Document ID: 31993R3418

VERORDNUNG (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 DER KOMMISSION vom 9. Dezember 1993 mit Durchführungsbestimmungen zu einigen Vorschriften der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -
gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft;
gestützt auf die Haushaltsordnung des Rates vom 21. Dezember 1977 für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (1), zuletzt geändert durch die Verordnung (Euratom, EGKS, EWG) Nr. 610/90 (2), insbesondere auf Artikel 126,
nach Anhörung des Europäischen Parlaments und des Rates,
nach Stellungnahme des Gerichtshofs, des Rechnungshofs und des Wirtschafts- und Sozialausschusses,
in Erwägung nachstehender Gründe:
in einigen Vorschriften der Artikel 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 und 128 der Haushaltsordnung sind ausdrücklich Durchführungsbestimmungen vorgesehen.
Die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS der Kommission (3) erfordert eine Reihe von Anpassungen, insbesondere infolge der Änderung der Haushaltsordnung.
Es empfiehlt sich, Durchführungsbestimmungen vorzusehen, um die Behandlung bestimmter Beiträge Dritter zu Gemeinschaftsaktionen zu regeln.
Im Interesse grösserer Klarheit und Übersichtlichkeit ist es notwendig, die geltenden Durchführungsbestimmungen in einem einzigen Text zusammenzufassen und die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS aufzuheben.
Der Erlaß dieser Bestimmungen steht dem späteren Erlaß weiterer Durchführungsbestimmungen, die in der Haushaltsordnung nicht ausdrücklich vorgesehen sind, sich aber in der Folge als zweckmässig erweisen könnten, nicht entgegen -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TITEL I BEDINGUNGEN FÜR DIE ANWENDUNG DES ECU AUF DIE EINNAHMEN UND AUSGABEN (Artikel 11 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Artikel 1
Die Umrechnung zwischen dem Ecu und den Landeswährungen erfolgt grundsätzlich zum Tageskurs des Ecu, der im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht wird. Zum Zwecke der in den Artikeln 69 bis 72 der Haushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsführung werden die Landeswährungen jedoch gemäß der Verweisbestimmung in Artikel 11 Absatz 4 der Haushaltsordnung nach den monatlichen Umrechnungskursen in Ecu umgerechnet. Diese werden auf der Grundlage der Kurse ermittelt, die am vorletzten Arbeitstag des Monats Gültigkeit haben, der dem Monat vorausgegangen ist, für den die Umrechnungskurse ermittelt worden sind.
Artikel 2
Werden die Mittelbindungsanträge und die Feststellungen der Forderungen in Landeswährung ausgestellt, so erfolgt die Umrechnung in Ecu nach Artikel 1.
Die entsprechende Auszahlungsanordnung und die Einziehungsanordnung können nur in der gleichen Währung ausgestellt werden.
Der in Ecu ausgedrückte Saldo einer auf Landeswährung lautenden Mittelbindung oder Feststellung einer Forderung wird bei jedem monatlichen Abschluß der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge neu bewertet. Die letzte Neubewertung des Haushaltsjahres erfolgt hinsichtlich des Saldos der Mittelbindungen zum Umrechnungskurs des Monats Dezember; der Saldo der festgestellten Forderungen wird im Hinblick auf die Erstellung der Vermögensübersicht zu dem am 31. Dezember geltenden Umrechnungskurs neu bewertet.
Die Salden können ferner im Laufe des Monats neu bewertet werden, wenn eine Währungsanpassung erfolgt ist.
Artikel 3
Abweichend von Artikel 1 ist für den Monat "n", für den die Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, gemäß Artikel 3 Absatz 5 der Verordnung (EWG) Nr. 2776/88 der Kommission (4) gemeldet worden sind, der Umrechnungskurs vom 10. des Monats "n + 1" oder des ersten vorangegangenen Tages, für den eine allgemeine Notierung vorliegt, zu verwenden.
Dieser Kurs ist ebenfalls zur Umrechnung der in den Artikeln 4 und 5 der Verordnung (EWG) Nr. 2776/88 vorgesehenen entsprechenden Vorschüsse zu verwenden.
Die in Landeswährung festgestellten Unterschiede zwischen den Beträgen, die den Mitgliedstaaten für den Monat "n" zur Verfügung gestellt worden sind, und den für diesen Monat buchmässig erfassten Ausgaben werden zu dem Umrechnungskurs vom 10. des Monats "n + 2" in Ecu umgerechnet.
Artikel 4
Die bei Abschluß des Haushaltsjahres noch abzuwickelnden Verpflichtungen und die auf das folgende Haushaltsjahr zu übertragenden Mittel (nichtgetrennte Mittel) werden unter Zugrundelegung der Umrechnungskurse für den Ecu vom Dezember berechnet.
Die Zahlungen zu Lasten eines Haushaltsjahres, die vom 1. bis 15. Januar des darauffolgenden Haushaltsjahres geleistet werden, werden zum Umrechnungskurs für den Ecu vom Dezember in der Haushaltsrechnung erfasst.
Artikel 5
Die noch auszuzahlenden gebundenen Mittel (nichtgetrennte Mittel) werden bis zur Höhe der auf das folgende Haushaltsjahr übertragenen Mittel in Landeswährung oder in Ecu gezahlt; die Zahlungen werden zu dem im Zeitpunkt der Zahlung geltenden Umrechnungskurs buchmässig erfasst. Übersteigt ein zu zahlender Betrag die Höhe der bei der betreffenden Haushaltslinie gebundenen Mittel, so wird der Unterschied gemäß Artikel 15 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89 des Rates (5) bei der Berechnung des Saldos des Haushaltsjahres berücksichtigt.
Die Beträge, die bei den Neubewertungen im Hinblick auf die Anpassung der aus früheren Haushaltsjahren fortbestehenden Verpflichtungen (getrennte Mittel) berechnet werden, werden in der Rechnungsführung über die Haushaltsvorgänge festgestellt und in der Übersicht über die Inanspruchnahme der Mittelbindungen aus den der Haushaltsrechnung vorangegangenen Haushaltsjahren ausgewiesen.
TITEL II BEFUGNISÜBERTRAGUNGEN (Artikel 22 der Haushaltsordnung)
Artikel 6
In den Verfügungen zur Übertragung von Befugnissen gemäß Artikel 22 Absatz 4 der Haushaltsordnung werden die Bediensteten des Organs benannt, die anstelle des Vollmachtgebers zeichnungsbefugt sind.
Diese Verfügungen enthalten einen Hinweis auf die Bestimmungen der in Artikel 22 Absatz 4 der Haushaltsordnung genannten Geschäftsordnung, die die Übertragung von Befugnissen regelt.
Artikel 7
Die Übertragungsverfügungen nach Artikel 6 werden zusammen mit einer Unterschriftsprobe des Bediensteten, dem die Befugnis übertragen wurde, folgenden Personen mitgeteilt:
- dem Vollmachtgeber;
- dem Rechnungsführer des Organs, der keine von nicht anweisungsbefugten Bediensteten angeordnete Zahlungen leisten kann;
- dem Finanzkontrolleur des Organs, dem insbesondere die Überprüfung der Rechtmässigkeit und der Ordnungsmässigkeit der Einnahmen und Ausgaben obliegt;
- den Anweisungsbefugten, und zwar ausschließlich dann, wenn es sich um eine Übertragung von Befugnissen durch den Finanzkontrolleur bzw. den Rechnungsführer oder um Befugnisse handelt, die durch bevollmächtigte Anweisungsbefugte im Rahmen ihrer Zuständigkeit weiterübertragen wurden;
- dem Rechnungshof.
Die Verfügungen zur Aufhebung von Befugnisübertragungen werden unter den gleichen Bedingungen mitgeteilt.
Artikel 8
In der Übertragungsverfügung wird in jedem Fall festgelegt, innerhalb welcher Grenzen die Vollmachtgeber ermächtigt sind, die Feststellung von Forderungen vorzuschlagen, Einziehungsanordnungen zu erteilen, Mittelbindungen zu beantragen und Auszahlungsanordnungen auszustellen; ferner werden darin die Nummern der unter die Befugnisübertragung fallenden Artikel und Posten sowie gegebenenfalls die Dauer der Befugnisübertragung niedergelegt.
Artikel 9
In Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Haushaltsordnung und dieser Verordnung trifft jedes Organ die Maßnahmen zur Mittelbewirtschaftung, die ihm für eine reibungslose Ausführung seines Einzelplans notwendig erscheinen.
Jedes Organ fasst die zu diesem Zweck erlassenen internen Vorschriften in einem Schriftstück zusammen. In diesem Schriftstück werden die wichtigsten Regeln für die Zuordnung der Aufgabenbereiche der Anweisungsbefugten und der bewirtschaftenden Dienststellen bei der Ausführung des Einnahmeplans und des Ausgabenplans im Rahmen des Einzelplans, der für jedes Organ aufgestellt wurde, niedergelegt.
Das vorstehend bezeichnete Schriftstück sowie alle sonstigen internen Weisungen von allgemeiner Tragweite betreffend den Haushaltsvollzug und die Buchführung werden allen an der Haushaltsführung beteiligten Dienststellen sowie dem Rechnungshof zugeleitet.
TITEL III VERWALTUNG DURCH INTEGRIERTE DV-SYSTEME (Artikel 23 der Haushaltsordnung)
Artikel 10
(1) Integrierte Verwaltungssysteme im Sinne des Artikels 23 der Haushaltsordnung sind DV-Programme zur Verwaltung und Buchführung, die ein Tätigwerden des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers implizieren und von diesen einvernehmlich eingeführt werden.
(2) Für die Anwendung der Systeme gelten folgende Regeln:
a) Das System soll die Verfügbarkeit der Mittel für den vorgeschlagenen Vorgang überprüfen und Vorgänge, für die keine Mittel verfügbar sind, verweigern;
b) das System soll sicherstellen, daß die einzelnen Vorgänge nur von den bevollmächtigten Beamten innerhalb der Dienststellen des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers im Einklang mit den von jedem Organ gemäß Artikel 9 beschlossenen Maßnahmen bearbeitet werden;
c) das System muß eine wirksame Trennung der Funktionen des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers gewährleisten;
d) das Organ sorgt dafür, daß bei den internen und externen Verfahren der Datenschutz und die Sicherheit beim Betrieb des Systems gewährleistet sind;
e) das Organ sorgt dafür, daß die physische Sicherheit des Systems gewährleistet ist;
f) unbeschadet der Artikel 84, 87 und 89 der Haushaltsordnung kann jedes Organ - sofern das System nach übereinstimmender Auffassung des Anweisungsbefugten, des Finanzkontrolleurs und des Rechnungsführers die erforderliche Sicherheit bietet - beschließen, die bisher verwendeten Formulare für Mittelbindungsanträge, Auszahlungsanordnungen und Einziehungsanordnungen durch DV-Datenträger zu ersetzen.
TITEL IV VORSCHRIFTEN BETREFFEND DEN RECHNUNGSFÜHRER, DIE UNTERSTELLTEN RECHNUNGSFÜHRER UND DIE ZAHLSTELLENVERWALTER (Artikel 25 und 75 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I Allgemeine Bestimmungen
Artikel 11
Jedes Organ ernennt im Wege einer mit Gründen versehenen Verfügung einen Rechnungsführer mit folgendem Aufgabenbereich:
- Einziehung der Forderungen, Annahme der Einzahlungen und Zahlung der Ausgaben sowie Verwaltung der Kassenmittel;
- Buchführung sowie Vorbereitung der Finanzuebersichten gemäß den Artikeln 69 bis 72 und 78 bis 81 der Haushaltsordnung.
Artikel 12
Das Organ kann aufgrund einer mit Gründen versehenen Stellungnahme des Rechnungsführers einen oder mehrere unterstellte Rechnungsführer ernennen. Diese unterstehen dienstlich dem Rechnungsführer, der deren Zuständigkeit festlegt.
Artikel 13
Der Rechnungsführer ist von jedem einzelnen Organ aus dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppe A oder B, welche die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten besitzen, zu ernennen.
Die unterstellten Rechnungsführer sind von jedem einzelnen Organ aus dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppen A, B oder ausnahmsweise C zu ernennen, welche die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten besitzen.
Die Zahlstellenverwalter, die gemäß Artikel 83 ernannt werden, sind aus dem Kreis der Beamten der Laufbahngruppen A, B oder C, oder, erforderlichenfalls, aus dem Kreis der "sonstigen Bediensteten" eines diesen Laufbahngruppen entsprechenden Niveaus auszuwählen.
Artikel 14
Der Rechnungsführer und die unterstellten Rechnungsführer sind von dem Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis, die durch Zeugnisse oder eine gleichwertige Berufserfahrung nachgewiesen ist, auszuwählen.
Artikel 15
Die Tätigkeit des Rechnungsführers und der unterstellten Rechnungsführer ist mit der Tätigkeit der Anweisungsbefugten, der Zahlstellenverwalter und des Finanzkontrolleurs unvereinbar.
Die Tätigkeit der Zahlstellenverwalter ist mit der Tätigkeit des Finanzkontrolleurs unvereinbar.
Artikel 16
Der Rechnungsführer nimmt seine besonderen Aufgaben im Einklang mit den Vorschriften der Haushaltsordnung wahr.
