Source: https://sklep.install.pl/dokumenatacja-pracownicza-kierowcy
Timestamp: 2020-05-27 09:11:40
Legal References Found: art. 94
 art. 291
 art. 291
 art. 125
 art. 1741
 art. 6
 art. 178
 art. 2377

Document Content:
Dokumentacja pracownicza kierowcy - najważniejsze informacje
» Dokumentacja pracownicza – różnice między kierowcą a innym pracownikiem
Zgodnie z art. 94 Kodeksu Pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności:
9 a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej (od 1 stycznia 2019 roku) dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza),
9 b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
Co składa się na dokumentację pracowniczą?
Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:
Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
Wnioski związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
Lista płac wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Od 1 stycznia 2019 roku, kiedy w życie weszło Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 (Dz. U. poz. 2369) w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązuje nowy podział akt osobowych na cztery części: tj. A, B, C, D. Nowy podział aktu musi być stosowany wobec pracowników zatrudnianych począwszy od 1 stycznia 2019 r.
Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r orku, których stosunki pracy trwają w tym dniu mogą zostać dostosowane do przepisów nowego rozporządzenia z wyłączeniem część D
W grudniu 2018 roku kierowca dostał naganę i została ona wpięta do części B akt osobowych w celu przechowania przez rok nienagannej pracy i nie było potrzeby jej przenoszenia po 1 stycznia 2019 roku do części D.
W czerwcu 2019 ten sam pracownik otrzymał kolejną karę porządkową, tym razem karę upomnienia i ona ma być wpięta już do części D.
Dokumenty, które znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych, przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje.
Każda z części A, B, C i D powinna zawierać wykaz, będący spisem treści znajdujących się w niej dokumentów. Oświadczenia lub dokumenty, które znajdują się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.
Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych treści. W związku z usunięciem akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Akta osobowe - część A
W części A akt osobowych pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kp)
Akta osobowe - część B
W części B akt osobowych pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kp),
– z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kp) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kp),
– z przepisami oraz zasadami bhp (art. 2374 § 3 Kp),
potwierdzenie poinformowania pracownika o:
– warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kp) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kp),
– celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kp),
– ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kp),
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kp)
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kp),
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kp),
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kp),
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kp),
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 89 [1] Kp),
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kp),
– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kp),
– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kp),
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kp),
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kp),
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
Akta osobowe - część C
W części C akt osobowych pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kp),
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kp),
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kp).
Akta osobowe - część D
W części D akt osobowych pracodawca przechowuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Akta osobowe - konieczność przechowywania kopii lub odpisów dokumentów
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisu lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonymi dokumentami.
Należy pamiętać, że zgodnie z Rozporządzeniem 2016/679/UE – art. 6 – kopiowanie dokumentów musi się odbywać na konkretnej podstawie prawnej bądź musi wynikać z prawnie uzasadnionych interesów administratora.
Dodatkowo Ustawa o dokumentach publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 6) mówi o tym, że replika (kopia) dokumentu publicznego może być sporządzona do celów służbowych i zawodowych (pracowniczych) wyłącznie na podstawie konkretnych przepisów.
Rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej – zawiera szczegółowy wykaz dokumentów, jakie powinny znaleźć się w aktach osobowych (także nie zawiera obowiązku „kserowania” dokumentów publicznych).
Przepisy nowej ustawy wskazują jednoznacznie (art. 5 ust. 2), że dokumentami publicznymi, podlegającymi szczególnej ochronie przed kopiowaniem są: dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, karta kierowcy, zaświadczenie ADR.
Co ciekawe, replika (kopia) wykonana z pomniejszeniem lub powiększeniem oryginału (poniżej 75% lub powyżej 120%) traci charakter repliki, zatem nie podlega ochronie w rozumieniu przepisów o dokumentach publicznych. Mimo tego sporządzenie nawet takiej repliki (kopii) wymaga konkretnego uzasadnienia prawnego choćby ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych.
Czyli w przypadku takich dokumentów jak prawo jazdy czy karta kierowcy rekomendujemy przepisanie odpowiednich danych.
1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy(art. 143 Kp),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kp), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kp),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kp),
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kp),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151 [3] Kp),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kp),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kp);
karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kp);
karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kp).
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym pkt 2.
Umowa o pracę została rozwiązana z dniem 30 kwietnia 2020 r. – okres przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, tj do 31 grudnia 2030 roku. Pracownik może odebrać dokumentację w okresie 1 miesiąca kalendarzowego po tej dacie tj. do 31 stycznia 2031 r.
I. Okres przechowywania 50 lat:
w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.;
w stosunku do pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.
II. Okres przechowywania 50 lub 10 lat:
w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat;
w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat.
III. Okres przechowywania 10 lat
W stosunku do pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. pracodawca stosuje nowe przepisy w zakresie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, który to okres wynosi 10 lat (patrz - WYJĄTKI), licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
I. Wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, mogącej stanowić dowód w postępowaniu.
jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10-letniego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy, ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania.
Po upływie tego okresu pracodawca zawiadamia, w formie papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
II. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.