Source: http://docplayer.pl/1172247-Nowe-zasady-ksiegowania-kosztow-komentarz-do-zespolu-4.html
Timestamp: 2018-07-17 08:21:06
Legal References Found: art. 41
 art. 19
 art. 41
 art. 2
 Art. 42
 Art. 238
 art. 239
 art. 217
 art. 6

Document Content:
Nowe zasady księgowania kosztów komentarz do zespołu 4 - PDF
Nowe zasady księgowania kosztów komentarz do zespołu 4
Download "Nowe zasady księgowania kosztów komentarz do zespołu 4"
1 01/2011 rachunkowość i zarządzanie Ulga na złe długi także dla jednostek samorządu terytorialnego Gminy, tak jak inni podatnicy, mogą skorzystać z ulgi na złe długi, w sytuacji gdy będą mieli do czynienia z nieuczciwymi kontrahentami. Rozwiązanie to nie jest jednak łatwe w zastosowaniu, gdyż uzależnione jest od spełnienia określonych warunków. Jak wyliczyć trzynastkę? Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest świadczeniem płacowym, ściśle powiązanym z regulacjami dotyczącymi wynagrodzeń za pracę. Podstawę wymiaru trzynastki oblicza się jednak w szczególny sposób. Wady i zalety faktoringu samorządowego Faktoring jest od lat powszechnie stosowanym narzędziem finansowym. Coraz częściej jest wykorzystywany również na gruncie jednostek samorządu terytorialnego. Nowe zasady księgowania kosztów komentarz do zespołu 4 ISSN: AKB 26
2 Spis treści Aktualności Problem ze stawką VAT przy rozliczaniu usług ciągłych na przełomie roku... 3 Trzynastka dla pracowników zlikwidowanych jednostek... 3 Nowe zasady ochrony informacji niejawnych w jednostkach samorządu terytorialnego... 4 Nowy rok, nowe rozporządzenia... 7 Dłuższy termin na sporządzenie uchwał budżetowych na 2011 r Liczne zmiany w klasyfikacji budżetowej... 8 Samowola księgowej wina dyrektora Odwołanie pracownika ze stanowiska bez przyczyny Rachunkowość, klasyfikacja i sprawozdawczość Zmiany w księgowaniu kosztów komentarz do zespołu Podatki Czas na roczne rozliczenie podatkowe pracowników Ulga na złe długi także dla jednostek samorządu terytorialnego Płace Jak wyliczyć trzynastkę? Finanse publiczne Zarządzanie ryzykiem w jednostce sektora finansów publicznych Wady i zalety faktoringu samorządowego Faktoring samorządowy w BGŻ Środki unijne i pomocowe Konsekwencje nieprawidłowego realizowania projektów unijnych Wskaźniki Kalendarium Redaktor naczelny: Emilia Leśniewska Wydawca: Dorota Osuchowska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski ISSN: Drukarnia: Miller Nakład: egz. Projekt graficzny: Bartosz Malinowski Skład: Katarzyna Kopeć Prenumerata: Finanse Sektora Publicznego Centrum Obsługi Klienta tel.: Masz pytanie? Skontaktuj się z nami: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka ul. Łotewska 9a, Warszawa NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: zł Finanse Sektora Publicznego chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w Finansach Sektora Publicznego wskazówek, przykładów informacji itp. do konkretnych przypadków. 1 Zdjęcia w numerze pochodzą z: istockphoto.com/pagadesign & istockphoto.com/henrik Jonsson
3 List od redaktora Przyszedł czas na zmiany Z nowym rokiem przyszedł czas na zmiany. Dobrze znany Państwu miesięcznik Monitor rachunkowości budżetowej zmienił swoje oblicze nie do poznania. Od stycznia zupełnie nowa szata graficzna, nowe działy, więcej treści merytorycznej, w tym komentarze ministerstw, wywiady z przedstawicielami różnych instytucji. Dla ułatwienia co miesiąc aktualne wskaźniki i zestawienie terminów, o których koniecznie należy pamiętać. Emilia Leśniewska redaktor naczelny Monitor rachunkowości budżetowej zmienił też swoją nazwę, o czym przekonali się Państwo, znajdując dzisiaj nasz magazyn na swoim biurku. Cały zespół redakcyjny włożył dużo pracy, by był on jeszcze bardziej przydatny w Państwa pracy. Jesteśmy przekonani, że wprowadzone zmiany spotkają się z Państwa pozytywną oceną. Oczywiście jesteśmy otwarci na wszelkie uwagi i propozycje tematów. W styczniowym numerze polecam Państwu artykuł dotyczący zmian w księgowaniu kosztów w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych. Nasz ekspert w przystępny sposób wyjaśnił, jakie modyfikacje w zakresie zespołu 4 wprowadziło nowe rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych. Państwa uwadze polecam również tekst dotyczący dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Warto upewnić się, jak prawidłowo określić podstawę wymiaru trzynastki. W dziale Podatki znajdą natomiast Państwo m.in. artykuł dotyczący obowiązków pracodawców w zakresie rocznego rozliczenia pracowników. Szczególnej uwadze polecam Państwu również artykuły w nowych działach, tzn. w dziale Finanse publiczne i dziale Środki unijne i pomocowe. Życzę miłej lektury Emilia Leśniewska 2
4 Aktualności/Komentarze Problem ze stawką VAT przy rozliczaniu usług ciągłych na przełomie roku Komentarz Ministerstwa Finansów: W przypadku, gdy nie jest możliwe określenie faktycznego wykonania części czynności odpowiednio w roku 2010 i 2011, części te ustala się proporcjonalnie do okresu obowiązywania ustawy w stosunku do okresu rozliczeniowego (dodany do art. 41 ustawy o VAT ust. 14d). Ministerstwo Finansów W dniu 26 listopada 2010 r. została uchwalona ustawa o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej. Przedmiotowa ustawa zawiera w art. 19 zmiany do ustawy o VAT, które kompleksowo regulują kwestie opodatkowania w okresie zmiany stawek (do art. 41 ustawy o VAT został dodany ust. 14a 14h). Co do zasady, w przypadku czynności podlegającej opodatkowaniu VAT, która została wykonana przed dniem zmiany stawki podatku, dla której obowiązek podatkowy powstaje w dniu zmiany stawki lub po tym dniu, czynność ta podlega opodatkowaniu według stawek podatku obowiązujących dla tej czynności w momencie jej wykonania. Dodane przepisy przejściowe przewidują również zasady rozliczania tzw. dostaw ciągłych (np. dostaw energii) w okresie zmiany stawek. W przypadku czynności, dla których w związku z ich wykonywaniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznane będą za wykonane z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te rozliczenia lub płatności. W sytuacji natomiast gdy okres, do którego odnosi się rozliczenie lub płatność, obejmuje dzień zmiany stawki VAT, czynność będzie uznana za wykonaną: w dniu poprzedzającym dzień zmiany stawki podatku w zakresie części wykonywanej do dnia poprzedzającego dzień zmiany stawki podatku, z upływem tego okresu w zakresie części wykonywanej od dnia zmiany stawki podatku. Podstawa prawna: Ustawa z 26 listopada 2010 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej (Dz.U. nr 238, poz. 1578), Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.). Trzynastka dla pracowników zlikwidowanych jednostek Komentarz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej: Nie ma przeszkód do wypłacenia pracownikom zatrudnionym w zlikwidowanych zakładach budżetowych i gospodarstwach pomocniczych sfery budżetowej państwowej i samorządowej, dodatkowego wynagrodzenia rocznego. styczeń
5 Aktualności/Komentarze Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej W przypadku pracowników samorządowych ich uprawnienia wynikające ze stosunku pracy regulują przepisy ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie z nimi pracownikowi samorządowemu przysługuje m.in. dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach (art. 36 ust. 2 ww. ustawy). Wymieniony przepis stanowi samoistną przesłankę uznania prawa pracownika samorządowego do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Natomiast zasady, na jakich pracownicy samorządowi, objęci zakresem podmiotowym ww. ustawy, nabywają prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, określają przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Zakres podmiotowy, określony w art. 2, 7 i 39 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2010 r., obejmował także pracowników zatrudnionych w gospodarstwach pomocniczych i zakładach budżetowych samorządowych jednostek budżetowych. Podobne stanowisko wyraził Minister Finansów w piśmie z 8 września 2010 r., stanowiącym odpowiedź na interpelację posła Stanisława Ożoga (nr interpelacji 17073/10). Podstawa prawna: Ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz ze zm.), Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz ze zm.). Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej nie jest uprawnione do wydawania wykładni obowiązujących przepisów, a poglądy prawne Ministerstwa nie są wiążące dla stron stosunku pracy, sądów pracy oraz Państwowej Inspekcji Pracy. Wiążący charakter dla stron mają jedynie orzeczenia sądowe wydawane w indywidualnych sprawach. Nowe zasady ochrony informacji niejawnych w jednostkach samorządu terytorialnego Komentarz Krajowego Stowarzyszenia Ochrony Informacji Niejawnych: W dniu 2 stycznia weszła w życie nowa ustawa o ochronie informacji niejawnych. Nowe regulacje dotyczą również organów jednostek samorządu terytorialnego, a także innych podległych im jednostek organizacyjnych lub przez nie nadzorowanych. Ekspert Krajowego Stowarzyszenia Ochrony Informacji Niejawnych, mgr inż. Marek Anzelm na naszą prośbę, przedstawił konsekwencje nowych przepisów dla samorządów, a także wyjaśnił zasady organizacji systemu ochrony w jednostce organizacyjnej. Pion ochrony Kierownik każdej jednostki samorządu terytorialnego, w której są przetwarzane informacje niejawne, zobligowany jest do zatrudnienia pełnomocnika ochrony, który podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki organizacyjnej. Należy podkreślić, że według nowych zapisów ustawy od pełnomocnika ochrony (zastępcy pełnomocnika ochrony) wymagane jest wykształcenie wyższe. Jednakże przedmiotowy przepis stosuje się do pełnomocników ochrony i zastępców pełnomocników ochrony zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy. Przed pełnomocnikiem ochrony postawiono wiele nowych zadań, do których zaliczyć należy przede wszystkim: 4
6 Aktualności/Komentarze zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka; kontrolę ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresową (co najmniej raz na trzy lata) kontrolę ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów; opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji; prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto. Wszystkie zadania, w tym postępowania sprawdzające, szkolenia itd. pełnomocnik ochrony może realizować przy pomocy wyodrębnionej i podległej mu komórki organizacyjnej do spraw ochrony informacji niejawnych ( pionu ochrony ), jeżeli jest utworzona w jednostce organizacyjnej. Szkolenia Szkolenie, bez względu na zajmowane stanowisko związane z dostępem do informacji niejawnych, powinno przeprowadzać się nie rzadziej niż raz na 5 lat. Szkolenie kończy się wydaniem zaświadczenia. Odbierając zaświadczenie, osoba przeszkolona powinna złożyć pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o ochronie informacji niejawnych. Szkolenia dla kierowników jednostek organizacyjnych, w których są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli ściśle tajne lub tajne, przeprowadzi odpowiednio ABW lub SKW, wspólnie z pełnomocnikiem ochrony. W pozostałych przypadkach szkolenie zorganizuje pełnomocnik ochrony. Należy podkreślić, że nie zmieniły się zasady szkoleń pełnomocników ochrony i ich zastępców. Te nadal przeprowadzane będą przez ABW lub SKW. Klasyfikowanie informacji niejawnych W nowej ustawie przyjęto rozwiązania stosowane w NATO i Unii Europejskiej, gdzie informacje niejawne są objęte klasyfikacją na tak długo, jak to jest konieczne. Zgodnie z tymi uregulowaniami informacje niejawne podlegają ochronie w sposób określony w ustawie do czasu zniesienia lub zmiany klauzuli tajności. Niezmiernie ważnym zapisem jest również ten, który zezwala na określenie daty lub wydarzenia, po których nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności. W związku z tym, że właściwa interpretacja nowych definicji klauzul tajności przez osoby uprawnione do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału może na początku rodzić pewne trudności, postanowienia nowej ustawy regulują zasady postępowania w przypadku zawyżania lub zaniżania klauzul tajności. Odbiorca materiału, po stwierdzeniu zawyżenia lub zaniżenia klauzuli tajności może zwrócić się do osoby, która ją nadała, albo przełożonego tej osoby z wnioskiem o dokonanie stosownej zmiany. W przypadku odmowy dokonania takiej zmiany lub nieudzielenia odpowiedzi w ciągu 30 dni od daty złożenia wniosku odbiorca materiału może zwrócić się odpowiednio do ABW lub SKW o rozstrzygnięcie sporu. W poprzednim systemie odbiorca mógł tylko apelować do wytwórcy dokumentu (materiału) o zmianę nieprawidłowej klauzuli. Możliwość interwencji w ABW lub SKW powinna wpłynąć na ograniczenie liczby przypadków bezpodstawnego zawyżania (zaniżania) klauzul tajności. ABW lub SKW ma obowiązek rozstrzygnięcia przedmiotowego sporu w terminie 30 dni od daty złożenia odpowiedniego wniosku. Nowe definicje klauzul oraz zasady klasyfikowania informacji przyczynią się do tego, że wiele dotychczas klasyfikowanych informacji przestanie być chronionych na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych. Ich odpowiednią ochronę powinny zapewnić, wdrożone w każdej instytucji, jasno określone zasady bezpieczeństwa przetwarzanych informacji w oparciu o inne akty prawne, w tym także o uregulowania wewnętrzne. Postępowania sprawdzające Nowa ustawa wydłużyła do 3 miesięcy, czas na przeprowadzenie przez pełnomocnika ochrony postępowania sprawdzającego zwykłego. Poza tym zmianie uległ zakres obligatoryjnych sprawdzeń. Po wejściu w życie ustawy pełnomocnik ochrony w ramach zwykłego postępowania sprawdzającego będzie miał obowiązek: sprawdzenia, w niezbędnym zakresie, w ewidencjach, rejestrach i kartotekach, w szczególności w Krajowym Rejestrze Karnym, danych zawartych w wypełnionej i podpisanej przez osobę sprawdzaną ankiecie, a także sprawdzenie innych informacji uzyskanych w toku postępowania sprawdzającego, w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy styczeń
7 Aktualności/Komentarze osoba sprawdzana daje rękojmię zachowania tajemnicy, weryfikacji w ewidencjach i kartotekach niedostępnych powszechnie danych zawartych w ankiecie oraz innych informacji uzyskanych w toku postępowania sprawdzającego, w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy osoba sprawdzana daje rękojmię zachowania tajemnicy. Dokonanie sprawdzeń w Urzędzie Stanu Cywilnego oraz w Biurze Informacji i Statystyki przy Centralnym Zakładzie Służby Więziennej pozostało w gestii pełnomocnika (już nie obligatoryjnie). Organizacja kancelarii Każda jednostka organizacyjna, która przetwarza informacje niejawne, została zobligowana do zastosowania środków bezpieczeństwa fizycznego odpowiednio do poziomu zagrożeń. Zakres stosowania tych środków jest uzależniony od zagrożeń nieuprawnionego dostępu do informacji niejawnych lub ich utraty. Sposób przeprowadzania i podstawowe kryteria określania poziomu zagrożeń oraz dobór środków bezpieczeństwa fizycznego właściwych do wskazanego poziomu zagrożeń, wskaże właściwe rozporządzenie Rady Ministrów. Określi ono także wymagania w zakresie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz zasady obiegu informacji niejawnych. Należy w tym miejscu podkreślić, iż do tworzenia kancelarii tajnych zobligowani są jedynie kierownicy jednostek organizacyjnych, w których są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli tajne lub ściśle tajne. Jednakże obowiązek stosowania odpowiednich środków ochrony fizycznej obejmuje również podmioty, w których będą przetwarzane informacje niejawne o klauzuli poufne. W tym konkretnym przypadku kierownik jednostki organizacyjnej: zatwierdza, opracowane przez pełnomocnika ochrony, zasady obiegu informacji niejawnych o klauzuli poufne w podległych komórkach organizacyjnych tak jak do tej pory wykonywał to dla informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone. Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone pozostały w całkowitej gestii kierownika jednostki organizacyjnej. Po analizie powyższych uwarunkowań uważam, że w większości jednostek samorządu terytorialnego stworzone zostaną ( przemianowane z dotychczasowych kancelarii tajnych) tzw. kancelarie niejawne. Nie wyobrażam sobie bowiem, aby pozostawić ewidencjonowanie, udostępnianie, przetwarzanie informacji niejawnych o klauzuli poufne i zastrzeżone poza kontrolą wykwalifikowanych osób. W związku z nowymi uregulowaniami wszędzie tam, gdzie są przetwarzane informacje od poufne wzwyż, należy: zorganizować strefy ochronne, wprowadzić system kontroli wejść i wyjść w strefach ochronnych, określić uprawnienia do przebywania w strefach ochronnych, stosować wyposażenie i urządzenia, którym przyznano certyfikaty. Ważnym elementem normującym bezpieczeństwo ochrony informacji niejawnych jest dokumentacja określająca poziom zagrożeń,...w przypadku przetwarzania w jednostce organizacyjnej informacji niejawnych o klauzuli poufne lub wyższej kierownik jednostki organizacyjnej zatwierdza, opracowaną przez pełnomocnika ochrony dokumentację określającą poziom zagrożeń Skutkiem przedmiotowego zapisu jest nowe pojęcie i procedura szacowanie ryzyka. Bezpieczeństwo teleinformatyczne Nadal każda jednostka organizacyjna, w której są przetwarzane informacje niejawne (bez względu na klauzulę tajności), musi stosować akredytowane systemy teleinformatyczne. Nowość to możliwość akredytacji systemu TI przeznaczonego do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone przez kierownika jednostki organizacyjnej. Jednakże w tym przypadku jest on zobligowany do przekazania odpowiednio ABW lub SKW, w ciągu 30 dni od udzielenia akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, dokumentację bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego. Każdy kierownik jednostki organizacyjnej, w której są przetwarzane informacje niejawne, bez względu na ich klauzulę tajności, zobligowany jest do opracowania dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego zgodnie z zaleceniami DBTI ABW bądź BBT SKW. Podsumowanie Wejście w życie nowej ustawy i rozporządzeń wykonawczych zmieniło dotychczasową filozofię bezpieczeństwa materiałów niejawnych. Poziom ryzyka ujawnienia lub utraty tych materiałów będzie decydował o bardziej lub mniej skomplikowanym zabezpieczeniu mechanicznym i elektronicznym pomieszczeń (miejsc), w których będą przetwarzane. Materiały oznaczone klauzulami ściśle tajne i tajne będą w dalszym ciągu chronione w utworzonych do tego celu kancelariach tajnych. Przy dostępie do informacji niejawnych o klauzuli poufne i zastrzeżone jednostki organizacyjne unikną kosztów związanych z utworzeniem i funkcjonowaniem kancelarii tajnych, 6
8 jak również nie poniosą dotychczasowych nakładów finansowych na zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa. Jednakże każda jednostka organizacyjna, w której są przetwarzane informacje niejawne, nadal musi stosować środki ochrony fizycznej adekwatnie do poziomu zagrożeń.na koniec chciałbym zwrócić uwagę na potrzebę przeszkolenia wszystkich osób mających dostęp do informacji niejawnych. Właściwa świadomość wykonawców przetwarzających informacje niejawne ma kolosalne znaczenie zapewnienia w jednostce organizacyjnej wysokiego stanu świadomości w zakresie bezpieczeństwa tych informacji. Największa potrzeba przeszkolenia występuje w stosunku do osób odpowiedzialnych za ochronę informacji niejawnych, w szczególności za zorganizowanie i zapewnienie funkcjonowania tej ochrony, a także za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych. Dotyczy to przede wszystkim kierowników jednostek organizacyjnych, pełnomocników ochrony, personelu pionu ochrony, jak również administratorów systemów teleinformatycznych. Przedmiotowe szkolenia są tym bardziej uzasadnione, gdyż nabyta wiedza wcześniej wymienionych osób funkcyjnych pozwoli na to, by przy mniejszych kosztach system ochrony informacji był sprawny, funkcjonalny i w pełni zabezpieczał potrzeby instytucji/urzędu. Polecam skorzystanie z szerokiej gamy Aktualności konserwatoriów, kursów, warsztatów, seminariów organizowanych przez Krajowe Stowarzyszenie Ochrony Informacji Niejawnych (www.ksoin.pl). Podstawa prawna: Ustawa z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz.1228). Zapraszamy na szkolenia organizowane przez nasze Wydawnictwo Nowy rok, nowe rozporządzenia Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują dwa nowe rozporządzenia. Pierwsze z nich reguluje gospodarkę finansową jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, drugie wprowadza nowe zasady rachunkowości oraz plany kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Gospodarka finansowa jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych Nowe rozporządzenie określa m.in.: sposób i tryb sporządzania planów finansowych, sposób dokonywania zmian w planach finansowych jednostek budżetowych i tryb pobierania dochodów i dokonywania wydatków państwowych jednostek budżetowych. Rozporządzenie określa również sposób ustalania nadwyżki środków obrotowych w samorządowych zakładach budżetowych. Zasady rachunkowości oraz plan kont dla organów podatkowych jst Z obowiązujących od początku 2011 r. regulacji wynika, że ewidencja podatków jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i powinna być prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej. W nowym rozporządzeniu zostały opisane warunki prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, jak również zasady rozliczania poborców jednostek samorządu terytorialnego. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. nr 241, poz. 1616), Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. nr 208, poz. 1375). Oprac. redakcja źródło: styczeń
