Source: http://docplayer.pl/3544608-Serwis-pp-7-951-prawno-pracowniczy-dodatek-kompendium-kadrowe-procedury-dyscyplinowanie-pracownikow-procedura-nakladania-kar-porzadkowych.html
Timestamp: 2018-01-18 10:31:42
Legal References Found: art. 21
 art. 21
 art. 30
 art. 13
 art. 21
 art. 22
 art. 30
 art. 81
 art. 80
 art. 141
 art. 153
 art. 153
 art. 300
 art. 112
 art. 114
 art. 114

Document Content:
Serwis PP 7 (951) Prawno-Pracowniczy. DODATEK: Kompendium Kadrowe procedury Dyscyplinowanie pracowników procedura nakładania kar porządkowych - PDF
Serwis PP 7 (951) Prawno-Pracowniczy. DODATEK: Kompendium Kadrowe procedury Dyscyplinowanie pracowników procedura nakładania kar porządkowych
Download "Serwis PP 7 (951) Prawno-Pracowniczy. DODATEK: Kompendium Kadrowe procedury Dyscyplinowanie pracowników procedura nakładania kar porządkowych"
1 W tym numerze DODATEK: Kompendium Kadrowe procedury Dyscyplinowanie pracowników procedura nakładania kar porządkowych TYGODNIK ISSN NR INDEKSU 33278X 18 lutego 2014 Rok XIX CENA 30 zł (w tym 5% VAT) Serwis PP Prawno-Pracowniczy 7 (951) PROFESJONALNY TYGODNIK SŁUŻB KADROWYCH O TYM SIĘ MÓWI Nowy rodzaj pracy w niedziele i święta Pracodawcy zatrudniający osoby przy wykonywaniu prac polegających na świadczeniu usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej lub urządzeń telekomunikacyjnych, odbieranych poza terytorium RP, będą mogli zlecać im pracę również w niedziele i święta, jeżeli dni te są u odbiorcy usług dniami pracy. Takie zmiany wprowadziła ustawa z 24 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy TEMAT MIESIĄCA Błędy najczęściej popełniane przy sporządzaniu PIT-11 Do najczęściej spotykanych błędów w informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 można zaliczyć niewłaściwy NIP lub PESEL, niewłaściwe wykazanie dochodów zwolnionych od podatku czy nieprawidłowe wykazanie kosztów uzyskania przychodu z praw autorskich. Na te oraz inne błędy należy zwrócić szczególną uwagę, gdyż złożenie prawidłowo sporządzonego PIT-11 zwalnia od konieczności korekty tej deklaracji i ryzyka kontroli PRAWO PRACY Odpracowywanie wyjść prywatnych i innych przerw w czasie pracy Pracownik ma możliwość odpracowywania wyjść prywatnych nieskutkujących tworzeniem nadgodzin. W czasie wyjść prywatnych może odbyć np. wizytę u lekarza czy załatwić sprawę w urzędzie, którego godziny pracy pokrywają się z jego czasem pracy. Pracodawca powinien określić w przepisach wewnętrznych zasady i tryb udzielania takich zwolnień oraz ich odpracowywania WYNAGRODZENIA Naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika w mieniu pracodawcy Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną w mieniu pracodawcy. Podstawowym sposobem naprawienia takiej szkody jest odszkodowanie pieniężne. Jego wysokość zależy od tego, czy do wystąpienia szkody doszło z winy umyślnej, czy też z nieumyślnej ISSN ZUS 20 błędów przy ustalaniu podstawy wymiaru składek Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne są przychody osiągane z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia. Do podstawy nie wliczają się jednak wszystkie przychody ubezpieczonego. Niektóre przychody nie podlegają oskładkowaniu. Pominięcie przychodów, które należy uwzględnić, lub uwzględnienie tych, które należy pominąć, powoduje błędne ustalenie wysokości podstawy wymiaru składek
2 WSKAZÓWKI, JAK BEZBŁĘDNIE ROZLICZYĆ SIĘ Z FISKUSEM I ZAPŁACIĆ NAJNIŻSZY PODATEK! Dowiedz się: Jak rozliczyć działalność gospodarczą w zeznaniu? Jak rozliczyć ulgę prorodzinną na nowych zasadach? Kto jeszcze skorzysta z ulgi na internet? A ponadto: owo wypełnione formularze Pisma Ministerstwa Finansów Orzecznictwo Płyta z programem PIT-y za 2013 W publikacji znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania: Jakie przychody musimy wykazać przed fiskusem? Jak pomniejszyć je o przysługujące koszty? Jak zminimalizować obciążenia podatkowe, korzystając z katalogu dostępnych ulg i zwolnień? Jak obliczyć należny podatek? Kto rozliczy podatek roczny pracownika? Jaki PIT wybiera przedsiębiorca? Jak skorzystać z ulgi na dziecko? Kiedy małżonkowie mogą rozliczać się razem? Informacje i zamówienia: Biuro Obsługi Klienta: , ;
3 SPIS TREŚCI Spis treści AKTUALNOŚCI Przegląd zmian prawa... 4 Kalendarz ważnych terminów... 5 Wskaźniki i stawki... 6 O TYM SIĘ MÓWI Nowy rodzaj pracy w niedziele i święta... 7 TEMAT MIESIĄCA ROZLICZENIE ROCZNE PIT-11 Błędy najczęściej popełniane przy sporządzaniu PIT PRAWO PRACY Odpracowywanie wyjść prywatnych i innych przerw w czasie pracy Czy za 28 dni lutego pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego WYNAGRODZENIA Czy pracodawca musi przekazać informację roczną o podstawie wymiaru składek, jeżeli co miesiąc przekazywał ZUS RMUA BEZPIECZNA PRACA Czy pracownik, który z powodu zbyt niskiej temperatury opuści miejsce pracy, poniesie konsekwencje ŚCIĄGAWKA DLA KADROWEGO Procedura obliczania dodatkowego rocznego wynagrodzenia Procedura ustalania prawa do dodatkowego rocznego wynagrodzenia Z WOKANDY Regulamin wynagradzania obowiązuje pomimo nieścisłości w jego przepisach Naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika w mieniu pracodawcy Jak należy prawidłowo określić miejsce wypłaty wynagrodzenia ZUS 20 błędów przy ustalaniu podstawy wymiaru składek DODATEK Kompendium Kadrowe procedury Dyscyplinowanie pracowników procedura nakładania kar porządkowych BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA nr 7/2014 3
4 AKTUALNOŚCI I. PRZEGLĄD ZMIAN PRAWA Ograniczenie działalności lokacyjnej prowadzonej przez OFE W związku ze zmianami w systemie emerytalnym, które weszły w życie od 1 lutego 2014 r., określone zostały ograniczenia dla Otwartych Funduszy Emerytalnych, takie jak: konieczność ustanowienia zastawu rejestrowego albo hipotek na nieruchomości, udzielania nieodwołalnej gwarancji lub poręczenia przez bank, Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego, inny podmiot dla funduszu. Lokaty funduszu nie mogą stanowić więcej niż 20% jednej emisji, a gdy udział papierów wartościowych spółki w aktywach funduszu przekracza 2%, lokaty funduszu nie mogą stanowić więcej niż 10% jednej emisji. Takie zmiany wprowadziło od 1 lutego 2014 r. rozporządzenie Rady Ministrów z 28 stycznia 2014 r. w sprawie dodatkowych ograniczeń w zakresie prowadzenia działalności lokacyjnej przez fundusze emerytalne (DzU z 2014 r. poz. 139). Obowiązek informacyjny funduszy emerytalnych W związku ze zmianami w zakresie członkostwa w OFE Rada Ministrów wydała rozporządzenie w zakresie obowiązku informacyjnego funduszu. Rozporządzenie określa szczegółowo termin oraz treść informacji, jaką fundusze muszą przekazywać swoim członkom. Fundusze co 12 miesięcy (lub na żądanie ubezpieczonego) będą musiały informować o środkach znajdujących się na rachunku, terminach dokonywanych w tym okresie wpłat składek i wypłat transferowych oraz przeliczeniu ich na jednostki rozrachunkowe. Obowiązkowo będą zamieszczane informacje o zasadach i celu inwestycyjnym danego OFE wraz ze wskaźnikami, do których będą porównywane osiągane przez fundusz stopy zwrotu. Informacja ta będzie przekazywana w trybie i formie uzgodnionej z członkiem funduszu. Takie zmiany przewiduje rozporządzenie Rady Ministrów z 23 stycznia 2014 r. w sprawie obowiązków informacyjnych funduszy emerytalnych (DzU z 2014 r. poz. 142), które obowiązuje od 1 lutego 2014 r. Powiadomienie przez OFE o zawarciu umowy z ubezpieczonym Zmiany w zakresie obowiązku OFE wynikają ze zniesienia możliwości uzyskania członkostwa w wyniku losowania otwartego funduszu. Obecnie członkostwo w OFE nie jest obowiązkowe, zatem konieczne było wydanie nowego rozporządzenia, szczegółowo regulującego proces zawarcia umowy lub zmiany dotychczasowego OFE przez ubezpieczonego. Od 1 lutego br. OFE mają obowiązek przekazywania do ZUS informacji o danych osobowych i dacie zawarcia umowy z funduszem. ZUS informuje Komisję Nadzoru Finansowego o zestawieniach otrzymanych z OFE. Zgłoszenie niespełniające wymogów rozporządzenia zostanie odrzucone w całości lub w części. Wówczas OFE ma obowiązek poinformować swojego członka o odmowie przyjęcia przez ZUS zgłoszenia z podaniem przyczyny odmowy przyjęcia