Der Rechnungsführer garantiert insbesondere die Objektivität bei der Rechnungsführung und bei der Vorlage der in den Artikeln 69 bis 72 und 78 bis 81 der Haushaltsordnung vorgesehenen Finanzuebersichten.
Das Organ stellt dem Rechnungsführer das Personal und die Sachmittel zur Verfügung, die zur Erfuellung seiner Aufgaben notwendig sind.
Vor der Ausführung der Ausgaben überzeugt sich der Rechnungsführer davon, ob die in der Haushaltsordnung und dieser Verordnung vorgeschriebenen Formen beachtet wurden, und vergewissert sich, daß die Zahlung schuldbefreiende Wirkung hat und kein sachlicher Irrtum vorliegt.
Sooft die Kontrollen ergeben, daß die obigen Vorschriften nicht beachtet wurden, setzt der Rechnungsführer die Ausführung der Zahlungen aus und legt die Gründe dafür dar.
Für unter Nichtbeachtung der Vorschriften des Artikels 51 Absatz 3 der Haushaltsordnung durchgeführte Zahlungen sind die Rechnungsführer, die unterstellten Rechnungsführer und die Zahlstellenverwalter nach Maßgabe der Artikel 22 und 86 bis 89 des Statuts für die Beamten der Europäischen Gemeinschaften und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten - im folgenden "Statut" genannt - disziplinarisch verantwortlich und gegebenenfalls zum Schadenersatz verpflichtet.
Artikel 17
Der Rechnungsführer wird bei der Ausarbeitung des Vorentwurfs des Haushaltsplans automatisch zu allen etwaigen Problemen der Haushaltsdarstellung gehört, die sich auf die Rechnungsvorgänge des Haushaltsvollzugs auswirken können.
Abschnitt II Rechnungsführung und Vorbereitung der Finanzuebersichten
Artikel 18
(1) Gemäß Artikel 25 Absatz 4 der Haushaltsordnung erstellt der Rechnungsführer die periodischen Übersichten sowie die Haushaltsrechnung und die Übersicht über das Vermögen und die Schulden des Organs, dem er angehört. Zu diesem Zweck gewährleistet er die buchmässige Erfassung aller Vorgänge des Haushaltsjahres und nimmt die Rechnungsabschlüsse vor.
(2) Die Finanzuebersichten werden dem Finanzkontrolleur gemäß den Artikeln 79 und 81 der Haushaltsordnung zwecks Erteilung des Sichtvermerks vorgelegt und dann vom Organ endgültig verabschiedet.
(3) Scheidet der Rechnungsführer aus seinem Amt aus, so wird eine Übersicht über die bisherige Rechnungsführung erstellt; Stichtag ist der letzte Tag des Monats, in dem der Rechnungsführer ausgeschieden ist.
Diese Übersicht wird vom scheidenden Rechnungsführer und vom neuen Rechnungsführer zwecks Billigung unterschrieben.
Artikel 19
Die übrigen Organe übermitteln der Kommission spätestens bis zum 1. März die von ihnen erstellte Haushaltsrechnung und die Übersicht über das Vermögen und die Schulden sowie alle für den Rechnungsabschluß zweckdienlichen Schriftstücke und Informationen.
Artikel 20
Der Rechnungsführer der Kommission zentralisiert alle von ihm benötigten Daten und bereitet die konsolidierte Haushaltsrechnung und die konsolidierte Übersicht über das Vermögen und die Schulden der Europäischen Gemeinschaften vor, damit die Kommission sie verabschieden und spätestens bis zum 1. Mai dem Europäischen Parlament, dem Rat und dem Rechnungshof übermitteln kann.
Artikel 21
Die Kommission - nachdem ihr Rechnungsführer die Rechnungsführer der anderen Organe gehört hat -
- erlässt die allen Organen gemeinsamen Buchführungsmethoden,
- erlässt und aktualisiert die Struktur des Buchungsplans der Organe,
- harmonisiert die Darstellung der Finanzuebersichten.
Sie begründet und erläutert jede Änderung einer Buchführungsmethode in den Anmerkungen im Anhang zu der Übersicht über das Vermögen und die Schulden.
Abschnitt III Verwaltung der Kassenmittel
Artikel 22
Gemäß Artikel 25 Absatz 1 der Haushaltsordnung obliegt dem Rechnungsführer, der für die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen zuständig ist, die Verwaltung der entsprechenden Kassenmittel.
Jedes Organ eröffnet oder veranlasst die Eröffnung der erforderlichen Konten bei Finanzinstituten nach Aushandlung der Bedingungen, zu denen sie gemäß den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung geführt und verwendet werden sollen. Die Bedingungen für die Kontenführung werden einer regelmässigen Prüfung unterzogen und gegebenenfalls neu ausgehandelt; sie unterliegen der Aufsicht durch den Finanzkontrolleur.
Der Rechnungsführer der Kommission hat die Aufgabe, die Bedingungen, zu denen die von den einzelnen Organen eröffneten Konten geführt und verwendet werden sollen, nach Anhörung der Rechnungsführer der anderen Organe zu harmonisieren.
Artikel 23
Der Rechnungsführer bewirtschaftet die Barmittel des Organs, dem er angehört, weist die Übertragungen zwischen den bei verschiedenen Finanzinstituten eröffneten Konten an und nimmt die Währungsumrechnungen vor; dabei trägt er Sorge dafür, daß keines der Konten einen Passivsaldo aufweist.
Die Übertragungen zwischen den bei verschiedenen Finanzinstituten eröffneten Konten müssen im Rahmen der verfügbaren Mittel erfolgen.
Artikel 24
Der Rechnungsführer der Kommission teilt die bei den Finanzverwaltungen und den Zentralbanken der Mitgliedstaaten verfügbaren Mittel gemäß Artikel 12 der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1552/89 auf die Mitgliedstaaten auf.
Artikel 25
Der Rechnungsführer gleicht die bei Finanzinstituten eingerichteten Konten regelmässig mit der Rechnungsführung aus und kontrolliert die reibungslose Anwendung der ausgehandelten Bedingungen für die Führung und Verwendung dieser Konten.
Artikel 26
Der Rechnungsführer stellt die Mittelausstattung der Zahlstellen und deren finanzielle Überwachung sicher.
Artikel 27
Der Rechnungsführer der Kommission ermittelt monatlich gemäß Artikel 1 den Kurs für die Umrechnung des Ecu in die einzelnen Landeswährungen, die die Organe bei der Ausführung des Haushaltsplans zugrunde zu legen haben.
Abschnitt IV Versicherung
Artikel 28
Der Rechnungsführer, die unterstellten Rechnungsführer und die Zahlstellenverwalter versichern sich über das Organ gegen die mit ihrer Aufgabe verbundenen Risiken.
Artikel 29
Die Versicherungsprämien werden dem Versicherer unmittelbar vom Organ ausgezahlt.
Artikel 30
Unbeschadet
- der Artikel 86 bis 89 des Statuts,
- des Artikels 75 der Haushaltsordnung,
- seiner Regressansprüche gegenüber Dritten
trägt das Organ in Anwendung des Artikels 215 Absatz 2 des EG-Vertrags die Risiken und die von den Versicherern nicht gedeckten Defizite, sofern das Guthaben des auf den Namen des verantwortlichen Beamten eröffneten Garantiekontos zur Deckung des Defizits nicht ausreicht.
Abschnitt V Sondervergütung und Garantiekonto
Artikel 31
Die in Artikel 75 Absatz 4 der Haushaltsordnung genannte Sondervergütung beträgt monatlich:
- 120 ECU für den Rechnungsführer,
- 80 ECU für die unterstellten Rechnungsführer,
- 40 ECU für die Zahlstellenverwalter, die mindestens 3 300 ECU, und zwar für mindestens 30 aufeinanderfolgende Tage, zu verwalten haben.
Diese Sondervergütung wird in Ecu ausgedrückt. Der entsprechende Betrag wird dem in Artikel 32 vorgesehenen Garantiekonto in Ecu gutgeschrieben.
Artikel 32
In der allgemeinen Rechnung des Organs wird ein Garantiekonto auf den Namen des betroffenen Bediensteten eröffnet. Auf Antrag des betreffenden Organs kann das Konto zentral in der allgemeinen Rechnung der Kommission geführt werden. Diesem Konto werden regelmässig die in Artikel 31 genannte monatliche Sondervergütung und die jährlichen Zinsen gutgeschrieben, die dem Jahresdurchschnitt der vom Europäischen Fonds für währungspolitische Zusammenarbeit für seine Transaktionen in Ecu berechneten monatlichen Zinsen entspricht (6).
Das Konto wird mit dem Defizit belastet, für das der Betreffende von dem Organ, das ihn ernannt hat, für verantwortlich erklärt wird, soweit es nicht aus Leistungen der Versicherungsgesellschaften gedeckt worden ist.
Artikel 33
(1) Der Habensaldo des Garantiekontos wird dem Betreffenden oder dem Anspruchsberechtigten bei Beendigung seiner Tätigkeit als Rechnungsführer oder unterstellter Rechnungsführer nach Beschluß der in Artikel 22 der Haushaltsordnung festgelegten Behörden und Erteilung der in Artikel 77 der Haushaltsordnung genannten Entlastung nach befürwortendem Sichtvermerk des Rechnungsführers, ausser in den ihn betreffenden Fällen, und des Finanzkontrolleurs ausgezahlt.
(2) Im Fall der Zahlstellenverwalter wird das Guthaben des Garantiekontos den Betreffenden oder den Anspruchsberechtigten bei Beendigung ihrer Tätigkeit nach Zustimmung und Prüfung des Rechnungsführers und des betreffenden Anweisungsbefugten und nach befürwortendem Sichtvermerk des Finanzkontrolleurs ausgezahlt.
(3) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Auszahlungen erfolgen ausschließlich auf schriftliche Weisung des Leiters der Generaldirektion oder der Verwaltungseinheit, der der Rechnungsführer angehört.
TITEL V VORSCHRIFTEN FÜR DEN FINANZKONTROLLEUR UND DIE UNTERSTELLTEN FINANZKONTROLLEURE (Artikel 24 der Haushaltsordnung)
Artikel 34
Jedes Organ ernennt durch eine mit Gründen versehene Verfügung den Finanzkontrolleur. Dieser wird mit der Kontrolle der Mittelbindungen und der Anordnung aller Ausgaben sowie der Kontrolle aller Einnahmen betraut, die im Haushaltsplan der Gemeinschaft zu verbuchen sind und für die das Organ anweisungsbefugt ist.
Artikel 35
Das Organ kann einen oder mehrere unterstellte Finanzkontrolleure ernennen. Diese unterstehen dienstlich dem Finanzkontrolleur, der festlegt, welche Befugnisse er ihnen überträgt. Sie sind im Rahmen dieser Befugnisübertragungen verantwortlich für die von ihnen erteilten Sichtvermerke.
Artikel 36
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure sind von dem Organ aufgrund ihrer besonderen Sachkenntnis aus dem Kreis der Angehörigen der Mitgliedstaaten auszuwählen.
Artikel 37
Das Organ stellt dem Finanzkontrolleur das Personal und die Sachmittel zur Verfügung, die zur Erfuellung seiner Kontrollaufgaben notwendig sind.
Artikel 38
Für alle Verfügungen betreffend die Übertragung und Weiterübertragung von Befugnissen durch den Finanzkontrolleur oder die unterstellten Finanzkontrolleure gelten die Artikel 6, 7 und 8.
Artikel 39
Bei der Wahrnehmung seiner Kontrollaufgaben ist der Finanzkontrolleur vollkommen unabhängig und nur dem Organ verantwortlich. Er ist an keinerlei Weisung für die Erfuellung der Aufgaben gebunden, die ihm durch seine Ernennung aufgrund der Haushaltsordnung übertragen sind, noch dürfen ihm diesbezueglich Einschränkungen auferlegt werden.
Diese Bestimmungen gelten auch für die unterstellten Finanzkontrolleure im Rahmen der ihnen durch ihren Dienstvorgesetzten, den Finanzkontrolleur, übertragenen Befugnisse.
Artikel 40
Der Finanzkontrolleur kann jederzeit und über jede Frage mit finanziellen Auswirkungen dem Organ Bericht erstatten, insbesondere hinsichtlich der Anwendung von Artikel 2 der Haushaltsordnung.
Das Organ übermittelt diese Berichte auf Antrag dem Europäischen Parlament und dem Rechnungsghof, sofern es sie nicht als vertraulich einstuft.
Artikel 41
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure haben Zugang zu allen Belegen und sonstigen Dokumenten im Zusammenhang mit den zu kontrollierenden Ausgaben und Einnahmen. Sie können Kontrollen vor Ort vornehmen.
Artikel 42
Der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure können nur vom Organ selbst im Sinne von Artikel 74 der Haushaltsordnung disziplinarisch verantwortlich gemacht und zum Schadenersatz verpflichtet werden, und zwar unter folgenden Bedingungen:
Das Organ erlässt eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einleitung einer Untersuchung. Diese Verfügung wird dem Betreffenden und, im Fall eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt. Das Organ kann unter seiner unmittelbaren Verantwortung einen oder mehrere Beamte der gleichen oder einer höheren Besoldungsgruppe als der des betreffenden Bediensteten, die nicht die Aufgabe des Finanzkontrolleurs, des Anweisungsbefugten oder des Rechnungsführers wahrnehmen, mit der Untersuchung beauftragen. Im Laufe dieser Untersuchung müssen der Betreffende und, im Fall eines unterstellten Finanzkontrolleurs, der Finanzkontrolleur angehört werden.
