Source: http://docplayer.pl/4037743-Zarzadzenie-nr-2-2015-starosty-goldapskiego-z-dnia-5-lutego-2015-roku.html
Timestamp: 2018-11-18 02:38:11
Legal References Found: art. 14
 art. 43
 art. 43
 art. 1
 art. 2
 art. 43
 art. 20

Document Content:
ZARZĄDZENIE Nr 2/2015 Starosty Gołdapskiego z dnia 5 lutego 2015 roku - PDF
Download "ZARZĄDZENIE Nr 2/2015 Starosty Gołdapskiego z dnia 5 lutego 2015 roku"
1 ZARZĄDZENIE Nr 2/2015 Starosty Gołdapskiego z dnia 5 lutego 2015 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone w Starostwie Powiatowym w Gołdapi Na podstawie art. 14 ust. 1 i 2, art. 43 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz.1228) zarządza się, co następuje: 1 W celu zapewnienia ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, wprowadzam do użytku Instrukcję sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone" w Starostwie Powiatowym w Gołdapi, stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuję pracowników do zapoznania się z treścią niniejszego Zarządzenia oraz przestrzegania zawartych w Zarządzeniu postanowień. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarz Powiatu. 4 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Gołdapi. STAROSTA GOŁDAPSKI Andrzej Ciołek 1
2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 2/2015 Starosty Gołdapskiego z dnia 5 lutego 2015 r. S T A R O S T W O P O W I A T O W E W GOŁDAPI ZATWIERDZAM Starosta Gołdapski Andrzej Ciołek Dnia r. INSTRUKCJA SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI ZASTRZEŻONE W STAROSTWIE POWIATOWYM W GOŁDAPI Opracowała: Anna Makowska Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych Gołdap
3 SPIS TREŚCI 1. Akty prawne w zakresie ochrony informacji niejawnych. 2. Definicje w rozumieniu instrukcji. 3. Ocena zagrożeń zewnętrznych i wewnętrznych. 4. Przedmiot ochrony. 5. Poziom zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą. 6. Wytwarzanie dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli zastrzeżone. 7. Obieg, ewidencja, przekazywanie (przesyłanie) i kompletowanie dokumentów oznaczonych klauzulą zastrzeżone. 8. Pakowanie i ekspedycja materiałów o klauzuli zastrzeżone. 9. Punkt Ewidencji Informacji Niejawnych. 10. Zakres udostępniania informacji niejawnych. 11. Zasady wykonywania dokumentów niejawnych. 12. Wykonywanie dokumentów niejawnych z wykorzystaniem sprzętu komputerowego. 13. Ochrona fizyczna systemu. 14. Nadawanie, zmiana i znoszenie klauzuli tajności materiałom niejawnym 15. Wykonywanie kopii, odpisów, wypisów, wyciągów i tłumaczeń. 16. Zniesienie lub zmiana klauzuli tajności. 17. Odbiór przesyłek niejawnych. 18. Kontrola i nadzór w zakresie stanu zabezpieczenia ochrony informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone. 19. Archiwizowanie, gromadzenie i brakowanie materiałów niejawnych. 20. Przechowywanie kluczy i pieczęci. 21. Odpowiedzialność karna, dyscyplinarna i służbowa za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych. 22. Postanowienia końcowe. 3
4 ZESTAWIENIE ZAŁĄCZNIKÓW DO INSTRUKCJI SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI ZASTRZEŻONE W STAROSTWIE POWIATOWYM W GOŁDAPI 1. Wykaz stanowisk i funkcji, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone. 2. Wzór Dziennika ewidencji. 3. Wzór Książki doręczeń miejscowych. 4. Wzór Rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek. 5. Sposób oznaczania dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone oraz umieszczanie klauzul na tych dokumentach. 6. Instrukcja postępowania w wypadku ujawnienia informacji niejawnych w Starostwie Powiatowym w Gołdapi. 7. Instrukcja alarmowa w przypadku zgłoszenia o podłożeniu lub znalezieniu ładunku wybuchowego. 8. Instrukcja postępowania w przypadku otrzymania przesyłki niewiadomego pochodzenia. 9. Wzór protokołu otwarcia szafy z dokumentami niejawnymi. 10. Wzór zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. 11. Szacowanie ryzyka i poziomu zagrożeń związany z dostępem osób nieuprawnionych do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone lub ich utratą. 4
5 I Akty prawne w zakresie ochrony informacji niejawnych. 1. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) 2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. Nr 288, poz. 1692). 3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. Nr 276, poz. 1631). 4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2010 roku w sprawie wzorów zaświadczeń stwierdzających odbycie szkolenia z zakresie ochrony informacji niejawnych oraz sposobu rozliczania kosztów przeprowadzenia szkolenia przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Służbę Kontrwywiadu Wojskowego (Dz. U. Nr 258, poz. 1751). 5. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2010 roku w sprawie wzorów poświadczeń bezpieczeństwa (Dz. U. Nr 258, poz. 1752). 6. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 roku w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz. U. Nr 115, poz. 683). 7. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 roku w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 272, poz. 1603). 8. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2011 roku w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. Nr 159, poz. 948). 9. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 roku w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181). Na podstawie art. 43 ust.5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 192, poz z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, wprowadza się do stosowania w Starostwie Powiatowym w Gołdapi Instrukcję dotyczącą sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone. 5
