Source: http://operacji.org/podrcznik-programu-ang-programme-manual-v2.html?page=5
Timestamp: 2019-08-17 11:40:14
Legal References Found: Art. 56
 Art. 7
 Art.48
 art. 9
 Art. 55
 art. 55

Document Content:
BUDŻET PROJEKTU I KOSZTY KWALIFIKOWALNE - Podręcznik programu ang. Programme Manual
Podręcznik programu ang. Programme Manual
Pobieranie 5,42 Mb.
Rozmiar 5,42 Mb.
Linia Budżetowa 1: „Personel”
Linia Budżetowa 2: Podróż i zakwaterowanie.
Linia budżetowa 4: Inwestycje/wyposażenie.
Linia budżetowa 5: Ekspertyzy zewnętrzne i usługi
Dochody wygenerowane w czasie trwania projektu
Dochody generowane po zamknięciu projektu
BUDŻET PROJEKTU I KOSZTY KWALIFIKOWALNE
Układanie i planowanie projektu budżetu.
Projekt całkowitego budżetu projektu Programu Południowego Bałtyku składa się z:
własnego (krajowego) współfinansowania Partnerów projektu (wskazanego w Oświadczeniu o Współfinansowaniu osobno dla każdego partnera);
współfinansowania EFRR zgodnie ze wskaźnikiem określonym dla uczestniczących Partnerów w odniesieniu do ich lokalizacji;
dochodów generowanych przez działania w projekcie (np. sprzedaż książek lub biletów na wydarzenia zorganizowane w projekcie) oraz
innych wkładów finansowych organizacji stowarzyszonych i partnerów (tzw. budżet niekwalifikowalny, ang. ineligible budget).
Wkład krajowy oraz współfinansowanie EFRR obejmują tylko koszty kwalifikowalne projektu, związane z działaniami zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie (tzw. całkowity budżet kwalifikowalny – ang. total eligible budget). Koszty nieuprawnione do odliczenia, poniesione w trakcie projektu muszą obejmować „budżet niekwalifikowalny”, w skład którego wchodzą inne wkłady finansowe Współpracujących Organizacji i Partnerów.
Wniosek o dofinansowanie wymaga aby budżet kwalifikowalny Partnerów został podzielony przez Partnerów na linie budżetowe i Komponenty. Co więcej, profil finansowy musi jasno wskazywć spodziewane koszty kwalifikowalne projektu osobno dla każdego okresu raportowania przez cały czas trwania projektu. Projekt posiada pewną łatwość dostosowywania podziału budżetu pomiędzy liniami budżetowymi, Komponentami i Partnerami (patrz rozdział 9.8 „Zmiany w budżecie”). Harmonogram finansowy będzie poprawiony w przypadku przedłużenia (prolongowania) projektu i/lub w przypadku wprowadzenia znaczących zmian.,. Zatem wszelkie opóźnienia w wydatkowaniu odbywają się na własne ryzyko partnera. Skutkiem takiego działania może być niemożliwość dofinansowania z EFRR(patrz rozdział 6.13 „Procedura anulowania wcześniej zarezerwowanych środków”)
Od samego początku projekty powinny zwracać szczególną uwagę na kwestie finansowe i angażować wszystkich Partnerów w planowanych działaniach. Zaleca się aby budżet projektu został przygotowany „od dołu” (ang. bottom up) po zdefiniowaniu planu pracy. To oznacza, że proces powinien się rozpocząć od precyzyjnie oszacowanych kosztów zadań indywidualnych i działań Partnerów w odniesieniu do kategorii kosztów, które zostały wstępnie zdefiniowane w Programie (patrz również rozdział 6.2 „Linie Budżetowe”. Na tej podstawie, zsumowane kwoty budżetu które są wymagane we Wniosku o dofinansowanie mogą być generowane w następnych krokach. Takie podejście zapewnia kalkulowanie realistycznych kosztów Partnerowi indywidualnemu jak i projektowi jako całości do pokrycia kosztów wszystkich zadań i odpowiedzialności, które są niezbędne do całkowitej realizacji.
Co więcej, przy planowaniu i projektowaniu budżetu należy wziąć pod uwagę następujące kwestie oraz specjalne wymagania Programu Południowego Bałtyku:
W przypadku kiedy projekt w trakcie lub po jego realizacji generuje dochody, należy je uwzględnić podczas planowania budżetu projektu. Takie dochody są odliczane od spodziewanych całkowitych kosztów danego działania. Jako, że jedynie koszty końcowe netto dla organizacji będą rozpatrywane jako kwalifikowalne (więcej informacji w rozdziale 6.5 „Dochody”).
Partner ze Szwecji spodziewa się kosztów na działania w projekcie w kwocie 125 000 EUR. Będzie występował o dofinansowanie 75% dla kwoty 100 000 EUR. Pozostałe koszty planuje sfinansować z dochodu otrzymanego z opłat od uczestników seminarium szkoleniowego. Dlatego partner we wniosku o dofinansowanie podaje ogólny budżet kwalifikowalny na kwotę 100 000 EUR oraz podpisuje oświadczenie o współfinansowaniu na kwotę 25 000 EUR (własne, krajowe, współfinansowanie). Ponadto we wniosku o dofinansowanie podaje dochód 25 000 EUR. Kosztów uzyskanych jako dochód nie należy podawać we wniosku o dofinansowanie jako koszty niekwalifikowalne. W tym przypadku koszty niekwalifikowane będą stanowiły 0.00 EUR.
Projekt nie powinien określać zbyt ambitnych grup wydatków dla poszczególnych okresów raportowania, jako, że istnieje niebezpieczeństwo, że fundusze nie będą dłużej dostępne dla projektu w przypadku, kiedy projekt nie wykorzysta ich z powodu tzw. zasady n+2 lub n+3 (patrz rozdział 6.6 „Okresy kwalifikowalności kosztów projektu” i rozdział 6.13 „Procedura anulowania wcześniej zarezerwowanych środków”). Doświadczenie pokazuje, że projekt ma trudności z osiągnięciem uzgodnionego poziomu wydatkowania, szczególnie w pierwszym roku realizacji, jako że wiele czasu zabiera na początku dopracowanie partnerstwa do pełnej operacyjności. (patrz również rozdział 5.8 „Czas trwania projektu”
Od samego początku w trakcie realizacji projektu Partnerzy powinni otrzymywać informacje o planowanych kosztach wspólnych oraz kosztach dzielonych. Obejmuje to definicje dotyczące pozycji, które mają być podzielone, wyznaczanie Partnerów Realizujących i Partnerów Płacących, rozwinięcie metody kosztów dzielonych, możliwych wymagań prefinansowania po stronie Partnerów Realizujących i Partnerów Płacących jak również spodziewanych kwot.
Partnerzy z krajów, w których funkcjonuje zdecentralizowany system kontroli pierwszego stopnia (Dania, Niemcy i Litwa) muszą ująć w budżecie koszty zatrudnienia zewnętrznych kontrolerów, którzy muszą przeprowadzić zarówno kontrolę administracyjną jak i kontrolę na miejscu realizacji projektu (patrz również rozdział 11.1 Kontrola pierwszego stopnia).
Partnerzy, którzy mogą w jakikolwiek sposób odzyskać VAT (podatek wartość dodana) (np. jako zwrot podatku VAT od jednostki zajmującej się kwestiami podatkowymi) (patrz również rozdział 6.3 „VAT”) powinni kalkulować swój budżet na podstawie kwot netto (bez VAT).
Linie budżetowe
Tabela budżetowa we wniosku o dofinansowanie dostarcza przyporządkowanie kosztów według komponentów (patrz rozdział 5.10 „Projektowanie komponentów”) oraz następujące linie budżetowe:
Linia budżetowa 1: „ Personel”
Linia budżetowa 2: „Podróż i zakwaterowanie”
Linia budżetowa 3: „ Administracja”
Linia budżetowa 4: „ Inwestycje/wyposażenie”
Linia budżetowa 5: „ Zewnętrzne ekspertyzy i usługi”
Poniższe rozdziały w szczegółach opisują, jaki rodzaj kosztów jest przypisany do danej linii budżetowej.
Linia budżetowa 1 „Personel” obejmuje koszty personelu poniesione w czasie wykonywania działań przeprowadzanych w danej organizacji partnerskiej, które są bezpośrednio związane z projektem zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Koszty personelu obejmują płace, pensje, podatek dochodowy, ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz składkę emerytalną personelu zatrudnionego w działaniach projektu. Koszty personelu są rozpatrywane jako wkład finansowy (nie może być wkładem nie finansowym) ponieważ jest rzeczywiście poniesiony przez instytucję partnera.
