Document ID: 31993R3418

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REGLAMENTO (EURATOM, CECA, CE) N° 3418/93 DE LA COMISIÓN de 9 de diciembre de 1993 sobre normas de desarrollo de determinadas disposiciones del Reglamento Financiero de 21 de diciembre de 1977
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,
Visto el Reglamento Financiero del Consejo, de 21 de diciembre de 1977, aplicable al Presupuesto general de las Comunidades Europeas (1), cuya última modificación la constituye el Reglamento (Euratom, CECA, CEE) n° 610/90 (2), y, en particular, su artículo 126,
Previa consulta al Parlamento Europeo y al Consejo,
Visto el dictamen del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas y del Comité Económico y Social,
Considerando que ciertas disposiciones de los artículos 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 y 128 del Reglamento Financiero prevén expresamente que conviene adoptar normas de desarrollo;
Considerando que es necesario adaptar el Reglamento n° 86/160/CEE, Euratom, CECA de la Comisión (3) como consecuencia de la revisión del Reglamento Financiero;
Considerando que es conveniente establecer normas de desarrollo para precisar el tratamiento de determinadas contribuciones de terceros a actividades comunitarias;
Considerando que es conveniente, por razón de claridad y racionalidad, reagrupar en un solo texto las normas de desarrollo vigentes y derogar el Reglamento n° 86/610/CEE, Euratom, CECA;
Considerando que el establecimiento de las presentes normas de desarrollo no es óbice para que se establezcan posteriormente cualesquiera otras que aun cuando no estén formalmente previstas en las disposiciones del Reglamento Financiero, resulten oportunas,
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
TÍTULO I CONDICIONES DE APLICACIÓN DEL ECU A LOS INGRESOS Y A LOS GASTOS (Apartado 4 del artículo 11 del Reglamento Financiero)
Artículo 1
Las conversiones entre el ecu y las monedas nacionales se efectuarán, en principio, utilizando el tipo de cambio cotidiano del ecu publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas. No obstante, en aplicación de lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 11 del Reglamento Financiero, a efectos de la contabilidad a que se refieren los artículos 69 a 72 del Reglamento Financiero, la conversión entre ecus y monedas nacionales se efectuará de acuerdo con los tipos de cambio mensuales del ecu calculados sobre la base de los del penúltimo día hábil del mes que preceda a aquel para el que se fijen los tipos.
Artículo 2
Cuando las propuestas de compromiso y las comprobaciones de créditos se realicen en monedas nacionales, la conversión en ecus se efectuará según la norma establecida en el artículo 1.
Las correspondientes órdenes de pago y de ingreso sólo podrán emitirse en la misma moneda.
El importe en ecus del saldo de un compromiso y de un crédito devengado en moneda nacional volverá a calcularse cada vez que se apruebe el estado mensual de la contabilidad presupuestaria. El último cálculo del ejercicio se efectuará al tipo de diciembre en el caso del saldo de los compromisos; el saldo de los créditos devengados volverá a calcularse al tipo del día 31 de diciembre, a efectos de efectuar el balance.
Por otra parte, en caso de que se produzca un reajuste monetario, podrá realizarse durante el mes un nuevo cálculo de estos saldos.
Artículo 3
No obstante lo dispuesto en el artículo 1, el tipo que se utilizará el mes «n» para el que se hayan declarado los gastos financiados por la Sección de Garantía del FEOGA, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 3 del Reglamento (CEE) n° 2776/88 de la Comisión (4), será el del día 10 del mes «n+1» o el del primer día anterior del que se disponga de una cotización general.
Este tipo se utilizará asimismo para los correspondientes anticipos contemplados en los artículos 4 y 5 del Reglamento (CEE) n° 2776/88.
Las diferencias en moneda nacional entre los medios financieros puestos a disposición de los Estados miembros el mes «n» y los gastos contabilizados este mismo mes se reconvertirán en ecus al tipo del día 10 del mes «n+2».
Artículo 4
Los tipos del ecu del mes de diciembre se utilizarán tanto para calcular los compromisos pendientes de pago al cierre del ejercicio como para determinar los créditos no disociados que hayan de prorrogarse.
Los pagos efectuados con cargo a un ejercicio del 1 al 15 de enero del ejercicio siguiente se contabilizarán en el presupuesto al tipo del ecu de diciembre.
Artículo 5
En cuanto a los créditos no disociados, los compromisos pendientes de pago se liquidarán, dentro de los límites de los importes prorrogados, en monedas nacionales o en ecus; los pagos se contabilizarán al tipo vigente en el momento en que se realicen. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Reglamento (CEE, Euratom) n° 1552/89 del Consejo (5), al calcular el saldo del ejercicio, se tendrá en cuenta la supresión, en su caso, del importe de los créditos prorrogados, por partida presupuestaria.
En cuanto a los créditos disociados, los ajustes de los compromisos pendientes de pago de ejercicios anteriores que se efectúen con ocasión de los nuevos cálculos se anotarán en la contabilidad presupuestaria y se incluirán en el cuadro que recoja la liquidación de los compromisos de ejercicios anteriores de la cuenta de gestión.
TÍTULO II DELEGACIÓN DE PODERES (Artículo 22 del Reglamento Financiero)
Artículo 6
Los actos por los que se confiera una delegación de poderes, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 22 del Reglamento Financiero, designarán a los agentes de la institución habilitados para firmar en lugar del delegante.
En estos actos se hará referencia a las disposiciones del Reglamento interno mencionado en el apartado 4 del artículo 22 del Reglamento Financiero, en el que se determinan las condiciones para la delegación de poderes.
Artículo 7
Los actos, a que se refiere el artículo 6, que irán acompañados de una muestra de la firma del agente que haya recibido la delegación, serán notificados:
- al delegado,
- al contable de la institución, que no podrá efectuar ningún pago ordenado por agentes no habilitados,
- al interventor de la institución, a quien corresponderá particularmente verificar la legalidad y regularidad de los ingresos y de los gastos,
- a los ordenadores de pagos, sólo cuando se trate de delegación de poderes otorgada por el interventor o el contable, o de subdelegación otorgada por ordenadores delegados dentro de los límites de los poderes que hayan recibido,
- al Tribunal de Cuentas.
Los actos mediante los cuales se retire una delegación de poderes serán notificados en las mismas condiciones.
Artículo 8
En todos los casos, el acto de delegación precisará los límites dentro de los cuales los delegados quedan autorizados para extender propuestas de comprobación de créditos y órdenes de ingreso, propuestas de compromiso de gastos y órdenes de pago, los números de artículo y de partida a que se refiere la delegación y, en su caso, la duración de la misma.
Artículo 9
De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Financiero y en el presente Reglamento, cada institución adoptará las medidas de gestión de créditos que estime necesarias para la correcta ejecución de la sección del presupuesto que le corresponde.
Cada institución elaborará un documento que recoja las disposiciones internas adoptadas con tal finalidad. Este documento incluirá las normas esenciales sobre reparto de competencias entre ordenadores y gestores en materia de ejecución del estado de gastos y del estado de ingresos correspondientes a la sección de cada institución.
La documentación a que se refiere el párrafo segundo, así como cualesquiera otras instrucciones internas de alcance general adoptadas en materia de ejecución presupuestaria y contable se remitirán a todos los servicios que intervengan en la gestión presupuestaria y al Tribunal de Cuentas.
TÍTULO III GESTIÓN MEDIANTE SISTEMAS INFORMÁTICOS INTEGRADOS (Artículo 23 del Reglamento Financiero)
Artículo 10
1. Se entenderá por sistemas integrados de gestión, a los efectos del artículo 23 del Reglamento Financiero, aquellos programas informáticos de gestión y de contabilidad en los que intervengan el ordenador de pagos, el interventor y el contable, establecidos de común acuerdo entre estos servicios.
2. La utilización de los sistemas quedará sujeta a las siguientes normas:
a) el sistema deberá garantizar el control de la disponibilidad de los créditos para la operación que se proponga y rechazar cualquier operación para la que no se disponga de créditos;
b) el sistema deberá garantizar que cada operación sea tratada únicamente por los funcionarios habilitados de los servicios del ordenador de pagos, del interventor y del contable, de conformidad con las disposiciones adoptadas por cada institución en aplicación del artículo 9;
c) el sistema deberá garantizar una separación efectiva de funciones entre el ordenador, el interventor y el contable;
d) la institución velará por que sus procedimientos internos y externos garanticen la seguridad de los datos y la de la explotación del sistema;
e) la institución procurará que la seguridad física del sistema quede garantizada;
f) sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 84, 87 y 89 del Reglamento Financiero, cuando el ordenador, el interventor y el contable estimen de común acuerdo que el sistema ofrece las garantías suficientes en cuanto a exigencias de seguridad, cada institución podrá decidir la sustitución de los formularios de papel anteriormente utilizados, a saber, las propuestas de compromiso, las órdenes de pago y las órdenes de ingreso por soporte informático.
TÍTULO IV NORMAS APLICABLES AL CONTABLE, A LOS CONTABLES ADJUNTOS Y A LOS ADMINISTRADORES DE ANTICIPOS (Artículos 25 y 75 del Reglamento Financiero)
Sección I Disposiciones generales
Artículo 11
Mediante decisión motivada, cada institución nombrará un contable, a quien corresponderá:
a) el cobro de los créditos y de los ingresos y el pago de los gastos, así como la gestión de la tesorería;
b) la teneduría de la contabilidad y la preparación de los estados financieros, de conformidad con los artículos 69 a 72 y 78 a 81 del Reglamento Financiero.
Artículo 12
La institución podrá nombrar, previo dictamen motivado del contable, uno o más contables adjuntos. Éstos dependerán jeárguicamente del contable, el cual determinará sus responsabilidades.
Artículo 13
El contable será nombrado por cada institución de entre los funcionarios de categoría A o B que sean nacionales de los Estados miembros.
Los contables adjuntos serán nombrados por cada institución de entre los funcionarios de categoría A, B o excepcionalmente C, que sean nacionales de los Estados miembros.
Los administradores de anticipos, nombrados con arreglo al artículo 83, serán elegidos entre los funcionarios de las categorías A, B o C o, en caso de necesidad, entre los «otros agentes» de un nivel correspondiente a estas categorías.
Artículo 14
El contable y los contables adjuntos serán elegidos obligatoriamente por la institución en atención a su especial competencia, confirmada por títulos o por una experiencia profesional equivalente.
Artículo 15
Las funciones que desempeñen el contable y los contables adjuntos serán incompatibles con las de los ordenadores, administradores de anticipos e interventor.
Las funciones desempeñadas por los administradores de anticipos serán incompatibles con las de interventor.
Artículo 16
El contable ejercerá sus funciones específicas de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Financiero.
