Source: https://forumprawne.org/postepowanie-administracyjne/600861-jak-uczestniczyc-w-postepowaniu-administracyjnym-z-zagranicy-poradnik.html
Timestamp: 2019-01-20 09:12:27
Legal References Found: art. 40

art. 147
 art. 40
 art. 40
 art. 40
 art. 42
 art. 44
 art. 44
 art.150
 art. 57
 art. 12
 art. 64
 art. 63
 art. 168
 art. 149

Document Content:
§ Jak uczestniczyc w postępowaniu administracyjnym z zagranicy - poradnik – Forum Prawne
Jak uczestniczyc w postępowaniu administracyjnym z zagranicy - poradnik - Forum Prawne
Jak uczestniczyc w postępowaniu administracyjnym z zagranicy - poradnik
Coraz więcej osób wyemigrowało i pracuje za granicą, a w kraju nadal dotyczą ich różne sprawy administracyjne, w tym podatkowe. Poradnik niniejszy stanowi pomoc w dbaniu o własne sprawy skutecznie z zagranicy, tak aby się ...
Coraz więcej osób wyemigrowało i pracuje za granicą, a w kraju nadal dotyczą ich różne sprawy administracyjne, w tym podatkowe.
Poradnik niniejszy stanowi pomoc w dbaniu o własne sprawy skutecznie z zagranicy, tak aby się nie okazało, że dany urząd doręczył nam pismo, mimo ze faktycznie nie doręczył... A mógł tak uznać, gdyż miał takie prawo. I tym samym niesie to dla nas takie lub inne konsekwencje.
Dotyczy on spraw administracyjnych opartych o kodeks postępowania administracyjnego – tu we wzorach poniżej będą fragmenty kolorem zielonym, a ponadto spraw opartych na ordynacji podatkowej – odpowiednio kolorem fioletowym. Redagując pismo pozostawiamy tylko odpowiedni fragment, zależnie od przedmiotu naszej sprawy
Pisma oczywiście można wysyłać i odbierać drogą elektroniczną, ale bywa z tym w urzędach „różnie”, a potem wykazywanie, kiedy „dany email dotarł” ” (gdy my czegoś oczekujemy, a tym samym, że termin nie przepadł) lub kiedy „został odebrany”(gdy urząd od nas czegoś oczekuje, a my akurat byliśmy na urlopie) może zabrać naprawę dużo czasu, więc poradnik skupi się na skutecznym obiegu tradycyjnym metodami z uwzględnieniem ciekawych pomysłów.
RE: Jak uczestniczyc w postępowaniu administracyjnym z zagranicy - poradnik
Gdy postepowanie już trwa (tylko gdy jest „w toku”), a my w jego trakcie przeprowadzamy się za granicę, to zobowiązani jesteśmy do ustanowienia pełnomocnika i poinformowania o nim urzędu – zgodnie z zasadami przestawionymi poniżej.
Takiego obowiązku nie ma, jeśli się wyprowadzamy za granicę, a nie mamy wiedzy o toczącym się postępowaniu lub też zostanie ono dopiero wszczęte po naszym wyjeździe – wtedy nie musimy informować urzędu o zagranicznym adresie zamieszkania.
Gdy postępowanie jeszcze nie zostało rozpoczęte, to mamy dwie możliwości, zależnie od tego, kto inicjuje nowe postępowanie:
pierwsza – gdy to my chcemy coś od urzędu, czyli wszczynamy postepowanie
druga – gdy to urząd chce coś od nas i wszczyna postepowanie lub gdy jesteśmy stroną postępowania wszczętego przez kogoś innego.
W pierwszym przypadku, od razu zobowiązani jesteśmy do ustanowienia pełnomocnika w kraju. Normują to odpowiednio:
art. 40 k.p.a Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
art. 147 § 1 o.p. W razie wyjazdu za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy, strona obowiązana jest do ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń.
Jeśli takiego pełnomocnika nie ustanowimy, to urząd wyśle nam decyzję na nasz krajowy adres. Nawet jeśli jej nie odbierzemy, a poczeka ona na nas do odbioru na poczcie 2 tygodnie, to uznana będzie za odebraną. Tak działa fikcja prawna doręczenia (szerzej wyjaśnione w dalszej cześci poradnika). Przepadnie nam wtedy prawo do odwołania się od decyzji.
