Source: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2014.244.01.0012.01.POL&toc=OJ:L:2014:244:TOC
Timestamp: 2020-01-20 12:32:01
Legal References Found: art. 291
 art. 12
 art. 6
 art. 9
 art. 10
 art. 10
 art. 7
 art. 12
 art. 6
 art. 10
 art. 9
 art. 8
 art. 8
 art. 8
 art. 80
 art. 8
 art. 8
 art. 10
 art. 20
 art. 32
 art. 30
 art. 30
 art. 38
 art. 41
 art. 16
 art. 48
 art. 74
 art. 7
 art. 4
 art. 4
 art. 10
 art. 66
 art. 8
 art. 4
 art. 8
 art. 59
 art. 60
 art. 107
 art. 9
 art. 10
 art. 10
 art. 12
 art. 12
 art. 25
 art. 36
 art. 80
 art. 8
 art. 6
 art. 4
 art. 8
 art. 10
 art. 28
 art. 21
 art. 20
 art. 77
 art. 78
 art. 79
 art. 61
 art. 20
 art. 6
 art. 79
 art. 78
 art. 30
 art. 68
 art. 60
 art. 4
 art. 20
 art. 8
 art. 68
 art. 31
 art. 20
 art. 8
 art. 30
 art. 74
 art. 74
 art. 74
 art. 107
 art. 14
 art. 26
 art. 26
 art. 28
 art. 28
 art. 39
 art. 48
 art. 49
 art. 16
 art. 4
 art. 5
 art. 8
 art. 81
 art. 8
 art. 41
 art. 42
 art. 43
 art. 43
 art. 43
 art. 4
 art. 46
 art. 106
 art. 107
 art. 8
 art. 39
 art. 32
 art. 48
 art. 125
 art. 52
 art. 52
 art. 4
 art. 14
 art. 4
 art. 4
 art. 49
 art. 48
 art. 49
 art. 106
 art. 107
 art. 53
 art. 8
 art. 266
 art. 8
 art. 52
 art. 5
 art. 81
 art. 68
 art. 68
 art. 68
 art. 69
 art. 77
 art. 60
 art. 31
 art. 4
 art. 77
 art. 77
 art. 61
 art. 6
 art. 32
 art. 68
 art. 72
 art. 71
 art. 144
 art. 71
 art. 68
 art. 8
 art. 74
 art. 68
 art. 78
 art. 79
 art. 43
 art. 60
 art. 42
 art. 140
 art. 93

Document Content:
ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) NR 897/2014
ustanawiające przepisy szczegółowe dotyczące wdrażania programów współpracy transgranicznej finansowanych na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 232/2014 ustanawiającego Europejski Instrument Sąsiedztwa
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 291,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 232/2014 z dnia 11 marca 2014 r. ustanawiające Europejski Instrument Sąsiedztwa (1), w szczególności jego art. 12,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 236/2014 z dnia 11 marca 2014 r. ustanawiające wspólne zasady i procedury wdrażania unijnych instrumentów na rzecz finansowania działań zewnętrznych (2), w szczególności jego art. 6 ust. 2,
Jednym z elementów ujętych w rozporządzeniu (UE) nr 232/2014 jest współpraca między co najmniej jednym państwem członkowskim Unii Europejskiej, z jednej strony, a co najmniej jednym krajem partnerskim wymienionym w załączniku I do tego rozporządzenia lub z Federacją Rosyjską, z drugiej strony, realizowana przy ich wspólnej części zewnętrznej granicy Unii w celu wzmocnienia współpracy transgranicznej.
Rozporządzenie (UE) nr 236/2014 ustanawia zasady udzielania pomocy wspólne dla wszystkich instrumentów na rzecz działań zewnętrznych.
Rozporządzenie (UE) nr 232/2014 przewiduje przyjęcie przepisów wykonawczych określających przepisy szczegółowe dotyczące wdrożenia współpracy transgranicznej. Wspomniane przepisy wykonawcze obejmują przepisy szczegółowe dotyczące między innymi stawki i metod współfinansowania; treści, przygotowania, zmiany i zamknięcia wspólnych programów operacyjnych; roli i funkcji struktur programu, w tym ich pozycji, skutecznej identyfikacji, rozliczalności i odpowiedzialności, opisu systemów zarządzania i kontroli oraz warunków technicznego i finansowego zarządzania unijnym wsparciem; procedur odzyskiwania środków we wszystkich krajach uczestniczących; monitorowania i oceny; działalności promocyjnej i informacyjnej; zarządzania dzielonego i pośredniego.
Dokument programowy przewidziany w art. 9 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 232/2014 określa strategiczne cele, na których realizację jest ukierunkowana współpraca transgraniczna oraz cele tematyczne i spodziewane indykatywne wyniki takiej współpracy i zawiera wykaz wspólnych programów operacyjnych, które mają zostać sporządzone.
Współpraca transgraniczna powinna być wdrażana przy pomocy wieloletnich wspólnych programów operacyjnych obejmujących współpracę dotyczącą jednej granicy lub grupy granic i wieloletnie priorytety służące realizacji spójnego zestawu celów tematycznych, które to priorytety mogą zostać wdrożone przy unijnym wsparciu.
Należy ustanowić przepisy wykonawcze określające szczegółowe zasady dotyczące wdrożenia programów współpracy transgranicznej finansowanych na podstawie rozporządzenia (UE) nr 232/2014, a jednocześnie należy zostawić krajom uczestniczącym pewien stopień elastyczności co do szczegółowych zasad organizacji i wdrażania programów szczegółowych w zależności od indywidualnego charakteru każdego programu. Zgodnie z tą zasadą i w myśl przepisów niniejszego rozporządzenia kraje uczestniczące powinny wspólnie przedkładać Komisji propozycje dotyczące wspólnych programów operacyjnych, które Komisja powinna przyjąć zgodnie z art. 10 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 232/2014.
Mając na względzie fakt, że wszystkie kraje uczestniczące muszą być włączone w struktury decyzyjne programu, podczas gdy za jego wdrażanie odpowiada zazwyczaj instytucja zarządzająca z siedzibą w jednym z państw członkowskich, niezbędne jest ustanowienie zasad regulujących strukturę organizacyjną, w tym obowiązki instytucji zarządzającej i podział obowiązków między wszystkimi organami wchodzącymi w skład struktur programu oraz w obrębie tych organów.
Opierając się na doświadczeniach zdobytych w okresie programowania 2007–2013, Komisja nie będzie automatycznie ponosić ostatecznej odpowiedzialności za odzyskiwanie środków w krajach partnerskich. Ustanowiono zatem nowe zasady w przepisach wykonawczych, zwiększające poziom odpowiedzialności krajów uczestniczących w zakresie zarządzania, kontroli i audytu. W oparciu o te zasady programy będą musiały określać własne systemy zarządzania i kontroli. Kraje partnerskie będą zobowiązane wspierać instytucje zarządzające we wdrażaniu programów poprzez powoływanie organów krajowych, punktów kontaktowych zajmujących się kontrolą i grupy audytorów.
Zgodnie z art. 10 ust. 8 rozporządzenia (UE) nr 232/2014 w razie konieczności kraje uczestniczące i instytucja zarządzająca zawierają umowy w celu określenia zasad, które nie zostały zawarte w umowach finansowych podpisanych z krajami partnerskimi lub Federacją Rosyjską.
Opierając się na doświadczeniach zdobytych w okresie programowania 2007–2013, zdecydowano, że procedury przyznawania dotacji i opracowane przez Komisję zasady dotyczące działań zewnętrznych nie będą już obowiązkowe. W przypadku programów należy zapewnić możliwość stosowania procedur opracowanych przez kraje uczestniczące, pod warunkiem spełnienia określonych norm zawartych w niniejszym rozporządzeniu.
Zgodnie z art. 7 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 232/2014 środki finansowe przyznawane na podstawie niniejszego rozporządzenia można połączyć ze środkami objętymi innymi odpowiednimi rozporządzeniami unijnymi. Umożliwi to przeniesienie finansowania z rozporządzenia (UE) nr 232/2014 do programów finansowanych na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 (3). Równoważna zasada obowiązuje w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 231/2014 (4), umożliwiając przenoszenie finansowania do rozporządzenia (UE) nr 232/2014 w celu sfinansowania udziału beneficjantów wymienionych w tym rozporządzeniu w programach współpracy transgranicznej podlegających niniejszemu rozporządzeniu. Te nowe zasady pozwolą uprościć procedury zarządzania uczestnictwem tych krajów w programach.
Ze względu na fakt, że programy realizuje się zwykle metodą zarządzania dzielonego, systemy zarządzania i kontroli powinny być zgodne z przepisami unijnymi, w szczególności przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (5) i rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 (6) oraz rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 2988/95 (7). Komisja powinna dopilnować, aby środki unijne były wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi przepisami podczas realizacji programów.
Środki te są zgodne z opinią Komitetu ustanowionego rozporządzeniem (UE) nr 232/2014.
Aby umożliwić terminowe programowanie i wdrożenie programów, niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
Niniejsze rozporządzenie ustanawia przepisy szczegółowe dotyczące wdrażania programów współpracy transgranicznej zgodnie z art. 12 rozporządzenia (UE) nr 232/2014 oraz art. 6 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 236/2014.
„program” oznacza wspólny program operacyjny w rozumieniu art. 10 rozporządzenia (UE) nr 232/2014;
„kraje uczestniczące” oznaczają wszystkie państwa członkowskie i kraje partnerskie biorące udział we współpracy transgranicznej oraz kraje należące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego biorące udział w programie;
„dokument programowy” oznacza dokument, o którym mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 232/2014 i który określa strategiczne cele, wykaz programów, indykatywne wieloletnie przydziały środków finansowych na każdy z programów i zakres geograficzny;
„obszar objęty programem” oznacza odpowiednio główne regiony, regiony przylegające, ważne ośrodki społeczne, gospodarcze lub kulturalne oraz jednostki terytorialne, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 rozporządzenia (UE) nr 232/2014;
„główne regiony” oznaczają jednostki terytorialne, o których mowa w art. 8 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 232/2014, oraz obszary przygraniczne w jednostkach geograficznych Instrumentu Pomocy Przedakcesyjnej i w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego zgodnie z dokumentem programowym;
„regiony przylegające” oznaczają jednostki terytorialne, o których mowa w art. 8 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 232/2014, oraz jednostki terytorialne przylegające do głównych regionów w jednostkach geograficznych Instrumentu Pomocy Przedakcesyjnej i w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
„wspólny komitet monitorujący” oznacza wspólny komitet odpowiedzialny za monitorowanie wdrażania programu;
„instytucja zarządzająca” oznacza instytucję wyznaczoną przez kraje uczestniczące jako odpowiedzialną za zarządzanie programem;
„organ krajowy” oznacza podmiot wyznaczony przez każdy kraj uczestniczący i ponoszący ostateczną odpowiedzialność za wspieranie instytucji zarządzającej we wdrażaniu programu na jego terytorium;
„wspólny sekretariat techniczny” oznacza organ powoływany przez kraje uczestniczące w celu wspierania organów programu;
„instrumenty finansowe” oznaczają unijne środki pomocy finansowej przekazywane na zasadzie komplementarności dla osiągnięcia określonego celu lub celów polityki Unii. Takie instrumenty mogą mieć formę udziałów kapitałowych i quasi-kapitałowych, pożyczek, gwarancji lub innych instrumentów obciążonych ryzykiem, ewentualnie połączonych z dotacjami;
„kraje partnerskie uczestniczące we współpracy transgranicznej” oznaczają kraje i terytoria wymienione w załączniku I do rozporządzenia (UE) nr 232/2014, Federację Rosyjską oraz beneficjantów wymienionych w załączniku I do rozporządzenia (UE) nr 231/2014 w przypadku współfinansowania na podstawie tego rozporządzenia;
„nieprawidłowości” oznaczają wszelkie naruszenia umowy finansowej, kontraktu lub obowiązującego prawa wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie programu, które powodują lub mogłyby spowodować szkodę w budżecie Unii przez jego obciążenie nieuzasadnionym wydatkiem;
„wkład Unii” oznacza część kwalifikowalnych wydatków programu lub projektu finansowaną przez Unię;
„umowa” oznacza umowę wynikającą z zamówienia publicznego lub umowę o dotację zawartą w ramach programu;
„duże projekty infrastrukturalne” oznaczają projekty obejmujące wszystkie roboty, działania lub usługi, które mają spełniać niepodzielną funkcję o konkretnym charakterze i jasno określonych celach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania, aby realizować inwestycje przynoszące skutki i korzyści o charakterze transgranicznym i w przypadku których część budżetu wynosząca co najmniej 2,5 mln EUR jest przeznaczona na nabywanie infrastruktury;
„instytucja pośrednicząca” oznacza każdy podmiot publiczny lub prywatny, za którego działania odpowiedzialność ponosi instytucja zarządzająca lub który wykonuje obowiązki w imieniu takiej instytucji w odniesieniu do beneficjentów realizujących projekty;
„wykonawca” oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, z którą została zawarta umowa wynikająca z zamówienia publicznego;
„beneficjent” oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, z którą została podpisana umowa o dotację;
„rok obrotowy” oznacza okres od 1 lipca do 30 czerwca, z wyjątkiem pierwszego roku obrotowego, w odniesieniu do którego oznacza on okres od rozpoczęcia kwalifikowalności wydatków do dnia 30 czerwca 2015 r. Ostatnim rokiem obrotowym jest okres od dnia 1 lipca 2023 r. do 30 września 2024 r. W przypadku zarządzania pośredniego z organizacją międzynarodową w rozumieniu art. 80 rokiem obrotowym jest rok budżetowy;
„rok budżetowy” oznacza okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.
OGÓLNE RAMY WDROŻENIA
Każdy program jest przygotowywany za wspólnym porozumieniem wszystkich krajów uczestniczących zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 232/2014, dokumentem programowym oraz niniejszym rozporządzeniem.
Każdy program zawiera w szczególności następujące informacje:
Wprowadzenie: krótki opis etapów przygotowywania programu z uwzględnieniem informacji na temat konsultacji i działań podjętych w celu zaangażowania krajów uczestniczących oraz innych zainteresowanych stron w przygotowywanie programu.
Opis obszaru objętego programem:
główne regiony: wykaz kwalifikowalnych jednostek terytorialnych określonych w dokumencie programowym oraz, w stosownych przypadkach, ewentualne rozszerzenie zgodnie z art. 8 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 232/2014 oraz zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumencie programowym;
regiony przylegające, w stosownych przypadkach: wykaz regionów przylegających, uzasadnienie ich włączenia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumencie programowym oraz warunki ich uczestnictwa w programie według decyzji podjętych przez kraje uczestniczące;
ważne ośrodki społeczne, gospodarcze lub kulturalne, o których mowa w art. 8 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 232/2014, w stosownych przypadkach: wykaz ośrodków według priorytetów, uzasadnienie ich włączenia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumencie programowym oraz warunki ich uczestnictwa w programie według decyzji podjętych przez kraje uczestniczące;
mapa obszaru objętego programem, zawierająca nazwę każdej jednostki terytorialnej z rozróżnieniem, w stosownych przypadkach, jednostek terytorialnych, o których mowa w lit. a), b) i c);
poza opisem obszaru objętego programem, w stosownych przypadkach, w programie wskazuje się zamiar skorzystania z art. 10 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 232/2014 na warunkach określonych w dokumencie programowym.
opis strategii programu z uwzględnieniem wybranych celów tematycznych i odpowiadających im priorytetów zgodnie z postanowieniami zawartymi w dokumencie programowym;
uzasadnienie wybranej strategii na podstawie:
analizy sytuacji społeczno-gospodarczej i środowiskowej obszaru objętego programem pod względem mocnych i słabych stron oraz średniookresowych potrzeb wynikających z tej analizy,
opisu doświadczeń wyniesionych z wcześniej zrealizowanych programów transgranicznych,
informacji wynikających z szerszych konsultacji z zainteresowanymi stronami na temat spójności z innymi programami finansowanymi przez Unię w odpowiednich krajach i regionach oraz analizy spójności z krajowymi i regionalnymi strategiami oraz polityką,
analizy ryzyka i środków jego ograniczania;
opisu obiektywnie weryfikowalnych wskaźników, w szczególności:
spodziewanych wyników dla każdego priorytetu oraz odpowiednich wskaźników rezultatu wraz z wartością bazową i wartością docelową,
wskaźników produktu dla każdego priorytetu, z uwzględnieniem wartości docelowej ujętej ilościowo, które mają przyczynić się do osiągnięcia wyników;
opisu sposobów włączania w główny nurt następujących zagadnień przekrojowych, w stosownych przypadkach: demokracja i prawa człowieka, zrównoważenie środowiskowe, równouprawnienie płci i HIV/AIDS.
