Source: http://docplayer.pl/1148576-Jak-sporzadzac-opisy-stanowisk-pracy-w-sluzbie-cywilnej-poradnik.html
Timestamp: 2017-11-22 17:40:45
Legal References Found: art. 54
 art. 11
 art. 52
 art. 54
 art. 52
 art. 52
 art. 3
 art. 11
 Art. 52
 Art. 54
 art. 2

Document Content:
JAK SPORZĄDZAĆ OPISY STANOWISK PRACY W SŁUŻBIE CYWILNEJ - poradnik - PDF
JAK SPORZĄDZAĆ OPISY STANOWISK PRACY W SŁUŻBIE CYWILNEJ - poradnik
Download "JAK SPORZĄDZAĆ OPISY STANOWISK PRACY W SŁUŻBIE CYWILNEJ - poradnik"
1 JAK SPORZĄDZAĆ OPISY STANOWISK PRACY W SŁUŻBIE CYWILNEJ - poradnik Warszawa, 2007 r.
2 WSTĘP... 3 ROZDZIAŁ 1 INFORMACJE OGÓLNE NA TEMAT OPISÓW STANOWISK PRACY.. 5 ROZDZIAŁ 2 ORGANIZACJA PROCESU SPORZĄDZANIA OPISÓW STANOWISK PRACY... 9 ROZDZIAŁ 3 WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE SPORZĄDZANIA OPISÓW STANOWISK PRACY ROZDZIAŁ 4 AKTUALIZACJA OPISÓW STANOWISK PRACY LITERATURA: PRZYKŁADOWE OPISY STANOWISK
3 WSTĘP Podstawa prawna i uzasadnienie tworzenia opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej. Zarządzenie nr 81 Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej stanowi realizację upoważnienia zawartego w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 170, poz. 1218, z późn. zm.), zgodnie z którym Prezes Rady Ministrów określa w drodze zarządzenia, zasady dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy. Należy podkreślić, że wprowadzenie obowiązku sporządzania opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej jest jednym z elementów wdrażania nowoczesnych narzędzi zarządzania w służbie cywilnej. Opisy stanowisk pracy są nie tylko elementem niezbędnym do przeprowadzenia wartościowania stanowisk pracy, ale mogą także służyć innym celom w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, takim jak: rekrutacja i selekcja, trening i rozwój, ocena osiągnięć, projektowanie stanowisk pracy i rozwój organizacji 1. Sporządzenie opisów stanowisk pracy, wg metodologii opracowanej w KPRM, jest niezbędne do ujednolicenia.formy i zawartości merytorycznej opisów stanowisk pracy we wszystkich urzędach, w których funkcjonuje służba cywilna Ponadto ustawa o służbie cywilnej przewiduje zastosowanie opisów stanowisk pracy w takich elementach zarządzania zasobami ludzkimi jak: nabór art. 11 ust. 2 pkt 3 (w ogłoszeniu o naborze zamieszcza się wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska); ocena urzędników służby cywilnej art. 52 ust. 4 (ocena dotyczy wykonywania przez urzędnika służby cywilnej obowiązków wynikających z opisu zajmowanego przez niego stanowiska pracy); wartościowanie stanowisk pracy art. 54; planowanie rozwoju zawodowego urzędników służby cywilnej. art. 52 ust. 1 (konstrukcja art. 52 ust. 1, sugeruje, że opis stanowiska pracy pełni ważną rolę w procesie planowania indywidualnego programu rozwoju zawodowego). 1 Czajka Z., Jacukowicz Z., Juchnowicz M.,
4 Cel poradnika Celem poradnika jest dostarczenie wskazówek usprawniających proces sporządzania opisów stanowisk pracy oraz zapewniających ich wysoką jakość. Poradnik zawiera wiele praktycznych wskazówek, wyjaśnień i przykładów pomocnych w procesie sporządzania opisów stanowisk pracy. Poradnik, wraz z innymi informacjami dostępnymi na stronie internetowej Departamentu Służby Cywilnej KPRM (http://www.dsc.kprm.gov.pl), może służyć jako uzupełnienie szkoleń z zakresu sporządzania opisów stanowisk pracy. Może być także traktowany jako substytut szkoleń dla tych członków służby publicznej, którzy nie mają możliwości skorzystania z nich. Poradnik został podzielony na 5 głównych części: informacje dotyczące ogólnych zasad dotyczących opisów stanowisk pracy; informacje jak efektywnie zorganizować proces sporządzania opisów stanowisk pracy w urzędzie; wskazówki jak sporządzać opis stanowiska pracy krok po kroku; sytuacje gdy należy dokonywać aktualizacji opisów stanowisk pracy; przykładowe opisy stanowisk pracy. Poradnik zawiera sugestie i najlepsze praktyki wspomagające proces sporządzania opisów stanowisk pracy. Należy podkreślić, że nie są to wiążące wytyczne, które obligatoryjnie muszą być stosowane przez urzędy. Podczas zapoznawania się z materiałem należy pamiętać o tym, że analizie i opisowi podlegają stanowiska, a nie osoby na nich zatrudnione. 4