En particular, el contable garantizará la objetividad en la teneduría de las cuentas y en la presentación de los estados financieros a que se refieren los artículos 69 a 72 y 78 a 81 del Reglamento Financiero.
La institución proporcionará al contable el personal y los equipos necesarios para el correcto desempeño de sus funciones.
Antes de la ejecución de los pagos, el contable velará por el cumplimiento de las formas prescritas en el Reglamento Financiero y el presente Reglamento, verificará la validez del recibo liberatorio y la ausencia de cualquier error material.
Suspenderá la ejecución de los pagos justificando los motivos de dicha suspensión cada vez que los controles efectuados revelen que no se ha cumplido alguna de las disposiciones mencionadas en los párrafos primero a cuarto.
Los pagos que se efectúen sin respetar lo dispuesto en el párrafo tercero del artículo 51 del Reglamento Financiero darán lugar a la responsabilidad disciplinaria y, eventualmente, pecuniaria de los contables, de los contables adjuntos y de los administradores de anticipos en las condiciones previstas en los artículos 22 y 86 a 89 del Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas y del régimen aplicable a los otros agentes de las Comunidades Europeas, denominado en adelante el Estatuto.
Artículo 17
Cuando se elabore el anteproyecto de presupuesto, el contable será consultado obligatoriamente sobre cualquier problema de presentación presupuestaria que pueda afectar a las condiciones de ejecución contable del presupuesto.
Sección II Teneduría de la contabilidad y preparación de los estados financieros
Artículo 18
1. En aplicación de lo dispuesto en el párrafo cuarto del artículo 25 del Reglamento Financiero, el contable se encargará de preparar los estados periódicos, la cuenta de gestión y el balance financiero de la institución de la que dependa. Con tal finalidad se encargará de contabilizar todas las operaciones del ejercicio y procederá a la operación de cierre del mismo.
2. En virtud de los artículos 79 y 81 del Reglamento Financiero los estados financieros se remitirán al interventor. Posteriormente, la institución procederá a su aprobación definitiva.
3. En caso de que el contable cese en sus funciones, se establecerá una relación sobre la situación contable interna en la fecha que corresponda al final del mes en que se haya producido dicho cese.
Dicha relación sobre la situación será firmada, a efectos de aceptación, por el contable que cese en sus funciones y por el nuevo contable.
Artículo 19
Las demás instituciones remitirán a la Comisión, a más tardar el 1 de marzo, la cuenta de gestión y el balance financiero que hayan elaborado y cualquier otro documento o información útil para la consolidación de las cuentas.
Artículo 20
El contable de la Comisión centralizará todos los datos necesarios y preparará la cuenta de gestión y el balance financiero consolidados de las Comunidado, Europeas, de modo que la Comisión pueda aprobarlos y remitirlos al Parlamento Europeo, al Consejo y al Tribunal de Cuentas, a más tardar el 1 de mayo.
Artículo 21
La Comisión, una vez que su propio contable haya consultado a los contables de las demás instituciones,
- aprobará los métodos contables comunes a todas las instituciones,
- aprobará y actualizará la estructura del plan contable de las instituciones, y
- armonizará la presentación de los balances financieros.
La Comisión justificará y explicará mediante notas anejas al balance financiero cualquier cambio de método contable que se produzca.
Sección III Gestión de la tesorería
Artículo 22
En aplicación de lo dispuesto en el párrafo primero del artículo 25 del Reglamento Financiero, el contable, que es responsable del cobro de los ingresos y del pago de los gastos, se encargará de la gestión de la tesorería correspondiente.
La institución abrirá o mandará abrir las cuentas que sean necesarias en organismos financieros, previa negociación de las condiciones de funcionamiento, de conformidad con los principios de una correcta gestión financiera. Las condiciones de funcionamiento de dichas cuentas serán revisadas periódicamente y, en caso necesario, serán objeto de una renegociación; el control de las mismas corresponde al interventor.
El contable de la Comisión se encargará, previa consulta a los contables de las demás instituciones, de armonizar las condiciones de funcionamiento de las cuentas abiertas por las diferentes instituciones.
Artículo 23
El contable se encargará de administrar la liquidez de la institución de la que dependa, de ordenar las transferencias entre cuentas abiertas en organismos financieros y de efectuar las operaciones de conversión de divisas, procurando que ningún saldo de estas cuentas sea negativo.
Las transferencias entre cuentas abiertas en organismos financieros deberán efectuarse dentro de los límites de los fondos disponibles.
Artículo 24
De conformidad con el artículo 12 del Reglamento (CEE, Euratom), n° 1552/89, el contable de la Comisión se encargará de repartir entre los Estados miembros los fondos disponibles en las tesorerías nacionales y en los Bancos Centrales de dichos Estados.
Artículo 25
El contable se encargará de reconciliar periódicamente las cuentas abiertas en organismos financieros con la contabilidad, así como de controlar la correcta aplicación de las condiciones de funcionamiento negociadas.
Artículo 26
El contable suministrará fondos necesarios a las Administraciones de anticipos y asegurará el control financiero de los mismos.
Artículo 27
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1, el contable de la Comisión fijará el tipo de cambio del ecu en relación con cada una de las divisas que las instituciones tengan que utilizar en la ejecución del presupuesto.
Sección IV Seguros
Artículo 28
El contable, los contables adjuntos y los administradores de anticipos se asegurarán, a través de la institución, contra los riesgos financieros inherentes a su cargo.
Artículo 29
Las primas del seguro serán pagadas directamente al asegurador por la institución.
Artículo 30
Sin perjuicio
- de lo dispuesto en los artículos 86 a 89 del Estatuto,
- del artículo 75 del Reglamento Financiero,
- y de sus derechos de cobro frente a terceros,
la institución, en aplicación del párrafo segundo del artículo 215 del Tratado CEE, se hará cargo de los riesgos y de los importes de los déficits no cubiertos por los aseguradores en la medida en que las cantidades que figuren en el haber de la cuenta de garantía, a nombre del funcionario que incurra en responsabilidad no sean suficientes para cubrir el déficit.
Sección V Indemnización especial y cuenta de garantía
Artículo 31
El importe de la indemnización especial contemplado en el apartado 4 del artículo 75 del Reglamento Financiero ascenderá mensualmente a:
- 120 ecus para el contable,
- 80 ecus para los contables adjuntos,
- 40 ecus para los administradores de anticipos, cuando el importe de la Administración sea al menos igual o superior a 3 300 ecus y su duración igual o superior a 30 días consecutivos.
La indemnización se expresará en ecus y el importe correspondiente se abonará en esta misma moneda en el haber de la cuenta de garantía prevista en el artículo 32 del presente Reglamento.
Artículo 32
En la contabilidad general de la institución se abrirá una cuenta de garantía a nombre de cada agente interesado. A petición de cada institución interesada, esta cuenta podrá centralizarse en la contabilidad general de la Comisión. Se abonará periódicamente en el haber de esta cuenta la indemnización mensual contemplada en el artículo 31 y un interés anual correspondiente al promedio anual de los tipos mensuales aplicados por el Fondo europeo de cooperación monetaria a sus operaciones en ecus (6).
Se adeudará en esta cuenta el importe del déficit del que haya sido declarado responsable el interesado por la institución que lo nombró, siempre y cuando tal déficit no haya sido cubierto por los reembolsos de las compañías de seguros.
Artículo 33
1. El saldo acreedor de la cuenta de garantía se pagará al interesado o a sus derechohabientes, una vez que haya cesado en sus funciones de contable o de contable adjunto, previa decisión de las autoridades contempladas en el artículo 22 del Reglamento Financiero, tras haber obtenido la liberación de responsabilidad a que se refiere el artículo 77 del Reglamento Financiero, y previo dictamen favorable del contable, salvo en lo que le afecte directamente, y del interventor.
2. Por lo que respecta a los administradores de anticipos, el saldo acreedor de la cuenta de garantía se abonará a los interesados o a sus derechohabientes, una vez que hayan cesado en sus funciones, previo acuerdo y verificación del contable y del ordenador correspondiente y previo dictamen favorable del interventor.
3. Los pagos mencionados en los apartados 1 y 2 se efectuarán exclusivamente previa instrucción por escrito del jefe de la Dirección General o unidad administrativa en la que esté destinado el contable.
TÍTULO V NORMAS APLICABLES AL INTERVENTOR Y A LOS INTERVENTORES ADJUNTOS (Artículo 24 del Reglamento Financiero)
Artículo 34
Cada institución nombrará, mediante decisión motivada, un interventor, que será el funcionario encargado de la intervención del compromiso y de la ordenación de todos los gastos, así como de todos los ingresos imputables al Presupuesto de las Comunidades, cuyo ordenador sea la institución.
Artículo 35
La institución podrá nombrar uno o más interventores adjuntos. Éstos dependerán jerárquicamente del interventor, quien determinará las competencias en aquéllos delegadas. Los interventores adjuntos asumirán la responsabilidad de los visados que expidan en el marco de las competencias delegadas.
Artículo 36
El interventor y los interventores adjuntos serán obligatoriamente elegidos por la institución entre los nacionales de los Estados miembros, en razón de su particular competencia.
Artículo 37
La institución pondrá a disposición del interventor el personal y el equipo necesarios para el correcto cumplimiento de su función de intervención.
Artículo 38
Todas las decisiones relativas a las delegaciones y subdelegaciones de competencias concedidas por el interventor o los interventores adjuntos se ajustarán a lo dispuesto en los artículos 6, 7 y 8.
Artículo 39
En el ejercicio de sus funciones de intervención, el interventor gozará de total independencia y sólo será responsable ante la institución. No podrá recibir instrucción alguna ni podrá imponérsele ninguna restriccion en lo que respecta al ejercicio de las funciones que, en virtud de su nombramiento, le sean conferidas con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento Financiero.
Dichas disposiciones se aplicarán igualmente a los interventores adjuntos, dentro de los límites de la delegación de competencias recibida de su superior jerárquico, el interventor.
Artículo 40
El interventor podrá presentar informes a la institución en cualquier momento y en relación con cualquier tema que tenga implicaciones financieras y, en particular, en lo que se refiere a la aplicación de las disposiciones del artículo 2 del Reglamento Financiero.
La institución remitirá dichos informes al Parlamento Europeo y al Tribunal de Cuentas, previa solicitud, a menos que los considere confidenciales.
Artículo 41
El interventor y los interventores adjuntos tendrán acceso a todos los documentos justificativos y a cualesquiera otros documentos referentes a los gastos e ingresos que deban intervenir. Podrán efectuar controles in situ.
Artículo 42
La responsabilidad disciplinaria y, en su caso, pecuniaria del interventor y de los interventores adjuntos, a los efectos del artículo 74 del Reglamento Financiero, sólo podrá ser exigida por la propia institución y con las condiciones previstas en los párrafos segundo a quinto.
