Source: http://docplayer.pl/14247373-Przewodnik-kwalifikowalnosci-kosztow-tango-ii-konkurs-tango-2.html
Timestamp: 2020-01-22 07:24:59
Legal References Found: art. 34
 art. 44
 art. 162
 art. 20
 art. 20
 art. 28

Document Content:
PRZEWODNIK KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW TANGO II Konkurs (TANGO 2) - PDF Darmowe pobieranie
Download "PRZEWODNIK KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW TANGO II Konkurs (TANGO 2)"
1 Przewodnik reguluje podstawowe zagadnienia dotyczące kwalifikowania kosztów w projektach badawczo-rozwojowych. Zawiera rozdziały/załączniki definiujące: Ramy czasowe i zasady kwalifikowania kosztów Katalog kosztów kwalifikowanych Katalog kosztów niekwalifikowanych Dokumentowanie poniesionych kosztów Podatek VAT jako koszt kwalifikowany Wkład własny Wykonawcy Pieniężny Niepieniężny PRZEWODNIK KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW TANGO II Konkurs (TANGO 2) Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
2 Przewodnik kwalifikowalności kosztów opracowany został na podstawie obowiązujących aktów prawnych. Przedstawione w nim zasady mają charakter informacyjny, głównym celem przewodnika jest ułatwienie Wykonawcom klasyfikacji kosztów zarówno na etapie planowania kosztów jaki późniejszego raportowania wykorzystania przyznanego dofinansowania. Jednocześnie zastrzegamy, że powyższe ustalenia nie uchylają, ani nie wpływają na możliwość wystąpienia odmiennych ustaleń i wyników kontroli prowadzonych przez inne instytucje kontrolne. Zastrzega się, że powyższy przewodnik kwalifikowalności kosztów oraz ustalone w nim wytyczne nie są podstawą do jakichkolwiek roszczeń prawnych lub finansowych przeciwko Narodowemu Centrum Badań i Rozwoju. 1. Cel opracowania ZASAD Opracowanie, uszczegółowienie i zobrazowanie zagadnienia kwalifikowalności kosztów, co znacznie ułatwi Wykonawcom opracowanie planu kosztów w ramach przygotowywanych projektów, rozliczanie otrzymanego dofinansowania oraz usprawni monitorowanie projektów na różnym etapie oceny zapewniając efektywne i skuteczne zarządzanie finansami publicznymi, zapewnienie równouprawnienia w dostępie do środków finansowych poprzez stworzenie jednolitych, transparentnych zasad kwalifikowalności kosztów. 2. Podstawa prawna Niniejsze ZASADY zostały opracowane przy uwzględnieniu obowiązujących aktów prawnych regulujących gospodarkę finansową w projektach objętych pomocą oraz zasady funkcjonowania NCBR. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 1
3 3. Zakres obowiązywania ZASAD 1 Regulacje podstawowe 1.1 Dokument określa zasady kwalifikowania kosztów w projektach realizowanych w NCBR, zawiera katalog kosztów kwalifikowalnych oraz katalog kosztów niekwalifikowalnych. 1.2 Zarówno katalog kosztów kwalifikowalnych jak i katalog kosztów niekwalifikowalnych mają charakter otwarty. Kwalifikowalność kosztu uzależniona jest od zgodności z ogólnymi zasadami kwalifikowalności, specyfiki realizowanego projektu oraz uwzględnienia kosztu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. 1.3 Zasady dotyczą wszystkich kosztów kwalifikowalnych ponoszonych przez Wykonawcę (także Współwykonawców) zarówno w ramach środków własnych Wykonawcy, współfinansowania krajowego, jak i środków zagranicznych. 1.4 W zależności od rodzaju realizowanych projektów, obowiązujące ich akty prawne lub regulamin konkursu mogą określać dodatkowe kryteria kwalifikowalności. 1.5 Zasady kwalifikowania kosztów, zwane dalej ZASADAMI, mają charakter informacyjny. 4. Zasady kwalifikowania kosztów 1 Ramy czasowe kwalifikowalności 1.1 Pod pojęciem okresu kwalifikowania kosztów należy rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone koszty kwalifikowalne. Koszty poniesione poza okresem kwalifikowania stanowią koszty niekwalifikowalne. Okres kwalifikowania kosztów dla danego projektu powinien być określony w umowie o dofinansowanie projektu. Poniesione koszty mogą być wykazywane w przedkładanym rozliczeniu zgodnie z zasadą memoriału. Wszystkie wykazane w rozliczeniu koszty muszą być faktycznie poniesione i opłacone w terminie do 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu nie później niż na dzień złożenia raportu końcowego. W przypadku występowania różnic kursowych za koszt kwalifikowany ostatecznie uznaje się kwotę zapłaty. 2 Weryfikacja kwalifikowalności kosztów 2.1 Weryfikacja kwalifikowalność kosztu polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami, zapisami umowy oraz ZASADAMI obowiązującymi w dniu ogłoszenia Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 2
