Source: http://docplayer.pl/63777301-Plan-kontroli-regionalnego-programu-operacyjnego-wojewodztwa-kujawsko-pomorskiego-na-lata-na-rok-obrachunkowy-2016-2017.html
Timestamp: 2019-08-26 03:00:55
Legal References Found: art. 2
 art. 69
 art. 9
 art. 123
 art. 123
 art. 125
 art. 22
 art. 138
 art. 125
 art. 122
 art. 19
 art. 125

Document Content:
1 Plan Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata na rok obrachunkowy 2016/2017 Załącznik do uchwały Nr 46/1809/16 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 23 listopada 2016 r. Toruń, listopad 2016 r.
2 SPIS TREŚCI Podstawa prawna str. 2 Wykaz Skrótów str Opis uwarunkowań prowadzenia kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na rok 2016/2017 str Założenia co do warunków kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na rok 2016/2017 str Kontrola systemowa str Kontrole krzyżowe str Założenia co do warunków kontroli projektów finansowanych z EFRR Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na rok 2016/2017 str Założenia co do warunków kontroli projektów finansowanych z EFS Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na rok 2016/2017 str Założenia co do warunków kontroli projektów realizowanych przez IP w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na rok na rok 2016/2017 str. 51 1
3 Podstawa prawna 1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, (Dz. U. UE L 347 z dnia 20 grudnia 2013 r.), zwane dalej rozporządzeniem ogólnym; 2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu Inwestycje na rzecz wzrostu i rozwoju oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 (Dz. U. UE L 347 z dnia 20 grudnia 2013 r.), zwane dalej rozporządzeniem EFRR; 3) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006, (Dz. U. UE L 347 z dnia 20 grudnia 2013 r.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie EFS; 4) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi. (Dz. U. UE L 286 z dnia 30 września 2009 r.), zwane dalej rozporządzeniem nr 1011/2014; 5) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/207 z dnia 20 stycznia 2015 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdania z postępów, formatu dokumentu służącego przekazywaniu informacji na temat dużych projektów, wzorów wspólnego planu działania, sprawozdań z wdrażania w ramach celu Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia, deklaracji zarządczej, strategii audytu, opinii audytowej i rocznego sprawozdania z kontroli oraz metodyki przeprowadzania analizy kosztów i korzyści, a także zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdań z wdrażania w ramach celu Europejska współpraca terytorialna (Dz. U. UE L 38 z dnia 13 lutego 2015 r.), zwane dalej rozporządzeniem nr 2015/207; 6) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego. (Dz. U. UE L 135 z dnia 13 maja 2015 r.), zwane dalej rozporządzeniem nr 480/2014; 7) Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 217), zwana dalej ustawą wdrożeniową; 2
4 8) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) zwana dalej ustawą Pzp; 9) Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata z dnia 28 maja 2015 r. (MliR/H /17(01)/05/2015). Wykaz Skrótów DRR - Departament Rozwoju Regionalnego DW EFRR - Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego DW EFS - Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego EFS - Europejski Fundusz Społeczny EFRR - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego IA - Instytucja Audytowa IK UP - Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa IP - Instytucja Pośrednicząca w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej IP WUP - Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu pełniący funkcję Instytucji Pośredniczącej we wdrażaniu części RPO WK-P IP ZIT - Miasto Bydgoszcz, reprezentowane przez Prezydenta Miasta pełniące funkcję Instytucji Pośredniczącej we wdrażaniu części RPO WK-P IW IZ RPO WK-P - Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata IZ RPO WK-P - Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata MŚP - Mikro, Małe i Średnie Przedsiębiorstawa OFiP - Opis Funkcji i Procedur Instytucji realizujących Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata PD PT - Plan Działania Pomocy Technicznej PK RPO WK-P Plan Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata na dany rok obrachunkowy PO RYBY Program Operacyjny Rybactwo i Morze" PROW Program Rozwoju Obszarów Wiejskich RPO WK-P/ Program - Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata SL Aplikacja główna Centralnego Systemu Teleinformatycznego, o którym mowa w art. 69 ust. 1 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej SRHD - Aplikacja raportująca centralnego systemu teleinformatycznego oparta na hurtowni danych umożliwiająca generowanie raportów na podstawie danych zgromadzonych w SL2014 UM WK-P - Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu 3
