Document ID: 32001R0438

Kommissionens förordning (EG) nr 438/2001
av den 2 mars 2001
om genomförandebestämmelser till rådets förordning (EG) nr 1260/1999 beträffande förvaltnings- och kontrollsystemen för stöd som beviljas inom ramen för strukturfonderna
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,
med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1260/1999 av den 21 juni 1999 om allmänna bestämmelser för strukturfonderna(1), särskilt artikel 53.2 i denna,
efter samråd med kommittén enligt artikel 147 i fördraget,
efter samråd med Kommittén för jordbrukets struktur och landsbygdens utveckling,
efter samråd med Kommittén för fiskets och vattenbrukets struktur, och
av följande skäl:
(1) I artikel 38 i förordning (EG) nr 1260/1999 föreskrivs att medlemsstaterna skall vidta ett antal åtgärder för att se till att gemenskapens medel används effektivt och korrekt och i överensstämmelse med principerna för en sund ekonomisk förvaltning.
(2) Det är därför nödvändigt att medlemsstaterna ger tillräcklig vägledning för hur den utbetalande myndighet och den förvaltningsmyndighet som anges i artikel 32 och artikel 34 i förordning (EG) nr 1260/1999 skall fungera i sina olika uppgifter.
(3) I artikel 38 i förordning (EG) nr 1260/1999 åläggs medlemsstaterna att samarbeta med kommissionen för att det skall kunna säkerställas att de har väl fungerande förvaltnings- och kontrollsystem och för att på alla sätt underlätta kommissionens kontroller, inklusive stickprovskontroller.
(4) I syfte att harmonisera normerna för attestering av utgifter för vilka det begärs utbetalningar från fonderna i enlighet med artikel 32.3 och 32.4 i förordning (EG) nr 1260/1999 bör det fastställas vilket innehåll sådana attester skall ha, och typen av och kvaliteten på de uppgifter som dessa attester grundar sig på bör anges närmare.
(5) För att kommissionen skall kunna utföra kontrollerna enligt artikel 38.2 i förordning (EG) nr 1260/1999, bör medlemsstaterna på begäran lämna de uppgifter till kommissionen som förvaltningsmyndigheterna behöver för att uppfylla de krav på förvaltning, övervakning och utvärdering som ställs i den förordningen. Det är nödvändigt att fastställa vad dessa uppgifter skall omfatta liksom formatet på och överföringssättet för datafilerna när uppgifter lämnas i elektronisk form i enlighet med artikel 18.3 e i förordningen. Kommissionen bör garantera att datoriserade och andra uppgifter förblir konfidentiella och säkra.
(6) Kommissionens förordning (EG) nr 2064/97 av den 15 oktober 1997 om fastställande av närmare bestämmelser för genomförandet av rådets förordning (EEG) nr 4253/88 i fråga om medlemsstaternas finansiella kontroll av verksamhet som samfinansieras av strukturfonderna(2), ändrad genom förordning (EG) nr 2406/98(3), bör ersättas. Bestämmelserna i förordning (EG) nr 2064/97 bör emellertid fortsätta att tillämpas på stöd som beviljats för programperioden 1994-1999 enligt rådets förordning (EEG) nr 2052/88(4), senast ändrad genom förordning (EG) nr 3193/94(5).
(7) Denna förordning bör inte påverka tillämpningen av bestämmelserna om övervakning på platsen av statliga stöd i enlighet med artikel 22 i rådets förordning (EG) nr 659/1999 av den 22 mars 1999 om tillämpningsföreskrifter för artikel 93 i EG-fördraget(6).
(8) Den här förordningen bör inte påverka tillämpningen av bestämmelserna i rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 av den 11 november 1996 om de kontroller och inspektioner på platsen som kommissionen utför för att skydda Europeiska gemenskapernas finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter(7).
(9) Bestämmelserna i kommissionens förordning (EG) nr 1681/94 av den 11 juli 1994 om oriktigheter och återvinning av belopp som felaktigt har utbetalats i samband med finansieringen av strukturpolitiken och om organisationen av ett informationssystem på detta område(8) gäller stöd som beviljats enligt förordning (EG) nr 1260/1999 med stöd av artikel 54 andra stycket och artikel 38.1 e i den förordningen.
(10) Denna förordning bör tillämpas i enlighet med subsidiaritetsprincipen som anges i artikel 8.3 i förordning (EG) nr 1260/1999 och utan att det påverkar de institutionella, rättsliga och finansiella system i den berörda medlemsstaten som avses i artikel 34.1 sista stycket i den förordningen.
(11) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från Kommittén för utveckling och omställning av regioner.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL I
Tillämpningsområde
Artikel 1
I denna förordning fastställs genomförandebestämmelser till förordning (EG) nr 1260/1999 beträffande förvaltnings- och kontrollsystemen för stöd som beviljas inom ramen för strukturfonderna och som förvaltas av medlemsstaterna.
KAPITEL II
Förvaltnings- och kontrollsystem
Artikel 2
1. Medlemsstaterna skall säkerställa att förvaltningsmyndigheterna och de utbetalande myndigheterna samt de förmedlande organen får tillräcklig vägledning beträffande de förvaltnings- och kontrollsystem som behövs för att garantera en sund ekonomisk förvaltning av strukturfonderna i överensstämmelse med allmänt vedertagna normer och principer, och särskilt för att se till att alla ansökningar om stöd från gemenskapen är korrekta, att de följer reglerna och att de kan anses stödberättigande.
2. I denna förordning avses med förmedlande organ alla offentliga eller privata organ eller avdelningar som handlar på förvaltningsmyndigheternas eller de utbetalande myndigheternas ansvar eller utför uppgifter på dessas vägnar i förhållande till slutliga stödmottagare eller organ eller företag som utför insatser eller projekt (nedan kallade insatser).
Artikel 3
Förvaltnings- och kontrollsystemen för förvaltningsmyndigheter och utbetalande myndigheter samt förmedlande organ skall med beaktande av den förvaltade stödvolymen tillgodose följande:
a) En tydlig definition, en tydlig fördelning och, i den mån sund ekonomisk praxis så kräver, en lämplig uppdelning av funktioner inom den berörda organisationen.
b) Effektiva system för att garantera att funktioner utförs på ett tillfredsställande sätt.
c) Att förmedlande organ rapporterar till den ansvariga myndigheten om hur de fullgör sina skyldigheter och om vilka medel de har använt för detta.
Artikel 4
Förvaltnings- och kontrollsystem skall omfatta förfaranden för att kontrollera att medfinansierade varor och tjänster har levererats och att det rör sig om faktiska utgifter samt att säkerställa efterlevnaden av villkoren i relevanta kommissionsbeslut enligt artikel 28 i förordning (EG) nr 1260/1999, samt tillämpliga nationella bestämmelser och gemenskapsbestämmelser, särskilt om utgifternas berättigande till stöd från strukturfonderna under den aktuella stödformen, offentlig upphandling, statligt stöd (även reglerna för kumulering av stöd), miljöskydd och likaberättigande.
Förfarandena skall kräva att kontroller av enskilda insatser på platsen registreras. Registren skall innehålla uppgift om det utförda arbetet, resultatet av kontrollerna och de åtgärder som vidtagits i fråga om avvikelser. Om någon fysisk eller administrativ kontroll inte är uttömmande utan genomförts på grundval av ett urval av insatser, skall registren identifiera utvalda insatser och beskriva urvalsmetoden.
Artikel 5
1. För varje stödform skall medlemsstaterna senast tre månader efter det att stödformen godkänts eller efter det att den här förordningen trätt i kraft, beroende på vilken av dessa frister som infaller senast, underrätta kommissionen om förvaltningsmyndigheternas, de utbetalande myndigheternas samt de förmedlande organens organisatoriska uppbyggnad, de förvaltnings- och kontrollsystem som införts vid dessa myndigheter och organ, samt om förbättringar som planeras i enlighet med den vägledning som avses i artikel 2.1.
2. Underrättelsen skall för varje förvaltningsmyndighet, utbetalande myndighet och förmedlande organ innehålla följande:
a) Vilka funktioner som myndigheten eller organet ålagts.
b) Hur dessa funktioner fördelats mellan eller inom olika avdelningar, däri inbegripet fördelningen mellan förvaltningsmyndigheten och den utbetalande myndigheten om de ingår i samma organ.
c) Hur ansökningar om ersättning för utgifter tas emot, kontrolleras, förklaras giltiga och godkänns, samt hur utbetalningar till stödmottagare godkänns, görs och bokförs.
d) Vilka bestämmelser som gäller för revisionen av förvaltnings- och kontrollsystemen.
3. Om ett gemensamt system används för flera stödformer får en beskrivning av de gemensamma systemet översändas.
Artikel 6
Kommissionen skall i samarbete med medlemsstaterna förvissa sig om att de förvaltnings- och kontrollsystem som beskrivs i artikel 5 uppfyller kraven enligt förordning (EG) nr 1260/1999 och denna förordning, och skall tillkännage eventuella hinder som de innebär för insynen och öppenheten i kontrollerna av fondernas verksamhet eller för kommissionens fullgörande av sina skyldigheter enligt artikel 274 i fördraget. En översyn av systemens funktionssätt skall göras med jämna mellanrum.
Artikel 7
1. I medlemsstaternas förvaltnings- och kontrollsystem skall det finnas en tillfredsställande verifieringskedja.
2. En verifieringskedja skall anses tillfredsställande om den gör det möjligt
a) att kontrollera att de sammanlagda belopp som redovisats till kommissionen överensstämmer med enskilda utgiftsposter och verifikationer på de olika administrativa nivåerna och hos de slutliga stödmottagarna, inbegripet de organ eller företag som utfört insatser, om de slutliga stödmottagarna inte är de som slutligen uppbär medlen,
b) att kontrollera hur de tillgängliga medlen från gemenskapen och de nationella medlen fördelas och överförs.
I bilaga I finns en vägledande beskrivning av de informationskrav som en tillfredsställande verifieringskedja skall uppfylla.
3. Förvaltningsmyndigheten skall förvissa sig om följande:
a) Att det finns rutiner som garanterar att de dokument som är relevanta för enskilda utgifter och stödutbetalningar enligt stödformen och som krävs för en tillfredsställande verifieringskedja förvaras i enlighet med kraven i artikel 38.6 i förordning (EG) nr 1260/1999 och bilaga I till denna förordning.
b) Att det finns ett register över förvarande organ och organets placering.
c) Att dessa dokument hålls tillgängliga för kontroll av personer och organ som normalt har rätt att kontrollera sådana dokument.
Med sådana personer och organ skall avses:
i) Den personal på förvaltningsmyndigheten, den utbetalande myndigheten och det förmedlande organet som handlägger betalningsansökningar.
ii) De avdelningar som genomför revisioner av förvaltnings- och kontrollsystem.
iii) Den person eller avdelning inom den utbetalande myndigheten som ansvarar för att attestera ansökningar om löpande betalningar och slutbetalningar enligt artikel 32.3 och 32.4 i förordning (EG) nr 1260/1999, samt den person eller avdelning som utfärdar den deklaration som avses i artikel 38.1 f.
iv) Bemyndigade tjänstemän från nationella revisionsorgan och från Europeiska gemenskapen.
De får begära att utdrag ur eller kopior av de dokument eller räkenskaper som avses i den här punkten överlämnas till dem.
Artikel 8
Förvaltningsmyndigheten eller den utbetalande myndigheten skall bokföra de belopp som skall återkrävas i fråga om redan utbetalade gemenskapsstöd, och de skall se till att dessa belopp återkrävs utan onödigt dröjsmål. Den utbetalande myndigheten skall efter det att en otillåten utbetalning betalats tillbaka, återbetala denna tillsammans med erhållen dröjsmålsränta genom att dra av berörda belopp i den utbetalande myndighetens nästa utgiftsdeklaration och ansökan om utbetalning till kommissionen eller, om detta inte är tillräckligt, genom att göra en återbetalning till gemenskapen. Den utbetalande myndigheten skall varje år till kommissionen, som bilaga till den fjärde kvartalsrapporten om återkrav enligt förordning (EG) nr 1681/94, översända en redogörelse för de belopp som ännu inte efter återkrav har betalats tillbaka vid den aktuella tidpunkten, fördelade på det år då förfarandena om återkrav inleddes.
KAPITEL III
Attestering av utgifter
Artikel 9
1. De intyg om löpande och slutliga utgiftsdeklarationer som avses i artikel 32.3 och 32.4 i förordning (EG) nr 1260/1999 skall utfärdas i den form som anges i bilaga II av en person eller avdelning inom den utbetalande myndigheten som är fristående från de avdelningar som godkänner ansökningar om utbetalning.
2. Innan en viss utgiftsdeklaration attesteras, skall den utbetalande myndigheten förvissa sig om att följande villkor har uppfyllts:
a) Förvaltningsmyndigheten och de förmedlande organen har uppfyllt kraven i förordning (EG) nr 1260/1999, särskilt artikel 38.1 c och 38.1 e och artikel 32.3 och 32.4, samt iakttagit villkoren i kommissionens beslut enligt artikel 28 i förordningen.
b) Att utgiftsdeklarationen endast omfattar utgifter
i) som faktiskt betalats inom den stödberättigande period som anges i beslutet i form av utgifter som betalats av den slutliga stödmottagaren, i den mening som avses i punkterna 1.2, 1.3 och 2 i regel 1 i bilagan till kommissionens förordning (EG) nr 1685/2000(9), och som kan verifieras med kvitterade fakturor eller bokföringsunderlag som har motsvarande bevisvärde,
ii) för insatser som valts ut för finansiering under stödformen i fråga i enlighet med urvalskriterierna och urvalsförfarandena för detta, och som har omfattats av gemenskapsregler under hela den period som utgifterna hänför sig till,
iii) för åtgärder för vilka allt statligt stöd formellt har godkänts av kommissionen, i den utsträckning det är nödvändigt.
3. För att hänsyn alltid skall kunna tas till att kontrollsystemet och verifieringskedjan är tillfredsställande innan en utgiftsdeklaration lämnas in till kommissionen, skall förvaltningsmyndigheten se till att den utbetalande myndigheten hålls underrättad om de förfaranden som förvaltningsmyndigheten och de förmedlande organen använder för att
a) kontrollera att medfinansierade varor och tjänster har levererats och att det rör sig om faktiska utgifter,
b) säkerställa att tillämpliga regler har följts,
c) säkerställa att verifieringskedjan är obruten.
4. Om förvaltningsmyndigheten och den utbetalande myndigheten ingår i eller tillhör samma organ, skall detta organ se till att förfaranden som erbjuder samma kontrollnivå som de som anges i punkterna 2 och 3 tillämpas.
KAPITEL IV
Urvalskontroll av insatser
Artikel 10
1. Medlemsstaterna skall genomföra kontroller på ett lämpligt urval av insatser särskilt för att
a) kontrollera att förvaltnings- och kontrollsystemen är effektiva,
b) selektivt, på grundval av en riskanalys, kontrollera de utgiftsdeklarationer som upprättats på olika berörda nivåer.
2. De kontroller som genomförs innan en stödform avslutas skall omfatta åtminstone 5 % av de totala stödberättigande utgifterna och grundas på ett representativt urval av godkända insatser, med beaktande av kraven i punkt 3. Medlemsstaterna skall bemöda sig om att sprida kontrollerna jämnt över den berörda perioden. De skall se till att sådana kontroller på lämpligt sätt skiljs från förfaranden för genomförande av insatser och därmed sammanhängande utbetalningar.
3. Vid urvalet av de insatser som skall kontrolleras skall hänsyn tas till
a) behovet av att kontrollera en lämplig blandning av insatser av olika typer och omfattning,
b) eventuella riskfaktorer som identifierats vid nationella kontroller eller gemenskapskontroller,
c) insatsernas koncentration till vissa förmedlande organ eller vissa slutliga stödmottagare, så att viktiga förmedlande organ och slutliga stödmottagare kontrolleras åtminstone en gång innan en stödform avslutas.