Generalną zasadą jest, że personel pracuje na rzecz projektu , a jego koszty ujęte są w linii budżetowej nr 1 i mogą być zarówno kosztami:
Personelu już zatrudnionego na stałe i oddelegowanego do prac w projekcie;
Całkowicie nowo zatrudnionego personelu;
Personelu, który otrzymuje dodatkowe zadania oraz ma rozszerzony zakres obowiązków o prace na rzecz projektu.
Dla osoby bezpośrednio zatrudnionej przez organizację partnera, wymienionej we wniosku o dofinansowanie, której koszty zatrudnienia są ujęte w budżecie projektu, punktem odniesienia jest jedna z trzech wyżej podanych opcji. Wszystkie inne osoby są postrzegane jako osoby zewnętrzne dla organizacji partnera. Dlatego koszty związane z ich zatrudnieniem powinny zostać ujęte w linii budżetowej nr 5 „ Ekspertyzy zewnętrzne i usługi”Jednakże z powodu szczególnych uregulowań dotyczącymi przepisów o zatrudnieniu w niektórych krajach objętych Programem, mogą mieć miejsce wyjątki od podstawowej zasady, które wymagają specjalnego traktowania, na przykład:
W Polsce zarówno rekrutacja dodatkowego personelu jak i rozszerzenie zakresu obowiązków mogą odbyć się zarówno w formie umowy zlecenia lub umowy o dzieło tak długo jak rekrutacja jest możliwa bez stosowania procedury zamówień publicznych.
Praktyczny przykład: księgowy zatrudniony w gminie otrzymał dodatkowe zadanie polegające na obsłudze finansów projektu realizowanego z PB. Zawarł ona/on umowę zlecenie lub umowę o dzieło ze swoim pracodawcą na wykonywanie tej pracy w nadgodzinach. Pracodawca płaci wszystkie składki społeczne i podatki wygenerowane przez tę umowę. Taka umowa powinna być zawarta w linii budżetowej 1.
W Niemczech, partnerzy projektu mogą wykorzystać pracowników innych organizacji („Personaluberlassung”) dla celów projektu, tak długo jak długo partner udowodni płatność do danej organizacji a koszty obejmują tylko koszty brutto personelu jak zdefiniowano powyżej, bez dodatkowych opłat (np. administracyjnych/ kosztów stałych> „Gemeinkosten”).
Przykład praktyczny: Stowarzyszenie gmin bierze udział w projekcie PB jako partner projektu. Jeden z członków gmin współpracuje w niepełnym wymiarze godzin jako jeden ze stałych członków personelu. Gmina opłaca połowę kosztów brutto pracodawcy.
Wynagrodzenie dla przedstawicieli politycznych partnera organizującego może być kwalifikowalne jeśli zostało udowodnione, że jego udział w działaniach projektu:
Nie należy do jego statutowych zadań jako reprezentanta organizacji’
Jest niezbędne dla realizacji projektu oraz
Tworzy dodatkowe koszty po stronie Partnera.
W odniesieniu do krajowych zasad, może obejmować to zawieranie umów z przedstawicielem, które wyraźnie określają zasięg i objętość dodatkowych zadań jak również kalkulacje dodatkowego wynagrodzenia, które jest rezultatem projektu.
W tym kontekście należy również rozważyć możliwe kolizje z krajowym systemem podziału władzy (szczególnie w Niemczech). Może to generalnie uniemożliwiać sytuację kiedy reprezentanci władzy ustawodawczej mogą być zaangażowani w projekty reprezentacji/uczestników władzy wykonawczej.
Przykład praktyczny: Lokalny polityk bierze udział w międzynarodowej grupie referencyjnej projektu Południowego Bałtyku. Takie zadanie sugeruje dodatkowe obciążenie pracą dla tej osoby. W rezultacie spodziewa się ona „zwykłego” miesięcznego czasu 40 godzin, przeznaczonego na polityczną reprezentację gminy, a pracuje 48 godzin w danym miesiącu. Poprzednio podpisana umowa pomiędzy reprezentantem a gminą zapewnia mu dodatki reprezentacyjne w przypadku kiedy przekroczy miesięczny czas pracy z powodu prac wykonanych na rzecz projektu. Dalej zostało zdefiniowane, ze dodatkowe wynagrodzenie będzie kalkulowane zgodnie z przyjętymi krajowymi/gminnymi stawkami. Zapisy pracy dokumentują 48 godzinny czas pracy w danym miesiącu. Listy czasu pracy dokumentują 8 godzin dodatkowych związanych z pracą na rzecz projektu. Na tej podstawie, gmina kalkuluje ekstra dodatki oraz przekazanie dodatkowej pensji dla polityka. Koszt dodatkowych 8 godzin jest włączony w koszty personelu w raporcie z postępu projektu i poparte poprzez wspomniane dokumenty (umowa, lista czasu pracy, kalkulacje, karta płacy dla dodatków.
W celu uzyskania porad, zaleca się kontakt z WST lub Punktami Kontaktowymi w celu dalszego wyjaśniania kwalifikowalności kosztów przed raportowaniem takich kosztów.
Raportowanie oraz dokumentowanie kosztów personelu
Do celów sprawozdawczości, kalkulacja kosztów personelu musi spełnić następujące wymogi:
Personel pracujący na pełny etat: Kalkulacja musi być przeprowadzona na podstawie rzeczywistej stawki dla pracownika (pensja brutto pracownika, opłaty pracodawcy naliczane zgodnie z prawem krajowym) osobno dla każdego pracownika, który jest rzeczywiście zaangażowany w działania w projekcie.
Personel pracujący w niepełnym wymiarze godzin: Kalkulacja musi być przeprowadzona na podstawie stawki godzinowej wynikającej z rzeczywistego miesięcznego/rocznego wynagrodzenia wybranego członka personelu organizacji partnera, kalkulacja powinna wykazać całkowitą liczbę godzin przepracowanych przez członka personelu dla organizacji partnera. Koszty personelu są kalkulowane przez pomnożenie stawki godzinowej przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych na rzecz projektu.
Dla pierwszego lub drugiego poziomu kontroli koszty personelu muszą być poparte dokumentami, które umożliwiają ustalenie:
powiązania pracowniczego z organizacją partnera (umowa o pracę /inny rodzaj umowy wskazujący na wykonywanie obowiązków na rzecz projektu zgodnie z przyjętymi wyjątkami);
rzeczywistych kosztów generowanych przez pracownika (listy płac, dowody płatności);
ogólnego przepracowanego czasu na rzecz działań w projekcie (zakresy czynności, karty czasu pracy, listy obecności);
dodatkowych dokumentów dowodowych wymaganych przez kontrolerów pierwszego stopnia.
Należy mieć na uwadze, że jeśli dany pracownik jest
delegowany wyłącznie do wykonywania prac na rzecz projektu lub
delegowany do wykonywania prac na rzecz projektu w niepełnym wymiarze godzin,
na podstawie umowy, która jasno określa ilość godzin przepracowanych na rzecz projektu (preferowane rozliczenie miesięczne) nie potrzeba karty czasu pracy. W takim przypadku wystarczającym dowodem jest opis jej/jego obowiązków (związanych z pracami na rzecz projektu) oraz zapis dziennego czasu pracy w formie zwyczajowo stosowanej w danej organizacji (np. listy obecności).
Karta czasu pracy musi przynajmniej:
być wypełniona osobno dla każdego pracownika;
wskazywać czynności wykonywane przez pracownika na rzecz projektu;
zawierać informację na temat ilości godzin przepracowanych dla projektu w miesiącu;
być podpisana przez pracownika oraz jego przełożonego.
Lista obecności musi przynajmniej:
być prowadzona osobno dla każdego pracownika;
zawierać informację o przepracowanych godzinach w danym miesiącu,
być zweryfikowana w sposób stosowany w danej instytucji zgodnie z właściwym prawem krajowym.
Wszystkie dokumenty mogą być składane w językach narodowych, co jest wystarczające dla kontrolerów pierwszego stopnia. Jednakże w celach monitoringu, niektóre dokumenty, na żądanie WST będą musiały być przetłumaczone na język angielski.
