Source: http://koksztys.pl/blog/forma-dokumentowa/
Timestamp: 2018-11-18 00:44:22
Legal References Found: art. 1
	Art. 773
 art. 245
	Art. 772
 art. 720

art. 14
 art. 12
	ART. 73
 art. 73
 art. 74
 art. 246
 art. 245
 art. 246
 art. 246
	art. 74
 art. 73
 art. 74
 art. 74
 art. 73
 art. 73
 art. 74
 art. 74
 art. 74
 art. 74
 art. 246
 art. 74
 art. 246
 art. 3
 art. 781
 art. 308
 art. 773
 art. 74
	Art. 76
 art. 76
 art. 772
	Art. 77
 art. 77
 art. 77
	Art. 771
 art. 771
 art. 771
 art. 771
 art. 771
 art. 771
 art. 771
 art. 771
 art. 773
 art. 771
 art. 771
 art. 771
 art. 73
 art. 74
 art. 74
 art. 74

Document Content:
FORMA DOKUMENTOWA - Koksztys – Radcy Prawni i Adwokaci dla Ciebie i Twojej firmy! : Koksztys – Radcy Prawni i Adwokaci dla Ciebie i Twojej firmy!
FORMA DOKUMENTOWA JAKO NOWY USTAWOWY TYP FORMY SZCZEGÓLNEJ
I. UWAGI WSTĘPNE – USTAWA ZMIENIAJĄCA I UZASADNIENIE WPROWADZANYCH ZMIAN
Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy- Kodeks Cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego orz niektórych innych ustaw wprowadza w art. 1 nowy typ formy szczególnej – formę dokumentową.
W uzasadnieniu projektu ustawy jako główne uzasadnienie wprowadzonych zmian podaje się informatyzację, przyspieszenie postępowania oraz uproszczenie formy dokonywania czynności prawnych, jak również dostosowanie jej do panujących środków komunikowania się.
II.SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE WPROWADZONYCH ZMIAN
A.	Art. 773 k .c.
Przed nowelizacją: BRAK
Po nowelizacji: Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Ustawodawca zerwał z tradycyjnym rozumieniem dokumentu, wynikającym z dotychczasowego brzmienia art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego, jako pisma zawierającego oświadczenie oraz własnoręczny podpis osoby składającej to oświadczenie. Od wejścia w życie zmian, Kodeks cywilny definiuje dokument, jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 773 KC). Powyższa definicja jest bardzo szeroka i umożliwia zaliczenie do kategorii dokumentów także obrazu, dźwięku czy grafiki. Nie ma przy tym znaczenia, na jakim nośniku informacje te będą utrwalone oraz za pomocą jakich środków (np. smartfon, komputer, pióro).
Wprowadzona definicja jest szeroko krytykowana przez komentatorów jako zbyt szeroka i mogąca w przyszłości służyć nadużyciom.
B.	Art. 772 k.c.
Po nowelizacji: Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie
Dotychczasowe, klasyczne polskie prawo cywilne wyszczególniało następujące formy szczególne czynności prawnych: pisemną, elektroniczną, pisemną z datą pewną, pisemną z poświadczeniem podpisu, akt notarialny.
W omawianym przepisie wprowadzono formę dokumentową, jako nowy ustawowy typ formy szczególnej. O potrzebie jej uregulowania zadecydowały dwie podstawowe przyczyny:
1.	Po pierwsze, w niektórych przypadkach może ona zastąpić formę pisemną, liberalizując w ten sposób nadmierny rygoryzm prawny.
2.	Po drugie, wprowadzenie tej regulacji prowadzi do stworzenia prawnych ram funkcjonowania formy, która obecnie jest już w obrocie powszechnie stosowana, a z uwagi na coraz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii, stale zyskuje na znaczeniu, jak np. poczta elektroniczna lub SMS.
Komentowany przepis określa istotę dokumentowej formy czynności prawnych, poprzez wskazanie minimalnych wymogów jej zachowania. Do jej zachowania wystarczy spełnienie dwóch przesłanek.
1.	sporządzenie dokumentu (prywatnego lub publicznego), którego treść odzwierciedla fakt złożenia oświadczenia woli określonego podmiotu (lub obu stron czynności prawnej),
2.	sposób ujęcia wspomnianego oświadczenia (oświadczeń) w dokumencie powinien umożliwiać ustalenie tożsamości osób je składających.
