Document ID: 32006D0401

ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 20ής Ιανουαρίου 2006
για τη θέσπιση λεπτομερών κανόνων εφαρμογής της απόφασης 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών, καθώς και κανόνων για τη διοικητική και δημοσιονομική διαχείριση των έργων που συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες
[κοινοποιηθείσα υπό τον αριθμό Ε(2006) 51/3]
(Τα κείμενα στην τσεχική, ολλανδική, αγγλική, εσθονική, φινλανδική, γαλλική, γερμανική, ελληνική, ουγγρική, ιταλική, σουηδική, λεττονική, λιθουανική, πολωνική, πορτογαλική, σλοβακική, σλοβενική και ισπανική γλώσσα είναι τα μόνα αυθεντικά)
(2006/401/ΕΚ)
Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,
Έχοντας υπόψη:
τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,
την απόφαση αριθ. 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου, της 2ας Δεκεμβρίου 2004, για τη σύσταση του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες για την περίοδο 2005-2010 Επιτροπή (1), και ιδίως το άρθρο 13 παράγραφος 5,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Για να διασφαλιστεί η χρηστή δημοσιονομική διαχείριση των συνδρομών που χορηγούνται βάσει του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες (του Ταμείου), πρέπει να εκδοθούν κοινές κατευθυντήριες γραμμές για την οργάνωση των καθηκόντων των αρχών που είναι αρμόδιες για την υλοποίηση συγχρηματοδοτούμενων ενεργειών.
(2)
Για να διασφαλιστεί ότι η χρησιμοποίηση των κοινοτικών κονδυλίων είναι σύμφωνη με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, πρέπει να θεσπιστούν συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που να προβλέπουν επαρκή διαδρομή ελέγχου και να παρέχουν στην Επιτροπή κάθε απαιτούμενη συνδρομή για την πραγματοποίηση ελέγχων και, ιδιαίτερα, δειγματοληπτικών ελέγχων.
(3)
Για να διασφαλιστεί η αποτελεσματική και ενδεδειγμένη χρήση των κοινοτικών κονδυλίων, απαιτείται η θέσπιση ενιαίων κριτηρίων για τους ελέγχους που διενεργούνται από τα κράτη μέλη σύμφωνα με το άρθρο 25 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.
(4)
Για να διασφαλιστεί η ενιαία αντιμετώπιση των δηλώσεων δαπανών για τις οποίες ζητούνται ενισχύσεις από το Ταμείο βάσει του άρθρου 24 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, πρέπει να θεσπιστεί τυποποιημένο έντυπο για τη δήλωση των δαπανών.
(5)
Σύμφωνα με το άρθρο 3 του πρωτοκόλλου σχετικά με τη θέση του Ηνωμένου Βασιλείου και της Ιρλανδίας, το οποίο προσαρτάται στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ηνωμένο Βασίλειο συμμετέχει στην απόφαση 2004/904/ΕΚ και, συνεπώς, στην παρούσα απόφαση.
(6)
Σύμφωνα με το άρθρο 3 του πρωτοκόλλου σχετικά με τη θέση του Ηνωμένου Βασιλείου και της Ιρλανδίας, το οποίο προσαρτάται στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, η Ιρλανδία συμμετέχει στην απόφαση 2004/904/ΕΚ και, συνεπώς, στην παρούσα απόφαση.
(7)
Σύμφωνα με τα άρθρα 1 και 2 του πρωτοκόλλου σχετικά με τη θέση της Δανίας, το οποίο προσαρτάται στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, η Δανία δεν συμμετέχει στην απόφαση 2004/904/ΕΚ και, συνεπώς, δεν δεσμεύεται από την παρούσα απόφαση ούτε υπόκειται στην εφαρμογή της.
(8)
Τα μέτρα που προβλέπονται στην παρούσα απόφαση είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής που συγκροτήθηκε βάσει του άρθρου 11 της απόφασης 2004/904/ΕΚ,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
ΚΕΦΑΛΑIΟ I
ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΟΙ
Άρθρο 1
Η παρούσα απόφαση θεσπίζει λεπτομερείς κανόνες για την εφαρμογή της απόφασης 2004/904/ΕΚ όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου καθώς και κανόνες για τη διοικητική και δημοσιονομική διαχείριση των χρηματοδοτήσεων που χορηγούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες («το Ταμείο») και τις οποίες διαχειρίζονται τα κράτη μέλη.
Άρθρο 2
Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
1)
«Αρμόδια αρχή»: κάθε λειτουργικό όργανο του κράτους μέλους ή εθνικό δημόσιο όργανο που ορίζεται από το κράτος μέλος βάσει του άρθρου 13 παράγραφος 1 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.
2)
«Εξουσιοδοτημένη αρχή»: κάθε δημόσια διοικητική υπηρεσία ή νομικό πρόσωπο ιδιωτικού δικαίου που διέπεται από το δίκαιο του κράτους μέλους και αναλαμβάνει αποστολή δημόσιας υπηρεσίας, στο οποίο η αρμόδια αρχή αναθέτει ορισμένα ή όλα τα εκτελεστικά της καθήκοντα βάσει του άρθρου 13 παράγραφος 1 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.
