Document ID: 32009R0390

VERORDENING (EG) Nr. 390/2009 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD
van 23 april 2009
tot wijziging van de gemeenschappelijke visuminstructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten in verband met de invoering van biometrische identificatiemiddelen, met inbegrip van bepalingen over de organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen
HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 62, punt 2, onder b), ii),
Gezien het voorstel van de Commissie,
Gezien het advies van de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming (1),
Handelend volgens de procedure van artikel 251 van het Verdrag (2),
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Teneinde een betrouwbare verificatie en identificatie van aanvragers te waarborgen, moeten biometrische gegevens in het bij Beschikking 2004/412/EG van de Raad (3) opgezette visuminformatiesysteem (VIS) worden verwerkt en moet worden gezorgd voor een juridisch kader voor het verzamelen van deze biometrische kenmerken. De toepassing van het VIS vereist voorts nieuwe organisatievormen voor de inontvangstneming van visumaanvragen.
(2)
Met de integratie van biometrische kenmerken in het VIS wordt een belangrijke stap gezet naar het gebruik van nieuwe elementen die een betrouwbaarder verband leggen tussen de houder van het visum en het paspoort om te voorkomen dat gebruik wordt gemaakt van valse identiteiten. De persoonlijke verschijning van de aanvrager moet daarom - in elk geval voor de eerste aanvraag - een van de basisvoorwaarden zijn voor de afgifte van een visum en de registratie van biometrische kenmerken in het VIS.
(3)
De biometrische kenmerken zijn gekozen in Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van informatie op het gebied van visa voor kort verblijf, („VIS-verordening”) (4).
(4)
In deze verordening worden de normen voor het verzamelen van deze biometrische kenmerken vastgesteld door naar de relevante voorschriften van de Internationale Burgerluchtvaartorganisatie (ICAO) te verwijzen. Er zijn geen aanvullende technische specificaties vereist om de interoperabiliteit te waarborgen.
(5)
Elk document, gegeven of biometrisch kenmerk dat in de loop van een visumaanvraag door een lidstaat wordt ontvangen, wordt als consulair document beschouwd in de zin van het Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen van 24 april 1963 en wordt op passende wijze behandeld.
(6)
Teneinde de registratie van aanvragers te vergemakkelijken en de kosten voor de lidstaten te beperken, moeten behalve de bestaande „vertegenwoordigingsregeling” ook nieuwe organisatorische mogelijkheden worden overwogen. In de eerste plaats moet een specifiek type vertegenwoordiging, beperkt tot het aannemen van aanvragen en de afname van biometrische kenmerken, worden toegevoegd aan de gemeenschappelijke visuminstructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten (5).
(7)
Er moeten andere mogelijkheden worden geïntroduceerd, zoals co-locaties, gemeenschappelijke aanvraagcentra, honorair consuls en samenwerking met externe dienstverleners. Voor deze keuzemogelijkheden moet een passend rechtskader worden vastgesteld, waarbij in het bijzonder rekening wordt gehouden met gegevensbeschermingsaangelegenheden. De lidstaten moeten, overeenkomstig de voorwaarden die in het kader van dit rechtsinstrument zijn vastgesteld, kunnen bepalen van welke organisatiestructuur zij in elk derde land gebruik zullen maken. Gedetailleerde gegevens betreffende deze structuren moeten door de Commissie worden bekendgemaakt.
(8)
Bij de organisatie van de samenwerking moeten de lidstaten erop toezien dat de aanvragers worden doorverwezen naar de lidstaat die bevoegd is hun aanvraag te behandelen.
(9)
Er moeten regelingen worden getroffen voor situaties waarin voor het in ontvangst nemen van aanvragen de lidstaten besluiten om, met het oog op het vergemakkelijken van de procedure, met een externe dienstverlener samen te werken. Hiertoe kan worden besloten indien samenwerking met andere lidstaten in de vorm van beperkte vertegenwoordiging, co-locatie of een gemeenschappelijk aanvraagcentrum wegens bijzondere omstandigheden of om redenen die verband houden met de plaatselijke situatie niet aangewezen blijkt voor de betrokken lidstaat. Bij de vaststelling van dergelijke regelingen moeten de algemene beginselen voor de afgifte van visa worden nageleefd, met inachtneming van de gegevensbeschermingsvoorschriften van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (6). Bij het vaststellen en uitvoeren van dergelijke regelingen moet er tevens rekening mee worden gehouden dat „visumshopping” moet worden voorkomen.
(10)
De samenwerking van de lidstaten met externe dienstverleners moet worden geregeld in een rechtsinstrument dat bepalingen bevat betreffende hun precieze verantwoordelijkheden, de rechtstreekse en volledige toegang tot hun gebouwen, voorlichting aan de aanvragers, vertrouwelijkheid en de betreffende omstandigheden, voorwaarden en procedures voor de opschorting of beëindiging van de samenwerking.
(11)
Door de lidstaten toe te staan met een externe dienstverlener samen te werken voor het in ontvangst nemen van aanvragen en tegelijkertijd het instellen van het beginsel van één loket voor de indiening van aanvragen, schept deze verordening een afwijking van de algemene regel van de persoonlijke verschijning (zoals bepaald in deel III, punt 4, van de gemeenschappelijke visuminstructie). Dit laat de mogelijkheid om de aanvrager op te roepen voor een persoonlijk gesprek en toekomstige rechtsinstrumenten die deze aangelegenheden regelen, onverlet.
(12)
Teneinde naleving van de voorschriften inzake gegevensbescherming te waarborgen, is de groep, ingesteld door artikel 29 van Richtlijn 95/46/EG geraadpleegd.
(13)
Richtlijn 95/46/EG is van toepassing voor de lidstaten wanneer ter uitvoering van deze verordening persoonsgegevens worden verwerkt.
(14)
De lidstaten moeten voor alle aanvragers de mogelijkheid behouden rechtstreeks een aanvraag in te dienen bij hun diplomatieke missies of consulaire posten.
(15)
Om de procedure voor een eventuele volgende aanvraag te vergemakkelijken, moet het mogelijk zijn vingerafdrukken uit de eerste vermelding in het VIS binnen een termijn van 59 maanden te kopiëren. Na afloop van deze termijn moeten de vingerafdrukken opnieuw worden genomen.
(16)
Gezien de verplichting om biometrische kenmerken te verzamelen, is het niet langer toegestaan een beroep te doen op commerciële tussenpersonen, zoals reisagentschappen, voor de eerste aanvraag, maar is dat alleen toegestaan voor volgende aanvragen.
(17)
De gemeenschappelijke visuminstructies moeten derhalve dienovereenkomstig worden gewijzigd.
(18)
De Commissie dient drie jaar nadat het VIS is gestart met werkzaamheden en daarna iedere vier jaar een verslag in over de implementatie van deze verordening.
(19)
Aangezien de doelstellingen van deze verordening, namelijk het organiseren van de inontvangstneming en de behandeling van aanvragen met het oog op het opnemen van biometrische gegevens in het VIS en de invoering van gemeenschappelijke normen en van interoperabele biometrische kenmerken en van gemeenschappelijke voorschriften voor alle lidstaten die aan het gemeenschappelijk visumbeleid van de Gemeenschap deelnemen, niet voldoende door de lidstaten kunnen worden verwezenlijkt en derhalve beter door de Gemeenschap kunnen worden verwezenlijkt, kan de Gemeenschap, overeenkomstig het in artikel 5 van het Verdrag neergelegde subsidiariteitsbeginsel, maatregelen nemen. Overeenkomstig het in datzelfde artikel weergelegde evenredigheidsbeginsel gaat deze verordening niet verder dan nodig is om die doelstellingen te verwezenlijken.
(20)
Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het Protocol betreffende de positie van Denemarken, dat is gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, neemt Denemarken niet deel aan de aanneming van deze verordening, die niet bindend is voor, noch van toepassing is in Denemarken. Aangezien deze verordening voortbouwt op het Schengenacquis uit hoofde van de bepalingen van titel IV van het derde deel van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, beslist Denemarken, overeenkomstig artikel 5 van dat protocol, binnen een termijn van zes maanden na de datum van aanneming van deze verordening, of het deze in zijn nationale wetgeving zal omzetten.
(21)
Wat IJsland en Noorwegen betreft, vormt deze verordening een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis als bedoeld in de tussen de Raad van de Europese Unie en de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen gesloten overeenkomst inzake de wijze waarop IJsland en Noorwegen worden betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis (7), die vallen onder artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG van de Raad (8) inzake bepaalde toepassingsbepalingen van die overeenkomst.
(22)
Deze verordening vormt een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis waaraan het Verenigd Koninkrijk niet deelneemt, overeenkomstig Besluit 2000/365/EG van de Raad van 29 mei 2000 betreffende het verzoek van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord Ierland deel te mogen nemen aan enkele van de bepalingen van het Schengenacquis (9). Het Verenigd Koninkrijk neemt derhalve niet deel aan de aanneming van deze verordening en deze is bijgevolg niet verbindend voor, noch van toepassing op die lidstaat.
(23)
Deze verordening vormt een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis waaraan Ierland niet deelneemt, overeenkomstig Besluit 2002/192/EG van de Raad van 28 februari 2002 betreffende het verzoek van Ierland deel te mogen nemen aan bepalingen van het Schengenacquis (10). Ierland neemt derhalve niet deel aan de aanneming van deze verordening en deze is niet bindend voor, noch van toepassing in Ierland.
(24)
Wat Zwitserland betreft, houdt deze verordening een ontwikkeling in van de bepalingen van het Schengenacquis in de zin van de Overeenkomst tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de wijze waarop Zwitserland wordt betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis (11), die vallen onder het gebied bedoeld in artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG, juncto artikel 3 van Besluit 2008/146/EG van de Raad (12).
