Source: http://bip.chojna.pl/strony/6460.dhtml
Timestamp: 2019-06-26 01:42:28
Legal References Found: art. 31
 art. 32
 art. 33
 art. 32
 art. 33
 art. 30
 art. 4

Document Content:
ZARZĄDZENIE Nr 1086/V/2010 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie.
ZARZĄDZENIE Nr 1086/V/2010
w Urzędzie Miejskim w Chojnie.
Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późniejszymi zmianami), ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655oraz z 2008r. Nr 171, poz. 1058) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z dnia 24 września 2009r.) zarządzam, co następuje:
§ 1. Ustalam Regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim
w Chojnie, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Traci moc zarządzenie Nr 806/V/2009 Burmistrza Gminy Chojna z dnia
29 maja 2009 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu postępowania w sprawie zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie.
§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam podinspektorowi ds. zamówień publicznych oraz pracownikom odpowiedzialnym merytorycznie za udzielanie zamówień publicznych.
Nr 1086V/2010
z dnia 24maja2010 r.
1.Regulamin określa zasady i procedury oraz obieg dokumentów związanych
z przeprowadzaniem postępowań o zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (tekst jednolity Dz. U. z 2007r., Nr 223,
poz. 1655 z późniejszymi zmianami) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z dnia 24 września 2009 r.), organizowanych przez Urząd Miejski w Chojnie.
2.Regulamin obejmuje zasady postępowania Urzędu w sprawach zamówień publicznych
3) prowadzenia postępowania o udzielenie zamówieniapowyżej 14.000 EURO,
4) prowadzenia postępowania o udzielenie zamówieniaponiżej 14.000 EURO
5) zawarcia umowy o wykonanie zamówienia,
6) płatności z tytułu wykonanych zamówień,
7) ewidencjonowania i archiwizowania dokumentacji udzielonych zamówień.
OGÓLNY ZAKRES UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
POWYZEJ I PONIŻEJ 14 000 EURO
1. Proces zamówień realizowany w Urzędzie niezależnie od tego czy jest to zakup dostaw, usług czy robót budowlanych następuje m.in. w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, regulamin zamówień, a także ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz o corocznie uchwalany przez Radę Miejską budżet gminy.
W celu koordynacji udzielania zamówień publicznych Burmistrz wyodrębnił w strukturze urzędu komórkę organizacyjną Zamówień Publicznych odpowiedzialną za poszczególne procesy w zakresie zamówień publicznych, w tym nadzór nad zgodnością zamówienia publicznego z ustawą.
2. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień powyżej i poniżej 14.000 EURO, realizacji umów w ramach zamówień publicznych, a także ewidencji zamówień publicznych odbywa się na zasadach określonych ustawą Pzp oraz regulaminem zamówień Urzędu.
3. Regulamin zamówień ustala również organizację, skład, tryb pracy i zakres obowiązków komisji przetargowych, Regulamin pracy Komisji Przetargowej uchwalony zarządzeniem
Nr 442/V/2008 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 9 czerwca 2008 r.
Urząd–Urząd Miejski w Chojnie,
Zamawiający– Gmina Chojna,
Kierownik jednostki– Burmistrz,
BZP– komórka organizacyjna Urzędu ds. zamówień publicznych,
dostawa – nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu,
robota budowlana – wykonywanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych
w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego,
usługa – wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy,
wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego,
zamówienia publiczne– umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane,
awaria budowlana – zaistniałą na skutek nie przewidzianych okoliczności, pilną potrzebę udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie roboty budowlanej nie ujętej
w planowanych robotach budowlanych,
planowane roboty budowlane– zamówienia o wykonanie robót budowlanych ujętych
postępowanie o udzielenie zamówienia – należy przez to rozumieć postępowanie wszczęte w drodze publicznego ogłoszenia o zamówieniu lub przesłania zaproszenia do składania ofert albo przesłania zaproszenia do negocjacji w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub – w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki – wynegocjowania postanowień takiej umowy.
protokół– protokół postępowania o zamówienia publiczne sporządzony zgodnie
z obowiązującymi przepisami oraz ustawą Pzp.,
jednostka organizacyjna– należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Chojnie,
regulamin– regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie,
specyfikacja– Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) sporządzaną dla danego zamówienia zgodnie z zapisami ustawy Pzp,
środki finansowe– wszystkie środki finansowe będące w dyspozycji Urzędu, bez względu na źródło ich pochodzenia,
wartość zamówienia– ustaloną z należytą starannością przez wnioskodawcę, szacunkowa wartość udzielanego na jego potrzeby zamówienia,
ustawa Pzp– Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późniejszymi zmianami) wraz z aktami wykonawczymi,
wydział – naczelnik wydziału Zamawiającego odpowiedzialny za realizacje zadań, dysponujący częścią przyznanych środków finansowych i upoważniony do określania potrzeb w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych,
zamówienie publiczne –poniżej 14 000 EURO realizowane przez wydział na dostawy, usługi i roboty budowlane, w oparciu o obowiązujący regulamin udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Chojnie,
zamówienie publiczne- powyżej 14 000 EURO realizowane po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Stosowanie zapisów Regulaminu nie zwalnia komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Chojnie zwanego dalej Urzędem z obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp oraz aktów wykonawczych do niej.
6. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o wydziale merytorycznym, bądź też naczelniku wydziału merytorycznego rozumie się przez to, także wydział właściwy merytorycznie oraz naczelnika danego wydziału, a także pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizacje zadań.
Regulamin stosowany jest w zakresie zamówień na dostawy, wykonywanie usług i robót budowlanych finansowanych z budżetu Gminy Chojna.
1. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Chojnie w strukturze Urzędu funkcjonuje stanowisko ds. zamówień publicznych, zwane dalej „pełnomocnik
ds. zamówień publicznych”, do którego zadań należy w szczególności:
a)przygotowanie i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powyżej 14.000 EURO,
b)odpowiedzialność za prawidłowy przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powyżej 14.000 EURO,
c) przygotowywanie sprawozdań z dokonywanych w Urzędzie zamówień publicznych powyżej 14.000 EURO,
d) prowadzenie rejestru zamówień udzielonych powyżej 14.000 EURO, przewidzianego
w Rozdziale X niniejszego Regulaminu,
e)przedstawianie propozycji powołania członków komisji przetargowej spośród pracowników wydziału dla którego prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego powyżej 14.000 EURO oraz nadzór nad pracą komisji przetargowej,
f)prowadzenie rejestru postępowań o zamówienie publiczne wg zasad określonych
w § 27-28,
g) opiniowanie wystąpień do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych kierowanych
w przypadkach określonych w ustawie.
h)pełnomocnik ds. zamówień publicznych może odmówić rejestracji zamówienia publicznego, w wypadku gdy dojdzie do naruszenia przepisów prawa.
OPIS PRZEDMIOTU I WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA
1. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń.
2. Nie wolno opisywać przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
3. Za właściwe i kompletne określenie przedmiotu zamówienia oraz wszelkich okoliczności
i wymogów niezbędnych dla zabezpieczenia interesów Zamawiającego odpowiada pracownik merytorycznie, odpowiedzialny za realizację zadania, z którym związane jest zamówienie publiczne, natomiast naczelnik potwierdza, iż zamówienie jest zaplanowane
1. Wydatki publiczne należy wydawać na cele i wysokości ustalonej w uchwale budżetowej na dany rok zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków
(art. 44 ust.1 pkt.2 ustawy o finansach publicznych).
2. Należy ich dokonywać w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nadkładów, terminową realizacje.
3.Ustawa o dyscyplinie finansów publicznych zobowiązuje do racjonalnego i gospodarczego wydatkowania środków publicznych.
4.Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalonego z należytą starannością.
5.Dokumentację potwierdzającą spełnienie tego obowiązku, jest ustalenie wartości zamówienia.
6.Wartości zamówienia wraz z podstawą jej ustalenia należy przechowywać wraz
z pozostałymi dokumentami związanymi z każdym prowadzonym postępowaniem niezależnie od wartości zamówienia.
Zakazane jest dzielenie zamówień na części oraz zaniżanie ich wartości w celu uniknięcia stosowania ustawy lub procedur udzielania zamówień określonych ustawą oraz postanowień niniejszego Regulaminu.
1. Wartość zamówienia powyżej lub poniżej 14.000 EURO, każdorazowego ustala się zgodnie z art. 32 oraz art. 33-35 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Ustalanie wartości szacunkowej zamówienia powyżej 14.000 EURO na dostawy i usługi powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju udzielanych w poprzednich 12 miesięcy lub poprzednim roku budżetowym,
3. Wartość zamówienia na roboty budowlane powyżej 14.000 EURO ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego, dla robót budowlanych przy udzielaniu zamówień poniżej 14.000 EURO w oparciu o kosztorys inwestorski lub kalkulację cenową.
4.Ustalenia wartości zamówienia na dostawy lub usługi, dokonuje się nie później niż w dniu skierowania wniosku o którym mowa w § 16 niniejszego Regulaminu i nie wcześniej niż trzy miesiące przed dniem skierowania ogłoszenia do publikacji lub zaproszenia do składania ofert, a w przypadku robót budowlanych nie wcześniej niż sześć miesięcy przed skierowaniem ogłoszenia do publikacji lub zaproszenia do składania ofert.
5. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenia, wydział merytoryczny przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.
