Source: http://docplayer.pl/1293773-Zmiany-w-insert-gt-wersje-1-29-1-36.html
Timestamp: 2018-04-19 18:18:08
Legal References Found: art. 119
 art. 21
 art. 15
 ustawy 24
 art. 3
 art. 33

Document Content:
Zmiany w InsERT GT wersje - PDF
Zmiany w InsERT GT wersje
Download "Zmiany w InsERT GT wersje 1.29-1.36"
1 wersje Tylko dla Partnerów InsERT S.A. Wrocław, listopad 2014 Szczegółowy opis najważniejszych zmian Przykłady zastosowań nowych funkcjonalności ponad pół miliona sprzedanych licencji w Polsce
2 Wersja Przeszukiwanie kontrolek typu combo-box z kategoriami (InsERT GT)... 4 Słownik PKWIU (SUB GT, GEST GT)... 4 Wprowadzono możliwość zapisania numeru PESEL dla kontrahenta jednorazowego (SUB GT, GEST GT, RACH GT, REW GT)... 5 Wprowadzono parametr decydujący o podziale płatności w czasie poprawy dokumentu (GRAT GT)... 6 Podsumowanie kolumn związanych z polami własnymi (InsERT GT)... 6 W dokumentach handlowych, na zakładce "Magazyn" wprowadzono pokazywanie nazwy pełnej odbiorcy, a nie jak do tej pory nazwy skróconej (SUB GT, GEST GT)... 7 Wprowadzono opcję zbiorczej zmiany opiekuna dla wybranych kontrahentów (SUB GT, RACH GT, REW GT)... 7 W parametrach przychodów i rozchodów wewnętrznych wprowadzono możliwość przypisania tym dokumentom domyślnych cen sprzedaży (SUB GT)... 8 Rozliczanie należnego i wykorzystanego urlopu dla wymiaru innego niż 8 godzin (GRAT GT)... 8 W parametrach czasu pracy dodano dwa znaczniki dotyczące wyzerowania składników wynagrodzenia (GRAT GT)... 9 Dodano moduł Windykacja (SUB GT, REW GT)... 9 Dla kartoteki filtrowanej pracowników dodano możliwość filtrowania po cesze (REW GT) Dodano szablony działań zwykłych i windykacyjnych (SUB GT, REW GT, GEST GT) Zwiększono maksymalną długość numeru konta księgowego do 50 znaków (REW GT) Dodano parametr wyłączający możliwość dodawania dekretów niezawierających zapisów na kontach księgowych (REW GT) Dodano parametr wyłączający w dekretacji seryjnej możliwość dodawania dekretów niezawierających zapisów na kontach księgowych (REW GT) Dodano możliwość importu oraz tworzenia schematów importu dokumentów typu "Nota odsetkowa" (REW GT) Wersja Bankowość on-line (Sub GT, Rew GT, Grat GT) Rachunki obsługujące bankowość on-line Użytkownik Logowanie Transakcje oczekujące Historia transakcji Zwiększona funkcjonalność działań (Sub GT, Gest GT, Rew GT) e-archiwizacja (InsERT GT)... 33
3 Udostępniono mechanizm podpowiadania danych adresowych (InsERT GT) Faktura Vat marża (Sub GT) Kody dostaw na dokumentach korekt (Sub GT) Kontrola dni urlopu wypoczynkowego na żądanie (Grat GT) FP i FGŚP po urlopie macierzyńskim/wychowawczym (Grat GT) Składnik wypłaty kalkulowany procentowo na wypłacie (Grat GT) Składnik ozusowany a nieopodatkowany (Grat GT) W szablonach działań umożliwiono wybranie dowolnego użytkownika jako opiekuna działania (Sub GT, Rew GT, Gest GT) Rozszerzono mechanizm zbiorczego usuwania wiadomości o możliwość zapisania załączników lub całych wiadomości do plików przed ich skasowaniem (Sub GT, Gest GT) Dla szans sprzedaży pokazywanych w kalendarzu umożliwiono podanie godziny przewidywanej daty zamknięcia (Gest GT) Wersja Kreator zmian VAT (Sub GT, Rew GT, Rach GT) Faktury uproszczone (Sub GT) Data zakończenia dostawy oraz otrzymania zapłaty (f-ry zaliczkowe) (Sub GT) Wydruk RMUA Mechanizm ograniczania kosztów wynikających z praw autorskich (zmiana prawna od 1 stycznia 2013) (Grat GT) Metoda kasowa (Sub GT, Rew GT, Rach GT) Informacje ogólne Zmiany w Subiekcie GT Dodatkowe informacje Schematy importu w programach księgowych Komunikacja Metoda kasowa dla biur rachunkowych (Rew GT, Rach GT) Korekty kosztów uzyskania przychodów (Rach GT, Rew GT, Sub GT) Korekty podatku VAT (Rach GT, Rew GT, Sub GT) Zbiorczy wydruk dokumentów (Sub GT) W słownikach Rachunków bankowych podmiotu dla użytkowników z dostępem do bankowości on-line dodano znacznik "Bez loginu" (Rew GT, Grat GT, Sub GT) W "Parametrach ubezpieczeń i funduszy ZUS" dodano możliwość parametryzowania terminu przekazywania składek ZUS (Rew GT, Rach GT) W Ewidencji czasu pracy umożliwiono rozliczanie nadgodzin godzinami absencji w stosunku 1 : 1,5 w wypadku wyznaczenia terminu odebrania godzin wolnych przez pracodawcę. (Grat GT) Umożliwiono dodanie dowolnego procentu naliczania w wypadku wprowadzania urlopu macierzyńskiego (Grat GT)
4 Wersja Ewidencja sprzedaży detalicznej i zwrotów (Sub GT) Akcyza na węgiel (Sub GT) Podpis elektroniczny (Sub GT) Dodano słownik "Usług bankowości on-line" pozwalający na konfigurację rachunków bankowych współpracujących z systemami bankowości on-line (Sub GT, Rew GT, Grat GT) W module Bankowość on-line dodano obsługę przelewów do US oraz ZUS. Wprowadzono słownik symboli deklaracji dla przelewów do US z bankowości on-line (Sub GT, Rew GT, Grat GT) Dodano możliwość generowania Wyciągów bankowych w module Bankowość on-line (Sub GT, Rew GT, Grat GT) Wersja Faktury detaliczne (Sub GT) Odwrotne obciążenie faktury mieszane (Sub GT, Rach GT, Rew GT) Automatyczny tryb pracy czytnika kodów kreskowych (Sub GT) Rozbudowa e-archiwizacji (Sub GT, Rew GT, Rach, GT, Gest GT, Grat GT) Zbiorczy wydruk UPO (Rew GT, Rach GT, Grat GT) Wypłaty (Grat GT) Zmiany w rozrachunkach (Sub GT, Rew GT) Zmiany w Ewidencji i eksploatacji pojazdów (Rew GT, Rach GT) Dodano parametry Transakcji oczekujących (Sub GT, Rew GT, Grat GT) Wersja Kopiowanie treści dokumentów (Sub GT) Korekta faktury VAT marża (Sub GT) Adres dostawy kontrahenta powiązany z dokumentem (Sub GT) Cena przy zmianie stawki VAT (Sub GT) Zamówienia zaliczkowe od cen netto (Sub GT) Usprawniona obsługa wynagradzania uczniów (Grat GT) Nowa stawka w parametrach czasu pracy (Grat GT) Import towarów w procedurze uproszczonej (Rach / Rew) W ewidencjach VAT, w opcji Dokumenty naliczane/odliczane w dniu zapłaty dodano możliwość wczytywania danych płatności z rozrachunków (Rew) W kartotece kontrahenta, w zakładce Księgowe dodano możliwość indywidualnego ustawienia znaczników Korekta VAT dla zakupu i sprzedaży (Rach / Rew) W kartotece kontrahenta, w zakładce księgowe dodano możliwość indywidualnego ustawienia znacznika Korekta KUP (Rach GT)
5 Wersja 1.29 Przeszukiwanie kontrolek typu combo-box z kategoriami (InsERT GT) Dodano możliwość przeszukiwania zawartości kontrolek typu combo-box zawierających kategorię dokumentu. Przeszukiwanie odbywa się poprzez wpisywanie znaków z klawiatury, gdy kontrolka jest aktywna. Należy wziąć pod uwagę fakt, że wyszukiwanie odwołuje się także do opisu danej kategorii, co powoduje, że mogą się pojawić kategorie, które w swojej nazwie nie mają wyszukiwanej litery, natomiast znajduje się ona w opisie (patrz rys.). Dodatkowo, jeżeli w słowniku mamy kategorię Przedsprzedaż, a wyszykujemy ciąg znaków sprzeda, kategoria Przedsprzedaż nie zostanie znaleziona. Słownik PKWIU (SUB GT, GEST GT) Słownik ten zawiera Polską Klasyfikację Wyrobów i Usług czyli pierwszą polską klasyfikację produktów, znajdujących się w polskim obiegu gospodarczym. Po rozpoczęciu pracy z programem słownik jest domyślnie wypełniony standardowymi pozycjami. Gdyby jednak zaistniała potrzeba, użytkownik może w dowolnej chwili zmodyfikować istniejące i dodać nowe pozycje do omawianego słownika. Należy wówczas pamiętać o przestrzeganiu poprawności wpisywanych numerów. Kody PKWIU zawarte w słowniku możemy wyszukiwać w towarach wpisując nazwę lub kod PKWIU. 4
6 Wprowadzono możliwość zapisania numeru PESEL dla kontrahenta jednorazowego (SUB GT, GEST GT, RACH GT, REW GT) 5
7 Wprowadzono parametr decydujący o podziale płatności w czasie poprawy dokumentu (GRAT GT) Do tej pory nadwyżka zawsze domyślnie wstawiana była w "kredyt kupiecki". Teraz za pomocą parametru można zdecydować, czy ma działać jak do tej pory, czy dodawać do wybranej formy płatności czy też rozdzielać wg procentowego udziału płatności wcześniej ustawionych w dokumencie. Parametr znajduje się w parametrach Subiekta GT. Podsumowanie kolumn związanych z polami własnymi (InsERT GT) Umożliwiono korzystanie z podsumowań kolumn związanych z polami własnymi rozszerzonymi typu liczba lub kwota. Podsumowanie włącza się automatycznie na gridach, które mają kolumny pól własnych typu liczba lub kwota. 6
8 W dokumentach handlowych, na zakładce "Magazyn" wprowadzono pokazywanie nazwy pełnej odbiorcy, a nie jak do tej pory nazwy skróconej (SUB GT, GEST GT) Wprowadzono opcję zbiorczej zmiany opiekuna dla wybranych kontrahentów (SUB GT, RACH GT, REW GT) 7
9 W parametrach przychodów i rozchodów wewnętrznych wprowadzono możliwość przypisania tym dokumentom domyślnych cen sprzedaży (SUB GT) Rozliczanie należnego i wykorzystanego urlopu dla wymiaru innego niż 8 godzin (GRAT GT) Umożliwiono prawidłowe rozliczanie należnego i wykorzystanego urlopu dla osób, których dobowy wymiar czasu pracy dla pełnego etatu jest inny niż 8 godzin. W danych o urlopach dodano nową kolumnę "Pozostało" wyrażoną w godzinach. 8
10 W parametrach czasu pracy dodano dwa znaczniki dotyczące wyzerowania składników wynagrodzenia (GRAT GT) o pierwszy - umożliwiający automatyczne uzupełnienie wyzerowanych przez absencje składników wynagrodzenia w przypadku przepracowania jednego dnia - dotyczy np. sytuacji 30 dni choroby i jednego dnia pracy. o drugi umożliwiający automatyczne zerowanie składników wynagrodzenia w przypadku nieprzepracowania ani jednego dnia - dotyczy np. sytuacji 28 dni choroby w lutym. Dodano moduł Windykacja (SUB GT, REW GT) Moduł ten służy do ewidencjonowania działań windykacyjnych, które są powiązane z należnościami od wybranych kontrahentów. Moduł przede wszystkim umożliwia: ewidencjonowanie zdarzeń windykacyjnych harmonogramowanie drukowanie wezwań do zapłaty tworzenie not odsetkowych (pojedynczych i zbiorczych). W przypadku posiadania licencji na Gestora GT umożliwia pełen zakres opcji dotyczący tych działań, przy braku licencji na Gestora GT jego funkcjonalność jest ograniczona. 9
11 Widok modułu Windykacja jest taki sam jak wygląd modułu działań w Gestorze GT. Okno podzielone jest na dwie części. W górnej znajduje się lista działań windykacyjnych natomiast w dolnej wyświetlane są dodatkowe informacje dotyczące wskazanego działania. Znajdują się tu trzy zakładki: Szczegóły pokazująca szczegółowe dane wybranego działania; Powiązania wyświetlająca listę obiektów powiązanych z danym działaniem (mogą nimi być np. inne działania) oraz kierunek relacji między obiektami (obiekt nadrzędny lub obiekt podrzędny); Historia informująca o zmianach jakie wprowadzane były w danym obiekcie (zdarzeniu); Biblioteka dokumentów lista pokazująca obiekty nieewidencjonowane standardowo w systemie, które powiązane zostały ze wskazanym działaniem; Biblioteka dokumentów dostępna jest w przypadku posiadania licencji na Gestora GT lub dodatku ZIELONY PLUS dla InsERT GT. Do wyselekcjonowania działań użytkownik ma do dyspozycji liczne filtry, a poszczególne pola informują m.in. o typie i formie działania windykacyjnego, terminie jego rozpoczęcia, liczbie dni spóźnienia, typie dokumentu powiązanego. Działania zakończone są wyszarzone i przekreślone. Dodatkowo z prawej strony nad filtrami znajduje się okrągły, niebieski przycisk umożliwiający szybki podgląd działania w formie dokumentu do wydruku (ta sama opcja dostępna jest pod klawiszem F9). Istniejąca do wersji 1.28 Historia Windykacji została usunięta z systemu InsERT GT na rzecz modułu Windykacja. Istniejące wcześniej wpisy (dokonane w historii windykacji) zostają przekonwertowane w notatki windykacyjne, których lista dostępna jest we wspomnianym module. 10
12 UWAGA! Jeżeli, w którejś z wcześniejszych wersji, dla danego rozrachunku znajdowało się kilka wpisów w historii windykacji (np. telefony, ponaglenia, noty odsetkowe, itp.) to zostaną one przeniesione do modułu Windykacja jako osobne rekordy (notatki). Zbiorcze noty odsetkowe (wystawione w wersjach wcześniejszych niż 1.29) są przenoszone jako notatki typu Nota zbiorcza dla poszczególnych kontrahentów tak jak pokazuje to poniższy rysunek. W szczegółach każdej takiej notatki znajduje się informacja o ilości powiązanych rozrachunków, natomiast po jej otwarciu, w zakładce Windykacja, widoczna jest lista powiązanych dokumentów. Oprócz notatek wynikających z konwersji historycznych zdarzeń w programie, działania windykacyjne mogą być tworzone: automatycznie podczas wystawiania wezwań do zapłaty lub not odsetkowych z poziomu modułów rozrachunkowych (górne menu Operacje) lub modułu Windykacja (hiperlinki: Wystaw notę odsetkową, Wystaw wezwanie do zapłaty); ręcznie z poziomu modułu Windykacja dzięki opcji Dodaj. Możliwe jest dodawanie działań windykacyjnych (takich jak Notatka, Zadanie, Spotkanie, Telefon, itp.), jednak pełny dostęp do ich ustawień aktywny jest tylko w przypadku aktywnej licencji na Gestora GT. Każde działanie wystawione z poziomu modułu Windykacja posiada domyślnie zaznaczoną opcję Działanie windykacyjne, co powoduje zmianę pola Klienci na Dłużnik oraz pojawienie się w oknie zakładki Windykacja. 11
13 W przypadku posiadania aktywnej licencji na Gestora GT użytkownik może tworzyć różne zdarzenia windykacyjne (korzystając z ich pełnej funkcjonalności). Opcje dostępne w oknach poszczególnych zdarzeń zostały opisane w innej części konspektu. Poniżej opisane zostaną wyłącznie funkcje dotyczące Windykacji, w oparciu o działanie typu Zadanie. W zakładce Podstawowe należy określić takie parametry zdarzenia windykacyjnego jak: Forma należy wybrać jedną z form dostępnych w słowniku Formy działań windykacyjnych (formy działań podzielone są na systemowe - przeniesione z Historii windykacji oraz dodane ręcznie przez użytkownika). Dłużnik należy podać tu kontrahenta, dla którego tworzone jest zdarzenie windykacyjne. Jeżeli dłużnik nie zostanie wybrany użytkownik nie będzie mógł przejść do zakładki Windykacja. W zakładce Windykacja wyświetlane są wybrane należności dłużnika. Dzięki opcji Wstaw użytkownik może wyświetlić listę rozrachunków dłużnika i wybrać te, których dotyczy tworzone działanie. 12
14 Wezwania do zapłaty i Noty odsetkowe W modułach rozrachunkowych, np. Rozrachunki wg kontrahentów, dostępne są funkcje pozwalające na wystawianie wezwań do zapłaty, not odsetkowych oraz działań windykacyjnych. Dostępne są one w menu Operacje. Działania windykacyjne dodawane z tego poziomu tym różnią się od wystawianych w module Windykacja, że dane dłużnika oraz lista windykowanych należności wypełniane są automatycznie (na podstawie zaznaczonych rekordów). Podczas tworzenia wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych automatycznie tworzone są nowe działania windykacyjne. Ich właściwości definiuje się w module Parametry Windykacja gdzie użytkownik może określić domyślny typ oraz szablon działania osobno dla wezwań do zapłaty i not odsetkowych. 13
15 Działania utworzone na podstawie wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych są widoczne w module Windykacja, tak jak przedstawia to poniższy rysunek. Dla tak utworzonych działań w Szczegółach dostępny jest hiperlink umożliwiający podgląd dokumentu windykacyjnego. W powyższym przypadku są to: - Rozrachunek (należność) dla noty odsetkowej - Ponaglenie 1 dla wezwania do zapłaty 14
16 Dostęp do podglądu dokumentu windykacyjnego użytkownik ma również w oknie działania na zakładce Windykacja, gdzie na samym dole znajduje się hiperlink z nazwą dokumentu. Wywołanie opcji Historia windykacji z menu Operacje lub z menu kontekstowego (w modułach rozrachunkowych) powoduje otwarcie w programie nowej zakładki z widokiem modułu Windykacja, gdzie wyświetlone zostają działania dotyczące wskazanego rozrachunku. 15
17 Dla kartoteki filtrowanej pracowników dodano możliwość filtrowania po cesze (REW GT) Dodano szablony działań zwykłych i windykacyjnych (SUB GT, REW GT, GEST GT) W programie możliwe jest definiowanie szablonów dla poszczególnych typów zadań. Dzięki temu, podczas dodawania nowego działania, użytkownik może w łatwy sposób wypełnić jego podstawowe dane w oparciu o zdefiniowany wcześniej szablon. Szablony działań definiowane są w osobnym słowniku. Dla każdego typu działania można zdefiniować wiele szablonów. Okno szablonu udostępnia zakładkę Podstawowe i Opis (dla notatki tylko Podstawowe), gdzie należy określić poszczególne opcje, jakie zostaną wypełnione w oknie działania po wykorzystaniu opcji Użyj szablonu. 16
18 Zwiększono maksymalną długość numeru konta księgowego do 50 znaków (REW GT) Dodano parametr wyłączający możliwość dodawania dekretów niezawierających zapisów na kontach księgowych (REW GT) Dodano parametr wyłączający w dekretacji seryjnej możliwość dodawania dekretów niezawierających zapisów na kontach księgowych (REW GT) 17
19 Dodano możliwość importu oraz tworzenia schematów importu dokumentów typu "Nota odsetkowa" (REW GT) 18
20 Wersja 1.30 Bankowość on-line (Sub GT, Rew GT, Grat GT) Bankowość on-line jest mechanizmem zapewniającym współpracę z systemami bankowości w trybie rzeczywistego połączenia z bankiem. Umożliwia wysyłanie transakcji oczekujących oraz pobieranie historii wykonanych transakcji na wybranych rachunkach bankowych podmiotu. Dodatkowo umożliwia dokonywanie następujących operacji: Dodawanie transakcji oczekujących na podstawie nierozliczonych rozrachunków typu "Zobowiązanie". Dodawanie transakcji oczekujących na podstawie istniejących w programie operacji bankowych. Uzgadnianie transakcji pobranych z banku z istniejącymi w programie operacjami bankowymi. Rozliczanie rozrachunków za pomocą operacji bankowych, powstałych na podstawie transakcji pobranych z banku. Rachunki obsługujące bankowość on-line Aby możliwe było korzystanie z bankowości on-line w linii InsERT GT, konieczne jest posiadanie rachunku podmiotu w banku, dla którego funkcjonalność ta została zaimplementowana w programie. W wersji 1.30 jest to BRE Bank. Po dodaniu odpowiedniego numeru rachunku (Administracja->Słowniki->Rachunki podmiotu) w oknie rachunku bankowego zostanie wyświetlona dodatkowa zakładka Bankowość on-line. Zawiera ona elementy konfiguracyjne bankowości on-line umożliwiające określenie parametrów połączenia z bankiem oraz dostępu do usługi poszczególnych użytkowników programu. Są to następujące opcje: 19
