Document: Khoản 6 Điều 1 Thông tư 18/LĐTBXH-TT hướng dẫn cấp, quản lý sử dụng sổ lao động

Type: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}
Signer: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}

Full Text:
Khoản 6 Điều 1 Thông tư 18/LĐTBXH-TT hướng dẫn cấp, quản lý sử dụng sổ lao động

Điều 1. 5, chương II của Pháp lệnh Hợp đồng lao động đã quy đinh: "Người lao động làm theo hợp đồng lao động được cấp sổ lao động" căn cứ Điều 15 Pháp lệnh Hợp đồng lao động và Điều 1 Quyết định số: 533/LĐTBXH-QĐ ngày 31-5-1994 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn cụ thể thêm như sau:
...
6. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ phối hợp với Tổng Liên đoàn và các Bộ, ngành liên quan tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo việc cấp sổ lao động bảo đảm đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày ký, các văn bản hướng dẫn thực hiện cấp sổ lao động và sổ lao động cũ trái với Thông tư này đều bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc đề nghị các bộ, ngành, địa phương và đơn vị phản ánh kịp thời về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để xử lý.

BẢN HƯỚNG DẪN
GHI SỔ LAO ĐỘNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31 tháng 5 năm 1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)
Việc ghi vào sổ lao động đòi hỏi bảo đảm tính chính xác cao, do vậy người ghi phải thực hiện theo đúng các chỉ dẫn:
- Ghi đúng sự việc trên cơ sở các tài liệu đã có.
- Ngoài người được giao nhiệm vụ ghi, không ai được quyền ghi.
- Ghi theo đúng yêu cầu của Bộ hướng dẫn. Để làm tốt việc này, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn việc ghi sổ lao động như sau:
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Chữ viết vào sổ phải rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xoá. Các chữ số viết trong sổ phải ghi bằng hai chữ số (thí dụ: 01, 02). Viết bằng loại mực lâu phai, không dùng bút đỏ, bút chì hoặc bút nét to (bút dạ). Trường hợp điều nào hoặc chữ nào ghi sai thì gạch ngang rồi viết tiếp sang bên cạnh, cấm tẩy hoặc dán đè loại giấy khác lên. Sổ có kích thước hạn hẹp, trong khi nội dung ghi chép nhiều, nên trước khi vào sổ người ghi phải chọn từ, sắp xếp cho gọn, đơn giản, nhưng phản ánh đúng nội dung của điều cần ghi.
2. Sổ lao động có giá trị từ ngày người lao động được cấp sổ.
Những nội dung ghi ban đầu cũng như những thay đổi trong quá trình làm việc của người lao động như: thời gian chính thức làm việc, chấm dứt hợp đồng, chuyển sang công việc khác, đào tạo... phải được ghi vào sổ kịp thời (chậm nhất không quá 3 ngày). Các nội dung ghi đó người sử dụng lao động phải báo cho người lao động biết để họ ghi bổ sung vào tờ khai làm cơ sở đối chiếu khi cần thiết.
3. Mỗi nội dung ghi vào sổ phải căn cứ vào tài liệu gốc (quyết định, văn bằng), hoặc các văn bản có giá trị pháp lý khác. Sự việc xảy ra trước thì ghi trước, không để trống hoặc ghi sau, nội dung thuộc cột nào phải ghi vào đúng cột đó không bỏ trống hoặc bỏ sót.
4. Các trang trong sổ được đóng dấu giáp lai vì vậy không được xé hoặc đóng thêm giấy khác vào sổ. Trường hợp hết sổ hoặc viết thiếu thì bổ sung sổ khác.
5. Đơn vị giao cho một người quản lý sổ lao động đồng thời là người ghi vào sổ. Trường hợp người đó chuyển công tác khác, đơn vị cử người khác thay thế, ngoài ra không một cá nhân nào được tuỳ tiện ghi vào sổ. Những đơn vị có số lao động đông có thể chọn một số người để ghi sổ lao động.
II. NỘI DUNG GHI
1. Sơ yếu lý lịch
Căn cứ vào tờ khai sổ lao động và các giấy tờ khác của người lao động, người ghi thực hiện việc ghi vào sổ lao động.
- Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, nguyên quán, dân tộc, tôn giáo ghi theo giấy khai sinh (không ghi họ, tên bí danh).
- Nơi thường trú ghi theo địa chỉ nơi đang ở thường xuyên ghi rõ số nhà, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố.
- Trình độ học vấn: đã tốt nghiệp phổ thông cơ sở hay phổ thông trung học, hoặc đã học hay đang học chương trình lớp mấy. Người lao động đạt ở trình độ nào thì ghi rõ theo văn bằng, chứng chỉ, hoặc giấy tờ xác nhận của nhà trường.