UDZIELANIE ZAMÓWIENIA
1. Udzielanie zamówienia dokonuje się w oparciu o plan finansowy Urzędu i uchwały budżetowej.
2. Każde zamówienie przekraczające 14.000 EURO realizowane przez poszczególne wydziały na podstawie stawy Pzp, podlega przed jego udzieleniem rejestracji w odrębnym rejestrze zamówień, prowadzonym przez pełnomocnika ds. zamówień publicznych.
3. Realizacja umowy zawartej w wyniku złożonego zamówienia nadzorowana jest przez komórkę organizacyjną, wydział, której zakres umowy dotyczy.
4. Bieżącej kontroli robót budowlanych, dostaw i usług dokonuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację umowy.
5. W przypadku nie spełnienia przez wykonawcę wymagań określonych wyżej pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację umowy kontaktuje się z wykonawcą w celu wyjaśnienia rozbieżności oraz uzgodnienia dalszego trybu postępowania.
Jeśli niezgodność nie może być usunięta niezwłocznie, pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację umowy wstrzymuje wykonanie robót budowlanych lub usług oraz przyjęcie dostaw, do czasu wykonania robót budowlanych lub usług albo dostarczenia przez wykonawcę dostaw zgodnie z umową, zamówieniem / zleceniem / zgłoszeniem.
6. Odbioru częściowego lub końcowego robót budowlanych, dokonuje komisja wskazana przez naczelnika komórki organizacyjnej. Komisja sporządza protokół odbioru końcowego robót. Weryfikuje jakość i zakres wykonanych prac z zapisami umowy.
7. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację umowy, dokonuje opis faktury potwierdzając krótkim opisem dokonanie czynności wraz z przywołaniem podstawy dokonania wydatku tj. zawarta umowa, zlecenie – wzór opisu faktur załącznik nr 1 regulaminu.
8. Jeżeli zamówienie publiczne poniżej 14.000 EURO będzie prowadzone z zastosowaniem któregokolwiek trybu z Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008 r. Nr 171, poz. 1058 z późn. zmian.) faktura musi być potwierdzona przez pełnomocnika ds. zamówień publicznych.
9. W przypadku kiedy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, wynikające z okoliczności niezależnych od wydziału merytorycznego, a jego wartość szacunkowa przekracza wartości 14.000 EURO , pełnomocnik ds. zamówień publicznych zarejestruje zamówienie w rejestrze po terminie jego wykonania. W takim przypadku wydział merytoryczny jest zobowiązany udzielić pełnomocnikowi ds. zamówień publicznych pisemnego wyjaśnienia faktycznych okoliczności uzasadniających nie dochowanie terminu zgłoszenia do rejestracji.
Przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
ZAMÓWIEŃ PONIŻEJ 14.000 EURO
1.Czynności związane z udzielaniem zamówień , których wartość zamówienia nie przekracza kwoty 14.000 EURO, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp wykonują komórki organizacyjne we właściwym sobie zakresie, przyjmując na siebie obowiązek wydatkowania środków publicznych zgodnie z regulaminem zamówień oraz zasadami określonymi ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych m.in. z zachowaniem rzetelności, celowości, oszczędności i gospodarności.
2. Wartość zamówienia poniżej 14.000 EURO, każdorazowego ustala się zgodnie
z art. 32 oraz art. 33-35 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Zamówienia powyżej wartości 6.000 - 14.000 EURO, wymaga zbadania rynku w formie pisemnej. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny prowadzący postępowanie (wg kompetencji określonej w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu) określa m.in. przedmiot zamówienia, wartość zamówienia oraz wykonawców, którzy złożyli ofertę wykonania zamówienia, a także propozycję wyboru wykonawcy.
4. Po zatwierdzeniu propozycji pracownika prowadzącego postępowanie przez Burmistrza, strony postępowania zawierają umowę o realizację zamówienia, uprzednio zaopiniowaną pod względem formalno - prawnym przez radcę prawnego.
5. Jeśli przedmiot zamówienia nie wymaga formy umowy, pracownik prowadzący postępowanie zachowując formę pisemną przygotowuje odpowiednio zamówienie/zlecenie/zgłoszenie i przedkłada do zatwierdzenia Burmistrzowi.
6. Dla zamówień o wartości szacunkowej, która nie przekracza wyrażanej w złotych równowartości kwoty 14.000 EURO, ustala się następujące grupy:
Grupa 1 – zamówienia o wartości szacunkowej niżej niż 1.000 EURO,
Grupa 2 – zamówienia o wartości szacunkowej od 1.000 do 6.000 EURO,
Grupa 3 – zamówienia o wartości szacunkowej od 6.000 do 14.000 EURO.
