Source: http://docplayer.pl/1145833-Ksi-4114-01-01-2013-i-13-001-wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2017-08-16 22:02:29
Legal References Found: art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400
 art. 400

Document Content:
KSI /2013 I/13/001 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE - PDF
KSI /2013 I/13/001 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Download "KSI 4114-01-01/2013 I/13/001 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE"
1 KSI /2013 I/13/001 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana I/13/001 Przebieg naboru na stanowiska: Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Najwyższa Izba Kontroli Departament Środowiska Mirosław Sałata, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 15 lutego 2013 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, zwany dalej NFOŚiGW lub Narodowy Fundusz ul. Konstruktorska 3a, Warszawa Kierownik jednostki kontrolowanej Pani Małgorzata Skucha, Prezes Zarządu NFOŚiGW (dowód: akta kontroli str. 3,6) Ocena ogólna II. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1 działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Uzasadnienie oceny ogólnej W działaniach Rady Nadzorczej oraz Biura NFOŚiGW dotyczących naboru na stanowiska: Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu NFOŚiGW, przeprowadzonego w 2012 r., stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości związane z: nieprzestrzeganiem postanowień Regulaminu naboru 2 opisane w punkcie III.2; brakiem pełnego stosowania przepisów Statutu NFOŚiGW w zakresie zawartości protokołów z posiedzeń Rady Nadzorczej NFOŚiGW i przekazywania dokumentów do Ministra Środowiska, sprawującego nadzór nad działalnością NFOŚiGW opisane w punkcie III.1. Stwierdzone nieprawidłowości spowodowały obniżenie ogólnej oceny działalności kontrolowanej jednostki, nie wpłynęły jednak na powołanie Zarządu NFOŚiGW przez Ministra Środowiska. 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Regulamin naboru na stanowiska: Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 2
3 Opis stanu faktycznego III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Działania Rady Nadzorczej NFOŚiGW przy prowadzeniu naboru na stanowiska: Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu NFOŚiGW Rada Nadzorcza NFOŚiGW, zwana dalej Radą, działała w 2012 r. w składzie 12-osobowym. Przewodniczącym Rady był do dnia 12 stycznia 2012 r. Pan Stanisław Gawłowski 3, a od dnia 13 stycznia 2012 r. Pani Aneta Wilmańska 4. Zarządzeniem Nr Minister Środowiska powołał z dniem 17 lipca 2012 r. nowy skład Rady Nadzorczej z Przewodniczącą Panią Anetą Wilmańską. Ponadto zarządzeniem Nr 59 6 Minister Środowiska dokonał z dniem 12 października 2012 r. zmiany na stanowisku członka Rady. Zasady działania Rady określone zostały w rozdziale IV ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska 7, w Statucie NFOŚiGW 8, a ponadto w Regulaminie pracy Rady Nadzorczej NFOŚiGW, uchwalonym przez Radę w dniu 21 lutego 2012 r., który określał sposób wykonywania uprawnień Przewodniczącego, obieg dokumentów w pracach Rady, w tym obieg dokumentów w głosowaniu z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz w trybie pisemnym. (dowód: akta kontroli str ) Sprawami związanymi z naborem na stanowiska w Zarządzie Narodowego Funduszu, Rada zajmowała się na sześciu posiedzeniach w okresie od dnia 26 czerwca 2012 r. do 24 października 2012 r. Posiedzenia Rady zwoływała Przewodnicząca Rady. Zawiadomienia o terminie i miejscu posiedzenia oraz materiały związane z porządkiem obrad były przekazywane członkom Rady na co najmniej 7 dni przed terminem posiedzenia. W sprawach związanych z naborem na stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW, Przewodnicząca Rady zarządzała poufność obrad, wówczas w tym punkcie posiedzenia nie uczestniczyli członkowie Zarządu Narodowego Funduszu ani protokolant oraz stenograf. Na posiedzeniach, które odbyły się w dniach 26 czerwca 2012 r., 24 lipca 2012 r. i 7 sierpnia 2012 r., sprawy związane z naborem rozpatrywano zgodnie z przyjętym porządkiem obrad. Na posiedzeniu w dniach października 2012 r. porządek obrad został rozszerzony, za jednomyślną zgodą członków Rady, o głosowanie uchwał w sprawie wniosków do Ministra Środowiska o powołanie członków Zarządu NFOŚiGW. Na dwóch posiedzeniach w dniu 26 września 2012 r. i 16 października 2012 r., Rada przyjmowała, po zarządzeniu poufności obrad, uchwały w sprawach nieobjętych porządkiem obrad. 3 Zarządzenie Nr 37 Ministra Środowiska z dnia 20 kwietnia 2010 r. w sprawie ustalenia i struktury Rady Nadzorczej NFOŚiGW (Dz.U. MŚiGIOŚ Nr 2, poz. 43). 4 Zarządzenie Nr 2 Ministra Środowiska z dnia 13 stycznia 2012 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia składu i struktury Rady Nadzorczej Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (Dz.U. MŚ z 2012 r., poz. 2). 5 Zarządzenie Nr 30 Ministra Środowiska z dnia 17 lipca 2012 r. w sprawie ustalenia składu i struktury Rady Nadzorczej Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (Dz.U. MŚ z 2012 r., poz. 31). 6 Zarządzenie Nr 59 Ministra Środowiska z dnia 12 października 2012 r. zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia składu i struktury Rady Nadzorczej Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (Dz.U. MŚ z 2012 r., poz. 60). 7 Dz.U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150 z późn. zm. 8 Nadany rozporządzeniem Ministra Środowiska z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie nadania statutu Narodowemu Funduszowi Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (Dz.U. Nr 240, poz. 1609). 3
4 Z posiedzeń Rady sporządzano protokoły, które były przyjmowane przez Radę na następnych posiedzeniach w formie uchwał. Przebieg posiedzeń utrwalano również za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk, za wyjątkiem punktów posiedzenia, w których została zarządzona poufność obrad. Decyzje w sprawach związanych z naborem podejmowano na posiedzeniu Rady w formie uchwał, przy wymaganej liczbie członków Rady. Wszystkie uchwały dotyczące procesu naboru, o numerach 105/12, 130/12, 160/12, 162/12, 164/12, 168/12 171/12, posiadały pisemne uzasadnienia. Członkowie Rady nie zgłosili zdań odrębnych. Decyzje Rady dotyczące: ostatecznej listy kandydatów, którzy mieli zostać poddani ocenie w Etapie II naboru (uchwała nr 160/12), ostatecznej listy kandydatów, którzy mieli zostać poddani ocenie w Etapie III naboru (uchwała nr 162/12), wniosków do Ministra Środowiska o powołanie Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu NFOŚiGW (uchwały nr 168/12 171/12) zostały podjęte w głosowaniu tajnym. Przewodnicząca Rady przedłożyła Ministrowi Środowiska wszystkie uchwały Rady dotyczące procesu naboru wraz z ich uzasadnieniem, w ciągu 2 5 dni od ich podjęcia. Minister Środowiska nie orzekł o nieważności ww. uchwał ani nie wstrzymał ich wykonania. (dowód: akta kontroli str ) Uchwałą nr 130/12 z dnia 7 sierpnia 2012 r. w sprawie wszczęcia procedury naboru na stanowiska: Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Rada przyjęła Regulamin naboru na stanowiska: Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, zwany dalej Regulaminem naboru oraz zatwierdziła wzory ogłoszeń o naborach na ww. stanowiska. (dowód: akta kontroli str ) Ogłoszenia o naborze ukazały się w Biuletynie Informacji Publicznej NFOŚiGW i Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (KPRM) w dniu 17 sierpnia 2012 r. oraz w Dzienniku Gazeta Prawna w dniach 20 i 31 sierpnia 2012 r., a komunikat o naborze w dzienniku Rzeczpospolita w dniach 24 sierpnia 2012 r. i 3 września 2012 r. Treść ogłoszeń odpowiadała treści załączników 2 4 uchwały Rady nr 130/12 z dnia 7 sierpnia 2012 r. oraz wymogom określonym w art. 400i ust. 5 ustawy Prawo ochrony środowiska. Termin składania dokumentów określono na dzień 10 września godz , co spełniło wymogi minimum 10-dniowego terminu na składanie dokumentów, określonego w art. 400i ust. 6 ww. ustawy. Ogłoszenia o wynikach naboru ukazały się w Biuletynach Informacji Publicznej NFOŚiGW oraz KPRM w dniu 26 października 2012 r. i zawierały informacje wymagane art. 400i ust. 12 ww. ustawy. Informacje o wynikach naboru były zgodne z przyjętymi przez Radę Nadzorczą uchwałami nr 168/12 171/12 z dnia 24 października 2012 r. Wymagania wobec kandydatów na stanowiska objęte naborem podzielono na formalne wymienione w art. 400i ust. 4 pkt 1 4 i 6 ustawy Prawo ochrony środowiska, oraz merytoryczne wymienione w art. 400i ust. 4 pkt 5 i 7 ww. ustawy, 4
5 tj. posiadanie kompetencji kierowniczych oraz posiadanie wykształcenia i wiedzy z zakresu spraw należących do właściwości NFOŚiGW. W warunkach naboru wymagano ponadto posiadania przez kandydata doświadczenia zawodowego, niezbędnego do wykonywania zadań na stanowisku wskazanym w ogłoszeniu. W ogłoszeniach określono jakie cechy i wiedzę powinien posiadać kandydat aby spełniał wymagania merytoryczne. Obejmowały one m.in. wiedzę o funkcjonowaniu Narodowego Funduszu, polityki ekologicznej państwa, prawa z zakresu: ochrony środowiska, pracy, finansów publicznych i zamówień publicznych, oraz umiejętności związane z zarządzaniem projektami oraz zasobami ludzkimi, myśleniem strategicznym, podejmowaniem decyzji i wystąpieniami publicznymi. Wymagano również dobrej znajomości języka angielskiego w mowie i piśmie. W ramach informacji o metodach i technikach naboru określono sposób oceny kandydatów odpowiadający etapom naboru przyjętym w Regulaminie naboru, obejmujący ocenę dokumentów, wiedzy, kompetencji kierowniczych oraz wymagań dotyczących wykształcenia i wiedzy z zakresu spraw należących do właściwości NFOŚiGW, a także doświadczenia zawodowego. Ogłoszenia odsyłały także do informacji znajdujących się w Regulaminie naboru, podając szczegółowy adres internetowy, pod którym Regulamin został umieszczony. (dowód: akta kontroli str , ) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu 26 czerwca 2012 r. za przyjęciem uchwały nr 105/12 głosowało 9 członków Rady podczas gdy, zgodnie z listą obecności, w posiedzeniu uczestniczyło 10 członków. W protokole nr 7/12 z tego posiedzenia nie umieszczono informacji, który członek Rady nie głosował. W konsekwencji protokół nie odzwierciedlał w tym zakresie przebiegu czynności podejmowanych w trakcie posiedzenia Rady, co było wymagane 3 ust. 5 Statutu NFOŚiGW. Protokołująca posiedzenie Rady, starszy inspektor w Zespole Obsługi Rady Nadzorczej i Zarządu (DOZ), podała w wyjaśnieniach, że członkowie Rady w trakcie obrad opuszczają salę posiedzeń, co zostaje odnotowane w notatkach protokolanta, ale protokolant nie przetrzymuje notatek na tyle długo, by móc obecnie wskazać dokładnie, który z członków Rady nie głosował nad przedmiotową uchwałą. Zdaniem NIK obowiązek umieszczenia w protokole informacji, który ze znajdujących się na liście obecności członków Rady nie głosował danej uchwały, wynika z 3 ust. 5 Statutu NFOŚiGW. Ponadto informacja taka jest niezbędna do realizacji przez Przewodniczącego Rady obowiązku przedłożenia Ministrowi Środowiska listy członków Rady, którzy uczestniczyli w głosowaniu, zgodnie z 12 ust. 1 Statutu NFOŚiGW. W ocenie NIK było to działanie nierzetelne. (dowód: akta kontroli str , , ) 2. Na dwóch posiedzeniach Rady Nadzorczej w dniu 26 września 2012 r. i 16 października 2012 r., Rada przyjmowała, po zarządzeniu poufności obrad, uchwały w sprawach nieobjętych porządkiem obrad. W protokołach nr 12/12 i nr 13/12 z tych posiedzeń nie określono, czy rozszerzenie porządku obrad 5
6 odbyło się za zgodą minimum sześciu członków Rady, tj. zgodnie z 9 ust. 3 Statutu NFOŚiGW. W konsekwencji protokół nie odzwierciedlał w tym zakresie przebiegu czynności podejmowanych w trakcie posiedzenia, co było niezgodne z 3 ust. 5 Statutu NFOŚiGW. Starszy inspektor w DOZ podała w wyjaśnieniach, że wobec zarządzonej poufności obrad Przewodnicząca Rady podała do protokołu jedynie informację dotyczącą faktu podjęcia uchwał. Przewodnicząca Rady wyjaśniła, że rozszerzenie porządku obrad nastąpiło zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz, że niepodanie do protokołów z posiedzeń Rady, informacji o rozszerzeniu porządku obrad, zgodnie z 9 ust. 3 Statutu NFOŚiGW, spowodowanie było objęciem poufnością części obrad Rady. Zdaniem NIK, uzyskanie zgody członków Rady na rozszerzenie obrad, zgodnie z ww. przepisem Statutu NFOŚiGW, jest warunkiem rozpatrywania sprawy nieobjętej porządkiem obrad i podanie w protokole takiej informacji, wynikającej z przepisu prawa, jest potwierdzeniem praworządności czynności podejmowanych w trakcie posiedzenia, w tym podejmowanych uchwał. Z powyższych względów w protokole bezwzględnie powinna być umieszczona taka informacja, tym bardziej, że nie zawiera ona żadnych szczegółów związanych ze sprawą objętą poufnością obrad. Ponadto podanie przedmiotowej informacji w protokole jest niezbędne dla Ministra Środowiska sprawującego, w trybie art. 400r ustawy Prawo ochrony środowiska, nadzór nad działalnością NFOŚiGW, dla oceny prawidłowości prowadzenia posiedzenia Rady i podejmowanych przez Radę uchwał. Powyższą argumentację potwierdza fakt, że w protokołach umieszczano informacje o uchwałach podejmowanych w trakcie zarządzonej poufności obrad i wyniku ich głosowania. W ocenie NIK było to postępowanie nierzetelne. (dowód: akta kontroli str , , , ) 3. Przewodnicząca Rady przedkładała Ministrowi Środowiska uchwały Rady związane z procesem naboru, wraz z ich uzasadnieniem. W żadnym piśmie Przewodniczącej Rady do Ministra Środowiska, przekazującym uchwały o numerach 105/12, 130/12, 160/12, 162/12, 164/12, 168/12 171/12, nie odnotowano, że dołączano listy członków Rady, którzy uczestniczyli w głosowaniu, z zaznaczeniem trybu oddania głosu. Przedłożenie listy członków, którzy uczestniczyli w głosowaniu uchwały, z zaznaczeniem trybu oddania głosu, było wymagane 12 ust. 1 Statutu NFOŚiGW. Ponadto w żadnym z pism Przewodniczącej Rady do Ministra Środowiska, przekazujących uchwały przyjęte w trakcie zarządzonej poufności obrad, o numerach 160/12, 162/12 i /12, związane z zakwalifikowaniem kandydatów do Etapu II i Etapu III naboru oraz wnioskami do Ministra Środowiska o powołanie członków Zarządu NFOŚiGW, nie odnotowano, że przekazano także dokumenty stanowiące podstawę podjęcia ww. uchwał, wytworzonych w procesie naboru, np. Protokół nr 5 z przeprowadzenia Etapu IA naboru, Protokół nr 6 z przeprowadzenia Etapu II naboru, Protokół nr 7 z przeprowadzenia Etapu III naboru lub innych dokumentów wytworzonych w procesie naboru, opisanych w punkcie 2 niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jedynie w piśmie z dnia 29 października 2012 r. znak 6
