Source: https://polpharma.pl/formularz-zgloszenia-naruszenia/
Timestamp: 2020-08-03 15:44:41
Legal References Found: art. 6
 art. 304
 art. 201
 art. 3
 art. 6
 art. 6
 art. 6

Document Content:
Formularz zgłoszenia naruszenia - Polpharma
Formularz zgłoszenia naruszenie (Kodeksu Etyki, Kodeksu Antykorupcyjnego, przepisów praw i procedur wewnętrznych obowiązujących w Grupie Polpharma)
Dziękujemy za chęć zgłoszenia zauważonego naruszenia. Poniższy formularz zbiera wszystkie informacje niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia. Prosimy o podanie jak najbardziej szczegółowych i dokładnych danych, żebyśmy mogli starannie przeanalizować opisane zdarzenie
Naruszenie można również zgłaszać poprzez wypełnienie papierowej wersji formularza i przesłanie go pocztą na adres:
Compliance Officer Grupy Polpharma
W trakcie zgłaszania naruszenia w sposób inny niż pisemny Sygnalista będzie proszony o podanie informacji adekwatnych do informacji ze zgłoszenia.
Zgłoszenie prosimy przesłać klikając na końcu WYŚLIJ.
Opis zdarzenia z podaniem miejsca, czasu i okoliczności naruszenia
Dowody potwierdzające zgłoszenie
Imię i nazwisko sprawcy (pole wymagane)
Czy istnieje zagrożenie dla życia i bezpieczeństwa ludzi w związku z naruszeniem? (pole wymagane)
W jakiej spółce z Grupy Polpharma sprawca jest zatrudniony? W jakim podmiocie zewnętrznym sprawca jest zatrudniony?
Biuro HandloweZakłady FarmaceutyczneMedana PharmaPolfa WarszawaPartner Strategiczny
sprawca jest spoza Grupy
Wskaż naruszony przepis prawa, Kodeksu Antykorupcyjnego, innego przepisu (pole wymagane)
Dodaj informacje o zdarzeniu
WAŻNE: Zgodnie z Polityką Compliance, potrzebujemy odpowiedzi na przynajmniej 3 z poniższych pytań, aby zgłoszenie zostało przyjęte.
np.: (1) Kradzież majątku Grupy Polpharma (2) Działania korupcyjne (3) Wpływanie na proces zakupowy (4) Konflikt interesów (5) Fałszowanie dokumentów (6) Naruszenie praw pracowniczych (7) Działania antykonkurencyjne (8) Naruszenie zapisów Instrukcji Działań Marketingowych (9) Naruszenie praw własności intelektualnej (10) Zanieczyszczenie środowiska (11) Naruszenie zasad BHP (12) Naruszenie zasad bezpieczeństwa i jakości produktów
W jakim miejscu lub miejscach miało miejsce zdarzenie?
W jakim czasie doszło do wydarzenia / jak długo ono trwało? od do
W jaki sposób doszło do zdarzenia / jaki był mechanizm działania sprawcy?
Dlaczego doszło do zdarzenia, co mogło być motywem działania sprawcy?
Jakie narzędzia (w tym elektroniczne, np. systemy) wykorzystał sprawca?
Załącz dowody
Jeśli dysponujesz dowodami potwierdzającymi zgłoszenie, załącz je tutaj (możesz załączyć więcej niż jeden plik). Każdy plik może mieć niewięcej niż 2 MB.
wybierz plik lub przeciągnij go tutaj conajmniej jeden z plików jest za duży
(jeśli zgłoszenie dotyczy sytuacji, w której dane osobowe nie są wymagane, nie będziesz musiał ich podawać)
Tu możesz podać dane innych osób, które mogą potwierdzić wydarzenie, być świadkami, lub mieć inny związek z naruszeniem:
WAŻNE: To pole jest wymagane, chyba że sytuacja dotyczy:
1. Korupcji,
2. Konfliktu interesów,
3. Popełnienia przestępstwa wskazanego w Kodeksie Antykorupcyjnym;
4. Porozumień antykonkurencyjnych,
5. Braku zachowania wymaganych standardów w zakresie jakości i bezpieczeństwa produktów,
6. Naruszeń Ustawy AML, w tym:
6.1. braku wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wykonanie obowiązków określonych w Ustawie AML (Członka Zarządu lub pracownika zajmującego kierownicze stanowisko),
6.2. braku zapewnienia udziału w programach szkoleniowych osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
6.3. braku sporządzenia oceny ryzyka oraz jej aktualizacji,
6.4. braku lub niewłaściwym stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego,
6.5. braku dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego,
6.6. braku dokumentacji wymaganej przez Ustawę AML,
6.7. braku wdrożenia wewnętrznych procedur przewidzianych Ustawą AML,
6.8. braku przekazania Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej [„GIIF”] zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, albo zawiadomienia o powzięciu uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub wartości majątkowe będące przedmiotem tej transakcji mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, przekazaniu GIIF nieprawdziwych lub zatajeniu prawdziwych danych dotyczących transakcji, rachunków lub osób.
