Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0114-kdip1-3-4012-238-2018-1-jf
Timestamp: 2018-06-21 04:16:25
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 86
 art. 86
 art. 88
 art. 106
 art. 106
 art. 2
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112

Document Content:
♦ › Faktura › 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF
Prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz odliczenie podatku naliczonego
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 kwietnia 2018 r. (data wpływu 2 maja 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.
W dniu 2 maja 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa przechowywanie faktur, w tym faktur korygujących, duplikatów, załączników, a także wszelkich innych dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT w postaci obrazu w formacie elektronicznym (dalej: „Faktura”, „Dokumenty”). Jedynie część Dokumentów zaklasyfikowanych przez Spółkę jako dokumenty poufne jest księgowana bezpośrednio w systemie księgowym i będzie nadal przechowywana w formie papierowej.
Spółka otrzymuje od swoich dostawców Faktury zarówno w formie elektronicznej tj. dostarczone drogą e-mail, jak i tradycyjne faktury papierowe. Dostawcy korzystający z możliwości wysyłania swoich Faktur w postaci elektronicznej, wysyłają je na adresy e-mail osób upoważnionych.
Faktury otrzymywane drogą elektroniczną są w następnej kolejności przenoszone do systemu. Platforma, inteligentny system obiegu dokumentów, zapewnia sprawny, szybki i bezpieczny obieg Dokumentów Spółki. Dzięki oprogramowaniu każda z Faktur trafia sprawnie do właściwych osób w Spółce. Można też na bieżąco sprawdzać aktualny status Dokumentów w trakcie ich obiegu, a także po ich archiwizacji.
Dokumenty z systemu YOOZ trafiają do osób odpowiedzialnych za ich dekretację, a następnie są weryfikowane przez dział księgowości, skąd trafiają do systemu księgowego Exact.
Natomiast Faktury otrzymywane w formie papierowej są skanowane przy pomocy odpowiedniego Urządzenia skanującego z zachowaniem ich autentyczności pochodzenia i integralności danych. Dokumenty te są skanowane i zapisywane w formacie PDF lub JPEG. Skanowanie jest wykonywane przez pracowników odpowiedzialnych za wprowadzenie Faktur do systemu.
Każdy Dokument otrzymuje swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie oraz odtworzenie obrazu w dowolnej chwili. Celem zapewnienia dodatkowej kontroli i zapobiegania błędom, zeskanowane Dokumenty są dodatkowo weryfikowane przez wyznaczone osoby oraz regularnie sprawdzane przez dział księgowości.
W trakcie przenoszenia Dokumentów do systemu brak jest możliwości modyfikacji treści Dokumentów przesłanych przez dostawcę w formacie PDF.
Podobnie po wprowadzeniu faktur do systemu poprzez skanowanie, brak jest technicznej możliwości zmiany treści tych Dokumentów. Archiwizowanie Dokumentów w formie nieedytowalnej oznacza niemożność dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości, co potwierdza zachowanie wymogu zapewnienia autentyczności pochodzenia Faktur, integralności ich treści oraz czytelności.
Spółka może bowiem zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na Fakturze wymagane przepisami nie są zmieniane - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan jest odpowiedniej jakości, aby zapewnić odczyt danych na Fakturze (czytelność).
Dokumenty są przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy, co gwarantuje zachowanie pełnego bezpieczeństwa w dostępie do tych Dokumentów.
Po wprowadzeniu Faktury VAT na uprzednio przygotowany serwer, Faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona. Całość archiwizowanych Dokumentów jest przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej, zgodnie z zobowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Elektroniczne wersje Dokumentów są przechowywane na serwerach dostawcy oprogramowania.
Serwery są odpowiednio zabezpieczone przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych, w tym także zagwarantowana jest ciągłość jego cech eksploatacyjnych w czasie wymaganym do przechowywania Dokumentów. Dostęp do serwerów jest także fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do znajdujących się na nim danych.
Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów?
Czy w związku z przechowywaniem otrzymanych przez Spółkę Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej po zniszczeniu papierowych oryginałów, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami przewidzianymi w Ustawie VAT) zawartego na tych Dokumentach?
Dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów, przy czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami przewidzianymi w ustawie VAT) zawartego na tych Dokumentach.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.
W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Z kolei, w myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.
Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Stosownie do art. 112 ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zdaniem Spółki, w odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana jest taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów w formie papierowej. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na Dokumentach wymagane przepisami nie mogą być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany Dokument posiada odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność).
Całość archiwizowanych Dokumentów będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach, np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2016 r. nr IPPP2/4512-1262/15-2/MJ.
Z uwagi na powyższe, zdaniem Spółki, Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
Spółka wskazuje, że rozważa przechowywanie Faktur (w tym faktur korygujących, duplikatów, załączników oraz innych dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT) w postaci obrazu w formacie elektronicznym. Część Dokumentów (dokumenty poufne) jest księgowana bezpośrednio w systemie księgowym i będzie przechowywana w formie papierowej. Po wprowadzeniu Faktury VAT Faktura VAT w formie papierowej zostanie zniszczona.
Wątpliwość Spółki dotyczy przechowywania otrzymywanych Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.
W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.
Spółka wskazuje, że każda z Faktur trafia do właściwych osób w Spółce (odpowiedzialnych za dekretację, weryfikowane przez dział księgowości, skanowane przez pracowników odpowiedzialnych za wprowadzenie Faktur do systemu (zapisywane w formacie PDF lub JPEG) z zachowaniem ich autentyczności pochodzenia i integralności danych, zeskanowane Dokumenty są dodatkowo weryfikowane przez wyznaczone osoby oraz regularnie sprawdzane przez dział księgowości – w celu zapewnienia dodatkowej kontroli i zapobiegania błędom, dostęp do serwerów mają tylko uprawnieni użytkownicy). Ponadto Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), dane na Fakturze wymagane przepisami nie są zmieniane - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan jest odpowiedniej jakości, aby zapewnić odczyt danych na Fakturze (czytelność). Spółka wskazuje, że serwery są odpowiednio zabezpieczone przed wirusami oraz zagrożeniami związanymi z utratą danych, w tym także zagwarantowana jest ciągłość jego cech eksploatacyjnych w czasie wymaganym do przechowywania Faktur. Dostęp do serwerów jest także fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do znajdujących się na nim danych.
Wskazane okoliczności wskazują na stosowanie przez Wnioskodawcę środków i procedur (kontroli biznesowych) mających ustalić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktury. Potwierdza to stosowanie kontroli biznesowych zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Świadczy to o spełnieniu przesłanki określonej w art. 106m ustawy.
Poza tym wskazano, że zarchiwizowane Dokumenty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej, zgodnie z zobowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Faktur, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zatem spełnione będą warunki wynikające z art. 112 oraz art. 112a ustawy.
Zatem stanowisko Spółki w zakresie przechowywania Faktur należy uznać za prawidłowe.
Wątpliwość Spółki dotyczy również zachowania (pod ogólnymi warunkami przewidzianymi w ustawie VAT) prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Fakturach po zniszczeniu ich papierowych oryginałów jeśli przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej.
Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów). Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, np. wskazanych przez Spółkę załączników, a także wszelkich innych dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT.
0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF
0114-KDIP1-3.4012.223.2018.1.ISZ | Interpretacja indywidualna
IPPP2/4512-1262/15-2/MJ | Interpretacja indywidualna