Source: https://interpretacje-podatkowe.org/prawo-do-odliczenia/0114-kdip1-3-4012-344-2018-2-jf
Timestamp: 2018-09-19 19:11:19
Legal References Found: art. 13
 art. 14
 art. 1
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 106
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 88
 art. 86
 art. 88

Document Content:
0114-KDIP1-3.4012.344.2018.2.JF | Interpretacja indywidualna
♦ › Prawo do odliczenia › 0114-KDIP1-3.4012.344.2018.2.JF
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 czerwca 2018 r. (data wpływu 28 czerwca 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 26 lipca 2018 r. (data wpływu 6 sierpnia 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 19 lipca 2018 r. (doręczone w dniu 23 lipca 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej -jest prawidłowe.
W dniu 28 czerwca 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 26 lipca 2018 r. (data wpływu 6 sierpnia 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 19 lipca 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.344.2018.1.JF.
X. jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce. Spółka prowadzi działalność i jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.
X. oraz 6 spółek z grupy kapitałowej (w tym Spółka) zawarły w dniu 23 sierpnia 2016 r., w formie aktu notarialnego na okres 5 lat podatkowych (od 1 grudnia 2016 r. do 30 listopada 2021 r.), umowę o utworzeniu podatkowej grupy kapitałowej w rozumieniu art. 1a ustawy o CIT (dalej: „PGK”). Umowa o utworzeniu PGK została zarejestrowana decyzją Naczelnika Urzędu Skarbowego z dnia 23 września 2016 r., odebraną przez spółkę reprezentującą PGK w dniu 28 września 2016 r.
Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również faktury w formie papierowej, które przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej również bilety kolejowe, bilety za przejazd autostradą, które de facto dokumentują wydatki poniesione przez pracowników Spółki m.in. podczas podróży służbowych, zapłaconych przy pomocy służbowych kart lub gotówką. Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, bilety m.in. kolejowe lub za przejazd autostradą. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Spółki, odpowiedzialnych za akceptację wydatków.
Jak wspomniano powyżej, niektóre dokumenty przechowywane są przez Spółkę, w formie papierowej. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie tych dokumentów w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, lub poprzez zarchiwizowanie dokumentów elektronicznych w tym faktur. Spółka zamierza również dopuścić możliwość dokumentowania przez pracowników w ten sposób wydatków ponoszonych w ich imieniu, w szczególności w trakcie podróży służbowych za pomocą dokumentów otrzymywanych przez pracowników w formie elektronicznej, tj. elektronicznych: faktur, biletów oraz innych dokumentów elektronicznych udostępnianych przez dostawców.
W wyniku powyższej digitalizacji wymienionych powyżej dokumentów, papierowe oryginały ulegną zniszczeniu.
Powyższe dokumenty będą mogły być zapisywane między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i inne zapewniających niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Procedura przechowywania Zeskanowanych dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:
Dokumenty otrzymane przez rozmieszczone na obszarze całego kraju jednostki organizacyjne spółki będą digitalizowane w formie skanów lub zdjęć.
Przy czym biorąc pod uwagę dostępność zasobów Spółki tj. urządzeń i pracowników, które mogłyby tę czynność wykonywać Spółka zamierza wprowadzić jeden z poniższych sposobów digitalizacji dokumentów np.:
w jednostkach organizacyjnych spółki, zlokalizowanych na terenie całego kraju.
w jednym z podmiotów wchodzących w skład PGK świadczących usługi księgowe dla pozostałych podmiotów tj. w X.
przez podmiot zewnętrzny świadczący usługę na rzecz X lub na rzecz Podmiotów wchodzących w skład PGK.
W każdym z powyższych przypadków zdigitalizowane dokumenty dołączane będą do dokumentu księgowego w systemie SAP ERP. Dokumenty te przechowywane będą na serwerach będących własnością Spółki lub/oraz na serwerach wynajętych na ten cel.
W zależności od podjętej decyzji o miejscu digitalizacji zostanie ustalony szczegółowy przebieg procesu w tym zakresie.
Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nie urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na zeskanowanych fakturach VAT, biletach kolejowych, biletach na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentach otrzymywanych w formie papierowej, wymagane przepisami, nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).
Opisany powyżej proces będzie miał zastosowanie do wszystkich faktur VAT, biletów kolejowych, biletów na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowe (dalej: „Dokumenty”), które zostały zeskanowane a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę.
W uzupełnieniu wniosku wskazano, że pracownik otrzymujący fakturę rozliczającą delegacje będzie dokonywał kontroli biznesowej, która będzie polegała na weryfikacji:
czy usługa, która została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki, jest zbieżna z usługą wykazaną na fakturze,
czy kwoty na fakturze są zgodne z zamówioną usługą,
czy daty i zakres wykonanej usługi są zgodne z faktycznie wykonaną usługą,
czy podmiot, który wystawił fakturę jest podmiotem od którego pracownik nabył w rzeczywistości usługę.