3)
«Αρχή πιστοποίησης»: κάθε άτομο ή υπηρεσία επιχειρησιακά ανεξάρτητη από οποιονδήποτε διατάκτη της αρμόδιας αρχής και από οποιαδήποτε εξουσιοδοτημένη αρχή, που ορίζεται από το κράτος μέλος με σκοπό την πιστοποίηση των δηλώσεων δαπανών βάσει του άρθρου 24 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.
4)
«Αρχή ελέγχου»: κάθε άτομο ή υπηρεσία επιχειρησιακά ανεξάρτητη από οποιονδήποτε διατάκτη της αρμόδιας αρχής και από οποιαδήποτε εξουσιοδοτημένη αρχή, που ορίζεται από το κράτος μέλος με σκοπό τους λογιστικούς και λοιπούς ελέγχους των ενεργειών βάσει του άρθρου 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) της απόφασης 2004/904/ΕΚ.
ΚΕΦΑΛΑIΟ II
ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Άρθρο 3
Γενικές αρχές
Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που εφαρμόζουν τα κράτη μέλη πρέπει να προβλέπουν:
1)
τον σαφή καθορισμό των αρμοδιοτήτων των οικείων οργάνων ή/και ατόμων στους τομείς διαχείρισης και ελέγχου και τη σαφή κατανομή αρμοδιοτήτων στο πλαίσιο κάθε οργάνου,
2)
τον σαφή διαχωρισμό των καθηκόντων μεταξύ των οικείων οργάνων, υπηρεσιών ή/και ατόμων όσον αφορά τη διαχείριση, τον έλεγχο και την πιστοποίηση των δαπανών,
3)
τη χορήγηση κατάλληλων πόρων σε κάθε όργανο ή υπηρεσία για την άσκηση των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί καθόλη τη διάρκεια της περιόδου υλοποίησης των ενεργειών που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο,
4)
αποτελεσματικό σύστημα εσωτερικού ελέγχου στο πλαίσιο της αρμόδιας αρχής και οποιασδήποτε άλλης εξουσιοδοτημένης αρχής,
5)
αξιόπιστες υπηρεσίες λογιστικής, παρακολούθησης και σύνταξης δημοσιονομικών εκθέσεων σε μηχανογραφημένη μορφή,
6)
αποτελεσματικό σύστημα σύνταξης εκθέσεων και παρακολούθησης σε περίπτωση ανάθεσης της εκτέλεσης εργασιών σε τρίτους,
7)
λεπτομερή εγχειρίδια διαδικασιών για τα προς εκτέλεση καθήκοντα,
8)
αποτελεσματικές ρυθμίσεις για τον έλεγχο της εύρυθμης λειτουργίας του συστήματος,
9)
συστήματα και διαδικασίες για την εξασφάλιση επαρκούς διαδρομής ελέγχου,
10)
διαδικασίες υποβολής εκθέσεων και παρακολούθησης για τις παρατυπίες καθώς και για την ανάκτηση αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών.
Άρθρο 4
Ορισμός αρχών
1) Το κράτος μέλος πρέπει να ορίσει τις εξής αρχές:
-
Αρμόδια αρχή,
-
Αρχή πιστοποίησης,
-
Αρχή ελέγχου.
2) Με την επιφύλαξη των διατάξεων της παρούσας απόφασης, το κράτος μέλος καθορίζει όλες τις λεπτομέρειες των σχέσεών του με τις εν λόγω αρχές, οι οποίες ενεργούν σε πλήρη συμμόρφωση προς τα θεσμικά, νομικά και δημοσιονομικά συστήματα του οικείου κράτους μέλους.
3) Με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 3 σημείο 2, ορισμένα ή όλα τα καθήκοντα διαχείρισης, πιστοποίησης και ελέγχου μπορούν να εκτελούνται στο πλαίσιο του ίδιου οργάνου.
Άρθρο 5
Αρμόδια αρχή
1) Η αρμόδια αρχή είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την εκτέλεση των πολυετών και ετήσιων προγραμμάτων που στηρίζονται από το Ταμείο με αποτελεσματικό, αποδοτικό και ορθό τρόπο και, ιδιαίτερα, για:
α)
την υποβολή στην Επιτροπή του πολυετούς προγράμματος σύμφωνα με το υπόδειγμα που προβλέπεται στο παράρτημα 1,
β)
την υποβολή στην Επιτροπή του ετήσιου προγράμματος σύμφωνα με το υπόδειγμα που προβλέπεται στο παράρτημα 2,
γ)
την εξασφάλιση ότι τα έργα επιλέγονται για χρηματοδότηση σύμφωνα με τους όρους και τα κριτήρια που προβλέπονται στα άρθρα 14 και 20 της απόφασης 2004/904/ΕΚ και σύμφωνα με τις τυποποιημένες διαδικασίες που προβλέπονται στο άρθρο 10 της παρούσας απόφασης, με την επιφύλαξη των συμπληρωματικών κριτηρίων που ορίζονται στους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες,
δ)
την εξασφάλιση αποτελεσματικής, συμβατικής και δημοσιονομικής διαχείρισης των ενεργειών σύμφωνα με τις τυποποιημένες διαδικασίες που προβλέπονται στο άρθρο 11 της παρούσας απόφασης,
ε)
την εξασφάλιση της νομιμότητας και κανονικότητας των συναλλαγών.
