Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/ibpp3-4512-328-15-as
Timestamp: 2017-10-23 13:36:53
Legal References Found: art. 14
 art. 112
 art. 112
 art. 86
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 86
 art. 106
 art. 112
 art. 106
 art. 106
 art. 218
 art. 86
 art. 29
 art. 86

Document Content:
W zakresie prawa do przechowywania otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych, rachunków, paragonów i innych dokumentów w formie elektronicznej, prawa do przekazywania/dostarczania dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej, które są przechowywane w formie elektronicznej
IBPP3/4512-328/15/AŚinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) w związku z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego z dnia 22 kwietnia 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 643) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 17 kwietnia 2015 r. (data wpływu 20 kwietnia 2015 r.), uzupełnionym pismem z 23 czerwca 2015 r. (data wpływu 25 czerwca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych, rachunków, paragonów i innych dokumentów w formie elektronicznej, prawa do przekazywania/dostarczania dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej, które są przechowywane w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 20 kwietnia 2015 r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z 23 czerwca 2015 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych, rachunków, paragonów i innych dokumentów w formie elektronicznej, prawa do przekazywania/dostarczania dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej, które są przechowywane w formie elektronicznej.
W przedmiotowym wniosku, uzupełnionym pismem z 23 czerwca 2015 r. przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:
Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur oraz
rachunki, paragony i inne dokumenty (dalej zwane łącznie: „dokumentami”) w wersji papierowej, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.
Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do Dokumentów w ramach obowiązującego prawa, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości Dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie części lub całości dokumentów w formie elektronicznej (skanów) w formacie PDF lub TIFF.
Procedura przechowywania/archiwizowania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco: Dokumenty, otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Wnioskodawcę przechowywane, w informatycznym środowisku ECM, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do ECM w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub TIFF. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze wynajętym przez Wnioskodawcę, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku ECM zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych wynajęci przez Wnioskodawcę. Dokumenty przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe.
System informatyczny używany przez Wnioskodawcę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Wnioskodawcę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.
W przyszłości Wnioskodawca zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Wnioskodawcy, papierowe wersje Dokumentów byłyby niszczone.
Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający:
Ponadto na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę wezwania do dostarczenia Dokumentów do konkretnego organu podatkowego/skarbowego/celnego, Dokumenty te będą przekazane w formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku pamięci, płycie CD-R.
Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów w formacie PDF lub TIFF, w sposób zapewniający:
Dokumenty przechowywane elektronicznie w formacie PDF lub TIFF w razie konieczności przedstawienia organom podatkowym/skarbowym/celnym będą przegrane na płyty CD-R, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur/dokumentów. Dokumenty na płytach CD-R będą odzwierciedleniem dokumentów otrzymanych przez Spółkę, nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych zawartych tych dokumentach/fakturach.
Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych, rachunków, paragonów i innych dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz przekazywanie/dostarczanie tych dokumentów do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R...
Czy Wnioskodawca utrzyma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej które są przechowywane w formacie elektronicznym (zostaje zniszczona wersja papierowa)...
W ocenie Wnioskodawcy dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur, rachunków, paragonów zakupowych i innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej.
W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika w ocenie Wnioskodawcy, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.
Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur – od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.
Jak wyjaśniono, archiwizowanie faktur w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich danych (nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych, które powinna zawierać faktura), natomiast autentyczność pochodzenia będzie przejawiała się tym, że Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do skanowania faktur, będą one czytelne.
Reasumując, w świetle przywołanych przepisów (w szczególności art. 112a ustawy o VAT), analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Warunki: zapewnienia autentyczności, integralności treści i czytelności faktur, będą zdaniem Wnioskodawcy w omawianym zdarzeniu przyszłym spełnione. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.
Dodatkowo, jak wcześniej wskazano, przechowywanie przez nabywcę paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, rachunków) w ogóle nie jest przedmiotem regulacji VAT, więc nie podlega restrykcjom. W tym zakresie więc również nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
Zdaniem Wnioskodawcy dopuszczalne jest przekazywanie/dostarczanie dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R. Dokumenty zachowują autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur/dokumentów.
Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2).
Reasumując, jeżeli otrzymane przez Wnioskodawcę faktury bądź zrównane z nimi dokumenty w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia (pod ogólnymi warunkami, wskazanymi powyżej), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.
Zaprezentowane wyżej stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych, które konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.
interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 luty 2015 r., sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ.
W szczególności, jak wskazano ww. interpretacji z 29 stycznia 2013 r., przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie, w jakiej zostały one wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. W konkluzji organ podatkowy stwierdził, że jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (skanów), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych, to będą dawały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w ostatniej powołanej interpretacji (wydanej już na gruncie obowiązujących aktualnie przepisów) potwierdził z kolei, że „przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w tradycyjnej formie, w formie obrazów elektronicznych (...) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami.”
Oczywiście Wnioskodawca ma świadomość, że wskazane interpretacje stanowią rozstrzygnięcia w indywidualnych sprawach i tylko do nich się zawężają. Mając jednak na uwadze postulat spójnego rozumienia prawa podatkowego przez organy podatkowe oraz zasadę zaufania, należy zauważyć, że wykładnia przepisów w analogicznych stanach faktycznych/zdarzeniach przyszłych powinna być jednolita.
Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.
Zatem, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przechowywanie faktur, otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej archiwizacji dokumentów – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodne z powyższymi przepisami.
Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów (w tym rachunków, paragonów), do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Należy się również zgodzić z Wnioskodawcą, że w sytuacji, gdy na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych dopuszczalne jest przekazywanie/dostarczanie dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R. Kwestie te nie są bowiem objęta regulacją przepisów o podatku od towarów i usług.
Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji niezależnie od formy, w jakiej Wnioskodawca otrzyma bądź będzie otrzymywać dokumenty papierowe (tj. faktury oraz rachunki, paragony i inne dokumenty).
Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2013 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4. Natomiast w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Wobec tego, w niniejszej sprawie stwierdzić należy, że w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania dokumentów (faktur oraz rachunków, paragonów i innych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej. W stosunku do tych dokumentów (faktur) Wnioskodawca zachowa prawo obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach).
Należy zaznaczyć, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygniecie.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > IBPP3/4512-328/15/AŚ