenie równoważone z pneumatycznym i dwie osie. Zadeklarował też podatek w wysokości 1.089 zł. W przypadku autobusów istotna dla celów podatkowych jest ilość miejsc w pojeździe, który to parametr nie został podany. Ponadto zastosowana przez podatnika stawka dla autobusów nie istnieje. Z zapisów uchwały wynika, że taka stawka jest określona dla przyczep i naczep posiadających dwie osie, zawieszenie pneumatyczne lub równoważone z nim i dmc od 26 do 36 ton. Podatnik nie wskazał dmc pojazdu oraz dmc zespołu pojazdów, co uniemożliwia zweryfikowanie wysokości podatku,
d) 5000005 – w przypadku pojazdu (nr 1 w opisie) podatnik zadeklarował podatek w wysokości 494 zł (naczepa, dmc zespołu 40 ton, 2 osie i zawieszenie pneumatyczne). Z danych przekazanych przez Starostwo Powiatowe wynika, że pojazd posiada 3 osie a stawka podatku jaką należało wykorzystać do obliczenia należnego podatku wynosi 1.202 zł. Mając na uwadze, że pojazd był opodatkowany przez 4 miesiące należny podatek powinien wynieść 401 zł tj. o 93 zł mniej,
e) 5000018 – w przypadku pojazdu (naczepa, nr 1 w opisie) w załączniku do deklaracji podatnik nie wykazał dmc pojazdu i dmc zespołu pojazdów oraz liczby osi. Zadeklarowana wartość podatku wynosi 865 zł, co odpowiada opodatkowaniu pojazdu o dmc powyżej 26 ton do 36 włącznie, 3 osie i więcej i zawieszeniu pneumatycznym. W trakcie kontroli ustalono, że dmc pojazdu wynosi 32 tony a zatem jest bardzo prawdopodobne, że po dodaniu masy pojazdu silnikowego dmc zespołu przekroczy 36 ton. Wówczas przy zachowaniu pozostałych parametrów stawka podatku jaką pojazd powinien być opodatkowany wynosi 1.202 zł,
f) 5000026 – w przypadku naczepy (nr 1 w opisie) w załączniku do deklaracji podatnik wykazał, że dmc pojazdu i dmc zespołu pojazdów wynosi 33,90 tony oraz nie podał rodzaju zawieszenia. Zadeklarowany podatek wynosi 216,25 zł i jest obliczony od stawki podatku wynoszącej 865 zł, która jest określona dla pojazdów o dmc od 26 do 36 ton włącznie i zawieszeniu pneumatycznym. Według Starostwa Powiatowego podany w załączniku parametr to dmc pojazdu. Mając na uwadze, że podstawą opodatkowania tego rodzaju pojazdów jest dmc zespołu to po doliczeniu masy ciągnika dmc zespołu prawdopodobnie przekroczy 36 ton. W takim przypadku przy założeniu, że mamy do czynienia z zawieszeniem pneumatycznym stawka podatku będzie wynosiła 1.202 zł a przy innym systemie zawieszenia 1.629 zł. Podatek powinien zatem wynieść proporcjonalnie odpowiednio 300 zł lub 407 zł,
g) 5000008 – w przypadku samochodów ciężarowych (nr 1 i 2 w opisie) podatnik podał, iż posiadają dmc wynoszące 12 ton i obliczył podatek od stawki wynoszącej 719 zł. Z ewidencji Starostwa wynika, że dmc pojazdów wynosi 11,99 tony i do obliczenia podatku należało użyć stawki 842 zł. W przypadku pierwszego z wymienionych pojazdów był on opodatkowany za 4 m-ce i podatek naliczony wynosi 240 zł zamiast 280 zł, natomiast w przypadku drugiego z pojazdów podatek będzie wyższy o 123 zł – str. 60-63 protokołu kontroli.
Kontrolą objęto również podatkowe dochody z tytułu podatku od środków transportowych w grupie osób fizycznych. W jej wyniku ustalono nieprawidłowości opisane na str. 63-64 protokołu kontroli. Do najważniejszych z nich należy nie wykonywanie czynności sprawdzających względem deklaracji podatkowych na podatek od środków transportowych złożonych przez podatników, nakazanych przepisami art. 272 Ordynacji podatkowej. Skutkiem ich niewykonywania były liczne braki w badanych deklaracjach, które uniemożliwiały stwierdzenie czy zastosowano prawidłową stawkę podatkową, jak również przypadek zawyżenia przez podatnika podatku o kwotę 709 zł.
Nieprawidłowość innego rodzaju stwierdzono w przypadku dwóch środków transportowych, za które zadeklarowano stawkę podatkową w wysokości 1.089 zł, którą następnie poprawiono ołówkiem na kwotę 865 zł i tak też zaksięgowano. Kontrolujący nie mógł stwierdzić czy poprawki dokonał podatnik czy też pracownik organu podatkowego. W drugim przypadku, w myśl art. 274 Ordynacji podatkowej, w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki, bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy w zależności od charakteru i zakresu uchybień:
- koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 5.000 zł;
- zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.
Natomiast art. 274 § 2 wskazuje, że organ podatkowy:
- uwierzytelnia kopię skorygowanej deklaracji, o której mowa w § 1 pkt 1;
- doręcza podatnikowi uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty, albo informacją o braku takich zmian, oraz pouczeniem o prawie wniesienia sprzeciwu. Należy stwierdzić zatem, że procedurze opisanej w przywołanych przepisach nie stało się zadość a sporządzenie (poprawienie) deklaracji przez organ podatkowy (jego służby) w opisany sposób jest sprzeczne z ich treścią.
