Document ID: 32006D0401

BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE
van 20 januari 2006
houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen van de lidstaten alsmede met betrekking tot regels voor het administratief en financieel beheer van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde projecten
(Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/3)
(Alleen de teksten in de Tsjechische, Nederlandse, Engelse, Estse, Finse, Franse, Duitse, Griekse, Hongaarse, Italiaanse, Zweedse, Letse, Litouwse, Poolse, Portugese, Slowaakse, Sloveense en Spaanse taal zijn authentiek)
(2006/401/EG)
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Beschikking 2004/904/EG van de Raad van 2 december 2004 tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2005-2010 (1), en met name op artikel 13, lid 5,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Teneinde een goed financieel beheer van de uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds (hierna „het fonds”) toegekende bijstand te waarborgen, moeten gemeenschappelijke richtsnoeren worden vastgesteld betreffende de organisatie van de functies van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de tenuitvoerlegging van de medegefinancierde acties.
(2)
Teneinde te waarborgen dat de communautaire middelen overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer worden gebruikt, moeten beheers- en controlesystemen worden ingesteld die een toereikend controlespoor bieden en de Commissie alle hulp bieden die nodig is voor het verrichten van controles, in het bijzonder door middel van steekproeven.
(3)
Om een doeltreffend en gepast gebruik van de communautaire middelen te waarborgen, moeten uniforme criteria worden opgesteld voor de controles die door de lidstaten overeenkomstig artikel 25 van Beschikking 2004/904/EG worden verricht.
(4)
Teneinde te zorgen voor een eenvormige behandeling van de staten van de uitgaven waarvoor op grond van artikel 24 van Beschikking 2004/904/EG om de bijdrage van het fonds wordt verzocht, moet een standaardmodel voor de uitgavendeclaratie worden vastgesteld.
(5)
Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, neemt het Verenigd Koninkrijk deel aan Beschikking 2004/904/EG en derhalve ook aan deze beschikking.
(6)
Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, neemt Ierland deel aan Beschikking 2004/904/EG en derhalve ook aan deze beschikking.
(7)
Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het protocol betreffende de positie van Denemarken, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en aan het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, neemt Denemarken niet deel aan Beschikking 2004/904/EG en die beschikking en onderhavige zijn derhalve niet bindend voor of van toepassing in Denemarken.
(8)
De in deze beschikking vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies dat is uitgebracht door het bij artikel 11 van Beschikking nr. 2004/904/EG opgerichte comité,
HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES
Artikel 1
Bij deze beschikking worden uitvoeringsbepalingen van Beschikking 2004/904/EG vastgesteld met betrekking tot de beheers- en controlesystemen en de regels voor het administratief en financieel beheer voor de bijstand die uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds (hierna „het fonds”) wordt toegekend en door de lidstaten wordt beheerd.
Artikel 2
Voor de toepassing van deze beschikking wordt verstaan onder:
(1)
„Verantwoordelijke autoriteit”: ieder functioneel orgaan van de lidstaat of door een lidstaat krachtens artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG aangewezen nationale overheidsinstantie.
(2)
„Instantie waaraan taken zijn overgedragen”: iedere overheidsinstantie of privaatrechtelijke entiteit die onder het recht van een lidstaat valt en een taak van openbare dienstverlening vervult, waaraan de verantwoordelijke autoriteit haar uitvoerende taken geheel of gedeeltelijk delegeert krachtens artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG.
(3)
„Certificeringsinstantie”: een persoon of dienst die functioneel onafhankelijk is van de diensten die bij de verantwoordelijke autoriteit de uitgaven fiatteren en van instanties waaraan taken zijn overgedragen, en die door de lidstaat krachtens artikel 24, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG is belast met het certificeren van de uitgavendeclaraties.
(4)
„Controleautoriteit”: een persoon of dienst die functioneel onafhankelijk is van de diensten die bij de verantwoordelijke autoriteit de uitgaven fiatteren en van instanties waaraan taken zijn overgedragen, en die door de lidstaat krachtens artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG is belast met het certificeren van controles en audits van maatregelen.
