Source: https://bip.um.opole.pl/?id=34744
Timestamp: 2019-08-20 22:36:46
Legal References Found: art. 5
 art. 133
 art. 5
 art. 5
 art. 133
 art. 133
 art. 133
 art. 132

Document Content:
URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydział Świadczeń Socjalnych
KWiA-I- 0913/10/2009
Opole, 16.06.2009 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 20/09
11.05.2009 r. – 26.05.2009 r.
Nr 41/2009
Terminowość przekazywania odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Opolu
01.01.2007 r. do 31.12.2008 r.
Anna Koska – Naczelnik Wydziału Świadczeń Socjalnych
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– Kierownik Referatu Ustalania Uprawnień do Świadczeń
1. Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139 poz. 992 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86 poz. 732 z późniejszymi zmianami).
3. Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późniejszymi zmianami).
4. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71 poz. 734 z późniejszymi zmianami).
5. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 z Późniejszymi zmianami.
6. Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie miasta Opola (załącznik do uchwały Rady Miasta Opola Nr XIII/108/07 z dnia 24 maja 2007 r. (Dz. Urz. Woj. Op. Z dnia 4 lipca 2007 r. Nr 51 poz. 1656 i Nr 57 poz. 1797 z 2 sierpnia 2007 r.).
7. Kodeks Postępowania Administracyjnego – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 10 71).
Celem kontroli była ocena terminowego przekazywania odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego przez Wydział Świadczeń Socjalnych Urzędu Miasta Opola.
Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonego materiału – rejestrów odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego za lata 2007 r. i 2008 r., dokumentów źródłowych tj. wniosków strony, decyzji ograniczających bądź odmawiających przyznania świadczenia z zakresu zaliczek alimentacyjnych, dodatków mieszkaniowych, pomocy materialnej dla uczniów, ich prawidłowej rejestracji, oraz terminowego przekazywania do organu odwoławczego.
§ Terminowości złożenia odwołania,
§ Prawidłowości i rzetelność rejestracji odwołań,
§ Terminowości przekazywania odwołań przez Wydział Świadczeń Socjalnych do Samorządowego Kolegium Odwoławczego,
§ Porównania ilości złożonych odwołań w stosunku do ilości wydanych decyzji.
Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych pisemne wyjaśnienia od Naczelnik Wydziału Anny Koski w związku z prowadzonym postępowaniem.
Analizą objęto całość zgromadzonego materiału w tym wszystkie akta spraw za lata 2007 i 2008, w których rozstrzygnięcie nastąpiło w drodze odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego.
W oparciu o zgromadzone do kontroli dokumenty zbadano prawidłowość postępowania w wyżej wymienionych sprawach zgodnie z art. 133 Kodeksu postępowania administracyjnego.
ü Naczelnik Wydziału przy pomocy Zastępcy Naczelnika Wydziału. Zgodnie z ww. zarządzeniem Naczelnik Wydziału koordynuje i nadzoruje realizację zadań przypisanych Wydziałowi oraz sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań Referatu Informacji, Obsługi i Ewidencji, Referatu Odzyskiwania Należności Alimentacyjnych oraz samodzielnymi stanowiskami pracy.
ü Zastępca Naczelnika Wydziału sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań Referatu Ustalania Uprawnień do Świadczeń oraz Referatu Rozliczeń i Sprawozdawczości.
ü Kierownicy Referatów podlegają bezpośrednio Naczelnikowi Wydziału.
ü Kierownicy Referatów sprawują bezpośredni nadzór nad sprawami i zadaniami prowadzonymi w referatach.
ü Referat Informacji, Obsługi i Ewidencji,
ü Referat Ustalania Uprawnień do Świadczeń,
ü Referat Rozliczeń i Sprawozdawczości,
ü Referat Odzyskiwania Należności Alimentacyjnych,
ü Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Obsługi Prawnej,
ü Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Nienależnie Pobranych Świadczeń,
ü Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Administrowania Systemami Informatycznymi (akta kontroli tom I s. 1 - 6).
