Document ID: 31989R4045

REGOLAMENTO (CEE) N. 4045/89 DEL CONSIGLIO del 21 dicembre 1989 relativo ai controlli, da parte degli Stati membri, delle operazioni che rientrano nel sistema di finanziamento del Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia, sezione garanzia, e che abroga la direttiva 77/435/CEE
IL CONSIGLIO DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità economica europea, in particolare l'articolo 43,
vista la proposta della Commissione (1),
visto il parere del Parlamento europeo (2),
considerando che, a norma dell'articolo 8 del regolamento (CEE) n. 729/70 del Consiglio, del 21 aprile 1970, relativo al finanziamento della politica agricola comune (3), modificato da ultimo dal regolamento (CEE) n. 2048/88 (4), gli Stati membri prendono le misure necessarie per accertare che le operazioni finanziate dal Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia (FEAOG) siano reali e regolari, nonché per prevenire e perseguire le irregolarità o negligenze;
considerando che il controllo del documenti commerciali delle imprese beneficiarie o debitrici può costituire un efficacissimo mezzo di controllo delle operazioni che rientrano nel sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia; che tale controllo completa quelli già effettuati dagli Stati membri; che, inoltre, il presente regolamento non incide sulle disposizioni nazionali in materia di controllo che siano di portata più ampia di quelle delle disposizioni previste dal presente regolamento;
considerando che gli Stati membri devono essere incoraggiati a rafforzare i controlli dei documenti commerciali delle imprese beneficiarie o debitrici, effettuati in applicazione della direttiva 77/435/CEE (5);
considerando che l'applicazione da parte degli Stati membri della normativa risultante dalla direttiva 77/435/CEE ha consentito di constatare la necessità di modificare il sistema esistente in funzione dell'esperienza acquisita; che è opportuno inserire dette modifiche in un regolamento, in considerazione del carattere delle disposizioni in questione;
considerando che i documenti in base a cui viene effettuato il controllo in questione devono essere determinati in modo da consentire una verifica completa;
considerando che è necessario che la scelta delle aziende da controllare sia effettuata tenendo conto in particolare del carattere delle operazioni effettuate sotto la loro responsabilità e della ripartizione delle imprese beneficiarie o debitrici secondo la lora importanza nell'ambito del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia;
considerando che occorre inoltre stabilire un numero minimo di controllo dei documenti commerciali; che tale numero deve essere fissato applicando un metodo che consenta di evitare eccessive differenze tra gli Stati membri dovute alla particolare struttura delle spese rispettive nel quadro del FEAOG, sezione garanzia; che tale metodo può essere definito prendendo come riferimento il numero di imprese che rivestono una certa importanza nell'ambito del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia;
considerando che occorre definire i poteri degli agenti incaricati dei controlli, nonché l'obbligo delle imprese di tenere i documenti commerciali a loro disposizione durante un periodo determinato e di fornire loro le informazioni che richiedono; che si deve, in particolare, prevedere la possibilità di sequestrare i documenti commerciali, in determinati casi;
considerando che, data la struttura internazionale del commercio agricolo e nella prospettiva del completamento del mercato interno, è necessario organizzare la cooperazione fra gli Stati membri; che è altresì necessario elaborare a livello comunitario una documentazione centralizzata concernente imprese beneficiarie o debitrici stabilite in paesi terzi;
considerando che, se l'adozione dei loro programmi di controllo spetta innanzi tutto agli Stati membri, è necessario che tali programmi siano comunicati alla Commissione, affinché essa possa svolgere la propria funzione di supervisione e di coordinamento, e che tali programmi siano adottati sulla base di criteri appropriati; che i controlli possono così essere concentrati su settori o imprese ad alto rischio di frode;
considerando che i servizi che effettuano i controlli, in applicazione del presente regolamento, devono essere organizzati in modo indipendente dai servizi che effettuano i controlli prima del pagamento;
considerando che è necessario che ciascuno Stato membro disponga di un servizio specifico incaricato di seguire l'applicazione del presente regolamento e di coordinare dei controlli effettuati a norma del presente regolamento; che i funzionari di detto servizio possono effettuare i controlli delle imprese a norma del presente regolamento;
considerando che è opportuno favorire il rafforzamento dei servizi incaricati dell'applicazione del presente regolamento mediante una partecipazione della Comunità, a titolo temporaneo e decrescente, alle spese sostenute dagli Stati membri per assumere personale supplementare e ad alcune altre spese per la formazione del personale e dell'equipaggiamento dei servizi;
considerando che è necessario procedere a una stima dei mezzi finanziari comunitari necessari alla realizzazione di tale azione; che tale importo si inquadra nelle prospettive finanziarie che figura nel punto II dell'accordo interistituzionale sulla disciplina di bilancio e sul miglioramento della procedura di bilancio (6), del 29 giugno 1988; che gli stanziamenti effettivamente disponibili saranno determinati nella procedura di bilancio, conformemente a detto accordo;
considerando che le informazioni raccolte nell'ambito dei controlli dei documenti commerciali devono essere coperte controlli dei documenti commerciali devono essere coperte dal segreto professionale;
considerando che è opportuno predisporre uno scambio di informazioni a livello comunitario, affinché i risultati dell'applicazione del presente regolamento possano essere utilizzati con maggiore efficacia,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO
Articolo 1 1. Il presente regolamento riguarda il controllo della realtà e della regolarità delle operazioni che fanno parte direttamente o indirettamente del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia, sulla base dei documenti commerciali dei beneficiari o debitori, appresso denominati «imprese».
