Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0112-kdil1-3-4012-168-2018-1-kb
Timestamp: 2018-05-24 18:09:12
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 20
 art. 20
 art. 21
 art. 244
 art. 247
 art. 112
 FSK 
 FSK 
 FSK 
 art. 112
 art. 86
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 86
 art. 86
 art. 106
 FSK

Document Content:
♦ › Faktura › 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB
Prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych przechowywanych tylko w formie elektronicznej.
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 marca 2018 r. (data wpływu 14 marca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych przechowywanych tylko w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 14 marca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych przechowywanych tylko w formie elektronicznej.
Wnioskodawca (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie m.in. produkcji wysokiej klasy materiałów budowlanych, w szczególności dachówki cementowej, jak również zajmuje się sprzedażą sprowadzanych dachówek ceramicznych i cementowych wraz z dodatkami.
W ramach prowadzonej działalności, Spółka dokonuje transakcji dokumentowanych fakturami (Spółka zarówno sprzedaje, jak i nabywa towary i usługi). W ciągu miesiąca, Spółka zatem zarówno wystawia, jak i otrzymuje dużą ilość faktur w wersji papierowej.
Celem usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Spółka wprowadziła procedurę elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: Procedura EOD). Dokumenty przechowywane są zatem obecnie zarówno w wersji papierowej (co wiąże się z wysokimi kosztami), jak i w formie elektronicznej w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku ich zeskanowania (dalej: Skany). Za archiwizację dokumentów odpowiedzialni są pracownicy Spółki.
Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej (tj. Procedura EOD) w Spółce wygląda następująco:
Dokumenty są skanowane, a Skany przechowywane są w dedykowanej aplikacji workflow (dalej: Aplikacja). Ich identyfikacja możliwa jest poprzez unikalny numer odpowiadający numerowi księgowemu dokumentu (nr logistyczny i księgowy w systemie księgowym SAP),
Jednocześnie, obydwa numery (zarówno logistyczny, jak i księgowy) są umieszczane na oryginalnym dokumencie przed zeskanowaniem i widoczne po zeskanowaniu dokumentu na jego obrazie,
Dostęp do podglądu Skanu w Aplikacji jest możliwy również z systemu księgowego SAP, bez możliwości jego modyfikacji,
Skany podlegają weryfikacji przez odpowiedniego pracownika Spółki – weryfikacja obejmuje przede wszystkim sprawdzenie ich autentyczności, tj. zgodności Skanu z oryginałem. Po zeskanowaniu, weryfikacji oraz akceptacji Skanu w Aplikacji, nie jest możliwa jego edycja,
W Aplikacji widoczna jest historia działań dotycząca Skanów, tj. dat oraz osób zatwierdzających i zapisujących Skan, dat oraz osób dokonujących weryfikacji etc. Wszelkie działania ingerujące w zapisy w programie księgowym SAP oraz w Aplikacji (np. usunięcie Skanów; dalej łącznie: Programy) są zablokowane dla pracowników Spółki. W celu ich umożliwienia, niezbędne jest złożenie przez pracownika Spółki odpowiedniego wniosku, który musi zostać zaakceptowany przez osoby odpowiedzialne w Spółce (np. przez Dyrektora Finansowego), a następnie wprowadzony fizycznie przez osobę z działu IT w Spółce. W konsekwencji praktycznie nie jest możliwa edycja lub też usunięcie Skanów z Programów przez pracowników Spółki,
Faktury w formie elektronicznej w Aplikacji są przechowywane w repozytoriach obecnie bezterminowo, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniej przestrzeni dyskowej,
Serwery Spółki, na których zapisywane są dokumenty, zlokalizowane są w Polsce i chronione są przed zniszczeniem (przed kataklizmami, pożarem etc.). Ponadto, serwery podlegają codziennej kopii zapasowej zgodnie z procedurą backupu Spółki,
Ponadto, roczna baza danych Aplikacji po zakończeniu roku jest kopiowana na dyski przenośnie przechowywane w sejfie (2 niezależne kopie),
Wyszukiwanie dokumentów w Aplikacji może odbywać się w różnych przekrojach – po numerze faktury, dacie, kontrahencie i innych parametrach, które opisują daną klasę dokumentu.
Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu celno-skarbowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, jest zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych. Faktury mogą być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i bezpośrednio z Programów. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania faktur w formie elektronicznej jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu jest możliwe w każdej chwili. Sortowanie i wyszukiwanie dokumentów jest umożliwione po każdym polu dostępnym w ewidencji, tj. dacie sprzedaży, dacie wystawienia, kontrahencie, kwocie, terminie płatności i innych dostępnych polach. Ponadto, umożliwione jest również wybranie faktur z danego miesiąca oraz ich filtrowanie (przykładowo wg kontrahenta). Dodatkowo, system informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia, jak również opcje Programów, pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.
Spółka obecnie rozważa wprowadzenie archiwizacji faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w postaci plików elektronicznych, zgodnie z opisaną powyżej Procedurą KOD. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone.
Spółka przechowuje elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowywana jest również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie mogą być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).
Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą?
W ocenie Spółki, będzie ona miała prawo do odliczenia podatku naliczanego (na zasadach ogólnych, przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego w otrzymywanych fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną w zdarzeniu przyszłym procedurą.
W ocenie Spółki, stosowana przez nią Procedura EOD, zapewnia dopełnienie wszystkich wymienionych wymogów. Nie ma możliwości dokonania zmian w odniesieniu do treści dokumentów, a proces zmiany ich formy nie skutkuje żadnymi modyfikacjami w danych fakturach, realizując tym samym warunek zachowania integralności treści. Spółka zapewnia również autentyczność pochodzenia faktur, poprzez weryfikację podmiotów, od których otrzymuje faktury; ponadto, prowadzi również proces ich weryfikacji w formie elektronicznej oraz wyznacza osoby, które są odpowiedzialne za przeprowadzanie procesu weryfikacji faktur. Czytelność faktur jest zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.
Również przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2342 ze zm., dalej: UoR) nie zabraniają przechowywania faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przepisy art. 20 tej ustawy wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. Dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu UoR. Należy uznać, iż dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Obowiązki dotyczące przechowywania faktur określone są również w regulacjach prawa unijnego. Zgodnie z art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1, ze zm.), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
W świetle natomiast art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednakże zauważyć, iż polski ustawodawca nie wprowadził tej regulacji do prawa krajowego. W konsekwencji, należy uznać, iż faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy o VAT m.in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Podobnie stwierdził również Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyrokach z dnia 24 maja 2012 r., sygn. I FSK 1228/11, z dnia 18 grudnia 2012 r., sygn. I FSK 482/11, z dnia 21 grudnia 2011 r., sygn. I FSK 363/11.
Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie jedynie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, iż faktura zostaje utracona, bowiem jest ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie dopełniony.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy). Według art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.
Podsumowując, z uwagi na fakt, iż przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy o VAT, a procedura, którą stosuje Spółka dotycząca przechowywania dokumentów zapewnia warunki określone w art. 106m w stosunku do faktur, a zatem autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, należy uznać, iż Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie o VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Na możliwość odliczenia nie będzie miał wpływu fakt, iż papierowe oryginały przedmiotowych faktur będą niszczone.
Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 20 września 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.
Podobnie stwierdził również w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-1. 4012.419.2017.2.KOM: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki »JPG« (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej”.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR,
W podobnym stanie faktycznym wypowiedział się również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 2 listopada 2010 r., sygn. I SA/Bk 286/10 (utrzymanym w mocy przez NSA wyrokiem z dnia 24 listopada 2011 r., sygn. I FSK 118/11): „W ocenie Sądu, błędne jest przekonanie organu, że polski ustawodawca wykluczył możliwość stosowania tzw. mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, który polega na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowaniu kopii tej faktury w formie elektronicznej, przy zastrzeżeniu możliwości wydrukowania kopii faktury w każdym czasie na żądanie organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy ekonomiczne, na które powoływała się strona skarżąca we wniosku oraz względy ekologiczne”.
Zatem regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie m.in. produkcji wysokiej klasy materiałów budowlanych, w szczególności dachówki cementowej, jak również zajmuje się sprzedażą sprowadzanych dachówek ceramicznych i cementowych wraz z dodatkami. W ramach prowadzonej działalności, Wnioskodawca dokonuje transakcji dokumentowanych fakturami (zarówno sprzedaje, jak i nabywa towary i usługi), zatem w ciągu miesiąca zarówno wystawia, jak i otrzymuje on dużą ilość faktur w wersji papierowej.
Celem usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Wnioskodawca wprowadził procedurę elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: Procedura EOD). Dokumenty przechowywane są zatem obecnie zarówno w wersji papierowej (co wiąże się z wysokimi kosztami), jak i w formie elektronicznej w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku ich zeskanowania (dalej: Skany). Za archiwizację dokumentów odpowiedzialni są pracownicy Wnioskodawcy.
Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej (tj. Procedura EOD) u Wnioskodawcy wygląda następująco:
Skany podlegają weryfikacji przez odpowiedniego pracownika Wnioskodawcy – weryfikacja obejmuje przede wszystkim sprawdzenie ich autentyczności, tj. zgodności Skanu z oryginałem. Po zeskanowaniu, weryfikacji oraz akceptacji Skanu w Aplikacji, nie jest możliwa jego edycja,
W Aplikacji widoczna jest historia działań dotycząca Skanów, tj. dat oraz osób zatwierdzających i zapisujących Skan, dat oraz osób dokonujących weryfikacji etc. Wszelkie działania ingerujące w zapisy w programie księgowym SAP oraz w Aplikacji (np. usunięcie Skanów; dalej łącznie: Programy) są zablokowane dla pracowników Wnioskodawcy. W celu ich umożliwienia, niezbędne jest złożenie przez pracownika Wnioskodawcy odpowiedniego wniosku, który musi zostać zaakceptowany przez osoby odpowiedzialne u Wnioskodawcy (np. przez Dyrektora Finansowego), a następnie wprowadzony fizycznie przez osobę z działu IT u Wnioskodawcy. W konsekwencji praktycznie nie jest możliwa edycja lub też usunięcie Skanów z Programów przez pracowników Wnioskodawcy,
Serwery Wnioskodawcy, na których zapisywane są dokumenty, zlokalizowane są w Polsce i chronione są przed zniszczeniem (przed kataklizmami, pożarem etc.). Ponadto, serwery podlegają codziennej kopii zapasowej zgodnie z procedurą backupu Wnioskodawcy,
Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu celno-skarbowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, jest zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych. Faktury mogą być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i bezpośrednio z Programów. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania faktur w formie elektronicznej jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Wnioskodawcę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu jest możliwe w każdej chwili. Sortowanie i wyszukiwanie dokumentów jest umożliwione po każdym polu dostępnym w ewidencji, tj. dacie sprzedaży, dacie wystawienia, kontrahencie, kwocie, terminie płatności i innych dostępnych polach. Ponadto, umożliwione jest również wybranie faktur z danego miesiąca oraz ich filtrowanie (przykładowo wg kontrahenta). Dodatkowo, system informatyczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane przez niego urządzenia, jak również opcje Programów, pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.
Wnioskodawca obecnie rozważa wprowadzenie archiwizacji faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w postaci plików elektronicznych, zgodnie z opisaną powyżej Procedurą KOD. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone.
Wnioskodawca przechowuje elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowywana jest również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie mogą być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).
0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB