Source: https://sip.lex.pl/procedury/postepowanie-wyjasniajace-1610613343
Timestamp: 2020-08-11 06:53:39
Legal References Found: art. 35
 art. 95
 art. 7
 art. 78
 art. 63
 art. 75
 art. 78
 art. 78
 art. 141
 art. 52
 art. 87
 art. 136
 art. 52
 art. 52
 art. 51
 art. 51
 art. 136
 art. 89
 art. 89
 art. 95
 art. 75
 art. 86
 art. 75
 art. 75
 art. 76
 art. 76
 art. 76
 art. 76
 art. 75
 art. 80
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 79
 art. 24
 art. 58
 art. 77
 art. 33
 art. 76

Document Content:
Kędziora Robert, Postępowanie wyjaśniające
Kodeks postępowania administracyjnego posługuje się pojęciem „postępowania wyjaśniającego” i „postępowania dowodowego” zamiennie (por. np. art. 35 § 3 i art. 95 § 1 k.p.a.). Należy podkreślić, że postępowanie dowodowe nie stanowi wyodrębnionej fazy procesu administracyjnego i może być prowadzone do momentu wydania decyzji administracyjnej. Ponieważ organ związany jest stanem faktycznym istniejącym w dniu orzekania, dowody można w zasadzie przeprowadzać aż do momentu wydania decyzji (podobnie NSA w wyroku z dnia 21 czerwca 1988 r., SA/Lu 151/88, ONSA 1988, nr 2, poz. 72, LEX nr 10017).
Krok: określona okoliczność wymaga wyjaśnienia
W postępowaniu administracyjnym obowiązkiem organu jest wyjaśnienie wszystkich okoliczności faktycznych istotnych dla sprawy. Organ musi więc podjąć wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego (art. 7 k.p.a.), przy czym czynności te muszą być zgodne z przepisami procesowymi. Natomiast o tym, jakie okoliczności mają znaczenie dla sprawy, a więc jakie okoliczności uczynić przedmiotem postępowania wyjaśniającego, decydują już normy prawa materialnego (wyrok NSA z dnia 20 września 2011 r., II GSK 870/10, LEX nr 1068887).
Krok: czy okoliczność wymaga udowodnienia?
Regułą jest konieczność oparcia ustaleń faktycznych na zebranym materiale dowodowym. Czasem jednak dopuszczalne jest dokonanie ustaleń bez konieczności przeprowadzenia sformalizowanego postępowania dowodowego. Taką też możliwość należy rozważyć w pierwszej kolejności.
Krok: czyja inicjatywa dowodowa?
Czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego organ podejmuje „z urzędu lub na wniosek stron” (art. 7 k.p.a.). Zatem już na poziomie ogólnej zasady prawdy obiektywnej przewidziano udział strony w inicjowaniu czynności dowodowych. Sam rozkład ciężaru dowodu w postępowaniu administracyjnym oparty został na elementach współdziałania organu i stron w zebraniu materiału dowodowego (A. Wiktorowska [w:] Postępowanie administracyjne - ogólne, podatkowe, egzekucyjne i przed sądami administracyjnymi, red. M. Wierzbowski, Warszawa 2008, s. 125). Nałożenie na organy prowadzące postępowanie administracyjne obowiązku wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego nie zwalnia zatem strony postępowania od współudziału w realizacji tego obowiązku zwłaszcza w sytuacji, gdy nieudowodnienie określonej czynności faktycznej może prowadzić do rezultatów niekorzystnych dla strony (wyrok NSA z dnia 20 maja 1998 r., I SA/Ka 1605/96, LEX nr 33414). Wyciąganie jednak dla strony negatywnych skutków w razie nieprzedstawienia przez stronę określonych dowodów, jest możliwe po uprzednim zakreśleniu stronie terminu do dostarczenia tych dowodów (wyrok NSA z 16 lutego 1999 r., III SA 2322/98, LEX nr 38142).
Krok: wniosek dowodowy
Prawo strony do inicjatywy dowodowej jest w zasadzie refleksem szeroko rozumianego prawa do czynnego udziału w postępowaniu (art. 10 § 1 k.p.a.). Na inicjatywę dowodową strony wskazują expressis verbis zarówno art. 7, jak i art. 78 § 1 k.p.a.