4 konkursu. Weryfikacja dokonywana jest na podstawie wniosku o płatność, raportu okresowego oraz podczas przeprowadzanych kontroli projektu. Projekt, w którym wartość dofinansowania przekracza 2 mln zł, podlega obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu zgodnie z art. 34 Ustawy o finansowaniu nauki. Koszt przeprowadzonego audytu stanowi koszt kwalifikowany jeżeli audyt rozpoczął się co najmniej po zrealizowaniu 50% planowanych wydatków związanych z realizacją projektu. 3 Koszty kwalifikowane 3.1 Kwalifikowalność kosztu może zostać uznana, o ile zostaną spełnione łącznie następujące warunki: została podpisana Umowa o dofinansowanie projektu, koszty zostały poniesione w okresie kwalifikowalności, koszty zostały należycie udokumentowane i są możliwe do zweryfikowania, są zgodne z obowiązującymi ZASADAMI, są niezbędne do realizacji projektu i zostały poniesione w związku z realizacją projektu, zostały faktycznie poniesione na produkty/usługi zostały poniesione w sposób efektywny i racjonalny, zostały dokonane w sposób gospodarny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania określonych efektów przy jak najkorzystniejszej cenie, są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, w szczególności z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (jeżeli dotyczy). 3.2 Koszty kwalifikowalne to koszty obliczone zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości i zasadami należytego zarządzania finansami oraz praktykami Wykonawcy (polityka rachunkowości). Każdy z Wykonawców rozliczając koszty projektu stosuje praktyki (wytyczne) przyjęte w jego instytucji. Możliwość rozliczania ponoszonych kosztów według zasad księgowania stosowanych w danej instytucji, nie oznacza, że Wykonawcy mogą tworzyć nowe zasady, specjalnie na potrzeby projektu. Wykonawca projektu zobowiązany jest do ponoszenia kosztów zgodnie z art. 44 ust. 3 oraz art. 162 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych. 4 Dokumentowanie poniesionych kosztów 4.1 Koszty powinny być udokumentowane w sposób umożliwiający ocenę realizacji projektu pod względem finansowym i merytorycznym. 4.2 Wykonawcy realizujący projekt zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 3
5 4.3 Wykonawcy niezobowiązani do prowadzenia jakiejkolwiek ewidencji księgowej na podstawie obowiązujących przepisów, mają obowiązek ewidencjonowania dokumentów dotyczących operacji związanych z realizacją projektu. 4.4 Dowodem poniesienia kosztu jest wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Wszystkie oryginały dokumentów księgowych dotyczące ponoszonych kosztów bezpośrednich muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z realizowanym projektem. W opisie dokumentu należy uwzględnić informacje takie jak: nr Umowy, nr zadania/etapu zgodnie z Harmonogramem realizacji projektu, w ramach którego koszt został poniesiony, kwotę kwalifikowaną w odniesieniu do danego zadania/etapu, kategorię kosztu. 5 Zakaz podwójnego finansowania 5.1 Podwójne sfinansowanie, całkowite lub częściowe danego kosztu jest niedozwolone. 5.2 Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: wykazanie tego samego kosztu w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków krajowych lub wspólnotowych, sfinansowanie kosztów podatku VAT ze środków projektu, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o Ustawę o VAT, zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej lub dofinansowania innego projektu, a następnie wykazanie kosztów amortyzacji tego środka w projekcie objętym dofinansowaniem, podwójnym finansowaniem będzie wykazanie tego samego kosztu w ramach rozliczenia dotacji lub dofinansowania innego projektu a następnie wykazanie tego kosztu w ramach realizowanego projektu. Nie uważa się za podwójne finansowanie wykazanie w projekcie poniesionego kosztu jeżeli został on sfinansowany ze środków własnych (przychody uzyskiwane w związku z prowadzoną działalnością, inne źródła) Wykonawcy nawet jeśli stanowią one środki publiczne zgodnie z definicją zawartą w Ustawie o finansach publicznych. 5. Podatek VAT kosztem kwalifikowanym 1 Podatek od towarów i usług (VAT) 1.1 Podatek VAT stanowi koszt kwalifikowany jedynie wówczas, gdy został poniesiony przez Wykonawcę w związku z kosztami kwalifikowalnymi zaś Wykonawca nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku VAT. 1.2 Możliwość odzyskania podatku VAT rozpatruje się w świetle ustawy o VAT. 1.3 Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 4
6 1.4 Brak prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zachodzi, jeżeli Wykonawcy nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (związanego z opodatkowanymi czynnościami w projekcie) o kwotę podatku naliczonego (związanego z kosztami nabytych towarów i usług oraz środków trwałych). Sytuacje takie mogą wystąpić w następujących przypadkach: w projekcie w ogóle nie wystąpiły/wystąpią przychody zakupione towary, usługi lub środki trwałe nie są wykorzystywane do sprzedaży opodatkowanej, bądź w projekcie nie występuje bezpośredni i bezsprzeczny związek pomiędzy zakupionymi towarami, usługami lub środkami trwałymi a czynnościami opodatkowanymi, Wykonawca jest zwolniony podmiotowo z opodatkowania podatkiem VAT, Wykonawca wykonuje jedynie czynności zwolnione z opodatkowania podatkiem VAT. 1.5 Jeżeli Wykonawca wykorzystuje nabyte w ramach projektu objętego pomocą towary/usługi/środki trwałe do wykonywania czynności zarówno zwolnionych, jak i opodatkowanych kosztem kwalifikowanym może być tylko proporcjonalna część podatku VAT naliczonego. 1.6 W przypadku zaistnienia przesłanek umożliwiających odzyskanie podatku VAT przez jednostkę, Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania Centrum o tym fakcie oraz dokonania korekty w zakresie rozliczeń, po zakończeniu realizacji projektu także do zwrotu podatku zrefundowanego ze środków dofinansowania. Korekty rozliczeń związane ze zmianą kwalifikowalności podatku VAT, zmianą wskaźnika struktury podatku VAT mogą być wprowadzane: poprzez korektę wniosku którego dotyczą, kumulatywnie w bieżącym wniosku o płatność, lub w Raporcie Końcowym. Korekty wprowadzane są także w zadaniach już zakończonych. Podatnik prowadzący działalność mieszaną po zakończeniu roku podatkowego zobowiązany jest do ustalenia rzeczywistego poziomu wskaźnika struktury i do skorygowania rozliczenia podatku naliczonego za ubiegły rok podatkowy. W konsekwencji Wykonawca zobowiązany jest do skorygowania rozliczonego dofinansowania (także po złożeniu Raportu Końcowego), poinformowania Centrum o wprowadzonej korekcie i dokonania zwrotu środków (niekwalifikowanej części podatku VAT) na wezwanie Centrum. 6. Wkład własny 1 Wkład własny 1.1 Beneficjent w określonych przypadkach ma obowiązek/możliwość wniesienia wkładu własnego w zadeklarowanej wysokości na pokrycie części kosztów kwalifikowanych w realizowanym projekcie. 1.2 Wkład własny może być wniesiony w formie finansowej lub rzeczowej. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 5
7 1.3 Za wkład rzeczowy uważa się wniesienie do projektu składników majątku lub pracy nie powodujące powstania faktycznego wydatku finansowego. 1.4 Deklarowana wycena wartości wkładu rzeczowego musi odzwierciedlać aktualne ceny rynkowe. 1.5 Wkład rzeczowy może obejmować: pracę wolontariuszy z odpowiednim udokumentowaniem czasu i rodzaju wykonywanej pracy, na podstawie umowy zawartej z wolontariuszem. Wycena pracy powinna uwzględniać standardową stawkę godzinową i/lub dzienną za wykonywanie określonej czynności oraz odwołanie do obowiązujących stawek za pracę o podobnym charakterze w podobnym okresie czasu świadczonych dla podmiotów o zbliżonym charakterze działań; jeśli jest dopuszczalny w jednostce na podstawie obowiązujących przepisów nieodpłatne udostępnienie pomieszczeń i obiektów w których realizowany będzie projekt (laboratorium, hala fabryczna, biuro, sala konferencyjna, itp.) nieodpłatne użyczenie na podstawie umowy i/lub oświadczenia właściciela/wynajmującego. Wartość wkładu rzeczowego stanowi równowartość czynszu/opłat jakie byłyby ponoszone przez Wnioskodawcę, gdyby zawarta została umowa najmu; nieodpłatne udostępnienie wyposażenia i/lub sprzętu (np. aparatura badawcza, instalacje przemysłowe, projektor na konferencje, itp.) nieodpłatne użyczenie na podstawie umowy; wartość wkładu stanowi koszt amortyzacji wyposażenia i/lub środków trwałych obliczone z uwzględnieniem czasu ich wykorzystania na potrzeby realizacji projektu lub wartość opłat, jakie należałoby pokryć gdyby zawarta została umowa wynajmu sprzętu. 1.6 Wkład rzeczowy może stanowić także wniesienie wartości niematerialnych i prawnych nabytych od osób trzecich na warunkach rynkowych. 1.7 Wartość wkładu własnego niepieniężnego nie może przekroczyć wartości wkładu własnego zadeklarowanego w Umowie o realizację projektu. 1.8 Beneficjent zobowiązany jest do formalnego udokumentowania wartości wniesionego wkładu rzeczowego. 1.9 Wkład rzeczowy ocenia się pod względem kwalifikowalności kosztów oraz celowości użycia w przypadku danego projektu. 7. Załączniki: Załącznik nr 1. Katalog kosztów kwalifikowanych Załącznik nr 2. Katalog kosztów niekwalifikowanych Załącznik nr 3. Wkład własny Beneficjenta Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 6
8 Załącznik nr 1. Katalog kosztów kwalifikowanych A. Koszty kwalifikowane fazy K W Koszty wynagrodzeń W ramach kategorii kwalifikowane są koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w jakiej wynagrodzenia te są bezpośrednio związane z realizacją fazy K projektu. W przypadku właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych w ramach kategorii W za koszt kwalifikowany uznaje się pozapłacowe koszty pracy(koszty składek ZUS) proporcjonalnie do ich zaangażowania w realizację projektu. Jednocześnie osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą rozliczać koszty swojej pracy przy prowadzeniu badań przemysłowych lub prac rozwojowych w ramach projektu zgodnie z poniższymi zasadami: 1. Koszty pracy osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą należy rozliczać wg stawki godzinowej. 2. Stawkę godzinową należy wyliczyć w następujący sposób: - jako dochód brutto z prowadzonej działalności gospodarczej za ostatni rok podatkowy wykazany w zeznaniu podatkowym PIT podzielone przez 1720 godzin. 3. Osoba prowadzą jednoosobową działalność musi posiadać odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia badań przemysłowych lub prac rozwojowych w ramach projektu. 4. W projekcie można rozliczyć maksymalnie 860 (1720/2) godzin pracy w ciągu roku (maksymalnie 72 godziny w ciągu miesiąca) ograniczenie to wynika z założenia, że projekt nie może stanowić jedynego przedmiotu działalności przedsiębiorstwa, tym samym obowiązki właściciela jednostki nie mogą dotyczyć wyłącznie czynności wykonywanych w ramach projektu. 5. Podatnik zwróci się do właściwego Urzędu Skarbowego z zapytaniem czy pobieranie wynagrodzenia w ramach realizowanego projektu jest zgodne z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych i może stanowić jego wynagrodzenie/dodatkowe źródło przychodu. 6. Podatnik zwróci się do właściwego Urzędu Skarbowego z zapytaniem czy istnieje możliwość wykazania/zaewidencjonowania przedmiotowego wynagrodzenia jako kosztu w ramach realizowanego projektu. Otrzymane interpretacje wykonawca udostępni Centrum Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 7
9 Udokumentowanie pracy wykonanej na rzecz projektu: w przypadku umowy o prac lista płac, Jeżeli dany pracownik nie jest zaangażowany w projekt w wymiarze pełnego etatu, określenie kwalifikowanej części wynagrodzenia dokonuje się na podstawie: oddelegowania pracownika do projektu w częściowym wymiarze etatu, ze wskazaniem zakresu obowiązków w ramach projektu (najbardziej optymalne rozwiązanie), karta czasu pracy z opisem wykonywanych zadań dla osób, które pracują nieregularnie na rzecz projektu objętego dofinansowaniem, w przypadku umowy-zlecenia rachunek, wykaz obowiązków w ramach projektu, protokół odbioru, w przypadku umowy o dzieło rachunek, wykaz obowiązków w ramach projektu, protokół odbioru, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej - ewidencja czasu pracy z opisem wykonywanych zadań. Koszt kwalifikowany stanowią poniższe składniki płacowe i pozapłacowe wynagrodzenia personelu, proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w projekcie: wynagrodzenie zasadnicze; narzuty na wynagrodzenia po stronie pracodawcy, w tym: - składka emerytalna - składka rentowa - składka wypadkowa - składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - składka na Fundusz Pracy narzuty na wynagrodzenia po stronie pracownika, w tym: - składka na ubezpieczenie emerytalne - składka na ubezpieczenie rentowe - składka na ubezpieczenie chorobowe - składka zdrowotna zaliczka na podatek dochodowy; nagrody/premie/dodatki, w tym premie uznaniowe, premie okresowe i nagrody jednorazowe, które: (i) zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, (ii) zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi zasadami wynagradzania oraz (iii) obejmują wszystkich pracowników danej instytucji. W przypadku premii okresowych wysokość kosztu kwalifikowalnego powinna odpowiadać stosunkowi okresu, w jakim pracownik był zatrudniony w projekcie do okresu, za jaki przyznawana jest premia; wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zgodnie z obowiązującymi Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 8
10 przepisami w zakresie ubezpieczeń społecznych; wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego; dodatek stażowy; odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych; dodatek funkcyjny za sprawowanie stanowiska kierowniczego, wypłacany w stałej wysokości, o ile dotyczy funkcji sprawowanej w ramach projektu; składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych; składka na Fundusz Pracy. Koszty: E Koszty usług doradczych i równorzędnych usług doradczych i usług równorzędnych. W ramach tej kategorii kwalifikowane są koszty zakupionej od osób trzecich usług doradczych na podstawie faktury wystawionej przez osobę prawną lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą; w uzasadnionych przypadkach także na podstawie umowy cywilno-prawnej (umowa o dzieło, umowa zlecenia). Op Koszty operacyjne Koszty ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją projektu objętego pomocą. W ramach tej kategorii kwalifikowane są m.in. następujące rodzaje kosztów: usługi obce (usługi serwisowe, koszty napraw, usługi transportowe); koszty związane z działaniami mającymi na celu zabezpieczenie praw do ochrony własności intelektualnej wyników badań; koszty uczestnictwa w konferencjach Kierownika Projektu i Zespołu Badawczego (koszty krajowych i międzynarodowych delegacji, opłaty konferencyjne); koszty delegacji Kierownika Projektu i Zespołu Badawczego (niezbędnych do realizacji projektu poniesionych według obowiązujących ogólnie przepisów oraz zarządzeń wewnętrznych obowiązujących w danej Jednostce); materiały np. surowce, półprodukty, odczynniki; Koszty operacyjne nie mogą stanowić więcej niż 20% wartości fazy K. O Koszty ogólne Dodatkowe koszty ogólne ponoszone w związku z realizacją projektu objętego pomocą. Koszty, których wielkości nie można jednoznacznie przyporządkować do projektu lub, których przyporządkowanie do projektu wymaga zastosowania klucza podziału. W ramach tej kategorii mieszczą się m.in. następujące rodzaje kosztów: koszty wynajmu lub utrzymania budynków, w tym: koszty wynajmu, czynszu, Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 9
11 sprzątania i ochrony pomieszczeń; koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu; koszty utrzymania infrastruktury koszty mediów (elektryczności, gazu, ogrzewania, wody), utylizacji odpadów, okresowej konserwacji i przeglądu urządzeń; koszty wynagrodzeń personelu zarządzającego, administracyjnego, technicznego i pomocniczego związanego ze stałą działalnością jednostki i tylko w pośredni sposób związanego z realizacja projektu (kierownicy jednostki, księgowość, kadry, BHP); usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe, kurierskie; koszty materiałów biurowych i piśmienniczych, usług drukarskich i ksero; koszty urządzeń i sprzętu biurowego; koszty ubezpieczeń majątkowych. Wymieniony katalog nie jest katalogiem zamkniętym. Koszty ogólne są rozliczane ryczałtem; nie mogą stanowić więcej niż 25% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych fazy K projektu ponoszonych przez Wykonawcę z wyłączeniem kosztów kategorii E: O = [25% x (W+Op)] Koszty ogólne rozliczone ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione. Wykonawca nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 10
12 Koszty kwalifikowane fazy B+R W - Koszty wynagrodzeń W ramach kategorii kwalifikowane są koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, osób zatrudnionych przy prowadzeniu badań przemysłowych lub prac rozwojowych (pracowników badawczych, pracowników technicznych, pozostałych pracowników pomocniczych i kierownika projektu) oraz brokera technologii, w części, w jakiej wynagrodzenia te są bezpośrednio związane z realizacją projektu objętego dofinansowaniem. W przypadku właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych w ramach kategorii W za koszt kwalifikowany uznaje się pozapłacowe koszty pracy (koszty składek ZUS) proporcjonalnie do ich zaangażowania w realizację projektu. Jednocześnie osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą rozliczać koszty swojej pracy przy prowadzeniu badań przemysłowych lub prac rozwojowych w ramach projektu zgodnie z poniższymi zasadami. 1. Koszty pracy osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą należy rozliczać wg stawki godzinowej. 2. Stawkę godzinową należy wyliczyć w następujący sposób: - jako dochód brutto z prowadzonej działalności gospodarczej za ostatni rok podatkowy wykazany w zeznaniu podatkowym PIT podzielone przez 1720 godzin. 3. Osoba prowadzą jednoosobową działalność musi posiadać odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia badań przemysłowych lub prac rozwojowych w ramach projektu. 4. W projekcie można rozliczyć maksymalnie 860 (1720/2) godzin pracy w ciągu roku (maksymalnie 72 godziny w ciągu miesiąca) ograniczenie to wynika z założenia, że projekt nie może stanowić jedynego przedmiotu działalności przedsiębiorstwa, tym samym obowiązki właściciela jednostki nie mogą dotyczyć wyłącznie czynności wykonywanych w ramach projektu. 5. Podatnik zwróci się do właściwego Urzędu Skarbowego z zapytaniem czy pobieranie wynagrodzenia w ramach realizowanego projektu jest zgodne z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych i może stanowić jego wynagrodzenie/dodatkowe źródło przychodu. 6. Podatnik zwróci się do właściwego Urzędu Skarbowego z zapytaniem czy istnieje możliwość wykazania/zaewidencjonowania przedmiotowego wynagrodzenia jako kosztu w ramach realizowanego projektu. Otrzymane interpretacje wykonawca udostępni Centrum. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 11
13 Udokumentowanie pracy wykonanej na rzecz projektu: w przypadku umowy o pracę lista płac, Jeżeli dany pracownik nie jest zaangażowany w projekt w wymiarze pełnego etatu, określenie kwalifikowanej części wynagrodzenia dokonuje się na podstawie: - oddelegowania pracownika do projektu w częściowym wymiarze etatu, ze wskazaniem zakresu obowiązków w ramach projektu (najbardziej optymalne rozwiązanie); - karta czasu pracy z opisem wykonywanych zadań - dla osób, które pracują nieregularnie na rzecz projektu objętego dofinansowaniem. w przypadku umowy-zlecenia rachunek, wykaz obowiązków w ramach projektu, protokół odbioru; w przypadku umowy o dzieło rachunek, wykaz obowiązków w ramach projektu, protokół odbioru. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej - ewidencja czasu pracy z opisem wykonywanych zadań. Koszt kwalifikowany stanowią poniższe składniki płacowe i pozapłacowe wynagrodzenia personelu, proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w projekcie: wynagrodzenie zasadnicze; narzuty na wynagrodzenia po stronie pracodawcy, w tym: - składka emerytalna - składka rentowa - składka wypadkowa - składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - składka na Fundusz Pracy narzuty na wynagrodzenia po stronie pracownika, w tym: - składka na ubezpieczenie emerytalne - składka na ubezpieczenie rentowe - składka na ubezpieczenie chorobowe - składka zdrowotna zaliczka na podatek dochodowy nagrody/premie/dodatki, w tym premie uznaniowe, premie okresowe i nagrody jednorazowe, które: (i) zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, (ii) zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi zasadami wynagradzania oraz (iii) obejmują wszystkich pracowników danej instytucji. W przypadku premii okresowych wysokość kosztu kwalifikowalnego powinna odpowiadać stosunkowi okresu, w jakim dany pracownik był zatrudniony w projekcie do okresu, za jaki przyznawana jest premia; wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ubezpieczeń społecznych; Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 12
14 wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego; dodatek stażowy; odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych; dodatek funkcyjny za sprawowanie stanowiska kierowniczego, wypłacany w stałej wysokości, o ile dotyczy funkcji sprawowanej w ramach projektu; składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych; składka na Fundusz Pracy; A - Koszty aparatury naukowo-badawczej i WNiP W ramach tej kategorii kwalifikowane są: - koszty aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących celom badawczym, - oraz koszty wiedzy technicznej i patentów zakupionych lub użytkowanych na podstawie licencji, uzyskanych od osób trzecich na warunkach rynkowych tj. Wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) w formie patentów, licencji, know-how i nieopatentowanej wiedzy technicznej. Jeżeli zakupione wartości niematerialne i prawne (WNiP) nie są wykorzystywane w 100% na potrzeby projektu i/lub ich całkowity okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie pokrywa się z okresem realizacji projektu, kosztem kwalifikowanym są odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości danej WNiP. W przypadku aparatury naukowo badawczej kwalifikowalne są: 1/ Zakup finansowany w 100 % Koszt zakupu lub wytworzenia aparatury/urządzeń służących celom badawczym będzie w 100% kosztem kwalifikowanym jeżeli koszt ten dotyczy środka, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i jest bezpośrednio wykorzystywany do jego realizacji oraz będą spełnione łącznie następujące warunki: aparatura, inne urządzenia (sprzęt) nie stanowi dużej infrastruktury badawczej zgodnie z art. 20, pkt 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki tj. nie przekracza wartości zł (dla nauk ścisłych, inżynieryjnych i nauk o życiu) lub zł (dla nauk humanistycznych i społecznych); będzie włączony w rejestr środków trwałych podmiotu odpowiedzialnego za realizację projektu; w części Uzasadnienie Wniosku o dofinansowanie projektu zakup został ujęty w wykazie aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń (sprzętu) służących celom badawczym wraz z merytorycznym uzasadnieniem; jednostka nie dysponuje aparaturą/środkiem trwałym który mógłby zostać użyty zamiennie. Jeżeli spełnione są wszystkie powyższe przesłanki, Beneficjent wykazuje jednorazowo we wniosku o płatność 100 % wartości zakupu lub wytworzenia aparatury/urządzeń służących celom badawczym. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 13
15 2/ Amortyzacja Koszt wykorzystania aparatury, innych urządzeń (sprzętu) stanowiącego dużą infrastrukturę badawczą zgodnie z art. 20, pkt 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki, rozliczany może być w projekcie tylko za pomocą odpisów amortyzacyjnych. Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości aparatury stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: aparatura jest niezbędna do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywana w związku z projektem aparatura, inne urządzenia (sprzęt), służące celom badawczym będą ewidencjonowane w rejestrze środków trwałych podmiotów dokonujących ich zakupu Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu oraz proporcji wykorzystania środka przy realizacji projektu. Wartość rezydualna środka trwałego po zakończeniu realizacji projektu nie jest kosztem kwalifikowanym 3/ Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej, innych urządzeń Koszty ponoszone w ramach odpłatnego korzystania z aparatury stanowią koszty kwalifikowane w zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji projektu objętego pomocą. W przypadku leasingu operacyjnego kwalifikowane są tylko raty kapitałowe (bez części odsetkowej i innych opłat) zaś w przypadku leasingu finansowego odpisy amortyzacyjne. G - koszty budynków i gruntów Koszty budynków i gruntów kwalifikowane są w zakresie i przez okres niezbędny do realizacji projektu; w przypadku budynków są to koszty amortyzacji odpowiadające okresowi realizacji projektu objętego pomocą, obliczone na podstawie przepisów o rachunkowości. W przypadku gruntów są to koszty transferu handlowego lub rzeczywiste poniesione koszty kapitałowe. W ramach tej kategorii kwalifikowane są m.in. następujące rodzaje kosztów: dzierżawa gruntów - tylko raty dzierżawne bez części odsetkowej, wieczyste użytkowanie gruntów - tylko raty użytkowania wieczystego bez części odsetkowej, amortyzacja budynków - w przypadku, gdy wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania budynków w celu realizacji projektu objętego pomocą. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 14
16 E - Koszty podwykonawstwa Koszty podwykonawstwa, rozumianego jako zlecanie stronie trzeciej części merytorycznych prac projektu, które nie są wykonywane na terenie i pod bezpośrednim nadzorem beneficjenta. Za podwykonawstwo nie uznaje się czynności pomocniczych, niezbędnych do wykonania zadań projektowych takich jak usługi prawne lub księgowe. Przedsiębiorca współfinansujący fazę B+R nie może występować w roli podwykonawcy Wykonawcy projektu. Koszty podwykonawstwa są wyłączone z podstawy naliczania kosztów ogólnych projektu. Op - Koszty operacyjne Koszty materiałów, środków eksploatacyjnych i podobnych produktów ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją projektu objętego pomocą. W ramach tej kategorii kwalifikowane są m.in. następujące rodzaje kosztów: materiały - np. surowce, półprodukty, odczynniki; sprzęt laboratoryjny (co do zasady wszystkie zakupy nie spełniające wymogu środka trwałego zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz z przyjęta polityką rachunkowości); koszty utrzymania linii technologicznych, instalacji doświadczalnych itp. w okresie i w proporcji wykorzystania w projekcie; elementy służące do budowy i na stałe zainstalowane w prototypie, instalacji pilotażowej lub demonstracyjnej; koszty usług doradczych i usług równorzędnych np. usługi brokera technologii; usługi obce usługi serwisowe, koszty napraw, usługi transportowe; koszty szkoleń związanych z obsługą zakupionej aparatury naukowo-badawczej; koszty prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego (prowizje i inne opłaty); koszt audytu zewnętrznego, jeżeli rozpoczął się on po zrealizowaniu 50% planowych wydatków związanych z projektem; koszty delegacji; koszty uczestnictwa w konferencjach Kierownika Projektu i Zespołu Badawczego (koszty krajowych i międzynarodowych delegacji, opłaty konferencyjne). Istnieje możliwość rozliczania w kategorii Op kosztów wymienionych w kategorii O jeżeli są niezbędne i bezpośrednio związane z realizowanym projektem a ich wartość została wiarygodnie określona. O - Koszty ogólne Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 15
17 Dodatkowe koszty ogólne ponoszone w związku z realizacją projektu objętego pomocą. Koszty, których wielkości nie można jednoznacznie przyporządkować do projektu lub, których przyporządkowanie do projektu wymaga zastosowania klucza podziału. W ramach tej kategorii mieszczą się m.in. następujące rodzaje kosztów: koszty wynajmu lub utrzymania budynków, w tym: koszty wynajmu, czynszu, sprzątania i ochrony pomieszczeń; koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu; koszty utrzymania infrastruktury koszty mediów (elektryczności, gazu, ogrzewania, wody), utylizacji odpadów, okresowej konserwacji i przeglądu urządzeń; koszty wynagrodzeń personelu zarządzającego, administracyjnego, technicznego i pomocniczego związanego ze stałą działalnością jednostki i tylko w pośredni sposób związanego z realizacja projektu (kierownicy jednostki, księgowość, kadry, BHP); usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe, kurierskie; koszty materiałów biurowych i piśmienniczych, usług drukarskich i ksero; koszty urządzeń i sprzętu biurowego; koszty ubezpieczeń majątkowych. Wymieniony katalog nie jest katalogiem zamkniętym. Koszty ogólne są rozliczane ryczałtem; nie mogą stanowić więcej niż 25% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych fazy B+R projektu ponoszonych przez Wykonawcę z wyłączeniem kosztów kategorii E: O = [25% x (W+A+G+Op)] Koszty ogólne rozliczone ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione. Wykonawca nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 16
18 Załącznik nr 2. Katalog kosztów niekwalifikowanych Co do zasady za koszty niekwalifikowalne uważa się: koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności koszty niespełniające warunków kwalifikowalności określonych w ZASADACH koszty nieudokumentowane lub nienależycie udokumentowane koszty poniesione niezgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych podatek od towarów i usług (VAT), który w świetle prawa może być odzyskany grzywny, mandaty, kary finansowe, opłaty i odsetki karne koszt audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę jeżeli rozpoczął się przed zrealizowaniem 50% planowych wydatków związanych z projektem w przypadku leasingu - podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, opłaty ubezpieczeniowe, koszty ogólne poniższe składniki płacowe i pozapłacowe wynagrodzeń: - nagroda jubileuszowa - ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy - składka na grupowe ubezpieczenie na życie - traktowana jako przychód pracownika opodatkowany - dopłata do świadczeń medycznych - ekwiwalent pieniężny (np.: ulgowa odpłatność za energię elektryczną) - dopłata do energii elektrycznej (traktowana jako przychód pracownika opodatkowany) - używanie samochodu służbowego - dojazd do pracy z miejsca zamieszkania - dofinansowanie wypłacone z ZFŚS (przychód pracownika opodatkowany) - zasiłki finansowane ze środków ZUS (np. macierzyński) - wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych - koszty badań okresowych i wstępnych - dopłata do okularów - dodatki za znajomość języków, za niepalenie i inne dodatki tego typu ustalone przez pracodawcę - bony żywieniowe dla pracowników - składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych Koszty niekwalifikowane nie mogą stanowić części ani całości wymaganego wkładu własnego Wykonawcy/Partnera realizującego projekt. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 17
19 Załącznik nr 3. Wkład własny Beneficjenta *Wkład własny: 1. w przypadku wniesienia przez Beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, dofinansowanie ze środków NCBR nie może przekroczyć wartości całkowitych kosztów kwalifikowanych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego, wkład niepieniężny nie może przekroczyć wartości wkładu własnego. 2. powinien być skategoryzowany i mieć charakter nakładów kwalifikowanych zgodnie z Przewodnikiem Kwalifikowalności Kosztów, 3. podlega ocenie merytorycznej pod kątem zasadności wniesienia do projektu; 4. podlega ocenie finansowej pod względem prawidłowości, rzetelności i wiarygodności przeprowadzonej wyceny, 5. wycena wkładu niepieniężnego powinna być dokonywana prze rzeczoznawcę albo według wartości rynkowej, za którą przyjmuje się przeciętną cenę stosowaną w danej miejscowości w obrocie tytułami tego samego rodzaju i gatunku, lub - jeżeli nie można ustalić wartości rynkowej - według wartości godziwej, za którą zgodnie z art. 28 ust. 6 ustawy o rachunkowości przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 18
20 Wniesienie wkładu własnego podlega ewidencji księgowej na wyodrębnionych kontach syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych. Wykonawca może prowadzić także dodatkowe rejestry dokumentów pozwalające na wyodrębnienie wszystkich operacji związanych z danym projektem w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości finansowej projektu i kontroli wykorzystania środków a także wniesienia wkładu własnego. Wkład własny w formie pieniężnej - środki finansowe, którymi jednostka będzie pokrywała wydatki związane z realizacją danego projektu. Wniesienie wkładu pieniężnego podlega ewidencji księgowej w drodze bieżących księgowań operacji gospodarczych związanych z realizacją projektu. Wkład własny może być wniesiony także w formie rzeczowej, np. w formie przekazania na rzecz realizowanego projektu określonych składników majątku (tj. urządzenia lub materiały). Wkład własny niepieniężny może przybierać także formy niematerialne, np. praca wolontariuszy. Tego rodzaju wkład własny nie może podlegać odrębnej ewidencji na kontach bilansowych jednostki, powodowałoby to - np. w przypadku nieodpłatnej pracy wolontariusza - wykazanie kosztów, które wcale nie zostały poniesione. W określonych przypadkach, z uwagi na specyfikę danego wkładu niepieniężnego (np. wkład niematerialny wolontariat), zaleca się ewidencjonowanie odpowiednio wycenionego i udokumentowanego wkładu własnego pozabilansowo lub poprzez dodatkowe rejestry. Dział Finansowy, Sekcja Finansowania Projektów B+R Strona 19
PRZEWODNIK KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW LIDER VII edycja
PRZEWODNIK KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW LIDER VIII
Załącznik nr 2 do Regulaminu Przewodnik reguluje podstawowe zagadnienia dotyczące kwalifikowania kosztów w projektach badawczo-rozwojowych. Zawiera rozdziały/załączniki definiujące: Ramy czasowe i zasady
PRZEWODNIK KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW LIDER X