- Trình độ chuyên môn, kỹ thuật: ghi theo danh mục nghề nghiệp được đào tạo theo bằng cấp; trung học, cao đẳng, đại học, trường dạy nghề hoặc qua lớp đào tạo ngắn ngày. Người lao động ở trình độ nào thì ghi rõ theo văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy tờ xác nhận của nơi đào tạo. Phần này do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội ghi theo danh sách trích ngang của đơn vị. Sau đó giám đốc Sở ký tên và đóng dấu. Khâu cuối cùng trước khi giao sổ cho đơn vị, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đóng dấu nổi vào ảnh và dấu giáp lai giữa các trang trong sổ.
2. Quá trình làm việc
Đối với người lao động đi làm lần đầu thời điểm ghi vào sổ bắt đầu từ ngày vào làm việc tại đơn vị (nếu là làm thử thì ghi bắt đầu từ ngày làm thử).
2.1. Ngày, tháng, năm: ghi ngày, tháng năm hợp đồng có hiệu lực (Điều 2, Nghị định số 165/HĐBT ngày 12-5-1992 của Hội đồng Bộ trưởng). 2.2. Ghi ngày, tháng, năm kết thúc sự việc. Thí dụ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
2.3. Tên đơn vị: Ghi đúng tên doanh nghiệp hay tổ chức thuộc Bộ, tỉnh, thành phố quản lý.
2.4. Địa điểm đơn vị đóng: ghi theo địa danh nơi có trụ sở chính của đơn vị thuộc quận, huyện, tỉnh, thành phố.
2.5. Hình thức hợp đồng: ghi rõ hình thức giao kết hợp đồng (theo quy định tại Điều 3, Nghị định số 165/HĐBT ngày 12-5-1992 của Hội đồng Bộ trưởng).
2.6. Công việc làm: đối với người lao động làm việc tại các phòng, ban (lao động gián tiếp sản xuất) ghi theo công việc làm cụ thể như: kế toán, thống kê, tổ chức lao động... Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, ghi theo công việc làm cụ thể như: cơ khí, lắp ráp, sửa chữa, và bậc thợ.
2.7. Mức lương, tiền công: ghi rõ số tiền được hưởng như bản hợp đồng lao động đã có.
2.8. Lý do thay đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động: ghi rõ lý do chủ yếu dẫn đến việc người lao động thay đổi, tạm hoãn, hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động;
Thí dụ: công việc đó không phù hợp, đi học, đi nghĩa vụ quân sự, chuyển đi nơi khác...
2.9. Cột ghi xác nhận của đơn vị sử dụng: các vấn đề ghi vào sổ phải có văn bản hoặc các giấy tờ hợp pháp khác và ghi rõ họ, tên, chức vụ của người ký văn bản đó.
3. Quá trình đào tạo
Quá trình đào tạo phản ánh trình độ của người lao động trên các lĩnh vực: chuyên môn, kỹ thuật... đã được đào tạo qua các chương trình, các hình thức đào tạo.
Các hình thức đào tạo ghi vào sổ lao động gồm đào tạo tại các trường lớp theo hệ thống đào tạo chính quy hoặc các lớp đào tạo, bồi dưỡng mà có văn bằng, hoặc chứng chỉ xác nhận trình độ được đào tạo. Việc đào tạo nâng bậc cho công nhân tại nơi làm việc không ghi vào sổ.
4. Tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp
Các trường hợp bị tai nạn và bệnh nghề nghiệp được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận là tai nạn lao động và mắc bệnh do điều kiện làm việc bị suy giảm khả năng lao động đều được ghi vào sổ lao động. Khi ghi vào sổ lao động, đơn vị phải ghi rõ thời gian xảy ra tai nạn và bị mắc bệnh xảy ra ở đâu và mức độ suy giảm khả năng lao động ở mức độ nào để căn cứ vào đó cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ xác định mức trợ cấp 1 lần hay thường xuyên.
5. Chế độ được hưởng khi chấm dứt hợp đồng lao động
Nội dung phần này phản ánh toàn bộ thời gian làm việc và các chế độ người lao động được hưởng trong quá trình làm việc.
Người lao động hết hạn hợp đồng hoặc xin chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn, người ghi chép soát lại toàn bộ quá trình làm việc của người lao động để bổ sung đầy đủ vào sổ, rồi tổng hợp thời gian công tác ở đơn vị và các chế độ người lao động được hưởng vào sổ. Ghi rõ các chế độ mà người lao động đã đóng như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có).
Thí dụ: thời gian công tác bao nhiêu năm, tháng, ngày, thời gian được tính trợ cấp và các chế độ khác.
Đối với người lao động hưởng trợ cấp 1 lần ghi rõ thời gian công tác ở đơn vị, số tiền được hưởng và ghi rõ đơn vị thanh toán.
Trong quá trình làm việc xảy ra sự tranh chấp giữa người lao động với người sử dụng lao động và có bồi thường thì mức bồi thường người lao động được hưởng ghi vào cột 3 "Các chế độ được hưởng".
Sau khi ghi chép đầy đủ vào sổ lao động, người ghi chép yêu cầu người lao động đối chiếu lại từng phần của sổ. Đơn vị giao lại sổ lao động cho người lao động, kèm theo các giấy tờ cần thiết khác và người lao động phải ký vào sổ theo dõi sổ lao động của đơn vị.

