Source: https://www.slideserve.com/drake/przekazywanie-dokument-w-elektronicznych-wytworzonych-przez-administracje-publiczna-do-archiw-w-panstwowych
Timestamp: 2018-04-20 17:07:22
Legal References Found: art.5
 art. 5
 art.115
 art.58
 art.115
 art.3
 art. 58

Document Content:
PPT - Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych PowerPoint Presentation - ID:537219
Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych PowerPoint Presentation
Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych
<iframe src="https://www.slideserve.com/embed/537219" width="600" height="485" frameborder="0" marginwidth="0" marginheight="0" scrolling="no" style="border:1px solid #CCC;border-width:1px 1px 0;margin-bottom:5px" allowfullscreen webkitallowfullscreen mozallowfullscreen> </iframe>
Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych - PowerPoint PPT Presentation
Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych. doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
PowerPoint Slideshow about 'Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych' - drake
doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych
Konferencja „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego- część II”, Białystok 12 października 2007
przygotował Kazimierz Schmidt,
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki
W prezentacji wykorzystano materiały z konferencji „Problemy wartościowania współczesnej dokumentacji” ,Warszawa 19-20 czerwca 2007 (autor wspólnie z Andrzejem Jabłońskim z Archiwum Państwowego w Szczecinie) oraz Andrzeja Biernata (z narady dyrektorów Archiwów Państwowych 24-25 maja 2007)
razem 45 minut bo 2 minuty już gadałem…
Kilka zdań o projekcie
2006 marzec - Decyzja 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki (rozpoczęcie budowy prototypu – NASK na zlecenie NDAP)
2006 kwiecień-grudzień - trzy urzędy biorą udział w testach przekazania dokumentów (UM w Chorzowie, UM w Częstochowie i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych)
2006 listopad - Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519
2006 grudzień - dostosowanie systemu do zgodności z ww. rozporządzeniem
2007 – trwają prace zmierzające do poprawienia ergonomiczności systemu
… (?) 2008 – przeniesienie systemu do organizowanego Narodowego Archiwum Cyfrowego?
po co w ogóle taki projekt?…i czego dotyczy
Informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej
elektroniczne rejestry, ewidencje, inwentarze, spisy, indeksy itd.
Kopie cyfrowe dokumentów tradycyjnych
pliki zawierające informację graficzną (skany), kopie cyfrowe nagrań (dźwiękowych i wideo)
Elektroniczne referencyjne rejestry publiczne takie jak PESEL, KRS, CEPIK, EGiB, TERYT, REGON itd.
Dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego
przypadek 1 - informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej (biblioteki, archiwa, wytwórcy dokumentacji)
(1) Istnieje pierwowzór analogowy i tylko on zawiera kompletną informację
(1) W systemie teleinformatycznym znajduje się tylko informacja o tym pierwowzorze (metadane) ale nie jego kopia cyfrowa umożliwiająca zapoznanie się z treścią
(1) przykłady: biblioteczne katalogi on-line (OPAC Biblioteki Narodowej), elektroniczne inwentarze archiwalne (bazy danych archiwów państwowych), ale też rejestr dokumentów przychodzących do kancelarii urzędu,
tylko metadane o dokumentach
Przyp. 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej(digitalizacja realizowana przez biblioteki i archiwa)
(2) Istnieje pierwowzór analogowy, ale istnieje także kopia cyfrowa zawierająca tę samą informację - umożliwiająca takie samo zrozumienie dokumentu
(2a) W systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze oraz dostępna jest także jego kopia cyfrowa
przykład: OPAC Biblioteki Narodowej połączony z Cyfrową Biblioteką Narodową (CBN Polona)
metadane o dokumentach analogowych (i ich kopiach?) + dostępne cyfrowe kopie dokumentów
przypadek 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej – ciąg dalszy(biblioteki, archiwa)
(2b) w systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze i o istniejącej off-line kopii, ale kopia, nie jest dostępna za pomocą tego systemu
(2c) informacja o kopiach nie jest bezpośrednio powiązana z informacją o pierwowzorze
(2d) istnieją kopie cyfrowe ale istnieje tylko informacja o nośnikach na jakich są one zapisane, albo … nie ma żadnej informacji
metadane o dokumentach (i kopiach?)
kopie dokumentów
przypadek 3 – elektroniczne referencyjne rejestry publiczne(wytwórcy dokumentacji)
(3) w systemie informatycznym znajduje „czysta” informacja, która w zależności od potrzeb jest przetwarzana w formie raportów niezbędnych do realizacji zadań publicznych (na podstawie danych z rejestru wytwarzane są dokumenty …tradycyjne (np. wyciąg z hipoteki, wypis z KRS, prawo jazdy, dowód rejestracyjny itd.)
