Source: http://sklep.infor.pl/inwentaryzacja-w-jednostkach-sektora-finansow-publicznych.html
Timestamp: 2017-02-26 12:26:25
Legal References Found: art. 26
 art. 10
 art. 18
 art. 26
 art. 18
 art. 18

art. 27

Document Content:
Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych (książka) Księgarnia internetowa INFOR.pl - księgowość, rachunkowość, prawo pracy, podatki, prawo,
Wydawca:Infor PL S.A.Liczba stron:490Data wydania:2016-10-28Oprawa:miękkaISBN:978-83-7440-916
Czytaj pełny opis publikacji Cena: 79,57 zł
INWENTARYZACJA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH – przeprowadzanie, rozliczanie i dokumentowanie
Ze względu na częstotliwość przeprowadzania i zakres składników majątkowych objętych weryfikacją
w jednostkach sektora finansów publicznych wyróżnia się inwentaryzacje:
– ciągłe i doraźne,
– pełne i cząstkowe (wyrywkowe).
Rodzaje te zostały wyodrębnione i zdefiniowane na podstawie zasad wypracowanych w ramach
praktyki w dziedzinie rachunkowości. Przy inwentaryzacji okresowej przeprowadza się
kontrolę rzeczywistego stanu poszczególnych rodzajów składników majątku jednostki w pewnych
stałych odstępach czasu. W odróżnieniu od inwentaryzacji okresowej, przy przeprowadzaniu
inwentaryzacji ciągłej dokonuje się weryfikacji stanu majątku jednostki w sposób
sukcesywny, tak aby w wyznaczonym okresie został on ustalony dla wszystkich składników
podlegających inwentaryzacji. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w miarę potrzeb
danej jednostki. Inwentaryzacja pełna polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich
aktywów i pasywów objętych inwentaryzacją w dniu, na który przypada termin jej przeprowadzenia,
natomiast inwentaryzacja cząstkowa dotyczy tylko wybranych składników majątkowych,
– tylko składników majątkowych powierzonych wskazanej osobie materialnie odpowiedzialnej,
– tylko składników majątkowych znajdujących się we wskazanych pomieszczeniach (np. tylko
w magazynie podręcznym jednostki bądź tylko w pomieszczeniach wskazanej komórki organizacyjnej),
– tylko wskazanych rodzajowo grup aktywów lub pasywów (np. wyłącznie sprzęt biurowy i komputery
znajdujące się w pomieszczeniach jednostki lub wyłącznie zobowiązań jednostki).
2.1. Inwentaryzacja pełna okresowa
Inwentaryzację przeprowadzaną na podstawie art. 26 uor zalicza się do inwentaryzacji pełnej
okresowej, ponieważ, zgodnie z tym przepisem, jednostki prowadzące rachunkowość na podstawie
uor mają obowiązek inwentaryzowania wszystkich swoich aktywów i pasywów rokrocznie
na ostatni dzień roku obrotowego. Termin ten i częstotliwość uważa się za dotrzymane
również wtedy, gdy inwentaryzacja wybranych składników majątkowych została przeprowadzona
rzadziej, np.:
– zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych
składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – raz w ciągu 2 lat (art. 26
ust. 3 pkt 2 uor),
– środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym oraz maszyn i urządzeń wchodzących
w skład środków trwałych w budowie – raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 uor).
Pozostałe typy inwentaryzacji mają swoje źródło w uregulowaniach wewnętrznych jednostek,
ustalanych na podstawie zasad wypracowanych w ramach praktyki w dziedzinie rachunkowości.
2.2. Inwentaryzacja ciągła
Inwentaryzacja ciągła polega na tym, że rzeczywisty stan poszczególnych składników majątkowych
ustala się sukcesywnie w ciągu pewnego okresu, przy czym na bieżąco ustala się i rozlicza
stwierdzone różnice inwentaryzacyjne.
Duża jednostka organizacyjna mająca środki trwałe użytkowane w kilku oddalonych od siebie znacznie
budynkach (uznanych za teren strzeżony) może przeprowadzać:
– spis z natury wszystkich tych składników raz w ciągu 4 lat,
– sukcesywnie spisy częściowe w każdym roku tego 4-letniego okresu, np. dzieląc środki trwałe
według budynków, w których są użytkowane, w taki sposób, aby wszystkie środki trwałe zostały
objęte spisem raz w ciągu tych 4 lat.
W uor nie są określone zasady i warunki przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji
ciągłej – zostały one wypracowane w ciągu wieloletniej praktyki w prowadzeniu rachunkowości
i mogą być stosowane w jednostkach organizacyjnych, jeśli odpowiednie postanowienia zostaną
zawarte w przepisach regulujących ich politykę rachunkowości.
W urzędzie miejskim, ze względu na trudności z terminowym przeprowadzaniem obowiązkowej pełnej
okresowej inwentaryzacji środków trwałych i zapasów materiałów z uor (jednostka ma dużo środków
trwałych w kilku budynkach położonych na terenie całego miasta oraz 3 duże magazyny materiałowe),
rozważa się wprowadzenie rozwiązania polegającego na inwentaryzacji ciągłej tych składników majątkowych.
