Source: https://www.portalfk.pl/analiza-i-przychody/pora-na-inwentaryzacje-zasady-terminy-instrukcja-14481.html
Timestamp: 2020-06-03 07:05:42
Legal References Found: art. 4
 art. 2
 art. 10
 art. 10
 art. 12
 art. 10

Document Content:
Pora na inwentaryzację – zasady, terminy, instrukcja - Portal FK
Przeprowadzenie, a później wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg handlowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Firmy prowadzące księgi powinny przeprowadzić inwentaryzacje
Jednym z elementów rachunkowości, zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości (UoR) jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
Przeprowadzenie tych czynności jest jednym z podstawowych warunków uzyskania rzetelnych informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego.
Zatem obowiązek przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych ciąży na wszystkich podmiotach prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dotyczy on przede wszystkim:
wszystkich osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,
osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych i osobowych prawa handlowego, jeśli prowadzą obowiązkowo (po przekroczeniu progu 1,2 mln euro przychodów) lub dobrowolnie księgi rachunkowe,
osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
jednostek niewymienionych wcześniej, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych,
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji dotyczy także podmiotów, które przygotowują sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej/Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Regulacje te nie zawierają przepisów związanych między innymi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i innych aspektów organizacyjno- technicznych, a zatem na podstawie art. 2 ust. 3 UoR należy w tym zakresie stosować wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nieprowadzące ksiąg rachunkowych przeprowadzają remanent. Jest to w praktyce wykorzystanie inwentaryzacyjnej metody spisu z natury w celu określenia stanu ilościowego i wartościowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Można i warto wykorzystać tu wskazówki dotyczące spisu natury, ponieważ dzięki nim remanent na koniec roku lub na inny dzień określony przepisami prawa podatkowego staje się wiarygodny.
Pamiętać też należy, że regulacje prawne, które mają zastosowanie w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe, to nie tylko ustawa o rachunkowości, ale także:
Dział piąty ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze. zm.),
rozporządzenie Rady Ministrów z 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (tekst jedn: Dz.U. z 1996 r. nr 143, poz. 662),
rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (tekst jedn.: Dz.U. z 1996 r. nr 143, poz. 663),
obowiązujące w jednostce zasady (polityka) rachunkowości i zakładowy planu kont.
Dla jednostek należących do sektora finansów publicznych, zwłaszcza dla samorządowych zakładów budżetowych, jednostek budżetowych, urzędów obsługujących jednostki samorządu terytorialnego czy organa władzy państwowej, szczególne znaczenie dodatkowo mają:
rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 r. nr 128, poz. 861 ze zm.),
rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2010 r. nr 241, poz. 1616).
Inne podmioty muszą wziąć oczywiście pod uwagę także regulacje dotykające ich specyfiki działalności. Dotyczy to w szczególności banków, muzeów czy bibliotek.
W odniesieniu do spisu z natury warto skorzystać ze wskazówek zawartych w nowowydanym przez Komitet Standardów Rachunkowości stanowisku sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Te jednostki, które stosują na podstawie art. 10 ust 3 uor KSR – mają obowiązek przeprowadzić spisy zgodnie z wytycznymi zawartymi w tym dokumencie.
Inwentaryzacja jest niestety często postrzegana tylko jako obowiązek wynikający z przepisów prawa. W istocie jest to jednak także okazja do zweryfikowania nie tylko rzetelności i aktualności prowadzonej ewidencji, ale przede wszystkim przyjrzenia się, w jaki sposób jest chroniony i zarządzany majątek jednostki, jak pracownicy wywiązują się z zadań na nich ciążących. Na pierwszymi miejscu należy rozpatrywać zatem funkcję kontrolno-rozliczeniową inwentaryzacji. Obowiązek przeprowadzenia prac wynikający z ustawy o rachunkowości ma być „przypomnieniem” i wskazaniem, jak ważna jest to funkcja. Z drugiej strony ma zabezpieczyć jej należyte wykonanie.
A zatem można wskazać, że celem każdej inwentaryzacji (nie tylko tej tzw. rocznej) jest:
prawidłowe, rzetelne i wiarygodne ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki,
porównanie ustalonego stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym (księgowym),
ustalenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, tj. między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych,
doprowadzenia danych wynikających z ksiąg rachunkowych do ich zgodności ze stanem faktycznym, a tym samym zapewnienia realności wynikających z nich informacji ekonomicznych zestawianych w sprawozdaniu finansowym,
rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku
dokonania oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki, co jest szczególnie istotne dla wyceny bilansowej aktywów i pasywów,
stworzenie warunków do usprawnienia gospodarki majątkiem przez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa, czyli przeciwdziałania nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki.
