Source: http://operacji.org/ps-i-31-2016-pan-adam-lewandowski-burmistrz-remu.html
Timestamp: 2020-06-06 21:51:05
Legal References Found: art. 175
 art. 115
 art. 150
 art. 47
 art. 21
 art. 21
 art. 152
 art. 21
 art. 152

Document Content:
Ps-i. 31 2016. Pan Adam Lewandowski Burmistrz Śremu
Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonej jednej nieprawidłowości i dwóch uchybień, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli.
PS-I.431.1.2016.3
o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) oraz § 12 Umowy nr 190/2015 zawartej 4 marca 2015 r. pomiędzy Wojewodą Wielkopolskim a Gminą Śrem, w dniach od 21 do 27 stycznia 2016 r. została przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Śremie kontrola w zakresie wykorzystania
i rozliczenia dotacji udzielonej na realizację programu „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” wynikającego z Umowy nr 190/2015 zawartej 4 marca 2015 r. pomiędzy Wojewodą Wielkopolskim a Gminą Śrem na podstawie art. 115 ustawy z dnia 12 marca
2004 r. o pomocy społecznej (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 163 ze zm.), art. 150 ustawy o finansach publicznych oraz Uchwały nr 221 Rady Ministrów z dnia 10 grudnia
2013 r. w sprawie ustanowienia wieloletniego programu wspierania finansowego gmin
w zakresie dożywiania „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” na lata 2014 – 2020
(M. P. z 2013 r. poz. 1024 ze zm.). W związku z powyższym, na podstawie art. 47 ustawy
o kontroli w administracji rządowej, przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Czynności kontrolne przeprowadził, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego nr KN-II.0030.28.2016.1 z 11 stycznia 2016 r., kontroler – Jolanta Szaniawska, starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr PS-I.431.1.2016.3 z 11 stycznia 2016 r.
Celem kontroli była ocena jednostki kontrolowanej w aspekcie wywiązywania się
z zawartej z Wojewodą Wielkopolskim Umowy, prawidłowości realizacji programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, prawidłowości wykorzystania otrzymanej dotacji, prawidłowości rozliczenia się z przyznanych środków, a także zbadanie rzetelności kwartalnych informacji o realizacji Programu w gminie.
Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonej jednej nieprawidłowości i dwóch uchybień, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej
realizacja Programu zgodnie z zasadami określonymi w Uchwale nr 221 Rady Ministrów w sprawie ustanowienia wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” na lata 2014 – 2020;
brak zastrzeżeń do wywiązywania się z zawartej z Wojewodą Wielkopolskim Umowy;
zachowanie, określonego w Umowie, udziału procentowego środków własnych gminy wydatkowanych na realizację Programu;
brak zastrzeżeń do zgodności działania z przepisami prawa przy wykorzystaniu dotacji udzielonej z budżetu państwa na realizację Programu w 2014 r.;
wydatkowanie zgodnie z przeznaczeniem określonym w Umowie środków przekazanych jednostce kontrolowanej w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdział 85 295 Pozostała działalność;
brak zastrzeżeń do terminowości i rzetelności rozliczenia finansowego Programu;
brak zastrzeżeń do terminowości i rzetelności kwartalnych informacji o realizacji Programu w gminie;
przeprowadzenie procedury wyłonienia wykonawcy zadania pn. „Przygotowanie, dowóz i wydanie gorących posiłków dla osób uprawnionych korzystających
ze wsparcia Ośrodka Pomocy Społecznej w formie dożywiania od 7 stycznia
do 18 grudnia 2015 r.” zgodnie z przepisami ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).
W wyniku kontroli stwierdzono następującą nieprawidłowość:
w 19 przypadkach na 71 zbadanych Ośrodek Pomocy Społecznej w Śremie (OPS) dokonał wydatków z tytułu zapłaty za posiłki na podstawie dokumentów nie będących dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Analiza dowodów księgowych wyszczególnionych w „Zestawieniu skontrolowanych wydatków poniesionych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Śremie ze środków z dotacji
w związku z realizacją Programu w miesiącach listopad – grudzień 2015 r.” stanowiącym Załącznik nr 4 do projektu wystąpienia pokontrolnego wykazała, że w 19 przypadkach na 71 zbadanych (pozycje „Zestawienia…” nr: 3, 4, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 31, 41, 48, 49, 50, 51, 52 oraz 53), wydatków z tytułu zakupu posiłków dokonywano na podstawie rozliczeń, wykazów, informacji lub próśb o refundację kosztów posiłków składanych do OPS przez placówki oświatowe wydające posiłki. Na podstawie przedmiotowych dokumentów Sekcja Świadczeń OPS sporządzała listy wypłat, na których wykazywano osoby uprawnione do świadczeń (posiłków) oraz kwoty do wypłaty i przekazywała je do realizacji do Sekcji Administracyjno-Ekonomicznej OPS. Dotyczy dokumentów wystawionych przez następujące placówki:
Publiczne Przedszkole „Niezapominajka” w Śremie;
Przedszkole Niepubliczne im. bł. E. Bojanowskiego w Śremie;
Przedszkole „Janka Wędrowniczka” w Śremie;
Przedszkole „Mali Przyrodnicy” w Śremie;
Przedszkole „Jarzębinka” w Śremie;
Niepubliczne Przedszkole „Bajkowy Świat” w Śremie;
Publiczna Szkoła Podstawowa im. Kawalerów Orderu Uśmiechu w Śremie.
