Source: http://bip.police.pl/artykul/120/607/streszczenie-z-kontroli-przeprowadzonej-w-miejskim-osrodku-kultury-w-2014-roku
Timestamp: 2019-08-20 09:56:00
Legal References Found: art. 10
 art. 10
 art. 4
 art. 10
 art. 4
 art. 10
 art. 4
 art. 10
 art. 4

Document Content:
Streszczenie z kontroli przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Kultury w 2014 roku. - 2014 - Biuletyn Informacji Publicznej	Urzędu Miejskiego w Policach
Nr kontroli: R.1711.01.13.2014
Rewidenci Urzędu Miejskiego w Policach od 27 października do 02 grudnia 2014 roku przeprowadzili w Miejskim Ośrodku Kultury w Policach kontrolę w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznych, ewidencjonowania operacji gospodarczych zgodnie z przepisami prawa, w tym celowego i oszczędnego dokonywania wydatków, zaciągania zobowiązań, dokonywania zmian w planach finansowych oraz prawidłowości sporządzenia wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych na dzień 31.12.2013 r.
Wnioski pokontrolne zostały zawarte w protokole nr R.1711.01.13.2014 z przeprowadzonej kontroli oraz w wystąpieniu pokontrolnym nr R.1711.37.2014 skierowanym do Burmistrza Polic z dnia 16 grudnia 2014 r.
Zalecenia pokontrolne przedstawiono w piśmie nr R.1711.38.2014 z dnia 29 grudnia 2014 r. przekazanym kontrolowanej jednostce.
Kontrola przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2013 r. objęła wydatki na łączną kwotę 100.496,90 zł.
W trakcie kontroli w zakresie gospodarki finansowej stwierdzono, że:
1) Utrwalona w formie pisemnej polityka rachunkowości MOK była aktualizowana przez kierownika placówki w stopniu niepozwalającym uznać go za wystarczający, co naruszyło zapisy art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz nie zawierała wszystkich obligatoryjnych elementów opisanych w art. 10 ust. 1 wyżej wymienionej ustawy, o czym świadczą poniższe uchybienia:
– zarządzeniem nr 4/2006 z dnia 21 grudnia 2006 r. dokonano zmian w wykazie kont księgi głównej wprowadzając m. in. konto 840 – „Rozliczenie międzyokresowe dotacji”. Nie ustalono jednak sposobu funkcjonowania tego urządzenia księgowego, jego powiązań oraz zapisów;
– w § 2 zawarto zapis, że sprawozdawczość finansowa MOK obejmuje rachunek zysków i strat oraz bilans. Z przedstawionej dokumentacji wynika, że w ramach sprawozdań finansowych jest sporządzane także zestawienie zmian w funduszu jednostki;
– w załączniku nr 2 do polityki rachunkowości zawarto krótkie informacje na temat dwóch funkcjonujących systemów: Kadrowo-płacowego licencja UNIZETO nr 327 „SYSTEM MARKO”, Finansowo-Księgowego KKH licencja nr 1915 „STREM SOFT” s.c. Zielona Góra oraz wyszczególniono programy użytkowe firmy „Progman”: finanse, rozrachunki, kasa, płace, przelewy, zlecone, kadry oraz wyposażenie. W przedstawionej dokumentacji brak jest opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów w tym w szczególności metod ich przetwarzania oraz daty rozpoczęcia ich eksploatacji, a ponadto w przypadku programów firmy ProgMan nie określono wersji oprogramowania;
– w części „Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi” ujęto zapis, że „koszty zespołu 4 wyodrębnione syntetycznie umożliwiają grupowanie kosztów ze szczegółowością wymaganą w rachunku zysków i strat”. Z syntetycznego zestawienia obrotów i sald, wynika, że istnieją w zespole czwartym dwa konta: „400”, (które w kolumnie „Nazwa” ma opis „Amortyzacja”) i „410” (z pustym wierszem w opisie).
2) W Rachunku Zysków i Strat za 2013 r.:
– odpis aktualizujący odsetki naliczony od należności głównej zaewidencjonowany na koncie 751 – „Koszty finansowe” w kwocie 64,- zł ujęto w części H. „Koszty finansowe” - poz. I. „Odsetki” zamiast w części H. - poz. II. „Inne”;
– w części D. „Pozostałe przychody operacyjne” - poz. II. „Dotacje” ujęto wszystkie otrzymane dotacje w kwocie 3.535.771,94 zł zaewidencjonowane na koncie 740 - „Dotacje podmiotowe”, zamiast w części A. „Przychody netto z podstawowej działalności operacyjnej” – poz. V. „Dotacje na finansowanie działalności podstawowej”.
Takie prezentowanie dotacji oraz ujmowanie pewnej grupy przychodów (innej niż te za bilety wstępu oraz opłaty z tytułu uczestnictwa w amatorskich sekcjach artystycznych), które powinny być przypisane do działalności podstawowej, w pozostałych przychodach operacyjnych, spowodowało bardzo wyraźną dysproporcję pomiędzy kosztami rodzajowymi a przychodami z podstawowej działalności oraz pozostałymi przychodami i kosztami operacyjnymi, które prezentują się w sprawozdaniu w następujący sposób:
· Koszty rodzajowe z amortyzacją 4.246.766,65 zł,
· Przychody z podstawowej działalności 213.085,89 zł,
v Pozostałe koszty operacyjne 321,03 zł,
v Pozostałe przychody operacyjne 4.038.137,47 zł.
