Source: http://www.e-mentor.edu.pl/artykul/index/numer/42/id/890
Timestamp: 2018-10-15 10:34:30
Legal References Found: art. 391
 art. 19
 art. 19
 art. 19
 art. 63
 art. 168
 art. 19
 Art. 63
 art. 2
 art. 19
 Art. 4

Document Content:
e-mentor :: Centralna baza e-wzorów w świetle nowych przepisów - ułatwienie czy komplikacja?
» E-mentor nr 5 (42) / 2011 » e-biznes	» Centralna baza e-wzorów w świetle nowych przepisów – ułatwienie czy komplikacja?
Marta Matuszewska-Maroń, Justyna Góral-Kaczmarek
W niniejszym opracowaniu omówione zostały prawne i techniczne uwarunkowania „elektronicznej administracji”. Przeanalizowano funkcjonowanie Centralnego Repozytorium Dokumentów (CRD) i zasady publikacji wzorów dokumentów w tymże repozytorium oraz wskazano, jakie organy zostały uprawnione do publikacji. Impulsem do podjęcia tej tematyki było wejście w życie 30 października 2011 r. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. Szczególną uwagę zwrócono na ułatwienia wprowadzone tym rozporządzeniem, ale również na bariery powstałe w skutek jego wejścia w życie. Dlatego przedstawione zostały propozycje zmian struktury strony internetowej CRD, jak i prawa, które ograniczyłyby wielokrotną publikację tych samych wzorców przez różne organy właściwe i usystematyzowałyby ich katalog w CRD, tak aby wnioskodawca łatwo mógł wyszukać konkretny dokument.
Centralne Repozytorium Dokumentów - jedno źródło informacji o wielu dokumentach elektronicznych administracji publicznej
Na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych1, wydanego na mocy art. 391 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego2, stworzono i udostępniono do dyspozycji organów administracji publicznej centralne repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych (Centralne Repozytorium Dokumentów).
Funkcjonowanie Centralnego Repozytorium Dokumentów (CRD) uregulowano również w art. 19b ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne3 oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej4 oraz zmieniającym je rozporządzeniu z dnia 17 kwietnia 2009 roku5.
CRD zawiera wzory pism, które mogą być składane w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to utworzenie centralnej bazy wzorów dokumentów elektronicznych akceptowanych przez polskie urzędy, która stanowi bezpieczne źródło informacji o dokumentach elektronicznych administracji publicznej. Dostęp do repozytorium jest bezpłatny i umożliwia pobranie dowolnego opublikowanego tam wzoru dokumentu elektronicznego.
Nowe rozporządzenie jako kolejny krok w informatyzacji usług świadczonych przez administrację publiczną
W dniu 30 października 2011 r. weszło w życie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych6, które jest kolejnym krokiem w informatyzacji usług administracji publicznej. Przewiduje ono wprowadzenie szeregu rozwiązań, które ułatwią komunikację obywatela z urzędem, m.in. wizualizacje dokumentów, możliwość przesyłania wszelkich dokumentów elektronicznych, a nie tylko pism, ustanowienie wzoru pisma ogólnego czy umożliwienie komunikacji z urzędem za pomocą poczty elektronicznej. Precyzuje także, jakie organy są uprawnione do publikacji wzorów dokumentów.
Rozporządzenie w sprawie dokumentów elektronicznych ma istotne znaczenie dla działalności organów administracji publicznej. Będą one musiały w taki sposób projektować wzory pism, aby na ich podstawie mogły powstać pisma gotowe do wizualizacji bez konieczności łączenia się z centralnym repozytorium (czyli zawierające informacje o sposobie wyświetlania). Dokument elektroniczny powinien być możliwy do zwizualizowania bez korzystania z centralnego lub lokalnego repozytorium, co oznacza możliwość odtworzenia dokumentu na komputerze niepodłączonym do Internetu. Wizualizacja dokumentu elektronicznego stworzonego na podstawie wzoru nie musi być identyczna ze wzorem nieelektronicznym, natomiast wzory pism nie muszą prowadzić do wytworzenia takich samych dokumentów, jeżeli jeden z nich jest gotowym drukiem, a drugi wzorem elektronicznym.
CRD jako baza wszelkich dokumentów elektronicznych
Paragraf 25 analizowanego rozporządzenia w sposób jednoznaczny stanowi, że w centralnym repozytorium umieszcza się nie tylko wzory pism, ale także wzory innych dokumentów elektronicznych, które nie muszą być pismami. Mogą to być np. podania wnoszone ustnie w postaci dokumentu elektronicznego będącego plikiem dźwiękowym, jeżeli tylko, zgodnie z odrębnymi przepisami, zostanie określony wzór dokumentu elektronicznego dla takiego podania. Wniosek ten wynika z ust. 1 i ust. 4 art. 19b ustawy o informatyzacji7, gdzie użyto określenia „wzór dokumentu elektronicznego”, a nie „wzór pisma”, o którym mowa w art. 19b ust. 2 i 3 ww. ustawy.
Ogólny wzór elektroniczny
Na podstawie rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych klienci administracji publicznej otrzymają nowe narzędzie do komunikacji z podmiotami publicznymi. Wszędzie tam, gdzie nie określono szczegółowych wzorów wnoszenia podań, będą mogli użyć formularza pisma ogólnego8. Udostępnienie przez ministra ogólnego wzoru elektronicznego, o którym mowa w §19 wspomnianego rozporządzenia, wypełnia dotychczasową lukę. Do tej pory nie można było wnieść za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej pisma w postaci elektronicznej do podmiotu publicznego, jeśli odbiorca tego pisma nie określił jego wzoru. Dotyczyło to nawet pism, w przypadku których nie jest istotne budowanie skomplikowanej struktury oraz które w praktyce musiały być wnoszone w formie papierowej. Ustalenie w rozporządzeniu minimalnych wymagań wzoru ma na celu umożliwienie automatycznej rejestracji tego typu wpływów w kancelarii elektronicznej oraz usprawnienie i ujednolicenie wymiany dokumentów pomiędzy podmiotami publicznymi. Zakłada się więc, że korzystając z ogólnego wzoru elektronicznego, będzie można skutecznie doręczać ujednoliconą strukturalnie korespondencję elektroniczną do podmiotów publicznych (zamiast dotychczas masowo stosowanej korespondencji na nośniku papierowym).
Komunikacja z urzędem za pośrednictwem poczty elektronicznej
Rozporządzenie w sprawie dokumentów elektronicznych nakazuje traktować pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności podania, o którym mowa w art. 63 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego9 lub w art. 168 § 4 Ordynacji podatkowej10. Słusznie zakłada się, że dzięki udostępnieniu do wykorzystania (pod pewnymi warunkami) poczty elektronicznej będzie można tym sposobem komunikacji zastąpić w części dotychczasową wymianę pism w postaci papierowej, która obecnie praktycznie w całości stanowi oficjalną komunikację pomiędzy podmiotami publicznymi. Jednak w przypadku, gdy w przepisach prawa został określony wzór pisma albo w centralnym czy lokalnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczonego do załatwiania danej sprawy inny niż ogólny, o którym mowa w § 19 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych - przesyłki przekazane na adres poczty elektronicznej uważać się będzie za wniesione nieskutecznie. Ponadto zasadnicza różnica pomiędzy pismem powstałym na podstawie wzoru ogólnego wysłanym na elektroniczną skrzynkę podawczą11 a przesłanym e-mailem będzie taka, że elektroniczna skrzynka podawcza automatycznie wystawi Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Organ właściwy do załatwiania spraw danego rodzaju jako uprawniony do określenia elektronicznego wzoru dokumentu
W analizowanym rozporządzeniu doprecyzowano także, które organy są odpowiedzialne za publikację poszczególnych rodzajów wzorów. Przepisy § 19 oraz § 27 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych uszczegóławiają art. 19b ustawy o informatyzacji, wskazując organy administracji publicznej obowiązane przekazać do CRD wzory pism w postaci dokumentów elektronicznych. Zgodnie z rozporządzeniem organem właściwym do publikacji wzoru dokumentu elektronicznego na podstawie § 27 ust. 1 jest organ wskazany w przepisach prawa jako właściwy do określenia wzoru. Z kolei § 27 ust. 2 omawianego rozporządzenia przewiduje, iż w przypadku gdy w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru, wzór dokumentu elektronicznego może zostać przekazany do centralnego repozytorium (CRD) przez podmiot publiczny12 właściwy dla załatwiania danego rodzaju spraw. Podmiotem uprawnionym do publikacji ogólnego wzoru elektronicznego, na podstawie §19 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych, jest natomiast minister właściwy do spraw informatyzacji13, jeżeli łącznie zostały spełnione następujące przesłanki:
w przepisach odrębnych nie został określony organ właściwy do określenia wzoru,
podmiot publiczny, do którego kierowane jest podanie, żądanie, wyjaśnienie lub inna czynność w postaci elektronicznej, nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy w tym podmiocie,
przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie na piśmie w postaci papierowej.
