Source: http://urzadzamypodklucz.pl/zasady-ochrony-danych-osobowych/
Timestamp: 2019-04-22 00:19:59
Legal References Found: art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 6
 art. 9
 art. 10
 art. 15
 art. 17

Document Content:
Zasady ochrony danych osobowych - Urządzamy pod klucz
Szczegóły dotyczące tego przetwarzania znajdziesz poniżej:
My, spółka DekorProjekt Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie pod adresem: ul. Domaniewska 41, WARSZAWA, (02-696) jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych.
w celu kontaktu telefonicznego bądź mailowego na podstawie Twojej zgody (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
w celu zawarcia umowy o świadczenie naszych usług na podstawie Twojego zainteresowania naszą ofertą (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
w celu wykonania i na podstawie zawartej przez Ciebie z nami umowy o świadczenie naszych usług (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
w celach analitycznych (np. optymalizacji naszych produktów na podstawie Twoich uwag na ich temat; optymalizacji procesów obsługi na podstawie obsługi procesów sprzedaży i posprzedażowej, w tym reklamacji), co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
w celu badania satysfakcji klientów i określania jakości naszej obsługi, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
Możemy przetwarzać następujące kategorie Twoich danych:
Dane dotyczące Twojej nieruchomości
Podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzystamy przy ich przetwarzaniu (t.j. m. inn. firma świadcząca usługi budowlane, wykończeniowe i stolarskie, firma księgowa, kancelaria prawna);
Partnerom handlowym będącym członkami programu lojalnościowego, za Twoją odrębną zgodą;
Przekazywanie danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych
Twoje dane pozyskane w celu zawarcia umowy o świadczenie naszych usług przechowujemy przez okres negocjowania umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ostatni raz się z nami kontaktowałeś w sprawie jej zawarcia;
Twoje dane pozyskane w związku z zawarciem umowy o świadczenie naszych usług przetwarzamy do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z umowy;
Twoje dane kontaktowe przechowujemy dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług do czasu, aż zgłosisz sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu, cofniesz zgodę, jeśli przetwarzaliśmy je na podstawie zgody lub gdy sami stwierdzimy, że się zdezaktualizowały.
Prawo dostępu do danych i do kopii danych;
Prawo sprostowania i uzupełniania Twoich danych;
Prawo do usunięcia Twoich danych;
(jeśli Twoim zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali Twoje dane, możesz żądać, abyśmy je usunęli)
(możesz żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Tobą działań, jeśli Twoim zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Twój temat, lub przetwarzamy je bezpodstawnie, lub nie)
(masz prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. format .csv) dane osobowe Ciebie dotyczące, które nam dostarczyłeś na podstawie umowy lub Twojej zgody. Możesz też zlecić nam przesłanie danych bezpośrednio innemu podmiotowi);
Prawo do sprzeciwu względem przetwarzania;
Sprzeciw marketingowy – masz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. Jeśli skorzystasz z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania Twoich danych w tym celu
Sprzeciw z uwagi na szczególną sytuację – masz także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni. Powinieneś wtedy wykazać nam Twoją szczególną sytuację, która Twoim zdaniem uzasadnia zaprzestanie przetwarzania przez nas danych objętych sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Twoje dane, chyba, że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas Twoich danych są nadrzędne wobec Twoich praw, lub też, że Twoje dane są nam niezbędne do ustalenia dochodzenia lub ochrony roszczeń;
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz zgłosić w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego.
W celu wykonania swoich praw skieruj żądanie na adres maliowy, zadzwoń lub przyjdź do nas osobiście. Przed realizacją Twoich żądań będziemy musieli upewnić się, że Ty to Ty, czyli odpowiednio Cię zidentyfikować.
Podanie przez Ciebie danych jest warunkiem zawarcia umowy o świadczenie naszych usług i realizacji umowy.
Jeśli nie podasz swoich danych możemy odmówić zawarcia umowy.
W SPÓŁCE DEKORPROJEKT SP. Z O. O. Z SIEDZIBĄ W WARSZAWIE
1. Niniejszy dokument ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Spółce Dekor Projekt Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie (dalej: Spółka).
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO — rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1).
a) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce
b) odwołania do złączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).
