Source: http://biznes.jeleniagora.pl/dla-przedsiebiorcy/poradniki-dla-przedsiebiorcy/podatki-i-obowiazki-podatkowe-przedsiebiorcy
Timestamp: 2019-12-09 00:41:08
Legal References Found: art. 84
 art. 1
 art. 87
 art. 70

art. 111
 art. 30

Document Content:
Podatki i obowiązki podatkowe przedsiębiorcy | JG
1. PODATKI A FORMA PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ.
Zgodnie z art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej wszyscy jesteśmy zobowiązani do płacenia podatków: „Każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie”.
Aktualnie w Polsce wyróżniamy 13 rodzajów podatków. Dziesięć spośród nich to podatki bezpośrednie, takie jak:
Wykonywanie działalności gospodarczej w formie firmy jednoosobowej, spółki cywilnej czy spółek prawa handlowego powoduje powstanie różnych obowiązków podatkowych. I tak, w zależności od rodzaju wybranej formy organizacyjnej przedsiębiorstwa, różny jest podmiot opodatkowania (czyli kto jest opodatkowany), przedmiot (czyli co podlega opodatkowaniu) oraz sposób poboru podatku (czyli tryb i warunki płatności). Najwyraźniej uwidacznia się to na gruncie podatku dochodowego, natomiast w przypadku innych podatków nie występują już takie różnice.
Podatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu. Obowiązkiem podatkowym jest wynikająca z ustaw podatkowych nieskonkretyzowana powinność przymusowego świadczenia pieniężnego w związku z zaistnieniem zdarzenia określonego w tych ustawach.
W dalszej części poradnika zostały szczegółowo omówione różnice między podatkiem PIT i CIT oraz scharakteryzowany został podatek VAT.
2. PRAWA I OBOWIĄZKI PODATNIKA
Nieznajomość prawa nie tłumaczy nikogo, gdy popełni błąd albo nie dopełni swoich powinności. Przy prowadzeniu firmy trzeba być szczególnie czujnym, bo pomyłka czy przekroczenie terminów to czasami zbyt duże ryzyko. Ale też przepisy to nie same obowiązki, to również zbiór praw i przywilejów.
Każdy przedsiębiorca, czy działa w pojedynkę, czy w spółce, musi płacić podatki od tego, co zarabia dzięki swojej działalności. W związku z tym ma obowiązek zarejestrować się jako podatnik i musi posiadać numer identyfikacji podatkowej (NIP). Ten numer należy podawać na wszelkich dokumentach związanych z rozliczaniem podatków (np. fakturach, deklaracjach, zeznaniach) czy w korespondencji z organami podatkowymi. Zasady używania NIP określa ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Podstawowe zagadnienia związane z ewidencją podatników, a także przydatne wzory formularzy stosowanych dla jej potrzeb, przedstawia też na swojej stronie Ministerstwo Finansów (ww.mf.gov.pl).
Obowiązkiem podatnika jest płacić podatki, co oczywiste, terminowo i we właściwej wysokości. Im sytuacja jest bardziej skomplikowana czy nietypowa, a przepisy niejednoznaczne, tym z tego zadania trudniej jest się wywiązać. Jakieś rozwiązanie zawsze znajdą prawnicy albo doradcy podatkowi, ale nie każdego stać na ich usługi. Można też zwrócić się wprost do fiskusa o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Od kilku lat zajmują się tym wytypowane w kraju organy podatkowe. Przedsiębiorca opisuje we wniosku swoje zamierzenia, np. że otrzymał zamówienie na wykonanie złożonych usług, ale ma problem z przyporządkowaniem do nich określonych stawek podatku. We wniosku nie wystarczy jednak tylko pokazać problem. Co ważne, podatnik wcale nie zadaje pytania organowi podatkowemu o to, jakie w danej sytuacji powinien przyjąć rozwiązanie. Należy przedstawić własną wizję i wskazać na jej poparcie odpowiednie przepisy. W skomplikowanych sprawach nie jest łatwo sporządzić taki wniosek bez pomocy doradcy. W odpowiedzi izba skarbowa wyjaśni, czy podatnik przyjął prawidłową drogę, czy złą.
UWAGA! Interpretacje podatkowe są wydawane przez pięć wytypowanych izb skarbowych w kraju – w Bydgoszczy, Katowicach, Łodzi, Poznaniu i w Warszawie. Interpretacja powinna być wydana bez zbędnej zwłoki, nie dłużej jednak niż w ciągu maksymalnie 3 miesięcy. Opłata wynosi 40 zł od każdego zdarzenia, będącego przedmiotem wniosku.
Dostosowanie się później do takiej interpretacji chroni podatnika przed ewentualnymi zastrzeżeniami urzędu skarbowego, który będzie miał inny pogląd na sprawę. Już chociażby z tych względów warto uzyskać dla siebie wykładnię podatkową. Więcej szczegółów można znaleźć na stronie MF, a przywilej ten wynika z Ordynacji podatkowej, która stanowi zbiór nie tylko obowiązków podatników, ale też ich praw. Na jej podstawie, gdy np. mają oni trudną sytuację, mogą ubiegać się w urzędzie skarbowym o odroczenie spłaty zobowiązań, rozłożenie na raty zapłaty podatku czy umorzenie zaległości podatkowej.
