Document ID: 32013R1417

RÈGLEMENT (UE) N o 1417/2013 DU CONSEIL
du 17 décembre 2013
portant fixation de la forme des laissez-passer délivrés par l'Union européenne
LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,
vu le protocole (no 7) sur les privilèges et immunités de l'Union européenne, annexé au traité sur l'Union européenne, au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 6, premier alinéa,
considérant ce qui suit:
(1)
L'article 6, premier alinéa, du protocole (no 7) sur les privilèges et immunités de l'Union européenne (ci-après dénommé «protocole») prévoit que le Conseil arrête la forme des laissez-passer qui doivent être reconnus comme titres valables de circulation par les autorités des États membres.
(2)
Il est rappelé que l'article 6, premier alinéa, du protocole s'applique aux membres des institutions de l'Union et aux agents de l'Union qui relèvent soit du statut des fonctionnaires soit du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (1).
(3)
L'article 23 du statut des fonctionnaires, ainsi que les articles 11 et 81 du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne énoncent les conditions dans lesquelles le laissez-passer est délivré aux fonctionnaires et agents de l'Union.
(4)
Dans l'intérêt de l'Union et afin de respecter le devoir de sollicitude, des demandeurs spécifiques peuvent se voir accorder un laissez-passer à titre exceptionnel et sur demande dûment motivée.
(5)
En tout état de cause, un laissez-passer ne confère pas de privilèges ni d'immunités à son détenteur.
(6)
Le laissez-passer est reconnu comme titre valable de circulation par les autorités des États membres. La Commission devrait faire usage de la possibilité prévue à l'article 6, deuxième alinéa, du protocole pour conclure les accords nécessaires avec les pays tiers afin que les laissez-passer soient reconnus comme des titres valables de circulation pour le franchissement des frontières et sur le territoire des pays tiers.
(7)
Les changements intervenus au niveau de l'Union, en particulier la création du Service européen pour l'action extérieure, ont encore renforcé la nécessité d'une approche cohérente au niveau international et au niveau de l'Union.
(8)
La forme du laissez-passer devrait être adaptée pour atteindre des niveaux de sécurité renforcés et contribuer à assurer un degré de protection approprié contre le risque de falsification et de contrefaçon. Des normes de sécurité communes et des identificateurs biométriques interopérables devraient être intégrés dans le laissez-passer afin d'établir un lien fiable entre le détenteur légitime du laissez-passer et le document, contribuant ainsi de manière importante à la protection contre une utilisation frauduleuse de celui-ci.
(9)
En particulier, la forme du laissez-passer devrait être conforme aux normes de sécurité et aux spécifications techniques applicables aux documents de voyage nationaux délivrés par les États membres conformément au règlement (CE) no 2252/2004 du Conseil (2). Cela permettra de se conformer aux spécifications de l'Organisation de l'aviation civile internationale (OACI), en particulier celles figurant dans le document 9303 de l'OACI sur les documents de voyage lisibles à la machine, car elles contribueront à la protection du laissez-passer contre une utilisation frauduleuse et à sa reconnaissance au niveau international comme titre valable de circulation. De même, l'Union devrait participer au répertoire de clés publiques de l'OACI en suivant les normes et les pratiques recommandées de l'OACI qui sont applicables en vue de faciliter la validation des laissez-passer à l'échelle mondiale.
(10)
Afin d'assurer des conditions uniformes relatives aux normes de sécurité et aux spécifications techniques à venir applicables aux passeports et aux documents de voyage délivrés par les États membres s'appliquent également, le cas échéant, aux laissez-passer de l'Union, il convient de conférer des compétences d'exécution à la Commission. En outre, des compétences d'exécution devraient être conférées à la Commission pour établir des règles concernant les institutions, les agences ou les autres organismes de l'Union, de même que le Service européen pour l'action extérieure (ci-après dénommés «institutions») en cas de perte, de vol, de délivrance de duplicata et de restitution de laissez-passer. Ces compétences devraient être exercées conformément au règlement (UE) no 182/2011 du Parlement européen et du Conseil (3).
