Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0112-kdil1-3-4012-379-2018-2-kb
Timestamp: 2019-04-25 09:48:47
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 106
 art. 112
 art. 86
 art. 88
 art. 112
 art. 86
 art. 88
 art. 88
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 88
 art. 106
 art. 112
 art. 86
 art. 88

Document Content:
♦ › Faktura › 0112-KDIL1-3.4012.379.2018.2.KB
Możliwość prowadzenia archiwum otrzymywanych i wysyłanych faktur oraz innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich papierowej wersji oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach, w tym w dokumentach, o których mowa w § 3 pkt 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2018 r. (data wpływu 8 czerwca 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 11 lipca 2018 r. (data wpływu 18 lipca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości prowadzenia archiwum otrzymywanych i wysyłanych faktur oraz innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich papierowej wersji oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach, w tym w dokumentach, o których mowa w § 3 pkt 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 8 czerwca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości prowadzenia archiwum otrzymywanych i wysyłanych faktur oraz innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich papierowej wersji oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach, w tym w dokumentach, o których mowa w § 3 pkt 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 11 lipca 2018 r. (data wpływu 18 lipca 2018 r.) o dowód wpłaty brakującej opłaty.
Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność związaną ze świadczeniem usług księgowych oraz finansowych dla podmiotów z grupy kapitałowej. Nabywane przez Spółkę towary i usługi służą do wykonywania w całości czynności opodatkowanych. W ramach prowadzenia działalności Spółka otrzymuje od dostawców i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.
Spółka korzysta z systemu elektronicznego archiwum w ramach programu X, który pozwala na archiwizowanie dokumentów, wgrywanie ich skanów, plików pdf oraz umożliwia łatwy dostęp on-line do dokumentów, a także posiada zaawansowany system wyszukiwania pozwalający znaleźć dokument po atrybutach takich jak: NIP, nr dokumentu, data wystawienia, kontrahent itp.
W każdej chwili istnieje możliwość pobrania z systemu poszczególnych danych i zapisania w postaci plików pdf.
Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z odrębnymi przepisami przechowywane w systemie elektronicznym dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępnione wraz z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych w postaci plików pdf, może zostać nadany dostęp on-line do archiwum lub określonej części archiwum lub też dokumenty mogą zostać wydrukowane. Elektroniczne dokumenty przechowywane są na serwerach zagranicznych.
Dostęp do archiwum możliwy jest tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła. Dokumenty przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Dokumenty elektroniczne zapisywane są w systemie elektronicznym, zaś dokumenty papierowe są do tego systemu skanowane w formie pdf gwarantujące autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ze względu na optymalizację kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji Spółka planuje przechowywać dokumenty tylko w formie elektronicznej, dokumenty w formie papierowej po zeskanowaniu do wyżej opisanego systemu byłyby niszczone.
Czy korzystając z opisanego elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów Spółka spełnia warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112a ustawy o VAT i w związku z tym będzie mogła prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania papierowej wersji dokumentów oraz czy Spółka będzie miała prawo (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT jeśli nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT) do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej, zawartego w fakturach, w tym również dokumentach, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. § 3 pkt 4 i 5 w sprawie wystawienia faktur, jeśli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?
Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań prawnych aby dokumenty były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania dokumentów zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur, w tym również dokumentów, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, Spółka jest zdania, że jeśli będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.
Z powołanych przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Z uwagi na to, że faktury są przez Spółkę przechowywane w sposób określony wskazanymi powyżej przepisami, a Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wskazane w opisie stanu faktycznego dokumenty mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w podobnych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz otrzymanych w formie papierowej (i niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe: Prawo do przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych w formie elektronicznej zaakceptował m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 20 sierpnia 2012 r., nr IPTPP2/443-467/12-5/KW. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że: „(...) w przypadku gdy otrzymywane od Kontrahenta faktury elektroniczne przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w Systemie na serwerze Kontrahenta w sposób umożliwiający ich odszukanie oraz zapewniający bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści, to należy uznać, iż zostaną spełnione warunki umożliwiające sposób przechowywania faktur elektronicznych, zgodnie z rozporządzeniem (tj. rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej ...; (obecnie ustawą o VAT)”.
Z kolei za możliwością przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawionych w formie papierowej wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 4 października 2013 r., nr IPPP2/443-765/13-2/KOM stwierdzając, że: „Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści. Warunek ten spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”. Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1391/14/JP.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach przechowywanych wyłącznie w elektronicznej bazie danych uznał również Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS, dotyczącej przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej. W tej interpretacji czytamy: „(...) należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (...) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych, nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych. (...)”.
W związku z powyższym Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska przedstawionego na wstępie.
Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Na podstawie delegacji zawartej m.in. w ww. przepisie ustawy Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013, poz. 1485), określając m.in. przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy, oraz zakres tych danych.
I tak, zgodnie z § 3 pkt 4 i 5 ww. rozporządzenia – faktura dokumentująca:
świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, z wyjątkiem usług opodatkowanych stawką podatku w wysokości 0%, wystawiana za okresy miesięczne (...), powinna zawierać:
dane, o których mowa w pkt 4,
określenie nabywcy usług,
informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność związaną ze świadczeniem usług księgowych oraz finansowych dla podmiotów z grupy kapitałowej. Nabywane przez Spółkę towary i usługi służą do wykonywania w całości czynności opodatkowanych. W ramach prowadzenia działalności Spółka otrzymuje od dostawców i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.
Odnosząc się do wątpliwości Spółki związanych z możliwością prowadzenia archiwum faktur wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich papierowej wersji, otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej należy stwierdzić, że przechowywanie tych faktur w sposób opisany przez nią, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu on-line do nich wraz z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przepisami art. 106m oraz art. 112a ustawy.
Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania takich dokumentów.
W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej, zawartego w fakturach jeśli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Jak wynika z opisu sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a nabywane przez nią towary i usługi służą do wykonywania w całości czynności opodatkowanych.
Mając zatem na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług (w tym faktury, o których mowa w § 3 pkt 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur), przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu – potwierdzają jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich – pod warunkiem, że nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.
Reasumując należy stwierdzić, że korzystając z opisanego elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów Spółka spełnia warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112a ustawy i w związku z tym może prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania papierowej wersji dokumentów oraz będzie miała prawo (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy, jeśli nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy) do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej, zawartego w fakturach, w tym również dokumentach, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. § 3 pkt 4 i 5 w sprawie wystawienia faktur, jeśli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
0112-KDIL1-3.4012.379.2018.2.KB
0112-KDIL1-3.4012.382.2018.1.PR | Interpretacja indywidualna
IPPP2/443-765/13-2/KOM | Interpretacja indywidualna
IPTPP2/443-467/12-5/KW | Interpretacja indywidualna