Source: https://bip.um.opole.pl/?id=33341&zwin=0
Timestamp: 2019-08-20 08:14:38
Legal References Found: art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5
 art. 5

Document Content:
URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Biuro Spraw Międzynarodowych
KWiA.I.0913/6/2007
Opole,31.01.2008 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 29/07
Biuro Spraw Międzynarodowych Urzędu Miasta Opola
od 28 listopada 2007 do 21 grudnia 2007 r.
Jacek Spadło - inspektor WKWiA
Efektywność wykorzystania przyznanych środków budżetowych na działalność w 2006 r. oraz
Janusz Karpiński - Naczelnik Biura Spraw
Janusz Karpiński – Naczelnik Biura Spraw
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) - Z-ca Naczelnika Wydziału
Admistracyjno-Gospodarczego
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) - Podinspektor BSM
· analiza dokumentów źródłowych dla wszystkich wydatków zaewidencjonowanych na paragrafach dotyczących wydatków w badanych obszarach wraz z pogłębioną analizą wybranych dokumentów źródłowych,
· analiza pozostałej dokumentacji źródłowej dotyczącej badanych zagadnień,
· przyjmowanie wyjaśnień.
5. Zarządzenie Nr OR.I-152 21/2004 z dnia 2 czerwca 2004r. Prezydenta Miasta Opola w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
Celem kontroli była ocena prawidłowości i efektywności wykorzystania przyznanych środków budżetowych na działalność Biura Spraw Międzynarodowych Urzędu Miasta Opola w 2006 r.
Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-księgowych. Na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych. Sprawdzono również czy istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie określonych wydatków (faktury, rachunki, itp.). Sprawdzono także, czy poszczególne dokumenty zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty. Dokonano analizy poszczególnych wydatków pod kątem ich celowości i gospodarności oraz zgodności z planem finansowym.
W Biurze Spraw Międzynarodowych Urzędu Miasta Opola zatrudnionych jest 5 osób. Koszty pracownicze (fundusz płac) za 2006 r. wyniosły brutto 187.551,47 zł. W roku 2007 r. odpowiednio 199.167,77 zł.(akta kontroli 07/27/I/str.).
Do zakresu działania Biura należy m.in.:
Prowadzenie współpracy z miastami partnerskimi i zaprzyjaźnionymi zgodnie z zawartymi umowami
Planowanie i nadzór nad przebiegiem uroczystości i wydarzeń związanych z partnerstwem miast.
Opracowywanie programów pobytu delegacji zagranicznych i ich organizacja.
Obsługa organizacyjna, merytoryczna i protokolarna wyjazdów zagranicznych przedstawicieli miasta.
Ustalono, że Urząd Miasta Opola podpisał umowy o współpracę z następującymi miastami partnerskimi:
Data zawarcia pierwszej umowy
Ivano – Frankivsk
Szekesferervar
28 października 1978
W czasie czynności kontrolnych ustalono, że planowanie środków na działalność Biura Spraw Międzynarodowych odbywa się w Wydziale Administracyjno Gospodarczym po uprzednim złożeniu wniosku określającego potrzeby na dany rok. Wydział Administracyjno-Gospodarczy pismem AG-X-3019/2/2006 z dnia 9.01.2006 przekazał dla Biura Spraw Międzynarodowych informację o wysokości zaplanowanych środków w planie budżetowym miasta Opola na realizację zadań na rok 2006 (akta kontroli Nr 07/27/I/str. 149-152).
Na działalność Biura Spraw Międzynarodowych środki zaplanowane są w budżecie miasta w dziale 750 rozdział 75095 § 4300 i § 4210.
W czasie kontroli stwierdzono obowiązywanie następującego trybu wydatków realizowanych przez Biuro Spraw Międzynarodowych;
- Biuro Spraw Międzynarodowych każdorazowo składa zatwierdzony przez Prezydenta pisemny wniosek lub zamówienie dotyczący zakupu towaru lub usługi do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego. Dokumenty te są każdorazowo parafowane są przez Skarbnika Miasta i Naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego,
- realizacja następowała zarówno przez Biuro Spraw Międzynarodowych jak i Wydział Administracyjno-Gospodarczy,
- po realizacji wniosku następował opis faktury i jej zatwierdzenie do wypłaty,
- wydatki Biura Spraw Międzynarodowych ewidencjonowane są w księgowości na kontach analitycznych w poszczególnych paragrafach.
