Source: http://docplayer.pl/59060886-Wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2020-01-24 04:14:00
Legal References Found: art. 28
 ustawy 1
 art. 71
 art. 79
 art. 83
 art. 23
 art. 39
 art. 6
 art. 24
 art. 6
 art. 36
 art. 24
 art. 6
 art. 48

Document Content:
1 WOJEWODA MAZOWIECKI Warszawa, 11 sierpnia 2014 r. WK-R Pan Krzysztof Murawski Wójt Gminy Wolanów Urząd Gminy w Wolanowie ul. Radomska Wolanów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1, kontrolerzy Anna Doroszewska i Kamil Karkułowski inspektorzy wojewódzcy w Oddziale Kontroli w Delegaturze w Radomiu Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadzili w dniach od 23 do 31 stycznia 2014 r. kontrolę problemową w Urzędzie Gminy w Wolanowie z siedzibą przy ul. Radomskiej 20. Kontrola obejmowała realizację zadania z zakresu administracji rządowej dotyczącego działalności Urzędu Stanu Cywilnego. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2013 r. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego z dnia 7 kwietnia 2014 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, przekazuję Panu Wójtowi wystąpienie pokontrolne. W kontrolowanym okresie zarejestrowano 192 akty stanu cywilnego 2, przyjęto 1112 wniosków o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz wydano 56 decyzji 3 na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 4 oraz 2 decyzje 5 na podstawie ustawy 1 Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.). 2 W tym: 15 aktów urodzenia, 114 aktów małżeństwa oraz 61 aktów zgonu. 3 W tym: 18 decyzji w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego, 17 dotyczących uzupełnienia aktu stanu cywilnego 19 dotyczących wpisania aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego oraz 2 o odtworzeniu treści aktu stanu cywilnego. 4 Ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264, z późn. zm.). 5 Decyzje oznaczone: USC oraz USC
2 o zmianie imienia i nazwiska 6. W okresie objętym kontrolą nie wydawano zaświadczeń na podstawie art. 71 i art. 79 pkt 2 i 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Badaniu poddano 51 aktów stanu cywilnego 7, 32 decyzje administracyjne 8 oraz 39 wniosków o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego 9. Akty stanu cywilnego sporządzane były na luźnych drukach przy wykorzystaniu systemu komputerowego, oznaczane kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, z zastosowaniem zasady, że numerację aktów stanu cywilnego rozpoczyna się na początku danego roku kalendarzowego od numeru 1 i kończy numerem nadanym ostatniemu aktowi na dany rok, z zachowaniem wymogów określonych w 2 3 oraz 5 7 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego 10, a także zgodnie z wzorami określonymi w załącznikach nr 1, 2 i 3 do powyższego rozporządzenia. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom uprawnionym do ich otrzymania, zgodnie z art. 83 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Za wydanie odpisów pobrano od wnioskodawców opłaty w wysokościach określonych w ustawie o opłacie skarbowej. 11 Księgi stanu cywilnego prowadzono w jednym egzemplarzu, oddzielnie dla każdego rodzaju aktów. Księgi zamykano poprzez wpisanie stosownej adnotacji na następnej stronie po ostatnim sporządzonym akcie stanu cywilnego w danym roku kalendarzowym, z zachowaniem wymogów określonych w art. 23 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego. Dla aktów stanu cywilnego prowadzono akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, oznaczając je numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, zgodnie z wymogami określonymi w 15 ust. 1 ww. rozporządzenia. W aktach zbiorowych znajdowały się dokumenty mające wpływ na treść lub ważność aktów stanu cywilnego. Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzono oddzielnie skorowidze alfabetyczne, wpisując w nich dane określone w 16 ust. 1 ww. rozporządzenia. 6 Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, z późn. zm.). 7 W tym: 15 aktów urodzenia, 23 akty małżeństwa oraz 13 aktów zgonu. 8 W tym: 9 decyzji o sprostowaniu oczywistego błędu pisarskiego w akcie stanu cywilnego, 2 decyzje o odtworzeniu treści aktu stanu cywilnego, 9 decyzji w sprawie uzupełnienia aktu stanu cywilnego, 10 decyzji dotyczących wpisania aktu sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego oraz 2 decyzje o zmianie imienia i nazwiska. 9 W tym: 20 wniosków o wydanie odpisów skróconych, 14 wniosków o wydanie odpisów zupełnych oraz 5 wniosków o wydanie odpisów wielojęzycznych. 10 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884, z późn. zm.). 11 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1282, z późn. zm.). 2