Podatnik ma prawo:
płacić podatek w wysokości nie wyższej niż to wynika z przepisów prawa podatkowego,
korzystać z ulg podatkowych przewidzianych w przepisach prawa podatkowego,
skorygować złożoną deklarację (zeznanie) w przypadku popełnienia błędów,
wnioskować o stwierdzenie nadpłaty podatku,
oczekiwać, że jego sprawa zostanie załatwiona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca,
brać czynny udział w każdym stadium postępowania podatkowego, przeglądać akta sprawy, kopie lub odpisy oraz wypowiadać się przed wydaniem decyzji co do zebranych dowodów i materiałów,
brać udział w czynnościach podejmowanych przez organ podatkowy w trakcie kontroli podatkowej,
działać za pośrednictwem pełnomocnika,
wystąpić do właściwego organu podatkowego z wnioskiem o przywrócenie terminu procesowego, określonego do dokonania czynności (np. do wniesienia odwołania, zażalenia),
odwołać się od decyzji (postanowienia) Naczelnika Urzędu Skarbowego do Dyrektora Izby Skarbowej, a następnie wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego,
wystąpić z roszczeniem odszkodowawczym za poniesioną szkodę wskutek wydania decyzji, która w wyniku wznowienia postępowania została uchylona lub stwierdzono jej nieważność,
żądać wydania zaświadczenia ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego,
ochrony danych osobowych, zawartych w deklaracjach podatkowych oraz we wszelkich innych dokumentach i informacjach składanych do organu podatkowego.
Podstawowe obowiązki podatnika:
przestrzeganie prawa podatkowego,
rejestracja w urzędzie skarbowym w celu uzyskania NIP,
aktualizacja danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym NIP oraz zgłoszeniem rejestracyjnym VAT, w terminach określonych w ustawach,
zapłata podatku w wysokości nie niższej niż wynika to z przepisów prawa podatkowego,
przestrzeganie terminów płatności podatków,
stawiennictwo na wezwania organu podatkowego osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika,
umożliwienie pracownikom organów podatkowych wykonanie czynności kontrolnych,
przechowywanie dokumentów podatkowych,
uiszczenie opłaty skarbowej w przypadku składania do organu podatkowego podania w indywidualnej sprawie.
Jeśli ktoś ma wątpliwości związane ze stosowaniem przepisów podatkowych, może skontaktować się telefonicznie z Krajową Informacją Podatkową (z telefonu stacjonarnego: 801055055, z telefonu komórkowego: 22 330 03 30).
Dla sprawniejszego wywiązywania się z obowiązków podatkowych coraz więcej spraw można załatwić przez internet. W ten sposób można na przykład składać deklaracje i zeznania podatkowe – czyli bez opłat i stania w kolejce do okienka pocztowego czy w urzędzie skarbowym (www.e-deklaracje.gov.pl).
Działalność gospodarcza prowadzona w formie firmy jednoosobowej, spółki cywilnej, spółki jawnej, spółki partnerskiej oraz spółki komandytowej podlega przepisom ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).
PIT najczęściej jest kojarzony jako podatek od wynagrodzeń z pracy. Tak naprawdę skrót jego nazwy oznacza, że jest to podatek od dochodów osobistych. Jest nim niezależnie od tego, czy ktoś zarabia na etacie, czy prowadząc własną firmę, a nawet jeżeli czerpie zyski jednocześnie z pracy najemnej i z działalności gospodarczej, czego prawo nie zabrania. W tym drugim przypadku chodzi oczywiście o działalność prowadzoną na własny rachunek.
Przedsiębiorcy prowadzący indywidualną działalność gospodarczą, przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, którzy są wspólnikami spółki cywilnej lub prowadzący działalność w formie osobowych spółek handlowych, podlegają opodatkowaniu dochodów pochodzących z tej działalności na podstawie ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz.1509 z późn. zm.) albo na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2019 poz. 43 z późn. zm.).
Podejmując decyzję o prowadzeniu określonej działalności gospodarczej należy dokonać wyboru formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wybór ten jest bardzo ważny, gdyż wpływa nie tylko na wysokość przyszłego podatku, ale też na rodzaj i zakres prowadzonych ewidencji księgowych (sposób prowadzenia dokumentacji rachunkowej).
opodatkowanie na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej (18% i 32%) – podatek płacimy od dochodu, tj. różnicy pomiędzy faktycznie uzyskanym przychodem, a kosztami jego uzyskania,
opodatkowanie według jednolitej 19% stawki – j. w.
zryczałtowane formy opodatkowania, tj. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (podatek płacimy od przychodu a więc koszty uzyskania tego przychodu nie mają wpływu na wysokość naszego podatku) lub karta podatkowa (na wysokość podatku nie mają wpływu ani wysokość przychodu, ani koszty jego uzyskania, gdyż podatek ustalany jest decyzją organu podatkowego).
Decydując się na wybór formy opodatkowania musimy wziąć pod uwagę:
rodzaj działalności, którą zamierzamy uruchomić,
zakres działań i rozmiar planowanej działalności,
wysokość spodziewanych przychodów i kosztów ich uzyskania.
koszty związane z prowadzeniem księgowości.
Warto również ustalić czy zamierzamy korzystać z ulg podatkowych, czy będziemy rozliczać się ze współmałżonkiem albo na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci.
Terminy do wyboru formy opodatkowania:
do dnia złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) składanego na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w którym można dokonać wyboru formy opodatkowania (w części formularza CEIDG-1 – rubryce 18),
przed rozpoczęciem działalności w przypadku karty podatkowej albo do dnia uzyskania pierwszego przychodu w pozostałych przypadkach, jeżeli wyboru formy opodatkowania nie dokonaliśmy we wniosku o wpis do CEIDG,
do dnia 20 stycznia roku podatkowego (w tym terminie możliwa jest również zmiana formy opodatkowania na inną).
Właściwość organu podatkowego:
w przypadku opodatkowania dochodów według skali podatkowej lub wyboru opodatkowania według jednolitej 19% stawki podatku oraz ryczałtu – naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika,
w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania każdego ze wspólników,
w przypadku karty podatkowej – naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca położenia zorganizowanego zakładu wskazanego w zgłoszeniu do ewidencji działalności gospodarczej, a gdy działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu – według miejsca zamieszkania podatnika lub siedziby spółki niebędącej osobą prawną, a jeżeli nie można ustalić siedziby tej spółki – według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.
Opodatkowanie na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej 18%, 32%
Jest to podstawowa forma opodatkowania. Jeżeli w ustawowym terminie przedsiębiorca nie złoży wniosku lub oświadczenia o zastosowaniu zryczałtowanych form opodatkowania albo oświadczenia o wyborze opodatkowania według jednolitej 19% stawki podatku, to musi rozliczać się w ten sposób.