HOOFDSTUK II
BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN
Artikel 3
Algemene beginselen
De door de lidstaten opgezette beheers- en controlesystemen voorzien in:
1)
een duidelijke omschrijving van de functies van de bij beheer en controle betrokken instanties en/of personen en een duidelijke toewijzing van de functies binnen elke instantie;
2)
een duidelijke taakverdeling tussen de bij het beheer, de controle en de certificering van de uitgaven betrokken organisaties, diensten en/of personen;
3)
voldoende middelen voor elke organisatie of dienst om de eraan opgedragen taken te kunnen vervullen gedurende de periode waarin de uit het fonds gefinancierde acties ten uitvoer worden gelegd;
4)
doeltreffende interne controlevoorschriften binnen de verantwoordelijke instantie en alle instanties waaraan taken zijn overgedragen;
5)
betrouwbare geautomatiseerde systemen voor de boekhouding, het toezicht en de financiële verslaglegging;
6)
in de gevallen waarin taken zijn overgedragen, een doeltreffend systeem voor de verslaglegging en het toezicht;
7)
het bestaan van uitvoerige procedurehandleidingen met betrekking tot de te verrichten taken;
8)
doeltreffende regelingen voor de controle van de werking van het systeem;
9)
systemen en procedures om voor een toereikend controlespoor te zorgen;
10)
procedures voor het melden en volgen van onregelmatigheden en voor het terugvorderen van onverschuldigd betaalde bedragen.
Artikel 4
Aanwijzing van instanties
1. De lidstaten wijzen het volgende aan:
-
een verantwoordelijke autoriteit;
-
een certificeringsinstantie;
-
een controleautoriteit.
2. Onverminderd de bepalingen van deze beschikking, regelt de lidstaat formeel de betrekkingen tussen deze instanties, waarvan het optreden ten volle zal beantwoorden aan de institutionele, juridische en financiële stelsels van de betrokken lidstaat.
3. Onverminderd het bepaalde in artikel 3, lid 2, kunnen de beheers-, controle- en certificeringstaken geheel of gedeeltelijk binnen dezelfde instantie worden uitgevoerd.
Artikel 5
Verantwoordelijke autoriteit
1. De verantwoordelijke autoriteit is bevoegd voor het doelmatig, doeltreffend en correct beheren en uitvoeren van uit het fonds gefinancierde meerjaren- en jaarprogramma's en in het bijzonder voor:
a)
het bij de Commissie indienen van het meerjarenprogramma overeenkomstig het in bijlage 1 vastgestelde model;
b)
het bij de Commissie indienen van het jaarprogramma overeenkomstig het in bijlage 2 vastgestelde model;
c)
de selectie van projecten voor financiering in overeenstemming met de voorwaarden en criteria die zijn vastgesteld in de artikelen 14 en 20 van Beschikking 2004/904/EG en overeenkomstig de in artikel 10 van deze beschikking beschreven standaardprocedures, onverminderd extra criteria die zijn bepaald in de geldende communautaire en nationale voorschriften;
d)
het efficiënt administratief, contractueel en financieel beheer van de acties in overeenstemming met de in artikel 11 van deze beschikking beschreven standaardprocedures;
e)
het waarborgen van de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen.
2. De verantwoordelijke autoriteit stelt procedures in om te garanderen dat alle documenten met betrekking tot uitgaven en controles die nodig zijn om voor een toereikend controlespoor te zorgen, worden bijgehouden overeenkomstig artikel 9.
3. De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat de controleautoriteit met het oog op de in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG bedoelde controles de nodige informatie ontvangt over de beheersprocedures die worden toegepast en de projecten die uit het fonds worden medegefinancierd.
4. De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat de certificeringsinstantie met het oog op de uitvoering van haar taken de nodige informatie ontvangt over de beheersprocedures die worden toegepast, de projecten die uit het fonds worden medegefinancierd en de resultaten van de door de controleautoriteit uitgevoerde controles.
5. De verantwoordelijke autoriteit ontvangt de betalingen van de Commissie en is bevoegd voor het verrichten van betalingen aan de begunstigden. Zij zal bij de Commissie de betalingsverzoeken indienen die zijn opgesteld in overeenstemming met bijlage 5 en die zo nodig vergezeld gaan van het voortgangs- of eindverslag waarvoor modellen beschikbaar zijn in bijlagen 3 en 4, en van de overeenkomstig bijlage 6 opgestelde uitgavendeclaratie, gecertificeerd door de certificeringsinstantie.
6. De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat verslagen over de tenuitvoerlegging en de evaluatie van door het fonds medegefinancierde acties worden ingediend in overeenstemming met het in artikel 28 van Beschikking 2004/904/EG vastgestelde tijdschema.
Artikel 6
Delegatie van taken door de verantwoordelijke autoriteit
Indien de taken van de verantwoordelijke autoriteit geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een andere instantie, legt de verantwoordelijke autoriteit nauwkeurig vast wat de gedelegeerde taken inhouden en volgens welke procedures zij moeten worden uitgevoerd, waarbij de voorwaarden van artikel 3 in acht worden genomen.
Deze procedures omvatten het regelmatig verstrekken van informatie over de uitvoering van de gedelegeerde taken en van een beschrijving van de gebruikte middelen aan de verantwoordelijke autoriteit.
De door de verantwoordelijke autoriteit overgedragen taken zullen worden meegedeeld aan en erkend door de instantie waaraan deze taken zijn overgedragen.
Artikel 7
Controleautoriteit
1. De controleautoriteit is bevoegd voor de organisatie van de in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG bedoelde controles in overeenstemming met internationale normen.
2. De in lid 1 vermelde controles hebben betrekking op een steekproef van de medegefinancierde projecten, die op grond van een risicoanalyse worden geselecteerd en ten minste 10 % van de totale subsidiabele uitgaven van elk jaarprogramma bestrijken. De steekproef beantwoordt aan de volgende vereisten:
a)
hij omvat projecten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn;
b)
er is rekening gehouden met de risicofactoren die bij nationale of communautaire controles zijn vastgesteld, alsmede met de kosten-batenverhouding, gelet op eerder uitgevoerde controles van de rekeningen;
c)
er wordt gewaarborgd dat voor de in artikel 25 bedoelde controles projecten worden geselecteerd die representatief zijn voor het geheel van de projecten van een jaarprogramma.
3. Bij de uitvoering van de controles gaat de controleautoriteit na of:
a)
de beheers- en controlesystemen daadwerkelijk worden toegepast, welke de eventuele tekortkomingen zijn en hoe ernstig deze zijn.;
b)
er een toereikend controlespoor is;
c)
voor een toereikend aantal van de boekhoudbescheiden die worden bewaard bij de verantwoordelijke autoriteit of een instantie waaraan zij taken heeft overgedragen, bij de begunstigden van de subsidies en, in voorkomend geval, bij andere instanties of ondernemingen die projecten uitvoeren, overeenstemming bestaat met de bewijsstukken waarop deze betrekking hebben;
d)
de uitgavenposten beantwoorden aan de in Beschikking C(2006)51 def./1 van de Commissie bepaalde subsidiabiliteitsvereisten, aan de vereisten die tijdens de nationale selectieprocedure zijn vastgesteld, aan de bepalingen van de subsidieovereenkomst of een ander rechtsinstrument waarbij de subsidie is verleend, en aan de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden;
e)
het daadwerkelijke of voorgenomen doel van het project overeenstemt met de doelstellingen die zijn omschreven in de artikelen 4 en 7 van Beschikking 2004/904/EG en ten goede komt van de in artikel 3 van dezelfde beschikking opgesomde doelgroepen;
f)
de financiële bijdragen van de Gemeenschap beantwoorden aan de vereisten die zijn vastgesteld in artikel 20 van Beschikking 2004/904/EG of in andere toepasselijke communautaire bepalingen en daadwerkelijk en zonder korting of vertraging aan de begunstigden zijn betaald;
g)
de overeenkomstige financiële bijdrage daadwerkelijk beschikbaar is gesteld.