Tỉnh, thành phố Bộ, Sở chủ quản Đơn vị

DANH SÁCH SỐ NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
CẤP SỔ LAO ĐỘNG
(Kèm theo Công văn số:.... ngày.... tháng... năm....)

Mẫu biểu dùng cho các đơn vị đăng ký mua sổ
- Đợt mua.... năm....

Ký hiệu

(Ban hành theo Thông tư số 18/LĐTBXH ngày 31/5/1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Số sổ mua đợt trước;
từ... đến.....

Năm sinh

Ngày ký HĐLĐ

Số TT

Họ và tên

Nam

Nữ

Nguyên quán

Dân tộc Tôn giáo

Địa chỉ thường trú

Trình độ học vấn

Trình độ C.môn K.thuật

Nghề nghiệp trước khi cấp sổ

HĐLĐ với thời hạn không các định

HĐLĐ có thời hạn xác định từ 1 năm trở lên

Người chờ việc chưa ký HĐLĐ

Công việc làm

Mức lương C.bậc hoặc tiền công

Thời gian đã đóng BKXH

Ghi chú

A

B

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Ngày.... tháng... năm...

Ngày... tháng... năm...

Ngày... tháng... năm...

Người lập danh sách

Đại diện Công đoàn

Giám đốc (người chủ sử dụng LĐ)

Ghi chú:
- Ký hiệu của đơn vị Sở Lao động - Thương binh và Xã hội quy định.
- Đợt mua: ghi cụ thể đợt 01, 02 trong năm.
- Số sổ đã cấp đợt trước ghi số sổ đầu tiên đến số sổ cuối cùng của đợt trước liền kề.
- Cột 8: Ghi theo trình độ đã tốt nghiệp PTTH hay PTCS, hoặc đã hết lớp mấy.
- Cột 9: Ghi cụ thể chuyên ngành và trình độ đào tạo, thí dụ kế toán - Đại học KTTC...
- Cột 10: Ghi nghề nghiệp trước khi cấp sổ lao động: CVNVC cũ, LĐ mới tuyển, HĐLĐ theo 217/HĐBT.

Tỉnh, thành phố:
Sở Lao động TBXH

MẪU SỐ 01

SỔ THEO DÕI CẤP SỔ LAO ĐỘNG CHO CÁC ĐƠN VỊ NĂM...
(Ban hành theo Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31/05/1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Năm sinh

Ngày ký HĐLĐ

S TT

Số sổ và ký hiệu của đơn vị

Họ và tên

Nam

Nữ

Nguyên quán

Dân tộc Tôn giáo

Địa chỉ thường trú

Trình độ học vấn

Trình độ C.môn K.thuật

Nghề nghiệp trước khi cấp sổ

HĐLĐ với thời hạn không các định

HĐLĐ có thời hạn xác định từ 1 năm trở lên

Người chờ việc chưa ký HĐLĐ

Công việc làm

Mức lương C.bậc hoặc tiền công

Thời gian đã đóng BKXH

Ghi chú

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Ghi chú:
- Trên cơ sở biểu này Sở Lao động - Thương binh và Xã hội lập sổ theo dõi hàng năm. Nếu đơn vị đăng ký mua sổ lao động cùng với mua BHLĐ thì ghi cùng 1 sổ.
- Ngày tháng năm cấp sổ là ngày ghi vào trang đầu của sổ.

Uỷ ban Nhân dân
Sở Lao động TBXH

MẪU SỐ 02

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG CỦA SỔ LAO ĐỘNG NĂM
(Ban hành theo Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31/05/1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Năm sinh

Ngày ký HĐLĐ

S TT

Số sổ và ký hiệu của đơn vị

Họ và tên

Nam

Nữ

Nguyên quán

Dân tộc Tôn giáo

Địa chỉ thường trú

Trình độ học vấn

Trình độ C.môn K.thuật

Nghề nghiệp trước khi cấp sổ

HĐLĐ với thời hạn không các định

HĐLĐ có thời hạn xác định từ 1 năm trở lên

Người chờ việc chưa ký HĐLĐ

Công việc làm

Mức lương C.bậc hoặc tiền công

Thời gian đã đóng BKXH

Ghi chú

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

MẪU BIỂU SỐ 3
SỔ THEO DÕI NHẬP, XUẤT SỔ LAO ĐỘNG

Nhập

Xuất

Đợt

Ngày nhận sổ

Số lượng

Ký hiện

Ký nhận

Ghi chú

Đợt

Ngày xuất

Đơn vị

Số lượng

Từ số... đến sô...

Ký nhận

Ghi chú

MẪU SỐ 04

UBND.......

BÁO CÁO TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CẤP SỔ LAO ĐỘNG, 6 THÁNG (1 NĂM)

Sở Lao động - TBXH

(Ban hành kèm theo Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31/05/1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Chia ra

Doanh nghiệp NN

Doanh nghiệp ngoài quốc doanh

Tổ chức

HCSN Bộ,

Cơ

Diễn giải

Tổng số

Trung ương

Địa phương

Doanh nghiệp tư nhân

Công ty TNHH

Công ty cổ phần

Xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

HTX có thuê lao động

K.tế C.quan ngoại giao

Tổng cục ban ngành của tỉnh, TP

quan đoàn thể

A

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

I. Tình hình cấp sổ lao động

1. Tổng số doanh nghiệp

2. Số doanh nghiệp đề nghị cấp sổ

3. Tổng số LĐ trong các doanh nghiệp

4. Số lao động được cấp sổ

5. Số sổ thực tế đã nhận tại Bộ

6. Số sổ thực tế đã cấp

Content:
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ phối hợp với Tổng Liên đoàn và các Bộ, ngành liên quan tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo việc cấp sổ lao động bảo đảm đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày ký, các văn bản hướng dẫn thực hiện cấp sổ lao động và sổ lao động cũ trái với Thông tư này đều bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc đề nghị các bộ, ngành, địa phương và đơn vị phản ánh kịp thời về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để xử lý.

