Source: https://ognik.com.pl/10019-pobierz/dokumentacja-programu/233-dokumentacja-programu-zasady-przetwarzania-danych
Timestamp: 2018-01-20 22:44:06
Legal References Found: art. 22
 art. 21
 art. 21
 art. 21
 art. 25
 art. 25

Document Content:
W Systemie Ognik PREMIUM księgi poszczególnych firm znajdują się w katalogu instalacyjnym programu w podkatalogu "dane" w plikach nazwanych przez użytkownika (nazwa pliku = symbol firmy).
ZBIORY PROGRAMU OGNIK PREMIUM KSIĘGA HANDLOWA I POWIĄZANIA ZBIORÓW TWORZĄCYCH KSIĘGĘ GŁÓWNĄ:
W ramach zbioru (bazy) danych [SYMBOL FIRMY].idb program wyodrębnia następujące TABELE tworzące księgi:
KONTRAHENCI – zawiera listę kontrahentów,
KONTA – zawiera listę kont analitycznych stosowanych w danej jednostce, na których mogą być dokonywane zapisy,
KSIEGA_SZCZEGOLY - zawiera zapisy na poszczególnych kontach,
VAT_SZCZEGOLY - zawiera dziennik i rejestr VAT,
REJESTR - słownik dzienników programu,
DZIENNIKI - lista dzienników księgi głównej,
SPRAWOZDANIA - zawiera listę sprawozdań,
SPRAWOZDANIA_POZYCJE - zawiera strukturę sprawozdań,
SPRAWOZDANIA_KONTA - zawiera powiązania z planem kont,
SPRAWOZDANIA_FORMULY - zawiera definicje sprawozdań,
SPRAWOZDANIA_DANE - zawiera obliczenia sprawozdań,
SZABLONY - zawiera listę szablonów,
SZABLONY_SZCZEGOLY - zawiera definicje szablonów,
UZYTKOWNICY - lista operatorów programu,
WAŻNE !!!: W RAMACH BAZY DANYCH znajdują się również inne tabele pomocnicze, nie powiązane bezpośrednio z księgami.
Program podczas wykonywania obliczeń tworzy również tabele dotyczące innych modułów programu i może tworzyć zbiory tymczasowe.
KSIĘGĘ GŁÓWNĄ TWORZĄ TABELE:
Tabela REJESTR – zawiera nagłówki dowodów i dane dotyczące rejestrów VAT powiązana z tabelą DZIENNIKI polem DZ_ID i tabelą UZYTKOWNICY polem UZ_ID,
Tabela KONTA – zawiera plan kont stosowany w danej jednostce,
Tabela KSIEGA_SZCZEGOLY – zawiera szczegóły dowodów: kwoty i numery kont, powiązana z tabelą REJESTR polem RE_ID, oraz z tabelą KONTA polami WINIEN i MA;
POWIĄZANIA TABEL TWORZĄCYCH KSIĘGĘ GŁÓWNĄ:
Tabela DZIENNIKI jest powiązana z Tabelą REJESTR polem odpowiednio: DZIENNIKI.ID do REJESTR.DZ_ID w relacji jeden do wielu,
Tabela REJESTR jest powiązana z Tabelą KSIEGA_SZCZEGOLY polem odpowiednio: REJESTR.ID do KSIEGA_SZCZEGOLY.RE_ID w relacji jeden do wielu,
Tabela REJESTR jest powiązana z Tabelą UZYTKOWNICY polem odpowiednio: REJESTR.UZ_ID do UZYTKOWNICY.ID w relacji wiele do jednego,
Tabela KSIEGA_SZCZEGOLY jest powiązana z Tabelą KONTA polem odpowiednio: KSIEGA_SZCZEGOLY.WINIEN i KSIEGA_SZCZEGOLY.MA do Konta.ID w relacji jeden do jeden,
Tabela REJESTR zawiera dodatkowo parametry, mające wpływ na jej ujęcie w księgach rachunkowych,
ZAKSIEGOWANY - zapis zaksięgowany/niezaksięgowany. Zapisy niezaksięgowane nie są uwzględnianie w Księdze Głównej,
DATA_KSIEGI - data ujęcia zapisu w księgach - data faktycznej operacji, niemożliwa do zmiany przez operatora programu,
REGUŁY PRZETWARZANIA DANYCH
OCHRONA DANYCH PROGRAMU:
1. Dostęp do programu chroniony jest hasłem użytkownika, ustalanym oddzielnie dla każdego operatora,
2. Program sprawdza uprawnienia użytkownika dotyczące poszczególnych funkcji programu,
3. Zabezpieczenie zapisów, zamykanie miesiąca - program zabezpiecza każdy zapis przed przypadkowa zmianą. Po zamknięciu miesiąca operator programu nie ma możliwości poprawiania żadnych dokumentów.