Krok: odebranie wniosku dowodowego
Wniosek dowodowy strony jest podaniem w rozumieniu art. 63 § 1 k.p.a. i w związku z tym może być wniesiony we wszystkich przewidzianych w tym przepisie formach.
Przeprowadzenie dowodu jest czynnością dokonywaną w toku postępowania (procesową) dlatego też określenie, jaki dowód (dowody) należy przeprowadzić i na jaką okoliczność, powinno nastąpić w formie postanowienia (art. 123 k.p.a.). Postanowienie dowodowe organ może w każdym stadium postępowania zmienić, uzupełnić lub uchylić (art. 77 § 2 k.p.a.). Na postanowienie dowodowe nie służy zażalenie (art. 141 § 1 k.p.a.).
Krok: ocena zasadności wniosku dowodowego
Ocena wniosku strony powinna być dokonana przez pryzmat dopuszczalności i zasadności przeprowadzenia dowodu. Jeśli zatem proponowany dowód jest zgodny z prawem i dotyczy okoliczności istotnej w sprawie, organ ma obowiązek uwzględnić wniosek (por. art. 75 § 1 i art. 78 § 1 k.p.a.).
Krok: postanowienie odmawiające przeprowadzenia dowodu
Organ może nie uwzględnić wniosku dowodowego w okolicznościach określonych w art. 78 § 2 k.p.a. Należy pamiętać, że odmowa uwzględnienia wniosku dowodowego w postępowaniu administracyjnym będzie miała charakter wyjątkowy, albowiem zasadniczo w postępowaniu tym nie ma wyraźnie wyodrębnionej fazy postępowania dowodowego, tak więc dowody można w zasadzie składać do momentu wydania decyzji (por. wyrok NSA z dnia 21 czerwca 1988 r., SA/Lu 151/88, ONSA 1988, nr 2, poz. 72). Nie będzie zatem podstaw do odmowy uwzględnienia wniosku dowodowego wskazującego, że stan faktyczny jest odmienny, niżby to wynikało z dowodów zebranych dotychczas przez organ, czy też dowodu zawnioskowanego dopiero na etapie postępowania odwoławczego. Organ może natomiast nie uwzględnić żądania przeprowadzenia dowodu, jeżeli ma to na celu przewleczenie sprawy (wyrok NSA z dnia 2 października 1998 r., I SA/Gd 1863/96, LEX nr 37600) lub nie dotyczy okoliczności istotnych w sprawie (zob. wyrok NSA z dnia 17 marca 1986 r., III SA 1160/85, ONSA 1986, nr 1, poz. 19). Odmowa przeprowadzenia dowodu następuje w formie postanowienia, na które nie służy zażalenie (art. 123 i art. 141 § 1 k.p.a.), przez co prawidłowość stanowiska organu w tej materii weryfikowana jest na etapie badania legalności decyzji wydanej w sprawie.
Krok: czy dowód może przeprowadzić organ prowadzący postępowanie?
Względy prawdy obiektywnej przemawiają za tym, by dowody przeprowadzone były bezpośrednio przed organem, który ma wydać decyzję w sprawie. W odróżnieniu od procedur sądowych, możliwości organu administracji w tym zakresie są jednak ograniczone, chociażby z uwagi na regułę nieuciążliwości wezwań (art. 50 § 2 k.p.a.). W postępowaniu administracyjnym obowiązek osobistego stawiennictwa wezwanego ograniczony jest bowiem do obszaru gminy (miasta), w której wezwany zamieszkuje albo przebywa lub gminy sąsiedniej (art. 51 k.p.a.). Nie zawsze będzie więc możliwość bezpośredniego przeprowadzenia dowodu ze źródeł osobowych.
Krok: skorzystanie z pomocy innego organu
Z pośrednim przeprowadzeniem dowodu w postępowaniu administracyjnym będziemy mieć do czynienia w sytuacjach określonych w art. 52, art. 87 i art. 136 k.p.a. Chodzi tu więc przede wszystkim o skorzystanie z instytucji pomocy prawnej. Organ prowadzący postępowanie może zwrócić się w trybie art. 52 k.p.a. do właściwego terenowego organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego o wezwanie osoby zamieszkałej lub przebywającej w danej gminie lub mieście, celem wykonania oznaczonej czynności procesowej (np. przeprowadzenia dowodu z zeznań świadka). Określoną w art. 52 k.p.a. instytucję pomocy prawnej należy stosować w powiązaniu z art. 51 k.p.a., a więc, w sytuacji gdy wykonanie konkretnej czynności wykraczałoby poza obowiązki wezwanego, wskazane w art. 51 k.p.a. (podobnie NSA w wyroku z dnia 9 października 1986 r., SA/Gd 630/86, orzeczenia.nsa.gov.pl). W takim przypadku organem przeprowadzającym dowód będzie organ wezwany do przeprowadzenia czynności. Organ taki pełni funkcję wyłącznie pomocniczą, związany jest wskazaniami organu wzywającego w zakresie okoliczności mających być przedmiotem wyjaśnień lub zeznań (art. 52 zd. 2 k.p.a.). Może jednak z urzędu lub na wniosek strony przesłuchać również nowych świadków i biegłych na okoliczności będące przedmiotem tego postępowania (art. 77 § 3 k.p.a.). Elementem pomocy prawnej w postępowaniu wyjaśniającym jest również określona w art. 136 k.p.a. możliwość zlecenia przez organ odwoławczy organowi pierwszej instancji uzupełniającego postępowania dowodowego. Także w tym przypadku organ zlecający musi dokładnie określić okoliczności wymagające wyjaśnienia.
Krok: wybór formy postępowania wyjaśniającego
W postępowaniu administracyjnym wyróżnić można dwie formy postępowania wyjaśniającego: postępowanie „gabinetowe” i rozprawę (B. Adamiak [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Polskie postępowanie administracyjne i sądowoadministracyjne, Warszawa 1999, s. 201-206). Wybór formy postępowania wyjaśniającego zależy od organu, który kierować się tu musi zakresem i rodzajem koniecznych do przeprowadzenia dowodów oraz treścią art. 89 k.p.a., wskazującego przesłanki przeprowadzenia rozprawy administracyjnej. Rozprawę w porównaniu z „gabinetowym” trybem przeprowadzenia dowodów cechuje większy stopień koncentracji materiału dowodowego w jednym miejscu i czasie oraz duża transparentność czynności wyjaśniających. Zaletą trybu „gabinetowego” jest natomiast jego prostota i szybkość, wynikające z niższego stopnia formalizmu. Uzasadniony jest on wszędzie tam, gdzie rozstrzygnięcie sprawy następuje wyłącznie w oparciu o dowody z dokumentów. Wybór formy postępowania wyjaśniającego nie musi mieć jednak postaci alternatywy. Nierzadko w jednym i tym samym postępowaniu administracyjnym wykorzystywane są obie formy postępowania wyjaśniającego.
Krok: rozprawa administracyjna
Przepis art. 89 k.p.a. wprowadza cztery przesłanki obligujące organ do przeprowadzenia rozprawy: 1) zapewnienie przyspieszenia lub uproszczenia postępowania; 2) wymóg przepisu szczególnego; 3) potrzeba uzgodnienia interesów stron; 4) potrzeba wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków, biegłych albo w drodze oględzin. Wystąpienie którejkolwiek z nich stanowi wystarczającą podstawę przeprowadzenia rozprawy (za G. Łaszczycą [w:] G. Łaszczyca, Cz. Martysz, A. Matan, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Tom I, Lex/el. 2010). O przeprowadzenie rozprawy może wnioskować strona (art. 89 § 1 k.p.a.), jednak ostateczne rozstrzygnięcie co do rozprawy należy do organu. Samo zorganizowanie rozprawy wymaga już odpowiednich czynności. Można je generalnie podzielić na czynności poprzedzające rozprawę (art. 90–92 k.p.a.) oraz czynności rozprawy z fazy wstępnej (art. 94 k.p.a.) i z fazy właściwej (art. 93 i art. 95 k.p.a.).