Der Bericht über die Untersuchung wird dem Betreffenden und, im Fall eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur mitgeteilt. Sodann wird der Betreffende vom Organ zu diesem Bericht angehört.
Auf der Grundlage des Berichts und der Anhörung erlässt das Organ entweder eine mit Gründen versehene Verfügung zur Entlastung des Betreffenden oder eine mit Gründen versehene Verfügung gemäß den Artikeln 22 und 86 bis 89 des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängung von Disziplinar- und/oder Geldstrafen werden dem Betreffenden mitgeteilt und den übrigen Organen, dem Rechnungshof, und, im Fall eines unterstellten Finanzkontrolleurs, dem Finanzkontrolleur zur Kenntnisnahme übermittelt.
Gegen diese Verfügungen kann der Betreffende unter den im Statut vorgesehenen Bedingungen beim Gerichtshof Klage erheben.
Artikel 43
Unbeschadet der Rechtsmittel, die das Statut bietet, können der Finanzkontrolleur und die unterstellten Finanzkontrolleure gegen jede Verfügung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer Kontrollaufgabe beim Gerichtshof Klage erheben. Diese Klage muß innerhalb von drei Monaten, gerechnet vom Tag der Mitteilung der betreffenden Verfügung, eingereicht werden.
Der vorstehende Absatz gilt auch für Klagen des Organs gegen seinen Finanzkontrolleur oder seine unterstellten Finanzkontrolleure.
Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts untersucht und entschieden.
TITEL VI EINZIEHUNG DER FORDERUNGEN (Artikel 28 und 29 der Haushaltsordnung)
Artikel 44
In Anwendung des Artikels 28 Absatz 1 der Haushaltsordnung erstellt der zuständige Anweisungsbefugte für alle Maßnahmen, die eine Forderung der Gemeinschaft begründen oder verändern können, einen Forderungsvoranschlag. Lässt sich anhand der Verfügung oder des Beschlusses, der eine künftige Forderung begründet, die Höhe oder das Fälligkeitsdatum dieser Forderung nicht bestimmen, so ist der Forderungsvoranschlag dennoch zu erstellen: darin sind, soweit möglich, der veranschlagte Betrag und die voraussichtliche Fälligkeit der Forderung anzugeben.
Der Voranschlag ist dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks und dem Rechnungsführer zuzuleiten, der die Forderung mit dem Hinweis "p.m." in ein Verzeichnis einträgt.
Artikel 45
(1) In Anwendung des Artikels 28 Absatz 2 der Haushaltsordnung stellt der zuständige Anweisungsbefugte für jede festgestellte Forderung unverzueglich eine Einziehungsanordnung aus.
Diese wird dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks und dem Rechnungsführer zwecks Eintragung zugeleitet. Darin wird unter anderem das Fälligkeitsdatum angegeben.
(2) Zur Einziehung der Forderung fordert der Rechnungsführer den Schuldner auf, den geschuldeten Betrag zum festgesetzten Zeitpunkt zu zahlen.
(3) Bei der tatsächlichen Einziehung der Forderung stellt der Rechnungsführer eine Annahmeanordnung aus, die er in die Haushaltskonten einträgt. Der Anweisungsbefugte und der Finanzkontrolleur werden über die Einziehung der Forderung durch den Rechnungsführer unterrichtet.
(4) Wird eine Forderung nicht bei Ablauf der vorgesehenen Zahlungsfrist eingezogen, so leitet der Rechnungsführer unverzueglich das Einziehungsverfahren ein, gegebenenfalls auf dem Rechtsweg.
(5) Eine Forderung, die im Laufe eines Haushaltsjahres oder mehrerer Haushaltsjahre in Form mehrerer Teilbeträge eingezogen werden soll, wird unmittelbar nach ihrer Feststellung in voller Höhe durch Eintragung der Einziehungsanordnung auf dem Konto erfasst.
Artikel 46
Die zusammengefassten Feststellungen im Sinne des Artikels 28 der Haushaltsordnung sind streng auf die laufenden Einnahmen zu begrenzen.
Die unter diese zusammengefassten Feststellungen fallenden Einziehungsanordnungen sind daher dem Finanzkontrolleur nicht einzeln zwecks Erteilung des Sichtvermerks zuzuleiten.
Der Anweisungsbefugte ist verpflichtet, dem Finanzkontrolleur vor Abschluß des Haushaltsjahres Änderungen der zusammengefassten Feststellungen mitzuteilen, um diese mit den tatsächlich festgestellten Forderungen in Einklang zu bringen.
Artikel 47
Jede Einziehung ist dem Anweisungsbefugten und dem Finanzkontrolleur gemäß Artikel 45 Absatz 3 so bald wie möglich mitzuteilen. Erfolgt die Einziehung nicht aufgrund einer gemäß Artikel 45 ausgestellten Einziehungsanordnung, so ist der entsprechende Betrag unverzueglich einem Verwahrkonto der allgemeinen Rechnung gutzuschreiben; der zuständige Anweisungsbefugte ist aufzufordern, das Verfahren zur Feststellung einer Forderung einzuleiten und die fehlende Einziehungsanordnung zwecks Verbuchung auf den Haushaltskosten auszustellen. Ist auf einem Verwahrkonto ein zu Unrecht eingezogener Betrag verbucht worden, so ist dieser Betrag umgehend zurückzuzahlen.
Artikel 48
Die Voranschläge und die Einziehungsanordnungen sind buchmässig getrennt zu erfassen, indem eine chronologische Numerierung vorgenommen wird, anhand deren bei sämtlichen Forderungen des Organs insbesondere festgestellt werden kann,
- welche Maßnahmen, die eine Forderung begründen können, getroffen wurden;
- wie hoch die einzuziehenden Forderungen sind;
- wann diese Forderungen fällig werden;
- welche Forderungen eingezogen worden sind;
- welche Forderungen noch einzuziehen sind und welche Bemühungen unternommen wurden, um deren Einziehung sicherzustellen.
Artikel 49
Die Rechnungsführung muß so aufgebaut sein, daß der Finanzkontrolleur in der Lage ist, jederzeit die Richtigkeit der Eintragung der Forderungsvoranschläge und der Einziehungsanordnungen nachzuprüfen und die Aufgaben zu erfuellen, die ihm gemäß Artikel 29 Absatz 3 der Haushaltsordnung übertragen worden sind.
Artikel 50
Beantragt der Anweisungsbefugte gemäß Artikel 29 Absatz 2 der Haushaltsordnung auf die Einziehung einer festgestellten Forderung zu verzichten, so ist in dem Antrag folgendes anzugeben: Schuldner, Art, voraussichtliche Höhe und Verbuchungsstelle der Einnahmen im Haushaltsplan, zum Zweck ihrer Einziehung unternommene Bemühungen und Grund der beantragten Streichung.
Hat sich die höchste Stelle des Organs über eine Verweigerung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, so wird der Beschluß dem Anweisungsbefugten zugeleitet; dieser schickt den Verzichtantrag zusammen mit dem Beschluß an den Finanzkontrolleur. Der Verzichtantrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerung des Sichtvermerks hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabe des Artikels 28 Absatz 2 erster Unterabsatz der Haushaltsordnung eingetragen.
TITEL VII MITTELBINDUNG (Artikel 36 der Haushaltsordnung)
Artikel 51
Bevor eine Maßnahme getroffen wird, die zu einer Ausgabe führen kann, muß der zuständige Anweisungsbefugte bei der Finanzkontrolle einen Mittelbindungsantrag stellen. Vorher muß sich der Anweisungsbefugte versichern, daß diese Maßnahme den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und insbesondere der Sparsamkeit und des Kosten-Nutzen-Verhältnisses entspricht, die in Artikel 2 der Haushaltsordnung vorgesehen sind. Grundsätzlich wird dieser Antrag nach einem Formblatt gestellt, das der Anweisungsbefugte, der Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur einvernehmlich festzulegen haben. Der Mittelbindungsantrag muß die in Artikel 37 der Haushaltsordnung vorgesehenen Angaben enthalten.
Artikel 52
Als Maßnahmen, die zu Ausgaben führen können, ohne daß ein neuer Beschluß erforderlich ist, gelten die Entwürfe von allgemeinen Beschlüssen des Organs, die eine Ausgabeverpflichtung gegenüber Dritten beinhalten.
Artikel 53
Erfordert eine Ausgabe vor der Mittelbindung einen Grundsatzbeschluß des Organs, so wird der Entwurf dieses Grundsatzbeschlusses zusammen mit einem entsprechenden Mittelbindungsantrag dem Finanzkontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerks unterbreitet.
Sobald das Organ den Beschlussentwurf gebilligt hat, wird der entsprechende Mittelbindungsantrag dem Finanzkontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerks unterbreitet.
Wird der Beschlussentwurf vom Organ nicht gebilligt oder der vorgeschlagene Ausgabenbetrag gekürzt, so wird der Mittelbindungsantrag annulliert und gegebenenfalls ein neuer Mittelbindungsantrag in entsprechender Höhe gestellt, der dem Finanzkontrolleur zur Erteilung des Sichtvermerks unterbreitet wird.
Artikel 54
Die zusammengefassten Mittelbindungen im Sinne von Artikel 36 Absatz 1 der Haushaltsordnung sind strikt auf die laufenden Ausgaben begrenzt. Die einzelnen Mittelbindungen, die durch derartige zusammengefasste Mittelbindungen gedeckt werden, dürfen dem Finanzkontrolleur nicht einzeln zur Erteilung des Sichtvermerks unterbreitet werden.
Im Fall zusammengefasster Mittelbindungen hat der Anweisungsbefugte unter seiner Verantwortung nachzuprüfen, ob die einzelnen Mittelbindungen die zusammengefasste Mittelbindung, durch die sie gedeckt werden, nicht überschreiten.
Diese zusammengefassten Mittelbindungen können nur insoweit Gegenstand automatischer Übertragungen nach Maßgabe von Artikel 7 der Haushaltsordnung sein, als sie am Ende des Haushaltsjahres finanziellen Verbindlichkeiten entsprechen, die tatsächlich vor den in der Haushaltsordnung festgesetzten Terminen eingegangen wurden.
Als laufende Ausgaben gelten die im Laufe des gleichen Haushaltsjahres anfallenden und sich wiederholenden Verwaltungsausgaben beispielsweise folgender Art:
- Personalausgaben (Gehälter und sonstige Vergütungen, Kosten für Personaleinstellungen usw.),
- Ausgaben für Dienstreisen,
- Repräsentationsausgaben,
- Kosten für Sitzungen,
- Freelance-Dolmetscher,
- Austausch von Beamten,
- Miete von Gebäuden,
- verschiedene Versicherungen,
- Reinigung und Unterhaltung,
- Anmietungen,
- Telekommunikation,
- Wasser, Gas, Strom,
- regelmässige Veröffentlichungen (monatliche Bulletins usw.),
- Abonnements.
Artikel 55
Kann für bestimmte Maßnahmen, die zu einer Ausgabe führen können, zu dem Zeitpunkt, da der entsprechende Mittelbindungsantrag dem Finanzkontrolleur unterbreitet und dem Rechnungsführer übermittelt wird, die Ausgabe noch nicht genau in Zahlen ausgedrückt werden, dann muß der Anweisungsbefugte die vorausichtliche Ausgabe schätzen und in seinem Mittelbindungsantrag angeben, worauf sich diese Schätzung stützt.
Artikel 56
Sämtliche Mittelbindungsanträge sind dem Finanzkontrolleur so rechtzeitig zu unterbreiten, daß er eine Stellungnahme abgeben kann und daß gegebenenfalls die Bemerkungen, die er für zweckmässig hält, berücksichtigt werden können.
Artikel 57
Den Mittelbindungsanträgen sind unbeschadet der Anwendung des Artikels 23 der Haushaltsordnung sämtliche Belege und gegebenenfalls alle sonstigen Dokumente und Informationen beizufügen, die der Finanzkontrolleur für die in Artikel 38 Absatz 1 der Haushaltsordnung vorgeschriebenen Feststellungen benötigt.
TITEL VIII EINTRAGUNG DER MITTELBINDUNGSANTRAEGE NACH ERTEILUNG DES SICHTVERMERKS DURCH DEN FINANZKONTROLLEUR (Artikel 37 der Haushaltsordnung)
Artikel 58
Die Eintragung der Mittelbindungsanträge wird von der Rechnungsführung des Organs vorgenommen. Sie soll die Möglichkeit geben, jederzeit für das Haushaltsjahr nach Haushaltsposten folgendes festzustellen:
1. verfügbare Mittel,
2. Beträge der eingegangenen Verpflichtungen,
3. geleistete entsprechende Zahlungen,
4. Saldo der noch bestehenden Zahlungsverpflichtungen.
Die Eintragung muß es ferner ermöglichen, jederzeit folgendes festzustellen:
1. Betrag der ursprünglichen Mittelbindung zuzueglich etwaiger zusätzlicher Mittelbindungen,
2. zu Lasten vorangehender Haushaltsjahre geleistete entsprechende Zahlungen,
3. Betrag der zu Beginn des Haushaltsjahres noch bestehenden Zahlungsverpflichtungen,
4. Zahlungen des Haushaltsjahres,
5. noch auszuzahlender Saldo.
