Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/ibpb-1-3-4510-541-15-sk
Timestamp: 2018-03-19 18:57:42
Legal References Found: art. 14
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 Art. 15
 art. 9
 art. 16
 art. 20
 Art. 20
 art. 20
 art. 180
 art. 181
 art. 284
 art. 284
 art. 288
 art. 180
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 15
 art. 9
 art. 16
 art. 20
 art. 20
 art. 20
 art. 180
 art. 15

Document Content:
IBPB-1-3/4510-541/15/SK | Interpretacja indywidualna
W zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami, które będą przechowywane w formie elektronicznej oraz sposobu ich przechowywania.
IBPB-1-3/4510-541/15/SKinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 12 października 2015 r. (data wpływu do tut. Biura 20 października 2015 r.), uzupełnionym 12 stycznia 2016 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami, które będą przechowywane w formie elektronicznej oraz sposobu ich przechowywania (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2 oraz część pytania oznaczonego Nr 3) –jest prawidłowe.
W dniu 20 października 2015 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami, które będą przechowywane w formie elektronicznej oraz sposobu ich przechowywania. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 5 stycznia 2016 r. Znak: IBPP3/4512-768/15/ASz, IBPB-1-3/4510-541/15/SK, co też nastąpiło 12 stycznia 2016 r.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem podatku VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT. Spółka zawarła umowę ze Spółką „X” Sp. z o.o. na świadczenie usług, których zakres określony jest w załączniku do umowy. Spółka w umowach zawieranych ze swoimi kontrahentami ustala, że adresem właściwym do doręczenia rachunku jest adres Spółki „X” Sp. z o.o. Spółka przesyła do Spółki „X” Sp. z o.o. również te rachunki, które omyłkowo doręczone zostały na adres Spółki.
Rachunki dotyczące Wnioskodawcy są odbierane w Spółce „X” Sp. z o.o. codziennie. Faktury i inne dokumenty stanowiące podstawę rozliczeń z pracownikiem są wysyłane pocztą do Spółki „X” Sp. z o.o.
Faktury można pogrupować na dwie kategorie w zależności od obiegu dokumentów:
Faktury od dostawców wewnętrznych i zewnętrznych stanowiące rozrachunek z kontrahentem.
Faktury rozliczane z pracownikiem.
Obieg dokumentów w zależności od kategorii.
Faktury płatne przelewem są oklejane kodem kreskowym i wskanowane do systemu SAP za pomocą programu C.. W systemie księgowym SAP zachowany jest pełny obraz faktury będący odzwierciedleniem faktury otrzymanej od dostawcy z zachowaniem niezmienności jej treści.
Zeskanowane faktury po zaksięgowaniu w systemie SAP są oznaczane numerem dokumentu księgowego nadawanego automatycznie przez system w kolejności księgowania, numer ten jest osobnym indywidualnym numerem dla każdej faktury, po którym można fakturę odnaleźć w dzienniku księgowań i rejestrach VAT. Po numerze księgowym można podejrzeć każdą zeskanowaną fakturę, jako załącznik w systemie w celu jakiejkolwiek dodatkowej weryfikacji można też ją z systemu wydrukować w formie pdf. Załączonej faktury nie można z systemu usunąć, ani zmienić jej treści. Wydrukowana faktura ma wygląd identyczny jak faktura otrzymana pocztą w formie papierowej od kontrahenta zewnętrznego. Numer dokumentu z SAP umożliwia archiwizowanie dokumentów wskanowanych do systemu SAP w kolejności chronologicznej w segregatorach. Podsumowując, każda faktura zeskanowana do systemu oznaczona jest kodem kreskowym i numerem dokumentu z SAP, tak oznaczona podlega archiwizacji w formie papierowej w segregatorach opisanych numerami dokumentów z SAP. Segregatory do archiwizacji są przesyłane do archiwum zewnętrznego w celu ich archiwizacji w czasie wymaganym określonym przepisami prawa.
Faktury rozliczane z pracownikiem (płatne gotówką przez pracownika) można podzielić na dwa rodzaje:
1.Zamówienia miejskie.
Dokumenty Zamówienia miejskie tworzone są przez Wnioskodawcę (obejmują formularz zamówienia wraz z fakturami lub innymi dokumentami uwierzytelniającymi poniesione koszty, za które ma nastąpić zwrot). Po otrzymaniu oryginału, dokumenty księgowane są w systemie SAP. Każda faktura do danego zamówienia księgowana jest osobno, a następnie przeksięgowana na konto pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami, niż faktury VAT są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP odrębny numer, numer ten jest osobnym, indywidualnym numerem dla każdego księgowania. Komplet dokumentów otrzymuje jeden unikalny kod kreskowy i zeskanowany zostaje za pomocą programu C. do SAP pod każde księgowanie. Załącznika nie można z systemu usunąć, ani zmienić jego treści. Po numerze księgowym można wskanowane dokumenty podejrzeć oraz wydrukować. Dokumenty archiwizowane są w kolejności chronologicznej na podstawie numeru ostatecznego przeksięgowania w systemie SAP.
2.Podróże służbowe.
Każda podróż służbowa otrzymuje unikalny, kolejny numer delegacji. Rozliczanie podróży służbowych odbywa się u Wnioskodawcy po odbyciu delegacji w systemie WebXL. Następnie pocztą dokumenty wysyłane są do Spółki „X” Sp. z o.o.
Każda faktura do danej delegacji księgowana jest osobno, a następnie przeksięgowana na konto pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami, niż faktury VAT są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP MP1 odrębny numer.
Komplet dokumentów otrzymuje jeden unikalny kod kreskowy i wskanowany zostaje za pomocą programu C. do SAP MP1 pod każde księgowanie.
W systemie SAP MP1 jest zachowany pełen obraz rozliczenia pod każdym księgowaniem dotyczącym delegacji wraz z załącznikami, dodatkowo w WebXL są zachowane załączniki. W obu systemach nie można usunąć i zmienić załączników. Archiwizacja kompletu dokumentów następuje rosnąco po kolejnym numerze delegacji wraz z podziałem na rok.
Opisane powyżej procedury skanowania i archiwizowania dokumentów są w pełni w Spółce realizowane (obok archiwizacji dokumentów papierowych) od roku 2010.
Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów, w szczególności związanych odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi.
W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana jest taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na dokumencie wymagane przepisami nie są zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan ma odpowiednią jakość, zapewnia wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów - w szczególności związanych z podróżami służbowymi pracowników zapewnia łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Czy w przypadku faktur, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów w tym potwierdzających odbycie i poniesione wydatki podróży służbowej, dokumentujących wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie skanów, zgodnie z opisanymi zasadami... (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2).
Czy przy stosowaniu opisanego powyżej systemu skanowania i archiwizowania faktur, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej, jeżeli system skanowania dokumentacji jest kompletny i zastosowany przez Spółkę zgodnie z opisanymi zasadami dla dokumentacji już od roku 2010, to dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna... (część pytania oznaczonego we wniosku Nr 3).
Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”), kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:
W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Art. 15 ustawy o CIT, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Art. 20 ust. 2 cyt. ustawy o rachunkowości, stwierdza, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:
Ponadto, w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości, nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Tak więc, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Z kolei według art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane, w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.
Podobne zapytania zostały rozstrzygnięte pozytywnie we wskazanych poniżej interpretacjach wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach Znak: IBPBI/2/423-1433/14/KP; Znak: IBPBI/2/423-1430/14/KP; Znak: IBPB-1-3/4510-23/15/PC.
W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Forma przechowywania faktur, czy paragonów jako dowodów księgowych nie jest ograniczana ani sankcjonowana przez przepisy ustawy o rachunkowości. Należy więc uznać, że jeżeli sposób przechowywania faktur będzie zgodny z regulacjami VAT, to będą one mogły stanowić dowody księgowe (pod ogólnymi warunkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, wskazanymi powyżej), a w rezultacie będą mogły być podstawą formalną zaliczenia wydatków do kosztów w rozumieniu ustawy o CIT.
Zdaniem Wnioskodawcy, elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny w postaci skanów dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. W przypadku wyżej opisanego wyżej systemu skanowania i archiwizowania, dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna. Elektroniczny system archiwizacji umożliwia Wnioskodawcy wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu jest identyczna z treścią otrzymanej kopii dokumentu jest identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanej od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej w formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie papierowej albo elektronicznej.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:
Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.
Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje nam jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Zdaniem Spółki, dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, wystarczająca jest ich archiwizacja elektroniczna.
Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy. Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta lub pracownika faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 updop, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.
Tym samym, przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.
IBPB-1-3/4510-46/16/SK | Interpretacja indywidualna
ITPB3/4510-374/15/MKo | Interpretacja indywidualna
ILPP2/4512-1-632/15-2/AKr | Interpretacja indywidualna
IBPB-1-3/4510-23/15/PC | Interpretacja indywidualna
IBPBI/2/423-1430/14/KP | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > IBPB-1-3/4510-541/15/SK