Czy jednostki sektora finansów publicznych mogą stosować taką metodę inwentaryzacji?
Tak, nie ma żadnych przeszkód do tego, aby jednostki sektora finansów publicznych stosowały metodę
inwentaryzacji ciągłej w odniesieniu do środków trwałych i zapasów materiałowych przechowywanych
w magazynach, pod warunkiem że takie rozwiązanie zostanie przewidziane w ich uregulowaniach
wewnętrznych. O polityce rachunkowości stosowanej w danej jednostce decyduje jej kierownik, zawierając
odpowiednie postanowienia w dokumentacji opisującej tę politykę (art. 4 ust. 1, ust. 3 pkt 1 i ust. 5
oraz art. 10 ust. 1 i 2 uor). Rozwiązanie to musi być stosowane z zachowaniem pewnych szczególnych
warunków odnoszących się zarówno do metod przeprowadzania inwentaryzacji, jak i prowadzenia
ewidencji księgowej aktywów jednostki. Nieprzestrzeganie ich może spowodować naruszenie zasad
przeprowadzania inwentaryzacji określonych w uor i skutkować pociągnięciem kierownika jednostki
do odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych z art. 18 pkt 1 ustawy
o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Poza tym przed przyjęciem takiego rozwiązania należy
rozważyć jego faktyczną przydatność dla danej jednostki, ponieważ wiąże się ono z koniecznością przyjęcia
rozwiązań, które są pracochłonne i wymagające zwiększenia zatrudnienia w jednostce. Może to
kolidować z zasadami gospodarowania środkami publicznymi, które powinny być wydatkowane w sposób
efektywny i oszczędny (art. 44 ust. 3 uofp). Po przeanalizowaniu przyczyn wystąpienia w jednostce
kłopotów z terminowym przeprowadzaniem pełnych okresowych obowiązkowych inwentaryzacji aktywów
i pasywów może się okazać, że powodem nie jest rozproszenie i duża liczba środków trwałych, ale
np. brak odpowiedniej wiedzy i umiejętności czy dyscypliny pracy w jednostce. W rezultacie wprowadzenie
inwentaryzacji ciągłej nie tylko podwyższy koszty funkcjonowania jednostki, ale nie zapewni
również terminowego wykonywania obowiązków z zakresu inwentaryzacji.
Aby inwentaryzacja ciągła mogła być stosowana jako wypełnienie obowiązku zinwentaryzowania
określonych aktywów jednostki z art. 26 i 27 uor, muszą być spełnione pewne
W sposób ciągły można inwentaryzować tylko te składniki majątkowe, dla których uor przewiduje,
że mogą być zinwentaryzowane raz w ciągu określonego okresu, w ustalonym przez kierownika
jednostki terminie, czyli m.in.:
– środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym oraz maszyny i urządzenia wchodzące
w skład środków trwałych w budowie – raz w ciągu 4 lat (art. 26 ust. 3 pkt 3 uor),
– zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujące się w strzeżonych
składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową – raz w ciągu 2 lat (art. 26
– zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu
detalicznego jednostki oraz zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną
– raz w roku (art. 26 ust. 3 pkt 4 i 5 uor).
Metody inwentaryzacji ciągłej nie można natomiast stosować w przypadku tych składników
majątkowych, dla których uor przewiduje inwentaryzowanie ich:
– na ostatni dzień roku obrotowego (np. środki pieniężne na rachunkach bankowych i w kasie
jednostki, papiery wartościowe w formie materialnej i zdematerializowanej),
– rokrocznie w okresie od początku czwartego kwartału roku obrotowego do 15 stycznia roku
po nim następującego (np. należności jednostki).
Stanowiłoby to naruszenie przepisów uor dotyczących częstotliwości i terminów przeprowadzania
obowiązkowych inwentaryzacji rocznych i narażało kierownika jednostki na odpowiedzialność
z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych z art. 18 pkt 1 ustawy o naruszeniu
Należy wyznaczyć stały zespół pracowników zatrudnionych w wydzielonej komórce organizacyjnej
jednostki, zajmujący się wyłącznie przeprowadzaniem i rozliczaniem inwentaryzacji
aktywów i pasywów jednostki (np. utworzyć stały referat czy wydział ds. inwentaryzacji). Ze
względu na ciągły sposób przeprowadzania inwentaryzacji wybranych aktywów nie jest możliwe,
aby obowiązki w tym zakresie wykonywali pracownicy różnych komórek organizacyjnych jednostki,
doraźnie wyznaczani do składu komisji inwentaryzacyjnej i/lub zespołów spisowych. Do
obowiązków pracowników zatrudnionych w takiej komórce należy zazwyczaj przeprowadzanie
inwentaryzacji obowiązkowych okresowych z uor (w tym ciągłej) zgodnie z harmonogramem
na dany rok, a także przeprowadzanie inwentaryzacji doraźnych, zarządzanych przez kierownika
jednostki, np. w związku z koniecznością rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych czy
kontrolą przestrzegania przez pracowników jednostki ustalonych zasad zabezpieczenia mienia.