Ebenso ist die Höhe der zusammengefassten Mittelbindungen gemäß Artikel 99 der Haushaltsordnung einzutragen.
Artikel 59
Die Rechnungsführung muß so aufgebaut sein, daß der Finanzkontrolleur in der Lage ist, die Richtigkeit der Eintragung der Mittelbindungen und der Zahlungen nachzuprüfen.
TITEL IX SICHTVERMERK FÜR DIE MITTELBINDUNGSANTRAEGE (Artikel 38 der Haushaltsordnung)
Artikel 60
Vorbehaltlich der Artikel 10 und 61 wird der Sichtvermerk durch Unterzeichnung des Mittelbindungsantrags durch den Finanzkontrolleur - oder durch einen unterstellten Finanzkontrolleur oder einen gemäß Artikel 38 bevollmächtigten Bediensteten - erteilt. Ferner wird der Mittelbindungsantrag mit einem Stempel versehen und datiert.
Artikel 61
In dringenden Fällen kann der Sichtvermerk durch einen Boten, durch ein Fernschreiben oder durch jedes andere Mittel erteilt werden, das eindeutig erkennen lässt, daß der betreffende Mittelbindungsantrag mit einem Sichtvermerk versehen worden ist.
Artikel 62
Hat sich die höchste Stelle des Organs gemäß Artikel 39 der Haushaltsordnung über eine Verweigerung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur hinweggesetzt, so wird der Beschluß dem Anweisungsbefugten zugeleitet. Dieser schickt den Mittelbindungsantrag zusammen mit diesem Beschluß an den Finanzkontrolleur. Der Mittelbindungsantrag, dem der Beschluß, sich über die Verweigerung des Sichtvermerks hinwegzusetzen, beigefügt ist, wird nach Maßgabe von Artikel 37 der Haushaltsordnung eingetragen.
Artikel 63
Die Artikel 60, 61 und 62 sind auf die zusammengefassten Mittelbindungen im Sinne von Artikel 99 der Haushaltsordnung anzuwenden.
Artikel 64
Hält der Finanzkontrolleur die in Artikel 28 Absatz 2 und in den Artikeln 37, 41 und 45 der Haushaltsordnung vorgesehenen und in den nachstehenden Artikeln 65 bis 73 genauer bezeichneten Belege für unzureichend oder unvollständig, so schiebt er die Erteilung seines Sichtvermerks auf und schickt den Antrag unter Angabe der erbetenen Belege zurück an den Anweisungsbefugten.
TITEL X BELEGE (Artikel 28 Absatz 2 und Artikel 37, 41 und 45 der Haushaltsordnung)
Abschnitt 1 Einziehung der Forderungen
Artikel 65
Als Belege zu den Einziehungsanordnungen gelten der Beschluß oder die Verfügung, die die Forderung begründet, sowie alle Unterlagen, die die Überprüfung der Art der Forderung, der Berechnung des Betrags, des Fälligkeitsdatums und der Identität des Schuldners ermöglichen, d. h.:
a) im Fall der Eigenmittel (7):
- hinsichtlich der Zölle, Agrarabschöpfungen und Zuckerbeiträge: die Übersichten über die Buchführung der Mitgliedstaaten gemäß den Durchführungsverordnungen (8);
- hinsichtlich der MwSt.- und BSP-Eigenmittel: den Haushaltsplan für das betreffende Jahr (Haushaltsjahr "n"), in dem der Betrag festgesetzt ist, sowie hinsichtlich der jeweiligen Salden (Haushaltsjahr "n + 1" und folgende) die einzelnen Aufstellungen, zusammenfassenden Übersichten und Rechnungsauszuege gemäß den Durchführungsverordnungen (9);
b) im Fall der sonstigen Einkommen: den Basisrechtsakt, den Beschluß, den Vertrag oder das Abkommen, der oder das die Forderungen begründet, sowie die Belege, aus denen alle Berechnungselemente ersichtlich sind.
Abschnitt II Mittelbindung
Artikel 66
Hinsichtlich der Mittelbindungsanträge gelten als Belege die Schriftstücke, die den Verbindlichkeiten des Organs entsprechen, d. h.:
a) in den Bereichen der Ausgabenleistung im Rahmen eines Vertrags:
der Entwurf eines Abkommens oder Vertrags, der Auftragsschein oder sonstige ähnliche Unterlagen, denen bei Aufträgen gegebenenfalls die eingegangenen Angebote, die Begründung der freiwilligen Vergabe und, soweit erforderlich, die Stellungnahme des Vergabebeirats bereits beigefügt sind;
b) im Fall einer autonomen Beihilfegewährung:
- bei Gewährung einer finanziellen Unterstützung im Rahmen der einzelnen Fonds oder ähnlicher Aktionen: die gegebenfalls in den entsprechenden Grundverordnungen vorgesehenen Unterlagen sowie die Beschlüsse über die Gewährung der Unterstützung;
- bei Zuschüssen im allgemeinen:
- der Antrag des Zahlungsempfängers, dem gegebenenfalls ein Bericht über die Durchführung vorher gewährter Zuschüsse beigefügt ist;
- die Begründung des bewilligten Betrags;
- der Entwurf des Schreibens, Abkommens oder alle sonstigen ähnlichen Belege;
- der Haushaltsvoranschlag für das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten der Zuschuß beantragt wurde, oder jedes dem entsprechende Dokument.
Abschnitt III Feststellung der Ausgaben und Leistung der Zahlungen
Artikel 67
Für die Lieferungen im allgemeinen gilt als Beleg insbesondere die vom Lieferanten ausgestellte Rechnung, der gegebenenfalls ein Exemplar des Dokuments beizufügen ist, aus dem sich die Verpflichtung der Gemeinschaft ergibt (z. B. Auftragsschein oder Vertrag).
In jedem Fall müssen in dem vom Lieferanten erstellten Dokument folgende Angaben erscheinen:
- Art und Menge der Lieferungen oder gegebenenfalls eine Beschreibung der im Zusammenhang damit erbrachten Leistungen;
- der Preis je Einheit und der Gesamtpreis;
- der Hinweis auf die Steuer- und Abgabenbefreiung; gegebenfalls die Höhe der in den Preis eingehenden Abgaben, Steuern und Zölle auf die Lieferungen.
Ferner muß dieses Dokument oder ein beigefügtes Dokument die Vermerke des Anweisungsbefugten oder des von ihm ermächtigten Bediensteten enthalten, durch die
- der ordnungsgemässe Eingang der Lieferungen sowie der Lieferzeit und der Lieferort,
- die Eintragung der Lieferungen in das Bestandsverzeichnis, wenn sie vorgeschrieben ist,
- die Nachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung,
- die Stellungnahme des Vergabebeirats, soweit diese erforderlich ist,
festgestellt werden.
Artikel 68
Bei der Erbringung von Leistungen gilt als Beleg insbesondere die Rechnung des Leistungserbringers, der gegebenenfalls der Vertrag beigefügt ist.
Diese Rechnung muß folgende Angaben enthalten:
- die Art der Leistung, gegebenenfalls den Preis je Einheit, den Gesamtpreis, den Hinweis auf die Befreiung von Steuern und Abgaben oder - soweit möglich - die Höhe der in den Preis eingehenden Steuern und Abgaben auf die Leistung;
- den vom Anweisungsbefugten oder von dem von ihm ermächtigten Bediensteten erteilten und unterzeichneten Vermerk "zur Zahlung", mit dem die ordnungsgemässe Ausführung der Leistung und die Nachprüfung sämtlicher Elemente der Rechnung bestätigt werden.
Artikel 69
(1) Für Studien- und Forschungsverträge gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Vertrages und der etwaigen Zusatzverträge, das der ersten Auszahlungsanordnung beizufügen ist;
b) alle Dokumente, die nach den Finanzbestimmungen dieser Verträge die entsprechenden Zahlungen rechtfertigen (Schreiben des Mitkontrahenten, Rechnungen, Bezeichnung der Verwaltungsausschüsse im Fall von Assoziationsverträgen und alle sonstigen Dokumente zur Begründung der Ausgaben). Der letzten Zahlung muß ein Dokument mit der vom Anweisungsbefugten erteilten Bescheinigung über die "erbrachte Dienstleistung" beigefügt werden.
(2) Bei Beschlüssen über die Gewährung einer finanziellen Unterstützung im Rahmen der verschiedenen Fonds oder ähnlicher Maßnahmen gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Beschlusses, das der ersten Auszahlungsanordnung beizufügen ist;
b) alle sonstigen Unterlagen, die nach Maßgabe der Finanzbestimmungen der Grundverordnungen und der Beschlüsse über die Gewährung der finanziellen Unterstützung als Nachweis für die entsprechenden Zahlungen dienen (Zahlungsantrag, Bescheinigung über den Beginn der Arbeiten, Berichte über den Fortgang der Arbeiten und sonstige Unterlagen). Dem letzten Zahlungsantrag ist unbedingt ein Dokument beizufügen, in dem der Abschluß des Programms oder des Vorhabens sowie die Höhe der für dieses Programm oder Vorhaben tatsächlich geleisteten Ausgaben bestätigt werden.
(3) Im Fall der in Artikel 66 Buchstabe b) zweiter Gedankenstrich bezeichneten Zuschüsse gelten als Belege:
a) ein Exemplar des Beschlusses über die Gewährung des Zuschusses;
b) die Bestätigung des Zuschussempfängers, daß er mit den in Artikel 87 der Haushaltsordnung vorgesehenen Gemeinschaftskontrollen einverstanden ist, sowie - sofern die Höhe des Zuschusses dies rechtfertigt - ein Bericht über die Durchführung des Vorhabens und die Verwendung der bereitgestellten Mittel.
Artikel 70
Im Fall der Personalausgaben gelten als Belege:
a) für das monatliche Gehalt:
- das vollständige Personalverzeichnis, in dem alle Bestandteile der Bezuege aufgeführt sind. Dieses Verzeichnis wird der Auszahlungsanordnung beigefügt;
- ein Formblatt (Personalbogen), in dem jede Änderung eines Bestandteils der Bezuege erscheint. Dieses Formblatt wird anhand der in jedem Einzelfall gefassten Beschlüsse erstellt;
- bei Einstellungen oder Ernennungen wird der ersten Gehaltszahlung eine beglaubigte Abschrift des Einstellungs- oder Ernennungsbeschlusses beigefügt;
b) für die sonstigen Bezuege (stunden- oder tageweise besoldetes Personal):
eine vom Anweisungsbefugten erstellte Übersicht über die Anwesenheitstage und -stunden;
c) für Überstunden:
eine von dem zuständigen Beamten unterzeichnete Aufstellung, mit der die vom Bediensteten erbrachten zusätzlichen Leistungen bescheinigt werden;
d) für Dienstreisekosten:
- der von der zuständigen Behörde ordnungsgemäß unterzeichnete Dienstreiseauftrag;
- die Dienstreisekosten-Abrechnung, in der - mit Belegen - der Dienstreiseort, das Datum und die Uhrzeit der Abreise und der Ankunft am Dienstreiseort, die Transportkosten, die Aufenthaltskosten und die ordnungsgemäß genehmigten sonstigen Kosten aufgeführt sind; diese Abrechnung wird vom Dienstreisenden und von der bevollmächtigten Dienstbehörde unterzeichnet;
e) für die sonstigen Personalausgaben:
die Belege, die auf den Beschluß verweisen, auf den sich die Ausgabe stützt, und aus denen alle Berechnungselemente hervorgehen.
Artikel 71
Bei allen Mittelbindungen, deren Ausführung Abschlagszahlungen mit sich bringt, wird der ersten Auszahlungsanordnung eine beglaubigte Abschrift des Vertrages oder des Beschlusses über die Gewährung der finanziellen Unterstützung beigefügt. In den übrigen Auszahlungsanordnungen wird auf dieses Dokument und auf die frühere(n) Zahlung(en) verwiesen.
Bei Ausstellung der letzten Auszahlungsanordnung muß der Anweisungsbefugte bescheinigen, daß die betreffende Maßnahme abgeschlossen ist, damit die Rechnungsführung entsprechend verfahren und eine vorgenommene und nicht in Anspruch genommene Mittelbindung gegebenenfalls annullieren kann.
Wurde gemäß Artikel 1 Absatz 7 der Haushaltsordnung ein Termin festgesetzt, können anhand der Rechnungsführung die einen Monat vor Ablauf des Termins noch nicht in Anspruch genommenen Mittelbindungen festgestellt und ausgesondert werden. Die Anweisungsbefugten sind sodann verpflichtet, den Vorschlag für die Annullierung der nicht in Anspruch genommenen Mittelbindung vorzubereiten oder, wenn die Voraussetzungen des Artikels 1 Absatz 7 erfuellt sind, einen ordnungsgemäß begründeten Vorschlag zur Änderung der ursprünglichen Mittelbindung vorzulegen.
Artikel 72
Gilt ein oder derselbe Beleg für mehrere Zahlungen, so wird in allen Auszahlungsanordnungen auf das Original und die Nummer der Auszahlungsanordnung, der es beigefügt ist, verwiesen.
Artikel 73
Mit Ausnahme der in den Artikeln 65 bis 72 vorgesehenen Fälle kann der Anweisungsbefugte, wenn der Originalbeleg nicht beigebracht werden kann, eine beglaubigte Abschrift vorlegen. Der Anweisungsbefugte muß begründen, weshalb das Original nicht eingereicht werden konnte, und bescheinigen, daß die Zahlung nicht erfolgt ist.