Badaniu poddano prawidłowość funkcjonowania rachunkowości w obszarze dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych. Ustalono, że w kontrolowanym okresie nie dokonano odpisu należności przedawnionych. W trakcie analizy kont podatkowych stwierdzono, że na kontach niektórych podatników figurują zaległości z lat 2011 i wcześniejszych. Ponieważ od końca roku, w którym zobowiązanie było wymagalne upłynęło pięć lat może istnieć przesłanka do przedawnienia przedmiotowych należności (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). W myśl art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W związku z powyższym, jeżeli nie zaszły okoliczności wymienione w art. 70 § 2-7 Ordynacji podatkowej, to zgodnie z art. 70 § 1 nastąpiło przedawnienie z mocy ustawy, co winno znaleźć swoje odzwierciedlenie w ewidencji księgowej – str. 73 protokołu kontroli.
Badanie wskazanego obszaru pozwoliło także na ustalenie, że w przypadku podatników o nr kont: 3000173; 3000002; 5000014 i 5000025 doszło do naruszenia przepisów art. 53 § 1 i 2, art. 55 § 2 i art. 62 § 1, 2 i 4 Ordynacji podatkowej, w związku z nieopłaceniem należnych odsetek od wpłaconych po terminie rat podatku (łączna kwota niewpłaconych odsetek od wymienionych podatników wynosi 192 zł). Ustawowych obowiązków w tej sytuacji nie dopełnił kontrolowany organ podatkowy, który związku z brakiem naliczenia i opłacenia należnych odsetek przez podatników był zobowiązany do proporcjonalnego rozksięgowania dokonanych wpłat na poczet należności głównej i odsetek, czego nie dopełniono – str. 76-77 protokołu kontroli.
Natomiast ustalenia opisane w częściach protokołu kontroli dotyczących podatków rolnego, leśnego oraz od nieruchomości od osób fizycznych wskazują na przypadki prowadzenia wielu kont podatkowych dla jednego podatnika. Szczegółowe konta podatkowe, prowadzone do kont analitycznych, były zakładane dla poszczególnych przedmiotów opodatkowania posiadanych przez niektórych podatników. Stosowanie takiej praktyki w prowadzeniu analitycznej ewidencji księgowej stanowi naruszenie § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, który stanowi, iż dla każdego podatnika i inkasenta prowadzi się odrębne konto w każdym podatku. Praktyka ta również powodowała pojedyncze przypadki nie wystawienia decyzji podatkowej ustalającej wysokość zobowiązania na danych przedmiot opodatkowania co spowodowało zaniżenie podatku rolnego o kwotę 8 zł.
Kontrola prawidłowości danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2017 r., w zakresie wykazania skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych ulg, odroczeń i umorzeń wykazała, że zawyżono o 824 zł wysokość skutków wynikających z decyzji organu podatkowego w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych. Było to pochodną wadliwego ujęcia w skutkach rat, dla których terminy płatności zapadały w okresie sprawozdawczym – str. 75 protokołu kontroli.
Analiza wynagrodzeń pracowników Urzędu Miasta, przeprowadzona m.in. w oparciu o przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786, ze zm.) oraz zastępującego je obecnie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936), wykazała, że wynagrodzenie pobierane przez Pana Burmistrza nie zostało dostosowane od dnia 1 lipca 2018 r. do zgodności z przepisami rozporządzenia z 15 maja 2018 r. – Rada Miasta Zambrów nie podjęła uchwały dostosowującej wynagrodzenie Pana Burmistrza do poziomu zgodnego z prawem poprzez obniżenie poszczególnych składników wynagrodzenia. W efekcie, począwszy od wynagrodzenia za lipiec 2018 r. pobiera Pan miesięczne wynagrodzenie w kwocie wyższej o (…) niż maksymalna w świetle przepisów powszechnie obowiązujących. Wynagrodzenie zasadnicze Pana Burmistrza przekracza od 1 lipca 2018 r. prawem określony limit o (…). Łącznie do końca 2018 r. wypłacono Panu Burmistrzowi wynagrodzenie w kwocie przekraczającej dopuszczalną wysokość określoną przepisami prawa o (…).[1]
Z ustaleń kontroli wynika, że projekt uchwały dostosowującej Pana wynagrodzenie do zgodności z prawem przedstawiono na sesji Rady Miasta w dniu 26 czerwca 2018 r., jednakże Rada odrzuciła w głosowaniu projekt uchwały w tej sprawie. W piśmie z 26 czerwca 2018 r. podpisanym przez Sekretarza i Skarbnika Miasta stwierdzono, że mimo niepodjęcia przez Radę uchwały obniżającej wynagrodzenie, od 1 lipca należy je wypłacać w wysokości ograniczonej do maksymalnego poziomu dopuszczonego prawem powszechnie obowiązującym. Z kolei w dniu 27 czerwca 2018 r. Zastępca Burmistrza skierował do Skarbnika i Sekretarza pismo, w którym uzasadnia, że Rada nie ma obowiązku podejmowania uchwały dostosowującej wynagrodzenie Pana Burmistrza do zgodności z prawem, gdyż wprost obowiązek taki nie został określony w rozporządzeniu, jak również nie wskazano terminu, w jakim ten obowiązek miałby być zrealizowany. Dalej Zastępca Burmistrza wskazuje w piśmie m.in.: (…) uważam, że nikt z pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Miasta Zambrów nie ma kompetencji do tego, aby zdecydować o wypłaceniu Burmistrzowi Miasta Zambrów wynagrodzenia w wysokości innej, niż określonej w uchwale (…) byłoby [wypłacenie w taki sposób] czynnością nieważną ze względu na treść art. 18 § 2 kodeksu pracy. (…) W przypadku ustalenia wynagrodzenia w wysokości proponowanej w piśmie z dnia 26.06.2018 r. odmówię zatwierdzenia listy płac i polecenia przelewu wynagrodzenia – str. 140-143 protokołu kontroli.
