Source: http://bip-archiwum.bialystok.uw.gov.pl/Show_Item.aspx?ID=7153
Timestamp: 2020-05-31 18:31:49
Legal References Found: art. 73
 art. 11
 art. 18
 art. 8
 art. 11
 art. 18
 art. 13
 art. 15
 art. 24
 art. 24
 art. 24
 art. 24
 art. 24

Document Content:
25081535 odwiedzin
Kategoria: Kontrola Urzędu Gminy Białowieża. Zobacz inne informacje z tej kategorii.
Protokół kontroli Urzędu Gminy Białowieża
Urzędu Gminy Białowieża, ul. Sportowa 1, 17-230 Białowieża, powiat hajnowski, województwo podlaskie, REGON 000531329, NIP 543-17-57-466.
Kierownikiem Urzędu Gminy Białowieża jest Wójt Gminy Białowieża Pani Anna Bajko, wybrana w dniu 27 października 2002 roku; obowiązki Wójta Gminy Białowieża objęła z chwilą złożenia ślubowania na sesji Rady Gminy Białowieża w dniu 18 listopada 2002 roku.
Kontrolę w dniach 3, 4, 7 – 9 sierpnia 2006 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 18/06 z dnia 19 lipca 2006 roku, wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Lidię Stupak.
Przedmiotem kontroli była realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem obowiązku publikowania oświadczeń majątkowych w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli.
- Wójt Gminy Pani Anna Bajko,
- Przewodniczący Rady Gminy Pan Andrzej Antczak,
- Sekretarz Gminy Pan Albert Waldemar Litwinowicz,
- inspektor Pani Irena Kozak,
- młodszy referent Pani Barbara Bajko.
1. Udostępnianie informacji publicznej.
1) Zasady dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych i korzystania z nich, ustalone w rozdziale XI statutu gminy Białowieża, dalej zwanego statutem, uchwalonego uchwałą Nr VII/43/03 Rady Gminy Białowieża, dalej zwanej Radą, z dnia 30 czerwca 2003 roku (Dz. Urz. Woj. Podl. Nr 71, poz. 1451) stanowiły: […] § 122. 1. Obywatelom udostępnia się następujące rodzaje dokumentów: 1) protokoły sesji, 2) protokoły posiedzeń komisji Rady, w tym Komisji Rewizyjnej, 3) protokoły z posiedzeń Zarządu, 4) rejestr uchwał Rady i uchwał Zarządu, 5) rejestr wniosków i opinii komisji Rady, 6) rejestr interpelacji i wniosków radnych. 3. Udostępnieniu podlegają wszelkie inne dokumenty związane z wykonywaniem przez Gminę własnych i zleconych zadań publicznych. § 123. Protokoły z posiedzeń Rady i komisji oraz innych kolegialnych gremiów Gminy podlegają udostępnieniu po ich formalnym przyjęciu – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Statutem. § 124. 1. Dokumenty z zakresu działania Rady i komisji udostępnia się w komórce Urzędu Gminy zajmującej się obsługą Rady, w dniach pracy Urzędy Gminy, w godzinach przyjmowania interesantów, 2. Dokumenty z zakresu działania Wójta oraz Urzędu udostępniane są w siedzibie Urzędu Gminy, w dniach i godzinach pracy urzędu. § 125. Realizacja uprawnień określonych w § 122 może się odbywać wyłącznie w Urzędzie Gminy i w asyście pracownika Urzędu Gminy. § 126. Uprawnienia określone w § 122 nie znajdują zastosowania: 1) w przypadku wyłączenia - na podstawie – jawności, 2) gdy informacje publiczne stanowią prawem chronione tajemnice, 3) w odniesieniu do spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej, o ile ustawa nie stanowi inaczej, niż art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego. § 127. 1. Dokumenty są udostępniane na pisemny wniosek (bez uzasadnienia). 2. Pracownik udostępniający dokumenty nie ma prawa żądać wykazywania interesu prawnego lub faktycznego. 3. Z dokumentów wymienionych w § 122 można sporządzać notatki, odpisy i wyciągi.
Ponadto statut stanowił, że: działalność organów gminy jest jawna; każdy mieszkaniec gminy ma prawo do uzyskiwania informacji oraz wstępu na sesje Rady i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym w szczególności do protokołów sesji Rady i posiedzeń komisji Rady, a ograniczenia dostępu do dokumentów organów gminy i komisji Rady wynikają wyłącznie z ustaw; dokumenty dotyczące wykonywania zadań publicznych przez organy gminy są przechowywane w Urzędzie Gminy Białowieża, dalej zwanego Urzędem i tam udostępniane mieszkańcom; informację o udostępnianiu dokumentów organów gminy umieszcza się obok tablicy informacyjnej Urzędu; udostępnianie dokumentów podlega ewidencji (§ 10 statutu); zawiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie obrad Rady powinno być podane do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty (§ 29 ust. 6 statutu); publiczność obserwująca przebieg sesji zajmuje wyznaczone dla niej miejsca (§ 32 statutu); wyłączenie jawności sesji Rady jest dopuszczalne tylko w przypadkach przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa (§ 33 statutu); Przewodniczący Rady może udzielić głosu osobie niebędącej radnym (§ 44 ust. 5 statutu); po uprzednim ostrzeżeniu Przewodniczący Rady może nakazać opuszczenie sali tym osobom spośród publiczności, które swoim zachowaniem lub wystąpieniami zakłócają porządek obrad bądź naruszają powagę sesji (§ 45 ust. 5 statutu).
Jednocześnie statut stanowił w § 105 ust. 5, że W posiedzeniach Komisji Rewizyjnej mogą brać udział tylko jej członkowie oraz zaproszone osoby oraz w § 75 ust. 2: Do posiedzeń komisji stałych stosuje się odpowiednio przepisy o posiedzeniach Komisji Rewizyjnej. Unormowania te były niezgodne z art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, stanowiącymi o jawności działania organów gminy, w tym między innymi o prawie obywateli wstępu na posiedzenia komisji rady gminy.
2) Urząd miał założoną stronę w Biuletynie Informacji Publicznej, dalej zwanego BIP. W BIP zamieszczono informacje, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej, z wyjątkiem informacji o ciężarach publicznych oraz dokumentacji przebiegu i efektów kontroli własnych przeprowadzanych przez komisje Rady i pracowników Urzędu.
- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie postanowienia Przewodniczącego Rady o zwołaniu sesji, umieszczanego na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu (dowód – akta kontroli, dalej a.k., str. 1 i 2); postanowienia Przewodniczącego Rady o terminie, miejscu i porządku sesji Rady zamieszczano w BIP,
- informację umieszczoną tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu, informującą, że dokumenty dotyczące zadań publicznych realizowanych przez Gminę, w tym protokoły sesji Rady i posiedzeń komisji Rady są dostępne w pokoju nr 5.
Treść tych informacji była zgodna z cytowanymi postanowieniami statutu;
W sali obrad Rady w budynku Urzędu zapewniono miejsca siedzące obywatelom chcącym uczestniczyć w sesjach Rady.
Nie powiadamiano mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku posiedzeń komisji Rady, np. w formie zawiadomień umieszczanych na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu, czym pozbawiono mieszkańców gminy odpowiedniej informacji umożliwiającej korzystanie z uprawnienia wynikającego z art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 18 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
4) Jako miejsce udostępniania do wglądu zainteresowanym w siedzibie Urzędu: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego wyznaczono pokój nr 3 (sekretariat Wójta); zbioru aktów prawa miejscowego – pokój nr 5 (na stanowisku pracy ds. obsługi Rady); dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez gminę, w tym protokołów sesji Rady i posiedzeń komisji Rady – pokój nr 5.
W Urzędzie nie zainstalowano urządzeń ogólnodostępnych, typu urzędomat lub infomat, umożliwiających wgląd do aktów prawnych i dokumentów urzędowych.
