Source: https://interpretacje-podatkowe.org/kara-umowna/0111-kdib1-1-4010-192-2018-1-bs
Timestamp: 2018-12-11 07:28:49
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 art. 15

Document Content:
♦ › Kara umowna › 0111-KDIB1-1.4010.192.2018.1.BS
W zakresie ustalenia czy kary umowne z tytułu nieterminowego wykonania usług sprzątania, opisane w części II stanu faktycznego – spowodowane zdarzeniami wymienionymi w pkt 1–6, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów.
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 15 marca 2018 r. (data wpływu 21 marca 2018 r.), uzupełnionym 17 maja 2018 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia czy kary umowne z tytułu nieterminowego wykonania usług sprzątania, opisane w części II stanu faktycznego – spowodowane zdarzeniami wymienionymi:
w pkt 1–3 i 5, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów – jest prawidłowe,
w pkt 4 i 6, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów – jest nieprawidłowe.
W dniu 21 marca 2018 r. do Organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia czy kary umowne z tytułu nieterminowego wykonania usług sprzątania, opisane w części II stanu faktycznego – spowodowane zdarzeniami wymienionymi w pkt 1–6, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów.
Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 27 kwietnia
2018 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.109.2018.1.BS, wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło 17 maja 2018 r.
Usługi z zakresu ochrony osób i mienia, które Spółka wykonuje na terenie całego kraju poprzez utworzone w wielu miastach oddziały. W zawartych umowach z kontrahentami uregulowane są postanowienia zgodnie z którymi, Spółka w określonych sytuacjach będzie zobowiązana do zapłaty kar umownych. Część kar umownych dotyczy sytuacji wykonania przedmiotowych usług w sposób wadliwy, co jest wynikiem błędów lub zaniedbań ze strony pracowników Spółki (np. pracownik wykonywał obowiązki pod wpływem alkoholu, opuszczał samowolnie miejsce pracy, spał podczas wykonywanych obowiązków, błędnie prowadził wymaganą dokumentację, czy też wykonał swoją pracę nienależycie wbrew istniejącym instrukcjom). Tego rodzaju kary, cechują się brakiem zachowania należytej staranności ze strony pracowników i pośrednio Spółki. Wnioskodawca kwalifikuje te wydatki jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Kary te nie są przedmiotem złożonego zapytania w ramach niniejszej interpretacji.
późnionego obchodu ochranianego miejsca;
Wnioskodawca świadczy również usługi porządkowo-czystościowe wewnątrz jak również na zewnątrz budynków. Przedmiotowe usługi są wykonywane na podstawie zawartych umów z kontrahentami, które określają iż w ustalonych przypadkach, Spółka będzie zobowiązana do zapłaty kar umownych. Część kar umownych jest efektem realizacji przedmiotowych usług w sposób wadliwy, co jest spowodowane zachowaniem pracowników (np. nieznajomość swoich obowiązków, praca pod wpływem alkoholu). Tego rodzaju kary, cechują się brakiem dochowania należytej staranności. Wnioskodawca kwalifikuje wydatki poniesione na zapłacenie tych kar jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Również tego rodzaju kary nie stanowią przedmiotu zapytania w ramach niniejszej interpretacji.
Czy kary umowne z tytułu nieterminowego wykonania usług sprzątania, opisane w części II stanu faktycznego – spowodowane zdarzeniami wymienionymi w pkt 1–6, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów?
Zdaniem Wnioskodawcy, kary wynikające z nieterminowego wykonania usług porządkowo-czystościowych, wynikające z okoliczności wymienionych we wniosku mogą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu.
Kary umowne wynikające z opóźnienia w realizacji usług spowodowane wystąpieniem nieprzewidywalnych czynników atmosferycznych (wystąpieniem opadów śniegu, burzami, ulewami).
Badając okoliczności powodujące wystąpienie kar umownych, wskazać trzeba, iż Spółka nie ma żadnego wpływu na występujące w danym czasie warunki atmosferyczne (śnieg, burze, gwałtowne opady deszczu). W wyniku wystąpienia nieprzewidzianych warunków pogodowych, w przypadku usług sprzątania realizowanych na zewnątrz pracownicy Wnioskodawcy powstrzymują się od wykonywania usług porządkowo-czystościowych. Usługi są wykonywane dopiero po ustąpieniu niekorzystnych czynników atmosferycznych. Niestety z tego powodu niekiedy realizacja usług następuje po ustalonym czasie. Z tego tytułu Wnioskodawca zobligowany jest ponieść karę umowną. Tego rodzaju sytuacje są niezależne od Wnioskodawcy. W konsekwencji wydatki tego rodzaju wykazują związek z uzyskaniem i zabezpieczeniem przychodu i mogą stanowić koszt uzyskania przychodu o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Kary umowne wynikające z opóźnienia w realizacji usług spowodowane brakami kadrowymi wynikającymi ze zwolnień lekarskich pracowników lub złożonych przez nich wypowiedzeń.