Obie przesłanki muszą być spełnione łącznie (koniunkcja).
Forma dokumentowa nie jest jednolitą formą taką jak forma pisemna (dla której zachowania konieczne jest własnoręczne podpisanie oświadczenia woli), czy też forma elektroniczna (konieczność podpisania oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Może ona przybierać różnoraką postać (mail, sms, poprzez konto na portalu internetowym, na papierze itd.).
Jeżeli ustawodawca, zastrzegając formę dokumentową, nie dookreśla w jaki sposób powinno zostać złożone oświadczenie zostaje ono zachowane, jeżeli zostanie złożone w dowolnej postaci formy dokumentowej (a więc poprzez złożenie dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie). Przykładem jest nowelizacja art. 720 § 2 KC, który aktualnie po nowelizacji brzmi: umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej.
Jednakże, jeżeli ustawodawca w przepisie prawa dodatkowo doprecyzowuje wymóg złożenia oświadczenia w formie dokumentowej, dla zachowania formy, konieczne jest złożenie oświadczenia woli w sposób określony w ustawie np.:
art. 14 ustawy o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r.
1.	W przypadku umów zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa przedsiębiorca ma obowiązek udzielić konsumentowi informacji, o których mowa w art. 12, utrwalonych na papierze lub, jeżeli konsument wyrazi na to zgodę, na innym trwałym nośniku, w sposób czytelny i wyrażonych prostym językiem.
Wymóg formy dokumentowej czynności prawnej (np. zawarcie umowy) będzie spełniony w razie skierowania z przypisanych do konkretnych osób skrzynek mailowych wiadomości elektronicznych, zawierających oświadczenia woli wyrażające chęć zawarcia umowy. Sama zaś pojedyncza wiadomość mailowa będzie miała charakter dokumentu.
C.	ART. 73 K.C.
Przed nowelizacją: § 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.
Po nowelizacji: § 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.
Nowelizacja artykułu 73 § 1 KC jest związana z przesądzeniem o wyodrębnieniu w polskim prawie formy elektronicznej, oraz wprowadzeniu nowej formy dokumentowej. Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem art. 73 § 1 i 2 KC rygor nieważności dotyczył każdej formy szczególnej, a jedynie w odniesieniu do formy pisemnej, tylko wtedy gdy ustawa przewidywała rygor nieważności. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (§ 1). Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (§ 2).
Zastrzeżenie w ustawie formy elektronicznej bądź formy dokumentowej, bez zastrzeżenia skutków ad solemnitatem, jest zastrzeżeniem formy dla celów dowodowych, a co za tym idzie zastosowanie ma art. 74 KC.
Dopuszczenie przesłuchania świadków lub stron z art. 246 KPC. Ustawodawca zmieniając przepisy dotyczące formy czynności prawnej, dokonał równocześnie zmiany przepisów Kodeksu postępowania cywilnego w zakresie dowodu z dokumentów (zmieniając m.in. art. 245 KPC rozszerzając domniemanie dotychczas dotyczące dokumentu prywatnego sporządzonego w formie pisemnej, także na dokument w formie elektronicznej. Nie zmieniono natomiast art. 246 KPC, zgodnie z którym jeżeli ustawa lub umowa stron wymaga dla czynności prawnej zachowania formy pisemnej, dowód ze świadków lub z przesłuchania stron w sprawie między uczestnikami tej czynności na fakt jej dokonania jest dopuszczalny w wypadku gdy dokument obejmujący czynność został zagubiony, zniszczony lub zabrany przez osobę trzecią, a jeżeli forma pisemna była zastrzeżono tylko dla celów dowodowych, także w wypadkach określonych w Kodeksie cywilnym. Należy żałować, iż ustawodawca nie zmodyfikował art. 246 KPC wyraźnie odnosząc się, iż dotyczy on nie tylko formy pisemnej ale także formy elektronicznej. Stosując jednakże wykładnię celowościową, w związku z zastępowalnością formy pisemnej i elektronicznej, oraz podpisu własnoręcznego oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy wysnuć wniosek iż przepis ten powinien mieć także zastosowanie do naruszenia formy elektronicznej, przy spełnieniu pozostałych jego przesłanek.