5) Urząd posiadał druki wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Formularze wniosku były dostępne w formie papierowej w siedzibie Urzędu (dowód – a.k. str. 3).
Prowadzono „Rejestr wniosków w sprawie udostępniania informacji publicznych”. Rejestr zawierał następujące rubryki umożliwiające wpisywanie danych: liczby porządkowej, pod którą zarejestrowano wniosek; daty wpływu wniosku, zgłoszenia ustnego; podmiotu udostępniającego informację; osoby lub podmiotu wytwarzającego informację; osoby udostępniającej informację; daty udostępnienia; formy udostępnienia informacji; komu udostępniono, potwierdzenie udostępnienia (data i podpis); uwagi.
W okresie objętym kontrolą w rejestrze zarejestrowano 12 wniosków o udostępnienie informacji publicznej ( 7 wniosków w roku 2005 i 5 wniosków w roku 2006 do dnia kontroli).
Wnioski załatwiono w ustawowym 14-dniowym terminie (art. 13 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej), z wyjątkiem wniosku w sprawie udostępnienia kserokopii studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy. Z uwagi na zły stan urządzenia kserującego poinformowano wnioskodawcę pismem z dnia 6 lutego 2006 roku o przedłużeniu terminu udostępnienia żądanej informacji do dnia 27 lutego 2006 roku (wniosek wpłynął do Urzędu w dniu 27 stycznia 2006 roku). To działanie było zgodne z art. 13 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Wnioski dotyczyły udostępnienia: programów i planów rozwoju gminy, protokołów sesji Rady, informacji o działalności młodzieżowej Rady Gminy, informacji o współdziałaniu z organizacjami pozarządowymi.
Wnioski załatwiono w żądnej formie tj. udostępnienia dokumentów do wglądu w siedzibie Urzędu, kserokopii dokumentów, przekazanie informacji pocztą elektroniczną, na płycie CD.
Nie ustalono opłat z tytułu kosztów poniesionych w związku z udostępnieniem informacji publicznej; art. 15 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej stanowił, że podmiot udostępniający informację publiczną może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej kosztom związanym ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku.
6) Pismem Nr S.0812-1/06 z dnia 8 sierpnia 2006 roku Sekretarz Gminy zwrócił się do Dyrektora Archiwum Państwowego w Białymstoku z prośbą o wyrażenie zgody na rozbudowę jednolitego rzeczowego wykazu akt, w tym m.in. w sprawie rejestru i teczek aktowych dotyczących dostępu do informacji publicznej oraz BIP.
7) Urząd posiadał zbiór aktów prawa miejscowego, ustanowionych przez gminę, przechowywany w teczce aktowej ”Zbiór przepisów gminnych. Kadencja 2002 – 2006”, ze spisem spraw. Wyodrębniony ze zbioru uchwał Rady, zbiór aktów prawa miejscowego obejmował 60 uchwał Rady.
Ogłoszenie o wyłożeniu zbioru aktów prawa miejscowego do wglądu zainteresowanych osób w pokoju nr 5 (na stanowisku pracy ds. obsługi Rady ) umieszczono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.
8) Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego (od roku 1950). Ogłoszenie o wyłożeniu tych zbiorów do wglądu zainteresowanym w dniach i godzinach pracy Urzędu w pokoju nr 3 (sekretariat Wójta) umieszczono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.
