Source: http://elblag.samorzady.pl/indexd1c7.html?mod=13&id=1&more=1
Timestamp: 2018-01-24 07:39:50
Legal References Found: art. 46
 art. 51
 art. 46
 art. 135
 art. 135
 art. 76
 art. 40
 art. 44
 art. 37
 art. 36
 art. 2
 art. 2
 art. 41
 art. 41

Document Content:
Ilość odsłon: 33135
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Elblągu - Zarządzenie Nr 29/2002 Prezydenta Miasta Elbląg
Z dnia: 18 grudnia 2002r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W ELBLĄGU
Zarządzenie Nr 29/2002 Prezydenta Miasta Elbląg
E L B L Ą G, GRUDZIEŃ 2002
1. Regulamin organizacyjny zwany dalej "Regulaminem", określa:
1)zasady wykonywania funkcji kierowniczych,
2)wewnętrzną strukturę Urzędu,
3)zakresy działania wydziałów,
4)ramowe zasady współdziałania wydziałów w realizacji zadań,
5)tryb przyjmowania i załatwiania interesantów i spraw w Urzędzie.
6)zakres obowiązków Naczelników Wydziałów wobec organów Rady,
7)zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu i wydawaniu aktów prawnych,
8)podstawowe zasady planowania pracy w Urzędzie,
9)zasady podpisywania, aprobaty pism i decyzji,
10)organizację narad i odpraw,
11)organizacyjne zabezpieczenie realizacji interwencji poselskich, wniosków Komisji, interpelacji i wniosków radnych,
1. Urząd Miejski w Elblągu zwany dalej "Urzędem", realizuje zadania:
1) własne wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. - Dz.U. Nr 142, poz. 1591. z późniejszymi zmianami) oraz ustawy z dnia 17 maja 1990 roku o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. Nr 34,poz.198 z późn. zmianami), ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr 142, poz. 1592 z póżn. zmianami), ustawy z dnia 13 października 1998 roku - przepisy wprowadzające ustawę reformującą administrację publiczną (Dz.U. Nr 133,poz. 872 z późn. zmianami) oraz ustawy z dnia 24 lipca 1998 roku o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej - w związku z reformą ustrojową państwa (Dz.U. Nr 106, poz. 668 z późn. zmianami).
2) zlecone z zakresu administracji rządowej, wynikające z ustawy z dnia 17 maja 1990 roku o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. Nr 34 poz.198z późniejszymi zmianami) oraz ustawy z dnia 24 lipca 1998 roku o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej - w związku z reformą ustrojową państwa (Dz.U. Nr 106, poz. 668 z późniejszymi zmianami).
3) wynikające z innych ustaw szczególnych i aktów wydanych w celu wykonania ustaw.
4) wynikające z zawartych porozumień .
1. Przez użyte w niniejszym Regulaminie określenia:
1) „Miasto”	- należy przez to rozumieć -
Gminę – Miasto Elbląg na prawach powiatu,
2) „Rada” - należy przez to rozumieć-
Radę Miejską w Elblągu
3) „Komisje” - należy przez to rozumieć -
Komisje Rady Miejskiej w Elblągu,
4) „Prezydent”- należy przez to rozumieć
5) „Urząd”	- należy przez to rozumieć
6) „Wydział”- należy przez to rozumieć
wymienioną w regulaminie Urzędu jednostkę organizacyjną,
dla której ustalono inną nazwę.
7) „Naczelnik Wydziału lub zastępca Naczelnika” - należy przez to rozumieć również Kierowników jednostek organizacyjnych Urzędu,
dla których ustalono inną nazwę.
8) „Regulamin” - należy poprzez to rozumieć
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Elblągu.
1) ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. - Dz.U. Nr 142, poz. 1591. z późniejszymi zmianami), zwanej dalej "ustawą",
2) Statutu Miasta
Porządek wewnętrzny w Urzędzie oraz obowiązki i uprawnienia pracowników Urzędu wynikające ze stosunku pracy określa Prezydent w drodze Zarządzenia w Regulaminie Pracy Urzędu.
1. Pracą Urzędu kieruje Prezydent przy pomocy Wiceprezydentów i Sekretarza Miasta. Schemat organizacyjny Urzędu w ujęciu graficznym przedstawia załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Wykonując wyznaczone przez Prezydenta zadania Wiceprezydenci i Sekretarz Miasta zapewniają w powierzonym im zakresie kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań miasta i kontrolują działalność wydziałów oraz innych jednostek organizacyjnych Urzędu realizujących te zadania.
3.Prezydent zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i warunki jego działania , a także organizuje pracę Urzędu.
4. Prezydent w drodze zarządzenia określa szczegółowe zadania Wiceprezydentów i Sekretarza Miasta.
5. Prezydent w drodze zarządzenia może ustanowić swoich Pełnomocników i Doradców oraz określić ich kompetencje i pełnomocnictwa.
6. Pracą wydziałów kierują Naczelnicy przy pomocy swoich zastępców.
7. W razie gdy w wydziale nie powołano zastępcy Naczelnika uprawnienia z tytułu zastępstwa Naczelnika w czasie jego nieobecności w pracy wykonuje pracownik wyznaczony przez Naczelnika.
Wyznaczenie pracownika do zastępowania Naczelnika w czasie jego nieobecności następuje za zgodą Prezydenta.
8. Spory kompetencyjne między Naczelnikami rozstrzyga Prezydent.
9. Prezydent wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu.
1.W Urzędzie działają organy kolegialne stałe lub doraźne o charakterze opiniodawczo-doradczym, zwane dalej "Organami Kolegialnymi" ( Zespoły, Komisje i.t.p.).
2.Organy Kolegialne, o których mowa w ust. 1 są powoływane w celu opracowywania albo zaopiniowania projektów przedsięwzięć podejmowanych w określonej dziedzinie lub wykonania zadań wymagających współdziałania kilku jednostek organizacyjnych.
3.Organy Kolegialne współdziałają pod przewodnictwem osoby wyznaczonej przez Prezydenta.
4.Szczegółowe zadania oraz zasady i tryb działania organów kolegialnych określają decyzje dotyczące ich powołania.
5.Ewidencję powołanych organów kolegialnych prowadzi Wydział Organizacyjny.
1. W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały/referaty
2) Wydział Finansowo-Budżetowy,
3) Wydział Strategii i Rozwoju,
4) Wydział Inwestycji,
5) Wydział Geodezji,
6) Wydział Architektury i Planowania Przestrzennego,
7) Wydział Mienia Komunalnego i Spraw Mieszkaniowych
8) Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,
9) Wydział Spraw Obywatelskich,
10) Wydział Administracyjno-Gospodarczy
11) Wydział Edukacji,
12) Wydział Kultury i Sportu
13) Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności,
14) Referat Komunikacji,
15) Referat Zamówień Publicznych,
16) Referat Zdrowia
17) Referat Informatyki
18) Zarząd Dróg
19) Biuro Promocji Miasta
2. W skład Urzędu wchodzą również :
1) Biuro Prezydenta Miasta
2) Biuro ds. Ochrony Informacji Niejawnych
3) Biuro Rady Miejskiej,
1) Skarbnik Miasta oraz zastępca Skarbnika
3) Naczelnik Wydziału Organizacyjnego oraz zastępca
4) Naczelnik Wydziału Strategii i Rozwoju oraz zastępca
5) Naczelnik Wydziału Inwestycji oraz zastępca,
6) Naczelnik Wydziału Geodezji,
7) Naczelnik Wydziału Architektury i Planowania Przestrzennego oraz zastępca
8) Naczelnik Wydziału Mienia Komunalnego i Spraw Mieszkaniowych
9) Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska
10) Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich
11) Naczelnik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego
12) Kierownik Referatu Zdrowia
13) Naczelnik Wydziału Edukacji oraz zastępca,
14) Naczelnik Wydziału Kultury i Sportu oraz zastępca
15) Naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności
16) Kierownik Referatu Komunikacji
17) Kierownik Biura – Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych
18) Kierownik Biura Rady Miejskiej
19) Kierownik Referatu Zamówień Publicznych
20) Koordynator Zespołu Radców Prawnych
21) Kierownik Referatu Informatyki
22) Naczelnik Wydziału Zarządu Dróg oraz zastępca
23) Kierownik Biura Promocji Miasta
1. Dla zapewnienia racjonalnej organizacji pracy tworzy się w następujących wydziałach referaty lub komórki równorzędne o innej nazwie :
1)W Wydziale Finansowo-Budżetowym :
a) Referat Finansowy,
b) Referat Budżetowy,
c) Referat Kontroli i Egzekucji Administracyjnej
d) Referat Analiz Budżetowych
2)W Wydziale Geodezji :
a) Referat Gospodarki Terenami i Wywłaszczania,
b) Referat Geodezji i Katastru
c) Referat-Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej.
3) W Wydziale Spraw Obywatelskich
a) Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych
b) Urząd Stanu Cywilnego
4) W Wydziale Inwestycji:
a) Referat Nadzoru Inwestorskiego
b) Referat Przygotowania i Rozliczenia Inwestycji
5) W Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska:
a) Referat Ochrony Środowiska ,
b) Referat Gospodarki Komunalnej .
6) W Wydziale Mienia Komunalnego i Spraw Mieszkaniowych:
a) Referat Zarządzania Mieniem Komunalnym
b) Referat Sprzedaży i Administrowania Zasobem Nieruchomości
c) Referat Spraw Mieszkaniowych
7) W Wydziale Architektury i Planowania Przestrzennego
a) Referat ds. Urbanistyki
b) Referat ds. Administracji Architektoniczno-Budowlanej
ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁÓW
1.Wydziały i równorzędne jednostki organizacyjne prowadzą sprawy związane z realizacją zadań i kompetencji Prezydenta.
2.Wydziały obowiązane są do wzajemnego uzgadniania swojej działalności oraz współpracy przy wykonywaniu zadań w zakresie niezbędnym do zapewnienia skoordynowanego działania Urzędu, a także do współdziałania z wydziałem wiodącym.
3.Wydziały obowiązane są w zakresie swojego działania dostarczyć wydziałowi wiodącemu lub opracowującemu powierzoną mu sprawę, niezbędne opinie, informacje i materiały oraz opracowania cząstkowe.
4.Wydziałem wiodącym jest wydział określony zgodnie z zakresem zadań w niniejszym regulaminie.
1.Do wspólnych zadań wydziałów i równorzędnych jednostek organizacyjnych należy w szczególności :
1) koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego miasta,
3) współdziałanie z organami samorządowymi i organizacjami pozarządowymi działającymi na terenie miasta,
4) współdziałanie z właściwymi organami rządowej administracji ogólnej i specjalnej,
5) rozpatrywanie i załatwianie skarg, wniosków i listów obywateli; wniosków Komisji Rady oraz wniosków i interpelacji radnych według właściwości,
6) opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju w zakresie swojego działania,
7) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,
8) realizowanie zadań w zakresie obronności i obrony cywilnej kraju,
9) prowadzenie kontroli w ramach właściwości rzeczowej oraz w zakresie ustalonym przez Prezydenta w jednostkach podporządkowanych Radzie.
10) prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych,
11) przyjmowanie interesantów oraz udzielanie poradnictwa mieszkańcom w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,
12) administrowanie na podstawie planu uchwalonego przez Radę środkami budżetowymi w ramach swojej działalności,
13) prowadzenie i zabezpieczenie dokumentacji dotyczącej prowadzonych przez Wydział spraw zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
14) udostępnianie dokumentacji dotyczącej prowadzonych przez Wydział spraw zgodnie z postanowieniami ustawy o dostępie do informacji publicznej.
15) prowadzenie postępowania administracyjnego i wydawanie decyzji administracyjnych w ramach udzielonych imiennych upoważnień zgodnie z zasadami przewidzianymi dla procedur w administracji,
16) przedkładanie stosownych propozycji zmian w rzeczowym zakresie kompetencji przekazanych przez Prezydenta Miasta w imiennych upoważnieniach pracownikom Urzędu,
17) umożliwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach planowanych szkoleń wewnętrznych,
18) przygotowywanie projektów aktów prawa miejscowego i opracowań w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,
19) przygotowywanie i dostarczanie Prezydentowi materiałów i opracowań w sprawach dotyczących zadań Wydziału,
20) współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie spraw prowadzonych przez Wydział w oparciu o wytyczne rzecznika prasowego Prezydenta,
21) prowadzenie spraw związanych z powoływaniem i odwoływaniem kierowników jednostek organizacyjnych podległych Radzie przy współpracy z Wydziałem Organizacyjnym,
22) prowadzenie spraw związanych z remontami i inwestycjami w zakresie zadań Wydziału,
23) realizacja zadań określonych w statucie miasta w zakresie działania Wydziału,
Do zakresu działania Biura Prezydenta należy zapewnienie należytej obsługi techniczno-organizacyjnej Prezydenta Miasta i Wiceprezydentów, a szczególnie:
1. Prowadzenie Sekretariatu Prezydenta i Wiceprezydentów.
2. Organizowanie i koordynowanie działań recepcyjno-reprezentacyjnych Prezydenta i Wiceprezydentów.
3. Koordynacja polityki informacyjnej miasta w tym stwarzanie warunków Prezydentowi i Wiceprezydentom do kontaktów z mediami.
4. Realizowanie kontaktów Prezydenta z wybranymi środowiskami miasta poprzez Pełnomocników wyznaczonych przez Prezydenta do kontaktów z organizacjami pozarządowymi, osób niepełnosprawnych i kombatantów.