D.	art. 74 K.C.
Przed nowelizacją: § 1. Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Po nowelizacji: § 1. Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Z przepisów art. 73 § 1 i art. 74 KC wynika, że zwykła forma pisemna, ale także forma dokumentowa i forma elektroniczna (od 8.9.2016 r.) mogą występować we wszystkich trzech postaciach: pod rygorem nieważności, dla wywołania określonych skutków prawnych oraz jedynie dla celów dowodowych. Dwie pierwsze konsekwencje muszą być jednak określone wprost w przepisach przewidujących wymóg zachowania zwykłej formy pisemnej (od 8.9.2016 r. – dokumentowej bądź elektronicznej).
W dotychczasowym brzmieniu art. 74 KC odnosił się do niezachowania formy pisemnej dla celów dowodowych. W nowelizacji ustawodawca wyraźnie wyodrębnił formę elektroniczną, a także wprowadził nową formę czynności prawnej: dokumentową. Forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej, natomiast forma dokumentowa jest w odniesieniu do niej formą „słabszą”. Żadna z tych form nie jest kwalifikowaną formą pisemną, ani inną formą szczególną, w odniesieniu do której zastosowanie ma art. 73 § 2 KC. Ustawodawca zmieniając art. 73 § 1 KC wyraźnie wskazał, iż zastrzeżenie formy elektronicznej lub formy dokumentowej, bez zastrzeżenia rygoru ad solemnitatem, jest zastrzeżeniem formy dla celów dowodowych. Konsekwentnie treść art. 74 § 1, 2 i 3 KC uzupełniając o formę elektroniczną oraz dokumentową.
Dotychczasowy § 3 stał się nowym § 4, natomiast aktualny art. 74 § 3 KC, jest całkowitą nowością.
Nowa treść § 3, mówi, iż jeżeli forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony. Przepis ten nie stanowi lex specialis w stosunku do art. 74 § 2 KC, stanowiąc samodzielną przesłankę dla żądania przeprowadzenia dowodu z przesłuchania świadków lub stron. Dla jego zastosowania musi zostać spełniona jedna z przesłanek z art. 74 § 2 KC lub art. 246 KPC.
Zastrzeżenie dla celów dowodowych formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a co za tym idzie niedopuszczalność przesłuchiwania na okoliczność czynności prawnej świadków lub stron, podlega szeregu wyjątków określonych przede wszystkim w art. 74 § 2 KC. Dowód z zeznań świadków lub stron jest dopuszczalny:
1) jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę;
2) każdorazowo gdy zażąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą;
3) gdy fakt dokonania czynności jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu;
4) na podstawie art. 246 KPC gdy dokument obejmujący czynność prawną został zgubiony, zniszczony lub zabrany przez osobę trzecią (wyr. SN z 12.12.1973 r., II CR 668/73, Legalis).
Uprawdopodobnienie za pomocą dokumentu. Wprowadzenie w miejsce „uprawdopodobnienie za pomocą pisma” zwrotu „uprawdopodobniony za pomocą dokumentu” znaczenie rozszerza zakres wyjątku o którym mowa. Wprowadzona do polskiego prawa definicja dokumentu (art. 773 KC) ale także definicja dokumentu elektronicznego z art. 3 pkt 35 rozporządzenia eIDAS (patrz komentarz do art. 781 KC) obejmuje swoim zakresem nie tylko tradycyjne dokumenty na piśmie, czy też składające się ze znaków tekstowych, ale także na dokumenty multimedialne (obraz, dźwięk, tekst), będące w postaci audialnej, wideo itd. Wyraźnie na to wskazuje art. 308 KPC który odnosi się do innych dokumentów (aniżeli oparte o tekst), w szczególności zawierających zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku. Oznacza to iż, wszelkiego typu nagrania, także dźwiękowe lub wideo, jeżeli tylko spełniają przesłanki definicji dokumentu z art. 773 KC oraz mogą stanowić uprawdopodobnienie dla faktu lub treści dokonanej czynności są wystarczającą przesłanką umożliwiającą przesłuchanie stron lub świadków (art. 74 § 2 KC).
Zgodnie ze znowelizowanym art. 74 § 4 KC przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.
E.	Art. 76
Przed nowelizacją: Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi powinna być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, nie określając skutków niezachowania tej formy, poczytuje się w razie wątpliwości, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
Po nowelizacji: Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
W związku z wyodrębnieniem w polskim prawie formy elektronicznej oraz wprowadzeniem formy dokumentowej, konieczne było uzupełnienie art. 76 KC o te dwie formy.