Wybierając zasady ogólne, podatek dochodowy płaci się od faktycznie uzyskanego dochodu. Aby ustalić dochód, musimy od przychodu z działalności gospodarczej odjąć koszty jego uzyskania.
Przychody i koszty należy wykazywać w ewidencji, zwanej podatkową księgą przychodów i rozchodów, prowadzoną zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2018 r. poz. 728 z późn. zm.), lub w księgach rachunkowych, prowadzonych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018r. poz. 395 z późn. zm.).
Zaliczki na poczet podatku płaci się miesięcznie lub kwartalnie. Po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do 30 kwietnia roku następnego, należy złożyć zeznanie PIT-36. Z kwartalnych zaliczek może skorzystać tzw. mały podatnik albo osoba rozpoczynająca działalność.
Status małego podatnika to przywilej tych, którzy nie mają zbyt wysokich obrotów, tzn. gdy wartość ich sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w danym roku nie przekracza w złotych równowartości 1 200 000 euro. Dla możliwości korzystania z tego uprawnienia w 2015 była to kwota 5.010.600 zł uzyskana w 2014, a dla 2016 – 5.092.000 zł obrotów osiągniętych w 2015. Jeśli firma mieści się w limicie, w następnym roku może korzystać z różnych przywilejów, np. wpłacania kwartalnych zaliczek.
Według ustaw podatkowych podatnikiem rozpoczynającym działalność gospodarczą jest osoba, która w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, nie prowadziła działalności gospodarczej samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej oraz działalności takiej nie prowadził małżonek tej osoby.
Skala podatkowa na 2016 rok
Roczny dochód nie powodujący zapłaty podatku (tzw. kwota wolna od podatku)
Przy tej formie opodatkowania można rozliczać się wspólnie z małżonkiem lub na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Można także korzystać z ulg podatkowych, np. ulgi na dzieci, ulgi na Internet, ulgi rehabilitacyjnej, ulgi dla osób osiągających dochody za granicą.
Opodatkowanie według jednolitej 19% stawki
Podatek PIT w tej formie płaci się od faktycznie uzyskanego dochodu. Przychody i koszty należy wykazywać w ewidencji, zwanej podatkową księgą przychodów i rozchodów lub w księgach rachunkowych.
Jeżeli przedsiębiorca planuje kontynuować swoją działalność w następnym roku i w bieżącym roku jego przychody wyniosą co najmniej równowartość 1 200 000 euro, to będzie zobowiązany w następnym roku prowadzić księgi rachunkowe i na ich podstawie ustalać dochód do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W 2016 roku jest to obowiązkowe wówczas, gdy przychody w 2015 roku wyniosły co najmniej 5.092.000 zł.
Należny podatek według 19% stawki oblicza się niezależnie od wielkości osiągniętego dochodu, co oznacza, że zaliczkę należy zapłacić już za pierwszy miesiąc, w którym osiągnięty zostanie dochód. Zaliczki na poczet podatku płaci się miesięcznie lub kwartalnie. Po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do 30 kwietnia roku następnego, należy złożyć zeznanie PIT-36L. Przy tej formie opodatkowania nie można rozliczać się wspólnie z małżonkiem, ani na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Nie można także korzystać z ulg podatkowych.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest uproszczoną formą rozliczania podatku dochodowego ale nie każdy ma prawo do ryczałtu. Ryczałtu nie można wybrać, jeżeli m.in. prowadzi się aptekę, lombard, kantor.
Podatek obliczamy od przychodu, którego nie można pomniejszyć o żadne koszty jego uzyskania. Przy tej formie opodatkowania musimy prowadzić ewidencję przychodów z prowadzonej działalności.
Ryczałt płacimy miesięcznie lub kwartalnie. Górny limit przychodów za rok 2015 pozwalający na kwartalne rozliczenie w 2016 roku to 25 000 euro (106.092,50 zł). Po zakończeniu roku podatkowego w terminie do końca stycznia musimy złożyć zeznanie PIT-28.
20% - od przychodów z działalności w zakresie wolnych zawodów,
8,5% - od przychodów m.in. z działalności usługowej, np. z działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%,
5,5% - od przychodów m.in. z działalności wytwórczej i budowlanej,
3% - od przychodów m.in. z działalności usługowej w zakresie handlu oraz działalności gastronomicznej.
Wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w następnym roku podatkowym przysługuje tylko tym podatnikom, którzy w bieżącym roku uzyskali przychody w wysokości nieprzekraczającej równowartości 150 000 euro. Aby w 2016 roku wybrać ryczałt, przychód osiągnięty w 2015 roku nie może przekroczyć 636.555 zł.
Przy tej formie opodatkowania nie można rozliczać się wspólnie z małżonkiem, ani na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Można korzystać z ulg podatkowych, za wyjątkiem tzw. ulgi na dzieci.
Karta podatkowa jest przeznaczona dla podatników prowadzących ściśle określone rodzaje działalności gospodarczej usługowej, wytwórczo-usługowej i handlowej wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przepisy dotyczące karty podatkowej szczegółowo określają też zakres i rozmiary poszczególnych rodzajów działalności oraz warunki, w jakich dana działalność powinna być prowadzona, by możliwe było opodatkowanie w tej formie.
Opodatkowaniu kartą podatkową podlegają m.in. usługi zegarmistrzowskie, usługi tapicerskie czy usługi krawieckie, handel detaliczny, działalność gastronomiczna, rozrywkowa, usługi transportowe - taksówki osobowe i bagażowe do 2 ton, mogą z niej również korzystać korepetytorzy, właściciele parkingów, kwiaciarni, warzywniaków, lekarze, dentyści czy pielęgniarki.
