Document: Khoản 4 Điều 3 Quyết định 1584/1999/QĐ-BHXH hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng chế độ

Type: {"issuing_agency": "Bảo hiểm xã hội Việt Nam", "promulgation_date": "24/06/1999", "sign_number": "1584/1999/QĐ-BHXH", "signer": "Nguyễn Huy Ban", "type": "Quyết định"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Bảo hiểm xã hội Việt Nam", "promulgation_date": "24/06/1999", "sign_number": "1584/1999/QĐ-BHXH", "signer": "Nguyễn Huy Ban", "type": "Quyết định"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Bảo hiểm xã hội Việt Nam", "promulgation_date": "24/06/1999", "sign_number": "1584/1999/QĐ-BHXH", "signer": "Nguyễn Huy Ban", "type": "Quyết định"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Bảo hiểm xã hội Việt Nam", "promulgation_date": "24/06/1999", "sign_number": "1584/1999/QĐ-BHXH", "signer": "Nguyễn Huy Ban", "type": "Quyết định"}
Signer: {"issuing_agency": "Bảo hiểm xã hội Việt Nam", "promulgation_date": "24/06/1999", "sign_number": "1584/1999/QĐ-BHXH", "signer": "Nguyễn Huy Ban", "type": "Quyết định"}

Full Text:
Khoản 4 Điều 3 Quyết định 1584/1999/QĐ-BHXH hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng chế độ

Điều 3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị sử dụng lao động, Giám đốc các doanh nghiệp, người lao động và Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng và Bảo hiểm xã hội Bộ Công an căn cứ Quyết định này để thực hiện.
...
7. Hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH đối với cán bộ xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung là cán bộ xã):
7.1. Hồ sơ hưởng trợ cấp hàng tháng:
7.1.1. Quyết định nghỉ việc hưởng trợ cấp hàng tháng của ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc quận ủy, huyện ủy (gọi chung là huyện) đối với cán bộ xã.
7.1.2. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH do ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy lập.
7.2. Hồ sơ nghỉ việc chờ đủ tuổi đời để hưởng trợ cấp hàng tháng:
7.2.1. Đơn tự ngàyện của cán bộ xã chờ đủ tuổi để hưởng chế độ trợ cấp hàng tháng có xác nhận của ủy ban nhân dân xã.
7.2.2. Quyết định của ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy cho cán bộ xã nghỉ việc hưởng trợ cấp hàng tháng nhưng chưa xác định ngày tháng năm hưởng trợ cấp BHXH.
7.2.3. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH do ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy lập.
7.3. Hồ sơ hưởng trợ cấp 1 lần:
Hồ sơ đối với cán bộ xã hưởng trợ cấp 1 lần gồm các văn bản như đối với người hưởng trợ cấp hàng tháng quy định tại điểm 7.1 nêu trên, ngoài ra còn có đơn tự ngàyện của cán bộ xã xin hưởng trợ cấp 1 lần có xác nhận của ủy ban nhân dân xã.
7.4. Hồ sơ hưởng trợ cấp mai táng phí:
a/ Đối với cán bộ xã đang tham gia BHXH bị chết:
7.4.1. Công văn đề nghị của ủy ban nhân dân xã gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố về việc trợ cấp mai táng phí.
7.4.2. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH của cán bộ xã.
7.4.3. Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.
b/ Đối với cán bộ xã đang hưởng trợ cấp hàng tháng hoặc đang trong thời gian chờ hưởng trợ cấp hàng tháng bị chết:
7.4.4. Đơn đề nghị hưởng trợ cấp mai táng phí của thân nhân người chết, có xác nhận của ủy ban nhân dân xã gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.
7.4.5. Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.
Quy trình giải quyết hưởng trợ cấp BHXH và mẫu hồ sơ đối với cán bộ xã nêu tại điểm 4 nói trên vẫn thực hiện theo quy định tại công văn số 806/BHXH/CĐCS ngày 14/7/1998 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Riêng bản khai qúa trình tham gia BHXH được thay bằng bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH theo mẫu đính kèm.