5 1. Opis uwarunkowań prowadzenia kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na rok 2016/2017 Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy wdrożeniowej IZ RPO WK-P jest Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego, który wykonuje swoje zadania za pośrednictwem wyznaczonych komórek Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu. Ponadto IZ RPO WK-P, w myśl art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego, realizuje zadania instytucji certyfikującej z zachowaniem rozdzielności funkcji. Na podstawie Regulaminu Organizacyjnego UM WK-P, stanowiącego załącznik do Uchwały nr 24/763/15 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 17 czerwca 2015 r. z mocą obowiązywania od 1 lipca 2015 r. z późn. zm., w realizację RPO zaangażowane są przede wszystkim następujące komórki Urzędu Marszałkowskiego, za pomocą których Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego pełni funkcję IZ RPO WK-P: w części dotyczącej zarządzania Programem: Departament Rozwoju Regionalnego, realizuje zadania dotyczące zarządzania programem, które zostały szczegółowo opisane w regulaminie wewnętrznym DRR zatwierdzonym Zarządzeniem Nr 29/2015 Marszałka Województwa Kujawsko- Pomorskiego z dnia 1 lipca 2015 r. w części dotyczącej wdrażania Programu: w zakresie EFRR - Departament Wdrażania EFRR, który wypełnia zadania dotyczące wdrażania programu, szczegółowo opisane w regulaminie wewnętrznym DW EFRR zatwierdzonym Zarządzeniem Nr 32/2015 Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 1 lipca 2015 r., w zakresie EFS - Departament Wdrażania EFS, który wypełnia zadania dotyczące wdrażania programu, szczegółowo opisane w regulaminie wewnętrznym DW EFS zatwierdzonym Zarządzeniem Nr 28/2016 Marszałka Województwa Kujawsko- Pomorskiego z dnia 28 kwietnia 2016 r. W ujęciu ogólnym w proces realizacji RPO w ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego są zaangażowane następujące komórki: Departament Rozwoju Regionalnego, Departament Wdrażania EFRR, Departament Wdrażania EFS, Departament Finansów, Departament Organizacyjny, Departament Promocji, Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, 4
6 Departament Rozwoju Gospodarczego i Współpracy Międzynarodowej, Departament Nadzoru Właścicielskiego, Transportu i Cyfryzacji, Gabinet Marszałka, Wydział Zamówień Publicznych i Partnerstwa Publiczno-Prawnego, Wydział Certyfikacji RPO. Wśród wyżej wymienionych komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego funkcje kontrolne sprawują: Departament Rozwoju Regionalnego, Departament Wdrażania EFRR, Departament Wdrażania EFS, Departament Finansów. Na mocy art. 123 ust. 7 rozporządzenia ogólnego, IZ RPO WK-P powierzyła zarządzanie częścią RPO WK-P Instytucjom Pośredniczącym, z jednoczesnym zaznaczeniem, iż IZ RPO WK-P zachowuje pełną odpowiedzialność za oddelegowane funkcje. W system wdrażania zostaną włączone dwie Instytucje Pośredniczące na podstawie odrębnych porozumień, tj.: Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu (IP WUP) na podstawie Porozumienia nr RR-V-Z w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata zawartego w Toruniu z dnia 15 kwietnia 2015 r. pomiędzy Zarządem Województwa Kujawsko-Pomorskiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Toruniu. Miasto Bydgoszcz, reprezentowane przez Prezydenta Miasta Bydgoszczy (IP ZIT) na podstawie Porozumienia nr RR-VII-T w sprawie powierzenia zadań Instytucji Pośredniczącej w ramach Instrumentu Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata zawartego w Ostromecku w dniu 29 czerwca 2015 r. pomiędzy Zarządem Województwa Kujawsko-Pomorskiego a Miastem Bydgoszcz. Na podstawie art. 125 ust. 4 rozporządzenia ogólnego IZ RPO WK-P odpowiada za zarządzanie finansowe i kontrolę w ramach Programu. W przypadku RPO zadanie związane z weryfikacją operacji zostało także powierzone IP WUP. Do głównych zadań IP WUP w zakresie prowadzenia kontroli realizacji projektów należą: przeprowadzanie kontroli realizacji projektów, w tym: a) przeprowadzanie kontroli, w szczególności: kontroli wydatków, obejmujących weryfikację każdego składanego przez beneficjenta wniosku o płatność, 5
7 kontroli planowych określonych w PK RPO WK-P/ Planie Kontroli przeprowadzanych w ramach RPO WK-P na lata na dany rok obrachunkowy, a ujętych w Planie Kontroli Projektów IP WUP RPO WK-P na dany rok obrachunkowy, kontroli doraźnych, kontroli na zakończenie realizacji projektu, kontroli trwałości projektu, b) sporządzanie Planu Kontroli przeprowadzanych w ramach RPO WK-P na lata na dany rok obrachunkowy oraz Planu Kontroli Projektów IP WUP RPO WK-P na dany rok obrachunkowy i przekazanie go do akceptacji IZ RPO WK-P oraz sporządzanie sprawozdania z realizacji ww. planu na każdy rok obrachunkowy; c) przedkładanie sprawozdań z przeprowadzonych kontroli projektów, w terminach oraz w zakresie wskazanym przez IZ RPO WK-P. IZ RPO WK-P w ramach wypełnienia obowiązków wynikających z zapisów art. 22 ustawy wdrożeniowej zapewnia realizację następujących typów kontroli: kontroli systemowej, weryfikacji wydatków, kontroli na zakończenie realizacji projektu oraz kontroli trwałości. W tym zakresie IZ RPO WK-P działa w oparciu o Opis Funkcji i Procedur instytucji realizujących Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata przyjęty uchwałą Nr 31/1228/16 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 17 sierpnia 2016 r. z mocą obowiązywania od 1 stycznia 2016 r. oraz o zapisy Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata przyjętej uchwałą Nr 43/1687/16 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 2 listopada 2016 r. 2. Założenia co do warunków kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na rok 2016/2017 Podstawowym ogólnym założeniem w systemie kontroli RPO Województwa Kujawsko- Pomorskiego jest zapewnienie prawidłowości wydatków ujmowanych w rocznych zestawieniach wydatków, o których mowa w art. 138 lit. a rozprządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2013, przed ich przekazaniem do Komisji Europejskiej. 