Zmiany wprowadzone rozporządzeniem w sprawie dokumentów elektronicznych - ułatwienie czy komplikacja?
Wejście w życie 30 października 2011r. rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych przyczyni się do ułatwienia komunikacji z organem administracji publicznej drogą elektroniczną. Wprowadza bowiem wiele przydatnych rozwiązań, jakimi są przede wszystkim wzór pisma ogólnego czy umożliwienie komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Z drugiej jednak strony doprowadzi do sytuacji, w której w CRD znajdą się liczne, często bardzo zróżnicowane wzory tych samych dokumentów, umieszczane np. przez różne terytorialnie, aczkolwiek właściwe w przedmiocie sprawy, organy. Rozporządzenie upoważnia bowiem do umieszczania w CRD wzorów dokumentów elektronicznych dwa rodzaje organów. Są to organy, które wskazano w przepisach prawa jako właściwe do określenia danego wzoru oraz organy, które są właściwe dla załatwienia danego rodzaju spraw. W praktyce może pojawić się więc kilka bądź kilkanaście wzorów dokumentów do tych samych procedur administracyjnych, realizowanych przez różne organy. Ich forma i treść (oprócz określonych ustawowo elementów) może się znacznie różnić, w zależności od tego, który organ właściwy miejscowo opublikował wzór dokumentu w CRD. Dla przykładu wójt gminy może opublikować w CRD stworzony przez siebie wzór wniosku o wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży i poza nim. W tym czasie wójt sąsiedniej gminy lub prezydent sąsiedniego miasta może opublikować swój wzór tego wniosku. Doprowadzi to do sytuacji, w której np. na terenie jednego powiatu w dwóch sąsiednich gminach będą obowiązywały dwa różne wzory wniosków do załatwienia tego samego rodzaju sprawy. Nie wpłynie to pozytywnie na ujednolicenie procedur administracyjnych.
Innym wyrazistym przykładem regulacji, które mogą wprowadzić niepotrzebne komplikacje w zakresie publikacji wzorów dokumentów, są przepisy dotyczące wzorów dla procedur wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów lub ośrodki szkolenia kierowców. W odniesieniu do tych procedur14 minister właściwy do spraw transportu15 określa w drodze rozporządzenia niektóre ze wzorów dokumentów16. Wobec tego będzie on również podmiotem właściwym do przekazania do CRD wzorów dokumentów elektronicznych określonych w drodze rozporządzenia17. Jednak nie wszystkie wzory dokumentów zostały wymienione w delegacji ustawowej w Prawie o ruchu drogowym18. Minister nie ma więc prawa określić w drodze rozporządzenia takich wzorów jak: wniosek o zmianę danych objętych wpisem do rejestru przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów oraz wniosek o wykreślenie wpisu (dot. ośrodków szkolenia kierowców oraz stacji kontroli pojazdów). Stąd nie może on również (na podstawie § 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych) umieścić tych wzorów w CRD. Organami właściwymi do załatwiania tego rodzaju spraw są starostowie. Dlatego na podstawie § 27 ust. 2 omawianego rozporządzenia to oni będą organami uprawnionymi do publikacji wzorów tychże dokumentów jako organy właściwe do załatwiania danego rodzaju spraw. W związku z powyższym, aby minister właściwy zyskał możliwość określenia wzorów i umieszczenia ich w CRD, w obecnym stanie prawnym należałoby poszerzyć zakres delegacji ustawowej w Prawie o ruchu drogowym.
Rysunek 1. Organ właściwy do przekazywania wzorów dokumentów do CRD w zakresie procedur dotyczących stacji kontroli pojazdów i ośrodków szkolenia kierowców
Źródło: opracowanie własne ILiM w ramach projektu UEPA
Mając na uwadze fakt, iż opublikowanie w CRD wzoru dokumentu określonego przez odrębne przepisy jest równoznaczne z określeniem wzoru dokumentu elektronicznego19, pożądane byłoby nadanie uprawnień do publikacji wzorów także centralnym organom, jakimi są ministrowie właściwi w zakresie danych procedur administracyjnych, nawet jeżeli nie są oni wskazani jako organy właściwe do określenia tych wzorów. Do każdej z procedur powinien zostać stworzony jeden, standardowy wzór, który stosowany byłby przez wszystkie zainteresowane podmioty. Zredukowałoby to ryzyko niezgodności wzoru dokumentu z przepisami prawnymi i problemy natury organizacyjnej. Analiza rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych prowadzi do wniosku, że jego wejście w życie z dniem 30 października 2011 r. zamyka drogę do wspomnianej wyżej standaryzacji. Powstaje bowiem sytuacja, w której organ odpowiedzialny za dane procedury nie ma prawa wskazywać innym organom wzorów dokumentów ani umieszczać ich w CRD. Takie ograniczenie organowi centralnemu możliwości publikacji powoduje, że organy chcąc zrealizować procedurę w sposób elektroniczny, muszą umieszczać swoje, zwykle zróżnicowane wzory w CRD bądź korzystać z pisma ogólnego, opublikowanego przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Istnieje też możliwość wykorzystania wzoru dokumentu elektronicznego, który opublikuje jeden z organów (np. wójt), przez inny organ właściwy (np. wójta innej gminy) w zakresie tych samych procedur administracyjnych, jako że wzory urzędowe mają charakter publiczny i nie stanowią przedmiotu prawa autorskiego20. Istotne jest jednak by organ, który publikował wzór, nie wpisywał w treści stałej dokumentu swojego adresu, bo wtedy kolejny organ nie będzie już mógł wykorzystać tego wzoru21. Praktyka stosowania przez kilka organów tego samego wzoru dokumentu może być ułatwieniem, ale nie jest na pewno rozwiązaniem, które zapewni standaryzację i ujednolicenie wzorów.
Z pewnością udzielenie w akcie normatywnym upoważnienia ministrowi do publikacji wzoru dokumentu w CRD, pomimo braku wskazania go w przepisach prawa jako organu właściwego do określenia konkretnego wzoru, wpłynęłoby także na ograniczenie kosztów związanych z realizacją danego rodzaju procedur. Wprowadzenie jednego wzoru dokumentu elektronicznego do każdej procedury jest również postulowane z uwagi na możliwość późniejszego wykorzystania tego wzoru na platformie ePUAP22, której funkcjonalność zakłada odejście od instalowania w skrzynkach podawczych usług przez każdy z organów z osobna na rzecz jednego centralnego dokumentu, przesyłanego do skrzynki podawczej odpowiedniego organu, do którego skierowana jest sprawa. Pojawia się więc pytanie, który wzór dokumentu elektronicznego stanie się referencyjny w przypadku braku możliwości określenia wzoru przez resort centralny.
Informatyzacja administracji publicznej w praktyce
CRD z założenia ma być dla klientów administracji publicznej znacznym ułatwieniem w znalezieniu elektronicznych wzorów dokumentów, posługiwanie się repozytorium może jednak sprawić obywatelowi spore trudności. Z uwagi na wielość organów uprawnionych do umieszczania wzorów oraz dużą liczbę tych wzorów, poruszanie się po stronie internetowej CRD23 nie jest intuicyjne. Wzory dokumentów są publikowane w sposób nieuporządkowany, a filtr procedur wyszukuje procedury według zaskakujących danych. Wyszukiwarka wzorów dokumentów zawiera pozycje: „Nr wzoru”, „Data publikacji”, „Nazwa instytucji”, „Dotyczy”, „Czy aktualny”. Umieszczenie w wyszukiwarce numeru wzoru oraz daty publikacji można uznać za zbędne i nieprzydatne z punktu widzenia przeciętnego użytkownika, który nie zna tych danych.
Jeśli chodzi o nazwę instytucji należy przypomnieć, że zgodnie z §27 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych to organ, a nie instytucja przekazuje do publikacji wzór dokumentu elektronicznego, dlatego wymieniony powinien być minister właściwy, a nie ministerstwo. Kolejną niedogodnością w używaniu wyszukiwarki CDR jest konieczność wpisywania w pole „Dotyczy” dosłownych, cytowanych zwrotów, pokrywających się ze słowami użytymi w nazwie procedury. Podmiot zainteresowany znalezieniem wzoru dla konkretnej procedury, ale nieznający jej dosłownej nazwy, może mieć trudności w znalezieniu odpowiedniego wzoru dokumentu. Ponadto „Listę wzorów” można filtrować według statusu aktualności. Po pierwsze jest to bardzo mylące, ponieważ użytkownik może nie zauważyć statusu, że wzór jest nieaktualny, po drugie powoduje, że tych wzorów jest jeszcze więcej. Zasadne byłoby więc przeniesienie nieaktualnych wzorów do archiwum, by wprowadzić większą przejrzystość ich listy. Co więcej, wszystkie wzory dokumentów są uporządkowane ze względu na rok ich publikacji. Jest to zaskakujące rozwiązanie, ponieważ dla użytkownika data publikacji wzoru nie ma żadnego znaczenia.
Pochwalić należy natomiast stworzenie wyszukiwarki umożliwiającej odnajdywanie wzorów ze względu na zasięg terytorialny obowiązywania. Jest ona jednak nieprecyzyjna i wyszukuje wszystkie wzory obowiązujące na danym terytorium w żaden sposób nieposegregowane. Ponadto jest niedokładna, gdyż np. wyszukując wzory obowiązujące w powiecie krakowskim, podaje również wzory opublikowane przez Urząd Miasta Lubartów (powiat lubartowski).
Podsumowując, centralne miejsce, w którym można znaleźć wzór dokumentu, jest bardzo dobrym pomysłem. Jednak musi umożliwiać łatwe wyszukanie konkretnego wzoru, w przeciwnym razie pozostanie tylko ideą, a nie stanie się wykorzystywanym w praktyce narzędziem.
Jak wynika z raportu z ilościowego Badania wpływu informatyzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2011 roku, zrealizowanego na zlecenie MSWiA24, pomimo iż prawie 90 proc. urzędów posiada elektroniczną skrzynkę podawczą, a około 70 proc. posiada elektroniczną skrzynkę podawczą, która jest umiejscowiona na platformie ePUAP. Trzy czwarte z nich w ciągu pierwszych 5 miesięcy 2011 roku nie otrzymało od petentów żadnych dokumentów drogą elektroniczną. Stopień wykorzystania skrzynki podawczej jest zdecydowanie większy w urzędach administracji państwowej niż samorządowej, o czym świadczy liczba dokumentów na nią otrzymywanych. Średnia liczba takich dokumentów w okresie od stycznia do maja 2011 r., wyniosła prawie 40 w przypadku urzędów administracji państwowej i tylko niecałe 7 w przypadku administracji samorządowej.
Ponadto co czwarty urząd udostępnia inne usługi elektroniczne niż oparte na tzw. wzorze pisma ogólnego na platformie ePUAP, co oznacza że w CRD nie opublikowano właściwego wzoru dla danej procedury administracyjnej.
Jako czynniki stanowiące barierę w wykorzystaniu platformy w urzędach administracji najczęściej wskazywano brak powszechności podpisu elektronicznego oraz małą liczbę gotowych usług do implementacji na ePUAP. Jednak kwestia posiadania podpisu elektronicznego nie stanowi już bariery, gdyż w czerwcu 2011 r. wdrożono profil zaufany ePUAP, z którego darmowo może skorzystać zarówno każdy obywatel, jak i urząd.
Rysunek 2. Bariery w wykorzystywaniu platformy ePUAP przez urzędy
Źródło: Badanie wpływu informatyzacji…, op. cit.