(3) dokumenty elektroniczne w takich rejestrach nie są zapisane w formie utrwalonych plików o określonym formacie
same metadane - ale z założenia nie o dokumentach tylko o innych obiektach
przypadek 4 – dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego(wytwórcy dokumentacji)
(4) dokument elektroniczny zastąpił dokument tradycyjny w procesie realizacji zadań publicznych (wszystko załatwiane jest elektronicznie)
(4) w systemie informatycznym dostępne są:
dokumenty elektroniczne naturalne tzw. „born digital” w postaci możliwych do wyodrębnienia plików w określonym formacie
kopie cyfrowe napływających dokumentów tradycyjnych w postaci j.w. (wtórne dokumenty elektroniczne na podstawie których podejmuje się decyzje)
same metadane o procesie ich przetwarzania
(4b) w systemie informatycznym dostępne są dokumenty elektroniczne (te w postaci możliwych do wyodrębnienia plików o określonym formacie oraz … same metadane o procesie ich przetwarzania.
dokumenty elektroniczne naturalne + dokumenty elektroniczne wtórne + metadane
jaką informację chcemy zachować?
przypadek 1-3 (nie jest tematem tej prezentacji) zostawmy do rozpatrzenia innym razem
czy w przypadku 4, gdy mamy do czynienia z załatwianiem spraw wyłącznie za pomocą dokumentów elektronicznych (także tych będących kopiami napływających papierów) będziemy starali zachować się całość* dokumentacji elektronicznej dotyczącej załatwiania spraw czy tylko naturalne dokumenty elektroniczne (born digital)?
*w tym także kopie dok. analogowych nawet jeśli wykonane do bieżących potrzeb urzędu w rozdzielczości 150 dpi
dlaczego tak ważny przypadek 4
Coraz więcej podmiotów publicznych decyduje się na wspomaganie procesu realizacji swoich zadań za pomocą systemów teleinformatycznych
Niezależnie od tego czy system taki służy do załatwiania spraw czy tylko do rejestracji przebiegu spraw załatwianych tradycyjnie (na papierze) – w wyniku ich użytkowania powstają dane elektroniczne umożliwiające znacząco dokładniejsze i szybsze poszukiwanie informacji niż to wynika z tradycyjnej metodyki archiwalnej
w imię czego pozbawiać się tej informacji?
biurowość tradycyjna – dokładność informacji
Co wiemy o dokumentach:
Co wiemy o sprawach
Co wiemy o teczkach z dokumentami:
znak akt (kod komórki, symbol w wykazu akt, nr kolejny, rok)
nazwa komórki (odpowiadająca kodowi komórki)
tytuł teczki (odpowiadający symbolowi z wykazu akt)
kategoria archiwalna (odpowiadająca pozycji z wykazu akt)
zarządzanie dokumentacją 2006
znamy jeszcze rozmiar w metrach bieżących półek
teczka: to wszystko co wiemy
lista spraw: to już za dokładnie
biurowość tradycyjna – jakość informacji 1
biurowość tradycyjna – jakość informacji 2
treść dekretacji?
dekretujący
Co wiadomo z tych „robaczków’?
System informatyczny – dokładność informacji
Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych
Co najmniej: twórca, tytuł, data, format, dostęp, typ,
Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat), relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia
Co najmniej: twórca, tytuł, daty skrajne, dostęp,
Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat),relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia
Co wiemy o teczkach
Nie ma potrzeby tworzenia „elektroteczek”
Jeśli takiej wiedzy ktoś by sobie zażyczył (!?) to możliwe jest wykonanie automatycznego raportu za wskazany okres (tylko że… bez podania liczby stron, ponieważ nie wszystkie dokumenty elektroniczne mają strony)
System informatyczny – dokładność i jakość informacji
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> <dokument xmlns="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap Metadane-1.6.xsd"> <odbiorca> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Zakład Naukowy Archiwistyki</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Krochmal</nazwisko> <imie>Jacek</imie> <funkcja>kierownik ZNA</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> <rodzaj>glowny</rodzaj> </odbiorca> <odbiorca> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Wydział Organizacji i Udostępniania</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Berska</nazwisko> <imie>Barbara</imie> <funkcja>kierownik WOU</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> <rodzaj>glowny</rodzaj> </odbiorca> <data><typ>stworzony</typ><czas>2007-04-05T10:49:53+01:00</czas></data> <dostep><dostepnosc>wszystko</dostepnosc> </dostep> <format><typ>text/plain</typ></format> <grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>ZNA-060-8-07</kod><opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis></grupowanie> <identyfikator> <typ>intraDokID</typ> <wartosc>DD32067.txt</wartosc> </identyfikator> <jezyk kod="pol"/> <relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ> <wartosc>DS25494.tif</wartosc></identyfikator><typ>jestDekretacją</typ></relacja> <tworca> <funkcja>stworzyl</funkcja> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Dyrektor Generalny</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Biernat</nazwisko> <imie>Andrzej</imie> <funkcja>Dyrektor Generalny</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> </tworca> <typ><kategoria>Text</kategoria><rodzaj>Dekretacja</rodzaj></typ> <tytul><oryginalny jezyk="pol">Dekretacja dokumentu</oryginalny></tytul> </dokument>
z tych „robaczków” wiadomo dokładnie kto komu i kiedy (z dokładnością do sekundy) dekretował dokument, ale także jakie są stanowiska osób i ich miejsce w strukturze organizacyjnej
Metodyka tradycyjna
Wiedza na poziomie teczki
Wątpliwości związane z obiegiem (kto komu)
Dekretacje „na” dokumentach
Dokumenty kopiowane tyle razy ilu odbiorców
Wiedza na poziomie każdego dokumentu
Żadnych wątpliwości związanych z obiegiem
Dekretacje jako osobne dokumenty
Dokumenty zapisywane w systemie jeden raz
Porównanie (ważniejsze różnice)
Cel rozporządzenia z art.5 ust.2c
rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych jest po to aby istniejące znacząco dokładniejsze informacje znajdujące się w systemach wspomagających obieg dokumentów nie tylko nie zostały bezpowrotnie utracone ale zostały w sposób odpowiednio uporządkowany przekazane do archiwów państwowych
Inaczej mówiąc: „złapanie” takiej informacji jest ważne ponieważ jest ona w porównaniu z dotychczasową (tą o teczkach) – niezwykle dokładna
tylko jak to „złapać”?
I jeszcze jeden (niedostrzegany) cel
W podmiotach publicznych pracuje bardzo liczna grupa osób (nie wiem nie czy większość) którzy nie są zwolennikami informatyzacji. Oprócz powszechnie znanych i często przytaczanych przez tę grupę argumentów (bariery prawne, organizacyjne, finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd, nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po najmocniejszy argument „bo tak!”)
jeśli udowodnimy, że jest możliwe przekazanie dokumentacji elektronicznej do archiwum z zachowaniem kontekstu jej powstawania, to stanie się ona postrzegana jako faktyczna alternatywa dla teczek aktowych
Wypracowana praktyka
Trochę spraw technicznych
paczka archiwalna – nieskompresowany plik *.tar zawierający trzy foldery
folder dokumenty – folder zawierający ... dokumenty elektroniczne – wszelkie jakie są przekazywanew paczce –z nazwami takimi jak nadał je systemTrochę spraw technicznych 2
folder metadane – folder zawierający metadane do dokumentów elektronicznych przekazanych w paczce – zasada 1 dokument = jeden odpowiadający mu plik XML z metadanymi. Nazwy odpowiadają nazwom dokumentówz folderu „dokumenty”Trochę spraw technicznych 3
Trochę spraw technicznych - 4
folder „sprawy” - folder zawierający metadane opisujące sprawy które „zawierają” przesłane dokumenty elektroniczne – niezależne od bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami - pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów
DS500.tif – skan pisma
jak te pliki wyglądają „w środku”
jak jest realizowane przyporządkowanie do spraw
Metadane dokumentu (w pliku DS500.tif.xml )W tym między innymi opis elementu „grupowanie” wyglądał tak:
<grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>ZNA-060-1-06</kod>	<opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis></grupowanie>
Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają tak W tym identyfikator sprawy wygląda tak:
<identyfikator> <typ>znak sprawy</typ> <wartosc>ZNA-060-1-06</wartosc> </identyfikator>
Przekazywanie: jak to będzie w praktyce?
założenie „superkonta” w systemie informatycznym do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych dla administracji publicznej (właściwe archiwum państwowe)
przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w podmiocie planującym przekazanie materiałów archiwalnych (w postaci pliku XML o określonej strukturze). UWAGA! spis spraw a nie spis teczek!
wysłanie spisu w drodze teletransmisji za pomocą „superkonta” (podmiot przekazujący)
natychmiastowa, automatyczna weryfikacja spisu przez system (czy zgodny technicznie)
merytoryczna weryfikacja spisu przez archiwum państwowe nadzorujące dany podmiot
Jak to będzie wyglądało w praktyce?
powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji spisu
przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu informatycznego (podmiot przekazujący)
kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego oprogramowania) (archiwum „techniczne”)
eksport danych z nośnika do systemu (archiwum „techniczne”)
techniczne sprawdzenie przez system zgodności przekazanych materiałów z:
spisem zdawczo-odbiorczym
przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone i zapisane (ust.2c) (system)
wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy istotnie przekazano materiały archiwalne) - maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe)
akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe)
możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych do archiwum dokumentów elektronicznych z systemu służącego do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu przekazującego. W przypadku pozostawiania w systemie konieczność oznakowania dokumentów przekazanych.(instytucja przekazująca)
6. paczka archiwalna (na nośniku)
Konto edycyjne
1. założenie kont
2. założenie kont
Konto admin.
Konto merytor.
7. wprowadzenie do systemu
3.spis z-o
6. paczka archiwalna (teletransmisja)
5.suma kontrolna
8. akceptacja paczki
4. Akceptacja spisu
Proces przekazania (schemat)
Archiwum Techniczne
System informatyczny Archiwum Dokumentów Elektronicznych
Schemat przekazywaniaDiagram procesu wprowadzania materiałów archiwalnych
za: Łukaszem Żuchowskim (Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa)
Co jeszcze robi prototyp
Automatycznie wydziela serie (na podstawie zawartej w przekazanych metadanych informacji o strukturze organizacyjnej)
Umożliwia edycję metadanych przez archiwa państwowe (na poziomie zespołu, serii, sprawy, dokumentu) ale tylko w zakresie obszaru działania archiwum. Edycja metadanych przez archiwum państwowe nie narusza integralności metadanych pierwotnych – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (po testach).