Struktury i wyznaczenie właściwych organów i instytucji zarządzających:
skład wspólnego komitetu monitorującego i zadania;
instytucja zarządzająca i procedura jej wyznaczania;
organy krajowe wszystkich krajów uczestniczących, w szczególności organ w każdym kraju uczestniczącym, o którym mowa w art. 20 i 31 oraz, w stosownych przypadkach, struktury wsparcia poza wymienionymi w lit. e) i f);
procedura powoływania wspólnego sekretariatu technicznego oraz, w stosownych przypadkach, oddziały i zadania;
instytucja audytowa i członkowie grupy audytorów;
jednostka lub jednostki wyznaczone jako punkty kontaktowe zajmujące się kontrolą we wszystkich krajach uczestniczących oraz ich zadania zgodnie z art. 32.
skrócony opis systemów zarządzania i kontroli zgodnie z art. 30;
okres przeznaczony na realizację programu;
opis procedur wyboru projektów zgodnie z art. 30;
opis charakteru wsparcia, z podziałem na priorytety, zgodnie z art. 38, z uwzględnieniem wykazu projektów wybieranych w ramach procedury bezpośredniej lub wkładów w instrumenty finansowe. Zawiera również orientacyjny harmonogram wyboru projektów do finansowania zgodnie z art. 41;
opis planowanego wykorzystania pomocy technicznej i mających zastosowanie procedur udzielania zamówień;
opis systemów monitorowania i oceny wraz z orientacyjnym planem monitorowania i oceny na cały okres trwania programu;
strategia komunikacji na cały okres trwania programu oraz orientacyjny plan działań informacyjnych i komunikacyjnych na pierwszy rok;
informacje na temat spełnienia wymogów regulacyjnych określonych w dyrektywie 2001/42/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (8);
indykatywny plan finansowy zawierający dwie tabele (bez podziału na kraje uczestniczące):
tabelę określającą wstępne roczne środki finansowe na zobowiązania i płatności przewidziane dla wsparcia z Unii na każdy cel tematyczny i pomoc techniczną. Środki pierwszego roku obejmują koszty działań przygotowawczych zgodnie z art. 16,
tabelę określającą wstępne kwoty środków finansowych wsparcia z Unii oraz współfinansowania na cały okres programowania dla każdego celu tematycznego i pomocy technicznej;
zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków, o których mowa w art. 48 i 49;
podział odpowiedzialności między krajami uczestniczącymi zgodnie z art. 74;
zasady dotyczące przenoszenia, wykorzystywania i monitorowania współfinansowania;
opis systemów informatycznych do raportowania i wymiany skomputeryzowanych danych między instytucją zarządzającą a Komisją;
język lub języki przyjęte w programie zgodnie z art. 7.
1. W ciągu roku od zatwierdzenia dokumentu programowego kraje uczestniczące wspólnie przedkładają Komisji propozycję dotyczącą programu, zawierającą wszystkie elementy, o których mowa w art. 4. Kraje uczestniczące potwierdzają na piśmie swoją akceptację treści programu przed złożeniem propozycji Komisji.
2. Komisja weryfikuje, czy program zawiera wszystkie elementy, o których mowa w art. 4. Komisja przeprowadza ocenę zgodności programu z rozporządzeniem (UE) nr 232/2014, dokumentem programowym, niniejszym rozporządzeniem i innymi mającymi zastosowanie przepisami Unii. Ocena dotyczy w szczególności:
jakości analizy, jej spójności z proponowanymi priorytetami oraz innymi programami finansowanymi przez Unię;
prawidłowości planu finansowego;
zgodności z dyrektywą 2001/42/WE.
3. W terminie trzech miesięcy od daty przedłożenia programu Komisja przedstawia swoje uwagi i wnioskuje o wprowadzenie niezbędnych zmian. Kraje uczestniczące przedkładają wszystkie niezbędne informacje w ciągu dwóch miesięcy od wniosku Komisji. W ciągu sześciu miesięcy od daty przedłożenia programu Komisja zatwierdza program, pod warunkiem że wszystkie uwagi Komisji zostały odpowiednio uwzględnione. Komisja może przedłużyć powyższe terminy w zależności od charakteru wymaganych zmian.
4. Każdy program przyjmowany jest decyzją Komisji na cały okres jego trwania zgodnie z art. 10 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 232/2014.
Korekty i zmiany
1. Korekty programu, które nie wpływają znacząco na charakter i cele programu, uznaje się za korekty inne niż zasadnicze. W szczególności:
zmiany, które łącznie nie przekraczają 20 % pierwotnie przydzielonego wkładu Unii na każdy cel tematyczny lub pomoc techniczną lub zmiany przewidziane w ust. 2, obejmujące przeniesienie między celami tematycznymi lub z pomocy technicznej na cele tematyczne;
zmiany, które łącznie nie przekraczają 20 % pierwotnie przydzielonego wkładu Unii na każdy cel tematyczny lub zmiany przewidziane w ust. 2 obejmujące przeniesienie z celów tematycznych na pomoc techniczną.
Zmiany planu finansowego programu, o których mowa w lit. a), mogą być dokonywane bezpośrednio przez instytucję zarządzającą po uprzednim zatwierdzeniu przez wspólny komitet monitorujący. Instytucja zarządzająca informuje Komisję o wszelkich takich zmianach najpóźniej w kolejnym sprawozdaniu rocznym i przekazuje Komisji wszystkie niezbędne dodatkowe informacje.
W przypadku zmian planu finansowego programu, o których mowa w lit. b), instytucja zarządzająca występuje o uprzednie zatwierdzenie zarówno przez wspólny komitet monitorujący, jak i Komisję.
2. Na uzasadniony wniosek wspólnego komitetu monitorującego lub z inicjatywy Komisji po konsultacji ze wspólnym komitetem monitorującym w programach mogą być wprowadzane zmiany w wyniku:
przeglądu dokumentu programowego;
istotnych zmian społeczno-gospodarczych lub zasadniczych zmiany na obszarze objętym programem;
trudności z wdrożeniem;
zmian w planie finansowym wykraczających poza margines elastyczności, o którym mowa w ust. 1, lub jakiejkolwiek zmiany istotnie wpływającej na charakter i cele programu;
3. Wnioski o dokonanie zmian w programach muszą być należycie uzasadnione i odzwierciedlać przewidywany wpływ zmian programu.
4. Komisja dokonuje oceny informacji dostarczonych zgodnie z ust. 2 i 3. Jeśli Komisja zgłasza uwagi, instytucja zarządzająca przekazuje Komisji wszelkie niezbędne informacje dodatkowe. W ciągu pięciu miesięcy od przedłożenia wniosku o dokonanie zmian Komisja zatwierdza wniosek, pod warunkiem że wszystkie uwagi Komisji zostały odpowiednio uwzględnione.
5. Wszelkie zmiany programu w przypadkach, o których mowa w ust. 2 lub art. 66 ust. 5, przyjmowane są decyzją Komisji i mogą wymagać modyfikacji umów finansowych, o których mowa w art. 8 i 9.
Używanie języków
1. W każdym programie używa się jednego lub kilku języków urzędowych Unii jako języka roboczego. Ponadto kraje uczestniczące mogą podjąć decyzję o używaniu innych języków urzędowych spoza Unii jako języka roboczego. Wybór języka roboczego lub języków roboczych opisuje się w programie zgodnie z art. 4.
2. Aby uwzględnić aspekt partnerski programów, beneficjenci mogą przedstawiać instytucji zarządzającej dokumenty dotyczące projektów w swoim języku narodowym, pod warunkiem że taka możliwość zostanie wyraźnie określona w programie, a wspólny komitet monitorujący zapewni niezbędne środki, za pośrednictwem instytucji zarządzającej, na ewentualne niezbędne tłumaczenia ustne i pisemne.
3. Koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych na wszystkie języki przyjęte w programie pokrywa się z budżetu pomocy technicznej na poziomie programu lub z budżetu każdego projektu na poziomie projektu.
Umowy finansowe z krajami partnerskimi uczestniczącymi we współpracy transgranicznej
1. Komisja zawiera umowy finansowe z każdym krajem partnerskim uczestniczącym we współpracy transgranicznej. Umowy finansowe mogą być podpisywane również przez inne kraje uczestniczące oraz przez instytucję zarządzającą lub przez kraj, w którym siedzibę ma instytucja zarządzająca.
2. Umowy finansowe zawierane są najpóźniej przed końcem roku, który następuje po roku przyjęcia przez Komisję decyzji w sprawie programu. Jednakże w przypadku gdy program obejmuje więcej niż jeden kraj partnerski uczestniczący we współpracy transgranicznej, przynajmniej jedna umowa finansowa musi zostać podpisana przez wszystkie strony w tym terminie. Pozostałe kraje partnerskie uczestniczące we współpracy transgranicznej mogą podpisać odpowiednie umowy finansowe w późniejszym czasie. Do czasu wejścia w życie umowy finansowej składnik zewnętrzny programu z danym krajem partnerskim uczestniczącym we współpracy transgranicznej nie może zostać uruchomiony. Jeśli program jest współfinansowany na podstawie rozporządzenia (UE) nr 231/2014 i jest więcej niż jeden kraj partnerski uczestniczący we współpracy transgranicznej, przynajmniej jedna umowa finansowa z jednym partnerskim krajem uczestniczącym wymienionym w załączniku I do rozporządzenia (UE) 232/2014 lub Federacją Rosyjską musi zostać podpisana przez wszystkie strony najpóźniej przed końcem roku, który następuje po roku przyjęcia przez Komisję decyzji w sprawie programu.
Umowy finansowe z krajami partnerskimi uczestniczącymi we współpracy transgranicznej zapewniającymi współfinansowanie
1. W przypadku przeniesienia współfinansowania kraju partnerskiego uczestniczącego we współpracy transgranicznej na instytucję zarządzającą, umowa finansowa, o której mowa w art. 8, zostaje podpisana również przez inne uczestniczące państwa członkowskie i przez instytucję zarządzającą lub przez kraj, w którym siedzibę ma instytucja zarządzająca.
2. Umowa finansowa zawiera następujące postanowienia dotyczące współfinansowania kraju partnerskiego uczestniczącego we współpracy transgranicznej:
przeznaczenie i warunki wykorzystania, w tym warunki składania wniosków;
weryfikacja i kontrole;
nieprawidłowości i odzyskiwanie środków.
Inne umowy lub protokoły ustaleń
Instytucja zarządzająca może podpisać protokół ustaleń lub inne umowy z krajami uczestniczącymi określające zasady programu, w szczególności dotyczące krajowego współfinansowania, szczegółowych obowiązków finansowych, audytów i odzyskiwania środków.
Treść wspomnianych protokołów ustaleń lub innych umów musi być zgodna z przepisami niniejszego rozporządzenia i postanowieniami umowy finansowej (umów finansowych).
Programy są zwykle realizowane w ramach zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi zgodnie z art. 59 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012. Kraje uczestniczące mogą zaproponować realizację programu w ramach zarządzania pośredniego przez kraj partnerski uczestniczący we współpracy transgranicznej lub organizację międzynarodową zgodnie z art. 60 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Programy realizowane w ramach zarządzania pośredniego podlegają przepisom części trzeciej niniejszego rozporządzenia.
Wskaźnik współfinansowania
1. Współfinansowanie stanowi co najmniej 10 % wkładu Unii.
2. W miarę możliwości współfinansowanie zostaje podzielone w zrównoważony sposób na cały okres realizacji programu, tak aby minimalny cel 10 % został osiągnięty do końca programu.
3. Pomoc udzielona w ramach programu musi być zgodna z mającymi zastosowanie zasadami Unii dotyczącymi pomocy państwa w rozumieniu art. 107 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
Źródła współfinansowania
1. Współfinansowanie pochodzi ze źródeł innych niż Unia.
2. Kraje uczestniczące mogą swobodnie określać pochodzenie, kwotę i podział środków pozyskanych ze współfinansowania w ramach każdego programu.
3. Jeśli kraj partnerski uczestniczący we współpracy transgranicznej zdecyduje się przenieść współfinansowanie na instytucję zarządzającą, ustalenia dotyczące zapewniania, wykorzystywania i monitorowania współfinansowania określa umowa finansowa, o której mowa w art. 9, oraz, w stosownych przypadkach, umowy, o których mowa w art. 10.
4. We wszystkich innych przypadkach ustalenia dotyczące współfinansowania mogą zostać określone w umowach, o których mowa w art. 10.
Wkłady rzeczowe
1. Każdy przypadek nieodpłatnego przekazania zasobów niefinansowych przez osobę trzecią uznaje się za wkład rzeczowy na poziomie programu lub projektu. Koszty związane z personelem przydzielonym do projektu lub programu nie mogą zostać uznane za wkład rzeczowy, ale mogą zostać uznane za współfinansowanie z tytułu minimalnej proporcji 10 %, o której mowa w art. 12, jeśli płatnikami są beneficjenci lub kraje uczestniczące.
2. Wkłady rzeczowe nie są kosztami kwalifikowalnymi i nie mogą zostać uznane za współfinansowanie z tytułu minimalnej proporcji 10 %, o której mowa w art. 12.
Okres realizacji każdego programu rozpoczyna się najwcześniej z dniem przyjęcia programu przez Komisję i kończy najpóźniej w dniu 31 grudnia 2024 r.
Etap uruchamiania programu
1. W ramach zarządzania dzielonego program jest uruchamiany w uczestniczących państwach członkowskich po otrzymaniu powiadomienia określonego w art. 25 ust. 4, za pośrednictwem którego Komisja informuje, że nie zamierza zwracać się o dokumenty określone w tym artykule lub że nie zgłasza żadnych uwag. Kraje uczestniczące mogą wcześniej rozpocząć działania przygotowawcze konieczne do ustanowienia systemów zarządzania i kontroli. Powiązane koszty są kwalifikowalne zgodnie z art. 36.
2. W ramach zarządzania pośredniego, o którym mowa w art. 80 i 82, program rozpoczyna się w uczestniczących państwach członkowskich po wejściu w życie umowy powierzającej zadania związane z wykonaniem budżetu organizacji międzynarodowej lub krajowi partnerskiemu uczestniczącemu we współpracy transgranicznej.
3. Ponadto w celu uruchomienia programu można również podjąć następujące dalsze działania przygotowawcze:
rozpoczęcie działalności instytucji zarządzającej i, w stosownych przypadkach, wspólnego sekretariatu technicznego;
pierwsze posiedzenia wspólnego komitetu monitorującego, w tym przedstawicieli krajów partnerskich uczestniczących we współpracy transgranicznej, które nie podpisały jeszcze umowy finansowej lub w przypadku których umowa finansowa nie weszła jeszcze w życie;
przygotowanie i uruchomienie procedur wyboru projektów lub udzielania zamówień obejmujących klauzulę zawieszenia związaną z wejściem w życie umów finansowych.
4. Do czasu wejścia w życie odpowiednich umów finansowych mogą zostać wszczęte wyłącznie działania przygotowawcze, o których mowa w ust. 1 i 3, z odpowiednim krajem partnerskim uczestniczącym we współpracy transgranicznej.
Wstrzymanie programu
1. Jeśli żaden z krajów partnerskich uczestniczących we współpracy transgranicznej nie podpisze odpowiedniej umowy finansowej przed terminem wskazanym w art. 8 ust. 2, program zostaje wstrzymany.
Już ujęte w zobowiązaniach roczne transze z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pozostają dostępne przez normalnie przewidziany okres, jednak mogą zostać wykorzystane jedynie na działania realizowane wyłącznie w danych państwach członkowskich i zakontraktowane przed wydaniem przez Komisję decyzji o wstrzymaniu programu. Instytucja zarządzająca przekazuje Komisji sprawozdanie końcowe w terminie trzech miesięcy od zamknięcia umów, a Komisja postępuje zgodnie z ust. 2 i 3.
2. Jeśli program nie może zostać zrealizowany wskutek problemów powstałych w relacjach między krajami uczestniczącymi oraz w innych należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może podjąć decyzję o wstrzymaniu programu przed przewidywanym zakończeniem okresu realizacji na wniosek wspólnego komitetu monitorującego lub z własnej inicjatywy po konsultacji ze wspólnym komitetem monitorującym.
3. W przypadku wstrzymania programu instytucja zarządzająca przekazuje sprawozdanie końcowe w terminie sześciu miesięcy od decyzji Komisji. Po rozliczeniu wcześniejszych zaliczek Komisja dokonuje płatności końcowej lub — w razie potrzeby — wydaje nakaz odzyskania środków. Komisja dokonuje również umorzenia salda zobowiązań.
Opcjonalnie może zostać podjęta decyzja o redukcji środków budżetowych programu zgodnie z art. 6 ust. 2 lit. c).
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, wsparcie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego odpowiadające jeszcze nieujętym w zobowiązaniach transzom rocznym lub transzom rocznym ujętym w zobowiązaniach i umorzonym w całości lub częściowo w tym samym roku budżetowym, które nie zostały alokowane na inny program w ramach tej samej kategorii programów współpracy zewnętrznej, alokuje się na wewnętrzne programy współpracy transgranicznej na podstawie art. 4 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013.
Wsparcie na podstawie rozporządzenia (UE) nr 232/2014 odpowiadające jeszcze nieujętym w zobowiązaniach transzom rocznym lub transzom rocznym ujętym w zobowiązaniach i umorzonym w całości lub częściowo w tym samym roku budżetowym wykorzystuje się na finansowanie innych programów lub projektów kwalifikujących się na podstawie rozporządzenia (UE) nr 232/2014.