TITEL XI GEWÄHRUNG VON VORSCHÜSSEN (Artikel 46 der Haushaltsordnung)
Artikel 74
Der Anweisungsbefugte kann, abgesehen von den im Statut oder in einer anderen Vorschrift vorgesehenen Vorschüssen, Vorschüsse zur Deckung von Beträgen gewähren, die ein Beamter oder sonstiger Bediensteter für Rechnung seines Organs zu verausgaben hat. Bei diesen Beträgen, die im allgemeinen im Rahmen der Personal- und Sachausgaben zu leisten sind, kann es sich um Ausgaben für eine besondere Maßnahme oder um voraussichtlich anfallende, ihrer Art und Höhe nach unbestimmte Ausgaben handeln.
Artikel 75
Die in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden beschließen auf Vorschlag des Anweisungsbefugten, nach Erteilung des Sichtvermerks durch den Finanzkontrolleur und nachdem der Rechnungsführer den Vorschlag befürwortet hat, über die Gewährung der Vorschüsse und die Bezeichnung des betreffenden Beamten oder sonstigen Bediensteten. Sie setzen die Höhe des Vorschusses und dessen Verwendungsdauer fest.
Vor Auszahlung eines Vorschusses ist ein Mittelbindungsantrag zu stellen, soweit die Art der Ausgabe hinreichend bestimmt wurde.
Artikel 76
Der bezeichnete Beamte oder sonstige Bedienstete ist für die ihm zur Verfügung gestellten Mittel verantwortlich. Er trifft zweckdienliche Vorkehrungen, um die Aufbewahrung der Mittel zu gewährleisten.
Er legt dem Rechnungsführer innerhalb von zehn Tagen, nachdem er den Vorschuß für den Zweck verwendet hat, für den er genehmigt worden war, einen ausführlichen Bericht über die Verwendung des Vorschusses vor und zahlt gegebenenfalls den Restbetrag zurück.
Innerhalb von sechs Wochen nach diesem Termin rechnet der Anweisungsbefugte den Vorschuß ab, damit das bei der Genehmigung des Vorschusses eröffnete Verwahrkonto abgeschlossen werden kann.
TITEL XII BANK- UND POSTSCHECKKONTEN (Artikel 53 der Haushaltsordnung)
Artikel 77
Das Organ kann für seine finanziellen Transaktionen Bank- und/oder Postscheckkonten in den Mitgliedstaaten und gegebenenfalls in Drittländern eröffnen.
Artikel 78
Ferner kann das Organ Konten bei der Notenbank jedes einzelnen Mitgliedstaats bzw. bei dem zugelassenen Finanzinstitut unterhalten.
Artikel 79
Das Organ lässt allen Finanzinstituten, bei denen es Konten eingerichtet hat, die Namen und Unterschriftsproben der von ihm bezeichneten Bediensteten mitteilen, die ermächtigt sind, Konten zu eröffnen und über diese zu verfügen. Es gibt an, bis zu welcher Höhe jeder ermächtigte Bedienstete gegebenenfalls Mittel abheben kann.
Artikel 80
Um über die Konten verfügen zu können, sind die Unterschriften zweier ordnungsgemäß ermächtigter Bediensteter erforderlich, darunter notwendigerweise diejenige des Rechnungsführers, eines unterstellten Rechnungsführers oder eines Zahlstellenverwalters.
Gemäß Artikel 53 der Haushaltsordnung bestimmt das Organ die Bediensteten, die ermächtigt sind, die Schecks und die Bank- oder Postüberweisungen zu unterzeichnen.
Vor der Unterzeichnung prüfen diese Bediensteten die Übereinstimmung der Zahlungsanordnungen mit den Schecks sowie den Bank- oder Postüberweisungen.
Artikel 81
In der Regel sind folgende Zahlungen entweder durch Scheck oder durch Bank- oder Postüberweisung zu tätigen:
- die monatlichen Bezuege der Beamten und sonstigen Bediensteten,
- die Ausgaben für Lieferungen und Leistungen im Wert von mehr als 350 ECU.
TITEL XIII ZAHLSTELLEN (Artikel 54 der Haushaltsordnung)
Artikel 82
Es können Zahlstellen eingerichtet werden, wenn die Zahlung bestimmter Ausgaben aufgrund ihrer Natur oder besonderen Dringlichkeit nicht durch eine vom Anweisungsbefugten unterzeichnete und vom Finanzkontrolleur mit einem Sichtvermerk versehene Auszahlungsanordnung ausgeführt werden kann. Abweichend von den Artikeln 40 und 51 der Haushaltsordnung ist der Zahlstellenverwalter befugt, die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben vorbehaltlich der späteren Anwendung der Artikel 40, 41, 44, 45, 47 und 50 der Haushaltsordnung vorzunehmen.
Die Errichtung von Zahlstellen, ihre Änderung oder die neue Gestaltung der Bedingungen ihrer Funktionsweise sind Gegenstand einer Entscheidung der in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden. Diese Entscheidung ergeht auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des Anweisungsbefugten nach befürwortender Stellungnahme des Rechnungsführers und des Finanzkontrolleurs.
Artikel 83
Die Bestellung eines Zahlstellenverwalters ist Gegenstand einer Entscheidung der in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden; diese Entscheidung ergeht auf Vorschlag des Anweisungsbefugten nach befürwortender Stellungnahme des Rechnungsführers.
Darin wird auf die Verantwortung des Zahlstellenverwalters hingewiesen.
Artikel 84
Die in den Artikeln 82 und 83 genannten Entscheidungen werden den Anweisungsbefugten, dem Finanzkontrolleur, dem Rechnungsführer und dem Rechnungshof mitgeteilt.
Artikel 85
(1) In der Entscheidung zur Errichtung einer Zahlstelle werden insbesondere festgelegt:
a) der Gegenstand und der Hoechstbetrag der Vorschüsse, die gewährt werden können;
b) gegebenenfalls die Eröffnung eines Bank- und/oder Postscheckkontos auf den Namen des betreffenden Organs;
c) die Art und der Hoechstbetrag jeder Ausgabe, die ohne vorherige Genehmigung geleistet werden kann;
b) die Fristen und Einzelheiten für die Vorlage der Belege;
e) die Bestimmungen über eine etwaige Wiederauffuellung der Mittel um den Betrag der Vorschüsse;
f) die Frist, innerhalb deren die Transaktionen der Zahlstelle abgerechnet werden müssen.
(2) Die Zahlungen können nur auf der Grundlage und bis zur Höhe der Mittelbindungen geleistet werden, die vorher vom Anweisungsbefugten unterschrieben und vom Finanzkontrolleur mit einem Sichtvermerk versehen worden sind.
Artikel 86
Gemäß Artikel 54 Absatz 2 der Haushaltsordnung obliegt die Mittelausstattung der Zahlstellen allein dem Rechnungsführer.
Die vor Ort getätigten verschiedenen Einnahmen, unter anderem infolge
- der Veräusserung von Material,
- von Veröffentlichungen,
- verschiedener Rückzahlungen,
- von Zinserträgen usw.
werden jedoch von den entsprechenden Zahlstellen direkt abgerechnet. Die Abrechnung erfolgt entsprechend den Bestimmungen, die auf die Haushaltsordnung und diese Verordnung anwendbar sind.
Die betreffenden Beträge werden vom Rechnungsführer bei der späteren Wiederauffuellung der Mittelausstattung abgezogen.
Artikel 87
Jeder Zahlstellenverwalter ist dem Anweisungsbefugten für die Begleichung der Schulden gegenüber Dritten und dem Rechnungsführer für die Ausführung der Zahlungen verantwortlich.
Artikel 88
Der Zahlstellenverwalter führt nach den Weisungen des Rechnungsführers Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Mittel, die geleisteten Ausgaben und die vereinnahmten Beträge.
Artikel 89
Der Zahlstellenverwalter trifft alle Vorkehrungen zur Sicherung der ihm zur Verfügung gestellten Mittel.
Artikel 90
Unbeschadet der Kontrolle durch den Finanzkontrolleur hat der Rechnungsführer regelmässig - nach Möglichkeit in kurzen Zeitabständen - durch unvorhergesehene Kontrollen, die er in der Regel vor Ort entweder selbst vornimmt oder durch einen unterstellten Rechnungsführer bzw. einen hierzu besonders ermächtigten Beamten durchführen lässt, das Vorhandensein der den Zahlstellenverwaltern anvertrauten Mittel und die Buchführung zu überprüfen.
Artikel 91
Der Rechnungsführer und der Finanzkontrolleur unterrichten sich gegenseitig über das Ergebnis ihrer Nachprüfungen und teilen es dem Anweisungsbefugten mit.
TITEL XIV BESTIMMUNGEN ÜBER DIE ERHEBUNG VON ZINSEN BEI DER RÜCKFORDERUNG ZU UNRECHT GEZAHLTER BETRAEGE (Artikel 49 der Haushaltsordnung)
Artikel 92
Die Bestimmungen dieses Titels sind - unbeschadet der gegebenenfalls in den sektoralen Basisrechtsakten über die Gemeinschaftspolitiken vorgesehenen Bestimmungen - im Fall der Rückforderung zu Unrecht gezahlter Beträge durch die Gemeinschaft anwendbar.
Artikel 93
(1) Die in Artikel 28 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannte Einziehungsanordnung sieht für jede festgestellte Forderung im Zusammenhang mit der Rückzahlung eines zu Unrecht gezahlten Betrags einen Fälligkeitstermin vor.
(2) Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Einvernehmen mit dem betreffenden Anweisungsbefugten nur auf einen ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners genehmigt werden, vorausgesetzt, der Schuldner verpflichtet sich zur Zahlung der Zinsen zu dem in Artikel 94 vorgesehenen Satz während der gesamten Dauer der genehmigten Frist ab dem Fälligkeitstermin.
(3) Bei Bewilligung einer Zusatzfrist kann der Rechnungsführer zur besseren Wahrung der Rechte der Gemeinschaft vom Schuldner eine Sicherungsleistung in Höhe der Schuld (Kapital und Zinsen) verlangen.
Artikel 94
(1) Jede bei Fälligkeit nicht zurückgezahlte Forderung ist wie folgt verzinslich:
- auf Ecu lautende Forderungen: zu dem vom Europäischen Fonds für währungspolitische Zusammenarbeit bei seinen Transaktionen in Ecu angewandten Zinssatz (10), zuzueglich eineinhalb Punkte;
- bei den auf Landeswährung lautenden Forderungen: zum Interbanken-Angebotssatz für drei Monate auf dem betreffenden Markt, zuzueglich eineinhalb Punkte.
(2) Anwendbar ist der während des Monats der Fälligkeit geltende Zinssatz.
(3) Bei der Berechnung des Zinsbetrags wird der Zeitraum zwischen dem in der Einziehungsanordnung festgesetzten Fälligkeitsdatum und der Tilgung der Gesamtschuld zugrunde gelegt.
Artikel 95
Der Rechnungsführer kann im Einvernehmen mit dem Finanzkontrolleur auf die Einziehung der Zinsen verzichten, wenn die finanzielle Auswirkung - entweder wegen der Höhe des Betrags oder wegen der Dauer des Verzugs - im Verhältnis zu den Verwaltungskosten der Maßnahme geringfügig ist.
Artikel 96
Jede Teilzahlung wird zuerst mit den gemäß Artikel 94 festgesetzten Verzugszinsen und sodann mit der Hauptschuld verrechnet.
TITEL XV AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN (Vergabe im Preiswettbewerb und Vergabe im Leistungswettbewerb) (Artikel 57 der Haushaltsordnung)
Artikel 97
Die in diesem Titel vorgesehenen Verfahren gelten unbeschadet der Artikel 126 bis 129.
Artikel 98
Die Ausschreibungen zur Teilnahme an einem Wettbewerb erfolgen soweit wie möglich nach einem Standardformblatt oder einem Standardtext.
Artikel 99
Die Ausschreibungen zur Vergabe im Leistungswettbewerb enthalten insbesondere Angaben über:
a) die Einzelheiten für die Abgabe und Aufmachung der Angebote, vor allem die etwaige Vorschrift, ein Standard-Antwortformblatt auszufuellen;
b) die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen sowie die Bezugnahme auf die Allgemeinen Bestimmungen für den betreffenden Auftrag (Lieferungen, Bauleistungen, sonstige Leistungen oder Veröffentlichungen) und gegebenenfalls auf das Dokument mit den Besonderen Bestimmungen für den Auftrag;
c) eine Bestimmung, der zufolge mit der Abgabe eines Angebots das betreffende Lastenheft akzeptiert wird;
d) die Besichtigungsbedingungen, die genau festgelegt werden müssen, wenn eine Besichtigung vor Ort vorgesehen ist;
e) die Geltungsdauer der Angebote, während deren der Bieter sämtliche Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muß;
f) die Strafen, die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen vorgesehen sind;
g) den Inhalt der Rechnungen (oder der Belege dazu) gemäß den Artikeln 65 bis 73;
h) das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem Organ und dem Bieter, es sei denn in Ausnahmefällen unter folgenden Bedingungen:
1. vor Ablauf der Abgabefrist:
- auf Veranlassung der Bieter
Den Bietern können zusätzliche Auskünfte erteilt werden, die einzig und allein zur Erläuterung der Art der Ausschreibung dienen;
- auf Veranlassung des Organs:
Bemerken die Dienststellen des Organs einen Irrtum, eine Ungenauigkeit, eine Auslassung oder einen anderen sachlichen Irrtum im Wortlaut des Ausschreibungstextes, so können sie dies den Beteiligten unter genau den gleichen Bedingungen wie denen der Ausschreibung mitteilen;
2. nach Eröffnung der Angebote auf Veranlassung der Dienststellen des Organs:
- Erfordert ein Angebot Klarstellungen oder sind offenkundige sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, so kann das Organ mit dem Bieter Kontakt aufnehmen.