3. Osobą odpowiedzialną za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Prezes Zarządu Spółki. Za nadzór i w monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiada Prezes Zarządu Spółki a w przypadku ustanowienia Inspektora Ochrony Danych Osobowych – ten Inspektor.
4. Za stosowanie niniejszej polityki odpowiedzialni są: Spółka, wszyscy członkowie personelu Spółki.
Spółka powinna też zapewniać zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Spółkę.
5. Użyte w Polityce pojęcia oznaczają:
a) Polityka – niniejsza Polityka ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu;
b) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1);
d) Dane szczególnej kategorii – dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, t. j. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej;
e) Dane karne – dane wymienione w art. 10 RODO, t. j. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa;
f) Dane dzieci – dane osób poniżej 16 roku życia;
g) Osoba – osoba, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu;
h) Podmiot przetwarzający – organizacja lub osoba, której Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych;
i) IOD lub Inspektor – Inspektor Ochrony Danych Osobowych
j) RCPD lub Rejestr – Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych;
k) Spółka – DekorProjekt sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie;
OGÓLNE ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁKI
Filary ochrony danych
6. Ochrona danych osobowych w Spółki opiera się na następujących filarach:
I. Legalność – Spółka dba o ochronę prywatności oraz powierza dane osobowe zgodnie z prawem;
II. Bezpieczeństwo – Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stały monitoring i działania w tym zakresie;
III. Prawa jednostki – Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje;
IV. Rozliczalność – Spółka dokumentuje to w jaki sposób spełnia obowiązki tak, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność;
7. Spółka przetwarza dane osobowe według następujących zasad:
I. W oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem;
II. Rzetelnie i uczciwie;
III. W sposób przejrzysty dla osób, których dane dotyczą;
IV. W konkretnych celach i nie na zapas;
V. Nie więcej niż jest to potrzebne;
VI. Dbając o prawidłowość danych;
VII. Nie dłużej niż jest to potrzebne;
VIII. Zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych.
8. System ochrony danych w Spółce składa się z następujących elementów:
a\ Inwentaryzacja danych – Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów przetwarzania danych, w tym:
• przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii i danych karnych;
• przypadków przetwarzania danych, których Spółka nie identyfikuje;
• przypadków przetwarzania danych dzieci;
• współadministrowania danymi.
b\ Rejestr – Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych (Rejestr). Jest on narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w spółki.
c\ Podstawy prawne – Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w rejestrze, w tym:
• utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość;
• inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Spółka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.
d\ Obsługa praw jednostki – Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
• obowiązki informacyjne – Spółka przekazuje osobom wymagane prawem informacje przy zbieraniu danych oraz w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;
• możliwość wykonania żądań – Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;
• obsługa żądań – Spółka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadamiania osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych;
• minimalizacja – Spółka posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją, w tym:
 zasady zarządzania adekwatnością danych;
 zasady reglamentacji i zarządzania dostępem;
 zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.
e\ Bezpieczeństwo – Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
• przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
• przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
• dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
• posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
• stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony danych – zarządza incydentami.
f\ Przetwarzający – Spółka posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
g\ Eksport danych – Spółka co do zasady nie przekazuje danych do państw trzecich (spoza Unii Europejskiej, Norwegii, Islandii i Lichtensteinu), a także posiada zasady weryfikacji, czy nie przekazuje danych do w/w państw trzecich;
h\ Privacy by design – Spółka zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółki uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
9. Spółka co do zasady nie przetwarza danych szczególnych kategorii ani danych karnych. Spółka identyfikuje przypadki, w których może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewniania zgodności z prawem przetwarzani takich danych. W przypadku zidentyfikowania przetwarzania danych takich kategorii Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
10. Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane oraz utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
11. Spółka nie prowadzi profilowania danych
12. W przypadku zidentyfikowania przez Spółkę współadministrowania danymi, Spółka postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH (RCPD)
13. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady systemu ochrony danych osobowych t. j. zasady rozliczalności.
14. Spółka prowadzi RCPD, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
15. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczenie większości obowiązków ochrony danych.