1. Umowa dotycząca dużych projektów infrastrukturalnych wybranych w ramach procedury bezpośredniej zostaje podpisana i wkład na rzecz instrumentów finansowych zostaje zapewniony przed dniem 30 czerwca 2019 r.
2. Wszystkie inne umowy podpisuje się przed dniem 31 grudnia 2021 r.
3. Wszystkie działania realizowane w ramach projektów finansowane przez program muszą zakończyć się najpóźniej dnia 31 grudnia 2022 r.
1. Wyłącznie działania związane z zakończeniem programu mogą być prowadzone w okresie między 1 stycznia 2023 r. a 30 września 2024 r.
2. Program uznaje się za zakończony po przeprowadzeniu następujących operacji:
zakończenie wszystkich umów zawartych w ramach programu;
dokonanie płatności lub odzyskanie salda końcowego;
umorzenie przez Komisję pozostałych środków finansowych.
3. Zakończenie programu nie narusza prawa Komisji do dokonania w późniejszym terminie korekt finansowych wobec instytucji zarządzającej lub beneficjentów, jeżeli końcowa kwota programu lub projektów wymaga korekty w wyniku kontroli lub audytów przeprowadzonych po dacie zakończenia programu.
Wyznaczenie organów i instytucji zarządzających
1. Kraje uczestniczące wybierają jako instytucję zarządzającą krajowy, regionalny lub lokalny organ lub podmiot publiczny bądź podmiot prawa prywatnego realizujący misję publiczną. Ta sama instytucja zarządzająca może być wybrana dla więcej niż jednego programu.
2. Kraje uczestniczące wyznaczają krajowy, regionalny lub lokalny organ lub podmiot publiczny, funkcjonalnie niezależny od instytucji zarządzającej, jako jedną instytucję audytową. Instytucja audytowa ma siedzibę w tym samym państwie członkowskim, co instytucja zarządzająca. Ta sama instytucja audytowa może zostać wyznaczona dla więcej niż jednego programu.
3. Do realizacji zadań instytucji zarządzającej, na jej odpowiedzialność, może zostać wyznaczona jedna lub więcej instytucji pośredniczących. Stosowne uzgodnienia między instytucją zarządzająca a instytucjami pośredniczącymi zostają formalnie ujęte na piśmie. Instytucja pośrednicząca przedstawia gwarancje swojej płynności finansowej i kompetencji w danej dziedzinie, jak również w zarządzaniu administracyjnym i finansowym.
4. W systemach zarządzania i kontroli oraz, w stosownych przypadkach, w umowach finansowych, o których mowa w art. 8 i 9 lub umowach, o których mowa w art. 10, kraje uczestniczące ustanawiają zasady regulujące ich stosunki z instytucją zarządzającą i instytucją audytową, stosunki między tymi instytucjami oraz stosunki tych instytucji z Komisją.
5. Państwo członkowskie, w którym znajduje się siedziba instytucji zarządzającej, może z własnej inicjatywy wyznaczyć podmiot koordynujący, którego zadaniem jest kontaktowanie się z Komisją i dostarczanie jej informacji, koordynowanie działań innych wyznaczonych podmiotów i propagowanie jednolitego stosowania właściwych przepisów.
6. Każdy kraj uczestniczący wyznacza:
instytucję krajową do wspierania instytucji zarządzającej w zakresie zarządzania programem zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;
kontrolny punkt kontaktowy w celu wspierania instytucji zarządzającej w kontrolowaniu realizacji obowiązków wynikających z programu;
przedstawiciela do grupy audytorów zgodnie z art. 28 ust. 2;
przedstawicieli do wspólnego komitetu monitorującego zgodnie z art. 21.
W ciągu trzech miesięcy od daty przyjęcia programu przez Komisję kraje uczestniczące powołują wspólny komitet monitorujący.
1. W skład wspólnego komitetu monitorującego wchodzi co najmniej jeden przedstawiciel wyznaczony przez każdy kraj uczestniczący. Członkowie komitetu są wyznaczani na zasadzie funkcyjnej, a nie osobistej. Inne osoby mogą zostać wyznaczone jako obserwatorzy przez wspólny komitet monitorujący.
2. W miarę możliwości i w stosownych przypadkach kraje uczestniczące zapewniają uczestnictwo wszystkich odpowiednich podmiotów, w szczególności lokalnych zainteresowanych stron, w tym organizacji społeczeństwa obywatelskiego i władz lokalnych, aby zapewnić ich uczestnictwo we wdrażaniu programu.
3. Komisja angażuje się w prace wspólnego komitetu monitorującego jako obserwator. Komisja zapraszana jest na każde posiedzenie wspólnego komitetu monitorującego wraz z przedstawicielami krajów uczestniczących. Komisja może zdecydować, czy będzie uczestniczyć w całym posiedzeniu wspólnego komitetu monitorującego czy w jego części.
4. Wspólnemu komitetowi monitorującemu przewodniczy jeden z jego członków, przedstawiciel instytucji zarządzającej lub inna osoba zgodnie z regulaminem wewnętrznym.
5. Przedstawiciel instytucji zarządzającej, wspólnego sekretariatu technicznego lub instytucji pośredniczącej, o której mowa w art. 20 ust. 3, zostanie powołany na sekretarza wspólnego komitetu monitorującego.
1. Wspólny komitet monitorujący opracowuje i przyjmuje jednogłośnie regulamin wewnętrzny.
2. Wspólny komitet monitorujący stara się podejmować decyzje w drodze konsensusu. W niektórych przypadkach komitet może jednakże stosować procedurę głosowania, w szczególności jeżeli przeprowadza ostateczny wybór projektów i przyznawanych im kwot dotacji zgodnie z regulaminem wewnętrznym.
3. Każdy kraj uczestniczący posiada równe prawa głosu bez względu na wyznaczoną liczbę przedstawicieli.
4. Sekretarz, Komisja i każdy inny obserwator nie posiadają prawa głosu.
5. Przewodniczący wspólnego komitetu monitorującego pełni rolę moderatora i prowadzi dyskusje. Przewodniczący ma prawo głosu, jeśli jest przedstawicielem kraju uczestniczącego.
6. Wspólny komitet monitorujący zbiera się co najmniej raz w roku. Posiedzenie komitetu zwołuje jego przewodniczący na wniosek instytucji zarządzającej lub na należycie uzasadniony wniosek jednego z krajów uczestniczących lub Komisji. Komitet może również podejmować decyzje zgodnie z procedurą pisemną na wniosek przewodniczącego, instytucji zarządzającej lub jednego z krajów uczestniczących zgodnie z regulaminem wewnętrznym.
7. Na koniec każdego posiedzenia wspólnego komitetu monitorującego sporządzany jest protokół, który podpisują wspólnie przewodniczący i sekretarz. Egzemplarz protokołu przekazywany jest przedstawicielom krajów uczestniczących, Komisji i innym obserwatorom.
Funkcje wspólnego komitetu monitorującego
1. Wspólny komitet monitorujący obserwuje wdrażanie programu i postępy w realizacji jego priorytetów, wykorzystując dające się obiektywnie zweryfikować wskaźniki i powiązane wartości docelowe zdefiniowane w programie. Wspólny komitet monitorujący bada wszelkie kwestie wpływające na realizację programu.
2. Wspólny komitet monitorujący może wydawać zalecenia instytucji zarządzającej dotyczące wdrażania i oceny programu. Komitet monitoruje działania podejmowane w związku z jego zaleceniami.
3. Wspólny komitet monitorujący w szczególności:
zatwierdza program pracy i plan finansowy instytucji zarządzającej, w tym planowane wykorzystanie pomocy technicznej;
monitoruje realizację przez instytucję zarządzającą programu pracy i planu finansowego;
zatwierdza kryteria wyboru projektów, które mają być finansowane w ramach programu;
odpowiada za procedurę oceny i wyboru projektów, które mają być finansowane w ramach programu;
zatwierdza ewentualne wnioski dotyczące zmiany programu;
analizuje wszystkie sprawozdania przedstawione przez instytucję zarządzającą i w razie potrzeby podejmuje odpowiednie środki;
rozpatruje sporne przypadki zgłaszane przez instytucję zarządzającą;
analizuje i zatwierdza sprawozdanie roczne, o którym mowa w art. 77;
analizuje i zatwierdza roczny plan monitorowania i oceny, o którym mowa w art. 78;
analizuje i zatwierdza roczne plany w zakresie informacji i komunikacji, o których mowa w art. 79.
4. Niezależnie od przepisów ust. 3 lit. d) wspólny komitet monitorujący może powołać komisję odpowiedzialną za wybór projektów, działającą na jego odpowiedzialność.
1. Instytucja zarządzająca wybrana przez kraje uczestniczące programu podlega procedurze wyznaczenia w państwie członkowskim, w którym znajduje się jej siedziba na podstawie decyzji podjętej na odpowiednim poziomie.
2. Podstawą procedury wyznaczenia jest sprawozdanie i opinia niezależnego organu audytowego, który ocenia zgodność systemów zarządzania i kontroli, w tym rolę instytucji pośredniczących w tych systemach, z kryteriami wyznaczenia określonymi w załączniku I do niniejszego rozporządzenia. Organ audytowy uwzględnia, w stosownych przypadkach, czy systemy zarządzania i kontroli programu są podobne, jak w poprzednim okresie programowania, oraz dowody na ich skuteczne funkcjonowanie.
Niezależnym organem audytowym jest instytucja audytowa bądź inny podmiot prawa publicznego lub prywatnego, który posiada niezbędne zdolności audytowe i jest funkcjonalnie niezależny od instytucji zarządzającej. Wykonuje on swoją pracę zgodnie z uznawanymi w skali międzynarodowej standardami audytu.
3. Państwo członkowskie przedkłada Komisji formalną decyzję, o której mowa w ust. 1, jak najszybciej po przyjęciu programu przez Komisję.
4. W terminie dwóch miesięcy od otrzymania formalnej decyzji, o której mowa w ust. 1, Komisja może wystąpić o sprawozdanie i opinię niezależnego organu audytowego oraz opis systemu zarządzania i kontroli w szczególności w zakresie dotyczącym części związanych z wyborem projektu. Komisja możliwie jak najszybciej powiadamia państwo członkowskie, jeśli nie zamierza występować o dostarczenie wspomnianych dokumentów. Jeśli Komisja występuje o wspomniane dokumenty, może przedstawić uwagi w terminie dwóch miesięcy od otrzymania dokumentów, które zostaną poddane przeglądowi z uwzględnieniem tych uwag. Komisja możliwie jak najszybciej powiadamia państwo członkowskie, jeśli nie ma żadnych wstępnych ani dalszych uwag.
5. W przypadku gdy istniejące wyniki audytu i kontroli pokazują, że wyznaczona instytucja nie spełnia już kryteriów, o których mowa w ust. 2, państwo członkowskie, na odpowiednim poziomie, ustala — biorąc pod uwagę powagę problemu — niezbędne działania naprawcze oraz okres próbny, w którym takie działania naprawcze muszą zostać podjęte.
W przypadku gdy wyznaczona instytucja nie podejmie wymaganych działań naprawczych w trakcie okresu próbnego ustalonego przez dane państwo członkowskie, państwo to, na odpowiednim poziomie, wycofuje wyznaczenie dla tej instytucji.
Dane państwo członkowskie niezwłocznie powiadamia Komisję o:
objęciu wyznaczonej instytucji okresem próbnym, przedstawiając informacje o działaniach naprawczych i odpowiednim okresie próbnym, lub
zakończeniu okresu próbnego w wyniku podjęcia działań naprawczych, lub
zakończeniu wyznaczenia instytucji.
Powiadomienie dotyczące objęcia wyznaczonej instytucji okresem próbnym przez państwo członkowskie, bez uszczerbku dla stosowania art. 61, nie przerywa rozpatrywania wniosków o płatności.
W przypadku zakończenia wyznaczenia instytucji zarządzającej kraje uczestniczące wyznaczają, zgodnie z art. 20 ust. 1, nową instytucję lub podmiot w celu przejęcia funkcji instytucji zarządzającej. Taki podmiot lub instytucja przechodzi procedurę wyznaczenia przewidzianą w ust. 2, o czym powiadamia się Komisję zgodnie z ust. 4. Wspomniana zmiana wymaga zmiany programu zgodnie z art. 6.
1. Instytucja zarządzająca odpowiada za zarządzanie programem zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie zgodności decyzji wspólnego komitetu monitorującego z obowiązującym prawem i przepisami.
2. W odniesieniu do zarządzania programem instytucja zarządzająca:
wspiera prace wspólnego komitetu monitorującego i dostarcza mu informacje wymagane do wykonywania jego zadań, w szczególności dane dotyczące postępów programu w osiąganiu oczekiwanych wyników i celów;
opracowuje sprawozdania roczne i końcowe i po ich zatwierdzeniu przez wspólny komitet monitorujący przedkłada je Komisji;
udostępnia instytucjom pośredniczącym, wspólnemu sekretariatowi technicznemu, instytucji audytowej oraz beneficjentom informacje, które są istotne dla wykonywania ich zadań lub realizacji projektu;
ustanawia i utrzymuje system elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdego projektu, które są niezbędne do monitorowania, oceny, zarządzania finansowego, kontroli i audytu, w tym danych dotyczących poszczególnych uczestników projektów, w stosownych przypadkach. W szczególności w systemie rejestruje się i przechowuje sprawozdania techniczne i finansowe dotyczące każdego projektu. System zapewnia wszystkie dane wymagane do sporządzania wniosków o płatność i rocznych sprawozdań finansowych, w tym zapisy dotyczące kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot zmniejszonych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz projektu lub programu;
przeprowadza, w stosownych przypadkach, oceny oddziaływania na środowisko na poziomie programu;
realizuje plany w zakresie informacji i komunikacji zgodnie z art. 79;
realizuje plany w zakresie monitorowania i oceny zgodnie z art. 78.
3. W odniesieniu do wyboru projektów i zarządzania projektami instytucja zarządzająca:
sporządza i uruchamia procedury wyboru;
zarządza procedurami wyboru projektów;
zapewnia, aby beneficjent wiodący otrzymał dokument określający warunki wsparcia dla każdego projektu, w tym plan finansowy oraz terminy realizacji;
podpisuje umowy z beneficjentami;
zarządza projektami.
4. W odniesieniu do pomocy technicznej instytucja zarządzająca:
zarządza postępowaniami o udzielenie zamówienia;
podpisuje umowy z wykonawcami;
zarządza umowami.
5. W odniesieniu do zarządzania finansowego i kontroli programu instytucja zarządzająca:
kontroluje, czy usługi, dostawy lub roboty zostały wykonane, dostarczone lub zainstalowane, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały przez nich zapłacone oraz czy spełniają one mające zastosowanie przepisy prawa, zasady programu oraz warunki wsparcia projektów;
zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu projektu prowadzili odrębny system księgowy lub stosowali odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem;
wprowadza skuteczne i proporcjonalne środki przeciwdziałania nadużyciom finansowym, uwzględniając stwierdzone zagrożenia;
ustanawia procedury zapewniające przechowywanie zgodnie z wymogami art. 30 wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu;
sporządza deklarację zarządczą i roczne podsumowanie, o których mowa w art. 68;
sporządza i przedkłada Komisji wnioski o płatność zgodnie z art. 60;
sporządza roczne sprawozdania finansowe;
uwzględnia, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyniki wszystkich audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność;
utrzymuje w formie elektronicznej zapisy księgowe dotyczące wydatków zadeklarowanych do Komisji oraz płatności dokonanych na rzecz beneficjentów;
prowadzi ewidencję kwot podlegających odzyskaniu i kwot zmniejszonych po anulowaniu całości lub części dotacji.
6. Kontrole przeprowadzone na podstawie ust. 5 lit. a) obejmują następujące procedury:
weryfikacje administracyjne w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjentów wniosku o płatność;
kontrole projektów na miejscu.
Częstotliwość i zakres kontroli na miejscu są proporcjonalne do kwoty dotacji dla projektu oraz do poziomu ryzyka stwierdzonego w toku takich kontroli i audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli jako całości.
7. Kontrole projektów na miejscu na podstawie ust. 6 lit. b) mogą być przeprowadzane metodą badania próby.
8. W przypadkach gdy instytucja przyjmująca instytucję zarządzającą jest również beneficjentem programu, rozwiązania dotyczące kontroli, o których mowa w ust. 5 lit. a), zapewniają właściwe rozdzielenie funkcji.
Wspólny sekretariat techniczny i oddziały
1. Kraje uczestniczące mogą podjąć decyzję o powołaniu wspólnego sekretariatu technicznego, który zostanie opisany w programie zgodnie z art. 4.
2. Wspólny sekretariat techniczny wspomaga instytucję zarządzającą, wspólny komitet monitorujący i, w stosownych przypadkach, instytucję audytową w wykonywaniu ich funkcji. W szczególności informuje potencjalnych beneficjentów o możliwościach finansowania w ramach programu i pomaga beneficjentom we wdrażaniu projektów. Może zostać również wyznaczony jako instytucja pośrednicząca, o której mowa w art. 20 ust. 3.
