Source: http://operacji.org/zacznik-nr-2-do-siwz-znak-sprawy-aezs-0882014-opis-wymaga-zint.html?page=8
Timestamp: 2019-08-22 16:37:05
Legal References Found: art. 129
 art. 109
 art. 188
 art. 188
 art. 188
 art. 188
 art. 97
 art. 97
 art. 97

Document Content:
Sprzedaż modułu finansowego - Załącznik nr 2 do siwz znak sprawy: aez/S-088/2014 Opis wymagań Zintegrowanego Systemu...
Moduł kadrowo-socjalny
Sprzedaż modułu finansowego
Możliwość definiowania i tworzenia not obciążeniowych, uznaniowych i korygujących dla wybranego kontrahenta z powiązaniem z dokumentem źródłowym i przekazywanie danych do księgowania.
Tworzenie rejestru not obciążeniowych, uznaniowych i korygujących.
Generowanie raportów na podstawie danych z rejestrów.
Możliwość wystawiania i numerowania faktur z uwzględnieniem wymagań jednostek, np. numer sprawy sądowej w numerze wystawianej faktury.
Możliwość wystawiania faktur w wielu jednostkach organizacyjnych WUM.
Wymagania ogólne modułu
SYSTEM musi optymalizować wykonanie procesów poprzez ich automatyzację i zapewnia przyspieszenie ich realizacji oraz wyeliminowanie błędów określanych jako „czynnik ludzki”.
SYSTEM musi umożliwiać obsługę procesów zachodzących w obszarze personalnym, z rozbudowanym raportowaniem oraz funkcjami usprawniającymi procesy tj. pilnowaniem terminów i przekroczeń, zachowaniem powiązań między wprowadzonymi danymi.
SYSTEM musi zapewniać możliwość pracy uprawnionym użytkownikom spoza Działu Personalnego np.: prowadzenia wybranych ewidencji, korzystania ze zdefiniowanych raportów, wydruku wzorów wybranych dokumentów.
Funkcje kadrowe, płacowe i socjalne muszą być ze sobą w SYSTEMIE zintegrowane, co oznacza, że dane raz wprowadzone, są używane w pozostałych częściach SYSTEMU, bez konieczności ponownego ich wprowadzania w innych miejscach. Dane można edytować i zmieniać tylko w jednym miejscu w SYSTEMIE, w pozostałych miejscach SYSTEMU wprowadzone dane są widoczne ale nie jest możliwa ich edycja.
SYSTEM musi zachować pełną historię – zapisywać zmiany każdej danej kadrowej, płacowej i socjalnej wprowadzonej do SYSTEMU, np.: stanowiska, miejsca zatrudnienia, każdego składnika wynagrodzenia, wymiaru etatu, grupy pracowniczej, zmiany w strukturze organizacyjnej, zmiany składanych oświadczeń, przyznanego świadczenia ZFŚS i in.
Zatwierdzenie danych wprowadzanych do SYSTEMU musi być dokonywane przez użytkownika obsługującego SYSTEM i zawsze wymagane jest użycie funkcji zapisującej dokonaną zmianę.
SYSTEM musi umożliwiać generowanie różnych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, zgodnie z wzorami określonymi przez zamawiającego, które wypełnione są danymi zawartymi w SYSTEMIE, z zastosowaniem min. 20 wersji papieru firmowego.
SYSTEM musi umożliwiać użytkownikowi definiowanie i zapisanie dowolnych:
powiadomień przesyłanych mailem na adresy wybierane przez użytkownika, zawierających dane z SYSTEMU,
przypomnień i alertów o zbliżających się terminach, przy czym użytkownik ma możliwość ustawienia terminów przypomnień, np. na 30 dni przed zdarzeniem.
SYSTEM musi mieć możliwość załączenia słownika do wybranych pól danych. Słowniki będą opracowane przez wykonawcę umowy, na podstawie obowiązujących przepisów prawa i regulacji wewnętrznych zamawiającego. SYSTEM musi zapewnić łatwą możliwość modyfikacji treści słowników przez użytkownika.
SYSTEM musi zapewnić możliwość łatwego, regularnego, okresowego eksportowania danych pracowników:
na stronę internetową WUM, do odpowiednich jednostek organizacyjnych w ramach struktury organizacyjnej, zgodnie z miejscem zatrudnienia;
do systemu POLON, prowadzonego przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego,
do systemów informatycznych zamawiającego.
SYSTEM musi zapewniać możliwość przechowywania w formie elektronicznej (skany) dokumentów pracownika np. akt osobowych, zdjęcia, wzoru podpisu.
SYSTEM musi umożliwiać prowadzenie kartoteki osobowej i obsługę kadrowo-płacowo oraz socjalną dla:
nauczycieli akademickich, z uwzględnieniem podziału na grupy i stanowiska;
pracowników administracji i obsługi, z uwzględnieniem podziału na grupy i stanowiska,
innych grup osób obsługiwanych w SYSTEMIE, w szczególności: rezydentów, rencistów i emerytów, zleceniobiorców i wykonawców umów o dzieło, stypendystów, doktorantów, wolontariuszy, stażystów i praktykantów, studentów (ze względu na opłacanie składki zdrowotnej), członków rodzin pracowników i emerytów/rencistów, spadkobierców.
SYSTEM musi zapewnić wieczystą kartotekę osób- dane osoby i wszystkich jej zatrudnień (umowy o pracę, mianowania, umowy cywilnoprawne) są zawsze przechowywane w bazie pod jednym numerem ewidencyjnym, niezależnie od rodzaju i statusu umowy (trwa obecnie/rozwiązana). Kolejne zatrudnienie osoby następuje poprzez zawarcie kolejnej umowy pod tym samym numerem ewidencyjnym oraz uzupełnienie/zmianę danych, które uległy zmianie. Poprzednie okresy zatrudnienia u pracodawcy zostają automatycznie przesunięte przez SYSTEM do okresów historycznych.
SYSTEM musi zapewnić możliwość identyfikacji statusów związanych ze stanem zatrudnienia pracowników, np.: A – pracownik czynny, B – pracownik na urlopie bezpłatnym, C – pracownik na urlopie wychowawczym, D – pracownik zwolniony, E – pracownik, który rozwiązał umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę/rentę podczas pracy w WUM, F – pracownik, który rozwiązał umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę/rentę poza WUM. Można wykonywać raporty wg statusów. SYSTEM automatycznie aktualizuje status danej osoby po wprowadzeniu i zatwierdzeniu (zapisaniu) zmiany danych w SYSTEMIE.
W kartotece wymagana jest prezentacja w jednym oknie co najmniej następujących danych: stopień/tytuł naukowy, imię i nazwisko, stanowisko, nazwa jednostki organizacyjnej, wymiar etatu oraz pożądana jest informacja o statusie pracownika (zatrudniony/zwolniony, zleceniobiorca, i in.). Jeżeli pracownik posiada różne statusy wynikające z zawartych umów np. pracownik, stypendysta i zleceniobiorca – w kartotece widoczne są wszystkie statusy.
Przy wprowadzaniu do systemu pracownika, studenta, stypendysty, doktoranta, członka rodziny pracownika, osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS, spadkobiercy i in. wymagane jest nadawanie tej osobie w SYSTEMIE niepowtarzalnego i niezmiennego numeru ewidencyjnego – co najmniej 10-cyfrowego identyfikatora. SYSTEM musi zapewnić możliwość powiązania pracownika i członków jego rodziny, pracownika i spadkobierców i in., np. poprzez numer ewidencyjny.