Umożliwia edycję metadanych przez instytucje publiczne (np. przez ich archiwa zakładowe) ale tylko w zakresie „ich” materiałów. Edycja ta nie narusza integralności metadanych pierwotnych ani metadanych archiwum państwowego – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (w trakcie testów)
Co jeszcze robi prototyp 2
Automatycznie blokuje dostęp publiczny do materiałów archiwalnych dla których element „dostęp” jest określony jako
„metadane” (blokowanie dostępu do treści dokumentu – zachowany dostęp i możliwość wyszukiwania na podstawie metadanych)
„niedostępne” (blokowanie dostępu do wszelkich metadanych lub blokowanie dostępu tylko do metadanych odnoszących się do treści dokumentu ?)
Umożliwia eksport danych wybranych spraw uporządkowanych w postaci paczki archiwalnej określonej w rozporządzeniu MSWiA (w razie potrzeby przekazania materiałów upoważnionym podmiotom). Opcja dostępna tylko dla konta merytorycznego archiwum państwowego i instytucji publicznej i tylko w zakresie materiałów właściwych dla tego archiwum lub tej instytucji
Aby sprawdzić czy nasz system informatyczny „potrafi” wyprodukować prawidłową technicznie paczkę archiwalną można zajrzeć na stronę https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/download.do gdzie udostępniono zestaw walidatorów umożliwiających sprawdzenie metadanych pojedynczego dokumentu elektronicznego, spisu zdawczo-odbiorczego, a także całej paczki archiwalnej przeznaczonej do przekazania do archiwum państwowego.
Więcej na ten temat…
W materiałach przygotowanych na szkolenia dla pracowników archiwów państwowych:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825
Co jeszcze potrzebne?
Wykaz testów dla systemu informatycznego przeznaczonego do postępowania z dokumentami elektronicznymi (system „przechodzi” testy = nadaje się do realizacji zadań wymienionych w rozporządzeniu)
Wykorzystanie systemu ADE do procesu wydawania zgody na brakowanie przez archiwum państwowe?
Wykaz rodzajów dokumentów (zgodnie z rozporządzeniem)
Automatyczna weryfikacja zgodności paczki archiwalnej z wykazem akt
Przykładowe procedury dotyczące długoterminowego przechowywania
ale aby to dobrze zrobić…
…potrzebne są
Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji (§ 4. Rozporządzenia o niezbędnych elementach struktury)
Propozycja robocza wypracowana przez archiwa państwowe jest tutaj:http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775
wykazy akt przekazywane do ADE w postaci zestandaryzowanych plików XML (wzór wykazu akt w postaci elektronicznej)
Problemy i kłopoty
Komu backup?
Co leży w megamarkecie z elektroniką na regale z napisem „archiwizacja”?
A może skopiować zawartość dysków razem ze strukturą folderów „jak leci” i przekazać do archiwum? (i tam niech się zajmują tym dalej – wszak od tego są)
Jedna z Ważnych Instytucji Publicznych zaproponowała przekazywanie do archiwum państwowego kolejnych backupów systemu informatycznego - zaznaczając że aby to w ogóle odczytać to musimy kupić:
Licencję na „Silnik” bazy danych (od znanej firmy o światowym zasięgu)
Licencję na aplikację realizującą zadania publiczne za pomocą tego silnika (od znanej firmy o ogólnokrajowym zasięgu)
Szkolenia (żeby w ogóle się zorientować jak działa(ł) system
Dlaczego materiały archiwalne uporządkowane w określony sposób?
Czy tradycyjne papiery mogą być przekazane do archiwum państwowego byle jak czyli „w rozsypie”?
To co na papierze może poleżeć przez 50 lat w kącie (i najczęściej nic się nie stanie), może być jeszcze po tym czasie uporządkowane
Po 50 latach leżące w kącie taśmy (np.. DLT) z backupów przypuszczalnie będą… do niczego, ponieważ…
… ponieważ
Nie dadzą się w ogóle odczytać (uszkodzony będzie sam nośnik)
Nie będzie urządzeń do odczytania (nie będą już produkowane)
Nie będzie oprogramowania do odczytania
Nie będzie można stwierdzić jakie oprogramowanie jest potrzebne
Znajomość kontekstu „wytworzenia zapisanej taśmy” to jak znajomość kontekstu… zapełnienia regału w magazynie
Aby nie było takich kłopotów…
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychi Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519(jak uporządkować materiały na nośniku)
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychi Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518(jakie dane gromadzić „od początku” oraz jaka procedura przekazania i …przygotowania do przekazania)
…czyli nie chcemy backupów
Praktyka: ogólne problemy z postrzeganiem dokumentu elektronicznego
zapisany nośnik (por. kodeks karny art.115 §14)
dokument jako plik (XML???) stworzony na podstawie formularza lub wzoru ustalonego w przepisach prawa (por. ustawa o podpisie elektronicznym art.58 ust.3) pobranego z „centralnego repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych” (zob. §3.4 Rozporządzenia MSWiA w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych - Dz. U. z dnia 11 grudnia 2006 r.).
