Document: Điều 1 Quyết định 993/QĐ-UBND năm 2013 tổ chức biên chế trong công tác văn thư lưu trữ

Type: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "24/04/2013", "sign_number": "993/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Chiến Thắng", "type": "Quyết định"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "24/04/2013", "sign_number": "993/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Chiến Thắng", "type": "Quyết định"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "24/04/2013", "sign_number": "993/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Chiến Thắng", "type": "Quyết định"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "24/04/2013", "sign_number": "993/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Chiến Thắng", "type": "Quyết định"}
Signer: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "24/04/2013", "sign_number": "993/QĐ-UBND", "signer": "Nguyễn Chiến Thắng", "type": "Quyết định"}

Full Text:
Điều 1 Quyết định 993/QĐ-UBND năm 2013 tổ chức biên chế trong công tác văn thư lưu trữ có nội dung như sau:

Điều 1. Phê duyệt Đề án Tổ chức, biên chế, vị trí việc làm trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân, đơn vị sự nghiệp và tổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã ở tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2013 - 2015 (sau đây gọi tắt là Đề án) với các nội dung chủ yếu sau:
1. Mục tiêu, nguyên tắc chung:
a) Mục tiêu:
Xây dựng hệ thống tổ chức văn thư - lưu trữ ở địa phương với đội ngũ công chức, viên chức và người lao động có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư và trực tiếp bảo quản, khai thác tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân, đơn vị sự nghiệp và tổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã (gọi chung là cơ quan, đơn vị). Phấn đấu từ sau năm 2015 không còn tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, chưa được xử lý tại các cơ quan, đơn vị.
b) Nguyên tắc:
- Tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, về người làm công tác văn thư, lưu trữ và các định mức kinh tế - kỹ thuật về lưu trữ tài liệu. Đối với những nội dung công việc, các quy định thuộc thẩm quyền của địa phương mà chưa có định mức cụ thể thì xác định dựa trên cơ sở thực tiễn thông qua kết quả điều tra khách quan;
- Tổ chức bộ máy công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng theo tinh thần cải cách hành chính, tinh gọn, hiệu quả, tiết kiệm, ổn định, đáp ứng yêu cầu công tác trước mắt và lâu đài;
- Biên chế, số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ phải xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ được pháp luật quy định và phù hợp với tình hình đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị.
2. Nhiệm vụ của tổ chức Văn thư - Lưu trữ cơ quan, đơn vị:
a) Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện) thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Thông tư 02/2010/TT-BNV và quy định của Luật Lưu trữ;
b) Tổ chức văn thư - lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 02/2010/TT-BNV và Quy định tại Điều 10 Luật Lưu trữ, cụ thể như sau:
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành kế hoạch, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc;
- Thẩm định, trình người đứng đầu cơ quan phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu;
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị và cơ quan, đơn vị trực thuộc;
- Phối hợp với Thanh tra ngành giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
c) Tổ chức văn thư - lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư 02/2010/TT-BNV và Quy định tại Điều 10 Luật Lưu trữ, cụ thể như sau:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của tỉnh và của cấp huyện đối với các tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản lý;
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho các tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản lý;
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan theo hướng dẫn của Phòng Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
d) Tổ chức văn thư - lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) thực hiện nhiệm vụ tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương; hướng dẫn cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã và trực tiếp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và thực hiện các quy định chung của Luật Lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức nhà nước.
đ) Tổ chức văn thư - lưu trữ các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thực hiện các quy định chung của Luật Lưu trữ, các quy phạm pháp luật liên quan, quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền và quy chế công tác văn thư - lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị.
3. Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị:
a) Người làm công tác văn thư ở cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện có các nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giúp người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến theo quy định của người đứng đầu cơ quan, đơn vị;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét;
- Kiểm tra kỹ thuật và thể thức trình bày, ghi số hiệu, ngày, tháng, năm ban hành và thực hiện các thủ tục đăng ký văn bản đi;
- Nhân bản, đóng dấu, làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát và lưu văn bản đi;
- Lập danh mục hồ sơ cơ quan và phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc hàng năm;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu;
- Photocopy hồ sơ, tài liệu của cơ quan;
- Scan văn bản, tài liệu; fax văn bản đi, tiếp nhận bản fax văn bản đến của cơ quan;
- Làm thủ tục cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị và các loại con dấu khác;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao.
b) Người làm công tác lưu trữ ở cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện có các nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu;
- Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu;
- Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ bao gồm: viết bìa, đánh số tờ trong hồ sơ, viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn);
- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá;
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
- Xử lý hoặc phối hợp, giám sát việc xử lý tài liệu tích đống của cơ quan, đơn vị;
- Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Bảo quản tài liệu, phòng chống cháy nổ, chống đột nhập, côn trùng phá hủy tài liệu lưu trữ;
- Vệ sinh Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu và vệ sinh tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện các thủ tục khai thác, cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số hoạt động dịch vụ công về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao.
c) Người làm công tác văn thư - lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ theo các quy định nêu tại các điểm a, b trên đây và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
4. Chỉ tiêu biên chế và số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị:
a) Tiêu chí và định mức cơ sở xác định số lượng người làm công tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị:
(Phụ lục - Định mức lao động công tác văn thư - lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị kèm theo)
b) Định mức thời gian lao động trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của 1 người trong 1 năm là 1.500 giờ.
c) Xác định biên chế, số vị trí việc làm:
Xác định biên chế công tác văn thư và số người làm công tác lưu trữ riêng; thời gian dôi ra của biên chế công tác văn thư được chuyển sang cho số người làm công tác lưu trữ. Người đảm nhận công việc có thời gian làm việc từ 50% trở lên so với định mức lao động của 1 biên chế/người làm việc thì được tính là chuyên trách, chiếm 1 biên chế/ vị trí việc làm. Người có thời gian làm việc dưới 50% so với định mức lao động của 1 biên chế /người làm việc thì được tính là kiêm nhiệm.
5. Tổ chức và vị trí việc làm của công tác văn thư - lưu trữ ở cơ quan, đơn vị:
a) Các cơ quan hành chính cấp tỉnh được xác định từ 05 người trở lên (bao gồm biên chế văn thư và số người làm công tác lưu trữ) có thể thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ; cơ cấu có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Văn thư các ngạch thuộc chỉ tiêu biên chế hành chính và Trưởng Kho lưu trữ, Lưu trữ viên các ngạch thuộc số lượng vị trí việc làm trong tổ chức Kho lưu trữ tài liệu.
b) Các cơ quan hành chính cấp tỉnh và cấp huyện được xác định từ 03 người trở lên được thành lập Tổ Văn thư - Lưu trữ; cơ cấu có Tổ trưởng do một lãnh đạo cấp phòng kiêm nhiệm, Văn thư các ngạch thuộc chỉ tiêu biên chế hành chính, Trưởng kho lưu trữ và Lưu trữ viên các ngạch thuộc số lượng vị trí việc làm trong tổ chức Kho lưu trữ tài liệu.
c) Các cơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện còn lại có Bộ phận Văn thư - Lưu trữ do 1 lãnh đạo cấp phòng và bố trí ít nhất 01 người đảm nhận nhiệm vụ văn thư - lưu trữ.
d) Ủy ban nhân dân cấp xã có Bộ phận Văn thư - Lưu trữ do một Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách, bố trí 01 Công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ và ít nhất 01 người hoạt động không chuyên trách làm nhiệm vụ văn thư - lưu trữ.
đ) Các đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; các cơ sở giáo dục phổ thông công lập áp dụng theo mô hình các cơ quan cùng cấp trên đây và phù hợp với các quy định, hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành cấp trên.
6. Tiêu chuẩn nghiệp vụ người làm công tác văn thư, lưu trữ:
a) Người chuyên trách công tác văn thư, công tác lưu trữ, công tác văn thư - lưu trữ và người giữ chức danh Văn thư, Lưu trữ, Văn thư - Lưu trữ trong chỉ tiêu biên chế hành chính, số lượng vị trí việc làm trong tổ chức sự nghiệp Nhà nước phải có bằng chuyên môn, nghiệp vụ về các lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành chính, Quản trị văn phòng, Quản trị Văn phòng và Lưu trữ từ trung cấp trở lên; nếu có trình độ đào tạo từ trung cấp trở lên của các chuyên ngành khác thì phải qua lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ tương đương sơ cấp trở lên.
b) Trưởng phòng, Tổ trưởng, người phụ trách bộ phận Văn thư - Lưu trữ, người kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo tiêu chuẩn chức danh chính đang đảm nhận và phải thường xuyên được bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ.
c) Công chức, viên chức, công chức cấp xã làm công tác Văn thư, Văn thư - Lưu trữ có đủ tiêu chuẩn, điều kiện được phân loại, được bổ nhiệm vào các ngạch tương ứng: Cán sự (01.004), Chuyên viên Cao đẳng (01a.003), Chuyên viên (01.003), Chuyên viên chính (01.002)... theo quy định hiện hành.
d) Viên chức làm công tác Lưu trữ có đủ tiêu chuẩn, điều kiện được phân hạng chức danh nghề nghiệp, được bổ nhiệm vào các ngạch tương ứng: Lưu trữ viên Trung cấp (02.015), Lưu trữ viên Cao đẳng (02a.014), Lưu trữ viên (02.014), Lưu trữ viên chính (02.013)... theo quy định hiện hành.
