Document: Khoản 4 Điều 1 Quyết định 6236/QĐ-UBND 2014 phê duyệt Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm Hà Nội 2015 2020

Type: {"issuing_agency": "Thành phố Hà Nội", "promulgation_date": "26/11/2014", "sign_number": "6236/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Thị Bích Ngọc", "type": "Quyết định"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Thành phố Hà Nội", "promulgation_date": "26/11/2014", "sign_number": "6236/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Thị Bích Ngọc", "type": "Quyết định"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Thành phố Hà Nội", "promulgation_date": "26/11/2014", "sign_number": "6236/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Thị Bích Ngọc", "type": "Quyết định"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Thành phố Hà Nội", "promulgation_date": "26/11/2014", "sign_number": "6236/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Thị Bích Ngọc", "type": "Quyết định"}
Signer: {"issuing_agency": "Thành phố Hà Nội", "promulgation_date": "26/11/2014", "sign_number": "6236/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Thị Bích Ngọc", "type": "Quyết định"}

Full Text:
Khoản 4 Điều 1 Quyết định 6236/QĐ-UBND 2014 phê duyệt Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm Hà Nội 2015 2020

Điều 1. Phê duyệt Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội 2015-2020 với các nội dung chủ yếu sau:
...
4. Tổ chức điều tra, khảo sát, sưu tầm và lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phản ánh về quá trình hình thành và phát triển của thành phố Hà Nội đang được bảo quản phân tán ở nhiều nơi, cả ở trong nước và ngoài nước. Bởi vậy, căn cứ các tiêu chí về tài liệu lưu trữ quý, hiếm, việc điều tra, khảo sát và lập Danh mục tài liệu là cơ sở quan trọng để triển khai công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
a) Điều tra, khảo sát và lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước.
Nhằm triển khai thực hiện việc điều tra, khảo sát và lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội một cách đồng bộ và hiệu quả, phương thức thực hiện như sau:
- Đối với tài liệu đang lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử của Thành phố, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ sẽ chịu trách nhiệm chỉnh lý và đánh giá, xác định lại thời hạn bảo quản theo quy định. Căn cứ tiêu chí phân loại tài liệu lưu trữ quý, hiếm, lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm báo cáo Sở Nội vụ trình UBND Thành phố phê duyệt;
- Đối với tài liệu do các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Thành phố thì thực hiện việc chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu và thực hiện giao nộp về lưu trữ lịch sử của Thành phố theo quy định;
- Đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm đang do cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng dân cư, tổ chức khác lưu giữ thì vận động, thuyết phục để cung cấp thông tin, hiến tặng, ký gửi tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố, đồng thời có các giải pháp hỗ trợ tích cực và hiệu quả chống nguy cơ hư hỏng, thất thoát tài liệu quý, hiếm, tài liệu có giá trị lịch sử còn đang lưu giữ trong nhân dân;
- Tiến hành khảo sát, điều tra, thẩm định...(lịch sử miệng qua việc phỏng vấn, ghi hình các nhân chứng lịch sử; số lượng tài liệu có khả năng sưu tầm được, số lượng người tham gia; kinh phí phục vụ khảo sát, điều tra... hàng năm);
- Xây dựng “Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm cần sưu tầm trên địa bàn thành phố Hà Nội: cơ quan, tổ chức và theo địa bàn (quận, huyện, thị xã);
- Lập Danh mục và bổ sung danh mục tài liệu quý, hiếm còn đang lưu giữ trong nhân dân theo định kỳ.
b) Phương thức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
- Tiếp cận các cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng dân cư đang lưu giữ tài liệu lưu trữ quý, hiếm để tuyên truyền, vận động và giải thích ý nghĩa của việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Tuyên truyền, vận động các cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng, ký gửi tài liệu lưu trữ quý, hiếm cho các Lưu trữ quốc gia để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ và phát huy tốt nhất giá trị của tài liệu. Đồng thời, cung cấp bản sao cho cá nhân, gia đình, dòng họ để thuận tiện trong quá trình khai thác, sử dụng;
- Thỏa thuận mua tài liệu theo đơn giá quy định của Nhà nước đối với các cá nhân, gia đình, dòng họ không đồng ý hiến tặng, ký gửi tài liệu;
- Đặc biệt, trong việc tiếp cận, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các cơ sở thờ tự sẽ thực hiện theo các quy định của Luật Di sản văn hóa. Trong trường hợp đặc biệt, Sở Nội vụ sẽ báo cáo UBND thành phố Hà Nội xem xét, quyết định;
- Sao bằng công nghệ số hóa, chụp ảnh số tài liệu quý, hiếm trong trường hợp chủ sở hữu tài liệu không đồng ý hiến tặng, ký gửi, bán bản gốc tài liệu;
- Phỏng vấn, ghi âm, ghi hình những nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện lịch sử quan trọng của dân tộc, đặc biệt là những giai đoạn còn thiếu hụt tài liệu.
c) Hình thức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
Vận dụng các phương thức nêu trên, hình thức sưu tầm tài liệu quý, hiếm như sau:
- Bản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Bản sao hợp pháp của tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng các hình thức sao, chụp khác nhau;
- Bản ghi âm, ghi hình của tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Bản ghi âm, ghi hình các cuộc phỏng vấn, nói chuyện của những nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện lịch sử của dân tộc;
- Bản ghi lời phỏng vấn hoặc bản tự thuật của những nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện lịch sử của dân tộc.
Trong quá trình sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, bên cạnh việc chi trả kinh phí sưu tầm theo đơn giá quy định, nhằm kịp thời động viên, vinh danh các cá nhân, gia đình, dòng họ và nhân dịp này quảng bá, tuyên truyền, khích lệ, động viên các cá nhân, gia đình dòng họ trong cả nước tự nguyện hiến tặng, ký gửi tài liệu quý hiếm cho Nhà nước; xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ” cho cá nhân có cống hiến, tặng tài liệu lưu trữ quý, hiếm, đóng góp tài sản, ủng hộ vật chất xứng đáng nhằm tăng cường cơ sở vật chất cho bảo vệ và thu thập tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ quý, hiếm” theo quy định.
d) Định giá tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
Trong trường hợp cần mua tài liệu, căn cứ vào đơn giá sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm do Nhà nước quy định và danh mục mô tả tài liệu lưu trữ quý, hiếm dự kiến sưu tầm, việc định giá của từng tài liệu cần mua sẽ được UBND thành phố Hà Nội quyết định.
e) Tổ chức đoàn đi sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
- Giao Sở Nội vụ tổ chức đoàn công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Chuẩn bị các điều kiện kinh phí, nhân lực, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, phương tiện đi lại cho việc đi sưu tầm.
g) Xử lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm sau khi sưu tầm.
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được, trước khi tổ chức khai thác, sử dụng, cần tiến hành xử lý và tổ chức khoa học khối tài liệu này. Việc xử lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm bao gồm một số công việc như:
- Thống kê, phân loại tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Xử lý bằng công nghệ kỹ thuật số nhằm nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được ở dạng điện tử (tài liệu số hóa và tài liệu lịch sử khẩu vấn). Việc xử lý bằng công nghệ kỹ thuật số này không làm thay đổi độ chân thực và tin cậy của tài liệu;
- Tu bổ, phục chế những tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý kém (bị thủng, rách, mờ chữ...);
- Đối với khối tài liệu lưu trữ quý, hiếm về cùng một chủ đề, cần tiến hành chỉnh lý khoa học. Đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm rời lẻ, bổ sung vào các phông, sưu tập lưu trữ hiện có trong kho lưu trữ;
- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sưu tầm được, phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng.

Content:
Tổ chức điều tra, khảo sát, sưu tầm và lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phản ánh về quá trình hình thành và phát triển của thành phố Hà Nội đang được bảo quản phân tán ở nhiều nơi, cả ở trong nước và ngoài nước. Bởi vậy, căn cứ các tiêu chí về tài liệu lưu trữ quý, hiếm, việc điều tra, khảo sát và lập Danh mục tài liệu là cơ sở quan trọng để triển khai công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
a) Điều tra, khảo sát và lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước.
Nhằm triển khai thực hiện việc điều tra, khảo sát và lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội một cách đồng bộ và hiệu quả, phương thức thực hiện như sau:
- Đối với tài liệu đang lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử của Thành phố, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ sẽ chịu trách nhiệm chỉnh lý và đánh giá, xác định lại thời hạn bảo quản theo quy định. Căn cứ tiêu chí phân loại tài liệu lưu trữ quý, hiếm, lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm báo cáo Sở Nội vụ trình UBND Thành phố phê duyệt;
- Đối với tài liệu do các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Thành phố thì thực hiện việc chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu và thực hiện giao nộp về lưu trữ lịch sử của Thành phố theo quy định;
- Đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm đang do cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng dân cư, tổ chức khác lưu giữ thì vận động, thuyết phục để cung cấp thông tin, hiến tặng, ký gửi tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố, đồng thời có các giải pháp hỗ trợ tích cực và hiệu quả chống nguy cơ hư hỏng, thất thoát tài liệu quý, hiếm, tài liệu có giá trị lịch sử còn đang lưu giữ trong nhân dân;
- Tiến hành khảo sát, điều tra, thẩm định...(lịch sử miệng qua việc phỏng vấn, ghi hình các nhân chứng lịch sử; số lượng tài liệu có khả năng sưu tầm được, số lượng người tham gia; kinh phí phục vụ khảo sát, điều tra... hàng năm);
- Xây dựng “Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm cần sưu tầm trên địa bàn thành phố Hà Nội: cơ quan, tổ chức và theo địa bàn (quận, huyện, thị xã);
- Lập Danh mục và bổ sung danh mục tài liệu quý, hiếm còn đang lưu giữ trong nhân dân theo định kỳ.
