Source: http://www.bezpiecznytir.pl/prowadzenie_firmy.php
Timestamp: 2018-06-17 21:46:05
Legal References Found: Art. 104
 art. 12
 art. 12
 art. 12
 art. 12
 art. 12
 art. 12

Document Content:
﻿ ﻿ OZPTD - Jak Prowadzić Własną Firmę Transportową
Jak Prowadzić Własną Firmę Transportową
W tym dziale znajdziesz informacje i podpowiedzi, jak sprawnie prowadzić działalność transportową (i nie tylko). O czym pamiętać, na co zwrócić uwagę, jak rozwiązać pojawiające się problemy i z czego korzystać, żeby było najwygodniej.
Sprawdzenie firmy lub kontrahenta
Taryfikator kar i mandatów
Przykłady uwag do wpisania na wykresówkę
Przykłady uwag do wpisania na CMR
Jak obliczyc stawkę za kilometr?
Jeżeli właśnie założyłeś firmę lub dokonałeś radykalnej zmiany rodzaju prowadzonej działalności i nie masz jeszcze swoich „stałych” sprawdzonych kontrahentów, albo z innych powodów właśnie szukasz nowej firmy, do współpracy – warto, żebyś najpierw ją sprawdził.
Może się zdarzyć, że trafisz na kontrahenta, który właśnie zbankrutował, lub niebawem to uczyni, bo ma długi. Możesz też natknąć się na firmy posługujące się fałszywymi danymi, lub osoby podszywające się pod kogoś innego.
Pamiętaj, żeby sprawdzić każdą firmę z którą rozpoczynasz współpracę. Najwygodniejszym narzędziem do tego celu jest oczywiście Internet. Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje, które powinieneś zweryfikować:
1. Koniecznie upewnij się, że firma widnieje w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (którą już znasz, bo sam się tam kiedyś rejestrowałeś). W tym celu udaj się na stronę Wyszukiwania Wpisów w CEIDG i wpisz w odpowiednim miejscu jakiekolwiek dane firmy, którą chcesz sprawdzić (najlepiej NIP).
Warto to sprawdzić przed podjęciem współpracy, chociażby ze względu na fakt, że w opisie firmy, zawartym w CEIDG znajdziesz, poza innymi danymi, również informację o numerach PKD "przypisanych" do przedsiębiorcy, a więc dowiesz się, jaki rodzaj działalności, zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności może prowadzić firma, z którą chcesz rozpocząć współpracę. (UWAGA! Aktualnie obowiązują kody PKD 2007, ale nie wszystkie firmy pamiętały o zaktualizowaniu numerów, dlatego weź poprawkę na fakt, że "dziwna i niezwiązana z tematem" działalność, jaką ma wpisany Twój kontrahent może wynikać z nieaktualnych numerów PKD 2004)
Alternatywą dla Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest Krajowy Rejestr Sądowy, więc jeżeli nie znalazłeś swojego kontrahenta w CEIDG poszukaj jeszcze w KRS
Analizując dane firmy upewnisz się, czy Twój kontrahent nie zamknął, bądź nie zawiesił działalności, oraz jak długo firma funkcjonuje na rynku (bezpieczniej robić interesy z firmą, która działa bez przerwy od 20 lat, niż z taką, która rozpoczęła działalność dwa dni temu – chociaż oczywiście nie jest to regułą).
2. Sprawdź firmę również (dla tzw. „spokoju ducha”) w Rejestrze REGON Głównego Urzędu Statystycznego. Uzyskasz tam dodatkowe informacje o formie prawnej prowadzonej działalności, oraz o formie własności – ma to znaczenie zwłaszcza przy kontraktach na bardzo duże kwoty (zazwyczaj przy działalności innej niż transport drogowy, ale kto wie, może Ci się trafi wielomilionowy kontrakt), ponieważ forma działalności w pewnym stopniu warunkuje zarówno kapitał firmy, jak i zakres odpowiedzialności właścicieli, a więc w praktyce, ściągalność długów (podkreślam – na bardzo wysokie kwoty – przy "typowej" dla przewoźników współpracy raczej nie ma to większego znaczenia).
