Document ID: 32001R0438

Reglamento (CE) no 438/2001 de la Comisión
de 2 de marzo de 2001
por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Visto el Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo, de 21 de junio de 1999, por el que se establecen disposiciones generales sobre los Fondos Estructurales(1), y, en particular, el apartado 2 de su artículo 53,
Previa consulta al Comité previsto en el artículo 147 del Tratado,
Previa consulta al Comité de estructuras agrarias y desarrollo rural,
Previa consulta al Comité del sector de la pesca y de la acuicultura,
Considerando lo siguiente:
(1) El artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 dispone que los Estados miembros deben adoptar determinadas medidas con el fin de garantizar que los Fondos comunitarios se utilicen eficaz y correctamente, y con arreglo al principio de una correcta gestión financiera.
(2) Con esta finalidad, los Estados miembros deben prever un asesoramiento adecuado con respecto a la organización de las funciones que competen a las autoridades de gestión y las autoridades pagadoras y que se especifican en los artículos 32 y 34 del Reglamento (CE) n° 1260/1999.
(3) El artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 dispone que los Estados miembros deben cooperar con la Comisión para que ésta se asegure del buen funcionamiento de sus sistemas de gestión y de control, y prestarle cuanta ayuda resulte necesaria para la realización de los controles, incluidos los realizados mediante muestreo.
(4) Con el fin de armonizar los criterios aplicables en la certificación de gastos con respecto a los cuales se pide la participación de los Fondos, de conformidad con lo dispuesto en los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, es necesario precisar el contenido de los certificados pertinentes y determinar la naturaleza y la calidad de la información en la que se basan
(5) Para que la Comisión pueda realizar los controles que se exigen en el apartado 2 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, los Estados miembros deberán proporcionarle, a petición suya, los datos que las autoridades de gestión necesiten con el fin de desempeñar las funciones de gestión, seguimiento y evaluación previstas en el citado Reglamento. Es necesario precisar el contenido de tales datos y el formato y los medios de transmisión de los ficheros informáticos cuando se faciliten datos en soporte electrónico con arreglo a la letra e) del apartado 3 del artículo 18 de dicho Reglamento. La Comisión debe garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos, tanto informatizados como de otro tipo.
(6) Es preciso sustituir el Reglamento (CE) n° 2064/97 de la Comisión, de 15 de octubre de 1997, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) n° 4253/88 del Consejo, en lo relativo al control financiero por los Estados miembros de las operaciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales(2), modificado por el Reglamento (CE) n° 2406/98(3). No obstante deben seguir aplicándose las disposiciones del Reglamento (CE) n° 2064/97 a las ayudas otorgadas para el período de programación 1994-1999 en virtud del Reglamento (CEE) n° 2052/88 del Consejo(4), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 3193/94(5).
(7) El presente Reglamento debe aplicarse sin perjuicio de lo dispuesto, con respecto a los controles sobre el terreno de las ayudas estatales, en el artículo 22 del Reglamento (CE) n° 659/1999 del Consejo, de 22 de marzo de 1999, por el que se establecen disposiciones de aplicación del artículo 93 del Tratado CE(6).
(8) El presente Reglamento debe aplicarse sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento (Euratom, CE) n° 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades(7).
(9) El Reglamento (CE) n° 1681/94 de la Comisión, de 11 de julio de 1994, relativo a las irregularidades y a la recuperación de las sumas indebidamente abonadas en el marco de la financiación de las políticas estructurales, así como a la organización de un sistema de información en esta materia(8), es aplicable a las intervenciones acordadas con arreglo al Reglamento (CE) n° 1260/1999, en virtud del párrafo segundo del artículo 54 y de la letra e) del apartado 1 del articulo 38 de dicho Reglamento.
(10) El presente Reglamento debe aplicarse de acuerdo con el principio de subsidiariedad al que se refiere el apartado 3 del artículo 8 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, y sin perjuicio del régimen institucional, jurídico y financiero del Estado miembro de que se trate, al que se refiere el último párrafo del apartado 1 del artículo 34 de dicho Reglamento.
(11) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité para el desarrollo y la reconversión de las regiones.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
CAPÍTULO I
Ámbito de aplicación
Artículo 1
El presente Reglamento establece disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales que sean administradas por los Estados miembros.
CAPÍTULO II
Sistemas de gestión y control
Artículo 2
1. Los Estados miembro velarán por que las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios reciban las orientaciones adecuadas sobre la organización de los sistemas de gestión y control necesarios para garantizar una gestión financiera correcta de los Fondos Estructurales en conformidad con las normas y principios generalmente aceptados, y en especial para garantizar la corrección, regularidad y admisibilidad de las solicitudes de pago de ayuda comunitaria.
2. A los efectos del presente Reglamento se entenderá por "órganos intermedios" cualesquiera organismos o servicios públicos o privados que actúen bajo la responsabilidad de las autoridades de gestión o las autoridades pagadoras o que desempeñen tareas en su nombre en relación con beneficiarios finales u organismos o empresas que realicen las operaciones.
Artículo 3
Los sistemas de gestión y control de las autoridades de gestión, de las autoridades pagadoras y de los órganos intermedios, teniendo en cuenta la proporcionalidad en relación con el volumen de concurso gestionado, deberán asegurar lo siguiente:
a) una definición y asignación claras y, en la medida que sea necesario para garantizar una buena gestión financiera, una separación adecuada de las funciones dentro de la organización de que se trate;
b) sistemas eficaces para garantizar que las funciones se realizan satisfactoriamente;
c) en el caso de los órganos intermedios, información a las autoridades competentes acerca de la realización de sus tareas y los medios empleados.
Artículo 4
Los sistemas de gestión y control incluirán procedimientos para verificar la realidad de la prestación de los bienes y servicios cofinanciados y de los gastos declarados, así como para garantizar el cumplimiento de las condiciones de la correspondiente decisión de la Comisión adoptada en virtud del artículo 28 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y de las normas nacionales y comunitarias aplicables, en particular, sobre la subvencionabilidad de los gastos para la ayuda procedente de los Fondos Estructurales en virtud de la intervención de que se trate, la contratación pública, las ayudas estatales (incluidas las normas sobre la acumulación de las ayudas), la protección del medio ambiente y la igualdad de oportunidades.
Los procedimientos deberán prever la conservación de la documentación relativa a la verificación de las operaciones individuales in situ. La documentación deberá identificar el trabajo realizado, los resultados de las verificaciones así como las medidas tomadas como consecuencia de las anomalías detectadas. Cuando las verificaciones físicas o administrativas no sean exhaustivas, sino sobre muestras de operaciones, la documentación deberá identificar las operaciones seleccionadas y el método de selección.
Artículo 5
1. Los Estados miembros informarán a la Comisión, respecto de cada intervención, y en un plazo de tres meses desde la fecha más tardía entre la de aprobación de la intervención y la de entrada en vigor del presente Reglamento, sobre la organización de las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios, sobre los sistemas de gestión y control de que dispongan esas autoridades y órganos, así como sobre las mejoras previstas basadas en el asesoramiento a que se refiere el apartado 1 del artículo 2.
2. La comunicación incluirá los datos siguientes respecto de cada autoridad de gestión, cada autoridad pagadora y cada órgano intermedio:
a) funciones que tenga encomendadas;
b) distribución de funciones entre sus servicios o categorías de personal, incluso entre la autoridad de gestión y pagadora cuando sean el mismo órgano;
c) procedimientos empleados para la recepción, verificación y aprobación de las solicitudes de reembolso de los gastos, así como para la autorización, ejecución y contabilización de los pagos a los beneficiarios;
d) disposiciones por las que se regula la auditoría de los sistemas de gestión y control.
3. Cuando se aplique un sistema común a varias intervenciones, podrá comunicarse una descripción de ese sistema.
Artículo 6
La Comisión, en colaboración con los Estados miembros, comprobará a su satisfacción que los sistemas de gestión y control presentados al amparo del artículo 5 cumplen las normas exigidas en el Reglamento (CE) n° 1260/1999 y en el presente Reglamento e informará sobre los obstáculos que impidan lograr unas comprobaciones transparentes del funcionamiento de los Fondos y que dificulten el cumplimiento de las funciones que le competen a la Comisión en virtud del artículo 274 del Tratado. La operatividad de los sistemas deberá examinarse periódicamente.
Artículo 7
1. Los sistemas de gestión y control de los Estados miembros deberán proporcionar una pista de auditoría suficiente.
2. Se considerará una pista de auditoría suficiente la que permita:
a) comparar los importes totales certificados a la Comisión con los registros de gastos individuales y los justificantes en posesión de los distintos niveles de la administración y de los beneficiarios finales, incluidos, cuando éstos no sean los destinatarios últimos de la ayuda, los organismos o empresas que realicen las operaciones; y
b) verificar la asignación y las transferencias de los fondos nacionales y comunitarios disponibles.