Dokumenty, o których mowa powyżej nie są dowodami księgowymi w rozumieniu ustawy
o rachunkowości ponieważ nie spełniają wymogów określonych w art. 21 ust. 1 ustawy, tj.:
brak określenia rodzaju dowodu: 19 przypadków (pozycje „Zestawienia…” nr: 3, 4, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 31, 41, 48, 49, 50, 51, 52 oraz 53);
brak numeru identyfikacyjnego dowodu: 8 przypadków (pozycje „Zestawienia…”
nr: 3, 4, 25, 26, 27, 48, 51 oraz 52);
brak określenia stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej:
15 przypadków (pozycje „Zestawienia…” nr: 3, 4, 20, 21, 22, 23, 25, 27, 28, 31, 41, 49, 51, 52 oraz 53);
brak daty dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także daty sporządzenia dowodu: 3 przypadki (pozycje „Zestawienia…” nr: 3, 27 oraz 51).
Nieprawidłowość dotyczyła głównie rozliczeń z tytułu posiłków wydanych przez placówki oświatowe realizujące Program od 2015 r. W początkowym okresie współpracy pomiędzy OPS, a ww. placówkami wypracowywano zasady i sposoby właściwego dokumentowania przebiegu realizacji Programu. W tym czasie zdarzały się przypadki sporządzania
i akceptowania dokumentów, które nie spełniały wymogów określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednakże nie miały one wpływu na prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonej w 2015 r. Gminie Śrem na realizację Programu.
Ponadto, w wyniku kontroli stwierdzono dwa uchybienia polegające na:
stosownie do zapisów § 5 Umowy zawartej z Wojewodą Wielkopolskim oraz art. 152 ust. 1 ustawy o finansach publicznych Gmina Śrem zobowiązana była do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków.
Analiza ksiąg rachunkowych OPS wykazała, że do ewidencji wydatków związanych
z realizacją Programu stosowano następujące konta księgowe:
130-000-85295-3110-00 Posiłki zad. własne;
130-000-85295-3110-01 Posiłki zadania zlecone.
Jednakże stwierdzono, że dokonane w księgach rachunkowych OPS zapisy nie odzwierciedlają rzeczywistego wydatkowania środków z dotacji. Wszystkie wydatki
z tytułu realizacji Programu w okresie od 19 stycznia do 17 kwietnia 2015 r. ewidencjonowano w momencie zapłaty na koncie księgowym 130-000-85295-3110-00 Posiłki zad. własne. 30 kwietnia 2015 r., na podstawie pism Sekcji Świadczeń OPS, dokonano przeksięgowań wydatków w wysokości 63 460,54 zł oraz 13 876,60 zł na konto księgowe 130-000-85295-3110-01 Posiłki zadania zlecone. Stosowany przez OPS sposób ewidencji operacji gospodarczych uniemożliwiał ustalenie i wyodrębnienie wydatków sfinansowanych
z dotacji otrzymanej na realizację Programu.
Przyczyną uchybienia był stosowany w jednostce sposób księgowania wydatków finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
ustalono, że w związku z realizacją Programu OPS (Zamawiający) przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedmiot zamówienia obejmował „Przygotowanie, dowóz i wydanie gorących posiłków dla osób uprawnionych korzystających ze wsparcia Ośrodka Pomocy Społecznej w formie dożywiania od 7 stycznia do 18 grudnia 2015 r.”, znak sprawy: OPS.V.221.22.2014. Przebieg postępowania odzwierciedla protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego sporządzony na druku ZP-PN. Kontrola wykazała, że w przedmiotowym protokole Zamawiający niepoprawnie wskazał daty przesłania zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty, tj.:
w protokole zamieszczono datę 22 stycznia 2015 r., podczas gdy analiza dokumentów wykazała, że wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano 26 stycznia 2015 r. i tego samego dnia informację przesłano Wykonawcom;
w protokole zamieszczono datę 2 lutego 2015 r., podczas gdy analiza dokumentów wykazała, że ponownego wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano 3 lutego 2015 r. a informację przesłano Wykonawcom 4 lutego 2015 r.
Przyczyną uchybienia była omyłka pracownika sporządzającego dokument.
Załącznik nr 1: Lista sprawdzająca realizację programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania.
Załącznik nr 2: Lista sprawdzająca finansową realizację programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania.
Załącznik nr 3: Lista sprawdzająca kwartalne informacje o realizacji programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania.
Załącznik nr 4: Zestawienie skontrolowanych wydatków poniesionych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Śremie ze środków z dotacji w związku z realizacją Programu
w miesiącach listopad – grudzień 2015 r.
Załącznik nr 5: Lista sprawdzająca postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.
Dokonywanie wydatków i zapisów w księgach rachunkowych OPS wyłącznie na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy
Należyte prowadzenie przez OPS wyodrębnionej ewidencji wykorzystania środków otrzymanych z dotacji na realizację Programu, stosownie do zapisów Umowy zawartej
z Wojewodą Wielkopolskim oraz art. 152 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
W przypadku prowadzenia przez OPS postępowań o udzielenie zamówień publicznych staranne sporządzanie protokołów postępowań.
Marlena Maląg/