Source: https://www.habza.com.pl/polityka-ochrony-danych/
Timestamp: 2019-09-18 01:25:57
Legal References Found: art. 9
 art. 10
 art. 37
 art. 39
 art. 30
 art. 28
 art. 15
 art. 35
 art. 101
 art. 130

Document Content:
Polityka ochrony danych | Habza Finanse
Polityka ochrony danych (zwana dalej „Polityką”) określa zasady dotyczące przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych w HABZA Group Sp. z o.o. (dalej HABZA) zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwanego dalej RODO).
Polityka ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych przetwarzanych w HABZA w ramach realizowanych przez nią procesów biznesowych.
Obowiązek ochrony danych osobowych przetwarzanych w HABZA dotyczy wszystkich osób, które mają do nich dostęp bez względu na zajmowane stanowisko oraz miejsce wykonywania pracy, jak również charakter stosunku pracy.
Polityka zachowuje zgodność z innymi wewnętrznymi regulacjami z obszaru bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych obowiązującymi HABZA.
Zarząd HABZA zatwierdza w drodze uchwały Politykę i jej aktualizacje.
Dokumentem powiązanym z niniejszą Polityką jest „Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w HABZA Group Sp. z o.o.”.
Administrator danych osobowych(ADO)–HABZA, reprezentowana przez Zarząd lub prokurentów.
Administrator Systemu Informatycznego (ASI)– osoba wyznaczana przez ADO odpowiedzialna za przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych w danym systemie informatycznym i nadzorująca przetwarzanie danych osobowych w systemie informatycznym.
Dane osobowe wrażliwe – szczególne kategorie danychokreślone w art. 9 RODO,w tym:dane ujawniającepochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych; dane genetyczne, dane biometryczne przetwarzanew celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej; dane dotyczącezdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej osoby; jak również dane osobowe dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa, o których mowa w art. 10 RODO.
HABZA – HABZA Group sp. z o.o.z siedzibą przy ul. Grójeckiej 1/3, 02-019 Warszawa,podmiotem wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000421956, REGON 146137326, NIP 5252532265.
Inspektor ochrony danych (Inspektor)– osoba wyznaczona przez Administratora danych na podstawie art. 37 RODO, która realizuje zadania monitorowania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w HABZA, określone w art. 39 RODO.
Komórka organizacyjna (KO) – Dział, Zespół, samodzielne stanowisko – wynikające z przyjętej w HABZA struktury organizacyjnej.
Naruszenie ochrony danych osobowych–naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
Obszar przetwarzania danych osobowych– pomieszczenia lub części pomieszczeń we wszystkich lokalizacjach HABZA, w których są przetwarzane dane osobowe, zarówno w formie papierowej, jak i w systemie informatycznym.
Odbiorca danych– podmiot, któremu udostępniane są dane osobowe.
Podmiot przetwarzający– podmiot, któremu HABZApowierza czynności przetwarzanie danych osobowych w swoim imieniu.
Profilowanie –oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
Przetwarzanie danych osobowych– operacjalub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takajak:zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
UODO– ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000)
Zgodana przetwarzanie danych–dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
Zarząd jest odpowiedzialny za przetwarzanie i ochronę danych osobowych w HABZA, zgodnie przepisami prawa, w tym za zaakceptowanie niniejszej Polityki.
Zarząd może wyznaczyć Inspektora ochrony danych, który wykonuje zadania w zakresie monitorowania zasad przetwarzania danych osobowych w HABZA.
Zarząd może wyznaczyć inne osoby, które wchodzą w skład Zespołu Inspektora i wspomagają wykonywanie zadań monitorowania ochrony danych w HABZA.
zarządzanie czynnościami przetwarzania danych osobowych w ramach zadań, realizowanych przez swoje komórki organizacyjne;
występowanie z wnioskami do odpowiedniego ASIo nadanie, zmianę lub cofnięcie uprawnień pracownikom do określonych zasobów danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym, zgodnie z zakresem upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
zapoznanie podległych pracowników i innych osób (np. współpracowników, przedstawicieli kontrahentów) z zasadami przetwarzania i ochrony danych w podległej Działu;
wypełnianie obowiązków dotyczących zabezpieczenia obszaru przetwarzanych danych osobowych w podległej Działu;
zgłaszanie do ADO lub Inspektora zamiaru rozpoczęcia nowego procesu przetwarzania danych osobowych lub zmiany w czynnościach przetwarzania danych realizowanych w Działu (dotyczy to papierowych i elektronicznych zasobów danych, w tym agregowanych w plikach aplikacji biurowych typu MS Word i MS Excel);
w przypadku zbierania danych osobowych, konsultowanie Prawnikiem oraz Inspektorem podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, w tym zbierania i archiwizowanie zgód osób na przetwarzanie ich danych osobowych wymaganych przypadkach.
ustalanie w porozumieniu z Informatykiem zasad tworzenia kopii zapasowych plików z danymi osobowymi, znajdującymi się na stacjach roboczych użytkowników w podległej komórce organizacyjnej;
realizacja procesu udostępniania danych osobowych innemu podmiotowi lub osobie, której dane dotyczą;
realizacja procesów związanych z powierzaniem przetwarzania danych osobowych przez HABZAinnym podmiotom – zgodnie z zawartymi umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych.
przygotowanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych do podpisu wraz
przechowywanie nadanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń o zachowaniu tajemnicy danych osobowych i sposobów ich zabezpieczania wraz z aktami osobowymi pracowników lub umowami zlecenia.
prowadzenie aktualnej ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
Informatyk jest odpowiedzialny za zarządzanie systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych wHABZA.
Szczegółowy podział i zakres odpowiedzialności za nadzór nad poszczególnymi procesami i procedurami dotyczącymi systemów informatycznych jest określony w „Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w w HABZA Group Sp. z o.o.”.
Informatykściśle współpracuje z ADO lub Inspektorem w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych przetwarzających dane osobowe.
Wszystkie osoby, które wykonują czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych w HABZA, w ramach wykonywania zadań służbowych na stanowiskach pracy lub prac zleconych, muszą posiadać pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz podpisać oświadczenie o zachowaniu tajemnicy danych oraz sposobów ich zabezpieczenia
Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nadaje Kadrowiec/osoba zajmująca się zatrudnieniem na podstawie pełnomocnictwa ZarząduHABZA.
Kadrowiec/osoba zajmująca się zatrudnieniem prowadzi ewidencje osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w HABZA
Każda osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych przechodzi szkolenie z zasad ochrony danych w
Osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych w HABZAjest zobowiązana do:
zapoznania się z obowiązującymi przepisami prawa z zakresu ochrony danych osobowych oraz dokumentacją dotyczącą ochrony danych osobowych wHABZA;
przechodzenia okresowych szkoleń z obszaru ochrony danych osobowych;
przetwarzania danych osobowych wyłącznie w celu i zakresie wynikającym z nałożonych obowiązków służbowych;
zachowania wyjątkowej staranności przy przetwarzaniu danych osobowych, w szczególności danych wrażliwych w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą;
stosowania określonych w HABZAprocedur i środków przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych;
podporządkowania się poleceniom Zarządu, Inspektora oraz Dyrektora Działu w zakresie ochrony danych osobowych;
zachowania w poufności danych osobowych oraz danych objętych tajemnicą ubezpieczeniową;
zabezpieczenia danych osobowych przed: ich utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, zmianą lub ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym;
dopilnowania, aby przebywanie osób nieupoważnionych w pomieszczeniach, w których przetwarzane są dane osobowe, miało miejsce wyłącznie w obecności osoby upoważnionej;
dopilnowania, aby przeznaczone do usunięcia dokumenty, zawierające dane osobowe niszczone były w stopniu uniemożliwiającym ich odczytanie – zabronione jest wyrzucanie dokumentów do koszy na śmieci bez ich właściwej anonimizacji;
przestrzegania procedur właściwego użytkowania systemów informatycznych, w których przetwarza się dane osobowe, w tym do nieujawniania innym użytkownikom swoich loginów i haseł;
zachowania należytej staranności podczas przekazywania danych osobowych drogą telefoniczną (konieczność właściwej identyfikacji rozmówcy, konieczność ustalenia, czy rozmówca jest uprawniony do pozyskania danych osobowych, przekazywanie jedynie niezbędnych informacji);
przesyłania danych osobowych za pomocą sieci Internet jedyne z użyciem metod kryptograficznych (szyfrowanie danych, kanały bezpiecznej transmisji);
niewysyłania za pomocą wiadomości e-mail danych osobowych na prywatne adresy, niekopiowanie danych na inne nośniki bez uzasadnionej potrzeby biznesowej;
zachowania należytej ostrożności przy transporcie dokumentów oraz nośników informatycznych, zawierających dane osobowe, po za obszarem przetwarzania w HABZA.