4. Het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma bevat de resultaten van alle door de controleautoriteit verrichte controles en een beschrijving van de maatregelen van de verantwoordelijke autoriteit ten aanzien van de vastgestelde afwijkingen en onregelmatigheden.
Artikel 8
Certificeringsinstantie
De certificeringsinstantie is bevoegd voor het certificeren van de uitgavendeclaraties die de verantwoordelijke autoriteit overeenkomstig artikel 24 van Beschikking 2004/904/EG opstelt met behulp van het in bijlage 6 weergegeven model.
De certificering waarborgt dat:
1)
de uitgavenstaat juist is, afkomstig is van een betrouwbaar boekhoudsysteem en gebaseerd is op controleerbare bewijsstukken;
2)
de gedeclareerde uitgaven in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften en zijn gedaan voor concrete projecten die aan de hand van de voor het jaarprogramma geldende criteria voor financiering zijn geselecteerd en in overeenstemming zijn met de toepasselijke communautaire en nationale voorschriften;
3)
de certificeringsinstantie met het oog op de certificering van de verantwoordelijke autoriteit toereikende informatie heeft ontvangen over de gevolgde beheersprocedures, de door het fonds medegefinancierde projecten en de controles die zijn verricht in verband met de in de uitgavenstaten vermelde uitgaven;
4)
terdege rekening is gehouden met de resultaten van alle door de controleautoriteit uitgevoerde audits;
5)
bedragen aan communautaire middelen, die op grond van vastgestelde onregelmatigheden onterecht betaald blijken en samen met de eventuele rente zijn teruggevorderd, zijn afgetrokken van de uitgavendeclaratie.
Artikel 9
Controlespoor
1. De beheers- en controlesystemen van de lidstaten bieden een toereikend controlespoor.
2. Onder een toereikend controlespoor wordt een controlespoor verstaan dat het mogelijk maakt:
a)
de overeenstemming na te gaan van de aan de Commissie verstrekte gecertificeerde uitgavendeclaraties met de afzonderlijke uitgavenstaten en met de tot staving daarvan dienende bewijsstukken die worden bewaard op de verschillende administratieve niveaus van de verantwoordelijke autoriteit en eender welke instantie waaraan zij taken heeft overgedragen, alsmede bij de begunstigden van de subsidies;
en
b)
de toewijzing en de overmakingen van de uit hoofde van het fonds verleende communautaire financiering alsmede van de medefinancieringsbronnen van het project te verifiëren.
3. De verantwoordelijke autoriteit zorgt voor procedures die garanderen dat de plaats waar alle documenten worden bewaard die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds, wordt geregistreerd en dat de documenten ter inspectie kunnen worden overgelegd op verzoek van:
a)
de controleautoriteit,
b)
de certificeringsinstantie,
c)
de ambtenaren en gemachtigde functionarissen van de Commissie, waaronder die van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), en van de Europese Rekenkamer.
4. De verantwoordelijke autoriteit houdt gedurende de vijf jaren die volgen op de betaling door de Commissie van het eindsaldo voor een jaarprogramma, alle bewijsstukken - hetzij de originele stukken, hetzij voor authentiek gewaarmerkte afschriften op algemeen aanvaarde gegevensdragers - van de met het project verband houdende uitgaven en controles ter beschikking van de Commissie, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en de Europese Rekenkamer. In geval van gerechtelijke vervolging of op een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn opgeschort.
