Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/ippp3-443-1206-14-2-mc
Timestamp: 2017-09-25 18:53:58
Legal References Found: art. 14
 art. 2
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112

Art. 2
 art. 2
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106

Document Content:
W zakresie uznania czy planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego
IPPP3/443-1206/14-2/MCinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 grudnia 2014 r. (data wpływu 8 grudnia 2014 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego - jest prawidłowe.
W dniu 8 grudnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.
Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą (dalej jako „Firma” lub „Kancelaria”). W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca zajmuje się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz prowadzona jest kancelaria doradcy podatkowego. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.
W związku z rozwojem Firmy, a co za tym idzie rosnącą liczbą świadczonych usług oraz powszechną komputeryzacją usług księgowych planowane jest wdrożenie nowego systemu otrzymywania, wysyłania i archiwizacji dokumentów księgowych podmiotów na rzecz których Kancelaria świadczy swoje usługi. Ze względu na obowiązujące okresy przez jakie podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, konieczna jest ich archiwizacja, która ze względu na ilość dokumentów staje się coraz trudniejsza. Łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum oraz koniecznością wykonywania dodatkowych prac przez pracowników Kancelarii przepakowujących dokumenty z segregatorów w specjalne zabezpieczające kartony do archiwizacji.
Kancelaria zamierza wdrożyć system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Nowy system będzie polegać na tym, że otrzymywane w formie papierowej dokumenty (faktury) będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej, lub też będą już wysyłane przez klientów Kancelarii w postaci skanów oryginalnych dokumentów w szczególności: faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów (dalej jako „Dokumenty”).
Dokumenty otrzymywane przez Kancelarię w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub w postaci obrazu (np. JPG), również dokumenty wysyłane lub przekazywane już przez klientów w formie skanu także będą zapisywane w jednym z tych formatów w zależności od tego w jakim formacie klient prześle lub przekaże Dokument. Powyższe uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Dokumenty będą przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do oznaczonych folderów otrzymując swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu. Dodatkowo Dokumenty księgowe będą widoczne także jako Dokumenty w pdf. lub jako obrazy bezpośrednio w systemie finansowo - księgowym w miejscu ich ewidencji, co znacznie ułatwi ich odszukanie.
Po zeskanowaniu Dokumentów, Kancelaria zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Kancelarii, papierowe wersje Dokumentów będą zwracane klientom. Kancelaria będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub przekaże takie „elektroniczne” archiwum klientowi. Elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów będą przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Umożliwi to łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
Przedmiotem interpretacji są wątpliwości czy planowany system przyjmowania i archiwizacji dokumentów (faktur) odpowiada warunkom zapisanym w obecnie obowiązujących przepisach podatkowych. W szczególności, czy prawidłowe będzie księgowanie i przechowywanie Dokumentów jedynie w postaci plików (pdf. lub jpg) bez konieczności ich fizycznej archiwizacji w wersji papierowej.
Czy planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji Dokumentów (faktur) w postaci elektronicznej jest zgodny z obowiązującymi obecnie przepisami i nie ma potrzeby przechowywania wersji papierowej tych dokumentów...
Planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji Dokumentów spełnia warunki zawarte w przepisach ustaw podatkowych.
Jak stanowi art. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm. (dalej jako „Ustawa”) ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
fakturze elektronicznej rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
W świetle art. 106b ust. 1 Ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
W świetle art. 106j ust. 1 Ustawy, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury,
Jako stanowi art. 106m ust. 5 Ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Należy zwrócić uwagę, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.
Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilości wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
Z kolei, zwrot wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika. Według art. 112 Ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 Ustawy).
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Kancelaria planuje wdrożyć nowy system otrzymywania i archiwizacji Dokumentów księgowych. Polegać on będzie na tym, że Firma otrzymywać będzie od swoich klientów faktury w postaci skanu oryginału zapisanego w postaci PDF, a w przypadku, gdy Kancelaria otrzyma dokument w formie papierowej, będzie on skanowany zapisywany w formacie PDF i tylko w takiej wersji elektronicznej będzie on przechowywany. Zapisane w formacie elektronicznym Dokumenty będą archiwizowane na specjalnie do tego celu dedykowanym serwerze komputerowym, do którego dostęp będą miały jedynie uprawnione do tego osoby. System archiwizacji pozwoli na dokładne skatalogowanie Dokumentów z podziałem na okresy i pozwoli na łatwy dostęp do danych Dokumentów organom podatkowym.
Planowany elektroniczny system archiwizacji umożliwi Kancelarii wydrukowanie kopii Dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii Dokumentu będzie identyczna z treścią Dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. System, zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów poprzez przejrzyste rozpoznanie ścieżki przesyłu dokumentu od danego klienta Kancelarii. Innymi słowy system pozwoli zidentyfikować podmiot wysyłający dany dokument. Zapis w formacie elektronicznym zapewni również integralność treści archiwizowanych Dokumentów, nie pozwoli on bowiem na zmiany (modyfikacje) pierwotnej treści skanowanego i zapisywanego Dokumentu.
Należy zwrócić uwagę, że przepisy prawa polskiego nie nakładają na podatnika obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów.
Z uwagi na powyższe Wnioskodawca uważa, że planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizowania Dokumentów spełnia warunki, o których mowa w przepisach ustaw podatkowych w tym ustawie o podatku od towarów i usług.
Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast art. 2 pkt 32 ustawy stanowi, że przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
W myśl art. 112a ust. 3 ustawy przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).
Na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.
Natomiast, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.
Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednak sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.
Z okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz prowadzeniem kancelarii doradcy podatkowego. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca zamierza wdrożyć system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Nowy system będzie polegać na tym, że otrzymywane w formie papierowej dokumenty (faktury) będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej, lub też będą już wysyłane przez klientów Wnioskodawcy w postaci skanów oryginalnych dokumentów w szczególności: faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów. Dokumenty otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub w postaci obrazu (np. JPG), również dokumenty wysyłane lub przekazywane już przez klientów w formie skanu także będą zapisywane w jednym z tych formatów w zależności od tego w jakim formacie klient prześle lub przekaże dokument. Powyższe uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże dokumentach. Dokumenty będą przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do oznaczonych folderów otrzymując swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu.
Po zeskanowaniu dokumentów, Wnioskodawca zamierza prowadzić archiwizację dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje dokumentów będą zwracane klientom. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub przekaże takie „elektroniczne” archiwum klientowi. Elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów będą przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Umożliwi to łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzą do wniosku, że w opisanej sprawie planowany przez Wnioskodawcę system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji faktur w postaci elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury w związku z czym należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w postaci elektronicznej będzie zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego.
Tym samym planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji faktur w postaci elektronicznej jest zgodny z obowiązującymi obecnie przepisami i nie ma potrzeby przechowywania wersji papierowej tych dokumentów.
IPPP1/443-1295/14-2/KC | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie > IPPP3/443-1206/14-2/MC