Aby mogły być realizowane te cele inwentaryzacji, przeprowadzając ją, należy kierować się określonymi zasadami.
Tabela 1. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji
Terminowości i częstotliwości
Polega na przeprowadzeniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości, umożliwiających przygotowanie zamknięcia ksiąg rachunkowych
Podwójnej kontroli
Polega na pomiarze składników majątkowych przez dwie osoby, w celu wyeliminowania ewentualnych niedokładności w liczeniu i uzyskania pewności, że składniki majątkowe zostały policzone zgodnie ze stanem faktycznym, przejawia się odpowiednio licznym składem zespół spisowych, uczestnictwem w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej, która też obserwuje przebieg spisu i jego prawidłowość, uczestnictwem w spisie kontrolerów spisowych, weryfikowaniem prawidłowości ustalania sald w drodze potwierdzenia salda i weryfikacji zapisów przez co najmniej dwie osoby
Tzw. zamkniętych drzwi
Polega na dokonywaniu spisu, jeśli to możliwe, przy zamkniętych drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się żadnego obrotu mieniem, wydania i przyjęcia zapasów odbywają się wg ściśle określonych reguł, zasada ta też przejawia się tym, że ustala się salda na określony dzień, a nie w okresie
Rzetelnego obrazu
Konieczne jest ustalenie rzeczywistego, prawdziwego i obiektywnie stwierdzonego stanu inwentaryzowanych aktywów i pasywów, zasada mająca decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji, a polegająca na dokładnym pomiarze, identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej i użytkowej
Kompletności (kompleksowości)
Polega na kompletnym objęciu spisem wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, a będących na stanie jednostki; ma ona zastosowanie szczególnie w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej oraz w związku ze zmianą formy własności
Kolejności zdarzeń
Polega na określeniu kolejności prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia go w czasie. Realizacja tej zasady polega na ustaleniu harmonogramów i planów inwentaryzacji
Polega na przeprowadzeniu spisu w momencie nieoczekiwanym; szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób, do których istnieje ograniczone zaufanie, nie jest stosowana w czasie inwentaryzacji rocznej, ale w czasie inwentaryzacji kontrolnych o charakterze wyrywkowym
Uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej
Polega na tym, że w spisie z natury powinna uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone jej mienie, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach (np. w czasie choroby) może uczestniczyć osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną, a jeśli nie jest to możliwe, to skład komisji należy poszerzyć do co najmniej trzech osób. Jedna z nich powinna reprezentować interesy osoby odpowiedzialnej materialnie
Komisyjności
Polega na przeprowadzaniu spisu z natury przez co najmniej dwie osoby, co zwiększa wiarygodność, niepodważalność takich spisów, także w procesach sądowych o roszczenia z tytułu niedoborów; również metody pozostałe wykorzystują pracę zespołową, kontrolę przez przełożonego lub inną osobę przeprowadzonych weryfikacji sald i dokumentów
Fachowości zespołów spisowych
Polega na dobieraniu do zespołów spisowych tylko osób posiadających fachową wiedze, znających gospodarkę magazynową, a także wykazujących się znajomością asortymentową spisywanych składników. Realizuje się ją także poprzez przeprowadzenie szkolenia przedinwentaryzacyjnego, w trakcie którego zespoły spisowe zostają zapoznane nie tylko z przebiegiem inwentaryzacji, ale przede wszystkim ze specyfiką spisywanych aktywów
Dla porządku warto wskazać, że istnieją następujące rodzaje inwentaryzacji:
pełna inwentaryzacja okresowa, polegająca na ustaleniu stanu wszystkich składników aktywów i pasywów znajdujących się w inwentaryzowanej jednostce organizacyjnej;
pełna inwentaryzacja ciągła, polegająca na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku z zachowaniem terminów częstotliwości inwentaryzacji określonych w ustawie o rachunkowości (należy również sporządzić plan, według którego inwentaryzowane będą składniki majątku). Warunkiem stosowania tego rodzaju inwentaryzacji jest prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej składników składowanych na terenie strzeżonym;
wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła, polegająca na ustaleniu w ciągu roku, w dowolnym terminie, rzeczywistego stanu części składników majątku, z ogółu powierzonych danej osobie materialnie odpowiedzialnej;
inwentaryzacja uproszczona, zarządzana na wniosek złożony przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w porozumieniu z Głównym Księgowym. Uproszczona inwentaryzacja trwale oznaczonych numerami inwentarzowymi środków trwałych oraz wyposażenia polega na sprawdzeniu prawidłowości ich ewidencji księgowej przez bezpośrednie porównanie jej danych ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych.
Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnie ujemnego wpływu na zapewnienie poprawnego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (art. 4 ust. 4 UoR).
Instrukcja inwentaryzacyjna jest jednym z elementów dokumentacji polityki rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 UoR. Opisuje szczegóły związane z przygotowaniem, przebiegiem oraz rozliczeniem inwentaryzacji. Nie ma wzoru takiej instrukcji – zależy ona od specyfiki, rodzaju i wielkości prowadzonej działalności oraz rodzaju majątku, którym jednostka dysponuje.
W jednostce gospodarczej nie musi być jedna instrukcja. Może być ich więcej – odrębne instrukcje skierowane będą do osób odpowiedzialnych za różne zadania w zakresie inwentaryzacji.
Instrukcja ma być w każdej jednostce przewodnikiem, w jaki sposób należy przeprowadzić inwentaryzację poszczególnych składników aktywów i pasywów. Powinna zatem zawierać informacje obejmujące, co najmniej:
metody i techniki inwentaryzacji,
słowniczek pojęć inwentaryzacyjnych – pojęcia,
opis przygotowań (zarządzenia wewnętrzne, zespoły komisji inwentaryzacyjnej i kontrolerów spisowych, powołanie komisji inwentaryzacyjnej, harmonogram itp.),
opis przeprowadzania inwentaryzacji,
opis sposobu kontroli przebiegu czynności inwentaryzacyjnych,
zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników nietypowych,
ruch składników w czasie trwania procesu inwentaryzacyjnego,
postępowanie przy ujawnianiu składników uszkodzonych,
ustalanie, wyjaśnianie i weryfikacje różnic inwentaryzacyjnych,
warunki i przypadki dopuszczania kompensat niedoborów i nadwyżek,
informacje dotyczące sposobu rozliczania inwentaryzacji (rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych).
Części instrukcji inwentaryzacji
Instrukcja inwentaryzacyjna w firmie skalda się z następujących części:
1. Część wstępna.
2. Cel inwentaryzacji.
3. Techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy.
4. Formy i metody inwentaryzacyjne.
5. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji.
6. Etapy inwentaryzacji.
7. Kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych.
8. Powołanie i określenie zadań komisji inwentaryzacyjnej.
9. Spis z natury.
10. Potwierdzenia sald.
11. Porównanie stanów.
12. Uproszczenia inwentaryzacji.
13. Różnice inwentaryzacyjne.
Instrukcja inwentaryzacyjna może stanowić odrębny element wewnętrznego prawa każdej jednostki i dodatkowy element dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Ma ona charakter generalny i nie musi być wydawana co roku, a jedynie w miarę potrzeb aktualizowana. Na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki (lub upoważniona przez niego osoba) wydaje zarządzenie w sprawie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów.
Inwentaryzację można rozłożyć w czasie
Ustawa o rachunkowości przede wszystkim reguluje termin przeprowadzania tzw. inwentaryzacji rocznej, czyli tej, która ma dostarczyć danych do sporządzenia rzetelnego i wiarygodnego sprawozdania finansowego. Przewiduje wiele regulacji, w tym uproszczeń, które pozwolą rozłożyć w czasie prace związane z przygotowywaniem danych do rocznego sprawozdania finansowego. Jednak oprócz sporządzania sprawozdania finansowego na koniec roku obrotowego zdarzają się sytuacje, kiedy konieczne jest sporządzenie na inny dzień sprawozdania finansowego i w związku z tym przeprowadzenie inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości wskazuje zatem, że inwentaryzacja musi być przeprowadzona także na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Można odstąpić od inwentaryzacji w przypadku jednostek łączących się lub dzielonych, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli będzie sporządzona pisemna umowa o odstąpieniu od inwentaryzacji (art. 12 ust. 3 UoR).
Dodatkowo można nie przeprowadzać inwentaryzacji na koniec roku w przypadku zawieszenia działalności, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3b UoR jednostka, której działalność została zawieszona, nie zamyka ksiąg rachunkowych.
Jak zostało wcześniej wskazane ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość wprowadzenia uproszczeń w terminach związanych z inwentaryzacją roczną.
Tabela 2. Częstotliwość, terminy i formy inwentaryzacji rocznej
Rodzaj składników podlegających inwentaryzacji
Sposób inwentaryzacji
spisy z natury – częstotliwość dokonywania
uzgodnienie (potwierdzenie stanu) sald
porównanie (weryfikacja) danych ewidencji z dokumentacją i ich analiza
Środki pieniężne i papiery wartościowe
Znajdujące się w jednostce (w sejfach, kasach pancernych itp.) – co najmniej na dzień bilansowy
Zdeponowane w bankach lub innych instytucjach – co najmniej na dzień bilansowy
Środki pieniężne znajdujące się w bankach na rachunkach bieżących, na rachunkach lokat, w depozytach itp.
