Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura-elektroniczna/ippp2-4512-8-15-4-iz
Timestamp: 2018-03-20 15:13:23
Legal References Found: art. 14
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 88

Document Content:
Dotyczy wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z nich wynikający
IPPP2/4512-8/15-4/IZinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony - przedstawione we wniosku z dnia 30 grudnia 2014 r., (data wpływu 5 stycznia 2015 r.) uzupełnionym na wezwanie tut. Organu pismem z dnia 12 marca 2015 r. (data wpływu 16 marca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z nich wynikający – jest prawidłowe.
W dniu 5 stycznia 2015 r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 12 marca 2015 r. (data wpływu 16 marca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z nich wynikający.
Wnioskodawca Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca) jest częścią koncernu międzynarodowego, prowadzącą działalność w obszarze zaawansowanych technologii informatycznych obejmujących systemy komputerowe, oprogramowanie, systemy sieciowe, pamięci masowe oraz rozwiązania z zakresu mikroelektroniki.
Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca nabywa od dostawcy wiele produktów. Z uwagi na licznie zawierane transakcje, Spółka chce rozpocząć używanie centralnego systemu fakturowania oferowanego przez dostawcę. Zgodnie z założeniami wdrażanego rozwiązania, dostawca posiada wszelką niezbędną infrastrukturę, która jest konieczna do wprowadzenia fakturowania elektronicznego. Obecnie, na mocy porozumień pomiędzy spółkami, dostawca udostępnia te rozwiązania podmiotom z grupy. Spółka jest zainteresowana tym rozwiązaniem.
Dostawca proponuje zastosowanie faktur enkryptowanych w formacie PDF. Zgodnie z założeniami nowej procedury, dostawca będzie wysyłał elektroniczną wersję faktury opatrzoną podpisem elektronicznym na adres wskazany przez Spółkę. Faktura taka będzie służyć jako oryginał.
W związku z przyjęciem elektronicznego sposobu fakturowania pomiędzy dostawcą a Spółką, Spółka planuje zastosowanie następującej procedury obiegu oraz późniejszego przechowywania takich dokumentów:
Spółka wyrazi zgodę na elektroniczny sposób fakturowania poprzez przystąpienie do takiej procedury oraz wykonywanie za nie zapłaty.
Sprzedawca usług nabywanych przez Spółkę będzie przesyłał elektroniczną wersję faktury opatrzoną podpisem elektronicznym bezpośrednio na adres mailowy osoby, która za przyjmowanie takich faktur będzie odpowiedzialna. Nadawca maila będzie za każdym razem bezpośrednio weryfikowany poprzez sprawdzenie adresu, z którego został wysłany e-mail z fakturą.
Przesyłana przez dostawcę faktura będzie zapisana w formacie PDF. Plik ten będzie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Format PDF zagwarantuje nienaruszalność danych zawartych w fakturze - uniemożliwia on modyfikację treści faktury załączonej do maila.
Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie po wcześniejszym zalogowaniu się w systemie. System jest zabezpieczony hasłem.
Faktura będzie skanowana, a następnie zapisywana w systemie (za pomocą narzędzi służących do archiwizacji faktur).
System obsługujący faktury elektroniczne będzie zachowywał daty dla poszczególnych okresów, zdefiniowane przez przepisy podatkowe.
W trakcie procesowania faktury, system dokona sprawdzenia następujących kwestii:
czy nie doszło do zduplikowania numeru faktury dla tego samego dostawcy;
czy zastosowano poprawną stawkę podatku VAT;
czy na fakturze prawidłowo określono dostawcę;
czy faktura może być porównywana z aktualnym kontraktem finansowym;
czy wartość faktury nie przekracza kwoty kontraktu.
System przydzieli fakturze unikalny numer porządkowy.
Na podstawie faktury Spółka będzie dokonywać zapisów w systemie finansowo-księgowym firmy.
System nie przewiduje daty końcowej przechowywania faktury. Dokument raz wprowadzony do systemu pozostaje w nim na zawsze. Dokumenty wprowadzone do systemu mogą być w każdej chwili wyszukane na podstawie indywidualnego numeru faktury lub numeru zamówienia, co umożliwi łatwe wyszukiwanie poszczególnych faktur i bezzwłoczny do nich dostęp.
Kompletna implementacja całego procesu zajmie Spółce około dwóch miesięcy.
W uzupełnieniu do złożonego wniosku Spółka wskazała, że opisana procedura wystawiania i przechowywania faktur spełnia wymogi postawione przez ustawodawcę, tym samym pozwoli na zapewnienie wymogów określonych w art. 106 m i 106n ustawy o podatku VAT. Zdaniem Spółki przedstawiona procedura zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Procedura zostanie zaakceptowana przez odbiorcę faktury, tj. Spółkę w sposób dorozumiany – poprzez zapłatę przez Spółkę wystawionej faktury.
Czy przedstawiona przez Spółkę procedura wystawiania oraz przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w art. 106a - 106q oraz art. 112a Ustawy o podatku od towarów i usług w związku z czym Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych na takich samych zasadach jak w przypadku faktur papierowych...
Zdaniem Wnioskodawcy opisana powyżej procedura wystawiania i przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi postawione przez ustawodawcę w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym wystawiania i przechowywania faktur, w tym faktur elektronicznych. Faktury w ten sposób wystawiane oraz przechowywane zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność od momentu ich otrzymania aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyżej przedstawiona procedura umożliwia łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur elektronicznych w systemie oraz bezzwłoczny dostęp do tych faktur dla organów podatkowych. Mając na uwadze powyższe, faktury elektroniczne otrzymywane przez Spółkę będą stanowiły podstawę do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony.
Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług poprzez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane przez ustawę oraz przepisy wydane jej na podstawie. Przepisy ustawy o VAT szczegółowo regulują, co faktura powinna zawierać. Z art. 106m ust. 1-4 wynika obowiązek podatnika zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Poprzez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Poprzez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur zostanie zagwarantowana przez odpowiednie przygotowanie przez Podatnika procesu wystawiania i przechowywania faktur, a w szczególności poprzez:
każdorazową weryfikację adresu e-mail, z którego Spółka będzie otrzymywać fakturę;
możliwość powiązania zapisanej w systemie faktury z dotyczącym jej zamówieniem poprzez weryfikację, czy numer zamówienia lub oraz inne dane odnoszące się do nich są zgodne z treścią faktury;
pozbawienie możliwości usunięcia faktury z systemu.
Integralność treści faktury, którą należy rozumieć jako niezmienność zawartych w niej danych, Spółka zapewni poprzez:
ograniczenie dostępu do maila, na którego faktury będą wysyłane oraz ograniczenie dostępu do systemu archiwizującego faktury. Nieuprawnione osoby nie będą miały dostępu do otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych;
faktury elektroniczne będą otrzymywane w formacie PDF, który uniemożliwi wszelkie przetwarzanie zapisanych w nim danych, format PDF gwarantuje niezmienność zawartych w nim danych. Jako taki został zaaprobowany przez organy podatkowe w licznych interpretacjach, m. in. interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie o sygnaturze IPPP3/443-71/12-5/KC oraz interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie o sygnaturze IPPP2-443-225/11-3/IZ. Ewentualna ingerencja w fakturę zapisaną w formacie PDF jest możliwa na takich samych zasadach jak ingerencja w fakturę papierową, tj. poprzez celowe działania zmierzające do przerobienia dokumentu, co może nosić znamiona czynu zabronionego.
Specyfika faktur zapisanych w formacie PDF przy zastosowaniu powyżej przedstawionej metody działania Spółki pozwala na niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności i integralności faktur elektronicznych otrzymywanych przez Spółkę. Archiwizacja takich faktur pozwala ponadto na zachowanie ich czytelności.
Zdaniem Spółki, posiadanie przez podatnika dokumentów mających za zadanie uzupełniać fakturę (jak np. konkretne zamówienie, wcześniej zawarta umowa), które towarzyszą realizowanym przez Spółkę transakcjom handlowym, trzeba uznać za właściwą kontrolę biznesową. Dalsze powiązanie konkretnej faktury z dokumentami ją uzupełniającymi stanowi wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dokumentowaną na niej transakcją. Dokumenty uzupełniające zapewniają możliwość kontrolowania związku zachodzącego pomiędzy wystawieniem faktury a dokonaniem dostawy towarów albo świadczenia usług objętych fakturą, zweryfikowania tożsamości wystawcy faktury oraz przeprowadzenie kontroli, czy dana faktura wiernie odzwierciedla fakt dostarczenia towarów albo wykonania świadczenia i czy w sposób wiarygodny dowodzi warunkom przeprowadzenia danej transakcji. Powołując się na powyższe należy stwierdzić, że Spółka stworzyła zarówno właściwą kontrolę biznesową, jak i wiarygodną ścieżkę audytu.