dokument jako plik zapisany w jednym z formatów wymienionych w Rozporządzeniu RM w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U.05.212.1766)
dokument jako inny, niewymieniony w przepisach plik
dokument „wieloplikowy”
dokument jako wpis do bazy danych systemu EOD
Spodziewane problemy z samym przekazywaniem… i przejmowaniem
(skomplikowana?) procedura przekazania przy wykorzystaniu prototypu systemu informatycznego do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych
co w przypadku gdy przekazywane byłyby zbiory dokumentów zawierające nagrania wideo (np. zapisy posiedzenia sądu w jakości „tylko” 5Mb/sek?)
zapisany nośnik…
kodeks karny art.115 §14:„Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne”
…czy zbiór danych na nośniku
Ustawa o informatyzacji art.3 pkt2:„Dokument elektroniczny: stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”
załóżmy że to zbiór danych – jaki?
czy „uporządkowanych w określonej strukturze” znaczy „plik w określonym formacie”?
jeśli plik to w jakim formacie?
wymienionym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U.05.212.1766) – tamże XML do „definiowania układu informacji polegającego na określeniu elementów informacyjnych oraz powiązań między nimi”
wymienionym w §2.3 rozporządzenia MSWiA z dnia 30 października 2006 w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U.06.206.1517) – tamże XML do sporządzania dokumentów elektronicznych „do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej”
jeszcze dokładniej…
A może dokument elektroniczny to tylko taki który został przygotowany na podstawie wzorca… który został:
przygotowany w formacie (XML), zawierający definicję struktury danych (XSD), wzorzec wizualizacji (XSLT) oraz dane wskazujące na treść oraz zakres użycia (z projektu rozporządzenia MSWiA z art. 58 ust. 3 ustawy o podpisie elektronicznym zob. http://bip.mswia.gov.pl/download.php?s=4&id=647)
Byłoby miło gdyby wszystkie dokumenty elektroniczne służące do załatwiania spraw były pojedynczymi plikami w formacie XML … i może kiedyś tak będzie
Jednak w systemach EOD występują dokumenty w najróżniejszych formatach i … długo jeszcze będą występować (np. skany pism papierowych, nagrania dźwiękowe, pliki binarne spoza obszaru RP itd…)
Dlatego Rozporządzenie MSWiA wymaga przekazania osobnego pliku metadanych w formacie XML dla każdego dokumentu elektronicznego – w ten sposób kontekst przekazanych dokumentów sprowadzany jest do wspólnego mianownika – każdy dokument ma identycznie oznaczone (zgodnie z XSD) metadane
Problem praktyczny 1 - dekretacja w elektronicznym obiegu dokumentów (EOD)
Nie jest plikiem (bo nie jest zapisana w określonym formacie tylko jako wpis do bazy danych)
Ale czy jest dokumentem elektronicznym?
Wszak jest to uporządkowany zbiór danych stanowiący odrębną całość znaczeniową
Możliwe są do wyodrębnienia niezbędne elementy struktury określone w rozporządzeniu MSWiA (inne niż dokumentu dekretowanego!)
Identyfikator: DS25494.tif
Odbiorca: NDAP/ Dyrektor Generalny
Twórca: AP Białystok/ Dyrektor/Marek Kietliński
Data: 30 marca 2007
Typ: text/pismo
Format: image/tif
Dostęp: wszystko (publiczny)
Tytuł: Problemy z dokumentem elektronicznym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim
Dekretacja tego pisma:
Identyfikator: DD32067.txt
Odbiorca: NDAP/ZNA/ Jacek Krochmal
Twórca: NDAP/Dyrektor Generalny/Andrzej Biernat
Data: 5 kwietnia 2007
Typ: text/dekretacja
Tytuł: Dekretacja dokumentu
Relacja: jestDekretacją DS25494.tif
Przykład: pismo i dekretacja: różne metadane – różne dokumenty powiązane relacją
Treść dekretacji:
„Do realizacji. WOU we współpracy z ZNA”
Treść dokumentów z poprzedniego slajdu
Warto zauważyć, że sama treść dekretacji bez metadanych (niezbędnych elementów struktury), a zwłaszcza relacji wiążącej z dokumentem dekretowanym nic nie znaczy
Problem praktyczny 1 - efekty
W wyniku eksperymentu przekazania dokumentów elektronicznych do prototypu ADE (https://ade.ap.gov.pl/ndap/)
przekazane dekretacje nie zawierały kluczowej informacji na temat odbiorcy (odbiorców wpisano do treści dokumentu)
w ogóle nie przekazano dekretacji (brak było jakichkolwiek informacji o obiegu dokumentów)
Cytat z pisma producenta systemów EOD do NDAP: „(…) jest problem z dokumentami elektronicznymi, które powstały tylko w bazie systemu jako rekord zapisu), a nie mają innej postaci (ani papierowej, ani pliku z rozszerzeniem. ). Jak taki dokument możne przekazać do archiwum, aby być w zgodzie z rozporządzeniem?”
Uwaga: braku dekretacji nie można walidować automatycznie. Brak odbiorcy dekretacji można walidować automatycznie, ale nie można tego automatycznie… odrzucić
Problem praktyczny 2 – metadane w osobnych plikach
Rozporządzenie jest jednoznaczne: „Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi” (załącznik pkt 3 zdanie drugie). Ale nie znaczy to, że każdy plik z metadanymi musi mieć odpowiadający mu dokument elektroniczny.
Może się zdarzyć sytuacja, że w systemie EOD nie ma pliku odpowiadającego dokumentowi elektronicznemu tj. są … same metadane (np. opisano w systemie dokument fizyczny i nie ma jego odpowiednika cyfrowego, albo dekretacja nie zawiera treści)
Takie „same metadane” także mają znaczącą wartość informacyjną ułatwiającą (zgodnie z definicją) wyszukiwanie, kontrolę i zrozumienie dokumentu
Problem praktyczny 3 – dobra redundancja danych
Skoro „Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi” i musi to być niezbędne minimum to analizując rozporządzenie można zauważyć że np. metadane twórcy będą prawidłowe jeśli zostanie określona nazwa instytucji która stworzyła dokument i funkcja (czyli np. „stworzyl”)… i już – po co jakieś dane o jednostkach organizacyjnych, wydziałach, stanowiskach itd..
W przypadku gdy będzie przekazanych 40 tysięcy dokumentów to 30 tysięcy z nich może mieć wpisaną tę samą nazwę instytucji – twórcy (jeśli były to dokumenty w niej wytworzone)
Dlaczego więc nie przekazać jedynie kodu (identyfikatora) instytucji zamiast jej pełnej nazwy? I niech sobie archiwum państwowe samo ustali nazwę twórcy na podstawie referencyjnego rejestru publicznego. W ten sposób będzie można też ustalić adres itp. dane.
Powielenie metadanych dla każdego dokumentu elektronicznego (zamiast identyfikatora – nazwa i adres) to nie jest dla systemu informatycznego problem techniczny ale za to:
dane „archiwalne” będą niezależne od ewentualnych zmian w rejestrach referencyjnych
ewentualne dane w systemach informatycznych nie będą stale zależne od jednego rejestru referencyjnego (będzie możliwość weryfikacji informacji za pomocą różnych źródeł)
Czy przekazywać więcej informacji na temat twórców dokumentów i i ich miejscu w strukturze organizacyjnej instytucji publicznych to jak się wydaje będzie (już niedługo) problem …polityczny a nie techniczny.
Problem praktyczny 4: wymagalność i kolejność podelementów a… jakość
były problemy z przygotowaniem metadanych wg określonej kolejności
pojawiały się tzw. puste znaczniki w elementach nieobowiązkowych (np. <opis></opis>)
pojawiały się metadane zgodnie z XSD ale bez wartości informacyjnej np. <tytul>1.tif</tytul> albo <tytul>pismo</tytul>
pojawiały się metadane będące informacją fałszywą np. dla dokumentu w języku angielskim określono <jezyk kod="pol"/>
Uwaga: automatycznie walidować da się tylko to co w pkt a-b
Podczas testów przekazywano wyłącznie materiały posiadające status dokumentów dostępnych publicznie (nie można było przekazać dokumentów niedostępnych do niesprawdzonego systemu).
problem praktyczny 5 - dostęp
Jednym z niezbędnych elementów struktury dokumentu elektronicznego jest „dostęp” czyli „określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument”
W proponowanych „objaśnieniach” minimalne wymagania dla tego elementu to:
dostępność – określenie, czy dokument lub metadane są dostępne (wymagane)
uwagi – dodatkowe objaśnienia komu i na jakiej podstawie można udostępnić dokument, lub określenie przyczyny nieudostęniania (opcjonalne)
data – data do której dokument lub grupa dokumentów są niedostępne (od kiedy są dostępne) w przypadku ograniczeń w dostępie (opcjonalne)
Bez tej wiedzy nie ma mowy o automatycznym udostępnianiu
Dla pewnych grupy dokumentów z założenia można stwierdzić ze są niedostępne publicznie (np. występują w nich dane osobowe) a dla innych z całą pewnością że są dostępne (te co trafiły do BIP)
Określenie dostępu do części dokumentów będzie jednak możliwe wyłącznie po zapoznaniu się z ich treścią przez człowieka – zrobienie tego na etapie przetwarzania dokumentu w urzędzie przez kompetentnego urzędnika jest wykonalne – po przekazaniu do archiwum raczej nie ma na to szans
A to oznacza dodatkowy obowiązek, który powinien wymuszać system teleinformatyczny podczas załatwiania spraw
Spodziewany problem praktyczny – kto jest twórcą w przypadku skanu dokumentu?
W podanym przykładzie zeskanowanego pisma MSWiA do MKiDN dobra praktyka to wskazanie jako twórcy podmiotu odpowiedzialnego za treść, a nie za wykonanie kopii (skanu).
Gdybyśmy uznawali, że twórcą jest nie MSWiA tylko pani Elżbieta z kancelarii to niczego byśmy nie znaleźli.