La institución, por decisión motivada, abrirá una investigación. Esta decisión se notificará al interesado y, si fuere un interventor adjunto, al interventor. La institución podrá encargar la investigación, bajo su directa responsabilidad, a uno o a varios funcionarios de grado igual o superior al del agente de que se trate y siempre que no ejerzan las funciones de interventor, ordenador o contable. Durante la investigación, el interesado y, si fuere un interventor adjunto, el interventor habrán de ser oídos obligatoriamente.
El informe de la investigación se comunicará al interesado y, si fuere un interventor adjunto, al interventor. Posteriormente, el interesado será oído por la institución en relación con dicho informe.
Basándose en el informe y en la audiencia del interesado, la institución tomará una decisión motivada de descargo del interesado, o una decisión motivada de conformidad con lo dispuesto en los artículos 22 y 86 a 89 del Estatuto. Las decisiones que acarreen sanciones disciplinarias y/o pecuniarias se notificarán al interesado y se comunicarán, a título informativo, a las demás instituciones, al Tribunal de Cuentas y, si se tratare de un interventor adjunto, al interventor.
El interesado podrá, interponer recurso ante el Tribunal de Justicia contra dicha decisión, en las condiciones previstas en el mencionado Estatuto.
Artículo 43
Sin perjuicio de las vías de recurso contempladas en el Estatuto y en el régimen aplicable a los otros agentes, los interventores y los interventores adjuntos podrán interponer recurso ante el Tribunal de Justicia por cualquier acto relacionado con el ejercicio de su función de intervención. Este recurso habrá de interponerse en un plazo de tres meses a partir de la fecha de la notificación del acto de que se trate.
El párrafo primero se aplicará a los recursos interpuestos por la institución contra su interventor o sus interventores adjuntos.
El recurso se instruirá y decidirá en las condiciones previstas en el apartado 5 del artículo 91 del Estatuto.
TÍTULO VI COBRO DE CRÉDITOS (Artículos 28 y 29 del Reglamento Financiero)
Artículo 44
En aplicación de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 28 del Reglamento Financiero, el ordenador competente establecerá una previsión de crédito respecto de cada medida que pueda crear o modificar un crédito de las Comunidades. La previsión de crédito se establecerá aun cuando el acto o la decisión que dé lugar a un crédito futuro no permitan todavía determinar el importe o el vencimiento de tal crédito. En ella se indicará, en la medida de lo posible, el importe estimado y el vencimiento previsible.
La previsión se remitirá al interventor para su visado y al contable para el registro pro memoria del crédito.
Artículo 45
1. En aplicación de lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 28 del Reglamento Financiero, todo crédito devengado dará lugar a una orden de ingreso extendida sin demora por el ordenador competente.
Dicha orden se presentará al interventor para su visado y se remitirá al contable para su registro. En la misma figurará en particular la fecha de vencimiento.
2. El contable procederá al cobro, instando al deudor a que pague la suma adeudada en la fecha fijada.
3. Al producirse el cobro efectivo, el contable extenderá una nota de ingreso que se registrará en las cuentas. El contable notificará el cobro al ordenador y al interventor.
4. En caso de que no se cobre un crédito al expirar el plazo previsto para el pago, el contable iniciará sin demora el procedimiento de cobro, recurriendo, en su caso, a la vía legal.
5. Los créditos cuyo cobro esté previsto en tramos sucesivos, escalonados en un solo ejercicio presupuestario o en varios ejercicios, se registrará en las cuentas en su totalidad desde el momento de su comprobación mediante una orden de ingreso.
Artículo 46
Las comprobaciones provisionales a los efectos del artículo 28 del Reglamento Financiero se limitarán estrictamente a los ingresos corrientes.
Los cobros individuales a que se refieren dichas comprobaciones provisionales no deberán presentarse individualmente al visado del interventor.
Antes del cierre del ejercicio, el ordenador deberá presentar al interventor para su visado las modificaciones de las comprobaciones provisionales, para que éstas coincidan con los créditos realmente devengados.
Artículo 47
De conformidad con lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 45, todo cobro deberá ser notificado en el plazo más breve posible al ordenador y al interventor. Cuando el cobro no resulte de una orden de ingreso extendida de conformidad con el artículo 45, se registrará inmediatamente la cantidad en una cuenta provisional en la contabilidad general y el ordenador competente iniciará el procedimiento de comprobación de crédito y emitirá la orden de ingreso que faltaba, a efectos de imputación presupuestaria. Toda cantidad indebidamente recaudada, abonada en dicha cuenta será reembolsada con la mayor brevedad posible.
Artículo 48
Las previsiones y órdenes de ingreso serán contabilizadas separadamente siguiendo una numeración cronológica, con objeto de poder comprobar, en relación con todos los créditos de la institución:
- las medidas adoptadas que pueden dar lugar a un crédito,
- los importes de los créditos por cobrar,
- la fecha de vencimiento de tales créditos,
- los créditos cobrados,
- los créditos pendientes de cobro, así como las diligencias efectuadas para su cobro.
Artículo 49
La contabilidad deberá estar organizada de tal forma que el interventor pueda verificar en cualquier momento la exactitud del registro de las previsiones de créditos y de las órdenes de ingreso y pueda cumplir las funciones que le impone el apartado 3 del artículo 29 del Reglamento Financiero.
Artículo 50
En virtud del apartado 2 del artículo 29 del Reglamento Financiero, toda propuesta del ordenador de pagos de renunciar a cobrar un crédito devengado deberá especificar, en particular, el nombre del deudor, la naturaleza, evaluación, e imputación presupuestaria del ingreso, las diligencias efectuadas para realizar el cobro y los motivos de la anulación propuesta.
Cuando la autoridad superior de la institución desestime una denegación de visado del interventor, se notificará la decisión al ordenador que remitirá la propuesta de renuncia, acompañada de esta decisión, al interventor. La propuesta de renuncia, acompañada de la decisión de desestimación, se registrará de conformidad con lo dispuesto en el párrafo primero del apartado 2 del artículo 28 del Reglamento Financiero.
TÍTULO VII COMPROMISO DE GASTOS (Artículo 36 del Reglamento Financiero)
Artículo 51
Antes de tomar una medida que pueda originar un gasto, el ordenador competente deberá solicitar al interventor una propuesta de compromiso. Previamente, el ordenador deberá asegurarse de que esta medida se ajusta a los principios de una correcta gestión financiera y, en particular, a los de economía y de relación coste/eficacia previstos en el artículo 2 del Reglamento Financiero. En principio, esta propuesta se presentará en un formulario que habrá de ser aprobado, de común acuerdo, por el ordenador, el contable y el interventor. En esta propuesta de compromiso figurarán los datos previstos en el artículo 37 del Reglamento Financiero.
Artículo 52
Los proyectos de decisión de carácter general de la institución que impliquen una obligación de gasto con respecto a terceros se considerarán medidas que pueden originar gastos, sin necesidad de una nueva decisión.
Artículo 53
Si, previamente al compromiso de un gasto, éste debe ser objeto de una decisión de principio por parte de la institución, el proyecto de esta decisión se presentará al interventor para su visado junto con la propuesta de compromiso correspondiente.
Tan pronto como haya sido aprobado el proyecto de decisión por parte de la institución, la propuesta do compromiso correspondiente se presentará al visado previo del interventor.
Si la institución no aprueba el proyecto de decisión o reduce el importe del gasto propuesto, se anulará la propuesta de compromiso y se sustituirá, en su caso, por una propuesta de compromiso adecuada, que se remitirá a su vez al interventor para su visado.
Artículo 54
Los compromisos provisionales contemplados en el apartado 1 del artículo 36 del Reglamento Financiero se limitarán estrictamente a los gastos corrientes. Los compromisos individuales cubiertos por tales compromisos provisionales no deberán presentarse individualmente al visado del interventor.
En el caso de compromisos provisionales, el ordenador deberá comprobar, bajo su responsabilidad, que los compromisos individuales no sobrepasan el compromiso provisional que los cubre.
Estos compromisos provisionales sólo podrán dar lugar a prórrogas automáticas de créditos en las condiciones previstas en el artículo 7 del Reglamento Financiero cuando se refieran, al finalizar el ejercicio, a obligaciones financieras efectivamente contraídas antes de las fechas límite fijadas por el Reglamento Financiero.
Se consideran gastos corrientes los gastos administrativos que se repiten a lo largo de un mismo ejercicio presupuestario, tales como:
- gastos de personal (retribuciones e indemnizaciones varias, gastos de selección de personal, etc.),
- gastos de misiones,
- gastos de representación,
- gastos de reuniones,
- intérpretes free-lance,
- intercambios de funcionarios,
- arrendamiento de inmuebles,
- seguros varios,
- limpieza y mantenimiento,
- alquileres,
- telecomunicaciones,
- agua, gas y electricidad,
- publicaciones periódicas (boletines mensuales, etc.),
- suscripciones.
Artículo 55
Si, en el caso de determinadas medidas que puedan ocasionar un gasto, éste no pudiese todavía cuantificarse exactamente en el momento en que se presente al interventor y se comunique al contable la correspondiente propuesta de compromiso, el ordenador hará una evaluación del gasto previsto y precisará, en su propuesta de compromiso, los datos en que se basa tal evaluación.
Artículo 56
Todas las propuestas de compromiso deberán presentarse al interventor con antelación suficiente para que éste pueda adoptar una posición y formular, en su caso, las observaciones que considere apropiadas y pueda tener en cuenta.
Artículo 57
Sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 23 del Reglamento Financiero, las propuestas de compromiso de gastos deberán ir acompañadas de todos los documentos justificativos y, en su caso, de todos los demás documentos y datos necesarios para que el interventor pueda efectuar las comprobaciones exigidas por el apartado 1 del artículo 38 del Reglamento Financiero.
TÍTULO VIII REGISTRO DE LAS PROPUESTAS DE COMPROMISO DE GASTOS TRAS EL VISADO DEL INTERVENTOR (Artículo 37 del Reglamento Financiero)
Artículo 58
Las propuestas de compromiso se registrarán en la contabilidad de la institución. Este registro facilitará la comprobación, en cualquier momento, para un ejercicio dado y por partida presupuestaria, de los siguientes extremos:
1) los créditos disponibles;
2) los importes de los compromisos contraídos;
3) los pagos efectuados correspondientes a dichos compromisos;
4) el saldo de los compromisos pendientes de pago.
El registro deberá también permitir comprobar en todo momento:
1) el importe del compromiso inicial, al que se sumarán en su caso los compromisos complementarios;
2) los pagos correspondientes ejecutados con cargo a ejercicios anteriores;
3) el importe del compromiso pendiente de pago a principios del ejercicio;
4) los pagos del ejercicio;
5) el saldo pendiente de pago.
Deberá registrarse también el importe de los compromisos provisionales globales, a que se refiere el artículo 99 del Reglamento Financiero.
