Source: http://bip.police.pl/artykul/119/589/streszczenie-z-kontroli-przeprowadzonej-w-przedszkolu-publicznym-nr-8-w-policach-w-2013r
Timestamp: 2019-04-21 12:47:04
Legal References Found: art. 4
 art. 5
 art. 11
 art. 24
 art. 4
 art. 4

Document Content:
Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 8 w Policach w 2013r. - 2013 - Biuletyn Informacji Publicznej	Urzędu Miejskiego w Policach
Nr kontroli: R.1711.02.11.2013
Przedszkole Publiczne nr 8 w Policach
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach w okresie od 17 września do 01 października 2013 r. przeprowadzili w Przedszkolu Publicznym nr 8 w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2012 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.02.11.2013 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.37.2013 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 10 października 2013 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.38.2013 z dnia 15.10.2013 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2012 r. objęła wydatki na łączną kwotę 8.913,37 zł.
W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia w zakresie gospodarki finansowej:
1) W informacji uzupełniającej istotnej dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej w bilansie za 2012 r. umorzenie jest wykazane w następującym podziale i kwotach: umorzenie wartości niematerialnych i prawnych - 28.755,30 zł, umorzenie środków trwałych - 286.033,73 zł, umorzenie pozostałych środków trwałych - 402.016,89 zł. W ewidencji na koncie 071-10-01 – „Umorzenie środków trwałych – wartości niematerialnych i prawnych”, gdzie ujmuje się umorzenie środków trwałych i WNiP o wartości powyżej 3.500,- zł, jest wykazana kwota 286.033,73 zł, a na koncie 072 10-01- – „Umorzenie pozostałych środków trwałych”, gdzie ewidencjonuje się środki trwałe i WNiP o wartości niższej niż 3.500,- zł, ujęto kwotę 402.016,89 zł. Różnica o 28.755,30 zł. Powyższe rozbieżności naruszają zasady wyrażoną w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, które mówią, że „ Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.
2) W planie kont jednostki jest nieprawidłowo skonstruowane konto 225-30-801-80104-4040-01 – „Rozrachunki z budżetami – podatek ZFŚS”, służące rozliczeniom z ZFŚS, któremu w części przeznaczonej na podziałkę klasyfikacji budżetowej przypisano paragraf 4040 – „Dodatkowe wynagrodzenie roczne” zamiast 4440 – „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Stanowi to naruszenie zapisów § 15 ust. 1 pkt 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej: „Zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach”.
3) W części przypadków odsetki od należności przeterminowanych z tytułu opłat za pobyt dzieci w przedszkolu naliczano w momencie ich zapłaty, a w pozostałych ujmowano w księgach rachunkowych w terminie niezgodnym z przepisami lub w ogóle ich nie ewidencjonowano. Naruszono tym postanowienia § 8 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r . w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej , który mówi, że „Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.” Stanowi to przesłankę wskazującą na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 Ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych: „Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nieustalenie należności Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki sektora finansów publicznych albo ustalenie takiej należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia”.
4) Łącznie na rachunek ZFŚS po dokonanej korekcie w kwocie 4.464,- zł (dopłata) przelano 67.211,- zł. Jest to o 5,80 zł więcej niż ostateczny odpis na ZFŚS 2012 r. wyliczony na dzień 31.12.2012 r. w wartości 67.205,20 zł. Na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych należy przekazać środki zgodne z równowartością dokonanych odpisów i zwiększeń, naliczonych na dany rok kalendarzowy, o których mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. Ponadto powinny one być przekazane w złotych i groszach bez zaokrąglania do pełnego złotego zgodne z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Odstępstwo od tej reguły obowiązuje jedynie w systemie podatkowym, gdzie zasadę zaokrąglania do pełnego złotego stosuje się do podstaw opodatkowania, kwot podatków, odsetek za zwłokę, opłat prolongacyjnych, oprocentowania nadpłat oraz wynagrodzenia przysługującego płatnikom i inkasentom (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa).
5) Ewidencja potrąceń z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych zarówno obecnym jak i byłym pracownikom jest ujmowana na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, zamiast na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” w przypadku obecnych pracowników, a na koncie 240 - „Pozostałe rozrachunki” – w przypadku pozostałych osób. Nazwa konta 234 zapisana w rozporządzeniu MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskie wskazuje, że należy prowadzić na nim wszelkie rozrachunki z pracownikami. Natomiast do ewidencji należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zobowiązań oraz innych roszczeń wobec byłych pracowników służy konto 240 – „Pozostałe rozrachunki”.
6) W kontrolowanym okresie „pożyczono” ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych łącznie kwotę 18.523,- złotych na działalność bieżącą. Takie kredytowanie jest sprzeczne z zapisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, która wskazuje rodzaje środków publicznych oraz określa zasady ich gromadzenia i rozdysponowania przez jednostki sektora finansów publicznych. Ponadto art. 11 ust. 1 mówi, że: „jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego”. Poza tym narusza to przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stanowiące, iż środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być przeznaczane wyłącznie na działalność socjalną.
7) Konta biorące udział w rozliczaniu ZFŚS za 2012 r. nie bilansują się - różnica to 20,20 zł. Dotyczy to następujących pozycji: Strona Wn: 234 – 32.786,96 zł, 135 – 11.268,32 zł, 240 – 0,31 zł. Łącznie – 44.055,59 zł. Strona Ma: 851 – 43.698,79 zł, 225 – 377,- zł. Łącznie – 44.075,79 zł. Zgodnie z zapisami art. 24 ustawy o rachunkowości „Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych; zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych”.
