Source: http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,814,0,12617,watpliwosci-zwiazane-z-przebiegiem-i-dokumentowaniem-spisu.html
Timestamp: 2017-11-19 17:52:14
Legal References Found: art. 26
 art. 4
 art. 26
 art. 26
 art. 22
 art. 25

Document Content:
Wątpliwości związane z przebiegiem i dokumentowaniem spisu z natury – www.VademecumKsiegowego.pl
Aktualnie jesteś: Strona główna » Przygotowanie do sporządzenia sprawozdania finansowego za 2016 r. » INWENTARYZACJA SKŁADNIKÓW MAJĄTKU » Wątpliwości związane z przebiegiem i dokumentowaniem spisu z natury
Jakie aktywa inwentaryzuje się drogą spisu z natury?
Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów wynika z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz pośrednio z art. 4 ust. 3 pkt 3 tej ustawy, gdyż rachunkowość każdej jednostki obejmuje między innymi okresowe ustalanie i sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
Drogą spisu z natury inwentaryzuje się:
1) środki pieniężne, zarówno krajowe jak i waluty obce, dewizy (za wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunku bankowym),
2) papiery wartościowe w postaci materialnej,
3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, towary, produkty gotowe, półprodukty, opakowania, produkty w toku produkcji),
4) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczane do inwestycji (jeżeli nie są inwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami),
6) znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetworzenia lub używania z powiadomieniem tych jednostek o wynikach spisu; przy czym obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych wskazówek dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury. Przy organizacji inwentaryzacji jednostka może skorzystać z wytycznych zawartych w stanowisku w sprawie inwentaryzacji.
W ilu egzemplarzach sporządza się arkusze spisu z natury? Czy jeden egzemplarz obowiązkowo przekazuje się osobie materialnie odpowiedzialnej?
Zarówno ustawa o rachunkowości, jak i inne przepisy nie określają w ilu egzemplarzach należy sporządzać arkusze spisu z natury. Przepisy również nie precyzują, czy kopie arkuszy należy przekazywać osobie materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej składniki majątku. Ilość sporządzanych arkuszy spisu z natury w danej jednostce zależy od jej wewnętrznych uregulowań.
Zazwyczaj arkusz spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje dział finansowo-księgowy, a drugi (kopię) osoba odpowiedzialna materialnie (lub osoby materialnie odpowiedzialne, jeśli jest ich kilka). Wydanie kopii arkuszu spisu z natury powinno nastąpić również w każdym przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna za spisywane składniki tego zażąda. W przypadku inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej kopię arkusza wydaje się zarówno osobie przekazującej, jak i przejmującej.
Jak dokonuje się spisu obcych składników majątku?
Obowiązuje zasada, że sporządza się odrębne arkusze spisowe dla składników majątku, będących własnością jednostki, oraz dodatkowo arkusz dla składników, które stanowią własność innych jednostek.
Zapasy obce znajdujące się w jednostce, będące własnością innych podmiotów podlegają - w świetle art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości - spisowi z natury w tych samych terminach i przy zastosowaniu takich samych czynności spisowych, jak zapasy własne. Ilościowe stany zapasów obcych ujmuje się jednak w odrębnych, przeznaczonych tylko dla nich, arkuszach spisowych. Zapasy obce nie są wyceniane. Jeżeli zapasy obce stanowią własność różnych podmiotów, wyniki spisu z natury wykazuje się w arkuszach spisowych oddzielnie dla każdego podmiotu. W przypadku zapasów w opakowaniach zbiorczych, spis polega wyłącznie na stwierdzeniu ilości i stanu tych opakowań. Arkusze spisowe zapasów obcych wypełnia się w dwóch egzemplarzach, a dodatkową kopię przekazuje właścicielowi zapasów. Jeżeli jest to zgodne z postanowieniami umowy, w spisie z natury mogą uczestniczyć pracownicy właściciela zapasów.
Przypominamy, iż w myśl art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości obowiązek spisu z natury zapasów obcych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Czy podczas inwentaryzacji drogą spisu z natury trwającej kilka dni można prowadzić sprzedaż towarów?
Przyjmuje się, że przeprowadzenie spisu z natury powinno odbywać się, o ile to możliwe, z zastosowaniem tzw. zasady zamkniętych drzwi. Oznacza to, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się obrotu magazynowego. Przyjęcie tej zasady wpływa na niezakłócony przebieg prac inwentaryzacyjnych w jednostce.
Uzyskaniu bowiem wiarygodnych wyników spisu z natury sprzyja wyłączenie magazynów (pola spisowego) z działalności na czas spisu, dzięki czemu w trakcie spisu nie następują ani przychody, ani rozchody zapasów składowanych w danym magazynie (polu spisowym). Zasadne jest więc przeprowadzanie spisu w dni, kiedy jednostka jest nieczynna albo w godzinach nocnych.
Często się jednak zdarza, że jednostki z różnych przyczyn nie mogą sobie pozwolić na zamknięcie magazynów na okres spisu z natury, zwłaszcza gdy jest rozciągnięty w czasie na kilka dni.
Jeżeli nie jest możliwe wyłączenie magazynu (pola spisowego) z działalności, dobrą praktyką jest:
utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego (przejściowego) magazynu na dostawy (komory przyjęć), w którym do czasu ukończenia spisu są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty; natomiast po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów,
wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu,
dopuszczenie do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną - w porozumieniu z zespołem spisowym - zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu, czy po nim; odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza.
W jaki sposób można poprawić błędny zapis na arkuszu spisu z natury?
Poprawki na arkuszu spisu z natury mogą być dokonywane tylko z zachowaniem zasad określonych w art. 22 ust. 3 oraz art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, czyli przez skreślenie dotychczasowej (błędnej) treści i wpisanie nowej (poprawnej), z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i podanie daty jej dokonania.
Arkusz spisu z natury należy wypełniać w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy można poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną materialnie oraz umieszczenie daty. W pozostałych wypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu.
Na czym polega udział biegłego w spisie z natury zapasów?
Jednostka, której sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta, powinna powiadomić go odpowiednio wcześniej o terminie spisu, umożliwiając mu udział w spisie istotnych składników zapasów.
Biegły rewident nie uczestniczy aktywnie w przebiegu spisu z natury jest tylko jego obserwatorem. Przy czym ma on prawo do:
wglądu w dokumentację inwentaryzacyjną i otrzymania jej kopii,
wnioskowania o ponowne przeliczenie wybranych składników zapasów; najczęściej jest to wyrywkowe sprawdzenie poprawności już spisanego asortymentu,
uzyskania wyjaśnień od członków zespołu spisowego lub innych osób uczestniczących w spisie,
potwierdzenia na arkuszu spisowym swojej obecności w czasie spisu danego składnika zapasów.