Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0114-kdip1-3-4012-241-2018-1-jf
Timestamp: 2018-06-23 02:38:21
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 246
 art. 2
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 3

Document Content:
0114-KDIP1-3.4012.241.2018.1.JF | Interpretacja indywidualna
♦ › Faktura › 0114-KDIP1-3.4012.241.2018.1.JF
Prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 kwietnia 2018 r. (data wpływu 7 maja 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania w formie elektronicznej faktur dokumentujących zakupy – jest prawidłowe.
W dniu 7 maja 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania w formie elektronicznej faktur dokumentujących zakupy.
Wnioskodawca zwany dalej „Spółką” jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów.
W związku z ciągłym rozwojem, liczba dokumentów otrzymywanych w każdym miesiącu zwiększa się. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Obecnie ww. dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.
Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.
W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zmiany fizycznego obiegu i archiwizacji (wersja papierowa) na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej (w dedykowanym systemie elektronicznym tj. aplikacji X).
Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności:
faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur,
Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF (lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer.
Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki.
Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki.
Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzację hasłem.
Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce.
Aplikacja umożliwia uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, a także dodawanie adnotacji.
Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych, a następnie płatność zostanie skierowana do realizacji.
Oprogramowanie stanowiące podstawę systemu archiwizacyjnego w ramach systemu X będzie współpracować z systemem finansowo-księgowym Spółki.
Archiwizacja elektronicznych obrazów faktur kosztowych będzie realizowana poprzez umieszczenie takiego obrazu dokumentu na serwerze w bazie danych w postaci zapisu elektronicznego. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość. Dzięki archiwizacji bazy danych istnieje możliwość pełnego odtworzenia zasobów zarchiwizowanych dokumentów pomimo uszkodzenia serwera czy bazy danych.
Baza danych programu X jest archiwizowana i przechowywane na dwóch dyskach sieciowych oraz na płycie BlueRay. Kopie baz danych są codziennie automatycznie zgrywane na dyski sieciowe i manualnie nagrywane na płytę BlueRay. Dodatkowa kopia bazy danych jest wykonywana na drugi fizyczny serwer bazy danych przy użyciu mechanizmów Transaction log shipping bazy MS SQL w półgodzinnych interwałach. Dostęp do bazy danych i do kopii bezpieczeństwa jest chroniony i możliwy tylko dla uprawnionych do tego celu osób. Zarządzaniem i archiwizacją bazy danych zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych. Dostęp do serwera jest zabezpieczony mechanicznie drzwiami antywłamaniowymi, serwerownia posiada zabezpieczenia elektroniczne (czujki ruchu, czujki dymu, czujki temperatury), potrójne zabezpieczenie przed przegraniem (dwie niezależne klimatyzacje i system wentylacji) serwerownia posiada niezależne bezprzerwowe zasilanie. Dostęp do kopii bezpieczeństwa polega nadzorowi elektronicznemu (elektroniczny system dostępu do pomieszczeń) oraz mechanicznemu (kopie BlueRay przechowywane są w szafie pancernej).
Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas.
Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych zarówno w formie elektronicznej a także papierowej - poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu.
Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych.
Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność.
Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).
W momencie uruchomienia systemu archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.
W świetle powyższego przepisu przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Przepisy prawa nie nakazują archiwizowania dokumentów jedynie w wersji papierowej. Co oznacza, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.
wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktury wystawione ponownie.
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych. Zgodnie z art. 246 Dyrektywy 112 przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność.
Ogólne zatem warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii), nie wskazują na formę w jakiej winno być dokonywane ich przechowywanie (papierowej czy elektronicznej), ale kładą nacisk na to, aby forma gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzeń a i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.
W opinii Spółki przygotowana Procedura, jak również wykorzystywane w celu archiwizacji oprogramowanie, zapewni, że zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie pierwotnej (papierowej). Zatem, zdaniem Wnioskodawcy, dane źródłowe są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała, bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe oraz inne dokumenty (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.
Spółka wskazuje, że prowadzi prace usprawniające wewnętrzny obieg i archiwizację dokumentów ze zmiany fizycznego obiegu i archiwizacji (wersja papierowa) na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej (w dedykowanym systemie elektronicznym). Spółka zamierza objąć ww. systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej, w szczególności: faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur, faktury oraz faktury korygujące sprzedaż, paragony, rachunki, rozliczenia kosztów podróży służbowej, wyciągi bankowe, dowody wpłat i wypłat (KP, KW) zarówno własne jak i obce, decyzje urzędowe, oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów.
Wątpliwość Spółki dotyczy poprawności przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.
W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur (faktur korygujących, duplikatów) przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.
Spółka wskazuje, że kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wskazano również, że elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów (w formacie PDF lub jpg) będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki. Ponadto zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać po numerze własnym dokumentu (każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer), nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki, a korzystanie z aplikacji będzie możliwe po zalogowaniu do programu i autoryzacji hasłem. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).
Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
Zatem stanowisko Spółki jest prawidłowe.
Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur (faktur korygujących i duplikatów). Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, np. wskazanych przez Spółkę wszelkich innych dokumentów stanowiących dowód poniesienia kosztów, które Spółka otrzyma od kontrahentów (np. rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych, wyciągi bankowe, dowodów wpłat i wypłat (KP, KW) itd.).
Ponadto wskazać należy, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur dokumentujących zakupy, natomiast w podatku dochodowym od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Tut. Organ informuje, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny (przedstawione zdarzenie przyszłe) sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (zdarzeniem przyszłym) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).
0114-KDIP1-3.4012.241.2018.1.JF
0112-KDIL1-3.4012.228.2018.1.AP | Interpretacja indywidualna
0461-ITPP3.4512.687.2016.1.AP | Interpretacja indywidualna
0114-KDIP1-3.4012.512.2017.1.JF | Interpretacja indywidualna