Source: http://www.administrator24.info/artykul/id8278,odpowiedzialnosc-wspolnoty-mieszkaniowej-za-rachunkowosc
Timestamp: 2018-06-19 12:18:42
Legal References Found: art. 9
 art. 13
 art. 9
 art. 72
 art. 74
 art. 70
 FSK 
 art. 835
 art. 77
 art. 471
 art. 415

Document Content:
Odpowiedzialność wspólnoty mieszkaniowej za rachunkowość | Administrator24.info - portal dla Zarządców Nieruchomości
Eugenia Śleszyńska	| Administrator 12/2015 | 29.12.2015
Obliczanie podatku od nieruchomości budzi wątpliwości i podatników, i organów podatkowych. Eksperci postulują modyfikację przepisów »
Niniejszy artykuł jest kolejną częścią cyklu poświęconego rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej. Chodzi o jej działalność – jako osoby ustawowej – w rozumieniu uchwały Sadu Najwyższego z dnia 21 grudnia 2007 r., sygn. III CZP 65/07, której nadano moc zasady prawnej.
Zdarzenia i operacje gospodarcze, wykonywane przez wspólnotę mieszkaniową, mają wpływ na jej wyniki gospodarcze roku obrachunkowego oraz wywołują dla niej skutki w zakresie zwiększenia lub zmniejszenia posiadanego przez nią majątku. Te zdarzenia i operacje gospodarcze mogą dotyczyć wyłącznie zarządzania nieruchomością wspólną, w tym jej działalności statutowej, jak też działalności zarobkowej, polegającej na sprzedaży towarów i usług, m.in. na odsprzedaży mediów do lokali właścicieli.
W ramach statutowego obowiązku zarządu nieruchomością wspólną wspólnota mieszkaniowa powinna dokumentować poszczególne swoje zdarzenia i operacje gospodarcze oraz prowadzić odpowiednią do swej działalności ewidencję rachunkową. Jak wiadomo, wspólnotę przy prowadzeniu ewidencji rachunkowej obowiązują przepisy ustawy o rachunkowości, z uwagi na przepisy prawa podatkowego – w tej sprawie warto przywołać art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz na orzecznictwo sądów administracyjnych (patrz: orzecznictwo przywołane w poprzednim artykule).
Wspólnota mieszkaniowa w efekcie swojej działalności – zarządzania nieruchomością wspólną – ponosi koszty i osiąga przychody, które jako skutek tej działalności powinny być ujęte w jej ewidencji rachunkowej. Zróżnicowana działalność wspólnoty będzie wymagać właściwego ujęcia w prowadzonej ewidencji rachunkowej oraz prawidłowej prezentacji skutków tej działalności.
Zdarzenia gospodarcze wspólnoty mieszkaniowej występujące w jej działalności operacyjnej, finansowej (także – ewentualnie – w działalności inwestycyjnej) podlegają odpowiedniemu ewidencjonowaniu w ewidencji rachunkowej oraz sprawozdawczości finansowej, odpowiednio do zasad ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2013 r., poz. 330 ze zm.) oraz przepisów prawa podatkowego. Do prowadzenia ewidencji rachunkowej wspólnota mieszkaniowa (jako osoba ustawowa) powinna przyjąć odpowiednie zasady rachunkowości.
Wspólnota mieszkaniowa powinna przyjąć:
plan kont księgowych,
zasady księgowania operacji gospodarczych,
zasady prowadzenia analityki i jej powiązania z ewidencją syntetyczną,
zasady prowadzenia księgowości, w tym zasady opisujące metody i techniki prowadzenia księgowości oraz sposoby przechowania dokumentacji księgowej i sprawozdawczej.
Przyjęcie zasad rachunkowości dla wspólnoty mieszkaniowej powinno nastąpić w drodze uchwały właścicieli lokali. Przyjęta uchwała jest wiążąca dla zarządu wspólnoty. W małej wspólnocie mieszkaniowej decyzje w tej sprawie podejmują właściciele lokali w drodze konsensusu.
