Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0112-kdil1-3-4012-167-2018-1-it
Timestamp: 2019-02-18 09:52:18
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 86
 art. 86
 art. 88
 art. 2
 art. 86
 art. 88
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 88

Art. 2
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 88
 art. 86
 art. 88

Document Content:
♦ › Faktura › 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej oraz elektronicznej i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia – brak daty sporządzenia (data wpływu 14 marca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej oraz elektronicznej i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 14 marca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej oraz elektronicznej i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i jest zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). Spółka jest członkiem grupy kapitałowej i specjalizuje się w produkcji okien i świetlików dachowych.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa od swoich Dostawców towary i usługi. Transakcje te podlegają opodatkowaniu w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1221; dalej: „Ustawa o VAT”). W związku z tym, Spółka otrzymuje faktury VAT dokumentujące ww. dostawy towarów i świadczenie usług (dalej: „Faktury”).
Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku, dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, pełniących czynności związane z działalnością gospodarczą Spółki, poza jej siedzibą. Przedmiotem wniosku nie są faktury dokumentujące nabycie usług gastronomicznych, noclegowych. Faktury obejmują również wydatki związane z pojazdami samochodowymi (m.in. koszty eksploatacji samochodów osobowych i ciężarowych, koszty leasingowe), wykorzystywanymi do działalności gospodarczej Spółki, od których przysługuje jednak Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej, bądź obniżonej wysokości.
Wszystkie Faktury, zawierają elementy wymagane przez Ustawę o VAT i są księgowane w systemie księgowym Spółki. Odnotowywana i archiwizowana jest także data wpływu każdej Faktury – niezbędna do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT.
Spółka otrzymuje Faktury w wersji papierowej i elektronicznej. W przypadku niektórych Dostawców, faktury są przesyłane przy wykorzystaniu systemu elektronicznej wymiany danych (dalej: „EDI”), na podstawie umowy zgodnej z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE (Dz. U. UE L 338 z 28.12.1994, str. 98-117) i umowa ta przewiduje stosowanie procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Poza wykorzystaniem systemu EDI, dążąc do optymalizacji swoich procesów biznesowych, Spółka ustanowiła procedurę otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz archiwizowania Faktur. Dostęp zarówno do archiwum, jak i systemu akceptacji i przetwarzania Faktur, jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia.
Faktury papierowe są obecnie przesyłane pocztą bezpośrednio do siedziby Spółki. Spółka rozważa możliwość, że w przyszłości faktury papierowe będą również mogły być wysyłane przez Dostawców na specjalną skrzynkę pocztową Spółki w A, gdzie znajduje się centrum skanowania.
Faktury papierowe, po ich otrzymaniu w siedzibie Spółki są niezwłocznie skanowane. W przyszłości, w ramach procedury odbioru faktur papierowych w A, będą one skanowane w centrum skanowania.
W przyszłości w ramach procedury skanowania w A, przed skanowaniem, na każdą fakturę będzie naklejany kod kreskowy, na podstawie którego, w trakcie skanowania, faktura otrzyma numer referencyjny (ang. unique reference number, dalej: „URN”).
Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie, pozwalające – w razie zaistnienia takiej potrzeby – na przetwarzanie danych z faktury np. kopiowanie wartości liczbowych. Nie narusza to integralności faktury, albowiem dane te nie mogą być zmienianie czy uzupełnianie. Faktury są zapisywane i archiwizowane w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści.
Uprawnieni pracownicy są odpowiedzialni za sprawdzenie wysokiej jakości zeskanowanej faktury (obrazu) umożliwiającej pełną czytelność faktury. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury, stanowi wierne i wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej.
Każdy plik PDF (skan faktury) zawiera zeskanowany obraz jednej faktury w wersji papierowej.
Oprócz faktur papierowych oraz otrzymywanych poprzez system EDI, Spółka otrzymuje faktury elektroniczne drogą e-mail w formacie PDF. W zakresie faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, Spółka udziela akceptacji Dostawcom na stosowanie faktur elektronicznych.
