Source: http://slideplayer.pl/slide/426337/
Timestamp: 2017-05-22 17:38:34
Legal References Found: art. 57
 art. 184
 art. 31
 art. 144
 art. 207
 art. 7

Document Content:
Rozliczanie projektów realizowanych w ramach Programu operacyjnego Infrastruktura i środowisko w zakresie aspektów finansowych. - ppt pobierz
Rozliczanie projektów realizowanych w ramach Programu operacyjnego Infrastruktura i środowisko w zakresie aspektów finansowych.
OpublikowałAmbrozij Andrejczuk
Prezentacja na temat: "Rozliczanie projektów realizowanych w ramach Programu operacyjnego Infrastruktura i środowisko w zakresie aspektów finansowych."— Zapis prezentacji:
Rozliczanie projektów realizowanych w ramach Programu operacyjnego Infrastruktura i środowisko w zakresie aspektów finansowych
Zasady rozliczania i dokumentowania wydatkówPodstawy prawne dotyczące realizacji projektów współfinansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Analiza umowy o dofinansowanie: Obowiązki Beneficjenta Obowiązki Instytucji Wdrażającej Zmiany w projekcie i umowie o dofinansowanie Dokumentacja księgowa wydatków w projekcie. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Zasady rozliczania i dokumentowania wydatkówPodstawy prawne: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (rozporządzenie ogólne) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 (rozporządzenie wykonawcze) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 ustanawiające Fundusz Spójności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Zasady rozliczania i dokumentowania wydatkówUstawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, PO Infrastruktura i Środowisko, zaakceptowany przez Radę Ministrów i KE, Uszczegółowienie Programu wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego, Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , wydane przez MRR, Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Zasady rozliczania i dokumentowania wydatkówMinister Rozwoju Regionalnego wydał „Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ”: Wytyczne z 21 czerwca 2011 r. Są dostępne na stronach internetowych: Wytyczne są skierowane do instytucji uczestniczących w systemie realizacji PO IiŚ, jak również do Beneficjentów projektów współfinansowanych w ramach PO IiŚ Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Zasady kwalifikowania kosztów i wydatkówPodstawowe akty prawne i inne dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków, w tym zagadnienia: Okres kwalifikowalności, zakaz podwójnego finansowania, zasada elastyczności – cross-financing, projekty generujące przychód i dochód, wkład niepieniężny, Przykłady rozwiązań stosowanych w praktyce. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Zasady kwalifikowania kosztów i wydatków cd.Analiza wybranych wydatków pod kątem kwalifikowalności: Wynagrodzenia, amortyzacja, nabycie środków trwałych, podatek od towarów i usług, koszty ogólne, zakup gruntu, zakup nieruchomości. Wydatki niekwalifikowane. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Główne zasady kwalifikowania wydatkówZasady kwalifikowania wydatków dotyczą wszystkich wydatków ponoszonych przez beneficjenta – zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i środków wspólnotowych w ramach realizacji projektu współfinansowanego z Funduszu Spójności lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Główne zasady kwalifikowania wydatkówPodmiot odpowiedzialny za realizację projektu (cd.) Niezależnie od tego, czy beneficjent upoważni inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowanych, czy ponosi je sam, zawsze beneficjent : pozostaje odpowiedzialny za prawidłowość rzeczowej i finansowej realizacji projektu i odpowiada przed instytucją, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, za prawidłowość całości wydatków kwalifikowanych, które są ponoszone w ramach projektu; pozostaje odpowiedzialny za trwałość projektu zgodnie z art. 57 Rozporządzenia 1083/2006; pozostaje jedynym podmiotem właściwym do kontaktów z instytucjami w systemie realizacji programu operacyjnego, w tym przedstawiania wniosków o płatność oraz otrzymywania środków.
Główne zasady kwalifikowania wydatkówZakaz podwójnego finansowania Niedozwolone jest zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych) : tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; podatku VAT ze środków wspólnotowych, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę o VAT; zakupienie środka trwałego z udziałem dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka w ramach środków wspólnotowych.
Łączna kwota wydatków kwalifikowanych należących do tej kategorii (zakup nieruchomości) nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych.
Wydatki kwalifikujące się do pomocyAmortyzacja : Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środka trwałego stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są następujące warunki: dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania, zakup tego środka nie był finansowany ze środków dotacji krajowej lub wspólnotowej, kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu, wartość ta została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości, w przypadku, gdy środek trwały wykorzystywany jest w innych celach, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu, która odpowiada proporcji wykorzystania do realizacji projektu.
Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznychTraktat z dnia 25 marca 1957 r. ustanawiający Wspólnotę Europejską - art. 184 ust. 4 stanowi, iż „W odniesieniu do inwestycji finansowanych przez Wspólnotę udział w przetargach i dostawach jest otwarty na równych warunkach dla wszystkich osób fizycznych i prawnych, które maja przynależność Państwa Członkowskiego lub jednego z krajów i terytoriów” DYREKTYWA 2004/18/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (tzw. dyrektywa klasyczna)
Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznychDYREKTYWA 2004/17/WE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY z dnia 31 marca 2004 r. koordynująca procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych (tzw. dyrektywa sektorowa) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późniejszymi zmianami) - nowelizacja – ustawa z dnia 5 listopada 2009 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. Nr 206, poz. 1591) – weszła w życie 22 grudnia 2009r.
Akty prawne regulujące problematykę zamówień publicznych- nowelizacja – ustawa z dnia 2 grudnia 2009r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych (Dz. U. Nr 223, poz. 1778) – weszła w życie 29 stycznia 2010r. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późniejszymi zmianami)
Podstawy prawne Procedury negocjacyjne bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Dyrektywy przewidują możliwość udzielenia zamówienia poza procedurą konkurencyjną (otwarta, ograniczona) tylko w sytuacji, gdy zachodzą ściśle określone przesłanki zawarte w art. 31 dyrektywy 2004/18/WE
Podstawy prawne Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego (art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp)
Podstawy prawne Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielania, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego (obowiązuje od 24 października 2008 roku) (…) zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla zamówienia podstawowego i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego (obowiązywało przed 24 października 2008 roku)
Interpretacja Udzielenie w trybie zamówienia z wolnej ręki zamówień dodatkowych do realizowanego zamówienia podstawowego zależne jest od łącznego spełnienia kilku przesłanek, tj. zamówienie dodatkowe należy udzielić temu samemu wykonawcy robót budowlanych (lub usług), który realizuje zamówienie podstawowe roboty budowlane (lub usługi) nie mogą być objęte zamówieniem podstawowym wartość robot dodatkowych nie przekracza łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia podstawowego prace dodatkowe są niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego wykonanie robót/usług dodatkowych stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej do przewidzenia (charakter obiektywny)
Interpretacja a ponadto:z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego
Interpretacja Aby określone zamówienie na roboty budowlane (lub usługi) mogło zostać uznane za zamówienie uzupełniające musi ono polegać na powtórzeniu tych samych robót/usług (w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego), co roboty/usługi objęte zamówieniem podstawowym. Robotami/usługami uzupełniającymi nie są zatem takie roboty/usługi, których wykonania zamawiający nie planował na etapie udzielania zamówienia podstawowego, których konieczność wykonania pojawiła się po zawarciu umowy w sprawie zamówienia podstawowego. Wartość robót/ usług uzupełniających nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.
Interpretacja Ponieważ zamówienia z wolnej ręki w zakresie zamówień dodatkowych i zamówień uzupełniających stanowią wyjątki od stosowania procedur konkurencyjnych powinny być one interpretowane ściśle (rygoryzm) z zapisami ustawy (również dyrektyw), a ciężar dowodu, że rzeczywiście zaszły okoliczności pozwalające na skorzystanie z procedury, przewidzianej dla tego trybu, spoczywa na zamawiającym.
Podstawy prawne Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zwarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (obowiązywało do dnia wejścia w życie tzw. dużej nowelizacji) Umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zwarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (brzmienie aktualne; obowiązuje od dnia 29 stycznia 2010 roku) (art. 140 ust. 1 i 3 ustawy Pzp)
Podstawy prawne Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego (obowiązywało do 24 października 2008 roku) Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany (brzmienie aktualne; obowiązuje de facto od 24 października 2008 roku, wprowadzono, tzw. małą nowelizacją) Zmiana umowy dokonana z naruszeniem ww. przepisu jest nieważna (obowiązywało do dnia wejścia w życie, tzw. dużej nowelizacji) Zmiana umowy dokonana z naruszeniem ww. przepisu podlega unieważnieniu (brzmienie aktualne) (art. 144 ust. 1 i 2 ustawy Pzp)
Interpretacja Zmiana postanowień zawartej umowy jest możliwa w sytuacji łącznego spełnienia następujących przesłanek: zaistnienia obiektywnej konieczności wprowadzenia zmian, np. gdy spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą startą w rozumieniu art k.c. zmiana wynika z okoliczności, których nie można było przewiedzieć w momencie zawarcia umowy, i za które zamawiający nie ponosi odpowiedzialności zmiana pozostaje w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z wystąpieniem danych okoliczności i nie wykracza poza to, co konieczne w celu przeciwdziałania skutkom takiej zmiany okoliczności (wg starych zasad, na podstawie Zaleceń MRR)
Interpretacja Ustawa dopuszcza zatem zmiany, które:nie zmieniają treści oferty; zmieniają treść oferty ale konieczność ich wprowadzenia wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; zmieniają treść oferty ale zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. (wg starych zasad)
Interpretacja „Wąska” interpretacja pojęcia „nieprzewidywalności” (zdarzenie, którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało prawdopodobne, np. zjawiska gospodarcze zewnętrzne w stosunku do stron umowy i w pełni od nich niezależne ) oraz „korzystności” (zmiany korzystne to takie, które wzmacniają pozycję zamawiającego jako wierzyciela z tytułu świadczenia niepieniężnego np. dłuższy okres rękojmi lub dłużnika świadczenia pieniężnego np. wydłużenie terminu zapłaty). (wg starych zasad)
Interpretacja W celu uelastycznienia i usprawnienia procesu udzielania zamówień publicznych, uwzględniając orzecznictwo ETS zmieniono art. 144 ustawy Pzp ograniczając zakaz zmian umowy w stosunku do treści oferty jedynie do istotnych zmian. Zmiany istotne mogą być dokonywane jedynie w sytuacjach, gdy zamawiający przewiedział możliwość ich dokonania w ogłoszeniu o zamówieniu lub w siwz oraz określił warunki takiej zmiany. Oznacza to, ze zmiana umowy, która nie stanowi zmiany istotnych postanowień umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna (zmiany, które nie zmieniają treści oferty są dopuszczone bez ograniczeń - regulacja k.c.)
Interpretacja Zgodnie z orzecznictwem ETS:- postanowienia umowy należy uznać za istotne przede wszystkim wówczas, gdy uwzględnienie takiego postanowienia w pierwotnym ogłoszeniu o zamówieniu pozwoliłoby oferentom przedstawić znacząco odmienna ofertę (ETS w sprawie C-496/99 Succhi di Frutta) - Udzielenie nowego zamówienia stanowi zmiana postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w czasie jego trwania, jeżeli w istotny sposób odbiega od postanowień pierwotnego zamówienia i w ten sposób może wskazywać na wolę ponownego negocjowania przez strony podstawowych ustaleń tego zamówienia (ETS w sprawie C-454/06)
Korekta finansowa Zgodnie z Taryfikatorem naruszenie polegające na udzieleniu zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki bez zachowania ustawowych przesłanek zachowania tego trybu, o ile łączna wartość zamówień dodatkowych nie przekroczy 50% wartości zamówienia podstawowego – skutkuje korektą w wysokości 25% dofinansowania tego zamówienia dodatkowego W stosunku do postępowań o wartości poniżej progu stosowania dyrektywy 2004/18/WE za naruszenie ww. przepisu korekta finansowa wynosi 5%
Ministerstwo ŚrodowiskaPodatkowe aspekty rozliczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko: Aktualne uregulowania prawne. Analiza aktualnego orzecznictwa i przykładowych indywidualnych interpretacji podatkowych. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Ministerstwo ŚrodowiskaZałożenia i sposób ponownego przeliczania wartości projektu po uzyskaniu oszczędności na projekcie. Aktualne uregulowania prawne. Analiza aktualnego orzecznictwa i przykładowych indywidualnych interpretacji podatkowych. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Ministerstwo ŚrodowiskaDostosowanie polityki (zasad) rachunkowości w związku realizacją projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych:. Rozwiązania praktyczne rozbudowy planu kont na potrzeby sprawozdawcze jednostki. Zasady (metody) księgowania dotacji, przychodów projektu oraz zwrotów niewykorzystanych środków. Ewidencja wydatków inwestycyjnych. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Podstawy prawne - ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek (np. oświata, kultura, ochrona zdrowia itp.).
Podstawy prawne Instrukcja wypełniania wniosku o płatność W części „Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych wydatków” zapisano : „ (…) W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową. Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając czerpanie danych do sprawozdań.”
Podstawy prawne Umowa o dofinansowanieW ogólnym wzorze umowy o dofinansowanie, zapisy dotyczące wyodrębnionej ewidencji pojawiają się w dwóch paragrafach, które cytujemy poniżej: § 14 - Ewidencja księgowa i archiwizacja danych Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Regulacje wewnętrzne jednostki organizacyjnejZasady tworzenia i zakres tych dokumentów są takie same dla wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe Zasady (polityka) rachunkowości jednostki organizacyjnej z uwzględnieniem odrębnych zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych, 2. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z funduszami unijnymi 3. Inne dokumenty wewnętrzne (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych itp.)
Zasady ewidencji przychodów z dotacji1. Metody ewidencji Podmioty otrzymujące dotacje z funduszy unijnych działają w bardzo zróżnicowanych formach prawnych oraz na podstawie różnych przepisów systemowych regulujących działalność tych jednostek. W zależności od tych właśnie przepisów systemowych podmioty powinny otrzymane przychody z tytułu dotacji ewidencjonować jedną z dwóch metod: - metodą kapitałową lub - metodą wynikową.
Zakładowy Plan Kont 070 – 6 Środki trwałe sfinansowane dotacją - Projekt B 070 – 6 – 1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 070 – 6– 2 Budynki i lokale 070 – 6– 3 Urządzenia techniczne i komputery 070 – 6– 4 Inne środki trwałe Taki sposób ewidencji może być jednak przyjęty tylko wtedy gdy stosowany przez jednostkę księgowy program komputerowy pozwala na „podłączanie” do odpowiednich pozycji bilansu kont bilansowych z poziomu analityki. Pamiętać bowiem należy, że w bilansie musi być zachowany układ, określony w załączniku do ustawy o rachunkowości.
Zakładowy Plan Kont W przypadku ewidencjonowania kosztów tylko na kontach zespołu 4 alternatywnym sposobem może być założenie kont pozabilansowych, np. zespół Koszty kwalifikowane związane z projektem A Amortyzacja Materiały biurowe i energia Usługi obce Wynagrodzenia Narzuty na wynagrodzenia Pozostałe koszty
Zakładowy plan kont Ewidencja jako pozostałe przychody operacyjne761-1 „Przychody ze zbycia majątku trwałego” 761-2 „Przychody z dotacji” „Dotacja Projekt A” „Dotacja Projekt B”
Zakładowy plan kont lub 761 „Pozostałe przychody operacyjne”761-1 „Przychody ze zbycia majątku trwałego” 761-2 „Przychody z dotacji Projekt A” 761-3 „Przychody z dotacji Projekt B”
Kod księgowy Kod księgowy w ramach systemu księgowego Programy finansowo księgowe zazwyczaj posiadają funkcje oznaczania operacji księgowych tzw. cechami, znacznikami, itp. Jeżeli program księgowy daje możliwość takiego oznaczania (wyodrębniania) operacji i jednocześnie pozwala na sporządzanie wydruków (w tym zwłaszcza zapisów na kontach księgowych) zarówno wszystkich zapisów księgowych jak i zapisów dotyczących tylko wybranych, odpowiednio oznaczonych operacji, to taka ewidencja spełnia warunki określone w przepisach unijnych dotyczące „zachowania odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji dotyczących projektu”.
Konsekwencje związane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej ewidencjiParagraf 17 umowy o dofinansowanie Zwrot dofinansowania W sytuacjach, gdy dofinansowanie udzielone Beneficjentowi zostało: wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem; wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy realizacji Projektu; pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlega ono zwrotowi w trybie i na zasadach przewidzianych w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240).
Kontrola prawidłowości zastosowania wyodrębnionej ewidencji i kodu księgowegoKontrole na zakończenie realizacji projektu Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową przed akceptacją tego wniosku. Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu jest obligatoryjne. Kontrola na zakończenie realizacji projektu powinna obejmować co najmniej:
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowegoPowinna być utworzona dodatkowa analityka: Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji – działalność podstawowa Urządzenia techniczne i komputery – dział administracji – Projekt XXXX Wydano zalecenie wyodrębnienia księgowego tej operacji
Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i kodu księgowego7. Niewyodrębnianie kosztów niekwalifikowanych w projekcie Sposób poprawy tej nieprawidłowości jest uzależniony od tego kiedy zostały poniesione wydatki: a) w latach zatwierdzonych – należy zastosować kod księgowy b) w latach niezatwierdzonych – należy dokonać korekty księgowań
Ministerstwo ŚrodowiskaRozliczanie środków trwałych w budowie oraz ustalanie wartości początkowej środków trwałych dla potrzeb własnych ustawy o podatku dochodowym i rozliczaniu dotacji. Bardzo często Beneficjent wytwarza środki trwałe we własnym zakresie, lub też po ich kupnie musi wykonać dużą ilość prac montażowych i dostosowawczych, zanim środek będzie zdatny do użytku. Prace te mogą niekiedy trwać kilka miesięcy albo nawet dłużej. W tym czasie nakłady ponoszone na te środki ewidencjonowane są na koncie „Środki trwałe w budowie”. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Ministerstwo ŚrodowiskaW momencie, gdy środek zostaje ukończony i jest przyjmowany do użytku, wartość nakładów poniesionych na jego budowę przeksięgowywana jest na konto „Środki trwałe” jako wartość początkowa danego środka trwałego. Ministerstwo Środowiska 26 marca 2017
Zasada działania konta „Środki trwałe w budowie”Strona debetowa konta środki trwałe w budowie Na koncie „Środki trwałe w budowie” po stronie debetowej księguje się wszystkie nakłady poniesione na budowę danego środka trwałego. Księgowanie odbywa się w korespondencji z różnymi kontami, zależnie od rodzaju nakładu. Ministerstwo Środowiska 26 marca 2017
Ministerstwo ŚrodowiskaWszystkie standardy rachunkowości, jak również przepisy podatkowe w każdym kraju, dokładnie określają, które nakłady można kapitalizować na środku trwałym, a które nie. Z reguły do wartości środka trwałego zalicza się takie nakłady jak: Koszty nabycia komponentów wykorzystanych do budowy środka trwałego; Koszty przygotowania terenów pod budowę; Koszty uzyskania pozwoleń; Koszty badań i ekspertyz koniecznych do budowy środka trwałego; Koszty robót montażowych i budowlanych; Koszty wynagrodzeń pracowników adekwatne do czasu ich pracy poświęconego na budowę środka trwałego; Itp. Ministerstwo Środowiska 26 marca 2017
Ministerstwo ŚrodowiskaStrona kredytowa konta środki trwałe w budowie Po stronie kredytowej konta „Środki trwałe w budowie” księguje się natomiast następujące zdarzenia: Przekazanie ukończonych środków trwałych do użytkowania; Spisanie środków trwałych, które nie zostały ukończone lub nastąpiła trwała utrata ich wartości; Sprzedaż, likwidacja lub oddanie środka trwałego. Ministerstwo Środowiska 26 marca 2017
Ministerstwo Środowiska26 marca 2017
Ministerstwo ŚrodowiskaPowyższy schemat księgowania jest sytuacją najczęściej spotykaną. Widzimy, że koszty różnego rodzaju księgowane są w korespondencji z kontem „Środki trwałe w budowie”. Gdy dany środek zostaje ukończony, wartość nakładów na niego poniesionych przenoszona jest na konto „Środki trwałe” jako jego wartość początkowa. Oczywiście, w przypadku większych podmiotów, które budują często wiele środków trwałych naraz, dla ułatwienia kontroli które nakłady dotyczą którego środka, wprowadzana jest „analityka” do konta „Środki trwałe w budowie” Ministerstwo Środowiska 26 marca 2017
Ministerstwo ŚrodowiskaW tym przykładzie widzimy, że jeden ze środków został ukończony przez końcem okresu obrachunkowego i oddany do użytku, a zatem został on przeksięgowany z konta „Środki trwałe w budowie” na konto „Środki trwałe”. Pozostałe środki były na dzień bilansowy wciąż w fazie konstrukcji, dlatego też saldo nakładów na nie poniesionych zostanie w bilansie zaprezentowane w pozycji „Środki trwałe w budowie”. Ministerstwo Środowiska 26 marca 2017
Sporządzanie wniosków o płatność – Generator Wniosków Płatniczych.Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Weryfikacja finansowa przez IW wniosku o płatność dotyczy sprawdzenia części finansowej wniosku o płatność oraz załączonych dokumentów pod względem finansowym obejmuje sprawdzenie w szczególności: zgodności informacji zamieszczonych w tabelach finansowych wniosku o płatność z dokumentami towarzyszącymi, poprawności rachunkowej tabel finansowych wniosku o płatność, czy dokument załączony do wniosku o płatność nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach PO IiŚ (dotyczy obligatoryjnie 100 % dokumentów załączonych do wniosku o płatność).
Zasady przekazywania środkówŁączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95 % maksymalnej kwoty dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana po akceptacji przez IW wniosku o płatność końcową. Pierwszy wniosek o płatność beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Dla projektów zaawansowanych finansowo - zgodnie z zaleceniem MRR - należy złożyć wniosek niezwłocznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie. IW weryfikuje wniosek o płatność oraz załączone dokumenty w ciągu 60 dni od dnia ich otrzymania.
Wniosek Beneficjenta o płatnośćWypłata dofinansowania następuje w możliwie najkrótszym terminie, po akceptacji przez IW złożonego przez beneficjenta wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków na rachunku IW. Wniosek Beneficjenta o płatność Wzór wraz z Instrukcją wypełniania określony w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ (projekt nowego dokumentu – „Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko”). Wniosek o płatność składany jest co najmniej raz na trzy miesiące, w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego.
Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 30 dni przed upływem okresu kwalifikowania wydatków (zgodnie z umową). Wniosek składany jest jednym egzemplarzu w wersji papierowej i elektronicznej. Do wniosku załączane są kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. Wersja elektroniczna wniosku o płatność obejmuje jedynie formularz wniosku i nie obejmuje załączników do wniosku (z wyłączeniem sytuacji, w której do wniosku zamiast dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków beneficjent dołącza zestawienie takich dokumentów), które mogą zostać przedłożone wyłącznie w wersji papierowej.
Wniosek o płatność służy:Brak poniesionych wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku w części dotyczącej postępu rzeczowego (części sprawozdawczej wniosku). Wniosek o płatność służy: rozliczaniu środków otrzymanych wcześniej, tj. transzy zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze zaliczki, wnioskowaniu o refundację poniesionych wydatków, rozliczeniu wydatków poniesionych (dot. państwowych jednostek budżetowych i wydatków poniesionych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta), przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (beneficjent wypełnia wówczas poz. 1-5 oraz wniosku).
Wniosek może służyć kilku wymienionym wyżej funkcjom, npWniosek może służyć kilku wymienionym wyżej funkcjom, np. beneficjent może złożyć jeden wniosek o płatność pośrednią oraz zaliczkową. Obecny kształt umowy/decyzji o dofinansowanie dopuszcza dowolność w zakresie kolejności rodzajów płatności, jakie dokonywane będą na rzecz beneficjenta w trakcie realizacji projektu.