(25)
Wat Liechtenstein betreft, houdt deze verordening een ontwikkeling in van de bepalingen van het Schengenacquis in de zin van het Protocol tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap, de Zwitserse Bondsstaat en het Vorstendom Liechtenstein betreffende de toetreding van het Vorstendom Liechtenstein tot de Overeenkomst gesloten tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de wijze waarop Zwitserland wordt betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis, die vallen onder het gebied bedoeld in artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG, juncto artikel 3 van Besluit 2008/261/EG van de Raad (13).
(26)
Wat Cyprus betreft, vormt deze verordening een op het Schengenacquis voortbouwend of anderszins daaraan gerelateerd rechtsbesluit in de zin van artikel 3, lid 2, van de Toetredingsakte van 2003.
(27)
Deze verordening is een rechtshandeling die voortbouwt op het Schengenacquis of anderszins daaraan is gerelateerd zoals bedoeld in artikel 4, lid 2, van de Toetredingsakte van 2005,
HEBBEN DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
Wijziging van de gemeenschappelijke visuminstructies
De gemeenschappelijke visuminstructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten worden als volgt gewijzigd:
1)
Deel II wordt als volgt gewijzigd:
a)
in punt 1.2, onder b), worden de volgende alinea’s toegevoegd:
„Een lidstaat mag ook een of meer andere lidstaten in beperkte mate vertegenwoordigen voor uitsluitend het in ontvangst nemen van aanvragen en de afname van biometrische kenmerken. De desbetreffende bepalingen van punt 1.2, onder c) en e), zijn van toepassing. Het in ontvangst nemen en de toezending van aanvragen en gegevens aan de vertegenwoordigde lidstaat geschieden met inachtneming van de toepasselijke gegevensbeschermings- en veiligheidsvoorschriften.
De vertegenwoordigde lidstaat ziet erop toe dat de gegevens volledig versleuteld worden, ongeacht of deze elektronisch dan wel fysiek op een elektronische gegevensdrager worden overgedragen door de autoriteiten van de vertegenwoordigende lidstaat aan de autoriteiten van de vertegenwoordigde lidstaat.
In het geval dat derde landen de versleuteling verbieden van gegevens die elektronisch worden overgedragen door de autoriteiten van de vertegenwoordigende lidstaat aan de autoriteiten van de vertegenwoordigde lidstaat, staat de vertegenwoordigde lidstaat niet toe dat de vertegenwoordigende lidstaat gegevens langs elektronische weg overdraagt.
In dat geval zorgt de vertegenwoordigde lidstaat ervoor dat de elektronische gegevens volledig worden versleuteld en fysiek op een elektronische gegevensdrager van de autoriteiten van de vertegenwoordigende lidstaat aan de autoriteiten van de vertegenwoordigde lidstaat worden overgedragen door een consulair ambtenaar van een lidstaat of, indien voor deze overdracht buitensporige of onredelijke maatregelen moeten worden genomen, op een andere veilige en beveiligde manier, bijvoorbeeld door in het betrokken derde land gebruik te maken van erkende dienstverleners die ervaring hebben met het vervoeren van gevoelige documenten en gegevens.
In alle gevallen wordt het niveau van beveiliging van de overdracht aangepast aan de graad van gevoeligheid van de gegevens.
De lidstaten of de Gemeenschap trachten met de betrokken derde landen overeenstemming te bereiken over de opheffing van het verbod van versleuteling van gegevens die elektronisch worden overgedragen tussen de autoriteiten van de betrokken lidstaten.”;
b)
punt d) wordt vervangen door:
„d)
De regeling voor de onder a) en b) bedoelde vertegenwoordiging en beperkte vertegenwoordiging ten behoeve van de afgifte van eenvormige visa is weergegeven in de tabel betreffende de vertegenwoordiging bij afgifte van eenvormige visa in bijlage 18.”.
2)
Deel III wordt als volgt gewijzigd:
a)
punt 1 wordt vervangen door:
„1. Visumaanvragen
1.1. Visumaanvraagformulier - aantal exemplaren per aanvraag
Aanvragers dienen ook het aanvraagformulier voor een eenvormig visum in te vullen. Een aanvraag voor een eenvormig visum moet worden ingediend door middel van het geharmoniseerde formulier dat overeenkomt met het model in bijlage 16.
Er dient in ten minste één exemplaar van het aanvraagformulier te worden ingevuld zodat deze onder andere voor de raadpleging van de centrale autoriteiten kan worden gebruikt. Voor zover de nationale administratieve procedures daartoe nopen, kunnen de lidstaten meerdere exemplaren verlangen.
1.2. Biometrische kenmerken
a) De lidstaten verzamelen biometrische kenmerken, die de gezichtsopname en tien vingerafdrukken van de aanvrager omvatten, overeenkomstig de in het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en het VN-Verdrag inzake de rechten van het kind vastgelegde waarborgen.