b) Phương thức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
- Tiếp cận các cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng dân cư đang lưu giữ tài liệu lưu trữ quý, hiếm để tuyên truyền, vận động và giải thích ý nghĩa của việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Tuyên truyền, vận động các cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng, ký gửi tài liệu lưu trữ quý, hiếm cho các Lưu trữ quốc gia để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ và phát huy tốt nhất giá trị của tài liệu. Đồng thời, cung cấp bản sao cho cá nhân, gia đình, dòng họ để thuận tiện trong quá trình khai thác, sử dụng;
- Thỏa thuận mua tài liệu theo đơn giá quy định của Nhà nước đối với các cá nhân, gia đình, dòng họ không đồng ý hiến tặng, ký gửi tài liệu;
- Đặc biệt, trong việc tiếp cận, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các cơ sở thờ tự sẽ thực hiện theo các quy định của Luật Di sản văn hóa. Trong trường hợp đặc biệt, Sở Nội vụ sẽ báo cáo UBND thành phố Hà Nội xem xét, quyết định;
- Sao bằng công nghệ số hóa, chụp ảnh số tài liệu quý, hiếm trong trường hợp chủ sở hữu tài liệu không đồng ý hiến tặng, ký gửi, bán bản gốc tài liệu;
- Phỏng vấn, ghi âm, ghi hình những nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện lịch sử quan trọng của dân tộc, đặc biệt là những giai đoạn còn thiếu hụt tài liệu.
c) Hình thức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
Vận dụng các phương thức nêu trên, hình thức sưu tầm tài liệu quý, hiếm như sau:
- Bản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Bản sao hợp pháp của tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng các hình thức sao, chụp khác nhau;
- Bản ghi âm, ghi hình của tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Bản ghi âm, ghi hình các cuộc phỏng vấn, nói chuyện của những nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện lịch sử của dân tộc;
- Bản ghi lời phỏng vấn hoặc bản tự thuật của những nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện lịch sử của dân tộc.
Trong quá trình sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, bên cạnh việc chi trả kinh phí sưu tầm theo đơn giá quy định, nhằm kịp thời động viên, vinh danh các cá nhân, gia đình, dòng họ và nhân dịp này quảng bá, tuyên truyền, khích lệ, động viên các cá nhân, gia đình dòng họ trong cả nước tự nguyện hiến tặng, ký gửi tài liệu quý hiếm cho Nhà nước; xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ” cho cá nhân có cống hiến, tặng tài liệu lưu trữ quý, hiếm, đóng góp tài sản, ủng hộ vật chất xứng đáng nhằm tăng cường cơ sở vật chất cho bảo vệ và thu thập tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ quý, hiếm” theo quy định.
d) Định giá tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
Trong trường hợp cần mua tài liệu, căn cứ vào đơn giá sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm do Nhà nước quy định và danh mục mô tả tài liệu lưu trữ quý, hiếm dự kiến sưu tầm, việc định giá của từng tài liệu cần mua sẽ được UBND thành phố Hà Nội quyết định.
e) Tổ chức đoàn đi sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
- Giao Sở Nội vụ tổ chức đoàn công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Chuẩn bị các điều kiện kinh phí, nhân lực, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, phương tiện đi lại cho việc đi sưu tầm.
g) Xử lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm sau khi sưu tầm.
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được, trước khi tổ chức khai thác, sử dụng, cần tiến hành xử lý và tổ chức khoa học khối tài liệu này. Việc xử lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm bao gồm một số công việc như:
- Thống kê, phân loại tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Xử lý bằng công nghệ kỹ thuật số nhằm nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được ở dạng điện tử (tài liệu số hóa và tài liệu lịch sử khẩu vấn). Việc xử lý bằng công nghệ kỹ thuật số này không làm thay đổi độ chân thực và tin cậy của tài liệu;
- Tu bổ, phục chế những tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý kém (bị thủng, rách, mờ chữ...);
- Đối với khối tài liệu lưu trữ quý, hiếm về cùng một chủ đề, cần tiến hành chỉnh lý khoa học. Đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm rời lẻ, bổ sung vào các phông, sưu tập lưu trữ hiện có trong kho lưu trữ;
- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sưu tầm được, phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng.