Document ID: 32006D0401

DECISIÓN DE LA COMISIÓN
de 20 de enero de 2006
que establece normas detalladas para la aplicación de la Decisión 2004/904/CE del Consejo por lo que se refiere a los sistemas de gestión y control de los Estados miembros, y normas para la gestión administrativa y financiera de los proyectos cofinanciados por el Fondo Europeo para los Refugiados
[notificada con el número C(2006) 51/3]
(Los textos en lengua alemana, checa, eslovaca, eslovena, española, estonia, finesa, francesa, griega, húngara, inglesa, italiana, letona, lituana, neerlandesa, polaca, portuguesa y sueca son los únicos auténticos)
(2006/401/CE)
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Vista la Decisión 2004/904/CE del Consejo, de 2 de diciembre de 2004, por la que se establece el Fondo Europeo para los Refugiados para el período 2005-2010 (1), y, en particular, su artículo 13, apartado 5,
Considerando lo siguiente:
(1)
Con el fin de garantizar una buena gestión financiera de las ayudas concedidas con cargo al Fondo Europeo para los Refugiados (en lo sucesivo, «el Fondo»), es necesario adoptar directrices relativas a la organización de las tareas de las autoridades responsables de la ejecución de las acciones cofinanciadas.
(2)
Para garantizar una utilización de los fondos comunitarios conforme a los principios de buena gestión financiera, es necesario poner en marcha unos sistemas de gestión y control que garanticen una pista de auditoría suficiente y proporcionen a la Comisión toda la ayuda necesaria para la realización de los controles, y en particular de los realizados por sondeo.
(3)
Con el fin de garantizar una utilización eficaz y adecuada de los fondos comunitarios, es conveniente establecer criterios uniformes para los controles efectuados por los Estados miembros de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 de la Decisión 2004/904/CE.
(4)
Con el fin de garantizar un tratamiento uniforme de las declaraciones de gastos para las que se solicita la participación del Fondo al amparo de lo dispuesto el artículo 24 de la Decisión 2004/904/CE, es conveniente definir un modelo normalizado de declaración de gastos.
(5)
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Protocolo sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el Reino Unido participa en la Decisión 2004/904/CE y, por lo tanto, en la presente Decisión.
(6)
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Protocolo sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Irlanda participa en la Decisión 2004/904/CE y, por lo tanto, en la presente Decisión.
(7)
De conformidad con los artículos 1 y 2 del Protocolo sobre la posición de Dinamarca anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca no participa en la Decisión 2004/904/CE y, por lo tanto, no queda vinculada por ésta ni por la presente Decisión.
(8)
Las medidas contempladas en la presente Decisión se ajustan al dictamen del Comité creado en virtud del artículo 11 de la Decisión 2004/904/CE.
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
CAPÍTULO I
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES
Artículo 1
En la presente Decisión se establecen normas detalladas para la aplicación de la Decisión 2004/904/CE por lo que se refiere a los sistemas de gestión y control, y normas para la gestión administrativa y financiera de las ayudas concedidas por el Fondo Europeo para los Refugiados (en lo sucesivo, «el Fondo») y gestionadas por los Estados miembros.
Artículo 2
A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
1)
«Autoridad Responsable»: cualquier órgano funcional del Estado miembro u organismo público nacional designado por un Estado miembro de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13, apartado 1, de la Decisión 2004/904/CE.
2)
«Autoridad Delegada»: cualquier organismo público o de Derecho privado que se rija por la ley del Estado miembro y que tenga una misión de servicio público, en el que la Autoridad Responsable delegue una parte o la totalidad de sus tareas de ejecución de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13, apartado 1, de la Decisión 2004/904/CE.
3)
«Autoridad de Certificación»: cualquier individuo o departamento funcionalmente independiente de los servicios ordenadores de la Autoridad Responsable o de las autoridades delegadas, designado por el Estado miembro para certificar las declaraciones de gastos de conformidad con el artículo 24, apartado 2, de la Decisión 2004/904/CE.
4)
«Autoridad de Control»: cualquier individuo o departamento funcionalmente independiente de los servicios ordenadores de la Autoridad Responsable o de las autoridades delegadas, designado por el Estado miembro a los efectos de control y auditoría de las acciones de conformidad con el artículo 25, apartado 1, letra a), de la Decisión 2004/904/CE.
CAPÍTULO II
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL
Artículo 3
Principios generales
Los sistemas de gestión y control establecidos por los Estados miembros deberán prever:
1)
una clara definición de las funciones de los organismos y/o individuos responsables de la gestión y el control, y una clara asignación de cometidos dentro de cada organismo;
2)
una clara separación entre las respectivas funciones de los organismos, departamentos y/o individuos responsables de la gestión, control y certificación del gasto;
3)
los recursos adecuados a fin de que cada organismo o departamento pueda ejercer las funciones que le hayan sido asignadas a lo largo de todo el período de ejecución de las acciones financiadas por el Fondo;
4)
unas normas de control interno eficaces de la Autoridad Responsable y cualquier Autoridad Delegada;
5)
unos sistemas de contabilidad, seguimiento e información financiera fiables e informatizados;
6)
un sistema eficaz de información y seguimiento en caso de delegación de la ejecución de las tareas;
7)
la existencia de manuales detallados de procedimientos en relación con las funciones que vayan a ejercerse;
8)
unas normas eficaces para verificar el funcionamiento del sistema;
9)
unos sistemas y procedimientos que garanticen una pista de auditoria suficiente;
10)
unos procedimientos de control y seguimiento de las irregularidades y de la recuperación de los importes indebidamente pagados.
Artículo 4
Designación de autoridades
1. El Estado miembro deberá designar:
-
una Autoridad Responsable,
-
una Autoridad de Certificación,
-
una Autoridad de Control.
2. Sin perjuicio de las disposiciones de la presente Decisión, el Estado miembro establecerá todas las normas necesarias para regular las relaciones entre dichas autoridades, las cuales actuarán con plena observancia de los sistemas institucionales, legales y financieros del Estado miembro de que se trate.
3. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 3, apartado 2, un mismo organismo podrá asumir una parte o la totalidad de las funciones de gestión, certificación y control.
Artículo 5
Autoridad Responsable
1. La Autoridad Responsable estará encargada de la gestión y ejecución de los programas plurianuales y anuales financiados por el Fondo, tarea que deberá llevar a cabo de una manera eficiente, eficaz y correcta, y en particular:
a)
presentando a la Comisión el programa plurianual sobre la base del modelo definido en el anexo 1;
b)
presentando a la Comisión el programa anual sobre la base del modelo definido en el anexo 2;
c)
asegurándose de que la selección de los proyectos que deben financiarse se haga con arreglo a las condiciones y criterios establecidos en los artículos 14 y 20 de la Decisión 2004/904/CE y de acuerdo con los procedimientos estándar establecidos en el artículo 10 de la presente Decisión, sin perjuicio de los criterios adicionales definidos en las normas comunitarias y nacionales aplicables;
d)
garantizando una gestión administrativa, contractual y financiera eficiente de las acciones, de acuerdo con los procedimientos estándar establecidos en el artículo 11 de la presente Decisión;
e)
velando por la legalidad y regularidad de las transacciones.
2. La Autoridad Responsable instaurará procedimientos que le permitan asegurarse de que todos los documentos relativos a los gastos y controles necesarios para una pista de auditoría suficiente reúnen los requisitos contemplados en el artículo 9.
3. La Autoridad Responsable se asegurará de que la Autoridad del Control reciba, para llevar a cabo los controles definidos en el artículo 25, apartado 1, letra a), de la Decisión 2004/904/CE, toda la información necesaria sobre los procedimientos de gestión aplicados y los proyectos cofinanciados por el Fondo.
4. La Autoridad Responsable se asegurará de que la Autoridad de Certificación reciba, para el ejercicio de sus tareas, toda la información necesaria sobre los procedimientos de gestión aplicados, los proyectos cofinanciados por el Fondo y los resultados de los controles llevados a cabo por la Autoridad de Control.
5. La Autoridad Responsable recibirá los pagos de la Comisión y será responsable de trasladar estos pagos a los beneficiarios. Transmitirá a la Comisión las solicitudes de pago elaboradas de conformidad con el Anexo 5, acompañadas, en su caso, por el informe de situación o final redactados según los modelos que se recogen en los Anexos 3 y 4, y por la declaración de gastos elaborada de conformidad con el anexo 6, debidamente certificada por la Autoridad de Certificación.
6. La Autoridad Responsable se asegurará de que los informes sobre la ejecución y evaluación de las acciones cofinanciadas por el Fondo se lleven a cabo de acuerdo con el calendario definido en el artículo 28 de la Decisión 2004/904/CE.
Artículo 6
Delegación de tareas por la Autoridad Responsable
Cuando una parte o la totalidad de las tareas de la Autoridad Responsable se deleguen en una Autoridad Delegada, la Autoridad Responsable definirá de forma precisa el alcance de las tareas delegadas, y establecerá procedimientos detallados para la ejecución de dichas tareas, de acuerdo con las condiciones establecidas en el artículo 3.
Estos procedimientos incluirán la obligación de mantener regularmente informada a la Autoridad Responsable sobre la efectiva ejecución de las tareas delegadas y una descripción de los medios desplegados.
Las tareas delegadas por la Autoridad Responsable se comunicarán a la Autoridad Delegada y deberán contar con su reconocimiento.
Artículo 7
Autoridad de Control
1. La Autoridad de Control tendrá a su cargo la organización de los controles definidos en el artículo 25, apartado 1, letra a), de la Decisión 2004/904/CE de conformidad con las normas internacionales.
2. Los controles mencionados en el apartado 1 cubrirán una muestra material de los proyectos cofinanciados, seleccionada sobre la base de un análisis del riesgo, que represente por lo menos el 10 % del gasto total subvencionable para cada programa anual. El método de muestreo tendrá en cuenta los siguientes requisitos:
a)
englobará una combinación adecuada de proyectos representativa de los distintos tipos y tamaños;
b)
tendrá en cuenta cualquier factor de riesgo identificado por los controles nacionales o comunitarios, así como los aspectos de la relación coste-beneficio, sobre la base de los controles previamente efectuados;
c)
ofrecerá garantías de que el método de muestreo empleado para los controles definidos en el artículo 25 conduce a una selección de proyectos que son representativos de la población subyacente en cada programa anual.
3. Al efectuar los controles, la Autoridad de Control verificará:
a)
la efectiva aplicación de los sistemas de gestión y control, así como los posibles defectos de estos sistemas y su gravedad;
b)
la existencia de una pista de auditoría suficiente;
c)
para un número adecuado de documentos contables, la correspondencia de esos documentos con los justificantes conservados por la Autoridad Responsable o cualquier organismo delegado, los beneficiarios de las subvenciones y, en su caso, las otras organizaciones o empresas implicadas en la ejecución del proyecto;
d)
que las partidas de gasto se ajustan a los requisitos de subvencionabilidad según lo establecido en la Decisión C(2006)51 final/1 de la Comisión, a los requisitos especificados durante el procedimiento de selección nacional, a los términos del acuerdo de subvención o de cualquier otro instrumento jurídico por el que se conceda la subvención y a los trabajos realmente ejecutados;
e)
que el uso o el uso previsto del proyecto está en consonancia con los objetivos establecidos en los artículos 4 a 7 de la Decisión 2004/904/CE y redunda en beneficio de los grupos destinatarios definidos en el artículo 3 de la Decisión 2004/904/CE;
f)
que las contribuciones financieras comunitarias cumplen las condiciones previstas en el artículo 20 de la Decisión 2004/904/CE o cualesquiera otras disposiciones comunitarias aplicables, y se abonan a los beneficiarios de forma íntegra y puntual;
g)
que la oportuna cofinanciación nacional se ha hecho realmente efectiva.
4. El informe final sobre la ejecución del programa anual definido en el artículo 28, apartado 2, de la Decisión 2004/904/CE incluirá los resultados de todos los controles llevados a cabo por la Autoridad de Control y una descripción de las medidas adoptadas por la Autoridad Responsable con relación a las anomalías o irregularidades detectadas.
Artículo 8
Autoridad de Certificación
La Autoridad de Certificación tendrá la misión de certificar las declaraciones de gastos elaboradas por la Autoridad responsable de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la Decisión 2004/904/CE y utilizando el modelo que figura en el anexo 6.
La certificación garantizará que:
1)
la declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes comprobables;
2)
el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y ha servido para financiar proyectos seleccionados a tal fin de acuerdo con los criterios aplicables al programa anual y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias;
3)
a los efectos de la certificación, la Autoridad de Certificación ha recibido de la Autoridad Responsable la necesaria información sobre los procedimientos de gestión aplicados, los proyectos cofinanciados por el Fondo y los controles llevados a cabo en relación con los gastos consignados en las declaraciones de gasto;
4)
se han tenido debidamente en cuenta los resultados de todas las auditorías realizadas por la Autoridad del Control;
5)
la recuperación de todos los fondos comunitarios indebidamente pagados como consecuencia de las irregularidades detectadas, así como, en su caso, los correspondientes intereses, se han deducido adecuadamente de la declaración de gastos.
Artículo 9
Pista de auditoría
1. Los sistemas de gestión y control de los Estados miembros garantizarán una pista de auditoría suficiente.
2. Se considerará una pista de auditoría suficiente la que permita:
a)
el cotejo de las declaraciones certificadas de gasto presentadas a la Comisión con los registros individuales de gasto y los justificantes conservados en los diversos niveles administrativos de la Autoridad Responsable y de cualquier Autoridad Delegada, así como por los beneficiarios finales;
b)
la verificación de las asignaciones y transferencias de la financiación comunitaria concedida con cargo al Fondo, así como de otras fuentes de cofinanciación del proyecto.
3. La Autoridad Responsable instaurará procedimientos que le permitan asegurarse de que se lleva un registro de la localización de todos los documentos relativos a los pagos concretos realizados con cargo al Fondo Europeo para los Refugiados, y de que tales documentos se mantienen disponibles para su posible inspección en la medida en que los soliciten:
a)
La Autoridad de Control,
b)
La Autoridad de Certificación,
c)
Los funcionarios y representantes autorizados de la Comisión, incluidos la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y el Tribunal de Cuentas Europeo.
4. Las Autoridad Responsable mantendrá a disposición de la Comisión, así como de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y del Tribunal de Cuentas Europeo, durante los cinco años siguientes al pago por la Comisión del saldo final de cada programa anual, todos los justificantes (originales o copias certificadas conformes a los originales en soportes de datos universalmente aceptados) relativos a los gastos y controles correspondientes al proyecto en cuestión. Este plazo se suspenderá en caso de actuaciones judiciales o previa petición debidamente justificada de la Comisión.
CAPÍTULO III
NORMAS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS PROYECTOS POR LA AUTORIDAD RESPONSABLE
Artículo 10
Procedimientos de selección y adjudicación
La Autoridad Responsable fijará procedimientos detallados para la selección de las acciones que deban cofinanciarse con cargo al Fondo, que, entre otras cosas, regulen:
a)
la organización de los procedimientos de selección y adjudicación de acuerdo con los principios de transparencia e igualdad de trato y, cuando proceda, con arreglo a las normas aplicables de contratación pública, y adoptando todas las medidas necesarias para evitar cualquier posible conflicto de intereses;
b)
la publicación de las convocatorias de propuestas y licitaciones a través de los oportunos canales nacionales y regionales;
c)
la recepción de las solicitudes, la entrega de los acuses de recibo y el registro y la clasificación de las solicitudes de cofinanciación;
d)
el examen y la evaluación formales, cualitativos y presupuestarios de las solicitudes, aplicando los criterios definidos en las convocatorias de propuestas o licitaciones;
e)
la organización de reuniones y contactos con los comités de selección o evaluación;
f)
la consulta de los organismos pertinentes por lo que se refiere a la complementariedad de las acciones propuestas con otros instrumentos financieros regionales, nacionales y comunitarios;
g)
la adopción de la decisión de selección de los proyectos a un nivel apropiado de la Autoridad Responsable;
h)
la publicación de los resultados de los procedimientos de selección y adjudicación;
i)
la comunicación por escrito a todos los candidatos de los resultados del procedimiento de selección, con una explicación sobre las decisiones de selección.
Artículo 11
Procedimientos para la gestión administrativa, contractual y financiera de las acciones
1. La Autoridad Responsable establecerá procedimientos detallados para la gestión de las acciones que, entre otras cosas, regulen:
a)
la firma de contratos, convenios de subvención o cualquier forma equivalente de instrumento jurídico con los beneficiarios seleccionados;
b)
el seguimiento de los convenios y de sus posibles modificaciones mediante un sistema que permita la supervisión administrativa de los proyectos (intercambio de correspondencia, introducción y supervisión de las modificaciones, recordatorios, recepción y tratamiento de los informes, etc.);
c)
el examen de los informes de actividad y de los informes financieros de los proyectos, así como la verificación de la entrega de los productos y servicios cofinanciados, lo que podrá incluir controles sobre el terreno;
d)
la comprobación de la veracidad de los gastos declarados en el marco de los proyectos y de la subvencionabilidad de tales gastos según las condiciones establecidas en la Decisión C(2006) 51 final/1 y en las normas nacionales;
e)
los procedimientos de recepción, comprobación y validación de las solicitudes de pago, así como los procedimientos de aprobación, realización y contabilización del pago;
f)
la recuperación de los fondos no utilizados o de los fondos utilizados por los beneficiarios para cubrir gastos no subvencionables.
2. Los contratos o convenios de subvención mencionados en el apartado 1, letra a), incluirán, entre otras cosas:
a)
el importe de la subvención y el porcentaje máximo relativo a los costes subvencionables y totales del proyecto;
b)
una descripción y un calendario detallados del proyecto financiado;
c)
el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto;
d)
el calendario y las disposiciones de aplicación del convenio (informes que deben presentarse, modificaciones, terminación, etc. …);
e)
una definición de los costes subvencionables;
f)
las condiciones de pago del convenio y los requisitos contables.
3. La Autoridad Responsable establecerá un sistema para el registro y conservación informáticos de la contabilidad de cada proyecto en el marco de los programas anuales, y preverá la oportuna recopilación de datos sobre la ejecución de los proyectos a los efectos de gestión financiera, seguimiento, control y evaluación.
CAPÍTULO IV
CONTROL
Artículo 12
Responsabilidades de los Estados miembros
1. Los Estados miembros serán los encargados de garantizar la buena gestión financiera de las acciones financiadas por el Fondo y la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes. Se asegurarán de que las Autoridades Responsables - incluidas las eventuales Autoridades Delegadas, Autoridades de Certificación, Autoridades de Control u otros organismo interesados - reciban las oportunas directrices en cuanto a los sistemas de gestión y control que permitan garantizar una utilización correcta y eficaz de los fondos comunitarios.
2. Los Estados miembros se asegurarán de que los sistemas de gestión y control se han establecido de conformidad con los requisitos contemplados en los artículos 3 a 11. Deberán asimismo garantizar el funcionamiento eficaz de los sistemas durante el período de ejecución de las acciones financiadas por el Fondo.
3. Al presentar su propuesta para el programa anual 2005, los Estados miembros facilitarán a la Comisión una descripción de los sistemas que regularán la organización y los procedimientos de la Autoridad Responsable y de cualquier Autoridad Delegada, así como de las Autoridades de Certificación y Control, de acuerdo con los requisitos establecidos en los artículos 3 a 11.
4. Los Estados miembros proporcionarán una descripción actualizada de los sistemas de gestión y control siempre que se introduzcan cambios sustanciales en los sistemas o procedimientos.
Artículo 13
Responsabilidades de la Comisión
1. Dentro de los 12 meses siguientes a la recepción de la descripción contemplada en el artículo 12, párrafo 3, la Comisión llevará a cabo un análisis documental de los sistemas de gestión y control instaurados por el Estado miembro, así como un control sobre el terreno de los procedimientos de aplicación, los sistemas de control, los procedimientos contables y los procedimientos de concesión de la subvención y contratación aplicados por la Autoridad Responsable o cualquier Autoridad Delegada. La Comisión informará al Estado miembro de cualquier fallo o deficiencia constatados en los sistemas, y de las necesarias medidas correctoras.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 26 de la Decisión 2004/904/CE del Consejo, la Comisión reexaminará los procedimientos o sistemas instaurados por los Estados miembros cada vez que éstos sean objeto de cambios sustanciales.
Artículo 14
Cooperación con las Autoridades de Control de los Estados miembros
1. La Comisión cooperará con las Autoridades de Control designadas por los Estados miembros para objeto de coordinar sus respectivos planes de control y métodos de auditoría, y procederá al intercambio inmediato de los resultados de las auditorías efectuadas en relación con los sistemas de gestión y control con el fin de optimizar la utilización de los recursos de control y evitar una innecesaria duplicación de tareas.
2. La Comisión y las Autoridades de Control se reunirán periódicamente, y por lo menos una vez al año, para examinar de forma conjunta los resultados de los controles incluidos en los informes anuales presentados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28, apartado 2, de la Decisión 2004/904/CE, e intercambiar opiniones sobre otras cuestiones relativas a la mejora de los sistemas de gestión y control.
CAPÍTULO V
DISPOSICIONES RELATIVAS A LA UTILIZACIÓN DEL EURO
Artículo 15
Programas plurianuales y anuales
1. Los proyectos de programas plurianuales y anuales mencionados en el artículo 16 de la Decisión 2004/904/CE se presentarán a la Comisión en euros.
2. Los Estados miembros que no tengan el euro como moneda nacional en la fecha de la presentación del proyecto de programa plurianual o anual presentarán la información financiera contenida en los anexos 1 y 2 de dicha Decisión tanto en euros como en su moneda nacional. El tipo de cambio utilizado para la conversión de la moneda nacional en euros será el índice diario publicado en la serie de C del Diario Oficial de la Unión Europea el último día laborable del mes que preceda al mes durante el cual se haya presentado a la Comisión el proyecto de programa plurianual o anual.
Artículo 16
Informes, declaraciones de gastos y solicitudes de pago
1. Los informes de situación, los informes finales de ejecución, las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago mencionados en la Decisión 2004/904/CE se presentarán a la Comisión en euros.
2. Los Estados miembros que no tengan el euro como moneda nacional en la fecha de la presentación de los informes podrán presentar la información financiera contenida en los anexos 3, 4, y 6 tanto en la moneda nacional como en euros. En tal caso, el tipo de cambio utilizado para la conversión de la moneda nacional en euros para los gastos contraídos en la moneda nacional será el índice diario publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea el último día laborable del mes que preceda al mes en que se hayan registrado los gastos en las cuentas de la Autoridad Responsable.
3. Cuando deba hacerse una conversión del euro en la moneda de un Estado miembro que haya aplicado el procedimiento de conversión establecido en el apartado anterior, este procedimiento de conversión continuará aplicándose a todos los gastos contabilizados por la Autoridad Responsable antes de la fecha de entrada en vigor del índice de conversión fijo entre la moneda nacional y el euro.
CAPÍTULO VI
LIQUIDACIÓN DE CUENTAS
Artículo 17
Liquidación de cuentas
1. Dentro de los nueve meses siguientes a la fecha final de subvencionabilidad de los costes definidos en la decisión anual de cofinanciación por el Fondo, la Autoridad Responsable presentará a la Comisión los siguientes documentos:
a)
el informe final sobre la ejecución del programa anual elaborado de conformidad con el modelo recogido en el anexo 4;
b)
la declaración final de gastos elaborada de conformidad con el modelo recogido en el anexo 6, certificada por la Autoridad de Certificación;
c)
el informe elaborado por la Autoridad de Control sobre los controles efectuados.
d)
una solicitud de pago o declaración del reembolso elaboradas de conformidad con el modelo recogido en el anexo 5.
2. El plazo de nueve meses mencionado en el apartado 1 se interrumpirá si la Comisión adopta una decisión de suspensión de los pagos de la cofinanciación en relación con el programa anual pertinente de conformidad con lo previsto en el artículo 26, apartado 2, de la Decisión 2004/904/CE. Dicho plazo empezará a correr de nuevo desde la fecha en que la decisión de la Comisión mencionada en el artículo 26, apartado 3, de la Decisión 2004/904/CE se haya notificado al Estado miembro.
3. Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 26 de la Decisión 2004/904/CE, la Comisión, dentro de los 6 meses siguientes a la recepción de los documentos citados en el apartado 1, informará al Estado miembro del importe del gasto reconocido como imputable al Fondo, así como de cualquier corrección financiera resultante de la diferencia entre los gastos declarados y los gastos reconocidos como imputables al presupuesto. El Estado miembro dispondrá de tres meses para presentar sus observaciones.
4. Dentro de los tres meses siguientes a la recepción de las observaciones del Estado miembro, la Comisión adoptará una decisión sobre el importe de gastos reconocido como imputable al Fondo, y recuperará el saldo resultante de la diferencia entre los gastos finales reconocidos y las sumas ya abonadas a los Estados miembros.
5. En caso de que la Autoridad Responsable no pueda facilitar los documentos contemplados en el apartado 1 dentro del plazo establecido y en un formato aceptable, la Comisión cancelará automáticamente la cofinanciación del Fondo durante el período cubierto por la decisión de cofinanciación, expedirá una orden de ingreso en relación con todas las sumas ya abonadas en concepto de prefinanciación en el marco de la decisión de cofinanciación y descomprometerá todas las cantidades pendientes de pago vinculadas a dicha decisión.
6. El procedimiento automático de cancelación a que se refiere el apartado 5 se suspenderá, en relación con el importe de los proyectos afectados, cuando en el momento de la presentación de los documentos mencionados en el apartado 1 estén abiertos en el Estado miembro procedimientos legales o de recurso administrativo que tengan efectos suspensivos. En el informe final parcial que deba presentar, el Estado miembro proporcionará información detallada sobre tales proyectos, y enviará informes de situación sobre estos proyectos cada 6 meses. Dentro de los 3 meses siguientes a la conclusión de los procedimientos legales o del procedimiento de recurso administrativo, el Estado miembro presentará los documentos exigidos en virtud de lo dispuesto en el apartado 1 en relación con los proyectos afectados.
CAPÍTULO VII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 18
Disposiciones finales
Los Estados miembros podrán aplicar normas nacionales de control más restrictivas que las establecidas en la presente Decisión.
Artículo 19
Los destinatarios de la presente Decisión son el Reino de Bélgica, la República Checa, la República Federal de Alemania, la República de Estonia, la República Helénica, el Reino de España, la República Francesa, Irlanda, la República Italiana, la República de Chipre, la República de Letonia, la República de Lituania, el Gran Ducado de Luxemburgo, la República de Hungría, la República de Malta, el Reino de los Países Bajos, la República de Austria, la República de Polonia, la República Portuguesa, la República de Eslovenia, la República Eslovaca, la República de Finlandia, el Reino de Suecia y el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte.
Hecho en Bruselas, el 20 de enero de 2006.

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