Source: https://www.kusek.com.pl/post/nowe-rozwi%C4%85zania-w-e-dokumentacji-pracowniczej
Timestamp: 2020-04-02 08:25:52
Legal References Found: art. 675
 art. 251
 art. 41
 art. 221

Art. 10
 art. 94
 art. 94
 art. 947
 art. 94
 art. 945

Art. 9410

art. 949

Art. 9411

Art. 9412
 art. 949
 art.281
 art.
94
 art. 945
 art. 946

art. 2981
 art.94
 art.94
 art. 948
 art. 1
 Art. 947
 art. 1
 art. 6

Document Content:
Nowe rozwiązania w e-dokumentacji pracowniczej
E – elektroniczne dokumenty w zatrudnieniu:
- możliwość prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych w formie
elektronicznej jako dodatkowej poza papierową – podstawą formą dokumentacji pracowniczej.
- wniosek pracownika o wykonanie pracy w formie telepracy i odpowiedź pracodawcy. Przekazywanie wyników telepracy ( art. 675, 676 § 5,6 KP)
E-korespondencja ( e-mail) dotycząca Świadectwa Pracy:
- wniosek o wydanie świadectwa pracy, który pracownik składa w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy jeśli jest ponownie zatrudniany przez tego
samego pracodawcę (art. 97 § 11 K.P )
- upoważnienie do odbioru świadectwa pracy przez osobą upoważnioną przez pracownika,
- wniosek o wydanie świadectwa pracy po zmarłym pracowniku,
- zawiadomienie pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy. ( Rozporządzenie MRPiPS z 30.12.2016r w sprawie świadectwa Pracy).
E-korespondencja z Inspekcją Pracy:
- zgłoszenie pracodawcy,
- zawiadomienie o zawarciu umowy na czas
określony dłuższej niż 33 miesiące ( art. 251 § 5 KP)
Elektroniczne ( e-mail) przekazywanie dokumentów pracownikom:
- informacja roczna o podstawach wymiaru składek i składkach ubezpieczonego
( art. 41 ust.8 ustawy o SUS)
ZMIANY OD 01 STYCZNIA 2019r
Ustawa z dnia 10.01.2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją Dz. U. z 2018 r. poz. 357 z dnia 13.02.2018r.
1) w art. 221 § 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania,
niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w
prawie pracy;
3) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
Art. 10. Rozporządzenia
3. Jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie niniejszej stawy do dnia otrzymania przez
pracodawcę informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, albo wniosku, o którym mowa w
ust. 1 pkt 2, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca wypłaca wynagrodzenie do rąk własnych pracownika.
Najważniejsze zmiany w obowiązkach pracodawcy w dziale IV rozdział 1 Kodeku Pracy:
3) art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:
2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania -
okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 stosuje się odpowiednio.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz
ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt
9b lub w art. 945 § 2;
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o
którym mowa w pkt 2.
§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią
elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym
§ 1. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
§ 2. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w
terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
Art. 9410.
W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z
art. 949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.
Art. 9411.
Art. 9412.
2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika - złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.";
W art.281 KP
- Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:
6a) nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art.
94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
7) pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
art. 2981 otrzymuje brzmienie:
"Art. 2981
- uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania
dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem."
1. Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się :
- art.94 pkt 9a
- prowadzenia akt osobowych w formie papierowej lub elektroniczne
- art.94 pkt.9b, z zastrzeżeniem ust. 2
- okres przechowywania akt osobowych na zasadach obowiązujących przed 01.01.2019r)
- oraz art. 948
- 9412 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą
- zasady wprowadzenia zmian w formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- Art. 947 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio.
– o niszczeniu dokumentacji pracowniczej”
RAPORT INFORMACYJNY:
W ustawie z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.
U. z 2017r. poz. 1778 oraz z 2018r. poz. 106 i 138) wprowadza się następujące zmiany:
"6a) raport informacyjny
- zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019r., obejmujące:
a) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty
- za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999r. do dnia 31 grudnia 2018r
Raport informacyjny płatnik przekazuje :
- do ZUS po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych.
- ubezpieczonemu
Podsumowanie e-dokumentacja pracownicza:
- e-akta osobowe będą odwzorowaniem papierowej wersji.
- Pracodawcę zobowiązany będzie do zapewnienia poufności, integralności, kompletności dokumentacji elektronicznej.
Integralność - oznacza gwarancję, że treść dokumentu nie będzie mogła zostać zmieniona, chyba że jest to wymagane przepisami i jest przeprowadzone w sposób pozostawiający ślad na dokumencie
- Oprogramowanie do przechowywania dokumentów gwarantować ma bezpieczeństwo zgromadzonych na serwerze danych oraz udostępniać dokumenty
wyłącznie osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia.
- Przedsiębiorcy będą musieli dostosować narzędzia informatyczne do wymogów prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej w tym do wymogów RODO
- wszystkie dokumenty dla wszystkich zatrudnionych będą musiały mieć formę papierową lub elektroniczną.
Opr. MAGDALENA SOBIAK