Source: http://prawo.vagla.pl/node/6729
Timestamp: 2019-11-18 20:25:30
Legal References Found: art. 1
 art. 1
 art. 14
 art. 14
 art. 1
 art. 1
 art. 1
 art. 106
 art. 1
 art. 1
 art. 1
 art. 14
 Art. 14

Document Content:
Wiele pytań o integralność, przechowywanie i oświadczenia operatora EDI | prawo | VaGla.pl Prawo i Internet
Sygnatura 1472/RPP1/443-103/2006/PS
Data 2006.02.16
Autor Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie
1. Czy w świetle § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119), dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie:
a) zawarcie przez Spółkę z jej kontrahentem umowy o przesyłanie faktur drogą elektroniczną, która będzie zgodna z umową modelową określoną w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiejoraz
b) oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści.
2. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a jej kontrahentami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, można zrezygnować z drukowania i przechowywania oryginałów tych faktur w formie papierowej ?
3. Czy można uznać, że integralność treści faktury, o której mowa w § 4 ww. rozporządzenia jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury elektronicznej na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) ma w systemie komputerowym Spółki taką samą treść, lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym kontrahenta?
4. Czy można uznać, że integralność treści faktury, o której mowa w § 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury elektronicznej na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) nie jest identyczny z kodem informatycznym stanowiącym formę podstawową faktury elektronicznej w jakiej zapisana jest ona i przetwarzana w systemie informatycznym, jednak istnieje bezpośredni i weryfikowalny związek pomiędzy powyższym kodem, a wydrukiem faktury elektronicznej?
5. Czy miejscem przechowywania faktur w formie elektronicznej w rozumieniu § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia jest adres podmiotu, który administruje serwerem informatycznym, na którym przechowywane są faktury w formie elektronicznej, czy adres pod którym zlokalizowany jest przedmiotowy serwer ?
6. Czy obowiązek przechowywania oraz udostępniania danych gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur przesyłanych w formie elektronicznej, określony w § 6 ust. 6 ww. rozporządzenia, zostanie spełniony w przypadku przechowywania oraz zagwarantowania organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do:
a) umowy o przesyłanie faktur drogą elektroniczna, która będzie zgodna z umową modelową określoną w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej,
b) oświadczenia realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści ?
7. Czy obowiązek przechowywania faktur w formie elektronicznej, o którym mowa w § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, zostanie zachowany w przypadku zawarcia przez Spółkę z podmiotem świadczącym usługi informatyczne umowy, na podstawie której podmiot zobowiąże się i wykonana zobowiązanie do przechowania w imieniu Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania?
W związku z wnioskiem Spółki z dnia 4 listopada 2005 r. (data wpływu do Urzędu 16 listopada 2005 r.) - w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu stosowania przepisów prawa podatkowego - w części dotyczącej pytań nr 1, 2, 3, 6 oraz 7 zawartych w przedmiotowym wniosku - Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, na podstawie art. 14a § 4 w związku z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.)
Z treści wniosku wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności zamierza podjąć czynności mające na celu ustalenie oraz wdrożenie procedur umożliwiających przesyłanie oraz otrzymanie przez Spółkę faktur VAT drogą elektroniczną.
W omawianym zakresie Spółka planuje:
* zawrzeć z podmiotem świadczącym usługi informatyczne umowę, zgodnie z którą podmiot ten będzie uczestniczył w przekazywaniu faktur sporządzonych w wersji elektronicznej, wysyłanych i odbieranych przez Spółkę w systemie wymiany danych elektronicznych (EDI), poprzez translację kodu informatycznego, w którym faktura elektroniczna została opracowana przez jej wystawcę, na kod informatyczny akceptowany dla systemu informatycznego odbiorcy,
* zawrzeć z kontrahentami Spółki umowy dotyczące wymiany faktur drogą elektroniczną zgodnie z umową modelową określoną w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994 r.),
* zawrzeć z podmiotem świadczącym usługi informatyczne umowę, zgodnie z którą podmiot ten będzie przechowywał na zlecenie Spółki w swoim systemie informatycznym zapisy faktur wysyłanych oraz otrzymanych przez Spółkę drogą elektroniczną. Zgodnie z powyższą umową Spółka będzie miała dostęp do przechowywanych faktur, polegający na możliwości wczytywania przechowywanej przez usługodawcę faktury w formie elektronicznej do komputera Spółki oraz wyświetlenia na ekranie komputera Spółki graficznego odwzorowania tejże faktury elektronicznej z możliwością jej wydruku.