Bij de indiening van de eerste aanvraag dient de aanvrager persoonlijk te verschijnen. Op dat ogenblik worden de volgende biometrische kenmerken verzameld:
-
een gescande of op het ogenblik van de aanvraag genomen foto, en
-
tien vlak genomen en digitaal verzamelde vingerafdrukken.
Indien de bij een voorgaande aanvraag van de aanvrager genomen vingerafdrukken minder dan 59 maanden vóór de datum van de nieuwe aanvraag, voor het eerst in het visuminformatiesysteem (VIS) werden opgenomen, worden zij naar de volgende aanvraag gekopieerd.
Bij gerede twijfel over de identiteit van de aanvrager, zal de diplomatieke of consulaire post evenwel binnen de hierboven vermelde periode vingerafdrukken nemen.
Voorts kan de aanvrager verlangen dat zijn vingerafdrukken worden genomen wanneer op het tijdstip van indiening van de aanvraag niet onmiddellijk kan worden bevestigd dat de vingerafdrukken werden genomen binnen de hierboven gespecificeerde termijn.
Overeenkomstig artikel 9, punt 5, van de VIS-verordening wordt de bij elke aanvraag gevoegde foto in het VIS opgenomen. Hiervoor behoeft de aanvrager niet persoonlijk te verschijnen.
De technische voorschriften voor de foto moeten in overeenstemming zijn met de internationale normen die zijn vastgelegd in ICAO Doc 9303, deel 1, zesde editie.
De vingerafdrukken worden genomen overeenkomstig de ICAO-normen en Beschikking 2006/648/EG van de Commissie van 22 september 2006 tot vaststelling van de technische specificaties betreffende de normen voor biometrische kenmerken in verband met de ontwikkeling van het visuminformatiesysteem (14).
De biometrische kenmerken worden verzameld door gekwalificeerde en naar behoren gemachtigde personeelsleden van de diplomatieke of consulaire post en van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de afgifte van visa aan de grens. Onder het toezicht van de diplomatieke of consulaire posten mogen de biometrische kenmerken ook worden verzameld door gekwalificeerde en naar behoren gemachtigde personeelsleden van een honorair consul of externe dienstverlener als bedoeld in deel VII, de punten 1.3 en 1.4.
De gegevens dienen uitsluitend in het VIS te worden ingevoerd door naar behoren bevoegde consulaire medewerkers overeenkomstig artikel 6, lid 1, artikel 7, en artikel 9, leden 5 en 6, van de VIS-verordening.
De lidstaten zorgen ervoor dat volledig gebruik wordt gemaakt van alle zoekcriteria zoals bedoeld in artikel 15 van de VIS-verordening om onjuiste afkeuringen en identificaties te voorkomen.
b) Uitzonderingen
De volgende aanvragers zijn vrijgesteld van de verplichte afname van vingerafdrukken:
-
kinderen jonger dan twaalf jaar;
-
personen bij wie het nemen van vingerafdrukken fysiek onmogelijk is. Indien het mogelijk is vingerafdrukken te nemen, ook al zijn het er minder dan tien, dan moet het betrokken aantal vingerafdrukken worden genomen. Gaat het evenwel om een tijdelijke onmogelijkheid, dan moeten van de aanvrager bij de volgende aanvraag vingerafdrukken worden genomen. De diplomatieke of consulaire posten en de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de afgifte van visa aan de grens, zijn gerechtigd om nadere verduidelijking betreffende de redenen voor de tijdelijke onmogelijkheid te verzoeken. De lidstaten zorgen ervoor dat er passende procedures zijn ter waarborging van de waardigheid van de aanvrager in het geval dat er moeilijkheden zijn bij het opnemen van de gegevens. Als het nemen van vingerafdrukken fysiek onmogelijk is, dan mag dit geen invloed hebben op de verlening of weigering van een visum;
-
staatshoofden en regeringsleiders en leden van de nationale regering met begeleidende echtgenoten, alsmede de leden van hun officiële delegatie die door regeringen van de lidstaten of door internationale organisaties zijn uitgenodigd voor een officieel doel;
-
vorsten en andere hooggeplaatste leden van een koninklijke familie, die door regeringen van de lidstaten of door internationale organisaties zijn uitgenodigd voor een officieel doel.
In elk van deze gevallen wordt in het VIS de vermelding „niet van toepassing” ingevoerd.
b)
het volgende punt wordt toegevoegd:
„5. Gedrag van het personeel
De diplomatieke of consulaire posten van de lidstaten zien erop toe dat aanvragers op correcte wijze worden bejegend.
Bij de verrichting van hun taken eerbiedigen consulaire medewerkers de menselijke waardigheid volledig. Elke maatregel staat in verhouding tot de daarmee nagestreefde doeleinden.
In de uitvoering van hun werkzaamheden dienen consulaire medewerkers zich te onthouden van discriminatie op grond van geslacht, ras of etnische afkomst, godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid.”.
3)
Punt 1 van deel VII wordt vervangen door:
„1. Organisatie van visumafdelingen
1.1. Organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen
De organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van aanvragen valt onder de bevoegdheid van de respectieve lidstaten. In beginsel worden aanvragen bij een diplomatieke of consulaire post van een lidstaat ingediend.
De lidstaten zullen:
-
hun diplomatieke of consulaire posten en hun autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de afgifte van visa aan de grens, voorzien van de voor de verzameling van biometrische kenmerken vereiste benodigdheden, en voorzien de kantoren van hun honorair consuls van de daartoe vereiste benodigdheden indien zij van hun diensten gebruikmaken om biometrische kenmerken te verzamelen overeenkomstig punt 1.3, en/of
-
in het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking of via andere passende contacten met een of meer andere lidstaten samenwerken, in de vorm van beperkte vertegenwoordiging, co-locatie of een gemeenschappelijk aanvraagcentrum, overeenkomstig punt 1.2.
In bijzondere omstandigheden of om redenen in verband met de plaatselijke situatie, bijvoorbeeld wanneer:
-
het grote aantal aanvragers niet toelaat het in ontvangst nemen van aanvragen en van gegevens tijdig en in behoorlijke omstandigheden te organiseren, of
-
het niet mogelijk is op een andere wijze te zorgen voor een goede territoriale dekking van het betrokken derde land,
en wanneer bovengenoemde vormen van samenwerking niet geschikt blijken te zijn voor de betrokken lidstaat, mag een lidstaat, in laatste instantie, met een externe dienstverlener samenwerken, overeenkomstig punt 1.4.
Onverminderd het recht om de persoonlijke verschijning van de aanvrager te verlangen (overeenkomstig deel III, punt 4) mag de gekozen regeling er niet toe leiden dat de aanvrager op meer dan één locatie persoonlijk moet verschijnen om een aanvraag in te dienen.
1.2. Vormen van samenwerking tussen de lidstaten
a)
Wanneer voor co-locatie wordt gekozen, behandelen de personeelsleden van de diplomatieke of consulaire posten van een of meer lidstaten de aan hen gerichte aanvragen (met inbegrip van de biometrische kenmerken) in de diplomatieke of consulaire post van een andere lidstaat en maken zij gebruik van de apparatuur van die lidstaat. De betrokken lidstaten stellen in overleg de duur en de voorwaarden voor beëindiging van de co-locatie vast, alsmede het aandeel van de visumleges dat wordt ontvangen door de lidstaat waarvan de diplomatieke of consulaire post wordt gebruikt.
b)
Wanneer „gemeenschappelijke aanvraagcentra” worden opgezet, worden de personeelsleden van de diplomatieke en consulaire posten van twee of meer lidstaten samen in een gebouw ondergebracht met het oog op de inontvangsteming van de aan hen gerichte aanvragen (met inbegrip van de biometrische kenmerken). De aanvragers worden doorverwezen naar de lidstaat die bevoegd is hun aanvraag te behandelen. De lidstaten stellen in onderling overleg vast hoe lang deze samenwerking zal duren, welke voorwaarden gelden voor de beëindiging ervan en hoe de kosten over de deelnemende lidstaten worden verdeeld. Eén lidstaat is verantwoordelijk voor overeenkomsten met betrekking tot facilitaire aangelegenheden en diplomatieke betrekkingen met het gastland.
1.3. Beroep op honorair consuls
Honorair consuls kunnen ook worden gemachtigd alle of sommige van de in punt 1.5 bedoelde taken te verrichten. Er worden passende maatregelen genomen om de veiligheid en de gegevensbescherming te waarborgen.
Indien de honorair consul niet een ambtenaar van een lidstaat is, dient de uitvoering van deze taken te voldoen aan de in bijlage 19 genoemde vereisten, met uitzondering van het bepaalde in punt C, c) van die bijlage.
Indien de honorair consul een ambtenaar van een lidstaat is, ziet de betrokken lidstaat erop toe dat vereisten gelden die vergelijkbaar zijn met de vereisten die van toepassing zouden zijn indien de taken door zijn diplomatieke of consulaire post zouden worden uitgevoerd.
1.4. Samenwerking met externe dienstverleners
De lidstaten streven ernaar samen met één of meer lidstaten met een externe dienstverlener samen te werken, onverminderd de voorschriften inzake overheidsopdrachten en mededinging.
De samenwerking met een externe dienstverlener berust op een rechtsinstrument dat voldoet aan de voorschriften van bijlage 19.
De lidstaten wisselen binnen het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking informatie uit over de selectie van externe dienstverleners en de vaststelling van de voorwaarden van hun respectieve rechtsinstrumenten.