3 Wszystkie poddane badaniu decyzje wydano zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową organu, z zachowaniem terminu określonego w art kpa 12 oraz doręczono ze wskazaniem podpisu i daty lub za pośrednictwem poczty za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, zgodnie z wymogami określonymi w art. 39 i art kpa. Za wydanie decyzji pobrano od wnioskodawców opłaty w wysokościach określonych w ustawie o opłacie skarbowej. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego oraz Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego posiadali wykształcenie określone w art. 6a ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym do zajmowania ww. stanowisk konieczne jest ukończenie studiów prawniczych lub administracyjnych i uzyskanie tytułu magistra lub ukończenie podyplomowych studiów administracyjnych. Księgi stanu cywilnego, skorowidze alfabetyczne oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego przechowywane były....., stosownie do wymogów 22 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego.... Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego przekazał do właściwego archiwum państwowego księgi stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi za lata 1911 i 1912, zgodnie z regulacją określoną w 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, tj. po upływie 100 lat od ich zamknięcia. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Nieprzestrzeganie w toku prowadzonych postępowań niektórych przepisów kpa, poprzez: niewskazanie w 3 decyzjach wydanych na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 13 uzasadnienia faktycznego, a we wszystkich poddanych badaniu decyzjach 14 uzasadnienia prawnego. Działaniem takim naruszono wymogi określone w art i 3 kpa, zgodnie z którym Decyzja powinna zawierać ( ) uzasadnienie 12 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.). 13 Dotyczy: 1 decyzji o uzupełnieniu aktu stanu cywilnego oznaczonej USC , 2 decyzji w sprawie odtworzenia treści aktu stanu cywilnego oznaczonych USC , USC Dotyczy: 9 decyzji o sprostowaniu oczywistego błędu pisarskiego oznaczonych USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , 9 decyzji o uzupełnieniu aktów stanu cywilnego oznaczonych USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , 2 decyzji w sprawie odtworzenia treści aktu stanu cywilnego oznaczonych USC , USC , 10 decyzji o wpisaniu aktu sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego oznaczonych USC , USC USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC , USC
4 faktyczne i prawne, przy czym Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa ; niepowiadomienie o wszczęciu postępowania osób będących stronami w postępowaniu o wydanie decyzji w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie stanu cywilnego 15. Zgodnie z art kpa O wszczęciu ( ) na żądanie jednej ze stron należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie. 2. Prowadzenie księgi urodzeń przez okres dłuższy niż 5 lat, tj. od roku 2008 do Działaniem takim naruszono zasadę określoną w 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego, zgodnie z którą Urząd stanu cywilnego, który w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał wszystkich stron zawartych w księdze stanu cywilnego, może księgę tę wykorzystać w latach następnych, nie dłużej jednak niż przez okres 5 lat. 3. Niewystąpienie do Wojewody Mazowieckiego o wyrażenie zgody na wyniesienie z lokalu urzędu ksiąg archiwalnych za lata , celem przekazania ich do właściwego Archiwum Państwowego. 16 Zaniechaniem takim naruszono regulację zawartą w art. 24 Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym ( ) Wyniesienie ksiąg może nastąpić z ważnych przyczyn jedynie za zgodą organu administracji państwowej wyższego stopnia lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom. 4. Wydanie jednej decyzji w sprawie uzupełnienia aktu stanu cywilnego 17, pomimo niewniesienia przez wnioskodawcę opłaty skarbowej opłata za dokonanie powyższej czynności została wniesiona przez wnioskodawcę w następnym dniu po wydaniu decyzji. Zgodnie z regulacją określoną w art. 6 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy o opłacie skarbowej 18, Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje ( ) od dnia dokonania czynności urzędowej - z chwilą dokonania zgłoszenia lub złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej ( ) przy czym Opłatę skarbową wpłaca się z chwilą powstania obowiązku jej zapłaty. Pomimo niewniesienia opłaty organ zezwalający nie zastosował trybu określonego 15 Dotyczy decyzji oznaczonych USC , USC , USC , USC W toku kontroli Kierownik USC pismem z dnia 24 stycznia 2014 r., znak USC wystąpił do Wojewody Mazowieckiego o zgodę na wyniesienie ksiąg archiwalnych z lokalu USC celem przekazania ich do Archiwum Państwowego. Postanowieniem z dnia 18 lutego 2014 r. znak WSO-I Wojewoda Mazowiecki wyraził zgodę na powyższe działanie. 17 Dotyczy decyzji oznaczonej USC Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1282, z późn. zm.). 4