6 II Definicje w rozumieniu instrukcji Informacjom niejawnym nadaję się klauzulę zastrzeżone, jeżeli nie nadano im wyższej klauzuli tajności, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie polityki narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej. Rękojmia zachowania tajemnicy jest to zdolność osoby do spełnienia ustawowych wymogów dla zapewnienia ochrony informacji niejawnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, stwierdzona w wyniku przeprowadzonego postępowania sprawdzającego. Dokument każda utrwalona informacja niejawna. Materiał dokument lub przedmiot albo dowolna ich część, chronione w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich wytworzenia. Przetwarzanie informacji niejawnych są to wszelkie operacje wykonywane w odniesieniu do informacji niejawnych i na tych informacjach, w szczególności ich wytwarzanie, modyfikowanie, kopiowanie, klasyfikowanie, gromadzenie, przechowywanie, przekazywanie lub udostępnianie. Jednostka organizacyjna podmiot wyszczególniony w art. 1 ust. 2d ustawy o ochronie informacji niejawnych. Ryzyko- kombinacja prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia niepożądanego i jego konsekwencji. Szacowanie ryzyka - całościowy proces analizy i oceny ryzyka. Zarządzanie ryzykiem skoordynowane działania w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji, z uwzględnieniem ryzyka. System teleinformatyczny jest systemem w rozumieniu art. 2 pkt.3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. nr 144, poz z późn. zm.) Sieć teleinformatyczna organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych. Akredytacja bezpieczeństwa teleinformatycznego dopuszczenie systemu lub sieci teleinformatycznej do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych na zasadach określonych w ustawie. Punkt kancelaryjny obsługi i przetwarzania informacji niejawnych - wydzielone pomieszczenie przeznaczone do ewidencjonowania, opracowywania, przechowywania dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone. 6
7 Informatyczny nośnik danych materiał służący do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej. Dokument elektroniczny dokument przetwarzany w systemie teleinformatycznym podlegający rejestracji w odpowiedniej ewidencji przed przekazaniem go drogą elektroniczną. Dokument nieelektroniczny - dokument utrwalony na nośniku innym niż informatyczny nośnik danych, podlegający rejestracji w odpowiedniej ewidencji. Konwersja przekształcenie dokumentu nieelektronicznego w dokument elektroniczny dokonywane w szczególności zeskanowanie oraz odwzorowanie oznaczeń w metadanych. Kopiowanie każda forma powielania całości lub części dokumentu, w szczególności wykonywanie kopii, odpisu, wypisu, konwersji, wydruku, czy nagrania. 7
8 III Ocena zagrożeń zewnętrznych i wewnętrznych A. Ocena zagrożeń zewnętrznych Do zagrożeń zewnętrznych dla Starostwa Powiatowego w Gołdapi zalicza się: 1. Możliwość napadu przez zorganizowane grupy przestępcze i terrorystyczne działające w sposób profesjonalny, przemyślany i zorganizowany. 2. Możliwość napadu przez pojedynczych przestępców lub przez przypadkowe osoby wykorzystujące nadarzającą się okazję z powodu nieprawidłowości w ochronie starostwa. Symptomy mogące świadczyć o przygotowaniu napadu lub włamania do budynku: 1) wzmożone zainteresowanie osób postronnych obiektem, pomieszczeniami starostwa, objawiające się między innymi: podejmowaniem prób uzyskania informacji o danym obiekcie, pomieszczeniach od pracowników podczas luźnych rozmów po przypadkowym spotkaniu, 2) nawiązanie rozmów z pracownikami przez osoby postronne, 3) podszywanie się pod byłych pracowników pracujących w starostwie i przejawianie zainteresowania tym, co się po latach zmieniło, 4) interesowanie się osobami funkcyjnymi, w tym także ich przywarami oraz sposobem wykonywania obowiązków służbowych, 5) obserwacja sposobu działania systemu ochronnego, sekretariatu, biura obsługi mieszkańców, pracy sprzątaczek itp., 6) rozpoznawanie systemu technicznych zabezpieczeń, w tym o stosowanych systemach i urządzeniach alarmowych, 7) celowe uszkadzanie urządzeń alarmowych, linii telefonicznych, oświetlenia itp., 8) próby pozyskania do grup przestępczych pracowników starostwa (dotyczy głównie osób mających problemy finansowe, towarzyskie, a także służbowe). WNIOSKI W związku z przedstawionymi kierunkami zagrożeń należy podejmować uprzedzające na ewentualne zaistnienie zagrożeń, takie jak: czynności 1) systematyczna, skrupulatna i wnikliwa kontrola systemu ochrony przez osoby odpowiedzialne za jego organizację, 2) pracownicy starostwa w czasie dnia pracy winni zwracać szczególną uwagę na możliwość zaistnienia ewentualnych zagrożeń, 3) stosowanie zasady niedopuszczania osób niepowołanych do penetracji strefy bezpieczeństwa, 4) wykonywanie prac porządkowych, remontowych itp. wyłącznie pod nadzorem osób odpowiedzialnych w punkcie ewidencji informacji niejawnych pomieszczenie nr 34. 8
9 B. Ocena zagrożeń wewnętrznych Do zagrożeń wewnętrznych dla Starostwa Powiatowego w Gołdapi zalicza się: 1) próby zaboru dokumentów lub mienia przez pracowników Starostwa, 2) powielanie lub kserowanie dokumentów służbowych dla celów prywatnych, 3) przekazywanie wiedzy o starostwie przez byłych pracowników starostwa zwolnionych dyscyplinarnie, 4) rozpoznanie organizacji pracy starostwa, celem łatwiejszej pracy grup przestępczych na terenie starostwa, 5) usiłowania wglądu do dokumentacji niejawnej przez osoby nieuprawnione, 6) nadmierne spożywanie przez pracowników alkoholu oraz narkomania, które mogą stanowić przesłankę do wykroczeń dyscyplinarnych i przestępstw. WNIOSKI W związku z przedstawionymi kierunkami zagrożeń należy wykonywać następujące czynności uprzedzające możliwości zaistnienia zagrożeń: 1) zwracać szczególną uwagę na osoby, które mogą być szczególnie zainteresowane zaborem dokumentów niejawnych; 2) prowadzić szczególny nadzór, by nie dokonywano prób kserowania lub kopiowania dokumentów bez zgody przełożonego, 3) uwrażliwiać pracowników w czasie szkoleń na możliwość prób kontaktu grup przestępczych z pracownikami, którzy mają dostęp do dokumentów szczególnie ważnych, 4) stosować zasadę, że do informacji niejawnych mogą mieć dostęp tylko pracownicy posiadający poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie wydane przez Starostę Gołdapskiego, 5) zwracać szczególną uwagę na osoby, których zachowanie wskazuje na skłonności do nadużywania alkoholu lub uzależnienie od narkotyków. 9
