Source: https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/di-100000-43-927-2018-pismo-wydane-przez-zaklad-185056354
Timestamp: 2019-10-23 18:48:45
Legal References Found: art. 34
 art. 83
 art. 34
 art. 219
 art. 231
 art. 2221
 art. 6
 art. 13
 art. 18
 art. 4
 art. 9
 art. 13
 art. 34
 art. 34
 art. 83
 art. 3
 art. 6
 art. 6
 art. 13
 art. 6
 art. 18
 art. 4
 art. 13
 art. 771
 art. 775
 art. 775
 art. 35
 art. 83
 art. 34

Document Content:
DI/100000/43/927/2018
DI/100000/43/927/2018 - Pismo wydane przez:...
Nowość DI/100000/43/927/2018
Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 646 z późn. zm.). w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 z późn. zm.). Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za nieprawidłowe stanowisko zawarte we wniosku (...) złożonym w dniu 8 sierpnia 2018 r. w przedmiocie możliwości nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków Rady Nadzorczej, którzy otrzymują wynagrodzenie z tytułu pełnienia tej funkcji - kwoty poniesionych przez członków lub bezpośrednio przez spółkę kosztów podróży związanych z dojazdem, zakwaterowaniem i wyżywienia na posiedzenia Rady odbywające się regularnie nie rzadziej niż raz na kwartał w siedzibie spółki bądź miejscowości, w której znajduje się siedziba spółki.
W dniu 8 sierpnia 2018 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek (...) z dnia 26 lipca 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 28 sierpnia 2018 r. doręczonym dnia 5 września 2018 r., pismem z dnia 4 października 2018 r. doręczonym dnia 5 października 2018 r. oraz pismem z dnia 24 października 2018 r. doręczonym dnia 30 października 2018 r.
Wnioskodawca wskazał, że jest spółką prawa handlowego należącą do grupy kapitałowej (...) (dalej: "Grupa"). Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą głównie na świadczeniu usług dystrybucji energii elektrycznej. Spółka działa na podstawie przepisów prawa polskiego I jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada organy spółki - w tym Radę Nadzorczą powołaną na podstawie przepisów Kodeksu Spółek Handlowych (dalej jako: "k.s.h."). Wnioskodawca posiada wewnętrzne dokumenty regulujące funkcjonowanie Rady Nadzorczej oraz prawa i obowiązki Członków, w formie Regulaminu Rady Nadzorczej oraz Uchwał Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników wnioskodawcy.
Zgodnie z art. 219 § 1 k.s.h., rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Członek rady zobowiązany jest w czasie swej kadencji do uczestnictwa w stałym nadzorze przez cały rok obrotowy spółki. W szczególności działania rady nadzorczej obejmują ocenę sprawozdań, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h., w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym oraz ocenę wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie walnemu zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania' z wyników tej oceny. Rada nadzorcza może również wykonywać inne kompetencje wskazane w k.s.h. Członkowie Rady Nadzorczej spółki pełnią swoje funkcje na podstawie powołania (nie łączy ich ze Spółką z tego tytułu umowa o pracę). W związku z pełnieniem swoich obowiązków Członkowie Rady Nadzorczej biorą udział w posiedzeniach, które odbywają się poza miejscem zamieszkania poszczególnych Członków Rady Nadzorczej.
Zgodnie z art. 2221 § 2 k.s.h., członkom rady nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Członkowie Rady Nadzorczej biorą udział kilka razy w roku w posiedzeniach - regulamin rady nadzorczej, wskazuje iż posiedzenia rady odbywają się w miarę potrzeb, jednakże nie rzadziej niż raz na kwartał. Posiedzenia odbywają się w siedzibie Spółki lub w (...). Na potrzeby sprawnego funkcjonowania Rady Nadzorczej wnioskodawca pokrywa koszty związane z podróżami oraz zakwaterowaniem, wyżywieniem Członków Rady Nadzorczej mających miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której odbywa się posiedzenie. Dodatkowo wnioskodawca pokrywa koszty wykonywania indywidualnego nadzoru Członków Rady Nadzorczej, co wynika z regulaminu Rady Nadzorczej. Pokrywanie kosztów podróży i zakwaterowania polegać może na bezpośrednim finansowaniu Ich przez Spółkę (faktury wystawione na Spółkę i płatność dokonana przez Spółkę), bądź na ich zwrocie członkom Rady Nadzorczej w oparciu o odpowiednie dokumenty potwierdzające poniesienie tego kosztu.
