Document ID: 32015D0528

BESLUIT (GBVB) 2015/528 VAN DE RAAD
van 27 maart 2015
tot instelling van een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operaties van de Europese Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied (Athena) en tot intrekking van Besluit 2011/871/GBVB
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name artikel 26, lid 2, en artikel 41, lid 2,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
De Europese Raad, te Helsinki bijeen op 10 en 11 december 1999, heeft met name besloten dat de lidstaten, in het kader van vrijwillige samenwerking, bij door de Unie geleide operaties, in 2003 in staat moeten zijn binnen 60 dagen strijdkrachten van 50 000 tot 60 000 manschappen die alle Petersbergtaken kunnen uitvoeren, in te zetten en gedurende ten minste één jaar operationeel te houden.
(2)
De Raad heeft op 17 juni 2002 zijn goedkeuring gehecht aan de regelingen voor de financiering van door de Unie geleide crisisbeheersingsoperaties die gevolgen hebben op militair of defensiegebied.
(3)
In zijn conclusies van 14 mei 2003 heeft de Raad bevestigd dat een snellereactievermogen nodig is, in het bijzonder voor humanitaire en reddingstaken.
(4)
De Europese Raad, te Thessaloniki bijeen op 19 en 20 juni 2003, was ingenomen met de conclusies van de Raad van 19 mei 2003, waarin met name de noodzaak van een militair snellereactievermogen van de Unie wordt bevestigd.
(5)
De Raad heeft op 22 september 2003 besloten dat de Unie de beschikking moet krijgen over een flexibele capaciteit voor het beheer van de financiering van gemeenschappelijke kosten van militaire operaties van elke mogelijke omvang, complexiteit en urgentie, met name door de instelling, uiterlijk op 1 maart 2004, van een permanent financieringsmechanisme belast met de financiering van de gemeenschappelijke kosten van alle toekomstige militaire operaties van de Unie.
(6)
De Raad heeft op 23 februari 2004 Besluit 2004/197/GBVB (1) aangenomen tot instelling van een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operaties van de Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied. Dat besluit is vervolgens herhaaldelijk gewijzigd en vervangen, meest recentelijk door Besluit 2011/871/GBVB (2).
(7)
De Unie is in staat militaire snellereactieoperaties uit te voeren in overeenstemming met het door het Militair Comité van de EU gedefinieerde concept. De Unie is in staat gevechtsgroepen in te zetten in overeenstemming met het door het Militair Comité van de EU gedefinieerde concept.
(8)
Het systeem voor de voorfinanciering is in de eerste plaats bedoeld voor snellereactieoperaties.
(9)
Oefenoperaties op het politieke en militaire strategische niveau van de bevelvoerings- en controlestructuren en procedures voor militaire operaties van de Unie, via Unie-hoofdkwartieroefenoperaties, zoals goedgekeurd door het Politiek en Veiligheidscomité (PVC), dragen bij aan een hogere algehele operationele paraatheid van de Unie.
(10)
De Raad besluit per geval of een operatie gevolgen heeft op militair of defensiegebied in de zin van artikel 41, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU).
(11)
In artikel 41, lid 2, tweede alinea, VEU is bepaald dat lidstaten waarvan de vertegenwoordiger in de Raad een formele verklaring krachtens artikel 31, lid 1, tweede alinea, van dat Verdrag heeft afgelegd, niet verplicht zijn bij te dragen in de financiering van de betrokken operatie die gevolgen heeft op militair of defensiegebied.
(12)
Overeenkomstig artikel 5 van het aan het VEU en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie gehechte Protocol (nr. 22) betreffende de positie van Denemarken, neemt Denemarken niet deel aan de uitwerking en de uitvoering van besluiten en acties van de Unie die gevolgen hebben op defensiegebied. Denemarken neemt niet deel aan dit besluit en derhalve ook niet aan de financiering van het mechanisme.
(13)
Er moeten bepalingen komen die waarborgen dat Athena personen beschermt met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.
(14)
Op grond van artikel 43 van Besluit 2011/871/GBVB heeft de Raad het besluit opnieuw bezien, en is hij overeengekomen er wijzigingen in aan te brengen.
(15)
Ter wille van de duidelijkheid dient Besluit 2011/871/GBVB te worden ingetrokken en door een nieuw besluit te worden vervangen,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Artikel 1
Definities
Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
a) „deelnemende lidstaten”: de lidstaten van de Unie, met uitzondering van Denemarken;
b) „bijdragende staat”: een lidstaat die bijdraagt in de financiering van de betrokken militaire operatie krachtens artikel 41, lid 2, VEU, en de derde staten die bijdragen in de financiering van de gemeenschappelijke kosten van deze operatie krachtens overeenkomsten tussen hen en de Unie;
c) „operaties”: operaties van de Unie met gevolgen op militair of defensiegebied;
d) „militaire ondersteuningsacties”: operaties van de Unie, of delen daarvan, waartoe de Raad ter ondersteuning van een derde staat of een derde organisatie heeft besloten en die gevolgen heeft op militair of defensiegebied, maar die niet onder het gezag van het hoofdkwartier van de Unie vallen;
e) „dag”: kalenderdag, en niet een werkdag, tenzij anders wordt aangegeven.
HOOFDSTUK 1
MECHANISME
Artikel 2
Instelling van het mechanisme
1. Er wordt een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van operaties ingesteld.
2. Het mechanisme wordt Athena genoemd.
3. Athena treedt op namens de deelnemende lidstaten of, wat betreft de specifieke operaties, de bijdragende staten.
Artikel 3
Handelingsbevoegdheid
Met het oog op het administratieve beheer van de financiering van de operaties van de Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied beschikt Athena over de nodige rechtsbevoegdheid, met name om bankrekeningen te bezitten, goederen te verkrijgen, te bezitten of te vervreemden, contracten of administratieve regelingen af te sluiten en in rechte op te treden. Athena heeft geen winstoogmerk.
Artikel 4
Coördinatie met derden
Voor zover nodig voor de uitvoering van zijn missies en met inachtneming van de doelstellingen en het beleid van de Unie, coördineert Athena zijn activiteiten met de lidstaten, instellingen en organen van de Unie, en internationale organisaties.
HOOFDSTUK 2
ORGANISATIESTRUCTUUR
Artikel 5
Beheersorganen en personeel
1. Athena wordt onder het gezag van het speciaal comité beheerd door:
a)
de beheerder;
b)
de commandant van elke operatie voor wat betreft de operatie waarover hij het bevel voert (operationeel commandant);
c)
de rekenplichtige.
2. Athena maakt zo veel mogelijk gebruik van de bestaande administratieve structuren van de Unie. Athena doet een beroep op personeel dat, voor zover nodig, door de instellingen van de Unie ter beschikking wordt gesteld of door lidstaten wordt gedetacheerd.
3. De secretaris-generaal van de Raad kan aan de beheerder en aan de rekenplichtige het personeel ter beschikking stellen dat voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is, zulks eventueel op voorstel van een deelnemende lidstaat.
4. De organen en het personeel van Athena worden ingezet op basis van de operationele behoeften.
Artikel 6
Speciaal comité
1. Er wordt een speciaal comité opgericht dat is samengesteld uit één vertegenwoordiger van elke deelnemende lidstaat.
Vertegenwoordigers van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) en van de Commissie worden uitgenodigd om de vergaderingen van het speciaal comité bij te wonen, zonder aan de stemmingen deel te nemen.
2. Athena wordt onder het gezag van het speciaal comité beheerd.
3. Wanneer het speciaal comité beraadslaagt over de financiering van de gemeenschappelijke kosten van een bepaalde operatie:
a)
bestaat het speciaal comité uit één vertegenwoordiger van elke bijdragende lidstaat;
b)
nemen de vertegenwoordigers van de bijdragende derde staten deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité. Zij nemen niet deel aan de stemmingen, en zijn er evenmin bij aanwezig;
c)
nemen de operationeel commandant of zijn vertegenwoordiger deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité, zonder dat zij aan de stemmingen deelnemen.
4. Het voorzitterschap van de Raad roept de vergaderingen van het speciaal comité bijeen en zit deze voor. De beheerder neemt het secretariaat van het speciaal comité waar. Hij stelt de notulen met het resultaat van de beraadslagingen van het speciaal comité op. Hij neemt niet deel aan de stemmingen.
5. De rekenplichtige neemt, voor zover nodig, deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité zonder dat hij deelneemt aan de stemmingen.
6. Indien een deelnemende lidstaat, de beheerder of de operationeel commandant hierom verzoekt, roept het voorzitterschap het speciaal comité binnen ten hoogste vijftien dagen samen.
7. De beheerder stelt het speciaal comité naar behoren in kennis van elke vordering of betwisting waarbij Athena betrokken is.
