Source: https://rbdo.com.pl/obowiazki-biur-rachunkowych-wynikajace-z-ustawy-o-ochronie-danych-osobowych/
Timestamp: 2015-03-04 06:56:52
Legal References Found: art. 39
 art. 31
 art. 39
 art. 31
 art. 39
 art. 39

Document Content:
Biuro rachunkowe i przetwarzanie danych osobowych Klientów | RBDO - Rejestracja i Bezpieczeństwo Danych Osobowych
O Nas	Klienci
Ankieta-Audyt ODO
Poradnik ochrona danych
Poradnik ofertowy
Oferta wdrożenia i szkolenia ABI
Oferta szkolenia personelu
Zespół RBDO
KOMPLETNA DOKUMENTACJA Z INSTRUKCJĄ ZGŁOSZENIA ZBIORU DO GIODO – 199 ZŁ +23% VAT
Promocja do:2015-03-04
KOMPLETNA DOKUMENTACJA Z INSTRUKCJĄ ZGŁOSZENIA ZBIORU DO GIODO – 199 ZŁ +23% VAT 199 PLN 699 PLN
DOKUMENTACJA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DLA FIRM, SZKÓŁ, ORGANIZACJI - 99 NETTO +23%VAT
DOKUMENTACJA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DLA FIRM, SZKÓŁ, ORGANIZACJI - 99 NETTO +23%VAT 99 PLN 399 PLN
KOMPLEKSOWE WDROŻENIE: AUDYT + DOKUMENTACJA + REJESTRACJA GIODO I 6 M-CY OCHRONY PRAWNEJ - 699 zł netto (+23% VAT)
Promocja do:2015-03-15
KOMPLEKSOWE WDROŻENIE: AUDYT + DOKUMENTACJA + REJESTRACJA GIODO I 6 M-CY OCHRONY PRAWNEJ - 699 zł netto (+23% VAT) 699 PLN 2690 PLN
Biuro rachunkowe i przetwarzanie danych osobowych Klientów
Opublikowano 29 listopada 2014 Autor: admin	(…) trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że jeżeli wydamy decyzję zakazującą biuru rachunkowemu przetwarzania danych, to tym samym zakażemy mu działalności (…) Powiedział dr Wojciech Rafał Wiewiórowski, Generalny Inspektor Danych Osobowych (GIODO) w wywiadzie stanowiącym część artykułu opublikowanego w Dzienniku Gazecie Prawnej w dniu 23 stycznia 2013 roku pt. „Biura rachunkowe w rękach GIODO”.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, każde przedsiębiorstwo zatrudniające choćby 1 pracownika lub przetwarzające inne dane osobowe, np. powierzone Biurom Rachunkowych dane rozliczeniowe Klientów, musi dysponować odpowiednią dokumentacją spełniającą wymogi rozporządzenia do art. 39a, ustawy o ochronie danych osobowych, a jej brak może łączyć się z karami od 10.000 do 50.000 zł za każde uchybienie w związku z niewykonaniem decyzji. Aby spełnić wymogi ustawy, można skorzystać z zestawu dokumentacji przetwarzania danych RBDO.
Ponadto większość firm korzysta z usług Biur Rachunkowo – Księgowych, aby dopełnić obowiązków ochrony danych pomiędzy firmą a biurem rachunkowym powinna być zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Należy zauważyć, że niezastosowanie się do przepisów ustawy w wielu przypadkach może oznaczać popełnienie przestępstwa zagrożonego karą nawet do 2 lat pozbawienia wolności (art. 49 ust. 1 ustawy o ochronie danych). Odrębną kwestią pozostaje groźba wymierzenia grzywn przymuszających w wysokości do nawet 50.000 zł (w trybie przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji) za niezastosowanie się do decyzji administracyjnej GIODO. Jak podaje GUS, w Polsce funkcjonuje 42 718 biur rachunkowych [1].
Według informacji podawanych przez „Dziennik Gazeta Prawna” szacuje się, że biura rachunkowe obsługują ok. 1,5 mln przedsiębiorstw, a większość z nich, z uwagi na zatrudnianie pracowników, musi spełniać wymagania nałożone przez Ustawę o Ochronie Danych Osobowych. Tymczasem szacuje się, że jedynie ok. 20 % biur rachunkowych spełnia ustawowe wymagania przetwarzania powierzonych danych osobowych.
Wykrycie przez wyżej wymienione organy nieprawidłowości w zakresie przetwarzania danych osobowych, może skutkować nie tylko wydaniem decyzji nakazującej zaprzestanie przetwarzania danych osobowych – co w praktyce oznacza brak możliwości prowadzenia dotychczasowej działalności przez firmę, ale także koniecznością skierowania przez inspektorów GIODO zawiadomienia o popełnianiu przestępstwa polegającego na np. przetwarzaniu danych osobowych przez osobę nieuprawnioną, lub poza trybem przewidzianym w ustawie, co jest zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 2 (art. 49 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).
