Source: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_50608.asp?soid=5DEEA3DA58E347E7B34D66A173F9C065
Timestamp: 2019-07-23 14:20:30
Legal References Found: art. 44
 art. 6
 art. 54
 art. 27
 art. 22
 art. 10
 art. 10
 art. 10
 art. 21

Document Content:
Ilość wizyt: 74185827
Aktualna strona: 112165
Nr kontroli: P/49/11
Gospodarka finansowo - księgowa za 2010 r.
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 12.2011 r. - 01.2012 r. kontrolę
w VI Liceum Ogólnokształcącym przy ul. Jagiellońskiej 41 w Szczecinie (zw. dalej VI LO) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/49/11 podpisanym w dniu 6 lutego 2012 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 marca 2012 r.
W 2010 r. VI LO uzyskało dochody w wysokości 76.659,72 zł, w tym dochody własne stanowiły 73.315,32 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 2.491.496,04 zł, co stanowiło 98,8 % zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 86.148,92 zł, tj. 90 % wydatków zaplanowanych.
W toku kontroli rozliczeń jednostki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, zw. dalej ZUS stwierdzono, że składki z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego za grudzień 2010 r. w kwocie 8.691,99 zł zapłacone zostały przez Głównego księgowego
w dn. 22.03.2011 r., tj. 76 dni po terminie płatności. Główny księgowy uregulował ponadto jedynie płatność z tytułu składek, nie doliczając do niej odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, które wyniosłyby 225,00 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych). Stało to w sprzeczności z § 55 ust. 1 ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zw. dalej ordynacją podatkową, wg którego odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.
Wg zapisów § 55 ust. 2 ordynacji podatkowej, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz
Wg standardów kontroli zarządczej nr 11 i 14 lit. d zawartych w grupie C – Mechanizmy kontroli, o których mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a operacje finansowe i gospodarcze winny być weryfikowane przed i po realizacji. W wymienionych przypadkach zawiodły w szkole mechanizmy kontroli, które winny być przez Dyrektora VI LO zastosowane w momencie realizacji płatności.
Wg sprawozdania Rb-27s sporządzonego na dzień 31.12.2010 r. wykonanie dochodów budżetowych w §0920 wyniosło 3.344,40 zł, a wg ewidencji księgowej potwierdzonej wydrukiem z konta 130 – rachunek bieżący jednostek budżetowych, sporządzonym wg klasyfikacji budżetowej, wykonanie to wyniosło 2.545,36 zł (różnica 799,04 zł). W toku kontroli ustalono,
że Główny księgowy nieewidencjonował w §0920 naliczanego wynagrodzenia płatnika składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych, co stało w sprzeczności z §9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów
z dn. 27 czerwca 2006 r.w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), wg którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Stwierdzono ponadto, że wymienione wynagrodzenia ewidencjonowane były z pominięciem konta 221- należności z tytułu dochodów budżetowych, co było niezgodnie z opisem do tego konta zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), zw. dalej rozporządzeniem
w sprawie zasad rachunkowości.
Dochody wykazane na dzień 31.12.2010 r. w sprawozdaniu Rb-34 wyniosły w rozdziale 80120 łącznie 73.315,32 zł i pochodziły m.in. z wpłat za wydane dokumenty szkolne, zaewidencjonowanych w § 0830 na łączną kwotę 464,50 zł. Zastosowany sposób kwalifikacji był niezgodny z zapisami zawartymi w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), zw. dalej Załącznikiem nr 3 do rozporządzenia o klasyfikacji, wg którego dochody
z tytułu pobranych opłat za wydane dokumenty szkolne winny być ujmowane w § 069 – wpływy z różnych opłat, a nie w § 083 – wpływy z usług.
Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków 2010 r. na kwotę 241.387,60 zł (43 faktury / rachunki), tj. 9,4 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 2.577.644,96 zł. wykazała, że:
W księgach rachunkowych szkoły zaewidencjonowana została w 2010 r. nota odsetkowa na kwotę 48,98 zł. Naliczone odsetki zostały zaksięgowane przez Głównego księgowego w § 426 i zapłacone z rachunku dochodów własnych. Nota odsetkowa nie zawierała potwierdzenia wykonanych kontroli i akceptacji, zgodnie z obowiązującymi w szkole procedurami, a zastosowany sposób kwalifikacji był niezgodny z zapisami zawartymi w Załączniku Nr 4 do rozporządzenia o klasyfikacji, wg którego odsetki winny zostać ujęte w § 458.