Zgodnie z art. 106n, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Taka akceptacja w zaistniałym stanie faktycznym będzie miała miejsce - Spółka wyrazi na nią zgodę poprzez przyjęcie faktury i dokonanie za nią płatności. Ustawodawca nie nakłada na podatnika obowiązku dokonania akceptacji w konkretny sposób, dlatego też Spółka wnosi, że akceptacja poprzez przystąpienie do wykonania faktury sprosta wymaganiom nałożonym na podatnika przez ustawę o VAT.
Na podstawie przedstawionych wyżej argumentów Spółka stwierdza, że opracowana przez nią procedura spełnia wszelkie warunki wynikające z przepisów ustawy o VAT. Procedura ta gwarantuje zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. Ponadto gwarantuje łatwe odszukiwanie faktur oraz zapewnia organowi podatkowemu bezzwłoczny do nich dostęp. Spółka będzie uprawniona zatem do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony na takich samych zasadach jak w przypadku faktur papierowych.
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na licznie zawierane transakcje, Spółka chce rozpocząć używanie centralnego systemu fakturowania oferowanego przez dostawcę. Zgodnie z założeniami wdrażanego rozwiązania, dostawca posiada wszelką niezbędną infrastrukturę, która jest konieczna do wprowadzenia fakturowania elektronicznego. Wnioskodawca jest zainteresowany tym rozwiązaniem. Dostawca proponuje zastosowanie faktur enkryptowanych w formacie PDF. Zgodnie z założeniami nowej procedury, dostawca będzie wysyłał elektroniczną wersję faktury opatrzoną podpisem elektronicznym na adres wskazany przez Spółkę. Faktura taka będzie służyć jako oryginał.
System obsługujący faktury elektroniczne będzie zachowywał daty dla poszczególnych okresów, zdefiniowane przez przepisy podatkowe
Z okoliczności sprawy wynika, że autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur zostanie zagwarantowana przez odpowiednie przygotowanie przez Wnioskodawcę procesu wystawiania i przechowywania faktur, a w szczególności poprzez:
Integralność treści faktury, którą należy rozumieć jako niezmienność zawartych w niej danych, Spółka zapewni poprzez: ograniczenie dostępu do maila, na którego faktury będą wysyłane oraz ograniczenie dostępu do systemu archiwizującego faktury, nieuprawnione osoby nie będą miały dostępu do otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych, faktury elektroniczne będą otrzymywano w formacie PDF, który uniemożliwi wszelkie przetwarzanie napisanych w nim danych, format PDF gwarantuje niezmienność zawartych w nim danych. Specyfika faktur zapisanych w formacie PDF przy zastosowaniu powyżej przedstawionej metody działania pozwala na niebudzące wątpliwości zachowanie autentyczności i integralności faktur elektronicznych otrzymywanych przez Spółkę. Archiwizacja takich faktur pozwala ponadto na zachowanie ich czytelności.
Spółka posiadać będzie dokumenty mające za zadanie uzupełniać fakturę (jak np. konkretne zamówienie, wcześniej zawarta umowa), które towarzyszą realizowanym przez Spółkę transakcjom handlowym. Dalsze powiązanie konkretnej faktury z dokumentami ją uzupełniającymi stanowi wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dokumentowaną na niej transakcją. Dokumenty uzupełniające zapewniają możliwość kontrolowania związku zachodzącego pomiędzy wystawieniem faktury a dokonaniem dostawy towarów albo świadczenia usług objętych fakturą, zweryfikowania tożsamości wystawcy faktury oraz przeprowadzenie kontroli, czy dana faktura wiernie odzwierciedla fakt dostarczenia towarów albo wykonania świadczenia i czy w sposób wiarygodny dowodzi warunkom przeprowadzenia danej transakcji. Wnioskodawca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych poprzez przyjęcie faktury i dokonanie za nią płatności.
Stosownie do zapisu art. 112a. Ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:
Zgodnie z ust. 2 powyższego artykułu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
W myśl ust. 3 art. 112a. ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - art. 112a. Ust. 4 ustawy.
Zatem w związku z tym, że Spółka poprzez swoje działania zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność faktur, to przedstawiony przez nią sposób przechowywania faktur będzie zgodny z przepisami ustawy.
Z uwagi na przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że faktury otrzymywane w formacie PDF w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.
W świetle powyższych okoliczności stanowisko Wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie uznać należy za prawidłowe.
IPPP2-443-225/11-3/IZ | Interpretacja indywidualna
IPPP3/443-71/12-5/KC | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura elektroniczna > IPPP2/4512-8/15-4/IZ