Source: http://nipip.pl/opinia-prawna-dotyczaca-mozliwosci-zadania-pracodawcy-informacji-dotyczacych-zatrudnionych-pielegniarek-poloznych/
Timestamp: 2019-02-18 16:59:29
Legal References Found: art. 29
 art. 91
 art. 87
 art. 6
 art. 23
 art. 7
 art. 29
 art. 23
 art. 29
 art. 29
 art. 27
 art. 23
 art. 29
 art. 29
 art. 23
 art. 12
 art. 18
 art. 6
 art. 6
 art. 29
 art. 23

Document Content:
Opinia prawna dotycząca możliwości żądania od pracodawcy informacji dotyczących zatrudnionych pielęgniarek i położnych • NIPIP
22 Lut, 2018 | Prawnik odpowiada
Cel i przedmiot opinii.
Niniejsza opinia sporządzona jest na zlecenie Naczelnej Rady Pielęgniarek i Położnych w związku z następującym pytaniem sformułowanym w piśmie z Okręgowej Rady Pielęgniarek i Położnych w Łomży:
„Czy okręgowa izba pielęgniarek i położnych może wymagać od pracodawcy wykazu pielęgniarek i położnych, kwot opłacanych składek członkowskich na rzecz samorządu zawodowego oraz nr prawa wykonywania zawodu.”
Kwestia poruszona w tym pytaniu wiąże się problemem rozpatrywanym przez sporządzającego niniejszą opinię w opinii prawnej z dnia 8 lipca 2008 r. dotyczącej możliwości uzyskiwania od pracodawców informacji o zarobkach pielęgniarek i położnych, w celu ustalenia wysokości należnej składki członkowskiej.
Analiza aktualnego wówczas stanu prawnego – ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych prowadziła do następujących konkluzji:
Mimo braku konkretnego przepisu prawa w tej kwestii, z ogólnych zasad udostępniania danych osobowych, biorąc pod uwagę cel udostępnienia danych, istnieje podstawa prawna do ubiegania się przez okręgową izbę o udostępnienie przez pracodawcę danych dotyczących wysokości zarobku danej osoby, w celu prawidłowego ustalenia wysokości składki członkowskiej. Innymi słowy, udostępniając takie dane, pracodawca nie łamałby ustawy o ochronie danych osobowych. Z drugiej jednak strony, istnieje wątpliwość czy pracodawca musi takie dane udostępnić, skoro analizowany tu kluczowy przepis ustawy (art. 29 ust. 2) mówi o tym, że w takich sytuacjach dane „mogą być udostępnione”. W praktyce zaś administratorzy danych w takich sytuacjach „z ostrożności” odmawiają udostępnienia.
Pytanie analizowane w niniejszej opinii, choć nieco różni się od kwestii będącej przedmiotem ww. opinii z 2008 r., dotyczy w istocie tej samej kwestii – możliwości uzyskiwania od pracodawcy danych osobowych pielęgniarek/położnych. Wymaga to jednak ponownej analizy z uwagi na zmianę stanu prawnego – uchylenie art. 29 ustawy o ochronie danych osobowych.
Analiza prawna.
Jak wynika z § 2 pkt 1 i 2 aktualnie obowiązującej uchwały nr 18 VII KZPiP z dnia 20 stycznia 2016 r. w sprawie wysokości składki członkowskiej oraz zasad jej podziału, składka członkowska uiszczana na rzecz właściwej okręgowej rady pielęgniarek i położnych przez pielęgniarki i położne zatrudnione na podstawie umowy o pracę albo na podstawie stosunku służbowego, a także wykonujące zawód wyłącznie na postawie umowy zlecenia (i nie prowadzące działalności gospodarczej), wynosi 1% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.
Zindywidualizowanie wysokości składki członkowskiej w zależności od wynagrodzenia zasadniczego danej osoby powoduje, dla możliwości określenia lub zweryfikowania prawidłowej wysokości składki, konieczność posiadania przez daną okręgową izbę informacji o wysokości tego wynagrodzenia. Przedmiotowa uchwała kwestii tej nie reguluje, w szczególności nie zobowiązuje członków samorządu do informowania o wysokości wynagrodzenia, ani do wykazywania tego poprzez przedkładanie stosownych dokumentów. Problem ten ma szczególne znaczenie, jeżeli dana osoba nie realizuje obowiązku opłacania składek albo w sytuacji, gdy okręgowa izba poweźmie wątpliwości co do tego, czy wysokość opłacanych składek jest prawidłowa. Rozwiązanie tego problemu sprowadza się w praktyce do kwestii uzyskania informacji o wysokości wynagrodzenia zasadniczego danej osoby od jej pracodawcy, co wiąże się z kolei z kwestią ochrony danych osobowych.