Operator programu może modyfikować plan kont w każdym momencie pod warunkiem, że na koncie nie dokonano zapisów.
ALGORYTMY PROGRAMU
Program OGNIK PREMIUM gromadzi dane w postaci wprowadzonej przez operatora. Do przetwarzania danych wykorzystuje następujące procedury:
NowyDowod()
Procedura tworzy Nowy Rekord w tabeli REJESTR i KSIEGA_SZCZEGOLY i wprowadza dane domyślne dla rekordów: tj. DATA_WPISU i UZ_ID (identyfikator użytkownika), a także unikatowe oznaczenie dokumentu (NRSYS) i przyporządkowanie do odpowiedniego dnia księgowego DATA_KSIEGI.
Okres sprawozdawczy jest rozpoznawany przez program na podstawie pola DATA_KSIEGI. Na podstawie wprowadzonych dat dokumentu program podpowiada daty księgowania i rejestru VAT. W każdym wypadku użytkownik może ręcznie zmienić te dane.
Nie jest możliwe dodanie dokumentu do miesiąca zamkniętego.
W momencie księgowania dokumentu zostaje automatycznie wyznaczany i nadawany dokumentowi numer dziennika. W celu zapewnienia (wymaganej przez ustawę o rachunkowości) zgodności miesięcznych obrotów kont z obrotami dziennika księgowań, zastosowano podział na dzienniki miesięczne. Dzienniki te grupują operacje zaliczone do tego samego okresu sprawozdawczego (miesiąca). Numeracja dziennika jest ciągła i narastająca, odpowiadająca kolejności daty zaksięgowania dokumentów. Poszczególne bilansujące się zapisy dokumentu są numerowane i również ta numeracja (w ramach dokumentu) jest kolejna i niezmienna.
ZapiszDowod()
Procedura przetwarza i wprowadza dokonane przez użytkownika zapisy do tabeli REJESTR, a następnie do tabeli KSIEGA_SZCZEGOLY po czym sumuje pole kwota z tabeli KSIEGA_SZCZEGOLY i prezentuje je w programie oraz na wydrukach.
W chwili zapisu program kontroluje poprawność dokonanego zapisu, pod względem:
- bilansowania się poszczególnych zapisów dokumentu,
- sprawdzenie czy podane konta istnieją w planie kont,
- sprawdzenie czy zostały wypełnione wszystkie wymagane pola,
Dokumenty nie spełniające wszystkich reguł są oznaczane jako błędne i nie są księgowane. Dodatkowo wyświetlana jest stosowna informacja.
UsunDowod()
Program pozwala również na usunięcie niezaksięgowanych dokumentów. W takim przypadku unikatowy numer usuniętego dokumentu nie jest uzupełniany.
Odksieguj()
Program pozwala również na odbezpieczenie dokumentów dotyczących niezamkniętych miesięcy.
Pozostałe algorytmy programu nie mają wpływu na treść zapisów w tabelach tworzących księgi.
Program zawiera kilka raportów pozwalających na wydruk Dziennika zapisów.
Najważniejszym wydrukiem dziennika jest wydruk oznaczony nr. DZIENNIK GŁÓWNA - zawiera on raport: "DZIENNIK DOWODÓW BILANSOWYCH" - zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości.
Raport wywoływany jest przez procedurę programu Drukuj() gdzie nawias zawiera parametr oznaczający numer raportu.
Dane raportu budowane są przez program bez dodatkowego przetwarzania na podstawie zapisów tabel REJESTR (Nagłówki) i KSIEGA_SZCZEGOLY (Szczegóły) tworzących Księgę Główną, zgodnie z powiązaniami tabel i w kolejności chronologicznej (Wg. daty księgowania).
Zawartość raportu Dziennik Główny z uwzględnieniem wymogów ustawy o rachunkowości:
Wydruk DZIENNIKA zawiera:
- trwałe oznaczenie nazwą jednostki której dotyczy,
- trwałe oznaczenie zrozumiałej nazwy danego rodzaju księgi rachunkowej,
- oznaczenie roku obrotowego,
- oznaczenie okresu sprawozdawczego,
- automatyczne nadawane numery stron,
- oznaczenie pierwszej strony,
- oznaczenie ostatniej strony,
- nazwy programu przetwarzania,
- dane pozwalające na ustalenie osoby, która jest odpowiedzialna za treść zapisu,
Zbiory dziennika nie są dostępne dla modyfikacji.
Zapisy w dzienniku są uporządkowane chronologicznie, dzień po dniu.
Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane i posiadają automatycznie nadane numery pozycji, pod którymi zostały wprowadzone do dziennika.
Sposób zapisów w dzienniku umożliwia powiązanie ich ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
Zapisy w dzienniku zawierają następujące elementy:
- określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu,
- datę dowodu, jeśli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji,
- kwotę zapisu,
- datę zapisu,
- oznaczenie kont których dotyczy,
Zapisy w dzienniku są powiązane z zapisami na kontach księgi głównej w sposób umożliwiający ich sprawdzenie:
- Są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym,
- Narastające od początku roku obrotowego są zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej.
Program zawiera kilka raportów pozwalających na wydruk Zestawienia Obrotów i Sald. Najważniejszym wydrukiem jest Zestawienie Obrotów i Sald - zawiera on raport zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości. Raport wywoływany jest przez procedurę programu Drukuj() gdzie nawias zawiera parametr oznaczający numer raportu.
Dane zestawienia budowane są przez program na podstawie zapisów w tabelach tworzących Księgę Główną, w taki sposób, że dane z tabeli KSIEGA_SZCZEGOLY są sumowane w przedziałach czasowych odpowiadających podanemu przez użytkownika okresowi, a następnie grupowane wg. struktury planu kont. Tak otrzymane sumy nanoszone są na odpowiednie konta syntetyczne, zgodnie z powiązaniami tabel w kolejności chronologicznej (Wg. daty księgowania).
Raport zawiera również pozostałe dane wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości, to jest:
- trwałe oznaczenie nazwą jednostki, której dotyczy,
- automatycznie nadawane numery stron,
- oznaczenie nazwy programu przetwarzania,
- salda kont na dzień otwarcia kont rachunkowych,
- obroty za okres sprawozdawczy,
- obroty narastająco od początku roku obrotowego,
- salda na koniec roku sprawozdawczego,
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych,
- sumę obrotów za okres sprawozdawczy,
- sumę obrotów narastająco od początku roku obrotowego,
- sumę sald na koniec okresu sprawozdawczego.
ZESTAWIENIE ZAPISÓW NA KONTACH (ANALITYKA)
Program zawiera kilka raportów pozwalających na wydruk Zestawienia Zapisów na Kontach. Raport wywoływany jest przez procedurę programu Drukuj() gdzie nawias zawiera parametr oznaczający numer raportu.
Raport zawiera zapisy dokonane w tabelach tworzących księgę główną dotyczące każdego z kont ułożone w kolejności chronologicznej według daty księgowania, uwzględniające powiązania między tabelami, oraz pozostałe dane wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości, to jest:
- dane pozwalające na ustalenie osoby, która jest odpowiedzialna za treść zapisu księgowego,
- zapisy na kontach posiadają numery pozycji, pod którymi zostały wprowadzone do dziennika,
ZAPISY NA KONTACH ZAWIERAJĄ CO NAJMNIEJ NASTĘPUJĄCE ELEMENTY:
- zrozumiały tekst, lub kod opisu operacji,
- oznaczenie kont, których dotyczy,
- zapisy na kontach są powiązane z zapisami w dzienniku w sposób jednoznaczny,
- obroty poszczególnych kont,
- obroty narastające od początku roku obrotowego są zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Rozrachunki w programie OGNIK PREMIUM są mechanizmem pomocniczym i częściowo niezależnym od prowadzenia zapisów na kontach. Prowadzenie rozrachunków nie jest wymogiem koniecznym. Oznacza to, że można pracować z programem bez używania mechanizmu rozrachunków. W przypadku prowadzenia rozrachunków, wymogiem jest to, aby każdy zapis księgowy był albo w całości ujęty w rozrachunkach, albo w całości w nich pominięty. Należy zwrócić uwagę, że rzeczywisty stan rozrachunków jest ujęty w zapisach księgowych na koncie.