2.1 Kontrola Systemowa IZ RPO WK-P jest zobowiązana do prowadzenia kontroli systemowych w sytuacji, gdy deleguje lub powierza swoje zadania, określone w art. 125 rozporządzenia PE i rady (UE) nr 1303/2013, innym podmiotom. 6
11 a) kontrole realizacji umowy o finansowaniu, b) weryfikacje wydatków prowadzone przez podmioty wdrażające instrumenty finansowe, c) kontrole dokumentów, potwierdzające zachowanie ścieżki audytu, d) kontrole w momencie zamknięcia PO. Uszczegółowienie uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli Instrumentów Finansowych (IF) nastąpi po podjęciu decyzji dotyczącej modelu wdrażania IF w RPO WK-P, z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie regulacji prawnych, w szczelności rozporządzeń wspólnotowych. 5. KONTROLA DORAŹNA W sytuacji uzasadnionego podejrzenia występowania poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli, wynikających z działania lub zaniechań instytucji zaangażowanych w system wdrażania, której uprawnienia powierzyła IZ RPO WK-P możliwe jest przeprowadzenie kontroli doraźnej w IP. IZ RPO WK-P przeprowadza kontrole doraźne w sposób analogiczny do kontroli planowych z zastrzeżeniem braku konieczności wcześniejszego powiadamiania o planowanej kontroli. Przesłankami przeprowadzenia kontroli doraźnej systemu zarządzania i kontroli są w szczególności: powzięcie przez IZ RPO WK-P informacji o wystąpieniu uchybień w pracy IP, wystąpieniu/ podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości systemowej/ przestrzegania procedur, zidentyfikowanie obszarów szczególnego ryzyka albo inne istotne z punktu widzenia prawidłowości realizacji programu przesłanki, których nie dało się przewidzieć na dzień sporządzania PK RPO WK-P, w szczególności wprowadzenie nowych uregulowań prawnych lub wytycznych obligujących IZ RPO WK-P do przeprowadzenia kontroli w określonym obszarze. W sytuacji, gdy z analizy wynika, że istnieje podejrzenie wystąpienia istotnych uchybień w pracy IP, dyrektor DRR podejmuje decyzję o przeprowadzeniu doraźnej kontroli systemowej. Układ chronologiczny i tematyczny kontroli systemu w roku obrachunkowym 2016/2017 Miesiąc/ kwartał Instytucja kontrolująca Instytucja kontrolowana Kontrolowane procesy Czas trwania kontroli Liczebność zespołu kontrolnego Informacje dodatkowe Styczeń 2017 r. IZ RPO WK-P IP WUP Prawidłowość funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz realizacji powierzonych zadań, w tym: Wybór projektów Podpisywanie i aneksowanie umów o dofinansowanie Rozliczanie 15 dni roboczych Zespół kontrolujący max. 3 osoby: Pracownicy DRR, Wydziału Zarządzania RPO, Biura Zarządzania systemem Wdrażania RPO Charakter kontroli: Wypełnienie listy sprawdzającej przez jednostkę kontrolującą wg stanu na określony dzień oraz kontrola na miejscu. 10
12 projektów Udział w procesie certyfikacji Monitoring Jakość danych wprowadzanych do SL2014 Dane osobowe Kontrola Obowiązki informacyjne /opcjonalnie/ Pracownicy DW EFS Kontrola na dokumentach przekazanych przez IP Zakres kontroli będzie uzależniony od faktycznej realizacji procesów zakończonych, bądź znacząco zaawansowanych w momencie wszczęcia zadania kontrolnego. Kwiecie ń 2017 r. IZ RPO WK-P IP ZIT Prawidłowość funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz realizacji powierzonego zadania dotyczącego wyboru projektów, w tym jego: Jw. Jw. Jw. monitoring sprawozdawczość obowiązki informacyjne W roku obrachunkowym 2016/2017 odstępuje się od czynności kontrolnych realizacji umowy o finansowaniu w instytucjach, z którymi IZ RPO WK-P zawrze umowę o finansowaniu. Z uwagi na brak uszczegółowienia uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli Instrumentów Finansowych (IF), kontrole te zostaną wprowadzone do PK RPO WK-P, bądź jego aktualizacji, w przypadku zawarcia stosowanych umów o finansowaniu. 2.2 Kontrole Krzyżowe 1. KONTROLE KRZYŻOWE PROGRAMU Celem kontroli krzyżowej Programu jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach RPO WK-P. Za prowadzenie kontroli krzyżowej Programu odpowiada IZ RPO WK-P, zaś wyniki kontroli podlegają rejestracji w SL2014. Dla prowadzenia kontroli krzyżowych programu, wyznaczonym pracownikom IZ RPO WK-P, został przyznany dostęp do bazy danych w zakresie RPO WK-P z możliwością tworzenia raportów z SRHD w przedmiotowym zakresie. Kontrole krzyżowe RPO WK-P prowadzone są z wykorzystaniem danych zawartych w SL2014 ex post w stosunku do weryfikacji wniosku o płatność. 11
