Document: Điều 1 Quyết định 1538/QĐ-UBND 2019 Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam

Type: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "27/05/2019", "sign_number": "1538/QĐ-UBND", "signer": "Đinh Văn Thu", "type": "Quyết định"}
Issuing Agency: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "27/05/2019", "sign_number": "1538/QĐ-UBND", "signer": "Đinh Văn Thu", "type": "Quyết định"}
Promulgation Date: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "27/05/2019", "sign_number": "1538/QĐ-UBND", "signer": "Đinh Văn Thu", "type": "Quyết định"}
Sign Number: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "27/05/2019", "sign_number": "1538/QĐ-UBND", "signer": "Đinh Văn Thu", "type": "Quyết định"}
Signer: {"issuing_agency": "Tỉnh Quảng Nam", "promulgation_date": "27/05/2019", "sign_number": "1538/QĐ-UBND", "signer": "Đinh Văn Thu", "type": "Quyết định"}

Full Text:
Điều 1 Quyết định 1538/QĐ-UBND 2019 Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam có nội dung như sau:

Điều 1. Phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024 (sau đây gọi tắt là Đề án), với các nội dung chính như sau:
1. Mục tiêu, yêu cầu của Đề án
1.1. Mục tiêu
a) Mục tiêu tổng quát
- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống (lưu trữ giấy) sang lưu trữ hiện đại (lưu trữ điện tử).
- Thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, tăng cường hiệu quả trong việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin phục vụ nhân dân được nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
- Kéo dài tuổi thọ, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ bản gốc.
b) Mục tiêu cụ thể
- Trang bị, xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ, hiện đại, phù hợp cho việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.
- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ các yêu cầu quản lý, tra cứu tài liệu lưu trữ và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ đã được số hóa;
- Hạn chế tài liệu giấy bị hư hỏng, xuống cấp về mặt vật lý do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác và sử dụng.
- Bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu và kỹ thuật thành thạo về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ;
- Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, giúp việc quản lý, khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử khoa học, tiện lợi.
- Nâng cấp, hoàn thiện Phần mềm lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, sau này sẽ sử dụng làm Phần mềm lưu trữ chạy trên môi trường Internet và tiến tới cài đặt cho tất cả các đơn vị, cơ quan có nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, tạo thành khối cơ sở dữ liệu đồng bộ, thống nhất trên toàn tỉnh (nộp lưu file giấy và file điện tử).
1.2. Yêu cầu
- Tài liệu số hóa phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và thường xuyên được tra cứu, sử dụng.
- Việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ.
- Tài liệu lưu trữ sau khi được quét (scan) xong phải được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu trên Phần mềm lưu trữ theo từng hồ sơ và từng văn bản.
- Không được hủy tài liệu giấy có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.
2. Nội dung số hóa tài liệu lưu trữ:
Quy trình số hóa tài liệu được thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Lập kế hoạch thu thập CSDL
- Bước 2: Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu
- Bước 3: Số hóa tài liệu
- Bước 4: Kiểm tra sản phẩm
- Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm
3. Kinh phí thực hiện Đề án
3.1. Nguồn kinh phí:
Ngân sách tỉnh, cấp theo lộ trình hàng năm, từ 2019-2024.
3.2. Kinh phí thực hiện:
Tổng kinh phí thực hiện Đề án: 9,109,461,754 đồng (bao gồm thuế VAT).
(Bằng chữ: Chín tỷ một trăm lẻ chín triệu bốn trăm sáu mươi mốt nghìn bảy trăm năm mươi bốn đồng);
Trong đó:
- Chi phí sử dụng nhân công viên chức tại Trung tâm: 1,312,313,777 đồng
- Chi phí ngân sách được cấp: 7,797,147,977 đồng
(có phụ lục 01 tổng dự toán kèm theo)
3.3. Kinh phí chi tiết
a) Chi phí đầu tư trang thiết bị (phòng server, máy chủ, phần cứng, phần mềm, thiết bị văn phòng, hệ thống báo cháy): 1,630,766,960, gồm:
+ Phòng máy chủ, server: 925,987,900 đồng;
+ Phần cứng: 504,798,500 đồng;
+ Phần mềm: 199,980,560 đồng;
(kèm theo phụ lục 02)
b) Chi phí thực hiện số hóa
- Đơn giá số hóa: Theo quy định tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ; Đề án được xây dựng ở thời điểm năm 2019, áp dụng mức lương cơ sở là 1.390.000 đồng theo quy định tại Nghị định số 72/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ để tính chi phí nhân công số hóa. Đề án sẽ được thực hiện ổn định trong 06 năm (2019-2024); tổng số nhân viên thực hiện số hóa là 10 người với 560 mét tài liệu. (có phụ lục 03 thống kê phông kèm theo).
