Document ID: 32014R0802

RÈGLEMENT D'EXÉCUTION (UE) No 802/2014 DE LA COMMISSION
du 24 juillet 2014
établissant les modèles pour les programmes nationaux ainsi que les conditions et les modalités du système d'échange électronique de données entre la Commission et les États membres, conformément au règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
vu le règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (1), et notamment son article 14, paragraphe 4, et son article 24, paragraphe 5,
considérant ce qui suit:
(1)
Le règlement (UE) no 514/2014 ainsi que les règlements spécifiques visés à l'article 2, point a), dudit règlement constituent un cadre pour le financement de l'Union destiné à soutenir le développement de l'espace de liberté, de sécurité et de justice.
(2)
Le règlement (UE) no 514/2014 impose à chaque État membre de proposer un programme national pluriannuel. Pour garantir que les informations fournies à la Commission sont cohérentes et comparables, il est nécessaire d'établir un modèle à suivre pour les programmes nationaux.
(3)
Conformément à l'article 24, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014, tous les échanges officiels d'informations entre l'État membre et la Commission se font au moyen d'un système d'échange électronique de données. Il est, par conséquent, nécessaire d'établir les conditions et les modalités auxquelles doit satisfaire ce système d'échange électronique de données. Par souci d'économie et pour assurer une cohérence globale entre tous les fonds de l'Union en gestion partagée, les conditions et les modalités du système d'échange électronique de données devraient être les mêmes, dans la mesure du possible, que celles prévues par le règlement d'exécution (UE) no 184/2014 de la Commission (2).
(4)
Afin d'améliorer la qualité des informations échangées et de rendre le système d'échange d'informations plus simple et plus utile, il est nécessaire de définir des exigences de base concernant la forme et l'étendue des informations à échanger.
(5)
Il convient d'établir des principes et des règles en ce qui concerne l'identification de la partie responsable du transfert des documents vers le système d'échange électronique de données et de la mise à jour de ces documents.
(6)
Les caractéristiques techniques d'un système d'échange électronique efficace devraient être définies afin de réduire la charge administrative pour les États membres et la Commission.
(7)
Afin de garantir que les États membres et la Commission peuvent continuer à échanger des informations en cas de force majeure empêchant l'utilisation du système d'échange électronique de données, d'autres moyens d'encoder et de transférer des données doivent être définis.
(8)
Les États membres et la Commission devraient veiller à ce que le transfert des données via le système d'échange électronique de données soit effectué d'une manière sécurisée permettant de garantir la disponibilité, l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité et la non-répudiation des informations. Par conséquent, il convient que des règles de sécurité soient prévues en la matière.
(9)
Le présent règlement respecte les droits fondamentaux et les principes consacrés par la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne, et notamment le droit à la protection des données personnelles. Par conséquent, il devrait être appliqué conformément à ces droits et principes. En ce qui concerne les données à caractère personnel traitées par les États membres, la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (3) s'applique. Concernant le traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes de l'Union ainsi que la libre circulation de ces données, le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (4) s'applique.
(10)
Afin de permettre une application rapide des mesures prévues dans le présent règlement et de ne pas retarder l'approbation des programmes nationaux, le présent règlement devrait entrer en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
(11)
Le Royaume-Uni et l'Irlande sont liés par le règlement (UE) no 514/2014 et sont par conséquent liés par le présent règlement.
(12)
Le Danemark n'est pas lié par le règlement (UE) no 514/2014 ni par le présent règlement.
(13)
Les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis du comité des Fonds «Asile, migration et intégration» et «Sécurité intérieure»,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Modèles pour les programmes nationaux
Le modèle pour les programmes nationaux figure en annexe.
Article 2
Mise en place du système d'échange électronique de données
La Commission met en place un système d'échange électronique de données (ci-après dénommé «SFC2014») pour tous les échanges officiels d'informations entre les États membres et la Commission.
Article 3
Contenu du système d'échange électronique de données
1. Le SFC2014 contient au minimum les informations précisées dans les modèles, formats et formulaires établis conformément à l'article 1er du présent règlement, en conformité avec le règlement (UE) no 514/2014 et les règlements spécifiques visés à l'article 2, point a), du règlement (UE) no 514/2014.