Projekt UEPA jako postulat stosowania elektronicznej drogi komunikacji z urzędem
Pomoc w zakresie tworzenia elektronicznych wzorów dokumentów świadczy Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu (ILiM) w ramach projektu Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei „jednego okienka” (w skrócie UEPA)25. Tworzone wzory spełniają wymagania określone w rozporządzeniu w sprawie dokumentów elektronicznych, a więc zawierają: określenie struktury pism zdefiniowane w formacie danych XSD, określenie sposobu wizualizacji pism zdefiniowane w formacie danych XSL oraz metadane w formacie XML, opisujące wzór dokumentu elektronicznego (twórca wzoru, podstawa prawna, tytuł wzoru oraz opis). Jednym z celów projektu UEPA jest wdrożenie procedur elektronicznych związanych z działalnością gospodarczą. Do listopada 2011 r. w ramach projektu UEPA stworzono ponad 300 wzorów dokumentów w formie elektronicznej dla 152 procedur administracyjnych. Dzięki współpracy ILiM z organami administracji publicznej przekazano, a następnie opublikowano w CRD 45 wzorów dokumentów elektronicznych dotyczących 23 procedur administracyjnych.
Ustawodawca, tworząc centralną bazę dokumentów, powinien zapewnić jej funkcjonalność. W związku z tym powinna zostać kompleksowo rozwiązana kwestia standaryzacji wniosków, tak by ograniczyć wielokrotną publikację tych samych wzorców przez różne organy właściwe. Ponadto ważne jest zapewnienie przejrzystości strony internetowej CRD, aby użytkownik miał możliwość szybkiego wyszukania konkretnego wzoru za pomocą słów kluczowych czy poprzez wprowadzenie nazwy organu, który daną procedurę realizuje. Nadal aktualny pozostaje także postulat rozpowszechniania w administracji publicznej wykorzystania skrzynki podawczej w celu wysyłania dokumentów elektronicznych. Urzędy administracji samorządowej w ciągu pierwszych 5 miesięcy 2011 roku wysłały bowiem średnio niecałe 4 dokumenty elektroniczne26. Widać więc, że droga ku informatyzacji usług publicznych rozpoczęła się, ale nadal pozostaje kręta i długa27.
M. Matuszewska-Maroń, J. Góral-Kaczmarek, Opinia prawna przygotowana dla Ministerstwa Gospodarki w sprawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych z 10 października 2011 r., Instytut Logistyki i Magazynowania w ramach projektu UEPA.
M. Matuszewska-Maroń, J. Góral-Kaczmarek, slajd z prezentacji przygotowanej na Panel ekspertów dotyczącego ośrodków szkolenia kierowców i stacji kontroli pojazdów, który się odbył w instytucie logistyki i magazynowania w dniu 13 października 2011 r., Instytut Logistyki i Magazynowania w ramach projektu UEPA.
Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. Nr 90 poz. 631 j.t.)
Autorka jest absolwentką Wydziału Prawa Administracji oraz Wydziału Nauk Politycznych i Dziennikarstwa Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, obecnie na aplikacji radcowskiej. Pracuje w Instytucie Logistyki i Magazynowania (ILiM) - instytucie badawczym z siedzibą w Poznaniu, który wraz z Ministerstwem Gospodarki i Krajową Izbą Gospodarczą realizuje projekt Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei „jednego okienka” (UEPA). W projekcie UEPA pełni funkcję Kierownika obszaru zadaniowego ds. uproszczeń procedur administracyjnych, w ramach którego tworzone są propozycje zmian i uproszczenia procedur związanych z podejmowaniem, prowadzeniem i zakończeniem działalności gospodarczej. Zainteresowania badawcze autorki obejmują szeroko pojętą deregulację procedur administracyjnych oraz zmiany w prawie związane z ich elektronizacją.
Autorka jest pracownikiem Instytutu Logistyki i Magazynowania (ILiM). W projekcie UEPA jest członkiem zespołu obszaru zadaniowego ds. uproszczeń procedur administracyjnych, w ramach którego tworzone są propozycje zmian i uproszczenia procedur związanych z podejmowaniem, prowadzeniem i zakończeniem działalności gospodarczej. Autorka jest absolwentką Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Interesuje się szeroko rozumianym prawem administracyjnym oraz ideą informatyzacji administracji publicznej w kontekście wdrażania nowych technologii.
1 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych(Dz. U. z 2006 r., Nr 227, poz. 1664).
2 Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zmianami.
3 Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565, zwana dalej ustawą o informatyzacji
4 Dz. U. z 2007 r., Nr 151, poz. 1078.
5 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 kwietnia 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U. z 2009 r., Nr 67, poz. 567).
