Source: https://bip.um.opole.pl/?id=33656&amp;zwin=1
Timestamp: 2019-07-21 21:26:11
Legal References Found: art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5

Document Content:
URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole jednostek > Przedszkole Publiczne nr 24
KWiA.I–0914/5/08
Opole, 29.04.2008 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 06/08
od 29.02.2008 do 22.03.2008 r.
Małgorzata Jóźwin - Mazurek – Podinspektor w Wydziale
Urszula Kowalewska – dyrektor przedszkola
1. ocena prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej,
2. zgodnego z obowiązującymi przepisami i procedurami przeprowadzania postępowań o zamówienia publiczne,
3. prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej,
4. prawidłowego postępowania przy dokonywaniu wydatków.
W trakcie prowadzonych czynności sprawdzających w jednostce dokonano analizy przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, listy płac, raporty kasowe, itp.) oraz porównano je z wyciągami bankowymi. Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez dyrektora przedszkola. Dane zawarte w rocznych sprawozdaniach budżetowych porównano z danymi wynikającymi z badanych dokumentów i ewidencji księgowej. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i zasadności oraz zgodności z planem finansowym. Sprawdzono również czy jednostka posiada zakładowy plan kont i opracowane na piśmie procedury kontroli finansowej, oraz czy procedury te są zgodne ze standardami Ministerstwa Finansów i dostosowane do specyfiki jednostki, a także w jaki sposób są realizowane w praktyce. Kontrolą objęto również procedury związane z zamówieniami publicznymi, których wartość zamówienia nie przekroczyła 14.000,00 euro. Zbadano ponadto dokumenty związane z funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej, pod kątem sprawnego, zgodnego z prawem działania jednostki.
Publiczne Przedszkole nr 24 w Opolu przy ul. Zwycięstwa 47 funkcjonuje od dnia 01.09.2001 r., na podstawie Uchwały Nr XLIII/571/01 Rady Miasta Opola z dnia 26 lipca 2001 r. w sprawie odnowienia aktów założycielskich publicznych przedszkoli, dla których miasto Opole jest organem prowadzącym (akta kontroli Nr 08/6/I/1).Siedzibą przedszkola jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Zwycięstwa 47, którą Zarząd Miasta Opola przekazał nieodpłatnie w trwały zarząd decyzją nr GNGiK-7224c/49/2000 z dnia 07.12.2000 r. (akta kontroli Nr 08/6/I/2-3).
W okresie objętym kontrolą dyrektorem przedszkola była pani Urszula Kowalewska powołana na to stanowisko na okres od 01.09.2002r. do 31.08.2007 r. oraz ponownie od 01.09.2007 r. do 31.08.2012 r. (akta kontroli Nr 08/6/I/4-5). Dyrektor w wyżej wymienionych okresach powołania posiada upoważnienia do występowania w imieniu Gminy Opole w zakresie zaciągania zobowiązań rzeczowych i finansowych wynikających z zakresu działania Przedszkola Publicznego nr 24 w Opolu przy ul. Zwycięstwa 47 w granicach odpowiadających potrzebom oraz możliwościom finansowym określonym w planie finansowym na dany rok (akta kontroli Nr 08/6/I/6-7).
Głównym księgowym przedszkola jest pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) zatrudniona w jednostce od dnia 16.12.1996 r. w wymiarze 0,50 etatu (akta kontroli Nr 08/6/I/8)..
W wyniku przeprowadzonych w jednostce czynności kontrolnych ustalono, iż posiada ona wewnętrzne regulacje natury organizacyjnej zapewniające sprawne jej funkcjonowanie tj.:
Ø Statut (akta kontroli Nr 08/6/I/9-26),
Ø Regulamin organizacyjny (akta kontroli Nr 08/6/I/27-38),
Ø Regulamin pracy (akta kontroli Nr 08/6/I/39-55).
W okresie od stycznia do grudnia 2007 r. przedszkole posiadało cztery rachunki bankowe założone w Banku Millennium S.A.: rachunek budżetowy, rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, rachunek dochodów własnych oraz rachunek depozytowy.
