Document ID: 32008D0597

KOMISIJAS LĒMUMS
(2008. gada 3. jūnijs),
ar kuru pieņem īstenošanas noteikumus attiecībā uz datu aizsardzības inspektoru saskaņā ar 24. panta 8. punktu Regulā (EK) Nr. 45/2001 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti
(2008/597/EK)
EIROPAS KOPIENU KOMISIJA,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2000. gada 18. decembra Regulu (EK) Nr. 45/2001 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti (1) un jo īpaši tās 24. panta 8. punktu un pielikumu,
tā kā:
(1)
Regulā (EK) Nr. 45/2001 (turpmāk - regula) ietverti principi un noteikumi, kurus piemēro visām Kopienas iestādēm un struktūrām, un noteikts, ka katra Kopienas iestāde un Kopienas struktūra ieceļ datu aizsardzības inspektoru.
(2)
Regulas 24. panta 8. punktā prasīts, lai katra Kopienas iestāde vai struktūra saskaņā ar pielikumā minētajiem noteikumiem paredzētu turpmākus īstenošanas noteikumus, kas attiecas uz datu aizsardzības inspektoru. Īstenošanas noteikumi jo īpaši attiecas uz datu aizsardzības inspektora uzdevumiem, pienākumiem un pilnvarām.
(3)
Ar Komisijas 2002. gada 18. februāra Lēmumu K(2002) 510 (2) Komisijā izveido datu aizsardzības inspektora (DAI) amatu un uzdod DAI pēc apspriešanās ar ģenerāldirektorātiem un atbilstoši to vajadzībām un pieredzei ierosināt turpmākus īstenošanas noteikumus,
IR NOLĒMUSI ŠĀDI.
1. IEDAĻA
VISPĀRĪGIE NOTEIKUMI
1. pants
Definīcijas
Šajā lēmumā un neskarot definīcijas, kas noteiktas regulā:
-
“datu aizsardzības koordinators” (turpmāk - DAK) ir ģenerāldirektorāta vai dienesta darbinieks, kuru ģenerāldirektors ieceļ visu personas datu aizsardzības aspektu koordinēšanai ģenerāldirektorātā,
-
“par datu apstrādi atbildīgā persona”, kā definēts 2. panta d) punktā un minēts 25. panta 2. punkta a) apakšpunktā, ir amatpersona, kas ir atbildīga par struktūrvienību, kura ir noteikusi personas datu apstrādes mērķus un līdzekļus.
2. pants
Darbības joma
Šajā lēmumā nosaka datu aizsardzības inspektora (turpmāk - DAI) amata pienākumu veikšanas noteikumus un procedūras Komisijā saskaņā ar regulas 24. panta 8. punktu. To nepiemēro Komisijas pasākumiem, nosakot politikas virzienus saistībā ar personu aizsardzību attiecībā uz personas datu aizsardzību.
2. IEDAĻA
DATU AIZSARDZĪBAS INSPEKTORS
3. pants
Iecelšana amatā un statuss
1. Komisija ieceļ DAI (3) un reģistrē viņu pie Eiropas datu aizsardzības uzraudzītāja (turpmāk - EDAU).
2. DAI pilnvaru termiņš ir pieci gadi, un to var vienreiz atjaunot.
3. DAI darbojas neatkarīgi, ievērojot regulas noteikumu iekšēju piemērošanu, un nedrīkst uzklausīt nekādus norādījumus attiecībā uz amata pienākumu pildīšanu.
4. DAI izraugās no Komisijas darbinieku vidus, ievērojot attiecīgās procedūras. Papildus regulas 24. panta 2. punktā ietvertajām prasībām DAI labi jāpārzina Komisijas dienesti un to struktūra, kā arī administratīvie noteikumi un procedūras. Viņam labi jāpārzina datu aizsardzības un informācijas sistēmas, principi un metodes. Viņam jāspēj pierādīt labas spriešanas spējas un spēju būt neitrālam un objektīvam saskaņā ar Civildienesta noteikumiem.