Postanowienia dotyczące wynagrodzenia Członków Rady Nadzorczej zostały zatwierdzone Uchwałą Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników wnioskodawcy w sprawie ustalenia zasad kształtowania wynagrodzeń Rady Nadzorczej. Członkom Rady Nadzorczej przysługuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości określonej przez Nadzwyczajne Zgromadzenie. Zgodnie z (...) powołanej Uchwały w związku z wewnętrznymi regulacjami Grupy Kapitałowej dotyczącymi zasad wynagradzania w organach nadzorczych spółek zależnych, wskazanym przedstawicielom Grupy Kapitałowej w Radzie Nadzorczej Spółki. Spółka-matka w przypadku każdej zmiany w Radzie Nadzorczej informuje Spółkę, którzy członkowie Rady Nadzorczej są Przedstawicielami Grupy Kapitałowej.,
W związku z faktem, że obowiązujące przepisy nasuwają wątpliwości Interpretacyjne wnioskodawca wnosi o wydanie interpretacji Indywidualnej odnośnie tego, czy kwota zwrotu kosztów dojazdu Członka Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady oraz kwoty innych należności związanych z udziałem w posiedzeniu Rady - podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne.
We własnym stanowisku w sprawie wnioskodawca zauważa, że zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe m.in. dla członków rad nadzorczych, wynagradzanych z tytułu pełnienia funkcji w RN uregulowane są w przepisach ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej jako: ustawa o SUS).
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 22 i art. 13 pkt 17 w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2015 r. członkowie rady nadzorczej wynagradzani z tytułu zasiadania w radzie nadzorczej podlegają z tego tytułu obowiązkowemu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym od dnia powołania do pełnienia funkcji do dnia zaprzestania jej sprawowania.
Ponadto, zgodnie z brzmieniem art. 18 ust. 4 pkt 10 ustawy SUS w zw. z art. 4 pkt 9 tej ustawy, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków Rady Nadzorczej stanowi przychód. W myśl artykułu 13 ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych, wynagrodzenie oraz inne świadczenia otrzymywane przez osoby wchodzące w skład rady nadzorczej - niezależnie od sposobu ich powołania, stanowią przychód z działalności wykonywanej osobiście. Niewątpliwie należności związane z podróżą Członka Rady Nadzorczej stanowią, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jego przychód.
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. (dalej jako Rozporządzenie), z podstawy wymiaru składek wyłączone są diety i inne należności z tytułu podroży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalne! z dnia 29 stycznia 2013 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej Jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na terenie kraju lub poza jego granicami (dalej: rozporządzenie dotyczące podróży służbowych'). W przywołanym przepisie mowa jest o podróży służbowej pracownika, niemniej jednak z § 5 ust. 2 pkt 3 Rozporządzenia wynika, że przepis § 2 ust. 1 pkt 15 stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy-wymiaru składek Członków Rady Nadzorczej, którzy otrzymują wynagrodzenie z tytułu pełnienia tej funkcji.
W związku z powyższym, wnioskodawca jest zdania, że - pomimo wskazania w § 2 ust. 1 pkt 15, że chodzi o diety i należności związane z podróżą służbową pracownika zwolnienie to może również dotyczyć osób wymienionych w § 5 Rozporządzenia.
Wnioskodawca podsumowuje, że członkowie Rady Nadzorczej ponoszą wydatki oraz otrzymują diety i inne świadczenia w związku z dojazdem z innej miejscowości na posiedzenia Rady Nadzorczej - a te przy odpowiednim stosowaniu § 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia, mogą być uznane za diety i Inne należności związane z podróżą. W konsekwencji w ocenie wnioskodawcy, pokrywanie lub zwracanie przez spółkę kosztów podróży członków Rady Nadzorczej nie będzie stanowiło dla nich elementu wchodzącego w skład podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jak długo wypłata tego typu świadczeń będzie związana z podróżą a jej wysokość będzie mieściła się w limitach wynikających z przepisów rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych. Zdaniem wnioskodawcy zwolnienie to będzie miało zastosowanie do wszystkich członków Rady Nadzorczej wnioskodawcy niezależnie od wewnętrznych regulacji dotyczących prawa lub braku prawa do wynagrodzenia za pełnioną funkcję, gdyż wynagrodzenie to otrzymują oni od Spółki-matki.
W związku z wezwaniem z dnia 22 sierpnia 2018 r. do uzupełnienia braków formalnych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku doręczonego (...) dnia 27 sierpnia 2018 r., Spółka uzupełniając opis stanu faktycznego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej złożonego w dniu 8 sierpnia 2018 r., wskazała, że Intencją spółki jest uzyskanie Interpretacji jedynie w zakresie ustalenia czy w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy uwzględnić kwoty otrzymywane przez Członków Rady Nadzorczej jako zwrot kosztów związanych z przejazdem na posiedzenia Rady, zakwaterowaniem, wyżywieniem lub też bezpośrednio pokrywane koszty tych świadczeń przez Spółkę.
Wnioskodawca, zgodnie z treścią wniosku nie zamierza uzyskiwać interpretacji w zakresie uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne I rentowe kwot otrzymywanych przez Członków Rady Nadzorczej jako koszt wykonywania indywidualnego nadzoru Członków Rady Nadzorczej, wobec czego nie odnosi się w dalszych odpowiedziach do kwot wypłacanych członkom Rady Nadzorczej w związku z wykonywaniem Indywidualnego nadzoru, gdyż te podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Kwoty wypłacane Członkom Rady Nadzorczej w związku z wykonywaniem powierzonych im funkcji z tytułu przejazdu na posiedzenie Rady, koszt zakwaterowania I wyżywienia lub też bezpośrednio pokrywane przez spółkę - stanowią przychód tych osób z działalności wykonywanej osobiście. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 200, dalej: "ustawa PIT") przychodem członków rad nadzorczych jest każde świadczenie otrzymywane w związku z pełnioną przez nich funkcją, w tym świadczenia pieniężne, a także nieodpłatne świadczenia otrzymywane w związku z wypełnianiem powierzonych im obowiązków. Przychody otrzymywane przez osoby należące do Rad Nadzorczych osób prawnych (czyli także Spółki), podobnie jak przychody członków zarządów, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych - są zaliczane do źródła przychodów jakim jest działalność wykonywana osobiście (art. 13 pkt 7 ustawy PIT), a w konsekwencji kwoty pokrywane przez spółkę wypłacane członkom rady nadzorczej z tytułu zwrotu kosztów związanych z udziałem w pracach rady nadzorczej, w tym kosztów przejazdów na posiedzenia rady nadzorczej, koszty zakwaterowania, wyżywienia stanowią przychód tych osób z tytułu działalności wykonywanej osobiście w myśl art. 13 pkt 7 ustawy PIT.
Wnioskodawca oświadcza dalej, że jest zdania, że kwoty otrzymywane przez Członków Rady Nadzorczej jako zwrot kosztów związanych z przejazdem na posiedzenia Rady, zakwaterowaniem, wyżywieniem lub też finansowanie tych świadczeń bezpośrednio przez Spółkę np. w formie zapłacenia faktury za nocleg lub zakup biletu, należy traktować odpowiednio jako diety i inne należności z tytułu podróży służbowej.
W związku z wezwaniem z dnia 28 września 2018 r. doręczonym dnia 2 października 2018 r. oraz wezwaniem z dnia 16 października 2018 r. doręczonym dnia 22 października 2018 r. do uzupełnienia braków formalnych wniosku, spółka uzupełniając opis stanu faktycznego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej złożonego w dniu 8 sierpnia 2018 r., wskazała, że kwoty otrzymywane przez członków Rady Nadzorczej jako zwrot kosztów związanych z przejazdem na posiedzenia Rady. zakwaterowaniem, wyżywieniem lub też finansowanie tych świadczeń bezpośrednio przez spółkę np. w formie zapłacenia faktury za nocleg lub zakup biletu, stanowią należności z tytułu podróży, służbowej takiej osoby.
Stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie Interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców uznać należy za nieprawidłowe.
Zgodnie z ww. art. 34 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia, co do zakresu I sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja Indywidualna). W myśl ustępu 5 powołanego powyżej artykułu udzielenie interpretacji indywidualnej następuje w drodze decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jednocześnie stosownie do art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne, wyłącznie w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne. Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych podkreśla, ze ocena stanowiska wnioskodawcy w trybie niniejszej decyzji, dokonywana jest wyłącznie pod kątem prawidłowości przyjętego przez przedsiębiorcę rozumienia przepisu prawa i czyniona jest w oparciu o kompletny opis stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) zawarty w treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Podkreślenia przy tym wymaga fakt, iż rozpoznając wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, Zakład nie prowadzi postępowania wyjaśniającego i postępowania dowodowego. Granice sprawy rozpatrywanej na podstawie złożonego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, jak zauważono wyżej, zakreślają jedynie ramy zaprezentowanego opisu stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego.
