Source: http://listaplac.net.pl/
Timestamp: 2014-03-08 23:58:23
Legal References Found: art. 13
 art. 23
 art. 37
 art. 151
 art.132
 art. 151

Document Content:
Jak należy sporządzić listę płac W dobie komputeryzacji znajomość naliczania wynagrodzeń może wydawać się zbędna. Większość firm zatrudniających pracowników jest wyposażona w odpowiednie programy płacowe, które ułatwiają pracę przy naliczaniu wynagrodzeń. Coraz rzadziej spotyka się firmy, w których wynagrodzenia są naliczane ręcznie. Po pierwsze, jest to pracochłonne, po drugie, istnieje możliwość popełnienia błędu przy dokonywaniu wyliczeń. Warto jednak znać zasady naliczania wynagrodzeń i nie polegać w 100% na programach placowych.
Pracodawca, który nawiązuje stosunek pracy z pracownikiem, jest zobowiązany do zatrudnienia go za wynagrodzenie. Zatem, każdy pracodawca jest zobligowany do naliczenia i wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia za pracę wykonaną oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.
Elementy listy płac Lista płac to dokument księgowy potwierdzający naliczenie pensji dla pracowników wraz ze wszystkimi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Prawidłowo sporządzona lista płac ułatwia poprawne wypełnienie deklaracji do ZUS lub urzędu skarbowego. >p>
znaczenie lub nazwę listy płac – lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.),
Błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy takie powinny być rozliczane na odrębnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku kontroli, PIP może zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych na jednej liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.
Rola Płac w Przedsiębiorstwie
Wynagrodzenie, płaca, to dochód pieniężny, jaki otrzymuje pracownik za ilość i jakość wykonanej pracy lub za wypełnienie określonego zadania wynikających ze stosunku pracy lub umów cywilnoprawnych, określające konkretne zadania lub czynności do ich prawidłowego dokonania.
Rola płac w przedsiębiorstwie jest istotna, dla firmy spełnia funkcje: motywacyjną
Funkcja motywacyjna (premie, dodatki,nagrody itp.) jak sama nazwa wskazuje ma wzmożyć aktywność pracownika do jak najbardziej efektywnej pracy, co za tym idzie ulepszenia jakości i renomy zakładu pracy.
Funkcja kosztowa jest to nierozłączny element każdego przedsiębiorstwa, z punktu widzenia pracodawcy to przede wszystkim poziom kosztów i osiągane wyniki.
Na poziomie przedsiębiorstwa są to również koszty związane z utrzymaniem pracownika w firmie oraz jakie są jego osiągi pracy.
Funkcja społeczna przejawia się w kreowaniu zaufania na szczeblu pracownik-pracownik jak i pracownik – pracodawca. Funkcja społeczna powiązana jest również ze znaczeniem płac do określenia pozycji społecznej,prestiżu, poczucia wartości i znaczenia w przedsiębiorstwie.
Zadaniem działu płac jest połączenie wszystkich tych trzech funkcji, odpowiednio motywować, zachować odpowiednią hierarchię w zakładzie pracy jak i również prawidłowo wykonywać zadania powiązane z kosztami firmy. Takimi zadaniami są:
Naliczanie wynagrodzeń, odpraw, zasiłków (powyżej 20 osób w przedsiębiorstwie) i ekwiwalentów.
Naliczanie zasiłków chorobowych,macierzyńskich, wychowawczych.
Sporządzanie list zatwierdzających wynagrodzenia dla pracowników.
Dokonywanie potrąceń, takich jak podatek dochodowy,ZUS, potrącenia komornicze.
Wyliczenie co miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy (PIT-4) jak również sporządzenie deklaracji rocznej PIT-11 dla pracowników.
Współpraca, uzgadnianie niejasności z Urzędami Skarbowymi.
Sporządzanie co miesięcznej deklaracji ZUS – DRA wraz z imiennymi raportami pracowników RCA,RSA,RMUA.
Sporządzanie korekt, wykrywanie błędów, w przypadku źle sporządzonych deklaracji ZUS.
Przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach na prośbę pracownika.
Przeliczanie podstawy do emerytury i renty.
Uzgadnianie z działem księgowym kont rozrachunkowych w zakresie realizowania wypłat wynagrodzeń i świadczeń pieniężnych dla pracowników oraz naliczonych pochodnych od tych wypłat.
Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo skontrolować każdego pracodawcę pod względem legalności i prawidłowości zatrudniania pracowników. Co więcej, zwykle inspektorzy nie zapowiadają swojej wizyty, a ich obecność w firmie może skończyć się procesem sądowym. Zgodnie z art. 13 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z 13 kwietnia 2007 r., kontroli podlegają pracodawcy oraz przedsiębiorcy nie będący pracodawcami, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym także przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy.
Przebieg kontroli - PIP Podstawowym obowiązkiem inspektora pracy jest okazanie dokumentów potwierdzających jego tożsamość oraz dokumentów uprawniających go do kontroli w danej firmie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której kontrolujący uzna, że informowanie pracodawcy o rozpoczynaniu kontroli może wpłynąć na jej wynik. W praktyce oznacza to, że inspektor może przyjść kiedy chce i o której godzinie chce do siedziby firmy, by skontrolować pracodawcę. Dodatkowo, nie potrzebuje on żadnych przepustek wstępu i nie podlega rewidowaniu. Przebieg inspekcji szczegółowo opisuje art. 23 par. 1 pkt. 1-10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007 r. Zgodnie z jego brzmieniem inspektor ma prawo:
żądać okazania dokumentacji technicznej związanej z budową, przebudową lub rozbudową budynku, w którym mieści się kontrolowany podmiot, jak również żądać przedstawienia stosownej dokumentacji i ekspertyz dotyczących produkcji (łącznie z próbkami materiałów używanych podczas produkcji ) w danym zakładzie
żądać wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej
działalności podmiotu kontrolowanego,
nagrywać przebieg kontroli urządzeniami do rejestru obrazu lub dźwięku
Wynik kontroli W wyniku ustaleń dokonywanych w toku kontroli inspektor pracy może wydać decyzję, zastosować wystąpienie, skierować powództwo bądź nałożyć karę grzywny. Ponadto, zgodnie z art. 37 par. 2 ustawy, musi zawiadomić o naruszeniu przepisów prawa właściwe organy:
Urząd Kontroli Skarbowej – o naruszeniu przepisów prawa podatkowego Policję lub Straż Graniczną – o naruszeniu przepisów o cudzoziemcach	Jeżeli w toku kontroli stwierdzone zostają wykroczenia polegające na naruszeniu przepisów Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004 r., inspektor ma obowiązek skierować daną sprawę do sądu. W innych przypadkach, gdy uchybienia nie stanowią poważnego naruszenia przepisów i tym samym nie wymuszają wydania decyzji czy też nałożenia grzywny, inspektor pracy występuje o ich usunięcie. Wystąpienie takie powinno zawierać wnioski pokontrolne oraz ich podstawę prawną. Pracodawca zobowiązany jest w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym jednak niż 30 dni, zawiadomić odpowiedni organ Państwowej Inspekcji Pracy o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych (art. 36 ust. 1-2 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy). Pracodawca może także odwołać się od decyzji inspektora pracy. Musi to jednak nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia wydania decyzji.
Rekompensata za nadgodziny Jeżeli pracownik zmuszony jest zostać w pracy po godzinach, pracodawca zobowiązany jest do udzielenia mu wolnego w zamian za nadgodziny bądź do dodatkowej rekompensaty pieniężnej. Istnieją jednak takie sytuacje, gdy pracownikowi należy się i jedno i drugie.
Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, zgodnie z art. 151 par. 1 Kodeksu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Dopuszczalna jest tylko i wyłącznie w razie szczególnych potrzeb pracodawcy lub w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska, albo usunięcia awarii.
Zgodnie z przepisami, czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnym, 5-dniowym tygodniu pracy. Istnieje jednak możliwość wydłużenia dobowego czasu pracy z 8 do nawet 12 godzin w ciągu jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy równoważony jest krótszym czasem pracy w inne dni lub dniami wolnymi od pracy. Wszystkie szczegóły dotyczące czasu pracy pracowników powinny być zawarte w wewnętrznym regulaminie przedsiębiorstwa albo w umowie o pracę. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art.132 par. 1, pracownikowi przysługuje prawo do, co najmniej, 11 godzin nieprzerywalnego odpoczynku w każdej dobie. Dodatkowo, pracownikowi przysługuje także prawo do 35-godzinnego, nieprzerwalnego odpoczynku w ciągu tygodnia. Jeżeli wiec powierza się pracownikowi zadania służbowe w czasie wolnym od pracy, należy liczyć się z konsekwencjami rekompensaty.