W przypadku faktur elektronicznych (innych niż otrzymywanych w ramach EDI):
Faktury elektroniczne są przesyłane na specjalny, dedykowany adres e-mail Spółki, po czym każda z nich otrzymuje swój numer URN (w praktyce zdarzają się sytuacje, w których Dostawcy przesyłają fakturę elektroniczną na adres e-mail pracownika Spółki, który ją niezwłocznie przekierowuje na adres e-mail dedykowany do faktur elektronicznych, po czym ostatecznie każda faktura otrzyma własny numer URN).
Każda wiadomość e-mail zawierająca fakturę, jest sprawdzana pod względem jej zgodności z polityką Spółki – co do zasady, jeden e-mail powinien zawierać tylko jedną fakturę w jednym pliku PDF, przy czym zdarzają się przypadki, że jeden e-mail zawiera kilka faktur (odrębnych plików PDF).
Nieprawidłowość w ww. zakresie, skutkuje wysłaniem zwrotnej wiadomości e-mail do Dostawcy w sprawie obowiązującej polityki Spółki dotyczącej otrzymywania faktur drogą e-mail, np. konieczność przesyłania faktur w formacie PDF.
Wszystkie Faktury trafiają do systemu księgowego Spółki, oraz do systemu DFM (Document Flow Management). W ramach systemu informatycznego, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, Faktury są poddawane procesowi weryfikacji. Faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na Fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności, otrzymane Faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Ścieżka weryfikacji i akceptacji jest archiwizowana wraz z daną Fakturą. W przyszłości faktury dokumentujące wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, będą dodatkowo trafiały do systemu Concur.
W systemie księgowym Spółki Faktury otrzymują dodatkowe numery referencyjne dla celów księgowych. Ostatecznie Faktury można wyszukiwać poprzez numery referencyjne dla celów księgowych oraz dane Dostawcy, co zapewnia ich łatwe i szybkie zlokalizowanie oraz możliwość weryfikacji.
Procedura wprowadzona przez Spółkę obejmuje również kwestię archiwizowania Faktur:
Archiwizacji podlegają między innymi: wiadomości e-mail, Faktury (w formacie PDF, w przypadku Faktur otrzymywanych w wersji papierowej lub Faktur otrzymanych na dedykowany adres e-mail, bądź komunikatów elektronicznych z systemu EDI), załączniki do Faktur, zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Faktury oraz inne niezbędne dokumenty potrzebne do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między daną Fakturą, a Dostawcą i zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług.
System Informatyczny Spółki, zapewnia możliwość generowania raportów z poszczególnych okresów rozliczeniowych oraz możliwość pobrania uwzględnionych w raporcie faktur i dokumentów, zapewniając ich łatwe odszukanie.
Dokumenty są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jednocześnie jak wskazano wyżej, Faktury są przechowywane w nieedytowalnym formacie PDF, a odpowiedniej jakości sprzęt oraz weryfikacja otrzymywanych Faktur przez upoważnionych do tego pracowników, zapewnia wysoką jakość obrazu każdej Faktury.
Dostęp do systemu obiegu, weryfikacji i archiwizowania Faktur jest ograniczony do pracowników z odpowiednimi upoważnieniami.
Dzięki powyższemu, zdaniem Spółki, zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur i ich odpowiednie przechowywanie w zgodzie z art. 106m, art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT.
System księgowy Spółki posiada funkcję „tymczasowego audytu”, pozwalającą – poprzez adres Spółki – na łatwe udostępnienie on-line archiwizowanych Faktur. Dzięki temu zapewniony jest bezzwłoczny lokalny dostęp do obrazów wybranych Faktur w trybie on-line, bez możliwości ich zmiany bądź aktualizacji. Dodatkowo w razie potrzeby możliwe jest niezwłoczne pobranie obrazu faktury na dowolny nośnik danych (np. pendrive), bądź bezpośrednio na twardy dysk podmiotu, któremu udostępniono tę funkcję.
W związku z ustanowieniem kompleksowego, elektronicznego systemu przechowywania Faktur, Spółka rozważa możliwość niszczenia papierowych wersji Faktur, otrzymywanych w tej formie (po ich zeskanowaniu) i przechowywania ich jedynie w nieedytowalnym formacie PDF, jako obrazy zeskanowanych Faktur.
Czy Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – dotyczy zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego?
Czy na kwestię posiadania prawa do odliczenia VAT naliczonego nie wpływa fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone – dotyczy zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego?
Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług, wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Na kwestię posiadania prawa do odliczenia VAT naliczonego, nie wpływa fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone.
Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 1 i pytania nr 2:
Z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy o VAT wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie przez niego towarów i usług. Ponadto, art. 86a i art. 88 Ustawy o VAT regulują sytuacje, w których prawo do odliczenia zostaje ograniczone bądź całkowicie wyłączone. Podsumowując, czynny podatnik VAT, może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:
nabywca posiada fakturę dokumentującą dostawę towarów lub świadczenie usług,
Jak wskazano w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów VAT, a wszelkie nabywane towary i usługi dokumentowane Fakturami, są wykorzystywane wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT. Nabywane towary i usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce.
W stosunku do każdej Faktury, odnotowywana i archiwizowana jest w systemie księgowym Spółki, data jej wpływu, dzięki czemu Spółka posiada informacje niezbędne do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT.
Spółka pragnie przy tym wskazać, że przepisy Ustawy o VAT, nie uzależniają kwestii odliczenia VAT od formy posiadanej faktury, co znajduje swoje potwierdzenie w art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, stanowiącym, że przez Fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
W przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym nie występują również przesłanki negatywne, wyłączające lub ograniczające prawo do odliczenia, wynikające z art. 86a lub art. 88 Ustawy o VAT, tj. Faktury nie dokumentują nabycia usług gastronomicznych, noclegowych, ani wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, które nie dają podatnikowi prawa do odliczenia VAT w całości, bądź w części. Tym samym, w ocenie Spółki, spełnione są wszystkie wymienione wyżej przesłanki w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego.
Jednocześnie, Spółka pragnie podkreślić, że niezależnie od sposobu otrzymania danej Faktury (poprzez EDI, drogą e-mail w formie PDF, czy też w wersji papierowej, która następnie podlega skanowaniu) w stosunku do Faktur zapewnione jest spełnienie wymogów dotyczących obiegu, przechowywania i udostępniania faktur VAT wynikających z art. 106m, art. 106n, art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT.
W myśl art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT). Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w Ustawie o VAT. Jednak zgodnie z zasadą wykładni językowej i definicją wskazaną w słowniku języka polskiego, należy przyjąć, że „czytelność” oznacza możliwość łatwego i zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.
Przepisy Ustawy o VAT, nie określają wyczerpująco, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT). Dodatkowo, w celu dalszego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, ustawodawca wskazuje możliwość wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bądź systemu EDI zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 5 Ustawy o VAT).
Przepisy art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT, zawierają przesłanki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 112 Ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak stanowi art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do przechowywania wystawianych i otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.
Ponadto, podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju jest obowiązany do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT). Przepis ten nie ma zastosowania, gdy faktury przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT). Dodatkowo, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT).
Z ww. przepisów Ustawy o VAT wynika, że w stosunku do otrzymywanych faktur podatnik jest zobowiązany zapewnić:
odpowiedni okres i sposób przechowywania oraz
możliwość udostępnienia faktury właściwym organom skarbowym.
W ocenie Spółki nie ulega wątpliwości, że w odniesieniu do Faktur otrzymywanych w ramach systemu EDI, zapewnione są autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Jak bowiem wskazano w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, faktury są przesyłane przez Dostawcę przy wykorzystaniu systemu EDI, na podstawie umowy zgodnej z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej i umowa ta przewiduje stosowanie procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Dodatkowo, Faktury w postaci komunikatów elektronicznych mogą zostać zwizualizowane, tj. przedstawione w formie graficznej, co dowodzi, że również w odniesieniu do nich zapewniona jest czytelność ich treści.
W stosunku do pozostałych Faktur, otrzymywanych w formie papierowej, bądź na e-mail, stosowane są odpowiednie kontrole biznesowe. Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania, które dają możliwość powiązania otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu, należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji. Spółka stosuje opisane w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym kontrole biznesowe w celu zagwarantowania ustawowych standardów dotyczących Faktur, a w szczególności autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur oraz ich prawidłowego przechowywania i możliwości dostępu on-line do nich właściwym organom skarbowym. Poniżej Spółka przedstawia stosowną argumentację w odniesieniu do ww. wymogów.