6 Dz. U. z 2011 r. Nr 206 poz. 1216, zwane dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentów elektronicznych.
8 Art. 63 § 1 ustawy z dnia ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm.), który stanowi, że: Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
10 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r., Nr 137, poz. 926 ze zmianami).
11 Elektroniczna skrzynka podawcza - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. z 2005 r. Nr 200 poz. 1651).
12 Podmiotami publicznymi - zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565) - są:
5) Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
7) państwowe lub samorządowe osoby prawne, utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu realizacji zadań publicznych.
13 Ministrem właściwym do spraw informatyzacji - na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji -był Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. z 2007 r., Nr 216, poz. 1604). Z dniem 21 listopada 2011, z mocą od 18 listopada 2011 utworzone zostało Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w drodze przekształcenia znoszonych: Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Ministerstwa Infrastruktury. Wobec tego właściwym ministrem do spraw informatyzacji będzie Minister Administracji i Cyfryzacji.
14 Opis przebiegu procedur znajduje się na elektronicznym Punkcie Kontaktowym: www.eu-go.gov.pl/pl.... Procedurami tymi są: wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów; zmiana danych wpisanych do rejestru przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów; wykreślenie z rejestru przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów; wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców; zmiana danych wpisanych do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców; wykreślenie z rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców.
15 Ministrem właściwym do spraw transportu, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury, jest Minister Infrastruktury (Dz. U. 2007 r., Nr 216, poz. 1594). Z dniem 21 listopada 2011, z mocą od 18 listopada 2011, utworzone zostało Ministerstwo Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej w miejsce znoszonego Ministerstwa Infrastruktury. Wobec tego właściwym do spraw transportu będzie Minister Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej.
16 Wzór wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących stację kontroli pojazdów, wzór zaświadczenia potwierdzającego wpis przedsiębiorcy do tego rejestru, wzór wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców, wzór zaświadczenia potwierdzającego wpis przedsiębiorcy do tego rejestru oraz wzór wniosku o zmianę zakresu wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców.
17 W przypadku stacji kontroli pojazdów jest to minister właściwy ds. transportu, natomiast dla ośrodków szkolenia kierowców minister właściwy ds. transportu w porozumieniu z ministrem właściwym ds. wewnętrznych wraz z Ministrem Obrony Narodowej.
18 Ustawa z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 1997 r., Nr 98, poz. 602 ze zmianami).
19 Co wynika z art. 19b. ust. 4 ustawy o informatyzacji oraz w myśl § 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych.
20 Art. 4 pkt. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 tekst jednolity)
21 Ważne jest, by organ pozostawił wolne pole do wpisania adresu przez wnioskodawcę.
22 Ogólnopolska platforma teleinformatyczna, za pomocą której jednostki administracji publicznej oraz instytucje publiczne będą mogły świadczyć swoje usługi obywatelom drogą elektroniczną. Platforma udostępnia podmiotom publicznym infrastrukturę technologiczną do świadczenia usług obywatelom. CRD jest umiejscowione na platformie ePUAP.
23 Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, epuap.gov.pl/wps/po....
24 Badanie wpływu informatyzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2011 roku, ARC Rynek i Opinia, www.mswia.gov.pl/po... _na_dzialania_administracji_publicznej_w_P.html, [25.11.2011].
25 Projekt UEPA realizowany w ramach Priorytetu V POKL - Dobre rządzenie (Działanie 5.3. - Wsparcie na rzecz realizacji Strategii Lizbońskiej), którego liderem jest Ministerstwo Gospodarki, a partnerami Instytut Logistyki i Magazynowania w Poznaniu oraz Krajowa Izba Gospodarcza.
26 Inaczej jest w przypadku urzędów administracji państwowej, tu poziom wykorzystania elektronicznej skrzynki podawczej do wysyłania dokumentów jest wysoki. Średnia liczba dokumentów elektronicznych wysłanych w ciągu 5 miesięcy wynosi około 92. Badanie wpływu informatyzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2011 roku, op. cit.
27 Artykuł powstał m.in. na bazie materiałów będących rezultatami prac Instytutu Logistyki i Magazynowania w projekcie UEPA.