9) Zadania wynikające z udostępniania informacji publicznej zostały ujęte w zakresach czynności pracowników odpowiedzialnych za kompletowanie, przechowywanie bądź wytwarzanie dokumentów podlegających udostępnianiu do wglądu publicznego w siedzibie Urzędu lub zamieszczanie w BIP. Zadania pracowników ujęte w zakresach czynności:
- Sekretarza Gminy Pana Alberta Waldemara Litwinowicza polegały na udostępnianiu informacji publicznej w zakresie spraw prowadzonych na zajmowanym stanowisku pracy oraz przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytworzonych i przechowywanych na zajmowanym stanowisku pracy, a także przekazywaniu ich właściwemu pracownikowi Urzędu prowadzącemu BIP celem zamieszczenia w BIP,
- Skarbnika Gminy Pani Ali Bajko polegały na udostępnianiu informacji publicznej w zakresie spraw prowadzonych w Referacie Finansowym oraz przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytworzonych i przechowywanych w Referacie Finansowym, a także przekazywaniu ich właściwemu pracownikowi Urzędu prowadzącemu BIP celem zamieszczenia w BIP,
- młodszego referenta Pani Barbary Bajko polegały na: udostępnianiu informacji publicznej w zakresie spraw prowadzonych na zajmowanym stanowisku pracy; przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytworzonych i przechowywanych na zajmowanym stanowisku pracy oraz zamieszczaniu ich w BIP; redagowaniu BIP; przyjmowaniu od pracowników informacji publicznej w wersji gotowej do zamieszczenia na stronie podmiotowej BIP Urzędu, w tym zmian, aktualizacji itp.; komputerowej archiwizacji danych; przekazywaniu ministrowi właściwemu ds. informatyzacji niezbędnych informacji do zamieszczenia na stronie głównej BIP oraz powiadamianiu ministra o zmianach tych informacji,
- 4 pracowników Urzędu zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których były wytwarzane bądź przechowywane informacje publiczne, polegały na udostępnianiu informacji publicznej w zakresie prowadzonych spraw oraz przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytworzonych i przechowywanych na zajmowanym stanowisku pracy, a także przekazywaniu ich właściwemu pracownikowi Urzędu prowadzącemu BIP celem zamieszczenia w BIP.
2. Oświadczenia majątkowe.
1) W roku 2005 za rok 2004 oświadczenia majątkowe złożyło 15 radnych (wszyscy) i 11 pracowników samorządowych (wszyscy obowiązani do ich złożenia), w tym Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy, kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracownicy Urzędu upoważnieni do wydawania decyzji administracyjnych. W roku 2006 za rok 2005, do dnia kontroli, oświadczenia majątkowe złożyło 15 radnych (wszyscy) i 11 pracowników samorządowych, w tym Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracownicy Urzędu upoważnieni do wydawania decyzji administracyjnych. Oświadczenia majątkowe składano w dwóch egzemplarzach.
2) Oświadczenia majątkowe złożono w wymaganym ustawowym terminie. Na oświadczeniach majątkowych zamieszczano datę ich wpływu do Urzędu.
3) Informację Przewodniczącego Rady o wynikach analizy oświadczeń majątkowych złożonych w roku 2005 Rada rozpatrzyła na XXVII sesji w dniu 28 października 2005 roku.
4) Przewodniczący Rady oraz Wójt nie występowali do dyrektora urzędu kontroli skarbowej z wnioskiem o kontrolę oświadczeń majątkowych. Nie podjęli podejrzeń, aby radni lub pracownicy samorządowi w oświadczeniach majątkowych podali nieprawdę lub zataili prawdę.
5) Przy piśmie Przewodniczącego Rady z dnia 31 maja 2005 roku przekazano Urzędowi Skarbowemu w Hajnówce oświadczenia majątkowe radnych. Przy piśmie Przewodniczącego Rady z dnia 21 czerwca 2006 roku przekazano Urzędowi Skarbowemu w Hajnówce oświadczenia majątkowe radnych.
Przy piśmie Wójta z dnia 29 kwietnia 2005 roku przekazano Urzędowi Skarbowemu w Hajnówce oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych w roku 2005. Przy pismach Wójta z dnia 28 kwietnia i 10 maja 2006 roku przekazano Urzędowi Skarbowemu w Hajnówce oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych złożone w roku 2006.