7 NF/DOZ/EK/20/2012 odnotowano, że do kopii uchwał nr 168/12 171/12 załączono dokumenty związane z naborem, dotyczące rekomendowanych kandydatów. Obowiązek przedłożenia uchwał Rady Ministrowi Środowiska, wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę ich podjęcia, wynikał z 12 ust. 1 Statutu NFOŚiGW. Starszy inspektor w DOZ podała w wyjaśnieniach, że każdorazowo sporządzana jest lista obecności członków Rady Nadzorczej, która stanowi jeden z załączników do protokołu z danego posiedzenia, a w przypadku gdy członek Rady oddaje głos w trybie pisemnym, do protokołu załączana jest karta do głosowania. Protokół przekazywany jest do Ministra Środowiska, który w związku z tym posiada informację o liczbie obecnych na posiedzeniu członków Rady i trybie oddania głosu. Ponadto poinformowała, że wszystkie czynności związane z przekazywaniem listy członków Rady odbywały się zgodnie z dotychczasową praktyką. Przewodnicząca Rady podała w wyjaśnieniach, że Potwierdzam fakt przekazania Ministrowi Środowiska dokumentów wymaganych zgodnie z przepisami prawa powszechnego oraz regulacjami wewnętrznymi NFOŚiGW, w tym zatwierdzonymi przez samego Ministra. Dowodem spełnienia przez Radę wszystkich wymogów prawem przepisanych, w tym wymogów formalnych jest stwierdzenie przez Ministra Środowiska legalności podjętych uchwał ( ). Przewodnicząca Rady nie przedstawiła jednak dowodów potwierdzających wywiązanie się z obowiązku wynikającego z 12 ust. 1 Statutu NFOŚiGW. Zdaniem NIK, przekazanie Ministrowi Środowiska listy członków Rady obecnych na posiedzeniu, przy protokole z posiedzenia Rady, którzy przyjmowany jest uchwałą Rady na następnym posiedzeniu zwykle w terminie jednego miesiąca od odbycia posiedzenia, nie spełnia wymagań art. 400r ust. 2 ustawy Prawo ochrony środowiska oraz 12 ust. 1 Statutu NFOŚiGW, wprowadzających obowiązek przekazania listy członków Rady, którzy głosowali daną uchwałę w terminie siedmiu dni od jej podjęcia. Ponadto, jak wykazano w nieprawidłowości opisanej w punkcie 1, lista obecności członków Rady na posiedzeniu nie musi być tożsama z listą członków Rady głosujących daną uchwałę. W ocenie NIK było to postępowanie nierzetelne a dotychczasowa praktyka niewłaściwa. (dowód: akta kontroli str. 107,183,202,215,245, ,535, ) Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości 9 działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. 9 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen cząstkowych dotyczących działalności w badanym obszarze: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 7
8 2. Przestrzeganie przez Radę Nadzorczą postanowień Regulaminu naboru na stanowiska: Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz innych przepisów związanych z naborem na ww. stanowiska Opis stanu faktycznego Rada, uchwałą nr 130/12 z dnia 7 sierpnia 2012 r., wszczęła procedurę naboru na stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW, uchwaliła Regulamin naboru, wyłoniła ze swego grona Komisję do spraw naboru Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu NFOŚiGW, zwaną dalej Komisją, upoważniła Komisję do przeprowadzenia Etapów I, IA i II naboru, określiła termin ogłoszenia informacji o naborach do dnia 20 sierpnia 2012 r. oraz ustaliła ostateczny termin złożenia dokumentów wymaganych od kandydatów na dzień 10 września 2012 r. Rada wskazała na sekretarza Komisji pracownika Zespołu Zarządzania Personelem Biura NFOŚiGW. Komisja nie dokonywała dodatkowych ustaleń w sprawach podziału zadań wykonywanych przez poszczególnych jej członków i Sekretarza oraz sprawowania nadzoru. Projekt Regulaminu naboru został przedłożony przez Dyrektora Biura NFOŚiGW. Treść Regulaminu naboru była zgodna z wymaganiami przepisów ustawy Prawo ochrony środowiska art. 400i ust. 2 (otwarty i konkurencyjny nabór), ust. 5 (miejsca umieszczenia informacji o naborze), ust. 7 (zakres oceny kandydata), ust. 8 (możliwość dokonania na zlecenie Rady oceny kwalifikacji kandydata przez inną osobę), ust. 9 (obowiązek zachowania w tajemnicy informacji o kandydatach), ust. 10 (wyłonienie przez Radę nie więcej niż trzech kandydatów na każde stanowisko), ust. 11 (sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru), ust. 12 (miejsca umieszczenia informacji o wynikach naboru). W Regulaminie naboru, m.in.: opisano etapy naboru, w tym określono, że Etap IA będzie przeprowadzony w przypadku gdy liczba kandydatów, którzy przejdą Etap I, przekroczy 40, określono, że Etap IA zostanie przeprowadzony w formie testu wiedzy przygotowanego przez Komisję z zakresu spraw należących do NFOŚiGW, odpowiedniego do podanych wymagań wobec kandydatów, w tym część testu może być przeprowadzona w języku angielskim, wprowadzono obowiązek zapisywania wyników każdego z etapów naboru w Karcie oceny kandydata, której wzór opracuje Komisja, przed przystąpieniem do Etapu I oraz informowania kandydatów em lub faxem o wynikach dokonanej oceny, zobowiązano Komisję, po zakończeniu Etapu II, do przedstawienia Radzie wyników ocen kandydatów wraz z listą kandydatów rekomendowanych do Etapu III, ustalono, że Rada podejmie ostateczną decyzję w sprawie listy kandydatów poddawanych ocenie w Etapie II i przeprowadzi Etap III, zamieszczono wymóg złożenia przez członków Rady oraz wszystkie osoby biorące udział w procesie naboru, oświadczeń o poufności oraz o bezstronności, według załączników nr 1 i 2 do Regulaminu. Ponadto w ust. 8 Regulaminu naboru ustalono, że do Etapu II przechodzą kandydaci, którzy uzyskali co najmniej 60% punktów w teście wiedzy, z zastrzeżeniem, że Rada może zażądać od Komisji przedstawienia pełnych 8
9 wyników testu wiedzy i podjęcia decyzji w sprawie ostatecznej liczby kandydatów, którzy zostaną poddani ocenie w Etapie II. (dowód: akta kontroli str. 7-9, , ) Członkowie Rady i osoby uczestniczące w procesie naboru, łącznie 26 osób, złożyły oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji związanych z naborem, a członkowie Rady, łącznie 12 osób, oświadczenia o bezstronności według wzorów załączników Nr 1 i Nr 2 Regulaminu naboru. (dowód: akta kontroli str. 297) Sekretarz Komisji przekazał jej członkom w dniu 17 sierpnia 2012 r. projekt wzoru Karty oceny kandydata, dla każdego rodzaju stanowiska objętego naborem. Proponowane wzory kart uwzględniały zakres właściwy dla każdego etapu naboru i były stosowane w Etapach I II naboru. (dowód: akta kontroli str , ) W dniu 10 września 2012 r. Komisja dokonała otwarcia 57 aplikacji 10 do naboru na ww. stanowiska, złożonych przez 40 osób. Na stanowiska Prezesa Zarządu NFOŚiGW złożono 18 aplikacji, na stanowisko zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych 16 aplikacji, na stanowiska zastępców Prezesa Zarządu ds. środowiskowych 23 aplikacje, przy czym 11 kandydatów złożyło dokumenty na dwa stanowiska, a trzech kandydatów na trzy stanowiska. Etap I naboru, tj. ocenę dokumentów złożonych przez kandydatów, Komisja przeprowadziła w dniach września 2012 r.: w dniach września 2012 r. dokonała oceny dokumentów złożonych w 57 aplikacjach uznając, że 11 aplikacji wymaga uzupełnienia, po uzupełnieniu dokumentów przez wszystkich kandydatów, Komisja po ich ocenie w dniach 14 i 17 września 2012 r., uznała, że