(11)
La procédure consultative devrait être utilisée pour l'adoption d'actes d'exécution garantissant, le cas échéant, la conformité avec les normes de sécurité minimales et les spécifications techniques à venir applicables aux passeports et aux documents de voyage délivrés par les États membres arrêtées conformément au règlement (CE) no 2252/2004, qui peuvent demeurer secrètes pour prévenir le risque de contrefaçon et de falsification. La procédure consultative devrait également être utilisée pour l'adoption des actes d'exécution concernant le traitement, par les institutions, des cas de perte, de vol, de délivrance de duplicata et de restitution des laissez-passer. Dans le cadre de cette procédure consultative, la Commission devrait être assistée par le comité institué par l'article 6 du règlement (CE) no 1683/95 du Conseil (4).
(12)
Il convient de veiller à ce qu'aucune information supplémentaire ne soit stockée sur le support électronique du laissez-passer autre que celles prévues par le présent règlement et dans ses annexes.
(13)
Chaque institution, agissant à titre individuel ou conjointement sur la base d'un accord de niveau de service, chargé du traitement des données à caractère personnel de son propre personnel ou d'autres agents, ainsi que la Commission assumant le rôle de point central à des fins de traitement des données, devraient veiller au respect du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (5).
(14)
Pour que les données à caractère personnel ne soient pas mises à la disposition d'un plus grand nombre de personnes qu'il n'est nécessaire, il est essentiel que la Commission coordonne la mise en œuvre du présent règlement et désigne une entité unique chargée de la production et de la personnalisation du laissez-passer. La Commission devrait s'attacher particulièrement à garantir à l'entité unique autorisée un accès sécurisé aux données à caractère personnel figurant dans le laissez-passer aux fins de la production et de la personnalisation dudit document en assurant un niveau adéquat de protection des données.
(15)
Les données à caractère personnel ne devraient être conservées dans le registre ou par l'entité que le temps nécessaire pour remplir les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et pour que les personnes concernées soient en mesure d'avoir accès à leurs données à caractère personnel afin d'exercer leurs droits. Les données à caractère personnel devraient être automatiquement supprimées après l'expiration d'un délai suivant la clôture de la procédure. Ce délai devrait être justifié et motivé.
(16)
Afin de prévenir la falsification et l'utilisation frauduleuse du laissez-passer, l'entité unique désignée par la Commission pour produire et personnaliser le laissez-passer devrait être choisie conformément aux dispositions applicables à la passation de marchés, en particulier celles figurant dans le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (6), et en tenant dûment compte du caractère sensible des documents à produire.
(17)
Conformément au principe de proportionnalité, le présent règlement n'excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs poursuivis conformément à l'article 5, paragraphe 4, deuxième alinéa, du traité sur l'Union européenne.
(18)
Le présent règlement devrait remplacer le règlement (CECA, CEE, Euratom) no 1826/69 du Conseil (7). Le règlement (CECA, CEE, Euratom) no 1826/69 devrait dès lors être abrogé avec effet au 25 novembre 2015, à la suite d'une période transitoire.
(19)
Il est nécessaire de prévoir une période transitoire, de l'entrée vigueur du présent règlement jusqu'au 24 novembre 2015, pendant laquelle il sera toujours possible de délivrer et d'utiliser des laissez-passer en vertu du règlement (CECA, CEE, Euratom) no 1826/69. Toutefois, ces dispositions transitoires devraient s'appliquer de telle manière qu'à partir du moment où des laissez-passer commencent à être délivrés en vertu du présent règlement, aucun laissez-passer ne soit plus délivré en vertu du règlement (CECA, CEE, Euratom) no 1826/69 et que les laissez-passer encore en circulation soient systématiquement remplacés jusqu'au 24 novembre 2015. Cette solution limitera autant que possible la période pendant laquelle ces deux formes de laissez-passer seront simultanément en circulation,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Champ d'application
1. Le laissez-passer est uniquement accordé dans l'intérêt de l'Union aux membres des institutions de l'Union visées au paragraphe 2, et à ses agents. Il est délivré aux fonctionnaires et agents conformément aux conditions prévues à l'article 23 du statut des fonctionnaires de l'Union européenne ainsi qu'aux articles 11 et 81 du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne. Le laissez-passer peut être délivré, uniquement dans l'intérêt de l'Union, à titre exceptionnel et sur demande dûment motivée, à des demandeurs spécifiques conformément à l'annexe II.
2. Le présent règlement s'applique aux institutions, aux agences et aux autres organismes de l'Union européenne ainsi qu'au Service européen pour l'action extérieure (ci-après dénommés «institutions»).
Article 2
Procédure
1. Aux fins du présent règlement, chaque institution peut conclure des accords avec d'autres institutions en vue de créer des synergies et de réduire les coûts. Ces institutions sont chargées du traitement des données du personnel ou des demandeurs spécifiques visés à l'article 1er, paragraphe 1. Il s'agit des données personnelles et biométriques utilisées pour identifier sans ambiguïté le demandeur de laissez-passer ainsi que la photo faciale et deux empreintes digitales constituant les éléments biométriques.
2. Aux fins du présent règlement, la Commission assume le rôle de point central en vue de transmettre les données à caractère personnel traitées par les institution à l'entité visée au paragraphe 3.
3. La Commission désigne une entité chargée de la conception, de la production et de la personnalisation des laissez-passer, en tenant compte du caractère sensible des documents à produire. Elle procède à cette désignation conformément aux dispositions applicables à la passation de marchés, en particulier celles figurant dans le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil. Tout transfert de données à caractère personnel au cours de la procédure devrait être effectué conformément au règlement (CE) no 45/2001.
4. Tout laissez-passer demeure la propriété de l'Union.
Article 3
Régime linguistique
Le laissez-passer est délivré dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union comme indiqué à l'annexe I. La présentation des données personnelles tient compte des recommandations de l'OACI.
Article 4
Validité
1. Sans préjudice de l'article 5, paragraphe 2, un laissez-passer est délivré pour une durée maximale de six ans et une durée minimale de douze mois, sous réserve des conditions de restitution précisées dans les actes d'exécution adoptés conformément à l'article 6, paragraphe 4. La période de validité est adaptée à la durée du mandat du membre d'une institution, à la longueur du séjour ou de l'affectation du fonctionnaire ou à la durée du contrat de l'agent temporaire ou de l'agent contractuel.
2. Tous les laissez-passer qui ont expiré ou n'ont pas de page vierge pour l'apposition des visas doivent être restitués à l'autorité de délivrance pour être formellement annulés ou renouvelés. Le laissez-passer est également restitué lorsque son détenteur quitte ses fonctions ou n'est plus en service. Le présent paragraphe s'appliquent également aux demandeurs spécifiques visés à l'article 1er, paragraphe 1. En tous les cas, lorsque le titulaire originaire rend son laissez-passer, un membre de famille dépendant rend également son laissez-passer.
Article 5
Données à caractère personnel - droits des personnes physiques
1. Les personnes auxquelles un laissez-passer est délivré ont le droit de vérifier les données à caractère personnel qui y sont inscrites, conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil, et, le cas échéant, de les faire rectifier ou supprimer.
2. Les personnes dont il est physiquement impossible de relever les empreintes digitales sont dispensées de l'obligation de les fournir. Lorsque le relevé des empreintes digitales des doigts spécifiés est temporairement impossible, le relevé d'empreintes digitales des autres doigts est autorisé. De même, lorsqu'aucun des autres doigts ne peut, temporairement, faire l'objet d'un relevé d'empreintes digitales, un laissez-passer temporaire peut être délivré dont la période de validité maximale est de douze mois.
3. Le laissez-passer ne peut contenir aucune autre information lisible à la machine que celles prévues par le présent règlement.
4. Aux fins du présent règlement, les éléments biométriques du laissez-passer ne peuvent être utilisés que pour vérifier:
-
l'authenticité du document;
-
l'identité du titulaire grâce à des éléments comparables directement disponibles.
5. Les données à caractère personnel sont sécurisées, notamment contre l'accès non autorisé, et leur intégrité, leur authenticité et leur confidentialité sont garanties.
6. L'accès aux empreintes digitales sur le support de stockage du laissez-passer n'est accordé aux pays tiers par la Commission que dans les conditions énoncées à l'article 9 du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil.