Jak wynika ze stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego otrzymywane Faktury, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej przechodzą przez specjalną procedurę odbiorczą, której celem jest zweryfikowanie i potwierdzenie tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury. Po ich otrzymaniu przez Spółkę i akceptacji pod kątem formalnym, dane z Faktur są weryfikowane pod kątem prawidłowości danych Dostawcy, usług lub towarów oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi na zamówieniu, bądź zatwierdzane przez autoryzowanych pracowników odpowiedzialnych za dany zakup (w razie braku zamówienia). Takie postępowanie pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Dostęp do procesu przetwarzania jak i archiwizacji Faktur mają tylko upoważnieni pracownicy Spółki, zapewniający brak ingerencji w treść danych w nich zawartych. Faktury otrzymywane na dedykowany adres e-mail (z uwzględnieniem wyjątków, gdy Faktury trafiają na adres e-mail pracownika, który niezwłocznie przekierowuje go na dedykowany adres e-mail Spółki) już pierwotnie otrzymywane są w formacie PDF (weryfikację formatu przeprowadzają upoważnieni pracownicy), który uniemożliwia ingerowanie w jego treść. W przypadku Faktur otrzymanych w wersji papierowej, Faktury te są skanowane również do nieedytowalnego formatu PDF i w takim formacie są przechowywane. Skanowanie ma miejsce niezwłocznie po odbiorze danej Faktury. W ocenie Spółki, integralności treści Faktury, nie będzie naruszał fakt naklejenia na wersję papierową kodu kreskowego, zawierającego numer URN w ramach przyszłej procedury odbioru Faktur w A.
Upoważnieni pracownicy Spółki są zobowiązani do sprawdzenia i zapewnienia czytelności otrzymywanych Faktur w ramach formalnej ścieżki weryfikacji i akceptacji faktur. Odpowiednia jakość zeskanowanego obrazu Faktury jest zapewniona poprzez wykorzystanie wysokiej jakości skanera (w przypadku Faktur skanowanych) oraz kontrolę jakości obrazu Faktury przesłanego w formacie PDF drogą e-mail. Jak wskazano w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, obraz zeskanowanej Faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
System archiwizacji Faktur, zapewnia możliwość generowania raportów z poszczególnych okresów rozliczeniowych oraz możliwość pobrania uwzględnionych w raporcie faktur i dokumentów, które są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury są łatwe do odszukania za pomocą numeru referencyjnego dla celów księgowych i danych Dostawcy. Oprócz Faktur (obrazów w formacie PDF oraz komunikatów elektronicznych z systemu EDI) przechowywane są również wiadomości e-mail, załączniki do Faktur, zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Faktury oraz inne niezbędne dokumenty potrzebne do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między daną Fakturą a Dostawcą i zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług. Pomimo, że Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, nie jest zobowiązana do przechowywania Faktur na terytorium kraju, gdyż zapewnia ona właściwym organom skarbowym dostęp on-line do Faktur poprzez opisaną w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym funkcję „tymczasowego audytu”. Tym samym, w ocenie Spółki, dla określenia spełnienia wymogów ustawowych nie ma znaczenia, czy Faktury są przechowywane przez Spółkę na serwerach znajdujących się w Polsce, czy poza terytorium kraju.
Jak wskazano wyżej, system archiwizacji Faktur posiada tryb „tymczasowego audytu”, który umożliwia szybkie udostępnienie on-line wglądu do obrazów Faktur i dokumentów, bez możliwości ingerencji, bądź ich zmiany. Faktury przechowywane są w formacie PDF, bądź w formie komunikatów elektronicznych z systemu EDI, zapewniając możliwość łatwego wglądu do obrazu Faktury przy użyciu ogólnie dostępnego oprogramowania. Funkcja „tymczasowego audytu” zapewnia także możliwość bezzwłocznego pobrania obrazu faktury na dowolny nośnik danych (np. pendrive), bądź bezpośrednio na twardy dysk podmiotu, któremu udostępniono tę funkcję. Dodatkowo, dzięki profesjonalnemu oprogramowaniu wykorzystywanemu do skanowania Faktur możliwe jest także przetwarzanie zawartych w nich danych – poprzez np. kopiowanie danych liczbowych – bez możliwości ingerencji w ich treść.
