Document ID: 32008R0652

UREDBA KOMISIJE (ES, EURATOM) št. 652/2008
z dne 9. julija 2008
o spremembi Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002 o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi za splošni proračun Evropskih skupnosti
KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE -
ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,
ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo,
ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (1), in zlasti člena 185(1) Uredbe,
ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta,
ob upoštevanju mnenja Sveta,
ob upoštevanju mnenja Računskega sodišča (2),
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Zaradi spremembe Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljnjem besedilu: splošna finančna uredba) z Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1995/2006 (3) je treba prilagoditi Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 (4), da bo skladna s splošno finančno uredbo. Zaradi izkušenj obstoječih organov Skupnosti je treba sprejeti tudi nekaj drugih sprememb.
(2)
Kar zadeva različne roke za odločitve o razrešnici v zvezi z organi Skupnosti in roke za splošni proračun iz splošne finančne uredbe, mora ta uredba upoštevati rok, določen v temeljnih aktih o ustanovitvi organov Skupnosti, od katerih se ne sme oddaljiti. Zadevna institucija in, če je primerno, organi Skupnosti bi si morali zato prizadevati, da bi se v praksi izogibali težavam in da bi se ti temeljni akti v prihodnosti uskladili.
(3)
Razjasniti je treba, da je za dobro finančno poslovodenje nujna uspešna in učinkovita notranja kontrola. Opredeliti je treba glavne značilnosti in cilje sistemov notranje kontrole.
(4)
Preglednost do proračunskega organa je treba povečati z novimi obveznostmi organov Skupnosti na področju obveščanja v zvezi z proračunskim postopkom, zlasti kar zadeva ocene števila pogodbenega osebja, presežke, namenske prejemke in odstope od izterjave ugotovljenih zneskov terjatev.
(5)
Za zagotovitev, da se osebni podatki ne hranijo dlje, kot je potrebno za namene, za katere so bili zbrani ali za katere se nadalje obdelujejo, je treba določiti posebne zahteve v zvezi z dokazili.
(6)
Zaradi okrepitve zaščite finančnih interesov Skupnosti bi moral vsak organ Skupnosti pripraviti seznam terjatev z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga, kadar je dolžniku plačilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega plačila v enem letu od njenega izreka. Ta seznam je treba objaviti ob upoštevanju zakonodaje o varstvu podatkov.
(7)
Da bi se zagotovila preglednost uporabe sredstev iz proračunov organov Skupnosti, je primerno, da se zagotovi splošna obveznost, na podlagi katere morajo ti organi dati na voljo informacije o upravičencih do teh sredstev.
(8)
Izkazalo se je, da je seznam postavk namenskih prejemkov nepopoln in da ga je zato treba dopolniti v skladu s členom 18(1) splošne finančne uredbe.
(9)
Objavo proračuna organov Skupnosti je treba poenostaviti, pri čemer pa je treba ohraniti pristojnosti proračunskega organa in Računskega sodišča.
(10)
Postopek glede prerazporeditev, ki jih sprejmejo direktorji organov Skupnosti, se je uporabljal nedosledno in ga je zato treba razjasniti. Zlasti je treba proračunski organ obveščati o pomembnih prerazporeditvah.
(11)
Zahtevki za plačilo, ki se predložijo Komisiji, bi morali biti utemeljeni in pripravljeni na osnovi natančnega upravljanja denarnih sredstev, da bi se izognili presežkom ob koncu leta.
(12)
Natančno je treba opredeliti učinke dela s skrajšanim delovnim časom na načrt delovnih mest, da se olajša njegova uporaba zlasti v manjših organih Skupnosti.
(13)
Da bi se okrepila zaščita finančnih interesov Skupnosti, bi morali organi Skupnosti sodelovati pri dejavnostih preprečevanja goljufij Evropskega urada za boj proti goljufijam.
(14)
Da se zajamejo vse osebe, vključene v postopke za oddajo naročil in dodelitev donacij, je primerno, da se podrobno opredelijo določbe o situacijah navzkrižja interesov.
(15)
Obravnavo podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na nekatere rutinske postavke odhodkov, je treba poenostaviti ob upoštevanju obveznosti predhodnega preverjanja.
(16)
Finančna odgovornost odredbodajalcev mora biti izrecno omejena na primere hude malomarnosti ali namerne kršitve.
(17)
Organom Skupnosti je treba omogočiti uporabo sistema trajnika, ki lahko v nekaterih primerih olajša transakcije.
(18)
Funkcionalna neodvisnost računovodje pri izvajanju njegovih nalog mora biti izrecno navedena, saj je direktor organa Skupnosti kot odredbodajalec nadrejen računovodji.
(19)
Pojasniti bi bilo treba odgovornost računovodje pri potrjevanju računovodskih izkazov na osnovi finančnih informacij, ki mu jih predloži odredbodajalec. V ta namen je treba računovodjo pooblastiti za preverjanje informacij, ki jih prejme od odredbodajalca na podlagi prenosa, in, če je potrebno, za izražanje pridržkov.
(20)
Potrebno je, da se opredeli niz pravil za pristojbine in stroške, ki jih poberejo organi Skupnosti, da bi se zadovoljile potrebe nekaterih organov Skupnosti, financiranih iz takih prihodkov.
