Document ID: 32000D0529

Decisione dell'Agenzia europea dell'ambiente
del 20 marzo 2000
che stabilisce il codice di buona condotta amministrativa dell'Agenzia
(2000/529/CE)
L'AGENZIA EUROPEA DELL'AMBIENTE,
viste le disposizioni del trattato di Amsterdam relative alla trasparenza, in particolare l'articolo 1 del trattato sull'Unione europea e l'articolo 21 del trattato CE,
vista l'iniziativa di Roy Perry, autore della relazione sulle attività della commissione per le petizioni nel 1996-1997(1), concernente la richiesta di adozione di un codice di buona condotta amministrativa,
vista la risoluzione del Parlamento europeo, del 16 luglio, 1998 sulla relazione annuale concernente le attività del Mediatore europeo nel 1997 (C4-0270/98)(2),
vista l'inchiesta avviata su iniziativa del Mediatore europeo circa l'esistenza e l'accessibilità al pubblico, nelle varie istituzioni e organismi comunitari, di un codice di buona condotta amministrativa destinato ai funzionari nei loro rapporti con il pubblico,
vista la risoluzione del Parlamento europeo, del 15 aprile 1999, sulla relazione annuale concernente le attività del Mediatore europeo nel 1998 (C4-0138/99),
visto l'esistente codice di condotta relativo all'accesso del pubblico ai documenti della Commissione contenuto nella decisione (94/90/CECA, CE, Euratom)(3),
considerando che il trattato di Amsterdam ha introdotto esplicitamente il concetto di trasparenza nel trattato sull'Unione europea, affermando che esso segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano prese nel modo più trasparente possibile e il più vicino possibile ai cittadini;
considerando che la Commissione europea tende a riformare le procedure dell'amministrazione comunitaria al fine di realizzare pienamente questo concetto;
considerando che, allo scopo di avvicinare l'amministrazione ai cittadini e garantire una migliore qualità dell'amministrazione, deve essere adottato un codice che comprenda i principi basilari della buona condotta amministrativa per i funzionari nei loro rapporti con il pubblico;
considerando che tale codice è utile sia per i funzionari, in quanto li informa in modo dettagliato delle norme da rispettare nei loro rapporti con il pubblico, sia per i cittadini, in quanto fornisce loro informazioni sul tipo di comportamento che hanno diritto di pretendere nei loro contatti con le amministrazioni comunitarie;
considerando che tale codice è efficace soltanto se è un documento accessibile pubblicamente ai cittadini e pertanto pubblicato sotto forma di decisione analogamente alla succitata decisione sull'accesso del pubblico ai documenti della Commissione;
considerando che, nelle risoluzioni C4-0270/98 e C4-0138/99, il Parlamento ha espresso il proprio compiacimento per l'iniziativa di un codice di buona condotta amministrativa per le istituzioni e gli organismi europei e ha sottolineato l'urgente necessità di elaborare quanto prima un codice di questo tipo;
considerando che il Parlamento europeo ha altresì sottolineato l'importanza di rendere tale codice quanto più possibile identico per tutte le istituzioni e organismi comunitari, accessibile a tutti i cittadini europei e di pubblicarlo nella Gazzetta ufficiale;
considerando anche come base giuridica del presente codice di condotta il regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, del 7 maggio 1990, sull'istituzione dell'Agenzia europea dell'ambiente e della rete europea d'informazione e di osservazione in materia ambientale, regolamento modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 933/1999, in particolare l'articolo 17: "Il personale dell'Agenzia è soggetto ai regolamenti e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari e altri agenti delle Comunità europee", lo "statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee" e la decisione del consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea dell'ambiente, del 21 marzo 1997, concernente l'accesso del pubblico ai documenti dell'AEA(4);
considerando che è pertanto auspicabile elaborare un codice che disciplini i principi di buona condotta amministrativa che i membri del personale dell'AEA debbono rispettare nei loro rapporti con il pubblico e che tale codice dovrebbe essere accessibile al pubblico,
DECIDE:
Articolo 1
Disposizioni generali
Nei suoi rapporti con il pubblico, il personale dell'Agenzia europea dell'ambiente rispetta i principi sanciti nella presente decisione, principi che compongono il codice di buona condotta amministrativa, in appresso denominato "il codice".
Articolo 2
Campo di applicazione personale
1. II codice si applica a tutti i funzionari e agli altri agenti, per i quali vigono lo statuto dei funzionari e le regolamentazioni applicabili agli altri agenti, nei loro rapporti con il pubblico. Di seguito il termine "funzionari" si riferisce sia ai funzionari che agli altri agenti.
2. L'Agenzia europea dell'ambiente adotta le misure necessarie per far sì che le disposizioni previste dal presente codice si applichino alle altre persone alle sue dipendenze, quali persone impiegate con contratto di diritto privato, esperti di amministrazioni nazionali in commissioni di servizio e tirocinanti.
3. II termine "pubblico" si riferisce alle persone fisiche e giuridiche, che abbiano o che non abbiano residenza o sede sociale in uno Stato membro.
Articolo 3
Campo di applicazione materiale
1. Il presente codice contiene i principi generali di buona condotta amministrativa che si applicano a tutti i rapporti dei funzionari dell'Agenzia europea dell'ambiente con il pubblico, a meno che non siano disciplinati da disposizioni specifiche.
2. I principi esposti nel presente codice non si applicano ai rapporti tra l'Agenzia europea dell'ambiente e i suoi funzionari, in quanto tali rapporti sono disciplinati dallo statuto del personale.
Articolo 4
Legalità
II funzionario agisce secondo la legge ed applica le norme e le procedure previste dalla legislazione comunitaria. II funzionario vigila in particolare affinché le decisioni che incidono sui diritti o sugli interessi dei singoli abbiano un fondamento di legge e che il loro contenuto sia conforme alla legge.
Articolo 5
Assenza di discriminazione
1. Nel trattare le richieste del pubblico e nell'adottare decisioni, il funzionario garantisce che sia rispettato il principio della parità di trattamento. I membri del pubblico che si trovano nella stessa situazione sono trattati in modo identico.
2. Se si verificano diversità di trattamento, il funzionario garantisce che ciò sia giustificato dagli aspetti obiettivi e pertinenti del caso in questione.
3. In particolare, il funzionario evita qualsiasi discriminazione ingiustificata tra membri del pubblico basata sulla nazionalità, sesso, razza, origine etnica, religione o credo, handicap, età o inclinazione sessuale.
Articolo 6
Proporzionalità
1. Nell'adottare decisioni, il funzionario assicura che le misure adottate siano proporzionali all'obiettivo perseguito. In particolare il funzionario evita di limitare i diritti dei cittadini o di imporre loro oneri, qualora non esista una ragionevole relazione tra tali restrizioni od oneri e la finalità dell'azione.
2. Nell'adottare decisioni, il funzionario cerca di trovare un giusto equilibrio tra gli interessi dei singoli e l'interesse pubblico in generale.
Articolo 7
Assenza di abuso di potere
Le competenze sono esercitate unicamente per le finalità per le quali sono state conferite dalle disposizioni applicabili. In particolare il funzionario evita di utilizzare tali poteri per finalità prive di fondamento di legge o che non siano giustificate dall'interesse generale.
Articolo 8
Imparzialità e indipendenza
1. Il funzionario è imparziale e indipendente. Il funzionario si astiene da qualsiasi azione arbitraria che abbia effetti negativi su membri del pubblico, nonché da qualsiasi trattamento preferenziale quali che ne siano i motivi.
2. Il funzionario non è condizionato da alcuna influenza esterna di qualsiasi tipo, comprese le influenze politiche, o da interessi personali.
3. Il funzionario si astiene dal partecipare all'adozione di decisioni su questioni riguardanti i propri interessi o quelli di familiari, parenti, amici e conoscenti.
Articolo 9
Obiettività
Nell'adottare decisioni, il funzionario tiene conto dei fattori pertinenti e assegna a ciascuno di essi il peso appropriato ai fini della decisione, ignorando qualsiasi elemento irrilevante.
Articolo 10
Legittime aspettative e coerenza
1. II funzionario è coerente con il proprio comportamento amministrativo nonché con l'azione amministrativa dell'Agenzia europea dell'Ambiente. II funzionario segue le normali prassi dell'istituzione, a meno che non vi siano legittimi motivi per discostarsi da esse in un caso specifico.
2. Il funzionario rispetta le legittime e ragionevoli aspettative che membri del pubblico nutrono sulla base dei precedenti comportamenti dell'Agenzia europea dell'ambiente.
Articolo 11
Equità
II funzionario agisce in modo equo e ragionevole.
Articolo 12
Cortesia
1. Nei suoi rapporti con il pubblico, il funzionario dà prova di spirito di servizio, correttezza e disponibilità. Nel rispondere alla corrispondenza, a chiamate telefoniche e posta elettronica, il funzionario cerca nei limiti del possibile di rendersi utile e di rispondere alle domande postegli.
2. Se l'argomento in questione non è di sua competenza, il funzionario indirizza il cittadino al funzionario competente.
3. Se si verifica un errore che lede i diritti o gli interessi di un membro del pubblico, il funzionario è tenuto a scusarsi.
Articolo 13
Risposta a lettere nella lingua del cittadino
Il funzionario fa sì che ogni cittadino dell'Unione o qualsiasi membro del pubblico che scrive all'Agenzia europea dell'ambiente in une delle lingue previste dal trattato riceva una risposta nella stessa lingua.
Articolo 14
Avviso di ricevimento e indicazione dell'agente competente
1. Per ogni lettera o denuncia indirizzata all'Agenzia europea dell'ambiente viene inviato un avviso di ricevimento entro un termine di due settimane, tranne i casi in cui può essere trasmessa una risposta nel merito entro tale termine.
2. La risposta o avviso di ricevimento riporta il nome e il numero di telefono del funzionario che si occupa della questione nonché il servizio cui appartiene.
3. Non è necessario che sia inviato un avviso di ricevimento o una risposta a lettere o denunce abusive perché in numero eccessivo o perché ripetitive o insignificanti.
Articolo 15
Obbligo di trasmissione al servizio competente dell'Istituzione
1. Se una lettera o una denuncia destinata all'Agenzia europea dell'ambiente è indirizzata o trasmessa a un'unità o a un programma che non è competente a trattare il caso, i suoi servizi fanno sì che il fascicolo sia trasferito senza indugio al servizio competente dell'Agenzia europea dell'ambiente.
2. II servizio che ha inizialmente ricevuto la lettera o la denuncia informa l'autore di tale trasmissione indicando il nome e il numero di telefono del funzionario al quale il fascicolo è stata trasmesso.
3. Se viene indirizzata all'Agenzia europea dell'ambiente una lettera o una denuncia che non rientra nella sua sfera di competenze, i suoi servizi assicurano che la lettera o denuncia sia trasferita all'organo europeo competente e segnalano al mittente il nome della persona che ha ricevuto il fascicolo.
Articolo 16
Diritto di essere ascoltato e di rilasciare dichiarazioni
1. Nei casi in cui siano coinvolti i diritti o gli interessi di persone fisiche, il funzionario fa sì che, in ogni fase del processo decisionale, siano rispettati i diritti di difesa.
2. Ogni membro del pubblico ha il diritto, nei casi in cui deve essere presa una decisione che incide sui suoi diritti, di presentare commenti scritti e, se del caso, di presentare osservazioni orali prima che la decisione sia adottata.
Articolo 17
Termine ragionevole per l'adozione di decisioni
1. Il funzionario assicura che sia presa una decisione su ogni richiesta o denuncia indirizzata all'Agenzia europea dell'ambiente entro un termine ragionevole, senza indugio e in ogni caso non oltre i due mesi dalla data di ricevimento. La stessa norma si applica alle risposte a lettere provenienti da membri del pubblico.
2. Qualora, a causa della complessità delle questioni sollevate, una richiesta o una denuncia indirizzata all'Agenzia europea dell'ambiente non possa essere oggetto di una decisione entro il termine summenzionato, il funzionario ne informa quanto prima l'autore. In tal caso, una decisione deve essere notificata all'autore nel più breve tempo possibile.
Articolo 18
Obbligo di indicare i motivi delle decisioni
1. Qualsiasi decisione dell'Agenzia europea dell'ambiente che possa ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica riporta i motivi sui quali è basata specificando chiaramente i fatti pertinenti e la base giuridica della decisione.
2. Il funzionario evita di adottare decisioni basate su motivi sommari o vaghi o che non contengano un ragionamento individuale.
3. Qualora, a causa del gran numero di persone interessate da decisioni identiche, non sia possibile comunicare in modo dettagliato i motivi della decisione e siano pertanto elaborate risposte standard, il funzionario si impegna a trasmettere in un secondo tempo un ragionamento individuale al cittadino che ne faccia espressamente richiesta.
Articolo 19
Indicazione delle possibilità di ricorso
1. Una decisione dell'Agenzia europea dell'ambiente che possa ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica contiene un'indicazione delle possibilità di ricorso disponibili per impugnare la decisione. Essa indica in particolare la natura dei mezzi di ricorso, gli organismi presso i quali possono essere esperiti, nonché i termini per farlo.
2. In particolare, le decisioni fanno riferimento alla possibilità di avviare procedure giudiziarie e presentare denunce dinanzi al Mediatore alle condizioni indicate rispettivamente agli articoli 230 e 195 del trattato che istituisce la Comunità europea.
