Source: http://www.praktycznezamowieniapubliczne.pl/category/elektronizacja-zamowien-publicznych/
Timestamp: 2019-09-16 00:46:58
Legal References Found: art. 2
 art. 106
 art. 13
 art. 6
 art. 3
 art. 3
 art. 9
 art. 3

Art. 4

Art. 4
 art. 346

Art. 4
 art. 131

Art. 4

Art. 4

Art. 5
 art. 4

Art. 4
 art. 4
 art. 5
 art. 5
 art. 20

Art. 20
 art. 21

Art. 20
 art. 4
 art. 3
 art. 4
 art. 8

Document Content:
Archiwum kategorii: Elektronizacja zamówień publicznych
15 stycznia 2019 Agnieszka	Dodaj komentarz
Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. 2018 r., poz. 2191) wejdzie w życie w dniu 18 kwietnia 2019 roku.
„1) zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyozwanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zwanego dalej „platformą”;
2) zadania ministra właściwego do spraw gospodarki związane z funkcjonowaniem platformy i warunki powierzania tych zadań innym podmiotom.“
W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy, że: „celem ustawy jest wprowadzenie możliwości przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych między systemami informatycznymi w zamówieniach publicznych, jako jednego z obszarów fakturowania. Zobowiązanie zamawiających do przyjmowania m.in. faktur elektronicznych w ustandaryzowanym formacie umożliwi wdrożenie dyrektywy 2014/55/UE, a także pozwoli na uporządkowany rozwój rozwiązań technicznych i technologicznych oferowanych w obrocie handlowym.“
Elektroniczna faktura to faktura, która spełnia wymagania określone w art. 2 pkt 32 ustawy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174). Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług pod pojęciem faktury elektronicznej należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Artykuły 106 e oraz 106 f ww. ustawy zawierają wskazanie tego, co powinna zawierać faktura, natomiast art. 106 g reguluje sposób wystawienia faktury. Przy czym w przypadku wystawiania faktury w formie elektronicznej ustawa wskazuje, że:
„W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.“
Ważne: Elektroniczna faktura ma ponadto spełniać wymagania umożliwiające jej przesyłanie za pomocą platformy – mowa o platformie, która zostanie utworzona na podstawie art. 13 tejże ustawy. Platforma, o której mowa to Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Z informacji zamieszczonych na stronie internetowej efaktura.gov.pl wynika, że możliwe będzie korzystanie z platformy na dwa sposoby:
– aplikację webową – dostęp do platformy będzie możliwy za pośrednictwem strony www,
– aplikację desktopową – dostęp do platformy będzie możliwy za pośrednictwem oprogramowania instalowanego na dysku komputera.
Z informacji wynika, że w ramach każdego ze sposobów korzystania z platformy zostaną zaoferowane usługi przez dwóch brokerów. Na ww. stronie została udostępniona wersja testowa platformy – można zatem sprawdzić jej działanie przy użyciu danych testowych.
Elementy faktury:
Ustawa w art. 6 reguluje zawartość ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wskazując, że:
Zawiera ona elementy wymagane ustawą o podatku od towarów i usług oraz informacje dotyczące odbiorcy płatności a także wskazanie umowy zamówienia publicznego.
Ustawodawca dopuścił zamieszczenie w treści ustrukturyzowanej faktury elektronicznej również innych elementów jeśli „są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.“
W projekcie ustawy czytamy, że: „W ustawie założono przesyłanie faktur elektronicznych zgodnie z dotyczącą fakturowania normą europejską EN-16931-1:2017, do której odniesienie zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej przez Komisję Europejską na podstawie przepisu art. 3 ust. 2 dyrektywy 2014/55/UE w decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2017/1870 z dnia 16 października 2017 r. w sprawie publikacji odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE (Dz. Urz. UE L 266 z 17.10.2017, str. 19). Przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych jest istotnym krokiem ku pełnej elektronizacji obiegu dokumentów w fazie wykonywania zamówień publicznych.“
Ustawa o elektronicznym fakturowaniu reguluje również zasady przesyłania innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z zamówieniami publicznymi. Pod pojęciem tych innych dokumentów należy rozumieć „dokument elektroniczny inny niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669), spełniający wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy, związany z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego“. Zgodnie natomiast z definicją dokumentu elektronicznego, o którym mowa w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zamówienia publiczne „dokument elektroniczny – stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych“.