Na tym etapie powinno się ustalić, czy ewidencję rachunkową będzie prowadził zarząd wspólnoty (albo jeden z jego członków), czy też czynności księgowe zostaną zlecone innemu podmiotowi, np. firmie zarządzającej w ramach usługi zarządzania nieruchomością albo firmie usługowej zajmującej się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
Należy zwrócić uwagę, że – nawet gdyby doszło do zlecenia prowadzenia ewidencji rachunkowej podmiotowi trzeciemu, np. firmie usługowej – to i tak z mocy prawa za rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej będzie odpowiadała ona sama oraz reprezentujący ją zarząd, a nie firma świadcząca w tym zakresie usługę. Jednakże firma usługowa poniesie odpowiedzialność cywilną kontraktową lub deliktową, o ile przyczyni się do powstania szkody.
W przyjętych przez wspólnotę mieszkaniową zasadach rachunkowości należy określić m.in.:
rok obrotowy/okres sprawozdawczy,
metody wyceny aktywów i pasywów,
metody i techniki prowadzenia księgowości,
sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez określenie:
wykazu ksiąg rachunkowych, w tym prowadzonych na komputerowych nośnikach danych,
opisu systemu przetwarzania danych i system ochrony (zabezpieczenia) danych,
zasady rozrachunków finansowych,
zasady sporządzania sprawozdania finansowego.
darzenia i operacje gospodarcze, wykonywane przez wspólnotę mieszkaniową, mają wpływ na jej wyniki gospodarcze roku obrachunkowego oraz wywołują dla niej skutki w zakresie zwiększenia lub zmniejszenia posiadanego przez nią majątku. Te zdarzenia i operacje gospodarcze mogą dotyczyć wyłącznie zarządzania nieruchomością wspólną, w tym jej działalności statutowej, jak też działalności zarobkowej, polegającej na sprzedaży towarów i usług, m.in. na odsprzedaży mediów do lokali właścicieli.
Księgowość wspólnoty mieszkaniowej może być prowadzona techniką ręczną lub w formie komputerowej przy wykorzystaniu odpowiedniego programu FK (programu finansowo-księgowego), jednakże pod warunkiem zgodności z zasadami nadrzędnymi rachunkowości.
Według ust. 5–6 art. 13 ustawy o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie ponumerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz powinny być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Przepisy stanowią, że księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż do końca roku obrotowego (chodzi o wydruki ewidencji rachunkowej). Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Wspólnotę mieszkaniową obowiązuje zasada rzetelnego prowadzenia ewidencji rachunkowej, co oznacza prowadzenie jej bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Rzetelnie, gdy dokonane w ewidencji zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Bezbłędnie, gdy wprowadzono do ewidencji dowody księgowe kompletnie i poprawnie, oraz gdy zapewniono ciągłość zapisów. Sprawdzalnie – jeżeli ewidencja rachunkowa umożliwia stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów.
Według ustawy o rachunkowości, ewidencję rachunkową uznaje się za prowadzoną bieżąco, jeżeli:
pochodzące z niej informacje umożliwiają sporządzenie w terminie sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
zestawienia obrotów i sald kont ewidencji rachunkowej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca w okresie obrachunkowym.