Zasady podlegania obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu I rentowym oraz zasady ustalania podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia regulują przepisy ustawy z o systemie ubezpieczeń społecznych.
Mając na uwadze problematykę podniesioną w treści złożonego w dniu 8 sierpnia 2018 r. wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wskazać należy, iz w myśl art. 3 ust.l pkt 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zadania z zakresu ubezpieczeń społecznych, określone ustawą - wykonuje płatnik składek w stosunku do osób, które z tytułu zatrudnienia lub pełnionej funkcji podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym
Zamknięty i wyczerpujący katalog osób, które na terenie Rzeczypospolitej Polskiej podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ustawodawca określił w art. 6 ust. 1 ustawy i dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Stosownie do art. 6 ust. 3 pkt 22 oraz art. 13 pkt 17 powołanej ustawy, członkowie rady nadzorczej wynagradzani z tytułu pełnionej funkcji podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, od dnia powołania do dnia zaprzestania pełnienia tej funkcji. Z literalnego brzmienia art. 6 ust. 1 pkt 22 ustawy wynika, Iż obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń emerytalnego I rentowych członków rad nadzorczych dotyczy spółek prawa handlowego, spółdzielni, przedsiębiorstw oraz innych podmiotów, u których taki organ nadzoru występuje. Natomiast, warunkiem do objęcia. obowiązkowymi ubezp!ccznπinml emerytalnym I rentowymi jest pobieranie wynagrodzenia z tytułu pełnienia tej funkcji.
Zgodnie z art. 18 ust. 4 pkt 10 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne członków rad nadzorczych stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania, łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W myśl art. 13 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. 2018 r.,poz. 1509 z późn. zm.) jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania.
Katalog przychodów, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty w § 2 ust. l rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne I rentowe (t.j. Dz.U. 2017 r., poz. 1949). Zgodnie z brzmieniem § 2 ust. l pkt 15 powołanego rozporządzenia nie stanowią podstawy wymiaru składek: diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem pkt 17.
Wyłączenie wynikające z przywołanego powyżej przepisu odnosi się do należności przysługujących pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z tytułu wykonywania na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Za czas tej podróży służbowej pracownikom przysługują diety (przeznaczone m.in. na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży), zwrot kosztów przejazdu, noclegów I innych udokumentowanych wydatków, których w przypadku faktycznej wypłaty nie wlicza się do podstawy wymiaru składek do określonego limitu, zgodnie § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 167), do którego odsyła przepis § 2 ust. l pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Z powyższego wynika, iż w sytuacji gdy pracodawca wypłaca pracownikom wysłanym w podróż służbową diety i inne należności w wysokości określonej limitem przepisów ww. rozporządzenia, to ich wartość podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Podróż służbowa jest instytucją uregulowaną w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.). Zauważyć należy przy tym, że zgodnie z art. 771 odbywać ją mogą tylko pracownicy, zatem zastosowanie ww. przepisu wprost w opisanym przez wnioskodawcę stanie faktycznym byłoby niemożliwe. Zgodnie jednak z brzmieniem § 5 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przepisy § 2 stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.