W trakcie prowadzonych czynności sprawdzających ustalono, iż kontrolowane przedszkole posiada wewnętrzne regulacje dotyczące księgowości szkoły w postaci:
Ø Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (akta kontroli Nr 08/6/I/56-67),
Ø Instrukcji kontroli wewnętrznej (akta kontroli Nr 08/6/I/68-99),
Ø Instrukcji inwentaryzacyjnej (akta kontroli Nr 08/6/I/100-124),
Ø Instrukcji gospodarki kasowej (akta kontroli Nr 08/6/I/125-140),
Ø Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów (akta kontroli Nr 08/6/I/141-174),
Ø Regulaminu zamówień publicznych do 14.000 euro (akta kontroli Nr 08/6/I/175-184).
Księgi rachunkowe w przedszkolu prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego. Ewidencja księgowa przedszkola prowadzona jest w sposób umożliwiający ustalenie poniesionych kosztów w kontrolowanym okresie.
Podczas czynności kontrolnych ustalono, że w 2007 r. w kontrolowanej jednostce dokonano spisów inwentaryzacyjnych.
Rodzaj inwentaryzacji
Spis na dzień
Okresowa, zdawczo -odbiorcza - półroczna
- magazyn żywności
- gotówka w kasie
29.06.2007 r.
Zarządzenie Dyrektora nr 9
z dnia 01.06.2007r.
Różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono
(akta kontroli Nr 08/6/I/185-189)
- budynek przedszkolny
- ogrodzenie przedszkolne
Brak protokołu różnic inwentaryzacyjnych
(akta kontroli Nr 08/6/I/190)
Okresowa, zdawczo – odbiorcza – roczna
Zarządzenie Dyrektora nr 12 z dnia 01.12.2007r.
(akta kontroli Nr 08/6/I/195)
Z analizy dokumentacji inwentaryzacyjnej wynika, że w przypadku spisu z natury budynku przedszkolnego i jego ogrodzenia brak jest zarządzenia wewnętrznego dyrektora placówki polecającego przeprowadzenie takiej inwentaryzacji oraz powołania w tym celu zespołu spisowego.
W przedmiotowej dokumentacji brak również protokołu ze stwierdzonych ewentualnie różnic inwentaryzacyjnych. Niekompletność dokumentacji w przeprowadzonym postępowaniu inwentaryzacyjnym potwierdziła w pisemnym wyjaśnieniu dyrektor placówki Pani Urszula Kowalewska (akta kontroli Nr 08/6/I/196).
Na dzień 31.12.2007 r. zgodnie z arkuszem organizacyjnym kontrolowanej jednostki zatrudnionych było ogółem 24 osoby na 21,80 etatach w tym 12 pracowników pedagogicznych na 11,1 etatach oraz 12 pracowników administracji i obsługi na 10,63 etatach (akta kontroli Nr 08/6/I/197). Szczegółowo stan zatrudnienia na dzień 31.12.2007 r. przedstawiono w tabeli nr 2.
Strukturę zatrudnienia w Przedszkolu Publicznym nr 24 w przeliczeniu na etaty przedstawiono na wykresie nr 1.
Łączna kwota wynikająca z planu finansowego na działalność przedszkola w 2007 r. wynosiła: 672.900,00 zł. Faktycznie wykorzystano kwotę 669.986,28zł. (akta kontroli Nr 08/6/II/198-229).
W dniu 10.01.2008 r. jednostka kontrolowana złożyła w Urzędzie Miasta Opola sprawozdanie Rb–28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2007 r. (akta kontroli Nr 08/6/II/230-243). W wyniku kontroli ustalono, że łączna kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu jest zgodna z łączną kwotą środków otrzymanych z Urzędu Miasta na działalność w 2007 r. Ze sporządzonego sprawozdania oraz z dokumentacji księgowej przedszkola wynika, że dokonywane wydatki dotyczące przedszkola zostały zaewidencjonowane w pięciu paragrafach.