5. Realizowanie zadań służby informacyjnej Prezydenta oraz zadań związanych z wykonywaniem przez Prezydenta funkcji reprezentacyjnych, w tym:
1) informowanie mieszkańców Elbląga o polityce, działalności i zamierzeniach władz miasta oraz elbląskich redakcji o działalności samorządu lokalnego,
2) organizowanie kontaktów Prezydenta oraz Naczelników z dziennikarzami,
3) organizowanie konferencji prasowych,
4) redagowanie i zamieszczanie sprostowań, polemik i wyjaśnień w imieniu Prezydenta,
6. Koordynacja polityki informacyjnej Urzędu.
7. Współredagowanie informacji zamieszczanych na stronie internetowej Miasta.
Do Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw z zakresu:
1. Organizacji i funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
1) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz statutu Miasta, a także przygotowywanie w razie potrzeby projektów aktualizujących treść tych dokumentów,
2) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu, wdrażanie nowych metod i technik zarządzania ,
3) koordynowanie działalności jednostek organizacyjnych Urzędu,
4) gromadzenie i nadzór nad bieżącą aktualizacją regulaminów wewnętrznych Wydziałów,
5) prowadzenie ewidencji aktów prawnych organów naczelnych i centralnych, wojewody, wykazu przepisów gminy oraz kontrola ich wykonania przez jednostki organizacyjne Urzędu,
6) prowadzenie centralnego rejestru Zarządzeń i Decyzji celowościowych Prezydenta Miasta oraz nadzór nad ich bieżącą aktualizacją,
7) opracowywanie rocznych programów działania Urzędu i sprawozdań z ich realizacji,
8) organizacja załatwiania skarg i wniosków obywateli w tym:
a)prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu, przekazywanie ich wydziałom oraz innym jednostkom do załatwienia według właściwości,
b)organizowanie przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Prezydenta, Wiceprezydentów i Sekretarza Miasta, badanie zasadności tych skarg oraz zlecanie ich badania innym wydziałom stosownie do dyspozycji Prezydenta,
c)koordynowanie i kontrola terminowego załatwiania skarg i wniosków przez wydziały i jednostki podporządkowane Radzie oraz opracowywanie w tym zakresie zbiorczych analiz i sprawozdań,
7) przeprowadzanie kontroli wewnętrznych, a także na zlecenie Prezydenta Miasta – kontroli zewnętrznej oraz przygotowywanie projektów zaleceń Prezydenta wynikających z tych kontroli,
8) wykonywanie funkcji kontrolnych w zakresie realizacji przez Wydziały UM rozstrzygnięć Prezydenta Miasta.
9) ewidencjonowanie wystąpień organów kontroli zewnętrznej oraz nadawanie stosownego biegu zawartym w nich zaleceniom pokontrolnym,
10) organizacyjne zabezpieczenie prac związanych z powoływaniem i działalnością jednostek podporządkowanych Radzie,
11) obsługa interesantów w Punkcie Informacyjnym poprzez udzielanie merytorycznych i wyczerpujących informacji o sprawach załatwianych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Urzędu”.
12) koordynacja i nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi na wnioski Komisji Rady i interpelacje radnych Rady Miejskiej.
13) zbiór porozumień zawieranych przez organy miasta dotyczących przejęcia lub przekazania zadań innym organom,
14) zbiór i ewidencja umów zawieranych przez Prezydenta Miasta,
15) prowadzenie i bieżąca aktualizacja centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta,
16) weryfikacja prawidłowości pod kątem technik legislacyjnych opracowywanych projektów uchwał Rady Miejskiej,
17) opracowywanie dla potrzeb Prezydenta projektów wystąpień, pism, stanowisk, itp.
18) współorganizowanie spotkań Prezydenta z przedstawicielami środowisk, organizacji, itp.
19) współdziałanie z Biurem Rady Miejskiej w zakresie przygotowywania Sesji Rady Miejskiej.
20) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu, tym:
a) organizowanie szkoleń wewnętrznych w Urzędzie oraz nadzór nad ich przebiegiem,
b) nawiązywanie współpracy z instytucjami i ośrodkami szkoleniowymi oraz placówkami naukowo-badawczymi,
c) koordynowanie i kontrola realizacji planów szkoleń w Urzędzie.
2.Obsługa kancelaryjno-biurowa oraz merytoryczna Kolegium Prezydenta i Zespołu Opiniodawczo-Doradczego, a w tym:
1) przygotowywanie posiedzeń Kolegium i Zespołu,
2) zapewnianie prawidłowego przygotowania materiałów na posiedzenia Kolegium i Zespołu,
3) sporządzanie notatek z posiedzenia Kolegium i Zespołu oraz nadawanie stosownego biegu jego opiniom,
3. Współudział przy wykonywaniu czynności związanych z przeprowadzeniem wyborów do Sejmu i Senatu RP, Rady, organów samorządów mieszkańców i innych organów stosownie do zakresu zadań zawartych w obowiązujących przepisach oraz w oparciu o harmonogram czynności techniczno-organizacyjnych zatwierdzony przez Prezydenta.
4. W zakresie polityki kadrowej:
1) gospodarowanie etatami w Urzędzie,
2) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu,
3) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw osobowych dyrektorów Spółek Komunalnych Miasta Elbląg,
4)organizowanie i przeprowadzanie przeglądów kadrowych oraz ocen kwalifikacyjnych pracowników,
5)analiza sytuacji kadrowej w Urzędzie,
1. Współudział przy wykonywaniu czynności związanych z przeprowadzeniem wyborów do Sejmu i Senatu RP, Rady , organów samorządów mieszkańców i innych organów stosownie do zakresu zadań zawartych w obowiązujących przepisach oraz w oparciu o harmonogram czynności techniczno-organizacyjnych zatwierdzony przez Prezydenta.
2. Obsługa Rady i jej organów:
1) obsługa kancelaryjno - biurowa oraz merytoryczna Rady i jej organów, a w tym:
a) organizacyjne przygotowanie posiedzeń i sesji,
b) zapewnienie prawidłowego przygotowania materiałów na sesje Rady i komisje Rady,
c) opracowanie materiałów z obrad Rady i jej organów (wniosków, opinii, ustaleń) oraz przekazywanie ich odpowiednim organom do załatwienia,
d) prowadzenie rejestru uchwał Rady, interpelacji i wniosków radnych oraz opinii i wniosków komisji, czuwanie nad terminowym ich załatwianiem,
e) sporządzanie protokołów z obrad Rady.
2) opracowania projektów planów pracy Rady i jej organów (w tym programu działania Rady na okres kadencji) oraz informowanie zainteresowanych o zadaniach wynikających z uchwalonego programu i planów,
3) współudział w przygotowaniu projektów planów spotkań radnych z wyborcami,
4) czuwanie nad zachowaniem praw radnych i członków komisji, a w szczególności wynikających z ochrony stosunku pracy radnego,
5) przesyłanie podjętych uchwał Wojewodzie, a uchwały budżetowej i o nieudzieleniu Prezydentowi absolutorium Regionalnej Izbie Obrachunkowej.
3. Współpraca z organami samorządowymi mieszkańców oraz zapewnienie organizacyjnych i prawnych warunków sprawowania przez Radę nadzoru nad działalnością samorządu mieszkańców.
4. Zadania wymienione w punktach 1 i 2 wykonywane są przy pomocy właściwych jednostek organizacyjnych Urzędu.
Wydziałem Finansowo-Budżetowym kieruje Skarbnik Miasta.
Do Wydziału Finansowo - Budżetowego należy prowadzenie spraw związanych z samorządową gospodarką budżetową i finansową Miasta, a w szczególności:
1. Przygotowywanie projektu budżetu.
2. Zapewnianie prawidłowej realizacji budżetu.
3. Zapewnienie dyscypliny finansów publicznych.
4. Nadzór finansowy nad gospodarką finansową jednostek podległych Radzie Miejskiej.
5. Dokonywanie wymiaru i pobór podatków i opłat lokalnych.
6. Prowadzenie obsługi finansowej Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej.
7. Windykacja należności budżetowych.
W zakresie REFERATU BUDŻETOWEGO Wydział realizuje zadania dot. Urzędu jako jednostki budżetowej i prowadzi gospodarkę finansową Urzędu poprzez:
1. naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń osobowych,
2. realizację planu finansowego Urzędu Miejskiego w układzie klasyfikacji budżetowej po uprzednim dokonaniu kontroli wstępnej,
3. przestrzeganie dyscypliny budżetowej,
4. windykację należności budżetowych,
5. przekazywanie dotacji dla zakładów budżetowych,
6. finansowanie i rozliczanie zadań inwestycyjnych,
7. prowadzenie księgowości komputerowej oraz prowadzenie egzekucji dotyczącej dochodów z mienia komunalnego,
8. obsługę kasową pracowników Urzędu oraz podatników,
9. prowadzenie obsługi finansowej gospodarki materiałowej Urzędu oraz środków trwałych.
10. realizowanie pozostałych zadań dotyczących Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej i prowadzenie gospodarki finansowej Urzędu Miejskiego.
W zakresie REFERATU FINANSOWEGO Wydział realizuje zadania dot. budżetu Miasta, tj.:
1. prowadzenie rachunkowości gminy oraz księgowości podatkowej zgodnie z obowiązującymi terminami.
2. prowadzenie dokumentacji wymiarowej, rejestrów przypisów i odpisów oraz ewidencji w zakresie podatków i opłat lokalnych,
3. rozliczanie i dokonywanie księgowania różnych dochodów budżetowych,
4. sporządzanie sprawozdawczości statystycznej w zakresie podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. opracowywanie zbiorczych okresowych sprawozdań finansowych,
6. windykacja należności podatkowych (upomnienia, tytuły wykonawcze, zajęcia hipoteczne),
7. przeprowadzanie kontroli prawidłowości i powszechności opodatkowania,
8. przygotowywanie projektów uchwał Rady w sprawie wprowadzania lub ustalania podatków i opłat lokalnych w oparciu o obowiązujące przepisy.
W zakresie REFERATU KONTROLI i EGZEKUCJI ADMINISTRACYJNEJ Wydział realizuje zadania dotyczące kontroli poprzez:
1. prowadzenie kontroli jednostek i zakładów budżetowych podległych Radzie w zakresie spraw finansowych,
2. dokonywanie analizy gospodarki finansowo - księgowej kontrolowanej placówki,
3. sporządzanie protokołów z przeprowadzonych kontroli oraz zaleceń pokontrolnych,
4. sporządzanie wniosków o ukaranie (kierowane do Prezydenta, Regionalnej Izby Obrachunkowej itp.),
5. prowadzenie terminarza planowanych kontroli.
i dotyczące egzekucji poprzez:
6. prowadzenie egzekucji administracyjnej w zakresie podatków i opłat lokalnych, a w szczególności przymusowe ściąganie zaległości podatkowych i innych należności pieniężnych podlegających z mocy przepisów egzekucji oraz stosowanie w tym celu środków egzekucyjnych takich jak: egzekucji z pieniędzy poprzez pobieranie należności u zobowiązanego, egzekucji z wynagrodzenia za pracę, ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego, z rachunków bankowych i wkładów oszczędnościowych oraz innych wierzytelności i praw majątkowych, a także egzekucji poprzez zajęcie wierzytelności pieniężnych i sprawowanie kontroli nad realizacją zajęć przez dłużników zajętej wierzytelności, jak również egzekucji z ruchomości poprzez zajęcie, odebranie i sprzedaż ruchomości w trybie sprzedaży jednostkom gospodarki uspołecznionej, za pośrednictwem komisu, z przeprowadzenia licytacji oraz z wolnej ręki,
7. badanie prawidłowości otrzymywanych tytułów wykonawczych i dopuszczalności egzekucji administracyjnej,
8. prowadzenie ewidencji tytułów wykonawczych i innych ewidencji związanych z postępowaniem, egzekucyjnym.
9. występowanie o wpis hipoteki przymusowej oraz wszczynanie i popieranie egzekucji z nieruchomości,
10. zabezpieczanie należności podatkowych i innych należności podlegających egzekucji administracyjnej,
11. współpraca z referatami Wydziału Finansowo-Budżetowego w zakresie wystawionych tytułów wykonawczych,
12. planowanie egzekucji w zakresie:
1) przydziału zadań dla poborców skarbowych,
2) likwidacja określonych zaległości,
3) zwożenia zajętych ruchomości i przeprowadzanie ich sprzedaży,
4) likwidacja zaległości uporczywych dłużników,
13. obliczanie wysokości wynagrodzenia prowizyjnego dla poborców,
14. orzekanie w sprawach prowadzonego postępowania egzekucyjnego,
15. administrowanie składnicą ruchomości zajętych w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym oraz wykonaniu karnej represji majątkowej,
16. prowadzenie akt spraw egzekucyjnych wg rejonizacji w podziale na sprawy do załatwienia (grupa I) i sprawy załatwione (grupa II),
17. sporządzanie sprawozdań finansowych z przychodów i rozchodów kosztów egzekucyjnych,
18. sporządzanie sprawozdań opisowych z działalności referatu egzekucji w okresach półrocznych,
Do zakresu zadań REFERATU ANALIZ BUDŻETOWYCH należy:
1. przygotowywanie założeń budżetowych na każdy rok budżetowy,
2. przygotowywanie projektu budżetu miasta wraz z informacją o stanie mienia komunalnego,
3. opracowywanie układu wykonawczego budżetu miasta wraz z opracowaniem planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej,
4. sporządzanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetowych oraz nadzór nad jego przestrzeganiem
5. realizacja budżetu poprzez:
a. dokonywanie zmian w planie dochodów i wydatków budżetowych
b. prowadzenie nadzoru nad prawidłowością realizacji gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami,
6. nadzór finansowy nad jednostkami organizacyjnymi podległymi Radzie Miejskiej poprzez:
1) przekazywanie informacji niezbędnych do opracowywania projektów planów finansowych,
2) powiadamianie o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków jednostek oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu,
3) przyjmowanie i kontrola:
a) planów finansowych jednostek
c) zmian budżetowych
4) sporządzanie sprawozdawczości zbiorczej jednostek
5) przeprowadzanie analiz planów finansowych jednostek,
6) uruchamianie środków przeznaczonych na działalność jednostek,
7. procedowanie ustawy o warunkach udzielania pomocy przedsiębiorcom
8. sporządzanie analiz budżetowych oraz przygotowywanie prognozy długoterminowej sytuacji finansowej miasta
9. rozliczanie dotacji udzielonych na cele publiczne dla różnych jednostek organizacyjnych,
10. rozliczanie środków finansowych, przekazywanych w ramach programu rozwiązywania problemów alkoholowych,
11. przygotowywanie procedury zaciągania kredytów i pożyczek zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
Do Biura Promocji Miasta należy prowadzenie spraw w zakresie:
I. Zadania własne :
1. Kreowanie wizerunku miasta.
2. Promocja miasta w kontaktach wewnętrznych i zagranicznych .
3. Prowadzenie spraw w zakresie współpracy z miastami partnerskimi .
4. Opracowywanie i współudział w przygotowywaniu materiałów informacyjnych i promocyjnych o mieście i regionie .
5. Inicjowanie różnego rodzaju działań i przedsięwzięć służących szeroko rozumianej promocji miasta, ukazywaniu jego walorów gospodarczych i społecznych oraz atrakcji turystycznych.
6. Udzielanie wszechstronnego wsparcia osobom prawnym i osobom fizycznym zainteresowanym promowaniem miasta.
7. Organizowanie i uczestniczenie w targach i imprezach.
8. Promocja na terenie Elbląga podsterefy Warmińsko-Mazurskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej .
9. Opracowywanie i ciągłe uzupełnianie informacji internetowych dotyczących problematyki miejskiej .
10. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja oficjalnej strony internernetowej.
11. Sprawowanie nadzoru nad działalnością jednostki budżetowej - Regionalne Centrum Informacji Europejskiej i Turystycznej.
Do Wydziału Strategii i Rozwoju należy prowadzenie spraw w zakresie:
1. Monitorowanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Elbląga.
2. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z gromadzeniem informacji i ocen dotyczących zjawisk gospodarczych, społecznych w mieście.
3. Opracowywanie i aktualizacja programów wspierających gospodarczy i ekonomiczny rozwój miasta .
4. Zbiorcze przygotowywanie projektów opracowań w w/wym zakresie oraz sprawozdań z ich realizacji.
5. Współpraca z Wydziałami Urzędu , zainteresowanymi instytucjami i przedsiębiorstwami w zakresie prac związanych z prognozowaniem i ustalaniem kierunków perspektywicznego rozwoju miasta.
6. Koordynacja działań dotycząca pozyskiwania środków finansowych na rozwój gospodarczy i ekonomiczny miasta .
7. Współdziałanie z właściwymi merytorycznie Wydziałami Urzędu lub właściwymi innymi podmiotami , celem przygotowania właściwych dokumentów , wniosków wymaganych dla pozyskania środków z funduszy Unii Europejskiej.
8. Przygotowywanie informacji dla potrzeb Prezydenta w zakresie polityki rozwoju regionalnego.
9. Współpraca z Biurem Promocji Miasta w zakresie współpracy z Kaliningradem .
10. Współdziałanie z Biurem Promocji Miasta w organizacji targów MŚP i innych o charakterze gospodarczym .
11. Prowadzenie zagadnień związanych z powstaniem i funkcjonowaniem na terenie Elbląga podstrefy Warmińsko-Mazurskiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej .
12. Koordynacja zagadnień w zakresie robót publicznych i interwencyjnych.
13. Nadzorowanie działalności Centrum Pracy i Pomocy w Elblągu .
14. Współpraca z właściwymi podmiotami i instytucjami w sprawach bezrobocia.
15. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem portu w mieście .
16. Prowadzenie nadzoru nad działalnością gospodarczą prowadzoną na targowiskach w mieście .
17. Prowadzenie spraw związanych z obsługą jednoosobowych spółek oraz tych , w których Miasto jest udziałowcem, obejmowanie udziałów i akcji, wnoszenia wkładów niepieniężnych (aportów), nabywanie i zbywanie praw z udziałów oraz podwyższanie i obniżanie kapitału w spółkach.
18. Prowadzenie spraw dotyczących uczestnictwa Miasta w związkach międzygminnych i stowarzyszeniach zrzeszających gminy .
19. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych .
20. Realizacja przez Miejskiego Rzecznika Praw Konsumenta , zadań określonych w przepisach prawa .
21. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z prowadzeniem na terytorium RP działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby fizyczne .
II. Zadania zlecone :
1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ewidencjonowaniem
działalności gospodarczej na terenie miasta .
1. Ocena jakości i stopnia zaspokojenia potrzeb mieszkańców w zakresie gospodarki komunalnej
2. Wnioskowanie wielkości usług nakładów i dotacji budżetowej przy opracowywaniu planu i budżetu w zakresie gospodarki komunalnej.
3. Administrowanie:
1) nieruchomościami stanowiącymi parki
2) nieruchomościami stanowiącymi las komunalny Bażantarnia
3) terenami zieleni nie przekazanymi w administrowanie innym jednostkom
4) nieruchomościami stanowiącymi cmentarze i miejsca pamięci
5) nieruchomościami, na których usytuowane są szalety stałe i schronisko dla bezdomnych zwierząt
6) rowami melioracyjnymi
zgodnie z określonymi zasadami gospodarowania miejskim zasobem nieruchomości.
4. Organizacja wykonawstwa robót, usług, zadań z zakresu gospodarki komunalnej oraz sprawowania nadzoru i kontroli nad ich realizacją w szczególności z zakresu:
1) utrzymania i kształtowania zieleni na terenach ogólnomiejskich, parków miejskich i lasu komunalnego
2) utrzymania czystości i porządku na administrowanych nieruchomościach
3) utrzymania cmentarzy komunalnych i miejsc pamięci narodowej
4) utrzymania schroniska dla bezdomnych zwierząt
5) utrzymania miejskiej sieci kanalizacji deszczowej i rowów odwodnieniowych
6) utrzymania fontann i studni publicznych
7) utrzymania basenów p.poż.
8) inwestycji z zakresu zagospodarowania terenów ogólnomiejskich, lasu komunalnego i parków w urządzenia rekreacyjno- sportowe
9) dekoracja Miasta na uroczystości państwowe i świąteczne.
5. Zapewnienie warunków niezbędnych do utrzymania czystości i porządku w Mieście poprzez:
1) nadzór nad utrzymaniem i eksploatacją zakładu utylizacji odpadów komunalnych,
2) współdziałanie z Referatem Ochrony Środowiska w zakresie tworzenia warunków do selektywnej zbiórki odpadów komunalnych
3) utrzymanie szaletów publicznych
4) utrzymanie koszy ulicznych
5) prowadzenie działań na rzecz poprawy stanu czystości i estetyki Miasta przy współpracy z Wydziałami Urzędu i innymi instytucjami
6. Współdziałanie z Wydziałami Urzędu i innymi podmiotami przy utrzymaniu rzek w mieście.
7. Współdziałanie w opracowywaniu programów rozwoju miejskiego systemu wodociągów i kanalizacji, zaopatrzenia ludności w ciepło i innych usług komunalnych.
8. Ocena działalności inwestycyjnej i remontowej w zakresie gospodarki komunalnej.
9. Nadzór nad funkcjonowaniem komunikacji miejskiej.
10. Planowanie, budowa, modernizacja i utrzymanie oświetlenia dróg i miejsc publicznych w mieście.
11. Administrowanie na podstawie planu uchwalonego przez Radę środkami budżetowymi w ramach swej działalności.
II. Zadania powierzone na podstawie porozumienia z Wojewodą:
1. Utrzymanie grobów i cmentarzy wojennych.
1. Udział w opracowywaniu prognoz i planów rozwoju Miasta w części dotyczącej ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju.
2. Uzgadnianie planów i projektów zagospodarowania przestrzennego pod kątem konfliktów z zasobami przyrodniczymi – uzgadnianie ocen oddziaływania inwestycji i zakładów na środowisko.
3. Kontrola przestrzegania przepisów ochrony środowiska.
4. Prowadzenie edukacji ekologicznej.
5. Sporządzanie raportów z wykonania programów ochrony środowiska.
6. Prowadzenie ogólnie dostępnego rejestru informacji i dokumentów z zakresu ochrony środowiska.
7. Udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie na warunkach określonych ustawą Prawo Ochrony Środowiska.
8. Współdziałanie z :
1) Inspektoratem Ochrony Środowiska zgodnie z ustawą o Inspekcji Ochrony Środowiska,
2) z Wojewódzkim Inspektoratem Ochrony Roślin zgodnie z ustawą o ochronie roślin uprawnych,
3) współdziałanie z Inspekcją Sanitarną zgodnie z ustawą o inspekcji sanitarnej.
9. Współdziałanie w zakresie likwidacji skutków poważnych awarii.
10. Administrowanie Gminnym i Powiatowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
11. Udział w pracach Miejskiego Komitetu Przeciwpowodziowego.
12. Ochrona zieleni.
13. Zagospodarowanie lasów i nadzór nad gospodarką leśną.
14. Ochrona zwierząt łownych.
15. Prowadzenie racjonalnej gospodarki rybackiej.
16. Rejestracja sprzętu pływającego służącego do połowu ryb i wydawanie kart wędkarskich.
17. Zapewnienie warunków niezbędnych do ochrony środowiska przed odpadami komunalnymi i przemysłowymi.
18. Zatwierdzanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi.
19. Ochrona przed hałasem i wibracjami.
20. Współdziałanie w zakresie oceny stanu akustycznego środowiska.
21. Wydawanie pozwoleń na emitowanie pól elektromagnetycznych do środowiska.
22. Wydawanie pozwoleń na wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza oraz innych decyzji z zakresu ochrony powietrza.
23. Prowadzenie rejestru danych o rodzaju ilości substancji zanieczyszczających dopuszczonych do powietrza wymienionych w wydanych pozwoleniach.
24. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony powierzchni ziemi.
25. Nadzór nad prowadzeniem badań jakości gleby i ziemi.
26. Sprawowanie funkcji organu administracji geologicznej .
27. Opiniowanie projektów prac geologicznych.
28. Udzielanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin pospolitych.
29. Orzekanie o nadaniu gospodarstw rolnych.
30. Poświadczanie nabycia prawa własności gospodarstw rolnych w formie aktu nadania.
31. Ustalanie granic gospodarstw rolnych i ich szacunek.
32. Zmiana obszaru nadanego gospodarstwa.
33. Składanie wniosków o wpis do księgi wieczystej gospodarstw wraz z niezbędną dokumentacją.
34. Ustalanie, które nieruchomości gospodarstw stanowią wspólnotę gruntową, bądź mienie Miasta.
35. Ustalanie wykazu osób uprawnionych do udziału we wspólnocie gruntowej oraz wykazu obszaru gospodarstw rolnych przez nich posiadanych i wielkości przysługujących im udziałów we wspólnocie.
36. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o zwalczaniu chorób zakaźnych, badaniu zwierząt rzeźnych i mięsa oraz o inspekcji weterynaryjnej.
37. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie zwierząt.
38. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o organizacji hodowli i rozrodzie zwierząt gospodarskich.
39. Nadzór nad spółkami wodnymi.
40. Zatwierdzanie ugody w sprawie zmiany stanu wody na gruncie.
41. Nakazywanie właścicielowi gruntu przywrócenie poprzedniego stanu wody na gruncie lub wykonanie urządzeń zapobiegającym szkodom.
II. Zadania zlecone:
1. Wprowadzanie różnych form ochrony przyrody i kontrola przestrzegania przepisów ochrony przyrody.
2. Wydawanie pozwoleń wodnoprawnych w zakresie:
1) szczególnego korzystania z wód
2) regulacji wód,
3) wykonywania urządzeń wodnych,
5) wprowadzania do urządzeń kanalizacyjnych ścieków zawierających substancje szczególnie szkodliwe dla środowiska,
3. Wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie gruntów rolnych i leśnych.
Do Zarządu Dróg należy w szczególności:
1. Wykonywanie zadań administracyjnych i technicznych zarządcy dróg publicznych w granicach administracyjnych miasta z wyjątkiem autostrad i dróg ekspresowych w imieniu Prezydenta w tym w szczególności:
1) pełnienie funkcji inwestora
2) utrzymanie nawierzchni, chodników, obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych urządzeń związanych z drogą
3) realizacja zadań w zakresie inżynierii ruchu
4) koordynacja robót w pasie drogowym
5) wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, na zjazdy z dróg, na przejazdy po drogach publicznych pojazdów z ładunkiem lub bez ładunku o masie , naciskach osi lub wymiarach przekraczających wielkości określone w odrębnych przepisach oraz pobieranie opłat i kar pieniężnych
6) prowadzenie ewidencji dróg i drogowych obiektów mostowych
7) przeprowadzanie okresowych kontroli stanu dróg i obiektów mostowych
8) wykonywanie robót interwencyjnych, robót utrzymaniowych i zabezpieczających
9) wprowadzanie ograniczeń bądź zamykanie dróg i drogowych obiektów mostowych dla ruchu oraz wyznaczanie objazdów, gdy występuje bezpośrednie zagrożenie bezpieczeństwa osób lub mienia
10) dokonywanie okresowych pomiarów ruchu drogowego
11) sadzenie, utrzymanie oraz usuwanie drzew i krzewów oraz pielęgnacja zieleni w pasie drogowym
12) przeciwdziałanie niekorzystnym przeobrażeniom środowiska mogącym powstać lub powstającym w następstwie budowy lub utrzymania dróg.
2. Planowanie i finansowanie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg publicznych w granicach Miasta z wyjątkiem autostrad i dróg ekspresowych oraz zarządzania nimi.
3. Przygotowanie uchwał Rady w sprawie:
1) ustalenia przebiegu dróg powiatowych w granicach Miasta
2) zaliczenia do kategorii dróg powiatowych w porozumieniu z marszałkiem województwa
3) zaliczenia drogi do kategorii dróg gminnych.
4. Przygotowanie opinii w sprawie ustalania przebiegu dróg krajowych i wojewódzkich w granicach miasta.
5. Zarządzanie ruchem na drogach publicznych w granicach administracyjnych miasta z wyjątkiem autostrad i dróg ekspresowych.
6. Wydawanie zezwoleń na wykorzystanie dróg w sposób szczególny (zawody sportowe, rajdy, wyścigi i inne imprezy powodujące utrudnienia w ruchu).
7. Wykonywanie zadań administracyjnych i technicznych zarządcy dróg wewnętrznych Miasta nie przekazanych innym zarządcom terenu.
8. Administrowanie na podstawie planu uchwalonego przez Radę środkami budżetowymi w ramach swojej działalności.
Do zadań Wydziału Inwestycji należy prowadzenie spraw w zakresie inwestycji i remontów kapitalnych realizowanych ze środków Miasta oraz współpracę w sprawach inwestycji miejskich finansowanych z innych źródeł (budżet centralny, fundacja, środki Unii Europejskiej) , a w szczególności:
REFERAT PRZYGOTOWANIA I ROZLICZANIA INWESTYCJI:
1. Opracowywanie programów inwestycyjnych będących konsekwencją realizacji strategii Miasta.
2. Przygotowywanie programów i planów inwestycji oraz sporządzanie sprawozdań z ich wykonania.
3. Współpraca z wydziałami Urzędu przy opracowywaniu programów rozwoju infrastruktury technicznej i ustalaniu kierunków perspektywicznego rozwoju miasta.
4. Prowadzenie inwestycji miejskich w oparciu o decyzje Prezydenta.
5. Przygotowywanie i realizacja budżetu w zakresie rzeczowym i finansowym.
6. Pozyskiwanie środków finansowych, pozabudżetowych na realizację inwestycji.
7. Zlecanie opracowania dokumentacji technicznej dla inwestycji realizowanych przez Wydział oraz pozyskiwanie wszystkich niezbędnych pozwoleń i uzgodnień.
8. Zlecanie wykonawstwa oraz zastępstwa inwestycyjnego i prowadzenie spraw z tym związanych.
9. Sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad realizowanymi inwestycjami.
10. Dokonywanie odbiorów robót częściowych i końcowych.
11. Sporządzanie rozliczeń finansowo-rzeczowych wykonanych inwestycji.
12. Dokonywanie przeglądów okresowych i gwarancyjnych zrealizowanych inwestycji.
13. Zadania wynikające z ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 roku - Prawo ochrony środowiska, a w szczególności:
1) prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach wyszczególnionych w ust. 2 i ust. 3,
2) przyjmowanie pisemnych wniosków o udostępnienie informacji,
3) udzielanie ustnych informacji nie wymagających wyszukiwania, bez konieczności wpływu pisemnego wniosku,
4) przygotowanie informacji zgodnie z pisemnym wnioskiem, udostępnienie informacji w terminie nie dłuższym niż 1 miesiąc,
5) sprawdzenie wniesienia opłaty,
6) zlecenie opracowania raportu o oddziaływaniu na środowisko przed wystąpieniem o wydanie decyzji, o których mowa w art. 46 ust. 4 w przypadku planowania przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko, zgodnie z zapisami art. 51 ust. 1 pkt. 1 i 2,
7) możliwość zwrócenia się z zapytaniem do organu właściwego do wydawania decyzji o zakres raportu,
8) sprawdzenie zakresu opracowanego raportu,
9) załączenie raportu o oddziaływaniu na środowisko do wniosku o wydanie decyzji, o których mowa w art. 46 ust. 4 ustawy,
10) współudział w procedurze ustanawiania strefy ograniczonego użytkowania w przypadkach określonych w art. 135 ust. 1, zgodnie z trybem określonym w art. 135 ust. 2 i 3.
REFERAT NADZORU INWESTORSKIEGO:
1. Sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad realizowanymi inwestycjami.
2. Reprezentowanie inwestora na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem, pozwoleniem na budowę, zawartymi umowami, przepisami i obowiązującymi Polskimi Normami oraz zasadami wiedzy technicznej.
3. Sprawdzanie jakości wykonanych robót oraz wbudowywanych materiałów i wyrobów.
4. Sprawdzanie i odbiór robót budowlanych ulegających zakryciu lub zanikających, uczestniczenie w próbach i odbiorach technicznych.
5. Potwierdzanie faktycznie wykonanych robót.
6. Opracowywanie kosztorysów inwestorskich lub ich weryfikacja.
7. Współudział w opracowywaniu planów rzeczowo-finansowych oraz rozliczanie inwestycji.
8. Dokonywanie odbiorów częściowych i końcowych robót.
9. Opracowywanie harmonogramu przeglądów okresowych i gwarancyjnych zrealizowanych budów.
10. Dokonywanie i sporządzanie protokołów przeglądów okresowych i gwarancyjnych zrealizowanych budów.
11. Podejmowanie działań w celu wyposażania nieruchomości, w miarę możliwości, w niezbędne urządzenia infrastruktury technicznej.
12. Sprawowanie nadzoru w zakresie utrzymania porządku i czystości na nieruchomościach w okresie od przekazania nieruchomości w celu realizacji inwestycji do czasu jej przekazania protokołem zdawczo-odbiorczym użytkownikowi.
1) obowiązek uwzględniania ochrony środowiska na obszarze objętym prowadzeniem prac budowlanych,
2) obowiązek spełnienia wymagań ochrony środowiska określonych w art. 76 ust. 2 i 4 przed oddaniem obiektu do użytku
1. Planowanie zamówień publicznych – przygotowywanie rocznych planów kategorii przewidzianych do zamówienia dostaw i usług oraz przewidzianych do zamówienia robót budowlanych z uwzględnieniem na ich realizację środków pieniężnych przewidzianych w budżecie.
2. Przygotowywanie decyzji i powoływania komisji.
3. Przygotowywanie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowań:
1) o udzielenie zamówień dofinansowywanych z funduszy Unii Europejskiej, oraz
2) o udzielenie zamówień dla wszystkich dostaw, usług i robót budowlanych (w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych), objętych ustawą o zamówieniach publicznych, tj. m.in.:
a) opracowywanie warunków postępowań – specyfikacji i szczegółowych warunków zamówień,
b) przygotowywanie propozycji treści ogłoszeń i ich publikacja,
c) wydawanie specyfikacji i szczegółowych warunków zamówienia dla zgłaszających zainteresowanie ogłoszonym postępowaniem,
d) przyjmowanie składanych ofert wykonania zamówienia,
e) sporządzanie dokumentacji i protokołów postępowań,
f) występowanie z wnioskami do kierownika jednostki – Prezydenta Miasta o dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej i zatwierdzenie wyników prac komisji,
g) udostępnianie do wglądu uczestnikom postępowania części jawnych protokołów, dokumentacji i składanych ofert,
h) przyjmowanie protestów składanych w związku z toczącym się postępowaniem,
i) przechowywanie złożonych ofert w trakcie postępowania, a po zakończeniu postępowania, zabezpieczenie ich przechowania w stanie nie naruszonym przez okres 3 lat.
j) przygotowywanie dokumentów informujących uczestników postępowania o jego wyniku.
4. Przekazywanie informacji do Wydziałów/Referatów dysponujących środkami finansowymi o najbliższym z możliwych terminie zawarcia umowy z wykonawcą zamówienia.
5. Prowadzenie procedury protestacyjnej i odwoławczej związanej z zamówieniami publicznymi.
6. Przygotowywanie wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wydanie decyzji administracyjnych w sprawie:
1) skrócenia terminu składania ofert,
2) zmiany trybu udzielania zamówienia,
3) zawarcia umowy na czas dłuższy niż 3 lata,
4) odstąpienia od stosowania preferencji krajowych,
5) zwolnienia z obowiązku wnoszenia wadium
7. Prowadzenia Rejestru Zamówień Publicznych udzielanych w Urzędzie Miejskim w Elblągu.
8. Sporządzanie sprawozdań z przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
9. Udział w szkoleniach na temat zamówień publicznych.
10. Aktualizowanie przepisów wewnętrznych dotyczących zamówień publicznych.
11. Udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w stosowaniu i interpretacji ustawy o zamówieniach publicznych i przepisów wykonawczych.
12. Przeprowadzanie w Wydziałach i Referatach kontroli dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi.
13. Przygotowywanie informacji cenowych z postępowań do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Do zadań Wydziału Geodezji należy w szczególności:
1. Prowadzenie operatu nazewnictwa ulic i oznaczanie nieruchomości numerami porządkowymi.
2. Przygotowanie dla utworzonych zasobów gruntów przed przystąpieniem do ich zabudowy opracowania geodezyjnego i projektowego oraz projektów podziału nieruchomości.
3. Planowanie i wnioskowanie potrzeb rzeczowych i finansowych w celu zapewnienia środków w budżecie Miasta na realizację zadań Wydziału.
4. Składanie wniosków wraz z dokumentacją o zakładanie ksiąg wieczystych oraz wpisów do nich.
5. Zatwierdzanie projektu podziału nieruchomości.
6. Dokonywanie rozgraniczeń nieruchomości .
II. Zadania z zakresu administracji rządowej:
1. Realizacja zadań państwowej służby geodezyjnej i kartograficznej.
2. Przyjmowanie zawiadomień o zniszczeniu znaków geodezyjnych i budowli triangulacyjnych.
3. Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków oraz gleboznawczej klasyfikacji gruntów.
4. Sporządzanie zestawień zbiorczych danych objętych ewidencją gruntów i budynków.
5. Zarządzanie nieruchomościami państwowymi wydzielonymi w związku z usytuowaniem na nich znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych oraz budowli triangulacyjnych.
6. Zatwierdzanie projektów osnów szczegółowych.
7. Dysponowanie środkami Miejskiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym.
8. Przeprowadzanie scalania lub wymiany gruntów.
MIEJSKI OŚRODEK DOKUMENTACJI GEODEZYJNO- KARTOGRAFICZNEJ:
I. Zadania z zakresu administracji rządowej:
1. Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu.
3. Zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej.
4. Prowadzenia map i tabel taksacyjnych dotyczących nieruchomości.
5. Prowadzenie powiatowych baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie.
REFERAT GOSPODARKI TERENAMI I WYWŁASZCZANIA:
II.Zadania własne:
1. Występowanie do Sądu o wydanie orzeczenia o nieważności nabycia nieruchomości przez cudzoziemca.
2. Naliczanie opłat adiacenckich spowodowanych budową urządzeń infrastruktury technicznej.
II.Zadania z zakresu administracji rządowej:
1. Gospodarowanie nieruchomościami Skarbu Państwa znajdującymi się na terenie Miasta.
2. Wywłaszczanie nieruchomości.
3. Prowadzenie powszechnej taksacji nieruchomości.
4. Wydawanie decyzji o przekształceniu prawa zabudowy w użytkowanie wieczyste.
5. Orzekanie o przyznaniu prawa wieczystego użytkowania gruntów i o zwrocie budynków (nieruchomości Skarbu Państwa).
6. Przekazywanie nieruchomości w trwały zarząd państwowym jednostkom organizacyjnym.
7. Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (dot. nieruchomości Skarbu Państwa).
8. Wyrażanie zgody na zrzeczenie się przez właściciela własności nieruchomości.
9. Zaliczanie wartości nieruchomości pozostawionych za granicą – wydawanie zaświadczeń oraz umieszczanie na oryginale zaświadczenia adnotacji o nabyciu nieruchomości.
Do zakresu działania Wydziału Mienia Komunalnego i Spraw Mieszkaniowych należy realizowanie zadań własnych gminy i powiatu związanych z gospodarowaniem mieniem komunalnym, w tym w sferze działania:
REFERATU ZARZĄDZANIA MIENIEM KOMUNALNYM
REFERATU SPRZEDAŻY i ADMINISTROWANIA ZASOBEM NIERUCHOMOŚCI
REFERATU SPRAW MIESZKANIOWYCH
Do zadań Wydziału Architektury i Planowania Przestrzennego należy:
REFERAT DS. URBANISTYKI
Z zakresu ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym
1. Rozpatrywanie wniosków obywateli z zakresu planowania przestrzennego.
3. Prowadzenie procedur związanych z uzgodnieniami z innymi organami wynikającymi z przepisu art. 40 ust.3 i 4 ustawy.
4. Prowadzenie procedur dotyczących wydania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu nie objętych ustaleniami planu miejscowego (w trybie art. 44 ustawy).
5. Wydawanie decyzji dot. wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (art. 48 ustawy).
6. Opiniowanie spraw z zakresu planowania przestrzennego.
7. Sporządzanie wypisów i wyrysów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz z projektów planów.
8. Prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
9. Prowadzenie rejestru uchwalonych planów miejscowych.
10. Prowadzenie postępowania związanego z dokonaniem analizy terenów przewidzianych w miejscowym planie pod usługi i handel pod kątem możliwości lokalizacji obiektów handlowych o powierzchni sprzedażowej powyżej 2000 m2 (art. 31 a)
11. Nadzór merytoryczny nad powołaną przez organ komisją urbanistyczno-architektoniczną.
Zadania wynikające z innych aktów prawnych:
1. Opiniowanie wstępnych projektów podziału nieruchomości w oparciu o ustalenia miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
2. Prowadzenie postępowania w sprawie oceny oddziaływania inwestycji na środowisko poprzedzającego wydanie decyzji o warunkach zabudowy.
3. Prowadzenie rejestru publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach w zakresie przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko.
REFERAT DS. ADMINISTRACJI ARCHITEKTONCZNO-BUDOWLANEJ
Z zakresu ustawy Prawo budowlane
1. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa budowlanego według właściwości w zakresie:
1) zgodności zagospodarowania terenu z miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego oraz wymaganiami ochrony środowiska,
2) warunków bezpieczeństwa ludzi i mienia w rozwiązaniach przyjętych w projektach budowlanych,
3) zgodności rozwiązań architektoniczno-budowlanych z przepisami techniczno-budowlanymi, obowiązującymi Polskimi Normami oraz zasadami wiedzy technicznej,
4) właściwego wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie w zakresie projektowania,
5) wprowadzania do obrotu i stosowania wyrobów budowlanych dopuszczonych do obrotu i stosowania w budownictwie.
2. Prowadzenie ujednoliconej ewidencji rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych.
3. Dokonywanie czynności kontrolnych w ramach przepisów prawa budowlanego w/g właściwości.
4. Nakładanie, w drodze postanowienia , obowiązku dostarczenia w określonym terminie odpowiednich ocen technicznych lub ekspertyz w razie powstania uzasadnionych wątpliwości co do jakości wyrobów budowlanych lub robót budowlanych, a także stanu technicznego obiektu budowlanego.
5. Wskazywanie powiatowemu inspektorowi nadzoru budowlanego o występujących przypadkach bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia ludzi, związanych z budową, utrzymaniem lub rozbiórką obiektów budowlanych.