zgłoszenia. Takie zmiany od 1 lutego 2014 r. wprowadziło rozporządzenie Rady Ministrów z 23 stycznia 2014 r. w sprawie trybu i terminu powiadamiania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przez otwarty fundusz emerytalny o zawarciu umowy z członkiem oraz dokonywania wypłaty transferowej (DzU z 2014 r. poz. 143). Kwalifikacje zawodowe w urzędzie morskim Od 18 lutego 2014 r. wykształcenie wyższe o specjalności inżynieria ruchu morskiego, kurs odpowiedniej specjalności oraz 3 lata pracy w charakterze operatora służby kontroli ruchu statków będą dodatkowo pozwalały na wykonywanie pracy na stanowisku starszego operatora służby kontroli ruchu statków w urzędzie morskim. Takie zmiany wprowadziło rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2014 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (DzU z 2014 r. poz. 160). Bez dodatku za nadgodziny w samorządzie Urzędnicy samorządowi (pełniący funkcje kierownicze) wykonujący swoją pracę powinni być w pełnej dyspozycyjności i nie mogą domagać się dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych. W zamian mają np. prestiż, stabilność zatrudnienia i zapewnione regularne wynagrodzenie. Tak orzekł Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 21 stycznia 2014 r. (P 26/12, DzU z 2014 r. poz. 136). Uposażenia funkcjonariuszy i żołnierzy zawodowych w czasie niezdolności do pracy Żołnierze zawodowi, policjanci, strażacy oraz inni funkcjonariusze stracą prawo do 100% uposażenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby czy opieki nad chorym oraz zdrowym członkiem rodziny. Po zmianie funkcjonariusze i żołnierze będą otrzymywać 80% uposażenia za okres orzeczonej niezdolności do pracy lutego 2014 roku
5 AKTUALNOŚCI Prawo do 100% uposażenia zachowają osoby, które uległy wypadkowi w czasie pełnienia służby lub których choroba powstała w związku ze szczególnymi jej właściwościami lub warunkami, uległy wypadkowi w drodze do i z miejsca pełnienia służby, chorują w czasie ciąży, poddały się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek, oddadzą krew w publicznych placówkach krwiodawstwa, stały się niezdolne do służby w czasie oddelegowania do pełnienia służby poza granicami państwa, zachorowały, ponieważ narażały swoje zdrowie lub życie, ratując życie lub mienie innych osób. Zmiana ustawy zakłada, że wszystkie środki finansowe zaoszczędzone w wyniku zmniejszenia uposażeń do 80% zostaną przeznaczone na nagrody za wykonywanie zadań służbowych w zastępstwie nieobecnych policjantów. Wprowadzająca takie zmiany ustawa z 24 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o Policji, ustawy o Straży Granicznej, ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, ustawy o Biurze Ochrony Rządu, ustawy o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, ustawy o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych, ustawy o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, ustawy o służbie funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego, ustawy o Służbie Więziennej oraz niektórych innych ustaw ma wejść w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 30 dni od ogłoszenia (druk nr 1497). Ustawa została przekazana do Senatu. Wynagrodzenia sędziów i prokuratorów za okres niezdolności do pracy Prokuratorzy oraz sędziowie będą mieli prawo do 80% wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, obecnie mają prawo do 100% wynagrodzenia. Wynagrodzenie w wysokości 80% będzie wypłacane nie dłużej niż przez rok. Po rocznej niezdolności do pracy sędzia lub prokurator będzie mógł przejść lub być przeniesiony w stan spoczynku. Wynagrodzenie sędziów i prokuratorów za czas niezdolności do pracy nie zostanie obniżone do 80%, jeżeli przyczyną choroby będzie wypadek przy pracy, w drodze do pracy (lub z pracy), gdy choroba będzie wynikiem szczególnych właściwości lub warunków wykonywania czynności prokuratora lub sędziego, będzie obejmować okres ciąży lub niemożność świadczenia pracy będzie spowodowana poddaniem się badaniom przewidzianym dla dawców tkanek i komórek. Ustawa z 24 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o prokuraturze, ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz ustawy o Sądzie Najwyższym (druk nr 1502) ma wejść w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 30 dni od ogłoszenia. Zmiany ustawy obecnie będą przedmiotem obrad Senatu. Kandydowanie na stanowiska sędziowskie Kandydaci do objęcia stanowiska sędziego (z wyjątkiem kandydatów na sędziów sądów wojskowych oraz administracyjnych) będą zakładać konta w systemie teleinformatycznym, obsługującym to postępowanie. Usprawniony ma być również obieg dokumentów w trakcie postępowania kwalifikacyjnego. W systemie mają się znajdować wszystkie informacje i dokumenty dotyczące kandydata, niezbędne w toku postępowania nominacyjnego. W tym samym czasie kandydat będzie mógł zarejestrować się tylko w jednym postępowaniu. Pozwoli to na skrócenie procedury powoływania kandydatów na wolne stanowiska sędziowskie. Takie regulacje wynikają z ustawy z 24 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (druk 1639). Ustawa została skierowana do Senatu. Ma obowiązywać od 1 października 2014 r. II. KALENDARZ WAŻNYCH TERMINÓW II 2014 r. 20 lutego wpłata na PFRON i złożenie deklaracji (DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b, DEK-W) i informacji (INF-1) za styczeń 2014 r., wpłata zaliczki na podatek dochodowy od dokonanych w styczniu 2014 r. m.in. wypłat ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, wypłat należności i świadczeń np. z tytułu działalności wykonywanej osobiście, w tym z umów zlecenia i o dzieło, zawiadomienie o wyborze uproszczonej formy wpłacania zaliczek przez podatnika prowadzącego pozarolniczą działalność gospodarczą, który po raz pierwszy wybierze tę formę wpłacania zaliczek, zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wyborze kwartalnego sposobu wpłacania zaliczek przez małych podatników oraz podatników rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej, którzy wybrali tę formę wpłacania zaliczek. OPRAC. KATARZYNA KALATA, DANUTA KOŚKA BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA nr 7/2014 5
6 AKTUALNOŚCI III. WSKAŹNIKI I STAWKI PRAWO PRACY Minimalne wynagrodzenie pracowników Termin obowiązywania Minimalne wynagrodzenie Minimalne wynagrodzenie w pierwszym roku pracy (80%) od 1 stycznia 2014 r zł 1344 zł Świadczenie urlopowe nauczycieli Okres obowiązywania (DzU z 2002 r. nr 200, poz. 1679, ost.zm. DzU z 2005 r. nr 157, poz. 1314; DzU z 2013 r. poz. 1074) Wysokość świadczenia urlopowego Od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. 1093,93 zł* * Przypadająca na jednego nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć, pozostającego w stosunku pracy przez cały rok szkolny. ZUS (j.t. DzU z 2006 r. nr 97, poz. 674, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1421; j.t. DzU z 2012 r. poz. 592, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1645) Składki na ubezpieczenia pracowników przebywających na urlopach wychowawczych Ubezpieczenia emerytalne i rentowe Ubezpieczenie zdrowotne Maksymalna podstawa wymiaru Minimalna podstawa wymiaru Okres obowiązywania składek składek Podstawa wymiaru składki 60% kwoty prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia Kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. 2247,60 zł 1260 zł 520 zł od 1 września do 31 grudnia 2013 r. 2227,80 zł 1200 zł 520 zł Okres obowiązywania Maksymalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne od 1 czerwca do 31 sierpnia 2013 r. 2244,03 zł 520 zł od 1 marca do 31 maja 2013 r. 2214,18 zł 520 zł (j.t. DzU z 2013 r. poz. 1442, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1717; j.t. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027, ost. zm. DzU z 2014 r. poz. 24; j.t. DzU z 2013 r. poz. 1456, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1650) ODPIS NA ZFŚS Pod sta wa na li cze nia W 2014 r. pod sta wą do ob li cze nia wy so ko ści od pi su na zfśs jest kwo ta 2917,14 zł (przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w dru gim pół ro czu 2010 r.). (j.t. DzU z 2012 r. poz. 592, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1645; MP z 2011 r. nr 15, poz. 156) Wysokość odpisów w 2014 r. Odpis podstawowy Wysokość odpisu na jednego pracownika 37,5% 1093,93 zł na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu 1458,57 zł przepisów o emeryturach pomostowych 50% na jednego młodocianego w pierwszym roku nauki 5% 145,86 zł na jednego młodocianego w drugim roku nauki 6% 175,03 zł na jednego młodocianego w trzecim roku nauki 7% 204,20 zł Zwiększenia dobrowolne na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, 182,32 zł wy so kość od pi su można zwiększyć o 6,25% na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy zfśs może być zwiększony o 6,25% 182,32 zł na każdą zatrudnioną osobę fundusz można zwiększyć o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem 218,79 zł przeznaczenia całości tych zwiększeń odpisu na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę (j.t. DzU z 2012 r. poz. 592, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1645) Stan prawny na 6 lutego 2014 r. Najnowsze zmiany zaznaczono pogrubioną czcionką lutego 2014 roku