Ponadto bezpłatna praca wolontariuszy jest kosztem kwalifikowalnym oraz jest uwzględniana w budżecie i w sprawozdaniu w „Linii budżetowej 1: Personel”. Aby została uznana za koszt kwalifikowalny bezpłatna praca wolontariusza musi:
nie przekraczać wartości 5% całkowitych kosztów kwalifikowalnych budżetu całego projektu oraz jednocześnie wartości 10% całkowitego kwalifikowalnego budżetu danego partnera projektu, który wykazuje ten wkład w swoim raporcie;
być niezbędnym dla projektu, ograniczonym wyłącznie do działań projektowych oraz przyczyniać się do wytworzenia produktów projektu (Na przykład: Uczestniczenie w działaniach promocyjnych projektu jest kosztem niekwalifikowalnym. Liczenie ptaków przez wolontariuszy, bez wynagrodzenia jako część badań środowiskowych, jest kosztem kwalifikowalnym);
być uzasadnionym przez właściwie wypełnioną listę czasu pracy;
być poparta umową, która w jasny sposób definiuje zasady wolontariusza zawartą w języku angielskim lub narodowym i musi być zawarta przed rozpoczęciem danych działań w projekcie (zaleca się zawieranie takiej umowy nawet przed podpisaniem umowy o dofinansowanie przez PW);
być oszacowana obiektywnie, na poziomie stawki średniej płacy dla podobnego rodzaju pracy w organizacji partnera lub innej instytucji o podobnym charakterze, lub w regionie lub skalkulowana zgodnie z odpowiednimi zasadami krajowymi;
być wykazana w każdym sprawozdaniu z postępu oraz poparta niezbędną dokumentacją (listy czasu pracy lub inne formy zapisu czasu pracy itp.)
W przypadku ujmowania w budżecie oraz późniejszym raportowaniu pracy wolontariuszy już we wniosku o dofinansowanie musi być jasno opisane:
do jakiego rodzaju działań jest przypisana praca wolontariusza oraz
ile czasu jest potrzebne do wykonania wykazanych działań.
Należy mieć na uwadze, że koszty bezpłatnej pracy wolontariuszy są częstym przedmiotem kontroli. Sposób kalkulacji tych kosztów jest najczęstszym powodem różnicy zdań pomiędzy kontrolerami a zarządzającymi projektem. Kwestia ta wymaga szczególnej uwagi od samego początku oraz jeśli jest potrzeba należy dążyć do dalszego wyjaśniania z Kontrolerem pierwszego stopnia
Raportowanie i dokumentowanie nieopłacanej pracy woluntariuszy
Do obiektywnego oszacowania bezpłatnej pracy woluntariuszy mogą być zastosowane następujące metody:
zastosowanie płacy minimalnej: w tej metodzie płaca minimalna jest wykorzystana do określenia stawki godzinowej pracy wolontariusza. Jednakże może ona mieć zastosowanie tylko w przypadku, kiedy funkcjonuje płaca minimalna w kraju partnera składającego raport ( np. w Polsce) oraz sektor gospodarczy, w którym ta praca związana ma podobny charakter (np. sektor budowlany w Niemczech, sektor przemysłowy w Danii). Zaletą tej metody jest fakt, ze nie wymaga ona żadnego wysiłku ze strony partnera jak i Kontrolera pierwszego stopnia. Z drugiej strony, niektóre prace (np. wkład naukowy emerytowanych profesorów, księgowość prowadzona przez księgowych - wolontariuszy o bardzo wysokich kwalifikacjach) mogą być oszacowane zbyt nisko w przypadku stosowania tej metody.
wycena krok po kroku: zgodnie z tą metodą partner razem z Kontrolerem pierwszego stopnia uzgadniają stawki godzinowe dla pracy wolontariuszy w odniesieniu do konkretnych zadań, które zostaną przeprowadzone przez personel projektu oraz na podstawie kwalifikacji zaangażowanego personelu. Przy ustalaniu stawki godzinowej można odnieść się do pensji płaconej za podobne prace w organizacji partnera lub podobnej organizacji. Ta metoda wymaga dużego zaangażowania partnera oraz Kontrolera pierwszego stopnia. Metoda ta jest najwłaściwsza do zastosowania w NGO-sach, które często mają już wcześniej wypracowane podobne metody, wynikające z realizacji podobnych zadań w innych programach
krajowa jednolita stawka określona dla pracy wolontariusza: kraj, na którego obszarze znajduje się partner ma możliwość opracowania jednolitej stawki dla pracy woluntariuszy. Podstawą do jej opracowania są ceny rynkowe i odniesienie do krajowych zasad. Mogą one dotyczyć jednej stawki dla każdej pracy wolontariusza lub wyskalowanej stawki w zależności od charakteru pracy ( np. wsparcie organizacyjne, wkład naukowy itp.) Jednakże, do tej pory nie ma przykładów na zastosowanie tej metody na obszarze Południowego Bałtyku. Dlatego tej opcji nie należy stosować zbyt często.
Koszty podróży i zakwaterowania muszą być bezpośrednio związane z działaniami projektu
i istotne dla efektywnego przeprowadzenia realizacji projektu.
Linia budżetowa 2: „Podróż i zakwaterowanie” zawiera koszty podróży i zakwaterowania pracowników instytucji partnera, tj. organizacji wymienionych jako partnerzy projektu we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to przede wszystkim pracowników bezpośrednio wyznaczonych do realizacji projektu. Ale również podróż innych członków personelu bezpośrednio zatrudnionych przez organizację partnera może być rozważana jako kwalifikowalna, jeśli jest wykorzystana/niezbędna do wykonania projektu (np. udział szefa lokalnej władzy w spotkaniach dotyczących projektu)
Poza bezpośrednim zatrudnieniem personelu instytucji Partnera, również koszty podróży
i zakwaterowania dla dwóch innych grup mogą być kwalifikowalne jeśli ich udział
w działaniach/wydarzeniach projektu stanowią wyraźną wartość dodaną dla projektu:
Koszty podróży dla ludzi, którzy świadczą pracę wolontariuszy na podstawie pisemnej umowy zawartej z Instytucją Partnera, (patrz rozdział 6.2 Linia budżetowa : Personel”.
Koszty podróży oficjalnych reprezentantów instytucji partnera (np. nieopłacany prezes NGOs, przewodniczący lokalnej rady itp.) mogą być objęte na podstawie oficjalnych dokumentów, które udowodnią jej/jego pozycję (np. protokół z walnego zebrania wybierającego prezesa NGOs lub lokalnej rady), jeśli nie wynika to w sposób oczywisty ze źródeł publicznych (np.publiczne protokły parlamentu dokumentujące wskazanie ministra). Zatem dla tej grupy nie jest potrzebna umowa o zatrudnieniu dla udokumentowania ich powiązań z organizacją Partnera.
Koszty podróży dla pozostałych osób mogą zostać ujęte, pod warunkiem , że ona/on należy do specyficznej grupy docelowej projektu (np. reprezentanci MŚP uczestniczący w dopasowanych dla nich wydarzeniach, młodsi uczestnicy w obozach młodzieżowych). Przy zachowaniu wymogu, że takie grupy ludzi zostały zdefiniowane i potrzebę do sfinansowania ich kosztów podróży wyjaśniono we Wniosku o dofinansowanie. Proszę zauważyć, że konieczność pokrycia kosztów ich podróży dla powodzenia projektu będzie oceniana dokładnie na podstawie informacji podanej we wniosku podczas oceny merytorycznej wniosku
Z reguły musi być wybrana najbardziej ekonomiczna forma transportu i zakwaterowania. Muszą być przestrzegane krajowe zasady dotyczące finansowania kosztów podróży ze środków publicznych.
Koszty linii budżetowej związane z podróżą i zakwaterowaniem, które mają miejsce w krajach objętych Programem Południowy Bałtyk są kwalifikowalne. Jednakże koszty związane z podróżami, poza kraje objęte Programem, które jednocześnie są dodatkowo podróżą w stosunku do tych zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie zatwierdzonym przez Komitet Sterujący, muszą być wcześniej zaakceptowane przez WST w celu uznania ich za kwalifikowalne. Takie koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne tylko w przypadku jeśli pokazują bezpośrednie korzyści dla celów projektu.
W przypadku partnerów niemieckich koszty związane z podróżą poza obszar Meklemburgia – Vorpommen, które są dodatkowymi podróżami poza wskazanymi we Wniosku
o dofinansowanie, mogą być kwalifikowalne po uprzednim zatwierdzeniu ich przez JTS.
W związku z tym zaleca się planować koszty podróży i zakwaterowania poza granicami UE
z wyprzedzeniem oraz umieszczać je z odpowiednim uzasadnieniem już na etapie wnioskowania o środki.