2) Η αρμόδια αρχή καθορίζει διαδικασίες για να διασφαλίζεται ότι όλα τα έγγραφα που αφορούν τις δαπάνες και τους ελέγχους που απαιτούνται για την εξασφάλιση επαρκούς διαδρομής ελέγχου τηρούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9.
3) Η αρμόδια αρχή εξασφαλίζει ότι, για τη διενέργεια των ελέγχων που προβλέπονται στο άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) της απόφασης 2004/904/ΕΚ, η αρχή ελέγχου δέχεται όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες για τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης και για τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο.
4) Η αρμόδια αρχή εξασφαλίζει ότι η αρχή πιστοποίησης, για την εκτέλεση των καθηκόντων της, δέχεται όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες σχετικά με τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης, τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο και τα αποτελέσματα των ελέγχων που διενεργούνται από την αρχή ελέγχου.
5) Η αρμόδια αρχή δέχεται όλες τις πληρωμές που γίνονται από την Επιτροπή και είναι υπεύθυνη για την καταβολή τους στους δικαιούχους. Η αρμόδια αρχή υποβάλλει στην Επιτροπή τις αιτήσεις πληρωμής οι οποίες συντάσσονται σύμφωνα με το παράρτημα 5 και συνοδεύονται, όπου ενδείκνυται, από έκθεση προόδου ή τελική έκθεση για την οποία παρέχονται υποδείγματα στα παραρτήματα 3 και 4, και από τη δήλωση δαπανών συντεταγμένη σύμφωνα με το παράρτημα 6, δεόντως πιστοποιημένη από την αρχή πιστοποίησης.
6) Η αρμόδια αρχή εξασφαλίζει ότι οι εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση και την αξιολόγηση των έργων που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο καταρτίζονται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που προβλέπεται στο άρθρο 28 της απόφασης 2004/904/ΕΚ.
Άρθρο 6
Ανάθεση καθηκόντων από την αρμόδια αρχή
Η αρμόδια αρχή, όταν αναθέτει το σύνολο ή μέρος των καθηκόντων της σε εξουσιοδοτημένη αρχή, καθορίζει με ακρίβεια την έκταση των καθηκόντων αυτών και θεσπίζει λεπτομερείς διαδικασίες για την εκτέλεσή τους, οι οποίες είναι σύμφωνες με τις διατάξεις του άρθρου 3.
Οι διαδικασίες αυτές προβλέπουν τακτική ενημέρωση της αρμόδιας αρχής σχετικά με την καλή εκτέλεση των μεταβιβασθέντων καθηκόντων και περιγραφή των χρησιμοποιούμενων μέσων.
Η αρμόδια αρχή γνωστοποιεί στην εξουσιοδοτημένη αρχή τα καθήκοντα που της μεταβιβάζει και η τελευταία έχει λάβει υπό σημείωση.
Άρθρο 7
Αρχή ελέγχου
1) Η αρχή ελέγχου είναι υπεύθυνη για την εξασφάλιση της οργάνωσης των ελέγχων που ορίζονται στο άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) της απόφασης 2004/904/ΕΚ σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα.
2) Οι έλεγχοι που αναφέρονται στην παράγραφο 1 καλύπτουν δειγματοληπτικά ορισμένα από τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που επιλέχθηκαν με βάση την εξέταση των κινδύνων και τα οποία αντιπροσωπεύουν τουλάχιστον 10 % των συνολικών επιλέξιμων δαπανών για κάθε ετήσιο πρόγραμμα. Η μέθοδος δειγματοληψίας πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα εξής κριτήρια:
α)
ότι υπάρχει κατάλληλος συνδυασμός ειδών και μεγεθών έργων,
β)
ότι λαμβάνονται υπόψη οι παράγοντες κινδύνου που επισημαίνονται κατά τη διάρκεια των εθνικών ή κοινοτικών ελέγχων καθώς και οι σχέσεις κόστους-οφέλους με βάση τους ελέγχους που ήδη πραγματοποιήθηκαν,
γ)
ότι, σύμφωνα με τη μέθοδο δειγματοληψίας που εφαρμόζεται για τους προβλεπόμενους ελέγχους στο άρθρο 25, εξασφαλίζεται η επιλογή αντιπροσωπευτικών έργων για τον πληθυσμό κάθε ετήσιου προγράμματος.