21 Korzystaj z bankowości on-line - znacznik włączający, dla konfigurowanego rachunku bankowego podmiotu, mechanizmów połączenia z bankiem w trybie on-line. Zaznaczenie tego znacznika umożliwia dalszą konfigurację. Dziewięcioznakowy identyfikator klienta (DIK) - unikalny identyfikator podmiotu jako klienta banku. Dla bankowości on-line ibre BRE Banku wymagane jest dokładnie dziewięć znaków. Pobierz historię od dnia - pole umożliwiające ustawienie daty początkowej dla operacji pobierania historii transakcji wykonanych w banku. Data ta może być przez bank ograniczona do określonej liczby dni wstecz. UWAGA! Od wersji 1.33 konfiguracja bankowości on-line opiera się o słownik Usługi bankowości on-line. Opis ustawień znajdujących się w słowniku Usług bankowości on-line znajduje się w opisie zmian do wersji Dodaj - opcja umożliwiająca przypisanie do danego rachunku użytkownika programu, dla którego zostaną skonfigurowane opcje połączenia do banku w trybie on-line. Po wybraniu tej opcji zostanie wyświetlone okno z listą użytkowników ze słownika Personel, przefiltrowanej do osób, które dla danego rachunku bankowego nie mają jeszcze przypisanego dostępu. Po zatwierdzeniu wyboru osoby zostanie wyświetlone okno konfiguracji połączenia danego użytkownika z bankiem. Popraw - opcja umożliwiająca zmianę wcześniej zdefiniowanych opcji połączeniowych wybranego użytkownika. Wybór tej opcji skutkuje wyświetleniem okna konfiguracji. Usuń - opcja umożliwiająca usunięcie wybranego użytkownika z listy przypisanych do rachunku bankowego osób. Oznacza to również usunięcie konfiguracji połączenia z bankiem dla danego użytkownika. UWAGA! Zmiany powyższych konfiguracji dotyczących bankowości on-line może dokonać tylko użytkownik o uprawnieniach szefa firmy. 20
22 Użytkownik Podczas przypisywania użytkownika bankowości on-line (zakładka Bankowość on-line w oknie Dane rachunku bankowego podmiotu ) udostępniane są opcje konfiguracji połączenia. Podane tu opcje będą wyświetlane w oknie logowania oraz wykorzystywane podczas łączenia się z bankiem. Są to następujące parametry: Login - identyfikator klienta w banku. Ze względu na bezpieczeństwo należy traktować tę informację, jako poufną. Token - selektor definiujący tryb uwierzytelniania połączenia z bankiem za pomocą haseł jednorazowych, wygenerowanych przez otrzymane od banku zewnętrzne urządzenie (np. ActivCard Token). Certyfikat - selektor definiujący tryb uwierzytelniania połączenia z bankiem za pomocą kwalifikowanego certyfikatu zarejestrowanego w banku i przypisanego danemu użytkownikowi. Zaznaczenie tego selektora, w przypadku edycji konfiguracji, powoduje wyświetlenie podstawowych informacje na temat wybranego certyfikatu. Są to informacje o osobie, dla której dany certyfikat został wystawiony, jego wystawcy, nazwie certyfikatu oraz okresie ważności. Zostaje również uaktywniony przycisk Zmień certyfikat umożliwiający wybór zainstalowanego w systemie oraz przypisanego danemu użytkownikowi certyfikatu kwalifikowanego. Logowanie Okno to pozwala aktualnie zalogowanemu do programu użytkownikowi połączyć się z bankiem w celu wykonania operacji on-line'owych. Wymaga ono wprowadzenia informacji niezbędnych do połączenia a bankiem: Rachunek - rachunek podmiotu, do którego będzie realizowane połączenie. Pole to pozwala wybrać jeden spośród wielu rachunków podmiotu obsługujących bankowość on-line, do których użytkownikowi został zdefiniowany dostęp. 21
23 Login - pole informacyjne zawierające login przypisany dla danego użytkownika oraz wybranego rachunku bankowego podmiotu. Konfigurację tę należy wykonać w słowniku Rachunki podmiotu dla poszczególnych rachunków bankowych oraz użytkowników. Selektory Token/Certyfikat - selektory określający tryb połączenia z bankiem za pomocą tokena użytkownika lub certyfikatu. Dla pierwszej opcji użytkownik musi wprowadzić token wygenerowany przez urządzenie otrzymane z banku. Opcja Certyfikat określa tryb połączenia z bankiem za pomocą zarejestrowanego w banku certyfikatu kwalifikowanego UWAGA! Selektory Token oraz Certyfikat w oknie logowania nie są aktywne. Ich wybór zależy od konfiguracji dostępu użytkownika programu do wybranego rachunku bankowego podmiotu. Zmiany konfiguracji tych uprawnień może dokonać użytkownik o uprawnieniach szefa firmy. W przypadku korzystania przez użytkownika z certyfikatu kwalifikowanego w oknie logowania wyświetlone zostaną podstawowe informacje na temat wybranego certyfikatu. Są to informacje o osobie, dla której dany certyfikat został wystawiony, jego wystawcy, nazwie certyfikatu oraz okresie ważności. Dodatkowo aktywny jest przycisk Zmień certyfikat. UWAGA! Ze względu na ścisłe powiązanie loginu bankowego z wykorzystywanym przez użytkownika certyfikatem (gwarantuje to rejestracja certyfikatu w banku) opcji zmiany certyfikatu należy używać tylko i wyłącznie w następujących przypadkach: - wskazania certyfikatu w przypadku jego braku w konfiguracji dostępu użytkownika do wybranego rachunku bankowego podmiotu, - poprawy źle zdefiniowanego certyfikatu w konfiguracji dostępu. Zmiana certyfikatu wywołuje okno z listą zainstalowanych na danym stanowisku komputerowym certyfikatów. Dodatkowo w oknie z listą certyfikatów dostępna jest opcja Pokaż certyfikat wywołująca systemowe okno zawierające szczegółowe informacje o zaznaczonym certyfikacie. 22
24 Po ustawieniu wszystkich parametrów użytkownik może uruchomić proces logowania się do banku za pomocą przycisku Zaloguj. W kolejnym kroku zostaje wyświetlone okno postępu wykonania operacji on-line'owych. Zawiera ono informacje o aktualnie wykonywanej operacji oraz, po zakończeniu wszystkich, udostępnia raport z przeprowadzonych operacji. W przypadku wystąpienia błędów, użytkownik może sprawdzić informacje o ich przyczynach dzięki funkcji Raport. Transakcje oczekujące Moduł Transakcje oczekujące jest jednym z modułów Bankowości on-line. Gromadzi on transakcje przygotowane do przesłania do banku w celu przekazania środków pieniężnych z rachunku podmiotu na rachunki wierzycieli. Znajdujące się tu transakcje oczekujące wyświetlane są w kontekście wybranego z listy (znajdującej się po tytułem modułu) rachunku podmiotu. Dodawanie nowych transakcji oczekujących Transakcje oczekujące mogą być tworzone: a) Ręcznie - za pomocą opcji Dodaj użytkownik może dodawać nowe transakcje (wypłaty) oczekujące na przesłanie do banku. Pojawia się wówczas okno Transakcja oczekująca, z poziomu którego możliwe jest uzupełnienie następujących pól: 23
25 Dla - adresat środków wypłacanych z rachunku podmiotu po przekazaniu danej transakcji do banku. Dostępne kartoteki to Kontrahenci, Pracownicy oraz Wspólnicy. Nazwa do wysłania - ograniczona do 35 znaków nazwa adresata, która będzie wysłana do banku. Dla kartotek pracowników oraz wspólników domyślnie podpowiadane jest nazwisko i imię adresata. Dla kartoteki kontrahentów domyślnie podpowiadana jest nazwa pełna z kartoteki, a w przypadku przekroczenia ograniczenia tego pola - jego nazwa. W przypadku przekroczenia maksymalnej długości tego pola odrzucone zostaną końcowe znaki. Numer rachunku odbiorcy - możliwy do wyboru z puli rachunków bankowych z kartoteki danego adresata. W przypadku istnienia dla wybranej kartoteki kilku rachunków bankowych po wyborze adresata wstawiany jest domyślnie jego podstawowy rachunek. Waluta rozliczenia - określająca, w jakiej walucie środki pieniężne zostaną przekazane na rachunek adresata. W wersji 1.30 systemu InsERT GT możliwe jest tworzenie tylko transakcji oczekujących krajowych w walucie PLN. Kwota w walucie - określa ilość środków pieniężnych, które powinny być przez bank przekazane z rachunku podmiotu na rachunek odbiorcy. Tytułem - pole opisujące daną transakcję. W wersji 1.30 InsERT GT pole "Tytułem" ograniczone jest do czterech linii po 35 znaków każda. Typ transakcji - określa typ wypłaty środków z rachunku. Są to m.in. przelewy krajowe, przelewy zagraniczne, przelew do Urzędów Skarbowych, przelewy do ZUS itp. 24
26 W wersji 1.30 InsERT GT możliwe jest tworzenie tylko transakcji typu "Przelew krajowy". Transakcja natychmiastowa - znacznik określający tryb realizacji przelewu. Przelewy natychmiastowe to nowa forma realizacji płatności pomiędzy rachunkami obsługiwanymi przez banki będące uczestnikami systemu Express ELIXIR, prowadzonego przez Krajową Izbę Rozliczeniową S.A. Data realizacji - pozwala na określenie, w jakim dniu bank ma wykonać realizację przelewu środków z rachunku podmiotu na rachunek odbiorcy. Wystawił/a - dostępna jest tu lista z osobami zarejestrowanymi jako użytkownicy systemu (ustaleń dotyczących użytkowników można dokonać w opcji Personel, w module Słowniki). b) Automatycznie za pomocą dostępnej w modułach rozrachunkowych (tylko dla zobowiązań) opcji Dodaj transakcję oczekującą (menu kontekstowe). Działa ona dla pojedynczych wypłat lub zbiorczo. W tym drugim przypadku wyświetlane jest dodatkowe okno zawierające listę wybranych rozrachunków, pozwalające zaznaczyć poszczególne zobowiązania oraz podać wartości. 25
27 Suma wpisanych wartości jest następnie podpowiadana w oknie Transakcja oczekująca a pole Tytułem uzupełniane jest automatycznie (na podstawie numerów dokumentów źródłowych). Tworzenie transakcji oczekujących z modułów rozrachunkowych jest obostrzone ograniczeniami. Transakcje oczekujące można tworzyć tylko na podstawie nierozliczonych Zobowiązań. Transakcje oczekujące można tworzyć w przypadku zaznaczenia rozrachunków pojedynczego wierzyciela. Tworzenie transakcji oczekującej na podstawie rozrachunków jest możliwe tylko dla kontrahentów posiadających w kartotekach rachunki bankowe. Program przy zaznaczeniu w tabeli modułu rozrachunkowego wielu rozrachunków różnego typu, dla różnych wierzycieli, uruchamia funkcje sprawdzające poszczególne zaznaczone elementy, pod względem możliwości wystawienia dla nich transakcji oczekującej (np. typ różny od zobowiązania itp.).po wykonaniu tych funkcji, program otrzymuje zbiór rozrachunków, dla których wystawienie transakcji oczekującej jest możliwe. W kolejnym kroku program sprawdza, czy tak wyselekcjonowane rozrachunki dotyczą jednego wierzyciela. Jeżeli tak program wyświetla okno zawierające rozrachunki, które mogą wziąć udział w tworzeniu transakcji oczekującej. W przeciwnym wypadku program przerywa procedurę tworzenia takiej transakcji z odpowiednim komunikatem. c) Automatycznie - za pomocą dostępnej w module Operacje bankowe (tylko dla wypłat) opcji Dodaj transakcję oczekującą (menu kontekstowe). 26
28 W przypadku skorzystania z tej opcji dla pojedynczej wypłaty, program utworzy transakcję oczekującą na wartość równą kwocie operacji bankowej. Dodatkowo, dane niezbędne do stworzenia takiej transakcji, są uzupełniane z danych zawartych w źródłowej operacji bankowej. Możliwe jest także dodanie operacji oczekujących na podstawie kilku operacji bankowych. W tym trybie spośród zaznaczonych operacji bankowych zostaną przez program wyselekcjonowane tylko te, dla których możliwe jest stworzenie transakcji oczekującej. Pozostałe zostaną pominięte. Program poinformuje wówczas użytkownika o tym, ile transakcji zostało utworzonych. Tworzenie transakcji oczekujących na podstawie operacji bankowych jest obostrzone następującymi ograniczeniami. Transakcje oczekujące można tworzyć tylko na podstawie operacji bankowych: - będących wypłatami, - zawierających dane odbiorcy środków pieniężnych, - zawierających rachunek bankowy odbiorcy, - zawierających wypełnione pole Tytułem, - dla których nie były wcześniej wystawiane transakcje oczekujące, - które nie zostały przekazane do księgowości, - stworzonych na rachunku podmiotu obsługującego bankowość on-line. Inne operacje dostępne w module Transakcje oczekujące Oprócz standardowego ewidencjonowania transakcji oczekujących użytkownik może wykonać następujące operacje: 27
29 Wyślij i autoryzuj - operacja wykonująca wysłanie zaznaczonych transakcji oczekujących oraz wykonanie ich autoryzacji, potwierdzającej posiadanie odpowiednich uprawnień w banku oraz akceptację realizacji przesłanych transakcji. Pobierz status - opcja umożliwiająca sprawdzenie bezpośrednio w banku etapu realizacji przesłanych wcześniej transakcji. Operacja ta wykonywana jest również podczas wykonywania innych operacji, np. Wyślij i autoryzuj. Usuń w banku - operacja kasowania wcześniej przesłanej transakcji bezpośrednio w banku. Z banku można usunąć tylko te transakcje, które nie zostały przekazane do realizacji (m.in. nie zostały zautoryzowane) lub ich realizacja nie była możliwa (np. z powodu braku środków na rachunku bankowym). Autoryzuj - operacja potwierdzająca posiadanie odpowiednich uprawnień zezwalających na dokonanie przekazania środków pieniężnych z rachunku podmiotu na rachunek wierzyciela oraz akceptująca realizację przesłanej transakcji. Opcja Autoryzuj może być wykonana tylko dla transakcji oczekujących wcześniej przesłanych do banku. Historia transakcji Moduł Historia transakcji jest przeznaczony do ewidencjonowania pobranych z banku, zrealizowanych transakcji. Transakcje w tym module mogą być uzgadniane z istniejącymi w programie operacjami bankowymi. W powiązaniu z transakcjami oczekującymi, powstałymi na podstawie rozrachunków, mogą one tworzyć nowe operacje bankowe, które będą rozliczać źródłowe rozrachunki w zdefiniowanych wcześniej wartościach. Należy pamiętać, że widoczna lista transakcji dotyczy bieżącego rachunku podmiotu wybranego z listy znajdującej się pod tytułem modułu. 28
30 Oprócz standardowego ewidencjonowania transakcji pobranych z banku użytkownik może wykonać następujące operacje: Pobierz historię - opcja umożliwiająca pobranie z banku historii wykonanych transakcji na wybranym w kontekście rachunku bankowym podmiocie. Przy pierwszym wykonaniu tej operacji należy pamiętać o ustawieniu w konfiguracji rachunku bankowego daty, od której program pobierze historię rachunku. Pokaż transakcję oczekującą - dla transakcji powiązanych z transakcjami oczekującymi; opcja umożliwiająca ich podgląd. Dodaj rachunek - opcja pozwalająca na dodanie rachunku bankowego dla wybranego, zidentyfikowanego przez użytkownika programu kontrahenta. Dodaj kontrahenta - opcja umożliwiająca stworzenie nowej kartoteki dłużnika lub wierzyciela na podstawie danych zawartych w pobranych transakcjach. Uzgodnij - opcja pozwalająca na wskazanie w programie operacji bankowej odzwierciedlającej wykonaną transakcję w banku. Uzgodnienie może być wykonane pod warunkiem spełnienia stępujących warunków: Cofnij uzgodnienie - opcja wycofująca powyższą operację. Rozlicz rozrachunki - opcja ta pozwala rozliczyć rozrachunki danego kontrahenta poprzez operację bankową utworzoną na podstawie wskazanej transakcji. 29
31 W przypadku braku rozrachunków zaznaczonych do rozliczenia stworzona zostanie operacja bankowa stanowiąca wolną spłatę rozrachunków o wartości transakcji pobranej z banku. W przypadku pobrania z banku transakcji wykonanych na podstawie wcześniej przesłanych transakcji oczekujących program podczas pobierania historii może automatycznie wykonać dwie operacje: Dla transakcji powstałych w wyniku przesłania do banku transakcji oczekujących utworzonych na podstawie operacji bankowych wcześniej istniejących w programie - automatycznie uzgodni taką operację z pobraną transakcją. Dla transakcji powstałych w wyniku przesłania do banku transakcji oczekujących utworzonych na podstawie rozrachunków - automatycznie stworzy operację bankową na wartość transakcji oraz dokona rozliczenia rozrachunków w wartościach podanych przy tworzeniu transakcji oczekującej. Moduł Historia transakcji w górnej części okna zawiera informacje dotyczące salda rachunku, daty ostatniej aktualizacji transakcji wykonanych na danym rachunku bankowym podmiotu oraz podsumowania wartości transakcji, osobno dla typu Wpłata" oraz Wypłata. Moduł ten oprócz danych pobranych z banku mechanizmami on-line'owymi może zawierać dane wczytane za pomocą modułu Homebanking z plików wyciągów MT940, wygenerowanych i 30
32 przekazanych przez bank. W celu rozróżnienia obu źródeł transakcji wprowadzony został element filtra "o źródle". Zwiększona funkcjonalność działań (Sub GT, Gest GT, Rew GT) 1. Rozszerzono mechanizm powiązań od strony obiektów CRM. Działania, klientów, szanse sprzedaży oraz wiadomości mogą być wiązane z wybranymi typami dokumentów, towarami i instytucjami. 2. Dodano mechanizm umożliwiający automatyczne dopisywanie działań powiązanych z wystawianymi\poprawianymi towarami i wybranymi dokumentami. Ustawienia tego mechanizmu dostępne są w parametrach towarów oraz wybranych dokumentów. W parametrach dokumentu (np. faktury sprzedaży) użytkownik może wybrać rodzaj działania oraz wskazać szablon, na podstawie którego dodane zostanie działanie podczas wystawiania oraz edycji dokumentu. Dodatkowo, w oknach dokumentów, dla których opcja ta została udostępniona, znajduje się znacznik pozwalający aktywować lub deaktywować funkcję 31
33 wystawienia działania do bieżącego dokumentu. Wystawione w ten sposób działanie zostaje wypełnione danymi kontrahenta, a w zakładce Powiązania pojawia się wystawiony dokument. W przypadku towarów i usług mechanizm działa podobnie. Wystawione działanie zawiera w zakładce Powiązania daną pozycję kartotekową (towar lub usługę). 3. Utworzono przycisk CRM umożliwiający dodawania działań z dowolnego miejsca w programie. Jeśli jest to możliwe, program w danej sytuacji przenosi do działania odpowiednie dane. 32
