Source: http://docplayer.pl/3274925-Wytyczne-dla-wnioskodawcow-2012.html
Timestamp: 2018-05-21 09:07:55
Legal References Found: art. 93
 art. 94
 art. 12
 art. 25
 Art. 5
 art. 8

Document Content:
Wytyczne dla wnioskodawców PDF
Wytyczne dla wnioskodawców 2012
Download "Wytyczne dla wnioskodawców 2012"
1 LIFE+ Informacja i Komunikacja Wytyczne dla wnioskodawców 2012 Część 2 Wypełnianie wniosku Niniejsze wytyczne obejmują proces przygotowywania wniosków dotyczących projektów składanych do Komisji Europejskiej w ramach instrumentu LIFE+ Informacja i komunikacja. Celem niniejszych wytycznych jest pomoc wnioskodawcom w uŝyciu eproposal w celu przygotowania oraz złoŝenia wniosku.
2 Spis treści 1.GENERATOR WNIOSKÓW EPROPOSAL KROK 1: UTWORZENIE ECAS ID UśYTKOWNIKA ORAZ HASŁA KROK 2: PRZYGOTOWANIE WNIOSKU FORMULARZE FORMULARZE TECHNICZNE CZĘŚĆ A INFORMACJE ADMINISTRACYJNE CZĘŚĆ B STRESZCZENIE TECHNICZNE I OGÓLNE CELE PROJEKTU CZĘŚĆ C SZCZEGÓŁOWY OPIS TECHNICZNY PROPONOWANYCH DZIAŁAŃ FORMULARZE FINANSOWE RAPORTY ZAŁĄCZNIKI LISTA KONTROLNA
3 1. Generator wniosków eproposal Generator wniosków eproposal umoŝliwia wnioskodawcom programu LIFE+ tworzenie wniosków drogą internetową. Wyłącznie wnioski złoŝone za pomocą internetowego narzędzia eproposal kwalifikują się do rozpatrzenia. Pytania dotyczące eproposal moŝna kierować: eproposal Help Desk: NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe Help Desk słuŝy wyłącznie do odpowiedzi na pytania dotyczące problemów technicznych podczas uŝywania eproposal. Odpowiedzi na wszystkie pozostałe pytania naleŝy szukać w Podręczniku dla wnioskodawców oraz w razie potrzeby w Krajowym Punkcie Kontaktowym. 1.1 Krok 1: Tworzenie ECAS ID uŝytkownika i hasła Dostęp do powitalnej strony eproposal odbywa się poprzez stronę internetową programu LIFE+. Do korzystania z generatora internetowego eproposal zalecane jest uŝywanie przeglądarek Internet Explorer 7 lub Mozilla Firefox 3. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe dostęp do narzędzia eproposal moŝliwy jest jedynie za pomocą ECAS (Usługa Autoryzacji Komisji Europejskiej). Dlatego wcześniej naleŝy się zarejestrować do ECAS i uzyskać ID uŝytkownika oraz hasło. Po potwierdzeniu autentyczności, nie ma potrzeby ponownego wprowadzania swoich danych logowania (nazwy uŝytkownika i hasła) podczas tej samej sesji. W menu New user ( Nowy UŜytkownik) naleŝy kliknąć Register (Rejestruj). a. Rejestracja w ECAS NaleŜy podać wymagane informacje (obowiązkowe pola oznaczone są czerwoną gwiazdką*): 3
4 Uwaga: W przypadku problemów z odczytaniem znaków w security check śmiało naleŝy wybrać opcje Try another klikając w link obok obrazka. Po podaniu tych informacji naleŝy wybrać przycisk Submit (PrzekaŜ). UkaŜe się następująca wiadomość: b. Tworzenie hasła ECAS Na podany wyŝej adres zostanie wysłane potwierdzenie z ECAS 4
5 Uwaga: Przesłanie potwierdzenia moŝe trwać do pół godziny. W przypadku nie otrzymania tej wiadomości naleŝy najpierw sprawdzić folder ze spamem a następnie skontaktować się z eproposal Help Desk. Od momentu wysłania do ciebie a, masz 90 minut na utworzenie hasła ECAS. W otrzymanym u, naleŝy kliknąć na This link (Ten link). Utwórz hasło (minimum 10 znaków, zawierające przynajmniej 1 duŝą literę i 1 cyfrę) i prześlij. Po przesłaniu powinna pojawić się następująca informacja: MoŜna zmienić hasło lub poprosić o jego zresetowanie w przypadku zapomnienia. Zalecane jest bezpieczne przechowywanie ID uŝytkownika/ adresu i hasła uŝytych do rejestracji oraz logowania do systemu eproposal (Krok 2). 1.2 Krok 2: Tworzenie wniosku a. Zarejestruj się jako uŝytkownik (obowiązkowe) Przejdź do strony powitalnej eproposal LIFE+ Wybierz opcję Are you an applicant? (Czy jesteś wnioskodawcą?) Nastąpi przeniesienie do poniŝszej strony: 5
6 1) Sprawdź czy wybrana jest domena External (Zewnętrzna) (jeśli nie, zmień ją na External za pomocą linku Change it (Zmień) i po pojawieniu się pytania Where are you from? (Skąd jesteś?) wybierz Neither an institution nor a European body (Ani instytucja ani organ europejski) + kliknij Select (Wybierz) 2) Wprowadź swój adres i hasło (utworzone w Kroku 1) 3) Kliknij przycisk Login Teraz masz dostęp do narzędzia eproposal LIFE+. NaleŜy wybrać typ konta o który się wnioskuje, np. Applicant User. (Wnioskujący uŝytkownik) 6
7 Następnie naleŝy wprowadzić wymagane informacje (obowiązkowe pola są zaznaczone czerwoną gwiazdką *), i wybrać przycisk Save (Zapisz) dostępny w dolnej części ekranu. Zostanie wyświetlone potwierdzenie Your user account has been created (Twoje konto uŝytkownika zostało utworzone) b. Tworzenie wniosku (obowiązkowe) Teraz moŝliwe jest utworzenie wniosku do LIFE+ przez kliknięcie przycisku Create new proposal (Utwórz nowy wniosek), dostępnego w dolnej części ekranu: 7
8 Zostanie wyświetlona prośba o podanie podstawowych informacji dotyczących wniosku na podstawie wybranego komponentu programu LIFE+. Informacja pozostaje edytowalna od momentu utworzenia wniosku. W tym celu nastąpi automatyczne przeniesienie do formularza technicznego A1 (patrz poniŝej). NaleŜy zwrócić uwagę, Ŝe niezbędne jest wypełnienie obu formularzy A1 i A2 aby utworzyć nowy wniosek w eproposal. Wniosek będzie identyfikowalny na podstawie akronimu wprowadzonego w formularzu technicznym A1. Informacje wprowadzone podczas rejestracji, jako wnioskodawca będą dostępne za pomocą formularzy A1 i A2 w tworzonym wniosku. c. Dodanie współbeneficjentów (opcjonalnie) Wniosek tworzony do programu LIFE+ za pomocą eproposal nie uwzględnia domyślnie Ŝadnych współbeneficjentów, zaproszonych przez beneficjenta koordynującego do współpracy nad wnioskiem. (1) Współbeneficjenci muszą zarejestrować się w systemie ECAS i generatorze wniosków eproposal (Kroki 1 i 2a) (2) Następnie beneficjent koordynujący powinien podjąć następujące działania: (a) Wybrać wniosek, do którego chce zaprosić współbeneficjentów (b) Przejść do Proposal Menu (menu wniosku) / Administrative part (część administracyjna) i wybrać A5- Associated beneficiaries (A5-Wspólbeneficjenci) (b) Kliknąć przycisk Invite associated beneficiary ( Zaproś współbeneficjenta). Pojawi się następujące okno: 8