(21)
Organom Skupnosti bi bilo treba omogočiti, da uporabijo znanje in izkušnje posebne komisije za finančne nepravilnosti Evropske Komisije, ustanovljene na podlagi člena 66(4) splošne finančne uredbe, ki bi morala avtomatično postati pristojna za organe Skupnosti, razen če se ti ne odločijo za ustanovitev svoje komisije ali za sodelovanje v skupni komisiji, ki jo ustanovi več organov Skupnosti.
(22)
Razjasniti je treba pogoje, pod katerimi lahko organi Skupnosti uporabljajo storitve služb in uradov Komisije, medinstitucionalnih evropskih uradov in Prevajalskega centra za organe Evropske unije, ustanovljenega z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 z dne 28. novembra 1994 o ustanovitvi Prevajalskega centra za organe Evropske unije (5), ter določiti skupne postopke za oddajo naročil z državami članicami gostiteljicami, da bi se s tem okrepilo medinstitucionalno sodelovanje, sodelovanje med organi Skupnosti in sodelovanje z državami članicami gostiteljicami.
(23)
Da bi se okrepila zaščita finančnih interesov Skupnosti in glede na to, da organi Skupnosti nimajo nekaterih pristojnosti, za katere so pooblaščene izključno institucije Skupnosti, bi bilo treba od organov Skupnosti zahtevati, da v svoje pogodbe in sporazume o donacijah, sklenjene s tretjimi osebami, vključijo posebne pogodbene klavzule, v skladu s katerimi bi lahko uveljavljali nekatere pravice, vključno z začasno opustitvijo in prekinitvijo pogodb in razpisnih postopkov ter uvedbo zastaralnih rokov.
(24)
Zaradi preglednosti v razmerju do proračunskega organa je treba začeti uporabljati postopek obveščanja za projekte s pomembnim učinkom na administrativni proračun organa Skupnosti.
(25)
Potrebno je, da se zagotovi poseben postopek za izbiro strokovnjakov, ki ustreza postopku iz splošne finančne uredbe.
(26)
Treba je okrepiti komunikacijo in sodelovanje med direktorjem organa Skupnosti in upravnim odborom v okviru postopka razrešnice.
(27)
V skladu s členom 185(1) splošne finančne uredbe je treba opredeliti, da bo organ Skupnosti, ko bo sprejemal pravila za izvajanje svoje finančne uredbe, ta pravila lahko sprejel samo ob predhodnem soglasju Komisije.
(28)
Zato bi bilo treba Uredbo (ES, Euratom) št. 2343/2002 ustrezno spremeniti -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
Člen 1
Uredba (ES, Euratom) št. 2343/2002 se spremeni:
1.
Člen 3 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 3
Proračun organa Skupnosti (v nadaljevanju ‚proračun‘) se oblikuje in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti, kakor določa ta uredba.“
2.
V členu 8 se odstavek 1 nadomesti z naslednjim:
„1. Proračun vsebuje nediferencirana in, ko je to utemeljeno zaradi operativnih potreb, diferencirana sredstva. Slednja sestavljajo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil.“
3.
Člen 10 se spremeni:
(a)
v drugem pododstavku odstavka 1 se besedna zveza „odstavki 2 do 8“ nadomesti z besedno zvezo „odstavki 2 do 7“;
(b)
odstavek 3 se nadomesti z naslednjim:
„3. Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva, za katere obveznosti ob koncu proračunskega leta še niso bile prevzete, se lahko prenesejo v višini odobritev za prevzem obveznosti, za katere je bila večina pripravljalnih faz v postopku za prevzem obveznosti, ki se opredeli v določbah za izvajanje finančne uredbe posameznega organa Skupnosti, že končana do 31. decembra; za te zneske se nato lahko prevzamejo obveznosti do 31. marca naslednjega leta.“;
(c)
v odstavku 4 se prvi stavek nadomesti z naslednjim:
„Odobritve plačil se lahko prenesejo v višini, ki je potrebna za pokrivanje obstoječih obveznosti ali obveznosti za prenesene odobritve za prevzem obveznosti, kadar proračunska sredstva, ki so predvidena na ustreznih vrsticah v proračunu za naslednje proračunsko leto, niso zadostna glede na zahteve.“;
(d)
v odstavku 7 se doda naslednji pododstavek:
„Organ Skupnosti najpozneje do 1. junija leta N+1 Komisijo obvesti o izvrševanju prenesenih namenskih prejemkov.“
4.
Člen 13 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 13
1. Vsako leto od 15. novembra dalje se lahko prevzemajo obveznosti za rutinske upravne odhodke v breme proračunskih sredstev za naslednje proračunsko leto. Take obveznosti pa ne smejo presegati ene četrtine proračunskih sredstev na ustrezni proračunski vrstici za tekoče proračunsko leto, kot jih je določil upravni odbor. Ne morejo se uporabljati za nove odhodke, ki niso bili vnaprej odobreni v zadnjem proračunu, ki je bil pravilno sprejet.
2. Odhodki, ki jih je treba plačati vnaprej, na primer najemnine, se lahko od 1. decembra dalje plačujejo v breme proračunskih sredstev za naslednje proračunsko leto. V tem primeru se rok iz odstavka 1 ne uporablja.“
5.