9 Aktualności Dłuższy termin na sporządzenie uchwał budżetowych na 2011 r. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego ma obowiązek przed rozpoczęciem roku budżetowego, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach nie później niż do 31 stycznia roku budżetowego podjąć uchwałę budżetową. W tym roku jednostki mają jednak więcej czasu. W związku z wyborami samorządowymi Parlament zdecydował, że uchwały budżetowe na 2011 r. mogą być podjęte do 28 lutego 2011 r. Wyjątek ten został uregulowany w ustawie z 26 listopada 2010 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej. Do czasu podjęcia uchwały budżetowej na ten rok, jednak nie później niż do 28 lutego, podstawą gospodarki finansowej będzie projekt uchwały budżetowej przedstawiony organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego. Jeśli jednak uchwała nie zostanie podjęta w ww. określonym terminie, budżet jednostki samorządu terytorialnego w zakresie zadań własnych oraz zadań zleconych określi w terminie do 31 marca 2011 r. regionalna izba obrachunkowa. Podstawa prawna: Art. 42 ustawy z 26 listopada 2010 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej (Dz.U. nr 238, poz. 1578), Art. 238 ust. 1, art. 239 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz ze zm.). Liczne zmiany w klasyfikacji budżetowej Od początku 2011 r. obowiązuje akt prawny zmieniający rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Przypominamy, że część nowych regulacji ma zastosowanie przy tworzeniu uchwał budżetowych na 2011 r. Z przepisów końcowych rozporządzenia wynika, że niektóre regulacje (określone w 1 pkt 2 lit. a) obowiązują okresowo, a więc do końca 2012 r. Dotyczy to klasyfikacji dochodów, które do 31 grudnia 2010 r. stanowiły przychody zlikwidowanych gospodarstw pomocniczych oraz dochody własne jednostek budżetowych, a od 1 stycznia 2011 r. są dochodami budżetu państwa. Pierwsza ze zmian dotyczy terminologii używanej w załącznikach nr 1, 2 i 4 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej. Modyfikacje wynikają z uwzględnienia regulacji prawnych wprowadzonych w ustawie z 25 czerwca 2010 r. o sporcie, a dotyczących zmiany nazewnictwa działu kultura fizyczna i sport na kultura fizyczna. Kolejna zmiana wynika z konieczności dostosowania klasyfikacji do nowych przepisów ustawy z 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Nauki (Dz.U. nr 96, poz. 617) oraz o Polskiej Akademii Nauk (Dz.U. nr 96, poz. 619). PAN otrzymuje z budżetu państwa dotacje na pokrycie kosztów działalności oraz realizowane zadania, obejmujące zarówno środki na działalność organów i korporacji uczonych PAN, jak i dla pomocniczych jednostek naukowych i innych jednostek organizacyjnych działających w strukturze tego 8
10 podmiotu. W związku z tym zaszła potrzeba wyodrębnienia w dziale 730 rozdziałów, w których będą ujmowane środki przekazywane dla Polskiej Akademii Nauk oraz dla Narodowego Centrum Nauki. Modyfikacja systemu podatkowego Spora część zmian wynika również z modyfikacji systemu podatkowego. I tak np.: dostosowano brzmienie rozdziałów dotyczących wpływów z tytułu podatku akcyzowego (rozdział 75628) do nowych regulacji wprowadzanych ustawą z 22 lipca 2010 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 151, poz. 1013), uwzględniono wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 6 maja 2010 r. w sprawie C-311/09, dotyczącej sposobu rozliczania VAT przez podmioty mające siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, lub miejsce zamieszkania albo pobytu poza terytorium kraju. Poskutkowało to uchyleniem obowiązującego w dziale 756 Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych i od innych jednostek nieposiadających osobowości prawnej oraz wydatki związane z ich poborem rozdziału 75649, doprecyzowano także objaśnienia do paragrafu dochodowego 014 Podatek od towarów i usług, gdzie wskazano, że nie ma on zastosowania do dochodów jednostek samorządu terytorialnego. Unijne siódemki Rozporządzenie zmieniające doprecyzowało również sposób ujmowania w klasyfikacji środków pochodzących z budżetu środków europejskich. Nastąpiła zmiana objaśnień do cyfry 7, z których wynika, że ma zastosowanie wyłącznie do płatności w ramach budżetu środków europejskich. Skutkiem tej zmiany jest np. brak możliwości stosowania tej cyfry do klasyfikacji tzw. kosztów operacyjnych związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków europejskich. Dodatkowo, w opisie do paragrafów dochodowych 853 i 854 służących do klasyfikacji środków europejskich wyraźnie sprecyzowano, że nie mają one zastosowania do jednostek samorządu terytorialnego. Nowe paragrafy dla dotacji celowych Do zmienionej klasyfikacji wprowadzono również nowe paragrafy wydatkowe 236 i 619, które umożliwiają jednostkom samorządu terytorialnego klasyfikowanie dotacji celowych przekazywanych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku. Pozwoli to na ujęcie w klasyfikacji dofinansowania inwestycji związanych z realizacją tych zadań, zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Dodatkowo, dotacje celowe z budżetu związane z inwestycjami jednostek niezliczonych do sektora publicznego uwzględnia się w klasyfikacji wydatków dla zadań z zakresu bezpieczeństwa zewnętrznego, gdzie dodano nowy paragraf 623. Sklasyfikowany samorząd Rozporządzenie zmieniające wprowadziło szereg modyfikacji dotyczących środków jednostek samorządu terytorialnego: dzięki objaśnieniom do paragrafu 303 Różne wydatki na rzecz osób Aktualności fizycznych można precyzyjne zaklasyfikować wydatki związane ze zwrotem kosztów podróży radnym jednostek samorządu terytorialnego. w celu umożliwienia odrębnego klasyfikowania przez te jednostki kosztów emisji samorządowych obligacji komunalnych, wprowadzono paragraf wydatków 809 Koszty emisji samorządowych papierów wartościowych oraz inne opłaty i prowizje. na nowo wprowadzonym do załącznika nr 5 paragrafie 950 można klasyfikować wolne środki, o których mowa w art. 217 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych, jako jednego z elementów przychodów umożliwiających jednostkom samorządu terytorialnego finansowanie deficytu budżetu. Pozostałe zmiany w rozporządzeniu dotyczą: wydatków ponoszonych na wewnętrzne potrzeby przez jednostki organizacyjne Ministerstwa Obrony Narodowej, brzmienia rozdziału dotyczącego wydatków straży miejskiej i gminnej, objaśnień do rozdziału Wpływy i wydatki związane z gromadzeniem środków z opłat i kar za korzystanie ze środowiska i paragrafu wydatków 296 Przelewy redystrybucyjne, a także brzmienia paragrafów dochodowych 271 i 630. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z 1 grudnia 2010 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 235, poz.1546). Oprac. redakcja styczeń
11 Aktualności/Orzeczenia Samowola księgowej wina dyrektora W jednym z orzeczeń RKO uznała winną naruszenia dyscypliny finansów publicznych dyrektorkę szkoły podstawowej, która przez brak rzetelnej kontroli gospodarki finansowej jednostki oraz kontroli pracy swoich podwładnych doprowadziła do dokonania nieuzasadnionych wydatków. W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce nie opracowano dokumentu dotyczącego zasad (polityki) rachunkowości oraz nie opracowano w formie pisemnej procedur kontroli. Nie przeprowadzono również wewnętrznych kontroli w zakresie gospodarki finansowej, co doprowadziło do samowoli pracowników odpowiedzialnych za finanse, czyli głównej księgowej oraz intendentki. Dyrektorka tłumaczyła, że doszło do tego w wyniku zbyt dużego zaufania, jakim obwiniona darzyła pracowników. W wyniku kontroli okazało się, że główna księgowa szkoły tworzyła inne listy płac, których dyrektorka nie podpisywała, a na podstawie których dokonywano przelewów. Ilość przelewów przedkładanych do podpisu obwinionej była tak duża, że podpisywała je bez ich analizy. Dodatkowo, dyrektorka podpisywała sprawozdania finansowe bez sprawdzenia ich zgodności z ewidencją, gdyż była przekonana, że skoro dokumenty przygotowywała główna księgowa, to sprawozdania są sporządzone prawidłowo. Takie zachowanie również zostało uznane za naruszenie dyscypliny. Orzeczenie RKO z 27 maja 2010 r., sygn. akt RIO/KO/4111/46/2009 Odwołanie pracownika ze stanowiska bez podania przyczyny Przepisy przewidują, że pracownik zatrudniony na podstawie powołania może być odwołany w każdym czasie przez organ, który go powołał. Te same przepisy nie określają jednak, czy odwołanie pracownika powołanego na dane stanowisko musi zawierać podanie przyczyny odwołania. Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca nie ma obowiązku podawania przyczyny odwołania pracownika ze stanowiska, które jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. Pracownicy zatrudnieni na podstawie powołania muszą liczyć się z tym, że organ, który go powołał na to stanowisko, może go odwołać. Jak wskazują przepisy, może to nastąpić niezwłocznie lub w określonym terminie (art kp). Dotyczy to również pracownika, który na podstawie przepisów szczególnych został powołany na stanowisko na czas określony. Przepisy Kodeksu pracy odróżniają odwołanie równoznaczne z wypowiedzeniem (art kp) od odwołania równoznacznego z rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia (art kp). W drugim wypadku odwołanie powinno wskazywać przyczynę rozwiązania stosunku pracy, co podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 19 września 2004 r., sygn. akt I PK 704/03. Natomiast w przypadku odwołania równoznacznego z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca nie musi wskazywać przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Wyrok Sądu Najwyższego z 27 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 314/09 10
12 Rachunkowość, klasyfikacja i sprawozdawczość Zmiany w księgowaniu kosztów komentarz do zespołu 4 Nowe rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych uszczegółowiło zasady ogólne określone w ustawie o rachunkowości. Nowy akt wykonawczy wprowadził kilka ważnych zmian, wśród których są m.in. dotyczące ewidencjonowania kosztów w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych. Istotną modyfikacją jest dostosowanie liczby kont zespołu 4 na potrzeby sporządzania rachunku zysków i strat. Elżbieta Gaździk główna księgowa w samorządowej jednostce budżetowej Konta zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia. Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów korygujących koszty (np. faktur korygujących). Na kontach zespołu 4 nie księguje się natomiast kosztów finansowanych zgodnie z odrębnymi przepisami z funduszy celowych i innych oraz kosztów inwestycji, pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów operacji finansowych i strat nadzwyczajnych. Układ rodzajowy kosztów jest układem, który można zastosować w każdej jednostce, gdyż niezależnie od profilu działalności można wyodrębnić takie same rodzaje kosztów. Koszty wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych czy koszty zużytych materiałów to rodzaje kosztów, które występują zarówno w jednostce budżetowej, jak i w samorządowym zakładzie budżetowym. Do końca grudnia 2010 r. koszty rodzajowe, poza amortyzacją, były ujmowane na koncie 400 z odpowiednią analityką. Nowelizacja planu kont (załącznik nr 3 do rozporządzenia) nakazuje ujmować koszty rodzajowe na następujących kontach: Amortyzacja, Zużycie materiałów i energii, Wynagrodzenia, Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, Usługi obce, Podatki i opłaty, Pozostałe koszty rodzajowe. Podział ten wynika bezpośrednio ze struktury kosztów stosowanej w metodzie porównawczej rachunku zysków i strat. Ze względu na to, że informacje o kosztach podstawowej działalności jednostki do potrzeb zarządczych wymagają większej szczegółowości, stosuje się odpowiednio rozbudowaną analitykę. W miarę potrzeby jednostki budżetowe mogą stosować: ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 (układ rodzajowy kosztów), ewidencję kosztów na kontach zespołu 5 (układ kalkulacyjny kosztów), jednoczesną ewidencję na kontach zespołu 4 i 5, z dalszym ich rozliczeniem na konta zespołu 6 i 7 ( 16 ust. 2 ww. rozporządzenia). W jednostkach budżetowych ze względu na ich charakter koszty często ewidencjono- styczeń
13 Rachunkowość, klasyfikacja... wane są tylko w zespole 4. Natomiast wariant ewidencji kosztów w zespołach 4 i 5 występuje prawie zawsze w samorządowych zakładach budżetowych, które w odróżnieniu od jednostek budżetowych prowadzą działalność odpłatną. Prowadzenie ewidencji kosztów w momencie ich powstania, niezależnie od terminu ich zapłaty, wynika z zasady memoriału wyrażonej w postanowieniach art. 6 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Zasada ta jednoznacznie określa, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zmniejszeń uprzednio zarachowanych kosztów można dokonywać wyłącznie na podstawie dokumentów korygujących koszty. Takim dokumentem jest np. faktura korygująca. Ewidencja szczegółowa kont zespołu 4 Ewidencja szczegółowa kont zespołu 4 powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania i analiz, a także w sposób umożliwiający sporządzanie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach obowiązujących jednostkę. Konto 400 Amortyzacja Konto 400 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo, według stawek amortyzacyjnych. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma konta 400 ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie w końcu roku salda konta na wynik finansowy. Amortyzacja to zmniejszenie lub utrata wartości środka trwałego na skutek jego zużycia w wyniku normalnego używania. Jest ona kosztem niepieniężnym, a zatem nie pociąga za sobą wydatków. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jej wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji (art. 32 uor). Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej należy uwzględnić okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego, na określenie którego wpływają w szczególności: liczba zmian, na których pracuje środek trwały, tempo postępu techniczno-ekonomicznego, wydajność środka trwałego mierzona liczbą godzin jego pracy lub liczbą wytworzonych produktów albo innym właściwym miernikiem, prawne lub inne ograniczenia czasu używania środka trwałego, przewidywana przy likwidacji cena sprzedaży netto istotnej pozostałości środka trwałego. Na dzień przyjęcia środka trwałego do używania jednostka powinna ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji. Poprawność zastosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych. W przypadku zmiany technologii produkcji, przeznaczenia do likwidacji, wycofania z używania lub innych przyczyn powodujących trwałą utratę wartości 12