9 (d) Wprowadzić współbeneficjenta, (który jest juŝ zarejestrowany w generatorze wniosków eproposal), wypełnić pole Content (Treść) i wybrać opcję Invite (Zaproś). W polu Content (Treść) zalecane jest podanie krótkiej informacji (np. Zostałeś zaproszony do uczestnictwa w składaniu wniosku do programu LIFE+ nazwa wniosku ). (e) MoŜliwe jest zaproszenie nieograniczonej liczby współbeneficjentów, powtarzając tę samą procedurę (podpunktyc i d). (3) Współbeneficjenci zobowiązani są do: (a) Odebrania wiadomości wysłanej na podany przez wnioskodawcę adres (Krok 1 i 2a) (b) Zalogowania się do generatora wniosków eproposal (Krok 2a), wybrania wniosku do którego otrzymali zaproszenie, następnie otwarcia zaproszenia z menu Messaging/Inbox messages (Wiadomości/Odebrane wiadomości) i zaakceptowania go poprzez kliknięcie przycisku Accept (Akceptuję) (4) Tryb Podgląd/Edycja Po zaakceptowaniu zaproszenia do składania wniosku przez współbeneficjenta, otrzymuje on automatycznie dostęp do podglądu wniosku (w menu List of proposal (Lista wniosków)) Beneficjent koordynujący moŝe podjąć decyzję o przyznaniu współbeneficjentom prawa do edycji wniosku. Spowoduje to moŝliwość jednoczesnej pracy nad tym samym wnioskiem przez beneficjenta koordynującego i współbeneficjentów. WaŜne: Jeśli współbeneficjent otrzymał zezwolenie na edytowanie wniosku, będzie mógł on dokonywać tych samych czynności, co beneficjent koordynujący np. modyfikacja, usunięcie, wprowadzenie danych technicznych oraz finansowych, itp. z wyjątkiem końcowego złoŝenia wniosku. Jeśli podczas tworzenia wniosku beneficjent koordynujący zadecyduje o cofnięciu prawa do edytowania wniosku współbeneficjentom musi odznaczyć opcję 9
10 Edit right (Prawo edycji) w formularzu A5 Associated beneficiaries (A5 Współbeneficjenci). Zmiana decyzji dotycząca praw współbeneficjenta do edycji lub podglądu moŝe być podejmowana wielokrotnie/ zgodnie z wolą beneficjenta koordynującego. d. Walidacja i złoŝenie wniosku (obowiązkowe) 1. Walidacja Po skompletowaniu wniosku naleŝy wybrać przycisk Validate. Szereg predefiniowanych narzędzi weryfikacyjnych zostanie uruchomionych w całym wniosku, sprawdzając wypełnienie pól obowiązkowych oraz ich poprawny format, koherencję pomiędzy datami, spójność pomiędzy róŝnymi elementami budŝetu itp. Komunikaty o błędach w walidacji obejmują brak lub niepoprawne informacje. Blokują one moŝliwość złoŝenia wniosku (np. Całkowite koszty muszą być równe całkowitemu wkładowi'). Edycja wniosku i jego wielokrotne zmiany mogą spowodować pojawienie się komunikatów wymagających potwierdzenia, które nie wpływają na proces weryfikacji (np. Czy na pewno chcesz zmienić komponent programu LIFE+? NaleŜy mieć na uwadze, Ŝe wszystkie informacje niedotyczące nowego komponentu będą usunięte ). Gdy proces walidacji przebiegnie bez Ŝadnych błędów zostanie wyświetlone następujące potwierdzenie: 2. ZłoŜenie/Wycofanie wniosku Kiedy wniosek zostanie zwalidowany i nie upłynie jeszcze termin składania wniosków, beneficjent koordynujący powinien złoŝyć wniosek poprzez kliknięcie przycisku Submit to National Authority (Wyślij do krajowego organu) (przycisk ten będzie dostępny wyłącznie po procesie walidacji wniosku i przy braku zidentyfikowanych błędów). Pojawi się wówczas następująca informacja potwierdzająca pomyślne przesłanie wniosku. Termin modyfikacji i złoŝenia wniosku mija 26/09/ KaŜda kolejna wersja nadpisuje wcześniej złoŝoną wersję (wcześniejsze wersje nie są archiwizowane). NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe organy krajowe mają podgląd, Ŝe wniosek został złoŝony (identyfikowany poprzez kod, tytuł, współbeneficjenta, całkowity koszt i wymagany wkład), jednak nie mają wglądu do treści wniosku on-line przed upłynięciem końcowej daty składania wniosków ( r.). Wniosek zostanie automatycznie przekazany do krajowego organu, w którym jest zarejestrowany beneficjent koordynujący, a następnie przekazany przez niego do Komisji Europejskiej. 1 WAśNE!!!! W przypadku aplikowania o współfinansowanie NFOŚiGW wniosek musi zostać złoŝony w terminie do 6 sierpnia 2012r., gdyŝ załącznikiem do wniosku do NFOŚiGW jest wydruk wniosku do LIFE+. Po 6 sierpnia dopuszczalne są jeszcze niewielkie zmiany doprecyzujące we wniosku do LIFE+. Wprowadzone po 6 sierpnia zmiany nie mogą jednak dotyczyć zmiany kwoty dofinansowania NFOŚiGW oraz zakresu projektu. Przed końcem dnia 26 września 2012 roku wnioskodawca powinien jeszcze raz złoŝyć zaktualizowany wniosek do krajowego organu. Zaleca się nie zostawianie składania wniosku na ostatnią chwilę, gdyŝ mogą pojawić się problemy techniczne! W takim przypadku Wnioskodawca powinien zrobić zrzut z ekranu dokumentujący niemoŝliwość złoŝenia wniosku w danym terminie!!! 10
11 JednakŜe, Organy Krajowe Państw Członkowskich, w których zarejestrowani są współbeneficjenci (jeśli dotyczy), mogą równieŝ mieć wgląd do wniosku. KaŜdemu złoŝonemu wnioskowi przypisywany jest automatycznie unikalny kod projektu, który zawiera rok aplikacji, komponent programu LIFE+ i sekwencję 6 liczb. Kod ten zostanie dołączony do wszystkich formularzy: technicznych, finansowych i sprawozdawczych (np. Wniosek/ LIFE12NAT/FI/ LIFE Torfowiska/ Formularz techniczny/f1 Wkład własny ). Kod będzie widniał na całej korespondencji z Komisją Europejską podczas procesu wyboru oraz w trakcie realizacji projektu, jeśli wniosek będzie współfinansowany przez LIFE+. Wniosek, który nie został jeszcze złoŝony nie otrzymuje kodu. WaŜne: złoŝone wnioski mogą być modyfikowane do czasu upłynięcia daty ich składania. Tylko złoŝone wnioski podlegają wglądowi przez organy krajowe państw członkowskich i ocenie Komisji Europejskiej.NaleŜy się upewnić, Ŝe przycisk Submit to National Authority zostanie wybrany przed upływem terminu składania wniosków. Wnioskodawcy zachowują prawo do wycofania swoich wniosków w dowolnym momencie po ich złoŝeniu wybierając przycisk Withdraw (Wycofaj). W celu zweryfikowania wyboru na ekranie wyświetla się następujący komunikat: Po wybraniu OK wyświetli się następujące potwierdzenie: 2. Formularze zgłoszeniowe Ogólne zasady: - W celu wprowadzenia danych do wniosku, naleŝy uŝyć opcji Edit (Edytuj), opcja View (Podgląd) jest równieŝ dostępna i zamiana jednej opcji na drugą jest moŝliwa w dowolnym czasie przygotowania wniosku; - MoŜna wprowadzić informacje bezpośrednio w pola tekstowe, lub skopiować i wkleić informacje zapisane w prostym formacie tekstowym; - Wszystkie pola mają ograniczoną pojemność znaków, ograniczenie to jest wyraźnie podane; - Dzięki powiązaniu danych pomiędzy róŝnymi formularzami technicznymi i finansowymi, wymaganejest tylko jednorazowe ręczne wprowadzenieinformacji, a następnie są one automatycznie przenoszone do odpowiednich pól; - Pola z czerwoną gwiazdką * są obowiązkowe i muszą być wypełnione; podczas walidacji wniosku będą wyświetlane komunikaty o błędach, jeśli pola obowiązkowe pozostaną puste; - Pola nieaktywne nie mogą być wypełnione ręcznie, gdyŝ odpowiednie informacje będą przenoszone/ obliczane automatycznie z innych pól; 11