Następujące koszty są kosztami niekwalifikowalnymi w linii budżetowej nr 2 „Podróż i zakwaterowanie”:
Koszty podróży i zakwaterowania dla wynajętych ekspertów zewnętrznych, które muszą być uwzględnione w Linii budżetowej 5: „Zewnętrzne ekspertyzy i usługi”.
podróżowanie pierwszą klasą lub klasą biznes, chyba że zostanie uzasadnione, że żadna inna opcja nie była dostępna i wybrana opcja była najbardziej ekonomiczną (najtańszą) ze wszystkich dostępnych w tym czasie;
wykorzystanie samochodu lub taxi jeśli jest możliwość korzystania z publicznego transportu chyba, że ich użycie jest należycie uzasadnione. Uzasadnienie musi być poparte niezbędnymi dokumentami.
Raportowanie i dokumentowanie kosztów podróży i zakwaterowania
Koszty podróży – muszą być bezpośrednio związane z realizacją projektu lub wnoszące wkład do realizacji celów projektu, mogą obejmować tylko podróż klasą ekonomiczną oraz środkami transportu publicznego.
Diety – nie mogą przekraczać wysokości diet zwykle stosowanych w administracji publicznej kraju danego partnera i muszą być zgodne z obowiązującymi zasadami tego kraju. Limit ten będzie miał zastosowanie bez względu na status prawny partnera projektu.
Zakwaterowanie – nie może przekraczać limitu stosowanego zwykle w administracji publicznej kraju danego partnera. Limit ten będzie miał zastosowanie bez względu na status prawny partnera projektu.
Dla celów kontroli i audytu należy przedstawić następujące dokumenty:
plan spotkania/wydarzenia;
sprawozdanie /notatka służbowa z podróży;
oryginalne bilety oraz inne oryginały dowodów związanych z podróżą (np. karta pokładowa).
Linia budżetowa 3: Administracja
Koszty administracyjne są kosztami, które obejmują takie kwestie jak korzystanie z poczty elektronicznej, zakup papieru lub tonera, opłaty finansowe, sprzątanie itp. Koszty administracyjne muszą być raportowane w linii budżetowej nr 3 Administracja oraz mogą być raportowane jako koszty bezpośrednie lub pośrednie
Bezpośrednie koszty zarządzania są to koszty, które są przypisane jedynie do projektu i mogą być w jasny sposób zidentyfikowane. Na przykład, koszt tonera lub papieru zakupionego przez instytucję, które są wykorzystywane tylko w projekcie będzie kosztem bezpośrednim, podczas gdy koszt tonera lub papieru zakupionego przez jednostkę i wykorzystywanego dla celów projektowych i nieprojektowych, nie będzie kosztem bezpośrednim. Aby taki koszt można było przedstawić do refundacji należy go podzielić, tj. tylko część kosztu będzie kwalifikowalna w projekcie.
Pośrednie koszty zarządzania (overhead costs) są kosztami administracyjnymi, poniesionymi przez jednostke, które nie mogą być przypisane jedynie do poszczególnych działań przeprowadzonych przez jednostkę i które potrzebuja alokacji pro-rata, aby można je uznać za kwalifikowalne (szczegółowy opis w sekcji Kalkulacja pośrednich kosztów administracyjnych). Następujące kategorie kosztów są zwykle zaliczane jako koszty pośrednie:
wynajem biura;
ogrzewanie, energia, gaz;
własne drukowanie i kopiowanie;
materiały biurowe takie jak papier, tonery itp. (jeśli nie są przypisane do jednego działania)
telefon, faks oraz opłaty za internet;
meble biurowe i konserwacja.
W/w lista nie jest wyczerpująca i inne typy kosztów mogą być zaklasyfikowane jako koszty pośrednie. Należy mieć na uwadze, że rozłożenie /podzielenie kosztów pośrednich jest często skomplikowane i jako takie, może być problematyczne. Niewłaściwa kalkulacja kosztów pośrednich jest najczęstszym powodem redukcji płatności w projekcie. W razie jakichkolwiek wątpliwości, silnie się rekomenduje współpracę z Kontrolerem pierwszego stopnia w celu dalszego wyjaśniania jaki typ kosztów może być przedstawiony jako koszt pośredni i jak powinien on być określony. Alternatywnie, projekty mogą wyłączyć koszty pośrednie z raportowania aby uniknąć potencjalnego ryzyka raportowania kosztów niekwalifikowanlych.
Kwalifikowalność kosztów administracyjnych
Koszty administracyjne muszą spełniać następujące kryteria:
muszą spełniać kryteria kwalifikowalności zgodnie z prawem krajowym jak i regulacjami unijnymi (Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 Art. 56; nr 1080/2006 Art. 7; nr 1828/2006 Art.48 do 53);
muszą być skalkulowane na podstawie kosztów rzeczywistych oraz możliwe do zweryfikowania;
muszą mieć bezpośrednie połączenie z działaniami w projekcie;
nie mogły być już finansowane ze środków unijnych;
nie mogły być już włączone do innej linii budżetowej lub pozycji kosztowej.
Koszty administracyjne, które generalnie sa klasyfikowane jako koszty niekwalifikowalne:
koszty napojów i posiłków – tak zwane obiady biznesowe (taki koszt powinien być powiązany ze spotkaniami organizowanymi w projekcie i przedstawiane w linii budżetowej 5: „Zewnętrzne ekspertyzy i usługi”;
towarzyskie spotkania takie jak wycieczki i spotkania teatralne;
prace artystyczne przeznaczone zarówno na upominki jak i dekorację biura;
Koszty administracyjne powiązane z dostarczeniem usług przez zewnętrznych ekspertów (muszą być przedstawione w linii budżetowej 5: „Zewnętrzne ekspertyzy i usługi”.
Kalkulacja pośrednich kosztów administracyjnych
Aby określić w projekcie kwalifikowaną część administracyjnych kosztów pośrednich, kalkulacja musi być zrobiona pro-rata na podstawie rzeczywistych kosztów administracyjnych, zgodnie z uzasadnieniem oraz właściwą metodologią, która powinna pozostawać ta sama przez cały czas realizacji. To znaczy, że takie koszty są przypisywane do projektu w pewnym zakresie oraz przedstawiają odpowiedni udział kosztów administracyjnych poniesionych przez instytucję.
Są specyficzne metody, które powinny być wykorzystane podczas kalkulowania kwalifikowanych pośrednich kosztów administracyjnych. Kalkulacja kosztów administracyjnych jednostki może być przeprowadzana na podstawie jednej z następujących metod:
liczby pracowników pracujących na rzecz projektu/ liczby pracowników pracujących w organizacji;
liczby godzin przepracowanych na rzecz projektu/liczby godzin przepracowanych w organizacji;
powierzchni biura wykorzystywanej przez personel pracujący na rzecz projektu/powierzchni całego biura organizacji (z wyłączeniem korytarz i innych podzielonych powierzchni).
W każdym przypadku należy udokumentować, że takie koszty zarządzania:
rzeczywiście były poniesione przez organizację,
były związane z projektem oraz niezbędne do jego realizacji.
Niezbędne jest aby wszystkie koszty zostały udokumentowane na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów przez organizację realizującą projekt. Wszyscy partnerzy muszą mieć taką dokumentację dostępną przynajmniej do 31 grudnia 2020r.
Program Południowego Bałtyku pozwala na wykorzystanie jednolitej metodologii dla kalkulowania kwalifikowanych kosztów pośrednich. Oznacza to, że ten sam procentowy udział skalkulowany na podstawie rzeczywistych kosztów z poprzedniego roku przy wykorzystaniu jednej z metod opisanych powyżej może być zastosowany dla pośrednich kosztów administracyjnych w ciągu roku (przykład poniżej). Proszę zauważyć, że jednolite stawki dla kalkulowania i raportowania pośrednich kosztów administracyjnych nie mogą przekraczać 20% bezpośrednich kosztów w projekcie. Co więcej, należy mieć na uwadze, że koszty ogólne są przedmiotem oceny merytorycznej i sprawdzenia przez Kontrolera Pierwszego Stopnia. Istotne jest zatem, aby w przypadku pośrednich kosztów administracyjnych raportowanych w projekcie, metodologia, która zostanie zastosowana w projekcie została wcześniej uzgodniona zanim zostanie złożony raport.
