Source: https://www.herbet.com.pl/zdalne-obrady-zarzadu-lub-rady-nadzorczej-spolki-kapitalowej/
Timestamp: 2020-07-12 04:14:02
Legal References Found: art. 208

Art. 208
 art. 371
 art. 4065
 art. 222

Art. 222
 art. 388
 art. 4065
 art. 222
 art. 388
 art. 208
 art. 222
 art. 371
 art. 388
 art. 222
 art. 388
 art. 388
 art. 208
 art. 222
 art. 207
 art. 222
 art. 208

Art. 208
 art. 371
 art. 222

Art. 222
 art. 388
 art. 29
 art. 222
 art. 388

Document Content:
Zdalne obrady zarządu lub rady nadzorczej spółki kapitałowej - Andrzej Herbet Kancelaria Radcy Prawnego
Zdalne obrady zarządu lub rady nadzorczej spółki kapitałowej
Pandemia koronawirusa SARS-Cov-2 oraz wywoływanej przez niego choroby COVID-19 przyniosła szereg nowych wyzwań nie tylko z perspektywy funkcjonowania przedsiębiorstw, szkół i urzędów administracji publicznej, ale również kolegialnych organów szeregu jednostek organizacyjnych: stowarzyszeń, fundacji, wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni czy spółek handlowych. Wynikają one zarówno z ograniczeń przemieszczania się, jak również dążenia uczestników życia gospodarczego do przestrzegania bezpiecznego reżimu sanitarnego. Problemy te dotyczą nie tylko zebrań członków lub udziałowców, ale również zarządów (o ile w konkretnym przypadku organ ten ma charakter kolegialny) i rad nadzorczych w spółkach z o.o. i spółkach akcyjnych. Pewne rozwiązania w tym zakresie zawierał Kodeks spółek handlowych (ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych; t. jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 505 ze zm.; dalej: KSH) już w pierwotnym brzmieniu. Inne wypracowała praktyka korporacyjna, dopuszczająca np. po pewnymi warunkami – mimo braku wyraźnej wzmianki w przepisach – podejmowanie uchwał przy wykorzystaniu nowych technologii również przez zarządy spółek. Dodatkowe ułatwienia przynoszą zmiany KSH wprowadzone tzw. Tarczą antykryzysową 1.1, czyli ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 568; dalej: ZmCOVID-19U) oraz Tzw. tarczą finansową, czyli ustawą z dnia 17 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 695; dalej: SARS-CoV-2U).
Udział w posiedzeniu zarządu lub rady nadzorczej na odległość
Podstawowa zmiana wprowadzona ustawą z dnia 31 marca 2020 r. polega na umożliwieniu wzięcia udziału w posiedzeniu zarządu lub radu nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, o ile umowa spółki lub statut stanowi inaczej. Rozwiązanie to ma aktualnie charakter domyślny, a nie opcjonalny i nie ma konieczności, aby konstytucja spółki wyraźnie je dopuszczała.
Co do udziału w posiedzeniach zarządu spółki z o.o. nowy przepis art. 208§ 51 KSH stanowi wprost:
Art. 208. § 51. W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Analogiczne brzmienie ma, dotyczący zarządu spółki akcyjnej, przepis art. 371 § 31 KSH, który w zdaniu drugim odsyła dodatkowo do odpowiedniego stosowania art. 4065 § 3 KSH, który wymaga ustalenia przez radę nadzorczą regulaminu określającego szczegółowe zasady zdalnego udziału w posiedzeniach.
Podobnie w odniesieniu do udziału w posiedzeniach rady nadzorczej spółki z o.o. przepis art. 222 § 11 KSH stanowi:
Art. 222. § 11. W posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Analogiczne brzmienie ma, dotyczący rady nadzorczej spółki akcyjnej, przepis art. 388 § 11 KSH, który w części zdania po średniku odsyła dodatkowo do odpowiedniego stosowania art. 4065 § 3 KSH. Podobnie, jak w przypadku zarządu, jest to równoznaczne z koniecznością przyjęcia przez radę regulaminu zdalnego udziału w posiedzeniach.
Udział na odległość to w dalszym ciągu udział
Zwłaszcza w kontekście dotychczasowej regulacji i praktyki korporacyjnej, która precyzyjnie rozróżniała udział w posiedzeniu organu (rozumiany jako fizyczna, osobista obecność) oraz oddanie głosu na piśmie, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub za pośrednictwem innego członka organu (zob. art. 222 § 3 i 4 oraz art. 388 § 2 i 3 KSH w pierwotnym brzmieniu), znaczenie przepisów art. 208§ 51, art. 222 § 11, art. 371 § 31 i art. 388 § 11 KSH wydaje się daleko większe niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Z treści przywołanych przepisów wynika bowiem wprost, że kontakt zdalny i uczestnictwo w obradach zarządu lub rady nadzorczej za pośrednictwem środków bezpośredniego komunikowania się na odległość, takich jak telefon czy komputer, powinien być kwalifikowany jako udział w posiedzeniu organu równoważny z osobistą obecnością. Oczywiście, dla celów porządkowych w protokole z posiedzenia należy odnotować, którzy członkowie organu brali udział w sposób zdalny, tym niemniej konieczne jest umożliwienie im zabierania głosu w dyskusji i głosowania. Osoby te należy również doliczać do quorumdecydującego niekiedy o możliwości odbycia posiedzenia i zdolności uchwałodawczej organu (zob. przykładowo art. 222 § 1, art. 388 § 1 KSH).