13 Przedmiotowa kontrola prowadzona jest odnośnie 100% beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach RPO WK-P. Weryfikacji podlegają wszystkie dokumenty księgowe, ułożone historycznie od początku realizacji RPO WK-P, załączone do wszystkich wniosków o płatność kontrolowanego beneficjenta. Identyfikacja potencjalnych przypadków podwójnego finansowania wydatków beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach RPO WK-P, dokonywana jest w oparciu o raport zawierający powielenia numerów dokumentów księgowych w powiązaniu z numerem NIP, PESEL lub inną cechą dokumentu dostępną w SL2014, przyporządkowane do numerów NIP beneficjentów oraz numerów wniosków o płatność stanowiący załącznik do IW IZ RPO WK-P. IZ RPO WK-P rejestruje wyniki przeprowadzonych kontroli w SL2014. W celu zachowania właściwej ścieżki audytu, IZ RPO WK-P w treści listy sprawdzającej dokonywania weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność - załącznika do IW IZ RPO WK-P, wprowadziła obowiązek ich wypełniania przez pracowników Wydziału Wdrażania Projektów w DW EFRR, EFS w trakcie weryfikacji wniosku o płatność, poprzez udzielenie odpowiedzi na pytanie: Czy z opisu dokumentu wynika, że wydatek dotyczy tylko przedmiotowego projektu (brak możliwości podwójnego finansowania)? - co ma zastosowanie w przypadku rozpatrywania zeskanowanej faktury lub w wyjątkowych przypadkach jej wersji papierowej 1. Po utworzeniu Bazy danych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do IW IZ RPO WK-P złożonej z dwóch arkuszy/ raportów zawierających dane wygenerowane z SRHD: zestawienie numerów NIP beneficjentów w zakresie RPO WK-P; zestawienie numerów faktur oraz dane szczegółowe z faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dla każdego wniosku o płatność danego beneficjenta wykaz wszystkich dokumentów księgowych złożonych jako załączniki do wniosków beneficjenta o płatność; pracownik wyznaczony do przeprowadzania kontroli krzyżowych programu z Biura Monitoringu i Sprawozdawczości RPO z Wydziału Zarządzania RPO DRR na ostatni dzień miesiąca danego kwartału roku kalendarzowego, rozpoczyna generowanie danych niezbędnych do opracowania Raportu kontroli krzyżowych PRO WK-P zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik IW IZ RPO WK-P pozwalającym zidentyfikować powielone numery dokumentów księgowych dla tego samego numeru NIP, w powiązaniu z numerami wniosków o płatność danego beneficjenta. W dalszej kolejności pracownik Biura Monitoringu i Sprawozdawczości RPO z Wydziału Zarządzania RPO DRR wyznaczony do przeprowadzania kontroli krzyżowej dokonuje weryfikacji, czy powielone numery dokumentów księgowych rodzą podejrzenie podwójnego finansowania wydatków. W tym celu, pracownik/ pracownicy prowadzący sprawę projektu z Wydziału 1 Przypadki przewidziane w ustawie wdrożeniowej. 12
14 Wdrażania Projektów EFRR, EFS, jak również IP WUP dokonują porównania danych szczegółowych z faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, które noszą ten sam numer dokumentu i zostały ujęte we wnioskach o płatność tego samego beneficjenta, na wniosek pracownika wyznaczonego do przeprowadzania kontroli krzyżowej. Jeżeli wykluczono możliwość podwójnego finansowania wydatku na podstawie faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej o tym samym numerze, pracownik/ pracownicy prowadzący sprawę projektu z Wydziału Wdrażania Projektów EFRR, EFS, jak również IP WUP przekazują informację na ten temat do osób wyznaczonych do prowadzenia kontroli krzyżowej programu do Biura Monitoringu i Sprawozdawczości RPO w Wydziale Zarządzania RPO DRR. W sytuacji wystąpienia uzasadnionego podejrzenia, iż mogło dojść do podwójnego finansowania wydatków, osoba dokonująca kontroli krzyżowej programu, po otrzymaniu informacji od pracownika/ pracowników prowadzących sprawę projektu z Wydziału Wdrażania Projektów EFRR, EFS, jak również IP WUP w przedmiotowej sprawie, po ponownej weryfikacji dokumentacji i po dokonaniu uzgodnienia czy podwójne finansowanie miało miejsce, przekazuje pisemną informację do Biura Kontroli EFRR, EFS z prośbą o przeprowadzenie kontroli doraźnej zgodnie z procedurą (EFRR) lub (EFS) IW IZ RPO WK-P, ze wskazaniem numerów faktur, co do których istnieje podejrzenie, iż mogło dojść do podwójnego finansowania wydatków. W przypadku IP WUP ww. proces przebiega w myśl procedury 6.2 Instrukcji Wykonawczej tej instytucji. Zespół kontrolujący Biura Kontroli DW EFRR lub DW EFS dokonuje potwierdzenia przeprowadzonych czynności w przedmiotowym zakresie w liście sprawdzającej z kontroli na miejscu, doraźnej - na wniosek pracownika wyznaczonego do wykonywania kontroli krzyżowej oraz planowej - dokonywanej przed wypłaceniem płatności końcowej, stanowiącej załącznik IW IZ RPO WK-P w zakresie EFRR poprzez udzielenie odpowiedzi na pytanie: Czy zachodzi przypadek nakładania się pomocy z funduszy pomocowych UE?, natomiast w odniesieniu do EFS poprzez udzielenie odpowiedzi na pytanie: Czy stwierdzono inne przypadki podwójnego finansowania określone w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata ? Proces przygotowania i prowadzenia czynności kontrolnych oraz informowania o wynikach kontroli został przedstawiony w procedurze (EFRR) lub (EFS) Przeprowadzanie kontroli planowej oraz (EFRR) lub (EFS) Przeprowadzanie kontroli doraźnej - IW IZ RPO WK-P. Ww proces w IP WUP przeprowadzany jest w myśl zapisów procedury 6.2 Kontrole Krzyżowe, 17.2 Przeprowadzanie kontroli planowej, 17.3 Przeprowadzanie wizyty monitoringowej, 17.4 Przeprowadzanie kontroli doraźnej, Instrukcji Wykonawczej tej instytucji. 13