7. Zamówienia udzielane w Grupie 1 iGrupie 2 można udzielać na podstawie tylko jednej oferty wykonawcy.
8. Opis udzielania zamówień poniżej 14 000 EURO oraz do wykorzystania wg potrzeb wydziału wzory sporządzania dokumentacji udzielanych zamówień w załączniku nr 3 niniejszego Regulaminu .
9. Wzory w załączniku nr 3, każdy wydział może dopasować do swoich potrzeb przy udzielaniu zamówień.
WYBÓR TRYBU I PROCEDURY POSTĘPOWANIA
Dokonanie wyboru trybu i procedury postępowania następuje zgodnie z postanowieniami ustawy stosownie do rodzaju i wartości zamówienia oraz innych uwarunkowań, które mogą na ten wybór wpływać.
1. Zamówień publicznych udziela się w trybach:
a) przetargu nieograniczonego - tryb podstawowy,
b) przetargu ograniczonego - tryb podstawowy,
c) negocjacji z ogłoszeniem, tylko w przypadkach określonych w ustawie,
d) dialogu konkurencyjnego, tylko w przypadkach określonych w ustawie,
e) negocjacji bez ogłoszenia, tylko w przypadkach określonych w ustawie,
f) zamówienia z wolnej ręki, tylko w przypadkach określonych w ustawie,
g) zapytania o cenę, tylko w przypadkach określonych w ustawie.
1. Udzielenie zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony lub ograniczony możliwe jest wyłącznie w okolicznościach określonych ustawą.
2. Za zgodność okoliczności stanowiących podstawę dopuszczalności zastosowania trybu innego niż określony w ust. 1 ze stanem faktycznym odpowiada wydział merytoryczny.
WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA DLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
1. Za przygotowanie merytoryczne zamówień publicznych w Urzędzie odpowiada wydział merytoryczny – pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za realizacje zamówienia.
2. Udzielenie zamówienia publicznego powinien poprzedzić wniosek pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za dane zamówienie.
3. Wniosek musi być zatwierdzony przez Burmistrza, będzie to równoznaczne z jego zgodą na dokonanie wydatku.
4. Obowiązkowo z wnioskiem należy dostarczyć sporządzony opis przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 -31 ustawy Pzp , a przypadku robót budowlanych na płycie CD -komplet dokumentacji w formie *PDF, która będzie stanowić załącznik do SIWZ do przetargu na roboty budowlane realizowane na podstawie dokumentacji projektowej wraz
z przedmiarami robót oraz Specyfikacją Techniczną Wykonania i Odbioru Robót
(STW i OR).
Pełnomocnik ds. zamówień publicznych odpowiedzialny za przeprowadzenie i prawidłowy przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Pzp, na podstawie wniosku wraz załącznikami opracowuje Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) w celu przeprowadzenie postępowania przetargowego oraz wybór najkorzystniejszej oferty o udzielenie zamówienia publicznego .
1. Ubiegając się o zgodę na wszczęcie postępowania, pracownik merytoryczny danego wydziału przygotowuje wniosek w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia wzór wniosku -załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu, zawierający:
a)dokładny opis przedmiotu zamówienia,
b) określenie szacunkowej wartości zamówienia,
c) spodziewany/ wymagany termin realizacji zamówienia,
d) proponowany tryb udzielenia zamówienia wraz uzasadnieniem, nie dotyczy trybów podstawowych,
e) propozycje wymogów stawianych wykonawcy zamówienia oraz innych zapisów dokumentacji przetargowej,
f) listę wykonawców, których Zamawiający ma zamiar zaprosić do złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (trybach nie podstawowych),
g) kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
h) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy,
i) imię i nazwisko pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizację zamówienia publicznego,
j) informację, czy w budżecie Urzędu są zarezerwowane środki na realizację przedmiotu zamówienia ,
k) informację, że wydział merytoryczny posiada stosowne zezwolenia, pozwolenia itd. uzyskane od właściwych organów administracji, bez których nie będzie możliwe wykonanie zamówienia.
2. Wniosek podpisuje naczelnik wydziału merytorycznego, który jest zatwierdzany przez Burmistrza.
3. Polecenie Burmistrza w sprawie ogłoszenia przetargu oraz zatwierdzony przez Burmistrza wniosek o rozpoczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz ze wszystkimi załącznikami zgodnie z §17 ust. 4,wydział merytoryczny przekazuje dla pełnomocnika ds. zamówień publicznych na co najmniej 7 dni przed pożądaną datą ogłoszenia o rozpoczęciu postępowania lub datą przekazania ogłoszenia o wszczęciu postępowania do Dziennika Unii Europejskiej lub Biuletynu Zamówień Publicznych.
1. Na podstawie złożonego wniosku pełnomocnik ds. zamówień publicznych rejestruje w Rejestrze Postępowań o Zamówienie Publiczne postępowanie, nadając mu indywidualny znak i przygotowuje na podstawie danych zawartych we wniosku Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).