Największą pozycję stanowiły wydatki na wynagrodzenia, nagrody i pochodne jak: trzynasta pensja, składki na ZUS i Fundusz Pracy oraz odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Wydatki te zaksięgowano w pięciu paragrafach tj. 4010, 4040, 4110, 4120 oraz 4140. Łączna kwota tych wydatków wyniosła 669.986,28 zł, co stanowi całość wszystkich wydatków budżetowych. Łączna kwota odpisu na fundusz socjalny wyniosła 33.500,00 zł i taką kwotę przekazano na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Środków Socjalnych.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2007 r. pracownikom oprócz wynagrodzeń miesięcznych wypłacono dodatkowo (akta kontroli Nr 08/6/II/244):
Ø nagrody jubileuszowe dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))osób w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø odprawę emerytalną dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w wysokości (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł,
Ø ekwiwalenty za niewykorzystany urlop dla (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))osób w łącznej kwocie (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.
Spośród pozostałych wydatków analizie poddano wydatki zaewidencjonowane w paragrafie dotyczącym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:
Rozdział 80104 § 4440 - Odpisy na ZFŚS
W przedszkolu dokonano odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na łączną kwotę 33.500,00 zł. Środki budżetowe zostały przekazane na rachunek bankowy ZFŚS w dniach:
Ø 24.05.2007 r. – 21.300,00 zł
Ø 04.09.2007 r. – 7.100,00 zł
Ø 19.10.2007 r. – 5.100,00 zł
RAZEM 33.500,00 zł
Z analizy zapisów na kontach księgowych „135” wynika, że oprócz odpisów, rachunek bankowy zasilały spłaty pożyczek mieszkaniowych, odpisy dla emerytów przekazane przez Urząd Miasta oraz odsetki od zgromadzonych na rachunku środków finansowych. Wpływów z innych źródeł nie stwierdzono (akta kontroli Nr 08/6/II/245-256).
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników szkoły określił dyrektor w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Przedszkolu Publicznym Nr 24. (akta kontroli Nr 08/6/II/257-270). Regulamin określa m.in. osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu, przeznaczenie środków oraz zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych. Sposoby i przyznawanie świadczeń osobom uprawnionym uzgadniany był z działającą stałą komisją ZFŚS. Ustalono, że w kontrolowanym okresie środki funduszu przeznaczono na:
Ø organizację imprez kulturalnych
W wyniku analizy ewidencji księgowej szczegółowemu badaniu poddano zapisy dotyczące pobranej gotówki do kasy.
Zapomoga dla pracownika
1.655,81 zł
Przelew środków związany ze zmianą banku
2.382,50 zł
Dotyczy wczasów pod gruszą dla pracowników
3.575,00 zł
Dotyczy wczasów pod gruszą dla emerytów
Dodatkowy przelew dla emerytów na wczasy pod gruszą
Wycieczka bilety wstępu
5.511,00 zł
Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Dodatkowo sprawdzono trzy zapisy w ewidencji księgowej w związku z niepełnym i niejasnym opisem wydatku tj.:
§ 29.10.2007 r. – kwota 403,76 zł zapis: (fak. PE/133/10/2007 za autokar). W trakcie badania dokumentacji ustalono, że wydatek dotyczył dowozu pracowników na wycieczkę.
§ 20.12.2007 r. – kwota 1.757.00 zł brak opisu. W trakcie badania dokumentacji ustalono, że wydatek dotyczył podatku od dopłaty do świąt.
§ 20.12.2007 r. – kwota 13,76 zł brak opisu. W trakcie badania dokumentacji ustalono, że wydatek dotyczył składki ZUS od dopłaty do świąt.
W trakcie kontroli ustalono, że wykazana w sprawozdaniu Rb-27 S kwota w wysokości 20,51 zł dotyczyła odsetek wygenerowanych na zlikwidowanym rachunku bankowym (akta kontroli Nr 08/6/II/271-274).
