Source: http://docplayer.pl/16509136-Instrukcja-wypelniania-wniosku-o-platnosc-w-ramach-dzialania-321-podstawowe-uslugi-dla-gospodarki-i-ludnosci-wiejskiej-objetego-prow-na-lata-2007-2013.html
Timestamp: 2018-11-15 07:20:13
Legal References Found: art. 30
 art. 30
 art. 21
 art. 75
 art. 75
 art. 75
 art. 30
 art. 75
 art. 7

Document Content:
Instrukcja wypełniania wniosku o płatność w ramach działania 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego PROW na lata - PDF
Instrukcja wypełniania wniosku o płatność w ramach działania 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego PROW na lata
Download "Instrukcja wypełniania wniosku o płatność w ramach działania 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego PROW na lata 2007-2013"
Zuzanna Edyta Kaczmarczyk
1 IW-2_321 Instrukcja wypełniania wniosku o płatność w ramach działania 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego PROW na lata A. ZALECENIA OGÓLNE 1. Przed wypełnieniem wniosku o płatność w ramach działania 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej, zwanego dalej wnioskiem, należy zapoznać się z treścią niniejszej instrukcji. 2. Wniosek sporządza się na formularzu udostępnionym na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego albo wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej województwa, zwanych dalej UM. 3. Do wniosku dołącza się dokumenty, zgodnie z listą załączników określoną we wniosku w sekcji VII. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ W RAMACH DZIAŁANIA 321 PODSTAWOWE USŁUGI DLA GOSPODARKI I LUDNOŚCI WIEJSKIEJ. SPOSÓB WYPEŁNIANIA WNIOSKU 4. Zaleca się, aby wniosek był wypełniony elektronicznie i wydrukowany lub wypełniony ręcznie pismem drukowanym. 5. Dla każdego etapu realizacji operacji należy złożyć oddzielny wniosek (wniosek o płatność pośrednią / wniosek o płatność ostateczną). 6. W sytuacji, kiedy dane pole we wniosku nie dotyczy Beneficjenta w pole tekstowe należy wstawić kreskę, a w przypadku danych liczbowych należy wstawić wartość 0,00, chyba że w Instrukcji ( ) podano inaczej. 7. Dane finansowe podane we wniosku oraz zestawieniu rzeczowo-finansowym z realizacji operacji wyrażone są w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.. 8. W przypadku, gdy zakres niezbędnych informacji nie mieści się w przewidzianych do tego tabelach i rubrykach, dane te należy zamieścić na dodatkowych kartkach (kopie stron wniosku i załączników składanych na udostępnionych przez UM formularzach) ze wskazaniem, której części dokumentu dotyczą oraz z adnotacją na wniosku, że dana rubryka lub tabela została dołączona. Dodatkowe strony, należy podpisać oraz opatrzyć datą i dołączyć przy pomocy zszywacza do wniosku. Przy wypełnianiu elektronicznym wniosku istnieje możliwość dodawania wierszy oraz zawijania tekstu w polach. 9. Przed złożeniem wniosku należy upewnić się, czy: wniosek został podpisany przez osoby reprezentujące Beneficjenta/pełnomocnika w wyznaczonym do tego miejscu; wypełnione zostały wszystkie wymagane pola wniosku; nie zostały wypełnione zaciemnione pola wniosku; załączone zostały wszystkie wymagane dokumenty (zgodnie z sekcją VII. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ W RAMACH( )). ZŁOŻENIE WNIOSKU 10. Wniosek wraz z wymaganymi załącznikami, należy złożyć w wersji papierowej bezpośrednio w miejscu wskazanym przez UM w terminie określonym w umowie o przyznanie pomocy, zwanej dalej umową, zawartej pomiędzy Beneficjentem a Samorządem Województwa, po zakończeniu realizacji operacji uwzględniając w nim kwotę umowy zawartej z Wykonawcą. UWAGA: Najpóźniej w dniu w którym upływa termin złożenia wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ( 6 ust. 1 pkt 2 umowy o przyznanie pomocy). W przypadku operacji dotyczących budowy mikroinstalacji prosumenckich wykorzystujących odnawialne źródła energii, służących do wytwarzania energii, w szczególności energii elektrycznej lub cieplnej, zwanych dalej mikroinstalacjami prosumenckimi Beneficjent zobowiązany jest przedłożyć dokumenty potwierdzające zamontowanie i uruchomienie urządzeń. Jeżeli Beneficjent na dzień złożenia wniosku nie posiada dokumentów potwierdzających uruchomienie urządzeń, obowiązkowo powinien je przedłożyć do dnia 30 czerwca 2016 roku. PROW_321/5/z r Strona 1 z 15
2 Dokumenty potwierdzające uruchomienie zamontowanych urządzeń, Beneficjent powinien wyszczególnić w sekcji Inne załączniki. Operacja będzie podlegała kontroli w zakresie: 1) zainstalowanej mocy mikroinstalacji prosumenckich zakupionych w ramach środków PROW oraz zapotrzebowania na moc mikroinstalacji określonej na etapie składania wniosku o przyznanie pomocy: a) w przypadku wytwarzania energii elektrycznej, łączna zainstalowana moc mikroinstalacji nie może przekroczyć 40 kw, b) w przypadku wytwarzania ciepła łączna zainstalowana moc mikroinstalacji nie może przekroczyć 120 kw. 2) sposobu wykorzystania energii wytworzonej w mikroinstalacji, w szczególności energii elektrycznej, gdy mikroinstalacja będzie podłączona do istniejącej sieci elektroenergetycznej (łączna ilość wytworzonej energii elektrycznej w mikroinstalacji nie może być większa niż całkowite zużycie tej energii w gospodarstwie domowym lub obiekcie użyteczności publicznej). 3) uruchomienia zainstalowanych urządzeń (w tym uzyskania niezbędnych pozwoleń) oraz wykorzystania mikroinstalacji prosumenckich zgodnie z przeznaczeniem. Nie spełnienie ww. warunków będzie skutkować zwrotem wypłaconej pomocy w części dotyczącej danej mikroinstalacji. 11. O terminowości złożenia wniosku decyduje data jego złożenia w UM. Złożenie wniosku potwierdza się na kopii pierwszej strony wniosku. Potwierdzenie zawiera datę złożenia, jest opatrzone pieczęcią UM oraz podpisane przez osobę przyjmującą wniosek. Pracownik UM przyjmuje wniosek z załącznikami, rejestruje go, stempluje oryginały faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej pieczątką Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , które po skopiowaniu i poświadczeniu kopii za zgodność z oryginałem zostaną zwrócone Beneficjentowi. 