Document ID: 32013R1417

ROZPORZĄDZENIE RADY (UE) NR 1417/2013
z dnia 17 grudnia 2013 r.
ustanawiające formę dokumentu laissez-passer wydawanego przez Unię Europejską
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Protokół nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączony do Traktatu o Unii Europejskiej, Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 6 akapit pierwszy,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Art. 6 akapit pierwszy Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej (zwanego dalej „protokołem”) przewiduje, że Rada określa postać dokumentu laissez-passer, a władze państw członkowskich uznają go za ważny dokument podróży.
(2)
Przypomina się, że art. 6 akapit pierwszy protokołu ma zastosowanie do członków instytucji Unii i pracowników Unii, którzy podlegają regulaminowi pracowniczemu urzędników lub warunkom zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (1).
(3)
Art. 23 regulaminu pracowniczego urzędników oraz art. 11 i 81 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ustanawia warunki, na których pracownikom Unii wydaje się dokument laissez-passer.
(4)
W interesie Unii i w celu wywiązania się z obowiązku należytej troski przywilej posiadania dokumentu laissez-passer można rozszerzyć - na zasadzie wyjątku i z zastrzeżeniem odpowiedniego uzasadnienia - na wnioskodawców specjalnych.
(5)
Dokument laissez-passer w żadnym wypadku nie nadaje posiadaczowi przywilejów ani immunitetów.
(6)
Władze państw członkowskich uznają dokument laissez-passer za ważny dokument podróży. Komisja powinna skorzystać z możliwości przewidzianej w art. 6 akapit drugi protokołu i zawrzeć niezbędne umowy z państwami trzecimi umożliwiające uznawanie dokumentu laissez-passer za ważny dokument podróży pozwalający przekraczać granice państw trzecich i poruszać się na ich terytorium.
(7)
Wydarzenia mające miejsce na szczeblu Unii, zwłaszcza ustanowienie Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, zwiększyły konieczność uspójnienia podejścia na szczeblu międzynarodowym i unijnym.
(8)
Formę dokumentu laissez-passer należy uaktualnić, aby osiągnąć wyższe normy bezpieczeństwa i pomóc zapewnić właściwy stopień ochrony przed przerobieniem, podrobieniem i sfałszowaniem. W dokumencie laissez-passer należy uwzględnić wspólne normy bezpieczeństwa i interoperacyjne identyfikatory biometryczne, po to by ustanowić weryfikowalny związek między nim a jego prawowitym posiadaczem, a tym samym w istotny sposób zwiększyć jego ochronę przed bezprawnym użyciem.
(9)
W szczególności forma laissez-passer powinna być zgodna z normami bezpieczeństwa i specyfikacjami technicznymi mającymi zastosowanie do krajowych dokumentów podróży wydawanych przez państwa członkowskie - zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 2252/2004 (2). Pozwoli to dostosować się do specyfikacji Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego („ICAO”) - zwłaszcza do tych, które znajdują się w dokumencie ICAO 9303 w sprawie dokumentów podróży przeznaczonych do odczytu maszynowego - te zaś pomogą chronić dokument laissez-passer przed bezprawnym użyciem i będą sprzyjać jego uznawaniu za ważny dokument podróży na szczeblu międzynarodowym. Unia powinna też uczestniczyć w katalogu kluczy publicznych ICAO, stosując odpowiednie normy ICAO i przestrzegając zalecanych przez nią praktyk, po to by umożliwić łatwiejsze zatwierdzanie laissez-passer na całym świecie.
(10)
W celu zapewnienia, aby jednolite warunki, które będą mieć zastosowanie do przyszłych norm bezpieczeństwa i specyfikacji technicznych dla paszportów i dokumentów podróży wydawanych przez państwa członkowskie, miały w stosownym przypadku zastosowanie również do unijnych laissez-passer, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Ponadto należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze do ustanowienia zasad mających obowiązywać instytucje, agencje lub inne organy Unii oraz Europejską Służbę Działań Zewnętrznych (zwane dalej „instytucjami”) w przypadku utraty, kradzieży, wydawania duplikatów oraz zwrotu dokumentu laissez-passer. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 (3).
(11)
Do przyjmowania aktów wykonawczych zapewniających w stosownym przypadku przestrzeganie przyszłych norm bezpieczeństwa i specyfikacji technicznych - przyjętych na mocy rozporządzenia (WE) nr 2252/2004 - dla paszportów i dokumentów podróży wydawanych przez państwa członkowskie, należy stosować procedurę doradczą; mogą one pozostać tajne, aby przeciwdziałać zagrożeniom w postaci podrobienia i sfałszowania. Procedurę doradczą należy stosować również do przyjmowania aktów wykonawczych w sprawie postępowania instytucji w przypadku utraty, kradzieży, wydawania duplikatów oraz zwrotu dokumentów laissez-passer. W ramach procedury doradczej Komisja powinna być wspomagana przez komitet ustanowiony w art. 6 rozporządzenia Rady (WE) nr 1683/95 (4).
(12)
Należy zapewnić, aby na elektronicznym nośniku laissez-passer były przechowywane wyłącznie informacje przewidziane na podstawie niniejszego rozporządzenia i załączników do niego.
(13)
Każda instytucja - indywidualnie lub wspólnie na podstawie umów międzydziałowych - odpowiedzialna za przetwarzanie danych osobowych swoich urzędników lub innych pracowników oraz Komisja, jako punkt centralny na potrzeby przetwarzania, powinny zapewnić przestrzegania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 (5).
(14)
Aby dane osobowe nie były udostępnianie większej liczbie osób, niż jest to konieczne, Komisja musi koordynować wdrażanie niniejszego rozporządzenia i wyznaczyć jeden podmiot odpowiedzialny za wyrabianie i personalizowanie dokumentów laissez-passer. Komisja powinna zwrócić szczególną uwagę, by temu jednemu upoważnionemu podmiotowi zapewnić bezpieczny dostęp do danych osobowych zamieszczonych w dokumencie laissez-passer do celów wyrabiania i personalizowania, zapewniając odpowiedni poziom ochrony danych.
(15)
Dane osobowe powinny być przechowywanie w rejestrze lub przez wspomniany podmiot wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane, oraz niezbędny do zapewnienia podmiotom danych dostępu do ich danych, tak by mogły korzystać ze swoich praw. Po zakończeniu postępowania i upływie pewnego okresu dane osobowe powinny zostać automatycznie usunięte. Okres ten powinien być uzasadniony i umotywowany.
(16)
Aby zapobiegać fałszowaniu i bezprawnemu używaniu dokumentów laissez-passer, należy wspomniany jeden podmiot wyznaczany przez Komisję do ich wyrabiania i personalizowania wybrać zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do udzielania zamówień, zwłaszcza z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (6) oraz z należytym uwzględnieniem szczególnego charakteru dokumentów, które mają być wyrabiane.
(17)
Zgodnie z zasadą proporcjonalności niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia zakładanych celów - zgodnie z art. 5 ust. 4 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej.
(18)
Niniejsze rozporządzenie powinno zastąpić rozporządzenie Rady (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1862/69 (7). Rozporządzenie (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1862/69 należy zatem, po okresie przejściowym, uchylić ze skutkiem od dnia 25 listopada 2015 r.
(19)
Należy przewidzieć okres przejściowy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia do dnia 24 listopada 2015 r., kiedy to wciąż będzie można wydawać i stosować dokument laissez-passer zgodnie z rozporządzeniem (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1862/69. Z rozwiązań przejściowych należy jednak korzystać w taki sposób, by od momentu gdy dokumenty laissez-passer zaczną być wydawane zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, dokumenty laissez-passer nie były już wydawane zgodnie z rozporządzeniem (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1862/69, a te z nich, które wciąż są w obiegu, były do dnia 24 listopada 2015 r. systematycznie zastępowane nowymi. Założenie to w możliwie największym stopniu skróci okres, w którym obie formy dokumentu laissez-passer będą w obiegu równocześnie,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
Zakres zastosowania
1. Dokument laissez-passer jest przyznawany wyłącznie w interesie Unii członkom instytucji Unii, o których mowa w ust. 2, oraz jej pracownikom. Jest on wydawany pracownikom zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 23 regulaminu pracowniczego urzędników oraz w art. 11 i 81 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. W wyjątkowych, należycie uzasadnionych przypadkach, wyłącznie w interesie Unii, dokument laissez-passer można wydać wnioskodawcom specjalnym zgodnie z załącznikiem II.
2. Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do instytucji, agencji i innych organów Unii Europejskiej oraz do Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (zwanych dalej „instytucjami”).