Po terminie płatności wskazanym w fakturach uregulowane zostały: faktura nr 008470/2010 (1 dzień), faktura
nr 67981/11/SR/10 (9 dni), faktura nr 085497/2010 (5 dni), rachunek nr RA/34/2010/09 (1 dzień), faktura nr F/2010/08/001956 (18 dni).Ustalono, że w 2011 r. szkoła została obciążona odsetkami ustawowymi m.in. do faktury
nr 67981/11/SR/10 (nota odsetkowa nr 10099 na kwotę ogółem 56,88 zł). Odsetki zaewidencjonowane zostały w § 426
i zapłacone wraz z kwotą faktury bieżącej (faktura nr 10698/02/SR/11 z dn. 28.02.2011 r.). Regulowanie płatności po terminie wymagalności stało w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane
W księgach rachunkowych szkoły za 2010 r. zaewidencjonowane zostały 3 faktury dotyczące 2009 r. Stało to
w sprzeczności z art. 6 ust. 1 ustawy z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
40 faktur / rachunków zakupu nie zawierało adnotacji o dacie wpływu do VI LO, ponieważ wpływ tych dokumentów do szkoły nie był w żaden sposób ewidencjonowany.
W 2010 r. dochody z najmu generowało dla szkoły 11. kontrahentów (20 umów i aneksów do umów). Szczegółowej kontroli poddano rozrachunki z 3. kontrahentami. W wyniku kontroli, stwierdzono, że:
szkoła nie posiadała kalkulacji stawek stosowanych za wynajem w 2010 r.,
11 umów / aneksów z 20. zawartych nie zawierało podpisu radcy prawnego,
7 umów z 20. zawartych zawierało nieprecyzyjny zapis o terminie płatności, wg którego najemca winien uregulować płatność w terminie do 15 każdego m-ca za m-c bieżący, wg zestawienia godzin korzystania z sali w danym miesiącu,
wszystkie faktury (30 szt.) wystawione 3. kontrahentom poddanym analizie, zawierały w swej treści wskazania dotyczące terminu płatności (7 dni), niezgodne z zapisami zawartymi w poszczególnych umowach,
żadnemu z 3. kontrahentów poddanych analizie nie zostały naliczone odsetki za nieterminowe regulowanie płatności, które za 2010 wyniosłyby ogółem 96,22 zł.
Odstąpienie szkoły od naliczania najemcom odsetek za nieterminowe regulowanie płatności wynikało wg wyjaśnień Dyrektora VI LO z potrzeby utrzymania najemców, a tym samym zapewnienia szkole określonych dochodów. Stało to jednak
w sprzeczności z zapisami § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, wg którego odsetki od należności
i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
W wyniku kontroli wykonywania obowiązków w zakresie udzielania zamówień publicznych do 14.000,00 euro ustalono,
że w dokumentacji szkoły nie było:
potwierdzenia przeprowadzenia przez szkołę postępowania w postaci analizy rynku w celu wybrania najkorzystniejszej oferty na organizację szkolenia dla nauczycieli (rachunek nr RA/34/2010/09),
oferty dotyczącej opracowania projektu na remont ogrodzenia szkoły, tj. 1. z 2. ofert wymienionych w notatce służbowej,
dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej analizy rynku oraz umowy zawartej na opracowanie projektu wymiany stolarki okiennej szkoły (faktura nr 06/2010).
Powyższe było niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 1 – 2, Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 235/2008Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych ze zm., zw. dalej Zarządzeniem Nr 235/2008, wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość
i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega
w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, a każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku.
W dn. 20.06.2007 r. Dyrektor VI LO wydał zarządzenie (bez nr) w sprawie zasad wykonywania ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej, a w dn. 09.03.2011 r. - nowy Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości do 14.000 euro. Wg zapisów § 11 ust. 4 pkt 6 Zarządzenia Nr 235/2008, które obowiązywało zarówno
w badanym okresie jak i w 2011 r., do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 3.000,00 zł brutto nie stosuje się przepisów ustawy i postanowień §11, a wg zapisów regulaminu szkoły kwotą minimalną jest 1.000 euro. Przy zastosowaniu kursu złotego w stosunku do euro w wysokości 3,839, kwota do której nie stosuje sięprzepisów ustawy i postanowień §11 wynosi wg szkoły 3.839,00 zł, stojąc tym samym w sprzeczności z Zarządzeniem Nr 235/2008.