8. Het speciaal comité beslist met eenparigheid van stemmen van de leden waaruit het bestaat, met inachtneming van zijn samenstelling zoals omschreven in de leden 1 en 3. De beslissingen van het comité zijn bindend.
9. Het speciaal comité keurt alle begrotingen goed, met inachtneming van de toepasselijke referentiebedragen, en oefent in het algemeen de bevoegdheden krachtens dit besluit uit.
10. Het speciaal comité wordt geïnformeerd door de beheerder, de operationeel commandant en de rekenplichtige zoals in dit besluit is bepaald.
11. De tekst van de handelingen die krachtens dit besluit door het speciaal comité worden goedgekeurd, worden bij hun goedkeuring ondertekend door de voorzitter van het speciaal comité en door de beheerder.
Artikel 7
Beheerder
1. De secretaris-generaal van de Raad benoemt, na het speciaal comité te hebben ingelicht, de beheerder en ten minste één adjunct-beheerder voor een periode van drie jaar.
2. De beheerder oefent zijn bevoegdheden uit namens Athena.
3. De beheerder:
a)
stelt alle ontwerpbegrotingen op en legt deze voor aan het speciaal comité. In elke ontwerpbegroting wordt het gedeelte „uitgaven” voor een operatie opgesteld op voorstel van de operationeel commandant;
b)
stelt de begrotingen vast nadat deze zijn goedgekeurd door het speciaal comité;
c)
is de ordonnateur voor de inkomsten, de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, en de operationele gemeenschappelijke kosten die worden gemaakt buiten de actieve fase van de operatie;
d)
geeft uitvoering, voor wat betreft de inkomsten, aan de financiële regelingen die met derden zijn gesloten inzake de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de militaire operaties van de Unie;
e)
opent namens Athena een of meer bankrekeningen.
4. De beheerder ziet erop toe dat de in dit besluit vastgestelde regels worden geëerbiedigd en dat de besluiten van het speciaal comité worden uitgevoerd.
5. De beheerder is gemachtigd de maatregelen tot uitvoering van de middels Athena gefinancierde uitgaven te nemen die hij nuttig acht. Hij stelt het speciaal comité daarvan in kennis.
6. De beheerder coördineert de werkzaamheden betreffende financiële aangelegenheden in het kader van de militaire operaties van de Unie. De beheerder is voor deze aangelegenheden het contactpunt met nationale overheden en, voor zover nodig, internationale organisaties.
7. De beheerder legt verantwoording af aan het speciaal comité.
Artikel 8
Operationeel commandant
1. De operationeel commandant voert namens Athena zijn taken uit met betrekking tot de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert.
2. De operationeel commandant verricht voor de operatie waarover hij het bevel voert, de volgende taken:
a)
hij zendt zijn voorstellen voor het gedeelte „uitgaven - operationele gemeenschappelijke kosten” van de ontwerpbegrotingen toe aan de beheerder;
b)
hij besteedt in de hoedanigheid van ordonnateur de kredieten betreffende de operationele gemeenschappelijke kosten alsmede de uitgaven krachtens artikel 28; hij oefent gezag uit over eenieder die deelneemt aan de besteding van deze kredieten, ook uit hoofde van voorfinanciering; hij kan namens Athena opdrachten plaatsen en contracten sluiten; hij opent namens Athena een bankrekening voor de operatie waarover hij het bevel voert;
c)
hij besteedt in de hoedanigheid van ordonnateur de kredieten betreffende de uitgaven krachtens artikel 30; hij oefent gezag uit over eenieder die deelneemt aan de besteding van deze kredieten, op basis van de bepalingen ter zake in de ad hoc administratieve regeling met de derde partij. Hij kan namens de derde partij opdrachten plaatsen en contracten sluiten; hij opent een bankrekening voor de bijdrage van iedere derde partij.
3. De operationeel commandant is gemachtigd om voor de operatie waarover hij het bevel voert, de maatregelen tot uitvoering van de middels Athena gefinancierde uitgaven te nemen die hij nuttig acht. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan in kennis.
4. Behoudens in naar behoren gemotiveerde omstandigheden die door het speciaal comité op voorstel van de beheerder zijn goedgekeurd, gebruikt de operationeel commandant het boekhoud- en vermogensbeheersysteem van Athena. De beheerder deelt het speciaal comité vooraf mee dat hij van oordeel is dat dergelijke omstandigheden bestaan.
Artikel 9
Rekenplichtige
1. De secretaris-generaal van de Raad benoemt de rekenplichtige en ten minste één adjunct-rekenplichtige voor een periode van drie jaar.
2. De rekenplichtige oefent zijn bevoegdheden uit namens Athena.
3. De rekenplichtige is belast met:
a)
de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;
b)
de jaarlijkse opstelling van de rekeningen van Athena en, na de voltooiing van elke operatie, van de rekeningen van de operatie;
c)
het verlenen van ondersteuning aan de beheerder wanneer deze de jaarrekeningen of de rekeningen van een operatie ter goedkeuring voorlegt aan het speciaal comité;
d)
het voeren van de boekhouding van Athena;
e)
het vaststellen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel;
f)
het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen voor de ontvangsten, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;
g)
het bewaren van bewijsstukken;
h)
het beheer van de kasmiddelen, samen met de beheerder.
4. De beheerder en de operationeel commandant verstrekken de rekenplichtige alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het financiële vermogen van Athena en van de door Athena beheerde uitvoering van de begroting. Zij garanderen de betrouwbaarheid ervan.
5. De rekenplichtige legt verantwoording af aan het speciaal comité.
Artikel 10
Algemene bepalingen die van toepassing zijn op de beheerder, de rekenplichtige en het personeel van Athena
1. De functie van beheerder of adjunct-beheerder is onverenigbaar met die van rekenplichtige of adjunct-rekenplichtige.
2. De adjunct-beheerder handelt onder het gezag van de beheerder. De adjunct-rekenplichtige handelt onder het gezag van de rekenplichtige.
3. Wanneer de beheerder afwezig is, wordt hij vervangen door een adjunct-beheerder. Wanneer de rekenplichtige afwezig is, wordt hij vervangen door een adjunct-rekenplichtige.
4. Bij de uitoefening van taken namens Athena blijven de ambtenaren en andere personeelsleden van de Unie onderworpen aan de op hen toepasselijke regels en voorschriften.
5. Het personeel dat door de lidstaten aan Athena ter beschikking is gesteld, is onderworpen aan dezelfde voorschriften als die welke zijn vervat in het besluit van de Raad betreffende de regeling die van toepassing is op nationale gedetacheerde deskundigen, en aan de voorschriften die zijn overeengekomen door hun nationale overheid en de instelling van de Unie of Athena.
6. De personeelsleden van Athena moeten vóór hun aanstelling gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau SECRET UE/EU SECRET, of zij moeten in het bezit zijn van een soortgelijke machtiging van een lidstaat.
7. De beheerder kan met de lidstaten of instellingen van de Unie onderhandelen en regelingen sluiten teneinde op voorhand de personeelsleden aan te wijzen die indien nodig onverwijld ter beschikking van Athena kunnen worden gesteld.
HOOFDSTUK 3
ADMINISTRATIEVE REGELINGEN EN RAAMOVEREENKOMSTEN
Artikel 11
Administratieve regelingen en raamovereenkomsten
1. Met lidstaten, instellingen en organen van de Unie, derde staten en internationale organisaties kan worden onderhandeld over administratieve regelingen, teneinde op de meest kosteneffectieve wijze aankopen en/of de financiële aspecten van de wederzijdse ondersteuning tijdens operaties te faciliteren.
2. Die regelingen:
a)
worden voor advies voorgelegd aan het speciaal comité, wanneer het regelingen betreft die met lidstaten of instellingen en organen van de Unie worden gesloten;
b)
worden ter goedkeuring voorgelegd aan het speciaal comité wanneer het regelingen betreft die met derde staten of internationale organisaties worden gesloten.
3. Die regelingen worden ondertekend door de beheerder, of waar passend, door de respectieve operationeel commandant, die namens Athena handelt, en door de bevoegde administratieve diensten van de andere in lid 1 bedoelde partijen.
4. Er kunnen raamovereenkomsten worden gesloten teneinde op de meest kosteneffectieve wijze aankopen te faciliteren. Die overeenkomsten worden ter goedkeuring voorgelegd aan het speciaal comité voordat zij door de beheerder worden ondertekend, en worden desgewenst ter beschikking gesteld van de lidstaten en de operationele commandanten. Deze bepaling verplicht de lidstaten niet om op basis van een raamovereenkomst goederen of diensten te benutten of te verwerven.
Artikel 12
Permanente en ad hoc administratieve regelingen betreffende de praktische voorwaarden voor de betaling van de bijdragen van derde staten
1. In het kader van de overeenkomsten die zijn gesloten tussen de Unie en derde staten die door de Raad zijn aangewezen als potentiële contribuanten aan operaties van de Unie dan wel als contribuanten aan een specifieke operatie van de Unie, onderhandelt de beheerder met deze derde staten over permanente of ad hoc administratieve regelingen. Die regelingen nemen de vorm aan van een briefwisseling tussen Athena en de bevoegde administratieve diensten van de betrokken derde staten en voorzien in de praktische voorwaarden die nodig zijn om de vlotte betaling van bijdragen te faciliteren.
2. In afwachting van de sluiting van de in lid 1 bedoelde overeenkomsten, kan de beheerder de nodige maatregelen nemen om betalingen door de bijdragende derde staten te faciliteren.
3. De beheerder stelt het speciaal comité in kennis van de in lid 1 bedoelde voorgenomen regelingen voordat hij die namens Athena ondertekent.
4. Wanneer de Unie een militaire operatie opzet, past de beheerder voor de door de Raad vastgestelde bijdragen de regelingen toe met de aan die operatie bijdragende derde staten.
HOOFDSTUK 4
BANKREKENINGEN
Artikel 13
Opening en bestemming
1. Bankrekeningen worden geopend in een eersteklas kredietinstelling die in een lidstaat gevestigd is, en zijn rekeningen-courant of kortlopende depositorekeningen in euro. In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen rekeningen, na goedkeuring door de beheerder, worden geopend in kredietinstellingen die hun zetel buiten de lidstaten hebben.
2. In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen rekeningen in andere valuta's dan de euro worden geopend.
3. Op die bankrekeningen worden de bijdragen van de bijdragende staten overgemaakt. Met die rekeningen worden aan de operationeel commandant de kasvoorschotten verstrekt die nodig zijn voor uitgaven in het kader van de gemeenschappelijke kosten van een militaire operatie.
4. De bijdragen uit hoofde van de artikelen 28 en 30 worden op afzonderlijke bankrekeningen overgemaakt. Zij worden gebruikt voor de uitvoering van de uitgaven waarvan het beheer aan Athena is toevertrouwd volgens de specificatie in de respectieve artikelen.
Artikel 14
Beheer van de middelen
1. Voor elke betaling vanaf een rekening van Athena zijn zowel de handtekening van de beheerder of van een adjunct-beheerder als die van de rekenplichtige of van een adjunct-rekenplichtige vereist.
2. Geen enkele bankrekening mag een nadelig saldo vertonen.
HOOFDSTUK 5
GEMEENSCHAPPELIJKE KOSTEN
Artikel 15
Omschrijving van de gemeenschappelijke kosten en de perioden die in aanmerking worden genomen
1. De in bijlage I opgesomde gemeenschappelijke kosten komen systematisch voor rekening van Athena. Wanneer zij worden opgenomen in een begrotingsartikel dat de operatie aangeeft waarop deze kosten het meest betrekking hebben, worden zij beschouwd als operationele kosten van die operatie. In andere gevallen worden deze kosten beschouwd als gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop.
2. Athena draagt ook de in bijlage II opgesomde operationele gemeenschappelijke kosten vanaf het ogenblik waarop het crisisbeheersingsconcept voor de operatie wordt goedgekeurd tot de datum waarop de operationeel commandant wordt benoemd. In bijzondere omstandigheden kan het speciaal comité, na raadpleging van het PVC, de periode gedurende welke de genoemde kosten door Athena zullen worden gedragen, wijzigen.
3. Tijdens de actieve fase van een operatie, die loopt vanaf de datum waarop de operationeel commandant benoemd wordt tot de dag waarop het operationeel hoofdkwartier zijn activiteiten staakt, draagt Athena de volgende kosten als operationele gemeenschappelijke kosten:
a)
de in deel A van bijlage III opgesomde gemeenschappelijke kosten;
b)
de in deel B van bijlage III opgesomde gemeenschappelijke kosten, wanneer de Raad daartoe besluit;
c)
de in deel C van bijlage III opgesomde gemeenschappelijke kosten, indien de operationeel commandant hierom verzoekt en het speciaal comité deze goedkeurt.
4. Tijdens de actieve fase van een militaire ondersteuningsactie, zoals bepaald door de Raad, neemt Athena de door de Raad per geval onder verwijzing naar bijlage III bepaalde gemeenschappelijke kosten als operationele gemeenschappelijke kosten voor zijn rekening.
5. De operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie omvatten tevens de uitgaven die nodig zijn om deze operatie af te wikkelen, zoals opgesomd in bijlage IV.
Een operatie is afgewikkeld wanneer de uitrusting en de infrastructuur die gemeenschappelijk zijn gefinancierd ten behoeve van de operatie, hun eindbestemming hebben gekregen en de rekeningen voor de operatie zijn goedgekeurd.
6. Uitgaven ter dekking van kosten die één of meer bijdragende staten, een instelling van de Unie of een internationale organisatie ook zonder de organisatie van de operatie voor hun rekening zouden hebben genomen, kunnen niet als gemeenschappelijke kosten worden aangemerkt.
7. Het speciaal comité kan in bijzondere omstandigheden per geval beslissen dat bepaalde bijkomende kosten die niet zijn opgenomen in deel B van bijlage III, als gemeenschappelijke kosten worden beschouwd tijdens de actieve fase van een bepaalde operatie.
8. Indien in het speciaal comité geen eenparigheid kan worden bereikt, kan het comité de kwestie op initiatief van het voorzitterschap voorleggen aan de Raad.
Artikel 16
Oefenoperaties
1. De gemeenschappelijke kosten van oefenoperaties van de Unie worden door Athena gefinancierd volgens soortgelijke voorschriften en procedures als die welke gelden voor operaties waaraan alle deelnemende lidstaten bijdragen.
2. Die gemeenschappelijke kosten van oefenoperaties bestaan uit, in de eerste plaats, bijkomende kosten voor mobiele of vaste hoofdkwartieren, en, in de tweede plaats, bijkomende kosten voor de gebruikmaking, door de Unie, van gemeenschappelijke middelen en vermogens van de NAVO die ter beschikking worden gesteld voor een oefenoperatie.
3. De hiernavolgende kosten behoren niet tot de gemeenschappelijke kosten van oefenoperaties:
a)
kosten in verband met de verwerving van kapitaalgoederen, inclusief kosten met betrekking tot gebouwen, infrastructuur en uitrusting;
b)
kosten in verband met de planningfase en de voorbereidende fase van oefenoperaties, tenzij goedgekeurd door het speciaal comité;
c)
kosten voor transport, kazernes en onderdak voor de troepenmacht.
Artikel 17
Referentiebedrag
Voor elk besluit van de Raad waarbij de Raad besluit dat de Unie een militaire operatie uitvoert of deze verlengt, wordt voorzien in een referentiebedrag voor de gemeenschappelijke kosten van die operatie. De beheerder raamt met de medewerking van met name de Militaire Staf van de Unie en de operationeel commandant, indien deze in functie is, het bedrag dat nodig is om de gemeenschappelijke kosten van de operatie tijdens de voorgenomen periode te dekken. De beheerder stelt dit bedrag via het voorzitterschap voor aan de Raadsinstantie waarin dit ontwerp van besluit moet worden besproken. De leden van het speciaal comité worden uitgenodigd om de besprekingen van deze instantie over het referentiebedrag bij te wonen.
HOOFDSTUK 6
BEGROTING
Artikel 18
Begrotingsbeginselen
1. De in euro opgestelde begroting is de handeling waarbij voor elk begrotingsjaar wordt voorzien in en machtiging gegeven tot alle ontvangsten en uitgaven in verband met de gemeenschappelijke kosten die door Athena worden beheerd.
2. Alle uitgaven worden gekoppeld aan een specifieke operatie, uitgezonderd, waar passend, die voor de in bijlage I opgesomde kosten.
3. De in de begroting opgenomen kredieten worden goedgekeurd voor de periode van een begrotingsjaar dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.
4. De ontvangsten en uitgaven van de begroting moeten in evenwicht zijn.
5. Slechts door aanwijzing op een begrotingsonderdeel en binnen de grenzen van de in dat onderdeel opgenomen kredieten kunnen ontvangsten en uitgaven in verband met gemeenschappelijke kosten worden verricht, behoudens artikel 34, lid 5.
Artikel 19
Jaarlijkse begroting
1. Elk jaar stelt de beheerder, in samenwerking met elke operationeel commandant voor wat betreft diens operatie, een ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar op.
