Source: https://exlege.biz/jak-rozliczyc-skutki-kradziezy-firmowego-majatku/
Timestamp: 2020-06-01 13:56:32
Legal References Found: art. 22
 art. 15
 art. 23
 art. 16
 art. 23
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 16
 art. 23
 art. 16
 art. 23
 art. 16
 art. 22
 art. 15

Document Content:
Jak rozliczyć skutki kradzieży firmowego majątku? | Ex lege - Doradztwo Podatkowe Usługi Księgowe
Jak rozliczyć skutki kradzieży firmowego majątku?
Strata poniesiona w wyniku kradzieży może dotyczyć gotówki, towarów, a także składników majątku trwałego. Czy stratę poniesioną w wyniku kradzieży majątku firmowego można zaliczyć do kosztów podatkowych? W niektórych przypadkach przedsiębiorca będzie miał takie prawo. Każda poniesiona strata wymaga jednak indywidualnej oceny pod kątem zarówno związku z przychodem, jak i racjonalności działania poszkodowanego przedsiębiorcy. Ważne jest też odpowiednie udokumentowanie poniesionych strat.
1. Strata nie zawsze jest kosztem
Zgodnie z art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop.
Mówiąc o stratach w majątku firmowym, trudno dowodzić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów. Są jednak elementem ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego w pewnych okolicznościach mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Każdy przypadek obciążenia kosztów podatkowych stratami musi być rozpatrywany indywidualnie.
Analizując możliwość zaliczenia straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów, należy uwzględnić katalog wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe. Przepisy art. 23 updof oraz art. 16 ust. 1 updop generalnie nie wyłączają strat z kategorii kosztów uzyskania przychodów. W kilku jednak przypadkach przepisy te wskazują, kiedy powstałe straty nie są uznawane za tego rodzaju koszty. I tak, jako straty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów przykładowo można wymienić straty:
a) w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych (art. 23 ust. 1 pkt 5 updof i art. 16 ust. 1 pkt 5 updop),
b) powstałe w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności (art. 23 ust. 1 pkt 6 updof i art. 16 ust. 1 pkt 6 updop),
c) z odpłatnego zbycia wierzytelności, chyba że wierzytelność ta uprzednio została zarachowana jako przychód należny (art. 23 ust. 1 pkt 34 updof i art. 16 ust. 1 pkt 39 updop),
d) powstałe w wyniku nieobjętych zwolnieniem od podatku akcyzowego ubytków wyrobów akcyzowych oraz podatku akcyzowego od tych ubytków (art. 23 ust. 1 pkt 44 updof i art. 16 ust. 1 pkt 47 updop),
e) powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz z tytułu kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 48 updof i art. 16 ust. 1 pkt 50 updop),
f) powstałe w wyniku utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem umowy (art. 23 ust. 1 pkt 54 updof i art. 16 ust. 1 pkt 56 updop).
Możliwość zaliczenia strat do kosztów uzyskania przychodów potwierdza orzecznictwo sądów administracyjnych i praktyka organów podatkowych. Na przykład NSA w Warszawie w wyroku z 7 sierpnia 2001 r., sygn. akt III SA 2041/00 stwierdził: „(…) co do zasady ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczania strat do wspomnianych kosztów. Nie tracąc z pola widzenia niekonsekwencji ustawodawcy, który nie dostrzega, że zdarzenie powodujące szkodę z natury rzeczy nie służy osiągnięciu przychodów, należy przyjąć, że kosztem uzyskania przychodów są tylko takie straty, których występowanie w toku działalności danego rodzaju jest nieuniknione. Innymi słowy chodzi o straty, które są normalnym, chociaż niechcianym następstwem działania w danej branży. Celowi osiągnięcia przychodów służy (…) sama działalność gospodarcza, a straty są jedynie ubocznym skutkiem tej działalności”. Argumentacja NSA zawarta w powołanym wyroku nie straciła na aktualności, o czym świadczy odwołanie się do niej przez WSA w Gliwicach w uzasadnieniu wyroku z 11 marca 2014 r., sygn. akt I SA/Gl 779/13 (orzeczenie nieprawomocne).
2. Dochowanie należytej staranności warunkuje rozliczenie straty
Analiza poglądów NSA oraz organów podatkowych wskazuje, że jednym z podstawowych czynników branych pod uwagę przy ocenie kosztowego charakteru strat powstałych w wyniku kradzieży, jest element winy podatnika lub osób z nim współpracujących stanowiącej przyczynę powstania strat.