Artículo 59
La contabilidad deberá organizarse de forma tal que el interventor pueda comprobar la exactitud del registro de los compromisos y de los pagos.
TÍTULO IX VISADO DE LAS PROPUESTAS DE COMPROMISO DE GASTOS (Artículo 38 del Reglamento Financiero)
Artículo 60
Sin perjuicio de los artículos 10 y 61, el visado quedará materializado en la propuesta de compromiso mediante la firma del interventor - o de un interventor adjunto o cualquier agente a quien se le haya conferido la delegación o subdelegación de competencias prevista en el artículo 38 -, la colocación de un sello y la indicación de la fecha.
Artículo 61
En caso de urgencia, el visado podrá efectuarse mediante nota, télex o cualquier otro medio que demuestre inequivocamente que la propuesta de compromiso de que se trate ha sido visada.
Artículo 62
Si la autoridad superior de la institución, en aplicación del artículo 39 del Reglamento Financiero, desestimase la denegación de visado del interventor, esta decisión se remitirá al ordenador, que devolverá la propuesta de compromiso junto con la decisión al interventor. La propuesta de compromiso, junto con la decisión de desestimación, se registrará de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 37 del Reglamento Financiero.
Artículo 63
Los artículos 60, 61 y 62 se aplicarán a las propuestas de compromiso provisionales globales a que se refiere el artículo 99 del Reglamento Financiero.
Artículo 64
El interventor aplazará el visado y devolverá la propuesta al ordenador, precisando la naturaleza de los justificantes requeridos, si considera insuficientes o incompletos los documentos justificativos que se mencionan en el apartado 2 del artículo 28 y en los artículos 37, 41 y 45 del Reglamento Financiero y que se especifican en los artículos 65 a 73 del presente Reglamento.
TÍTULO X DOCUMENTOS JUSTIFICATIVOS (Apartado 2 del artículo 28 y artículos 37, 41 y 45 del Reglamento Financiero)
Sección I Cobro de créditos
Artículo 65
Se considerarán documentos justificativos de apoyo de las órdenes de ingreso los siguientes: la decisión o el acto que genera el crédito, acompañado de cualquier documento que permita verificar la naturaleza del crédito, el cálculo de su importe, el vencimiento y la identidad del deudor, tales como:
a) si se trata de recursos propios (7):
- en el caso de los derechos de aduana, exacciones reguladoras agrícolas y cotizaciones por azúcar: los estados de la contabilidad de los Estados miembros, de conformidad con los reglamentos de aplicación (8),
- en el caso de los recursos IVA y PNB: el presupuesto del ejercicio (ejercicio n) en el que se determina su importe, e igualmente, por lo que se refiere a los saldos respectivos (ejercicio n+1 y siguientes), los diferentes estados, documentos recapitulativos y extractos de cuentas a que se hace referencia en los reglamentos de aplicación (9);
b) si se trata de otros ingresos varios: el acto de base, decisión, contrato o acuerdo que genere el crédito, así como los documentos en los que figuren todos los datos necesarios para el cálculo.
Sección II Compromiso de gastos
Artículo 66
En las propuestas de compromiso de gastos, se considerarán documentos justificativos los proyectos de actos que comprometan a la institución, como, por ejemplo:
a) en el caso de ejecución de gastos por vía contractual:
el proyecto de convenio o de contrato, la orden de pedido, u otros documentos similares, acompañados, en su caso, si se trata de contratos de las ofertas recibidas, la justificación de la contratación directa y, si procede, del dictamen de la comisión consultiva de compras y contratos, en adelante CCAM;
b) en el caso de concesión de ayudas con carácter autónomo:
- para la concesión de ayuda financiera con cargo a los diferentes fondos o a programas análogos: los documentos previstos, en su caso, en los reglamentos de base correspondientes, así como las decisiones de concesión;
- para las subvenciones en general:
- la solicitud del beneficiario acompañada, en su caso, de un informe de ejecución de las subvenciones concedidas anteriormente,
- la justificación de la cantidad concedida,
- el proyecto de la carta, convenio, u otros documentos similares,
- el presupuesto de previsiones correspondiente a acción para la que se solicita la subvención o cualquier otro documento sustitutivo.
Sección III Liquidación y pago de gastos
Artículo 67
En los suministros en general, se considerará documento justificativo, en particular, la factura extendida por el proveedor, acompañada, en su caso, de un ejemplar del documento del que se desprenda la obligación de la Comunidad (por ejemplo: orden de pedido o contrato).
En cualquier caso, el documento que expida el proveedor deberá indiciar:
- la naturaleza y la cantidad de los suministros o, en su caso, la descripción de los servicios prestados a este respecto,
- el precio por unidad y el precio total,
- una referencia a la exención de tasas e impuestos; eventualmente, el importe de las tasas, impuestos y derechos de aduana correspondientes al suministro, incluidos en el precio.
En dicho documento o en documento anejo deberán figurar las oportunas indicaciones del ordenador de pagos o del funcionario por él habilitado, en las que se haga constar:
- la correcta y debida recepción del suministro, así como la fecha y lugar de la misma,
- la anotación del suministro en el inventario cuando así se exija,
- la comprobación de todos los datos de la factura,
- el dictamen de la CCAM, cuando éste sea preceptivo.
Artículo 68
En las prestaciones de servicios, se considerará documento justificativo la factura (o nota de gastos) expedida por el prestador del servicio, acompañada, en su caso, del contrato.
Dicha factura (o nota de gastos) deberá:
- mencionar la naturaleza de la prestación y, en su caso, el precio por unidad, el precio total y la indicación de exención de tasas e impuestos o, en la medida de lo posible, el importe de las tasas e impuestos que graven la prestación incluidos en el precio.
- incluir la mención «páguese», firmada por el ordenador o agente por él habilitado, que certifique la correcta ejecución del servicio y la comprobación de todos los datos de la factura (o nota de gastos).
Artículo 69
1. En los contratos de estudios e investigación, se considerarán documentos justificativos:
a) un ejemplar del contrato y, en su caso, de sus cláusulas adicionales que se adjuntarán a la primera orden de pago;
b) cualquier otro documento que, conforme a las disposiciones financieras que figuren en los contratos, justifique los pagos correspondientes (solicitud del contratante, facturas, notas de los comités de gestión en caso de contratos de asociación, y cualquier otro documento que justifique los gastos). El último pago deberá ir acompañado necesariamente de un documento en el que el ordenador certifique que se ha realizado el servicio.
2. En las decisiones de concesión de ayuda financiera con cargo a los diferentes fondos o programas análogos, se consideran documentos justificativos:
a) un ejemplar de la decisión, que se adjuntará a la primera orden de pago;
b) cualquier documento que, de acuerdo con las disposiciones financieras de los reglamentos de base y de las decisiones de concesión de ayuda financiera, justifique los correspondientes pagos (solicitud de pago, certificación del comienzo de las obras, informes sobre el estado de las mismas y similares). El último pago deberá ir acompañado necesariamente de un documento en el que se certifique la finalización del programa o proyecto y contenga el estado de los gastos realmente efectuados con cargo a dicho programa o proyecto.
3. En las subvenciones contempladas en el segundo guión de la letra b) del artículo 66, se considerarán documentos justificativos:
a) un ejemplar de la decisión de concesión de la subvención;
b) la confirmación por parte del beneficiario de la aceptación de los controles comunitarios contemplados en el artículo 87 del Reglamento Financiero, así como, en caso de que la importancia de la subvención lo justifique, la remisión de un informe sobre la ejecución del proyecto y la utilización de los fondos recibidos.
Artículo 70
En los gastos de personal, se considerarán documentos justificativos:
a) en lo que respecta al salario mensual:
- la nómina completa del personal, en la que se indiquen todos los datos retributivos. Esta nómina se adjuntará a la orden de pago,
- un formulario (ficha personal) en el que figure, si procede, cualquier modificación de un determinado dato retributivo. Este formulario se redactará a la vista de las decisiones que se hayan tomado en cada caso concreto,
- si se trata de contrataciones o de nombramientos, se adjuntará a la liquidación del primer salario una copia certificada conforme de la decisión de contratación o de nombramiento;
b) en lo que respecta a las demás retribuciones (personal remunerado por horas o por días):
una relación elaborada por el ordenador, en la que se indiquen los días y horas de presencia;
c) en lo que respecta a las horas extraordinarias:
una relación firmada por el funcionario habilitado, en la que se certifiquen las prestaciones suplementarias efectuadas por el agente;
d) en lo que respecta a los gastos de misión:
- la orden de misión debidamente firmada por la autoridad competente,
- el «extracto de los gastos de misión», en el que se indique, en concreto, el lugar de misión, la fecha y hora de salida y llegada a dicho lugar, los gastos de transporte, los gastos de estancia y los demás gastos debidamente autorizados previa presentación de los documentos justificativos; este extracto irá firmado por el encargado de la misión y por la autoridad jerárquica competente que haya recibido la delegación;
e) en lo que respecta a los demás gastos de personal:
los documentos justificativos en los que se haga referencia a la decisión en que se basa el gasto y en los que figuren todos los datos necesarios para el cálculo.
Artículo 71
Por cada compromiso cuya ejecución origine pagos fraccionados, se adjuntará a la primera orden de pago una copia certificada conforme del contrato o de la decisión de concesión de la ayuda financiera. En las demás órdenes de pago se hará referencia a tal documento y al pago o pagos anteriores.
Al extender la última orden de pago, el ordenador deberá certificar la finalización de la acción de que se trate, con objeto de extraer las consecuencias contables que puedan implicar la anulación del compromiso contraído y no ejecutado.
Cuando se fije una fecha límite en virtud del apartado 7 del artículo 1 del Reglamento Financiero, la contabilidad permitirá identificar y extraer los compromisos que no hayan sido ejecutados definitivamente un mes antes de dicha fecha. En ese momento, los ordenadores de pagos estarán obligados a preparar la propuesta de anulación del compromiso no ejecutado o, si se cumplen las condiciones previstas en el apartado 7 del artículo 1, deberán presentar una propuesta de modificación del compromiso inicial acompañada de las justificaciones adecuadas.
Artículo 72
Cuando varios pagos estén amparados por un solo documento justificativo, todas las órdenes de pago harán referencia al documento original, así como al número de orden de pago al que se adjunta.
Artículo 73
Salvo en los casos previstos en los artículos 65 a 72, cuando no pueda presentarse un documento justificativo original, éste podrá sustituirse por una copia certificada conforme expedida por el ordenador, quien estará obligado a exponer los motivos por los que no ha podido presentarse el original y a certificar que el pago no se ha realizado.
