Document ID: 32015R0496

PADOMES REGULA (ES) 2015/496
(2015. gada 17. marts),
ar ko groza Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 attiecībā uz iestāžu vēstures arhīvu deponēšanu Eiropas Universitātes institūtā Florencē
EIROPAS SAVIENĪBAS PADOME,
ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību un jo īpaši tā 352. pantu,
ņemot vērā Eiropas Komisijas priekšlikumu,
pēc leģislatīvā akta projekta nosūtīšanas valstu parlamentiem,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta piekrišanu,
saskaņā ar īpašu likumdošanas procedūru,
tā kā:
(1)
Saskaņā ar Padomes Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 (1983. gada 1. februāris) par Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai (1) Savienības vēstures arhīvi tiek glabāti un, ja iespējams, darīti pieejami sabiedrībai pēc tam, kad ir pagājis 30 gadu laikposms.
(2)
Pienākums izveidot vēstures arhīvus un, ja iespējams, darīt tos pieejamus sabiedrībai attiecas uz katru Regulā (EEK, Euratom) Nr. 354/83 minēto iestādi (“iestādes”) atbilstīgi tajā izklāstītajiem nosacījumiem.
(3)
Regulā (EEK, Euratom) Nr. 354/83 ir paredzēts, ka katra iestāde glabā savus vēstures arhīvus vietā, ko uzskata par vispiemērotāko.
(4)
Eiropas Parlaments, Padome un Komisija 1984. gadā nolēma, ka savus vēstures arhīvus deponēs Eiropas Universitātes institūtā (EUI) Florencē, kur tos arī darīs pieejamus sabiedrībai. Šajā nolūkā 1984. gada 17. decembrī tika parakstīts līgums starp Eiropas Kopienām, ko pārstāv Komisija, un EUI (“deponēšanas līgums”).
(5)
Vēlāk Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja un Eiropas Revīzijas palāta piekrita ievērot deponēšanas līguma noteikumus. Eiropas Investīciju banka deponē savus vēstures arhīvus EUI, pamatojoties uz atsevišķu konvenciju ar EUI, ko parakstīja 2005. gada 1. jūlijā, un uz “Noteikumiem par vēsturiskajiem arhīviem”, ko 2005. gada 7. oktobrī pieņēma bankas Vadības komiteja (2).
(6)
Itālijas valdība ir piešķīrusi EUI piemērotas telpas, kas ir pieejamas pastāvīgi un bez maksas, lai nodrošinātu, ka deponētie arhīvi tiek glabāti un aizsargāti saskaņā ar atzītiem starptautiskiem standartiem, un lai nodrošinātu iespēju tos izmantot uz vietas.
(7)
Iestāžu vēstures arhīvu deponēšanas EUI mērķis ir nodrošināt piekļuvi šiem arhīviem vienuviet, veicināt to izmantošanu un sekmēt Eiropas integrācijas un Eiropas iestāžu vēstures izpēti. EUI ir plaši pazīstams akadēmisko pētījumu un mācību centrs, kas īpašu uzmanību pievērš Eiropai un Eiropas integrācijai. Tam ir gandrīz 30 gadu pieredze Savienības vēstures arhīvu pārvaldībā, jaunākās zinātniskās izpētes iekārtas un repozitoriji, kas īpaši sagatavoti minēto arhīvu glabāšanai un izmantošanai, un tas ir starptautiski pazīstams kā vieta, kur glabā minētos arhīvus.
(8)
Iestāžu vēstures arhīvu turpmāka deponēšana EUI būtu jāiekļauj Savienības tiesību aktos, lai atspoguļotu EUI kā iestāžu partnera lomu attiecībā uz to vēstures arhīvu pārvaldīšanu.
(9)
Šī regula būtu jāpiemēro visām iestādēm, un tai nebūtu jāskar iestāžu atbildība par savu vēstures arhīvu nodošanu atklātībai un katras iestādes īpašumtiesības uz saviem vēstures arhīviem.
(10)
Tomēr Eiropas Savienības Tiesas (EST) un Eiropas Centrālās bankas (ECB) īpašais darbības raksturs attaisno to atbrīvošanu no šajā regulā noteiktā pienākuma deponēt savus vēstures arhīvus EUI. EST un ECB var brīvprātīgi deponēt savus vēstures arhīvus EUI.
(11)
Iestādēm un EUI būtu, ja iespējams, jādara vēstures arhīvi pieejami sabiedrībai digitalizētā un digitālā formātā, lai atvieglotu iespēju tos izmantot internetā.
(12)
Savienības vēstures arhīvos, ko deponē EUI, esošie personas dati būtu jāapstrādā saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr. 45/2001 (2000. gada 18. decembris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti (3).
(13)
Saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 45/2001 Komisija apspriedās ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju attiecībā uz likumdošanas priekšlikumu, kura rezultāts ir šī regula, un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs par to 2012. gada 10. oktobrī sniedza atzinumu (4),
(14)
Sīki izstrādāti noteikumi par vēstures arhīvu pārvaldību EUI, tostarp to deponēšanu, piekļuvi un publisku izmantošanu, kā arī iestāžu un EUI savstarpējām lomām un pienākumiem, būtu jānosaka partnerattiecību pamatnolīgumā.
(15)
Izmaksas par Savienības vēstures arhīvu pārvaldību, ko veic EUI, būtu jāfinansē no Savienības vispārējā budžeta, un minētās izmaksas būtu jāsedz visām iestādēm, kas deponē materiālus.
(16)
Tādēļ būtu attiecīgi jāgroza Regula (EEK, Euratom) Nr. 354/83,
IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.
1. pants
Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 groza šādi:
1)
regulas 8. pantu groza šādi:
a)
panta 1. punktu aizstāj ar šādu:
“1. Katra iestāde, kas nav Eiropas Savienības Tiesa (EST) un Eiropas Centrālā banka (ECB), deponē Eiropas Universitātes institūtā (EUI) Florencē dokumentus, kas ir daļa no tās vēstures arhīviem un ko tā saskaņā ar šo regulu ir nodevusi atklātībai. Deponēšana notiek saskaņā ar pielikumu.
Neatkarīgi no pirmās daļas iestādes, kas deponē materiālus, juridisku vai administratīvu iemeslu dēļ var nedeponēt EUI konkrētu dokumentu oriģinālus. Tādā gadījumā tās deponē šādu dokumentu mikroformu vai digitālu kopiju.”
;
b)
pievieno šādus punktus:
“3. EST un ECB var brīvprātīgi deponēt savus vēstures arhīvus EUI.
4. Iestādes, kas deponē materiālus, patur savu arhīvu īpašumtiesības, un tām ir ekskluzīva atbildība attiecībā uz EUI deponēto vai citādā veidā pieejamo dokumentu un lietu sastāvu.
5. Iestāžu vēsturisko arhīvu deponēšana EUI neietekmē arhīvu aizsardzību, kā noteikts Līgumam par Eiropas Savienību un Līgumam par Eiropas Savienības darbību pievienotā Protokola (Nr. 7) par privilēģijām un imunitāti Eiropas Savienībā 2. pantā.
6. EUI nodrošina deponēto arhīvu saglabāšanu un aizsardzību. Saglabāšana un aizsardzība atbilst atzītiem starptautiskiem standartiem attiecībā uz arhīvu fizisku aizsardzību un notiek, ievērojot vismaz tos tehniskos un drošības noteikumus, kas ir spēkā Itālijā attiecībā uz valsts arhīvu saglabāšanu un pārvaldību. Šajā nolūkā deponētie dokumenti ir jāuzglabā piemērotā repozitorijā.
7. EUI ir vienīgais atbildīgais par personālu, kas tiks pieņemts darbā pārvaldīt Savienības vēstures arhīvus, kas deponēti EUI. EUI nodrošina, lai personālam, kura uzdevums ir pārvaldīt vēstures arhīvus, būtu atbilstīga profesionālā kvalifikācija, kas nepieciešama darba veikšanai šajā jomā.
8. Katra iestāde, kas deponē materiālus, ir tiesīga saņemt informāciju par to, kā EUI pārvalda tās arhīvus, un pārbaudīt arhīvus, ko tā ir deponējusi EUI.
9. EUI dara pieejamus sabiedrībai vēstures arhīvus, ko tas saņem saskaņā ar 1. un 3. punktu. Iestādes arī var darīt pieejamas sabiedrībai to pašu vēstures arhīvu kopijas.
10. Izmaksas par Savienības vēstures arhīvu pārvaldību būtu jāfinansē no visu to iestāžu, kas tos deponējušas, iemaksām attiecīgā budžeta pozīcijā gada apropriāciju robežās, kuras budžeta lēmējinstitūcija ir darījusi pieejamas saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (2012. gada 25. oktobris) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam (5). Šādas finanšu iemaksas nesedz izmaksas, kas saistītas ar ēku un repozitoriju nodrošināšanu un pielāgošanu, lai izvietotu arhīvus un personālu.
Pirmajā daļā minēto iemaksu apjoms ir proporcionāls iestāžu, kuras deponē materiālus, attiecīgo štatu sarakstu apjomam. Katra iemaksa tiek pārrēķināta ik reizi, kad savus vēstures arhīvus EUI sāk deponēt papildu iestādes, vai vismaz reizi piecos gados.
11. EUI rīkojas kā apstrādātājs saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 45/2001 2. pantu, ņemot vērā to iestāžu norādījumus, kas ir deponējušas materiālus. EUI apstrādā jebkurus iestāžu vēstures arhīvos esošos personas datus saskaņā ar garantijām, kas noteiktas minētajā regulā.
12. Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam arī turpmāk ir uzraudzības pilnvaras attiecībā uz iestādēm saistībā ar to personas datu apstrādi, kuri ir vēstures arhīvos, kas deponēti EUI.
;
2)
regulas 9. pantu groza šādi:
a)
panta 1. punktu aizstāj ar šādu:
“1. Katra iestāde pieņem iekšējos noteikums šīs regulas piemērošanai. Tajos ietver noteikumus par vēstures arhīvu saglabāšanu un nodošanu atklātībai un par tajos esošo personas datu aizsardzību. Ja iespējams, iestādes savus arhīvus dara pieejamus sabiedrībai ar elektroniskiem saziņas līdzekļiem, tostarp digitalizētus un digitāla formāta arhīvus, un atvieglo iespēju tos izmantot internetā. Tās saglabā arī dokumentus, kas ir pieejami veidos, kuri atbilst īpašām vajadzībām (Braila rakstā, īpaši lielā drukā vai ierakstos).”
;
b)
pievieno šādu punktu:
“3. Komisija slēdz partnerattiecību pamatnolīgumu ar EUI to iestāžu vārdā, kas deponē materiālus. Minētajā partnerattiecību pamatnolīgumā iekļauj sīki izstrādātus noteikumus attiecībā uz iestāžu un EUI savstarpējām lomām un pienākumiem saistībā ar Savienības vēstures arhīvu pārvaldību, tostarp to deponēšanu, saglabāšanu, piekļuvi un publisku izmantošanu.”
;
3)
tekstu pielikumā pievieno Regulai (EEK, Euratom) Nr. 354/83 kā pielikumu.
2. pants
Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.
Briselē, 2015. gada 17. martā

Labels: 12
13
15