6) Urząd Skarbowy w Hajnówce przekazał Radzie analizę danych zawartych w oświadczeniach majątkowych radnych, w tym Przewodniczącego Rady oraz pracowników samorządowych, w tym Wójta złożonych w roku 2005 za rok 2004 (wpłynęła w dniu 27 października 2005 roku). Z analizą tą Przewodniczący Rady zapoznał Radę na XXVII sesji w dniu 28 października 2005 roku.
Do dnia kontroli, Urząd Skarbowy w Hajnówce nie przekazał Radzie analizy oświadczeń majątkowych radnych i pracowników samorządowych złożonych w roku 2006 za rok 2005.
7) Radni i pracownicy samorządowi składali oświadczenia majątkowe na formularzach według wzoru ustalonego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2003 r. w sprawie określenia wzorów formularzy oświadczeń majątkowych radnego gminy, wójta, zastępcy wójta, sekretarza gminy, skarbnika gminy, kierownika jednostki organizacyjnej gminy, osoby zarządzającej i członka organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz osoby wydającej decyzje administracyjne w imieniu wójta (Dz. U. Nr 34, poz. 282).
8) W BIP zamieszczano skanowane oświadczenia majątkowe. Przestrzegano wymogu, określonego w art. 24i ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, wyłączenia informacji o adresie zamieszkania składającego oświadczenie majątkowe oraz o miejscu położenia nieruchomości.
9) W okresie objętym kontrolą radni i pracownicy samorządowi nie składali informacji i oświadczeń dotyczących ich najbliższych, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym.
10) W BIP zamieszczono, zgodnie z wymogiem art. 24i ustawy o samorządzie gminnym, oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych złożone w roku 2005 i w roku 2006, a także zgodnie z wymogiem art. 24j ust. 6 tejże ustawy informacje i oświadczenia radnych oraz pracowników samorządowych dotyczące ich najbliższych. Nie zamieszczono oświadczeń majątkowych radnych i pracowników samorządowych złożonych w roku 2003 za rok 2002 i w roku 2004 za rok 2003 oraz oświadczeń i informacji dotyczących najbliższych, o których mowa w art. 24 j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym.
11) Nie prowadzono rejestrów składanych oświadczeń majątkowych. Oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych rejestrowano w spisach spraw przechowywanych z oświadczeniami majątkowymi w przedmiotowych teczkach aktowych.
12) Oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych przechowywano w teczkach aktowych „Oświadczenia majątkowe”, prowadzonych w roku 2005 i 2006. Pismem, o którym mowa w pkt 1 ppkt 6 niniejszego protokołu kontroli Sekretarz Gminy zwrócił się do Dyrektora Archiwum Państwowego w Białymstoku o wyrażenie zgody na rozbudowę jednolitego rzeczowego wykazu akt także w przedmiocie oświadczeń majątkowych oraz informacji i oświadczeń dotyczących małżonków.
13) Zadania w zakresie prowadzenia spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych oraz informacjami i oświadczeniami dotyczącymi ich najbliższych zostały ujęte w zakresie czynności inspektora Pani Ireny Kozak. Sprawy związane z oświadczeniami majątkowymi pracowników samorządowych oraz oświadczeniami i informacjami dotyczącymi ich najbliższych prowadziła Wójt Pani Anna Bajko.
Wyniki kontroli omówiono z Wójtem Panią Anną Bajko i Sekretarzem Gminy Panem Albertem Waldemarem Litwinowiczem w dniu 9 sierpnia 2006 roku.
Wójta Panią Annę Bajko poinformowano o przysługującym jej prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Wójtowi Pani Annie Bajko.
O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu pod pozycją 4 w roku 2006.
Białowieża, 29 sierpnia 2006 roku
tel/fax (085) 681-24-87
/-/ Anna Bajko
Wincenty Wacław Walewski
(podpis kontrolera)
(podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
Publikator: Sebastian Tarnowski Data utworzenia: 2006-10-12 14:46:40
Data publikacji: 2006-10-12 14:46:40
Data modyfikacji: 2006-10-12 14:46:40