Pytanie będące przedmiotem niniejszej opinii literalnie dotyczy kwestii uzyskiwania od pracodawcy wykazu pielęgniarek i położnych, kwot opłacanych składek członkowskich, oraz numeru prawa wykonywania zawodu. Należy zauważyć, że kwoty opłacanych składek (jeżeli jest to realizowane) oraz numer prawa wykonywania zawodu są to informacje posiadane przez samą okręgową izbę. Sporządzający niniejszą opinię przyjmuje zatem założenie, że w pytaniu chodzi faktycznie o możliwość uzyskiwania od pracodawcy zestawienia pielęgniarek/położnych zatrudnionych u danego pracodawcy (także na postawie umowy zlecenia), ze wskazaniem numeru prawa wykonywania zawodu (w celu jedynie precyzyjnej identyfikacji) i przede wszystkim z podaniem wynagrodzenia (zasadniczego) każdej z osób i kwoty przekazywanych składek.
Należy podkreślić, że kwestią kluczową jest tu oczywiście nie sama kwota przekazywanych składek, ale kwota wynagrodzenia zasadniczego, co umożliwia weryfikację prawidłowości wysokości przekazywanej składki. Ewentualnie w ogóle ustalenie jej wysokości w przypadku, gdy składka nie jest w ogóle przez pracodawcę, ani przez członka samorządu przekazywana. Kwestia wysokości wynagrodzenia jest też kluczowym problemem w kontekście ochrony danych osobowych.
Należy w tym miejscu wyjaśnić, że odnośnie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę potrącanie składek członkowskich z wynagrodzenia pracownika i wpłacane ich bezpośrednio przez pracodawcę na rzecz właściwej okręgowej izby jest możliwe jedynie w oparciu o art. 91 Kodeksu pracy. Przepis ten w § 1 przewiduje, iż należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 Kodeksu (potrącenia niewymagające zgody pracownika) mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Zgoda ta powinna być wyraźna i dotyczyć konkretnej należności w określonej wysokości. To zatem, że pracodawca przekazuje składki okręgowej izbie powinno być warunkowane zgodą pracownika na przekazywanie określonej kwoty. Jeżeli zgody takiej nie ma, pracodawca nie może przekazywać jakichkolwiek kwot tytułem składek, niezależnie od tego czy ma informację, że dany pracownik nie realizuje swojego obowiązku w stosunku do okręgowej izby w zakresie opłacania składek. Jeżeli chodzi o zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia, brak jest podobnych regulacji, ale tu także możliwość przekazywania przez pracodawcę składek musi wynikać z porozumienia z pracownikiem w tej kwestii.
Przechodząc zaś już do ochrony danych osobowych, to problematykę tę reguluje ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 92 z późn. zm.). Jak stanowi jej art. 6 ust. 1, w rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Pojęcie danych osobowych na gruncie ustawy powinno być więc, jak się powszechnie uważa, rozumiane szeroko. Chodzi tu, co do zasady, o wszelkie informacje dotyczące danej osoby, a nie tylko te, które służą do jej identyfikacji. Wobec powyższego, nie może budzić wątpliwości, iż informacja o wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez dana osobę podlega ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych.
Udostępnianie danych osobowych przez administratora innemu podmiotowi stanowi jeden ze sposobów przetwarzania danych w rozumieniu ustawy (art. 7 pkt 2). Przepisem, który w sposób ogólny reguluje dopuszczalność przetwarzania danych osobowych jest zaś art. 23 ustawy.
W pierwszym rzędzie przetwarzanie danych jest możliwe w sytuacji, gdy dana osoba, której dane dotyczą wyrazi na to zgodę (art. 23 ust. 1 pkt 1). W tym kontekście należy wskazać, że wyrażenie przez członka samorządu zgody na potrącanie składki w wynagrodzenia, nie oznacza dorozumianego wyrażenia zgody na udostępnianie właściwej okręgowej izbie przez pracodawcę danych osobowych w zakresie wysokości wynagrodzenia. Wynika to wyraźnie z art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, gdzie wskazane jest, iż przez zgodę osoby, której dane dotyczą rozumie się oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Nie ma oczywiście przeszkód, aby pielęgniarka lub położna, obok zgody na potrącenie z wynagrodzenia składki członkowskiej, złożyła oświadczenie o wyrażeniu zgody na udostępnienie przez pracodawcę okręgowej izbie danych o wysokości wynagrodzenia. Taka praktyka nie jest jednak znana sporządzającemu niniejszą opinię. Podstawy prawnej możliwości uzyskiwania od pracodawcy informacji o wynagrodzeniu pielęgniarek/położnych należy zatem szukać gdzie indziej.