12. Beneficjent w dowolnym momencie po złożeniu wniosku o płatność może zwrócić się z pisemną prośbą o wycofanie wniosku w całości lub w części. Jeżeli beneficjent został poinformowany o nieprawidłowościach w dokumentach lub o zamiarze przeprowadzenia kontroli na miejscu, w wyniku której następnie wykryto nieprawidłowości, wycofanie nie jest dozwolone w odniesieniu do części, których te nieprawidłowości dotyczą. Wycofanie wniosku w całości nie wywołuje żadnych skutków prawnych, powstaje więc sytuacja jakby beneficjent tego wniosku nie złożył. Natomiast wycofanie wniosku w części lub innej deklaracji (załącznika) sprawia, że beneficjent znajduje się w sytuacji sprzed złożenia odnośnych dokumentów lub ich części. ROZPATRZENIE WNIOSKU 13. Niezwłocznie po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku dokonuje się wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy, lecz nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jego złożenia. Do terminu tego nie wlicza się okresu przeznaczonego na złożenie uzupełnień/wyjaśnień. 14. Zgodnie z postanowieniami umowy o przyznanie pomocy w przypadku wystąpienia opóźnienia w otrzymaniu przez Agencję środków finansowych na wypłatę pomocy, płatności będą dokonywane niezwłocznie po ich otrzymaniu. 15. Jeżeli wniosek został wypełniony nieprawidłowo lub zawiera braki, UM wzywa Beneficjenta, w formie pisemnej do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem nadano pismo w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego. 16. Jeżeli Beneficjent pomimo wezwania, nie usunął nieprawidłowości lub braków w wyznaczonym terminie, UM ponownie wzywa Beneficjenta, w formie pisemnej, do usunięcia nieprawidłowości lub braków w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. 17. Jeżeli Beneficjent, pomimo wezwania do usunięcia nieprawidłowości lub braków nie usunął ich w wyznaczonym terminie UM rozpatruje wniosek w zakresie, w jakim został wypełniony oraz na podstawie dołączonych i poprawnie sporządzonych dokumentów. Jeżeli Beneficjent nie jest w stanie usunąć nieprawidłowości lub braków związanych z dowodami poniesienia kosztów kwalifikowalnych, może on w tym samym terminie złożyć wyjaśnienie wskazujące na brak jego winy za włączenie niekwalifikującej się kwoty do zestawienia rzeczowo-finansowego we wniosku (zgodnie z art. 30 ust. 1 rozporządzenia Komisji (UE) Nr 65/2011 z dnia 27 stycznia 2011 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005 w odniesieniu do wprowadzenia procedur kontroli oraz do zasady wzajemnej zgodności w zakresie środków wsparcia rozwoju obszarów wiejskich, zwanym dalej Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 65/2011). 18. W trakcie rozpatrywania wniosku, UM może wzywać Beneficjenta, w formie pisemnej, do wyjaśnienia faktów istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy lub przedstawienia dowodów na potwierdzenie tych faktów w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. PROW_321/5/z r Strona 2 z 15
3 19. W dniu wysłania pisma do Beneficjenta o potrzebie dokonania poprawy/uzupełnień/wyjaśnień wniosku lub dokumentów dołączonych do wniosku, UM poinformuje Beneficjenta o wezwaniu telefonicznie albo, jeśli istnieje taka możliwość kontaktu po stronie Beneficjenta, za pomocą faksu albo poczty elektronicznej. 20. Jeżeli w trakcie rozpatrywania wniosku niezbędne jest uzyskanie dodatkowych wyjaśnień lub opinii innego podmiotu, lub zajdą nowe okoliczności wskazujące na brak możliwości wypłaty pomocy termin rozpatrywania wniosku, o którym mowa w pkt. 13 wydłuża się o czas niezbędny do uzyskania wyjaśnień lub opinii. W takim przypadku Beneficjent zostanie poinformowany pisemnie o wydłużeniu terminu rozpatrywania wniosku, w związku z oczekiwaniem na opinię innego podmiotu. 21. W przypadku przesłania uzupełnień, wyjaśnień lub poprawnych dokumentów przesyłką nadaną w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, o terminowości ich złożenia decyduje data stempla pocztowego, a w przypadku ich dostarczenia w innej formie, o terminowości ich złożenia decyduje data wpływu do UM. Należy przechowywać dokument potwierdzenia nadania celem wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości odnośnie terminu wysyłki. 22. Wszystkie załączone do wniosku dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. 23. Środki finansowe z tytułu pomocy wypłaca się na warunkach określonych w umowie, z tym, że Beneficjent: a. zrealizował operację lub jej etap, w tym poniósł związane z tym koszty, zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu i w umowie, b. zrealizował lub realizuje zobowiązania określone w umowie, c. udokumentował zrealizowanie operacji lub jej etapu, w tym poniesienie kosztów kwalifikowalnych z tym związanych. 24. W przypadku, gdy Beneficjent nie spełnił któregokolwiek z warunków wymienionych w pkt 23, środki finansowe mogą być wypłacone w części dotyczącej operacji lub jej etapu oraz jeżeli cel operacji został osiągnięty lub może zostać osiągnięty do dnia złożenia wniosku o płatność ostateczną. 25. W przypadku, gdy podczas oceny wniosku UM stwierdza, że cel operacji nie został osiągnięty lub nie zostanie osiągnięty następuje odmowa wypłaty całości przyznanej pomocy. 26. Wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu operacji (Sekcja IV. DANE DOTYCZĄCE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ pkt. 18) nie będzie przekraczała kwoty pomocy wyliczonej po sprawdzeniu wniosku przez UM o więcej niż 3%, kwota refundacji będzie równa kwocie pomocy obliczonej przez UM, zgodnie z postanowieniami umowy. W przypadku, gdy wnioskowana przez Beneficjenta we wniosku kwota pomocy będzie wyższa o więcej niż 3% od kwoty pomocy wyliczonej po sprawdzeniu wniosku przez UM, zastosowana zostanie redukcja zgodnie z art. 30 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 65/2011. Oznacza to, że przy wyliczeniu kwoty refundacji zostanie zastosowane zmniejszenie o kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy kwotą wnioskowaną przez Beneficjenta a kwotą obliczoną przez UM na podstawie prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych. Redukcja nie ma zastosowania, jeżeli Beneficjent udowodni, że nie ponosi winy za włączenie niekwalifikującej się kwoty do wnioskowanej kwoty pomocy dla danego etapu. Jeżeli procentowe przekroczenie kosztów wynosić będzie więcej niż 3% (X > 3%) pracownik UM dokona obliczenia kwoty refundacji wg poniższego wzoru: KWOTA POMOCY DO WYPŁATY = Kwota pomocy po weryfikacji w UM - (Kwota pomocy z wniosku o płatność - Kwota pomocy po weryfikacji w UM) Procentowe przekroczenie kosztów (X) pracownik UM obliczy wg następującego wzoru: X = Kwota pomocy wpisana we Kwota pomocy wniosku o płatność po weryfikacji w UM Kwota pomocy po weryfikacji w UM * 100% 27. We wniosku występują następujące rodzaje pól: [SEKCJA(E) OBOWIĄZKOWA(E)] sekcja obowiązkowa do wypełnienia przez Beneficjenta poprzez wpisanie odpowiednich danych lub zaznaczenie odpowiedniego pola, [SEKCJA(E) OBOWIĄZKOWA(E), O ILE DOTYCZY] - sekcja obowiązkowa do wypełnienia przez Beneficjenta poprzez wpisanie odpowiednich danych lub zaznaczenie odpowiedniego pola, jeśli dotyczy, [SEKCJA(E) WYPEŁNIONA(E) NA STAŁE] sekcja niepodlegająca modyfikacjom, [POLE(A) OBOWIĄZKOWE] pole(a) obowiązkowe do wypełnienia przez Beneficjenta poprzez wpisanie odpowiednich danych, PROW_321/5/z r Strona 3 z 15
