Source: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-przechowywanie-danych-kandydatow-do-pracy-a-rodo
Timestamp: 2020-07-15 04:04:10
Legal References Found: art. 6
 art. 6
 art. 13
 art. 13
 art. 6
 art. 6
 art. 13
 art. 6
 art. 6
 art. 221
 art. 6
 art. 6
 art. 13

Document Content:
Przechowywanie danych kandydatów do pracy a RODO - urząd wyjaśnia! - Poradnik Przedsiębiorcy
Dokumenty rekrutacyjne niezatrudnionych osób - co z nimi zrobić?
Gdy kandydat zgodził się na udział tylko w jednej rekrutacji
Przechowywanie danych kandydatów do zakończenia rekrutacji
Przechowywanie danych kandydatów po rekrutacji
Zgoda kandydata na przyszłe rekrutacje
Przykłady i rekomendowane działania
Podczas rekrutacji pracowników do pracodawcy trafiają dane osób ubiegających się o zatrudnienie. Czy możliwe jest przechowywanie danych kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni? Są to przecież chronione przez RODO dane osobowe. Czy można je zachować?
Pojawiło się sporo wątpliwości dotyczących tego, na jakich zasadach jest możliwe przechowywanie danych kandydatów do pracy. Czy można po zakończeniu rekrutacji zachować CV osoby, której nie zatrudniono? Na jakie przepisy się powołać?
Na wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Minister Cyfryzacji wydał objaśnienia prawne dotyczące przechowywania danych niedoszłych pracowników. To pierwsze w Polsce formalne objaśnienia w oparciu o Konstytucję Biznesu.
dane można wykorzystać tylko w tej jednej, konkretnej rekrutacji;
nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby tej jednej rekrutacji. Podstawą przetwarzania danych są przepisy Kodeksu pracy i RODO;
nie można wykorzystać danych w przyszłych rekrutacjach, bo nie ma na to zgody kandydata;
Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych podczas rekrutacji? Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje przepisy Kodeksu pracy (art. 221 § 1 K.p.) oraz RODO ( art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dają one możliwość przetwarzania danych na potrzeby rekrutacji - do momentu jej zakończenia.
Co wynika z Kodeksu pracy? Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
Co jeśli pracownik podał więcej danych? Podstawą ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przetwarzanie danych jest wtedy uzasadnione “niezbędnością podjęcia działań przed zawarciem umowy”.
Po zakończeniu konkretnej rekrutacji, danych nie można wykorzystać w innych rekrutacjach. Można to zrobić tylko wtedy, gdyby kandydat się na to zgodził. Taki przypadek opisujemy w dalszej części artykułu.
Nie oznacza to, że dane trzeba wtedy zwrócić pracownikowi lub zniszczyć. Możliwe jest dalsze przechowywanie danych kandydatów - w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami niezatrudnionej osoby. Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśniło, jak powinno się to odbywać oraz na jakie przepisy się powołać.
To, że kandydat zgodził się na udział tylko w jednym naborze nie oznacza, że tych danych nie można wykorzystać do kolejnych rekrutacji. Ale pracodawca ma uzasadniony interes w tym, żeby danych się od razu nie pozbywać. Dlaczego?
Osoba, której nie zatrudniono, może np. uznać, że jest to dyskryminacja. I zażądać od przedsiębiorcy, który jej nie zatrudnił, odszkodowania. Pracodawca musi mieć możliwość obrony. Gdyby pozbył się wszystkich dokumentów z naboru pracowników, obrona byłaby trudna, a nawet niemożliwa. Dlatego może te dokumenty przechowywać. Podstawą prawną jest wtedy 6 ust. 1 lit. f RODO.
Nie trzeba zatem danych niedoszłego pracownika usuwać od razu po zakończeniu rekrutacji. Ale jak długo możliwe jest przechowywanie danych kandydatów?
Z reguły wystarczy kilka miesięcy na przechowywanie danych kandydatów po zakończeniu naboru.
Co jeśli z oceny wyjdzie, że ryzyko roszczeń jest wysokie? Przedsiębiorca może wtedy przechowywać dane osobowe kandydatów przez pełny, trzyletni okres przedawnienia. Może to mieć miejsce np. w przypadku bardzo porównywalnych kandydatur.
Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje też, najczęściej dochodzi do dyskryminacji ze względu na płeć oraz stosunek do związków zawodowych. Trzeba więc ocenić, czy w naborze wzięli udział kandydaci, którzy mieli podobne kompetencje, ale równocześnie różnili się płcią czy ujawnionym stosunkiem do związków zawodowych. Jeśli ryzyko jest duże można stosować najdłuższy okres przechowywania dokumentów.
Wielu kandydatów z własnej inicjatywy przesyła dokumenty rekrutacyjne. Robią to nawet wtedy, gdy firma nie ogłasza naboru pracowników. Składając dokumenty od razu informują pracodawcę, że proszą o wykorzystanie dokumentów w przypadku, gdy w danym zakładzie pracy będzie organizowana jakakolwiek rekrutacja. Pozwala to na przechowywanie danych kandydatów.
Podstawą prawną gromadzenia przez pracodawcę takich dokumentów jest zgoda, wyrażona przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Jeśli zgoda na wykorzystanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji wyrażona jest jedynie ustnie, może powstać problem dowodowy. Pracodawca może nie mieć możliwości wykazania, że faktycznie kandydat taką zgodę wyraził. Trudno wtedy w razie np. kontroli udowodnić, że przechowywanie danych kandydatów jest zgodne z prawem.
Przekazanie dokumentów do zakładu pracy wraz z informacją, że można je wykorzystać w naborach prowadzonych w przyszłości - jest wyrażeniem zgody na ich przetwarzanie. W takim przypadku przechowywanie danych kandydatów przez pracodawcę jest możliwe o czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała. Wynika to z objaśnień Ministerstwa Cyfryzacji.
w każdym przypadku dokonać oceny, czy zakres gromadzonych w dokumentach danych nie wykracza poza cel związany z rekrutacją;
mieć dowód, że kandydat zgodził się na wykorzystanie danych w przyszłych rekrutacjach;
usunąć dokumenty przekazane przez kandydata, a co do których wiadomo, że z uwagi na ich treść nigdy w rekrutacji nie będą wykorzystane.
Ministerstwo Cyfryzacji zamieściło w objaśnieniach trzy przykłady i zalecane działania, które objaśniają przechowywanie danych kandydatów do pracy.
Przykład 1. - pozostawienie CV na recepcji
Od takiej osoby należy odebrać w pisemnej formie utrwalonej dla celów dowodowych (np. odręczne oświadczenie na pozostawianych dokumentach) potwierdzenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji organizowanych przez danego przedsiębiorcę (odbierającego oświadczenie), oraz dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. Może być on zrealizowany poprzez zamieszczenie stosownej informacji na ladzie recepcji, o ile precyzyjnie informuje o treściach przewidzianych w art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in. o podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. że jest nią art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku rekrutacji warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).
Przykład 2. - e-mail do firmy z CV
Wiadomość taka powinna zostać uznana za zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę w celach związanych z organizacją naborów pracowników. Dodatkowo należy (podobnie jak we wcześniejszym przypadku) dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in., o podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. iż jest nią wspomniany wcześniej art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podobnie jak w sytuacji opisanej powyżej, mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku udziału w naborach, warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).
Przykład 3. - CV do konkretnej rekrutacji
Od takiej osoby nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 221. § 1 Kodeksu pracy, a w zakresie dodatkowych danych - przede wszystkim niezbędność podjęcia działań przed zawarciem umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony, potencjalny pracodawca nadal ma prawo do przechowywania danych w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Takie dalsze przechowywanie danych osobowych wynika z prawnie uzasadnionych interesów (tj. na podstawie i z uwzględnieniem treści art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wystarczy zatem dopełnienie wobec tej osoby obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Każdy ze wskazanych celów przetwarzania w tym przypadku wynika z innej podstawy prawnej, o czym należy poinformować kandydata.
Polecamy:Czy instrukcja zarządzania systemem informatycznym jest obowiązkowa?
Podczas rekrutacji do pracodawcy trafiają dane osób ubiegających się o zatrudnienie. Czy możliwe jest przechowywanie danych kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni? Są to przecież chronione przez RODO dane osobowe. Czy można je zachować?