3. Jeżeli Twój nowy kontrahent jest z terenu Unii Europejskiej, możesz potwierdzić jego wiarygodność sprawdzając również tzw. "NIP Unijny" (VIES) czyli Numer Identyfikacji Podatkowej płatnika VAT'u na terenie Unii Europejskiej. Składa się on z oznaczenia kraju oraz z "normalnego" numeru NIP. (UWAGA! W prawym górnym rogu strony można zmienić język wyświetlania na polski)
4. W bardzo prosty sposób możesz potwierdzić poprawność otrzymanych danych poprzez sprawdzenie poprawności numerów NIP, REGON i PESEL. Można przy okazji „wyczytać” z numeru PESEL datę urodzenia i płeć, natomiast z numeru NIP właściwy Urząd Skarbowy, dlatego oprócz sprawdzania kontrahentów, aplikacja ta może być bardzo pomocna w „codziennej” pracy, np. przy składaniu deklaracji podatkowych.
5. Bardzo istotna, w branży TSL jest możliwość sprawdzenia, czy kontrahent posiada licencję na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego. To również możesz łatwo zweryfikować, odwiedzając stronę BOTM'u (w pozycji „Sprawdź swoje wnioski” wpisz NIP firmy, której licencję chcesz sprawdzić).
6. Jeżeli posiadasz większy tabor i/lub masz zamiar zaopatrywać się w paliwo (dowolnego rodzaju) na większą skalę, powinieneś zapoznać się również z Bazą Koncesji Urzędu Regulacji Energetyki. Jeżeli nie jesteś pewien, czy Twój dostawca działa legalnie – Sprawdź. Jak dobrze poszukasz możesz też znaleźć tam informację o innych przedsiębiorstwach podobnego typu, znajdujących się w Twojej okolicy. Może gdzieś uda Ci się wynegocjować lepszą cenę…
7. Na koniec (możesz też od tego zacząć) na wszelki wypadek wpisz interesującą Cię firmę w Google, bo jak każde dziecko wie - wujek Google wie najlepiej. Nawet jeżeli wszystkie wcześniejsze „badania” kontrahenta wypadły pomyślnie, warto jeszcze przeprowadzić ten ostatni test, ponieważ zawsze masz szansę trafić na jakieś forum branżowe, na którym ktoś opisał jakie miał przygody z firmą XYZ i czy tą współpracę wspomina dobrze. Jeżeli okaże się, że Twój kontrahent od pół roku nie spłacił ani jednej należności – nie myśl, że w Twoim przypadku będzie inaczej! A nawet jeżeli kwestie finansowe nigdy nie stanowiły problemu, poczytaj. Może dowiesz się, że żeby „załatwić” sobie lepsze zlecenie wystarczy porozmawiać z Panią Anią, zamiast z Panią Kasią, albo gdzie w okolicy firmy można dobrze zjeść czekając na załadunek.
Miałeś kolizję? Nie jesteś pewien, czy sprawca ma ważne OC? Może chcesz sprawdzić przebieg swojego ubezpieczenia? Na szczęście Internet jest doskonałym lekarstwem na wszystkie troski. Na stronach Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego możesz sprawdzić stan ubezpieczenia OC podając numer rejestracyjny, lub numer VIN interesującego Cię pojazdu. Wystarczy wejść na "Identyfikację umowy OC" i wpisać którąś z powyższych danych, aby uzyskać informację o ubezpieczeniu. UWAGA! Zgodnie z pouczeniem zawartym na stronie UFG „Uprawnieni do korzystania z powyższych informacji są tylko: poszkodowani w wypadkach drogowych spowodowanych przez dany pojazd, właściciele pojazdu oraz instytucje wymienione w Art. 104 ust.1 Ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych. UFG, administrując tą olbrzymią bazą, opiera się wyłącznie na danych otrzymanych od zakładów ubezpieczeń.”
Niezależnie od tego, czy sam jeździsz, czy zatrudniasz kierowców – mając cokolwiek wspólnego z użytkowaniem dróg publicznych – koniecznym jest, żebyś wiedział, co Ci grozi za zachowania niezgodne z obowiązującymi przepisami. Z jednej strony warto wiedzieć czego unikać, a na co w ostateczności (jak zajdzie WYJĄTKOWA potrzeba (trzy razy w tygodniu nie ma wyjątkowej potrzeby)) możesz sobie pozwolić, z drugiej natomiast strony, jeżeli przydarzy Ci się niepomyślna kontrola – będziesz wiedział, czy zostałeś „sprawiedliwie policzony”.