4 [POLE(A) OBOWIĄZKOWE(A), O ILE DOTYCZY] pole do wypełnienia przez Beneficjenta w przypadku, jeżeli dotyczy, [POLE(A) WYPEŁNIA PRACOWNIK UM] pole(a) wypełniane przez pracownika UM po złożeniu wniosku do UM, [POLE(A) WYPEŁNIONE NA STAŁE] pole niepodlegające modyfikacjom. B. INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA POSZCZEGÓLNYCH PUNKTÓW FORMULARZA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Potwierdzenie przyjęcia wniosku [POLE WYPEŁNIA PRACOWNIK UM] W sekcji tytułowej wniosku pola: znak sprawy oraz pieczęć, data przyjęcia i podpis wypełniane są przez pracownika UM I. RODZAJ PŁATNOŚCI [SEKCJA OBOWIĄZKOWA] Należy zaznaczyć znakiem X jedno właściwe pole, w zależności od rodzaju płatności: a) płatność pośrednia w przypadku wniosków składanych w ramach etapu, jeżeli etap ten nie jest etapem końcowym; b) płatność ostateczna w przypadku wniosków składanych w ramach operacji jednoetapowych i wniosków składanych w ramach ostatniego etapu realizacji operacji. W przypadku płatności pośredniej oraz płatności ostatecznej Beneficjent wypełnia wszystkie sekcje wniosku oraz załącza wraz z wnioskiem wszystkie wymagane załączniki. II. DANE IDENTYFIKACJNE BENEFICJENTA [SEKCJA OBOWIĄZKOWA] Pole 1. Nazwa Beneficjenta [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy wpisać dokładną nazwę Beneficjenta (bez podawania adresu). Beneficjent może przystawić pieczęć nagłówkową. Treść pieczęci musi być czytelna. Pole 2. Numer Identyfikacyjny [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy wpisać numer identyfikacyjny nadany przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 grudnia 2003 r. o krajowym systemie ewidencji producentów, ewidencji gospodarstw rolnych oraz ewidencji wniosków o przyznanie płatności (Dz. U. z 2004 r. Nr 10, poz. 76 z późn. zm.). Dane identyfikacyjne beneficjenta we wniosku o płatność powinny być zgodne z danymi, jakie zostały podane we wniosku o wpis do ewidencji producentów (EP). W przypadku, gdy dane identyfikacyjne Beneficjenta są inne niż dane w EP, Beneficjent powinien niezwłocznie zgłosić aktualizację tych danych do właściwego Biura Powiatowego ARiMR. Brak zgodności danych na etapie wypłaty środków finansowych będzie powodował konieczność składania wyjaśnień, a w uzasadnionych przypadkach - jeśli mimo wezwania Beneficjenta do dokonania stosownych poprawek, dane identyfikacyjne nadal nie będą zgodne z danymi w EP może nastąpić odmowa wypłaty pomocy. Niezgodność danych w zakresie numeru rachunku bankowego nie skutkuje odmową wypłaty pomocy. Pole 3. NIP [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy wpisać Numer Identyfikacji Podatkowej nadany przez Urząd Skarbowy. Jeżeli Beneficjentem jest gmina należy wpisać NIP gminy. W przypadku, gdy gmina nie posiada NIP należy wpisać NIP Urzędu Gminy. W każdą komórkę należy wpisać tylko jedną cyfrę numeru NIP. Pole 4. REGON [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy wpisać REGON Beneficjenta. W przypadku, gdy w polu 3 wpisano NIP Urzędu Gminy w polu 4 należy wpisać REGON Urzędu Gminy (jeżeli REGON składa się z 9 cyfr w pozostałych polach należy wstawić kreskę ). Pole 5. Adres siedziby Beneficjenta [POLA OBOWIĄZKOWE] Dane we wniosku powinny być zgodne z danymi zawartymi w umowie. W przypadku zmiany danych Beneficjenta zawartych w umowie, Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania UM o zaistniałych zmianach. Należy podać: - dokładny adres siedziby, - numery telefonu i faksu (wraz z numerem kierunkowym), - adres oraz adres strony www (jeśli posiada). PROW_321/5/z r Strona 4 z 15
5 Pole 6. Dane pełnomocnika Beneficjenta [POLA OBOWIĄZKOWE O ILE DOTYCZY] W imieniu Beneficjenta może występować pełnomocnik, któremu Beneficjent udzielił stosownego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi być sporządzone w formie pisemnej oraz określać w swojej treści, w sposób niebudzący wątpliwości rodzaj czynności, do których pełnomocnik jest umocowany. Załączane do wniosku pełnomocnictwo, powinno zawierać potwierdzenie własnoręczności podpisów dokonane przez notariusza. Dane dotyczące pełnomocnika powinny być zgodne z dołączonym do wniosku pełnomocnictwem. Pole 7. Dane osoby uprawnionej do kontaktu [SEKCJA OBOWIĄZKOWA O ILE DOTYCZY] W sprawach dotyczących operacji można wskazać osobę uprawnioną do kontaktu z UM, poprzez wpisanie we wniosku danych identyfikujących tę osobę. Dane powinny dotyczyć miejsca zatrudnienia tej osoby, a nie miejsca zamieszkania. Numery telefonu i faksu osoby uprawnionej do kontaktu należy podać wraz z numerem kierunkowym. III. DANE Z UMOWY O PRZYZNANIE POMOCY [SEKCJA OBOWIĄZKOWA] Pole 8. Nazwa Funduszu: Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich [POLE WYPEŁNIONE NA STAŁE] Pole 9. Tytuł operacji [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy wpisać tytuł operacji zgodnie z umową. Tytuł operacji powinien być jednakowy we wszystkich dokumentach składanych przez Beneficjenta, w których jest do niego odwołanie. Pole 10. Numer umowy [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy wpisać numer umowy, w ramach której składany jest wniosek. Pole 11. Data zawarcia umowy [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy podać dane zgodnie z umową w formacie dzień-miesiąc-rok. Pole 12. Kwota pomocy z umowy przyznana dla całej operacji [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy podać kwotę pomocy w