Document: Khoản 2 Điều 1 Thông tư 18/LĐTBXH-TT hướng dẫn cấp, quản lý sử dụng sổ lao động

Type: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}
Signer: {"issuing_agency": "Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội", "promulgation_date": "31/05/1994", "sign_number": "18/LĐTBXH-TT", "signer": "Trần Đình Hoan", "type": "Thông tư"}

Full Text:
Khoản 2 Điều 1 Thông tư 18/LĐTBXH-TT hướng dẫn cấp, quản lý sử dụng sổ lao động

Điều 1. 5, chương II của Pháp lệnh Hợp đồng lao động đã quy đinh: "Người lao động làm theo hợp đồng lao động được cấp sổ lao động" căn cứ Điều 15 Pháp lệnh Hợp đồng lao động và Điều 1 Quyết định số: 533/LĐTBXH-QĐ ngày 31-5-1994 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn cụ thể thêm như sau:
...
2. Thủ tục tiến hành cấp sổ lao động
a. Đối với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội:
- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố phải chủ động nắm đối tượng cần cấp sổ, trên cơ sở số lượng đăng ký của các đơn vị (Trung ương và địa phương) đóng trên địa bàn. Việc đăng ký mua sổ lao động được thực hiện như sau: đơn vị hạch toán độc lập đóng trên địa bàn của địa phương nào thì đăng ký mua sổ ở địa phương đó. Đối với các đơn vị nằm trong các Tổng công ty, Công ty liên hiệp các xí nghiệp như: Tổng cục Đường sắt, Tổng cục Bưu điện, Năng lượng... mọi hoạt động tập trung một đầu mối là các liên hiệp, công ty, còn các đơn vị nằm ở các nơi khác chỉ là một bộ phận cấu thành thì đầu mối để đăng ký mua sổ là văn phòng công ty, liên hiệp và mua tại địa phương nơi văn phòng công ty, liên hiệp đóng trụ sở.
- Để chuẩn bị cho việc cấp sổ lao động được tốt, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải lập hệ thống sổ sách riêng (sổ cái và các loại sổ khác quy định kèm theo thông tư này) và bố trí cán bộ để theo dõi chặt chẽ việc cấp sổ ngay từ ngày đầu tiên. Sổ lao động phát ra căn cứ theo danh sách trích ngang của từng đơn vị và ghi theo số và ký hiệu riêng (theo quy định của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội). Việc quy định các ký hiệu riêng theo từng thành phần kinh tế, điều đó sẽ giúp cho các Sở theo dõi, quản lý lao động xã hội trên từng địa bàn. Thí dụ: nhà máy 8-3 thuộc Bộ công nghiệp nhẹ có ký hiệu - TW.
- Về kinh phí mua sổ lao động: từng đơn vị chuẩn bị kinh phí và đăng ký mua sổ lao động ở các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Kinh phí mua sổ này đơn vị tạm ứng trước và sẽ thu lại sau khi cấp sổ cho người lao động. Việc giao nhận sổ lao động giữa Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và đơn vị thực hiện theo phương thức nhận trực tiếp tại Sở hoặc qua bưu điện. Nếu nhận qua bưu điện đơn vị sẽ tính trả tiền bưu phí cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
b. Đối với các đơn vị khi tiến hành làm sổ lao động phải thực hiện theo trình tự sau:
- Trước hết thủ trưởng đơn vị phải nhận thức đúng chủ trương của Nhà nước ban hành sổ lao động, từ đó tổ chức phổ biến chủ trương và cách làm cho cán bộ chủ chốt của các phòng, ban hiểu và nắm được rõ mục đích, yêu cầu của việc cấp sổ lao động. Sau đó đơn vị phải tổ chức phổ biến đến từng người lao động để họ nhận thấy rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình trước khi bắt tay vào thực hiện.
- Đối với đơn vị chưa thực hiện ký kết hợp đồng lao động trước khi tiến hành cấp sổ lao động đơn vị phải xem xét lại toàn bộ kế hoạch sản xuất của đơn vị để sắp xếp, bố trí lại lao động đáp ứng yêu cầu sản xuất. Đối với những người đủ điều kiện chuyển sang ký hợp đồng lao động thì đơn vị tổ chức cho người lao động ký hợp đồng và cấp sổ lao động.
- Đối với các đơn vị đã thực hiện ký hợp đồng lao động thì thực hiện cấp sổ lao động cho những người đã ký hợp đồng lao động. Sau đó cấp sổ lao động cho những người chưa ký hợp đồng lao động.
- Việc ghi sổ lao động yêu cầu phải chính xác, đầy đủ và thực hiện theo đúng các quy định sau:
* Ghi lần đầu: Người được cấp sổ lao động đã có quá trình công tác, đơn vị phát 02 bản khai "Cấp sổ lao động" để họ tự kê khai. Trường hợp người lao động không tự khai được thì Phòng tổ chức của đơn vị giúp họ khai đúng. Căn cứ vào hồ sơ cũ, đối chiếu với bản khai, đơn vị hoàn chỉnh bản khai của từng người và tiến hành ghi vào sổ lao động. Sau đó toàn bộ sổ lao động và bản khai phải được tổ thẩm định thông qua. Giám đốc ký xác nhận vào các bản khai, đơn vị giao cho người lao động 1 bản khai để họ lưu giữ (tổ thẩm định do Giám đốc chủ trì và các thành viên: công đoàn và trưởng phòng tổ chức).
Trường hợp người lao động lần đầu tiên đi làm việc và ký hợp đồng lao động chưa có sổ lao động phải nộp đầy đủ các giấy tờ (theo quy định hiện hành cho đơn vị như: bản sơ yếu lý lịch, văn bằng xác nhận trình độ chuyên môn, tay nghề, đơn xin việc làm. Sau đó đơn vị cũng làm theo trình tự như trên để hoàn chỉnh sổ lao động cho người lao động.
* Ghi cập nhật (bổ sung); trong quá trình làm việc người lao động có thay đổi về nâng bậc, đi học... nội dụng thuộc phần nào của sổ lao động, đơn vị phải ghi bổ sung ngay vào đó trong thời gian ba ngày kể từ ngày có quyết định chính thức. Đồng thời đơn vị báo cho người lao động biết để bổ sung vào tờ khai lưu giữ của mình.
* Kiểm tra thường kỳ 6 tháng, 1 năm: việc tổ chức kiểm tra định kỳ, nhằm giúp cho đơn vị phát hiện kịp thời các trường hợp ghi vào sổ không đúng hoặc bỏ sót chưa ghi để bổ sung hoàn chỉnh sổ; hoặc phát hiện kịp thời các sổ bị hỏng, sau đó Giám đốc ký nháy vào bên cạnh các điều ghi bổ sung vào sổ lao động.
Đối với người lao động đã chuyển sang ký hợp đồng lao động theo Quyết định số 217/HĐBT ngày 14-11-1987 của Hội đồng Bộ trưởng và Thông tư số 01/LĐTBXH-TT ngày 9-1-1988 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhưng không tham gia đóng bảo hiểm xã hội thì thời gian đó không được ghi vào sổ lao động để tính thời gian được hưởng bảo hiểm xã hội. Trên đây là một số quy định cho việc ghi sổ lần đầu, ghi bổ sung và kiểm tra thường kỳ hàng năm, còn việc ghi cụ thể các nội dung vào sổ lao động, đơn vị phải thực hiện theo đúng quy định trong bản: "Hương dẫn ghi vào sổ lao động" kèm theo Thông tư này. Mọi sổ lao động phải thực hiện đúng quy định như trên, nếu thiếu một trong các quy định trên sổ lao động sẽ không có giá trị.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Việc tổ chức cấp sổ lao động cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động đúng yêu cầu, đúng đối tượng và đúng qui trình đã được quy định trong Thông tư này là một việc rất quan trọng, quyết định kết quả của công việc này. Do vậy Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương và đơn vị thực hiện tốt một số việc sau:
1. Đối với các Bộ chủ quản: sau khi nhận được Thông tư này phải tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo và tạo điều kiện giúp đỡ các đơn vị trực thuộc thực hiện.
2. Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là đầu mối tổ chức cung cấp sổ lao động cho tất cả các đơn vị (kể cả Trung ương và địa phương) đóng trên địa bàn (trừ các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang theo hệ thống quản lý riêng). Vì vậy các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải quán triệt đầy đủ các văn bản hướng dẫn của Bộ để hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng quy định. Đối với các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải chuẩn bị hệ thống sổ sách theo dõi việc cung cấp sổ lao động, cán bộ thực hiện và các vấn đề khác có liên quan để tạo điều kiện cho các đơn vị đăng ký mua sổ nhanh, gọn, kịp thời và đúng đối tượng tránh gây phiền hà cho đơn vị. Tuy nhiên khi tiến hành cấp sổ lao động cho đơn vị nào Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải xem xét cẩn thận, đơn vị đủ điều kiện mới cấp.

Content:
Thủ tục tiến hành cấp sổ lao động
a. Đối với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội:
- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố phải chủ động nắm đối tượng cần cấp sổ, trên cơ sở số lượng đăng ký của các đơn vị (Trung ương và địa phương) đóng trên địa bàn. Việc đăng ký mua sổ lao động được thực hiện như sau: đơn vị hạch toán độc lập đóng trên địa bàn của địa phương nào thì đăng ký mua sổ ở địa phương đó. Đối với các đơn vị nằm trong các Tổng công ty, Công ty liên hiệp các xí nghiệp như: Tổng cục Đường sắt, Tổng cục Bưu điện, Năng lượng... mọi hoạt động tập trung một đầu mối là các liên hiệp, công ty, còn các đơn vị nằm ở các nơi khác chỉ là một bộ phận cấu thành thì đầu mối để đăng ký mua sổ là văn phòng công ty, liên hiệp và mua tại địa phương nơi văn phòng công ty, liên hiệp đóng trụ sở.
- Để chuẩn bị cho việc cấp sổ lao động được tốt, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải lập hệ thống sổ sách riêng (sổ cái và các loại sổ khác quy định kèm theo thông tư này) và bố trí cán bộ để theo dõi chặt chẽ việc cấp sổ ngay từ ngày đầu tiên. Sổ lao động phát ra căn cứ theo danh sách trích ngang của từng đơn vị và ghi theo số và ký hiệu riêng (theo quy định của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội). Việc quy định các ký hiệu riêng theo từng thành phần kinh tế, điều đó sẽ giúp cho các Sở theo dõi, quản lý lao động xã hội trên từng địa bàn. Thí dụ: nhà máy 8-3 thuộc Bộ công nghiệp nhẹ có ký hiệu - TW.
- Về kinh phí mua sổ lao động: từng đơn vị chuẩn bị kinh phí và đăng ký mua sổ lao động ở các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Kinh phí mua sổ này đơn vị tạm ứng trước và sẽ thu lại sau khi cấp sổ cho người lao động. Việc giao nhận sổ lao động giữa Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và đơn vị thực hiện theo phương thức nhận trực tiếp tại Sở hoặc qua bưu điện. Nếu nhận qua bưu điện đơn vị sẽ tính trả tiền bưu phí cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
b. Đối với các đơn vị khi tiến hành làm sổ lao động phải thực hiện theo trình tự sau:
- Trước hết thủ trưởng đơn vị phải nhận thức đúng chủ trương của Nhà nước ban hành sổ lao động, từ đó tổ chức phổ biến chủ trương và cách làm cho cán bộ chủ chốt của các phòng, ban hiểu và nắm được rõ mục đích, yêu cầu của việc cấp sổ lao động. Sau đó đơn vị phải tổ chức phổ biến đến từng người lao động để họ nhận thấy rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình trước khi bắt tay vào thực hiện.
- Đối với đơn vị chưa thực hiện ký kết hợp đồng lao động trước khi tiến hành cấp sổ lao động đơn vị phải xem xét lại toàn bộ kế hoạch sản xuất của đơn vị để sắp xếp, bố trí lại lao động đáp ứng yêu cầu sản xuất. Đối với những người đủ điều kiện chuyển sang ký hợp đồng lao động thì đơn vị tổ chức cho người lao động ký hợp đồng và cấp sổ lao động.
- Đối với các đơn vị đã thực hiện ký hợp đồng lao động thì thực hiện cấp sổ lao động cho những người đã ký hợp đồng lao động. Sau đó cấp sổ lao động cho những người chưa ký hợp đồng lao động.
