Document ID: 32014R1011

ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) NR 1011/2014
z dnia 22 września 2014 r.
ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (1), w szczególności jego art. 41 ust. 4, art. 102 ust. 1, art. 112 ust. 5, art. 122 ust. 3, art. 124 ust. 7, art. 131 ust. 6 i art. 137 ust. 3,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) nr 184/2014 (2) ustanowiono przepisy niezbędne do przygotowania programów. W celu wdrożenia programów finansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych („EFSI”) konieczne jest ustanowienie dodatkowych przepisów dotyczących stosowania rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Aby ułatwić uzyskanie całościowego obrazu i dostępu do tych przepisów, należy je określić w jednym akcie wykonawczym.
(2)
W celu zapewnienia spójności i jakości informacji przekazywanych Komisji przez instytucję zarządzającą, w tym wyraźnych stanowisk na temat wykonalności inwestycji i trwałości ekonomicznej dużego projektu, należy określić standardowy wzór ustanawiający jednolite wymagania dotyczące struktury i treści informacji, które mają zostać przekazane Komisji w celu powiadomienia o wybranych dużych projektach.
(3)
W celu zwiększenia skuteczności i przejrzystości wdrażania programów finansowanych ze środków EFSI należy określić wzór służący do przekazywania danych finansowych, wzór wniosku o płatność oraz, zgodnie z art. 41 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, wzór stosowany przy przekazywaniu Komisji dodatkowych informacji dotyczących instrumentów finansowych wraz z wnioskiem o płatność, a także wzór zestawienia wydatków w ramach programów operacyjnych.
(4)
W tym samym celu należy określić wzór opisu funkcji i procedur instytucji zarządzającej oraz, w stosownych przypadkach, instytucji certyfikującej, a także wzór sprawozdania i opinii niezależnego podmiotu audytowego. W tych wzorach należy określić charakterystykę techniczną każdego obszaru należącego do systemu elektronicznej wymiany danych. Ponieważ wzory te będą tworzyć podstawę opracowania systemu elektronicznej wymiany danych, o którym mowa w art. 74 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, powinny one również określać sposób, w jaki dane dotyczące wydatków kwalifikowalnych będą wprowadzane do systemu elektronicznej wymiany informacji.
(5)
Należy określić szczegółowe przepisy dotyczące zakresu i charakterystyki systemów wspierających elektroniczną wymianę informacji między beneficjentami a instytucją zarządzającą, instytucją certyfikującą, instytucją audytową i instytucjami pośredniczącymi, tak aby państwa członkowskie miały pewność prawną co do zobowiązań, których muszą dotrzymać w przepisowym terminie określonym w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
(6)
Aby ograniczyć obciążenie administracyjne beneficjentów w sposób dla nich skuteczny, wydajny i satysfakcjonujący przy jednoczesnym zapewnieniu sprawnej, skutecznej i bezpiecznej elektronicznej wymiany informacji, należy zdefiniować określone podstawowe wymagania i charakterystykę techniczną systemów, o których mowa w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
(7)
Należy również określić zasady i obowiązujące przepisy dotyczące przekazywania dokumentów i danych za pośrednictwem przedmiotowych systemów w odniesieniu do identyfikacji strony odpowiedzialnej za zamieszczanie dokumentów i ich uaktualnianie, w tym alternatywne rozwiązanie na wypadek działania siły wyższej uniemożliwiającej użycie systemów.
(8)
Niniejsze rozporządzenie nie powinno naruszać praw podstawowych i powinno być zgodne z zasadami uznanymi w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej, a w szczególności z prawem do ochrony danych osobowych. Niniejsze rozporządzenie powinno zatem być stosowane zgodnie z tymi prawami i zasadami. Do przetwarzania danych osobowych przez państwa członkowskie zastosowanie ma dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (3). Do przetwarzania danych osobowych przez instytucje i podmioty unijne oraz swobodnego przepływu takich danych zastosowanie ma rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (4).
(9)
Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią komitetu koordynującego europejskie fundusze strukturalne i inwestycyjne,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ I
WZORY I FORMAT, KTÓRE MAJĄ BYĆ STOSOWANE PRZY PRZEKAZYWANIU KOMISJI OKREŚLONYCH INFORMACJI
Artykuł 1
Format powiadomienia o wybranym dużym projekcie
Powiadomienie o wybranym dużym projekcie kierowane przez instytucję zarządzającą do Komisji w myśl art. 102 ust. 1 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 sporządza się zgodnie z formatem określonym w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 2
Wzór służący do przekazywania danych finansowych
W przypadku przekazywania Komisji danych finansowych do celów monitorowania zgodnie z art. 112 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 państwa członkowskie stosują wzór określony w załączniku II do niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 3
Wzór opisu funkcji i procedur instytucji zarządzającej oraz instytucji certyfikującej
1. Opis funkcji i procedur instytucji zarządzającej oraz, w stosownych przypadkach, instytucji certyfikującej sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku III do niniejszego rozporządzenia.