Aby móc rozliczać się w formie karty podatkowej należy spełnić przede wszystkim następujące warunki:
prowadząc działalność nie można korzystać z usług innych firm (z wyjątkiem usług specjalistycznych), a także zatrudniać osób na umowę zlecenia i umowę o dzieło (można zatrudniać osoby na umowę o pracę),
współmałżonek nie może prowadzić działalności gospodarczej w tym samym zakresie (dozwolone jest jednak, aby współmałżonek pracował razem z przedsiębiorcą).
Przedsiębiorca, który chce płacić podatek dochodowy w formie karty podatkowej, do 20 stycznia roku podatkowego musi złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego wniosek o opodatkowanie w tej formie (PIT-16).
Jeżeli przedsiębiorca rozpoczyna działalność, wniosek o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej składa właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego przed rozpoczęciem działalności (w przyszłości będzie mógł go dołączyć do wniosku o wpis do CEIDG). Naczelnik urzędu skarbowego po rozpatrzeniu wniosku, wydaje decyzję ustalającą wysokość podatku w formie karty podatkowej na dany rok lub decyzję odmowną.
Wysokość podatku przy zastosowaniu karty podatkowej zależy od:
liczy mieszkańców miejscowości, na terenie której jest prowadzona działalność gospodarcza.
Ustaloną kwotę podatku pomniejszoną o zapłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy wymiaru tej składki należy wpłacić na rachunek urzędu do dnia 7 każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, a za grudzień – do 28 grudnia roku podatkowego.
Opłacając podatek dochodowy w formie karty podatkowej nie ma obowiązku składania zeznania podatkowego a zapłaconą i odliczoną kwotę składki na ubezpieczenia zdrowotne wskazuje się w rocznej deklaracji PIT-16A. Deklarację PIT-16A składa się w urzędzie skarbowym do 31 stycznia roku następnego.
Jeżeli przedsiębiorca wybrał kartę podatkową jako formę opodatkowania, to nie ma prawa do żadnych ulg i odliczeń z wyjątkiem odliczenia od podatku zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne.
UWAGA! Stawki karty są co roku podwyższane o wskaźnik inflacji.
Odmiennie kształtuje się opodatkowanie podatkiem dochodowym spółki komandytowo-akcyjnej oraz spółek kapitałowych, tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej. Podlegają one, zgodnie z art. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT). W przypadku wymienionych form działalności opodatkowana podatkiem dochodowym, odmiennie niż przy spółkach osobowych, jest spółka a nie wspólnicy. Nie oznacza to jednak końca obciążeń podatkowych, mamy tu bowiem do czynienia z tzw. „podwójnym opodatkowaniem”. Po opodatkowaniu dochodu spółki (CIT według stawki 19% - stawka jest jednakowa dla wszystkich) następuje wypłata zysku wspólnikowi (będącemu osobą fizyczną), który to zysk również podlega opodatkowaniu, tym razem podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) według stawki 19%. W związku z powyższym, z każdej złotówki zysku spółki do kieszeni wspólnika trafia niecałe 66 groszy, pozostałą część zatrzymuje fiskus.
Należy dodać, że spółka komandytowo-akcyjna oraz spółki kapitałowe mogą rozliczać podatek dochodowy tylko w formie ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości.
Warto wiedzieć, że podatnik CIT uwzględnia w rozliczeniach z fiskusem wiele kosztów ponoszonych przez firmę i może zmniejszyć swoje obciążenia dzięki ulgom. Jeśli działalność przyniesie stratę, można ją odliczać przez pięć kolejnych lat – odejmując jej wysokość od dochodu do opodatkowania. Przywileje mają też przedsiębiorcy, którzy przekazują darowizny, głównie organizacjom pożytku publicznego, np. na cele charytatywne. Mogą je odliczać od dochodu, pod warunkiem że nie potraktują ich jako koszty swojej działalności. Trzeba ponadto wiedzieć, że ulga na darowizny nie obejmuje darowizn przekazanych np. partiom politycznym, związkom zawodowym.
5. PODATEK OD TOWARÓW I USŁUG (VAT).
Podatek od towarów i usług (VAT) jest podatkiem pośrednim i musi być odprowadzany w zasadzie przez każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą. Podatnik wpłaca do urzędu skarbowego w zasadzie różnicę pomiędzy wysokością VAT, którą przedsiębiorca uzyskał od towarów czy usług sprzedanych swoim odbiorcom (tzw. podatek należny), a VAT, który sam zapłacił, kupując określone towary (podatek naliczony). Cechą tego podatku jest obciążanie cen tzw. wartością dodaną na wszystkich etapach produkcji i dystrybucji poszczególnych dóbr (towarów i usług). Jego ciężar ostatecznie ponosi konsument, końcowy odbiorca, bo wcześniej w każdej fazie obrotu firmy mogą odliczać od podatku należnego podatek zapłacony przy nabyciu towarów i usług. Czyli przedsiębiorca jest w zasadzie płatnikiem tego podatku.
Sprzedaż bez uzyskania zapłaty też jest traktowana jak sfinalizowana transakcja i wymaga odprowadzenia należnego VAT. Dla przedsiębiorcy oznacza to obciążenie podatkiem z własnej kieszeni. Tę stratę może on jednak odrobić, chociaż nie tak szybko, bo po 150 dniach od upływu terminu płatności za towar czy usługę, jeżeli do tej chwili pieniądze nie wpłyną. Dopiero wtedy będzie mógł on odpowiednio pomniejszyć podatek. Tak długo oczekiwana należność, bez jej uzyskania, jest uznana za uprawdopodobnioną nieściągalną wierzytelność.
Stawki VAT są zróżnicowane. Podstawowa wynosi 23%. Są dwie obniżone – 8% i 5%, a także stawka 0%. Tę ostatnią stosuje się m.in. w obrocie zagranicznym – z krajami Unii Europejskiej (czyli w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy) oraz w eksporcie (czyli w obrocie z kontrahentami spoza UE). Wykaz towarów i usług objętych obniżonym podatkiem zawierają przepisy wykonawcze do ustawy o VAT. Podatek 8% stosuje się np. w budownictwie, remontach, a 5% na artykuły spożywcze, takie jak np. pieczywo i nabiał. Jest także ryczałt wynoszący 4% – dla usług taksówek osobowych.