- Việc ghi sổ lao động yêu cầu phải chính xác, đầy đủ và thực hiện theo đúng các quy định sau:
* Ghi lần đầu: Người được cấp sổ lao động đã có quá trình công tác, đơn vị phát 02 bản khai "Cấp sổ lao động" để họ tự kê khai. Trường hợp người lao động không tự khai được thì Phòng tổ chức của đơn vị giúp họ khai đúng. Căn cứ vào hồ sơ cũ, đối chiếu với bản khai, đơn vị hoàn chỉnh bản khai của từng người và tiến hành ghi vào sổ lao động. Sau đó toàn bộ sổ lao động và bản khai phải được tổ thẩm định thông qua. Giám đốc ký xác nhận vào các bản khai, đơn vị giao cho người lao động 1 bản khai để họ lưu giữ (tổ thẩm định do Giám đốc chủ trì và các thành viên: công đoàn và trưởng phòng tổ chức).
Trường hợp người lao động lần đầu tiên đi làm việc và ký hợp đồng lao động chưa có sổ lao động phải nộp đầy đủ các giấy tờ (theo quy định hiện hành cho đơn vị như: bản sơ yếu lý lịch, văn bằng xác nhận trình độ chuyên môn, tay nghề, đơn xin việc làm. Sau đó đơn vị cũng làm theo trình tự như trên để hoàn chỉnh sổ lao động cho người lao động.
* Ghi cập nhật (bổ sung); trong quá trình làm việc người lao động có thay đổi về nâng bậc, đi học... nội dụng thuộc phần nào của sổ lao động, đơn vị phải ghi bổ sung ngay vào đó trong thời gian ba ngày kể từ ngày có quyết định chính thức. Đồng thời đơn vị báo cho người lao động biết để bổ sung vào tờ khai lưu giữ của mình.
* Kiểm tra thường kỳ 6 tháng, 1 năm: việc tổ chức kiểm tra định kỳ, nhằm giúp cho đơn vị phát hiện kịp thời các trường hợp ghi vào sổ không đúng hoặc bỏ sót chưa ghi để bổ sung hoàn chỉnh sổ; hoặc phát hiện kịp thời các sổ bị hỏng, sau đó Giám đốc ký nháy vào bên cạnh các điều ghi bổ sung vào sổ lao động.
Đối với người lao động đã chuyển sang ký hợp đồng lao động theo Quyết định số 217/HĐBT ngày 14-11-1987 của Hội đồng Bộ trưởng và Thông tư số 01/LĐTBXH-TT ngày 9-1-1988 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhưng không tham gia đóng bảo hiểm xã hội thì thời gian đó không được ghi vào sổ lao động để tính thời gian được hưởng bảo hiểm xã hội. Trên đây là một số quy định cho việc ghi sổ lần đầu, ghi bổ sung và kiểm tra thường kỳ hàng năm, còn việc ghi cụ thể các nội dung vào sổ lao động, đơn vị phải thực hiện theo đúng quy định trong bản: "Hương dẫn ghi vào sổ lao động" kèm theo Thông tư này. Mọi sổ lao động phải thực hiện đúng quy định như trên, nếu thiếu một trong các quy định trên sổ lao động sẽ không có giá trị.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Việc tổ chức cấp sổ lao động cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động đúng yêu cầu, đúng đối tượng và đúng qui trình đã được quy định trong Thông tư này là một việc rất quan trọng, quyết định kết quả của công việc này. Do vậy Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương và đơn vị thực hiện tốt một số việc sau:
1. Đối với các Bộ chủ quản: sau khi nhận được Thông tư này phải tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo và tạo điều kiện giúp đỡ các đơn vị trực thuộc thực hiện.
Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là đầu mối tổ chức cung cấp sổ lao động cho tất cả các đơn vị (kể cả Trung ương và địa phương) đóng trên địa bàn (trừ các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang theo hệ thống quản lý riêng). Vì vậy các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải quán triệt đầy đủ các văn bản hướng dẫn của Bộ để hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng quy định. Đối với các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải chuẩn bị hệ thống sổ sách theo dõi việc cung cấp sổ lao động, cán bộ thực hiện và các vấn đề khác có liên quan để tạo điều kiện cho các đơn vị đăng ký mua sổ nhanh, gọn, kịp thời và đúng đối tượng tránh gây phiền hà cho đơn vị. Tuy nhiên khi tiến hành cấp sổ lao động cho đơn vị nào Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải xem xét cẩn thận, đơn vị đủ điều kiện mới cấp.