12 - Istnieje moŝliwość wstawienia obiektów (takich jak mapy, wykresy, tabele, zdjęcia) w niektórych formularzach, w których pojawi się pole wyboru Maps (Mapy) Pictures (Obrazy); Declaration (Deklaracja); moŝna korzystać jedynie z następujących formatów załączników: png, jpg, tif, gif, bmp, maksymalny dopuszczalny rozmiar pliku to 500Kb; z przyczyn technicznych format PDF nie moŝe być uŝywany; - NaleŜy uŝywać następującego formatu dla wszystkich dat: DD-MM-RRRR lub uŝyć funkcji kalendarza, tam gdzie jest on dostępny; - Na kaŝdym etapie wypełniania wniosku istnieje moŝliwość jego podglądu w formacie PDF, poprzez wybranie opcji Create pdf (Utwórz pdf) dostępnej w formularzu F1 oraz w Załącznikach do generatora wniosków eproposal; - NaleŜy wybrać opcję Save (Zapisz) przed przejściem do następnego formularza - Istnieje moŝliwość wyeksportowania zawartości wypełnianego wniosku, aby móc kontynuować pracę nad nimi po wylogowaniu: o Formularze B i C - do edytowalnego dokumentu Word, poprzez wybranie przycisku Download working copy (Pobierz kopię roboczą) dostępnego w Formularzu A1; o Formularz F - do edytowalnego arkusza Excel, poprzez wybranie przycisku Financial data export (Przesłanie danych finansowych) dostępnego w Załącznikach NaleŜy pamiętać, Ŝe są to jedynie dokumenty robocze, do uŝycia w celu przygotowania danych do wypełniania formularzy i pól w generatorze wniosków eproposal - Wszystkie treści wniosku moŝna edytować/przeglądać za pomocą zakładki Proposal dostępnej na górze ekranu: o 2.1 Formularze techniczne Część techniczna wniosku LIFE+ Informacja i komunikacja obejmuje 3 części (A, B i C). JeŜeli wnioskodawca nie posiada określonych informacji, które mógłby zawrzeć w obowiązkowej części formularzy (np. odnośnie do poprzednich starań związanych z ochroną przyrody"), zaleca się umieszczenie informacji nie dotyczy", brak" lub brak stosownych informacji" lub innej podobnej informacji. Część A informacje administracyjne Formularz A1 Ogólne informacje o projekcie 12
13 Tytuł projektu (maksymalnie 120 znaków): NaleŜy wskazać kluczowe elementy oraz cel projektu. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe Komisja moŝe poprosić wnioskodawcę o zmianę tytułu, aby był on bardziej zrozumiały. Tytuł projektu powinien być zawsze w języku angielskim, nawet, jeśli sam wniosek złoŝony jest w innym języku. Akronim projektu (maksymalnie 25 znaków): akronim powinien obowiązkowo zaczynać się od słowa LIFE np. LIFE Informacja o wodzie. Po utworzeniu akronimu w systemie eproposal, zostanie on przeniesiony do wszystkich formularzy: technicznego, finansowego, sprawozdawczego (np. Wnioski/ LIFE Informacja o wodzie/ Formularze techniczne/ A1 - Ogólne informacje o projekcie). NFOŚiGW sugeruje by w akronimie projektu znalazł się skrót PL jasno identyfikujący, Ŝe dany projekt pochodzi z Polski (np.:lifewaterpl). Komponent Programu LIFE+: Wybierz z rozwijanej listy Przewidywana data rozpoczęcia: Najwcześniejszą moŝliwą datą rozpoczęcia jest 01/07/2013. NaleŜy pamiętać, Ŝe jeśli zostanie wybrany zbyt późny termin rozpoczęcia projektu wówczas koszty uczestnictwa w spotkaniu inauguracyjnym dla wszystkich nowych projektów mogą być niekwalifikowane. Przewidywana data zakończenia: NaleŜy wpisać datę w formacie DD/MM/RRRR lub uŝyć kalendarza Język wniosku: NaleŜy wybrać z menu rozwijanego NaleŜy kliknąć przycisk Next (Następny) i uzupełnić formularz A2 NaleŜy pamiętać, Ŝe po utworzeniu wniosku (patrz poniŝej, formularz A2), wymagane będzie podanie następujących informacji w formularzu A1: Projekt będzie realizowany w następującym kraju (-ach) członkowskim (-ch) i regionie (-ach): - domyślnie narzędzie eproposal wybiera państwo członkowskie, w którym jest prawnie zarejestrowany beneficjent koordynujący (jak w formularzu A2). Istnieje moŝliwość zmiany kraju poprzez wybór przycisków Delete (Usuń),i Add (Dodaj), - aby dodać region naleŝy wybrać Member State (państwo członkowskie), następnie Region i kliknąć przycisk Add (Dodaj). Formularz A2 Beneficjent Koordynujący Skrócona nazwa (maksymalnie 10 znaków): W formularzach technicznych i finansowych wniosków do określania beneficjenta powinno stosować się jego skróconą nazwę. adres zostanie uŝyty przez Komisję Europejską, jako jedyny sposób kontaktu z wnioskodawcą w trakcie procesu oceny. Nazwa prawna: NaleŜy podać pełną nazwę, pod którą beneficjent jest oficjalnie zarejestrowany. Status prawny: NaleŜy wybrać jedną z trzech moŝliwości: Public Body (organ publiczny), Private Commercial (prywatna organizacja handlowa) lub Private non-commercial (prywatna organizacja nie-handlowa) (w tym organizacje pozarządowe). NaleŜy wybrać odpowiednie pole. Więcej wytycznych dotyczących tego, jak rozróŝnić organizacje prywatne od organów publicznych moŝna znaleźć w sekcji 1.5 rozdziału dokumentu LIFE+ Informacja i komunikacja, Wytyczne dla wnioskodawców 2012 część 1 - Treść wniosku. Numer VAT: JeŜeli dotyczy, naleŝy podać numer VAT organizacji w rejestrze VAT. Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS): JeŜeli dotyczy, naleŝy podać numer nadany organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz kod z właściwego rejestru handlowego (np. Krajowej Izby Gospodarczej), rejestru działalności gospodarczej lub innego rejestru. 13
14 Data rejestracji: NaleŜy podać datę w formacie DD/MM/RRRR lub skorzystać z kalendarza. Adres siedziby: NaleŜy podać nazwę ulicy oraz numer, numer skrytki pocztowej, miejscowość, kod pocztowy. Państwo członkowskie: NaleŜy wybrać odpowiedni kod państwa członkowskiego z dostępnego menu wyboru. Informacje do osoby kontaktowej: NaleŜy podać nazwę ulicy oraz numer, numer skrytki pocztowej, miejscowość, kod pocztowy.(jeŝeli są podobne do adresu siedziby, moŝna bezpośrednio je skopiować) Telefon/Fax: NaleŜy podać informacje o osobie kontaktowej Tytuł: Tytuł powszechnie uŝywany w korespondencji z osobą odpowiedzialną za koordynację wniosków. Funkcja: NaleŜy podać stanowisko osoby odpowiedzialnej za koordynację wniosku. Przykład: Dyrektor Zarządzający, Kierownik Projektu, itd. Nazwa jednostki: Nazwa jednostki organizacyjnej podmiotu koordynującego wniosek, dla którego pracuje osoba do kontaktów. Dane adresowe podane w dalszej części muszą odnosić się do jednostki organizacyjnej, nie zaś do adresu siedziby podmiotu. Strona internetowa: NaleŜy podać oficjalną stronę internetową beneficjenta. Krótki opis działań wykonywanych przez beneficjenta: NaleŜy opisać organizację, jej status prawny, zakres działań, a takŝe zakres kompetencji w odniesieniu do ochrony przyrody/róŝnorodności biologicznej, w szczególności w związku z planowanymi działaniami. Podany opis powinien umoŝliwić Komisji ocenę technicznej wiarygodności beneficjenta koordynującego, tj. czy posiada niezbędne doświadczenie oraz wiedzę, by skutecznie wdroŝyć projekt. Prywatne niekomercyjne organizacje proszone są o podanie kluczowych elementów potwierdzających jej niekomercyjny charakter. NaleŜy wybrać przycisk Save (Zapisz) dostępny w dolnej części formularza. Twój wniosek został teraz utworzony w systemie eproposal, a akronim projektu został automatycznie wyświetlony na wszystkich ekranach i formularzach całego wniosku. Wniosek o zmianę beneficjenta koordynującego(opcjonalnie): Funkcja ta moŝe zostać uŝyta do przeniesienia na innego uŝytkownika całkowitej odpowiedzialności beneficjenta koordynującego za projekt. 1. UŜytkownik ten musi być zarejestrowany w generatorze wniosków eproposal (Krok 1 i 2a) 2. Następnie beneficjent koordynujący powinien wykonać następujące czynności: a. Wybrać projekt, do którego ma być wybrany nowy beneficjent koordynujący. b. Przejść do Menu Wniosek / część Administracyjna i wybrać Request for New coordinating beneficiary (Wniosek o zmianę beneficjenta koordynującego). c. Wpisać przyszłego beneficjenta koordynującego, (który jest juŝ zarejestrowany w systemie eproposal) i wybrać przycisk Send request (Wyślij wniosek. d. Wyświetlone zostanie następujące potwierdzenie: 14