15 Opis procedury dotyczącej postępowania: w przypadku wykrycia nieprawidłowości; w przypadku konieczności dokonania korekt finansowych na projekcie tj. obciążenia wniosku o płatność załączonego do deklaracji wydatków lub też fizycznego odzyskania środków od beneficjenta został zawarty IW IZ RPO WK-P w podrozdziale 12. Nieprawidłowości, 18., 25. Nieprawidłowości i zwroty i stanowi procedury następcze oraz w adekwatnych procedurach w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej (WUP) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata tj. 12. Nieprawidłowości i nadużycia finansowe, 18. Nieprawidłowości i zwroty. Pracownik/ pracownicy Biura Monitoringu i Sprawozdawczości RPO z Wydziału Zarządzania RPO DRR dokonujący kontroli krzyżowej programu - do 15 dnia każdego miesiąca następującego po danym kwartale roku kalendarzowego lub w innym terminie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego w przypadku wykrycia nieprawidłowości, raportują o wynikach przeprowadzonych kontroli do IC oraz Biura Zarzadzania Systemem Wdrażania RPO, w postaci: Bazy danych oraz Raportu kontroli krzyżowych RPO WK-P zgodnie ze wzorami stanowiącymi załączniki IW IZ RPO WK-P, jak też dokonują rejestracji kontroli krzyżowej RPO WK-P w SL2014, w terminie 5 dni roboczych od sporządzenia przedmiotowego raportu. Po zatwierdzeniu przez przełożonych, stosowna dokumentacja jest archiwizowana w DRR w Monitoringu i Sprawozdawczości RPO, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej oraz przekazywana pismem przewodnim do wiadomości IC oraz Biura Zarzadzania Systemem Wdrażania RPO, w celu wypełnienia obowiązków informacyjnych IZ RPO WK-P. 2. KONTROLE KRZYŻOWE HORYZONTALNE Z PROJEKTAMI PROW I PO RYBY Celem kontroli krzyżowej horyzontalnej, jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków rozliczanych równolegle w ramach RPO WK-P i PROW lub PO RYBY. Kontroli krzyżowej horyzontalnej może podlegać wybierana cyklicznie próba beneficjentów realizujących projekty co najmniej w ramach RPO WK-P i PROW lub PO RYBY, która wynosi minimum 10% beneficjentów wybieranych raz w każdym kwartale. Dostęp do danych do prowadzenia kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW i z projektami PO RYBY, dotyczących beneficjentów tych programów, zostanie zapewniony 14
16 IZ RPO WK-P na podstawie porozumienia ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego z właściwymi instytucjami systemu wdrażania PROW lub PO RYBY. Za prowadzenie kontroli krzyżowej horyzontalnej z projektami PROW i z projektami PO RYBY odpowiada IZ RPO WK-P, natomiast wyniki kontroli podlegają rejestracji w SL Założenia co do warunków kontroli projektów finansowanych z EFRR Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na rok 2016/2017 W odniesieniu do kontroli IZ RPO WK-P weryfikuje prawidłowość realizacji projektu zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , zapisami umowy o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu, czy współfinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały przez nich zapłacone oraz czy spełniają one obowiązujące przepisy prawa (unijnego i krajowego), wymagania programu operacyjnego oraz warunki wsparcia operacji. Powyższe obejmuje weryfikacje administracyjne w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjentów wniosku o płatność, w tym 100% weryfikacje dokumentów będących załącznikami do wniosku o płatność, w oparciu o zasady ujęte w art. 122 ust. 3 rozporządzenia ogólnego i weryfikacje operacji na miejscu realizacji. Częstość i zakres weryfikacji na miejscu są proporcjonalne do kwoty wsparcia publicznego na operację oraz poziomu ryzyka stwierdzonego w toku tych weryfikacji oraz audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową w odniesieniu do systemu zarządzania i kontroli, jako całości. W oparciu o przyjętą przez IZ RPO WK-P metodykę weryfikacje będą mogły być prowadzone na wyłonionej próbie: projektów - kontrole na miejscu, w tym prowadzone w miejscu ich realizacji i kontrole trwałości, dokumentów - weryfikacje prowadzone w ramach poszczególnych rodzajów kontroli. 1. STRUKTURA ORGANIZACYJNA Za kontrolę RPO WK-P w ramach EFRR odpowiedzialny jest Wydział Kontroli Wdrażania EFRR w DW EFRR UM WK-P. Wydział liczy 23 osoby + 1 i obejmuje: Biuro Kontroli (10 osób + 1), Biuro Kontroli i Weryfikacji Postępowań PZP (7 osób + 1) oraz Biuro Analiz i Zachowania Trwałości (3 osoby + 1). Zadania związane z prowadzeniem kontroli w miejscu realizacji projektów/ siedzibie beneficjentów wykonywać będzie 10 pracowników Biura Kontroli. 15