Člen 15 se spremeni:
(a)
odstavek 4 se nadomesti z naslednjim:
„4. Sredstva Skupnosti, plačana organu Skupnosti, pomenijo izravnalno subvencijo za njegov proračun in se štejejo za predfinanciranje v smislu člena 81(1)(b)(i) splošne finančne uredbe.“;
(b)
doda se naslednji odstavek 5:
„5. Organ Skupnosti izvršuje natančno upravljanje denarnih sredstev ob ustreznem upoštevanju namenskih prejemkov, da se zagotovi omejitev razpoložljivih denarnih sredstev na ustrezno upravičene zahteve. Organ Skupnosti v zahtevkih za plačilo predloži podrobne in posodobljene napovedi o dejanskih denarnih potrebah skozi leto, vključno s podatki o namenskih prejemkih.“
6.
V členu 16(1) se doda naslednji pododstavek:
„Organi Skupnosti najpozneje do 31. marca leta N predložijo oceno poslovnega presežka iz leta N-1, ki se vrne v proračun Skupnosti pozneje v letu N, da se dopolnijo podatki, ki so že na voljo glede presežka za leto N-2. Komisija te podatke ustrezno upošteva pri ocenjevanju finančnih potreb organov Skupnosti za leto N+1.“
7.
Člen 19 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 19
1. Za financiranje posebnih postavk odhodkov se uporabljajo naslednje postavke prihodkov:
(a)
prihodki, določeni za poseben namen, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila;
(b)
prispevki za dejavnosti organa Skupnosti iz držav članic, držav nečlanic ali različnih organov, če je tako predvideno v sporazumu, sklenjenem med organom Skupnosti in zadevnimi državami članicami, državami nečlanicami ali organi;
(c)
prihodki od tretjih oseb za blago, storitve ali gradbena dela, dobavljena na njihovo zahtevo, z izjemo pristojbin in stroškov iz člena 5(a);
(d)
prihodki iz prodaje blaga, storitev in gradbenih del za institucije Skupnosti ali druge organe Skupnosti;
(e)
prihodki iz vračil nepravilno plačanih zneskov;
(f)
prihodki iz prodaje vozil, opreme, objektov in naprav, materiala ter znanstvenih in tehničnih strojev, ki so nadomeščeni z drugimi ali izločeni, kadar je knjigovodska vrednost v celoti amortizirana;
(g)
prejete zavarovalnine;
(h)
prihodki iz plačil, povezanih z dajanjem v najem;
(i)
prihodki iz plačil, povezanih z dajanjem v najem.
1a. Temeljni akt, ki se uporablja, lahko prav tako namensko dodeli prejemke, katerih podlaga je, za določene postavke odhodkov.
2. Vse postavke prihodkov v smislu točk (a) do (d) odstavka 1 zajemajo vse neposredne ali posredne odhodke za zadevno dejavnost ali namen.
3. Proračun vsebuje postavke, v katere se uvrščajo kategorije namenskih prejemkov iz odstavkov 1 in 1a, po možnosti pa se navede tudi znesek.“
8.
Člen 21(1) se nadomesti z naslednjim:
„1. Od zahtevkov za plačila, faktur ali izkazov, ki se nato posredujejo v izplačilo neto zneska, se lahko odštejejo:
(a)
kazni, izrečene strankam pogodb o javnih naročilih ali upravičencem do donacij;
(b)
popusti, povračila in znižanja na posameznih fakturah in zahtevkih za plačilo;
(c)
obresti iz plačil predhodnega financiranja.“
9.
Člen 23 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 23
1. Direktor lahko prerazporedi sredstva iz enega poglavja v drugo poglavje in iz enega člena v drug člen neomejeno ter z enega naslova na drug naslov do največ 10 % proračunskih sredstev za proračunsko leto, za vrstico, iz katere se sredstva prerazporedijo.
2. Nad mejo iz odstavka 1 lahko direktor predlaga upravnemu odboru prerazporeditve proračunskih sredstev z enega naslova na drug naslov. Upravni odbor ima na voljo tri tedne, v katerih lahko nasprotuje taki prerazporeditvi. Po tem obdobju se prerazporeditve štejejo za sprejete.
3. Predlogom za prerazporeditev in prerazporeditvam po odstavkih 1 in 2 so priložena ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo izvrševanje proračunskih sredstev in ocene potreb do konca proračunskega leta za postavke, na katere naj bi se proračunska sredstva prerazporedila, pa tudi za postavke, s katerih naj bi se prerazporedila.
4. Direktor o izvedenih prerazporeditvah čim prej obvesti upravni odbor. Proračunski organ obvesti o vseh prerazporeditvah, izvršenih v skladu z odstavkom 2.“
10.
V poglavje 7 naslova II se vstavi naslednji člen 25a:
„Člen 25a
1. Proračun se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.
2. Za namene izvrševanja proračuna je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je primerno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:
(a)
uspešnost, učinkovitost in gospodarnost delovanja;
(b)
zanesljivost poročanja;
(c)
varovanje sredstev in informacij;
(d)
preprečevanje in odkrivanje goljufij in nepravilnosti;
(e)
ustrezno obvladovanje tveganj, povezanih z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi, ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.“
11.
Člen 26 se spremeni:
(a)
odstavek 2 se nadomesti z naslednjim:
„2. Povzetek dokončno sprejetega proračuna in sprememb proračuna se objavi v Uradnem listu Evropske unije v treh mesecih od sprejetja.