Dlatego też zapraszamy do zapoznania się z Taryfikatorami Kar stanowiącymi załączniki do Ustawy o transporcie drogowym , czyli Co Cię Czeka, Gdy Na Drodze Spotkasz Inspekcję Transportu Drogowego ;)
Kary nakładane na kierowcę:
Załącznik nr 1 do Ustawy o transporcie drogowym
Kary nakładane na osobę zarządzającą transportem:
Załącznik nr 2 do Ustawy o transporcie drogowym.
Kary nakładane na "podmiot" – firmę:
Załącznik nr 3 do Ustawy o transporcie drogowym.
Przykłady uwag do wpisania na wykresówkę:
1. „Przerwanie odpoczynku dobowego powstało na polecenie funkcjonariusza policji / straży / właściciela terenu, który nakazał opuścić zajmowane miejsce parkingowe. (WE 561/2006 art. 12.)”
2. „Przekroczyłem czas jazdy z powodu „korka” na drodze nr X, by dojechać do bezpiecznego parkingu.(WE 561/2006 art. 12.)”
3. „Brak miejsca na wyznaczonym przez przełożonego parkingu. Konieczność dojazdu do bezpiecznego parkingu.(WE 561/2006 art. 12.)”
4. „Z powodu ulewnego deszczu / mgły / śnieżycy wydłużyłem czas prowadzenia pojazdu, ponieważ ze względu na rodzaj ładunku muszę dojechać do celu.(WE 561/2006 art. 12.)”
5. „Ze względu na niewielką odległość do celu i rodzaj ładunku, przedłużyłem dzienny czas prowadzenia pojazdu.(WE 561/2006 art. 12.)”
6. „W związku z wypadkiem drogowym / czasowym zamknięciem drogi / awarią przejazdu kolejowego wydłużyłem czas jazdy, aby dojechać do bezpiecznego parkingu.(WE 561/2006 art. 12.)”
Jeżeli chcesz, żeby Twój kierowca był dobrze przygotowany na każdą ewentualność, TUTAJ znajdują się powyższe przykłady w wersji PDF gotowe do wydruku.
Przykłady uwag do wpisania na CMR:
1. „Nie miałem możliwości uczestniczenia przy załadunku.”
2. „Ze względu na rodzaj opakowania nie miałem możliwości przeliczenia towaru.”
3. „Ze względu na różnorodność towaru nie miałem możliwości jego przeliczenia. Przyjąłem X ofoliowanych palet.”
4. „Opakowanie zewnętrzne towaru uszkodzone. Przygnieciony karton / styropian.”
5. „Opakowanie zewnętrzne nie jest dostosowane do rodzaju przewożonego ładunku. Po zamocowaniu, opakowanie i towar mogą zostać uszkodzone.”
6. „Prosiłem o dodatkowe zabezpieczenie ładunku, ale odmówiono mi.”
7. „Odmówiono mi podpisania CMR z uwagami.”
Jeżeli jesteś szczęśliwym posiadaczem tachografów cyfrowych w swoich samochodach, powinieneś dopilnować, aby każdy z Twoich kierowców miał osobistą „kartę kierowcy”, czyli dokument (z wbudowanym chip’em), na którym tachograf będzie zapisywał wszystkie aktywności kierowcy w czasie pracy.
Wyrobienie Karty kierowcy nie jest wybitnie uciążliwe. Wystarczy wejść na stronę Systemu Tachografów Cyfrowych i tam, w zakładce „złóż wniosek” wybieramy interesujący nas rodzaj karty.
Kartę Kierowcy – jak wyżej. Wydawana na 5 lat, ale nie dłużej niż do upłynięcia ważności prawa jazdy. Każdy kierowca może posiadać i korzystać tylko z jednej imiennej karty. Oczywiście „pożyczanie” nie swojej karty jest karalne.
Kartę Przedsiębiorstwa – umożliwiającą odczyt danych z tachografu, ale też „przypisanie” aktywności konkretnego samochodu, do konkretnego przedsiębiorstwa (firmy). Nie ma ograniczeń ilościowych – firma może mieć więcej niż jedną kartę. Wydawana na 5 lat, ale nie dłużej niż do upłynięcia ważności licencji / zezwolenia uprawniającego do wykonywania transportu.
Kartę Warsztatową – wydawaną imiennie osobom prowadzącym prace serwisowe przy tachografach.
Kartę Kontrolną – wydawaną organom upoważnionym do kontroli danych zawartych w tachografie.
Jak się łatwo domyślić, dwie ostatnie pozycje Cię raczej nie interesują, ale warto mieć świadomość, że coś takiego istnieje. Dla Ciebie istotne są dwie pierwsze pozycje. Po wybraniu tej, która Cię aktualnie interesuje trafisz na stronę zawierającą wniosek w formacie PDF do wydrukowania i wypełnienia ręcznie, wniosek elektroniczny (polecamy), oraz szereg przydatnych informacji, które pomogą Ci poprawnie wypełnić wniosek. Następnie dokonujesz stosownej opłaty na wskazany numer konta (patrz ”cennik”) i wypełniony (lub wydrukowany) wniosek wysyłasz, wraz z dowodem wpłaty, na adres: „Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (PWPW S.A.); ul. Karczunkowska 30; 02-871 Warszawa; STC”. (UWAGA! Wnioski dostarczane osobiście, nie są przyjmowane!) Jak już to zrobisz – pozostaje Ci tylko czekać, sprawdzając raz na jakiś czas status swojego wniosku.
Celem wymiany prawa jazdy na nowe, powinieneś udać się do stosownego Urzędu Miasta lub Starostwa Powiatowego wraz z niezbędnymi dokumentami:
1. Wnioskiem o wymianę prawa jazdy. Do pobrania TUTAJ lub w dziale „Dokumenty”.
2. Kopią świadectwa kwalifikacji zawodowej potwierdzającego uzyskanie kwalifikacji wstępnej lub świadectwa kwalifikacji zawodowej potwierdzającego ukończenie szkolenia okresowego, oraz oryginałem do wglądu.
3. Kopią orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań lekarskich do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy, oraz oryginałem do wglądu.
4. Kopią orzeczenia psychologicznego stwierdzającego brak przeciwwskazań psychologicznych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy, oraz oryginałem do wglądu.
5. Kopią aktualnego (tego, które jeszcze masz) prawa jazdy, oraz oczywiście, oryginałem do wglądu.
6. Fotografią o wymiarach 3,5 x 4,5 cm. UWAGA! Fotografia musi być WYRAŹNA. Bez nakryć głowy, ciemnych okularów i tym podobnych ozdobników (dopuszczone są ciemne okulary dla osób z wadami wzroku (ciekawi mnie jakie wady wzroku, wymagające ciemnych okularów, przejdą badanie lekarskie) oraz nakrycia głowy „religijne” – „wyznaniowe” pod warunkiem, że w dokumencie potwierdzającym tożsamość (np. dowód osobisty) też widnieje takie zdjęcie). Fotografia ma ukazywać LEWY PÓŁPROFIL Z WIDOCZNYM LEWYM UCHEM. Twarz musi być równomiernie oświetlona.
7. Dowodem tożsamości (dowód osobisty, lub inny dokument ze zdjęciem (a to już jest paranoja, ponieważ prawo jazdy z pkt. 5, które musisz okazać do wglądu spokojnie może stanowić dokument tożsamości)).
8. Oraz najważniejsze: Dowód wpłaty na 84zł „za wymianę prawa jazdy” oraz 0,50zł „opłaty ewidencyjnej za wydanie dokumentu stwierdzającego uprawnienie do kierowania pojazdem”.
Wciągu miesiąca dokument powinien być do odebrania. Jeśli chcesz być „na bieżąco” możesz sprawdzać stan Twojego wniosku na stronie PWPW.
Jak obliczyć stawkę za kilometr?
Zastanawiałeś się kiedyś ile faktycznie powinna wynosić stawka za 1km w Twojej firmie? Poniżej przedstawiamy przykładową kalkulację kosztów (czerwone okienka oznaczają zmienne)
Ta sama kalkulacja znajduje się w arkuszu kalkulacyjnym, do pobrania TUTAJ. Możesz dowolnie modyfikować wszystkie zaznaczone pozycje, żeby sprawdzić, jak kaształtują się stwaki w Twojej firmie.
Kluczową umiejętnością, niezbędną do prowadzenia firmy transportowej, jest umiejętność oszczędzania - opon, kilometrów, paliwa, ale przede wszystkim pieniędzy. Dlatego musisz być czujny i umiejętnie korzystać z możliwości, jakie podsuwa Ci rynek. Jedną z takich możliwości jest karta paliwowa, która poza wieloma innymi korzyściami, pozwala na obniżenie kosztów paliwa (oleju napędowego).
Doskonałym przykładem jest program Bottom Up, oferowany przez DKV Euro Service. Na stacjach objętych programem wszyscy klienci DKV tankują olej napędowy w cenie 5-7% niższej niż stawka z dystrybutora.
