Source: https://bip.um.opole.pl/?id=40186
Timestamp: 2019-05-21 09:35:26
Legal References Found: art. 4
 art. 11
 art. 26
 art. 12
 art. 27
 art. 26

Document Content:
KW.I-1711.00007.2015
Opole, 08 kwietnia 2015 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 5/15
Dom Pomocy Społecznej dla Kombatantów w Opolu ul. Chmielowicka 6. 45-738 Opole
od 26 stycznia do 31 marca 2015 r.
Prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczowych składników majątku
Halina Antczak – Dyrektor DPS
Bernadetta Ogórek – Główna Księgowa
1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 05 sierpnia 2013 r., poz. 885 z późniejszymi zmianami).
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późniejszymi zmianami).
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 289).
Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości ustalenia stanu księgowego i faktycznego majątku jednostki, w tym prawidłowość przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji oraz ustalenia przyczyn powstania ewentualnych niedoborów.
1. Zgodnie z art. 4 ustawy o rachunkowości:
5. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
2. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości:
1) w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych;
3. Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości:
4. Zgodnie z § 24 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej - Sprawozdanie finansowe, o którym mowa w § 17 ust. 1 i 2, oraz bilans, o którym mowa w § 17 ust. 6, sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe.
Siedzibą jednostki kontrolowanej jest nieruchomość zabudowana położona w Opolu przy ul. Chmielowickiej 6. W okresie objętym kontrolą dyrektorem jednostki była pani Halina Antczak zatrudniona na tym stanowisku od 19.06.2010 r. Głównym księgowym jednostki jest pani Bernadeta Ogórek zatrudniona na tym stanowisku od 3.11.2005 r. na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy.
Postępowanie w zakresie inwentaryzacji w Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów w Opolu reguluje Zarządzenie nr 40/10 z dnia 29 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia w życie zasad (polityki) rachunkowości oraz planu kont.
Z badanej dokumentacji oraz z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że w 2014 r. w jednostce przeprowadzono inwentaryzacje: środków trwałych, wyposażenia, gotówki w kasie, druków ścisłego zarachowania oraz magazynu żywności.
W 2014 r. kontrolowana jednostka posiadała cztery wyodrębnione rachunki bankowe tj.: rachunek bieżący, depozytowy, funduszu socjalnego i dochodów budżetowych.
W zakresie poprzednich inwentaryzacji
Poprzednia inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w dniach 01.10.2010 r. - 31.12.2010 r. Z przeprowadzonych inwentaryzacji zostały sporządzone protokoły (akta kontroli Nr15/5/I/4-5).
Z protokołu rozliczeń wyposażenia wynika, że powstały nadwyżki na kwotę 1.452,11 zł. Stwierdzona nadwyżka dotyczyła zlikwidowanego wyposażenia, które ponownie zostało wniesione do obiektu przez pensjonariuszy. Nadwyżki te przyjęto na stan jednostki. Natomiast z protokołu rozliczeń środków trwałych wynika, że niedoborów i nadwyżek nie stwierdzono.
Ponadto w dniu 31.12.2013 r. przeprowadzono inwentaryzację druków ścisłego zarachowania oraz spisu gotówki w kasie. Zgodnie ze sporządzonym protokołem stan gotówki w kasie dla wszystkich rachunków wynosił 0.
W zakresie inwentaryzacji przeprowadzonych w 2014 r.
W zakresie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, gotówki w kasie oraz żywności
Ze sporządzonych protokołów przeprowadzenia inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania oraz spisu gotówki w kasie wynika, że na dzień 31.12.2014 r. stan gotówki w kasie wszystkich rachunków wynosił 0 (akta kontroli Nr15/5/I/6). Nieprawidłowości w zakresie druków ścisłego zarachowania nie stwierdzono.
Inwentaryzację żywności przeprowadzono w dniu 28.11.2014 r. Z protokołu rozliczenia inwentaryzacji wynika, że stwierdzono niedobór żywności na kwotę 46,36 zł oraz nadwyżkę w kwocie 0,80 zł. Jako przyczynę niedoboru wskazano dostawę towarów niezgodnie z fakturą. Natomiast jako przyczynę nadwyżki wskazano fakt, iż różnica wynikała z zaokrągleń (akta kontroli Nr15/5/I/7).
W wyniku kontroli ustalono, iż w dniu 01.12.2014 r. dostawca wystawił fakturę korygującą (zmniejszenie wartości) na kwotę - 46,37 zł (akta kontroli Nr15/5/I/8).
W zakresie inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia
W dniu 18.08.2014r. Dyrektor Domu Pomocy Społecznej dla Kombatantów w Opolu wydała zarządzenie nr 26/14 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałego wyposażenia Do przeprowadzenia inwentaryzacji została powołana 21 osobowa komisja inwentaryzacyjna pod przewodnictwem pani(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Z zarządzenia wynika, iż komisja została podzielona na 3 osobowe zespoły w celu usprawnienia prac inwentaryzacyjnych. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji wyznaczono na okres od 01.10.2014 r. do 31.12.2014 r. (akta kontroli Nr15/5/I/15).
Z wyjaśnień dyrektora i głównej księgowej jednostki kontrolowanej z dnia 20.02.2015 r. wynika, że:
„Komisja i zespoły inwentaryzacyjne przekazały arkusze inwentaryzacyjne do księgowości celem wprowadzenia danych do systemu ,,Wyposażenie''. Po pierwotnym sprawdzeniu w dniu 15.01.2015r. okazało się, że kwota niedoborów wyposażenia wyniosła 390.879,06 zł. Jednocześnie stwierdzono nadwyżki wyposażenia na kwotę 7.337,91 zł. Zatem faktyczny niedobór wyniósł 383.541,15 zł. W związku z powyższym powołana została nowa komisja inwentaryzacyjna, której zadaniem było uzupełnienie spisu. Uzupełnienie to polegało na ponownym dokładnym spisaniu całego wyposażenia znajdującego się w poszczególnych pomieszczeniach. Okazało się, że pierwsza komisja nie spisała oddzielnie wszystkich składników wyposażenia, tylko ujmowała wyposażenie składające się z kilku części jako całość, np. łóżko, materac, barierki i wysięgnik do podnoszenia w ewidencji ujęte są oddzielnie, a komisja spisała jedną rzecz jako łóżko. Pierwsza komisja nie spisała w ogóle wyposażenia znajdującego się np. w archiwum. Szczegółowe zestawienia spisanego wyposażenia nowa komisja przekazuje do księgowości, gdzie na bieżąco dane te są wprowadzane do systemu ,,Wyposażenie”. Z powyższego systemu wynika, że na dzień 20.02.2015r. Kwota niedoborów wyposażenia zmniejszyła się i wynosi 168.594,60 zł. Natomiast stwierdzone nadwyżki wynoszą 92.772,81 zł. Faktyczny niedobór wyposażenia wynosi 75.821,79 zł. Ponadto w wielu przypadkach komisja stwierdziła brak wyposażenia, które winno znajdować się we wskazanym, przypisanym pomieszczeniu. Faktycznie w toku szczegółowego sprawdzania i dociekania okazuje się, że dane wyposażenie znajduje się w innym pomieszczeniu lub jest w bieżącym użytkowaniu przez pracowników, np. odkurzacze. Termin złożenia bilansu do Urzędu Miasta został wyznaczony na dzień 27.02.2015r. W terminie tym bilans nie zostanie złożony ze względu na to, iż trwają czynności związane z rozliczeniem inwentaryzacji. W związku z powyższym kierownictwo DPS zamierza zwrócić się do Urzędu Miasta z prośbą o przesunięcie terminu złożenia bilansu” (akta kontroli Nr15/5/I/40).
W harmonogramie przekazywania sprawozdań finansowych do Urzędu Miasta Opola pierwotny termin złożenia sprawozdania dla DPS wyznaczono na dzień 13.02.2015 r. (pismo FK-KO.KW.00001.2015 z dnia 12.01.2015 r.) (akta kontroli Nr15/5/I/49). Z wyjaśnień pracownika Referatu Księgowości Organu Wydziału Finansowo-Księgowego Urzędu Miasta Opola pani (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)wynika, że kontrolowana jednostka telefonicznie zwróciła się z prośbą o przesunięcie terminu złożenia bilansu. W tym samym trybie uzgodniono, że sprawozdanie winno być złożone w terminie określonym w Rozporządzeniu Ministra Finansów.
W wyniku kontroli ustalono, że w dniu 03.02.2015 r. dyrektor DPS wydała zarządzenie nr 11/15 w sprawie przeprowadzenia ponownego spisu z natury. Z treści powyższego zarządzenia wynika, że zostało ono wydane w związku z ustalonymi różnicami inwentaryzacyjnymi przez komisję powołaną zarządzeniem nr 26/14 z dnia 18.08.2014 r. (akta kontroli Nr15/5/I/49).
Ponadto ustalono, że w dniu 17.02.2015 r. dyrektor DPS wydała zarządzenie nr 14/15 w sprawie przeprowadzenia wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych. Z treści powyższego zarządzenia wynika, że została powołana komisja, której celem będzie końcowe rozliczenie wyników inwentaryzacji oraz wyjaśnienie ewentualnych różnic (akta kontroli Nr15/5/I/50).
Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że poszczególne zestawienia spisanego wyposażenia komisja przekazywała do księgowości, gdzie dane te na bieżąco wprowadzane były do komputerowego systemu Wyposażenie. Z wydruku komputerowego – Wyposażenie ilościowo-wartościowe, program Wyposażenie wynika, że na dzień 19.02.2015 r. niedobór wyposażenia wynosił 169.848,89 zł, a nadwyżki 88.940,85 zł (akta kontroli Nr15/5/I/38-39).
W dniu 04.03.2015 r. Komisja inwentaryzacyjna dokonała rozliczenia wyników inwentaryzacji. Ze sporządzonego protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze spisu z natury wynika, że niedobory ogółem innych składników majątkowych niż środki trwałe (wyposażenie) wyniosły ogółem 32.888,40 zł, a nadwyżki 2.045,46 zł. Jednocześnie z protokołu wynika, że Komisja postanowiła zakwalifikować niedobory jako niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych (akta kontroli Nr15/5/I/55).
Komisja wskazała 3 przyczyny powstania niedoborów tj.: brak częściowego oznakowania na wyposażeniu, likwidacja bardzo zniszczonego sprzętu nie mającego oznakowania z uwagi na jego całkowite zniszczenie, nieudokumentowana zmiana miejsca znajdowania się sprzętu, co spowodowało dodatkowe utrudnienia w jego przeliczeniu (akta kontroli Nr15/5/I/53). Stanowisko komisji zostało zaakceptowane przez główną księgową i dyrektora jednostki. Jednocześnie z powyższego protokołu wynika, że dyrektor DPS wskazała, na konieczność zakupienia i wdrożenia nowego programu komputerowego, gdyż obecny jest z 1997 r.(akta kontroli Nr15/5/I/54).
Dodatkowo na okoliczność powstania nadwyżek i niedoborów główna księgowa złożyła kontrolującym wyjaśnienie następującej treści (akta kontroli Nr15/5/I/54):
Nadwyżka w kwocie 2.045,46 zł powstała w wyniku przyniesienia przez pensjonariuszy wyposażenia, które uległo likwidacji wg dokumentów (protokoły likwidacji) -krzesła, fotele, radia, a faktycznie nie zostało jeszcze zlikwidowane.
Pensjonariusze widząc wystawione wyposażenie bardzo często zabierają je z powrotem do pokoi. Umieszczają poszczególne sprzęty na balkonach –„ bo jeszcze się przyda” ( tendencja do zbieractwa).
Niedobory w kwocie 32.888,40 zł powstały w wyniku:
1. Braku oznakowania części sprzętu, który utrudnia ustalenie użytkownika (konieczna ciągłość dezynfekcji wyposażenia po ciężko chorych mieszkańcach).
2.Nie możność dojścia do sprzętu w magazynach utrudnia dokładne przeliczenie i spisanie zgromadzonego tam wyposażenia.
Faktycznie oceniamy, iż sprzęt wykazany jako niedobory znajduje się w tych pomieszczeniach, lecz jest go tak dużo, że nie mamy możliwości dojścia do niego.
Z wydruków ewidencji księgowej wynika, że stwierdzony niedobór został zaewidencjonowany na kontach księgowych 240/09- Pozostałe rozrachunki oraz na kontach 013- Pozostałe środki trwałe (Strona Wn) i 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych (Strona Ma) (akta kontroli Nr15/5/I/56-58).
Z pisma Prezydenta Miasta Opola nr POL-IN.324.0031.2014 z dnia 07.10.2014 r. wynika, że kierownicy gminnych jednostek samorządowych winny przekazywać informację z przeprowadzonych inwentaryzacji okresowych wraz z kompletem dokumentacji (zarządzenie z harmonogramem, protokół z rozliczenia) do Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych celem kontroli zgodności przeprowadzonych czynności z ustawą o rachunkowości. Ponadto w piśmie tym zalecono ustalenie częstotliwości inwentaryzacji składników majątku częściej, niż wynika to z art. 26 ustawy o rachunkowości w szczególności w zakresie wyposażenia ruchomego (akta kontroli Nr15/5/I/35).
Ustalono, że komplet wymaganej dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej inwentaryzacji jednostka przekazała do Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych Urzędu Miasta Opola pismem z dnia 26.03.2015 r.
Ponadto ustalono, że bilans za 2014 r. wraz z załącznikami przekazano do Referatu Księgowości Organu Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Opola w dniu 09.03.2015 r.
Załączniki do pobrania: 2015-07-28 12:10:14 - Wystąpienie pokontrolne (26.00 kB)
Data wytworzenia informacji: 2015-07-28 12:03:42
Data udostępnienia informacji: 2015-07-28 12:03:42
Data ostatniej aktualizacji: 2015-07-28 12:11:34