Source: http://blog.e-odo.pl/category/srodki-ochrony/page/2/
Timestamp: 2019-04-20 02:36:18
Legal References Found: art. 3
 art. 7
 art. 43
 art. 43
 art. 18
de lege ferenda
 art. 43

Document Content:
środki ochrony Archives - Strona 2 z 3 - Ochrona Danych Osobowych w Praktyce
Dane osobowe a Kancelaria Prawna (adwokacka, notariala, radców prawnych)
10 września 2014 21 maja 2014 przez abi
Podobno pod latarnią zawsze najciemniej. Może trochę za mocne jest to twierdzenie, ale w niektórych przypadkach jest to stwierdzenie oddające faktyczny stan rzeczy. Teoretycznie Ci (Kancelaria Prawna), którzy w pierwszej linii powinni dbać o to, aby kwestie ochrony danych osobowych, w szczególności spełnić podstawowe obowiązki wynikające z przepisów ochrony danych osobowych, nic nie mają. Dlaczego się tak dzieje, trudno to wytłumaczyć, ale Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych postanowił ruszyć do korporacji prawniczych ze szkoleniami przedstawiając podstawowe obowiązki wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych i z innych branżowych przepisów. Miejmy nadzieje, że ta akcja przyniesie powodzenie.
Ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na administratorów danych szereg obowiązków. Ustawa, stosownie do art. 3 ust. 2 pkt. 2 ustawy o ochronie danych osobowych ma zastosowanie do osób fizycznych i osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, jeżeli przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych. Warto również przytoczyć definicję administratora danych, stosownie do art. 7 pkt. 4 ustawy o ochronie danych osobowych pod pojęciem administratora danych należy rozumieć organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W stosunku do opisywanej sprawy oznacza to tyle, że niezależnie od formy prowadzonej przez kancelarię działalności, czy to będzie spółka kapitałowa, spółka osobowa, czy osoba fizyczna prowadząca działalności gospodarczą w oparciu o przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, kancelarie prawne zobowiązane są posiadać dokumentację ochrony danych osobowych (Politykę Bezpieczeństwa Ochrony Danych Osobowych i Instrukcję Zarządzania Systemami Informatycznymi). W dokumentacji m.in trzeba wyodrębnić zbiory danych osobowych. Warto przy tym wspomnieć że art. 43 ust. 1 pkt. 5 ustawy o ochronie danych osobowych wyłącza obowiązek rejestracji wobec zbiorów danych osobowych przetwarzanych w związku z obsługą adwokata, radcy prawnego, notariusza, doradcy podatkowego, rzecznika patentowego lub biegłego rewidenta, w związku z powyższym kancelarie nie mają obowiązku rejestracji w GIODO takich zbiorów danych osobowych (ale tak jak zostało wspomniane powyżej mają obowiązek ich wyodrębnienia). Jednakże gdyby kancelaria przetwarzała dane osobowe swoich klientów lub potencjalnych klientów w innych celach, np. w związku z wysyłką newslettera lub marketingowych, to już nie skorzysta z tego zwolnienia i powinna zarejestrować w GIODO zbiór danych osobowych.
Kolejną kwestią na jaką warto zwrócić uwagę jest kwestia potencjalnej kontroli Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w kancelarii. Przykładowo wyłączenia i zastrzeżenia ustawowe (…) również nie będą dotyczyły adwokatów (art. 15 ust. 2 w zw. z art. 43 ust. 1 pkt 1a oraz art. 18 ust. 2 i 2a ustawy o ochronie danych osobowych). W tym miejscu, na podstawie wykładni wskazanych przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, wobec braku szczególnych wyłączeń i zastrzeżeń odnośnie do tajemnicy adwokackiej w tej ustawie, można jedynie postawić wniosek de lege ferenda, by wyłączenia ustawowe, o których mowa w art. 43 ust. 2, objęły również adwokatów w zakresie przedmiotowym danych dotyczących osób korzystających z obsługi adwokackiej¹. W związku z brakiem takiego wyłączenia kancelarię są więc narażone na możliwość kontroli ze strony GIODO. Jest to kolejny argument za tym, aby kancelarie stosowały się do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
Poza posiadaniem dokumentacji ochrony danych osobowych w każdej kancelarii należy stosować środki ochrony odpowiednie do zagrożeń. Do podstawowych środków ochrony danych osobowych zalecamy:
• Przeszkolenie wszystkich pracowników kancelarii z podstawowych zagadnień ochrony danych osobowych oraz zastosowanych środków bezpieczeństwa;
• Zebranie od wszystkich pracowników kancelarii oświadczeń o zachowaniu w poufności danych osobowych i sposobów ich zabezpieczania;
• Korzystanie z urządzeń zapewniającą możliwość szyfrowania dokumentów przechowywanych lokalnie oraz wysyłanych między sobą i do klientów firmy przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
Stosowanie takich zabezpieczeń jest nie tylko spełnieniem obowiązków ustawowych, ale i leży w interesie kancelarii, gdyż zapewne klient nie skorzysta więcej z usług kancelarii, która gubi przekazane dane osobowe. Warto na koniec również wspomnieć, o tym, że nieprzestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych może narazić Pracowników i wspólników kancelarii na odpowiedzialność karną przewidzianą w rozdziale 8 ustawy o ochronie danych osobowych (przestępstwa zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 3) oraz przepisami kodeksu karnego (np. 267 kk, 269b kk).
¹ – M.Swora, Tajemnica adwokacka w świetle wybranych przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, Palestra nr 3-4 z 2004 r.
Kategorie ABI, aktualności, Bez kategorii, kontrola, prawo, środki ochrony, zabezpieczenie danychDodaj komentarz