Quy định khác
1. Trường hợp người lao động có tham gia BHXH nhưng bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc sa thải, hồ sơ hưởng chế độ hưu trí hoặc chế độ trợ cấp 1 lần không yêu cầu phải có Quyết định nghỉ việc để hưởng BHXH của người sử dụng lao động, mà được thay thế bằng:
- Sổ BHXH hoặc lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân và những giấy tờ có liên quan đến qúa trình làm việc có đóng BHXH, về tiền lương, về chức danh nghề nghiệp, điều kiện làm việc.
- Quyết định kỷ luật buộc thôi việc hoặc quyết định sa thải.
- Đơn đề nghị của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.
2. Trường hợp người lao động bị phạt tù, sau khi ra tù có đủ điều kiện hưởng trợ cấp 1 lần hoặc hưu trí theo điều 47, Điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP thì hồ sơ bao gồm:
- Sổ BHXH hoặc lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân và những giấy tờ có liên quan đến qúa trình làm việc có đóng BHXH, về tiền lương, về chức danh nghề nghiệp, điều kiện làm việc.
- Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù (bản sao)
- Đơn đề nghị của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.
3. Người sử dụng lao động khi chuyển hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội để giải quyết hưởng các chế độ trợ cấp thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, trợ cấp đối với cán bộ xã (đang làm việc) theo quy định trên phải kèm theo sổ BHXH của người lao động để làm căn cứ xét hưởng và đối chiếu.
Trường hợp người lao động chưa được cấp sổ BHXH hoặc đã được cấp sổ nhưng chưa xác nhận đầy đủ các yếu tố có liên quan về chế độ thì yêu cầu người sử dụng lao động phải xuất trình lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân (bản gốc) và các tài liệu có liên quan đến qúa trình làm việc, tuổi đời, tiền lương, chức danh nghề nghiệp, nơi làm việc để cơ quan Bảo hiểm xã hội có căn cứ xét duyệt.
4. Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH (trừ chế độ ốm đau, thai sản) bao gồm ngoài các giấy tờ thuộc hồ sơ do người sử dụng lao động hoặc người lao động chuyển đến để xét hưởng thì có thêm Quyết định của Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương (theo mẫu đính kèm).
5. Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng và số của Giấy chứng nhận hưu trí, trợ cấp hàng tháng đối với cán bộ xã, trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, trợ cấp tử tuất được dùng thống nhất với số sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động. Đối với những người chưa được cấp sổ BHXH mà hưởng BHXH hàng tháng thì số hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng do Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố cấp số coi như số sổ BHXH cấp mới cho người đó.
Riêng số hồ sơ trợ cấp tuất hàng tháng cho thân nhân được lấy theo số sổ BHXH của người lao động đang làm việc bị chết hoặc số hồ sơ của người hưởng trợ cấp hàng tháng bị chết. Trường hợp nếu một người chết mà lập nhiều sổ cho thân nhân hưởng trợ cấp tiền tuất thì số các sổ đó vẫn như nhau theo hướng dẫn trên nhưng viết thêm vào mỗi sổ một chữ A,B hoặc C để tiện theo dõi quản lý.
6. Hồ sơ hưởng hưu trí, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất, trợ cấp cán bộ xã hưởng hàng tháng được lập thành 4 bộ: lưu Bảo hiểm xã hội 2 bộ (Bảo hiểm xã hội tỉnh 1 bộ, Bảo hiểm xã hội Việt nam 1 bộ), người sử dụng lao động 1 bộ, người lao động 1 bộ; Đối với hồ sơ hưởng trợ cấp một lần lập 3 bộ; lưu Bảo hiểm xã hội tỉnh 1 bộ, người sử dụng lao động 1 bộ, người lao động 1 bộ.
B - Quy trình tiếp nhận hồ sơ giải quyết chế độ.
1. Trách nhiệm của người sử dụng lao động:
Để đảm bảo việc xét duyệt hò sơ hưởng BHXH cho người lao động có tham gia BHXH được kịp thời thì thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp (dưới đây gọi chung là người sử dụng lao động) có trách nhiệm đóng đủ BHXH cho người lao động thuộc đơn vị đến thời điểm giải quyết chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội.
Đơn vị sử dụng lao động cần lập đầy đủ hồ sơ và gửi kịp thời đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương để cơ quan Bảo hiểm xã hội giải quyết trả lương hưu hoặc trợ cấp đúng thời điểm mà đối tượng được hưởng.
Trường hợp việc lập hồ sơ gửi đến cơ quan Bảo hiểm xã hội bị chậm thì cơ quan Bảo hiểm xã hội chỉ giải quyết lương hưu hoặc trợ cấp kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ của đối tượng. Không thực hiện việc truy trả lương hưu hoặc trợ cấp trong thời gian chưa nhận đủ hồ sơ. Vì vậy khi người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp BHXH, người sử dụng lao động có trách nhiệm cụ thể như sau:
1.1. Khi giải quyết cho người hưởng chế độ trợ cấp tai nạn lao động, trợ cấp bệnh nghề nghiệp:
- Lập đầy đủ hồ sơ theo quy định tại điểm 1, điểm 2 phần A mục III nêu trên và chuyển hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để giải quyết.
- Nhận hồ sơ sau khi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xét duyệt để chuyển giao cho người lao động về đăng ký nhận trợ cấp ở nơi cư trú (nếu người lao động hưởng trợ cấp hàng tháng) hoặc tiếp nhận kinh phí và chi trả đối với người hưởng trợ cấp một lần.
1.2. Khi giải quyết cho người hưởng chế độ hưu trí và trợ cấp 1 lần:
- Lập đầy đủ thủ tục hồ sơ theo quy định tại điểm 3,4,5 phần A mục III nêu trên kèm theo sổ BHXH, chuyển hồ sơ đến Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố (Phòng Quản lý Chế độ chính sách) hoặc nếu thuộc lực lượng vũ trang thì chuyển đến cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để giải quyết.
- Nhận giấy chứng nhận hưu trí và hồ sơ để chuyển giao cho người lao động về đăng ký nhận trợ cấp ở nơi cư trú.
1.3. Khi giải quyết cho gia đình người lao động hưởng chế độ tử tuất: Thực hiện như đối với người hưởng chế độ hưu trí.
1.4. Khi giải quyết trợ cấp BHXH đối với cán bộ xã.
Khi cán bộ xã nghỉ việc để hưởng BHXH hàng tháng, trợ cấp 1 lần hoặc bị chết, ủy ban nhân dân huyện hoặc Huyện ủy lập thủ tục hồ sơ theo quy định tại điểm 7 phần A mục III nêu trên và chuyển đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố để xét duyệt.
2 - Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội về quy trình xét duyệt, thẩm định lại và quản lý các chế độ bảo hiểm xã hội.
2.1. Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Phòng quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện nhiệm vụ:
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ do người sử dụng lao động chuyển đến.
- Trường hợp việc nộp BHXH của người sử dụng lao động và người lao động chưa được xác định thì chuyển hồ sơ sang phòng Quản lý Thu Bảo hiểm xã hội để phòng Quản lý Thu đối chiếu việc thu nộp BHXH của người lao động và xác nhận vào sổ BHXH và bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH đối với người chưa được cấp sổ BHXH hoặc đã được cấp sổ nhưng chưa được xác nhận hoàn chỉnh đến thời điểm giải quyết chế độ. Sau đó nhận lại hồ sơ khi phòng Quản lý Thu Bảo hiểm xã hội đã kiểm tra, xác nhận việc nộp BHXH.
- Dự thảo Quyết định về hưởng chế độ BHXH và các giấy chứng nhận hưu trí, trợ cấp hàng tháng, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất; Giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp BHXH theo mẫu C43-BH (có xác nhận của trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính), trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xét duyệt và ký theo quy định.
Trường hợp đối tượng di chuyển đi ngoài tỉnh, thành phố thì lập thủ tục hồ sơ di chuyển theo hướng dẫn tại công văn số 1318/BHXH ngày 27/12/1996 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Thực hiện trả 2 bộ hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động kèm theo giấy chứng nhận hưu trí hoặc trợ cấp hàng tháng và giấy giới thiệu trả lương hưu hoặc trợ cấp BHXH hoặc giấy chứng nhận chờ hưởng lương hưu trí hàng tháng; Đồng thời lưu 1 bộ hồ sơ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố; 1 bộ hồ sơ gửi Bảo hiểm xã hội Việt nam (đối với hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng). Riêng hồ sơ tử tuất của người đang hưởng BHXH chết thì giao cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện để chuyển cho thân nhân người chết.
