Source: http://bip-archiwum.bialystok.uw.gov.pl/Show_Item.aspx?ID=1316
Timestamp: 2020-07-05 00:47:40
Legal References Found: art. 28
 art. 47
 art. 26
 art. 29
 art. 6
 art. 92
 art. 21
 art. 8
 art. 6
 art. 17
 art. 22
 art. 15
 art. 43
 art. 19
 art. 27
 art. 20
 art. 27
 art. 64
 art. 66
 art. 27
 art. 16
 art. 2
 art. 19
 art. 10
 art. 10
 art. 10
 art. 71
 art. 73
 art. 74
 art. 18
 art. 23
 art. 35

Document Content:
25300823 odwiedzin
Protokół z kompleksowej kontroli finansowej w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków
Z KOMPLEKSOWEJ KONTROLI FINANSOWEJ
W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE OCHRONY ZABYTKÓW
BIAŁYSTOK, KWIECIEŃ 2004 R.
w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Białymstoku,
15 -554 Białystok, ul. Dojlidy Fabryczne 23, telfax 74-12-332, 73-27-562, REGON 002348718, NIP 966-12-29-690
w dniach od 05.02.2004 r. do 19.03.2004 r.
przez Andrzeja Czabana - starszego inspektora
Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Podlaskiego nr 2/04 z dnia 02.02.2004 r. obejmując zagadnienia finansowo-gospodarcze za okres 2002 - 2003 r. określone tematyką kontroli oraz przestrzeganie procedur kontroli i zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków w 2004 r.
Przeprowadzenie kontroli potwierdzono wpisem do książki kontroli jednostki pod pozycją nr 21.
1. Wojewódzki Oddział Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku do 17.11.2003 r. funkcjonował na podstawie ustawy z dnia 15 lutego 1962 r. o ochronie dóbr kultury oraz rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 16 lutego 1999 r. w sprawie zasad organizacji wojewódzkich oddziałów służby ochrony zabytków jako państwowa jednostka budżetowa wchodząca w skład zespolonej administracji rządowej w województwie.
Z dniem 17 listopada 2003 r. na mocy ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami ( Dz. U. Nr 162, poz. 1568) Wojewódzki Oddział Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku stał się Wojewódzkim Urzędem Ochrony Zabytków w Białymstoku, kierowanym przez Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, wchodzącego w skład zespolonej administracji wojewódzkiej.
2. Z dniem 21.11.2001 r. pełnienie obowiązków Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków Wojewoda Podlaski powierzył Pani Wiesławie Szamańskiej - pismo ON.II.1120-16/01 z 20.11.2001 r., które następnie zostało cofnięte z dniem 25 lutego 2002 r. - pismo GW.III.1120-8/02 z 22.02.2002 r.
Obecnie Podlaskim Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków jest Pan Dariusz Stankiewicz powołany na to stanowisko przez Wojewodę Podlaskiego z dniem 25 lutego 2002 r. - pismo ON.II.1120-2/02 z 22.02.2002 r.
3. Głównym Księgowym w WUOZ jest Pani Elżbieta Golnik zatrudniona na tym stanowisku na podstawie umowy o pracę z dniem 1 października 1999 r. na czas nieokreślony.
4.W ciągu ostatnich trzech lat w WOSOZ miała miejsce jedna kontrola finansowo-gospodarcza. Kontrolę obejmującą lata 1999-2000 przeprowadziła Pani E. A. w dniach 16.05-28.06.2001 r. na podstawie upoważnienia Wojewody Podlaskiego nr 5/2001 z dnia 15.05.2001 r.
B. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE
I. Gospodarka pieniężna.
II. Rozrachunki i roszczenia.
III. Wydatki i koszty.
IV. Środki rzeczowe.
V. Księgowość i sprawozdawczość.
VI. Kontrola wewnętrzna.
I. GOSPODARKA PIENIĘŻNA
Kontrolę omawianego zagadnienia przeprowadzono metodą reprezentatywną obejmując w szczególności rozliczenia z okresów styczeń 2002 r. oraz styczeń i grudzień 2003 r.
Poza tym kontroli poddano prawidłowość, terminowość i zupełność udokumentowania obrotów kasowych i bankowych i zaewidencjonowania ich ( raport kasowy i konto 101) oraz przestrzegania dyscypliny kasowej w świetle obowiązujących przepisów.
W trakcie kontroli stwierdzono przypadki nieterminowego regulowania wcześniej zaciągniętych zobowiązań, czym naruszono art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.), np.:
1) poz. ks. 01/W1/00007/007 - F. VAT nr 18491/02 z 20.12.2002 r. wystawiona przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Suwałkach na kwotę 13,27 zł z terminem płatności 08.01.2003 r. i opłacona 16.01.2003 r.
2) poz. ks. 01/W1/0007/008 - F. VAT nr 1009224/9003R wystawiona przez Zakład Energetyczny Białystok S. A. Rejon Energetyczny Suwałki na kwotę 443,06 zł z terminem płatności 10.01.2003 r. i opłacona 16.01.2003 r.
3) poz. ks. BS/64/XII/3 - F. VAT nr 14000/2002 z 29.11.2002 r. wystawiona przez Szulc-Trading za artykuły papiernicze na kwotę 142,20 zł z terminem płatności 06.12.2002 r. i opłacona 12.12.2002 r.
Nie stwierdzono, aby w powyższych przypadkach opóźnienia w zapłacie skutkowały naliczeniem odsetek za zwłokę.
II. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
Na podstawie dokumentów księgowych i źródłowych urządzeń analitycznych kontrolą objęte zostały zobowiązania i należności figurujące na kontach rozrachunkowych zespołu " 2" wg stanu na dzień 31.12.2002 r. i 31.12.2003 r.
1. Salda zobowiązań na koniec 2002 r., zgodnie ze sporządzonym bilansem, wyniosły: - 63 015,11 zł
- zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych - 10 362,11 zł
- zobowiązania z tytułu wynagrodzeń - 52 653,00 zł
Na koncie syntetycznym 229 - "Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne" wykazano saldo zobowiązań na kwotę 10 362,11 zł, na które zgodnie z ewidencją analityczną składają się:
- składki na ubezpieczenia społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego obciążające pracodawcę w kwocie 9 072,11 zł,
- składka na Fundusz Pracy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie 1 290,00 zł.
Zobowiązania te uregulowano odpowiednio 04.03.2003 r. i 03.03.2003 r.
Na koncie syntetycznym 231 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" wykazano saldo zobowiązań na kwotę 52 653,00 zł z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Zobowiązanie uregulowano dnia 13.02.2003 r.
2.Zgodnie z bilansem i ewidencją syntetyczną na koniec 2002 r. należności nie wystąpiły.
3. Salda zobowiązań na koniec 2003 r. zgodnie z ewidencją księgową ( do momentu kontroli powyższego zagadnienia nie zakończono prac nad bilansem za 2003 r.) wyniosły 64 106,59 zł, w tym:
- zobowiązanie z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. wykazane na koncie 231 - " Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" w kwocie 53 565,00 zł. Zobowiązanie uregulowano dnia 28.01.2004 r.
- zobowiązanie z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego wykazane na koncie 229-01-02-02 w kwocie 9 229,25 zł. Zobowiązanie uregulowano dnia 04.02.2004 r.
- zobowiązanie z tytułu naliczonej składki na Fundusz Pracy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego wykazane na koncie 229-03 w kwocie 1 312,34 zł. Zobowiązanie uregulowano dnia 04.02.2004 r.
4. Zgodnie z ewidencją księgową i ustnymi wyjaśnieniami Głównego Księgowego na koniec 2003 r. należności nie wystąpiły.
5. Według ustnego oświadczenia Głównego Księgowego kontrolowana jednostka nie posiadała na dzień 31.12.2002 r. oraz 31.12.2003 r. należności zasądzonych.
6. W trakcie kontroli przeprowadzonej na podstawie deklaracji ZUS P DRA i poleceń przelewów stwierdzono, iż:
a) naliczane składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy były odprowadzane w terminie określonym w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. Nr 137, poz. 887 ze zm.),
b) naliczane składki na ubezpieczenia zdrowotne były odprowadzane w terminie określonym w art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym ( Dz. U. Nr 28, poz. 153 ze zm.), a od 1 kwietnia 2003 r. w terminie określonym w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia ( Dz. U. Nr 45, poz. 391 ze zm.).
7.Na podstawie sprawdzonych dowodów źródłowych stwierdzono, iż w kontrolowanej jednostce nie przestrzegano zapisów art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t. j. z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694), zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, np. w księgach rachunkowych 2003 r. ujęto następujące koszty dotyczące roku 2002:
a) poz. ks. 01/W1/0001/006 - F. VAT nr V/02/032120 z 31.12.2002 r. wystawiona przez "Astwa" Sp. z o. o. na kwotę 324,66 zł za usługi świadczone w okresie od 1.12.2002 r. do 31.12.2002 r.,
b) poz. ks. 01/W1/00005/006 - F. VAT nr 1202W/1622 wystawiona przez Zakład Energetyczny Białystok S. A. na kwotę 2063,00 zł za energię elektryczną zużytą w okresie 29.11.2002 r. - 31.12.2002 r.