17 Za proces weryfikacji wniosków o płatność odpowiedzialny będzie Wydział Wdrażania Projektów w DW EFRR UM WK-P, w którym zatrudnienie wynosi 80 osób, przy czym 68 osób będzie dokonywało weryfikacji wniosków o płatność. Struktura organizacyjna została zaprezentowana w Załączniku nr 2 do niniejszego dokumentu. 2. PROCES KONTROLI System weryfikacji projektów opiera się o następujące obszary kontroli: 1. Kontrola dokumentacji przekazanej przez beneficjentów zgodnie z art. 19 ust. 1-2 ustawy wdrożeniowej, która obejmuje: 1) weryfikację dokumentacji przedstawionej przez beneficjenta, szczególnie informacji o zmianach w realizacji projektu, wniosków o płatność wraz z częścią sprawozdawczą projektu w siedzibie DW EFRR Wydziale Wdrażania Projektów, 2) weryfikację/kontrolę prowadzonych przez beneficjenta postępowań o udzielenie zamówień 2 na podstawie dokumentów załączonych do wniosków o płatność w siedzibie DW EFRR Wydziale Wdrażania Projektów oraz w Biurze Kontroli i Weryfikacji Postępowań PZP Wydziału Kontroli Wdrażania EFRR: - weryfikacja zakończonych postępowań o udzielenie zamówień przeprowadzana niezwłocznie po wyborze projektu do dofinansowania a przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, - weryfikacja zakończonych postępowań o udzielenie zamówień przeprowadzana niezwłocznie po zawarciu umowy o dofinansowaniu projektu i rozstrzygnięciu przez Beneficjenta postępowań dotyczących realizowanego projektu, - weryfikacja zakończonych postępowań o udzielenie zamówień przeprowadzana w związku z wpływem dokumentacji do SL2014 (nie dotyczy dokumentacji zweryfikowanej na etapie przed podpisaniem umowy i nadaniem beneficjentowi uprawnień do SL2014), - weryfikacja i kontrola na miejscu zakończonych postępowań o udzielenie zamówień na koniec realizacji projektu, w stosunku do projektów, które są na etapie rozliczania wniosku o płatność końcową, o ile ww. etapy kontrolne nie zostały przeprowadzone w trakcie realizacji projektu oraz kontrola ewentualnych zmian w umowach z wykonawcami. 3) weryfikację prawidłowości dokonania zakupów przez beneficjentów w kontekście opublikowanych przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju wytycznych, w szczególności 2 Przez zamówienie należy tu rozumieć pisemną umowę odpłatną, zawartą pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane przewidziane w projekcie realizowanym w ramach PO, przy czym dotyczy to zarówno umów o udzielenie zamówień zgodnie z ustawą Pzp jak i umów dotyczących zamówień udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w sekcji Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 10 kwietnia 2015 r. 16
18 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata oraz Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata ; oraz 2. Kontrola na miejscu realizacji projektu obejmująca: 1) weryfikację dokumentów w siedzibie beneficjenta podczas planowej/doraźnej kontroli realizacji projektu lub wizyty monitoringowej Biuro Kontroli Wydziału Kontroli Wdrażania EFRR w DW EFRR, 2) oględziny miejsca fizycznej realizacji projektu Biuro Kontroli Wydziału Kontroli Wdrażania EFRR w DW EFRR (z oględzin należy sporządzić protokół z ewentualnymi uwagami). Kontroli dokumentów związanych z realizacją projektu oraz dokumentów sporządzanych przez beneficjenta obligatoryjnie podlegają złożone do IZ RPO WK-P wnioski o płatność (zarówno pośrednią jak i końcową) wraz z częścią sprawozdawczą oraz wszystkimi wymaganymi załącznikami. Kontrola dokumentacji, dokonywana głównie przez Wydział Wdrażania Projektów, polega na bieżącym sprawdzeniu poprawności i spójności przedstawianych dokumentów, takich jak m. in.: dokumenty przedstawiane przez beneficjenta przy zawieraniu umowy o dofinansowanie oraz podpisywaniu aneksów do umowy; wnioski beneficjenta o płatność wraz z załącznikami wymaganymi przez IZ RPO WK-P, składane zgodnie z harmonogramem płatności; dokumenty dotyczące przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia, przy czym weryfikacja i kontrola w przedmiotowym zakresie głównie wykonywana jest przez Biuro Kontroli i Weryfikacji Postępowań PZP Wydziału Kontroli Wdrażania EFRR; wnioski o płatność składane do IZ RPO WK-P przez IZ RPO WK-P występującą jako beneficjent; informacje o nieprawidłowościach. IZ RPO WK-P weryfikuje dokumentację przedstawioną przez beneficjenta (w odniesieniu do wniosków o płatność bądź zgłoszonych nieprawidłowości w oparciu o listę sprawdzającą) i w przypadku, gdy pojawią się uwagi lub wątpliwości odnośnie zawartych w dokumentacji danych 17
19 i informacji, wzywa beneficjenta do złożenia stosownych wyjaśnień. Jeżeli przedstawione wyjaśnienia są niewystarczające, IZ RPO WK-P może wszcząć dodatkową kontrolę na miejscu realizacji projektów. Kontrola dokumentacji przeprowadzana jest także w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. Weryfikacja wydatków w postaci kontroli projektów na miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta ma na celu zapewnienie, że wydatki poniesione przez beneficjentów są realizowane zgodnie z celami RPO WKP , umową o dofinansowanie, zakresem informacji zawartych we wniosku o dofinansowanie projektu, przepisami prawa oraz właściwymi wytycznymi, do stosowania których beneficjent się zobowiązał, w szczególności w zakresie: - zgodności z obszarami polityki UE (w tym: polityką dotyczącą partnerstwa i wielopoziomowego zarządzania, pomocy państwa i przepisów środowiskowych); - rzeczywistego poniesienia wydatku oraz spełnienia obowiązujących przepisów prawa, wymagań