10 IV Przedmiot ochrony 1. Przedmiot ochrony w Starostwie Powiatowym w Gołdapi stanowią: a) informacje niejawne oznaczone klauzulą - zastrzeżone, b) bezpieczne stanowisko komputerowe, c) pomieszczenie nr 34, w którym są przechowywane i opracowywane materiały niejawne. 2. Klauzulę tajności nadaje Starosta Gołdapski lub osoba uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. 3. Dla ujednolicenia tematu kwalifikowania informacji zasługujących lub wymagających nadania klauzuli tajności, a więc ustawowej ochrony ustala się zasadę opracowania wykazu informacji, którym może lub powinna być nadana klauzula tajności. Wykaz ten wymagałby aktualizowania wykreślania nieaktualnych i wprowadzania nowych informacji. 4. Informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności podlegają ochronie do czasu zniesienia klauzuli tajności. 5. Osoba, o której mowa w pkt 2 może określić datę lub wydarzenie po którym nastąpi zniesienie klauzuli tajności. 6. Zniesienie klauzuli tajności jest możliwe wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody przez Starostę Gołdapskiego lub osobę uprawnioną do podpisania dokumentu lub innego niż dokument materiału. 7. Konieczne jest przeprowadzenie nie rzadziej niż raz na 5 lat przeglądu materiałów w celu ustalenia czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony (pracownik punktu ewidencji informacji niejawnych). 8. Po zniesieniu klauzuli tajności konieczne jest podejmowanie czynności polegających na naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu materiałów i poinformowania o nich odbiorców tych materiałów. V Poziom zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą 1. Szacowanie poziomu zagrożeń związanych z dostępem do informacji niejawnych osób nieuprawnionych lub ich utratą zawiera załącznik nr 11 do Instrukcji. 2. W ramach systemu bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych stosuje się środki bezpieczeństwa fizycznego w celu zapewnienia poufności, integralności lub dostępności tych informacji. 10
11 3. W celu doboru adekwatnych środków bezpieczeństwa fizycznego określa się poziom zagrożeń związanych z utratą poufności, integralności lub dostępności informacji niejawnych zwany dalej poziomem zagrożeń. 4. Poziom zagrożeń określono dla pomieszczenia, w którym przetwarzane są informacje niejawne. 5. Poziom zagrożeń określono jako niski dla informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone. 6. W celu określenia poziomu zagrożeń przeprowadzono analizę, w której uwzględniono wszystkie istotne czynniki mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji niejawnych, a w szczególności: - klauzulę tajności przetwarzanych informacji niejawnych, - postać i ilość informacji niejawnych, - sposób przechowywania informacji niejawnych, - otoczenie i strukturę budynków oraz obszarów, w których przetwarzane są informacje niejawne, - ilość osób mających lub mogących mieć dostęp do informacji niejawnych a także posiadane przez nich uprawnienia oraz uzasadnioną potrzebę dostępu do informacji niejawnych, - szacowane zagrożenie ze strony obcych służb specjalnych oraz zagrożenie sabotażem, zamachem terrorystycznym, kradzieżą lub inną działalnością przestępczą. 7. Zatwierdzenie instrukcji, o której mowa w art. 43 ust. 5 ustawy jest równoznaczne z formalnym zaakceptowaniem przez Starostę Gołdapskiego określonego poziomu zagrożeń wraz z jego ewentualnymi konsekwencjami. 8. Poziom zagrożeń określa się przed rozpoczęciem przetwarzania informacji niejawnych a także po każdej zmianie czynników mogących mieć istotny wpływ na bezpieczeństwo informacji niejawnych. 9. W ramach systemu bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych stosuje się środki bezpieczeństwa fizycznego celem zapewnienia poufności, integralności i dostępności tych informacji. 10. Cel, o którym mowa osiąga się poprzez: - właściwe zapewnienie przetwarzania informacji niejawnych, - umożliwienie zróżnicowanego dostępu do informacji niejawnych dla pracowników Starostwa Powiatowego z posiadanymi przez nich uprawnieniami oraz uzasadnioną potrzebą dostępu do informacji niejawnych, - wykrywanie, udaremnianie lub powstrzymywanie nieuprawnionych działań, - uniemożliwianie lub opóźnianie wtargnięcia osób nieuprawnionych w sposób niezauważalny lub z użyciem siły do pomieszczenia lub obszaru w którym przetwarzane 11
12 są informacje niejawne, - środki bezpieczeństwa fizycznego stosuje się we wszystkich pomieszczeniach, w których przetwarzane są informacje niejawne, w tym w miejscach, w których znajdują się systemy teleinformatyczne. 11. W zależności od stopnia zagrożeń określonego w wyniku przeprowadzonej analizy, jako niski stosuje się odpowiednią kombinację następujących środków bezpieczeństwa fizycznego: - bariery fizyczne środki chroniące granice miejsca, w których są przetwarzane informacje niejawne a w szczególności ściany, drzwi, okna. Punkt Ewidencji Informacji Niejawnych utworzono na III piętrze budynku starostwa. Budynek o konstrukcji murowanej, ściany nośne zewnętrzne z cegły ceramicznej o grubości 38 cm. Ściany wewnętrzne wykonane z cegły ceramicznej o grubości 25 cm. Stropy żelbetowe. Wysokość budynku 13,5 m, 5 kondygnacji (piwnica, parter i trzy piętra). Budynek posiada 2 niezależne wejścia/wyjścia. Dla potrzeb punktu kancelaryjnego wydzielono pomieszczenie nr 34 z ograniczonym dostępem pracowników starostwa i klientów. Wejście do pomieszczenia punktu kancelaryjnego chronią drzwi wejściowe, zamykane na dwa zamki. - kontrola dostępu stosowana w celu zagwarantowania, że dostęp do chronionego obszaru uzyskują tylko osoby posiadające odpowiednie uprawnienia (poświadczenie bezpieczeństwa). Wykonywanie prac remontowych i sprzątanie pomieszczenia może się odbywać tylko w obecności osób uprawnionych (Pełnomocnik Ochrony i pracownik punktu ewidencji informacji niejawnych). Szafy i zamki na wyposażeniu punktu ewidencji informacji niejawnych znajduje się szafa metalowa starego typu z zamkami kluczowymi, zestaw komputerowy z drukarką. VI Wytwarzanie dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli zastrzeżone 1. Dokument niejawny o klauzuli zastrzeżone może wytworzyć osoba posiadająca poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych lub odpowiednie upoważnienie wydane przez Starostę Gołdapski do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone, która odbyła przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych. 2. Osoba przeszkolona zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych składa pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o ochronie informacji niejawnych. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do instrukcji. 3. Dokument zawierający informacje niejawne o klauzuli zastrzeżone powinien być 12