6. Udzielanie bądź odmawianie zgody na odstępstwo od przepisów techniczno-budowlanych.
8. Wydawanie pozwoleń na budowę.
9. Wydawanie decyzji o zmianie decyzji o pozwoleniu na budowę.
10. Wydawanie decyzji o pozwoleniu na rozbiórkę obiektu budowlanego.
11. Przyjmowanie zgłoszeń o zamiarze budowy oraz wykonywania robót budowlanych nie objętych obowiązkiem uzyskania pozwolenia na budowę.
12. Zgłaszanie sprzeciwu w sprawie budowy oraz wykonywania robót nie wymagających pozwolenia i nakładanie obowiązku uzyskania pozwolenia na budowę.
13. Przyjmowanie zgłoszenia o rozbiórce nie objętej obowiązkiem uzyskania pozwolenia.
14. Nakładanie obowiązku w formie postanowienia usunięcia nieprawidłowości w projekcie budowlanym, zatwierdzanie projektu budowlanego.
15. Stwierdzenie wygaśnięcia decyzji o pozwoleniu na budowę.
16. Prowadzenie rejestru decyzji o pozwoleniu na budowę.
17. Przenoszenie decyzji o pozwoleniu na budowę na rzecz innej osoby.
18. Nakładanie obowiązku geodezyjnego wytyczenia obiektów budowlanych wymagających zgłoszenia.
19. Rozstrzyganie o niezbędności wejścia do sąsiedniego budynku, lokalu lub nieruchomości oraz warunków korzystania z tego budynku, lokalu lub nieruchomości.
20. Przyjmowanie zgłoszenia o zamiarze przystąpienia do użytkowania obiektu budowlanego, zgłaszanie sprzeciwu oraz wydawanie pozwolenia na użytkowanie.
21. Udzielenia pozwolenia na zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego.
22. Przekazywanie bezzwłocznie organom nadzoru budowlanego kopii decyzji, postanowień i zgłoszeń wynikających z przepisów prawa budowlanego oraz zawiadamianie tych organów o stwierdzonych nieprawidłowościach przy wykonywaniu robót budowlanych.
23. Wydawanie decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót w przypadkach określonych w art. 37 ust. 1 i art. 36a ust. 2 ustawy – Prawo budowlane.
1. Wydawanie zaświadczeń potwierdzających rok wybudowania, powierzchnię użytkową i wyposażenie techniczne domu.
2. Wydawanie zaświadczeń o samodzielności lokali mieszkalnych i niemieszkalnych.
3. Prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach w zakresie przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko.
4. Przygotowywanie sprawozdań i raportów do GUS obejmujących budynki mieszkalne i niemieszkalne oraz obiekty zbiorowego zakwaterowania przekazane do użytku.
Zadania wynikające z ustawy o ochronie dóbr kultury:
1. Zapewnianie warunków prawnych dla ochrony nieruchomych dóbr kultury.
2. Sprawowanie w zakresie ustalonym w ustawie i innych przepisach, ochronę nieruchomych dóbr kultury.
3. Dbanie o nieruchome dobra kultury i podejmowanie działań ochronnych oraz uwzględnianie zadań ochrony zabytków, między innymi w regionalnych i miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego, w prawie miejscowym.
4. Wnioskowanie do wojewódzkiego konserwatora zabytków o wydanie decyzji o wpisaniu do rejestru zabytków dóbr kultury nieruchomych.
5. Zawiadamianie wojewódzkiego konserwatora zabytków o znalezieniu lub odkryciu archeologicznym.
6. Wnioskowanie o przejęcie na własność zabytku nieruchomego.
7. Określanie ze względu na ochronę zabytkowych układów urbanistycznych i zabytkowych zespołów budowlanych, warunków działalności budowlanej na ich terenie lub zarządzanie usunięcia, uporządkowania albo przebudowy poszczególnych budynków lub wydawanie innych stosownych zarządzeń.
Zadania nadzorowane przez WAiP :
1. Koordynacja wszystkich działań z zakresu planowania przestrzennego na terenie miasta.
2. Nadzorowanie sporządzanych przez Miejskie Biuro Urbanistyczne oraz inne jednostki miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie merytorycznym i formalno-prawnym.
3. Nadzorowanie sporządzanych przez MBU planów rozwoju oraz studiów dotyczących zagospodarowania przestrzennego i ciągłości polityki przestrzennej miasta.
4. Przygotowywanie prognoz i analiz związanych z lokalizacją dużych obiektów handlowych (art. 31a ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym).
5. Obsługa merytoryczna zleceń dotyczących materiałów planistycznych przy współpracy z MBU w powiązaniu z zakresem działań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych.
6. Analiza wniosków w sprawie sporządzania lub zmiany miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego – koordynacja pracy MBU.
7. Sporządzanie ocen i analiz dot. wniosków w sprawie sporządzania lub zmiany miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego przy współudziale MBU .
8. Analiza realizacji „Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Elbląga” i aktualizacja polityki przestrzennej miasta przy współpracy z MBU.
9. Nadzorowanie programów strategicznych w zakresie planowania przestrzennego.
10. Opiniowanie opracowań z zakresu gospodarki przestrzennej miasta sporządzanych przez MBU lub inne jednostki oraz koordynacja procedur formalno-prawnych związanych z tymi opracowaniami.
11. Prowadzenie stałego monitoringu zmian stanu zagospodarowania przestrzennego miasta oraz opracowanie cyklicznych ocen zmian w zagospodarowaniu przestrzennym przy współpracy MBU.
12. Opiniowanie projektu planu zagospodarowania przestrzennego województwa oraz projektów planów miejscowych gmin sąsiednich przy współudziale MBU.
13. Opiniowanie i kontrola wykonania rocznych i kwartalnych planów pracy MBU oraz harmonogramów każdego tematu.
14. Opiniowanie wniosków w/s premii dla kierownika Miejskiego Biura Urbanistycznego.
Do zadań Biura Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych należy w szczególności:
1. Zapewnienie w Urzędzie ochrony informacji niejawnych,
2. Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych służących do wytwarzania, przechowywania i przetwarzania informacji niejawnych,
6. Opracowywanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
7. Przeprowadzanie szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych wg zasad określonych odrębną ustawą,
8. Współpraca w realizacji zadań z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa,
9. Opracowywanie planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,
10. Podejmowanie działań wyjaśniających naruszenie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych,
11. Prowadzenie postępowań sprawdzających w celu ustalenia czy osoba sprawdzana daje rękojmię zachowania tajemnicy,
12. Prowadzenie kancelarii tajnej, w tym zadań związanych z koordynacją ochrony tajemnicy państwowej i służbowej.
I.Zadania zlecone:
1. Przyjmowanie formularzy zgłoszeń meldunkowych od osób meldujących się lub wymeldowujących się na/z pobytu czasowego, w tym cudzoziemców.
2. Zawiadamianie WKU i innych urzędów o zameldowaniu się osób podlegających obowiązkowi wojskowemu na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące.
3. Udzielanie informacji adresowych instytucjom, osobom prywatnym.
4. Wykonywanie prac przy sporządzaniu spisów wyborców i aktualizacji rejestru wyborców.
5. Nanoszenie na KOM-y i do programu komputerowego numerów ewidencyjnych PESEL.
6. Aktualizowanie danych osobowych mieszkańców na podstawie aktów stanu cywilnego.
7. Załatwianie interesantów w sprawach zameldowania i wymeldowania na pobyt stały.
8. Wypisywanie KOM-ów na podstawie aktów urodzenia.
9. Wyłączanie KOM-ów z kartoteki podstawowej na podstawie aktów zgonu.
10. Sporządzanie list i zestawień dla potrzeb instytucji wojskowych, oświatowych, społecznych.
11. Przygotowywanie decyzji w sprawach ewidencji i kontroli ruchu ludności.
12. Przygotowywanie wniosków o wydanie dowodów osobistych i przekazywanie do Centrum Personalizacji Dokumentów.
13. Wydawanie dowodów osobistych przygotowanych przez Centrum Personalizacji Dokumentów.
6) zezwolenie na przeglądanie ksiąg stanu cywilnego.
Do zadań Wydziału Administracyjno-Gospodarczego należy w szczególności:
1. Administrowanie budynkiem Urzędu i innymi budynkami oraz terenem w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a także zarządzanie domkami wczasowymi i gospodarka lokalami biurowymi Urzędu.
2. Gospodarka środkami rzeczowymi oraz zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu.
3. Prowadzenie inwestycji, remontów kapitalnych, bieżących i konserwacji w budynku administracyjnym Urzędu.
4. Prowadzenie kancelarii ogólnej, archiwum zakładowego, małej poligrafii.
5. Prowadzenie spraw łączności i telekomunikacji.
6. Prowadzenie transportu własnego i obcego.
7. Prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników Urzędu.
8. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego.
9. Wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcjami reprezentacyjnymi /techniczna obsługa konferencji, sesji, narad itp./.
10. Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i mebli.
1.Wdrażanie postępu w zakresie technik informatycznych.
2.Modernizacja i komputeryzacja pracy w Urzędzie.
3. Bieżące utrzymywanie systemu informatycznego, umożliwiające przekazywanie danych w oparciu o technikę komputerową.
4. Współdziałanie z innymi jednostkami w zakresie tworzenia i integracji systemów informatycznych.
Do zakresu działania Wydziału Edukacji należy prowadzenie oraz nadzór nad pracą szkół i przedszkoli poprzez zapewnienie możliwości statutowego realizowania zadań placówek oświatowych oraz nadzór nad prawidłowym prowadzeniem spraw wynikających ze stosunku pracy osób zatrudnionych w tych placówkach, w szczególności zaś przygotowywanie aktów prawnych związanych z realizacją zadań:
I.	Zadania własne:
1. Zakładanie i prowadzenie publicznych przedszkoli w tym z oddziałami integracyjnymi i specjalnymi, szkół podstawowych i szkół sportowych.
2. Zakładanie i prowadzenie gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych w tym z oddziałami integracyjnymi i specjalnych oraz placówek wymienionych w art. 2 pkt.3-5 ustawy o systemie oświaty.
3. Powierzanie nauczycielom stanowisk dyrektora oraz wykonywanie zadań w zakresie stosunku pracy nauczycieli, którym powierzono to stanowisko.
4. Opracowywanie i wdrażanie programów edukacyjnych, wspierających pracę szkół.
5. Nadzorowanie realizacji miejskich programów profilaktycznych
6. Inspirowanie działań propagujących integrację europejską i partnerstwo współpracy międzynarodowej.
7. Przeprowadzanie konkursów na stanowiska dyrektorów placówek.
8. Występowanie z wnioskami o przyznanie odznaczeń państwowych, resortowych oraz nagród.
9. Występowanie z wnioskami do Komisji Dyscyplinarnej dla Nauczycieli przy Kuratorze Oświaty o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego przeciwko nauczycielom pełniącym funkcję dyrektora.
10. Egzekwowanie obowiązku szkolnego przez dzieci zamieszkałe na terenie miasta.
11. Analizowanie projektów organizacyjnych szkół i przedszkoli oraz placówek wymienionych w art. 2 pkt.3-5 ustawy o systemie oświaty i przedkładanie ich do zatwierdzenia Wiceprezydentowi.
12. Zatwierdzanie aneksów do projektów organizacyjnych szkół i placówek.
13. Programowanie i koordynowanie działalności pozalekcyjnej i pozaszkolnej.
14. Nadzorowanie zadań dotyczących bezpieczeństwa, higieny pracy i nauki, zabezpieczeń p.poż. bezpieczeństwa ruchu drogowego i opieki zdrowotnej w placówkach, współdziałanie z właściwymi organizacjami i instytucjami.
15. Programowanie działalności w zakresie wychowania fizycznego, sportu szkolnego, turystyki i wypoczynku wakacyjnego dzieci i młodzieży.
16. Planowanie i nadzorowanie realizacji zadań ekonomiczno-administracyjnych placówek.
17. Nadzorowanie całokształtu działalności dotyczącej eksploatacji obiektów oświatowych.
18. Prowadzenie ewidencji stanu bazy oświatowej oraz koordynowanie
i nadzorowanie remontów i inwestycji.
19. Opracowywanie wniosków dotyczących zakładania, przekształcania i likwidacji samorządowych placówek oświatowych i piekuńczych oraz zmian granic obwodów szkolnych.
20. Współdziałanie z Kuratorium Oświaty w zakresie zadań związanych z oświatą na terenie miasta.
21. Przyznawanie i wręczanie nagród niepieniężnych oraz materiałów promocyjnych i reklamowych na rzecz osób fizycznych i prawnych.
22. Opracowywanie i wdrażanie przepisów z zakresu pracy, wynagradzania i organizacji pracy, należących do kompetencji organu prowadzącego szkołę (placówkę).
23. Organizacja wypoczynku dzieci i młodzieży w okresie wolnym od zajęć.
24. Kierowanie na podstawie orzeczeń kwalifikacyjnych do kształcenia w Specjalnych Ośrodkach Szkolno-Wychowawczych.
25. Prowadzenie ewidencji placówek niepublicznych.
26. Nadawanie stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego nauczycielom kontraktowym, zatrudnionym w placówkach oświatowych Miasta Elbląga, po odbyciu stażu zakończonego pozytywną oceną dorobku zawodowego nauczyciela.
27. Rozpatrywanie odwołań od decyzji dyrektora szkoły/ placówki w sprawie odmowy nadania nauczycielowi stopnia nauczyciela kontraktowego.
28. Przygotowywanie propozycji składu komisji egzaminacyjnych dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela mianowanego.
29. Przeprowadzanie egzaminów dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela mianowanego.
30. Udział w pracach komisji kwalifikacyjnych dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela dyplomowanego.
31. Sprawowanie nadzoru nad czynnościami podejmowanymi w postępowaniu o nadanie nauczycielom stopnia awansu zawodowego przez dyrektorów szkół/ placówek.
32. Opracowywanie regulaminu wynagradzania nauczycieli oraz dokonywanie zmian w/w regulaminie stosownie do wprowadzanych zmian w przepisach prawnych.
33. Ustalanie rokrocznie średniego, miesięcznego wynagrodzenia nauczyciela na obszarze Gminy-Miasta Elbląga dla każdego stopnia awansu zawodowego.