Głównym identyfikatorem danych osoby wprowadzonej do SYSTEMU musi być jej PESEL. SYSTEM musi umożliwiać powiązanie wszystkich danych tej osoby, np.: zatrudnienia, zlecenia, finansowanie wynagrodzenia z różnych źródeł. udzielanie urlopu wypoczynkowego, wystawianie PIT. SYSTEM powinien weryfikować nr PESEL wprowadzanej osoby, czy nie został już użyty u innego pracownika. Jeśli tak, powinna wyświetlić się lista takich osób Musi być możliwość obsługi kilku zatrudnień tej samej osoby, aby móc traktować je łącznie – ze względu na potrącenia, na kwotę wynagrodzenia minimalnego, ulgę podatkową, koszty uzyskania, rozliczanie urlopów i absencji, paski, świadczenia socjalne.
Każde okno w module kadrowo--socjalnym musi zawierać opis umożliwiający identyfikację: numer identyfikacyjny pracownika, tytuł/stopień, imię, nazwisko, kod jednostki zatrudnienia.
W SYSTEMIE wymagana jest możliwość uzupełniania w każdej chwili kolejnych danych dotyczących kandydata do zatrudnienia, np. dane osobowe, okresy zatrudnienia na podstawie świadectw pracy, i in.
W SYSTEMIE wymagane jest ewidencjonowanie następujących danych związanych z zatrudnieniem:
Dane osobowe, np.: imię i nazwisko, nazwisko rodowe, poprzednie nazwiska, data urodzenia, miejsce urodzenia, płeć, narodowość, obywatelstwo, imię i nazwisko matki i ojca, nazwisko rodowe matki, obcokrajowiec.
Dokumenty: dowód osobisty (seria i numer, przez kogo został wydany i data wydania), legitymacja służbowa nauczyciela akademickiego (data wydania, data aktualizacji, data zwrotu, data wydania duplikatu; SYSTEM generuje komunikat o konieczności zwrotu legitymacji w przypadku zakończenia stosunku pracy), paszport, karta stałego/czasowego pobytu (numer karty, data obowiązywania od-do), NIP,
Informacje ZUS, US, bank: kod jednostki ZUS, numer emerytury/renty, data przyznania świadczenia, Urząd Skarbowy, nazwa banku i numer konta,
Adresy pracownika: adres zamieszkania; adres do korespondencji; adres do PIT; Dane o adresie powinny być wspomagane słownikami np. województw. na podstawie wpisanego kodu pocztowego SYSTEM automatycznie podpowiada dane : Miasto, Województwo, Powiat;
Dane dotyczące wykształcenia i awansu zawodowego: poziom wykształcenia (rodzaj ukończonej szkoły/studiów: wyższe, licencjat, policealne, średnie, itd.; data ukończenia; stopień wykształcenia (np.: mgr, lek.); kod oraz nazwa szkoły (słownik); numer dyplomu; prawo wykonywania zawodu: data wydania, organ wydający; stopnie i tytuły: uzyskany tytuł/stopień naukowy, dziedzina nauki, dyscyplina nauki, uczelnia i wydział nadający stopień lub występująca o nadanie tytułu, data nadania stopnia/tytułu; specjalności i specjalizacje ze wskazaniem specjalizacji wiodącej, nazwa, data uzyskania specjalizacji; wyuczony zawód (zgodnie z klasyfikacją GUS); studia podyplomowe: nazwa uczelni, nazwa kierunku studiów, rok ukończenia; szkolenia wymagane na stanowisku pracy: nazwa organu wydającego dokument, data wydania uprawnienia, data ważności uprawnienia, opis uprawnień; ewidencja kursów, szkoleń, znajomości języków obcych, posiadanych certyfikatów, dodatkowych uprawnień, np. pedagogiczne.
podstawa zatrudnienia: umowa o pracę/akt mianowania/umowa cywilnoprawna/inna;
data zawarcia umowy, data podjęcia zatrudnienia, data wygaśnięcia umowy;
nazwa stanowiska (zachowane nazwy historyczne);
okres zatrudnienia na danym stanowisku: data od, data do; łączny okres zatrudnienia pracownika na danym stanowisku przy określonym poziomie spełniania kryteriów kwalifikacyjnych dla tego stanowiska (stopień/tytuł naukowy), po odliczeniu zdefiniowanych absencji i przerw w zatrudnieniu, w formacie: …lat, …miesięcy, …dni.
miejsce pracy: nazwa i kod jednostki;
rodzaj miejsca pracy podstawowe/dodatkowe, data oświadczenia pracownika podstawowe/ dodatkowe miejsce pracy;
wymiar zatrudnienia (dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi automatyczne przeliczanie normy godzin i wymiaru godzin po wpisaniu np. 0,33 etatu); Jeżeli jedna osoba jest zatrudniona jednocześnie w więcej niż 1 jednostce, np. po pół etatu w dwóch jednostkach, lub cały etat w jednej jednostce i umowa zlecenie – to informacja o wszystkich aktualnych zatrudnieniach, ich rodzaju (rodzaj umowy), okresach zatrudnienia i wymiarach zatrudnienia jest prezentowana w jednym oknie SYSTEMU.
Pełniona funkcja (min. 5 jednocześnie) z wyboru lub w wyniku powołania, w tym: rodzaj, nazwa, okres pełnienia funkcji od…do; data rozstrzygnięcia konkursu.
Struktura organizacyjna (umiejscowienie pracownika w organizacji) - co najmniej 10 stopni – , np. wydział, oddział, dział, sekcja, itd. zgodnie z regulaminem organizacyjnym; SYSTEM zapewnia: przyporządkowanie pracownika, poprzez wybór ze słownika, do komórki organizacyjnej najniższego szczebla; SYSTEM automatycznie uzupełnia całą podległość w strukturze organizacyjnej pracownika; cała struktura organizacyjna jest opisana i prezentowana w jednym oknie z użyciem pełnych nazw oraz symboli (kodów) jednostek organizacyjnych; SYSTEM umożliwia oznaczanie jednostek dodatkową cechą np. K – jednostka kliniczna, T – jednostka teoretyczna. SYSTEM umożliwia: dodawanie nowych jednostek, likwidację jednostek, podział jednostek, zmianę nazw jednostek. Dotychczasowe (zmienione) jednostki SYSTEM zachowuje w historii.
Możliwość wydzielenia jednostki funkcjonalnej w ramach jednostki nadrzędnej według decyzji Rektora lub Dziekana.
Podziały i klasyfikacje stanowisk: grupy pracowników zgodne z przepisami np. nauczyciele akademiccy, pracownicy niebędący nauczycielami, rezydenci, wykonawcy umów cywilnoprawnych, stażyści, wolontariusze; grupy stanowisk np.: naukowo-dydaktyczne, naukowe, dydaktyczne, biblioteczne i informacji naukowej, inżynieryjno-techniczne, naukowo-techniczne, administracyjne, obsługi itd.; grupy pracowników wg GUS i ZUS, z uwzględnieniem kodów klasyfikacji GUS (wymagane przygotowanie przez Wykonawcę słownika zgodnego z przepisami prawa); grupy pracowników wg potrzeb funkcjonalnych użytkownika, np. sekretarki, pracownicy ochrony;
Możliwość przypisania każdemu pracownikowi i osobie uprawnionej do świadczeń z ZFŚS „opiekuna kadr”, „opiekuna płac” i „opiekuna socjalnego” oraz historii „opiekunów”;
SYSTEM powinien umożliwiać planowanie i monitorowanie liczby etatów, poprzez przypisanie do każdej jednostki organizacyjnej (najniższego szczebla) liczby etatów i dokonywanie zmian tej liczby poprzez likwidację etatu lub utworzenie (dodanie) nowego etatu; SYSTEM zachowuje historię zmian etatowych jednostki i dat dokonanych zmian; SYSTEM umożliwia raportowanie stanu etatów za dany okres oraz raportowanie zmian etatowych (etaty dodane/zlikwidowane);
Możliwość przypisania, za jakiego pracownika (który został zwolniony, jest na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym) nowy pracownik został zatrudniony;
SYSTEM prezentuje w jednym oknie informację o wolnym wakacie w jednostce organizacyjnej: nazwa i kod jednostki organizacyjnej, stopień/tytuł naukowy, imię i nazwisko pracownika dotychczas zatrudnionego na zwolnionym etacie, nazwa stanowiska, grupa pracowników, grupa stanowisk, wynagrodzenie na wakacie (zasadnicze, premia regulaminowa, dodatek stażowy procentowo i kwotowo, dodatki funkcyjne, wynagrodzenie łączne), wymiar etatu.