niepozostawiania dokumentów, zawierających dane osobowe na urządzeniach wielofunkcyjnych (drukowanie, kopiowanie);
nieopuszczania stanowiska bez zabezpieczenia dokumentów papierowych, zawierających dane osobowe (zasada „czystego biurka”) oraz bez zabezpieczania dostępu do danych przetwarzanych w systemie informatycznym (zasada „czystego ekranu”);
informowania o zdarzeniu operacyjnym dotyczącym danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami;
zaprzestania przetwarzania danych osobowych po ustaniu stosunku zatrudnienia.
W HABZAsą prowadzone rejestry czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganiami art. 30 RODO, zarówno w stosunku do:
danych których Spółka jest administratorem;
danych, które zostały powierzone Spółce do przetwarzania przez inne podmioty.
ADO lub Inspektor inwentaryzuje procesy przetwarzania danych osobowych w HABZA, przypisując do nich określone czynności przetwarzania danych.
Osoby odpowiedzialne w HABZAza procesy, w których zbierane są dane osobowe, mają obowiązek zachowania szczególnej staranności przy ich zbieraniu, w tym:
zbierać dane osobowe dla określonych, zgodnych z prawem celów realizowanych w HABZA;
zbierać dane w zakresie adekwatnym do celów w jakich dane będą przetwarzane w HABZA.
ADO lub Inspektor w porozumieniu z Prawnikiem może ustalić obowiązujące wzory oświadczeń zgody dla poszczególnych procesów przetwarzania danych realizowanych w HABZA.
ADO lub Inspektor w porozumieniu z Prawnikiem może ustalić obowiązujące wzory klauzul informacyjnych dla poszczególnych procesów przetwarzania danych realizowanych w HABZA.
Dane osobowe zbierane w ramach procesów realizowanych w HABZAsą przetwarzane przez czas określony przez właściwe przepisy prawa oraz „Polityce retencji danych w HABZA Group Sp. z o.o.”.
Za określenie odpowiednich czasów retencji danych osobowych w procesach przetwarzania danych w HABZAodpowiada ADO lub Inspektor.
W każdej komórce organizacyjnej HABZAodpowiedzialnej za określony proces lub procesy przetwarzania danych osobowych, co najmniej jeden raz w każdym roku kalendarzowym odbywa się weryfikacja zasobów danych osobowych prowadzonych w formie papierowej jak i elektronicznej, obejmująca:
sprawdzenie, czy dane osobowe, dla których upłyną okres przechowywania wynikający z przepisów prawa lub „Polityki retencji danych w HABZA Group Sp. z o.o.” zostały usunięte;
sprawdzenie, czy w odniesieniu do danych osobowych, których czas przechowywania nie został określony w „Polityce retencji danych w HABZA Group Sp. z o.o.”, nadal istnieje podstawa prawna oraz cel przetwarzania danych osobowych.
