Source: http://bip-archiwum.bialystok.uw.gov.pl/Show_Item.aspx?ID=6019
Timestamp: 2020-06-02 05:05:10
Legal References Found: art. 253
 art. 227
 art. 11
 art. 18
 art. 8
 art. 24
 art. 24
 art. 24

Document Content:
25089228 odwiedzin
Kategoria: kontrola problemowa w UG Przytuły. Zobacz inne informacje z tej kategorii.
protokół kontroli UG Przytuły
Urzędu Gminy Przytuły , ul. Supska 10, 18-423 Przytuły, powiat łomżyński, województwo podlaskie; REGON 001082342, NIP 718-129-66-91.
Kierownikiem Urzędu Gminy Przytuły jest Wójt Gminy Przytuły Pan Krzysztof Jan Polkowski, wybrany w dniu 10 listopada 2002 roku. Obowiązki Wójta objął z chwilą złożenia ślubowania na sesji Rady Gminy Przytuły w dniu 17 listopada 2002 roku.
Kontrolę w dniach 7 – 10 marca 2006 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 7/06 z dnia 27 lutego 2006 roku, wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Lidię Stupak.
- Zastępca Wójta Pan Stanisław Sienicki,
- inspektor Pani Elżbieta Lubińska,
- referent Pani Elżbieta Błaszczak,
- informatyk Pan Zbigniew Zapert.
1) Rada Gminy Przytuły, zwana dalej Radą, nie unormowała przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, w sprawach należących do jej właściwości, w tym nie ustaliła dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, np. przez Przewodniczącego Rady.
Zgodnie z art. 253 § 1 – 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, zwanego dalej K.p.a., organy samorządu terytorialnego są obowiązane przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, a kierownicy tych organów lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu oraz dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności.
2) Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków przez Wójta Gminy Przytuły, zwanego dalej Wójtem, uregulowano regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy Przytuły, zwanego dalej Urzędem, nadanym zarządzeniem Nr 109/06 Wójta z dnia 23 lutego 2006 roku (w poprzednim okresie objętym kontrolą obowiązywał regulamin organizacyjny Urzędu nadany zarządzeniem Nr 9/03 Wójta z dnia 2 czerwca 2003 roku).
Regulamin organizacyjny Urzędu stanowił: […] § 32. Wójt Gminy lub w razie jego nieobecności, zastępca Wójta przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek tygodnia (jeżeli jest to święto lub dzień wolny od pracy – w następny dzień roboczy) w godzinach od 10.00 – 15.00. § 33. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu oraz do udzielania wyczerpujących wyjaśnień i przyjmowania skarg i wniosków zgłaszanych ustnie do protokołu. § 34. Zastępca Wójta koordynuje i nadzoruje sprawność i terminowość załatwiania skarg i wniosków oraz przyjmowania obywateli zgłaszających się do urzędu. § 35. Wójt ustala sposób rozpatrzenia otrzymanej skargi lub wniosku oraz dokonuje dekretacji. § 36. Rozpatrzenie i załatwienie merytoryczne skarg lub wniosków należy do właściwego, ze względu na przedmiot skargi i wnioski, stanowiska pracy. § 37. Po rozpatrzeniu skargi lub wniosku pracownik przygotowuje pisemną odpowiedź z zachowaniem trybu i terminu określonego w odrębnych przepisach. § 38. Odpowiedź na skargę lub wniosek powinna zawierać wyczerpujące wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy, ustosunkowanie się do wszystkich zawartych w skardze zarzutów lub propozycji przedstawionych we wniosku oraz zawiadomienie o podjętych rozstrzygnięciach i działaniach. § 39. Odpowiedź na skargi i wnioski podpisuje Wójt Gminy. § 40. Pracownik do spraw obsługi rady prowadzi rejestr skarg i wniosków oraz dokumentację dotyczącą badania skarg i wniosków oraz ich załatwiania. § 41. Zastępca Wójta omawia na naradach i szkoleniach nieprawidłowości w zakresie załatwiania spraw obywateli w ramach skarg i wniosków oraz podejmuje działania zapobiegające uchybieniom i niedociągnięciom z tym związanym.
