Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura-vat/ippp1-443-1448-11-4-isz
Timestamp: 2019-04-21 20:56:52
Legal References Found: art. 14
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 106
 art. 70

Document Content:
♦ › Faktura VAT › IPPP1/443-1448/11-4/ISZ
W zakresie możliwości przechowywania faktur elektronicznych poza granicami kraju – prawo do odliczenia
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 23.09.2011 r. (data wpływu 28.09.2011 r.), uzupełnionym w dniu 16.12.2011 r. (data wpływu 19.12.2011 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 09.12.2011 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur elektronicznych poza granicami kraju – jest prawidłowe.
W dniu 28.09.22011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur elektronicznych poza granicami kraju.
Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 16.12.2011 r. (data wpływu 19.12.2011 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 09.12.2011 r.
Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca albo Spółka) jest podmiotem posiadającym siedzibę na terytorium Polski. Spółka prowadzi w Polsce działalność gospodarczą i jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary/usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur, Spółka zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem (dalej: Kontrahent), na podstawie, której Kontrahent (lub jego Podwykonawcy) będzie świadczył na rzecz Spółki usługę przechowywania faktur. Kontrahent posiada siedzibę w Szwajcarii, a Podwykonawca będący podmiotem powiązanym z Kontrahentem posiada siedzibę i jest zarejestrowany na VAT w Niemczech.
Zgodnie z zawartą umową, Kontrahent (lub jego Podwykonawca) będzie przechowywał w formie elektronicznej faktury otrzymane przez Spółkę w formie papierowej. Procedura przechowywania będzie przedstawiała się w następujący sposób: oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie skanowana przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawcę) i następnie zapisywana w elektronicznej bazie danych znajdującej się w Niemczech. Po wprowadzeniu skanu faktury do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane. Po zeskanowaniu faktury oraz wprowadzeniu jej do elektronicznej bazy danych faktura papierowa będzie niszczona.
Wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa, nie będzie także możliwości zmodyfikowania jej treści po wprowadzeniu faktury w wersji elektronicznej do systemu. Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.
W uzupełnieniu z dnia 16.12.2011 r. (data wpływu 19.12.2011 r.) Spółka wskazała, że faktury o których mowa we wniosku będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Wnioskodawca prosi o potwierdzenie, że Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w wersji papierowej, które będą następnie przechowywane na jej rzecz przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawców) w formie elektronicznej poza Polską (dokument papierowy będzie niszczony) zgodnie z procedurą opisaną w stanie faktycznym.
Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów ustawy o VAT oraz Rozporządzenia Ministra Finansów nie ma przeszkód, aby Spółka odliczyła podatek VAT naliczony wykazany na fakturach, które Spółka będzie otrzymywać w wersji papierowej i następnie przechowywać (za pośrednictwem Kontrahenta lub jego Podwykonawcy) w formie elektronicznej (dokument papierowy będzie niszczony) zgodnie z procedurą opisaną w stanie faktycznym.
Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (poza określonymi wyjątkami określonymi w ustawie). W konsekwencji, należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).
Spółka dokonując zakupu towarów lub usług od Dostawców otrzymuje od nich faktury VAT dokumentujące zrealizowane transakcje (faktury te są wystawiane i przesyłane Spółce w formie papierowej). W konsekwencji, należy uznać, iż spełniony jest formalny warunek do odliczenia podatku VAT naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a oraz ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, tj. otrzymanie faktury przez podatnika dokonującego odliczenia VAT. Tym samym, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturze otrzymanej od Dostawcy (przy założeniu, że spełnione są wszelkie inne warunki dla odliczenia VAT opisane w przepisach ustawy o VAT).
Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż na przysługujące Spółce prawo do odliczenia podatku VAT nie będzie miał wpływu fakt, iż faktura zakupowa będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu procedury określonej w stanie faktycznym. W opinii Spółki, polskie przepisy w zakresie VAT dopuszczają, bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej, których papierowa wersja po zeskanowaniu jest niszczona.
Zgodnie § 21 Rozporządzenia ws. faktur podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
W Rozporządzeniu ws. faktur wyjaśniono znaczenie pojęć autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zgodnie z § 21 ust. 3 autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei w myśl § 21 ust. 4 Rozporządzenia ws. faktur, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W ocenie Wnioskodawcy, w świetle wyżej przytoczonych regulacji, podatnicy mają prawo przechowywać faktury zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przepisy w zakresie VAT wskazują, bowiem wprost, iż faktury mogą być przechowywane „w dowolny sposób” przy spełnieniu określonych warunków. Podstawowym warunkiem przechowywania faktur jest, bez względu na wybraną formę ich przechowywania, zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur, integralności treści oraz ich czytelności.
Dodatkowym argumentem potwierdzającym możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej jest § 22 Rozporządzenia ws. faktur, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-Iine do tych faktur. W świetle tego przepisu, należy uznać, iż podatnicy mogą, co do zasady, wszelkie faktury przechowywać w formie elektronicznej, jednakże, gdy faktury takie są przechowywane poza granicami kraju, niezbędne jest spełnienie dodatkowego warunku, tj. umożliwienie organowi podatkowemu dostępu on-line do tych faktur.
