Document: Khoản 2 Điều 1 Quyết định 2995/QĐ-UBND năm 2013 Quy hoạch Văn thư Lưu trữ Quảng Nam 2020

Type: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "01/10/2013", "sign_number": "2995/QĐ-UBND", "signer": "Lê Phước Thanh", "type": "Quyết định"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "01/10/2013", "sign_number": "2995/QĐ-UBND", "signer": "Lê Phước Thanh", "type": "Quyết định"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "01/10/2013", "sign_number": "2995/QĐ-UBND", "signer": "Lê Phước Thanh", "type": "Quyết định"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "01/10/2013", "sign_number": "2995/QĐ-UBND", "signer": "Lê Phước Thanh", "type": "Quyết định"}
Signer: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "01/10/2013", "sign_number": "2995/QĐ-UBND", "signer": "Lê Phước Thanh", "type": "Quyết định"}

Full Text:
Khoản 2 Điều 1 Quyết định 2995/QĐ-UBND năm 2013 Quy hoạch Văn thư Lưu trữ Quảng Nam 2020

Điều 1. Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Quảng Nam đến năm 2020, với những nội dung chủ yếu sau:
...
2. Dự báo về tài liệu lưu trữ và một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ
a) Về tài liệu lưu trữ
- Lưu trữ lịch sử tỉnh: Dự kiến đến năm 2020 sẽ có khoảng 5.009,5 mét tài liệu được thu về từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (5.009,5 mét tài liệu này được tính từ 30% của tổng số mét tài liệu của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ cấp huyện, thành phố).
Như vậy, đến năm 2020, Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh dự kiến sẽ chứa khoảng 5.409,5 mét tài liệu (bao gồm 400 mét tài liệu hiện đang có tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh và 5.009,5 tài liệu dự kiến thu về).
Việc bố trí Kho Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiếp nhận khối lượng tài liệu nói trên cần phải được chú trọng.
- Lưu trữ cơ quan (tài liệu lưu trữ tại các Sở, Ban, ngành): Dự kiến tài liệu của các Sở, Ban, ngành được thống kê đến năm 2020 khoảng 12.321,4 mét (bao gồm số mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi cơ quan sẽ hình thành khoảng 15 mét tài liệu/1 năm.
- Lưu trữ huyện, thành phố: Dự kiến tài liệu của các huyện, thành phố được thống kê đến năm 2020 khoảng 4.376,9 mét (bao gồm số mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi địa phương sẽ hình thành khoảng 20 mét tài liệu/1 năm.
- Lưu trữ cấp xã: Tài liệu tại cấp xã từ nay đến năm 2020 có khoảng 8.540 mét, được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định, mỗi xã sẽ hình thành khoảng 5 mét tài liệu/1 năm.
b) Một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ
- Về công tác văn thư
Từ nay đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản:
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương ban hành đầy đủ các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định.
+ 100% các Sở, Ban, ngành; 80% các huyện, thành phố ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.
+ 100% cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy.
- Về công tác lưu trữ
Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật, cụ thể:
+ 100% tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng;
+ Trên 80% tài liệu tại Sở, Ban, ngành được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và lập Danh mục hồ sơ của tài liệu sau khi được chỉnh lý;
+ Trên 80% tài liệu tại các huyện, thành phố được chỉnh lý hoàn chỉnh, xây dựng công cụ tra tìm hợp lý và bảo quản, bảo vệ tài liệu trong kho theo đúng quy định của Nhà nước;
+ Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu truyền thống và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện tử;
+ Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh: Từ nay đến năm 2020, kho Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ tiếp nhận khoảng 5009,5 mét tài liệu từ Lưu trữ của các Sở, Ban, ngành và Lưu trữ huyện, thành phố. Công tác thu thập tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử được thực hiện thường xuyên; bước đầu thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ.
+ 100% Sở, Ban, ngành và huyện, thành phố có kho Lưu trữ hiện hành và trang bị phần mềm quản lý lưu trữ; 70% xã, phường, thị trấn có kho lưu trữ; thực hiện việc thu thập hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; xây dựng hệ thống phần mềm để quản lý hồ sơ tài liệu và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.

Content:
Dự báo về tài liệu lưu trữ và một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ
a) Về tài liệu lưu trữ
- Lưu trữ lịch sử tỉnh: Dự kiến đến năm 2020 sẽ có khoảng 5.009,5 mét tài liệu được thu về từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (5.009,5 mét tài liệu này được tính từ 30% của tổng số mét tài liệu của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ cấp huyện, thành phố).
Như vậy, đến năm 2020, Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh dự kiến sẽ chứa khoảng 5.409,5 mét tài liệu (bao gồm 400 mét tài liệu hiện đang có tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh và 5.009,5 tài liệu dự kiến thu về).
Việc bố trí Kho Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiếp nhận khối lượng tài liệu nói trên cần phải được chú trọng.
- Lưu trữ cơ quan (tài liệu lưu trữ tại các Sở, Ban, ngành): Dự kiến tài liệu của các Sở, Ban, ngành được thống kê đến năm 2020 khoảng 12.321,4 mét (bao gồm số mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi cơ quan sẽ hình thành khoảng 15 mét tài liệu/1 năm.
- Lưu trữ huyện, thành phố: Dự kiến tài liệu của các huyện, thành phố được thống kê đến năm 2020 khoảng 4.376,9 mét (bao gồm số mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi địa phương sẽ hình thành khoảng 20 mét tài liệu/1 năm.
- Lưu trữ cấp xã: Tài liệu tại cấp xã từ nay đến năm 2020 có khoảng 8.540 mét, được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định, mỗi xã sẽ hình thành khoảng 5 mét tài liệu/1 năm.
b) Một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ
- Về công tác văn thư
Từ nay đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản:
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương ban hành đầy đủ các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định.
+ 100% các Sở, Ban, ngành; 80% các huyện, thành phố ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.
+ 100% cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy.
- Về công tác lưu trữ
Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật, cụ thể:
+ 100% tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng;
+ Trên 80% tài liệu tại Sở, Ban, ngành được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và lập Danh mục hồ sơ của tài liệu sau khi được chỉnh lý;
+ Trên 80% tài liệu tại các huyện, thành phố được chỉnh lý hoàn chỉnh, xây dựng công cụ tra tìm hợp lý và bảo quản, bảo vệ tài liệu trong kho theo đúng quy định của Nhà nước;
+ Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu truyền thống và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện tử;
+ Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh: Từ nay đến năm 2020, kho Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ tiếp nhận khoảng 5009,5 mét tài liệu từ Lưu trữ của các Sở, Ban, ngành và Lưu trữ huyện, thành phố. Công tác thu thập tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử được thực hiện thường xuyên; bước đầu thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ.
+ 100% Sở, Ban, ngành và huyện, thành phố có kho Lưu trữ hiện hành và trang bị phần mềm quản lý lưu trữ; 70% xã, phường, thị trấn có kho lưu trữ; thực hiện việc thu thập hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; xây dựng hệ thống phần mềm để quản lý hồ sơ tài liệu và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.