13 przetwarzany w warunkach zapewniających ochronę przed nieuprawnionym dostępem innych osób. Wytwarzanie dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone może się odbywać tylko i wyłącznie na sprzęcie komputerowym w punkcie ewidencji informacji niejawnych zlokalizowanym w pomieszczeniu nr Materiały zawierające informacje niejawne, którym przyznano klauzulę zastrzeżone oznacza się zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzuli tajności. VII Obieg, ewidencja, przekazywanie (przesyłanie) i kompletowanie dokumentów oznaczonych klauzulą zastrzeżone 1. Pracownik punktu ewidencji informacji niejawnych wykonuje zadania związane z ewidencją dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone. 2. Pracownik punktu ewidencji informacji niejawnych przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone oraz prowadzi: - dziennik ewidencyjny dokumentów o klauzuli zastrzeżone zał. nr 2 do instrukcji; - książkę doręczeń przesyłek miejscowych zał.3 do instrukcji.; - rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek zał.4 do instrukcji. 3. Przy przyjmowaniu przesyłki o klauzuli zastrzeżone pracownik punktu ewidencji informacji niejawnych sprawdza: - prawidłowość adresu, - zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu i nazwę komórki nadawcy, - po otwarciu przesyłki zgodność numerów na opakowaniu z numerami na dokumencie. 4. Po zaewidencjonowaniu otrzymanych dokumentów zastrzeżonych w dzienniku ewidencyjnym odciska się na pierwszej stronie dokumentu pieczęć wpływu, wpisuje numer ewidencyjny wg dziennika ewidencyjnego, datę wpływu, liczbę stron dokumentów i załączników oraz liczbę załączników i stron faktycznie otrzymanych. 5. Dokumenty oznaczone klauzulą zastrzeżone przekazywane są zgodnie z dekretacją przełożonego do zapoznania właściwemu pracownikowi za pokwitowaniem w dzienniku ewidencji. 6. Każdy pracownik zapoznający się z treścią dokumentu o klauzuli zastrzeżone składa podpis w dzienniku ewidencyjnym i odnotowuje datę zapoznania. 7. Dokumenty oznaczone klauzulą zastrzeżone otrzymane lub opracowane przez pracownika po ich wykorzystaniu są zwracane do punktu kancelaryjnego za pokwitowaniem we 13
14 właściwym dzienniku. 8. Pracownik punktu ewidencji informacji niejawnych nie otwiera przesyłek oznaczonych do rąk własnych, wpisując do dziennika ewidencyjnego z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu pisma: w rubryce Informacje uzupełniające/uwagi odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona Do rąk własnych. Na opakowaniu przesyłki wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer, pod którym zarejestrowano w dzienniku ewidencyjnym. Przesyłkę przekazuje się za pokwitowaniem w dzienniku ewidencyjnym- bezpośrednio adresatowi. 9. Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę niejawną wpisuje się do kolejnej pozycji dziennika ewidencyjnego dokumentów oznaczonych klauzulą zastrzeżone. 10. W przypadku, gdy w aktach nie pozostawia się żadnego egzemplarza własnego dokumentu, w dzienniku ewidencyjnym, w rubryce Informacje uzupełniające/uwagi sporządza się adnotację Tylko adresat, która podpisuje pracownik punktu ewidencji informacji niejawnych. 11. Zapisów w dzienniku dokonuje się w sposób trwały, atramentem lub tuszem, a zmiany zapisów w tych dziennikach kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmiany. 12. Zabrania się wycierania i zamazywania zapisów w dziennikach. VIII Pakowanie i ekspedycja materiałów o klauzuli zastrzeżone 1. Materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone wysyła się, jako przesyłki polecone lub Za zwrotnym potwierdzeniem odbioru za pośrednictwem Poczty Polskiej lub doręcza się osobiście odbiorcom miejscowym przy wykorzystaniu książki doręczeń. Materiał opakowany w dwie nieprzezroczyste i mocne koperty, przy czym na kopertach muszą być umieszczone: 1) na kopercie wewnętrznej: - klauzula tajności zastrzeżone i ewentualne dodatkowe oznaczenie, - imienne określenie adresata, - imię, nazwisko i podpis osoby pakującej, - numer, pod którym dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencyjnym dokumentów o klauzuli zastrzeżone. 2) na kopercie zewnętrznej: - nazwa adresata, - adres siedziby adresata, 14
15 - numer i pozycję z wykazu przesyłek nadanych, - nazwa jednostki organizacyjnej nadawcy. 2. Miejsce sklejenia każdej koperty zabezpiecza się przez odciśnięcie pieczęci do pakietów i za pomocą przezroczystej taśmy samoprzylepnej, przy czym na kopercie zewnętrznej, zamiast tej taśmy może być stosowana pieczęć odciśnięta w substancji zapewniających jej trwały odcisk. IX Punkt Ewidencji Informacji Niejawnych 1. W Starostwie Powiatowym w Gołdapi funkcjonuje Punkt Ewidencji Informacji Niejawnych, który został zabezpieczony i wyposażony zgodnie z postanowieniem Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. Nr 276, poz. 1631). 2. Za właściwą pracę Punktu Ewidencji Informacji Niejawnych odpowiada wyznaczony, na wniosek pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych, pracownik obsługi Punktu Ewidencji Informacji Niejawnych wchodzący w skład Wydziału Organizacyjnego. 3. Do zadań pracownika obsługi punktu ewidencji informacji niejawnych należy: -bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone w Starostwie Powiatowym w Gołdapi, - udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom posiadającym stosowne uprawnienia, tj. poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie oraz przeszkolenie, - egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne, - prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, - kontrola przestrzegania właściwego oznaczania oraz rejestrowanie dokumentów w dzienniku ewidencyjnym, - wykonywanie poleceń pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych w zakresie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych. 4. W przypadku zmiany na stanowisku pracownika obsługi punktu ewidencji informacji niejawnych sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy. 5. Protokół, o którym mowa w ust. 4 sporządza się w obecności pracownika zdającego i przyjmującego oraz pełnomocnika ochrony. Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach: pierwszy egzemplarz przechowywany jest w punkcie kancelaryjnym, drugi u pełnomocnika ochrony. 6. W przypadku czasowej nieobecności pracownika obsługi punktu ewidencji informacji 15
