Source: https://szkolenierodo.pl/jak-dlugo-przechowywac-dokumentacje-pracownicza/
Timestamp: 2019-06-17 02:15:27
Legal References Found: art. 16
 art. 94
 art. 125
 art. 125
 art. 291
 art. 94
 art. 291
 art. 29
 art. 174

Document Content:
Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą? - SzkolenieRODO
dane pracownika retencja wdrażanie RODO
W związku z dostosowywaniem krajowego porządku prawnego do RODO, wiele zmieniło się w zakresie przetwarzania danych osobowych nie tylko kandydatów do pracy, ale również pracowników. Liczne nowelizacje Kodeksu pracy oraz wydanie nowego Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dodało sporo pracy w ramach działów kadr.
W październiku 2018 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał publikację opisaną przez nas w artykule o ochronie danych osobowych w miejscu pracy i poradniku dla pracodawców. Niestety poradnik UODO nie odpowiada na kluczowe pytania – przez jaki okres należy obecnie przechowywać dokumentację pracowniczą. Krótko mówiąc, konkretów brak.
Terminy przetwarzania danych osobowych w kadrach
Aby ułatwić określenie terminów retencji tych danych, przygotowaliśmy poniższe zestawienie czasów przetwarzania danych osobowych. Poniższe zestawienie ma charakter pomocniczy. Szczegółowo i praktycznie omawiamy je w ramach drugiego dnia praktycznych warsztatów RODO. Tworzymy wówczas przykładowy rejestr czynności, obejmujący między innymi „kadrowe” czynności przetwarzania danych osobowych. Niemniej, uważna analiza sporządzonego wykazu na pewno okaże się pomocna we wdrażaniu RODO i przepisów pochodnych w działach kadr.
Dokumentacja pracownicza Przed 1 stycznia 2019 r. Po 1 stycznia 2019 r.
Akta osobowe 50 lat od ustania stosunku pracy (podstawa prawna: art. 16b ust 2 pkt 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (podstawa prawna: art. 94 pkt. 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).
Dokumentacja płacowa 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (podstawa prawna: art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym
ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek (podstawa prawna: art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).
Ewidencja czasu pracy 3 lata (podstawa prawna: art. 291 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy). 10 lat (podstawa prawna: art. 94 pkt. 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w związku z § 6 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Deklaracje ZUS 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS (art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).
Uwaga – dokumenty przesłane do ZUS do 31 grudnia 2011 r. – 10 lat. Bez zmian.
Dokumentacja BHP Dokumentacja powypadkowa: 10 lat (art. 234 § 3[1] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).
Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy: 50 lat (część B akt osobowych).
Dokumentacja powypadkowa: bez zmian.
Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy: 10 lat (część B akt osobowych).
Dokumentacja pracownicza z akt osobowych a RODO
Po intensywnym dostosowywaniu dokumentacji kadrowej do wymogów wynikających z RODO, kadry niestety nie mogą liczyć na spokojny rok, bez podobnych czynności. Zgodnie bowiem z § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, po 1 stycznia 2019 r. akta osobowe składają się z 4 części:
Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków
z treścią regulaminu pracy (art. 104[3] § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237[4] § 3 Kodeksu pracy),
o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 29[1] § 4 Kodeksu pracy),
o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22[2] § 8 Kodeksu pracy),
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182[1e] Kodeksu pracy),
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186[7] Kodeksu pracy),
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189[1] Kodeksu pracy),
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174[1] Kodeksu pracy),
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151[7] § 6 Kodeksu pracy),
Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101[2] § 1 Kodeksu pracy),
Część D (kary)
Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Dokumentacja pracownicza spoza akt osobowych a RODO
10-cio letni okres przechowywania dotyczy nie tylko akt osobowych, ale również pozostałej dokumentacji pracowniczej, określonej w § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. Zgodnie z nim, pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140[1] § 1 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140[1] § 2 Kodeksu pracy),
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej uchyliło wcześniejsze Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
W stosunku do pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem, pracodawcy mogą (ale nie muszą) dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników do nowego rozporządzenia.
W stosunku do pracowników zatrudnionych od 2019 roku, stosujemy nowe zasady. Bezwzględnie.
Obowiązki kadr do 31 grudnia 2019 roku
Niezależnie od daty zatrudnienia pracownika, do 31 grudnia 2019 r. pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed:
Pracodawca jest zobowiązany uczynić to w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, nie tylko odpowiedniej wilgotności, temperatury, ale również zapewniając zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Kadry a RODO – pomieszczenia z dokumentacją kadrową
Ostatni z wymienionych wymogów jest szczególnie dyskusyjny. Za osobę nieupoważnioną do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez kadry, należy bowiem uznać nie tylko osoby trzecie, spoza przedsiębiorstwa lub instytucji. Osobami nieupoważnionymi do przetwarzania tych danych będą wszystkie te osoby, które nie otrzymały od administratora upoważnienia do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii.
Będą to zatem również ci pracownicy, którzy nie przetwarzają danych osobowych w związku ze sprawowaną funkcją, ale także ci którzy dane osobowe przetwarzają, ale nie w zakresie danych szczególnych kategorii.
Oznacza to zatem, że całe pomieszczenie, w którym wykonywane są czynności kadrowe, powinno być odseparowane od osób (w tym pracowników podmiotu), które nie są upoważnione do przetwarzania tych danych.
Jak przetwarzać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy?
Realizujemy praktyczne szkolenia z RODO, których zawartość nie kończy się tam, gdzie pojawiają się pytania. Skupiamy się na konkretnych i praktycznych zagadnieniach, nie na dywagacjach doktrynalnych.
Podczas organizowanych szkoleń z RODO, intensywnie skupiamy się na zmianach w Kodeksie pracy, dotyczących zakresu danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników.
Z kolei podczas drugiego dnia organizowanych warsztatów z RODO, wspólnie tworzymy konkretny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, z uwzględnieniem konkretnych terminów przetwarzania danych osobowych kadrowych.
Zapraszamy na konkretne i praktyczne Szkolenia RODO, Kursy IOD, Warsztaty RODO i czterodniowe Kursy RODO, organizowane przez nas w:
Prawo do bycia zapomnianym Dnia 25 maja 2018 r. zastosowanie znajdą przepisy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z …