Do zachowania formy dokumentowej czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenie woli w postaci dokumentu. Strony w umowie o formę mogą zastrzec ogólnie (dla oświadczenia woli) formę dokumentową, wówczas każdy sposób jej spełnienia, zgodny z art. 772 KC spełni wymóg zastrzeżonej formy. Nic nie stoi jednakże na przeszkodzie, aby strony doprecyzowały przesłanki dla zachowania tej formy, np. wskazując iż dana czynność może być dokonana wyłącznie poprzez konto w systemie teleinformatycznym, wyłącznie drogą elektroniczną poprzez złożenie oświadczenia woli z wskazanego w umowie adresu poczty elektronicznej itd. W przypadku zastrzeżenia doprecyzowanej formy dokumentowej pod rygorem nieważności pojawia się pytanie, co do skuteczności złożenia oświadczenia wprawdzie w formie dokumentowej jednakże w inny niż doprecyzowany sposób (np. wysyłając oświadczenie mailem, zamiast z konta portalu internetowego). Wydaje się, iż jednolita odpowiedź jest niemożliwa i każdorazowo konieczne jest badanie zamiaru stron dla wprowadzenia ograniczenia w sposobie składania oświadczeń woli, a co za tym idzie dookreślania formy dokumentowej.
W doktrynie podnosi się, że strony mogą w umowie o formę zastrzec każdą formę szczególną przewidzianą prawem, ale także inną nawet nieuregulowaną w systemie formę szczególną. W świetle nowelizacji Kodeksu cywilnego, powyższe przykłady zastrzeżenia formy będą się mieściły nie tyle w kategorii innych nieuregulowanych form czynności prawnych, ile w zakresie formy dokumentowej, ze wszystkimi konsekwencjami jej niezachowania.
F.	Art. 77
Przed nowelizacją: § 1. Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.
Po nowelizacji: § 1. Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.
Zgodnie z wyjaśnieniami przedstawionymi w uzasadnieniu projektu nowelizacji, intencją ustawodawcy dokonującego zmian w art. 77 KC było zliberalizowanie wymogów dotyczących następczych czynności prawnych polegających na rozwiązaniu umowy za zgodą stron, odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia.
Czynności takie możemy podzielić na czynności modyfikujące pierwotną umowę (zmiana lub uzupełnienie umowy) i na te zmierzające do zakończenia pierwotnego stosunku umownego (rozwiązanie za zgodą stron, odstąpienie od umowy oraz wypowiedzenie). W odniesieniu do pierwszej kategorii czynności, ustawa przyjmuje zasadę pełnej tożsamości form, co odnosi się zarówno do zachowania analogicznej formy dla czynności modyfikującej i pierwotnej jak również do skutków czynności pierwotnej i modyfikującej. Oznacza to, iż jeżeli ustawa lub strony przewidziały formę dokumentową dla danej umowy i zastrzegły określony skutek niedochowania tej formy, wówczas jej uzupełnienie lub zmiana wymaga zachowania formy dokumentowej pod rygorem niewystąpienia zastrzeżonego skutku.
Jeżeli strony przewidziały, iż umowa ma zostać zawarta w formie dokumentowej pod rygorem nieważności, wówczas aneks do tej umowy będzie musiał zostać zawarty w formie dokumentowej pod rygorem nieważności.
Ciekawa zmiana związana jest z drugą kategorią czynności następczych, a więc prowadzących do zakończenia stosunku prawnego. Zgodnie z art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę. Innymi słowy, jeżeli nie istnieje szczególna regulacja ustawowa lub umowna, forma dokumentowa będzie wystarczająca dla zakończenia umowy zawartej nie tylko w formie dokumentowej, ale również w formie pisemnej albo elektronicznej. Warto dodać, że forma dokumentowa jest tutaj zastrzeżona pod rygorem dowodowym.
I. Strony nie będące przedsiębiorcami zawarły umowę o dzieło w formie pisemnej, nie zastrzegły w niej jednak, w jaki sposób mogą być dokonane zmiany tej umowy. Strony nie wskazały także, w jaki sposób powinno nastąpić rozwiązanie umowy lub odstąpienie od niej. Jaki będzie tego skutek?
