Source: http://sokolowscynieruchomosci.pl/kategorie,0,22.html
Timestamp: 2018-11-17 04:49:55
Legal References Found: art. 25
 art. 32
 art. 35
 art. 15
 art. 17
 art. 21
 art. 28

Document Content:
Sokołowscy Nieruchomości - Polityka prywatności
3.8074 zł
4.297 zł
4.8686 zł
w spółce „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j.
Uwzględniając obowiązki wynikające z art. 25 oraz art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1), celem zapewnienia, że dane osobowe w spółce „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j. (dalej również: Spółka, Administrator) są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z postanowieniami prawa poprzez wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zaprojektowanych w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych, oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń; a Administrator zapewnia, że domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania.
Administratorem Danych osobowych jest spółka „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j. z siedzibą w Białymstoku, ul. Legionowa 30 lok. 103, 15-281 Białystok, KRS: 0000307664, NIP: 5423085236, REGON: 20021477500000, adres e-mail: biuro@sokolowscynieruchomosci.pl, telefon 85-742-88-48;
Polityka określa zasady przetwarzania oraz zabezpieczania Danych osobowych w spółce „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j., celem zapewnienia zbieżności Przetwarzania z wymaganiami RODO oraz przepisami bezwzględnie obowiązującego prawa polskiego w zakresie przetwarzania danych osobowych. Polityka stanowi zbiór oraz podstawę wdrażanych w spółce „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j. wymogów, procedur oraz zasad ochrony danych osobowych. Polityka zawiera:
zawiera opis zasad ochrony danych obowiązujących w spółce „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j.;
zbiór procedur, instrukcji i regulacji szczegółowych dotyczących przetwarzania Danych osobowych w spółce „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j., dotyczących poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych; stanowiących załączniki do Polityki.
Polityka obowiązuje wszystkich pracowników oraz współpracowników spółki „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j.. Za przestrzeganie i utrzymanie postanowień Polityki odpowiedzialni są:
komórki organizacyjne Spółki, w których przetwarzane są Dane osobowe;
Dla skutecznej realizacji Polityki, uwzględniając zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia Spółka zapewnia:
stałe monitorowanie zgodności przetwarzania Danych osobowych z wymogami prawa oraz poddawanie środków, o których mowa w ust. powyżej ciągłym przeglądom oraz uaktualnianiu;
Nadzór nad przestrzeganiem postanowień polityki zapewnia Zarząd Spółki. Nadzór, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym zmierza w szczególności, ale nie wyłącznie do zapewnienia, że czynności związane z przetwarzaniem Danych osobowych w Spółce są zgodne z wymogami prawa oraz postanowieniami Polityki.
Spółka zapewnia zgodność postępowania kontrahentów Spółki, w tym w szczególności Podmiotów Przetwarzających z postanowieniami Polityki w odpowiednim zakresie we wszystkich sytuacjach, w których dochodzi do przekazania tym podmiotom Danych osobowych do przetwarzania, w tym przechowywania.
Polityka jest przechowywana i udostępniana w wersji papierowej oraz elektronicznej w siedzibie Spółki.
obligatoryjnie wszystkim osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych w Spółce, celem zapewnienia osobom upoważnionym należytej wiedzy oraz informacji na temat zasad i wymogów dotyczących przetwarzania Danych Osobowych w Spółce;
Osoba upoważniona – oznacza osobę upoważnioną przez Spółkę do przetwarzania Danych osobowych w danym zakresie;
Podmiot przetwarzający - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Spółki (zewnętrzny usługodawca usług deweloperskich, budowlanych, zewnętrzny dział księgowy, zewnętrzny dział prawny);
Rejestr - oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych Spółki;
Administrator – oznacza spółkę „Sokołowscy Nieruchomości” sp. j. z siedzibą w Białymstoku, ul. Legionowa 30 lok. 103, 15-281 Białystok, KRS: 0000307664, NIP: 5423085236, REGON: 20021477500000, adres e-mail: biuro@sokolowscynieruchomosci.pl, telefon 85 742 88 48;
Pracownicy – oznaczają zarówno osoby zatrudnione w Spółce na podstawie stosunku pracy, jak również osoby fizyczne współpracujące ze Spółką na podstawie Umowy cywilnoprawnej;
System – oznacza System ochrony danych osobowych w Spółce, o którym mowa w 5 Polityki;
Spółka przetwarza Dane osobowe gromadzone w zbiorach danych. Zbiory danych przetwarzane w Spółce określa Załącznik nr 1 do Polityki.
przetwarza Dane osobowe w celu:
umożliwienia klientom złożenia zapytania ofertowego i przedstawienia przez Spółkę oferty, a także w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
wykonania ciążących na Spółce obowiązków podatkowo- księgowych i sprawozdawczych wynikających z przepisów prawa, w tym z ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, ustawy o gospodarce nieruchomościami i innych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki, w tym do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
Spółka nie podejmuje czynności Przetwarzania, które mogłyby wiązać się z istotnym ryzykiem naruszenia praw i wolności osób, których Dane osobowe dotyczą. W przypadku planowania podjęcia czynności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym Spółka obligatoryjnie przeprowadza uprzednią ocenę skutków przetwarzania, o których mowa w art. 35 RODO.
Dane osobowe domyślnie Przetwarzane są na obszarze na terenie obejmującym pomieszczenia biurowe Spółki zlokalizowane w Białymstoku przy ul. Legionowej 30 lok. 103. Dodatkowy obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym w zdaniu poprzedzającym.
Podstawy ochrony Danych Osobowych w Spółce
Spółka zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.
Osoby upoważnione oraz wszystkie inne osoby, którym udostępnia się Dane osobowe Przetwarzane w Spółce zobowiązane są do Przetwarzania Danych osobowych zgodnie z wymogami prawa oraz zgodnie z postanowieniami Polityki, jak również innych wewnętrznych aktów prawnych Spółki lub procedur wewnętrznych związanych z Przetwarzaniem Danych Osobowych.
Przy zatrudnianiu Pracowników oraz w toku zatrudnienia Spółka zapewnia, że:
Pracownicy przez przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych otrzymują należytą wiedzę w zakresie zasad Przetwarzania i ochrony Danych Osobowych w Spółce;
niezwłocznego zgłaszania Spółce wszelkich incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa Danych osobowych.
Spółka zapewnia, aby Dane Osobowe Przetwarzane w Spółce były:
Przy zapewnieniu Przetwarzania Danych osobowych zgodnie z zasadami wskazanymi w ust. powyżej Spółka opiera Przetwarzanie na następujących podstawach:
Legalność – Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza Dane osobowe zgodnie z wymogami prawa;
Bezpieczeństwo − Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa Danych osobowych podejmując stale działania w tym zakresie;
Prawa Jednostki − Spółka umożliwia osobom, których Dane Osobowe są przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje;
Rozliczalność – Spółka zapewnia należyte udokumentowanie sposobu spełniania obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych.
Spółka zapewnia zgodność Przetwarzania Danych Osobowych z wymogami prawa również poprzez zaprojektowanie, wprowadzenie i utrzymywanie Systemu. Na System składają się środki organizacyjne oraz środki techniczne ochrony, adekwatne do poziomu ryzyka zidentyfikowanego dla poszczególnych Zbiorów danych oraz kategorii danych. Na System składają się w szczególności następujące środki:
zamykanie pomieszczeń tworzących obszar, o którym mowa w ust. 3.e Polityki na czas nieobecności Pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim;
zapewnienie zabezpieczenia obszaru, o którym mowa w ust. 3.e Polityki przed czynnikami losowymi, takimi jak pożar lub powódź;
zabezpieczenie sprzętu komputerowego wykorzystywanego w Spółce przed złośliwym oprogramowaniem,
zapewnienie stałego i częstotliwego sporządzania kopii zapasowych danych przechowywanych na komputerach, serwerze oraz w sieci Spółki,
monitorowanie zmian w zakresie procesów Przetwarzania Danych osobowych w Spółce oraz na bieżąco zarządza zmianami mającymi wpływ na ochronę Danych osobowych w Spółce.
Rejestr obejmuje kategorie czynności przetwarzania Danych Osobowych w Spółce. Za pośrednictwem Rejestru Spółka dokumentuje czynności przetwarzania Danych Osobowych oraz inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje Dane osobowe. Rejestr stanowi Załącznik nr 6 do Polityki.
Za pośrednictwem Rejestru, w szczególności poprzez wskazanie w Rejestrze ogólnych środków ochrony Danych Osobowych objętych wyodrębnioną czynnością przetwarzania, Spółka dąży również do wykazania zgodności Przetwarzania Danych Osobowych z wymogami prawa.
podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes;
W przypadku uaktualnienia lub poszerzenia kategorii czynności przetwarzania Danych Osobowych, Spółka dokonuje niezwłocznego uaktualnienia Rejestru celem zapewnienia zgodności Rejestru ze stanem faktycznym oraz zakresem operacji przetwarzania Danych osobowych w Spółce.