Elementy innego ustrukturyzowanego dokumentu elektronicznego:
Ustawa w swej treści wskazuje, że dokument taki (np. awizo dostawy, potwierdzenie odbioru – takie dokumenty przykładowe wymienia uzasadnienie do projektu ustawy) winien zawierać wskazanie „umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy.“
Lista innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych:
Co istotne, zgodnie z treścią ustawy w drodze rozporządzenia zostanie określona lista innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, uwzględniając rodzaje dokumentów stosowanych przez zamawiających i wykonawców w związku z realizacją zamówień publicznych – art. 9 ust. 2 ustawy.
Ilekroć w ustawie mowa jest o zamówieniach publicznych to pod tym pojęciem należy rozumieć nie tylko zamówienia, o których mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych ale również umowę koncesji oraz umowę o partnerstwie publiczno-prywatnym.
Jak zostało już wskazane, ustawa reguluje sposób przesyłania między zamawiającym a wykonawcą faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Przy czym w treści art. 3 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu znalazło się wyłączenie, które dotyczy następujących zamówień publicznych (przepisy dotyczące elektronicznego fakturowania nie mają zastosowania do tego rodzaju zamówień wskazanych poniżej):
Art. 4 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. „zamówień lub konkursów:
– w zakresie, w jakim ochrona istotnych interesów dotyczących bezpieczeństwa państwa określonych w lit. a-d nie może zostać zagwarantowana w inny sposób niż udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy.“
Art. 4 pkt 5b ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.
„zamówień, dotyczących produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi, o których mowa w art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, jeżeli wymaga tego podstawowy interes bezpieczeństwa państwa, a udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy nie wpłynie negatywnie na warunki konkurencji na rynku wewnętrznym w odniesieniu do produktów, które nie są przeznaczone wyłącznie do celów wojskowych;“
Art. 4 b ust. 1 pkt 1 – 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj:
„zamówień, o których mowa w art. 131a ust. 1:
3) udzielanych do celów działalności wywiadowczej;“
Art. 4b ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.
„zamówień udzielanych w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej, w tym zakupów cywilnych realizowanych podczas rozmieszczenia sił zbrojnych, oraz sił, do których podstawowych zadań należy ochrona bezpieczeństwa, w przypadku gdy względy operacyjne wymagają ich udzielenia wykonawcom usytuowanym w strefie prowadzenia działań“
Art. 4b ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.
„zamówień udzielanych przez rząd Rzeczypospolitej Polskiej rządowi innego państwa związanych z:
c) robotami budowlanymi i usługami do szczególnych celów wojskowych lub newralgicznymi robotami budowlanymi lub usługami;“
Art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d) ustawy o umowie koncesji, tj. umów koncesji
„w przypadku których stosowanie przepisów ustawy nakładałoby na zamawiającego obowiązek przekazania informacji, których ujawnienie jest sprzeczne z podstawowymi interesami bezpieczeństwa państwa, w zakresie, w jakim ochrona ich nie może zostać zagwarantowana w inny sposób niż udzielenie zamówienia z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy“.
W stosunku do pozostałych zamówień – nawet tych które są wyłączone z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych – ustawa o elektronicznym fakturowaniu znajduje zastosowanie. Świadczy o tym treść art. 4 ust. 3 tejże ustawy, który stanowi, że: „W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych“. Wyłączenie stosowania ustrukturyzowanych faktur może nastąpić w takich przypadkach wyłącznie na podstawie decyzji zamawiającego, która zostanie ujawniona w odpowiednim dokumencie wszczynającym postępowanie o udzielenie takiego zamówienia.
Obowiązek przyjęcia ustrukturyzowanej fakury:
Zgoda stron na przesyłanie innych ustrukturyzowanych dokumentów:
Art. 4 ust. 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu stanowi, że do wysyłania i odbierania innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za pośrednictwem platformy wymagana jest zgoda drugiej strony. W przeciwnym wypadku przesyłanie i odbieranie dokumentów nie będzie dopuszczalne – w świetle takiego brzmienia przepisu ustawy.