w jednym przypadku (kandydat na stanowisko zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych) nie został potwierdzony wymóg 3-letniego stażu pracy na stanowisku kierowniczym. Komisja postanowiła przeprowadzić Etap IA w dniu 20 września 2012 r. i zaprosić 39 osób, które złożyły 56 aplikacji. Karty oceny kandydatów zostały wypełnione dla wszystkich kandydatów. Komisja na kartach oceny kandydatów, którzy zobowiązani byli do uzupełnienia dokumentów, odnotowała dodatkowo fakt ich uzupełnienia, potwierdzając to ponownym złożeniem podpisów. Wszyscy kandydaci zostali w dniu 17 września 2012 r. poinformowani o wynikach postępowania. Kandydaci, którzy zakwalifikowali się kolejnego etapu, zostali jednocześnie zaproszeni do udziału w Etapie IA (test wiedzy) na dzień 20 września 2012 r., godz , w siedzibie NFOŚiGW, tj. z wymaganym w Regulaminie naboru minimum 2-dniowym wyprzedzeniem. Z udziału w kolejnym etapie naboru zrezygnowały cztery osoby, które złożyły sześć aplikacji. (dowód: akta kontroli str ) Komisja, na spotkaniu w dniu 19 września 2012 r., na podstawie pytań przesłanych przez członków Rady Nadzorczej, przygotowała test, który został skonstruowany jako pytania jednokrotnego i wielokrotnego wyboru, w następujący sposób: pytania ogólne 25 pytań dla wszystkich kandydatów, 10 Jedna aplikacja oznacza dokumenty złożone przez jednego kandydata. 9
10 pytania dotyczące znajomości języka angielskiego 3 zadania, część specyficzna dla danego stanowiska 15 pytań. Komisja przyjęła sposób oceny testów: za zaznaczenie wszystkich prawidłowych odpowiedzi 2 pkt, za częściowe zaznaczenie prawidłowych odpowiedzi 1 pkt, za zaznaczenie choćby jednej nieprawidłowej odpowiedzi lub brak odpowiedzi 0 pkt. Dla testu z języka angielskiego Komisja ustaliła, że za każdą prawidłową odpowiedź w zadaniu przyznane będzie 0,5 pkt, co dawało możliwość uzyskania maksymalnie 15 punktów. Ponadto ustalono dopuszczalne limity czasowe na wypełnienie poszczególnych części testu oraz maksymalny czas pisania testu. Test z języka angielskiego został przekazany Komisji w dniu 20 września 2012 r. przez Przewodniczącą Rady, która, jak wyjaśniła, otrzymała go w trybie poufnym od Dyrektora Biura Kadr i Szkoleń w Ministerstwie Środowiska. Test ten był wykorzystany dwukrotnie w 2010 r., podczas procesu rekrutacji na stanowisko Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki oraz na stanowisko Dyrektora Biura Gospodarki Wodnej w Ministerstwie Środowiska. W dniu 20 września 2012 r. Komisja przygotowała 35 anonimowych kompletów testów oraz doprecyzowała zasady kodowania testów i procedurę mającą na celu zachowanie poufności. Zakres pytań w części ogólnej oraz w częściach odpowiadających danemu stanowisku, nie wykraczał poza zakres wiedzy określony w ogłoszeniach i Regulaminie naboru. Za część ogólną można było otrzymać, po wykryciu w trakcie prowadzenia testu dwóch powtórzonych pytań, 46 punktów (23 pytania), za część odpowiednią dla stanowiska 30 punktów (15 pytań), a za część językową 15 punktów. Łącznie dawało to maksymalnie 91 punktów. Do Etapu IA przystąpiło 29 osób (sześć osób się nie stawiło), które wypełniły testy dla 41 aplikacji 13 na stanowisko Prezesa Zarządu, 10 na stanowisko zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych i 18 na dwa stanowiska zastępcy Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych. Po sprawdzeniu testów Komisja ustaliła, że wymagany limit punktów (60%) został osiągnięty przez 24 kandydatów ośmiu na stanowisko Prezesa Zarządu, czterech na stanowisko zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych i 12 na dwa stanowiska zastępcy Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych. Jednocześnie odpowiednio czterech, czterech i trzech kandydatów osiągnęło wynik pomiędzy 50% a 60%. Komisja postanowiła zaproponować Radzie obniżenie progu do 50%, tj. do 45 punktów, wówczas do Etapu II naboru kwalifikowałoby się 35 kandydatów zamiast 24. Rada, uchwałą Nr 160/12 z dnia 26 września 2012 r. w sprawie ostatecznej liczby kandydatów, którzy poddani zostaną ocenie w Etapie II naboru na Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu NFOŚiGW, przyjęła ostateczną listę kandydatów zakwalifikowanych do Etapu II. Lista liczyła 35 kandydatów (25 osób), którzy uzyskali w teście wiedzy minimum 50% punktów. Wszyscy kandydaci otrzymali w dniu 21 września 2012 r. tabelę z wynikami testu a następnie, w dniu 27 września 2012 r., zostali poinformowani o decyzji Rady dotyczącej zakwalifikowania do Etapu II. Kandydaci, którzy zakwalifikowali się do Etapu II zostali poinformowani, że zostanie on przeprowadzony przez zewnętrzną firmę rekrutacyjną w pierwszej połowie października 2012 r., oraz podano im nazwiska konsultantów, którzy mieli się kontaktować w sprawie ustalenia dokładnych terminów jego przeprowadzenia. (dowód: akta kontroli str , ,407, ) 10
11 Etap II naboru, obejmujący ocenę kompetencji kierowniczych kandydatów, przeprowadzony był na podstawie dokumentu Metodyka oceny kandydatów na poszczególne stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW w zakresie badania kompetencji kierowniczych wraz z ogólnym harmonogramem przeprowadzenia tej oceny, zwanego dalej Metodyką. Metodyka opracowana została w ramach części I Umowy Nr 2012/0299/NFK z dnia 10 sierpnia 2012 r., której przedmiotem było wykonanie zamówienia polegającego na wsparciu Rady, w tym Komisji, w procesie naboru na stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW 11, zwanej dalej Umową. Metodyka, zaakceptowana przez Komisję, przewidywała przeprowadzenie z kandydatami wywiadu telefonicznego, za który można było uzyskać 0 3 punktów, testu wiedzy z zakresu zarządzania personelem (0 5 punktów) oraz wywiadu bezpośredniego ustrukturalizowanego od 1 do 5 punktów w ramach każdej z sześciu kompetencji (łącznie do 30 punktów). Razem, w Etapie II, można było uzyskać maksymalnie 38 punktów. Uzgodnienia z kandydatami terminów przeprowadzenia wywiadu telefonicznego oraz bezpośredniego dokonał Wykonawca Umowy w dniu 1 października 2012 r. Wywiady telefoniczne z kandydatami zostały przeprowadzone w dniach 2 3 października 2012 r. a wywiady bezpośrednie wraz z testem wiedzy z zakresu zarządzania personelem w okresie 4 12 października 2012 r. W dniu 15 października 2012 r. Komisja otrzymała od Wykonawcy Umowy raporty indywidualne kandydatów aplikujących na stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW wraz z sugerowaną listą pytań uzupełniających do wykorzystania w kolejnym etapie naboru oraz raport z realizacji cz. II Umowy, zawierający listę kandydatów uszeregowanych według sumy zdobytych punktów, oddzielnie dla każdego stanowiska. Komisja dokonała wypełnienia kart kandydatów ilość zdobytych punktów i rekomendacje były zgodne z zawartością raportów indywidualnych: na stanowisko Prezesa Zarządu trzy rekomendacje z liczbą zdobytych punktów w przedziale plus dwie rekomendacje warunkowe (22 i 20 punktów), na stanowisko zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych dwie rekomendacje plus jedna warunkowa (30, 30 i 21 punktów), na dwa stanowiska zastępcy Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych pięć rekomendacji (33 21 punktów) plus trzy warunkowe (17 15 punktów). Komisja przedstawiła Radzie wyniki prac w podziale na grupę podstawową i rezerwową oraz tych, którzy nie kwalifikują się do dalszej oceny. Rada, uchwałą nr 162/12 z dnia 16 października 2012 r., ustaliła ostateczną liczbę kandydatów, którzy mieli zostać poddani ocenie w Etapie III naboru oraz wskazała tematy prezentacji dla kandydatów ubiegających się o poszczególne stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW. Lista kandydatów, uszeregowana alfabetycznie, zawierała nazwiska osób, którzy uzyskali pełną lub warunkową rekomendację Komisji, tj. pięciu kandydatów na stanowisko Prezesa Zarządu, trzech kandydatów na stanowisko Zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych oraz ośmiu kandydatów na dwa stanowiska zastępcy Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych. W dniu 17 października 2012 r., kandydaci zostali poinformowani przez Sekretarza Komisji o decyzji Rady w sprawie zakwalifikowania się lub niezakwalifikowania do 11 Umowa Nr 2012/0299/NFK zawarta w dniu 10 sierpnia 2012 r. pomiędzy AIMS Polska Sp. z o.o. a NFOŚiGW. 11
