Source: https://www.imqpoland.pl/cgblog/3/6/regulamin-imq-certyfikacji-systemow-zarzadzania-system-csq
Timestamp: 2019-03-22 05:54:18
Legal References Found: Art. 6
 Art. 7
 Art. 5
 Art. 6
 Art. 7
 Art. 6
 Art. 12
 Art. 7
 Art. 12
 Art. 6
 art. 9
 art. 10
 art. 15
 art. 7

Art. 14

Art. 15

Document Content:
gotowości Organizacji do poddania się auditom zwykłym i uzupełniającym, ocenie dokumentów oraz ocenie w poszczególnych lokalizacjach Organizacji i/lub w innych zaangażowanych lokalizacjach (na przykład lokalizacjach podwykonawców i dostawców krytycznych dla Organizacji) w terminach przewidzianych i podanych przez IMQ;
pozytywnemu wynikowi wyżej wspomnianych czynności kontroli zgodności przeprowadzanych przez IMQ;
zapłacie należności z jakiegokolwiek tytułu na rzecz IMQ (na przykład za czynności wydania, utrzymania i wznowienia certyfikacji, za zmianę/ponowne wydanie certyfikatów, itd.).
kopię kosztorysu podpisaną na znak akceptacji;
wypełniony formularz Zgłoszenia do Certyfikacji, który musi zawierać w szczególności następujące informacje:
wstępnego rozpoznania formularza zgłoszenia oraz dokumentacji złożonej przez Organizację;
wystąpienia o inną dokumentację oprócz dokumentacji wskazanej uprzednio, jeżeli uzna to za konieczne dla celów akceptacji zgłoszenia;
potwierdzenia na piśmie akceptacji zgłoszenia po sprawdzeniu kompletności otrzymanej dokumentacji;
skontaktowania się z Organizacją w celu zaplanowania czynności auditowych.
dokumentów związanych z Systemem Zarządzania, dla którego złożono zgłoszenie do certyfikacji;
zapisów, w tym raportów z auditów wewnętrznych;
zaktualizowanej listy placów budowy/działalności zewnętrznej (w przypadku, gdy działalność ujęta w zakresie certyfikacji jest prowadzona przez Organizację poza jej siedzibą).
zbadanie dokumentacji systemu zarządzania Organizacji;
zgromadzenie niezbędnych informacji dotyczących zakresu zastosowania systemu zarządzania, łącznie z lokalizacjami, procesami, mającymi zastosowanie wiążącymi wymaganiami, kontrolami określonymi przez Organizację (w szczególności w przypadku Organizacji posiadających wiele lokalizacji);
ponowne sprawdzenie stanu i stopnia zrozumienia przez Organizację wymagań normatywnych, ze szczególnym odniesieniem do identyfikacji kluczowych wskaźników skuteczności działania lub aspektów, procesów, założeń i funkcjonowania, które mają istotne znaczenie dla systemu zarządzania;
ocena konkretnych warunków lokalizacji Organizacji;
ustalenie stopnia przygotowania do fazy 2 poprzez identyfikację ewentualnych braków, które na poziomie Organizacji mogą zostać sklasyfikowane jako Niezgodności Większe (odnośnie do klasyfikacji nieprawidłowości należy zapoznać się z punktem 4.3.6 w dalszej części dokumentu) i mogą spowodować w związku z tym przerwanie procesu certyfikacji;
pozyskanie wiedzy na temat systemu zarządzania oraz działań prowadzonych w lokalizacji w stopniu umożliwiającym przystąpienie do planowania Fazy 2 oraz uzgodnienie z Organizacją wszelkich szczegółów i sprawdzenie adekwatności środków przeznaczonych na jej realizację.
informacje i dowody na zgodność z wszystkimi wymaganiami mającej zastosowanie normy Systemu Zarządzania lub z innymi dokumentami normatywnymi;
kontrola i przegląd wskaźników skuteczności działania w świetle zdefiniowanych założeń;
zdolność Systemu do zarządzania przestrzeganiem mających zastosowanie wiążących wymagań;
kontrola operacyjna procesów realizowanych przez Organizację;
audity wewnętrzne i przegląd zarządzania;
odpowiedzialność Dyrekcji za politykę Organizacji.
