Source: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_131091.asp?soid=D3AB5D5EBFDE4573AF9F7237DFB5F8DC
Timestamp: 2020-02-24 14:22:36
Legal References Found: art. 20
 art. 6
 art. 6
 art. 20
 art. 17
 art. 6
 art. 20
 art. 5
 art. 2
 art. 11
 art. 5
 art. 54
 art. 28
 art. 3
 art. 44
 art. 38
 art. 47
 art. 66
 art. 26
 art. 21
 art. 10
 art. 10
 art. 10
 art. 20
 art. 6
 art. 4

Document Content:
Gospodarka finansowo - księgowa, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2016 r. 1
Teatr Lalek „Pleciuga” w Szczecinie, pl. Teatralnym 1
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 23.11.2017 r. do 22.01.2018 r. (z przerwą od 14.12.2017 r. do 08.01.2018 r.) przeprowadził kontrolę w Teatrze Lalek „Pleciuga” w Szczecinie przy pl. Teatralnym 1, w zakresie gospodarki finansowo - księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r.
Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 22 stycznia 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 lutego 2018 r.
W wyniku kontroli przeprowadzonej w Teatrze Lalek „Pleciuga” w Szczecinie (zw. dalej Teatrem) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2016 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:
wypłaceniu dyrektorowi, zastępcy dyrektora i głównemu księgowemu dodatkowego wynagrodzenia za okres urlopu wypoczynkowego w kwocie ogółem 4.224,48 zł wbrew przepisom ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (zw. dalej ustawą kominową),
nieprzestrzeganiu obowiązujących w Teatrze procedur kontroli i obiegu dokumentów, nieobjęciu czynnościami kontrolnymi dowodów księgowych wymienionych w art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor) oraz ujęciu kosztów w roku obrotowym, którego nie dotyczyły, tj. wbrew przepisowi art. 6 ust. 1 uor,
ustaleniu cennika wynajmu sal i sprzętu i stosowaniu go w praktyce w sposób uniemożliwiający przejrzyste określenie cen zastosowanych w umowach i fakturach sprzedaży.
zgodności naliczania wynagrodzeń z dokumentacją pracowniczą i decyzjami dyrektora Teatru,
ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki środków trwałych zakupionych lub przyjętych z inwestycji w 2016 r.,
przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych za 2016 r.
Przychody własne instytucji za 2016 r. wyniosły ogółem 1.279.517 zł, w tym 1.147.234 zł – przychody z prowadzonej działalności, 1.200 zł – sprzedaż składników majątku ruchomego, 128.165 zł – przychody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych i 2.918 zł – przychody z pozostałych tytułów.
Kontrolą objęto rozrachunki Teatru z tytułu 15. faktur sprzedaży wystawionych w listopadzie 2016 r. na kwotę ogółem 30.701,25 zł oraz przychody Teatru zaewidencjonowane w kasie biletowej w listopadzie 2016 r. w kwocie ogółem 152.126 zł, w tym z tytułu sprzedaży gotówkowej na kwotę 110.799 zł.
Kontroli poddano także prawidłowość zaewidencjonowania w listopadzie 2016 r. przychodów z 7. spektakli na kwotę łączną 100.414,08 zł, tj. 11,4 % przychodów uzyskanych ze wszystkich spektakli w 2016 r. w kwocie ogółem 883.792,22 zł.
Kontrola wykazała, że w przypadku 9. z 15. faktur sprzedaży, umowy stanowiące podstawę ich wystawienia zawierały zapisy dotyczące terminu zapłaty, określone w postaci ilości dni od daty otrzymania faktury, a Teatr nie posiadał potwierdzenia, z jaką datą przekazał faktury. Brak potwierdzenia odbioru faktur pozbawiał Teatr możliwości skutecznego dochodzenia odsetek z tytułu ewentualnej, nieterminowej płatności.
W toku kontroli faktur sprzedaży stwierdzono, że na podstawie cennika, godzin wynajmu oraz rodzaju wynajmu nie można było ustalić prawidłowości naliczenia kwot netto ogółem za wynajem, zawartych w tych fakturach. Zgodnie z zapisami cennika, jedynie w przypadku wynajmu powyżej 4 h mogły być stosowane ceny negocjowane, w pozostałych przypadkach ceny wynajmu poszczególnych pomieszczeń powinny wynikać z cennika.