W trakcie czynności kontrolnych na podstawie ww. Zarządzenia Wewnętrznego Naczelnika Wydziału z dnia 17 maja 2007 r. w sprawie organizacji pracy wydziału ustalono, iż odpowiedzialną za sporządzanie pism dotyczących odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego oraz wskazywanie trybu postępowania jest osoba zatrudniona na Samodzielnym Stanowisku Pracy ds. Obsługi Prawnej.
W kontrolowanym okresie to jest od 1 stycznia 2007r. do 31 grudnia 2008r. sprawami związanymi z odwołaniami do SKO zajmowały się dwie osoby:
§ do 25 czerwca 2008 r. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- przebywa na urlopie wychowawczym (akta kontroli tom I s. 7 - 10).
§ od 26 czerwca 2008 r. do 31 grudnia 2009 r. (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– zgodnie z zawartymi umowami zlecenia (akta kontroli tom I s. 11- 12).
Rejestry odwołań do SKO za lata 2007 do 2008
Dla udokumentowania prowadzonych postępowań odwoławczych prowadzony jest w Wydziale Rejestr odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego, który powołany został Zarządzeniem Wewnętrznym Nr WŚS-0147-7/06 Naczelnika Wydziału Świadczeń Socjalnych z dnia 1 września 2006 r. (akta kontroli tom I s. 13 - 14). Zgodnie z zapisem § 2 ww. zarządzenia osobą odpowiedzialną za prowadzenie rejestru jest osoba zatrudniona na stanowisku ds. obsługi prawnej.
Przedmiotowy rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej, i zawiera podstawowe informacje pozwalające zidentyfikować osobę składającą odwołanie jego adres, treść korespondencji oraz datę wpływu. Ponadto rejestr zawiera stanowisko organu I instancji w związku ze złożonym odwołaniem, stanowisko SKO oraz sposób realizacji decyzji SKO przez organ I instancji.
W oparciu o dokonane w Rejestrze Odwołań zapisy na przestrzeni 2007 r. (akta kontroli tom I s. 15 - 18) i 2008 r. (akta kontroli tom s. 19 - 21) stwierdzono rejestrację 137 postępowań objętych zakresem kontroli.
Wynik przeprowadzonej analizy akt spraw pod kątem przestrzegania zapisu art. 133 Kodeksu Postępowania Administracyjnego obrazuje tabela nr 1.
W tabeli umieszczono te postępowania, w których doszło do przekroczenia terminu wynikającego z zapisu art. 133 Kpa.
rok 2007 (akta kontroli tom I s. 22 - 170)
Stanowisko organu pierwszej instancji
Data przekazania do SKO wg rejestru
Data faktycznego przekazania do SKO
Liczba dni po terminie
ŚS.II.GB.9120-16885/06
2 dni po terminie
ŚS.II.JŚ.9120-1045/06
ŚS.VI.JŚ.9120-1046/06
przekroczenie dochodu
K . J.
ŚS.II.71433-UL-1646/06
W.-B. D.
ŚS.II.MM.818-15031/07
uchylenie decyzji przyznającej
5 dni po terminie
ŚS.II.MP.9120-10354/06
ŚS.II.MP.9120-10355/06
ŚS.II.AW.9120-33009/06
ŚS.II.AW.9120-33016/07
ŚS.II.KK.8181-12004/07
ŚS.VI.JŚ.8181-30029/07
4 dni po terminie
ŚS.VI.JŚ.8181-30022/07
nienależnie pobrane
ŚS.II.AA.8181-42026/07
odmowa dodatku
1 dni po terminie
ŚS.II.MB.818-3084/07
brak wyroku rozwodowego
ŚS.II.PK.81820-21097/07
okres przyznania zasiłku pielęgnacyjnego
ŚSII.71433-UL-194/07
ŚS.VI.JS.8181-30083/07
6 dni po terminie
SŚ.II.71433-UL-1121/07
odmowa-brak tytułu
prawnego do lokalu
ŚS.LK.81820-6076/07
okres przyznania zasiłku pielęgnacynego
22 dni po terminie
ŚS.II.LK.81820-6167/07
uchylenie i odmowa po wznowieniu
3 dni po terminie
ŚS.II.AA.8181-573/07
okres przyznania dodatku
ŚS.II.AW.81820-33676/07
okres przyznania zasiłku
ŚS.II.71433-UL-8236/07
odmowa- przekroczenie powierzchni
(rep. Z.S.)