2. SIWZ parafowana i jest zatwierdzana jest przez Burmistrza lub osobę upoważnioną do wykonania zastrzeżonych dla niego czynności.
W celu powołania Komisji Przetargowej pełnomocnik ds. zamówień publicznych przedstawia Burmistrzowi propozycję członków Komisji Przetargowej.
Oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz badania i oceny ofert dokonuje komisja przetargowa powołana zarządzeniem Burmistrza.
1 Skład komisji liczy od 3 do 7 osób.
2.Członków komisji powołuje się spośród pracowników Urzędu, bądź innych osób, jeżeli jest to niezbędne z uwagi na szczególny charakter zamówienia.
3.Członkiem komisji powinien być w szczególności pracownik odpowiedzialny za merytoryczne prowadzenie zadania, z którym wiąże się dane zamówienie publiczne.
4. Funkcję sekretarza powierza się zawsze pełnomocnikowi ds. zamówień publicznych.
5. Jeżeli dokonanie określonych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Kierownik Jednostki - Burmistrz może powołać biegłych.
Proponując skład komisji kierować się należy kryterium przygotowania zawodowego danej osoby przydatnego w pracach komisji, jej rzetelności i staranności postępowania, a przede wszystkim bezstronności i obiektywizmu.
Niezależnie od zapisów niniejszego Regulaminu Burmistrz może powierzyć przygotowanie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia gminnej jednostce organizacyjnej lub podmiotowi trzeciemu.
Pełnienie funkcji członka komisji przetargowej stanowi wykonywanie polecenia służbowego.
Pracownik Urzędu w ramach wykonywania czynności związanych z pracą w komisji przetargowej, a w szczególności dokonania oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz badania i oceny ofert nie jest związany podległością służbową.
Komisja pracuje w powołanym składzie na posiedzeniach lub według dyspozycji przewodniczącego komisji w trybie roboczym.
Komisja przetargowa kończy pracę z dniem podpisania umowy, lub z chwilą upływu terminów na wniesienie przez wykonawcę środków ochrony prawnej w sytuacji, gdy postępowanie zakończyło się decyzją o jego unieważnieniu.
Regulamin pracy Komisji Przetargowej uchwalony zarządzeniem Nr 442/V/2008 Burmistrza Gminy Chojna z dnia 9 czerwca 2008 r.
REJESTR POSTĘPOWAŃ O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE
1. Rejestr postępowań prowadzony przez pełnomocnika ds. zamówień publicznych powinien
3) znak postępowania nadany zgodnie z zapisami § 28,
5) tryb postępowania,
6) nazwę wydziału wnioskującego,
7) dane zawartej umowy:
8) nr umowy i data zawarcia,
9) nazwa wykonawcy,
10) czas trwania oraz wartość umowy.
Rejestrując postępowanie pełnomocnik ds. zamówień publicznych nadaje mu właściwy znak. Oznakowanie postępowania następuje według następującej identyfikującej je zasady:
BZP/ */ **/341/***/ **** gdzie:
BZP – symbol komórki ds. zamówień publicznych
*) - tryb postępowania:
PN - przetarg nieograniczony,
PO - przetarg ograniczony,
NO - negocjacje z ogłoszeniem,
DK - dialog konkurencyjny,
NB - negocjacje bez ogłoszenia,
WR - z wolnej ręki,
ZOC - zapytanie o cenę,
LI - licytacja elektroniczna,
**) - symbol komórki organizacyjnej,
341 – symbol klasyfik. instrukcji kancelaryjnej,
***) - kolejny numer rejestru postępowań,
****) - rok kalendarzowy.
Czynności związane z podpisaniem umowy z wybranym oferentem prowadzi pełnomocnik ds. zamówień publicznych .
1. Umowa podpisywana jest w czterech egzemplarzach, trzy egzemplarze dla zamawiającego i jeden egzemplarz dla wykonawcy zamówienia.
2. Egzemplarze umowy Zamawiającego znajdują się:
1) w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia,
2) w wydziale merytorycznym (nadzorującym jej wykonanie),
3) w Wydziale Budżetu i Finansów.
Pełnomocnik ds. zamówień publicznychma obowiązek zamieszczenia ogłoszenia
o udzieleniu zamówienia odpowiednio: na stronie internetowej Urzędu oraz Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Kompletną dokumentację związaną z postępowaniem o zamówienie publiczne uporządkowaną chronologicznie według kolejności dokonanych czynności zgodnie
z instrukcją kancelaryjną, wraz z ofertami przechowuje pełnomocnik ds. zamówień publicznych, z wyjątkiem dokumentacji technicznej, służącej do wyłonienia wykonawcy robót budowlanych, która jest przechowywana w wydziale merytorycznym.