W przypadku 4. faktur (faktury nr: 81/AD/11/16, 82/AD/11/16, 86/AD/11/16, 89/AD/11/16) wynajem obejmował 4h, a odpłatność ustalona została jak dla wynajmu powyżej 4h, tj. według cen negocjowanych, co potwierdził w swoich wyjaśnieniach Kierownik Administracyjno – gospodarczy, odpowiedzialny za wystawione faktury sprzedaży. W żadnym z dokumentów, tj. ani w umowach ani w fakturach nie wskazano cen, jakie zastosowano dla wynajmu poszczególnych pomieszczeń.
Faktury sprzedaży wystawione przez Kierownika Administracyjno – gospodarczego nie zawierały akceptacji głównego księgowego i/lub dyrektora. Według wyjaśnień głównego księgowego, faktury sprzedaży są wystawiane zgodnie z umowami podpisanymi przez dyrektora, w których zawarte są zapisy regulujące obciążenia kontrahentów, natomiast główny księgowy nie podpisuje umów tylko analizuje zapisy zawarte w umowach, szczególnie kwestie dotyczące spraw finansowych. Zastosowane uproszczenie nie zostało jednak uwzględnione w obowiązujących procedurach kontrolnych Teatru.
W toku kontroli stwierdzono ponadto, że umowa o współpracy zawarta w dniu 26.09.2016 r., stanowiąca podstawę wystawieniafaktury nr 80/AD/11/16 z dnia 14.11.2016 r. tytułem wynajmu sali widowiskowej, foyer i pomieszczeń dla publiczności nie zawierała zapisów o odbiorze pomieszczeń po najmie. Umowa zawierała jedynie zapisy o ciążącym na najemcy obowiązku zgłoszenia przypadków uszkodzenia, zniszczenia bądź kradzieży urządzeń lub wyposażenia, które według kontrolującego nie gwarantowały Teatrowi ochrony jego interesów w powyższym zakresie.
Wszystkie utargi zaewidencjonowane zostały w kasie biletowej we właściwych kwotach, a kwoty odprowadzone do kasy głównej zaewidencjonowane zostały w tym samym dniu.
We wszystkich przypadkach przychody zaewidencjonowane zostały na właściwych kontach zespołu „7” oraz w prawidłowej kwocie.
Przychody za listopad zaewidencjonowane w kwocie ogółem 152.126 zł były zgodne ze stosowną dokumentacją potwierdzającą wykonaną sprzedaż, w tym z wydrukami z kasy fiskalnej, zestawieniami sprzedaży internetowej i płatności kartą płatniczą, a także z 98. fakturami wystawionymi w kasie z tytułu sprzedaży.
W przypadku 7. spektakli, przychody na kwotę ogółem 100.414,08 zł zaewidencjonowane zostały w listopadzie 2016 r. w prawidłowych kwotach oraz na właściwym koncie analitycznym, tj. koncie dotyczącym danego spektaklu.
Kontroli poddano Bilans sporządzony na dzień 31.12.2016 r., według którego należności instytucji wyniosły ogółem 126.035,32 zł i dotyczyły:
rozrachunków z odbiorcami w kwocie 28.805,88 zł,
rozrachunków z tytułu podatku VAT w kwocie 50.573 zł,
rozrachunków z tytułu podatku VAT do rozliczenia w następnym miesiącu w kwocie 10.884,82 zł,
rozrachunków z tytułu pożyczek mieszkaniowych w kwocie 35.771,62 zł.
Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2016 r., w którym należności ogółem wykazane zostały w łącznej kwocie 259.309,76 zł, w tym należności z tytułu gotówki i depozytów w kwocie 179.930,88 zł, należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 11.860 zł i pozostałe należności w kwocie 67.518,88 zł.
Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach 201 – Rozrachunki z odbiorcami, 225 – Rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT, 226 - Rozrachunki z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku VAT do odliczenia w następnym miesiącu i 289-1 – Rozrachunki z tytułu pożyczek mieszkaniowych.
Należności wymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-N w kwocie 11.860 zł uregulowane zostały w styczniu 2017 r.
Kontrolą objęto koszty poniesione przez Teatr w 2016 r. na kwotę 851.831,44 zł, tj. 12,1 % kosztów ogółem instytucji na łączną kwotę 7.031.038 zł, wykazanych w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2016 r.”. W toku kontroli, analizie poddano 42 dowody źródłowe, stanowiące podstawę dokonania płatności oraz związane z nimi umowy, zamówienia, protokoły, decyzje i oferty.