ŚS.II.AA.8181-585/07
uchylenie decyzji-
ŚS.MS.8181-24707/07
odmowa- przekroczenie dochodu
20.80.07
ŚS.UR.8181-39025/07
odmowa-przekroczenie dochodu
ŚS.II.BG.8181-9964/07
ŚS.II.AW.8181-33958/07
ŚS.II.71433-UL-1370/07
ŚS.II.71433-UL-3504/07
ŚS.VI.JŚ.8181-30418/07
ŚS.II.DS.8190-48067/07
okres przyznania zaliczki
Ż. P.
ŚS.II.71433-UL-1403/07
C. A.(op.pr. A .C.)
ŚS.VI.JŚ.81820-30401/07
20 dni po terminie
ŚS.II.MP.91200-19222/07
15 dni po terminie
ŚS.II.AA.91200-1649/07
ŚS.II.AA.91200-1650/07
137 dni po terminie
Rok 2008 (akta kontroli tom I s. (171 - 252)
Data przekazania do SKO wg. rejestru
ŚS.II.AA.8190-1808/07
ŚS.II.AW.8181-34672/07
Ż. K.
ŚS.II.AW.8181-27021/08
P. J. (PU N. P.)
ŚS.II.KK.81820-18034/08
ŚS.II.DSZ.8181-24086/08
ŚS.II.JŚ.81820-36112/08
ŚS.II.DS.8181-24102/08
odmowa dodatku z tytułu samotnego wychowania
ŚS.II.UL.71433-1788/08
odmowa przekroczenie dochodu
11 dni po terminie
ŚS.II.EŚ.8190-9283/08
G. S.A.
ŚS.VI.JŚ.8181-36356/08
ŚS.II.EM.71433-71403/08
odmowa -za mała kwota
ŚS.II.KK.81821-18974/08
ŚS.II,DH-81820-54192/08
odmowa-kryteria niepełnosprawności
G.-B. V.
ŚS.II.AA.8190-4246/08
odmowa uchylenia decyzji po wznowieniu
Ż. R.
ŚS.II.AW.8181-28188/08
ŚS.II.UL.71433-82168/08
odmowa-przekroczenie powierzchni
ŚS.VI.JŚ.8190-36649/08
brak zwrotnego potwierdzenia odbioru
ŚS.VI.JŚ.8190-36648/08
ŚS.VI.JŚ.8190-36647/08
ŚS.VI.JŚ.8190-36646/08
ŚS.II.EM.71433-72269/08
odmowa za mała kwota
K.-S. E (PU M. S.)
ŚS.II.PB.91200-48527/08
K.-S. E (PU A.)
ŚS.II.PB.91200-48526/08
ŚS.VI.AK.8190-36756/08
37 dni po terminie
ŚS.II.BG.8181-13714/08
uchylenie-koordynacja (art.23a)
W wyniku analizy wszystkich akt spraw na podstawie Rejestru Odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego od decyzji wydanych w Wydziale Świadczeń Socjalnych ustalono, że na 137 odwołań rozpatrywanych w latach 2007 i 2008 w 62 przypadkach nie zachowano ustawowego terminu ich przekazania do SKO czym naruszono przepis art. 133 Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Stanowi to 45 % wszystkich złożonych za te lata odwołań. Przekroczenia terminu wahały się od 2 do 37 dni. W jednym przypadku przekroczenie terminu wyniosło nawet 137 dni.