Krok: postępowanie “gabinetowe”
Postępowanie „gabinetowe” jest pojęciem doktrynalnym. Ta forma czynności dowodowych przeciwstawiana jest rozprawie, gdyż nie występuje tu - jak w przypadku rozprawy - skoncentrowana faza postępowania w obecności wszystkich stron, lecz postępowanie toczy się od jednej czynności do kolejnej w określonym odstępie czasu. Opiera się ono na zasadzie pisemności (A. Wiktorowska [w:] Postępowanie administracyjne - ogólne, podatkowe, egzekucyjne i przed sądami administracyjnymi, red. M. Wierzbowski, Warszawa 2008, s. 111). Pomimo odformalizowanego charakteru, w trybie tym można przeprowadzić wszystkie dowody. Co istotne, w postępowaniu gabinetowym obowiązują wszystkie procesowe reguły postępowania dowodowego, zwłaszcza te związane z zapewnieniem stronie czynnego udziału w przeprowadzanych przed organem dowodach.
Krok: przeprowadzenie określonych dowodów
Katalog dopuszczalnych w postępowaniu administracyjnym środków dowodowych ma charakter otwarty. Jako dowód należy więc dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 75 § 1 zdanie 1 k.p.a.). W związku z tym, wymienione w przepisach od art. 75 § 2 do art. 86 k.p.a. środki dowodowe należy uznać za typowe i najczęściej występujące w praktyce, jednak niewyczerpujące możliwości dowodowych, jakie organ może wykorzystać w dochodzeniu do prawdy obiektywnej.
Krok: oświadczenie strony
Dowód z oświadczenia strony, o którym mowa w art. 75 § 2 k.p.a., jest oryginalnym rozwiązaniem przyjętym na potrzeby procesu administracyjnego. Ułatwia on i przyspiesza postępowanie dowodowe wszędzie tam, gdzie ustalenie okoliczności istotnej w sprawie nie wymaga zaświadczenia. Należy pamiętać, że oświadczenie strony z art. 75 § 2 k.p.a. ma zawsze charakter fakultatywny i wnioskowy, dlatego też dowodu tego, mimo terminologicznej zbieżności, nie należy utożsamiać z oświadczeniami obligatoryjnymi przewidzianymi niejednokrotnie w przepisach prawa materialnego.
Krok: dokument
„Dokument” to akt pisemny, stanowiący wyrażenie określonych myśli lub wiadomości (B. Graczyk, Postępowanie administracyjne, Warszawa 1953, s. 112). Jako dowód służyć mogą dokumenty urzędowe i prywatne. Dokument jako dowód w procesie administracyjnym jest zagadnieniem centralnym zarówno w świetle art. 76, jak i art. 76a k.p.a. Każdy z tych artykułów dotyczy jednak różnych aspektów omawianego dowodu. O ile bowiem art. 76 k.p.a. dotyka materii oceny dowodu z dokumentu, wprowadzając w przypadku dokumentów urzędowych domniemanie zgodności z prawdą, o tyle art. 76a k.p.a. obejmuje już kwestie techniczne związane z przeprowadzeniem dowodu (jego dopuszczalną w procesie formą oraz możliwością uwierzytelniania).
Krok: zeznania świadka
Dowód z zeznań świadka przeprowadzany jest w postępowaniu administracyjnym sporadycznie, ale jego znaczenia nie można bagatelizować. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których nie sposób ustalić okoliczności istotnych w sprawie za pomocą innych dowodów (zwłaszcza dokumentów dominujących w praktyce dowodowej organów administracji). W świetle art. 75 § 1 w zw. z art. 80 k.p.a., dowód z zeznań świadka jest pod względem wiarygodności równorzędny innym dowodom, inną rzeczą jest jego stosunkowa „pracochłonność” i wrażliwość na błędy. Od strony formalnej przeprowadzenie dowodu z zeznań świadka wymaga szeregu czynności przygotowawczych (ustalenie adresu świadka, wyznaczenie terminu, wezwanie świadka i zawiadomienie stron, nierzadko przygotowanie rozprawy) oraz czynności zasadniczych (weryfikacja osoby stawającej, pouczenie, odebranie zeznań) przy jednoczesnej dbałości o wymagane elementy protokołu. Jest to zatem dowód wymagający od organu szczególnej staranności, jednak prawidłowo przeprowadzony daje miarodajną podstawę do ustaleń zgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy.
Krok: opinia biegłego
Dowód z opinii biegłego z założenia ma umożliwić organowi procesowemu skorzystanie z fachowej pomocy, ilekroć rozstrzygnięcie sprawy wymaga „wiadomości specjalnych”. Nie chodzi przy tym o rozwiązanie problemów natury prawnej (te organ stosujący prawo musi rozstrzygnąć samodzielnie), ale o wyrażenie specjalistycznej opinii w zakresie dokonanych przez organ ustaleń faktycznych. Biegły może stanowić też „wsparcie” dla organu w takich ustaleniach, które wymagają wiedzy fachowej.
Krok: oględziny
Oględziny to środek dowodowy, który bardziej niż wszystkie inne czyni zadość postulatowi bezpośredniości. Gdy chodzi o zeznanie świadków lub opinię biegłych, nie dają one rękojmi wyłączenia błędu w postrzeżeniu przez te osoby zjawisk, które obserwowały, lub w odtworzeniu tych zjawisk w mowie. Przy oględzinach bezpośrednie zetknięcie się organu z przedmiotem podlegającym poznaniu stwarza w jego świadomości pewność, że przeszkody do poznania prawdy w postaci błędów popełnionych przez świadków i biegłych nie zachodzą (E. Iserzon [w:] E. Iserzon, J. Starościak, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, teksty, wzory i formularze, Warszawa 1970, s. 179).
Krok: przesłuchanie strony
W katalogu środków dowodowych, dowód z przesłuchania strony stanowi środek ostateczny, dopuszczalny jedynie w przypadku braku innych środków dowodowych. W piśmiennictwie wskazuje się, że znaczenie tego dowodu jest z natury rzeczy niewielkie, trudno bowiem mówić o bezstronności osób, które mają zeznawać we własnej sprawie (Z. Janowicz, Kodeks postępowania administracyjnego. Ustawa o Naczelnym Sądzie Administracyjnym. Komentarz, Warszawa 1996, komentarz do art. 86). Należy jednak pamiętać, że warunkiem przesłuchania jest uprzednie poddanie się przez stronę odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, dlatego też nie ma formalnych podstaw, by wiarygodność takiego dowodu oceniać z założenia niżej, niż np. dowodu z zeznań świadka. Jest to zatem pełnoprawny środek dowodowy, mogący stanowić źródło wiarygodnych ustaleń (podobnie NSA w wyroku z dnia 6 listopada 2000 r., IV SA 1606/98, LEX nr 657105).
W myśl art. 86 zd. 2 k.p.a., do przesłuchania strony stosuje się przepisy dotyczące świadków, „z wyjątkiem przepisów o środkach przymusu”. Organ procesowy nie dysponuje więc środkami dyscyplinującymi, służącymi wyegzekwowaniu od strony poddania się przesłuchaniu, co w konsekwencji oznacza, że dowód ten możliwy będzie do przeprowadzenia tylko w przypadku, gdy zgodzi się na to strona, która ma zostać przesłuchana.
Krok: inny dowód niesprzeczny z prawem
W charakterze dowodu nienazwanego można w postępowaniu administracyjnym wykorzystać np. rysunek, mapę, film.
Krok: odebranie zawiadomienia o przeprowadzanych dowodach
Stronę należy zawiadomić o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin przynajmniej na siedem dni przed terminem (art. 79 § 1 k.p.a.). Strona powinna być zawiadomiona także o przeprowadzeniu dowodu z przesłuchania innej strony (tak NSA w wyroku z dnia 22 stycznia 1996 r., SA/Kr 1851/95, Pr. Gosp. 1996, nr 5, poz. 23, LEX nr 24284). Strona ma prawo brać udział w przeprowadzeniu dowodu, może zadawać pytania świadkom, biegłym i stronom oraz składać wyjaśnienia (art. 79 § 2 k.p.a.).
Krok: czy mimo wyczerpania możliwości dowodowych pozostały niewyjaśnione fakty?
W sporadycznych przypadkach może zaistnieć szczególna sytuacja dowodowa, gdy po wyczerpaniu środków dowodowych lub z powodu ich braku pozostaną niewyjaśnione fakty istotne dla sprawy. Taka sytuacja uprawnia organ do skorzystania ze specjalnego środka dowodowego, jakim jest przesłuchanie strony w trybie art. 86 k.p.a.