Partner może kalkulować i raportować pośrednie koszty administracyjne w następujący sposób:
partner ustala kwotę kosztów ogólnych (ang. OH-costs). Obejmują one koszty np. sekretariatu, zarządzania zasobami ludzkimi, wynajmu biura, ogrzewanie, parku samochodowego dla pracowników. Koszty zostały skalkulowane na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów w roku 2009 i wynoszą 89 800 EUR
na tej podstawie zostały skalkulowane koszty ogólne (ang. OH-costs) dla danego projektu. Koszty parku samochodowego zostały odjęte, ponieważ w projekcie nie było prac wymagających wykorzystania samochodu. W związku z powyższym koszty ogólne w 2009r. wyniosły tylko 75 000 EUR,
koszty ogólne związane z projektem które zostały skalkulowane w ten sposób dla roku 2009 są wyliczone w odniesieniu do całkowitych kosztów personelu tej organizacji w danym roku, która została wyliczona na kwotę 520 000 EUR. W ten sposób, została skalkulowana jednolita stawka OH-kosztów tj. 75 000EUR/520 000 EUR * 100 = 14,42%
taka stawka jest zastosowana dla wszystkich kosztów personelu poniesionych w projekcie w następnym roku kalendarzowym tj. 2010. W pierwszym okresie raportowania od stycznia do czerwca partner raportuje 20 000 EUR w linii budżetowej nr 1 „Personel” oraz może raportować odpowiednie administracyjne koszty pośrednie w kwocie 2 884 EUR w linii budżetowej nr 3 „Administracja”, stosując jednolitą stawkę kosztów ogólnych (ang, OH-costs) tj. 14,42%. W drugim okresie raportowania od lipca do grudnia partner raportuje koszty personelu 10 000 EUR w linii budżetowej nr 1 „Personel” oraz może raportować związane z nimi pośrednie koszty administracyjne na kwotę 1 442 EUR w linii budżetowej nr 3 „Administracja” stosując jednolitą stawkę kosztów ogólnych (ang, OH-costs) tj. 14,42%.
po zamknięciu roku budżetowego organizacja partnera przeprowadza kalkulacje kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów w roku 2010. To wyliczenie będzie miało zastosowanie w raportowaniu kosztów pośrednich w 2011r.
Uwaga: Proszę mieć na uwadze, że jest to tylko przykład. Należy dokładnie sprawdzać kalkulacje mając na uwadze krajowe uregulowania prawne i swoje ustalenia, przed ich zastosowaniem konsultować z Kontrolerem pierwszego stopnia
Różnice pomiędzy inwestycjami a wyposażeniem
Ważne jest podkreślenie różnic pomiędzy inwestycjami a wyposażeniem w projekcie. Inwestycje z założenia są wykorzystywane jeszcze po zakończeniu projektu, podczas gdy wyposażenie nie musi być wykorzystywane przez grupy docelowe po zakończeniu czasu trwania projektu.
Zgodnie z tą zasadą, np. komputer można rozpatrywać jako inwestycję, jeśli jest używany w sieci komputerowej, która została stworzona przez projekt dla wspierania dalszej współpracy. Z drugiej strony zaś jest rozpatrywany jako wyposażenie, jeśli jest używany w projekcie partnera do wykonywania prac na rzecz projektu.
Wyposażenie projektu jest definiowane jako narzędzia lub urządzenia zakupione przez partnerów projektu lub będące już w jego posiadaniu i użyte do przeprowadzenia działań w projekcie. Najczęściej odnosi się to do takich pozycji jak wyposażenie informatyczne (komputer osobisty, monitor, drukarka, laptopy), które są niezbędne do realizacji/koordynacji projektu lub do finansowego zarządzania projektem.
wyposażenie informatyczne (komputer osobisty, monitor, drukarka, łącznie z powszechnie stosowanym oprogramowaniem);
specjalistyczne oprogramowanie;
skaner;
wyposażenie laboratoryjne, itp.
Jeśli wyposażenie nie jest używane wyłącznie do celów projektu, jako koszt kwalifikowalny, a więc przedstawiony w raporcie do dofinansowania, może być rozpatrywana tylko część faktycznie poniesionych kosztów. Część ta wyliczana jest zgodnie z właściwą i uzasadnioną metodologią (metodologie zostały opisane w części poświęconej linii budżetowa 3; „Administracja”).
Podczas planowania budżetu na etapie składania wniosku należy rozważyć oraz wyraźnie określić, które koszty będą wykazane w budżecie jako wyposażenie w„Linii budżetowej 4: Inwestycje/wyposażenie” a które w „Linii budżetowej 3 „Administracja” ”.( szczegółowe informacje w rozdziale 6.2 „Linie budżetowe”, podrozdziale Linia budżetowa 3 „Administracja”)
Raportowanie i dokumentowanie kosztów wyposażenia
Pozycje dotyczące środków trwałych których koszt został włączony do wniosku mogą być raportowane:
do pełnej kwoty kosztów danego środka trwałego jeśli nie jest on amortyzowany zgodnie z krajowymi zasadami rachunkowości. Całkowity koszt danego środka trwałego może być raportowany jedynie w przypadku gdy jest on w całości wykorzystywany do celów projektu. W przeciwnym wypadku jedynie część rzeczywiście poniesionych kosztów związanych z pracą na rzecz projektu może być kwalifikowalna i przedstawiona do raportowania. Ta część kosztów musi być skalkulowana na podstawie właściwie uzasadnionej oraz sprawiedliwej metody. Uzasadnienie musi być poparte odpowiednią dokumentacją.
Do wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym środek trwały będzie wykorzystywany do realizacji projektu, jeśli jest on amortyzowany zgodnie z krajowymi zasadami rachunkowości. Należy skalkulować miesięczną amortyzację oraz pomnożyć ją przez ilość miesięcy, w których środek trwały jest wykorzystywany w danym projekcie. Wskaźniki amortyzacji ustalane są zgodnie z krajowymi zasadami rachunkowości i mogą być różne w poszczególnych krajach uczestniczących w Programie. W związku z powyższym wskaźniki amortyzacji dla tego samego typu środka trwałego mogą być różne u poszczególnych partnerów projektu. Całkowita wartość odpisów amortyzacyjnych dotycząca użytkowania środka trwałego w projekcie może być raportowana w przypadku kiedy środek trwały używany jest wyłącznie do celów projektu. W przeciwnym wypadku kwalifikowalna i przedstawiona do raportowania może być jedynie ta część rzeczywiście poniesionych kosztów w związku z odpisem amortyzacyjnym, która dotyczy pracy na rzecz projektu. Ta część kosztów musi być skalkulowana na podstawie właściwie uzasadnionej oraz sprawiedliwej metodologii. Uzasadnienie musi być poparte odpowiednią dokumentacją.
W obu przypadkach koszty kwalifikowalne dla wyposażenia mogą być w całości kwalifikowalne w całym okresie raportowania, w którym wyposażenie zostało zakupione przez partnera nabywającego.
Możliwe jest również wynajmowanie sprzętu jeśli jest to bardziej opłacalny sposób wykorzystania go do celów projektu.
Ponadto może być wykorzystywany sprzęt używany, jeśli spełnia następujące warunki:
Sprzęt posiada deklarację określającą jego pochodzenie oraz dokumentację potwierdzającą, że nigdy w ciągu ubiegłych siedmiu lat przy zakupie tego sprzętu nie korzystano z pomocy żadnych instrumentów finansowych (dotacji UE, krajowych lub innych);
Cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej i nie przekracza ceny nowego sprzętu;
Sprzęt musi spełniać wymogi techniczne niezbędne dla realizacji projektu oraz spełnia odpowiednie normy i standardy aby mógł być używany w projekcie.
Dla celów kontroli i audytu muszą być gromadzone i dostępne wszystkie niezbędne dokumenty związane ze sprzętem, takie jak poszczególne deklaracje oraz odpisy amortyzacyjne (pełne lub częściowe) jak również wykaz zakupionego sprzętu.
Termin inwestycje na małą skalę odnosi się do produktów lub rezultatów projektu, dotyczących grup docelowych lub obszaru projektu oraz, które zostaną wykorzystane po zrealizowaniu projektu.
Koszty związane z inwestycjami można podzielić na:
dostawy, to jest materialne części kupione od dostawcy, który reprezentuje infrastrukturę inwestycyjną (np. serwer transgranicznej bazy danych dla przedsiębiorcy) oraz
roboty, to jest praca zakupiona od dostawcy, która jest niezbędna do utworzenia inwestycji oraz wykonania jego pracy (np. programowanie i konserwacja dla transgranicznej bazy danych dla przedsiębiorców.
Program Południowy Bałtyk skupia się głównie na wspieraniu tak zwanych „miękkich działań” i zachęca do tworzenia dla nich inwestycji. Program nie wspiera poważnych „projektów inwestycyjnych”, tj. projektów, których głównym lub jedynym celem jest finansowanie jednej lub więcej inwestycji.
W niektórych sytuacjach możliwe jest finansowanie inwestycji z Programu PB, jeśli przyczyniają się one do osiągnięcia jego celów oraz jeśli spełniają następujące kryteria:
inwestycja musi być osadzona w szeroko pojętej tematyce nawiązującej do celów projektu. Projekt musi wykazać, że wyraźnie jest ukierunkowany na inne cele niż finansowanie inwestycji. W tym kontekście, inwestycja jest istotna dla osiągnięcia celów projektu oraz daje wartość dodaną dla osiągnięcia celów programu.
inwestycja jest istotną częścią działania, które jest innowacyjne na poziomie obszaru Południowego Bałtyku, tj. dodaje nowe wartości / jakości do kontekstu tematycznego, w którym jest wdrażana.
Inwestycja ma charakter transgraniczny, w jednym z dwóch znaczeń;
Ma charakter pilotażowy, tj. tworzy możliwe do przeniesienia praktyczne rozwiązania (rysunek-techniczny, schemat) poprzez opracowanie studium przypadku jednego obszaru, które w dalszej fazie projektu będzie wspólnie oceniane przez partnerów i będzie przygotowywane do wykorzystania i realizacji w przynajmniej jednym z pozostałych krajów uczestniczących. Oczekuje się, że projekty, które obejmują inwestycje pilotażowe pokażą silny transfer/rozpowszechnianie działań, które zapewnią zastosowanie opracowanych rozwiązań w innych krajach oraz kontekstach;
Ma charakter uzupełniania brakujących połączeń na poziomie obszaru Południowego Bałtyku, tj. kontynuuje transgraniczne materialne lub funkcjonalne połączenia (np. korytarze transportowe, szlaki turystyczne, powiązania sieciowe) ich lokalizacja została przeanalizowana z perspektywy transgranicznej oraz ma wpływ społeczno-ekonomiczny i środowiskowy ponad granicami państwowymi.
Przykłady inwestycji, które mogą być finansowane z Programu Południowy Bałtyk:
Przykład 1 (charakter pilotażowy): Projekt ma na celu dążenie do stworzenia nowatorskich procedur oczyszczania ścieków dla różnych krajów na obszarze Południowego Bałtyku. Jako część projektu będzie opracowywany nowatorski pomysł techniczny, który ma na celu ulepszenie istniejącej infrastruktury w różnych krajach. Opracowywany proces ma być wspierany poprzez utworzenie inwestycji pilotażowych.
Przed określeniem technicznej specyfikacji oraz przed zaprojektowaniem urządzeń, aktualny stan międzynarodowej wiedzy jest przedstawiony poprzez proces wymiany międzynarodowej, obejmujący przegląd najlepszych praktyk oraz warsztaty wymiany ekspertów,. Zgodnie z ich rezultatami wybierane lub projektowane są urządzenia pilotażowej infrastruktury oraz umieszczone w miejscu, które zostało wybrane jako pilotażowe.
Następnie, rozpoczyna się testowanie urządzeń. Rezultatem jest wspólna ocena przeprowadzona przez partnerów projektów przed wprowadzeniem przewidywanego ulepszenia dla jakości wody na obszarze Południowego Bałtyku. Na tej podstawie są wystawione rekomendacje dla przekazywania urządzenia dla innych oczyszczalni ścieków na obszarze Południowego Bałtyku. Poradnik, transfer warsztatów oraz konsultacje na miejscu prezentują rezultaty projektu oraz zaprojektowane urządzenia innym zainteresowanym gminom. Umowy ze stowarzyszeniami władz lokalnych z partycypujących krajów zapewniają, że model rozwiązań jest promowany dalej po zakończeniu projektu.
Przykład 2 (charakter utraconych połączeń):Projekt ma na celu umożliwienie intermodalnego pasażerskiego ruchu przez granice. Powinien on umożliwić pasażerom niezmotoryzowanym przybycie na prom publicznym środkiem transportu, skorzystanie z promu przy przeprawie przez morze do drugiego kraju i kontynuowanie podróży publicznym środkiem transportu na obszarze drugiego kraju. W celu zbliżenia i wzmocnienia sieci transportowej, należy utworzyć w jednym z miast portowych autobusowy ruch wahadłowy z terminalu do stacji kolejowej. Taka inwestycja jest rozpatrywana jako transgraniczna inwestycja „utraconych połączeń” a zatem jest kosztem kwalifikowalnym.
Przykład 3 (charakter utraconych połączeń):Projekt ma na celu wymianę pomiędzy ludźmi niepełnosprawnymi a ich krewnymi na obszarze Południowego Bałtyku. Głównymi działaniami są transgraniczne wydarzenia dla grup docelowych, na których powinni oni mieć możliwość ze skorzystania z najnowszych metod leczenia, poszerzyć swoją wiedzę, wymienić metody oraz doświadczenia na wspólnych warsztatach jak również mieć możliwość spotkań osobistych z innymi osobami niepełnosprawnymi oraz ich krewnymi z innych krajów. Jednakże NGO-s, który zrealizuje ten projekt nie ma odpowiednich urządzeń, które mógłby wykorzystać jako miejsce spotkania dla takiego rodzaju wydarzenia. Dlatego chce zmodernizować i utrzymywać centrum dla ludzi niepełnosprawnych w nadbrzeżnej gminie. Umożliwi to dodatkowej liczbie niepełnosprawnych dostęp do zakwaterowania, urządzeń i pokojów, w których mogłyby być demonstrowane metody najnowszego leczenia. Wymaga to zakupienia nowych budynków oraz przeprowadzenia niezbędnych prac budowlanych. Budynek po jego zaadaptowaniu powinien służyć jako „Resort Południowego Bałtyku i Centrum Spotkań dla Niepełnosprawnych”. Mogłyby tam się odbywać regularne międzynarodowe wydarzenia dla ludzi niepełnosprawnych oraz ich rodzin również długi czas po zakończeniu realizacji projektu. Taki resort i centrum spotkań niepełnosprawnych kierowany przez NGS nie funkcjonuje jeszcze na obszarze Południowego Bałtyku. Dlatego inwestycja polegająca na modernizacji budynku wypełnia lukę i poprzez tematyczny kontekst uzyskuje charakter inwestycji transgranicznej, która „wypełnia brakujące połączenia”. Bez modernizacji budynku, spotkania transgraniczne dla ludzi niepełnosprawnych i ich krewnych nie mogłyby być promowane przez NGS-y w ramach Programu Południowy Bałtyk w trakcie życia projektu oraz po jego realizacji. Dlatego inwestycja taka jest kosztem kwalifikowalnym.
Przykłady inwestycji, które nie mogą być finansowane w Programie Południowy Bałtyk:
- inwestycje w lokalnej infrastrukturze, które nie mają cech innowacyjności lub nie pomagają uzupełnić brakujących powiązań transgranicznych;
- inwestycje, które zostały zaprojektowane przed rozpoczęciem projektu w lokalnym kontekście oraz, których projektowanie nie jest przedmiotem dalszego rozwoju zgodnie z aktualnym stanem rozwoju procesu międzynarodowej wymiany;
- innowacyjne rozwiązania techniczne, które nie ewaluują po zastosowaniu w projekcie oraz nie są aktywnie transferowane i rozpowszechniane do pozostałych potencjalnych użytkowników oraz poza projektem.
Należy brać pod uwagę, że inwestycje, które mogą być finansowane z innych transgranicznych programów (Oresund; Kattegat – Skagerrak, Mecklenburg-Vorpommern – Zachodniopomorskie, Polska – Litwa – Federacja Rosyjska (Obwód Kaliningradzki)) mogą nie być finansowane z Programu Południowy Bałtyk. Ponadto projekty muszą wyjaśniać oraz uzasadniać wartość dodaną realizacji inwestycji jako części transgranicznego projektu w Programie PB, szczególnie kiedy taka inwestycja może być finansowana z innego projekt UE lokalnych regionalnych lub krajowych funduszy.
W ramach Programu Południowy Bałtyk w projekcie nie określono limitów wielkości inwestycji (ani w procentach ani w nominalnych wartościach). Każda propozycja inwestycyjna będzie rozpatrywana jako osobny przypadek w zależności od kryterium ceny,
tj. koszty inwestycji w zależności od jej stopnia innowacyjności, charakteru transgranicznego oraz dostosowania do innych działań projektu.
Projekt, który zawiera inwestycję z jednostkową wartością 500 000 EUR i większą jest zobowiązany do przeprowadzenia Analizy Finansowo-ekonomicznej (ang.Financial-economic Analisis (FEA)) Analiza ta musi zapewnić:
Dla projektu w przypadku inwestycji powyżej wartości progowej musi ona mieć charakter „brakujących połączeń” (patrz str.67 definicja)
W czasie trwania projektu lub jako rezultat realizacji (zdefiniowany jako produkt projektu) w przypadku inwestycji pilotażowej (patrz str 67 definicja)
Takie analizy będą przeprowadzane osobno dla każdej inwestycji w projekcie (w podziale na Partnerów). Koszty przygotowania takiej analizy są kosztami kwalifikowalnymi. Dokumentami wymaganymi do wykonania analiz powinny być:
Dokument Roboczy nr 4: Wskazówki dotyczące Metodologii przeprowadzania Analizy kosztów beneficjenta (ang. Working Dokument No 4: Guidance on the Methodology for carrying out Cost-Benefit Analysis)
(http;//ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/2007/working/wd4_cost_en.pdf)
Przewodnik do analizy kosztów beneficjenta projektów infrastrukturalnych (ang. Guide to cost – benefit analysis of investment projects) - opublikowany przez DG Polityki Regionalnej w 2008r.
(http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/cost/guide2008_en.pdf)
Wytyczne krajowe (w sprawie tej informacji beneficjenci powinni kontaktować się z odpowiednim Punktem Kontaktowym lub/i WST.
Dla projektów, które zawierają inwestycje generujące dochód, analiza finansowa powinna również przedstawiać istnienie luk finansowych (ujemnej finansowej aktualizowanej wartości netto).
W celu uzyskania dalszych informacji o odpowiednich wymaganiach krajowych i dokumentach wspomagających, które muszą być złożone we wniosku proszę kontaktować się z WST lub Punktem Kontaktowym
Dodatkowe dokumenty dotyczące inwestycji, jak np. studia wykonalności, oceny oddziaływania na środowisko i pozwolenia budowlane, nie muszą być przygotowane przed złożeniem wniosku. Jednakże takie dokumenty mogą być przygotowane jeśli jest to z pożytkiem dla projektu. Koszty związane z uzyskaniem powyższych dokumentów są kwalifikowalne pod warunkiem, że została zatwierdzona dodatcja dla projektu. Ponadto wnioskodawca może być poproszony przez WST o dostarczenie ich jako warunku niezbędnego do zatwierdzenia wniosku, jeśli charakter inwestycji będzie wymagał takiej prośby.
Przy zakupie wyposażenia oraz inwestycji musi być przestrzegane prawo zamówień publicznych. Zasady zamówień publicznych zależą od uregulowań krajowych (patrz rozdział 6.7 „Konkurencja i zamówienia publiczne”). Generalną zasadą jest wybieranie najbardziej ekonomicznego wyposażenia i inwestycji.
Koszty linii „Wyposażenia i inwestycji” są kwalifikowalne w szczególności gdy:
Pozycje sa wymienione we Wniosku o dofinansowanie
nie są finansowane przez inne instrumenty finansowe (UE, krajowe, itp.);
nie są ujęte w innej linii budżetowej;
nie są zakupione od innego partnera projektu;
są zgodne z zasadami zamówień publicznych;
są opłacone w okresie kwalifikowalnym realizacji projektu;
nie są w pełni zamortyzowane;
spełniają zasady informacji i promocji utworzone w Rozporządzenie Komisji (EC) nr 1828/2006, w szczególności warunek art. 9 oraz Załącznika nr 1; Współfinansowany ze środków EFRR jakikolwiek element sprzętu lub inwestycji musi być oznakowany odpowiednimi znakami (patrz rozdział 6.7 „Konkurencja i zamówienia publiczne” oraz 12.3 „Stosowanie logo Programu oraz godła UE”).
spełniają wszystkie obowiązkowe wymagania utworzone przez EU lub prawo krajowe dotyczące inwestycji (np. ocena wpływu na środowisko, pozwolenia na budowę).
Jeśli projekt wymaga ekspertyz lub usług, które nie mogą być zapewnione lub wykonane przez własną organizację, na potrzeby projektu mogą zostać wynajęci zewnętrzni dostawcy (organizatorzy) oraz zaopatrzeniowcy.
Usługi zewnętrzne obejmują między innymi:
zleconą na zewnątrz organizację wydarzeń;
zewnętrznych prelegentów i uczestników wydarzeń i spotkań w projekcie;
zaprojektowanie i utrzymanie stron internetowych;
zewnętrznych kierowników finansowych oraz koordynatorów;
opracowanie studiów i kwestionariuszy;
wynajem pomieszczeń na spotkania oraz katering;
tłumaczy/ tłumaczy symultanicznych, itp.
Zewnętrzne ekspertyzy lub usługi, które są przedmiotem zamówień publicznych powinny być przewidziane już na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie, podczas konstruowania budżetu. W trakcie planowania ich w projekcie, należy rozważyć kilka aspektów, np. rodzaj ekspertyzy lub usługi, określić partnera odpowiedzialnego za zawieranie umów, osobny budżet dla każdej ekspertyzy/usługi, zdefiniować partnerów którzy poniosą ten koszt (jeśli koszt zostanie podzielony). Duża umowa / zlecenie powyżej 30 000 EUR musi być z wyprzedzeniem i oddzielnie opisane we wniosku o dofinansowanie.
Aby koszty zewnętrznych ekspertyz oraz usług mogły zostać uznane za kwalifikowalne muszą spełnić następujące kryteria:
praca musi być niezbędna do realizacji projektu;
koszty nie mogą przekraczać ceny rynkowej lub ceny podobnych usług/ekspertyz w kraju/regionie, z którego pochodzi partner, z którym zawarto umowę;
muszą być zachowane zasady dotyczące zamówień publicznych (patrz rozdział 6.7 „Konkurencja i zamówienia publiczne”);
są zachowane zasady przejrzystości, bezstronności oraz niedyskryminacji – wybrana jest najbardziej ekonomiczna oferta (tj. propozycja zapewnia najlepszy współczynnik jakości do kosztów).
Zewnętrzni eksperci mogą być opłaceni na podstawie;
umowy/porozumienia;
faktury/wniosku o zwrot poniesionych kosztów.
Wszystkie umowy dotyczące usług zewnętrznych lub ekspertów muszą być poparte niezbędną dokumentacją, która jest wymagana przez zasady krajowe, wspólnotowe oraz stosowane w Programie, szczególnie w przypadkach, kiedy ekspertyzy/usługi były przedmiotem przeprowadzenia procesu zamówienia.
Nie ma ustalonej w Programie stałej opłaty dla kosztów ekspertyz oraz usług, Jednakże takie opłaty należy wycenić na podstawie rzeczywistych stosowanych ocen rynkowych.
Płatności zaliczkowe zewnętrznych ekspertyz/usług mogą być raportowane w raporcie z postępu realizacji projektu oraz zgłaszane do zwrotu tylko w przypadku, gdy została wykonana częściowa lub pełna dostawa zakupionych usług/ekspertyz. Muszą one być poparte przez odpowiednią dokumentację (faktury, dokumenty księgowe), w przeciwnym razie taki koszt będzie kosztem niekwalifikowalnym. Wyjątkiem od tej zasady są płatności zaliczkowe dla zewnętrznego zarządzania projektem oraz koszty Kontrolera Pierwszego Stopnia związane z przygotowaniem oraz certyfikowaniem ostatniego Raportu z Postępu Projektu w fazie zamykania projektu, tak długo jak krajowe uregulowania pozwolą na takie płatności (patrz rozdział 6.6 „Okresy kwalifikowalności kosztów projektu”).
Podwykonawstwo Organizacji Stowarzyszonych (np. wynagrodzenia ekspertów na przygotowanie studium w Kaliningradzie, przygotowywanie wkładu eksperta do wydarzenia w projekcie, przeprowadzenie warsztatów w projekcie itp.) jest możliwe w Programie Południowego Bałtyku, lecz musi być zgodne z krajowymi zasadami dotyczącymi zamówień publicznych Partnera wykonującego podwykonawstwo ( w przypadku kosztów dzielonych: Partnera Realizującego). Zważywszy, że podwykonawstwo poniżej odpowiedniej wartości progowej w zamówieniach publicznych może być uznane za bezkrytyczne, krajowe uregulowania mogą nakładać restrykcje (szczególnie w Polsce) lub dodatkowe postępowanie proceduralne dla wybranego procesu (np. Niemcy: kwestia „Vorbefassung”) w przypadku Organizacji Stowarzyszonych biorących udział w procedurach przetargowych przeprowadzanych przez Partnera.
Proszę zwrócić uwagę, że potencjalnie mogą być różne interpretacje Kontrolerów Pierwszego Stopnia, które mogą powodować problemy w podwykonawstwie Organizacji Stowarzyszonych przez Partnera. Dlatego jest mocno rekomendowane wcześniejsze kontaktowanie się z Kontrolerem Pierwszego Stopnia lub nawet wyłączenie organizacji, które zostały przewidziane do wykonania większej ekspertyzy z konsorcjum projektu, aby uniknąć większego podwykonawstwa Organizacji Stowarzyszonych,.
