Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/ippp1-4512-338-15-2-ako
Timestamp: 2017-09-25 18:51:45
Legal References Found: art. 14
 art. 86
 art. 112
 art. 112
 art. 112
 art. 244
 art. 247
 art. 112
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 2
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 112
 art. 86
 art. 70
 art. 68
 art. 106
 art. 112
 art. 47

Document Content:
IPPP1/4512-338/15-2/AKo | Interpretacja indywidualna
W zakresie uznania przechowywania faktur VAT wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych za zgodne z ustawą Ordynacja podatkowa oraz ustawą o VAT.
IPPP1/4512-338/15-2/AKointerpretacja indywidualna
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie 29 czerwca 2015 r.
Podatek od towarów i usług (VAT) -> Dokumentacja -> Terminy przechowywania dokumentów -> Termin przechowywania dokumentów
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki – przedstawione we wniosku z dnia 7 kwietnia 2015 r. (data wpływu: 10 kwietnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania przechowywania faktur VAT wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych za zgodne z ustawą Ordynacja podatkowa oraz ustawą o VAT – jest prawidłowe.
W dniu 10 kwietnia 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania przechowywania faktur VAT wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych za zgodne z ustawą Ordynacja podatkowa oraz ustawą o VAT.
Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych i podatkowych oraz wydawaniem książek i periodyków, wynajmem i zarządzaniem nieruchomości itp. Spółka wystawia i otrzymuje faktury VAT w formie papierowej jak i elektronicznej w formacie PDF.
Faktury VAT w wersji papierowej są skanowane i następnie wprowadzane do systemu również w formacie PDF. Dokumenty zapisywane są do poszczególnych folderów z podziałem na poszczególne miesiące np. kwiecień 2014 r.
Obecnie Spółka wyżej wymienione faktury przechowuje zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej.
Faktury elektroniczne nie są drukowane, lecz zapisywane w systemie tak jak faktury papierowe do opisanych folderów.
Wszystkie faktury podlegają kontroli formalnej oraz merytorycznej przez odpowiednich pracowników Spółki, które następnie są podstawą do dokonywania zapisów w systemie księgowym Spółki.
Spółka zamierza ww. dokumenty przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. Faktury w wersji papierowej po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do elektronicznego systemu będą niszczone.
Elektroniczne wersje faktur będą zawierać dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa, po zeskanowaniu faktur nie będzie możliwości dokonywania modyfikacji jej treści. Przechowanie dokumentów w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (tj. w sposób zapewniający ich segregację na okresy rozliczeniowe). Systemy informatyczne używane przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia również pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.
Czy przechowywanie przez Spółkę faktur VAT wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych, będzie zgodne z ustawą Ordynacja podatkowa oraz ustawą o podatku od towarów i usług...
W myśl art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy zobowiązani są przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W ww. przepisie na gruncie ustawy Ordynacja podatkowa, ustawodawca nie nałożył na podatnika określonego sposobu przechowywania ww. dokumentów, zatem wskazane ww. obowiązki mogą wynikać z innych szczególnych przepisów ustaw prawa podatkowego.
Natomiast na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług tj. w myśl art. 112, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują faktury, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają Organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Regulacje prawa unijnego również nakładają na podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polski ustawodawca nie skorzystał jednakże z tej opcji. Oznacza to, że faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy o VAT m.in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Zgodnie z art. 106m ust. 1 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).
Przez pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) oraz zgodny z ustalonymi przez Wnioskodawcę procedurami.
Funkcjonalność elektronicznego systemu pozwala na łatwe połączenie zeskanowanych faktur VAT z pozycjami w księgach rachunkowych oraz rejestrach VAT. Ponadto, każda faktura jest poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe.
System informatyczny stosowany przez Wnioskodawcę posiada właściwości umożliwiające przechowywanie ww. dokumentów w sposób bezpieczny i trwały. Ponadto faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej. Wnioskodawca w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej na żądanie Organu podatkowego jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej.
Powyższe przesądza, w ocenie Wnioskodawcy, o tym że może on przechowywać bez negatywnych konsekwencji ww. faktury wyłącznie w formie elektronicznej.
Mając na uwadze powyższe Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego przez Wnioskodawcę.
Zasady dotyczące wystawiania faktur zostały uregulowane w Dziale XI – Dokumentacja, w Rozdziale 1 – Faktury, ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.).
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ww. ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Przy czym na podstawie art. 2 pkt 31 cyt. ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, natomiast przez fakturę elektroniczną – w myśl pkt 32 – rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Zgodnie z ust. 5 cyt. artykułu, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.
Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Ponadto, stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Według art. 112a ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy przechowują:
wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (ust. 3 ww. artykułu).
Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (zob. art. 68-71 Ordynacji podatkowej).
Z okoliczności sprawy przedstawionych w złożonym wniosku wynika, że Wnioskodawca wystawia i otrzymuje faktury VAT w formie papierowej oraz elektronicznej w formacie PDF. Faktury VAT w wersji papierowej są skanowane i następnie wprowadzane do systemu również w formacie PDF. Dokumenty zapisywane są do poszczególnych folderów z podziałem na poszczególne miesiące. Obecnie Spółka ww. faktury przechowuje zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Faktury elektroniczne nie są drukowane, lecz zapisywane w systemie tak jak faktury papierowe do opisanych folderów. Wszystkie faktury podlegają kontroli formalnej oraz merytorycznej przez odpowiednich pracowników Spółki, które następnie są podstawą do dokonywania zapisów w systemie księgowym Spółki. Spółka zamierza ww. dokumenty przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. Faktury w wersji papierowej po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do elektronicznego systemu będą niszczone. Wnioskodawca wskazał, że elektroniczne wersje faktur będą zawierać dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa, po zeskanowaniu faktur nie będzie możliwości dokonywania modyfikacji jej treści. Przechowanie dokumentów w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. Ponadto, Spółka jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (tj. w sposób zapewniający ich segregację na okresy rozliczeniowe). Systemy informatyczne używane przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia również pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.
W odniesieniu do przedstawionej sytuacji, wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania faktur VAT wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych.
Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w tradycyjnej formie, w formie obrazów elektronicznych – w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami.
Z uwagi na to, że faktury są przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami, Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego stanu faktycznego należało uznać za prawidłowe.
Jednocześnie należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja rozstrzyga przedstawiony w złożonym wniosku stan faktyczny wyłącznie w zakresie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Ordynacja podatkowa. W zakresie ustawy o rachunkowości zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie > IPPP1/4512-338/15-2/AKo