Poprzednie zatrudnienie: informacja o źródle naboru pracownika – emeryt WUM, emeryt, rencista WUM, rencista, absolwent, pierwsza praca, kolejna praca, doktorant, stypendysta, dodatkowa praca; możliwość wpisania liczby dni, za które pracownik zachował prawo do wynagrodzenia za czas choroby oraz liczby dni wykorzystanego urlopu (wraz z wypłaconym ekwiwalentem).
Ewidencja dodatkowych miejsc pracy, zawiera dane: nazwa i adres dodatkowego miejsca pracy, stanowisko/ funkcja, okres dodatkowego zatrudnienia od-do, rodzaj zatrudnienia (np. umowa o pracę, zlecenie, własna działalność gospodarcza), wymiar czasu pracy, data złożenia oświadczenia o dodatkowym zatrudnieniu na podstawie art. 129 ustawy POSZW, data złożenia oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej, data zgody Rektora/organu kolegialnego, daty obowiązywania zgody od-do.
Ewidencja pracy w szpitalu, zawiera dane: nazwa i adres szpitala, adres e-mail, telefon (2 numery), forma zatrudnienia (np. umowa o pracę), okres zatrudnienia, wymiar zatrudnienia, stanowisko.
Ewidencja oświadczeń zawiera dane: nazwę oświadczenia, datę złożenia każdego oświadczenia i okres, którego oświadczenie dotyczy od-do, np.: o spełnianiu warunków określonych w art. 109 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, o dodatkowym miejscu zatrudnienia, o prowadzonej działalności gospodarczej, o zaliczeniu do minimum kadrowego dla kierunku studiów, o zaliczeniu do minimum kadrowego dla stopni i tytułów, o zaliczeniu do działalności badawczo-rozwojowej, o niekaralności, o relacjach pokrewieństwa (nepotyzm) w stosunku do przełożonego (zawiera dodatkowo: nazwę jednostki organizacyjnej, stopień/tytuł, imię i nazwisko przełożonego, okres pełnienia funkcji kierowniczej przez przełożonego), o uprawnieniach przysługujących z tytułu art. 188 KP i in.
Prowadzenie rejestru wydanych legitymacji, elektroniczna karta pracownika i dokumenty dodatkowe (numer identyfikacyjny karty i seria, nr karty magnetycznej),
Możliwość wprowadzenia wymagań kwalifikacyjnych dla poszczególnych stanowisk i automatyczna weryfikacja ich spełniania w ramach procesu zatrudnienia pracownika i w ramach zmiany stanowiska. Ostrzeżenie o braku spełnienia warunków kwalifikacyjnych przy próbie zatrudnienia lub awansowania osoby niespełniającej kryteriów albo osoby, która wyczerpała maksymalny okres zatrudnienia na danym stanowisku pracy bez spełnienia wymaganych kryteriów
Dane płacowe.
Wymagana jest informacja o wszystkich składnikach wynagrodzenia w jednym oknie, zawierająca bezwzględnie: wysokość stawek określoną kwotowo oraz procentowo dla każdego składnika stałego i okresowego; okres obowiązywania od dla każdego stałego składnika wynagrodzenia, okres od-do dla każdego okresowego składnika; nazwę dysponenta środków i źródła finansowania dla każdego składnika wynagrodzenia; nazwę dysponenta środków i źródła finansowania dla wynagrodzenia zasadniczego i pochodnych od wynagrodzenia zasadniczego w przypadku, gdy wynagrodzenie zasadnicze jest finansowane z różnych źródeł.
Stałe składniki wynagrodzenia:
wynagrodzenie zasadnicze wraz z kategorią zaszeregowania;
premia regulaminowa - z możliwością zawieszenia wypłaty lub zmniejszenia/ zwiększenia premii na dany okres lub na czas nieokreślony;
dodatek stażowy – z możliwością określenia dat dodatku stażowego: data nabycia po raz pierwszy w WUM, data zmiany % dodatku stażowego;
dodatki funkcyjne (min. 5 różnych) wraz z kategorią zaszeregowania; dodatki kwotowe; data od kiedy do kiedy dodatek jest przyznany; SYSTEM automatycznie zawiesza wypłatę po upływie okresu przyznania dodatku oraz w przypadku zdefiniowanego okresu absencji; SYSTEM umożliwia wcześniejsze zawieszenie wypłaty dodatku w innych sytuacjach;
Okresowe składniki wynagrodzenia.
Przy wprowadzeniu danych dotyczących okresowych składników wynagrodzenia SYSTEM umożliwia wygenerowanie aneksu/porozumienia do umowy o pracę/aktu mianowania umożliwiającego wypłatę tych składników.
SYSTEM zapewnia możliwość zawieszenia wypłaty składnika okresowego.
dodatki zadaniowe – kwotowe i procentowe; ewidencja dodatków zadaniowych zawiera: daty od kiedy do kiedy jest przyznany dodatek, rodzaj dodatku, opis za co dodatek jest przyznany, źródło finansowania i dysponenta środków,
dodatki specjalne – kwotowe i procentowe ewidencja j. w.
wynagrodzenie uzupełniające za pracę przy projektach zgodnie z regulacjami wewnętrznymi WUM; ewidencja wynagrodzeń uzupełniających zawiera: źródło finansowania - kod projektu, kod zadania, nazwa projektu, stawkę za godzinę, okres przyznania wynagrodzenia, maksymalną liczbę godzin pracy przy projekcie, liczbę godzin przepracowanych przy projekcie; SYSTEM blokuje możliwość wpisania większej liczby godzin pracy przy projekcie niż maksymalna.
Uznaniowe składniki wynagrodzenia (jednorazowe wypłaty), np.: premia motywacyjna, premia regulaminowa z rezerwy dysponenta środków, premia bilansowa; SYSTEM umożliwia wygenerowanie pisma (decyzji) o przyznaniu tego składnika; ewidencja premii uznaniowych zawiera: nazwę premii uznaniowej, nazwę dysponenta środków (pracodawcy przyznającego premię), datę przyznania premii, kwotę premii, źródło finansowania.
Inne składniki: ryczałt za godziny nadliczbowe kierowców – kwota, jako stały lub okresowy składnik wynagrodzenia, dodatki wyrównawcze do wynagrodzenia, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wynagrodzenia za pracę zmianową i pracę w porze nocnej, wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe, wynagrodzenie za opiekę nad stażystami, wynagrodzenie za prace związane z rekrutacją, wynagrodzenie za promotorstwo i recenzje, nagrody jubileuszowe, odprawy: emerytalne, dla rodziny zmarłego pracownika, likwidacyjne, in.,
Inne wypłaty: stypendia doktorskie (dla pracowników), stypendia doktoranckie (dla uczestników studiów doktoranckich), stypendia dla studentów, stypendia szkoleniowe.