5 w art i 2 kpa, zgodnie z którym Jeżeli strona nie wpłaciła należności tytułem opłat ( ), które zgodnie z przepisami powinny być uiszczone z góry, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej termin do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, a dłuższy niż czternaście dni. ( ) Jeżeli w wyznaczonym terminie należności nie zostaną uiszczone, podanie podlega zwrotowi lub czynność uzależniona od opłaty zostanie zaniechana. 5. Przechowywanie ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych... Powyższym naruszono 22 ust. 1 w związku z 25 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego, zgodnie z którym Księgi stanu cywilnego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego stanowiącym pomieszczenie zapewniające należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, ( ). Należy również podkreślić, że zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych 19 Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto w aktach spraw zakończonych wydaniem 2 decyzji 20 w sprawie wpisania aktu sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego znajdowały się tłumaczenia aktów stanu cywilnego sporządzonych w języku ukraińskim, które zostały opatrzone pieczęcią tłumacza przysięgłego języka rosyjskiego. Działaniem takim naruszono regulacje zawarte w 9 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego 21 stanowiące, że Akty stanu cywilnego, ich odpisy, i inne dokumenty wystawione w języku obcym, składane kierownikowi urzędu stanu cywilnego w związku z dokonywaniem czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, powinny być składane wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula. 19 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). 20 Dotyczy decyzji oznaczonych USC , USC Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884, z późn. zm.). 5
6 W związku z powyższym realizację zadania dotyczącego działalności Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie: przestrzegania zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, kompletności elementów aktów stanu cywilnego, terminowości ich sporządzania, prowadzenia ksiąg stanu cywilnego do aktów małżeństwa i zgonu, prowadzenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych do aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu, terminowości wydawania decyzji administracyjnych, przestrzegania zasad ich doręczania oraz realizacji obowiązku pobierania opłaty skarbowej za wydane odpisy ocenia się pozytywnie, kompletności elementów decyzji administracyjnych wydanych na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, obowiązku pobierania opłaty skarbowej za wydane decyzje, prowadzenia ksiąg stanu cywilnego do aktów urodzenia oraz przechowywania i zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Wójta do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Wskazywania w decyzjach wydawanych na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego uzasadnienia faktycznego i prawnego, a w decyzjach wydawanych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska uzasadnienia prawnego, zgodnie z wymogami określonymi w art i 3 kpa. 2. Zawiadamiania wszystkich osób będących stronami postępowań o wszczęciu postępowania w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie stanu cywilnego, zgodnie z zasadą określoną w art kpa. 3. Występowania do Wojewody Mazowieckiego o wyrażenie zgody na wyniesienie ksiąg archiwalnych z lokalu urzędu, celem przekazania ich do właściwego Archiwum Państwowego, zgodnie z regulacją zawartą w art. 24 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 4. Wydawania decyzji na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego po uiszczeniu przez stronę opłaty skarbowej, zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy o opłacie skarbowej, a w przypadku jej niewniesienia z chwilą zgłoszenia lub złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej wzywania wnioskodawców do jej wniesienia, z zachowaniem trybu i terminów określonych w art i 2 kpa. 5. Prowadzenia księgi urodzeń nie dłużej niż przez okres 5 lat, zgodnie z zasadą określoną w 12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego. 6
7 6. Przechowywania ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzów alfabetycznych w pomieszczeniu dostosowanym do wymogów określonych w 22 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego, zapewniającym należyte zabezpieczenie przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem. Pragnę również zwrócić uwagę Pana Wójta na fakt, że w aktach spraw dotyczących transkrypcji aktu stanu cywilnego powinny znajdować się tłumaczenia aktów stanu cywilnego opatrzone pieczęcią tłumacza przysięgłego języka, w którym sporządzono tłumaczony dokument, zgodnie z wymogiem określonym w 9 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego. Ponadto informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej 22 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Wójta do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosku lub przyczynach jego niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Joanna Zych Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 22 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 7