W opisanej sytuacji zmiana umowy powinna nastąpić w formie pisemnej. Natomiast rozwiązanie takiej umowy za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej wymaga zachowania formy dokumentowej. Skutek niezachowania przewidzianych form odnosić się będzie jedynie do ograniczeń dowodowych.
II. Strony zawarły umowę zlecenia w formie dokumentowej, zastrzegając w niej, że zmiany tej umowy będą ważne (skuteczne) jedynie przy zachowaniu formy dokumentowej. Strony ponadto wskazały, iż rozwiązanie umowy za zgodą stron, jak również jej wypowiedzenie wymaga pod rygorem nieważności formy dokumentowej. Jaki będzie tego skutek?
W opisanym przypadku, nieważna będzie modyfikacja umowy bez zachowania formy dokumentowej. Podobnie będzie przedstawiała się sytuacja z rozwiązaniem umowy za zgodą obu stron, jak równie z jej wypowiedzeniem. Niezachowanie formy dokumentowej dla porozumienia rozwiązującego lub wypowiedzenia będzie skutkowało nieważnością tych aktów.
G.	Art. 771
Przed nowelizacją: W wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie.
Po nowelizacji: § 1. W wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie.
Dotychczasowa regulacja art. 771 KC zawarta jest aktualnie w § 1, zgodnie z którym w przypadku gdy umowę zawarto pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie. Nowy § 2 jest odpowiednikiem § 1, dotyczy on jednakże sytuacji gdy umowę zawarto bez zachowania formy dokumentowej (a nie jak w § 1 formie pisemnej), natomiast potwierdzenie następuje w dokumencie (a nie jak w § 1 na piśmie.
Regulacja art. 771 § 1 KC dotyczy umowy niezawartej w formie pisemnej, natomiast art. 771 § 2 KC umowy niezawartej w formie dokumentowej.
Aby poświadczenie wywołało skutki określone w art. 771 KC muszą zostać spełnione następujące przesłanki:
1) zawarta uprzednio umowa powinna być pomiędzy przedsiębiorcami (przesłanka ta jest określona zarówno w art. 771 KC § 1, jak i § 2), nie jest ono dopuszczalne na gruncie tego przepisu w obrocie z konsumentami, a także w obrocie dwustronnie nieprofesjonalnym;
2) pismo potwierdza strona niezwłocznie po zawarciu umowy;
3) pismo nie zawiera istotnej zmiany treści potwierdzanej umowy;
4) druga strona niezwłocznie nie sprzeciwia się przesłanemu oświadczeniu potwierdzającemu (na piśmie – § 1 lub w formie dokumentowej – § 2).
Jeżeli zostaną spełnione powyższe przesłanki, strony wiąże umowa określona w piśmie (§ 1) lub w dokumencie (§ 2) potwierdzającym.
Dotychczas wskazywano, iż art. 771 KC odnosił się do umów zawartych nie w formie pisemnej, a więc wszelkiego rodzaju umów zawartych w tzw. formie ustnej, czyli zarówno ustnie, ale także w inny sposób jak np. mailem, poprzez konta i portale elektroniczne itd., które to sposoby dotychczas mieściły się w zakresie tzw. formy ustnej. Nowelizując Kodeks cywilny polski ustawodawca wprowadził pojęcie dokumentu (art. 773 KC, którym jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią) oraz formy dokumentowej (art. 772 KC, zgodnie z którym do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie). Wskazane więc sposoby będą się zatem mieściły w definicji formy dokumentowej.
W związku z szerokim ujęciem formy dokumentowej (może ona być zachowana w dowolny sposób byle umożliwiający zapoznanie się z treścią oświadczenia, a więc mailowo, sms-em, poprzez nagranie audio, wideo i inne), z sytuacjami kiedy nie będzie zachowana dla umowy forma dokumentowa, będziemy mieli do czynienia niezmiernie rzadko, np. gdy umowa zostanie zawarta ustnie (np. face to face, telefonicznie, czy w trakcie wideokonferencji, pod warunkiem jednakże iż nie będzie ona nagrywana, gdyż wówczas nagarnie spełni już przesłanki formy dokumentowej). W takich sytuacjach, zgodnie z brzmieniem art. 771 § 2 KC w obrocie dwustronnie profesjonalnym jedna strona będzie mogła niezwłocznie potwierdzić umowę w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a gdy dokument ten będzie zawierał zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony będzie wiązała umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwi w dokumencie. Jest to rozwiązanie wychodzące naprzeciw istniejącej w obrocie gospodarczej praktyce, gdzie umowy zawierane ustnie (np. przez telefon, lub nienagrywaną wideokonferencję) są następnie potwierdzane mailem, rzadziej faksem, co do istotnych elementów zawartej umowy. W przypadku, gdy potwierdzenie odbiegało od treści zawartej umowy, albo zawierało uzupełnienia lub zmiany nieodpowiadające adresatowi dokumentu potwierdzającego, najczęściej sprzeciwiał się także mailem (dokumentem w znaczeniu art. 773 KC). Praktyka ta była powszechna, mimo wątpliwości odnośnie możliwości zastosowania w tym przypadku dotychczasowego art. 771 KC.