Artykuł 2
Proces
1. Do celów niniejszego rozporządzenia każda instytucja może zawrzeć umowę z inną instytucją w celu osiągnięcia synergii i obniżenia kosztów. Instytucje te odpowiadają za przetwarzanie danych osobowych personelu lub wnioskodawców specjalnych, o których mowa w art. 1 ust. 1. Takie dane obejmują dane personalne i biometryczne potrzebne do jednoznacznego zidentyfikowania wnioskodawcy ubiegającego się o dokument laissez-passer, w tym wizerunek i odciski dwóch palców w formie cyfrowej jako identyfikatory biometryczne.
2. Do celów niniejszego rozporządzenia Komisja pełni funkcję punktu centralnego na potrzeby przekazywania podmiotowi, o którym mowa w ust. 3, danych osobowych przetworzonych przez instytucje.
3. Komisja wyznacza podmiot odpowiedzialny za opracowanie, wyrabianie i personalizowanie dokumentów laissez-passer, z uwzględnieniem szczególnego charakteru dokumentów, które mają być wyrabiane. Czyni to zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do udzielania zamówień, w szczególności z przepisami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012. Wszelkie przekazywanie danych osobowych podczas tego procesu odbywa się zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.
4. Każdy dokument laissez-passer pozostaje własnością Unii.
Artykuł 3
Języki
Dokument laissez-passer jest wydawany we wszystkich językach urzędowych instytucji Unii, jak wskazano w załączniku I. Sposób prezentowania danych personalnych musi uwzględniać zalecenia ICAO.
Artykuł 4
Okres ważności
1. Bez uszczerbku dla art. 5 ust. 2 dokument laissez-passer jest wydawany na maksymalny okres sześciu lat, nie krótszy niż dwanaście miesięcy, z zastrzeżeniem warunków zwrotu określonych w aktach wykonawczych przyjętych zgodnie z art. 6 ust. 4. Okres ważności zostaje dostosowany do okresu obowiązywania mandatu członka instytucji, okresu pobytu lub oddelegowania urzędnika lub okresu obowiązywania umowy pracownika zatrudnionego na czas określony lub pracownika kontraktowego.
2. Wszystkie dokumenty laissez-passer, które utraciły ważność lub nie mają już wolnych stron na naklejki wizowe, muszą zostać zwrócone organowi wydającemu do formalnego unieważnienia lub przedłużenia jego ważności. Dokument laissez-passer jest również zwracany wtedy, gdy jego posiadacz przestaje pełnić swoją funkcji lub odchodzi ze służby. Niniejszy ustęp ma również zastosowanie do wnioskodawców specjalnych, o których mowa w art. 1 ust. 1.W każdym przypadku gdy pierwotny posiadacz zwraca swój dokument laissez-passer, członek rodziny pozostający na jego utrzymaniu również zwraca swój dokument laissez-passer.
Artykuł 5
Dane osobowe - prawa osób indywidualnych
1. Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 osoby, którym wydawany jest dokument laissez-passer, mają prawo sprawdzić dane osobowe w nim zawarte, a w stosownym przypadku - wystąpić o ich sprostowanie lub usunięcie.
2. Osoby, od których pobranie odcisków palców jest fizycznie niemożliwe, są zwolnione z obowiązku ich złożenia. Jeżeli pobranie odcisków wyznaczonych palców jest chwilowo niemożliwe, dopuszcza się pobranie odcisków innych palców. Jeżeli pobranie odcisków któregokolwiek z innych palców również jest chwilowo niemożliwe, można wydać tymczasowy dokument laissez-passer o ważności 12 miesięcy lub krótszej.
3. Dokument laissez-passer zawiera wyłącznie te informacje przeznaczone do odczytu maszynowego, które zostały określone na podstawie niniejszego rozporządzenia.
4. Do celów niniejszego rozporządzenia identyfikatory biometryczne umieszczone w dokumencie laissez-passer są stosowane wyłącznie do sprawdzenia:
-
autentyczności dokumentu;
-
tożsamości posiadacza poprzez porównanie bezpośrednio dostępnych cech.
5. Dane osobowe zostają zabezpieczone, w szczególności przed nieupoważnionym dostępem; zostaje także zagwarantowana ich integralność, autentyczność i poufność.