W poprzednim stanie prawnym kluczowym przepisem dla analizy tego problemu był art. 29 ust. 2 ustawy, który, jako przepis szczególny wobec regulacji art. 23 ustawy, przewidywał, że dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom, które nie są uprawnione do ich otrzymania na mocy przepisów prawa, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania tych danych, a ich udostępnienie nie naruszy praw i wolności osób, których dane dotyczą. Na gruncie tej regulacji, we wspomnianej wyżej opinii z 2008 r. została postawiona teza, że okręgowe izby pielęgniarek i położnych w kontekście składek członkowskich mają uzasadnioną potrzebę posiadania informacji o wysokości wynagrodzenia swoich członków.
Jak wskazuje się w doktrynie po uchyleniu art. 29 ustawy: Uważamy, że za nietrafny należy uznać pogląd, zgodnie z którym udostępnianie danych osobowych jest obecnie dopuszczalne jedynie na podstawie przepisów szczególnych, a więc zostało znacznie ograniczone. Uchylenie przepisów art. 29 i 30 u.o.d.o. oznacza, że ocena dopuszczalności udostępnienia danych osobowych po wejściu w życie nowelizacji (dnia 7 marca 2011 r.) powinna być dokonywana na wskazanej w ustawie podstawie dopuszczalności przetwarzania danych (art. 23 u.o.d.o., gdy chodzi o dane zwykłe, i art. 27 u.o.d.o. w przypadku danych sensytywnych). Warto zwrócić uwagę, że przepisy art. 23 i 27 u.o.d.o. przewidują wiele przesłanek, na podstawie których przetwarzanie (w tym również udostępnianie) danych jest dopuszczalne, natomiast uchylony przepis art. 29 u.o.d.o. przewidywał jedynie dwie podstawy udostępniania: przepisy prawa oraz wiarygodne uzasadnienie potrzeby posiadania danych.
[…] Uchylenie tego przepisu zmienia w sposób istotny ocenę wskazanej tu kwestii, gdyż przesłanki dopuszczalności przetwarzania danych stały się także podstawą oceny dopuszczalności udostępniania danych[1].
Tak więc można stwierdzić, że zdaniem uznanych autorów, uchylenie art. 29 ustawy spowodowało, że postawy do żądania udostępnienia danych osobowych de facto się rozszerzyły i skonkretyzowały. Przyjmując ten pogląd, podstawy do żądania udostępnienia danych o wynagrodzeniu pielęgniarek/położnych trzeba szukać w pozostałych punktach art. 23 ust. 1 ustawy.
Można tu brać pod uwagę dwie przesłanki. Pierwsza z nich to sytuacja, gdy przetwarzanie danych (tu w formie udostępnienia) jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 23 ust. 1 pkt 2). Można tu próbować argumentacji, że obowiązek opłacania przez członków samorządu pielęgniarek i położnych składki członkowskiej wynika z ustawy z dnia 1 lipca 2011 r. o samorządzie pielęgniarek i położnych (Dz. U. Nr 174, poz. 1038 z późn. zm.). Organy samorządu mają więc uprawnienie żeby dochodzić zapłaty składek. Jednakże to, że do określenia wysokość składki wymagana jest wiedza co do wysokości wynagrodzenia zasadniczego członka samorządu, wynika już wyłącznie z aktu wewnątrzkorporacyjnego, jakim jest przywołana wyżej uchwała KZPiP.
W ocenie sporządzającego niniejszą opinię, bardziej właściwym jest powoływanie się w tej sytuacji na inną przesłankę – sytuację, gdy udostepnienie danych jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą (art. 23 ust. 1 pkt 5). Za prawnie usprawiedliwiony cel uważane jest w szczególności (czyli nie wyłącznie) marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych oraz dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (art. 23 ust. 4). Prawnie usprawiedliwiony cel może mieć zatem charakter stricte majątkowy, jak w przypadku uzyskiwania danych w celu określenia zobowiązań z tytułu składek członkowskich. W ramach tej przesłanki usprawiedliwiony cel (uzyskanie składki w prawidłowej wysokości i możliwość weryfikacji tego) posiada okręgowa izba jako odbiorca danych. Jednocześnie należy uznać, że udostępnienie przez administratora danych o wynagrodzeniu zasadniczym pielęgniarki/położnej nie narusza jej praw i wolności, gdyż dane te odbiorca danych powinien posiadać, co wynika ze wspomnianej wyżej uchwały KZPiP.