Z zestawienia za 2006 r. dokonanego przez dział księgowości operacji na koncie 75095 - 4300 – Współpraca z zagranicą wynika, że wydatkowano kwotę 190.130,32 zł.
Analizie poddano rachunki i faktury powyżej 1.000,00 zł.
promocyjne wraz z opakowaniem
HM/1/12/2005
Opola w ramach V Targów Miast Partnerskich i zaprzyjaźnionych w mieście Grasse
Noclegi oficjalnych delegacji
miast partnerskich na obchody Dni Opola w dn. 20-23.04.2006
00210/06
Udział w Targach Turystyki,
Sportu i Wypoczynku "W stronę słońca"
Miasto Bruntal
M/00124/06
Bilety na KFPP
Bilety wstępu dla delegacji zagranicznych – gości Prezydenta Miasta
802/TN/2006
Przewóz rzeźb
Koszt przewozu rzeźb z Rynku na ul. Budowlanych
92/SIN/2006
Dot. I Międz. Pleneru Rzeźby
Rejestracja oraz
emisja materiału n.t. Pleneru rzeźbiarskiego
„Spot” TV dot. Pleneru Rzeźby
21 08/06
Reprezentowanie miasta -
j. obok w m. Grasse - Francja
648/TM/2006
przy ustawianiu rzeźb
0186-07-2006
Pomoc kamieniarska rzeźbiarce (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
512/TM/508/06
Transport bloków marmurowych z Włoch do Polski
00157/2006
5 843,80
Koszt obiadu wydanego przez Prezydenta dla uczestników Pleneru
Zespół kameralny FO na otwarcie Pleneru
4/VII/2006
Wyżywienie uczestników Pleneru
420/1/7/2006
Posiłek dla uczestników Pleneru
FA/00530/06/2006
Napoje dla uczestników pleneru
Koszt obiadu wydanego przez Prezydenta dla delegacji miast partnerskich
ZF85/Z/06
Autokar do obsługi delegacji miast partnerskich
60533/06
Obiad wydany przez Prezydenta dla uczestników delegacji miast
4/VI/2006
Catering w zoo dla członków delegacji miast partnerskich
Obiad dla delegacji miast partnerskich
Zestawy upominkowe dla delegacji miast
694/06/F
Koszt obiadu dla delegacji Biełgorodu
Koszt zakupu koszyków wiklinowych zestawy upominkowe
FV/06/1378
Koszt obiadu dla delegacji miast partner.
06/002288/HR
Koszt noclegów delegacji miast
Członk. del. Grasse
413-06/06/G
Delegacja m. Grasse
104 456,11
Z przeprowadzonej analizy wynika, że każdy dokument finansowy jest opisany i załączona jest do niego dokumentacja wnioskowa oraz zatwierdzająca (akta kontroli 07/27/str. 40-114). Nieprawidłowości nie stwierdzono.
W dniach od 13-15 kwietnia 2006 r. przebywał w Opolu Zastępca Mera miasta Carrary odpowiedzialny m.in. za sprawy kultury. Miasto Carrara podarowało miastu Opolu 8 bloków białego marmuru, z których miały być wykonane w drodze konkursu rzeźby o tematyce „Piosenka”. Rzeźby te jako własność miasta Opola pozostaną jego ozdobą i atrakcją turystyczną.
W terminie 23 czerwca - 15 lipca 2006 roku w Opolu odbył się I Międzynarodowy Plener Rzeźbiarski w Marmurze. Temat Pleneru to „Piosenka”.
Na konkurs zgłosiło się 25 kandydatów. W dniu 14 kwietnia komisja w skład, której wchodził min. Andrea Zanetti - Zastępca Mera Miasta Carrary, Prezydent Miasta Opola oraz znani artyści - rzeźbiarze opolscy wybrała 8 uczestników Pleneru.
Carole Turner - Stany Zjednoczone Ameryki
Wit Pichurski - Polska
Kosowski Andrzej - Polska
Rolandas Smutas - Litwa
Aleksandra Ławicka - Cuper - Polska
Takashi Kondo - Japonia
Genami Zakaraia - Gruzja
Mario Federico Dell’ Amico - Włochy
Ignacy Nowodworski (osoba rezerwowa) Polska.
Po poinformowaniu osób zainteresowanych, Takashi Kondo zrezygnował z udziału w Plenerze w związku z innym zaproszeniem.
Od dnia 23 czerwca rozpoczął się Plener artyści zaczęli pracę w marmurze z miasta partnerskiego, Carrary, który został podarowany miastu Opole w ramach współpracy pomiędzy miastami.
W dniu 11 maja 2006 r. Biuro Spraw Międzynarodowych przygotowało preliminarz Pleneru Rzeźbiarskiego, który opiewał na kwotę 160.000 zł. Prezydent Miasta Opola zaakceptował kwotę 140.000 zł, zalecając oszczędność w wydatkowaniu środków.
Rzeczywiste koszty Pleneru Rzeźbiarskiego w Opolu wyniosły 126.519,28 zł
RODZ. USŁUGI LUB ZAKUPIONEGO TOWARU
FV 19/2006
FV 028220606108233
FV 49/2006/D
3 494,08 zł
Drew-Gerd
FV 420/30/6/2006
FV 408/2006
FV 21/2006
FV 420/1/7/2006
FV 46/06/2006P/0
FV 47/06/2006P/0
FV 48/06/2006P/0
FV 49/06/2006P/0
FV 1/07/2006P/0
FV 2/07/2006P/0
FV 5/07/2006P/0
FV 6/07/2006P/0
FV 31/06/2006P/0
FV 40/06/2006P/0
FV 41/06/2006P/0
FV00321/06
FV 43/06/2006P/0
FV 39/06/2006P/0
FV 35/06/2006P/0
FV 34/06/2006P/0
FV 37/06/2006P/0
FV 32/06/2006P/0
FV 38/06/2006P/0
FV 51/06/2006P/0
FV 53/06/2006P/0
FV 36/06/2006P/0
FV 33/06/2006P/0
FV 42/06/2006P/0
FV 50/06/2006P/0
FV 56/06/2006P/0
FV 55/06/2006P/0
FV 0112/06/FVS
FV 1/2006
FV JF01504/06
FV 246/06
FV 1371/OPO/06
2 536,38 zł
FV KL/70/07/6
FV 103/R/06
FV 00157/2006
5 843,80 zł
FV KL/72/07/6
FV 7/07/2006P/0
FV 8/07/2006P/0
FV 9/07/2006P/0
FV 10/07/2006P/0
FV 11/07/2006P/0
FV 12/07/2006P/0
FV 14/07/2006P/0
FV 16/07/2006P/0
FV 18/07/2006P/0
FV 19/07/2006P/0
FV 20/07/2006P/0
FV 21/07/2006P/0
FV 22/07/2006P/0
FV 24/07/2006P/0
FV 25/07/2006P/0
FV 27/07/2006P/0
FV 28/07/2006P/0
FV 29/07/2006P/0
FV 03/07/2006
FV SF00007/06
FV 512/TM/508/06
transport bloków marmurowych
FV 40/06
FV KL/76/07/6
FV FP0000115/06
2 313,12 zł
FV KL/81/07/6
FV 07/07/2006
FV 420/9/7/2006
FV/01221/07/06
FV308/06
FV39/07/2006
FV38/07/2006
FV34.07.2006
FV32/07/20-06
FV420/20/7/06
FVKL/90/0706
FVM/00202/06
MOK wynajem pomieszczeń
FV78/SIN/2006
tablice i druk dyplomów
FV147/2006
Noclegi w Zespole Szkół Mechanicznych
FV0310/TW/05
FV420/8/7/06
FV265/06
FV51/2006
FV52/2006
FV/06/1787
FV/06/1795
FV420/9/7/06
FV20/06/06
FV30/07/2006
FV36/07/2006
FV/08/07/2006
1 351,89 zł
artyk. spożywcze
FV18/07/06
FV0325/06/FVS
00182/2006
Grafika CD+stojaki
Big-Band Zieliński
ubezpieczenie pleneru
FV4/VII/2006
usługa gastronom.
3 656,97 zł
tarcze z Carrary
24.06/13.07
wynagrodzenie uczestników
IN/08/2031/0/06
FV1566/0/06
wywóz betonu
FV648/TM/06
Sprzęt transport i obsługa (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))
FV1/VII/06
FV06/08/06
rejestracja i emisja Pleneru
FV92/SIN/06
5 288,70 zł
FV0186/07/07
FV802/TM/06
transport rzeźb marmurowych
FV/06/1578
FV KL/83/07/6
1139/06/FVS
wyposażenie kompresora
FV 00321/06
RAZEM 126 519,28 zł
Przykłady efektów artystycznych I Pleneru Rzeźbiarskiego (w załączniku)
Piosenka - Ignacy Nowodworski Narodziny Piosenki - Genadi Zakaraia
W czasie kontroli stwierdzono, że w Biurze Spraw Międzynarodowych na własne potrzeby jest prowadzony rejestr wszystkich wydatków dotyczących bezpośredniej działalności.
