Document ID: 32008R1302

REGLAMENTO (CE, EURATOM) N o 1302/2008 DE LA COMISIÓN
de 17 de diciembre de 2008
relativo a la base de datos central de exclusión
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,
Visto el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (1), y, en particular, su artículo 95,
Visto el Reglamento (CE) no 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al décimo Fondo Europeo de Desarrollo (2), y, en particular, su artículo 98,
Considerando lo siguiente:
(1)
La Comisión, como responsable de la ejecución del presupuesto general de la Unión Europea y de otros fondos gestionados por las Comunidades, tiene la obligación de crear y gestionar una base de datos central, con arreglo a las normas comunitarias relativas a la protección de datos personales, con el objetivo de aplicar eficazmente el mecanismo de exclusión previsto en el Reglamento financiero y de proteger los intereses financieros de las Comunidades. La base de datos debería cubrir, en particular, la ejecución de todos los fondos comunitarios, independientemente de la modalidad de gestión que sea aplicable.
(2)
El Reglamento financiero establece las obligaciones de las instituciones en lo relativo a la adjudicación de contratos y de subvenciones a terceros en el contexto de la gestión centralizada de los fondos comunitarios. En especial, los artículos 93 y 114, apartado 3, establecen la obligación de excluir a terceros de la participación en procedimientos de adjudicación de contratos o de concesión de subvenciones cuando se encuentren en alguna de las situaciones enumeradas en el artículo 93, apartado 1. Los artículos 94 y 114, apartado 3, prohíben la adjudicación de un contrato o subvención a terceros que, durante un procedimiento específico de adjudicación o subvención, se hallen en una situación de conflicto de intereses o hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información requerida por la institución para poder participar en el procedimiento de adjudicación o subvención. Los artículos 96 y 114, apartado 4, establecen la posibilidad de que el órgano de contratación imponga sanciones administrativas y pecuniarias a terceros, en especial mediante su exclusión de cualquier fondo comunitario por un período que será determinado por la institución concernida de conformidad con el artículo 133 bis del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (3).
(3)
Los artículos 74 y 75 del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero marco de los organismos a que se refiere el artículo 185 del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (4), establecen que dichos organismos deberán aplicar las susodichas disposiciones.
(4)
El artículo 50 del Reglamento (CE) no 1653/2004 de la Comisión, de 21 de septiembre de 2004, por el que se aprueba el Reglamento financiero tipo de las agencias ejecutivas al amparo del Reglamento (CE) no 58/2003 del Consejo, por el que se establece el estatuto de las agencias ejecutivas encargadas de determinadas tareas de gestión de los programas comunitarios (5), establece que las agencias ejecutivas aplicarán dichas disposiciones del Reglamento financiero al ejecutar su presupuesto de funcionamiento.
(5)
Dado que las agencias ejecutivas tienen el estatuto de ordenadores por delegación de la Comisión para la ejecución de los créditos operativos a los que aplican el Reglamento financiero, deberán tener acceso a la base de datos de exclusión en las mismas condiciones que los servicios de la Comisión.
(6)
Se deberían definir los objetivos y la finalidad de la base de datos de exclusión para determinar el uso de los datos.
(7)
La Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) debería tener acceso a la base de datos de exclusión para llevar a cabo sus tareas de investigación reglamentarias y sus actividades de inteligencia y prevención del fraude ejercidas de conformidad con el artículo 1, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de mayo de 1999, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) (6), y con el Reglamento (Euratom) no 1074/1999 del Consejo, de 25 de mayo de 1999, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) (7).
(8)
El contable de la Comisión debería ser el encargado de administrar la base de datos de exclusión y tener derecho a modificar los datos incorporados en dicha base. El servicio competente de la Comisión o las demás instituciones deberían ser responsables de solicitar la introducción de advertencias de exclusión en la base de datos de exclusión.
(9)
Las normas relativas al acceso a la base de datos de exclusión deberían distinguir entre los servicios de la Comisión, las agencias ejecutivas y todas las instituciones y organismos comunitarios que utilizan un sistema contable facilitado por la Comisión (en lo sucesivo denominado «ABAC») que permite el acceso directo a las advertencias, y las restantes instituciones, autoridades y agencias ejecutivas que no disponen de dicho acceso directo. Por lo tanto, estas instituciones deberían tener acceso a través de puntos de contacto designados y las autoridades y organismos de ejecución deberían tener acceso mediante puntos de enlace.