- Chuyển Phòng Kế hoạch - Tài chính danh sách người hưởng BHXH đã được Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố quyết định để Phòng Kế hoạch - Tài chính chuyển kinh phí cho đơn vị sử dụng lao động hoặc cấp kinh phí cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện chi trả trợ cấp cho người lao động.
- Ghi vào sổ BHXH của đối tượng nội dung chế độ trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hay chế độ hưu trí, trợ cấp một lần, để Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xác nhận trong sổ BHXH và giao trả cho người sử dụng lao động nếu đối tượng còn đang làm việc hoặc giao trả người lao động đã nghỉ việc.
- Căn cứ kết qủa xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH, định kỳ (hàng tháng hoặc qúy), Phòng Quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội mang 2 bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng và 1 bộ hồ sơ hưởng trợ cấp 1 lần cùng 2 bản danh sách người hưởng BHXH về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để thẩm định lại (danh sách lập trên khổ giấy A3 và theo mẫu đính kèm).
Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an chỉ tiếp nhận khi đủ hồ sơ, bảo đảm tính pháp lý và do đơn vị sử dụng lao động chuyển đến. Trường hợp cá biệt do doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản thì người lao động có thể trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để xét duyệt.
Thời hạn xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH nói trên không qúa 30 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ do người sử dụng lao động chuyển đến.
Chi tiết về việc tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH đối với người hưởng BHXH thuộc lực lượng vũ trang và Ban Cơ yếu Chính phủ theo quy định riêng.
2.2. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Ban Quản lý chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, Phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh là đơn vị trực tiếp giúp Tổng Giám đốc tổ chức quản lý việc giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật.
Ban Quản lý chế độ chính sách bảo hiểm xã hội và Phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận hồ sơ của Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, của cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để thẩm định lại theo quy định.
- Thông báo kết qủa thẩm định lại hồ sơ hưởng BHXH của Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để thực hiện và theo dõi việc xử lý đối với những trường hợp giải quyết sai chế độ, chính sách.
- Chuyển thông báo kết qủa thẩm định hồ sơ cho Ban Quản lý Chi Bảo hiểm xã hội để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Riêng đối tượng thuộc lực lượng vũ trang do phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh chuyển Ban Kế hoạch - Tài chính thực hiện việc cấp kinh phí và thanh quyết toán theo quy định.
- Phối hợp với Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ tổ chức kiểm tra nghiệp vụ, đối chiếu hồ sơ gốc với hồ sơ lập để hưởng BHXH ở các đơn vị sử dụng lao động có tham gia BHXH.
- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ theo quy định.
Trong qúa trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các Bộ, ngành, các cơ quan, đơn vị, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an phản ánh về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để nghiên cứu, giải quyết.

Content:
7. Hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH đối với cán bộ xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung là cán bộ xã):
7.1. Hồ sơ hưởng trợ cấp hàng tháng:
7.1.1. Quyết định nghỉ việc hưởng trợ cấp hàng tháng của ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc quận ủy, huyện ủy (gọi chung là huyện) đối với cán bộ xã.
7.1.2. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH do ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy lập.
7.2. Hồ sơ nghỉ việc chờ đủ tuổi đời để hưởng trợ cấp hàng tháng:
7.2.1. Đơn tự ngàyện của cán bộ xã chờ đủ tuổi để hưởng chế độ trợ cấp hàng tháng có xác nhận của ủy ban nhân dân xã.
7.2.2. Quyết định của ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy cho cán bộ xã nghỉ việc hưởng trợ cấp hàng tháng nhưng chưa xác định ngày tháng năm hưởng trợ cấp BHXH.
7.2.3. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH do ủy ban nhân dân huyện hoặc huyện ủy lập.
7.3. Hồ sơ hưởng trợ cấp 1 lần:
Hồ sơ đối với cán bộ xã hưởng trợ cấp 1 lần gồm các văn bản như đối với người hưởng trợ cấp hàng tháng quy định tại điểm 7.1 nêu trên, ngoài ra còn có đơn tự ngàyện của cán bộ xã xin hưởng trợ cấp 1 lần có xác nhận của ủy ban nhân dân xã.
7.Hồ sơ hưởng trợ cấp mai táng phí:
a/ Đối với cán bộ xã đang tham gia BHXH bị chết:
7.4.1. Công văn đề nghị của ủy ban nhân dân xã gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố về việc trợ cấp mai táng phí.
7.4.2. Bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH của cán bộ xã.
7.4.3. Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.
b/ Đối với cán bộ xã đang hưởng trợ cấp hàng tháng hoặc đang trong thời gian chờ hưởng trợ cấp hàng tháng bị chết:
7.4.Đơn đề nghị hưởng trợ cấp mai táng phí của thân nhân người chết, có xác nhận của ủy ban nhân dân xã gửi Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương.
7.4.5. Giấy chứng tử hoặc giấy báo tử.
Quy trình giải quyết hưởng trợ cấp BHXH và mẫu hồ sơ đối với cán bộ xã nêu tại điểm 4 nói trên vẫn thực hiện theo quy định tại công văn số 806/BHXH/CĐCS ngày 14/7/1998 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Riêng bản khai qúa trình tham gia BHXH được thay bằng bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH theo mẫu đính kèm.
Quy định khác
1. Trường hợp người lao động có tham gia BHXH nhưng bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc sa thải, hồ sơ hưởng chế độ hưu trí hoặc chế độ trợ cấp 1 lần không yêu cầu phải có Quyết định nghỉ việc để hưởng BHXH của người sử dụng lao động, mà được thay thế bằng:
- Sổ BHXH hoặc lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân và những giấy tờ có liên quan đến qúa trình làm việc có đóng BHXH, về tiền lương, về chức danh nghề nghiệp, điều kiện làm việc.
- Quyết định kỷ luật buộc thôi việc hoặc quyết định sa thải.
- Đơn đề nghị của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.
2. Trường hợp người lao động bị phạt tù, sau khi ra tù có đủ điều kiện hưởng trợ cấp 1 lần hoặc hưu trí theo điều 47, Điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP thì hồ sơ bao gồm:
- Sổ BHXH hoặc lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân và những giấy tờ có liên quan đến qúa trình làm việc có đóng BHXH, về tiền lương, về chức danh nghề nghiệp, điều kiện làm việc.
- Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù (bản sao)
- Đơn đề nghị của người lao động có xác nhận của chính quyền địa phương nơi thường trú.
3. Người sử dụng lao động khi chuyển hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội để giải quyết hưởng các chế độ trợ cấp thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, trợ cấp đối với cán bộ xã (đang làm việc) theo quy định trên phải kèm theo sổ BHXH của người lao động để làm căn cứ xét hưởng và đối chiếu.
Trường hợp người lao động chưa được cấp sổ BHXH hoặc đã được cấp sổ nhưng chưa xác nhận đầy đủ các yếu tố có liên quan về chế độ thì yêu cầu người sử dụng lao động phải xuất trình lý lịch cán bộ công nhân viên chức, quân nhân (bản gốc) và các tài liệu có liên quan đến qúa trình làm việc, tuổi đời, tiền lương, chức danh nghề nghiệp, nơi làm việc để cơ quan Bảo hiểm xã hội có căn cứ xét duyệt.
Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH (trừ chế độ ốm đau, thai sản) bao gồm ngoài các giấy tờ thuộc hồ sơ do người sử dụng lao động hoặc người lao động chuyển đến để xét hưởng thì có thêm Quyết định của Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương (theo mẫu đính kèm).
5. Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng và số của Giấy chứng nhận hưu trí, trợ cấp hàng tháng đối với cán bộ xã, trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, trợ cấp tử tuất được dùng thống nhất với số sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động. Đối với những người chưa được cấp sổ BHXH mà hưởng BHXH hàng tháng thì số hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng do Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố cấp số coi như số sổ BHXH cấp mới cho người đó.
Riêng số hồ sơ trợ cấp tuất hàng tháng cho thân nhân được lấy theo số sổ BHXH của người lao động đang làm việc bị chết hoặc số hồ sơ của người hưởng trợ cấp hàng tháng bị chết. Trường hợp nếu một người chết mà lập nhiều sổ cho thân nhân hưởng trợ cấp tiền tuất thì số các sổ đó vẫn như nhau theo hướng dẫn trên nhưng viết thêm vào mỗi sổ một chữ A,B hoặc C để tiện theo dõi quản lý.