HOOFDSTUK III
REGELS VOOR HET ADMINISTRATIEF EN FINANCIEEL BEHEER VAN PROJECTEN DOOR DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT
Artikel 10
Procedures voor selectie en toekenning
De verantwoordelijke autoriteit stelt gedetailleerde procedures voor de selectie van de door het fonds mede te financieren acties vast, die onder meer de volgende punten bestrijken:
a)
instelling van de procedures voor selectie en toekenning met inachtneming van het transparantiebeginsel, het beginsel van gelijke behandeling en, indien van toepassing, met de regels voor openbare aanbestedingen, en het nemen van alle maatregelen om eventuele belangenconflicten te vermijden;
b)
het publiceren van aanbestedingen en oproepen tot het indienen van voorstellen via de geschikte kanalen op nationaal en regionaal niveau;
c)
ontvangst van aanvragen, bevestiging van ontvangst, registratie en archivering van aanvragen voor medefinanciering;
d)
formele, kwalitatieve en budgettaire analyse en beoordeling van aanvragen met behulp van de criteria die zijn vastgesteld in de oproepen tot het indienen van voorstellen of de openbare aanbestedingen;
e)
organisatie van bijeenkomsten en verbinding met selectie- of evaluatiepanels;
f)
overleg met bevoegde organen in verband met de complementariteit van de voorgestelde acties met andere regionale, nationale en communautaire financiële instrumenten;
g)
goedkeuring van het besluit betreffende de selectie van projecten op het geschikte niveau van de verantwoordelijke autoriteit;
h)
publicatie van de resultaten van de procedure voor selectie en toekenning;
i)
schriftelijke kennisgeving van de resultaten van het selectieproces aan iedere aanvrager, met inbegrip van een verklaring van de selectiebesluiten.
Artikel 11
Procedures voor het administratief, contractueel en financieel beheer van de acties
1. De verantwoordelijke autoriteit stelt gedetailleerde procedures voor het beheer van acties vast, die onder meer de volgende punten bestrijken:
a)
het sluiten van contracten, subsidieovereenkomsten of gelijkwaardige rechtsinstrumenten met de geselecteerde begunstigden;
b)
de follow-up van overeenkomsten en alle wijzigingen hiervan door het instellen van een systeem voor het administratief beheer van projecten (briefwisseling, invoeren van en toezien op wijzigingen, aanmaningen, ontvangst en verwerking van verslagen enz.);
c)
analyse van activiteitenverslagen en financiële verslagen betreffende de projecten, verificatie van de levering van medegefinancierde producten en diensten, inclusief verificaties ter plaatse, indien nodig;
d)
verificatie of aangegeven uitgaven werkelijk verricht zijn en of deze beantwoorden aan de voorwaarden voor subsidiëring die zijn vastgesteld in Beschikking C(2006)51 def./1 en de nationale regelgeving;
e)
de voorwaarden voor het in ontvangst nemen, verifiëren en valideren van verzoeken om betaling, alsmede voor het goedkeuren, betalen en boeken van uitgaven;
f)
invordering van ongebruikte middelen en van middelen die de begunstigden hebben gebruikt voor niet-subsidiabele uitgaven.
2. In de in lid 1, onder a), vermelde contracten of subsidieovereenkomsten wordt onder meer het volgende vastgesteld:
a)
het bedrag van de subsidie en het maximumpercentage van de subsidiabele en totale kosten van het project;
b)
een gedetailleerde beschrijving en een tijdschema van het ondersteunde project;
c)
de overeengekomen voorlopige begroting en het financieringsplan voor het project;
d)
het tijdschema en de bepalingen voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst (verplichtingen inzake verslaglegging, wijzigingen, beëindiging, …);
e)
een definitie van subsidiabele kosten;
f)
voorwaarden voor de betaling van de subsidie en boekhoudkundige vereisten.
3. De verantwoordelijke autoriteit stelt een systeem in om gedetailleerde boekhoudkundige gegevens over ieder project in het kader van de jaarprogramma's in elektronische vorm te registreren en te bewaren en zorgt ervoor dat de gegevens over de uitvoering van de projecten die nodig zijn voor het financiële beheer, het toezicht, de controle en de evaluatie, worden verzameld.
HOOFDSTUK IV
CONTROLE
Artikel 12
Verantwoordelijkheden van de lidstaten
1. De lidstaten zijn verantwoordelijk voor het goed financieel beheer van door het fonds gefinancierde acties en voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende transacties. Zij zien erop toe dat de verantwoordelijke autoriteiten en de instanties waaraan taken zijn overgedragen, de certificeringsinstanties, de controleautoriteiten en alle andere betrokken instanties adequate richtsnoeren ontvangen voor het opzetten van beheers- en controlesystemen, die garanderen dat de middelen van de Gemeenschap doelmatig en correct worden gebruikt.