2. Dat ontwerp omvat:
a)
de kredieten die noodzakelijk worden geacht ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties;
b)
de kredieten die noodzakelijk worden geacht ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van lopende of geplande operaties, waaronder waar passend, kredieten om de door een staat of derde partij voorgefinancierde gemeenschappelijke kosten terug te betalen;
c)
de in artikel 26 bedoelde voorzieningen;
d)
een raming van de ontvangsten die nodig zijn om de uitgaven te dekken.
3. De vastleggings- en betalingskredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk waarin de uitgaven volgens hun aard of bestemming worden gegroepeerd en voor zover nodig, onderverdeeld in artikelen. Een gedetailleerde toelichting per hoofdstuk of artikel wordt opgenomen in het ontwerp van begroting. Voor elke operatie wordt voorzien in één specifieke titel. Eén specifieke titel is het algemeen gedeelte van de begroting en omvat de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties.
4. Elke titel kan een hoofdstuk „voorzieningen” omvatten. De kredieten worden in dit hoofdstuk opgenomen bij op ernstige gronden berustende onzekerheid over het nodige bedrag van de kredieten of over de mogelijkheid om de opgevoerde kredieten te besteden.
5. De ontvangsten bestaan uit:
a)
bijdragen die verschuldigd zijn door de deelnemende en bijdragende lidstaten en, waar passend, de bijdragende derde staten;
b)
diverse ontvangsten, onderverdeeld per titel, waaronder ontvangen interest, de verkoopopbrengsten en het begrotingsresultaat van het vorige begrotingsjaar na vaststelling door het speciaal comité.
6. De beheerder legt uiterlijk op 31 oktober de ontwerpbegroting aan het speciaal comité voor. Het speciaal comité keurt het ontwerp van begroting uiterlijk op 31 december goed. De beheerder stelt de goedgekeurde begroting vast en stelt de deelnemende lidstaten en de bijdragende derde staten ervan in kennis.
Artikel 20
Gewijzigde begrotingen
1. In geval van niet te vermijden, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden, onder meer wanneer een operatie in de loop van het begrotingsjaar wordt opgestart, stelt de beheerder een ontwerp van gewijzigde begroting voor. Het ontwerp van gewijzigde begroting wordt opgesteld, voorgelegd, goedgekeurd, vastgesteld en bekendgemaakt volgens dezelfde procedure als voor de jaarlijkse begroting. Het speciaal comité bespreekt het ontwerp en houdt daarbij rekening met de vereiste spoed.
2. Indien dit ontwerp van gewijzigde begroting het gevolg is van het opstarten van een nieuwe operatie of van wijzigingen in de begroting van een lopende operatie, zal de beheerder het speciaal comité in kennis stellen van de totale voor die operatie geplande kosten. Indien deze kosten het betrokken referentiebedrag aanzienlijk overschrijden, kan het speciaal comité de Raad om goedkeuring verzoeken.
3. Het ontwerp van gewijzigde begroting als gevolg van het opstarten van een nieuwe operatie wordt binnen vier maanden na goedkeuring van het referentiebedrag aan het speciaal comité voorgelegd, tenzij het speciaal comité besluit tot een langere termijn.
Artikel 21
Overschrijvingen
1. De beheerder kan, waar passend, op voorstel van de operationeel commandant, kredieten overschrijven. De beheerder stelt het speciaal comité van zijn voornemen in kennis, zulks ten minste één week van tevoren voor zover het dringende karakter dit toelaat. De voorafgaande goedkeuring van het speciaal comité is echter vereist wanneer:
a)
de voorgenomen overschrijving het totaal van de voor een operatie geplande kredieten zal wijzigen;
of
b)
de tijdens het begrotingsjaar voorgenomen overschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere meer dan 10 % bedragen van de kredieten die zijn opgevoerd in het hoofdstuk waaruit de overgeschreven kredieten afkomstig zijn; dit percentage wordt gebaseerd op de kredieten die zijn opgenomen in de begroting zoals die is vastgesteld op de datum waarop het desbetreffende voorstel voor een overschrijving wordt gedaan.
2. De operationeel commandant kan, indien hij dit voor het goede verloop van de operatie nodig acht, binnen drie maanden na de datum waarop de operatie van start is gegaan, ten behoeve van de operatie toegekende kredieten overschrijven van het ene artikel naar het andere en van het ene hoofdstuk naar het andere binnen het deel „operationele gemeenschappelijke kosten” van de begroting. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan in kennis.
Artikel 22
Overdracht van kredieten
1. Niet vastgelegde kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, komen in beginsel aan het einde van het begrotingsjaar te vervallen, behalve als dit anders geregeld is in lid 2.
2. Kredieten ter dekking van de opslagkosten voor door Athena beheerd materieel en beheerde uitrusting kunnen eenmalig naar het volgende begrotingsjaar worden overgedragen indien de vastlegging daartoe vóór 31 december van het lopende begrotingsjaar is geschied. De kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten kunnen worden overgedragen indien deze noodzakelijk zijn voor een operatie die niet volledig is afgewikkeld.
3. De beheerder legt uiterlijk op 15 februari de voorstellen voor de overdracht van niet vastgelegde kredieten van het vorige begrotingsjaar voor aan het speciaal comité. De voorstellen worden geacht goedgekeurd te zijn tenzij het speciaal comité uiterlijk op 15 maart anders beslist.
4. De vastgelegde kredieten van het vorige begrotingsjaar worden overgedragen en het speciaal comité wordt daarvan door de beheerder uiterlijk op 15 februari in kennis gesteld.
Artikel 23
Vervroegde uitvoering
Zodra de jaarlijkse begroting is goedgekeurd, kunnen kredieten worden gebruikt voor vastleggingen en betalingen voor zover dat operationeel noodzakelijk is.
HOOFDSTUK 7
BIJDRAGEN EN TERUGBETALINGEN
Artikel 24
Vaststelling van de bijdragen
1. Betalingskredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties die niet worden gedekt door de diverse ontvangsten, worden gefinancierd uit de bijdragen van de deelnemende lidstaten.
2. Betalingskredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie worden gedekt door de bijdragen van de bijdragende staten.
3. De bijdragen voor een operatie die zijn verschuldigd door de bijdragende lidstaten, zijn gelijk aan het bedrag van de in de begroting opgevoerde betalingskredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van deze operatie, verminderd met het bedrag van de bijdragen die uit hoofde van artikel 12 door de bijdragende derde landen zijn verschuldigd voor dezelfde operatie.
4. De verdeling van de bijdragen tussen de lidstaten die moeten bijdragen, wordt bepaald volgens de bruto nationaal product-verdeelsleutel als omschreven in artikel 41, lid 2, VEU en in overeenstemming met Besluit 2014/335/EU, Euratom van de Raad (3), dan wel elk ander besluit van de Raad dat ervoor in de plaats komt.
5. Voor de berekening van de bijdragen worden de gegevens gebruikt die staan in de kolom „eigen middelen bni” van de tabel „Overzicht van de financiering van de algemene begroting per soort eigen middelen en per lidstaat”, die aan de laatste goedgekeurde algemene begroting van de Unie is gehecht. De bijdrage van elke lidstaat die moet bijdragen is proportioneel aan het aandeel van het bruto nationaal inkomen (bni) van die lidstaat in het totale bni van de lidstaten die moeten bijdragen.
Artikel 25
Schema voor de betaling van de bijdragen
1. Wanneer de Raad een referentiebedrag voor een militaire operatie van de Unie heeft vastgesteld, storten de bijdragende lidstaten hun bijdragen ten belope van 30 % van het referentiebedrag, tenzij de Raad een ander percentage vaststelt. De beheerder vraagt bijdragen overeenkomstig de operationele behoeften van de operatie, tot het overeengekomen niveau.
2. Op voorstel van de beheerder kan het speciaal comité besluiten aanvullende bijdragen te vragen voordat een gewijzigde begroting voor de operatie wordt vastgesteld. Het speciaal comité kan besluiten de kwestie te verwijzen naar de bevoegde voorbereidende instanties van de Raad.
3. Wanneer voor een specifieke operatie een gewijzigde begroting is vastgesteld, storten de lidstaten het saldo van de bijdragen die zij voor deze operatie uit hoofde van artikel 24 van dit besluit verschuldigd zijn. Indien de operatie binnen eenzelfde begrotingsjaar echter meer dan zes maanden zal duren, wordt het saldo van de bijdragen in twee termijnen betaald: de eerste termijn binnen 60 dagen na aanvang van de operatie; de tweede termijn uiterlijk op een datum die door het speciaal comité wordt vastgesteld op voorstel van de beheerder en rekening houdend met de operationele behoeften. Het speciaal comité kan van de bepalingen van dit lid afwijken.
