Document: Điều 1 Quyết định 2737/QĐ-UBND năm 2012 sửa đổi Quy định công tác văn thư lưu trữ

Type: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "07/11/2012", "sign_number": "2737/QĐ-UBND", "signer": "Dương Minh Điều", "type": "Quyết định"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "07/11/2012", "sign_number": "2737/QĐ-UBND", "signer": "Dương Minh Điều", "type": "Quyết định"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "07/11/2012", "sign_number": "2737/QĐ-UBND", "signer": "Dương Minh Điều", "type": "Quyết định"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "07/11/2012", "sign_number": "2737/QĐ-UBND", "signer": "Dương Minh Điều", "type": "Quyết định"}
Signer: {"issuing_agency": "Tỉnh Tiền Giang", "promulgation_date": "07/11/2012", "sign_number": "2737/QĐ-UBND", "signer": "Dương Minh Điều", "type": "Quyết định"}

Full Text:
Điều 1 Quyết định 2737/QĐ-UBND năm 2012 sửa đổi Quy định công tác văn thư lưu trữ có nội dung như sau:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, cụ thể:
1. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 1 như sau:
“1. Quy định này quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức).”
2. Sửa đổi khoản 7 và khoản 11 Điều 3 như sau:
“7. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
11. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.”
3. Bổ sung khoản 13, khoản 14 và khoản 15 vào Điều 3 như sau:
“13. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
14. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.”
4. Sửa đổi, bổ sung Điều 4 như sau:
“Điều 4. Tiêu chuẩn người làm công tác văn thư, lưu trữ
Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.
3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.”
5. Sửa đổi Điều 12 như sau:
“Điều 12. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”
6. Sửa đổi khoản 1 và khoản 2 Điều 17 như sau:
“1. Hình thức sao văn bản gồm: “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”
2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao như: tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao; địa danh ngày, tháng, năm sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện đúng theo phụ lục III Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”
7. Sửa đổi khoản 2 Điều 23 như sau:
“2. Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”
8. Sửa đổi Điều 35 như sau:
“Điều 35. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử chỉ được tổ chức ở tỉnh. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm sau:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
3. Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
4. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ:
a) Tham mưu Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
c) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
d) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. Bên giao thực hiện việc vận chuyển tài liệu đến kho và đảm bảo an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển tài liệu. Khi giao nhận tài liệu phải lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

Content:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 1784/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, cụ thể:
1. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 1 như sau:
“1. Quy định này quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức).”
2. Sửa đổi khoản 7 và khoản 11 Điều 3 như sau:
“7. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
11. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.”
3. Bổ sung khoản 13, khoản 14 và khoản 15 vào Điều 3 như sau:
“13. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
14. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.”
4. Sửa đổi, bổ sung Điều 4 như sau:
“Điều 4. Tiêu chuẩn người làm công tác văn thư, lưu trữ
Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.
3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.”
5. Sửa đổi Điều 12 như sau:
“Điều 12. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”
6. Sửa đổi khoản 1 và khoản 2 Điều 17 như sau:
“1. Hình thức sao văn bản gồm: “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”
2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao như: tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao; địa danh ngày, tháng, năm sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện đúng theo phụ lục III Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”
7. Sửa đổi khoản 2 Điều 23 như sau:
“2. Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.”
8. Sửa đổi Điều 35 như sau:
“Điều 35. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử chỉ được tổ chức ở tỉnh. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm sau:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
3. Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
4. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ:
a) Tham mưu Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
c) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
d) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. Bên giao thực hiện việc vận chuyển tài liệu đến kho và đảm bảo an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển tài liệu. Khi giao nhận tài liệu phải lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.