5. Saskaņā ar regulu Komisija var DAI atbrīvot no amata tikai ar EDAU piekrišanu, ja inspektors vairs neatbilst nosacījumiem, kādi noteikti šā amata pienākumu pildīšanai. Komisija pēc ģenerālsekretāra priekšlikuma, vienojoties ar personāla un administrācijas ģenerāldirektoru, konstatē, ka DAI vairs neatbilst nosacījumiem, kādi noteikti šā amata pienākumu pildīšanai.
6. Neskarot regulas attiecīgos noteikumus, uz DAI un tā pakļautībā esošiem darbiniekiem attiecas noteikumi, kurus piemēro Eiropas Kopienu ierēdņiem.
4. pants
Uzdevumi
1. Neskarot uzdevumus, kas aprakstīti regulas 24. pantā un pielikumā, DAI dod ieguldījumu personas datu aizsardzības kultūras veidošanā Komisijā, vairojot vispārējo izpratni par datu aizsardzības jautājumiem, kam jānotiek, saglabājot pareizu līdzsvaru starp personas datu aizsardzību un pārskatāmību.
2. DAI veic uzskaiti par visām personas datu apstrādes darbībām Komisijā, šajā uzskaites sistēmā DAK par katru attiecīgo ĢD ievada visas apstrādes darbības, par kurām jāpaziņo. Datu apstrādes koordinatori arī konstatē, kura persona, kas atbildīga par datu apstrādi, ir atbildīga par šādām apstrādes darbībām. DAI palīdz personai, kas ir atbildīga par datu apstrādi, novērtēt riskus, kādi saistīti ar apstrādes darbībām, par kurām tā ir atbildīga, un uzrauga regulas īstenošanu Komisijā, jo īpaši ar ikgadējo ziņojumu par situāciju datu aizsardzības jomā.
3. DAI rīko un vada regulāras DAK tīkla sanāksmes.
4. DAI regulas 26. pantā noteikto apstrādes darbību reģistru dara pieejamu Komisijas iekšējās un ārējās tīmekļa vietnēs.
5. DAI var sniegt ieteikumus un padomus Komisijai un personām, kas atbildīgas par datu apstrādi, jautājumos, kas attiecas uz datu aizsardzības noteikumiem, un pēc pieprasījuma vai pēc paša iniciatīvas var veikt izmeklēšanu par jautājumiem un gadījumiem, kas ir tieši saistīti ar tā uzdevumiem, un saskaņā ar šā lēmuma 13. pantā aprakstīto procedūru ziņot personai, kas pieprasīja izmeklēšanu. Ja pieprasītājs ir fiziska persona vai ja pieprasītājs rīkojas fiziskas personas vārdā, DAI, cik vien iespējams, jānodrošina konfidencialitāte attiecībā uz pieprasījumu, ja vien attiecīgais datu subjekts nedod nepārprotamu piekrišanu, ka pieprasījumu apstrādā citādi.
6. Personas datu apstrāde, ko veic personāla komitejas, ietilpst Komisijas DAI pilnvaru jomā. Ja rodas kāds jautājums saistībā ar attiecīgās personāla komitejas apstrādes darbībām, šā lēmuma 6. panta mērķiem DAI visu informāciju sniedz attiecīgās personāla komitejas priekšsēdētājam, nevis ģenerālsekretāram.
7. Neskarot DAI neatkarību, ģenerālsekretārs Komisijas vārdā var lūgt tam pārstāvēt iestādi visos datu aizsardzības jautājumos, tas var ietvert DAI piedalīšanos attiecīgās komitejās un struktūrās starptautiskā līmenī.