16. W Rejestrze dla każdej czynności, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje co najmniej:
– nazwę czynności;
– cel przetwarzania;
– opis kategorii osób;
– opis kategorii danych;
– podstawę prawną przetwarzania wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes;
– sposób zbierania danych;
– opis kategorii odbiorców danych, w tym przetwarzających;
– informację o przekazaniu poza EU/EOG;
– ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych
17. Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania;
18. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę przetwarzania, Spółka dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody – wskazując jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis bądź inne dokumenty, żywotne interesy – wskazując kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują; uzasadniony cel – wskazując konkretny cel.
19. Spółka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające realizację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość, rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody itp.;
SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTEK I OBOWIĄZKÓW IFNORMACYJNYCH
20. Spółka dba o czytelność i styl przekazywania informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
21. Spółka ułatwia osobom korzystanie z ich praw przez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Spółki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Spółką w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych”.
22. Spółka dba o dotrzymywanie przewidzianych prawem terminów realizacji obowiązków względem osób;
23. Spółka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb prawidłowej realizacji ich praw oraz obowiązku informacyjnego.
24. Spółka zapewnia procedury i mechanizmy służące:
– identyfikacji danych kontaktowych,
– integrowania tych danych;
– wprowadzania zmian danych;
– usuwania w sposób zintegrowany.
Wszystkie powyższe w celu realizacji praw jednostki.
25. Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
26. Spółka określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych;
27. Spółka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie jej żądania;
28. Spółka informuje osobę, o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych tej osoby nie bezpośrednio od niej;
29. Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych tam, gdzie jest to możliwe;
30. Spółka informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych;
31. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania;
32. Spółka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu, ograniczeniu przetwarzania danych, chyba, że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe;
33. Spółka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych, najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą;
34. Spółka bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
35. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Spółka wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa przeniesienia danych, może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych osobowych, prawo własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Spółka może zwrócić się do tej osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne przewidziane prawem kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
36. Spółka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeżeli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
37. Spółka informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
38. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Spółka informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO, a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Spółka nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
39. Na żądanie wydaje się osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Spółka wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowania jednostkowego kosztu obsłużenia żądania wydania kopii danych.
40. Spółka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba, że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych na żądanie tej osoby.
41. Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych. Spółka może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba, że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
42. Na żądanie osoby Spółka usuwa dane, gdy:
a) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach;
c) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania danych;
d) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem;
e) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego;
Spółka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Spółka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by informować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych na żądanie tej osoby.
43. Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
c) Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do dochodzenia ustalenia lub obrony roszczeń;
W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje) bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba, że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
44. Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółki, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Spółki.
45. Jeśli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółka uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Spółka dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem adekwatności danych do celów, dostępu do danych i czasu przechowywania danych.
46. Minimalizacja okresu
Spółka weryfikuje zakres pozyskiwania danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
Spółka dokonuje okresowo przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
47. Minimalizacja dostępu
Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień) i fizyczne (zamykanie pomieszczeń, alarm, zamykanie szaf).
48. Minimalizacja czasu
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów Spółki, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystywania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
49. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
a) Spółka zapewnia odpowiedni poziom wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych;
b) Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania danych pod kątem ryzyka, które przedstawiają;
c) Spółka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
d) Spółka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrożenia. W tym Spółka ustala przydatność i w razie potrzeby stosuje takie środki i podejście, jak:
– pseudonimiacja;
– szyfrowanie danych osobowych;
– inne środki cyberbezpiezeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewniania poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania.
– środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
50. Oceny skutków dla ochrony danych
Spółka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka, ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.
51. Środki bezpieczeństwa
Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce i są szerzej opisane w procedurach przyjętych przez Spółkę dla tych obszarów.
52. Zgłaszanie naruszeń
53. Spółka posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz spółki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych osobowych spoczywających na Spółki.
Spółka przyjęła wymagania co do umowy powierzenia danych.
54. Zasadą jest, że Spółka nie eksportuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG – Unia Europejska oraz Islandia, Lichtenstein i Norwegia).
Spółka rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych w przypadku ich wystąpienia.
55. Spółka zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Spółkę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowania bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.
Polityka bezpieczeństwa wchodzi w życie w dniu jej podpisania;
Zmiany polityki dokonywane będą w miarę wystąpienia potrzeb – pisemnie.
Polityka stanowi dokument wewnętrzny Spółki DekorProjekt sp. z o. o. i przeznaczona jest jedynie dla osób, których dane osobowa Spółka administruje.