Article 6
Spécifications techniques et normes de sécurité
1. Afin de garantir un niveau de sécurité équivalent, le laissez-passer est conforme aux normes minimales de sécurité prévues dans le règlement (CE) no 2252/2004 du Conseil, la décision C(2005) 409 de la Commission du 28 février 2005 établissant les spécifications techniques afférentes aux normes pour les éléments de sécurité et les éléments biométriques intégrés dans les passeports et les documents de voyage délivrés par les États membres, la décision C(2006) 2909 de la Commission du 28 juin 2006 établissant les spécifications techniques afférentes aux normes pour les éléments de sécurité et les éléments biométriques intégrés dans les passeports et les documents de voyage délivrés par les États membres, la décision C(2008) 8657 de la Commission du 22 décembre 2008 établissant une politique de certification conformément aux spécifications techniques afférentes aux normes pour les éléments de sécurité et les éléments biométriques intégrés dans les passeports et les documents de voyage délivrés par les États membres et actualisant les documents de référence normatifs, la décision C(2009) 7476 de la Commission du 5 octobre 2009 modifiant la décision C(2008) 8657 de la Commission établissant une politique de certification conformément aux spécifications techniques afférentes aux normes pour les éléments de sécurité et les éléments biométriques intégrés dans les passeports et les documents de voyage délivrés par les États membres, la décision C(2011) 5499 de la Commission du 4 août 2011 modifiant la décision C(2006) 2909 de la Commission du établissant les spécifications techniques afférentes aux normes pour les éléments de sécurité et les éléments biométriques intégrés dans les passeports et les documents de voyage délivrés par les États membres, la décision d'exécution C(2013) 6181 de la Commission du 30 septembre 2013 modifiant la décision C(2006) 2909 de la Commission établissant les spécifications techniques afférentes aux normes pour les éléments de sécurité et les éléments biométriques intégrés dans les passeports et les documents de voyage délivrés par les États membres et décision C(2008) 8657 de la Commission établissant une politique de certification conformément aux spécifications techniques afférentes aux normes pour les éléments de sécurité et les éléments biométriques intégrés dans les passeports et les documents de voyage délivrés par les États membres et actualisant les documents de référence normatifs.
2. Afin de garantir, le cas échéant, la conformité du laissez-passer aux normes minimales de sécurité à venir adoptées en vertu du règlement (CE) no 2252/2004, la Commission décide d'établir, au moyen d'actes d'exécution, des spécifications techniques complémentaires conformément aux normes internationales, y compris en particulier les normes et pratiques recommandées de l'OACI pour les laissez-passer, relatives aux éléments suivants:
a)
les éléments et les exigences de sécurité complémentaires, y compris les normes de prévention renforcées contre le risque de contrefaçon et de falsification;
b)
les spécifications techniques relatives au support de stockage des éléments biométriques et à leur sécurisation, y compris la prévention de l'accès non autorisé et la facilitation de la validation;
c)
les exigences en matière de qualité et les normes techniques communes en ce qui concerne la photo faciale et les empreintes digitales;
Ces actes d'exécution sont adoptés en conformité avec la procédure consultative visée à l'article 7, paragraphe 2.
3. Conformément à la procédure consultative visée à l'article 7, paragraphe 2, il peut être décidé que les spécifications visées au paragraphe 2 du présent article sont secrètes et ne sont pas publiées. Dans un tel cas, elles sont mises uniquement à la disposition de l'entité unique désignée par la Commission conformément à l'article 2 et à la condition que cette entité unique garantisse un niveau de protection adéquat.
4. La Commission établit, au moyen d'actes d'exécution, des règles applicables aux institutions en cas de perte, de vol, de délivrance de duplicata et de restitution des laissez-passer. Ces actes d'exécution s'appliquent à tous les laissez-passer. Ils sont adoptés en conformité avec la procédure consultative visée à l'article 7, paragraphe 2.
Article 7
Comité
1. La Commission est assistée par le comité institué par l'article 6 du règlement (CE) no 1683/95 du Conseil. Ledit comité est un comité au sens du règlement (UE) no 182/2011.
2. Lorsqu'il est fait référence au présent paragraphe, l'article 4 du règlement (UE) no 182/2011 s'applique.
Article 8
Abrogation et dispositions transitoires
1. Le règlement (CECA, CEE, Euratom) no 1826/69 est abrogé avec effet au 25 novembre 2015. Pendant la période allant du 1er janvier 2014 au 24 novembre 2015, le règlement (CECA, CEE, Euratom) no 1826/69 continue à s'appliquer.
2. Tout laissez-passer délivré en vertu du règlement (CECA, CEE, Euratom) no 1826/69 cesse d'être valide avec effet au 25 novembre 2015.
Article 9
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le quatrième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 17 décembre 2013.

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