Jeżeli strony zawrą umowę w formie dokumentowej, poświadczenie umowy w sposób określony w art. 771 § 2 nie jest możliwe. Zastosowanie będzie miał wówczas art. 771 § 1 KC. Zawarta bowiem umowa w formie dokumentowej, jest zawarta bez zachowania formy pisemnej, a co za tym idzie poświadczenie, dla tak zawartej umowy, będzie wymagało zachowania formy pisemnej (art. 78 KC) lub w formie elektronicznej, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym kwalifikowanym certyfikatem. Sprzeciw dla takiego pisma potwierdzającego powinien być także złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, aczkolwiek w związku z brzmieniem art. 73 § 1 KC zastrzeżonej dla celów dowodowych, a nie ad solemnitatem.
III.	KWESTIE INTERTEMPORALNE
Ustawa z 10.7.2015 r. o zmianie ustawy Kodeks cywilny, ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1311 ze zm.) – podobnie jak wcześniejsza nowela KC z 14.2.2003 r. (Dz.U. Nr 49, poz. 408) nie zawiera przepisu intertemporalnego, który odnosiłby się do zmienionego art. 74 KC. Pozostaje w związku z tym nadal aktualne pytanie o to, które zasady – te, wynikające z obecnego czy też brzmienia komentowanego przepisu, które zacznie obowiązywać od 8.9.2016 r. – znajdą zastosowanie w odniesieniu do powstałych jeszcze przed 8.9.2016 r. (czyli przed datą wejścia w życie noweli z 10.7.2015 r.) i nadal istniejących stosunków prawnych, wynikających z czynności prawnych dokonanych bez zachowania formy dla celów dowodowych.
Należy przyjąć, że rozważane w tym miejscu sytuacje powinny być oceniane na podstawie zasad określonych w art. 74 KC, w brzmieniu tego przepisu obowiązującym przed 8.9.2016 r. Znowelizowane ujęcie art. 74 KC znajdzie zatem zastosowanie wyłącznie do czynności prawnych dokonanych najwcześniej w tym dniu.
Wprowadzone przez ustawodawcę zmiany należy ocenić pozytywnie, w szczególności w kontekście rozwoju technologii i nieustannego dążenia do minimalizmu formalnego. Ustawowa regulacja formy dokumentowej z całą pewnością ułatwi zawieranie umów na odległość. W praktyce bowiem często spotykamy się ze składaniem oświadczeń woli za pośrednictwem środków komunikacji. Rozwój technologii, chęć przyspieszenia prowadzenia negocjacji oraz zawierania umów sprawiły, że zachowywanie tradycyjnej formy pisemnej stało się kłopotliwe. Z drugiej zaś strony, sądy rozstrzygając spory, w których wnioskowano o przeprowadzenie dowodów z korespondencji mailowej czy sms-owej, stawały przed problemem, bowiem żaden obowiązujący dotychczas przepis prawa wprost nie określał, w jaki sposób należy traktować takie środki dowodowe. Dopiero z czasem utarła się praktyka traktująca tego typu środki dowodowe jako środki jedynie uprawdopodabniające fakt złożenia oświadczenia woli o określonej treści (tzw. inne środki dowodowe). Wraz z wejściem w życie nowelizacji Kodeksu cywilnego sytuacja ta ulegnie zmianie, a dotychczasowe oświadczenia składane m.in. w drodze wiadomości mailowej będą traktowane jako oświadczenia złożone w formie dokumentowej, co umożliwi skuteczniejsze dowodzenie w procesie sądowym