2. Les informations fournies dans les formulaires électroniques intégrés dans le SFC2014 (ci-après dénommées les «données structurées») ne doivent pas être remplacées par des données non structurées, y compris par l'utilisation d'hyperliens ou l'ajout de documents ou d'images sous forme de pièces jointes. Dans le cas où un État membre transmet la même information sous la forme de données structurées et de données non structurées, les données structurées sont utilisées en cas d'incohérence.
Article 4
Fonctionnement du SFC2014
1. La Commission et les autorités compétentes visées à l'article 25 du règlement (UE) no 514/2014 saisissent dans le SFC2014 les informations qu'elles ont la responsabilité de transmettre et toute mise à jour les concernant.
2. Toute transmission d'informations à la Commission est vérifiée et effectuée par une personne autre que la personne ayant saisi les données relatives à cette transmission. Le SFC2014 ou les systèmes d'information de l'État membre pour la gestion et le contrôle qui sont automatiquement connectés au SFC2014 permettent cette séparation des tâches.
3. Les États membres désignent, au niveau national ou régional, ou à la fois aux niveaux national et régional, une ou plusieurs personnes responsables de la gestion des droits d'accès à SFC2014. Ces personnes effectuent les tâches suivantes:
a)
identifier les utilisateurs qui demandent l'accès, en vérifiant qu'ils sont bien employés par l'organisation;
b)
informer les utilisateurs de leurs obligations afin de préserver la sécurité du système;
c)
vérifier que les utilisateurs ont le droit de disposer du niveau de privilège requis, en fonction de leurs tâches et de leur position hiérarchique;
d)
demander la suppression des droits d'accès lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires ou justifiés;
e)
signaler sans retard des événements suspects susceptibles de compromettre la sécurité du système;
f)
veiller à l'exactitude constante des données d'identification des utilisateurs, en signalant tous les changements;
g)
prendre les précautions nécessaires en matière de protection des données et de confidentialité commerciale conformément au droit de l'Union et à la réglementation nationale applicables; et
h)
informer la Commission de tout changement concernant la capacité des autorités de l'État membre ou des utilisateurs du SFC2014 à exercer les responsabilités visées au paragraphe 1, ou leur capacité personnelle à exercer les responsabilités visées aux points a) à g).
4. Les échanges de données et les transactions portent une signature électronique obligatoire au sens de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil (5). Les États membres et la Commission reconnaissent la validité juridique et l'admissibilité de la signature électronique utilisée dans le SFC2014 comme preuve en justice.
5. Les informations traitées par le SFC2014 respectent la protection de la vie privée et des données à caractère personnel des individus, de même que la confidentialité commerciale des entités juridiques, conformément aux directives du Parlement européen et du Conseil 2002/58/CE (6) et 2009/136/CE (7), à la directive 95/46/CE et au règlement (CE) no 45/2001.
Article 5
Caractéristiques du SFC2014
Afin d'assurer l'échange électronique d'informations, le SFC2014 présente les caractéristiques suivantes:
a)
formulaires interactifs ou formulaires pré-remplis par le système sur la base des données enregistrées précédemment dans celui-ci;
b)
calculs automatiques, lorsqu'ils réduisent l'effort d'encodage des utilisateurs;
c)
contrôles automatiques intégrés en vue de vérifier la cohérence interne des données transmises et la cohérence de ces données avec les règles applicables;
d)
alertes générées par le système en vue de prévenir les utilisateurs du SFC2014 que certaines actions peuvent ou ne peuvent pas être effectuées;
e)
suivi en ligne du statut du traitement des informations introduites dans le système; et
f)
disponibilité des données historiques relatives à toutes les informations introduites pour un programme national.
Article 6
Transmission de données par le SFC2014
1. Le SFC 2014 est accessible aux États membres et à la Commission soit directement par l'intermédiaire d'une interface utilisateur (c'est-à-dire d'une application web), soit au moyen d'une interface technique utilisant des protocoles prédéfinis (c'est-à-dire des services en ligne) et permettant une synchronisation et une transmission automatiques des données entre les systèmes d'information des États membres et le SFC2014.
2. La date de la transmission électronique de l'information par l'État membre à la Commission, et vice versa, est considérée comme la date de dépôt du document concerné.