Dokumentację, o której mowa w § 32 pełnomocnik ds. zamówień publicznych przechowuje przez 4 lata od zakończenia postępowania, a następnie przekazuje do Archiwum, na zasadach obowiązujących w tym zakresie w Urzędzie.
RozdziałXIII.
1.W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i inne przepisy wewnętrzne Urzędu.
2. Udzielanie zamówień i dokonywanie na ich podstawie w sposób sprzeczny
z postanowieniami niniejszego regulaminu stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych i powoduje odpowiedzialność z ustaw o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz przepisów kodeksu karnego.
3. O udzielenie dodatkowych informacji dotyczących zamówień publicznych udzielanych poniżej 14 000 EURO można zwrócić się do pracownika urzędu ds. zamówień publicznych.
I. Krótki opis potwierdzający dokonanie czynności wraz z przywołaniem podstawy dokonania wydatku tj. zawarta umowa, zlecenie.
(data i podpis pracownika merytorycznie odpowiedzialnego)
1. Sprawdzono pod względem 2. Stwierdzone pod względem
merytorycznym formalnym i rachunkowym
data ……………. 200…. r. data ……….. 200… r.
3. Zatwierdzam do wypłaty ze środków ……………….. 4.
Wydatek zakwalifikowano/niezakwalifikowano
Wn ………. Ma …… Rodz. …………§ ……. zł………. do wydatku strukturalnego
Wn ………. Ma …… § ……. zł………. Obszar tematyczny ………. Kod …………..
Wn ………. Ma …… § ……. zł………. Kwota ………… słownie złotych ……………
RAZEM zł …………………….. ………………………………………………….
Potracono ……………………. zł …….. ………………… …………………………..
Do wypłaty zwrotu ……………zł ……. (data) (podpis pracownika)
Słownie …………………………………
…………………………………………. 5. FINANSOWANIE ZAPLANOWANE
…………………….. …………………………. w dziale …… rozdziale …….. § ………….
Główny księgowy Kierownik jednostki Dysponent …………………………………..
II. Przy udzielanych zamówieniach poniżej 14 000 EURO.
6. Ustawy z dnia 29.01.2004 r.
Prawo zamówień publicznych nie stosuje się na podst.
art. ……. ust. …… pkt. ……..
III. W przypadku udzielania zamówień powyżej 14 000 EURO opisu dokonuje pracownik
7. Zamówienie publiczne udzielone zgodnie
z przepisami Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych w trybie
art. ……… ust. …….. pkt. …………
podpis …………………………..
Chojna, dnia, ……...20…. r.
O WSZCZĘCIU POSTEPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
(powyżej 14.000 euro)
1. Opis przedmiotu zamówienia dostawa/usługa/robota budowlana*
1.2 Należy podać cechy techniczne i jakościowe:
a) dostawy – ilość i rodzaj towaru, miejsce i warunki dostarczenia (jednorazowo, sukcesywnie wg bieżących potrzeb),
b) usług – szczegółowy opis świadczenia, wszelkie czynności, jakie mają być wykonane w ramach zamówienia,
c) roboty budowlane – rodzaj, zakres, lokalizacja (projekt techniczny, kosztorys inwestorski, przedmiar). (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w załączeniu)
2. Wartość zamówienia
Szacunkowa wartość zamówienia (netto) określona z należytą starannością:
2.1 Przewidywana wartość zamówienia …………………………………. złotych netto.
(Średni kurs złotego do euro służy do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2009 r. (DZ.U.z 2007 r. nr 241, poz.1763) i wynosi3,839zł.
2.2 sposób wyceny przygotowano na podstawie*:
- cen rynkowych przedmiotu zamówienia – podać źródło w wyniku analizy rynku ,analizy wydatków z ubiegłego roku lub poprzednich 12 m-cy
- wysokość wydatków planowanych w budżecie na dany cel,
- odniesienia do cen dostawy/usługi świadczonej w poprzednim zamówieniu i zwiększeniu go o wskaźnik inflacji,
3. Kryterium oceny ofert – 100 % cena
4. Termin realizacji zamówienia: …………..20… r.
5. Termin płatności faktur ………… dni
6.DZIAŁ ……… ROZDZIAŁ ………………. PARAGRAF ………………………………
7. Sporządzający wniosek: ..................... ………………… ……………..
8. Potwierdzam dokonanie kontroli wstępnej
(data i podpis skarbnik lub gł . księgowego)
(data i podpis naczelnika komórki organizacyjnej)
(data i podpis kierownika jednostki dokonującej zamówienia)
* - podkreślić wg potrzeby
Czy są przewidywane zamówienia uzupełniające
art 67 ust 1pkt 6 (roboty budowlane lub usług) - … %
-pkt 7(dostaw) - …. %
Zamówienia - data
Osoba odpowiedzialna merytorycznie (imię i nazwisko)
Czy wymagany jest sprzęt
specjalistyczny, jak tak to jaki)
Czy będą odbiory częściowe
Czy zamówienie będzie realizowane na podstawie zgłoszenia/pozwolenie na budowę
Czy są wymagane kwalifikacje, jak tak to jakie?