5 ROZDZIAŁ 1 INFORMACJE OGÓLNE NA TEMAT OPISÓW STANOWISK PRACY Podstawowe definicje Definicje zamieszczone poniżej odnoszą się do pojęć zawartych w treści Zarządzenia Nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej oraz we wzorze opisu stanowiska pracy stanowiącym zał. nr 1 do zarządzenia, Kompetencje wiedza, umiejętności, uzdolnienia, style działania, osobowość, wyznawane zasady, zainteresowania i inne cechy, które używane i rozwijane w procesie pracy prowadzą do osiągania rezultatów zgodnych ze strategicznymi zamierzeniami organizacji 2. Opis stanowiska pracy dokument organizacyjny zawierający informacje dotyczące stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zadań na danym stanowisku, odpowiedzialności i wymaganych kompetencji. Osoba bezpośrednio nadzorująca stanowisko pracy bezpośredni przełożony, pełniący nadzór nad wykonywaniem pracy na podległych stanowiskach. Pracodawca zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Pracownik członek korpusu służby cywilnej, bądź inna osoba zatrudniona na stanowisku urzędniczym, zgodnie z ustawą z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej. Reprezentujący pracodawcę w przypadku, gdy pracodawcą jest jednostka organizacyjna, czynności z zakresu prawa pracy wobec osób zatrudnionych w urzędzie wykonuje osoba lub organ upoważniony do zarządzania tą jednostką, np. dyrektor generalny urzędu. Stanowisko pracy podstawowy, najmniejszy element struktury organizacyjnej urzędu, ze ściśle przyporządkowanym zakresem zadań. Rozwój zawodowy/planowanie kariery rozwój pracownika w obrębie organizacji zgodnie z potrzebami organizacji i wynikami, możliwościami oraz preferencjami pracowników 3. Wiedza ogół wiadomości, umiejętności w jakiejś dziedzinie zdobytych dzięki uczeniu się, czy doświadczeniu życiowemu i wykorzystywanych do rozwiązywania problemów. Obejmuje ona zarówno elementy teoretyczne jak i praktyczne, ogólne zasady i szczegółowe wskazówki postępowania 4. Zakres stanowiska ogół zadań i funkcji spełnianych na danym stanowisku ze szczególnym uwzględnieniem: a) celu istnienia stanowiska, b) kompetencji wymaganych do wykonywania zadań na stanowisku, c) roli danego stanowiska w wypełnianych zadaniach, d) charakteru wykonywanych zadań, e) zakresu odpowiedzialności na stanowisku pracy. 2 Rostkowski, Armstrong, Słownik zarządzania kadrami,
6 Czemu służą opisy stanowisk? Opisy stanowisk pracy jako narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji mogą być wykorzystywane w wielu obszarach zarządzani kadrami. Kilka z nich zostało wskazanych we wspomnianej wcześniej ustawie o służbie cywilnej. 1. Zgodnie z art. 11 ust 2 pkt ustawy - Ogłoszenie o naborze powinno zawierać m.in. wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe; dla celów rekrutacji opis stanowiska wymienia zadania na stanowisku oraz kompetencje i formalne kwalifikacje wymagane od osób poszukiwanych na to stanowisko. 2. Przepisy ustawy o służbie cywilnej odnoszą się do oceny okresowej urzędnika służby cywilnej, która dokonywana jest z wykorzystaniem informacji zawartych w opisie stanowiska pracy. Art. 52 ust. 4 ustawy wskazuje, że ocena (...) dotyczy wykonywania przez urzędnika służby cywilnej obowiązków wynikających z opisu zajmowanego stanowiska pracy. Ten sam artykuł w ust. 2 stanowi, że do oceny urzędnika służby cywilnej dołącza się wnioski dotyczące jego indywidualnego programu rozwoju zawodowego. Można zatem wywnioskować, że opis stanowisk pracy stanowi podstawę do określenia ścieżki kariery urzędnika służy cywilnej. 3. Art. 54 ustawy stanowi, że stanowiska urzędnicze podlegają opisowi i wartościowaniu. Wartościowanie stanowisk pracy jest przeprowadzane na podstawie opisów stanowisk co powoduje, że opis stanowiska jest podstawowym dokumentem, z którego czerpie wiedzę zespół wartościujący. Ponadto opis stanowiska pracy może być wykorzystany także do innych celów w zarządzaniu zasobami ludzkimi 4. Opis stanowiska pracy wskazuje miejsce stanowiska w organizacji oraz określa wpływ stanowiska na efekt końcowy zadania. 5. W przypadku zmian organizacyjnych opisy stanowisk pracy mogą zostać wykorzystane w procesie projektowania nowych lub zmodyfikowania obecnie istniejących stanowisk. 6. Na podstawie opisu stanowiska powinien zostać sporządzony zakres obowiązków pracownika. 7. Dokument ten może być wykorzystywany przy planowaniu rozwoju zawodowego pracownika. Określony poziom umiejętności i kompetencji niezbędnych do wykonywania zadań na stanowisku pozwala pracodawcy wybrać szkolenia odpowiednie dla pracownika zajmującego dane stanowisko. Ponadto określony zakres zadań, odpowiedzialności i wymagań na stanowisku jest jasną wskazówką przy opracowywaniu indywidualnego planu kariery. 8. Jako dokument, na podstawie którego dokonuje się wartościowania stanowiska i ustala poziom wynagrodzenia opis stanowiska pracy może wspomagać proces zarządzania wynagrodzeniami w organizacji. 9. Określenie celu istnienia stanowiska umożliwia pogrupowanie stanowisk w organizacji ze względu na obszar jakiego dotyczą zadania wykonywane na stanowisku oraz stanowi pomoc w uporządkowaniu struktury urzędu. 10. Dokument jest bardzo przydatny przy tworzeniu mapy procesów w urzędzie. 6