5. pants
Pienākumi
1. Papildus vispārējiem veicamiem uzdevumiem DAI:
a)
katru gadu iesniedz ģenerālsekretāram un personāla un administrācijas ģenerāldirektoram ziņojumu par situāciju datu aizsardzības jomā Komisijā, ko apspriež attiecīgā līmenī, piemēram, ģenerāldirektoru kārtējā sanāksmē; ziņojumu dara pieejamu Komisijas darbiniekiem;
b)
pildot savus uzdevumus, sadarbojas ar citu iestāžu un struktūru DAI, jo īpaši veicot pieredzes un labākas prakses apmaiņu.
2. Attiecībā uz personas datu apstrādes darbībām, kas ir DAI atbildības jomā, DAI darbojas kā persona, kas atbildīga par datu apstrādi.
6. pants
Pilnvaras
Pildot savus uzdevumus un pienākumus un neskarot ar regulu piešķirtās pilnvaras, DAI:
a)
var lūgt Komisijas Juridiskā dienesta juridiskus atzinumus;
b)
ja rodas pretruna attiecībā uz regulas interpretāciju vai īstenošanu, pirms vēršanās pie EDAU var informēt kompetento vadības līmeni un ģenerālsekretāru;
c)
var vērst ģenerālsekretāra uzmanību uz visiem gadījumiem, kad:
-
kāds darbinieks nepilda regulā noteiktos pienākumus,
-
par datu apstrādi atbildīgās personas neievēro tos Komisijas iekšējās kontroles standartus, kas konkrētāk saistīti ar regulā noteiktajiem pienākumiem,
un ierosināt sākt administratīvo izmeklēšanu, lai, iespējams, piemērotu regulas 49. pantu;
d)
var izmeklēt jautājumus un gadījumus, kas ir tieši saistīti ar tā uzdevumiem, piemērojot atbilstošus principus, kādi noteikti iztaujāšanām un revīzijām Komisijā, un procedūru, kas aprakstīta šā lēmuma 13. pantā;
e)
vienmēr jābūt piekļuvei datiem, kas ir pamatā personas datu apstrādes darbībām, kā arī visiem birojiem, datu apstrādes ierīcēm un datu nesējiem.
7. pants
Līdzekļi
Komisija nodrošina DAI visus resursus, kādi nepieciešami tā pienākumu pildīšanai.
3. IEDAĻA
NOTEIKUMI UN PROCEDŪRAS
8. pants
Informācija
1. Atbildīgais dienests nekavējoties, bet vēlākais pirms jebkāda lēmuma pieņemšanas informē DAI ikreiz, kad Komisijas dienesti izskata kādu jautājumu, kas saistīts ar datu aizsardzību.
2. Ja Komisija apspriežas ar EDAU un sniedz tam informāciju saskaņā ar attiecīgiem regulas pantiem, un jo īpaši saskaņā ar 28. panta 1. punktu un 28. panta 2. punktu, par to informē DAI. To informē arī par tiešu saziņu starp Komisijas personām, kas atbildīgas par datu apstrādi, un EDAU saskaņā ar attiecīgajiem regulas pantiem.
3. Atbildīgais dienests vai Juridiskais dienests informē DAI par Juridiskā dienesta atzinumiem un nostājas izklāstiem, kas tieši saistīti ar regulas noteikumu iekšēju piemērošanu, kā arī par atzinumiem attiecībā uz citu ar personas datu aizsardzību un apstrādi saistīto tiesību aktu interpretāciju un īstenošanu, kas konkrētāk ir saistīti ar dienestu apspriešanos un attiecas uz piekļuvi informācijai.
9. pants
Par datu apstrādi atbildīgās personas
1. Neskarot regulas noteikumus par to pienākumiem, par datu apstrādi atbildīgās personas:
a)
nekavējoties sagatavo paziņojumus DAI par visām esošajām apstrādes darbībām, par kurām vēl nav paziņots;
b)
attiecīgā gadījumā apspriežas ar DAI par apstrādes darbību atbilstīgumu, jo īpaši gadījumos, ja par to rodas šaubas;
c)
sadarbojas ar DAK, lai izveidotu ģenerāldirektorātā notiekošo personas datu apstrādes darbību uzskaiti.