34 4. W informatorze kontrahenta dodano zakładki prezentujące działania oraz wiadomości związane z danym klientem. e-archiwizacja (InsERT GT) Konfiguracja i użytkowanie e-archiwizacji Aby skonfigurować usługę e-archiwizacji należy w pierwszej kolejności uruchomić program Archiwizator (menu Start Programy InsERT Programy narzędziowe). W prawym górnym rogu znajdują się opcje związane z e-archiwizacją. Aby w jak największym stopniu ułatwić korzystanie z nowej usługi podzieliliśmy jej zadania na 3 funkcje, które są różne w zależności od tego czy użytkownik jest wylogowany czy też zalogowany. Przed zalogowaniem dostępne są: a) Załóż konto jest to pierwsza czynność jaką należy wykonać, aby móc korzystać z e- archiwizacji. 33
35 Jak widać należy podać kod licencji (który jest wpisywany automatycznie, jeśli uruchamiamy e- archiwizację na podmiocie z wpisanymi danymi licencyjnymi). Należy także wpisać nazwę konta podając adres . Wpisując swój własny mamy pewność, że jest on unikalny, a tym samym nikt niepowołany nie będzie mógł korzystać z e-archiwizacji. Na podany wysłane zostanie tymczasowe hasło. Po pomyślnym założeniu konto pojawi się informacja w dymku: b) Zaloguj pozwala na zalogowanie się do konta usługi e-archiwizacji. Po zalogowaniu można sprawdzić, jakie archiwizacje są zapisane na naszym koncie. UWAGA! Pierwsze logowanie specjalna procedura Podczas pierwszego logowania (po założeniu konta) należy posłużyć się hasłem, które jest wysyłane na adres podany podczas zakładania konta e-archiwizacji. Przykładowy jest zaprezentowany poniżej. 34
36 Po wpisaniu hasła z wiadomości i kliknięciu przycisku OK pojawi się okno służące aktywacji usługi e-archiwizacji. Wymagane jest podanie numeru licencji, dla którego założona została usługa e-archiwizacji. Po poprawnym wpisaniu danych, pojawi się okno ze zmianą hasła. W celu zwiększenia bezpieczeństwa, użytkownik powinien zmienić podane w wiadomości hasło na nowe znane tylko jemu. Wymagane jest silne hasło, które posiada minimum 8 znaków i spełnia przynajmniej dwa z czterech poniższych warunków: duże litery, małe litery, cyfry, znaki specjalne. 35
37 Po wciśnięciu przycisku OK następuje zalogowanie do usługi e-archiwizacji. Na adres przychodzi wiadomość z informacją o aktywacji usługi e-archiwizacji. Omówiona wyżej procedura jest wykonywana tylko raz. c) Resetuj hasło wybranie tej opcji powoduje wygenerowanie nowego hasła, które następnie zostaje wysłane na adres użytkownika. Dane zapisane w chmurze są w dalszym ciągu dostępne dla użytkownika. Ustawione wcześniej parametry i limity dla konta e-archiwizacji pozostają bez zmian. 36
38 Po zalogowaniu mamy do dyspozycji: d) Wyloguj pozwala na wylogowanie się z konta e-archiwizacji e) Lista archiwów dzięki tej opcji widzimy wszystkie archiwizacje, które zostały wysłane na konto usługi e-archiwizacji. Informacje zgromadzone są w przejrzysty sposób. Mamy dostępne kolumny z nazwą archiwizacji, datą (jest to data wysłania archiwizacji do chmury), rozmiarem oraz informacją o statusie wysłania archiwizacji (znak mówi o prawidłowym przesłaniu danych). Tak oznaczona archiwizacja może być użyta do dearchiwizacji (przywrócenia danych). Opcja Pobierz pozwala na pobranie i zapisanie danej archiwizacji na dysk komputera, celem wykonania dearchiwizacji. 37
39 Opcja Usuń bezpowrotnie usuwa wskazaną archiwizację znajdującą się na w chmurze. Jest to operacja nieodwracalna. f) Zarządzanie kontem zgromadzone tutaj informacje w czytelny sposób prezentują szczegółowe dane odnośnie konta e-archiwizacji. o Sekcja Informacje o e-archiwizacji: Rodzaj Okres o Całkowity rozmiar mówi o przestrzeni dostępnej w chmurze dla danego konta. o Zajęte miejsce - ile miejsca użytkownik już wykorzystał. o Limit wysyłania oraz wykorzystane transfer upload. o Limit pobierania oraz wykorzystane transfer download. o Sekcja Zarządzanie kontem oferuje dwie ważne opcje: Zmień hasło opcja pozwalająca na zmianę dotychczasowego hasła do konta e-archiwizacji. W pierwszej kolejności wpisujemy stare hasło a później nowe. Zmiana hasła nie powoduje utraty żadnych informacji zawartych na koncie e-archiwizacji. 38
40 Zmień opcja pozwalająca na zmianę nazwy konta e-archiwizacji. Podając hasło oraz nowy adres dokonujemy zmiany nazwy. Zmiana -a nie powoduje utraty żadnych informacji zawartych na koncie e- archiwizacji. Następna subskrypcja hiperlink umożliwiający sprawdzenia informacji na temat kolejnej zakupionej usługi e-archiwizacji. g) Wykonywanie e-archiwizacji: o Archiwizacja do chmury z poziomu okna archiwizacji w programie użytkownik ma do dyspozycji dwie opcje związane z usługą e-archiwizacji: Archiwizuj do chmury (kopia zapasowa jest wysyłana wyłącznie do chmury), Archiwizuj do pliku i do chmury (kopia zapasowa jest zapisywana, we wskazanej przez użytkownika lokalizacji oraz wysyłana do chmury). 39
41 o Usługa e-archiwizacji za wysyłanie oraz pobieranie danych z chmury odpowiedzialna jest usługa, której ikona, podczas wykonywania tych zadań, pojawia się w obszarze powiadomień systemu Windows. Klikając we wspomnianą ikonę użytkownik może wywołać okno prezentujące postęp wykonywanych czynności. Z tego poziomu możliwe jest zatrzymanie, wznowienie lub usunięcie procesu pobierania/wysyłania kopii zapasowej. 40
42 Udostępniono mechanizm podpowiadania danych adresowych (InsERT GT) Polega on na tym, że po wpisaniu fragmentu adresu (np. ulicy, miejscowości lub kodu pocztowego) otwiera się lista z podpowiedziami pozwalająca szybko uzupełnić pozostałe dane. Mechanizm jest udostępniony dla użytkowników posiadających aktywny abonament na ulepszenia. Faktura Vat marża (Sub GT) Procedura marży jest szczególnym sposobem rozliczania podatku VAT podatnik płaci podatek wyłącznie od marży, czyli swego zarobku, nie mając jednocześnie prawa do odliczania podatku naliczonego od sprzedawanego asortymentu. Rozpoczęcie pracy z wykorzystaniem faktur vat marża wiąże się z określeniem kilku ustawień. W parametrach towarów i usług dodano nowe parametry. Ze względu na różne podejście podatkowe obrotu asortymentem w systemie marża niezbędne jest odróżnienie tych towarów od pozostałego asortymentu. W tym celu w danych towaru, a zakładce Inne należy zaznaczyć znacznik Obrót w systemie VAT marża. Zakreślenie go spowoduje m.in., iż asortyment z tym oznaczeniem traktowany będzie jako przeznaczony wyłącznie do handlu w systemie marży (program nie pozwoli lub będzie ostrzegać, jeśli zostanie on wstawiony do dokumentu innego niż faktura marża) w zależności od ustawienia w parametrach, oraz domyślna stawka VAT zakupu zostanie ustawiona na npo (nie można odliczać VAT-u dla asortymentu w obrocie opodatkowania marży). 41
43 W parametrach towarów i usług można także zdecydować, czy nowo dodawane pozycje asortymentowe będą miały domyślnie ustawiony ten znacznik, czy też nie. 42
44 Dostępna jest również operacja zbiorczego ustawiania znacznika marży dla istniejącego już w kartotece asortymentu (menu Operacje Zbiorcze lub też z menu kontekstowego Zbiorcze). Dokument faktury VAT marża Dodany został nowy typ dokumentu Faktura VAT marża (FM). Dokumenty tego typu dostępne są w module faktur sprzedaży (menu główne Widok Sprzedaż Faktury sprzedaży). W module filtr typu dokumentu został rozszerzony o faktury marża. Wygląd dokumentu jest bardzo podobny do zwykłej faktury, z tym że dodatkowo widoczne są kolumny z ceną i wartością nabycia, zaś na zakładce VAT możliwa jest zmiana metody wyliczania podatku VAT: Zasady faktur marża oraz Zasady ogólne. 43
45 Pierwszy sposób to implementacja zasad opisanych w art. 119 i 120 Ustawy o VAT, drugi zaś dotyczy tzw. usług własnych (które mają być opodatkowane wg zasad ogólnych). Domyślne ustawienie tego parametru określa się w parametrach faktur marża. Dokumenty tego typu mają własną numerację, niezależną od zwykłych faktur i parametryzowaną w podobny do nich sposób. Jeżeli ten typ dokumentu ma być domyślnie podpowiadany to istnieje możliwość podpięcia pod klawisz [Ins] wystawiania faktury marża (Menu Widok Administracja Parametry parametr Skróty klawiszowe). Ustalenie marży Aby wyliczyć kwotę podatku VAT, niezbędne jest ustalenie marży rozumianej tutaj jako różnicę między kwotą do zapłaty przez nabywcę a ceną nabycia sprzedawanych towarów. Do ceny nabycia domyślnie podpowiada się koszt pozycji, jaki aktualnie wynika z kolejki wydawania towarów. Należy jednak pamiętać, że mogą wystąpić pewne rozbieżności. Przykład: Na stanie są 2 szt. towaru w cenie magazynowej 10 zł i 8 zł, obowiązuje zasada FIFO. Użytkownik wprowadził na pozycję FM 1 szt. tego towaru, ale przed zapisem tego dokumentu inny użytkownik sprzedał ten właśnie towar. Pojawiają się pytania z jaką ceną nabycia należy zapisać ten dokument oraz w przypadku, gdy użytkownik wpisał własną cenę nabycia, inną niż wynikałoby to z kolejki FIFO czy wtedy przy zapisie dokumentu aktualizować cenę nabycia? W kontekście tych pytań zastosowano w programie mechanizm, który przy zapisie dokumentu dokonuje weryfikacji - i jeśli cena nabycia nie zgadza się z kosztem, użytkownik zostaje 44
46 o tym poinformowany. Będzie mógł zobaczyć i zmienić aktualne wartości cen nabycia, albo mimo wszystko zapisać dokument. Różnica prezentowana jest w oknie różnic między ceną nabycia a kosztem. Okno różnic między ceną nabycia a kosztem W opisanym powyżej przypadku wyświetlone zostanie specjalne okno Ceny nabycia z wykazem niezgodnych pozycji, w którym użytkownik ma informację, czy zaktualizować ceny nabycia niezgodnych pozycji czy też pozostawić wcześniej wprowadzone. Niezgodność ceny nabycia z kosztem najczęściej może wynikać z wpisania własnej ceny nabycia, wystawiania faktur marża na wielu stanowiskach, wielu pozycji tego samego towaru czy też przeliczania pozycji z walut obcych na złotówki (różnice zaokrągleń). Aby unikać takich problemów, zaleca się stosowanie sprzedaży ze wskazanych dostaw oraz włączanie opcji automatycznych dyspozycji (wymagany jest do tego niebieski PLUS dla InsERT GT). Wydruk Wydruk faktur marża został zaprojektowany na podstawie rozporządzenia Min. Fin. z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur [ ] i jest on znacznie uproszczony w stosunku do zwykłej faktury. Ważną różnicą jest to, że w kwocie do zapłaty przez nabywcę należy wyszczególnić kwotę opodatkowaną stawką 0% - dotyczy to sprzedaży usług turystycznych poza granicami UE. 45
47 Kody dostaw na dokumentach korekt (Sub GT) Od wersji 1.30 istnieje możliwość posługiwania się kodami dostaw na dokumentach korygujących zarówno sprzedaży jak i zakupu. Przykładowy ekran wygląda następująco: 46
48 Warto jednak pamiętać, że kolumny związane z kodami dostaw mogą być widoczne dopiero po przywróceniu domyślnych ustawień listy ze specyfikacją towarową dla danego typu dokumentu. Dopisywanie pozycji z kodami dostaw możliwe jest poprzez dodanie nowej pozycji (nawet jeśli dotyczy to tej samej dostawy/kodu dostawy). Aby wstawić żądany kod dostawy należy skorygować ilościowo daną pozycję i dodać nową. Kontrola dni urlopu wypoczynkowego na żądanie (Grat GT) W tej chwili podczas wprowadzania do programu absencji typu urlop wypoczynkowy z dodatkowo zaznaczonym checkboxem Urlop na żądanie program wyświetla komunikat, w którym podaje liczbę dni urlopu na żądanie wprowadzonego od początku roku (wraz z aktualnie wprowadzanym). 47
49 FP i FGŚP po urlopie macierzyńskim/wychowawczym (Grat GT) W programie istnieje możliwość wpisania pracownikowi okresu, w którym nie będą naliczane składki na FP i FGŚP. Można to zrobić na dwa sposoby. W ewidencji osobowej pracownika w sekcji Ubezpieczeniowe znajduje się checbox Zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP z możliwością podania dat od i do kiedy ma owe zwolnienie obowiązywać. Ponadto, podczas wprowadzania w ewidencji czasu pracy absencji związanej z urlopem macierzyńskim czy wychowawczym program sprawdzi zapisy w ewidencji osobowej i wyświetli stosowny komunikat z możliwością zmiany dokonanych wcześniej zapisów. W sytuacji, gdy w danych pracownika nie wprowadzimy żadnych informacji to z poziomu tego okna można wprowadzić odpowiedni okres nieopłacania składek na FP i FGŚP. 48
50 Składnik wypłaty kalkulowany procentowo na wypłacie (Grat GT) W oknie wypłaty istnieje możliwość dodania składnika, którego wartość będzie procentowo wyliczana z zaznaczonych składników występujących na wypłacie. Służy do tego, wywoływana z menu kontekstowego, opcja Dodaj specjalnie (skrót Ctrl+Insert). 49
51 Po jej uruchomieniu pojawi się okno, w którym możemy wybrać: nowy składnik, do którego będzie przypisana obliczona wartość składniki, których wartości mają być uwzględnione podczas wyliczania kwoty nowego składnika Po wciśnięciu klawisza OK dodany specjalnie składnik pojawi się na liście składników w oknie wypłaty. 50
52 Należy pamiętać, że jego wartość nie będzie widoczna w analizatorze wypłaty. Składnik ozusowany a nieopodatkowany (Grat GT) W składnikach płacowych dodano nowy składnik o nazwie Zakwaterowanie. Charakteryzuje się on tym, że jest zwolniony z podatku, ale uwzględniany jest podczas obliczania podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zwolnienie z podatku występuje do wysokości określonego przez ustawę limitu (500zł). Powinien być stosowany przy wypłacaniu i rozliczaniu pod względem podatkowym i ubezpieczeniowym kosztów poniesionych przez pracodawcę na zakwaterowanie pracownika w wypadku delegowania go do pracy poza jego miejsce zamieszkania. 51
53 Ze względu na to, że jest on uwzględniany specyficznie w obliczaniu wypłaty, została dodana w oknie wypłaty specjalna opcja - Opis obliczeń. Umożliwia ona sprawdzenie wyliczonych wartości. Należy pamiętać, że kwotę przewyższająca ustawowy limit należy uwzględnić w osobnym składniku. 52
54 W szablonach działań umożliwiono wybranie dowolnego użytkownika jako opiekuna działania (Sub GT, Rew GT, Gest GT) Rozszerzono mechanizm zbiorczego usuwania wiadomości o możliwość zapisania załączników lub całych wiadomości do plików przed ich skasowaniem (Sub GT, Gest GT) 53
55 Dla szans sprzedaży pokazywanych w kalendarzu umożliwiono podanie godziny przewidywanej daty zamknięcia (Gest GT) 54
56 Wersja 1.31 Kreator zmian VAT (Sub GT, Rew GT, Rach GT) W wersji 1.31 zaimplementowano mechanizm przypominania o zmianach w VAT od 1 stycznia 2013r. - o tym, kiedy ma on być wyświetlany, decyduje użytkownik. Przygotowano także kreator zmian VAT, który szybko i łatwo pozwoli dostosować program do przepisów prawnych. Dostępny jest on dla Subiekta GT, Rachmistrza GT oraz Rewizora GT. Każdy z programów posiada własne, tylko z nim związane ekrany, które mogą być wykonane tylko z jego poziomu. Zadaniem kreatora jest maksymalnie ułatwić dostosowanie programu do zmian prawnych obowiązujących od 1 stycznia 2013r., które wejdą w życie na mocy nowego Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur oraz znowelizowanej ustawy o podatku od towarów i usług. Mechanizm kreatora jest elastyczny - każdy etap modyfikacji systemu można wykonać niezależnie. Gwarantuje to pełną kontrolę procesu wprowadzania zmian. Dodatkowo tylko użytkownik z uprawnieniami "szefa" będzie mógł dokonać zmian z poziomu tego narzędzia, pod warunkiem posiadania aktywnego abonamentu na ulepszenia. Jeżeli nie zostaną wykonane wszystkie niezbędne kroki, przy kolejnych uruchomieniach program przypomni o konieczności wykonania 55
57 tych zmian, przy czym możliwe jest ustawienie daty kolejnego przypomnienia. Kreator można wywołać w dowolnej chwili bezpośrednio z menu "Narzędzia". W programach księgowych Rachmistrz GT i Rewizor GT kreator udostępnia możliwość ustawienia domyślnych wzorców wydruku ewidencji sprzedaży vat i zestawień na obowiązujące w roku 2013 oraz dostosuje schematy importu do obsługi daty zakończenia dostawy (o czym poniżej). W kolejnych krokach kreator w Subiekcie GT umożliwia: ustawienie parametrów niezbędnych do wystawiania faktur uproszczonych 56
58 Faktury uproszczone można będzie wystawiać, gdy kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro (w zależności od waluty, jaka została wybrana w dokumencie). Uproszczenie w stosunku do zwykłej faktury polega na możliwości wykazywania jedynie identyfikatora podatkowego jako danych nabywcy oraz zmniejszeniu ilości danych dotyczących pozycji towarowych (przy czym jest to opcja i prawidłowym będzie wykazywanie pełnych danych). Faktury uproszczone nie mogą być stosowane w sprzedaży wysyłkowej oraz transakcjach wewnątrzwspólnotowych, a ich korekty będą musiały zawierać już pełne dane identyczne jak korekty do zwykłych faktur. Faktury uproszczone korzystają w Subiekcie GT z parametrów faktur sprzedaży, mają wspólną z nimi numerację oraz mogą być rejestrowane fiskalnie. Pozycja związana z domyślną kategorią dla faktur uproszczonych udostępnia możliwość wybrania domyślnej kategorii, jaka będzie podpowiadana przy wystawianiu tych dokumentów. Może być ona inna niż kategoria dla faktur zwykłych (pełnych). Pozycja kontrahenci dodawani z faktur uproszczonych. Aby maksymalnie przyspieszyć wystawianie tych dokumentów, w przypadku wypisywania ich dla nowych, nieistniejących jeszcze w kartotece kontrahentów, przy założeniu, że wymagany będzie wyłącznie numer identyfikacji podatkowej nabywcy - program może dokonać automatycznego dopisania danych kontrahenta do kartoteki podczas zapisu dokumentu. W takim wypadku jako symbol i nazwa kontrahenta zostanie wzięty jego numer identyfikacji podatkowej. Jest to rekomendowane ustawienia. Oprócz tego możliwe jest także wpisywanie pełnych danych kontrahenta lub też zapisanie kontrahenta jako kontrahenta jednorazowego. 57
59 Pozycja dokument przypisany do klawisza "Ins" umożliwia skojarzenie klawisza Ins z wystawieniem faktury uproszczonej. Zmiany ustawienia można dokonać w parametrach skrótów klawiszowych. Należy pamiętać, iż przy wypisywaniu faktury uproszczonej w każdej chwili jest możliwa zmiana typu dokumentu na zwykłą fakturę, bez utraty wprowadzonych danych (np. gdy przekroczony zostanie limit kwotowy 450 zł). zapisanie ustawień kontroli przy wystawianiu faktur zbiorczych, Do końca 2012 roku obowiązek wystawienia faktury powstaje nie później niż 7 dnia od daty dokonania dostawy. Od 2013 roku dopuszczone zostało wystawianie jednej faktury zbiorczej za dostawy, jakich dokonano w całym miesiącu, pod warunkiem, że faktura zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca. Program został wyposażony w opcjonalny mechanizm kontrolowania dokumentów źródłowych w zakresie ich pochodzenia z jednego miesiąca. Program może blokować, ostrzegać lub też zawsze zezwalać na wystawianie faktur zbiorczych pod kątem zgodności dokumentów źródłowych z okresem tego samego miesiąca. Odpowiednie parametry dotyczą zarówno faktur zbiorczych sprzedaży, jak i zakupu. Dodatkowo na stronie startowej programu w sekcji Sprzedaż dodana została informacja o niezafakturowanych wydaniach i przyjęciach towaru w bieżącym i poprzednim miesiącu. uaktywnienie wzorców wydruku obowiązujących w 2013roku 58
60 Zmiany prawne na rok 2013 spowodowały konieczność dodania nowych standardowych wzorców wydruku, m.in. zawierających datę zakończenia dostawy lub otrzymania płatności, zmienioną zawartość dla transakcji odwrotnego obciążenia, wykazywania rodzaju zastosowanej procedury marży. Data zakończenia dostawy została wyróżniona i jest dostępna we wszystkich rodzajach dokumentów handlowych pod datą wystawienia dokumentu. Dotychczasowej kontrolce daty sprzedaży została zmieniona nazwa na datę magazynową, przy czym dotyczy to nie tylko okna wystawiania dokumentu, ale wszystkich miejsc w programie. Trzeba przy tym pamiętać, iż duplikaty dokumentów wystawionych przed 1 stycznia 2013r. należy drukować wg przepisów obowiązujących w chwili ich wystawienia. W związku z tym, w tym kroku program może dezaktywować wszystkie standardowe wzorce obowiązujące do końca 2012r. (wzorce użytkownika nie są zmieniane), pozostawiając jednak aktywne wzorce duplikatów dokumentów oraz aktywować wzorce na rok dokonanie zmiany stawek VAT dla wybranego asortymentu 59
61 Nowelizacja ustawy o VAT pociąga za sobą zmianę stawek podatku dla niektórych towarów, m.in. na: kawę, dzieła sztuki ludowej i inne. Program proponuje specjalne narzędzie, które w znacznym stopniu automatyzuje tę żmudną pracę. Narzędzie to jest wbudowane w omawiany kreator zmian. W jego pierwszym oknie użytkownik wybiera za pomocą filtrów: grupy, cechy i rodzaju zbiór towarów, dla których chce dokonać zmian przypisania podatku VAT. W dalszej kolejności określa, jakie zmiany podatku mają być wykonane. Ostatnim parametrem, który należy określić w tym ekranie, jest wybór sposobu przeliczania każdej z cen. Do wyboru dostępne są dwa: od ceny brutto lub od ceny netto. Pierwszy z nich polega na zachowaniu ceny brutto oraz wyliczeniu nowej ceny netto. Konsekwencją tego wyboru będzie to, iż nie zmienią się ceny brutto towarów, co z kolei może uchronić sprzedawcę np. przed aktualizacją cen towarów na półkach, przemetkowania towarów będących na stanie w magazynie, zmianie cen w kasach fiskalnych oraz wagach etykietujących. Z drugiej jednak strony to sprzedawca poniesie koszty podwyższenia podatku VAT. Drugi sposób oznacza zachowanie dotychczasowej ceny netto i na jej podstawie wyliczenie nowej ceny brutto. Oznaczać to będzie, iż koszt zmiany stawki VAT w cenie zostanie przeniesiony na klienta. W tym przypadku jednak użytkownik musi liczyć się z koniecznością aktualizacji cen w miejscach, w których nie musiał tego robić, korzystając z pierwszego sposobu. Po wykonaniu tych operacji i przejściu do kolejnego okna pokazana zostanie lista towarów, które mogą zostać poddane zmianom. Użytkownik może ręcznie wskazać, które towary powinny zostać zaktualizowane, a które nie. Może także zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie widoczne na liście. 60
62 ustalenie domyślnej procedurę marży Od stycznia 2013r. na wystawianych fakturach marża należy umieszczać informację, jaka procedura marży została zastosowana. Ustawodawca przewidział cztery procedury, które muszą być oznaczone na fakturach marża odpowiednio jako: "nie określono", "procedura marży dla biur podróży", "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła 61
63 sztuki", "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki". Domyślnie dokumenty wystawione we wcześniejszych wersjach będą miały zapisaną wartość "nie określono". Natomiast dla dokumentów wystawianych od 1 stycznia 2013r. możliwe jest określenie domyślnej procedury marży. Ustawienie to będzie podpowiadane w momencie wystawiania tego rodzaju dokumentu z możliwością jego zmiany. Przypisana do dokumentu procedura marży będzie także wykazywana na wydruku dokumentu. W przypadku Subiekt GT kliknięcie w przycisk Dalej spowoduje przejście do końcowego, podsumowującego ekranu kreatora, w którym można zatwierdzić wykonanie zmian. W przypadku programów księgowych Rachmistrz GT i Rewizor GT mamy do dyspozycji dwa kroki. Pierwszym z nich jest możliwość aktualizacji standardowych wzorców wydruków: Drugim jest możliwość zaktualizowania schematów importu 62
64 Faktury uproszczone (Sub GT) Dodany został, w module Sprzedaż, nowy typ dokumentu Faktura uproszczona. Charakteryzuje się on tym, że można będzie go wystawiać, gdy kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro (w zależności od waluty, jaka została wybrana w dokumencie). Okno faktury jest bardzo podobne do okna zwykłej faktury sprzedaży, z tym że dodatkowo dostępny jest w prawej górnej części okna hiperlink pozwalający w dowolnym momencie przełączyć się z wystawiania faktury uproszczonej na zwykłą. 63
65 Wystawiając faktury uproszczone, użytkownik może wpisywać wyłącznie NIP lub PESEL nabywcy, bez konieczności uprzedniego dopisywania nowego kontrahenta - program wykona to za niego w momencie zapisu faktury (jeśli w parametrach faktur sprzedaży na zakładce Faktura uproszczona ustawiono zapis NIP/PESEL jako symbol i nazwa kontrahenta). Jedynym wymaganiem jest wówczas, by numer ten miał poprawną sumę kontrolną (program zapobiega przypadkowemu zapisowi błędnych danych). Możliwe jest jednak zapisanie danych kontrahenta niespełniającego tego warunku - wtedy należy dodać nowego kontrahenta (np. poprzez wciśnięcie przycisku "+") i zaznaczenie znacznika ignorowania sumy kontrolnej. 64
66 Należy pamiętać o tym, że o ile na fakturze uproszczonej mogą być niepełne dane nabywcy, to na korekcie do niej wymagane są już pełne dane z adresem i nazwą nabywcy. Dlatego też w korektach do faktur udostępniona została operacja edycji danych kontrahenta, a program dodatkowo ostrzega o braku tych danych. Data zakończenia dostawy oraz otrzymania zapłaty (f-ry zaliczkowe) (Sub GT) Nowelizacje wprowadzane na podstawie ustawy i rozporządzenia zmieniają zakres obowiązkowych danych, jakie powinny być zawarte w fakturach, korektach i notach korygujących. Najważniejsze z nich to: Wprowadzenie daty zakończenia dostawy lub otrzymania zapłaty (dla faktur zaliczkowych). W programie nowa data jest umieszczona tuż pod datą wystawienia dokumentu. Nowa data dotyczy zarówno faktur, jak i korekt oraz not korygujących. Dotychczasowej kontrolce daty sprzedaży została zmieniona nazwa na datę magazynową, przy czym dotyczy to nie tylko okna wystawiania dokumentu, ale wszystkich miejsc w programie. Należy pamiętać, że data zakończenia dostawy obowiązuje od stycznia 2013 roku i zastąpiła datę sprzedaży. W momencie wystawiania faktury zbiorczej program zaproponuje datę zakończenia dostawy na podstawie dat dokumentów źródłowych, jednak ze względu na możliwe liczne scenariusze użycia (dodanie lub usunięcie pozycji, zmiana daty magazynowej), program samoczynnie nie aktualizuje już tej daty, pozostawiając to w gestii użytkownika. Podobnie dzieje się przy wypisywaniu pozostałych typów dokumentów - program podpowiada datę bieżącą. 65
67 Wykazywanie ceny jednostkowej na dokumentach. Domyślne wzorce wydruku, które będą obowiązywać w roku 2013, zostały dostosowane do wykazywania ceny jednostkowej (netto). Dodatkowo opcjonalnie we wzorcach wydruku umożliwiono wykazywanie kwotowo udzielonych rabatów. Dla transakcji odwrotnego obciążenia gruntownie zmienił się zakres danych, jakie powinna zawierać faktura. W związku z tym przygotowany został specjalny wzorzec wydruku. Procedura marży. Na fakturach marża obowiązkowym stało się wykazywanie zastosowanej procedury marży. Wybór domyślnej procedury definiuje się w parametrach faktur marża, wskazuje na wystawianych dokumentach i jest on przenoszony na wydruk dokumentu. 66
68 Wydruk RMUA W Gratyfikancie GT dodany został wydruk rocznej informacji RMUA. Znajduje się on w module Deklaracje ZUS. Opcja Drukuj raport RMUA wywołuje okno, w którym należy wybrać pracownika dla którego stworzony zostanie wydruk oraz okres podając miesiące i rok. 67
69 Mechanizm ograniczania kosztów wynikających z praw autorskich (zmiana prawna od 1 stycznia 2013) (Grat GT) Od roku wchodzi w życie zmiana prawna dotycząca ograniczenia kosztów praw autorskich (50 procentowych) do połowy pierwszego progu podatkowego. Z tego względu w programie dokonano szeregu zmian, które pozwolą na automatyczne kontrolowanie tego przypadku. W danych wdrożeniowych na zakładce Dane roczne dodano pozycję Koszty z praw autorskich 50%. W modułach takich jak Ewidencja osobowa, Umowy o pracę, Umowy cywilno-prawne, Wypłaty, Rachunki dodano opcję Inne dochody i koszty. Zawiera ona dotychczas istniejącą już opcję Ewidencja innych dochodów oraz nowo dodaną Ewidencja kosztów z praw autorskich 50%. 68
70 Po wybraniu tej opcji pojawia się okno, w którym można zaewidencjonować koszty, które nie są wyliczane w Gratyfikancie GT. W umowach cywilno-prawnych dodano chceckbox Prawa autorskie. Kontroluje on wpisaną wartość procentową kosztów (w przypadku, gdy checkbox jest zaznaczony, a procent inny niż 50% program zakomunikuje rozbieżność w dymku). 69
71 W rachunku do umowy cywilno-prawnej także dodano checkbox Prawa autorskie. Jego zaznaczenie, podczas edycji rachunku, bądź odznaczenie powoduje przeliczenie kosztów. Warto pamiętać, że podczas edycji wypłaty przy dodawaniu/usuwaniu/edytowaniu składnika z kosztami 50%, spowoduje całe przeliczenie kosztów ze składników. 70
72 Metoda kasowa (Sub GT, Rew GT, Rach GT) Informacje ogólne Ustawa o VAT umożliwia niektórym podatnikom rozliczanie VAT tzw. metodą kasową. Metodę kasową mogą stosować wyłącznie podatnicy o statusie małych podatników (o rocznym obrocie nieprzekraczającym euro). Ustawa deregulacyjna z dnia 16 listopada 2012 wprowadza kilka zmian, które mają przyczynić się do upowszechnienia tej metody wśród podatników. Do tej pory u małego podatnika, który rozliczał podatek VAT metodą kasową, obowiązek podatkowy powstawał z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wynikało to z art. 21 ust. 1 ustawy o VAT. Zmiana w brzmieniu tego artykułu wprowadziła zniesienie 90-dniowego terminu, w przypadku gdy kontrahentem jest czynny podatnik VAT. Faktura, która nie zostanie uregulowana przez kontrahenta, nie będzie stanowiła dla niego podstawy do odliczenia podatku. W przypadku kontrahenta innego niż podatnik VAT czynny, termin zostaje wydłużony z 90 dni do 180 dni. Zasady, o których mowa, dotyczą wyłącznie czynności wykonanych w okresie, w którym podatnik stosuje tę metodę. Innymi słowy głównym założeniem tej metody jest odprowadzanie VAT-u należnego dopiero w momencie uzyskania zapłaty za fakturę, obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności. Analogicznie podatnik taki ma prawo do odliczenia VAT-u naliczonego po opłaceniu całej faktury, przy czym w przypadku otrzymania części należności, należy odprowadzać VAT należny proporcjonalnie przypadający na tę część. Dodatkowo faktury wystawiane przez małych podatników muszą być oznaczone dopiskiem metoda kasowa. Zmiany w Subiekcie GT Poniższy opis stanowi propozycję wykorzystania nowej funkcjonalności oraz omawia wszystkie zmiany związane z implementacją metody kasowej w programach linii InsERT GT. 1. Dodano znacznik Metoda kasowa, którego działanie widoczne jest w wielu miejscach programu. Aby oznaczyć podmiot jako rozliczający się metodą kasową należy w parametrach podmiotu na zakładce Podatki wybrać metodę rozliczania VAT kwartalnie (VAT-7K) oraz zaznaczyć checkbox Metoda kasowa. Znacznik ten jest dostępny tylko w przypadku rozliczania VAT kwartalnie na podstawie deklaracji VAT-7K. 71
73 Należy pamiętać, że pełni on dwie podstawowe funkcje: Służy do oznaczania dokumentów dla importu do programów księgowych. W tym przypadku działanie jest takie, że automatycznie we wszystkich nowotworzonych dokumentach na zakładce VAT będzie on domyślnie zaznaczony. Dotyczy to następujących typów dokumentów: FS, FSd, FSz, FSzal, RS, RZ, FZ, FZr, FZz, KFS, KFSn, KFZ, KFZn, PAi, FSzc, FSzk, KFSzc, FM(planowane w kolejnych wersjach). Powoduje, że na wydruku (dokumentów) pojawia się dopisek Metoda kasowa. 72
74 W programie dodano także znacznik Metoda kasowa w danych kontrahenta. Znajduje się on w dolnej części zakładki Inne. Dla dokumentów handlowych zakupu sprawdzane jest, czy jest ustawiony znacznik w parametrach podmiotu. Jeśli tak, dokumenty zakupu mają znacznik MK zaznaczony. Jeśli nie sprawdzany jest znacznik w kartotece kontrahenta i on decyduje o wartości znacznika na dokumencie. Dla dokumentów handlowych sprzedaży znacznik w kartotece kontrahenta jest ignorowany. Sprawdzane jest tylko, czy jest ustawiony znacznik w parametrach podmiotu i on decyduje o wartości znacznika na dokumencie. Warto zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku korzystania bądź nie z metody kasowej program zawsze sprawdza potencjalną sytuację wykorzystania jej i może wyświetlać poniższe komunikaty: 73
75 2. Dodano nowy moduł o nazwie Rozliczenia. Znajduje się on w Rozrachunkach. Należy zwrócić uwagę na fakt, że w module tym nie ma opcji Dodaj, w związku z czym nie pozwala on na dodawanie nowych rozliczeń (dokumentów). Dokumenty rozliczeń tworzone są w systemie automatycznie wtedy, kiedy dochodzi do rozliczenia rozrachunku. Możliwe rodzaje dokumentów rozliczeń to Rozliczenie sprzedaży oraz Rozliczenie Zakupu. Rozliczenie zakupu tworzone jest dla zobowiązań lub należności typu korekta (należność ze znacznikiem korekta powstaje w systemie dla np. korekty FZ o ujemnej wartości i odroczonym terminie płatności), a rozliczenie sprzedaży dla należności i zobowiązań typu korekta (zobowiązanie ze znacznikiem korekta powstaje dla korekt faktur sprzedaży o ujemnej wartości, czyli np. w przypadku zwrotu towaru). Oczywiście moduł jest wyposażony w liczne filtry umożliwiające ograniczenie wyświetlanych w tabeli rozliczeń. Do przeglądania danego dokumentu służy opcja Pokaż. Z pewnością częściej wykorzystywany będzie hiperlink Popraw. Po jego kliknięciu pojawi się okno Rozliczenia. 74
76 Poniższe ekrany prezentują okna rozliczeń wynikających z dokumentów wypisanych w PLN oraz w EUR. rys.1 (PLN) rys.2 (EUR) 75
77 Wszystkie dane są przenoszone z dokumentów źródłowych, w tym wypadku z faktury zakupu (o nr org. 1) oraz faktury sprzedaży (FS3/2013). Wartość brutto dla rozliczanego podatku VAT jest to wartość brutto dla rozliczanego podatku wyrażona w PLN-ach, jaka może zostać rozliczona w danym obiekcie Rozliczenie sprzedaży lub Rozliczenie zakupu. Wartość ta wynika z tego jaką cześć dokumentu źródłowego rozlicza dana spłata. Powinna ona być zawsze równa sumie wartości kwot brutto (dla poszczególnych stawek) w tabelce VAT. W standardowych sytuacjach będzie ona także równa polu Kwota rozliczenia (rys. 1). Mogą natomiast występować różnice między polami Wartość brutto dla rozliczanego podatku a Kwota rozliczenia (wynika to np. z różnych kursów walut dokumentu i jego spłaty rys. 2). Sekcja Rozrachunek zawiera informacje o należności/zobowiązaniu jakie wynikały z faktur oraz informację o częściowej spłacie. Wartość samej spłaty widoczna jest w sekcji Spłata. W rozliczeniach można edytować kwoty w tabeli VAT. Należy pamiętać, że suma kwot brutto w poszczególnych stawkach powinna być zgodna z polem Wartość brutto dla rozliczanego podatku VAT wybranego rozliczenia dla PLN-ów. W przypadku walut należy rozpatrywać sumę kwot wartości brutto w poszczególnych stawkach w walucie z polem Kwota rozliczenia. Należy także pamiętać, że w przypadku występowania na dokumencie pozycji w różnych stawkach VAT, program proporcjonalnie rozdzieli kwoty częściowej spłaty w rozbiciu na stawki VAT. Automatyczne przeliczanie kwot netto/brutto/vat zaznaczenie tej opcji powoduje, że pozycje znajdujące się w tabeli VAT są przeliczane automatycznie po wprowadzaniu nowej wartości. Wyłącz kontrolę sumy brutto bardzo ważny checkbox. Kontroluje on wartość kwot brutto pozycji (PLN) w tabeli VAT z polem Wartość brutto dla rozliczanego podatku VAT. Powinny one być równe. Przykład nr 1 W systemie dostępna jest faktura sprzedaży na kwotę 966,55 zł. Sprzedaż w stawce 23% wynosiła 290,59 zł (netto 236,25; VAT 54,34), natomiast w stawce 8% - 675,96 zł (netto - 625,89; VAT - 50,07). Załóżmy, że dokonano rozliczenia tej faktury w dwóch ratach. Rata I to 500 zł, rata II do 466,55 zł. Dla każdej z rat zostaną utworzone osobne rozliczenia. Rozliczenie I na kwotę 500,00 zł Tabelka VAT dla tego rozliczenia zostanie obliczona następująco: Kwota brutto w stawce 23% = 500,00*(290,59/966,55) =150,32 Kwota netto w stawce 23% = 150,32*(100/(100+23)) = 122,21 76
78 Kwota VAT w stawce 23% = Kwota brutto w stawce 23% - Kwota netto w stawce 23% = 28,11 Kwota brutto w stawce 8% = 500,00*(675,96/966,55) = 349,68 Kwota netto w stawce 8% = 349,68*(100/(100+8)) = 323,78 Kwota VAT w stawce 8% = Kwota brutto w stawce 23% - Kwota netto w stawce 23% = 25,90 Rozliczenie II na kwotę 466,55 zł Kwota brutto w stawce 23% = 466,55*(290,59/966,55) = 140,27 Kwota netto w stawce 23% = 140,27*(100/(100+23)) = 114,04 Kwota VAT w stawce 23% = Kwota brutto w stawce 23% - Kwota netto w stawce 23% = 26,23 Kwota brutto w stawce 8% = 466,55*(675,96/966,55) = 326,28 Kwota netto w stawce 8% = 326,28*(100/(100+8)) = 302,11 Kwota VAT w stawce 8% = Kwota brutto w stawce 23% - Kwota netto w stawce 23% = 24,17 W każdym obiekcie Rozliczenie, przy odznaczonym znaczniku Wyłącz kontrolę sumy brutto może dojść do sytuacji, że w wyniku zaokrąglania kwot podczas obliczeń suma kwot brutto w poszczególnych stawkach nie będzie równa kwocie rozliczenia. W takiej sytuacji program automatycznie różnicę zaokrągleń doda lub odejmie do największej z kwot brutto w różnych stawkach. Inną sytuacją, do jakiej może dojść w wyniku zaokrąglania kwot podczas przeliczeń dla poszczególnych rozliczeń tej samej faktury będzie to, że suma kwot netto, VAT lub brutto tabelek VAT poszczególnych rozliczeń nie będzie zgodna z kwotami w tabelce VAT faktury. Dla ostatniego rozliczenia każdej faktury program dokonuje automatycznego sprawdzenia i uzupełnia kwoty tak, aby zgodność została zachowana. Wymaga to jednak odznaczenia znacznika Wyłącz kontrolę sumy brutto na ostatnim rozliczeniu. Przykład nr 2 W systemie dostępna jest faktura sprzedaży walutowa z dnia r. o wartości 100 EUR z terminem płatności na r. Kursy walut są następujące: zł ,5 zł zł 77