W ocenie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku niedopuszczalna jest interpretacja zbudowana przy założeniu prymatu postanowień uchwały Rady Miasta nad obowiązującymi aktualnie przepisami prawa określającymi zakres dopuszczalnej regulacji w treści tej uchwały. Sprzeciwia się to fundamentalnym zasadom wykładni prawa odnoszącym się do hierarchii aktów prawnych oraz wynikającej stąd derogacji postanowień poszczególnych z nich. Odnosząc się do argumentów podniesionych w piśmie Zastępcy Burmistrza Izba pragnie wskazać, że to ewentualna możliwość posługiwania się uchwałą Rady niezgodną z przepisami powszechnie obowiązującymi, po wejściu ich w życie, wymagałaby szczególnej, precyzyjnej regulacji intertemporalnej. Natomiast regulacja taka nie jest potrzebna dla stwierdzenia, że uchwała sprzeczna z prawem nie może być stosowana od czasu powstania tej sprzeczności. Zaniechanie podjęcia przez Radę Miasta uchwały określającej zgodne z prawem wynagrodzenie Pana Burmistrza jest z pewnością okolicznością budzącą wątpliwości interpretacyjne, jednakże sposobem rozstrzygnięcia tych wątpliwości nie może być przyjęcie stanowiska o prymacie uchwały Rady niemającej aktualnie umocowania prawnego nad przepisami prawa powszechnie obowiązującego i zaakceptowanie skutków w postaci otrzymywania przez Pana wynagrodzenia sprzecznego z tymi przepisami.
Wskazać też należy, że – niezależnie od zmiany przepisów prawa od 1 lipca 2018 r. – Rada Miasta ma obowiązek podjęcia stosownej uchwały określającej wysokość poszczególnych składników Pańskiego wynagrodzenia w związku z wyborem Pana w 2018 r. na kolejną kadencję. Obowiązek podjęcia uchwały określającej wynagrodzenie wynika z unormowań zawartych w przepisach Kodeksu pracy i ustawy o samorządzie gminnym, które jednoznacznie określają czas trwania kadencji i moment ustania stosunku pracy z wyboru. Jak stanowi art. 73 § 2 k.p., stosunek pracy z wyboru rozwiązuje się z wygaśnięciem mandatu. Czas trwania kadencji wójta (burmistrza) określa art. 26 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, według którego kadencja rozpoczyna się w dniu rozpoczęcia kadencji rady gminy a upływa z dniem upływu kadencji rady gminy – skutkuje to wygaśnięciem mandatu organu wykonawczego. Wybór na kolejną kadencję jest równoznaczny z nawiązaniem nowego stosunku pracy z wyboru, w związku z czym niezbędne jest formalne ustalenie wynagrodzenia
Kontrola naliczania i wypłaty diet radnym przeprowadzona na podstawie list wypłat za miesiące styczeń-luty i październik-grudzień 2017 r. oraz styczeń 2018 r. wykazała, że Przewodniczącemu Komisji Ochrony Środowiska i Porządku Publicznego za styczeń 2017 r. zaniżono należną dietę o 143 zł, czego przyczyną było błędne przyjęcie za podstawę naliczenia jej wysokości diety radnego, zamiast diety przewodniczącego stałej komisji Rady. W wyniku ustaleń kontroli wypłacono radnemu podaną kwotę – str. 153-154 protokołu kontroli.
W zakresie zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) stwierdzono, że:
a) według danych części VIII rocznego sprawozdania za 2017 r. o udzielonych zamówieniach publicznych, w sprawozdaniu tym bezpodstawnie uwzględniono przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie na „Wykonanie zagospodarowana terenu przy ul. Magazynowej w Zambrowie” (wartości zawartej umowy 0,00 zł), mimo że nie doszło do udzielenia zamówienia (przetarg unieważniono). Zgodnie z art. 98 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, a zatem nie powinny być w nim uwzględniane postępowania, które nie zakończyły się podpisaniem umowy – str. 161-162 protokołu kontroli,
b) w przetargu na „Bieżące utrzymanie zieleni miejskiej na terenie miasta Zambrów” zamawiający określił jako kryteria wyboru ofert: cenę (waga kryterium 60%) oraz termin płatności faktury (waga kryterium 40%), przy czym zasady punktacji w zakresie terminu płatności faktury przyjęto w sposób skutkujący otrzymaniem następującej liczby punktów za wymienione terminy płatności: 30 dni – 40 pkt, 21 dni – 22 pkt, 14 dni – 8 pkt, 10 dni – 0 pkt. Odnosząc się do przyjętych kryteriów oceny ofert na usługę bieżącego utrzymania zieleni wskazać należy, że zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. W ocenie kontroli przedmiot zamówienia określono w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dostatecznie precyzyjnie. Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na usługę, jaką jest bieżące utrzymanie zieleni.
W związku z przedstawionymi okolicznościami wystąpiono o wyjaśnienie, dlaczego mając ma uwadze art. 91 ust. 2a ustawy oraz charakter usługi będącej przedmiotem zamówienia określono kryterium ceny na poziomie jedynie 60%. Według odpowiedzi udzielonej przez zastępcę naczelnika Wydziału Gospodarki Komunalnej UM w Zambrowie zamawiający (…) przyjął kryterium ceny na maksymalnym poziomie 60% zgodnie z obowiązującymi interpretacjami przepisów.
Wskazać należy, że nie ma przeszkód, aby określony termin płatności faktur stanowił wymagany przez zamawiającego warunek udziału w postępowaniu. Podkreślenia wymaga bowiem, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą potencjalnie prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z naruszeniem zasad z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest wskazanie w art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych, że zamawiający „może” ukształtować wagę kryterium ceny w dowolny sposób. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób jednoznacznie zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Z analizy przeprowadzonej w protokole kontroli wynika, że odnosząc punktację w zakresie ceny do wartości szacunkowej zamówienia (718.565,91 zł), przy tak określonej wadze kryterium terminu płatności faktury za „najkorzystniejszą” należałoby uznać ofertę z 30-dniowym terminem płatności droższą o 229.941 zł niż oferta z 14-dniowym terminem płatności. W praktyce termin płatności faktury nie miał wpływu na wybór wykonawcy;
c) dokonując w dniu 7 lipca 2017 r. zwrotu wadium wykonawcy opisanego wyżej zamówienia uchybiono dyspozycji art. 46 ust. 1a Prawa zamówień publicznych określającej, że wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano; w postępowaniu tym umowę zawarto w dniu 4 kwietnia 2017 r., czyli ponad 3 miesiące przed zwrotem wadium – str. 161-167 protokołu kontroli.
Z kolei kontrola udzielenia zamówienia publicznego na odmulenie zbiornika wodnego na rzece Jabłonce (str. 173-181 protokołu kontrolnego) wykazała, że:
a) dokonano błędnej punktacji jednej ze złożonych ofert; według dokumentacji postępowania oferta ta uzyskała 81,89 pkt, natomiast według obliczeń kontrolujących, zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia powinna uzyskać 77,05 pkt; błąd nie miał wpływu na wynik postępowania,
b) w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty zawarto zapis, że „Umowa o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarta po upływie terminu określonego w art. 94 ust. 1 pkt.1 ustawy Prawo zamówień publicznych”. Powołany przepis ustawy stanowi, że zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 15 dni – jeżeli zostało przesłane w inny sposób – w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. Nie miał więc zastosowania w badanym postepowaniu, ponieważ jego wartość została oszacowana na 63.0590,85 euro. Prawidłowo termin zawarcia umowy w badanym postępowaniu wynikał z art. 94 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych,
c) w treści umowy zawartej z wykonawcą 30 marca 2017 r. powołano się na nieistniejące przepisy prawa, tj. art. 649 § 2 Kodeksu cywilnego (zamiast art. 6491 § 2 k.c.) oraz na art. 26 ust. 2b Prawa zamówień publicznych, który na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1020) nie obowiązuje od 28 lipca 2016 r.
Kontrola udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 30.000 euro wykazała, że:
a) w przypadku zamówienia na wykonanie ogrodzenia działki nr 1791/25 przy ul. AWP nie przedstawiono dokumentu potwierdzającego sposób oszacowania wartości zamówienia, pomimo iż taki obowiązek określony został treścią § 2 ust. 2 obowiązującego w Urzędzie regulaminu udzielania zamówień…, w którym wskazano, że przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia należy stosować przepisy Prawa zamówień publicznych. Zatem wartość udzielanych w tym trybie zamówień na roboty budowlane powinna być ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym – str. 183 protokołu kontroli. Ponadto nie okazano w zakresie tego zamówienia dokumentu wieńczącego wybór wykonawcy „dokumentacja z wykonania czynności”, którego sporządzenia wymaga § 4 ust. 6 regulaminu; dokument powinien być sporządzony w oparciu o wzór określony w załączniku nr 4 do regulaminu; brak tego dokumentu stwierdzono też przy udzieleniu zamówienia pod nazwą „Przebudowa ul. Kosseckiego i budowa zatok parkingowych” – str. 184-186 protokołu kontroli;
b) umową z dnia 7 lutego 2017 r. powierzono firmie BUDIMEX S.A. wykonanie robót przy ul. Żytniej, polegających na wykonaniu opasek, nawierzchni zjazdów, oznakowania poziomego grubowarstwowego oraz remontu chodników za kwotę 69.999,66 zł. Stwierdzono, że zakres robót będących przedmiotem tej umowy był tożsamy z zakresem robót, z którego zrezygnowano w wyniku zmiany przedmiotu umowy zawartej 7 września 2016 r. z tym samym wykonawcą na „Remont i przebudowę ul. Żytniej, skrzyżowania z ul. Podedwornego i Bema…”, na podstawie przeprowadzonego przetargu nieograniczonego. Podstawą zmniejszenia zakresu robót zleconych pierwotnie umową z 7 września 2016 r. był aneks nr 2 z dnia 16 grudnia 2016 r. Jako podstawę sporządzenia aneksu wskazano „§ 12 pkt 2 ppkt 2 lit.b” umowy z 7 września 2016 r., tj. „nastąpiło ograniczenie zakresu prac objętych niniejszą umową, w przypadku stwierdzenia braku konieczności wykonywania części zamówienia”. Mając na względzie ponowne zlecenie tych robót umową z 7 lutego 2017 r., ograniczenie zakresu prac nie było następstwem stwierdzenia braku konieczności wykonania części zamówienia, ponieważ po niecałych dwóch miesiącach zaniechane prace ponownie zlecono temu samemu wykonawcy. Stwierdzony stan faktyczny prowadzi do wniosku o podjęciu przez zamawiającego działań w celu stworzenia sytuacji mającej świadczyć o zakończeniu realizacji przedmiotu umowy z 7 września 2016 r., mimo że jej przedmiot nie został w całości wykonany. Pełna realizacja zakresu umowy z 7 września 2016 r. nastąpiła dopiero w dniu 28 kwietnia 2017 r. (odbiór 11 maja 2017 r.), kiedy to wykonawca zgłosił wykonanie robót ponownie zleconych umową z 7 lutego 2017 r. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano kontrolującym, że zmniejszenie zakresu robót objętych umową z 7 września 2016 r. i podpisanie aneksu nr 2 było podyktowane koniecznością zakończenia wszystkich prac objętych umową z 7 września 2016 r. w terminie do 18 grudnia 2016 r.: Przedłużenie terminu zakończenia robót mogło spowodować utratę dofinansowania pozyskaną z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w łącznej kwocie 1 127 313,25 zł. Rezygnacja (…) nie wpływała na wysokość otrzymanej dotacji ponieważ były to wydatki w całości pokrywane ze środków Gminy Miasto Zambrów (…) Przyjęte rozwiązanie umożliwiło terminowe złożenie końcowego wniosku o wypłatę dotacji łącznie z wymaganymi dokumentami, które mogły być sporządzone po zakończeniu realizacji umowy (…) tj. protokołu końcowego odbioru robót i końcowego rozliczenia wszystkich robót.