2. Ai fini del presente regolamento, per «documenti commerciali» si intende il complesso dei libri, registri, note e documenti giustificativi, la contabilità e la corrispondenza relativa all'attività professionale dell'impresa nonché i dati commerciali in qualsiasi forma, sempreché questi documenti siano in relazione diretta o indiretta con le operazioni di cui al paragrafo 1.
Articolo 2 1. Gli Stati membri procedono a dei controlli dei documenti commerciali delle imprese, tenendo conto del carattere delle operazioni da sottoporre a controllo. Gli Stati membri vigilano affinché la scelta delle imprese da controllare consenta la massima efficacia delle misure di prevenzione e di rivelazione delle irregolarità nel quadro del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia. La selezione tiene conto in particolare dell'importanza finanziaria delle imprese in questo settore e di altri fattori di rischio.
2. I controlli di cui al paragrafo 1 riguardano, durante ogni periodo di controllo di cui al paragrafo 4, un numero di
imprese che non può essere inferiore alla metà del numero di imprese le cui entrate o i cui debiti o la somma di essi, nell'ambito del sistema FEAOG, sezione garanzia, siano stati superiori a 60 000 ecu nell'anno di calendario precedente quello in cui inizia il periodo di controllo in questione.
L'importo «60 000 ecu», di cui al primo comma, è sostituito da «100 000 ecu» per il periodo di controllo che inizia nel 1990 e da «90 000 ecu» per il periodo di controllo che inizia nel 1991.
Sono controllate obbligatoriamente le imprese la cui somma delle entrate o dei debiti sia stata superiore a 200 000 ecu e che non siano state controllate in applicazione al presente regolamento durante il periodo di controllo precedente.
Le imprese la cui somma delle entrate o dei debiti sia stata inferiore a 10 000 ecu sono unicamente controllate in applicazione del presente regolamento in funzione di criteri che devono essere indicati dagli Stati membri nel loro programma annuale previsto all'articolo 10 o dalla Commissione in ogni emendamento richiesto di detto programma.
3. Nei casi appropriati, i controlli previsti al paragrafo 1 sono estesi alle persone fisiche o giuridiche a cui sono associate le imprese ai sensi dell'articolo 1 nonché ad ogni altra persona fisica o giuridica suscettibile di presentare un interesse nel perseguimento degli obiettivi enunciati all'articolo 3.
4. Il periodo di controllo si situa entro il 1g luglio e il 30 giugno dell'anno seguente.
Il controllo porta almeno sull'anno di calendario precedente il periodo di controllo; esso può essere esteso su un periodo che deve essere determinato dallo Stato membro e che precede questo anno di calendario come anche sul periodo compreso fra il 1g gennaio dell'anno in cui il periodo di controllo è iniziato e la data del controllo effettivo di un'impresa.
5. I controlli effettuati in applicazione del presente regolamento non pregiudicano i controlli effettuati conformemente all'articolo 6 del regolamento (CEE) n. 283/72 (7) né quelli effettuati conformemente all'articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70.