14 Rachunkowość, klasyfikacja i sprawozdawczość środka trwałego dokonuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych odpowiedniego odpisu aktualizującego jego wartość. Odpisy, o których mowa powyżej, dotyczące środków trwałych, których wycena została zaktualizowana na podstawie odrębnych przepisów, zmniejszają odniesione na kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny różnice spowodowane aktualizacją wyceny. Ewentualną nadwyżkę odpisu nad różnicami z aktualizacji wyceny zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych. Przykładowa ewidencja analityczna do konta 400 przedstawia się następująco dla: samorządowych zakładów budżetowych 400 Amortyzacja Amortyzacja środków trwałych stanowiąca koszty uzyskania niestanowiąca kosztów uzyskania Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych stanowiąca koszty uzyskania niestanowiąca kosztów uzyskania, jednostek budżetowych Amortyzacja środków trwałych Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych. Zapisy strony Wn konta 400 Amortyzacja Lp. 1. Treść operacji gospodarczej Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Konto przeciwstawne 071 Zapisy strony Ma konta 400 Amortyzacja Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych 2. Przeniesienie salda na koniec roku na wynik finansowy Konto przeciwstawne Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Ze względu na to, że saldo tego konta przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860, to nie ma ono bilansu otwarcia na początek następnego roku obrachunkowego. Konto 401 Zużycie materiałów i energii Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu. Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii, a na stronie Ma zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów i energii na konto 860. Prowadzenie działalności jednostek sfery budżetowej pociąga za sobą zużywanie różnych dóbr, którymi są także materiały. Materiały są rzeczowymi aktywami obrotowymi, które jednostka nabyła na własne potrzeby, i zużywane są jednorazowo (art. 3 ust. 1 pkt 19 uor). Trudno sobie również wyobrazić, aby jakakolwiek jednostka nie zużywała w toku swojej działalności energii elektrycznej, wody. Opłaty tego typu stanowią dla jednostki koszt. Do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu służy konto 401. Na koncie tym nie księguje się jednak zakupionych materiałów zużywanych do działalności inwestycyjnej czy działalności finansowo wyodrębnionej, np. działalności zfsś. Ewidencji na koncie 401 podlegają wydatki i koszty, które kwalifikuje się do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 421 Zakup materiałów i wyposażenia, 422 Zakup środków żywności, 423 Zakup leków, wyrobów medycznych i produktów biobójczych, 424 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek, 425 Zakup sprzętu i uzbrojenia, 426 Zakup energii. Przykładowa ewidencja analityczna do konta 401 przedstawia się następująco: 401 Zużycie materiałów i energii Zakup materiałów i wyposażenia Zakup materiałów biurowych Zakup wydawnictw fachowych (prenumeraty) Zakup paliwa Zakup energii Energia elektryczna Energia cieplna Dostawa wody. Zapisy strony Wn konta 401 Zużycie materiałów i energii Lp. 1. Treść operacji gospodarczej Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych Konto przeciwstawne 072 styczeń
15 Rachunkowość, klasyfikacja... Lp Treść operacji gospodarczej Zużycie materiałów bezpośrednio z zakupu Zużycie materiałów z magazynu Rozliczenie niedoborów materiałów w koszty Koszt zużytej energii elektrycznej, gazu, energii cieplnej, paliwa do pojazdów, wody, opału Koszty zakupu niskocennych składników majątkowych odpisywanych bezpośrednio w koszty Zapisy strony Ma konta 401 Zużycie materiałów i energii Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Faktura korygująca koszty 2. Nadwyżka inwentaryzacyjna 3. Przeniesienie kosztów na koniec roku na wynik finansowy Konto przeciwstawne , 240 Konto przeciwstawne Konto 401 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych przez jednostkę kosztów. Na koniec roku obrotowego saldo tego konta przenosi się na konto 860. Konto to nie ma bilansu otwarcia na początek następnego roku obrachunkowego. Konto 402 Usługi obce Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860. W zasadzie wszystkie jednostki korzystają z usług obcych świadczonych przez inne jednostki gospodarcze. Do najpowszechniejszych usług, z których najczęściej korzystają jednostki budżetowe, należą usługi: remontowe, pocztowe i kurierskie, transportowe, telekomunikacyjne (telefon, Internet, faks), dozoru mienia, sprzątania, konserwacji i napraw, konsultacyjne, audytorskie, doradcze, reklamowe. Jak wynika z powyższego wykazu, struktura usług jest bardzo rozbudowana. W praktyce zdarzają się trudności w odróżnieniu niektórych usług od materiałów. Dla łatwego i szybkiego rozróżnienia przyjmuje się, że materiały mogą być i najczęściej są magazynowane, usługi zaś nie. Rodzajowy koszt usług obcych powstaje w momencie otrzymania od dostawcy dokumentu (faktura, rachunek) potwierdzającego wykonanie czynności objętej usługą. Do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki służy konto 402. Na koncie tym podlegają ewidencji wydatki i koszty, które należy kwalifikować do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 427 Zakup usług remontowych, 428 Zakup usług zdrowotnych, 430 Zakup usług pozostałych, 433 Zakup usług przez jednostki samorządu terytorialnego od innych jednostek samorządu terytorialnego, 434 Zakup usług remontowo- -konserwatorskich dotyczących obiektów zabytkowych będących w użytkowaniu jednostek budżetowych, 435 Zakup usług dostępu do sieci internetowej, 436 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej, 437 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej, 438 Zakup usług obejmujących tłumaczenia, 439 Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii, 440 Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe. Przykładowa ewidencja analityczna do konta 401 przedstawia się następująco: 402 Usługi obce Zakup energii Remonty Budynki Budowle Maszyny i urządzenia Usługi konserwacyjne Zakup usług pozostałych Opłaty pocztowe Ogłoszenia Utrzymanie czystości Ochrona obiektów. 14