3. Na podstawie decyzji krajów uczestniczących mogą zostać utworzone oddziały w krajach uczestniczących. Ich rola jest opisana w programie i może obejmować działania komunikacyjne i informacyjne oraz zapewnianie wsparcia instytucji zarządzającej w ocenie projektów i monitorowaniu wdrażania. Oddziałom nie mogą w żadnym przypadku być powierzone zadania obejmujące sprawowanie władzy publicznej lub korzystanie z uznaniowych uprawnień w odniesieniu do projektów.
4. Funkcjonowanie wspólnego sekretariatu technicznego i oddziałów jest finansowane z budżetu na pomoc techniczną.
1. Instytucja audytowa zapewnia prowadzenie audytów systemów zarządzania i kontroli, na podstawie stosownej próby projektów oraz rocznych sprawozdań finansowych programu.
2. Instytucja audytowa jest wspomagana przez grupę audytorów, w której skład wchodzi przedstawiciel każdego kraju uczestniczącego w programie.
3. W przypadku audytów przeprowadzanych przez podmiot inny niż instytucja audytowa, instytucja audytowa zapewnia takim podmiotom niezbędną niezależność funkcjonalną.
4. Instytucja audytowa zapewnia, aby czynności audytowe były zgodne z uznanymi w skali międzynarodowej standardami audytu.
5. W ciągu dziewięciu miesięcy od podpisania pierwszej umowy finansowej zgodnie z art. 8 ust. 2 instytucja audytowa przedkłada Komisji strategię audytu na potrzeby przeprowadzania audytów. Strategia audytu określa metodę kontroli rocznych sprawozdań finansowych i projektów, metodę doboru próby do audytów projektów oraz plan audytów na bieżący rok obrotowy i dwa następne lata obrotowe. Strategia audytu jest aktualizowana corocznie począwszy od 2017 r. do 2024 r. W przypadku gdy wspólny system zarządzania i kontroli ma zastosowanie do więcej niż jednego programu, dla programów tych można przygotować jedną strategię audytu. Uaktualnioną strategię audytu przedkłada się Komisji wraz z rocznym sprawozdaniem z programu.
6. Instytucja audytowa sporządza zgodnie z art. 68:
opinię pokontrolną na temat sprawozdań finansowych za poprzedzający rok obrotowy;
roczne sprawozdanie z audytu.
W przypadku gdy wspólny system zarządzania i kontroli ma zastosowanie do więcej niż jednego programu, informacje wymagane zgodnie z lit. b) można ująć w jednym sprawozdaniu.
Współpraca z instytucją audytową
Komisja współpracuje z instytucją audytową w celu koordynowania jej planów i metod audytów oraz udostępnia jej wyniki przeprowadzonych audytów systemów zarządzania i kontroli danego programu.
Ogólne zasady funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli
1. Systemy zarządzania i kontroli obejmują:
funkcje poszczególnych organów zaangażowanych w zarządzanie i kontrolę, w tym podział funkcji w obrębie każdego organu, ich wewnętrzną organizację zgodnie z zasadą rozdzielenia funkcji pomiędzy tymi organami i w ich obrębie;
procedury zapewnienia zasadności i prawidłowości deklarowanych wydatków;
skomputeryzowane systemy rachunkowości, przechowywania danych, monitorowania i sprawozdawczości;
systemy sprawozdawczości i monitorowania, w przypadku gdy podmiot odpowiedzialny powierza wykonywanie zadań innemu podmiotowi;
systemy i procedury w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu;
procedury dotyczące zapobiegania nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, oraz ich wykrywania i korygowania, a także odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych, wraz z odsetkami;
procedury przyznawania pomocy technicznej oraz procedury wyboru projektów;
rolę organów krajowych i obowiązki krajów uczestniczących zgodnie z art. 31.
2. Instytucja zarządzająca zapewnia, aby systemy zarządzania i kontroli dla programu były tworzone zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia oraz aby efektywnie funkcjonowały.
Organy krajowe i obowiązki krajów uczestniczących
1. Organ krajowy powołany na podstawie art. 20 ust. 6 lit. a) odpowiada między innymi za:
utworzenie i efektywne funkcjonowanie systemów zarządzania i kontroli na poziomie krajowym;
zapewnianie ogólnej koordynacji instytucji zaangażowanych na poziomie krajowym we wdrażanie programu, w tym między innymi instytucji działających jako punkty kontaktowe zajmujące się kontrolą oraz jako członkowie grupy audytorów;
reprezentowanie swojego kraju we wspólnym komitecie monitorującym.
Dla krajów partnerskich uczestniczących we współpracy transgranicznej organ krajowy jest podmiotem ponoszącym ostateczna odpowiedzialność za wdrażanie postanowień umowy finansowej, o której mowa w art. 8 i 9.
2. Kraje uczestniczące wspierają instytucje zarządzającą w realizacji jej obowiązku, o którym mowa w art. 30 ust. 2.
3. Kraje uczestniczące zapobiegają nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, oraz wykrywają je i korygują, a także odzyskują kwoty nienależnie wypłacone, wraz z odsetkami, zgodnie z art. 74. Kraje uczestniczące niezwłocznie powiadamiają o takich nieprawidłowościach instytucję zarządzającą oraz Komisję i informują je o przebiegu powiązanych postępowań administracyjnych i prawnych.
4. Obowiązki krajów uczestniczących dotyczące kwot nienależnie wypłaconych beneficjentom są określone w art. 74.
5. Korekta finansowa dokonana przez Komisję nie wpływa na obowiązek instytucji zarządzającej dotyczący przeprowadzenia procedury odzyskania środków na podstawie art. 74 i 75 ani na obowiązek państw członkowskich dotyczący odzyskania pomocy państwa w rozumieniu art. 107 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz na podstawie art. 14 rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999 (9).
Struktury audytu i kontroli
1. Wydatki zadeklarowane przez beneficjenta na poparcie wniosku o płatność są badane przez audytora lub przez właściwego urzędnika niezależnego od beneficjenta. Audytor lub właściwy urzędnik badają, czy koszty zadeklarowane przez beneficjenta oraz przychody projektu są rzeczywiste, prawidłowo ujęte oraz kwalifikowalne zgodnie z umową.
Badanie to przeprowadza się w oparciu o uzgodnioną procedurę, która jest stosowana zgodnie z:
W przypadku urzędników państwowych procedury i normy te są określane na poziomie krajowym z uwzględnieniem norm międzynarodowych.
Audytor musi spełniać co najmniej jedno z następujących wymagań:
być członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości lub audytu, który jest z kolei członkiem IFAC;
być członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości lub audytu. Jeśli taka organizacja nie jest członkiem IFAC, audytor musi zobowiązać się do realizacji prac zgodnie ze standardami i kodeksem etyki IFAC;
być zarejestrowany jako biegły rewident w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w państwie członkowskim zgodnie z zasadami dotyczącymi nadzoru publicznego określonymi w dyrektywie 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (10);
być zarejestrowany jako biegły rewident w rejestrze publicznym organu nadzoru publicznego w kraju partnerskim uczestniczącym we współpracy transgranicznej, pod warunkiem że rejestr ten podlega zasadom dotyczącym nadzoru publicznego określonym w przepisach danego kraju.
Urzędnik publiczny musi posiadać specjalistyczną wiedzę techniczną niezbędną do przeprowadzenia działań związanych z badaniem.
2. Ponadto instytucja zarządzająca przeprowadza własną weryfikację zgodnie z art. 26 ust. 5 lit. a) oraz art. 26 ust. 6. W celu przeprowadzenia weryfikacji w całym obszarze objętym programem instytucja zarządzająca może być wspierana przez punkty kontaktowe zajmujące się kontrolą.
Kraje uczestniczące podejmują wszelkie możliwe działania, aby wspierać instytucję zarządzającą w realizacji jej zadań kontrolnych.
3. Instytucja audytowa zapewnia prowadzenie audytów systemów zarządzania i kontroli na podstawie stosownej próby projektów oraz rocznych sprawozdań finansowych programu zgodnie z art. 28. Grupa audytorów, o której mowa w art. 28 ust. 2, zostaje powołana w ciągu trzech miesięcy od wyznaczenia instytucji zarządzającej. Grupa opracowuje własny regulamin wewnętrzny. Przewodniczy jej instytucja audytowa wyznaczona dla programu.
Każdy kraj uczestniczący może upoważnić instytucję audytową do bezpośredniej realizacji obowiązków na jego terytorium.
4. Należy zagwarantować niezależność podmiotu lub podmiotów określonych w ust. 1, 2 i 3.
Kontrole prowadzone przez Unię
1. Komisja, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, Europejski Trybunał Obrachunkowy i każdy audytor zewnętrzny umocowany przez te instytucje i podmioty mogą zweryfikować wykorzystanie funduszy unijnych przez instytucję zarządzającą, beneficjentów, wykonawców, podwykonawców i strony trzecie otrzymujące wsparcie finansowe poprzez badanie dokumentów lub przeprowadzenie kontroli na miejscu. Każda umowa jednoznacznie stanowi, że instytucje i podmioty mogą wykonywać swoje uprawnienia kontrolne w odniesieniu do lokali, dokumentów i informacji niezależnie od nośnika, na którym są przechowywane.
2. Komisja, na podstawie dostępnych informacji, w tym na podstawie decyzji o wyznaczeniu, rocznego oświadczenia dotyczącego zarządzania, rocznych sprawozdań z kontroli, rocznej opinii pokontrolnej, rocznego sprawozdania oraz na podstawie audytów przeprowadzonych przez organy krajowe i unijne upewnia się, czy systemy zarządzania i kontroli są zgodne z niniejszym rozporządzeniem oraz czy funkcjonują one skutecznie.
3. Komisja może wezwać instytucję zarządzającą do podjęcia działań niezbędnych do zapewnienia skutecznego działania systemów zarządzania i kontroli oraz prawidłowości wydatków.
1. Na pomoc techniczną można przydzielić maksymalnie 10 % całkowitego wkładu Unii. W należycie uzasadnionych przypadkach i w porozumieniu z Komisją możliwe jest przydzielenie wyższej kwoty.
2. Poziom pomocy technicznej powinien odzwierciedlać rzeczywiste potrzeby programu, uwzględniając w szczególności takie czynniki, jak całkowity budżet programu, wielkość obszaru geograficznego objętego programem oraz liczbę krajów uczestniczących.
1. Działania pomocy technicznej obejmują działania w zakresie przygotowania, zarządzania, monitorowania, oceny, informowania i komunikowania, tworzenia sieci kontaktów, rozpatrywania skarg, kontroli i audytu związane z wdrażaniem programu oraz działania mające na celu wzmocnienie zdolności administracyjnych do wdrażania programu.
2. Pomoc techniczna odnosząca się do działań wymienionych w ust. 1 powinna być wykorzystywana na potrzeby zarówno struktur programu, jak i beneficjentów.
3. Wydatki na działania dotyczące propagowania i rozwijania potencjału ponoszone poza obszarem objętym programem mogą być pokrywane w ramach limitu wskazanego w art. 39 ust. 2 i pod warunkiem spełnienia określonych tam warunków.
1. Wymogi kwalifikowalności określone w art. 48 stosuje się odpowiednio do kosztów pomocy technicznej. Koszty dotyczące urzędników z krajów uczestniczących przydzielonych do programu można uznać za koszty kwalifikowalne pomocy technicznej. Unika się równoległych systemów wynagrodzeń i dopłat uzupełniających. Koszty, o których mowa w art. 49, nie są uznawane za koszty kwalifikowalne w ramach pomocy technicznej.
2. Koszty działań przygotowawczych, o których mowa w art. 16, uznaje się za kwalifikowalne po przedłożeniu programu Komisji zgodnie z art. 4, jednak nie wcześniej niż w dniu 1 stycznia 2014 r., pod warunkiem zatwierdzenia programu przez Komisję zgodnie z art. 5.
1. Jeśli wdrożenie rocznego planu wykorzystania budżetu pomocy technicznej wymaga udzielenia zamówienia, stosowane postępowanie przeprowadzane jest zgodnie z następującymi zasadami:
w przypadku podmiotu mającego siedzibę w państwie członkowskim zastosowanie mają krajowe przepisy, regulacje i przepisy administracyjne przyjęte w związku z przepisami Unii dotyczącymi udzielania zamówień publicznych lub przepisy w tym zakresie określone w części drugiej tytuł IV rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz części drugiej tytuł II rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;
we wszystkich innych przypadkach odpowiednie zasady udzielania zamówień określa się w umowach finansowych, o których mowa w art. 8 i 9, lub w umowach, o których mowa w art. 81 i 82.
2. We wszystkich przypadkach zastosowanie mają zasady dotyczące obywatelstwa i pochodzenia określone w art. 8 i 9 rozporządzenia (UE) nr 236/2014.
3. Udzielanie zamówień przez oddziały ogranicza się do zwykłych kosztów bieżących oraz kosztów komunikacji i działań promocyjnych.
1. Projekt to seria działań zdefiniowanych i zarządzanych pod względem celów, wyników, rezultatów i oddziaływania, które mają zostać osiągnięte w określonym czasie i w ramach określonego budżetu. Osiągane cele, wyniki, rezultaty i oddziaływanie przyczyniają się do realizacji priorytetów wskazanych w programie.
2. Wkłady finansowe z programu do projektów są zapewniane poprzez dotacje, a w wyjątkowych przypadkach przez przeniesienia do instrumentów finansowych. Projekty finansowane poprzez dotacje podlegają przepisom rozdziałów 2 do 4.
3. Dotacje przyznaje się na projekty wybrane w wyniku procedury zaproszenia do składania wniosków zgodnie z zasadami określonymi w programie, poza wyjątkowymi, należycie uzasadnionymi przypadkami określonymi w art. 41.
4. Część wkładu Unii przeznaczonego na duże projekty infrastrukturalne oraz wkłady na rzecz instrumentów finansowych, o których mowa w art. 42, nie może przekroczyć 30 %.
1. Projekty mogą otrzymać wkład finansowy z programu pod warunkiem spełnienia wszystkich następujących wymagań:
mają wyraźne oddziaływanie transgraniczne i korzyści opisane w dokumencie programowym oraz zapewniają wartość dodaną dla strategii i programów Unii;
są wdrażane na obszarze objętym programem;
należą do jednej z poniższych kategorii:
projekty zintegrowane, w których beneficjent realizuje na swoim terytorium część działań projektu;
projekty symetryczne, w których podobne działania są prowadzone równolegle w krajach uczestniczących;
projekty obejmujące jeden kraj, które realizowane są głównie lub wyłącznie w jednym kraju uczestniczącym, lecz na korzyść wszystkich lub niektórych krajów uczestniczących i w przypadku których zidentyfikowane są transgraniczne oddziaływanie i korzyści.
2. Projekty spełniające kryteria określone w ust. 1 mogą być częściowo wdrażane poza obszarem objętym programem, o ile spełnione są wszystkie następujące warunki:
projekty są niezbędne dla osiągnięcia celów programu i przynoszą korzyści dla obszaru objętego programem;
łączna kwota przydzielona w ramach programu na działania poza obszarem objętym programem nie przekracza 20 % wkładu Unii na poziomie programu;
obowiązki instytucji zarządzającej i audytowej związane z zarządzaniem, kontrolą i audytem w odniesieniu do projektu są pełnione przez organy odpowiedzialne za program lub poprzez umowy zawierane z organami w krajach, w których dane działania są realizowane.
3. W przypadku każdego projektu zawierającego element infrastrukturalny dokonuje się zwrotu wkładu Unii, jeśli w okresie pięciu lat od zakończenia projektu lub, w stosownych przypadkach, w okresie przewidzianym w przepisach dotyczących pomocy państwa nastąpiła istotna zmiana wpływająca na jego charakter, cele lub warunki realizacji, co mogłoby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów. Kwoty nienależnie wypłacone w odniesieniu do takiego projektu są odzyskiwane przez instytucję zarządzającą proporcjonalnie do okresu, za który wymaganie nie zostało spełnione.
4. Instytucja zarządzająca dąży do zapobiegania powielaniu działań w projektach finansowanych przez Unię. W tym celu instytucja zarządzająca może przeprowadzać konsultacje, które uzna za stosowne, a konsultowane podmioty, w tym Komisja, zapewniają niezbędne wsparcie.
5. Instytucja zarządzająca zapewnia, aby beneficjent wiodący każdego wybranego projektu otrzymał dokument określający warunki wsparcia dla każdego projektu, w tym określone wymagania dotyczące produktów lub usług, które mają być dostarczone w ramach projektu, plan finansowy oraz terminy realizacji.
W przypadku każdego zaproszenia do składania wniosków instytucja zarządzająca zapewnia wnioskodawcom dokument określający warunki uczestnictwa w postępowaniu, wyboru i realizacji projektu. Dokument ten zawiera również szczegółowe wymagania dotyczące rezultatów projektu, planu finansowego i terminu realizacji.
