Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/1061-iptpp3-4512-286-2016-2-mj
Timestamp: 2017-09-23 16:27:19
Legal References Found: art. 14
 art. 244
 art. 247
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 247
 art. 106
 art. 3
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 218
 art. 244
 art. 247
 art. 233
 art. 233
 art. 233
 art. 112
 art. 47
 art. 57

Document Content:
1061-IPTPP3.4512.286.2016.2.MJ | Interpretacja indywidualna
Skanowanie i przechowywanie otrzymanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej
1061-IPTPP3.4512.286.2016.2.MJinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.) uzupełnionym pismem z dnia 4 lipca 2016 r. (data wpływu 6 lipca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie skanowania i przechowywania otrzymanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 30 maja 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie;
prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej,
skanowania i przechowywania otrzymanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 4 lipca 2016 r. w zakresie jednoznacznego wskazania przedmiotu sprawy, liczby stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych.
Wnioskodawca, będący czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka dostarcza swoim klientom szeroki asortyment zintegrowanych urządzeń i systemów dystrybucji elektrycznej i sterowania zapewniających bezpieczne i niezawodne zasilanie. Produkty obejmują rozwiązania w zakresie dystrybucji elektrycznej i sterowania, takie jak rozłączniki obwodów, tablice rozdzielcze i elementy sterujące ogólnego zastosowania, które służą do rozdziału energii i sterowania nią.
Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur papierowych, Spółka wdrożyła elektroniczny system otrzymywania i przechowywania faktur papierowych .... (dalej: „System”). System pozwala na przeprowadzenie digitalizacji tychże faktur, to jest ich zapisu formacie elektronicznym (w formie skanu).
W ramach Systemu Spółka stosuje proces szczegółowej weryfikacji treści faktury z danymi w systemie księgowym, w szczególności z danymi z zamówienia (tzw. „Purchase Order”). Spółka nie dokonuje płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura musi zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu.
Wszelkie niezgodności spowodowane poprzez rozbieżności pomiędzy wartością VAT lub ilością zakupionych towarów lub usług na fakturze oraz wynikającą z zamówienia są wyjaśniane z odpowiednimi pracownikami Spółki. W przypadku błędów na fakturze wystawionej przez Sprzedawcę (np. błędna kalkulacja VAT lub zastosowanie błędnej stawki VAT), Spółka zwraca się do niego z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Ponadto Spółka blokuje płatności wobec Kontrahentów, dopóki towary lub usługi nie zostaną przyjęte w systemie księgowym Spółki (odbiór zakupów udokumentowanych fakturą musi zastać zarejestrowany w systemie księgowym Spółki).
System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przemarzanie danych w nich zawartych.
Czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej...
Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym łub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Na wstępie Spółka pragnie wskazać, że regulacje unijne nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm., dalej: „Dyrektywa”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane łub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Tymczasem na podstawie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Biorąc, pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci (a więc wykraczają poza regulacje wskazane w art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).
Spółka pragnie zaznaczyć, że w ocenie Wnioskodawcy pojęcie „dostęp on-line” nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy/kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.
Jak wskazano w przedstawionym powyżej stanie faktycznym, zdaniem Wnioskodawcy, stosowany przez Spółkę System otrzymywania i elektronicznego archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej powala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym.
W ocenie Wnioskodawcy w odniesieniu do formy elektronicznej zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).
Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (por. przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSZ; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASZ; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawę z 31 lipca 2015 r.. nr IPPP3/4512-560/15-2/KP; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK).
W myśl art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą” - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązania do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.
W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, s. 1 ze zm.), dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – Pojęcie faktury). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.
W myśl art. 244 ww. Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).
Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.
W myśl art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.
Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu, tj. przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości skanowania i przechowywania otrzymanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Jak wskazał Wnioskodawca, będzie on przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur, w sposób zapewniający:
niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przemarzanie danych w nich zawartych,
pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt (Spółka dokonuje kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami, weryfikacja pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług),
umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego).
Należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.
Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur w formie elektronicznej, jest/będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.
Należy się również zgodzić z Wnioskodawcą, że w sytuacji, gdy na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, dopuszczalne jest/będzie udostępnianie faktur wyłącznie w formie elektronicznej.
Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej, należało uznać za prawidłowe.
Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Wnioskodawcę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej.
Tej ostatecznej weryfikacji może dokonać wyłącznie właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.
Przedmiotowy wniosek załatwiono w zakresie skanowania i przechowywania otrzymanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej. W pozostałym zakresie zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego ....., po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.
IPPP2-443-141/11-3/AK | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > 1061-IPTPP3.4512.286.2016.2.MJ