3. En cas de force majeure, d'un dysfonctionnement du SFC2014 ou d'une absence de connexion audit système excédant un jour ouvrable dans la dernière semaine avant la date limite réglementaire de présentation des informations, ou bien dépassant cinq jours ouvrables en dehors de cette période, l'échange d'informations entre l'État membre et la Commission peut avoir lieu sur support papier, en utilisant les modèles, formats et formulaires visés à l'article 3, paragraphe 1.
Lorsque le système d'échange électronique fonctionne de nouveau, que la connexion au système est rétablie ou que le cas de force majeure cesse, la partie concernée entre sans délai dans le SFC2014 les informations déjà envoyées sur papier.
4. Dans les cas visés au paragraphe 3, la date du cachet de la poste est considérée comme la date de dépôt du document concerné.
Article 7
Sécurité des données transmises par le SFC2014
1. La Commission met en place une politique de sécurité des technologies de l'information pour le SFC2014 (ci-après dénommée «politique de sécurité informatique SFC»), applicable aux membres du personnel utilisant ce système conformément aux règles pertinentes de l'Union, notamment la décision C(2006) 3602 de la Commission (8) et ses règles d'application. La Commission désigne une ou plusieurs personnes responsables de la définition, de la maintenance et de l'application correcte de cette politique de sécurité.
2. Les États membres et les institutions européennes autres que la Commission, qui ont reçu des droits d'accès à SFC2014, se conforment aux termes et conditions de sécurité informatique publiés sur le portail SFC2014 ainsi qu'aux mesures appliquées dans SFC2014 par la Commission en vue de sécuriser la transmission des données, en particulier en ce qui concerne l'utilisation de l'interface technique visée à l'article 6, paragraphe 1, du présent règlement.
3. Les États membres et la Commission appliquent les mesures de sécurité adoptées pour protéger les données qu'ils ont stockées et transmises par le SFC2014, et en garantissent l'efficacité.
4. Les États membres adoptent des politiques nationales, régionales ou locales de sécurité informatique concernant l'accès au SFC2014 et la saisie automatique des données dans ce système afin de garantir une série d'exigences minimales en matière de sécurité. Ces politiques de sécurité informatique peuvent se référer à d'autres documents relatifs à la sécurité. Chaque État membre veille à ce que ces politiques de sécurité informatique s'appliquent à toutes les autorités qui utilisent le SFC2014.
5. Ces politiques nationales, régionales ou locales de sécurité informatique portent sur:
a)
la sécurité informatique des travaux effectués par le ou les responsables de la gestion des droits d'accès visés à l'article 4, paragraphe 3, du présent règlement, lorsque ceux-ci travaillent directement dans SFC2014;
b)
les mesures de sécurité informatique pour les systèmes informatiques nationaux, régionaux ou locaux connectés au SFC2014 par l'intermédiaire d'une interface technique visée à l'article 6, paragraphe 1, du présent règlement.
Aux fins du premier alinéa, point b), les aspects de sécurité informatique couverts, le cas échéant, sont les suivants:
a)
sécurité physique;
b)
contrôle des supports de données et contrôle d'accès;
c)
contrôle du stockage;
d)
contrôle de l'accès et du mot de passe;
e)
suivi;
f)
interconnexion au SFC2014;
g)
infrastructure de communication;
h)
ressources humaines; et
i)
gestion des incidents.
6. Ces politiques nationales, régionales ou locales de sécurité informatique sont fondées sur une analyse des risques et les mesures qu'elles énoncent sont proportionnées aux risques recensés.
7. Les documents exposant ces politiques sont mis à la disposition de la Commission à sa demande.
8. Les États membres désignent, au niveau national ou régional, une ou plusieurs personnes responsables de l'application et du respect des politiques de sécurité informatique nationale, régionale ou locale. Cette ou ces personne(s) joue(nt) le rôle de point de contact pour la ou les personnes désignée(s) par la Commission et visées au paragraphe 1.
9. La politique de sécurité informatique SFC et les politiques nationales, régionales ou locales de sécurité informatique concernées sont actualisées en cas d'évolutions technologiques, de découverte de nouvelles menaces ou d'autres évolutions pertinentes. En tout état de cause, il est nécessaire de les réexaminer chaque année pour garantir qu'elles continuent de fournir une réponse appropriée.
Article 8
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans les États membres conformément aux traités.
Fait à Bruxelles, le 24 juillet 2014.

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