W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono również nierzetelność wpisów w rejestrze dotyczących przekazania akt do SKO. Umieszczane tam daty przekazania nie były zgodne z faktycznym przekazaniem akt do Samorządowego Kolegium Odwoławczego co ustalono na podstawie zwrotnych potwierdzeń odbioru.
Należy również zwrócić uwagę na fakt, że ilość złożonych odwołań do SKO za lata 2007 – 2008 stanowi niewielki odsetek decyzji, których za ww. lata wydano w łącznej ilości 21160 sztuk.
W związku z ustaleniami zespołu kontrolnego Naczelnik Wydziału Świadczeń Socjalnych złożył pisemne wyjaśnienia, z których wynika, że:
1. Powodem opóźnień w przekazywaniu do SKO odwołań oraz akt sprawy są utrudnienia w dostarczaniu i odbieraniu korespondencji wydziałowej oraz brak możliwości sprostania ustawowym wymogom przy istniejącym obciążeniu obowiązkami poszczególnych pracowników. Do Wydziału wpływa około 2500 dokumentów miesięcznie. W drugim półroczu, w czasie przyznawania świadczeń na nowy okres liczba ta uległa zwielokrotnieniu.
Wiele dokumentów, nie tylko odwołania do SKO, wymagają niezwłocznej, a niektóre natychmiastowej reakcji. Wszystkie one muszą być zarejestrowane i wprowadzone do systemów obsługujących świadczenia.
Osoby przyjmujące świadczeniobiorców na sali obsługi, rejestrujące korespondencję oraz referenci opracowujący poszczególne sprawy nadają priorytet odwołaniom, mimo to w wielu przypadkach ich załatwienie w terminie ustępuje pilniejszym sprawom.
Odwołania wpływające do kancelarii w czwartki i piątki do Wydziału przekazywane są w poniedziałek lub wtorek i wtedy na ich terminowe załatwienie pozostaje jednie trzy dni.
Zdarza się również, że odwołania docierają po terminie, jeśli kancelaria omyłkowo skieruje je do niewłaściwej komórki organizacyjnej.
2. Inną przyczyną powstałych opóźnień były nieobecności osoby zatrudnionej na stanowisku ds. obsługi prawnej a następnie fakt utraty doświadczonego pracownika posiadającego wieloletnie doświadczenie w zakresie postępowań administracyjnych.
3. Kolejną przyczyną jest dbałość o prawidłowe wydatkowanie środków publicznych. Wskutek złożenia odwołania przez stronę stosownie do art. 132 kpa ponownie analizowano sprawę, gdyż przepis ten pozwala na uchylenie lub zmianę decyzji, gdy organ uzna odwołanie za uzasadnione w całości. Mając na uwadze ww. okoliczności Wydział zobligowany jest do ponownego dokonania oceny od, której uzależniona jest wypłata świadczenia. Zdarza się, że dopiero w odwołaniu strona wskazuje na istotne okoliczności, których nie ujawniła we wniosku.
Odstąpienie od szczegółowej analizy sprawy po wniesieniu odwołania mogłoby niepotrzebnie narazić stronę na konieczność wielomiesięcznego oczekiwania na decyzję SKO, mimo tego, że możliwe było załatwienie sprawy i uwzględnienie roszczenia już na etapie przed przekazaniem do SKO (akta kontroli tom I s. 253 - 254).
Załączniki do pobrania: 2009-08-11 14:16:28 - Wnioski pokontrolne (47.00 kB)
2009-08-11 14:18:06 - Wystąpienie pokontrolne (36.50 kB)
Ilość odwiedzin: 5562
Nazwa dokumentu: Wydział Świadczeń Socjalnych
Osoba, która wytworzyła informację: Jacek Spadło, Wiesław Pałczyński
Osoba, która odpowiada za treść: Jacek Spadło, Wiesław Pałczyński
Data wytworzenia informacji: 2009-08-11 14:11:54
Data udostępnienia informacji: 2009-08-11 14:11:54
Data ostatniej aktualizacji: 2009-08-11 14:19:32