Poza tym posiedzenie zarządu lub rady nadzorczej nie może być przy tym całkowicie „odmiejscowione”: powinno ono odbyć się w miejscu i czasie wskazanym w zawiadomieniu o jego zwołaniu, zgodnym z umową lub statutem spółki i regulaminem organu. W miejscu tym, którym zazwyczaj jest siedziba spółki, powinien co do zasady przebywać przewodniczący lub protokolant posiedzenia, ewentualnie osoba, która odpowiada za jego techniczną obsługę.
Regulamin – niezbędny lub zalecany
Jak już wskazano, w odniesieniu do zarządu i rady nadzorczej spółki akcyjnej nowe przepisy 371 § 31 oraz art. 388 § 11 KSH wymagają wprost uchwalenia przez radę nadzorczą spółki regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w posiedzeniach – odpowiednio – zarządu lub rady przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jak się wydaje, regulamin ten powinien określać:
dopuszczalny sposób / kanał komunikacji (telefon, wideokonferencja, czat);
metody identyfikacji członka organu (o ile nie wynika to z zastosowania dostępnego tylko dla niego kanału komunikacji);
związane z tym wymagania techniczne i proceduralne;
sposób głosowania i zgłaszania ewentualnych sprzeciwów.
Wymogu określenia zasad udziału w posiedzeniu zarządu lub rady nadzorczej na odległość ustawodawca nie formułuje wprost do organów spółki z o.o. Tym niemniej, określenie takich reguł należy uznać za wysoce pożądane. Po pierwsze, w przeciwnym razie, wobec lakoniczności regulacji art. 208§ 51, art. 222 § 11 KSH mogą się pojawić nieuchronnie rozbieżności pomiędzy członkiem organu, który znajduje się poza miejscem obrad i ze względu na wyraźnie wysłowioną normę dozwalającą domaga się umożliwienia mu udziału w posiedzeniu z wykorzystaniem wybranego przez niego środka komunikacji a przewodniczącym posiedzenia, którego ocena poziomu identyfikacji czy bezpieczeństwa stosowanego kanału komunikacji może być odmienna, możliwościami technicznymi Spółki itp. Po drugie, przyjęcie regulaminu zdalnego udziału w posiedzeniach zarządu lub rady przez organ upoważniony do tego zgodnie z przepisami prawa lub obowiązującymi w spółce aktami wewnętrznymi (zob. art. 207, art. 222 § 6 KSH) uchyli zarzuty o prowadzenie swoistej „samowolki”, brak autoryzacji i naruszenie zasad corporate governance.
Zakres swobody w wyborze formy (lub form) udziału w posiedzeniu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz wykorzystywanej do tego technologii jest duży. Stosowane narzędzia nie powinny jednak nadmiernie ograniczać uprawnienia do zdalnego udziału w posiedzeniu. Ograniczenia takie są dopuszczalne, o ile służą identyfikacji uczestnika lub zapewnieniu bezpieczeństwa komunikacji. Środkiem bezpośredniego porozumiewania się na odległość może być oczywiście telefon lub smartfon – przy czym w grę chodzi zarówno połączenie głosowe, jak i audiowizualne, jak również komputer – gdzie wybór możliwych aplikacji i platform do zdalnego porozumiewania się i głosowania jest niezwykle szeroki. Istotne jest, aby wybrany kanał komunikacji i technologia zapewniały możliwość dwustronnego kontaktu w czasie rzeczywistym.
Głosowanie obiegowe dopuszczalne w dalszym ciągu… a nawet bardziej
W tym miejscu warto nawiązać do znanej i dopuszczalnej także przed 31 marca 2020 r. praktyki podejmowania uchwał zarządu lub rady nadzorczej w tzw. trybie obiegowym, poza posiedzeniem, bez zachowania zasady jedności miejsca i czasu: na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Aktualnie jest to bezspornie możliwe zarówno w odniesieniu do zarządu, jak i rady nadzorczej i to z mocy prawa, o ile umowa spółki lub statut nie stanowi inaczej.
Co do obiegowego głosowania zarządu spółki z o.o. nowy przepis art. 208§ 52 KSH stanowi wprost:
Art. 208. § 52. Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Analogiczne brzmienie ma, dotyczący zarządu spółki akcyjnej, przepis art. 371 § 32 KSH. Z kolei w odniesieniu do głosowania obiegowego rady nadzorczej spółki z o.o. przepis art. 222 § 3 KSH uzyskał brzmienie następujące:
Art. 222. § 4. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym.
Analogiczne brzmienie ma, dotyczący rady nadzorczej spółki akcyjnej, przepis art. 388 § 3KSH.
Oznacza to, że zwłaszcza w odniesieniu do posiedzeń rady nadzorczej rola regulacji wewnętrznej (umownej lub statutowej) w zakresie podejmowania uchwał w trybie obiegowym została zmodyfikowana z klauzuli typu opt-in na klauzulę typu opt-out. Co więcej, dodane z dniem 18 kwietnia 2020 r. na podstawie art. 29 SARS-CoV-2U nowe przepisy art. 222 § 41 oraz art. 388 § 31 KSH precyzują, że rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa lub statut spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nie zgłosi sprzeciwu. Na marginesie można podkreślić, że także w tym przypadku nie musi to oznaczać bezwzględnej konieczności odbycia tradycyjnego posiedzenia: szereg aplikacji i platform wykorzystywanych do organizacji głosowań m.in. przez organy spółek kapitałowych umożliwia bowiem zachowanie wymogów tajności głosowania.
Autor: r. pr. Andrzej Herbet
0 Lubię!
Jeżeli chciałbyś uzyskać fachową pomoc skontaktuj się z nami dzwoniąc na numer telefonu