(10)
Debería ser posible limitar el acceso a la base de datos de exclusión cuando las autoridades u organismos de ejecución gestionen fondos con un nivel muy limitado de descentralización que desaconseje dicho acceso o cuando el acceso deba ser denegado por razones de protección de datos.
(11)
Con el fin de definir claramente sus respectivas responsabilidades, deberían determinarse los cometidos de los puntos de contacto y de los puntos de enlace.
(12)
Con el fin de reflejar el hecho de que la base de datos debería ser común a las instituciones, el flujo de datos debería canalizarse directamente al contable de la Comisión.
(13)
A efectos de proteger los intereses financieros de las Comunidades entre una exclusión decidida de conformidad con el artículo 93, apartado 1, del Reglamento financiero para un procedimiento específico de adjudicación de un contrato o de concesión de una subvención y el establecimiento de la duración de la exclusión por parte de la institución, esta debería poder solicitar el registro provisional de una advertencia de exclusión.
(14)
Con el fin de evitar advertencias obsoletas, en especial las relativas a las entidades que hayan sido disueltas, las advertencias de exclusión de conformidad con el artículo 93, apartado 1, letras a) y d), del Reglamento financiero deberían ser suprimidas automáticamente transcurridos cinco años.
(15)
Dado que las exclusiones de conformidad con el artículo 94 del Reglamento financiero se refieren a procedimientos específicos de adjudicación de contratos o de concesión de subvenciones y no (como ocurre con el artículo 93, apartado 1) a una situación general de exclusión, el período de registro debería limitarse y ser cancelado automáticamente.
(16)
Debería explicarse claramente el procedimiento de solicitud basado en información procedente de las autoridades u organismos de ejecución, aplicable a todos los modos de gestión excepto la gestión centralizada directa.
(17)
Deberían establecerse claramente las responsabilidades de las autoridades u organismos de ejecución por lo que se refiere a los datos comunicados al servicio responsable de la Comisión, tanto a través de los puntos de enlace como del contable, incluidas la rectificación, actualización o supresión de datos.
(18)
Con el fin de disponer de un conjunto claro de normas en todos los casos en que la autoridad o el organismo de ejecución no hubieran determinado la duración de la exclusión de conformidad con el artículo 133 bis, apartado 1, de las normas de desarrollo, debería establecerse que la decisión sobre la duración de la exclusión será elaborada por el servicio responsable de la Comisión y adoptada por la Comisión.
(19)
Debería detallarse el flujo de información entre los usuarios autorizados de la base de datos de exclusión; para cada advertencia, deberían determinarse las personas de contacto que facilitarán información sobre la advertencia a los usuarios autorizados de la base de datos de exclusión.
(20)
Una disposición específica debería cubrir los casos en que las pruebas facilitadas por terceros no sean coherentes con los datos almacenados en la base de datos de exclusión, en aras de garantizar que los datos de dicha base sean correctos y estén actualizados.
(21)
Con el fin de permitir un intercambio de buenas prácticas entre instituciones y de abordar los problemas relacionados con el uso de la base de datos de exclusión, debería definirse un marco apropiado.
(22)
El procesamiento de datos personales inherentes al funcionamiento de la base de datos de exclusión deberá realizarse con arreglo a la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, aplicable a los Estados miembros (8), y al Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (9), que son plenamente aplicables.
(23)
El presente Reglamento ha tenido debidamente en cuenta el dictamen del Supervisor Europeo de Protección de Datos. Por otro lado, el Reglamento (CE) no 45/2001 establece que dicho procesamiento estará sujeto al control previo del Supervisor Europeo de Protección de Datos tras la notificación del Responsable de Protección de Datos de la Comisión.
