Source: https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/ilpb3-423-400-12-2-jg-pismo-wydane-przez-izba-skarbowa-w-184742879
Timestamp: 2020-06-04 17:31:54
Legal References Found: art. 14
 art. 15
 art. 16
 art. 16
 art. 15
 art. 16
 art. 9
 FSK 
 art. 20
 art. 20
 art. 21
 art. 21
 art. 21
 art. 21
 art. 15
 art. 15
 art. 15
 art. 16
 art. 15
 art. 15
 art. 9
 art. 16
 art. 20
 art. 20
 art. 180
 art. 181
 art. 284
 art. 284
 art. 288
 art. 15
 art. 14
 art. 120
 art. 121
 art. 125
 art. 129
 art. 130
 art. 135
 art. 140
 art. 143
 art. 165
 art. 168
 art. 169
 art. 170
 art. 171
 art. 14
 art. 47

Document Content:
ILPB3/423-400/12-2/JG - Pismo wydane przez: Izba Skarbowa w Poznaniu
ILPB3/423-400/12-2/JG - Pismo wydane przez:...
ILPB3/423-400/12-2/JG
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 6 września 2012 r. (data wpływu 27 września 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie udokumentowania kosztów uzyskania przychodów odnośnie:
* pytania nr 1 - jest prawidłowe,
* pytania nr 2 - jest prawidłowe,
* pytania nr 3 - jest prawidłowe.
W dniu 27 września 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie udokumentowania kosztów uzyskania przychodów.
W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące stany faktyczne.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) ponosi szereg wydatków związanych z odbywaniem przez swoich pracowników podróży służbowych oraz uczestnictwem pracowników w szkoleniach (zarówno na terytorium Polski, jak poza granicami kraju). Wydatki te są w szczególności związane z koniecznością opłacenia pracownikom Spółki przelotów samolotami czy przejazdów koleją.
Transakcje rezerwacji biletów lotniczych lub biletów kolejowych mogą być dokonywane bezpośrednio przez pracowników drogą internetową, co często skutkuje tym, iż jedynym dokumentem otrzymywanym przez pracownika jest potwierdzenie rezerwacji. Potwierdzenie takie zawiera najczęściej: imię i nazwisko pracownika, dane przewoźnika, trasę i datę podróży oraz cenę biletu. Pracownicy często nie są w stanie wyegzekwować udokumentowania takich wydatków fakturami VAT.
Zgodnie z procedurą przyjętą przez Spółkę, każdy pracownik, który poniósł wydatki w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych jest obowiązany do dokonania ich rozliczenia w celu odzyskania zaangażowanych środków. Dokonanie rozliczenia wymaga wypełnienia formularza w formie elektronicznej, w którym wskazywany jest w szczególności cel podróży, wysokość i rodzaj poniesionych kosztów, numer osobowy pracownika oraz numer podróży służbowej. Zasadność i celowość ponoszenia przez danego pracownika określonych wydatków jest weryfikowana przez odpowiednie osoby upoważnione do dokonywania akceptacji wydatków, zgodnie z procedurą obowiązującą w Spółce. Zaakceptowany druk rozliczenia wydatków z załączonym potwierdzeniem rezerwacji stanowi podstawę do ujęcia zwrotu wydatków w księgach rachunkowych Spółki.
Poza procedurą opisaną powyżej, Spółka dokonuje także przedpłat na bilety lotnicze lub kolejowe w związku z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych oraz uczestnictwem pracowników w szkoleniach. W takich przypadkach, pracownik wypełnia formularz przedpłaty, który jest następnie akceptowany przez odpowiednie osoby upoważnione do dokonywania akceptacji wydatków, zgodnie z procedurą obowiązującą w Spółce. Zaakceptowany formularz przedpłaty wraz z załączonym potwierdzeniem rezerwacji stanowi podstawę do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych Spółki.
Dodatkowo, Spółka ponosi różnego rodzaju wydatki na rzecz kontrahentów zagranicznych (związane np. z odbywaniem przez pracowników szkoleń internetowych, zakupem licencji na oprogramowanie wykorzystywane na potrzeby Spółki), które są dokumentowane przez tych kontrahentów udostępnianymi na ich stronie internetowej lub przesyłanymi jako wiadomość na pocztę elektroniczną pracowników Spółki fakturami (ang. Invoice). Dokumenty te są wystawiane w języku angielskim i zawierają zazwyczaj następujące dane: nazwę oraz adres usługodawcy, datę wystawienia oraz numer dokumentu, rodzaj świadczonej usługi i jej cenę, dane pracownika oraz nazwę i adres Spółki. Dokumenty te nie są fakturami elektronicznymi w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661). Powyższe dokumenty wystawiane przez kontrahentów zagranicznych są drukowane i stanowią podstawę do ujęcia wydatków w księgach rachunkowych Spółki.
Czy zwracane przez Spółkę na rzecz Jej pracowników wydatki za przeloty samolotami lub przejazdy koleją, ponoszone przez pracowników w związku z podróżami służbowymi oraz odbywaniem szkoleń, które są udokumentowane zaakceptowanym przez odpowiednie osoby upoważnione do dokonywania akceptacji wydatków drukiem rozliczenia kosztów z załączonymi potwierdzeniami rezerwacji mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Czy dokonywane przez Spółkę przedpłaty na przeloty samolotami lub przejazdy koleją w związku z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych oraz uczestnictwem w szkoleniach, które są udokumentowane zaakceptowanymi przez odpowiednie osoby upoważnione do dokonywania akceptacji wydatków formularzami przedpłaty z załączonymi potwierdzeniami rezerwacji mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Czy ponoszone przez Spółkę wydatki na rzecz kontrahentów zagranicznych, które są potwierdzane wydrukowanymi ze strony internetowej tych kontrahentów lub poczty elektronicznej pracowników dokumentami (fakturami) zawierającymi dane wskazane w opisie stanu faktycznego mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie rodzaje wydatków ponoszonych przez Spółkę, które zostały wskazane w opisie stanu faktycznego stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Poniżej Wnioskodawca przedstawia uzasadnienie swojego stanowiska.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Aby zatem dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione następujące warunki:
wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika (tekst jedn.: musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika);
wydatek musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
wydatek nie może być wymieniony w art. 16 ust. 1 cyt. ustawy.
Dodatkowym wymogiem dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest ich prawidłowe udokumentowanie. Dowody zgromadzone przez podatnika powinny potwierdzać zarówno sam fakt poniesienia danego wydatku, jak i jego związek z uzyskaniem przychodów (lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów). Każdy wydatek - aby stanowił koszt uzyskania przychodów - powinien być zatem odpowiednio udokumentowany.
Wnioskodawca pragnie zauważyć, iż w opisanym w niniejszym wniosku stanie faktycznym - w stosunku do każdego rodzaju ponoszonych przez Spółkę wydatków - spełnione zostały wszystkie wymienione warunki.
1. Fakt poniesienia wydatków.
Wszystkie opisane w niniejszym wniosku wydatki są finansowane w całości ze środków Spółki.
Dlatego też, warunek poniesienia wydatków przez podatnika (z zasobów majątkowych podatnika) jest spełniony.
2. Cel poniesienia wydatków.
W opinii Wnioskodawcy, spełniony jest także drugi z wymienionych warunków, a więc istnienie związku ponoszonych wydatków z przychodami Spółki.
Należy bowiem zauważyć, iż wydatki na przeloty samolotami lub przejazdy koleją są ściśle związane wykonywaniem przez pracowników ich obowiązków służbowych, tj. odbywaniem podróży służbowych oraz uczestnictwem w szkoleniach. Opisane wydatki są wydatkami pozostającymi w związku z działalnością Spółki i są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów Spółki. Ponadto należy zauważyć, iż zasadność i celowość ponoszenia określonych wydatków jest każdorazowo weryfikowana przez odpowiednie osoby upoważnione do dokonywania akceptacji wydatków, zgodnie z procedurą obowiązującą w Spółce.