pełnych złotych zgodnie z umową. W przypadku zawarcia aneksu do umowy należy podać aktualną kwotę pomocy wynikającą z ostatniego aneksu. W przypadku operacji jednoetapowych, kwota z pola 12 równa jest kwocie z pola 13. Pole 13. Kwota pomocy z umowy przyznana dla danego etapu operacji [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy podać kwotę pomocy w pełnych złotych zgodnie z umową. W przypadku zawarcia aneksu do umowy należy podać aktualną kwotę pomocy wynikającą z ostatniego aneksu. IV. DANE DOTYCZĄCE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ [SEKCJA OBOWIĄZKOWA] Pole 14. Wniosek za okres [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy podać okres, za jaki składany jest wniosek w formacie: dzień-miesiąc-rok. W pozycji od należy wpisać datę złożenia wniosku o przyznanie pomocy lub poniesienia kosztów ogólnych, jeżeli ich dokonano, a w pozycji do. faktyczny dzień złożenia wniosku w UM albo ostatni dzień terminu złożenia wniosku przewidzianego w umowie dla danego etapu. W przypadku realizacji operacji wieloetapowych w kolejnym wniosku w polu od należy wpisać datę złożenia wniosku o przyznanie pomocy, a w pozycji do. faktyczny dzień złożenia wniosku w UM albo ostatni dzień terminu złożenia wniosku przewidzianego w umowie dla danego etapu. Pole 15. Koszty całkowite realizacji danego etapu operacji [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy podać wysokość całkowitych kosztów realizacji danego etapu operacji, która powinna być równa kwocie wydatków całkowitych (sekcja V. WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ DOKUMENTUJĄCYCH PONIESIONE KOSZTY, kol. 11 Kwota wydatków całkowitych (zł), wiersz Razem). PROW_321/5/z r Strona 5 z 15
6 Pole 16. Koszty kwalifikowalne realizacji danego etapu operacji [POLE OBOWIĄZKOWE] Należy wpisać kwotę wydatków kwalifikowalnych, która powinna być równa kwocie wydatków kwalifikowalnych (sekcja V. WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ DOKUMENTUJĄCYCH PONIESIONE KOSZTY, kol. 12 Kwota wydatków kwalifikowalnych (zł), wiersz Razem). Pole 17. Koszty niekwalifikowalne realizacji danego etapu operacji [POLE OBOWIĄZKOWE] Kwota kosztów niekwalifikowalnych danego etapu stanowi różnicę pomiędzy polem 15. Koszty całkowite realizacji danego etapu operacji a polem 16. Koszty kwalifikowalne realizacji danego etapu operacji. Pole 18. Wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu operacji [POLE OBOWIĄZKOWE] Wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu operacji nie może być wyższa niż kwota wpisana we wniosku w pkt. 13 w sekcji III. DANE Z UMOWY O PRZYZNANIE POMOCY oraz jednocześnie nie może przekraczać 75% kwoty wpisanej w pkt. 16, w sekcji IV. DANE DOTYCZĄCE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ. Jeśli jednak wnioskowana kwota jest wyższa niż kwota pomocy dla danego etapu zawarta w umowie (pkt. 13), należy wpisać kwotę z umowy. V. WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ DOKUMENTUJĄCYCH PONIESIONE KOSZTY [SEKCJA OBOWIĄZKOWA] a) Sposób wypełnienia poszczególnych kolumn WYKAZU FAKTUR Pozycje w WYKAZIE FAKTUR zawierające dane finansowe należy wypełnić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Kolumna 1 Liczba porządkowa [POLE WYPEŁNIONE NA STAŁE] Kolumna 2 Nr faktury lub dokumentu ( ) należy wpisać numer faktury lub numer dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzającego realizację operacji objętej wnioskiem. Kolumna 3 Data wystawienia ( ) należy wpisać dzień, miesiąc, rok (dd-mm-rrrr) wystawienia faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej. Kolumna 4 Nr księgowy/ewidencyjny faktury ( ) - należy wpisać numer księgowy lub ewidencyjny faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzającego realizację operacji objętej wnioskiem. Kolumna 5 Nazwa wystawcy faktury lub dokumentu ( ) należy podać dokładną nazwę wystawcy faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej (bez podawania adresu). Kolumna 6 - NIP wystawcy faktury lub dokumentu ( ) należy wpisać NIP wystawcy faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej. Kolumna 7 Pozycja na fakturze lub dokumencie ( ) należy wpisać nr pozycji na fakturze lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej albo nazwę towaru lub usługi, do której odnosi się koszt kwalifikowalny. Jeżeli na dokumencie występuje kilka pozycji należy wpisać nazwy (jeżeli są krótkie) lub numery tych pozycji, które stanowią koszty kwalifikowalne (np.: 1-3, 5,7). Kolumna 8 Pozycja w zestawieniu rzeczowo-finansowym należy podać, do której pozycji w zestawieniu rzeczowo finansowym z realizacji operacji odnosi się dany dokument. Kolumna 9 Data zapłaty należy wpisać daty dokonania zapłaty za przedstawione do refundacji faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej w formacie: dzień/miesiąc/rok (dd/mm/rr). Kolumna 10 Opis zdarzenia gospodarczego należy zamieścić krótki opis zdarzenia gospodarczego. Kolumna 11 Kwota wydatków całkowitych należy wpisać sumę kwot brutto faktur/dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dla pozycji ujętych w kolumnie 7. Kolumna 12 Kwota wydatków kwalifikowalnych należy wpisać odpowiednią kwotę poniesionych wydatków podlegających refundacji, wynikających z faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej oraz dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty dla pozycji ujętych w kolumnie 7. Wiersz RAZEM Kwota wydatków kwalifikowalnych (kol. 12) w sekcji V. WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ DOKUMENTUJĄCYCH PONIESIONE KOSZTY musi być zgodny z danymi zawartymi w sekcji VI. ZESTAWIENIE RZECZOWO- FINANSOWE Z REALIZACJI OPERACJI DLA ETAPU, kol. 9, wiersz III SUMA KOSZTÓW OPERACJI. Zarówno w przypadku zmniejszenia jak i zwiększenia kosztów kwalifikowalnych w odniesieniu do danych zawartych w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, w każdej pozycji należy wpisać rzeczywistą kwotę poniesionych wydatków kwalifikowalnych. W przypadku przyznania pomocy do kosztów kwalifikowalnych można zaliczyć koszty poniesione od dnia złożenia wniosku o przyznanie pomocy, a w przypadku kosztów ogólnych - od dnia 1 stycznia 2007 roku. b) Dokumenty akceptowane w trakcie autoryzacji płatności W zależności od zakresu operacji oraz kosztów kwalifikowalnych przypisanych do działania w trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty krajowe i zagraniczne: PROW_321/5/z r Strona 6 z 15