(24)
En aras de la claridad, las disposiciones relativas a la protección de datos deberían precisar los derechos de las personas cuyos datos consten o puedan ser introducidos en la base de datos de exclusión. Las personas físicas y jurídicas deberían ser informadas de la introducción en la base de datos de exclusión de datos que les conciernan.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Artículo 1
Objeto
1. El presente Reglamento establece una base de datos central (en lo sucesivo denominada «la base de datos de exclusión») con arreglo a lo dispuesto en el artículo 95 del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 (en lo sucesivo denominado «el Reglamento financiero»).
2. Los datos incluidos en la base de datos de exclusión solo podrán utilizarse a efectos de la aplicación de los artículos 93 a 96 y 114 del Reglamento financiero y de los artículos 133 a 134 ter del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002, así como de los artículos 96 a 99 y 110 del Reglamento (CE) no 215/2008.
3. La OLAF podrá utilizar los datos para sus investigaciones de conformidad con el Reglamento (CE) no 1073/1999 y con el Reglamento (Euratom) no 1074/1999 del Consejo, así como para sus actividades de inteligencia y prevención del fraude, incluido el análisis de riesgos.
Artículo 2
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
1)
«instituciones»: el Parlamento Europeo, el Consejo, la Comisión, el Tribunal de Justicia, el Tribunal de Cuentas, el Comité Económico y Social Europeo, el Comité de las Regiones, el Defensor del Pueblo Europeo, el Supervisor Europeo de Protección de Datos y las agencias y organismos ejecutivos citados en el artículo 185, apartado 1, del Reglamento financiero;
2)
«autoridad u organismo de ejecución»: las autoridades de los Estados miembros y de terceros países, las organizaciones internacionales y otros organismos que participan en la ejecución del presupuesto de conformidad con los artículos 53 y 54 del Reglamento financiero, con excepción de las agencias y organismos ejecutivos citados en el artículo 185, apartado 1, de dicho Reglamento. Los Estados miembros podrán asignar las tareas previstas en el presente Reglamento a otras autoridades públicas nacionales, que serán asimiladas a autoridades u organismos de ejecución;
3)
«terceros»: los candidatos, licitadores, contratistas, proveedores, prestadores de servicios y sus respectivos subcontratistas, así como los solicitantes de subvenciones, beneficiarios de subvenciones, incluidos los beneficiarios de ayudas directas, contratistas de beneficiarios de subvenciones y las entidades que reciban ayuda financiera del beneficiario de una subvención comunitaria de conformidad con el artículo 120 del Reglamento financiero.
Artículo 3
Advertencia de exclusión
Las advertencias de exclusión contendrán los siguientes datos:
a)
los datos identificativos de los terceros que se encuentren en una de las situaciones citadas en los artículos 93, apartado 1, 94, 96, apartado 1, letra b), y 96, apartado 2, letra a), del Reglamento financiero;
b)
la información relativa a personas con poderes de representación, de toma de decisiones o de control sobre personas jurídicas, cuando dichas personas se encuentren en una de las situaciones establecidas en los artículos 93, apartado 1, 94, 96, apartado 1, letra b), y 96, apartado 2, letra a), del Reglamento financiero;
c)
las razones para la exclusión de los terceros citados en la letra a) o de las personas citadas en la letra b) y, en su caso, el tipo de sanción y la duración del período de exclusión.
Artículo 4
Administración de la base de datos de exclusión
1. El contable de la Comisión o su personal subordinado a quien delegue ciertas competencias en aplicación del artículo 62 del Reglamento financiero será responsable de administrar la base de datos de exclusión y de adoptar las medidas técnicas apropiadas.
El contable de la Comisión incorporará, modificará o suprimirá las advertencias de exclusión a petición de las instituciones.
2. El contable de la Comisión adoptará las medidas de ejecución relativas a los aspectos técnicos y definirá los procedimientos de apoyo asociados, incluidos los relativos al ámbito de la seguridad.
Notificará estas medidas a los servicios de la Comisión y a las agencias ejecutivas y, en su caso, a los puntos de contacto de las otras instituciones designados de conformidad con el artículo 6, apartado 1, o a los puntos de enlace designados de conformidad con el artículo 7, apartado 2.
Artículo 5
Acceso a la base de datos de exclusión
1. Las instituciones distintas de la Comisión y las agencias ejecutivas tendrán acceso directo a los datos contenidos en la base de datos de exclusión a través del sistema contable facilitado por la Comisión (ABAC) o a través de puntos de contacto.