12 kolejnego etapu naboru. Jednocześnie kandydaci, którzy zakwalifikowali się do Etapu III, zostali poinformowani o terminie (22, 23 lub 24 października 2012 r.), godzinie i miejscu (siedziba NFOŚiGW) rozmowy kwalifikacyjnej oraz tematach prezentacji, które należy przygotować i przedstawić. (dowód: akta kontroli str , ) Etap III naboru został przeprowadzony przez Radę w dniach października 2012 r., w formie rozmów kwalifikacyjnych obejmujących m.in. przedstawienie przez kandydata prezentacji na wskazany temat oraz sprawdzenie spełnienia wymagań merytorycznych na podstawie odpowiedzi na 5 pytań, w tym dwóch pytań z raportów indywidualnych kandydatów sporządzonych w Etapie II. Ocena kandydatów dokonana była na podstawie Karty oceny kandydata. Zgodnie z zapisami Protokołu nr 7 z przeprowadzenia Etapu III: Na podstawie przebiegu spotkania, a także informacji zebranych na wcześniejszych etapach naboru, Rada Nadzorcza uszeregowała kandydatów, na podstawie karty oceny kandydata, według poziomu spełnienia przez nich wymagań określonych w ogłoszeniach o naborze. Kandydaci uzyskali: na stanowisko Prezesa Zarządu NFOŚiGW od 43 do 12 punktów, na 50 możliwych, na stanowisko zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych od 28 do 14 punktów, na 30 możliwych, na dwa stanowiska zastępcy Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych od 70 do 24 punktów, na 80 możliwych. Karty oceny kandydata wypełnione zostały w imieniu Rady Nadzorczej przez jej Przewodniczącą. W Karcie oceny każdego kandydata zaznaczono spełnienie lub niespełnienie wymagań merytorycznych (zakreślenie tak lub nie), wpisano sumę uzyskanych punktów, miejsce kandydata w rankingu dla danego stanowiska oraz uzyskanie lub nieuzyskanie rekomendacji do ministra właściwego ds. środowiska. Pozytywna rekomendacja została wpisana kandydatom na stanowisko Prezesa Zarządu oraz zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych, którzy uzyskali jedno z trzech pierwszych miejsc w rankingu, a w przypadku kandydatów na dwa stanowiska zastępcy Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych którzy uzyskali jedno z czterech pierwszych miejsc. W dokumentacji tego etapu nie było dokumentów, które określałyby w jaki sposób kandydaci uzyskali wymienione punkty, tj. kryteria i sposób przyznawania punktów przez Radę oraz liczbę możliwych do uzyskania punktów. Przewodnicząca Rady wyjaśniła, że ( ) Informacje zawarte w Protokole nr 7, określone jako wynik (w punktach), są oceną ogólną kandydatów dokonaną przez Radę Nadzorczą przy użyciu stosownych narzędzi i metod. Ocena ogólna stanowiła średnią arytmetyczną z ocen przyznanych przez poszczególnych członków Rady Nadzorczej, a maksymalne liczby punktów możliwe do uzyskania w ocenie ogólnej wynikały z liczby kandydatów na poszczególne stanowiska (np. maksymalnie 50 punktów na stanowisko prezesa, 5 maksymalna liczba punktów, 1 minimalna liczba punktów przyznawana przez każdego z członków Rady Nadzorczej dokonującego oceny i odpowiednio przy pozostałych stanowiskach). (dowód: akta kontroli str , , ) Uchwałami nr 168/12 171/12 z dnia 24 października 2012 r. w sprawie wniosków do Ministra Środowiska o powołanie, odpowiednio Prezesa Zarządu NFOŚiGW, zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych oraz dwóch zastępców Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych, Rada podjęła decyzję o przedstawieniu 12
13 w każdym wniosku trzech kandydatów. W uchwałach nr 168/12 170/12 Rada podała kandydatów, którzy osiągnęli miejsca 1 3 w rankingu dla danego stanowiska. W uchwale 171/12 Rada podała kandydatów, którzy w rankingu dla stanowiska zastępcy Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych uzyskali miejsca 1, 2 i 4. W dniu 26 października 2012 r. kandydaci, biorący udział w Etapie III naboru, zostali poinformowani, że informacja o wynikach naboru została opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej NFOŚiGW oraz w Biuletynie Informacji Publicznej KPRM. Pismem z dnia 29 października 2012 r. Rada poinformowała Ministra Środowiska o zakończeniu naboru i zgłosiła wniosek o powołanie członków Zarządu NFOŚiGW spośród kandydatów wskazanych w uchwałach nr 168/12 171/12. W dniu 3 grudnia 2012 r., Minister Środowiska powołał z dniem 1 stycznia 2013 r. Zarząd NFOŚiGW. (dowód: akta kontroli str. 6, , ) Rada sporządziła protokół z przeprowadzonego naboru. Protokół zawierał punkty wymagane przepisem art. 400i ust. 11 ustawy Prawo ochrony środowiska. Treść informacji o wynikach naboru, opublikowanej w dniu 26 października 2012 r., w Biuletynie Informacji Publicznej NFOŚiGW oraz Biuletynie Informacji Publicznej KPRM, spełniała wymagania art. 400i ust. 12 ustawy Prawo ochrony środowiska. (dowód: akta kontroli str , , , ) W trakcie prowadzenia naboru do Rady wpłynęło, pismem z dnia 1 października 2012 r., odwołanie od kandydata na stanowisko zastępcy Prezesa Zarządu NFOŚiGW ds. finansowych, dotyczące niezakwalifikowania się kandydata do Etapu II naboru. Rada, uchwałą nr 164/12 z dnia 16 października 2012 r., postanowiła pozostawić odwołanie bez rozpatrzenia, uzasadniając tym, że Regulamin naboru nie przewidywał możliwości wniesienia środka odwoławczego, o czym powiadomiła kandydata pismem z dnia 16 października 2012 r., informując jednocześnie, że nie uzyskał wystarczającej liczby punktów w Etapie IA. (dowód: akta kontroli str , ) Na polecenie Ministra Środowiska w dniach listopada 2012 r. zespół kontrolujący Ministerstwa Środowiska przeprowadził w NFOŚiGW kontrolę doraźną w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury naboru na stanowisko Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa NFOŚiGW. Celem kontroli była weryfikacja zarzutów sformułowanych w skargach nadesłanych do Ministra Środowiska przez uczestników naboru oraz inne podmioty, będące obserwatorami procedury naboru. W sprawozdaniu z kontroli z dnia 29 listopada 2012 r., skierowanym do Przewodniczącej Rady, Minister Środowiska określił, że sformułowane w skargach do Ministra Środowiska zarzuty nie znajdują potwierdzenia w ustaleniach kontroli. Jednocześnie Minister Środowiska wniósł o wykorzystanie ustaleń kontroli w przyszłych pracach Rady, w tym w szczególności doprecyzowanie zapisów ust. 8 Regulaminu naboru, tak aby te zapisy służyły pełnej przejrzystości procedury naboru. (dowód: akta kontroli str ) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 13
