Source: https://www.podatki.biz/artykuly/poradnik-praktyczny-delegacje-krajowe-i-zagraniczne-cz-iii_38_38546.htm
Timestamp: 2019-07-23 07:44:44
Legal References Found: art. 23
 art. 16
 art. 23
 art. 16
 art. 23
 art. 15

Art. 21

Art. 21
 art. 13

Document Content:
Delegacje krajowe i zagraniczne - poradnik praktyczny i program do rozliczania delegacji - cz. III
2019-07-19 11:21:0022.07.2019: E-kurs: Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce
2019-07-18 10:43:0018.07.2019: Mikro e-kurs: Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych
2019-06-11 09:02:0011.06.2019: E-kurs: Arkusze kalkulacyjne (Microsoft Excel, OpenOffice Calc i arkusze Google) w biurze i księgowości
2019-07-22 08:57:00Mikro e-kurs: Koszty uzyskania przychodów u przedsiębiorców mikro i małych - zapisy do 23.07.2019 r.
2019-03-10Hej! Mam problem z rozliczeniem PIT-37. W poprzednim roku przez 6 miesięcy pracowałam w Bułgarii i...
2019-02-18Witam, Mam spółkę z GB, która się zarejestrowała do VAT w Polsce, bo zamierza tu sprzedawać towary...
Ustawy o podatku dochodowym a podróże służbowe
Istnieje kilka warunków, które muszą być spełnione łącznie, aby jakikolwiek wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli wydatek:
poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów albo może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (i odpowiednio art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów
– może zostać zaliczony do kosztów uzyskania.
Wydatki związane z podróżami służbowymi możemy podzielić na parę grup. Są to przede wszystkim diety, wydatki na posiłki, koszty podróży, koszty noclegów i inne wydatki, które pracownik lub świadczący usługi na podstawie umów cywilnoprawnych poniósł w trakcie wyjazdu.
W art. 23 ustawy o ustawy o PIT (analogiczne zapisy znajdują się w ustawie o CIT w art. 16 ust. 1) odnajdziemy kilka zapisów, które musimy uwzględniać przy określaniu skutków podatkowych podróży służbowych:
„Art. 23 ust. 1. Nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za kilometr przebiegu pojazdu,
– określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra;
(Przepis ten nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1 ustawy o PIT – dop. red.).
Ilekroć mowa jest o stawce za kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika – dop. R.G.
7. Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.”
Zastanówmy się nad podatkowymi skutkami tych zapisów.
Przypomnę, nie uznaje się za koszt uzyskania:
„23) kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”.
Co w praktyce oznacza ten zapis?
Po pierwsze, wbrew powszechnemu, ale błędnemu poglądowi przepis ten nie wyłącza z możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów zwrotów części wydatków pracownika, które poniósł on na wyżywienie, o ile nie nosiły one znamion reprezentacji (czyli nie były np. wystawne, ponadstandardowe itp.). Jednak aby można było taki wydatek uznać za koszt uzyskania, w umowie z pracownikiem (lub w wewnętrznych przepisach prawa pracy) musi znaleźć się zapis regulujący zasady takich zwrotów.
Oto fragment interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 18 lutego 2013 r., sygn. IBPBI/2/423-1438/12/AP (interpretacja dotyczy osoby prawnej, ale odnosi się również do przedsiębiorców opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych):
„Biorąc powyższe pod uwagę, skoro ani w regulaminie wynagradzania, ani w umowach o pracę Spółka nie zobowiązała się do wypłaty pracownikom odbywającym podróże służbowe diet w wysokości przekraczającej kwoty wskazane w ww. rozporządzeniu, to na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT Spółka może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowej do wysokości diety wynikającej z ww. rozporządzenia. Obowiązujące w Spółce uregulowania z zakresu prawa pracy nie nakładają bowiem na nią obowiązku ponoszenia świadczeń w wyższej wysokości. Dokonywanie w tym zakresie «dobrowolnie» wyższych wypłat nie uprawnia do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów”.
Z przepisu Kodeksu pracy regulującego zasady wypłacania diet wynika, że dieta nie może być niższa niż określona w odrębnych przepisach. Ale może być wyższa, jeśli wewnętrzne przepisy prawa pracy lub umowa o pracę tak stanowią.