- Tổng kinh phí nhân công thực hiện toàn bộ tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử là: 7,031,855,604 đồng; trong đó:
- Chi phí nhân công thuê ngoài: 5,719,541,827 đồng
- Chi phí sử dụng nhân công viên chức tại Trung tâm:1,312,313,777 đồng c) Chi phí văn phòng phẩm: 293,953,936 đồng.
d) Chi phí khác: 152,885,255 đồng.
3.4. Bố trí kinh phí
- Kinh phí thực hiện Đề án được cấp từ Ngân sách tỉnh và cấp trực tiếp cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam trực thuộc Sở Nội vụ;
- Kinh phí được cấp theo hàng năm, phân bổ theo lộ trình thực hiện Đề án, bắt đầu từ năm 2019 đến năm 2024.
+ Giai đoạn I: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2020: 2,890,863,000 đồng
+ Giai đoạn II: từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2022: 2,748,877,000 đồng
+ Giai đoạn III: từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2024: 2,157,407,000 đồng
4. Lộ trình thực hiện Đề án
4.1. Thời gian thực hiện: Thời gian triển khai thực hiện: từ năm 2019 đến hết năm 2024.
4.2. Lộ trình thực hiện
a) Giai đoạn chuẩn bị Đề án: Từ tháng 9 đến tháng 12/2017: Xây dựng Đề án trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
b) Giai đoạn triển khai, thực hiện Đề án: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2024, được chia làm 3 giai đoạn, cụ thể:
+ Giai đoạn I: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2020: Nâng cấp phần mềm, đầu tư máy móc thiết bị, thực hiện số hóa Phông Ban Thi đua – Khen thưởng;
+ Giai đoạn II: từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2022: thực hiện số hóa các Phông: Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Giao thông và Vận tải;
+ Giai đoạn III: từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2024: thực hiện số hóa các Phông: Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Công nghiệp (Phông đóng) (nay là Sở Công Thương), Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Văn hóa - Thông tin (Phông đóng), Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Chi cục Bảo vệ thực vật, Thanh tra tỉnh, Kho bạc nhà nước tỉnh, Trường Cao đẳng Y tế, Sở Xây dựng, Hội đồng nhân dân, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Tài liệu kháng chiến trước 1975, Cục Thống kê, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Hồ sơ đi B, Văn phòng UBND tỉnh, Ban Dân tộc, Chi Cục Thuế Tam Kỳ.
(có phụ lục 04 lộ trình thực hiện kèm theo)

Content:
Điều 1. Phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024 (sau đây gọi tắt là Đề án), với các nội dung chính như sau:
1. Mục tiêu, yêu cầu của Đề án
1.1. Mục tiêu
a) Mục tiêu tổng quát
- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống (lưu trữ giấy) sang lưu trữ hiện đại (lưu trữ điện tử).
- Thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, tăng cường hiệu quả trong việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin phục vụ nhân dân được nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
- Kéo dài tuổi thọ, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ bản gốc.
b) Mục tiêu cụ thể
- Trang bị, xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ, hiện đại, phù hợp cho việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.
- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ các yêu cầu quản lý, tra cứu tài liệu lưu trữ và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ đã được số hóa;
- Hạn chế tài liệu giấy bị hư hỏng, xuống cấp về mặt vật lý do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác và sử dụng.
- Bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu và kỹ thuật thành thạo về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ;
- Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, giúp việc quản lý, khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử khoa học, tiện lợi.
- Nâng cấp, hoàn thiện Phần mềm lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, sau này sẽ sử dụng làm Phần mềm lưu trữ chạy trên môi trường Internet và tiến tới cài đặt cho tất cả các đơn vị, cơ quan có nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, tạo thành khối cơ sở dữ liệu đồng bộ, thống nhất trên toàn tỉnh (nộp lưu file giấy và file điện tử).
1.2. Yêu cầu
- Tài liệu số hóa phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và thường xuyên được tra cứu, sử dụng.
- Việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ.
- Tài liệu lưu trữ sau khi được quét (scan) xong phải được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu trên Phần mềm lưu trữ theo từng hồ sơ và từng văn bản.
- Không được hủy tài liệu giấy có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.
