Source: http://www.abi-expert.pl/wydania/styczen-marzec-2018/art,1979,obowiazek-ochrony-danych-bylego-pracownika.html
Timestamp: 2018-05-22 23:37:30
Legal References Found: art. 94
 art. 2981
 art. 221
 art. 22
 art. 72
 art. 23
 art. 14
 art. 14
 art. 24
 art. 37
 art. 32

Document Content:
Obowiązek ochrony danych byłego pracownika
26-02-2018 Autor: Jowita Sobczak
Pracodawca jest zobowiązany do ochrony danych osobowych pracownika nie tylko w trakcie trwania umowy o pracę, ale również po jej rozwiązaniu. Dane osobowe pracownika są chronione także po zakończeniu stosunku pracy.
Po rozwiązaniu umowy z pracownikiem pracodawca może przetwarzać dane osobowe w zakresie, w jakim pozwalają mu na to przepisy prawa. Ustawodawca w przepisach uodo nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących tego obszaru. Regulują to odrębne przepisy, np. emerytalne, rentowe, podatkowe czy archiwizacyjne. Od 25 maja 2018 r. pracodawcy będą zobligowani realizować wymogi rodo.
Zgodnie z art. 94 ust. 9a i 9b kp pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracownika związaną ze stosunkiem pracy. Sposób prowadzenia akt osobowych pracownika oraz zakres prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894 ze zm.), na podstawie art. 2981 kp.
W art. 221 § 1 i 2 kp zostały wymienione informacje, których ma prawo żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Przykładem przepisów szczególnych, na podstawie których pracodawca może żądać szerszego zakresu danych, niż wynika to z przepisów kp, jest ustawa z dnia 10 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (dalej: uoin). Gdy pracownik zostanie objęty postępowaniem sprawdzającym, o którym mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 uoin, zobowiązany jest do wypełnienia ankiety (stanowiącej załącznik do uoin), w której musi podać takie dane, jak: numer dowodu osobistego, numer paszportu (jeśli został wydany), informacje o stanie zdrowia, nałogach, szczegółowe dane dotyczące członków rodziny (nazwisko panieńskie matki, nazwisko rodowe współmałżonka, nazwisko rodowe matki współmałżonka). Akta postępowań sprawdzających wraz z ankietą bezpieczeństwa, w której znajdują się te dane, muszą być przechowywane przez pracodawcę zgodnie z art. 72 ust. 6 uoin przez 20 lat. Były pracownik nie ma prawa żądania ich usunięcia z uwagi na ustawowy wymóg ich przechowywania.
Ochrona dokumentacji byłego pracownika
Na dokumentację pracowniczą składa się dokumentacja płacowa i osobowa. Dokumentacja płacowa dotyczy wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi. Dokumentacja osobowa to akta osobowe, ale również ewidencje i wykazy prowadzone w związku z zatrudnianiem pracownika. Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b kp). Oznacza to, że pracodawca, jako administrator danych, zobowiązany jest do szczególnej ochrony danych zawartych w dokumentacji pracowniczej, nie tylko na mocy uodo, ale także kp.
Pracodawca zobowiązany jest zadbać, aby dane osobowe byłego pracownika były udostępniane osobom upoważnionym zgodnie z przepisami prawa. Wymóg ten nie obowiązuje organów kontrolnych, które ze względu na pełnione funkcje mają prawo wglądu do dokumentacji pracowniczej, dotyczy to również akt osobowych byłego pracownika. Organami tymi są np.:
inspektor Państwowej Inspekcji Pracy – art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy;
inspektor posiadający upoważnienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych – art. 14 uodo;
funkcjonariusz Policji – art. 14 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;
funkcjonariusz Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego albo Agencji Wywiadu – art. 24 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu.
Prawo wglądu w akta osobowe mogą mieć również wybrane przez pracodawcę osoby do tego upoważnione, z uwagi na pełnione funkcje i realizację zakresu obowiązków. Tak będzie np. w przypadku pracowników działu kadr, pracowników archiwum. Każda z tych osób musi jednak – zgodnie z art. 37 uodo – posiadać stosowne upoważnienie nadane przez administratora danych (pracodawcę). Taki wymóg przewiduje także art. 32 ust. 4 rodo.
Dokumentacja pracownicza, co do zasady, jest przechowywana w archiwum zakładowym, jednak w przypadku, gdy następuje likwidacja pracodawcy lub jego upadłość, pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana (art. 51u–51w ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
Pracodawca ma także prawo do przetwarzania danych osobowych byłego pracownika zawartych w innych miejscach niż akta pracownicze, jeżeli były one związane bezpośrednio z jego pracą. Przykładem mogą być umowy sprzedaży zawarte w imieniu pracodawcy czy wystawione faktury, na których znajdują się dane byłego pracownika, np. imię i nazwisko, stanowisko oraz podpis lub parafa.
Autorka jest doktorem, ekspertem komisji do spraw reformy prawa ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.