III. WYDATKI I KOSZTY
1. Wydział Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku pismem FB.II.3011-45/02 z 17.04.2002 r. nadesłał decyzję Wojewody Podlaskiego z dnia 17 kwietnia 2002 r. w sprawie układu wykonawczego budżetu Wojewody na 2002 r. z informacją o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku.
Na podstawie w/w pisma został opracowany w dniu 20.04.2002 r. i zatwierdzony przez Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków (brak daty zatwierdzenia) plan jednostkowy dochodów i wydatków budżetowych na rok 2002 w rozdziale 92121. Plan na 2002 r. obejmujący wydatki z rozdziału 92120 został zatwierdzony w dniu 29.04.2002 r. Plany te były kilkukrotnie korygowane w ciągu roku budżetowego, między innymi w związku z koniecznością wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy byłemu Podlaskiemu Wojewódzkiemu Konserwatorowi Zabytków, zabezpieczenia składek na ubezpieczenia społeczne, zabezpieczenia potrzeb jednostki w zakresie zakupu materiałów i wyposażenia oraz zakupu usług pozostałych, oszczędnościami w realizacji przedsięwzięć konserwatorskich, niższymi wydatkami w § 4020 na skutek absencji chorobowych członków korpusu służby cywilnej i okresowych wakatów.
Wszystkie zwiększenia i zmniejszenia planu finansowego na 2002 r. były udokumentowane dyspozycjami Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego bądź decyzjami Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w ramach posiadanych kompetencji.
Ostatecznie plan wydatków budżetowych na 2002 r. w dziale 921 - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego zwiększył się do kwoty 1 681 000 zł, tj. o 5 000 zł. Wykonanie planowanych wydatków wg rocznego sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r. - korekta wyniosło 100 %, w tym:
Plan po zmianach (w zł):
Wykonanie wg Rb-28 (w zł):
92120 (ochrona i konser-wacja zabytków)
92121 (służba ochrony zabytków)
4010 wynagrodzenie osobowe pracowników
159 693,00
4020 wynagrodzenie osobowe członków korpusu służby cywilnej
564 358,00
55 949,00
140 964,17
6 288,90
57 600,97
5 822,06
5 916,76
44 362,14
9 517,79
4520 opłaty na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego
4550 szkolenia członków korpusu służby cywilnej
6060 wydatki na zakupy inwestycyjne jedn. budżet.
39 999,04
Powyższe dane z wykonania planu wydatków budżetowych, wykazane w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r. - korekta, są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
W 2002 r. w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku wydatki osobowe (paragrafy: 4010, 4020, 4040, 4110, 4120, 4140, 4440) stanowiły 57,54 % ogółu poniesionych wydatków. W grupie pozostałych wydatków największą pozycję stanowiły wydatki z rozdziału 92120 paragraf 4300 - zakup usług pozostałych oraz paragraf 4270 - zakup usług remontowych mające odpowiednio 21,48 % i 7,67% udział w ogólnej sumie poniesionych wydatków.
2. Środki z rezerwy celowej w kwocie 5 000 zł przyznane na realizację zadania "wdrożenie systemu bankowości elektronicznej "enbepe" u dysponenta środków budżetowych i systemu obsługi budżetu państwa" zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem - zestaw komputerowy wraz z oprogramowaniem nabyto w firmie "Net-Service" (F. VAT nr FV/N/1796/02 z 09.12.2002 r. na kwotę 4998,46 zł opłacona przelewem 16.12.2002 r.).
3. Środki dotacji celowej z budżetu państwa na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom zostały wykorzystane zgodnie z planowanym przeznaczeniem na:
a) przeprowadzenie konserwacji nagrobków na cmentarzu rzymskokatolickim przy ul. Kopernika w Łomży, którą zgodnie z umową nr 3/2002 z 01.10.2002 r. zlecono Towarzystwu Przyjaciół Ziemi Łomżyńskiej (kwota dotacji 30 000 zł),
b) przeprowadzenie badań ratowniczych na cmentarzysku ciałopalnym kultury przeworskiej z reliktami osadnictwa z epoki kamienia i epoki brązu w Arbasach, stan. 9, gm. Drohiczyn, pow. Siemiatycze, woj. podlaskie, które zgodnie z umową nr 1/2002 z 26.06.2002 r., zlecono Północnopodlaskiemu Towarzystwu Ochrony Ptaków (kwota dotacji 14 000 zł),
c) Przeprowadzenie archeologicznych badań powierzchniowych metodą Archeologicznego Zdjęcia Polski na obszarach 36-91 i 35-92 na terenie gminy Krynki, woj. Podlaskie oraz sporządzenia dokumentacji z przeprowadzonych prac terenowych, które zgodnie z umową nr 2/2002 z 03.07.2002 r., zlecono Osowieckiemu Towarzystwu Fortyfikacyjnemu (kwota dotacji 6 000 zł).
Z przedłożonych przez zleceniobiorców sprawozdań powykonawczych oraz protokołów odbioru prac wynika, iż w/w zadania zostały wykonane i rozliczone zgodnie z zawartymi umowami.
4.Wydział Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku pismem FB.II.3011-1/03 z 16.01.2003 r. nadesłał decyzję Wojewody Podlaskiego z dnia 15 stycznia 2003 r. w sprawie układu wykonawczego budżetu Wojewody Podlaskiego na 2003 r. z informacją o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków na 2003 r. w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku.
Na podstawie w/w pisma zostały opracowane i zatwierdzone przez Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w dniu 30.01.2003 r., a więc z zachowaniem obowiązującego terminu, plan jednostkowy dochodów i wydatków budżetowych na rok 2003 w rozdziale 92121 i plan na 2003 r. w rozdziale 92120. Plany te były kilkukrotnie korygowane w ciągu roku budżetowego m. in. w związku z mniejszymi niż planowano wypłatami dodatkowego wynagrodzenia rocznego, oszczędnościami w realizacji przedsięwzięć konserwatorskich w zakresie ochrony i konserwacji zabytków oraz koniecznością zabezpieczenia potrzeb jednostki w zakresie zakupu materiałów i wyposażenia oraz zakupu usług pozostałych.
Wszystkie zwiększenia i zmniejszenia planu finansowego na 2003 r. były udokumentowane dyspozycjami Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego bądź decyzjami Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w ramach posiadanych kompetencji.
Ostatecznie plan wydatków budżetowych na 2003 r. zwiększył się do kwoty 1 733 500,00 zł, tj. o kwotę 4 500 zł przyznaną z rezerwy celowej. Wykorzystanie planowanych wydatków wg rocznego sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. wyniosło 100 %, w tym:
88 616,48
439 383,52
603 347,00
52 653,00
131 248,52
18 720,33
55 093,58
6 168,71
66 543,44
14 588,55
Powyższe dane wykonania planu wydatków budżetowych, wykazane w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r., są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
W 2003 r. w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku wydatki osobowe stanowiły 57,26 % ogółu poniesionych wydatków. W grupie pozostałych wydatków największą pozycję stanowiły wydatki z rozdziału 92120 paragraf 4300 oraz paragraf 4270 mające odpowiednio 25,35 % i 5,11 % udział w ogólnej sumie poniesionych wydatków.
5. Środki z rezerwy celowej w kwocie 4 500 zł przeznaczone na pokrycie kosztów wyposażenia w sprzęt komputerowy, służący do korzystania z systemu bankowości elektronicznej oraz komunikacji z informatycznym systemem Departamentu Budżetu Ministerstwa Finansów, zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem - zestaw komputerowy nabyto w firmie Vobis Microcomputer Sp. z o. o. (F. VAT nr 8551/309/03 z 17.06.2003 r. na kwotę 4 500 zł opłacona przelewem dnia 18.06.2003 r.). Pozostałe wydatki majątkowe zostały wykorzystane zgodnie z planowanym przeznaczeniem na zakup sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem, którego dokonano w firmie MEGA.COM s. c. (F. VAT nr FG/0400146/2003 z 29.04.2003 r. na kwotę 19 782,30 zł opłacona przelewem dnia 21.05.2003 r.).
6.Środki dotacji celowej z budżetu państwa na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom zostały wykorzystane zgodnie z planowanym przeznaczeniem na:
a) Przeprowadzenie konserwacji nagrobków na cmentarzu rzymskokatolickim przy ul. Kopernika w Łomży, którą zgodnie z umową nr 42/K/2003 z 2.09.2003 r. zlecono Towarzystwu Przyjaciół Ziemi Łomżyńskiej (kwota dotacji 15 000 zł),
b) Wydanie "Biuletynu konserwatorskiego województwa podlaskiego" nr 8-9 za lata 2002-2003 w nakładzie 1200 egz., które zgodnie z umową nr 44/K/2003 z 2.09.2003 r. zlecono Północnopodlaskiemu Towarzystwu Ochrony Ptaków (kwota dotacji 15 000 zł).