En el anexo I figura una descripción indicativa de la información necesaria para lograr una pista de auditoría suficiente.
3. La autoridad de gestión se asegurará de los extremos siguientes:
a) que se dispone de procedimientos para garantizar que todos los documentos relacionados con los gastos y los pagos específicos efectuados con ocasión de la intervención y necesarios para obtener una pista de auditoría suficiente se ajusten a lo establecido en el apartado 6 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y en el anexo I del presente Reglamento;
b) que se lleva un registro del servicio que los conserve y de su localización; y
c) que se ponen estos documentos a disposición de las personas y organismos que normalmente están facultados para inspeccionar este tipo de documentos.
Estas personas u organismos serán:
i) el personal de las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios que tramita las solicitudes de pago,
ii) los servicios que realizan las auditorías de los sistemas de gestión y control,
iii) la persona o el servicio de la autoridad pagadora que se ocupa de certificar las solicitudes de los pagos intermedios y finales con arreglo a los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y la persona o servicio que expide la declaración en virtud de la letra f) del apartado 1 del artículo 38, y
iv) los funcionarios de los servicios de auditoría nacionales y de la Comunidad Europea que hayan sido comisionados para ello.
Podrán exigir que se les entreguen extractos o copias de los documentos o los registros contables a que se refiere el presente apartado.
Artículo 8
La autoridad de gestión o la autoridad pagadora llevará una contabilidad de los importes recuperables de los pagos de ayuda comunitaria que ya se hayan realizado, y garantizará que los importes se recuperen sin retrasos injustificados. Una vez efectuada la recuperación, la autoridad pagadora devolverá los pagos irregulares recuperados, junto con los intereses recibidos en concepto de demora, deduciendo los importes de que se trate de su siguiente declaración de gastos y solicitud de pago a la Comisión, o, si ello fuera insuficiente, efectuando un reintegro a la Comunidad. La autoridad pagadora presentará anualmente a la Comisión, en forma de anexo del cuarto informe trimestral sobre las recuperaciones previsto en el Reglamento (CE) n° 1681/94, una declaración de los importes pendientes de recuperación en esa fecha, clasificados según el año de incoación del procedimiento de recuperación.
CAPÍTULO III
Certificación de gastos
Artículo 9
1. Los certificados de las declaraciones de gastos intermedios y finales a que se refieren los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 los expedirá, según el modelo previsto en el anexo II, una persona o un servicio de la autoridad pagadora que sea funcionalmente independiente de los servicios que aprueben las solicitudes de pago.
2. Antes de certificar una declaración de gastos determinada, la autoridad pagadora comprobará a su satisfacción que se han cumplido los siguientes requisitos:
a) que la autoridad de gestión y los órganos intermedios han cumplido los requisitos del Reglamento (CE) n° 1260/1999, en particular de las letras c) y e) del apartado 1 de su artículo 38 y los apartados 3 y 4 de su artículo 32, y las condiciones de la decisión de la Comisión previstas en el artículo 28 de dicho Reglamento; y
b) que la declaración de gastos sólo comprende gastos:
i) que se hayan efectivamente realizado dentro del período subvencionable establecido por la decisión en forma de gasto por los beneficiarios finales a efectos de los puntos 1.2, 1.3 y 2 de la regla 1 del anexo del Reglamento (CE) n° 1685/2000 de la Comisión(9), y que estén justificados mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente,
ii) correspondientes a operaciones seleccionadas para recibir financiación de la intervención en cuestión de conformidad con sus criterios y procedimientos de selección y que han cumplido las normas comunitarias durante todo el período en el que se realizaron los gastos, y
iii) correspondientes, en su caso, a medidas respecto de las cuales toda la ayuda estatal ha sido autorizada formalmente por la Comisión.
3. A fin que la suficiencia del sistema de control y de la pista de auditoría pueda tenerse siempre en cuenta antes de que se presente una declaración de gastos a la Comisión, la autoridad de gestión velará por que la autoridad pagadora sea informada de los procedimientos utilizados por ella y por los órganos intermedios para:
a) comprobar la prestación de los bienes y servicios cofinanciados y la realidad del gasto declarado;
b) garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable; y
c) mantener una pista de auditoría.
4. Cuando la autoridad de gestión y la autoridad pagadora sean o pertenezcan al mismo organismo, este último se cerciorará de que se apliquen procedimientos que ofrezcan unos requisitos de control equivalentes a los previstos en los apartados 2 y 3.