Akta osobowe pracowników prowadzone były przez Sekretarza szkoły, a wynagrodzenia pracowników VI LO naliczane były przez Starszą księgową. W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 8. z 38. losowo wybranych pracowników VI LO (21% ogółu pracowników), stwierdzono następujące uchybienia:
W aktach osobowych Głównych księgowych zatrudnionych w 2010 r. oraz Głównego księgowego zatrudnionego od grudnia 2011 r., nie było powierzenia obowiązków, co stało w sprzeczności z zapisami art. 54 ust 1 uofp, wg którego Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wymienionym w ustawie. Zakresy czynności i obowiązków poszczególnych Głównych księgowych także nie wyczerpywały zakresu wymienionego w uofp.
W aktach osobowych 4. pracowników brak było potwierdzenia zapoznania pracowników z Regulaminem pracy, co stało w sprzeczności z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg którego pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz § 6 ust. 2, pkt 2, lit. b tego rozporządzenia, wg którego potwierdzenie takie winno być przechowywane w części B akt osobowych.
W aktach osobowych 1. nauczyciela, nie było potwierdzenia przyznania wypłacanego pracownikowi od września 2010 r. wynagrodzenia w kwocie 2.799,00 zł oraz dodatku motywacyjnego w kwocie 108,67 zł.
Na listach płac sporządzanych w 2010 r. nie było podpisu potwierdzającego kontrolę merytoryczną.
W szkole opracowana była Instrukcja w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji, wprowadzona z datą 01.09.2003 r. (data wpisana odręcznie). Wg zapisów pkt 9 instrukcji, „Po zakończeniu spisu, wycenę składników majątkowych bezpośrednio na arkuszach spisu oraz ustalenie łącznej ich wartości, główny księgowy jednostki zaleca właściwym komórkom lub zespołom spisowym.” Wg kontrolującego czynności związane z wyceną nie powinny być wykonywane przez zespoły spisowe, które nie dysponują danymi o wartości poszczególnych składników majątku, ponadto - jak sama nazwa wskazuje - spisują majątek. W Instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w 2011 r. brak było m.in. następujących informacji: że arkusze spisu z natury stanowią druki ścisłego zarachowania od momentu ich ponumerowania, kto wycenia i kto sprawdza arkusze spisu z natury, o pobieraniu od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń przed i poinwentaryzacyjnych, o kontroli spisów w trakcie ich wykonywania, o sporządzaniu zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. Instrukcja nie zawierała także wzorów stosowanych dokumentów.
W dokumentacji szkoły nie było potwierdzenia przeprowadzenia spisu druków ścisłego zarachowania oraz magazynu gospodarczego wg stanu na 31.12.2010 r., a wg art. 27 ust 1 uor, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy m.in. odpowiednio udokumentować.
Protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji w kasie podpisany był przez komisję w skład której wchodził m.in. kasjer, który winien brać udział w inwentaryzacji jedynie jako osoba odpowiedzialna materialnie, a nie jako członek komisji.
Wg zapisów § 55 obowiązującej w 2010 r. w szkole Instrukcji kasowej, funkcji kasjera nie można łączyć z innymi czynnościami o charakterze dyspozycyjnym lub kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego.
W ramach kontroli ustalono, że VI LO otrzymało darowiznę w postaci szafy metalowej i aparatu telefonicznego na łączną kwotę 1.000,00 zł. Wyposażenie zostało przyjęte na stan szkoły i zaewidencjonowane na kontach 013 i 072, z pominięciem konta 760
i § 097, zgodnie z opisem konta zawartym w rozporządzeniuw sprawie zasad rachunkowości oraz opisem paragrafu zawartym
w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia o klasyfikacji.
Dokumenty księgowe (np. wyciągi bankowe) zawierały przypadki skreśleń bez daty i podpisu, zamazywania pierwotnej treści lub innych poprawek dokonywanych przez Głównego księgowego. Stało to w sprzeczności z zapisami art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej,
o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej; nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
W toku kontroli funkcjonującego w VI LO systemu rachunkowości stwierdzono, że obowiązujące w 2010 r. zasady rachunkowości jak i zasady wprowadzone od 01.01.2011 r. nie zawierały szczegółowo opisanych okresów sprawozdawczych dla sprawozdań budżetowych i finansowych. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, zawierającą m.in. określenie okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego.