7. W trakcie roku budżetowego 2002 stwierdzono przypadki przekroczenia planowanych wydatków, czym naruszono art. 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.), zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny:
a) na dzień 12.12.2002 r. w § 4010 plan, zgodnie z miesięcznym sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 30 listopada 2002 r., przewidywał kwotę 141 051 zł. Natomiast wykonanie za okres od początku roku do 12.12.2002 r., zgodnie z ewidencją analityczną do konta 130 subkonta wydatków, wyniosło 147 876,32 zł i przekroczyło plan o kwotę 6 825,32 zł.
Zmiana planu zwiększająca wydatki w § 4010 nastąpiła z dniem 13.12.2002 r.
b) na dzień 30.12.2002 r. planowane wydatki, zgodnie z miesięcznym sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 30 listopada 2002 r., oraz wykonanie wynikające z ewidencji analitycznej do konta 130 przedstawiały się następująco:
140 964,17 zł
9 964,17 zł
54 609,41 zł
6 609,41 zł
196 585.58 zł
16 585,58 zł
Zmiana planu zwiększająca wydatki w w/w paragrafach nastąpiła 31.12.2002 r.
Kopie przywołanych wyżej kart wydatków oraz sprawozdań Rb-28 stanowią akta kontroli strony 1 - 14.
8. W kontrolowanym okresie ( a także w latach 2000-2001) WOSOZ otrzymywał zwrot wydatków jakie poniósł w 1999 r. na remont dachu budynku administracyjnego dawnej rzeźni miejskiej w Łomży, w którym pomieszczenia wynajmowała Delegatura WOSOZ w Łomży. Zgodnie z zawartym porozumieniem (akta kontroli strony 15-16) w dniu 6 lipca 1999 r. z właścicielem obiektu - Regionalnym Ośrodkiem Kultury w Zbójnej - zwrot kosztów remontu następował poprzez udzielanie Delegaturze WOSOZ w Łomży 50 % upustu w opłatach czynszowych, co na fakturach za czynsz zaznaczano adnotacją "kompensata z kosztami remontu dachu 375,15" (przykładowa kopia faktury - akta kontroli strony 17-18). W powyższy sposób WOSOZ otrzymał zwrot kosztów remontu w 2002 r. na kwotę 6002,40 zł i w 2003 r. na kwotę 4 501,80 zł (szczegółowe zestawienie - akta kontroli strona 19).
9. W 2004 r. kontrolą pod względem przestrzegania ustalonych przez Kierownika jednostki procedur kontroli oraz zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków (ich opis zamieszczono w pkt VI protokołu) objęto wydatki z rozdziału 92121 paragrafy: 4210, 4260, 4270, 4300. Wg sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 29 lutego 2004 r. wydatki w powyższych paragrafach wyniosły łącznie 29 928,36 zł i stanowiły 13,93 % ogółu poniesionych wydatków.
W trakcie kontroli dowodów księgowych nie stwierdzono przypadków naruszenia w/w procedur kontroli i zasad wstępnej oceny celowości.
10. ŚRODKI SPECJALNE
W Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku środki specjalne utworzone zostały na podstawie art. 21 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych zarządzeniem nr 5/2000 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie funkcjonowania środków specjalnych. Zgodnie z § 2 w/w zarządzenia środki specjalne mogą pochodzić z dobrowolnych wpłat i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej od firm, instytucji i osób fizycznych oraz z naliczonego oprocentowania od stanu środków specjalnych. Natomiast przedmiotem działalności finansowanej w formie środków specjalnych będzie finansowanie całościowego opracowania i wydanie drukiem zeszytów "Biuletynu konserwatorskiego województwa podlaskiego" oraz opłaty bankowe z tytułu prowadzenia rachunku środków specjalnych.
W 2002 r. podstawą gospodarowania środkami specjalnymi był plan finansowy środków specjalnych zatwierdzony przez Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w dniu 20.04.2002 r. Planowane przychody i rozchody środków specjalnych oraz ich wykonanie wg rocznego sprawozdania Rb-32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r. przedstawia się następująco:
a) przychody:
096 otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej
6 241,50
6 248,14
6 693,07
W 2003 r. gospodarkę środkami specjalnymi prowadzono na podstawie planu finansowego środków specjalnych na rok 2003 zatwierdzonego przez Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w dniu 30.01.2003 r. Planowane przychody i rozchody środków specjalnych oraz ich wykonanie wg rocznego sprawozdania Rb-32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. przedstawia się następująco:
2 863,22
Zarówno na koniec, jak i początek 2002 i 2003 r. nie wystąpiły należności ani zobowiązania.
W zakresie sposobu gromadzenia jak i rozdysponowania środków specjalnych nie stwierdzono nieprawidłowości.
11.GOSPODARKA PALIWOWA
W okresie objętym kontrolą Wojewódzki Oddział Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku korzystał z następujących środków transportu:
ˇ Opel Astra 1.4 o nr rejestracyjnym BIK 7045,
ˇ Polonez o nr rejestracyjnym BL 00894,
ˇ Fiat Tempra 1.6 o nr rejestracyjnym BTO 8585, który został użyczony przez Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku na mocy umowy użyczenia zawartej w dniu 14 maja 1999 r.
Norma zużycia paliwa dla samochodu Opel Astra została ustalona w formie adnotacji, zaakceptowanej z upoważnienia Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków przez Panią L. S., zamieszczonej na dowodzie zakupu o treści: "norma zużycia paliwa uzgodniona z firmą Auto-Żoliborz jako norma fabryczna - 9,2 l/100 km".
Dla samochodu Fiat Tempra przyjęto normę zużycia paliwa określoną w protokole przekazania wynoszącą 11 l/100km.
W przypadku samochodu marki Polonez zakładową normę zużycia paliwa w wysokości 11 l/100km ustaliła powołana w tym celu komisja na podstawie opinii stacji autoryzowanej Polmozbyt w Łomży oraz dotychczasowych zakładowych norm zużycia paliwa na samochód marki Polonez.
Podstawę ewidencji przebiegu pojazdu i zużycia paliwa stanowiły karty drogowe wystawiane odrębnie dla poszczególnych samochodów. Karty drogowe, które objęto wyrywkową kontrolą, wypełniane były w sposób niebudzący zastrzeżeń. W 2002 r. stwierdzono sporadyczne przypadki przekraczania norm zużycia paliwa ustalonych dla samochodu Opel Astra, np.:
ˇ karta drogowa nr 271800 z 28.06.2002 r. - przekroczenie w wysokości 1 l,
ˇ karta drogowa nr 271786 z 10.06.2002 r. - przekroczenie w wysokości 1 l,
ˇ karta drogowa nr 271780 z 29.05.2002 r. - przekroczenie w wysokości 1 l.
Jednocześnie w okresie objętym kontrolą nie istniały wewnętrzne uregulowania określające sposób rozliczania przekroczeń norm zużycia paliwa.
W okresie objętym kontrolą obowiązywały zasady tworzenia i podziału środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustalone w "Regulaminie przeznaczenia środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku", który został uzgodniony z Komisją Socjalną i zatwierdzony w dniu 10.03.2000 r. przez Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Białymstoku.
Zgodnie z § 2 ust. 1 w/w regulaminu podstawę gospodarowania środkami Funduszu stanowi obowiązująca ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, roczny plan rzeczowo-finansowy Funduszu oraz niniejszy regulamin, który ponadto określa m. in.:
ˇ źródła przychodów funduszu,
ˇ przeznaczenie środków funduszu,
ˇ osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu,
ˇ szczegółowe zasady przyznawania pomocy za środków funduszu.
Regulamin ten w § 4 ust. 3 przewiduje możliwość przeznaczania środków funduszu na finansowanie imprez okolicznościowych, takich jak: Międzynarodowy Dzień Ochrony Zabytków, Dzień Kobiet, pożegnanie pracowników odchodzących na emeryturę lub rentę wraz z zakupem drobnych upominków z okazji w/w imprez, mimo iż nie mają one charakteru działalności socjalnej.
W regulaminie tym nie uwzględniono także obowiązującej od 1.01.2003 r. zmiany definicji działalności socjalnej wprowadzonej w art. 8 ust. 2a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. z 1996 r. Dz. U. Nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym usługi i świadczenia w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej mogą być finansowane z Funduszu, jeżeli są świadczone wyłącznie na terenie kraju. Zasada ta dotyczy także dopłat z funduszu do takich usług lub świadczeń.