Zgodność stanu kont ze stanem wykazywanym w opcji przeglądania rozrachunków jest zapewniona tylko wtedy, gdy użytkownik wprowadzi rozrachunki dla wszystkich zapisów na koncie rozrachunkowym. Program nie wymusza takiej zgodności dla wszystkich kont rozrachunkowych.
W przypadku wprowadzania korekt rozrachunków (nie poprzez księgowanie dokumentów korygujących, lecz przez wprowadzenie korekty w opcji rozrachunków) nie są generowane żadne dokumenty księgowe.
GENEROWANIE BILANSU OTWARCIA NA PODSTAWIE SALD KONT POPRZEDNIEGO ROKU
Generowanie bilansu otwarcia jest wykonywane automatycznie, lecz na życzenie użytkownika. Wygenerowany bilans otwarcia jest umieszczany w odpowiednim dowodzie nowego roku obrotowego i zapisywany na kontach, a księgowany dopiero na życzenie użytkownika.
Dla wszystkich kont wyznaczane są salda na koniec poprzedniego roku obrachunkowego i przenoszone jako salda początkowe do bilansu otwarcia następnego roku. Fizyczne przeniesienie sald następuje dla kont ostatniego poziomu analityki, bo tylko dla tych kont może być i jest wykonywane księgowanie. Dla kont pośrednich poziomów analityki salda bilansu otwarcia są tylko obliczane w odpowiednich raportach jako saldo sumy sald odpowiednich kont ostatniego poziomu analityki. W przypadku, gdy w następnym roku konto nie istnieje lub nie jest ostatnim poziomem analityki, wówczas saldo nie jest przenoszone, a program wyświetla odpowiedni komunikat. W takim przypadku przeniesienie tego salda musi nastąpić ręcznie.
Dla kont wynikowych bilans otwarcia powinien wynosić 0,00 (zero).
Bilans Otwarcia może być poprawiany do czasu ostatecznego jego zamknięcia.
Ognik pozwala na automatyczne wprowadzenie faktur księgowych wygenerowanych w module Faktury.
Dokumenty nie są księgowane i każdy z nich musi być poprawiony przez użytkownika, nie mogą więc być powodem i przyczyną powstania niezamierzonych lub błędnych księgowań.
KONTA PARAMETRY
W ustawieniach programu zdefiniowane są konta parametry, stosowane w trakcie wykonywania półautomatycznych księgowań (Szablony Księgowe) oraz w pewnych przypadkach przy kontroli zapisów kont zespołu 4 i 5. Są to następujące konta:
- konto główne odbiorców,
- konto główne dostawców,
- konto rozliczenia kosztów zespołu 4 na 5,
- konto rozliczenia zakupu,
- konto rozliczenia zakupu środków trwałych,
- konto kasy,
- konto banku,
- konto VAT naliczony,
- konto VAT należny.
Program Ognik nie zawiera odrębnego typu dla kont pozabilansowych, aby prowadzić zapisy pozabilansowe należy dodać konto o symbolu rozpoczynającym się od cyfry "9", takie konta, można następnie pominąć w raportach księgowych.
Program OGNIK PREMIUM zawiera mechanizm zamykania okresów księgowych, wymagany przez art. 22 ustawy o rachunkowości. Odpowiednia funkcja programu znajduje się w Oknie Głównym Programu, w Module DZIENNIK >> Zamknij Miesiąc/Rok. Po jej użyciu dokonywanie zmian w zapisach ujętych w zamkniętych okresach jest niemożliwe.
Operator programu aby zamknąć dany miesiąc powinien uruchomić powyższą opcję (w Module DZIENNIK >> ZAMKNIJ MIESIĄC/ROK), a następnie użyć opcji Zamknij Miesiąc. Po jej użyciu dokonywanie przez operatora programu zmian w zapisach ujętych w zamkniętych okresach jest niemożliwe.
Równocześnie mogą być otwarte dwa miesiące, bieżący i poprzedni.
Dodawanie dokumentu do kolejnego miesiąca możliwe jest tylko gdy zamknięto miesiąc poprzedni.
Operator programu aby zamknąć dany rok powinien zamknąć ostatni miesiąc roku obrotowego. Zamknięcie roku powinno zostać dokonane najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Uwaga !!! - ze względu na ułatwienie nowym użytkownikom zapoznania się z programem - powyższe funkcje mogą nie być aktywne w wersji DEMO programu.