W związku z powyższymi zamierzeniami Spółka zwraca się o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania.
1. Czy w świetle § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu albo organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119), dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie:a) zawarcie przez Spółkę z jej kontrahentem umowy o przesyłanie faktur drogą elektroniczną, która będzie zgodna z umową modelową określoną w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiejorazb) oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści ? Zdaniem Spółki spełnienie powyższych warunków jest wystarczające do tego, aby obowiązek wynikający z § 4 pkt 2 ww. rozporządzenia został zachowany.
2. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a jej kontrahentami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, można zrezygnować z drukowania i przechowywania oryginałów tych faktur w formie papierowej ?W przekonaniu Spółki we wspomnianym przypadku można zrezygnować z drukowania i przechowywania oryginałów faktur w formie papierowej.
3. Czy można uznać, że integralność treści faktury, o której mowa w § 4 ww. rozporządzenia jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury elektronicznej na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) ma w systemie komputerowym Spółki taką samą treść, lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym kontrahenta? Spółka stoi na stanowisku, iż w przypadku zaistnienia sytuacji zawartej w pytaniu można uznać, iż jest zachowana integralność treści faktury, o której mowa w § 4 ww. rozporządzenia.
4. Czy można uznać, że integralność treści faktury, o której mowa w § 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury elektronicznej na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) nie jest identyczny z kodem informatycznym stanowiącym formę podstawową faktury elektronicznej w jakiej zapisana jest ona i przetwarzana w systemie informatycznym, jednak istnieje bezpośredni i weryfikowalny związek pomiędzy powyższym kodem, a wydrukiem faktury elektronicznej? W przekonaniu Spółki, zgodnie z istotą rozwiązań informatycznych leżących u podstaw elektronicznej wymiany danych EDI faktura elektroniczna jest formułowana oraz przesyłana w systemach informatycznych jako dokument zawierający szereg ciągów znaków nieczytelnych lub trudno czytelnych dla człowieka. Dopiero odwzorowanie powyższych ciągów znaków na podstawie algorytmów i oprogramowania, na ekran monitora lub w formie wydruku na papierze sprawia, że faktura elektroniczna staje się czytelna dla człowieka. W ocenie Spółki można uznać, że integralność treści faktury, o której mowa w § 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury elektronicznej na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) nie jest identyczny z kodem informatycznym stanowiącym formę podstawową faktury elektronicznej w jakiej zapisana jest ona i przetwarzana w systemie informatycznym, jednak istnieje bezpośredni i weryfikowalny związek pomiędzy powyższym kodem, a wydrukiem faktury elektronicznej.
5. Czy miejscem przechowywania faktur w formie elektronicznej w rozumieniu § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia jest adres podmiotu, który administruje serwerem informatycznym, na którym przechowywane są faktury w formie elektronicznej, czy adres pod którym zlokalizowany jest przedmiotowy serwer ? Zdaniem Spółki miejscem przechowywania faktur w formie elektronicznej w rozumieniu § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia jest adres, pod którym zlokalizowany jest serwer informatyczny, na którym przechowywane są faktury w formie elektronicznej.