14 1. W ust. 8 Regulaminu naboru ustalono, że do Etapu II przechodzą kandydaci, którzy uzyskali co najmniej 60% punktów w teście wiedzy, z zastrzeżeniem, że Rada może zażądać od Komisji przedstawienia pełnych wyników testu wiedzy i podjęcia decyzji w sprawie ostatecznej liczby kandydatów, którzy zostaną poddani ocenie w Etapie II. Przewodnicząca Rady podała w wyjaśnieniach, że powodem powyższego zapisu było stworzenie Radzie możliwości poszerzenia grupy kandydatów, na wypadek gdyby w pierwszym etapie nastąpiła zbyt duża selekcja kandydatów uniemożliwiająca porównanie kandydatów, którzy osiągnęli najwyższą liczbę punktów, co mogłoby znacząco ograniczyć konkurencyjność naboru. Dopuszczalny był więc mechanizm polegający na systemowym obniżeniu limitu punktów, tj. bez wiedzy o tym, których kandydatów będzie dotyczyła decyzja Rady, w sytuacji kiedy zwiększy to konkurencyjność naboru. Zdaniem NIK, wprowadzenie w Regulaminie naboru powyższego zapisu, na mocy którego Rada mogła zdecydować o kandydatach dopuszczonych do kolejnego etapu naboru, niezależnie od uzyskanego wyniku w teście wiedzy, podważało celowość przeprowadzenia testu wiedzy, a także wprowadzało dowolność w postępowaniu Rady i tym samym osłabiało konkurencyjność naboru wymaganą art. 400i ust. 2 ustawy Prawo ochrony środowiska. Ponadto treść części pierwszej ust. 8 Regulaminu naboru wskazywała na potrzebę zapewnienia przejścia do Etapu II kandydatów, którzy wykazali się odpowiednio wysokim poziomem wiedzy merytorycznej i umiejętności językowych, niezbędnych do pełnienia stanowisk w Zarządzie NFOŚiGW. W ocenie NIK, wprowadzone do ust. 8 Regulaminu naboru przedmiotowego zastrzeżenia, bez wskazania w jakich przypadkach Rada może wykorzystać ten zapis w Regulaminie, było niecelowe. (dowód: akta kontroli str , ) 2. Oświadczenia o bezstronności, do których złożenia zobowiązani byli członkowie Rady i wszystkie inne osoby biorące udział w procesie naboru, na podstawie ust. 3 Regulaminu naboru, nie zostały złożone przez osoby wchodzące w skład zespołu realizującego, na podstawie umowy Nr 2012/0299/NFK z dnia 10 sierpnia 2012 r., zamówienie dotyczące wsparcia Rady w procesie naboru na stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW. Dwie osoby z tego zespołu dokonywały, w Etapie II naboru, oceny kompetencji kierowniczych kandydatów wraz z rekomendacją co do przejścia do Etapu III. Sekretarz Komisji podała w wyjaśnieniach, że nieodebranie oświadczeń wynikało wyłącznie z przeoczenia, spowodowanego natłokiem wykonywanych prac w okresie działania Komisji, a Wykonawca Umowy zobowiązany był 3 ust. 2 ww. umowy do wykonania zamówienia w sposób obiektywny i bezstronny. W ocenie NIK, było to postępowanie nierzetelne. (dowód: akta kontroli str , ) 3. W wyniku przeprowadzonej w toku kontroli analizy tzw. testów wiedzy, wypełnionych, w ramach Etapu IA, przez 10 osób, które złożyły 18 aplikacji, zidentyfikowano w testach 6 osób, które złożyły 11 aplikacji, nieprawidłowości w ilości przyznanych punktów od zaniżenia wyników testu o 2,5 punktu do zawyżenia o 5,5 punktu. Zidentyfikowane błędy nie miały wpływu na osiągnięcie przez kandydatów wymaganych progów punktowych, za wyjątkiem jednego przypadku, kiedy to kandydat otrzymał 46 punktów zamiast 42, które stanowiły 14
15 46% możliwych do uzyskania punktów i wykluczyłyby kandydata z uczestnictwa w Etapie II, nawet po obniżeniu minimalnego wymaganego limitu do 50% punktów. Kandydat ten nie został jednak powołany do Zarządu NFOŚiGW. Członkowie Komisji, podali w wyjaśnieniach, że testy były sprawdzane starannie a suma przyznanych w teście punktów była weryfikowana także przez innego członka Komisji. Jeden z członków Komisji, po zapoznaniu się z testami, w których zostały zidentyfikowane ww. nieprawidłowości, wyjaśnił, że pomyłki można tłumaczyć zmęczeniem po całym dniu prowadzenia naboru i koniecznością zakończenia oceny jeszcze w tym samym dniu. W ocenie NIK były to działania nierzetelne. (dowód: akta kontroli str , , , ) 4. Rada, uchwałą Nr 160/12 z dnia 26 września 2012 r. w sprawie ostatecznej liczby kandydatów, którzy poddani zostaną ocenie w etapie II naboru na Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu NFOŚiGW, przyjęła listę kandydatów zakwalifikowanych do Etapu II. Lista liczyła 35 kandydatów, rekomendowanych przez Komisję po obniżeniu do 50% limitu punktów wymaganych do przejścia do Etapu II, mimo że 24 kandydatów, w tym ośmiu na stanowisko Prezesa Zarządu, czterech na stanowisko zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych i 12 na dwa stanowiska zastępcy Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych, uzyskało w teście wymagane w ust. 8 Regulaminu naboru minimum 60% punktów. Przewodnicząca Rady podała w wyjaśnieniach, że Rada chcąc należycie i rzetelnie wykonać zadanie, jakim było rekomendowanie Ministrowi Środowiska kandydatów spełniających w największym stopniu wymagania, zdecydowała jednomyślnie o poddaniu ocenie w zakresie kompetencji kierowniczych szerszej grupy kandydatów, aby móc wybrać do Etapu III kandydatów spełniających w największym stopniu wymagania oceniane zarówno w Etapie I, jak i Etapie II. Decyzja Rady nie spowodowała zwiększenia budżetu zarezerwowanego na zakup usługi zewnętrznej w stosunku do zaplanowanej na to zadanie. Zdaniem NIK, liczba kandydatów, którzy osiągnęli w Etapie IA wymagane w Regulaminie naboru 60% punktów, była wystarczająca do prowadzenia dalszych etapów, tym bardziej, że do Zarządu NFOŚiGW zostali wybrani kandydaci, który osiągnęli ponad 60% punktów. Zwiększenie liczby kandydatów z 24 do 35 podwyższyło natomiast koszty oceny kompetencji kierowniczych kandydatów o zł (11 x zł, gdzie 1680 zł to koszt oceny 1 kandydata według umowy nr 2012/0299/NFK z dnia 10 sierpnia 2012 r.). W ocenie NIK postępowanie Rady było niecelowe i niegospodarne. (dowód: akta kontroli str , , ) Uwagi dotyczące badanej działalności Etap II naboru został przeprowadzony przez Wykonawcę Umowy bez udziału członków Komisji, a rola Komisji sprowadziła się do wypełnienia kart oceny kandydatów oraz sporządzenia Protokołu nr 6 (brak daty protokołu), podczas gdy to Komisja, zgodnie z ust. 4 Regulaminu naboru i Uchwałą Rady nr 130/12 z dnia 7 sierpnia 2012 r., była upoważniona do przeprowadzenia Etapu II, a metodyka przygotowana przez ww. Wykonawcę miała być jedynie podstawą oceny, zgodnie z ust. 6 pkt 2 Regulaminu naboru. Zdaniem NIK, przeprowadzenie oceny kompetencji kierowniczych tylko przez Wykonawcę Umowy nie było zgodne z rozwiązaniami określonymi w Regulaminie 15