Termin płatności (w ciągu ilu dni)
Czy są przewidywane zmiany w umowie (proszę określić warunki takiej zmiany)
Wymagane do umieszczenia w ogłoszeniu lub siwz
Czy zamówienie będzie do finansowane z UE
Jeżeli środki pochodzące z budżetu UE nie zostaną przyznane można unieważnić przetarg( podarunkiem możliwość unieważnienia procedury na tej podstawie została przewidziana w - ogłoszeniu o zamówieniu
Czy wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia część dla podwykonawcy?
* tabela jest dokumentem pomocniczym do przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia i można dodawać więcej informacji co ułatwi poprawne przeprowadzenie postępowania.
Uwaga: do wniosku należy dołączyć opis przedmiotu zamówienia, opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
Przedmiot zamówienia na roboty budowlaneopisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych.
OPIS SPOSOBU UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PONIZEJ 14 000 EURO
ORAZ DO WYKORZYSTANIA WG POTRZEBY WYDZIAŁU
WZORY SPORZADZANIA DOKUMENTACJI UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ
Dla zamówień o wartości szacunkowej, która nie przekracza wyrażanej
w złotych równowartości kwoty 14.000 EURO, ustala się następujące grupy:
Grupa 1– zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 1.000 EURO
Grupa 2– zamówienia o wartości szacunkowej od 1.000 do 6.000 EURO
Grupa 3 – zamówienia o wartości szacunkowej od 6.000 do 14.000 EURO
Zamówienia udzielane Grupy 1 i Grupy 2 można udzielać na podstawie tylko jednej propozycji cenowej wykonawcy.
Grupa 1 – zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 1.000 EURO
Udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza kwoty 1.000 EURO, poprzedza wypełnienie przez pracownika merytorycznego druku zamówienia i uzyskanie podpisów:
a) skarbnika lub głównego księgowego, który stwierdza zgodność planowanego wydatków na realizację zamówienia z planem wydatków w budżecie,
b) Kierownika Jednostki – Burmistrza.
Po realizacji zamówienia i otrzymaniu faktury pracownik merytoryczny dokonuje jej sprawdzenia z zamówieniem, a następnie opisuje otrzymaną fakturę i przekazuje do komórki księgowości w celu zapłaty.
Sposób opisywania faktur stanowi załącznik nr 1 „Wzór opisu faktur”
Regulaminu postępowania w sprawie zamówień publicznych
Grupa 2 – zamówienia o wartości szacunkowej od 1.000 do 6.000 EURO
1. Udzielenie zamówienia, którego wartość mieści się w granicach progu od 1.000 do 6.000 EURO, poprzedza sporządzenie przez pracownika merytorycznego notatki służbowej uzasadniającej postępowanie i dokonania wydatku.
2. Dokonania zlecenia/ zamówienia, zakupu dokonuje pracownik merytoryczny poprzez polecenie Burmistrza.
Sposób opisywania faktur stanowi załącznik nr 1 „Wzór opisu faktur” Regulaminu postępowania w sprawie zamówień publicznych
Kompletna dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest przechowywana u pracownika merytorycznego, który odpowiada za jej sporządzenie oraz archiwizację.
Grupa 3 – zamówienia o wartości szacunkowej od 6.000 - 14.000 EURO należy udzielić na podstawie minimum 2 propozycji cenowych.
Znak sprawy: …………………………………………
Wniosek do kierownika jednostki o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa nie przekracza wyrażanej w złotych równowartości kwoty od 6.000 EURO do 14.000 EURO
1.Nazwa przedmiotu zamówienia: ….………………………………………………………
2.Dostawa/usługa/robota budowlana*……………………………………………………..
3.Termin/okres* realizacji zamówienia: …………………………………………….
4. Szacunkowa wartość zamówienia netto wynosi: ………………. zł, co stanowi
równowartość ……………… euro. Wartość zamówienia brutto wynosi …………….. zł
Szacunku wartości zamówienia dokonał/a …………………………………………………
w dniu ………………………………… na podstawie ……………………………………
………………………………..…………………………………………………………….
( imię i nazwisko odpowiedzialnej za realizacje zamówienia)
(data i podpis naczelnika Wydziału)
Zatwierdzamdo realizacji
Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia przeprowadza rozeznanie cenowe, zaprasza do składania ofert – propozycji cenowej taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewni konkurencje oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej 2 wykonawców). Z rozeznania cenowego pracownik merytorycznie odpowiedzialny sporządza protokół - notatka wzór nr 5, lub notatkę. Protokół jest zatwierdzany na posiedzeniu Burmistrza, który przez polecenie Burmistrza akceptuje planowane zamówienie.