TÍTULO XI CONCESIÓN DE ANTICIPOS (Artículo 46 del Reglamento Financiero)
Artículo 74
Al margen de los anticipos previstos por el Estatuto o por una disposición reglamentaria, el ordenador podrá conceder anticipos destinados a cubrir los gastos que deba efectuar un funcionario o agente por cuenta de su institución. Tales gastos, que corresponden por lo general a gastos de personal y funcionamiento, pueden ser ocasionados por una misión específica o corresponder a gastos probables pero de naturaleza o cantidad indeterminada.
Artículo 75
La concesión de tales anticipos y la designación del funcionario o agente serán objeto, a propuesta del ordenador y previo visado del interventor y dictamen favorable del contable, de una decisión de las autoridades a que se refire el artículo 22 del Reglamento Financiero, en la que se precisará el importe del anticipo y la duración de su utilización.
Todo pago de anticipos, en la medida en que la naturaleza del gasto esté suficientemente determinada, deberá ser objeto de una propuesta de compromiso.
Artículo 76
El funcionario o agente designado será responsable de los fondos que se pongan a su disposición y tomará todas las medidas oportunas para garantizar su conservación.
En un plazo de diez días siguientes a la consecución del fin para el que se haya concedido el anticipo, dicho funcionario o agente remitirá al contable un informe detallado sobre la utilización del mismo y devolverá, en su caso, el saldo restante.
En un plazo de seis semanas a partir de la misma fecha, el ordenador procederá a la liquidación del anticipo, con objecto de poder cerrar la cuenta provisional abierta en el momento de la concesión.
TÍTULO XII CUENTAS BANCARIAS Y CUENTAS CORRIENTES POSTALES (Artículo 53 del Reglamento Financiero)
Artículo 77
Para efectuar las operaciones financieras, la institución podrá abrir cuentas bancarias y/o cuentas corrientes postales en los Estados miembros y, en su caso, en terceros países.
Artículo 78
La institución también podrá ser titular de cuentas en los Bancos emisores de cada Estado miembro o en un organismo financiero autorizado.
Artículo 79
La institución comunicará a todos los organismos financieros en los que haya abierto cuentas los nombres y una muestra de las firmas de los agentes por ella designados y habilitados para abrir cuentas y disponer de las mismas, así como, en su caso, el límite de retirada de fondos autorizado a cada agente habilitado.
Artículo 80
Para disponer de las cuentas, se exigirán conjuntamente las firmas de dos agentes debidamente habilitados, de las cuales una será necesariamente la del contable, el contable adjunto o un administrador de anticipos.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 53 del Reglamento Financiero, la institución nombrará a los agentes habilitados para firmar los cheques, giros postales o transferencias bancarias.
Antes de estampar su firma, los agentes verificarán la concordancia entre las órdenes de pago, los cheques y las transferencias postales o bancarias.
Artículo 81
Como norma general, se efectuarán por cheque o transferencia postal o bancaria los siguiente pagos:
- las retribuciones mensuales de los funcionarios y otros agentes,
- los gastos correspondientes a suministros o prestaciones superiores a 350 ecus.
TÍTULO XIII ADMINISTRACIONES DE ANTICIPOS (Artículo 54 del Reglamento Financiero)
Artículo 82
Se podrán crear administraciones de anticipos cuando el pago de ciertos gastos, debido a su naturaleza o urgencia particular no pueda efectuarse basándose en una orden de pago firmada por el ordenador y visada por el interventor. No obstante lo dispuesto en los artículos 40 y 51 del Reglamento Financiero, el administrador de anticipos estará autorizado para efectuar la liquidación provisional y el pago de los gastos, sin perjuicio de la ulterior aplicación de los artículos 40, 41, 44, 45, 47 y 50 del Reglamento Financiero.
La creación de administraciones de anticipos y la modificación o adaptación de las condiciones de funcionamiento de las mismas se efectuarán por decisión de las autoridades a que se refiere el artículo 22 del Reglamento Financiero, a propuesta debidamente motivada del ordenador y previo dictamen favorable del contable y del interventor.
Artículo 83
El nombramiento de un administrador de anticipos se realizará mediante decisión de las autoridades a que se refiere el artículo 22 del Reglamento Financiero, a propuesta del ordenador y previo dictamen favorable del contable.
En dicha decisión se indicarán las funciones del administrador de anticipos.
Artículo 84
Las decisiones contempladas en los artículos 82 y 83 se comunicarán a los ordenadores, al interventor, al contable y al Tribunal de Cuentas.
Artículo 85
1. La decisión por la que se cree una administración de anticipos determinará, en particular:
a) la finalidad y el importe máximo del anticipo que puede ser concedido;
b) la apertura, en su caso, de una cuenta bancaria y/o de una cuenta corriente postal a nombre de la institución correspondiente;
c) la naturaleza y el importe máximo de cada gasto que pueda ser pagado sin autorización previa;
d) la periodicidad y las modalidades de presentación de los documentos justificativos;
e) en su caso, las modalidades de reconstitución del anticipo;
f) el plazo para la regularización de las operaciones de la administración de anticipos.
2. Los pagos sólo podrán efectuarse sobre la base del límite de los compromisos previos firmados por el ordenador y visados por el interventor.
Artículo 86
De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 54 del Reglamento Financiero, sólo el contable podrá proveer de fondos a las administraciones de anticipos.
No obstante, los diversos ingresos locales, como, por ejemplo, los derivados de:
- ventas de materiales,
- publicaciones,
- reembolsos varios,
- ingresos por intereses, etc.
podrán ser contabilizados directamente por las administraciones de anticipos correspondientes, realizándose su regularización con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento Financiero y en el presente Reglamento.
Los importes de que se trate serán deducidos por el contable cuando posteriormente vuelva a proveer de fondos a esas mismas administraciones de anticipos.
Artículo 87
Cada administrador de anticipos será responsable ante el ordenador del pago de las deudas con terceros y ante el contable de la ejecución de los pagos.
Artículo 88
El administrador de anticipos llevará la contabilidad de los fondos de que dispone, de los gastos efectuados y de los ingresos efectuados, de acuerdo con las instrucciones del contable.
Artículo 89
El administrador de anticipos adoptará todas las disposiciones necesarias para garantizar los fondos puestos a su disposición.
Artículo 90
Sin perjuicio del control que ejerza el interventor, el contable procederá, en la medida de lo posible con una frecuencia regular, por sí mismo o por medio de un contable adjunto o funcionario especialmente habilitado para ello, y, por regla general, en las dependencias correspondientes y de forma imprevista, a la verificación de la existencia de los fondos confiados a los administradores de anticipos y a la comprobación de la teneduría de la contabilidad.
Artículo 91
El contable y el interventor se informarán mutuamente de los resultados de sus comprobaciones y los comunicarán al ordenador.
TÍTULO XIV PAGO DE INTERESES EN CASO DE RECUPERACIÓN DE LO INDEBIDO (Artículo 49 del Reglamento Financiero)
Artículo 92
Se aplicarán las normas del presente título en caso de recuperación de lo indebido en favor de la Comunidad, sin perjuicio de lo dispuesto en los actos de base sectoriales relativos a las políticas comunitarias.
Artículo 93
1. En la orden de ingreso a que se refiere el apartado 2 del artículo 28 del Reglamento Financiero, en relación con la recuperación de un importe pagado indebidamente, se fijará una fecha de vencimiento.
2. El contable, en colaboración con el ordenador correspondiente, solamente podrá conceder prórrogas suplementarias de pago previa petición escrita, debidamente justificada, del deudor, siempre que éste se comprometa al pago de intereses al tipo previsto en el artículo 94 durante todo el período de prórroga concedida a partir de la fecha inicial de vencimiento.
3. Si se conceden prórrogas suplementarias, y con el fin de proteger los derechos de la Comunidad, el contable podrá exigir al deudor el depósito de una garantía que cubra el principal y los intereses de la deuda.
Artículo 94
1. El crédito que no se reembolse en su fecha de vencimiento generará intereses de acuerdo con las siguientes disposiciones:
- para los créditos en ecus: al tipo de interés aplicado por el Fondo Europeo de Cooperación Monetaria a sus operaciones en ecus (10), incrementado en un punto y medio,
- para los créditos en moneda nacional: al tipo de interés interbancario de venta a tres meses del mercado de que se trate, incrementado en un punto y medio.
2. El tipo de interés aplicable será el que esté vigente el mes correspondiente al de la fecha de vencimiento.
3. Los intereses empezarán a correr a partir de la fecha de vencimiento fijada en la orden de ingreso hasta el día de reembolso total de la deuda.
Artículo 95
De acuerdo con el interventor, el contable podrá renunciar al cobro de los intereses cuando la incidencia financiera en juego (debido al importe, o al período de demora) sea mínima en relación con el coste administrativo de la operación.
Artículo 96
Los pagos parciales se imputarán primeramente a los intereses de demora calculados de conformidad con el artículo 94 y posteriormente al principal.
TITULO XV PROCEDIMIENTOS DE LICITACIÓN (subastas y concursos) (Artículo 57 del Reglamento Financiero)
Artículo 97
Los procedimientos previstos en el título se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 126 a 129.
Artículo 98
Las convocatorias de licitaciones se harán, en la medida de lo posible, utilizando un modelo de formulario o texto.
Artículo 99
Las bases de los concursos incluirán, en particular, indicaciones sobre:
a) los procedimientos de depósito y presentación de ofertas, en particular, el eventual requisito de cumplimentar un modelo de formulario de respuesta;
b) la aplicación del Protocolo sobre privilegios e inmunidades, así como las referencias al pliego de condiciones generales aplicables al contrato de que se trate (suministros, obras, servicios o publicaciones) y, en su caso, al documento relativo a las condiciones específicas del contrato;
c) una cláusula según la cual la presentación de una oferta equivale a aceptación del pliego de condiciones al que se refiere;
d) las condiciones de visita, que deberán precisarse con detalle cuando se prevea una visita in situ;
e) el período de validez de las ofertas durante el cual el licitador está obligado a mantener todas las condiciones de su oferta;
f) las sanciones previstas por incumplimiento de las cláusulas del contrato;
g) los datos que deben constar en las facturas (o en los documentos justificativos de las mismas) de conformidad con lo dispuesto en los artículos 65 a 73;
h) la prohibición de todo contacto entre la institución y el licitador, salvo a título excepcional, cuando se den las siguientes condiciones:
1) antes de concluir el plazo de presentación de ofertas:
- por iniciativa de los licitadores:
podrá comunicarse a los mismos información adicional que tenga por único objetivo precisar la naturaleza del concurso,
- por iniciativa de la institución:
si los servicios de la institución detectasen un error, imprecisión, omisión o cualquier otra insuficiencia material en la redacción del texto del concurso, podrán informar de ello a los interesados, pero ateniéndose estrictamente a las mismas condiciones aplicables a la convocatoria del concurso,
2) tras la apertura de las ofertas y a iniciativa de los servicios de la institución:
- la institución podrá ponerse en contacto con los licitadores cuando una oferta requiera aclaraciones suplementarias, o cuando se trate de corregir errores materiales manifiestos en la redacción de la oferta.
Artículo 100
En todos los casos en que se mantengan contactos en las condiciones previstas en la letra h) del artículo 99, se redactará una «nota para el expediente» y se hará mención de dichos contactos en el informe que habrá de presentarse posteriormente a la CCAM.
Artículo 101
El pliego de condiciones generales aplicables al contrato considerado se adjuntará a las bases del concurso. Llegado el caso, se adjuntará también un documento que recoja las condiciones específicas del contrato.
Artículo 102
El plazo para la presentación de las ofertas se fijará, de acuerdo con la naturaleza del contrato, en función del tiempo que se estime necesario para responder a la convocatoria del concurso.
Artículo 103
El envío de las ofertas se hará, a elección de los licitadores:
- bien por correo.
La convocatoria del concurso deberá precisar, en tal caso, que la fecha válida será la de entrega al servicio de correos, de la que dará fe el matasellos de este servicio. Los envíos por correo habrán de ir necesariamente certificados,
- bien por entrega directa en los servicios de la institución, o por medio de mandatario del licitador, incluidas las mensajerías privadas.
En tal caso, la convocatoria del concurso indicará el día y la hora límites de depósito de pliegos en la institución, así como el servicio en que deberán ser entregados contra recibo fechado y firmado.
En ambos casos, la fecha será la misma.
Con el fin de mantener el secreto y obviar todo tipo de dificultades, en la convocatoria del concurso figurará la siguiente mención:
«El envío deberá realizarse en dos sobres. Ambos sobres irán cerrados; el interior llevará, además de la indicación del servicio destinatario, tal como se indica en la convocatoria del concurso, la mención «Concurso - no abrir por el servicio de correos». Si se utilizan sobres autoadhesivos, se cerrarán con cinta adhesiva sobre la cual firmará el remitente».
Artículo 104
Todas las ofertas deberán ser abiertas.
Las ofertas serán abiertas por una comisión designada para tal fin. El interventor deberá ser informado de la apertura de las ofertas. El interventor o su representante podrá estar presente en calidad de observador si lo considera necesario.
Se rechazarán las ofertas que no reúnan los requisitos especificados en la convocatoria del concurso.
Los miembros de la comisión deberán rubricar cada una de las páginas de cada oferta y levantar acta de la apertura de las ofertas recibidas, identificando, en particular, las ofertas conformes y no conformes y motivando las denegaciones por falta de conformidad.
Artículo 105
Todos los licitadores serán informados del curso que se dé a sus ofertas respectivas.
TÍTULO XVI FIJACIÓN DE DIFERENTES LÍMITES EN EL SECTOR DE LOS CONTRATOS (Artículo 128 del Reglamento Financiero)
Artículo 106
El límite por debajo del cual se podrá proceder a la contratación directa de conformidad con la letra a) del artículo 58 del Reglamento Financiero se fija en 12 000 ecus.
Artículo 107
El límite por encima del cual la CCAM será competente de conformidad con el artículo 60 del Reglamento Financiero se fija en 42 000 ecus.
Artículo 108
El límite por encima del cual la fianza prevista en el artículo 62 del Reglamento Financiero será obligatoria se fija en 300 000 ecus.
Artículo 109
Los límites por debajo de los cuales podrá contratarse mediante factura o simple nota de gastos, con arreglo al artículo 63 del Reglamento Financiero, se fijan en:
- 900 ecus para los gastos efectuados en los lugares de trabajo provisionales de la institución,
- 2 400 ecus para los gastos efectuados fuera de los lugares de trabajo provisionales de la institución.
Artículo 110
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 97 del Reglamento Financiero, con respecto a la adjudicación de contratos con cargo a los créditos de investigación y desarrollo tecnológico, se fijan los límites siguientes:
- el límite por debajo del cual se podrá proceder a la contratación directa se fija en 90 000 ecus tanto en el caso de material científico y técnico, como en el de obras;
- el límite por encima del cual la CCAM será competente se fija en:
- 420 000 ecus, para los contratos científicos y técnicos,
- 90 000 ecus, para los contratos de suministros y de material que no tengan carácter científico ni técnico,
- 30 000 ecus, para los contratos de suministros y material sin carácter científico y técnico y a los que sean de aplicación las letras c), d) y e) del artículo 58 del Reglamento Financiero.
TÍTULO XVII CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO DE LAS COMISIONES CONSULTATIVAS DE COMPRAS Y CONTRATOS (CCAM) (Artículos 60 y 97 del Reglamento Financiero)
Sección I Disposiciones generales
Artículo 111
En virtud de los artículos 60, 61 y 97 del Reglamento Financiero, la CCAM emitirá un dictamen de carácter consultivo sobre:
a) todos los proyectos de contratos de obras, de suministros o de prestación de servicios, incluidos los estudios de importe superior a los indicados en los artículos 107 y 110 del presente Reglamento, así como sobre los proyectos de adquisiciones inmobiliarias, cualquiera que sea su importe;
b) los proyectos de cláusulas adicionales a los contratos mencionados en la letra a) siempre que se introduzcan modificaciones sustanciales, sobre todo, cuando tales cláusulas adicionales tengan por efecto alterar el importe del contrato inicial;
c) los proyectos de cláusulas adicionales en los contratos que tengan por efecto elevar el importe global de un contrato ya celebrado inicialmente inferior a los límites señalados en la letra a) del presente artículo, por encima de tales límites;
d) los modelos de formularios y textos de las convocatorias de licitaciones y los proyectos que se aparten ostensiblemente de tales modelos;
e) los proyectos de convocatoria de licitaciones que revistan una importancia o carácter particular;
f) las cuestiones que se planteen con motivo de la adjudicación o ejecución de los contratos (anulación de pedidos, solicitudes de anulación de la penalidad por demora, excepciones a las disposiciones de los pliegos de condiciones y de las condiciones generales . . .), cuando las cuestiones sean tan graves que estén justificadas las solicitudes de dictamen;
g) a instancia del ordenador de pagos competente o de un miembro de la CCAM los proyectos de contrato de importe inferior al fijado en la letra a), cuando consideren que tales contratos plantean cuestiones de principio o presentan un carácter particular.
Artículo 112
La CCAM formulará:
a) recomendaciones sobre la política general de suministros dentro o fuera de la Comunidad y realizará o encargará, eventualmente, las investigaciones y estudios correspondientes;
b) recomendaciones sobre la definición de las condiciones generales de las compras y contratos.
Artículo 113
Los expedientes sometidos al dictamen de la CCAM irán acompañados de un informe redactado y presentado por el funcionario responsable o por un suplente designado por el ordenador.
Dicho informe deberá indicar, en concreto:
a) la evaluación técnica y financiera de cada una de las ofertas, incluido un cuadro comparativo de los precios por unidad;
b) los motivos de la recomendación de elección del licitador.
Artículo 114
Cada asunto será objeto de un dictamen, que será firmado por el presidente de la CCAM. Este dictamen se comunicará a los servicios interesados.
Artículo 115
Cada CCAM adoptará su propio reglamento interno. El texto se comunicará a la institución interesada, a las CCAM de las demás instituciones y al Tribunal de Cuentas.
Cada CCAM velará por la correcta aplicación de las Directivas del Consejo contempladas en el artículo 126.
Sección II Disposiciones específicas relativas al Centro común de investigación
Artículo 116
La Comisión podrá adoptar las disposiciones internas que considere adecuadas relativas a la composición y funcionamiento de la CCAM, con respecto a las actividades del Centro común de investigación, y ello por razón de las exigencias específicas en este sector.
Dichas disposiciones internas se establecerán previa consulta al interventor y se remitirán, con carácter informativo, al Parlamento Europeo y al Tribunal de Cuentas.
Sección III Comisión consultiva de compras y contratos común a las instituciones (11)
Artículo 117
El Colegio de jefes de administración de las instituciones de la Comunidad tomará las medidas necesarias para establecer una CCAMI con objeto de intensificar, conforme a la exigencia de una correcta gestión financiera, la colaboración entre las instituciones en materia de adjudicación conjunta de determinados contratos de suministros, así como de otros contratos en el marco de la gestión de créditos para financiar actividades de carácter interinstitucional.
Artículo 118
La CCAMI ejercerá, especialmente, las siguientes competencias:
a) deberá emitir un dictamen siempre que todas las instituciones, o varias de ellas, decidan adjudicar en común contratos agrupados en los ámbitos indicados en el artículo 117, debido a las ventajas financieras que tal procedimiento pueda implicar.
El dictamen emitido se referirá a la observancia del procedimiento seguido, a la elección de licitador y, en general, a las condiciones establecidas para la adjudicación del contrato teniendo en cuenta los intereses del conjunto de las instituciones.
En este caso, las CCAM de cada institución no tendrán ya que ser consultadas en estas materia, pero serán informadas acerca del dictamen emitido;
b) especialmente a petición de uno o de varios jefes de administración o de una o más CCAM, podrá examinar y hacer recomendaciones sobre cualquier asunto que pueda revestir interés o tener consecuencias en el plano interinstitucional en materia de adjudicación de los contratos en los sectores a que se refiere el artículo 117.
A este respecto, examinará la cuestión planteada y formulará las sugerencias que considere apropiadas.
Artículo 119
La CCAMI estará compuesta por dos representantes de cada institución, nombrados, en la medida de lo posible, de entre los miembros de la CCAMI de la institución respectiva, quedando entendido que, por acuerdo entre las instituciones, en su composición deberán incluirse, además de los representantes de los servicios de las administraciones respectivas, los siguientes miembros:
- un representante de los servicios encargados de los asuntos jurídicos,
- un representante de los servicios responsables de las finanzas,
- un representante del interventor, en calidad de observador.
Podrá convenirse un sistema de rotación para los representantes de estos tres servicios mediante acuerdo entre las instituciones.
Cada institución ocupará por turno, durante dos años, la presidencia de la CCAMI.
La Comisión se encargará de la secretaría de la CCAMI.
Artículo 120
Por lo que se refiere al procedimiento, será de aplicación lo dispuesto en los artículos 113 y 114.
Artículo 121
La CCAMI aprobará su reglamento interno. El texto de dicho reglamento se comunicará a cada institución.
TÍTULO XVIII GARANTÍAS Y CONSTITUCIÓN DE UNA FIANZA PREVIA PARA GARANTIZAR LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS (Artículo 62 del Reglamento Financiero)
Artículo 122
Cuando, como garantía de la ejecución de los contratos, se exija de los suministradores, contratistas o prestadores de servicios la constitución de una fianza previ, ésta deberá cubrir no sólo todo el período de la garantía, sino también un período suficiente para poder hacerla efectiva. En principio, la fianza podrá consistir en un pago a la institución en la misma moneda indicada para el pago de los suministros u obras.