Spodziewane inne problemy
Wypracowana praktyka jest opisana i dostępna w materiałach szkoleniowych umieszczonych na stronie internetowej NDAP (http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825) – ale czym innym są testy a czym innym praktyka na „prawdziwych” materiałach archiwalnych
Z doświadczenia z BIP-em i wdrożeniem do stosowania podpisu elektronicznego wynika, że (jak to w Polsce) będziemy się martwić jak przekazać materiały archiwalne dokładnie po 10 latach (a wtedy może być już za późno na „złapanie” odpowiednich metadanych)
Praktyka wynika z testów w których brały udział wybrane osoby z wybranych urzędów (liderów informatyzacji) wspomagane przez dostawców oprogramowania – co będzie w przypadku pierwszego przekazania „na poważnie”?
Inne problemy 2
Z testów wynika że „paczka archiwalna” zawierająca 74 sprawy (w tym 829 dokumentów) miała wielkość 55MB
Inna paczka archiwalna zawierająca 72 sprawy (127 dokumentów) miała wielkość 10 MB
Dokumenty papierowe skanowane były w podmiotach przekazujących w rozdzielczości 150 dpi (czarno-białe)
Na pewno jak nie zaczniemy to się nie dowiemy…
… i dlatego mamy do czynienia z prototypem
Spodziewane problemy 3
Co by było gdyby:
Ustalono w przepisach prawa obowiązek skanowania papierowych dokumentów w rozdzielczości 600 dpi i 24-bitowej głębi koloru (albo choć 300 dpi 8-bit)
Rozpoczęto przekazywanie nagrań dźwięku dla których ustalono w przepisach jakość minimum 48kHz/24bit
Rozpoczęto przekazywanie nagrań wideo dla których ustalono…
Efekty (sprawdzalne on-line)
The National Archives (UK)http://www.nationalarchives.gov.uk/ero/
Przykładowe archiwum – bez „złapanych” z systemu informatycznego metadanych – czyli użytkownik zobaczy dokument, ale nie zobaczy jego metadanych
The National Archives – szybki przegląd (aby pokazać że prototyp ADE jest czymś innym)
kliknijmy tu…
Ostatnia strona…
Charakterystyczne: metadane wyjęte z pliku .doc i wpisane do PDF
NARA - Electronic Records from the US Department of Education
Przykładowe archiwum – samych „okrojonych” metadanychczyli użytkownik zobaczy niektóre metadane (tytuły) ale nie zobaczy dokumentów (może je zamówić)
Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE)https://ade.ap.gov.pl/ndap/
Prototypowe archiwum – ze „złapanymi” i przekazanymi z systemu informatycznego metadanymi oraz pełną treścią dokumentówUżytkownik korzystając z przekazanych przez aktotwórcę metadanych może odnaleźć, a następnie obejrzeć dokumenty
ADE – spis spraw
ADE – metadane sprawy
ADE – metadane dokumentu
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?><dokument xmlns="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap Metadane-1.6.xsd"><data><typ>stworzony</typ><czas>2006-06-27T00:00:00+01:00</czas></data><dostep><dostepnosc>wszystko</dostepnosc></dostep><format><typ>image/tiff</typ><wielkosc jednostka="bajt">2053996</wielkosc></format><grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>DP-025-29-06</kod><opis>Opiniowanie projektów aktów prawnych</opis></grupowanie><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DS8927.tif</wartosc></identyfikator><jezyk kod="pol"/><kwalifikacja><kategoria></kategoria><data>2006-06-28T15:29:22+01:00</data><podmiot><instytucja><id typ="NIP">5251572452</id><nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa></instytucja></podmiot></kwalifikacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>PD120.doc</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>PD121.doc</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>RD225.html</wartosc></identyfikator><typ>maOdniesienie</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10158.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10126.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10159.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10265.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ><wartosc>DD10425.txt</wartosc></identyfikator><typ>maDekretację</typ></relacja><tworca><funkcja>stworzyl</funkcja><podmiot><instytucja><nazwa>Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji</nazwa><adres><miejscowosc></miejscowosc><kraj>PL</kraj></adres></instytucja></podmiot></tworca><typ><kategoria>Text</kategoria><rodzaj>Pismo</rodzaj></typ><tytul><oryginalny jezyk="pol">projekt rozporządzenia MSWiA w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych</oryginalny></tytul></dokument>
wartość informacyjna jest zdecydowanie większa i zrozumiała dla maszyny
Ale czy w ogóle zaczniemy tę informatyzację?
Z całą pewnością nie zaczniemy jeśli nie będzie wolno… całkowicie zastąpić papieru w obiegu dokumentów czyli po prostu zabrać go z biurek (wszystkich biurek – także prezydentów, prezesów, ministrów, dyrektorów itd.)