Wydział Administracyjno-Gospodarczy również prowadzi rozliczenie wydatków Biura Spraw Międzynarodowych. Rozliczenia te dokonywane są przed oddaniem dokumentów do działu księgowości, w którym dokonywana jest operacja rejestracji na właściwym koncie budżetowym.
Budżet Biura Spraw Międzynarodowych na rok 2006 wynosił: 250. 000,00 zł.
Koszty związane są ze współpracą z poszczególnymi miastami partnerskimi, przyjmowaniem gości z innych krajów, oraz imprezami międzynarodowymi na przestrzeni roku 2006 przedstawiały się następująco:
1) Miasto partnerskie Biełgorod – 1 334,72 zł
Wydatki związane m.in. z wizytą dyrektorów biełgorodskich szpitali
2) Bruntal – 2 720,11 zł,
M.in. wyjazd do Bruntala – aranżacja wystawy rzeźb artystów opolskich, wyjazd na Dni Miasta Bruntala, wizyta młodzieży i nauczycieli z Bruntala
3) Carrara – 9 404,97 zł
Wizyta zastępcy Mera Carrary, wizyta dziennikarzy z Carrary, wyjazd do Carrary na otwarcie Dni Miasta, wizyta oficjalna Prezydenta Opola w Carrarze, wizyta Mera Carrary w Opolu, przyjazd teatru młodzieżowego
4) Grasse – 9 000,00 zł
Wyjazd do Grasse na Święto Jaśminu, wizyta Mera Grasse w Opolu, prezentacja Opola na Targach Miast Partnerskich w Grasse
5) Ingolstadt – 2 249,31 zł
Wizyta samorządowa z Ingolstadt związana z darem Opola dla Ingolstadt (betonowe jajo), wyjazd do Ingolstadt na 1200-lecie miasta rycerzy, harcerzy i artystów
6) Mülheim an der Ruhr – 323,00
Udział w konferencji TWINS 2010, wizyta w Mülheim an der Ruhr w związku z zakupem autokarów (koszty MZK)
7) Potsdam – 197,00
Wizyta Prezesa BBAG i Bruno Schulza, wizyta seniorów z Potsdamu, udział opolskich pływaków w mistrzostwach w Potsdamie
8) Ivano-Frankivsk – 802,55 zł
Wyjazd roboczy Prezydenta do Ivano-Frankivska
9) Inne wydatki związane ze współpraca międzynarodową razem z WAG – 26 599,02
M.in. wizyta Konsula Generalnego Z Ukrainy, Radcy Handlowego Ambasady Austrii, Konsula Generalnego Republiki Rosyjskiej, inwestora irlandzkiego, Konsula Generalnego Czech, Konsula ds. Bezpieczeństwa USA.
10) Dzień UE – przesunięcie na MOK – 40 000,00 zł, który organizował imprezę
11) Dni Opola – 4 959,11 zł
Wydatki związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem oraz programem dla gości z Bruntala i Alytusa
12) Festiwal – 27 433,85 zł
Wydatki związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem oraz programem dla gości z Grasse, Mülheim, Ingolstadt i Biełgorodu
13) Plener rzeźbiarski – 126 519,28 zł
Na podstawie przedłożonych materiałów stwierdzono, że na przestrzeni 2006 r. Biuro Spraw Międzynarodowych organizowało i brało udział m. in. w następujących spotkaniach i wydarzeniach;
- 9 -11 stycznia 2006 r. - wizyta w Mulheim w związku zakupem autokarów,
- 12 stycznia 2006 r. – wizyta przedstawicieli firmy(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– w sprawie
zakupu akcji (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),
- 18 stycznia 2006 r. - wizyta Radcy Handlowego Ambasady Austrii,
- 1 luty 2006 r.2006 r. – wizyta inwestora(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)),
- 16 -17 luty 2006 r. - wizyta Konsula Generalnego Rosji,
- 23 luty 2006 r. - wizyta Konsula Generalnego Czech,
- 7 marca 2006 r. – wizyta Konsula Francji,
- 27-30 marca 2006 r. - wizyta Dyrektorów Szpitali z Biełgorodu,
- 10 kwietnia 2006 r. - wizyta Konsula USA,
- 30 maja 2006 r. - wizyta misji gospodarczej z Belgii,
