Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0114-kdip1-3-4012-577-2018-2-jf
Timestamp: 2019-01-21 20:42:13
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 112
 art. 86

Art. 112
 art. 112
 art. 106
 Art. 106
 art. 20
 art. 20
 art. 21
 art. 180
 art. 181
 FSK 
 art. 247
 art. 246
 art. 246
 art. 247
 art. 112
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 15
 art. 86
 art. 88
 art. 2
 art. 112
 art. 106
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 86
 art. 86
 art. 15
 art. 86
 art. 86
 art. 88
 art. 112
 art. 86

Document Content:
♦ › Faktura › 0114-KDIP1-3.4012.577.2018.2.JF
Prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz archiwizacji w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 września 2018 r. (data wpływu 2 października 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 19 października 2018 r. (data wpływu 29 października 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 10 października 2018 r. (doręczone w dniu 15 października 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz archiwizacji w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur – jest prawidłowe.
W dniu 2 października 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz archiwizacji w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 19 października 2018 r. (data wpływu 29 października 2018 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 10 października 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.577.2018.1.JF (doręczone w dniu 15 października 2018 r.).
Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą przede wszystkim w zakresie produkcji oraz sprzedaży produktów mrożonych. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur i innych dokumentów księgowych od kontrahentów. Spółka otrzymuje część ww. dokumentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie PDF), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail Spółki. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja w formie papierowej - z racji faktu, iż w chwili obecnej część faktur jest przesyłana do Spółki w wersji elektronicznej jak również z powodu, iż odsetek dokumentów transakcyjnych przesyłanych do Spółki w wersji elektronicznej z roku na rok rośnie - staje się mniej zasadna, coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Obecnie wszystkie dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Dokumenty, które są doręczane Spółce w formie elektronicznie są drukowane i również są przechowywane w formie papierowej.
Aktualnie w Spółce prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zmiany fizycznego obiegu i archiwizacji (wersja papierowa) na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej.
W celu usprawnienia tego procesu Spółka zamierza wystąpić do kontrahentów o przesyłanie faktur w formie elektronicznej (np. w formacie PDF) na dedykowany do tego celu adres mailowy. Jednocześnie Spółka zdaje sobie jednak sprawę, że nie wszyscy kontrahenci Spółki będą zainteresowani taką formą przesyłania dokumentów. W związku z tym nadal akceptowalna będzie tradycyjna forma przesyłania przez kontrahentów dokumentów w wersji papierowej na adres siedziby Spółki. Faktury papierowe będą skanowane przez Spółkę do formatu PDF przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
Ponadto w związku z cyklicznymi wizytami przedstawicieli handlowych Spółki u kontrahentów faktury VAT w formie papierowej będą również odbierane przez pracowników Spółki. Niezwłocznie po ich otrzymaniu pracownik Spółki będzie zobowiązany do sfotografowania oryginalnego dokumentu faktury VAT oraz przesłania zdjęcia na dedykowany adres mailowy Spółki. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego.
Wnioskodawca zamierza objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury oraz faktury korygujące, duplikaty oraz załączniki do faktur np. potwierdzenia wykonanie usług oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów.
Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer. Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzację hasłem. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Aplikacja umożliwia uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, a także dodawanie adnotacji. Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych. Oprogramowanie stanowiące podstawę systemu archiwizacyjnego będzie współpracować z systemem finansowo-księgowym Spółki. Archiwizacja elektronicznych obrazów faktur kosztowych będzie realizowana poprzez umieszczenie takiego obrazu dokumentu na serwerze w bazie danych w postaci zapisu elektronicznego. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość.
Powyżej przedstawiona procedura będzie miała również zastosowanie do wszystkich faktur otrzymanych od kontrahentów (w tym w formie elektronicznej) jak również do zdjęć faktur przesłanych przez przedstawicieli handlowych Spółki, z zastrzeżeniem, że faktury te będą wprowadzane systemowo do elektronicznego obiegu dokumentów, tj. bez konieczności ich skanowania. Dokumentom tym, tak jak w przypadku faktur zeskanowanych, systemowo będzie nadawany numer, a cały proces akceptacji oraz archiwizacji będzie analogiczny jak w przypadku faktur zeskanowanych. Wszystkie dokumenty, które będą trafiały do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.
Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas. Dostęp do tych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych w formie elektronicznej z możliwością wydruku wskazanego dokumentu. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność). W momencie uruchomienia systemu archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych.
W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że w odniesieniu do wydatków dokumentowanych fakturami, fakturami korygującymi oraz duplikatami faktur (dalej: „dokument”) Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do dokumentów archiwowanych będzie m.in: weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak umowy, porozumienia, zlecenia, potwierdzenia wykonania usług, dokumenty potwierdzające przyjęcia towarów itp.
Ponadto, każdy dokument poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym przez osoby zajmujące się procesami księgowymi Spółki. Dodatkowo dana transakcja potwierdzona dokumentem będzie zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji (akceptacja merytoryczna) w świetle wewnętrznych procedur obowiązujących w Spółce. Tylko dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów podatkowych. Zdaniem Spółki zapewniona zostanie wiarygodna ścieżka audytu pomiędzy dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.
Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Spółki, planowany sposób obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów źródłowych.
Dokumenty, które Spółka otrzyma w formie papierowej, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych w zakresie tych dokumentów, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych i ujęciu w deklaracji VAT/Jednolitym Pliku Kontrolnym.
W związku z tym Spółka, po zniszczeniu papierowych wersji dokumentów, będzie posiadała dokumenty zarchiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej.
Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami art. 112a ustawy o VAT?
Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?
W przedstawionym zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami art. l12a ustawy o VAT.
Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani do bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również do bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. W konsekwencji, zdaniem Spółki, w przypadku spełnienia powyższych wymogów brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Muszą one jednakże nosić znamiona autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Pojęcia autentyczności i integralności treści faktur zostały określone w art. 106m ustawy o VAT. Według tego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści została natomiast określona jako brak zmian w danych, które zawiera faktura. Art. 106m ust. 4 ustawy o VAT wskazuje, że elementy te (integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność faktury) można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy o VAT. Spółka pragnie również zauważyć, że w przepisach ustawy o VAT nie została zakazana zmiana formatu faktur otrzymywanych przez podatników. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur - należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony będzie w sytuacji przechowywania dokumentów w Systemie Spółki, gdyż:
system, który Spółka zamierza wdrożyć zapewnia autentyczność pochodzenia faktury (system gwarantuje pewność, co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści oraz czytelność (przede wszystkim faktura VAT w wersji elektronicznej nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniana oraz jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku np. do papierowej wersji faktury),
Ze względu na powyższe okoliczności, zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur VAT, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT.
Należy również podkreślić, iż przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm., dalej: UoR) nie zabraniają przechowywania faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przepisy art. 20 tej ustawy wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. Dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu UoR. Należy uznać, iż dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Spółka zauważa, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Potwierdza to również orzecznictwo sądów administracyjnych. Przykładowo, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 lutego 2012 r., sygn. I FSK 655/11 stwierdził, że: „(...) stosownie do art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Z powołanych przepisów Dyrektywy 112 wynika zatem, że ustawodawcy pozostawiono decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów przechowywania faktur w prawie krajowym. (...) Uprawniona jest przy tym konstatacja, że w krajowym uregulowaniu zrezygnowano z użycia z obecnego w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. W akcie wykonawczym ustawodawca polski zastrzegając obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur „w oryginalnej postaci”, jednocześnie nie zastrzegł, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione”.
Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, iż faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie dopełniony.
Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.
odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków w przypadku, których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.
W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak otrzymania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.
Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z dnia 20 września 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.
Podobnie stwierdził również w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., nr 0114-KDIP1- 1.4012.419.2017.2.KOM: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznic elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji, gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.
Ponadto, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z dnia 5 września 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.349.2018.2.MK stwierdził: „Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej”.
Analogicznie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził również w interpretacji indywidualnej z dnia 13 czerwca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF: „Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej”.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 22 marca 2017 r., nr 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM,
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 marca 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN.
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Spółka zmierza wprowadzić archiwizację i obieg dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i zamierza wystąpić do kontrahentów o przesyłanie faktur w formie elektronicznej (np. w formacie PDF) na dedykowany adres mailowy. Jednocześnie nadal akceptowalna będzie tradycyjna forma przesyłania przez kontrahentów dokumentów w wersji papierowej na adres siedziby Spółki i wówczas faktury papierowe będą skanowane do formatu PDF osobno i będzie nadawany odrębny numer. Wnioskodawca zamierza archiwizować w ten sposób faktury, faktury korygujące, duplikaty oraz załączniki do faktur (potwierdzenia wykonania usług) oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzacji hasłem.
Wątpliwość Spółki dotyczy zgodności sposobu archiwizacji faktur z art. 112a ustawy.
W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur, faktur korygujących, duplikatów w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiający ich łatwe odszukanie i dostęp na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami.
Spółka przede wszystkim wskazuje, że będzie przechowywała elektroniczne obrazy dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, a stosowane procedury oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią zmianę danych na zeskanowanych dokumentach - zapewniona zostanie zatem ich integralność. Poza tym dokumenty będą miały odpowiednią jakość i czytelność. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, np. weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak umowy, porozumienia, zlecenia, potwierdzenia wykonania usług, dokumenty potwierdzające przyjęcia towarów itp. Wskazano również, że dokumenty otrzymane w formie papierowej będą niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych i rozliczeniu w deklaracji.
Wobec tego opisane czynności wskazują, że w Spółce funkcjonuje kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności ich treści. Poza tym – jak wskazano – zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać po numerze dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto, a dostęp do tych dokumentów będzie zapewniony na żądanie organów skarbowych. Wskazano również, że dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że na gruncie przepisów ustawy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych faktur w formie elektronicznej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy zostanie dopełniony.
Zatem stanowisko w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.
Wątpliwość Spółki dotyczy również prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy.
Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.
Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
Wobec tego należy stwierdzić, że przesłanka decydująca o prawie do odliczenia podatku naliczonego nie dotyczy samej formy przechowywania dokumentów (tj. papierowej lub elektronicznej), o ile otrzymywane faktury są przechowywane w sposób wynikający z art. 112a ustawy.
W konsekwencji zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Zatem, przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy, brak otrzymania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.
Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.
Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur. Nie sprzeciwiają się przepisy, aby w ten sposób mogły być przechowywane również załączniki do faktur (potwierdzenia wykonanie usług) oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów.
Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
0114-KDIP1-3.4012.577.2018.2.JF
0112-KDIL2-1.4012.535.2018.1.BC | Interpretacja indywidualna
0112-KDIL2-2.4012.524.2018.1.LS | Interpretacja indywidualna
0115-KDIT1-3.4012.419.2018.1.BJ | Interpretacja indywidualna
0111-KDIB3-3.4012.272.2018.1.PJ | Interpretacja indywidualna