Wpływy dochodów własnych w 2007 r.
Ustalono, że w kontrolowanym przedszkolu środki dochodów własnych były gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym. Ze sporządzonego przez jednostkę sprawozdania Rb-34 wynika, że wykonanie wpływów dochodów własnych w 2007 r. wyniosło ogółem 306.030,66 zł (akta kontroli Nr 08/6/II/275-347). Na kwotę tę składają się:
Ø środki pieniężne na początek roku sprawozdawczego w kwocie 35.272,10 zł,
Ø przychody w kwocie 270.758,56 zł.
Ø paragraf 083 „Wpływy z usług” - kwota 264.674,83zł,
Ø paragraf 092 „Pozostałe odsetki” - kwota 1.791,73 zł,
Ø paragraf 097 „Dochody z różnych wpływów” – 4.292,00 zł
W wyniku kontroli ustalono, że na przychody składały się m.in. wpłaty rodziców za pobyt dzieci w przedszkolu, odsetki od zgromadzonych środków na rachunku bankowym oraz odsetki za nieterminowe wpłaty oraz prowizja z tytułu ubezpieczenia dzieci i odszkodowanie z tytułu powodzi.
Ze sporządzonego przez jednostkę kontrolowaną sprawozdania Rb-34 (akta kontroli Nr 08/6/II/275-347) wynika, że wydatki w ramach dochodów własnych w 2007 r. wyniosły ogółem 306.030,66 zł. Wydatki te zaewidencjonowano w siedemnastu paragrafach. W wyniku przeprowadzonej analizy wyżej wymienionego sprawozdania oraz części opisowej do tego sprawozdania, kontroli poddano dokumentację księgową dotyczącą wydatków dwóch paragrafów.
Rozdział 80104 § 4410 – Podróże krajowe służbowe (akta kontroli Nr 08/6/II/275-347)
Wydatki ogółem wyniosły 941,52 zł. Ustalono, że wydatek dotyczył wyjazdu służbowego do Białegostoku. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Rozdział 80104 § 6060 – Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek (akta kontroli Nr 08/6/II/275/347)
Wydatki ogółem wyniosły 7.000,00 zł. Wydatek dotyczył zakupu Notebooka kopiarki wielofunkcyjnej. Wykazana w ewidencji łączna kwota jest zgodna z kwotą wydatków ujętą w sporządzonym sprawozdaniu Rb-34.
Podczas kontroli ustalono, że dokumentacja księgowa prowadzona jest w sposób chronologiczny oraz z podziałem na poszczególne rachunki. Konta księgowe syntetyczne mają odpowiednio utworzone i wyodrębnione konta analityczne.
Zespół kontrolny, na podstawie ewidencji księgowej wybranych wydatków dokonał sprawdzenia sposobu opisywania faktur oraz rachunków pod względem formalnym, rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora jednostki.
W trakcie badania zespół kontrolny ustalił, że wszystkie skontrolowane dokumenty były szczegółowo opisane, sprawdzone przez upoważnione osoby pod względem formalnym, rachunkowym oraz merytorycznym. Ponadto na dokumentach zawarta była adnotacja o podstawie zastosowania przepisów Prawa zamówień publicznych oraz zatwierdzenie do wypłaty przez dyrektora jednostki. Każdorazowo na fakturach była umieszczona dekretacja, prawidłowa klasyfikacja budżetowa oraz wskazanie miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych. Ponadto na każdej fakturze była umieszczona data wpływu do jednostki.
W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że na przestrzeni 2007 r. w jednostce przeprowadzono sześć postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Analiza dokumentów źródłowych ujawniła że wartość każdego z sześciu postępowań nie przekroczyła kwoty 14.000 euro. W związku z tym przedmiotowe postępowania przeprowadzone zostały w oparciu o posiadany przez jednostkę Regulamin Zamówień Publicznych do 14.000 euro. Wyniki przeprowadzonych w tym zakresie badań obrazuje poniższa tabela nr 4.
ZGODNOŚĆ Z PROCEDURĄ
Wymiana stolarki okiennej w budynku przedszkola
Firma (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
Oferta najkorzystniejsza cenowo wybrana spośród trzech złożonych.
17.745,63 zł
Postępowanie dotyczące wyboru wykonawcy wszczęto w dniu 19.02.2007 r. tj. przed dniem 15.06.2007r. od którego obowiązuje Regulamin zamówień publicznych do 14.000 euro w PP nr 24
(akta kontroli 08/6/III/348-367)
Remont posadzki i parkietu
Oferta najkorzystniejsza cenowo spośród dwóch złożonych.
20.889,18 zł
Postępowanie dotyczące wyboru wykonawcy wszczęto w dniu 11.06.2007r. tj. przed dniem 15.06.2007 r. od którego obowiązuje Regulamin zamówień publicznych do 14.000 euro PP nr 24
(akta kontroli 08/6/III/368-374)
Wymiana drzwi zewnętrznych i wewnętrznych w budynku przedszkola
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))Oferta najkorzystniejsza cenowo spośród trzech złożonych.
10.210.12 zł
Naruszenie zapisu § 4 ust. 3 Regulaminu zamówień publicznych do 14.000 euro PP nr 24
(akta kontroli 08/6/III/375-406)
Usunięcie płyt azbestowych z budynku przedszkola.
Naruszenie zapisu § 3 ust. 1 i 2 oraz § 4 ust. 3 Regulaminu zamówień publicznych do 14.000 euro PP nr 24
(akta kontroli 08/6/III/407-415)
Zakup pomieszczeń garażowych z blachy ocynkowanej.
Oferta droższa spośród dwóch złożonych o 2000 zł
Naruszenie zapisu § 3 ust. 1 i 2 oraz § 4 ust. 1-4 Regulaminu zamówień publicznych do 14.000 euro PP nr 24.
(akta kontroli 08/6/III/416-421)
Wykonanie instalacji telefonicznej i domofonowej w przedszkolu.
Przyjęta oferta była drugą pod względem ceny spośród trzech złożonych jednak droższa od najtańszej o 3.172,00 zł.
6.954,00 zł
Naruszenie zapisu § 3 ust.1 i 2 oraz § 4 ust. 1-4
(akta kontroli 08/6/III/422-429).
Zbadana przez zespół kontrolny w trakcie prowadzonych czynności sprawdzających dokumentacja ujawniła szereg nieprawidłowości związanych z naruszeniem zapisów Regulaminu zamówień publicznych do 14.000 euro co uwidoczniono w tabeli powyżej. Jednocześnie stwierdzono brak w jednostce Rejestru zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro czym naruszono zapis § 6 ww. Regulaminu.
Celem przeprowadzonego badania było ustalenie w jaki sposób funkcjonuje w kontrolowanej jednostce system kontroli wewnętrznej. Badania skuteczności systemu dokonano w oparciu o standardy szczegółowe INTOSAI (Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli i Audytu), przyjęte i rekomendowane przez NIK i Ministerstwo Finansów, zawierające określone warunki skuteczności systemu kontroli wewnętrznej. Tabela nr 5 przedstawia ocenę realizacji standardów kontroli wewnętrznej.
Stan ustalony w PP nr 8
Przelewy bankowe dokonywane są wyłącznie po zatwierdzeniu przez dyrekcję.
Załączniki do pobrania: 2008-07-14 10:28:45 - Wnioski pokontrolne (59.00 kB)
2008-07-14 10:30:46 - wystąpienie pokontrolne (41.50 kB)
Osoba, która wytworzyła informację: Jacek Spadło, Monika Pijanka, Małgorzata Jóźwin - Mazurek
Osoba, która odpowiada za treść: Jacek Spadło, Monika Pijanka, Małgorzata Jóźwin - Mazurek
Data wytworzenia informacji: 2008-07-14 10:24:58
Data udostępnienia informacji: 2008-07-14 10:24:58
Data ostatniej aktualizacji: 2008-07-14 10:35:01