Artikel 100
In allen Fällen, in denen Kontakte unter den Bedingungen des Artikels 99 Buchstabe h) stattgefunden haben, wird ein "Vermerk für die Unterlagen" erstellt, und der Kontakt (die Kontakte) ist (sind) in dem Bericht zu erwähnen, der dem Vergabebeirat später unterbreitet wird.
Artikel 101
Das Lastenheft mit den Allgemeinen Bestimmungen für den geplanten Auftrag wird der Ausschreibung beigefügt. Gegebenenfalls wird auch ein Dokument mit den Besonderen Bestimmungen für den Auftrag beigefügt.
Artikel 102
Die Angebotsfrist wird je nach der Art des Auftrags aufgrund der für die Antwort notwendigen Zeit festgesetzt.
Artikel 103
Die Einreichung der Angebote erfolgt nach Wahl der Bieter
- entweder durch die Post:
In diesem Fall ist in der Ausschreibung zu vermerken, daß das Ausgabedatum (Poststempel) maßgebend ist. Die Postsendungen müssen per Einschreiben geschickt werden;
- oder durch Abgabe bei den Dienststellen des Organs, die unmittelbar oder durch jeden Bevollmächtigten des Bieters, einschließlich privater Kurierdienste, erfolgen kann:
In diesem Fall sind in der Ausschreibung Tag und Uhrzeit, bis zu denen die Umschläge bei dem Organ abgegeben werden müssen, sowie die Dienststelle, der sie gegen eine datierte und unterschriebene Empfangsbestätigung auszuhändigen sind, anzugeben.
Das Datum ist in diesen beiden Fällen das gleiche.
Zur Geheimhaltung und zur Vermeidung von Schwierigkeiten ist in der Ausschreibung folgendes zu vermerken:
"Das Angebot ist in zwei Umschlägen einzureichen. Beide Umschläge werden verschlossen, und der innere Umschlag trägt ausser der Angabe der in der Ausschreibung genannten Empfänger-Dienststelle den Vermerk ,Ausschreibung - nicht durch den Postdienst zu öffnen'. Bei Verwendung von selbstklebenden Umschlägen sind diese mit Klebebändern zu verschließen, über denen der Absender quer seine Unterschrift anzubringen hat."
Artikel 104
Sämtliche Angebote sind zu öffnen.
Die Angebote werden von einem zu diesem Zweck eingesetzten Ausschuß geöffnet. Der Finanzkontrolleur wird von der Öffnung der Angebote unterrichtet. Der Finanzkontrolleur oder sein Vertreter kann dabei als Beobachter anwesend sein, wenn er es für zweckmässig hält.
Nicht berücksichtigt werden Angebote, die den in der Ausschreibung genannten Erfordernissen nicht entsprechen.
Die Ausschußmitglieder haben jede Seite eines jeden Angebots abzuzeichnen und ein Protokoll über die Öffnung der eingegangenen Angebote anzufertigen, in dem insbesondere anzugeben ist, welche Angebote den Erfordernissen entsprechen und welche nicht. Dabei sind die Fälle der Zurückweisung von Angeboten, die den Erfordernissen nicht entsprechen, zu begründen.
Artikel 105
Allen Bietern wird mitgeteilt, wie über ihr Angebot entschieden wurde.
TITEL XVI FESTLEGUNG DER SCHWELLEN FÜR DIE VERGABE DER AUFTRAEGE (Artikel 128 der Haushaltsordnung)
Artikel 106
Die Schwelle, bis zu der gemäß Artikel 58 Buchstabe a) der Haushaltsordnung die freihändige Vergabe zulässig ist, wird auf 12 000 ECU festgesetzt.
Artikel 107
Die Schwelle, ab der gemäß Artikel 60 der Haushaltsordnung der Vergabebeirat zuständig ist, wird auf 42 000 ECU festgesetzt.
Artikel 108
Die Schwelle, ab der gemäß Artikel 62 der Haushaltsordnung die Sicherheitsleistung obligatorisch ist, wird auf 300 000 ECU festgesetzt.
Artikel 109
Die Schwellen, bis zu denen Aufträge gemäß Artikel 63 der Haushaltsordnung lediglich gegen Rechnung vergeben werden dürfen, werden wie folgt festgesetzt:
- 900 ECU für Ausgaben, die an den vorläufigen Arbeitsorten des Organs getätigt werden;
- 2 400 ECU für Ausgaben, die ausserhalb der vorläufigen Arbeitsorte des Organs getätigt werden.
Artikel 110
Gemäß Artikel 97 der Haushaltsordnung über die Auftragsvergabe im Bereich der Mittel für Forschung und technologische Entwicklung werden folgende Schwellen festgesetzt:
- die Schwelle, bis zu der die freihändige Vergabe eines Auftrags zulässig ist, wird für wissenschaftliches und technisches Material sowie für Bauleistungen auf 90 000 ECU festgesetzt;
- die Schwelle, ab der der Vergabebeirat zuständig ist, wird wie folgt festgesetzt:
a) für wissenschaftliche und technische Aufträge auf 420 000 ECU;
b) für Aufträge über Lieferungen und Material ohne wissenschaftlichen und technischen Charakter auf 90 000 ECU;
c) für Aufträge über Lieferungen und Material ohne wissenschaftlichen und technischen Charakter, auf die Artikel 58 Buchstaben c), d) und e) der Haushaltsordnung Anwendung finden, auf 30 000 ECU.
TITEL XVII ARBEITSWEISE DER VERGABEBEIRÄTE (Artikel 60 und 97 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I Allgemeine Bestimmungen
Artikel 111
Nach Maßgabe der Artikel 60, 61 und 97 der Haushaltsordnung wird der Vergabebeirat in folgenden Fällen gutachtlich gehört:
a) zu allen Entwürfen von Aufträgen über Bauleistungen, Lieferungen oder sonstige Leistungen, einschließlich Studien, deren Summe die in den Artikeln 107 und 110 genannten Summen übersteigt, sowie, unabhängig von ihrem Betrag, zu allen Entwürfen von Kaufverträgen über Grundstücke und Gebäude;
b) zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen zu den in Buchstabe a) genannten Aufträgen in allen Fällen wesentlicher Änderungen, insbesondere dann, wenn sich der Betrag des ursprünglichen Auftrags durch diese Zusatzaufträge ändern würde;
c) zu den Entwürfen von Zusatzaufträgen, durch die sich die Gesamtsumme eines bereits erteilten Auftrags, die ursprünglich innerhalb der in Buchstabe a) genannten Grenzen lag, über diese Grenze hinaus erhöht;
d) zu den Formblättern und Standardtexten für die Ausschreibung und zu den Entwürfen, die eine erhebliche Abweichung von diesen Standardtexten vorsehen;
e) zu den Entwürfen für Ausschreibungen von besonderer Bedeutung oder besonderem Charakter;
f) zu den bei der Vergabe oder Ausführung der Aufträge auftretenden Fragen (Annullierung von Bestellungen, Ersuchen um Erlaß von Verzugsstrafen, Abweichungen von den Vorschriften der Lastenhefte und von den Allgemeinen Bestimmungen usw.), wenn die betreffende Frage so schwerwiegend ist, daß sie die Einholung einer Stellungnahme rechtfertigt;
g) auf Antrag der zuständigen Anweisungsbefugten oder eines Mitglieds des Vergabebeirats zu den Entwürfen von Aufträgen, deren Summe unter der in Buchstabe b) angegebenen Summe liegt, wenn angenommen wird, daß diese Aufträge Grundsatzfragen aufwerfen oder einen besonderen Charakter haben.
Artikel 112
Der Vergabebeirat formuliert Empfehlungen:
a) zur allgemeinen Beschaffungspolitik innerhalb oder ausserhalb der Gemeinschaft; er führt die entsprechenden Erhebungen und Untersuchungen selbst durch oder lässt sie gegebenenfalls durchführen;
b) zur Festlegung der Allgemeinen Vergabebestimmungen.
Artikel 113
Den Unterlagen, die dem Vergabebeirat zur Stellungnahme unterbreitet werden, ist ein Bericht beizufügen, der von dem zuständigen Beamten oder einem vom Anweisungsbefugten bezeichneten Stellvertreter ausgearbeitet und vorgelegt wurde.
Der Bericht muß insbesondere folgendes enthalten:
a) die Bewertung eines jeden Angebots nach technischen und finanziellen Gesichtspunkten sowie eine vergleichende Übersicht über die Preise je Einheit;
b) die Begründung, weshalb die Wahl eines bestimmten Bieters empfohlen wird.
Artikel 114
Jede Angelegenheit ist Gegenstand einer Stellungnahme, die vom Vorsitzenden des Vergabebeirats unterzeichnet wird. Diese Stellungnahme wird den beteiligten Dienststellen mitgeteilt.
Artikel 115
Jeder Vergabebeirat gibt sich eine Geschäftsordnung. Der Wortlaut dieser Geschäftsordnung wird dem betreffenden Organ, dem Vergabebeirat der anderen Organe und dem Rechnungshof mitgeteilt.
Jeder Vergabebeirat sorgt innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs für die reibungslose Umsetzung der in Artikel 126 bezeichneten Richtlinien des Rates.
Abschnitt II Sonderbestimmungen für die Gemeinsame Forschungsstelle
Artikel 116
In bezug auf die Tätigkeit der Gemeinsamen Forschungsstelle kann die Kommission aufgrund der besonderen Erfordernisse in diesem Bereich geeignete interne Vorschriften für Zusammensetzung und Arbeitsweise des Vergabebeirats erlassen.
Diese Vorschriften werden nach Anhörung des Finanzkontrolleurs ausgearbeitet und dem Europäischen Parlament und dem Rechnungshof zur Kenntnisnahme zugeleitet.
Abschnitt III Organgemeinsamer Vergabebeirat (11)
Artikel 117
Das Kollegium der Verwaltungschefs der Gemeinschaftsorgane kann die erforderlichen Maßnahmen zur Einsetzung eines organgemeinsamen Vergabebeirats treffen, der die Aufgabe hat, entsprechend dem Grundsatz einer wirtschaftlichen Haushaltsführung die Zusammenarbeit zwischen den Organen im Bereich der gemeinsamen Vergabe bestimmter Lieferaufträge sowie sonstiger Aufträge im Rahmen der Bewirtschaftung der Mittel zur Finanzierung organgemeinsamer Tätigkeiten zu verbessern.
Artikel 118
Der organgemeinsame Vergabebeirat hat insbesondere folgende Befugnisse:
a) Er wird gutachtlich gehört, wenn alle oder mehrere Organe wegen der mit Sammelbestellungen verbundenen finanziellen Vorteile die gemeinsame Vergabe von Lieferaufträgen in den in Artikel 117 bezeichneten Bereichen beschließen.
Sein Gutachten bezieht sich auf die Ordnungsmässigkeit des angewandten Verfahrens, auf die Auswahl des Bieters sowie allgemein auf die Bedingungen der Auftragsvergabe unter Berücksichtigung der Belange aller Organe.
In diesem Fall erübrigt sich eine gutachtliche Anhörung der Vergabebeiräte der einzelnen Organe, die jedoch über das Gutachten unterrichtet werden;
b) er kann insbesondere von einem oder mehreren Verwaltungschefs beauftragt werden, Fragen zu prüfen, die in den in Artikel 117 genannten Bereichen der Vergabe von Bauaufträgen interinstitutionell relevant sein oder interinstitutionelle Auswirkungen haben könnten, sowie Empfehlungen dazu abzugeben.
In diesem Fall prüft er die ihm vorgelegten Fragen und formuliert entsprechende Empfehlungen.
Artikel 119
Der organgemeinsame Vergabebeirat setzt sich aus jeweils zwei Vertretern je Organ zusammen, die nach Möglichkeit unter den Mitgliedern des Vergabebeirats des Organs ausgewählt werden. Neben den Vertretern der jeweiligen Verwaltungsdienste gehören ihm entsprechend einer Vereinbarung der Organe folgende Personen an:
- ein Rechtssachverständiger,
- ein Finanzsachverständiger,
- ein Vertreter des Finanzkontrolleurs als Beobachter.
Für diesen Personenkreis können die Organe einvernehmlich ein Rotationsverfahren festlegen.
Den Vorsitz des organgemeinsamen Vergabebeirats übernehmen die einzelnen Organe turnusmässig jeweils für einen Zeitraum von zwei Jahren.
Die Kommission übernimmt das Sekretariat des organgemeinsamen Vergabebeirtas.
Artikel 120
Hinsichtlich des Verfahrens gelten die Artikel 113 und 114.
Artikel 121
Der organgemeinsame Vergabebeirat gibt sich eine Geschäftsordnung. Der Wortlaut dieser Geschäftsordnung wird allen Organen mitgeteilt.