Ponadto regulamin organizacyjny Urzędu stanowił, że: wszystkie stanowiska pracy rozpatrują i załatwiają skargi i wnioski obywateli (§ 7 pkt 8); do zakresu działania stanowiska pracy ds. obsługi rady należy prowadzenie spraw z zakresu skarg i wniosków (§ 14 pkt 4); kontrolę wewnętrzną przeprowadza się w zakresie załatwiania skarg i wniosków (§ 42 pkt 8).
Regulamin organizacyjny Urzędu (i inny dokument Wójta) nie unormował przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Wójta po godzinach pracy Urzędu.
Regulamin pracy Urzędu, ustalony zarządzeniem Nr 101/06 Wójta z dnia 3 stycznia 2006 roku, stanowił w § 25 ust. 1 pkt 1, że tygodniowy rozkład czasu dla pracowników administracji jest następujący: od poniedziałku do piątku w godzinach od 730 do 1530.
3) Informacja o czasie pracy Urzędu, od poniedziałku do piątku w godzinach od 730do 1530, była umieszczona na drzwiach wejściowych do budynku Urzędu.
Informacja o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Wójta w każdy poniedziałek w godzinach od 1000do 1700, ajeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy – w następnym dniu roboczym w godzinach od 1000do 1700, była umieszczona na drzwiach wejściowych do pokoju Wójta oraz na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu.
Informacja o pełnieniu dyżurów i przyjmowaniu mieszkańców w sprawach skarg i wniosków przez Przewodniczącego Rady w każdą środę w godzinach 1000– 1400w Urzędzie w pokoju nr 6, była umieszczona na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu.
Dni i godziny przyjęć mieszkańców w sprawach skarg i wniosków przez Przewodniczącego Rady nie ustaliła Rada , a Przewodniczący Rady.
Informację o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Wójta przekazano kierownikom 3 (wszystkich) gminnych jednostek organizacyjnych, mających siedzibę poza budynkiem Urzędu, do wywieszenia na tablicy ogłoszeń, w siedzibach tych jednostek organizacyjnych, przy piśmie przewodnim z dnia 10 marca 2006 roku inspektora Pani Elżbiety Lubińskiej (dowód – akta kontroli, dalej a.k., str. 1 i 2).
4) Ogłoszenie o przyjmowaniu skarg i wniosków w sekretariacie Wójta w dniach i godzinach pracy Urzędu, o rozpatrywaniu przez Radę skarg dotyczących Wójta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz wniosków w sprawach należących do jej właściwości, o rozpatrywaniu przez Wójta skarg dotyczących pracowników Urzędu, a skarg w pozostałym zakresie oraz wniosków należących do właściwości Wójta przez pracowników Urzędu zgodnie z zakresem prowadzonych spraw, umieszczono na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu.
Zadania w zakresie przyjmowania skarg i wniosków wykonywała referent Pani Elżbieta Błaszczak, w ramach prowadzenia sekretariatu Wójta.
5) W Urzędzie była założona ewidencja przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków. W ewidencji tej, w okresie objętym kontrolą, nie dokonywano wpisów z uwagi na nie zgłaszanie skarg i wniosków w czasie przyjęć obywateli.
7) Prowadzono centralny „Rejestr skarg i wniosków” o symbolu Or.0560 (kat. arch. A). Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz dokumentacji dotyczącej rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków powierzono inspektorowi Pani Elżbiecie Lubińskiej, kartą zadań (zakresem czynności) z dnia 6 marca 2006 roku.
Rejestr skarg i wniosków zawierał rubryki: liczbę porządkową, pod którą skargę zarejestrowano; datę wpływu; imię i nazwisko zainteresowanego, nazwę instytucji, redakcji itp.; adres zainteresowanego, instytucji, redakcji itp.; przedmiot skargi, wniosku; datę zlecenia załatwienia; komu zlecono załatwienie (do kogo skierowano skargę, wniosek); termin załatwienia; datę wpływu po załatwieniu; sposób załatwienia; datę wysłania zawiadomienia; kogo zawiadomiono; uwagi.