Postanowienia ust. powyżej nie wyłączają możliwości ujęcia w Rejestrze w miarę potrzeby informacji dodatkowych, zwiększających szczegółowość lub czytelność Rejestru lub ułatwiających zarządzanie zgodnością ochrony Danych osobowych z wymogami prawa, oraz realizację zasady rozliczalności.
Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania poprzez wskazanie ogólnej podstawy prawnej przetwarzania, takiej jak: zgoda, umowa, obowiązek prawny nałożony na Spółkę, uzasadniony cel Spółki.
Spółka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności, takich jak zgłoszenie sprzeciwu lub ograniczenie przetwarzania.
Spółka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których Dane osobowe przetwarza.
Spółka publikuje na stronie internetowej Spółki oraz pozostawia do wglądu w siedzibie Spółki:
Metodach kontaktu ze Spółką w zakresie danych osobowych;
W celu realizacji praw osoby, której Dane osobowe dotyczą Spółka zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób, informując osobę, której dane dotyczą:
Niezależnie od postanowień ust. powyżej, Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (tabliczka o objęciu budynku, w którym znajduje się lokal Spółki monitoringiem wizyjnym).
Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Spółka informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO, a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.
Spółka wydaje osobie, której Dane osobowe dotyczą kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
Spółka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby, której Dane osobowe dotyczą. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby, której Dane osobowe dotyczą. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych. Spółka może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
Z uwzględnieniem ust. poniżej, na żądanie osoby, Spółka usuwa dane, gdy:
Spółka przy usuwaniu danych osobowych uwzględnia, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Spółka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spólki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.
Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, o którym mowa w art. 21 RODO, a dane przetwarzane są przez Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółka zobowiązuje się uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Spółkę na potrzeby marketingu bezpośredniego, Spółka uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
Spółka wdraża procedury służące realizacji zasady minimalizacji przetwarzanych Danych Osobowej pod względem:
ograniczenia czasu przechowywania Danych osobowych do okresu, dla którego przechowywanie Danych osobowych jest niezbędne ze względu na realizację celu Przetwarzania lub obowiązków nałożonych na Spółkę.
Spółka stosuje ograniczenia dostępu do Danych Osobowych poprzez wdrożenie:
wdrożenie fizycznych środków technicznych ochrony Danych osobowych, wskazanych w ust. Polityki.
Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
Spółka przetwarza dane osobowe z uwzględnieniem kryteriów wskazanych w Rejestrze. Spółka wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Spółce, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Spółki, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia Spółka wdraża środki techniczne i organizacyjne zapewniające należyty stopień ochrony Danych osobowych, odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.
Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają;
Spółka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia;
Spółka wdraża środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Spółka dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych oraz szacuje skalę ryzyka.
W przypadku naruszenia ochrony Danych Osobowych, Spółka bez zbędnej zwłoki - w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia - zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, stanowi Załącznik nr 7 do Polityki.
Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności osoby, której Dane osobowe dotyczą jest wysokie, Spółka zawiadamia o incydencie także osobę, której danej dotyczą, chyba że:
Spółka wdroży odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony i środki te zostały zastosowane do danych osobowych, których dotyczy naruszenie, uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym do dostępu do tych danych osobowych;
Spółka zastosuje następnie środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą; lub
Niezależnie od obowiązków wskazanych w ust. 10.b-powyżej, Spółka dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. Wzór rejestru naruszeń danych osobowych stanowi Załącznik nr 8 do Polityki.
Spółka może powierzyć Przetwarzanie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi w art. 28 ust. 3 RODO. Powierzenie Przetwarzania Danych osobowych, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym nie może prowadzić do naruszenia tajemnicy doradcy podatkowego.
Spółka korzysta wyłącznie z usług takich Podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. W celu weryfikacji spełnienia obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Spółka przed powierzeniem przetwarzania potencjalnemu Podmiotowi przetwarzającemu w miarę możliwości uzyskuje informacje o zasadach ochrony Danych osobowych stosowanych przez potencjalny Podmiot przetwarzający, oraz o praktykach tego podmiotu dotyczących zabezpieczenia Danych osobowych.
Spółka nie przekazuje Danych osobowych do państwa trzeciego położonego poza terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której Dane osobowe dotyczą.
Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Spółka okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.