Artículo 123
La fianza previa podrá ser sustituida por una garantía personal y solidaria de un tercero, autorizada por el contable de la institución. Esta garantía se depositará en la moneda de pago prevista en el contrato y se regirá por las mismas normas que la fianza prevista en el artículo 122.
Artículo 124
Al primer mandamiento de pago extendido en ejecución de un contrato que exija la constitución de una fianza, se adjuntarán los documentos justificativos habituales y, como complemento, una copia, certificada conforme por el contable, del recibo expedido en el momento del pago de la fianza o una copia, certificada conforme por el contable, de la declaración del organismo o del tercero que otorgue su garantía.
Artículo 125
Las fianzas se devolverán, o las garantías que las sustituyan, contempladas en el artículo 123, se liberarán en las condiciones fijadas por las disposiciones sobre contratos, salvo en los casos de incumplimiento o demora contemplados en el párrafo cuarto del artículo 62 del Reglamento Financiero.
TÍTULO XIX DISPOSICIONES SOBRE APLICACIÓN POR PARTE DE LAS INSTITUCIONES COMUNITARIAS DE LAS DIRECTIVAS DEL CONSEJO EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS, SUMINISTROS Y SERVICIOS (Artículo 64 del Reglamento Financiero)
Artículo 126
Las Directivas del Consejo en materia de contratos públicos de obras de suministros y de servicios serán de aplicación en el momento de la adjudicación de contratos por parte de las instituciones, cuando la cuantía de los contratos correspondientes sea igual o superior a los umbrales fijados por tales Directivas.
Artículo 127
Las expresiones «contrato de obras», «contrato de suministros» y «contrato de servicios» se interpretarán conforme a las definiciones que figuran en las Directivas a que se refiere el artículo 126.
Artículo 128
Las instituciones - cada cual en la medida en que los contratos que se financien con cargo a los créditos consignados en su respectiva sección del presupuesto general - se considerarán como «entidades adjudicadoras» con arreglo a las Directivas a que se refiere el artículo 126.
Artículo 129
Las instituciones estarán obligadas a respetar las disposiciones de las Directivas de referencia en la contratación de obras, suministros y servicios, en particular por lo que se refiere a los siguientes extremos:
- normas de publicidad,
- normas comunes en materia de especificaciones técnicas,
- normas comunes de participación,
- criterios de selección cualitativa, y
- criterios de adjudicación de contratos.
TÍTULO XX FIJACIÓN DEL VALOR DE LOS BIENES MUEBLES A PARTIR DEL CUAL RESULTA OBLIGATORIA LA INSCRIPCIÓN EN EL INVENTARIO (Artículo 65 del Reglamento Financiero)
Artículo 130
Se inscribirán en el inventario todos los bienes muebles:
- que tengan un valor de compra igual o superior a 350 ecus, y
- cuya vida útil sea superior a un año [dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico (12)], y
- que no tengan la consideración de bienes de consumo.
Las inscripciones en el inventario, del que los acuses de recibo forman parte integrante, deberán proporcionar una descripción apropiada de cada uno de los bienes adquiridos y precisar su emplazamiento, la fecha de adquisición y el coste por unidad.
Los acuses de recibo se considerarán como una descripción apropiada.
Artículo 131
Los controles de inventario realizados por las instituciones deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien y su conformidad con la inscripción en el inventario. Tales controles se deberán efectuar en el marco de un programa trienal de verificación.
TÍTULO XXI PUBLICIDAD EN LA VENTA DE BIENES MUEBLES (Artículo 66 del Reglamento Financiero)
Artículo 132
1. Las ventas de bienes muebles serán objeto:
a) de una publicidad local adecuada, cuando el valor de compra por unidad sea igual o superior a 7 000 ecus. El período comprendido entre la fecha de publicación del último anuncio y la celebración del contrato de compraventa deberá ser de un mínimo de catorce días,
b) de un anuncio de venta publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas, cuando el valor de compra por unidad sea igual o superior a 340 000 ecus. Además, se podrá realizar una publicidad adecuada en la prensa de los Estados miembros. El período comprendido entre la fecha de publicación del anuncio en el Diario Oficial y la celebración del contrato de compraventa será, como mínimo, de un mes.
2. Podrá renunciarse a tal publicidad, cuando debido al coste de ésta la operación no ofrezca especiales ventajas.
3. Las instituciones procurarán obtener siempre el mejor precio de venta de los bienes muebles.
TÍTULO XXII CONDICIONES DE ELABORACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL PLAN CONTABLE (Artículo 70 del Reglamento Financiero)
Artículo 133
Elaboración del plan contable
El plan contable constará de dos partes distintas, aun cuando coordinadas entre sí, que permitan llevar:
- la contabilidad presupuestaria, y
- la contabilidad general.
Artículo 134
Contabilidad presupuestaria
1. La contabilidad presupuestaria registrará, por cada subdivisión del presupuesto:
a) por lo que se refiere a los gastos:
- los créditos autorizados por el presupuesto inicial, los créditos consignados en presupuestos suplementarios y/o rectificativos, los créditos abiertos como consecuencia de participaciones de terceros, los créditos resultantes de transferencias y el importe total de los créditos disponibles de esta forma. Los créditos de compromiso y los créditos de pago se registrarán y supervisarán por separado,
- los compromisos y los pagos del ejercicio;
b) por lo que se refiere a los ingresos:
- las previsiones consignadas en el presupuesto inicial, las consignadas en los presupuestos suplementarios y/o rectificativos, los ingresos procedentes de participaciones de terceros y la cantidad total de las previsiones evaluadas de esta forma,
- los derechos reconocidos y las recaudaciones del ejercicio;
c) la reasunción de los compromisos pendientes de liquidación y de los ingresos pendientes de cobro de ejercicios anteriores.
Se registrarán, asimismo, en la contabilidad presupuestaria, los compromisos provisionales globales relativos al Fondo Europeo de Orientación y de Garantía Agrícola (FEOGA), sección de Garantía, así como los pagos correspondientes, constituidos estos últimos por los anticipos.
Tales compromisos se presentarán teniendo en cuenta la totalidad de los créditos del FEOGA-Garantía.
2. Se abrirán cuentas distintas para hacer un seguimiento por separado de:
- la utilización de los créditos prorrogados,
- la utilización de los créditos reconstituidos, y
- la liquidación de los compromisos pendientes.
Por lo que se refiere a los ingresos, se abrirán cuentas distintas para hacer un seguimiento por separado de los créditos pendientes de cobro de los ejercicios anteriores.
3. Las cuentas podrán detallarse con objeto de establecer resultados analíticos.
4. Las cuentas se llevarán en libros, fichas o utilizando cualquier medio informático.
Artículo 135
Contabilidad general
1. La contabilidad general permitirá determinar la situación del activo y del pasivo de la institución.
2. El plan contable de la contabilidad general se realizará de acuerdo con un sistema de clasificación decimal.
3. La estructura contable se compone de las siguientes clases:
- Clase 1: Cuentas de capitales permanentes,
- Clase 2: Cuentas de valores inmovilizados,
- Clase 3: Cuentas de existencias,
- Clase 4: Cuentas de terceros,
- Clase 5: Cuentas financieras,
- Clase 6: Cuentas de gastos,
- Clase 7: Cuentas de ingresos,
- Clase 8: Cuentas especiales.
4. Cada clase estará formada por grupos (de dos cifras) que, a su vez, estarán divididos en subgrupos (de tres cifras). En función de las necesidades de la institución, las cuentas en las que se subdividan estos subgrupos se crearán con cinco o seis cifras.
5. En la clase 4, «Cuentas de terceros», se anotarán todas las operaciones realizadas con terceros y los asientos de regularización.
Incluirá, especialmente, las cuentas de orden que permitan consignar los ingresos procedentes de la restitución de los anticipos previstos en el punto 7 del artículo 7 del Reglamento Financiero y las que permitan hacer un seguimiento de las operaciones de nueva utilización previstas en el apartado 2 del artículo 27 del Reglamento Financiero.
6. En la Clase 5, «Cuentas financieras», se anotarán los movimientos de valores, las operaciones de caja, bancos y oficinas de cuentas corrientes postales, y las operaciones que realicen los contables adjuntos y los administradores de anticipos. Se abrirá una cuenta distinta por cada cuenta bancaria, cuenta corriente postal, caja o administración de anticipos.
7. En la Clase 6, «Cuentas de gastos», se registrará el importe bruto de los gastos consignados en la contabilidad presupuestaria.
Se abrirán cuentas distintas por los gastos correspondientes a los:
- créditos del ejercicio en curso,
- créditos prorrogados en virtud de la letra b) del punto 1 del artículo 7 del Reglamento Financiero,
- créditos prorrogados en virtud de la letra a) del punto 1 del artículo 7 del Reglamento Financiero,
- créditos prorrogados en virtud del punto 2 del artículo 7 del Reglamento Financiero, y
- créditos relativos a participaciones de terceros en virtud del apartado 2 del artículo 4 del Reglamento Financiero.
8. La Clase 7, «Cuentas de ingresos», registrará el importe de los cobros consignados en la contabilidad presupuestaria.
Se abrirán cuentas separadas para el cobro:
- de los derechos devengados del ejercicio en curso,
- de los derechos devengados pendientes de recaudación de los ejercicios precedentes.
9. La Clase 8 «cuentas especiales» registrará a finales del ejercicio las operaciones correspondientes al cierre de las cuentas.
10. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 21, el contable de cada institución elaborará un detallado plan contable basándose en la estructura contable definida en e apartado 3. Abrirá grupos, subgrupos y cuentas según las necesidades particulares de su gestión, precisando siempre el objeto y las condiciones de funcionamiento de dichas cuentas.
Artículo 136
Funcionamiento de la contabilidad general
1. La contabilidad general se llevará por años naturales con arreglo al método llamado de partida doble.
2. Las cuentas se llevarán en libros, en fichas o mediante cualquier medio informático.
3. La contabilidad permitirá establecer un balance general de cuentas, es decir, la relación de todas las cuentas del activo y del pasivo de la institución, incluidas las cuentas saldadas, en la que consten, por cada una de ellas:
- el número de cuenta,
- el enunciado,
- el total del debe,
- el total del haber,
- el saldo.
4. Las cuentas se llevarán de tal forma que pueda elaborarse un análisis detallado de las operaciones y saldos. Los estados financieros se elaborarán de manera que aparezcan correctamente desglosados los datos representativos del activo y del pasivo de la institución. Los ingresos por cobrar se incluirán en el pasivo en la cuenta de regularización y los créditos correspondientes se consignarán en el activo en la rúbrica «Deudores varios» o en otras rúbricas apropiadas. Los gastos del ejercicio no imputados aún a la cuenta de gestión se incluirán en el activo en la cuenta de regularización en la rúbrica «Gastos por imputar». La cuenta de gestión deberá incluir todos los elementos que permitan establecer una concordancia con el balance financiero.