7 Struktura opisu stanowiska Wzór opisu stanowiska, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia zawiera następujące elementy: 1. nazwę stanowiska; 2. miejsce stanowiska w organizacji oraz symbol opisu stanowiska; 3. cel uzasadniający istnienie stanowiska; 4. listę zadań realizowanych na stanowisku; 5. dodatkowe upoważnienia; ANALIZA CZYNNIKOWA 6. złożoność/kreatywność; 7. rodzaj i częstotliwość kontaktów służbowych; 8. stopień samodzielności i inicjatywy; 9. warunki pracy; 10. wymagane na stanowisku kompetencje; 11. doświadczenie zawodowe. Opis stanowiska a zakres obowiązków: Opis stanowiska i zakres obowiązków to dwa odrębne dokumenty, które są wykorzystywane do różnych celów. Opis stanowiska pracy, jak sama nazwa wskazuje, dotyczy stanowiska pracy natomiast zakres obowiązków dotyczy konkretnego pracownika. Opis stanowiska pracy jest pojęciem szerszym od zakresu obowiązków pracownika. Zawiera nie tylko informacje o zadaniach najczęściej wykonywanych na opisywanym stanowisku, ale także opisuje stopień samodzielności i rodzaj odpowiedzialności jaki wiąże się z wykonywanymi zadaniami. Ponadto opis stanowiska pracy wskazuje miejsce stanowiska pracy w organizacji, a przede wszystkim określa cel istnienia stanowiska. Należy pamiętać, że dokument ten przedstawia jedynie charakterystykę stanowiska pracy. W związku z czym informacje w nim zawarte powinny odzwierciedlać cechy stanowiska, a nie cechy pracownika zatrudnionego na tym stanowisku. Zakres obowiązków wymienia wszystkie zadania Wskazówka: wykonywane przez pracownika, w oparciu o opis Zakres obowiązków stanowiska, które zajmuje dany pracownik. Jednocześnie powinien być tworzony opis tych zadań jest bardziej szczegółowy. Ponadto na podstawie opisu w zakresie obowiązków mogą pojawić się zapisy stanowiska pracy. zobowiązujące pracownika do przestrzegania przepisów ustaw oraz postanowień regulaminów, które nie powinny znaleźć się w opisie stanowiska. Zakres obowiązków podpisany przez pracownika świadczy o zapoznaniu się osoby zajmującej stanowisko z powierzonymi jej obowiązkami. Przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do zaznajomienia pracowników z zakresem ich obowiązków (art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy). Dodatkowo dokumenty przechowywane w aktach osobowych pracownika powinny zawierać zakres czynności ( 6 ust. 2 pkt 2 lit. a Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)). W urzędach, w których polityka kadrowa prowadzona jest w sposób prawidłowy, przypadki, gdy zadania zapisane w zakresie obowiązków pracownika znacząco różnią się od zadań wyliczonych w opisie zajmowanego przez niego stanowiska pracy, należą do rzadkości. 7
8 Dla których stanowisk sporządza się opisy stanowisk pracy: Opisy stanowisk powinny być sporządzane dla wszystkich stanowisk urzędniczych znajdujących się w strukturze organizacyjnej urzędu, zajmowanych przez członków korpusu służby cywilnej, w tym dla stanowisk pracy zajmowanych przez członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych na podstawie mianowania na zasadach określonych w ustawie z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953, z późn. zm.). Opisy stanowisk urzędniczych należy sporządzić również wówczas, gdy stanowiska te zajmują osoby, o których mowa w art. 2 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej, oddelegowane lub przeniesione na podstawie odrębnych przepisów do pracy w urzędzie, mimo że osoby te nie są członkami korpusu służby cywilnej. Nowo utworzone stanowiska pracy, powstałe w wyniku zmian organizacyjnych oraz stanowiska nieobsadzone podlegają opisowi w taki sam sposób jak pozostałe stanowiska w urzędzie. Jeżeli zadania przyporządkowane do stanowisk pracy, zajmowanych przez osoby przebywające na długich, np.: kilkuletnich urlopach bezpłatnych lub wychowawczych, zostały powierzone innym pracownikom na okres tymczasowy, wówczas takie stanowiska powinny zostać opisane i zwartościowane. Jeżeli powierzenie zadań innym pracownikom ma charakter stały i znalazło odzwierciedlenie w innych opisach stanowisk pracy, wówczas należy przyjąć zasadę, że takie stanowisko pracy zostało zlikwidowane. Uwaga: Aby uzyskać kompletny obraz urzędu jako organizacji jest zalecane sporządzenie opisów stanowisk pracy dla wszystkich stanowisk istniejących w urzędzie, nawet jeżeli nie jest to wymagane przez ustawę o służbie cywilnej (np. wysokie stanowiska państwowe lub stanowiska zajmowane przez osoby niebędące członkami korpusu służby cywilnej, zatrudnione na podstawie przepisów ustawy o pracownikach urzędów państwowych). Wiele stanowisk 1 opis W strukturach urzędów są tworzone