Wnioskodawca zawierając poszczególne kontrakty, dokonuje oceny liczby pracowników potrzebnych do realizacji przedmiotowych usług, przy założeniu ich normalnej, typowej absencji oraz rotacji. Nieracjonalne gospodarczo jest bowiem utrzymywanie zatrudnienia na poziomie większym niż wynika to z potrzeb obsługiwanych umów. W szczególności w branży, w której działa Wnioskodawca odpowiednie zarządzanie kosztem przekłada się na rentowność danego kontraktu i możliwość osiągania przychodu. Zdarza się jednak, iż w danym okresie poziom absencji pracowników jest wyższy aniżeli przeciętnie (okres zwiększonej liczby zachorowań, zwiększona ilość wypowiedzeń zawartych umów przy ograniczonej możliwości zatrudnienia nowej kadry). Są to również zdarzenia, które występują z dnia na dzień, wymuszając przeorganizowanie pracy i ściągnięcie pracowników z innych miejsc. W związku z niepełną załogą, usługi są wykonywane z pewnym opóźnieniem mimo podejmowanych przez Spółkę działań odpowiedniego planowania i zarządzania pracą. Spółka nie ma wpływu na tego rodzaju okoliczności. Spółka działa racjonalnie i dochowuje należytej staranności. W konsekwencji kary umowne powstające w takich okolicznościach sprawy mogą stanowić koszt podatkowy zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Kary umowne dotyczące opóźnienia w realizacji usług wynikające z braków kadrowych spowodowanych zwiększonym napływem zleceń, koniecznością realizacji dodatkowych zleceń.
Zdarza się, że zakres obowiązków Wnioskodawcy wynikających z określonej umowy jest w taki sposób skonstruowany, że w razie wystąpienia szczególnych okoliczności nakłada na Wnioskodawcę obowiązek wykonania szeregu dodatkowych czynności nieobjętych jej standardowym zakresem. Występują sytuacje, że skala tych dodatkowych czynności jest na tyle znacząca, że Wnioskodawca zdaje sobie sprawę, iż nie będzie w stanie ich terminowo zrealizować w pełnym zakresie przy dostępnych zasobach kadrowych, jednakże świadomie rezygnuje z ich zwiększenia, gdyż prawdopodobieństwo wystąpienia obowiązku realizacji wszystkich tych czynności jest niewielkie. Dla Spółki bardziej korzystna jest jednak akceptacja takich warunków umowy mimo możliwości wystąpienia kar umownych niż rezygnacja przez kontrahenta z usług świadczonych przez Wnioskodawcę. Działania Spółki mają charakter racjonalny i służą uzyskaniu i zachowaniu przychodów. Dlatego koszty poniesione na zapłatę kar umownych powstałych w niniejszych okolicznościach, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
Kary umowne dotyczące opóźnienia w wykonaniu usługi wynikające z braku odpowiedniego materiału i sprzętu.
W toku realizowanych usług, zdarzają się sytuacje, w których Wnioskodawca realizuje usługi z opóźnieniem w stosunku do terminu ustalonego w umowie, z uwagi na opóźnienia w dostawie odpowiedniego sprzętu i materiałów niezbędnych do ich realizacji. W szczególność realizacja niektórych kontraktów (np. sprzątania w szpitalach) wymusza korzystanie z odpowiednich środków chemicznych. Wnioskodawca w celu racjonalizacji kosztów gromadzi jedynie ograniczone zapasy sprzętu i materiałów niezbędnych do realizacji kontraktu, co powoduje, że wszelkie opóźnienia po stronie jego dostawców mogą przekładać się na opóźnienia w realizacji usług świadczonych przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca wprawdzie w razie wystąpienia problemów z dostawą sprzętu lub materiałów próbuje je pozyskać z innych miejsc lub też proponuje kontrahentowi zastosowanie zamienników, jednakże niekiedy nie jest to możliwe i skutkuje naliczeniem kary za nieterminowe wykonanie usług. W opinii Wnioskodawcy tego rodzaju okoliczności nie są zawinione przez Spółkę jak również nie są efektem jej nieracjonalnych działań. W konsekwencji środki przeznaczone na zapłatę tego rodzaju kar umownych mogą być kwalifikowane jako koszty podatkowe.
Kary umowne wynikające z opóźnienia w realizacji usług spowodowane wystąpieniem nieprzewidzianym brakiem dostępu do mediów (brak prądu, wody etc.).