Articolo 3 1. L'esattezza dei dati principali sottoposti a controllo è verificata, nei casi appropriati, mediante un numero adeguato di controlli incrociati comprendenti, fra l'altro:
- raffronti con i documenti commerciali dei fornitori, clienti, vettori o altri terzi direttamente o indirettamente collegati alle operazioni effettuate nell'ambito del sistema di finanziamento del FEAOG, sezione garanzia,
- controlli fisici sulla quantità e natura delle scorte e,
- raffronti con la contabilità dei flussi finanziari per o derivanti dalle transazioni effettuate nell'ambito del sistema di finanziamento FEAOG, sezione garanzia.
2. In modo particolare, qualora le imprese abbiano l'obbligo di tenere una contabilità specifica di magazzino in conformità delle disposizioni comunitarie o nazionali, il controllo di tale contabilità comprende, nei casi appropriati, il raffronto della stessa con i documenti commerciali e, occasionalmente, le quantità detenute in magazzino.
Articolo 4 Le imprese conservano i documenti commerciali di cui all'articolo 1, paragrafo 2 e all'articolo 3 per un periodo di almeno tre anni, a decorrere dalla fine dell'anno in cui sono stati redatti.
Gli Stati membri possono prevedere un periodo più lungo per l'obbligo di conservare detti documenti.
Articolo 5 1. I responsabili delle imprese si assicurano che tutti i documenti commerciali e le informazioni complementari siano forniti agli agenti incaricati del controllo o alle persone a tal fine abilitate.
2. Gli agenti incaricati del controllo o le persone a tal fine abilitate possono farsi rilasciare estratti o copie dei documenti di cui al paragrafo 1.
Articolo 6 1. Gli Stati membri si assicurano che gli agenti incaricati dei controlli abbiano il diritto di sequestrare o di far sequestrare i documenti commerciali. Questo diritto è esercitato nel rispetto delle disposizioni nazionali in materia e non pregiudica l'applicazione delle regole relative alla procedura penale in materia di sequestro dei documenti.
2. Gli Stati membri prendono le misure appropriate per sanzionare le persone fisiche o giuridiche che non rispettano gli obblighi previsti nel presente regolamento.
Articolo 7 1. Qualora un'impresa sia stabilita in uno Stato membro diverso da quello in cui il pagamento e/o il versamento dell'importo considerato ha avuto o avrebbe dovuto aver luogo, gli Stati membri si prestano reciprocamente l'assistenza necessaria per procedere ai controlli di cui agli articoli 2
e 3.
2. Durante il primo trimestre dell'anno successivo a quello del pagamento, gli Stati membri comunicano un elenco delle imprese di cui al paragrafo 1 a ciascuno Stato membro in cui una simile impresa è stabilita; detto elenco comprende tutti i particolari che consentono allo Stato membro destinatario di identificare queste imprese. Una copia di ciascun elenco viene comunicata alla Commissione.
Lo Stato membro in cui il pagamento o il versamento è stato effettuato può chiedere allo Stato membro dove l'impresa è stabilita di controllare con precedenza un'impresa in virtù dell'articolo 2, indicando le ragioni specifiche della domanda. Una copia di ogni domanda è comunicata alla Commissione.
3. Durante il primo trimestre dell'anno successivo a quello del pagamento, gli Stati membri comunicano alla Commissione un elenco delle imprese stabilite in un paese terzo per le quali il pagamento e/o il versamento dell'importo considerato ha avuto o avrebbe dovuto aver luogo in detto Stato membro.
Articolo 8 1. Le informazioni raccolte nell'ambito dei controlli previsti nel presente regolamento sono coperte dal segreto professionale. Esse possono essere comunicate soltanto alle persone che, per le funzioni da esse svolte negli Stati membri o nelle istituzioni delle Comunità, sono autorizzate a conoscerle per l'espletamento di dette funzioni.
2. Il presente articolo lascia impregiudicate le disposizioni nazionali in materia di procedura giudiziaria.
Articolo 9 1. Anteriormente al 1g gennaio successivo al periodo di controllo, gli Stati membri comunicano alla Commissione una relazione particolareggiata sull'applicazione del presente regolamento.
2. Detta relazione espone le difficoltà eventualmente incontrate nonché le misure prese per il loro superamento e presenta eventualmente proposte di miglioramento.
3. Gli Stati membri e la Commissione hanno un regolare scambio di opinioni in merito all'applicazione del presente regolamento.
4. La Commissione valuta annualmente il progresso realizzato nel suo rapporto annuale sull'amministrazione del Fondo, previsto all'articolo 10 del regolamento (CEE) n. 729/70.