komórki organizacyjne, noszące nazwy stanowisko ds. lub wieloosobowe stanowisko ds., składające się z kilku stanowisk. Jeżeli stanowiska mają przyporządkowane różne zadania, opisowi podlegają wszystkie stanowiska wchodzące w skład wieloosobowego stanowiska. Jeżeli jednak zakres wszystkich stanowisk (rozumiany jako jednakowe zadania, poziom odpowiedzialności i wymaganych kompetencji) jest identyczny, wówczas sporządza się jeden uniwersalny opis stanowiska pracy. W przypadku gdy w urzędzie, w różnych komórkach organizacyjnych, istnieją stanowiska o podobnym zakresie zadań, np. stanowiska sekretarskie, wówczas może powstać jeden opis stanowiska pracy wspólny dla wszystkich stanowisk sekretarskich. 8
9 ROZDZIAŁ 2 ORGANIZACJA PROCESU SPORZĄDZANIA OPISÓW STANOWISK PRACY Sporządzenie poprawnego opisu stanowiska pracy powinno odbywać się według wzoru opisu stanowiska pracy, stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy oraz zgodnie z procedurą wypracowaną w urzędzie. Proces sporządzenia opisu stanowiska prezentuje poniższy schemat. Zapoznanie pracownika z opisem stanowiska pracy Zebranie informacji na temat stanowiska Sporządzenie projektu opisu Weryfikacja projektu opisu Przedłożenie projektu opisu do zatwierdzenia Zatwierdzenie projektu opisu Niezatwierdzenie projektu opisu Uzupełnienie/ poprawienie projektu opisu stanowiska Przed przystąpieniem do sporządzenia projektu opisu stanowiska pracy należy zebrać informacje dotyczące tego stanowiska. Istnieje kilka możliwości pozyskania informacji o stanowisku. Najbardziej popularne zostaną przedstawione w dalszej części poradnika. Osoba sporządzająca opis powinna ustalić treść projektu opisu stanowiska pracy z pracownikiem zajmującym opisywane stanowisko, zanim projekt opisu zostanie przedłożony do zatwierdzenia. Takie postępowanie nie wynika bezpośrednio z przepisów zarządzenia, jednak jest wskazane z tego względu, że pracownik posiada największą wiedzę o zadaniach wykonywanych na stanowisku. Również przed przedłożeniem do zatwierdzenia, projekty opisów stanowisk pracy powinny zostać zweryfikowane pod względem zgodności z zakresem zadań wskazanym w regulaminie organizacyjnym urzędu i danej komórki organizacyjnej. Zgodnie z 2 ust. 2 zarządzenia, osoba bezpośrednio nadzorująca opisywane stanowisko przedkłada opis stanowiska pracy do zatwierdzenia przez reprezentującego pracodawcę. Przekazywanie dokumentów powinno odbywać się zgodnie z systemem obiegu dokumentów przyjętym w urzędzie, np. naczelnik wydziału przekazuje opisy nadzorowanych stanowisk 9
10 dyrektorowi generalnemu urzędu (lub osobie upoważnionej) za pośrednictwem dyrektora komórki organizacyjnej. Jeżeli projekt opisu stanowiska pracy zostanie zaakceptowany przez reprezentującego pracodawcę bądź osobę upoważnioną do zatwierdzenia opisów stanowisk pracy, należy przedstawić go pracownikowi zajmującemu to stanowisko. Zapoznanie się z opisem swojego stanowiska pracy pracownik potwierdza podpisem na pierwszej stronie dokumentu. W razie wystąpienia rozbieżności pomiędzy przedkładającym projekt opisu a zatwierdzającym odnośnie treści projektu opisu, zatwierdzający może zobowiązać osobę przedkładającą projekt do wprowadzenia w dokumencie zmian zgodnych z jego wytycznymi. Dopiero zatwierdzony projekt opisu stanowiska pracy jest opisem stanowiska pracy i może służyć jako podstawa do prowadzenia polityki kadrowej w urzędzie. Pozyskanie informacji na temat opisywanego stanowiska Istnieje kilka metod uzyskania informacji niezbędnych do sporządzenia dobrego opisu stanowiska pracy. W celu zebrania informacji można wykorzystać jedną lub kilka z nich łącznie. Niestety poprzez stosowanie kilku metod zbierania informacji znacznie wydłuża się czas poświęcony na sporządzenie opisu stanowiska. Auto charakterystyka Listy kontrolne Obserwacje Źródła informacji Poprzednie opisy stanowisk pracy Ankieta Wywiad Bez względu na to, którą z metod wybierze osoba sporządzająca opis stanowiska pracy należy pamiętać, żeby informacje w opisie były jak najbardziej obiektywne i dotyczyły stanowiska pracy, bez wskazywania cech osoby zajmującej to stanowisko. Pracownik może udzielić bardzo dokładnych informacji na temat stanowiska, ale o ostatecznej treści projektu opisu decyduje jego bezpośredni przełożony. Kto sporządza opis stanowiska pracy? W zarządzeniu pozostawiono pewną elastyczność w odniesieniu do organizacji procesu opisywania stanowisk pracy w urzędzie: określono kto przedkłada projekt opisu stanowiska pracy do zatwierdzenia, jednak nie zdefiniowano, kto faktycznie sporządza ten projekt. Przyjęcie powyższego rozwiązania zostało podyktowane różnorodnością urzędów, zarówno pod względem ich wielkości, jak i struktury organizacyjnej. Dlatego kwestię faktycznego sporządzania projektów opisów stanowisk pracy pozostawiono do wewnętrznych uregulowań kierującego urzędem, który może tak kształtować ten proces, aby dostosować go do realiów 10
