Source: https://hrhelper.pl/2018/12/23/zmiany-w-kodeksie-pracy-w-pigulce-cz-ii/
Timestamp: 2020-07-09 16:46:26
Legal References Found: art. 1
 art. 948
 art. 949
 art. 9410
 art. 949
 art. 949
 art. 947
 art. 947
 art. 9411
 art. 9412
 art. 949
 art. 281
 art. 94
 art. 945
 art. 946
 art. 281
 art. 6
 art. 945
 art. 2981

Document Content:
Zmiany w Kodeksie pracy w pigułce (cz. II) -
23/12/2018 30/01/2019 - by Katarzyna Pałucka
Zmiany w Kodeksie pracy od 2019 r. zostały wprowadzone na mocy art. 1 ustawy z dnia 10 stycznia
2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz.357) i wchodzą w życie z dniem 01.01.2019 r.
dodaje się art. 948 w brzmieniu:
„Art. 948. § 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.”
przepis ten daje pracodawcy możliwość zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej: z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową, w zależności od aktualnych potrzeb pracodawcy;
zmiana postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej możliwa jest
w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu;
pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację pracowniczą dla wszystkich pracowników w jednolitej formie: papierowej lub elektronicznej, do czego zobowiązuje pracodawcę zasada kompletności;
ustawodawca w sposób dość szczegółowy uregulował w tym przepisie tryby zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:
zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym;
szczegółowe warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zostaną zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369);
dodaje się art. 949 w brzmieniu:
„Art. 949. § 1. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu
i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.”
kolejnym obowiązkiem, jaki ustawodawca nakłada na pracodawców, jest obowiązek poinformowania pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, o:
zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową,
możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej – papierowej lub elektronicznej – w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1;
taki sam obowiązek ustawodawca nałożył na pracodawców względem byłych pracowników
– zawiadamia on w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia;
prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej ustawodawca przyznał również wskazanym w przepisie członkom rodziny pracownika lub byłego pracownika, w przypadku ich śmierci, tj.:
dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie
i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
małżonkowi (wdowie i wdowcowi),
rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym;
osoby wskazane w § 3 nie będą musiały spełnić żadnych warunków, aby móc otrzymać poprzednią postać dokumentacji pracowniczej;
szczegółowy tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji określone zostały w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369);
dodaje się art. 9410 w brzmieniu:
„Art. 9410. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z art. 949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.”
w przypadku, gdy poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana przez pracownika, byłego pracownika lub osobę wskazaną w art. 949 § 3, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć – inaczej zatem niż w art. 947 § 1: ustawodawca wyposaża pracodawcę w możliwość zniszczenia dokumentacji pracowniczej, nie nakłada na niego obowiązku w tym zakresie (w moim przekonaniu ustawodawca prezentuje tutaj brak konsekwencji w stosunku do silnie akcentowanej zasady konieczności zniszczenia dokumentów, o której mowa w art. 947);
ustawodawca nie wyznacza pracodawcy żadnego terminu na zniszczenie dokumentacji pracowniczej – w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca związany jest wyłącznie ustawowymi terminami jej przechowywania;
zastanowić się można w tej sytuacji, czy trafne byłoby podparcie się przepisami z zakresu ochrony danych osobowych, tj. RODO – czy zniszczenie takiej dokumentacji uzasadnia brak celu dalszego przetwarzania danych osobowych w nich zawartych, zgodnie z zasadą ograniczenia celu?;
dodaje się art. 9411 w brzmieniu:
„Art. 9411. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.”
ustawodawca w sposób wyraźny podkreślił, iż dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą w postaci papierowej; celem wprowadzenia tego przepisu było wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych, jakie mogłyby powstać w związku ze stosowaniem przepisów o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej – postać papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej w równym stopniu będą potwierdzać uprawnienia pracownika, stanowić będą dowody w postępowaniach sądowych, administracyjnych i dyscyplinarnych oraz będą wywoływały jednakowe skutki prawne, w szczególności na gruncie przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych;
ustawodawca wskazuje również, że przepis ten ma na celu zapewnienie zgodności przyjmowanych rozwiązań z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS), zgodnie z którym skutek prawny dokumentu elektronicznego ani jego dopuszczalność w postępowaniu nie może być kwestionowana wyłącznie ze względu na jego postać;
dodaje się art. 9412 w brzmieniu:
„Art. 9412. Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.”
kolejnym obowiązkiem, jaki zostaje nałożonym na pracodawcę na mocy ustawy zmieniającej, jest wydanie (wydruku lub elektronicznej) kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika;
osoby wskazane w przepisie mogą złożyć wniosek w każdym czasie, w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek powinien zostać podpisany odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
w art. 281 pkt 6, 7 i dodany pkt 6a otrzymują brzmienie:
„6) nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,”;
„6a) nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,”;
„7) pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”.
zmiany wprowadzone przez ustawodawcę w prezentowanych wyżej przepisach wymusiły na ustawodawcy dokonanie odpowiednich korekt również w art. 281;
zmiany w pkt 6 i 7 mają charakter techniczny; ustawodawca zastępuje pojęcie „dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników” pojęciem „dokumentacja pracownicza”;
na mocy dodanego art. 6a ustawodawca wprowadził nowe wykroczenie, zagrożone karą grzywny, polegające na:
naruszeniu przez pracodawcę obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez wymagany czas, tj. przez podstawowy okres 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a także dalszy okres, jeśli wymagają tego odrębne przepisy, oraz okres wskazany w art. 945 ust. 2, a dotyczący okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku, gdy pracodawca zawarł z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy w okresie 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy;
zbyt szybkim zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, które uniemożliwi pracownikowi jej odebranie w ciągu miesiąca od upływu okresu przechowywania tej dokumentacji;
w art. 2981 otrzymuje brzmienie:
1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej
w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
– uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności,
w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.”.
potrzeba wydania nowego aktu wykonawczego w miejsce obowiązującego obecnie rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, wynika ze zmian wprowadzonych ustawą nowelizującą kodeks pracy; ustawa zmieniająca wprowadza m.in. możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, co wiąże się z koniecznością wskazania niezbędnych warunków technicznych i organizacyjnych wymaganych dla prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w tej postaci, przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi oraz trybu wydawania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej – rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).
Previous Article Dokumenty towarzyszące ocenie pracowniczej
Next Article Zmiany w prawie pracy w pigułce (zmian część III)