W świetle powyższego, nieuwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków Rady Nadzorczej spółki, którzy otrzymują wynagrodzenie z tytułu pełnienia tej funkcji, podlegają kwoty otrzymywane przez członków Rady Nadzorczej tytułem zwrot kosztów związanych z dojazdem na posiedzenia Rady, zakwaterowaniem i wyżywieniem lub równowartości ww. wydatków (kosztów) pokrywane bezpośrednio przez spółkę, jednakże wyłącznie do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Należy zauważyć, że zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Przepis art. 775 Kodeksu pracy stanowi delegację dla ministra właściwego do spraw pracy do określenia, w drodze rozporządzenia, szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, w szczególności w zakresie diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów I innych udokumentowanych wydatków. Minister właściwy do spraw pracy został upoważniony do określenia, w drodze rozporządzenia, wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u Innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Na podstawie wskazanej delegacji zostało wydane m.in. przytoczone wyżej rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Mając na uwadze regulacje zawarte w Kodeksie pracy oraz wskazanym powyżej rozporządzeniu należy uznać, że podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem i pracy, na polecenie pracodawcy, w celu wykonywania określonego przez pracownika zadania. Cechy te muszą wystąpić łącznie, a całe zdarzenie powinno mieć charakter incydentalny. Według orzecznictwa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że:
stanowi wyjątkowe zjawisko w kompleksie pracowniczych obowiązków,
jej czas nie może być z reguły racjonalnie wykorzystywany dla wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, a w każdym razie pracownik nie jest na ogól - tzn. poza zakresem obowiązku dbałości o dobro pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy) - obowiązany do wykonywania takiej pracy,
pracownik ma pewną swobodę wyboru godziny wyjazdu (powrotu), środka lokomocji, a niekiedy trasy (por. wyrok SN z dnia 08.04.1998 r., I PKN 24/1998, wyrok SN z dnia 30.05.2001 r., I PKN 424/00, uchwała SN z dnia 19.07.2008 r. II PZP 11/08).
Celem uznania, że kwoty poniesionych przez członków lub bezpośrednio przez spółkę kosztów podróży związanych z dojazdem, zakwaterowaniem i wyżywienia na posiedzenia Rady mogą korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne I rentowe na podstawie § 2 ust. l pkt 15 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przemieszczanie się członka rady nadzorczej z miejsca swojego zamieszkania do siedziby spółki celem odbycia posiedzenia rady musiałoby być epizodyczne, wyjątkowe, i do miejsca, które nie jest "miejscem wykonywania funkcji" (gdyż w przypadku członka rady nadzorczej nie można mówić o wykonywaniu pracy, jak i miejscu wykonywania tej pracy, w rozumieniu kodeksowym). O takim charakterze przemieszczania się członka rady nadzorczej do miejsca odbywania posiedzenia tej rady z reguły nie można jednak mówić. Przede wszystkim nie można uznać takiego przemieszczania za epizodyczne. Podstawowym zakresem działania rady nadzorczej i jej członków jest stały nadzór nad działalnością spółki. W świetle powyższego, trudno zatem uznać posiedzenia rady nadzorczej wnioskującej spółki za epizodyczne. Przeciwnie - można uznać je za posiedzenia regularne, o pewnym stałym charakterze, wynikającym z częstotliwości ich odbywania. Nie bez znaczenia jest też okoliczność, iż posiedzenia rady nadzorczej odbywają się z reguły w siedzibie spółki, a zatem przyjazd członka rady nadzorczej jest przyjazdem do siedziby "pracodawcy", czyli do miejsca, gdzie członek tej rady ma obowiązek wykonywać swoją funkcję. Sytuację tę można z pewnym uproszczeniem porównać do sytuacji przyjazdu pracownika do miejsca wykonywania pracy (w siedzibie pracodawcy lub innym wyznaczonym miejscu pracy), Podróż służbowa ma natomiast tę cechę, że odbywana jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Tymczasem już w momencie nawiązywania relacji pomiędzy członkiem rady nadzorczej a spółką wiadomym jest, że dana osoba powoływana do wykonywania tej funkcji będzie Musiała się przemieszczać w związku z powierzonymi jej obowiązkami, w tym koniecznością uczestniczenia w posiedzeniach rady nadzorczej, które z reguły odbywają się w siedzibie spółki. A zatem, konieczność przemieszczania się członka rady nadzorczej leży niejako u źródeł stosunku, który nawiązuje ze spółką. Tym samym kwoty poniesionych przez członków lub bezpośrednio przez spółkę kosztów podróży związanych z dojazdem, zakwaterowaniem i wyżywienia na posiedzenia Rady, pomimo wskazania przez wnioskodawcę, że stanowią one należności z tytułu podróży służbowych tych osób, me mogą korzystać z ww. wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stanowisko to znajduje odzwierciedlenie w wyroku Sądu Okręgowego w Legnicy z dnia 27 lipca 2016 r., sygn. akt VU 484/16 i w wyroku Sądu apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie o sygn. akt III AUa 1756/16.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych podkreśla jednocześnie, że niniejsza interpretacja nie ma zastosowania do osób, które nie są wynagradzane za pełnioną funkcję.
Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana. Stosownie do art. 35 ust. l i ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.
Od niniejszej decyzji przysługuje, zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, odwołanie do właściwego Wydziału Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w (...). Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.