Po uzyskaniu zamówienia na dostawę/usługi/roboty budowlane, pracownik merytoryczny sporządza wzór umowy dokonuje planowanego zamówienia, akceptowanego przez Kierownika Jednostki – Burmistrza przy kontrasygnacie Skarbnika.
PROTOKÓŁ - NOTATKA
Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty od 6.000 euro do 14.000 EURO
Zamawiający ………………………………………………………………………….
Przedmiotem zamówienia jest: …………………………………………………….
Postępowanie wszczęto dnia ……………………. ……..
Zaproszenie do składania ofert skierowano telefonicznie*, faksem* emailem* wysłano poczta* w dniu …………………………….. do następujących oferentów:
W wyniku zaproszenia do składania ofert* (telefonicznego rozpoznania rynku*) otrzymano ……… oferty następujących oferentów:
Cena oferty: ……………………………………………. zł
Cena oferty: ………………………………………………… zł
Termin składania ofert upłyną dnia ………………… o godz. …………………
Otwarcie ofert nastąpiło dnia ……. godz. …………
Do oceny ofert stosowano następujące kryteria: ……………………….
W wyniku badania i oceny złożonych propozycji cenowych przez wykonawców, za najkorzystniejszą wybrano ofertę nr … złożona przez:
Cena oferty: ………………………………… zł
11. Uzasadnienie wyboru oferty: ……………………………………………………
12. Na tym protokół zakończono i podpisano:
Wybór propozycji cenowej na zawarcie umowy dokonania zlecenia, zamówienia, zakupu dokonuje Burmistrz poprzez polecenie Burmistrza
Po wykonaniu zamówienia i odebraniu bez zastrzeżeń wykonawca wystawia fakturę, którą musi być sprawdzona pod kątem zgodności z zamówieniem i umowy/zlecenia/zamówienia. Następnie należy ją opisać i przekazać do komórki finansowo - księgowej celem zapłaty należności.
Sposób opisywania faktur stanowi załącznik nr 1 „Wzór opisu faktur”Regulaminu postępowania w sprawie zamówień publicznych.
Jeżeli zamówienie publiczne poniżej 14.000 EURO będzie prowadzone
z zastosowaniem któregokolwiek trybu z Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008 r. Nr 171, poz. 1058) faktura musi być bezwzględnie potwierdzona przez pełnomocnika ds. zamówień publicznych.
Wzór do zamówień publicznych udzielanych poniżej 14.000 EURO
1.2 na kopercie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres wykonawcy oraz napis: propozycjacenowa na zadnie pn.: …………………………….”
1.3 ceny w niej podane maja być wyrażone cyfrowo i słownie,
1.4 ma obejmować całość zamówienia.
3. Wymagany termin realizacji umowy: do …………..20… r.
5.2 oświadczenie Wykonawcy, że spełnia następujące warunki:
a) posiada uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek takich uprawnień,
b) posiada niezbędna wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym
d) wypełniony i zaparafowany wzór umowy.
Propozycję cenową należy złożyć w terminie do dnia …………. 20… r. do godz. ……
w zaklejonej kopercie w siedzibie zamawiającego.
7. Miejsce i termin otwarcia propozycji cenowej:
Otwarcie złożonych propozycji cenowych nastąpi w dniu …… 20… r. o godz. … pok. Nr …
8. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:
Naczelnik Wydziału merytorycznego …………………………………………… pok. …. Nr …..
W terminie do 7 dni od daty powiadomienia o wyborze propozycji cenowej wybrany wykonawca winien podpisać umowę w komórce merytorycznej (pełna jej nazwa) ……………….
4. …………………(inne z zależności od przedmiotu zamówienia)
(Wykonawca) miejscowość, data
Odpowiadając na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej na zadnie pn.:
(na podstawie art. 4 pkt. …. ustawy Prawo zamówień publicznych)
1.Ofertujemy wykonanie usługi/dostawy będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie
z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości:
netto: ……………..zł (słownie: …………………………..)
brutto: …………… zł (słownie: ………………………………………)
2. Przedmiot zamówienia zrealizujemy: do dnia……………….20… r.
3. Oświadczam, ze zawarte w „Zaproszeniu do złożenia propozycji cenowej” warunki akceptuję i zobowiązuje się w przypadku przyjęcia mojej propozycji do zawarcia umowy na w/w warunkach.
4. Załącznikami do propozycji są: dokumenty i załączniki wymienione w ust. 5 zaproszenia.
Dodanie dokumentu: Mariusz Hadrzyński 14-10-2010 12:26
Ostatnia aktualizacja: - 14-10-2010 12:26