Począwszy od 15.01.2004 r. wszedł w życie Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Białymstoku, który zgodnie z § 13 został uzgodniony z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów i zatwierdzony przez Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. Regulamin ten również dopuszcza możliwość finansowania ze środków funduszu imprez okolicznościowych m. in.: spotkań z emerytami i rencistami z zakupem drobnych upominków, które mogą być nabywane także z okazji Międzynarodowego Dnia Ochrony Zabytków oraz nie zawiera jednoznacznie sformułowanego ograniczenia finansowania świadczeń i usług do świadczonych wyłącznie na terenie kraju.
Coroczny odpis podstawowy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zarówno w 2002 r., jak i 2003 r. został przekazany na rachunek bankowy funduszu w terminie określonym w art. 6 ust. 2 cytowanej ustawy.
W 2003 r. odpis podstawowy na ZFŚS ustalony w wysokości 24 000 zł nie został skorygowany w końcu roku stosownie do wymogów § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( Dz. U. Nr 43, poz. 168 ze zm.). Jego wysokość obliczona przy uwzględnieniu faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w 2003 r. (akta kontroli strona 20) wyniosłaby 21 401,59 zł.
13. DOCHODY BUDŻETOWE
1. W Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku w 2002 r. dochody budżetowe nie były planowane. Zgodnie z rocznym sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r. osiągnięto dochody w § 075 - dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze, w wysokości 8 416,08 zł. Dochody te pochodzą z najmu pomieszczeń znajdujących się w Pałacu Hasbacha oraz w budynku przy ul. Kościuszki 7 w Suwałkach.
2. W 2003 r. dochody budżetowe zaplanowano w wysokości 8 000 zł w § 075. Zgodnie z rocznym sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. osiągnięto dochody w wysokości 8 726,21 zł, w tym:
ˇ § 075 - dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych
oraz innych umów o podobnym charakterze - 7 614,21 zł
ˇ § 084 - wpływy ze sprzedaży wyrobów i składników
majątkowych - 1 000,00 zł
ˇ § 097 - wpływy z różnych dochodów - 112,00 zł
Dochody ujęte w § 097 pochodziły ze zwrotu wydatków lat ubiegłych z tytułu korekt opłat za prenumeratę Kwartalnika Architektury dokonanych na podstawie faktur korygujących wystawionych przez "RUCH" S. A. w Warszawie.
Dochody ujęte w § 084 pochodziły ze sprzedaży samochodu osobowego marki Polonez 1600 GLI, rok produkcji 1992, którą przeprowadzono w trybie pisemnego przetargu nieograniczonego.
Dochody ujęte w § 075, podobnie jak w 2002 r., pochodziły z najmu pomieszczeń znajdujących się w Pałacu Hasbacha oraz w budynku przy ul. Kościuszki 7 w Suwałkach.
Dochody z najmu w okresie objętym kontrolą pobierane były na podstawie umów, w których określano odrębnie wysokość czynszu i opłat eksploatacyjnych. Z zapisów na koncie 130 wynika, iż wielokrotnie dochodziło do opóźnień w opłacaniu przez najemców czynszu i opłat eksploatacyjnych. W takich przypadkach, zgodnie z ustnymi wyjaśnieniami złożonymi przez Głównego Księgowego, stosowano ustne i pisemne upomnienia bez naliczania odsetek, gdyż nie były one przewidziane w umowach. Jedynie przy zaległościach z zapłatą czynszu przez okres 2 lub 3 miesięcy wynajmujący miał prawo do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Przyczyny zwolnienia z opłat czynszowych dwóch najemców przedstawione zostały przez Głównego Księgowego jednostki w pisemnym wyjaśnieniu stanowiącym akta kontroli strona 21.
Dochody budżetowe zrealizowane w 2002 i 2003 r. były przekazywane z subkonta dochodów na rachunek bieżący właściwego urzędu skarbowego w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa i szczegółowych zasad obsługi rachunków bankowych budżetu państwa oraz zakresu i terminów sporządzania przez Narodowy Bank Polski informacji i sprawozdań z wykonania budżetu państwa w ramach obsługi bankowej budżetu państwa ( Dz. U. Nr 122, poz.1335).
W trakcie kontroli stwierdzono przypadki nieterminowego odprowadzania na rachunek bieżący - subkonto dochodów dochodów przyjętych do kasy, które zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych ( Dz. U. Nr 122, poz. 1333), powinny być przekazywane w dniu ich pobrania, np.:
ˇ RK nr 12/2003 za okres 1-10.05.2003 r. - pod datą 09.05.2003 r. wpłata do kasy kwoty 900 zł za sprzedany samochód, którą na rachunek bankowy przekazano, zgodnie z RK nr 13/2003 za okres 11-20.05.2003 r., w dniu 12.05.2003 r.,
ˇ RK nr 33/2003 za okres 1-10.11.2002 r. - pod datą 4.11.2002 r. wpłata do kasy kwoty 780,80 zł dokonana przez WOPR za korzystanie z pomieszczeń, z której czynsz w wysokości 60,00 zł odprowadzono na rachunek bankowy w dniu 14.11.2002 r. ( zgodnie z RK nr 34/2002 za okres 11-21.11.2002 r.).
IV. ŚRODKI RZECZOWE
1. Wojewódzki Oddział Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku na dzień 01.01.2002 r. posiadał następujące środki trwałe (konto 011 i 016) o wartości
brutto: - 239 948,90 zł
umorzenie środków trwałych - 105 462,38 zł
stąd wartość netto środków trwałych - 134 486,52 zł
w tym (dane pochodzące z bilansu):
- urządzenia techniczne i maszyny - 18 531,60 zł
- środki transportu - 36 559,98 zł
- inne środki trwałe - 79 394,94 zł
W okresie roku budżetowego 2002 wystąpiły następujące zmiany w stanie środków trwałych:
- zwiększenia - 8 646,26 zł
- zmniejszenia - 33 568,27 zł
Biorąc pod uwagę powyższe zwiększenia i zmniejszenia wartość początkowa środków trwałych na koniec 2002 r. wyniosła: - 215 026,89 zł
umorzenie środków trwałych - 100 444,10 zł
stąd wartość netto środków trwałych - 114 582,79 zł
w tym (dane pochodząca z bilansu):
- urządzenia techniczne i maszyny - 17 052,00 zł
- środki transportu - 27 519,98 zł
- inne środki trwałe - 70 010,81 zł
B. O. na dzień 01.01.2002 r. - 22 601,56 zł
- zwiększenia - 1 797,00 zł
- zmniejszenia - 1,22 zł
B. Z. na dzień 31.12.2002 r. - 24 397,34 zł
Zbiory biblioteczne - konto 014
B. O. na dzień 01.01.2002 r. - 3 067,95 zł
- zwiększenia - 0,00 zł
- zmniejszenia - 0,00 zł
B. Z. na dzień 31.12.2002 r. - 3 067,95 zł
Dobra kultury - konto 016
B. O. na dzień 01.01.2002 r. - 165,40 zł
B. Z. na dzień 31.12.2002 r. - 165,40 zł
B. O. na dzień 01.01.2002 r. - 0,00 zł
- zwiększenia - 33 852,78 zł
B. Z. na dzień 31.12.2002 r. - 33 852,78 zł
W 2002 r. w WOSOZ prowadzone było konto 310 - "Materiały", którego saldo końcowe w wysokości 519,46 zł pochodziło z ujęcia w księgach rachunkowych wyniku inwentaryzacji materiałów ewidencjonowanych bezpośrednio w koszty w momencie zakupu.
W zakresie ewidencji majątku trwałego i materiałów nie stwierdzono niezgodności między danymi wykazanymi w bilansie za 2002 r. a danymi wynikającymi z ewidencji księgowej jednostki.
2. Kontrolę prawidłowości gospodarki środkami rzeczowymi w 2003 r. przeprowadzono na podstawie ewidencji księgowej, gdyż do momentu rozpoczęcia kontroli w tym zakresie nie zakończono prac nad bilansem.
Środki trwałe - konto 011
B. O. na dzień 01.01.2003r. - 214 861,49 zł
- zwiększenia - 24 282,30 zł
- zmniejszenia - 22 458,40 zł
Stan na dzień 31.12.2003r. - 216 685,39 zł
B. O. na dzień 01.01.2003 r. - 24 397,34 zł
- zwiększenia - 1 977,51 zł
Stan na dzień 31.12.2003 r. - 26 373,63 zł
B. O. na dzień 01.01.2003 r. - 33 852,78 zł
- zwiększenia - 279,00 zł
Stan na dzień 31.12.2003 r. - 34 131,78 zł
Na kontach 014 - "Zbiory biblioteczne" i 016 - "Dobra kultury" w 2003 r. nie wystąpiły żadne operacje, stąd bilanse otwarcia tych kont, wynoszące odpowiednio 3 067,95 zł i 165,40 zł, są jednocześnie stanami na koniec 2003 r.
Na koncie 310 - "Materiały" na koniec 2003 r. wykazano wartość zinwentaryzowanych materiałów w kwocie 535,81 zł.