Może na początku niech nie chodzi o to by był to nakaz – chodzi o to aby był wybór
Abyśmy mogli wypracować dobrą praktykę – i działając zgodnie z prawem nie dublować obiegu elektronicznego w EOD - obiegiem papierowym
mój adreskschmidt@archiwa.gov.pl
ID SZKOŁY: 96/8 ID GRUPY: 96/8_MP_G2 OPIEKUN: JOANNA PRZĄDA -Id szkoŁy: 96/8 id grupy: 96/8_mp_g2 opiekun: joanna przĄda. projekt „rozwÓj przez kompetencje” jest współfinansowany przez unię europejską w ramach środków
-Elektronické informační zdroje (vikba25). martin krčál. 10. problematika elektronických knih. eiz - kurz pro studenty kisk ff mu. brno, 22. listopadu 2013. kniha x e-kniha?. kniha. rukopisný, tištěný nebo jakýmkoliv způsobem
Ewaluacja projektu systemowego „Więcej szans w przemyskim” -Ewaluacja projektu systemowego „więcej szans w przemyskim” realizowanego w ramach programu operacyjnego kapitał ludzki, poddziałanie 6.1.3. przez powiatowy urząd pracy
Projekt systemowy Zwiększanie umiejętności zawodowych osób bezrobotnych i nieaktywnych zawodowo -Projekt systemowy zwiększanie umiejętności zawodowych osób bezrobotnych i nieaktywnych zawodowo poddziałanie 7.1.1 rozwój i upowszechnianie
Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA -Projekt „rozwÓj przez kompetencje” jest współfinansowany przez unię europejską w ramach środków europejskiego funduszu społecznego. program operacyjny
HTML -. co je to html?. html je zkratka hypertext markup language, což by se dalo přeložit jako „nadtextový značkový jazyk&quot;. na rozdíl od jiných programovacích jazyků, jako je pascal nebo „céčko&quot;, jsou zde
Aspekty prawne wczesnego wspomagania rozwoju dziecka -. podstawowe definicje. prawo, Źródła prawa, Źródła poznania prawa, dziecko, władza publiczna,. Źródła prawa wczesnego wspomagania rozwoju dziecka. 1. konstytucja
Z kalendarzem szkolnym przez lata 1999-2009 -. publiczne gimnazjum nr 2 im. mikołaja kopernika w barlinku. szkoła powstała w 1999 roku. zachodniopomorska szkoła jakości -październik 2005 szkolna
Elektroniczne instrumenty płatnicze -. przedstawienie pojęcia pieniądza i innych środków płatniczych przedstawienie pojęcia elektronicznych instrumentów płatniczych charakterystyka poszczególnych eip. pojęcie pieniądza. inne
POSLOVNI PLAN -. profesor božić dr dragan asistent račić Željko. pojam poslovnog plana. poslovni plan- dokument koji precizira način realizacije definisanih ciljeva- u njemu su sadržane buduće poslovne aktivnosti. pruža odgovor na
Szczepienia ochronne w praktyce lekarzy sprawuj?cych opiek? profilaktyczn? nad pracownikami -Szczepienia ochronne w praktyce lekarzy sprawujących opiekę profilaktyczną nad pracownikami. 1. drogi i mechanizmy szerzenia się zakażenia. droga
Room Manager z Bluetooth em -Room manager z bluetooth em. spis treści:. wymagania sprzętowe nawiązywanie połączenia bluetooth wysyłanie sms-ów przez rm „puszczanie sygnałów” na rm „puszczanie sygnałów” przez rm
Dokumendihaldus ja seotud protsesside analüüs riigiasutuses -. maiga kolk. mis on dokument?. dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja
Informacije i dokumenti -. informacija (obavijest) jest značenje koje se pridružuje podacima uz pomoć poznatih konvencija što se koriste za njihovo interpretiranje. dokument je neizbježno vezan uz
PROGRAM „UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE” -Program komisji europejskiej w dziedzinie edukacji i doskonalenia zawodowego. dokumenty ustanawiające program „uczenie się przez całe życie” decyzja nr 1720/2006/we
MOŻLIWOŚCI POZYSKANIA PRZEZ OBSZAR OCHRONY ZDROWIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH -MoŻliwoŚci pozyskania przez obszar ochrony zdrowia ŚrodkÓw finansowych z funduszy europejskich biuro ds. zagranicznych programów pomocy w
Design of a stable dielectric resonator oscillator -. inż. andrzej stefański mgr. inż. krzysztof czuba dr inż. krzysztof antoszkiewicz instytut systemów elektronicznych pw. outline. objective and specifications dielectric resonator
Prof. UEK, dr hab. Jacek Klich Katedra Gospodarki i Administracji Publicznej UEK -Gospodarka i administracja publiczna państwo jako aktor w czasach kryzysu i osłabienia gospodarczego (8/15) czwartek, 16.05.2013 . prof. uek, dr hab. jacek
-Miejsce i wymiar czasowy wykorzystania sieci internetowej przez uczniów przygotował piotr urbaniak. projekt współfinansowany ze środków unii europejskiej w ramach europejskiego funduszu społecznego. czŁowiek – najlepsza inwestycja.
Projekt „ROZWÓJ PRZEZ KOMPETENCJE” jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejski -Ego funduszu społecznego. program operacyjny kapitał ludzki 2007-2013 czŁowiek – najlepsza
DOKUMENTACJA BIUROWA I JEJ RODZAJE OBIEG PISMA -. dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z
PUBLICZNE GIMNAZJUM W STAWKACH -. budowa cząsteczkowa materii. prezentacja przygotowana przez młodych i aktywnych przyrodników z publicznego gimnazjum w stawkach. projekt „rozwÓj przez kompetencje” jest współfinansowany przez unię