Kontrolę przeprowadzono w zakresie poprawności sporządzania i ewidencji dokumentów księgowych (kompletność: zapisów w dowodzie, w księdze oraz w zakresie kontroli bieżącej i dekretacji) oraz przestrzegania ustalonych w instytucji procedur kontroli finansowej.
Kontroli poddano także koszty w kwocie ogółem 271.398,60 zł, poniesione na spektakle „Nie dość blada królewna”, „Świąteczna sałatka” oraz „Tygrysek i Kapitan Morgan”, tj. 38,5% kosztów wszystkich spektakli za 2016 r. w kwocie ogółem 705.623,84 zł. W toku kontroli, analizie poddano 67 dowodów źródłowych, stanowiących podstawę zaewidencjonowania w koszty danego spektaklu.
Faktury dotyczące dostawy energii elektrycznej zaewidencjonowane dowodami U/31/08/16 i U/33/08/16 zaksięgowane zostały analitycznie, jako zużycie wody na koncie kosztów 419-00-01 - woda zamiast na koncie 419-00-02 – energia elektryczna.
Faktura nr FS/16/1/1 (dowód U/14/01/16) wystawiona tytułem prowadzenia obsługi rozdzielni i transformatora ujęta została w kosztach 2016 r., a powinna zostać ujęta w kosztach 2015 r. Według opisu merytorycznego zamieszczonego na fakturze, obciążenie dotyczyło „bieżącej konserwacji trafostacji za drugie półrocze zgodnie z umową”, a protokół załączony do faktury wystawiony został z datą 05.12.2015 r., z tytułu badania wykonanego w dniu 03.12.2015 r. Według art. 6 ust. 1 uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości w zakresie kontroli dokumentów:
Z 42. dowodów księgowych poddanych kontroli, 14 dowodów nie zawierało daty dokonania kontroli merytorycznej, 34 dowody - daty kontroli formalno – rachunkowej, 40 dowodów - daty akceptacji przez głównego księgowego i 40 dowodów - daty akceptacji przez dyrektora, mimo że wzór pieczątki stosowanej w Teatrze przewidywał taki element kontroli jak data.
Z 42. dowodów księgowych poddanych kontroli, 4 dowody nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli formalno – rachunkowej, 3 dowody - podpisu osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli merytorycznej i 2 dowody – podpisu dyrektora. Według pkt 5 w rozdziale III obowiązującej w Teatrze „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, dowód księgowy, w tym także dowód PK, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione. Na powyższe wskazano także w ust. 3 § 8 i 9 obowiązującej w Teatrze „Instrukcji kontroli finansowej”.
Wyciągi bankowe, stanowiące według art. 20 ust. 2 uor dowody zewnętrzne obce nie zawierały podpisów osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie kontroli i akceptację dowodu, tj. wbrew ww. zapisom „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”.
Dowody KW wystawiane w kasie głównej nie zawierały żadnego podpisu osoby zlecającej wypłatę. Raport kasowy kasy głównej, stanowiący dowód księgowy, nie zawierał ponadto potwierdzenia akceptacji (zatwierdzenia) dokonanego przez osobę upoważnioną.Według §14 ust. 1 obowiązującej w Teatrze „Instrukcji kasowej”, zastępcze dowody wypłat gotówki (tj. KW) mogły być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę, jeżeli wynikało to ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już podpisanych przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub osoby przez nich upoważnione.
Dowody zakupu (faktury, rachunki) nie zawierały przy opisie merytorycznym podpisu osoby zamieszczającej ten opis. W wymienionych opisach nie powoływano się ponadto na związek dokonywanych zakupów z konkretną umową lub zamówieniem, a szczegółowość tych opisów była w wielu przypadkach bardzo ograniczona. Według wyjaśnień głównego księgowego, dowody zakupu nie zawierały przy opisie merytorycznym podpisu osoby dokonującej opisu z przeoczenia, a faktury i rachunki opisywane były czytelnie i nie było problemu z odpowiednią kwalifikacją kosztów.