W drugim przypadku, to urząd jest zobowiązany ustalić nasz aktualny adres (nieważne, że ma stary w kraju, czy też osoba nadal gdzieś jest zameldowana) i poinformować nas o postępowaniu. My zaś dopiero wtedy jesteśmy zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika. Potwierdza to orzeczenie poniżej:
Wobec zatem informacji, iż jedna ze stron postępowania zamieszkuje za granicą, w sprawie winny mieć zastosowanie przepisy art. 40 § 4 i 5 k.p.a. Stosownie do art. 40 § 4 k.p.a. strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń. Zgodnie zaś z art. 40 § 5 k.p.a. w razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem.
Z powyższego wynika, że w przypadku jeżeli w sprawie wiadomo, iż strona zamieszkuje za granicą, obowiązkiem organu jest przede wszystkim skontaktowanie się z tą stroną i przy pierwszym kontakcie poinformowanie o konieczności ustanowienia pełnomocnika do doręczeń – osoby pozostającej w kraju. Dopiero po wypełnieniu tego obowiązku organ może skutecznie doręczać stronie swoje rozstrzygnięcia w sposób przewidziany prawem, tj. albo do rąk ustanowionego w kraju pełnomocnika do doręczeń, albo pozostawiając pisma przeznaczone dla strony zamieszkującej za granicą w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia (w przypadku kiedy osoba ta nie ustanowiła pełnomocnika do doręczeń w kraju).
Kto może być naszym pełnomocnikiem?
W postępowaniu administracyjnym - dowolna osoba dorosła, której ufamy. Ważne, aby była odpowiednio zorganizowaną, tak aby po odebraniu pisma od razu je zeskanować lub zrobić zdjęcie i niezwłocznie wysłać nam. Bo upływ terminów biegnie od chwili odebrania pisma przez pełnomocnika – jeśli on nam je wyśle „za tydzień, bo był zajęty” to terminy przepadną. Jeśli pełnomocnikiem nie jest osoba bliska (brat, siostra, matka, ojciec, syn, córka) to zobowiązani będziemy uiścić opłatę skarbową od pełnomocnictwa.
W postępowaniu sądowo-administracyjnym (w przypadku skargi do WSA) obowiązują zasady powyżej, ale pełnomocnikiem może być tylko osoba bliska (brat, siostra, matka, ojciec, syn, córka) lub pełnomocnik profesjonalny (adwokat lub radca prawny).
Przykładowy wzór pełnomocnictwa, które powinniśmy wysłać do urzędu lub może złożyć nasz pełnomocnik przy okazji pierwszego kontaktu z urzędem w naszej sprawie
<nasze dane i adres zagraniczny>
<nazwa i adres urzedu>
Udzielam pełnomocnictwa <imię i nazwisko> <ewentualny stopień pokrewieństwa> zamieszkującemu <adres> do prowadzenia w moim imieniu spraw przed organami administracji publicznej oraz sądami administracyjnymi w sprawie <czego dotyczy>
Propozycje skutecznej współpracy z pełnomocnikiem z zagranicy w dalszej części poradnika.
– czyli gdy nie można doręczyć standardowo tj. „do rąk własnych” - najkrócej - jeśli pismo zostanie dwukrotnie awizowane, a nie zostanie odebrane, to uważa się je za odebrane. To samo w języku bardziej zawiłym:
http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/B0CEA7E145
Co do zasady, pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi (art. 40 § 1 k.p.a.). Zgodnie z art. 42 k.p.a. jeżeli stroną jest osoba fizyczna, pisma doręcza się w mieszkaniu lub miejscu pracy tej osoby (§ 1), przy czym pisma mogą być jej doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej (§ 2), a w razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, oraz w razie koniecznej potrzeby, pisma doręczone mogą być w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie (§ 3). Jest to tzw. doręczenie właściwe ("do rąk własnych"). W przypadku niemożności zastosowania doręczenia właściwego przepisy k.p.a. ustanawiają jednak możliwość doręczenia adresatowi pisma w sposób zastępczy, tj. na drodze doręczenia zastępczego, które następuje bądź za pośrednictwem wskazanych osób pod rygorem spełnienia przez nie określonych warunków (art. 43 k.p.a.), bądź poprzez złożenie pisma na określony okres w placówce operatora pocztowego z przyjęciem skutku jego doręczenia z upływem tego okresu i także pod rygorem wskazanych tam warunków. O tym ostatnim przypadku doręczenia stanowi art. 44 k.p.a.:
W art. 44 k.p.a. ustawodawca przyjął tzw. fikcję prawną doręczenia, co oznacza, że w przypadku wypełnienia wszystkich zawartych w tym przepisie przesłanek - pomimo niepodjęcia pisma przez adresata – doręczenie przyjmuje się za skuteczne z upływem ostatniego (czternastego) dnia złożenia pisma w placówce pocztowej.