2. Nội dung số hóa tài liệu lưu trữ:
Quy trình số hóa tài liệu được thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Lập kế hoạch thu thập CSDL
- Bước 2: Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu
- Bước 3: Số hóa tài liệu
- Bước 4: Kiểm tra sản phẩm
- Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm
3. Kinh phí thực hiện Đề án
3.1. Nguồn kinh phí:
Ngân sách tỉnh, cấp theo lộ trình hàng năm, từ 2019-2024.
3.2. Kinh phí thực hiện:
Tổng kinh phí thực hiện Đề án: 9,109,461,754 đồng (bao gồm thuế VAT).
(Bằng chữ: Chín tỷ một trăm lẻ chín triệu bốn trăm sáu mươi mốt nghìn bảy trăm năm mươi bốn đồng);
Trong đó:
- Chi phí sử dụng nhân công viên chức tại Trung tâm: 1,312,313,777 đồng
- Chi phí ngân sách được cấp: 7,797,147,977 đồng
(có phụ lục 01 tổng dự toán kèm theo)
3.3. Kinh phí chi tiết
a) Chi phí đầu tư trang thiết bị (phòng server, máy chủ, phần cứng, phần mềm, thiết bị văn phòng, hệ thống báo cháy): 1,630,766,960, gồm:
+ Phòng máy chủ, server: 925,987,900 đồng;
+ Phần cứng: 504,798,500 đồng;
+ Phần mềm: 199,980,560 đồng;
(kèm theo phụ lục 02)
b) Chi phí thực hiện số hóa
- Đơn giá số hóa: Theo quy định tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ; Đề án được xây dựng ở thời điểm năm 2019, áp dụng mức lương cơ sở là 1.390.000 đồng theo quy định tại Nghị định số 72/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ để tính chi phí nhân công số hóa. Đề án sẽ được thực hiện ổn định trong 06 năm (2019-2024); tổng số nhân viên thực hiện số hóa là 10 người với 560 mét tài liệu. (có phụ lục 03 thống kê phông kèm theo).
- Tổng kinh phí nhân công thực hiện toàn bộ tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử là: 7,031,855,604 đồng; trong đó:
- Chi phí nhân công thuê ngoài: 5,719,541,827 đồng
- Chi phí sử dụng nhân công viên chức tại Trung tâm:1,312,313,777 đồng c) Chi phí văn phòng phẩm: 293,953,936 đồng.
d) Chi phí khác: 152,885,255 đồng.
3.4. Bố trí kinh phí
- Kinh phí thực hiện Đề án được cấp từ Ngân sách tỉnh và cấp trực tiếp cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam trực thuộc Sở Nội vụ;
- Kinh phí được cấp theo hàng năm, phân bổ theo lộ trình thực hiện Đề án, bắt đầu từ năm 2019 đến năm 2024.
+ Giai đoạn I: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2020: 2,890,863,000 đồng
+ Giai đoạn II: từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2022: 2,748,877,000 đồng
+ Giai đoạn III: từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2024: 2,157,407,000 đồng
4. Lộ trình thực hiện Đề án
4.1. Thời gian thực hiện: Thời gian triển khai thực hiện: từ năm 2019 đến hết năm 2024.
4.2. Lộ trình thực hiện
a) Giai đoạn chuẩn bị Đề án: Từ tháng 9 đến tháng 12/2017: Xây dựng Đề án trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
b) Giai đoạn triển khai, thực hiện Đề án: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2024, được chia làm 3 giai đoạn, cụ thể:
+ Giai đoạn I: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2020: Nâng cấp phần mềm, đầu tư máy móc thiết bị, thực hiện số hóa Phông Ban Thi đua – Khen thưởng;
+ Giai đoạn II: từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2022: thực hiện số hóa các Phông: Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Giao thông và Vận tải;
+ Giai đoạn III: từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2024: thực hiện số hóa các Phông: Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Công nghiệp (Phông đóng) (nay là Sở Công Thương), Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Văn hóa - Thông tin (Phông đóng), Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Chi cục Bảo vệ thực vật, Thanh tra tỉnh, Kho bạc nhà nước tỉnh, Trường Cao đẳng Y tế, Sở Xây dựng, Hội đồng nhân dân, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Tài liệu kháng chiến trước 1975, Cục Thống kê, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Hồ sơ đi B, Văn phòng UBND tỉnh, Ban Dân tộc, Chi Cục Thuế Tam Kỳ.
(có phụ lục 04 lộ trình thực hiện kèm theo)