16 niejawnych jego obowiązki przyjmuje wyznaczony pracownik. W razie braku takich pracowników, punkt ewidencji informacji niejawnych przyjmuje pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych. X Zakres udostępniania informacji niejawnych 1. Decyzja Starosty Gołdapskiego lub innej upoważnionej osoby w przedmiocie udostępnienia informacji niejawnej pracownikowi- winna być w każdym przypadku precyzowana w deklaracji imiennej wyrażonej bezpośrednio na dokumencie. 2. Zakres informacji udostępnionych pracownikom winien pokrywać się z tematyką spraw realizowanych przez konkretnego pracownika. 3. W sytuacjach innych decyzja Starosty Gołdapskiego lub innej upoważnionej osoby w sposób jednoznaczny z określeniem konkretnej osoby lub osób wymaga uwidocznienia w dekretacji imiennej na danym dokumencie. 4. Prowadzący dziennik ewidencji dokumentów niejawnych odmawia udostępnienia dokumentów, a więc informacji niejawnych osobom innym niż wskazane w dekretacji dokumentów. 5. Każda z osób, której dokument zawierający informacje niejawne został udostępniony obowiązana jest: a) fakt ten odnotować na tym dokumencie, b) określić sposób załatwienia sprawy wskazując dokument załatwiający, a więc kończący sprawę. 6. Pobieranie i zwrot dokumentów do prowadzącego ich ewidencję musi być potwierdzony podpisem z określeniem daty zarówno przez pobierającego jak też zwracającego dokument po wykorzystaniu w kolumnach (rubrykach) 14, 15 dziennika ewidencji. XI Zasady wykonywania dokumentów niejawnych 1. Dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnice służbową mogą być sporządzone przez osoby załatwiające daną sprawę i posiadające wymagane uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych. 2. Propozycję przyznania klauzuli tajności na sporządzonym dokumencie przedstawia osoba sporządzająca dokument. 3. Klauzulę tajności danego dokumentu ostatecznie przyznaje Starosta Gołdapski lub inna upoważniona osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu. 16
17 4. Wszystkie początkowe i korygowane wersje sporządzonych dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę, a więc wymagające ochrony podlegają zniszczeniu w sposób trwały i wykluczający ewentualność ich odczytania (pocięcie na niszczarce lub spalenie). Za przestrzeganie tego obowiązku odpowiada każda osoba opracowująca te dokumenty. 5. Dokumenty niejawne powinny być opisane i oznaczone zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. z roku 2011 Nr 288, poz. 1692). 6. Schemat dokumentu zawierającego informacje niejawne z wymaganymi oznaczeniami, jednakowy dla wszystkich klauzul tajności określa załącznik nr 5 do Instrukcji. 7. Sporządzone i wykonane w Starostwie dokumenty podlegają obowiązkowi zarejestrowania w dzienniku ewidencji. 8. Dokumenty zawierające informacje niejawne muszą być wykonywane tylko w takiej ilości egzemplarzy, jaka jest niezbędna dla załatwienia sprawy. XII Wykonywanie dokumentów niejawnych z wykorzystaniem sprzętu komputerowego 1. Bezpieczeństwo teleinformatyczne zapewnia się chroniąc przetwarzane w systemie informacje przed utratą właściwości gwarantujących to bezpieczeństwo, w szczególności przed utratą poufności, dostępności i integralności. Bezpieczeństwo dla informacji niejawnych wykorzystywanie systemów teleinformatycznych (komputerów), w których mają być wytwarzane, przetwarzane i przechowywane informacje niejawne może mieć miejsce po spełnieniu wymagań określonych w rozdziale 9 Bezpieczeństwo teleinformatyczne Ustawy o Ochronie Informacji Niejawnych z dnia 5 sierpnia 2010 roku (Dz. U. Nr 182, poz. 1228); 2. Bezpieczeństwo teleinformatyczne zapewnia się chroniąc informacje przetwarzane w systemie teleinformatycznym przed utratą właściwości gwarantujących to bezpieczeństwo; 3. Bezpieczeństwo teleinformatyczne wymagane jest przed rozpoczęciem oraz w trakcie przetwarzania informacji niejawnych systemie teleinformatycznym; 4. Systemy teleinformatyczne, w których mają być przetwarzane informacje niejawne podlegają akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego (art. 48 ust. 1 ustawy); 17
18 5. Starosta udziela akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego dla systemu teleinformatycznego przeznaczonego do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli ZASTRZEŻONE - przez zatwierdzenie dokumentacji bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego (art. 48, ust. 9 ustawy), 6. W ciągu 30 dni od udzielenia akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, o której mowa w ust. 9 kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje ABW dokumentację bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego (art.48, ust. 11 i ust. 12 ustawy); 7. Dokument szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego powinien zawierać w szczególności wyniki procesu szacowania ryzyka dla bezpieczeństwa informacji niejawnych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym oraz określać przyjęte w ramach zarządzania ryzykiem, sposoby osiągania i utrzymywania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemu (art. 49, ust. 1 ustawy). 8. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której będzie funkcjonował system teleinformatyczny, odpowiada za opracowanie oraz przekazanie ABW w Białymstoku dokumentacji bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego Starostwa Powiatowego w Gołdapi (art. 49, ust. 5 ustawy); 9. Kierownik jednostki organizacyjnej akceptuje wyniki procesu szacowania ryzyka dla bezpieczeństwa informacji niejawnych oraz jest odpowiedzialny za właściwą organizację bezpieczeństwa teleinformatycznego (art. 49, ust. 7 i ust. 9 ustawy); 10. Za właściwą organizację bezpieczeństwa teleinformatycznego odpowiada Starosta Gołdapski, który w szczególności: 1) zapewnia opracowanie dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, 2) organizuje ochronę fizyczną i elektromagnetyczną systemu, 3) zapewnia niezawodność transmisji oraz kontrolę dostępu do urządzeń systemu, 4) dokonuje analizy bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz zapewnia usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, 5) zapewnia przeszkolenie z zakresu bezpieczeństwa teleinformatycznego osób uprawnionych do pracy w systemie. Jedynym miejscem przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone jest PUNKT EWIDENCJI INFORMACJI NIEJAWNYCH. Wyposażenie do elektronicznego przetwarzania danych w punkcie kancelaryjnym stanowi bezpieczne stanowisko komputerowe z zestawem komputerowym i drukarką. Wykorzystując systemy teleinformatyczne zapewniające bezpieczeństwo dla wytwarzanych i przetwarzanych informacji niejawnych konieczne jest, by: 18