Niewątpliwie, wydatkami związanymi z działalnością Wnioskodawcy są także ponoszone przez Spółkę koszty szkoleń pracowników oraz koszty zakupu licencji na oprogramowanie wykorzystywane na potrzeby Spółki. Wydatki te mają bowiem na celu podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników i są związane z zakresem ich obowiązków służbowych.
W świetle powyższego - zdaniem Spółki - bezspornym jest fakt, iż ponoszone przez Spółkę wydatki mają charakter kosztów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
3. Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
Ponoszone przez Spółkę koszty nie zostały wymienione na "negatywnej" liście wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartej w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Dlatego też, powyższy warunek jest spełniony w przedstawionym stanie faktycznym.
4. Udokumentowanie wydatków.
Nie ulega wątpliwości, iż opisane w niniejszym wniosku wydatki są przez Spółkę prawidłowo udokumentowane. Dokumenty gromadzone przez Spółkę jednoznacznie potwierdzają bowiem zarówno sam fakt poniesienia wydatków, jak i związek tych wydatków z działalnością i przychodami Spółki.
Poniżej Spółka przedstawia bardziej szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska.
a. Regulacje ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Przepisy ww. ustawy nie zawierają szczegółowych regulacji dotyczących sposobu dokumentowania wydatków. Przepisem odnoszącym się - w sposób pośredni - do analizowanego zagadnienia jest art. 9 ust. 1 cyt. ustawy, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Mimo braku w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych szczegółowych regulacji dotyczących sposobu dokumentowania wydatków, w orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym dany wydatek może zostać udokumentowany każdym dostępnym dowodem, który potwierdza w sposób niebudzący wątpliwości: (i) fakt poniesienia wydatku (w tym jego wysokość oraz to, na czyją rzecz został poniesiony) oraz (ii) związek tego wydatku z przychodami.
Stanowisko takie zostało w szczególności zaprezentowane w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 października 2010 r. (sygn. II FSK 980/09), w którym Sąd zwrócił uwagę, że: "sama wadliwość dowodów księgowych nie przesądza jeszcze, iż opisany w nich wydatek nie został poniesiony, jednak wówczas, gdy stwierdzi się wadliwość dowodów księgowych, dla zaliczenia go do kosztu uzyskania przychodu niezbędne jest wykazanie faktu poniesienia wydatku, jego wysokości, stron uczestniczących w transakcji, związku wydatku z przychodem, a także tego na czyją rzecz został on poniesiony".
Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy, Spółka pragnie zauważyć, iż dowody przez Nią gromadzone (tekst jedn.: zaakceptowane przez odpowiednie osoby druki rozliczenia kosztów / formularze przedpłat wraz z potwierdzeniami rezerwacji oraz wydruki ze stron internetowych lub z poczty elektronicznej faktur wystawionych przez kontrahentów zagranicznych) w sposób nie budząc wątpliwości potwierdzają zarówno:
* fakt poniesienia wydatków, ich wysokość oraz strony uczestniczące w transakcji oraz
* związek wydatków z przychodami Spółki, a także to, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.
Dlatego też - w opinii Wnioskodawcy - opisane w niniejszym wniosku wydatki są przez Spółkę prawidłowo udokumentowane i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
b. Regulacje ustawy o rachunkowości.
Jak wskazano wcześniej, przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają szczegółowych regulacji dotyczących sposobu dokumentowania wydatków, lecz odwołują się - w zakresie zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej - do odrębnych regulacji, tj. przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.; dalej: ustawa o rachunkowości).
Zgodnie z art. 20 ust. 1 tej ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 2, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
Jednocześnie jednak - zgodnie z treścią art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości - można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. A zatem, dane wymienione w pkt 5 i 6 powyższego przepisu nie są niezbędne do uznania danego dokumentu za dowód księgowy.
Biorąc pod uwagę przedstawione regulacje ustawy o rachunkowości należy stwierdzić, iż Ustawodawca nie określił w nich zamkniętego katalogu dopuszczalnych sposobów ani technik dokumentowania kosztów, a jedynie wskazał na elementy, które powinien zawierać dowód księgowy.