Bezpośrednie udzielanie
1. Finansowanie na projekty może być udzielane bez zaproszenia do składania wniosków wyłącznie w następujących przypadkach i pod warunkiem zawarcia należytego uzasadnienia w decyzji o udzieleniu finansowania:
organ, któremu udzielana jest dotacja na projekt, ma monopol de iure lub de facto;
projekt dotyczy działań o cechach szczególnych wymagających określonego rodzaju podmiotu ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne.
2. Ostateczny wykaz dużych projektów infrastrukturalnych zaproponowanych do wyboru bez zaproszenia do składania wniosków zawierany jest w programie. Po przyjęciu programu, jednak nie później niż do dnia 31 grudnia 2017 r. instytucja zarządzająca przekazuje Komisji pełne wnioski projektowe zawierające informacje, o których mowa w art. 43 wraz z uzasadnieniem bezpośredniego udzielenia.
3. Orientacyjny wykaz dużych projektów infrastrukturalnych zaproponowanych do wyboru bez zaproszenia do składania wniosków zawierany jest w programie. Wspólny komitet monitorujący może podejmować decyzje o wyborze dodatkowych projektów bez zaproszenia do składania wniosków w dowolnym czasie po przyjęciu programu. W obu przypadkach konieczne jest uprzednie uzyskanie zgody Komisji. W tym celu instytucja zarządzająca przekazuje Komisji informacje, o których mowa w art. 43 wraz z uzasadnieniem bezpośredniego udzielenia.
4. Projekty proponowane do wyboru bez zaproszenia do składania wniosków są zatwierdzane przez Komisję w ramach dwuetapowej procedury obejmującej złożenie streszczenia projektu, a następnie pełnego wniosku projektowego. Na każdym etapie Komisja powiadamia instytucję zarządzającą o swojej decyzji w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia dokumentu. W razie konieczności termin ten może zostać przedłużony. Jeśli Komisja odrzuca proponowany projekt, powiadamia instytucję zarządzającą o przyczynach swojej decyzji.
Wkłady na rzecz instrumentów finansowych
1. Z programu może zostać wniesiony wkład na rzecz instrumentu finansowego pod warunkiem zgodności tego instrumentu z priorytetami programu.
2. Ostateczny wykaz wkładów na rzecz instrumentów finansowych określa się w programie. Po przyjęciu programu, jednak nie później niż do dnia 31 grudnia 2017 r., instytucja zarządzająca przekazuje Komisji informacje, o których mowa w art. 43.
3. Komisja bada proponowany wkład, aby określić jego wartość dodaną oraz jego spójność z programem.
4. Proces zatwierdzania przeprowadza się zgodnie z zasadami dotyczącymi tych instrumentów finansowych. Jeśli Komisja odrzuca proponowany wkład, powiadamia instytucję zarządzającą o przyczynach swojej decyzji.
5. Wkłady na rzecz tych instrumentów finansowych podlegają zasadom obowiązującym dla tych instrumentów finansowych.
Treść projektów
1. Dokumentacja wniosków dotyczących projektów zawiera przynajmniej następujące dokumenty:
analiza problemów i potrzeb uzasadniających projekt, z uwzględnieniem strategii programu oraz oczekiwanego wkładu w realizację odpowiedniego priorytetu;
ocena jego wpływu transgranicznego;
ramy logiczne;
ocena trwałości oczekiwanych rezultatów projektu po jego zakończeniu;
obiektywnie weryfikowalne wskaźniki;
informacje na temat zasięgu geograficznego i grup docelowych projektu;
przewidywany okres wdrażania projektu i szczegółowy plan pracy;
w stosownych przypadkach analiza wpływu projektu na zagadnienia przekrojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 lit. d);
wymagania dotyczące wdrożenia projektu, w tym następujące:
identyfikacja beneficjentów i wyznaczenie beneficjenta wiodącego, zapewnienie gwarancji jego kompetencji w danej dziedzinie oraz umiejętności w zakresie zarządzania administracyjnego i finansowego;
opis struktury zarządzania projektem i wdrażania projektu;
uzgodnienia między beneficjentami zgodnie z art. 46;
procedury monitorowania i oceny;
plany w zakresie informacji i komunikacji, w szczególności środki informowania o wsparciu Unii zapewnionym dla projektu;
szczegółowy plan finansowy i budżet.
2. Wnioski dotyczące projektów obejmujących element infrastrukturalny na kwotę co najmniej 1 mln EUR zawierają ponadto:
szczegółowy opis inwestycji infrastrukturalnej i jej lokalizacji;
szczegółowy opis komponentu dotyczącego budowania potencjału, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków;
przeprowadzone pełne studium wykonalności lub równoważne, w tym analiza wariantów, wyniki i niezależna kontrola jakości;
ocena oddziaływania na środowisko zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/92/UE (11), a w przypadku krajów uczestniczących będących stronami Konwencji EKG ONZ z Espoo o ocenach oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym z dnia 25 lutego 1991 r. — zgodnie z tą konwencją;
dowody na posiadanie przez beneficjentów tytułu własności lub dostępu do terenu;
3. W wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach instytucja zarządzająca może zaakceptować późniejsze złożenie dokumentów, o których mowa w lit. f).
Publikacja wykazu projektów
1. W celu zapewnienia przejrzystości dotyczącej projektów wspieranych w ramach programu instytucja zarządzająca prowadzi wykaz tych projektów w formie arkusza kalkulacyjnego, który umożliwia sortowanie danych, ich przeszukiwanie, wyciąganie, porównywanie i łatwe publikowanie w internecie. Wykaz projektów jest dostępny na stronie internetowej programu i jest aktualizowany co najmniej raz na sześć miesięcy. Aby zachęcić do ponownego wykorzystywania wykazu projektów przez sektor prywatny, społeczeństwo obywatelskie lub krajową administrację publiczną, strona internetowa może w jasny sposób wskazywać mające zastosowanie przepisy, na podstawie których dane te mogą być publikowane.
2. Wykaz zawiera co najmniej następujące informacje:
nazwa beneficjenta (jedynie osoby prawne; osób fizycznych nie należy wymieniać),
okres wdrażania projektu,
całkowite wydatki kwalifikowalne,
stawka współfinansowania Unii,
kod pocztowy właściwy dla projektu lub inne stosowne dane określające lokalizację,
data ostatniej aktualizacji wykazu projektów.
3. Wykaz projektów przedkłada się Komisji najpóźniej do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym projekty zostały wybrane. Informację tę publikuje się na stronie internetowej instytucji unijnych.
1. Projekty obejmują beneficjentów z co najmniej jednego uczestniczącego państwa członkowskiego i jednego uczestniczącego kraju partnerskiego wymienionego w załączniku I do rozporządzenia (UE) nr 232/2014 lub Federacji Rosyjskiej.
2. Beneficjentami są osoby fizyczne lub prawne, którym udzielono dotację na projekt. Osoby fizyczne mogą być beneficjentami, jeśli uzasadnione jest to rodzajem lub charakterem działania lub celem, jaki pragnie osiągnąć ubiegający się o dotację. Decyzje o uczestnictwie osób fizycznych podejmowane są na poziomie programu.
3. Beneficjenci, o których mowa w ust. 1, muszą spełniać następujące warunki:
obywatele któregokolwiek z krajów uczestniczących lub osoby prawne posiadające faktyczną siedzibę na obszarze objętym programem lub organizacje międzynarodowe posiadające bazę operacyjną na obszarze objętym programem. Europejskie ugrupowanie współpracy terytorialnej może być beneficjentem niezależnie od miejsca siedziby, pod warunkiem że jego zasięg geograficzny znajduje się w obrębie obszaru objętego programem;
spełnienie kryteriów kwalifikowalności określonych dla każdej procedury wyboru;
nie są objęci żadnym z kryteriów wykluczenia określonych w art. 106 ust. 1 i art. 107 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
4. Oprócz beneficjentów, o których mowa w ust. 1, mogą uczestniczyć beneficjenci, którzy nie spełniają kryteriów określonych w ust. 3 lit. a), z zastrzeżeniem spełnienia następujących warunków:
mogą uczestniczyć zgodnie z art. 8 i 9 rozporządzenia (UE) nr 236/2014;
ich uczestnictwo jest uzasadnione rodzajem lub charakterem projektu i konieczne w celu jego skutecznego wdrożenia;
całkowita kwota przydzielana w ramach programu beneficjentom niespełniającym kryteriów, o których mowa w ust. 3 lit. a), mieści się w zakresie określonym w art. 39 ust. 2 lit. b).
1. W ramach każdego projektu wyznaczany jest jeden beneficjant wiodący, który reprezentuje partnerstwo.
2. Wszyscy beneficjenci aktywnie współpracują w zakresie opracowywania i wdrażania projektów. Ponadto współpracują w zakresie zapewnienia personelu lub finansowania projektów. Każdy beneficjent ponosi odpowiedzialność prawną i finansową za realizowane przez siebie działania oraz za udział otrzymanych przez niego funduszy unijnych. Szczegółowe obowiązki oraz odpowiedzialność finansowa beneficjentów określane są w umowie, o której mowa w ust. 3 lit. c).
3. Beneficjent wiodący realizuje następujące zadania:
otrzymuje wkład finansowy od instytucji zarządzającej w celu realizacji działań dotyczących projektu;
dopilnowuje, aby beneficjenci otrzymali całkowitą kwotę dotacji możliwie jak najszybciej i w całości, w sposób w pełni zgodny z ustaleniami, o których mowa w lit. c). Nie potrąca się ani nie wstrzymuje żadnych kwot ani też nie nakłada się żadnych opłat szczególnych lub innych opłat o równoważnym skutku, które powodowałyby zmniejszenie kwot wypłacanych beneficjentom;
określa w umowie zawartej z beneficjentami postanowienia dotyczące partnerstwa, gwarantujące, między innymi, należyte zarządzanie finansami w przypadku środków przydzielonych na projekt, w tym warunki odzyskania nienależnie wypłaconych kwot;
przyjmuje na siebie odpowiedzialność za zapewnienie wdrożenia całego projektu;
dopilnowuje, aby wydatki przedstawione przez beneficjentów zostały poniesione na wdrożenie projektu i odpowiadały działaniom określonym w umowie i uzgodnionym między beneficjentami;
sprawdza, czy wydatki przedstawione przez beneficjentów zostały zbadane zgodnie z art. 32 ust. 1.
zwrot określonej części faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, o których mowa w art. 48;
finansowanie według stawek zryczałtowanych obliczone przez zastosowanie wartości procentowej do jednej lub kilku zdefiniowanych kategorii kosztów;
płatności ryczałtowe;
połączenie form dotacji, o których mowa w lit. a)–d) wyłącznie w przypadku, gdy każda z nich dotyczy innej kategorii kosztów.
2. Dotacje w formie, o której mowa w ust. 1 lit. a), oblicza się na podstawie kosztów kwalifikowalnych faktycznie poniesionych przez beneficjenta z uwzględnieniem wstępnych szacunków budżetowych złożonych wraz z wnioskiem oraz ujętych w umowie. Finansowanie według stawek ryczałtowych, o którym mowa w ust. 1 lit. b), obejmuje szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które określa się jasno z wyprzedzeniem z zastosowaniem wielkości procentowej. Płatności ryczałtowe, o których mowa w ust. 1 lit. c), ogółem obejmują wszystkie lub niektóre szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które określa się jasno z wyprzedzeniem. Koszty jednostkowe, o których mowa w ust. 1 lit. d), obejmują wszystkie lub niektóre szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które określa się jasno z wyprzedzeniem przez odniesienie do kwoty na jednostkę.
3. Celem ani skutkiem dotacji nie może być osiągnięcie zysku w ramach projektu. Zastosowanie mają wyjątki określone w art. 125 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
1. Dotacje nie przekraczają ogólnego pułapu wyrażonego procentowo i jako wartość bezwzględna ustanowiona na podstawie szacunkowych kosztów kwalifikowalnych. Dotacje nie przekraczają kosztów kwalifikowalnych.
2. Koszty kwalifikowalne to faktycznie poniesione przez beneficjenta koszty spełniające wszystkie poniższe kryteria:
zostały poniesione w okresie wdrażania projektu. W szczególności:
Koszty związane z usługami i robotami odnoszą się do działań zrealizowanych w okresie wdrażania. Koszty związane z dostawami odnoszą się do dostaw i instalacji obiektów w okresie wdrażania. Podpisanie umowy, złożenie zamówienia lub zaciągnięcie zobowiązania do wydatków w okresie wdrażania na poczet realizacji przyszłych dostaw, robót lub usług po zakończeniu okresu wdrażania nie spełnia tego wymogu; przelewy pieniężne między beneficjentem wiodącym a pozostałymi beneficjentami nie mogą być traktowane jako koszty poniesione.
Koszty poniesione powinny zostać zapłacone przed złożeniem sprawozdań końcowych. Koszty te mogą być zapłacone w późniejszym czasie, pod warunkiem że zostaną ujęte w sprawozdaniu końcowym wraz z planowanym terminem płatności.
Wyjątek stanowią koszty powiązane ze sprawozdaniami końcowymi, w tym weryfikacją wydatków, audytem i ostateczną oceną projektu, które mogą zostać poniesione po okresie wdrażania projektu.
Procedury udzielania zamówień, o których mowa w art. 52 i następnych, mogą być inicjowane i możliwe jest zawieranie umów przez beneficjenta lub beneficjentów przed rozpoczęciem okresu wdrażania projektu, pod warunkiem przestrzegania art. 52 i następnych;
są wskazane w szacunkowym łącznym budżecie projektu;
są niezbędne dla wdrożenia projektu;
możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności są one ujmowane w zapisach księgowych beneficjenta i ustalane zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów oraz zgodnie ze standardami rachunkowości mającymi zastosowanie do beneficjenta;
są zgodne z wymogami mających zastosowanie przepisów podatkowych i socjalnych;
są racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności pod względem oszczędności i wydajności;
są udokumentowane fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej.
3. Dotacja może zostać przyznana z mocą wsteczną w następujących przypadkach:
gdy wnioskodawca może wykazać potrzebę rozpoczęcia projektu przed podpisaniem umowy. W takich przypadkach wydatki kwalifikujące się do finansowania nie mogą być poniesione przed datą złożenia wniosku o dotację; lub
w przypadku kosztów związanych z badaniami i dokumentacją dla projektów zawierających element infrastrukturalny.
Dotacji nie można udzielić z mocą wsteczną na projekty już zakończone.
4. Aby umożliwić przygotowanie silnych partnerstw, koszty ponoszone przed złożeniem wniosku o dotację na projekty, na które dotacje zostały przyznane, uznaje się za koszty kwalifikowalne, z zastrzeżeniem spełnienia również następujących warunków:
zostały poniesione po opublikowaniu zaproszenia do składania wniosków;
ograniczają się do kosztów podróży i pobytu poniesionych przez personel zatrudniany przez beneficjentów, z zastrzeżeniem spełnienia warunków określonych w ust. 5 lit. b);
nie przewyższają maksymalnej kwoty ustalonej na poziomie programu.
5. Z zastrzeżeniem ust. 1 i 2, następujące koszty bezpośrednie beneficjenta są kosztami kwalifikowalnymi:
koszty personelu przydzielonego do projektu, o ile spełnione są łącznie następujące warunki:
odnoszą się do kosztów działań, których beneficjent nie podejmowałby, gdyby projekt nie był realizowany,
nie mogą przekraczać kosztów normalnie ponoszonych przez beneficjenta, chyba że udowodnione zostanie, że były niezbędne do realizacji projektu,
odnoszą się do rzeczywistych wynagrodzeń brutto z uwzględnieniem składek na ubezpieczenie społeczne i innych kosztów związanych z wynagrodzeniem;
koszty podróży i pobytu personelu i innych osób uczestniczących projekcie, o ile nie przekraczają kosztów zwyczajowo ponoszonych przez beneficjenta zgodnie z jego regulaminami i zasadami ani stawek publikowanych przez Komisję w okresie misji, jeśli zwracane są na podstawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych;
koszty zakupu lub najmu sprzętu i wyposażenia (nowego lub używanego) specjalnie na potrzeby projektu, o ile odpowiadają kosztom rynkowym;
koszty usług konsumpcyjnych zakupionych specjalnie na potrzeby projektu;
koszty związane z zamówieniami udzielanymi przez beneficjentów na potrzeby projektu;
koszty wypływające bezpośrednio z wymogów wynikających z niniejszego rozporządzenia i z projektu (na przykład działania informacyjne i promocyjne, oceny, audyty zewnętrzne, tłumaczenia itp.), w tym koszty usług finansowych (na przykład koszty przelewów bankowych i gwarancji finansowych).
6. Zgodnie z art. 4 w ramach programu możliwe jest ustanowienie dodatkowych zasad kwalifikowalności dla całego programu.
1. Za koszty niekwalifikowalne w związku w wdrażaniem projektu uznaje się następujące koszty:
zadłużenie i opłaty związane z obsługą zadłużenia (odsetki);
rezerwy na straty lub zobowiązania;
koszty zadeklarowane przez beneficjenta i już sfinansowane z budżetu Unii;
zakup gruntów lub budynków na kwotę przekraczającą 10 % kwalifikowalnych wydatków danego projektu;
straty z tytułu różnic kursowych;
cła, podatki i opłaty, w tym VAT, z wyjątkiem przypadków gdy nie ma możliwości ich odzyskania na podstawie obowiązujących krajowych przepisów podatkowych, chyba że określone zostanie inaczej w odpowiednich postanowieniach uzgodnionych z krajami partnerskimi uczestniczącymi we współpracy transgranicznej;
pożyczki na rzecz osób trzecich;
grzywny, kary finansowe i wydatki związane ze sporami sądowymi;
wkłady rzeczowe zgodnie z art. 14 ust. 1.
2. Zgodnie z art. 4 w ramach programu można zadeklarować inne kategorie kosztów jako niekwalifikowalne.
Płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i finansowanie według stawek zryczałtowanych
1. Całkowita kwota finansowania na podstawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i finansowania według stawek zryczałtowanych nie może przekroczyć 60 000 EUR na beneficjenta i na projekt, chyba że w ramach danego programu ustalone zostanie inaczej zgodnie z art. 4, jednak kwota ta nie może być wyższa niż 100 000 EUR.
2. Stosowanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych oraz finansowania według stawek zryczałtowanych opiera się co najmniej na następujących elementach:
uzasadnieniu stosowności takich form finansowania w odniesieniu do charakteru projektów, a także ryzyka nieprawidłowości i nadużyć finansowych oraz kosztów kontroli;
wskazaniu kosztów lub kategorii kosztów pokrywanych w drodze płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, z wykluczeniem kosztów niekwalifikowalnych, o których mowa w art. 49;
opisie metod ustalania płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, a także warunków pozwalających na wystarczające zapewnienie przestrzegania zasady niedochodowości i współfinansowania oraz unikania podwójnego finansowania kosztów. Metody te opierają się na:
danych statystycznych lub podobnych obiektywnych środkach; lub
indywidualnym podejściu do beneficjentów przez odniesienie do zatwierdzonych lub mogących podlegać audytowi danych historycznych dotyczących beneficjenta lub do jego zwyczajowej praktyki księgowania kosztów.
3. Po ocenie i zatwierdzeniu kwot przez instytucję zarządzającą nie podważa się ich w kontrolach ex post.
1. Koszty pośrednie mogą być obliczane według stawki zryczałtowanej w wysokości do 7 % kwalifikowanych kosztów bezpośrednich, pod warunkiem że stawka została obliczona na podstawie rzetelnej, sprawiedliwej i weryfikowalnej metody kalkulacji.
2. Za koszty pośrednie projektu uznaje się koszty kwalifikowalne, które nie mogą być zidentyfikowane jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu i nie mogą zostać jako takie bezpośrednio zaksięgowane zgodnie z warunkami kwalifikowalności określonymi w art. 48. Nie mogą one obejmować kosztów niekwalifikowalnych, o których mowa w art. 49, ani kosztów już zadeklarowanych w innej pozycji kosztów lub pozycji budżetowej projektu.
1. Jeśli wdrożenie projektu wymaga udzielenia przez beneficjenta zamówienia na towary, roboty lub usługi, zastosowanie mają następujące zasady:
jeśli beneficjent jest instytucją zamawiającą lub podmiotem zamawiającym w rozumieniu przepisów Unii dotyczących procedur udzielania zamówień, może stosować krajowe przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne przyjęte w związku z przepisami Unii lub zasady określone w ust. 2;
jeśli beneficjent jest organizacją międzynarodową, może stosować własne zasady udzielania zamówień, jeśli zapewniają one gwarancje równoważne uznanym normom międzynarodowym;
jeśli beneficjent jest organem publicznym kraju partnerskiego uczestniczącego we współpracy transgranicznej, którego współfinansowanie jest przekazane do instytucji zarządzającej, może stosować krajowe przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne, pod warunkiem że pozwala na to umowa finansowa oraz przestrzegane są ogólne zasady określone w ust. 2 lit. a).
2. We wszystkich przypadkach konieczne jest spełnienie następujących obowiązków:
zamówienie jest udzielane ofercie o najkorzystniejszej relacji jakości do ceny lub, w stosownych przypadkach, ofercie o najniższej cenie, przy czym unika się sytuacji konfliktu interesów;
w przypadku zamówień o wartości przekraczającej 60 000 EUR zastosowanie mają również następujące zasady:
ustanawia się komitet oceniający do oceny wniosków lub ofert na podstawie kryteriów wykluczenia, selekcji i udzielenia zamówienia opublikowanych uprzednio przez beneficjenta w dokumentacji przetargowej. Komitet składa się z nieparzystej liczby członków z doświadczeniem technicznym i administracyjnym niezbędnym do opartej na wiedzy oceny ofert/wniosków;
konieczne jest zapewnienie wystarczającej przejrzystości, sprawiedliwej konkurencji i publikacji ex ante;
konieczne jest zapewnienie równego traktowania, proporcjonalności i niedyskryminacji;
dokumentacja przetargowa musi zostać sporządzona zgodnie z najlepszą praktyką międzynarodową;
terminy składania wniosków lub ofert muszą być wystarczająco długie, aby zapewnić zainteresowanym stronom odpowiedni okres na przygotowanie ofert;
kandydaci lub oferenci są wykluczani z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jeśli znajdują się w jednej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012. Kandydaci lub oferenci muszą oświadczyć, że nie znajdują się w żadnej z tych sytuacji. Ponadto zamówień nie udziela się kandydatom lub oferentom, którzy w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia znajdą się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 107 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
wymagane jest przestrzeganie procedur udzielania zamówień określonych w art. 53 do 56.
3. We wszystkich przypadkach zastosowanie mają zasady dotyczące obywatelstwa i pochodzenia określone w art. 8 i 9 rozporządzenia (UE) nr 236/2014.
Procedury udzielania zamówień na usługi
1. Zamówienia na usługi o wartości równej lub przekraczającej 300 000 EUR udzielane są w drodze międzynarodowego przetargu ograniczonego po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu. Ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest we wszystkich właściwych mediach poza obszarem objętym programem i określa liczbę kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do złożenia ofert, w przedziale od czterech do ośmiu, przy zapewnieniu rzeczywistej konkurencji.
2. Zamówienia na usługi o wartości powyżej 60 000 EUR, ale poniżej 300 000 EUR udzielane są w drodze konkurencyjnej procedury negocjacyjnej bez publikacji ogłoszenia. Beneficjent konsultuje się z co najmniej trzema wybranymi przez siebie usługodawcami i negocjuje warunki umowy z jednym lub kilkoma z nich.
Procedury udzielania zamówień na dostawy
1. Zamówienia na dostawy o wartości równej lub przekraczającej 300 000 EUR udzielane są w drodze międzynarodowej otwartej procedury przetargowej po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu we wszystkich właściwych mediach poza obszarem objętym programem.
2. Zamówienia na dostawy o wartości równej lub przekraczającej 100 000 EUR, ale poniżej 300 000 EUR udzielane są w drodze otwartej procedury przetargowej publikowanej na obszarze objętym programem. Każdy kwalifikujący się oferent musi mieć zapewnione takie same szanse, jak lokalne przedsiębiorstwa.
3. Zamówienia na dostawy o wartości powyżej 60 000 EUR, ale poniżej 100 000 EUR udzielane są w drodze konkurencyjnej procedury negocjacyjnej bez publikacji ogłoszenia. Beneficjent konsultuje się z co najmniej trzema wybranymi przez siebie dostawcami i negocjuje warunki umowy z jednym lub kilkoma z nich.
Procedury udzielania zamówień na roboty
1. Zamówienia na roboty o wartości równej lub przekraczającej 5 000 000 EUR udzielane są w drodze międzynarodowej otwartej procedury przetargowej lub ze względu na szczególny charakter określonych robót — w drodze procedury ograniczonej po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu we wszystkich właściwych mediach poza obszarem objętym programem.
2. Zamówienia na roboty o wartości równej lub przekraczającej 300 000 EUR, ale poniżej 5 000 000 EUR udzielane są w drodze otwartej procedury przetargowej publikowanej na obszarze objętym programem. Każdy kwalifikujący się oferent musi mieć zapewnione takie same szanse, jak lokalne przedsiębiorstwa.
3. Zamówienia na roboty o wartości powyżej 60 000 EUR, ale poniżej 300 000 EUR udzielane są w drodze konkurencyjnej procedury negocjacyjnej bez publikacji ogłoszenia. Beneficjent konsultuje się z co najmniej trzema wybranymi przez siebie wykonawcami i negocjuje warunki umowy z jednym lub kilkoma z nich.
Stosowanie procedury negocjacyjnej
Beneficjent może podjąć decyzję o stosowaniu procedury negocjacyjnej na podstawie jednej oferty w przypadkach, o których mowa w art. 266, 268, 270 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
Wsparcie finansowe dla osób trzecich
1. Jeśli projekt wymaga udzielenia wsparcia finansowego osobom trzecim, wparcie takie może zostać udzielone, jeśli spełnione są następujące warunki:
każda osoba trzecia daje odpowiednie gwarancje dotyczące odzyskania kwot;
zapewniona jest zgodność z zasadami proporcjonalności, przejrzystości, należytego zarządzania finansami, równego traktowania i niedyskryminacji;
zapobiega się konfliktom interesów;
wsparcie finansowe nie może kumulować się ani też zostać przyznane z mocą wsteczną i z zasady musi obejmować współfinansowanie, a ponadto jego celem ani też skutkiem nie może być osiągnięcie korzyści przez osobę trzecią;
warunki przyznawania wsparcia finansowego są ściśle określone w umowie, aby zapobiec swobodzie decyzyjnej po stronie beneficjenta. W szczególności umowa określa kategorie osób kwalifikujących się do wsparcia, kryteria udzielenia (w tym kryteria dotyczące określania dokładnej kwoty) oraz ustalony wykaz różnych rodzajów działań, które mogą otrzymać takie wsparcie finansowe;
maksymalna kwota wsparcia finansowego, która może zostać wypłacona, nie przekracza kwoty 60 000 EUR na osobę trzecią, z wyjątkiem przypadków gdy wsparcie finansowe jest głównym celem projektu.
2. Zastosowanie mają zasady dotyczące obywatelstwa i pochodzenia określone w art. 8 i 9 rozporządzenia (UE) nr 236/2014. W przypadku gdy dotacja w systemie kaskadowym przekracza 60 000 EUR, zastosowanie mają odpowiednio zasady uczestnictwa określone w art. 52 lit. b) ppkt (vi).
PŁATNOŚCI, PRZEDSTAWIANIE I PRZYJMOWANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH, KOREKTY FINANSOWE I ODZYSKIWANIE ŚRODKÓW
Zobowiązania roczne
1. W ramach zarządzania dzielonego Komisja zaciąga wstępne zobowiązania po przyjęciu programu przez Komisję zgodnie z art. 5.
2. W ramach zarządzania pośredniego Komisja zaciąga wstępne zobowiązania po przyjęciu programu, po wejściu w życie umowy o przekazaniu zadań związanych z wykonaniem budżetu organizacji międzynarodowej lub krajowi partnerskiemu uczestniczącemu we współpracy transgranicznej, o której mowa w art. 81 i 82.
3. Następnie Komisja zaciąga odpowiednie zobowiązania każdego roku budżetowego najpóźniej do dnia 1 maja. Kwotę rocznych zobowiązań określa się zgodnie z planem finansowym, uwzględniając postępy w realizacji programu i dostępność środków. Komisja informuje instytucję zarządzającą o zaciągnięciu rocznego zobowiązania.
Wspólne zasady płatności
1. Płatności na rzecz instytucji zarządzających mogą być dokonywane w formie zaliczki lub wypłaty salda końcowego.
2. Otwarty zostaje rachunek bankowy w euro wyłącznie na potrzeby programu. Jeśli płatności dokonywane przez Komisję są przekazywane za pośrednictwem rachunku bankowego innego niż rachunek bankowy programu, powiązane kwoty wraz z wszelkimi narosłymi odsetkami są niezwłocznie przekazywane w całości na rachunek bankowy programu.
3. Nie potrąca się ani nie wstrzymuje żadnych kwot ani też nie nakłada się żadnych opłat szczególnych lub innych opłat o równoważnym skutku w odniesieniu do tych kwot lub narosłych odsetek.
Wspólne zasady obliczania zaliczek
1. Co roku instytucja zarządzająca — po uzyskaniu informacji na temat zobowiązania rocznego — może złożyć wniosek o wypłatę nie więcej niż 80 % środków unijnych z danego roku budżetowego tytułem zaliczki. Począwszy od drugiego roku budżetowego do wniosku o zaliczkę należy dołączyć wstępny budżet zobowiązań i wydatków instytucji zarządzającej na dwa kolejne lata obrotowe następujące po wydaniu ostatniej opinii pokontrolnej, o której mowa w art. 68. Po przeanalizowaniu wstępnego budżetu i przeprowadzeniu oceny faktycznych potrzeb finansowych programu, a także weryfikacji dostępnych środków Komisja dokonuje płatności całości lub części wnioskowanej zaliczki najpóźniej w ciągu 60 dni od dnia zarejestrowania przez Komisję wniosku o płatność.
2. W ciągu roku budżetowego instytucja zarządzająca może zwrócić się z wnioskiem o wypłatę, jako dodatkowej zaliczki, całości lub części środków już ujętych w zobowiązaniach. Instytucja zarządzająca dołącza do swojego wniosku śródokresowe sprawozdanie finansowe na potwierdzenie, że faktycznie poniesione wydatki lub wydatki, które zostaną prawdopodobnie poniesione w ciągu roku budżetowego, przekraczają kwotę już wypłaconych zaliczek. Taka dodatkowa wypłata stanowi dodatkową zaliczkę, o ile nie jest poświadczona opinią pokontrolną, o której mowa w art. 68.
3. W każdym roku budżetowym realizacji programu Komisja rozlicza wcześniejsze zaliczki według rzeczywiście poniesionych wydatków kwalifikowalnych poświadczonych opinią pokontrolną, o której mowa w art. 68 po przyjęciu sprawozdań finansowych zgodnie z art. 69 ust. 2. Na podstawie wyników rozliczenia Komisja dokonuje w razie potrzeby niezbędnych korekt finansowych.
1. Delegowany urzędnik zatwierdzający w rozumieniu rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 może wstrzymać bieg terminu płatności wniosku o płatność na maksymalny okres sześciu miesięcy w którejkolwiek z następujących sytuacji:
informacje przekazane przez krajowy lub unijny organ kontrolny wskazują, w oparciu o wyraźne dowody, na znaczne uchybienie w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli;
delegowany urzędnik zatwierdzający musi przeprowadzić dodatkową weryfikację po uzyskaniu informacjach sugerujących, że wydatek związany jest z poważną nieprawidłowością skutkującą poważnymi konsekwencjami finansowymi;
nie przedłożono jednego z dokumentów wymaganych na podstawie art. 77;
nie przedłożono jednego z dokumentów wymaganych na podstawie art. 60 i 64.
Instytucja zarządzająca może zgodzić się na przedłużenie okresu wstrzymania biegu terminu płatności na kolejne trzy miesiące.
2. Delegowany urzędnik zatwierdzający ogranicza wstrzymanie do części wydatków ujętych we wniosku o płatność, której dotyczą elementy wymienione w ust. 1 akapit pierwszy, chyba że zidentyfikowanie tej części nie jest możliwe. Delegowany urzędnik zatwierdzający niezwłocznie informuje państwo członkowskie, w którym znajduje się instytucja zarządzająca oraz instytucję zarządzającą o przyczynach wstrzymania biegu terminu płatności oraz wzywa do skorygowania sytuacji. Wstrzymanie zostaje zakończone przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego po przedsięwzięciu niezbędnych środków. Jeśli niezbędne środki nie zostaną podjęte, wstrzymanie może zostać przedłużone na okres dłuższy niż sześć miesięcy.
1. Komisja może zawiesić całość lub część płatności w którejkolwiek z następujących sytuacji:
istnieje poważne niedociągnięcie wpływające na efektywne funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli programu, które naraża wkład Unii na ryzyko i w odniesieniu do którego nie podjęto środków naprawczych;
kraje uczestniczące poważnie naruszają zobowiązania wynikające z art. 31;
wydatki są powiązane z nieprawidłowością, która nie została naprawiona i powoduje poważne konsekwencje finansowe;
występuje poważne niedociągnięcie w jakości i wiarygodności systemu oceny i monitorowania;
istnieją dowody wynikające z monitorowania, oceny lub audytu wskazujące, że program nie jest realizowany zgodnie z ramami czasowymi określonymi w art. 4 oraz informacjami przekazywanymi zgodnie z art. 77.
2. Komisja może podjąć decyzję o zawieszeniu płatności całości lub części zaliczki po umożliwieniu instytucji zarządzającej przedstawienia uwag.
3. Komisja wstrzymuje zawieszenie całości lub części płatności, jeśli instytucja zarządzająca podjęła niezbędne środki umożliwiające uchylenie zawieszenia.