Programu i warunków wsparcia projektów; - zgodności rzeczowej realizacji inwestycji z przepisami prawa, w szczególności z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r., poz. 290, z późn. zm) (w tym m. in. dokumentacja projektowo-kosztorysowa, dziennik budowy, protokoły odbioru robót) oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) i ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o finansach publicznych (w tym m. in. oryginały dowodów księgowych, wydruki z ewidencji księgowej), - zgodności udzielania zamówień w ramach projektu z dyrektywami unijnymi koordynującymi procedury udzielania zamówień oraz procedurami ustawy Pzp, - zgodności dokonanych w ramach projektu zamówień i zakupów z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata oraz Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata ; - identyfikowalności w prowadzonym oddzielnym systemie księgowości lub w ramach odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją; - przechowywania w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu; - efektu rzeczowego w miejscu jego realizacji/siedzibie beneficjenta. 18
20 Kontrole projektów realizowanych z EFRR mogą być prowadzone na próbie projektów, z zachowaniem zasady proporcjonalności, zgodnie z art. 125 ust. 5 rozporządzenia ogólnego. Weryfikacja wydatków w miejscu realizacji projektu przeprowadzana przez Biuro Kontroli Wydziału Kontroli Wdrażania EFRR, składa się z następujących podstawowych etapów: zaplanowanie czynności kontrolnych (w tym: podjęcie decyzji o terminie przeprowadzenia kontroli, powołanie Zespołu kontrolującego, sporządzenie upoważnień do kontroli, podpisanie deklaracji bezstronności przez członków Zespołu kontrolującego, zebranie dokumentów i informacji o projekcie, przygotowanie programu kontroli, zawierającego terminy i zakres kontroli); przekazania zawiadomienia o kontroli instytucji kontrolowanej (nie dotyczy kontroli doraźnych i wizyt monitoringowych); przeprowadzenie czynności kontrolnych; sporządzenie informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami i przekazanie jej do podpisu beneficjentowi; rozpatrzenie zastrzeżeń wniesionych do informacji pokontrolnej wraz z ewentualnym sporządzeniem i przekazaniem ostatecznej informacji pokontrolnej; ewentualnie informowanie/raportowanie o nieprawidłowościach; rejestracja wyniku kontroli w SL2014; monitorowanie wdrożenia zaleceń pokontrolnych; dokumentowanie wykonanych czynności kontrolnych. Szczegółowe procedury przeprowadzania kontroli zostały zawarte w IW IZ RPO WK-P. 3. KONTROLA W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU Kontrole na miejscu realizacji projektu obejmują kontrole planowe, kontrole doraźne oraz wizyty monitoringowe KONTROLE PLANOWE przeprowadzane zgodnie z Planie Kontroli Projektów EFRR RPO WK-P na dany rok obrachunkowy, po otrzymaniu informacji z Wydziału Wdrażania Projektów o potrzebie przeprowadzenia kontroli, w związku z zaakceptowaniem wniosku o płatność końcową. Wybór projektów do kontroli planowych jest dokonywany na podstawie Metodyki doboru próby dla kontroli planowych projektów realizowanych w ramach RPO WK-P zawartej w niniejszym dokumencie. Plan Kontroli Projektów EFRR RPO WK-P na dany rok obrachunkowy zawierający wykaz kontroli projektów na miejscu realizacji, które wykonywane będą przez Biuro Kontroli Wydziału Kontroli Wdrażania EFRR przedkładany jest do wiadomości DRR w terminie do 30 kwietnia roku, 19
21 w którym rozpoczyna się rok obrachunkowy. Służy on do weryfikacji/analizy/kontroli wykonania planowanych kontroli projektów przez IZ RPO WK-P, jak również uprawnione do tego służby kontrolne. Następnie DRR opracowuje na podstawie obowiązujących Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata PK RPO WK-P. Kryterium doboru operacji do Planu Kontroli Projektów EFRR RPO WK-P na dany rok obrachunkowy jest: data zakończenia realizacji projektu wynikająca z umowy o dofinansowanie projektu, gdy realizacja projektu następuje po podpisaniu umowy; oraz data podpisania umowy o dofinansowanie projektu, gdy realizacja projektu została dokonana przed podpisaniem umowy; wówczas do ww. terminów dodawane jest 90 dni, ponieważ beneficjent winien w terminie 60 dni dokonać rozliczenia finansowego projektu, natomiast IZ RPO WK-P winna w terminie 30 dni przeprowadzić weryfikację dokumentacji związanej z realizacją projektu oraz dokumentów sporządzonych przez beneficjenta. Plan Kontroli Projektów EFRR RPO WK-P na dany rok obrachunkowy opracowywany jest w szczegółowości miesięcznej, zaś jego aktualizacja następuje w okresach kwartalnych, w terminach do: 30 lipca, 30 października, 30 stycznia, 30 kwietnia roku obrachunkowego, na który został sporządzony dokument, bądź w możliwie najkrótszym terminie, niezbędnym do wprowadzenia stosownych zmian, w przypadku wystąpienia przesłanek mających wpływ na zapisy zawarte w PK RPO WK-P (w tym zmian w opisie metodyki kontroli projektów). Metodyka doboru próby dla kontroli planowych projektów realizowanych w ramach RPO WK-P Metodyka doboru próby jest oparta na zastosowaniu metody statystycznej, czyli metody umożliwiającej otrzymanie próby reprezentatywnej (takiej, której wyniki badań, z założoną ufnością, odpowiadają wynikowi, jaki otrzymalibyśmy w przypadku zbadania całej populacji). Korzyścią zastosowania statystycznego doboru próby jest uzyskanie wiarygodnego i statystycznie uzasadnionego wyniku kontroli, nie obciążonego ryzykiem tendencyjności, mogącego wystąpić przy zastosowaniu metod niestatystycznych, gdzie zawsze występuje element osądu kontrolera, co do określenia wielkości próby. Populacja i liczebność populacji Populację, czyli całą zbiorowość jednorodnych elementów, których dotyczy kontrola, stanowić będą wszystkie projekty realizowane w ramach RPO WK-P współfinansowanych z EFRR z podziałem na dwie grupy: projekty złożone przez podmioty z sektora finansów publicznych i projekty złożone przez beneficjentów spoza tego sektora. 20