Wspólnotę mieszkaniową obowiązuje również zasada rzetelności dowodów księgowych, które powinny być zgodne z „rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej” oraz wolne od błędów rachunkowych. Według ustawy o rachunkowości niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Do ewidencji rachunkowej z danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie gospodarcze, które w nim nastąpiło. Podstawą zapisów w ewidencji rachunkowej są dowody księgowe dokumentujące dane operacje gospodarcze. Chodzi o takie dowody źródłowe, jak:
dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. faktury zakupowe od dostawców towarów i usług),
dowody zewnętrzne własne – przekazywane kontrahentom (np. faktury sprzedażowe wystawione najemcom, albo właścicielom lokali z tytułu odsprzedaży mediów),
dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnętrznych, jak np. noty obciążeniowe, w tym z tytułu obciążenia właścicieli lokali odpowiednimi wydatkami na opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
Podstawą zapisów w ewidencji rachunkowej mogą być również:
zbiorcze dowody księgowe, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym wymienione pojedynczo,
dowody księgowe korygujące poprzednie zapisy księgowe,
dowody księgowe zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
dowody księgowe rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Wspólnotę mieszkaniową obowiązuje prawidłowe prowadzenie urządzeń księgowych, w tym prawidłowe otwieranie i zamykanie kont. Konta księgowe ewidencji syntetycznej zamykane są na koniec roku obrachunkowego. Towarzyszyć temu będzie sprawdzenie prawidłowości obrotów i sald poprzez tzw. zestawienie obrotów sald, które powinno potwierdzić zgodność stanu obrotów i sald kont syntetycznych z kontami analitycznymi.
Przy prowadzeniu ewidencji rachunkowej, m.in. prowadzonej przy wykorzystaniu komputera i odpowiedniego programu informatycznego FK, wspólnotę mieszkaniową obowiązują nadrzędne zasady rachunkowości, czyli:
zasada wiernego i rzetelnego obrazu, wyrażająca się w obowiązku rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej wspólnoty;
zasada wyższości treści nad formą, dlatego w ewidencji i sprawozdaniu finansowym należy ujmować i wykazywać operacje gospodarcze, zgodnie z ich treścią ekonomiczną;
zasada ciągłości, w tym zasada ciągłości bilansowej – z tego względu wykazywane na dzień zamknięcia ksiąg stany aktywów i pasywów należy ująć na dzień w tej samej wysokości otwarcia (bilans otwarcia musi być równy bilansowi zamknięcia);
zasada memoriału, współmierności i ostrożności, wyrażająca się w ujmowaniu w ewidencji wszystkich osiągniętych przez wspólnotę przychodów i odpowiadających im kosztów, dotyczących danego roku obrachunkowego;
zasada niekompensowania, wyrażająca się w obowiązku ujmowania przychodów, kosztów, jak też poszczególnych składników aktywów i pasywów;
zasada istotności, czyli ujmowanie w ewidencji wszystkich zdarzeń – istotnych dla sytuacji majątkowej i finansowej wspólnoty.
Do księgowania poszczególnych operacji gospodarczych na podstawie dowodów źródłowych będą służyć wspólnocie przyjęte konta księgowe. Poniżej kilka przykładów kont księgowych.
Na kontach zespołu drugiego [Rozrachunki] będą wykazywane rożne indywidualne rozrachunki wspólnoty z dostawcami i odbiorcami, różne rozrachunki publiczno-prawne z organami podatkowymi z należnych zobowiązań podatkowych, w tym z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych, z tytułu podatku VAT (o ile wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem VAT czynnym) czy z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Na kontach zespołu drugiego będą księgowane również różne rozrachunki z poszczególnymi właścicielami lokali, m.in. z tytułu należnych zaliczek na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, z tytułu należności za poszczególne odsprzedane media, a także z tytułu obciążeń za wydatki poniesione na opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi (podatek śmieciowy). Na kontach zespołu czwartego [Koszty] będą księgowane poszczególne rodzajowe koszty wspólnoty, na kontach zespołu siódmego [Przychody] – osiągane przez wspólnotę różne przychody. Na koncie księgowym 860 [Wynik finansowy] wspólnota mieszkaniowa wykaże osiągnięty w danym roku obrachunkowym wynik finansowy.
Z uwagi na wymagania art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ewidencja rachunkowa musi być tak prowadzona, żeby na jej podstawie można było ustalić podstawę opodatkowania i należny podatek dochodowy od osób prawych.
W związku z tą kwestią zauważmy, że przepisy prawa bilansowego nie mogą być stosowane wprost do rozstrzygnięć w zobowiązaniach podatkowych podatnika. Wojewódzki Sąd Administracyjny podkreślił w swoim wyroku z dnia 16 listopada 2010 r. (sygn. I SA/Łd 915/10), że „pomiędzy przepisami o rachunkowości a wymiarem podatków istnieje związek o charakterze techniczno-formalnym, który sprowadza się do wykorzystywania (dla celów ustalenia zobowiązania podatkowego) tego samego systemu ewidencyjnego”.
Pamiętajmy, że wspólnota mieszkaniowa ponosi z mocy prawa odpowiedzialność za przechowanie oraz za ochronę zbiorów dokumentacji i danych księgowych, nawet gdyby miały one postać elektroniczną. Przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązują do tego, by:
poszczególne zbiory, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera chronić dane poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń, tzn. „odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem”,
księgi rachunkowe miały odpowiednią formę, także elektroniczną, pod warunkiem stosowania rozwiązań zabezpieczających (patrz: art. 72,ust. 1 i 2 ustawy),
dowody księgowe oraz inne dokumenty przechowywano w oryginalnej postaci, podzielone na okresy sprawozdawcze.
Przepisami art. 74 ustawy o rachunkowości ustalono terminy przechowania poszczególnych zbiorów księgowych:
zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,
pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez:
księgi rachunkowe – pięć lat,
karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż pięć lat,
dokumenty inwentaryzacyjne – pięć lat,
pozostałe dowody księgowe i dokumenty – pięć lat.
Zasadą jest, że wymienione okresy przechowywania zbiorów liczy się od początku roku następującego po roku obrachunkowym, którego dane zbiory dotyczą. O terminach przechowania stanowią również przepisy Ordynacji podatkowej, zobowiązujące podatnika, by przechowywał ewidencje podatkowe i inne dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który określono na „pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”. Jednakże w określonych sytuacjach, o których mowa w art. 70 Ordynacji podatkowej, bieg terminu przedawnienia może ulec zawieszeniu.
W wyroku NSA w Warszawie z dnia 18 lutego 2014 r., sygn. I FSK 247/13, orzeczono: „Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących i not korygujących, a także duplikaty tych dokumentów w okresie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę, fakturę korygującą lub notę. Skutki utraty przez podatnika jego dokumentacji księgowej, w sytuacji braku niezwłocznych działań podatnika zmierzających do jej odtworzenia, nie mogą obciążać organów podatkowych, poprzez obligowanie ich do działań zmierzających do poszukiwania tej dokumentacji, której posiadanie przez podatnika jest niezbędne dla udokumentowania jego uprawnienia podatkowego. Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej oraz jej odtwarzania w celach dowodowych w przypadku jej utraty ciąży na podatniku, a w przypadku stwierdzenia przez organ podatkowy – w ramach toczącego się postępowania – zwłoki w tym zakresie, skutkującej trudnościami w pozyskaniu stosownych duplikatów utraconych dokumentów, nie przeradza się w obowiązek ciążący na tym organie”.
Powstaje pytanie, czy zbiory danych i dokumentów mogą być przechowywane poza siedzibą zarządu wspólnoty mieszkaniowej, tzn. poza nieruchomością wspólną?
Przepisy ustawy o rachunkowości stanowią, że zbiory takie mogą być gromadzone i przechowywane „poza siedzibą jednostki”, gdy zostaną przekazane do przechowania poprzez zlecenie usługi. W wypadku zlecenia prowadzenia ewidencji rachunkowej podmiotowi trzeciemu, w tym – firmie zarządzającej lub innej zajmującej się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, wspólnota mieszkaniowa powinna zawrzeć z nią odpowiednią umowę z klauzulami o obowiązkach w zakresie przechowania.