19 1. Pracownicy, którzy sami korzystają z komputera, a więc gdy komputer związany jest z określonym stanowiskiem pracy powinni przestrzegać uruchamiania komputera za pomocą hasła, które znane byłoby tylko temu pracownikowi. Takie hasło stanowi klucz do uruchomienia komputera. 2. W przypadku potrzeby zachowania tekstu zawierającego informacje niejawne wykonane za pomocą komputera: a) nie stosować jego zarejestrowania na dysku twardym, a więc na stałej pamięci komputera, natomiast stosować dyskietkę, płytę, itp., które po zakończeniu pracy można i trzeba wyjąć z komputera- które wymagają zarejestrowania- jako nośnik informacji podlegającej ochronie. b) w przypadku wykonywania dokumentów przy wykorzystaniu komputera, gdy zachodzi potrzeba zachowania tekstu na nośniku elektronicznym, a więc w przypadku wykorzystania komputera jedynie maszyny do pisania nie wprowadzać zapisu do pamięci komputera- zarówno do pamięci stałej ja też na dyskietkę, a więc- doprowadzić do wykasowania tekstu z chwilą wykonania niezbędnej ilości egzemplarzy danego dokumentu. 3. Zapis utrwalony w sposób określony w pkt 2 z chwilą uznania za nie podlegający dalszemu archiwizowaniu skasować w sposób trwały łącznie ze zniszczeniem dyskietki, płyty itp. 4. Faktu zniszczenia nośników informacji dokonywać komisyjnie, doprowadzając tym samym do zmiany w zapisach ewidencyjnych w odniesieniu do płyt, dyskietek itp. 5. W przypadku zmiany użytkownika komputera nie może to nastąpić bez wiedzy pracownika wcześniej pracującego na tym komputerze, a więc może to nastąpić dopiero w przypadku oczyszczenia pamięci komputera z informacji stanowiących tajemnicę. W Starostwie Powiatowym w Gołdapi nie występuje przesyłanie i odbiór informacji niejawnych za pośrednictwem poczty elektronicznej. 19
20 XIII Ochrona fizyczna systemu 1. Ochrona fizyczna systemu polega na: 1) umieszczeniu systemu komputerowego w strefie bezpieczeństwa w zależności od: a) klauzuli tajności; b) ilości; c) zagrożeń dla poufności, integralności lub dostępności do informacji niejawnych; 2) zastosowanie środków zapewniających ochronę fizyczną w szczególności takich, jak: a) nieuprawnionego dostępu, b) podglądu, c) podsłuchu. 2. Ochrona elektromagnetyczna systemu polega na niedopuszczeniu do utraty poufności i dostępności informacji niejawnych w urządzeniu teleinformatycznym, która w szczególności polega na: - utrata poufności na skutek - wykorzystania elektromagnetycznej emisji pochodzących z urządzenia komputerowego; - utrata dostępności na skutek- zakłócenia pracy urządzenia za pomocą impulsów elektromagnetycznej dużej mocy. XIV Nadawanie, zmiana i znoszenie klauzuli tajności materiałom niejawnym Sposób oznaczania materiałów o klauzuli zastrzeżone określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. Nr 288, poz. 1692) zał. nr 5 do instrukcji.. 1. Klauzulę tajności nadaje osoba uprawniona do podpisywania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. 2. Informacje niejawne podlegają ochronie w sposób określony w ustawie o ochronie informacji niejawnych. Osoba nadająca klauzulę może określić datę lub wydarzenie, po którym nastąpi zmiana lub zniesienie klauzuli tajności. 3. Należy nie rzadziej niż raz na 5 lat dokonać przeglądu materiałów celem ustalenia, czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony. Po zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności podejmuje się czynności polegające na naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu materiału i poinformowanie o nich odbiorców. Odbiorcy materiałów, którzy przekazali go innym odbiorcom są zobowiązani do poinformowania ich o zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności. 4. Oznaczenie materiału klauzulą tajności polega na umieszczeniu na nim klauzuli tajności 20
21 zgodnie z wymogami definicji klauzuli zastrzeżone. Przyznaną klauzulę tajności nanosi się w sposób wyraźny i w pełnym jej brzmieniu. Wprowadza się następujący skrót klauzuli tajności: - Z - dla klauzuli zastrzeżone. 5. Materiały zawierające informacje niejawne utrwalone na piśmie oznacza się w następujący sposób: 1) na każdej stronie pisma umieszcza się: a) na środku, jako pierwszy element w nagłówku strony, klauzulę tajności, b) numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokument wykonano w jednym egzemplarzu napis Egz. pojedynczy, c) sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie komórki organizacyjnej, oznaczenie klauzuli tajności, numer, pod którym dokument został zarejestrowany i rok, w którym dokonano rejestracji, a także w zależności od potrzeb, inne oznaczenie ułatwiające ustalenie miejsca wykonania dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej lub też jego przynależność do określonej sprawy, d) numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu, e) na środku, jako ostatni element w stopce strony- klauzulę tajności, 2) na pierwszej stronie pisma umieszcza się: a) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, b) w prawym górnym rogu: - nazwę miejscowości i datę podpisania pisma, - napis o treści podlega ochronie do jeżeli został wskazany taki okres, - w przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny pod numerem egzemplarza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska, adresata oraz imię i nazwisko, a w przypadku wielu adresów dopuszcza się możliwość umieszczenia jedynie adnotacji adresaci wg rozdzielnika, - napis krypto w przypadku materiałów kryptograficznych, 3) na ostatnie stronie dokumentu umieszcza się również: a) z lewej strony pod treścią: - liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników, jeżeli są załączone do pisma, - klauzulę tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji, - liczbę stron każdego załącznika lub informację określającą rodzaj załączonego materiału 21