Formularz wniosku o płatność (pozycje 1-11)Wniosek za okres od do W przypadku pierwszego wniosku o płatność w polu „od” wpisuje się początkową datę kwalifikowalności wydatków zapisaną w umowie o dofinansowanie. Wniosek powinien obejmować pełne okresy miesięcy kalendarzowych, z wyjątkiem pierwszego wniosku o płatność. Szare pola wniosku wypełniane są przez IW. W projekcie Zaleceń w zakresie wniosku o płatność przewidziane są trzy możliwe sytuacje dot. początkowej daty pierwszego wniosku o płatność: data umowy data kwalifkowalności wydatków (jeśli jest wcześniejsza niż data zawarcia umowy)
data rozpoczęcia realizacji zadania określonego w Harmonogramie realizacji projektu (jeśli jest wcześniejsza niż obie ww. daty) 2. Dane beneficjenta 3. Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 4. Priorytet, Działanie, Fundusz, z którego dofinansowany jest projekt 5. Nazwa projektu Płatność (zaliczkowa/pośrednia/końcowa). W przypadku, gdy wniosek beneficjenta stanowi jedynie rozliczeniu przekazanej zaliczki lub służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu, należy wykreślić wszystkie trzy wskazane rodzaje płatności, gdyż beneficjent nie wnioskuje o przyznanie żadnej płatności.
7. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem - suma wartości wykazanych w tabeli 9 (w kolumnie 8). 8. Wnioskowana kwota W przypadku refundacji poniesionych wydatków - iloczyn kwoty wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem oraz poziomu dofinansowania projektu wynikającego z umowy o dofinansowanie, Kwota powyższa powinna zostać zaokrąglona w dół do dwóch miejsc po przecinku, aby nie doszło do przekroczenia ww. poziomu dofinansowania, Jeśli wniosek dotyczy rozliczenia transzy zaliczki i jednocześnie wnioskowaniu o kolejną transzę w pkt 8 należy wpisać wartość kolejnej transzy zaliczki zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji rozwojowej
Punkt 8 nie jest wypełniany jeśli:wniosek dotyczy wyłącznie rozliczenia otrzymania zaliczki, wniosek służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. Wydatki przedstawione przez Beneficjenta refundowane są wg stopy określonej dla właściwego działania POIiŚ (dla działania 1.1 – 85 %) - do momentu osiągnięcia maksymalnej kwoty wydatków kwalifikowanych, określonej w umowie. Zasada „luki finansowej” określa maksymalny poziom wydatków kwalifikowalnych na poziomie projektu, a nie na poziomie poszczególnych zadań.
Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiemNr dokumentu Nr księgowy lub ewidencyjny Data wystawienia dokumentu Data zapłaty Jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty lub daty graniczne; Jeżeli pracownik pobrał zaliczkę za zakupy i zapłacił gotówką - w kolumnie jako datę zapłaty należy wpisać datę zapłaty gotówką, a nie daty rozliczenia zaliczki (faktura będzie zawierała zapis o zapłacie gotówką i datę zapłaty).
5. Nazwa towaru lub usługiJeżeli w ww. przypadku konieczna była dodatkowa płatność gotówką - już nie z przyznanej zaliczki, a ze środków własnych pracownika - w kolumnie 4 należy wpisać dwie daty - datę zapłaty gotówką oraz datę rozliczenia zaliczki. W przypadku delegacji, jako datę zapłaty należy wpisać datę wypłaty zaliczki (jeśli była pobierana) oraz datę rozliczenia delegacji. 5. Nazwa towaru lub usługi Opis towaru/usługi powinien być na tyle szczegółowy, aby pozwalał na jednoznaczne zidentyfikowanie, jakiej usługi/towaru dana pozycja dotyczy. W przypadku wielu pozycji zawartych w fakturze możliwe jest podanie łącznego dla tych pozycji rodzaju asortymentu.
6. Kwota dokumentu bruttoKwota tożsama z kwotą łączną, na jaką opiewa przedmiotowy dokument, nawet jeśli w kwocie tej zawierają się wydatki poniesione w ramach innego projektu czy też programu operacyjnego lub w ogóle nie związane z żadnym projektem. 7. Kwota dokumentu netto Różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT. Jeśli dokument dotyczy wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych w kolumnie 6 i 7 należy wykazać łącznie ww. kwotę wydatków związanych z projektem.
8. Kwota wydatków kwalifikowalnychWydatki kwalifikowalne, związane z projektem, rozliczane danym wnioskiem o płatność. 9. W tym VAT Należy podać kwotę VAT zawartą w wydatkach uwzględnionych w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. W przypadku niekwalifikowalności VAT należy wpisać „0”. 10. Kategoria wydatku. Należy podać kategorię lub podkategorię wydatku z listy określonej w Instrukcji wniosku o płatność.
Jeśli dany dowód księgowy zawiera wydatki z kilku kategorii lub kilku podkategorii, to w kolumnie 10 należy wymienić wszystkie dotyczące go kategorie i podkategorie wraz z kwotami wydatku kwalifikowanego w odniesieniu do każdej podkategorii. W przypadku, gdy wydatek dotyczy opłat, należy jednocześnie zamieścić dopisek „opłata”. Wszystkie kategorie wydatków powinny być interpretowane w kontekście postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ. Suma poniesionych wydatków, zadeklarowanych w kolejnych wnioskach o płatność, w ramach tych kategorii, które występują w załączniku do umowy o dofinansowanie pn. Opis projektu, nie może przekraczać odpowiednich limitów.
Dla deklarowanych wydatków osobowych lub bezosobowych (wynikających z umów cywilno – prawnych: zleceń i o dzieło) należy podać w odpowiednich kolumnach (pozostałe kolumny wypełniane jak wyżej): -	graniczne daty dokonania płatności (tj. najwcześniejsza i najpóźniejszą); - wartość dokumentu; kolumny 7 (kwota netto) i 9 (VAT) pozostają niewypełnione (należy wpisać 0). Faktury korygujące również powinny być ujmowane w zestawieniu dokumentów (ze znakiem „minus” , jeśli na podstawie tej faktury została pomniejszona należność dla wykonawcy) lub ze znakiem „plus” (jeśli na podstawie tej faktury została zwiększona należność dla wykonawcy).
W zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych.Jeżeli beneficjent nie rozlicza faktur (a chciałby np. wydatkować wkład własny na początku realizacji projektu), nie powinien tych wydatków ujmować we wniosku o płatność. Dla ułatwienia procesu weryfikacji wniosku o płatność zaleca się, aby kolejny nr pozycji pod którą ujęto wydatek w tabeli 9 nanieść na pierwszym dowodzie załączanym do wniosku i potwierdzającym poniesienie wydatku.
Okres sprawozdawczy nie jest tożsamy z okresem ponoszenia wydatków.W przypadku wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym, które nie zostały ujęte we wniosku o płatność za ten okres (np. z powodu przeoczenia przez beneficjenta lub konieczności przedstawienia dodatkowych dokumentów potwierdzających prawidłowość operacji, np. operatu szacunkowego), można je ująć we wniosku o płatność za inny okres sprawozdawczy (zaleca się, by były ujmowane w ostatnich wierszach zestawienia nr 9).
W sytuacji gdy faktura zapłacona została po ostatnim dniu okresu sprawozdawczego (w okresie 14 dni na złożenie wniosku), określonego jako ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, ale wystawiono ją w okresie sprawozdawczym, w celu przyspieszenia dokonywania płatności, można ją uwzględnić we wniosku o płatność za okres, kiedy została wystawiona. Warunek - wydatki muszą być poniesione w okresie kwalifikowania wydatków. Nie jest to dopuszczalne jednakże w przypadku wydatków ponoszonych pod koniec roku.
Deklarowanie ponownie tych samych wydatkówCo do zasady beneficjent nie może zadeklarować w kolejnym wniosku o płatność tych samych wydatków, które już raz zostały uznane za kwalifikowane. Zasada ta nie dotyczy jednak wydatków, które zostały uznane za niekwalifikowane na etapie weryfikacji wniosku o płatność, były we wcześniejszych wnioskach deklarowane jako niekwalifikowalne lub zostały wstrzymane przez IW na etapie weryfikacji wniosku o płatność. W takiej sytuacji beneficjent może ponownie załączyć dane wydatki do kolejnego wniosku o płatność. Należy je wówczas opatrzyć odpowiednim odnośnikiem i komentarzem pod tabelą - np. „wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres … Wydatek na tamtym etapie został uznany za niekwalifikowany/Wydatek na tamtym etapie nie mógł być zadeklarowany jako kwalifikowalny”.
Faktury w walutach obcychW przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN, jako wydatek kwalifikowany należy uznać wartość faktury z dnia dokonania płatności, tj. faktyczny rozchód środków pieniężnych odzwierciedlony w księgach rachunkowych beneficjenta (podrozdział 5.4 pkt 13 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ). Przykład: Beneficjent otrzymał fakturę z dn. 30 maja 2009 r. na kwotę euro. Wycenił zobowiązanie po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji – wartość faktury wyniosła PLN. Beneficjent dokonał zapłaty tej faktury w dniu 15 czerwca 2009 r. – faktyczny wydatek wyniósł PLN i jest wyższy niż wycena faktury w księgach rachunkowych. W tym przypadku za kwalifikowaną należy uznać kwotę PLN.
W takim przypadku dane na opisie faktury mogą różnić się od kwot wykazanych w zestawieniu, jeśli kurs po którym je zaksięgowano był inny niż kurs wg którego dokonano płatności. Wartość podatku VAT pozostaje niezmieniona. 10. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu (w rozumieniu Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia r., ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR oraz FS), jaki beneficjent uzyskał w okresie: -	w przypadku pierwszego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozlicza zaliczkę: okres od otrzymania zaliczki do końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność,
w przypadku kolejnych wniosków o płatność - okres od ostatniego wniosku o płatność, w którym beneficjent rozliczał zaliczkę, wnioskował o zaliczkę lub refundację do końca okresu za jaki składany jest wniosek o płatność. Zgodnie z Wytycznymi „Dochody incydentalne”, jak również kary umowne nie są traktowane jako dochody w rozumieniu ww. rozporządzenia ogólnego, ponieważ nie są wynikiem działalności operacyjnej projektu. Należy wskazać wyłącznie te rzeczywiście uzyskane dochody brutto, które nie zostały uwzględnione na etapie szacowania poziomu dofinansowania (wyliczania luki finansowej) przed podpisaniem umowy o dofinansowaniu.
W punkcie 10 należy wykazywać także wysokość odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej, przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki. Zgodnie z Wytycznymi ws. trybu dokonywania płatności i rozliczeń przychód z odsetek bankowych narosłych od kwot dotacji rozwojowej przekazanej beneficjentowi w formie zaliczki pomniejsza płatność na rzecz beneficjenta. Dochodem nie są odsetki bankowe od środków otrzymanych w formie refundacji. Punkt 10 wniosku nie jest wypełniany w przypadku, gdy wniosek beneficjenta służy przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu. W takiej sytuacji należy wpisać 0. 11.
11. Finansowanie wydatków z pożyczek Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI)Dla projektów, dla których ma to zastosowanie, należy wskazać kwotę wydatków objętych wnioskiem, które zostały sfinansowane z pożyczki Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI). W pozostałych przypadkach należy wpisać „nie dotyczy”.
Podpisy i potwierdzanie za zgodność z oryginałemWniosek na ostatniej stronie podpisuje i pieczętuje osoba wskazana w karcie wzorów podpisów. Kartę wzorów podpisów beneficjent powinien złożyć wraz z pierwszym wnioskiem o płatność (format karty jest dowolny, może go określić IW). Karta może zawierać przykładowo również podpisy osób potwierdzających dokumenty za zgodność z oryginałem. W przypadku konieczności zmiany informacji zawartych w tej karcie beneficjent przedstawia jej aktualizację wraz z wnioskiem o płatność, od którego ta aktualizacja będzie obowiązywała. Dodatkowo wniosek należy parafować na każdej stronie. Kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem poprzez przynajmniej czytelny podpis (imię i nazwisko) lub parafę osoby dokonującej potwierdzenia. W przypadku parafy, osoba taka powinna zostać umieszczona na karcie wzorów podpisów.
Dokonywanie poprawek i uzupełnień wniosku o płatnośćZgodnie z Wytycznymi w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń Ministra Rozwoju Regionalnego instytucja weryfikująca wniosek może poprawiać lub uzupełniać następujące błędy stwierdzone w tym wniosku: oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w zestawieniu dokumentów; oczywiste omyłki w opisie załączonych kserokopii dokumentów; oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe w innych punktach wniosku.
Sposób nanoszenia poprawek:Poprawka powinna być dokonana przez jednokrotne skreślenie błędnej treści, wpisanie nad/obok treści właściwej, postawienie parafy wraz z datą. Każdorazowo przed dokonaniem jakichkolwiek poprawek lub uzupełnień, w przypadku jeśli wniosek mógłby być zaakceptowany i występują w nim błędy, które będą mogły zostać dokonane przez IW, powinna ona upewnić się poprzez kontakt (mailowy lub pisemny), że poprawki są prawidłowe. W przypadku uzyskania potwierdzenia odpowiednie adnotacje powinny zostać naniesione na liście sprawdzającej w IW, a następnie możliwe są dwa sposoby postępowania: -
Poprawiona powinna zostać również wersja elektroniczna wniosku.- poprawki są naniesione na wniosku otrzymanym przez IW, a kopia skorygowanego wniosku (potwierdzona za zgodność z oryginałem) przekazywana jest do beneficjenta wraz z informacją dotyczącą zatwierdzenia; poprawki naniesione są na wniosku otrzymanym przez instytucję weryfikującą oraz kopii wniosku posiadanej przez beneficjenta; możliwa jest sytuacja, aby beneficjent dokonał poprawek/uzupełnień na formularzu wniosku w siedzibie instytucji. Dla ułatwienia - osoba dokonująca tych poprawek/uzupełnień powinna widnieć na karcie wzorów podpisów. Poprawiona powinna zostać również wersja elektroniczna wniosku.
Przykłady omyłek „oczywistych”Jeśli wniosek zawiera zarówno błędy, które mogłyby zostać poprawione przez IW, jak i błędy uniemożliwiające autoryzację wniosku, beneficjent proszony jest o poprawę wszystkich stwierdzonych błędów. Przykłady omyłek „oczywistych” literówki; pomyłka w numerze wniosku o płatność IPII, błąd w sumie, błąd w kwocie brutto, netto lub VAT pojedynczego dokumentu, do faktury o danym numerze przypisano zły numer księgowy/ewidencyjny, podano błędną datę w kolumnie 3 i 4 - w stosunku do tego co wynika z załączonej dokumentacji,
błędna informacja w jednym z pkt 3-7; w sytuacji gdy informacja w więcej niż jednym punkcie jest nieprawidłowa (tzn. podane dane dla innego programu operacyjnego) istnieje podejrzenie, że wniosek może nie dotyczyć PO IiŚ, wpisanie danych niezgodnych z umową o dofinansowanie (np.: wartość bazowa wskaźnika), błędy rachunkowe wynikające z tabel zawierających dane finansowe, w tym np.: kwota w pkt 7 wniosku jest różna od sumy ogółem w pkt 8 zestawienia wydatków, nieprawidłowo obliczono kwotę w pkt 8 (jeśli wnioskowano o refundację).
Przykłady omyłek „nieoczywistych”- w opisie dokumentu podano prawidłowy nr projektu, ale błędny tytuł lub odwrotnie, w opisie dokumentu w ogóle nie zawarto informacji na temat projektu, kwota wydatku ujęta w zestawieniu różni się od ujętej w załączonym dokumencie - tzn. jest od niej niższa, a w opisie dokumentu nie ma informacji, iż stwierdzona różnica jest niekwalifikowalna, w opisie projektu podano błędną kategorię wydatku lub pozycję budżetu.
Wybrane zagadnienia dot. dokumentowania wydatkówNa potrzeby realizacji projektu beneficjent musi prowadzić odrębny system księgowy albo zapewnić odpowiedni osobny kod księgowy dla wszystkich operacji dot. projektu (zarówno dla wydatków kwalifikowanych, jak i niekwalifikowanych) W polityce rachunkowości należy opisać, wyodrębnioną dla potrzeb projektu, ewidencję księgową. Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna być zaprojektowana ze szczególną uwagą, ułatwiając pozyskiwanie danych do sprawozdań.
Realizacja projektu podlega systematycznej kontroli finansowejRealizacja projektu podlega systematycznej kontroli finansowej. Wynikiem takiej kontroli jest następnie poświadczenie przez poszczególne instytucje systemu, że deklaracje wydatków kwalifikowanych są właściwe i wynikają z systemów rachunkowości opartych na sprawdzalnych dokumentach. W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą.
Za kwalifikowany uznaje się jedynie wydatek faktycznie poniesiony, tjZa kwalifikowany uznaje się jedynie wydatek faktycznie poniesiony, tj. wydatek faktycznie zrealizowany w znaczeniu kasowym (jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego lub kasy beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych). Jedynym wyjątkiem od powyższej zasady jest wkład niepieniężny oraz amortyzacja.
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatkufaktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty. Przez dokument o równoważnej wartości dowodowej należy rozumieć każdy dokument potwierdzający, że zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie wykonanych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W szczególności dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu może być dokument księgowy lub wyciąg z ksiąg rachunkowych, odzwierciedlający wysokość poniesionych kosztów, potwierdzony przez upoważnione osoby. Nie jest możliwe rozliczanie wydatku na podstawie faktur pro - forma (możliwe - na podstawie duplikatu faktury).
Dowód zapłaty stanowi:wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty lub tzw. historia rachunku. Dokonując płatności na rzecz wykonawców w tytule przelewu powinno się podać albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą, z tytułu którego dokonywana jest płatność albo nr faktury (lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej), z tytułu której dokonywana jest płatność. Jest to niezbędne dla celów przyporządkowania kopii wyciągów bankowych (lub historii rachunków) do odpowiednich faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej). Jeżeli na dokumencie potwierdzającym dokonanie zapłaty nie widnieje kurs walutowy, należy załączyć dodatkowy dokument zawierający taką informację - dotyczy płatności za faktury wyrażone w walucie innej niż PLN.
polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji - jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu tym nie podano szczegółów płatności. Na przelewie powinien być podany albo numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą albo numer faktury. Nie jest konieczne załączanie pełnego wyciągu bankowego, zwłaszcza jeśli jest on obszerny. Można załączyć pierwszą stronę wyciągu oraz stronę z zaksięgowanym wydatkiem.
w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć: - fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką” lub - dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa wypłaci” (KW) - zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, bądź cel wydatkowania środków, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym zawierającym odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazującym datę dokonania płatności. Jeżeli nie jest możliwe aby KP/KW zawierały odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, w opisie faktury konieczne jest zamieszczenie informacji o numerach KP/KW.
Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego opatrzonego formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (tj. Dz.U z 2002 r. Nr 72, poz 665 z późn. zm.). Nie wymaga podpisu ani stempla” uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność oryginałem.
Wkład niepieniężny Beneficjent we wniosku o płatność może również zadeklarować do refundacji (w 85 %) wkład niepieniężny w realizację przedsięwzięcia (nieruchomości, urządzenia lub materiały, ekspertyzy, nieodpłatna praca wolontariuszy). Nie trzeba wówczas przedstawiać dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku (np. wyciągu bankowego). W tym przypadku dokumentami potwierdzającymi wartość wkładu niepieniężnego, niezbędnymi do przedłożenia razem z wnioskiem o płatność są: w przypadku nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego do nieruchomości: -	dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów, potwierdzone przez upoważnione osoby,
-	operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę, określający wartość rynkowej nieruchomości lub wartości prawa użytkowania wieczystego nieruchomości. Podstawowym dokumentem, który określa wysokość wkładu niepieniężnego w postaci nieruchomości jest dokument księgowy. Operat szacunkowy jest dokumentem pomocniczym, określającym wartość rynkową nieruchomości. W przypadku, gdy dokument księgowy opiewa na wyższą wartość niż operat szacunkowy należy zadeklarować jako wkład niepieniężny kwotę do wysokości określonej w operacie, jeśli ww. wartość z dokumentu księgowego jest niższa niż w operacie szacunkowym należy zadeklarować jako kwalifikowaną kwotę do wysokości określonej w dokumencie księgowym.
Jeżeli beneficjent poniósł wydatek na nieruchomości bądź sprzęt (urządzenia) w okresie kwalifikowania wydatków nie powinien deklarować tego jako wkład niepieniężny, ale jako zwykły wydatek. Wkład niepieniężny powinien dotyczyć zasadniczo sytuacji, w której beneficjent poniósł wydatek na nabycie nieruchomości bądź sprzętu przed rozpoczęciem okresu kwalifikowania wydatków dla POIiŚ lub sytuacji, w której beneficjent nabył prawo do sprzętu w innej drodze niż poprzez zakup (np. kompensata należności wniesienie aportem itp.), a zatem nie może zadeklarować go jako wydatek kwalifikowany.
Dokumentowanie amortyzacjiTabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego). Odpisy amortyzacyjne, żeby mogły być kwalifikowane powinny być liczone zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.
Przykład ujęcia we wnioskach o płatność odpisów amortyzacyjnych dotyczących zakupu przenośnych środków trwałych nie zainstalowanych na stałe w projekcie: Zakup sprzętu komputerowego, wartość netto zł, w tym zł - środki trwałe, odpis jednorazowy (wyposażenie). W pierwszym wniosku o płatność w kolumnie 8 w tabeli 9 zostanie wykazana kwota zł + wartość odpisów amortyzacyjnych za dany okres, potwierdzona, dokumentami PK. W drugim wniosku o płatność kwota odpisów amortyzacyjnych za okres objęty drugim wnioskiem itd. Właściwym postępowaniem jest również np. ujęcie wszystkich PK dotyczących odpisów amortyzacyjnych we wniosku o płatność końcową lub we wniosku o płatność pośrednią w tym okresie, w którym sprzęt zostanie całkowicie zamortyzowany. Koszty związane z amortyzacją nie mogą być przedstawione w celu rozliczenia zaliczki, gdyż w tym przypadku nie nastąpiło faktyczne wykorzystanie środków poprzez ich wydatkowanie.
Dokumentowanie zakupu środków trwałychW przypadku zakupu środków trwałych do wniosków o płatność należy dołączyć: - faktury (lub równoważny dokument księgowy), dokumenty potwierdzające zapłatę, protokoły odbioru, dokumenty OT. Zasadniczo zawsze należy odrębnie dokumentować wykonanie zamówienia protokołem odbioru. Wymóg podpisania protokołu odbioru nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów, podnoszenie kwalifikacji).
W przypadku zakupu środków trwałych w budowie W ww. przypadku beneficjent jest zobowiązany uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie na potwierdzenie zawarcia umowy dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. W przypadku zakupu środków trwałych w budowie wydatki są kwalifikowane pod warunkiem: przyjęcia danego środka trwałego do ewidencji środków trwałych wydatek ten będzie traktowany jako inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości beneficjenta. Dopiero po przyjęciu środka trwałego do ewidencji środków trwałych wydatki z nim związane powinny być ujmowane we wnioskach o płatność.
Dokumentowanie wydatków na wygrodzeniaWydatki osobowe, tj. koszty wynagrodzenia (wszystkich składników wynagrodzenia) pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo mianowania, ponoszone przez pracodawcę, za okres, w którym pracownik wykonywał pracę związaną z projektem, w tym regulaminowych dodatków, nagród oraz premii) mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby przygotowania bądź realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z przygotowaniem lub realizacją projektu.
Wydatki osobowe mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w proporcji, w jakiej dany pracownik poświęca swój czas na działania związane z przygotowaniem lub realizacją projektu współfinansowanego w ramach PO IiŚ. Zgodnie z informacją uzyskaną z IP nie jest możliwe rozliczenie wynagrodzenia pracownika poprzez wykazanie jako wydatku kwalifikowanego 100 % dodatku do wynagrodzenia (mimo proporcjonalnego rozdziału obowiązków i sporządzania oddzielnych list płac), przyznanego przez pracodawcę za czynności wykonywane w związku z realizacją projektu IW wystąpiła do IP o formalne potwierdzenie ww. informacji.
Dokumenty składane przy rozliczaniu wynagrodzeń:-	oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach POIiŚ, - lista stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne, - wskazanie, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ oraz ze wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia, - lista płac (umożliwiająca jednoznaczne zidentyfikowanie stanowisk finansowanych w ramach projektu), - wyciągi bankowe,
opisy stanowisk lub zakresy obowiązków zadań pracowników, których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu. Wytyczne dopuszczają się też możliwość rozliczania czasu pracy pracownika na podstawie kart czasu pracy. W takim przypadku opis stanowiska (lub zakres obowiązków) nie musi zawierać informacji na temat proporcji, w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu). W przypadku gdy Beneficjent załącza do wniosku o płatność dowody zapłaty składek ZUS dotyczące całego przedsiębiorstwa, wskazane jest by złożył oświadczenie wyjaśniające, że w ramach ww. kwot przekazane zostały kwalifikowane składki pracowników JRP (z określeniem ich wysokości). Powyższe oświadczenie nie musi być oddzielnym dokumentem – może przyjąć formę opisu na przekazanym dowodzie zapłaty składek ZUS.
Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest składnikiem wynagrodzenia, a zatem nie może być uznany za wydatek kwalifikowalny. Dokumentowanie wydatków na wynagrodzenia związane z umowami zleceń z pracownikami wykonującymi zadania POIiŚ: listy płac, Deklaracje ZUS, wyciągi bankowe. Listy płac oraz deklaracje ZUS powinny być opisane zgodnie z Wytycznymi.
Wydatki poniesione na wynagrodzenia, deklarowane jako kwalifikowalne, powinny być zgodne z regulaminami wynagradzania w danej instytucji. Zgodnie z Wytycznymi beneficjent powinien - na potrzeby przyszłej kontroli projektu przez uprawnioną instytucję - posiadać dokumenty potwierdzające, iż dana osoba wykonywała, w określonym zakresie, prace związane z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach POIiŚ (np. poprzez przedstawienie dokumentów przygotowanych przez daną osobę). Dla celów kontroli zaleca się prowadzenie ewidencji spraw, którymi dany pracownik zajmował się w danych okresach miesięcznych. Beneficjent powinien również - na potrzeby przyszłej kontroli projektu przez uprawnioną instytucję - móc uzasadnić na wniosek podmiotu kontrolującego (w oparciu o dostępne dokumenty, czy też opracowania) - wysokość wynagrodzenia pracowników np. w odniesieniu do warunków rynkowych.
Dowód księgowy Dowód księgowy stanowi podstawę księgowania. Stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 21 Ustawy o rachunkowości): Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; Określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwa, adres) Opis operacji oraz jej wartość (jeżeli to możliwe również w jednostkach naturalnych); Datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu, jeśli jest inna;
5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, o ile wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej (podatek na fakturze zawsze wykazywany jest w walucie polskiej). Wynik zamieszcza się na dowodzie lub załącza w formie wydruku.
Dodatkowe, szczególne wymogi, jakie musi spełniać faktura VATPodstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r. w sprawie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (z zastrzeżeniem par. 5 ust. 10 i 11 rozporządzenia); cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto); wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawki podatku; sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku dodatkowo wskazuje się również: symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol lub przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie.
Faktury, które mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej nabywcy:wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, wystawiane nabywcom eksportowanych towarów, wystawiane uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom ich personelu, nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych (między innymi).
Dowody księgowe powinny być:rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, który dokumentują; kompletne - zawierające co najmniej dane określone w art ustawy o rachunkowości; wolne od błędów rachunkowych; Sprawdzone pod względem: merytorycznym - potwierdzenie zgodności operacji z rzeczywistością, formalnym - sprawdzenie czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy, kompletności danych, właściwego sporządzenia, właściwego formularza, czytelności rachunkowym – sprawdzenie czy dokument zawiera błędy arytmetyczne;
Opisywanie dokumentów księgowychPozbawione niedopuszczalnych poprawek; Opatrzone oznaczeniami identyfikującymi je z zapisami w księgach rachunkowych. Opisywanie dokumentów księgowych Zgodnie z zaleceniami MRR z dnia r. możliwe jest stosowanie uproszczonego sposobu opisywania faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej oraz ograniczenie zakresu danych podawanych w dokumentach potwierdzających poniesienie wydatku - w stosunku do zaleceń określonych w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ.
Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać:jeśli nie wynika to z treści faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej (np. gdy treść jest zbyt ogólna) - krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek. numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek; numer umowy o dofinansowanie/decyzji; jeśli nie wynika to z numeru umowy o dofinansowanie/decyzji – nazwę Programu Operacyjnego; numer działania; w przypadku państwowych jednostek budżetowych – kod klasyfikacji budżetowej;
w przypadku wydatków w ramach pomocy technicznej - kategorięwydatku oraz podkategorię wydatku na podstawie RPD; w każdym innym przypadku niż wskazany w pkt 7 - kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pozycji 9 wniosku o płatność (np. Przygotowanie projektu – Przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane); jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia); kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT; dodatkowo, jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowalną; w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość.
Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi znaleźć się opis w zakresie, o którym mowa w punkcie 3, a w sytuacji, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowany jest niższa niż wartość faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej - także w zakresie, o którym mowa w punkcie 10 (chyba, że różnica ta wynika jedynie z tego, że VAT jest niekwalifikowalny).
Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, stanowiącej załącznik do faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W tym przypadku załącznik powinien określać numer dokumentu księgowego, do którego się odnosi. Brak poprawnego opisu faktury/innego dokumentu księgowego jest podstawą do zwrotu tego dokumentu beneficjentowi do poprawy. Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny zawierać zapis dokumentujący sprawdzenie jej pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie przez upoważnioną osobę. Przykładowy opis do faktury stanowi załącznik Nr 2 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości.
Rachunki bankowe Beneficjent powinien posiadać odrębne konto na potrzeby otrzymywania zaliczki oraz odrębne konto na potrzeby otrzymywania refundacji. Przy czym na potrzeby otrzymywania zaliczki należy wskazać bezwzględnie wyodrębniony rachunek bankowy, na potrzeby refundacji można wskazać podstawowy rachunek jednostki. Odsetki od środków zaliczki będą pomniejszać kwotę dotacji przekazywanej w ramach kolejnych płatności. Rachunek zaliczkowy powinien być oprocentowany. Nie jest natomiast dopuszczalne zakładanie lokat ze środków na ww. rachunku.
Dokonywanie płatności z rachunków zaliczkowych w sytuacji gdy jedynie część wydatku jest kwalifikowana. Ogólna zasada: środki na rachunku zaliczkowym powinny być wykorzystywane tylko na pokrycie wydatków kwalifikowalnych. Możliwe są trzy sposoby postępowania: beneficjent dokonuje płatności za fakturę w części kwalifikowanej – z rachunku zaliczkowego, natomiast za część niekwalifikowaną dokonuje płatności z innego rachunku ze środków własnych (rozwiązanie zalecane ze względu na przejrzystość przepływów na rachunku zaliczkowym i łatwiejszą weryfikację wniosków o rozliczenie zaliczki).
2) beneficjent przekazuje równowartość kwoty do zapłaty w części niekwalifikowanej na rachunek zaliczki, a następnie w tym samym dniu lub później dokonuje płatności na rzecz wykonawcy płatności jednym przelewem z rachunku zaliczkowego. Przy wniosku o rozliczenie zaliczki niezbędne jest dodatkowo przedłożenie wyciągów bankowych potwierdzających zasilenie rachunku zaliczkowego. W takiej sytuacji wszystkie odsetki naliczone na rachunku zaliczkowym powinny być zadeklarowane w rozliczeniu. Pomniejszają one kwotę dofinansowania wypłacanego beneficjentowi przy kolejnym wniosku o płatność.
3)	rozwiązanie dopuszczalne, ale nie zalecane - beneficjent posiadając środki na rachunku zaliczkowym, dokonuje płatności za fakturę kwalifikowaną częściowo lub w całości ze środków własnych, a następnie „refunduje” kwalifikowaną część faktury, przelewając środki z rachunku zaliczkowego na rachunek własny. W takiej sytuacji przy wniosku o rozliczenie zaliczki należy załączyć standardowe dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku oraz potwierdzenie dokonania przelewu z rachunku zaliczkowego na rachunek środków własnych. Należy przy tym zapewnić odpowiednią ścieżkę audytu, w tym w szczególności z dokumentu potwierdzającego dokonanie przelewu z rachunku zaliczkowego powinna jasno wynikać przyczyna przelewu, tj. powinna być jasna informacja, że „refundacja” dotyczy konkretnego wydatku dokonanego ze środków własnych.
Nieprawidłowy sposób dokonywania płatności z rachunku zaliczkowego:Postępowanie polegające na tym, że beneficjent najpierw dokona płatności z rachunku zaliczkowego za niekwalifikowalną część faktury, a następnie uzupełni ten rachunek równowartością wydatku niekwalifikowanego, nie jest właściwe. W takiej sytuacji, beneficjent jest zobowiązany zwrócić na rachunek zaliczkowy zarówno kwotę odpowiadającą wydatkom niekwalifikowalnym, jak i odsetki, które powinny być naliczone od tej kwoty zgodnie z umową o prowadzenie rachunku bankowego w okresie od dokonania płatności za wydatki niekwalifikowalne do dokonania zwrotu tej kwoty ze środków własnych beneficjenta na rachunek zaliczkowy.
Wydatki poniesione przez beneficjenta ze środków własnych przed otrzymaniem zaliczki nie mogą być przedstawione we wniosku o płatność jako rozliczenie zaliczki (sam wydatek jest kwalifikowany). Zaliczka - zgodnie z ogólnie funkcjonującą definicją zaliczki - przekazywana jest na przyszłe wydatki. Jeżeli beneficjent poniósł wydatki przed otrzymaniem zaliczki, a umowa nie przewidywała płatności w formie refundacji możliwe są dwa rozwiązania: ujęcie ww. wydatków dopiero we wniosku o płatność końcową, która będzie refundacją, aneksowanie umowy o dofinansowanie i przewidzenie w niej płatności pośrednich. Jeżeli beneficjent po otrzymaniu zaliczki dokona wydatku z konta głównego, a nie z konta zaliczkowego - istnieje możliwość zrefundowania takiego wydatku z zaliczki.
Wysokość zaliczki i tryb jej rozliczenia określa umowa o dofinansowanie:pierwsza transza zaliczki może zostać wypłacona na podstawie harmonogramu określonego w umowie, -	każda kolejna transza może być wypłacona pod warunkiem rozliczenia co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanych wcześniej środków (wykazania we wnioskach o płatność przedłożonych do IW wydatków kwalifikowalnych na co najmniej 70 % wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek). W ramach zaliczki nie można rozliczyć poniesionych kosztów, jeśli nie wiążą się one z fizycznym przepływem środków na rachunku/w kasie beneficjenta, a stanowią jedynie zapis w księgach rachunkowych, jak to ma miejsce w przypadku np. kosztów amortyzacji.
Przekazywana na podstawie umowy o dofinansowanie zaliczka może zostać w całości wykorzystana na opłacenie 100 % zobowiązań kwalifikowalnych wynikających z dowodów księgowych (choć we wniosku o płatność tylko 85 % tej zaliczki zostanie rozliczone).
Pytania zgłoszone pisemnie przez uczestników szkolenia(zakres finansowy). 1) W jaki sposób dokonać przeliczeń na PLN w przypadku faktur i płatności w EUR w następujących elementach wniosku o płatność w ramach POIiŚ: - opis faktury - pkt „w tym wydatki kwalifikowalne w kwocie PLN”, pkt 9 wniosku - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem – kolumna 8 „kwota wydatków kwalifikowanych”?. Nie ma potrzeby dokonywania przeliczeń specjalnie na potrzeby wniosku o płatność. Zasada jest taka, że wydatkiem kwalifikowanym, który jest ujmowany w opisie faktury i zestawieniu, jest wydatek faktycznie poniesiony przez beneficjenta. W momencie zapłaty za fakturę w EUR beneficjent musi określić jej wartość w PLN na dzień operacji (wymóg ustawy o rachunkowości) i ten wydatek, potwierdzony wyciągiem bankowym, jest ujmowany we wniosku o płatność.
2) Czym jest podyktowana decyzja, że beneficjent może do wniosku o płatność załączyć zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, a inny beneficjent musi załączyć kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem ? Odpowiedź: możliwość takiego dokumentowania wydatków (zestawienie dokumentów wraz z oświadczeniem o prawdziwości poniesionych kosztów) przewidują Wytyczne w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń, jednakże odnosi się ona przede wszystkim do projektów realizowanych w ramach programu operacyjnego współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (musi to wynikać z umowy) – projekty te z reguły mają mniejszą wartość niż projekty infrastrukturalne i często przewidują znaczną liczbę drobnych wypłat. W odniesieniu do projektów realizowanych w ramach POIiŚ Wytyczne stwierdzają możliwość dokumentowania wydatków zestawieniem dokumentów jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, określonych przez Instytucję Zarządzającą (IZ) lub Instytucję Pośredniczącą (za zgodą IZ). Możliwość taka musi wynikać z umowy o dofinansowanie. Jak do tej pory IZ/IP nie określiła takich przypadków - zatwierdzony przez IZ wzór umowy o dofinansowanie dla priorytetu I i II takiej możliwości nie przewiduje.
Zgodnie z umową wydatki muszą być rozliczane na warunkach określonych w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ, które wskazują na konieczność dokumentowania poniesionych wydatków kopiami dokumentów źródłowych, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem. Obowiązuje to wszystkich beneficjentów. Ww. wymóg złagodzony jest jedynie w przypadków projektów pomocy technicznej (dla instytucji funkcjonujących w systemie wdrażania POIiŚ) – tu część wydatków może być dokumentowana w formie zestawienia. 3) W przypadku gdy beneficjent prowadzi dwie ewidencje księgowe, tzn. - jedną ewidencję podstawową, - a drugą ewidencję pozabilansową szczegółową do projektu, to w punkcie 11 wniosku o płatność, w kolumnie 2, którego należy użyć numeru księgowego lub ewidencyjnego? Odpowiedź: w kolumnie 2 zestawienia wydatków należy podać numer księgowy lub ewidencyjny odnoszący się do ewidencji bilansowej (podstawowej).
4) Czy we wniosku można ująć:a) faktury zapłacone gotówką, b) faktury zapłacone po terminie? Odpowiedź: ad. a) Tak. ad. b) Tak. Opóźnienia w płatnościach beneficjenta na rzecz wykonawcy nie powinny mieć zasadniczo wpływu na kwalifikowalność wydatku. Za opóźnienia wykonawca może naliczyć beneficjentowi odsetki karne, które nie stanowią wydatków kwalifikowalnych. 5) Czy dochodem są kary umowne uzyskane z nieterminowego wykonania przedmiotu umowy? Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku w chwili obecnej kary umowne nie stanowią dochodu w rozumieniu rozporządzenia ogólnego - nie są wykazywane w pkt 10 wniosku.
W przypadku gdy kara umowna została potrącona z płatności na rzecz wykonawcy (np. faktura została zapłacona w niższej kwocie) - wydatek powinien być kwalifikowany w wysokości wypłaconych środków. W przypadku gdy kara umowna została zapłacona odrębnym przelewem - nie pomniejsza wydatków kwalifikowanych związanych z realizacją projektu, jednakże beneficjent powinien przeznaczyć ją w pierwszej kolejności na pokrycie dodatkowych wydatków związanych z niewywiązaniem się przez wykonawcę z umowy (z tytułu którego naliczona została kara umowna).
Kontrola wewnętrzna i zewnętrzna projektu:Ogół działań, poprzez które uzyskuje się niezależną ocenę funkcjonowania instytucji, legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, nazywany jest audytem. Zazwyczaj wykonywany on jest przez odrębną komórkę, podporządkowaną bezpośrednio kierownikowi instytucji lub przez podmiot zewnętrzny. Audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny, niezależny od jednostki audytowanej stanowi audyt zewnętrzny. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Ministerstwo ŚrodowiskaBeneficjent jest zobowiązany do przeprowadzenia audytu Projektu, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie standardami oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej w zakresie audytu Projektu. Jeżeli Beneficjent nie posiada w swojej strukturze wyodrębnionej komórki audytu wewnętrznego, jest zobowiązany do przeprowadzenia audytu zewnętrznego Projektu przez podmiot zatrudniający osoby o odpowiednich kwalifikacjach i wiedzy z zakresu funkcjonowania Programu oraz posiadający wymagane prawem uprawnienia. Ministerstwo Środowiska 26 marca 2017
Ministerstwo ŚrodowiskaWątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków projektów z I i II osi priorytetowej. Przykłady z realizowanych projektów w ramach osi I i II Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Ministerstwo ŚrodowiskaPrzykłady nieprawidłowości i nadużyć w trakcie realizacji i dokumentacji rozliczeniowej projektów. Przykłady z aktualnie zrealizowanych projektów formie zestawienia. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Ministerstwo ŚrodowiskaDyskusja. Podsumowanie szkolenia. Ministerstwo Środowiska 1 grudzień 2011
Pobierz ppt "Rozliczanie projektów realizowanych w ramach Programu operacyjnego Infrastruktura i środowisko w zakresie aspektów finansowych."
Wniosek o płatność Karolina Bakalarska Olsztyn, О projekcie