79 W związku z tym w programie wystąpią 3 różne wartości: Wartość faktury wyliczona jest na dzień jej wystawienia. Zapłata następuje w dniu r. i w związku z tym powstaje obowiązek podatkowy. Do księgowości (ewidencja VAT) dokument taki powinien być zaimportowany po kursie z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu. Zestawienia i wydruki 1. W zestawieniach Rejestr sprzedaży VAT i Rejestr zakupu VAT dodano filtr Rozliczenie VAT o wartościach: Metoda memoriałowa/metoda kasowa. 2. Wydruki - na wydrukach faktur sprzedaży w sytuacji, gdy na dokumencie jest zaznaczony znacznik Metoda kasowa, pojawia się dopisek Metoda kasowa (dotyczy to wydruków graficznych i tekstowych). Dodatkowe informacje Znacznik Metoda kasowa dostępny jest także w oknach rozrachunków, tych tworzonych z dokumentów (i z nich jest przenoszony), ale także niepowiązanych (dodawanych ręcznie): 78
80 Rozrachunek utworzony ręcznie nie posiada tabelki VAT. W związku z tym rozliczenia takiego rozrachunku również nie będą miały tej tabelki uzupełnionej. W takim wypadku użytkownik przed importem rozliczenia do księgowości powinien uzupełnić ją ręcznie. Ważna informacja dla użytkowników, którzy korzystają z wydruków FS na drukarkach fiskalnych: konieczne jest wykonanie odpowiedniej konfiguracji w samym urządzeniu - w dane podmiotu należy wstawić frazę "metoda kasowa". W razie jakichkolwiek problemów z wykonaniem tej operacji warto zwrócić się o pomoc do serwisanta. Znacznik Metoda kasowa nie może być ustawiany, gdy zaznaczono transakcję WNT wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru lub WDT wewnątrz wspólnotowa dostawa towaru (art. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054)). W wersji 1.31 SP1 Subiekta GT nie jest możliwe wystawianie faktur ze znacznikiem Metoda kasowa zawierających opakowania zwrotne. W takiej sytuacji należy wystawić osobne dokumenty na towary i usługi, a osobne na opakowania zwrotne. Schematy importu w programach księgowych Poniżej przedstawione zostało okno schematu importu dokumentu Rozliczenie sprzedaży z programu Rewizor GT. Program umożliwia utworzenie schematu w taki sposób, aby kwoty związane z rozliczeniem były importowane zarówno do księgi handlowej jak i do ewidencji VAT. 79
81 Kluczowe jest oczywiście ewidencjonowanie wartości rozliczeń (zarówno zakupu jak i sprzedaży) w ewidencjach VAT, jednak dostępne kwoty (rysunek poniżej) mogą być także automatycznie zapisywane na odpowiednich kontach księgowych. W przypadku Rachmistrza GT, dokumenty rozliczeń zakupu i sprzedaży mogą być automatycznie importowane do odpowiednich ewidencji VAT. Poniżej przedstawiony został schemat importu dokumentu Rozliczenie zakupu. Dla rozliczeń nie ma możliwości zaznaczenia sekcji Import do KPiR, ponieważ w przypadku uproszczonej księgowości nie powinno się księgować tych dokumentów a jedynie zaliczać do ewidencji podatku VAT. 80
82 Zarówno w Rachmistrzu GT jak i w Rewizorze GT, w schematach importu dokumentów handlowych i magazynowych (FS, FZ, WZ, PZ, itd.) udostępniono nowe pole wyróżnikowe Rozliczenie VAT. Pozwala ono wybrać jedną z trzech opcji: Dowolne, Metoda memoriałowa, Metoda kasowa, dzięki którym użytkownik może wyróżnić schematy importu ze względu na metodę rozliczania VAT przez podatnika. Komunikacja Zdefiniowano nowy format komunikacji do BR EDI++(dla biura z metodą kasową). Zawiera on wszystkie wcześniejsze schematy komunikacji: EDI++. EDI++ (dla biura z zaliczkami). EDI++ (dla biura z fakturami marża). W przypadku przesyłania danych do BR z użyciem formatu EDI++(dla biura z metodą kasową) należy zapewnić, by oprogramowanie w BR było w wersji obsługującej ten format (1.31SP1 lub wyższej). Przy komunikacji oddział-centrala znacznik MK jest przesyłany wraz z dokumentem. Przy odbiorze danych w Centrali ignorowane są domyślne parametry wpływające na ustawienie tego znacznika (dane podmiotu oraz kontrahent). Przy komunikacji oddział-centrala nie jest przysyłany znacznik MK dla Kontrahenta. 81
83 Metoda kasowa dla biur rachunkowych (Rew GT, Rach GT) Wstęp W programach księgowych (Rachmistrz GT / Rewizor GT) wprowadzono mechanizm obsługi metody kasowej w przypadku, gdy nie współpracują one z Subiektem GT. Mechanizm ten powstał przede wszystkim z myślą o biurach rachunkowych, które nie prowadzą w imieniu klienta ewidencji rozrachunków. Jeżeli użytkownik korzysta z programu księgowego (Rewizora GT lub Rachmistrza GT) i Subiekta GT na wspólnej bazie danych, zalecanym sposobem pracy jest korzystanie z modułu Rozliczeń, omówionego w innym konspekcie. Metoda kasowa w Rachmistrzu GT Ewidencje VAT sprzedaży/zakupu W oknie zapisu do ewidencji VAT sprzedaży wprowadzono dodatkowy znacznik Naliczaj VAT po otrzymaniu zapłaty, a w oknie zapisu do ewidencji VAT zakupu znacznik Odliczaj VAT po zapłaceniu. Służą one do oznaczenia dokumentów rozliczanych metodą kasową. Jeżeli wprowadzany jest zapis, za który została już wykonana płatność, wspomnianego znacznika nie powinno się zaznaczać. Jeżeli wprowadzany zapis odzwierciedla fakturę z odroczoną płatnością, należy włączyć naliczanie/odliczanie VATu po zapłacie. Powoduje to usunięcie daty z pola Miesiąc naliczenia oraz uaktywnienie pola Data zapłaty, w którym podać należy datę w momencie zrealizowania zapłaty. Jeśli zatem znacznik Naliczaj/Odliczaj VAT po otrzymaniu zapłaty nie jest zaznaczony, pole Miesiąc odliczenia zależne jest od pola Data wystawienia. Jeśli natomiast jest zaznaczony, wówczas Miesiąc odliczenia zależy od ustawionej Daty zapłaty. 82
84 Wprowadzony w ten sposób zapis (z włączonym znacznikiem Naliczaj VAT po otrzymaniu zapłaty) widoczny jest ewidencji, ale nie wpływa na podatek VAT (deklarację VAT-7) dopóki użytkownik nie wprowadzi daty zapłaty. Po wprowadzeniu daty zapłaty automatycznie wypełniane jest pole Miesiąc odliczenia, co powoduje naliczenie podatku i wykazanie go w deklaracji VAT-7 za ten miesiąc. UWAGA! W sytuacji, gdy użytkownik zaznaczył pole Odliczaj VAT po naliczeniu a na zakładce Inne włączona jest opcja korygowania podatku VAT, program nie pozwoli zapisać takiego dokumentu wyświetlając następujący komunikat: Obsługa dokumentów naliczanych/odliczanych w dniu zapłaty W ewidencjach VAT (zakupu i sprzedaży) udostępniono opcję Dokumenty naliczane/odliczane w dniu zapłaty. Uruchamia ona okno służące do przeglądania dokumentów VAT, dla których nie ustawiono miesiąca odliczenia. Na podstawie dokumentów potwierdzających dokonanie płatności za dokumenty VAT (raportów kasowych, wyciągów bankowych), każdemu z dokumentów należy ustawić Datę zapłaty. Dla dokumentów wyświetlanych w tym oknie można wpisywać dane zapłaty (pojedynczo lub zbiorczo), korzystając z opcji Ustaw dane płatności. Dla zaznaczonych pozycji należy podać datę zapłaty 83
85 oraz ewentualnie zaznaczyć opcję Płatność częściowa. Wprowadzenie daty zapłaty dla dokumentu powoduje automatyczne ustawienie dla niego miesiąca odliczenia, czego wynikiem jest wykazanie odpowiedniej kwoty podatku w deklaracji VAT-7 za ten właśnie okres. Korekty kosztów uzyskania przychodów (Rach GT, Rew GT, Sub GT) Wstęp Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi do art. 15 b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przez ustawę o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce po 1 stycznia 2013 r. prawo do rozliczania kosztu będzie pośrednio związane z terminowym dokonaniem zapłaty za zakup towaru lub wykonanie usługi. Od 1 stycznia 2013 r. nieopłacenie wydatków księgowanych w kosztach powoduje, że podatnik jest zobowiązany wyłączyć wydatek z kosztów uzyskania przychodów, a tym samym skorygować zapisy w ewidencjach. Wynika z tego, że: Pierwotnie można zaksięgować wydatek w kosztach nawet bez uregulowania zapłaty, jednak niezbędne jest wyksięgowanie go w przypadku niezapłacenia za zakupiony towar lub wykonaną usługę, jeśli zostały one ujęte w podatkowych kosztach uzyskania przychodu. Należy pamiętać o poniższych zasadach: Jeśli termin płatności był nie dłuższy niż 60 dni, wówczas można bez negatywnych konsekwencji podatkowych nie regulować zapłaty przez 30 dni od daty upływu terminu płatności; Jeśli termin płatności wynosił powyżej 60 dni, wówczas można bez negatywnych konsekwencji podatkowych nie regulować zapłaty przez 90 dni od daty zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, Pomniejszenia kosztów dokonuje się w okresie, w którym upłynął ww. termin. Podatnik ma prawo do powtórnego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wyksięgowanych pozycji, ale dopiero w okresie, w którym zostały one uregulowane. Realizacja korekty kosztów w InsERT GT Od wersji 1.31 SP1 system InsERT GT umożliwia wystawienie korekty kosztów podatkowych (tzw.korekty KUP). Aby umożliwić obsługę korekty kosztów uzyskania przychodu, w programach Subiekt GT, Rachmistrz GT i Rewizor GT zaimplementowano szereg narzędzi oraz zestawień ułatwiających pracę. 84
86 Zestawienia W systemie dodano kilka zestawień ułatwiających użytkownikowi wyszukiwanie dokumentów, których wartości potencjalnie powinny pomniejszać kosztyuzyskania przychodów w danym okresie: 1. Zestawienie zobowiązań do korekty kosztów uzyskania przychodów (Subiekt GT) Zestawienie to prezentuje dokumenty faktur zakupu (w tym zbiorcze, od rolnika) oraz rachunków zakupu, które spełniają ustawowy obowiązek wycofania ich z kosztów uzyskania przychodów (KUP). Przeznaczone jest głównie dla użytkowników stosujących podatkową księgę przychodów i rozchodów (Rachmistrz GT) lub ewentualnie księgę handlową z zasadą uwzględniania kosztów jak dla księgi przychodów i rozchodów. W parametrach zestawienia należy wskazać: Okres, za jaki ma zostać ono wyliczone. Zalecanym okresem jest bieżący lub poprzedni miesiąc, jako podstawowy okres dla rozliczania podatku dochodowego. Kolejnym parametrem jest wybór daty zaliczenia dokumentu w koszty. Ponieważ w Subiekcie GT nie ma informacji, czy i kiedy dana faktura została zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, a data ta jest niezbędna do wyliczenia terminu wycofania z KUP, należy przyjąć ją jako jedną z dostępnych dat (wystawienia, magazynowa, otrzymania, zakończenia dostawy). Ostatnim parametrem jest magazyn można wskazać dokumenty z wybranego magazynu lub ze wszystkich. Wynikiem wykonania zestawienia jest lista dokumentów, które potencjalnie kwalifikują się do wyksięgowania z KUP. Ważne informacje: Zestawienie prezentuje dokumenty, które potencjalnie kwalifikują się do wycofania z korekty kosztów uzyskania przychodu wyłącznie w zadanym okresie. Oznacza to, że nie zostaną one zakwalifikowane powtórnie w okresie kolejnym, aby uniknąć wielokrotnego wyksięgowywania tego samego dokumentu. Przykład: Faktura zakupu wystawiona na towary przeznaczone do handlu została wystawiona 20 stycznia i tego samego dnia dostarczona do nabywcy. Sprzedający określił termin płatności na 5 dni czyli do dnia 25 stycznia. Użytkownik wprowadził ją do Subiekta GT 25 stycznia i na ten sam dzień zaliczył w KUP. Faktura nie została opłacona. Obowiązek pomniejszenia KUP o kwoty z tego dokumentu wypada na 24 lutego (ustawowy pierwszy przypadek - 30 dni od terminu płatności), zatem przy wykonaniu zestawienia za luty zostanie ona uwzględniona i tylko za ten 85
87 miesiąc. Gdy użytkownik wykona zestawienie za marzec, nie zostanie ona uwzględniona (nawet jeśli pozostanie nieopłacona). Zestawienie może pokazywać już opłacone dokumenty. W przykładzie z poprzedniego punktu podatnik opłacił fakturę 26 lutego. Zatem wg ustawy 24 lutego powinien wycofać z KUP ww. fakturę i ująć ją ponownie 26 lutego. Do czasu wydania wersji 1.31 SP1 systemu InsERT GT nie została podana interpretacja, czy można na zasadzie kompensowania pomijać takie zapisy, zatem bezpieczniej będzie robić zapis korygujący i ponownie zaliczać go w koszty jak w opisanym przykładzie. Zestawienie nie uwzględnia korekt do dokumentów oraz korekt kosztów dostaw. Zestawienie prezentuje początkową kwotę zobowiązania, oraz stan obecny. Ponieważ art. 3 ust. 9 ustawy dla zobowiązań uregulowanych w części nakazuje stosować ww. zasady w stosunku do nieuregulowanej części, użytkownik ma dzięki temu możliwość odszukania takich dokumentów. 2. Zestawienie wydań powiązanych ze zobowiązaniami do korekty kosztów uzyskania przychodów Subiekt GT Zestawienie to jest odpowiednikiem zestawienia z pkt 1, ale z przeznaczeniem dla podatników stosujących księgę handlową z memoriałowym ujęciem kosztów uzyskania przychodu (Rewizor GT). U podatników tych koszt powstaje dopiero z chwilą uzyskania przychodu, a ten z kolei następuje z chwilą wydania towaru. Zatem sam zakup towarów handlowych nie powoduje powstania kosztu (zakup ten zwiększa wartość majątku podmiotu), koszt powstanie dopiero w momencie sprzedaży towaru z tej dostawy. Przykład: Podatnik dokonał zakupu towarów przeznaczonych do handlu (dokumentowanych fakturą zakupu). Faktura została wystawiona 20 stycznia, a podatnik otrzymał ją 22 stycznia. Sprzedający określił termin płatności na 180 dni czyli na 19 lipca. Użytkownik wprowadził tę fakturę 22 stycznia. Pierwsza sprzedaż towarów zakupionych tą fakturą nastąpiła 17 lutego (faktura sprzedaży wraz z wydaniem towaru). Faktura zakupu pozostała nieopłacona. Obowiązek pomniejszenia KUP o kwoty z tego dokumentu wypada na 18 maja (ustawowy drugi przypadek 90 dni od ujęcia kosztu w KUP, a za ten przyjęta została data wystawienia wydania zewnętrznego). 3. Zestawienie zobowiązań do korekty kosztów uzyskania przychodów wg rozrachunków w Subiekcie GT i Rewizorze GT Zestawienie to jest odpowiednikiem wcześniej opisanych zestawień dla użytkowników Rewizora GT, którzy nie korzystają z Subiekta GT. Nie mają oni w systemie zaewidencjonowanych dokumentów źródłowych (dokumentów handlowych i magazynowych), a co za tym idzie zestawienie bazuje na rozrachunkach (zobowiązaniach). Rozrachunki udostępniają wyłącznie datę 86
88 powstania i termin płatności, zatem na podstawie tych informacji następuje wskazanie zobowiązań, jakie potencjalnie kwalifikują się do wyksięgowania z KUP (co za tym idzie, za datę zaliczenia w koszty uznaje się datę powstania zobowiązania). Dotyczy to wszystkich zobowiązań, także niepowiązanych, na rzecz pracowników, instytucji, itd., ponieważ ustawodawca objął działaniem ustawy wszelkie faktury, umowy i inne dokumenty, jakie zostały ujęte w kosztach uzyskania przychodów. Korekty kosztów uzyskania przychodu w Rachmistrzu GT Okno Wydatek W wersji 1.31 SP1 w oknie Wydatek pojawiła się nowa sekcja dotycząca korygowania kosztów uzyskania przychodów. Aby aktywować opcje korekty KUP należy zaznaczyć pole Włącz korygowanie KUP. Wprowadzony wydatek może posiadać trzy stany: Zwykły Korekta KUP Ponowne zaliczenie do KUP. Podatnik, który płaci swoje zobowiązania w terminie, będzie miał tylko wydatki w stanie Zwykły i nie będzie musiał korzystać z żadnego z elementów nowej funkcjonalności. Osoby płacące zobowiązania w terminie w ogóle nie powinny zaznaczać znacznika Włącz 87
89 korygowanie KUP. Ułatwi im to parametr zlokalizowany w parametrach KPIR, który pozwala sterować domyślnością tego znacznika. Termin płatności pole to należy wypełnić podczas wpisywania dokumentu do ewidencji (jest wypełniane automatycznie w czasie tworzenia zapisów mechanizmami importu). Data zapłaty i Płatność częściowa pola te należy wypełnić w momencie dokonania płatności (wypełnianie tych pól powinno odbywać się w oknie Koszty do korekty wywołanym po naciśnięciu hyperlinka Koryguj koszty podatkowe znajdującego się w pasku modułu KPiR. Termin korekty KUP pole to jest wyliczane automatycznie na podstawie Terminu płatności i pola Zapis z dnia. Okno Korygowanie kosztów podatkowych Funkcjonalność zaimplementowana w Rachmistrzu GT została przygotowana przede wszystkim z myślą o biurach rachunkowych. Przygotowano okno Korygowanie kosztów podatkowych umożliwiające śledzenie nieopłaconych obiektów typu Wydatek wpisanych do KPIR. Wydatki będą w widoczne w tym oknie, jeśli nie będą opłacone oraz zostaną spełnione kryteria czasowe zdefiniowane w ustawie: Termin Płatności + 30 dni data sprawdzenia lub Data Zaliczenia w Koszty + 90 dni data sprawdzenia Z poziomu powyższego okna możliwe jest generowanie wpisów korygujących, oraz ponowne księgowanie w przypadku zrealizowania płatności. Oczywiście operacje te mogą być wykonywane pojedynczo lub zbiorczo. Po wybraniu opcji Wystaw korekty KUP lub Wystaw korekty KUP i pokaż dokumenty wskazany wydatek zostaje wyłączony z kosztów uzyskania przychodu. Odbywa się to poprzez wygenerowaniedokumentu korekty (Wydatek korekta KUP), w którym 88
90 zapisane są kwoty z pierwotnego wydatku, z ujemnym znakiem. Numer wygenerowanej korekty powstaje na podstawie pierwotnego wydatku z tym, że program dopisuje do niego oznaczenie (k). Ponieważ korekta KUP istnieje w programie, jako obiekt w Książce przychodów i rozchodów, umożliwiono wydruk Dowodu zmniejszenia kosztów będącego potwierdzeniem zaksięgowania korekty. Wydruk dowodu operacji pomniejszenia kosztów przedstawiono poniżej.. 89
91 Gdy użytkownik chce ponownie zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów powinien skorzystać z opcji Ponownie zalicz do KUP lub Ponownie zalicz do KUP i pokaż dokumenty. Należy jednak pamiętać, że w świetle obowiązujących przepisów, wydatek może zostać ponownie wcielony do KUP dopiero po jego opłaceniu. Aby oznaczyć dokument, jako opłacony należy skorzystać z opcji Ustaw dane płatności. Pojawia się wówczas okno pozwalające ustawić parametry dotyczące płatności: Data płatności wybranych dokumentów. Płatność częściowa zakreślenie znacznika spowoduje, że w oknie Korygowanie kosztów podatkowych kolumna PC dla wybranej płatności niespłacanej w całości będzie również zakreślona. Korekty i ponowne zaliczenia sekcja ta odpowiada za następujące ustalenia: - program może nie sprawdzać automatycznie, czy dokumenty korekt mają być wystawiane, - program może sprawdzać, czy data płatności nie jest późniejsza od daty korekty, a następnie wyświetlić odpowiednie dokumenty do edycji w celu zmiany tej sytuacji, - program może wystawiać dokumenty korekt bez ich uprzedniego wyświetlenia, ale możliwe jest, aby pytał, czy operacja ta ma być wykonana. Innym sposobem oznaczenia płatności (dla pojedynczego wydatku) jest dwuklik na polu w kolumnie Data płatności. Ustawiona zostaje wówczas w tym polu bieżąca data. Należy pamiętać, 90
92 że ta metoda zadziała tylko wówczas, gdy w parametrach KPiR, na zakładce Dodatkowe, zostanie zaznaczony znacznik w sekcji Lista kosztów do korekty. Gdy wydatek zostaje ponownie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów powstaje dokument Wydatek ponowne zaliczenie do KUP, którego numer powstaje poprzez dodanie do numeru korekty frazy (pz). W oknie Korygowanie kosztów podatkowych koniecznie należy zwrócić uwagę na hyperlink: Wczytaj dane płatności z Subiekta GT. Może on być wykorzystywany podczas pracy na wspólnej bazie danych programów Subiekt i Rachmistrz. Jego zadaniem jest zaktualizowanie danych w obiekcie KPIR Wydatek na podstawie danych z ewidencji rozrachunków Subiekta. Dla każdego z zaznaczonych na liście wydatków program sprawdza datę płatności w ewidencji 91
93 rozrachunków i uzupełnia w obiekcie KPIR Wydatek. Jeśli Data płatności jest późniejsza niż Termin sporządzenia korekty KUP możliwe będzie automatyczne utworzenie takiej korekty. Jeśli natomiast dla dokumentu aktualizowana jest Data płatności, a wcześniej do tego dokumentu sporządzono już korektę, program zaproponuje ponowne zaliczenie dokumentu w koszty podatkowe. Korygowanie i ponowne zaliczanie z poziomu okna Wydatek Dla tych użytkowników, którzy nie chcą korzystać z automatów dostępnych w oknie Korygowanie kosztów podatkowych możliwe jest wykonywanie operacji z poziomu okna Wydatek dokumentu oznaczonego statusem Zwykły. W ramce Korekta KUP dostępny jest link Koryguj (wycofaj z KUP), który powoduje utworzenie obiektu Wydatek z zaznaczonym statusem Korekta KUP. Jeśli taka korekta jest utworzona w bazie danych, możliwe jest ponowne zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych służy do tego link Ponownie zalicz do KUP. W dokumencie ponownego zaliczenia (pz) dostępne jest także pole Dowód zapłaty, gdzie należy wpisać numer dokumentu potwierdzającego dokonanie zaległej płatności (np. Wyciąg Bankowy nr 3/2013 ). UWAGA! Jeżeli wycofany z KUP wydatek jest powiązany z zapisem w ewidencji VAT zakupu i dla tego zapisu wcześniej wystawiona została korekta VATu naliczonego, ustawienie daty płatności spowoduje ponowne zaliczenie dokumentu do podatku VAT naliczonego. Oznacza to, że wystawione zostaną ponowne zaliczenia (pz) zarówno w KPiR jak i w ewidencji VAT zakupu. Informacje o korekcie podatku VAT znajdują się w innym konspekcie szkoleniowym. Podobnie jak w przypadku korekty, dla ponownego zaliczenia również możliwe jest wydrukowanie dowodu operacji. Wydruk Dowodu zwiększenia kosztów zawiera niezbędne informacje, w tym numer dowodu zapłaty podawany w oknie wydatku podczas ponownego zaliczania go do kosztów uzyskania przychodu. 92
94 Dokumenty do nieistniejącego Przewidziano możliwość tworzenia dokumentu typu Korekta KUP lub Ponowne zaliczenie do KUP bez powiązania z innymi dokumentami. Taka sytuacja może mieć miejsce na przykład wtedy, gdy rozpoczynamy pracę w Rachmistrzu od określonego dnia, ale w przedsiębiorstwie wcześniej (przed rozpoczęciem pracy z Rachmistrzem) wystawione były faktury, które muszą zostać skorygowane lub ponownie zaliczone do KUP. Dokument do nieistniejącego to dokument Wydatek w KPIR, któremu ustawiono status Korekta KUP lub Ponowne zaliczenie do KUP i dopisano ręcznie numer dokumentu źródłowego (faktury lub rachunku). Korekty kosztów uzyskania przychodu w Rewizorze GT W Rewizorze udostępniono Zestawienie zobowiązań do korekty kosztów uzyskania przychodów wg rozrachunków. Pozwala ono wyfiltrować dokumenty, które potencjalnie należy skorygować lub ponownie zaliczyć do kosztów podatkowych. Nie są dostępne mechanizmy analogiczne jak w Rachmistrzu GT z tego względu, że koszt własny sprzedaży naliczany jest z chwilą sprzedaży, a nie poniesienia wydatku. 93
95 Korekty podatku VAT (Rach GT, Rew GT, Sub GT) Wstęp Od 1 stycznia 2013 roku podatnicy VAT mają obowiązek dokonywania korekt podatku VAT naliczonego, jeżeli po upływie 150 dni od terminu płatności nie zapłacili za zakupione towary lub usługi. Oznacza to, że jeżeli podatnik VAT pomniejszył swój podatek należny o kwotę podatku naliczonego wynikającą z faktury zakupu, której nie opłacił w terminie, musi naliczyć wspomnianą kwotę podatku (a więc zapłacić ją do właściwego urzędu skarbowego), jednak dopiero po upływie 150 dni od terminu płatności. Należny podatek VAT z tytułu nieopłaconej przez kontrahenta faktury, który został przez podatnika odprowadzony do urzędu skarbowego może zostać przez niego odzyskany. Podatnik ma prawo do pomniejszenia podatku należnego o kwotę wynikającą z nieopłaconej faktury sprzedaży po upływie 150 dni od ustalonego terminu płatności. Należy wówczas złożyć w urzędzie skarbowym deklarację VAT-ZD. W załączniku tym (składanym razem z deklaracją VAT) wierzyciel musi podać nie tylko swoje dane, ale także dane indentyfikacyjne kontrahenta (dłużnika), numer faktury, datę jej wystawienia, datę upływu terminu płatności, której nie uzyskał, oraz kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego. Korekty VAT w InsERT GT W ewidencjach VAT dodano mechanizm wspomagający kontrolowanie płatności za poszczególne dokumenty, wykonywanie korekt podatku od towarów i usług (w przypadku, gdy upłynie 150 dni od terminu płatności), a także ponowne zaliczenie skorygowanych wpisów w przypadku dokonania zapłaty. Wspomniany mechanizm jest bardzo podobny do omówionych w innym dokumencie korekt kosztów uzyskania przychodów z tą różnicą, że w przypadku VATu umożliwione zostało korygowanie podatku wynikającego z zakupu (podatek naliczony) oraz sprzedaży (podatek należny). Korekty podatku VAT naliczonego W oknie wpisu do ewidencji VAT zakupu, na zakładce Inne, dodano sekcję Korekta VAT (nieterminowe płatności). Aby ją aktywować należy zaznaczyć pole włącz korygowanie VAT, którego domyślna aktywność może być ustawiona w parametrach ewidencji VAT, na zakładce Dodatkowe. 94
96 Wprowadzany zakup VAT może posiadać trzy stany: Zwykły, Korekta VAT, Ponowne zaliczenie do VAT. Podatnik, który płaci swoje zobowiązania w terminie, będzie miał tylko zakupy w stanie Zwykły i nie będzie musiał korzystać z żadnego z elementów nowej funkcjonalności a więc w ogóle nie będzie zaznaczał znacznika Włącz korygowanie VAT. Termin płatności pole to należy wypełnić podczas wpisywania dokumentu do ewidencji (jest wypełniane automatycznie w czasie tworzenia zapisów mechanizmami importu). Data zapłaty i Płatność częściowa pola te należy wypełnić w momencie dokonania płatności (wypełnianie tych pól powinno odbywać się w oknie Korygowanie podatku VAT zakupu wywołanym po naciśnięciu hyperlinka Koryguj podatek VAT znajdującego się w pasku ewidencji VAT zakupu Termin korekty VAT pole to jest wyliczane automatycznie na podstawie Terminu płatności. Koryguj (wycofaj z VAT) ten hyperlink pozwala wystawić korektę VAT, czyli sporządzić zapis pomniejszający kwotę podatku naliczonego. Zalecane jest jednak wystawianie korekt z poziomu okna Korygowanie podatku VAT zakupu. 95
97 Okno Korygowanie podatku VAT zakupu W Rachmistrzu i w Rewizorze GT przygotowano okno Korygowanie podatku VAT zakupu umożliwiające śledzenie nieopłaconych zakupów wpisanych do ewidencji VAT zakupu. Zakupy będą widoczne w tym oknie, jeśli nie będą opłacone oraz zostanie spełnione kryterium czasowe zdefiniowane w ustawie: Data sprawdzenia Termin Płatności dni Z poziomu powyższego okna możliwe jest generowanie wpisów korygujących, oraz ponowne zaliczenie do VAT w przypadku zrealizowania płatności. Oczywiście operacje te mogą być wykonywane pojedynczo lub zbiorczo. Po wybraniu opcji Wystaw korekty VAT lub Wystaw korekty VAT i pokaż dokumenty wskazany zakup zostaje wyłączony z podatku VAT naliczonego. Odbywa się to poprzez wygenerowanie dokumentu korekty (Zakup VAT korekta), w którym zapisane są kwoty z pierwotnego zakupu, z ujemnym znakiem. Numer wygenerowanej korekty powstaje na podstawie numeru zakupu z tym, że program dopisuje do niego oznaczenie (k). 96
98 Gdy użytkownik chce ponownie zaliczyć zakup do ewidencji VAT zakupu (podatek naliczony) powinien skorzystać z opcji Ponownie zalicz do VAT lub Ponownie zalicz do VAT i pokaż dokumenty. Można tego jednak dokonać dopiero po zapłaceniu za zakupione towary lub usługi. Aby oznaczyć dokument, jako opłacony należy skorzystać z opcji Ustaw dane płatności. Pojawia się wówczas okno pozwalające ustawić parametry dotyczące zapłaty: Data płatności wybranych dokumentów. Płatność częściowa zakreślenie znacznika spowoduje, że w oknie Korygowanie podatku VAT kolumna PC dla wybranej płatności niespłacanej w całości będzie również zakreślona. Korekty i ponowne zaliczenia sekcja ta odpowiada za następujące ustalenia: - Program może nie sprawdzać automatycznie, czy dokumenty korekt mają być wystawiane. - Program może sprawdzać, czy data płatności nie jest późniejsza od daty korekty, a następnie wyświetlić odpowiednie dokumenty do edycji w celu zmiany tej sytuacji. - Program może wystawiać dokumenty korekt i ponownych zaliczeń bez ich uprzedniego wyświetlenia, ale możliwe jest, aby pytał, czy operacja ta ma być wykonana. Innym sposobem oznaczenia płatności (dla pojedynczego zakupu) jest dwuklik na polu w kolumnie Data płatności. Ustawiona zostaje wówczas w tym polu bieżąca data. Należy pamiętać, że ta metoda zadziała tylko wówczas, gdy w parametrach ewidencji VAT, na zakładce Podstawowe, zostanie zaznaczony znacznik w sekcji Lista dokumentów VAT. 97
99 Gdy zakup zostaje ponownie zaliczony do ewidencji VAT zakupu (podatek naliczony) powstaje dokument Zakup VAT ponowne zaliczenie, którego numer powstaje poprzez dodanie do numeru korekty frazy (pz). W oknie Korygowanie podatku VAT koniecznie należy zwrócić uwagę na hyperlink: Wczytaj dane płatności z Subiekta GT. Może on być wykorzystywany podczas pracy na wspólnej bazie danych programów Subiekt i Rachmistrz lub Subiekt i Rewizor. Jego zadaniem jest zaktualizowanie danych w obiekcie zakupu VAT na podstawie danych z ewidencji rozrachunków. Dla każdego z zaznaczonych na liście zakupów program sprawdza datę płatności w ewidencji rozrachunków i uzupełnia w ewidencji VAT. Jeśli Data zapłaty jest późniejsza niż Termin sporządzenia korekty VAT możliwe będzie automatyczne utworzenie takiej korekty. Jeśli natomiast 98
100 dla dokumentu aktualizowana jest Data zapłaty, a wcześniej do tego dokumentu sporządzono już korektę, program zaproponuje ponowne zaliczenie dokumentu do ewidencji podatku VAT naliczonego. Korygowanie i ponowne zaliczanie z poziomu okna Zakup VAT Dla tych użytkowników, którzy nie chcą korzystać z opcji dostępnych w oknie Korygowanie podatku VAT umożliwiono wykonywanie operacji korygowania i ponownego zaliczenia z poziomu okna zakupu VAT. W ramce Korekta VAT (nieterminowe płatności) dostępny jest link Koryguj (wycofaj z VAT), który powoduje utworzenie obiektu Zakup VAT z zaznaczonym statusem Korekta VAT. Jeśli taka korekta jest utworzona w bazie danych, możliwe jest ponowne zaliczenie podatku do ewidencji służy do tego link Ponownie zalicz do VAT. Dokumenty do nieistniejącego W programie umożliwiono także tworzenie korekt podatku VAT zakupu oraz ponownych zaliczeń do ewidencji, dla nieistniejących w programie dokumentów. Aby wprowadzić taką korektę należy zaznaczyć w sekcji Korekta VAT (nieterminowe płatności) znacznik Korekta VAT. Wówczas możliwe jest ręczne wpisanie numeru dokumentu korygowanego, podanie daty wystawienia faktury oraz daty określającej termin płatności. Podobnie możliwe jest wystawienie zapisu będącego ponownym zaliczeniem podatku do VAT naliczonego. Należy wówczas zaznaczyć opcję Ponowne zaliczenie do VAT i podać numer nieistniejącego dokumentu korekty. Korekty VAT podatku należnego W programach księgowych systemu InsERT GT wprowadzono mechanizm korygowania podatku VAT należnego (związanego ze sprzedażą towarów i usług). Pozwala on podatnikom korzystać z tzw. ulgi na złe długi, tj. pomniejszać swój podatek należny o kwoty wynikające z dokumentów, za które nie otrzymali oni zapłaty. Mechanizm ten znajduje się w ewidencji VAT sprzedaży i działa na takiej samej zasadzie jak korekta VAT zakupu, omówiona wcześniej. 99
101 W oknie Sprzedaż VAT, na zakładce Inne umieszczono sekcję Korekta VAT (nieterminowe płatności), której opcje i właściwości zostały już opisane przy okazji korekty podatku naliczonego. W ewidencji VAT sprzedaży, nad tabelą, znajduje się hyperlink Koryguj podatek VAT. Pozwala on uruchomić okno Korygowanie podatku VAT sprzedaży, dzięki któremu użytkownik może przeglądać dokumenty z włączoną korektą VAT i (po upływie 150 dni od terminu płatności), dokonywać korekt. Tak jak w przypadku korekt podatku naliczonego, w oknie korygowania VAT sprzedaży możliwe jest ustawianie dat płatności oraz, po ich określeniu, ponowne zaliczenie dokumentów do podatku VAT należnego. Także tworzenie wpisów do nieistniejącego wygląda tak samo jak w przypadku korygowania podatku VAT naliczonego. Dzięki dostępnym znacznikom możliwe jest ręczne tworzenie korekt (k) oraz dokumentów ponownych zaliczeń do podatku (pz). Deklaracja VAT-ZD Dla podatników, którzy korzystają z ulgi na złe długi przygotowana została deklaracja VAT-ZD, która jest załącznikiem do deklaracji VAT-7. Dwustronny wydruk załącznika VAT-ZD przedstawiono poniżej. 100
102 Dane do deklaracji pobierane są z ewidencji VAT sprzedaży na podstawie dokumentów typu VAT sprzedaży korekta. 101
103 Wersja 1.32 Zbiorczy wydruk dokumentów (Sub GT) W mechanizmie zbiorczego wydruku wielu dokumentów wprowadzono możliwość wyboru wzorca i drukarki dla każdego typu dokumentu. Okno pozwala zarządzać liczbą kopii dla poszczególnych pozycji a także umożliwia włączenie rejestracji fiskalnej (dla wskazanej drukarki fiskalnej). Udostępniono także kolumnę K, w której znajduje się znacznik aktywujący wydruk samej kopii dokumentu. W słownikach Rachunków bankowych podmiotu dla użytkowników z dostępem do bankowości on-line dodano znacznik "Bez loginu" (Rew GT, Grat GT, Sub GT) Zakreślenie znacznika Bez loginu powoduje, że pozostałe pola znajdujące się w oknie dodawania użytkownika bankowości online zostają wyszarzone, pole login jest puste, a sposób logowania ustawiany jest na Token. Gdy użytkownik taki zechce zalogować się do bankowości online, zamiast okna logowania pojawia się komunikat "Użytkownik nie posiada loginu dla rachunku powiązanego z Bankowością on-line". Opcja ta została stworzona, aby zapewnić dostęp dla personelu przygotowującego transakcje, bez prawa do ich realizacji. 102
104 W "Parametrach ubezpieczeń i funduszy ZUS" dodano możliwość parametryzowania terminu przekazywania składek ZUS (Rew GT, Rach GT) Moment przekazania składek do ZUS może zostać ustawiony na 5, 10, 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który składki są odprowadzane. W Ewidencji czasu pracy umożliwiono rozliczanie nadgodzin godzinami absencji w stosunku 1 : 1,5 w wypadku wyznaczenia terminu odebrania godzin wolnych przez pracodawcę. (Grat GT) Znacznik Bez wniosku pracownika służy do wskazania terminu wolnego za nadgodziny w sytuacji, gdy termin ten wyznacza pracodawca. W przypadku, gdy to pracownik wybiera dzień wolny za godziny nadliczbowe, znacznik ten nie powinien być zaznaczony. Znacznik powinien zostać zaznaczony, gdy to pracodawca wyznaczy pracownikowi dzień wolny, za godziny nadliczbowe. 103
105 Umożliwiono dodanie dowolnego procentu naliczania w wypadku wprowadzania urlopu macierzyńskiego (Grat GT) W związku ze zmianą przepisów dotyczących urlopu macierzyńskiego, uwolniono procent naliczania chorobowego w sekcji Dane absencji chorobowej. 104
106 Wersja 1.33 Ewidencja sprzedaży detalicznej i zwrotów (Sub GT) Moduły sprzedaży detalicznej oraz zwrotów ze sprzedaży detalicznej dostosowano do wymogów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z 14 marca 2013r. (Dz.U. z 2013r. poz. 363). W związku z tym wprowadzono m.in. następujące zmiany: Dodano możliwość wpisania identyfikatora podatkowego nabywcy w paragonie zwykłym, Wprowadzono drukowanie rabatów na drukarkach fiskalnych obsługujących tę możliwość, Wprowadzono możliwość włączenia kolumny daty sprzedaży w modułach sprzedaży detalicznej oraz zwrotów ze sprzedaży detalicznej, W edycji zwrotów detalicznych wprowadzono możliwość określania rodzaju zwrotu, wraz z możliwością określania domyślnego rodzaju w parametrach dokumentu, W module zwrotów ze sprzedaży detalicznej wprowadzono nowy filtr rodzaju zwrotu, Dodano dwa zestawienia: "Ewidencja zwrotów, reklamacji i pomyłek" oraz "Ewidencja zwrotów, reklamacji i pomyłek w rozbiciu na pozycje", Dostosowano wzorce wydruków paragonów oraz zwrotów ze sprzedaży detalicznej do wymogów prawnych (nazwy wzorców zawierają frazę "od października 2013"). Użytkownicy konwertujący dane z poprzednich wersji powinni ustawić je jako domyślne, o ile nie chcą korzystać z własnych wzorców. 105
107 Akcyza na węgiel (Sub GT) W związku z nowelizacją ustawy o podatku akcyzowym dostosowano program do nowych wymagań prawnych w następujący sposób: Uaktualniono słownik przyczyn zwolnienia z podatku akcyzowego oraz wprowadzono możliwość dezaktywowania nieaktualnych przyczyn zwolnienia, W danych kontrahenta (na zakładce Inne) wprowadzono rozróżnianie statusu akcyzowego podmiotu na podmiot pośredniczący oraz finalnego nabywcę wraz z możliwością zbiorczej zmiany tego statusu. Dla pośredniczącego podmiotu program podpowiada nienaliczanie podatku akcyzowego, W parametrach kontrahentów umożliwiono określenie statusu akcyzowego dla nowo dodawanych kontrahentów, Umożliwiono decydowanie, czy podatek akcyzowy ma być naliczany czy też nie na dokumentach rozchodu wewnętrznego (RW) wraz z możliwością określania postawy zwolnienia. Podmioty pośredniczące za pomocą tego dokumentu powinny ewidencjonować ubytki wyrobów węglowych, jak i użycie ich na własne potrzeby, Dodano dwa nowe zestawienia, które odzwierciedlają obowiązek ewidencji sprzedaży wyrobów węglowych na rzecz finalnych nabywców oraz użycie wyrobów węglowych przez podmioty pośredniczące. Zestawienia te to: "Ewidencja sprzedaży wyrobów akcyzowych dla odbiorców finalnych" oraz "Ewidencja wyrobów akcyzowych używanych przez podmiot pośredniczący." 106
108 Podpis elektroniczny (Sub GT) Dla faktur podpisywanych elektronicznie umożliwiono zapisywanie pliku dokumentu oraz pliku podpisu w bibliotece dokumentu. Aby skorzystać z podpisu elektronicznego, należy zainstalować certyfikat w systemie operacyjnym, a następnie wskazać go w Parametrach Subiekta GT. W związku z tą funkcjonalnością wprowadzono do systemu następujące zmiany: Opcje umożliwiające włączenie mechanizmu podpisywania dokumentów znajdują się w zakładce Podpis elektroniczny w parametrach poszczególnych typów dokumentów; W zakładce Podpis elektroniczny, w parametrach każdego typu dokumentu znajduje się znacznik, który określa, czy plik PDF oraz plik podpisu dodaje się automatycznie do biblioteki dokumentów (aby z niego skorzystać wymagane jest posiadanie zielonego Plusa dla InsERT GT); W kartotece kontrahentów, na zakładce Inne dodano dwa nowe pola związane ze zgodą na e- faktury; 107
109 Podpisane pliki dodane do biblioteki mają automatycznie ustawiany nowy znacznik: E-podpis (widoczny w oknie operacji Zmień nazwę/opis i na liście w oknie głównym biblioteki dokumentów, w nowej kolumnie E-podpis); Pliki oznaczone w ten sposób nie mogą mieć zmienianej nazwy, typu oraz nie mogą być w bibliotece ani kasowane, ani edytowane. Pole E-podpis może włączyć lub wyłączyć osoba, która dodała dany plik i ma przydzielone uprawnienie Dokumenty - Biblioteka dokumentów do dokumentów handlowych Oznacz, jako e-podpis własny plik lub inna osoba, która ma uprawnienie Dokumenty - Biblioteka dokumentów do dokumentów handlowych - Oznacz jako e-podpis plik innego użytkownika. Dodano słownik "Usług bankowości on-line" pozwalający na konfigurację rachunków bankowych współpracujących z systemami bankowości on-line (Sub GT, Rew GT, Grat GT) W module Administracja udostępniono słownik Usługi bankowości on-line, którego funkcjonalność jest następująca: W oknie Usługa bankowości on-line należy podać unikalną nazwę usługi oraz wprowadzić Dziewięcioznakowy identyfikator klienta (DIK). Jest to unikalny identyfikator podmiotu nadany przez bank. Dla bankowości on-line ibre BRE Banku wymagane jest dokładnie dziewięć znaków. Przedrostek - wykorzystywany jest przy pracy wielooddziałowej lub pracy na kilku bazach danych, mających dostęp do tego samego rachunku bankowego. Dla każdej bazy danych przedrostek powinien być inny. Podłączanie rachunku bankowego - funkcjonalność pozwalająca powiązać daną usługę z istniejącym w systemie rachunkiem podmiotu. Do wyboru dostępne są rachunki, dla których zaznaczono wcześniej opcję Korzystaj z bankowości on-line. Użytkownik może również z tego poziomu dodać nowy rachunek podmiotu. Dostępna jest także opcja odłączania rachunków. Opcja Ustaw datę - umożliwia ustawienie daty początkowej dla operacji pobierania historii transakcji wykonanych w banku. Data ta może być przez bank ograniczona do określonej liczby dni wstecz. Po pobraniu historii transakcji opcja ta staje się nieaktywna. Dodawanie personelu za pomocą tej opcji można od razu przypisać do danej usługi użytkowników systemu InsERT GT. Wybranie użytkownika z listy spowoduje wyświetlenie okna ustawień dotyczących autoryzacji użytkownika w systemie bankowości on-line. Dostępne są opcje Bez loginu (dla użytkownika, którego zadaniem jest jedynie przygotowywanie transakcji oczekujących na wysłanie do serwisu bankowego, bez możliwości ich autoryzowania), Token (autoryzacja logowania do serwisu bankowego poprzez wpisanie specjalnie wygenerowanego ciągu znaków) oraz Certyfikat (autoryzacja połączenia z bankowością online za pośrednictwem specjalnego certyfikatu zainstalowanego na komputerze). 108
110 W module Bankowość on-line dodano obsługę przelewów do US oraz ZUS. Wprowadzono słownik symboli deklaracji dla przelewów do US z bankowości on-line (Sub GT, Rew GT, Grat GT) Podczas tworzenia zleceń przelewów w module Transakcje oczekujące, w polu Dla umożliwiono wybór Instytucji. Użytkownik może wówczas wskazać jedną z dostępnych w programie kartotek instytucji typu ZUS oraz Urząd Skarbowy. Dokonanie takiego wyboru sprawia, że w oknie transakcji oczekującej pojawia się dodatkowa zakładka zawierająca specyficzne dane dotyczące przelewów instytucjonalnych: 109
111 W przypadku przelewu US należy wskazać tam Typ identyfikatora (NIP/REGON/PESEL/Dowód osobisty/paszport/inny dokument) oraz jego oznaczenie, Okres a także Symbol Zobowiązania (np. VAT-7K). Pole Zobowiązanie aktualizowane jest automatycznie na podstawie wybranego symbolu, można jednak wpisać własny tekst. W programie dodano słownik Symboli deklaracji, które mogą być użyte w zleceniach przelewów do urzędu skarbowego. Słownik ten zawiera najczęściej wykorzystywane symbole, które są zdefiniowane jako Systemowe i nie mogą być edytowane. Użytkownik może tworzyć własne symbole dla deklaracji PIT, CIT lub VAT. W zależności od dokonanego wyboru w tworzonej transakcji oczekującej wstawiony zostanie odpowiedni numer rachunku odbiorcy. Definiowany symbol powiązany jest także z Identyfikatorem zobowiązania, gdzie użytkownik może wporwadzić tekst, jaki automatycznie zostanie wstawiony do zlecanegpo przelewu. Dla przelewu ZUS należy wybrać typ identyfikatora (REGON/PESEL/Dowód osobisty/paszport) oraz wpisać jego numer (oznaczenie). W polu Typ wpłaty dostępne są typowe symbole przelewów do ZUS, np. S-składka za 1 miesiąc lub A-Opłata dodatkowa. Dla niektórych typów wpłat aktywne staje się również pole Nr decyzji. Użytkownik może także wprowadzić oznaczenie Deklaracji oraz jej Numer. W zależności od celu, w jakim dokonywany jest przelew, możliwy jest wybór odpowiedniego rachunku docelowego. Dostępne są numery rachunków dla: ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego, FP/FGŚP a także FEP. Dodano możliwość generowania Wyciągów bankowych w module Bankowość on-line (Sub GT, Rew GT, Grat GT) Podłącz wyciąg / Wygeneruj wyciąg opcje działają w kontekście wyciągów bankowych ewidencjonowanych w module finansowym Wyciągi bankowe. Dla transakcji pobranych z serwisu bankowego należy ustawić filtr Z wyciągu. Pozwala on przełączyć się na kontekst wyciągu pobranego z serwisu bankowego, w którego skład wchodzą poszczególne transakcje historyczne. Po ustawieniu kontekstu można skorzystać z opcji Podłącz, która pozwala wybrać istniejący już w 110
112 programie wyciąg bankowy, lub Wygeneruj skutkuje utworzeniem nowego wyciągu w programie. Po podłączeniu lub wygenerowaniu wyciągu dostępne opcje zmieniają się na Pokaż wyciąg (podgląd zawartości wyciągu bankowego) oraz Odłącz wyciąg (rezygnacja z powiązania z wyciągiem w programie). Powiązanie transakcji historycznych z Wyciągiem bankowym w programie pozwala podłączać do niego wygenerowane/uzgodnione operacje bankowe. Służy do tego opcja Podłącz operacje do istniejącego wyciągu bankowego dostępna w menu kontekstowym. 111
113 Wersja 1.35 Faktury detaliczne (Sub GT) W wersji 1.35 wprowadzono liczne zmiany usprawniające wystawianie faktur na podstawie sprzedaży detalicznej. Wśród nich do najważniejszych należą: Możliwość wystawiania faktur detalicznych na podstawie wielu paragonów. Wystarczy tylko zaznaczyć wybrane paragony lub/i paragony imienne i skorzystać z opcji "Wypisz fakturę detaliczną". Możliwość opcjonalnego blokowania edycji zawartości faktury wystawianej do paragonu oraz uwzględniania na fakturach detalicznych zwrotów ze sprzedaży detalicznej. 112
114 Blokuj edycję zawartości faktury wystawianej do paragonu - pole dostępne tylko w parametrach faktury VAT sprzedaży detalicznej. Dotyczy tylko faktur wystawionych na podstawie paragonów. Odpowiada za możliwość zmiany zawartości oraz wartości płatności pobranych z paragonów. Uwzględniaj zwroty do paragonów źródłowych - pole dostępne tylko w parametrach faktury VAT sprzedaży detalicznej. Dotyczy tylko faktur wystawionych na podstawie paragonów. Odpowiada za możliwość uwzględnienia w fakturze detalicznej zawartości zwrotów detalicznych wystawionych do paragonów, które wchodzą w skład faktury. Możliwość opcjonalnego blokowania, usuwania oraz zakazu wystawiania zwrotów ze sprzedaży detalicznej do paragonów, na podstawie których wystawiono fakturę detaliczną. Blokuj dodawanie zwrotu, gdy do paragonu wystawiono fakturę - pole dostępne tylko w parametrach zwrotu ze sprzedaży detalicznej. Odpowiada za możliwość wystawienia zwrotu do paragonu, który jest powiązany z fakturą detaliczną. Blokuj poprawianie zwrotu uwzględnionego na fakturze detalicznej - pole dostępne tylko w parametrach zwrotu ze sprzedaży detalicznej. Odpowiada za możliwość edycji zwrotu powiązanego z paragonem, do którego wystawiono fakturę detaliczną. Blokuj usuwanie zwrotu uwzględnionego na fakturze detalicznej - pole dostępne tylko w parametrach zwrotu ze sprzedaży detalicznej. Odpowiada za możliwość usuwania zwrotu powiązanego z paragonem, do którego wystawiono fakturę detaliczną. 113
115 Możliwość blokowania edycji i usuwania paragonów, do których wystawiono faktury detaliczne. Blokuj poprawianie paragonu, gdy wystawiono fakturę detaliczną - pole dostępne tylko w parametrach paragonu i paragonu imiennego. Odpowiada za możliwość edycji paragonów powiązanych z fakturami detalicznymi. Blokuj usuwanie paragonu, gdy wystawiono fakturę detaliczną - pole dostępne tylko w parametrach paragonu i paragonu imiennego. Odpowiada za możliwość usuwania paragonów powiązanych z fakturami detalicznymi. Wykazywanie na podglądach F9 numerów paragonów źródłowych dla faktur detalicznych. 114
116 Możliwość włączenia kolumny z numerem powiązanej z paragonami faktury detalicznej w module sprzedaży detalicznej oraz informatorach o towarze i kontrahencie. Odwrotne obciążenie faktury mieszane (Sub GT, Rach GT, Rew GT) Faktury mieszane Faktury mieszane to umowne określenie faktur dokumentujących łączną sprzedaż towarów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług na zasadach ogólnych oraz wymienionych w załączniku nr 11 do ustawy o podatku od towarów i usług (towary objęte odwrotnym obciążeniem). Program może albo ignorować taką sytuację i nie reagować na wystawianie faktur mieszanych, albo nie zezwalać i zapobiegać ich wystawianiu. W pierwszym przypadku należy w Parametrach Subiekta w polu Faktury mieszane ustawić wartość ignoruj. W drugim nie zezwalaj. Ustawienie nie zezwalaj spowoduje, iż przy zaistnieniu następujących warunków: gdy dokument wystawiany jest dla kontrahenta będącego czynnymi podatnikiem VAT oraz, w dokumencie ustawiona jest transakcja VAT krajowa (zakup krajowy lub sprzedaż krajowa). Program nie pozwoli na wstawienie do zawartości dokumentu towarów oznaczonych jako objętych odwrotnym obciążeniem. Towary objęte odwrotnym obciążeniem wystawiane dla podatników czynnych powinny mieć ustawioną transakcję VAT odwrotne obciążenie. 115
117 Faktura VAT komunikat przy wybranej opcji nie zezwalaj 116
118 Ustawienie to nie zadziała na następujących typach dokumentów: zwykłe wydania i przyjęcia zewnętrzne (WZ i PZ) - ponieważ są to dokumenty stricte magazynowe i nie mają określanej transakcji VAT. W przypadku, gdy użytkownik chce, aby ustawienie zadziałało także na dokumentach magazynowych dla i od kontrahentów, należy je dokumentować jako przyjęcia i wydania z VAT (vpz i vwz) rozchody i przychody wewnętrzne oraz dokumenty przesunięcia międzymagazynowe ponieważ są dokumentami wewnętrznymi, paragonach zwykłych i odebranych z kas fiskalnych (PA, PAf, PAk) oraz zwrotach ze sprzedaży detalicznej (ZW, ZWn) wystawianych dla podatników czynnych. Kontrahenci Czynny podatnik VAT - znacznik ten odpowiada za działanie programu przy obrocie asortymentem objętym odwrotnym obciążeniem (asortyment wymieniony w załączniku nr 11 ustawy o podatku od towarów i usług). 117
119 Jeśli w parametrach Subiekta GT dla opcji faktury mieszane ustawiono wartość nie zezwalaj, wówczas w przypadku transakcji krajowej dla kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT program nie pozwoli wstawić towaru objętego odwrotnym obciążeniem tak, aby nie dopuścić do powstania faktury mieszanej. Istnieje możliwość zbiorczego oznaczania kontrahentów jako podatników czynnych. W tym celu w kartotece kontrahentów należy zaznaczyć zbiorczo wybranych (np. poprzez wciśnięcie klawisza CTRL i klikanie w wybrane firmy), a następnie z menu kontekstowego lub menu głównego Operacje wybrać opcję Zbiorcze -> Włącz znacznik czynny podatnik VAT. Towary Istnieje także możliwość oznakowania towaru jako objętego odwrotnym obciążeniem dla podatników czynnych. Pole to można zaznaczyć: ręcznie z poziomu kartoteki, zbiorczo z poziomu operacji zbiorczych automatycznie na podstawie symbolu PKWiU (aby to było możliwe należy wprowadzić odpowiednie ustalenia w parametrach towarów oraz w słowniku PKWiU). 118
120 Domyślnym ustawieniem dla faktur mieszanych w programie jest opcja nie zezwalaj. W przypadku korzystania z faktur mieszanych i uwzględnianiu ich w księgowości warto pamiętać o kilku przydatnych ustawieniach: Z faktur mieszanych pobieraj tylko pozycje z oo - znacznik ten jest odpowiedzialny za prawidłowe rozliczanie faktur mieszanych, czyli takich, na których przy wybranej transakcji krajowej umieszczono również pozycje z odwrotnym obciążeniem (wymienione w załączniku nr 11 ustawy o VAT). W takim przypadku na fakturze zakupu należy ustawić transakcję VAT jako zakup krajowy, zaś pozycje odwrotnie obciążone oznaczyć stawką właściwą dla transakcji odwrotnego obciążenia (domyślnie jest to stawka oo). Następnie do tak zapisanej faktury należy wystawić fakturę wewnętrzną podatku należnego (FWn), do 119
121 której program wczyta z dokumentu źródłowego wyłącznie pozycje odwrotnie obciążone. Jeśli podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia, powinien na podstawie tak zapisanej FWn wystawić także fakturę wewnętrzną podatku naliczonego (FWo). W celu prawidłowego zaimportowania danych do księgowości należy dokonać niezbędnych modyfikacji schematów importu. Aby naliczenie podatku na fakturze wewnętrznej następowało w sposób właściwy, w danych towaru stawka podatku przy zakupie, jak i sprzedaży, powinna być ustawiona na właściwą dla obrotu nieobjętego odwrotnym obciążeniem (czyli podstawową stawkę 23%). Twórz zapis OO w ewidencji VAT sprzedaży - dotyczy importu dokumentów sprzedaży, na których występują pozycje w stawce "odwrotne obciążenie". Możliwe jest wskazanie ewidencji VAT, w której ma zostać stworzony zapis w stawce oo. W przypadku, gdy na FS występują zapisy w różnych stawkach (np. 23% i oo), powstaną osobne zapisy w wybranej ewidencji VAT dla stawki oo. 120
122 Nie importuj pozycji ze stawką OO - dotyczy importu dokumentów zakupu, na których występują pozycje w stawce "odwrotne obciążenie". Możliwe jest pominięcie pozycji ze stawką oo, a import do księgowości takich pozycji należy wykonać na podstawie Faktur wewnętrznych. 121
123 Automatyczny tryb pracy czytnika kodów kreskowych (Sub GT) Na dokumentach magazynowych i handlowych wprowadzono możliwość korzystania z trybu automatycznego wczytywania ilości towarów za pomocą czytnika. Tryb automatyczny powoduje wstawienie towaru z domyślną ilością określoną w parametrach oraz automatycznie przechodzi do nowej pozycji towarowej, umożliwiając jej szybkie wstawianie. 122
124 W tej zakładce należy określić sposób pracy z czytnikiem kodów kreskowych. Tryb pracy Zwykły - to standardowy sposób pracy. Czytnik odnajduje towar i wstawia go do dokumentu. Następnie program ustawia się w polu Ilość, wprowadza wartość 1 i oczekuje na reakcję użytkownika. Użytkownik może zmienić lub zatwierdzić wprowadzoną wartość, a następnie powinien przejść do następnej linii dokumentu, umożliwiając ponownie odczyt kodu kreskowego kolejnego towaru. Automatyczny - tryb pracy wprowadzony w wersji 1.35 systemu. Czytnik odnajduje towar i wstawia go do dokumentu. Następnie program w polu Ilość wprowadza wartość domyślną (określoną parametrem), zatwierdza ją i przechodzi do następnej linii dokumentu, umożliwiając ponownie odczyt kodu kreskowego kolejnego towaru. Tryb ten zakłada, że użytkownik nie będzie zmieniał wprowadzonej ilości. Domyślna ilość przy wstawianiu towarów - sekcja ta dotyczy tylko opisanego powyżej automatycznego trybu pracy Zerowa - na dokument wprowadzana jest automatycznie ilość równa zero. Jednostkowa - na dokument wprowadzana jest automatycznie ilość równa jeden. Określona na - na dokument wprowadzana jest automatycznie ilość podana przez użytkownika (wprowadzona w dodatkowym polu). 123
125 Rozbudowa e-archiwizacji (Sub GT, Rew GT, Rach, GT, Gest GT, Grat GT) W usłudze e-archiwizacji dodano nowe ustawienia: automatyczne usuwanie starych archiwów, kasowanie archiwów z multiwyborem, powiadamianie mailowe o kończącym się miejscu. Zbiorczy wydruk UPO (Rew GT, Rach GT, Grat GT) W programach Rachmistrz GT, Rewizor GT, Gratyfikant GT umożliwiono zbiorcze pobieranie urzędowego potwierdzenia odbioru. 124
126 Wypłaty (Grat GT) Dodano wydruk "Sumaryczne odcinki wypłat" w postaci jednego odcinka dla każdego pracownika z wszystkich wypłat ze wskazanego miesiąca. Opcja dostępna jest w module Wypłaty po kliknięci hiperlinka Drukuj. Możliwe jest sterowanie danymi odnośnie wypłat. Po ustaleniu wszystkich paramterów można skorzystać z wydruku. 125
127 Zmiany w rozrachunkach (Sub GT, Rew GT) W parametrach należności i zobowiązań dodano możliwość wyboru domyślnego sposobu zapłaty (gotówka lub przelew) przy rozliczaniu rozrachunków. Podczas zbiorczego rozliczania rozrachunków umożliwiono ewidencjonowanie nadpłat. 126
128 Po wprowadzeniu kwoty przewyższającej wartość rozliczanych dokumentów, powstanie dokument kasowy lub bankowy (zgodnie z ustawieniem pola Zapłata). Wartość, dokumentu kasowego lub bankowego, pozostającą do rozliczenia można sprawdzić np. w widoku Rozrachunki z kontrahentem. 127
129 Zmiany w Ewidencji i eksploatacji pojazdów (Rew GT, Rach GT) a) Do kartoteki Pojazdów dodano pola umożliwiające obsługę ewidencji pojazdów zgodnie ze zmianami w przepisach ustawy o VAT, które obowiązują od 1 kwietnia 2014 roku. Pełne odliczenie vat znacznik służący do oznakowania pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Dostępny jest wówczas, gdy w polu Przypadek szczególny zostanie wybrana opcja Nie dotyczy. Przy zaznaczonej tej opcji konieczne jest wprowadzenie Daty rozpoczęcia prowadzenia ewidencji w programie. Dla pojazdu z Pełnym odliczeniem możliwe jest ustawienie opcji Udostępniony w oknie Przejazdu. Data rozpoczęcia prowadzenia ewidencji według obowiązujących przepisów, dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, konieczne jest wprowadzenie daty rozpoczęcia wykorzystywania takiego pojazdu. Stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji - według obowiązujących przepisów, dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, konieczne jest wprowadzenie stanu licznika na moment rozpoczęcia korzystania z takiego pojazdu. Zakończenie prowadzenia ewidencji pozwala zakończyć ewidencjonowanie eksploatacji danego pojazdu wraz z możliwością wprowadzenia daty. b) Do modułu Eksploatacja pojazdów, w oknie Przejazd dodano pola: Udostępniony znacznik dostępny w przypadku pojazdów przeznaczonych wyłącznie do celów działalności gospodarczej (zaznaczona opcja Pełne odliczenie VAT). Po jego aktywowaniu pole Osoba kierująca zostaje wyczyszczone a użytkownik może wprowadzić dane osoby ręcznie. Osoba kierująca domyślnie podpowiadana jest osoba będąca właścicielem danego pojazdu (pracownik lub wspólnik), dla pojazdu firmowego pole pozostaje puste i użytkownik może wprowadzić dane osoby kierującej ręcznie. Dla aut z pełnym 128
130 odliczeniem pole jest obowiązkowe. Dane osoby, która była już wcześniej wprowadzana w tym polu, będą podpowiadane dla kolejnych wpisów w polu combo. Ostatni stan licznika na dany dzień w polu tym program podpowiada stan licznika wynikający ze stanu początkowego (wprowadzonego w kartotece pojazdu) oraz kolejnych przejazdów dodawanych dla danego pojazdu. Stan licznika po przejeździe wartość wprowadzana w tym polu zależna jest od Parametrów eksploatacji pojazdów (Administracja -> Parametry). o W przypadku gdy zaznaczona jest opcja Wylicz stan licznika z liczby przejechanych kilometrów, w polu tym pojawia się stan licznika będący sumą ostatniego stanu licznika na dany dzień oraz wprowadzonej przez użytkownika liczby przejechanych kilometrów. o W przypadku gdy zaznaczona jest opcja Wylicz liczbę przejechanych kilometrów ze stanu licznika, w pole Stan licznika po przejeździe należy wprowadzić wartość ręcznie. Na jej podstawie (oraz ostatniego stanu licznika na danych dzień) program sam wylicza liczbę przejechanych kilometrów. 129
131 c) Księgowanie kosztów związanych z eksploatacją pojazdów: Poniższe rozważania przeprowadzane są na podstawie dwóch przykładowych zapisów związanych z kosztem eksploatacji pojazdu: A. koszt eksploatacji pojazdu: zakup klocków hamulcowych za 1230 zł ( VAT) B. koszt związany z zakupem paliwa za 1230 zł ( VAT) i. Zapis w ewidencji VAT zakupu: Księgowanie kosztów związanych z pojazdami do ewidencji VAT zakupu odbywa się według następującego scenariusza: A. Zakup klocków hamulcowych przypadek szczególny ustawiony na eksploatację pojazdu z 50% odliczeniem. Program automatycznie dzieli wprowadzoną kwotę i połowę z niej przepisuje do stawki npo. B. Zakup paliwa przypadek szczególny należy ustawić na zakup paliwa niepodlegający odliczeniu (automatycznie ustawiany jest wariant bez odliczenia) a podatek VAT (230 zł) podzielić równo pomiędzy stawkę VAT i npo (115 zł -> 23% i 115 -> npo). Można także ustawić przypadek szczególny na eksploatacja pojazdu z 50% odliczeniem (program rozbije VAT na odpowiednie stawki automatycznie) oraz ustawić wariant odliczenia na bez odliczenia. 130
132 W oknie zapisu VAT zakup (zakładka Inne) znajduje się opcja Rachunek za przejazd pozwalająca powiązać dany zapis kosztowy z rachunkiem w module Eksploatacja pojazdów. Należy pamiętać, że w przypadku pojazdów Firmowych (oznaczenie w kartotece pojazdu) mimo powiązania zapisu VAT z rachunkiem, że zapis taki można dodatkowo zaksięgować w KPiR. W przypadku pojazdów Pracowników lub Wspólników takiej możliwości nie ma zapis VAT powiązany z rachunkiem otrzymuje status Nie podlega księgowaniu. ii. Zapis w KPiR: W parametrach ewidencji VAT dodano znaczniki: doliczaj VAT z npo do netto, księguj połowę netto (dotyczy ewidencji VAT zakupu). Służą one do dostosowania programu do wybranego scenariusza odliczania kosztów związanych z eksploatacją pojazdów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Na podstawie ustawień tych parametrów program odpowiednio importuje kwoty do KPiR podczas księgowania zapisów w ewidencji VAT zakupu (przypadek szczególny). Poniżej przedstawiono możliwe scenariusze księgowania kosztów związanych z eksploatacją pojazdów. Dla każdego z nich została podana konfiguracja parametrów księgowania przypadków szczególnych. 131
133 Przypadek 1. Dosłowna interpretacja ustaw oraz zaliczanie 100% kosztów. A. Netto : 1000, VAT: 115 i 115 (nie jest VATem) -> do kosztów mamy prawo zaliczyć 1000 zł. B. Netto:1000, VAT : 115 i 115 (bez odliczenia) -> do kosztów mamy prawo zaliczyć 1115 zł. Sposób uzyskania powyższych zapisów w Rachmistrzu GT: o Doliczaj VAT z npo do netto - odznaczony o Księguj połowę netto - odznaczony Przypadek 2. Dosłowna interpretacja ustaw oraz zaliczanie 50% kosztów. A. Netto : 1000, VAT: 115 i 115 (nie jest VATem) -> do kosztów można zaliczyć 50%*1000zł=500zł. B. Netto:1000, VAT : 115 i 115 (bez odliczenia) -> do kosztów można zaliczyć 50%*1115zł=557,5. Sposób uzyskania powyższych zapisów w Rachmistrzu GT: o Doliczaj VAT z npo do netto - odznaczony o Księguj połowę netto - zaznaczony Przypadek 3. Dosłowna interpretacja ustaw, koszty liczone na podstawie km. A. Netto : 1000, VAT: 115 i 115 (nie jest VATem) -> do kosztów można zaliczyć 1000 zł. B. Netto:1000, VAT : 115 i 115 (bez odliczenia) -> do kosztów można zaliczyć 1115zł. Sposób uzyskania powyższych zapisów w Rachmistrzu GT: 132
134 o Doliczaj VAT z npo do netto - odznaczony o Księguj połowę netto - odznaczony Przypadek 4. (Domyślny w InsERT GT) 50% VATu jest VATem niepodlegającym odliczeniu oraz zaliczanie 100% kosztów. A. Netto: 1000, VAT: 115, VAT npo: 115 -> do kosztów można zaliczyć 1115 zł. B. Netto: 1000, VAT : 115 i VAT npo: 115 -> do kosztów można zaliczyć 1230 zł. Sposób uzyskania powyższych zapisów w Rachmistrzu GT: o Doliczaj VAT z npo do netto - zaznaczony o Księguj połowę netto - odznaczony Przypadek 5. 50% VATu jest VATem niepodlegającym odliczeniu oraz zaliczanie 50% kosztów. A. Netto : 1000, VAT: 115, VAT npo: 115 -> do kosztów można zaliczyć 50%* 1115 zł = 557,5. B. Netto:1000, VAT : 115 i VAT npo: 115 -> do kosztów można zaliczyć 50% * 1230 zł = 615zł. Sposób uzyskania powyższych zapisów w Rachmistrzu GT: o Doliczaj VAT z npo do netto - zaznaczony o Księguj połowę netto - zaznaczony Przypadek 6. 50% VATu jest VATem niepodlegającym odliczeniu, koszty liczone na podstawie km. A. Netto : 1000, VAT: 115, VAT npo: 115 -> do kosztów mamy prawo zaliczyć 1115 zł. B. Netto:1000, VAT : 115 i VAT npo: 115 -> do kosztów mamy prawo zaliczyć 1230 zł. Sposób uzyskania powyższych zapisów w Rachmistrzu GT: o Doliczaj VAT z npo do netto - zaznaczony o Księguj połowę netto - odznaczony d) Wydruki i zestawienia związane z ewidencją pojazdów: W module Pojazdy udostępniono wydruk ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby podatku VAT. 133
135 Dodatkowo znajduje się tu również Raport z eksploatacji pojazdów, który może być przydatny w dla użytkowników programu Rewizor GT. Na jego podstawie można dokonać księgowania kosztów związanych z eksploatacją pojazdów do księgi handlowej. Rewizor 1. Ewidencja i eksploatacja pojazdów a) Dodano kartotekę Pojazdy z możliwością wprowadzania pojazdów firmowych, pracowniczych lub należących do wspólnika. Parametry znajdujące się w oknie Pojazd zostały omówione dla programu Rachmistrz GT. 134
136 b) Dodano moduł Eksploatacja pojazdów z możliwością ewidencjonowania rachunków oraz przejazdów. c) W parametrach ewidencji VAT dodano znacznik "Doliczaj VAT z npo do wartości rachunku za przejazd". Jeżeli parametr ten jest zaznaczony to wprowadzenie zapisu VAT zakupu (z kwotą w stawce npo) z zaznaczoną opcją Rachunek za przejazd w zakładce Inne, spowoduje utworzenie rachunku w module eksploatacja pojazdów na wartość równą sumie kwoty netto i kwoty VAT z pola npo. 135
137 Dodano parametry Transakcji oczekujących (Sub GT, Rew GT, Grat GT) Parametry te umożliwiają zdefiniowanie znaków specjalnych, które mają być zamienione podczas tworzenia transakcji oczekujących z operacji bankowych i rozrachunków. Dla każdego dostępnego banku znaki są definiowane oddzielnie. Regułę znaków specjalnych można zastosować dla: Tytułu, Nazwy podmiotu oraz Nazwy do wysłania. 136
138 Wersja 1.36 Kopiowanie treści dokumentów (Sub GT) Wprowadzono możliwość kopiowania tabeli ze specyfikacją towarową pomiędzy różnymi dokumentami. Aby skopiować dokument, wystarczy użyć skrótu klawiszowego Ctrl+K, wklejanie na nowym dokumencie realizowane jest skrótem Ctrl+L. Kopiowane są następujące kolumny specyfikacji towarowej: nazwa towaru/usługi; opis; ilość; jednostka miary; cena. Mechanizm jest wspierany w dokumentach różnych typów, między innymi na fakturach, paragonach, dokumentach magazynowych i zamówieniach. Jest on dostępny tylko dla posiadaczy aktywnego abonamentu. Korekta faktury VAT marża (Sub GT) W wersji 1.36 wprowadzono dwa nowe typy dokumentów - korekta faktury VAT marża i korekta faktury VAT marża do nieistniejącego. Zasada działania takich korekt zbliżona jest do zasady działania odpowiednich korekt faktury sprzedaży z tą jednak różnicą, że sam sposób wyliczania wartości podlega zasadom VAT marża. Dodatkowo istnieje możliwość korygowania ceny nabycia. Możliwość ta standardowo jest wyłączona - aby z niej skorzystać, należy włączyć odpowiedni parametr. 137
139 Parametr Udostępnij do edycji koszty nabycia po korekcie ma zastosowanie wyłącznie dla korekt faktur VAT marża. Włączenie przełącznika odblokuje możliwość edycji ceny nabycia. Zmiana ceny nabycia nie wpływa na cenę i wartość brutto, zmienia natomiast wartość netto i wartość podatku VAT. Zmiany nie będą widoczne na standardowym wydruku korekty, mają natomiast wpływ na kwoty eksportowane do systemów księgowych. Nowe typy korekt dostępne są w dotychczasowym module korekt sprzedaży. Wystawiać je można również w module faktur sprzedaży, korzystając z opcji "Koryguj". Parametry i numeracja korekt faktur VAT marża zdefiniowane są niezależnie od parametrów i numeracji zwykłych korekt faktur VAT sprzedaży. Adres dostawy kontrahenta powiązany z dokumentem (Sub GT) W wersji 1.36 InsERT dodano możliwość przypisania adresu dostawy kontrahenta do dokumentu. Jeśli na podstawie dokumentu z przypisanym adresem dostawy powstaje inny dokument, wówczas adres ten jest przenoszony na dokument pochodny. Przykładowym zastosowaniem może być zamówienie i faktura powstająca na podstawie tego zamówienia. Jeśli na zamówieniu zostanie wskazany adres dostawy to ten sam adres pojawi się na fakturze, nawet jeśli między zamówieniem a wystawieniem faktury adres dostawy w kartotece kontrahenta ulegnie zmianie. Kolejnym zastosowaniem może być sytuacja, gdy ten sam kontrahent składa dwa zamówienia, które mają być dostarczone pod dwa różne adresy. Omawiane okno można wywołać za pomocą opcji Adresy dostawy dostępnej w menu pola Nabywca faktury VAT sprzedaży lub po naciśnięciu klawiszy [Ctrl+A]. Można w nim wybrać adres dostawy zarówno z kartoteki płatnika, jak i z kartoteki odbiorcy. 138
140 W tym miejscu istnieje również możliwość wprowadzenia nowego adresu dostawy. Wybrany adres dostawy należy zaznaczyć na liście w omawianym oknie. Brak jakiegokolwiek zakreślenia na tej liście oznacza, że jako adres dostawy pobrany zostanie najnowszy adres z kartoteki kontrahenta. W przypadku zaznaczenia adresu i uruchomienia nowego sposobu obsługi wstawiania adresu wskazany adres przenosi się na dokumenty pochodne. Np. adres wybrany na zamówieniu przenosi się na fakturę powstającą z tego zamówienia. Jeśli w parametrach dokumentów sprzedaży zostanie zakreślony znacznik Użyj adresu dostawy dla płatnika, to na nowo wystawianym dokumencie adres dostawy będzie od razu użyty według nowych zasad i zostanie zaznaczony najnowszy istniejący adres dostawy. W przypadku gdy znacznik pozostanie wyłączony, w dokumencie nie będzie zaznaczany żaden z adresów i mechanizm adresu dostawy będzie działał według starych zasad - w chwili wydruku dokumentu pobrany zostanie adres dostawy z kartoteki kontrahenta. 139
141 Cena przy zmianie stawki VAT (Sub GT) Dodano mechanizm umożliwiający utrzymanie wybranej ceny przy zmianie stawki VAT (zakładka "Zmiana VAT" w parametrach dokumentów). Zamówienia zaliczkowe od cen netto (Sub GT) Dodano możliwość wyliczania zamówień zaliczkowych od cen netto. Nowy sposób wyliczania można włączyć w parametrach zamówień zaliczkowych. Należy jednak pamiętać o obostrzeniach i uwagach z związku z wykorzystaniem wyliczania zamówienia zaliczkowego od cen netto. Informuje o tym komunikat w programie. 140
142 Usprawniona obsługa wynagradzania uczniów (Grat GT) W Gratyfikancie GT od wersji 1.36 usprawniono obsługę wynagradzania uczniów poprzez: 1. Dodanie parametrów z kwotami wynagrodzenia uczniów w I, II i III roku nauki. 2. Dodanie atrybutu w umowie określającego, czy pracownik jest uczniem (z oznaczeniem roku nauki). 141
143 3. Dodanie w składnikach definiowalnych parametru "wynagrodzenie ucznia". 4. Przyjęcie wynagrodzenia ucznia jako jego pensji minimalnej przy naliczaniu wypłaty. 142
144 5. Dodanie funkcji zbiorczo przenoszącej uczniów do wyższej klasy. Nowa stawka w parametrach czasu pracy (Grat GT) W parametrach czasu pracy rozszerzono możliwość naliczania wynagrodzenia za pracę w godzinach nocnych według "stawki godzinowej pracownika - nie mniej niż z pensji minimalnej". 143
145 Import towarów w procedurze uproszczonej (Rach / Rew) Dodano obsługę importu towarów w procedurze uproszczonej w oparciu o art. 33a ustawy o VAT. Wspomniana procedura polega na tym, że: W sytuacji, gdy importowane do Polski towary objęte zostaną na terytorium kraju uproszczoną procedurą celną, scharakteryzowaną szczegółowo w prawie celnym, przedsiębiorca dokonujący importu towarów może rozliczyć należny z tytułu importu towarów podatek VAT w deklaracji podatkowej (VAT 7) składanej za okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku VAT, a nie w zgłoszeniu celnym, co stanowi zasadę na gruncie podatku od towarów i usług. Obowiązek podatkowy w podatku VAT z tytułu importu towarów powstaje, co do zasady, z chwilą powstania długu celnego, zatem podatek należny z tytułu importu towarów, które zostały objęte procedurą uproszczoną wykazuje się w deklaracji VAT-7 składanej za miesiąc, w którym powstał dług celny. Najważniejsze zmiany to: Nowe transakcje VAT "Import towarów w procedurze uproszczonej ITPU" oraz powiązana z nią "Import towarów w procedurze uproszczonej ITPUn". 144
146 Predefiniowane ewidencje VAT zakupu i sprzedaży. Parametry ewidencji VAT dotyczące importu towarów w procedurze uproszczonej. Wprowadzono możliwość aktywowania automatycznego dodawania zapisów lustrzanych w ewidencji VAT sprzedaży na podstawie zapisów w ewidencji VAT zakupu (dla importu w procedurze uproszczonej). Dodatkowo znajduje się też opcja automatycznej aktualizacji zapisów lustrzanych po zmianie zapisów źródłowych. 145
147 Dodano obsługę nowych transakcji na deklaracjach VAT-7. Na podstawie zapisów w ewidencji VAT zakupu (import w procedurze uproszczonej) oraz lustrzanych zapisów w ewidencji VAT sprzedaży (procedura uproszczona), wprowadzane są odpowiednie wartości podatku do pól związanych z importem w deklaracji VAT-7. W ewidencjach VAT, w opcji Dokumenty naliczane/odliczane w dniu zapłaty dodano możliwość wczytywania danych płatności z rozrachunków (Rew) W kartotece kontrahenta, w zakładce Księgowe dodano możliwość indywidualnego ustawienia znaczników Korekta VAT dla zakupu i sprzedaży (Rach / Rew) Użytkownik może ustawić automatyczne zaznaczanie opcji korygowania podatku VAT dla zapisów związanych z danym kontrahentem. Ustawienia te nadpisują globalne parametry dotyczące zaznaczania korekt VAT, dostępne w Parametrach ewidencji VAT, indywidualnie dla każdego kontrahenta. Przykładowo możliwe jest włączenie znacznika korekta VAT dla zapisów tworzonych na danego kontrahenta, w przypadku gdy opcja ta globalnie jest wyłączona. 146
148 W kartotece kontrahenta, w zakładce księgowe dodano możliwość indywidualnego ustawienia znacznika Korekta KUP (Rach GT) Koniec. 147