Uwaga! Jeśli pismo z urzędu odbierze domownik w kraju (np. brat, ojciec itp.) to przez urząd będzie uznane jako doręczone z pełnymi tego konsekwencjami - upływ terminów itp. Dlatego warto uprzedzić osoby bliskie, że w przypadku, gdyby listonosz próbował doręczyć im list polecony, to nie powinny przyjmować i poprosić listonosza, by napisał adnotacje na liście „adresat nie mieszka”. Dopiero to zobliguje organ do ustalenia adresu strony. Samo nieodebranie listu i pozostawienie awiza bez adnotacji też nie wystarcza, bo:
I SA/Po 883/07 - Wyrok WSA w Poznaniu z 2007-11-16
Brak jest adnotacji poczty, aby adresat nie zamieszkiwał pod podanym adresem, bądź był tam nieznany. Z mocy art.150 § 2 Ordynacji podatkowej doręczenie to można było uznać za dokonane.
W postepowaniach administracyjnych kluczowe znaczenie ma przestrzeganie terminów.
Jeśli złożymy pismo po terminie, to nie ma ono znaczenia, nawet jeśli racja w sprawie jest po naszej stronie.
Kiedy termin zostaje zachowany?
Normują to odpowiednio art. 57 k.p.a. lub art. 12 o.p
§ 5 Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:
Uwaga! Tylko złożenie pisma w placówce poczty polskiej lub polskim urzędzie konsularnym daje efekt zachowania terminu, tak jakbyśmy złożyli bezpośrednio w urzędzie. Skorzystanie z placówki innego operatora krajowego np. InPost lub zagranicznego np. Royal Mail da efekt dostarczenia fizycznego naszego pisma do urzędu, ale uznane będzie jako przekroczenie terminu. Wtedy liczy się nie data nadania, a data dotarcia przesyłki do urzedu.
Z powyższych zasad wynika, że zobowiązani jesteśmy:
1. do posiadania pełnomocnika do doręczeń w kraju oraz
2. do takiego składania pism, aby przez urząd uznane były za złożone w terminie.
Jak można to robić efektywnie z zagranicy?
W każdym wariancie poniżej pełnomocnik odbiera pismo w kraju oraz szybko je skanuje lub robi zdjęcie i nam wysyła, a następnie my odpowiedź redagujemy osobiście....
1. …i składamy w polskim urzędzie konsularnym. Wtedy adresujemy pismo <urząd docelowy… adres> za pośrednictwem <konsulatu w … adres>:
a. Możemy też wysłać do urzędu konsularnego pocztą w danym kraju, ale wtedy liczy się data wpływu do tego urzędu, a nie data nadania. Zatem uwaga na termin!
Warto też postarać się o pocztowe potwierdzenie dostarczenia przesyłki do konsulatu.
b. To, że ustanowiliśmy pełnomocnika nie pozbawia nas prawa do osobistego redagowania pism. W tym wariancie obieg będzie wyglądał następująco: my piszemy pismo do urzędu za pośrednictwem konsulatu. Urząd natomiast wyśle odpowiedź tylko do naszego pełnomocnika.
2. …i wysyłamy pocztą tradycyjna do naszego pełnomocnika, który następnie zanosi do urzędu. Rozwiązanie ma jednak te ryzyko, że jeśli poczta dostarczy list to naszego pełnomocnika z opóźnieniem, to termin przepadnie. Dla różnych czynności mamy terminy 7 dni (zażalenie na postanowienie), 14 dni (odwołanie od decyzji), 30 dni (zaskarżenie do WSA). Zatem warto wziąć pod uwagę jak długo dociera poczta z danego kraju.
3. …i wysyłamy emailem do naszego pełnomocnika. Ten posiada kartki podpisane przez nas „in blanco” i drukuje nasze pismo na takiej kartce, a następnie zanosi do urzędu. Proszę pamiętać, że na jedno pismo trzeba dwie takie kartki, bo na jednej z nich trzeba uzyskać „potwierdzenie wpływu”.