Od 1 lutego system Bottom Up obejmuje 34 punkty tankowania, z czego 25 to stacje sieci Lotos.
”Ze stacji Bottom Up mogą korzystać wszyscy klienci DKV, bez dodatkowych formalności. Płacą za paliwo cenę, która jest zdecydowanie niższa niż ta z dystrybutora. Dzięki temu systemowi wygrywają wszystkie trzy strony: klienci - bo paliwo jest tańsze, stacje - bo zwiększają obroty i DKV – bo fakturuje większe ilości tankowań” – mówi Michał Bałakier, prezes DKV Euro Service Polska Sp. z o.o.
Lokalizacja w miejscach kluczowych dla transportu oraz wysoki standard usług przyczyniły się do rozbudowy sieci Bottom Up. Obok stacji Lotosu, w Polsce należy do niej także 9 stacji prywatnych. Natomiast za granicą działa 18 stacji w Austrii oraz 4 na Węgrzech. Ceny oleju napędowego na tych stacjach są stałe w okresach tygodniowych. Publikowane są na stronie www.dkv-euroservice.pl w zakładce Serwisy online >> Ceny ON.
Adresy stacji Bottom-up znajdują się tutaj.
DKV Euro Service to międzynarodowy operator kart paliwowo-serwisowych DKV Card. Firma istnieje od 1934 r. i jest zarazem najstarszą i największą na drogach Europy organizacją serwisową. W Polsce współpracuje z siecią 3200 stacji paliw i 150 warsztatów. Jest tu bezpośrednio reprezentowana od 18 lat. DKV Card umożliwia bezgotówkowe tankowanie na stacjach różnych marek i dostęp do wielu usług dodatkowych, m.in. serwisów naprawczych, internetowych serwisów mapowych, doradztwa, kalkulatorów opłat drogowych, czy fakturowania netto i zwrotu zagranicznego VAT.
Teczka Kierowcy / pracownika
W związku z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dostępne w dziale Akty Prawne), KAŻDY pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe pracowników (nawet jeżeli firma posiada tylko jednego pracownika) w sposób wskazany w Rozporządzeniu.
Potrzebna Ci będzie teczka, a jeszcze lepiej segregator, który opiszesz „AKTA OSOBOWE” (oczywiście, to nasza sugestia – rozporządzenie nie podaje, jak opisany ma być segregator). Miło by było, jakbyś miał też „przekładki” do segregatora, na których napiszesz imiona i nazwiska pracowników (kierowców). Następnie przydadzą Ci się mniejsze przekładki lub folie – cokolwiek, co pozwoli Ci podzielić każdego „pracownika” na trzy części – A, B i C. Od tej pory sugestie się kończą, a zaczynają się wymogi rozporządzenia:
W części „A” muszą się znaleźć wszystkie dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, czyli np.:
1. Kwestionariusz osobowy, wraz ze zdjęciem
2. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy
3. Dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganych kwalifikacji zawodowych, czyli w przypadku kierowcy:
a) kserokopia prawa jazdy
b) kserokopia dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu na przewóz osób/ rzeczy
c) zaświadczenie lekarskie
d) orzeczenie psychologiczne
f) kserokopia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do przewożenia materiałów niebezpiecznych (ADR) (jeśli rodzaj prowadzonej działalności tego wymaga)
g) kserokopia paszportu (jeśli rodzaj prowadzonej działalności tego wymaga)
h) kserokopia karty kierowcy (jeśli rodzaj prowadzonej działalności tego wymaga)
4. Dokument potwierdzający posiadane wykształcenie
5. Orzeczenie lekarskie (Medycyna Pracy) stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
Czyli wszystkie dokumenty, które dostaniemy od pracownika, zanim przyjemy go do pracy.
W części „B” mają znaleźć się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy (zatrudnieniem) oraz z jego przebiegiem, czyli np.:
1. Umowa o pracę (opcjonalnie wraz z zakresem obowiązków)
2. Pisemne potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy oraz przepisami BHP (opcjonalnie dodatkowo inne ISTOTNE dokumenty, z którymi pracownika zapoznajemy np. ustawa o czasie pracy kierowcy, Rozporządzenie WE 561/2006). Potwierdzenie ukończenia wymaganego szkolenia BHP
3. Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o zamiarze, lub barku zamiaru korzystania z uprawnień przysługujących mu z tego tytułu, wynikających z Kodeksu Pracy
4. Dokumenty potwierdzające przekazanie pracownikowi mienia (do zwrotu, lub rozliczenia).
5. Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (szkolenia, kursy obowiązkowe i dobrowolne).