Płatności na rzecz beneficjentów wiodących
1. Płatności na rzecz beneficjentów wiodących mogą być dokonywane w jednej z następujących form:
płatność okresowa;
płatność salda końcowego.
2. Instytucja zarządzająca zapewnia, aby płatności na rzecz beneficjentów wiodących były realizowane możliwie jak najszybciej zgodnie z podpisaną umową. Nie potrąca się ani nie wstrzymuje żadnych kwot, chyba że wynika to z podpisanej umowy i nie nakłada się żadnych opłat szczególnych lub innych opłat o równoważnym skutku, które powodowałyby zmniejszenie tych płatności.
1. Do dnia 30 września 2024 r. instytucja zarządzająca przedkłada wniosek o płatność salda końcowego wraz z dokumentami, o których mowa w art. 77 ust. 5.
2. Płatność salda końcowego następuje nie później niż w terminie trzech miesięcy od daty rozliczenia rachunków za ostatni rok obrotowy lub w terminie miesiąca od daty przyjęcia sprawozdania końcowego z wdrożenia, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.
Wyjątki dotyczące umorzenia zobowiązania
1. Kwotę, której dotyczy umorzenie pomniejsza się o kwoty, których instytucja zarządzająca nie była w stanie zadeklarować Komisji z powodu:
projektów zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym; lub
działania siły wyższej mającej poważny wpływ na wdrożenie całości lub części programu;
zastosowania art. 61 lub 62.
2. Instytucja zarządzająca powołująca się na działanie siły wyższej zgodnie z ust. 1 lit. b) wykazuje jej bezpośrednie skutki dla wdrożenia całości lub części programu. Do celów ust. 1 lit. a) i b) z wnioskiem o zmniejszenie można wystąpić jeden raz, jeśli zawieszenie lub działanie siły wyższej trwało nie dłużej niż jeden rok, lub więcej razy w zależności od czasu działania siły wyższej lub liczby lat, jakie upłynęły między decyzją prawną lub administracyjną zawieszającą wdrażanie projektu a datą ostatecznej decyzji prawnej lub administracyjnej.
3. Instytucja zarządzająca przesyła Komisji informacje dotyczące wyjątków, o których mowa w ust. 1, w terminie do dnia 15 lutego w odniesieniu do kwoty deklarowanej do dnia 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego.
Procedura umorzenia
1. Komisja informuje instytucję zarządzającą w odpowiednim terminie o ryzyku zastosowania umorzenia na podstawie art. 6 rozporządzenia (UE) nr 236/2014.
2. Komisja informuje instytucję zarządzającą o kwocie umorzenia wynikającej z informacji, które uzyskała na dzień 15 lutego.
3. Instytucja zarządzająca ma dwa miesiące na zaakceptowanie kwoty zobowiązania, która ma zostać umorzona, lub przedstawienie swoich uwag.
4. Do dnia 30 czerwca instytucja zarządzająca przedkłada Komisji zmieniony plan finansowy uwzględniający w danym roku budżetowym wpływ zmniejszonej kwoty wsparcia na cele tematyczne lub pomoc techniczną programu. W przypadku nieprzedłożenia takiego planu Komisja dokonuje zmiany planu finansowego przez zmniejszenie wkładu Unii w danym roku budżetowym. Zmniejszenie to wpływa proporcjonalnie na cele tematyczne i pomoc techniczną.
5. Komisja zmienia decyzję w sprawie przyjęcia programu.
1. Wydatki poniesione w walucie innej niż euro zostają przeliczone przez instytucję zarządzającą i beneficjenta z wykorzystaniem stosowanego przez Komisję miesięcznego kursu księgowego wymiany z jednego z następujących miesięcy:
miesiąca, w którym wydatki zostały poniesione;
miesiąca, w którym wydatki zostały przedłożone do zbadania zgodnie z art. 32 ust. 1;
miesiąca, w którym wydatki zostały zgłoszone beneficjentowi wiodącemu.
2. Wybrana metoda zostaje określona w programie i ma zastosowanie przez cały okres realizacji programu. Różne metody mogą być stosowane do pomocy technicznej i do projektów.
Przedstawianie i przyjmowanie sprawozdań finansowych
1. Sprawozdania finansowe dotyczące programu sporządza instytucja zarządzająca. Sprawozdania te są niezależne, odrębne i obejmują wyłącznie transakcje odnoszące się do programu. Sprawozdania finansowe przygotowuje się tak, aby umożliwiały analityczne monitorowanie programu pod względem priorytetów i pomocy technicznej.
2. W sprawozdaniu rocznym instytucja zarządzająca przedstawia Komisji następujące informacje finansowe do dnia 15 lutego:
sprawozdania finansowe za poprzedni rok obrotowy;
deklarację zarządczą podpisaną przez przedstawiciela instytucji zarządzającej potwierdzającą, że:
informacje są prawidłowo przedstawione, kompletne i rzetelne;
wydatki zostały wykorzystane na przewidziany dla nich cel;
stosowane systemy kontroli zapewniają konieczne gwarancje dotyczące legalności transakcji.
roczne podsumowanie dotyczące kontroli przeprowadzonych przez instytucję zarządzającą, w tym analizę charakteru i zakresu błędów i niedociągnięć zidentyfikowanych w systemach oraz podjęte lub planowane działania naprawcze;
opinię pokontrolną na temat rocznych sprawozdań finansowych;
roczne sprawozdanie z audytu sporządzone przez instytucję audytową obejmujące podsumowanie przeprowadzonych audytów, w tym analizę charakteru i zakresu błędów oraz niedociągnięć zidentyfikowanych na poziomie systemów oraz w projektach, jak również podjęte lub planowane działania naprawcze;
szacunkowe podsumowanie kosztów poniesionych w okresie od 1 lipca do 31 grudnia poprzedniego roku;
wykaz projektów zakończonych w roku obrotowym.
3. Sprawozdania finansowe, o których mowa w ust. 2 lit. a), przedkłada się dla każdego programu i obejmują na poziomie każdego priorytetu i pomocy technicznej:
wydatki poniesione i zapłacone oraz przychody uzyskane i otrzymane przez instytucję zarządzającą;
kwoty umorzone i odzyskane w roku obrotowym, kwoty do odzyskania do końca roku obrotowego oraz kwoty niemożliwe do odzyskania.
4. Opinia pokontrolna, o której mowa w ust. 2 lit. d), określa, czy sprawozdania finansowe dają rzetelny i jasny obraz, czy powiązane transakcje są zgodne z prawem i prawidłowe oraz czy funkcjonują odpowiednio ustanowione systemy kontroli. W opinii stwierdza się również, czy badanie poddaje w wątpliwość twierdzenia zawarte w deklaracji zarządczej, o której mowa w ust. 2 lit. b).
Przyjmowanie sprawozdań finansowych
1. Komisja bada sprawozdania finansowe i powiadamia instytucję zarządzającą w terminie do dnia 31 maja roku następującego po zakończeniu roku obrotowego, czy uznaje, że sprawozdania są kompletne, rzetelne i prawdziwe.
2. W oparciu o poniesione wydatki kwalifikowalne, poświadczone w opinii pokontrolnej, o której mowa w art. 68 ust. 2 lit. d), Komisja rozlicza płatności zaliczkowe.
3. Przyjęcie sprawozdań finansowych nie wyklucza ewentualnych późniejszych korekt finansowych zgodnie z art. 72.
1. Instytucja zarządzająca i beneficjenci przechowują wszystkie dokumenty związane z programem lub projektem przez okres pięciu lat od daty płatności salda programu. W szczególności przechowują sprawozdania i dokumenty dowodowe, sprawozdania finansowe i dokumenty księgowe, a także wszelkie inne dokumenty związane z finansowaniem programu (w tym wszystkie dokumenty związane z udzielaniem zamówień) i projektów.
2. Niezależnie od ust. 1 dokumenty dotyczące audytów, odwołań, postępowań sądowych lub dochodzenia roszczeń w związku z realizacją programu lub projektu przechowuje się do czasu zakończenia takich audytów, odwołań, postępowań sądowych lub dochodzenia roszczeń.
Korekty finansowe dokonywane przez instytucję zarządzającą
1. Odpowiedzialność za zapobieganie nieprawidłowościom, badanie nieprawidłowości, dokonywanie wymaganych korekt finansowych oraz odzyskiwanie kwot spoczywa w pierwszej kolejności na instytucji zarządzającej. W przypadku nieprawidłowości systemowych instytucja zarządzająca rozszerza zakres swego dochodzenia w celu objęcia nim wszystkich operacji, których nieprawidłowości te mogą dotyczyć.
Instytucja zarządzająca dokonuje korekt finansowych wymaganych w związku z pojedynczymi lub systemowymi nieprawidłowościami stwierdzonymi w projektach, pomocy technicznej lub w programie. Korekty finansowe polegają na anulowaniu całości lub części wkładu Unii w projekt lub w pomoc finansową. Instytucja zarządzająca bierze pod uwagę charakter i wagę nieprawidłowości oraz straty finansowe i stosuje proporcjonalną korektę finansową. Instytucja zarządzająca odnotowuje korekty finansowe w rocznych sprawozdaniach finansowych za rok obrotowy, w którym podjęto decyzję o anulowaniu.
2. Wkład Unii anulowany zgodnie z ust. 1 może być ponownie wykorzystany w ramach danego programu z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Wkład anulowany zgodnie z ust. 1 nie może być ponownie wykorzystany na projekt, który był przedmiotem korekty finansowej, lub, w przypadku gdy korekta finansowa dotyczy nieprawidłowości systemowej, na projekty, których dotyczy nieprawidłowość systemowa.
1. Komisja dokonuje korekt finansowych w drodze anulowania całości lub części wkładu unijnego w program i jego odzyskania od instytucji zarządzającej, w celu wyłączenia z finansowania unijnego wydatków, które naruszają obowiązujące przepisy prawa lub są związane z niedociągnięciami w systemach zarządzania i kontroli programu, które zostały stwierdzone przez Komisję lub Europejski Trybunał Obrachunkowy.
2. Naruszenie mających zastosowanie przepisów prawa prowadzi do dokonania korekty finansowej wyłącznie w odniesieniu do wydatków, które zostały zadeklarowane Komisji i jeśli spełniony jest jeden z następujących warunków:
naruszenie ma wpływ na wybór projektu lub zamówienie na pomoc techniczną lub w przypadku, gdy ze względu na charakter naruszenia nie jest możliwe ustalenie tego wpływu, lecz istnieje uzasadnione ryzyko, że naruszenie miało taki skutek;
naruszenie miało wpływ na kwotę wydatków zadeklarowanych w ramach programu lub w przypadku, gdy z uwagi na charakter naruszenia nie jest możliwe określenie jego wpływu finansowego, lecz istnieje uzasadnione ryzyko, że naruszenie miało taki skutek.
3. W szczególności Komisja dokonuje korekt finansowych w przypadkach, gdy po przeprowadzeniu koniecznego badania Komisja dochodzi do jednego z następujących wniosków:
w systemach zarządzania i kontroli programu istnieje poważne niedociągnięcie stanowiące zagrożenie dla wkładu Unii już wypłaconego na rzecz programu;
instytucja zarządzająca nie spełniła obowiązków określonych w art. 71 przed wszczęciem procedury korekty finansowej na podstawie niniejszego ustępu;
wydatki zawarte w sprawozdaniu rocznym lub końcowym są nieprawidłowe i nie zostały skorygowane przez instytucję zarządzającą przed wszczęciem procedury korekty finansowej na podstawie niniejszego ustępu.
Komisja dokonuje korekt finansowych na podstawie indywidualnych przypadków stwierdzonych nieprawidłowości oraz bierze pod uwagę, czy nieprawidłowość jest systemowa. Jeżeli nie jest możliwe precyzyjne określenie kwoty nieprawidłowych wydatków, Komisja przyjmuje za podstawę korekty finansowej stawkę zryczałtowaną lub ekstrapolowaną.
4. Podejmując decyzję odnośnie do kwoty korekty na podstawie ust. 3, Komisja przestrzega zasady proporcjonalności, uwzględniając charakter i wagę nieprawidłowości oraz zakres i skutki finansowe niedociągnięć stwierdzonych w systemach zarządzania i kontroli danego programu.
5. W przypadku gdy Komisja opiera swoje stanowisko na sprawozdaniach audytorów spoza swoich służb, wyciąga własne wnioski dotyczące konsekwencji finansowych po wysłuchaniu instytucji zarządzającej i audytorów.
6. Zakończenie programu nie narusza prawa Komisji do dokonania w późniejszym czasie korekt finansowych wobec instytucji zarządzającej.
7. Kryteria stosowane do ustalenia poziomu korekty finansowej, która ma być zastosowana, oraz kryteria stosowania korekt finansowych na podstawie stawek zryczałtowanych lub ekstrapolowanych odpowiadają kryteriom przyjętym na podstawie rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 (12), w szczególności jego art. 144, a także kryteriom zawartym w decyzji Komisji z dnia 19 grudnia 2013 r. (13).
1. Przed podjęciem decyzji o dokonaniu korekty finansowej Komisja informuje instytucję zarządzającą o swych wstępnych wnioskach z przeprowadzonej analizy i wzywa ją do zgłoszenia uwag w terminie dwóch miesięcy.
2. W przypadku gdy Komisja zaproponuje korektę finansową na podstawie stawki zryczałtowanej lub ekstrapolowanej, instytucja zarządzająca otrzymuje możliwość wykazania, poprzez analizę odpowiednich dokumentów, że rzeczywisty zakres nieprawidłowości jest mniejszy niż w ocenie Komisji. W porozumieniu z Komisją instytucja zarządzająca może ograniczyć zakres takiej analizy do stosownej części odpowiednich dokumentów lub ich próby. Z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków czas przeznaczony na te analizy nie może przekroczyć okresu kolejnych dwóch miesięcy po dwumiesięcznym okresie, o którym mowa w ust. 1.
3. Komisja uwzględnia wszelkie dowody przedstawione przez instytucję zarządzającą w terminach określonych w ust. 1 i 2.
4. Jeżeli instytucja zarządzająca nie akceptuje wstępnych wniosków Komisji, wzywana jest do wzięcia udziału w przesłuchaniu przez Komisję, które ma zapewnić dostępność wszystkich istotnych informacji i uwag jako podstawy do formułowania wniosków przez Komisję dotyczących dokonania korekty finansowej.
5. W przypadku osiągnięcia porozumienia i nie naruszając ust. 6, instytucja zarządzająca może ponownie wykorzystać anulowany wkład w dany program zgodnie z art. 71 ust. 2.
6. Aby dokonać korekty finansowej, Komisja podejmuje decyzję w terminie sześciu miesięcy od daty przesłuchania lub od daty otrzymania dodatkowych informacji, jeżeli instytucja zarządzająca zgadza się na przedłożenie takich dodatkowych informacji w następstwie przesłuchania. Komisja bierze pod uwagę wszystkie informacje i uwagi przedłożone w trakcie trwania procedury. Jeśli przesłuchanie nie ma miejsca, sześciomiesięczny okres rozpoczyna bieg dwa miesiące po dacie wezwania na przesłuchanie wysłanego przez Komisję.
7. Jeżeli Komisja lub Europejski Trybunał Obrachunkowy wykryją nieprawidłowości wskazujące na poważne niedociągnięcie w skutecznym funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli, wynikające z tego korekty finansowe zmniejszają wkład Unii.
Akapit pierwszy nie ma zastosowania w przypadku poważnych niedociągnięć w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli, które przed datą wykrycia przez Komisję lub Europejski Trybunał Obrachunkowy:
zostały stwierdzone w deklaracji zarządczej, rocznym sprawozdaniu z kontroli lub opinii pokontrolnej, przekazanych Komisji zgodnie z art. 68, lub w innych sprawozdaniach z audytu instytucji audytowej przedłożonych Komisji oraz w trakcie odpowiednich podjętych działań, lub
były przedmiotem odpowiednich działań naprawczych instytucji zarządzającej.
Podstawą oceny poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli powinny być obowiązujące przepisy prawa mające zastosowanie wtedy, kiedy przedłożono odpowiednie deklaracje zarządcze, roczne sprawozdania z kontroli i opinie pokontrolne.
przestrzega zasady proporcjonalności, uwzględniając charakter i wagę poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli oraz ich skutki finansowe dla budżetu Unii;
w celu dokonania korekty finansowej na podstawie stawki zryczałtowanej lub ekstrapolowanej, wyklucza nieprawidłowe wydatki wykryte uprzednio przez instytucję zarządzającą, które były już przedmiotem dostosowania w sprawozdaniach finansowych, oraz wydatki, względem których trwa ocena ich zgodności z prawem i prawidłowości;
uwzględnia przy określaniu ryzyka rezydualnego dla budżetu Unii korekty na podstawie stawki zryczałtowanej lub ekstrapolowanej zastosowane do wydatków przez instytucję zarządzającą w związku z innymi poważnymi niedociągnięciami wykrytymi przez instytucję zarządzającą.
Odpowiedzialność finansowa i odzyskiwanie środków
1. Instytucja zarządzająca odpowiada za odzyskiwanie nienależnie wypłaconych kwot.
2. Jeśli zwrot dotyczy naruszenia przez instytucję zarządzającą zobowiązań prawnych wynikających z niniejszego rozporządzenia i rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, instytucja zarządzająca odpowiada za zwrot Komisji odpowiednich kwot.
3. Jeśli zwrot dotyczy nieprawidłowości systemowych w systemach zarządzania i kontroli programu, instytucja zarządzająca odpowiada za zwrot Komisji odpowiednich kwot zgodnie z podziałem odpowiedzialności pomiędzy krajami uczestniczącymi określonym w programie.
4. Jeśli zwrot dotyczy wierzytelności wobec beneficjenta z siedzibą w państwie członkowskim i instytucja zarządzająca nie może odzyskać należności, państwo członkowskie, w którym ma siedzibę dany beneficjent, dokonuje płatności należności na rzecz instytucji zarządzającej, a następnie dochodzi należności od beneficjenta.
5. Jeśli zwrot dotyczy wierzytelności wobec beneficjenta z siedzibą w kraju partnerskim uczestniczącym we współpracy transgranicznej i instytucja zarządzająca nie może odzyskać należności, poziom odpowiedzialności kraju partnerskiego uczestniczącego we współpracy transgranicznej, w którym siedzibę ma beneficjent określają odpowiednie umowy finansowe, o których mowa w art. 8 i 9.
Zwrot środków do instytucji zarządzającej
1. Instytucja zarządzająca odzyskuje od beneficjenta wiodącego wszelkie nienależnie wypłacone kwoty wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie. Odpowiedni beneficjenci zwracają beneficjentowi wiodącemu nienależnie wypłacone kwoty zgodnie z zawartą między nimi umową partnerską. Jeśli beneficjent wiodący nie zdoła odzyskać kwot od odpowiedniego beneficjenta, instytucja zarządzająca formalnie wzywa tego beneficjenta do zwrotu kwoty beneficjentowi wiodącemu. Jeśli dany beneficjent nie dokona zwrotu, instytucja zarządzająca zwraca się do kraju uczestniczącego, w którym dany beneficjent ma siedzibę, o zwrot kwot nienależnie wypłaconych zgodnie z art. 74 ust. 2–5.
2. Instytucja zarządzająca ma obowiązek dołożyć należytych starań, aby zapewnić zwrot kwot podlegających nakazowi odzyskania przy wsparciu krajów uczestniczących. Instytucja zarządzająca w szczególności dopilnuje, aby roszczenie było bezsporne, o ustalonej wysokości i wymagalne. Jeżeli instytucja zarządzająca zamierza zrezygnować z odzyskania stwierdzonej należności, upewnia się, że odstąpienie jest właściwe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności. Decyzja od odstąpieniu musi być uprzednio przedłożona do wspólnego komitetu monitorującego w celu zatwierdzenia.
3. Instytucja zarządzająca informuje Komisję o wszystkich działaniach podejmowanych w celu odzyskania należnych kwot. Komisja może w dowolnym czasie przejąć zadanie odzyskania należnych kwot bezpośrednio od beneficjenta lub odpowiedniego kraju uczestniczącego.
4. Dokumentacja przekazana krajowi uczestniczącemu lub Komisji zawiera wszystkie dokumenty umożliwiające odzyskanie należności, a także dowody działań podjętych przez instytucję zarządzającą w celu odzyskania należnych kwot.
5. Umowy zawierane przez instytucję zarządzającą zawierają klauzulę umożliwiającą Komisji lub krajowi uczestniczącemu, w którym beneficjent ma siedzibę, odzyskanie wszelkich należności instytucji zarządzającej, których instytucja zarządzająca nie była w stanie odzyskać.
Zwrot środków do Komisji
1. Wszelkich zwrotów środków należnych Komisji dokonuje się przed datą wskazaną w nakazie odzyskania środków. Termin płatności wynosi 45 dni od daty wystawienia noty debetowej.
2. W przypadku zwłoki nalicza się odsetki z tytułu zaległej płatności za okres od upływu terminu płatności do daty faktycznej zapłaty. Stopa takich odsetek wynosi trzy i pół punktu procentowego powyżej stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny w głównych operacjach refinansowych obowiązującej w pierwszym dniu roboczym miesiąca, w którym przypada termin płatności. Kwoty podlegające zwrotowi mogą być potrącane z wszelkich kwot należnych beneficjentowi lub krajowi uczestniczącemu. Nie ma to wpływu na prawo stron do uzgodnienia rozłożenia płatności na raty.
SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ, MONITOROWANIE I OCENA
Sprawozdania roczne instytucji zarządzającej
1. W terminie do dnia 15 lutego instytucja zarządzająca przedkłada Komisji sprawozdanie roczne zatwierdzone przez wspólny komitet monitorujący. Sprawozdanie roczne zawiera część techniczną i część finansową obejmujące poprzedni rok obrotowy.
2. Część techniczna opisuje:
postępy osiągnięte we wdrażaniu programu i jego priorytetów;
szczegółowy wykaz podpisanych umów oraz wykaz wybranych projektów niebędących jeszcze przedmiotem umów wraz z listami rezerwowymi;
zrealizowane działania w zakresie pomocy technicznej;
działania podjęte w celu monitorowania i oceny projektów, ich rezultaty oraz działania podjęte w celu rozwiązania zidentyfikowanych problemów;
zrealizowane działania w zakresie informacji i komunikacji.
3. Część finansowa przygotowywana jest zgodnie z art. 68 ust. 2.
4. Ponadto sprawozdanie roczne zawiera wykaz działań planowanych do realizacji w kolejnym roku obrotowym. Wykaz ten obejmuje:
uaktualnioną strategię audytu;
program pracy, plan finansowy i planowane wykorzystanie pomocy technicznej;
roczny plan w zakresie monitorowania i oceny zgodnie z art. 78 ust. 2;
roczny plan w zakresie informacji i komunikacji zgodnie z art. 79 ust. 4.
5. W terminie do dnia 30 września 2024 r. instytucja zarządzająca przedkłada Komisji sprawozdanie końcowe zatwierdzone przez wspólny komitet monitorujący. Sprawozdanie końcowe zawiera odpowiednio informacje wymagane zgodnie z ust. 2 i 3 za ostatni rok obrotowy i za cały okres realizacji programu.
1. Działania w zakresie monitorowania i oceny w ramach programu mają na celu ulepszenie jakości projektowania i wdrażania oraz dokonanie oceny i poprawienie spójności, efektywności, skuteczności i wpływu. Wyniki monitorowania i oceny są uwzględniane w cyklu programowania i wdrażania.
2. Indykatywny plan monitorowania i oceny jest ujęty w programie przez cały okres jego realizacji. Następnie w ramach każdego programu opracowywany jest roczny plan monitorowania i oceny, który ma być realizowany przez instytucję zarządzającą zgodnie z wytycznymi i metodyką oceny Komisji. Roczny plan przedkładany jest Komisji najpóźniej do dnia 15 lutego.
3. Poza wykonywaniem codziennych zadań związanych z monitorowaniem instytucja zarządzająca realizuje program zorientowany na wyniki i działania w zakresie monitorowania projektu.
4. Komisja ma dostęp do wszystkich sprawozdań z monitorowania i oceny.
5. Komisja może w dowolnym czasie przeprowadzić działania w zakresie monitorowania lub oceny programu lub jego części. Rezultaty takich działań, które zostaną przekazane wspólnemu komitetowi monitorującemu i instytucji zarządzającej, mogą prowadzić do dostosowania programu.
1. Za upublicznianie odpowiednich informacji odpowiada zarówno instytucja zarządzająca, jak i beneficjenci.
2. Instytucja zarządzająca i beneficjenci zapewniają odpowiednie wyeksponowanie wkładu Unii w programy i projekty, aby zwiększać świadomość społeczeństwa w zakresie działań Unii i budować spójny obraz wsparcia Unii we wszystkich krajach uczestniczących.
3. Instytucja zarządzająca dopilnowuje, aby jej strategia promocji oraz działania promocyjne podejmowane przez beneficjentów były zgodne z wytycznymi Komisji.
4. W programie ujęta jest strategia komunikacyjna na cały okres realizacji programu oraz indykatywny plan w zakresie informacji i komunikacji na pierwszy rok obejmujący działania promocyjne. Następnie w ramach każdego programu opracowywany jest roczny plan w zakresie informacji i komunikacji, który ma być realizowany przez instytucję zarządzającą. Plan ten przedkładany jest Komisji najpóźniej do dnia 15 lutego.
ZARZĄDZANIE POŚREDNIE Z UDZIAŁEM ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH
Organizacje międzynarodowe jako instytucja zarządzająca
1. Kraje uczestniczące mogą zaproponować, aby programem zarządzała organizacja międzynarodowa.
2. Wyłącznie organizacje międzynarodowe w rozumieniu art. 43 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 mogą zostać zaproponowane do pełnienia funkcji instytucji zarządzającej.
3. Organizacja międzynarodowa musi spełniać wymagania określone w art. 60 rozporządzenia (UE) nr 966/2012.
4. Przed przyjęciem programu Komisja uzyskuje dowody na spełnienie wymagań określonych w ust. 3.
Zasady mające zastosowanie do programów zarządzanych przez organizację międzynarodową
1. Komisja i organizacja międzynarodowa zawierają umowę określającą ustalenia dotyczące programu. Jeśli program zapewnia wkład do instrumentu finansowego zgodnie z art. 42, wymagane jest spełnienie warunków i wymagań sprawozdawczych określonych w art. 140 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
2. Przepisy zawarte w części drugiej mają zastosowanie do programów zarządzanych przez organizację międzynarodową, chyba że umowa, o której mowa w ust. 1, przewiduje inaczej.
ZARZĄDZANIE POŚREDNIE Z UDZIAŁEM KRAJU PARTNERSKIEGO UCZESTNICZĄCEGO WE WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ
Kraj partnerski uczestniczący we współpracy transgranicznej jako instytucja zarządzająca
1. Kraje uczestniczące mogą zaproponować, aby programem zarządzał kraj partnerski uczestniczący we współpracy transgranicznej.
2. Charakter zadań powierzonych wyznaczonemu krajowi partnerskiemu uczestniczącemu we współpracy transgranicznej zostaje określony w umowie zawartej między Komisją a krajem partnerskim uczestniczącym we współpracy transgranicznej zgodnie z przepisami dotyczącymi zarządzania pośredniego zawartymi w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012 i rozporządzeniu delegowanym (UE) nr 1268/2012.
3. Umowa, o której mowa w ust. 2, określa szczegółowe ustalenia dotyczące programu. W szczególności określa, które przepisy części drugiej mają zastosowanie przy uwzględnieniu charakteru zadań powierzonych instytucji zarządzającej oraz powiązanych kwot.
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 951/2007 (14) ma nadal zastosowanie do aktów prawnych i zobowiązań realizujących budżet na lata poprzedzające rok 2014.
(2) Dz.U. L 77 z 15.3.2014, s. 95.
(3) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach celu „Europejska współpraca terytorialna” (Dz.U. L 347 z 26.6.2013, s. 259).
(4) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 231/2014 z dnia 11 marca 2014 r. ustanawiające Instrument Pomocy Przedakcesyjnej (IPA II) (Dz.U. L 77 z 15.3.2014, s. 11).
(6) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1).
(7) Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 2988/95 w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 312 z 23.12.1995, s. 1).
(8) Dyrektywa 2001/42/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2001 r. w sprawie oceny wpływu niektórych planów i programów na środowisko (Dz.U. L 197 z 21.7.2001, s. 30).
(9) Rozporządzenie Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (Dz.U. L 83 z 27.3.1999, s. 1).
(10) Dyrektywa 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniająca dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylająca dyrektywę Rady 84/253/EWG (Dz.U. L 157 z 9.6.2006, s. 87).
(11) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/92/UE z dnia 13 grudnia 2011 r. w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko (Dz.U. L 26 z 28.1.2012, s. 1).
(13) Decyzja Komisji z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie określenia i zatwierdzenia wytycznych w sprawie korekt finansowych nakładanych przez Komisję na wydatki finansowane przez Unię w ramach zarządzania dzielonego, w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych (C(2013) 9527).
(14) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. ustanawiające zasady stosowania programów współpracy transgranicznej finansowanych na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady określającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (Dz.U. L 210 z 10.8.2007, s. 10).
Kryteria wyznaczenia dla instytucji zarządzającej
Procedura wyznaczenia opiera się na następujących elementach kontroli wewnętrznej:
1. Wewnętrzne środowisko kontrolne
Struktura organizacyjna obejmująca funkcje instytucji zarządzającej oraz podział funkcji między podmiotami i w obrębie każdego podmiotu zgodnie z częścią drugą tytuł IV rozdział 2, zapewniająca, w stosownych przypadkach, przestrzeganie zasady rozdziału funkcji.
W przypadku przekazania zadań instytucjom pośredniczącym, ramy zapewniające zdefiniowanie ich zakresu odpowiedzialności i obowiązków, weryfikację ich możliwości w zakresie realizacji powierzonych zadań i istnienie procedur sprawozdawczych.
Procedury sprawozdawczości i monitorowania w celu zapobiegania nieprawidłowościom, ich wykrywania i korygowania oraz w celu odzyskiwania nienależnie wypłaconych kwot.
Plan przydziału odpowiednich zasobów ludzkich z odpowiednimi umiejętnościami na różnych poziomach i do pełnienia różnych funkcji w organizacji.
Uwzględniając zasadę proporcjonalności, system zapewniający przeprowadzanie przynajmniej raz w roku odpowiedniego działania związanego z zarządzaniem ryzykiem, w szczególności w przypadku istotnych modyfikacji działań.
3. Działania związane z zarządzaniem i kontrolą
Procedury wyboru projektów zapewniające przestrzeganie zasad przejrzystości, równego traktowania, niedyskryminacji, obiektywizmu i uczciwej konkurencji. W celu przestrzegania tych zasad:
projekty są wybierane i dotacje są udzielane na podstawie wcześniej ogłoszonych kryteriów wyboru i udzielania dotacji zdefiniowanych w siatce oceny. Kryteria oceny pozwalają na ocenę możliwości wnioskodawcy w zakresie realizacji proponowanych działań lub programu prac. Kryteria udzielenia są wykorzystywane do oceny jakości proponowanych projektów w odniesieniu do wyznaczonych celów i priorytetów;
dotacje podlegają zasadom publikacji ex ante i ex post;
wnioskodawcy są informowani na piśmie o wynikach oceny. W przypadku odrzucenia wniosku o dotację instytucja zarządzająca przekazuje informacje na temat przyczyn odrzucenia wniosku, z odniesieniem do kryteriów wyboru i udzielenia, których wniosek nie spełnił;
unika się konfliktu interesów;
do wszystkich wnioskodawców mają zastosowanie te same zasady i warunki.
Procedury zarządzania umowami.
Procedury weryfikacji, w tym weryfikacje administracyjne w odniesieniu do każdego wniosku beneficjentów o płatność i weryfikacje projektów na miejscu.
Procedury przetwarzania i autoryzacji płatności.
Procedury ustanawiania systemu gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych w formie elektronicznej na temat każdego projektu oraz zapewniania zabezpieczenia systemów informatycznych zgodnie ze standardami przyjętymi w skali międzynarodowej.
Procedury ustanowione przez instytucję zarządzającą w celu zapewnienia, aby beneficjenci prowadzili odrębny system księgowy lub stosowali odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem.
Procedury wprowadzania skutecznych i proporcjonalnych środków przeciwdziałania nadużyciom finansowym.
Procedury sporządzania sprawozdań oraz zapewniania, aby były prawdziwe, kompletne i rzetelne oraz aby wydatki były zgodne z mającymi zastosowanie zasadami.
Procedury w celu zapewnienia stosowania właściwej ścieżki audytu i systemu archiwizacji.
Procedury sporządzania poświadczenia wiarygodności dotyczącego zarządzania, sprawozdania z przeprowadzonych kontroli i zidentyfikowanych niedociągnięć oraz rocznego podsumowania końcowych audytów i kontroli.
W przypadku przekazywania zadań instytucjom pośredniczącym kryteria wyznaczenia powinny obejmować ocenę stosowanych procedur w celu zagwarantowania weryfikacji przez instytucję zarządzającą zdolności instytucji pośredniczących do realizacji zadań oraz monitorowania ich właściwego wdrażania.
4. Działania w zakresie informacji i komunikacji
Instytucja zarządzająca uzyskuje lub generuje i wykorzystuje właściwe informacje w celu wspierania funkcjonowania innych elementów kontroli wewnętrznej.
Instytucja zarządzająca wewnętrznie rozpowszechnia informacje, w tym cele i obowiązki w zakresie kontroli wewnętrznej, konieczne do wspierania funkcjonowania innych elementów kontroli wewnętrznej.
Instytucja zarządzająca komunikuje się z podmiotami zewnętrznymi w sprawach wpływających na funkcjonowanie innych elementów kontroli wewnętrznej.
Udokumentowane procedury, weryfikacje i oceny w celu wykazania istnienia i funkcjonowania elementów kontroli wewnętrznej.