Document: Điều 1 Quyết định 404/QĐ-UBND 2018 Tiêu chí đánh giá việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Khánh Hòa

Type: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "02/02/2018", "sign_number": "404/QĐ-UBND", "signer": "Lê Đức Vinh", "type": "Quyết định"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "02/02/2018", "sign_number": "404/QĐ-UBND", "signer": "Lê Đức Vinh", "type": "Quyết định"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "02/02/2018", "sign_number": "404/QĐ-UBND", "signer": "Lê Đức Vinh", "type": "Quyết định"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "02/02/2018", "sign_number": "404/QĐ-UBND", "signer": "Lê Đức Vinh", "type": "Quyết định"}
Signer: {"issuing_agency": "Tỉnh Khánh Hòa", "promulgation_date": "02/02/2018", "sign_number": "404/QĐ-UBND", "signer": "Lê Đức Vinh", "type": "Quyết định"}

Full Text:
Điều 1 Quyết định 404/QĐ-UBND 2018 Tiêu chí đánh giá việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Khánh Hòa có nội dung như sau:

Điều 1. Ban hành Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, cụ thể như sau:
1. Mục đích, yêu cầu
a) Các tiêu chí đánh giá được xây dựng và ban hành là công cụ để các cơ quan, tổ chức, đơn vị tự đánh giá công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh và cho công tác kiểm tra về văn thư, lưu trữ của tỉnh đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo định kỳ hàng năm. Kết quả đánh giá nhằm khuyến khích, định hướng các cơ quan, tổ chức, đơn vị tiến hành các hoạt động cải tiến và không ngừng nâng cao chất lượng hồ sơ công việc và tăng cường hoạt động nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật hiện hành. Qua đó góp phần giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu bó gói, tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị và tăng cường hoạt động nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu và nâng cao sự phục vụ cá nhân, tổ chức trong khai thác, tra tìm tài liệu.
b) Tăng cường trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trong công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Đối tượng áp dụng
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh;
- Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các chi cục và tổ chức tương đương chi cục trực thuộc các sở, ban, ngành;
- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;
- Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;
- Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn;
- Các cơ quan được tổ chức và quản lý theo hệ thống dọc của các bộ, cơ quan ngang bộ đóng trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan ngành dọc cấp tỉnh) gồm: Cục Thuế tỉnh, Cục Hải quan tỉnh, Công an tỉnh, Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy tỉnh, Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Khánh Hòa;
- Các đơn vị trực thuộc các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh.
(Tiêu chí này chưa áp dụng đối với Ủy ban nhân dân huyện Trường Sa và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trực thuộc).
3. Nguyên tắc thực hiện
a) Việc đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, tổ chức, đơn vị được thực hiện thông qua Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Bám sát các quy định, chỉ đạo, hướng dẫn của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
c) Đảm bảo chính xác, khách quan, minh bạch, dân chủ và công bằng trong việc đánh giá.
d) Kết quả tự đánh giá việc thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của cơ quan, tổ chức, đơn vị phải đúng thực tế và đạt các yêu cầu quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
4. Nội dung và tiêu chí đánh giá
a) Nội dung và tiêu chí đánh giá lập hồ sơ công việc bao gồm 03 phần:
Phần I. Công tác lập hồ sơ công việc;
Phần II. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử;
Phần III. Việc báo cáo thống kê công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
b) Nội dung, tiêu chí, thang điểm chuẩn cụ thể để đánh giá, xác định mức độ thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức, đơn vị tại Phụ lục kèm theo Tiêu chí này.
5. Thời gian, phương pháp thực hiện
a) Thời gian thực hiện
- Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các cơ quan chuyên môn cấp huyện; các chi cục và tổ chức tương đương chi cục trực thuộc các sở, ban, ngành; các đơn vị trực thuộc các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh tự đánh giá, chấm điểm việc thực hiện Tiêu chí và gửi kết quả tự đánh giá cho cơ quan cấp trên trực tiếp chậm nhất ngày 15 tháng 01 năm sau liền kề.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, các sở, ban, ngành, các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tự đánh giá, chấm điểm thực hiện Tiêu chí của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình và tổng hợp kết quả tự đánh giá thực hiện tiêu chí của phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc (nếu có); chậm nhất ngày 25 tháng 01 năm sau liền kề phải gửi hồ sơ đề nghị thẩm định về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ).
- Hội đồng thẩm định thẩm định kết quả tự đánh giá, chấm điểm việc thực hiện Tiêu chí, báo cáo Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh và gửi thông báo nhận xét tình hình thực hiện Tiêu chí cho Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh (qua Ban Thi đua - Khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ) trước ngày 20 tháng 02 hàng năm.
b) Phương pháp thực hiện
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, các cơ quan chuyên môn cấp huyện; các chi cục và tổ chức tương đương chi cục trực thuộc các sở, ban, ngành; các đơn vị trực thuộc các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh căn cứ quy định, hướng dẫn của cơ quan cấp trên trực tiếp, tự theo dõi, chấm điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của cơ quan, đơn vị mình theo các tiêu chí, được quy định trong Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này. Mức điểm cho mỗi tiêu chí là điểm tối đa khi đáp ứng toàn bộ yêu cầu của tiêu chí đó và giảm trừ tương ứng theo mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ (theo số điểm tương ứng tại Phụ lục kèm theo).
Kết quả điểm tự chấm của các cơ quan, đơn vị được thể hiện tại cột “Điểm tự đánh giá”. Trường hợp có nội dung, tiêu chí trong năm đánh giá chưa phải thực hiện do chưa có quy định, hướng dẫn của cơ quan cấp trên hoặc do pháp luật quy định không phải triển khai thực hiện thì không đánh giá, chấm điểm nội dung, tiêu chí đó. Số điểm của các tiêu chí không đánh giá, chấm điểm sẽ được giảm trừ tương ứng với số điểm chuẩn của tiêu chí. Nếu có điểm giảm trừ, cơ quan, đơn vị phải ghi rõ tại Phần B của Phụ lục. (Ví dụ: Cấp xã theo quy định của Luật Lưu trữ không thực hiện việc nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nên sẽ không chấm điểm nội dung tại Điểm 2, Khoản 2, Mục 2 của Phụ lục nên sẽ được điểm giảm trừ tương ứng với số điểm cao nhất tại Điểm 2, Khoản 2, Mục 2 của Phụ lục).
Căn cứ tổng điểm tự chấm, các cơ quan, tổ chức, đơn vị tự đánh giá kết quả thực hiện Tiêu chí lập hồ sơ theo quy định tại Khoản 8, Điều này. Kết quả tự đánh giá Tiêu chí được gửi về cơ quan cấp trên trực tiếp để rà soát, tổng hợp.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, các sở, ban, ngành, các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tự đánh giá, chấm điểm thực hiện Tiêu chí của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình và kiểm tra, rà soát điểm tự chấm của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới (nếu có).
Nếu phát hiện kết quả tự đánh giá của các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc và trực thuộc chưa đúng với thực tế yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị đánh giá lại (dựa vào kết quả theo dõi, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm tại các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc) và gửi lại kết quả tự đánh giá trước thời gian quy định để tổng hợp gửi về Hội đồng thẩm định kết quả quy định tại Khoản 6, Điều này.
Để gửi hồ sơ đề nghị thẩm định đúng thời hạn, việc tự đánh giá, chấm điểm Tiêu chí của các sở, ban, ngành, các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có thể tiến hành đồng thời với quá trình tự đánh giá, chấm điểm Tiêu chí của các cơ quan cấp dưới.
- Hội đồng thẩm định tiến hành tổng hợp, thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí lập hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị dựa trên các căn cứ thẩm định nêu tại Khoản 7, Điều này.
Trong quá trình thẩm định, nếu có tiêu chí, tiêu chí thành phần chưa đủ cơ sở công nhận điểm tự chấm, Hội đồng thẩm định đề nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị bổ sung tài liệu kiểm chứng hoặc giải trình bổ sung cách đánh giá. Nếu tài liệu kiểm chứng hoặc giải trình bổ sung không phù hợp, gửi quá hạn, Hội đồng thẩm định tự quyết định kết quả thực hiện Tiêu chí lập hồ sơ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Hội đồng tổng hợp, báo cáo kết quả thẩm định về Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh và gửi nhận xét về Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh để làm căn cứ bình xét thi đua hàng năm.
6. Thẩm định kết quả
- Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Hội đồng thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí lập hồ sơ công việc của các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo Sở Nội vụ phụ trách văn thư, lưu trữ (làm Chủ tịch Hội đồng); lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các thành viên tham gia Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm làm thành viên.
- Ngoài các thành phần trên, Chủ tịch Hội đồng có thể mời thêm các thành phần khác tham gia Hội đồng để việc thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí bảo đảm các nguyên tắc tại Khoản 3, Điều này.
- Kinh phí hoạt động của Hội đồng được ngân sách nhà nước cấp trong nguồn kinh phí không thường xuyên hàng năm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Định mức chi thực hiện theo Thông tư số 172/2012/TT-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chính quy định việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí bảo đảm công tác cải cách hành chính nhà nước.
7. Căn cứ thẩm định kết quả
a) Các chương trình, kế hoạch, quy định, chỉ đạo của cấp trên về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
b) Tiêu chí tự đánh giá của các cơ quan, tổ chức, đơn vị theo Khoản 1 Điều này.
c) Kết quả thực hiện kế hoạch nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
d) Kết quả thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của Sở Nội vụ và cơ quan chuyên ngành.
đ) Kết quả báo cáo thống kê công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị (báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm) theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
e) Các nguồn khác
Hội đồng thẩm định Sở Nội vụ vận dụng các căn cứ trên đây để tổ chức thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hàng năm.
8. Đánh giá kết quả và xét thi đua
a) Việc đánh giá kết quả thực hiện Tiêu chí công tác lập hồ sơ được xác định dựa trên bốn bậc thang chất lượng (bốn mức độ đánh giá) như sau:
- Mức 1: Chất lượng YẾU;
- Mức 2: Chất lượng TRUNG BÌNH;
- Mức 3: Chất lượng KHÁ;
- Mức 4: Chất lượng TỐT.
b) Căn cứ tổng số điểm Tiêu chí lập hồ sơ công việc mà mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị tự đánh giá, Hội đồng thẩm định đánh giá kết quả lập hồ sơ công việc hàng năm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị như sau:
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị được xếp hạng TỐT khi tổng điểm các tiêu chí lập hồ sơ công việc đạt từ 40 điểm đến 50 điểm;
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị được xếp hạng KHÁ khi tổng điểm các tiêu chí lập hồ sơ công việc đạt từ 30 điểm đến dưới 40 điểm;
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị được xếp hạng TRUNG BÌNH khi tổng điểm các tiêu chí lập hồ sơ công việc đạt từ 20 điểm đến dưới 30 điểm;
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị được xếp hạng YẾU khi tổng điểm các tiêu chí lập hồ sơ công việc đạt dưới 20 điểm.
c) Cơ quan, tổ chức, đơn vị không tự tổ chức đánh giá việc thực hiện Tiêu chí hàng năm xem như bị xếp hạng YẾU.
d) Căn cứ kết quả thẩm định, Hội đồng thẩm định tổng hợp, báo cáo Sở Nội vụ và gửi nhận xét về Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh để xem xét trừ điểm thi đua nếu việc thực hiện Tiêu chí lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ đạt mức TRUNG BÌNH hoặc YẾU cụ thể:
- Đối với Khối thi đua các sở, ban, ngành, các đơn vị quân đội:
+ Cơ quan, tổ chức, đơn vị xếp hạng TRUNG BÌNH trừ 0,5 điểm;
+ Cơ quan, tổ chức, đơn vị xếp hạng YẾU trừ 1 điểm.
- Đối với Cụm thi đua các huyện, thị xã, thành phố:
+ Huyện, thị xã, thành phố có trên 50% tổng số xã, phường, thị trấn và các phòng chuyên môn trực thuộc đạt mức TRUNG BÌNH trừ 0,5 điểm;
+ Huyện, thị xã, thành phố có trên 70% tổng số xã, phường, thị trấn và các phòng chuyên môn trực thuộc đạt mức YẾU trừ 1 điểm.

Content:
Điều 1. Ban hành Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, cụ thể như sau:
1. Mục đích, yêu cầu
a) Các tiêu chí đánh giá được xây dựng và ban hành là công cụ để các cơ quan, tổ chức, đơn vị tự đánh giá công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh và cho công tác kiểm tra về văn thư, lưu trữ của tỉnh đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo định kỳ hàng năm. Kết quả đánh giá nhằm khuyến khích, định hướng các cơ quan, tổ chức, đơn vị tiến hành các hoạt động cải tiến và không ngừng nâng cao chất lượng hồ sơ công việc và tăng cường hoạt động nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật hiện hành. Qua đó góp phần giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu bó gói, tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị và tăng cường hoạt động nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu và nâng cao sự phục vụ cá nhân, tổ chức trong khai thác, tra tìm tài liệu.
b) Tăng cường trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trong công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Đối tượng áp dụng
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh;
- Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các chi cục và tổ chức tương đương chi cục trực thuộc các sở, ban, ngành;
- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;
- Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;
- Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn;
- Các cơ quan được tổ chức và quản lý theo hệ thống dọc của các bộ, cơ quan ngang bộ đóng trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan ngành dọc cấp tỉnh) gồm: Cục Thuế tỉnh, Cục Hải quan tỉnh, Công an tỉnh, Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy tỉnh, Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Khánh Hòa;
- Các đơn vị trực thuộc các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh.
(Tiêu chí này chưa áp dụng đối với Ủy ban nhân dân huyện Trường Sa và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trực thuộc).
3. Nguyên tắc thực hiện
a) Việc đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, tổ chức, đơn vị được thực hiện thông qua Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Bám sát các quy định, chỉ đạo, hướng dẫn của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
c) Đảm bảo chính xác, khách quan, minh bạch, dân chủ và công bằng trong việc đánh giá.
d) Kết quả tự đánh giá việc thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của cơ quan, tổ chức, đơn vị phải đúng thực tế và đạt các yêu cầu quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
4. Nội dung và tiêu chí đánh giá
a) Nội dung và tiêu chí đánh giá lập hồ sơ công việc bao gồm 03 phần:
Phần I. Công tác lập hồ sơ công việc;
Phần II. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử;
Phần III. Việc báo cáo thống kê công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
b) Nội dung, tiêu chí, thang điểm chuẩn cụ thể để đánh giá, xác định mức độ thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức, đơn vị tại Phụ lục kèm theo Tiêu chí này.
5. Thời gian, phương pháp thực hiện
a) Thời gian thực hiện
- Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các cơ quan chuyên môn cấp huyện; các chi cục và tổ chức tương đương chi cục trực thuộc các sở, ban, ngành; các đơn vị trực thuộc các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh tự đánh giá, chấm điểm việc thực hiện Tiêu chí và gửi kết quả tự đánh giá cho cơ quan cấp trên trực tiếp chậm nhất ngày 15 tháng 01 năm sau liền kề.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, các sở, ban, ngành, các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tự đánh giá, chấm điểm thực hiện Tiêu chí của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình và tổng hợp kết quả tự đánh giá thực hiện tiêu chí của phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc (nếu có); chậm nhất ngày 25 tháng 01 năm sau liền kề phải gửi hồ sơ đề nghị thẩm định về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ).
- Hội đồng thẩm định thẩm định kết quả tự đánh giá, chấm điểm việc thực hiện Tiêu chí, báo cáo Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh và gửi thông báo nhận xét tình hình thực hiện Tiêu chí cho Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh (qua Ban Thi đua - Khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ) trước ngày 20 tháng 02 hàng năm.
b) Phương pháp thực hiện
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, các cơ quan chuyên môn cấp huyện; các chi cục và tổ chức tương đương chi cục trực thuộc các sở, ban, ngành; các đơn vị trực thuộc các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh căn cứ quy định, hướng dẫn của cơ quan cấp trên trực tiếp, tự theo dõi, chấm điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của cơ quan, đơn vị mình theo các tiêu chí, được quy định trong Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này. Mức điểm cho mỗi tiêu chí là điểm tối đa khi đáp ứng toàn bộ yêu cầu của tiêu chí đó và giảm trừ tương ứng theo mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ (theo số điểm tương ứng tại Phụ lục kèm theo).
Kết quả điểm tự chấm của các cơ quan, đơn vị được thể hiện tại cột “Điểm tự đánh giá”. Trường hợp có nội dung, tiêu chí trong năm đánh giá chưa phải thực hiện do chưa có quy định, hướng dẫn của cơ quan cấp trên hoặc do pháp luật quy định không phải triển khai thực hiện thì không đánh giá, chấm điểm nội dung, tiêu chí đó. Số điểm của các tiêu chí không đánh giá, chấm điểm sẽ được giảm trừ tương ứng với số điểm chuẩn của tiêu chí. Nếu có điểm giảm trừ, cơ quan, đơn vị phải ghi rõ tại Phần B của Phụ lục. (Ví dụ: Cấp xã theo quy định của Luật Lưu trữ không thực hiện việc nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nên sẽ không chấm điểm nội dung tại Điểm 2, Khoản 2, Mục 2 của Phụ lục nên sẽ được điểm giảm trừ tương ứng với số điểm cao nhất tại Điểm 2, Khoản 2, Mục 2 của Phụ lục).
Căn cứ tổng điểm tự chấm, các cơ quan, tổ chức, đơn vị tự đánh giá kết quả thực hiện Tiêu chí lập hồ sơ theo quy định tại Khoản 8, Điều này. Kết quả tự đánh giá Tiêu chí được gửi về cơ quan cấp trên trực tiếp để rà soát, tổng hợp.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, các sở, ban, ngành, các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tự đánh giá, chấm điểm thực hiện Tiêu chí của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình và kiểm tra, rà soát điểm tự chấm của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới (nếu có).
Nếu phát hiện kết quả tự đánh giá của các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc và trực thuộc chưa đúng với thực tế yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị đánh giá lại (dựa vào kết quả theo dõi, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm tại các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc) và gửi lại kết quả tự đánh giá trước thời gian quy định để tổng hợp gửi về Hội đồng thẩm định kết quả quy định tại Khoản 6, Điều này.
Để gửi hồ sơ đề nghị thẩm định đúng thời hạn, việc tự đánh giá, chấm điểm Tiêu chí của các sở, ban, ngành, các cơ quan ngành dọc cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có thể tiến hành đồng thời với quá trình tự đánh giá, chấm điểm Tiêu chí của các cơ quan cấp dưới.
- Hội đồng thẩm định tiến hành tổng hợp, thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí lập hồ sơ công việc của các cơ quan, đơn vị dựa trên các căn cứ thẩm định nêu tại Khoản 7, Điều này.
Trong quá trình thẩm định, nếu có tiêu chí, tiêu chí thành phần chưa đủ cơ sở công nhận điểm tự chấm, Hội đồng thẩm định đề nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị bổ sung tài liệu kiểm chứng hoặc giải trình bổ sung cách đánh giá. Nếu tài liệu kiểm chứng hoặc giải trình bổ sung không phù hợp, gửi quá hạn, Hội đồng thẩm định tự quyết định kết quả thực hiện Tiêu chí lập hồ sơ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Hội đồng tổng hợp, báo cáo kết quả thẩm định về Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh và gửi nhận xét về Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh để làm căn cứ bình xét thi đua hàng năm.
6. Thẩm định kết quả
- Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Hội đồng thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí lập hồ sơ công việc của các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo Sở Nội vụ phụ trách văn thư, lưu trữ (làm Chủ tịch Hội đồng); lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các thành viên tham gia Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm làm thành viên.
- Ngoài các thành phần trên, Chủ tịch Hội đồng có thể mời thêm các thành phần khác tham gia Hội đồng để việc thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí bảo đảm các nguyên tắc tại Khoản 3, Điều này.
- Kinh phí hoạt động của Hội đồng được ngân sách nhà nước cấp trong nguồn kinh phí không thường xuyên hàng năm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Định mức chi thực hiện theo Thông tư số 172/2012/TT-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chính quy định việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí bảo đảm công tác cải cách hành chính nhà nước.
7. Căn cứ thẩm định kết quả
a) Các chương trình, kế hoạch, quy định, chỉ đạo của cấp trên về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
b) Tiêu chí tự đánh giá của các cơ quan, tổ chức, đơn vị theo Khoản 1 Điều này.
c) Kết quả thực hiện kế hoạch nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
d) Kết quả thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của Sở Nội vụ và cơ quan chuyên ngành.
đ) Kết quả báo cáo thống kê công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị (báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm) theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
e) Các nguồn khác
Hội đồng thẩm định Sở Nội vụ vận dụng các căn cứ trên đây để tổ chức thẩm định kết quả tự đánh giá Tiêu chí của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hàng năm.
8. Đánh giá kết quả và xét thi đua
a) Việc đánh giá kết quả thực hiện Tiêu chí công tác lập hồ sơ được xác định dựa trên bốn bậc thang chất lượng (bốn mức độ đánh giá) như sau:
- Mức 1: Chất lượng YẾU;
- Mức 2: Chất lượng TRUNG BÌNH;
- Mức 3: Chất lượng KHÁ;
- Mức 4: Chất lượng TỐT.
b) Căn cứ tổng số điểm Tiêu chí lập hồ sơ công việc mà mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị tự đánh giá, Hội đồng thẩm định đánh giá kết quả lập hồ sơ công việc hàng năm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị như sau:
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị được xếp hạng TỐT khi tổng điểm các tiêu chí lập hồ sơ công việc đạt từ 40 điểm đến 50 điểm;
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị được xếp hạng KHÁ khi tổng điểm các tiêu chí lập hồ sơ công việc đạt từ 30 điểm đến dưới 40 điểm;
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị được xếp hạng TRUNG BÌNH khi tổng điểm các tiêu chí lập hồ sơ công việc đạt từ 20 điểm đến dưới 30 điểm;
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị được xếp hạng YẾU khi tổng điểm các tiêu chí lập hồ sơ công việc đạt dưới 20 điểm.
c) Cơ quan, tổ chức, đơn vị không tự tổ chức đánh giá việc thực hiện Tiêu chí hàng năm xem như bị xếp hạng YẾU.
d) Căn cứ kết quả thẩm định, Hội đồng thẩm định tổng hợp, báo cáo Sở Nội vụ và gửi nhận xét về Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của tỉnh để xem xét trừ điểm thi đua nếu việc thực hiện Tiêu chí lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ đạt mức TRUNG BÌNH hoặc YẾU cụ thể:
- Đối với Khối thi đua các sở, ban, ngành, các đơn vị quân đội:
+ Cơ quan, tổ chức, đơn vị xếp hạng TRUNG BÌNH trừ 0,5 điểm;
+ Cơ quan, tổ chức, đơn vị xếp hạng YẾU trừ 1 điểm.
- Đối với Cụm thi đua các huyện, thị xã, thành phố:
+ Huyện, thị xã, thành phố có trên 50% tổng số xã, phường, thị trấn và các phòng chuyên môn trực thuộc đạt mức TRUNG BÌNH trừ 0,5 điểm;
+ Huyện, thị xã, thành phố có trên 70% tổng số xã, phường, thị trấn và các phòng chuyên môn trực thuộc đạt mức YẾU trừ 1 điểm.