W powołanym wyroku WSA w Gliwicach uznał, że: „(…) charakter kosztowy mają tylko te straty, które są rzeczywiste, nie powstały z winy podatnika, w szczególności jako wynik jego niedbalstwa, naruszenia przepisów albo w wyniku braku nadzoru nad pracownikami, powstałe na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych i nie do uniknięcia przez podmiot gospodarczy racjonalnie i starannie prowadzący swoje interesy. Jeżeli podatnik nie stworzył warunków do zabezpieczenia towarów, nie może zaliczyć wynikłych z tego powodu strat do kosztów uzyskania przychodów”.
Sąd ten zgodził się ze stanowiskiem organów podatkowych, które uznały, że podatniczka nie przeciwdziała kradzieży zakupionego przez nią towaru, powierzając towar nieznanemu jej przewoźnikowi. Brak szczególnej staranności polegał m.in. na tym, że nie sprawdzono wiarygodności firmy, zlecając transport towaru o dużej wartości – po przeprowadzeniu tylko rozmowy telefonicznej – na podstawie dokumentów przesłanych pocztą elektroniczną. Zdaniem Sądu minimum staranności wymagało chociażby ich analizy. Przykładowo wątpliwości powinien budzić fakt, że numer PESEL kierowcy świadczył o tym, iż ma on piętnaście lat.
Korzystną dla podatnika interpretację indywidualną z 21 marca 2014 r., nr ILPB3/423–597/13-4/PR wydał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu. Organ ten uznał, że spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stratę powstałą w wyniku kradzieży pięciu ciągników siodłowych wraz z naczepami, gdyż dochowała należytej staranności przy weryfikacji przyszłego kontrahenta. Spółka prowadzi działalność polegającą na najmie pojazdów samochodowych. Przed zawarciem umowy najmu i wydaniem pojazdów najemcy, dokonała analizy ogólnej kondycji finansowej przedsiębiorstwa najemcy na podstawie dokumentów złożonych do KRS. Przeprowadzona analiza bazowała w szczególności na sprawozdaniach finansowych najemcy składanych do KRS za każdy rok podatkowy. Wynikało z nich, że najemca znajduje się w dobrej kondycji finansowej, pozwalającej na regulowanie zobowiązań względem spółki wynikających z planowanej umowy najmu. Dodatkową ocenę wiarygodności najemcy spółka zleciła niezależnemu podmiotowi, zajmującemu się profesjonalnie działalnością w zakresie weryfikacji kontrahentów oraz oceną ryzyka handlowego. Zlecona dodatkowa ocena najemcy polegała na opracowaniu niezależnej oceny ratingowej jego przedsiębiorstwa. Otrzymany przez spółkę raport, zawierający ocenę ratingową najemcy, był korzystny i przedstawiał jego przedsiębiorstwo jako firmę w dobrej kondycji finansowej, o niskim wskaźniku ryzyka niewypłacalności. Na podstawie tych analiz spółka podjęła decyzję o nawiązaniu współpracy z najemcą i podpisaniu z nim umowy najmu ciągników siodłowych i naczep. Do czasu kradzieży, najemca płacił terminowo wszystkie zobowiązania. Spółka pomimo weryfikacji kontrahenta – najemcy, stała się ofiarą przestępstwa, w wyniku której skradziono jej ciągniki siodłowe oraz naczepy. Sprawa kradzieży została zgłoszona policji. Oceniając przedstawione fakty, organ podatkowy uznał prawo spółki do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów straty powstałej w wyniku kradzieży ciągników i naczep – w kwocie odpowiadającej niezamortyzowanej wartości tych pojazdów.
Charakter kosztowy mają tylko te straty, które:
3. Kradzież składników majątku trwałego
W przypadku kradzieży rzeczowych składników majątku trwałego, których wartość została jednorazowo ujęta w ciężar kosztów uzyskania przychodów, strata w tych składnikach nie podlega zaliczeniu do kosztów podatkowych.
Skutkiem włamania do biura przedsiębiorcy była kradzież m.in. laptopa. Cena zakupu tego urządzenia nie przekraczała 3.500 zł i przedsiębiorca zrezygnował z dokonywania odpisów amortyzacyjnych, a wydatki poniesione na nabycie laptopa zaliczył jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów. Straty powstałej w wyniku jego kradzieży przedsiębiorca nie ujmie w kosztach podatkowych.
Ustalając wysokość straty powstałej w wyniku kradzieży środka trwałego (wartości niematerialnej i prawnej), którą podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, należy wziąć pod uwagę treść art. 23 ust. 1 pkt 5 updof i art. 16 ust. 1 pkt 5 updop. W świetle tych przepisów, kosztem uzyskania przychodów nie będzie strata w środkach trwałych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych. W ciężar kosztów uzyskania przychodów może być więc ujęta wyłącznie wartość utraconego składnika majątku trwałego, która nie została zamortyzowana. Jeżeli zatem strata dotyczy całkowicie zamortyzowanego środka trwałego, to nie będzie mogła być uwzględniona w kosztach uzyskania przychodów.
W sytuacji kradzieży samochodu należy pamiętać o dodatkowym warunku, który musi być spełniony, aby możliwe było zaliczenie straty z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów. Otóż samochód musi być objęty ubezpieczeniem dobrowolnym. Nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów strat powstałych m.in. w wyniku utraty samochodów, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 48 updof i art. 16 ust. 1 pkt 50 updop. Powszechnie przyjmuje się, że w powołanych przepisach chodzi o ubezpieczenie autocasco (AC), gdyż tylko ono spośród dobrowolnych ubezpieczeń komunikacyjnych dotyczy samochodu.
Wysokość straty ustala się w oparciu o dane wynikające z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku kradzieży środka trwałego trzeba dokonać odpowiednich zapisów w ewidencji środków trwałych. Przede wszystkim trzeba wskazać datę kradzieży. Miesiąc, w którym miała miejsce kradzież, jest bowiem miesiącem, do którego możliwe jest dokonywanie odpisów amortyzacyjnych.
W marcu 2013 r. spółka z o.o. wprowadziła do ewidencji środków trwałych samochód ciężarowy o wartości 120.000 zł. Samochód był amortyzowany metodą liniową, przy zastosowaniu stawki w wysokości 20%. Pojazd ten skradziono w lutym 2014 r. z parkingu strzeżonego. Samochód był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym, a kradzież potwierdzona protokołem policji.
Suma odpisów amortyzacyjnych za okres od kwietnia 2013 r. do lutego 2014 r. (11 m-cy) wyniosła 22.000 zł [(120.000 zł x 20% : 12 m-cy) x 11 m-cy].
W maju 2014 r. policja wydała postanowienie o umorzeniu postępowania. W tym samym miesiącu do kosztów uzyskania przychodów spółka zaliczyła stratę w wysokości 98.000 zł (120.000 zł – 22.000 zł).
Łupem złodziei mogą również paść środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, z których przedsiębiorca korzysta na podstawie umowy leasingu. Często w takim przypadku leasingobiorca jest zobowiązany uiszczać opłaty wynikające z umowy leasingu także po kradzieży przedmiotu leasingu. W takiej sytuacji pojawiają się wątpliwości, czy może takie opłaty zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki ponoszone z tytułu umowy leasingu są niewątpliwie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi z tego tytułu przychodami, a zatem – co do zasady – stanowią koszt uzyskania przychodów. W tym przypadku również należałoby ocenić czy dochowano należytej staranności, by ustrzec się kradzieży.
1.4. Kradzież gotówki
Aby możliwe było rozliczenie w kosztach straty poniesionej w wyniku kradzieży gotówki, konieczne jest przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. nr 166, poz. 1128 ze zm.).
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stratę wynikającą z kradzieży gotówki tylko wówczas, jeśli skradziona gotówka była zabezpieczona zgodnie z wymogami powołanego rozporządzenia i przedsiębiorca dochował należytej staranności w wykonywaniu czynności mających na celu ochronę środków pieniężnych.
Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy wyrażonym w interpretacji indywidualnej z 30 marca 2012 r., nr ITPB1/415-16/12/WM: „Określając należytą staranność, należy mieć na uwadze staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, chodzi tu o pewien wzorzec zachowania w zakresie zaangażowania i dbałości w wykonaniu pewnych czynności. Jest to zatem pewne obiektywne minimum, którego można, a wręcz należy oczekiwać od przeciętnego człowieka”. W stanie faktycznym, do którego odniósł się organ podatkowy, przedsiębiorca osobiście przewoził gotówkę samochodem osobowym. Sam transport gotówki był zdaniem tego organu dokonany zgodnie z wymogami wynikającymi z powołanego rozporządzenia. Pomimo tego organ ten uznał, że przedsiębiorca nie podjął wszelkich niezbędnych działań zabezpieczających przed kradzieżą gotówki. Świadczy o tym fakt, że zmieniając koło w czasie przewozu gotówki, nie zamknął samochodu i sprawca kradzieży skorzystał z tego faktu. Organ podatkowy stwierdził, że kradzież gotówki z niezamkniętego samochodu, nie uprawnia do zaliczenia powstałej straty do kosztów.
1.5. Dokumentowanie i moment ujęcia w kosztach
Możliwość uznania strat w firmowym majątku za koszty uzyskania przychodów wymaga także odpowiedniego ich udokumentowania. W ustawach o podatku dochodowym nie ma przepisów odnoszących się szczegółowo do sposobu dokumentowania zdarzeń, z tytułu których powstały straty. W zależności od rodzaju straty dokumentami potwierdzającymi jej poniesienie mogą być protokoły szkód sporządzone przez podatnika, dokumenty wystawione przez ubezpieczyciela, protokoły policyjne, straży pożarnej czy opinie rzeczoznawców.
Jeżeli chodzi o straty powstałe w wyniku kradzieży, to z chwilą stwierdzenia kradzieży, np. towarów, jednostka powinna sporządzić protokół strat (szkód), zawierający m.in. szczegółowy opis zdarzenia, wykaz skradzionych towarów, wysokość poniesionej straty, itd. Do protokołu zasadne jest załączyć dokumenty potwierdzające kradzież, np. protokół policyjny czy zgłoszenie szkody ubezpieczycielowi.
Straty należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów uznanych za inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami. Tego rodzaju koszty generalnie są potrącalne w dacie ich poniesienia.
U prowadzących księgi rachunkowe za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów – stosownie do art. 22 ust. 5d updof i art. 15 ust. 4e updop – uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Z kolei u podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof).
Rozpatrując kwestię dopuszczalności ujmowania w rachunku podatkowym strat w towarach handlowych, należy zwrócić uwagę, że podatnicy prowadzący księgi rachunkowe odnoszą koszty nabycia towarów do kosztów podatkowych wówczas, gdy osiągną przychód z ich sprzedaży. W sytuacji gdy towar zostanie skradziony, moment zaliczenia straty do kosztów uzyskania przychodów wyznaczać będzie moment ujęcia straty w księgach.
Inaczej jest u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Niezależnie od stosowanej metody rozliczania kosztów ta grupa podatników ma obowiązek wpisać do księgi koszt zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych z chwilą ich otrzymania, nie później niż w momencie przekazania do magazynu, przerobu lub odsprzedaży. Oznacza to, że w sytuacji powstania strat w tego rodzaju składnikach majątku, ich wartości nie zalicza się ponownie do kosztów podatkowych. Zachodzi jednak konieczność przeksięgowania kosztów z kolumny 10 – „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” do kolumny 13 – „pozostałe wydatki”.
Na temat momentu, w którym należy dokonać rozliczenia w kosztach strat powstałych w wyniku kradzieży składników firmowego majątku wypowiedziały się organy podatkowe (patrz niżej).
„Datą poniesienia kosztu podatkowego związanego z kradzieżą środków pieniężnych oraz bonów żywnościowych będzie data, w której Wnioskodawczyni otrzymała postanowienie o umorzeniu śledztwa. Postanowienie z tą datą będzie bowiem stanowiło dokument potwierdzający poniesioną stratę, a prawidłowe udokumentowanie straty poniesionej w związku z kradzieżą jest jednym z podstawowych warunków zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów”.
(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 23 listopada 2012 r., nr IPTPB1/415-531/12-2/KSU)
„(…) straty w związku z kradzieżą Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w momencie ujęcia ich w księgach jako koszt. Przy czym moment ten może być tożsamy z momentem podpisania ugody z byłym pracownikiem, bowiem fakt podpisania ugody przez pracownika potwierdza zaistniałą sytuację i stratę Spółki spowodowaną poprzez wyprowadzenie (bez jej winy) towarów z magazynu”.
(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 lutego 2012 r., nr IBPBI/2/423-1308/11/SD)
„(…) Wnioskodawczyni (…) poniosła stratę na skutek kradzieży (…). Teren posesji był odpowiednio zabezpieczony (…). O całym zdarzeniu została zawiadomiona Policja. Z powodu niewykrycia sprawcy Policja umorzyła śledztwo. Wnioskodawczyni rozlicza koszty uzyskania przychodów metodą uproszczoną. Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, iż strata jako zdarzenie losowe stanowi dla Wnioskodawczyni pośredni koszt uzyskania przychodu. Datą poniesienia kosztu podatkowego będzie data wydania postanowienia o umorzeniu śledztwa. Postanowienie z tą datą będzie bowiem stanowiło dokument uprawdopodabniający poniesioną stratę, a prawidłowe udokumentowanie straty poniesionej w związku z kradzieżą jest jednym z podstawowych warunków zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów”.
(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 marca 2010 r., nr IPPB1/415-15/10-4/MT)