22 i jego odpowiednią jednostkę miary, - w przypadku, gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników, niż pozostawia się w aktach, dodatkowo napis tylko adresat jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawienia ich w aktach, napis do zwrotu jeżeli załączniki mają zostać zwrócone osobie uprawnionej do jej podpisania. b) z prawej strony pod treścią pisma i adnotacją o załącznikach w kolejności pionowej: nazwę stanowiska oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do jego podpisania, c) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej: - liczbę wykonanych egzemplarzy, - adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotację adresaci wg rozdzielnika, - imię i nazwisko lub inne dane identyfikujące sporządzającego i wykonawcę. 4. W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści: - udzielenie informacji tylko za zgodą nadawcy, - kopiowanie za zgodą pisemną nadawcy, - odpis tylko za zgodą nadawcy, - kopiowanie stron od do tylko za zgodą nadawcy, - odpis od.. do tylko za zgodą pisemną nadawcy, - wypis (wyciąg) od do tylko za pisemną zgodą nadawcy. 5. W uzasadnionych przypadkach na materiałach zawierających informacje niejawne można nanosić dodatkowe oznaczenia, inne niż wyszczególnione wyżej. 6. Dokumenty wytworzone w systemie elektronicznym oznacza się identycznie, jak dokumenty wytworzone w formie papierowej z tą zmianą, że na każdej stronie w prawym górnym rogu pod klauzulą tajności zamiast oznaczenia numeru egzemplarza umieszcza się napis Egz. elektroniczny. 7. Materiały multimedialne oznacza się w następujący sposób: 1) na każdym slajdzie lub stronie stanowiącej integralną część prezentacji umieszcza się: - w prawym górnym rogu klauzulę tajności; - w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer slajdu lub strony łamane przez liczbę slajdów lub stron. 2) Na pierwszym slajdzie lub stronie stanowiącej integralną część prezentacji umieszcza się dodatkowo: - w lewym górnym rogu nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej oraz sygnaturę literowo-cyfrową, 22
23 - napis o treści podlega ochronie do, jeżeli został określony krótszy czas ochrony aniżeli w zapisie ustawowym. 8. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono lub zmieniono klauzulę tajności: - skreśla się klauzulę tajności na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu; - na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą w prawym górnym rogu umieszcza się adnotację JAWNE, datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej adnotacji. 9. Na przesyłkach zawierających informacje niejawne wobec których zniesiono przyznaną klauzulę tajności należy: - na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu skreśla się dotychczasową oznaczoną klauzulę, - nad skreśleniem klauzuli umieszcza się nową, - na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą w prawym górnym rogu umieszcza się datę, imię i nazwisko i podpis osoby dokonującej zmiany wskazując podstawę do zmiany. 10. Skreśleń i adnotacji dokonuje pracownik punktu kancelaryjnego. 11. Na dokumencie elektronicznym nie dokonuje się skreśleń oznaczeń. Informacje o skreśleniu i adnotację umieszcza się we właściwych ewidencjach lub metadanych dokumentu elektronicznego. XV Wykonywanie kopii, odpisów, wypisów, wyciągów i tłumaczeń 1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach i tłumaczeniach pism umieszcza się: - na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio zapis Kopia, odpis, wypis, tłumaczenie z języka..(nazwa języka imię i nazwisko tłumacza), - na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencyjnym, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, - na ostatniej stronie dodatkowo napis za zgodność i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą starostwa lub komórki organizacyjnej, w której dokumenty sporządzono. 2. Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu potwierdza starosta lub kierownik danej komórki organizacyjnej (osoba przez niego upoważniona) a tłumaczenia osoba dokonująca tłumaczenia. 23
24 XVI Zniesienie lub zmiana klauzuli tajności 1. Zniesienie lub zmianę klauzuli tajności dokonuje się poprzez: - dokonanie adnotacji na dokumencie (dokument nieelektroniczny), - dokonania zapisu w elektronicznym rejestrze dokumentów oraz w meta danych dokumentu (dokument elektroniczny). 2. Przy zniesieniu klauzuli tajności na dokumentach nieelektronicznych skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia klauzul tajności. Nad pierwszą skreśloną klauzulą tajności umieszcza się zapis Zniesiono klauzulę tajności oraz datę, imię i nazwisko osoby dokonującej adnotacji natomiast w przypadku dokumentu otrzymanego w ramach wymiany korespondencji dodatkowo wskazuje się podstawę dokonania tych czynności. 3. Przy zmianie klauzul tajności na dokumentach nieelektronicznych skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia klauzul tajności. Nad skreśleniami klauzul tajności nanosi się nowe klauzule. Nad pierwszą w kolejności skreśloną klauzulą umieszcza się datę, imię i nazwisko osoby dokonującej adnotacji, w przypadku dokumentu otrzymanego w ramach wymiany korespondencji dodatkowo wskazuje się podstawę dokonania zmian. 4. Skreśleń i adnotacji dokonuje pracownik obsługi punktu kancelaryjnego obsługi i przetwarzania informacji niejawnych. 5. Skreśleń i adnotacji w przypadku zniesienia lub zmiany klauzuli tajności dokonuje się w sposób czytelny kolorem czerwonym. Niedozwolone jest wycieranie, wywabianie lub zamazywanie dokonanych zapisów. 6. W przypadku zmian klauzul tajności dokumentu elektronicznego związane z tym informacje o skreśleniach i adnotacjach umieszcza się we właściwych ewidencjach i meta danych dokumentu elektronicznego oraz, o ile to możliwe, nanosi się je w treści dokumentu. 7. W przypadku innych materiałów - prezentacje multimedialne, trwale oprawione zbiory dokumentów, stosuje się zasady jak wyżej. XVII Odbiór przesyłek niejawnych 1. Przy przejmowaniu z biura obsługi mieszkańców przesyłek zawierających informacje niejawne pracownik obsługujący punkt ewidencji informacji niejawnych sprawdza: - prawidłowość adresu, - całość pieczęci i opakowania, - zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy. 2. Jeżeli wcześniej przesyłka nie została zabezpieczona i nie został sporządzony przez przewoźnika protokół, to w przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej 24