CAPÍTULO IV
Controles por muestreo
Artículo 10
1. Los Estados miembros organizarán controles de las operaciones basándose en una muestra suficiente, con el fin de:
a) comprobar la eficacia de los sistemas de gestión y control existentes;
b) comprobar selectivamente, en función de análisis de riesgos, las declaraciones de gastos realizadas en los diferentes niveles de que se trate.
2. Los controles realizados antes del término de cada intervención incluirán al menos el 5 % del gasto subvencionable total y se basarán en una muestra representativa de las operaciones aprobadas, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el apartado 3. Los Estados miembros procurarán distribuir regularmente los controles a lo largo del período en cuestión. Asimismo garantizarán una adecuada separación de funciones entre los controles y los procedimientos de ejecución o de pago relativos a esas operaciones.
3. Para la selección de la muestra de operaciones que deban ser objeto de controles se tendrá en cuenta lo siguiente:
a) la necesidad de controlar operaciones de naturaleza y amplitud suficientemente variadas;
b) cualesquiera factores de riesgo que hayan sido determinados mediante controles nacionales o comunitarios;
c) la concentración de operaciones en determinados órganos intermedios y determinados beneficiarios finales, de modo que los principales órganos intermedios y beneficiarios finales se sometan al menos a un control antes del término de cada intervención.
Artículo 11
Mediante los controles, los Estados miembros procurarán verificar lo siguiente:
a) la aplicación práctica y la eficacia de los sistemas de gestión y control;
b) respecto de un número suficiente de documentos contables, la correspondencia de éstos con los justificantes que estén en posesión de los organismos intermedios, de los beneficiarios finales y, de los organismos o empresas que realicen las operaciones;
c) la existencia de una pista de auditoría suficiente;
d) respecto de un número suficiente de gastos, que la naturaleza de éstos y el momento en que se realizaron se ajustan a las disposiciones comunitarias y guardan relación con los pliegos de condiciones aprobados de la operación y con las obras efectivamente realizadas;
e) que el destino efectivo o previsto de la operación se ajusta a la descripción efectuada en la solicitud de cofinanciación comunitaria;
f) que las contribuciones financieras comunitarias están dentro de los límites previstos en el artículo 29 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y cualesquiera otras disposiciones comunitarias aplicables y se abonan a los beneficiarios finales sin reducciones ni retrasos injustificados;
g) que se ha aportado efectivamente la cofinanciación nacional pertinente; y
h) que las operaciones cofinanciadas se han realizado de acuerdo con las normas y políticas comunitarias como dispone el artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1260/1999.
Artículo 12
Los controles deberán determinar si los problemas que surjan son sistemáticos y comportan un riesgo para otras operaciones realizadas por el mismo beneficiario final o administradas por la misma autoridad de gestión u órgano intermedio. Deberán asimismo determinar las causas de tales situaciones, los exámenes complementarios que puedan exigirse y las medidas correctivas y preventivas que sean necesarias.
Artículo 13
Los Estados miembros comunicarán a la Comisión, a más tardar el 30 de junio de cada año, y por primera vez el 30 de junio de 2001, acerca de la aplicación de los artículos 10 a 12 durante el año natural anterior y, además, completarán o actualizarán en su caso la descripción de los sistemas de gestión y control que hayan comunicado con arreglo al artículo 5.
Artículo 14
Las disposiciones del presente Capítulo se aplicarán, mutatis mutandis, a los importes recuperables a que se refiere el artículo 8.
CAPÍTULO V
Declaración al término de la intervención
Artículo 15
La persona o el servicio designado para establecer las declaraciones al término de la intervención a que se refiere la letra f) del apartado 1 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 tendrá una función independiente:
a) de la autoridad de gestión designada;
b) del servicio o de la persona de la autoridad pagadora encargado de expedir los certificados contemplados en el apartado 1 del artículo 9;
c) de los órganos intermedios.
Efectuará su examen de acuerdo con normas de auditoría aceptadas internacionalmente. Las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios le facilitarán toda la información exigida y le permitirán acceder a todos los registros y justificantes necesarios para establecer la declaración.
Artículo 16
Las declaraciones se basarán en un examen de los sistemas de gestión y control, de los controles ya realizados y, en caso necesario, en un control sobre una muestra adicional de transacciones. La persona o el servicio que expida la declaración realizará todas las comprobaciones necesarias para obtener garantías suficientes de que el certificado de gastos es correcto y de que las transacciones subyacentes son legales y regulares.