16 Rachunkowość, klasyfikacja i sprawozdawczość Zakup usług obcych związanych z budową środka trwałego stanowi wyjątek ujmuje się go na koncie 080 Inwestycje środki trwałe w budowie. Zapisy strony Wn konta 402 Usługi obce Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Opłaty za usługi bankowe 2. Faktura za usługi obce Zapisy strony Ma konta 402 Usługi obce Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Faktura korygująca koszty 2. Przeniesienie kosztów na koniec roku na wynik finansowy Konto przeciwstawne 130, 131, , 201 Konto przeciwstawne 300, Na koniec roku konto 402 nie wykazuje salda, gdyż na dzień bilansowy koszty usług obcych przenosi się na konto 860. Konto 403 Podatki i opłaty Konto 403 służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłaty notarialnej, opłaty skarbowej i opłaty administracyjnej. Na stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860. Wśród opłat podlegających ewidencji na tym koncie wyróżnia się m.in. opłaty z tytułu trwałego zarządu i opłaty z tytułu wieczystego użytkowania gruntu. Na koncie tym nie ewidencjonuje się natomiast podatków dochodowych, zarówno od osób prawnych, jak i od osób fizycznych, dla których jednostka pełni rolę płatnika. Ewidencji na koncie 403 podlegają wydatki i koszty, które zostaną zakwalifikowane w szczególności do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 285 Wpłaty gmin na rzecz izb rolniczych w wysokości 2% uzyskanych wpływów z podatku rolnego, 443 Różne opłaty i składki, z wyłączeniem ubezpieczeń społecznych i rzeczowych, 447 Cła, 448 Podatek od nieruchomości, 449 Pozostałe podatki na rzecz budżetu państwa, 450 Pozostałe podatki na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego, 451 Opłaty na rzecz budżetu państwa, 452 Opłaty na rzecz budżetu jednostek samorządu terytorialnego, 453 Podatek VAT, 454 Składki do organizacji międzynarodowych. Przykładowa ewidencja analityczna do konta 401 przedstawia się następująco: 403 Podatki i opłaty Różne opłaty i składki Opłaty za patenty krajowe Opłaty na rzecz stowarzyszeń krajowych Kaucje Podatek od nieruchomości Opłaty na rzecz budżetu Wypisy z KRS Opłaty roczne z tytułu trwałego zarządu Podatek VAT. Zapisy strony Wn konta 403 Podatki i opłaty Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Podatek od nieruchomości, od środków transportu 2. Opłaty sądowe i notarialne Zapisy strony Ma konta 403 Podatki i opłaty Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Korekta zmniejszająca poniesione koszty 2. Przeniesienie kosztów na koniec roku na wynik finansowy Konto przeciwstawne Konto przeciwstawne 300, Na koniec roku konto nie wykazuje salda, gdyż na dzień bilansowy koszty usług obcych przenosi się na konto 860. styczeń
17 Rachunkowość, klasyfikacja... Konto 404 Wynagrodzenia Konto 404 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń dla pracowników oraz innych osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Na stronie Wn konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac). Natomiast na stronie Ma księguje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Za wykonaną pracę zatrudnionym pracownikom trzeba naliczyć i wypłacić wynagrodzenie. Z tego tytułu powstają koszty, które pracodawca zalicza do kosztów podstawowej działalności. Dokumentacja kosztów wynagrodzeń obejmuje sporządzenie listy płac lub wystawienie rachunku za wykonaną pracę (umowa zlecenia, umowa o dzieło). Trzeba pamiętać, że dokumenty muszą zawierać informację o wysokości płacy brutto, dokonanych potrąceniach oraz wartości wynagrodzenia do wypłaty. Koszty wynagrodzeń zawsze ujmuje się w kwocie brutto. Ewidencji na koncie 404 podlegają wydatki i koszty, które jednostka zakwalifikuje w szczególności do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 401 Wynagrodzenia osobowe pracowników, 402 Wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej, 403 Wynagrodzenia osobowe sędziów i prokuratorów oraz asesorów i aplikantów, 404 Dodatkowe wynagrodzenia roczne, 405 Uposażenia żołnierzy zawodowych i nadterminowych oraz funkcjonariuszy, 406 Pozostałe należności żołnierzy zawodowych i nadterminowych oraz funkcjonariuszy, 407 Dodatkowe uposażenia roczne dla żołnierzy zawodowych oraz nagrody roczne dla funkcjonariuszy, 408 Uposażenia i świadczenia pieniężne wypłacane przez okres roku żołnierzom i funkcjonariuszom zwolnionym ze służby, 409 Honoraria, 410 Wynagrodzenia agencyjno- -prowizyjne, 417 Wynagrodzenia bezosobowe, 418 Równoważniki pieniężne i ekwiwalenty dla żołnierzy i funkcjonariuszy. Przykładowa ewidencja analityczna do konta 404 przedstawia się następująco: 404 Wynagrodzenia Wynagrodzenia osobowe pracowników Dodatkowe wynagrodzenie roczne Honoraria Wynagrodzenia bezosobowe Zapisy strony Wn konta 404 Wynagrodzenia Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Wynagrodzenia naliczone na podstawie listy płac, rachunków dotyczących umów zleceń czy umów o dzieło 2. Dodatkowe wynagrodzenia roczne, tzw. trzynastka Zapisy strony Ma konta 404 Wynagrodzenia Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Korekta uprzednio zaewidencjonowanych kosztów 2. Przeniesienie kosztów na koniec roku na wynik finansowy Konto przeciwstawne Konto przeciwstawne Kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia ujmuje się w wartości brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac). Na koniec roku konto nie wykazuje salda, gdyż zostaje ono przeniesione na dzień bilansowy na konto 860. Konto 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Konto 405 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie 16
18 Rachunkowość, klasyfikacja i sprawozdawczość Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Ma ujmuje się natomiast zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Na koncie tym ewidencjonuje się w szczególności: koszty ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych, składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń pracowniczych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, koszty szkoleń pracowników, dopłaty do stołówek pracowniczych, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży, ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej, dopłaty do biletów na dojazdy pracowników. Na koncie 405 podlegają ewidencji wydatki i koszty, które są kwalifikowane w szczególności do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 302 Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń (z wyłączeniem odpraw pośmiertnych), 305 Zasądzone renty, 411 Składki na ubezpieczenia społeczne, 412 Składki na Fundusz Pracy, 413 Składki na ubezpieczenia zdrowotne, 414 Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji osób niepełnosprawnych, 428 Zakup usług zdrowotnych, 444 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, 455 Szkolenia członków korpusu służby cywilnej, 470 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej. Przykładowa ewidencja analityczna do konta 405 przedstawia się następująco: 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Składki na ubezpieczenia społeczne Składki na Fundusz Pracy Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Szkolenia członków korpusu służby cywilnej, Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej. Zapisy strony Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Lp Treść operacji gospodarczej Naliczenie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP, FGŚP Odpis podstawowy i dodatkowy dokonywany na podstawie ustawy o ZFŚS Koszty szkoleń, konferencji Konto przeciwstawne , 300 Lp Treść operacji gospodarczej Ekwiwalenty oraz inne świadczenia rzeczowe dla pracowników Wydanie pracownikom napojów z magazynu Naliczenie dodatkowego wynagrodzenia dla radcy prawnego, będącego pracownikiem, z tytułu zastępstwa prawnego Konto przeciwstawne Zapisy strony Ma konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia Lp. Treść operacji gospodarczej 1. Korekta uprzednio zaewidencjonowanych kosztów 2. Przeniesienie kosztów na koniec roku na wynik finansowy Konto przeciwstawne 229, 234, 300, Na koniec roku konto nie wykazuje salda, gdyż na dzień bilansowy koszty usług obcych przenosi się na konto 860. Konto 409 Pozostałe koszty rodzajowe Konto 409 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty styczeń
