Source: https://warszawa.twoje-miasto.pl/Artykuly/View/87334/dopuszczalnosc-udzialu-przedstawicieli-zwiazkow-zawodowych-w-pracach-komisji-socjalnej-na-gruncie-przepisow-o-ochronie-danych-osobowych
Timestamp: 2019-06-19 09:14:47
Legal References Found: art. 27
 art. 8
 art. 6
 art. 9
 art. 27
 art. 4

Document Content:
Warszawa: Dopuszczalność udziału przedstawicieli związków zawodowych w pracach komisji socjalnej na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych.
Dopuszczalność udziału przedstawicieli związków zawodowych w pracach komisji socjalnej na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych.
Przepisy prawa przyznają przedstawicielom związków zawodowych uprawnienia związane z w szczególności z ustalaniem zasad wykorzystywania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), w tym podziału środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności.
Przedstawiciele związków zawodowych u wielu pracodawców powołując się na to uprawnienie żądają dopuszczenia do uczestnictwa w pracach komisji socjalnej. Przepisy nie określają jednak, na czym ma polegać uzgadnianie przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową. Z uwagi na fakt, że przyznawanie świadczeń z ZFŚS wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia pracowników, należy rozważyć, czy dopuszczenie przedstawicieli związków zawodowych do udziału w pracach komisji socjalnej oraz zapoznawania się z dokumentami, w tym danymi osobowymi zawartymi we wniosku o udzielenie świadczenia z ZFŚS, jest dopuszczalne w świetle przepisów o ochronie danych osobowych.
Zgodnie z treścią art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 263 j.t.) zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podziału środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Z kolei zgodnie z ust. 2 powołanego przepisu, przyznawanie pracownikom świadczeń z ZFŚS dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Przepisy powszechnie obowiązującego prawa nakładają zatem na pracodawcę obowiązek uzgodnienia regulaminu przyznawania świadczeń z ZFŚS z zakładową organizacją związkową, a ponadto uzgadniania przyznawania świadczeń z tą organizacją. Przepisy nie określają jednak, na czym ma polegać uzgadnianie przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową. Należy zatem rozważyć, czy na pracodawcy ciąży obowiązek uzgadniania każdej indywidualnej kwestii dotyczącej świadczeń socjalnych przyznawanych każdemu konkretnemu pracownikowi.
W praktyce regulaminy ZFŚS przewidują uczestnictwo w pracach zakładowej komisji socjalnej przedstawicieli związków zawodowych. W literaturze wskazuje się, że wystarczające jest uzgodnienie konkretnych mechanizmów i kryteriów przyznawania oraz dystrybucji świadczeń, w szczególności ze wskazaniem kwot przeznaczanych na poszczególne cele, natomiast nie wydaje się uzasadnione uzgadnianie ze związkiem każdej indywidualnej decyzji o przyznaniu konkretnemu pracownikowi określonego świadczenia, przy czym uznaje się za wystarczający udział przedstawicieli związku zawodowego w komisji socjalnej podejmującej decyzje w kwestii przyznawania świadczeń z ZFŚS (tak K.W. Baran [w:] Zbiorowe prawo pracy. Komentarz, Warszawa 2010).
Z kolei zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego, wyrażonym w wyroku z dnia 6 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 135/09, związek zawodowy może wskazać osoby, które miałyby go reprezentować w komisji socjalnej, o ile uprawnienie takie zostało przyznane związkowi zawodowemu na podstawie regulaminu ZFŚS.
Wobec powyższego należy uznać, że udział przedstawiciela organizacji związkowej w pracach komisji socjalnej jest dopuszczalny (o ile regulamin ZFŚS przewiduje uczestnictwo w pracach zakładowej komisji socjalnej przedstawicieli związków zawodowych), ale nie jest równoznaczny z obowiązkiem uzgadniania każdej indywidualnej kwestii dotyczącej świadczeń socjalnych przyznawanych każdemu konkretnemu pracownikowi.
W tym miejscu warto również wskazać, że art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2018 poz. 1316) przyznaje związkom zawodowym prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz. Wobec powyższego, naruszenie obowiązku uzgodnienia regulaminu przyznawania świadczeń z ZFŚS z zakładową organizacją związkową, uzgadniania przyznawania świadczeń z tą organizacją lub przyznawania świadczeń w sposób sprzeczny z regulaminem ZFŚS może skutkować wystąpieniem związków zawodowych do sądu z wnioskiem o zwrot środków.
Jak zostało wyżej wskazane, przyznawanie świadczeń z ZFŚS wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia pracowników. Uczestnictwo przedstawiciela związku zawodowego w pracach komisji socjalnej wiązać się będzie zatem z ujawnieniem mu danych osobowych pracownika ubiegającego się o świadczenie z ZFŚS. Ujawnienie danych osobowych zawartych w dokumentach składanych w celach niezbędnych do przyznania świadczeń z ZFŚS przedstawicielom związku jest jednak niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy polegającego na uzgadnianiu przyznawania świadczeń z zakładową organizacją związkową na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zw. z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 263 j.t.). Wobec powyższego, dopuszczenie przedstawicieli zakładowej organizacji związkowej do prac komisji socjalnej należy uznać za dopuszczalne w świetle przepisów o ochronie danych osobowych. Wówczas przedstawiciele zakładowej organizacji związkowej powinni zostać uznani za odbiorców danych w rozumieniu art. 4 pkt 9 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
Dla zapewnienia poufności danych zawartych we wniosku o przyznanie świadczenia z ZFŚS, przedstawiciele zakładowej organizacji związkowej uczestniczący w pracach komisji powinni zostać zobowiązani do zachowania w tajemnicy danych ujawnionych w związku z udziałem w pracach komisji socjalnej. Ponadto, osoby te powinny uzyskać dostęp do danych wyłącznie w trakcie prac komisji socjalnej polegający jedynie na możliwości zapoznania się z danymi oraz ich przeglądania podczas prac komisji socjalnej. Oznacza to, że przedstawiciel zakładowej organizacji związkowej uczestniczący w pracach komisji nie powinien otrzymywać kopii dokumentów składanych w celach niezbędnych do przyznania świadczeń z ZFŚS, a żadne dokumenty i dane nie powinny być mu przekazywane ani w formie elektronicznej, ani papierowej poza pracami komisji socjalnej, tak aby po zakończeniu prac komisji osoba ta nie miała żadnej możliwości dostępu i przetwarzania (w tym przechowywania i niszczenia) danych po zakończeniu prac komisji.