TITEL XVIII BÜRGSCHAFTEN UND VORHERIGE SICHERHEITSLEISTUNG ALS GARANTIE FÜR DIE AUSFÜHRUNG DER AUFTRAEGE (Artikel 62 der Haushaltsordnung)
Artikel 122
Wird von den Lieferanten, Unternehmern oder Erbringern von Dienstleistungen als Garantie für die Ausführung der Aufträge verlangt, daß sie im voraus eine Sicherheit leisten, dann muß die Sicherheitsleistung nicht nur die Gesamtdauer der Garantie, sondern auch einen für die Inanspruchnahme der Sicherheit ausreichenden Zeitraum abdecken. Die Sicherheit muß grundsätzlich in einer Zahlung an das Organ in der Währung bestehen, die für die Bezahlung der Lieferungen oder Leistungen angegeben ist.
Artikel 123
Diese Sicherheit kann durch die selbstschuldnerische Bürgschaft eines vom Rechnungsführer des Organs zugelassenen Dritten ersetzt werden. Die Bürgschaft lautet auf die im Vertrag oder Auftrag vorgesehene Währung und unterliegt denselben Vorschriften wie die Sicherheitsleistung nach Artikel 122.
Artikel 124
Als Unterlage für die erste Auszahlungsanordnung im Rahmen eines Auftrags, der eine Sicherheitsleistung erfordert, werden die üblichen Belege ergänzt durch eine vom Rechnungsführer beglaubigte Abschrift der bei der Einzahlung der Sicherheit ausgestellten Empfangsbestätigung oder durch eine vom Rechnungsführer beglaubigte Abschrift der Erklärung der Institution oder des Dritten, welche(r) die Bürgschaft stellt.
Artikel 125
Die Rückgabe der Sicherheit oder die Befreiung des selbstschuldnerischen Bürgen erfolgt - ausser in den in Artikel 62 Absatz 4 der Haushaltsordnung vorgesehenen Fällen der Nichtausführung oder der verspäteten Ausführung - nach Maßgabe der Bestimmungen für die Anträge.
TITEL XIX BESTIMMUNGEN ÜBER DIE ANWENDUNG DER RICHTLINIEN DES RATES IM BEREICH DER ÖFFENTLICHEN BAU-, LIEFER- UND DIENSTLEISTUNGSAUFTRAEGE DURCH DIE GEMEINSCHAFTSORGANE (Artikel 64 der Haushaltsordnung)
Artikel 126
Bei der Auftragsvergabe durch die Organe finden die Ratsrichtlinien über öffentliche Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge Anwendung, sobald die Auftragsbeträge die in diesen Richtlinien festgesetzten Schwellen erreichen oder überschreiten.
Artikel 127
Für die Begriffe "Bauaufträge", "Lieferaufträge" und "Dienstleistungsaufträge" gelten die in den jeweiligen Richtlinien enthaltenen Definitionen.
Artikel 128
Die Organe gelten - soweit die Aufträge aus den Mitteln ihres jeweiligen Einzelplans des Gesamthaushaltsplans finanziert werden - als "öffentliche Auftraggeber" im Sinne dieser Richtlinien.
Artikel 129
Die Organe sind bei der Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen verpflichtet, die Bestimmungen der betreffenden Richtlinien zu beachten, insbesondere:
- die Bekanntmachungsvorschriften,
- die gemeinsamen Vorschriften auf technischem Gebiet,
- die gemeinsamen Teilnahmeregeln,
- die Eignungskriterien und
- die Zuschlagskriterien.
TITEL XX FESTLEGUNG DES WERTES, BEI DESSEN ÜBERSCHREITUNG BEWEGLICHE GEGENSTÄNDE IN DAS BESTANDSVERZEICHNIS AUFGENOMMEN WERDEN (Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Artikel 130
In das Bestandsverzeichnis eingetragen werden alle beweglichen Gegenstände
- mit einem Kaufwert von 350 ECU oder mehr
und
- mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr (zwei Jahre bei beweglichen Gegenständen mit wissenschaftlichen und technischen Charakter (12))
und
- bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
In das Bestandsverzeichnis, das auch die Empfangsbestätigungen umfasst, ist bei der Eintragung eines jeden gekauften Gegenstands eine zweckdienliche Beschreibung des Gegenstands aufzunehmen. Ferner sind der Ort, an dem sich der Gegenstand befindet, das Anschaffungsdatum und der Stückpreis anzugeben.
Die Empfangsbestätigungen gelten als Beschreibung.
Artikel 131
Die Gemeinschaftsorgane haben sich bei der Kontrolle der Bestandsverzeichnisse davon zu überzeugen, daß jeder Gegenstand körperlich vorhanden ist und daß er mit der Eintragung im Bestandsverzeichnis übereinstimmt. Die Kontrolle ist im Rahmes eines dreijährigen Überprüfungsprogramms durchzuführen.
TITEL XXI VERÖFFENTLICHUNG DER VERÄUSSERUNG VON BEWEGLICHEN GEGENSTÄNDEN (Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Artikel 132
(1) Die Veräusserung beweglicher Gegenstände wird wie folgt bekanntgegeben:
a) bei einem Einheitswert von 7 000 ECU oder mehr durch geeignete lokale Veröffentlichung. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der letzten Anzeige und dem Abschluß des Kaufvertrags muß mindestens 14 Tage betragen;
b) bei einem Einheitskaufwert in Höhe von 340 000 ECU oder mehr durch eine Verkaufsbekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Eine geeignete Veröffentlichung in der Presse der Mitgliedstaaten kann ausserdem erfolgen. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der Bekanntmachung im Amtsblatt und dem Abschluß des Kaufvertrags muß mindestens einen Monat betragen.
(2) Bietet diese Veröffentlichung wegen ihrer Kosten keine besonderen Vorteile, so kann darauf verzichtet werden.
(3) Die Organe sind gehalten, bei der Veräusserung von beweglichen Gegenständen stets die Erzielung der günstigsten Preise anzustreben.
TITEL XXII EINZELHEITEN DER AUFSTELLUNG UND AUSFÜHRUNG DES BUCHUNGSPLANS (Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Artikel 133
Aufstellung des Buchungsplans
Der Buchungsplan besteht aus zwei getrennten, jedoch koordinierten Teilen, je einem für
- die Haushaltsrechnung,
- die allgemeine Rechnung.
Artikel 134
Haushaltsrechnung
(1) In der Haushaltsrechnung werden für jede Untergliederung des Haushaltsplans erfasst:
a) Ausgaben:
- die im Haushaltsplan bewilligten Mittel, die in Nachtrags- und/oder Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die infolge Beteiligungen Dritter veranschlagte Mittel, die durch Mittelübertragungen bereitgestellten Mittel sowie der Gesamtbetrag der verfügbaren Mittel. Die Verpflichtungsermächtigungen und die Zahlungsermächtigungen werden getrennt ausgewiesen und abgewickelt;
- die während des Haushaltsjahres vorgenommenen Mittelbindungen und geleisteten Zahlungen;
b) Einnahmen:
- die Einnahmenansätze des Haushaltsplans, die Einnahmenansätze der Berichtigungs- und/oder Nachtragshaushaltspläne, die Einnahmen aus der Beteiligung Dritter und der Gesamtbetrag der voraussichtlichen Einnahmen;
- die während des Haushaltsjahres festgestellten Forderungen und eingezogenen Beträge;
c) die Übernahme der noch abzuwickelnden Mittelbindungen und der noch einzuziehenden Einnahmen früherer Haushaltsjahre.
In der Haushaltsrechnung werden ferner die globalen vorläufigen Mittelbindungen für den Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefonds für die Landwirtschaft (EAGFL), Abteilung "Garantie", und die entsprechenden Zahlungen (d. h. die zu zahlenden Vorschüsse) ausgewiesen.
Diese Mittelbindungen werden dem Gesamtbetrag der Mittel des EAGFL-Garantie gegenübergestellt.
(2) Es werden besondere Konten eröffnet, um
- die Verwendung der übertragenen Mittel,
- die Verwendung der wiedereingesetzten Mittel,
- die Abwicklung der noch nicht in Anspruch genommenen Mittelbindungen
getrennt zu verfolgen.
Bei den Einnahmen werden besondere Konten eröffnet, um die aus früheren Haushaltsjahren noch einzuziehenden Forderungen getrennt zu verfolgen.
(3) Die Konten können detailliert werden, um analytische Ergebnisse zu ermitteln.
(4) Die Konten sind in Büchern, auf Karteikarten oder nach einem Datenverarbeitungssystem zu führen.
Artikel 135
Allgemeine Rechnung
(1) Die allgemeine Rechnung lässt den Stand der Aktiva und Passiva des Organs erkennen.
(2) Der Kontenplan der allgemeinen Rechnung wird nach der Dezimalklassifikation aufgestellt.
(3) Der Kontenrahmen umfasst mindestens folgende Klassen:
Klasse 1: Kapitalkonten,
Klasse 2: Anlagekonten,
Klasse 3: Bestandskonten,
Klasse 4: Anderkonten,
Klasse 5: Finanzkonten,
Klasse 6: Kostenkonten,
Klasse 7: Ertragskonten,
Klasse 8: Sonderkonten.
(4) Jede Klasse umfasst Gruppen (zu zwei Ziffern); diese sind in Untergruppen (zu drei Ziffern) unterteilt. Nach Maßgabe der Erfordernisse des Organs werden diese Untergruppen wiederum in Konten zu fünf oder sechs Ziffern unterteilt.
(5) In Klasse 4 "Anderkonten" werden alle Vorgänge erfasst, welche die Beziehungen zu Dritten und die Abrechnungsbuchungen betreffen.
Sie umfasst die besonderen Verbuchungsstellen für Einnahmen aus der Rückzahlung von Abschlagszahlungen gemäß Artikel 7 Nummer 7 der Haushaltsordnung und für die Erfassung der Wiederverwendung gemäß Artikel 27 Absatz 2 der Haushaltsordnung.
(6) In Klasse 5 "Finanzkonten" werden Wertpapierbewegungen, Kassentransaktionen, Vorgänge auf Bank- und Postscheckkonten sowie die von den unterstellten Rechnungsführern und Zahlstellenverwaltern bewirkten Vorgänge ausgewiesen. Für jedes Bankkonto, Postscheckkonto, für jede Kasse und jede Zahlstelle wird ein getrenntes Konto eingerichtet.
(7) In Klasse 6 "Kostenkonten" wird der Bruttobetrag der in der Haushaltsrechnung erfassten Ausgaben verzeichnet.
Separate Konten werden eröffnet für Ausgaben im Zusammenhang mit:
- den Mitteln des laufenden Haushaltsjahres,
- den gemäß Artikel 7 Nummer 1 Buchstabe b) der Haushaltsordnung übertragenen Mitteln;
- den gemäß Artikel 7 Nummer 1 Buchstabe a) der Haushaltsordnung übertragenen Mitteln;
- den gemäß Artikel 7 Nummer 2 der Haushaltsordnung übertragenen Mitteln;
- den Mitteln für Beteiligungen Dritter gemäß Artikel 4 Absatz 2 der Haushaltsordnung.
(8) In Klasse 7 "Ertragskonten" wird der Betrag der in der Haushaltsrechnung erfassten eingezogenen Forderungen verzeichnet.
Separate Konten werden eröffnet für die folgenden eingezogenen Beträge:
- festgestellte Forderungen des laufenden Haushaltsjahres,
- festgestellte Forderungen der vorhergehenden Haushaltsjahre, die noch einzuziehen waren.
(9) In Klasse 8 "Sonderkonten" werden am Ende des Haushaltsjahres die Jahresabschlußvorgänge verzeichnet.
(10) Vorbehaltlich des Artikels 21 erstellt der Rechnungsführer jedes Organs einen ausführlichen Kontenplan aufgrund des in Absatz 3 festgelegten Kontenrahmens. Er eröffnet Gruppen, Untergruppen und Konten nach den besonderen Bedürfnissen seiner Haushaltsführung und legt jeweils fest, welche Vorgänge erfasst und wie die Konten geführt werden.
Artikel 136
Führung der allgemeinen Rechnung
(1) Die allgemeine Rechnung ist nach Kalenderjahren in Form der doppelten Buchführung zu führen.
(2) Die Buchungen haben in Büchern, auf Karteikarten oder mit Hilfe eines EDV-Systems zu erfolgen.
(3) Die Rechnungsführung ermöglicht die Aufstellung einer allgemeinen Kontenbilanz, d. h. einer Übersicht über alle Aktiv- und Passivkonten des Organs, einschließlich der saldierten Konten, jeweils mit Angabe
- der Kontonummer,
- der Bezeichnung,
- des gesamten Sollbetrags,
- des gesamten Habenbetrags,
- des Saldos.
(4) Die Konten sind so zu führen, daß eine genaue Analyse der Vorgänge und Salden möglich ist. Die Finanzuebersichten sind so anzulegen, daß sie die wesentlichen Bestandteile der Aktiva und Passiva des Organs zweckmässig gegliedert und korrekt wiedergeben. Die einzuziehenden Einnahmen erscheinen auf der Passivseite in einem Rechnungsabgrenzungsposten, während die entsprechenden Forderungen auf der Aktivseite in der Rubrik "Verschiedene Schuldner" oder in anderen geeigneten Rubriken ausgewiesen werden. Die noch nicht zu Lasten der Haushaltsrechnung verbuchten Ausgaben des Haushaltsjahres werden auf der Aktivseite in einem Rechnungsabgrenzungsposten unter der Rubrik "Zu verbuchende Ausgaben" erfasst. In der Haushaltsrechnung sind alle zum Nachweis der Übereinstimmung mit der Übersicht über das Vermögen und die Schulden erforderlichen Elemente aufgeführt.
Die Salden der Konten sind regelmässig mit den Belegen oder den sonstigen Nachweisen zu vergleichen, insbesondere mit:
- Anlagekonten, wie dies in Artikel 130 vorgesehen ist;
- Guthaben auf Bankkonten und Postscheckkonten durch monatliche Überprüfung anhand der von den Finanzinstituten übermittelten Kontoauszuege;
- Kassenguthaben durch Überprüfung anhand des Kassenbuchs;
- Zahlstellen und sonstigen Vorschüssen gemäß Artikel 74, indem nachgeprüft wird, ob die Vorschriften über die Arbeitsweise der Zahlstellen und die Vorschußgewährung sowie die Regeln für die buchmässige Erfassung eingehalten worden sind;
- Aufwands- und Ertragskonten der Klassen 6 und 7, die monatlich mit den entsprechenden Gesamtbeträgen der Haushaltsrechnung abzustimmen sind.
(5) Die interinstitutionellen Konten werden monatlich abgestimmt und regelmässig abgeschlossen.
(6) Die Verwahrkonten werden regelmässig wie folgt geprüft:
- unerledigte Einziehungen: der Rechnungsführer setzt den Anweisungsbefugten über die nicht eingezogenen Einnahmen und die eingeleiteten Schritte in Kenntnis;
- unerledigte Zahlungen: der Rechnungsführer teilt dem Anweisungsbefugten die Gründe für die Nichtausführung der Zahlungen und die betreffenden Beträge mit;
- zu übertragende Mittel: Prüfung anhand der Gesamtübersichten über die Dienstbezuege des Personals oder anhand ähnlicher Übersichten;
- sonstige Verwahrkonten: Analyse der buchmässigen Salden und Unterrichtung des Anweisungsbefugten über jeden Vorgang, der innerhalb der alljährlich festzulegenden Fristen nicht abgerechnet worden ist.
Die Verwahrkonten werden so rasch wie möglich, spätestens jedoch innerhalb der in Artikel 71 der Haushaltsordnung vorgesehenen Frist abgerechnet.
(7) Die besonderen Verbuchungsstellen zur Wiederverwendung geben die Möglichkeit, die Wiederverwendung der in Artikel 27 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehenen Einnahmen zu verfolgen und die in Artikel 78 Ziffern 1 und 3 der Haushaltsordnung genannte Übersicht zu erstellen.
(8) Die Finanzkonten (Bank- oder Postscheckkonten) werden in Devisen und in Ecu geführt.
Die in Landeswährung ausgedrückten Beträge werden auf der Grundlage der gemäß Artikel 1 festzulegenden Umrechnungskurse in Ecu umgerechnet. Die Salden in Ecu der in Devisen und in Ecu geführten Konten werden monatlich abgestimmt.
(9) Die Rechnung der Gemeinsamen Forschungsstelle wird in der allgemeinen Rechnung der Kommission erfasst.
(10) Alle Finanzuebersichten werden nach den Buchführungsgrundsätzen, die insbesondere die in den Richtlinien des Rates niedergelegten Grundsätze umfassen, aufgestellt, es sei denn, daß in einer Verordnung etwas anderes bestimmt ist. Die Anwendungsmodalitäten zu diesen Grundsätzen, die regelmässig aktualisiert werden, werden im Einklang mit Artikel 21 festgelegt.
TITEL XXIII BESTIMMUNGEN ÜBER MITTEL FÜR FTE (Artikel 94 und 96 der Haushaltsordnung)
Artikel 137
Für den Tätigkeitsbereich der Gemeinsamen Forschungsstelle wird ergänzend zum Haushaltsplan eine Übersicht über die Entsprechungen zwischen der Zweckbestimmung der Ausgaben - Forschungsziele und sonstige Tätigkeiten - und der Art der zu ihrer Ausführung eingesetzten Mittel aufgestellt:
- Statutspersonal und nicht unter das Statut fallendes Personal,
- administrative und technische Infrastruktur,
- wissenschaftliche und technische Unterstützung,
- direkte operationelle Mittel.
Die Gemeinsame Forschungsstelle sorgt zur Verwaltung der in ihre Zuständigkeit fallenden Aufgabenbereiche - einschließlich der Arbeiten im Zusammenhang mit Dienstleistungen für Dritte und der Unterstützung der Kommissionsdienststellen - durch eine entsprechende Buchführung dafür, daß die tatsächlichen Kosten auf der Grundlage der Angaben in der Übersicht über die Entsprechungen überwacht werden.
Artikel 138
Für den Tätigkeitsbereich der indirekten Aktion wird ergänzend zum Haushaltsplan eine Übersicht über die Entsprechungen zwischen der Zweckbestimmung - Forschungsziele und sonstige Tätigkeiten - und der Art der Ausgaben gemäß folgender Untergliederung aufgestellt:
- Intervention,
- nicht unter das Statut fallendes Personal (13),
- Dienstbetrieb,
- Infrastruktur,
- Information und Veröffentlichungen,
- Statutspersonal (14).
Durch eine entsprechende Buchführung wird gewährleistet, daß die Ausführung des Haushaltsplans je Forschungsziel unter Berücksichtigung der Angaben in der Übersicht über die Entsprechungen überwacht wird.
Artikel 139
(1) Die Kommission erhält Vorschüsse für Tätigkeiten, die sie für Rechnung Dritter ausführt. Diese Vorschüsse sind dafür bestimmt, zum einen die durch diese Tätigkeiten entstehenden Ausgaben für Personal, allgemeine Kosten und technische Mittel zu decken und zum anderen die dadurch erforderlichen spezifischen Investitionen zu finanzieren. Diese Vorschüsse sind in den entsprechenden Mittelzuweisungen enthalten.
(2) Die nicht in Anspruch genommenen Vorschüsse werden durch Annullierung der entsprechenden Mittel im Wege der Haushaltsrechnung zurückerstattet. Die verwendeten Vorschüsse werden mit Hilfe eines Teils der Einnahmen aufgrund der erhaltenen Vergütungen für Dienstleistungen zugunsten Dritter zurückerstattet. Der für die Erstattung der Vorschüsse bestimmte Einnahmenanteil entspricht dem Teil der Personalausgaben, der Ausgaben für die Benutzung der allgemeinen Dienste und technischen Mittel der Kommission sowie der spezifischen Investitionen. Die restlichen Einnahmen, das heisst die Einnahmen, die den laufenden, sich aus den Verträgen ergebenden besonderen Ausgaben entsprechen, werden von der Kommission durch Einsetzung zusätzlicher Mittel in Haushaltslinien, aus denen diese besonderen Ausgaben finanziert wurden, einbehalten.
(3) Der zur Erstattung dienende Einnahmeanteil wird bei der Ausfertigung der Verträge über Dienstleistungen für Dritte gemäß den internen Vorschriften festgelegt.
Die für die Erstattung der Vorschüsse bestimmten Einnahmen und die Einnahmen, die zur Bereitstellung zusätzlicher Mittel dienen, werden im Einnahmenplan der Kommission unter gesonderten Haushaltslinien verbucht.
TITEL XXIV BESTIMMUNGEN BETREFFEND DIE BEWIRTSCHAFTUNG DER MITTEL FÜR DEN DIENSTBETRIEB AUSSERHALB DER GEMEINSCHAFT (Artikel 121, 122 und 123 der Haushaltsordnung)
Abschnitt I Zahlstellen
Artikel 140
Gemäß Artikel 54 der Haushaltsordnung wird zur Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben für jede dezentrale Verwaltungseinheit in Drittländern eine eigene Zahlstelle eingerichtet.
In dem Beschluß zur Einrichtung dieser Zahlstellen wird nach Maßgabe der besonderen Erfordernisse dieser dezentralen Verwaltungseinheiten auch die Arbeitsweise der Zahlstellen festgelegt.
Abschnitt II Mittelbindungen und Zahlungen
Artikel 141
Für alle dezentralen Verwaltungseinheiten in Drittländern werden Anträge auf globale vorläufige Mittelbindungen gestellt.
Diese Anträge werden zusammen mit einem Voranschlag der Ausgaben der einzelnen dezentralen Verwaltungseinheiten in Drittländern dem Finanzkontrolleur zwecks Erteilung des Sichtvermerks vorgelegt und anschließend in der Buchführung erfasst. Diese globalen Mittelbindungen können nach Maßgabe der Bedarfsentwicklung überprüft werden.
Artikel 142
(1) Im Fall von Delegationen, die nicht über genügend Beamte oder sonstige Bedienstete verfügen, denen die Befugnisse zur Unterzeichnung von Schecks, Post- oder Banküberweisungen übertragen werden kann, können die in Artikel 22 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden auf Vorschlag des Anweisungsbefugten und nach Zustimmung des Rechnungsführers und des Finanzkontrolleurs die Genehmigung erteilen, daß nur eine Unterschrift geleistet zu werden braucht.
(2) Die Kommission legt fest, unter welchen Bedingungen die von ihr bezeichneten Bediensteten, die aufgrund dieser Befugnisübertragung über die eingerichteten Konten verfügen können, ermächtigt sind, den örtlichen Finanzinstituten ihre Namen und Unterschriftsmuster mitzuteilen.
Abschnitt III Besondere Bedingungen für die Befassung des Vergabebeirats
Artikel 143
(1) Gemäß Artikel 60 der Haushaltsordnung und Artikel 111 dieser Verordnung können Aufträge, die sich auf die Anmietung eines Gebäudes in Drittländern beziehen, in Ausnahmefällen unmittelbar vom Anweisungsbefugten vergeben werden; Voraussetzung dafür ist, daß der Vergabebeirat zuvor in angemessener Form über die Marktlage - in den betreffenden Ländern oder Städten - informiert worden ist und den Basiskriterien zugestimmt hat, die sich insbesondere auf folgendes beziehen:
- die Art des anzumietenden Gebäudes je nach Verwendungszweck (Wohnung, Büros usw.),
- die zu beachtenden Parameter betreffend Fläche und Preis sowie eventuelle Spielräume,
- die Vertragsbedingungen.
(2) Sieht der Anweisungsbefugte sich einer Situation gegenüber, die von den nach Absatz 1 vereinbarten und vom Vergabebeirat zuvor gebilligten Kriterien abweicht, so ist der Vergabebeirat zu dem besonderen Fall bzw. den Fällen, um den bzw. die es geht, nochmals anzuhören.
(3) Der Anweisungsbefugte berichtet dem Vergabebeirat regelmässig über die Anwendung des Absatzes 1.
Abschnitt IV Bestandsverzeichnisse
Artikel 144
(1) Die laufenden Bestandsverzeichnisse über die zum Vermögen der Gemeinschaften gehörenden beweglichen Gegenstände werden von den Delegationen vor Ort geführt. Sie werden den Zentraldiensten nach den von der Kommission festgelegten Modalitäten regelmässig mitgeteilt.
Bewegliche Gegenstände, die in die Delegationen verbracht werden sollen, werden vor ihrer Aufnahme in die laufenden Bestandsverzeichnisse in einem vorläufigen Verzeichnis erfasst.
(2) Die Veräusserung beweglicher Gegenstände erfolgt nach den vor Ort geltenden rechtlichen Bestimmungen bzw. den ortsüblichen Gepflogenheiten.
TITEL XXV SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 145
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Pauschalbeträge werden entsprechend den Schwankungen des Index der Verbraucherpreise der Gemeinschaft in folgenden Zeitabständen proportional geändert:
- alle drei Jahre - ausgenommen im Fall einer aussergewöhnlichen Entwicklung dieses Index - bei den in den Artikeln 31 (von der Zahlstelle zu verwaltender Betrag), 81, 130, 132 und in den Artikeln 106 bis 110 genannten Beträgen. Diese Beträge werden entsprechend gerundet;
- alljährlich bei den in Artikel 31 (Höhe der Vergütung) genannten Beträgen. Diese Beträge werden auf den unmittelbar darunter oder darüber liegenden Ecu gerundet.
Die Kommission, der es obliegt, die neuen Beträge in vorgenannten Zeitabständen und nach vorgenannten Kriterien festzulegen, teilt diese Beträge den übrigen Organen mit.
Artikel 146
Die obigen Bestimmungen stehen der Anwendung der Sonderbestimmungen der Haushaltsordnung für die Forschungs- und Investitionsmittel (Titel VII der Haushaltsordnung), den Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefonds für die Landwirtschaft, Abteilung "Garantie" (Titel VIII der Haushaltsordnung), die Aussenhilfe (Titel IX der Haushaltsordnung), die Bewirtschaftung der Mittel betreffend das in Drittländern diensttuende Personal und den entsprechenden Dienstbetrieb (Titel X der Haushaltsordnung) sowie das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften (Titel XI der Haushaltsordnung) nicht entgegen.
Artikel 147
Die Organe unterrichten den Rechnungshof binnen sechs Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung über die Bestimmungen, die sie zu ihrer Durchführung erlassen haben.
Artikel 148
Die Verordnung 86/610/EWG, Euratom, EGKS wird aufgehoben.
Artikel 149
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1994 in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 9. Dezember 1993

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