Source: https://www.politykabezpieczenstwa.pl/pl/a/monitoring-wizyjny-w-zakladzie-pracy-jako-forma-przetwarzania-danych-osobowych
Timestamp: 2019-02-20 22:33:50
Legal References Found: art. 222
 art. 222
 art. 222
 art. 222
 art. 222
 art. 13
 art. 13
 art. 35

Document Content:
Monitoring wizyjny w pracy jako przetwarzanie danych osobowych - RODO
Autor: Rafał Stępniewski Data: 18 października 2018
Wykorzystanie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy nie było dotąd wprost uregulowane w przepisach prawa. Dostosowanie przepisów krajowych do RODO zobligowało polskiego ustawodawcę do unormowania również tego obszaru. Nowelizację kodeksu pracy w zakresie dodania przepisów dotyczących kontrolowania pracowników za pomocą kamer oraz systemów informatycznych wprowadzono na podstawie nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Przepisy o monitoringu wizyjnym w zakładzie pracy weszły w życie 25 maja 2018 roku.
Warto podkreślić, że zasady określone w art. 222 k.p. w odniesieniu do monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy mają odpowiednie zastosowanie również do innych form monitoringu pracowników, w tym monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracowników (art. 223 § 3-4 k.p.).
Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny w pracy?
Kodeks pracy w art. 222 § 1 określa przesłanki do wprowadzenia monitoringu wizyjnego przez pracodawcę. W rozumieniu ustawy monitoring oznacza szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.
Aby legalnie wprowadzić monitoring, pracodawca może powołać się wyłącznie na niezbędność:
zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, np. zatrudnionych w kopalniach, hutach czy halach produkcyjnych,
zapewnienia ochrony mienia lub kontroli produkcji, np. w fabryce, zakładzie jubilerskim, kantorze czy banku,
zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, np. w urzędach czy placówkach służby zdrowia.
Oznacza to, że zastosowanie kamer w zakładzie pracy powinno znajdować uzasadnienie tylko we wskazanych wyżej przesłankach. Zgodnie z kodeksem pracy, monitoring nie może służyć np. nadzorowaniu pracy pracowników.
Czy pracodawca może zainstalować kamery w szatni?
Na podstawie art. 222 § 2 k.p., mimo zaistnienia wyżej wskazanych przesłanek, monitoring wizyjny nie może być stosowany, jeśli naruszałby:
Co do zasady monitoring wizyjny nie może więc obejmować takich pomieszczeń jak:
Stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy jest niezbędne do realizacji któregoś z celów określonych w art. 222 § 1, a więc do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy szczególnych informacji, a jednocześnie nie będzie sprzeczne z obowiązkiem poszanowania godności pracowników oraz wolności związków zawodowych.
Czy jednoczesne spełnienie takich warunków jest możliwe? Zdaje się, że tak, o ile pracodawca zdecyduje się na przykład na zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie osób przebywających w pomieszczeniach, co do których obowiązuje zakaz monitoringu.
Jak długo przechowywać nagrania z monitoringu?
Nagrania z monitoringu wizyjnego pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Oznacza to, że nagranie z monitoringu wprowadzonego oficjalnie dla celu ochrony mienia nie może być powodem negatywnych konsekwencji dla pracownika związanych na przykład z niewłaściwym wykorzystywaniem przez niego czasu pracy.
Okres przechowywania przez pracodawcę nagrań z monitoringu nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia nagrania (art. 222 § 3 k.p.).
Jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca otrzymał informacje, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3 miesięcy ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania (art. 222 § 4 k.p.).
Po upływie dopuszczalnego prawem okresu przechowywania, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej i nie wymagają na przykład dalszego archiwizowania nagrań (art. 222 § 5 k.p.).
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w swoich zaleceniach wskazuje, że ustalony przez administratora czas przechowywania danych z monitoringu powinien być jak najkrótszy. Posłuży to uniknięciu przez administratora sytuacji, w których pracownik zażąda dostępu do danych osobowych utrwalonych w nagraniach z monitoringu, które obejmowałyby tak duży odcinek czasu, że umożliwienie dostępu do danych wiązałoby się dla administratora z nadmiernym wysiłkiem.
Jak wprowadzić monitoring w zakładzie pracy?
Zgodnie z art. 222 § 6 k.p. pracodawca, który planuje wprowadzić monitoring wizyjny w zakładzie pracy powinien na wstępie określić jego:
Ustalenia te powinny zostać podane w:
układzie zbiorowym pracy – jeżeli pracodawca jest nim objęty,
regulaminie pracy – jeżeli pracodawca jest obowiązany do jego opracowania, • obwieszczeniu – jeżeli nie zachodzą wskazane wyżej przesłanki.
Jak pracodawca powiadamia pracowników o stosowanym monitoringu wizyjnym?
Pracodawca powinien poinformować pracowników o stosowanym monitoringu – zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie pracy. Treść informacji powinna natomiast odpowiadać wymogom określonym w art. 13 RODO (klauzula informacyjna).
Pracodawca informuje swoich pracowników o wprowadzeniu monitoringu za pośrednictwem dostępnych narzędzi, np. e-mail, komunikat wywieszony na tablicy ogłoszeń, wręczenie wydrukowanej klauzuli informacyjnej.
Powiadomienie pracowników o monitoringu wizyjnym powinno nastąpić nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7 k.p.). Takie same informacje o stosowaniu monitoringu pracodawca przekazuje na piśmie każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy (art. 222 § 8 k.p.).
Jak pracodawca oznacza obszar objęty monitoringiem wizyjnym?
Pracodawca jako administrator danych uzyskanych w toku monitoringu powinien oznaczyć obszar objęty zasięgiem kamer w sposób widoczny i czytelny. W wyniku stosowania monitoringu może bowiem dochodzić do nagrywania nie tylko pracowników, ale też osób trzecich, np. klientów przychodzących do zakładu pracy. Informacje o nagrywaniu pracodawca podaje, wykorzystując w tym celu odpowiednie znaki graficzne lub ogłoszenia dźwiękowe, nie później niż dzień przed uruchomieniem monitoringu (art. 222 § 9 k.p.). Może to zrobić na przykład poprzez umieszczenie w widocznych miejscach tablic zawierających stosowną klauzulę informacyjną, zgodną z art. 13 RODO.
Czy zastosowanie monitoringu wymaga oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych?
Monitoring wizyjny jest bez wątpienia procesem przetwarzania danych osobowych, takich jak wizerunek osoby. Zgodnie z art. 35 RODO administrator przed rozpoczęciem operacji przetwarzania danych jest zobowiązany do dokonania oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych. Administrator powinien przeprowadzić taką ocenę w przypadku, w którym dany rodzaj przetwarzania ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Pomocny w tym powinien okazać się komunikat wydany przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w którym podany został wykaz operacji, dla których przeprowadzenie oceny skutków przetwarzania jest obligatoryjne. Do tego katalogu zaliczają się również operacje przetwarzania związane z wykorzystaniem systemów monitorujących. PUODO wyłącza spod obowiązku jedynie taki rodzaj przetwarzania, który wykorzystuje systemy informatyczne nagrywające obraz dla potrzeb analizy incydentów naruszenia przepisów prawa. W tym wyłączeniu nie będą się więc mieściły wszystkie przesłanki dopuszczalności monitoringu wizyjnego wynikające z kodeksu pracy. Każdorazowo administrator powinien rozważyć, czy podlega wymogowi przeprowadzenia oceny skutków przetwarzania, a w razie wątpliwości – komunikat PUODO interpretować zawężająco.