Wyjaśnienie potwierdza więc, że rezygnacja z części zamówienia była tylko pozorna, dokonana w celu wywołania innych skutków niż zaniechanie realizacji części robót. Skutkiem zawarcia aneksu miało być wytworzenie sytuacji wskazującej na dotrzymanie terminu realizacji przedmiotu umowy z 7 września 2016 r., niezbędnego do uzyskania dofinansowania. Tym samym strony podpisanego aneksu wiedziały i godziły się na to, że prace polegającego na wykonaniu opasek, nawierzchni zjazdów, oznakowania poziomego grubowarstwowego oraz remontu chodników zostaną zrealizowane w późniejszym terminie. Oświadczeniu woli złożonemu 16 grudnia 2016 r. można zatem przypisać wadę polegającą na jego pozorności. Stosownie do art. 83 § 1 Kodeksu cywilnego nieważne jest oświadczenie woli złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 lipca 2002 r. (V CKN 1547/00) „Oświadczenie woli złożone jest dla pozoru wtedy, gdy z góry powziętym zamiarem stron jest brak woli wywołania skutków prawnych, przy jednoczesnej chęci wprowadzenia innych osób (lub organów) w błąd co do dokonania określonej czynności prawnej.” Z kolei Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 28 czerwca 2018 r. (V ACa 23/17) sformułował następującą tezę: „W rozumieniu art. 83 § 1 k.c. pozorność występuje wówczas, gdy strony umowy składając oświadczenia woli nie zamierzają osiągnąć skutków literalnie z niej wynikających, a celem ich zachowania jest stworzenie u innych przeświadczenia, że czynność prawna, w takiej postaci jak ujawniona, została w rzeczywistości dokonana. Jest to zatem z góry założona sprzeczność między oświadczonymi a prawdziwymi zamiarami stron.”
Podkreślić też należy, że obok wywołania stanu umożliwiającego wystąpienie o dofinansowanie inwestycji, aneks z 16 grudnia 2016 r. pozbawił także zamawiającego należnych kar umownych z tytułu niewykonania w terminie robót zleconych umową z 7 września 2016 r. W § 9 umowy wskazano m.in. karę za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy na poziomie 0,2% wynagrodzenia umownego brutto, co wobec kwoty wynagrodzenia ustalonej na 2.444.896,98 zł odpowiada karze w wysokości 4.889,79 zł za każdy dzień opóźnienia. Termin wykonania robót wynikających z umowy z 7 września 2016 r. to 18 grudnia 2016 r. Zakładając, że roboty będące przedmiotem aneksu nr 2 z 16 grudnia 2016 r. realizowano na podstawie kolejnej umowy między 7 lutego a 28 kwietnia 2017 r. (przez 81 dni) odpowiadałoby to karze w wysokości 396.072,99 zł – str. 190-193 protokołu kontroli.
Kontrola dokumentacji dotyczącej eksploatacji samochodu służbowego (str. 151-152 i 197-198 protokołu kontroli) wykazała, że:
a) w przepisach wewnętrznych nie stwierdzono unormowań dotyczących gospodarowania samochodem służbowym, w szczególności wzorów stosowanych kart drogowych i zasad ustalania i rozliczania zużycia paliwa,
b) według postanowień regulaminu organizacyjnego Urzędu nadzór nad wykorzystaniem samochodu służbowego i sprawy związane z jego eksploatacją należą do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego. Zadanie to nie zostało formalnie przypisane zakresem czynności żadnemu pracownikowi. W praktyce zajmuje się tym Sekretarz Miasta, która autoryzuje dyspozycje wyjazdu na kartach drogowych, dokonuje kontroli merytorycznej oraz autoryzuje miesięczne rozliczenia sporządzane w oparciu o karty drogowe,
c) sporządzając rozliczenia zużycia paliwa w pojeździe do obliczeń stosowano normatywne, a nie rzeczywiste zużycie paliwa (tzn. w każdym przypadku rzeczywiste zużycie paliwa było jednakowe z zużyciem według ustalonej normy spalania). W konsekwencji ewentualne przypadki wystąpienia przepałów czy oszczędności paliwa nie mogą zostać formalnie ustalone i zweryfikowane. Prowadzona w ten sposób ewidencja zużycia paliwa nie może dawać rzetelnego obrazu jego rzeczywistego stanu i zużycia, w tym zachowania przyjętych norm. Dodatkowo na wniosek o braku możliwości stwierdzenia rzetelności tych procesów wpływa fakt przyjęcia w przepisach wewnętrznych rozwiązania przewidującego zaniechanie inwentaryzacji paliwa,
d) kontrola wykazała przypadki wyjazdów samochodem służbowym, zarówno Pana Burmistrza, jak i innych pracowników, poza teren miasta bez wystawienia polecenia wyjazdu służbowego. W myśl § 2, § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Obowiązek formalnego, zgodnego z przepisami rozporządzenia, delegowania w podróż służbową nie dotyczy tylko podróży skutkujących wypłatą należności osobie delegowanej, lecz stanowi m.in. uzasadnienie nieobecności pracownika w miejscu wykonywania pracy. Brak poleceń wyjazdu, w powiązaniu z niewskazywaniem celu wyjazdu również w kartach drogowych, powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości co do sposobu wykorzystania pojazdu, uniemożliwiając jednoznaczne powiązanie wyjazdów z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym potwierdzenie publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa.