4. De beheerder zendt de desbetreffende verzoeken om een bijdrage per brief toe aan de nationale overheidsdiensten waarvan de gegevens hem zijn medegedeeld, wanneer:
a)
een ontwerpbegroting voor een begrotingsjaar is goedgekeurd door het speciaal comité overeenkomstig artikel 19. Het eerste verzoek om een bijdrage dekt de operationele behoeften voor acht maanden. Het tweede verzoek om een bijdrage betreft het saldo van de bijdragen, rekening houdend met het saldo van de uitvoering van het vorige begrotingsjaar, mits het speciaal comité, na ontvangst van de accountantsverklaring, heeft besloten dat dit saldo in de huidige begroting wordt opgenomen;
b)
een referentiebedrag is vastgesteld overeenkomstig artikel 25, lid 1; of
c)
een gewijzigde begroting is goedgekeurd overeenkomstig artikel 20.
5. Onverminderd de andersluidende bepalingen in dit besluit worden de bijdragen binnen 30 dagen na het verzenden van het desbetreffende verzoek betaald, met uitzondering van het eerste verzoek om een bijdrage voor de begroting van een nieuw begrotingsjaar, in welk geval de termijn voor betaling 40 dagen na het verzenden van het desbetreffende verzoek om een bijdrage is.
6. Wat de lidstaten betreft wiens budgettaire en financiële procedures de betaling van hun bijdrage binnen de gestelde termijnen niet toelaten, kan de beheerder, zodra de totale begroting aan het speciaal comité is voorgelegd, aan de betrokken staat een vervroegd verzoek om een bijdrage voor het eind van het lopende begrotingsjaar overmaken als vooruitbetaling op het verzoek om bijdragen voor de begroting van het volgende begrotingsjaar.
7. Iedere bijdragende staat neemt de bankkosten voor de betaling van zijn bijdrage voor zijn rekening.
8. De beheerder bevestigt de ontvangst van de bijdragen.
Artikel 26
Voorfinanciering
1. In geval van een militaire snellereactieoperatie van de Unie zijn bijdragen van de bijdragende lidstaten verschuldigd ten belope van het referentiebedrag. Onverminderd artikel 25, lid 3, worden de bijdragen betaald volgens onderstaande bepalingen.
2. Voor de voorfinanciering van militaire snellereactieoperaties van de Unie betalen de deelnemende lidstaten:
a)
hun bijdragen vooraf aan Athena, of
b)
wanneer de Raad besluit een militaire snellereactieoperatie van de Unie uit te voeren tot de financiering waarvan zij bijdragen, hun bijdragen aan de gemeenschappelijke kosten van die operatie binnen vijf dagen na het verzenden van het verzoek ten belope van het referentiebedrag, tenzij de Raad anders besluit.
3. Voor de toepassing van lid 2 voert het speciaal comité, bestaande uit één vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die hun bijdragen vooraf betalen, voorzieningen op in een specifieke titel van de begroting. Deze voorzieningen worden gedekt door bijdragen die de voorafbetalende lidstaten binnen 90 dagen na het verzenden van het verzoek om deze bijdragen betalen.
4. Alle voorzieningen als bedoeld in lid 3 die voor een operatie worden gebruikt, worden binnen 90 dagen na het verzenden van het verzoek aangevuld.
5. Onverminderd lid 1 kan iedere voorafbetalende lidstaat de beheerder in welbepaalde omstandigheden toestaan zijn vooraf betaalde bijdrage te gebruiken ter dekking van zijn bijdrage aan een andere operatie dan een snellereactieoperatie waaraan hij deelneemt. De vooraf betaalde bijdrage wordt door de betrokken lidstaat aangevuld binnen 90 dagen na het verzenden van het verzoek.
6. Wanneer er voor een andere operatie dan een snellereactieoperatie financiële middelen nodig zijn voordat er voldoende bijdragen voor die operatie zijn ontvangen:
a)
mogen bijdragen die vooraf zijn betaald door lidstaten die aan de financiering van die operatie bijdragen, na goedkeuring door de voorafbetalende lidstaten, worden gebruikt voor 75 % van hun waarde ter dekking van voor die operatie verschuldigde bijdragen. De vooraf betaalde bijdragen worden door de voorafbetalende lidstaten aangevuld binnen 90 dagen na het verzenden van het verzoek;
b)
worden in het onder a) van dit lid bedoelde geval de bijdragen die voor de operatie uit hoofde van artikel 25, lid 1, verschuldigd zijn door lidstaten die hun bijdrage niet vooraf hebben betaald, na goedkeuring door de betrokken lidstaten betaald binnen vijf dagen na het verzenden door de beheerder van het verzoek tot betaling.
7. De operationeel commandant mag de te zijner beschikking gestelde bedragen vastleggen en betalen, ook uit hoofde van artikel 34, lid 3.
8. Elke lidstaat kan zijn keuze ongedaan maken door de beheerder daarvan ten minste drie maanden van te voren in kennis te stellen.
9. De rente op de voorfinanciering wordt jaarlijks verdeeld over de voorafbetalende lidstaten, en aan hun voorzieningen toegevoegd. De betrokken lidstaten worden van de bedragen in kennis gesteld als onderdeel van de jaarlijkse procedure voor goedkeuring van de begroting.
Artikel 27
Terugbetaling van voorfinanciering
1. Een lidstaat, een derde staat of, in voorkomend geval, een internationale organisatie die door de Raad gemachtigd is een deel van de gemeenschappelijke kosten van een operatie voor te financieren, kan hiervan terugbetaling door Athena verkrijgen; daartoe wordt uiterlijk twee maanden na de einddatum van de betrokken operatie een van de nodige bewijsstukken vergezeld verzoek aan de beheerder gericht.
2. Op een verzoek om terugbetaling kan uitsluitend worden ingegaan als het is goedgekeurd door de operationeel commandant, indien die nog in functie is, en de beheerder.
3. Als een door een bijdragende staat ingediend verzoek om terugbetaling wordt goedgekeurd, mag het bedrag in mindering worden gebracht op het eerstvolgende verzoek om een bijdrage dat de beheerder aan die staat richt.
4. Indien er op het ogenblik van de goedkeuring van het verzoek om terugbetaling geen verzoek om een bijdrage is gepland, of indien het goedgekeurde verzoek om terugbetaling de geplande bijdrage zou overschrijden, gaat de beheerder binnen 30 dagen over tot terugbetaling van het bedrag, rekening houdend met de kasmiddelen van Athena en de behoeften inzake financiering van de gemeenschappelijke kosten van de betrokken operatie.
5. Terugbetaling is verschuldigd overeenkomstig dit besluit, zelfs als de operatie wordt geannuleerd.
6. De terugbetaling omvat de rente die is verdiend op het via voorfinanciering beschikbaar gestelde bedrag.
Artikel 28
Beheer door Athena van uitgaven die niet in de gemeenschappelijke kosten zijn opgenomen
1. Het speciaal comité kan op voorstel van de beheerder, en met medewerking van de operationeel commandant, of van een lidstaat, besluiten dat het administratieve beheer van bepaalde uitgaven voor een operatie („door de staten gedragen kosten”) wordt toevertrouwd aan Athena, hoewel de desbetreffende lidstaat hiervoor verantwoordelijk blijft.
2. Het speciaal comité kan in zijn besluit de operationeel commandant machtigen namens de aan een operatie deelnemende lidstaten, en in voorkomend geval namens derden, contracten af te sluiten voor het verwerven van de diensten en goederen die moeten worden gefinancierd als door de staten gedragen kosten.
3. Het speciaal comité stelt in zijn besluit de nadere bijzonderheden voor de voorfinanciering van door de staten gedragen kosten vast.
4. Athena houdt een boekhouding bij van de door de staten gedragen kosten die door Athena worden beheerd, en die door de afzonderlijke lidstaten, en in voorkomend geval door derde partijen, zijn gemaakt. Athena stuurt elke lidstaat, en in voorkomend geval die derden, maandelijks een overzicht van uitgaven te zijner laste die door hem of zijn personeel de afgelopen maand zijn verricht, en verzoekt om de nodige middelen om deze uitgaven te dekken. Binnen 30 dagen na het versturen van het verzoek om middelen maken de lidstaten, en in voorkomend geval die derden, de gevraagde middelen over aan Athena.
Artikel 29
Beheer door Athena van niet in de gemeenschappelijke kosten inbegrepen voorfinanciering en uitgaven om de eerste inzet van de troepenmacht in het kader van een operatie te faciliteren
Indien bijzondere omstandigheden van de operatie zulks vereisen kan het speciaal comité op voorstel van de beheerder, bijgestaan door de operationeel commandant, of op voorstel van een lidstaat besluiten dat de voorfinanciering en het administratieve beheer van bepaalde uitgaven voor een operatie aan Athena worden toevertrouwd, met dien verstande dat de betrokken lidstaat hiervoor verantwoordelijk blijft, teneinde in afwachting van bevestiging van de deelnemende lidstaten de eerste inzet van de troepenmacht in het kader van een operatie te faciliteren. Voor het beheer van deze initiële kosten, die ten hoogste 20 % van het referentiebedrag bedragen, worden de bestaande middelen aangewend. Het speciaal comité legt in dit geval in zijn besluit de modaliteiten voor de voorfinanciering en de terugbetaling van de voorgefinancierde bedragen door de toekomstige deelnemende lidstaten en derde partijen vast.
Artikel 30
Beheer door Athena van financiële bijdragen van derde partijen
1. In overeenstemming met de bepalingen ter zake van het juridisch kader van de operatie en op basis van een besluit van het PVC om de implementatie of het beheer van een project in het kader van de operatie of van een financiële bijdrage door een derde partij of een lidstaat aan de uitgaven voor de operatie te aanvaarden, kan het speciaal comité toestemming verlenen om het administratieve beheer van de financiering van dat project of van die financiële bijdrage binnen het kader van de bestaande middelen toe te vertrouwen aan Athena. Dit kan door de Unie gefinancierde projecten omvatten. Dit kan projecten omvatten die door de Unie worden gefinancierd.
2. De kosten van het beheer van de bijdrage moeten door de bijdrage zelf worden gedekt. Het speciaal comité kan per geval besluiten dat bepaalde met de bijdrage verbonden kosten die betrekking hebben op de actieve fase van de operatie, als gemeenschappelijke kosten in aanmerking komen.
3. Met het oog op het beheer van een bijdrage van een derde partij, de Unie of een lidstaat, onderhandelt de beheerder, na goedkeuring door het speciaal comité, met die derde partij, de Unie of de lidstaat over ad hoc administratieve regelingen waarin het doel, de kosten die door de bijdrage moeten worden gedekt, en de modaliteiten inzake het beheer van de bijdrage, met inbegrip van de verantwoordingsplicht van de operationeel commandant ten overstaan van het speciaal comité, worden vastgelegd, en ondertekent hij deze regeling. De beheerder zorgt ervoor dat het beheer van de bijdrage strookt met de ad-hoc regelingen en verstrekt de betrokken bijdragende partij, rechtstreeks of via de operationeel commandant, alle nuttige informatie over het beheer van de bijdrage.
Artikel 31
Achterstandsrente
1. Indien een staat zijn financiële verplichtingen niet nakomt, zijn de regels van de Unie inzake achterstandsrente van artikel 78 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (4) van het Europees Parlement en de Raad of van elke andere verordening die daarvoor in de plaats komt met betrekking tot de betaling van de bijdragen aan de begroting van de Unie, van overeenkomstige toepassing.
2. Wanneer niet meer dan 20 dagen te laat betaald wordt, wordt er geen rente aangerekend. Wanneer meer dan 20 dagen te laat betaald wordt, wordt rente aangerekend voor de volledige duur van de achterstand.
HOOFDSTUK 8
UITVOERING VAN DE UITGAVEN
Artikel 32
Beginselen
1. De kredieten van Athena worden besteed overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer, namelijk zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.
2. Ordonnateurs zijn belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven van Athena overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer, en staan in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan. Voor het verrichten van uitgaven gaan de ordonnateurs vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stellen zij de uitgaven betaalbaar, geven zij betalingsopdrachten en verrichten zij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen. Een ordonnateur kan zijn functies delegeren door middel van een besluit dat voorziet in:
a)
delegatieverkrijgers van het gepaste niveau;
b)
de omvang van de toegekende bevoegdheden;
c)
de mogelijkheid voor de delegatieverkrijgers om hun bevoegdheden te subdelegeren.
3. De besteding van de kredieten geschiedt volgens het beginsel van de scheiding van ordonnateur en rekenplichtige. De ambten van ordonnateur en van rekenplichtige zijn onderling niet verenigbaar. Voor elke betaling die wordt verricht uit de door Athena beheerde middelen zijn zowel de handtekening van een ordonnateur als die van een rekenplichtige vereist.
4. Onverminderd dit besluit passen een lidstaat, een Unie-instelling of, in voorkomend geval, een internationale organisatie bij het verrichten van gemeenschappelijke uitgaven de regels toe die gelden voor het verrichten van de eigen uitgaven. Wanneer de beheerder de uitgaven rechtstreeks verricht, past hij de regels toe die gelden voor de uitvoering van de afdeling „Raad” van de algemene begroting van de Unie.
5. De beheerder kan aan het voorzitterschap echter elementen voorleggen voor een voorstel aan de Raad of het speciaal comité betreffende regels voor het verrichten van gemeenschappelijke uitgaven.
6. Het speciaal comité kan voor de uitvoering van de gemeenschappelijke uitgaven regels goedkeuren die afwijken van lid 4.
Artikel 33
Gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, of die niet direct met een specifieke operatie verband houden
De beheerder oefent de functie uit van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, en van de gemeenschappelijke kosten die niet direct met een specifieke operatie in verband kunnen worden gebracht.
Artikel 34
Operationele gemeenschappelijke kosten
1. De operationeel commandant oefent de functie uit van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert. Het is echter de beheerder die de functie uitoefent van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten die tijdens de voorbereidende fase van een specifieke operatie worden gemaakt en rechtstreeks door Athena worden betaald, of betrekking hebben op de operatie nadat de actieve fase ervan is beëindigd.
2. De bedragen die nodig zijn voor het verrichten van de uitgaven van een operatie worden door de beheerder van de bankrekening van Athena overgemaakt aan de operationeel commandant, op diens verzoek, en wel op de namens Athena geopende bankrekening waarvan de gegevens door de operationeel commandant aan de beheerder zijn meegedeeld.
3. In afwijking van artikel 18, lid 5, geeft de aanneming van een referentiebedrag de beheerder en de operationeel commandant het recht om, elk op zijn bevoegdheidsgebied, voor de betrokken operatie uitgaven vast te leggen en te betalen ten belope van het percentage van het referentiebedrag dat krachtens artikel 25, lid 1, is vastgesteld, tenzij de Raad besluit het niveau van de vastleggingen te verhogen.
Het speciaal comité kan op voorstel van de beheerder of van de operationeel commandant en rekening houdend met de operationele noodzaak en urgentie, besluiten dat bijkomende uitgaven kunnen worden vastgelegd en, in voorkomend geval, betaald. Het speciaal comité kan besluiten de zaak via het voorzitterschap te verwijzen naar de bevoegde voorbereidende organen van de Raad, tenzij de omstandigheden van de operatie een ander optreden vereisen. Deze afwijking is niet meer van toepassing vanaf de datum waarop een begroting voor de betrokken operatie is aangenomen.
4. Tijdens de periode voorafgaand aan de aanneming van een begroting voor een operatie, leggen de beheerder en de operationeel commandant of zijn vertegenwoordiger elk voor zich elke maand aan het speciaal comité rekening en verantwoording af over de uitvoering van de uitgaven die in aanmerking komen als gemeenschappelijke kosten voor die operatie. Het speciaal comité kan, op voorstel van de beheerder, de operationeel commandant of een lidstaat, richtsnoeren uitvaardigen over de uitvoering van uitgaven tijdens die periode.
5. In afwijking van artikel 18, lid 5, kan de commandant van een operatie, ingeval van dreigend gevaar voor het leven van personeelsleden die aan een militaire operatie van de Unie deelnemen, boven de in de begroting opgevoerde kredieten de uitgaven verrichten die nodig zijn om het leven van deze personeelsleden te redden. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan zo spoedig mogelijk in kennis. In dergelijk geval stelt de beheerder, in samenspraak met de operationeel commandant, de overschrijvingen voor die nodig zijn voor deze onvoorziene uitgaven. Indien het onmogelijk is om door middel van overschrijvingen te voorzien in voldoende financiering voor deze uitgaven, stelt de beheerder een gewijzigde begroting voor.
HOOFDSTUK 9
EINDBESTEMMING VAN DE GEMEENSCHAPPELIJK GEFINANCIERDE UITRUSTING EN INFRASTRUCTUUR
Artikel 35
Uitrusting en infrastructuur
1. Door de beheerder van het speciaal comité wordt een afschrijvingspercentage voor uitrusting en andere goederen voor alle operaties voorgesteld. Als de operationele omstandigheden zulks vereisen kan de operationeel commandant, mits het speciaal comité dat goedkeurt, een ander afschrijvingspercentage hanteren.
2. Met het oog op de afwikkeling van de operatie onder zijn bevel stelt de operationeel commandant het speciaal comité een eindbestemming voor voor de uitrusting en infrastructuur die voor die operatie gemeenschappelijk zijn gefinancierd.
3. De beheerder beheert de uitrusting en infrastructuur die na de actieve fase van de operatie overblijven, teneinde hieraan eventueel een eindbestemming te geven.
4. De eindbestemming van gemeenschappelijk gefinancierde uitrusting en infrastructuur wordt door het speciaal comité goedgekeurd, met inachtneming van de operationele behoeften en financiële criteria. Wat de eindbestemming betreft:
a)
kan infrastructuur via Athena worden verkocht of afgestaan aan het gastland, een lidstaat of een derde;
b)
kan uitrusting via Athena worden verkocht aan een lidstaat, het gastland of een derde, dan wel door Athena, een lidstaat of deze derde opgeslagen en onderhouden worden voor een volgende operatie.
5. In geval van verkoop worden uitrusting en infrastructuur verkocht tegen verkoopwaarde of, wanneer de verkoopwaarde niet kan worden vastgesteld, tegen een billijke en redelijke prijs, rekening houdend met specifieke lokale omstandigheden.
6. De verkoop of de overdracht aan het gastland of aan een derde geschieden overeenkomstig de geldende veiligheidsvoorschriften ter zake.
7. Wanneer wordt besloten dat Athena de naar aanleiding van een operatie gemeenschappelijk gefinancierde uitrusting behoudt, kunnen de bijdragende lidstaten een financiële compensatie vragen aan de andere deelnemende lidstaten. Het speciaal comité, in zijn samenstelling van de vertegenwoordigers van alle deelnemende lidstaten, neemt de toepasselijke besluiten op voorstel van de beheerder.
HOOFDSTUK 10
BOEKHOUDING EN INVENTARIS
Artikel 36
Boekhouding van de operationele gemeenschappelijke kosten
De operationeel commandant houdt een boekhouding van de stortingen die hij ontvangt van Athena, de uitgaven die hij vastlegt en de betalingen die hij verricht, en de inkomsten die hij ontvangt. De operationeel commandant houdt tevens een inventaris bij van de uit de Athena-begroting gefinancierde roerende goederen die gebruikt worden voor de operatie waarover hij het bevel voert.
Artikel 37
Geconsolideerde boekhouding
1. De rekenplichtige houdt een boekhouding van de opgevraagde bijdragen en de verrichte stortingen. Voorts stelt hij de boekhouding op van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, alsook van de operationele uitgaven en ontvangsten die zijn uitgevoerd onder de directe verantwoordelijkheid van de beheerder.
2. De rekenplichtige stelt de geconsolideerde boekhouding op van de ontvangsten en uitgaven van Athena. Elke operationeel commandant doet hem daartoe de boekhouding toekomen van de uitgaven die hij heeft vastgelegd, de betalingen die hij heeft verricht en de inkomsten die hij heeft ontvangen.
HOOFDSTUK 11
CONTROLE EN AFLEGGEN VAN REKENING EN VERANTWOORDING
Artikel 38
Geregelde verslaglegging aan het speciaal comité
De beheerder legt aan het speciaal comité om de drie maanden een staat voor van de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven sedert het begin van het begrotingsjaar. Elke operationeel commandant bezorgt de beheerder daartoe een staat van de uitgaven met betrekking tot de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert.
Artikel 39
Voorwaarden inzake de uitoefening van de controles
1. De personen die belast zijn met de controle van de ontvangsten en uitgaven van Athena moeten voorafgaand aan de uitvoering van hun opdracht gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau „SECRET UE/EU SECRET”, of zij moeten, in voorkomend geval, een soortgelijke machtiging van een lidstaat of van de NAVO hebben. Die personen zorgen ervoor dat zij de vertrouwelijkheid van de gegevens eerbiedigen en de gegevens waarvan zij tijdens hun controle-opdracht kennis nemen, beschermen overeenkomstig de op deze gegevens toepasselijke voorschriften.
2. De personen belast met de controle van de ontvangsten en uitgaven van Athena krijgen onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving toegang tot de documenten en de inhoud van elke informatiedrager in verband met deze ontvangsten en uitgaven, alsook tot de ruimten waar deze documenten en informatiedragers worden bewaard. Zij kunnen hiervan kopieën maken. De personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van Athena verlenen de beheerder en de personen belast met de controle van de ontvangsten en uitgaven de medewerking die nodig is voor de uitvoering van hun opdracht.
Artikel 40
Externe controle van de rekeningen
1. Wanneer de uitvoering van de uitgaven van Athena is toevertrouwd aan een lidstaat, een instelling van de Unie of een internationale organisatie, dan past deze staat, instelling of organisatie de regels toe die gelden voor de controle van de eigen uitgaven.
2. De beheerder of de door hem aangewezen personen kunnen echter te allen tijde overgaan tot een controle van de gemeenschappelijke kosten van Athena ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, of de operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie. Voorts kan het speciaal comité, op voorstel van de beheerder of van een lidstaat, op elk tijdstip externe controleurs aanstellen van wie de opdrachten en arbeidsvoorwaarden door het comité worden bepaald.
3. Met het oog op externe controles wordt een accountantscollege van zes leden ingesteld. Het speciaal comité benoemt uit de door de lidstaten voorgestelde kandidaten leden voor een periode van drie jaar, die eenmaal kan worden hernieuwd. Het speciaal comité kan het mandaat van een lid met maximaal zes maanden verlengen.
De kandidaten moeten lid zijn van het hoogste nationale controleorgaan van een lidstaat, of door dat orgaan aanbevolen, en bieden voldoende waarborgen inzake veiligheid en onafhankelijkheid. Zij moeten beschikbaar zijn om in voorkomend geval opdrachten namens Athena uit te voeren. Tijdens de uitoefening van deze opdrachten:
a)
blijven de leden van het accountantscollege bezoldigd door hun controleorgaan van oorsprong; draagt Athena hun dienstreiskosten overeenkomstig de regels die van toepassing zijn op ambtenaren van de Unie met een gelijkwaardige rang;
b)
mogen de leden geen instructies vragen of ontvangen behoudens van het speciaal comité instructies vragen of ontvangen; zijn het accountantscollege en zijn leden binnen het controlemandaat volledig onafhankelijk en als enige verantwoordelijk voor het verloop van de externe controle;
c)
rapporteren de leden over hun opdracht enkel aan het speciaal comité;
d)
gaan de leden, in de loop van het begrotingsjaar evenals erna, door middel van controles ter plaatse alsook op basis van ondersteunende documenten, na of de door Athena gefinancierde of voorgefinancierde uitgaven worden uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de beginselen van goed financieel beheer, namelijk zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid, en of de interne controles adequaat zijn.
Elk jaar kiest het accountantscollege uit zijn leden zijn voorzitter, of verlengt het diens mandaat. Het neemt voor de door zijn leden uitgevoerde controles regels aan die met de strengste internationale normen overeenstemmen. Het accountantscollege keurt de door zijn leden opgestelde verslagen goed alvorens ze aan de beheerder en het speciaal comité te doen toekomen.
4. Het speciaal comité kan per geval en op specifieke gronden besluiten een beroep te doen op andere externe organen.
5. De kosten voor de controles die de namens Athena handelende accountants maken, worden beschouwd als gemeenschappelijke kosten ten laste van Athena.
Artikel 41
Interne controle van de rekeningen
1. Op voorstel van de beheerder en na het speciaal comité te hebben ingelicht, benoemt de secretaris-generaal van de Raad voor een periode van vier jaar, die tot maximaal acht jaar kan worden verlengd een interne controleur van Athena, en ten minste één plaatsvervangend interne controleur. De interne controleurs moeten de nodige beroepskwalificaties hebben en voldoende waarborgen bieden inzake veiligheid en onafhankelijkheid. De interne controleur kan noch ordonnateur noch rekenplichtige zijn; hij mag niet deelnemen aan de opstelling van de financiële staten.
2. De interne controleur rapporteert aan de beheerder over het beheersen van de risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de interne controle bij de operaties, en een goed financieel beheer te bevorderen. De interne controleur is met name belast met het beoordelen van zowel de toereikendheid en doeltreffendheid van de interne beheersystemen als de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de beleidsmaatregelen en doelstellingen in relatie met de ermee verbonden risico's.
3. De werkzaamheden van de interne controleur strekken zich uit tot alle diensten die betrokken zijn bij het innen van de ontvangsten van Athena of de uitvoering van de via Athena gefinancierde uitgaven.
4. De interne controleur verricht naar gelang van de behoefte in de loop van het begrotingsjaar één of meer controles. Hij rapporteert aan de beheerder en deelt zijn bevindingen en aanbevelingen mee aan de operationeel commandant. De operationeel commandant en de beheerder zorgen ervoor dat de uit de controles voortvloeiende aanbevelingen worden opgevolgd.
5. De beheerder brengt jaarlijks verslag uit aan het speciaal comité over de interne controle en vermeldt het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de bevindingen, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven.
