Document: Khoản 2 Điều 1 Quyết định 1957/QĐ-UBND năm 2014 Quy hoạch Văn thư Lưu trữ Tiền Giang đến 2020 tầm nhìn 2030

Type: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "12/08/2014", "sign_number": "1957/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Văn Khang", "type": "Quyết định"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "12/08/2014", "sign_number": "1957/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Văn Khang", "type": "Quyết định"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "12/08/2014", "sign_number": "1957/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Văn Khang", "type": "Quyết định"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "12/08/2014", "sign_number": "1957/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Văn Khang", "type": "Quyết định"}
Signer: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "12/08/2014", "sign_number": "1957/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Văn Khang", "type": "Quyết định"}

Full Text:
Khoản 2 Điều 1 Quyết định 1957/QĐ-UBND năm 2014 Quy hoạch Văn thư Lưu trữ Tiền Giang đến 2020 tầm nhìn 2030

Điều 1. Phê duyệt “Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” với các nội dung chủ yếu sau:
...
2. Các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030
a) Xây dựng hệ thống văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quản lý công tác văn thư, lưu trữ của địa phương trên cơ sở cụ thể hóa, triển khai các quy định của Trung ương nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại.
b) Dự báo về các chỉ tiêu hoạt động văn thư, lưu trữ
- Về công tác văn thư: Đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản:
+ 100% các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đảm bảo theo đúng quy định.
+ 80% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và 60% cán bộ, công chức, viên chức, các cơ quan, tổ chức cấp huyện lập được hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy, từng bước tạo lập và lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu trong môi trường mạng.
+ 100% các cơ quan Nhà nước triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 50% các văn bản, tài liệu giữa các cơ quan nhà nước được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.
+ 80% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện sử dụng thư điện tử cho công việc.
+ 70% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và 50% các huyện, thành phố, thị xã triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến.
+ 30% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng.
Đến năm 2030: 70% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trong quá trình xử lý, giải quyết công việc và quản lý hồ sơ, tài liệu trong môi trường mạng.
- Về công tác lưu trữ
Tại lưu trữ lịch sử tỉnh:
+ Đến năm 2020: 90% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, nâng cấp hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử, trong đó có khoảng 10% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được số hóa. Dự báo số lượng tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử đến năm 2020 khoảng 1.000 mét.
+ Đến năm 2030: 100% tài liệu được nâng cấp chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử, trong đó có khoảng 50% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được số hóa. Tài liệu được thu thập vào Lưu trữ lịch sử theo đúng các quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật. Dự báo số lượng tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử đến năm 2030 khoảng 5.000 mét.
Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu truyền thống và đẩy mạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện tử.
Tại lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
+ Đến năm 2020: 60-70% tài liệu của các sở, ban ngành tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan.
+ Đến năm 2030: 100% tài liệu của các sở, ban ngành tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ, không còn tài liệu tích đống.
Tại lưu trữ huyện, thành phố, thị xã
+ Đến năm 2020: 40-60% tài liệu của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ; đồng thời lựa chọn và giao nộp 100% tài liệu có giá trị vĩnh viễn đã đến hạn về Lưu trữ lịch sử tỉnh.
+ Đến năm 2030: 70-100% tài liệu của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ và giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn đã đến hạn về Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.
Tại lưu trữ xã, phường, thị trấn:
+ Đến năm 2020: 30-50% tài liệu của các xã, phường, thị trấn được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
+ Đến năm 2030: 60-100% tài liệu của các xã, phường, thị trấn được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
c) Quy hoạch hệ thống tổ chức bộ máy ngành Văn thư, Lưu trữ
Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh, quản lý thống nhất tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật. Xây dựng ngành Văn thư-Lưu trữ tỉnh hiện đại, đưa công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh.
- Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Đến năm 2020, tổ chức bộ máy Chi cục Văn thư - Lưu trữ được kiện toàn đảm bảo giúp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, đồng thời thành lập Trung tâm Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thực hiện chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
Kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
- Tại cấp huyện
+ Kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý, lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử của cấp huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
+ Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện bố trí công chức, viên chức chuyên trách làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.
- Tại cấp xã
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở xã, phường, thị trấn theo hướng dẫn trực tiếp về chuyên môn, nghiệp vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện và của ngành.
d) Nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ:
Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc của ngành.
- Dự kiến nhu cầu nhân lực tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020 là 30 người, trong đó:
+ Biên chế hành chính: 13 người, về cơ cấu trình độ dự kiến như sau: đại học, sau đại học chiếm 80%.
+ Biên chế sự nghiệp: 17 người, về cơ cấu trình độ dự kiến như sau: đại học, sau đại học chiếm 80%.
- Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: Bộ phận văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức các sở, ban, ngành tỉnh bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Đến năm 2020 có ít nhất 02 biên chế: 01 biên chế văn thư và 01 biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ, 100% qua đào tạo, trong đó có 80% có trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ, 20% có trình độ cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
- Tại các phòng, ban, đơn vị cấp huyện có 01 người chuyên trách văn thư, lưu trữ. Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, mỗi đơn vị có 02 người: 01 người phụ trách quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và 01 người thực hiện quản lý, hướng dẫn và lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử của cấp huyện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; 100% qua đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, trong đó có 70% có trình độ từ trung cấp, 30% có trình độ đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
- Tại các xã, phường, thị trấn: Bố trí công chức (kiêm nhiệm) có trình độ từ sơ cấp nghề văn thư, lưu trữ trở lên, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.
đ) Hệ thống cơ sở vật chất
Ngân sách Nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao gồm các nội dung:
- Xây dựng mới hoặc cải tạo kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phục vụ bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong đó:
+ Sở Nội vụ tiếp tục phối hợp với các ngành chức năng triển khai xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Dự án đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt từ nguồn vốn được Trung ương hỗ trợ và ngân sách tỉnh cấp theo quy định, trang bị cơ sở vật chất đảm bảo vận hành đồng bộ của Kho lưu trữ chuyên dụng;
+ Các sở, ban, ngành tỉnh chưa có kho lưu trữ cần bố trí phòng (kho) lưu trữ tối thiểu 40m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành; kho lưu trữ không đảm bảo đủ điều kiện cần có kế hoạch cải tạo kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
+ Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện, bố trí diện tích tối thiểu 30m2 để làm Kho lưu trữ hiện hành bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị;
+ Các xã, phường, thị trấn phải bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn (theo hướng dẫn tại Điểm b, Khoản 3, Phần III, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho Lưu trữ chuyên dụng).
Cần trang bị các thiết bị, phương tiện cho các Kho Lưu trữ cấp huyện, cấp xã thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu bao gồm máy điều hòa, máy hút bụi, máy hút ẩm, bình chữa cháy, quạt thông gió, kệ đựng tài liệu, hộp, bìa hồ sơ...
- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm và số hóa tài liệu lưu trữ;
- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ;
- Các hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
g) Giải pháp thực hiện:
- Đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
+ Trên cơ sở Luật Lưu trữ, các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, triển khai thực hiện các văn bản của cấp trên phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương; phối hợp các ngành, các cấp đề ra biện pháp cụ thể để thực hiện quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả;
+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nhân lực quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ các cấp, đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực, hiệu lực và hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý về văn thư, lưu trữ. Bố trí ổn định nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức các cấp;
+ Tăng cường phối hợp giữa các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức, địa phương trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
+ Đổi mới các chính sách, cơ chế để phát triển lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đặc biệt chú ý các chính sách về tuyển dụng, sử dụng và đãi ngộ đối với nhân lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ.
- Đổi mới và nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với phát triển bền vững của tỉnh, cụ thể:
+ Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, làm cho các tầng lớp nhân dân và các cấp lãnh đạo, các tổ chức văn thư, lưu trữ, cá nhân tham gia vào hoạt động văn thư, lưu trữ thấy rõ vai trò và trách nhiệm của công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội, mang tính xã hội; đặt “Phương hướng phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ” là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững;
+ Tăng cường công tác tuyên truyền trong xã hội nhằm nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc bảo vệ chủ quyền quốc gia, từ đó có ý thức cao trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu; tích cực tuyên truyền, vận động các cá nhân, gia đình, dòng họ biếu tặng tài liệu cho nhà nước;
+ Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường chuyên nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng các cấp.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và đáp ứng nhu cầu phát triển của tỉnh, của ngành Văn thư, Lưu trữ.
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ: căn cứ vào nhu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ; căn cứ các nội dung quy hoạch về cơ sở vật chất, các cơ quan, tổ chức có liên quan trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt các Dự án, Đề án, bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo nhu cầu phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ.
- Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động dịch vụ lưu trữ.
- Đẩy mạnh hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ của các ngành, các cấp.
- Đẩy mạnh hợp tác về văn thư, lưu trữ: tăng cường hợp tác với các cơ quan, tổ chức văn thư, lưu trữ trong nước và ở ngoài nước để tiếp thu kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, tạo điều kiện cho việc sưu tầm, bảo quản tài liệu lưu trữ tỉnh nhà.

Content:
Các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030
a) Xây dựng hệ thống văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quản lý công tác văn thư, lưu trữ của địa phương trên cơ sở cụ thể hóa, triển khai các quy định của Trung ương nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại.
b) Dự báo về các chỉ tiêu hoạt động văn thư, lưu trữ
- Về công tác văn thư: Đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản:
+ 100% các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đảm bảo theo đúng quy định.
+ 80% cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và 60% cán bộ, công chức, viên chức, các cơ quan, tổ chức cấp huyện lập được hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy, từng bước tạo lập và lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu trong môi trường mạng.
+ 100% các cơ quan Nhà nước triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 50% các văn bản, tài liệu giữa các cơ quan nhà nước được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.
+ 80% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện sử dụng thư điện tử cho công việc.
+ 70% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và 50% các huyện, thành phố, thị xã triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến.
+ 30% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng.
Đến năm 2030: 70% các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trong quá trình xử lý, giải quyết công việc và quản lý hồ sơ, tài liệu trong môi trường mạng.
- Về công tác lưu trữ
Tại lưu trữ lịch sử tỉnh:
+ Đến năm 2020: 90% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, nâng cấp hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử, trong đó có khoảng 10% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được số hóa. Dự báo số lượng tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử đến năm 2020 khoảng 1.000 mét.
+ Đến năm 2030: 100% tài liệu được nâng cấp chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử, trong đó có khoảng 50% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được số hóa. Tài liệu được thu thập vào Lưu trữ lịch sử theo đúng các quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật. Dự báo số lượng tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử đến năm 2030 khoảng 5.000 mét.
Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu truyền thống và đẩy mạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện tử.
Tại lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
+ Đến năm 2020: 60-70% tài liệu của các sở, ban ngành tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan.
+ Đến năm 2030: 100% tài liệu của các sở, ban ngành tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ, không còn tài liệu tích đống.
Tại lưu trữ huyện, thành phố, thị xã
+ Đến năm 2020: 40-60% tài liệu của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ; đồng thời lựa chọn và giao nộp 100% tài liệu có giá trị vĩnh viễn đã đến hạn về Lưu trữ lịch sử tỉnh.
+ Đến năm 2030: 70-100% tài liệu của các phòng, ban chuyên môn cấp huyện được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ và giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn đã đến hạn về Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định.
Tại lưu trữ xã, phường, thị trấn:
+ Đến năm 2020: 30-50% tài liệu của các xã, phường, thị trấn được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
+ Đến năm 2030: 60-100% tài liệu của các xã, phường, thị trấn được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
c) Quy hoạch hệ thống tổ chức bộ máy ngành Văn thư, Lưu trữ
Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh, quản lý thống nhất tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật. Xây dựng ngành Văn thư-Lưu trữ tỉnh hiện đại, đưa công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh.
- Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Đến năm 2020, tổ chức bộ máy Chi cục Văn thư - Lưu trữ được kiện toàn đảm bảo giúp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, đồng thời thành lập Trung tâm Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thực hiện chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
Kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
- Tại cấp huyện
+ Kiện toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý, lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử của cấp huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
+ Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện bố trí công chức, viên chức chuyên trách làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.
- Tại cấp xã
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở xã, phường, thị trấn theo hướng dẫn trực tiếp về chuyên môn, nghiệp vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện và của ngành.
d) Nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ:
Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc của ngành.
- Dự kiến nhu cầu nhân lực tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020 là 30 người, trong đó:
+ Biên chế hành chính: 13 người, về cơ cấu trình độ dự kiến như sau: đại học, sau đại học chiếm 80%.
+ Biên chế sự nghiệp: 17 người, về cơ cấu trình độ dự kiến như sau: đại học, sau đại học chiếm 80%.
- Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: Bộ phận văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức các sở, ban, ngành tỉnh bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Đến năm 2020 có ít nhất 02 biên chế: 01 biên chế văn thư và 01 biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ, 100% qua đào tạo, trong đó có 80% có trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ, 20% có trình độ cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
- Tại các phòng, ban, đơn vị cấp huyện có 01 người chuyên trách văn thư, lưu trữ. Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, mỗi đơn vị có 02 người: 01 người phụ trách quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và 01 người thực hiện quản lý, hướng dẫn và lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử của cấp huyện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; 100% qua đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, trong đó có 70% có trình độ từ trung cấp, 30% có trình độ đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
- Tại các xã, phường, thị trấn: Bố trí công chức (kiêm nhiệm) có trình độ từ sơ cấp nghề văn thư, lưu trữ trở lên, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.
đ) Hệ thống cơ sở vật chất
Ngân sách Nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao gồm các nội dung:
- Xây dựng mới hoặc cải tạo kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phục vụ bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong đó:
+ Sở Nội vụ tiếp tục phối hợp với các ngành chức năng triển khai xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Dự án đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt từ nguồn vốn được Trung ương hỗ trợ và ngân sách tỉnh cấp theo quy định, trang bị cơ sở vật chất đảm bảo vận hành đồng bộ của Kho lưu trữ chuyên dụng;
+ Các sở, ban, ngành tỉnh chưa có kho lưu trữ cần bố trí phòng (kho) lưu trữ tối thiểu 40m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành; kho lưu trữ không đảm bảo đủ điều kiện cần có kế hoạch cải tạo kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
+ Các phòng, ban, đơn vị cấp huyện, bố trí diện tích tối thiểu 30m2 để làm Kho lưu trữ hiện hành bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị;
+ Các xã, phường, thị trấn phải bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn (theo hướng dẫn tại Điểm b, Khoản 3, Phần III, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho Lưu trữ chuyên dụng).
Cần trang bị các thiết bị, phương tiện cho các Kho Lưu trữ cấp huyện, cấp xã thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu bao gồm máy điều hòa, máy hút bụi, máy hút ẩm, bình chữa cháy, quạt thông gió, kệ đựng tài liệu, hộp, bìa hồ sơ...
- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm và số hóa tài liệu lưu trữ;
- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ;
- Các hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
g) Giải pháp thực hiện:
- Đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
+ Trên cơ sở Luật Lưu trữ, các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, triển khai thực hiện các văn bản của cấp trên phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương; phối hợp các ngành, các cấp đề ra biện pháp cụ thể để thực hiện quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả;
+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nhân lực quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ các cấp, đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực, hiệu lực và hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý về văn thư, lưu trữ. Bố trí ổn định nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức các cấp;
+ Tăng cường phối hợp giữa các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức, địa phương trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
+ Đổi mới các chính sách, cơ chế để phát triển lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đặc biệt chú ý các chính sách về tuyển dụng, sử dụng và đãi ngộ đối với nhân lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ.
- Đổi mới và nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với phát triển bền vững của tỉnh, cụ thể:
+ Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, làm cho các tầng lớp nhân dân và các cấp lãnh đạo, các tổ chức văn thư, lưu trữ, cá nhân tham gia vào hoạt động văn thư, lưu trữ thấy rõ vai trò và trách nhiệm của công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội, mang tính xã hội; đặt “Phương hướng phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ” là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững;
+ Tăng cường công tác tuyên truyền trong xã hội nhằm nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc bảo vệ chủ quyền quốc gia, từ đó có ý thức cao trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu; tích cực tuyên truyền, vận động các cá nhân, gia đình, dòng họ biếu tặng tài liệu cho nhà nước;
+ Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường chuyên nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng các cấp.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và đáp ứng nhu cầu phát triển của tỉnh, của ngành Văn thư, Lưu trữ.
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ: căn cứ vào nhu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ; căn cứ các nội dung quy hoạch về cơ sở vật chất, các cơ quan, tổ chức có liên quan trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt các Dự án, Đề án, bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo nhu cầu phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ.
- Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động dịch vụ lưu trữ.
- Đẩy mạnh hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ của các ngành, các cấp.
- Đẩy mạnh hợp tác về văn thư, lưu trữ: tăng cường hợp tác với các cơ quan, tổ chức văn thư, lưu trữ trong nước và ở ngoài nước để tiếp thu kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, tạo điều kiện cho việc sưu tầm, bảo quản tài liệu lưu trữ tỉnh nhà.