Opisy merytoryczne zamieszczone na fakturach dotyczących zakupu środków trwałych lub wartości niematerialnych nie zawierały wskazań (informacji) w zakresie zaewidencjonowania środka w księgach inwentarzowych, w tym także informacji o wystawieniu np. dokumentów OT, które przechowywane były w innym zbiorze dowodów tj. pod dowodami PK. Według art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, księgi inwentarzowe stanowią księgi pomocnicze, w których prowadzona jest stosowna ewidencja, w związku z czym wskazania w tym zakresie winny znaleźć się w opracowaniu faktury.
W toku kontroli stwierdzono, że nie zostały wypełnione zapisy § 3 pkt 8 ppkt 2 obowiązującej w Teatrze „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, według których umowy dotyczące robót i usług powinny być podpisane przez dwie osoby. Powyższe dotyczyło umowy nr 3/RR/2016 zawartej w dniu 04.10.2016 r. na modernizację systemu wentylacyjnego i umowy serwisowej zawartej w dniu 01.07.2014 r., umowy (bez numeru) zawartej w dniu 11.04.2016 r. na konserwację elementów drewnianych elewacji oraz umów na ochronę obiektu.
Na umowach zawartych przez Teatr nie było ponadto potwierdzenia kontroli wykonanej przez głównego księgowego oraz kontroli formalno – prawnej, a według § 2 pkt 13 obowiązującej w Teatrze „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, kontroli wstępnej podlegają w Teatrze m.in. projekty umów, zamówień i innych dokumentów powodujących powstawanie zobowiązań. Na dowód dokonania kontroli wstępnej dokumentu upoważniona osoba opatruje go podpisem i datą. Według wyjaśnień głównego księgowego, kontrole zostały przeprowadzone, a nie zamieszczono jedynie podpisu potwierdzającego wykonanie czynności kontrolnych. W przypadku kontroli formalno – prawnej była ona przeprowadzona elektronicznie.
W dokumentacji księgowej znajdowała się nota odsetkowa nr 3916002443 z dnia 08.01.2016 r. dotycząca nieterminowej zapłaty faktury nr 3150095904 z 2015 r., która zaksięgowana została:
w koszty 2016 r., a zgodnie z art. 6 ust. 1 uor, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,
bezpośrednio pod wyciągiem bankowym, bez zaewidencjonowania noty, jako dowodu księgowego, który stanowiła zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 uor,
bez stosownych podpisów potwierdzających dokonane kontrole oraz bez akceptacji dyrektora, zgodnie z pkt 5 w rozdziale III obowiązującej w Teatrze „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”,
bezpośrednio na konto 751-01-003 – odsetki zapłacone, z pominięciem stosownego konta zespołu „2” służącego do ewidencji rozrachunków z kontrahentami.
Według wyjaśnień głównego księgowego, kwota noty nie była znacząca i nie miała wpływu na sprawozdanie za 2015 rok.
W przypadku wszystkich 67. dowodów źródłowych stwierdzono, że koszty poniesione na spektakle „Nie dość blada królewna”, „Świąteczna sałatka” oraz „Tygrysek i Kapitan Morgan”, w kwocie ogółem 271.398,60 zł zostały zaewidencjonowane zgodnie z miejscem powstawania tych kosztów.
Kontroli poddano Bilans sporządzony na dzień 31.12.2016 r., według którego zobowiązania instytucji wyniosły ogółem 328.084,33 zł i dotyczyły:
rozrachunków z dostawcami w kwocie 61.217,22 zł,
rozrachunków z Urzędem Skarbowym w kwocie 27.327 zł,
rozrachunków z ZUS w kwocie 154.022,88 zł,
rozrachunków z tytułu wynagrodzeń w kwocie 27.904,09 zł,
rozrachunków z pracownikami w kwocie 2.255 zł,
pozostałych rozrachunków w kwocie 55.358,14 zł.
Kontrolą objęto także sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2016 r. w którym nie wykazano żadnych zobowiązań.
Kwoty zobowiązań wykazane w Bilansie były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach 200 – Rozrachunki z dostawcami, 220 – Rozrachunki z budżetem, 221 - Rozrachunki z ZUS, 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 234 – Rozrachunki z pracownikami i 249 – Pozostałe rozrachunki.
Jedyne zobowiązanie powyżej 12 – tu miesięcy stanowiła kwota 6.025,03 zł zaewidencjonowana na koncie 249 – Pozostałe rozrachunki. Powyższa kwota stanowiła zobowiązanie Teatru z tytułu kaucji otrzymanej na podstawie § 3 umowy o przejęcie praw i obowiązków wynikających z umowy najmu z dnia 15.07.2015 r.
Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 62. pracowników zatrudnionych w 2016 r., tj. 8% ogółu zatrudnionych.
Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.Kontrolą objęto wynagrodzenia na kwotę 381.248,75 zł, tj. 12,7 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wraz z honorariami pracowników Teatru w wysokości 2.990.551 zł, wykazanych w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za 2016 r.”
W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń stwierdzono, że wbrew przepisom ustawykominowej, dyrektorowi, zastępcy dyrektora i głównemu księgowemu wypłacone zostało w 2016 r. dodatkowe wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego w kwocie łącznej 4.224,48 zł. Naliczenia ww. wynagrodzenia dokonano na podstawie § 23 lit. e ust. 1 obowiązującego w Teatrze „Regulaminu wynagradzania”, według którego pracownikom teatru, za okres urlopu wypoczynkowego, przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w postaci średniej urlopowej.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy kominowej, osobom, o których mowa w art. 2, tj. m.in. dyrektorowi, zastępcy dyrektora oraz głównemu księgowemu samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną, które nie są jednocześnie spółkami handlowymi, a zatem również instytucji kultury, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy lub rodzaju umowy cywilnoprawnej stanowiącej podstawę zatrudnienia przysługuje, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, wyłącznie wynagrodzenie miesięczne. Zgodnie z ust. 2 i 3, osobom tym mogą być przyznane świadczenia dodatkowe oraz nagroda roczna.
Zgodnie z art. 11 ust. 2 ww. ustawy, świadczeniami dodatkowymi, o których mowa w art. 5 ust. 2 są świadczenia z tytułu zatrudnienia, w tym bytowe, socjalne, komunikacyjne oraz ubezpieczenia majątkowe i osobowe. Szczegółowy wykaz świadczeń, jakie mogą być przyznawane zgodnie z ww. przepisem, zawarty został w § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania. Ustawodawca szczegółowo wskazał świadczenia dodatkowe, jakie mogą być przyznane na gruncie ustawy kominowej, w związku z czym należy uznać, że świadczenia wskazane w rozporządzeniu stanowiły katalog zamknięty i tylko takie mogły być przyznane, co w opinii kontrolującego prowadzi do wniosku, że wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego należące do kategorii wynagrodzenia za pracę nie mogło zostać naliczone dyrektorowi, zastępcy dyrektora i głównemu księgowemu, bowiem w przypadku wymienionych osób, rodzaj wynagrodzenia jakie mogło być przyznane, podlegał ograniczeniu przez ustawę kominową.
Kontrola wykazała, że w 1. przypadku waktach osobowych nie było zakresu czynności pracownika, a w 1. przypadku zakres czynności był nieaktualny. Według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Środowisko wewnętrzneZałącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej),zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny, a aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika. Na obowiązek sporządzenia zakresu czynności wskazano także w § 7 ust. 3 obowiązującego w Teatrze „Regulaminu kontroli zarządczej”, według którego każdemu pracownikowi Teatru przedstawiono na piśmie opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono ponadto następujące nieprawidłowości:
W aktach osobowych głównego księgowego nie było potwierdzenia o niekaralności, a według art. 54 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), głównym księgowym może być osoba, która m.in. nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe.
W aktach osobowych pracowników przechowywane były oryginały dokumentów potwierdzających szkolenia pracowników, a według § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych), pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów oraz może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych 2. z 5. pracowników nie były posegregowane zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie akt osobowych, tj. w części A znajdowały się dokumenty, które winny być w części B (oświadczenia pracowników, indywidualny zakres obowiązków użytkownika systemu, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, świadectwo ukończenia studiów podyplomowych).
Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych byłKierownik Administracyjno - gospodarczy.
W pozostałym zakresie dokumentacja pracownicza prowadzona była zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.
We wszystkich przypadkach wynagrodzenia naliczone zostały na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminem wynagradzania obowiązującym w Teatrze.
Dopiero w trakcie kontroli, w przypadku 1. pracownika zakres czynności został sporządzony, a w przypadku 2. pracownika zakres został zaktualizowany oraz włączone zostało do akt głównego księgowego potwierdzenie o niekaralności.
Według deklaracji PIT-4R za 2016 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 208.383 zł.
Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2016 r. składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.116.084,95 zł.
W 2016 r. Teatr nie skorzystał z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo wypłaconych świadczeń ZUS w razie choroby i macierzyństwa na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Powyższe nie wypełniło zapisów art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp, według których wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.
Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2016 r. regulowane były w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Sprawozdanie finansowe Teatru, na które składało się wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans sporządzony na dzień 31 grudnia 2016 r., rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. oraz dodatkowe informacje i objaśnienia, poddane zostało badaniu biegłego rewidenta.
W toku kontroli badaniem objęto także sprawozdania:
Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2016 r. na kwotę ogółem 259.309,76 zł,
„Sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2016 r.”
Według „Sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2016 r.”:
Plan przychodów na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 6.972.704 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2016 r. o 241.013 zł.
Plan kosztów na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 7.031.038 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2016 r. o 299.347 zł.
Plan nakładów na inwestycje i zakupy inwestycyjne na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 300.000 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2016 r. o 100.000 zł
Wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych dokonał Wydział Kultury, zgodnie z ówcześnie obowiązującym brzmieniem art. 66 ust. 4 uor, według którego wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki.Sprawozdanie finansowe Teatru za 2016 r. poddane zostało badaniu przez biegłego rewidenta na podstawie § 8 ust. 5 Statutu Teatru, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XLIX/932/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 9 stycznia 2006 r. ze zm., którego tekst jednolity ogłoszony został w obwieszczeniu Nr 3/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 18 marca 2013 r. (zw. dalej Statutem) oraz zostało zatwierdzone Zarządzeniem Nr 296/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2017 r. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Teatru Lalek „Pleciuga” w Szczecinie za rok 2016 na podstawie § 8 ust. 4 Statutu.
Na uzyskane przez Teatr dotacje celowe na realizację zadań inwestycyjnych zawarte zostały stosowne umowy: umowa nr WK/NW/01/2016 na kwotę 200.000 zł oraz umowa nr WK/NW/U/67/2016 na kwotę 100.000 zł.
Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2016 r.
Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 5 protokołów, 3 arkusze spisu z natury, 6 oświadczeń oraz potwierdzenia sald i wydruki sald z systemu finansowo – księgowego.
Księgi inwentarzowe prowadzone były w systemie finansowo – księgowym.
W toku kontroli stwierdzono, że w skład komisji inwentaryzacyjnej powołanej przez dyrektora Zarządzeniem Nr 13/2016 z dnia 09.12.2016 r. weszły jedynie 2. osoby, co było niezgodne z zapisami § 8 ust. 1 obowiązującej w Teatrze „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, według której przewodniczącego komisji powołuje dyrektor na wniosek głównego księgowego, a pozostałych członków komisji – na wniosek przewodniczącego, w składzie co najmniej trzech osób.
Stwierdzono ponadto, że na członka zespołu do spisania paliwa dyrektor powołał Kierownika Administracyjno - gospodarczego, powołanego jednocześnie na przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Powyższe stało w sprzeczności z funkcją kontrolną przypisaną przewodniczącemu zapisami § 8 ust. 8 obowiązującej w Teatrze „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, według których kontrolę czynności przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji sprawuje m.in. przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.
Ostatni pełny spis z natury Teatru został przeprowadzony na koniec 2014 r. W celu wypełnienia zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie terminów i częstotliwości inwentaryzacji, kolejny taki spis powinien zostać przeprowadzony do końca 2018 r.
W dniu 09.12.2016 r. dyrektor wydał Zarządzenie Nr 13/2016 w sprawie powołania rocznej komisji inwentaryzacyjnej w Teatrze w 2016 r. oraz przeprowadzenia inwentaryzacji według planu wskazanego w załączniku nr 1 do zarządzenia.
W toku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości dotyczące wskazań dekretacyjnych:
Wskazania dekretacyjne zamieszczone na fakturach zakupu i sprzedaży nie obejmowały konta zespołu „2” w zakresie rozrachunków z kontrahentami, a „Zasady (polityka) rachunkowości” Teatru nie zawierały w tym zakresie żadnych zapisów o stosowanym uproszczeniu.
Na wyciągach bankowych oraz na fakturach zakupu i sprzedaży brak było podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne. Według wyjaśnień głównego księgowego, osoba dekretująca podpisuje faktury jako zgodne pod względem rachunkowym. Powyższe nie zostało jednak uwzględnione w obowiązujących procedurach kontrolnych Teatru.
Raporty kasowe kasy głównej nie zawierały wskazań dekretacyjnych i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Powyższe nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Do kasy głównej Teatru przyjmowane były m.in. wpłaty z tytułu spłaty pożyczek ZFŚS oraz wpłaty z tytułu spłaty rat PKZP, a w dokumentacji nie było odrębnych raportów kasowych dla wymienionych źródeł finansowania. Według wyjaśnień głównego księgowego, takich operacji gotówkowych było niewiele i na wszystkie wykonane zostały stosowne refundacje. Według kontrolującego, w celu przejrzystości operacji kasowych, jednostka powinna prowadzić odrębne raporty kasowe dla operacji realizowanych z różnych tytułów i różnych źródeł finansowania. W przypadku ZFŚS, powyższa kwestia powinna być uregulowana w procedurach Teatru jako uproszczenie. W przypadku PKZP, wpłaty powinny być przyjmowane bezpośrednio na raport kasowy PKZP, ponieważ środki finansowe PKZP nie są środkami Teatru, który zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo – pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo – kredytowych w zakładach pracy i umową zawartą w dniu 15.10.2015 r. z PKZP przy Teatrze Lalek „Pleciuga”, zobowiązany był jedynie do zapewnienia m.in. prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej, dostarczania druków i formularzy, dokonania na rzecz PKZP potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek oraz przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach.
W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w Teatrze:
Regulamin udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane
Kontrola wykazała, że obowiązujący w Teatrze „Regulamin organizacyjny” z dnia 26.05.2006 r., pozytywnie zaopiniowany przez Organizatora (pismo znak: WKiDK-II/CC/4015/73/06 z dnia 05.06.2006 r.) zawierał zapisy niezgodne ze Statutem Teatru. Według § 8 ust. 5 Statutu, roczne sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta przed jego zatwierdzeniem, a według pkt 2 w rozdziale V regulaminu organizacyjnego, badanie rocznego sprawozdania finansowego Teatru ustala się nie rzadziej niż 3 razy na 5 lat (pierwsze badanie w 2007 r.).
W toku kontroli stwierdzono także, że obowiązujące w Teatrze zasady rachunkowości nie zawierały:
wskazania dotyczącego wersji oprogramowania użytkowanego do ewidencji w 2016 r., a według art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, zasady powinny zawierać m.in. określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
opisu do kont zespołu „1”, „3”, „6” oraz kont pozabilansowych, a według art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, zasady powinny zawierać m.in. zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
aktualnego opisu do konta 845 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów w zakresie ewidencji dotacji na zadania inwestycyjne, które w opisie do konta nie zostały wymienione.
W przypadku pozostałych procedur obowiązujących w Teatrze stwierdzono ponadto, że:
„Instrukcja kontroli finansowej” zawierała w § 30 niezaktualizowane zapisy dotyczące użytkowanego w Teatrze programu finansowo – księgowego „Mikroplan”. Ww. zapisy nie zostały zmienione w 2009 r. wraz ze zmianą systemu finansowo księgowego z „Mikroplan” na TRANSKOM.
„Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów” zawierała nieprawidłowe zapisy dotyczące osób upoważnionych do podpisywania dokumentów. W § 6 rozdziału VII wskazano, że jedną z osób upoważnionych do podpisywania dokumentów był Zastępca Dyrektora ds. Administracyjno – Organizacyjnych, a według obowiązującego „Regulaminu organizacyjnego”, w Teatrze funkcjonowało stanowisko określone jako Zastępca dyrektora.W § 9 rozdziału IX - Harmonogram spływu dokumentów księgowych, opisane zostały ponadto zasady obiegu dowodów księgowych, jednak bez wskazania konkretnych terminów obiegu poszczególnych dokumentów.
Zapisy „Instrukcji gospodarki kasowej” nie zostały zaktualizowane o zasady obowiązujące przy ewidencji z wykorzystaniem oprogramowania TRANSKOM (np. § 23 instrukcji). W instrukcji nie zostały ponadto opisane zasady dokumentowania, ewidencji i rozliczania operacji realizowanych w kasie biletowej Teatru, w tym m.in. sporządzania i obiegu dowodu „Rozliczenie kasjera” oraz ewidencjonowania zakupów bezgotówkowych.