SYSTEM automatycznie zawiesza wypłatę każdego składnika wynagrodzenia po upływie daty jego obowiązywania, np. data przyznania dodatku zadaniowego „do…”. Możliwa jest korekta wypłaty przez pracownika.
SYSTEM zapewnia możliwość:
rozdzielenia i wskazania różnych źródeł finansowania i różnych dysponentów środków dla poszczególnych składników wynagrodzenia oraz w ramach każdego ze składników, np. wynagrodzenie zasadnicze finansowane z 3 różnych źródeł;
odzwierciedlenia w treści umowy o pracę każdego źródła finansowania, okresu finansowania z danego źródła i udziału procentowego/ kwotowego dla każdego źródła finansowania;
modyfikacji danych kadrowych i płacowych z wyprzedzeniem np. zmiana wymiaru zatrudnienia, zmiana stanowiska, jednostki, zmiana stawki wynagrodzenia dokonana w SYSTEMIE dwa m-ce wcześniej ma zostać uwzględniona w odpowiednim czasie na liście płac oraz w raportach,
przypisania procentu kosztów uzyskania przychodu z tytułu praw autorskich wraz z okresem obowiązywania takiego % k.u.p. w obrębie danej umowy o pracę i roku kalendarzowego. K.u.p. dla umowy o pracę mogą być inne niż k.u.p. dla umów cywilno-prawnych zawieranych z tym samym pracownikiem. K.u.p. dla wynagrodzenia uzupełniającego z projektu mogą być inne niż k.u.p. dla stałych składników wynagrodzenia pracownika. K.u.p. przyznawane są domyślnie na rok kalendarzowy, ale SYSTEM umożliwia zmianę % k.u.p. w ciągu roku oraz zachowanie historii od kiedy do kiedy jaki % k.u.p. obowiązywał;
wprowadzenia danych podatkowych – przypisanie pracownikowi kosztów uzyskania przychodów w odpowiedniej wysokości, ulgi podatkowej, procentu podatku;
szybkiego i prostego w obsłudze (dla użytkownika) przeprowadzania zbiorowych podwyżek wynagrodzeń dla wszystkich lub wybranej grupy pracowników, od określonej daty (wstecznej lub przyszłej);
szybkiego i prostego w obsłudze generowania pisemnych decyzji pracodawcy o indywidualnych podwyżkach dla pracowników.
kontroli czy kwota dodatku specjalnego dla pracownika nie przekracza 40% sumy wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika (lub 60%, w sytuacji określonej w rozporządzeniu MNISZW); SYSTEM blokuje możliwość przyznania pracownikowi dodatków specjalnych finansowanych ze środków dotacji dydaktycznej w łącznej kwocie wyższej niż 10% sumy wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego.
Generowanie raportu prezentującego skutki podwyżki (wyn. zasadnicze i pochodne) na podstawie danych wprowadzonych do SYSTEMU, przed wypłatą.
Dane ubezpieczeniowe:
dane do programu Płatnik, kody płatnika, stopień niepełnosprawności, oddział NFZ, relacje z pracodawcą, informacje o zatrudnieniu w szczególnych warunkach, dane o ubezpieczeniach obowiązkowych, jakim ubezpieczeniom podlega pracownik, daty powstania obowiązku, suma podstaw składek wraz z datą przekroczenia, dane o ubezpieczeniach dobrowolnych, historia zgłoszeń/wyrejestrowań.
SYSTEM zapewnia obsługę zgłoszenia pracownika oraz członków jego rodziny do ZUS poprzez wygenerowanie pliku który wgrywany jest do zewnętrznego systemu „Płatnik”.
SYSTEM posiada ewidencję okresów zatrudnienia i okresów zrównanych z zatrudnieniem. Rodzaje stażu: ogółem, w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, w służbie zdrowia, dydaktyczny, do wymiaru urlopu, do podstawy zasiłku, do dodatku stażowego, do nagrody jubileuszowej, do uprawnień emerytalnych, w jednostkach budżetowych;
Pracownik kadrowy przy każdym okresie zatrudnienia (i okresie zrównanym z zatrudnieniem) może zaznaczyć okresy zaliczane lub niezaliczane do danego rodzaju stażu pracy. W ten sposób zdefiniowany rodzaj stażu jest automatycznie obliczany przez SYSTEM.
Ewidencja stażu pracy poza WUM zawiera: nazwę pracodawcy; daty zatrudnienia i zwolnienia, zajmowane stanowiska; kod rozwiązania umowy o pracę; zaznaczenie, czy dany okres zatrudnienia/przerwy w zatrudnieniu jest wliczany/odliczany do/od: uprawnień do dodatku stażowego, wymiaru urlopu, nagrody jubileuszowej, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, stażu dydaktycznego, stażu w służbie zdrowia, stażu ogółem, stażu łącznego w WUM.
SYSTEM nie sumuje dublujących się okresów stażowych. SYSTEM sumuje i pokazuje staże pracy łącznie oraz sumuje i pokazuje oddzielnie dla każdego okresu zatrudnienia oraz okresu zrównanego z zatrudnieniem staż pracy w formacie lat, miesięcy i dni.
SYSTEM posiada ewidencje:
wystawionych skierowań na badania wstępne, kontrolne, okresowe, sanitarno-epidemiologiczne, okulistyczne, testy dla kierowców, szczepienia np. przeciwko WZW, wraz z nazwą rodzaju badania i datą wystawienia skierowania,
zaświadczeń lekarskich wraz z terminem ważności badania oraz możliwością wpisania uwag;
dofinansowań do okularów wraz z datą i decyzją lekarza medycyny pracy;
W/wym. ewidencje są ze sobą powiązane. SYSTEM zapewnia możliwość kontroli upływu terminów badań oraz raportowania o upływających terminach badań. Użytkownik może w SYSTEMIE wygenerować skierowanie na wybrany rodzaj badań dla wybranego pracownika, wg wzoru określonego w WUM lub wygenerować skierowanie na badania okresowe dla grupy pracowników, którym upływa termin ważności badań np. w ciągu 30 dni. Wydruk skierowania automatycznie skutkuje zapisaniem danych o wystawionym skierowaniu w ewidencji skierowań.
Ewidencja szkoleń wstępnych i okresowych bhp prowadzona jest przez Dział Ochrony Pracy i Środowiska WUM; SYSTEM kontroluje upływające terminy szkoleń i zapewnia ich raportowanie.
Ewidencja czynników szkodliwych dla zdrowia i narażeni, która zapewnia możliwość załączenia kart oceny ryzyka zawodowego.
Ewidencja odzieży roboczej, która zapewnia możliwość wyliczania ekwiwalentu za niepobraną odzież oraz za pranie odzieży, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi WUM (w tym możliwość pomniejszenia ekwiwalentu w przypadku absencji pracownika).
Rodzina pracownika:
SYSTEM zawiera ewidencję danych o rodzinie pracownika: imię, nazwisko, stopień pokrewieństwa (np. dziecko), data urodzenia, miejsce zamieszkania – dla potrzeb zgłoszenia do ZUS, udzielania świadczeń z ZFŚS oraz określania uprawnień pracownika w związku z art. 188 KP. SYSTEM zapewnia możliwość powiązania członków rodziny pracownika z tym pracownikiem.
SYSTEM, uwzględniając obowiązujące przepisy i regulacje wewnętrzne WUM, monitoruje na bieżąco wiek dzieci i blokuje uprawnienia związane z rodzicielstwem biorąc pod uwagę datę urodzenia dziecka i kryteria kwalifikacji, np. dla potrzeb art. 188 KP – data urodzenia, dla potrzeb ZFŚS wiek zgodnie z rocznikiem urodzenia.
Ewidencja orzeczeń o niepełnosprawności, zawiera: datę wydania orzeczenia, stopień niepełnosprawności, okres obowiązywania orzeczenia od-do, wymiar dodatkowego urlopu dla pracownika niepełnosprawnego, oznaczenie czy ustalony stopień niepełnosprawności obniża wymiar czasu pracy.
SYSTEM pilnuje u pracownika niepełnosprawnego określonych limitów czasu pracy, zwiększa wymiar urlopu wypoczynkowego i urlopu na turnusy rehabilitacyjne, blokuje możliwość wpisania godzin nadliczbowych i godzin nocnych.
Umowy lojalnościowe, np.:
Umowa o dofinansowanie kształcenia pracownika w formie studiów lub szkoleń; ewidencja zawiera: okres dofinansowania od-do, kwotę dofinansowania, liczbę rat dofinasowania, wysokość raty, okres „odpracowania” od-do, nazwę szkolenia/ studiów, nazwę uczelni/ firmy szkoleniowej,
Umowa o stypendium doktorskie; ewidencja zawiera: okres od-do i liczbę miesięcy wypłaty (max. 18 miesięcy ale nie dłużej niż do końca obecnej umowy o pracę), kwotę stypendium miesięcznie, wymaganą graniczną datę obrony rozprawy doktorskiej (maksymalnie 2 lata od daty ostatniej wypłaty stypendium doktorskiego; SYSTEM automatycznie oblicza i wskazuje tę datę oraz generuje przypomnienie przed tą datą), datę uzyskania stopnia doktora, daty składania informacji stypendysty o postępach w pracy naukowej; SYSTEM generuje ostrzeżenie w przypadku nie wprowadzenia daty kolejnego oświadczenia po upływie 6 miesięcy od daty poprzedniego oświadczenia;
Umowa o zwrot kosztów z tytułu użytkowania pojazdu prywatnego dla celów służbowych; ewidencja zawiera: indywidualny limit kilometrów, stawkę za kilometr przebiegu, zgodnie z obowiązującymi przepisami, okres trwania umowy od-do, numer rejestracyjny samochodu;
SYSTEM zapewnia możliwość wydruku wzorów dokumentów: umowy lojalnościowe, oświadczenia wypełnione danymi z SYSTEMU, np. oświadczenie pracownika o wykorzystaniu samochodu prywatnego do celów służbowych, zawierające liczbę dni korzystania z samochodu w danym miesiącu, pomniejszoną o absencje i in.
SYSTEM ostrzega o umowie lojalnościowej w przypadku rozwiązania stosunku pracy przed terminem określonym w takiej umowie.
SYSTEM automatycznie weryfikuje spełnianie warunków uprawniających do przyznania stypendium, określonych w rozporządzeniu MNiSZW oraz regulaminie przyznawania stypendiów doktorskich w WUM, np. zatrudnienie, niepobieranie stypendium doktoranckiego, łączny okres przyznania stypendium.
Obliczanie należności dla pracownika, zgodnie z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi WUM,
Ocena pracy na stanowisku nauczyciela akademickiego oraz na stanowisku pracownika niebędącego nauczycielem akademickim.
System powinien ewidencjonować dane dotyczące oceny pracowników dokonywane co kilka lat tj: datę oceny; okresy pracy podlegające ocenie w latach od…do (w zależności od stanowiska – oblicza SYSTEM); łączny okres pracy w miesiącach podlegający ocenie po pomniejszeniu o okresy podlegające odliczeniu, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi WUM (oblicza SYSTEM, uwzględniając przerwy w zatrudnieniu i absencje podlegające odliczeniu); datę kolejnej oceny; liczbę uzyskanych punktów łącznie oraz w podziale na pracę naukową, dydaktyczną, organizacyjną, leczniczo-usługową, ocenę studentów, ocenę doktorantów, ocenę przełożonego i in. elementy zawarte w arkuszu oceny dla stanowisk nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, zgodnie z wzorami arkuszy oceny w WUM; wynik oceny; datę złożenia odwołania od wyniku oceny; datę i wynik oceny w trybie odwołania; datę kolejnej oceny w przypadku zastosowania trybu odwołania (wprowadza użytkownik).
SYSTEM powinien generować arkusze oceny (w formacie MS Excel i MS Word) odpowiednie dla danego stanowiska pracownika zawierające dane zgromadzone w SYSTEMIE, pisemne informacje o wyniku ostatniej oceny do osób podlegających ocenie w danym przedziale czasowym.
SYSTEM powinien umożliwić import i eksport danych dotyczących oceny z formatu MS Excel lub aplikacji zamawiającego do ewidencji ocen prowadzonej w SYSTEMIE.
SYSTEM powinien obliczać i wskazywać datę kolejnej oceny dla danego pracownika, po pomniejszeniu o okresy podlegające odliczeniu
Efektywność pracy naukowej
SYSTEM umożliwia ewidencjonowanie wyników efektywności pracy naukowej pracowników oraz umożliwia import/eksport danych z arkuszy MS Excel dotyczących wyników pracy naukowej, np.:
liczby punktów IF uzyskanych przez pracownika za dany rok kalendarzowy, liczby punktów MNiSZW uzyskanych przez pracownika za dany rok kalendarzowy, liczby punktów IF oraz punktów MNiSZW wszystkich pracowników jednostki organizacyjnej za dany rok kalendarzowy – w przypadku kierownika jednostki.
Ewidencja nagród zawiera: dane przyznającego nagrodę (np. Rektor, Minister, i in.),
rodzaj nagrody: naukowa, dydaktyczna, organizacyjna i in., stopień nagrody, za jakie osiągnięcia, data przyznania, kwota nagrody, nr dokumentu, uwagi.
Ewidencja nagród jubileuszowych zawiera informacje: datę osiągnięcia stażu jubileuszowego (obliczaną przez SYSTEM na podstawie stażu pracy), za ile lat pracy została przyznana nagroda (oblicza SYSTEM), wysokość nagrody określona procentowo (określa SYSTEM, odpowiednio do stażu pracy). SYSTEM oblicza wysokość nagrody do wypłaty.
SYSTEM umożliwia: generowanie informacji o przyznaniu nagrody oraz zaproszeń na uroczystość wręczenia wg wzorów określonych w WUM, raportowanie dotyczące przyznanych nagród pod względem wartościowym i rodzajowym za dany przedział czasowy, raportowanie dotyczące należnych (np. w przyszłym roku kalendarzowym) nagród pod względem wartościowym i rodzajowym, eksport danych o przyznanych nagrodach (wybranych) do systemu POLON i na stronę internetową WUM.
Ewidencja kar zawiera: rodzaj (nazwę) kary, datę ukarania, datę usunięcia kary z akt osobowych pracownika (oblicza SYSTEM, zgodnie z przepisami prawa), opis z możliwością wpisania informacji o prowadzonym postępowaniu dyscyplinarnym lub karze finansowej.
SYSTEM generuje ostrzeżenie o aktualnej karze pracownika przed każdą wypłatą wynagrodzenia, ponieważ kara powoduje zmniejszenie premii regulaminowej. SYSTEM umożliwia okresową lub jednorazową korektę premii regulaminowej dokonywaną przez użytkownika (Dział Personalny).
SYSTEM generuje pisma o nałożeniu kary wg wzorów określonych w WUM.
SYSTEM generuje komunikat o konieczności usunięcia danych dotyczących nałożonej kary po upłynięciu okresu ważności kary.
Ewidencja odznaczeń zawiera: datę wniosku o odznaczenie, nazwę wnioskodawcy, jednostkę organizacyjną wnioskodawcy, rodzaj wnioskowanego odznaczenia, rodzaj przyznanego odznaczenia,
datę przyznania odznaczenia, numer dokumentu.
SYSTEM umożliwia: generowanie wniosku o przyznanie odznaczenia oraz pism - informacji o przyznaniu odznaczenia, wg wzorów określonych w WUM, raportowanie dotyczące przyznanych odznaczeń, eksport danych o przyznanych odznaczeniach (wybranych) do systemu POLON i na stronę internetową WUM.
SYSTEM posiada kalendarz czasu pracy Uczelni, w którym można wprowadzić daty określonych zdarzeń, np. początek i koniec semestru, początek i koniec roku akademickiego, dni wolne od pracy i inne zdarzenia. SYSTEM zgłasza ostrzeżenie w przypadku próby naruszenia określonych terminów.
SYSTEM automatycznie tworzy indywidualne kalendarze pracy dla każdego zatrudnionego pracownika, na podstawie kalendarza czasu pracy Uczelni.
SYSTEM umożliwia tworzenie indywidualnych kalendarzy czasu pracy dla poszczególnych pracowników, zatrudnionych w różnych systemach czasu pracy, różnych rozkładach czasu pracy i różnych kalendarzach czasu pracy. SYSTEM odnosi absencje danego pracownika do kalendarza czasu pracy firmy lub do indywidualnego kalendarza pracownika, jeśli pracownikowi ustalono taki kalendarz.
Ewidencja czasu pracy (karty pracy) uwzględnia: różne okresy rozliczeniowe, różne systemy i rozkłady czasu pracy. Karty pracy zawierają informacje o faktycznie przepracowanym czasie pracy: w ramach normy czasu pracy, w ramach godzin nadliczbowych, na II i III zmianie, w porze nocnej).
SYSTEM oblicza i prezentuje przekroczenia norm czasu pracy, np. przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym, który obowiązuje pracownika, przekroczenie dobry pracowniczej, przekroczenie limitu godzin nadliczbowych miesięcznego/ rocznego, i in.
SYSTEM zapewnia możliwość wygenerowania dokumentów wypełnianych danymi z SYSTEMU: harmonogram czasu pracy na dany miesiąc dla danego pracownika, karta pracy (po zakończeniu miesiąca i okresu rozliczeniowego), wniosek o pracę w godzinach nadliczbowych, wniosek o wypłatę za godziny nadliczbowe, wniosek o odbiór godzin nadliczbowych, zbiorczy wniosek o zgodę pracodawcy na wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe dla pracowników danej jednostki.
SYSTEM zapewnia możliwość generowania danych do wypłaty za pracę w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, na II zmianie – generowanie godzin z kart pracy na listę płac.
SYSTEM zapewnia uprawnionym użytkownikom (kierownikom jednostek organizacyjnych) możliwość planowania czasu pracy (tworzenia harmonogramów czasu pracy) i wprowadzania faktycznie przepracowanego czasu pracy przez pracowników jednostki (tworzenia kart czasu pracy) w SYSTEMIE.
SYSTEM kontroluje poprawność ustalenia indywidualnych harmonogramów czasu pracy w odniesieniu do przepisów o czasie pracy określonych w KP. SYSTEM weryfikuje czy czas pracy pracownika przy projektach nie przekracza dopuszczalnego wymiaru godzin, proporcjonalnego do wymiaru etatu, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi WUM.
SYSTEM umożliwia ewidencjonowanie delegacji służbowych, z podziałem na: wyjazdy służbowe krajowe, wyjazdy służbowe zagraniczne, wyjazdy służbowe na podstawie Rozporządzenia MNiSZW w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób. SYSTEM umożliwia wystawianie skierowań oraz umów, wg wzorów określonych w WUM. Funkcjonalność ta jest powiązana z rejestrem absencji, w której ewidencjonowane są urlopy szkoleniowe lub bezpłatne, związane z tymi wyjazdami. Absencje ewidencjonuje się w dniach (data od – data do).
SYSTEM zapewnia możliwość rozliczania absencji w różnych systemach czasu pracy, różnych rozkładach czasu pracy i różnych kalendarzach czasu pracy, w tym indywidualnych kalendarzach, tworzonych dla poszczególnych pracowników.
SYSTEM nie pozwala na zaewidencjonowanie różnych absencji w tych samych datach, ponieważ weryfikuje pokrywające się daty.
SYSTEM prezentuje w jednym oknie informację o aktualnie przysługującym pracownikowi wymiarze wszystkich urlopów, do których pracownikowi przysługują uprawnienia, np.: urlop wypoczynkowy (w podziale na: urlop zaległy, urlop należny za dany rok, urlop wykorzystany w danym roku, urlop do wykorzystania), data nabycia prawa do wyższego wymiaru urlopu, płatny urlop do celów naukowych (w podziale na: urlop wykorzystany, urlop do wykorzystania), urlop macierzyński (w podziale na: urlop wykorzystany, urlop do wykorzystania), urlop dla poratowania zdrowia (w podziale na: urlop wykorzystany, urlop do wykorzystania), itd.
SYSTEM rozlicza i prezentuje informację o urlopie wypoczynkowym w dniach dla nauczycieli akademickich, a w dniach i godzinach dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w równoważnym systemie czasu pracy (lub innym nietypowym) – SYSTEM rozlicza urlop wypoczynkowy zgodnie z harmonogramem czasu pracy, tj. urlop udzielany jest w dniach, które są dla pracownika dniami pracy.
SYSTEM uwzględnia wszystkie czynniki, które zgodnie z przepisami prawa mają wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego, np. staż pracy, wykształcenie, wymiar wykorzystanego urlopu pracownika z poprzedniego miejsca pracy lub zatrudnienie na stanowisku nauczyciela akademickiego po raz pierwszy.
SYSTEM umożliwia wygenerowanie planu urlopów dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, w których wykazany jest urlop wypoczynkowy zaległy i urlop na dany rok kalendarzowy, obliczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i okresu zatrudnienia danego pracownika.
SYSTEM umożliwia okresowe generowanie zestawień do kierowników jednostek i pracowników informujących o wymiarze przysługującego im urlopu zaległego i bieżącego, wg wzoru określonego w WUM, generowanie porozumień o wykorzystaniu pozostałego pracownikowi urlopu wypoczynkowego w ramach kolejnego zatrudnienia w Uczelni.
SYSTEM uwzględnia specyfikę odmiennego traktowania absencji, np. pod względem kadrowym urlop wychowawczy udzielany jest w dniach kalendarzowych, a pod względem płacowym rozliczany w dniach roboczych. SYSTEM odmiennie rozlicza takie absencje.
W przypadku zatrudnienia pracownika na dwa zatrudnienia, wprowadzone na jednym automatycznie pojawiają się na wszystkich, o ile pracownik jest zatrudniony w tej samej grupie, np. dwa zatrudnienia w grupie nauczycieli akademickich. Jeśli pracownik ma dwa zatrudnienia w różnych grupach: nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, to SYSTEM zapewnia możliwość odrębnego wprowadzania absencji, ze względu na inny wymiar urlopu).
SYSTEM umożliwia ewidencjonowanie zdarzeń związanych z rodzicielstwem na podstawie dokumentów i oświadczeń składanych przez pracownika, np. akt urodzenia dziecka (od liczby dzieci zależy wymiar urlopu macierzyńskiego) oświadczenie o uprawnieniach z art. 188 KP;
Na podstawie zaewidencjonowanych zdarzeń związanych z rodzicielstwem, z których wynikają uprawnienia pracownika, SYSTEM oblicza i kontroluje warunki korzystania z absencji przez rodziców oraz dopuszczalną liczbę dni absencji wynikających z tych uprawnień, np.: wymiar i warunki urlopu macierzyńskiego dla matki, wymiar urlopu macierzyńskiego dla ojca wychowującego dziecko (SYSTEM sumuje obydwa urlopy), wymiar i warunki dodatkowego urlopu macierzyńskiego. SYSTEM pilnuje warunków udzielenia danego rodzaju urlopu, określonych w KP.
SYSTEM kontroluje warunki udzielenia różnych rodzajów urlopów, np. łączny okres zatrudnienia w WUM wymagany dla udzielenia danego rodzaju urlopu, maksymalny okres danego urlopu udzielanego w częściach.
SYSTEM kontroluje (sumuje) dopuszczalną liczbę dni różnych absencji, uwzględniając wszystkie czynniki, które mają wpływ na udzielenie i wymiar tego urlopu, np.: urlop dla poratowania zdrowia do 2 lat w okresie zatrudnienia, urlop na dokształcanie pracownika (sumowanie, zgodnie z KP), urlop szkoleniowy płatny związany z wyjazdem zagranicznym nauczyciela akademickiego – do 30 dni (z możliwością przedłużenia), urlop nauczyciela akademickiego na przygotowanie rozprawy doktorskiej (do 3 miesięcy) i in. W przypadku próby przekroczenia określonego limitu danej absencji, SYSTEM generuje ostrzeżenie.
SYSTEM automatycznie generuje ostrzeżenie w przypadku próby naruszenia praw pracownika związanych z rodzicielstwem, np. w przypadku próby wprowadzenia do systemu daty rozwiązania umowy o pracę/ wygenerowania wypowiedzenia umowy o pracę w sytuacji, gdy w SYSTEMIE został już zaewidencjonowany wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego.
SYSTEM umożliwia wystawienie świadectwa pracy wg wzorów określonych w WUM, przy czy świadectwo automatycznie wypełnia się danymi pochodzącymi z SYSTEMU, zgodnie z wymaganiami art. 97 kodeksu pracy. SYSTEM automatycznie sumuje okresy zatrudnienia pracownika na podstawie umów, o których mowa w art. 97 par. 11 kodeksu pracy. SYSTEM umożliwia sporządzenie comiesięcznego raportu – wykazu pracowników, którym należy w następnym miesiącu wydać świadectwo pracy, w związku ze spełnieniem kryteriów określonych w art. 97 kodeksu pracy.
SYSTEM umożliwia automatyczne wygenerowanie wykazu pracowników uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. 13-tki, na podstawie danych zgromadzonych w SYSTEMIE: okres pracy pracownika w danym roku tj. łącznie 6 miesięcy efektywnej pracy w uczelni oraz spełnienie pozostałych warunków określonych w ustawie (np. sposób rozwiązania umowy o pracę u poprzedniego pracodawcy, absencje, powrót z urlopu wychowawczego, bezpłatnego, naukowego i dla poratowania zdrowia, zatrudnienie w związku z organizacją roku akademickiego, na podstawie dat wprowadzonych w kalendarzu SYSTEMU). SYSTEM sumuje okresy zatrudnienia w danym roku kalendarzowym osób zatrudnionych z przerwą. SYSTEM umożliwia wygenerowanie wykazów osób uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zgodnie z wzorami określonymi w WUM.
Minima kadrowe i działalność badawczo-rozwojowa
SYSTEM umożliwia automatyczną weryfikację kryteriów zakwalifikowania pracownika do: minimum kadrowego do nauczania na danym kierunku studiów, minimum kadrowego do zaliczenia do uprawnień do nadawania stopni i tytułów, działalności badawczo-rozwojowej jednostki (wydziału)
zgodnie z właściwymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi WUM oraz umożliwia generowanie raportu potencjalnych osób spełniających te kryteria (w tym raportu historycznego, za dany okres lub na dany dzień);
Funkcjonalność dostępna jest dla użytkowników spoza Działu Personalnego, na podstawie nadanych uprawnień (pracownicy dziekanatów);
Z SYSTEMU można wygenerować druki oświadczeń o zaliczeniu pracownika do minimum kadrowego oraz działalności badawczo-rozwojowej wg wzorów obowiązujących w WUM.
W SYSTEMIE prowadzona jest ewidencja złożonych przez pracowników oświadczeń oraz zachowywana jest historia tych oświadczeń.
Ewidencja zawiera: datę złożenia oświadczeń, okres obowiązywania oświadczeń od-do i inne dane, zawarte w drukach oświadczeń obowiązujących w WUM.
Planowanie i monitorowanie wykorzystania etatów i środków na wynagrodzenia
SYSTEM zapewnia możliwość zaplanowania liczby etatów i sumy wynagrodzeń nominalnych (zasadniczych, dodatków stażowych, premii regulaminowych, dodatków funkcyjnych i dodatkowych wynagrodzeń rocznych) w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, na dany rok, w podziale na dysponentów i źródła finansowania.
SYSTEM zapewnia możliwość wygenerowania raportów o rzeczywistym stanie zatrudnienia i wynagrodzeń (opis w części dotyczącej raportowania) oraz o planowanym stanie zatrudnienia i wynagrodzeń.
SYSTEM zapewnia możliwość monitorowania rzeczywistego stanu zatrudnienia (raport o stanie zatrudnienia) oraz rzeczywistego poziomu dokonanych wypłat wynagrodzeń w podziale na: dysponentów środków, miejsce zatrudnienia (np. wydział, jednostka – zgodnie ze strukturą organizacyjną), źródło finansowania (zgodnie z budżetem WUM), poszczególne składniki wynagrodzenia, grupę pracowników, stanowiska, poziom wykształcenia, wymiar etatu.
Raporty planowanego zatrudnienia, planowanych wynagrodzeń oraz okresowe (np. za każdy miesiąc, kwartalne, roczne) raporty o stanie etatów i stanie wykorzystania środków na wynagrodzenia, są zgodne z wzorami określonymi przez WUM.
SYSTEM umożliwia bezpośrednie generowanie i drukowanie różnych rodzajów dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, przy wykorzystaniu wzorów dokumentów obowiązujących w WUM, które wypełniane są danymi z SYSTEMU, w formacie MS Word lub MS Excel. W szczególności są to dokumenty: umowa o pracę, akt mianowania, umowa zlecenie, umowa o dzieło, aneksy i porozumienia do umów o pracę, aktów mianowania i umów cywilnoprawnych, świadectwa pracy, informacje o wysokości dodatku stażowego, informacje o przyznanej premii uznaniowej, informacja uzupełniająca do umowy o pracę, decyzja o przyznaniu nagrody jubileuszowej, informacja o odprawie emerytalnej/rentowej, decyzja oraz informacja o przyznaniu nagrody lub kary, skierowania na badania lekarskie i do sanepidu, skierowania na szkolenie, inne skierowania wewnętrzne, formularze dla kandydatów do zatrudnienia i pracowników, karta obiegowa, zaświadczenie o zatrudnieniu, zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, RP-7, zapytanie o karalność, formularze ankiety oceny, informacja o przywilejach pracownika związanych z orzeczeniem o niepełnosprawności, informacja o konieczności spłaty zobowiązania z tytułu umowy lojalnościowej, plany urlopowe dla jednostek organizacyjnych, informacja o wymiarze urlopu wypoczynkowego do wykorzystania, i in.
SYSTEM umożliwia łatwe w obsłudze dla użytkownika wprowadzenie zmian wzorów dokumentów lub wprowadzenie nowych wzorów dokumentów.
SYSTEM zapewnia prostą w obsłudze (dla użytkownika) możliwość konfigurowania dowolnych raportów i zestawień: w różnych układach, ze wszystkich danych gromadzonych w SYSTEMIE oraz ich eksportowania do arkusza kalkulacyjnego MS Excel i drukowania. Raporty muszą być edytowalne.
SYSTEM zapewnia możliwość wykonania raportów na określony dzień, na określony przedział czasowy, przy czym raporty za okresy minione (historyczne) muszą przedstawiać dane, które były aktualne w okresie historycznym. SYSTEM zapewnia możliwość dowolnego sortowania i filtrowania danych w raportach.
Przykłady rodzajów raportów i zestawień:
Stany zatrudnienia: imienne i liczbowe, z podziałem na wydziały, grupy pracowników, stanowiska, kwalifikacje (stopnie naukowe i zawodowe i tytuły naukowe), jednostki, wymiary etatów, z uwzględnieniem zawieszenia stosunku pracy. Raport musi sumować w osobach i etatach, pełno- i niepełnozatrudnionych, na poszczególnych stanowiskach, grupach zawodowych, w jednostkach, wydziałach, osoby posiadające określony stopień/ tytuł/ specjalizację itp.,
Rodzaje stosunku pracy, czas określony/nieokreślony itp.,
Okresy zatrudnienia pracownika na danym stanowisku,
Raport imienny osób, które uzyskały dany stopień, tytuł, specjalizację, ze wskazaniem: daty uzyskania stopnia/tytułu, miejsca uzyskania stopnia/tytułu, miejsca zatrudnienia pracownika w dacie uzyskania tego stopnia/tytułu, miejsca aktualnego zatrudnienia, zajmowanych stanowisk (w dacie uzyskania tego stopnia/tytułu i obecnie), wymiarów etatu (w dacie uzyskania tego stopnia/tytułu i obecnie), podstawowego/dodatkowego miejsca zatrudnienia,
Struktura zatrudnienia w uczelni (w wydziałach, jednostkach) z podziałem na poszczególne stanowiska i wykształcenie,
Stan etatów dodanych/zlikwidowanych w jednostce organizacyjnej w stosunku do stanu nominalnego wprowadzonego do SYSTEMU lub do stanu na konkretny dzień,
Wykaz dzieci pracowników wg wieku (w latach) lub daty urodzenia,
Miesięczna/roczna karta ewidencji czasu pracy pracownika, w oparciu o kalendarz pracy indywidualny lub obowiązujący w uczelni, uwzględniająca wszystkie rodzaje nieobecności i liczby dni poszczególnych rodzajów nieobecności,
Wykazy pracowników zatrudnionych w wybranym okresie, w wybranych jednostkach organizacyjnych,
Wykazy pracowników zwolnionych w wybranym okresie, w wybranych jednostkach organizacyjnych,
Zestawienia wykorzystania urlopów pracowników w wybranym okresie (urlop zaległy, bieżący wykorzystany, bieżący do wykorzystania)
Wykazy pracowników przebywających na urlopach (bezpłatnych, wychowawczych, dla poratowania zdrowia itd.),
Wykazy kar i nagród udzielonych wybranemu pracownikowi, grupie pracowników w wybranym okresie, jednostce organizacyjnej, wydziale,
Wykazy odznaczeń posiadanych przez pracownika, grupę odznaczonych pracowników w wybranym okresie,
Oceny pracowników w określonym zakresie dat,
Daty ostatniej oceny/ daty następnej oceny wybranej grupy pracowników, np. nauczycieli akademickich zatrudnionych w danym wydziale,
Pracownicy z określonym rodzajem oceny np. negatywną,
Plany urlopowe na dany rok kalendarzowy, w podziale na jednostki, wskazujące ilość dni urlopu zaległego i należnego,
Sprawozdania dla GUS np.: Z-03, Z-05, Z-06, Z-12, Z-13, S-12, MZ88A, PNT-01s oraz ankiety Ośrodka Przetwarzania Danych (ankieta OPI) z uwzględnieniem odpowiedniej szaty graficznej i wszystkich niezbędnych danych,
Wykaz osób, które spełniają warunki do zaliczenia do danego minimum kadrowego (do kierunku studiów, do nadawania stopni i tytułów, do działalności badawczo-rozwojowej),
Wykaz osób, które złożyły oświadczenia o zaliczeniu do danego minimum kadrowego lub do działalności badawczo-rozwojowej w określonym przedziale czasowym,
Wykaz osób zatrudnionych w dodatkowych miejscach pracy,
Wykaz osób zatrudnionych w szpitalach (wg identyfikatorów tych miejsc),
Wykaz osób prowadzących działalność gospodarczą,
Raporty o terminach np. badań lekarskich, szkoleń BHP, okresowych ocen pracy,
Wykaz uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
Wykaz emerytów/rencistów i osób niepełnosprawnych na dany dzień wraz z datami uzyskania uprawnień, numeru uprawnienia, oddziałem ZUS i określenia stopnia niepełnosprawności,
Raport maksymalnego okresu zatrudnienia na stanowisku, np. asystent/ adiunkt,
Raport zmian kadrowych i płacowych (np. wykształcenie, stawki wynagrodzeń, dodatki) dla wybranego pracownika, jednostki organizacyjnej, wydziału, pracodawcy (dysponenta środków), zawierające datę zmiany, dane historyczne i dane po zmianie,
Raporty dla danego pracownika, dla danej jednostki, dla danego źródła finansowania, dla danego dysponenta o wynagrodzeniu za okres od-do – według nominałów i rzeczywistych wypłat dla wszystkich składników wynagrodzenia,
Raport pokazujący pracowników, którzy w danym okresie od-do zmienili dysponenta wynagrodzenia zasadniczego,
Suma faktycznie wypłaconych wynagrodzeń/ wynagrodzeń nominalnych - wynikających z umowy o pracę i in. tytułów - w podziale na wszystkie rodzaje składników wynagrodzenia (stałe i zmienne) oraz źródła ich finansowania, w zdefiniowanym okresie dla: danego pracownika, grupy pracowników, jednostki, źródła finansowania, dysponenta środków,
Informacja o terminach urlopów bezpłatnych, wychowawczych i umów na zastępstwo,
Informacja o istniejących wakatach w jednostce organizacyjnej, wydziale na dany dzień (aktualny, historyczny lub przyszły – z uwzględnieniem informacji wprowadzonych do SYSTEMU)
Wykaz umów okresowych, kończących się w określonym dniu w przyszłości lub określonym przedziale czasowym w przyszłości,
Wykaz osób, dla których WUM jest podstawowym/dodatkowym miejscem pracy,
Informacja o pracownikach pobierających rentę/emeryturę,
Prognoza osiągnięcia stażu, np. do nagrody jubileuszowej, wzrostu dodatku stażowego w danym roku kalendarzowym – planowane kwoty wypłaty,
Raport dla celów PFRON zawierający średnie zatrudnienie za każdy miesiąc (w etatach i osobach),
Wykaz pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności, zawierający: stopień niepełnosprawności, okres obowiązywania orzeczenia, wymiar etatu, jednostkę organizacyjną, stanowisko, okres obowiązywania umowy,
Inne wynikające z przepisów prawa i wymagań Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
SYSTEM umożliwia eksport kompletnych danych zgłoszeniowych z kartoteki osobowej pracowników i członków ich rodzin oraz osób wykonujących prace na podstawie umów cywilnoprawnych.