Ewidencja analityczna środków trwałych w kontrolowanej jednostce obejmuje:
a) księgi inwentarzowe prowadzone odrębnie dla siedziby WOSOZ, Delegatury w Łomży i Delegatury w Suwałkach,
b) karty kontowe podstawowych środków trwałych,
c) tabele amortyzacyjne.
Zmiany stanu środków trwałych były dokumentowane w sposób określony w § 15 "Instrukcji dotyczącej zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku", zgodnie z którym:
-podstawą księgowania przychodu środków trwałych są: faktura, protokół odbioru obiektu z inwestycji, protokół zdawczo-odbiorczy z decyzją kompetentnego organu o nieodpłatnym przekazaniu, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych ( w zakresie nadwyżek),
- dowodami rozchodu środków trwałych są: protokół postawienia a stan likwidacji, faktura (sprzedaży), zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie niedoborów), protokół zdawczo-odbiorczy przekazania nieodpłatnego.
Kontrola w zakresie sposobu amortyzowania i umarzania środków trwałych ujawniła następujące nieprawidłowości:
a) Zestawy komputerowe, zakupione w 2002 i 2003 r., błędnie zaliczono do grupy VIII Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.), wg której stanowią one element składowy zespołów komputerowych wchodzących w skład grupy IV.
W efekcie naliczenie amortyzacji następowało w oparciu o stawkę amortyzacyjną 14 % przewidzianą dla maszyn biurowych zamiast 30 % przewidzianą dla zespołów komputerowych zgodnie z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych załączonym do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( t. j. z 2000 r. Dz. U. Nr 54, poz. 654 ze zm.). Również w bilansie za 2002 r. zestawy komputerowe jako element grupy VIII ujęto w pozycji "inne środki trwałe" zamiast w pozycji "urządzenia techniczne i maszyny".
b) W 2002 r. wyksięgowując wartość inwentarzową komputera z zestawu komputerowego wyksięgowano równolegle umorzenie całego zestawu komputerowego, w tym także dotyczące drukarki pozostałej po zlikwidowanym zestawie komputerowym.
1. W 2002 r. w WOSOZ w Białymstoku obowiązywały zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji ustalone w "Instrukcji z dnia 03 września 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku" będącej załącznikiem do "Instrukcji dotyczącej zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji z dnia 15 marca 1999 r., której obowiązywanie od 1 stycznia 2002 r. potwierdzono w § 3 zarządzenia nr 3/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 01.03.2002 r. w sprawie ustalenia i wprowadzenia Zakładowego Planu Kont w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku. Instrukcję tę opracowano na podstawie ustawy o rachunkowości oraz nieaktualnego od 2001 r. zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości... Określa ona w szczególności: cel inwentaryzacji, jej częstotliwość przeprowadzania, sposób przeprowadzenia i rozliczenia, zadania komisji inwentaryzacyjnej, podstawowe elementy dokumentacji inwentaryzacyjnej i okresy jej przechowywania.
W 2002 r. zgodnie z zarządzeniem nr 12/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 24 grudnia 2002 r. metodą spisu z natury przeprowadzono inwentaryzację roczną składników majątkowych obejmującą: środki pieniężne w kasie, materiały (paliwo i olej opałowy) oraz druki ścisłego zarachowania. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołano trzy zespoły spisowe - po jednym w siedzibie Oddziału w Białymstoku i jego dwóch Delegaturach w Łomży i Suwałkach. Inwentaryzację przeprowadzono na arkuszach spisu z natury, na podstawie których zespoły spisowe sporządziły protokoły z przeprowadzenia spisu z natury.
W zakresie sposobu przeprowadzenia i udokumentowania rocznej inwentaryzacji składników majątkowych w 2002 r. stwierdzono następujące nieprawidłowości:
a) członkiem komisji inwentaryzacyjnej w Delegaturze w Łomży była osoba materialnie odpowiedzialna,
b) nie została zarządzona inwentaryzacja obcych środków trwałych, którą jednak przeprowadzono i udokumentowano arkuszem spisu z natury nr 3 sporządzonym przez zespół spisowy z Delegatury w Suwałkach,
c) na arkuszu spisu z natury nr 4 (Delegatura w Suwałkach) w pozycji nr 2 wymieniono kwitariusz przychodowy 847001-847100 - szt. 1 a w protokole z inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna ustala, iż z powyższego kwitariusza wykorzystano blankiety o nr od 847001 do 847020,
d) protokoły z inwentaryzacji nie zostały zatwierdzone przez Kierownika jednostki.
2. W 2003 r. w WOSOZ w Białymstoku obowiązywały zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji określone w "Instrukcji w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w WOSOZ w Białymstoku", która jako załącznik nr 1 do "Instrukcji dotyczącej zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w WOSOZ w Białymstoku", weszła w życie na mocy zarządzenia nr 7/2003 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 7 marca 2003 r. W stosunku do instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w 2002 r. podstawowa zmiana dotyczyła uaktualnienia podstawy prawnej.
Na koniec 2003 r. zarządzeniem nr 11/2003 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 3 grudnia 2003 r. powołano trzy zespoły spisowe do przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji składników majątkowych. W dokumentacji z tej inwentaryzacji stwierdzono:
- arkusze spisu z natury - ponumerowane i zaparafowane przez upoważnione osoby,
- protokoły z inwentaryzacji,
- zatwierdzone przez Kierownika jednostki dokumenty rozliczeniowe, zgodnie z którymi nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.
Podobnie jak w 2002 r. stwierdzono przypadki powoływania do zespołów spisowych osób materialnie odpowiedzialnych, w zarządzeniu dotyczącym rocznej inwentaryzacji pominięto obce środki trwałe, które jednak zostały objęte spisem. Ponadto niesystematycznie prowadzona ewidencja w księdze druków ścisłego zarachowania (co ustalono w protokole z kontroli kasy) oznacza, iż nie porównano stanów druków ścisłego zarachowania ustalonych w trakcie inwentaryzacji z zapisami w księdze druków ścisłego zarachowania.
3. W 2002 i 2003 r. przeprowadzona została także inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych w drodze potwierdzenia sald figurujących w księgach rachunkowych na ostatni dzień roku obrotowego, w trakcie której nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.
Ostatnia ustawowa inwentaryzacja wszystkich składników majątkowych została przeprowadzona wg stanu na dzień 31.12.2000 r. zgodnie z zarządzeniem nr 2/2000 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 28 listopada 2000 r. Stąd też następna pełna inwentaryzacja składników majątkowych winna być przeprowadzona najpóźniej na koniec 2004 r.
W okresie objętym kontrolą przeprowadzane były także inwentaryzacje związane z przekazywaniem kasy oraz inwentaryzacja wszystkich składników majątkowych wg stanu na dzień 25.02.2002 r. w związku ze zmianą na stanowisku Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.
1. W 2002 r. w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku obowiązywały procedury postępowania o udzielanie zamówień publicznych ustalone w "Instrukcji w sprawie zasad, form i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku", która weszła w życie na mocy zarządzenia nr 4/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 18 marca 2002 r.
Instrukcja ta określa zasady postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w zakresie:
a) szacowania wartości zamówienia,
b) planowania zamówień publicznych, w tym określono sposób opracowywania i zatwierdzania planu zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy w podziale na siedzibę Oddziału w Białymstoku, Delegaturę w Łomży i Delegaturę w Suwałkach,
c) zasad udzielania zamówień publicznych, w tym zasadę udzielania zamówień zgodnie z zatwierdzonymi planami a zakresie prac dotyczących ochrony i konserwacji zabytków zamówienia udzielane będą w drodze wyłonienia najkorzystniejszej oferty przez Komisję Przetargową powołaną przez Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. Wprowadzono też wymóg zamieszczania na każdej fakturze obcej adnotacji o zastosowanym trybie udzielenia zamówienia (bądź o wyłączeniu stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych) wraz z podpisem pracownika odpowiedzialnego za kompletność dokumentów,
d) form składania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej,
e) zawierania umowy w sprawach zamówień publicznych, gdzie zawarto wymóg uzgadniania wszystkich umów z Radcą Prawnym, który zobowiązany jest do parafowania 1 egzemplarza umowy i zamieszczenia na nim adnotacji, iż nie wnosi zastrzeżeń pod względem formalno-prawnym.
2. W 2003 r. obowiązywały procedury udzielania zamówień publicznych ustalone w "Instrukcji w sprawie zasad, form i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku", która weszła w życie na mocy zarządzenia nr 6/2003 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 5 marca 2003 r. Zakres uregulowań zawartych w tej instrukcji w stosunku do obowiązującej w 2002 r. nie uległ istotnym zmianom, które dotyczyły głównie zagadnień planowania zamówień.
Obie w/w instrukcje zawierały uregulowania zgodne ze stanem prawnym obowiązującym w momencie ich opracowania.