Povzetek prikazuje pet glavnih proračunskih vrstic na strani prihodkov, pet glavnih proračunskih vrstic na strani odhodkov za administrativni in operativni proračun, načrt delovnih mest in oceno števila pogodbenega osebja v ekvivalentih polne zaposlitve, za katerega so proračunska sredstva vključena v proračun, in napotenih nacionalnih strokovnjakov. Navaja tudi številke za preteklo leto.“;
(b)
dodata se naslednja odstavka 3 in 4:
„3. Dokončno sprejeti proračun, vključno z načrtom delovnih mest in spremembami proračuna, podatki o številu pogodbenega osebja v ekvivalentih polne zaposlitve, za katerega so proračunska sredstva vključena v proračun, in napotenih nacionalnih strokovnjakov se pošljejo v vednost proračunskemu organu, Računskemu sodišču in Komisiji ter se objavijo na spletni strani zadevnega organa Skupnosti v štirih tednih od njihovega sprejetja.
4. Organ Skupnosti prek svoje spletne strani omogoči dostop do podatkov o upravičencih do sredstev iz svojega proračuna, vključno s strokovnjaki iz člena 74b. Objavljeni podatki so lahko dostopni, pregledni in izčrpni. Dostop do teh podatkov se omogoči ob ustreznem upoštevanju zahtev zaupnosti in varnosti, zlasti varstva osebnih podatkov iz Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Svet (6).
Kadar so informacije objavljene samo v anonimni obliki, organ Skupnosti Evropskemu parlamentu na zahtevo na ustrezen način predloži podatke o zadevnih upravičencih.
12.
Člen 27 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 27
1. Proračun se določi v skladu z določbami ustanovnega akta organa Skupnosti.
2. Organ Skupnosti vsako leto do 10. februarja Komisiji pošlje začasni osnutek ocene prihodkov in odhodkov ter splošne smernice, ki so služile kot podlaga zanjo, končni osnutek ocene pa pošlje do datuma, določenega v ustanovnem aktu.
3. Ocena prihodkov in odhodkov organa Skupnosti obsega:
(a)
načrt delovnih mest, ki prikazuje število odobrenih rednih in začasnih delovnih mest za vsak plačilni razred v vsaki kategoriji v okviru proračunskih sredstev;
(b)
če je prišlo do spremembe v številu oseb na delovnem mestu, izjavo, ki upravičuje zahtevo po novih delovnih mestih;
(c)
četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;
(d)
informacije o doseganju vseh predhodno določenih ciljev za različne dejavnosti ter novih ciljev, merjenih s kazalci.
Rezultati ocen bodo pregledani in navedeni kot dokazilo pri presoji morebitnih prednosti povečanja ali zmanjšanja predlaganega proračuna organa Skupnosti v primerjavi s proračunom za leto N.
4. Organ Skupnosti pošlje Komisiji in proračunskemu organu vsako leto najpozneje do 31. marca:
(a)
osnutek delovnega programa;
(b)
posodobljen večletni načrt kadrovske politike, pripravljen v skladu s smernicami Komisije;
(c)
podatke o številu uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev, kakor so opredeljeni v Kadrovskih predpisih in Pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev (v nadaljnjem besedilu: Kadrovski predpisi), za leti N-1 in N ter o oceni števila za leto N+1;
(d)
podatke o prispevkih v naravi, ki jih je organu Skupnosti dala država članica gostiteljica;
(e)
oceno salda izkaza realizacije proračuna v smislu člena 81 za leto N-1.
5. Komisija pošlje oceno prihodkov in odhodkov organa Skupnosti proračunskemu organu kot del postopka za sprejetje splošnega proračuna in predlaga znesek subvencije za organ Skupnosti ter število zaposlenih, ki jih po njeni presoji organ potrebuje. Komisija predloži osnutek načrta delovnih mest organov Skupnosti in oceno števila pogodbenega osebja v ekvivalentih polne zaposlitve, za katerega se predlagajo proračunska sredstva.
6. Proračunski organ sprejme načrt delovnih mest organa Skupnosti in naknadne spremembe tega načrta v skladu s členom 32(1). Načrt delovnih mest se objavi v prilogi k oddelku III - Komisija v okviru splošnega proračuna.
7. Proračunski organ sprejme načrt delovnih mest organa Skupnosti in naknadne spremembe tega načrta v skladu s členom 32(1). Načrt delovnih mest se objavi v prilogi k oddelku III - Komisija v okviru splošnega proračuna.“
13.
Člen 32 se spremeni:
(a)
v tretjem pododstavku odstavka 1 se besede „A1, A2 in A3“ nadomestijo z besedami „AD 16, AD 15, AD 14 in AD 13“;
(b)
v odstavku 2 se doda naslednji stavek:
„Če član osebja zahteva preklic odobritve skrajšanega delovnega časa pred iztekom dodeljenega obdobja, organ Skupnosti čim prej sprejme ustrezne ukrepe za spoštovanje omejitev iz točke (b) odstavka 1.“
14.
V členu 33 se doda naslednji pododstavek:
„Organ Skupnosti brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca glede preprečevanja in odkrivanja goljufij in nepravilnosti sodeluje pri dejavnostih preprečevanja goljufij Evropskega urada za boj proti goljufijam.“
15.