19 Rachunkowość, klasyfikacja... wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych. Na stronie Wn ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860. Na koncie 409 zostają zaewidencjonowane wydatki i koszty, które kwalifikuje się w szczególności do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 300 Wpłaty od jednostek na państwowy fundusz celowy, 302 Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń (w zakresie odpraw pośmiertnych), 430 Zakup usług obcych, 441 Podróże służbowe krajowe, 442 Podróże służbowe zagraniczne, 443 Różne opłaty i składki (w zakresie ubezpieczeń rzeczowych). Przykładowa ewidencja analityczna do konta 409 przedstawia się następująco: 409 Pozostałe koszty rodzajowe Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń Odprawy pośmiertne Podróże służbowe krajowe Delegacje służbowe Ryczałty samochodowe Różne opłaty i składki Ubezpieczenia majątkowe Samochody służbowe Budynki wraz z wyposażeniem. Zapisy strony Wn konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe Lp Treść operacji gospodarczej Koszty podróży służbowych, ryczałt za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych Składki z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych Koszty materiałów lub towarów przekazanych z magazynu na cele związane z reprezentacją i reklamą Zapisy strony Ma konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe Lp. Treść operacji gospodarczej 4. Korekta uprzednio zaewidencjonowanych kosztów 5. Przeniesienie kosztów na koniec roku na wynik finansowy Konto przeciwstawne , 330 Konto przeciwstawne 234, Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty, na stronie Ma zaś ich zmniejszenie, a na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860. Konto 490 Rozliczenie kosztów Konto 490 w jednostkach nieprowadzących kont zespołu 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie służy do ewidencjonowania: wartości wytworzonych i przyjętych do magazynu wyrobów gotowych i produkcji niezakończonej według cen sprzedaży netto w korespondencji z kontem 600 Produkty gotowe i półfabrykaty, kosztów rozliczanych w czasie (w okresach późniejszych), które były ujęte na kontach: 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409 w wartości poniesionej w korespondencji z kontem 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów, zmniejszeń rozliczeń międzyokresowych kosztów oraz rezerw tworzonych na koszty w korespondencji z kontem 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów, kosztów zgromadzonych na koncie 700 oraz kosztów niewliczanych do sprzedanych produktów i towarów, lecz wprost obciążających wynik finansowy oraz ewentualne koszty zakupu i sprzedaży towarów i materiałów ujęte na kontach: 730 i 760. W jednostkach prowadzących konta zespołu 5 konto 490 służy do: przeniesienia na konta zespołu 5 i zespołu 6 kosztów prostych zewidencjonowanych w ciągu okresu sprawozdawczego na kontach: 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409, przeniesienia na konto 640 kosztów rozliczanych w czasie, które były ujęte na kontach: 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409 w wartości poniesionej, ujęcia łącznej kwoty kosztów uzyskania przychodów zewidencjonowanych na kontach zespołu 7. Na stronie Wn konta 490 ujmuje się: koszt własny sprzedanych produktów, odpowiadający rzeczywistym kosztom wytworzenia sprzedanych produktów w korespondencji z właściwym kon- 18
20 Rachunkowość, klasyfikacja i sprawozdawczość tem zespołu 7 oraz koszty niewliczane do wartości produktów, lecz obciążające wynik finansowy danego okresu w korespondencji z właściwym kontem zespołu 5 (koszty zarządu, koszty handlowe i koszty sprzedaży), zmniejszenie rozliczeń międzyokresowych w korespondencji z kontem 640, przychody ze sprzedaży wewnętrznej produktów w korespondencji z kontem 760. Natomiast na stronie Ma ujmuje się poniesione koszty rodzajowe, zewidencjonowane na kontach: 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409 i niepodlegające rozliczeniu w czasie w korespondencji z właściwym kontem zespołu 5 oraz przypadające na przyszłe okresy w korespondencji z kontem 640. Ponadto na stronie Wn lub Ma ujmuje się zmiany stanu produktów, spowodowane w szczególności zdarzeniami losowymi, niedoborami lub nadwyżkami. Zmiana stanów produktów to zmniejszenie lub zwiększenie sald końcowych w stosunku do sald początkowych dotyczących niżej wymienionych kont: 1) produktów i półfabrykatów przekazanych do magazynu, 2) rozliczeń międzyokresowych kosztów, 3) produkcji niezakończonej. Konto 490 nie ma zastosowania, gdy jednostka ewidencjonuje koszty tylko na kontach zespołu 5. Księgowania na koncie 490 mogą być dokonywane na bieżąco, jednocześnie z zapisami na kontach zespołów 5, 6 i 7, albo okresowo, w łącznej sumie równej różnicy między kwotą odpowiadającą zmianie stanu produktów a saldem konta 490. Zapisy strony Wn konta 490 Rozliczenie kosztów Lp Treść operacji gospodarczej Przeniesienie na koniec roku obrotowego kosztów w związku z ustalaniem wyniku finansowego: amortyzacja zużycie wody i energii usługi obce podatki i opłaty wynagrodzenia ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia pozostałe koszty Zmniejszenie rozliczeń międzyokresowych Wydanie z magazynu wyrobów gotowych do sprzedaży Przeniesienie na dzień bilansowy: kosztów działalności podstawowej kosztów działalności pomocniczej kosztów zarządu Przeniesienie na koniec roku kosztów związanych z zakupem i sprzedażą składników majątku, jeśli zostały ujęte jako pozostałe koszty operacyjne Konto przeciwstawne Zapisy strony Ma konta 490 Rozliczenie kosztów Lp Treść operacji gospodarczej Przeniesienie poniesionych kosztów w okresie sprawozdawczym: na miejsca ich powstawania zaliczanych do kosztów przyszłych okresów Przeksięgowanie kosztów do rozliczenia w czasie Zwiększenie stanu produktów Przyjęcie wyrobów gotowych do magazynu jednostki niestosujące kont zespołu 5 Konto przeciwstawne 500, 530, Saldo Wn lub Ma konta 490 oznacza zmianę stanu zapasów produktów gotowych, produkcji niezakończonej i rozliczeń międzyokresowych kosztów na koniec roku w stosunku do stanu na początek roku. Saldo konta 490 na końcu roku obrotowego przenosi się na konto 860. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861). styczeń