7 O TYM SIĘ MÓWI DANUTA KOŚKA specjalista z zakresu prawa pracy Nowy rodzaj pracy w niedziele i święta Pracodawcy zatrudniający osoby przy wykonywaniu prac polegających na świadczeniu usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej lub urządzeń telekomunikacyjnych, odbieranych poza terytorium RP, będą mogli zlecać im pracę również w niedziele i święta, jeżeli dni te są u odbiorcy usług dniami pracy. Takie zmiany wprowadziła ustawa z 24 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy. Nowelizacja wprowadza rozszerzenie istniejącego w art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: k.p.) katalogu rodzajów pracy, których wykonywanie jest dozwolone w niedziele i święta oraz przewiduje rekompensatę za pracę w takim przypadku (art k.p.). Obecnie w niedziele i święta praca jest dopuszczalna m.in. w transporcie i komunikacji, hotelarstwie czy zakładach opieki zdrowotnej, a także w ruchu ciągłym. Dodatkowy rodzaj pracy w niedziele i święta Nowelizacja dopuszcza świadczenie przez pracowników w Polsce pracy w niedziele i święta na rzecz przedsiębiorców zagranicznych. Dotyczy to głównie pracowników firm świadczących usługi transgraniczne (centra biznesowe, informatyczne i firmy świadczące usługi globalne, wykonujące usługi na rzecz kontrahentów zagranicznych). Praca w niedziele i święta będzie dozwolona w przypadku wykonywania zadań z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na rzecz zagranicznego przedsiębiorcy, a także jego oddziału lub przedstawicielstwa. Dopuszczalność wykonywania takiej pracy wynika ze zróżnicowania dni wolnych od pracy (bądź stref czasowych) obowiązujących w różnych krajach. Ze względu na inne kalendarze świąt w niektórych krajach nie obowiązuje dzień wolny od pracy, np. w drugi dzień świąt Wielkiej Nocy czy Bożego Narodzenia. Po zmianie przepisów pracodawca zatrudniający pracowników świadczących pracę w centrach transgranicznych będzie mógł zlecić pracę w te dni, a także np. 3 maja czy 15 sierpnia, które są dniami wolnymi w Polsce. Przyjmijmy, że pracodawca świadczący usługi informatyczne w Poznaniu, współpracujący z kontrahentem chińskim, w kwietniu dostanie duże zlecenie na wykonanie projektu informatycznego na rzecz odbiorcy w Zjednoczonych Emiratach Arabskich. Jeżeli okaże się, że stan wykonania prac będzie uzasadniał dodatkową pracę w święto, w celu terminowej realizacji zlecenia, będzie mógł polecić pracownikom (lub niektórym z nich) wykonywanie pracy również 21 kwietnia 2014 r., tj. w drugi dzień świąt Wielkiej Nocy. Takie postępowanie pracodawcy będzie uzasadnione i prawidłowe. Po poprawce wprowadzonej przez Senat dopuszczalne będzie również zatrudnianie w takie dni osób, które będą zapewniać wykonywanie pracy w centrach transgranicznych. Chodzi m.in. o pracowników: recepcji, portierni czy obsługi systemów informatycznych. Nowelizacja oznacza dla pracodawcy możliwość zatrudniania pracowników w niedzielę lub święto, nie będzie to jednak obowiązkiem pracodawcy. Rekompensowanie pracy w dzień wolny Do Kodeksu pracy wprowadzono również zmianę dotyczącą rekompensowania pracy przy usługach transgranicznych w święto lub niedzielę. Ma się to odbywać na takich samych zasadach, jakie obowiązują w przypadku innych prac dopuszczalnych w te dni. W zamian za pracę w niedzielę pracodawca ma zapewnić pracownikowi dzień wolny w ciągu 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, zaś za pracę w święto w ciągu okresu rozliczeniowego. Jeżeli wykorzystanie wolnego za te dni nie będzie możliwe, pracownikowi należy się dodatek (100% za każdą godzinę pracy w niedzielę lub święto). BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA nr 7/2014 7
8 TEMAT MIESIĄCA ROZLICZENIE ROCZNE PIT-11 TOMASZ KRÓL konsultant podatkowy, prawnik specjalizujący się w prawie gospodarczym i podatkowym, trener, autor kilkuset publikacji fachowych Błędy najczęściej popełniane przy sporządzaniu PIT-11 Do najczęściej spotykanych błędów w informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 można zaliczyć niewłaściwy NIP lub PESEL, niewłaściwe wykazanie dochodów zwolnionych od podatku czy nieprawidłowe wykazanie kosztów uzyskania przychodu z praw autorskich. Na te oraz inne błędy należy zwrócić szczególną uwagę, gdyż złożenie prawidłowo sporządzonego PIT-11 zwalnia od konieczności korekty tej deklaracji i ryzyka kontroli. W razie wykrycia błędów w PIT-11 za 2013 r., korekty można dokonać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Niewłaściwie wykazany NIP Najczęstszym błędem popełnianym w PIT-11 jest podanie niewłaściwego numeru identyfikacyjnego. W PIT-11 wpisuje się NIP (płatnika) i PESEL (pracownika albo zleceniobiorcy). Może się zdarzyć np. zamiana tych numerów. Płatnik, który wbrew obowiązkowi nie podaje numeru identyfikacji podatkowej lub podaje numer nieprawdziwy, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (art pkt 3 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy, dalej: k.k.s.). Dlatego, usuwając błędy związane z niewłaściwym numerem identyfikacyjnym, warto zastosować tzw. czynny żal. Jest to instytucja, która pozwala płatnikowi uwolnić się od ryzyka nałożenia na niego grzywny. Warunkiem jest złożenie zawiadomienia o naruszeniu prawa, zanim dowiedzą się o nim urzędnicy. Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu (art k.k.s.). Zawiadomienie to nie ma wzoru urzędowego. Błędne określenie miejsca zamieszkania zleceniobiorcy PIT-11 jest wysyłany do podatnika. Deklarację tę otrzymuje także urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania podatnika. W przypadku sporządzania PIT-11 za 2013 r. już po zakończeniu roku właściwy urząd skarbowy określa się według miejsca zamieszkania podatnika na 31 grudnia 2013 r. Na wypadek kontroli pracodawca powinien dysponować dowodem, że informacje o wykazanym w PIT-11 miejscu zamieszkania przekazał mu pracownik albo zleceniobiorca. Takim dowodem może być nawet . Przy czym pracodawca nie ma obowiązku weryfikacji prawdziwości informacji przekazanej mu przez pracownika o jego miejscu zamieszkania. Pracodawca sporządzający PIT-11 za 2013 r. po zakończeniu roku nie ma obowiązku sprawdzania, gdzie na koniec roku mieszkał pracownik albo zleceniobiorca. Po wystawieniu PIT-11 za 2013 r. płatnik może otrzymać od podatnika informację o zmianie miejsca zamieszkania na koniec 2013 r. powodującej zmianę właściwego urzędu skarbowego. Należy wtedy skorygować PIT-11. Czasami można się spotkać z poglądem, że w takiej sytuacji wystarczy do właściwego urzędu skarbowego wysłać kserokopię PIT-11 złożonego w innym urzędzie. Przepisy nie przewidują takiego rozwiązania bezpieczniejszym rozwiązaniem jest korekta lutego 2014 roku
9 TEMAT MIESIĄCA ROZLICZENIE ROCZNE PIT-11 Niewłaściwy wiersz albo pozycja w PIT-11 Częstym błędem w PIT-11 jest umieszczanie prawidłowej kwoty przychodu, ale w niewłaściwym wierszu i pozycji. Pracodawca wypłacał pracownikom ekwiwalent pieniężny z tytułu używania w pracy własnej odzieży i obuwia roboczego. Pracodawca przyznał ekwiwalent wszystkim pracownikom w zryczałtowanej wysokości. Świadczenie to miało dwie cechy było niezależne od tego, na jakim stanowisku pracownik pracuje, oraz każdy pracownik otrzymywał taki sam ekwiwalent. Wartość ekwiwalentu nie miała też związku z cenami rynkowymi ubrań czy kosztami prania odzieży i konserwacji obuwia. W grudniu 2013 r. pracodawca przeczytał artykuł fachowy, z którego wynikało, że w przypadku kontroli fiskus uzna, że pracownicy otrzymujący tak szeroko rozumiany ekwiwalent nie mogą skorzystać ze zwolnienia podatkowego. Pracodawca nie chciał już korygować zaliczek na podatek dochodowy za 2013 r., gdyż chodziło o niewielką kwotę (90 zł dla każdego pracownika w skali całego 2013 r.). Umówił się z pracownikami, że to oni zapłacą w swoich zeznaniach rocznych podatek od 90 zł. Pracodawca wykazał w PIT-11 każdego pracownika wartość ekwiwalentu w pozycji 62 jako przychód z innych źródeł. Pracodawca postąpił niewłaściwie. Prawidłowa kwalifikacja dla ekwiwalentu to przychody ze stosunku pracy, czyli pozycja 25. Wykazanie w PIT-11 przychodu z innych źródeł może być odczytane przez organ podatkowy jako wskazówka, że być może w 2013 r. pracodawca nie pobrał od świadczeń pracowniczych zaliczki na podatek dochodowy. Kwalifikacja wypłaty na rzecz pracownika jako przychód z innych źródeł ma ukryć ten fakt. Cechą przychodów z innych źródeł jest to, że nie pobiera się od nich zaliczki na podatek (jednak te przychody z innych źródeł wykazuje się w PIT-8C). W 2013 r. pracodawca wykupił dla pracownika abonament medyczny (wartość rocznej opłaty 890 zł) i polisę OC (wartość rocznej składki 560 zł). Od tych świadczeń nie została odprowadzona zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych. Księgowa zakwalifikowała 1450 zł ( zł) jako przychód z innych źródeł (pozycja 62). Po złożeniu PIT-11 zmieniła kwalifikację i postanowiła skorygować PIT-11. Ostatecznie wykazała tę kwotę jako przychód ze stosunku pracy (pozycja 25). Księgowa złożyła czynny żal, informując urząd skarbowy o błędzie w postaci niepobrania zaliczki na podatek PIT od 1450 zł. Pracodawca zapłacił zaległą zaliczkę z własnych środków wraz z odsetkami. Pracodawca podpisał porozumienie z pracownikiem, który zgodził się na pomniejszenie pensji wypłacanej w okresie styczeń czerwiec 2014 r. o raty pokrywające równowartość zaliczki. Korygując PIT-11, księgowa nie wykazała w nim zapłaconej zaliczki od 1450 zł, gdyż tę zapłacono dopiero w 2014 r. 50% koszty uzyskania przychodu od umów autorskich Szczególnie łatwo pomylić wiersz i rubrykę w PIT-11 w sprawie 50% kosztów uzyskania przychodu z praw autorskich. Koszty te wykazuje się w dwóch miejscach PIT-11: pozycja 31 (dla twórców pracowników) i pozycja 57 (dla twórców niepracowników). Jest jeszcze pozycja 46, w której wpisuje się koszty podatkowe dla np. umów o dzieło niezwiąza- Wykazanie 50% kosztów uzyskania przychodu w PIT-11 Podstawa wypłaty wynagrodzenia Pracownik stworzył utwór, pracodawca zastosował 50% koszty uzyskania przychodu Na podstawie umowy zostało stworzone dzieło, ale nie dopełniono formalności wymaganych przez prawo autorskie Twórca niebędący pracownikiem stworzył utwór, pracodawca zastosował 50% koszty uzyskania przychodu Pozycja w PIT-11 Pozycja 30 jest przeznaczona dla przychodu, pozycja 31 dla 50% kosztów uzyskania przychodu. Twórca potrafi wykazać przed fiskusem, że skorzystał z praw autorskich Pozycja 46 jest przeznaczona dla rozliczenia umów, przy których nie doszło do wypłaty wynagrodzenia z tytułu korzystania przez twórcę z praw autorskich lub rozporządzania przez nich tymi prawami Pozycja 56 dla przychodu, pozycja 57 dla 50% kosztów uzyskania przychodu. Twórca potrafi wykazać przed fiskusem, że skorzystał z praw autorskich BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA nr 7/2014 9
10 TEMAT MIESIĄCA ROZLICZENIE ROCZNE PIT-11 nych z prawami autorskimi. Płatnicy mogą mieć problem z wybraniem właściwej rubryki w sytuacji, gdy są wątpliwości, czy do danej umowy należało zastosować przepisy prawa autorskiego. Twórca ma prawo do 50% kosztów z tytułu korzystania z praw autorskich lub rozporządzania przez nich tymi prawami. Zastosowanie kosztów uzyskania przychodów w wysokości 50% jest możliwe, gdy twórca uzyska przychód za wykonanie czynności będącej przedmiotem prawa autorskiego lub pokrewnego oraz gdy twórca dokona rozporządzenia prawami autorskimi do swojego utworu. Rozporządzenie to może mieć dwie formy: prawa autorskie przejdą na zamawiającego utwór, twórca udzieli licencji na korzystanie z praw autorskich. Jeżeli wypłata na rzecz twórcy nie będzie wprost wskazywać, że wynika ona z tych tytułów, fiskus może zakwestionować zastosowanie 50% kosztów. Najczęstszy problem z wykazaniem praw autorskich w PIT-11 to sytuacja, kiedy pracodawca nie zastosował w 2013 r. 50% kosztów, a np. 20% (np. dlatego, że błąd popełnił dział księgowości). Możliwe też, że pracodawca uważał, że nie wypłacił należności związanej z korzystaniem z praw autorskich, a pracownik ma w tej sprawie odmienny pogląd. Obowiązuje tu następująca zasada wykazujemy w PIT-11 takie decyzje, jakie podjął płatnik w 2013 r. Do momentu skorygowania przyjętego sposobu rozliczenia dochodów autorskich za lata minione nie korygujemy też PIT-11. W praktyce sporne sytuacje z kosztami autorskimi są rozwiązywane w ten sposób, że pracownik albo zleceniobiorca ignoruje informację z PIT-11 o tym, że np. zdaniem pracodawcy ma prawo tylko do 20% kosztów uzyskania przychodu. Składając zeznanie roczne za 2013 r., taka osoba wykaże 50% koszty uzyskania przychodu i wystąpi o zwrot nadpłaty. Płatnik zawyżył bowiem wysokość zaliczki, stosując niższe koszty podatkowe (20% albo koszty pracownicze zamiast 50%). Błąd ten nie spowodował uszczerbku w dochodach fiskusa, gdyż pracodawca zawyżył zaliczkę. Mamy jednak sprzeczność między PIT-11 za 2013 r. (wykazanie 20% kosztów) a np. PIT-37 pracownika (wykazanie 50% kosztów). Porównanie PIT-11 i PIT-37 to podstawowa metoda weryfikacji zeznań rocznych. Organy podatkowe mogą więc rozpocząć postępowanie w tej sprawie przeciwko podatnikowi albo płatnikowi. W praktyce najczęściej zainteresują się podatnikiem. To pracownik albo zleceniobiorca uzyska korzyść w postaci nadpłaty. Zatem prawdopodobnie to właśnie te osoby zostaną poproszone o wyjaśnienie sprzeczności między swoim zeznaniem a PIT-11. W PIT-11 za 2013 r. płatnik wykazał, że student osiągnął przychód 4000 zł przy 20% kosztach podatkowych (jak przy umowie zlecenia). Przedmiotem umowy było wykonanie przez studenta strony internetowej dla płatnika. Umowa nie zawierała żadnych zapisów o przejściu praw autorskich albo udzieleniu licencji do projektu strony www. Płatnik uważał, że w 2013 r. tylko testował prawidłowość wykonania strony www i dopiero w 2014 r. zadecyduje o zakupie licencji do projektu. Dlatego wynagrodzenie 4000 zł rozliczył, stosując 20% koszty podatkowe. Student twierdził zaś, że licencji udzielił płatnikowi ustnie w obecności świadków i w zeznaniu rocznym za 2013 r. zastosował 50% koszty podatkowe. Organ podatkowy powziął wątpliwość, porównując PIT-37 i PIT-11, czy ma zwrócić nadpłatę i wszczął postępowanie w tej sprawie. W 2013 r. ustawodawca wprowadził limit dla 50% kosztów uzyskania przychodu. Wynosi on zł, co odpowiada przychodom z praw autorskich w wysokości zł. Po przekroczeniu limitu płatnik zaprzestaje potrącania 50% kosztów uzyskania przychodów do części wynagrodzenia pracownika albo zleceniobiorcy związanej z prawami autorskimi, stosując koszty zerowe (interpretacja indywidualna z 4 lipca 2013 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPB2/ /13 2/MK). Informatyk nieprowadzący działalności gospodarczej udzielił przedsiębiorcy 5 licencji na stworzone przez siebie programy informatyczne. Wartość tych licencji to zł. Przedsiębiorca rozliczył zaliczkę na podatek dochodowy, przyjmując koszty uzyskania przychodu w wysokości zł. Księgowość firmy nie zwróciła uwagi, że łączna wartość zastosowanych kosztów przekracza o zł limit zł. Błąd wynikł z tego, że firma składa się z 4 oddziałów i poszczególne struktury firmy osobno negocjowały poszczególne umowy. Błąd został wykryty po wysłaniu PIT-11. Przedsiębiorca wpłacił zaliczkę wraz z odsetkami w prawidłowej wysokości, złożył czynny żal, podpisał z informatykiem porozumienie w sprawie zwrotu równowartości wpłaconej zaliczki i skorygował PIT-11 w zakresie pozycji koszty uzyskania przychodu w pozycji 57 PIT-11. Dochód zwolniony od podatku W PIT-11 (część E, kolumna e ) należy wykazać dochody zwolnione od podatku. Część podatników lutego 2014 roku
11 TEMAT MIESIĄCA ROZLICZENIE ROCZNE PIT-11 nie zwraca uwagi na przypis 4 w tej części formularza. Odsyła on do informacji o tym, że nie uwzględnia się w PIT-11 przychodów wolnych od podatku na podstawie przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) oraz przychodów, od których na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa zaniechano poboru podatku. W kolumnie e należy jednak wykazać dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych. Pracodawca przyznał pracownikowi zapomogę w kwocie 2000 zł z uwagi na zniszczenie mieszkania pracownika. Zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych są wolne od podatku dochodowego. Pracodawca uznał, że zapomoga spełnia przesłanki skorzystania ze zwolnienia z podatku PIT i kwotę 2000 zł wpisał do rubryki 28. Jest to nieprawidłowe postępowanie, gdyż zapomoga ta jest zwolniona z opodatkowania. W PIT-11 w części F ujawnia się informacje o przychodach zwolnionych od podatku. Są to przychody otrzymywane z zagranicy (zob. art. 21 ust. 1 pkt 74 updof), m.in. renty inwalidzkie z tytułu inwalidztwa wojennego oraz przychody pochodzące ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej (zob. art. 21 ust. 1 pkt 46 updof). Przejęcie zakładu pracy W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy (art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy). Przepis ten wprowadza automatyczną zmianę pracodawcy bez rozwiązania umów o pracę z pracownikami. Dlatego obowiązek sporządzenia PIT-11 w sytuacji przejścia zakładu pracy w 2013 r. obciąża nowego pracodawcę. Sporządzenie PIT-11 przez poprzedniego pracodawcę będzie błędem. W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę informację PIT-11 dla przejętych pracowników sporządza nowy pracodawca. Ryczałt 200 zł Na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 5a updof od przychodów z działalności wykonywanej osobiście pobiera się 18% zryczałtowany podatek dochodowy. Ten sposób opodatkowania stosuje się, gdy są jednocześnie spełnione 3 warunki: kwota należności jest określona w umowie (np. zlecenia), umowa jest zawarta z osobą niebędącą pracownikiem płatnika, wartość należności nie przekracza 200 zł. Płatnik kwot opodatkowanych ryczałtem nie wykazuje w PIT-11, natomiast w terminie do końca stycznia następnego roku ma obowiązek uwzględnić je w zbiorczej deklaracji PIT-8AR. PODSTAWA PRAWNA: art. 13 pkt 2 i 5 9, art. 21 ust. 1 pkt 26, 46, 74, art. 22 ust. 9 9a, art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. DzU z 2012 r. poz. 361; ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1717), art pkt 3 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (j.t. DzU z 2013 r. poz. 186; ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1304), art. 81 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. DzU z 2012 r. poz. 749; ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1289), załączniki nr 7 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z 6 sierpnia 2013 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (DzU z 2013 r. poz. 1054). W następnym numerze Serwisu PP w Temacie miesiąca przedstawimy rozmowę z doradcą podatkowym Grzegorzem Ziółkowskim dotyczącą problemów związanych ze sporządzeniem i korektą PIT-11. BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA nr 7/
12 PRAWO PRACY zwolnienia od pracy JAKUB ZIARNO prawnik, trener i autor z kilkunastoletnią specjalizacją z zakresu prawa pracy, były inspektor Państwowej Inspekcji Pracy, obecnie prowadzi własną firmę doradczą Odpracowywanie wyjść prywatnych i innych przerw w czasie pracy Pracownik ma możliwość odpracowywania wyjść prywatnych nieskutkujących tworzeniem nadgodzin. W czasie wyjść prywatnych może odbyć np. wizytę u lekarza czy załatwić sprawę w urzędzie, którego godziny pracy pokrywają się z jego czasem pracy. Pracodawca powinien określić w przepisach wewnętrznych zasady i tryb udzielania takich zwolnień oraz ich odpracowywania. Obecnie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowywania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Takie zmiany wprowadziła od 23 sierpnia 2013 r. nowelizacja ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, dalej: k.p. Nie rozwiała ona jednak wszystkich wątpliwości związanych z odpracowywaniem przez pracowników wyjść prywatnych. Odpoczynek dobowy i tygodniowy Jedyne ograniczenie, jakie wprowadził ustawodawca, normując wyjścia prywatne, polega na tym, że odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownik świadczy pracę od godz do godz codziennie od poniedziałku do piątku. Wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o zgodę na wyjście w sprawach prywatnych we wtorek od godz do godz oraz w środę od godz do godz Jednocześnie zaproponował, że odpracuje czas wyjścia prywatnego w czwartek od godz do godz Pracodawca mógłby zaakceptować jedynie wniosek w zakresie od godz do godz , gdyż tylko w tym przypadku zachowany zostanie odpoczynek dobowy. Brakująca godzina może zostać odpracowana w innym dniu (również z uwzględnieniem minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych). Tryb ustalania odpracowywania wyjść prywatnych W przepisach nie określono: trybu ustalania czasu odpracowania wyjścia prywatnego, skutków nieodpracowania przez pracownika przerwy w pracy związanej z wyjściem prywatnym czy też zasad kontroli prawidłowości korzystania przez pracowników z możliwości wyjścia w czasie pracy. Należy przyjąć, że sposób korzystania przez pracowników z wyjść prywatnych i odpracowywania tych wyjść pracodawca powinien określić w przepisach wewnątrzzakładowych lub też w drodze ustaleń z pracownikiem. Takie jest również stanowisko resortu pracy. Zasady odpracowania wyjść prywatnych ustala się w przepisach zakładowych lub porozumieniu ( ) Poza wymogiem, aby udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych nastąpiło na piśmie, przepis ten [tj. art k.p. przyp. red.] nie odnosi się i nie reguluje zasad i warunków udzielania tego zwolnienia, a także zasad i warunków jego odpracowania. Kwestie te mogą być przedmiotem regulacji wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy) lub też mogą być ustalane każdorazowo na mocy porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Wyjaśnienia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 28 sierpnia 2013 r. w sprawie odpracowywania wyjść prywatnych lutego 2014 roku
13 PRAWO PRACY Wzór wniosku o zgodę na wyjście prywatne z propozycją terminu odpracowania... (oznaczenie pracownika).... (miejscowość i data).... (oznaczenie pracodawcy) Wniosek o zwolnienie na załatwienie spraw osobistych Zwracam się z prośbą o udzielenie mi zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych w dniu. w godzinach od..... do (podpis pracownika) Decyzja pracodawcy: Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody.... (data i podpis pracodawcy) Jednocześnie na termin odpracowania proponuję dzień.... w godzinach od... do (podpis pracownika) Decyzja pracodawcy: Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody.... (data i podpis pracodawcy) Wniosek o zgodę na wyjście prywatne i ustalanie terminu odpracowania Wniosek o zwolnienie z pracy w celu załatwienia spraw osobistych pracownik powinien złożyć w formie pisemnej. Nie wystarczy więc jego ustne wystąpienie w tej sprawie. Nie określono w przepisach w sposób wyraźny i jednoznaczny, jak ustalać termin odpracowania wyjścia prywatnego. Ułatwieniem dla pracodawcy (również w celach dowodowych) będzie przyjęcie zasady, że ustalony przez strony termin odpracowania jest potwierdzany przez pisemny wniosek pracownika. W praktyce korzystnym rozwiązaniem może być także połączenie wniosku pracownika o zgodę pracodawcy na wyjście w sprawach osobistych z jednoczesną propozycją co do terminu odpracowania. Książka wejść i wyjść W wielu zakładach pracy do tej pory jedynym dokumentem stosowanym w zakresie ewidencjonowania zwolnień w związku ze sprawami osobistymi była książka wejść i wyjść. Jednak najczęściej stosowane wzory książek zawierają jedynie informacje o godzinie wyjścia z zakładu pracy i powrotu do zakładu. Nie wynika z nich natomiast, czy pracownik wystąpił z wnioskiem o zgodę na skorzystanie z możliwości wyjścia w celach prywatnych oraz czy taka zgoda została mu udzielona. Jeżeli książka wejść i wyjść zostanie uzupełniona o odpowiednie pola, w szczególności pole na podpis pracownika oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodę na wyjście prywatne, możliwe będzie poprzestanie na takim dokumentowaniu wyjść. Pracownik jednak zawsze musi uzyskać przed wyjściem prywatnym w czasie godzin pracy zezwolenie pracodawcy. Pracodawca może wprowadzić ewidencjonowanie prywatnych wyjść pracowników w książce wejść i wyjść, jeżeli będzie tam również miejsce na jego zgodę. BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA nr 7/
14 PRAWO PRACY Moment odpracowania W nowych przepisach nie określono, czy odpracowanie wyjścia prywatnego powinno nastąpić w tym samym miesiącu (lub tym samym okresie rozliczeniowym gdy obejmuje on kilka miesięcy), czy też możliwe jest odpracowanie w innym miesiącu (innym okresie rozliczeniowym). Można więc przyjąć, że w braku wyraźnego zakazu w tej kwestii odpracowanie może nastąpić również w innym miesiącu i okresie rozliczeniowym. W praktyce odpracowanie w innym miesiącu, zwłaszcza przypadającym w innym okresie rozliczeniowym, należy przyjmować raczej jako wyjątek od reguły. W regulaminie pracy ustalono, że wyjście prywatne może być odpracowane w innym miesiącu tylko w sytuacji, gdy odbywa się ono w ostatnim dniu roboczym dla pracownika w danym miesiącu lub też gdy odpracowanie w tym samym miesiącu jest niemożliwe z uwagi na nagłą nieobecność pracownika bądź potrzeby zakładu pracy. Takie rozwiązanie jest prawidłowe. Może też powstawać wątpliwość, czy na prośbę pracownika możliwe jest odpracowanie wyjścia prywatnego jeszcze przed wystąpieniem nieobecności. W tej kwestii należy udzielić odpowiedzi negatywnej. Odpracowuje się bowiem nieobecność, która już zaistniała. Warto jednak rozważyć inne alternatywne możliwości prawne, tj.: wypracowanie przez pracownika nadgodzin i następnie odbiór z tego tytułu czasu wolnego na pisemny wniosek pracownika w okresie, w którym pracownik ma do załatwienia sprawy prywatne, zmianę rozkładu czasu pracy uwzględniającą potrzeby pracownika (zwłaszcza jeśli pracodawca stosuje równoważny system czasu pracy). Wynagrodzenie przy odpracowaniu wyjścia prywatnego Jeżeli pracownik odpracowuje wyjście prywatne w tym samym miesiącu, nabywa prawo do pełnego wynagrodzenia określonego stawką miesięczną lub godzinową (czyli wynagrodzenie ustala się w taki sposób, jak gdyby pracownik przez cały miesiąc świadczył pracę zgodnie z rozkładem). Pewne wątpliwości co do sposobu rozliczenia wynagrodzenia mogą powstawać w sytuacji, gdy odpracowanie nastąpi w innym miesiącu, a ponadto w innym okresie rozliczeniowym. W przepisach brak regulacji w tej kwestii. Należy przyjąć, że w takiej sytuacji pracownik powinien otrzymać pomniejszone wynagrodzenie w miesiącu, w którym wystąpiło wyjście prywatne, o liczbę godzin, kiedy był nieobecny w pracy, zaś w miesiącu odpracowania wynagrodzenie wraz z zapłatą za odpracowane godziny (bez dodatku za nadgodziny). Problem może jednak pojawić się w sytuacji, gdy pracownik otrzyma pełne wynagrodzenie za miesiąc, w którym zaistniało wyjście prywatne, a jego stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu w kolejnym miesiącu przed odpracowaniem wyjścia prywatnego. Nie będzie już podstawy prawnej do pomniejszenia wynagrodzenia pracownika za kolejne miesiące. Taka sytuacja w praktyce przemawia przeciwko wyrażaniu przez pracodawcę zgody na odpracowanie wyjść pracowników w innych miesiącach. Dla pracodawcy korzystniejsze będzie odpracowywanie przez pracowników prywatnych wyjść w tym samym miesiącu. Wyjście prywatne bez odpracowania Odpracowanie wyjścia prywatnego nie jest obowiązkowe. Nie będzie więc błędem, jeśli pracodawca przyjmie od pracownika wniosek o zgodę na wyjście prywatne, gdy ten od razu deklaruje, że nie ma np. możliwości odpracowania tego wyjścia. Jeżeli pracownik nie odpracuje wyjścia prywatnego, pracodawca ma prawo do pomniejszenia wynagrodzenia. Odpracowywanie przerw lunchowych udzielanych na wniosek pracownika W praktyce można spotkać się również z innymi rodzajami przerw niezaliczanych do czasu pracy, które muszą być odpracowane. Jedną z nich jest tzw. przerwa lunchowa udzielana na wniosek pracownika. W wielu zakładach pracy nie stosuje się tej przerwy jako stałego elementu organizacji czasu pracy, lecz funkcjonuje ona na wniosek pracownika. W przepisach zakładowych lub umowie o pracę powinien znaleźć się zapis o możliwości skorzystania z takiej przerwy. Pracownik, który wykorzysta przerwę lunchową, musi pozostać w pracy dłużej, niż wynika to z jego rozkładu czasu pracy. Przerwę lunchową od wyjścia prywatnego odróżnia to, że nie może ona być odpracowana w innym dniu. Ponadto nie ma wymogu, aby wniosek pracow lutego 2014 roku
15 PRAWO PRACY owy zapis unormowania wyjść prywatnych w regulaminie pracy ( ) Bezpośredni przełożony może udzielić pracownikowi zwolnienia w godzinach pracy w celu załatwienia spraw osobistych (dalej w treści regulaminu: wyjście prywatne). Przełożony nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika. 2. Pracownik zainteresowany uzyskaniem zgody na wyjście prywatne kieruje w tej sprawie pisemny wniosek do bezpośredniego przełożonego. Skorzystanie ze zwolnienia jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy zgoda przełożonego zostanie potwierdzona jego podpisem na wniosku pracownika. 3. Pracownik jest zobowiązany zapisać godzinę wyjścia i powrotu w Książce wyjść prywatnych znajdującej się w recepcji. 4. Pracownik jest zobowiązany do odpracowania wyjścia prywatnego; czas odpracowania zwolnienia nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, a pracownikowi nie należy się z tego tytułu wynagrodzenie. 5. Odpracowanie wyjścia prywatnego powinno nastąpić w miesiącu, w którym pracownik z niego skorzystał chyba że jest to niemożliwe z przyczyn niezależnych od pracownika. 6. O terminie odpracowania decyduje bezpośredni przełożony, w miarę możliwości biorąc pod uwagę wnioski pracownika. Składając wniosek o zgodę na wyjście prywatne, pracownik powinien zaproponować termin odpracowania. 7. Nieodpracowanie wyjścia prywatnego skutkuje stosownym pomniejszeniem wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc. 8. Wynagrodzenie pracownika za dany miesiąc nie ulega pomniejszeniu w sytuacji, gdy bezpośredni przełożony wyrazi pisemną zgodę na odpracowanie wyjścia prywatnego w następnym miesiącu. nika o skorzystanie z przerwy miał formę pisemną tryb korzystania z tej przerwy ustala pracodawca. Pracownik nie może odpracować przerwy lunchowej w innym dniu. Odpracowywanie przerw na papierosa W przekonaniu niektórych pracowników osoby palące papierosy mogą raz na godzinę skorzystać z 5-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy. Jest to jednak pogląd nieprawidłowy. Nie ma przepisów gwarantujących osobom palącym jakiekolwiek dodatkowe przerwy. Pracodawca może wprawdzie wyrazić zgodę na to, aby pracownik kilkakrotnie w ciągu dnia opuścił swoje stanowisko pracy w celu palenia papierosów, wówczas może zsumować czas wykorzystany przez pracownika na palenie papierosów i stosownie do tego pomniejszyć mu wynagrodzenie. Jednak w przypadku braku regulacji prawnych dopuszczających odpracowanie tego rodzaju przerw stosowanie odpracowania bez pisemnego wniosku pracownika (tylko poprzez zsumowanie czasu spędzonego poza stanowiskiem pracy) może wiązać się z pewnym ryzykiem dla pracodawcy. Bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie rozwiązań prawnych przewidzianych dla wyjść prywatnych. Od początku 2014 r. w jednym z urzędów wprowadzono zasadę, że pracownicy zainteresowani korzystaniem z przerw na papierosa deklarują pisemnie, ile czasu dziennie będą przeznaczać na ten cel. Palenie papierosów odbywa się poza budynkiem, pracownik opuszczający budynek traktowany jest jako opuszczający zakład pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Bezpośredni przełożony ma weryfikować czas nieobecności pracownika na stanowisku pracy. Natomiast do decyzji pracownika pozostawiono, czy zadeklarowany czas palenia odpracuje, czy też jego wynagrodzenie zostanie pomniejszone. Tego rodzaju rozwiązanie spełnia wymogi co do pisemnej formy złożenia wniosku o zgodę na wyjście prywatne. Postępowanie pracodawcy było prawidłowe. PODSTAWA PRAWNA: art. 80, art. 141, art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1028). BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA nr 7/
16 PRAWO PRACY prawo do urlopu wypoczynkowego MAGDALENA OPALIŃSKA specjalista w zakresie prawa pracy Czy za 28 dni lutego pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego Zatrudniamy pracownika od 1 stycznia do 28 lutego 2014 r. na podstawie umowy na okres próbny. Jest to jego pierwsza praca ma ukończone studia wyższe. Czy za luty nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego, jeśli nie przepracuje w tym miesiącu co najmniej 30 dni pyta Czytelniczka z Poznania. Pracownik podejmujący pierwszą pracę za okres od 1 stycznia do 28 lutego 2014 r. za każdy miesiąc nabędzie prawo do ułamkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku, tj. do 1,66 dnia. Podjęcie przez pracownika po raz pierwszy pracy gwarantuje mu w pierwszym roku zatrudnienia prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, dalej: k.p.). Pracownik ma prawo do urlopu cząstkowego za każdy przepracowany miesiąc do końca roku kalendarzowego, w którym po raz pierwszy w swoim życiu podjął pracę. Prawo do pierwszego urlopu pracownik nabywa z dołu, kiedy upłynie jego miesiąc pracy. Zapis art. 153 k.p. określający, że urlop przy podjęciu pierwszej pracy przysługuje z upływem każdego miesiąca pracy, oznacza, że powinien upłynąć pełny miesiąc zatrudnienia pracownika i dopiero wówczas nabędzie on prawo do 1/12 wymiaru urlopu. Nie chodzi tutaj o pojęcie miesiąca kalendarzowego, gdyż pracownik nie zawsze podejmuje pracę od pierwszego dnia danego miesiąca. Miesiąc do celów urlopowych oblicza się uznając, że upływ miesiąca następuje w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada dniowi, od którego rozpoczęto liczenie. Zasada ta ma zastosowanie również do pracowników podejmujących pracę po raz pierwszy i nabywających prawo do urlopu w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku z upływem każdego miesiąca pracy. W przypadku Państwa pracownika, który został zatrudniony od 1 stycznia br., upływ miesiąca jego pracy nastąpił ostatniego dnia tego miesiąca, tj. 31 stycznia. Po przepracowaniu okresu od 1 do 31 stycznia 2014 r. pracownik nabył prawo do 1,66 dnia urlopu. Za okres od 1 do 28 lutego 2014 r. ponownie nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że pracownik nie przepracuje 30 dni. W przypadku nabywania prawa do pierwszego urlopu przepisy nie nakazują pracodawcy zaokrąglania tego urlopu do pełnych dni kalendarzowych. Dlatego za każdy miesiąc pracy pracownik nabywa prawo do 1,66 dnia urlopu. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca dokonał zaokrąglenia urlopu do pełnych dni i udzielał urlopu w wymiarze 2 dni za każdy miesiąc pracy. Państwa pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego za 2 miesiące, tj. styczeń i luty łącznie w wymiarze 3,33 dnia. Pracownik może wielokrotnie uzyskać prawo do poszczególnych części ułamkowych pierwszego urlopu wypoczynkowego, tj. po 1/12 wymiaru za każdy miesiąc pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pierwszą pracę. Jeżeli nie przepracuje pełnego miesiąca, to za przepracowany czas nie ma w ogóle prawa do urlopu. Pracownik podjął pierwszą w życiu pracę 7 stycznia 2014 r. na podstawie umowy o pracę na czas określony zawartej do 28 lutego 2014 r. Prawo do ułamkowego urlopu wypoczynkowego nabył 6 lutego 2014 r. w wymiarze 1,66 dnia. Za okres od 7 do 28 lutego 2014 r. w ogóle nie przysługuje pracownikowi urlop wypoczynkowy. Za ten miesiąc pracodawca nie musi mu go udzielać. PODSTAWA PRAWNA: art. 153, art , art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 1028), art. 112, art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (j.t. DzU z 2014 r. poz. 121) lutego 2014 roku
17 odpowiedzialność materialna pracownika WYNAGRODZENIA MARIUSZ PIGULSKI specjalista ds. kadr i płac Naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika w mieniu pracodawcy Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną w mieniu pracodawcy. Podstawowym sposobem naprawienia takiej szkody jest odszkodowanie pieniężne. Jego wysokość zależy od tego, czy do wystąpienia szkody doszło z winy umyślnej, czy też nieumyślnej. Pracownik może ponieść odpowiedzialność materialną na dwa sposoby: na zasadach ogólnych (art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, dalej: k.p.), której podlegają wszyscy pracownicy niezależnie od rodzaju zawartej umowy o pracę i zajmowane stanowisko, szczególną za mienie powierzone (art k.p.) dotyczącą wyłącznie tych pracowników, którym powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Przesłankami, od których zależy odpowiedzialność materialna pracownika na zasadach ogólnych, są: szkoda po stronie pracodawcy, Odpowiedzialność materialna pracownika Przesłanki warunkujące materialną odpowiedzialność pracownika na zasadach ogólnych Szkoda po stronie pracodawcy Niewykonanie obowiązku pracowniczego Wina pracownika Związek przyczynowy między działaniem pracownika a szkodą Wyjaśnienia dotyczące przesłanek odpowiedzialności materialnej Szkodę należy rozumieć jako uszczerbek w majątku pracodawcy przejawiający się w różnicy między aktualnym stanem majątkowym pracodawcy a tym, jaki byłby, gdyby nie nastąpiło zdarzenie, które spowodowało ten uszczerbek. Szkoda może obejmować: stratę, jakiej doznaje mienie poszkodowanego, gdy poszkodowany wskutek doznania tej straty staje się uboższy, niż był dotychczas szkoda rzeczywista, utratę korzyści, jakich poszkodowany mógł się spodziewać, gdyby mu szkody nie wyrządzono poszkodowany wskutek doznania tej szkody nie staje się bogatszy, a mógłby, gdyby nie wyrządzono mu szkody. Obowiązki te mogą wynikać z zakresu czynności pracownika lub ustnych poleceń przełożonego, także z obowiązującego u pracodawcy regulaminu organizacyjnego. Wina pracownika może wystąpić w formie: umyślnej, z którą mamy do czynienia wówczas, gdy pracownik chce wyrządzić szkodę (zamiar bezpośredni), jak i wówczas, gdy wyrządzenie szkody przewiduje i z tym się godzi (zamiar ewentualny), nieumyślnej, polegającej na tym, że pracownik, nie mając zamiaru wyrządzenia szkody, wyrządza ją jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość wyrządzenia szkody przewidywał (lekkomyślność) lub mógł przewidzieć (niedbalstwo, które w zależności od zakresu niedołożenia staranności jest stopniowane od lekkiego do rażącego). Związek ten musi być typowy w świetle zasad doświadczenia życiowego. Szkoda musi być więc zwykłym, normalnym następstwem naruszenia obowiązków pracowniczych. BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA nr 7/
18 WYNAGRODZENIA niewykonanie obowiązku pracowniczego, wina pracownika, związek przyczynowy między działaniem pracownika a szkodą. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 maja 1977 r. (IV PR 109/77, niepubl., patrz: stwierdził, że: zgodnie z art. 114 i 115 k.p. pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę poniesioną przez zakład pracy tylko w razie zawinionego niewykonania obowiązków pracowniczych, pozostającego w związku przyczynowym ze szkodą. Z samego faktu powstania szkody, gdy nie wchodzi w grę szczególna odpowiedzialność za mienie powierzone, nie można domniemywać winy pracownika, jak również niedopełnienia przez niego swoich obowiązków. W razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników, każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Gdy nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych. Zakres odpowiedzialności Podstawowym sposobem naprawienia wyrządzonej przez pracownika szkody jest odszkodowanie pieniężne. Jego wysokość w dużej mierze zależy od tego, czy do wystąpienia szkody doszło z winy umyślnej, czy też nieumyślnej. Jeżeli pracownik spowodował szkodę nieumyślnie w mieniu, które nie zostało mu powierzone, wówczas ponosi pracowniczą odpowiedzialność tylko w granicach rzeczywistej szkody (tzn. np. w wartości zniszczonego mienia). W takiej sytuacji nie będzie zobligowany do pokrywania spodziewanych korzyści, które pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. Jedynie w razie wyrządzenia szkody celowo (umyślnie), pracownik obowiązany jest do jej naprawienia w pełnej wysokości. Przez odpowiedzialność w pełnej wysokości rozumie się odpowiedzialność w granicach rzeczywistej straty i utraconych korzyści, których pracodawca mógłby się spodziewać, gdyby szkoda nie powstała (art. 122 k.p.). W przypadku wyrządzenia szkody z winy nieumyślnej pracownik ponosi odpowiedzialność jedynie w granicach rzeczywistej szkody w wysokości nieprzewyższającej 3-miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Kwotę wynagrodzenia do celów ustalenia odszkodowania za szkodę wyrządzoną pracodawcy przez pracownika nieumyślnie oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, bez uwzględnienia zmian w warunkach wynagradzania lub wysokości składników wprowadzonych po dniu wyrządzenia szkody ( 3 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy). Pracownica kliniki urody przez nieuwagę 27 stycznia br. nie domknęła lodówki z drogimi preparatami do poprawiania wyglądu cery. Przez to niedopatrzenie utraciły one swoje właściwości, stając się bezużyteczne. Szkodę w mieniu kliniki oszacowano na 9500 zł. Postanowiono, że stratą zostanie obciążona nieuważna pracownica, która nie kwestionowała swojego przewinienia. Ponieważ w analizowanym przypadku mamy do czynienia z winą nieumyślną, klinice jako pracodawcy należy się odszkodowanie w wysokości faktycznej straty, ale nie wyższe niż odpowiadające kwocie 3-miesięcznego wynagrodzenia przysługującego zatrudnionej w dniu wyrządzenia szkody. Pracownica otrzymuje stałą pensję zasadniczą w wysokości 3000 zł brutto oraz zmienne premie regulaminowe, które w okresie od października do grudnia 2013 r. wyniosły łącznie 2900 zł. Aby w opisanych okolicznościach ustalić wysokość wynagrodzenia będącego podstawą odszkodowania, trzeba zsumować stałą płacę należną na dzień 27 stycznia 2014 r. z uśrednionym miesięcznym wynagrodzeniem zmiennym, czyli premią (chodzi tu o średnią kwotę premii wypłaconą w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc powstania szkody). Wyliczenia powinny więc wyglądać następująco: 3000 zł (wynagrodzenie zasadnicze brutto) + (2900 zł : : 3, tj. kwota zmiennych składników wynagrodzenia) = = 3966,67 zł (wynagrodzenie wraz ze składnikami zmiennymi), 3966,67 zł x 3 = ,01 zł (wysokość 3-miesięcznego wynagrodzenia pracownicy). Jak widać, 3-krotność ustalonej w powyższy sposób pensji przewyższa stratę pracodawcy, wynoszącą 9500 zł, a zatem pracownica zapłaci odszkodowanie pokrywające całą faktyczną szkodę. dokończenie na str lutego 2014 roku
19 Kompendium Kadrowe procedury Dyscyplinowanie pracowników procedura nakładania kar porządkowych AleksAnder P. kuźniar specjalista ds. prawa pracy Za jedno przewinienie pracodawca może ukarać pracownika tylko jedną karą przewidzianą w Kodeksie pracy. Nie może stosować sankcji niewymienionych w jego przepisach. Przed ukaraniem musi wysłuchać pracownika i powinien ustosunkować się do wniesionego przez niego sprzeciwu. Jeżeli w terminie 14 dni nie odrzuci sprzeciwu podwładnego, będzie uznane, że przyjął zarzuty pracownika. Pracodawca musi też przestrzegać terminów, w jakich możliwe jest ukaranie pracownika. Kwestie stosowania wobec pracowników kar porządkowych, jak również możliwości odwołania się pracowników w tym zakresie szczegółowo regulują przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: k.p.). Nie mogą być one zmieniane na niekorzyść pracownika w drodze postanowień umów o pracę bądź uregulowań wewnątrzzakładowych. Pracodawca ma jednak obowiązek wskazania w przepisach regulaminu pracy kar porządkowych, jakie na podstawie Kodeksu pracy mogą być stosowane wobec pracowników. Kto wymierza karę Podmiotem wyłącznie uprawnionym do stosowania wobec pracowników kar porządkowych jest pracodawca. To on każdorazowo musi podjąć decyzję o tym, czy określone zachowanie pracownika będzie ukarane, jak również, jakiego rodzaju karę można wymierzyć pracownikowi. Pracodawca może upoważnić inną osobę do nakładania kar na podwładnych. Nie ma jednak przeszkód, aby w związku ze strukturą organizacyjną zakładu pracy pracodawca upoważnił do stosowania kar porządkowych np. kierowników wydzielonych terenowych jednostek organizacyjnych. Kwestia ta powinna być uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych. Pracodawca może również indywidualnie upoważnić określone oso- Baza wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości i prawa nr 7/
20 kompendium kadrowe Procedury by do stosowania wobec pracowników kar porządkowych, tak jak upoważnia ich np. do zawierania w jego imieniu umów o pracę. Za co można karać Zastosowanie kary porządkowej może nastąpić w sytuacji dopuszczenia się przez pracownika zachowania naruszającego jego obowiązki, wynikające z pozostawania w stosunku pracy. Pracownik może być pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej w 2 przypadkach: n za naruszenie obowiązującej w danym zakładzie pracy organizacji i porządku pracy, n za naruszenie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych. Naruszenie obowiązującej w zakładzie organizacji i porządku pracy może polegać m.in. na: n niestosowaniu się pracownika do ustalonych w zakładzie godzin pracy (spóźnianie się do pracy, opuszczanie stanowiska pracy przed zakończeniem ustalonego czasu pracy), n niepowiadamianiu w ustalonym terminie pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy lub nieusprawiedliwianiu tej nieobecności, n samowolnym opuszczaniu stanowiska pracy lub zakładu pracy bez informowania przełożonych o przyczynie takiego zachowania, n załatwianiu w czasie pracy spraw prywatnych bez uprzedniego ustalenia tego z pracodawcą, n korzystaniu z mienia pracodawcy do celów prywatnych (ksero, faks, maszyny i inne urządzenia), n szeroko rozumianym marnotrawieniu czasu pracy, przeznaczonego na wykonywanie obowiązków służbowych, na rozmowy towarzyskie, niezwiązane z pracą korzystanie z Internetu, poczty elektronicznej, telefonu służbowego itp., n zastraszaniu, poniżaniu lub innych przejawach stosowania mobbingu między pracownikami, n spożywaniu alkoholu w pracy lub stawianiu się w zakładzie w stanie nietrzeźwości, n braku należytego nadzoru nad podległymi pracownikami, n braku terminowości realizowanych zadań lub braku nadzoru nad tą terminowością, n braku rzetelności w realizowanych zadaniach (błędy merytoryczne, uchybienia formalne), n braku właściwego gospodarowania bądź zabezpieczenia mienia pracodawcy, n narażeniu pracodawcy na uszczerbek majątkowy, n narażeniu pracodawcy na utratę zaufania kontrahentów, n niewłaściwym traktowaniu klientów, beneficjentów, petentów, n dopuszczeniu się zaniedbań, które wpłynęły na niekorzystne wyniki audytu wewnętrznego. Nieprzestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych zostało odrębnie wyróżnione, jako podstawa stosowania wobec pracowników kar porządkowych. Wynika to z szerokiego zakresu odpowiedzialności pracodawcy za stan bhp w zakładzie pracy oraz konieczności maksymalnego zabezpieczenia zdrowia i życia pracowników. Tolerowanie przez pracodawcę nieprzestrzegania przez zatrudnionych przepisów i zasad bhp oraz przeciwpożarowych może w konsekwencji doprowadzić do wypadku w zakładzie, za który odpowiedzialność będzie ponosił pracodawca lub inna osoba nadzorująca pracowników. Dlatego należy uznać, że stosowanie w tych przypadkach kar porządkowych wobec pracowników jest szczególnie uzasadnione dla zapewnienia bezpiecznego wykonywania pracy w zakładzie. Rodzaje kar Pracodawca w ramach odpowiedzialności porządkowej może zastosować wobec pracowników wyłącznie jedną z kar przewidzianych w Kodeksie pracy: n upomnienia, n nagany, n pieniężną. Karę niemajątkową (upomnienie, nagana) pracodawca może zastosować za każde naruszenie przez pracownika jego obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Kara pieniężna może być lutego 2014 roku