V členu 34(1) se besedilo „uredbe in pravila, ki se uporabljajo za uradnike in druge uslužbence Evropskih skupnosti (v nadaljevanju ‚Kadrovski predpisi‘)“ nadomesti z besedilom „Kadrovski predpisi“.
16.
Odstavka 1 in 2 člena 35 se nadomestita z naslednjim:
„1. Vsem finančnim udeležencem v smislu poglavja 2 tega naslova in kateri koli drugi osebi, ki sodeluje pri izvrševanju, upravljanju, reviziji ali kontroli proračuna, je prepovedano sprejemati kakršne koli ukrepe, ki bi lahko povzročili navzkrižje njihovih interesov z interesi organa Skupnosti. Če bi do tega prišlo, mora zadevna oseba prenehati izvajati take ukrepe in zadevo prepustiti pristojnemu organu.
2. Navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog osebe iz odstavka 1 zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa z upravičencem.“
17.
Členu 38(6) se dodata naslednja stavka:
„Osebni podatki v dokazilih se zbrišejo, kadar je mogoče, če ti podatki niso potrebni za podelitev razrešnice, kontrolo in revizijo proračuna. V vsakem primeru se glede shranjevanja podatkov o prometu uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.“
18.
Členu 39(3) se dodata naslednja pododstavka:
„Za namen predhodnega preverjanja lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili potnih stroškov ter zdravstvenih stroškov kot eno operacijo.
V primeru iz drugega pododstavka odgovorni odredbodajalec glede na svojo oceno tveganja izvede ustrezno naknadno preverjanje v skladu z odstavkom 4.“
19.
V členu 40 se odstavek 1 nadomesti z naslednjim:
„1. Odredbodajalec poroča upravnemu odboru o izvajanju svojih nalog v obliki letnega poročila o dejavnostih, ki mu priloži finančne in upravljavske informacije in v katerem se potrdi, da podatki v poročilu dajejo resnično in pošteno sliko, razen če ni drugače določeno v pridržkih v zvezi z opredeljenimi področji prihodkov in odhodkov.
Letno poročilo o dejavnostih opisuje rezultate poslovanja glede na zastavljene cilje, tveganja, povezana s tem poslovanjem, uporabo zagotovljenih sredstev ter učinkovitost in uspešnost sistema notranje kontrole. Notranji revizor se seznani z letnim poročilom o dejavnostih in vsemi drugimi ugotovljenimi informacijami v smislu člena 71.“
20.
Člen 43 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 43
1. Upravni odbor imenuje računovodjo, za katerega veljajo Kadrovski predpisi, ki je funkcionalno neodvisen pri opravljanju svojih nalog. Pri organu Skupnosti je odgovoren za:
(a)
pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prejemkov in izterjavo zneskov, prepoznanih kot terjatev;
(b)
pripravo in predstavitev računovodskih izkazov v skladu z naslovom VII;
(c)
vodenje poslovnih knjig v skladu z naslovom VII;
(d)
v skladu z naslovom VII izvrševanje računovodskih pravil in metod ter kontnega načrta na podlagi določb, ki jih sprejme računovodja Komisije;
(e)
določitev in potrjevanje računovodskih sistemov in, po potrebi, potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij; računovodja se pooblasti za preverjanje spoštovanja meril za potrjevanje;
(f)
vodenje zakladništva.
2. Računovodja pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki daje resnično sliko sredstev organa Skupnosti in izvrševanja proračuna, od odredbodajalca, ki jamči za njihovo zanesljivost.
2a. Preden direktor sprejme zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer potrdi tudi, da ima primerno zagotovilo, da zaključni račun pomeni resnično in pošteno sliko finančnega stanja organa Skupnosti.
V ta namen se računovodja prepriča, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z veljavnimi računovodskimi pravili, metodami in računovodskimi sistemi ter da so v zaključnem računu upoštevani vsi prihodki in odhodki.
Odredbodajalec posreduje vse informacije, ki jih računovodja potrebuje, da lahko opravi svoje naloge.
Odredbodajalec ostaja v celoti odgovoren za pravilno uporabo sredstev, ki jih upravlja, ter zakonitost in pravilnost odhodkov pod njegovim nadzorom.
2b. Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebna za potrditev zaključnega računa.
Računovodja izrazi pridržke in po potrebi natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.
2c. Računovodja organa Skupnosti potrdi svoj letni zaključni račun in ga pošlje računovodji Komisije.
3. S pridržkom odstavka 4 tega člena in člena 44 je le računovodja pooblaščen za upravljanje denarnih sredstev in njihovih ustreznikov. Odgovoren je tudi za njihovo hrambo.
4. Računovodja lahko pri opravljanju svojih nalog nekatere naloge prenese na podrejene, za katere veljajo Kadrovski predpisi, če je to nujno potrebno za opravljanje njegovih nalog.
5. Akt o prenosu nalog določa naloge, ki se prenesejo na podrejene, ter njihove pravice in dolžnosti.“
21.
V členu 44 se doda naslednji pododstavek:
„Plačila iz blagajniške knjige predplačil se lahko v skladu z navodili računovodja izvedejo z bančnim nakazilom, vključno s sistemom trajnika iz člena 66(1a), čekom ali drugim sredstvom za plačilo.“
22.
V poglavju 3 naslova IV se naslov oddelka 2 nadomesti z naslednjim:
„Oddelek 2
Pravila, ki veljajo za odredbodajalca in odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa“
23.
Člen 47 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 47
1. Odredbodajalec je odškodninsko odgovoren v skladu s Kadrovskimi predpisi.
1a. Obveznost plačila odškodnine se uporablja zlasti:
(a)
če odredbodajalec pri določanju, katere upravičene zneske je treba izterjati, izdajanju nalogov za izterjavo, prevzemanju obveznosti za izdatke ali podpisovanju odredb za plačilo, namerno ali iz hude malomarnosti ne upošteva te uredbe in njenih izvedbenih določb;
(b)
če odredbodajalec namerno ali iz hude malomarnosti ne pripravi dokumenta o ugotovitvi terjatve, ne izda naloga za izterjavo ali ga izda prepozno ali prepozno izda odredbo za plačilo, zaradi česar lahko tretje osebe vložijo civilno tožbo proti organu Skupnosti.
2. Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa, ki meni, da je odločitev, ki jo mora sprejeti na podlagi svojih pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel naloge. Če organ, ki je nanj prenesel naloge, da odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa utemeljeno pisno navodilo, da sprejme zadevno odločitev, jo mora odredbodajalec sprejeti, ampak za odločitev ne odgovarja.
3. V primeru prenosa nalog odredbodajalec ostane odgovoren za učinkovitost in uspešnost notranjih sistemov poslovodenja in kontrole ter za izbiro odredbodajalca na podlagi prenosa.
4. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo Komisija ustanovi v skladu s členom 66(4) splošne finančne uredbe, ima v zvezi z organom Skupnosti iste pristojnosti kakor v zvezi s službami Komisije, razen če se upravni odbor ne odloči za ustanovitev funkcionalno neodvisne komisije ali za sodelovanje v skupni komisiji, ki jo ustanovi več organov Skupnosti. Za zadeve, ki jih predložijo organi Skupnosti, posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo ustanovi Komisija, vključuje enega člana osebja iz organa Skupnosti.
Na podlagi mnenja te komisije se direktor odloči, ali bo začel disciplinski ali odškodninski postopek. Če komisija odkrije sistemske probleme, pošlje poročilo s priporočili odredbodajalcu in notranjemu revizorju Komisije. Če se mnenje nanaša na direktorja, komisija pošlje poročilo upravnemu odboru in notranjemu revizorju Komisije. Direktor se v svojem letnem poročilu o dejavnostih v anonimni obliki sklicuje na mnenja komisije in navede ukrepe, sprejete na tej podlagi.
5. Od vsakega člana osebja se lahko zahteva, da v celoti ali delno povrne vso škodo, ki jo je utrpel organ Skupnosti zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog.
Ko so končane formalnosti, ki so za disciplinske zadeve določene v Kadrovskih predpisih, organ za imenovanje sprejme obrazloženo odločbo.“
24.
Člen 50 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 50
Organ Skupnosti predloži Komisiji zahtevke za plačilo za celotno subvencijo Skupnosti ali njen del v skladu s členom 15(5) pod pogoji in v časovnih presledkih, za katere se dogovori s Komisijo.“
25.
V členu 53 se odstavek 3 nadomesti z naslednjim:
„3. Pogodbe in sporazume o donacijah, ki jih sklene organ Skupnosti, določajo, da se za vse terjatve, ki niso plačane do datuma, določenega v opominu, v skladu z Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 (7) zaračunajo obresti. V pogodbah in sporazumih o donacijah se izrecno navedejo pogoji, pod katerimi se organu Skupnosti plačajo zamudne obresti, vključno z obrestno mero.
26.
V členu 55(3) se prvi in drugi pododstavek nadomestita z naslednjim:
„Kadar se odgovorni odredbodajalec namerava v celoti ali delno odpovedati izterjavi ugotovljenega zneska terjatev, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti.
Taka odpoved se sprejme na podlagi ustrezno utemeljene odločitve odredbodajalca. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 EUR.“
27.
V členu 58 se točka (a) nadomesti z naslednjim:
„(a)
dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri, določeni v členu 86 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002, za celotno obdobje podaljšanja, pri čemer obresti tečejo od datuma, navedenega v opominu.“
28.
V oddelku 5 poglavja 4 naslova IV se vstavita naslednja člena 58a in 58b:
„Člen 58a
Računovodja vodi seznam neporavnanih zneskov, ki jih je treba izterjati in v katerem so terjatve organa Skupnosti razvrščene po datumu izdaje naloga za izterjavo. Računovodja navede tudi odločbe, po katerih se v celoti ali delno odpove izterjavi ugotovljenega zneska terjatev. Seznam se priloži poročilu organa Skupnosti o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
Kadar je dolžniku plačilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega plačila v enem letu od njenega izreka, organ Skupnosti pripravi seznam terjatev organa z imeni dolžnikov in zneskom dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju ustrezne zakonodaje o varstvu podatkov.
Člen 58b
Terjatve organa Skupnosti do tretjih oseb in terjatve tretjih oseb do organa Skupnosti so omejene z zastaralnim rokom petih let, ki se določi v pogodbah in sporazumih o donacijah, ki jih sklene organ Skupnosti.“
29.