6. Komisja udziela państwom trzecim dostępu do odcisków palców znajdujących się na nośniku w dokumencie laissez-passer wyłącznie na warunkach określonych w art. 9 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Artykuł 6
Specyfikacje techniczne i normy bezpieczeństwa
1. W celu zagwarantowania równorzędnego poziomu bezpieczeństwa dokument laissez-passer musi być zgodny z minimalnymi normami bezpieczeństwa przewidzianymi w rozporządzeniu (WE) nr 2252/2004 oraz w decyzji Komisji C(2005) 409 z dnia 28 lutego 2005 r. ustanawiającej specyfikacje techniczne w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie; w decyzji Komisji C(2006) 2909 z dnia 28 czerwca 2006 r. ustanawiającej specyfikacje techniczne w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie; w decyzji Komisji C(2008) 8657 z dnia 22 grudnia 2008 r. ustanawiającej politykę certyfikacji wymaganej w związku ze specyfikacjami technicznymi w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie oraz uaktualniającej normatywne dokumenty referencyjne; w decyzji Komisji C(2009) 7476 z dnia 5 października 2009 r. zmieniającej decyzję Komisji (C(2008) 8657 final) ustanawiającą politykę certyfikacji wymaganej w związku ze specyfikacjami technicznymi w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie; w decyzji Komisji C(2011) 5499 z dnia 4 sierpnia 2011 r. zmieniającej decyzję Komisji C(2006) 2909 final ustanawiającą specyfikacje techniczne w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie; oraz w decyzji wykonawczej Komisji C(2013) 6181 z dnia 30 września 2013 r. zmieniającej decyzję Komisji C(2006) 2909 final ustanawiającą specyfikacje techniczne w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie.
2. Aby w stosownym przypadku zapewnić zgodność dokumentu laissez-passer z przyszłymi minimalnymi normami bezpieczeństwa przyjętymi na mocy rozporządzenia (WE) nr 2252/2004, Komisja ustanawia w drodze aktów wykonawczych dodatkowe specyfikacje techniczne zgodnie ze standardami międzynarodowymi, w tym w szczególności standardami i zalecanymi praktykami ICAO dla dokumentów laissez-passer, odnośnie do następujących kwestii:
a)
dodatkowe zabezpieczenia i wymagania, w tym normy dotyczące wzmocnionej ochrony przed przerabianiem, podrabianiem oraz fałszowaniem;
b)
specyfikacje techniczne nośnika identyfikatorów biometrycznych i ich zabezpieczenia, w tym uniemożliwienie nieuprawnionego dostępu i łatwiejsze zatwierdzanie;
c)
wymagania jakości oraz wspólne normy techniczne wizerunku i odcisków palców.
Te akty wykonawcze przyjmuje się zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w art. 7 ust. 2.
3. Zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w art. 7 ust. 2, można zdecydować, że specyfikacje, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, będą tajne i nie zostaną opublikowane. W takim przypadku są one udostępniane wyłącznie jednemu podmiotowi wyznaczonemu przez Komisję zgodnie z art. 2 ust. 3, pod warunkiem że podmiot ten zagwarantuje odpowiedni poziom ochrony.
4. Komisja ustanawia w drodze aktów wykonawczych przepisy dla instytucji na wypadek utraty, kradzieży, wydawania duplikatów oraz zwrotu dokumentu laissez-passer. Te akty wykonawcze mają zastosowanie do wszystkich dokumentów laissez-passer. Przyjmuje się je zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w art. 7 ust. 2.
Artykuł 7
Procedura komitetowa
1. Komisję wspomaga komitet ustanowiony na mocy art. 6 rozporządzenia (WE) nr 1683/95. Komitet jest komitetem w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 182/2011.
2. W przypadku odesłania do niniejszego ustępu stosuje się art. 4 rozporządzenia (UE) nr 182/2011.
Artykuł 8
Uchylenie i przepisy przejściowe
1. Rozporządzenie (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1826/69 traci moc ze skutkiem od dnia 25 listopada 2015 r. W okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 24 listopada 2015 r. rozporządzenie (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1826/69 jest nadal stosowane.
2. Dokumenty laissez-passer wydane zgodnie z rozporządzeniem (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1826/69 tracą ważność ze skutkiem od dnia 25 listopada 2015 r.
Artykuł 9
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie czwartego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 17 grudnia 2013 r.

Labels: 11
16
10
7
12
15