11 urzędu oraz zapewnić sprawność i rzetelność podczas sporządzania projektów opisów stanowisk pracy. W zależności od wielkości i struktury urzędu oraz decyzji kierującego jednostką, opisy stanowisk pracy mogą być tworzone przez: wyspecjalizowanych analityków, osoby przeszkolone z metodologii sporządzania opisów stanowisk pracy, inne osoby, których wiedza odnośnie zadań wykonywanych na stanowisku jest wystarczająca do sporządzenia poprawnego opisu. Z uwagi na fakt, że bezpośredni przełożony dysponuje wystarczającą ilością informacji na temat zadań i odpowiedzialności na stanowiskach podległych, proponuje się, aby to właśnie ta osoba sporządzała opisy stanowisk pracy, np.: naczelnicy sporządzają opisy dla stanowisk w kierowanych przez siebie wydziałach. Takie rozwiązanie stwarza dodatkowo możliwość przeglądu podziału zadań pomiędzy nadzorowane stanowiska oraz dokonania ewentualnych korekt. Kto zatwierdza opis stanowiska pracy? Jako osobę zatwierdzającą opisy stanowisk pracy w urzędzie 2 ust. 1 zarządzenia wskazuje osobę wykonującą w urzędzie czynności z zakresu prawa pracy, czyli np. dyrektora generalnego urzędu lub osobę przez niego upoważnioną. Należy zwrócić uwagę, że reprezentujący pracodawcę nie jest zobligowany do zatwierdzenia każdego przedłożonego mu projektu opisu stanowiska pracy. Może w drodze upoważnienia wyznaczyć inną osobę lub osoby, które będą odpowiedzialne za zatwierdzenie opisów stanowisk pracy. Przykładowo, osobą upoważnioną do zatwierdzenia wszystkich projektów opisów stanowisk może być dyrektor komórki odpowiedzialnej za prowadzenie polityki kadrowej w urzędzie. Innym rozwiązaniem może być upoważnienie wszystkich dyrektorów komórek organizacyjnych do zatwierdzenia opisów stanowisk pracy w jednostkach, którymi kierują. Role osób w procesie Osoba Rola 1 2 Pracownik Przełożony Stanowi podstawowe źródło informacji na temat zajmowanego przez siebie stanowiska. Pełni rolę konsultanta przy ustalaniu treści projektu opisu stanowiska pracy. Jest ostatnim ogniwem w procesie - osobą, która składa swój podpis na zatwierdzonym opisie stanowiska pracy. Bezpośredni przełożony: Sporządza lub weryfikuje projekty opisów stanowisk pracy. Przedkłada projekt opisu stanowiska pracy osobie zatwierdzającej. Może podjąć decyzję o aktualizacji opisów podległych stanowisk pracy. Pośredni przełożony: Może zostać upoważniony do zatwierdzania opisów stanowisk pracy w komórce organizacyjnej, którą kieruje. 11
12 3 4 5 Kierownik urzędu/ reprezentujący pracodawcę np.: dyrektor generalny urzędu Minister, kierownik urzędu centralnego, wojewoda Komórka kadrowa Analityk Kreuje politykę kadrową oraz dokonuje zmian strukturalnych w urzędzie. Wykorzystuje opisy stanowisk pracy jako narzędzie skutecznego i efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. W zakresie dokonywania opisów stanowisk pracy, odpowiada za nadanie właściwego trybu prac nad tym procesem, tak aby został on przeprowadzony rzetelnie i sprawnie. W jego kompetencji, w zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu, leży: określenie szczegółowych zasad procesu sporządzania opisów stanowisk pracy w urzędzie, w tym m.in. określenie kto powinien sporządzać opisy stanowisk pracy w urzędzie, podjęcie decyzji o aktualizacji stanowisk pracy w urzędzie oraz określenie terminów realizacji procesu opisywania stanowisk, decyzja o delegowaniu uprawnień oraz ewentualne wskazanie, kto będzie odpowiedzialny za zatwierdzanie opisów stanowisk pracy. sprawuje nadzór nad sporządzaniem opisów stanowisk pracy w urzędach podległych i nadzorowanych. Pracownicy komórki kadrowej ze względu na swoją wiedzę i doświadczenie mogą koordynować cały proces sporządzania opisów stanowisk pracy w urzędzie lub wspomagać pracowników/analityków sporządzających opisy. Ponadto komórka odpowiedzialna za realizację polityki kadrowej urzędu może być odpowiedzialna za weryfikację projektów opisów stanowisk pracy z regulaminami wewnętrznymi urzędu. Jako ewentualny koordynator całego procesu sporządzania/aktualizacji opisów stanowisk pracy zapewnia sprawne przeprowadzenie procesu oraz wysoką jakość opisów. Jako osoba przeszkolona z metodologii sporządzania opisów stanowisk pracy może być osobą, na której spocznie obowiązek sporządzenia opisów stanowisk pracy. Może prowadzić szkolenia wewnętrzne z zakresu sporządzania opisów stanowisk pracy dla pracowników urzędu. Może weryfikować sporządzone opisy stanowisk pracy pod względem poprawności. Dobre praktyki na co należy zwrócić uwagę Przykłady: o wyznaczenie osoby, która będzie czuwać nad sprawnym przeprowadzeniem procesu sporządzania opisów stanowisk pracy, np.: dyrektora komórki odpowiedzialnej za realizacje polityki kadrowej w urzędzie, 12