8) W teczce aktowej ZW.0563”Analizy i oceny skarg i wniosków” (kat. arch. A), założonej na lata 2004 – 2006, przechowywano m.in. dokumentację związaną z informacją o wpływie skarg i wniosków w roku 2005, przekazaną dla Wojewody Podlaskiego.
9) W rejestrze skarg i wniosków, w okresie objętym kontrolą, nie zarejestrowano skarg i wniosków, o których mowa w art. 227 i 241 K.p.a..
1) Zasady dostępu i korzystania przez obywateli z dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, określone w rozdziale IX statutu Gminy Przytuły, zwanego dalej statutem, uchwalonego uchwałą Nr VII/30/03 Rady z dnia 30 kwietnia 2003 roku (Dz.Urz.Woj.Podl. Nr 64, poz. 1328), stanowiły: […] § 100. Obywatelom udostępnia się dokumenty określone w ustawach. § 101. Protokoły z posiedzenia Rady i komisji oraz innych kolegialnych gremiów Gminy podlegają udostępnieniu po ich formalnym przyjęciu- zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Statutem. § 102.1. Dokumenty z zakresu działania Rady i Komisji udostępnia się na stanowisku do spraw obsługi Rady, w dniach pracy Urzędu Gminy, w godzinach przyjmowania interesantów. 2. Inne dokumenty z zakresu działania Wójta oraz Urzędu udostępniane są na stanowiskach pracy Urzędu, w dniach i godzinach przyjmowania interesantów. § 103. Realizacja uprawnień określonych w § 103 i 104 może się odbywać wyłącznie w Urzędzie Gminy i w obecności pracownika Urzędu Gminy. § 104. Uprawnienia określone w § 103 i 104 nie znajdują zastosowania: 1) w przypadku wyłączenia – na podstawie ustaw – jawności, 2) gdy informacje publiczne stanowią prawem chronione tajemnice, 3) w odniesieniu do spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej.
Ponadto statut stanowił, że: zawiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie obrad Rady powinno być podane do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty (§ 24 ust. 7).
Jednocześnie statut stanowił w § 88 ust. 2, że W posiedzeniach Komisji Rewizyjnej mogą brać udział tylko jej członkowie oraz zaproszone osoby oraz w § 64 ust. 2: Do posiedzeń komisji stałych stosuje się odpowiednio przepisy o posiedzeniach Komisji Rewizyjnej. Unormowania te były niezgodne z art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym i art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, stanowiącymi o jawności działania organów gminy, w tym m.in. o prawie obywateli wstępu na posiedzenia komisji rady gminy.
2) Urząd miał założoną stronę w Biuletynie Informacji Publicznej, zwanym dalej BIP. W BIP zamieszczono informacje, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej, z wyjątkiem informacji: dokumentacji przebiegu i efektów kontroli własnych; o ciężarach publicznych; o pomocy publicznej; o sposobach i zasadach udostępniania danych zawartych w rejestrach, ewidencjach i archiwach.
- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie obwieszczenia Przewodniczącego Rady, umieszczanego na tablicach ogłoszeń w korytarzu na parterze i w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu; na kopiach obwieszczenia, przechowywanych wraz z protokołami sesji Rady, zamieszczano adnotacje o dacie wywieszenia (dowód – a.k. str. 3),
- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku posiedzeń komisji Rady w formie kopii zaproszeń przewodniczących komisji Rady adresowanych do zapraszanych uczestników posiedzeń, umieszczanych na tablicach ogłoszeń w korytarzu na parterze i w korytarzu na piętrze w budynku Urzędu; na kopiach zaproszeń, przechowywanych wraz z protokołami posiedzeń komisji Rady, zamieszczano adnotacje o dacie wywieszenia (dowód – a.k. str. 4 i 5)
- informację na temat udostępniania do nieodpłatnego powszechnego wglądu dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Radę i jej komisje, w tym protokołów sesji Rady i posiedzeń jej komisji oraz do dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Wójta, w pokoju nr 1 na parterze w budynku Urzędu, w dniach i godzinach pracy Urzędu, umieszczoną na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu.