Obecne stawki miały obowiązywać tylko do końca 2013 r., ale rząd postanowił przedłużyć ich stosowanie – z uwagi na problemy budżetowe (z tych też powodów w 2011 r. zostały one podniesione o 1 punkt procentowy).
Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług (VAT-R) składa się we właściwym organie podatkowym przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniem tym podatkiem.
Właściwym dla podatnika organem podatkowym jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Jeżeli czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT są wykonywane na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów skarbowych, właściwość miejscową ustala się dla osób fizycznych – ze względu na miejsce zamieszkania, a dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej – ze względu na adres siedziby.
Rejestracja na potrzeby podatku VAT jest zwolniona z opłat.
Podatnikami podatku od towarów i usług są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel i rezultat takiej działalności.
Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie jako „podatnika VAT czynnego” lub jako „podatnika VAT zwolnionego”.
Podatnicy podlegający obowiązkowi zarejestrowania jako „podatnicy VAT czynni”, są zobowiązani przed dniem dokonania pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w zgłoszeniu rejestracyjnym (VAT-R) o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności.
Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot jako podatnika VAT UE i potwierdza jego zarejestrowanie jako podatnika VAT UE. Podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT UE są obowiązane do posługiwania się NIP poprzedzonym kodem PL.
Podatnicy podatku od towarów i usług są obowiązani wystawiać fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zakupu i sprzedaży VAT.
Podatnicy są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Podatnicy mogą również składać deklaracje kwartalnie, po uprzednim zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego.
Nie od razu każdy staje się VAT-owcem. Dopóki w danym roku podatkowym obroty nie przekroczą kwoty 150.000 zł (limit w 2016 roku), tak długo nie trzeba odprowadzać tego podatku do urzędu skarbowego. Wtedy jednak przedsiębiorca nie może odliczać VAT, który płaci w cenie towaru czy usługi, nabywanych dla potrzeb własnej działalności. Jest to jeden z powodów, dla których wiele osób rezygnuje ze zwolnienia, mimo że nie osiągają dużych obrotów.
UWAGA! Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej w ciągu roku, limit obrotów zwalniających z VAT jest wprost proporcjonalny do czasu, jaki dzieli przedsiębiorcę od startu do końca tego roku. Im mniej tego czasu, tym niższy jest limit.
Przykład: Przedsiębiorca X rozpoczął działalność 1 czerwca 2015r. Nie chciał być VAT-owcem. Wiedział jednak, że będzie musiał zarejestrować się jako podatnik VAT, gdy osiągnie określone obroty. W jego przypadku nie był to limit ustawowy, wynoszący 150 000 zł, lecz znacznie mniejsza kwota, niemal jej połowa. Ustalił ją w następujący sposób:
150 000 zł: 12 (miesięcy w roku) = 12 500 zł
12 500 zł x 7 (miesięcy pozostałych w roku 2015) = 87 500 zł
Przedsiębiorca X utraciłby w 2015r. prawo do zwolnienia z VAT, gdyby w tym roku osiągnął obroty wyższe niż 87 500 zł.
Zwolnień podmiotowych nie stosuje się m. in. do: (1) importu towarów i usług, (2) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, (3) dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, (4) podatników dokonujących dostaw m. in. niektórych wyrobów akcyzowych, oraz (5) podatników świadczących usługi prawnicze (notariusze, adwokacji i radcy prawni) czy jubilerskie.
Jeśli przedsiębiorca nie musi być podatnikiem VAT, z własnej woli może nim zostać w każdym czasie. Dlatego warto najpierw przeanalizować, na ile opłaca się skorzystać ze zwolnienia, czy np. działalność nie wymaga dużych stałych zakupów surowców, narzędzi, maszyn, opodatkowanych VAT. Ponadto, czy odbiorcami oferowanych towarów i (lub) usług będą wyłącznie indywidualni klienci, czy może inne przedsiębiorstwa. To istotne, ponieważ wiele firm woli mieć za kontrahenta (dostawcę) VAT-owca, ze wspomnianych wcześniej względów, czyli aby móc odliczać naliczony podatek. Trzeba też wiedzieć, że rozliczenia tego podatku wymagają składania deklaracji, wystawiania faktur według wymagań określonych w przepisach, prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów, w wielu przypadkach także posiadania kasy fiskalnej. W każdym razie, jeśli po analizie przeważy pogląd, że jednak warto być VAT-owcem, wówczas trzeba zarejestrować się w urzędzie skarbowym, składając druk VAT-R.
Obok zwolnień podmiotowych, istnieją również tzw. zwolnienia przedmiotowe. Aby prawidłowo określić, czy świadczenie danej usługi lub sprzedaż towarów podlega zwolnieniu przedmiotowemu, konieczna jest dokładna analiza ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń wykonawczych do ww. ustawy.
Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają działalność tylko w zakresie czynności zwolnionych od podatku VAT nie mają obowiązku rejestrowania się jako podatnicy podatku VAT. Mogą jednak dokonać zgłoszenia rejestracyjnego i wówczas naczelnik urzędu skarbowego rejestruje takiego podatnika jako „podatnika VAT zwolnionego”.
Termin na zapłatę
Przez wiele lat o tym, kiedy przedsiębiorca musi odprowadzić VAT, decydowała przede wszystkim chwila wydania towaru lub wykonania usługi albo wystawienia faktury za towar czy usługę, jednak nie później niż 7. dnia od wydania towaru lub wykonania usługi. Zasady te sprawiały, że w niektórych przypadkach można było odroczyć zapłatę podatku o dwa miesiące. A to dlatego, że podatnicy rozliczają VAT w następnym miesiącu (do 25. dnia) od powstania obowiązku podatkowego. Jeśli ktoś sprzedał towar w ostatnich dniach lutego, mógł fakturę wydać dopiero na początku marca, a VAT rozliczyć dopiero w kwietniu.