5. La Commissione presenta anteriormente al 31 dicembre 1991 una relazione sull'applicazione del presente regolamento. Nell'ambito di questa relazione la Commissione esamina la situazione particolare che può risultare per taluni Stati dall'applicazione del presente regolamento e fa, se del caso, le proposte appropriate.
Articolo 10 1. Gli Stati membri elaborano il programma dei controlli che essi intendono effettuare conformemente all'articolo 2 nel periodo di controllo successivo.
2. Ogni anno, anteriormente al 15 aprile, gli Stati membri comunicano alla Commissione il proprio programma di cui al paragrafo 1 e precisano:
- il numero di imprese che saranno controllate e la loro ripartizione per settore, tenuto conto dei relativi importi;
- i criteri seguiti nell'elaborazione del programma.
3. I programmi stabiliti dagli Stati membri e comunicati alla Commissione sono messi in opera dagli Stati membri se la Commissione non ha presentato osservazioni entro un termine di sei settimane.
4. Le modifiche apportate dagli Stati membri ai programmi sono disciplinate dalla stessa procedura.
5. Eccezionalmente la Commissione può, in qualsiasi fase, richiedere l'inserimento di una particolare categoria di imprese nel programma di uno o più Stati membri.
6. Per il primo anno di applicazione, i programmi di controllo stabiliti dagli Stati membri sono comunicati alla Commissione entro il 1g maggio 1990 e sono messi in opera se la Commissione non ha comunicato osservazioni anteriormente al 15 giugno 1990.
Articolo 11 1. In ciascuno Stato membro, al più tardi il 1g gennaio 1991, un servizio specifico è incaricato di seguire l'applicazione del presente regolamento e
- l'esecuzione dei controlli previsti da parte di agenti alle dirette dipendenze di tale servizio, o
- il coordinamento dei controlli effettuati da agenti che dipendono da altri servizi.
Gli Stati membri possono altresì prevedere che i controlli da effettuare in applicazione del presente regolamento siano ripartiti fra il servizio specifico e altri servizi nazionali, sempreché il primo ne assicuri il coordinamento.
2. Il servizio o i servizi incaricati dell'applicazione del presente regolamento devono essere organizzati in modo da essere indipendenti dai servizi o da sezioni di essi incaricati dei pagamenti e dei controlli che li precedono.
3. Per garantire la corretta applicazione del presente regolamento, il servizio specifico di cui al paragrafo 1 prende tutte le iniziative e le disposizioni necessarie.
4. Il servizio specifico vigila inoltre:
- alla formazione degli agenti nazionali incaricati dei controlli di cui al presente regolamento, affinché acquisiscano le nozioni necessarie all'espletamento dei loro compiti;
- alla gestione delle relazioni di controllo e di tutta la documentazione in rapporto con i controlli effettuati e previsti in applicazione del presente regolamento;
- alla redazione e alla comunicazione dei rapporti di cui all'articolo 9, paragrafo 1 come anche dei programmi di cui all'articolo 10.
5. Il servizio specifico è dotato dallo Stato membro interessato dei poteri necessari all'espletamento dei compiti di cui ai paragrafi 3 e 4.
Esso è composto da agenti il cui numero e la cui formazione sono adeguati all'espletamento dei suddetti compiti.
6. Il presente articolo non è applicabile quando il numero minimo di imprese da controllare in virtù dell'articolo 2, paragrafo 2 è inferiore a 10.
Articolo 12 Nelle condizioni previste agli articoli 13, 14 e 15, la Comunità partecipa al finanziamento delle spese effettive supplementari sostenute dagli Stati membri e connesse:
- alla diminuzione del limite per il calcolo del numero di controlli da effettuare,
- alla mobilitazione dei mezzi destinati a migliorare la qualità dei controlli.
Articolo 13 1. La Comunità partecipa alle spese effettive sostenute dagli Stati membri per la remunerazione del personale supplementare destinato a decorrere dal 1g gennaio 1990 solo:
- all'effettivo del servizio specifico di cui all'articolo 11, o
- all'effettivo di altri servizi nazionali, purché si tratti di personale incaricato unicamente dei controlli previsti nel presente regolamento.