Co najmniej na dzień bilansowy
Zasoby znajdujące się w innych jednostkach (z wyjątkiem znajdujących się w jednostkach świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne oraz składowania)
Powiadomienie właściciela o wynikach spisu z natury, dokonanego w ciągu trzech miesięcy przed dniem bilansowym i 15 dni po dniu bilansowym
Według stanu na dzień bilansowy, jeżeli kontrahent nie potwierdził stanu
Należności, w tym: pożyczki (z wyłączeniem należności spornych, wątpliwych, publicznoprawnych i od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych)
Według stanu w okresie trzech miesięcy przed dniem bilansowym i pierwszych 15 dni po dniu bilansowym
Należności sporne, wątpliwe, publicznoprawne i od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych
Według stanu na dzień bilansowy
Zobowiązania wszelkiego rodzaju
Na podstawie wniosku wierzyciela lub z własnej inicjatywy
Niewymienione wyżej aktywa i pasywa, a także wymienione – jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie sald z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe
Obce zasoby przyjęte przez jednostkę do przerobu, przechowania, w najem lub dzierżawę
Na dzień bilansowy lub na inny dzień w okresie trzech miesięcy do dnia bilansowego i 15 dni po dniu bilansowym
Przygotowywana nowelizacja uor wskazuje iż nie można przesunąć terminu inwentaryzacji drogę weryfikacji zapisów w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi – musi być ustalony stan na dzień bilansowy.
Przykład 1. Termin dokonania inwentaryzacji
Rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Ostatnia inwentaryzacja środków trwałych na terenie strzeżonym, przeprowadzona została na 30 czerwca 2010 r. Aby termin wynikający w ustawy o rachunkowości był dotrzymany, kolejna musi zostać przeprowadzona w czasie roku obrotowego 2014 (raz na 4 lata).
Przykład 2. Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów
Spółka posiada towary, które odpisuje w koszty od razu w chwili ich nabycia. Inwentaryzacja tych towarów powinna być przeprowadzona na dzień 31 grudnia.
Przykład 3. Dzień na który ustala się inwentaryzacje środków pieniężnych
Spółka, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. jest tradycyjnie zamykana 22 grudnia i rozpoczyna działalność 5 stycznia następnego roku. Inwentaryzację środków pieniężnych w kasie należy przeprowadzić. ustalając ich stan na dzień 31 grudnia. W praktyce oznacza to ich przeliczenie albo 22 grudnia po zakończeniu wszystkich operacji kasowych albo 5 stycznia przed rozpoczęciem pracy.
Przykład 4. Ulokowanie gotówki w trezorze bankowym
Ostatnią operacją kasową w dniu 31 grudnia każdego roku wykonywaną przez kasjera w spółce jest włożenie wszystkich środków pieniężnych wyrażonych w złotych polskich do tzw. bezpiecznej koperty bankowej celem ulokowania ich w trezorze bankowym. Pojawiała się zatem wątpliwość, czy w kasie musi być przeprowadzana inwentaryzacja na koniec roku?
Tak, nie ma znaczenia, że wszystkie pieniądze są wpłacane do trezora. Celem inwentaryzacji kasy jest nie tylko policzenie stanu środków pieniężnych w złotówkach, ale także innych aktywów finansowych, które takiej wpłacie do skarbca nie podlegają, sprawdzenie rzetelności i prawidłowości prowadzenia dokumentacji kasowej i stanu zabezpieczenia kasy. Tym samym inwentaryzacja środków pieniężnych w tej sytuacji musi zostać przeprowadzona.
Najczęściej popełniane błędy w sprawozdaniach finansowych »
Zapasy w firmie – skuteczne zarządzanie. Case study »
Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja pozwala na ustalenie w sposób udokumentowany rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki.
Obowiązek przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych ciąży na wszystkich podmiotach prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Inwentaryzacja to okazja do zweryfikowania nie tylko rzetelności i aktualności prowadzonej ewidencji, ale przede wszystkim przyjrzenia się, w jaki sposób jest chroniony i zarządzany majątek jednostki, jak pracownicy wywiązują się z zadań na nich ciążących.
Instrukcja inwentaryzacyjna jest jednym z elementów dokumentacji polityki rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 1 UoR.
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że inwentaryzacja musi być przeprowadzona na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Z następnego artykułu z tego cyklu dowiesz się m.in. jakie są etapy inwentaryzacji.
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).
analiza finansowainwentaryzacjainwentaryzacja aktywówinwentaryzacja drogą spisu z naturyinwentaryzacja w firmie