Upoważnienie innego podmiotu do odbioru faktury elektronicznej:
Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o elektronicznym fakturowaniu zamawiający może upoważnić do odbioru ustrukturyzowanych faktur lub innych ustrukturyzowanych dokumentów także inne osoby lub jednostki nieposiadające osobowości prawej – dotyczy to oczywiście faktur i innych dokumentów przesyłanych za pomocą platformy. Taka sytuacja ma miejsce, gdy obsługa faktur jest delegowana np. do podległej, wyspecjalizowanej jednostki lub jednostki zewnętrznej, która działa w imieniu i z upoważnienia zamawiającego.(tak w uzasadnieniu do projektu ustawy).
Upoważnić inne podmioty do wysyłania usktrukturyzowanych faktur elektronicznych lub innych ustrukturyzowanych dokumentów może również wykonawca , ale o tym w części poniżej.
Obowiązek posiadania konta:
Ustawa w art. 5 ustanawia dla zamawiającego obowiązek posiadania konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania. Konto winno być założone przez zamawiającego zanim otrzyma on pierwszą ustrukturyzowaną elektroniczną fakturę – czyli przed przewidywanym terminem otrzymania takiej faktury.
Wykonawca natomiast wysyła ustrukturyzowane faktury elektroniczne lub inne ustrukturyzowane dokumenty z własnego konta – chyba, że do wysyłania tych dokumentów za pomocą platformy upoważnił inną osobę lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej. W przypadku jednak, gdzie ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inny ustrukturyzowany dokument będzie wysyłał podmiot upoważniony przez wykonawcę wówczas ustawodawca wymaga, aby w treści przesyłanego dokumentu wykonawca zamieścił stosowną adnotację. Z brzmienia przepisu wynika zatem, że jeśli to nie wykonawca za pomocą swojego konta na platformie przesyła dokument do zamawiającego winien na takim dokumencie zaznaczyć w formie adnotacji, że w jego imieniu robi to upoważniony przez niego do dokonania tej czynności podmiot.
Do założenia konta na platformie konieczne jest uwierzytelnienie. Ustawa w art. 5 ust. 5 stanowi, że : „Uwierzytelnienie użytkownika platformy następuje w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.“
Art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne stanowi, że:
„Uwierzytelnienie użytkownika systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego, w którym udostępniane są usługi Online, wymaga użycia:
1) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. poz. 1579 oraz z 2018 r. poz. 650 i 1544), lub
3) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi Online.“
Art. 20 ust. 2 ww. ustawy stanowi natomiast, że:
„Podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemu teleinformatycznego, może umożliwiać użytkownikowi uwierzytelnienie w tym systemie także przez zastosowanie innych technologii.“
Ustawa reguluje również kwestię przetwarzania danych osobowych, wskazując m.in, iż administratorem danych osobowych przetwarzanych na platformie jest minister właściwy do spraw gospodarki.
W przypadku zamówień wyłączonych z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8, umów koncesji, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o umowie koncesji, oraz umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, o których mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym – zapisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym znajdą zastosowanie od dnia 1 sierpnia 2019 roku.
Ponadto ustawa nie znajdzie zastosowania do postępowań wszczętych przed niem wejścia w życie niniejszej ustawy oraz do umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy o elektronicznym fakturowaniu.
OpenPEPPOL:
Ponadto w ustawie „przewidziano członkostwo ministra właściwego do spraw gospodarki w międzynarodowym stowarzyszeniu OpenPEPPOL. Stowarzyszenie OpenPEPPOL zapewnia możliwość elektronicznej wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych za pomocą sieci wzajemnie połączonych systemów teleinformatycznych zgodnych z platformą elektronicznego fakturowania. Tym samym członkostwo w OpenPEPPOL pozwala na spełnienie celu, jaki został postawiony w dyrektywie 2014/55/UE, czyli usprawnienie wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w Europejskim Obszarze Gospodarczym.“ Powyższa regulacja znalazła się w art. 8 ustawy. OpenPEPPOL to „stowarzyszenie międzynarodowe z siedzibą w Brukseli, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.“
faktura elektronicznaustrukturyzowany inny dokument elektroniczny