Należy wprowadzić w jednostce stały podział miejsc użytkowania i przechowywania składników
majątkowych jednostki na rejony (pola spisowe) i założyć ewidencję analityczną poszczególnych
kategorii składników majątkowych (środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów
itp.) oraz dokonywać inwentaryzacji według tego podziału – co zapewnia:
– opracowanie harmonogramów inwentaryzacji poszczególnych rodzajów składników majątkowych
w taki sposób, aby aktywa znajdujące się na danych polach spisowych były inwentaryzowane
z zachowaniem częstotliwości określonej w uor,
– możliwość prawidłowego rozliczania wyników inwentaryzacji,
– właściwą kontrolę przestrzegania częstotliwości i terminowości przeprowadzania inwentaryzacji
dla danego rodzaju składników majątkowych.
Jeśli jednostka budżetowa zdecydowała o przeprowadzaniu inwentaryzacji ciągłej środków trwałych
według podziału na miejsca użytkowania (4 budynki zajęte na jej siedzibę), w ten sposób, że w każdym
roku w 4-letnim okresie wynikającym z uor inwentaryzowane będą środki trwałe w jednym budynku,
co w konsekwencji spowoduje, że w ciągu 4 lat zinwentaryzowane zostanie 100% środków trwałych
jednostki, to wówczas ewidencja analityczna tych środków trwałych powinna być założona i prowa-
dzona według miejsc ich użytkowania tak, aby było możliwe uzyskanie z niej na dzień inwentaryzacji
zestawienia sald tylko dla grupy objętej inwentaryzacją (wymóg z art. 18 ust. 2 uor), w stosunku do
którego będą rozliczane wyniki ujęte w arkuszach spisu z natury. Taki podział zapewni też możliwość:
– kontroli przestrzegania częstotliwości i terminów inwentaryzacji dla poszczególnych grup środków
trwałych (gdzie łatwo można będzie sprawdzić według ustalonych harmonogramów inwentaryzacji,
że jeśli poprzedni spis z natury środków trwałych znajdujących się w budynku nr 1 jednostki miał
miejsce w 2015 r., to kolejny w tym polu spisowym powinien się odbyć nie później niż w 2019 r.),
– globalnego sprawdzenia kompletności przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich środków
trwałych jednostki (umożliwiającego ustalenie w sposób niebudzący wątpliwości, że w 4-letnim
okresie zostały, z właściwą częstotliwością, zinwentaryzowane wszystkie środki trwałe jednostki
znajdujące się na jej terenie).
Fakt przeprowadzenia i rozliczenia poszczególnych inwentaryzacji cząstkowych należy udokumentować
w taki sposób, aby była zachowana możliwość szybkiej kontroli prawidłowości i kompletności
przeprowadzenia inwentaryzacji dla danego rodzaju aktywów (czyli w taki sposób,
aby było możliwe ustalenie w sposób niebudzący wątpliwości, że w 4-letnim okresie zostały,
z właściwą częstotliwością, zinwentaryzowane np. wszystkie środki trwałe jednostki znajdujące
się na terenie strzeżonym).
W praktyce przestrzeganie warunku 4 oznacza konieczność spisywania na oddzielnych arkuszach
spisowych składników majątkowych znajdujących się w poszczególnych polach spisowych w podziale
na ich kategorie ewidencyjne (np. odrębnie środki trwałe, pozostałe środki trwałe, określone
asortymenty materiałów). Poza tym na arkuszach musi być oznaczony dzień, na który dokonywany
jest ich spis, dokładnie na ten dzień muszą być też sporządzone zestawienia sald kont analitycznych
składników majątkowych dla pól objętych spisem.
Warunek 5
Każdorazowo należy porównywać wyniki inwentaryzacji cząstkowych (dla danego pola spisowego)
na dzień jego inwentaryzacji ze stanem ewidencyjnym na ten dzień oraz ustalać i rozliczać
różnice inwentaryzacyjne w tym roku, na który przypadała inwentaryzacja tej części składników
Zbiorcze rozliczenie wyników inwentaryzacji cząstkowych, przeprowadzanych w ramach inwentaryzacji
ciągłej, tylko w roku końcowym danego okresu, czyli np. rozliczenie inwentaryzacji środków
trwałych użytkowanych na terenie strzeżonym, przeprowadzanych w latach 2011–2015, zamiast
w każdym roku w zakresie inwentaryzowanych w nim części – tylko na koniec 2015 r., będzie naruszeniem
art. 27 uor i może stanowić podstawę do pociągnięcia kierownika jednostki do odpowiedzialności
2.3. Inwentaryzacja doraźna pełna
Przeprowadzanie inwentaryzacji pełnych z większą częstotliwością niż ta wynikająca z uor może
powstawać ze specyficznych potrzeb jednostki, do których zalicza się m.in.:
– zdarzenia losowe powodujące straty w mieniu (np. powódź, pożar, zalanie, wichura, katastrofa
budowlana),