Ponadto kontroli poddano wydatki na podróże służbowe pracowników odbywane samochodami prywatnymi lub środkami komunikacji zbiorowej (str. 145-149 protokołu kontroli). W tym zakresie stwierdzono pojedyncze uchybienia dotyczące kompletności danych ujętych w poleceniu wyjazdu i rozliczeniu kosztów, mających wpływ na stwierdzenie prawidłowości odbycia podróży i rozliczenia kosztów w świetle przywołanego wyżej rozporządzenia (brak daty wystawienia polecenia wyjazdu, brak podpisu delegowanego, wskazania daty złożenia rachunku, godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej w kontekście ustalenia prawa do diety).
Kontrola dokumentacji z przeprowadzonej w 2017 r. inwentaryzacji składników majątkowych wykazała niezgodność sposobu udokumentowania przeprowadzenia spisu z natury z zasadami określonymi instrukcją wprowadzoną zarządzeniem Pana Burmistrza z dnia 15 września 2009 r. Polegało to na tym, że poszczególne obiekty wykazano w zestawieniu sporządzonym komputerowo, wbrew postanowieniom instrukcji (§ 15.1) nakazującym dokonywanie spisu z natury na arkuszu spisu pobranym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej od osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania. Stosowane zestawienia komputerowe nie były objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania. Sporządzony komputerowo spis, obejmujący 37 stron, podpisany został przez członków komisji i osobę „materialnie odpowiedzialną” jedynie na ostatniej stronie. Uniemożliwia to zweryfikowanie, ile pozycji i które z nich były objęte spisem w danym dniu – str. 198-199 protokołu kontroli.
Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawa dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.
Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miasta, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Burmistrzu – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.
Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Miasta. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.
1. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości jednostki oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:
a) wykreślenie z wykazu kont Urzędu Miasta konta 853 „Fundusze celowe”,
b) usunięcie z opisu konta 130 postanowień przewidujących dokonywanie przelewów środków dla dysponentów niższego stopnia,
c) uregulowanie zasad ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT, przy uwzględnieniu uwag dotyczących nieprawidłowości dotychczas stosowanych zasad w tym zakresie, przedstawionych w niniejszym wystąpieniu,
d) uregulowanie zasad gospodarki majątkiem trwałym i ewentualnej odpowiedzialności za powierzone mienie w taki sposób, aby wyłączyć odbieranie od pracowników bezpodstawnych – w świetle przepisów Kodeksu pracy – deklaracji o odpowiedzialności materialnej za mienie,
e) zaktualizowanie wykazu wzorów podpisów załączonego do zarządzenia Nr 0151-61/09 Pana Burmistrza z dnia 21 września 2009 r.
2. Przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały zmieniającej uchwałę w sprawie szczegółowych zasad umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny… poprzez objęcie jej treścią instytucji kultury.
3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencji operacji w księgach, poprzez:
a) ewidencjonowanie w księgach Urzędu przychodów dotyczących dochodów budżetowych realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu wyłącznie zapisem Wn 800 – Ma 720,
b) zaniechanie ewidencjonowania środków otrzymanych na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników jako dochodów i wydatków budżetu; ujmowanie na koncie 139 w korespondencji z kontem 240 operacji zachodzących na rachunku bankowym otwartym w celu ich gromadzenia i przekazywania,
c) powielanie na koncie 130 w ewidencji Urzędu operacji dotyczących wydatków zrealizowanych bezpośrednio z rachunku budżetu; w przypadku wystąpienia takich operacji wyodrębnienie dla ich powielenia odrębnego subkonta do konta 130, mając na uwadze zachowanie prawidłowości zapisów na subkoncie służącym ewidencji obrotów i sald rachunku wydatków Urzędu,
e) prezentowanie w ewidencji syntetycznej dwustronnego salda konta 221 w przypadku ujęcia na nim zarówno należności, jak i nadpłat z tytułu dochodów budżetowych,
f) zaniechanie księgowania za pośrednictwem konta 222 w ewidencji Urzędu i budżetu przelewów środków niezaliczonych w sprawozdawczości do dochodów budżetowych,
g) prowadzenie ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający odzwierciedlenie w księgach rzeczywistego stanu rozrachunków gminy z urzędem skarbowym, wynikającego z deklaracji VAT-7 gminy, oraz prawidłowe ustalenie dochodów, wydatków i wyniku budżetu. W tym celu:
- zaprzestanie zmniejszania wydatków budżetu o kwoty przyjętego do rozliczenia w deklaracji VAT-7 podatku naliczonego, mając na uwadze, że skutkiem takiego rozliczenia jest w istocie brak konieczności odprowadzenia do US części podatku należnego, stanowiącego środki uzyskane w związku z realizacją dochodów, a nie zwrot środków przez kontrahentów, na rzecz których poniesiono wydatki; zaliczanie podatku VAT należnego w części niepodlegającej odprowadzeniu do US do dochodów budżetu,
- zaprzestanie przekazywania z rachunku budżetu środków dla Pływalni, jako jednostki budżetowej, w związku z wystąpieniem w tej jednostce nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym, mając na uwadze, że przepisy prawa przewidują transfery środków z tego tytułu tylko między budżetem a zakładami budżetowymi,
- wykazywanie należności miasta od urzędu skarbowego z tytułu nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym w księgach Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej, mając na uwadze brak możliwości prawidłowego zaksięgowania takiej należności w księgach budżetu,
h) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 240 w sposób umożliwiający powiązanie naliczonych odsetek z odpowiednimi kwotami przechowywanych depozytów;
i) podjęcie ostatecznej próby wyjaśnienia pochodzenia kwoty odsetek przechowywanych na rachunku środków depozytowych, wynoszącej 15.055,91 zł i dokonanie jej zwrotu podmiotom, którym odsetki te były należne przy zwrocie depozytu; w przypadku braku możliwości ustalenia podmiotów, którym odsetki powinny być przekazane – przelanie ich na rachunek budżetu i zaliczenie do dochodów budżetu,
j) obejmowanie odpisem aktualizującym należności na koncie 290 wszystkich należności spełniających przynajmniej jedną z przesłanej spośród wskazanych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,
k) zapewnienie dokonywania w księgach przypisu należności wynikających z wydanych decyzji w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej, mając na uwadze stwierdzone podczas kontroli pominięcie w księgach zaległości z tego tytułu na koniec 2017 r.,
l) przestrzeganie obowiązujących zasad prowadzenia analitycznej ewidencji księgowej wynikających z przywołanych przepisów dotyczących ewidencji podatków i opłat.
4. W zakresie zagadnień związanych ze stanem posiadanych zaległości, w tym objętych bezskuteczną egzekucją:
a) podjęcie działań w celu uzyskania informacji o sytuacji upadłego dłużnika, od którego przypisano należność z tytułu kary umownej w kwocie 1.011.085,05 zł, oraz o możliwości zaspokojenia tej wierzytelności; w przypadku zaistnienia przesłanek określonych uchwałą Rady Miasta Zambrów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny… podjęcie działań w celu formalnego umorzenia tej wierzytelności
b) podjęcie działań w celu formalnego umorzenia należności 1.068 zł za usługę wywozu nieczystości oraz 2.233,49 zł od „Olimpia Zambrów spółka z o.o. w organizacji”,
c) ostateczne zweryfikowanie zasadności dalszego wykazywania w ewidencji należności z tytułu podatków lokalnych od spółki „Zambrowita Zakłady Mięsne” w łącznej wysokości 323.989 zł i od spółki „ZAMTEX” w łącznej wysokości 8.550.304,80 zł w świetle przepisów Ordynacji podatkowej. W przypadku stwierdzenia nierealności stanu tych należności (przedawnienia, likwidacji podatników) przygotowanie odpowiedniej dokumentacji stanowiącej podstawę ich wyksięgowania. Zweryfikowanie zapisów na kontach podatkowych pozostałych dłużników posiadających zaległości podatkowe pod kątem ich przedawnienia,
d) podjęcie działań w celu formalnego umorzenia należności w kwocie 7.616,41 zł (plus odsetki w kwocie 7.460,53 zł) z tytułu zwrotu bonifikaty od osoby fizycznej oraz od firmy DT4 z tytułu czynszu dzierżawnego w kwocie 2.909,55 zł.
5. W zakresie sprawozdawczości
a) wykazywanie kompletnych danych w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzanym przez Pana Burmistrza, tj. również danych dotyczących dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu,
b) obejmowanie sprawozdaniem jednostkowym Rb-27S wszystkich zaległości z tytułu dochodów budżetu, co do których nie potwierdzono, że nie mogą być egzekwowane,
c) rzetelne wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S i bilansie Urzędu danych w zakresie sumy należności pozostałych do zapłaty i kwoty nadpłat.
6. Realizowanie zadań z zakresu właściwości powiatu, na które powiat przekazał miastu środki finansowe, na podstawie porozumień w rozumieniu art. 8 ust. 2a i 3 ustawy o samorządzie gminnym, a nie w trybie pomocy finansowej. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów i wydatków związanych z realizacją porozumienia z powiatem.
7. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów budżetu, z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.
8. Organizowanie przetargu pisemnego nieograniczonego na zbycie nieruchomości jedynie w sytuacji, gdy przetarg ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty, tj. oprócz uzyskania najwyższej ceny także spełnienie innych warunków lub uzyskanie innych korzyści.
9. Przeprowadzenie aktualizacji opłaty pobieranej za trwały zarząd nieruchomościami ustanowiony na rzecz Pływalni Miejskiej, zgodnie z zasadami określonymi ustawą o gospodarce nieruchomościami.
10. Podjęcie zdecydowanych działań wobec pracowników odpowiedzialnych za naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek należnych miastu na koniec każdego kwartału, mając na uwadze szereg zaniedbań w tym zakresie stwierdzonych podczas kontroli. Poinformowanie Izby w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych o kwocie odsetek przypisanych w księgach Urzędu Miasta w procesie eliminowania nieprawidłowości w tym zakresie.
11. Podejmowanie wszelkich dopuszczonych prawem działań w celu wyegzekwowania przypadających miastu należności, mając na uwadze w szczególności niedopuszczenie do upływu okresu przedawnienia.
12. W zakresie ustalania i pobierania opłat za zajęcie pasa drogowego:
a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia należytej staranności przy naliczaniu opłat,
b) podjęcie działań w celu dokonania zmiany decyzji zawierających błędnie naliczone opłaty i wyegzekwowania należnych miastu kwot,
c) określanie w decyzjach terminu wniesienia opłaty zgodnie z art. 40 ust. 13 ustawy o drogach publicznych.
13. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia i dokumentowania przeprowadzanych kontroli podatkowych.
14. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia rozbieżności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń oraz skutki finansowe.
15. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących wymiaru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
16. Realizowanie obowiązku prowadzenia czynności sprawdzających w stosunku do składanych przez podatników deklaracji oraz informacji podatkowych.
17. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalno-prawnej zgodności wydawanych decyzji, w szczególności w zakresie udzielania ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych.
18. Stosowanie przepisów regulujących zasady naliczania odsetek i księgowania wpłat przez podatników posiadających zaległości podatkowe.
19. Niezwłoczne wystąpienie do Rady Miasta o podjęcie uchwały formalnie określającej wynagrodzenie Pana Burmistrza na poziomie zgodnym z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Do czasu podjęcia stosownej uchwały przez Radę zapewnienie wypłacania Panu Burmistrzowi wynagrodzenia w maksymalnej kwocie zgodnej z prawem, mając na względzie intencję wyrażoną przez Radę 26 czerwca 2018 r., kiedy to Rada nie wyraziła zgody na zmniejszenie Panu dotychczasowego wynagrodzenia. Uwzględnienie, że uchwała w sprawie Pańskiego wynagrodzenia podjęta w 2011 r. nie może być podstawą jego ustalenia od dnia 1 lipca 2018 r., jako wykazująca sprzeczność z aktualnym stanem prawnym.
20. Dokonanie przez Pana Burmistrza zwrotu kwoty (…)[2] wypłaconej Panu tytułem wynagrodzenia za okres lipiec-grudzień 2018 r. w wysokości wyższej niż maksymalna dopuszczona powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (oraz kwoty ewentualnego zawyżenia wynagrodzenia pobranego w 2019 r.).
21. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy naliczaniu diet radnym.
22. W zakresie zamówień publicznych udzielanych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych:
a) wykazywanie w sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach tylko zamówień faktycznie udzielonych poprzez zawarcie umowy,
b) ustalanie kryteriów oceny ofert na usługi w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwane przez zamawiającego zasady wykonywania usług mogą być sformułowane jako jeden z warunków, który musi spełnić wykonawca,
c) dokonywanie zwrotu wadium wybranemu wykonawcy niezwłocznie po zawarciu umowy, jeżeli zamawiający nie żądał zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
d) zobowiązanie osób odpowiedzialnych za ocenę ofert do dołożenia większej staranności przy ustalaniu ich punktacji,
e) zapewnienie powoływania się w dokumentacji postępowań i zawartych umowach na obowiązujące i mające zastosowanie w danej sprawie przepisy prawa,
f) dokonywanie zmiany zakresu umowy o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z warunkami i przesłankami wskazami w umowie pierwotnej.
23. Dokumentowanie oszacowania wartości zamówień na roboty budowlane zgodnie z zasadami obowiązującymi w Urzędzie Miasta dla zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro oraz sporządzanie wymaganej obowiązującymi w Urzędzie procedurami dokumentacji dotyczącej wyboru wykonawców zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.
24. W zakresie gospodarowania samochodem służbowym i podróży służbowych:
a) pisemne określenie zasad gospodarowania samochodem, w tym wzorów stosowanych kart drogowych oraz zasad ustalania i rozliczania zużycia paliwa, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,
b) formalne powierzenie (w zakresie czynności) zadań faktycznie wykonywanych przez Sekretarza Miasta w zakresie nadzoru nad korzystaniem z samochodu służbowego i innych zagadnień związanych z jego eksploatacją,
c) ustalanie rzeczywistego poziomu zużycia paliwa przy uwzględnieniu przejechanych kilometrów i ilości zakupionego paliwa oraz ustalanie na tej podstawie przepału/oszczędności paliwa względem formalne określonych norm zużycia paliwa,
d) zapewnienie, aby podróże służbowe pracowników, w tym Pana Burmistrza, odbywane samochodem służbowym, miały umocowanie w pisemnych poleceniach wyjazdu służbowego, określających miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, a także cel wyjazdu,
e) wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli uchybień w zakresie kompletności danych wynikających z polecenia wyjazdu służbowego i rozliczenia kosztów podróży.
25. Zapewnienie przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji w sposób zgodny z wewnętrznymi procedurami.
[1]Fragment wystąpienia pokontrolnego został usunięty w związku z uchwałą nr 1255/19 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 27 marca 2019 roku, objęty częściowym uwzględnieniem zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych złożonych przez Burmistrza Zambrowa.
[2] Wniosek pokontrolny został usunięty w związku z uchwałą nr 1255/19 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 27 marca 2019 roku, częściowo uwzględniającą zastrzeżenia do wniosków pokontrolnych złożonych przez Burmistrza Zambrowa.
Odsłon dokumentu: 116210203
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116210203 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |