Document ID: 32004D0605

ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΟΥ ΜΕΤΑΦΡΑΣΤΙΚΟΫ ΚΈΝΤΡΟΥ ΤΩΝ ΟΡΓΆΝΩΝ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΉΣ ΈΝΩΣΗΣ
της 13ης Απριλίου 2004
σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα
(2004/605/ΕΚ)
ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, της 28ης Νοεμβρίου 1994, για τη δημιουργία Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (1), όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1645/2003 (2), και ιδίως από το άρθρο 18α,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Η συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση καθιερώνει την έννοια της διαφάνειας στο άρθρο 1 δεύτερο εδάφιο, σύμφωνα με το οποίο η συνθήκη διανοίγει νέα φάση στη διαδικασία μιας διαρκώς στενότερης ένωσης των λαών της Ευρώπης, στην οποία οι αποφάσεις λαμβάνονται όσο το δυνατόν πιο ανοικτά και όσο το δυνατόν εγγύτερα στους πολίτες.
(2)
Η διαφάνεια εγγυάται μεγαλύτερη νομιμότητα, αποτελεσματικότητα και υπευθυνότητα της διοίκησης έναντι του πολίτη σε ένα δημοκρατικό σύστημα και συμβάλλει στην ενίσχυση των αρχών της δημοκρατίας και του σεβασμού των θεμελιωδών δικαιωμάτων, όπως θεσπίζονται από το άρθρο 6 της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
(3)
Το άρθρο 18α του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 ορίζει ότι ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (3) [εφεξής «κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001»], εφαρμόζεται επίσης στα έγγραφα που κατέχονται από το Κέντρο. Ορίζει επίσης ότι το διοικητικό συμβούλιο θεσπίζει τις λεπτομέρειες εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
Άρθρο 1
Δικαιούχοι και πεδίο εφαρμογής
1. Κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο έχει δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα των Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (εφεξής «το Κέντρο») υπό την επιφύλαξη των αρχών, όρων και περιορισμών που καθορίζονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 σύμφωνα με τις διατάξεις που προβλέπονται από την παρούσα απόφαση.
2. Τα έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του Κέντρου μόνο για μεταφραστικούς σκοπούς δεν βρίσκονται εις χείρας του Κέντρου σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.
Άρθρο 2
Ορισμοί
Για το σκοπό της παρούσας απόφασης, νοείται ως:
α)
«έγγραφο»: οποιοδήποτε περιεχόμενο ανεξάρτητα από το χρησιμοποιηθέν υπόθεμα (γραμμένο σε χαρτί ή αποθηκευμένο υπό ηλεκτρονική μορφή, ή με ηχητική, οπτική ή οπτικοακουστική εγγραφή) που αφορά τις πολιτικές, τις δράσεις και τις αποφάσεις αρμοδιότητας του Κέντρου·
β)
«τρίτος»: κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή οντότητα εκτός του Κέντρου, περιλαμβανομένων των κρατών μελών, άλλων κοινοτικών ή εξωκοινοτικών θεσμών και φορέων και των τρίτων κρατών.
Άρθρο 3
Αιτήσεις πρόσβασης
1. Κάθε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο υποβάλλεται στο Κέντρο μέσω του δικτυακού του τόπου (www.cdt.eu.int), με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (cdt@cdt.eu.int), ταχυδρομικώς (Centre de traduction des organes de l’Union européenne, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxembourg), ή με φαξ [(00-352) 421711 220]. Το Κέντρο απαντά στις αρχικές και επιβεβαιωτικές αιτήσεις εντός προθεσμίας δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης. Στις περιπτώσεις πολύπλοκων ή ογκωδών αιτήσεων, η προθεσμία αυτή μπορεί να παραταθεί κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες. Κάθε παράταση της προθεσμίας πρέπει να είναι αιτιολογημένη και να ανακοινώνεται προηγουμένως στον αιτούντα.
2. Σε περίπτωση ασαφούς αίτησης όπως αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το Κέντρο καλεί τον αιτούντα να του παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες ούτως ώστε να καταστεί δυνατός ο προσδιορισμός των αιτούμενων εγγράφων. Η προθεσμία απάντησης αρχίζει να τρέχει από τη στιγμή που το Κέντρο έχει στη διάθεσή του τις εν λόγω πληροφορίες.
3. Κάθε, ακόμη και εν μέρει, αρνητική απόφαση, αναφέρει το λόγο της άρνησης ο οποίος βασίζεται σε μία από τις εξαιρέσεις που απαριθμούνται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 και γνωστοποιεί στον αιτούντα τα μέσα προσφυγής που έχει στη διάθεσή του.
Άρθρο 4
Επεξεργασία των αρχικών αιτήσεων
1. Μόλις καταχωρισθεί η αίτηση αποστέλλεται στον αιτούντα απόδειξη παραλαβής, εκτός εάν η απάντηση δοθεί με επιστολή. Η απόδειξη παραλαβής και η απάντηση αποστέλλονται γραπτώς και, ενδεχομένως, ηλεκτρονικά.
2. Με την επιφύλαξη του άρθρου 9 της παρούσας απόφασης, η υπηρεσία διοίκησης είναι αρμόδια να αποφασίζει για τη συνέχεια που θα δοθεί στις αρχικές αιτήσεις. Για το σκοπό αυτό, ορίζεται υπάλληλος ο οποίος εξετάζει τις αιτήσεις πρόσβασης και αναλαμβάνει τον συντονισμό σχετικά με τη θέση που θα ληφθεί.
Ο αιτών ενημερώνεται για τη συνέχεια που δίνεται στην αίτησή του.
Κάθε, ακόμη και εν μέρει, αρνητική απάντηση πρέπει να γνωστοποιεί στον αιτούντα ότι έχει το δικαίωμα να υποβάλει, εντός δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης, επιβεβαιωτική αίτηση στο Κέντρο.
3. Στην περίπτωση ολικής ή μερικής άρνησης, ο αιτών μπορεί, εντός δεκαπέντε εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης του Κέντρου, να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση ζητώντας από το Κέντρο να αναθεωρήσει τη θέση του.
4. Η απουσία απάντησης εκ μέρους του Κέντρου εντός της καθορισμένης προθεσμίας παρέχει στον αιτούντα το δικαίωμα να υποβάλει επιβεβαιωτική αίτηση.
Άρθρο 5
Επεξεργασία των επιβεβαιωτικών αιτήσεων
1. Ο διευθυντής του Κέντρου εγκρίνει τις αποφάσεις σχετικά με τις επιβεβαιωτικές αιτήσεις. Ενημερώνει σχετικά το διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου.
2. Η απόφαση κοινοποιείται στον αιτούντα γραπτώς και, ενδεχομένως, ηλεκτρονικά, ενημερώνοντάς τον για το δικαίωμά του να ασκήσει προσφυγή στο Πρωτοδικείο ή να καταθέσει καταγγελία στον ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.
Άρθρο 6
Διαβουλεύσεις
1. Όταν στο Κέντρο υποβάλλεται αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο το οποίο βρίσκεται στην κατοχή του αλλά προέρχεται από τρίτο, το Κέντρο ελέγχει εάν εφαρμόζεται μία από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.
2. Μετά την εξέταση αυτή, εάν το Κέντρο κρίνει ότι πρέπει να απορριφθεί η αίτηση πρόσβασης βάσει μιας από τις εξαιρέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, η αρνητική απόφαση αποστέλλεται στον αιτούντα χωρίς να ζητηθεί η γνώμη του συντάκτη τρίτου.
3. Με την επιφύλαξη των διατάξεων της παραγράφου 4 του παρόντος άρθρου, το Κέντρο δίνει ευνοϊκή συνέχεια στην αίτηση χωρίς διαβουλεύσεις με τον τρίτο εφόσον:
α)
το αιτούμενο έγγραφο έχει ήδη δημοσιοποιηθεί είτε από το συντάκτη του είτε δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 ή ανάλογων διατάξεων·
β)
η δημοσιοποίηση, ενδεχομένως εν μέρει, του περιεχομένου του δεν θίγει εμφανώς ένα από τα συμφέροντα που αναφέρονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.
Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις ζητείται η γνώμη του τρίτου.
4. Σε περίπτωση που η αίτηση πρόσβασης αφορά έγγραφο που προέρχεται από κράτος μέλος, το Κέντρο ζητεί τη γνώμη της αρχής από την οποία προέρχεται το έγγραφο, με την επιφύλαξη της παραγράφου 3 στοιχείο α) του παρόντος άρθρου.
5. Ο τρίτος του οποίου ζητήθηκε η γνώμη διαθέτει προθεσμία απάντησης η οποία δεν μπορεί να είναι μικρότερη των πέντε εργάσιμων ημερών αλλά και η οποία να επιτρέπει στο Κέντρο να τηρήσει τις δικές του προθεσμίες απάντησης. Ελλείψει απάντησης εντός της καθορισμένης προθεσμίας, ή αν ο τρίτος δεν είναι δυνατόν να εντοπισθεί ή είναι αγνώστων στοιχείων, το Κέντρο αποφασίζει σύμφωνα με τις διατάξεις περί εξαιρέσεων του άρθρου 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, λαμβάνοντας υπόψη τα έννομα συμφέροντα του τρίτου βάσει των στοιχείων που έχει στη διάθεσή του.
6. Σε περίπτωση που το Κέντρο προτίθεται να δώσει πρόσβαση σε έγγραφο χωρίς τη ρητή γνώμη του συντάκτη του, τον ενημερώνει για την πρόθεσή του να δώσει στη δημοσιότητα το έγγραφο μετά από περίοδο δέκα εργάσιμων ημερών και εφιστά την προσοχή του στα μέσα προσφυγής που έχει στη διάθεσή του για να αντιταχθεί στην εν λόγω δημοσιοποίηση.
Άρθρο 7
Άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης
1. Τα έγγραφα αποστέλλονται ταχυδρομικώς, με φαξ ή, εφόσον διατίθεται, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Σε περίπτωση ογκωδών ή δύσκολων στον χειρισμό τους εγγράφων, ο αιτών μπορεί να κληθεί να εξετάσει το έγγραφο επί τόπου. Η επιτόπια αυτή εξέταση είναι δωρεάν.
2. Εάν το έγγραφο έχει δημοσιευτεί, η απάντηση συνίσταται στη γνωστοποίηση των στοιχείων αναφοράς της δημοσίευσης ή/και του τόπου όπου είναι διαθέσιμο το έγγραφο και, ενδεχομένως, της διεύθυνσης του εγγράφου στον δικτυακό τόπο www.cdt.eu.int.
3. Εάν ο όγκος των αιτούμενων εγγράφων υπερβαίνει τις είκοσι σελίδες, μπορεί να ζητηθεί από τον αιτούντα να καταβάλει αντίτιμο 0,10 ευρώ προσαυξημένο με τα έξοδα αποστολής. Τα σχετικά με άλλα μέσα αποστολής έξοδα αποφασίζονται κατά περίπτωση και δεν μπορούν να υπερβαίνουν ένα εύλογο ποσό.
Άρθρο 8
Μέτρα που διευκολύνουν την πρόσβαση στα έγγραφα
1. Προκειμένου να πραγματωθούν τα δικαιώματα των πολιτών στο πλαίσιο του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, το Κέντρο προσφέρει πρόσβαση σε μητρώο εγγράφων. Η πρόσβαση στο μητρώο παρέχεται με ηλεκτρονική μορφή.
2. Το μητρώο περιέχει τον τίτλο του εγγράφου (στις γλώσσες στις οποίες είναι διαθέσιμο), συμπεριλαμβανομένων, κατά περίπτωση, άλλων χρήσιμων στοιχείων αναφοράς, μνεία του συντάκτη του και της ημερομηνίας της σύνταξης ή της έγκρισής του.
3. Μία σελίδα βοηθείας (σε όλες τις επίσημες γλώσσες) ενημερώνει το κοινό για τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να έχει πρόσβαση στο έγγραφο. Εάν το έγγραφο έχει δημοσιευτεί, δημιουργείται σύνδεση με το πρωτότυπο κείμενο.
Άρθρο 9
Έγγραφα στα οποία το κοινό έχει άμεση πρόσβαση
1. Οι διατάξεις του παρόντος άρθρου εφαρμόζονται αποκλειστικά και μόνο στα έγγραφα που συντάσσονται ή παραλαμβάνονται μετά την ημερομηνία έναρξης εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.
2. Τα ακόλουθα έγγραφα παραδίδονται αυτομάτως κατόπιν αιτήσεως και, στο μέτρο του δυνατού, διατίθενται άμεσα σε ηλεκτρονική μορφή:
α)
τα κείμενα που εγκρίνονται από τον διευθυντή ή το διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου και προορίζονται να δημοσιευτούν στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή στον δικτυακό τόπο του Κέντρου·
β)
τα προερχόμενα από τρίτους έγγραφα που έχουν ήδη δοθεί στη δημοσιότητα από το συντάκτη τους ή με τη συγκατάθεσή του·
γ)
τα έγγραφα που έχουν ήδη δημοσιοποιηθεί κατόπιν προγενέστερης αίτησης.
Άρθρο 10
Εκθέσεις
Το Κέντρο δημοσιεύει ετησίως έκθεση για το προηγούμενο έτος, που περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή της παρούσας απόφασης, και συγκεκριμένα στατιστικές σχετικά με τον αριθμό των αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα του Κέντρου, τον αριθμό των περιπτώσεων στις οποίες το Κέντρο αρνήθηκε την πρόσβαση σε έγγραφα, καθώς και τους λόγους για τις αρνήσεις αυτές, σύμφωνα με το άρθρο 17 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001.
Άρθρο 11
Έναρξη ισχύος
Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την 1η Απριλίου 2004.
Άρθρο 12
Δημοσίευση
Η παρούσα απόφαση δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Λουξεμβούργο, 13 Απριλίου 2004.

Labels: 12
15