Pamiętajmy jednak, że dieta jest co do zasady sposobem rekompensaty podwyższonych kosztów wyżywienia w podróży służbowej – podwyższonych w stosunku do kosztów, które na co dzień ponosi pracownik. Wysokość wypłacanej diety powinna być więc racjonalna, znajdująca odzwierciedlenie w realnych warunkach finansowania wyżywienia w podróży w standardowych warunkach. Diety rażąco wysokie z pewnością zostaną przez organy podatkowe zakwestionowane jako wydatki stanowiące KUP.
Samochód jako środek transportu
W razie używania w podróży służbowej samochodu wystąpi kilka typowych sytuacji:
samochód nie jest własnością pracodawcy, ale jest w dyspozycji pracownika,
samochód nie jest własnością pracodawcy (lub nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych), ale jest w dyspozycji pracodawcy,
samochód jest własnością pracodawcy i jest uwzględniony w ewidencji środków trwałych.
W przypadku wymienionym pod literą a pracownikowi przysługuje zwrot wydatków związanych z używaniem przez niego samochodu niebędącego własnością pracodawcy, ale do wysokości nie wyższej niż określona w odrębnych przepisach (czyli mówiąc inaczej: w wysokości nieprzekraczającej iloczynu przejechanych kilometrów i tzw. stawek kilometrówki). Zwroty przekraczające tak ustaloną wartość nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy wypłacającego te zwroty.
Dodatkowo ustawodawca w takiej sytuacji nakłada na osobę używającą pojazdu obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu kilometrów, zawierającą nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Ewidencja ta powinna zostać potwierdzona przez pracownika. W praktyce przy wyjazdach służbowych ewidencja stanowi część polecenia i rozliczenia wyjazdu służbowego.
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu powstaje również w przypadku określonym pod literą b – nie dotyczy to jednak sytuacji, w którym samochód używany jest na podstawie umowy leasingu.
W trzecim przypadku (litera c) zaliczane są do kosztów uzyskania faktyczne koszty eksploatacyjne, które zostały właściwie udokumentowane.
Do kosztów uzyskania przedsiębiorcy zaliczą również wszelkie inne uzasadnione zwroty wydatków w trakcie podróży służbowej (noclegi, przejazdy i inne konieczne wydatki).
Podróże osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych
Zwrot kosztów podróży osobom zatrudnianym na podstawie umów cywilnoprawnych zaliczamy do kosztów uzyskania na ogólnych zasadach. Powinniśmy jednak zadbać o to, aby umowa, na podstawie której zleceniobiorca (wykonawca) świadczy nam usługi, precyzowała warunki zwrotu kosztów. Zapewni to nam bezpieczeństwo podatkowe, a dodatkowo będzie korzystne podatkowo dla wykonawcy.
Spójrzmy na przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Art. 21 ust. 1 pkt 16:
„Wolne od podatku są:
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13”.
Art. 21 ust. 13:
„13. Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji”.
Oznacza to, że kwoty zwrotów do wysokości określonej w rozporządzeniu delegacyjnym będą dla naszego wykonawcy wolne od podatku (jeśli nie zaliczy wydatków związanych z podróżą służbową do swoich kosztów uzyskania).
Często zleceniodawcy zapominają o tym przepisie, co może spowodować niepotrzebne opodatkowanie kwot zwrotów (a to z kolei może skutkować zwiększeniem kosztów).
Hasła tematyczne: delegacje, delegacje zagraniczne, delegowanie pracowników, delegacje krajowe, program do rozliczania delegacji
Mikro e-kurs: Koszty uzyskania przychodów u przedsiębiorców mikro i małych - zapisy do 23.07.2019 r.
18.07.2019: Mikro e-kurs: Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych
11.06.2019: E-kurs: Arkusze kalkulacyjne (Microsoft Excel, OpenOffice Calc i arkusze Google) w biurze i księgowości
Kraków, 15.04.2019 r.: Transakcje na rynku wierzytelności - aspekty prawne, finansowe i podatkowe
Amortyzacja środków trwałych w Poznaniu
Wkrótce w Poznaniu: Rachunkowość i zarządzanie finansami wspólnoty mieszkaniowej
Zrozumieć ZUS, zrozumieć prawo pracy - rozpoczynamy w najbliższy piątek
Wrocław: Odpowiedzialność członków zarządów w spółkach kapitałowych