BẢN HƯỚNG DẪN
GHI SỔ LAO ĐỘNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31 tháng 5 năm 1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)
Việc ghi vào sổ lao động đòi hỏi bảo đảm tính chính xác cao, do vậy người ghi phải thực hiện theo đúng các chỉ dẫn:
- Ghi đúng sự việc trên cơ sở các tài liệu đã có.
- Ngoài người được giao nhiệm vụ ghi, không ai được quyền ghi.
- Ghi theo đúng yêu cầu của Bộ hướng dẫn. Để làm tốt việc này, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn việc ghi sổ lao động như sau:
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Chữ viết vào sổ phải rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xoá. Các chữ số viết trong sổ phải ghi bằng hai chữ số (thí dụ: 01, 02). Viết bằng loại mực lâu phai, không dùng bút đỏ, bút chì hoặc bút nét to (bút dạ). Trường hợp điều nào hoặc chữ nào ghi sai thì gạch ngang rồi viết tiếp sang bên cạnh, cấm tẩy hoặc dán đè loại giấy khác lên. Sổ có kích thước hạn hẹp, trong khi nội dung ghi chép nhiều, nên trước khi vào sổ người ghi phải chọn từ, sắp xếp cho gọn, đơn giản, nhưng phản ánh đúng nội dung của điều cần ghi.
2. Sổ lao động có giá trị từ ngày người lao động được cấp sổ.
Những nội dung ghi ban đầu cũng như những thay đổi trong quá trình làm việc của người lao động như: thời gian chính thức làm việc, chấm dứt hợp đồng, chuyển sang công việc khác, đào tạo... phải được ghi vào sổ kịp thời (chậm nhất không quá 3 ngày). Các nội dung ghi đó người sử dụng lao động phải báo cho người lao động biết để họ ghi bổ sung vào tờ khai làm cơ sở đối chiếu khi cần thiết.
3. Mỗi nội dung ghi vào sổ phải căn cứ vào tài liệu gốc (quyết định, văn bằng), hoặc các văn bản có giá trị pháp lý khác. Sự việc xảy ra trước thì ghi trước, không để trống hoặc ghi sau, nội dung thuộc cột nào phải ghi vào đúng cột đó không bỏ trống hoặc bỏ sót.
4. Các trang trong sổ được đóng dấu giáp lai vì vậy không được xé hoặc đóng thêm giấy khác vào sổ. Trường hợp hết sổ hoặc viết thiếu thì bổ sung sổ khác.
5. Đơn vị giao cho một người quản lý sổ lao động đồng thời là người ghi vào sổ. Trường hợp người đó chuyển công tác khác, đơn vị cử người khác thay thế, ngoài ra không một cá nhân nào được tuỳ tiện ghi vào sổ. Những đơn vị có số lao động đông có thể chọn một số người để ghi sổ lao động.
II. NỘI DUNG GHI
1. Sơ yếu lý lịch
Căn cứ vào tờ khai sổ lao động và các giấy tờ khác của người lao động, người ghi thực hiện việc ghi vào sổ lao động.
- Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, nguyên quán, dân tộc, tôn giáo ghi theo giấy khai sinh (không ghi họ, tên bí danh).
- Nơi thường trú ghi theo địa chỉ nơi đang ở thường xuyên ghi rõ số nhà, phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố.
- Trình độ học vấn: đã tốt nghiệp phổ thông cơ sở hay phổ thông trung học, hoặc đã học hay đang học chương trình lớp mấy. Người lao động đạt ở trình độ nào thì ghi rõ theo văn bằng, chứng chỉ, hoặc giấy tờ xác nhận của nhà trường.
- Trình độ chuyên môn, kỹ thuật: ghi theo danh mục nghề nghiệp được đào tạo theo bằng cấp; trung học, cao đẳng, đại học, trường dạy nghề hoặc qua lớp đào tạo ngắn ngày. Người lao động ở trình độ nào thì ghi rõ theo văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy tờ xác nhận của nơi đào tạo. Phần này do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội ghi theo danh sách trích ngang của đơn vị. Sau đó giám đốc Sở ký tên và đóng dấu. Khâu cuối cùng trước khi giao sổ cho đơn vị, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đóng dấu nổi vào ảnh và dấu giáp lai giữa các trang trong sổ.
2. Quá trình làm việc
Đối với người lao động đi làm lần đầu thời điểm ghi vào sổ bắt đầu từ ngày vào làm việc tại đơn vị (nếu là làm thử thì ghi bắt đầu từ ngày làm thử).
2.1. Ngày, tháng, năm: ghi ngày, tháng năm hợp đồng có hiệu lực (Điều 2, Nghị định số 165/HĐBT ngày 12-5-1992 của Hội đồng Bộ trưởng). 2.2. Ghi ngày, tháng, năm kết thúc sự việc. Thí dụ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
2.3. Tên đơn vị: Ghi đúng tên doanh nghiệp hay tổ chức thuộc Bộ, tỉnh, thành phố quản lý.
2.4. Địa điểm đơn vị đóng: ghi theo địa danh nơi có trụ sở chính của đơn vị thuộc quận, huyện, tỉnh, thành phố.
2.5. Hình thức hợp đồng: ghi rõ hình thức giao kết hợp đồng (theo quy định tại Điều 3, Nghị định số 165/HĐBT ngày 12-5-1992 của Hội đồng Bộ trưởng).
2.Công việc làm: đối với người lao động làm việc tại các phòng, ban (lao động gián tiếp sản xuất) ghi theo công việc làm cụ thể như: kế toán, thống kê, tổ chức lao động... Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, ghi theo công việc làm cụ thể như: cơ khí, lắp ráp, sửa chữa, và bậc thợ.
2.7. Mức lương, tiền công: ghi rõ số tiền được hưởng như bản hợp đồng lao động đã có.
2.8. Lý do thay đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động: ghi rõ lý do chủ yếu dẫn đến việc người lao động thay đổi, tạm hoãn, hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động;
Thí dụ: công việc đó không phù hợp, đi học, đi nghĩa vụ quân sự, chuyển đi nơi khác...
2.9. Cột ghi xác nhận của đơn vị sử dụng: các vấn đề ghi vào sổ phải có văn bản hoặc các giấy tờ hợp pháp khác và ghi rõ họ, tên, chức vụ của người ký văn bản đó.
3. Quá trình đào tạo
Quá trình đào tạo phản ánh trình độ của người lao động trên các lĩnh vực: chuyên môn, kỹ thuật... đã được đào tạo qua các chương trình, các hình thức đào tạo.
Các hình thức đào tạo ghi vào sổ lao động gồm đào tạo tại các trường lớp theo hệ thống đào tạo chính quy hoặc các lớp đào tạo, bồi dưỡng mà có văn bằng, hoặc chứng chỉ xác nhận trình độ được đào tạo. Việc đào tạo nâng bậc cho công nhân tại nơi làm việc không ghi vào sổ.
4. Tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp
Các trường hợp bị tai nạn và bệnh nghề nghiệp được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận là tai nạn lao động và mắc bệnh do điều kiện làm việc bị suy giảm khả năng lao động đều được ghi vào sổ lao động. Khi ghi vào sổ lao động, đơn vị phải ghi rõ thời gian xảy ra tai nạn và bị mắc bệnh xảy ra ở đâu và mức độ suy giảm khả năng lao động ở mức độ nào để căn cứ vào đó cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ xác định mức trợ cấp 1 lần hay thường xuyên.
5. Chế độ được hưởng khi chấm dứt hợp đồng lao động
Nội dung phần này phản ánh toàn bộ thời gian làm việc và các chế độ người lao động được hưởng trong quá trình làm việc.
Người lao động hết hạn hợp đồng hoặc xin chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn, người ghi chép soát lại toàn bộ quá trình làm việc của người lao động để bổ sung đầy đủ vào sổ, rồi tổng hợp thời gian công tác ở đơn vị và các chế độ người lao động được hưởng vào sổ. Ghi rõ các chế độ mà người lao động đã đóng như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có).
Thí dụ: thời gian công tác bao nhiêu năm, tháng, ngày, thời gian được tính trợ cấp và các chế độ khác.
Đối với người lao động hưởng trợ cấp 1 lần ghi rõ thời gian công tác ở đơn vị, số tiền được hưởng và ghi rõ đơn vị thanh toán.
Trong quá trình làm việc xảy ra sự tranh chấp giữa người lao động với người sử dụng lao động và có bồi thường thì mức bồi thường người lao động được hưởng ghi vào cột 3 "Các chế độ được hưởng".
Sau khi ghi chép đầy đủ vào sổ lao động, người ghi chép yêu cầu người lao động đối chiếu lại từng phần của sổ. Đơn vị giao lại sổ lao động cho người lao động, kèm theo các giấy tờ cần thiết khác và người lao động phải ký vào sổ theo dõi sổ lao động của đơn vị.

Tỉnh, thành phố Bộ, Sở chủ quản Đơn vị

DANH SÁCH SỐ NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
CẤP SỔ LAO ĐỘNG
(Kèm theo Công văn số:.... ngày.... tháng... năm....)

Mẫu biểu dùng cho các đơn vị đăng ký mua sổ
- Đợt mua.... năm....

Ký hiệu

(Ban hành theo Thông tư số 18/LĐTBXH ngày 31/5/1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Số sổ mua đợt trước;
từ... đến.....

Năm sinh

Ngày ký HĐLĐ

Số TT

Họ và tên

Nam

Nữ

Nguyên quán

Dân tộc Tôn giáo

Địa chỉ thường trú

Trình độ học vấn

Trình độ C.môn K.thuật

Nghề nghiệp trước khi cấp sổ

HĐLĐ với thời hạn không các định

HĐLĐ có thời hạn xác định từ 1 năm trở lên

Người chờ việc chưa ký HĐLĐ

Công việc làm

Mức lương C.bậc hoặc tiền công

Thời gian đã đóng BKXH

Ghi chú

A

B

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Ngày.... tháng... năm...

Ngày... tháng... năm...

Ngày... tháng... năm...

Người lập danh sách

Đại diện Công đoàn

Giám đốc (người chủ sử dụng LĐ)

Ghi chú:
- Ký hiệu của đơn vị Sở Lao động - Thương binh và Xã hội quy định.
- Đợt mua: ghi cụ thể đợt 01, 02 trong năm.
- Số sổ đã cấp đợt trước ghi số sổ đầu tiên đến số sổ cuối cùng của đợt trước liền kề.
- Cột 8: Ghi theo trình độ đã tốt nghiệp PTTH hay PTCS, hoặc đã hết lớp mấy.
- Cột 9: Ghi cụ thể chuyên ngành và trình độ đào tạo, thí dụ kế toán - Đại học KTTC...
- Cột 10: Ghi nghề nghiệp trước khi cấp sổ lao động: CVNVC cũ, LĐ mới tuyển, HĐLĐ theo 217/HĐBT.

Tỉnh, thành phố:
Sở Lao động TBXH

MẪU SỐ 01

SỔ THEO DÕI CẤP SỔ LAO ĐỘNG CHO CÁC ĐƠN VỊ NĂM...
(Ban hành theo Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31/05/1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Năm sinh

Ngày ký HĐLĐ

S TT

Số sổ và ký hiệu của đơn vị

Họ và tên

Nam

Nữ

Nguyên quán

Dân tộc Tôn giáo

Địa chỉ thường trú

Trình độ học vấn

Trình độ C.môn K.thuật

Nghề nghiệp trước khi cấp sổ

HĐLĐ với thời hạn không các định

HĐLĐ có thời hạn xác định từ 1 năm trở lên

Người chờ việc chưa ký HĐLĐ

Công việc làm

Mức lương C.bậc hoặc tiền công

Thời gian đã đóng BKXH

Ghi chú

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Ghi chú:
- Trên cơ sở biểu này Sở Lao động - Thương binh và Xã hội lập sổ theo dõi hàng năm. Nếu đơn vị đăng ký mua sổ lao động cùng với mua BHLĐ thì ghi cùng 1 sổ.
- Ngày tháng năm cấp sổ là ngày ghi vào trang đầu của sổ.

Uỷ ban Nhân dân
Sở Lao động TBXH

MẪU SỐ 02

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG CỦA SỔ LAO ĐỘNG NĂM
(Ban hành theo Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31/05/1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Năm sinh

Ngày ký HĐLĐ

S TT

Số sổ và ký hiệu của đơn vị

Họ và tên

Nam

Nữ

Nguyên quán

Dân tộc Tôn giáo

Địa chỉ thường trú

Trình độ học vấn

Trình độ C.môn K.thuật

Nghề nghiệp trước khi cấp sổ

HĐLĐ với thời hạn không các định

HĐLĐ có thời hạn xác định từ 1 năm trở lên

Người chờ việc chưa ký HĐLĐ

Công việc làm

Mức lương C.bậc hoặc tiền công

Thời gian đã đóng BKXH

Ghi chú

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

MẪU BIỂU SỐ 3
SỔ THEO DÕI NHẬP, XUẤT SỔ LAO ĐỘNG

Nhập

Xuất

Đợt

Ngày nhận sổ

Số lượng

Ký hiện

Ký nhận

Ghi chú

Đợt

Ngày xuất

Đơn vị

Số lượng

Từ số... đến sô...

Ký nhận

Ghi chú

MẪU SỐ 04

UBND.......

BÁO CÁO TÌNH HÌNH VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CẤP SỔ LAO ĐỘNG, 6 THÁNG (1 NĂM)

Sở Lao động - TBXH

(Ban hành kèm theo Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 31/05/1994 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Chia ra

Doanh nghiệp NN

Doanh nghiệp ngoài quốc doanh

Tổ chức

HCSN Bộ,

Cơ

Diễn giải

Tổng số

Trung ương

Địa phương

Doanh nghiệp tư nhân

Công ty TNHH

Công ty cổ phần

Xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

HTX có thuê lao động

K.tế C.quan ngoại giao

Tổng cục ban ngành của tỉnh, TP

quan đoàn thể

A

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

I. Tình hình cấp sổ lao động

1. Tổng số doanh nghiệp

2. Số doanh nghiệp đề nghị cấp sổ

3. Tổng số LĐ trong các doanh nghiệp

4. Số lao động được cấp sổ

5. Số sổ thực tế đã nhận tại Bộ

Số sổ thực tế đã cấp