Source: http://pomocsio.men.gov.pl/?p=1948
Timestamp: 2017-04-29 21:19:19
Legal References Found: art. 69
 art. 68
 art. 70
 art. 68
 art. 4
 art. 7
 art. 7
 art. 7
 art. 88
 art. 5

art. 89
 art. 90

Document Content:
Odzyskiwanie danych zgromadzonych w lokalnej bazie danych SIO – Pomoc SIO
Odzyskiwanie danych zgromadzonych w lokalnej bazie danych SIO
Procedura odzyskiwania danych zgromadzonych w lokalnej bazie danych SIO
Zgodnie z przepisami rozdziału 7 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2015 r., poz. 45, z późn. zm.) w przypadku utraty całości lub części danych zgromadzonych w lokalnej bazie danych SIO administrator bazy danych SIO umożliwia kierownikowi podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych SIO pozyskanie z bazy danych SIO utraconych danych, jeżeli w lokalnej bazie danych SIO nie ma technicznej możliwości odzyskania utraconych danych.
I.1. Podstawy prawne procedury odzyskiwania danych:
Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2015 r., poz. 45, z późn. zm.).
Zarządzenie nr 4 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 stycznia 2013 r. w sprawie wyznaczenia Centrum Informatycznego Edukacji w Warszawie do prowadzenia obsługi organizacyjno-technicznej funkcjonowania bazy danych systemu informacji oświatowej.
Załącznik do zarządzenia nr 5 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 6 lutego 2013 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Edukacji Narodowej
I.2. Słownik
ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2015 r., poz. 45, z późn. zm.);
aplikacji – należy przez to rozumieć oprogramowanie udostępniane nieodpłatnie na stronie internetowej Centrum Informatycznego Edukacji (www.sio.men.gov.pl);
procedurze weryfikacji dostępu – należy przez to rozumieć procedurę weryfikacji dostępu do bazy danych SIO, o której mowa w art. 69 ust. 1 ustawy, szczegółowo uregulowaną w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie procedury weryfikacji dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 466);
upoważnieniu do dostępu – należy przez to rozumieć upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO, o którym mowa w art. 68 ust. 1 i art. 70 ust. 3 ustawy (dokument upoważnienia oraz login i hasło);
zbiorze danych osób ubiegających się o dostęp do bazy danych SIO – należy przez to rozumieć zbiór danych osób, których wnioski o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO zostały przez organ udzielający upoważnienia, o którym mowa w art. 68 ust. 2 ustawy, pobrane z bazy danych SIO do aplikacji w tym organie, przyjęte do rozpatrzenia przez ten organ lub, w stosunku do których stwierdzono poprawność danych zawartych we wniosku, lub potwierdzono tożsamość osoby ubiegającej się o udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO;
RSPO – należy przez to rozumieć Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 i art. 7 ustawy;
zbiorze danych obejmujących RSPO – należy przez to rozumieć dane identyfikacyjne szkół i placówek oświatowych przekazane do RSPO odpowiednio przez jednostkę samorządu terytorialnego lub właściwego ministra;
administratorze bazy danych SIO – należy przez to rozumieć Ministra Edukacji Narodowej (art. 6 ust. 1 ustawy oraz art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);
administratorze lokalnej bazy danych SIO – należy przez to rozumieć kierownika podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych SIO, tj. kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO oraz kierownika podmiotu uprawnionego do pozyskiwania danych z bazy danych SIO (art. 6 ust. 2 ustawy oraz art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);
użytkowniku SIO – należy przez to rozumieć, osobę, posiadającą aktywny login i hasło uzyskane w wyniku procedury weryfikacji dostępu wraz z upoważnieniem do dostępu do bazy danych SIO.
II. Składanie i rozpatrywanie wniosków o odzyskanie utraconych danych
Podstawa prawna: art. 88-90 ustawy
Procedurę odzyskania utraconych danych wszczyna się na wniosek podmiotu, który utracił dane. Wniosek rozpatruje administrator bazy danych SIO – Minister Edukacji Narodowej. Odzyskanie utraconych danych możliwe jest po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, przy czym sprawdzeniu podlega poprawność wniosku pod względem formalnym oraz techniczna możliwość odzyskania danych. Realizacja procedury odzyskiwania danych jest przeprowadzana również z wykorzystaniem aplikacji systemu informacji oświatowej.
II.1.1. Zakres danych, które są możliwe do odzyskania w procedurze
Odzyskaniu podlegają dane zgromadzone w:
lokalnej bazie danych SIO
zbiorze danych obejmujących RSPO
zbiorze danych osób ubiegających się o dostęp do bazy danych SIO.
Zakres danych jest uzależniony od rodzaju podmiotu, który wnioskuje o odzyskanie danych.
Szkoły i placówki oświatowe oraz inne jednostki wykonujące zadania z zakresu oświaty (z wyłączeniem ministrów prowadzących szkoły i placówki oświatowe, jednostek samorządu terytorialnego, kuratoriów oświaty) mogą odzyskać dane zgromadzone w lokalnej bazie danych SIO, które zostały przekazane do bazy danych SIO.
UWAGA: W przypadku szkół i placówek oświatowych posiadających filie, specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych, młodzieżowych ośrodków wychowawczych, młodzieżowych ośrodków socjoterapii i centrów kształcenia ustawicznego, w skład których wchodzą szkoły, szkół i placówek oświatowych połączonych w zespół, szkół w zakładach poprawczych i schroniskach dla nieletnich, dla których zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy prowadzona jest jedna lokalna baza danych SIO odpowiednio szkoły, placówki oświatowej, zespołu, zakładu poprawczego albo schroniska dla nieletnich, odzyskaniu podlegają dane zgromadzone w tej bazie, które zostały przekazane do bazy danych SIO.
Kuratorzy oświaty mogą odzyskać dane zgromadzone w lokalnej bazie danych SIO, które zostały przekazane do bazy danych SIO, oraz w zbiorze danych osób ubiegających się o dostęp do bazy danych SIO.
Ministrowie prowadzący szkoły i placówki oświatowe oraz jednostki samorządu terytorialnego mogą odzyskać dane zgromadzone w lokalnej bazie danych SIO i zbiorze obejmującym RSPO, które zostały przekazane do bazy danych SIO, oraz w zbiorze danych osób ubiegających się o dostęp do bazy danych SIO.
II.1.2. Kto składa wniosek?
Wniosek składa administrator lokalnej bazy danych SIO, kierownik podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do RSPO, kierownik organu przeprowadzającego procedurę weryfikacji dostępu oraz udzielającego upoważnień do dostępu do bazy danych SIO, tj. w przypadku:
jednostki samorządu terytorialnego – odpowiednio wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta powiatu, albo marszałek województwa
ministrów prowadzących szkoły i placówki oświatowe – minister, sekretarz stanu albo podsekretarz stanu odpowiadający za kwestie związane z funkcjonowaniem systemu informacji oświatowej w urzędzie obsługującym danego ministra
izb rzemieślniczych – prezes izby rzemieślniczej
II.1.3. Kto przeprowadza procedurę odzyskania danych?
Wniosek o odzyskanie danych jest rozpatrywany przez administratora bazy danych SIO. Weryfikacja formalna wniosku jest realizowana przez odpowiednią komórkę organizacyjną Ministerstwa Edukacji Narodowej. Techniczna strona procedury odzyskiwania danych jest realizowana przez Centrum Informatyczne Edukacji.
II.2. Przebieg procedury odzyskiwania danych
II.2.1. Złożenie wniosku o odzyskanie danych
Wniosek jest składany w formie pisma, któremu towarzyszy elektroniczne zgłoszenie potrzeby odzyskiwania danych.
Zawartość wniosku:
dane podmiotu wnioskującego:
numer REGON podmiotu
numer RSPO – w przypadku szkoły lub placówki oświatowej (lub zespołu szkół i placówek oświatowych)
dane przedstawiciela podmiotu – osoby, z którą można będzie wyjaśniać kwestie dotyczące wniosku (imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu)
art. 89 ust. 1 ustawy o systemie informacji oświatowej
zakres danych – wskazanie, czy wniosek dotyczy danych zgromadzonych w:
zbiorze danych osób ubiegających się o dostęp do bazy danych SIO
w zależności od rodzaju podmiotu, który wnioskuje o odzyskanie danych (por. informacja dot. zakresu odzyskiwanych danych)
4.powody utraty danych
5.wyjaśnienie braku technicznej możliwości odzyskania utraconych danych
6.potwierdzenie wysłania elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych
7.pieczęć i podpis (w razie braku pieczęci – czytelny podpis) kierownika podmiotu
8.potwierdzenie wniosku przez organ lub osobę prowadzącą szkołę lub placówkę oświatową – w przypadku utraty danych zgromadzonych w lokalnej bazie prowadzonej przez szkołę lub placówkę oświatową lub zespół szkół i placówek oświatowych.
UWAGA: Potwierdzenie wniosku przez organ lub osobę prowadzącą szkołę lub placówkę oświatową – w przypadku utraty danych zgromadzonych w lokalnej bazie prowadzonej przez szkołę lub placówkę oświatową – może być dokonane w formie adnotacji na wniosku o odzyskanie danych lub w osobnym piśmie stanowiącym załącznik do wniosku
Wniosek w formie pisma należy kierować na adres:
Elektroniczne zgłoszenie potrzeby odzyskania danych
Dokonywane jest przez użytkownika SIO przy pomocy aplikacji systemu informacji oświatowej. Po zalogowaniu się do aplikacji użytkownik SIO przechodzi do zakładki Ustawienia (znak w prawym górnym rogu):
UWAGA 1: Elektroniczny wniosek o odzyskanie bazy danych należy złożyć z pustej bazy danych, tj. z bazy, która nie zawiera żadnych innych danych oprócz składanego zgłoszenia.
W przypadku, gdy plik bazy został całkowicie skasowany lub utracony (np. w związku ze zniszczeniem komputera, na którym był zainstalowany, sformatowaniem dysku itp.), ponowne zainstalowanie i uruchomienie aplikacji spowoduje utworzenie pustej lokalnej bazy danych SIO.
W przypadku, gdy w lokalnej bazie danych SIO znajdują się jakieś wprowadzone dane (np. doszło do skasowania pliku, ale po utworzeniu nowego, a przed wysłaniem zgłoszenia do bazy zostały do aplikacji wprowadzone jakieś dane), należy wykonać poniższe czynność.:
Sprawdzić, czy w Panelu komunikacji formularze znajdują się w jednej z dwóch zakładek Do wysłania lub Zakończone; jeśli formularz znajduje się w zakładce Wysłane, należy sprawdzić jego status – spowoduje to przeniesienie formularza do jednej z zakładek: Zakończone lub Do wysłania.
W przypadku organów wydających upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO, wnioski o nadanie upoważnienia powinny być przetworzone do końca – tzn. przed wysłaniem elektronicznego zgłoszenia, należy wydać identyfikator i hasło, o ile oczywiście utrata nie dotyczy wniosków.
Po zakończeniu powyższych czynności należy zabezpieczyć bazę danych poprzez utworzenie jej kopi, która będzie przechowywana w bezpiecznym miejscu lub przeniesienie pliku do innej lokalizacji na komputerze.
Należy się upewnić, że w folderze „data” nie ma żadnego pliku. Jeśli w poprzednim kroku została utworzona kopia bazy danych, plik z dotychczasowej lokalizacji należy usunąć.
Należy utworzyć pustą bazę danych.
Jeżeli użytkownik SIO dysponuje pustą bazą danych w zakładce Ustawienia wybiera opcję Odzyskiwanie danych (na rysunku poniżej zaznaczona na niebiesko):
UWAGA 2: W przypadku próby złożenia elektronicznego zgłoszenia z pełnej bazy danych, po wejściu do zakładki Ustawienia i wybraniu opcji Odzyskiwanie danych pojawi się komunikat: „Lokalna baza danych zawiera dane. Proszę utworzyć elektroniczne zgłoszenie potrzeby odzyskania bazy danych w nowej, pustej bazie danych.”
W sytuacji, gdy baza danych jest pusta po wybraniu opcji Odzyskiwanie danych pojawia się możliwość podania adresu poczty elektronicznej oraz aktywny przycisk Utwórz zgłoszenie. Widok, taki jak na zbliżeniu na rysunku poniżej, tj. aktywne pola E-mail i Powtórz e-mail oraz aktywny przycisk Utwórz zgłoszenie informuje, że istnieje możliwość wygenerowania z danej aplikacji elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych.
Po wpisaniu w aktywne pola adresu poczty elektronicznej osoby, która będzie odpowiedzialna za odzyskanie danych w placówce (wskazane by był to adres podany we wniosku) możliwe jest utworzenie elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych.
Zapisanie elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych w aplikacji użytkownika SIO następuje poprzez wybranie przycisku Utwórz zgłoszenie:
Po wybraniu przycisku Utwórz zgłoszenie następuje sprawdzenie poprawności wypełnienia danych wskazanych w elektronicznym zgłoszeniu potrzeby odzyskania danych.
Informacja o błędach w polach z adresem poczty elektronicznej pojawi się w przypadkach, gdy:
choćby jedno z pól nie zostało wypełnione
w adresie brak „@” lub domeny, lub domena została zapisana niepoprawnie
występują różnice w danych podanych w polu E-mail i Powtórz e-mail.
Komunikaty o błędach w polu z adresem poczty elektronicznej:
Należy skorygować błędy i ponowić wybór przycisku Utwórz zgłoszenie.
W przypadku, gdy adresy poczty elektronicznej podane w elektronicznym zgłoszeniu potrzeby odzyskania danych zostały pozytywnie zweryfikowane, po wybraniu przycisku Utwórz zgłoszenie. Utworzone zgłoszenie będzie widoczne w module Start.
Aplikacja poinformuje również o zablokowaniu możliwości wprowadzania danych do lokalnej bazy danych do czasu rozpatrzenia wniosku o odzyskanie bazy danych.
Wniosek należy wysłać za pomocą przycisku Wyślij wniosek.
Poprawnie wysłany wniosek zostanie potwierdzony komunikatami: „zaktualizowano status wniosku o odzyskanie bazy danych” oraz „wniosek przekazany do systemu centralnego”.
W module Start wniosek zmieni status z Wniosek utworzony lokalnie na Wniosek w trakcie przetwarzania. Aby sprawdzić status wniosku należy kliknąć Sprawdź status wniosku.
Po otrzymaniu wiadomości e-mail informującej o wygenerowaniu bazy danych należy ponownie sprawdzić status wniosku. Nowy status wniosku to „Dane gotowe do odzyskania”.
UWAGA 1: Do jednego wniosku może być przesłane tylko jedno elektroniczne zgłoszenie potrzeby odzyskania danych. Program uniemożliwia złożenie kolejnego zgłoszenia. W przypadku utraty lokalnej bazy danych SIO, z której nastąpiło wysłanie elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych, po utworzeniu kolejnej bazy program pobierze informację o zgłoszeniu, której zostało skutecznie przesłane do bazy danych SIO.
UWAGA 2: Wniosek utworzony lokalnie należy wysłać (musi zmienić status na „Wniosek w trakcie rozpatrywania”)– w przeciwnym przypadku baza danych nie zostanie wygenerowana.
UWAGA 3: Aby mieć pewność, że dane zostaną poprawnie odzyskane, po złożeniu elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych do momentu odzyskania danych, nie należy wykonywać żadnych czynności z wykorzystaniem aplikacji, w szczególności nie należy wpisywać danych lub pobierać wniosków do rozpatrzenia.
Poprawnie złożony wniosek o odzyskanie bazy danych SIO składa się z dwóch części:
wniosku pisemnego,
elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych.
Złożenie jedynie wniosku pisemnego (bez przesłania elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych) skutkuje zwróceniem się przez organ rozpatrujący wniosek z wezwaniem do uzupełnienia wniosku.
Przesłanie wyłącznie elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych nie stanowi podstawy wszczęcia procedury odzyskiwania danych.
Jeśli w ciągu 30 dni od dnia wpłynięcia do systemu elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych nie zostanie dostarczony do MEN wniosek pisemny, to elektroniczne zgłoszenie jest usuwane z systemu.
II.2.2. Rozpatrywanie wniosku
Analiza formalna wniosku
Sprawdzeniu podlega kompletność wniosku, tzn. czy zawiera on komplet danych wymienionych w pkt 2.1. oraz czy wpłynęło elektroniczne zgłoszenie potrzeby odzyskania danych.
Stwierdzenie kompletności wniosku – przekazanie wniosku do dalszej realizacji przez Centrum Informatyczne Edukacji.
Stwierdzenie, że wniosek jest niekompletny – wezwanie do uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie.
Brak uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie – odrzucenie wniosku.
UWAGA 1: W przypadku wymienionym w pkt 3 elektroniczne zgłoszenie potrzeby odzyskania danych po sprawdzeniu statusu wniosku zostanie on usunięty z lokalnej bazy danych.
UWAGA 2: W przypadku odrzucenia wniosku ze względów formalnych istnieje możliwość ponownego złożenia wniosku (i ponownego wygenerowania elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych).
Analiza merytoryczna wniosku
Sprawdzeniu podlega, czy zostało spełnione kryterium, o którym mowa w art. 90 ust. 1 ustawy o systemie informacji oświatowej, tj. czy brak jest możliwości odzyskania danych w lokalnej bazie danych SIO.
Stwierdzenie braku technicznej możliwości odzyskania danych:
wygenerowanie zestawu danych do pobrania przez użytkownika SIO;
przesyłanie na adres wskazany w elektronicznym zgłoszeniu potrzeby odzyskania danych informacji: „Wniosek o odzyskanie danych został rozpatrzony pozytywnie. Dane są gotowe są do odzyskania.”.
Stwierdzenie istnienia technicznej możliwości odzyskania danych:
odrzucenie wniosku;
poinformowanie kierownika wnioskującego podmiotu o sposobie odzyskania utraconych danych.
UWAGA: W przypadku wymienionym w pkt 2 elektroniczne zgłoszenie potrzeby odzyskania danych po sprawdzeniu statusu wniosku zostanie usunięte z lokalnej bazy danych.
II.2.3. Odzyskanie danych
Informacja o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o odzyskanie danych (wniosek poprawny formalnie i brak technicznej możliwości odzyskania danych) przekazywana jest do podmiotu wnioskującego poprzez:
zmianę statusu elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych w aplikacji użytkownika SIO, z której to zgłoszenie zostało wysłane, na „Dane gotowe do odzyskania”
otrzymanie na adres wskazany w elektronicznym zgłoszeniu potrzeby odzyskania danych informacji: „Wniosek o odzyskanie danych został rozpatrzony pozytywnie. Dane są gotowe są do odzyskania.”
Pobranie przygotowanego zestawu danych – kolejne czynności, które należy wykonać w aplikacji:
Czynności te należy wykonać, o ile informacja o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o odzyskanie danych została uzyskana (wyłącznie) na podstawie korespondencji mailowej:
uruchomienie aplikacji systemu informacji oświatowej
sprawdzenie statusu elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskania danych– status zmienia się na „Dane gotowe do odzyskania”.
Właściwe odzyskiwanie danych:
Po zmianie statusu elektronicznego zgłoszenia potrzeby odzyskiwania danych na „Dane gotowe do odzyskania” aktywna staje się opcja Rozpocznij odzyskiwanie danych.
Wybór tej opcji powoduje automatyczne uruchomienie procesu odzyskiwania danych. W trakcie odzyskiwania danych wyświetlane są informacje o postępie procesu odzyskiwania danych.
UWAGA: Dane są pobierane z serwerów Systemu Centralnego, dlatego w trakcie całego procesu odzyskiwania danych niezbędne jest aktywne połączenie z internetem.
Zakończenie procesu odzyskiwania danych sygnalizuje komunikat „Pomyślnie odzyskano dane w lokalnej bazie danych SIO.”
Po poprawnym zakończeniu procesu odzyskiwania danych opcja Rozpocznij odzyskiwanie danych staje się nieaktywna, ponownie staje się aktywna opcja Utwórz zgłoszenie.
W przypadku wystąpienia problemów przy odzyskiwaniu danych (np. przerwane połączenie z internetem) pojawi się komunikat informujący o braku możliwości poprawnego ukończenia procesu odzyskiwania danych.
W przypadku przerwania procesu odzyskiwania danych, możliwe jest ponowne rozpoczęcie pobierania przygotowanego zestawu danych. W tym celu należy ponownie zalogować się do aplikacji systemu informacji oświatowej, przejść do zakładki Ustawienia i wybrać opcję Rozpocznij odzyskiwanie danych. Proces odzyskiwania danych ponownie rozpocznie się automatycznie.
Po poprawnym odzyskaniu danych w zakładce Odzyskiwanie danych pojawi się dodatkowy komunikat.