Zauważmy, że w składanej informacji NIP-2 wspólnota mieszkaniowa jako podatnik jest obowiązana wskazać miejsce przechowywania swojej ewidencji rachunkowej, także jeśli miejscem przychowania jest siedziba firmy, która usługowo prowadzi księgi podatnika. Firma taka stanie się na podstawie umowy, o której mowa, przechowawcą ewidencji, dokumentacji i danych, odpowiedzialną kontraktowo przez wspólnotą mieszkaniową (patrz: przepisy art. 835 i nast. Kodeksu cywilnego o przechowaniu).
Należy podkreślić, że firma usługowa może przetwarzać dane i przechowywać dokumenty tylko przez okres trwania usługi, w tym przez okres wykonywania usługi zarządzania nieruchomością. Po tym czasie przedmiot przechowania podlega obowiązkowemu przekazaniu wspólnocie mieszkaniowej. Zauważmy, że pomimo zlecenia przechowania dokumentacji i danych księgowych innemu podmiotowi, z mocy prawa odpowie zawsze podatnik – wspólnota mieszkaniowa (patrz: przepisy Kodeksu karnego skarbowego).
Powstaje pytanie, kto z mocy prawa odpowiada za całokształt, czyli za rachunkowość, za sprawozdawczość finansową oraz za przechowanie. Czy odpowiada wspólnota mieszkaniowa jako osoba ustawowa, czy też jej zarząd, czy też firma usługowa? W ustawie o rachunkowości określa się, że organem odpowiedzialnym za rachunkowość jest tzw. kierownik jednostki oraz członkowie danego jej organu. Przenosząc to na warunki działania wspólnoty mieszkaniowej, oznacza to, że podmiotem odpowiedzialnym z mocy prawa jest zarząd wspólnoty. Zauważmy, że pozostaje to w zgodzie z przepisami ustawy o własności lokali.
Odpowiedzialność wspólnoty mieszkaniowej i jej zarządu dotyczy całokształtu obowiązków, m.in. obowiązków w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, w tym także – gromadzenia zbiorów danych i ich przechowania. W tej sprawie warto zwrócić uwagę na liczne orzeczenia sądów administracyjnych, w tym na:
wyrok SA w Białymstoku z dnia 18 maja 2012 r., sygn. I ACa 171/12,
wyrok SA w Katowicach z dnia 8 lutego 2013 r., sygn. V ACa 533/12,
wyrok SA w Warszawie z dnia 23 maja 2014 r., sygn. I ACa 1732/13.
W przepisach art. 77 ustawy o rachunkowości określono odpowiedzialność każdego za naruszenie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych. Jest to odpowiedzialność z mocy prawa.
Cytowany przepis mówi: „Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie”.
Także przepisy Kodeksy karnego skarbowego określają odpowiedzialność karną za przestępstwo skarbowe lub za wykroczenie skarbowe. Takiej karze podlega tylko ten, kto popełnia czyn społecznie szkodliwy, zabroniony pod groźbą kary przez ustawę. W szczególności chodzi o czyn prowadzący do uszczuplenia podatkowego. Karze podlegają podatnicy m.in. w sytuacji nieprowadzenia ksiąg rachunkowych lub ich nieprzechowywania, a także w sytuacji ich nierzetelnego prowadzenia.
Natomiast firmy usługowe, zajmujące się na zlecenie prowadzeniem ewidencji rachunkowej, z zasady będą ponosić wobec zleceniodawcy usługi – wspólnoty mieszkaniowej – odpowiedzialność cywilną kontraktową lub deliktową za szkody wywołane niewykonaniem czynności usługowych lub ich nienależytym wykonaniem (por. w tej kwestii przepisy art. 471 i art. 415 Kodeksu cywilnego).
Unijne pieniądze przyznane dla Wałbrzycha na rewitalizację i termomodernizację zostały przekazane wałbrzyskim wspólnotom. Taką decyzję podjął prezydent miasta Roman Szełemej. Swoją decyzję argumentuje w... więcej »