W opinii Wnioskodawcy - w przedstawionym stanie faktycznym - dokumenty gromadzone przez Spółkę zawierają wszelkie niezbędne elementy do uznania ich za dowód księgowy. Dokumenty posiadane przez Spółkę - tj. zaakceptowane przez odpowiednie osoby druki rozliczenia kosztów / formularze przedpłat wraz z potwierdzeniami rezerwacji oraz wydruki ze stron internetowych lub z poczty elektronicznej faktur wystawionych przez kontrahentów zagranicznych - zawierają bowiem:
określenie stron dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość;
datę dokonania operacji / datę sporządzenia dowodu.
Natomiast - jak wskazano wcześniej - zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości - zamieszczenie na dowodzie księgowym podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz podpisu osoby stwierdzającej sprawdzenie i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych nie jest konieczne, jeżeli wynika to z przyjętej techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Podsumowując, gromadzone przez Spółkę dokumenty będą zawierać wszystkie niezbędne składniki wymienione w art. 21 ust. 1 w zw. z ust. 1a ustawy o rachunkowości. W konsekwencji, opisany przez Spółkę system rozliczeń wydatków poniesionych przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych spełnia wymóg ich prawidłowej dokumentacji.
c. Stanowisko organów podatkowych.
Spółka pragnie zwrócić uwagę na fakt, iż stanowisko przedstawione w niniejszym wniosku znajduje uzasadnienie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe. Przykładowo, Spółka pragnie zwrócić uwagę na:
* interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 30 maja 2011 r. (sygn. IBPBI/2/423-283/11/CzP), w której stwierdzono, że: "Spółka w oparciu o posiadane dokumenty, tj. wydruki ze strony internetowej przewoźników lotniczych, może uznać wydatki związane z zakupem biletów lotniczych za koszty uzyskania przychodu, stosownie do art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.";
* interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 16 listopada 2010 r. (sygn. ILPB1/415-925/10-2/TW), w której zauważono, iż: "Mając na uwadze przedstawione we wniosku informacje oraz powołane uregulowania prawne należy stwierdzić, iż wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą na zakup biletów lotniczych udokumentowane kartą pokładową oraz potwierdzeniem przelewu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej";
* interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 grudnia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-894/09-4/JG), w której stwierdzono, że: "Spółka w oparciu o posiadane dokumenty, tj. noty obciążeniowe karty na wydatki służbowe oraz wydruki ze strony internetowej przewoźnika lotniczego, może uznać wydatki związane z zakupem biletów lotniczych i usługami modyfikacji rezerwacji za koszty uzyskania przychodu, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych".
Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że opisane w niniejszym wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę będą stanowiły koszty uzyskania przychodów Spółki w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych stanów faktycznych uznaje się za prawidłowe.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).
W myśl powyższego, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.
Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.
Mając na uwadze przedstawiony przez Wnioskodawcę opis stanu faktycznego, stwierdzić należy, iż przedmiotowe wydatki, w ocenie tut. Organu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez Podatnika.
Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" (art. 20 ust. 2 ustawy). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy).
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
Jak stanowi art. 20 ust. 3 ww. ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
Artykuł 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ww. ustawy).
Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, przedmiotowe dowody potwierdzające opisane przez Spółkę wydatki, stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.
Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, iż przedmiotowe wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości - mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Jednocześnie nadmienia się, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), który stanowi, iż w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.
W przedmiotowym wniosku, Spółka wnosi m.in. o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków jakie Spółka ponosi w toku prowadzonej działalności, udokumentowanych w sposób określony w przedstawionym opisie sprawy. Pytanie Spółki dotyczy zatem m.in. potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wskazano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany, ani uprawniony.
Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź tut. Organu na pytania Spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego, teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu.
Natomiast w odniesieniu do powołanych przez Spółkę interpretacji indywidualnych, stwierdzić należy, iż są one rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych sprawach, osadzonych w określonym stanie faktycznym i tylko do nich się odnoszących, w związku z tym nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.
Interpretacja dotyczy zaistniałych stanów faktycznych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzeń w przedstawionych stanach faktycznych.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).