6. Voorts garandeert elke operationeel commandant de interne controleur volledige toegang tot de operatie waarover hij het bevel voert. De interne controleur gaat na of de financierings- en begrotingssystemen en -procedures goed functioneren en zorgt voor de goede werking van degelijke, doeltreffende systemen voor interne controle.
7. De bevindingen en de verslagen van de interne controleur worden tezamen met de betrokken bewijsstukken ter beschikking gesteld van het accountantscollege.
Artikel 42
Jaarlijkse rekening en sluiting van de rekeningen
1. Alle operationele commandanten verstrekken de rekenplichtige van Athena uiterlijk op 31 maart die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar, of binnen vier maanden na het einde van de operatie waarover zij het bevel voerden, indien dit eerder is, de informatie die nodig is om de jaarrekeningen voor de gemeenschappelijke kosten, de jaarrekeningen voor de uitgaven uit hoofde van artikel 28, en het jaarlijks activiteitenverslag op te stellen.
2. Uiterlijk op 15 mei die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar stelt de beheerder met medewerking van de rekenplichtige en van alle operationele commandanten de financiële staten en het jaarlijks activiteitenverslag op, en dient hij die bij het speciaal comité en het accountantscollege in.
3. Het speciaal comité ontvangt, binnen acht weken na de toezending van de financiële staten, van het accountantscollege een accountantsadvies en van de beheerder, bijgestaan door de rekenplichtige en alle operationele commandanten, de gecontroleerde financiële staten van Athena.
4. Het speciaal comité ontvangt uiterlijk op 30 september na de afsluiting van het begrotingsjaar het accountantsverslag van het accountantscollege, en bespreekt het accountantsverslag, het accountantsadvies en de financiële staten met het oog op het verlenen van kwijting aan de beheerder, de rekenplichtige en alle operationele commandanten.
5. Op een wijze die strookt met Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 of elke andere verordening die daarvoor in de plaats komt, bewaren de rekenplichtige, elke operationeel commandant en, indien van toepassing, de beheerder, alle rekeningen, inventarissen en ter zake doende documenten, elk op zijn niveau, gedurende een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de desbetreffende kwijting is verleend. Wanneer een operatie is afgerond, zorgt de operationeel commandant ervoor dat alle rekeningen en inventarissen aan de rekenplichtige worden toegezonden.
6. Het speciaal comité besluit om het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar waarvan de rekeningen zijn goedgekeurd, door middel van een gewijzigde begroting in de begroting van het volgende begrotingsjaar op te nemen, naar omstandigheid onder de ontvangsten of onder de uitgaven. Het speciaal comité kan evenwel besluiten om het saldo van bovengenoemde uitvoering van het begrotingsjaar in de begroting van het volgende begrotingsjaar op te nemen, nadat het het accountantsadvies van het accountantscollege heeft ontvangen.
7. Het deel van het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar dat afkomstig is van de besteding van de kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties wordt toegerekend op de eerstkomende bijdragen van de deelnemende lidstaten.
8. Het deel van het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar dat afkomstig is van de besteding van de kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van een bepaalde operatie wordt toegerekend op de eerstkomende bijdragen van de lidstaten die aan deze operatie hebben bijgedragen.
9. Indien terugbetaling niet kan geschieden door aftrek van de aan Athena verschuldigde bijdragen, wordt het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar aan de betrokken lidstaten terugbetaald volgens de bni-verdeelsleutel van het jaar van terugbetaling.
10. De aan een operatie deelnemende lidstaten kunnen kan elk jaar uiterlijk op 31 maart aan de beheerder, waar passend via de operationeel commandant, informatie verstrekken over de bijkomende kosten die zij in het vorige begrotingsjaar voor de operatie gemaakt hebben. Die informatie wordt uitgesplitst naar de belangrijkste uitgavenposten. De beheerder brengt deze informatie bijeen zodat het speciaal comité een overzicht heeft van de bijkomende kosten van de operatie.
Artikel 43
Sluiting van de rekeningen van een operatie
1. Wanneer een operatie is afgerond, kan het speciaal comité, op voorstel van de beheerder of een lidstaat, besluiten dat de beheerder met de medewerking van de rekenplichtige en de operationeel commandant bij het speciaal comité de financiële staten voor deze operatie indient tot ten minste de datum van voltooiing en, indien mogelijk, de datum van afwikkeling ervan. De aan de beheerder toegekende termijn mag niet korter zijn dan vier maanden te rekenen vanaf de datum van voltooiing van de operatie.
2. Indien de ontvangsten en uitgaven in verband met de afwikkeling van een operatie niet binnen de toegekende termijn in de financiële staten kunnen worden opgenomen, komen deze te staan in de financiële staten van Athena en worden zij in het kader van de procedure van artikel 42 door het speciaal comité nagezien.
3. Het speciaal comité keurt op basis van een advies van het accountantscollege de bij hem ingediende financiële staten voor de operatie goed. Het geeft kwijting aan de beheerder, de rekenplichtige en aan elke operationeel commandant voor de desbetreffende operatie.
4. Indien terugbetaling niet kan geschieden door aftrek van de aan Athena verschuldigde bijdragen, wordt het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar aan de betrokken lidstaten terugbetaald volgens de bni-verdeelsleutel van het jaar van terugbetaling.
HOOFDSTUK 12
DIVERSE BEPALINGEN
Artikel 44
Aansprakelijkheid
1. De voorwaarden waaronder de operationeel commandant, de beheerder en het andere personeel dat met name door de instellingen van de Unie of de lidstaten ter beschikking is gesteld, tucht- en strafrechtelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor fouten of nalatigheid bij de uitvoering van de begroting, worden geregeld door het statuut of de regelingen die op hen van toepassing zijn. Bovendien kan Athena op eigen initiatief of op verzoek van een bijdragende staat of een derde tegen het bedoelde personeel een burgerlijke procedure instellen.
2. In geen geval kunnen de Unie of de secretaris-generaal van de Raad door een bijdragende staat aansprakelijk worden gesteld voor de wijze waarop de beheerder, de rekenplichtige of het te hunner beschikking gestelde personeel hun functie vervullen.
3. De contractuele aansprakelijkheid die kan ontstaan naar aanleiding van overeenkomsten die bij de uitvoering van de begroting worden gesloten, wordt via Athena door de bijdragende staten of derden gedragen. Zij wordt geregeld door de wetgeving die op de betrokken overeenkomsten van toepassing is.
4. Wat de niet-contractuele aansprakelijkheid betreft, wordt de schade die is veroorzaakt door de operationele hoofdkwartieren, de hoofdkwartieren van de troepenmacht en de deelhoofdkwartieren van de troepenmacht welke deel uitmaken van de crisisstructuur, waarvan de samenstelling wordt vastgesteld door de operationeel commandant, dan wel door het daaraan toegewezen personeel in de uitoefening van zijn functie, via Athena door de bijdragende staten of derde partijen gedekt, in overeenstemming met de algemene beginselen die de rechtsstelsels van de lidstaten gemeen hebben, en met de bepalingen van het statuut van de troepenmacht die van toepassing zijn op het terrein waar deze wordt ingezet.
5. In geen geval kunnen de Unie of de lidstaten door een bijdragende staat aansprakelijk worden gesteld naar aanleiding van overeenkomsten gesloten in het kader van de uitvoering van de begroting of voor schade veroorzaakt door de eenheden en diensten die deel uitmaken van de crisisstructuur, waarvan de samenstelling wordt vastgesteld door de operationeel commandant, dan wel door het daaraan toegewezen personeel in de uitoefening van zijn functie.
Artikel 45
Veiligheid
Besluit 2013/488/EU van de Raad (5) of ieder ander besluit dat daarvoor in de plaats komt, is van toepassing op gerubriceerde gegevens die betrekking hebben op het werk in het kader van Athena.
Artikel 46
Bescherming van persoonsgegevens
Athena beschermt personen op het vlak van de verwerking van hun persoonsgegevens in overeenstemming met de beginselen en procedures in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (6). Het speciaal comité stelt daartoe op voorstel van de beheerder de noodzakelijke uitvoeringsmaatregelen vast.
Artikel 47
Toetsing en herziening
Dit besluit, met inbegrip van de bijlagen, wordt, indien nodig, op verzoek van een lidstaat of na elke operatie geheel of gedeeltelijk getoetst. Het besluit wordt tenminste elke drie jaar herzien. Bij de toetsing en de herziening van het besluit kan een beroep worden gedaan op alle deskundigen die een nuttige bijdrage tot de werkzaamheden kunnen leveren, en met name op de beheersorganen van Athena.
Artikel 48
Intrekking
Besluit 2011/871/GBVB wordt ingetrokken.
Artikel 49
Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.
Gedaan te Brussel, 27 maart 2015.

Labels: 15
5