1.5. Vormen van samenwerking met externe dienstverleners
Aan een externe dienstverlener kunnen een of meer van de volgende taken worden toevertrouwd:
a)
het verstrekken van algemene informatie over de visumvereisten en -aanvraagformulieren;
b)
het informeren van de aanvrager, op basis van een checklist, over de verlangde bewijsstukken;
c)
het verzamelen van gegevens en van aanvragen (met inbegrip van de biometrische kenmerken) en het doorzenden van de aanvraag aan de diplomatieke of consulaire post;
d)
het innen van de legesrechten;
e)
het maken van afspraken voor het persoonlijk verschijnen op de diplomatieke of consulaire post of bij de externe dienstverlener;
f)
het verzamelen van de reisdocumenten (waaronder, indien van toepassing, van een kennisgeving van weigering) van de diplomatieke of consulaire post en de terugzending daarvan aan de aanvrager.
1.6. Verplichtingen van de lidstaten
Bij de keuze van externe dienstverleners verricht/verrichten de betrokken lidstaat/lidstaten een grondig onderzoek naar de solvabiliteit en de betrouwbaarheid van de onderneming (waarbij de vergunningen, de inschrijving in het handelsregister, de ondernemingsstatuten en de contracten met banken worden gecontroleerd) en ziet/zien hij/zij erop toe dat zich geen belangenconflicten voordoen.
De betrokken lidstaten zorgen ervoor dat de geselecteerde externe dienstverlener de voorwaarden die hem in het in punt 1.4 genoemde rechtsinstrument zijn gesteld, naleeft.
De betrokken lidstaten blijven verantwoordelijk voor het naleven van de gegevensbeschermingsregels voor de gegevensverwerking en staan onder toezicht overeenkomstig artikel 28 van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (15).
Samenwerking met een externe dienstverlener houdt geen beperking of uitsluiting in van de aansprakelijkheid die voortvloeit uit het nationale recht van de betrokken lidstaten voor schendingen van de bepalingen met betrekking tot de persoonsgegevens van aanvragers en de behandeling van visa. Deze bepaling doet geen afbreuk aan mogelijk rechtstreeks verhaal tegen de externe dienstverlener op grond van het nationale recht van het betrokken derde land.
De betrokken lidstaten zorgen ervoor dat de gegevens volledig worden versleuteld, ongeacht of deze elektronisch dan wel fysiek op een elektronische gegevensdrager worden overgedragen door de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten.
In het geval dat derde landen de versleuteling verbieden van gegevens die elektronisch worden overgedragen door de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten, staan de betrokken lidstaten niet toe dat de externe dienstverlener gegevens langs elektronische weg overdraagt.
In een dergelijk geval zorgen de betrokken lidstaten ervoor dat de elektronische gegevens volledig worden versleuteld en fysiek op een elektronische gegevensdrager van de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten worden overgedragen door een consulair ambtenaar van een lidstaat of, indien voor deze overdracht buitensporige of onredelijke maatregelen moeten worden genomen, op een andere veilige en beveiligde manier, bijvoorbeeld door in het betrokken derde land gebruik te maken van erkende dienstverleners die ervaring hebben met het vervoeren van gevoelige documenten en gegevens.
In alle gevallen wordt het niveau van beveiliging van de overdracht aangepast aan de gevoelige aard van de gegevens.
De lidstaten of de Gemeenschap trachten met de betrokken derde landen overeenstemming te bereiken over de opheffing van het verbod van versleuteling van gegevens die elektronisch worden overgedragen tussen de externe dienstverlener en de autoriteiten van de betrokken lidstaten.
De betrokken lidstaten leiden de externe dienstverlener zodanig op dat deze beschikt over de kennis die vereist is voor een goede dienstverlening en voor toereikende informatie aan de aanvragers.
De betrokken lidstaten zorgen er bij gerede twijfel voor dat vingerafdrukken, wanneer de vingerafdrukken door de externe dienstverlener zijn genomen, op de diplomatieke of consulaire post kunnen worden geverifieerd.
Het onderzoek van aanvragen, in voorkomend geval het persoonlijk onderhoud, het goedkeuringproces en het printen en aanbrengen van visumstickers worden uitsluitend door de diplomatieke of consulaire post verricht.
Externe dienstverleners hebben in geen geval toegang tot het VIS. De toegang tot het VIS is uitsluitend voorbehouden aan naar behoren gemachtigde medewerkers van diplomatieke of consulaire posten.
De betrokken lidstaten houden de uitvoering van het in punt 1.4 bedoelde rechtsinstrument nauwlettend in het oog, onder meer:
a)
de algemene informatie over de visumvereisten en aanvraagformulieren die de externe dienstverlener aan aanvragers verstrekt;
b)
de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de samenwerking doorzending van dossiers en gegevens aan de diplomatieke of consulaire post van de betrokken lidstaten omvat, en tegen enige andere vorm van onwettige verwerking van de persoonsgegevens;
c)
het verzamelen en doorzenden van biometrische kenmerken;
d)
de maatregelen ter waarborging van de naleving van bepalingen inzake gegevensbescherming.