Od 1 stycznia 2014r. dla terminów rozliczeń VAT przestało liczyć się to, kiedy przedsiębiorca wystawi fakturę. Ważna jest chwila dokonania dostawy towaru i wykonania usługi – wtedy bowiem powstaje obowiązek podatkowy i trzeba się z niego wywiązać w następnym miesiącu. Czyli czy nabywca odbierze towar 5 lutego, czy 27 lutego, i tak VAT od takich transakcji trzeba odprowadzić w marcu. Już nie ma możliwości przeciągnięcia tego w czasie do kwietnia.
Mały podatnik i jego przywileje
Status małego podatnika to przywilej tych, którzy nie mają zbyt wysokich obrotów, tzn. gdy wartość ich sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w danym roku nie przekracza w złotych równowartości 1200 000 euro. Dla możliwości korzystania z tego uprawnienia w 2015 była to kwota 5.010.600 zł uzyskana w 2014, a dla 2016 – 5.092.000 zł obrotów osiągniętych w 2015. Jeśli firma mieści się w limicie, w następnym roku może korzystać z określonych przywilejów. Mały podatnik ma prawo płacić VAT co kwartał. Poza tym może go rozliczać metodą kasową, czyli odprowadza podatek wtedy, kiedy otrzyma pieniądze za towar lub wykonaną usługę. Od 2013r. mali podatnicy korzystają z tej metody w zasadzie bez ograniczeń. Wcześniej prawo nie pozwalało czekać w nieskończoność na płatność, aby uiścić VAT od wystawionej faktury. Należało to zrobić po trzech miesiącach, nawet gdy pieniądze nie wpłynęły. Obecnie tylko w przypadku sprzedaży odbiorcom, którzy nie są VAT-owcami, obowiązuje ta zasada, aczkolwiek złagodzona, bo podatek trzeba zapłacić najpóźniej 180. dnia (a nie po trzech miesiącach, jak poprzednio) od wydania towaru lub wykonania usługi.
6. ZASADY WYSTAWIANIA RACHUNKÓW I FAKTUR.
Zgodnie z art. 87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
Termin wystawienia rachunku:
Podatnicy, od których zażądano wystawienia rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zgodnie z art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności).
Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania zostały określone w rozdziale 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 roku Nr 68, poz. 360 z późn. zm.) zmienione rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 roku (Dz. U. z 2012 roku poz.1428). Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, która weszła w życie od początku 2013 roku przynosi m.in. definicję faktury VAT i faktury elektronicznej. Ponadto istotnym zmianom ulegają zasady wystawiania faktur VAT.
Fakturę wystawia:
podatnik przy dokonywaniu wewnątrz wspólnotowej dostawy nowych środków transportu, w przypadku gdy okoliczności nie wskazują na zamiar wykonywania tej czynności w sposób częstotliwy,
fakturę mogą również wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni.
Generalnie, co do zasady, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w odniesieniu do której zgodnie z ustawą powstaje obowiązek podatkowy, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym ją otrzymano.
7. KASY FISKALNE.
art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.),
rozporządzenie Ministra Finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2018 r., poz. 2519 z późn. zm).
zgłoszenia kasy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego,
zgłoszenia kasy do przeglądu technicznego,
wydruku paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i wydania oryginału klientowi itd.
Zwolnienie z konieczności posiadania kas fiskalnych przysługuje w roku 2016 tylko tym podatnikom, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym (czyli w 2015r.) kwoty 20.000 zł.
Jeżeli podatnik rozpocznie działalność w trakcie roku 2016 to próg ustala się w proporcji do okresu wykonywania tych czynności. Oznacza to, że podatnik, który rozpocznie prowadzenie działalności gospodarczej np. w czerwcu 2016r. ustali próg na poziomie 10.000 zł.
Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót, realizowany na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w kwocie 20.000 zł.
Oznacza to, że jeżeli podatnik przekroczył w roku 2015 obrót na poziomie 20.000 zł, to zwolnienie utracił od dnia 01.03.2016 roku. Od tego dnia jest zobowiązany do rozpoczęcia ewidencjonowania przy użyciu zgłoszonych kas. Następnie od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnik jest obowiązany do wprowadzania kolejnych kas, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas rejestrujących, przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania, wynikająca ze zgłoszenia.
Zwolnień nie stosuje się bez względu na wysokość osiągniętych obrotów do podatników prowadzących działalność gospodarczą w zakresie m.in.: sprzedaży gazu płynnego, usług taksówkowych, dostawy sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, itp. Ponadto na lata 2015-2016 przestał również obowiązywać limit 20 tys. zł dla konkretnych usług warsztatów samochodowych, stacji diagnostycznych pojazdów, lekarzy i dentystów, prawników, fryzjerów i kosmetyczki oraz lokali świadczących usługi gastronomiczne (z wyjątkiem usług świadczonych na pokładach samolotów i usług stołówek w placówkach oświatowych prowadzonych przez te placówki) - w tych obszarach ministerstwo dopatrzyło się w 2014r. najwięcej nadużyć w zakresie ewidencjonowania sprzedaży.
Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 700 zł.
Odliczenie i zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej:
pod warunkiem złożenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas i miejscach ich instalacji,
pod warunkiem rozpoczęcia ewidencji w terminie,
pod warunkiem posiadania dowodu zakupu,
Zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej:
podatnicy podatku od towarów i usług rozliczają kwotę wydatkowaną na zakup kasy w deklaracji VAT dołączając fakturę i dowód zapłaty,
podatnicy zwolnieni z podatku od towarów i usług składają wniosek z podaniem numeru konta, dołączając fakturę i dowód zapłaty. Zwrot następuje w terminie 25 dni licząc od dnia złożenia wniosku.
Jeżeli w okresie krótszym niż 3 lata zakończymy prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących to powstaje obowiązek zwrotu ulgi.