Dodatkowo następujące koszty są kosztami niekwalifikowalnymi:
koszty ekspertyz i/lub usług jako podwykonawstwo pomiędzy partnerami projektu.
Koszty usług wykonanych przez wewnętrzną jednostkę organizacji będącej partnerem w projekcie (tłumaczenia, obsługa informatyczna itp.) muszą być ujęte w budżecie w „Linii budżetowej 1; Personel”, zgodnie z zasadami kwalifikowalności, które są określone dla kosztów personelu.
Podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za wydatek kwalifikowalny tylko wtedy gdy nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. Oznacza to, że tylko kwota netto, bez VAT, będzie dotyczyła kosztu kwalifikowalnego, jeśli Partnerzy mają możliwość odzyskania w całości lub w części podatek VAT opłacony w związku z kosztami w projekcie (np. poprzez zwrot podatku z krajowych instytucji podatkowych). Należy to rozważać od samego początku już podczas planowania projektu i budżetów partnerów (patrz również rozdział 6.1 „Komponowanie i planowanie projektu budżetu”).
Status Płatnika VAT (VAT jest odzyskiwany/VAT nie jest odzyskiwany) organizacji musi być wskazany w Oświadczeniu o Współfinansowaniu. Jeśli status partnera zmienia się w czasie realizacji projektu, jest on zobowiązany do poinformowania o tym WST oraz Kontrolera Pierwszego Stopnia.
Jeśli kontrola wykaże, że koszty które powinny być zwrócone z tytułu możliwości odzyskania podatku VAT zostały przedstawione do dofinansowania z EFRR beneficjent jest zobowiązany do zwrotu tych kwot razem z należnymi odsetkami w terminie wskazanym w Umowie o dofinansowanie.
Kwalifikowalne są:
opłaty transakcji finansowych związanych z realizacją projektu oraz
opłaty bankowe związane z otwarciem i prowadzeniem konta, jeśli realizacja programu wymaga otwarcia i prowadzenia osobnego konta.
odsetki od zobowiązań;
grzywny, finansowe sankcje karne oraz straty wynikłe z wymiany waluty.
Finansowe opłaty muszą być ujęte w budżecie oraz raportowane w „Linii budżetowej nr 3: Administracja”.
Jeśli projekt generuje dochód poprzez nakładanie opłat za korzystanie z jego produktów lub usług, (np. usługi doradcze, opłaty za udział w konferencjach, sprzedaż ulotek lub książek), wszystkie takie opłaty muszą być oszacowane i odjęte z budżetu projektu (patrz również rozdział 6.1 „Komponowanie i planowanie projektu budżetu”.
Należy mieć na uwadze, że dochody powinny być oszacowane w fazie ubiegania się o dofinansowanie oraz jasno zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie. Należy mieć na uwadze zakończenie realizacji projektu podczas wpisywania we wniosku o dofinansowanie potencjalnych dochodów, które zostaną wygenerowane w czasie trwania realizacji projektu jak również w okresie pięciu lat po jego zakończeniu.
W przypadku dochodów, które są generowane w czasie trwania projektu, należy je oszacować i zadeklarować we wniosku o dofinansowanie, jak również odliczyć w każdym raporcie z postępu realizacji.
Przykład: Partner Szwedzki produkuje książki jako część projektu PB. Koszt to 1000 EUR. 20 kopii książek zostało sprzedanych na zewnątrz projektu (wewnątrz projektu należy zastosować metodologię kosztów dzielonych) po cenie 10 EUR. Dochód wygenerowany to 200 EUR. Koszty rzeczywiste (obniżone wydatki kwalifikowalne) wyprodukowania książek dla partnera Szwedzkiego są następujące : 1000 – 200 = 800 euro. W związku z tym partner może raportować 800 euro jako koszt kwalifikowalny i otrzyma współfinansowanie EFRR (współczynnik współfinansowania dla Szwecji: 75%) dla produkcji książek równoważny 800 EUR x 0,75 = 600 EUR.
W przypadku kiedy w budżecie projektu zdefiniowano koszty niekwalifikowalne, dochody będą odjęte proporcjonalnie również od tej części budżetu.
W przypadku, każdych dochodów, które są możliwe do generowania po zamknięciu projektu (w ciągu 5 lat), również one muszą być oszacowane i zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.
Oszacowane dochody będą odjęte od całkowitych kosztów danego projektu podczas kalkulowania wkładu EFRR:
proporcjonalnie do kosztów kwalifikowalnych oraz niekwalifikowalnych od części całkowitego budżetu (jeśli dotyczy) oraz
całkowicie lub proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się współfinansowany projekt.
Współfinansowanie dotyczy tylko części pozostałej po odliczeniu dochodu, tj. jest skalkulowane na podstawie całkowitego kosztu po odjęciu wszystkich dochodów i wszystkich oszacowanych dochodów przewidzianych do osiągnięcia w ciągu najbliższych 5 lat po zamknięciu projektu.
Przykład: Partner z Danii produkuje książki jako część projektu PB. Kwota wyprodukowania to 1000 EUR. Po zakończeniu projektu organizacja planuje kontynuować sprzedaż książek – przybliżony dochód w ciągu pięciu lat wyniesie 600 EUR. Zatem rzeczywiste koszty (obniżone kwalifikowalne wydatki) produkcji książek partnera z Danii wynoszą 1000 – 600 = 400 euro. Tak więc partner powinien wykazać w budżecie tylko 400 euro (tak zwana luka finansowa) jako koszty kwalifikowane oraz powinien otrzymać następujące dofinansowanie (współczynnik dofinansowania dla Danii 75%) do produkcji książek: 400 EUR x 0,75 = 300 EUR.
Więcej szczegółów dotyczących metody kalkulacji dochodów należy szukać w Dokumencie Roboczym nr 4 Komisji Europejskiej: „ Wskazówki dotyczące Metodologii dla przeprowadzania Analiz kosztów beneficjenta” (ang. Working Dokument No 4:Guidance on the Methodology for carrying out Cost-Benefit Analysis). Okres Programowania 2007 – 2013.
(http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/2007/working/wd4_cost_en.df);
Więcej szczegółów dotyczących metody oraz informacji można znaleźć w publikacji Komisji Europejskiej, DG Polityki Regionalnej wytyczne: „Przewodnik analizowania kosztów beneficjenta w projektach inwestycyjnych, 2008” (ang. Guide to cost – benefit analysis of investment Project, 2008)
(http://ec.europa.eu /regional_policy/sources/decgener/guides/cost/guide2008_en.pdf)
Ogólne wymagania dotyczące dochodów przedstawione są w Art. 55 Rozporządzenia Ogólnego.
Dochody nieplanowane
Dochody nieplanowane stanowią dochód w znaczeniu ekonomicznym, jednakże nie mogą być traktowane jako dochód w znaczeniu art. 55 Rozporządzenia Ogólnego ze względu na fakt,
że nie zostały one uzyskane na skutek działań objętych projektem.
Najczęstszymi nieplanowanymi dochodami są kary umowne lub gwarantowane. Jednakże zasada ta odnosi się także do innych nieplanowanych dochodów, które nie są uzyskiwane
w trakcie działań przeprowadzanych w projekcie.
Kara umowna rozumiana jako odszkodowanie i/lub niewypełnienie przez wykonawcę obowiązków zawartych w umowie nie może być traktowana jako przychód i nie może być odliczona od kwalifikowalnego (lub proporcjonalne niekwalifikowanego) budżetu.
Należy stosować następujące zasady dotyczące kar umownych:
w przypadku, gdy Partner odliczy z faktury kwotę kary umownej, tylko kwota faktycznie zapłacona może być uznana za kwalifikowalną (tzn. kwota na fakturze pomniejszona o karę umowną);
w przypadku, gdy Partner zapłaci pełną kwotę, która widnieje na fakturze
a wykonawca zwróci w późniejszym terminie tę kwotę kary umownej Partnerowi, kwota widniejąca na fakturze jest traktowana jako koszt kwalifikowalny.
Informacje o dochodach nieplanowanych uzyskanych przez Partnera należy ująć w aneksie
do Końcowego Raportu Projektu w części „Pozostałe pytania” (ang.”Other questions”)
Okresy kwalifikowalności kosztów projektu
Koszty kwalifikowalne są również określone w związku z czasem , w którym koszty są poniesione. W związku z tym muszą być wyróżnione trzy kategorie (koszty przygotowawcze, koszty związane z realizacją, koszty związane z zamykaniem projektu, patrz rozdział poniżej.) Ich specyfika została wyjaśniona szczegółowo w następnych podrozdziałach.
Fazy projektów i okresy kwalifikowalności kosztów