De diplomatieke of consulaire posten van de betrokken lidstaten voeren daartoe regelmatig onaangekondigde controles uit in het gebouw van de externe dienstverlener.
1.7. Dienstverleningskosten
Externe dienstverleners mogen, naast de in bijlage 12 vastgestelde legesrechten, dienstverleningskosten in rekening brengen. De dienstverleningskosten staan in verhouding tot de kosten voor de externe dienstverlener van het uitvoeren van een of meer van de in punt 1.5 genoemde taken.
Die dienstverleningskosten worden gespecificeerd in het in punt 1.4 genoemde rechtsinstrument.
In het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking zorgen de lidstaten ervoor dat de aan een aanvrager in rekening gebrachte dienstverleningskosten naar behoren de door de externe dienstverlener verleende diensten weerspiegelen en aan de plaatselijke omstandigheden zijn aangepast. Voorts streven zij ernaar de dienstverleningskosten te harmoniseren.
De dienstverleningskosten mogen niet meer bedragen dan de helft van de visumleges als genoemd in bijlage 12, ongeacht de mogelijke ontheffingen van de visumleges als bedoeld in bijlage 12.
De betrokken lidstaten behouden voor alle aanvragers de mogelijkheid rechtstreeks een aanvraag in te dienen bij hun diplomatieke missies of consulaire posten.
1.8. Informatie
Accurate informatie over de wijzen waarop een afspraak kan worden gemaakt en een aanvraag kan worden ingediend, wordt door de diplomatieke en consulaire posten van lidstaten aan het publiek bekendgemaakt.
1.9. Continuïteit van de dienstverlening
In het geval dat de samenwerking met andere lidstaten of een externe dienstverlener wordt beëindigd, zorgen de lidstaten ervoor dat de continuïteit van de volledige dienstverlening is gewaarborgd.
1.10. Besluit en publicatie
Lidstaten dienen de Commissie in kennis te stellen van de wijze waarop zij voornemens zijn de ontvangst en behandeling van aanvragen op elke consulaire vestiging te organiseren. De Commissie draagt zorg voor een goede openbaarmaking.
De lidstaten verstrekken de Commissie een afschrift van het in punt 1.4 bedoelde rechtsinstrument.
4)
Punt 5.2 van deel VIII wordt als volgt gewijzigd:
a)
de titel komt als volgt te luiden:
b)
tussen de titel en punt 5.2 a) wordt de volgende zin ingevoegd:
„Voor volgende aanvragen krachtens deel III, punt 1.2, kunnen de lidstaten hun diplomatieke of consulaire posten toestaan samen te werken met commerciële tussenpersonen (zoals administratiebureaus, vervoers- of reisagentschappen en reisorganisatoren en wederverkopers).”.
5)
De volgende bijlage wordt toegevoegd:
„BIJLAGE 19
Lijst van minimumvoorschriften die moeten worden opgenomen in het rechtsinstrument indien met externe dienstverleners wordt samengewerkt
A.
Bij het verrichten van zijn activiteiten neemt de externe dienstverlener de volgende punten in acht met betrekking tot de gegevensbescherming:
a)
hij voorkomt te allen tijde het ongeoorloofd lezen, kopiëren, wijzigen of verwijderen van gegevens, in het bijzonder bij het doorsturen aan de diplomatieke of consulaire post van de lidstaat/lidstaten die verantwoordelijk is/zijn voor de behandeling van een aanvraag;
b)
volgens de instructies van de betrokken lidstaat/lidstaten geeft hij de gegevens door:
-
in versleutelde vorm wanneer de overdracht elektronisch plaatsvindt, of
-
beveiligd wanneer de overdracht fysiek plaatsvindt;
c)
hij draagt de gegevens zo snel mogelijk over:
-
in het geval van fysieke overdracht, ten minste eenmaal per week,
-
in het geval van elektronisch overgedragen versleutelde gegevens, uiterlijk aan het einde van de dag waarop de gegevens zijn verzameld;
d)
hij vernietigt de gegevens onmiddellijk nadat zij zijn overgedragen en zorgt ervoor dat de enige gegevens die eventueel worden bewaard, de naam en de contactgegevens van de aanvrager zijn, zodat met hem een afspraak kan worden geregeld, alsmede, voor zover van toepassing, het paspoortnummer totdat het paspoort aan de aanvrager wordt terugbezorgd;
e)
hij zorgt voor de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de samenwerking doorzending van dossiers en gegevens aan de diplomatieke of consulaire post van de betrokken lidstaten omvat, en tegen enige andere vorm van onwettige verwerking van de persoonsgegevens;
f)
hij verwerkt de gegevens alleen in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens van aanvragers namens de betrokken lidstaten;
g)
hij hanteert gegevensbeschermingsnormen die ten minste gelijkwaardig zijn aan de normen van Richtlijn 95/46/EG;
h)
hij verstrekt de aanvragers de krachtens artikel 37 van de VIS-verordening voorgeschreven informatie.