Artikel 11
Vid kontrollerna skall medlemsstaterna bemöda sig om att kontrollera följande:
a) Hur förvaltnings- och kontrollsystemen fungerar i praktiken och hur effektiva de är.
b) Överensstämmelsen mellan ett lämpligt antal utgiftsposter och motsvarande verifikationer som finns hos förmedlande organ, slutliga stödmottagare och de organ eller företag som genomför insatserna.
c) Att det finns en tillfredsställande verifieringskedja.
d) Att typen av utgiver för ett lämpligt antal utgiftsposter, och den period till vilken de hänför sig, uppfyller kraven i gemenskapens bestämmelser, samt att de motsvarar de godkända specifikationerna av de insatser och det arbete som faktiskt har utförts.
e) Att användningen eller den planerade användningen av insatsen överensstämmer med den användning som beskrivs i ansökan om medfinansiering från gemenskapen.
f) Att gemenskapens finansiella bidrag ligger inom de gränser som anges i artikel 29 i förordning (EG) nr 1260/1999 och i andra tillämpliga gemenskapsbestämmelser, samt att de betalas ut till de slutliga stödmottagarna utan avdrag eller oskäliga förseningar.
g) Att den nationella medfinansiering som krävs faktiskt har ställts till förfogande.
h) Att medfinansierade insatser har genomförts på ett sätt som är förenligt med gemenskapens regler och politik i enlighet med artikel 12 i förordning (EG) nr 1260/1999.
Artikel 12
Genom kontrollerna skall det fastställas huruvida eventuella problem som förekommit är systematiska och således innebär en risk för andra insatser som samma slutliga stödmottagare utför eller som administreras av samma förmedlande organ. De skall också identifiera orsakerna till sådana situationer, vilka ytterligare undersökningar som kan bli nödvändiga, samt nödvändiga korrigerande och förebyggande åtgärder.
Artikel 13
Medlemsstaterna skall senast den 30 juni varje år, och första gången senast den 30 juni 2001, underrätta kommissionen om hur de under det föregående kalenderåret tillämpat artiklarna 10-12, och de skall dessutom meddela eventuella nödvändiga kompletteringar eller uppdateringar i beskrivningarna av deras förvaltnings- och kontrollsystem som de lämnat underrättelse om i enlighet med artikel 5.
Artikel 14
Bestämmelserna i detta kapitel skall i tillämpliga delar gälla belopp som skall återkrävas och som avses i artikel 8.
KAPITEL V
Deklaration om att en stödform avslutats
Artikel 15
Den person eller avdelning som utsetts att utfärda den deklaration om att en stödform avslutats som avses i artikel 38.1 f i förordning (EG) nr 1260/1999 skall vara fristående i förhållande till
a) den utsedda förvaltningsmyndigheten,
b) den person eller avdelning inom den utbetalande myndigheten som ansvarar för att utfärda de intyg som avses i artikel 9.1,
c) förmedlande organ.
Personen eller avdelningen skall utföra sin granskning enligt internationellt accepterad revisionssed. Förvaltningsmyndigheter, utbetalande myndigheter och förmedlande organ skall ge denna person eller avdelning tillgång till all information som krävs och till de räkenskaper och bokföringsunderlag som är nödvändiga för att deklarationen skall kunna utfärdas.
Artikel 16
Deklarationer skall grundas på en granskning av förvaltnings- och kontrollsystemen, på resultaten av redan utförda kontroller och, vid behov, på ett ytterligare urval av transaktioner. Den person eller avdelning som utfärdar deklarationer skall genomföra alla nödvändiga undersökningar för att få rimliga försäkringar om att attesterade utgiftsdeklarationer är korrekta och att de transaktioner som ligger till grund för dem är lagliga och följer gällande regler.
Deklarationer skall utfärdas i enlighet med den vägledande förlagan i bilaga III och skall åtföljas av en rapport som skall innehålla all relevant information som styrker deklarationerna, inklusive en sammanfattning av de för deklaranten tillgängliga resultaten av samtliga kontroller som utförts av nationella myndigheter och gemenskapsorgan, och som den som utfärdat deklarationerna haft tillgång till.