4. …jednak tak jakby to napisał pełnomocnik w naszym imieniu. Nasz pełnomocnik drukuje pismo i sam podpisuje oraz zanosi do urzędu. Nagłówek pisma wtedy wygląda odpowiednio
<imie i nazwisko pełnomocnika, adres>
<nasze dane, adres zagraniczny>
Wyżej wskazane zasady stosujemy odpowiednio korzystając z poradników, gdzie wyjaśniono jak efektywnie prowadzić korespondencję z urzędami i skutecznie je ponaglać w sprawach:
- administracyjnych http://forumprawne.org/prawo-adminis...-poradnik.html
- podatkowych http://forumprawne.org/prawo-finanso...-poradnik.html
Korzystanie w komunikacji z urzędem wykorzystując zaufany profil zarejestrowany na elektronicznej platformie usług administracji publicznej
Profil taki rejestrujemy na stronie epuap.gov.pl i uwaga ważne, musimy go osobiście potwierdzić w odpowiednim urzędzie na terenie kraju lub konsulacie za granicą. Wyszukiwarka listy punktów potwierdzających dostepna jest po zarejestrowaniu.
Bez potwierdzenia - nawet jeśli wyślemy emaila tą metodą, to urząd uzna, że jest on niepodpisany i napisze do nas list na dotychczasowy krajowy adres zamieszkania wzywający do podpisania pisma...
Dlatego ważne by potwierdzić profil, zanim wyślemy list. Przykład takiej sytuacji w orzeczeniach poniżej
http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/5ACFBF413D
Wniosek ten złożony został drogą elektroniczną, jednak nie za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP, nie zawierał też bezpiecznego podpisu elektronicznego. W takiej sytuacji prawidłowo Starosta wezwał skarżącego, w trybie art. 64 § 1 w związku z art. 63 § 3 K.p.a., do uzupełnienia braku formalnego wniosku, poprzez jego podpisanie. Skarżący nie wykonał wezwania w wyznaczonym terminie, ani później. Rację ma Starosta, że przesłanie przez skarżącego pisma skopiowanego przy pomocy nowoczesnych technik kopiujących, nie można uznać za wykonanie wezwania. Nadesłane pismo stanowiło, nie opatrzoną własnoręcznym podpisem skarżącego, kopię, której nie można było nadać biegu.
Należy też pamiętać, że komunikacja elektroniczna jest dla urzędów pewną "nowością", zatem jeśli nie chcemy potem poświęcić czasu na wyjasnianie tego, czy i kiedy dany email dotarł, to należy zachowac odpowiednią skrupulatność
http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/77B3C4A5D5
Podatnik, który zamierza złożyć podanie (żądanie, wyjaśnienie, odwołanie, zażalenie, ponaglenie, wniosek) za pomocą środków komunikacji elektronicznej musi zachować wymogi stawiane przez cytowane przepisy. O ile chce swoim pismem wywołać skutki prawne, musi skorzystać z przewidzianego prawem kanału komunikacji z organem administracji, czy też inaczej – zachować jedną z form wnoszenia podań, wskazanych w przepisie. Nie można mówić o skutecznym złożeniu pisma przez stronę postępowania w sytuacji, gdy zostanie ono wniesione z pominięciem obowiązujących procedur. Stosownie do cytowanych przepisów art. 168 O.p. miejscem złożenia podania drogą elektroniczną musi być elektroniczna skrzynka podawcza organu administracji publicznej. Nie można skutecznie wnieść podania wysyłając do organu e-mail (ale także SMS, czy też wiadomość z tzw. komunikatorów internetowych). Wnoszenie podania poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą stanowi formę podania, co oznacza, że nie jest to warunek co do jego treści. W konsekwencji dokumentu elektronicznego, wniesionego w inny sposób niż poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą, nie można w ogóle traktować jako podania. Niezachowanie wymaganej prawem formy oświadczenia procesowego powoduje jego bezwzględną bezskuteczność.
Uwaga! Tym sposobem nie możemy prowadzić korespondencji z sądem administracyjnym, w tym składac pism do sądu za pośrednictwem urzędu.
http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/3B9507769E
Co jednak zrobić, gdy dowiedzieliśmy się, że urząd wydał decyzję, która jest prawomocna, bo urząd uznał że doszło do „fikcji prawnej doręczenia”?
Mamy zatem prawomocny akt administracyjny (decyzję lub postanowienie), a urzędnik twierdzi, że „nic nie da się zrobić”.