Spółka pragnie dodatkowo podkreślić, że w odniesieniu do Faktur przesyłanych w formie elektronicznej przez Dostawców spełniony jest warunek akceptacji stosowania formy elektronicznej, wynikający z art. 106n ust. 1 Ustawy o VAT. Z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika bowiem, że Spółka księguje otrzymane Faktury (dokonuje również płatności kwot wynikających z Faktur), co stanowi dowód akceptacji formy, w jakiej są one przesyłane. W szczególności, celem zaakceptowania elektronicznego sposobu przesyłania faktur nie jest wymagane wyraźne (np. pisemne) oświadczenie nabywcy – wynika to wprost z przepisów ustawy o VAT, które nie określają, jaką formę powinna mieć „akceptacja odbiorcy faktury” na stosowanie takiej formy fakturowania.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że ustanowiona przez Spółkę procedura otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz archiwizowania Faktur jest zgodna z przepisami art. 106m, art. 106n, art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT.
Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych w podobnych stanach faktycznych (i to nawet w sytuacji niszczenia przez podatnika – po skanowaniu – papierowych wersji faktur): przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2016 r., sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa czy też interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 kwietnia 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ. W drugiej z wymienionych interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stoi na stanowisku, że: „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę.
W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą”.
Do kwestii odliczenia VAT naliczonego w przypadku przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej oraz niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, odniósł się również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 września 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.419.2017.2.KOM czy też interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR. W drugiej z wymienionych interpretacji Dyrektor stoi na stanowisku, że: „A zatem należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów”.
Mając na względzie, że w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym:
spełnione są przesłanki uprawniające Spółkę do odliczenia VAT naliczonego z Faktur,
Spółka – w odniesieniu do Faktur – zapewnia zachowanie ustawowych wymogów dotyczących ich czytelności, integralności, autentyczności pochodzenia, przechowywania oraz udostępniania organom skarbowym oraz
zgodnie ze stanowiskami wyrażonymi w interpretacjach indywidualnych – na spełnienie powyższych wymogów, nie wpłynie fakt ewentualnego zniszczenia wersji papierowych Faktur i przechowywanie ich wyłącznie w formie nieedytowalnych skanów PDF.
Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług, wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej,
a na kwestię tę nie wpływa fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone.
Art. 2 pkt 31 ustawy – stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka posiada siedzibę działalności w Polsce i jest zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów podatku od towarów i usług. Jest ona członkiem grupy kapitałowej specjalizującej się w produkcji okien i świetlików dachowych.
Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku (dalej: Faktury) dokumentują: nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, pełniących czynności związane z działalnością gospodarczą Spółki, poza jej siedzibą. Przedmiotem wniosku nie są faktury dokumentujące nabycie usług gastronomicznych, noclegowych. Faktury obejmują również wydatki związane z pojazdami samochodowymi (m.in. koszty eksploatacji samochodów osobowych i ciężarowych, koszty leasingowe), wykorzystywanymi do działalności gospodarczej Spółki, od których przysługuje jednak Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej, bądź obniżonej wysokości.
Wszystkie Faktury zawierają elementy wymagane przez Ustawę o VAT i są księgowane w systemie księgowym Spółki. Odnotowywana i archiwizowana jest także data wpływu każdej Faktury – niezbędna do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT.
Poza wykorzystaniem systemu EDI, dążąc do optymalizacji swoich procesów biznesowych, Spółka ustanowiła procedurę otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz archiwizowania Faktur. Dostęp zarówno do archiwum, jak i systemu akceptacji i przetwarzania Faktur jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia.
Faktury papierowe po ich otrzymaniu w siedzibie Spółki są niezwłocznie skanowane. W przyszłości, w ramach procedury odbioru Faktur papierowych w A, będą one skanowane w centrum skanowania.
W przyszłości w ramach procedury skanowania w A, przed skanowaniem, na każdą Fakturę będzie naklejany kod kreskowy, na podstawie którego, w trakcie skanowania, Faktura otrzyma numer referencyjny (dalej: „URN”).