7 Faktury VAT; Faktury VAT MP; Rachunki; Faktury korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą); Noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą); Umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy; Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, jeżeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowalnymi, wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku; Dokumenty, które mogą być sporządzone na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) na zasadach określonych w 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U nr 152 poz z późn. zm.). Przedstawiony dowód księgowy powinien spełniać warunki określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późn. zm.), tj.: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1a ustawy). Do przedstawionych faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności, tj. dowody płatności bezgotówkowej. W razie wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości związanych z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków, UM może wystąpić do Beneficjenta o dodatkowe dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Lista przedstawiona powyżej nie zamyka w sposób definitywny możliwości udokumentowania poniesionych kosztów innymi dokumentami, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji. Złożone wraz z wnioskiem o płatność faktury lub równoważne dokumenty księgowe, muszą być opatrzone na odwrocie adnotacją wskazującą numer odrębnego konta (syntetycznego lub analitycznego lub pozabilansowego) albo kodu rachunkowego albo numer pozycji z Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty. W przypadku nienależytego wykonania przez beneficjentów określonych powyżej zobowiązań, tj. niezastosowania do wymogu prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich zdarzeń gospodarczych (transakcji) związanych z realizacją operacji, koszty te podlegają refundacji w wysokości pomniejszonej o 10% Weryfikacja spełniania powyższego wymogu będzie prowadzona w ramach wizytacji w miejscu/kontroli na miejscu realizacji operacji. Stosownie do wymogu określonego w art. 75 ust.1 lit. c) pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW), Beneficjenci realizujący operacje w ramach PROW są zobowiązani do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji. Wymóg ten ma na celu identyfikację poszczególnych operacji (zdarzeń) księgowych i gospodarczych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach operacji. Obowiązek w tym zakresie powstaje najpóźniej z dniem podpisania umowy o przyznanie pomocy. W przypadku Beneficjentów, którzy ponieśli wydatki w ramach operacji przed datą zawarcia umowy, jeżeli nie stosowali oddzielnego systemu rachunkowości albo nie korzystali z odpowiedniego kodu rachunkowego na zasadach określonych poniżej, mogą sporządzić dla wydatków poniesionych do dnia zawarcia umowy zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji, zgodnie ze wzorem ustalonym we wniosku dla Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty. W ramach wyodrębnionej ewidencji winny być ujęte koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne ponoszone w ramach operacji. Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji zdarzeń gospodarczych dokumentujących realizację operacji w ramach przyjętej polityki rachunkowości. Na Beneficjencie spoczywa obowiązek udowodnienia, że niniejsze wymogi zostały zachowane. PROW_321/5/z r Strona 7 z 15
8 Ze względu na rodzaj prowadzonej przez Beneficjentów działalności i ewidencji oraz możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia wypełnienia dyspozycji przepisu art. 75 ust. 1 lit. c) pkt i) rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005, można wyszczególnić dwie zasadnicze grupy Beneficjentów: 1. prowadzących pełną księgowość na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) W przypadku Beneficjenta prowadzącego księgi rachunkowe i sporządzającego sprawozdania finansowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) przez odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy, o którym mowa w przepisach art. 75 ust. 1 lit. c) pkt i) rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005 należy rozumieć ewidencję księgową wyodrębnioną w ramach prowadzonych przez Beneficjenta ksiąg rachunkowych, a nie odrębne księgi rachunkowe. Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanej operacji w ramach przyjętej polityki rachunkowości oraz zakładowego planu kont. Aby właściwie prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową należy: wprowadzić dodatkowe konta syntetyczne i analityczne, pozwalające na wyodrębnienie zdarzeń związanych tylko z daną operacją, w układzie umożliwiającym spełnienie wymagań w zakresie sprawozdawczości i kontroli oraz w zakresie sporządzania zestawienia z komputerowego systemu księgowego. Wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których będzie dokonywana ewidencja zdarzeń związanych z operacją. lub wprowadzić odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji oraz kont księgowych związanych z daną operacją. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawień, w tym komputerowych, w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie zdarzenia związane tylko z daną operacją. 2. pozostałych Ta grupa obejmuje Beneficjentów, którzy nie są zobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej. Beneficjenci, którzy nie prowadzą na podstawie aktualnych przepisów ewidencji księgowej zobowiązani są do prowadzenia zestawienia zgodnie z wzorem ustalonym we wniosku dla Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty. Zestawienie to powinno obejmować wszystkie koszty poniesione w związku z realizacją operacji (kwalifikowalne i niekwalifikowalne). Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji powinno być przechowywane przez Beneficjenta przez okres realizacji operacji oraz w tzw. okresie związania celem. c) Sposób przeliczania płatności dokonanych w walutach obcych na walutę polską (złoty) Płatności bezgotówkowe dokonywane w walutach obcych W przypadku płatności bezgotówkowych dokonywanych w innych walutach niż złoty, należy podać, po jakim kursie dokonano płatności. Do przeliczeń kwot z waluty obcej na złote należy przyjąć kurs podany przez bank Beneficjenta zgodnie z art. 30 ust. 2 punkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późn. zm ): Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia ( ) odpowiednio po kursie: 1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań. Oznacza to, że w przypadku płatności bezgotówkowych kwotę z faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej należy przeliczyć z waluty obcej na złote po kursie sprzedaży waluty stosowanym przez bank Beneficjenta z dnia dokonania transakcji zapłaty. W przypadku, gdy bank zastosuje inny kurs waluty obcej do przeliczeń na złote, należy każdorazowo stosować rzeczywisty kurs, po którym dokonano płatności, podany przez bank Beneficjenta. Kurs zastosowany przez bank Beneficjenta należy podać poprzez: przedstawienie adnotacji banku na fakturze lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej lub przedstawienie adnotacji banku na dokumencie wystawionym przez bank (np. potwierdzeniu przelewu) lub przedstawienie odrębnego zaświadczenia z banku, w którym dokonano płatności. PROW_321/5/z r Strona 8 z 15
9 W przypadku, gdy Beneficjent zastosuje inny kurs waluty obcej przy wycenie wydatku (wynikający z zastosowania np. metody FIFO) i wydatek ten zaksięgowany zostanie wg tego kursu w księgach rachunkowych, należy przyjąć rzeczywisty kurs, po jakim wyceniony został wydatek. Uwaga: Kurs sprzedaży walut ogłoszony przez NBP w dniu dokonania transakcji zapłaty stosowany jest w każdym przypadku, w którym Beneficjent nie ma możliwości przedstawienia w UM rzeczywistego kursu, po jakim została przeliczona transakcja zapłaty, np. gdy transakcja ta dokonywana jest w walucie obcej poza granicami RP w banku, który nie prowadzi tabel kursów walut przeliczanych na złote. Jeżeli Beneficjent nie ma możliwości przeliczenia na złote według kursu sprzedaży waluty obcej ogłoszonego przez NBP, gdyż NBP nie publikuje takich tabel, np. lit litewski należy zastosować kurs średni NBP obowiązujący w dniu dokonania transakcji zapłaty. VI. ZESTAWIENIE RZECZOWO - FINANSOWE Z REALIZACJI OPERACJI DLA ETAPU [SEKCJA OBOWIĄZKOWA] W nagłówku ZESTAWIENIA RZECZOWO - FINANSOWEGO Z REALIZACJI OPERACJI DLA ETAPU należy wpisać numer etapu, w ramach którego składany jest wniosek. Pozycje w ZESTAWIENIU RZECZOWO - FINANSOWYM Z REALIZACJI OPERACJI DLA ETAPU zawierające dane finansowe należy wypełnić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zestawienie rzeczowo-finansowe z realizacji etapu operacji wypełniane jest na podstawie danych zawartych w sekcji V. WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ DOKUMENTUJĄCYCH PONIESIONE KOSZTY oraz zgodnie z danymi w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji będącym załącznikiem do umowy. Zakres zrealizowanych robót, dostaw i usług w ramach etapu, dla którego składany jest wniosek, wraz z określeniem mierników rzeczowych należy przypisać do tych samych pozycji zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji, do których zostały one przypisane w zestawieniu rzeczowo finansowym będącym załącznikiem do umowy. Pozycje zestawienia rzeczowo finansowego rozliczane w pozostałych etapach należy pozostawić niewypełnione. Jeżeli wartości wpisane w poszczególnych pozycjach Zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji dla etapu różnią się od wartości wpisanych w tych pozycjach w Zestawieniu rzeczowo finansowym stanowiącym załącznik do umowy, należy obliczyć odchylenia zgodnie z podanym poniżej wzorem i wynik wpisać w kolumnie 10 przy poszczególnych pozycjach kosztów: ODCHYLENIA FINANSOWE KOSZTÓW KWALIFIK. = Wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji dla etapu _ Wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego operacji będącego załącznikiem do umowy X 100% Wartość kosztów kwalifikowalnych w danej pozycji Zestawienia rzeczowofinansowego operacji będącego załącznikiem do umowy W przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji, określone dla danej pozycji w Zestawieniu rzeczowofinansowym realizacji operacji dla etapu (stanowiącym załącznik do wniosku o płatność), będą wyższe o więcej niż 10% niż określono to w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy, Beneficjent składa pisemne wyjaśnienie tych zmian. W przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji, określone dla danej pozycji w Zestawieniu rzeczowofinansowym z realizacji operacji dla etapu, będą wyższe o nie więcej niż 10% niż określono to w Zestawieniu rzeczowofinansowym operacji, wówczas przy obliczaniu kwoty pomocy koszty te będą uwzględniane w wysokości faktycznie poniesionej. W przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji, określone dla danej pozycji w Zestawieniu rzeczowofinansowym z realizacji operacji dla etapu, będą wyższe o więcej niż 10% niż określono to w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy, przy obliczaniu kwoty pomocy koszty te mogą być uwzględnione w wysokości faktycznie poniesionej, jeżeli Samorząd Województwa na podstawie pisemnych wyjaśnień Beneficjenta, uzna za zasadne przyczyny tych zmian. Kwalifikowalne koszty ogólne, które są bezpośrednio związane z przygotowaniem i realizacją operacji nie mogą przekroczyć 10% wartości pozostałych kosztów kwalifikowalnych operacji. Przy obliczaniu kwoty pomocy przysługującej do wypłaty poniesione koszty ogólne będą uwzględnione w wysokości nie wyższej niż określona dla poszczególnych pozycji wymienionych w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy. Jeżeli wskutek zmian w poszczególnych pozycjach Zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji koszty ogólne przekroczą 10% pozostałych kosztów kwalifikowalnych operacji, to kwota powyżej 10% będzie stanowić koszty niekwalifikowalne. Należy przy tym pamiętać, iż kwota pomocy zawarta w umowie nie może ulec zwiększeniu. PROW_321/5/z r Strona 9 z 15