16 naboru, ale nie naruszyło postanowień art. 400i ust. 8 ustawy Prawo ochrony środowiska, dopuszczającego dokonanie oceny wiedzy i kompetencji kierowniczych, na zlecenie Rady, przez osobę niebędącą członkiem Rady. Jednocześnie NIK zwraca uwagę na rozbieżności w przyjętej procedurze naboru i warunkach realizacji umowy nr 2012/0299/NFK z dnia 10 sierpnia 2012 r., bowiem już w Zapytaniu ofertowym z dnia 27 lipca 2012 r. oraz ww. umowie, oczekiwano od Wykonawcy zamówienia przeprowadzenia oceny kompetencji kierowniczych kandydatów, które to zadanie zostało następnie umieszczone w Etapie II i przypisane Komisji, na podstawie ust. 4 i ust. 6 pkt 2 Regulaminu naboru. (dowód: akta kontroli str , , ) Kandydaci, uczestniczący w Etapie II i Etapie III naboru, nie zostali poinformowani, odpowiednio przez Komisję i Radę, np. na podstawie Karty oceny kandydata, o wynikach dokonanej oceny w ramach etapu a jedynie o wynikach danego etapu naboru. Była to odmienna praktyka Rady niż zastosowana w Etapie IA, kiedy to w dniu 21 września 2012 r. kandydaci zostali poinformowani o liczbie uzyskanych punktów w teście wiedzy, a następnie, w dniu 27 września 2012 r., o wyniku etapu, tj. zakwalifikowaniu się lub niezakwalifikowaniu do Etapu II. Zdaniem NIK, na każdym etapie naboru powinna być stosowana jednakowa praktyka w zakresie informowania kandydatów o wynikach dokonanej oceny. (dowód: akta kontroli str , , ) Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości działalność w badanym obszarze. Opis stanu faktycznego 3. Działania organizacyjno-administracyjne Zarządu i Biura NFOŚiGW w trakcie procesu naboru na stanowiska: Prezesa Zarządu oraz zastępców Prezesa Zarządu NFOŚiGW W 2012 r., funkcję Prezesa Zarządu NFOŚiGW pełnił, powołany z dniem 21 stycznia 2008 r., Pan Jan Rączka. Dnia 3 grudnia 2012 r. Minister Środowiska powołał z dniem 1 stycznia 2013 r. nowy Zarząd Narodowego Funduszu w składzie: Pani Małgorzata Skucha Prezes Zarządu oraz zastępcy Prezesa Zarządu Pan Jacek Gdański, Pani Barbara Koszułap, Pan Krystian Szczepański. W 2012 r. funkcję Dyrektora Biura Narodowego Funduszu pełnili: Pan Krzysztof Topolski do dnia 2 stycznia 2012 r., Pan Krzysztof Skąpski od dnia 24 kwietnia 2012 r. W okresie od 2 stycznia 2012 r. do 24 kwietnia 2012 r. nadzór na komórkami organizacyjnymi w pionie Dyrektora Biura pełnili jego zastępcy Pan Ryszard Ochwat i Pan Włodzimierz Hrywniak. Zgodnie z obowiązującymi w 2012 r. postanowieniami Regulaminu organizacyjnego Biura NFOŚiGW zadania związane z obsługą Rady Nadzorczej NFOŚiGW przez Biuro Narodowego Funduszu, przypisane zostały: Dyrektorowi Biura (sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem posiedzeń Rady Nadzorczej i Zarządu oraz prawidłowym wdrażaniem uchwał i innych poleceń organów NFOŚiGW); komórkom Departamentu Organizacyjnego Biura Zespołowi Obsługi Rady Nadzorczej 16
17 i Zarządu (m.in. organizowanie posiedzeń Rady, przekazywanie w ustawowym terminie Ministrowi Środowiska uchwał Rady i prowadzenie ewidencji uchwał Rady, dostarczanie materiałów na posiedzenia Rady, obsługa posiedzeń, przechowywanie protokołów oraz dokumentów związanych z funkcjonowaniem Rady) i Zespołowi Regulacji Wewnętrznych (opracowanie projektów regulaminów określających funkcjonowanie organów NFOŚiGW). 17 (dowód: akta kontroli str. 3-4,6,23-58) W 2012 r. Zarząd NFOŚiGW odbył 62 posiedzenia tzw. szerokiego Zarządu (Zarząd oraz kierownicy i pracownicy jednostek organizacyjnych Narodowego Funduszu związani z rozpatrywanymi sprawami) oraz 62 posiedzenia tzw. ścisłego Zarządu (Zarząd oraz wybrani kierownicy i pracownicy Narodowego Funduszu). Na ww. posiedzeniach Zarząd nie rozpatrywał spraw i nie podejmował decyzji związanych z naborem na stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW, za wyjątkiem posiedzenia ścisłego Zarządu w dniu 22 sierpnia 2012 r., na którym poruszono kwestię trybu wyłonienia firmy mającej udzielić wsparcia Radzie i Komisji w ocenie kompetencji kierowniczych w procesie naboru na członków Zarządu NFOŚiGW. W odpowiedzi Dyrektor Biura poinformował, że firma została wybrana zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień przez NFOŚiGW. (dowód: akta kontroli str ) Biuro NFOŚiGW dokonywało czynności organizacyjno-administracyjnych związanych z sześcioma posiedzeniami Rady, na których rozpatrywano sprawy dotyczące naboru na ww. stanowiska w Zarządzie Narodowego Funduszu, tj.: powiadamiało członków Rady o terminie i miejscu odbycia posiedzenia, przygotowywało i przekazywało członkom Rady materiały na posiedzenie, w tym projekty uchwał, zapewniało protokołowanie i stenografowanie przebiegu posiedzeń Rady, przygotowało projekt Regulaminu naboru oraz projekty treści ogłoszeń o naborze, przeprowadziło czynności związane z umieszczeniem ogłoszeń o naborze oraz o wynikach naboru, dokonywało przygotowania stosownych pism i przekazania podjętych uchwał Ministrowi Środowiska. Ponadto Biuro NFOŚiGW: przeprowadziło opisane niżej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, polegającego na wsparciu Rady w procesie naboru na stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW, dokonywało czynności związanych z obiegiem i kontrolą dokumentów finansowo- księgowych oraz księgowaniem i dokonywaniem płatności za wykonanie usług związanych z procesem naboru. Dokumentacja związana z posiedzeniami Rady była przechowywana w Zespole Obsługi Rady Nadzorczej i Zarządu. Dokumentacja otrzymana lub wytworzona podczas naboru na ww. stanowiska była przechowywana w Zespole Zarządzania Personelem, a po zakończeniu czynności kontrolnych planowano jej zarchiwizowanie w Zespole Obsługi Rady Nadzorczej i Zarządu. (dowód: akta kontroli str. 14,90-296, ) Biuro NFOŚiGW przeprowadziło w okresie lipiec sierpień 2012 r. postępowanie, o numerze sprawy 69/2012, o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie usługi polegającej na wsparciu Rady w procesie naboru na stanowisko Prezesa
18 Zarządu NFOŚiGW, zastępcy Prezesa Zarządu ds. finansowych, dwóch zastępców Prezesa Zarządu ds. przedsięwzięć środowiskowych, w zakresie oceny wiedzy i kompetencji kierowniczych usługa dopuszczona art. 400i ust. 8 ustawy Prawo ochrony środowiska i przewidziana postanowieniami Regulaminu naboru. Postępowanie zostało przeprowadzone w trybie dotyczącym zamówień o wartości szacunkowej powyżej euro i nie przekraczającej euro, określonym w dziale II, rozdziale III obowiązującego Regulaminu udzielania zamówień przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, zwanego dalej Regulaminem udzielania zamówień. W wyniku przeprowadzonego rozeznania cenowego, po uzyskaniu odpowiedzi z pięciu firm, na sześć wysłanych zapytań, które określiły wartość usługi w przedziale od 52,0 tys. zł do 212,0 tys. zł netto, oszacowano wartość zamówienia na 50 tys. zł netto, co dawało podstawę prowadzenie postępowania w ww. trybie. Wniosek Dyrektora Departamentu Organizacyjnego o wyrażenie zgody na udzielenie ww. zamówienia, został zaakceptowany przez Dyrektora Biura NFOŚiGW w dniu 27 lipca 2012 r. We wniosku przedstawiono opis przedmiotu zamówienia składający się z trzech części, tj.: 1) przygotowanie metodyki oceny kandydatów na poszczególne stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW w zakresie badania kompetencji kierowniczych wraz z harmonogramem przeprowadzenia oceny; 2) przeprowadzenie oceny kandydatów na poszczególne stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW na podstawie przygotowanej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Radę (Komisję) metodyki oraz określenie oczekiwanych rezultatów, m.in. przygotowania opisu profilu każdego kandydata z podaniem stopnia dopasowania do wymagań stawianych na danym stanowisku oraz listy pytań uzupełniających; 3) udział w pracach Rady na ostatnim etapie prowadzonego postępowania oraz oczekiwane formy wsparcia Rady. Ponadto we wniosku zaproponowano 4-osobowy skład Komisji, która przeprowadzi postępowanie trzy osoby do oceny ofert i sekretarz Komisji, zwaną dalej Komisją oceny ofert, oraz określono sposób oceny ofert z podziałem na następujące kryteria: cena za przygotowanie Metodyki wraz z harmonogramem przeprowadzenia oceny (A) waga 40 pkt; cena za przeprowadzenie oceny jednego kandydata (B), przy czym liczba kandydatów nie przekroczy 40 waga 30 pkt; cena za udział w pracach Rady w ostatnim etapie naboru (C), zgodnie z punktem 3 przedmiotu zamówienia waga 30 pkt. We wniosku zaproponowano ocenę ofert według wzoru uwzględniającego wagę poszczególnych kryteriów. Zapytanie ofertowe, podpisane przez Dyrektora Biura NFOŚiGW w dniu 27 lipca 2012 r., zawierało: w ust. 1 Cel zamówienia; w ust. 2 Zakres zamówienia, w tym opis przedmiotu zamówienia, zgodny z opisem w ww. wniosku oraz informacje dodatkowe dotyczące zakresu wymagań dla kandydatów, przewidywanych etapów naboru oraz szacunkowej wartości zamówienia; w ust. 3 i 4 Terminy i miejsca realizacji zamówienia, w tym w punkcie 3.3., obowiązek przedstawienia Radzie Nadzorczej przez Wykonawcę, w terminie 18
19 pięciu dni roboczych od dnia zawarcia umowy, Metodyki sprofilowanej zgodnie z wymaganiami stawianymi kandydatom oraz propozycję harmonogramu przeprowadzenia oceny; w ust. 5 Wymagania dotyczące wykonawcy realizującego zamówienie, m.in. co najmniej 8-letnie doświadczenie w doradztwie w zakresie rekrutacji pracowników oraz przeprowadzenie, w ciągu ostatnich 24 miesięcy, trzech usług rekrutacji na wysokie stanowiska menadżerskie, w tym co najmniej jedno na stanowisko w Zarządzie oraz jedno na najwyższe stanowisko zarządcze działu finansów, oraz dysponowanie co najmniej trzema osobami do realizacji zamówienia o odpowiednich wymienionych kwalifikacjach merytorycznych; w ust. 6 i 9 Wymagania dotyczące zawartości oferty oraz miejsca, terminu i sposobu jej złożenia; w ust. 7 Sposób przedstawienia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, jako całkowitej ceny składającej się z trzech następujących elementów: 1) ceny za przygotowanie Metodyki wraz z harmonogramem; 2) ceny za przeprowadzenie oceny jednego kandydata, pomnożonej przez maksymalną liczbę kandydatów 40; 3) ceny za udział w pracach Rady w ostatnim etapie naboru. Jednocześnie zastrzeżono, że elementy 2 i 3 będą realizowane opcjonalnie, co oznacza, że elementy 2 i 3 nie będą realizowane w przypadku gdy żaden z kandydatów nie przejdzie do Etapu II, a element 3 nie będzie realizowany gdy Rada zrezygnuje z jego realizacji. Ponadto ustalono, że wynagrodzenie będzie płatne Wykonawcy za faktycznie zrealizowane elementy zamówienia, w tym za realizację elementu 2 wynagrodzenie będzie obliczane w oparciu o faktyczną liczbę kandydatów; w ust. 8 Metodę oceny ofert opierającą się na wskazaniu oferty, która otrzyma największą liczbę punktów, wyznaczonych na podstawie wzoru: An/Ao x 40 pkt + Bn/Bo x 30 pkt + Cn/Co x 30 pkt, gdzie: An najniższa cena za przygotowanie Metodyki wraz z harmonogramem spośród przedłożonych ofert, Ao cena ocenianej oferty za przygotowanie Metodyki wraz z harmonogramem, Bn najniższa cena za przeprowadzenie oceny jednego kandydata spośród przedłożonych ofert, Bo cena ocenianej oferty za przeprowadzenie oceny jednego kandydata, Cn najniższa cena za udział w pracach Rady w ostatnim etapie naboru, spośród przedłożonych ofert, Co cena ocenianej oferty za udział w pracach Rady w ostatnim etapie naboru. Zapytanie ofertowe zostało skierowane, w dniu 27 lipca 2012 r., do sześciu firm. Oferty zostały nadesłane przez pięć podmiotów. Wszystkie oferty, po ich uzupełnieniu lub złożeniu dodatkowych wyjaśnień, zostały poddane ocenie. Członkowie Komisji oceny ofert, w dniu otwarcia ofert, złożyli oświadczenia o braku okoliczności, które skutkowałyby wyłączeniem ich z postępowania. Zdaniem NIK, jest to dobra i polecana praktyka, mimo że w Regulaminie udzielania zamówień w rozdziale III działu II (zamówienia powyżej euro i poniżej euro) nie wprowadzono wymogu złożenia takich oświadczeń. Wyniki badania i oceny ofert przedstawiono w Protokole w sprawie zatwierdzenia wyniku postępowania o udzielenie zamówienia, który został zatwierdzony przez Dyrektora Biura. 19
20 Najwyższą ocenę uzyskała oferta firmy AIMS Polska Sp. z o.o. o wartości zł. Była to czwarta z kolei oferta pod względem cenowym. Najniższa z ofert miała wartość zł. Rada, na posiedzeniu w dniu 7 sierpnia 2012 r., zaakceptowała wybór ww. firmy. Umowa nr 2012/0299/NFK z ww. firmą, na kwotę wynagrodzenia nie wyższą niż zł, została zawarta w dniu 10 sierpnia 2012 r. i zapewniała przeniesienie praw autorskich na Zamawiającego oraz żądanie kar umownych lub rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym przez Zamawiającego. Do treści ww. umowy przeniesiono warunki jej realizacji zawarte w Zapytaniu ofertowym z dnia 27 lipca 2012 r., za wyjątkiem terminu określonego w punkcie 3.3. W zakresie rozliczenia wykonania poszczególnych części zamówienia, w Umowie określono obowiązek przekazywania Zamawiającemu raportów z ich realizacji, tj. raportu z realizacji części I i części II oraz raportu końcowego. Wynagrodzenie za Etap II zależne było od faktycznej liczby poddanych ocenie kandydatów zł za jednego kandydata. Zamówienie zostało zrealizowane w terminie. Wykonawca przedłożył raporty z wykonania poszczególnych części zamówienia Raport z dnia 13 września 2012 r. z realizacji części I, Raport z dnia 15 października 2012 r. z realizacji części II, Raport z dnia 26 października 2012 r. z realizacji części III oraz Raport końcowy z dnia 31 października 2012 r. Wykonawca został poinformowany, pismem z dnia 13 listopada 2012 r., o akceptacji Raportu końcowego. Kwota w wysokości zł, za realizację zamówienia, została przekazana Wykonawcy w dniu 26 listopada 2012 r., na podstawie faktury z dnia 13 listopada 2012 r. Określone przez Wykonawcę koszty realizacji zamówienia były zgodne z warunkami wyliczenia wynagrodzenia określonymi w Umowie i odpowiadały ilościom kandydatów poddanych ocenie. (dowód: akta kontroli str , , , , ) Oprócz ww. wydatków Narodowy Fundusz poniósł koszty związane z ogłoszeniami prasowymi o naborze 975,57 zł za komunikat zamieszczony w dzienniku Rzeczpospolita w dniach 24 sierpnia i 3 września 2012 r. oraz 6.247,06 zł za ogłoszenie zamieszczone w Dzienniku Gazeta Prawna w dniach 20 i 31 sierpnia 2012 r. Kwoty za realizację usługi zostały zrealizowane w terminach zapłaty. (dowód: akta kontroli str ) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następującą nieprawidłowość: 1. Na Protokole w sprawie zatwierdzenia wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego polegającego na wsparciu Rady w procesie naboru na stanowiska w Zarządzie NFOŚiGW, członkowie Komisji oceny ofert nie umieścili wraz ze swoimi podpisami daty ich złożenia, a Dyrektor Biura daty zatwierdzenia wyniku postępowania, mimo że we wzorze protokołu stanowiącym Załącznik nr 16 do Regulaminu udzielania zamówień przewidziano umieszczenie wraz z podpisami odpowiednich dat. Członkowie Komisji oceny ofert oraz Dyrektor Biura podali w wyjaśnieniach, że brak umieszczenia dat wynikał z przeoczenia, a protokół został podpisany przez Komisję w dniu 7 sierpnia 2012 r. w godzinach porannych. W ocenie NIK było to postępowanie nierzetelne. (dowód: akta kontroli str , , ) 20