Niezgodność Większa (W): sytuacja, która może wpływać zasadniczo na skuteczność Systemu Zarządzania Organizacji uniemożliwiając osiągnięcie celów lub
spełnienie wymagań; tego typu nieprawidłowość, która może zostać sformułowana również w przypadku stwierdzenia znacznej liczby niezgodności klasyfikowanych jako „mniejsze”, stanowi przeszkodę do wystawienia certyfikatu;
Niezgodność mniejsza (m): oznacza, że występują odchylenia/rozbieżności w stosunku do wymagań normatywnych, które muszą zostać usunięte w celu orzeczenia zgodności z normą, nawet jeżeli nie wywierają wpływu na całościową skuteczność Systemu Zarządzania.
utrzymywania zgodności z wymaganiami przewidzianymi w normie certyfikacji oraz z istotnymi wymaganiami mającymi zastosowanie do wyrobu i/lub usługi;
poddawania się zwyczajnym/nadzwyczajnym auditom przewidzianym dla utrzymania/wznowienia certyfikacji w terminach wskazanych przez IMQ. W szczególności Organizacja zobowiązuje się do umożliwienia auditorom wstępu w każdym momencie w godzinach pracy oraz umożliwienia im bezproblemowego sprawdzenia działalności objętej zakresem certyfikacji;
bezzwłocznego informowania IMQ o ewentualnych zmianach w swojej strukturze, które mają lub mogą mieć istotne znaczenie dla zgodności z normą lub normami certyfikacji jak też mogą zmieniać zakres zastosowania certyfikatu (np. zmiany siedziby, działalności, zmiany organizacyjne, itd.); w takich przypadkach IMQ może zarządzić przeprowadzenie jednego lub kilku auditów uzupełniających (których koszt będzie spoczywał na certyfikowanej Organizacji) i/lub ponownie określić terminy przewidzianych auditów utrzymania/wznowienia certyfikacji, a w razie konieczności przedstawić aktualizację oferty;
bezzwłocznego informowania IMQ o ewentualnych zmianach liczby pracowników; w takich przypadkach IMQ może zarządzić odpłatne przeprowadzenie auditu uzupełniającego, przyspieszyć termin następnego auditu i/lub zmienić terminy przewidzianych auditów utrzymania/wznowienia certyfikacji, a w razie konieczności przedstawić aktualizację oferty (patrz par. 10.1);
nieskładania żadnego oświadczenia ani reklamowania swojej certyfikacji w sposób, który można uznać za wprowadzający w błąd lub nieuprawniony jak też niespójny z zakresem zastosowania samej certyfikacji; nie może też wykorzystywać swojej certyfikacji w sposób dyskredytujący firmę IMQ;
przestrzegania wytycznych zawartych w Regulaminie Używania Znaków Towarowych IMQ w stosownych przypadkach;
korygowania swojego materiału reklamowego w przypadku, gdy zakres zastosowania certyfikacji uległ zmianie, ograniczeniu lub rozszerzeniu;
prowadzenia rejestracji reklamacji i działań naprawczych w ramach certyfikowanego systemu zarządzania, a w przypadkach, gdy jest to wymagane przez IMQ przedstawiania dowodów zarządzania nimi;
umożliwiania dostępu auditorom organu akredytacyjnego w celu przeprowadzenia czynności sprawdzających przewidzianych w mających zastosowanie przepisach, w związku z akredytacją IMQ;
bezzwłocznego informowania IMQ o wszelkich przypadkach rozbieżności stwierdzonych przez organy kontrolujące jak również o ewentualnych zawieszeniach lub cofnięciu zezwoleń, koncesji, itd.;
bezzwłocznego informowania IMQ o toczących się postępowaniach sądowych/administracyjnych związanych z przedmiotem certyfikacji, z zastrzeżeniem ograniczeń nałożonych z mocy przepisów prawa i ustaw;
bezzwłocznego informowania IMQ o ewentualnych zdarzeniach, które mają długotrwały wpływ i/lub wymagają interwencji ze strony organów zewnętrznych w celu zaradzenia im i/lub skutkują zawiadomieniem organów władzy publicznej;
informowania IMQ o przebiegu i zarządzaniu sytuacjami wskazanymi pod literami od j) do l).