6. Czy obowiązek przechowywania oraz udostępniania danych gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur przesyłanych w formie elektronicznej, określony w § 6 ust. 6 ww. rozporządzenia, zostanie spełniony w przypadku przechowywania oraz zagwarantowania organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do: a) umowy o przesyłanie faktur drogą elektroniczna, która będzie zgodna z umową modelową określoną w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej,b) oświadczenia realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści ? W ocenie Spółki wynikający z § 6 ust. 6 ww. rozporządzenia obowiązek przechowywanie oraz udostępnienia danych jest zagwarantowany w przypadku przechowywania oraz zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do wspomnianych dokumentów.
7. Czy obowiązek przechowywania faktur w formie elektronicznej, o którym mowa w § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, zostanie zachowany w przypadku zawarcia przez Spółkę z podmiotem świadczącym usługi informatyczne umowy, na podstawie której podmiot zobowiąże się i wykonana zobowiązanie do przechowania w imieniu Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania? Zdaniem Spółki przywołane rozporządzenie nie wprowadza zakazu zawierania przez podmioty przesyłające oraz otrzymujące faktury elektroniczne umów o świadczenie usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz udostępnianie tych faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przekonaniu Spółki granice swobody przedsiębiorców w powyższym zakresie wyznaczają przepisy omawianego rozporządzenia, w szczególności jego § 6, określający zasady przechowywania faktur elektronicznych, formę w jakiej mają być przechowywane oraz zasady ich udostępniania właściwym organom. W ocenie Spółki, w przypadku spełnienia przez przedsiębiorcę powyższych obowiązków, z punktu widzenia rozporządzenia, nie jest istotne, że przedsiębiorca posługuje się fachowym usługodawcą w procesie przechowywania faktur.
W dniu 4 sierpnia 2005 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przytoczone rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z poźn. zm.) wypełniając zarazem dyspozycje nałożone ww. ustawą, dotyczące określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Ustosunkowując się do pytań Spółki Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie informuje jak niżej.
1. Odnosząc się do kwestii zawartej w pierwszym pytaniu Spółki należy podkreślić, iż w § 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów zastrzeżono, że warunkiem wystawiania, przesyłania i przechowywania w formie elektronicznej faktur jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści bezpiecznym podpisem elektronicznym lub przez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Dostawca usług EDI powinien zagwarantować w umowie między nim a Spółką, że świadczona z jego strony wymiana danych elektronicznych spełnia standardy umowy w sprawie europejskiego modelu EDI opisane w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19.10.2004 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych wymiany danych elektronicznych (Dz. Urz. L 338 z 28.12.1994) a poza tym procedury stosowane przy powyższej wymianie gwarantują autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Taka gwarancja dostawcy usług EDI jest wystarczająca do spełnienia wymogów, o których mowa w § 4 pkt 2 rozporządzenia. Dodatkowo autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych zapewniają postanowienia dwustronnych umów (dotyczących elektronicznej wymiany danych), których obowiązek zawierania ma Spółka z kontrahentami zamierzającymi korzystać z przesyłania danych w formacie EDI. Wyjaśnić należy, iż zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury umożliwiające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Wspomniane umowy winny zawierać oprócz powyższych wymogów wprost wskazanych w rozporządzeniu, także zalecenia rekomendowane przez Komisję Europejską.
2. W odniesieniu do drugiego pytania Spółki należy wskazać, iż omawiane rozporządzenie Ministra Finansów określa m. in. sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (§ 1 ust. 1 w.w. rozporządzenia). W § 2 rozporządzenia ustawodawca przewidział, że faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Żaden przepis nie nakazuje wystawcy faktury wysyłać oraz przechowywać wraz z fakturą elektroniczną faktury w formie papierowej. Powyższą tezę potwierdza brzmienie § 6 ust. 1 rozporządzenia - faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2. Celem wprowadzenia rozwiązań umożliwiających wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej było usprawnienie i ułatwienie kontrahentom dokumentowania fakturami zdarzeń gospodarczych. Faktury mogą być zatem wystawianie, przesyłanie i przechowywanie w formie elektronicznej bez konieczności ich drukowania na papierze, o ile zostały spełnione inne warunki przewidziane prawem, w szczególności § 3, § 4 oraz § 6 ww. rozporządzenia.