6. Hồ sơ hưởng hưu trí, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất, trợ cấp cán bộ xã hưởng hàng tháng được lập thành 4 bộ: lưu Bảo hiểm xã hội 2 bộ (Bảo hiểm xã hội tỉnh 1 bộ, Bảo hiểm xã hội Việt nam 1 bộ), người sử dụng lao động 1 bộ, người lao động 1 bộ; Đối với hồ sơ hưởng trợ cấp một lần lập 3 bộ; lưu Bảo hiểm xã hội tỉnh 1 bộ, người sử dụng lao động 1 bộ, người lao động 1 bộ.
B - Quy trình tiếp nhận hồ sơ giải quyết chế độ.
1. Trách nhiệm của người sử dụng lao động:
Để đảm bảo việc xét duyệt hò sơ hưởng BHXH cho người lao động có tham gia BHXH được kịp thời thì thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp (dưới đây gọi chung là người sử dụng lao động) có trách nhiệm đóng đủ BHXH cho người lao động thuộc đơn vị đến thời điểm giải quyết chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội.
Đơn vị sử dụng lao động cần lập đầy đủ hồ sơ và gửi kịp thời đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương để cơ quan Bảo hiểm xã hội giải quyết trả lương hưu hoặc trợ cấp đúng thời điểm mà đối tượng được hưởng.
Trường hợp việc lập hồ sơ gửi đến cơ quan Bảo hiểm xã hội bị chậm thì cơ quan Bảo hiểm xã hội chỉ giải quyết lương hưu hoặc trợ cấp kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ của đối tượng. Không thực hiện việc truy trả lương hưu hoặc trợ cấp trong thời gian chưa nhận đủ hồ sơ. Vì vậy khi người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp BHXH, người sử dụng lao động có trách nhiệm cụ thể như sau:
1.1. Khi giải quyết cho người hưởng chế độ trợ cấp tai nạn lao động, trợ cấp bệnh nghề nghiệp:
- Lập đầy đủ hồ sơ theo quy định tại điểm 1, điểm 2 phần A mục III nêu trên và chuyển hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để giải quyết.
- Nhận hồ sơ sau khi Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xét duyệt để chuyển giao cho người lao động về đăng ký nhận trợ cấp ở nơi cư trú (nếu người lao động hưởng trợ cấp hàng tháng) hoặc tiếp nhận kinh phí và chi trả đối với người hưởng trợ cấp một lần.
1.2. Khi giải quyết cho người hưởng chế độ hưu trí và trợ cấp 1 lần:
- Lập đầy đủ thủ tục hồ sơ theo quy định tại điểm 3,4,5 phần A mục III nêu trên kèm theo sổ BHXH, chuyển hồ sơ đến Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố (Phòng Quản lý Chế độ chính sách) hoặc nếu thuộc lực lượng vũ trang thì chuyển đến cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để giải quyết.
- Nhận giấy chứng nhận hưu trí và hồ sơ để chuyển giao cho người lao động về đăng ký nhận trợ cấp ở nơi cư trú.
1.3. Khi giải quyết cho gia đình người lao động hưởng chế độ tử tuất: Thực hiện như đối với người hưởng chế độ hưu trí.
1.Khi giải quyết trợ cấp BHXH đối với cán bộ xã.
Khi cán bộ xã nghỉ việc để hưởng BHXH hàng tháng, trợ cấp 1 lần hoặc bị chết, ủy ban nhân dân huyện hoặc Huyện ủy lập thủ tục hồ sơ theo quy định tại điểm 7 phần A mục III nêu trên và chuyển đến cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố để xét duyệt.
2 - Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội về quy trình xét duyệt, thẩm định lại và quản lý các chế độ bảo hiểm xã hội.
2.1. Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Phòng quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện nhiệm vụ:
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ do người sử dụng lao động chuyển đến.
- Trường hợp việc nộp BHXH của người sử dụng lao động và người lao động chưa được xác định thì chuyển hồ sơ sang phòng Quản lý Thu Bảo hiểm xã hội để phòng Quản lý Thu đối chiếu việc thu nộp BHXH của người lao động và xác nhận vào sổ BHXH và bản xác nhận qúa trình tham gia BHXH đối với người chưa được cấp sổ BHXH hoặc đã được cấp sổ nhưng chưa được xác nhận hoàn chỉnh đến thời điểm giải quyết chế độ. Sau đó nhận lại hồ sơ khi phòng Quản lý Thu Bảo hiểm xã hội đã kiểm tra, xác nhận việc nộp BHXH.