3. Zgodnie z w/w instrukcjami na 2002 i 2003 r. zostały opracowane plany zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane związane z bieżącym funkcjonowaniem siedziby Oddziału i jego dwóch Delegatur. Ze względu na wartość zamówienia obowiązek stosowania przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych dotyczył jedynie zamówień na zakup sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem planowanych na 2002 r. w kwocie 35 000 zł i na 2003 r. w kwocie 20 000 zł.
Kontrola prawidłowości przeprowadzenia powyższych postępowań ujawniła następujące nieprawidłowości:
1) w zakresie postępowania na dostawę oprogramowania i komputera przeprowadzonego w 2002 r. w trybie zapytania o cenę o wartości oszacowanej przez komisję przetargową w dniu 4.10.2002 r. na kwotę 33 000 zł zakończonego udzieleniem zamówienia firmie "N." - oferta nr 2 (wybrane elementy dokumentacji tego postępowania stanowią akta kontroli strony 22 - 46):
a) przedmiot zamówienia w zapytaniu o cenę skierowanym do 4 oferentów określono w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję w rozumieniu art. 17 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. Nr 72, poz.664) poprzez wskazanie nazwy 2000 procesora zamawianego komputera, którym może być jedynie procesor Duron 1200+,
b) dopuszczono do udziału w postępowaniu oferentów, którzy nie złożyli prawidłowego oświadczenia wymaganego zgodnie z art. 22 ust. 2 cytowanej ustawy, tj. obaj oferenci nie oświadczyli, iż:
- dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania danego zamówienia,
- posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
c) rozpatrywano oferty, które nie spełniały wymogów postawionych przez zamawiającego w zapytaniu o cenę, a mianowicie:
- obie oferty nie spełniają wymogów dotyczących sposobu przygotowania oferty określonych w pkt IV zapytania o cenę, gdyż nie zostały sporządzone wg załączonego wzoru oraz nie zawierają zestawienia załączonych do oferty dokumentów
- oferta nr 1 ponadto nie zawiera informacji na temat proponowanych warunków dotyczących gwarancji, co było wymagane zgodnie z pkt IV specyfikacji zapytania o cenę, a zaproponowane warunki gwarancji wchodzące w skład oferty nr 2 nie zostały potwierdzone podpisem oferenta.
2) w zakresie postępowania na dostawę sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem przeprowadzonego w 2003 r. w trybie przetargu nieograniczonego, w wyniku którego w dniu 23 kwietnia 2003 r. udzielono zamówienia o wartości 19 782,30 zł firmie "M." s. c. (podstawowe elementy dokumentacji postępowania stanowią akta kontroli strony 47 -170):
a) w specyfikacji istotnych warunków zamówienia stwierdzono zapisy sprzeczne z ustawą z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (t. j. z 2002 r. Dz. U. Nr 72, poz. 664 ze zm.):
- dopuszczono możliwość wnoszenia protestów, podczas gdy zgodnie z art. 15 ust. 1 cytowanej ustawy w postępowaniu o zamówienie publiczne, którego wartość nie przekracza 30 000 euro nie stosuje się przepisów dotyczących m. in. protestów i odwołań,
- termin składania ofert wyznaczono na dzień 07.04.2003 r. a ich otwarcia na dzień 08.04.2003 r., czym naruszono art. 43 ust. 1a w/w ustawy, zgodnie z którym oferty otwiera się po upływie terminu do składania ofert, przy czym dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia,
- od każdego oferenta wymagano także złożenia oświadczenia, iż nie pozostaje on w stosunku zależności lub dominacji w rozumieniu ustawy - prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi i funduszach powierniczych - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami biorącymi udział po stronie zamawiającego, mimo iż na etapie składania ofert nie była znana pełna lista uczestników postępowania
b) z postępowania nie wykluczono na mocy art. 19 ust. 1 pkt 8 w/w ustawy oferentów, którzy złożyli wymagane w SIWZ a nieaktualne w świetle § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne ( Dz. U. Nr 91, poz. 817) zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej bądź wypisy z rejestru handlowego lub KRS. Dotyczy to oferentów, którzy złożyli oferty oznaczone w dokumentacji podstawowych czynności numerami 1 (oferta wybrana przez komisję) oraz 4.
c) nie odrzucono na mocy art. 27a ust. 1 pkt 1 w/w ustawy ofert sprzecznych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia:
- oferty nr 7 i 1, w których zaproponowano notebook o innych parametrach niż określone w SIWZ,
- oferty nr 3, 8, 11 nie spełniają, określonych w projekcie umowy będącej integralną częścią SIWZ, wymogów w zakresie okresu gwarancji,
d) naruszono zasadę obowiązkowego stosowania preferencji krajowych określoną w § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 r. w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 140, poz. 776) poprzez zaniechanie przeliczenia ceny oferentów nr 7 i 5, którzy złożyli oświadczenie, iż spełniają warunki do objęcia ich preferencjami krajowymi,
e) propozycja komisji przetargowej dotycząca wyboru najkorzystniejszej oferty nie została zatwierdzona przez Kierownika jednostki, co jest wymagane zgodnie z art. 20a ust. 4 w/w ustawy.
Przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy wydatkowaniu środków na ochronę i konserwację zabytków sprawdzono na przykładzie dwóch wybranych postępowań (wykaz udzielonych zamówień publicznych na podstawie ustawy o zamówieniach publicznych na prace z zakresu ochrony i konserwacji zabytków w 2002 r. i 2003 r. stanowią akta kontroli strony 171 - 173):
1) postępowanie na wykonanie remontu zastępczego budynku mieszkalnego przy ul. Konarskiego 3 w Supraślu w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji zakończone w dniu 20.09.2002 r. podpisaniem umowy z "P" S. A. na kwotę brutto 94 502,40 zł,
2) postępowanie na wykonanie pełnej konserwacji ołtarza Św. Anny połączonego z amboną w kościele rzymskokatolickim p. w. Nawiedzenia NMP w Sejnach w trybie przetargu nieograniczonego zakończone w dniu 30.05.2003 r. podpisaniem umowy o dzieło z wybranym oferentem na kwotę brutto 49 000 zł.
Powołana do przeprowadzenia postępowania komisja przetargowa wybrała tryb przetargu nieograniczonego oraz oszacowała wartość zamówienia na podstawie kosztorysu inwestorskiego na kwotę 105 736,61 zł. Zgodnie z protokołem otwarcia ofert sporządzonym 28.08.2002 r. wpłynęły trzy oferty, z czego dwie zostały odrzucone jako sprzeczne z wymogami specyfikacji istotnych warunków zamówieni, a cały przetarg został unieważniony w oparciu o art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. W dniu 29.08.2002 r. komisja przetargowa podjęła decyzję o ponownym przeprowadzeniu postępowania i w oparciu o art. 64 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych dokonała wyboru trybu - negocjacje z zachowaniem konkurencji. Tego samego dnia zostały wysłane zaproszenia do negocjacji do czterech firm ( w tym trzech, które złożyły oferty w unieważnionym przetargu), do których załączono specyfikację istotnych warunków zamówienia, ślepy kosztorys inwestorski i ekspertyzę konstrukcyjno-mykologiczną. Odpowiedź w formie ofert wstępnych udzieliły dwie firmy, z którymi następnie przeprowadzono negocjacje udokumentowane protokołami z dnia 10.09.2002 r. Następnie na dzień 13.09.2002 r. został wyznaczony termin złożenia ofert ostatecznych uwzględniających wynegocjowane warunki, przy czym z treści przesłanych zaproszeń nie wynika, aby o zmianie treści projektu umowy, będącej skutkiem negocjacji z jednym z oferentów poinformowano drugiego oferenta, co jest wymagane zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy. Zgodnie z protokołem z posiedzenia komisji oraz dokumentacją podstawowych czynności ofertę ostateczną złożyła tylko jedna firma, z którą została zawarta umowa na wykonanie przedmiotowego zamówienia publicznego. Tym samym naruszono art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (t. j. z 2002 r. Dz. U. Nr 72, poz. 664), zgodnie z którym postępowanie o zamówienie publiczne unieważnia się, jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie innym niż z wolnej ręki wpłynęły mniej niż dwie oferty niepodlegające odrzuceniu.
Wybrane elementy w/w postępowania stanowią akta kontroli strony 174 -193.