13 o o o wypracowanie odpowiednich procedur przekazywania informacji o zmianach w zakresie stanowisk pracy, stworzenie szablonów, słowników i innych narzędzi ułatwiających sporządzanie opisów stanowisk pracy, każdorazowe wyznaczenie terminu zakończenia procesu sporządzania opisów stanowisk pracy, w przypadku ich aktualizacji, o akcje informacyjne dla pracowników, w tym udostępnienie materiałów przygotowanych przez KPRM, o o o przeszkolenie pracowników urzędu, którym powierzono obowiązek dokonania opisów, zaangażowanie w proces całego kierownictwa urzędu, powierzenie koordynacji całego procesu komórce odpowiedzialnej za realizację polityki kadrowej w urzędzie weryfikacja odbywa się w komórce wiodącej, ale opisy stanowisk pracy są sporządzane w komórkach organizacyjnych przez bezpośrednich przełożonych. Zasady dotyczące sporządzania opisów stanowisk pracy Oto kilka podstawowych zasad, którymi należy się kierować przy sporządzaniu projektów opisów stanowisk pracy: opisowi podlegają wszystkie stanowiska urzędnicze w danym urzędzie, opisy nowo utworzonych stanowisk pracy sporządza się niezwłocznie po ich utworzeniu, opis dotyczy pojedynczego stanowiska, funkcjonującego w strukturze organizacyjnej urzędu, o jeżeli w strukturze organizacyjnej istnieje stanowisko wieloosobowe, na którym osoby wykonują te same zadania, należy sporządzić jeden uniwersalny opis dla stanowiska zajmowanego przez te osoby, opisowi podlega stanowisko rozumiane jako zakres zadań, wymagany poziom samodzielności, odpowiedzialności oraz innych czynników jak również kompetencje i kwalifikacje, gwarantujące poprawne wykonywanie zadań, zakres opisów stanowisk pracy powinien być dostosowany przede wszystkim do struktury urzędu i ról poszczególnych stanowisk w wypełnianiu zadań urzędu opisów stanowisk pracy nie należy sporządzać ze względu na osoby je zajmujące, zakres wszystkich zadań ujętych w opisach stanowisk pracy pracowników danej komórki organizacyjnej nie może wykraczać poza zakres działania komórki wskazany w regulaminie organizacyjnym urzędu i musi uwzględniać wszystkie zadania danej komórki wskazane w regulaminie, REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU REGULAMINY WEWNĘTRZNE KOMÓREK STANOWISKA W KOMÓRKACH ORGANIZACYJNYCH 13
14 opis powinien być jak najbardziej zwięzły i faktograficzny, opis powinien być sporządzany wg jednolitej metodologii i ustalonego wzoru w sposób zapewniający porównywalność; wzór opisu stanowiska pracy stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej, każdy z pracowników jest zapoznawany z zatwierdzonym opisem własnego stanowiska pracy, opisy stanowisk pracy znajdujących się w urzędzie powinny być jawne, opis powinien być uaktualniany w przypadku zmiany któregokolwiek z jego składników,! stanowisk Reprezentujący pracodawcę odpowiada za całość procesu sporządzania opisów pracy w urzędzie. 14
15 ROZDZIAŁ 3 WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE SPORZĄDZANIA OPISÓW STANOWISK PRACY Informacje przedstawione poniżej dotyczą poszczególnych punktów wzoru opisu stanowiska pracy, zawartego w załączniku nr 1 do Zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad sporządzania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej. Uwaga: Podane niżej przykłady skonstruowano korzystając ze struktur organizacyjnych losowo wybranych urzędów. Może się okazać, że w rzeczywistości opisywane stanowiska pracy mają inną nazwę lub inny zakres stanowiska NAZWA INSTYTUCJI Proszę podać pełną nazwę urzędu/jednostki, w ramach której funkcjonuje dane stanowisko pracy. Przykład 1: Dla stanowisk pracy w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych w miejscowości X należy wpisać: 1.1. NAZWA INSTYTUCJI Wojewódzki Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w miejscowości X Przykład 2: Dla stanowisk pracy w Urzędzie Skarbowym w miejscowości X należy wpisać: Urząd Skarbowy w miejscowości X. Przykład 3: Dla stanowisk pracy w Okręgowym Urzędzie Górniczym w miejscowości X należy wpisać: Okręgowy Urząd Górniczy w miejscowości X. Przykład 4: Dla stanowisk pracy w Urzędzie Celnym w miejscowości X należy wpisać: Urząd Celny w miejscowości X KOMÓRKA ORGANIZACYJNA Informacje zawarte w tym polu powinny umożliwić zlokalizowanie opisywanego stanowiska w strukturze organizacyjnej urzędu. Jeżeli w urzędzie istnieje rozbudowana, wielostopniowa struktura organizacyjna, należy w tym polu wpisać nazwy wszystkich komórek organizacyjnych wyższego szczebla (zaczynając od tych znajdujących się najwyżej w hierarchii) oraz komórki, w której znajduje się stanowisko pracy. W przypadku, gdy stanowisko pracy nie wchodzi w skład żadnej komórki organizacyjnej należy podać nazwę tego stanowiska pracy wynikającą z regulaminu lub statutu urzędu. Przykład 1: W Ministerstwie Zdrowia funkcjonuje dwustopniowa struktura organizacyjna: występuje podział urzędu na departamenty, które dzielą się na wydziały. Dlatego wypełniając opis stanowiska pracy dla stanowiska w Wydziale ds. Onkologii w Departamencie Polityki Zdrowotnej należy wymienić następujące komórki organizacyjne: 15
16 1.2. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA URZĘDU Departament Polityki Zdrowotnej Wydział ds. Onkologii Przykład 2: Pomorski Urząd Wojewódzki dzieli się na wydziały i oddziały. Dla stanowiska specjalisty w Oddziale Realizacji i Kontroli Projektów (który wchodzi w skład Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi) poprawnie wypełnione pole powinno zawierać następujące nazwy komórek organizacyjnych: 1.2. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA URZĘDU Wydział Zarządzania Funduszami Europejskimi Oddział Realizacji i Kontroli Projektów Przykład 3: Stanowisko podreferendarza (stanowisko ds. obsługi sekretarskiej) w Departamencie Prawnym Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nie wchodzi w skład żadnego wydziału czy zespołu. Zgodnie z regulaminem KPRM nazwa tego stanowiska pracy w strukturze organizacyjnej urzędu to: stanowisko ds. obsługi sekretarskiej. Biorąc pod uwagę powyższe informacje, poprawnie wypełnione pole powinno wyglądać następująco: 1.2. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA URZĘDU Departament Prawny stanowisko ds. obsługi sekretarskiej Przykład 4: Dla stanowiska ds. bhp w Izbie Skarbowej w miejscowości X, które nie wchodzi w skład żadnej komórki organizacyjnej Izby, poprawnie wypełnione pole powinno wyglądać następująco: 1.2. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA URZĘDU stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy 1.3. AKTUALNE STANOWISKO PRACY Należy podać pełną nazwę zajmowanego stanowiska pracy zgodną z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2007 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 12, poz. 79), np.: - główny specjalista, - specjalista, - referendarz, - sekretarz, - audytor wewnętrzny, - radca prawny, 16
17 - inspektor. Jeżeli w razie zmiany lub nowelizacji ww. rozporządzenia ulegną zmianie nazwy stanowisk pracy w korpusie służby cywilnej, należy zaktualizować ten punkt opisu stanowiska pracy uwzględniając nowe lub zmodyfikowane nazwy stanowisk pracy STANOWISKO DS. W tym polu należy wpisać funkcjonalną nazwę stanowiska pracy - skrótowo podać czym zajmuje się lub jaki jest jego cel istnienia (np. stanowisko ds. naliczania płac). Skrótowa nazwa stanowiska pracy powinno wskazywać obszar lub zakres tematyczny zadań realizowanych na danym stanowisku pracy (np. stanowisko ds. zamówień publicznych).! Określenie powinno być skrótowe Przy wypełnianiu tego pola warto korzystać z nazewnictwa potocznie przyjętego w organizacji, np. stanowisko ds. skarg i wniosków, ds. kontroli wewnętrznej, itd. Określając nazwę oprócz zwrotu stanowisko ds. można użyć sformułowań, które lepiej oddają charakter opisywanego stanowiska pracy: - pełnomocnik ds., - kierownik/naczelnik, (nazwa komórki organizacyjnej), - koordynator ds., - itd. Sugerowane skrótowe nazwy dla tzw. stanowisk obsługowych w urzędzie : W przypadku stanowisk pracy, których nazwa wpisana w pkt 1.3 opisu stanowiska pracy opisuje skrótowo cel istnienia danego stanowiska pracy (np. główny księgowy, audytor wewnętrzny), wystarczy powtórzyć nazwę z pkt
18 Przykład 1: Opracowane na potrzeby pilotażu metody wartościowania skrótowe nazwy niektórych stanowisk pracy w Wydziale Geodezji w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim: stanowisko ds. klasyfikacji gleboznawczej gruntów, stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami, stanowisko ds. wywłaszczeń, zwrotu wywłaszczonych nieruchomości i odszkodowań, kierownik Oddziału Gospodarki Nieruchomościami, stanowisko ds. komunalizacji i rewindykacji mienia Skarbu Państwa, stanowisko ds. nadzoru geodezyjno-kartograficznego nad działalnością administracji geodezyjnej i kartograficznej, stanowisko ds. geodezji, stanowisko ds. organizacyjnych. Przykład 2: Opracowane na potrzeby pilotażu metody wartościowania skrótowe nazwy niektórych stanowisk pracy w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych w Białymstoku: Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością stanowisko ds. kontroli i oceny jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych, stanowisko ds. informacji i ewidencji, stanowisko ds. kontroli prawidłowości dokonanych transakcji finansowych, stanowisko ds. kadr, sekretariatu, archiwum zakładowego. Przykład 3: Opracowane na potrzeby pilotażu metody wartościowania skrótowe nazwy niektórych stanowisk pracy w Ministerstwie Transportu: stanowisko ds. analiz ekonomicznych, stanowisko ds. przygotowania inwestycji, stanowisko ds. koordynacji inwestycji resortu, stanowisko ds. współpracy z Krajową i wojewódzkimi radami BRD, stanowisko ds. polityki pocztowej, stanowisko ds. rozwoju i jakości usług pocztowych, stanowisko ds. czasu pracy kierowców i tachografu cyfrowego, stanowisko ds. warunków technicznych dróg publicznych SYMBOL OPISU STANOWISKA PRACY Symbol opisu stanowiska pracy powinien zawierać, w następującej kolejności, informacje na temat: 1. miejsca danego stanowiska pracy w strukturze urzędu: skrót nazw komórek organizacyjnych wymienionych w pkt 1.2 opisu stanowiska pracy, 2. liczby porządkowej: kolejny numer stanowiska pracy w komórce organizacyjnej, w której znajduje się dane stanowisko pracy. Skróty literowe nazw komórek organizacyjnych powinny być zgodne ze skrótami przyjętymi w regulaminie lub statucie danego urzędu. W razie braku obowiązujących skrótów komórek organizacyjnych, reprezentujący pracodawcę powinien zapewnić stosowanie jednolitych skrótów dla tych samych komórek w obrębie jednej organizacji. W przypadku stanowisk pracy, które nie wchodzą w skład żadnej komórki organizacyjnej należy utworzyć skrót nazwy tego stanowiska pracy, biorąc pod uwagę jego nazwę zawartą w regulaminie lub statucie urzędu. 18
19 Istnieje dowolność co do graficznej formy symbolu opisu stanowiska pracy, np. odnośnie sposobu oddzielania skrótów nazw poszczególnych komórek organizacyjnych (myślnik, kropka, ukośnik lub inne). Przykłady przedstawione poniżej zawierają kilka proponowanych rozwiązań. Przykład 1: W Ministerstwie Zdrowia w Departamencie Polityki Zdrowotnej jest przykładowo 30 stanowisk pracy. Natomiast w Wydziale ds. Onkologii (wchodzącym w skład tego Departamentu) są trzy stanowiska pracy. Symbole opisów stanowisk pracy dla tych trzech stanowisk w Wydziale ds. Onkologii: DPZ/WO/1 DPZ/WO/2 DPZ/WO/3 przykładowy skrót nazwy Departamentu Polityki Zdrowotnej przykładowy skrót nazwy Wydziału ds. Onkologii numer kolejnego stanowiska w Wydziale ds. Onkologii Przykład 2: Przykładowy symbol opisu stanowiska ds. bezpieczeństwa i higieny pracy w Izbie Skarbowej w miejscowości X, które nie wchodzi w skład żadnej komórki organizacyjnej Izby: Przykład 3: BHP-1 Departament Prawny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, w którym znajduje się 20 stanowisk pracy, składa się z wydziałów (np. Wydział ds. Służby Cywilnej i Państwowego Zasobu Kadrowego), zespołów (np. ds. obsługi Rady Legislacyjnej) oraz z wyodrębnionych stanowisk pracy. Do tych wyodrębnionych stanowisk pracy należą m.in.: - jedno stanowisko sekretarza, które zgodnie z regulaminem KPRM nosi nazwę: stanowisko ds. obsługi sekretarskiej, - dwa stanowiska radcy prawnego, które zgodnie z regulaminem KPRM noszą nazwę: samodzielne stanowiska radców prawnych. Przykładowe symbole opisów stanowisk pracy dla stanowisk w Departamencie Prawnym KPRM: - dla stanowiska sekretarza: DP-SEK/1 skrót nazwy najniższej komórki organizacyjnej skrót nazwy stanowiska pracy pierwsze opisywane w departamencie stanowisko sekretarskie, które nie wchodzi w skład żadnej niższej komórki organizacyjnej (np. wydziału) 19
20 - dla samodzielnych stanowisk radców prawnych: DP-RP/1, DP-RP/2 skrót nazwy najniższej komórki organizacyjnej (tj. departamentu) skrót nazwy stanowiska pracy pierwsze opisywane w departamencie stanowisko radcy prawnego, które nie wchodzi w skład żadnej niższej komórki organizacyjnej (np. wydziału) - dla stanowiska głównego specjalisty w Wydziale ds. Służby Cywilnej i Państwowego Zasobu Kadrowego: DP-WSCPZK/1 skrót nazwy wyższej komórki organizacyjnej (tj. departamentu) skrót nazwy najniższej komórki organizacyjnej (tj. wydziału) pierwsze opisywane w wydziale stanowisko pracy 2. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ URZĘDU W celu bardziej precyzyjnego oddania powiązań hierarchicznych jak i funkcjonalnych zaleca się załączanie do każdego opisu stanowiska pracy schematu organizacyjnego. Na schemacie powinno być wskazane, które stanowisko pracy jest stanowiskiem opisywanym (sposób zaznaczenia dowolny). DYREKTOR GENERALNY URZĘDU Dyrektor Biura Dyrektor Departamentu Dyrektor Departamentu Z ca dyrektora departamentu Z ca dyrektora departamentu Naczelnik wydziału Naczelnik wydziału Specjalista ds. Specjalista ds. Referendarz ds. 20