4) W BIP zamieszczono, zgodnie z wymogiem art. 24i ustawy o samorządzie gminoświadczenia majątkowe: radnych i pracowników samorządowych złożone w roku 2004 za rok 2003 i w roku 2005 za rok 2004. Nie zamieszczono takich oświadczeń majątkowych złożonych w roku 2003 za rok 2002.
W BIP nie zamieszczono, co wymagał art. 24j ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym, informacji i oświadczeń radnych dotyczących ich najbliższych. Radni nie składali oświadczeń i informacji, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym.
5) Jako miejsce udostępniania do wglądu w Urzędzie: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego, wyznaczono pokój nr 7 (sala konferencyjna); zbioru aktów prawa miejscowego oraz dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Radę, w tym protokołów sesji Rady i posiedzeń komisji Rady, a także dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Wójta, wyznaczono pokój nr 1 (samodzielne stanowisko pracy ds. obsługi rady).
W okresie objętym kontrolą do Urzędu nie wpływały wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Z uwagi na brak wpływu wniosków o udostępnienie informacji publicznej nie zakładano urządzeń biurowych do ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w tym zakresie.
W celu wykonania postanowień § 3 ust. 3 i § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów, na tablicach ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu, umieszczono informację następującej treści: Rejestry publiczne prowadzone w Urzędzie Gminy Przytuły są udostępniane dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych wykonujących zadania publiczne w sekretariacie Urzędu Gminy w godzinach pracy Urzędu w formie i na warunkach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 roku w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym.
8) Urząd posiadał zbiór aktów prawa miejscowego, stanowionych przez gminę. Wyodrębniony ze zbioru uchwał Rady, zbiór aktów prawa miejscowego obejmował 47 uchwał Rady, podjętych w okresie kadencji 2002 – 2006. Przechowywany był w podteczce aktowej Or.0150-1”Uchwały Rady Gminy (zbiór przepisów gminnych)”, założonej na lata 2002 – 2006 (kat. arch. A). Prowadzono rejestr: Or.0150-1”Rejestr uchwał. Prawo miejscowe” (kat. arch. A).
Informację o udostępnianiu do wglądu zbioru aktów prawa miejscowego w pokoju nr 1 (na parterze), w dniach i godzinach pracy Urzędu, umieszczono na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu.
9) Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego (z wyjątkiem roku 2005 i 2006 do dnia kontroli). Informację na temat wyłożenia do wglądu zainteresowanych zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego w pokoju nr 7 (sala konferencyjna), w dniach i godzinach pracy Urzędu, umieszczono na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu.
- informatyka Pana Zbigniewa Zaperta (karta zadań z dnia 6 marca 2006 roku), polegające na realizacji ustawy o dostępie do informacji publicznej i w tym celu redagowanie BIP; administrowaniu systemem informatycznym Urzędu; przetwarzaniu informacji dla potrzeb Wójta i Urzędu; komputerowej archiwizacji danych; szkoleniu i udzielaniu instruktarzu pracownikom Urzędu w zakresie wykorzystania użytkowych systemów informatycznych,
- 10 pracowników, w tym zastępcy Wójta, Skarbnika, zastępcy Skarbnika, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Przytułach oraz 5 pracowników Urzędu zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy (aneksy z dnia 8 marca 2006 roku do kart zadań pracowników), polegające na przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytwarzanych na zajmowanym stanowisku pracy oraz przekazywaniu ich informatykowi celem zamieszczania w BIP.
Wyniki kontroli omówiono z Wójtem Panem Krzysztofem Janem Polkowskim i Zastępcą Wójta Panem Stanisławem Sienickim w dniu 15 marca 2006 roku.
Wójta Pana Krzysztofa Jana Polkowskiego poinformowano o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Wójtowi Panu Krzysztofowi Janowi Polkowskiemu.
O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu pod pozycją 1 w roku 2006.
Przytuły, 15 marca 2006 roku
/-/ Krzysztof Jan Polkowski
/-/Wincenty Wacław Walewski
Publikator: Monika Kondratowicz Data utworzenia: 2006-03-15 09:37:50
Data publikacji: 2006-03-29 09:37:50
Data modyfikacji: 2006-03-29 09:37:50