2. De lidstaten zorgen ervoor dat de beheers- en controlesystemen zijn opgezet overeenkomstig de vereisten van de artikelen 3 tot en met 11. Zij zijn verantwoordelijk voor de efficiënte werking van deze systemen gedurende de hele uitvoeringsperiode van door het fonds gefinancierde acties.
3. Tegelijk met het voorstel voor het jaarprogramma 2005 dienen de lidstaten bij de Commissie overeenkomstig de in de artikelen 3 tot en met 11 vastgestelde vereisten een beschrijving van de systemen in, die de organisatie en de procedures van de verantwoordelijke autoriteit, alle instanties waaraan taken worden overgedragen, de certificeringsinstantie en de controleautoriteit bestrijkt.
4. De lidstaten verstrekken een geactualiseerde beschrijving van de beheers- en controlesystemen telkens wanneer substantiële wijzigingen aan de systemen en procedures worden aangebracht.
Artikel 13
Verantwoordelijkheden van de Commissie
1. Binnen 12 maanden na de ontvangst van de in artikel 12, lid 3, bedoelde beschrijving voert de Commissie een documentencontrole van de door de lidstaat ingestelde beheers- en controlesystemen uit, evenals een controle ter plaatse van de procedures voor de uitvoering van deze beschikking, de controlesystemen, de boekhoudsystemen en de procedures voor het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies die worden gevolgd door de verantwoordelijke autoriteit en de instanties waaraan zij taken heeft overgedragen. De Commissie stelt de lidstaat in kennis van alle vastgestelde tekortkomingen of gebreken van de systemen en verklaart welke corrigerende maatregelen vereist zijn.
2. Onverminderd de bepalingen van artikel 26 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad verricht de Commissie een nieuw onderzoek bij ingrijpende wijzigingen in de procedures of systemen van de lidstaten.
Artikel 14
Samenwerking met de controleautoriteiten van de lidstaten
1. De Commissie werkt met de door de lidstaten aangewezen controleautoriteiten samen om hun respectievelijke controleplannen en -methoden te coördineren en zij wisselt onmiddellijk de resultaten van de controles van de beheers- en controlesystemen uit om zo goed mogelijk gebruik te maken van de voor de controle beschikbare middelen en om dubbel werk te voorkomen.
2. De Commissie en de controleautoriteiten komen regelmatig en minstens eens per jaar bijeen om samen de resultaten van de controles die zijn opgenomen in de krachtens artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG ingediende jaarverslagen, en om overleg te plegen over andere kwesties in verband met de verbetering van de beheers- en controlesystemen.
HOOFDSTUK V
REGELINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE EURO
Artikel 15
Meerjaren- en jaarprogramma's
1. De in artikel 16 van Beschikking 2004/904/EG vermelde voorstellen van meerjaren- en jaarprogramma's worden bij de Commissie ingediend in euro.
2. Lidstaten die een andere munteenheid dan de euro hebben op de datum van de indiening van het voorstel van meerjaren- of jaarprogramma's geven de in bijlagen 1 en 2 van deze beschikking bedoelde financiële gegevens zowel in euro als in de nationale munteenheid. Voor de omzetting van de nationale munteenheid in euro wordt de dagkoers gebruikt die is gepubliceerd in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie op de laatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin het voorstel van meerjaren- of jaarprogramma's aan de Commissie wordt voorgelegd.
Artikel 16
Verslagen, uitgavendeclaraties en betalingsaanvragen
1. De in Beschikking 2004/904/EG vermelde voortgangsverslagen, eindverslagen, uitgavendeclaraties en betalingsverzoeken worden bij de Commissie ingediend in euro.