UWAGA! Od 2017 roku każdy przedsiębiorca, którego klientami są konsumenci czy rolnicy ryczałtowi, będzie musiał używać kasy fiskalnej – beż żadnych wyjątków. Popularne zwolnienie do 20 tys. złotych ma charakter przejściowy, a 2016 jest ostatnim rokiem, kiedy będzie można z niego korzystać.
8. ULGI PODATKOWE.
Przedsiębiorca może skorzystać z ulg pozwalających na obniżenie podatku płaconego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub na korzystniejsze warunki jego zapłaty.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, przedsiębiorca może skorzystać z:
ulgi uznaniowej,
przyznawanych decyzją urzędu skarbowego lub gminy na wniosek podatnika.
Kredyt podatkowy przysługuje tylko w jednym roku podatkowym. Podatnik korzystający z tej preferencji zwolniony jest z obowiązku opłacania zaliczek (opłacania ryczałtu) w roku podatkowym następującym bezpośrednio po roku, w którym rozpoczął prowadzenie działalności, jeżeli w roku jej rozpoczęcia działalność ta była prowadzona co najmniej przez pełnych 10 miesięcy. Jeżeli warunek ten nie jest spełniony, ze zwolnienia można korzystać w roku następującym dwa lata po roku, w którym podatnik rozpoczął prowadzenie działalności. Oznacza to, że podatnik, który chce skorzystać z kredytu podatkowego, musi prowadzić działalność gospodarczą i na ogólnych warunkach płacić zaliczki na podatek w pierwszym okresie swojego istnienia.
Ulgi uznaniowe są wyjątkiem od obowiązku zapłaty podatku i można o nie występować jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, kiedy przemawia za tym ważny interes podatnika (np. trudna sytuacja materialna podatnika spowodowana nadzwyczajnymi, losowymi przypadkami) lub interes publiczny. W takich przypadkach możesz zwrócić się do organu podatkowego z wnioskiem:
odroczenie terminu płatności podatku lub zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę,
rozłożenie na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę,
umorzenie w całości lub w części zaległości podatkowej, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej (jest to opłata ustalana za korzystanie z układu ratalnego lub odroczenia).
Pełen katalog dopuszczalnych przeznaczeń pomocy udzielanej przez organ podatkowy oraz zasady udzielania ulg znajdziesz w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa (Rozdz. 7a). Warto wiedzieć, że o ulgi podatkowe można się ubiegać w przypadku wszystkich rodzajów podatków, tj. dochodowego, VAT, akcyzy czy podatków lokalnych.
9. OBOWIĄZKI PRZEDSIĘBIORCY WOBEC URZĘDU SKARBOWEGO.
Obowiązki comiesięczne:
Do dnia 20 każdego miesiąca – za miesiąc poprzedni – wpłata zaliczki na podatek dochodowy (zasady ogólne).
Do dnia 20 każdego miesiąca po kwartale, za który wpłacana jest zaliczka - wpłata zaliczki na podatek dochodowy.
Do dnia 20 każdego miesiąca – za miesiąc poprzedni – wpłata ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Do dnia 7 każdego miesiąca – za miesiąc poprzedni, a za grudzień w terminie do 28 grudnia roku podatkowego – wpłata podatku dochodowego w formie karty podatkowej.
Do dnia 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym – deklaracja PIT-16A o wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne, zapłaconej i odliczonej od karty podatkowej w poszczególnych miesiącach roku podatkowego.
Do dnia 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym – zeznanie PIT-28 o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za rok podatkowy.
Do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym – podatnicy prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną na ogólnych zasadach przy zastosowaniu skali podatkowej składają zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym PIT-36.
Do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym – podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną 19% stawką na zasadach określonych w art. 30c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, składają zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym PIT-36L.
Rozliczenia przez Internet:
System e-Deklaracje umożliwia składanie deklaracji drogą elektroniczną. W formie elektronicznej bez użycia podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu możemy składać następujące deklaracje podatkowe: PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-16A, PIT-19A za 2012 rok oraz PIT-16 w roku 2013, a także deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-7D.
Wystarczy wejść na stronę www.e-deklaracje.gov.pl
Dane zabezpieczające autentyczność składanej deklaracji to:
PESEL, NIP, imię i nazwisko, data urodzenia, oraz
kwota przychodu wykazana w zeznaniu rocznym za 2011 rok.
10. WYBÓR PODMIOTU PROWADZĄCEGO DOKUMENTACJĘ RACHUNKOWĄ I MIEJSCA PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI.
Przedsiębiorca ma obowiązek prawidłowo i rzetelnie rozliczać się z podatków i innych należności publicznoprawnych. Może czuwać nad tym sam lub skorzystać z pomocy kancelarii doradcy podatkowego lub biura rachunkowego. Decyzję o tym w jaki sposób będziemy prowadzić księgowość w firmie, samodzielnie czy też zlecimy ją „na zewnątrz”, warto podjąć jeszcze przed wypełnieniem wniosku CEIDG-1, na którym przedsiębiorca zobowiązany jest do wskazania danych podmiotu prowadzącego jego dokumentację rachunkową. Wypełniając wniosek CEIDG-1 przedsiębiorca może zadeklarować samodzielne prowadzenie księgowości w firmie, może też wskazać, że dokumentację rachunkową prowadzić będzie wybrane wcześniej biuro rachunkowe (w takiej sytuacji wpisuje na wniosku firmę i NIP podmiotu). Jeśli zmieni zdanie w tym aspekcie, zobowiązany jest do zgłoszenia tego faktu w ciągu 7 dni od daty zaistnienia zmiany (np. podpisania umowy z biurem rachunkowym), również za pośrednictwem wniosku CEIDG-1).