Artikel 17
Om betydande svagheter uppdagas i förvaltningen eller kontrollen, eller om det på grund av antalet konstaterade oegentligheter inte är möjligt att lämna heltäckande garantier i fråga om giltigheten i ansökan om slutbetalning och det slutliga intyget om utgifterna, skall dessa omständigheter tas upp i deklarationen och en bedömning skall göras av omfattningen av problemet och av de ekonomiska konsekvenserna.
I ett sådant fall får kommissionen begära att en ytterligare kontroll görs, så att oegentligheterna kan identifieras och korrigeras inom en viss fastställd tid.
KAPITEL VI
Form och innehåll i den räkenskapsinformation som skall finnas tillgänglig och översändas till kommissionen på begäran
Artikel 18
1. De räkenskaper rörande insatser som beskrivs i bilaga I, skall såvitt möjligt hållas tillgängliga elektroniskt. Räkenskaperna skall på särskild begäran hållas tillgängliga för kommissionen för dokumentkontroll och kontroller på platsen, utan att det påverkar kravet på att meddela uppdateringar av finansieringsplanerna i enlighet med artikel 18.3 c i förordning (EG) nr 1260/1999 och av finansiell information i enlighet med artikel 32 i denna.
2. Kommissionen skall sluta en överenskommelse med varje medlemsstat om vad de räkenskaper som skall tillhandahållas elektroniskt enligt punkt 1 skall innehålla, på vilket sätt de skall översändas och om hur lång tid som behövs för att utveckla de nödvändiga datasystemen, med beaktande av det avtal som avses i artikel 18.3 e i förordning (EG) nr 1260/1999. Omfattningen av den information som kan begäras och vilka tekniska krav som rekommenderas vid överföring av datafiler till kommissionen anges i bilagorna IV och V.
3. På kommissionens skriftliga begäran skall medlemsstaten inom tio arbetsdagar efter det att en begäran mottagits, till kommissionen översända de räkenskaper som avses i punkt 1. Kommissionen och medlemsstaten får komma överens om en annan tidsfrist, särskilt om räkenskaperna inte är elektroniskt tillgängliga.
4. Kommissionen skall se till att den information som medlemsstaterna översänt eller som samlats in vid kontroller på platsen förblir konfidentiell och säker i enlighet med artikel 287 i fördraget och kommissionens regler för användning och tillgång till information.
5. Om inte annat följer av den relevanta nationella lagstiftningen, skall kommissionens tjänstemän ha tillgång till alla dokument som utarbetats inför eller till följd av kontroller som genomförts i enlighet med den här förordningen och till alla uppgifter som finns, inklusive uppgifter som lagrats i datasystem.
KAPITEL VII
Allmänna bestämmelser och slutbestämmelser
Artikel 19
Om det för en viss stödform finns stödmottagare i mer än en medlemsstat, skall de berörda medlemsstaterna, med beaktande av nationell lagstiftning, komma överens om de nödvändiga gemensamma åtgärder som krävs för att garantera en sund ekonomisk förvaltning, och underrätta kommissionen om dessa åtgärder. Kommissionen och de berörda medlemsstaterna skall ge varandra all nödvändig administrativ hjälp.
Artikel 20
Bestämmelserna i denna artikel påverkar inte den skyldighet för medlemsstaterna som gäller enligt förordning (EG) nr 1260/1999 att ge kommissionen tillräckliga upplysningar för bedömningen av planer, däri inbegripet upplysningar om åtgärder som vidtagits för att genomföra artikel 34.1 i förordningen, eller kommissionens rätt att inhämta ytterligare upplysningar innan den fattar beslut enligt artikel 28 i förordningen.
Artikel 21
Ingenting i denna förordning skall hindra medlemsstaterna från att tillämpa strängare regler än de som följer av denna förordning.
Artikel 22
Förordning (EG) nr 2064/97 skall upphöra att gälla.
Dess bestämmelser skall dock fortsätta att tillämpas på stöd som beviljats för programperioden 1994-1999 enligt förordning (EEG) nr 2052/88.
Artikel 23
Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 2 mars 2001.

Labels: 2
4
19
10
18
15