2. Lidstaten die een andere munteenheid dan de euro hebben op de datum van de indiening van de verslagen kunnen de in bijlagen 3, 4 en 6 bedoelde financiële gegevens zowel in euro als in de nationale munteenheid geven. Bij uitgaven in de nationale munteenheid wordt voor de omzetting in euro de dagkoers gebruikt die is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie op de laatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de uitgave is geregistreerd in de rekeningen van de verantwoordelijke autoriteit.
3. Wanneer de euro de munteenheid van een lidstaat wordt, die de in het vorige lid beschreven omzettingsprocedure heeft toegepast, blijft deze procedure geldig voor alle uitgaven die zijn geregistreerd in de rekeningen van de verantwoordelijke autoriteit vóór de datum van de inwerkingtreding van de vaste koers voor de omrekening van de nationale munteenheid en de euro.
HOOFDSTUK VI
GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN
Artikel 17
Goedkeuring van de rekeningen
1. Uiterlijk negen maanden na de in het jaarlijkse financieringsbesluit vastgestelde uiterste datum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven dient de verantwoordelijke autoriteit de volgende documenten in bij de Commissie:
a)
het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma, opgesteld overeenkomstig het in bijlage 4 vastgestelde model;
b)
de definitieve uitgavendeclaratie, opgesteld overeenkomstig het in bijlage 6 vastgestelde model en gecertificeerd door de certificeringsinstantie;
c)
het door de controleautoriteit opgestelde verslag over de uitgevoerde controles;
d)
een betalingsverzoek of een terugbetalingsverklaring, opgesteld overeenkomstig het model in bijlage 5.
2. De in lid 1 genoemde termijn van negen maanden wordt onderbroken indien de Commissie een besluit tot opschorting van de betalingen voor de medefinanciering van het betrokken jaarprogramma heeft genomen overeenkomstig artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG. De termijn loopt verder vanaf de datum waarop het in artikel 26, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde besluit van de Commissie is meegedeeld aan de lidstaat.
3. Onverminderd de bepalingen van artikel 26 van Beschikking 2004/904/EG laat de Commissie de lidstaat binnen zes maanden na de ontvangst van de in lid 1 bedoelde documenten weten welk bedrag zij ten laste van het fonds aanvaardt en welke financiële correcties eventueel worden toegepast als gevolg van het verschil tussen de gedeclareerde uitgaven en de ten laste van de begroting aanvaarde uitgaven. De lidstaat heeft drie maanden de tijd om te reageren.
4. Binnen drie maanden na ontvangst van de opmerkingen van de lidstaat beslist de Commissie welk bedrag zij aanvaardt ten laste van het fonds en vordert zij het verschil tussen de uiteindelijk aanvaarde uitgaven en het reeds aan de lidstaat betaalde bedrag terug.
5. Indien de verantwoordelijke autoriteit de in lid 1 bedoelde documenten niet tijdig in een aanvaardbaar formaat verstrekt, schrapt de Commissie ambtshalve de medefinanciering door het fonds voor de periode waarvoor het medefinancieringsbesluit geldt, geeft een inningsopdracht voor alle bedragen die krachtens het medefinancieringsbesluit reeds zijn betaald, en maakt alle betrokken uitstaande bedragen weer vrij.
6. De in lid 5 bedoelde procedure voor het ambtshalve vrijmaken van de kredieten wordt voor het bedrag dat met de betrokken projecten overeenkomt, geschorst indien op het moment dat de in lid 1 bedoelde documenten worden ingediend, in de lidstaat een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking loopt. De lidstaat verstrekt in het gedeeltelijke eindverslag uitvoerige informatie over dergelijke projecten en dient elke zes maanden een voortgangsverslag in. Uiterlijk drie maanden na de afronding van de gerechtelijke procedure of het administratief beroep dient de lidstaat voor het betrokken project de in lid 1 genoemde documenten in.
HOOFDSTUK VII
SLOTBEPALINGEN
Artikel 18
Slotbepalingen
Het staat de lidstaten vrij striktere nationale controleregels toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat
Artikel 19
Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, Ierland, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.
Gedaan te Brussel, op 20 januari 2006.

Labels: 4
19
5
10
15