Source: https://interpretacje-podatkowe.org/prawo-do-odliczenia/ibpp2-4512-717-15-rsz
Timestamp: 2018-03-17 18:31:05
Legal References Found: art. 86
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 86
 art. 88
 art. 106
 art. 86
 art. 15
 art. 114
 art. 119
 art. 120
 art. 124
 art. 2
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 106
 art. 112
 art. 130
 art. 134
 art. 112
 art. 88

Document Content:
IBPP2/4512-717/15/RSz | Interpretacja indywidualna
Prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
IBPP2/4512-717/15/RSzinterpretacja indywidualna
Na podstawie 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015r., poz. 613) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 31 lipca 2015 r. (data wpływu 5 sierpnia 2015 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 5 sierpnia 2015 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej m. in. podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
R.Sp. z o.o. (dalej: Spółka, Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży karmy dla psów i kotów. Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również znaczną ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.
Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej paragony i bilety dokumentujące wydatki poniesione przez pracowników Spółki, m.in. podczas podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników, np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Spółka stosuje bowiem zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, w niektórych zaś przypadkach paragony fiskalne, bilety lub kilometrówki. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Działu Finansowego.
Jak wspominano powyżej, dokumenty przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz paragonów i innych podobnych dokumentów (np. biletów) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie części lub całości tych dokumentów w formie elektronicznej (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów).
Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:
Elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur VAT, paragonów i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, służących, co do zasady, za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki.
Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o rozliczenie podniesionego wydatku w momencie raportowania wydatku w systemie wewnętrznym Spółki (wniosek taki podlega następnie rozpatrzeniu przez pracownika Spółki odpowiedzialnego za akceptację wydatków).
Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie przechowywany w formacie PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP.
Zeskanowane dokumenty będą czytelne oraz kompletne - odpowiada za to pracownik rozliczający wydatek, zaś potwierdza osoba aprobująca zwrot kosztów.
W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także - zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (M.), w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Dodatkowo, znając numer pracownika, będzie można odnaleźć w systemie każdy zeskanowany dokument.
Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansów).
W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).
W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie (oznaczone we wniosku nr 2):
Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r., nr 177 poz. 1054; dalej: ustawa o VAT)), zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą...
Stanowisko Wnioskodawcy (w zakresie pytania oznaczonego nr 2).
Zdaniem Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia podatku naliczanego (na zasadach ogólnych, przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego w otrzymanych fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:
w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy;
faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
Należy zauważyć, iż czynnikiem determinującym możliwość czy zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej przechowywane są faktury - tj. papierowa lub elektroniczna.
Zgodnie z tym co zostało powiedziane we wcześniejszych fragmentach niniejszego wniosku:
przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy o VAT - o ile dopełnione zostaną warunki wskazane w art. 106m ustawy o VAT;
procedura, którą Spółka zamierza stosować w zakresie przechowywania dokumentów zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.
W świetle powyższego, zdaniem Spółki należy uznać, iż będzie ona uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie o VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.
Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:
interpretacja wydana 12 marca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPBI/2/423-1433/14/KP;
interpretacja wydana 27 lutego 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/423-1429/14/JP;
interpretacja wydana 3 września 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD;
interpretacja wydana 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK.
Przykładowo, w interpretacji wydanej 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK wskazano, iż:
„Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w 112a ustawy - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.”
Podsumowując, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż będzie ona uprawniona do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach określonych w ustawie o VAT) zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, w zakresie podatku od towarów i usług, jest prawidłowe.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Z kolei, w myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży karmy dla psów i kotów. Wnioskodawca, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Wnioskodawca otrzymuje również znaczną ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.
Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz paragonów i innych podobnych dokumentów (np. biletów) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie części lub całości tych dokumentów w formie elektronicznej (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów), zgodnie z opisaną szczegółowo we wniosku procedurą.
W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).
Wnioskodawca ma wątpliwości, czy będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.
Odnosząc się do powyższej kwestii należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści.
Z opisu sprawy wynika, że spełnione będą wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jak wskazał Wnioskodawca w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (M.), w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.
W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.
Tut. organ pragnie zauważyć, że poruszona w przedmiotowym wniosku kwestia dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 1) jest przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.
Końcowo nadmienić trzeba, że zmiana opisu zdarzenia przyszłego lub zmiana stanu prawnego powoduje, że interpretacja traci ważność.
ITPP1/4512-808/15/BS | Interpretacja indywidualna
IBPBI/2/423-1433/14/KP | Interpretacja indywidualna
IPPP1/443-755/13-2/EK | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Prawo do odliczenia > IBPP2/4512-717/15/RSz