Decyzję o samodzielnym prowadzeniu księgowości lub zleceniu je „na zewnątrz” trzeba dobrze przekalkulować. Spisać, co musi być ewidencjonowane, ile rachunków firma będzie wystawiać, ile sama może otrzymywać, jakie powinna płacić podatki. Ważne jest zatem to, ilu odbiorców i dostawców może mieć przedsiębiorca, czy prowadzi działalność sam, czy ze wsparciem małżonka albo ze wspólnikiem, jak wiele ma stałych opłat (np. czynszowych). I czy planuje zatrudnić pracowników. Ktoś nad tym wszystkim musi czuwać – aby wywiązać się z terminów wobec kontrahentów, osób zatrudnionych, wobec ZUS i urzędu skarbowego i aby wszystko dobrze policzyć.
Przy prostej działalności i prostych rozliczeniach, w tym podatkowych, kiedy firma nie zatrudnia pracowników albo tylko jednego, w zasadzie można sobie poradzić z takimi obowiązkami bez angażowania kogokolwiek. Można przy tym zainwestować w specjalne programy informatyczne do obsługi księgowej. Jeśli jednak przedsiębiorca nie ma pewności, czy zdąży na czas z tą robotą „papierkową”, warto rozważyć, czy nie przekazać jej w ręce fachowca. Pytanie tylko, czy taki ktoś powinien być stale pod ręką, czy lepiej przekazać całą księgowość komuś na zewnątrz, kto prowadzi działalność polegającą na wykonywaniu tego rodzaju czynności.
Warto pamiętać, że obok wskazania danych podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową, rejestrując działalność gospodarczą przedsiębiorca określa również adres miejsca przechowywania tej dokumentacji. Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji rachunkowej w zakładzie głównym/siedzibie przedsiębiorstwa. Dokumentację można przechowywać: w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy, w miejscu zameldowania przedsiębiorcy, w głównym lub dodatkowym miejscu wykonywania działalności gospodarczej, w siedzibie biura rachunkowego.
Jeśli firma zatrudni księgowego, nie można od niego wymagać, aby pracował na jej potrzeby dniami i nocami, bez wytchnienia, prawo pracy na to nie pozwala. Trzeba mu zapewnić stanowisko pracy i je wyposażyć, płacić wynagrodzenie, odprowadzać składki, udzielić urlopu, czasem sfinansować szkolenia, bo przepisy, czy to podatkowe, rachunkowe czy prawa pracy, zmieniają się dość często. Jednak to wszystko ma ten plus, że księgowość jest pod ręką. Może to być osoba, która będzie jednocześnie pełniła rolę kadrowego, jeśli firma zatrudni więcej pracowników. Wszystko zależy od kompetencji. No i wrażliwe tajemnice firmy nie wychodzą poza nią.
Biuro rachunkowe zdejmuje z przedsiębiorcy bagaż licznych obowiązków, jakie wiążą się z zatrudnieniem księgowego. W zasadzie można im powierzyć wiele czynności księgowych, łącznie z obsługą kadr, jeśli firma ma pracowników. Zakres zależy od zawartej umowy. W każdym razie o prawidłowe obliczenie podatków czy składek na ZUS (także od wynagrodzeń osób zatrudnionych u przedsiębiorcy) i ich regulowanie na czas „martwi się” zewnętrzna firma. Nie ma wówczas takich problemów, jaki może np. rodzić nieobecność etatowego księgowego z powodu choroby czy urlopu.
Biura rachunkowe mogą też wykonywać więcej innych zadań. Często współpracują z prawnikami, co też może się przydać. W praktyce może się przy tym okazać, że łączne koszty takich usług wcale nie są wyższe niż przy zatrudnieniu na stałe specjalisty do spraw księgowości. W bardzo dużych firmach może być odwrotnie, szczególnie gdy zakres zlecanych czynności i ich częstotliwość jest na tyle spora, że biuro rachunkowe postawi wysokie wymagania cenowe.
Przedsiębiorca decydujący się na zlecenie usług księgowych zewnętrznej firmie powinien z wielką rozwagą podejść do ostatecznego wyboru konkretnego biura rachunkowego dla swojej firmy. Na co zwrócić uwagę podczas wybierania biura rachunkowego?
kwalifikacje do wykonywania usług księgowych (certyfikat wydany przez Ministra Finansów i wykupiona obowiązkowa polisa OC),
renomowane, godne zaufania biuro rachunkowe, powinno być członkiem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, które weryfikuje kompetencje i stosowanie zasad etyki zawodowej swoich członków,
przedsiębiorca może być przekonany o wysokiej jakości świadczonych przez biuro rachunkowe usług księgowych, jeśli posiada certyfikat wydany przez Centrum Informacji Księgowej,
cena oferowanych usług,
zakres obsługi księgowej,
godziny pracy biura rachunkowego,
możliwości kontaktu z biurem,
jak można uzyskać w nim dodatkowe raporty lub informacje,
w jaki sposób powiadamia ono o wysokości i terminach wpłat należnych podatków,
do kiedy wymaga w miesiącu przygotowania i dostarczenia dokumentów księgowych,
czy daje dostęp do danych księgowych i skanów wszystkich dokumentów przez Internet.
UWAGA! Biuro rachunkowe nie odpowiada za zobowiązania podatkowe klienta. Co prawda jego obowiązkiem jest posiadać ubezpieczenie OC, ale ono nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności wobec fiskusa. Polisa przydaje się wtedy, gdy biuro popełni błąd na szkodę podatnika. Przy okazji warto wiedzieć, że przedsiębiorca, który powierza firmie zewnętrznej prowadzenie ksiąg rachunkowych, musi o tym powiadomić urząd skarbowy. To wcale nie znaczy, że od biura rachunkowego fiskus będzie dochodził należnych, a niezapłaconych podatków, nawet gdy do zaległości doprowadzą nieprawidłowe rozliczenia prowadzone przez biuro.
Raz podjęta decyzja, czy to w sprawie zatrudnienia księgowego, czy zlecenia księgowości zewnętrznej firmie, nie jest jednak decyzją raz na zawsze. W miarę rozwoju firmy czy chwilowych przestojów działalności ten wybór można zmieniać i porównywać, co bardziej się opłaca.