Las declaraciones se establecerán basándose en el modelo indicativo que figura en el anexo III e irán acompañadas de un informe que incluya todos los datos pertinentes en los que se base la declaración y de un resumen de las conclusiones de los controles efectuados por los órganos nacionales y comunitarios a los cuales la persona o el servicio que la establezca haya tenido acceso.
Artículo 17
Si la comprobación de importantes fallos de gestión o control o de una frecuencia elevada de irregularidades no permite garantizar plenamente la validez de la solicitud de pago del saldo y del certificado final de gastos, la declaración mencionará estas circunstancias e incluirá una evaluación de la amplitud del problema y de sus repercusiones financieras.
En tal caso, la Comisión podrá pedir que se realice un nuevo control con el fin de determinar y corregir las irregularidades en un plazo determinado.
CAPÍTULO VI
Forma y contenido de la información contable que se debe conservar y comunicar a la Comisión previa solicitud
Artículo 18
1. Las informaciones contables de las operaciones a las que hace referencia el anexo I deberán, en la medida de lo posible, presentarse en forma de registros informáticos. Dichas informaciones deberán ponerse a disposición a la Comisión previa solicitud específica de forma que le permita efectuar controles documentales y físicos, sin perjuicio de las obligaciones en materia de comunicación de las actualizaciones de los planes de financiación prevista en la letra c) del apartado 3 del artículo 18 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y de las informaciones financieras del articulo 32 de dicho Reglamento.
2. La Comisión acordará con cada Estado miembro el contenido de los datos informáticos que deban poner a disposición con arreglo al apartado 1, los medios de comunicación de los datos y la duración del período necesario para poner a punto el sistema informático exigido, teniendo cuenta el acuerdo a que se refiere la letra e) del apartado 3 del artículo 18 del Reglamento (CE) n° 1260/1999. En los anexos IV y V indican el alcance de las informaciones que pueden ser solicitadas así como las especificaciones técnicas preferidas por la Comisión para la transmisión de ficheros informáticos.
3. A petición escrita de la Comisión, los Estados miembros le presentarán los datos mencionados en el apartado 1 en un plazo de diez días hábiles tras la recepción de la solicitud. Podrá convenirse un plazo diferente entre la Comisión y los Estados miembros, en particular cuando los datos no estén disponibles en registros informáticos.
4. La Comisión garantizará la confidencialidad y la seguridad de los datos enviados por los Estados miembros o recogidos por ella durante la realización de inspecciones sobre el terreno, de conformidad con el artículo 287 del Tratado y las normas de la Comisión sobre la utilización de la información y el acceso a ella.
5. Sin perjuicio de las normativas nacionales pertinentes, los funcionarios de la Comisión tendrán acceso a todos los documentos preparados con vistas a los controles previstos en el presente Reglamento o tras la realización de tales controles, así como a los datos mantenidos, e incluso los almacenados en los sistemas informáticos.
CAPÍTULO VII
Disposiciones generales y finales
Artículo 19
En los supuestos de formas de intervención en las que haya beneficiarios en más de un Estado miembro, los Estados miembros de que se trate deberán acordar con los otros las disposiciones comunes necesarias para asegurar una buena gestión financiera, teniendo en cuenta las normativas nacionales, e informarán a la Comisión de esas disposiciones. La Comisión y los Estados miembros de que se trate se prestarán la ayuda administrativa necesaria.
Artículo 20
Las disposiciones del presente Reglamento se entenderán sin perjuicio de la obligación de los Estados miembros, de conformidad con Reglamento (CE) n° 1260/1999, de comunicar a la Comisión las informaciones necesarias que le permitan evaluar los planes, incluidas las informaciones sobre las medidas tomadas en relación con el apartado 1 del artículo 34 de dicho Reglamento, ni para el derecho de la Comisión de solicitar las informaciones complementarias necesarias antes de adoptar las decisiones previstas en el artículo 28 del Reglamento.
Artículo 21
Las disposiciones del presente Reglamento no constituirán obstáculo para que los Estados miembros apliquen normas más estrictas que las establecidas en el mismo.
Artículo 22
Queda derogado el Reglamento (CE) n° 2064/97.
No obstante, sus disposiciones seguirán siendo aplicables a las intervenciones acordadas para el período de programación 1994-1999, con arreglo al Reglamento (CEE) n° 2052/88.
Artículo 23
El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 2 de marzo de 2001.

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