Source: https://interpretacje-podatkowe.org/koszty-uzyskania-przychodow/ilpb3-423-343-11-4-mm
Timestamp: 2020-08-07 15:34:10
Legal References Found: art. 14
 art. 78
 art. 5
 art. 20
 art. 20

Art. 21
 art. 22
 art. 21
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 15
 art. 9
 art. 16
 art. 20
 art. 21
 art. 10
 art. 10
 art. 21
 art. 9
 art. 15
 art. 180
 art. 181
 art. 284
 art. 284
 art. 288
 art. 22
 art. 21

Document Content:
ILPB3/423-343/11-4/MM | Interpretacja indywidualna
♦ › Koszty uzyskania przychodów › ILPB3/423-343/11-4/MM
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 28 października 2011 r.
1. Czy dokument w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (o dzieło) zaakceptowany elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego spełnia wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów zarówno dla celu podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku dochodowego od osób prawnych oraz ustawy o rachunkowości?
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 22 lipca 2011 r. (data wpływu 28 lipca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – jest prawidłowe.
W dniu 28 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek – uzupełniony pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) - o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.
Firma zajmuje się monitorowaniem mediów, świadczy usługi precyzyjnego wyszukiwania i wyboru informacji medialnych z wcześniej rozpowszechnionych publikacji. Swoje usługi świadczy poprzez zespół ok. X zleceniobiorców / wykonawców na terenie całego kraju (umowy zlecenia / umowy o dzieło; grupa rotująca). Spółka chciałaby wprowadzić zmiany w procesie podpisywania umów zlecenia / umów o dzieło oraz rachunków poprzez wprowadzenie obiegu i akceptacji dokumentów poprzez platformę on-line. W obecnej chwili proces związany z obiegiem dokumentów - umów zlecenia / umów o dzieło - wygląda następująco:
dział księgowości w centrali Firmy przygotowuje umowy zlecenie (o dzieło) oraz stosowny do umowy rachunek,
umowy oraz rachunki (w liczbie ok. X) każdorazowo co miesiąc są drukowane i czekają na podpis,
każdy zleceniobiorca osobiście stawia się w siedzibie Firmy w celu podpisania umowy i rachunku,
całość trwa od 1 do 10 dni,
na bazie podpisanych umów i rachunków są generowane przelewy w systemie home-bankingowym (rozliczenia z tytułu umów zlecenia są dokonywane w formie przelewów bankowych).
W nowym procesie obiegu dokumentów proces wyglądałby następująco:
wszyscy zleceniobiorcy i wykonawcy podpiszą w formie pisemnej „Ogólne warunki współpracy”, które regulują sposób działania w ramach umowy zlecenia / umowy o dzieło,
zostanie wprowadzona zasada akceptacji umów zlecenia oraz umów o dzieło, rachunków i innych dokumentów przy wykorzystaniu indywidualnego loginu i hasła do dedykowanej platformy on-line (utworzony zostaje wewnątrzfirmowy podpis elektroniczny),
dział księgowości w centrali Firmy przygotowuje umowy zlecenia (o dzieło) oraz stosowny do umowy rachunek,
umowy zlecenia (o dzieło) i rachunki zostaną następnie udostępnione zleceniobiorcom i wykonawcom na platformie on-line,
dostęp do dokumentów jest indywidualizowany (dana osoba ma dostęp tylko i wyłącznie do swoich dokumentów) i ograniczony spersonalizowanym loginem i hasłem (przy pierwszym logowaniu użytkownik dokonuje zmiany hasła na jedynie jemu znane - brak systemowego dostępu dla administratora do haseł),
zleceniobiorcy i wykonawcy we wskazanym terminie logują się na platformie on-line i dokonują akceptacji w formie wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego najpierw umowy, a następnie rachunku (nie ma możliwości akceptacji rachunku bez akceptacji umowy),
w momencie zaakceptowania ww. dokumentów zamieniają się one w niemodyfikowalne pliki systemowe, a w dokumencie pojawia się informacja o dacie akceptacji, osobie akceptującej ww. dokumenty oraz informacja, iż jest to zaakceptowana postać dokumentu (dla rozróżnienia dokumenty niepodpisane wewnątrzfirmowym podpisem elektronicznym będą miały adnotację, że nie jest to dokument zaakceptowany),
zleceniobiorca i wykonawca mają możliwość w dowolnym momencie wydrukować zaakceptowane umowy zlecenia (o dzieło) i rachunek (dokumenty do wydruku otwierają się jako niemodyfikowalne pliki w formacie PDF),
na bazie zaakceptowanych dokumentów przygotowany zostaje przelew bankowy (proces półautomatyczny) i zostaje dokonany transfer (rozliczenia z tytułu umów zlecenia są dokonywane w formie przelewów bankowych),
po zamknięciu procesu będą generowane i archiwizowane raporty dotyczące listy podpisanych i niepodpisanych dokumentów (umów i rachunków),
na potrzeby obsługi ksiąg, umowy i rachunki będą także drukowane i archiwizowane w formie wydruku.
Dzięki zastosowaniu obiegu dokumentów on-line z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego:
zostanie skrócony proces rozliczeń ze zleceniobiorcami i wykonawcami poprzez automatyzację lub półautomatyzację systemu,
Firma będzie posiadać pełną kontrolę nad procesem akceptacji umów i rachunków (w systemie on-line są zawsze aktualne informacje dotyczące umów i rachunków już podpisanych i niepodpisanych),
zostaną wyeliminowane błędy obecnego, ręcznego procesu, usprawniony zostanie proces weryfikacji rachunkowej,
dane będą archiwizowane w prosty sposób, będzie zawsze istniała możliwość odtworzenia procesu (dla celów kontrolnych).
Czy dokument w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (o dzieło) zaakceptowany elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego spełnia wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów zarówno dla celu podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku dochodowego od osób prawnych oraz ustawy o rachunkowości...
Czy tak wygenerowany dokument, będący zabezpieczony wewnątrzfirmowym podpisem, nie będzie wymagał tradycyjnego podpisu Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy (lub Zamawiającego i Wykonawcy)...
Zdaniem Wnioskodawcy, umowa zlecenie (o dzieło) zaakceptowana elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego wywołuje skutki prawne dla Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy takie same jak umowa z tradycyjnym podpisem. W przypadku umów zlecenia i o dzieło przepisy Kodeksu cywilnego nie narzucają jakiejkolwiek formy – w konsekwencji, umowy te mogą być zawarte w dowolnej formie. Warunkiem skuteczności umowy jest złożenie zgodnych oświadczeń woli. Oświadczeniem woli jest natomiast każde zachowanie się człowieka, które jest dostatecznie jasne i zrozumiałe, zmierzające do wywołania określonego skutku prawnego. Oświadczenia woli mogą być składane ustnie, pisemnie, a także w sposób dorozumiany (milczący).
Rozwój technik informatycznych sprawił, iż z zawieraniem umów spotkać się można także w formie elektronicznej. Czynności prawnej w formie elektronicznej można dokonać w dwojaki sposób - z bezpiecznym podpisem elektronicznym lub bez niego.
Różnica polega na tym, że ten pierwszy sposób jest równoważny z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, z własnoręcznym podpisem (zob. art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego i art. 5 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym - Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.). Zwykły podpis elektroniczny w rozumieniu powyższej ustawy to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny (art. 3 pkt 1 cyt. ustawy). Te warunki spełnia wewnątrzfirmowy podpis elektroniczny w postaci spersonalizowanego loginu i hasła.
Dokument zaakceptowany elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (indywidualny login i hasło dedykowany dla platformy obiegu dokumentów on-line) można uznać jako prawidłowe udokumentowanie kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych. Dokument zabezpieczony wewnątrzfirmowym podpisem nie będzie wymagał tradycyjnego podpisu ze strony Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy (lub Zamawiającego i Wykonawcy).
Podobnie jak ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera regulacji dotyczących obowiązku i zasad dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Zobowiązuje jedynie podatnika do prowadzenia ewidencji rachunkowej, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i podatku. Podatnik może przedstawiać każdy dowód wskazujący, że koszty zostały poniesione, a celem wydatku było uzyskanie przychodu. Wynika to z przepisów Ordynacji podatkowej. Dopuszcza ona uznanie za dowód wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Wprowadzenie akceptacji dokumentacji za pomocą wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej podpis) zapewni gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia dokumentu oraz gwarancję nienaruszalności i integralności jego treści.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych - w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości - są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
Art. 21 ust. 1 powyższej ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
Dowody w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (o dzieło) zaakceptowane z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego, na podstawie których dokumentowane są koszty uzyskania przychodu, są stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, której dotyczą, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych - wówczas dokumentują w sposób prawidłowy koszty uzyskania przychodów. Dokument w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (o dzieło) zaakceptowany elektronicznie, z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego, stanowiący podstawę zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, prawidłowo dokumentuje koszty uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych, w takim przypadku, wygenerowany dokument, zabezpieczony wewnątrzfirmowym podpisem, dla celów ujęcia do kosztów uzyskania przychodów nie będzie wymagał tradycyjnego podpisu Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy (lub Zamawiającego i Wykonawcy).
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. u. z 2011 r. Nr 97, poz. 397 zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).
Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. w świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.
Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów w danym momencie, jak i te, których nie można w ten sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.
Powołany przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a – 16m.
Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).
Na podstawie art. 21 ust. 1a ww. ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo – skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zasadne jest w tym miejscu zwrócenie uwagi na przepis art. 10 ustawy o rachunkowości, który stwarza Spółce możliwości takiego sposobu prowadzenia ksiąg, aby sposób ten uwzględniał specyfikę prowadzonej działalności.
Mając zatem na uwadze art. 10 ww. ustawy, należy rozważyć czy przedmiotowe dokumenty, w których posiadaniu jest Wnioskodawca, spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowią dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca planuje zmiany w procesie podpisywania umów zlecenia oraz umów o dzieło poprzez wprowadzenie obiegu i akceptacji dokumentów poprzez platformę on-line. Umowa zlecenie (o dzieło) zaakceptowana elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego będzie wywoływać skutki prawne dla Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy takie same jak umowa z tradycyjnym podpisem.
Na potrzeby obsługi ksiąg, umowy i rachunki będą także drukowane i archiwizowane w formie wydruku. Dzięki zastosowaniu obiegu dokumentów on-line z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego:
Zatem, o ile dowody w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (o dzieło) zaakceptowane z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego, na podstawie których dokumentowane są koszty uzyskania przychodu, są stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, której dotyczą, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych - wówczas dokumentują w sposób prawidłowy koszty uzyskania przychodów.
Reasumując, dokument w postaci umowy i rachunku do umowy zlecenia (o dzieło) zaakceptowany elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego stanowiący podstawę zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, prawidłowo dokumentuje koszty uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. W takim przypadku, wygenerowany dokument, zabezpieczony wewnątrzfirmowym podpisem, dla celów ujęcia do kosztów uzyskania przychodów nie będzie wymagał tradycyjnego podpisu Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy (lub Zamawiającego i Wykonawcy).
Jednocześnie dodaje się, że wniosek Spółki w zakresie opisu zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ustawy o rachunkowości zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.
ILPB3/423-343/11-4/MM
IBPBI/2/423-283/11/CzP | Interpretacja indywidualna
ILPB1/415-933/11-4/AP | Interpretacja indywidualna