34. Dokonywanie oceny pracy dyrektorów szkół/ placówek oświatowych Miasta Elbląga.
35. Współdziałanie z uczelniami wyższymi i z Radą Szkolnictwa Wyższego przy Prezydencie Miasta Elbląga.
36. Analizowanie planów doskonalenia zawodowego nauczycieli przedstawionych przez dyrektorów szkół.
37. Opracowywanie na każdy rok budżetowy planu dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli.
38. Opracowywanie wykazów specjalności i form kształcenia, na które przyznawane będzie dofinansowanie oraz coroczne ustalanie maksymalnej kwoty na ten cel.
Do zakresu działania Wydziału Kultury i Sportu należy w szczególności:
1. Prowadzenie spraw związanych z wspieraniem i promocją twórczości, edukacji, działań i inicjatyw kulturalnych oraz ochroną dziedzictwa kultury.
2. Opracowywanie wniosków dotyczących zakładania, przekształcania i likwidacji placówek prowadzących działalność kulturalną.
3. Nadzór nad merytoryczną i finansową działalnością samorządowych instytucji kultury.
4. Współpraca z lokalnymi instytucjami i organizacjami kultury w zakresie organizacji imprez i przedsięwzięć kulturalnych.
5. Kontrola stanu technicznego form przestrzennych, realizacja zadań związanych z ich konserwacją.
6. Realizacja zadań wynikających z ustawy o imprezach masowych oraz imprez artystycznych i rozrywkowych.
7. Współpraca z wojskiem oraz z organizacjami kombatanckimi w sprawach organizacji obchodów świąt i rocznic państwowych.
8. Ochrona ruchomych dóbr kultury.
9. Inspirowanie i współdziałanie w przedsięwzięciach podejmowanych na rzecz upowszechniania i rozwoju amatorskiego ruchu artystycznego i twórczości profesjonalnej.
10. Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dorocznych nagród Prezydenta oraz nagród za osiągnięcia w dziedzinie twórczości artystycznej, upowszechniania i ochrony kultury.
11. Prowadzenie prac związanych z gromadzeniem i opracowywaniem materiałów DO Kroniki Elbląga.
1. Promocja aktywności sportowo- rekreacyjnej oraz tworzenie warunków materialno - technicznych dla podnoszenia poziomu sprawności fizycznej mieszkańców.
2. Planowanie i organizacja działalności w zakresie kultury fizycznej, sportu, rekreacji i turystyki oraz zasad jej finansowania.
3. Opracowanie wniosków dotyczących zakładania, przekształcania i likwidacji jednostek prowadzących działalność sportowo - rekreacyjną i turystyczno - wypoczynkową.
4. Dokonywanie okresowych kontroli i oceny działalności podległych jednostek w zakresie realizacji zadań statutowych i prawidłowości gospodarowania mieniem.
5. Nadzór nad instytucjami i stowarzyszeniami kultury fizycznej.
6. Inicjowanie, współdziałanie i opracowywanie programu imprez sportowych, rekreacyjnych i turystycznych w okresie wakacyjnym i czasie wolnym od pracy oraz nadzór nad jego realizacją.
7. Współpraca z organizacjami kultury fizycznej i turystyki w zakresie szkolenia kadry.
8. Nadzór nad organizacją sportowych obozów młodzieżowych.
9. Prowadzenie młodzieżowej wymiany sportowej z zagranicą.
10. Wydawanie pozwoleń na przeprowadzanie imprez sportowych.
11. Zabezpieczenie masowych imprez sportowych.
12. Zapewnienie bezpieczeństwa osób pływających, kąpiących się w miejscach wyznaczonych oraz uprawiających sporty wodne.
13. Ewidencja uczniowskich klubów sportowych .
14. Prowadzenie ewidencji stanu bazy sportowej, rekreacyjnej i turystycznej.
15. Prowadzenie kroniki wydarzeń sportowych i turystycznych w Mieście.
Do Zespołu Radców Prawnych należy wykonywanie obsługi prawnej poprzez:
1. Opiniowanie pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych Prezydenta oraz projektów uchwał kierowanych pod obrady Rady.
2. Udzielnie porad i wydawanie opinii prawnych dla Prezydenta i Naczelników Wydziałów oraz występowanie w charakterze pełnomocnika przed Sądami Powszechnymi i sądami administracyjnymi.
3. Opiniowanie projektów umów i porozumień.
4. Udzielanie porad prawnych organom Rady z zakresu ustawy o samorządzie gminnym.
5. Udzielanie pracownikom Urzędu wyjaśnień w zakresie stosowania prawa.
6. Współpracę z Naczelnikami Wydziałów w przypadku zmian w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności wydziałów.
3. Prowadzenie analiz i opracowywanie prognoz dotyczących pożarów, klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń .
Do zadań Referatu Komunikacji należy w szczególności:
1. Prowadzenie ewidencji pojazdów zarejestrowanych na terenie Miasta oraz współpraca w tym zakresie z innymi Urzędami.
2. Wydawanie dokumentów rejestracyjnych lub czasowo dopuszczających pojazdy do ruchu.
3. Wydawanie tablic rejestracyjnych i innych elementów oznaczania i ewidencji pojazdów.
4. Dopuszczanie do ruchu na drogach pojazdów, których stan techniczny został zakwestionowany podczas kontroli drogowej.
5. Kierowanie pojazdów na badania techniczne w przypadkach określonych przepisami.
6. Kasacja oznakowań pojazdów wycofanych z ruchu.
7. Kierowanie pojazdów na wykonanie ich zastępczych oznaczeń identyfikacyjnych .
8. Prowadzenie ewidencji osób posiadających uprawnienia do kierowania pojazdami na drogach oraz pozwolenia do kierowania tramwajami.
9. Wydawanie dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje w zakresie prowadzenia pojazdów w określonej kategorii prawa jazdy oraz kwalifikacje i uprawnienia dodatkowe.
10. Kierowanie kierowców na kontrolne sprawdzenie kwalifikacji w przypadkach stosownymi przepisami.
11. Kierowanie kierowców na kontrolne badania lekarskie lub psychologiczne w przypadkach określonych stosownymi przepisami.
12. Prowadzenie ewidencji i depozytu dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów a zatrzymanych orzeczeniami sądów, postanowieniami prokuratury oraz organów kontroli ruchu drogowego.
13. Współpraca z urzędami na terenie kraju w sprawie akt personalnych osób posiadających uprawnienia do kierowania pojazdami.
14. Wydawanie licencji lub decyzji odmowy wydania, na wykonywanie zarobkowego transportu drogowego w zakresie regulowanym stosownymi przepisami.
15. Prowadzenie ewidencji podmiotów posiadających wydane przez Referat licencje na zarobkowy transport drogowy.
16. Wydawanie zaświadczeń, lub decyzji odmowy wydania, uprawniających do wykonywania przewozów drogowych na potrzeby własne podmiotów gospodarczych.
17. Prowadzenie ewidencji podmiotów gospodarczych prowadzących przewozy drogowe na potrzeby własne.
18. Koordynacja rozkładów jazdy przewoźników wykonujących przewozy regularne osób w transporcie krajowym w zależności od linii komunikacyjnych.
19. Regulacje porządkowe dot. przewozu osób i bagażu w transporcie zbiorowym.
20. Kierunkowa kontrola podmiotów posiadających licencje na krajowy przewóz osób na terenie miasta.
21. Nakładanie i ograniczanie obowiązku przewozu osób w przypadku klęski żywiołowej i potrzeb obronności lub bezpieczeństwa państwa.
22. Prowadzenie spraw i dokumentacji związanych z jednostkami szkolenia osób w zakresie wykonywania transportu drogowego taksówką.
23. Prowadzenie spraw i dokumentacji komisji egzaminacyjnej stwierdzającej kwalifikacje osób, które ukończyły szkolenie w zakresie transportu drogowego taksówką.
24. Prowadzenie ewidencji i wydawanie upoważnień do przeprowadzania badań technicznych dla stacji kontroli pojazdów.
25. Nadzorowanie i kontrola stacji kontroli pojazdów.
26. Prowadzenie ewidencji i weryfikacja uprawnień diagnosty.
27. Wyznaczanie jednostek uprawnionych do usuwania pojazdów z drogi na koszt właściciela i ich parkowania. Współpraca z tymi jednostkami.
28. Współdziałanie z jednostkami uprawnionymi do podejmowania decyzji o usunięciu pojazdów z drogi.
29. Wydawanie zezwoleń na odbiór z parkingu pojazdu usuniętego z drogi. Wnioskowanie do Rady Miejskiej o przejęciu pojazdów usuniętych z drogi i nie odebranych z parkingów w oznaczonym terminie.
30. Prowadzenie ewidencji, kontrola i weryfikacja jednostek szkolenia kierowców.
31. Prowadzenie ewidencji, kontrola i weryfikacja jednostek szkolenia instruktorów uprawnionych do szkolenia kierowców
32. Prowadzenie ewidencji i weryfikacja instruktorów szkolenia kierowców.
33. Prowadzenie ewidencji osób uprawnionych oraz upoważnionych jednostek komunikacji publicznej do organizowania egzaminów w zakresie pozwoleń do kierowania tramwajem.
34. Wydawanie upoważnień na prowadzenie egzaminów na prawo jazdy kat. „T"
35. Prowadzenie spraw i koordynacja realizacji programu bezpieczeństwa ruchu drogowego w Mieście.
36. Współpraca z urzędami i instytucjami w zakresie prowadzenia i weryfikacji ewidencji kierowców, pojazdów, diagnostów, stacji diagnostycznych i instruktorów szkolenia kierowców i ośrodków szkolenia kierowców.
RAMOWE ZASADY WSPÓŁDZIAŁANIA WYDZIAŁÓW
1) prawidłowa realizacja zadań wynikających z aktów prawnych oraz doraźnych poleceń Kierownictwa Urzędu
2)zwiększenie efektywności działania jednostek organizacyjnych wchodzących w skład Urzędu dla sprawniejszego rozwiązywania problemów miasta,
3)usprawnienie procesów informacyjno-decyzyjnych oraz trafności podejmowanych decyzji,
2. Funkcję podmiotu wiodącego w realizacji zadań wymagających współdziałania kilku Wydziałów sprawuje wyznaczony przez Prezydenta Miasta lub innego członka Kierownictwa Urzędu kierownik komórki organizacyjnej a w przypadku braku takiego wskazania - kierownik komórki podejmującej finalne rozstrzygnięcie sprawy.
3.Podstawowe formy współdziałania:
1)odbywanie roboczych spotkań tematycznych przedstawicieli wydziałów współrealizujących zadanie,
2)wzajemna wymiana informacji o występujących w trakcie realizacji zadania problemach i uzyskiwanych wynikach,
3)podejmowanie wspólnych działań o charakterze badawczym, analitycznym, kontrolnym itp.
4.Spotkania, o których mowa w ust.3 pkt.1 organizują podmioty wiodące w realizacji zadania.
5.Wymiana informacji, o której mowa w ust.3 pkt 2 winna być realizowana poprzez:
1)wzajemne przekazywanie zbiorczych materiałów analitycznych,
2) przekazywanie pisemnych bądź ustnych informacji o problemach stanowiących przedmiot zainteresowania określonych jednostek organizacyjnych,
3)przekazywanie odpisów wystąpień, postanowień i decyzji, a także notatek sygnalizacyjnych,
4)przekazywanie po uzgodnieniu z zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi innych dokumentów.
6. Nadzór nad zapewnieniem bieżącej koordynacji międzywydziałowej w imieniu Prezydenta sprawuje Sekretarz Miasta.
ORAZ TRYB ZAŁATWIANIA SPRAW W URZĘDZIE
1. Jednym ze stałych priorytetów działania Urzędu jest permanentne doskonalenie poziomu obsługi interesantów oraz poprawa warunków materialno – technicznych służących tej obsłudze.
2. Pracowników Urzędu w kontaktach z interesantami, a także przy załatwianiu ich spraw obowiązuje:
1) uprzejmość i życzliwość
2) bezinteresowność i obiektywizm
3) wnikliwość i staranność
4) znajomość przepisów prawa materialnego i procedury administracyjnej
3. Poziom obsługi interesantów w Urzędzie poddany jest w różnych formach stałemu wewnętrznemu monitoringowi.
4. W przypadku niewłaściwego stosunku do interesantów, a także braku staranności przy rozpatrywaniu ich spraw oraz nieterminowości pracownicy Urzędu podlegają odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.
5. W imieniu Prezydenta nadzór nad zapewnieniem właściwej obsługi interesantów w Urzędzie sprawuje Sekretarz Miasta, przedstawiając w tym zakresie stosowne propozycje doskonalenia metod i form pracy miejskiej administracji samorządowej.
1. Pracownicy Urzędu obowiązani są załatwiać sprawy obywateli bez zbędnej zwłoki przy zachowaniu terminów i ogólnych zasad wynikających z treści kodeksu postępowania administracyjnego, instrukcji kancelaryjnej oraz przepisów szczególnych dotyczących zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków obywateli.
2. Pracownicy załatwiający sprawy obywateli są obowiązani do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących mieć wpływ na ustalenie praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego oraz czuwają nad tym aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa i w tym celu udzielają niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.
3. Z reguły obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Załatwianie ustne może być stosowane wtedy, gdy przemawia za tym interes strony a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez obie strony adnotacji.
4. Z rozmów przeprowadzonych z obywatelami oraz czynności w terenie sporządza się - o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokołu - notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają istotne znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
5. Pracownik Urzędu załatwia sprawę wg kolejności jej wpływu i stopnia pilności.
6. Sprawy zgłaszane przez posłów, senatorów i radnych załatwiane są w pierwszej kolejności.
7. W przypadku przedłużenia terminu rozstrzygnięcia sprawy pracownik obowiązany jest zawiadomić stronę podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
1. Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.
2. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie spraw ponoszą kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
3. Komórka właściwa do spraw organizacyjnych zobowiązana jest do dokonywania okresowych ocen sposobu załatwiania indywidualnych spraw obywateli i przedkładania ich Prezydentowi.
4. Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji sprawuje Wydział Organizacyjny.
5. Wydział Organizacyjny prowadzi centralny rejestr wszystkich skarg i wniosków wpływających do Urzędu. W poszczególnych Wydziałach prowadzone są wydziałowe rejestry skarg i wniosków..
1. Prezydent i Wiceprezydenci przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdą środę w godzinach od 12.00 do 15.30.
2. Sekretarz Miasta przyjmuje interesantów w sprawach dotyczących nieprawidłowości w pracy Urzędu codziennie w godzinach od 10.00 do 12.00.
3. Naczelnicy i pracownicy Wydziałów przyjmują obywateli we wszystkich sprawach codziennie w godzinach pracy Urzędu.
4. Naczelnicy i pracownicy Wydziałów obowiązani są przyjmować poza kolejnością:
2) radnych Rady ,
3) członków organów samorządów mieszkańców,
4) pracowników socjalnych załatwiających sprawy podopiecznych.
5. Szczegółowe zasady ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg w Urzędzie reguluje odrębne zarządzenie Prezydenta.
1. W Wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku.
2. Każdy pracownik Urzędu gromadzi akta w następujących " zbiorach":
1) "Sprawy do załatwienia"
2) "Terminarz"
3) "Sprawy ostatecznie załatwione"
3. Po upływie roku kalendarzowego akta spraw przekazuje się do prowadzonego przez Wydział .Administracyjno – Gospodarczy archiwum zakładowego.
Usprawnieniu obsługi interesantów służy funkcjonujący w Urzędzie Punkt Informacyjny, którego zadania określono w § 14.
ZAKRES OBOWIĄZKÓW NACZELNIKÓW WYDZIAŁÓW
WOBEC ORGANÓW RADY
A. Obowiązki Naczelników Wydziałów dotyczące przygotowania materiałów wnoszonych na sesje Rady.
Naczelnicy Wydziałów opracowują materiały na sesje na polecenie Prezydenta, gdy to wynika z planu pracy lub zachodzi potrzeba rozpatrzenia na sesji określonej sprawy.
1.Materiały na sesje opracowuje Naczelnik Wydziału właściwego ze względu na tematykę sesji, pod nadzorem Prezydenta, Wiceprezydentów i Sekretarza Miasta .
2.W przypadku, gdy przygotowaniem materiałów na sesje zainteresowanych jest kilka wydziałów - Prezydent wyznacza wydział wiodący, który odpowiedzialny jest za całość sprawy związanej z opracowaniem materiałów na sesje.
Materiały na sesje oraz projekty uchwał Rady przedkłada się do akceptacji Prezydenta Miasta.
Materiały na sesje powinny być przekazywane do Biura Rady w ilości egzemplarzy i terminach ustalonych przez Biuro.
Tryb opracowywania na sesje projektów programów gospodarczego rozwoju Miasta i budżetu oraz sprawozdań z ich wykonania regulują odrębne przepisy.
B.Obowiązki Naczelników Wydziałów związane z zapewnieniem realizacji uchwały Rady oraz składaniem sprawozdań z ich wykonania.
1. Po podjęciu przez Radę uchwały Naczelnik Wydziału przekazuje treść uchwały w formie informatycznej do Biura Promocji Miasta w celu udostępnienia jej na stronie internetowej Miasta.
2. Po podjęciu przez Radę uchwały Naczelnik Wydziału opracowuje sposób jej realizacji.
3. Sposób realizacji uchwały Rady powinien określać w szczególności zadania wynikające z uchwały, jednostki realizujące, terminy wykonania.
4. Sposób realizacji uchwały Rady zatwierdza Prezydent.
W przypadku, gdy z uchwały Rady wynika potrzeba przedstawienia przez Prezydenta projektu sprawozdania lub informacji z jej realizacji, Naczelnik właściwego Wydziału opracowuje projekt sprawozdania lub informacje w celu przedstawienia ich w terminie określonym w uchwale.
C.Obowiązki Naczelników Wydziałów dotyczące załatwiania wniosków komisji, interpelacji i wniosków radnych oraz zasady i tryb ich załatwiania.
1.Wnioski komisji oraz interpelacje i wnioski radnych skierowane do Prezydenta rejestruje Biuro Rady , po czym przekazuje je Prezydentowi celem dekretacji.
2.Naczelnicy Wydziałów niezwłocznie po otrzymaniu wniosku lub interpelacji podejmują niezbędne czynności dla ich załatwienia oraz przygotowania odpowiedzi zainteresowanym.
3.Projekty odpowiedzi na wnioski i interpelacje Naczelnicy Wydziałów przedkładają do podpisu Prezydentowi.
1.O sposobie załatwienia wniosku komisji lub radnego należy zawiadomić komisję lub radnego najpóźniej w ciągu 14 dni od otrzymania wniosku.
2.Odpowiedź na interpelację powinna być udzielona radnemu niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od daty jej złożenia.
Stanowisko nie uwzględniające wniosku lub interpelacji powinno być szczegółowo uzasadnione.
Kopie odpowiedzi na wnioski i interpelacje należy przekazywać do Biura Rady.
Nadzór i kontrolę nad prawidłowym i terminowym załatwianiem wniosków i interpelacji sprawuje Biuro Rady.
1.Naczelnicy Wydziałów w trakcie trwania sesji Rady mają obowiązek pozostawania na terenie Urzędu.
2.Naczelnicy Wydziałów obowiązani są na zaproszenie Przewodniczącego Rady lub komisji osobiście uczestniczyć w sesjach oraz brać udział w posiedzeniach.
1. Zasady niniejsze dotyczą opracowywania projektów aktów prawnych Prezydenta, oraz projektów uchwał Rady wnoszonych na sesje przez Prezydenta, zwanych dalej "projektami aktów prawnych", a także sposobu ich realizacji.
2. Projekty aktów prawnych przygotowują Naczelnicy Wydziałów zgodnie z planem pracy lub na podstawie polecenia Prezydenta, bądź z własnej inicjatywy w przypadkach gdy wynika to z przepisów lub z faktycznych potrzeb wymagających uregulowania.
1. Przygotowanie projektu aktu prawnego obejmuje:
1)opracowanie założeń określających podstawowe kierunki projektowanego aktu prawnego w przypadku, gdy dotyczy spraw podstawowych lub wymaga tego charakter i znaczenie aktu prawnego,
2) opracowanie aktu prawnego wraz z uzasadnieniem,
3) dokonanie uzgodnień projektu aktu prawnego,
4) wstępne aprobowanie projektu aktu prawnego.
1. Akty prawne powszechnie obowiązujące ustanawiają:
1)Rada w formie uchwał, w sprawach określonych przepisami prawa i statutem.
2) Prezydent w formie zarządzeń w przypadkach określonych w art. 41 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Zarządzenie podlega zatwierdzeniu na najbliższej sesji Rady w trybie art. 41 i 42 wyżej cytowanej ustawy.
1.Prezydentowi przysługuje prawo wydawania zarządzeń oraz decyzji w celu wykonania zadań miasta określonych przepisami prawa i statutem.
2. Prezydent wydaje akty prawne wewnętrznego urzędowania w formie zarządzeń lub decyzji celowościowych.
1. Przepisy porządkowe uchwalone przez Radę ogłasza się w sposób zwyczajowo przyjęty poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie.
2. Przepisy porządkowe podlegają ogłoszeniu w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym o ile przepis szczególny tak stanowi.
1.Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy kierować się następującymi podstawowymi zasadami:
1) postanowienia projektu muszą być zgodne z obowiązującym ustawodawstwem,
2) projekt nie może zawierać postanowień wykraczających poza granice upoważnienia ustawowego,
3) unikać należy zamieszczania w projekcie postanowień stanowiących powtórzenie przepisów zawartych w innych aktach prawnych.
1. Projekty aktów prawnych należy opracowywać według następujących zasad:
1) układ projektów powinien być przejrzysty, a redakcja jasna, ścisła i zwięzła bez zbytecznych zdań pobocznych oraz zgodnie z zasadami pisowni polskiej,
2) w projektach należy unikać używania obcych wyrazów oraz określeń językowych i zwrotów technicznych nie będących w powszechnym użyciu, jeżeli można posłużyć się określeniem i zwrotem powszechnie stosowanym,
3)dla oznaczenia jednakowych pojęć należy w projektach używać takich samych wyrazów i określeń prawnych, jakie przyjęte są w obowiązującym ustawodawstwie,
4)zawarte w projektach określenia dotyczące woli normodawcy powinny być redagowane w formie bezosobowej (np. "zarządza się", "ustala się", "zatwierdza się", "orzeka się" itp.).
1. Projekty aktów prawnych ( z wyjątkiem pism okólnych) powinny składać się z :
1) tytułu ,
2) podstawy prawnej ,
3) treści.
4) wskazanie organu odpowiedzialnego za wykonanie aktu
5) określenie terminu wejścia aktu w życie
2.Tytuł projektu aktu prawnego powinien składać się z następujących części :
1) oznaczenia aktu ( np. uchwała Nr..../02 lub zarządzenie Nr..../02),
2) oznaczenia organu wydającego akt ( Rada, Prezydent )
3) daty (bez oznaczenia daty dnia, którą określa Prezydent przy podpisywaniu aktu, w słowach brzmieniu nazwy miesiąca i przy zastosowaniu skrótowego "r" dla oznaczenia słowa "roku"),
4) zwięzłego określenia przedmiotu normowanego danym aktem prawnym (np. w sprawie zapewnienia realizacji głównych zadań gospodarki komunalnej w mieście Elblągu).
3.Poszczególne części tytułu projektu podawać należy w oddzielnych wierszach w kolejności określonej w ust.1.
1. Podstawę prawną zamieszczać należy w projekcie aktu prawnego bezpośrednio po tytule danego aktu, przykładowo przez użycie określeń "na podstawie § ... rozporządzenia Rady Ministrów z dnia ... w sprawie .... ( Dz.U. Nr ..., poz.....) (zarządza się , postanawia się), co następuje".
2.Podstawę prawną do wydania aktu prawnego stanowią odpowiednie przepisy prawa materialnego oraz przepisy określające kompetencje danego organu do wydania tego rodzaju aktu.
3.W podstawie prawnej należy powołać odpowiednie przepisy prawne przez podanie konkretnego artykułu (paragrafu, ustępu, punktu i litery), pełnej nazwy i daty aktu (ustawy, rozporządzenia, uchwały Rady Ministrów itp.), stanowiącego podstawę prawną do wydania aktu, a w nawiasie nazwę aktu promulgacyjnego oraz numer i pozycję aktu.
1.Treść projektu aktu prawnego powinna zawierać :
1) osnowę, to jest właściwe unormowanie lub rozstrzygnięcie sprawy,
2) wskazanie wykonawcy lub wykonawców, a w miarę potrzeby także jednostkę wiodącą bądź też koordynującej albo nadzorującej wykonanie postanowień aktu,
3) określanie terminu wykonania postanowień aktu oraz osoby (jednostki), której należy złożyć sprawozdanie z realizacji tych postanowień,
4) wskazanie - w miarę potrzeby - przepisów uchylonych danym aktem z podaniem rodzaju, daty i tytułu uchylonego aktu oraz w przypadku, gdy akt ten był publikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa, numeru i pozycji Dziennika,
5) określenie terminu wejścia w życie z tym, że nie należy stosować klauzuli nadania aktowi mocy wstecznej oraz w miarę potrzeby- sposób ogłoszenia.
2. Treść projektów uchwał Rady i aktów prawnych Prezydenta dzieli się na paragrafy, w których ujmować należy każde samodzielne postanowienie oraz stan faktyczny lub prawny. Jeżeli wzgląd na przejrzystość treści aktu przemawia za dalszym jego podziałem- paragrafy mogą być podzielone na ustępy rozumiane jako samodzielne zdania , oznaczone cyfrą arabską z kropką, a gdy zachodzi potrzeba ustępy mogą być dzielone dalej na punkty oznaczone cyframi arabskimi z nawiasem z prawej strony. Punkty natomiast mogą być podzielone dalej na litery z nawiasem z prawej strony z tym, że każdy punkt i literę pisze się od nowego wiersza.
3.Przy cytowaniu (powoływaniu) odpowiedniego przepisu stosować należy następujące skróty:
1) dla artykułu "art",
2) dla paragrafu "§",
3) dla ustępu "ust.",
4) dla punktu "pkt",
5) dla litery "lit."
6) tiret
1.Do opracowywanych w sposób podany projektów aktów prawnych, należy załączyć sporządzone na osobnej karcie uzasadnienie do projektu.
2.Uzasadnienie do projektu powinno w sposób jasny i wyczerpujący a jednocześnie zwięzły i konkretny przedstawić stosunki faktyczne w dziedzinie stanowiącej przedmiot objęty uregulowaniem , przytoczyć w formie syntetycznej argumenty przemawiające za potrzebą i celowością wydania danego aktu oraz wskazać na podstawy prawne dla jego wydania. Ponadto w uzasadnieniu należy wskazać w razie potrzeby - na przewidywane efekty i następstwa finansowe oraz podać czy wydatki związane z realizacją postanowień zawartych w projekcie znajdują pokrycie w budżecie miejskim.
3.Pod uzasadnieniem podpisuje się wnioskodawca projektu.
1.W przypadku, gdy wynika w sposób wyraźny z przepisów bądź też gdy wymaga tego charakter i waga normowanej danym aktem sprawy należy jego projekt uzgodnić z zainteresowanymi komisjami stałymi Rady.
2.Jeżeli projekt zawiera postanowienia nakładające na inne wydziały, organy lub instytucje określone obowiązki, należy uzyskać wtedy uzgodnione stanowiska zainteresowanych jednostek.
3.W szczególności projekty powinny być uzgodnione ze Skarbnikiem Miasta we wszystkich sprawach wywołujących skutki finansowe lub budżetowe oraz resortowym członkiem kierownictwa nadzorującym jednostkę organizacyjną inicjującą podjęcie aktu.
4.W celu uzgodnienia projektu aktu prawnego, wnioskodawca przesyła go zainteresowanym jednostkom, określając termin w jakim jednostki te powinny ustosunkować się do projektu.