Rozbieżności między ujmowaniem operacji gospodarczych w księgach rachunkowych a prezentowaniem ich w sprawozdaniach finansowych naruszają zasadę wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.
3) Zestawienie obrotów i sald syntetyczne za 2013 r. według trzech znaków sporządzone z systemu Progman Finanse DDJ 10.0.0, które jest częścią ksiąg rachunkowych, przedstawia, w przypadku pewnej grupy kont, inne symbole cyfrowe niż wykazane w załączniku nr 1 do wprowadzonych zarządzeniem nr 4/2006 z dnia 21.12.2006 r. „Zmian wykazu kont księgi głównej” oraz prezentuje aktywne konta, których brak w wykazie załączonym do polityki rachunkowości np. 135 (bez nazwy), 290 (bez nazwy), 751 – „Koszty finansowe”, 761 – „Pozostałe koszty operacyjne”. Ponadto część kont z zestawienia obrotów i sald nie posiada opisu nazwy konta. Tak prowadzone księgi naruszają zapisy art. 10 ust. 2 oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, które mówią, że przyjęte zasady rachunkowości utrwalone w formie pisemnej powinny być aktualizowane przez kierownika jednostki.
4) Zestawienie obrotów i sald syntetyczne za 2013 r. według trzech znaków sporządzone z systemu Progman Finanse DDJ 10.0.0. przedstawia konto 400 - „Amortyzacja”, a konto o symbolu „410” nie ma nazwy. W zestawieniu obrotów i sald kont analitycznych o maksymalnej liczbie znaków opis kont „400 - z dalszym rozszerzeniem” sugeruje, że dotyczą one kosztów rodzajowych innych niż amortyzacja np. „wynagrodzenia osobowe”, „środki czystości”, a konto 410 ma nazwę „Amortyzacja”. Ponadto podczas kontroli, wraz z kopią sprawozdań finansowych, zostało dołączone „zestawienie obrotów i sald dla kont 4 syntetycznie według 17 znaków”, w którym, podobnie jak w tym na trzy znaki, konta analityczne mają w nazwie „amortyzacja” mimo ewidencjonowania na nich kosztów rodzajowych. Konto o symbolu 410 nie ma nazwy a ewidencjonowane są tam zdarzenia gospodarcze związane z amortyzacją środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Przedstawienie danego zdarzenia gospodarczego niezgodnie z jego rzeczywistą treścią ekonomiczną narusza zapisy art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.
Burmistrz Polic zalecił kontrolowanej jednostce ponowne szczegółowe przeanalizowanie zapisów powołanych zasad rachunkowości, stosowanych urządzeń księgowych oraz danych ujętych w księgach rachunkowych, które mają kluczowe znaczenie przy opracowywaniu i dostarczaniu rzetelnych i wiarygodnych informacji prezentujących sytuację majątkową i finansową placówki oraz jej wynik finansowy. W szczególności ustanowił następujące wytyczne:
1) Bieżące aktualizowanie przez kierownika instytucji spisanej polityki rachunkowości w sposób, który pozwoli na przestrzeganie zapisów art. 10 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości, w szczególności poprzez wprowadzenie:
– opisu, powiązań oraz sposobu funkcjonowania konta 840,
– zapisu w części dotyczącej sprawozdawczości, że oprócz bilansu i rachunku zysków i strat jest również sporządzane zestawienie zmian w funduszu jednostki,
– informacji o aktualnie funkcjonujących systemach komputerowych z wyszczególnieniem programów użytkowych z opisem algorytmów i parametrów, metod ich przetwarzania oraz terminów rozpoczęcia ich eksploatacji wraz z procedurami i funkcjami,
– opisu zasad grupowania kont zespołu „4”w części „Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi”, zgodnego z tymi, które funkcjonują w instytucji.
2) Ujmowanie w Rachunku Zysków i Strat:
– odpisów aktualizujących odsetek naliczonych od należności głównej zaewidencjonowanych na koncie 751 – „Koszty finansowe” w części H. „Koszty finansowe” - poz. II. „Inne”;
– otrzymanych dotacji zaewidencjonowanych na koncie 740 - „Dotacje podmiotowe” w części A. „Przychody netto z podstawowej działalności operacyjnej” – poz. V. „Dotacje na finansowanie działalności podstawowej”, zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości, która mówi, że „zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną”.
3) Zaktualizowanie spisanego zakładowego planu kont stanowiącego część polityki rachunkowości w taki sposób, aby odzwierciedlał wykaz kont księgi głównej prezentowany w zestawieniu obrotów i sald według trzech znaków sporządzany z systemu Progman Finanse DDJ 10.0.0., zgodnie z zapisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że przyjęte zasady rachunkowości powinny być aktualizowane przez kierownika jednostki. Głównie dotyczy to aktywnych kont: 135, 290, 751 oraz 761.
4) Ponowne przeanalizowanie nazw i symboli wszystkich urządzeń księgowych w celu przedstawiania zdarzeń i operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistą treścią ekonomiczną, w szczególności tych związanych z amortyzacją i kosztami rodzajowymi, o czym mówią zapisy art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Wytworzył Edyta Trzeszczon
Data opublikowania 30.12.2014 10:33
Liczba wyświetleń 388