25 otwarcia pracownik punktu kancelaryjnego kwitujący odbiór wraz z doręczającym sporządzają protokół uszkodzenia. Protokół uszkodzenia przekazuje się nadawcy, Staroście i przewoźnikowi jeżeli pośredniczył w obiegu przesyłki. 3. Uszkodzoną przesyłkę wraz z protokołem przewoźnik wydaje adresatowi, a w przypadku odmowy jej przyjęcia zwraca ją nadawcy wraz protokołem i naniesioną na nim adnotacją o przyczynie odmowy przyjęcia przesyłki. Procedura ta obowiązuje również w przypadku, gdy mogło dojść do ujawnienia treści przesyłki. Przewoźnik obowiązany jest także do określenia w protokole, komu treść przesyłki mogła zostać ujawniona. 4. Pracownik punktu kancelaryjnego po otwarciu przesyłki sprawdza, czy zawartość odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym oraz ustala czy liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych stronach. XVIII Kontrola i nadzór w zakresie stanu bezpieczeństwa ochrony informacji niejawnych o klauzuli ZASTRZEŻONE 1. Do organizowania i prowadzenia kontroli stanu zapewnienia informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone z mocy prawa są upoważnieni: pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Najwyższa Izba Kontroli. 2. Do nadzoru nad właściwym obiegiem informacji niejawnych upoważniony jest pełnomocnik ochrony informacji niejawnych. XIX Archiwizowanie, gromadzenie i brakowanie materiałów niejawnych 1. Archiwizowanie materiałów niejawnych odbywa się z zachowaniem zasad określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). 2. Niszczenie dokumentów wytworzonych w Starostwie Powiatowym w Gołdapi zawierających informacje niejawne, nie mających wartości archiwalnej lub praktycznej, nie podlegających dalszemu przechowywaniu (kategoria BC ) odbywa się na podstawie protokołu sporządzonego przez komisję i zatwierdzonego przez Starostę Gołdapskiego. 3. Dokument o klauzuli zastrzeżone przed zniszczeniem podlega kwalifikowaniu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Starostwie Powiatowym w Gołdapi. 25
26 4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę lub do innego typu zniszczenia. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody właściwego Archiwum. 5. Wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej należy złożyć do dyrektora Archiwum Państwowego w Suwałkach a materiałów związanych z obronnością do Szefa Centralnego Archiwum Wojskowego. 6. Do wniosku o zgodę dołącza się: - protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, - spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. 7. Protokół oraz opis dokumentacji niearchiwalnej sporządza komisja powołana przez Starostę Gołdapskiego w składzie: - osoba prowadząca archiwum, - przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu, - pracownik obsługujący punkt ewidencji informacji niejawnych. 8. W przypadku trudności w ocenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej można zwrócić się do archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy. 9. Ostatecznego zniszczenia dokumentów dokonuje się przez pocięcie w niszczarce we własnym zakresie lub przemiał w specjalnych zakładach, przy zachowaniu warunków zapewniających ochronę informacji niejawnych. 10. Protokół komisyjnego zniszczenia materiałów niearchiowalnych sporządzony winien być w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz należy przesłać do właściwego archiwum państwowego. XX Przechowywanie kluczy i pieczęci Ustala się zasady gospodarki kluczami i pieczęciami: 1. Klucze do pomieszczenia nr 34 i szafy metalowej punktu ewidencji informacji niejawnych po zakończeniu pracy należy złożyć w sejfie w pomieszczeniu nr Tworzy się dodatkowy zapasowy komplet kluczy do pomieszczenia punktu ewidencji informacji niejawnych. 3. Klucze będące w użytkowaniu winny być przekazane do Naczelnika Wydziału Organizacyjnego a każdo razowy odbiór za pokwitowaniem przed rozpoczęciem pracy winien być odnotowany w książce ewidencji przekazanych kluczy do punktu ewidencji informacji 26
27 niejawnych. XXI Odpowiedzialność karna, dyscyplinarna i służbowa za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych 1. Zakres odpowiedzialności karnej osób, które dopuściły się przestępstwa lub czynu zabronionego przeciwko ochronie informacji niejawnych został określony przepisami Kodeksu Karnego (Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny) w art. od 265 do 269. Art Kto, wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu ujawnia lub wykorzystuje informację, z którą zapoznał się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat Funkcjonariusz publiczny, który ujawnia osobie nieuprawnionej informację niejawną o klauzuli zastrzeżone lub poufne lub informację, którą uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych a której ujawnienie może narazić na szkodę prawnie chroniony interes, podlega karze pozbawienia wolności do lat Wobec pracowników, którzy nie przestrzegają wymagań związanych z ochroną informacji niejawnych, dopuszczają się uchybień w zakresie niewłaściwego zabezpieczenia dokumentów, stwarzając warunki do ujawnienia tajemnicy osobom nieuprawnionym, mogą być zastosowane sankcje służbowe i dyscyplinarne. 3. Nie przestrzeganie zasad i nie realizowanie bądź niewłaściwe realizowanie określonych w Instrukcji zadań związanych z ochroną informacji niejawnych, występujących w działalności Starostwa Powiatowego w Gołdapi powodować może zastosowanie sankcji jak w pkt. XXI.2 Instrukcji. XXII Postanowienia końcowe. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją należy kierować się postanowieniami ustawy oraz rozporządzeniami wykonawczymi do ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz odpowiednimi instrukcjami kancelaryjnymi oraz procedurami właściwymi dla Starostwa Powiatowego w Gołdapi. 2. Kadra kierownicza a także naczelnicy wydziałów Starostwa Powiatowego w Gołdapi przełożeni pracowników, a także Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych z tytułu pełnionej funkcji: 27