22 Metodyka doboru próby opiera się na analizie ryzyka projektów realizowanych w ramach RPO WK-P oraz na nabytej praktyce i powtarzalnych błędach we wdrażaniu projektów przez beneficjentów poprzedniej perspektywy RPO WK-P na lata Z uwagi na specyfikę charakteru projektów i różnorodność podmiotową beneficjentów dobór próby będzie dokonywany oddzielnie dla projektów, w których beneficjentami są podmioty stosujące zapisy ustawy Pzp ex lege oraz dla projektów, w których beneficjenci ze względu na formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej, nie są zobowiązani do stosowania ustawy Pzp. Z tego też względu, wprowadzono gradację stopnia ryzyk. Przyjęto następujące czynniki ryzyka niewłaściwego zrealizowania projektu w ramach RPO WK-P i odpowiednio przypisano im wartości znaczenia procentowego: a) Wartość dofinansowania 35 % b) Czas trwania projektu 35 % c) Forma prawna beneficjentów 15 % d) Projekt realizowany w partnerstwie 15 % Poszczególnym czynnikom ryzyka, przy uwzględnieniu procentowych wag (wskazanych powyżej) przypisano trzy stopnie ryzyka: niskie, średnie i wysokie zgodnie z poniższą tabelą. Zakłada się, że czynniki ryzyka w zależności od pojawienia się i ujawnienia przez IZ RPO WK-P będą mogły podlegać modyfikacji zarówno procentowej jak i przedmiotowej. L.p. Czynniki ryzyka Stopień ryzyka niskie ryzyko średnie ryzyko wysokie ryzyko 1. 1a). Wartość dofinansowania dla przedsiębiorców (podmiotów nie stosujących ustawy Pzp spoza sektora fin. publ.) Wartość dofinansowania dla j.s.t. (podmiotów z sektora fin. publ. stosujących ustawę Pzp) < zł zł zł > zł < zł zł zł > zł 2. Czas trwania projektu do 1 roku <360 dni 1rok - 3 lata ( dni) > 3 lata >1080 dni 3. Forma prawna beneficjenta podmiot spoza sektora finansów publ.; organizacja rządowa, samorządowa, jst, związki jst, stowarzyszenie jst, inna sektora publ. jednostka finansów 21
23 4. Projekt realizowany w partnerstwie tak Niskiemu, średniemu i wysokiemu ryzyku przypisana będzie właściwa ilość punktów odpowiednio: 1, 2, 3 pkt. Konkretny projekt poddany będzie analizie pod kątem wskazanych ryzyk, przy wykorzystaniu odpowiednich formuł JEŻELI () programu Microsoft Office Excel. Ze względu na specyfikę projektów i formę prowadzenia działalności przez beneficjentów, dokonywana będzie próba na dwóch populacjach oddzielnie (beneficjentów nie stosujących przepisów ustawy Pzp spoza sektora finansów publicznych i beneficjentów z sektora finansów publicznych stosujących przepisy ustawy Pzp), przy wykorzystaniu tych samych rodzajowo czynników ryzyka, jednakże różnych pułapach wartości dofinansowania. Na podstawie stopnia ryzyka (w przedziale 0-100%), projekty zostały podzielone na trzy grupy: a) projekty o wysokim ryzyku ( 75%) b) projekty o średnim ryzyku (45%-75%) c) projekty o niskim ryzyku ( 45%) Wśród projektów, dla których zidentyfikowano wysokie ryzyko, kontroli podlegać będzie 50% losowo wybranych projektów. W przypadku projektów, dla których zidentyfikowano średnie ryzyko, kontroli podlegać będzie 25% wybranych losowo projektów, natomiast projekty o niskim ryzyku, będą podlegać planowej kontroli na miejscu w 5% przypadków. Wybór konkretnych projektów do kontroli dokonywany będzie za pomocą generatora liczb losowych przy wykorzystaniu funkcji los w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Office Excel 2003/2007 lub funkcji o równoważnym działaniu (generowanie liczb losowych), w innym typie arkusza kalkulacyjnego makr i formuł stworzonych w aplikacji losującej projekty do kontroli. Etapy doboru projektów Przewiduje się dokonywanie doboru prób (oddzielnie dla podmiotów nie stosujących ustawy Pzp spoza sektora finansów publicznych i podmiotów z sektora finansów publicznych stosujących ustawę Pzp ) na początku każdego kwartału dla projektów (umów o dofinansowanie projektu), które zostały wprowadzone do SL2014 w kwartale poprzednim. Możliwe jest dokonywanie doboru próby częściej niż raz na kwartał, kontrole projektów przeprowadzone na podstawie tej próby będą uwzględniane w Planie Kontroli Projektów EFRR RPO WK-P na dany rok obrachunkowy w aktualizacjach kwartalnych. Wyznacznikiem do generowania danych będą daty wprowadzenia projektów (umów) do SL2014 (np. od 6 kwietnia do 5 lipca danego roku). Kontrole będą zaplanowane na kwartał, w którym dokonano próby. Dane niezbędne do wykonania próby będą generowane z SRHD, wprowadzane do arkusza 22