6. Dokumenty związane z wypowiedzeniem umowy lub jej zmianą
7. Dokumenty związane z przyznanymi nagrodami lub karami porządkowymi
8. Dokumenty dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego, macierzyńskiego/ojcowskiego i/lub bezpłatnego
9. Orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi
10. Umowę o zakazie konkurencji (jeżeli jest wymagana)
11. Oświadczenie o niepozostawaniu / pozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy
12. Oświadczenie o poinformowaniu pracodawcy w wypadku utraty uprawnień do kierowania pojazdami
13. Oświadczenie o poniesieniu odpowiedzialności w wypadku celowego uszkodzenia, zniszczenia lub ukrycia wykresówek
14. Oświadczenie o sprawdzeniu pojazdu i urządzenia rejestrującego czas pracy kierowcy
Natomiast część „C” powinna zawierać dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli:
1. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
2. Kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
3. Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w związku z postępowaniem egzekucyjnym (jeżeli taki fakt zaistniał)
4. Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeżeli jest taka potrzeba)
5. Orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Ponad to, pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację:
1. Związaną z chorobą zawodową (jeżeli taka wystąpiła)
2. Kartę ewidencji czasu pracy
3. Imienną Kartę wypłacanego wynagrodzenia oraz innych świadczeń (z listy płac)
Żeby było trudniej, wszystkie dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym, oraz ponumerowane, a każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Zgodnie z obowiązującym prawodawstwem z zakresu ochrony środowiska na przewoźnikach spoczywają poniższe obowiązki związane z gospodarką odpadami i korzystaniem ze środowiska.
I Obowiązki wynikające z ustawy o odpadach:
W ramach swojej działalności większość firm transportowych staje się wytwórcą odpadów, które dzielimy na:
- odpady niebezpieczne (np. przepracowane oleje, filtry olejowe, płyny hamulcowe, zużyte lub przepalone lampy jarzeniowe)
- odpady inne jak niebezpieczne (np. zużyte opony, zużyte katalizatory, opakowania różnego rodzaju i inne).
W związku z wytwarzaniem odpadów, w zależności od ich ilości obowiązki przedsiębiorcy wyglądają następująco:
1.	Ilość wytworzonych odpadów w ciągu roku: niebezpieczne 0 Mg/rok, innych niż niebezpieczne poniżej 5 Mg/rok – brak obowiązku uzyskania decyzji i składania informacji.
2.	Ilość wytworzonych odpadów w ciągu roku: niebezpieczne do 0,1 Mg/rok, innych niż niebezpieczne powyżej 5 Mg/rok – obowiązek złożenia informacji o wytwarzanych odpadach i sposobach gospodarowania nimi oraz składania rocznych sprawozdań z realizacji gospodarki odpadami, w tym prowadzenie ewidencji wytworzonych odpadów.
3.	Ilość wytworzonych odpadów w ciągu roku: niebezpieczne powyżej 0,1 Mg/rok – konieczność uzyskania decyzji zatwierdzającej program gospodarki odpadami niebezpiecznymi oraz składania rocznych sprawozdań z realizacji gospodarki odpadami, w tym prowadzenie ewidencji wytworzonych odpadów.
II Obowiązki wynikające z Prawa Ochrony Środowiska dotyczące wnoszenia opłat za korzystanie ze środowiska:
Przedsiębiorcy są zobowiązani do naliczania opłat i sprawozdawczości związanych z korzystanie ze środowiska. W przypadku firm transportowych przypadki korzystania ze środowiska mogą obejmować:
•	ze spalania paliw w kotłach,
•	z procesów technologicznych, np.: z malowania, lakierowania, spawania itp,
•	ze spalania paliw przez środki transportu,
•	z przeładunku benzyn silnikowych,
•	pochodzących z powierzchni zanieczyszczonych wód opadowych lub roztopowych ujętych w systemy kanalizacyjne,
pobór wód, podziemnych i powierzchniowych wód śródlądowych i morskich wód wewnętrznych,
Zobowiązania z tytułu korzystania ze środowiska przedawniają się po pięciu latach, inaczej mówiąc przedsiębiorcę obejmuje ustawowy wymóg przechowywania dokumentacji w tym zakresie do 5-ciu lat.