2. Las autoridades u organismos de ejecución que gestionen fondos mediante gestión compartida y los organismos públicos nacionales de los Estados miembros que gestionen fondos mediante gestión centralizada indirecta tendrán acceso a los datos contenidos en la base de datos de exclusión a través de puntos de enlace.
3. Las autoridades u organismos de ejecución que gestionen fondos mediante gestión centralizada indirecta, descentralizada o conjunta tendrán acceso a los datos contenidos en la base de datos de exclusión a través de puntos de enlace cuando certifiquen al servicio responsable de la Comisión que aplican las medidas de protección de datos adecuadas con arreglo a lo establecido en acuerdos celebrados de conformidad con el artículo 134 bis, apartado 4, párrafo segundo, del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.
Sin embargo, las autoridades u organismos de ejecución no tendrán acceso a la base de datos de exclusión en cualquiera de los siguientes casos:
a)
el servicio responsable de la Comisión no ha recibido la certificación mencionada en el párrafo primero;
b)
el servicio responsable de la Comisión tiene pruebas de que las autoridades u organismos de ejecución no aplican medidas adecuadas de protección de datos;
c)
el servicio responsable de la Comisión considera que el acceso sería inapropiado en caso de un nivel de descentralización limitado que incluya un control previo por parte de la Comisión.
En caso de que se deniegue el acceso a los datos contenidos en la base de datos de exclusión, el servicio responsable de la Comisión adoptará medidas apropiadas para garantizar por lo menos el mismo nivel de protección de los intereses financieros de las Comunidades. En el marco de dichas medidas, antes de la concesión de una subvención o de la adjudicación de un contrato, el servicio responsable de la Comisión verificará que el tercero concernido no ha recibido una advertencia de exclusión.
4. El acceso de los servicios de la Comisión y las agencias ejecutivas a los datos contenidos en la base de datos de exclusión se establece en la Decisión 2008/969/CE, Euratom de la Comisión (10).
Artículo 6
Puntos de contacto y usuarios autorizados en las instituciones
1. Cada institución, excepto la Comisión y las agencias ejecutivas, designará un punto de contacto responsable de todos los asuntos relacionados con la base de datos de exclusión y comunicará al contable de la Comisión los nombres de los responsables.
2. Los puntos de contacto podrán facilitar el acceso a la información contenida en la base de datos de exclusión a los usuarios autorizados, que serán los miembros del personal de dichas instituciones para quienes dicho acceso resulte imprescindible para un ejercicio apropiado de sus cometidos. Cada punto de contacto mantendrá un registro de los usuarios autorizados y permitirá que la Comisión acceda al mismo, previa solicitud.
Los usuarios autorizados podrán consultar en línea la base de datos de exclusión.
3. La institución adoptará las oportunas medidas de seguridad para evitar que la información sea leída o copiada por personas no autorizadas.
Artículo 7
Puntos de enlace y usuarios autorizados de las autoridades y organismos de ejecución
1. Los puntos de enlace serán responsables de las relaciones con la Comisión en todos los asuntos relacionados con la base de datos de exclusión.
2. Cada Estado miembro designará un punto de enlace para los fondos que ejecuta mediante gestión compartida de conformidad con el artículo 53, letra b), y para los fondos ejecutados mediante gestión centralizada indirecta por los organismos nacionales de conformidad con el artículo 54, apartado 2, letra c), del Reglamento financiero. A título excepcional y por motivos justificados, la Comisión podrá aprobar la existencia de más de un punto de enlace por Estado miembro.
3. Cada tercer país que ejecute fondos mediante gestión descentralizada de conformidad con el artículo 53, letra b), del Reglamento financiero designará un punto de enlace a petición del servicio responsable de la Comisión.
Cada organismo de ejecución que ejecute fondos mediante gestión conjunta de conformidad con el artículo 53, letra c), o mediante gestión centralizada indirecta de conformidad con el artículo 54, apartado 2, letras b), c) o d), de dicho Reglamento, excepto los organismos nacionales, designará un punto de enlace a petición del servicio responsable de la Comisión.
Sin embargo, el servicio responsable de la Comisión no solicitará la designación de un punto de enlace cuando dicho punto ya exista.
Cuando el servicio responsable de la Comisión suprima el acceso de un punto de enlace a la base de datos de exclusión, informará de ello al contable de la Comisión.
4. Cada Estado miembro, autoridad y organismo citados en el apartado 3 comunicará al contable de la Comisión los nombres de los responsables de cada punto de enlace respectivo. El contable de la Comisión publicará en el sitio Internet interno de la Comisión la lista de terceros países y de organismos de ejecución que dispongan de puntos de enlace.
5. Los puntos de enlace facilitarán a las autoridades u organismos de ejecución el acceso a la información contenida en la base de datos de exclusión.
Las autoridades y organismos de ejecución podrán designar a usuarios autorizados entre su personal. El número de tales usuarios autorizados deberá limitarse a las personas para quienes el acceso a dicha base de datos sea imprescindible para ejercer adecuadamente sus funciones. Cada autoridad u organismo de ejecución mantendrá un registro de los usuarios autorizados y dará acceso al mismo a la Comisión a petición de esta.
Para la adjudicación de contratos ligados a la aplicación del presupuesto o del Fondo Europeo de Desarrollo, los usuarios autorizados podrán proceder a la consulta en línea de la base de datos de exclusión. Cuando no sea posible la consulta en línea, el usuario autorizado podrá recibir datos descargados. En este último caso, los datos se actualizarán una vez al mes como mínimo.
6. La autoridad u organismo que haya designado al punto de enlace o a los usuarios autorizados adoptará las oportunas medidas de seguridad para evitar que la información sea leída o copiada por personas no autorizadas.
Artículo 8
Solicitudes de las instituciones
1. Todas las solicitudes de registro, rectificación, actualización o supresión de advertencias de exclusión deberán dirigirse al contable de la Comisión.
Dichas solicitudes solo podrán ser presentadas por instituciones. Con este fin, los servicios de la Comisión y las agencias ejecutivas responsables utilizarán los modelos establecidos en el anexo de la Decisión 2008/969/CE, Euratom y los puntos de contacto de otras instituciones utilizarán los modelos establecidos en el anexo I del presente Reglamento.
2. En cada solicitud de registro de una advertencia de exclusión, el servicio de la Comisión o la agencia ejecutiva responsable certificará que la información comunicada ha sido establecida y transmitida de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 e indicará el nombre de una persona de contacto que asuma las responsabilidades establecidas en el artículo 12 del presente Reglamento.
Al solicitar el registro de una advertencia de exclusión, los puntos de contacto certificarán que la información comunicada ha sido establecida y transmitida de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001. Los puntos de contacto asumirán las responsabilidades de persona de contacto a efectos de advertencias.
3. Toda institución solicitará el registro provisional de una advertencia de exclusión hasta la adopción de una decisión sobre la duración de la exclusión.
4. El servicio responsable de la Comisión u otra institución que haya solicitado el registro de una advertencia de exclusión será responsable de solicitar su rectificación, actualización o supresión.
Artículo 9
Solicitudes basadas en información facilitada por las autoridades u organismos de ejecución
1. Los puntos de enlace comunicarán al contable de la Comisión la información recibida de las autoridades u organismos de ejecución sobre las situaciones de exclusión mencionadas en el artículo 93, apartado 1, letra e), del Reglamento financiero que la transmitirá al servicio de la Comisión responsable del programa, acción o legislación seleccionado por las autoridades u organismos. Asimismo transmitirán la certificación de la autoridad u organismo de ejecución de que la información comunicada por ellos ha sido establecida y transmitida de conformidad con los principios establecidos en la Directiva 95/46/CE.
A tal efecto, los puntos de enlace utilizarán el modelo establecido en el anexo II del presente Reglamento.
2. Una vez recibida la información citada en el apartado 1, el servicio responsable de la Comisión pedirá al contable de la Comisión que introduzca una advertencia de exclusión en la base de datos de exclusión para el período que determine la autoridad u organismo de ejecución y por la duración máxima establecida en el artículo 93, apartado 3, del Reglamento financiero.