Zakładowy plan kont, zw. dalej ZPK, obowiązujący w 2011 r., nie zawierał opisu do kont: 132 – rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych, 138 – rachunek środków europejskich, 226 – długoterminowe należności budżetowe, 227 – rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich, 310 – materiały, 740 – dotacje i środki na inwestycje. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 uor, wg którego zasady (polityka) rachunkowości winny zawierać m.in. opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont ustalającego m.in. przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń.
Zarządzeniem z dn. 17.05.2010 r. Dyrektor VI LO wprowadził do użytkowania aktualizację oprogramowania Księgowość Optivum – nr wersji v 10.01.0000. Dla potrzeb kontrolującego wydruki sporządzane były w wersji nr 10.02.0200. Zarządzeniem z dn. 02.04.2010 r. Dyrektor VI LO wprowadził do użytkowania aktualizację oprogramowania Płace Optivum – nr wersji 9.04.0015. Dla potrzeb kontrolującego wydruki sporządzane były w wersji nr 11.20.0300. Wg art. 10 ust. 2 uor, dokumentację dotyczącą zasad (polityki) rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki, w tym m.in. w zakresie określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Dowodyw postaci systemowych wydruków, którymidokumentywprowadzane byłydo ksiąg rachunkowych, zawierały
nr faktury/rachunku, opis operacji i jej wartość, datę sporządzenia i numer systemowego Dokumentu księgowego, datę wydruku oraz dane sporządzającego i miejsce na podpis Głównego księgowego i kierownika jednostki.Powyższe nie wyczerpywało zapisów zawartych w art. 21 ust. 1 pkt 4 uor, wg którego dowód księgowy powinien także zawierać datę dokonania operacji,
a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.
Zapisy zawarte w obowiązującej w szkole Instrukcji obiegu dowodów finansowo – księgowych, podpisanej przez Dyrektora VI LO w dn. 03.01.2011 r. były niespójne z Procedurą kontroli dokumentów księgowych, podpisaną z datą 09.03.2011 r. WgInstrukcji obiegu dowodów finansowo – księgowych (pkt 5) „Pod względem merytorycznym każdy dokument finansowy sprawdza
i potwierdza podpisem Dyrektor obsługiwanej jednostki placówki” oraz (pkt 6) „Pod względem formalnym i rachunkowym każdy dokument jest sprawdzany i potwierdzany podpisem przez Głównego Księgowego”. Wg Procedury kontroli dokumentów księgowych, za kontrolę merytoryczną odpowiadają – w zależności od rodzaju wydatku – Zastępca Dyrektora, Sekretarka, Starsza księgowa. Kontrola formalno – rachunkowa winna być wykonywana przez Dyrektora szkoły.W procedurach wskazuje się ponadto na stosowanie pieczątek o konkretnej treści (odrębnych dla poszczególnych rodzajów kontroli), gdy tymczasem np. na fakturach stosowana jest jedna pieczątka, zawierająca w swej treści miejsce na oba rodzaje potwierdzeń.
Wg standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, zawartego w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być m.in. spójne.
W Instrukcji obiegu dowodów finansowo – księgowych (pkt 2) wymienione zostały dokumenty finansowo – księgowe, jednakże bez opisu ich „obiegu” jak wskazano w nazwie instrukcji, tj. bez opisu drogi jaką przechodzi dokument począwszy od miejsca powstawania i bez wskazania osób odpowiedzialnych za wykonywanie czynności związanych z tym dokumentem.
Wg standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in. notatki służbowe z przeprowadzonej analizy rynku, dokumentacja inwentaryzacyjna, noty odsetkowe, regulowanie płatności), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane w szkole, nie w pełni spełniły swoją rolę.
dokumentowanie zamówień do 14.000 euro, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2012/04/11, odpowiedzialny/a: Tomasz Wawrzyńczak, wprowadził/a: Tomasz Wawrzyńczak, dnia: 2012/04/11 13:11:05
Tomasz Wawrzyńczak 2012/04/11 13:11:05 nowa pozycja