W wyznaczonym terminie wpłynęły cztery oferty, które oceniono wg kryteriów:
- I - cena (max 40 pkt),
- II - kwalifikacje i dorobek zawodowy oferenta (max 25 pkt),
- III - ocena programu konserwatorskiego (max 35 pkt)
w następujący sposób ( wybrane elementy dokumentacji postępowania stanowią akta kontroli strony 194 - 209):
35 pkt (52 000 zł)
0 pkt (88 300 zł)
0 pkt (60 200 zł)
40 pkt (49 000 zł)
Przyznanie jednakowej liczby punktów w kryterium cena dla oferentów nr 2 i 3, którzy zaproponowali różne ceny, stanowi naruszenie zasad równego traktowania i uczciwej konkurencji określonych w art. 16 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (t. j. z 2002 r., Dz. U. Nr 72, poz. 664 ze zm.). Naruszeniem powyższych zasad może też być sposób oceny pozostałych ofert w kryterium cena, gdyż różnice w ocenie punktowej nie są proporcjonalne do różnic cenowych ofert. Należy także zauważyć, iż brak w SIWZ jakichkolwiek zasad oraz zakresu oceny ofert w pozostałych kryteriach może wskazywać na jej subiektywny charakter.
Ponadto przyznanie 0 pkt w kryterium cena oznaczający brak oceny ofert wg tego kryterium stanowi naruszenie art. 2 ust. 1 pkt 8 cytowanej ustawy, który jednoznacznie wyznacza obowiązek oceny oferty wg kryterium cena.
Postępowanie zakończyło się udzieleniem zamówienia oferentowi nr 4, mimo iż powinien on być wykluczony z postępowania zgodnie z art. 19 ust. 1 pkt 8 w/w ustawy, gdyż:
- złożone przez niego zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej było nieaktualne w świetle § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 r. w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne ( Dz. U. Nr 91, poz. 817),
- zamiast wymaganych w SIWZ zaświadczenia o niezaleganiu w opłacie podatku i opłat w Urzędzie Skarbowym i zaświadczenia o niezaleganiu w opłacie składek na ubezpieczenia społeczne w ZUS, oferent złożył jedynie oświadczenie o braku w/w zaległości. Za spełnienie w/w wymogu SIWZ nie można też uznać dołączonego w późniejszym terminie zaświadczenia z US datowanego na 28.05.2003 r., m. in. w związku z tym, iż zostało ono złożone już po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty przez komisję przetargową, co miało miejsce 20.05.2003 r.
Za nieuprawnione, w świetle cytowanego wyżej rozporządzenia, należy uznać żądanie ze strony zamawiającego w SIWZ przedłożenia przez oferentów wypisu z rejestru handlowego lub inny tego typu dokument stwierdzający dopuszczenie do występowania w obrocie prawnym, wystawiony nie później niż trzy miesiące od ogłoszenia przetargu.
V. KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ
W kontrolowanym okresie w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku obowiązywały zasady rachunkowości ustalone na podstawie:
a) zarządzenia nr 3/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 01.03.2002 r. w sprawie ustalenia i wprowadzenia Zakładowego Planu Kont w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku. Zarządzenie to zostało wydane na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 153, poz. 1752) i weszło w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 01.01.2002 r. Zawiera ono m. in.:
- zakładowy plan kont Wojewódzkiego Oddziału Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku, w którym określono: wykaz kont syntetycznych, konta pozabilansowe, zasady księgowania, ewidencji i funkcjonowania kont, zasady wyceny aktywów i pasywów, zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, zasady prowadzenia ewidencji pozabilansowej i częstotliwość inwentaryzacji składników majątkowych,
- "Instrukcję dotyczącą zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku", która obowiązuje jedynie w zakresie, jaki nie został uregulowany w w/w zakładowym planie kont.
b) zarządzenia nr 7/2003 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 07 marca 2003 r. w sprawie wprowadzenia "Instrukcji dotyczącej zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku". Zarządzenie to zostało wydane na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. Nr 76, poz. 694 z 2002 r. z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 153, poz. 1752) i weszło w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 01.01.2003 r. Zawiera ono szczegółowe regulacje m. im. w zakresie:
- zasad tworzenia i prowadzenia urządzeń analitycznych do poszczególnych kont syntetycznych,
- stosowanych w księgowości programów komputerowych z podaniem ich wersji, daty rozpoczęcia użytkowania, opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych,
- przyjętego w jednostce roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
Ponadto, zgodnie z § 1 w/w zarządzenia, w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku obowiązuje także zakładowy plan kont wprowadzony zarządzeniem nr 4 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 3 marca 2003 r., w którym określono:
- wykaz kont syntetycznych,
- zasady księgowania, ewidencji i funkcjonowania kont,
- zasady wyceny aktywów i pasywów,
- zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji pozabilansowej.
Uregulowania zawarte w w/w instrukcji i zakładowym planie kont pod względem kompletności wyczerpują wymogi art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t. j. z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i są zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi.
2. W WOSOZ w Białymstoku ewidencja księgowa prowadzona była techniką ręczną. Począwszy od 2003 r. księgowość prowadzona jest komputerowo przy wykorzystaniu systemu "TYTAN" moduł F-K Š - ETOB Białystok z wyjątkiem ksiąg pomocniczych środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz tabel amortyzacyjnych, które nadal prowadzone są techniką ręczną.
3. Zasady przechowywania dokumentacji księgowej w kontrolowanej jednostce są zgodne z wymogami art. 71 ust. 1 i art. 73 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), tzn.:
- dokumentacja księgowa przechowywana jest w zamykanych i dozorowanych pomieszczeniach w sposób zapewniający ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
- dowody księgowe przechowywane są w segregatorach w chronologicznej kolejności a ich roczne zbiory oznaczane są określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
4.Zgodnie z § 25 ust. 12 "Instrukcji dotyczącej zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku:
a) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe oraz pozostałe zbiory przechowuje się przez okres określony w art. 74 ustawy o rachunkowości,
b) przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polega na archiwizowaniu, tworzeniu kopii na odpornych nośnikach danych (dyskietki, płyty CD) oraz sporządzaniu papierowych wydruków w terminach określonych w ustawie.
5. Na podstawie sprawdzonych dokumentów księgowych i ich zapisów w księgach rachunkowych za lata 2002 i 2003 stwierdzono następujące nieprawidłowości wynikające z naruszenia przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zm., zwanej dalej ustawą) lub przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 153, poz. 1752, zwane dalej rozporządzeniem):
a) w 2002 r. nie zostało sporządzone zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych wymagane zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy,
b) na koncie 130 nie przestrzegano zasady czystości zapisów, której obowiązek stosowania zawarty został w rozporządzeniu przy opisie sposobu funkcjonowania konta 130,
c) dotacje przekazywane przez WOSOZ nie były ujmowane zgodnie z rozporządzeniem na koncie 810-"Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje". Ich ujęcie na koncie 400 - "Koszty według rodzaju" doprowadziło do błędnego ustalenia wyniku finansowego i funduszu jednostki na koniec roku, np.:
ˇ poz. ks. BB/171/XII/23 - dotacja celowa w kwocie 30 000 zł na przeprowadzenie konserwacji nagrobków na cmentarzu rzymskokatolickim przy ul. Kopernika w Łomży zadekretowana: 400/130,
d) koszty dotyczące środków specjalnych księgowano na koncie 760. Zgodnie z zawartym w rozporządzeniu opisem zespołu 4- "Koszty według rodzajów i ich rozliczanie" na kontach zespołu 4 ujmuje się również koszty finansowane ze środków specjalnych, np.:
ˇ F. VAT nr 11/2002 z 07.02.2002 r. wystawiona przez Wydawnictwo UNIKAT za wydanie "Biuletynu Konserwatorskiego Województwa Podlaskiego" na kwotę 5 272,00 zł, zadekretowana: kwota 3 272,00 zł - 760/131 i kwota 2 000,00 zł - 760/201,
ˇ F. VAT nr 103/2003 z 05.12.2003 r. wystawiona przez Północnopodlaskie Towarzystwo Ochrony Ptaków za wydanie Biuletynu Konserwatorskiego Województwa Podlaskiego (z. 8-9) na kwotę 1 000 zł, zadekretowana 760/131.
e) naliczone odsetki od środków specjalnych ujmowano na koncie 760, mimo iż jako przychód finansowy powinny być ujmowane na koncie 750-"Przychody i koszty finansowe", np.:
ˇ poz. ks. 12/W3/00029/001 - WB nr 29 naliczenie odsetek od salda 0,34 zł zadekretowany 131/760,
f) umorzenie pozostałych środków trwałych księgowano na koncie 072 w korespondencji z kontem 013. Zgodnie z opisem konta 072 zawartym w rozporządzeniu umorzenie księguje się na nim w korespondencji z kontem 400. Podobna nieprawidłowość wystąpiła przy księgowaniu umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, np.:
ˇ PK nr 151 z 31.12.2002 r.,
ˇ PK nr 152 z 31.12.2002 r.,
g) niewłaściwie wyksięgowano umorzenie zlikwidowanych pozostałych środków trwałych, zgodnie z PK nr 156 z 31.12.2002 r. dekretacja operacji dokonanej zapisami ujemnymi przedstawiała się następująco:
ˇ kwota 18 500.27 zł - 401/071 i 800/761,
ˇ kwota 12 473,90 zł - 401/071 i 800/761,
zgodnie z rozporządzeniem nie przewiduje się możliwości wyksięgowania umorzenia zlikwidowanych środków trwałych z wykorzystaniem kont 401 i 761.
h) zgodnie z PK nr 150 z 31.12.2002 r. rozliczenie zakończonych inwestycji (wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych w postaci przyjętych do używania środków trwałych oraz sfinansowanych ze środków na inwestycje wartości niematerialnych i prawnych) zadekretowano: 800/080. Rozporządzenie przewiduje taką korespondencję kont dla operacji rozliczenia nadwyżek strat inwestycyjnych nad zyskami z inwestycji.
i) w zakresie ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego - konto 998 - stwierdzono następujące nieprawidłowości:
ˇ zapisy księgowe były niekompletne w świetle art. 23. ust. 2 ustawy ze względu na brak określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu,
ˇ nie prowadzono ewidencji analitycznej do § 6060.
ˇ zaangażowanie przyjęto w kwotach przewidzianych w planie finansowym. Zgodnie z rozporządzeniem na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Również w interpretacji Ministerstwa Finansów przedstawionej w piśmie BP5-511-106/2003/1153 z 26 czerwca 2003 r. potwierdzono, iż zaangażowanie nie może być kwotą szacunkową wynikającą z danych planowanych na podstawie ubiegłorocznych doświadczeń, będących podstawą ustalania planu.
ˇ na koniec roku 2002 konto 998 wykazywało saldo końcowe.
j) nie prowadzono konta 999-"Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat", na którym należało wykazać np. zaangażowanie odpowiadające zobowiązaniom z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
k) nie ujmowano w księgach rachunkowych na koncie 201-"Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" zobowiązań wynikających z faktur otrzymywanych od dostawców,
l) nie ujmowano na koncie 221-"Należności z tytułu dochodów budżetowych" należności wynikających z faktur za najem pomieszczeń,
Wymóg prowadzenia obu w/w kont wynika zarówno z rozporządzenia, jak i ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.), która w art.. 14 ust. 2 pkt 2 nakazuje ujmowanie wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków - także zaangażowania wydatków, co zgodnie z cytowaną interpretacją Ministerstwa Finansów należy rozumieć jako konieczność ujmowania w księgach rachunkowych każdej operacji poprzedzającej wpływ dochodu budżetowego oraz dokonanie wydatku budżetowego.
ł) na koncie 013-"Pozostałe środki trwałe" ujmowano pozostałe środki trwałe o wartości niższej niż określona w § 14 "Instrukcji dotyczącej zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w WOSOZ w Białymstoku", np. zgodnie z PK nr 51 na koncie 013 zaewidencjonowano telefon komórkowy o wartości 1,22 zł, oraz w § 15 ust. 3 obowiązującej w 2003 r. "Instrukcji dotyczącej zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w WOSOZ w Białymstoku", np.: w księdze inwentarzowej ujęto zraszacz gleby o wartości 79,30 zł, telefax z gilotyną o wartości 799 zł, które powinny być ujęte jedynie w ewidencji pozabilansowej.
6. W kontrolowanym okresie Wojewódzki Oddział Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku składał do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku następujące sprawozdania:
- Rb-23 miesięczne i roczne sprawozdania o stanie środków na rachunkach bankowych,
- Rb-27 miesięczne i roczne sprawozdania z wykonania planu dochodów budżetowych,
-Rb-28 miesięczne i roczne sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetu państwa,
-Rb-32 półroczne i roczne sprawozdania z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budżetowych,
- Rb-70 kwartalne sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
- Rb-N kwartalne sprawozdania o stanie należności,
- Rb-Z kwartalne sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń,
- sprawozdanie z dokonanych umorzeń należności państwowych jednostek sektora finansów publicznych oraz przyznanych ulg w trybie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 6, poz. 54).
Powyższe sprawozdania były składane do PUW w Białymstoku w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. Nr 24, poz. 279 ze zm.).
W trakcie kontroli sprawozdań budżetowych pod względem zgodności wykazanych w nich danych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stwierdzono, iż w rocznym sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r. oraz korekcie tego sprawozdania (akta kontroli strony 210 -214) w kolumnie zaangażowanie wykazano dane niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (akta kontroli strony 215 - 252). Zaangażowanie wykazane w w/w sprawozdaniu i korekcie sprawozdania oraz ewidencji księgowej wg stanu na dzień 31.12.2002 r. w wybranych paragrafach klasyfikacji budżetowej przedstawia się następująco:
ZAANGAŻOWANIE WG SPRAWOZDANIA RB-28 (W ZŁ)
ZAANGAŻOWANIE WG EWIDENCJI (W ZŁ)
Brak ewidencji analitycznej
do paragrafu 6060
W powyższym przypadku naruszony został § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. Nr 24, poz. 279), zgodnie z którym kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Kontrolowana jednostka sporządzała również następujące sprawozdania składane do WUS w Białymstoku:
- F-03 - sprawozdanie o stanie i ruchu środków trwałych,
- Z-03 - kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
- Z-06 - sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy,
- Z-12 - sprawozdanie o strukturze wynagrodzeń wg zawodów.
Z dat zamieszczonych na wyżej wymienionych sprawozdaniach wynika, iż były one składane z zachowaniem obowiązujących terminów.
1. W 2002 r. w WOSOZ w Białymstoku obowiązywały zasady obiegu i kontroli dokumentów ustalone w "Instrukcji dotyczącej zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku", którą przyjęto do dalszego stosowania na mocy § 3 zarządzenia nr 3/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 01.03.2002 r.
Poczynając od 1 stycznia 2003 r. na mocy zarządzenia nr 7/2003 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 7 marca 2003 r. przyjęto do stosowania zmienioną "Instrukcję dotyczącą zakładowego planu kont, obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Białymstoku". Instrukcja ta została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W części dotyczącej obiegu i kontroli dokumentów zawiera ona regulacje dotyczące m. in.:
- wymogów, jakie powinien spełniać prawidłowy dowód księgowy,
- zasad kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz zatwierdzania do wypłaty,
- sposobu dokumentowania obrotu środkami trwałymi,
- zasad gospodarki kasowej i ewidencji druków ścisłego zarachowania,
- zaliczek, podróży służbowych, umów o pracę i list płac.
2.Procedury kontroli wydatków oraz zasady przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków zostały ustalone w "Instrukcji w sprawie szczegółowych procedur, zasad i sposobu wykorzystania wyników wewnętrznej kontroli i oceny w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości", która weszła w życie z dniem 04.03.2003 r. na mocy zarządzenia nr 5/2003 Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 04.03.2003 r. Instrukcja ta została opracowana na podstawie art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.) i w swej treści zawiera następujące ustalenia:
a) wykaz stanowisk pracy biorących udział w kontroli wewnętrznej,
b) zakres przedmiotowy kontroli wewnętrznej, w którym pominięto zagadnienia związane ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków,
c) odwołanie do zakresu czynności poszczególnych pracowników jako formalnego określenia przypisanego im zakresu kontroli,
d) opis stosowanych rodzajów kontroli wewnętrznej, w tym kontroli wstępnej, bieżącej i następnej,
e) obowiązek dokumentowania przeprowadzonej kontroli poprzez sporządzenie protokołu z kontroli lub zamieszczenie na sprawdzonym dokumencie podpisu kontrolującego wraz z podpisem,
f) sposób postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości.
3.Nieprawidłowości stwierdzone w trakcie ostatniej kontroli finansowo-gospodarczej przeprowadzonej w 2001 r. nie powtórzyły się w kontrolowanym okresie, poza następującymi wyjątkami:
- niebieżącym prowadzeniu ewidencji druków ścisłego zarachowania w księdze druków ścisłego zarachowania,
- jednym przypadkiem wypłaty gotówki z kasy na podstawie dowodu niesprawdzonego pod względem merytorycznym i niezatwierdzonego do wypłaty,
- na koncie 201 nie ujmowano wszystkich zobowiązań wynikających z faktur otrzymywanych od dostawców.
4. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali Pan Dariusz Stankiewicz - Podlaski Wojewódzki Konserwator Zabytków, Pani Elżbieta Golnik - Główny Księgowy oraz inni pracownicy w zakresie prowadzonych przez nich spraw.
Zgodnie z § 22 zarządzenia Nr 3/02 Wojewody Podlaskiego z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli Kierownik jednostki może zgłosić zarządzającemu kontrolę w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemne wyjaśnienia, co do zawartych w protokole ustaleń.
Podpisy Kierownictwa: Podpis kontrolującego:
1. Podlaski Wojewódzki 1. Andrzej Czaban
Elżbieta Golnik
Białystok, dnia 21kwietnia 2004 r.
Publikator: Jolanta Kowalczuk Data utworzenia: 2004-04-28 00:00:00
Data publikacji: 2004-04-28 00:00:00
Data modyfikacji: 2004-04-28 00:00:00