Rekompensata za godziny nadliczbowe W myśl przepisów zawartych w Kodeksie pracy, pracownikowi należy się cały dzień wolny i dodatkowe, 100-procentowe wynagrodzenie pieniężne, gdy musi on wykonywać swoje obowiązki służbowe w dzień wolny od pracy lub w święto. Jeżeli pracodawca zobliguje swojego pracownika do pracy w dzień, który miał być dniem wolnym dla pracownika z tytułu nadgodzin, to zmuszony będzie wypłacić pracownikowi kolejne 100-procentowe wynagrodzenie i znów wyznaczyć mu inny dzień wolny od pracy. Ta sama stawka wynagrodzeniowa przysługuje pracownikom, wykonującym swoje nadliczbowe obowiązki w godzinach nocnych.
Stuprocentowy dodatek do wynagrodzenia przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenie przeciętnej, tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 131 par.1). W pozostałych przypadkach, pracownikowi przysługuje prawo jedynie do dodatkowego, 50-procentowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.
Wolne w zamian za nadgodziny W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, na pisemny wniosek pracownika, pracodawca może udzielić mu czasu wolnego od pracy, proporcjonalnie do ilości przepracowanych nadliczbowo godzin. Jednak, jeśli pracownik sam nie wystąpi z takim wnioskiem, pracodawca zmuszony jest udzielić mu wolne w wymiarze o połowę wyższym niż liczba nadliczbowo przepracowanych godzin. Choć wymiar czasu pracy pracownika będzie mniejszy, to nie może to spowodować obniżenia należnego mu wynagrodzenia. Zobowiązując pracownika do pracy w godzinach nadliczbowych, pracodawca powinien pamiętać, nie tylko o rekompensacie pieniężnej lub rekompensacie w formie godzin wolnych od pracy, ale także o przepisach, które wyraźnie określają prawo pracownika do odpoczynku. Ponadto w myśl art. 151 par. 3, w roku kalendarzowym pracownik nie może przepracować więcej, niż 150 godzin nadliczbowych. Za złamanie tej zasady grozi odpowiedzialność karna, nawet jeśli pracownik wyraził zgodę na pracę ponad ustawową ilość godzin.
Akta osobowe pracownika Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika. Wynika to z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach u rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna.
Przepisy szczegółowo określają, w jaki sposób należy gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Ze względu na rodzaj dokumentów, można podzielić je na 3 grupy, A, B i C.
wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający informacje, takie jak: dane osobowe, kontaktowe, informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, ukończonych kursach i szkoleniach, dodatkowych uprawnieniach i umiejętnościach
świadectw pracy od poprzednich pracodawców lub inne dokumenty potwierdzające okresy jego zatrudnienia
dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono);
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;
oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzeniem
za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
Czy lista płac powinna być przechowywana w formie papierowej W dobie gdy przechowywanie dokumentacji, jej archiwizacja, dygitalizacja jest coraz powszechniejsza, a okresy przechowywania informacji ustawodawca stale podwyższa. Zasadniczym pytaniem wydaje się czy papierowy dokument źródłowy ma być tak samo przechowywany jak zdygitalizowany.
Wydawać się by mogło że nie ma żadnych przeciwwskazań żeby tak było. jednak zawsze należy się liczyć z niezmierzoną głupotą urzędników, oraz ich pomysłowością w wynajdywaniu wszelkiego rodzaju utrudnień. Dewizą naczelną ich podejścia do regulacji to, jeżeli ustawodawca nie poruszył kwestii to intencją jego było dać urzędnikom wolną rękę do interpretacji.
Według oficjalnych wytycznych dokuemntacja w formie papierowej powinna być złożona w centralnym archiwum a w formie zdygitalizowanej w siedzibie przedsiębiorstwa.
Jak wypłacać ryczałt za samochód Prawidłowe wypłacanie ryczałtu samochodowego pozwala na zwolnienie tego przychodu ze składek na ZUS. Jeżeli do wypłacania ryczałtu samochodowego pracodawcę zobowiązują przepisy, świadczenie to będzie także zwolnione z podatku dochodowego. Natomiast gdy jest wypłacane tylko na mocy porozumienia pracownika z pracodawcą, będzie opodatkowane.
Koszty używania pojazdów pracowników do celów służbowych pokrywa zakład pracy. Kwotę rozliczenia oblicza się mnożąc liczbę przebytych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr lub mnożąc przyjętą n