- Dự thảo Quyết định về hưởng chế độ BHXH và các giấy chứng nhận hưu trí, trợ cấp hàng tháng, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất; Giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp BHXH theo mẫu C43-BH (có xác nhận của trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính), trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xét duyệt và ký theo quy định.
Trường hợp đối tượng di chuyển đi ngoài tỉnh, thành phố thì lập thủ tục hồ sơ di chuyển theo hướng dẫn tại công văn số 1318/BHXH ngày 27/12/1996 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Thực hiện trả 2 bộ hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động kèm theo giấy chứng nhận hưu trí hoặc trợ cấp hàng tháng và giấy giới thiệu trả lương hưu hoặc trợ cấp BHXH hoặc giấy chứng nhận chờ hưởng lương hưu trí hàng tháng; Đồng thời lưu 1 bộ hồ sơ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố; 1 bộ hồ sơ gửi Bảo hiểm xã hội Việt nam (đối với hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng). Riêng hồ sơ tử tuất của người đang hưởng BHXH chết thì giao cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện để chuyển cho thân nhân người chết.
- Chuyển Phòng Kế hoạch - Tài chính danh sách người hưởng BHXH đã được Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố quyết định để Phòng Kế hoạch - Tài chính chuyển kinh phí cho đơn vị sử dụng lao động hoặc cấp kinh phí cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện chi trả trợ cấp cho người lao động.
- Ghi vào sổ BHXH của đối tượng nội dung chế độ trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hay chế độ hưu trí, trợ cấp một lần, để Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố xác nhận trong sổ BHXH và giao trả cho người sử dụng lao động nếu đối tượng còn đang làm việc hoặc giao trả người lao động đã nghỉ việc.
- Căn cứ kết qủa xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH, định kỳ (hàng tháng hoặc qúy), Phòng Quản lý chế độ chính sách Bảo hiểm xã hội mang 2 bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng và 1 bộ hồ sơ hưởng trợ cấp 1 lần cùng 2 bản danh sách người hưởng BHXH về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để thẩm định lại (danh sách lập trên khổ giấy A3 và theo mẫu đính kèm).
Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an chỉ tiếp nhận khi đủ hồ sơ, bảo đảm tính pháp lý và do đơn vị sử dụng lao động chuyển đến. Trường hợp cá biệt do doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản thì người lao động có thể trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để xét duyệt.
Thời hạn xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH nói trên không qúa 30 ngày tính từ ngày nhận đủ hồ sơ do người sử dụng lao động chuyển đến.
Chi tiết về việc tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH đối với người hưởng BHXH thuộc lực lượng vũ trang và Ban Cơ yếu Chính phủ theo quy định riêng.
2.2. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Ban Quản lý chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, Phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh là đơn vị trực tiếp giúp Tổng Giám đốc tổ chức quản lý việc giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật.
Ban Quản lý chế độ chính sách bảo hiểm xã hội và Phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận hồ sơ của Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, của cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để thẩm định lại theo quy định.
- Thông báo kết qủa thẩm định lại hồ sơ hưởng BHXH của Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an để thực hiện và theo dõi việc xử lý đối với những trường hợp giải quyết sai chế độ, chính sách.
- Chuyển thông báo kết qủa thẩm định hồ sơ cho Ban Quản lý Chi Bảo hiểm xã hội để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Riêng đối tượng thuộc lực lượng vũ trang do phòng Quản lý Bảo hiểm xã hội Quốc phòng - An ninh chuyển Ban Kế hoạch - Tài chính thực hiện việc cấp kinh phí và thanh quyết toán theo quy định.
- Phối hợp với Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ tổ chức kiểm tra nghiệp vụ, đối chiếu hồ sơ gốc với hồ sơ lập để hưởng BHXH ở các đơn vị sử dụng lao động có tham gia BHXH.
- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ theo quy định.
Trong qúa trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các Bộ, ngành, các cơ quan, đơn vị, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố, cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an phản ánh về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để nghiên cứu, giải quyết.