15 e. Administrator systemu eproposal otrzyma wniosek od przyszłego beneficjenta koordynującego i sprawdzi wraz z aktualnym beneficjentem em koordynującym dopuszczalność wniosku. Administrator zaakceptuje bądź odrzuci wniosek, informując aktualnego beneficjenta koordynującego. f. W przypadku akceptacji wniosku: i. Wniosek stanie się dostępny do edycji przez nowego beneficjenta koordynującego, który będzie mógł rozpocząć nad nim pracę, ii. Wniosek zniknie z listy wniosków byłego Beneficjenta koordynującego. Jedynym sposobem na powtórne włączenie go do współpracy jest zaproszenie, jako współbeneficjenta. Formularz A3 - Deklaracja beneficjenta koordynującego Formularz ten dostępny jest na końcu formularza A2 pod nagłówkiem A3-Coordinating Beneficiary declaration (A3- Deklaracja beneficjenta koordynującego). Niektóre informacje zawarte niniejszym formularzu (nazwa beneficjenta, wkład, działania przez niego prowadzone i całkowity koszt) zostaną automatycznie pobrane z innych formularzy wniosku. Wybierz przycisk Generate declaration (Stwórz deklarację) i wypełnij następujące pola: WskaŜ miejsce: 'At. i datę podpisu on.':. Signature (Podpis): Formularz ten musi być podpisany. Name(s) and status of signatory (Nazwa(y) i status podpisującego): Nazwa i status osoby podpisującej formularz muszą być wyraźnie wskazane. WaŜne: Przed wypełnieniem formularza naleŝy sprawdzić, czy beneficjent nie znajduje się w którejkolwiek z sytuacji wymienionych w art. 93 ust. 1 oraz art. 94 rozporządzenia finansowego (WE) 1605/2002, zob.: W celu zachowania dokładności, naleŝy upewnić się, Ŝe ten formularz został wygenerowany, podpisany i datowany juŝ po wprowadzeniu do wniosku wszystkich danych technicznych i finansowych. Kompletny formularz naleŝy zeskanować do pliku graficznego (nie jako PDF, patrz akceptowane formaty plików w pkt. 2 Formularze zgłoszeniowe Ogólne zasady), następnie załączyć formularz wybierając przycisk Upload declaration (Prześlij deklarację). Formularz A4- Deklaracja współbeneficjenta Formularz ten dostępny jest na końcu formularza A5 pod nagłówkiem A4-Associated Associated Beneficiary declaration (Deklaracja współbeneficjenta); wybierz Generate declaration (Twórz deklarację). Aby wypełnić ten formularz naleŝy przeczytać instrukcje dla formularza A3. Formularz A5 - Współbeneficjent Po przyjęciu zaproszenia do współpracy nad wnioskiem przez współbeneficjenta, zostanie automatycznie wyświetlony odpowiedni formularz A5. Aby wypełnić ten formularz naleŝy przeczytać instrukcje dla formularza A2. 15
16 Formularz A6 - Podmiot współfinansujący Wybierz przycisk Add Co-financier (Dodaj podmiot współfinansujący): wpisz wszystkie wymagane informacje i zatwierdź wybierając przycisk Save (Zachowaj). Podmiot współfinansujący pojawi się na liście podmiotów współfinansujących. Aby wypełnić ten formularz moŝna równieŝ skorzystać z instrukcji dla formularza A3. Status zobowiązania finansowego: proszę wpisać Confirmed (Potwierdzone) lub To be confirmed (Do potwierdzenia). JeŜeli wpisano Do potwierdzenia, naleŝy to wyjaśnić. Proszę zauwaŝyć, Ŝe na późniejszym etapie wyboru wymagane będzie przedstawienie formularza A6 ze statusem zobowiązania finansowego Potwierdzone. Kompletny formularz naleŝy zeskanować do pliku graficznego (nie jako PDF, patrz akceptowane formaty plików w pkt. 2 Formularze zgłoszeniowe Ogólne zasady), następnie załączyć formularz wybierając przycisk Upload declaration (Prześlij deklarację). WaŜna uwaga: Jeśli beneficjent koordynujący/współbeneficjent jednocześnie współfinansuje projekt, we wniosku naleŝy określić go wyłącznie jako beneficjent koordynujący/ współbeneficjent, nie zaś jako współfinansujący. Formularz A7-Inne wnioski złoŝone o finansowanie z Unii Europejskiej Na kaŝde pytanie naleŝy udzielić jasnej i wyczerpującej odpowiedzi. Wnioskodawcy często nie doceniają znaczenia tego formularza. Projekty LIFE+ nie mogą obejmować działań, które naleŝą do głównego zakresu innych instrumentów finansowych UE (zob. Komplementarność z innymi instrumentami finansującymi UE w dokumencie LIFE+ Informacja i komunikacja, Wytyczne dla wnioskodawców 2012, Część 1- Treść wniosku ). Wnioskodawcy muszą zatem dokładnie sprawdzić ten aspekt (prosimy zwrócić uwagę na punkt 1 deklaracji w formularzu A3, który naleŝy podpisać), wyjaśnić sposób sprawdzenia oraz przedstawić w swoich odpowiedziach jak najwięcej informacji. NaleŜy przedstawić dokumenty pomocnicze (np. fragmenty tekstów stosownych programów), (w stopniu w jakim to moŝliwe oraz stosowne). Organy krajowe mogą zostać poproszone o sprawdzenie takiej deklaracji. Formularz A8- (tylko dla projektów mających na celu przyczynienie się do zapobiegania poŝarom lasów): Przed złoŝeniem wniosku do Komisji, wnioskodawcy projektów mających na celu przyczynienie się do zapobiegania poŝarom lasów, proszeni są o poinformowanie właściwego dla tego zagadnienia krajowego organu centralnego, w celu zapewnienia spójności między działaniami finansowanymi na szczeblu Unii Europejskiej i działaniami na szczeblu krajowym dotyczącymi zapobiegania poŝarom lasów. Formularz A8 odnosi się do tego wymogu i jest obowiązkowy. Podpis: Formularz musi zostać podpisany, a obok podpisu musi widnieć data. NaleŜy wyraźnie wskazać imię i nazwisko oraz status osoby podpisującej formularz. NaleŜy kliknąć przycisk 'New declaration' (Nowa deklaracja), wpisać wszystkie konieczne informacje a następnie kliknąć na przycisk 'Add'( Dodaj). Wówczas Deklaracja pojawi się na liście formularzy A8. Następnie naleŝy wydrukować deklarację przy uŝyciu przycisku Print (Drukuj), podpisać ją, a następnie zeskanować jako plik graficzny (nie jako plik pdf). Następnie na liście formularzy A8 naleŝy kliknąć na przycisk 'Edit'(Edytuj) odpowiadający deklaracji, przejść do 'Declaration scanned image' (obraz zeskanowanej Deklaracji) na dole ekranu i przesłać go, kliknąć na przycisk Save (Zapisz). MoŜesz usunąć go klikając na przycisk Remove (Usuń). Część B Streszczenie techniczne i ogólne cele projektu Formularz B1 Krótki opis projektu (naleŝy wypełnić w języku angielskim) NaleŜy przedstawić krótki opis projektu. Opis powinien być uporządkowany, zwięzły i przejrzysty. Powinien zawierać: 16