Spółka potwierdza, że otrzymane faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanej powyżej. Następnie po dokonanej kontroli zostaje sporządzony skan dokumentu, a następnie rozliczenie delegacji. Kolejnym krokiem jest zniszczenie dokumentów papierowych, po czym zostaje rozliczony podatek naliczony. Spółka zaznacza, że czynności polegające na zniszczeniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku VAT mogą być zamienne, ponieważ obie te czynności zostaną już de facto przeprocesowane po dokonaniu kontroli biznesowej oraz zeskanowaniu dokumentu, tak więc odliczenie podatku będzie dokonywane już po dokonanej kontroli biznesowej przez pracownika Spółki.
Wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych będą wydatkami ponoszonymi w imieniu Spółki. Otrzymywane faktury przez pracowników Spółki będą wystawione na Spółkę. W przypadku gdy faktura nie będzie wystawiona na Spółkę, Spółka nie będzie odliczała podatku VAT z takiego dokumentu.
Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego na zeskanowanych Dokumentach oraz innych dokumentach dokumentujących poniesione wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą?
Opisana procedura archiwizowania i przechowywania zeskanowanych Dokumentów oraz innych dokumentów dokumentujących poniesione wydatki przez Spółkę jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów prawa, a Spółka zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Dokumentów, które zostały zeskanowane a także od innych zeskanowanych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę.
Należy zauważyć, iż czynnikiem determinującym możliwość czy zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej przechowywane są faktury, tj. papierowa lub elektroniczna.
procedura, którą Spółka zamierza stosować w zakresie przechowywania Dokumentów, a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę, zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.
W świetle powyższego, zdaniem Spółki należy uznać, iż Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie o VAT) podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych Dokumentach, a także na innych dokumentach dokumentujących poniesienie wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.
interpretacja wydana 15 lutego 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPP4/4512-1-16/16-2/KM;
interpretacja wydana 29 stycznia 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD;
interpretacja wydana 19 października 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP2/4512-718/15/BW;
interpretacja wydana 31 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP;
interpretacja wydana 16 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-477/15-2/KP;
interpretacja wydana 15 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-509/15-3/KP;
interpretacja wydana 10 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP3/4512-328/15/AŚ;
Przykładowo, w interpretacji wydanej 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK wskazano, iż: „Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w art. 112a ustawy - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego”.
Podsumowując, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach określonych w ustawie o VAT) zawartego na zeskanowanych dokumentach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, czy pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Celem minimalizacji kosztów, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie tych dokumentów w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, lub poprzez zarchiwizowanie dokumentów elektronicznych w tym faktur. W wyniku powyższej digitalizacji wymienionych powyżej dokumentów, papierowe oryginały ulegną zniszczeniu. Powyższe dokumenty będą mogły być zapisywane między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i inne zapewniających niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Pracownik otrzymujący fakturę rozliczającą delegacje będzie dokonywał kontroli biznesowej, która będzie polegała na weryfikacji: czy usługa, która została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki, jest zbieżna z usługą wykazaną na fakturze, czy kwoty na fakturze są zgodne z zamówioną usługą, czy daty i zakres wykonanej usługi są zgodne z faktycznie wykonaną usługą, czy podmiot, który wystawił fakturę jest podmiotem od którego pracownik nabył w rzeczywistości usługę.
Spółka potwierdza, że otrzymane faktury papierowe będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych. Następnie po dokonanej kontroli zostaje sporządzony skan dokumentu, a następnie rozliczenie delegacji. Kolejnym krokiem jest zniszczenie dokumentów papierowych, po czym zostaje rozliczony podatek naliczony. Czynności polegające na zniszczeniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku VAT zostaną przeprocesowane po dokonaniu kontroli biznesowej oraz zeskanowaniu dokumentu, tak więc odliczenie podatku będzie dokonywane już po dokonanej kontroli biznesowej przez pracownika Spółki.
Opisany powyżej proces będzie miał zastosowanie do wszystkich faktur VAT, biletów kolejowych, biletów na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej (dalej: Dokumenty), które zostały zeskanowane, a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę.
Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego na zeskanowanych Dokumentach oraz innych dokumentach dokumentujących poniesione wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.
Archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwolą na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.
Pracownik otrzymujący fakturę rozliczającą delegacje będzie dokonywał kontroli biznesowej, która będzie polegała na weryfikacji: czy usługa, która została faktycznie wykonana na rzecz pracownika działającego w imieniu Spółki, jest zbieżna z usługą wykazaną na fakturze, czy kwoty na fakturze są zgodne z zamówioną usługą, czy daty i zakres wykonanej usługi są zgodne z faktycznie wykonaną usługą, czy podmiot, który wystawił fakturę jest podmiotem, od którego pracownik nabył w rzeczywistości usługę. Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.
Przepisy prawa regulują wyłącznie przechowywanie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur, natomiast nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej również biletów kolejowych, biletów na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które zostały zeskanowane.
Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT nabywającym od swoich towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane fakturami. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku dokumentują wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki. Jak wskazał Wnioskodawca wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych będą wydatkami ponoszonymi w imieniu Spółki. Otrzymane faktury przez pracowników Spółki będą wystawione na Spółkę.
Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.
Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.
0114-KDIP1-3.4012.344.2018.2.JF
0111-KDIB3-1.4012.614.2018.1.KO | Interpretacja indywidualna