Pojawia się tu pytanie, czy odmowna decyzja administratora danych (pracodawcy) co do udostępnienia danych podlega kontroli, i czy podmiot (okręgowa izba), który wnosi o udostępnienie danych ma możliwość jej zaskarżenia. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy, do zadań Generalnego Inspektora Danych Osobowych należy m.in. kontrola zgodności przetwarzania (a więc również udostępniania) danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych. Z kolei art. 18 ust. 1 ustawy przewiduje, iż w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, co w szczególności może polegać na usunięcie uchybień (pkt 1 tego przepisu). Z powyższych przepisów wyprowadzany jest pogląd, iż podmiot, któremu administrator odmówił udostępnienia danych może zaskarżyć taka decyzję do Generalnego Inspektora Danych Osobowych, który w formie decyzji administracyjnej może nakazać administratorowi przywrócenie stanu zgodnego z prawem, co w tym przypadku będzie oznaczało nakazanie udostępnienia danych .
Powyższa analiza została dokonana na tle aktualnego stanu prawnego. Wskazać jednak należy, że ulegnie on fundamentalnej zmianie w dniu 25 maja 2018 r. wraz z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”). Wyłączy ono stosowanie ustawy o ochronie danych osobowych.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie danych (w tym ich udostępnianie) jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z warunków określonych dalej w tym przepisie. Tymi warunkami jest m.in. gdy (lit. e i f):
– przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
– przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Z ust. 2 art. 6 wynika zaś, że państwa członkowskie mogą zachować lub wprowadzić bardziej szczegółowe przepisy, aby dostosować stosowanie przepisów niniejszego rozporządzenia w odniesieniu do przetwarzania służącego wypełnieniu warunków określonych w ust. 1 lit. c) i e); w tym celu mogą dokładniej określić szczegółowe wymogi przetwarzania i inne środki w celu zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem i jego rzetelności, także w innych szczególnych sytuacjach związanych z przetwarzaniem przewidzianych w rozdziale IX. Brak, jak dotąd, w prawie polskim ustawy, która uszczegóławiałaby regulacje RODO.
Można więc stwierdzić, że również w RODO znajdują się przepisy, zbliżone do obowiązujących obecnie, które pozwalają na argumentowanie, że okręgowe izby pielęgniarek i położnych mogą żądać od pracodawców informacji dot. wynagrodzenia członków samorządu. Nie wiadomo jednak czy i jak przepisy te będę uszczegółowione w ustawie krajowej i jaka będzie praktyka ich stosowania.
W aktualnym stanie prawnym istnieją w ustawie o ochronie danych osobowych podstawy prawne do żądania przez właściwą okręgowa izbę pielęgniarek i położnych udostępnienia przez pracodawcę danych osobowych umożliwiających stwierdzenie wysokości należnej składki na rzecz samorządu zawodowego. Sprowadza się to przede wszystkim do uzyskania informacji o wynagrodzeniu zasadniczym danej osoby (osób).
Kwestia podstawy prawnej zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenia) nie jest tu zagadnieniem istotnym.
Przy czym uchylenie nie do końca jasnego przepisu art. 29 ust. 2 ustawy, który mówił o fakultatywności udostępnienia danych przez administratora, powoduje, że uprawnienie to wydaje się mocniejsze.
Wobec jednak braku konkretnego przepisu w ustawach regulujących funkcjonowanie samorządu zawodowego pielęgniarek i położnych oraz wykonywanie zawodu konkretnego przepisu w tym względzie, realizacja tego uprawnienia może napotykać problemy ze strony pracodawców, który mogą „z ostrożności” odmawiać udostępnienia takich danych, zasłaniając się ochroną danych osobowych pracowników.
W takiej sytuacji istnieje możliwość zwrócenia się do Generalnego Inspektora Danych Osobowych w celu oceny zasadności takiej odmowy.
Warszawa, dnia 15 lutego 2018 r.
Paweł Dudkiewicz
[1] Zob. J. Barta. R. Markiewicz, P. Fajgielski: Ochrona danych osobowych. Komentarz, wyd. VI, LEX 2015, kom. do art. 23 ustawy.