17 Cele projektui kluczowe wiadomości, które mają być przekazane do grup docelowych projektu: NaleŜy dostarczyć szczegółowy opis wszystkich celów projektu wnioskodawcy, rozpoczynając od najwaŝniejszych. Cele te muszą być realne (osiągalne w ramach czasowych projektu oraz wnioskowanego budŝetu i środków), muszą być przejrzyste (jednoznaczne). Proszę wskazać (najlepiej w punktach) najwaŝniejsze wiadomości, które zamierza się przekazać docelowym odbiorcom projektu podczas planowanych działań komunikacyjnych / kampanii informacyjnej. Prosimy upewnić się, Ŝe te komunikaty są w pełni zgodne z prawodawstwem i polityką UE. Przykładem takich wiadomości moŝe być "przedstawienie / wyjaśnienie wymagań unijnych dyrektyw: ptasiej i siedliskowej", przedstawienie / wyjaśnienie najlepszych praktyk w zakresie recyklingu w celu zapewnienia zgodności z dyrektywą UE... / polityką..." itd. Podjęte działania oraz wykorzystane środki: NaleŜy w sposób przejrzysty wyjaśnić, jakie środki zostaną wykorzystane w trakcie projektu w celu osiągnięcia celów określonych powyŝej (nie naleŝy wskazywać środków finansowych). NaleŜy upewnić się, Ŝe istnieje ścisły związek pomiędzy proponowanymi działaniami i środkami a celami projektu. NaleŜy wymienić główne działania projektu wg kolejności daty ich rozpoczęcia i podsumować w odniesieniu do kaŝdego z nich, co dokładnie zostanie zrobione, jak to zostanie zrobione, gdzie i przez kogo. Oczekiwane rezultaty (w miarę moŝliwości wyraŝone ilościowo): NaleŜy wymienić najwaŝniejsze rezultaty oczekiwane na koniec projektu. Powinny one być bezpośrednio powiązane z kwestiami gatunków/siedlisk określonymi w projekcie oraz z celami projektu. Oczekiwane rezultaty muszą być konkretne, realne oraz w miarę moŝliwości wyraŝone ilościowo. Jako Ŝe końcowe osiągnięcia projektu będą oceniane w kontekście oczekiwanych rezultatów, prosimy upewnić się, Ŝe oczekiwane rezultaty są prawidłowo określone oraz prawidłowo wyraŝone ilościowo. Adaptacja do zmian klimatu: wnioskodawcy powinni wskazać zaznaczając odpowiednie pole czy projekt moŝe zostać uznany za projekt w zakresie adaptacji do zmian klimatu. W tym wypadku zostanie wyświetlone pole komentarza, które powinno zostać wypełnione. Projekt w zakresie adaptacji do zmian klimatu to projekt, w którym główne działania dotyczą inicjatyw i środków słuŝących zmniejszaniu wraŝliwości systemów naturalnych i ludzkich na skutki obecnych lub spodziewanych zmian klimatu. Jeśli wniosek nie jest składany w języku angielskim, wnioskodawca moŝe dostarczyć skrócony opis wniosku w języku, w którym został utworzony. Nie jest to jednak obowiązkowe. Osobny formularz B1 Summary description of the project (in language of proposal) (B1 Skrócony opis projektu (w języku wniosku)) jest dostępny. Formularz B2 Problem środowiskowy: NaleŜy przedstawić przejrzystyjasny opis problemu objętego projektem, dotyczącego środowiska, ochrony przyrody lub zachowania bioróŝnorodności. NaleŜy wyjaśnić, dlaczego uwaŝa się, Ŝe ten problem jest związany z europejską polityką ochrony środowiska i europejskim prawodawstwem. NaleŜy opisać stan tego problemu środowiskowego w dniu składania wniosku. Jeśli dotyczy, proszę odnieść się w tym miejscu do problemu walki z poŝarami lasów. Prace przygotowawcze juŝ podjęte (specjalnie dla tego projektu): NaleŜy opisać wszelkie wcześniejsze prace przygotowawcze juŝ podjęte bezpośrednio w ramach przygotowań do realizacji projektu. Takie prace mogą obejmować badania przygotowawcze lub inne prace wstępne lub badania. MoŜliwości techniczne partnerstwa (w tym wsparcia pomocy zewnętrznej): Proszę opisać, w jaki sposób proponowane partnerstwo (składające się z beneficjenta koordynującego i współbeneficjentów w stosownych przypadkach, ( przy wsparciu zewnętrznej pomocy w razie potrzeby) ma wystarczające moŝliwości techniczne do realizacji projektu. 17
18 Partnerstwo musi posiadać odpowiednie moŝliwości środowiskowe / doświadczenie w zakresie wiedzy na temat konkretnego problemu środowiska, którego dotyczy projekt (np. przyroda i bioróŝnorodność, woda, energia, odpady i zasoby, itp.) oraz sposobów jego rozwiązania. Partnerstwo musi równieŝ posiadać komunikację / moŝliwość szkoleń / doświadczenie do realizacji proponowanych działań dotyczących komunikacji / podnoszenia świadomości / szkoleń. MoŜna to zilustrować przy pomocy przykładów pomyślnie zrealizowanych projektów w dziedzinie środowiska i komunikacji. Formularz B3 Wartość dodana na poziomie europejskim wynikająca z projektu oraz działania: NaleŜy wskazać, w jaki sposób realizacja projektu przyczyni się do osiągnięcia celów środowiskowych na poziomie europejskim(w tym w stosownych przypadkach, jego wpływu na kwestie związane z zwalczaniem poŝarów lasów). NaleŜy wskazać, w jaki sposób rozwiązanie proponowane przez projekt ukierunkowane na rozwiązanie problemów środowiska moŝe być odpowiednie i / lub być przeniesione do innych obszarów w Unii Europejskiej. NaleŜy tu równieŝ przedstawić jasny opis zakresu geograficznego projektu. Podejście transnarodowe i/lub partnerstwo wielonarodowe moŝe być, jeŝeli jest to odpowiednio uzasadnione, uwaŝane za europejską wartość dodaną.w odniesieniu do działań zapobiegających poŝarom lasów, ponadnarodowe podejście jest zalecane. Działania podjęte w celu zmniejszenia emisji dwutlenku węgla związanej z realizacją projektu: NaleŜy wyjaśnić, w jaki sposób wnioskodawca zamierza zapewnić, Ŝe emisja dwutlenku węgla związana z realizacją projektu pozostanie utrzymana na moŝliwie najniŝszym poziomie. Wszelkie szczegóły dotyczące działań, które naleŝy wykonać w celu redukcji emisji CO 2 w trakcie realizacji projektu, powinny zostać uwzględnione w tym miejscu. Generalnie powinny głównie dotyczyć redukcji emisji dwutlenku węgla podczas zarządzania projektem (ograniczenie podróŝy, korzystanie z makulatury itp.). Formularz B4 Interesariusze oraz odbiorcy docelowi projektu (inni niŝ uczestnicy projektu): Proszę zapewnić wyraźne rozróŝnienie między interesariuszamia głównymi odbiorcami. Interesariusze - są to osoby lub inne organizacje, które uczestniczą w tworzeniu projektu (biorą czynny udział w jego realizacji) lub są bezpośrednio zainteresowane wynikami jego wdroŝenia. Uczestnicy projektu z natury są interesariuszami i nie muszą być wymienieni w tej sekcji. NaleŜy w ramach projektu zapewnić odpowiednie konsultacje z interesariuszami. "Główni odbiorcy docelowi" odnoszą się do podmiotów ( mieszkańcy, organizacje, inne podmioty) w stronę, których są skierowane działania w ramach projektu. Ci odbiorcy muszą być precyzyjnie zdefiniowani (jakościowo i ilościowo) we wniosku i muszą być bezpośrednio związani z lub odpowiedzialny za kwestie środowiska,będące przedmiotem projektu. Działania monitorujące projektu muszą obejmować ocenę wpływu działań projektu na te grupy docelowe.wybór odbiorców docelowych musi być uzasadniony, z myślą o osiągnięciu celów projektu. NaleŜy podać informacje ilościowe i jakościowe, kiedy to tylko moŝliwe. Formularz B5 Przewidywane ograniczenia i zagroŝenia związane z realizacją projektu i jak będą rozwiązywane (planowanie awaryjne): WaŜne jest, aby wnioskodawca projektu zidentyfikował wszystkie moŝliwe zdarzenia zewnętrzne ("ograniczenia i zagroŝenia"), które mogłyby mieć powaŝne, negatywne skutki dla udanej realizacji projektu. NaleŜy wymienić tego rodzaju ograniczenia i ryzyka, w kolejności ich malejącego znaczenia, wskazując jedno główne ograniczenie lub ryzyko na akapit. NaleŜy równieŝ wskazać wszelkie moŝliwe ograniczenia oraz zagroŝenia związane ze środowiskiem społeczno-gospodarczym. Dla kaŝdego ograniczenia i zidentyfikowanego ryzyka, naleŝy 18
19 wskazać, sposoby jego przezwycięŝenia. NaleŜy się upewnić, Ŝe lista jest spójna z "ograniczeniami i załoŝeniami" wymienionymi w formularzu C1. NaleŜy równieŝ szczegółowo opisać, w jaki sposób zostały wzięte pod uwagę ryzyka określone w planowaniu projektu (planowanie czasu, budŝetu, itp.) oraz określić działania. Formularz B6 Kontynuacja/waloryzacja wyników projektu po jego zakończeniu NaleŜy opisać, w jaki sposób projekt będzie kontynuowany po zakończeniu współfinansowania ze środków LIFE+, jakie rodzaje działań będą wymagane do utrwalenia wyników projektu. NaleŜy wskazać, jakie mechanizmy zostaną wykorzystane w celu zapewnienia powyŝszego. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe informacje przekazane w tej sekcji są informacjami wstępnymi i będą musiały być aktualizowane w czasie trwania projektu. W szczególności naleŝy odpowiedzieć na następujące pytania: Jakie działania będą musiały być prowadzone lub kontynuowane po zakończeniu projektu? NaleŜy wymienić takie działania związane z projektem, wskazując odniesienie do nich (np. A1, A2, itd.) oraz tytuł. W jaki sposób zostanie to osiągnięte, jakie zasoby będą konieczne do prowadzenia takich działań? NaleŜy wskazać jak powyŝsze działania będą kontynuowane po zakończeniu projektu, przez kogo, w jakim przedziale czasu i za pomocą jakich środków finansowych. Część C Szczegółowy opis techniczny proponowanych działań W tej sekcji naleŝy wymienić wszystkie działania przewidziane do realizacji w ramach projektu. WyróŜniono 6 rodzajów działań: A. Zarządzanie projektem oraz monitorowanie postępów w realizacji projektu (obowiązkowe) B. Działaniaprzygotowawcze, (jeśli konieczne) C. Działania komunikacyjne/podnoszenie świadomości społecznej D. Działalność szkoleniowa E. Monitorowanie wpływu projektu na głównych odbiorców docelowych oraz na docelowy problem/ kwestie środowiskowe (obowiązkowe) F. Komunikacja i upowszechnianie projektu i jego wyników (obowiązkowe). W ramach kaŝdej z grup (A, B, C ), wnioskodawca musi wymienić inne działania: A1, A2, B1, B2 C1, C2 itd. Kolejne numery w ramach tej samej kategorii działania są generowane automatycznie, a ich kolejność moŝe być zmieniona za pomocą strzałek Up (Góra ) i Down (Dół ). Zaleca się, aby kaŝda czynność, której skutki będą istotne dla całości projektu (np. opracowanie planu komunikacji, wydarzenia podnoszące świadomość społeczną, itd.) była opisana, jako odrębne działanie. Działania te powinny być opisane tak szczegółowo jak to tylko moŝliwe. Opisom mogą towarzyszyć mapy przedstawiające lokalizację działań, wyjaśniające grafiki, tabele, wykresy lub fotografie, które mogą być wprowadzone do formularzy poprzez uŝycie pola wyboru Pictures. Opis kaŝdego z działań powinien jasno określać powiązania z innymi działaniami (np. działanie C2 będzie moŝliwe po czynnościach przygotowawczych B1, po których nastąpią czynności monitorujące opisane jako działanie E2) oraz powinien wyraźnie (ilościowo) wskazywać, w jaki sposób zrealizowanie danego działania przyczyni się do osiągnięcia głównych celów projektu. Zachowana powinna zostać spójność pomiędzy formularzami technicznymi a finansowymi. Dla kaŝdego z działań, wnioskodawca powinien przedstawić następujące informacje: Nazwa działania: NaleŜy upewnić się, Ŝe podana nazwa jest krótka (maksymalnie 200 znaków), a takŝe, Ŝe w zrozumiały sposób oddaje cel działania. 19
20 Opis (co, jak, gdzie i kiedy): NaleŜy tu opisać, na czym będzie polegało działanie, z wykorzystaniem jakich środków i w jakim miejscu zostanie ono przeprowadzone, a takŝe ile zajmie czasu i jaki będzie termin jego realizacji. NaleŜy szczegółowo opisać treść działania. Musi istnieć wyraźny związek między działaniami i celami projektu. Ograniczenia i załoŝenia: NaleŜy wskazać, co moŝe uniemoŝliwić realizację działań zgodnie z planem i co zostanie zrobione w celu rozwiązania tego ryzyka. NaleŜy upewnić się, Ŝe te ograniczenia i załoŝenia są zgodne z wskazanymi w formularzu B5. Beneficjent odpowiedzialny za realizację: NaleŜy wskazać ( wybierając z listy rozwijanej), który z beneficjentów projektu będzie odpowiedzialny za realizację danego działania. W przypadku zaangaŝowania więcej niŝ jednego beneficjenta, naleŝy podać wszystkie szczegóły dotyczące tego, za co jest odpowiedzialny kaŝdy beneficjent w sekcji Opis (co, jak, gdzie i kiedy). Oczekiwane rezultaty (w miarę moŝliwości wyraŝone ilościowo): NaleŜy wskazać ( najlepiej w punktach), jakich rezultatów oczekuje się po realizacji działania, a takŝe, jakie produkty dostarczalne powstaną w wyniku przeprowadzenia działania. Oczekiwane rezultaty i wyniki powinny być określone i powinny być w miarę moŝliwości mierzalne. NaleŜy wskazać, czy zostaną one wykorzystane w innych działaniach i w jaki sposób. Wskaźniki postępu: NaleŜy wskazać, jak postęp w realizacji tego działania będzie mierzony. Produkty dostarczalne: Wszystkie produkty dostarczalne związane z kaŝdym działaniem naleŝy wymienić chronologicznie według terminu ich zakończenia (dzień/miesiąc/rok) uŝywając przycisku Add (Dodaj). Produkty dostarczalne to wszystkie produkty materialne, które mogą być wysyłane (np. plany zarządzania, badania oraz inne dokumenty, oprogramowanie, taśmy video, itd.). NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe kaŝdy produkt dostarczalny będzie musiał zostać przedłoŝony Komisji, jako odrębny dokument (z logo LIFE) razem ze sprawozdaniem z działań. Kamienie milowe: Kamienie milowe kaŝdego działania naleŝy wymienić chronologicznie według odpowiadającego im terminu dostarczenia/ terminu ich zakończenia (dzień/miesiąc/rok). Kamienie milowe projektu definiowane są jako kluczowe momenty podczas realizacji projektu n.p.: Powołanie MenadŜera Projektu, Zakończenie wykupu gruntów itp. Kamienie milowe (lub odpowiadające dokumenty) nie muszą być składane do Komisji Europejskiej. W raporcie trzeba poinformować Komisję o ukończeniu bądź teŝ nie kamienia milowego. Harmonogram: Dla kaŝdego działania projektu naleŝy wskazać okres jego wdroŝenia. Przy planowaniu okresu realizacji danego projektu naleŝy pamiętać, Ŝe projekty w ramach programu LIFE+ nie mogą rozpocząć się wcześniej niŝ 01/07/2013. Ponadto, naleŝy dodać odpowiedni margines bezpieczeństwa pod koniec projektu w celu uniknięcia nieprzewidzianych opóźnień. Formularz C0 Lista wszystkich działań Ten formularz umoŝliwia wnioskodawcy utworzenie wszystkich działań przewidzianych w projekcie według rodzaju działania (A,B, C, ) uŝywając przycisku Add Project action (Dodaj czynność projektu). Po utworzeniu działania, moŝna uŝyć przycisku Save and next (Zapisz i przejdź dalej), aby bezpośrednio utworzyć kolejne działanie. WaŜna uwaga: działania przewidziane w projekcie muszą zostać utworzone przed przystąpieniem do wypełniania kosztów w formularzach finansowych. Formularz C2 Harmonogram sprawozdawczości Przewidywane sprawozdania z działań: Beneficjent koordynujący ma obowiązek przekazywać Komisji sprawozdania dotyczące technicznego oraz finansowego postępu projektu. W sprawozdaniach naleŝy zwrócić uwagę na osiągnięte wyniki projektu oraz potencjalne problemy. Pierwszym sprawozdaniem jest Sprawozdanie wstępne (składane w ciągu 9 miesięcy od daty rozpoczęcia), które powinno przedstawiać samoocenę wykonalności projektu. JeŜeli projekt trwa dłuŝej niŝ 24 miesiące i wnioskowany wkład UE przekracza 300 tys. euro, oraz jeŝeli beneficjent koordynujący zamierza 20
21 poprosić o śródokresową wypłatę, naleŝy dostarczyć bardziej szczegółowe Śródokresowe sprawozdanie z wnioskiem o płatność. W projektach trwających powyŝej 48 miesięcy i w których wkład Unii Europejskiej przekracza 2 mln euro, beneficjent koordynujący jest zobowiązany jest do złoŝenia dwóch śródokresowych sprawozdań wraz z wnioskiem o śródokresową płatność, w sytuacji, gdy próg płatności zdefiniowany w art Postanowień Wspólnych został osiągnięty. NaleŜy złoŝyć jedno Końcowe sprawozdanie z wnioskiem o płatność, nie później niŝ 3 miesiące po dacie zakończenia projektu. NaleŜy przewidzieć dodatkowe Sprawozdania z postępu w celu zapewnienia, Ŝe otrzymywane jest przynajmniej jedno sprawozdanie na 18 miesięcy (harmonogram sprawozdań moŝe być modyfikowany w fazie zmian).naleŝy sprawdzić art. 12 Postanowień Wspólnych, aby zapoznać się ze wszystkimi szczegółami na temat zobowiązania dotyczącego sprawozdawczości projektów LIFE Formularze finansowe Uwaga: BudŜet projektu musi obejmować wyłącznie koszty zgodne z art. 25 Postanowień Wspólnych. Beneficjent koordynujący oraz współbeneficjenci, jak równieŝ inne spółki będące częścią tych samych grup lub holdingów, nie mogą występować jako podwykonawcy. Fakturowanie wewnętrzne (tj. koszty wynikające z transakcji pomiędzy działami beneficjenta) nie jest dozwolone, chyba, Ŝe moŝliwe będzie wykazanie, Ŝe takie transakcje odpowiadają najbardziej opłacalnej ofercie i wykluczają wszystkie elementy zysku, podatek VAT oraz koszty ogólne. Wkład UE zostanie obliczony na podstawie kosztów kwalifikowalnych. Uwagi ogólne do formularzy F1 F8 i FC Wszystkie koszty muszą być zaokrąglone do pełnego euro. Liczby dziesiętne nie mogą być wprowadzane do formularzy. Koszty muszą wykluczać podlegający zwrotowi podatek VAT, gdy beneficjent moŝe go odzyskać. Dla kaŝdej linii kosztów, naleŝy wybrać z rozwijanego menu nazwę skróconą beneficjenta, który będzie ponosić odpowiednie koszty i liczbę działań, z którymi dany koszt jest związany. Aby dodać nowy element kosztów, naleŝy uŝyć przycisku Add (Dodaj); aby usunąć element kosztów, proszę uŝyć przycisku Delete (Usuń). Wszystkie formularze finansowe są aktywowane za pomocą tabulatora: w celu szybkiego utworzenia linii kosztów moŝna uŝyć klawisza tabulatora na klawiaturze aby przejść z jednego pola dla kolejnego, a następnie do przycisku Add (Dodaj) (wciśnięcie klawisza Enter spowoduje dodanie linii kosztów). Formularz F1 Bezpośrednie koszty osobowe Ogólne: Art. 5 ust. 5 rozporządzenia LIFE+ zastrzega, Ŝe koszty wynagrodzeń urzędników publicznych mogą być finansowane tylko w takim zakresie, w jakim mają one związek z kosztami działań podejmowanych w celu realizacji projektu, których odpowiedni organ publiczny nie wykonywałby, gdyby dany projekt nie był realizowany. Pracownicy, o których mowa, muszą być specjalnie oddelegowani do realizacji projektu (tzn. ich umowy/akta osobowe muszą wykazywać, Ŝe pracowali oni przez x tygodni/miesięcy nad projektem). Ponadto, suma wkładu finansowego organów publicznych, (jako beneficjentów koordynujących i/lub współbeneficjentów) do budŝetu projektu musi przekraczać (przynajmniej o 2 %) sumę kosztów wynagrodzenia ich pracowników pobieranego w ramach projektu. PowyŜszy warunek zostanie zweryfikowany podczas etapu wyboru i w momencie końcowej płatności. Jedynie koszty pracowników tymczasowych zatrudnionych specjalnie na okres realizacji projektu oraz zajmujących się wyłącznie jego realizacją nie będą brane pod uwagę w obliczaniu minimalnej kwoty wkładu organów publicznych, o której mowa powyŝej, pod warunkiem Ŝe: a) Umowy z takimi pracownikami nie zostały zawarte przed datą podpisania umowy o dotację i nie wygasają po terminie zakończenia realizacji projektu. 21
22 b) Treść umowy obejmuje w szczególności projekt LIFE+. c) Pracownicy, o których mowa zostali zatrudnieni wyłącznie dla celów realizacji zadań w ramach projektu LIFE+. Rodzaj umowy: NaleŜy wybrać z rozwijalnego menu NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe umowy o świadczenie usług zawarte z osobami fizycznymi mogą być zaliczone do tej kategorii pod warunkiem, Ŝe prace wykonywane są przez takie osoby w obiektach beneficjenta i pod jego nadzorem oraz pod warunkiem, Ŝe praktyka taka jest zgodna ze stosownym krajowym ustawodawstwem podatkowym i społecznym. Uwaga: Czas pracy kaŝdego pracownika zaangaŝowanego w projekt będzie regularnie rejestrowany (tj. kaŝdego dnia i tygodnia) przy uŝyciu ewidencji czasu pracy lub równowaŝnego systemu rejestracji czasu pracy ustalanego i regularnie certyfikowanego przez kaŝdego z beneficjentów projektu. Kategoria/funkcja w projekcie: NaleŜy określić kaŝdą kategorię zawodową w jasny i jednoznaczny sposób, aby umoŝliwić Komisji monitorowanie zasobów pracowniczych przeznaczonych na projekt. JeŜeli kategoria zawodowa nie objaśnia roli, jaką dana osoba będzie pełnić w projekcie, informacja taka równieŝ powinna zostać zawarta. Przykłady kategorii/funkcji pracowników w projekcie są następujące: starszy inŝynier/kierownik projektu, technik/analityk danych, specjalista ds. administracyjnych/finansowych, itd. Stawka dzienna: Stawka dzienna na kaŝdego pracownika obliczana jest na podstawie miesięcznego lub tygodniowego wynagrodzenia brutto powiększonego o obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne, wszelkie inne koszty ustawowe, jednak z wyłączeniem innych kosztów. W celu ustalenia wniosku budŝetowego, wynagrodzenie miesięczne musi być obliczane w oparciu o przykładowe średnie stawki, które są stosowne dla określonej kategorii pracowników, sektora, kraju, typu organizacji, itd. Szacując średnie stawki dzienne obowiązujące podczas realizacji projektu, naleŝy wziąć pod uwagę przewidywalne podwyŝki wynagrodzenia. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe kaŝda stawka dzienna przewyŝszająca 400 euro powinna zostać uzasadniona. Łączna liczba osobodni na rok, powinna być obliczana na podstawie łącznej liczby godzin/dni pracy zgodnie z krajowymi ustawodawstwem, umowami zbiorowymi, umowami o pracę, itd. Przykład ustalenia łącznej liczby dni roboczych na rok mógłby być następujący (pod warunkiem, Ŝe jest zgodny z odpowiednimi przepisami prawa): Dni/rok Minus 52 weekendy Minus coroczne święta Minus ustawowe święta Minus zwolnienia z powodu choroby/inne (jeśli dotyczy) = Łączna liczba dni roboczych 365 dni 104 dni 21 dni 15 dni 10 dni 215 dni NaleŜy pamiętać, Ŝe składając sprawozdania dotyczące kosztów projektu NIE WOLNO stosować stawek wskazanych w propozycji budŝetu. Stawki w sprawozdaniach powinny uwzględniać rzeczywiście poniesione koszty, tj. faktyczne wynagrodzenie brutto, obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne oraz wszelkie inne koszty ustawowe, a takŝe faktyczny czas roboczy dla danego roku. Liczba osobodni: Liczba osobodni potrzebna do realizacji projektu. Bezpośrednie koszty osobowe: obliczane automatycznie poprzez pomnoŝenie łącznej liczby osobodni z danej kategorii przez stawkę dzienną dla danej kategorii. Formularz F2 Koszty podróŝy i utrzymania Uwaga: w ramach tej kategorii budŝetowej wnioskodawcy powinni przewidzieć koszty podróŝy dla dwóch osób uczestniczących w realizacji projektu w celu udziału w spotkaniu inauguracyjnym z przedstawicielami KE. Ogólne: NaleŜy ująć wyłącznie koszty podróŝy i koszty utrzymania. Koszty związane z uczestnictwem w konferencjach, takie jak opłaty za konferencje powinny być ujęte w innej kategorii. Koszt uczestnictwa w konferencji uwaŝany jest za kwalifikowalny tylko wówczas, gdy projekt ma zostać zaprezentowany podczas konferencji. Liczba uczestników konferencji ograniczona jest tylko do tych uczestników, których obecność na konferencji jest uzasadniona merytorycznie. 22
23 Cel podróŝy (Z/Do): NaleŜy określić miejsce rozpoczęcia podróŝy oraz jej cel. NaleŜy określić kraj i miasto, jeŝeli są znane. JeŜeli dotyczy, dla powtarzających się wizyt wobszarze projektu, naleŝy napisać obszar projektu. Poza teren Europy: NaleŜy wpisać Tak dla podróŝy odbywanych poza Unię Europejską. Cel podróŝy: Cel podróŝy musi zostać wyraźnie określony, aby umoŝliwić ocenę kosztów związanych z celami projektu (przykłady: przedsięwzięcia polegające na upowszechnianiu, spotkania koordynacyjne w sprawach technicznych, wizyty w obszarze projektu ). NaleŜy określić przewidzianą liczbę podróŝy oraz liczbę osób, które będą w nich uczestniczyć, jak równieŝ czas trwania podróŝy, podając liczbę dni. MoŜna wykorzystać więcej niŝ jedną linię dla celu podróŝy lub miejsca przeznaczenia, jeŝeli to konieczne, jednak koszty muszą być przedstawione jako pogrupowane, np. odnośnie do wszystkich spotkań koordynacyjnych w sprawach technicznych. JednakŜe, na etapie sprawozdań, naleŝy rozróŝnić koszty indywidualne. Koszty podróŝy: Koszty podróŝy będą obliczane zgodnie z wewnętrznymi zasadami beneficjenta. Beneficjenci dołoŝą starań, aby podróŝować w najbardziej ekonomiczny oraz przyjazny dla środowiska sposób naleŝy kaŝdorazowo rozwaŝyć moŝliwość przeprowadzenia wideokonferencji jako rozwiązanie alternatywne. Przy braku zasad wewnętrznych obowiązujących w przypadku zwrotu kosztów uŝytkowania samochodów naleŝących do organizacji (w przeciwieństwie do samochodów prywatnych) koszty związane z korzystaniem z nich będą szacowane z zastosowaniem stawki 0,25 /km. JeŜeli przewidziane jest tylko pokrycie kosztów paliwa, naleŝy w tym miejscu równieŝ o nich wspomnieć. Koszty utrzymania: Koszty utrzymania będą obliczane zgodnie z wewnętrznymi zasadami beneficjenta (diety lub bezpośrednia zapłata za posiłki, koszty hotelu, miejscowy transport itd.). NaleŜy upewnić się, Ŝe koszty posiłków związane z podróŝą/spotkaniami beneficjentów nie zostaną zawarte, jeŝeli koszty utrzymania zostały juŝ ujęte w budŝecie jako diety. Formularz F3 Koszty związane z pomocą zewnętrzną Ogólne: Koszty związane z pomocą zewnętrzną dotyczą kosztów podwykonawstwa: tj. usług/prac wykonywanych przez spółki zewnętrzne lub osoby trzecie, jak równieŝ wynajmowania sprzętu lub infrastruktury. Koszty te ograniczone są do 35% łącznego budŝetu, chyba Ŝe istnieje moŝliwość uzasadnienia wyŝszego poziomu kosztów we wniosku. Na przykład, stworzenie logo, ustalenie planu dotyczącego upowszechniania, zaprojektowanie produktów przeznaczonych do upowszechniania, usługi tłumaczeniowe, publikacja ksiąŝki lub wypoŝyczenie materiałów powinny być ujęte jako pomoc zewnętrzna. Koszty związane z zakupem lub dzierŝawą (w przeciwieństwie do najmu) sprzętu oraz infrastruktury dostarczonych w ramach umowy podwykonawstwa powinny zostać ujęte w budŝecie jako takie kategorie kosztów, a nie jako pomoc zewnętrzna. Koszty usług biegłego rewidenta związane z audytowaniem sprawozdań finansowych projektu zawsze powinny być ujmowane w tej kategorii budŝetowej. Koszty te zawsze będą ponoszone wyłącznie przez beneficjenta koordynującego. Procedura: NaleŜy określić przewidzianą procedurę dotyczącą podzlecenia pracy, np. przetarg publiczny, umowa bezpośrednia, umowa ramowa, itd. Podwykonawcy muszą być wynagradzani zgodnie z art. 8.4 postanowień wspólnych. Opis: NaleŜy przedstawić jasny opis przedmiotu usługi, która zostanie podzlecona, np. dokonanie oceny wpływu, utrzymanie, wynajem, konsultacja w sprawie, rozbudowa strony internetowej, pomoc wewnętrzna, organizacja przedsięwzięcia polegającego na upowszechnianiu, itd. MoŜna wykorzystać więcej niŝ jedną linię do opisu umowy podwykonawstwa, jeŝeli to konieczne. 23
LIFE+ przyroda i róŝnorodność biologiczna Wytyczne dla wnioskodawców 2012 Część 2 Wypełnianie wniosku Niniejsze wytyczne obejmują proces przygotowywania wniosków dotyczących projektów składanych do Komisji