W związku z powyższym warto podsumować obowiązki przedsiębiorców w zakresie prawidłowości przetwarzania danych osobowych. Należy zauważyć, że w przypadku w którym pracodawca powierza dane osobowe swoich pracowników w celu prowadzenia rozliczeń biuru rachunkowemu, to nadal pozostaje on administratorem powierzonych danych osobowych– konieczne jest zawarcie w takim przypadku z prowadzącym rachunkowość biurem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych. Dzieje się tak dlatego, ponieważ biuro rachunkowe w celu świadczenia tego typu usług uzyskuje dostęp do danych osobowych pracowników zatrudnionych u rozliczanych przez siebie klientów.
Oznacza to, że zarówno przedsiębiorca będący pracodawcą, jak i obsługujące go biuro rachunkowe muszą posiadać wymaganą przez ustawę o ochronie danych osobowych dokumentację przetwarzania danych osobowym (Politykę Bezpieczeństwa oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym w którym przetwarzane są dane osobowe, wraz innymi koniecznymi załącznikami o których mowa w rozporządzeniu do art. 39a ustawy) oraz stosować określone dokumentacji środki bezpieczeństwa. Sam obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nie oznacza jednak, iż wymagane jest utworzenie odrębnego dokumentu – klauzulę spełniającą wymagania art. 31 ustawy można zawrzeć bezpośrednio w standardowej umowie, jaką biuro księgowe zawiera ze swoimi klientami, najistotniejszym wymaganiem jakie musi spełniać taka klauzula, to określenie zakresu oraz celu przetwarzania posiadanych danych – należy także pamiętać, że ustawa bezwzględnie wymaga by określenie zakresu oraz celu przetwarzania danych miało formę pisemną – ograniczenie się zatem do ustnego ustalenia zakresu oraz celu przetwarzania danych będzie oznaczać brak podstawy prawnej do dostępu biura rachunkowego do danych osobowych pracowników lub klientów obsługiwanego podmiotu a jednocześnie przekazanie przez pracodawcę danych osobowych podmiotowi nieuprawnionemu – co związane jest z ryzykiem odpowiedzialności karnej na podstawie przepisów zawartych w rozdziale 8 ustawy o ochronie danych osobowych.
Zakres oraz sposób prowadzenia dokumentacji określa rozporządzenie wykonawcze do art. 39a ustawy o ochronie danych osobowych – najistotniejszymi dokumentami określonymi w wyżej wspomnianym rozporządzeniu są: Polityka Bezpieczeństwa oraz Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Co prawda drugi z wymienionych dokumentów jest obowiązkowy jedynie w sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są w systemie informatycznym – jednak dziś trudno wyobrazić sobie firmę, która w swojej działalności nie korzystałaby z komputerów, zatem z praktycznego punktu widzenia, każde biuro rachunkowe powinno posiadać sporządzone zgodnie z wytycznymi określonymi w rozporządzeniu do art. 39a ustawy o ochronie danych osobowych oba wyżej wymienione dokumenty (wraz z wszelkimi koniecznymi załącznikami).
Dysponując treścią rozporządzenia każdy przedsiębiorca może sam zadecydować: sporządzać wymaganą dokumentacje samemu, czy też skorzystać z gotowej do wypełnienia dokumentacji przygotowanej przez wyspecjalizowane firmy. Biorąc pod uwagę znaczny stopień skomplikowania zagadnień prawnych związanych z ochroną danych osobowych – zaleca się skorzystanie z drugiego ze wskazanych rozwiązań.
Więcej kontroli przestrzegania ochrony danych
Od 2013 roku, na mocy porozumienia z dnia 14 grudnia 2012 roku pomiędzy GIODO a Państwową Inspekcją Pracy – prawidłowość przetwarzania danych osobowych w firmach, będą sprawdzać także inspektorzy PIP (to blisko 90.000 kontroli rocznie), należy zatem przypuszczać, iż znacznie zwiększy się liczba kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. W nadchodzącym 2014 roku PIP przewiduje przeprowadzenie 88 tys. kontroli!
Źródło: W przypadku cytowania artykułu prosimy o bezwzględne zamieszczenie poniższych danych:
Wszelkie Prawa zastrzeżone RBDO.PL - Rejestracja Baz Danych Osobowych
Kategorie: Bez kategorii, Informacje Prawne. Autor: admin. Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.	Zapytaj o wdrożenie
Jeśli potrzebują Państwo więcej informacji jakie wdrożenie wybrać,
prosimy o kontakt na infolinię (czynna 9-17) lub przesłanie wiadomości przez formularz.
Zapewniamy Państwu najwyższą jakość usług. Do każdego zamówienia zapewniamy wsparcie prawnika - bez żadanego limitu! Zaufało nam już ponad 5000 firm, instytucji i jednostek organizacyjnych! Zapraszamy do współpracy!
Copyright © 2013 RBDO.pl. All rights reservedRealizacja: Interactive Art