Krok: umożliwienie stronie wypowiedzenia się co do wyników postępowania dowodowego
Przed wydaniem decyzji organ administracji zobowiązany jest umożliwić stronie wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań (art. 10 § 1 k.p.a.). W postępowaniu wszczętym na wniosek strony organ ma też przy tej okazji szczególne obowiązki informacyjne w zakresie przesłanek zależnych od strony, które nie zostały dotychczas spełnione lub wykazane (zob. art. 79a k.p.a.). Okoliczność może być uznana za udowodnioną tylko wówczas, gdy strona miała możność wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów (art. 81 k.p.a.). Organ może odstąpić od omawianej zasady tylko wówczas, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną (art. 10 § 2 k.p.a.), a przyczyny odstąpienia od tej zasady organ powinien utrwalić w formie adnotacji w aktach sprawy (art. 10 § 3 k.p.a.). Niezawiadomienie strony o zebraniu materiału dowodowego i możliwości składania wniosków jest uchybieniem procesowym uzasadniającym uchylenie decyzji, o ile uniemożliwiło stronie dokonanie konkretnych czynności procesowych (wyrok NSA z dnia 18 maja 2006 r., II OSK 831/05, ONSAiWSA 2006, nr 6, poz. 157; OSP 2007, z. 3, poz. 26).
Doręczenie zawiadomienia następuje zgodnie z przepisami zawartymi w dziale I rozdział 8 k.p.a.
Krok: ocena dowodów
Ustaleń organ administracji dokonuje w ramach swobodnej oceny dowodów. Organ administracji publicznej ocenia, czy dana okoliczność została udowodniona, na podstawie „całokształtu” materiału dowodowego (art. 80 k.p.a.). W ramach dokonywanej oceny, organ musi więc przeanalizować każdy dowód z osobna jak i wszystkie łącznie (E. Iserzon, Postępowanie administracyjne. Komentarz, Kraków 1937, s. 90). Oznacza to konieczność ustosunkowania się przez organ do całego materiału dowodowego. Niejednokrotnie jednym dowodom organ odmówi wiarygodności, inne uzna za wiarygodne i uczyni podstawą dokonania ustaleń faktycznych. Organ powinien przy tym w motywach decyzji wyjaśnić, dlaczego określone dowody uznał za wiarygodne i z jakich względów innym dowodom odmówił wiarygodności. Ocena materiału dowodowego musi przy tym zawsze uwzględniać zasady wiedzy, logiki i doświadczenia życiowego (wyrok NSA z dnia 5 lipca 2011 r., II GSK 678/10, LEX nr 1083352). W zależności od okoliczności konkretnego przypadku, odmówienie zgromadzonym dowodom wiary rodzić będzie konieczność wykorzystania innych dostępnych środków dowodowych lub też - w przypadku wyczerpania przez organ wszystkich możliwości dowodowych - ostatecznego uznania faktów za nieustalone. Niedające się usunąć wątpliwości co do stanu faktycznego organ rozstrzyga, co do zasady, na korzyść strony (art. 81a k.p.a.).
Krok: przypadki, w których nie jest wymagane przeprowadzenie dowodu
W czterech przypadkach możliwe jest ustalenie istotnej w sprawie okoliczności bez potrzeby przeprowadzenia dowodu. Możliwość taką daje: 1) uprawdopodobnienie; 2) domniemanie; 3) powszechna znajomość faktu; 4) znajomość faktu z urzędu.
Krok: uprawdopodobnienie
Uprawdopodobnienie jest środkiem zastępczym dowodu. Nie daje pewności, a jedynie wiarygodność twierdzenia o fakcie (B. Adamiak [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Polskie postępowanie administracyjne i sądowoadministracyjne, Warszawa 1999, s. 174). Z tego też względu ustawodawca ogranicza możliwość wykorzystywania uprawdopodobnienia w procesie jedynie do przypadków wyraźnie wskazanych w ustawie, mających zazwyczaj znaczenie wpadkowe (por. art. 24 § 3, art. 58 § 1). Organ zwolniony będzie w takiej sytuacji z konieczności przeprowadzenia dowodu, o ile tylko uzna istnienie danej okoliczności za prawdopodobną.