Uprawnieni pracownicy są odpowiedzialni za sprawdzenie wysokiej jakości zeskanowanej Faktury (obrazu) umożliwiającej pełną czytelność Faktury. Wersja elektroniczna zeskanowanej Faktury stanowi wierne i wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej.
Faktury elektroniczne są przesyłane na specjalny, dedykowany adres e-mail Spółki, po czym każda z nich otrzymuje swój numer URN (w praktyce zdarzają się sytuacje w których Dostawcy przesyłają Fakturę elektroniczną na adres e-mail pracownika Spółki, który ją niezwłocznie przekierowuje na adres e-mail dedykowany do Faktur elektronicznych, po czym ostatecznie każda Faktura otrzyma własny numer URN).
Każda wiadomość e-mail zawierająca Fakturę jest sprawdzana pod względem jej zgodności z polityką Spółki – co do zasady jeden e-mail powinien zawierać tylko jedną Fakturę w jednym pliku PDF, przy czym zdarzają się przypadki, że jeden e-mail zawiera kilka Faktur (odrębnych plików PDF).
Nieprawidłowość w ww. zakresie skutkuje wysłaniem zwrotnej wiadomości e-mail do Dostawcy w sprawie obowiązującej polityki Spółki dotyczącej otrzymywania Faktur drogą e-mail, np. konieczność przesyłania Faktur w formacie PDF.
Wszystkie Faktury trafiają do systemu księgowego Spółki oraz do systemu DFM (Document Flow Management). W ramach systemu informatycznego, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, Faktury są poddawane procesowi weryfikacji. Faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na Fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności otrzymane Faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Ścieżka weryfikacji i akceptacji jest archiwizowana wraz z daną Fakturą. W przyszłości, Faktury dokumentujące wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki będą dodatkowo trafiały do systemu Concur.
Archiwizacji podlegają między innymi: wiadomości e-mail, Faktury (w formacie PDF, w przypadku Faktur otrzymywanych w wersji papierowej lub Faktur otrzymanych na dedykowany adres e-mail, bądź komunikatów elektronicznych z systemu EDI), załączniki do Faktur, zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Faktury oraz inne niezbędne dokumenty potrzebne do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między daną Fakturą a Dostawcą i zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług.
System Informatyczny Spółki zapewnia możliwość generowania raportów z poszczególnych okresów rozliczeniowych oraz możliwość pobrania uwzględnionych w raporcie faktur i dokumentów, zapewniając ich łatwe odszukanie.
Jednocześnie jak wskazano wyżej, Faktury są przechowywane w nieedytowalnym formacie PDF, a odpowiedniej jakości sprzęt oraz weryfikacja otrzymywanych Faktur przez upoważnionych do tego pracowników zapewnia wysoką jakość obrazu każdej Faktury.
System księgowy Spółki posiada funkcję „tymczasowego audytu” pozwalającą – poprzez adres Spółki – na łatwe udostępnienie on-line archiwizowanych Faktur. Dzięki temu zapewniony jest bezzwłoczny lokalny dostęp do obrazów wybranych Faktur w trybie on-line, bez możliwości ich zmiany bądź aktualizacji. Dodatkowo w razie potrzeby możliwe jest niezwłoczne pobranie obrazu Faktury na dowolny nośnik danych (np. pendrive) bądź bezpośrednio na twardy dysk podmiotu, któremu udostępniono tę funkcję.
W związku z ustanowieniem kompleksowego, elektronicznego systemu przechowywania Faktur, Spółka rozważa możliwość niszczenia papierowych wersji Faktur otrzymywanych w tej formie (po ich zeskanowaniu) i przechowywania ich jedynie w nieedytowalnym formacie PDF, jako obrazy zeskanowanych Faktur.
Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) – jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy – obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.
W niniejszej sprawie, nabywane przez Spółkę – zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku od towarów i usług – towary i usługi dokumentowane Fakturami, które będą przechowywane w formie elektronicznej wykorzystywane są/będą do wykonywania czynności opodatkowanych, (przedmiotem sprawy nie są faktury dokumentujące nabycie usług gastronomicznych i noclegowych).
Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną warunki dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy, wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółka ma/będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących: nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego również w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT
0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB | Interpretacja indywidualna
0114-KDIP1-3.4012.216.2018.1.SM | Interpretacja indywidualna