đ) Người làm công tác văn thư, lưu trữ tại các tổ chức kinh tế nhà nước được ký kết hợp đồng lao động, hưởng lương và các chế độ khác theo quy định của Bộ Luật Lao động và các quy phạm pháp luật liên quan.
7. Tuyển dụng, thống kê, đào tạo, bồi dưỡng, chế độ chính sách đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ:
Thực hiện theo quy định của pháp luật về công chức, viên chức và lao động hiện hành.

Content:
Điều 1. Phê duyệt Đề án Tổ chức, biên chế, vị trí việc làm trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân, đơn vị sự nghiệp và tổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã ở tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2013 - 2015 (sau đây gọi tắt là Đề án) với các nội dung chủ yếu sau:
1. Mục tiêu, nguyên tắc chung:
a) Mục tiêu:
Xây dựng hệ thống tổ chức văn thư - lưu trữ ở địa phương với đội ngũ công chức, viên chức và người lao động có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư và trực tiếp bảo quản, khai thác tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân, đơn vị sự nghiệp và tổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã (gọi chung là cơ quan, đơn vị). Phấn đấu từ sau năm 2015 không còn tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, chưa được xử lý tại các cơ quan, đơn vị.
b) Nguyên tắc:
- Tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, về người làm công tác văn thư, lưu trữ và các định mức kinh tế - kỹ thuật về lưu trữ tài liệu. Đối với những nội dung công việc, các quy định thuộc thẩm quyền của địa phương mà chưa có định mức cụ thể thì xác định dựa trên cơ sở thực tiễn thông qua kết quả điều tra khách quan;
- Tổ chức bộ máy công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng theo tinh thần cải cách hành chính, tinh gọn, hiệu quả, tiết kiệm, ổn định, đáp ứng yêu cầu công tác trước mắt và lâu đài;
- Biên chế, số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ phải xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ được pháp luật quy định và phù hợp với tình hình đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị.
2. Nhiệm vụ của tổ chức Văn thư - Lưu trữ cơ quan, đơn vị:
a) Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện) thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Thông tư 02/2010/TT-BNV và quy định của Luật Lưu trữ;
b) Tổ chức văn thư - lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 02/2010/TT-BNV và Quy định tại Điều 10 Luật Lưu trữ, cụ thể như sau:
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành kế hoạch, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc;
- Thẩm định, trình người đứng đầu cơ quan phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu;
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị và cơ quan, đơn vị trực thuộc;
- Phối hợp với Thanh tra ngành giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
c) Tổ chức văn thư - lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư 02/2010/TT-BNV và Quy định tại Điều 10 Luật Lưu trữ, cụ thể như sau:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của tỉnh và của cấp huyện đối với các tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản lý;
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho các tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản lý;
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan theo hướng dẫn của Phòng Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
d) Tổ chức văn thư - lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) thực hiện nhiệm vụ tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương; hướng dẫn cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã và trực tiếp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và thực hiện các quy định chung của Luật Lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức nhà nước.
đ) Tổ chức văn thư - lưu trữ các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thực hiện các quy định chung của Luật Lưu trữ, các quy phạm pháp luật liên quan, quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền và quy chế công tác văn thư - lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị.
3. Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị:
a) Người làm công tác văn thư ở cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện có các nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giúp người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến theo quy định của người đứng đầu cơ quan, đơn vị;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét;
- Kiểm tra kỹ thuật và thể thức trình bày, ghi số hiệu, ngày, tháng, năm ban hành và thực hiện các thủ tục đăng ký văn bản đi;
- Nhân bản, đóng dấu, làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát và lưu văn bản đi;
- Lập danh mục hồ sơ cơ quan và phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc hàng năm;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu;
- Photocopy hồ sơ, tài liệu của cơ quan;
- Scan văn bản, tài liệu; fax văn bản đi, tiếp nhận bản fax văn bản đến của cơ quan;
- Làm thủ tục cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị và các loại con dấu khác;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao.
b) Người làm công tác lưu trữ ở cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện có các nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu;
- Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu;
- Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ bao gồm: viết bìa, đánh số tờ trong hồ sơ, viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn);
- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá;
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
- Xử lý hoặc phối hợp, giám sát việc xử lý tài liệu tích đống của cơ quan, đơn vị;
- Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Bảo quản tài liệu, phòng chống cháy nổ, chống đột nhập, côn trùng phá hủy tài liệu lưu trữ;
- Vệ sinh Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu và vệ sinh tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện các thủ tục khai thác, cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện một số hoạt động dịch vụ công về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao.
c) Người làm công tác văn thư - lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ theo các quy định nêu tại các điểm a, b trên đây và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
4. Chỉ tiêu biên chế và số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị:
a) Tiêu chí và định mức cơ sở xác định số lượng người làm công tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị:
(Phụ lục - Định mức lao động công tác văn thư - lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị kèm theo)
b) Định mức thời gian lao động trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của 1 người trong 1 năm là 1.500 giờ.
c) Xác định biên chế, số vị trí việc làm:
Xác định biên chế công tác văn thư và số người làm công tác lưu trữ riêng; thời gian dôi ra của biên chế công tác văn thư được chuyển sang cho số người làm công tác lưu trữ. Người đảm nhận công việc có thời gian làm việc từ 50% trở lên so với định mức lao động của 1 biên chế/người làm việc thì được tính là chuyên trách, chiếm 1 biên chế/ vị trí việc làm. Người có thời gian làm việc dưới 50% so với định mức lao động của 1 biên chế /người làm việc thì được tính là kiêm nhiệm.
5. Tổ chức và vị trí việc làm của công tác văn thư - lưu trữ ở cơ quan, đơn vị:
a) Các cơ quan hành chính cấp tỉnh được xác định từ 05 người trở lên (bao gồm biên chế văn thư và số người làm công tác lưu trữ) có thể thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ; cơ cấu có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Văn thư các ngạch thuộc chỉ tiêu biên chế hành chính và Trưởng Kho lưu trữ, Lưu trữ viên các ngạch thuộc số lượng vị trí việc làm trong tổ chức Kho lưu trữ tài liệu.
b) Các cơ quan hành chính cấp tỉnh và cấp huyện được xác định từ 03 người trở lên được thành lập Tổ Văn thư - Lưu trữ; cơ cấu có Tổ trưởng do một lãnh đạo cấp phòng kiêm nhiệm, Văn thư các ngạch thuộc chỉ tiêu biên chế hành chính, Trưởng kho lưu trữ và Lưu trữ viên các ngạch thuộc số lượng vị trí việc làm trong tổ chức Kho lưu trữ tài liệu.
c) Các cơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện còn lại có Bộ phận Văn thư - Lưu trữ do 1 lãnh đạo cấp phòng và bố trí ít nhất 01 người đảm nhận nhiệm vụ văn thư - lưu trữ.
d) Ủy ban nhân dân cấp xã có Bộ phận Văn thư - Lưu trữ do một Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách, bố trí 01 Công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ và ít nhất 01 người hoạt động không chuyên trách làm nhiệm vụ văn thư - lưu trữ.
đ) Các đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; các cơ sở giáo dục phổ thông công lập áp dụng theo mô hình các cơ quan cùng cấp trên đây và phù hợp với các quy định, hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành cấp trên.
6. Tiêu chuẩn nghiệp vụ người làm công tác văn thư, lưu trữ:
a) Người chuyên trách công tác văn thư, công tác lưu trữ, công tác văn thư - lưu trữ và người giữ chức danh Văn thư, Lưu trữ, Văn thư - Lưu trữ trong chỉ tiêu biên chế hành chính, số lượng vị trí việc làm trong tổ chức sự nghiệp Nhà nước phải có bằng chuyên môn, nghiệp vụ về các lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành chính, Quản trị văn phòng, Quản trị Văn phòng và Lưu trữ từ trung cấp trở lên; nếu có trình độ đào tạo từ trung cấp trở lên của các chuyên ngành khác thì phải qua lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ tương đương sơ cấp trở lên.
b) Trưởng phòng, Tổ trưởng, người phụ trách bộ phận Văn thư - Lưu trữ, người kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo tiêu chuẩn chức danh chính đang đảm nhận và phải thường xuyên được bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ.
c) Công chức, viên chức, công chức cấp xã làm công tác Văn thư, Văn thư - Lưu trữ có đủ tiêu chuẩn, điều kiện được phân loại, được bổ nhiệm vào các ngạch tương ứng: Cán sự (01.004), Chuyên viên Cao đẳng (01a.003), Chuyên viên (01.003), Chuyên viên chính (01.002)... theo quy định hiện hành.
d) Viên chức làm công tác Lưu trữ có đủ tiêu chuẩn, điều kiện được phân hạng chức danh nghề nghiệp, được bổ nhiệm vào các ngạch tương ứng: Lưu trữ viên Trung cấp (02.015), Lưu trữ viên Cao đẳng (02a.014), Lưu trữ viên (02.014), Lưu trữ viên chính (02.013)... theo quy định hiện hành.
đ) Người làm công tác văn thư, lưu trữ tại các tổ chức kinh tế nhà nước được ký kết hợp đồng lao động, hưởng lương và các chế độ khác theo quy định của Bộ Luật Lao động và các quy phạm pháp luật liên quan.
7. Tuyển dụng, thống kê, đào tạo, bồi dưỡng, chế độ chính sách đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ:
Thực hiện theo quy định của pháp luật về công chức, viên chức và lao động hiện hành.