3) Κατά τη διενέργεια των ελέγχων, η αρχή ελέγχου ελέγχει τα εξής:
α)
τη δέουσα εφαρμογή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και τις ενδεχόμενες ελλείψεις τους καθώς και τη σοβαρότητά τους,
β)
την ύπαρξη επαρκούς διαδρομής ελέγχου,
γ)
εάν υπάρχει αντιστοιχία ανάμεσα σε επαρκή αριθμό λογιστικών εγγράφων και στα δικαιολογητικά έγγραφα που τηρούνται από την αρμόδια αρχή ή κάθε εξουσιοδοτημένο όργανο, τους δικαιούχους των επιχορηγήσεων και, ενδεχομένως, από άλλους οργανισμούς ή επιχειρήσεις που συμμετέχουν στην υλοποίηση του έργου,
δ)
ότι οι δαπάνες ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις επιλεξιμότητας που προβλέπονται στην απόφαση E(2006)51 τελικό/1 της Επιτροπής, στις απαιτήσεις που καθορίστηκαν κατά την εθνική διαδικασία επιλογής, στις διατάξεις της συμφωνίας επιχορήγησης ή της νομικής πράξης για την παροχή της επιχορήγησης και στις όντως εκτελεσθείσες εργασίες,
ε)
ότι ο πραγματικός ή ο προβλεπόμενος προορισμός του έργου ανταποκρίνεται στους στόχους που περιγράφονται στα άρθρα 4 έως 7 της απόφασης 2004/904/ΕΚ και είναι προς όφελος του πληθυσμού στόχου που ορίζεται στο άρθρο 3 της απόφασης 2004/904/ΕΚ,
στ)
ότι η χρηματοδοτική συμμετοχή της Κοινότητας είναι σύμφωνη με τους όρους που προβλέπονται στο άρθρο 20 της απόφασης 2004/904/ΕΚ ή σε οποιαδήποτε άλλη ισχύουσα κοινοτική διάταξη και ότι έχει πραγματικά καταβληθεί στους τελικούς δικαιούχους χωρίς περικοπές ή καθυστερήσεις,
ζ)
ότι έχει όντως διατεθεί η κατάλληλη συγχρηματοδότηση.
4) Η τελική έκθεση σχετικά με την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος που προβλέπεται στο άρθρο 28 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ περιλαμβάνει τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων που διενεργούνται από την αρχή ελέγχου καθώς και την περιγραφή των μέτρων που λαμβάνονται από την αρμόδια αρχή για την αντιμετώπιση των ανωμαλιών και των παρατυπιών που διαπιστώνονται.
Άρθρο 8
Αρχή πιστοποίησης
Η αρχή πιστοποίησης είναι υπεύθυνη για την πιστοποίηση των καταστάσεων δαπανών που συντάσσει η αρμόδια αρχή σύμφωνα με το άρθρο 24 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, με βάση το υπόδειγμα που προβλέπεται στο παράρτημα 6.
Η πιστοποίηση εξασφαλίζει ότι:
1)
η κατάσταση δαπανών είναι ακριβής, ότι προκύπτει από αξιόπιστα λογιστικά συστήματα και ότι στηρίζεται σε επαληθεύσιμα δικαιολογητικά,
2)
οι δηλωθείσες δαπάνες είναι σύμφωνες προς τους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες και ότι πραγματοποιήθηκαν για έργα τα οποία επιλέχθηκαν για χρηματοδότηση με βάση τα κριτήρια του ετήσιου προγράμματος και είναι σύμφωνα με τους ισχύοντες κοινοτικούς και εθνικούς κανόνες,
3)
για λόγους πιστοποίησης, η αρχή πιστοποίησης έλαβε κατάλληλες πληροφορίες από την αρμόδια αρχή για τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης, για τα έργα που συγχρηματοδοτούνται από το Ταμείο και για τους ελέγχους που διενεργούνται σε σχέση με τις δαπάνες που περιλαμβάνονται στις καταστάσεις δαπανών,
4)
τα αποτελέσματα όλων των ελέγχων που διενεργούνται από την αρχή ελέγχου λαμβάνονται δεόντως υπόψη,
5)
η είσπραξη κοινοτικών κεφαλαίων τα οποία μετά από διαπίστωση παρατυπιών αποδεικνύεται ότι καταβλήθηκαν αχρεωστήτως, καθώς και των σχετικών τόκων, έχει αφαιρεθεί δεόντως από τη δήλωση δαπανών.
Άρθρο 9
Διαδρομή ελέγχου
1) Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών διασφαλίζουν επαρκή διαδρομή ελέγχου.
2) Η διαδρομή ελέγχου θεωρείται επαρκής όταν επιτρέπει:
α)
τη συμφωνία των πιστοποιημένων δηλώσεων δαπανών που υποβάλλονται στην Επιτροπή με τις χωριστές καταστάσεις δαπανών και τα δικαιολογητικά έγγραφα που τηρούνται στα διάφορα διοικητικά επίπεδα της αρμόδιας αρχής και κάθε εξουσιοδοτημένης αρχής καθώς και από τους τελικούς δικαιούχους,
και
β)
τον έλεγχο της κατανομής και της μεταφοράς των κοινοτικών πόρων που χορηγούνται από το Ταμείο καθώς και άλλων πηγών συγχρηματοδότησης του έργου.
3) Η αρμόδια αρχή θεσπίζει διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι τηρείται αρχείο του τόπου στον οποίον βρίσκονται όλα τα έγγραφα που αφορούν συγκεκριμένες πληρωμές που πραγματοποιούνται βάσει του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες, και ότι έγγραφα αυτά μπορούν να διατεθούν για επιθεώρηση μετά από αίτημα που υποβάλλεται από:
α)
την αρχή ελέγχου,
β)
την αρχή πιστοποίησης,
γ)
τους υπαλλήλους και τους εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους της Επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου.
4) Κατά τη διάρκεια πέντε ετών μετά την πληρωμή του τελικού υπολοίπου για κάθε ετήσιο πρόγραμμα από την Επιτροπή, η αρμόδια αρχή θέτει στη διάθεση της Επιτροπής, της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου όλα τα σχετικά δικαιολογητικά, δηλαδή τα πρωτότυπα έγγραφα ή επικυρωμένα αντίγραφα των πρωτοτύπων σε κοινώς αποδεκτά μέσα καταχώρισης δεδομένων, σχετικά με τις δαπάνες και τους ελέγχους που αφορούν το εν λόγω έργο. Η περίοδος αυτή αναστέλλεται σε περίπτωση δικαστικών διαδικασιών ή κατόπιν δεόντως αιτιολογημένης αίτησης της Επιτροπής.
ΚΕΦΑΛΑIΟ III
ΚΑΝΟΝΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΜΟΔΙΑ ΑΡΧΗ
Άρθρο 10
Διαδικασίες επιλογής και ανάθεσης
Η αρμόδια αρχή ορίζει λεπτομερείς διαδικασίες για την επιλογή των ενεργειών που πρέπει να συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες, στις οποίες περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων:
α)
η οργάνωση των διαδικασιών επιλογής και ανάθεσης σύμφωνα με τις αρχές της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης και, ενδεχομένως, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες για τις δημόσιες συμβάσεις, καθώς και η λήψη όλων των αναγκαίων μέτρων για την αποτροπή ενδεχόμενων συγκρούσεων συμφερόντων,
β)
η δημοσίευση προσκλήσεων υποβολής προτάσεων και προσφορών μέσω κατάλληλων διαύλων σε εθνικό και περιφερειακό επίπεδο,
γ)
η παραλαβή των αιτήσεων, η απόδειξη παραλαβής, η καταγραφή και η αρχειοθέτηση των αιτήσεων συγχρηματοδότησης,
δ)
η τυπική, ποιοτική και δημοσιονομική εξέταση και αξιολόγηση των αιτήσεων με βάση τα κριτήρια που προβλέπονται στις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων ή προσφορών,
ε)
η διοργάνωση συνεδριάσεων και επαφών με τις επιτροπές επιλογής ή αξιολόγησης,
στ)
οι διαβουλεύσεις με αρμόδια όργανα όσον αφορά τη συμπληρωματικότητα των προτεινόμενων ενεργειών με άλλα περιφερειακά, εθνικά και κοινοτικά χρηματοδοτικά μέσα,
ζ)
η έκδοση της απόφασης για την επιλογή έργων σε κατάλληλο επίπεδο της αρμόδιας αρχής,
η)
η δημοσίευση των αποτελεσμάτων της διαδικασίας επιλογής και ανάθεσης,
θ)
η γραπτή ενημέρωση κάθε υποψηφίου για τα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής με επεξήγηση σχετικά με τις αποφάσεις επιλογής.
Άρθρο 11
Διαδικασίες για τη διοικητική, συμβατική και δημοσιονομική διαχείριση των ενεργειών
1) Η αρμόδια αρχή ορίζει λεπτομερείς διαδικασίες για τις ενέργειες διαχείρισης, στις οποίες μεταξύ άλλων περιλαμβάνονται:
α)
η υπογραφή συμβάσεων, συμφωνιών επιχορήγησης ή άλλων νομικών μέσων ισοδύναμης μορφής με επιλεγμένους δικαιούχους,
β)
η συνέχεια που δίδεται στις συμφωνίες και τις ενδεχόμενες τροποποιήσεις τους με την καθιέρωση συστήματος για τη διοικητική παρακολούθηση των έργων (ανταλλαγή αλληλογραφίας, έκδοση και παρακολούθηση των τροποποιήσεων, καθώς και επιστολές υπενθύμισης, παραλαβή και επεξεργασία των εκθέσεων, κ.λπ.),
γ)
η εξέταση των εκθέσεων δραστηριότητας και των δημοσιονομικών εκθέσεων σχετικά με τα έργα, ο έλεγχος παράδοσης των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών καθώς και, κατά περίπτωση, οι επιτόπου έλεγχοι,
δ)
η εξακρίβωση της πραγματικότητας των δαπανών που δηλώνονται για έργα και η επιλεξιμότητά τους σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στην απόφαση E(2006)51 τελικό/1 και τους εθνικούς κανόνες,
ε)
οι όροι παραλαβής, ελέγχου και κύρωσης των αιτήσεων πληρωμής καθώς και οι διαδικασίες που αφορούν την εντολή, την πληρωμή και τη λογιστική καταχώριση των δαπανών,
στ)
η είσπραξη μη χρησιμοποιηθέντων κεφαλαίων ή κεφαλαίων που χρησιμοποιήθηκαν από τους δικαιούχους για μη επιλέξιμες δαπάνες.
2) Οι συμβάσεις ή οι συμφωνίες επιχορήγησης που αναφέρονται στην παράγραφο 1 στοιχείο α) προσδιορίζουν, μεταξύ άλλων:
α)
το ποσό της επιχορήγησης και το μέγιστο ποσοστό όσον αφορά τις επιλέξιμες και τις συνολικές δαπάνες του έργου,
β)
τη λεπτομερή περιγραφή και το χρονοδιάγραμμα του επιχορηγούμενου έργου,
γ)
τον εγκεκριμένο προβλεπόμενο προϋπολογισμό και το σχέδιο χρηματοδότησης του έργου,
δ)
το χρονοδιάγραμμα και τις διατάξεις εφαρμογής της συμφωνίας (υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων, τροποποιήσεις, ολοκλήρωση, κ.λπ.),
ε)
τον προσδιορισμό των επιλέξιμων δαπανών,
στ)
τους όρους καταβολής της επιχορήγησης και την τήρηση λογιστικών βιβλίων.
3) Η αρμόδια αρχή καταρτίζει σύστημα καταχώρισης και τήρησης λεπτομερών λογιστικών αρχείων σε μηχανογραφημένη μορφή για κάθε έργο στο πλαίσιο των ετήσιων προγραμμάτων και προβλέπει τη συγκέντρωση κατάλληλων δεδομένων σχετικά με την υλοποίηση των έργων για λόγους δημοσιονομικής διαχείρισης, παρακολούθησης, ελέγχου και αξιολόγησης.
ΚΕΦΑΛΑIΟ IV
ΈΛΕΓΧΟΣ
Άρθρο 12
Καθήκοντα των κρατών μελών
1) Τα κράτη μέλη ευθύνονται για την εξασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης των ενεργειών που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο καθώς και για τη νομιμότητα και κανονικότητα των σχετικών συναλλαγών. Εξασφαλίζουν ότι οι αρμόδιες αρχές, συμπεριλαμβανομένων των εξουσιοδοτημένων αρχών, των αρχών πιστοποίησης, των αρχών ελέγχου και οποιωνδήποτε άλλων οικείων οργάνων, δέχονται κατάλληλες κατευθυντήριες γραμμές για την εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου ικανών να εξασφαλίζουν ότι τα κοινοτικά κονδύλια χρησιμοποιούνται με αποτελεσματικό και ορθό τρόπο.
2) Τα κράτη μέλη εξασφαλίζουν ότι τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου είναι οργανωμένα σύμφωνα με τις απαιτήσεις των άρθρων 3 έως 11 και ευθύνονται για την εξασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας των συστημάτων καθόλη τη διάρκεια της περιόδου υλοποίησης των ενεργειών που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο.
3) Κατά την υποβολή της πρότασης για το ετήσιο πρόγραμμα, τα κράτη μέλη υποβάλλουν στην Επιτροπή περιγραφή των συστημάτων σχετικά με την οργάνωση και τις διαδικασίες της αρμόδιας αρχής και κάθε εξουσιοδοτημένης αρχής καθώς και των αρχών πιστοποίησης και ελέγχου, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 3 έως 11.
4) Τα κράτη μέλη υποβάλλουν ενημερωμένη περιγραφή των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου κάθε φορά που γίνεται οποιαδήποτε ουσιαστική τροποποίηση των συστημάτων και των διαδικασιών.
Άρθρο 13
Αρμοδιότητες της Επιτροπής
1) Εντός 12 μηνών από την παραλαβή της περιγραφής που προβλέπεται στο άρθρο 12 παράγραφος 3, η Επιτροπή εξετάζει τα έγγραφα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου που έχουν θεσπίσει τα κράτη μέλη και διενεργεί επιτόπου ελέγχους των εφαρμοζομένων διαδικασιών, των συστημάτων ελέγχου, των λογιστικών συστημάτων και των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων και παροχής επιχορηγήσεων που εφαρμόζονται από την αρμόδια αρχή και την εξουσιοδοτημένη αρχή. Η Επιτροπή ενημερώνει το κράτος μέλος για όλες τις ελλείψεις ή ανεπάρκειες που διαπιστώνονται στα συστήματα και για τα απαιτούμενα διορθωτικά μέτρα.
2) Με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 26 της απόφασης 2004/904/ΕΚ του Συμβουλίου, η Επιτροπή επανεξετάζει τις διαδικασίες ή τα συστήματα κάθε φορά που γίνεται οποιαδήποτε ουσιαστική τροποποίηση.