KLAUZULA INFORMACYJNA – FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZEŃ KODEKSU ETYKI
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka Grupy Polpharma, której dotyczy zgłoszenie podejrzenia naruszenia Kodeksu Etyki, czyli:
1.1. Polpharma Biuro Handlowe Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-728), ul. Bobrowiecka 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000043523, przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, NIP 525-21-13-462, REGON 014824664, kapitał zakładowy: 6.187.000 złotych;
1.2. Medana Pharma S.A z siedzibą w Sieradzu (98-200), ul. Wł. Łokietka 10, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000052330, Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieścia, XX Wydział Gospodarczy KRS, NIP 8271000364, REGON 730176395, kapitał zakładowy: 1.998.780,00 złotych, opłacony w całości;
1.3. Warszawskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa S.A z siedzibą w Warszawie (01-207), ul. Karolkowa 22/24, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000147193, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS, NIP 5250000481, REGON 000043937, kapitał zakładowy: 230.000.000 złotych, opłacony w całości;
1.4. Zakłady Farmaceutyczne „Polpharma” S.A. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim (83-200), ul. Pelplińska 19, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000127044, przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, NIP 5920202822, REGON 190929369, kapitał zakładowy: 100.207.830 złotych, opłacony w całości; (każda indywidualnie zwana dalej: „Administratorem”).
2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pisemnie – na adres wskazany w punktach: 1. (powyżej), 2. i 3 (poniżej).
3. Administrator powołał inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/Pani skontaktować we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych pisząc na adres: Inspektor Ochrony Danych Polpharma Biuro Handlowe Sp. z o.o. Bobrowiecka 6, 00-728 Warszawa lub na adres e-mail iod@polpharma.com lub telefonicznie – pod numerem + 48 22 364 63 11.
4.1 wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w postaci zbierania Zgłoszeń celem niedopuszczenia do popełnienia przestępstwa i reagowania na działania niezgodne z prawem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 304§1 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks postępowania karnego, art. 201§1 oraz 368§1 Ustawy z dnia 15 września 2000r. Kodeks spółek handlowych i art. 3 Ustawy z dnia 28 października 2002r. Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary;
4.2 komunikacji z Panią/Panem w związku z Pani/Pana wiadomością przesłaną za pośrednictwem formularza kontaktowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest komunikacja z osobą, która zainicjowała kontakt z Administratorem;
4.3 ewentualnie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Panią/Panem a Administratorem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest możliwość dochodzenia roszczeń.
2. Wobec Pani/Pana nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
3. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, przy czym niezbędne do nawiązania kontaktu z Administratorem (nie podanie danych skutkuje niemożliwością udzielenia odpowiedzi przez Administratora).
1. Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane następującym podmiotom: podmiotom z Grupy Kapitałowej Polpharma (w tym Zakłady Farmaceutyczne Polpharma S.A. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim, Medana Pharma S.A. z siedzibą w Sieradzu, Warszawskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa Warszawa S.A. z siedzibą w Warszawie oraz Polpharma Biuro Handlowe Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, w celu odpowiedzi na zapytania kierowane za pośrednictwem formularza), dostawcom usług IT, podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawnicze.
2. Pana/Pani dane osobowe mogą zostać udostępnione adwokatowi lub radcy prawnemu, który na podstawie umowy z podmiotem z Grupy Kapitałowej Polpharma jest uprawniony do przetwarzania tych danych i daje rękojmię zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych oraz którego obowiązuje tajemnica ustawowa.
3. Pana/Pani dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.
4. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ani organizacji międzynarodowej.
1. Dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i f) RODO będą przetwarzane do zakończenia Postępowania sprawdzającego, a w przypadku stwierdzenia zaistnienia Czynu niezgodnego z postanowieniami Kodeksy Antykorupcyjnego do czasu przedawnienia odpowiedzialności pracowniczej lub kontraktowej lub do czasu zakończenia postępowania karnego lub innego postępowania administracyjnego lub sądowego związanego z tą odpowiedzialnością.
2. Po upływie powyższego okresu dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
2. W celu skorzystania z praw wymienionych powyżej należy skontaktować się z Administratorem lub inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe wskazane wyżej).