Krok: fakt znany powszechnie
Istnieją okoliczności, zdarzenia lub stany znane każdej posiadającej doświadczenie życiowe osobie. W grę mogą tu wchodzić również informacje powszechnie udostępnione (podobnie NSA w wyroku z dnia 20 stycznia 2000 r., V SA 1381/99, LEX nr 49293). Za fakt powszechnie znany może być jednak uznany tylko taki fakt, którego nie można obalić dowodem przeciwnym (wyrok NSA z dnia 14 marca 2007 r., I OSK 594/06, LEX nr 330449). Tak też organ administracji może przyjąć taką okoliczność za ustaloną bez konieczności przeprowadzenia w tym zakresie dowodu, do czego upoważnia go art. 77 § 4 k.p.a.
Krok: fakt znany organowi z urzędu
Nie wymagają dowodu okoliczności znane organowi z urzędu (art. 77 § 4 k.p.a.). Chodzi tu o informacje, które znane są organowi (lub pracownikom kierowanego przez niego urzędu), jak również te, które są możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Nie chodzi tutaj zatem o fakty znane np. pracownikowi danego urzędu z jego doświadczenia życiowego, ale o fakty wynikające z materiałów dostępnych mu z tytułu jego pracy w danym urzędzie (E. Iserzon [w:] Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, teksty, wzory i formularze, E. Iserzon, J. Starościak, Warszawa 1970, s. 156).
Krok: zawiadomienie strony
Fakty znane organowi z urzędu należy zakomunikować stronie (art. 77 § 4 zdanie 2 k.p.a.). Chodzi tu o pewnego rodzaju uprzedzenie strony o istotnych okolicznościach znanych organowi z urzędu, które będą zarazem częścią ustaleń faktycznych w konkretnej sprawie. Dzięki temu strona powinna mieć możliwość ustosunkowania się nie tylko do materiału dowodowego zebranego w sprawie, ale i do faktów znanych organowi z urzędu.
Krok: domniemanie
Funkcją domniemania jest wnioskowanie. W piśmiennictwie rozróżnia się domniemanie faktyczne i prawne. Pierwsze z nich to wnioskowanie z faktu już ustalonego o istnieniu kolejnego faktu. Wnioskowanie takie opierać się powinno na zasadach logiki i doświadczenia życiowego. Drugi typ domniemania obejmuje sytuacje, gdy przepis prawa wskazuje określony fakt jako podstawę przyjęcia faktu poszukiwanego (A. Wiktorowska [w:] Postępowanie administracyjne - ogólne, podatkowe, egzekucyjne i przed sądami administracyjnymi, red. M. Wierzbowski, Warszawa 2008, s. 111). Przykładem domniemania faktycznego może być przypisanie osobie prowadzącej roboty budowlane deliktu polegającego na usunięciu znajdującego się w obszarze robót drzewa. Przykładem domniemania prawnego jest np. art. 33 § 4 czy art. 76 § 1 i 3 k.p.a.
Krok: czy domniemanie zostało obalone?
W postępowaniu administracyjnym nie ma domniemań, które nie dopuszczałyby przeciwdowodu. Każde zatem domniemanie można obalić, co oznaczać będzie konieczność rezygnacji z ustaleń opartych na domniemaniu i podjęcia czynności dowodowych.
Krok: uznanie okoliczności za wyjaśnioną
Daną okoliczność należy uznać za „wyjaśnioną” w momencie uzyskania przekonania o jej istnieniu. Stopień przekonania może być różny w zależności od tego, czy okoliczność wymaga jedynie uprawdopodobnienia, czy też uzyskania pewności. W tym drugim przypadku regułą jest oparcie ustaleń na zebranych w sprawie dowodach wskazujących wprost na istnienie faktu. Nie można tu jednak wykluczyć ustaleń opartych na faktach znanych powszechnie lub urzędowo, ani ustaleń opartych na domniemaniu. Są to bowiem dopuszczalne, w świetle zasady prawdy obiektywnej, metody dochodzenia do prawdy.