Source: https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/glowne-zadania-nadzoru-archiwalnego/przepisy-kancelaryjno-archiwalne/
Timestamp: 2019-05-23 04:44:19
Legal References Found: art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6

art. 6

Document Content:
Przepisy kancelaryjno-archiwalne - Archiwum Narodowe w Krakowie
Strona główna » Co robimy » Nadzór archiwalny » Główne zadania nadzoru archiwalnego » Przepisy kancelaryjno-archiwalne
Normatywy kancelaryjno-archiwalne, czyli przepisy kancelaryjno-archiwalne to:
jednolity rzeczowy wykaz akt, który może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji,
instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego lub instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt.
Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych określają (por. art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2019 poz. 553):
instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;
sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych upoważnił dyrektorów archiwów państwowych do występowania w jego imieniu w sprawach uzgadniania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Przepisy kancelaryjno-archiwalne uzgodnione z Archiwum Narodowym w Krakowie przed dniem 1 listopada 2015 r. zachowują ważność do dnia wejścia w życie nowych przepisów – por. art. 6 i 7 ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566)
Obowiązek ten nie dotyczy organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, w których normatywy kancelaryjne i archiwalne określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). Powyższego Rozporządzenia nie stosują więc takie jednostki jak, np.: gminne ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, szkoły, przedszkola, szpitale.
Uzupełnienia wykazów akt wprowadzonych ww. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum państwowego, w drodze zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których mowa w art. 6 ust. 2b pkt 2 ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku organów zespolonej administracji rządowej w województwie uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych organów.
We wniosku o rozbudowę należy podać podstawę prawną realizacji nowych zadań, dla których jednostka chce dodać nowe klasy w wykazie akt.
Wspólne przepisy kancelaryjno-archiwalne:
1. Organ państwowy może określić, w trybie określonym w art. 6 ust. 2 ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla
urzędu obsługującego ten organ oraz nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych albo
nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.
2. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa mogą określić, w trybie określonym w art. 6 ust. 2 ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalności jest zbliżony.
3. Z dniem wejścia w życie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2e i 2f ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tracą moc odpowiednio instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt i kwalifikator dokumentacji określone na podstawie art. 6 ust. 2 ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez kierownika jednostki organizacyjnej.
Podmioty prywatne mogą wystąpić do archiwów państwowych o zaopiniowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.
Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji kancelaryjnej:
Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
Formy załatwiania spraw
Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
Ustalenia dotyczące wysyłania pism
Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.
Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt reguluje postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje:
tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,
sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum,
zasady udostępniania akt,
wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji archiwalnej:
Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt
Personel archiwum zakładowego/składnicy akt
Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt
Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym/ składnicy akt
Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym/ składnicy akt
Kontrolę archiwum zakładowego/składnicy akt
Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.
Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.
Wykaz akt jest konstruowany z zestawu klas w kolejnych rzędach podziału dziesiętnego. Każdy rząd podziału składa się z co najmniej dwóch, a maksymalnie z dziesięciu klas.
Ww. podział jest prowadzony aż do utworzenia klasy końcowej, w ramach której rejestruje się sprawy albo grupuje się dokumentację bez wymogu jej rejestracji.
Klasy końcowe oznacza się symbolem określającym kategorię archiwalną.
Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła klasyfikacyjnego. Hasło klasyfikacyjne może zostać uszczegółowione przez określenie typu dokumentacji przyporządkowanej do tej klasy.
Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym jest konstruowany z zestawu cyfr arabskich zapisanych w następujący sposób:
dla klas pierwszego rzędu jako symbol jednocyfrowy od cyfry „0” do „9”;
dla klas drugiego rzędu jako symbol dwucyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00” do „99”;
dla klas trzeciego rzędu jako symbol trzycyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000” do „999”;
dla klas czwartego rzędu jako symbol czterocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000” do „9999”;
dla klas piątego rzędu jako symbol pięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00000” do „99999”;
dla klas szóstego rzędu jako symbol sześciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000000” do „999999”;
dla klas siódmego rzędu jako symbol siedmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000000” do „9999999”;
dla klas ósmego rzędu jako symbol ośmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00000000” do „99999999”;
dla klas dziewiątego rzędu jako symbol dziewięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000000000” do „999999999”;
dla klas dziesiątego rzędu jako symbol dziesięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000000000” do „9999999999”.
Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz organu lub jednostki organizacyjnej.
Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, a klasa niższego rzędu zawsze powinna wynikać z klasy wyższego rzędu.
W wykazie akt:
pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zarządzaniem, sprawami kadrowymi, administrowaniem środkami rzeczowymi oraz finansami;
piąta i następne klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zagadnieniami merytorycznymi, do których realizacji organ lub jednostka organizacyjna zostały utworzone.
Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „0” do „3” wraz ze wzorem budowy wykazu akt określa załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743).
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to ze stosowanego sposobu budowy wykazu akt, dopuszcza się inny układ klas.Kwalifikator dokumentacji tworzy się dla określonego rodzaju dokumentacji, w szczególności technicznej, geologicznej, geodezyjnej lub kartograficznej. Na kwalifikator dokumentacji składa się zestaw typów dokumentacji lub jej wykaz przedmiotowy, oznaczonych kategorią archiwalną, który odnosi się do co najmniej jednej klasy z wykazu akt.
Wzór budowy kwalifikatora dokumentacji stanowi załącznik nr 3 do ww. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.Przykładowe przepisy kancelaryjno-archiwalne znajdują się na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych: www.archiwa.gov.pl w zakładce „Zarządzanie dokumentacją”. Archiwum Narodowe w Krakowie, na wniosek instytucji, może przesłać elektronicznie wzory przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, jeżeli takie wzory zostały opracowane (Oddział VI Nadzoru tel. 12 433 76 30).USTALANIE PRZEPISÓW KANCELARYJNYCH I ARCHIWALNYCH W POROZUMIENIU Z ARCHIWUM NARODOWYM W KRAKOWIE:
Jednostka przesyła do Archiwum Narodowego w Krakowie (dalej jako ANK) projekt przepisów kancelaryjno-archiwalnych w dwóch egzemplarzach, których treść jest analizowana i uzgadniana z Dyrektorem ANK.
Po otrzymaniu pisma Dyrektora ANK uzgadniającego przepisy kierownik jednostki organizacyjnej wprowadza przepisy kancelaryjne i archiwalne do stosowania na podstawie zarządzenia.
Po wydaniu zarządzenia wprowadzającego przepisy w życie przez kierownika jednostki należy odesłać do Archiwum Narodowego kopie ww. zarządzenia oraz kopie wprowadzonych przepisów.
Formularz służący do rejestrowania spraw w obrębie teczki aktowej, pozwalający na odnotowywanie każdego pisma w ramach jednej sprawy
Formularz służący do rejestrowania spraw w obrębie teczki aktowej, w którym odnotowuje się jedynie pismo wszczynające i kończące sprawę
Wzór prawidłowego opisu teczki aktowej w archiwum zakładowym
Formularz wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
Formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt
Formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt, dostosowany do ewidencjonowania akt osobowych byłych pracowników
Formularz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej
Formularz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji geodezyjnej
Formularz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji kartograficznej
Formularz wypełniany w przypadku stwierdzenia zaginięcia lub uszkodzenia akt, które są na stanie ewidencyjnym w archiwum zakładowym
Formularz protokołu wycofania akt z archiwum zakładowego
Formularz służący do ewidencjonowania udostępnień na miejscu w archiwum zakładowym
Formularz służący do ewidencjonowania wypożyczeń akt poza archiwum zakładowe
NAJWAŻNIEJSZE AKTY PRAWNE REGULUJĄCE POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ:
art. 6 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 poz. 553);
§ 3 i 4 – Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2019 poz 246);
§ 30 ust. 1 oraz § 32 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji (Dz. U. Nr 98, poz. 680);
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206 poz. 1517)
§ 5 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518);
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 poz. 1519)
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140);
Zarządzenie Nr 19 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do występowania w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawach określania instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt – w porozumieniu z organami i kierownikami jednostek organizacyjnych
Zarządzenie Nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie sposobu postępowania przy określaniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wydawanych przez organy i kierowników jednostek organizacyjnych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych ).