Source: https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=6427806a-e242-4432-8e12-4d6f0c714a38
Timestamp: 2019-12-14 11:34:14
Legal References Found: art. 83
 art. 17
 art. 83
 art. 4
 art. 3
 art. 83
 art. 359
 art. 266
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 3
 art. 3
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 3
 art. 83
 art. 83
 art. 83
 art. 83

Document Content:
Analiza potrzeb i wymagań w nowym PZP - zbędny formalizm, czy nowy, przydatny instrument? - Lexology
Analiza potrzeb i wymagań w nowym PZP - zbędny formalizm, czy nowy, przydatny instrument?
European Union, Poland October 18 2019
Dnia 11 września 2019 r. Sejm uchwalił nowe Prawo zamówień publicznych[1] (dalej: „Nowe PZP”). Dnia 26 września 2019 r. ustawę tę przyjął bez poprawek Senat. Obecnie Nowe PZP zostało przekazane prezydentowi do podpisu. Planowany termin wejścia w życie kluczowych przepisów Nowego PZP przypada na 1 stycznia 2021 r.[2]
Nowe PZP wprowadza w art. 83 nieprzewidziany dotychczas przez ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 – dalej: „Obecne PZP”), obowiązek nałożony na zamawiającego, jakim jest dokonanie analizy potrzeb i wymagań jako czynności poprzedzającej wszczęcie postępowania o wartości powyżej progów unijnych. Czy nowy instrument okaże się przydatny, czy też będzie zbędnym formalizmem, który utrudnia udzielanie zamówień publicznych?
Cel wprowadzenia obowiązku dokonania przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań
Analiza potrzeb i wymagań nie została przewidziana w dyrektywie z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE (Dz. Urz. UE L 94 z 28.03.2014, s. 65, ze zm. – dalej: „Dyrektywa klasyczna”). Ustawodawca krajowy, w ramach pozostawionej mu swobody, zdecydował się nałożyć na zamawiających dodatkowe obowiązki, które nie wynikają z przepisów prawa Unii Europejskiej.
Cel wprowadzenia do polskiego porządku prawnego analizy potrzeb i wymagań zamawiającego wyjaśniono w uzasadnieniu projektu Nowego PZP[3]. Jak wynika z informacji znajdujących się na stronie 27 tego dokumentu, zobowiązanie zamawiających do dokonywania analizy potrzeb i wymagań ma służyć następującym celom:
zwiększeniu efektywności systemu zamówień publicznych;
lepszemu przygotowaniu procesu udzielania zamówienia publicznego, w tym zwiększeniu roli etapu przygotowania zamówienia;
powiązaniu udzielanych zamówień publicznych z celami państwa;
wdrożeniu zasad funkcjonujących na gruncie finansów publicznych, w szczególności w zakresie zapewnienia przez zamawiającego celowego dokonywania wydatków publicznych.
Można więc wywnioskować, że zdaniem ustawodawcy ustanowienie obowiązku przeprowadzenia przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań ma skutkować tym, że zamawiający będą dokonywać wydatków w sposób przemyślany, co zagwarantuje efektywniejsze wydatkowanie środków publicznych. Taka konkluzja płynie z nieprzewidzianej na gruncie dotychczasowych przepisów zasady wyrażonej w art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 Nowego PZP, dotyczącej udzielania zamówienia w sposób zapewniający najlepszą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, a także uzyskania najlepszych efektów zamówienia.
W jakich przypadkach zamawiający powinien przeprowadzić analizę potrzeb i wymagań
Stosownie do art. 83 ust. 1 Nowego PZP zamawiający publiczny, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia. Przywołany przepis umieszczono na początku działu II, zatytułowanego „Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne”. Z treści uzasadnienia Nowego PZP wynika wprost, że obowiązek przeprowadzenia przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań występuje jedynie w przypadku postępowań o wartości równej lub wyższej niż progi unijne.
Zgodnie z art. 4 Nowego PZP zamawiającymi publicznymi są zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1–4 Obecnego PZP, a więc jednostki sektora finansów publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, związki tych podmiotów, a także tzw. podmioty prawa publicznego. Mając na uwadze treść art. 83 ust. 1 Nowego PZP, należy uznać, że wyłącznie podmioty wymienione powyżej będą zobowiązane do dokonania analizy potrzeb i wymagań przed wszczęciem postępowania o wartości równej lub wyższej niż progi unijne.
Również na zamawiającym publicznym udzielającym zamówienia na usługi społeczne o wartości przekraczającej progi kwotowe, o których mowa w art. 359 Nowego PZP, będzie ciążyć obowiązek przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań.
Jak wynika wprost z przepisów Nowego PZP, obowiązek przeprowadzenia przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań nie ma zastosowania do zamówień sektorowych (art. 362 pkt 1 lit. a) ani do zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa (395 ust. 1 pkt 1) lit. a) tiret pierwsze). Zgodnie z art. 266 Nowego PZP obowiązek dokonania przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań nie będzie też obowiązywał w przypadku przygotowania i prowadzenia przez zamawiających publicznych postępowania o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne.
Ponadto z samej treści art. 83 ust. 4 Nowego PZP wynika, że zamawiający będzie mógł odstąpić od dokonania analizy potrzeb i wymagań, w przypadku gdy będzie udzielał zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeśli ze względu na niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego pilną potrzebę udzielenia zamówienia, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie będzie mógł zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Zamawiający będzie mógł także odstąpić od dokonania analizy potrzeb i wymagań, gdy będzie udzielał zamówienia z wolnej ręki, jeśli ze względu na wyjątkową sytuację, której nie mógł on przewidzieć, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, wymagane będzie natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie będzie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Wyjątki te są zrozumiałe i nie budzą wątpliwości.
Podsumowując, obowiązek dokonywania przez zamawiającego publicznego analizy potrzeb i wymagań powstaje w przypadku udzielania zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Zamawiający, który udziela zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne, zamówienia sektorowego lub zamówienia w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa, nie ma obowiązku przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań. Zamawiający będzie mógł odstąpić od dokonywania analizy potrzeb i wymagań w określonym w art. 83 ust. 4 Nowego PZP przypadku udzielenia zamówienia w trybach niekonkurencyjnych przy spełnieniu konkretnych przesłanek ustawowych.
Jaką formę oraz treść powinna mieć analiza potrzeb i wymagań
W uzasadnieniu Nowego PZP wskazano wprost, że przepisy nie określają formy, w jakiej powinna zostać sporządzona analiza, ani terminu na jej wykonanie. Nowe PZP wymaga natomiast określenia pewnych stałych elementów, które należy rozważyć przy sporządzaniu analizy potrzeb i wymagań. Ponadto analiza potrzeb i wymagań nie musi być sporządzana w postaci oddzielnego dokumentu, przygotowanego wyłącznie w związku z dyspozycją art. 83 Nowego PZP. Wynika stąd, iż ustawodawca nie określił obligatoryjnej formy analizy potrzeb i wymagań. O ile zamawiający ma tu więc swobodę, o tyle istotne jest, aby analiza zawierała odpowiednie informacje i adekwatną charakterystykę jego potrzeb. Warto podkreślić, że chodzi o tzw. uzasadnione potrzeby i wymagania, czyli takie, które określają niezbędne minimum, jakie musi spełnić przedmiot zamówienia, uzasadnione w świetle okoliczności postępowania (zwłaszcza jeżeli wymagania są na wysokim poziomie i zawężają potencjalnie konkurencyjność). Nie ma zatem przeszkód, aby analiza potrzeb i wymagań przypominała w swej formie wewnętrzne notatki służbowe.
Katalog elementów, które należy ująć w analizie potrzeb i wymagań, wskazano w art. 83 ust. 2 i 3 Nowego PZP.
Z przykładowego wyliczenia w art. 83 ust. 2 Nowego PZP wynika, że analiza powinna zawierać w szczególności:
badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych zamawiającego;
rozeznanie rynku w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb zamawiającego, a także w przedmiocie możliwych wariantów realizacji zamówienia lub wskazanie, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.
Wymienione elementy zdają się dowodzić, iż ustawodawcy zależy, aby zamawiający dokonywali bardziej przemyślanych zakupów. W przykładowym katalogu wskazanym w art. 83 ust. 2 Nowego PZP położono nacisk na analizę możliwości wykonania zamówienia w oparciu o własne zasoby lub alternatywnych względem realizacji zamówienia możliwości zaspokajania swych potrzeb przez zamawiających publicznych. Zamawiający powinni więc rozważyć w istocie, czy zakup jest potrzebny. Oczywiście obowiązek taki spoczywa na podmiotach publicznych od zawsze i wynika między innymi z przepisów o finansach publicznych, w szczególności z zasady racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi. Po raz pierwszy wybrzmiał on jednak tak wyraźnie w akcie prawnym dotyczącym stricte udzielania zamówień publicznych.
Obligatoryjne elementy analizy potrzeb i wymagań wskazano w art. 83 ust. 3 Nowego PZP. W świetle przywołanego przepisu analiza potrzeb i wymagań musi zawierać:
orientacyjną wartość zamówienia dla każdego z możliwych wariantów realizacji zamówienia;
możliwość podziału zamówienia na części;
przewidywany tryb udzielenia zamówienia;
możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;
ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.
Część obligatoryjnych elementów analizy potrzeb i wymagań znajduje odzwierciedlenie w Obecnym PZP, na przykład obowiązek rozważenia możliwości podziału zamówienia na części (art. 96 pkt 11 Obecnego PZP). Analiza potrzeb i wymagań stanowi także wyraz dążenia ustawodawcy krajowego, widocznego także w przepisach Dyrektywy klasycznej, do promocji zamówień społecznych oraz do zwiększenia udziału małych i średnich przedsiębiorców w realizacji zamówień publicznych. Pewnym novum jest obowiązek określenia orientacyjnej wartości zamówienia dla możliwych wariantów jego realizacji, a także ryzyk związanych z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia, co z pewnością ma wpłynąć na zwiększenie efektywności wydatkowania środków publicznych. Analiza ma też zawierać możliwość uwzględnienia aspektów innowacyjnych, co należy ocenić pozytywnie. A zatem zamawiający, który dąży do pozyskania produktu lepszego niż przeciętny, w tym innowacyjnego, powinien w analizie swój zamiar uzasadnić. Pamiętajmy bowiem, że dbałość o jak największą konkurencyjność ofert nie oznacza, że zamawiający nie mogą de facto tej konkurencyjności ograniczyć do produktów wysokiej jakości – pod warunkiem że jest to uzasadnione ich potrzebami. W ocenie autora analiza potrzeb i wymagań to właściwe miejsce na takie uzasadnienie.
Należy podkreślić, że sam ustawodawca nie określił formy, jaką ma przyjąć analiza potrzeb i wymagań, ani nie wskazał ściśle treści, jakie powinny się w analizie znaleźć, lecz ustanowił jedynie minimalne wymogi, które zamawiający powinien spełnić. Podmioty prowadzące postępowanie o udzielenie zamówienia mają swobodę w zakresie wyboru formy, w której analiza zostanie sporządzona. Ze względów praktycznych zasadne jest sporządzenie analizy w formie umożliwiającej wykazanie realizacji obowiązku nałożonego na zamawiającego. Treść analizy potrzeb i wymagań powinna uwzględniać konieczne elementy, wymienione w art. 83 Nowego PZP, jednakże nie ma przeszkód, by obejmowała też inne elementy, które zamawiający uzna za ważne. Analiza potrzeb i wymagań na tym etapie postępowania może zastąpić wszelkie notatki wewnętrzne, które do tej pory zamawiający tworzyli jako odrębne dokumenty, nieuregulowane w Obecnym PZP.
Rozwiązanie polegające na wprowadzeniu minimalnej regulacji w zakresie opisu potrzeb i wymagań z jednej strony niesie ze sobą niepewność co do treści, jaką wypełnią ten dokument zamawiający w konkretnej sprawie. Z drugiej jednak strony pozostawienie w tym zakresie znacznej swobody zamawiającym stanowi bez wątpienia wyraz niechęci ustawodawcy do ustanawiania dalszych obowiązków związanych z dokumentowaniem postępowania o udzielenie zamówienia, które już teraz jest postępowaniem mocno sformalizowanym. Przepis ma służyć lepszemu przygotowaniu się zamawiającego do przeprowadzenia postępowania w sposób racjonalny i przemyślany. Nie jest jego celem mnożenie formalizmów proceduralnych.
Warto również zauważyć, że w przepisach dotyczących wzoru protokołów z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego znajdują się stosowne zapisy odnoszące się do analizy potrzeb i wymagań. Przykładowo: wzór protokołu postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku przetargu nieograniczonego w punkcie 3.1 przewiduje zapis, z którego ma wynikać, czy w postępowaniu dokonano analizy potrzeb i wymagań określonej w art. 83 Nowego PZP. Zamawiający ma możliwość zaznaczenia odpowiedzi „tak” lub „nie”. Wzór protokołu nie jest więc dokumentem właściwym do przeprowadzenia analizy. Stanowi natomiast swoiste przypomnienie dla zamawiających, że w określonych w Nowym PZP przypadkach analiza potrzeb i wymagań powinna zostać sporządzona.
Analiza potrzeb i wymagań – nowy instrument?
Warto zauważyć, że art. 3a ust. 1 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r., poz. 1445 ze zm. – dalej: „ustawa o PPP”), wprowadzony ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U., poz. 1693 – dalej: „ustawa o zmianie ustawy o PPP”), nakłada na podmiot publiczny obowiązek sporządzenia przed wszczęciem postępowania w sprawie wyboru partnera prywatnego oceny efektywności realizacji przedsięwzięcia w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego w porównaniu do efektywności jego realizacji w inny sposób. Regulacja ujęta w art. 3a ustawy o PPP jest zbliżona do tej, którą zawiera art. 83 Nowego PZP. Również w przypadku partnerstwa publiczno-prywatnego ustawodawca nie uregulował kompleksowo treści oceny efektywności realizacji przedsięwzięcia. Nie określił także formy tej oceny. Jak wynika z treści uzasadnienia ustawy o zmianie ustawy o PPP[4], rozwiązanie to miało na celu uniknięcie wprowadzania nadmiernych obowiązków administracyjnych. Wydaje się także, iż cele ustanowienia oceny efektywności realizacji przedsięwzięcia były zbliżone do tych, które legły u podstaw wprowadzenia analizy potrzeb i ryzyka w art. 83 Nowego PZP. Jak bowiem wynika z uzasadnienia ustawy o zmianie ustawy o PPP, proponowany przepis służy podniesieniu jakości przygotowywanych projektów. Analiza potrzeb i wymagań, wprowadzona w art. 83 Nowego PZP, nie jest więc rozwiązaniem nieistniejącym dotychczas na szeroko rozumianym rynku zamówień publicznych. W konsekwencji należy uznać, że stosując art. 83 Nowego PZP, można wykorzystać w pewnym zakresie dorobek wypracowany w oparciu o art. 3a ustawy o PPP.
To właśnie między innymi na gruncie art. 3a ustawy o PPP Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju podjęło pewne pozytywne kroki w obszarze kształtowania świadomości podmiotów publicznych oraz partnerów prywatnych w przedmiocie partnerstwa publiczno-prywatnego, w tym w zakresie dokonywanej oceny efektywności realizacji przedsięwzięcia, o której mowa w art. 3a ustawy o PPP. W dokumencie zatytułowanym „Wytyczne PPP”, dostępnym na stronie https://www.ppp.gov.pl/wytyczneppp/index.html, szczegółowo opisano ocenę efektywności realizacji przedsięwzięcia w modelu PPP. Dokument ten zawiera wiele istotnych pytań, na które powinien odpowiedzieć podmiot publiczny przed wszczęciem postępowania w tym modelu. Uwzględnia on także praktyczne wskazówki dotyczące analiz, które zaleca się przeprowadzić przed wszczęciem postępowania, takie jak analizy ryzyka, analizy prawne czy analizy podatkowe.
Z jednej strony prawodawca zdecydował się więc nie kodyfikować drobiazgowo na poziomie ustawy wymogów stawianych ocenie efektywności realizacji przedsięwzięcia w modelu PPP. Z drugiej strony na stronie internetowej platformy PPP opublikowano szczegółowe wytyczne, regulujące między innymi dokonywanie oceny efektywności realizacji przedsięwzięcia. Stosowanie tych wytycznych nie jest obowiązkowe, lecz może wspomóc podmioty publiczne w realizacji obowiązku wynikającego z art. 3a ustawy o PPP.
Powyższe rozwiązanie jest słuszne i powinno znaleźć zastosowanie również w przypadku analizy potrzeb i wymagań na gruncie Nowego PZP. Opracowanie przez Urząd Zamówień Publicznych stosownego dokumentu z kategorii dobrych praktyk, będącego miękkim prawem, zawierającym zalecenia w zakresie kształtowania analizy potrzeb i wymagań, bez wątpienia pomogłoby zamawiającym lepiej zrozumieć przepis art. 83 i lepiej wypełniać jego dyspozycje, a w konsekwencji bardziej efektywnie wydatkować środki publiczne.
W obecnym stanie rzeczy zamawiający, sporządzając analizy potrzeb i wymagań, bez wątpienia mogą posiłkować się „Wytycznymi PPP” – na przykład w zakresie analizy ryzyk, której przeprowadzenie jest konieczne w świetle art. 83 ust. 3 Nowego PZP i zostało jednocześnie opisane w wytycznych opublikowanych na platformie PPP. Oczywiście wytyczne te odnoszą się do realizacji przedsięwzięcia w modelu PPP, więc ich stosowanie powinno odbywać się w sposób odpowiedni. Istnieją jednak pewne elementy wspólne dla przedsięwzięć realizowanych w modelu PPP oraz postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, co pozwala na wykorzystanie przedmiotowego dokumentu także do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Skutki niedokonania analizy potrzeb i wymagań zamawiającego
Pomimo nałożenia na zamawiającego obowiązku dokonania analizy potrzeb i wymagań ustawodawca nie przewidział na gruncie Nowego PZP sankcji za naruszenie tego obowiązku.
Jak wspomniano wcześniej, mając na uwadze, że analiza potrzeb i wymagań nie została przewidziana w Dyrektywie klasycznej, realizacja przedmiotowego obowiązku nie powinna być oceniana pod kątem zgodności z prawem unijnym. Jednakże jak wynika przykładowo z punktu 6.2 pkt 3 lit. b Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020[5], wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek, który jest między innymi zgodny z obowiązującymi przepisami prawa krajowego. Skoro więc prawo krajowe wprowadza art. 83 Nowego PZP, z którego wynika obowiązek dokonania przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań, to należy się spodziewać, że instytucje kontrolujące przestrzeganie ww. Wytycznych, będą weryfikowały spełnienie przez zamawiających obowiązku dokonania analizy potrzeb i wymagań. Wprawdzie Nowe PZP zacznie obowiązywać 1 stycznia 2021 r., natomiast przywołane tu Wytyczne opracowano na lata 2014–2020, jednakże wydaje się, że przyszłe wytyczne dotyczące wydatkowania środków unijnych będą zawierać podobne reguły uznawania wydatków za kwalifikowalne.
Niezależnie od powyższych uwag trudno uznać, że niedokonanie przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań lub – tym bardziej – dokonanie tej analizy, ale jedynie na poziomie ogólnym, mogłoby mieć wpływ na wynik konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Nie jest to kwestia aż tak istotna, aby z powodu hipotetycznych zaniechań zamawiającego na tym polu przewidywać konkretne sankcje ustawowe. Można oczywiście rozpatrywać, czy jeśli zamawiający nie przeprowadziłby analizy potrzeb i wymagań w sposób bardziej szczegółowy lub z większą starannością, to nie przeprowadziłby postępowania w innym trybie, co mogłoby przykładowo doprowadzić do złożenia oferty przez większą liczbę wykonawców. Takie rozważania są jednak abstrakcyjne i mają niewielkie znaczenie praktyczne. Mając na uwadze powyższe okoliczności, naruszenie obowiązku wynikającego z art. 83 Nowego PZP powinno zostać uznane zasadniczo za naruszenie o charakterze formalnym. Słusznie ustawodawca nie przewidział sankcji za niedopełnienie tego obowiązku.
Do jakich zmian może prowadzić wprowadzenie obowiązku przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań zamawiającego
Jak już wspomniano, głównym celem ustanowienia obowiązku przeprowadzenia przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań było zapewnienie dokonywania bardziej przemyślanych zakupów. Regulacja w tym zakresie jest ograniczona, co ma przeciwdziałać kreowaniu zbędnych formalności związanych z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Zasadniczo wydaje się, że instytucje kontrolujące udzielanie zamówień, w tym tych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, będą mogły weryfikować realizację obowiązku sporządzenia przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań pomimo braku ustawowych sankcji w tym zakresie. Kontrola powinna być jednak prowadzona z uwzględnieniem celu wprowadzenia tego obowiązku, czyli ze świadomością, iż ewentualne niedostatki analizy potrzeb i wymagań jedynie hipotetycznie mogą mieć wpływ na wybór oferty czy realizację umowy. Analiza potrzeb i wymagań nie zawsze musi być rozwlekła i przesadnie rozbudowana, aby spełniać swoją rolę. Instytucje kontrolujące powinny mieć to na uwadze.
Mając wzgląd na powyższe okoliczności, należy uznać, że wprowadzenie obowiązkowej analizy potrzeb i wymagań zamawiającego w odniesieniu do każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest równa lub przekracza progi unijne, może doprowadzić do zwiększenia efektywności udzielania zamówień publicznych. Zamawiający będzie musiał w sposób przemyślany uzasadnić zakup konkretnej usługi, dostawy czy roboty budowlanej. Co więcej, nowy obowiązek wręcz zachęcić zamawiających do sięgnięcia po produkty innowacyjne, lepszej jakości, gdyż analiza potrzeb i wymagań zamawiającego to doskonała okazja do uzasadnienia zakupu urządzenia czy wyrobu o parametrach lepszych niż przeciętne. Istnieje oczywiście ryzyko, że instytucje publiczne będą sporządzały ten dokument zachowawczo, zapełniając go za każdym razem ogólnikowymi sformułowaniami pasującymi do każdego postępowania. Jednakże, w ocenie autora, w interesie zamawiającego publicznego będzie rzetelne sporządzenie analizy potrzeb i wymagań – zarówno z uwagi na możliwość kontroli, jak i, co istotniejsze, w celu upewnienia samego siebie co do zasadności decyzji o zakupie danej usługi, dostawy czy roboty budowlanej.
Warto także zauważyć, że niektóre tryby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na przykład dialog konkurencyjny, stosuje się w przypadku, gdy zamawiający nie jest w stanie określić szczegółowo swoich potrzeb. W takiej sytuacji sporządzenie analizy potrzeb i wymagań może wpłynąć pozytywnie na decyzję zamawiającego co do wyboru właśnie jednego z tych trybów postępowania.
Odpowiadając zatem na pytanie postawione w tytule niniejszej publikacji, zdaniem autora istnieje spora szansa, że dokument analizy potrzeb i wymagań stanie się przydatnym instrumentem służącym rzetelnemu przygotowaniu postępowania – a przynajmniej autor liczy, że tak się właśnie okaże.
Traple Konarski Podrecki & Partners - Tomasz Krzyżanowski and Wojciech Karwacki
Możliwości wyłączenia wtórnego obowiązku informacyjnego w świetle przepisów RODO *
Nagrody i działalność e-sportowa a prawo podatkowe *
Co nowego niesie ze sobą nowe prawo Zamówień Publicznych? * - Poland
Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych uchwalona * - Poland