2. W przypadku gdy do kilku programów operacyjnych stosuje się wspólny system, można sporządzić pojedynczy opis funkcji i procedur, o którym mowa w ust. 1.
Artykuł 4
Wzór sprawozdania niezależnego podmiotu audytowego
1. Sprawozdanie z audytu niezależnego podmiotu audytowego, o którym mowa w art. 124 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku IV do niniejszego rozporządzenia.
2. W przypadku gdy do kilku programów operacyjnych stosuje się wspólny system, można sporządzić jedno sprawozdanie z audytu, o którym mowa w ust. 1.
Artykuł 5
Wzór opinii niezależnego podmiotu audytowego
1. Opinię niezależnego podmiotu audytowego, o którym mowa w art. 124 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku V do niniejszego rozporządzenia.
2. W przypadku gdy do kilku programów operacyjnych stosuje się wspólny system, można sporządzić jedną opinię, o której mowa w ust. 1.
Artykuł 6
Wzór wniosku o płatność zawierający dodatkowe informacje dotyczące instrumentów finansowych
Wniosek o płatność, o którym mowa w art. 41 ust. 4 i art. 131 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku VI do niniejszego rozporządzenia; w stosownych przypadkach zawiera on dodatkowe informacje dotyczące instrumentów finansowych.
Artykuł 7
Wzór zestawienia wydatków
Zestawienie wydatków, o którym mowa w art. 137 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, przedkłada się Komisji zgodnie ze wzorem określonym w załączniku VII do niniejszego rozporządzenia.
ROZDZIAŁ II
SZCZEGÓŁOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE WYMIANY INFORMACJI MIĘDZY BENEFICJENTAMI A INSTYTUCJAMI ZARZĄDZAJĄCYMI, CERTYFIKUJĄCYMI, AUDYTOWYMI I POŚREDNICZĄCYMI
Artykuł 8
Definicja i zakres systemów elektronicznej wymiany danych
1. „Systemy elektronicznej wymiany danych”, o których mowa w art. 122 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oznaczają mechanizmy i instrumenty umożliwiające elektroniczną wymianę dokumentów i danych, w tym nośników informacji audiowizualnych, zeskanowanych dokumentów i plików elektronicznych.
Wymiana dokumentów i danych obejmuje sprawozdawczość z postępów, wnioski o płatność oraz wymianę informacji związanych z kontrolami zarządczymi i audytami.
2. Systemy elektronicznej wymiany danych umożliwiają weryfikację administracyjną w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjentów wniosku o refundację, o której mowa w art. 125 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz przeprowadzanie audytów opartych na informacjach i dokumentach dostępnych za pośrednictwem systemów elektronicznej wymiany danych, o ile wymiana tego rodzaju informacji i dokumentów odbywa się w formie elektronicznej zgodnie z art. 122 ust. 3 tego rozporządzenia. Właściwe instytucje mogą wymagać dokumentów w wersji papierowej jedynie w wyjątkowych przypadkach, po przeprowadzeniu analizy ryzyka, oraz tylko pod warunkiem, że takie dokumenty są prawdziwym źródłem zeskanowanych dokumentów, które zostały zamieszczone w systemach elektronicznej wymiany danych.
Artykuł 9
Charakterystyka systemów elektronicznej wymiany danych
1. Systemy elektronicznej wymiany danych zapewniają bezpieczeństwo, integralność i poufność danych oraz uwierzytelnienie osoby wysyłającej zgodnie z art. 122 ust. 3, art. 125 ust. 4 lit. d), art. 125 ust. 8 i art. 140 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
Systemy elektronicznej wymiany danych są dostępne i operacyjne w standardowych godzinach pracy i poza nimi, z wyjątkiem przerw na obsługę techniczną.
2. Jeżeli państwo członkowskie z własnej inicjatywy nakłada na beneficjentów obowiązek korzystania z systemów elektronicznej wymiany danych, zapewnia, aby charakterystyka techniczna takich systemów nie zakłócała sprawnego wdrażania funduszy polityki spójności ani nie ograniczała ich dostępu dla beneficjentów.