Jak zostało wykazane w stanie faktycznym, przyjęta procedura przechowywania faktury przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawcę) na rzecz Spółki w formie skanów zamieszczonych w elektronicznej bazie danych gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści, czytelność faktur, łatwość ich odszukania oraz umożliwienia bezzwłocznego dostępu do tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej w przypadku ewentualnej kontroli. Jednocześnie, faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie się on w niczym różnił od faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej.
W konsekwencji powyższego, nie ulega wątpliwości, iż Spółka będzie miała pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od Dostawców, które następnie będą przechowywane w jej imieniu i na jej rzecz przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawcę) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych).
Stanowisko Wnioskodawcy dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej znajduje również potwierdzenie w praktyce organów podatkowych. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1119/10-4/AS) organ podatkowy uznał, iż „począwszy od dnia 1 stycznia 2011 r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury z uwzględnieniem warunków określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 r.”
Na możliwość elektronicznej archiwizacji faktur wskazuje również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 25 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1182/10-4/IGo) stwierdzając, iż „Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania)(...)”.
Ponadto, w 2011 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów został zamieszczony oficjalny dokument pt. „Najważniejsze zmiany w VAT od 1 stycznia 2011 r.” zawierający omówienie głównych zmian w zakresie VAT wchodzących w życie od 1 stycznia 2011 r. Należy tutaj wskazać, że w przedmiotowym dokumencie na stronach 24 - 25 wyraźnie stwierdzono, iż cyt.:
„Celem zaproponowanych w ww. rozporządzeniach zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez:
umożliwienie wystawiania i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem),
dopuszczenie przechowywania faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury (np. dopuszczenie możliwości drukowania jednego egzemplarza faktury „papierowej” dla nabywcy i przechowywania takiej faktury w formie elektronicznej przez dostawcę).”
Mając na uwadze, fakt, iż:
spełniony jest formalny warunek do odliczenia przez Spółkę podatku VAT naliczonego tj. odliczenie nastąpi na podstawie faktur VAT, które Spółka otrzyma od Dostawców,
przepisy Rozporządzenia ws faktur wyraźnie wskazują na możliwości elektronicznej archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej,
organy podatkowe w wydawanych interpretacjach potwierdzają możliwość przechowania faktur w formie elektronicznej,
- w ocenie Wnioskodawcy, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT otrzymanych od Dostawców w wersji papierowej w sytuacji, gdy faktura VAT zostanie następnie zeskanowana oraz zachowana w elektronicznej bazie danych (wersja papierowa nie będzie przechowywana a niszczona).
Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r.
W świetle § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Z powyższych przepisów wynika, iż faktury powinny być wystawiane w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej otrzymuje nabywca, a kopię faktury i faktury korygującej – zatrzymuje sprzedawca.
Na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak stanowi § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).
Zgodnie z brzmieniem § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Na mocy § 22 rozporządzenia, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
W oparciu o art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Zatem, powyższe przepisy przewidują możliwość przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby.
Z informacji zawartych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary/usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Zgodnie z zawartą umową, Kontrahent (lub jego Podwykonawca) będzie przechowywał w formie elektronicznej faktury otrzymane przez Spółkę w formie papierowej. Procedura przechowywania będzie przedstawiała się w następujący sposób: oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie skanowana przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawcę) i następnie zapisywana w elektronicznej bazie danych znajdującej się w Niemczech. Po wprowadzeniu skanu faktury do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane. Po zeskanowaniu faktury oraz wprowadzeniu jej do elektronicznej bazy danych faktura papierowa będzie niszczona. Wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa, nie będzie także możliwości zmodyfikowania jej treści po wprowadzeniu faktury w wersji elektronicznej do systemu. Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W uzupełnieniu z dnia 16.12.2011 r. (data wpływu 19.12.2011 r.) Spółka wskazała, że faktury o których mowa we wniosku będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, jak zostało wykazane w opisie sprawy, przyjęta procedura przechowywania faktury przez Kontrahenta (lub jego Podwykonawcę) na rzecz Spółki w formie skanów zamieszczonych w elektronicznej bazie danych gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści, czytelność faktur, łatwość ich odszukania oraz umożliwienia bezzwłocznego dostępu do tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej w przypadku ewentualnej kontroli.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe w analizowanym przypadku otrzymane przez Wnioskodawcę faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej na serwerze w Niemczech, będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że faktury o których mowa we wniosku będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, stosownie do § 22 rozporządzenia. Zatem spełnione zostaną warunki umożliwiające w opisany we wniosku sposób przechowywania faktur.
Tym samym, Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w ww. fakturach w zakresie, w jakim towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, które będą wystawione i przechowywane wg procedur opisanych we wniosku.
IPPP1/443-1448/11-4/ISZ
IBPP1/443-70/12/AW | Interpretacja indywidualna
IPPP1-443-1119/10-4/AS | Interpretacja indywidualna
IPPP1-443-1182/10-4/IGo | Interpretacja indywidualna