3. Jeżeli chodzi o odpowiedź na trzecie pytanie zawarte w wniosku Spółki Naczelnik tutejszego Urzędu pragnie wyjaśnić, iż przepisy prawa podatkowego nie wprowadzają normatywnego wzoru graficznego faktury. Podstawowe znaczenie ma treść faktury. Elementy jakie powinna zawierać faktura VAT - również elektroniczna - stwierdzająca dokonanie sprzedaży, zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798). W § 21 ust. 1 i 2 w.w. rozporządzenia ustawodawca wprowadził przepis mówiący, że faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Ani w tym paragrafie, ani w żadnym innym, nie zostało zastrzeżone, że oryginał i kopia muszą mieć tę samą szatę graficzną; kopia powinna raczej wiernie odzwierciedlać zapisy zawarte w oryginale faktury niż jego formę graficzną. W związku z powyższym Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie podziela stanowisko Spółki, że integralność treści faktury, o której mowa w § 4 ww. rozporządzenia jest zachowana w przypadku, gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie Urzędu Skarbowego) ma w systemach komputerowych Spółki taką samą treść, lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym kontrahenta Spółki.
4. W sprawie dotyczącej szóstego pytania ujętego w wniosku Spółki należy stwierdzić, iż zgodnie z § 6 ust. 6 rozporządzenia o fakturach elektronicznych dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesyłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur. Ustawodawca polski nie określił konkretnych wymagań co do przechowywania i udostępniania wspomnianych danych. Odwołuje się w tym zakresie do norm i standardów, które zapewnia m.in. umowa w sprawie europejskiego modelu EDI. Umowa ta została opisana w art. 1 Zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych. Stąd też, w ocenie Naczelnika tutejszego Urzędu, na poparcie zasługuje pogląd Spółki, iż w przypadku obiegu faktur elektronicznych za pomocą EDI za dane gwarantujące autentyczność i integralność przekazu elektronicznego należy uznać umowę między kontrahentami stanowiącą podstawę wystawienia oraz przesłania faktur w formie elektronicznej pomiędzy nimi (o ile umowa ta będzie zgodna z umową modelową określoną w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej) oraz potwierdzenie udzielone przez realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność ich treści.
5. W kwestii odnoszącej się do siódmego pytania Spółki Naczelnik tutejszego Urzędu jest zdania, iż przypadku zawarcia przez Spółkę z podmiotem świadczącym usługi informatyczne umowy, na podstawie której podmiot zobowiąże się i wykonana zobowiązanie do przechowania w imieniu Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane (w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania), obowiązek przechowywania faktur w formie elektronicznej, o którym mowa w § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia zostanie zachowany. Zaznaczyć należy jednak, iż na gruncie prawa podatkowego odpowiedzialność za wywiązanie się z obowiązku właściwego przechowywania faktur ponosi tylko i wyłącznie Spółka.
6. W sprawie dotyczącej czwartego oraz piątego pytania Spółki należy zauważyć, iż 1 stycznia 2005 r. weszły w życie znowelizowane przepisy art. 14a - 14d ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa wprowadzone ustawą z dnia 2.07.2004 r. przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808). Przepisy te modyfikują w sposób istotny zasady udzielenia przez organy podatkowe informacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w indywidualnych sprawach podatników. Art. 14 a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa uprawnia podatnika, płatnika i inkasenta do zwrócenia się z wnioskiem o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach. Powołany przepis Ordynacji podatkowej wprowadza podmiotową i przedmiotową podstawę prawną skutecznego dochodzenia pisemnej interpretacji co do zakresu stosowania przepisów prawa podatkowego. W ocenie Naczelnika tutejszego Urzędu problematyka przedstawiona w w.w. pytaniach zawartych w wniosku nie jest regulowana prawem podatkowym, w związku z czym organ podatkowy nie jest uprawniony do udzielenia interpretacji w tym zakresie.