Wymóg ten nie dotyczy systemów elektronicznej wymiany danych, które państwo członkowskie uczyniło obowiązkowymi dla beneficjentów w poprzednim okresie programowania i które spełniają inne wymagania określone w niniejszym rozporządzeniu.
3. Systemy elektronicznej wymiany danych są wyposażone co najmniej w następujące funkcje:
a)
formularze interaktywne lub formularze uprzednio wypełnione przez system na podstawie danych zapisywanych na kolejnych etapach procedur;
b)
automatyczne obliczanie (w stosownych przypadkach);
c)
automatyczne zintegrowane kontrole, które w miarę możliwości ograniczają wielokrotną wymianę dokumentów lub informacji;
d)
generowane przez system komunikaty, które informują beneficjenta o możliwości podjęcia określonych czynności;
e)
śledzenie statusu on-line, które umożliwia beneficjentowi monitorowanie bieżącego statusu projektu;
f)
dostępność wszystkich poprzednich danych i dokumentów przetworzonych przez system elektronicznej wymiany danych.
Artykuł 10
Przekazywanie dokumentów i danych za pośrednictwem systemów elektronicznej wymiany danych
1. Beneficjenci i instytucje, o których mowa w art. 122 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, umieszczają dokumenty i dane, za które odpowiadają, a także ich wszelkie aktualizacje w systemach elektronicznej wymiany danych w formie elektronicznej zdefiniowanej przez państwo członkowskie.
Państwo członkowskie określa szczegółowe warunki elektronicznej wymiany danych w dokumencie określającym warunki wsparcia dla każdej operacji, o której mowa w art. 125 ust. 3 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
2. Wymiana danych oraz transakcje są opatrzone podpisem elektronicznym odpowiadającym jednemu z trzech rodzajów podpisów elektronicznych określonych w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE (5).
3. Data przekazania dokumentów i danych przez beneficjenta instytucjom, o których mowa w art. 122 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz przez instytucje beneficjentowi uznawana jest za datę elektronicznego przekazania informacji, które są przechowywane w systemach elektronicznej wymiany danych.
4. Dokumenty i dane dotyczące tej samej operacji mogą zostać przekazane za pośrednictwem systemów elektronicznej wymiany danych tylko raz, o czym jest mowa w art. 122 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, dla wszystkich instytucji wdrażających ten sam program.
Instytucje te współpracują ze sobą na poziomie prawnym, organizacyjnym, semantycznym i technicznym w celu zapewnienia skutecznej komunikacji oraz wymiany i ponownego wykorzystania informacji i wiedzy.
Pozostaje to bez uszczerbku dla procesów umożliwiających beneficjentowi aktualizację błędnych lub nieaktualnych danych bądź nieczytelnych dokumentów.
5. Systemy elektronicznej wymiany danych są dostępne albo bezpośrednio przez interaktywny interfejs użytkownika (stronę internetową), albo przez interfejs techniczny umożliwiający automatyczną synchronizację i przekazywanie danych między systemami beneficjentów a systemami państw członkowskich.
6. Podczas przetwarzania informacji systemy elektronicznej wymiany danych zapewniają ochronę prywatności danych osobowych w przypadku osób indywidualnych i tajemnicy handlowej w przypadku podmiotów prawnych, zgodnie z dyrektywą 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (6), dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/136/WE (7) oraz dyrektywą 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (8).
7. W przypadku działania siły wyższej, w szczególności gdy systemy elektronicznej wymiany danych działają wadliwie lub gdy brak jest stałego połączenia transmisji danych, zainteresowany beneficjent może przekazać właściwym instytucjom wymagane informacje w formie i za pomocą środków przewidzianych przez państwo członkowskie w takich sytuacjach. Niezwłocznie po ustaniu działania siły wyższej państwo członkowskie zapewnia, aby dane dokumenty zostały umieszczone w bazie danych zintegrowanej z systemami elektronicznej wymiany danych.
Na zasadzie odstępstwa od ust. 3 za datę przekazania wymaganych informacji uznaje się datę przesłania dokumentów w wymaganych formatach.
8. Państwa członkowskie zapewniają, aby wszyscy beneficjenci mogli korzystać z systemów elektronicznej wymiany danych, o których mowa w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, łącznie z beneficjentami operacji będących w toku w dniu, w którym systemy elektronicznej wymiany danych staną się operacyjne oraz do których to operacji zastosowanie ma elektroniczna wymiana danych.
Artykuł 11
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 22 września 2014 r.

Labels: 12
4
15