Szczegółowe zasady usuwania lub anonimizacji danych w systemach informatycznych są ustalane i realizowane przez
Osoby, które udostępniają w imieniu HABZAdane osobowe do podmiotu zewnętrznego (w formie papierowej lub elektronicznej), przed ich udostępnieniem mają obowiązek sprawdzić czy istnieją podstawy prawne umożliwiające wykonanie tych czynność, w tym:
pisemny wniosek o udostępnienie danych od podmiotu uprawnionego, ze wskazaniem podstawy prawnej do otrzymywania danego rodzaju danych osobowych.
Osoby, które przygotowują w imieniu HABZAumowę z podmiotem zewnętrznym, któremu zlecone zostanie wykonywanie czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych zobowiązane są skonsultować odpowiednie zapisy dotyczące powierzenia przetwarzania danych z Prawnikiem oraz ADO lub Inspektorem ochrony danych.
Kontrola podmiotów przetwarzających, którym zostały powierzone czynności przetwarzania danych osobowych należących do HABZAjest przeprowadzana przez Inspektora lub inne wyznaczone osoby zgodnie z zapisami zawartymi w umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do uprawnienia określonego w art. 28 ust. 3 lit. h RODO.
Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez HABZA przysługują prawa określone w art. 15 – 22 RODO, w tym:
Szczegółowe zasady postępowania są uregulowane w „Instrukcji postępowania w sprawie rozpatrywania żądań osób, których dane dotyczą w HABZA Group Sp. z o.o.”.
Dobór środków technicznych i organizacyjnych dotyczących przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych HABZArealizowany jest w oparciu o szacowanie ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Przy doborze zabezpieczeń należy i oceniać ryzyko zarówno w kontekście skutków dla osoby, której dane dotyczą w tym np. dyskryminacja, pozbawienie przysługujących praw, szkody majątkowe i niemajątkowe), jak również ryzyko w kontekście skutków HABZA w przypadku niepodjęcia działań związanych zapewnienie przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.
Planowanie realizacji nowych procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w szczególności nowych systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych, musi uwzględniać zasady ochrony danych w fazie projektowania („privacy by design”)oraz domyślnej ochrony danych („privacy by default”).
Zasady dotyczące realizacji wymagań w zakresie „privacy by design”oraz „privacy by default”realizowane są zgodnie z przepisami RODO.
W przypadku realizacji procesów przetwarzania danych osobowych w HABZA, które ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, przed rozpoczęciem przetwarzania należy dokonać oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych zgodnie z art. 35 RODO.
Zasady dokonywania oceny skutków w HABZA określone są w „Procedurze Oceny Skutków dla Ochrony Danych (DPIA)”.
Wykonanie oceny skutków dla danego procesu przetwarzania danych jest konsultowane
z Inspektorem ochrony danych, który stwierdza czy w danym przypadku takie działanie jest konieczne.
W celu weryfikacji zastosowanych w HABZA środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO, wykonuję się ich monitorowanie.
na bieżąco przez ADO lub Inspektora, w których przetwarzane są dane osobowe;
poprzez audyty okresowe i doraźne (w sytuacji wystąpienia incydentów naruszenia ochrony danych) wykonywane przez Inspektora;
podczas audytów wewnętrznych.
ADO lub Inspektor okresowo analizuje zgodność dokumentacji przetwarzania danych osobowych przyjętej w HABZA z przepisami oraz nadzoruje jej aktualizację.
Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych jest zagrożone sankcjami karnymi, określonymi w art. 101 – 102 UODO oraz w art. 130, 266 – 269, 287 Kodeksu karnego.
Niezależnie od odpowiedzialności przewidzianej w przepisach, o których mowa w pkt 1, naruszenie zasad ochrony danych osobowych, obowiązującychHABZA, może zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować odpowiedzialnością na podstawie przepisów prawa pracy.
Pracownicy i współpracownicy HABZA zobowiązani są do bezwzględnego stosowania zasad określonych w Polityce.