Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/ippp3-443-1560-11-2-jk
Timestamp: 2020-08-11 09:33:58
Legal References Found: art. 106
 Art. 246
 art. 246
 art. 247
 art. 246
 art. 247
 art. 246
 art. 232
 art. 226
 art. 246
 art. 218
 art. 106
 art. 15
 art. 119
 art. 120
 art. 106

Document Content:
IPPP3/443-1560/11-2/JK | Interpretacja indywidualna
♦ › Przechowywanie › IPPP3/443-1560/11-2/JK
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, 7 marca 2012 r.
Możliwość przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej
Zdaniem Wnioskodawcy, zasady wystawiania faktur w sposób ogólny reguluje art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.; dalej zwana „ustawą o VAT”). Na podstawie delegacji ustawowej Minister Finansów wydał rozporządzenie z dn. 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, (...) (Dz. U. nr 68, poz. 360; dalej zwane: „rozporządzeniem w/s faktur”). Kluczowe dla niniejszej sprawy znaczenie mają przepisy § 19 i § 21 rozporządzenia w/s faktur. Zgodnie z zapisami § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepis § 21 rozporządzenia w/s faktur odnosi się do sposobu przechowywania faktur. Zgodnie z brzmieniem ust. 1, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w myśl ust. 2, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
zapewnić autentyczność pochodzenia faktury;
zapewnić integralność treści faktury;
zapewnić czytelność faktury.
Dyrektywa 2006/112/WE nie zawiera definicji wymienionych powyżej pojęć, dlatego też należy je rozumieć dosłownie, w znaczeniu nadawanym użytym w nich słowom w języku potocznym, przez zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury należy zatem rozumieć możliwość identyfikacji kontrahenta i transakcję, której faktura dotyczy. Przez zapewnienie integralności treści faktury należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w jej skład. Zapewnienie czytelności sprowadza się z kolei do zapewnienia możliwości odczytania informacji ujętych w fakturze. Art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE nie zawiera zatem wymogu przechowywania faktury w postaci papierowej. Uzupełnieniem treści art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE jest art. 247 ust. 2 tej Dyrektywy wskazujący na dodatkowy, poza wymienionymi w treści art. 246, wymóg dotyczący przechowywania faktur. Zgodnie z treścią art. 247 ust. 2, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Użycie w treści komentowanego przepisu (art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE) słowo „może” wskazuje na przyznanie adresatowi normy możliwości określonego działania albo zaniechania. Państwo członkowskie ma w tym zakresie swobodę w podjęciu decyzji związanej z jej przyjęciem, tj. implementowaniem do krajowych przepisów prawnych lub odrzuceniem.
Ponadto Dyrektywa 2006/112/WE (w przepisie art. 232) potwierdza wyraźnie, że wystawienie faktury polega na zgromadzeniu informacji określonych w art. 226 tejże Dyrektywy. Natomiast forma papierowa albo elektroniczna faktury ma wyłącznie znaczenie dla jej przekazania nabywcy. Uwzględniając wymogi wynikające z komentowanego wyżej art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE (wymóg zachowania autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści i czytelności) oraz obiektywne możliwości co do sposobów przekazania określonych informacji, przesłanie faktury może nastąpić albo poprzez przekazanie jej w formie papierowej albo poprzez przesłanie faktury drogą elektroniczną (oczywiście po spełnieniu określonych prawem przesłanek).
Podobnie przepis art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE zakreśla granice uznania przekazywanych informacji za fakturę, w zależności od tego w jakiej formie informacje te zostaną zgromadzone łącznie z zamiarem wykreowania faktury (na papierze albo w formie elektronicznej). Obejmuje on swoim zakresem różne aspekty funkcjonowania w obrocie gospodarczym faktury w postaci elektronicznej nie tylko przypadki przesyłania ich w postaci elektronicznej. Tym samym potwierdza, że dla wystawienia faktury (jej wykreowania dla potrzeb obrotu gospodarczego) wystarczające jest zgromadzenie łącznie określonych informacji z zamiarem trwałego zapisania informacji istotnych dla potwierdzenia wykonania czynności opodatkowanej VAT. Podsumowując powyższe rozważania Spółka pragnie podkreślić, że w jej ocenie przepisy Dyrektywy 2006/112/WE wskazują, że dla wykreowania faktury (wystawienia faktury) nie jest koniecznym warunkiem jej wydrukowanie. Zgodnie z jej przepisami wydrukowanie faktury może być wymagane dla przechowywania faktury: w kontekście jej przesłania nabywcy, ale taki wymóg powinien wprost wynikać z przepisów prawa krajowego jako podstawa do stwierdzenia skorzystania przez państwo członkowskie z prawa opcji.
W związku z powyższym skoro zatem dla wystawienia faktury nie jest konieczne jej wydrukowanie (czynność techniczna) – co wynika z treści przepisów Dyrektywy 2006/112/WE – de facto – z przepisów rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. – zatem postać oryginalna faktury to postać, w jakiej została ona wystawiona, tj. postać, w jakiej zgromadzono niezbędne do jej istnienia dane z zamiarem wykreowania (wystawienia faktury).
Zgromadzenie danych z zamiarem wystawienia faktury poprzez wypisanie gotowego czystego druku faktury czyli tzw. faktura papierowa wypełniona ręcznie – dla której naszym zdaniem, zapewnienie przechowywania „w oryginalnej postaci” jest przechowywanie kopii w wersji papierowej, stanowiącej idealną „kalkę” danych zawartych w oryginale faktury vat.
Podsumowując powyższe rozważania należy zatem stwierdzić, że polskie przepisy dotyczące VAT, nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta – nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną zgodnie z przepisami Rozporządzenia o fakturach elektronicznych. Zdaniem Wnioskodawcy obowiązek wystawienia oryginału oraz kopii faktury w ten sam sposób i w tej samej formie nie wynika literalnie z brzmienia § 19 Rozporządzenia w/s faktur, ponieważ w przepisie tym mowa jest jedynie o „wystawieniu”, a nie „wystawieniu w ten sam sposób i w tej samej formie”, dlatego też uważamy, że wydrukowanie oryginału faktury (wersji papierowej) nie kreuje jednocześnie obowiązku wydrukowania także kopiatej faktury, ponieważ kopia zostaje przechowana w systemie księgowym w oryginalnej postaci w jakiej faktura została wytworzona. Za powyższym stanowiskiem przemawia także szybki postęp techniczny w dziedzinie informatyki, wprowadzane przez ustawodawcę ułatwienia w zakresie elektronicznej komunikacji z urzędami oraz spotkana praktyka w obrocie gospodarczym krajów UE.
Zastosowane przez Spółkę rozwiązania informatyczne w zakresie przechowywania elektronicznych kopii wystawionych faktur VAT zapewniają integralność. autentyczność oraz czytelność przechowywanych kopii w powiązaniu z wydrukowanymi oryginałami danych faktury. Zapewniają także spójności danych wystawionych dokumentów, tym samym eliminując ryzyko pojawienia się jakichkolwiek różnic. Fizyczna identyczność kopii oraz oryginału nie jest niezbędna do prawidłowego realizowania celu fiskalnego jaki przyświecał ustawodawcy wprowadzają c zapisy § 19 i § 21 Rozporządzenia w/s faktur. Podstawowe i jedyne znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach, a fizyczna identyczność tych egzemplarzy.
Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, iż obecnie nie ma przeszkód w stosowaniu tzw. „mieszanego” sposobu wystawiania i przechowywania faktur (oryginał papierowy, kopia elektroniczna), powyższy system odzwierciedla postęp techniczny w zakresie funkcjonalności systemów księgowych i sposobów komunikacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi, w żaden sposób jednak nie upośledzając tradycyjnego sposobu archiwizowania dokumentów (kopia papierowa) i ich funkcji fiskalnych i kontrolnych.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).
Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
W myśl § 21 rozp. podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych ( § 21 ust.2 rozp.).
Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.
Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca wystawia faktury VAT w znacznych ilościach (3 mln faktur miesięcznie), a co za tym idzie ponosi wysokie koszty związane z drukowaniem kopii wystawionych faktur VAT oraz ich archiwizowaniem. Między innymi w kontekście powyższego, Spółka dokonała kompleksowej wymiany drukarek fiskalnych na stacjach paliw. Nowe drukarki fiskalne mają możliwość elektronicznego zapisu kopii drukowanych dokumentów (paragony, faktury VAT - tzw. „wąska faktura”, raporty). Drukarki fiskalne posiadają wszelkie wymagane prawem homologacje oraz odpowiadają wymaganiom technicznym, o których mowa w par. 4-6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. (Dz. U. z 2010 roku, nr 252, poz. 1694). Proces tworzenia faktury VAT będzie się odbywał w formie elektronicznej, następnie operator kasy fiskalnej będzie miał możliwość wydrukowania dokumentu. Spółka planuje drukować tylko oryginały faktur VAT, natomiast kopie faktur VAT zostaną zapisane w formie elektronicznej w pamięci drukarki fiskalnej na karcie SD służącej do magazynowania danych. Spółka planuje także przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT wystawianych w systemie informatyczno - księgowym. Procedura tworzenia oryginału faktury VAT jest tożsama ze sposobem opisanym powyżej. Dokument w formie elektronicznej powstaje w systemie informatyczno - księgowym Spółki, a następnie może zostać wydrukowany w oryginale i kopii lub pozostać zapisany w pamięci programu, w którym został wystawiony.
IPPP3/443-1560/11-2/JK
ITPP3/443-215b/11/JK | Interpretacja indywidualna
ILPP4/443-561/11-4/BA | Interpretacja indywidualna