5.Opinie do projektu zainteresowane jednostki zamieszczają na oryginale uzasadnienia, bądź zgłaszają w formie pism skierowanych do wnioskodawcy.
6.W przypadku, gdy projekt aktu prawnego wymaga uzgodnienia z wieloma jednostkami organizacyjnymi i był uzgodniony w toku narady ( spotkania ) można podać ich stanowisko w formie wyciągu z protokołu narady dołączonego do projektu aktu prawnego.
Wnioskodawca i jednostki organizacyjne opiniujące projekty powinny dążyć do uzgodnienia rozbieżności stanowisk w drodze bezpośredniej konsultacji, a w przypadku uzgodnienia stanowisk, wnioskodawca obowiązany jest sporządzić odpowiednią notatkę informacyjną , wyjaśniając na czym polega różnica stanowisk między poszczególnymi jednostkami opiniującymi a wnioskodawcą oraz z jakich względów wnioskodawca nie może podzielić stanowiska jednostek opiniujących.
Po dokonaniu uzgodnień wnioskodawca przedstawia projekt w dwóch egzemplarzach wraz z dowodami uzgodnień - z notatką informacyjną w celu uzyskania opinii radcy prawnego Urzędu, który opiniuje projekt w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia otrzymania i po otrzymaniu pozytywnej opinii radcy przedstawia do aprobaty Prezydentowi lub Wiceprezydentom.
Niezwłocznie po uzyskaniu podpisu akt prawny powinien być zarejestrowany w Wydziale Organizacyjnym, a jego oryginał zawierający uzgodnienia, opinie i materiały uzupełniające złożony do zbioru prowadzonego w tym wydziale.
1.Rejestr centralny aktów prawnych prowadzi Wydział Organizacyjny. Powinien on zawierać następujące rubryki:
1)numer porządkowy w danym roku kalendarzowym,
2)datę podpisu aktu,
3)przedmiot sprawy,
2.Na samym akcie należy przy zarejestrowaniu go wpisać po nazwie danego aktu numer porządkowy, wynikający z zapisu w rejestrze łamany przez rok kalendarzowy.
3.Wydziały obowiązane są prowadzić rejestry wydziałowe oraz przechowywać w osobnym zbiorze odpisy aktów prawnych dotyczących działania wydziału, z zachowaniem układu wymienionego w ust.1.
4.Kontrole nad prawidłowością rejestracji aktów prawnych w wydziałach sprawuje Wydział Organizacyjny.
1.Urząd oraz poszczególne jego komórki organizacyjne wykonują powierzone im zadania w oparciu o roczne programy działania.
2.Planowanie pracy w Urzędzie ma charakter zadaniowy- służy sprecyzowaniu zadań nałożonych na poszczególne komórki organizacyjne Urzędu oraz wytyczaniu i koordynacji przedsięwzięć zmierzających do realizacji tych zadań.
1. Podstawę planowania działalności Urzędu stanowią zadania nie mające charakteru czynności rutynowych i powtarzalnych, wynikające w szczególności z:
1)zadań własnych, zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, zadań przejętych od administracji rządowej w drodze porozumienia oraz zadań miejskich służb inspekcji i straży,
2) uchwał Rady,
3)postulatów zgłoszonych Radnym przez wyborców, rozpatrzonych przez organy miasta i przyjętych przez nie do realizacji,
4)rozstrzygnięć mieszkańców Miasta podejmowanych w głosowaniu powszechnym (w trakcie wyborów lub referendum),
5)budżetu Miasta,
6)obowiązków Miasta wynikających z uczestnictwa Miasta w związku komunalnym, określonych w statucie związku oraz wynikających z rozstrzygnięć przyjętych przez organy związku,
1.Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu w odniesieniu do zadań przypisanych do wykonania tym komórkom opracowują roczny program działania, zawierający :
1)treść zadań,
2)termin realizacji,
3)osobę odpowiedzialną za wykonanie,
4)osobę nadzorującą,
5)oceny i efekty realizacji.
2.Zbiór programów działania z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, znajduje się w Wydziale Organizacyjnym.
Ustala się termin opracowania rocznych programów działania przez komórki organizacyjne Urzędu
- do 20 grudnia każdego roku na rok następny.
1.Program działania Urzędu ulega w ciągu roku uzupełnieniu w miarę zaistnienia nowych zadań lub zmiany okoliczności realizacji zadań dotychczasowych.
2.Uzupełnienia programu działania dokonuje się w formie aneksów.
3.Program działania, zawierający zadania wykraczające swoim czasookresem poza dany rok kalendarzowy, a w części nie zrealizowanej w tym roku staje się automatycznie elementem planu pracy Urzędu na rok następny, jeżeli zadania te nie straciły na aktualności.
1.	Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do dokonywania bieżących ocen przebiegu realizacji rocznego programu działania kierowanej komórki.
Prezydent Miasta w drodze zarządzenia określi organizację działalności kontrolnej w Urzędzie oraz tryb ewidencjonowania i realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych organów kontroli zewnętrznej.
1.Prezydent osobiście podpisuje:
1)zarządzenia, decyzje,
2)dokumenty kierowane do organów administracji rządowej ,
3)pisma do przedstawicieli dyplomatycznych,
4)odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski posłów i senatorów,
5)odpowiedzi na skargi, wnioski i listy.
2.Wiceprezydenci i Sekretarz Miasta podpisują dokumenty i pisma w ramach udzielonych im uprawnień przez Prezydenta oraz w ramach dokonanego podziału zadań pomiędzy Prezydentem a Wiceprezydentami i Sekretarzem Miasta.
Dokumenty przedstawione do podpisu Prezydentowi, Wiceprezydentom i Sekretarzowi Miasta powinny być uprzednio parafowane przez Naczelnika Wydziału.
1.Prezydent może upoważnić pracowników Urzędu do wydawania i podpisywania decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej.
2.Naczelnik Wydziału oraz samodzielni pracownicy podpisują bieżącą korespondencję dotyczącą spraw pozostających w zakresie działania wydziału.
3.Pracownik przygotowujący projekt załatwienia sprawy w formie pisma oraz osoba wstępnie akceptująca ten projekt - zaopatruje kopie pisma swoim podpisem umieszczonym z lewej strony tekstu.
ORGANIZACJA NARAD I ODPRAW
1.W ramach narad i odpraw organizowane są:
1) Kolegia Prezydenta
2)Odprawy z Naczelnikami Wydziałów.
3)Narady oceniająco-koordynacyjne,
4)Narady organizowane przez wydziały.
1. Kolegium Prezydenta jest zespołem doradczym Prezydenta.
2. Stałymi członkami Kolegium są: Prezydent, Wiceprezydenci, Skarbnik, Sekretarz i Naczelnik Wydziału Organizacyjnego.
3. W posiedzeniach Kolegium uczestniczą także zainteresowani problematyką obrad naczelnicy, a także inne osoby.
4. Przedmiotem obrad Kolegium są problemy istotne dla rozwoju społeczno-gospodarczego i kulturalnego miasta, w tym zwłaszcza:
1) projekty problemowych opracowań i uchwał przedkładane na sesjach Rady
2) polityka finansowo-budżetowa miasta
3) strategiczne problemy zagospodarowania przestrzennego miasta
4) gospodarka majątkiem miasta
5) sprawność funkcjonowania Urzędu oraz administracji z nim zespolonej i niezespolonej
6) ustalone przez Prezydenta indywidualne sprawy wymagające rozstrzygnięcia w formie decyzji administracyjnej tego organu.
1. Posiedzenia Kolegium odbywają się – o ile nie wystąpią okoliczności szczególne – w każdy wtorek miesiąca.
2. Materiały przewidziane do omówienia na posiedzeniu Kolegium przedkładane są w poprzedzający to posiedzenie piątek do Wydziału Organizacyjnego.
3. Materiały – o których mowa w pkt. 2 – wymagają uprzedniej akceptacji Prezydenta, resortowego Wiceprezydenta lub Sekretarza Miasta.
4. Kolegium wyraża swoje stanowisko w formie opinii służących Prezydentowi jako czynnik optymalizujący podejmowane przez ten organ rozstrzygnięcia.
Obsługę Kolegium zapewnia Wydział Organizacyjny, który dokumentuje opinie tego zespołu.
1.Odprawy z Naczelnikami Wydziałów prowadzi Prezydent a w razie jego nieobecności Wiceprezydent lub Sekretarz Miasta.
2.Wymienione w ust.1 odprawy mają na celu:
1) przekazanie bieżących informacji o aktualnych działaniach administracji samorządowej,
2) określenie głównych kierunków pracy w nadchodzącym miesiącu,
3) wymianę informacji o głównych problemach wynikających z funkcjonowania Urzędu.
3.Nadzór nad realizacją ustaleń podjętych na odprawach sprawuje Wydział Organizacyjny.
1.Narady oceniająco-koordynacyjne mają na celu:
1)omówienie realizacji zadań, ocenę ogólnej sytuacji gospodarczo-finansowej, wskazanie nieprawidłowości,
2)wymianę poglądów poszczególnych przedsiębiorstw dotyczącą problemów realizacji zadań.
2.Naradom o których mowa w ust.1 przewodniczy Prezydent, Wiceprezydent lub Sekretarz Miasta.
3.W naradzie biorą udział:
1)zainteresowani Naczelnicy Wydziałów,
2)zaproszeni dyrektorzy:
a)banków finansujących,
b)jednostek gospodarczych,
c/innych jednostek organizacyjnych.
4.Za organizacyjne przygotowanie narad odpowiedzialnymi czyni się Naczelników Wydziałów wiodących w realizacji określonego zadania.
5.Narady oceniająco-koordynujące organizowane są w zależności od potrzeb w trybie ogólnie przyjętym dla organizacji narad.
Wśród narad organizowanych przez wydziały wyróżnia się	narady z pracownikami miejskich jednostek organizacyjnych.
1.Wydziały prowadzą ewidencję ustaleń z narad, o których mowa w niniejszym rozdziale, zawierającą:
1) treść ustalenia
2) termin realizacji
3) sposób wykonania
4) datę wykonania
5) wydział, jednostkę realizującą.
ZASADY POSTĘPOWANIA ORAZ TRYB ORGANIZACYJNEGO ZABEZPIECZENIA REALIZACJI INTERWENCJI POSELSKICH, WNIOSKÓW KOMISJI RADY, INTERPELACJI I WNIOSKÓW RADNYCH, WNIOSKÓW SAMORZĄDÓW MIESZKAŃCÓW
1.Wnioski komisji rady, interpelacje i wnioski radnych, wnioski samorządów mieszkańców skierowane do Prezydenta rejestruje Biuro Rady, po czym przekazuje je Prezydentowi celem dekretacji do właściwej jednostki organizacyjnej.
2.Jednostki organizacyjne, które otrzymały do realizacji interpelacje lub wnioski, dokonują dogłębnej analizy ich wykonania i przygotowują wyczerpujące odpowiedzi przedkładając je do akceptacji i podpisu Prezydentowi w terminie 14 dni od daty jego zgłoszenia.
3.Odpowiedzi otrzymują:
1)na interpelacje i wnioski radnych:
a)radny składający interpelację lub wniosek,
b)Biuro Rady ,
2)na wnioski komisji Rady:
a)komisja,
4.Niezależnie od udzielonej odpowiedzi, o której mowa w ust.2 miejskie jednostki organizacyjne informują zainteresowanych o ostatecznym załatwieniu (zrealizowaniu) zgłoszonego wniosku.
5.Stanowisko nie uwzględniające wniosku lub interpelacji powinno być szczegółowo uzasadnione.
6.Interwencje i wnioski poselskie skierowane do Prezydenta rejestruje Wydział Organizacyjny, po czym przekazuje je Prezydentowi celem dekretacji do właściwej jednostki organizacyjnej
Jednostka organizacyjna udziela wyczerpującej odpowiedzi, a następnie przedkłada do akceptacji i podpisu Prezydentowi w terminie 14 dni od daty jego zgłoszenia.
Nadzór nad wykonaniem postanowień § 90 sprawuje (z wyjątkiem pkt. 6) Biuro Rady, które na polecenie Prezydenta przygotuje informacje o przebiegu realizacji interpelacji i wniosków zgłoszonych w roku ubiegłym oraz dokona oceny realizacji.
1. Wydziały przy oznakowaniu sprawy używają symboli:
1) Wiceprezydent – Marek Gliszczyński	VPG
2) Wiceprezydent – Witold Wróblewski	VPW
3) Sekretarz Miasta	SEK
4) Biuro Prezydenta Miasta	BP
5) Wydział Organizacyjny	OR
6) Wydział Finansowo-Budżetowy	FB
7) Wydział Strategii i Rozwoju SiR
8) Wydział Inwestycji	WI
9) Wydział Geodezji WG
10) Wydział Architektury i Planowania Przestrzennego	AiP
11) Wydział Mienia Komunalnego i Spraw Mieszkaniowych	MKiSM
12) Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska	GKiOŚ
13) Wydział Spraw Obywatelskich	SO
14) Wydział Administracyjno-Gospodarczy	AG
15) Wydział Edukacji	WE
16) Wydział Kultury i Sportu	KiS
17) Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności	ZK
18) Zarząd Dróg	ZD
19) Biuro Promocji Miasta	BPM
20) Referat Zdrowia,	RZ
21) Referat Komunikacji	KM
22) Biuro ds. Ochrony Informacji Niejawnych	BIN
23) Referat Zamówień Publicznych	ZP
24) Biuro Rady Miejskiej,	BRM
25) Zespół Radców Prawnych	ZRP
26) Referat Informatyki	RI
Wykaz miejskich jednostek organizacyjnych zawarty jest w Załączniku Nr 2 i Nr 3 do niniejszego Regulaminu.
Regulamin_UM_Elblag.pdf -> pobierz
Regulamin Wewnętrzny Urzędu Miasta Elbląg
Rozmiar: 969KB
Data dodania: poniedziałek, 30 czerwca 2003, godz. 14:20
Schemat_org_UM_Elblag.pdf -> pobierz
Schemat Organizacyjny Urzędu Miasta Elbląg
Data dodania: poniedziałek, 30 czerwca 2003, godz. 14:21
Rekord został dodany w niedziela, 29 czerwca 2003, godz. 11:49.