Title: § 110a Aufbewahrungspflicht

Description:
Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV) - Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung - (Artikel I des Gesetzes vom 23. Dezember 1976, BGBl. I S. 3845) (SGB 4)
Neunter Abschnitt - Aufbewahrung von Unterlagen
§ 110a Aufbewahrungspflicht

Paragraph: 110a

Content:
Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV) - Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung - (Artikel I des Gesetzes vom 23. Dezember 1976, BGBl. I S. 3845) (SGB 4)
Neunter Abschnitt - Aufbewahrung von Unterlagen
§ 110a Aufbewahrungspflicht

(1) Die Behörde bewahrt Unterlagen, die für ihre öffentlich-rechtliche
Verwaltungstätigkeit, insbesondere für die Durchführung eines
Verwaltungsverfahrens oder für die Feststellung einer Leistung,
erforderlich sind, nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung
auf.

(2) Die Behörde kann an Stelle der schriftlichen Unterlagen diese als
Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen dauerhaften
Datenträgern aufbewahren, soweit dies unter Beachtung der Grundsätze
der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Aufbewahrung entspricht. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Aufbewahrung von auf Datenträgern aufbewahrten Unterlagen ist
insbesondere sicherzustellen, dass

1.  die Wiedergabe auf einem Bildträger oder die Daten auf einem anderen
    dauerhaften Datenträger

    a)  mit der diesen zugrunde gelegten schriftlichen Unterlage bildlich und
        inhaltlich vollständig übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

    b)  während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und
        unverzüglich bildlich und inhaltlich unverändert lesbar gemacht werden
        können,

2.  die Ausdrucke oder sonstigen Reproduktionen mit der schriftlichen
    Unterlage bildlich und inhaltlich übereinstimmen und

3.  als Unterlage für die Herstellung der Wiedergabe nur dann der Abdruck
    einer Unterlage verwendet werden darf, wenn die dem Abdruck zugrunde
    liegende Unterlage bei der Behörde nicht mehr vorhanden ist.

Die Sätze 1 und 2 gelten auch für die Aufbewahrung von Unterlagen, die
nur mit Hilfe einer Datenverarbeitungsanlage erstellt worden sind, mit
der Maßgabe, dass eine bildliche Übereinstimmung der Wiedergabe auf
dem dauerhaften Datenträger mit der erstmals erstellten Unterlage
nicht sichergestellt sein muss.

(3) Können aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe
auf einem Bildträger oder als Daten auf anderen dauerhaften
Datenträgern vorgelegt werden, sind, soweit die Akteneinsicht zu
gestatten ist, bei der Behörde auf ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel
zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, die Unterlagen lesbar
zu machen. Soweit erforderlich, ist die Behörde verpflichtet, die
Unterlagen ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel
lesbare Reproduktionen beizubringen; die Behörde kann Ersatz ihrer
Aufwendungen in angemessenem Umfang verlangen.

(4) Absatz 2 gilt nicht für Unterlagen, die als Wiedergabe auf einem
Bildträger aufbewahrt werden, wenn diese Wiedergabe vor dem 1. Februar
2003 durchgeführt wird.

Source: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__110a.html
Directory: sgb_4
Level: 3.0