B.
Bij het verrichten van zijn activiteiten neemt de externe dienstverlener de volgende punten in acht met betrekking tot het gedrag van het personeel:
a)
hij zorgt voor een passende opleiding van het personeel;
b)
hij zorgt ervoor dat zijn personeelsleden bij de uitvoering van hun taken:
-
aanvragers beleefd bejegenen,
-
de menselijke waardigheid en de integriteit van de aanvragers eerbiedigen,
-
niemand discrimineren op grond van geslacht, ras of etnische afkomst, godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd of seksuele gerichtheid, en
-
de geheimhoudingsvoorschriften in acht nemen, ook nadat de personeelsleden hun betrekking hebben verlaten of nadat het rechtsinstrument is opgeschort of beëindigd;
c)
hij zorgt ervoor dat de identiteit van de personeelsleden die in het bedrijf werken te allen tijde kan worden vastgesteld;
d)
hij toont aan dat de personeelsleden een blanco strafregister hebben en deskundig zijn.
C.
Bij de verificatie van de verrichting van de activiteiten neemt de externe dienstverlener de volgende punten in acht:
a)
hij verleent de bevoegde personeelsleden van de betrokken lidstaat/lidstaten te allen tijde, zonder voorafgaande aankondiging toegang tot zijn gebouwen en terreinen, met name voor inspectiedoeleinden;
b)
hij zorgt ervoor dat zijn afsprakensysteem op afstand toegankelijk is voor inspectiedoeleinden;
c)
hij zorgt ervoor dat controlemethoden worden gebruikt (bv. proefaanvragers, webcam);
d)
hij zorgt ervoor dat bewijs voorhanden is dat de gegevensbescherming in acht wordt genomen, onder meer in de vorm van verslaglegging, externe audits, regelmatige controles ter plaatse;
e)
hij stelt de betrokken lidstaten onverwijld op de hoogte van eventuele inbreuken op de veiligheid of eventuele klachten van aanvragers over misbruik van gegevens of toegang zonder toestemming, en houdt overleg met de betrokken lidstaten teneinde een oplossing te vinden en snel uitleg te verstrekken aan de aanvragers die een klacht hebben ingediend.
D.
Met betrekking tot de algemene voorschriften neemt de externe dienstverlener de volgende punten in acht:
a)
hij handelt volgens de instructies van de lidstaat/lidstaten die verantwoordelijk is/zijn voor de behandeling van de aanvraag;
b)
hij neemt passende anticorruptiemaatregelen (bv. bepalingen inzake bezoldiging van personeel); samenwerking bij de selectie van bij de taak betrokken medewerkers; regel betreffende twee personen; rouleringsbeginsel);
c)
hij neemt de bepalingen van het rechtsinstrument volledig in acht; het rechtsinstrument bevat een schorsings- of beëindigingsclausule in geval van inbreuk op de vastgestelde regels, alsook een herzieningsclausule om ervoor te zorgen dat het rechtsinstrument de beste praktijken weerspiegelt.”.
Artikel 2
Verslaggeving
De Commissie dient drie jaar na de invoering van het VIS en daarna om de vier jaar, bij het Europees Parlement en de Raad een verslag in over de uitvoering van deze verordening, onder meer over de uitvoering van de verzameling en het gebruik van biometrische kenmerken, de geschiktheid van de gekozen ICAO-norm, naleving van de gegevensbeschermingsvoorschriften, ervaringen met externe dienstverleners met specifieke aandacht voor de verzameling van biometrische gegevens, de toepassing van de 59 maandenregel voor het kopiëren van vingerafdrukken en de organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van aanvragen. Het verslag bevat tevens, op basis van artikel 17, leden 12, 13 en 14, en artikel 50, lid 4, van de VIS-verordening, de gevallen waarin vingerafdrukken feitelijk niet konden worden verstrekt of om wettelijke redenen niet vereist waren in verhouding tot het aantal gevallen waarin vingerafdrukken worden genomen. Het verslag bevat informatie over gevallen waarin een visum is geweigerd aan een persoon die feitelijk geen vingerafdrukken kon verstrekken. Dit verslag gaat indien nodig vergezeld van passende voorstellen tot wijziging van deze verordening.
In het eerste verslag wordt op basis van een onder verantwoordelijkheid van de Commissie uit te voeren studie ook nagegaan of een voldoende betrouwbare identificatie en verificatie van de vingerafdrukken van kinderen jonger dan 12 jaar mogelijk is, en in het bijzonder op welke manier vingerafdrukken met de leeftijd evolueren.
Artikel 3
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in de lidstaten, overeenkomstig het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap.
Gedaan te Straatsburg, 23 april 2009.

Labels: 12
11
16
5