8) W okresie objętym kontrolą koszty zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280, 4700 i 4300 o łącznej wartości 8.795,- zł, wykazanych prawidłowo w pozycji B.III. „Usługi obce” rachunku zysków i straty, błędnie ujęto na koncie 409 – „Pozostałe koszty rodzajowe” zamiast na koncie 402 – „Usługi obce”. Pismem Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. zostały wprowadzone jednolite zasady prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, gdyż na ich podstawie sporządza się skonsolidowane sprawozdanie finansowe. Zgodnie z tymi zasadami koszty dotyczące zakupionych usług szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafu 4700 należy ujmować w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce”, co oznacza, że narzuca to również ewidencjonowanie ich na koncie 402 – „Usługi obce”, a nie na innych kontach zespołu 4. Powyższe rozbieżności między ujmowaniem operacji gospodarczych w księgach rachunkowych a prezentowaniem ich w sprawozdaniach finansowych naruszają zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.
9) W przypadku wydatków strukturalnych:
· wydatki te błędnie ewidencjonowano na koncie pozabilansowym 997 – „Zaangażowanie środków funduszy pomocowych” zamiast na 975 – „Wydatki strukturalne”, czym naruszono zasady określone w Rozporządzeniu MF z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;
· Wydatki na szkolenia dopłaty do studiów dla nauczycieli o łącznej wartości 3.100,- zł zaklasyfikowano błędnie do kodu 75 – „Infrastruktura edukacji” zamiast 72 – „Opracowywanie, uruchomienie i wdrożenie reform systemów kształcenia i szkolenia w celu zwiększenia zdolności do zatrudnienia, zwiększenia stopnia dostosowania systemów kształcenia i szkolenia do potrzeb rynku pracy oraz systematycznego podnoszenia kwalifikacji kadry systemu oświaty w perspektywie gospodarki opartej na innowacji i wiedzy”.
· Wydatki na prenumeratę czasopism dla nauczycieli ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki o łącznej wartości 724,43 zł zostały błędnie zakwalifikowane do wydatków strukturalnych i i ujęte w sprawozdaniu Rb-WSa.
1) Przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w: załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz piśmie Burmistrza Polic z dnia 04.12.2012 r. (znak: FN.3035.3.4.1.2012.PP) w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad prezentowania operacji gospodarczych w sprawozdaniach finansowych przez wszystkie jednostki podległe Gminie Police, w szczególności poprzez ewidencjonowanie kosztów dotyczących zakupionych usług zdrowotnych i szkoleniowych zakwalifikowanych do paragrafów 4280, 4700 i 4300 wykazywanych w rachunku zysków i strat w pozycji B.III „Usługi obce” na koncie 402 – „Usługi obce”.
2) W przypadku wydatków strukturalnych:
– nie ujmowanie w rocznym sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych (Rb-WSa) wydatków związanych z bieżącą działalnością jednostki, takich jak np. zakup prenumeraty czasopism dla nauczycieli. Są to wydatki ponoszone w związku z bieżącą działalnością jednostki, które nie mieszczą się w definicji wyrażonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych;
– przestrzeganie zasad dotyczących ewidencjonowania operacji gospodarczych przedstawionych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej poprzez ujmowanie wydatków strukturalnych na koncie pozabilansowym 975 – „Wydatki strukturalne”, zamiast na koncie 997 – „Zaangażowanie środków funduszy pomocowych”;
– klasyfikowanie szkoleń oraz dopłat do studiów dla nauczycieli do kodu 72 – „Opracowywanie, uruchomienie i wdrożenie reform systemów kształcenia i szkolenia w celu zwiększenia zdolności do zatrudnienia, zwiększenia stopnia dostosowania systemów kształcenia i szkolenia do potrzeb rynku pracy oraz systematycznego podnoszenia kwalifikacji kadry systemu oświaty w perspektywie gospodarki opartej na innowacji i wiedzy”, zamiast do kodu 75 – „Infrastruktura edukacji”.
3) Wykazywanie w sprawozdaniach finansowych (zwłaszcza części bilansu o nazwie „Informacje uzupełniające istotne dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej) danych w pozycjach zgodnych ze wzorem sprawozdania oraz prawidłowych wysokościach zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o rachunkowości.
4) Przestrzeganie zapisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r . sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w szczególności poprzez:
– prawidłowe konstruowanie kont księgowych, zwłaszcza w części dotyczącej klasyfikacji budżetowej,
– naliczanie i ujmowanie w ewidencji odsetek od należności w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału,
– ewidencjonowanie potrąceń z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych na koncie 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” w przypadku obecnych pracowników, a na koncie 240 - „Pozostałe rozrachunki” – w przypadku pozostałych osób.
5) Naliczanie i przekazywanie odpisu na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w kwotach zgodnych z równowartością dokonanych odpisów i zwiększeń, naliczonych na dany rok kalendarzowy, o których mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 r. i nie zaokrąglanie odpisu do pełnego złotego zgodne z zasadami przyjętymi w polskim systemie płatności, w którym wszelkich transakcji dokonuje się w dziesiątkach i groszach (art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa).
6) Ponowne przeanalizowanie wszystkich operacji związanych z gospodarowaniem ZFŚS w celu wyeliminowania błędów rachunkowych i doprowadzenia do zbilansowania się kont biorących udział w jego rozliczaniu.
7) Przekazanie na rachunek bieżący jednostki a następnie na dochody Gminy Police kwoty 5,80 zł związanej z dokonaniem odpisu na ZFŚS w 2012 roku w nadmiernej wysokości.
8) Zaniechanie przejściowego angażowania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w finansowanie kosztów działalności bieżącej przedszkola.
Data wytworzenia 15.10.2013
Data opublikowania 16.10.2013 08:27