STANOWISKO KOMITETU STANDARDÓW RACHUNKOWOŚCI Z DNIA 13 KWIETNIA 2010 R. W SPRAWIE NIEKTÓRYCH ZASAD PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
Niniejsze stanowisko poświęcone jest wyjaśnieniu niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych określonych w ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Brak niektórych szczegółowych uregulowań w ustawie oraz wątpliwości powstające przy praktycznym stosowaniu rozdziału 2 ustawy Prowadzenie ksiąg rachunkowych uzasadniają potrzebę przedstawienia przez Komitet Standardów Rachunkowości stanowiska w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Dokumenty elektroniczne, zapisy tworzone automatycznie.
7. Termin "dokument elektroniczny" odnosi się do formy dokumentu, jak np.: elektroniczna faktura, wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp. Dokument elektroniczny, stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy dla dowodów księgowych, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a ustawy.
8. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (art. 20 ust. 5 ustawy). Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe.
9. Zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych (systemu FK) uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają, co najmniej następujące warunki:
a) podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2-4 ustawy,
b) możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację,
c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
a) sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury ustala jednostka odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli,
a) nazwy kont,
b) opisy rodzajów transakcji, poleceń księgowania, itp.,
c) nazwy operacji gospodarczych,
a) dziennika,
b) zapisów kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych,
c) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
a) nazwa księgi rachunkowej,
b) nagłówki i stopki raportu,
a) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania (art. 11a pkt 1 ustawy),
a) jednostka sprawuje kontrolę nad księgami rachunkowymi oraz dokonanymi w nich zapisami,
b) jednostka zapewnia identyczność ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe,
d) zapewnione jest jednoznaczne powiązanie zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi,
e) dane ksiąg rachunkowych są skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
f) księgi rachunkowe są przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę,
a) decydowaniem o sposobie jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych,
34. Od zamknięcia ksiąg rachunkowych, które ma charakter nieodwracalny, odróżnia się tzw. „zamknięcie miesiąca” polegającego na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Wprawdzie przepisy ustawy nie zawierają definicji „zamknięcia miesiąca”, ale odnoszą się do tego pojęcia pośrednio: w przepisie art. 25 ust. 1 pkt 1 - wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz w przepisie art. 25 ust. 2 ustawy - nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonania korekty poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).
36. Ustawa nie zawiera ograniczeń, co do dokonywania zmian systemu FK w ciągu roku obrotowego. Uwzględnienia wymaga jednak, że zmiana taka powoduje konieczność odpowiedniego przetestowania i uzgodnienia danych zmienionego systemu FK oraz zapewnienia ciągłości merytorycznej (porównywalności) danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu FK. Kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy zmianie systemu FK to plan kont i algorytmy (kalkulacje) wbudowane w system FK.
a) odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
39. Jeżeli algorytm stosowany w nowym systemie FK daje inne rezultaty niż algorytm stosowany dotychczas, to w okresie przejściowym (do końca bieżącego roku obrotowego) konieczne może być korygowanie wartości wyliczanych przez nowy algorytm do wartości wynikającej z dotychczasowego algorytmu za pomocą uzupełniających dekretacji księgowych. Alternatywne rozwiązanie polega - w razie zmiany systemu FK - na przeliczeniu za okres od początku roku danych zgodnie z nowymi algorytmami. W przypadku sporządzania i publikowania przez jednostkę sprawozdań śródrocznych przyjęcie takiego rozwiązania oznacza przeliczenie danych sprawozdań za okres od początku roku zgodnie z nowymi algorytmami. Przyjęte rozwiązanie wymaga ujęcia w zasadach (polityce) rachunkowości i zatwierdzenia przez kierownika jednostki.
a) przetestowano, w ramach testów akceptacyjnych dane przeniesione do nowego systemu FK pod kątem ich poprawności i zgodności z przyjętą koncepcją przeniesienia. Dokumenty potwierdzające wykonanie testów powinny być odpowiednio archiwizowane i stanowić część dokumentów objętych kontrolą wewnętrzną zmian systemu FK,
b) sposób powiązania danych pomiędzy dotychczasowym, a nowym systemem FK umożliwiał jednoznaczne zweryfikowanie i uzgodnienie poszczególnych danych w dotychczasowym i nowym systemie FK,
c) dokument opisujący powiązanie zapisów między dotychczasowym, a nowym systemem FK był zatwierdzony przez kierownika jednostki.