10 VII. ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ ( ) [SEKCJA OBOWIĄZKOWA] Do wniosku należy dołączyć załączniki zgodnie z zawartym w nim wykazem. Przy nazwie każdego załącznika należy wpisać liczbę załączanych dokumentów, jaka jest składana z wnioskiem. W zależności od rodzaju załącznika, do wniosku należy załączyć oryginał lub kopię. 1. Faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej (w tym umowy o dzieło, zlecenia i inne umowy cywilnoprawne) kopie 1 Z wnioskiem należy przedstawić w UM oryginały faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (w tym umowy o dzieło, zlecenia i inne umowy cywilnoprawne). Zaleca się aby faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie dokumentu zawierały opis z następującymi informacjami: 1. Numer umowy o przyznanie pomocy, 2. Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo finansowym operacji, 3. Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu zł, 4. Numer odrębnego konta na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach danej operacji albo numer pozycji w Wykazie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty, 5. Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich złożenia. Stosownie do wymogu określonego w art. 75 ust.1 lit. c) pkt. i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. (Dz. Urz. L ) w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW), Beneficjenci realizujący operacje w ramach PROW są zobowiązani do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich wydarzeń gospodarczych (transakcji) związanych z realizacją operacji, tj. kosztów kwalifikowalnych, przy czym odbywa się to w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych. Dokumenty, które będą akceptowane w trakcie autoryzacji płatności zostały opisane w punkcie Vb niniejszej instrukcji. Gmina, która wpisała we wniosku NIP/REGON Urzędu Gminy musi konsekwentnie wpisać REGON/NIP Urzędu Gminy. W tym przypadku również faktury i inne dokumenty powinny być wystawione na Urząd Gminy. Sposób potwierdzenia przez pracownika UM oryginałów dokumentów został opisany w pkt. 11 części A. Zalecenia ogólne niniejszej instrukcji. 2. Dowody zapłaty kopie 1 Z wnioskiem należy przedstawić w UM oryginały dowodów zapłaty, które po skopiowaniu i poświadczeniu ich kopii za zgodność z oryginałem zostaną zwrócone Beneficjentowi. Zapłaty należy dokonywać w formie bezgotówkowej. Dowodem zapłaty bezgotówkowej może być w szczególności: wyciąg bankowy, lub inny dokument bankowy potwierdzający dokonanie płatności, lub zestawienie przelewów dokonanych przez bank Beneficjenta zawierające wartości i daty dokonania poszczególnych przelewów, tytuł, odbiorcę oraz stempel banku, lub polecenie przelewu potwierdzone przez bank, wydruku z systemu e-bankowości. Wyciąg bankowy powinien być opatrzony pieczęcią banku, w którym dokonano zapłaty, z wyłączeniem operacji wygenerowanych elektronicznie niewymagających podpisu ani stempla zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Prawo bankowe (Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 665 z późn. zm.). Wymagane jest, aby na wyciągu zaznaczono operacje finansowe dotyczące wniosku. Beneficjent, który składa jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do obowiązkowego złożenia w UM zaświadczenia lub kopii umowy o korzystaniu z bankowości elektronicznej. W przypadku płatności bezgotówkowych dokonywanych w innych walutach niż złoty, należy podać, po jakim kursie dokonano płatności. Sposoby przedstawienia kursu zastosowanego przez bank Beneficjenta zostały opisane w punkcie Vc niniejszej Instrukcji. 1 kopie dokumentów składanych wraz z wnioskiem potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracownika urzędu marszałkowskiego / wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej realizującej zadania związane z przyznawaniem pomocy PROW_321/5/z r Strona 10 z 15
11 Przedstawione dowody zapłaty powinny umożliwiać identyfikację faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, którego zapłata dotyczy oraz ustalenie wysokości i dat dokonania poszczególnych wpłat. 3. Umowy z wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą wystawienia każdej z przedstawionych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej kopie 2 Umowy należy dołączyć dla każdej z wystawionych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, które są przedstawiane do refundacji. Ponadto niezbędne jest dostarczenie zestawienia umów zawartych w tym samym roku na taki sam lub zbliżony co do charakteru rodzaj dostaw/ usług/robót budowlanych. Składane zestawienie umów powinno zostać wymienione w części Inne załączniki. Przedkładane zestawienie umów powinno zawierać w szczególności: - numer i datę umowy; - nazwę wykonawcy; - przedmiot umowy; - wartość brutto i netto umowy; - termin wykonania umowy. Zestawienie powinno obejmować wszystkie umowy, które zostały podpisane w danym roku (nie tylko umowy które przedstawione są do refundacji w ramach PROW ). Na podstawie otrzymanego zestawienia zostanie przeprowadzona weryfikacja czy podpisano inne umowy podobne co do zakresu, których łączna wartość netto przekroczyła 14/30 tys. EUR. 4. Uzasadnienie zmian dokonanych w poszczególnych pozycjach zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji w przypadku, gdy koszty kwalifikowalne w poszczególnych pozycjach zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji będą wyższe o więcej niż 10% w stosunku do wartości zapisanych w zestawieniu rzeczowo- finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy - oryginał Uzasadnienie należy dołączyć w przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji, wykazane dla danej pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym z realizacji operacji dla etapu stanowiącym załącznik do wniosku, będą wyższe o więcej niż 10% niż określono to w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy. Sposób obliczania odchyleń finansowych kosztów kwalifikowalnych został opisany w części VI. ZESTAWIENIE RZECZOWO- FINANSOWE Z REALIZACJI OPERACJI DLA ETAPU... Uzasadnienie nie jest wymagane, gdy wartości poszczególnych pozycji Zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji: różnią się o nie więcej niż 10% do wartości zapisanych w Zestawieniu rzeczowo finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy, są równe wartościom zapisanym w Zestawieniu rzeczowo finansowym operacji stanowiącym załącznik do umowy. 5. Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami oryginał lub kopia 2 Ww. dokumenty dołączane są do wniosku, jeśli w ramach operacji występują zadania, które zostały zakończone oraz dla których z odrębnych przepisów wynika obowiązek uzyskania pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego. Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie jest wymagane także, jeżeli przystąpienie do użytkowania obiektu budowlanego lub jego części ma nastąpić przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych. 6. Zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy złożone co najmniej 21 dni przed zamierzonym terminem przystąpienia do użytkowania, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa budowlanego lub właściwy organ nałożył taki obowiązek - oryginał lub kopia 2 wraz z: 6a. Oświadczeniem Beneficjenta, że w ciągu 21 dni od dnia zgłoszenia zakończenia robót, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu oryginał, albo 6b. Potwierdzeniem właściwego organu, że nie wnosi sprzeciwu w przypadku, gdy zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych będzie przedkładane przed upływem 21 dni oryginał lub kopia 2 Ww. dokumenty dołączane są do wniosku, jeśli w ramach operacji występują zadania, które zostały zakończone oraz dla których z odrębnych przepisów wynika obowiązek złożenia w/w Potwierdzenia. 2 kopie dokumentów składanych wraz z wnioskiem potwierdzone za zgodność z oryginałem przez: podmiot, który wydał dokument lub notariusza lub przez pracownika urzędu marszałkowskiego/wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej realizującej zadania związane z przyznawaniem pomocy PROW_321/5/z r Strona 11 z 15
12 7. Protokoły odbioru robót lub protokoły montażu lub rozruchu maszyn i urządzeń albo oświadczenie Beneficjenta o poprawnym wykonaniu robót budowlanych lub montażu lub rozruchu z udziałem środków własnych - oryginał lub kopia 2 Wymagane dla robót budowlanych, a także, gdy przedmiotem umowy był zakup maszyn i urządzeń wymagających montażu albo rozruchu. Protokoły te mogą zostać sporządzone odrębnie do każdej faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej lub zbiorczo dla kilku faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (np., gdy występuje ten sam wykonawca). Jeżeli roboty lub montaż maszyn i urządzeń były wykonane z udziałem pracy własnej, Beneficjent może załączyć oświadczenie o wykonaniu robót lub montażu maszyn i urządzeń z udziałem środków własnych. W oświadczeniu Beneficjenta o poprawnym wykonaniu robót budowlanych lub montażu lub rozruchu z udziałem środków własnych należy podać opis zakresu i ilości robót (jakie roboty zostały wykonane oraz ile ich wykonano), zapis o użyciu do wykonania robót budowlanych materiałów budowlanych zakupionych wg załączanych do wniosku faktur oraz o poprawnym wykonaniu robót. W takim przypadku ilość zużytych materiałów rozliczana będzie w oparciu o zestawienie zużytych materiałów budowlanych wykonane na podstawie kosztorysu. Materiały zakupione w ilości większej niż wykazana w zestawieniu zużytych materiałów nie będą rozliczone, a wysokość pomocy zostanie odpowiednio skorygowana. Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac powinny być sporządzone w taki sposób, aby była możliwa identyfikacja wykonanych robót w odniesieniu do poszczególnych pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego operacji, stanowiącego załącznik do umowy. 8. Kosztorys różnicowy oryginał lub kopia 2 Należy sporządzić zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej Instrukcji. 9. Projekt budowlany - kopia 2 Projekt budowlany w wersji elektronicznej dołączany jest do wniosku w przypadku, gdy Beneficjent nie dostarczył go wraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Obowiązek dostarczenia projektu budowlanego nie występuje jeżeli beneficjent nie posiada wersji elektronicznej. Natomiast jest zobowiązany do udostępnienia wersji papierowej projektu budowlanego w trakcie przeprowadzanych czynności kontrolnych dla niniejszej operacji. Jeżeli w sposobie realizacji operacji nastąpiły zmiany, w tym zmiany w projekcie budowlanym, beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia dokumentów potwierdzających konieczność i zgodność z prawem wprowadzonych zmian (protokóły konieczności, zmiany do pozwolenia na budowę, zmiany w projekcie technicznym, itp.). Uwaga: Powyższe dokumenty dostarcza Beneficjent jedynie w przypadku, gdy zmiany w realizacji operacji nastąpiły w stosunku do obowiązującego zakresu określonego w umowie o przyznanie pomocy w wyniku weryfikacji postępowań i ustalenia zakresu rzeczowego Projekt budowlany nie jest również dołączany, jeśli dla realizowanej operacji z odrębnych przepisów prawa nie ma obowiązku jego sporządzania. 10. Dokumenty potwierdzające przyznanie dotacji/dofinansowania ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej lub jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach publicznych kopia 2 W przypadku, gdy Beneficjent otrzymał dotację/dofinansowanie na operację ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej lub jednostki samorządu terytorialnego, Beneficjent obowiązkowo załącza do wniosku o płatność dokumenty potwierdzające przyznanie dotacji/ dofinansowania. Dokumenty powinny określać, na jaki cel zostały przyznane środki oraz sposób ich rozliczenia. Jeśli ww. dokumenty były dołączone do Wniosku o przyznanie pomocy nie trzeba powtórnie ich załączać. 11. Opis sposobu rozliczenia środków przekazanych przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub wojewódzki fundusz ochrony środowiska i gospodarki wodnej lub jednostkę samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach publicznych oryginał W przypadku, gdy Beneficjent uzyskał na operację dotację/dofinansowanie ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej lub jednostki samorządu terytorialnego, Beneficjent obowiązkowo załącza do wniosku dokumenty, które powinny zawierać czytelny i niebudzący wątpliwości opis sposobu rozliczenia środków finansowych, przeznaczonych na zakres rzeczowy, który pokrywa się z zakresem rzeczowym realizowanej operacji. Wskazane jest, aby wykonać zestawienie kosztów operacji z wyodrębnieniem kosztów kwalifikowalnych wraz z podaniem źródeł ich finansowania. Załącznik ten nie jest wymagany w sytuacji, gdy środki te nie były uwzględnione we wniosku o przyznanie pomocy. 12. Pełnomocnictwo - oryginał lub kopia 2 PROW_321/5/z r Strona 12 z 15