2. Par datu apstrādi atbildīgā persona var deleģēt daļu savu uzdevumu citām personām, kas tās pārraudzībā un uz tās atbildību darbojas kā deleģētās personas, kas atbildīgas par datu apstrādi.
10. pants
Apstrādātāji
Apstrādātāji Komisijā, kuriem uzdots par datu apstrādi atbildīgo personu vārdā apstrādāt personas datus, darbojas vienīgi saskaņā ar norādījumiem, ko devušas par datu apstrādi atbildīgās personas un kas dokumentēti kā rakstiskas vienošanās, un tie apstrādā šādus personas datus, stingri ievērojot regulā un citos datu aizsardzībai piemērojamos tiesību aktos noteikto. Rakstisku vienošanos starp Komisijas struktūrvienībām uzskata par līdzvērtīgu juridiski saistošam aktam regulas 23. panta 2. punktā nozīmē.
Ar ārējiem apstrādātājiem slēdz oficiālus līgumus, šajos līgumos iekļauj konkrētas prasības, kas minētas regulas 23. panta 2. punktā.
11. pants
Paziņojumi
Par datu apstrādi atbildīgās personas paziņojumu iesniegšanai DAI izmanto Komisijas paziņošanas sistēmu tiešsaistē, kas pieejama, izmantojot DAI tīmekļa vietni Komisijas iekšējā tīklā.
Vienkāršām nesensitīvu datu apstrādes darbībām sistēmā pieejama vienkāršota paziņošana.
12. pants
Reģistrs
Šā lēmuma 4. panta 4. punktā minētais Komisijas apstrādes darbību elektroniskais reģistrs ir pieejams visiem Kopienas iestāžu un struktūru darbiniekiem, izmantojot DAI tīmekļa vietni Komisijas iekšējā tīklā, un visām personām, kam ir piekļuve tīmeklim - Europa tīmekļa vietnē. Ikviena persona, kurai nav piekļuves tīmeklim, var rakstveidā pieprasīt DAI izrakstus no reģistra; DAI atbild 10 darbdienu laikā.
13. pants
Izmeklēšanas procedūra
1. Šā lēmuma 4. panta 5. punktā minētos pieprasījumus veikt izmeklēšanu rakstveidā nosūta DAI. 15 dienu laikā kopš pieprasījuma saņemšanas DAI nosūta personai, kas pieprasījusi izmeklēšanu, apstiprinājumu par pieprasījuma saņemšanu un pārbauda, vai pieprasījums jāapstrādā kā konfidenciāls. Ja ir acīmredzami ļaunprātīgi izmantotas tiesības pieprasīt izmeklēšanu, DAI nav pienākuma sniegt atbildes ziņojumu pieprasītājam.
2. DAI par attiecīgo jautājumu pieprasa rakstisku ziņojumu no tās par datu apstrādi atbildīgās personas, kura ir atbildīga par konkrēto datu apstrādes darbību. Par datu apstrādi atbildīgā persona atbildi DAI sniedz 15 darbdienu laikā. DAI var vēlēties 15 dienu laikā saņemt papildu informāciju no tās un/vai citām personām. Ja vajadzīgs, DAI var lūgt Juridiskā dienesta atzinumu par konkrēto jautājumu. Minēto atzinumu DAI saņem 30 darbdienu laikā.
3. DAI atbildes ziņojumu personai, kas pieprasījusi izmeklēšanu, sniedz ne vēlāk kā trīs mēnešus pēc pieprasījuma saņemšanas. Šo termiņu var apturēt līdz laikam, kad DAI būs saņēmis visu sīkāko informāciju, ko tas var būt pieprasījis.
4. Neviens necieš tādēļ, ka DAI ir darīta zināma lieta, kas ietver iespējamu regulas noteikumu pārkāpumu.
14. pants
Datu aizsardzības koordinatori
1. DAK ieceļ katrā ģenerāldirektorātā vai dienestā tā ģenerāldirektors vai dienesta vadītājs. Pamatojoties uz rakstisku vienošanos, vairāki ģenerāldirektorāti, dienesti vai biroji var saskaņotības vai efektivitātes labad nolemt iecelt kopīgu DAK vai kopīgi izmantot jau iecelta DAK pakalpojumus.
2. DAK amata pienākumus vajadzības gadījumā var apvienot ar citiem amata pienākumiem. Lai iegūtu amatam nepieciešamās zināšanas, tam sešu mēnešu laikā kopš iecelšanas amatā jāiziet obligātā DAK apmācība.
3. DAK pilnvaru termiņš nav ierobežots. Tas jāizraugās atbilstošā hierarhijas līmenī, pamatojoties uz šīs personas augstu profesionālo ētiku, zināšanām un pieredzi sava ģenerāldirektorāta darbībā un uz šīs personas motivāciju ieņemt šo amatu. Viņam jābūt izpratnei par informācijas sistēmu principiem.
4. Neskarot DAI amata pienākumus, DAK:
a)
izveido apstrādes darbību uzskaiti ģenerāldirektorātā, to regulāri atjaunina un palīdz noteikt atbilstošu riska līmeni katrai apstrādes darbībai; viņš izmanto DAK uzskaites pārvaldības sistēmu tiešsaistē, kuru minētajiem mērķiem izveido DAI savā tīmekļa vietnē Komisijas iekšējā tīklā;
b)
palīdz ģenerāldirektoram vai dienesta vadītājam noteikt attiecīgās par datu apstrādi atbildīgās personas;
c)
viņam ir tiesības iegūt no personām, kas atbildīgas par datu apstrādi, precīzu vajadzīgo informāciju. Tas neietver tiesības piekļūt personas datiem, kas apstrādāti uz personas, kas atbildīga par datu apstrādi, atbildību.
5. Neskarot personas, kas atbildīga par datu apstrādi, pienākumus, DAK:
a)
palīdz par datu apstrādi atbildīgajām personām ievērot to juridiskās saistības;
b)
palīdz par datu apstrādi atbildīgajām personām izveidot paziņojumus;
c)
ievada vienkāršotos paziņojumus DAI paziņošanas sistēmā tiešsaistē.
6. DAK piedalās regulārās DAK tīkla sanāksmēs, ko vada DAI, lai nodrošinātu saskaņotu regulas īstenošanu un interpretēšanu Komisijā un apspriestu vispārējas intereses jautājumus.
7. Pildot savus pienākumus, DAK var lūgt DAI ieteikumu, padomu vai atzinumu.
15. pants
Pārvalde un vadība
1. DAI administratīvi ir piesaistīts ģenerālsekretariātam, un tā darbība ietilpst budžeta līdzekļu sadales pēc darbības jomām un pārvaldības procesā saskaņā ar Ģenerālsekretariāta 7. pasākumu “Attiecības ar pilsonisko sabiedrību, atklātums un informācija”. Šajā kontekstā DAI piedalās Ģenerālsekretariāta gada vadības plāna un provizoriskā budžeta projekta sagatavošanā.
2. DAI ir vērtētājs sava sekretariāta darbiniekiem un datu aizsardzības inspektora palīgam. Ģenerālsekretāra vietnieks ir apstiprinātājs.
3. Vajadzības gadījumā DAI piedalās Ģenerālsekretariāta vadības koordinēšanā.
4. IEDAĻA
NOBEIGUMA NOTEIKUMI
16. pants
Stāšanās spēkā
Šis lēmums stājas spēkā 2008. gada 3. jūnijā.
Briselē, 2008. gada 3. jūnijā

Labels: 12
9
15