En los casos en que no se determine ninguna duración, el servicio responsable de la Comisión solicitará un registro provisional de conformidad con el artículo 10, apartado 2, hasta que la Comisión adopte una decisión. El servicio responsable de la Comisión remitirá el asunto lo más rápidamente posible con el fin de que la Comisión adopte una decisión.
3. La autoridad u organismo de ejecución será responsable de los datos comunicados. Informará sin demora al servicio responsable de la Comisión a través del punto de enlace siempre que la información transmitida deba ser rectificada, actualizada o suprimida.
Con este fin, las autoridades u organismos de ejecución y los puntos de enlace utilizarán el modelo establecido en el anexo II.
Una vez recibida la información actualizada, el servicio responsable de la Comisión solicitará al contable de la Comisión que rectifique, actualice o suprima la advertencia de exclusión de que se trate.
Artículo 10
Duración del registro en la base de datos de exclusión
1. Las advertencias relativas a exclusiones de conformidad con el artículo 93, apartado 1, letras b), c), e) y f), del Reglamento financiero se registrarán para el período determinado por la institución solicitante y especificado en la solicitud.
2. Una advertencia de exclusión basada en una solicitud presentada de conformidad con el artículo 8, apartado 3, se registrará provisionalmente para un período de tres meses. El registro provisional podrá ser renovado una vez, previa solicitud a tal efecto.
Sin embargo, el registro provisional de una advertencia de exclusión basada en las solicitudes mencionadas en el artículo 9, apartado 2, segundo párrafo, podrá, en casos excepcionales, ser renovado por un período adicional de tres meses.
3. Las advertencias relativas a exclusiones de conformidad con el artículo 93, apartado 1, letras a) o d), del Reglamento financiero se registrarán por un período de cinco años.
4. Las advertencias relativas a exclusiones de la adjudicación de un contrato o la concesión de una subvención en un procedimiento determinado de conformidad con el artículo 94, letras a) y b), del Reglamento financiero se registrarán por un período de seis meses.
Artículo 11
Supresión de las advertencias de exclusión
Las advertencias de exclusión se suprimirán automáticamente transcurrido el plazo establecido en el artículo 10.
Cuando el tercero ya no se encuentre en una situación de exclusión, en particular, en los casos citados en el artículo 10, apartado 3, o en caso de errores manifiestos descubiertos tras el registro de la exclusión, la institución que solicitó el registro solicitará la supresión de una advertencia de exclusión antes de que venza el plazo.
Artículo 12
Cooperación
1. La persona de contacto a efectos de advertencias mencionada en el artículo 8, apartado 2, del presente Reglamento facilitará por escrito o por medios electrónicos toda la información pertinente disponible que permita a la institución solicitante adoptar decisiones de exclusión de conformidad con el artículo 93, apartado 1, del Reglamento financiero o a la autoridad u organismo de ejecución tomarla en consideración a efectos de la adjudicación de los contratos ligados a la ejecución del presupuesto.
2. En caso de que los certificados o pruebas obtenidos por una institución no sean coherentes con las advertencias de exclusión registradas, la institución concernida informará inmediatamente a la persona de contacto a efectos de advertencias. Dicha persona y, en su caso, el punto de enlace responsable, adoptarán las medidas apropiadas.
3. En caso de que los certificados o pruebas obtenidos por una autoridad u organismo de ejecución no sean coherentes con las advertencias de exclusión registradas, la autoridad u organismo transmitirá la información, a través de su punto de enlace, a la persona de contacto responsable de las advertencias y, en su caso, el punto de enlace concernido, adoptará las medidas apropiadas.
4. El contable de la Comisión y los puntos de contacto de las otras instituciones intercambiarán regularmente buenas prácticas.
Los asuntos relacionados con la base de datos de exclusión se debatirán en el marco de reuniones entre la autoridad u organismo de ejecución y el servicio responsable de la Comisión.
Artículo 13
Protección de datos
1. En las licitaciones y convocatorias de propuestas y, en caso de que no se recurra a licitaciones y convocatorias de propuestas, antes de la adjudicación de contratos o la concesión de subvenciones, las instituciones y autoridades u organismos de ejecución informarán a los terceros de los datos relativos a ellos que podrían ser incluidos en la base de datos de exclusión y de las entidades a las que dichos datos podrían ser comunicados. En caso de que los terceros sean personas jurídicas, las instituciones y autoridades u organismos de ejecución también informarán a las personas que tengan facultades de representación, de toma de decisiones o de control sobre dichas personas jurídicas.
2. La institución que solicite el registro de una advertencia de exclusión será responsable de las relaciones con la persona física o jurídica (en lo sucesivo denominado «la persona objeto de los datos») cuyos datos se introduzcan en la base de datos de exclusión.
La institución informará directamente a la persona objeto de los datos de la solicitud de activación, actualización o supresión de cualquier advertencia de exclusión relativa a dicha persona e indicará las razones en que se basa.
La institución también responderá a las solicitudes de las personas objeto de los datos para rectificar los datos personales inexactos o incompletos y a cualquier otra solicitud o cuestión planteada por dichas personas.
Las solicitudes o cuestiones de las personas objeto de los datos relativas a la información facilitada por las autoridades u organismos de ejecución serán tratadas por dichas autoridades u organismos. El servicio responsable de la Comisión transmitirá tales peticiones y cuestiones al punto de enlace de que se trate e informará al respecto a la persona objeto de los datos.
3. Sin perjuicio de los requisitos de información establecidos en el apartado 2, una persona física debidamente identificada podrá solicitar información sobre si los datos que le afectan están registrados en la base de datos de exclusión.
El contable de la Comisión le comunicará por escrito o por medios electrónicos si la persona está registrada en la base de datos de exclusión, en cuyo caso adjuntará los datos existentes en la base relativos a dicha persona. El contable de la Comisión informará al respecto a la institución que solicitó la advertencia.
4. Sin perjuicio de los requisitos de información establecidos en el apartado 2, un representante debidamente autorizado de una persona jurídica podrá solicitar información sobre si dicha persona jurídica está registrada en la base de datos de exclusión.
El contable de la Comisión le comunicará por escrito o por medios electrónicos si la persona jurídica está registrada en la base de datos de exclusión. En caso de que esté registrada, el contable de la Comisión adjuntará los datos existentes en la base relativos a dicha persona e informará al respecto a la institución que solicitó la advertencia.
5. Las advertencias suprimidas solo serán accesibles a efectos de auditoría e investigación y no serán visibles para los usuarios de la base de datos.
Sin embargo, los datos personales contenidos en advertencias de exclusión relativos a personas físicas solo serán accesibles a tales efectos durante un período de cinco años desde la supresión de la advertencia.
Artículo 14
Disposiciones transitorias
1. La información de las autoridades u organismos de ejecución concernirá exclusivamente a las sentencias pronunciadas a partir del 1 de enero de 2009.
2. Las advertencias registradas de conformidad con el artículo 95 del Reglamento financiero antes de la fecha de la aplicación del presente Reglamento y aún efectivas en esa fecha constituirán advertencias de exclusión y se incorporarán directamente en la base de datos de exclusión.
3. En caso de que un tercero afectado no hubiera sido informado del registro de una advertencia de exclusión mencionada en el apartado 2, el servicio de la Comisión o la institución que solicitó el registro informará al tercero de la introducción de sus datos en la base de datos de exclusión en el plazo de un mes a partir de la fecha de aplicación del presente Reglamento.
4. El servicio responsable de la Comisión u otra institución que solicitaran el registro de una advertencia de exclusión mencionada en el apartado 2 seguirán siendo responsables de solicitar la modificación o la supresión de dicha advertencia de conformidad con el presente Reglamento.
5. Para las exclusiones decididas por un servicio de la Comisión o una agencia ejecutiva de conformidad con el artículo 93, apartado 1, letras b) y e), del Reglamento financiero antes del 1 de mayo de 2007, la duración del período de exclusión tendrá en cuenta la duración de los antecedentes penales de conformidad con el Derecho nacional.
A efectos de dicha exclusión, se aplicará una duración máxima de cuatro años a partir de la fecha de notificación de la sentencia. Transcurrido dicho período, el servicio de la Comisión o la agencia ejecutiva responsable pedirán la supresión de la advertencia.
Artículo 15
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Será aplicable a partir del 1 de enero de 2009.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 17 de diciembre de 2008.

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