Source: http://puzynowska-kancelaria.com/?zmiany-w-prawie-pracy-od-2019-r-cz-1-ustawa-o-zmianie-niektorych-ustaw-w-zwiazku-ze-skroceniem-okresu-przechowywania-akt-pracowniczych-oraz-ich-elektronizacja,63
Timestamp: 2020-01-20 15:07:34
Legal References Found: art. 221

Art. 86
 art. 10

Art. 94
 art. 943
 art. 944
 art. 94
 art. 947
 art. 94
 art. 7
 Art. 7
 art. 2981
 art. 949
 Art. 9412
 art. 949
 art. 281

Document Content:
Zmiany w prawie pracy od 2019 r. cz. 1 - ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - SYLWIA PUZYNOWSKA - KANCELARIA PRAWA PRACY
Zmiany w prawie pracy od 2019 r. cz. 1 - ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
BLOG » Zmiany w prawie pracy od 2019 r. cz. 1 - ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Emilia Kalecka - aplikantka radcowska
Zmiany w prawie pracy od 2019 r. - cz. 1 - ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Dzisiaj zajmiemy się pierwszą z wymienionych ustaw tzn. ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Jest to ustawa z 10 stycznia 2018 r., ale wprowadza bardzo istotne z punktu widzenia pracodawcy zmiany w Kodeksie pracy, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. W związku z powyższym poniżej prezentujemy dokładnie jakie modyfikacje w Kodeksie pracy wprowadzi ww. ustawa.
W art. 221 w § 2 w pkt 2 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 3 w brzmieniu:
,,3) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. "
Komentarz: Aktualnie (do 31.12.2018 r.), podstawową zasadą dotyczącą wypłacania pracownikowi jego wynagrodzenia jest przekazywanie go do jego rąk własnych. Choć stosunkowo niewielka liczba pracowników korzysta z tej możliwości, to do tej pory przepisy nie zostały zaktualizowane. Od 2019 r. sytuacja zostanie odwrócona – zasadą będzie wypłacanie wynagrodzenia na rachunek konta bankowego, a do rąk własnych pracownika jedynie na jego żądanie.
Art. 86 § 3 otrzymuje brzmienie:
„§ 3. Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. "
Dla przypomnienia obecne brzmienie § 3: „Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.”
Komentarz: Jak już wcześniej wspomniano ustawodawca wreszcie dostosowuje przepis prawa do aktualnie obowiązujących realiów, w których to prawie każdy pracownik posiada numer rachunku bankowego i oczekuje, że jego wynagrodzenie zostanie przesłane na wskazany rachunek bankowy. Jeśli jednak pracownik chce, aby jego wynagrodzenie było przekazywane do rąk własnych, zawsze będzie mógł złożyć stosowny wniosek do pracodawcy.
W związku z tym, na mocy art. 10 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, pracodawca będzie zobowiązany w terminie 21 dni od wejścia w życie wspomnianej ustawy poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego lub złożenia wniosku dotyczącego kontynuowania wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych.
Art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmie
,,9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej; "
Dla przypomnienia obecne brzmienie tych przepisów:
„9a) prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników;
9b) przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;”
Komentarz: Bardzo ważną zmianą w Kodeksie pracy będzie dopuszczalność prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracownika w wersji elektronicznej. Obecnie (do 31.12.2018 r.) obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w postaci papierowej. Niektórzy pracodawcy decydowali się na jej prowadzenie dodatkowo także w wersji elektronicznej. Od 2019 roku pracodawca będzie miał wybór co do formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Natomiast według pkt. 9b obowiązkiem pracodawcy od 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób, który gwarantuje zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat.
· Po art. 943 dodaje się art. 944-9412 w brzmieniu:
,,Art. 944. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:
2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 stosuje się odpowiednio.”
Poprzez ten przepis ustawodawca wskazuje na wystąpienie dwóch sytuacji, które spowodują, że dokumentację pracowniczą trzeba będzie przechowywać dłużej, tj.
- pracodawca będzie stroną postępowania - wówczas będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania;
- pracodawca poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – w tym przypadku ustawodawca dodaje 12 miesięcy do 10 letniego okresu wskazanego w przepisach wcześniejszych.
· „Art. 945.
§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.”
Komentarz: Z punktu widzenia praktycznego będzie to ważny przepis, gdyż rozstrzygnie kwestie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem.
Jeżeli zatem ponownie nawiążemy stosunek pracy z tym samym pracownikiem w okresie wskazanym w art. 94 pkt. 9b czyli w okresie 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca w myśl nowej regulacji kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W związku z powyższym pracownik nie będzie musiał już ponownie przedkładać dokumentów pracowniczych, które znajdują się w jego aktach osobowych.
Do tej pory (do 31.12.2018) przepisy prawa pracy nie rozstrzygały kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w opisanych okolicznościach i w praktyce tworzyło to wiele problematycznych sytuacji.
Należy w tym miejscu przytoczyć również art. 7 omawianej ustawy będący przepisem przejściowym, który wyraźnie wskazuje, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy będzie należało ustalić na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy. Zatem wobec wszystkich pracowników, z którymi zawarliśmy stosunek pracy przed wejściem omawianej ustawy stosujemy przepisy dotychczasowe.
„ Art. 7
2. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.”
Komentarz: Przytoczony przepis wprowadza następny obowiązek po stronie pracodawcy, co w praktyce najprawdopodobniej będzie wiązać się z koniecznością przygotowania stosownej dokumentacji przez pracowników działu kadr. Ułatwieniem w wykonywaniu tego obowiązku z pewnością będzie sporządzenie odpowiedniego wzoru dokumentu, który będzie wręczany pracownikowi w momencie wydania świadectwa pracy.
Zgodnie z art. 2981 Kodeksu pracy, pracodawca otrzyma od ustawodawcy gotowe rozwiązanie w postaci rozporządzenia, które ma wskazywać sposób i tryb doręczenia lub zawiadomienia pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku, gdy pracodawca postanowił zmienić sposób gromadzenia dokumentacji na elektroniczną.
· „Art. 947.
§ 2. W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.”
Komentarz: Co bardzo ważne w kontekście ochrony danych osobowych, pracodawca będzie zobligowany do zniszczenia dokumentacji pracowniczej lub wydania jej byłemu pracownikowi, jeśli ten stawi się po jej odbiór.
Pracodawca przy tym będzie musiał także pamiętać o bezwzględnym obowiązku zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie DO 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór przez pracownika tej dokumentacji, co oznacza, że w terminie 12 miesięcy będzie musiał trwale zniszczyć dokumentację pracowniczą, a nie dopiero po upływie tego terminu.
„Art. 948.
Komentarz: Istotną nowością i ułatwieniem organizacyjnym, z którym spotkają się pracodawcy od nowego roku to możliwość zmiany dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Takie uprawnienie daje pracodawcy nowy przepis przytoczony powyżej.
· „Art. 949.
Komentarz: Oczywiście o wszelkich zmianach w omawianym zakresie pracodawca będzie musiał poinformować swoich pracowników – zwłaszcza o zmianie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z formy papierowej na elektroniczną.
Natomiast jeżeli pracodawca będzie chciał zmienić prowadzenie dokumentacji pracowniczej z postaci elektronicznej na papierową to nastąpi to przez sporządzenie wydruku dokumentu cyfrowego, który następnie należy opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, który potwierdzi zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.
W opisanej sytuacji, w której pracodawca postanowi zmienić dokumentację papierową na elektroniczną, pracownik będzie miał możliwość odbioru poprzedniej dokumentacji pracowniczej (papierowej) w terminie 30 dni od daty przekazania przez pracodawcę informacji na temat dokonywanej zmiany, o czym pracodawca będzie musiał uprzednio poinformować pracownika. W przypadku śmierci pracownika odbiór dokumentacji będzie przysługiwał najbliższym członkom rodziny.
· „Art. 9410.
W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z art. 949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.”
Komentarz: Z kolei jeżeli pracownik nie zdecyduje się na odebranie poprzedniej wersji dokumentacji, pracodawca będzie miał bezwzględny obowiązek jej zniszczenia. W tym przypadku, ustawodawca nie sprecyzował w jakim terminie ma się odbyć zniszczenie dokumentacji, co sugeruje, że pracodawca będzie przechowywać tę dokumentację do upływu ustawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
· „Art. 9411.
Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.”
Komentarz: Co istotne, od 2019 roku dokumentacja elektroniczna będzie równoważna z prowadzoną do tej pory (do 31.12.2018) dokumentacją papierową. Pracownik i pracodawca będą mogli w jednakowym zakresie korzystać zarówno z dokumentu papierowego jak i elektronicznego, a zwłaszcza wykorzystując obie postacie dokumentów jako potwierdzenie uprawnień czy też dowodów w postępowaniach sądowych, administracyjnych i dyscyplinarnych.
· Art. 9412.
2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika - złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Komentarz: Ponadto, w przytoczonym przepisie ustawodawca raz na zawsze rozstrzyga wątpliwości dotyczące możliwości wydawania pracownikom kopii dokumentów znajdujących się w aktach osobowych.
Konsekwencją niewywiązania się z przytoczonych przepisów będzie grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (na podstawie art. 281 Kodeksu Pracy).
W najbliższych dniach ukażą się kolejne artykuły z cyklu "Zmiany w prawie pracy od 2019 r. ". Zachęcamy do śledzenia.