Άρθρο 14
Συνεργασία με τις αρχές ελέγχου των κρατών μελών
1) Η Επιτροπή συνεργάζεται με τις αρχές ελέγχου που έχουν ορίσει τα κράτη μέλη για τον συντονισμό των αντίστοιχων σχεδίων και μεθόδων ελέγχου που εφαρμόζουν και προβαίνει αμέσως στην ανταλλαγή των αποτελεσμάτων που προκύπτουν από τους ελέγχους που πραγματοποιούνται σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου, ώστε να επιτυγχάνεται η καλύτερη δυνατή αξιοποίηση των ελεγκτικών πόρων και να αποφεύγεται η αδικαιολόγητη επανάληψη εργασιών.
2) Η Επιτροπή και οι αρχές ελέγχου συνέρχονται σε τακτική βάση, τουλάχιστον μια φορά το χρόνο, για να εξετάσουν από κοινού τα αποτελέσματα των ελέγχων που περιλαμβάνονται στις ετήσιες εκθέσεις που υποβάλλονται βάσει του άρθρου 28 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, καθώς και για την ανταλλαγή απόψεων για θέματα που αφορούν τη βελτίωση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.
ΚΕΦΑΛΑIΟ V
ΣΥΜΦΩΝΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΕΥΡΩ
Άρθρο 15
Πολυετή και ετήσια προγράμματα
1) Τα σχέδια των πολυετών και των ετήσιων προγραμμάτων που αναφέρονται στο άρθρο 16 της απόφασης 2004/904/ΕΚ υποβάλλονται στην Επιτροπή σε ευρώ.
2) Τα κράτη μέλη τα οποία την ημερομηνία της υποβολής του σχεδίου του πολυετούς ή του ετήσιου προγράμματος δεν έχουν ως νόμισμά τους το ευρώ υποβάλλουν τις δημοσιονομικές πληροφορίες που περιέχονται στα παραρτήματα 1 και 2 της παρούσας απόφασης τόσο σε ευρώ όσο και στο εθνικό νόμισμα. Η συναλλαγματική ισοτιμία που χρησιμοποιείται για τη μετατροπή του εθνικού νομίσματος σε ευρώ είναι η ημερήσια ισοτιμία που δημοσιεύθηκε στη σειρά C της Επίσημης Εφημερίδας των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων την τελευταία εργάσιμη ημέρα που προηγείται του μήνα κατά τον οποίο το σχέδιο του πολυετούς ή του ετήσιου προγράμματος υποβάλλεται στην Επιτροπή.
Άρθρο 16
Εκθέσεις, δηλώσεις δαπανών και αιτήσεις πληρωμής
1) Οι εκθέσεις προόδου, οι τελικές εκθέσεις εκτέλεσης, οι δηλώσεις δαπανών και οι αιτήσεις πληρωμής που προβλέπονται στην απόφαση 2004/904/ΕΚ υποβάλλονται στην Επιτροπή σε ευρώ.
2) Τα κράτη μέλη τα οποία την ημερομηνία της υποβολής των εκθέσεων δεν έχουν ως νόμισμά τους το ευρώ μπορούν να υποβάλουν τις δημοσιονομικές πληροφορίες που περιέχονται στα παραρτήματα 3, 4 και 6 τόσο σε ευρώ όσο και στο εθνικό νόμισμα. Στην περίπτωση αυτή, η συναλλαγματική ισοτιμία που χρησιμοποιείται για τη μετατροπή του εθνικού νομίσματος σε ευρώ για δαπάνες στο εθνικό νόμισμα, είναι η ημερήσια ισοτιμία που δημοσιεύθηκε στη σειρά C της Επίσημης Εφημερίδας των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων την τελευταία εργάσιμη ημέρα που προηγείται του μήνα κατά την οποία οι δαπάνες καταχωρήθηκαν στα λογιστικά βιβλία της αρμόδιας αρχής.
3) Όταν το ευρώ καθίσταται το νόμισμα ενός κράτους μέλους, η διαδικασία μετατροπής που ορίζεται στην προηγούμενη παράγραφο συνεχίζει να ισχύει για όλες τις δαπάνες που έχουν καταχωρηθεί στις λογιστικές καταστάσεις από την αρμόδια αρχή πριν από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της σταθερής συναλλαγματικής ισοτιμίας για τη μετατροπή του εθνικού νομίσματος σε ευρώ.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ VI
ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ
Άρθρο 17
Εκκαθάριση λογαριασμών
1) Εντός εννέα μηνών από τη λήξη της προθεσμίας επιλεξιμότητας των δαπανών που ορίζεται στην ετήσια απόφαση συγχρηματοδότησης από το Ταμείο, η αρμόδια αρχή υποβάλλει στην Επιτροπή τα ακόλουθα έγγραφα:
α)
τελική έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 4,
β)
τελική δήλωση δαπανών σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 6, πιστοποιημένη από την αρχή πιστοποίησης,
γ)
έκθεση που έχει καταρτιστεί από την αρχή ελέγχου σχετικά με τους διενεργηθέντες ελέγχους,
δ)
αίτηση πληρωμής ή δήλωση επιστροφής σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος 5.