Analizując czynniki powodujące wystąpienie kar umownych, wskazać należy również na różnego rodzaje awarie powodujące brak dostępu do wody czy prądu, które to media są niezbędne do wykonania realizowanej przez Wnioskodawcę usługi. Brak dostępu do tych mediów wymusza na pracownikach Spółki czasowe powstrzymanie się od realizacji usług porządkowo-czystościowych. W konsekwencji zdarzają się przypadki, iż w wyniku tych okoliczności usługi nie zostają zrealizowane na czas określony w umowie. Spółka nie ma żadnego wpływu na wystąpienie tego rodzaju okoliczności. W związku z czym należy uznać, iż wydatki na zapłatę kar umownych wynikających z tego tytułu wykazują związek z uzyskaniem i zabezpieczeniem przychodu i mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Kary umowne wynikające z opóźnienia w realizacji usług spowodowane brakiem wykonania usługi przez podwykonawców.
Realizowane przez Spółkę usługi często są wykonywane przy pomocy podmiotów zewnętrznych za zgodą kontrahentów. Taki model współpracy zapewnia Spółce ograniczenie konieczności ponoszenia większych kosztów w szczególności na obszarach, gdzie Spółka wykonuje usługi sporadycznie. Niestety niekiedy podwykonawcy nie wykonują zleconych prac w terminie lub rezygnują z otrzymanych zleceń, w efekcie czego Spółka jest zobligowana do wykonania przedmiotowych usług przy pomocy własnych pracowników, co może wymagać odpowiedniego ich przemieszczenia.
W konsekwencji Spółka wykonuje zamówione usługi, jednak po ustalonym terminie. Tego typu zdarzenia w opinii Spółki są niezależne od niej i są wynikiem realizacji normalnego ryzyka gospodarczego, dlatego Spółka może powstałe w wyniku takich okoliczności kary umowne potraktować jako koszty podatkowe zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Potwierdzeniem powyższego stanowiska Wnioskodawcy jest sposób interpretacji przepisów prawa podatkowego zaprezentowany w przywołanych w Uzasadnieniu do Pytania nr 1 – indywidualnych interpretacjach podatkowych.
Reasumując powyższe, zdaniem Wnioskodawcy koszty poniesione na kary umowne powstałe w wyniku przedstawionych okoliczność w pkt 1–6 wykazują związek z uzyskaniem i zabezpieczeniem przychodu i dlatego mogą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu.
Z przedstawionego we wniosku oraz jego uzupełnienia opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika m.in., że Wnioskodawca jest podmiotem gospodarczym, który prowadzi działalność gospodarczą w segmencie usług outsourcingowych. Zakres realizowanych usług obejmuje m.in usługi porządkowo-czystościowe wewnątrz jak również na zewnątrz budynków. Przedmiotowe usługi są wykonywane na podstawie zawartych umów z kontrahentami, które określają iż w ustalonych przypadkach, Spółka będzie zobowiązana do zapłaty kar umownych. Wnioskodawca ponosi kary umowne z tytułu niewykonania przedmiotowych usług w ustalonym terminie. Sama usługa jest wykonana prawidłowo ale z powodu różnych okoliczności następuje jej wykonanie po czasie, który został ustalony w umowie.
Przyczyną wystąpienia ww. kar są nieprzewidywalne czynniki atmosferyczne w przypadku usług świadczonych na zewnątrz (np. wystąpienie opadów śniegu, burze, ulewy); czynniki organizacyjne w postaci braków kadrowych spowodowanych zwolnieniami lekarskimi, wypowiedzeniami złożonymi przez pracowników; braki kadrowe spowodowane zwiększonym napływem zleceń, koniecznością realizacji dodatkowych zleceń; brak odpowiednich materiałów; brak dostępu do mediów (prąd, woda, etc.); niewykonanie pracy przez podwykonawców. Spółka w ramach prowadzonej przez siebie działalności podejmuje bieżące działania służące przeciwdziałaniu sytuacjom występowania kar umownych poprzez posiadanie odpowiednich procedur postępowania w sytuacjach wyjątkowych, posiadanie i utrzymywanie wysokich standardów w zakresie jakości floty samochodowej w szczególności kontrola stanu technicznego pojazdów w autoryzowanych punktach serwisowych (z uwagi na niską awaryjność nowych aut); szkolenie pracowników i podnoszenie ich kwalifikacji; zgłaszanie sytuacji nietypowych do klienta i wspólne ustalanie dalszych kroków w celu zminimalizowania skutków ryzyka powstania zwłoki. Tym niemniej, pomimo podejmowanych działań prewencyjnych, nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie występowania kar nakładanych na Spółkę.