W takiej sytuacji do tego urzędu redagujemy następujące podanie.
Uwaga – nie możemy z tym zwlekać, bo mamy na to tylko 30 dni od dnia „dowiedzenia się” o wydaniu tego aktu administracyjnego. Potem uprawnienie do wznowienia postępowania bezpowrotnie przepada.
Wzór podania jest uniwersalny, niezależnie czy mamy do czynienia ze sprawą administracyjną, czy podatkową.
<nasze dane
adres zagraniczny>
<Nazwa urzędu, adres>
Wnoszę o wznowienie postępowania administracyjnego w sprawie <czego dotyczy> zakończonego decyzją <postanowieniem> (numer i data wydania – jeśli znamy, ale nie jest to obligatoryjne), ponieważ jako strona byłem pozbawiony udziału w postępowaniu bez własnej winy. Nie poinformowano mnie o tym postępowaniu na mój zagraniczny adres zamieszkania. Informację o tym postępowaniu otrzymałem dopiero dnia <data>(uwaga 30 dni – patrz wyżej).
Jak zauważył WSA w Wyroku z dnia 8 października 2013 (sygn. akt II SA/Bd 557/13) „w przypadku jeżeli w sprawie wiadomo, iż strona zamieszkuje za granicą, obowiązkiem organu jest przede wszystkim skontaktowanie się z tą stroną i przy pierwszym kontakcie poinformowanie o konieczności ustanowienia pełnomocnika do doręczeń – osoby pozostającej w kraju. Dopiero po wypełnieniu tego obowiązku organ może skutecznie doręczać stronie swoje rozstrzygnięcia w sposób przewidziany prawem, tj. albo do rąk ustanowionego w kraju pełnomocnika do doręczeń, albo pozostawiając pisma przeznaczone dla strony zamieszkującej za granicą w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia (w przypadku kiedy osoba ta nie ustanowiła pełnomocnika do doręczeń w kraju).” Ponadto WSA w Wyroku z dnia 20 lutego 2014 (sygn. akt I SA/Sz 556/13) zauważono: „Z uwagi na dolegliwe skutki procesowe, jakie wiążą się dla strony z zastosowaniem również art. 149 Ordynacji podatkowej należy rygorystycznie przestrzegać wymogów wskazanych w tym artykule. Oznacza to m.in., że miejsce pozostawienia zawiadomienia powinno wyraźnie wynikać z dokumentu potwierdzenia odbioru, a brak pewności co do tego miejsca wyklucza możliwość przyjęcia skutecznego doręczenia.
W orzecznictwie sądowym jest powszechnie przyjęty pogląd, że nie można uznać doręczenia za skuteczne w sytuacji, gdy nie wiadomo, czy doręczyciel powiadomił adresata o nadejściu pisma i miejscu, w którym może je odebrać”
W przedmiotowej sprawie bezspornym jest fakt, że zamieszkuję zagranicą, a zatem nie mogło dojść do skutecznego doręczenia pisma i tym samym wniosek o wznowienie postępowania jest w pełni uzasadniony.
Udzielam pełnomocnictwa <imię i nazwisko> <ewentualny stopień pokrewieństwa> zamieszkującego <adres> do prowadzenia w moim imieniu spraw przed organami administracji publicznej w przedmiotowej sprawie.
Pismo możemy złożyć następująco:
1. Złożyć w polskim urzędzie konsularnym, a na kopii uzyskujemy potwierdzenie wpływu
2. Wysłać pocztą tradycyjną listem poleconym koniecznie z potwierdzeniem odbioru bezpośrednio do urzędu
3. Wysłać dwa egzemplarze podania pocztą tradycyjną do naszego pełnomocnika w kraju, a ten składa bezpośrednio w urzędzie, a na kopii uzyskuje potwierdzenie wpływu.
Potencjalna reakcja urzędu, a w tym tricki administracyjne, którym nie należy ulegać oraz sposób skutecznego ponaglania do działania (czyli zażalenie do organu wyższej instancji, a potem skarga do WSA), opisane są w poradnikach, do których linki są wskazane na dole w poprzednim wpisie #6 tego poradnika.
§ Egzekucja w postępowaniu administracyjnym (odpowiedzi: 5) Witam,jestem nowy na tym cudownym forum:-) ,mógł by ktoś pomóc w objaśnieniu kilku kwestii w postepowaniu Egzekucyjnym w administacji studentowi ? a...