2) Η προθεσμία των εννέα μηνών που ορίζεται στην παράγραφο 1 διακόπτεται εάν η Επιτροπή εκδώσει απόφαση με την οποία αναστέλλει τις καταβολές της συγχρηματοδότησης για το σχετικό πρόγραμμα, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 26 παράγραφος 2 της απόφασης 2004/904/ΕΚ. Η περίοδος αρχίζει να υπολογίζεται πάλι από την ημερομηνία κατά την οποία η απόφαση της Επιτροπής που αναφέρεται στο άρθρο 26 παράγραφος 3 της απόφασης 2004/904/ΕΚ κοινοποιήθηκε στο κράτος μέλος.
3) Με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 26 της απόφασης 2004/904/ΕΚ, εντός 6 μηνών από την παραλαβή των εγγράφων που αναφέρονται στην παράγραφο 1, η Επιτροπή ανακοινώνει στο κράτος μέλος το ποσό των δαπανών που αναγνωρίζονται ότι βαρύνουν το Ταμείο, καθώς και κάθε δημοσιονομική διόρθωση που προκύπτει από τη διαφορά μεταξύ των δαπανών που δηλώθηκαν και εκείνων που αναγνωρίζονται ότι βαρύνουν τον προϋπολογισμό. Το κράτος μέλος διαθέτει προθεσμία τριών μηνών για να υποβάλει τις παρατηρήσεις του.
4) Εντός τριών μηνών από την παραλαβή των παρατηρήσεων του κράτους μέλους, η Επιτροπή αποφασίζει το ποσό των δαπανών που αναγνωρίζονται ότι βαρύνουν το Ταμείο και ανακτά το υπόλοιπο που προκύπτει από τη διαφορά μεταξύ των οριστικά αναγνωρισμένων δαπανών και των ποσών που έχουν ήδη καταβληθεί στα κράτη μέλη.
5) Εάν η αρμόδια αρχή δεν χορηγήσει τα έγγραφα που ορίζονται στην παράγραφο 1 εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας και σε αποδεκτή μορφή, η Επιτροπή ακυρώνει αυτόματα τη συγχρηματοδότηση εκ μέρους του Ταμείου για την περίοδο που καλύπτεται από την απόφαση συγχρηματοδότησης, εκδίδει εντολή είσπραξης για όλα τα ποσά που καταβλήθηκαν ήδη ως προχρηματοδότηση στο πλαίσιο της απόφασης συγχρηματοδότησης και προβαίνει στην αποδέσμευση όλων των σχετικών εκκρεμών οφειλών.
6) Η διαδικασία αυτεπάγγελτης αποδέσμευσης που ορίζεται στην παράγραφο 5 αναστέλλεται, για το ποσό που αντιστοιχεί στα συγκεκριμένα έργα, εφόσον εκκρεμεί δικαστική διαδικασία ή διοικητική προσφυγή με ανασταλτικό αποτέλεσμα στο επίπεδο του κράτους μέλους κατά την υποβολή των εγγράφων που ορίζονται στην παράγραφο 1. Με την υποβολή της μερικής τελικής έκθεσης, το κράτος μέλος παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες για τα έργα αυτά και κάθε έξι μήνες αποστέλλει εκθέσεις προόδου για τα εν λόγω έργα. Εντός τριών μηνών από την περάτωση της δικαστικής διαδικασίας ή της διοικητικής προσφυγής, το κράτος μέλος υποβάλλει τα έγγραφα που ορίζονται στην παράγραφο 1 για τα εν λόγω έργα.
ΚΕΦΑΛΑIΟ VII
ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 18
Τελικές διατάξεις
Τα κράτη μέλη μπορούν να εφαρμόζουν εθνικούς κανόνες ελέγχου αυστηρότερους από τους προβλεπόμενους στην παρούσα απόφαση.
Άρθρο 19
Η παρούσα απόφαση απευθύνεται στο Βασίλειο του Βελγίου, την Τσεχική Δημοκρατία, την Ομοσπονδιακή Δημοκρατία της Γερμανίας, τη Δημοκρατία της Εσθονίας, την Ελληνική Δημοκρατία, το Βασίλειο της Ισπανίας, τη Γαλλική Δημοκρατία, την Ιρλανδία, την Ιταλική Δημοκρατία, την Κυπριακή Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Λεττονίας, τη Δημοκρατία της Λιθουανίας, το Μεγάλο Δουκάτο του Λουξεμβούργου, τη Δημοκρατία της Ουγγαρίας, τη Δημοκρατία της Μάλτας, το Βασίλειο των Κάτω Χωρών, τη Δημοκρατία της Αυστρίας, τη Δημοκρατία της Πολωνίας, την Πορτογαλική Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Σλοβενίας, τη Σλοβακική Δημοκρατία, τη Δημοκρατία της Φινλανδίας, το Βασίλειο της Σουηδίας, το Ηνωμένο Βασίλειο της Μεγάλης Βρετανίας και τη Βόρειο Ιρλανδία.
Βρυξέλλες, 20ής Ιανουαρίου 2006.

Labels: 4
19
5
10
15