Source: http://slideplayer.pl/slide/805292/
Timestamp: 2017-04-30 03:33:44
Legal References Found: art. 90
 art. 60
 Art. 69
 art. 55
 art. 55
 art. 9
 art. 57
 art. 57
 art. 190
 Art.8

Document Content:
Rozliczanie projektów w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko – aspekty praktyczne Warszawa 8-9 grudnia 2011r. Prowadzący: Michał Rutkowski. - ppt pobierz
Rozliczanie projektów w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko – aspekty praktyczne Warszawa 8-9 grudnia 2011r. Prowadzący: Michał Rutkowski.
OpublikowałOliwia Krzyżowski
Prezentacja na temat: "Rozliczanie projektów w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko – aspekty praktyczne Warszawa 8-9 grudnia 2011r. Prowadzący: Michał Rutkowski."— Zapis prezentacji:
Rozliczanie projektów w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko – aspekty praktyczneWarszawa 8-9 grudnia 2011r. Prowadzący: Michał Rutkowski
Ministerstwo Środowiska8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaArchiwizacja Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do 31 grudnia 20??r., a w przypadku pomocy publicznej przez okres 10 lat od podpisania umowy (rozp. 1083/2006 art. 90 ust. 1a) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaArchiwizacja W przypadku działalności finansowanej ze środków UE, istnienie projektu oraz dowody na to że był on zarządzany zgodnie z regulacjami i przepisami mogą być potwierdzone (wstecz) jedynie poprzez odpowiednią dokumentację projektową: umowa o dofinansowanie wraz ze wszystkimi załącznikami i aneksami, umowy z wykonawcami, dokumentacja przetargową, korespondencja z wykonawcami, protokoły odbioru, korespondencja z IW/IP/IZ, wnioski o płatność i sprawozdania, dokumentacja działań informacyjno promocyjnych, wyjaśnienia, oświadczenia, dokumentacja finansowo-księgową dotycząca projektu itp.. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Akty prawne i dokumentyRozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Akty prawne i dokumentyRozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 539/2010 z dnia 16 czerwca 2010 r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 w odniesieniu do uproszczenia niektórych przepisów oraz w odniesieniu do niektórych przepisów w zakresie zarządzania finansowego Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Akty prawne i dokumentySzOP POIiŚ wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ Wytyczne w zakresie sprawozdawczości POIiŚ Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Akty prawne i dokumentyZasady promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ Podręcznik Wdrażania – Przewodnik po POIiŚ Instrukcja do wniosku o płatność UWAGA: Nie wolno też zapominać o krajowych ustawach, a zwłaszcza ustawie o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości, prawie zamówień publicznych, prawie budowlanym, prawie ochrony środowiska!!! Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZalecenia IZ Zalecenia dla beneficjentów funduszy UE dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych Zalecenia w zakresie sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Taryfikator Największe zagrożenia w procedurze udzielania zamówień publicznych - Poradnik dla beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZalecenia IZ Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko - zestawienie uwag Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko - wersja obowiązująca od 23 czerwca 2010 r. Zalecenia Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko (IZPOIiŚ) w sprawie ustanawiania zabezpieczeń należytego wykonania przez beneficjentów zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie (wersja IV - z dnia r) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZalecenia IZ Zalecenia nr 7/2010 IZ PO IiŚ w sprawie stosowania w PO IiŚ stawek korekt finansowych odnośnie uchybień zidentyfikowanych przez KE w Planie Działań dla Polski na lata oraz audytach KE na projektach FS w perspektywie finansowej Zalecenia nr 8/2010 IZ PO IiŚ dotyczące rozliczania i dokumentowania przedsięwzięć realizowanych siłami własnymi w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko - dokument z dnia 1 lipca 2010 r. Zalecenia nr 10/2010 Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko w sprawie wymogów kontroli na zakończenia realizacji projektów oraz kontroli trwałości po zakończeniu realizacji projektu. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZalecenia IZ Rekomendacja dotycząca obowiązku określania, w treści ogłoszenia o zamówieniu kierowanego do DUUE, pełnego katalogu dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zalecenia dotyczące wpisywania pełnego katalogu dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego r. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaEwidencja księgowa Beneficjent zobowiązany jest (rozp. 1083/2006 art. 60): posiadać wewnętrzne procedury opisujące zasady rachunkowości stosowane przy wydatkowaniu środków unijnych prowadzić dla Projektu odrębną informatyczną ewidencję księgową kosztów, wydatków i przychodów lub stosować w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębny kodu księgowy umożliwiający identyfikację wszystkich transakcji Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaEwidencja księgowa zapewnić identyfikację wszystkich operacji bankowych realizowanych w ramach projektu dokonywać księgowań środków zgodnie z obowiązującymi przepisami Prowadząc ewidencję księgową beneficjent opisuje w swojej polityce rachunkowości wyraźnie sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnia ścieżkę audytu. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Praktyczne wskazówki dotyczące funkcjonowania Jednostki Realizującej Projekt zgodnie z zasadami POIiŚ Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPlan Prezentacji Tworzenie struktury JRP Powoływanie MAO Organizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie Podział zadań i kompetencji w ramach JRP Procedury działania MAO i JRP w ramach Projektu Obieg dokumentacji w JRP Rekrutacja oraz zatrudnienie osób JRP Koszty oraz źródła finansowania JRP Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w ramach wytycznych MRR Rozliczanie robót budowlanych i dostaw w ramach Projektu Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Tworzenie struktury JRPPodstawa prawna : Umowa Beneficjenta z Instytucją Wdrażającą lub Pośredniczącą o dofinansowanie Projektu Decyzja Komisji Europejskiej o dofinansowanie Projektu Uchwała Organu Beneficjenta o utworzeniu JRP – np. Prezydenta Miasta jako Organu Wykonawczego Gminy lub Zarządu Spółki komunalnej Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Podstawy programowe POIiŚDokumenty programowe dot. JRP i MAO: Podręcznik procedur wdrażania Funduszu Spójności w NFOŚiGW Zarządzanie i Kontrola Funduszu Spójności. Ogólny podręcznik MRR. Informacja w sprawie weryfikacji kandydatów na Pełnomocników ds. Realizacji Projektu (MAO - Measure Authorising Officer) Informacja nt. trybu powoływania i obowiązków MAO – Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (ang. - Measure Authorising Officer) Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
STRUKTURA ORGANIZACYJNAJednostka Realizująca Projekt – JRP JRP powinna zostać wydzielona ze struktur podstawowych beneficjenta (lub podmiotu upoważnionego w umowie o dofinansowanie) w zakresie personelu podstawowego, tak aby nie było sytuacji częściowego oddelegowania osób i ich podwójnej podległości służbowej Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Zarządzanie projektem grupowym-Struktura organizacyjnaJRP Kierownik JRP 1etat MAO* BK-POZR 1 BK-POZR 2 BK-POZR 3 Z-ca MAO 1 Z-ca MAO 2* Z-ca MAO3 K KGP1 SPP etat TECH P1 KGP2 SPP2 TECH P2 KGP3 SPP3 TECH P3 Księgowość KGP 1,5 etatu Sprawozdawczość SPP 0,7 etatu Technika projektu TECH P 1 etat - Vacat Kancelaria + archiwum 1etat 5,2 etatów/ 6 osób Prac. w ramach łącz. obowiązków. Wyk Prac. JRP + ramach łącz. obowiązków. Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPowoływanie JRP JRP powoływane jest na mocy : Decyzji o powołaniu JRP, która jest wydawana w formie np. zarządzenia lub uchwały właściwego organu beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego w umowie o dofinansowanie, w której nastąpi określenie zadania schematu organizacyjnego, zakresów czynności oraz innych ważnych warunków np. współpraca komórek organizacyjnych. Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaZakres obowiązków JRP W decyzji o powołaniu musi być jasno określony zakres zadań, obowiązków, procedur z każdego pola działania JRP m.in.: • Zarządzanie • Zamówienia Publiczne • Zawieranie Umów • Kontrola Finansowa • Monitoring i Sprawozdawczość Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaUstanowienie MAO Beneficjent najpóźniej w terminie 7 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie jest zobowiązany do ustanowienia Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu, który będzie osobą właściwą do reprezentowania beneficjenta w stosunkach z Instytucją Wdrażającą w sprawach związanych z realizacją umowy. Pełnomocnik może zostać powołany na etapie przygotowania projektu do realizacji. Za ustanowienie struktury instytucjonalnej beneficjenta (tzn. MAO i Jednostki Realizującej Projekt) beneficjent uzyskuje dodatkowy punkt przy ocenie merytorycznej projektu. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPowołanie MAO w jednostce beneficjenta przybiera formę zarządzenia Prezydenta / Burmistrza, uchwały Rady Gminy, lub uchwały właściwego organu spółki. Pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba, która pozytywnie ukończyła postępowanie weryfikacyjne prowadzone przez Instytucję Pośredniczącą (zdała egzamin) Nominacja przybiera formę pisma Urzędnika Zatwierdzającego Instytucji Pośredniczącej/zastępcy UZIP, adresowanego do wskazanej przez beneficjenta osoby, w którym UZIP/zastępca UZIP powierza jej pełnienie funkcji MAO. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPOWOŁYWANIE MAO Umowa o dofinansowanie Projektu Zasady realizacji Projektu Beneficjent potwierdzi w terminie 7 dni od podpisania umowy ustanowienie Pełnomocnika ds. Projektu, który będzie osobą właściwą do reprezentowania Beneficjenta w stosunkach z Instytucją Wdrażającą w sprawach związanych z realizacją umowy. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję Wdrażającą o wyznaczeniu lub zmianie Pełnomocnika ds. Projektu Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPre-umowa Szczegółowe warunki umowy Beneficjent zgodnie z właściwą procedurą ustanowi w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy Pełnomocnika ds. Przygotowania Projektu, który będzie osobą właściwą w imieniu Beneficjenta do dokonywania wszelkich czynności związanych z wykonaniem obowiązków Beneficjenta wynikających z Umowy. Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaTryb Powoływania MAO MAO może pochodzić spoza struktury organizacyjnej beneficjenta : - Tryb powoływania zależy od rodzaju jednostki powołującej - Zalecane jest powołanie vice-MAO – tryb powoływania identyczny jak dla MAO - MAO musi dysponować odpowiednią ilością czasu Procedura obowiązuje wszystkich beneficjentów (nowe i stare projekty) Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Pełnomocnik ds. Przygotowania Projektu (pre-umowa) a MAOPrzygotowanie Projektu Realizacja Projektu • Funkcja Pełnomocnika ds. Przygotowania Projektu, mieści się w ramach wykonywania funkcji (MAO). • MAO będzie zawsze Pełnomocnikiem ds. Przygotowania Projektu. Odrębność w nazewnictwie jest związana z faktem, iż Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO), przed formalną akceptacją projektu i udzieleniem mu dofinansowania, wykonuje czynności związane z przygotowaniem projektu. Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Kroki postępowania - MAOFormalnie występowanie jako MAO Data podpisania nominacji Zakończenie naboru wniosku Informacja do IW o powołanym Pełnomocniku ds. Realizacji Projektu - MAO Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaNOMINACJA MAO 3 dokumenty + test 1. Pismo przewodnie Beneficjenta z prośbą o nominację do SUZ 2. Kopia dokumentu powołującego Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu wraz z określonym zakresem obowiązków. - Zarządzenie prezydenta, burmistrza, wójta lub uchwały właściwego organu beneficjenta (np. uchwała zarządu, walnego zgromadzenia) 3. Życiorys zawodowy (z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych dokumencie). Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaWERYFIKACJA MAO • Test zamknięty, jednokrotnego wyboru, 25 pytań • Zakres: • Polityka Strukturalna UE, • POIiŚ, • PZP, • POŚ, • Wytyczne MRR, • Pomoc publiczna Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
OBOWIĄZUJĄCE DOKUMETYZatwierdzone Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko -wersja zaakceptowana przez Komisję Europejską 5 grudnia 2007 r. Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007 – 2013. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane Ustawa z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 22 grudnia 2004 r. w sprawie sposobu wyznaczania obszaru i granic aglomeracji Krajowy program oczyszczania ścieków komunalnych Rozporządzenie komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. rozporządzenie rady (WE) nr 1084/2006z dnia 11 lipca 2006 r. Ustanawiające fundusz spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1164/94 Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 parlamentu europejskiego i rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie europejskiego funduszu rozwoju regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) Nr 1783/1999 rozporządzenie rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPrzykładowe pytania W ramach osi priorytetowej I można realizować inwestycje z zakresu zaopatrzenia w wodę i kanalizacji deszczowej, jeżeli: a) stanowią one powyżej 50% zakresu rzeczowego projektu b) można realizować bez ograniczeń zdania związane z zaopatrzeniem w wodę w ramach osi priorytetowej I c) stanowią one poniżej 50% zakresu rzeczowego projektu d) nie można realizować tego typu zadań w ramach I osi priorytetowej e) budowa kanalizacji deszczowej nie może być finansowana w ramach Funduszu Spójności Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPrzykładowe pytania Czy w Krajowym Programie Oczyszczania Ścieków Komunalnych zamieszczono aglomeracje z zakresu poniżej 2 tys. RLM? a) Tak b) Nie Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPrzykładowe pytania Jaki procent powierzchni tablicy powinny zajmować informacje dotyczące wkładu UE? a) co najmniej 25% b) nie więcej niż 25% c) ponad 50% d) dokładnie 50% Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPrzykładowe pytania Czy gmina organizująca zamówienie publiczne może żądać wskazania od wykonawców wartości zamówienia, które przekaże podwykonawcom? TAK NIE Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPrzykładowe pytania Czy beneficjent może upoważnić inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowanych? a) nie ma takiej możliwości b) może upoważnić nieokreśloną liczbę podmiotów, z tym że zawsze pozostaje odpowiedzialny za zapewnienie trwałości projektu c) w wyjątkowych przypadkach może powołać jeden podmiot załączając we wniosku o dofinansowanie opis struktury własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu oraz strukturę przepływów finansowych Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaPrzykładowe pytania W stosunku do którego rodzaju niżej wymienionych dokumentów beneficjent nie ma obowiązku archiwizacji: a) dokumenty aplikacyjne, b) oferty od dostawców, c) protokoły odbioru, d) żadna odpowiedź nie jest prawidłowa Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
POZYTYWNY WYNIK WERYFIKACJI15 prawidłowych odpowiedzi (60%) Testy są przeprowadzane głównie w siedzibie Ministerstwa Środowiska, również w odpowiedniej IW przy zapewnionym udziale pracownika MŚ Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaWERYFIKACJA MAO Urzędnik Zatwierdzający Instytucji Pośredniczącej Sekretarz Stanu – Ministerstwo Środowiska Zastępca Urzędnika Zatwierdzającego Instytucji Pośredniczącej Dyrektor Departamentu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
OBOWIĄZKI PEŁNOMOCNIKA DS. REALIZACJI PROJEKTUSzczegółowo opisane są w Umowie o dofinansowanie Przede wszystkim MAO odpowiada za: - prawidłową realizację projektu, zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne; monitoring - poprawność i kompletność umów z wykonawcą, - przechowywanie udostępniane dokumentacji związanej z realizacją projektu - rachunek bankowy projektu wnioski beneficjenta o przekazanie środków - zaliczka, płatność pośrednia, końcowa (wraz z niezbędnymi dokumentami warunkującymi przekazanie środków) Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
OBOWIĄZKI PEŁNOMOCNIKA DS. REALIZACJI PROJEKTUZatwierdzanie i podpisywanie, poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości projektu: protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, - świadectwa przejęcia, świadectwa wykonania lub protokoły końcowego odbioru przekazania do eksploatacji, Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
OBOWIĄZKI PEŁNOMOCNIKA DS. REALIZACJI PROJEKTU- przejściowe świadectwa płatności, protokoły z negocjacji, dokumenty - osiągnięcie ekologicznych efektów raporty potwierdzające zakładane efekty ekologiczne, efekt końcowy itp. - przygotowanie przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą PZP (m.in. przygotowanie, publikacja ogłoszenia) - przygotowanie SIWZ, w tym kryteriów oceny ofert. Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska Ministerstwo ŚrodowiskaKONTROLA - Powiadomienie o kontroli (data, zakres, tryb) (wyjątek: w szczególnych przypadkach – kontrola doraźna) - MAO odpowiada za przygotowanie dokumentów, skierowanie do współpracy osób odpowiedzialnych za realizację zadań, upoważnia osoby do udzielania informacji, podpisywania protokołu - zgłoszenie zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Przykładowa Struktura JRPOrganizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie Przykładowa Struktura JRP MAO Kierownik JRP (Z-ca MAO) Zespól ds. Prawnych i Zamówień Publicznych Zespól ds. Finansowo-Księgowych Główny Księgowy Projektu Zespól ds. Technicznych Zespól ds. Monitoringu, Sprawozdawczości, Organizacji i Promocji Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Model zarządzania projektem – Projekt grupowyJRP Kierownik JRP Struktura organizacyjna Beneficjenta Komitet Koordynacyjny MAO* BK-POZR 1 BK-POZR 2 BK-POZR 3 STRUKTUR AORG. Z-ca MAO 1 Z-ca MAO 2* Z-ca MAO3 K KGP1 SPP1 TECH P1 KGP2 SPP2 TECH P2 KGP3 SPP3 TECH P3 Księgowość KGP Sprawozdawczość SPP Technika projektu TECH P Zamówienia publ. Pomoc Techniczna Podmiot zewnętrzny Inżynier Kontraktu MF- INSTYTUCJA PŁANICZA MRR - IZ MŚ -IPZI Komisje Przetargowe u BK-POZR(1..3) Komisja Przetargowa NFOŚiGW -IPZII Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Podział zadań i kompetencji w ramach JRPMAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie: administracyjne, finansowe, techniczne, monitoring Projektu Odpowiada przed Beneficjentem za prawidłowe zrealizowanie i rozliczenie Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu lub Decyzją Komisji Europejskiej Ministerstwo Środowiska Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZadania MAO nadzór nad działalnością JRP, zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji poprzez podległą JRP, nadzór nad zapewnieniem ciągłości finansowania projektu, nadzór nad poprawnością i kompletnością umów na usługi, dostawy i roboty budowlane związane z realizacją projektu, nadzór nad poprawnością i kompletnością dokumentacji przetargowej związanej z realizacją projektu, nadzór nad prawidłową współpracą pomiędzy JRP a wykonawcami i Inżynierem kontraktu, monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji projektu oraz zgodności realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, umową o dofinansowanie oraz wymogami IP i IZ, Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZadania MAO zatwierdzanie dokumentów związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu, zatwierdzanie składu członków komisji przetargowej, zatwierdzanie planów płatności, planów wystąpień i harmonogramów rzeczowo-finansowych, harmonogramu procedur przetargowych, zatwierdzanie i podpisywanie sprawozdań finansowych i raportów, akceptacja umów z wykonawcami, akceptacja SIWZ dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, reprezentowanie beneficjenta wobec IZ, IP, IPII. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
JRP – struktura i zadania jednostki Ministerstwo ŚrodowiskaStruktura JRP uzależniona jest m.in. od zakresu rzeczowego prowadzonych zamówień publicznych w ramach projektu, kosztów inwestycyjnych, obszaru, na którym prowadzone są inwestycje. Struktura JRP – powinna uwzględniać : Zespół/sekcja ds. finansowych, Zespół/sekcja ds. technicznych, Zespół/sekcja ds. administracyjno – prawnych. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaSekcja/zespół ds. finansowych – do jej zadań należy : zarządzanie płatnościami na rachunku Projektu w imieniu i na rzecz beneficjenta, prowadzenie rachunkowości, weryfikacja faktur i realizacja płatności, monitorowanie harmonogramów rzeczowo-finansowych i planów płatności, monitoring zgodności i realizacji płatności zgodnie z zapisami kontraktów, przygotowywanie miesięcznych i cyklicznych sprawozdań finansowych dla instytucji finansujących i kontrolnych, przygotowywanie wniosków o przekazanie funduszy zgodnie z planem płatności. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaSekcja/zespół ds. technicznych – do jej zadań należy : opracowywanie materiałów przetargowych i przeprowadzanie przetargów (na usługi oraz na roboty budowlane), zawieranie kontraktów na usługi i roboty budowlane zgodnie z obowiązującym prawem, kontrola i sprawozdawczość postępu robót i realizacji zakresu rzeczowego kontraktów, nadzór nad pracami Inżyniera Kontraktu, koordynacja prac konsultantów pomocy technicznej, nadzór i udział w przeprowadzanych próbach rozruchowych, rozruchach i odbiorach częściowych i końcowych części lub całości realizowanych zadań, przygotowywanie i przekazywanie informacji dla potrzeb wymaganego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZespół/sekcja ds. administracyjno – prawnych - do jej zadań należy : kompletowanie i weryfikowanie wymaganych dokumentów, prowadzenie promocji i publicznego rozpowszechniania informacji o projekcie ze szczególnym uwzględnieniem udziału środków UE w realizacji projektu, nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących w JRP procedur i zasad obowiązujących w Funduszu Spójności, weryfikowanie pod względem prawnym materiałów przetargowych, przestrzeganie wymaganych procedur przetargowych, umów i kontraktów, prowadzenie postępowań w przypadku roszczeń i sporów. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Procedury działania MAO i JRP w ramach ProjektuProcedury działania MAO i JRP są integralnym elementem przygotowania Beneficjenta będącym przedmiotem kontroli Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej w ramach kontroli przedrealizacyjnej lub realizacyjnej Projektu Procedury opisują zależności i kompetencje struktury zarządzania Projektem, odpowiedzialności oraz zakresu zadań osób związanych z realizacją Projektu w ramach JRP. Procedury są zatwierdzane przez Beneficjenta w postaci Zarządzeń lub Uchwał Organów Beneficjenta. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKIEROWNIK JRP KIEROWNIK JRP odpowiada za prace i funkcjonowanie JRP Odpowiada w ramach procedur i kompetencji za : nadzór nad Projektem kontrolę nad pracownikami JRP - koordynację realizacji projektu - opracowanie i wdrożenie procedur - organizacje spotkań JRP z instytucjami zewnętrznymi - monitorowanie postępu prac zgodnego z harmonogramem rzeczowo-finansowym -	Rozliczenie Projektu zgodnie z Decyzją KE / Umową o dofinansowanie Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Kierownik jest bezpośrednio podległy MAO Ministerstwo ŚrodowiskaKIEROWNIK JRP -	identyfikację zagrożeń w realizacji Projektu -	wykrywanie i informowanie o nieprawidłowościach Projektu - nadzór, inicjacja działań informacyjnych i promocyjnych Kierownik jest bezpośrednio podległy MAO Zakres kompetencji Kierownika JRP powinien być ustalony tak, aby mógł podejmować robocze decyzje bez podpisu MAO Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZADANIA JRP JRP odpowiada za przygotowanie, realizację i rozliczenie Projektu JRP musi posiadać znajomość : zakresu inwestycji, zakresu rzeczowego i finansowego kontraktów, dokumentacji budowlanej, identyfikacji zagrożeń, problemów JRP odpowiada za wdrażanie projektu – aktualizacja dokumentów składanych w instytucjach, zmiany prawne, procedury wdrażania, procedury wewnętrzne, dokumentację przetargową. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZADANIA JRP Nadzór nad realizacją – kontrola postępu prac, bezpośrednia współpraca z : wykonawcami i inżynierami, identyfikacja zagrożeń i odpowiednie reagowanie. Finansowanie i planowanie – wnioskowanie o środki, dokonywanie płatności. Monitoring i sprawozdawczość – przygotowanie raportów i sprawozdań : opisywanie zagrożeń i problemów oraz informowanie o nich odpowiednich instytucji, prowadzenie dokumentacji zgodnie z wytycznymi, inf. dla instytucji kontrolujących. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
ZADANIA JRP Działania informacyjno-promocyjneobowiązki Beneficjentów - JRP Podstawy prawne działań informacyjno-promocyjnych w UE Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Art. 69 Państwo członkowskie i IZ PO dostarczają informacji na temat operacji i współfinansowanych programów oraz zapewniają ich promocję. Informacje takie kierują do obywateli UE i beneficjentów w celu podkreślenia roli Wspólnoty i zapewnienia przejrzystości pomocy. 62 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Obieg dokumentacji w JRPObieg dokumentacji JRP w ramach struktur Beneficjenta jest oparty : na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych Urzędu Gminy na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych Spółki komunalnej zarządzeniach Organu Beneficjenta procedurach JRP Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Obieg dokumentacji JRPObieg dokumentacji JRP polega na : rejestracji pism przychodzących i wychodzących w ramach systemu biura JRP sygnowaniu pism, notatek, faksów – sygnaturami JRP nadaniu priorytetu rangi ważności i pilności załatwiania spraw chronologii akceptacji i zatwierdzania spraw np. podpisywania umów, aneksów, protokołów odbioru, faktur Identyfikacji osób odpowiedzialnych za załatwianie spraw w JRP Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Rekrutacja oraz zatrudnienie osób JRPZatrudnienie osób w ramach JRP może nastąpić na podstawie : Umowy o pracę Umowy kontraktowej – kontraktu menadżerskiego Umowy zlecenia – na okres Projektu Charakter umów powinien być stały na czas trwania Projektu np. 2-4 lat. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ryzyko w projekcie a zasoby ludzkieOprócz typowych ryzyk jak w każdym projekcie inwestycyjnym w projektach FS o dużym stopniu skomplikowania i sformalizowania zarządzania występuje duże ryzyko popełnienia błędu niedotrzymania formalnych uwarunkowań przekładających się na skutki finansowe Determinuje wymagania co do zasobów ludzkich Pracownicy skłonni pracować pod presją czasu, skłonni do ponoszenia ryzyka w rozwiązywaniu problemów związanych z projektem. Pracownicy o doświadczeniu w zarządzaniu projektami inwestycyjnymi o wiedzy interdyscyplinarnej. Pracownicy z rynku spełniający wymagania muszą być dobrze opłacani, co jest nie zawsze do spełnienia. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaRekrutacja osób do JRP Rekrutację prowadzi zwykle Beneficjent. Za skompletowanie obsady JRP odpowiada MAO. Można także powierzyć rekrutację personelu wyspecjalizowanym agencjom pośrednictwa pracy lub Human Reaserching Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZatrudnianie w JRP Zatrudnianie w JRP odbywa się z grona pracowników: -	Urzędów Gmin Spółek komunalnych Osób zewnętrznych dobranych do Projektu Warunek podstawowy zatrudnienia w JRP : Doświadczenie zawodowe w realizacji Projektów lub kontraktów w ramach POiIŚ – Fundusz Spójności !!! Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Specjalności pracowników JRPKierownik Projektu – menadżer Główny Księgowy Projektu – księgowy Specjalista ds. finansowych - ekonomista Specjalista techniczny – specjalista branżysta z uprawnieniami np. w zakresie sieci wod-kan, odpadów, energetyki Specjalista ds. prawnych – prawnik lub administratywista Specjalista ds. marketingu i promocji – marketingowiec Specjalista ds. kontroli – audytor lub kontroler Specjalista ds. zamówień publicznych – prawnik Specjalista ds. organizacji – specjalista ds. obsługi biura JRP Specjalista ds. technologii - technolog Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zarządzanie projektem – Umowa JRPW zakresie efektywnego zarządzania Projektem Beneficjent powinien dobrze skonstruować umowę z personelem JRP celem należytego dobrania specjalistycznej kadry, w tym określenia zdań, odpowiedzialności oraz wynagrodzenia. określa Wynagrodzenie pokrywające koszty JRP Odpowiedzialność Zadania JRP Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKoszty kwalifikowane Zatrudnianie pracowników w ramach struktury JRP jest kosztem kwalifikowanym pod warunkiem : Wpisania tych kosztów w strukturze wydatków aplikacji Potwierdzenia tych kosztów w umowie o dofinansowanie lub decyzji Komisji Europejskiej -	Udokumentowanie zgodnie z zasadami księgowości i ustawy o rachunkowości faktycznie poniesionych kosztów na zatrudnienie pracowników w JRP Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Koszty oraz źródła finansowania JRPFinansowanie JRP jest ukształtowane w ramach montażu finansowego Projektu : Może pochodzić ze źródeł : Beneficjenta – 100% (koszty własne - kw) Beneficjenta i źródeł zewnętrznych np. 30% kw / 70 % (montaż finansowy np. wkład własny, NFOŚiGW i UE) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKoszty osobowe w JRP W zależności od rodzaju i złożoności Projektu koszty osobowe osób zatrudnionych w JRP średnio w skali kraju wynoszą: Koszty są podane w cenach netto : MAO – PLN Kierownik JRP – 3000 – 6000 PLN Księgowy Projektu – PLN Specjalista ds. technicznych – 2500 – 4000 PLN Specjalista ds. prawnych – PLN Specjalista ds. finansowych – 2500 – 4000 PLN Specjalista ds. organizacji i promocji – 2000 – 4000 PLN Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zarządzanie projektem Koszty Osobowe JRPJedna z przyczyn kłopotów we właściwym organizowaniu zarządzania projektami są : Późne organizowanie struktur Jednostek Realizujących Projekt – zazwyczaj przed podpisaniem umowy o dofinansowaniu poprzedzonej kontrolą. 1.Przesadne oszczędzanie beneficjentów objawiające się ograniczaniem do minimum etatyzacji JRP, wynagrodzeń . 2. Łączenie obowiązków w JRP z innymi obowiązkami- w strukturze Beneficjenta – nieskuteczność i nieefektywność działania JRP. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKategorie kosztów JRP Kategoriami kosztów utrzymania i obsługi JRP mogą być: Koszty zatrudnienia pracowników Koszty obsługi biura Koszty środków ruchomych – np. samochodu JRP Koszty reprezentacji JRP – np. delegacji, szkoleń Koszty obsługi JRP – zewnętrznego doradztwa UWAGA : Koszty te muszą być potwierdzone w strukturze wydatków w umowie o dofinansowanie Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
JRP – WYDATEK KWALIFIKOWANYWydatki związane z zarządzaniem projektem – wydatki poniesione na niezbędne działania towarzyszące realizacji projektu (które nie są działaniami związanymi z przygotowaniem projektu) zgodne z obowiązującymi Wytycznymi pkt WARUNEK: Szczegółowe opisanie, uzasadnienie we wniosku o dofinansowanie, oraz zatwierdzenie w umowie o dofinansowanie Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
JRP – WYDATEK KWALIFIKOWANYWydatki związane z zarządzaniem projektem: - nadzór nad prowadzonymi robotami budowlanymi - elementy wdrażania projektu zarządzanie projektem przez podmiot zewnętrzny, ekspertyzy - wydatki osobowe - koszty ogólne (czynsz energia, ogrzewanie, koszty administracyjne) - systemy informatyczne (zakup, instalacja, użytkowanie) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zasady realizacji projektuCzy jest dopuszczalna zmiana zakresu rzeczowego projektu? Pamiętaj o ograniczeniach wynikających z umowy Czy jest dopuszczalna zmiana okresu kwalifikowania wydatków? 78 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo Środowiska„Burza mózgów” Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zasady i termin realizacji projektuBeneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie, zgodnie z Umową i jej załącznikami, w tym: Wnioskiem o dofinansowanie Opisem Projektu Harmonogramem Projektu tj. Harmonogramem Realizacji Projektu – zał. 3 do umowy Planem finansowania Projektu – zał. 3a do umowy Planem wystąpień o środki dotacji celowej – zał. 3b do umowy UWAGA: Harmonogram jest narzędziem „żywym”, niemniej zmiany do niego trzeba wprowadzać „z głową” (patrz § 4 umowy) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zmiana zakresu rzeczowego projektuzmiana w zakresie rzeczowym projektu opisanym najpierw we wniosku o dofinansowanie, a później w umowie o dofinansowanie, możliwa jest jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach. Wymaga spełnienia przez Beneficjenta szeregu warunków umożliwiających udzielenie zgody przez Instytucję Wdrażającą oraz Instytucję Pośredniczącą na dokonanie takiej korekty umowy. Beneficjent powinien udowodnić łączne spełnienie następujących warunków: • brak możliwości przewidzenia przez Beneficjenta na etapie wniosku o dofinansowanie konieczności wykonania dodatkowych zadań w projekcie (np. zakupienia dodatkowego niezbędnego sprzętu); • rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu jest konieczne do jego prawidłowej realizacji (brak zgody na rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu co najmniej w sposób istotny ograniczy możliwość realizacji projektu przez Beneficjenta); Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zmiana zakresu rzeczowego projektuzmiana zakresu rzeczowego projektu jest dopuszczalna jedynie po przeprowadzeniu testu zgodności zaproponowanych nowych warunków realizacji projektu z kryteriami wyboru projektów do dofinansowania (nie jest dopuszczalna zmiana Umowy w zakresie warunków realizacji projektu, w rezultacie której projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, według których był oceniany, zawarte w dokumencie Kryteria wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko stanowiącym załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Priorytetów PO IiŚ oraz w zakresie warunków realizacji Projektu, której rezultatem byłoby nieprzyznanie projektowi dofinansowania w czasie, gdy projekt podlegał ocenie w ramach procedury wyboru projektów; wydatki poniesione na rozszerzony zakres rzeczowy projektu nie mogą skutkować zwiększeniem kosztów realizacji projektu pokrywanych ze środków europejskich i pochodzą z oszczędności wygenerowanych w projekcie. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaMonitoring Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaDługoterminowe efekty osiągniętych rezultatów Bezpośrednie i natychmiastowe efekty u beneficjentów Skutki (materialne, usługi) zaangażowanych środków Zaangażowane środki (finansowe, prawne, organizacyjne, ludzkie, etc.) ODDZIAŁYWANIE REZULTAT PRODUKT WKŁAD 85 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Harmonogram realizacji ProjektuStudium wykonalności przedstawia działania Beneficjenta jako Projektodawcy w skali czasowej – na skali harmonogramu rzeczowo-finansowego. Harmonogram realizacji Projektu obejmuje fazę: przygotowawczą, realizacyjną, eksploatacyjną. Odbywa się to za pomocą narządzi wykresów H-RF za pomocą oprogramowania EXCELL, MS PROJECT, itp.. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Harmonogram realizacji ProjektuMinisterstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Harmonogram realizacji ProjektuHarmonogram określa : przygotowanie projektu, postępowania przetargowe / PZP, zadania inwestycyjne, zadania usługowe, kampanię promocyjną, płynność finansową / cash flow, rozliczenie projektu, zmiany ewentualne w umowie. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaHarmonogram UWAGI: Harmonogram określa : postępowania przetargowe / PZP terminy zawiłe np. 52 dni plus prace komisji przetargowych plus KIO plus ewentualne odwołania do Sądu powszechnego warunki pogodowe – zima – przesunięcie czasowe oddania inwestycji do użytkowania np. o 6 m-cy FIDIC – Yellow – konieczność uzyskania niezbędnych pozloweń na budowę – opóźnienie o np. 8 m-cy Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaHarmonogram UWAGI: Zakończenie inwestycji – prawomocne oddanie obiektu do użytkowania zgodnie z prawem budowlanym Odbiór obiektu przez odpowiednie służby PSP, Inspektoraty Okres zgłaszania wad oraz rękojmi FIDIC – świadectwo wykonania Rozliczenie Projektu: Rezerwa czasowa na ukończenie inwestycji oraz rzeczowe i finansowe rozliczenie inwestycji – co najmniej 6 m-cy Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaHarmonogram UWAGI: Etap eksploatacji obiektu musi być poparty rzetelną analizą finansową Beneficjenta w zakresie konieczności utrzymania wskaźników Projektu - w tym trwałości Projektu przez 5 lat od daty zakończenia Projektu. Zagrożenia – źle wyliczona amortyzacja majątku, zabezpieczenia na odtworzenia majątku. Zagrożenia – brak finansowania bieżących potrzeb majątkowych wybudowanego obiektu w ramach Projektu Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wartość projektu i źródła finansowaniaKoszt całkowity, a wydatki kwalifikowalne Konsekwencje nieujawnienia wydatków niekwalifikowalnych Środki funduszu/dofinansowanie – max kwotowy / % na sztywno Jak ujmować wydatki wykraczające poza maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych? Co robić z odsetkami od kwoty dofinansowania w formie zaliczki? Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaDochodowość Rzeczywisty poziom dofinansowania, odnoszący się do całkowitego kosztu inwestycji może kształtować się na niższym poziomie niż to wynika z umowy! Wynika to z przepisów art. 55 rozporządzenia nr 1083/2006, zgodnie z którymi w przypadku projektów generujących dochód, które nie są objęte zasadami pomocy publicznej i których koszt całkowity przekracza 1 mln euro, wysokość wydatków kwalifikowanych odpowiada luce finansowej (tj. wartości inwestycji pomniejszonej o wysokość dochodów generowanych w trakcie funkcjonowania projektu). Szczegółowe zasady wyliczania poziomu dofinansowania dla takich projektów określone są w wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Dochodowość – zapoznaj się koniecznie z:Wydaną przez Komisję Europejską – Komitet Koordynujący Fundusze (COCOF) interpretacją zapisów art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 COCOF 07/0074/09 z dnia 30 listopada 2010r. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaĆwiczenie Luka finansowa Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKary umowne Kara umowna wynikająca z postanowień umowy zawartej z Wykonawcą, powinna być traktowana jak incydentalny dochód, a zatem zmniejsza kwotę poniesionych wydatków kwalifikowalnych, które mogą być zadeklarowane do refundacji we wniosku o płatność W praktyce stosowane są dwa alternatywne sposoby rozliczania kar umownych: Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKary umowne kara umowna jest traktowana jako przychód i jest w całości odjęta od wydatków kwalifikowalnych na poziomie WoP kara umowna jest potrącana z płatności za daną fakturę, a we WoP, zgodnie z zasadą ogólną, rozliczany jest tylko wydatek faktycznie poniesiony jednocześnie dodatkowe wydatki poniesione przez beneficjenta wskutek niewywiązania się przez Wykonawcę z postanowień umownych mogą być uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane oraz będą zgodne z pozostałymi zasadami kwalifikowania wydatków. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKoszt całkowity realizacji projektu Rozporządzenie 1083/2006 Koszty niekwalifikowane Koszty kwalifikowane Fundusz strukturalny Wkład własny Wkład pieniężny Wkład niepieniężny (art. 56 ust. 2c) Wkład pieniężny Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w ramach wytycznych MRRPodstawa rozliczania kosztów kwalifikowanych w ramach POIiŚ jest stosowanie przez Beneficjenta : Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (...) oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami. Wytyczne MRR w sprawie wydatków kwalifikowanych Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWeryfikacja wydatków Weryfikacja 100% wniosków o płatność Kontrole projektów na miejscu Weryfikacja 100% dokumentów poświadczających wydatki Weryfikacja dokumentów poświadczających wydatki na próbie Kontrola 100% projektów Kontrola projektów na próbie Beneficjent dostarcza wszystkie faktury Beneficjent dostarcza zestawienie faktur wraz z wybranymi fakturami Beneficjent dostarcza zestawienie faktur Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaOgólne zasady – podmiot dokonujący wydatków kwalifikowalnych Do wszystkich wydatków kwalifikowalnych mają zastosowanie te same zasady dotyczące ich ponoszenia, dokumentowania, zasad sporządzania wniosków o płatność itp. bez względu, czy wydatek został poniesionych przez Beneficjenta, czy przez inny podmiot upoważniony przez Beneficjenta do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych Zmiana podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych może być dokonana na uzasadniony wniosek Beneficjenta, za zgodą instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie z Beneficjentem, w formie aneksu do umowy o dofinansowanie Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Szczegółowe kategorie wydatków kwalifikowalnych w projektach Infrastrukturalnych POIiŚ Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
z przygotowaniem projektu (1/2) Ministerstwo ŚrodowiskaWydatki związane z przygotowaniem projektu (1/2) Niezbędne wydatki związane z przygotowaniem projektów poniesione na przygotowanie koniecznych dokumentów np.: dokumentacja projektowa, dokumentacja techniczna, studium wykonalności (w tym analiza finansowo-ekonomiczna), raport oddziaływania na środowisko, dokumentacja przetargowa, master plan (jeśli jest niezbędny), wydatki poniesione na opłaty związane z uzyskaniem niezbędnych decyzji administracyjnych na etapie przygotowania przedsięwzięcia, w przypadku projektów przyrodniczych wydatki poniesione na wykonanie dokumentacji przyrodniczej (w tym m. in. planów ochrony gatunków i siedlisk, inwentaryzacji przyrodniczej, opisu stanu istniejącego, analiza potrzeb/analiza opcji) mogą być uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem, że projekt kwalifikuje się do wsparcia w ramach POIiŚ Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWydatki związane z przygotowaniem projektu (2/2) Wydatki poniesione na wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie nie są wydatkami kwalifikowalnymi Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
z zarządzaniem projektem (1/2) Ministerstwo ŚrodowiskaWydatki związane z zarządzaniem projektem (1/2) Wydatki związane z zarządzaniem projektem – wydatki poniesione przez Beneficjenta na niezbędne działania towarzyszące realizacji projektu (z zachowaniem zasad określonych w Wytycznych), które nie są działaniami związanymi z przygotowaniem projektu Warunkiem uznania wydatków poniesionych w związku z zarządzeniem projektem za kwalifikowalne jest ich szczegółowe opisanie we wniosku o dofinansowanie oraz zatwierdzenie w umowie o dofinansowanie Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
z zarządzaniem projektem (2/2) Ministerstwo ŚrodowiskaWydatki związane z zarządzaniem projektem (2/2) Wydatki związane z zarządzaniem projektem mogą dotyczyć: a) wydatków związanych z nadzorem nad prowadzonymi robotami budowlanymi, b) wydatków związanych z wdrażaniem projektu (tj. np. niezbędne ekspertyzy, powierzenie zarządzania projektem podmiotowi zewnętrznemu), c) kosztów ogólnych (tj. m.in. opłat czynszowych, kosztów administracyjnych, opłat za energię, ogrzewanie), d) wydatków osobowych, e) wydatków związanych z zakupem i instalacją informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie. Całkowita kwota wydatków związanych z zarządzaniem projektem, z wyłączeniem wydatków związanych z nadzorem nad robotami budowlanymi, a więc (b+c+d+e) nie będzie mogła przekroczyć 3% wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wydatki na zakup nieruchomości niezabudowanej (1/2)Łączna kwota wydatków kwalifikowalnych w kategorii „Zakup terenu” (tj. wszystkich wydatków związanych bezpośrednio z zakupem nieruchomości) nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu (z zastrzeżeniem projektów związanych z ochroną środowiska naturalnego, współfinansowanych przez EFRR) Wydatki na nabycie nieruchomości niezabudowanej będą uznane za kwalifikowalne, jeśli zostaną spełnione następujące warunki: nabyta nieruchomość niezabudowana jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu i zostanie bezpośrednio wykorzystana do realizacji projektu Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wydatki na zakup nieruchomości Ministerstwo Środowiskaniezabudowanej (2/2) Zatem, nawet jeśli np. ze względów własnościowych nie jest możliwy zakup jedynie tej części gruntu, która będzie wykorzystana bezpośrednio do realizacji projektu, ale konieczny jest zakup dodatkowej powierzchni, to ta część wydatku na nabycie nieruchomości niezabudowanej, która dotyczy terenu, który nie będzie bezpośrednio wykorzystany dla realizacji projektu nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny. wydatek poniesiony na nabycie nieruchomości niezabudowanej nie przekracza wartości rynkowej, a wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym nabycie nieruchomości niezabudowanej zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i bezpośrednio wskazane w umowie o dofinansowanie Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wydatki na zakup nieruchomości Ministerstwo Środowiskazabudowanej (1/2) Wydatki na nabycie nieruchomości zabudowanej będą uznane za kwalifikowalne, jeśli spełnią następujące warunki: nabyta nieruchomość zabudowana jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu zostanie bezpośrednio wykorzystana do realizacji projektu Zatem, nawet jeśli np. ze względów własnościowych nie jest możliwy zakup jedynie tej części nieruchomości zabudowanej, która będzie wykorzystana bezpośrednio do realizacji projektu, ale konieczny jest zakup dodatkowej powierzchni, to ta część wydatku na zakup nieruchomości gruntowej niezabudowanej, która dotyczy terenu, który nie będzie bezpośrednio wykorzystany dla realizacji projektu nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wydatki na zakup nieruchomości Ministerstwo Środowiskazabudowanej (2/2) wydatek poniesiony na nabycie nieruchomości zabudowanej nie przekracza wartości rynkowej, a wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym nabycie nieruchomości zabudowanej zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i bezpośrednio wskazane w umowie o dofinansowanie budynki są dostosowane do potrzeb projektu (tj. będą wykorzystywane do wdrażania projektu) W przypadku zakupu nieruchomości zabudowanej z zamiarem wyburzenia stojących na niej budynków/budowli, za wydatek kwalifikowalny będzie można uznać jedynie wydatek odpowiadający wartości gruntu oraz wydatek związany z wyburzeniem niepotrzebnego budynku/budowli. Wydatek odpowiadający wartości budynku/budowli, które ulegną wyburzeniu, nie będzie uznany za wydatek kwalifikowalny. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPrzygotowanie placu budowy i budowa Wydatki poniesione na przygotowanie terenu i budowę niezbędne dla realizacji projektu będą kwalifikowalne Wydatki na działania kompensacyjne wynikające z raportu z oceny oddziaływania na środowisko oraz z decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia mogą być uznane za kwalifikowalne Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Sprzęt i wyposażenie (1/3) Ministerstwo ŚrodowiskaWydatki na zakup środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w ramach projektu będą wydatkami kwalifikowalnymi jeśli: środki te będą włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaSprzęt i wyposażenie (2/3) Wydatki na zakup przenośnych środków trwałych, które nie będą na stałe zainstalowane w projekcie (np. specjalistyczne pojazdy do monitorowania sieci kanalizacyjnej, wozy asenizacyjne, specjalistyczny sprzęt komputerowy, fotoradary zamontowane w pojazdach właściwych służb itp.) mogą być uznane za kwalifikowalne po spełnieniu następujących warunków: są niezbędne dla realizacji projektu bądź dla poprawnego funkcjonowania infrastruktury wytworzonej w wyniku realizacji projektu, będą wykorzystywane tylko dla celów związanych z danym projektem w ramach którego zostaną zakupione, przenośne środki trwałe zostaną bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu, zostaną wskazane w umowie o dofinansowanie projektu, zostaną włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaSprzęt i wyposażenie (3/3) Wydatki na przenośne środki trwałe nie zainstalowane na stałe w projekcie, zakupione lub wytworzone w celu realizacji projektu (np. samochody, komputery, meble, drukarki, itp.) mogą być kwalifikowalne jeżeli: są bezpośrednio niezbędne dla realizacji projektu – w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu - wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) środków trwałych po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym, są bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPodatek od towarów i usług (VAT) Podatek od towarów i usług (VAT) będzie wydatkiem kwalifikowalnym tylko wtedy, gdy nie podlega zwrotowi w oparciu o przepisy o podatku od towarów i usług (nie jest możliwe jego odzyskanie przez Beneficjenta) VAT podlegający odzyskaniu nie będzie uważany za kwalifikowalny, nawet jeśli nie został faktycznie odzyskany przez Beneficjenta Beneficjenci, którzy zaliczą VAT do wydatków kwalifikowalnych są zobowiązani dołączyć do Wniosku o dofinansowanie z przekazywanego do IP „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którego wzór będzie stanowił załącznik do Wytycznych Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaNiezbędne opłaty Inne niż podatek VAT obciążenia, podatki, opłaty, których poniesienie jest niezbędne dla realizacji projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne tylko wtedy, jeśli zostały rzeczywiście i ostatecznie poniesione przez Beneficjenta Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaInne kategorie wydatków Inne niż wskazane dotychczas kategorie wydatków mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli konieczność ich poniesienia wynika bezpośrednio ze specyfiki realizowanego projektu i jeśli zostaną wskazane w umowie o dofinansowanie Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Szczegółowe kwestie dotyczące kwalifikowania wydatków są uregulowane w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Rozliczanie robót budowlanych i dostaw w ramach ProjektuRozliczanie robót budowlanych i dostaw przez Beneficjenta w ramach Projektu oparte jest na : Prawomocnie zawartej umowie lub kontrakcie : Umowie o dofinansowanie Projektu/Decyzji Komisji EU Umowie z Wykonawcą robót budowlanych Umowie z Wykonawcą dostaw Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPodstawy prawne Aby rozliczyć kontrakt lub Projekt Beneficjent musi stosować : Prawo zamówień publicznych Prawo budowlane Kodeks cywilny Ustawę o rachunkowości Ustawę o finansach publicznych Procedury FIDIC (do wyboru Beneficjenta) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaW realizacji Projektu można go podzielić na kontrakty w ramach zamówień publicznych - przetargi nieograniczone/ograniczone Kontrakty na roboty i dostawy Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 -5 Zamawiający JRP 1 kontrakt na roboty –czerwony FIDIC np. 1 kontrakt na dostawy: przepompowni przydomowych, pompowni sieciowych 1 kontrakt na roboty –czerwony FIDIC 1 kontrakt na roboty –żółty FIDIC ( projektuj i buduj ) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaW realizacji Projekt podzielony na kontrakty usługowe w ramach zamówień publicznych - przetargi nieograniczone/ograniczone Kontrakty usługowe Pomoc techniczna Inżynier Kontraktu Zamawiający JRP Doradztwo prawne Działania promocyjne Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Data zakończenia inwestycjiDatą odbioru inwestycji od wykonawcy zgodnie z Wytycznymi do przygotowania Raportu Końcowego projektu Funduszu Spójności dla projektów realizowanych według Warunków Kontraktowych FIDIC, jest data wystawienia wykonawcy Świadectwa Przejęcia. Dla wykonawcy protokół odbioru robót stanowi potwierdzenie wykonania robót oraz podstawę do żądania wynagrodzenia, natomiast dla inwestora protokół ten stanowi podstawę do kontroli wykonywanych przez wykonawcę postanowień umowy w zakresie ilości zamówionych i wykonanych robót, terminowości ich realizacji oraz stwierdza ewentualne wady i usterki. Protokół odbioru nie oznacza potwierdzenia braku wad fizycznych. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaProtokół odbioru Świadectwo Przejęcia może być uznane za odpowiednik protokołu odbioru, przy założeniu, że takie znaczenie zostało mu nadane w umowie. Natomiast wydanie Świadectwa Wykonania oznacza, że wykonawca wywiązał się ze wszystkich zobowiązań wynikających z umowy, w tym związanych z usunięciem wad stwierdzonych w tzw. Okresie Zgłaszania Wad stanowiącym faktycznie okres gwarancji. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaUkończenie kontraktu Warunki Kontraktowe FIDIC posługują się pojęciem „czas na ukończenie” rozumianym jako czas liczony od daty rozpoczęcia przeznaczonym na ukończenie robót ustalonym w załączniku do Oferty wraz ze wszelkimi przedłużeniami na mocy klauzuli 8.4, nie zaś obowiązującym w polskim prawie budowlanym, mniej elastycznym pojęciem „termin wykonania robót”. W sytuacji, kiedy inwestor przewiduje możliwość przedłużenia terminu realizacji robót ustanawia w SWIZ katalog przesłanek, który może być tożsamy z katalogiem określonym w FIDIC. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaOkres zgłaszania wad W polskim prawie funkcjonuje pojęcie rękojmi i gwarancji jakości. Zgodnie z Art § 1 k.c. uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne wygasają po upływie roku, a gdy chodzi o wady budynku - po upływie lat trzech, licząc od dnia, kiedy rzecz została kupującemu wydana, zaś termin udzielenia gwarancji jest określany w dokumencie gwarancyjnym. Natomiast Warunki Kontraktowe FIDIC operują pojęciem „Okres Zgłaszania Wad”, przez które należy rozumieć okres zgłaszania wad w Robotach lub Odcinku, liczony od daty, z jaką Roboty lub Odcinek zostały ukończone, jak poświadczono zgodnie z klauzulą 10.1 (Przejęcie Robót lub Odcinków). Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaROZLICZENIE PROJEKTU Za ostateczne rozliczenie przez Beneficjenta Projektu będzie rozliczenie ostatniej transzy płatności z Instytucją Zarządzającą IZ / KE – w postaci rozliczenia ostatniej transzy płatności tzw. kwoty zatrzymanej i poświadczenie przez Instytucję Certyfikującą końcowej deklaracji wydatków Projektu. Rozliczenie finansowe musi także potwierdzać stan faktyczny oraz mieć przełożenie w aspekcie rozliczenia rzeczowego Projektu, w tym osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu oraz utrzymania trwałości Projektu przez 5 lat od jego zakończenia Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWkład własny Środki finansowe beneficjenta, będącego jednostką samorządu terytorialnego lub jednostką podległą, przeznaczone na zapewnienie wkładu własnego muszą przynajmniej częściowo (5% wydatków kwalifikowanych) pochodzić ze środków własnych lub nie podlegających umorzeniu pożyczek. W tym przypadku środkami własnymi nie są w szczególności: środki pochodzące z części budżetowych poszczególnych dysponentów w formie dotacji na realizację danego przedsięwzięcia, środki bezzwrotne państwowych osób prawnych w rozumieniu art. 9 pkt 14 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zakaz podwójnego finansowaniaPodwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych - wspólnotowych lub krajowych. Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zakaz podwójnego finansowaniazrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków publicznych, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o Ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. z późn. zm. zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności. zrefundowanie ze środków funduszy strukturalnych wydatku poniesionego na używany środek trwały/nieruchomość, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w ciągu ostatnich 7 lat Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKONTROLE KRZYŻOWE weryfikacja przestrzegania zasady zakazującej podwójnego współfinansowania Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPodatek VAT Podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za wydatek kwalifikowany tylko wtedy gdy: został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta, oraz Beneficjent nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku VAT w myśl ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. (uwaga: pismo Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z dnia 31 stycznia 2008r. (DZF-IV AS/08/935 o niekwalifikowalności odliczeń podatku VAT na podstawie proporcji) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPodatek VAT Beneficjent, który uzna VAT za wydatek kwalifikowalny jest zobowiązany do przedstawienia we wniosku o dofinansowanie szczegółowego uzasadnienia zawierającego podstawę prawną wskazującą na brak możliwości obniżenia VAT należnego o VAT naliczony zarówno na dzień sporządzania wniosku o dofinansowanie, jak również mając na uwadze planowany sposób wykorzystania w przyszłości majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPodatek VAT Beneficjent składa „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którym jest związany w okresie od dnia złożenia do IW wniosku o dofinansowanie projektu w ramach POIiŚ, przez okres realizacji projektu oraz przez okres trwałości projektu (5 lat) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPodatek VAT Ani Instytucja Wdrażająca ani żadna inna nie będą wydawać opinii dotyczących podatków… … jedyną rekomendacją jest wystąpienie o interpretację do właściwego Urzędu Skarbowego, Izby Skarbowej oraz Krajowej Informacji Podatkowej Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Forma i warunki wypłaty dofinansowaniaTerminy, wysokość oraz formę wypłaty dofinansowania określa Harmonogram Projektu Uwaga na odsetki „karne” w przypadku nierozliczenia w terminie wsparcia udzielonego w formie zaliczki!!! Dotacja celowa, a koniec roku budżetowego Płatności pośrednie - wymagania Pamiętaj o warunkach, które musisz wypełnić by otrzymać płatność końcową Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Kontrola, audyt, ewaluacja, monitorowanie...Różnice dotyczące przedmiotu badań na poziomie celów; Różnice dotyczące zakresu badania; Różnice dotyczące wykorzystywanych narzędzi; Różnice dotyczące wpływu zarządzającego na kształt i zakres badania; Różnice dotyczące terminu prowadzenia badania. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaProcedura zawierania umów w ramach wydatków kwalifikowalnych dla zadań objętych projektem Obowiązek przekazywania na wniosek IW dokumentacji związanej z prowadzeniem procedur Jak nie PZP to specjalne reguły i procedury! Ewentualne korekty finansowe za naruszenie zgodnie z taryfikatorem Naruszenie Ustawy Pzp jest jak dotychczas najpowszechniejszym powodem zwrotu środków przez Beneficjentów Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaInstytucje uczestniczące w kontroli realizacji projektów w ramach POIiŚ Instytucje krajowe  IZ RPO  IC/IPOC (wizyty sprawdzające) * Instytucje wspólnotowe  KE  OLAF  ETO GIKS/UKS NIK UZP * w szczególnych przypadkach m.in. w sytuacji braku możliwości przeprowadzenia kontroli wydatków w IZ. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaTrwałość Projektu Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia trwałości Projektu, w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006, w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji Projektu, pod rygorem obowiązku zwrotu środków Rozporządzenie 539/2010 zmodyfikowało treść art. 57 rozp. 1083/2006 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Monitoring i sprawozdawczośćBeneficjent zobowiązany jest systematycznie monitorować przebieg realizacji projektu Obowiązek ten wykracza poza okres realizacji projektu przez 5 lat po zakończeniu realizacji projektu Beneficjent ma obowiązek przedstawienia raportu z osiągniętych efektów W trakcie realizacji projektu funkcję sprawozdania z realizacji projektu pełni wniosek o płatność Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWniosek o płatność Formularz wniosku beneficjenta o płatność: służy rozliczeniu dotychczas poniesionych wydatków i wnioskowania o ich refundację lub kolejną zaliczkę, poprzez: płatność zaliczkową - pierwsza płatność zaliczkowa nastąpi po złożeniu zabezpieczenia wymaganego umową o dofinansowanie, kolejne transze zaliczki zostaną wypłacone po rozliczeniu 70% środków dotychczas przekazanych Beneficjentowi Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWniosek o płatność płatność pośrednią i końcową, które występują w systemie refundacyjnym, gdzie płatność dla beneficjenta jest zwrotem określonej części poniesionych przez beneficjenta wydatków wykazanych w wniosku o płatność. W przypadku płatności zaliczkowych należy koniecznie zwrócić uwagę na konsekwencje zmiany Ustawy o finansach publicznych ( r.) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWniosek o płatność Dodatkowo Ustawa o finansach publicznych wprowadziła art. 190 „W przypadku gdy beneficjentem projektu finansowanego ze środków europejskich jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym właściwej instytucji w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.” UFP nie przewiduje sankcji za naruszenie tego przepisu Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWniosek o płatność WBoP wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu, przy czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp rzeczowy powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami (postępem finansowym): krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu - przygotowanie dokumentacji przetargowej, ogłoszenie przetargu, rozpoczęcie robót budowlanych etapu I, zamieszczenie tablic informacyjnych (liczbę i termin umieszczenia tablic), zamieszczenie informacji o projekcie na stronie www. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWniosek o płatność tabela wydatków kwalifikowanych związanych z działaniami podejmowanymi w projekcie w bieżącym okresie postęp finansowy realizacji projektu (wszystkie wydatki) krótki opis prezentujący zadania/etapy, jakie beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Jeśli w ramach danego zadania nie będą podejmowane żadne działania należy o tym napisać opis postępu we wskaźnikach produktu - materialne efekty, jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWniosek o płatność Kwota zatwierdzona przez IW do wypłaty na rzecz Beneficjenta może zostać pomniejszona o środki uznane na podstawie decyzji administracyjnej za nieprawidłowo wydatkowane, a przekazane na podstawie wcześniej zrealizowanych WBoP Beneficjenta oraz o niewydatkowaną lub nierozliczoną zaliczkę. Wypłata dofinansowania następuje pod warunkiem jego dostępności Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaWniosek o płatność W przypadku Beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi środki na realizacje Projektów uwzględniane są w budżecie konkretnej jednostki na dany rok budżetowy. Beneficjent jest informowany każdorazowo o wysokości zaakceptowanego wniosku o płatność oraz o korektach finansowych i przyczynach ich dokonania w ramach danego wniosku. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Data poniesienia wydatkudokonanego przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą – data obciążenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego wydatek dokonanego kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku bankowego dokonanego gotówką – datę faktycznego dokonania płatności Wkładu niepieniężny – datę faktycznego wniesienia wkładu Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wniosek o płatność - załącznikipotwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty (WB, historia rachunku, potwierdzenie przelewu przyjęte przez bank do realizacji - na przelewie powinien być podany numer kontraktu lub inne dane identyfikujące wydatek z projektem. Dla płatności gotówkowych oznaczenie na dokumencie księgowym „zapłacono gotówką” lub dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa wypłaci” (KW) wraz z Raportem Kasowym) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wniosek o płatność - załącznikioświadczenie o kwalifikowalności VAT (co rok!!!) wyciąg z wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej, przy płatnościach w walucie obcej, informację o zasadach ujętych w polityce rachunkowości stosowanych do rozliczeń związanych z transakcjami walutowymi (1-szy raz). potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających prawidłowość operacji w zależności od rodzaju kontraktu. Zazwyczaj są to dokumenty wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacjiKontrakty na roboty budowlane: dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego umowa z wykonawcą gwarancji dobrego wykonania i gwarancja zaliczkowa przejściowe świadectwa płatności lub innych dokumentów określających zakres wykonanych robót (tabela elementów skończonych) protokoły z negocjacji dla robót dodatkowych i zamiennych protokoły konieczności protokoły odbiorów częściowych świadectwo przejęcia wstępnego odcinka świadectwo przejęcia wstępnego robót poświadczenie zwolnienia kwot zatrzymanych protokoły wypełnienia gwarancji. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacjiKontrakty na dostawy: dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego umowa z dostawcą; gwarancja dobrego wykonania i gwarancja zaliczkowa protokoły odbiorów wstępnych i końcowych. książka inwentarzowa dokument przyjęcia na magazyn z podaniem miejsca składowania lub dowód przychodowy OT "Przyjęcie środka trwałego" (wraz z informacją gdzie znajduje się sprzęt i pod czyją opieką) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacjiKontrakty na usługi: dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego umowa z wykonawcą gwarancja zaliczkowa dokument akceptujący przyjęcie raportu przejściowego lub końcowego dokumenty wymagane do potwierdzenia pracy personelu (jeżeli dotyczy) inne dokumenty przewidziane umową, wymagane do odbioru usługi. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacjiPrzykłady innych wydatków: Wydatki na wynagrodzenia - ??? Delegacje - ??? Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacji Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wniosek o płatność - załącznikiPotwierdzanie za zgodność z oryginałem: umieszczenie np. słów „za zgodność z oryginałem”/”zgodnie z oryginałem” oraz daty i czytelnego podpisu osoby z pionu finansowego (np. główny księgowy/skarbnik) lub innej osoby upoważnionej pisemnie przez beneficjenta (upoważnienie należy dołączyć do WBoP), wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka imienna i parafka lub odręczny czytelny podpis). Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Dokumentacja projektuDo współfinansowania kwalifikuje się wydatek faktycznie poniesiony przez beneficjenta (nastąpił rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta - z wyjątkiem amortyzacji i wkładu niepieniężnego). Dowodem poniesienia wydatku jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodem płatności (preferowany - wyciąg bankowy) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Dokumentacja projektuZasady dokumentowania kosztów związanych z wkładem niepieniężnym, amortyzacją oraz innych kosztów określa IZ. Wydatek kwalifikowalny to wydatek udokumentowany Brak dokumentacji = brak kwalifikowalności Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaOpis dokumentu Opis dokumentu księgowego powinien zawierać : numer umowy o dofinansowanie projektu (+ tytuł projektu) informację, że projekt współfinansowany jest z EFRR nazwę Programu Operacyjnego nr osi priorytetowej oraz nr działania Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaOpis dokumentu Opis związku wydatku z projektem Nazwa i nr kategorii wydatku, przedstawionej we wniosku o dofinansowanie projektu, której dotyczy wydatek wraz z podaniem pozycji z faktury, wartości wydatku kwalifikowanego z wyszczególnieniem podatku od towarów i usług (VAT). W przypadku, gdy dokument zawiera różne kategorie wydatków, należy wymienić wszystkie z podaniem ich wartości. Ponadto, jeżeli występują również wydatki niekwalifikowalne, należy wskazać ich wartość tak aby suma wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych była tożsama z wartością całkowitą dokumentu. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaOpis dokumentu w przypadku PJB – kod klasyfikacji budżetowej informację o poprawności formalno-rachunkowej i merytorycznej podstawa prawna wyboru wykonawcy (Pzp) - w przypadku wydatków co do których nie stosuje się ustawy PZP, należy wskazać podstawę prawną na podstawie której wydatek został poniesiony informacja, czy dany wydatek jest wydatkiem inwestycyjnym, czy bieżącym Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaOpis dokumentu numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia) w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN - kurs, po którym przeliczono jej wartość, na potrzeby ujęcia w księgach rachunkowych. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaOpis dokumentu Dodatkowo należy: Zawrzeć na opisie/podpiąć informację z jakiego rachunku bankowego i kiedy dokument został zapłacony (+ ew. kiedy skąd został zrefundowany) Zawrzeć na opisie informację w jakim wniosku o płatność dokument został ujęty Podpiąć pod dokument wszelkie wyliczenia i oświadczenia jeśli sam opis nie jest wystarczający (może budzić wątpliwości) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaZabezpieczenie W jakiej wysokości? W jakiej formie? Na jak długo? Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaPodstawy prawne działań informacyjno-promocyjnych w UE Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS, FS. Art.8 Obowiązki beneficjentów w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do opinii publicznej „Beneficjenci są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie narzędzi i kanałów określonych w ust. 2, 3 i 4.” 166 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaRozporządzenie 1828/2006 nakłada na beneficjentów obowiązki w zakresie informacji i promocji: W trakcie realizacji projektu: Jeśli wkład publiczny do projektu przekracza EUR, projekt dotyczy robót infrastrukturalnych lub budowlanych – należy umieścić tablicę informacyjną w każdym miejscu realizacji projektu. 2. Po zakończeniu realizacji projektu: jeśli wkład publiczny do projektu przekracza EUR, projekt dotyczy zakupu środków trwałych, finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych – należy umieścić na stałe widoczną tablicę pamiątkową, nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu realizacji projektu. 3. Wszystkie jakiekolwiek dokumenty (np. zaświadczenia) dotyczące projektu muszą zawierać informację o współfinansowaniu PO z EFS lub EFRR, FS. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r. 167
Obowiązki informacyjneNiby „oczywista oczywistość”, a w praktyce niechlujstwo na każdym kroku!!! Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaJeśli zaistniała konieczność dokonania reprodukcji na kolorowym tle, należy najpierw umieścić wokół prostokąta biały pasek o szerokości równej 1/25 wysokości tego prostokąta Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Zasady oznaczania działań informacyjnych i promocyjnychWszelkie materiały informacyjne, promocyjne i szkoleniowe w zależności od ich wielkości, rodzaju i techniki wykonania powinny być oznaczane według jednego z dwóch możliwych wariantów: wariant podstawowy – dla dużych materiałów (w tym multimedialne, wybrane drukowane) wariant minimalny – dla małych materiałów (w tym wybrane drukowane) Wybór zastosowanego wariantu zależy od wielkości materiału, rodzaju i techniki wykonania, przy czym rekomendowane jest stosowanie wariantu podstawowego w każdym przypadku, gdy warunki techniczne to umożliwiają. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wariant podstawowy - dla dużych materiałówWariant podstawowy zakłada, że wszelkie duże materiały promocyjne, materiały multimedialne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS, obowiązkowo: emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności lub obu funduszy, logo POIiŚ, hasło promocyjne POIiŚ, a opcjonalnie (jeśli to możliwe) np. logo beneficjenta, logo podmiotu upoważnionego, logo instytucji, herb JST oraz informację o współfinansowaniu projektu. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Uwagi do wariantu podstawowego:Hasło POIiŚ jest umieszczane w dowolnym miejscu materiału. Musi być jednak umieszczone poza ciągiem znaków. Informacja o współfinansowaniu jest umieszczana w dowolnym miejscu materiału. Musi być jednak umieszczona poza ciągiem znaków. W przypadku stron internetowych, ogłoszeń internetowych, baz danych, filmów, prezentacji PowerPoint oraz innych materiałów multimedialnych dopuszczalne jest tworzenie i stosowanie animowanych wersji elementów wizualizacji. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wariant minimalny - dla małych materiałówWariant minimalny zakłada, że małe materiały promocyjne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS obowiązkowo: emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, logo POIiŚ, a opcjonalnie (jeśli to możliwe): np. logo beneficjenta, logo podmiotu upoważnionego, logo instytucji, herb JST. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Stosowanie informacji o współfinansowaniuW informacji o współfinansowaniu należy posługiwać się pełnymi nazwami tj. Unia Europejska i Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego lub Fundusz Spójności. Należy również zadbać o dostrzegalność oznaczeń, tak by oznaczenia wraz z informacją o współfinansowaniu były widoczne dla odbiorców. Dodatkowo w informacji o współfinansowaniu nie można używać nazw: beneficjenta, instytucji pośredniczących i wdrażających, innych źródeł współfinansowania oraz wszelkich innych informacji, które mogłyby sprawić, że przekaz o udziale środków UE będzie nieczytelny i mało przejrzysty. Wyjątek stanowią projekty w odniesieniu do których możliwe jest odwołanie do współfinansowania ze środków budżetu państwa. Dopuszcza się, aby w informacji o współfinansowaniu używać nazw projektów Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaTablica informacyjna Beneficjent niezwłocznie po rzeczowym rozpoczęciu realizacji projektu tj. rzeczywistym rozpoczęciu robót i/lub dostaw umieszcza tablicę informacyjną w widocznym punkcie, w miejscu realizacji projektu. W przypadku, gdy termin rzeczowego rozpoczęcia realizacji projektu przypada przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, wówczas beneficjent jest zobligowany do zamieszczenia tablicy informacyjnej niezwłocznie po podpisaniu umowy. Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia tablicy informacyjnej, gdy projekt spełnia łącznie następujące warunki: całkowity wkład publiczny w projekcie przekracza euro, projekt dotyczy finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych. W przypadku mniejszych inwestycji umieszczenie tablic informacyjnych nie jest obligatoryjne ale rekomendowane. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Tablica informacyjna – elementy obowiązkoweemblemat UE z odwołaniem słownym do UE oraz odwołaniem słownym do EFRR lub Funduszu Spójności, logo POIiŚ, logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego, hasło promocyjne POIiŚ informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności (lub ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko”, tytuł projektu, nazwę beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego, wartość projektu w PLN (w zaokrągleniu do pełnego PLN) kwotę dofinansowania z EFRR lub Funduszu Spójności (w zaokrągleniu do pełnego PLN). Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaTablica informacyjna Zalecane wymiary tablicy informacyjnej wynoszą 3 m (szerokość) x 2 m (wysokość). Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Minimalna wymagana liczba tablic wynosi 1. Zaleca się, jeśli charakter projektu na to pozwala, ustawienie większej ilości tablic. Po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tablicę informacyjną zastępuje się stałą tablicą pamiątkową. W przypadku wystawienia większej ilości tablic informacyjnych, nie każdą tablicę informacyjną należy zastąpić tablicą pamiątkową. Beneficjent może, dla zapewnienia lepszego upowszechniania informacji, umieścić większą ilość tablic pamiątkowych. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaTablica informacyjna Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaTablica pamiątkowa W celu pozostawienia trwałej informacji o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR lub Funduszu Spójności w ramach POIiŚ, nie później niż sześć miesięcy po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tj. rzeczywistym zakończeniu wszystkich robót i/lub dostaw, należy umieścić tablicę pamiątkową. W sytuacji, gdy rzeczowa realizacja projektu dobiegła końca przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, beneficjent zamieszcza tablicę pamiątkową niezwłocznie po podpisaniu umowy. Minimalna wymagana liczba tablic pamiątkowych dla projektu wynosi 1. Beneficjent jest zobowiązany do zamieszczenia tablicy pamiątkowej, gdy projekt spełnia łącznie następujące warunki: całkowity wkład publiczny przekracza euro, projekt dotyczy zakupu środków trwałych lub finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Tablica pamiątkowa musi zawierać:emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, odwołanie słowne do EFRR lub Funduszu Spójności, logo POIiŚ, logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego, hasło promocyjne POIiŚ informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt (należy wstawić tytuł projektu - może być skrócona nazwa lub zakup, przebudowa, budowa, modernizacja itp.) współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności (lub ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko”. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaTablice pamiątkowe Zaleca się, aby tablice pamiątkowe były wykonane z materiałów trwałych, tj. odpornych na warunki atmosferyczne, dzięki czemu zapewniona zostanie czytelność informacji oraz wysoki poziom estetyczny tablicy, co najmniej w okresie trwałości projektu, tj. 5 lat od zakończenia realizacji projektu (3 lata w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw). Nie ma obowiązku usunięcia tablicy po upływie ww. terminów. Zalecane wymiary tablicy pamiątkowej wynoszą 1 m (szerokość) x 0,7 m (wysokość). Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Umieszczanie tablic informacyjnych i pamiątkowychTablice informacyjne i pamiątkowe należy umieszczać w miejscach najbardziej widocznych, zapewniających dostęp jak największej liczbie osób oraz umożliwiających swobodne zapoznanie się z jej treścią. Umiejscowienie tablicy nie może zagrażać bezpieczeństwu osób zapoznających się z jej treścią. Do najbardziej widocznych miejsc należy zaliczyć m.in. bramy wjazdowe, wejścia do budynków, hole budynków, parkingi, stacje kolejowe (w pobliżu głównego budynku dworca lub w budynku dworca). Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaTablica pamiątkowa Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Tabliczki i naklejki informacyjneDla oznakowania środków trwałych m.in. maszyn i urządzeń, pojazdów, aparatury, wyposażenia biurowego, sprzętu komputerowego zakupionych dzięki wsparciu ze środków Unii Europejskiej stosuje się oznaczenie w postaci tabliczek lub naklejek informacyjnych. Tabliczki/naklejki informacyjne stosuje się również w przypadku wartości niematerialnych i prawnych np. oprogramowanie, umieszczając je w widocznym miejscu na sprzęcie, w którym dane oprogramowanie zostało zainstalowane. Ponadto tabliczki/naklejki informacyjne mogą być wykorzystane do oznaczenia współfinansowania stanowisk pracy w ramach POIiŚ. W bezpośrednim, stałym (o ile istnieje) miejscu pracy osób zamieszcza się informację w formie tabliczki np. przed pokojem, w którym dana osoba wykonuje obowiązki. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Tabliczki i naklejki informacyjneZalecane wymiary naklejki informacyjnej wynoszą 7 cm (szerokość) x 5 cm (wysokość). Na naklejkach należy stosować oznaczenie w wariancie podstawowym. Jeżeli wielkość zakupionej rzeczy na to nie pozwala, na naklejkach należy stosować wariant minimalny. W przypadku tabliczek zalecane wymiary wynoszą 20 cm (szerokość) x 15 cm (wysokość). Na tabliczkach należy stosować oznaczenie właściwe dla wariantu podstawowego. Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów naklejki i tabliczki z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnych wzorów. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Tabliczki i naklejki informacyjnePrzedmioty, na których nie ma możliwości zamieszczenia czytelnych logotypów i informacji o współfinansowaniu, można oznaczyć przez zamieszczenie logotypów i informacji na opakowaniu sprzętu. Naklejki informacyjne stosuje się przede wszystkim dla oznaczenia sprzętu o małych gabarytach m.in. komputerów, drukarek, kserokopiarek, tabliczek na drzwi. Naklejka powinna być umieszczona bezpośrednio na danym przedmiocie, jednakże w taki sposób, aby nie utracić gwarancji lub rękojmi i nie zniszczyć przedmiotu. W ramach oznaczania sprzętu możliwe jest wykorzystywanie naklejek papierowych, na folii samoprzylepnej, adhezyjnej, a także tabliczek plastikowych, metalowych, graweru itp. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaNaklejka Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Tabliczka informacyjnaMinisterstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Oznaczanie dokumentówOznaczeniu stosownymi znakami i opcjonalnie informacją o współfinansowaniu podlegają dokumenty dotyczące realizacji projektu po podpisaniu przez beneficjenta umowy o dofinansowanie, za wyjątkiem wewnętrznych dokumentów, które nie będą przedstawiane innym podmiotom. Oznaczeniu podlega tylko pierwsza strona dokumentu. Dokumenty powinny być oznaczone wszystkimi obowiązkowymi elementami wariantu podstawowego, (tj. emblematem Unii Europejskiej, odwołaniem słownym do Unii Europejskiej, odwołaniem słownym do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności, logo POIiŚ, (opcjonalnie - hasłem promocyjnym). W przypadku korespondencji papierowej (na papierze firmowym) obowiązuje wariant minimalny oznaczania. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Oznaczeniu podlegają w szczególności:korespondencja prowadzona w sprawie projektu ze wszystkimi podmiotami oraz instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie POIiŚ (zarówno papierowa jak i elektroniczna), opisy stanowisk pracy lub umowy cywilno-prawne na świadczenie usług (np. doradztwa), umowy z wykonawcami, dokumentacja przetargowa tj. specyfikacja istotnych warunków zamówienia, ogłoszenia o wyborze wykonawcy w ramach projektu umieszczane w siedzibie i/lub na stronach internetowych zamawiającego, certyfikaty i zaświadczenia. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Oznaczanie dokumentówDokumenty finansowe – faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo-księgowe nie podlegają oznaczaniu. Wszelkie wymogi odnoszące się do oznaczania dokumentów dotyczą sytuacji, w których oznaczenie jest wykonalne technicznie. W przypadku dokumentów mających charakter gotowych formularzy, wzorów, w których treść instytucja/podmiot nie ma możliwości ingerencji (np. druki samokopiujące, druki faktur/rachunków, itp.) lub gdy dokumenty wystawiają zewnętrzne podmioty, oznaczanie nie jest wymagane. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaNajchętniej stosowane dotychczas narzędzia promocyjne przez beneficjentów Funduszy Europejskich inauguracja rozpoczęcia realizacji projektu/poszczególnego etapu/festyn promujący projekt, konferencja prasowa, materiały promocyjne (gadżety) związane z projektem, informacja prasowa i telewizyjna dot. projektu, stosowanie tablic informacyjnych i pamiątkowych, ulotki informacyjne o projekcie, strony internetowe dot. projektu. Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ„Wydatki poniesione przez beneficjentów na działania informacyjno-promocyjne zgodne ze szczegółowymi zasadami wypełniania obowiązków informacyjnych, które zostaną określone przez Instytucję Zarządzającą, uwzględnione w budżecie projektu wskazanym w umowie o dofinansowanie, będą mogły być uznane za kwalifikowane” (Podrozdział Działania informacyjne i promocyjne) Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKontrola i audyt Wybrane instytucje uprawnione do kontroli: Europejski Trybunał Obrachunkowy Komisja Europejska Zewnętrzne firmy audytorskie wybrane przez KE European Anti-Fraud Office- Europejskie Biuro ds. Przeciwdziałania Oszustwom Finansowym (OLAF) Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) Instytucja Pośrednicząca/ Instytucja Pośrednicząca 2 stopnia (Instytucja Wdrażająca) Ministerstwo Finansów Najwyższa Izba Kontroli Urzędy Kontroli Skarbowej 200 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKontrola i audyt Główne obszary kontroli: Legalność (prawo krajowe i wspólnotowe) Prawidłowość pod względem księgowym Zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym Zgodność z decyzją o dofinansowaniu oraz wszystkim warunkami dotyczącym i jej przeznaczenia, wykorzystania i zakładanych celów Faktyczność poniesienia wydatków Kwalifikowalność wydatków Promocja i informacja Polityki wspólnotowe 201 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Najczęstsze nieprawidłowościNiewłaściwe prowadzenie rachunkowości Ponoszenie ze środków UE kosztów niekwalifikowanych Niewłaściwe/niewystarczające dokumentowanie wydatków Niewłaściwy wybór wykonawców (PZP) Ponoszenie kosztów przed/po okresie kwalifikowalności wydatków przed uzyskaniem zgody na wprowadzenie zmian do projektu Nieprzestrzeganie zasad informacji i promocji 202 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Najczęstsze nieprawidłowościRefundacja wydatków poniesionych niezgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych: Nieprawidłowe ogłoszenie (brak ogłoszenia w DZ.U.UE., brak informacji o współfinansowaniu z UE, różne ogłoszenia w prasie/UZP/siedzibie zamawiającego) Niewłaściwy wybór trybu (niekonkurencyjny), Aneksowanie umowy niezgodnie z ustawą Pzp, Nieuprawnione dzielenie zamówienia na kilka mniejszych w celu ominięcia progu lub niektórych przepisów ustawy Pzp, 203 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Najczęstsze nieprawidłowościZawarcie umowy bez posiadanego pozwolenia na budowę i opracowanej dokumentacji projektowej, Udzielenie zamówienia bez stosowania ustawy Pzp, pomimo że Beneficjent był do tego zobowiązany, Nierówne traktowanie wykonawców, Niedozwolona zmiana w SIWZ w trakcie postępowania 204 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Najczęstsze nieprawidłowościRefundacja wydatków na podstawie fałszywych dokumentów lub nieprawdziwych oświadczeń potwierdzających zrealizowanie działań/dostaw/ usług/robót dot. m.in.: protokołów odbioru robót/ dostaw/usług, faktur, potwierdzeń zapłaty (KW/KP), potwierdzeń dokonania przelewu, oświadczeń, ewidencji czasu pracy, ewidencji magazynowej, ofert, wycen, kosztorysów 205 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Najczęstsze nieprawidłowościPrzedkładanie do refundacji kopii faktur, których oryginały „zaginęły”; Opisy na oryginałach faktur nie są zgodne z opisami na kopiach faktur przedkładanych przez Beneficjenta wraz z wnioskiem o płatność lub na oryginałach faktur brak opisów które widnieją na kopii; Posługiwanie się fakturami wystawionymi przez nieuprawnione lub nieistniejące podmioty; 206 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Metody wykrycia nieprawidłowości207 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaKatalog sankcji Nie osiągnięcie celu i założonych wskaźników grozi: Rozwiązaniem umowy Zwrotem całości lub części dofinansowania wraz z odsetkami jak za zaległości podatkowe Wstrzymaniem dofinansowania Zatrzymaniem płatności końcowej Karą 3 letniego zakazu korzystania ze środków publicznych (nie dotyczy jst) Odpowiedzialnością karną 208 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Ministerstwo ŚrodowiskaRozwiązanie umowy W praktyce nie grozi gdy beneficjent i IW współpracują ze sobą, ufają sobie wzajemnie i rozumieją, że „jadą na jednym wózku” 209 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Dziękuję i życzę powodzenia Ministerstwo Środowiska210 Ministerstwo Środowiska 8-9 grudnia 2011r.
Pobierz ppt "Rozliczanie projektów w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko – aspekty praktyczne Warszawa 8-9 grudnia 2011r. Prowadzący: Michał Rutkowski."