Source: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-przechowywanie-e-faktur-w-formie-pdf
Timestamp: 2020-01-21 22:57:25
Legal References Found: art. 14
 FSK 
 art. 106
 art. 15
 art. 119
 art. 120
 art. 106

Document Content:
Przechowywanie e-faktur w formie PDF - Poradnik Przedsiębiorcy
Interpretacja indywidualna z dnia 20.04.2011, sygn. IPPP2/443-211/11-3/MM, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Czy Spółka może przechowywać kopie faktur papierowych w wersji elektronicznej wybierając jeden ze sposobów:1. archiwum plików PDF zabezpieczonych przed zmianami oferowane przez drukarnię zewnętrzną prowadzone na takich samych zasadach jak dla e-faktur,2. archiwum Spółki, tj. dane przechowywane w dwóch miejscach: skatalogowana w/g procedury płyta DVD otrzymana z drukarni z plikami PDF i dane z płyty zgrane w wyznaczone miejsce na serwerze należącym do Spółki w/g ustalonej procedury załączonej do polityki rachunkowości Spółki.
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 15.02.2011r. (data wpływu 17.02.2011r.), uzupełnione pismem z dnia 16.03.2011r. (data wpływu 18.03.2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej - jest prawidłowe.
W dniu 17.02.2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w wersji elektronicznej. Przedmiotowy wniosek zawierał braki formalne. W związku z czym tut. Organ podatkowy pismem z dnia 11.03.2011r. znak IPPP2/443-211/11-2/MM wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku o powyższe braki.
Spółka wystawia miesięcznie około 40 000 sztuk faktur VAT. Ponad 35 000 sztuk jest drukowane i dystrybuowane w formie papierowej do klientów Spółki przez drukarnię zewnętrzną. Kopie faktur są drukowane przez drukarnię i dostarczane do Spółki. Spółka chciałaby zrezygnować z papierowych kopii faktur na rzecz kopii elektronicznych - zabezpieczonych przed zmianami plików PDF. Drukarnia może w takiej sytuacji przekazać Spółce kopie faktur w postaci plików PDF na płycie DVD - wówczas Spółka będzie przechowywała kopie faktur w dwóch bezpiecznych miejscach w sposób wyraźnie określony procedurą załączoną do polityki rachunkowości. Drugi możliwy sposób przechowywania kopii faktur to pliki PDF przechowywane w archiwum prowadzonym przez drukarnię dla e-faktur. Kopie w archiwum drukarni mogą być opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym.
Uruchomienie usługi archiwum dla Spółki w drukarni nastąpi na podstawie umowy Spółki z drukarnią w momencie zakończenia prowadzonego przez Spółkę projektu wdrożenia e-faktur.
Wprawdzie nadal w przypadku faktur papierowych konieczne jest ich wystawienie w dwóch egzemplarzach, gdzie kopię zachowuje sprzedawca, ale już w odniesieniu do przechowywania przepis paragrafu 21 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania w obecnym brzmieniu wskazuje: Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób. Dowolny sposób może oznaczać przechowywanie kopii papierowych w formie elektronicznej, a już na pewno określenie to nie oznacza wymogu przechowywania kopii faktur w formie papierowej.
Przy czym należy zapewnić przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób gwarantujący:
bezzwłoczny dostęp do faktury dla organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej dostęp umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Powyższe trzy warunki zostaną zapewnione przez procedurę przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej załączoną do polityki rachunkowości Spółki.
Już na gruncie przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2011 r. zapadło szereg wyroków administracyjnych, w których wskazano, że możliwe jest przechowywanie przez wystawcę w formie elektronicznej kopii faktur wystawionych i przesłanych nabywcy w formie papierowej. Oto kilka z nich:
wyrok NSA z 3 listopada 2009r. (I FSK 1169/08);
wyrok WSA we Wrocławiu z 27 lipca 2010r. (I SA/Wr 592/10);
wyrok WSA w Opolu z 18 sierpnia 2010r. (I SA/Op 215/10) i 22 września 2010r. (I SA/Op 217/10);
wyrok WSA w Poznaniu z 16 listopada 2010r. (I SA/Po 655/10) i 8 października 2010r. (I SA/Po 547/10);
wyrok WSA w Bydgoszczy z 21 października 2010r. (I Sa/Bd 816/10);
wyrok WSA w Warszawie z B kwietnia 2010r. (III SA/Wa 396/10).
Czy Spółka może przechowywać kopie faktur papierowych w wersji elektronicznej wybierając jeden ze sposobów:
archiwum plików PDF zabezpieczonych przed zmianami oferowane przez drukarnię zewnętrzną prowadzone na takich samych zasadach jak dla e-faktur,
archiwum Spółki, tj. dane przechowywane w dwóch miejscach: skatalogowana w/g procedury płyta DVD otrzymana z drukarni z plikami PDF i dane z płyty zgrane w wyznaczone miejsce na serwerze należącym do Spółki w/g ustalonej procedury załączonej do polityki rachunkowości Spółki.
Zdaniem Spółki, w obecnym stanie prawnym możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej kopii wystawianych i wysyłanych do nabywców faktur papierowych.
Spółka stoi na stanowisku, że obie zaprezentowane w pytaniu metody przechowywania (archiwum zewnętrzne archiwum wewnętrzne) zagwarantują:
autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność kopii faktur w wymaganym czasokresie,
bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.
Wnioskodawca uprzejmie prosi o potwierdzenie stanowiska przedstawionego przez Spółkę.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.
Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011, Nr 68, poz. 360).
W myśl § 21 (w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2011r.) podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4 stanowi, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U. UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.
Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka wystawia miesięcznie około 40 000 sztuk faktur VAT. Ponad 35 000 sztuk jest drukowane i dystrybuowane w formie papierowej do klientów Spółki przez drukarnię zewnętrzną. Kopie faktur są drukowane przez drukarnię i dostarczane do Spółki. Spółka chciałaby zrezygnować z papierowych kopii faktur na rzecz kopii elektronicznych - zabezpieczonych przed zmianami plików PDF. Drukarnia może w takiej sytuacji przekazać Spółce kopie faktur w postaci plików PDF na płycie DVD - wówczas Spółka będzie przechowywała kopie faktur w dwóch bezpiecznych miejscach w sposób wyraźnie określony procedurą załączoną do polityki rachunkowości. Drugi możliwy sposób przechowywania kopii faktur to pliki PDF przechowywane w archiwum prowadzonym przez drukarnię dla e-faktur. Kopie w archiwum drukarni mogą być opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym.
Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Z opisu sprawy wynika, że Spółka planuje przechowywać kopie faktur w formie archiwum plików PDF zabezpieczonych przed zmianami oferowane przez drukarnię zewnętrzną prowadzone na takich samych zasadach jak dla e-faktur, albo na płytach DVD otrzymanych z drukarni z plikami PDF i wówczas dane z płyty zgrane będą w wyznaczone miejsce na serwerze należącym do Spółki w/g ustalonej procedury załączonej do polityki rachunkowości Spółki. Obie metody przechowywania (archiwum zewnętrzne i archiwum wewnętrzne) spełniają przesłanki pozwalające Spółce na przechowywanie kopii faktur w sposób zgodny z wyżej wskazanymi przepisami prawa.
Zatem stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do tak przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.