W przypadku otrzymania od kontrahenta noty, z której wynika obciążenie Spółki karą umowną przyczyny jej nałożenia są szczegółowo wyjaśniane z kontrahentem. Wnioskodawca analizuje każdą karę umowną pod kątem jej zasadności w świetle danej umowy. Należy jednak mieć na uwadze, że podstawą działania Spółki są zawierane z kontrahentami umowy o charakterze długoterminowym, co powoduje, że wszelkie negocjacje z podmiotem nakładającym na Spółkę karę umowną są prowadzone w taki sposób, aby nie naruszyć dobrych relacji biznesowych oraz przede wszystkim utrzymać klienta. Postanowienia dotyczące kar umownych uregulowane w zawartych przez Spółkę umowach są odzwierciedleniem powszechnej praktyki stosowanej na rynku w szczególności w branżach, w których funkcjonuje Wnioskodawca.
Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że opisane w pkt 1-3 i 5 wniosku kary umowne jako nie wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co do zasady, mogą stanowić koszt podatkowy, o ile spełnione będą zasadnicze przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 tej ustawy, warunkujące zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Zatem należy zbadać, czy zostanie spełniona ogólna przesłanka wynikająca z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, tj. czy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesionymi wydatkami a przychodem, czy też wydatki te służyły zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, tj. czy kary umowne zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo w celu zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodów. Nie każdy bowiem wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą spełnia przesłankę celowości z art. 15 ust. 1 ustawy. Z uwagi na obiektywny charakter związku przyczynowego istniejącego pomiędzy poniesieniem kosztu uzyskania przychodów a przychodami podatnika lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, dla kwalifikacji podatkowej kar umownych płaconych przez Wnioskodawcę, istotne jest określenie, czy wydatki te należą do standardowych kosztów podmiotów, są elementem normalnego ryzyka gospodarczego, czy też stanowią wyłącznie efekt nienależytego (wadliwego, niezgodnego z umową lub obowiązującymi przepisami, pozbawionego cech należytej staranności) zachowania Wnioskodawcy, niemający związku ze sferą jego przychodów.
Reasumując, jeżeli powyższe zdarzenia wymienione w pkt 1–3 i 5 nie wynikają z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania, a Wnioskodawca będzie w stanie wykazać, że wypełniając warunki umowy dochował należytej staranności, w szczególności swoim działaniem lub zaniechaniem nie przyczynił się do powstania ww. opóźnień, to wydatki z tytułu ww. kar umownych za niewykonanie umowy w terminie, jako spełniające warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy, stanowić będą koszty uzyskania przychodów.
Odnosząc się natomiast do kar umownych z tytułu braku odpowiednich materiałów i sprzętu oraz niewykonania pracy przez podwykonawców stwierdzić należy, że skoro jak wynika z wniosku i jego uzupełnienia, Wnioskodawca wykonuje usługi poprzez podwykonawców, jak również gromadzi jedynie ograniczone zapasy sprzętu i materiałów niezbędnych do realizacji kontraktu, co powoduje, że wszelkie opóźnienia po stronie jego dostawców mogą przekładać się na opóźnienia w realizacji usług świadczonych przez Wnioskodawcę, to obciążenia te nie powstały z przyczyn niezależnych od Wnioskodawcy (np. „siły wyższej”). Zauważyć bowiem należy, że Wnioskodawca świadomie gromadzi ograniczone zapasy sprzętu i materiałów, co w konsekwencji powoduje, że nie wywiązuje się z realizacji umów z kontrahentami w określonym terminie. Wskazać również należy, że w niniejszej sprawie nie ma znaczenia, iż to dostawcy oraz podwykonawcy nie wywiązali się względem Wnioskodawcy z łączącej ich umowy, gdyż za dobór dostawców i podwykonawców odpowiada Wnioskodawca. Ponadto, Wnioskodawcę z podwykonawcami wiążą pisemne umowy, z których wynika, że w przypadku opóźnienia w realizacji bądź niewykonania usług obciążani są oni karami. Tym samym wydatki poniesione przez Wnioskodawcę z tytułu kar umownych spowodowanych brakiem odpowiednich materiałów i sprzętu oraz niewykonania pracy przez podwykonawców (tj. opisanych w pkt 4 i 6 wniosku) nie spełniają przesłanek pozwalających uznać je za koszty uzyskania przychodów.
W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie ustalenia czy kary umowne z tytułu nieterminowego wykonania usług sprzątania, opisane w części II stanu faktycznego – spowodowane zdarzeniami wymienionymi:
Nadmienić przy tym należy, że w zakresie dotyczącym pytania oznaczonego we wniosku Nr 1 i Nr 2 wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.
0111-KDIB1-1.4010.192.2018.1.BS