2. La partecipazione finanziaria comunitaria è fatta in ragione del 50 % per i primi tre anni e in ragione del 25 % per il quarto e il quinto anno, durante un periodo di cinque anni a decorrere dal 1g gennaio 1990, nei limiti di un importo annuo globale di:
- 500 000 ecu per i primi tre anni e 250 000 ecu per il quarto e quinto anno per quanto riguarda la Germania, la Spagna, la Francia, l'Italia, i Paesi Bassi e il Regno Unito;
- 250 000 ecu per i primi tre anni e 125 000 ecu per il quarto e quinto anno per quanto riguarda il Belgio, la Danimarca, la Grecia, l'Irlanda e il Portogallo e
- 50 000 ecu per i primi tre anni e 25 000 ecu per il quarto e quinto anno per quanto riguarda il Lussemburgo.
3. Ai fini del presente regolamento si intende per «remunerazione» lo stipendio, escluso le imposte e i prelievi fiscali, degli agenti incaricati dell'applicazione del presente regolamento e le spese di trasferta derivanti dall'espletamento dei loro compiti.
La partecipazione comunitaria alle spese di remunerazione del personale è fissata in modo forfettario per Stato membro.
Articolo 14 La Comunità partecipa alle spese sostenute dagli Stati membri per la formazione del personale dei servizi incaricati dell'applicazione del presente regolamento in ragione del 50 % per i primi tre anni e del 25 % per il quarto e quinto anno, per un periodo di cinque anni a decorrere dal 1g gennaio 1990, nei limiti di un importo annuale globale di:
- 100 000 ecu per i primi tre anni e 50 000 ecu per il quarto e il quinto anno per quanto riguarda la Germania, la Spagna, la Francia, l'Italia, i Paesi Bassi e il Regno Unito;
- 50 000 ecu per i primi tre anni e 25 000 ecu per il quarto e il quinto anno per quanto riguarda il Belgio, la Danimarca, la Grecia, l'Irlanda e il Portogallo e
- 10 000 ecu per i primi tre anni e 5 000 ecu per il quarto e quinto anno per quanto riguarda il Lussemburgo.
Articolo 15 La Comunità partecipa alle spese effettive sostenute dagli Stati membri per l'acquisto di materiale informatico e d'ufficio necessario per i servizi incaricati dell'applicazione del presente regolamento, in ragione del 100 % nei limiti di un importo di
- 100 000 ecu per la Germania, la Spagna, la Francia, l'Italia, i Paesi Bassi e il Regno Unito;
- 60 000 ecu per il Belgio, la Danimarca, la Grecia, l'Irlanda e il Portogallo e
- 20 000 ecu per il Lussemburgo.
Articolo 16 1. L'importo massimo delle spese comunitarie stimato necessario per la realizzazione dell'azione instaurata dal presente regolamento ammonta a 6,08 milioni di ecu per
il primo anno, 5,16 milioni di ecu per il secondo e il terzo anno e 2,58 milioni di ecu per il quarto e il quinto anno.
2. L'autorità di bilancio determina l'importo degli stanziamenti disponibili per ogni esercizio.
Articolo 17 L'importo annuo delle spese a carico della Comunità è fissato dalla Commissione in base a indicazioni fornite dagli Stati membri.
Articolo 18 Gli importi in ecu menzionati nel presente regolamento sono convertiti in moneta nazionale applicando i tassi di cambio in vigore il primo giorno lavorativo dell'anno in cui il periodo di controllo inizia e pubblicati nella parte C della Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Articolo 19 Le modalità d'applicazione del presente regolamento sono adottate, se del caso, secondo la procedura di cui all'articolo 13 del regolamento (CEE) n. 729/70.
Articolo 20 Per il controllo delle spese specifiche finanziate dalla Comunità ai sensi del presente regolamento si applicano
le disposizioni dell'articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70.
Articolo 21 Conformemente alle disposizioni legislative nazionali applicabili in materia, gli agenti della Commissione hanno accesso all'insieme dei documenti elaborati per o a seguito dei controlli organizzati nel quadro del presente regolamento, nonché ai dati raccolti, inclusi quelli memorizzati dai sistemi informatici.
Articolo 22 1. La direttiva 77/435/CEE è abrogata con effetto al 1g gennaio 1990. I controlli attuati a partire da tale data in virtù della direttiva precitata sono considerati eseguiti nel quadro del presente regolamento.
2. I riferimenti fatti alla direttiva 77/435/CEE si considerano come fatti al presente regolamento.
Articolo 23 Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Esso è applicabile a decorrere dal 1g gennaio 1990.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, addì 21 dicembre 1989.

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