Los saldos de cada cuenta deberán confrontarse periódicamente con los documentos justificativos u otros elementos de prueba y en particular:
- con las cuentas de valores inmovilizados, tal como se prevé en el artículo 130,
- con los haberes en cuentas bancarias y en cuentas corrientes postales - por confrontación mensual con los extractos de cuentas comunicados por las Instituciones financieras,
- con los fondos de caja - por arqueo con el libro de caja,
- con las administraciones de anticipos y otros anticipos a los efectos del artículo 74, verificando si se han respetado tanto las condiciones de funcionamiento de las administraciones de anticipos y la concesión de los mismos, como las normas contables,
- con las cuentas de gastos y de ingresos de las clases 6 y 7, que se confrontarán mensualmente con los totales correspondientes de la contabilidad presupuestaria.
5. Las cuentas de enlace interinstitucional se confrontarán mensualmente y se liquidarán periódicamente.
6. Las cuentas provisionales se examinarán periódicamente de la siguiente manera:
- los cobros pendientes: por información del contable al ordenador de los ingresos no cobrados y de las diligencias efectuadas,
- los pagos pendientes: por notificación del contable al ordenador de los motivos por los que no se han ejecutado y de los importes correspondientes,
- los fondos por transferir: por referencia a las nóminas generales de personal u otros documentos análogos,
- las demás cuentas provisionales: por medio de un análisis de los saldos contables y por notificación al ordenador de cualquier operación que no haya quedado liquidada en los plazos que anualmente se definan.
Las cuentas provisionales se liquidarán en los plazos más breves posibles y, a más tardar, en los previstos en el artículo 71 del Reglamento Financiero.
7. Las cuentas de orden destinadas a una nueva utilización permitirán seguir las operaciones de reutilización de los ingresos previstos en el apartado 2 del artículo 27 del Reglamento Financiero, así como elaborar el estado previsto en los apartados 1 y 3 del artículo 78 del Reglamento Financiero.
8. Las cuentas financieras (bancarias o postales) se llevarán en divisas y ecus.
La conversión en ecus de las cantidades expresadas en monedas nacionales se efectuará de acuerdo con los tipos establecidos de conformidad con el artículo 1. Los saldos en ecus de las cuentas llevadas en esta moneda y en divisas serán reevaluados mensualmente.
9. La contabilidad del Centro Común de Investigación se incluirá en la contabilidad general de la Comisión.
10. Salvo que en otro reglamento se disponga otra cosa, todos los estados financieros se presentarán de acuerdo con los principos de contabilidad, entre los que cabe incluir particularmente los principios previstos en las Directivas del Consejo. Las modalidades prácticas de aplicación de tales principios, que se actualizarán periódicamente, se establecerán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21.
TÍTULO XXIII DISPOSICIONES RELATIVAS A LOS CRÉDITOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO TECNOLÓGICO (IDT) (Artículos 94 y 96 del Reglamento Financiero)
Artículo 137
En relación con las actividades del Centro Común de Investigación, se elaborará, como justificación del presupuesto, un cuadro indicativo en el que se indicará la correspondencia entre el destino de los gastos - objetivos de investigación y otras actividades - y la naturaleza de los medios de ejecución utilizados:
- personal estatutario y no estatutario,
- infraestructura administrativa y técnica,
- asistencia científica y técnica,
- créditos de operaciones directos.
El Centro Común de Investigación llevará una contabilidad adecuada que garantice el seguimiento de los costes reales según los datos del cuadro de correspondencias, en relación con las necesidades de gestión de las actividades de su competencia, incluyendo las prestaciones a terceros y la asistencia a los servicios de la Comisión.
Artículo 138
En relación con las actividades correspondientes a la acción indirecta, se elaborará, como justificación del presupuesto, un cuadro en el que se indicará la correspondencia entre el destino - objetivos de investigación y otras actividades - y la naturaleza de los gastos, según la distribución siguiente:
- intervenciones,
- personal no estatutario (13),
- funcionamiento,
- infraestructura,
- información y publicaciones,
- personal estatutario (14).
A efectos de la teneduría de la contabilidad, se tomarán las medidas pertinentes con el fin de supervisar la ejecución presupuestaria respecto de cada objetivo de investigación, en función de los datos del cuadro de correspondencias.
Artículo 139
1. La Comisión recibirá anticipos por las actividades que realice por cuenta de terceros. Estos anticipos se destinarán a financiar, por una parte, los gastos de personal, generales y de medios de ejecución generados por dichas actividades y, por otra parte, las inversiones específicas que dichas actividades exijan. Dichos anticipos se incluirán en las dotaciones presupuestarias correspondientes.
2. Los anticipos no utilizados serán reembolsados mediante la anulación de los correspondientes créditos a través de la cuenta de gestión. Los anticipos utilizados serán reembolsados con una parte de los ingresos generados por prestaciones a terceros. La parte de los ingresos destinada al reembolso de los anticipos será la que corresponda a los gastos de personal a los gastos de utilización de los servicios generales y medios de ejecución de la Comisión. El resto de los ingresos, es decir, los que corresponden a gastos que resultan específicamente de los contratos, será conservado por la Comisión mediante consignación de créditos suplementarios en las partidas que se refieran a estos gastos específicos.
3. La parte de los ingresos que dé lugar a reembolsos se determinará en el momento de establecer cada uno de los contratos de prestaciones a terceros, con arreglo a las normas internas.
Los ingresos destinados al reembolso de los anticipos y los ingresos que den lugar a la apertura de créditos suplementarios se imputarán a partidas distintas en el Estado de ingresos de la Comisión.
TÍTULO XXIV DISPOSICIONES SOBRE GESTIÓN DE LOS CRÉDITOS DE FUNCIONAMIENTO FUERA DE LA COMUNIDAD (Artículos 121, 122 y 123 del Reglamento Financiero)
Sección I Administraciones de anticipos
Artículo 140
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 54 del Reglamento Financiero, y con vistas al pago de determinadas categorías de gastos, se creará una administración de anticipos por cada unidad local fuera de la Comunidad.
En la decisión de creación de tales administraciones de anticipos se determinarán las condiciones de su funcionamiento en función de las necesidades específicas de cada unidad local.
Sección II Compromisos y pagos
Artículo 141
Para el conjunto de las unidades locales se elaborarán propuestas de compromisos provisionales globales.
Estas propuestas, a las que se adjuntará un estado de previsión de gastos de cada unidad local, se remitirán para su visado al interventor y, acto seguido, se registrarán en la contabilidad. Tales compromisos globales podrán revisarse en función de la evolución de las necesidades.
Artículo 142
1. En las delegaciones que sólo dispongan de un número limitado de funcionarios o agentes que puedan ser habilitados para firmar cheques o transferencias postales o bancarias, las autoridades a que se refiere el artículo 22 del Reglamento Financiero podrán autorizar una firma única, a propuesta del ordenador, y previo dictamen favorable del contable y del interventor.
2. La Comisión determinará las condiciones en las que los agentes por ella designados y habilitados para disponer de las cuentas abiertas bajo el régimen de delegación de competencias estarán autorizados para comunicar los nombres y muestras de las firmas a los organismos financieros locales.
Sección III Condiciones específicas para recurrir a la CCAM
Artículo 143
1. En aplicación del artículo 60 del Reglamento Financiero y del artículo 111 del presente Reglamento, los contratos de arrendamiento de inmuebles fuera de la Comunidad podrán ser celebrados directamente por el ordenador con carácter excepcional, y siempre y cuando se haya presentado previamente a la CCAM - en relación con los países o ciudades correspondientes - la información adecuada sobre la situación del mercado correspondiente y dicha CCAM haya admitido los criterios básicos sobre:
- el tipo de inmueble que debe arrendarse en función del destino previsto (alojamiento, oficinas, etc.),
- los datos sobre superficie y precio, a los que se adjutarán en su caso, las cifras máxima y mínima que deben respetarse,
- las modalidades contractuales.
2. Cuando el ordenador se halla enfrente a una situación que no se ajusta a los criterios convenidos de conformidad con el apartado 1 y previamente admitidos por la CCAM, deberá someterse de nuevo a ésta el caso específico.
3. El ordenador informará periódicamente a la CCAM sobre la aplicación de la disposición prevista en el apartado 1.
Sección IV Inventarios
Artículo 144
1. Los inventarios permanentes de los bienes muebles que constituyen el patrimonio de las Comunidades se llevarán in situ, por lo que respecta a las delegaciones. Los servicios centrales serán informados periódicamente de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Comisión.
Los bienes muebles en tránsito hacia las delegaciones se registrarán en una lista provisional a la espera de su inscripción en los inventarios permanentes.
2. La publicidad sobre la venta de bienes muebles de las delegaciones se adaptará a las condiciones de hecho o de derecho del lugar.
TÍTULO XXV DISPOSICIONES FINALES
Artículo 145
Los importes globales previstos en el presente Reglamento se actualizarán proporcionalmente en función de las variaciones del índice de precios al consumo en la Comunidad, según el siguiente calendario:
- cada tres años, salvo evolución excepcional del índice citado, en el caso de los importes a los que se refieren los artículos 31 (importe de la administración), 81, 130, 132 y los artículos 106 a 110. Se procederá al redondeo adecuado de estas cantidades,
- todos los años, si se trata de los importes contemplados en el artículo 31 (importes de la indemnización). Estas cantidades se redondearán al ecu inmediatamente inferior o superior.
La Comisión, que se encargará de establecer los nuevos importes conforme al calendario y criterios anteriormente detallados, los comunicará a las demás instituciones.
Artículo 146
Lo dispuesto en el presente Reglamento no será obstáculo para la aplicación de las disposiciones específicas del Reglamento Financiero aprobadas para los créditos de investigación y desarrollo tecnológico (título VII del Reglamento Financiero), el Fondo Europeo de Orientación y de Garantía Agrícola, sección de Garantía (título VIII del Reglamento Financiero), las Ayudas exteriores (título IX del Reglamento Financiero), la gestión de los créditos de personal fuera de la Comunidad y del funcionamiento administrativo correspondiente (título X del Reglamento Financiero) y la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas (título XI del Reglamento Financiero).
Artículo 147
Las instituciones informarán al Tribunal de Cuentas, en un plazo de seis meses a partir de la fecha de entrada en vigor del presente Reglamento, de las disposiciones que adopten para su aplicación.
Artículo 148
Queda derogado el Reglamento 86/610/CEE, Euratom, CECA.
Artículo 149
El presente Reglamento entrará en vigor 1 de enero de 1994.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 9 de diciembre de 1993.

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