Procedury nie były na bieżąco aktualizowane w zakresie podstawy prawnej, w tym m.in. uor i uofp.
Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był dyrektor instytucji, na co wskazano m.in. w §8 zawartej z dyrektorem umowy z dnia 31 sierpnia 2012 r. w sprawie warunków organizacyjno – finansowych działalności teatru Lalek „Pleciuga” w Szczecinie oraz programu jego działania, według którego do zakresu obowiązków dyrektora należało m.in. wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów i zarządzeń.
Zasady rachunkowości Teatru wypełniały pozostałe zapisy art. 10 uor.
W procedurach obowiązujących w Teatrze nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową instytucji.
Kontroli poddano także praktykę stosowaną w Teatrze w zakresie informowania pracowników o wprowadzanych procedurach oraz ewidencjonowania zarządzeń wydawanych przez dyrektora.
Według oświadczenia złożonego przez dyrektora, w 2016 r. przeprowadzonych zostało w instytucji 8 kontroli. Informacja o 5. kontrolach przekazana została do WKiAW pocztą elektroniczną w dniu 18.01.2017 r., a zgodnie z §8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, ww. informacja powinna być przekazana niezwłocznie.
Protokoły z pozostałych 3. kontroli zewnętrznych przekazywane były na bieżąco.
W Teatrze prowadzono rejestr zarządzeń dyrektora, co sprzyjało przejrzystości działań podejmowanych przez dyrektora oraz pozwoliło na ustalenie kompletności zarządzeń przedstawionych do celów kontrolnych.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi Teatru:
Zwrócenie na rzecz Teatru kwoty 1.978,88 zł wypłaconej w 2016 r. tytułem naliczonego wbrew przepisom ustawy kominowej wynagrodzenia za okres urlopu wypoczynkowego oraz ww. wynagrodzenia wypłaconego w 2017 r.
Podjęcie działań w celu odzyskania wynagrodzenia za okres urlopu wypoczynkowego, wypłaconego w 2016 r. zastępcy dyrektora i głównemu księgowemu w kwocie ogółem 2.245,60 zł oraz wynagrodzenia wypłaconego w 2017 r., a także bieżące naliczanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Ustalenie cennika wynajmu sal i sprzętu oraz stosowanie go w praktyce w sposób umożliwiający przejrzyste określenie cen zastosowanych w umowach i fakturach sprzedaży, z uwzględnieniem przypadków, w których stosowane są ceny negocjowane.
Wprowadzenie do umów i faktur sprzedaży zapisów dotyczących terminów płatności, pozwalających na dochodzenie potencjalnych roszczeń Teatru oraz pisemne potwierdzanie przypadków przesunięcia terminu zapłaty wynikającego z umowy lub faktury.
Przeprowadzanie i potwierdzanie wykonanej kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi w Teatrze procedurami kontroli i obiegu dokumentów, w tym umów i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań oraz objęcie ww. czynnościami wszystkich dowodów księgowych wymienionych w art. 20 ust. 2 uor.
Ujmowanie kosztów w roku obrotowym, którego dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 uor.
Stosowanie opisów merytorycznych dowodów zakupu w sposób pozwalający na powiązanie zakupu z umową, zamówieniem lub zleceniem, a w przypadku zakupu środków trwałych, z księgami inwentarzowymi.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.
Przegląd i aktualizację zakresów czynności pracowników pod kątem zgodności z czynnościami faktycznie wykonywanymi.
Uregulowanie wszystkich stosowanych uproszczeń w obowiązujących w Teatrze procedurach, dotyczących sporządzania dowodów księgowych, ewidencji oraz obiegu i kontroli, w tym w zasadach (polityce) rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 4 uor.
Przygotowanie i wystąpienie do Organizatora o zaopiniowanie regulaminu organizacyjnego zawierającego zapisy zgodne ze Statutem Teatru w zakresie badania rocznego sprawozdania finansowego.
Przegląd procedur obowiązujących w Teatrze w celu ich zaktualizowania, uzupełnienia i ujednolicenia zapisów wspólnych.
Niezwłoczne przekazywanie informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w Teatrze.
udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2018/04/25, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2018/04/25 12:25:43
Andrzej Lejk 2018/04/25 12:25:43 nowa pozycja
liczba wizyt: 80591521 / aktualna strona: 47039 / najczęściej odwiedzane strony