Articolo 20
Notifica della decisione
1. II funzionano garantisce che le decisioni che ledono i diritti o gli interessi di individui siano notificate per iscritto alla persona o alle persone interessate, non appena la decisione è adottata.
2. II funzionario si astiene dal comunicare la decisione ad altre fonti prima che la persona o le persone interessate ne siano informate.
Articolo 21
Tutela dei dati
1. II funzionario che tratta dati personali riguardanti un cittadino rispetta i principi sanciti dalla direttiva 95/46/CE relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.
2. II funzionario evita in particolare di utilizzare dati personali per finalità illecite o di trasmettere tali dati a persone non autorizzate.
Articolo 22
Richieste di informazioni
1. Se la materia in questione è di sua competenza, il funzionario fornisce ai membri del pubblico le informazioni richieste. Il funzionario fa in modo che le informazioni comunicate siano chiare e comprensibili.
2. Qualora una richiesta di informazioni orale sia troppo complessa o troppo estesa, il funzionario invita l'interessato a formulare la propria domanda per iscritto.
3. Se per motivi di riservatezza non può fornire le informazioni richieste, il funzionario indica all'interessato i motivi per i quali non può comunicare le informazioni, conformemente all'articolo 18 del presente codice.
4. Per richieste di informazioni su questioni per le quali non è competente, il funzionario indirizza il richiedente alla persona competente indicandogli nome e numero di telefono. Per richieste di informazioni riguardanti un'altra istituzione od organismo comunitario, il funzionario indirizza il richiedente a tale istituzione od organismo.
5. In funzione dell'oggetto della richiesta, il funzionario indirizza, se del caso, il richiedente al servizio dell'istituzione competente a fornire informazioni al pubblico.
Articolo 23
Richieste di accesso del pubblico a documenti
1. Se riceve una richiesta di accesso a documenti dell'Agenzia europea dell'ambiente, il funzionario dà accesso a tali documenti conformemente alla decisione del consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea dell'ambiente concernente l'accesso del pubblico ai documenti dell'AEA del 21 marzo 1997(5).
2. Se non può ottemperare a una richiesta orale di accesso a documenti, il funzionario invita il cittadino a formularla per iscritto.
Articolo 24
Tenuta di registri idonei
I dipartimenti dell'Agenzia europea dell'ambiente tengono idonei registri della corrispondenza in arrivo e in partenza, dei documenti che ricevono e delle misure che adottano.
Articolo 25
Accesso del pubblico al codice
1. L'Agenzia europea dell'ambiente adotta le necessarie misure per far sì che il presente codice goda della più ampia pubblicità tra i cittadini. In particolare assicura la diffusione di un opuscolo intitolato "Il codice di buona condotta amministrativa dell'Agenzia europea dell'ambiente" contenente una presentazione del codice e il testo integrale in allegato.
2. L'Agenzia europea dell'ambiente fornisce una copia del presente codice ad ogni cittadino che lo richieda.
Articolo 26
Diritto di presentare denuncia dinanzi al Mediatore europeo
Qualsiasi inadempienza da parte di un funzionario nell'ottemperare ai principi enunciati nel presente codice può essere oggetto di una denuncia dinanzi al Mediatore europeo conformemente all'articolo 195 del trattato che istituisce la Comunità europea nonché allo statuto del Mediatore europeo(6).
Articolo 27
Revisione
La presente decisione sarà rivista due anni dopo la sua entrata in vigore. Nel 2002, il direttore presenterà al Mediatore europeo una relazione sull'applicazione della presente decisione nel periodo 2000-2002 in vista della suddetta revisione.
Articolo 28
Entrata in vigore
La presente decisione è adottata dal consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea dell'ambiente il 20 marzo 2000 ed entrerà in vigore il 20 giugno 2000 appena pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Fatto a Copenaghen, il 20 marzo 2000.
Per il Consiglio di amministrazione dell'AEA
Kees Zoeteman
Presidente
Per l'Agenzia europea dell'ambiente
Domingo Jiménez-Beltrán
Direttore esecutivo
(1) A4-0190/97.
(2) GU C 292 del 21.9.1998, pag. 168.
(3) GU L 46 del 18.2.1994, pag. 58.
(4) GU C 282 del 18.9.1997, pag. 5.
(5) Cfr. nota 4 a piè di pagina.
(6) Decisione 94/262/CECA, CE, Euratom del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, sullo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore europeo (GU L 113 del 4.5.1994, pag. 15).

Labels: 15
5