- 1-5 czerwca 2006 r. - wizyta z Grasse, Muelheim, Ingolstadt, Biełgorod na KFPP,
- 7 czerwca 2006 r. - wizyta samorządowa z Arad-Rumunia,
- 16-18 czerwca 2006 r. - wyjazd do Bruntala – Czechy,
- 20 czerwca 2006 r. - wizyta seniorów z Potsdamu,
- 23.06 -15.07.2006 r.- I Międzynarodowy Plener Rzeźby w Marmurze,
- 25-27.czerwiec 2006 r. udział w Targach Inwestycyjnych w Londynie,
- 2 lipca 2006 r. - wizyta Ambasadora USA,
- 3-7 sierpnia 2006r. - wyjazd do Grasse – Francja „Święto Jaśminu”,
- 10 sierpnia 2006 r. - wizyta Konsula Generalnego Niemiec,
- 21-22 sierpnia 2006 r. wizyta dziennikarzy z Carrary – Włochy,
- 1-3 września 2006 r. - wizyta Prezydenta Opola w Carrarze,
- 15 września 2006 r. - X lecie współpracy Nadrenii-Palatynatu z Opolszczyzną,
- 18 września 2006 r. - wizyta młodzieży z Dijon,
- 29 września 2006 r. - wizyta młodzieży i nauczycieli z Brutala - Czechy,
- 12-14 października - wizyta Mera Carrary,
- 19 października - wizyta Konsula Generalnego Ukrainy,
- 29-31 października - wizyta Mera Grasse,
- 28-30 listopad 2006r.- wyjazd Prezydenta do Ivano-Frankowska,
- 3 grudnia 2006 r. - wizyta Charge d’Affairs Uzbekistanu.
Z prowadzonego przez Wydział Administracyjno – Gospodarczy rejestru wydatków w 2006 r. dotyczących Biura Spraw Międzynarodowych wynika, że wszystkie wydatki były rejestrowane w Rozdziale 75095 i w paragrafach 430-014 oraz 421-08.
Poniższe zestawienie obrazuje wydatki w paragrafie 430-14.
Po zestawieniu statystycznym wszystkich wydatków przedstawione są wydatki zarejestrowane w paragrafie 421-08. Zestawienie znajduje się w załączniku do protokołu.
Dział 750 Rozdz. -75095 § 430-14 - /usługi/
26 626,42 zł
6 579,62 €
45 455,79 zł
11 232,53 €
99 397,62 zł
24 562,03 €
23 551,44 zł
5 819,77 €
195 031,27 zł
48 193,95 €
Dział 750 Rozdz. -75095 § 421-08 /towary/
Powyższe zestawienie obrazuje w sposób statystyczny ilość wydatków poniesionych w poszczególnych kwartałach zrealizowanych przez Biura Spraw Międzynarodowych.
1. Kontrola wykazała, że realizacja wydatków dla potrzeb Biura Spraw Międzynarodowych była objęta ścisłymi obostrzeniami, poprzez weryfikację każdego zapotrzebowania przez służby finansowe i dysponenta środków - Wydział Administracyjno – Gospodarczy. W analizowanej dokumentacji stwierdzono, że każdy zakup towaru lub usługi dokonywany przez Biuro Spraw Międzynarodowychł oznaczony był akceptacją Prezydenta Miasta, Skarbnika Miasta i Naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego. W przypadku wydarzeń większej skali jak Plener Rzeźbiarski obowiązywał program i preliminarz kosztów zatwierdzony przez Prezydenta Miasta.
2. Kontrolujący stwierdzili dokładność w prowadzonej dokumentacji.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden, obustronnie podpisany doręczono Naczelnikowi Biura Spraw Międzynarodowych Urzędu Miasta Opola.
Zgodnie z § 39 ust. 1 Regulaminu Kontroli (Zarządzenie nr OR.II- 0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003r . w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
Załączniki do pobrania: 2008-04-18 15:16:59 - zdjęcia (151.00 kB)
2008-04-18 15:20:48 - Wnioski pokontrolne (56.00 kB)
2008-04-18 15:22:24 - wystąpienie pokontrolne (24.00 kB)
2008-04-18 15:27:19 - Zestawienie wydatków (0.00 B)
Ilość odwiedzin: 11202
Data wytworzenia informacji: 2008-04-18 15:14:04
Data udostępnienia informacji: 2008-04-18 15:14:04
Data ostatniej aktualizacji: 2008-04-18 15:31:38