skuteczność Systemu Zarządzania jako całości w obliczu zmian wewnętrznych i zewnętrznych oraz jego dalszą zasadność i możliwość stosowania dla potrzeb certyfikacji;
skuteczność Systemu Zarządzania w odniesieniu do realizacji celów Organizacji oraz oczekiwanych rezultatów;
zaangażowanie wykazane w utrzymanie skuteczności i w doskonalenie.
uzyskanie wpisu na listę „CISQ” certyfikowanych Organizacji;
korzystanie z porozumień o wzajemnym uznawaniu zawartych przez CISQ z zagranicznymi organami;
używanie znaku towarowego „CISQ” (patrz Regulamin używania znaków towarowych udostępnianych przez IMQ);
otrzymanie Certyfikatu „IQNet” oraz stosownego znaku towarowego jak również wpisu do bazy danych IQNet certyfikowanych Organizacji (patrz Regulamin używania znaków towarowych udostępnianych przez IMQ).
stwierdzenie niezgodności krytycznych lub dużej liczby niezgodności, nieprzesłanie i/lub nieprzyjęcie działań naprawczych oraz ogólnie negatywny wynik auditów;
niemożność przeprowadzenia auditów zwyczajnych i/lub nadzwyczajnych w odstępach czasowych wskazanych przez IMQ;
niewywiązanie się ze strony Organizacji z zobowiązań przewidzianych we wcześniejszych paragrafach 5.1 i 5.2;
toczące się postępowania sądowe lub administracyjne, protokoły stwierdzające nielegalne działania, reklamacje, pozwy, itd. związane z przedmiotem certyfikacji i/lub mające za przedmiot istotne wymagania dla wyrobu/usługi świadczonej przez Organizację lub też niepoinformowanie IMQ o ich występowaniu;
wyrok skazujący Organizację za czyny, których przedmiotem jest nieprzestrzeganie istotnych wymagań związanych z Systemem Zarządzania stanowiącym przedmiot certyfikacji;
na uzasadniony wniosek Organizacji (nie więcej niż jeden raz w trakcie trzyletniego okresu certyfikacji).
IMQ może zawiesić czynności nadzoru, o których mowa we wcześniejszym Art. 6, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w par. 6.3.2;
w razie konieczności IMQ odnotowuje w bazie danych certyfikowanych Organizacji status zawieszenia;
w razie konieczności IMQ informuje o decyzji o zawieszeniu organa władzy i/lub interesariuszy;
Organizacja nie może używać uzyskanego certyfikatu ani certyfikatów oraz znaków towarowych wspomnianych we wcześniejszym Art. 7, z zastrzeżeniem innych wskazań ze strony IMQ, ani też podawać się za Organizację certyfikowaną;
Organizacja jest jednakże zobowiązana do zapłaty należności za utrzymanie certyfikacji.
poważnego niedotrzymania zobowiązań podjętych na mocy wcześniejszych Art. 5 i Art. 6;
braku zapłaty kwot z jakiegokolwiek tytułu należnych IMQ. W takim przypadku, przed cofnięciem certyfikacji, IMQ wyśle do Organizacji zawiadomienie o nazwie „zawiadomienie o cofnięciu certyfikacji”; po upływie piętnastu (15) dni od takiego zawiadomienia, jeżeli Organizacja nie ureguluje należnych kwot, certyfikat zostaje cofnięty. W trakcie tego okresu wszystkie czynności auditowe zostają zawieszone podobnie jak w przypadku zawieszenia certyfikacji;
upadłości lub zaprzestania prowadzenia działalności przez Organizację;
poważnych nieprawidłowości lub nadużyć w użytkowaniu certyfikatu i/lub znaku towarowego;
wyroku skazującego wydanego wobec Organizacji za nieprzestrzeganie istotnych wymagań Systemu Zarządzania lub wyrobu/ świadczonej usługi;
poważnych naruszeń Kodeksu Etycznego IMQ;
niedostosowania się Organizacji do zmian normatywnych i/lub regulaminowych;
w przypadkach przewidzianych w par. 8.1.5.
niestosowania uzyskanego certyfikatu ani certyfikatów oraz znaków towarowych wskazanych we wcześniejszym Art. 7;
zwrócenia certyfikatu lub certyfikatów w terminie piętnastu (15) dni od stosownego zawiadomienia;
usunięcia z papieru firmowego i z całej dokumentacji znaków towarowych wskazanych pod wcześniejszą literą a) jak również wszelkich odniesień do certyfikacji;
uregulowania wszelkich kwot należnych IMQ.
przerwania czynności kontrolnych przewidzianych we wcześniejszym Art. 6;
usunięcia certyfikacji Organizacji z rejestrów wskazanych w punkcie 4.4.5;
przekazania decyzji o cofnięciu certyfikacji organom władzy i/lub zainteresowanym instytucjom.
w przypadkach odstąpienia omówionych w Art. 12 w dalszej części dokumentu;
jeżeli nie zamierza dostosować się do zmian w normach odniesienia (patrz par. 9.1) lub do wytycznych mających zastosowanie do działań certyfikacyjnych (patrz par. 9.2);
jeżeli nie akceptuje zmian naniesionych w niniejszym Regulaminie (patrz par. 9.2);
jeżeli nie akceptuje zmian stawek (patrz par. 10.2);
w przypadku rezygnacji lub cofnięcia akredytacji IMQ dla schematu certyfikacji i dla sektora EA, którego dotyczy certyfikacja;
przed otrzymaniem certyfikacji. Jednakże w takim przypadku:
jeżeli rezygnacja wpłynie do IMQ przed wykonaniem czynności auditowych, Organizacja będzie zobowiązana do zapłaty należności związanych z rozpoczęciem formalności („Zarządzanie przyznaniem certyfikacji CSQ”);
w przypadku, gdy informacja o rezygnacji wpłynie podczas wykonywania auditu Fazy 1 lub na jego zakończenie, Organizacja będzie zobowiązana do zapłaty kwoty w wysokości pięćdziesięciu procent (50%) należności za certyfikację;
w przypadku, gdy informacja o rezygnacji wpłynie podczas wykonywania auditu Fazy 2 lub na jego zakończenie, Organizacja będzie zobowiązana do zapłaty całej kwoty należności za certyfikację.
niestosowania uzyskanego certyfikatu ani certyfikatów oraz znaków towarowych wskazanych we wcześniejszym Art. 7 oraz do zwrotu certyfikatu lub certyfikatów IMQ;
usunięcia z papieru firmowego i z całej dokumentacji znaków towarowych związanych z certyfikacją jak również wszelkich odniesień do certyfikacji;
uregulowania wszelkich kwot należnych IMQ zgodnie z postanowieniami Art. 12.
przerwie audit nadzoru/wznowienia ważności certyfikatu, o którym mowa we wcześniejszym Art. 6;
usunie certyfikację Organizacji z rejestrów, o których mowa w punkcie 4.4.5.
Organizacja zobowiązana jest do podania wszelkich informacji wymaganych na etapie przygotowywania oferty w sposób prawidłowy dla celów sporządzenia kosztorysu i przeprowadzenia auditu wstępnego jak również do informowania IMQ o ewentualnych zmianach (patrz wcześniejszy par. 5.1);
IMQ dokonuje oceny, czy w oparciu o zaktualizowane dane należy zmodyfikować czas trwania auditów oraz zrewidować ustalone warunki ekonomiczne.
należności za bieżące utrzymanie do dnia zawiadomienia o odstąpieniu od umowy;
należności za utrzymanie w kolejnym kwartale.
Na mocy Rozporządzenia (UE) nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych („Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”) oraz Rozporządzenia z mocą ustawy nr 196/2003 wraz z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami („Kodeks prywatności”) dane osobowe bezpośrednio przekazane przez Zleceniodawcę lub za pośrednictwem osób trzecich są i będą przetwarzane przez IMQ - a w szczególności rejestrowane i przechowywane w bazie danych - w celu zapewnienia prawidłowego wykonania stosunków umownych ze Zleceniodawcą. Szczególne kategorie danych jak również dane karne, na mocy odpowiednio art. 9 i art. 10 Rozporządzenia ogólnego o ochronie danych, mogą być wymagane jako warunek obowiązkowy do wydania certyfikacji oraz będą przetwarzane wyłącznie dla celów świadczenia usługi zgodnie z odpowiednimi i wzmocnionymi środkami bezpieczeństwa technicznego i organizacyjnego.
W związku ze wskazanymi powyżej celami przetwarzanie wymaganych danych (zwanych w dalszej części „Danymi”) odbywa się za pomocą narzędzi informatycznych, ręcznych i telematycznych, zgodnie z logiką ściśle powiązaną z samymi celami i jakkolwiek w sposób zapewniający bezpieczeństwo i poufność danych.
Przekazanie Danych Zleceniodawcy jest w związku z tym niezbędne dla potrzeb prawidłowej realizacji stosunków umownych z IMQ, a w konsekwencji ewentualna odmowa ich przekazania będzie skutkowała niemożnością nadania im biegu przez IMQ.
Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji stosunków umownych z Wnioskodawcą, z zastrzeżeniem przechowywania danych przez dodatkowy okres 10 lat (który może ulec zmianie w przypadku specjalnych rozporządzeń i dyrektyw UE nakładających obowiązek przechowywania danych przez dłuższy okres) od dnia upływu ostatniej wykonanej usługi, w celu wypełnienia obowiązków prawnych i przewidzianych rozporządzeń.
IMQ będzie mogła udostępniać dane, w ramach odpowiednich i szczegółowych kompetencji, organom akredytacyjnym, jednostkom certyfikującym, organom administracyjnym, instytucjom, stowarzyszeniom, sądom i organom bezpieczeństwa publicznego jak również wszelkim innym organom właściwym w tym zakresie oraz ogólnie wszelkim podmiotom publicznym i prywatnym, których udostępnienie okaże się obowiązkowe z mocy prawa lub konieczne dla realizacji usług zleconych przez IMQ. Wspomniane podmioty będą przetwarzać dane jako niezależni administratorzy danych osobowych.
Upowszechnianie danych ma na celu wyłącznie zagwarantowanie instytucjom i konsumentom, że certyfikacja została wydania, istnieje, podlega rezygnacji, zawieszeniu lub cofnięciu.
13.2. Administrator danych osobowych
„Administratorem danych osobowych” jest IMQ S.p.A., z siedzibą przy Via Quintiliano, 43 - 20138 Mediolan.
Na mocy art. 15-21 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz art. 7 Kodeksu Prywatności (Prawa osoby, której dane dotyczą) Zleceniodawca może w każdym momencie skorzystać z prawa do dostępu, sprostowania lub usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania jak również przenoszenia swoich danych przesyłając odpowiedni wniosek na adres inspektora ochrony danych: dpo@imqgroup.it.
Dane mogą być udostępniane i przetwarzane przez spółki trzecie lub przez inne podmioty (tytułem wyłącznie przykładu przez dostawców usług informatycznych, instytucje kredytowe, kancelarie, doradców), które prowadzą działalność w ramach outsourcingu na rzecz Administratora danych osobowych jako zewnętrzne podmioty przetwarzające dane.
Lista specjalnie powołanych zewnętrznych podmiotów przetwarzających dane jest dostępna u Administratora danych osobowych.
13.3. Zgoda na przetwarzanie
Podpisując niniejszy Regulamin Zleceniodawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych dla potrzeb realizacji wskazanych powyżej celów oraz na ich udostępnianie i upowszechnianie w zakresie podanych powyżej celó
Art. 14 REKLAMACJE I ODWOŁANIA
14.1 . Reklamacje
Art. 15 PRAWO MAJĄCE ZASTOSOWANIE I WŁAŚCIWY SĄD
Prawo mające zastosowanie
15.1. Umowa o certyfikację, którego integralną i merytoryczną część stanowi niniejszy Regulamin, jest regulowana prawem włoskiem.