Člen 59 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 59
Če organ Skupnosti pobira pristojbine in stroške iz člena 5(a) na začetku vsakega proračunskega leta pripravi skupno začasno oceno takih pristojbin in stroškov.
Če pristojbine in stroške v celoti določajo zakonodaja ali odločitve upravnega odbora, se lahko odredbodajalec vzdrži izdaje nalogov za izterjavo ter neposredno izda opomin, potem ko je ugotovil znesek terjatev. V tem primeru se evidentirajo vse podrobnosti terjatve organa Skupnosti. Računovodja vodi seznam vseh opominov in navede število opominov ter skupni znesek v poročilu organa Skupnosti o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
Če organ Skupnosti uporablja ločen sistem fakturiranja, računovodja redno in vsaj mesečno vnese skupno vsoto prejetih pristojbin in stroškov v račune.
Praviloma organ Skupnosti opravi storitve na podlagi nanj prenesenih nalog šele, ko je ustrezna pristojbina ali strošek plačan v celoti. Če storitev izjemoma opravi brez predhodnega plačila ustrezne pristojbine ali stroškov, se uporabljajo oddelki 3, 4 in 5 tega poglavja.“
30.
V členu 60(3) se doda naslednji stavek: „Delovni program vsebuje natančno opredeljene cilje in kazalce uspešnosti.“
31.
Člen 62 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 62
1. Za vsak ukrep, ki lahko povzroči odhodek v breme proračuna, mora odgovorni odredbodajalec najprej prevzeti proračunsko obveznost, preden prevzame pravno obveznost do tretjih oseb.
2. Celotne proračunske obveznosti zajemajo skupne stroške ustreznih posameznih pravnih obveznosti, prevzetih do 31. decembra leta N+1.
Posamezna pravna obveznost, ki se nanaša na posamezno ali začasno proračunsko obveznost, se prevzame do 31. decembra leta N.
Na koncu obdobij iz prvega in drugega pododstavka odgovorni odredbodajalec sprosti neporabljene proračunske obveznosti.
3. Za prevzete pravne obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, in ustrezne proračunske obveznosti se, razen v primeru odhodkov za zaposlene, končni datum za izvršitev določi v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.
Deli takih proračunskih obveznosti, ki niso bili izvršeni v šestih mesecih po tem končnem datumu, se sprostijo v skladu s členom 11.
Znesek proračunske obveznosti, ki ustreza pravni obveznosti, za katero v obdobju treh let po podpisu pravne obveznosti ni bilo izvršeno nobeno plačilo v smislu člena 67, se sprosti.“
32.
V Člen 66 se vstavi naslednji odstavek 1a:
„1a. Kadar se za opravljene storitve, vključno s storitvami najemanja, ali dostavljeno blago, izvršijo periodična plačila, lahko odredbodajalec ob upoštevanju analize tveganja odredi uporabo sistema trajnika.“
33.
V členu 72(1) se točka (b) nadomesti z naslednjim:
„(b)
ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole in revizije, ki se uporabljajo za vsako operacijo izvrševanja proračuna.“
34.
Člen 74 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 74
1. V zvezi z javnimi naročili se uporabljajo ustrezne določbe splošne finančne uredbe in Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 ob upoštevanju odstavkov 4 do 7 tega člena.
2. Organ Skupnosti lahko zahteva svojo vključitev kot naročnik pri oddaji naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil ter pri oddaji naročil drugih organov Skupnosti.
3. Organ Skupnosti sodeluje pri skupni centralni bazi podatkov, ki jo je vzpostavila in jo vodi Komisija v skladu s členom 95 splošne finančne uredbe.
4. Organ Skupnosti lahko brez javnega postopka za oddajo naročil s Komisijo, medinstitucionalnimi uradi in Prevajalskim centrom za organe Evropske unije, ustanovljenim z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 (8), sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali del, ki jih zagotavljajo navedeni organi.
5. Organ Skupnosti lahko za kritje upravnih potreb uporablja skupne postopke za oddajo naročil z naročniki držav članic gostiteljic. V tem primeru se smiselno uporablja člen 125c Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.
6. V skladu s členom 101 splošne finančne uredbe se v javnem razpisu določi, da lahko organ Skupnosti pred podpisom pogodbe bodisi odstopi od razpisa bodisi prekliče razpis za oddajo naročila, ne da bi bili kandidati ali ponudniki upravičeni zahtevati odškodnino.
7. V skladu s členom 103 splošne finančne uredbe se v javnih razpisih, ki jih razpiše organ Skupnosti, določi, da lahko organ Skupnosti postopek prekine in uvede kakršne koli potrebne ukrepe, vključno s prenehanjem postopka, v skladu s pogoji iz navedenega člena.
V skladu s členom 103 splošne finančne uredbe se v pogodbah, ki jih sklene organ Skupnosti z gospodarskimi subjekti, določi, da lahko organ Skupnosti sprejme ukrepe, opredeljene v navedenem členu v skladu s tam navedenimi pogoji.
35.
Vstavita se naslednja naslova VA in VB:
„NASLOV VA
PROJEKTI Z VELIKIMI POSLEDICAMI ZA PRORAČUN
Člen 74a
Upravni odbor čim prej obvesti proračunski organ o nameri izvedbe vsakega projekta, ki bi lahko imel velike finančne posledice za financiranje svojega administrativnega proračuna, zlasti projektov, ki se nanašajo na nepremičnine, kot je oddajanje ali nakup objektov. O tem obvesti Komisijo.
Če namerava katera koli od obeh vej proračunskega organa izdati mnenje, o tem v dveh tednih po prejemu obvestila o projektu obvesti zadevni organ Skupnosti. Če ni odgovora, lahko organ Skupnosti nadaljuje načrtovane dejavnosti.
To mnenje se organu Skupnosti pošlje v štirih tednih po obvestilu o izdaji mnenja v skladu z drugim odstavkom.
NASLOV VB
STROKOVNJAKI
Člen 74b
Za izbor strokovnjakov se smiselno uporablja člen 265a Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002. Taki strokovnjaki se na podlagi fiksnega zneska plačajo za pomoč organu Skupnosti zlasti pri ocenjevanju predlogov in vlog za donacije ali javnih naročil ter za tehnično pomoč v spremljanju projektov in pri končni oceni projektov. Organ Skupnosti lahko uporabi sezname, ki jih sestavijo Komisija ali drugi organi Skupnosti.“
36.
Člen 75 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 75
1. Kadar lahko organ Skupnosti v skladu s svojim ustanovnim aktom ali na podlagi prenosa s strani Komisije v skladu s členom 54(2)(b) splošne finančne uredbe dodeljuje donacije, se uporabljajo ustrezne določbe splošne finančne uredbe in Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 ob upoštevanju odstavkov 2 in 3 tega člena.
2. Donacije so vključene v pisne sporazume med organi Skupnosti in upravičenci.
3. V skladu s členom 119(2) splošne finančne uredbe sporazumi o donacijah, ki jih sklene organ Skupnosti, določajo, da se lahko donacija ustavi, zniža ali prekine v primerih iz člena 183 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002, potem ko se upravičencu da možnost, da izrazi svoje stališče.“
37.
V členu 76 se drugi odstavek nadomesti z naslednjim:
„Zaključnemu računu organa Skupnosti je priloženo poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom. Poročilo med drugim poroča o obsegu izvrševanja proračunskih sredstev in vsebuje povzetek o prerazporeditvi proračunskih sredstev med različnimi proračunskimi postavkami.“
38.
Člena 82 in 83 se nadomestita z naslednjim:
„Člen 82
Računovodja pošlje računovodji Komisije in Računskemu sodišču najpozneje do 1. marca naslednjega leta začasni zaključni račun, skupaj s poročilom o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom iz člena 76 te uredbe, tako da lahko računovodja Komisije konsolidira zaključne račune, kakor določa člen 128 splošne finančne uredbe.
Računovodja najpozneje do 31. marca naslednjega leta poročilo o izvrševanju proračuna in finančnem poslovodenju pošlje tudi Evropskemu parlamentu in Svetu.
Člen 83
1. V skladu s členom 129(1) splošne finančne uredbe Računsko sodišče najpozneje do 15. junija naslednjega leta da svoje pripombe o začasnem zaključnem računu organa Skupnosti.
2. Ko prejme ugotovitve Računskega sodišča o začasnem zaključnem računu organa Skupnosti, direktor na svojo odgovornost pripravi končni zaključni račun organa Skupnosti v skladu s členom 43 in ga pošlje upravnemu odboru, ki nato da svoje mnenje na ta zaključni račun.
3. Direktor pošlje končni zaključni račun, skupaj z mnenjem upravnega odbora, računovodji Komisije, Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu najpozneje do 1. julija naslednjega leta.
4. Končni zaključni račun organa Skupnosti, konsolidiran z računom Komisije, se objavi v Uradnem listu Evropske Unije do 15. novembra naslednjega leta.
5. Direktor pošlje Računskemu sodišču odgovor na ugotovitve v letnem poročilu najpozneje do 30. septembra naslednjega leta. Hkrati se odgovori organa Skupnosti pošljejo Komisiji.“
39.
Člen 94 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 94
1. Evropski parlament da na priporočilo Sveta pred 15. majem leta N+2, razen kadar je določeno drugače v ustanovnem aktu, direktorju razrešnico v zvezi z izvrševanjem proračuna za leto N. Direktor upravni odbor obvesti o ugotovitvah Evropskega parlamenta iz resolucije, ki se pripravi v okviru odločitve o razrešnici.
2. Če datuma iz odstavka 1 ni mogoče doseči, Evropski parlament ali Svet obvesti direktorja o razlogih za odložitev.
3. Če Evropski parlament odloži odločitev o razrešnici, direktor v sodelovanju z upravnim odborom stori vse potrebno, da čim prej sprejme ukrepe za odpravo ali za hitrejšo odpravo ovir za tako odločitev.“
40.
Člen 97 se črta.
41.
Člen 99 se nadomesti z naslednjim:
„Člen 99
Upravni odbor po potrebi in s predhodnim soglasjem Komisije na predlog direktorja organa Skupnosti sprejme podrobna pravila za izvajanje finančne uredbe organa Skupnosti.“
Člen 2
Vsak organ iz člena 185 splošne finančne uredbe spremeni svojo finančno uredbo najpozneje do 10. januarja 2009.
Člen 3
Ta uredba začne veljati tretji dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 9. julija 2008

Labels: 2
4
15