Document ID: 32001R0438

Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 438/2001 της Επιτροπής
της 2ας Μαρτίου 2001
για θέσπιση λεπτομερών κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 του Συμβουλίου όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των παρεμβάσεων των διαρθρωτικών Ταμείων
Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,
Έχοντας υπόψη:
τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,
τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 του Συμβουλίου,της 21ης Ιουνίου 1999, περί γενικών διατάξεων για τα διαρθρωτικά Ταμεία(1), και ιδίως το άρθρο 53 παράγραφος 2,
Μετά από διαβούλευση με την επιτροπή του άρθρου 147 της συνθήκης,
Μετά από διαβούλευση με την επιτροπή γεωργικών διαρθρώσεων και αγροτικής ανάπτυξης,
Μετά από διαβούλευση με την επιτροπή αλιείας και υδατοκαλλιέργειας,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1) Σύμφωνα με το άρθρο 38 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, τα κράτη μέλη οφείλουν να λαμβάνουν ορισμένα μέτρα για να διασφαλίζεται η ορθή και αποτελεσματική χρησιμοποίηση των κοινοτικών κονδυλίων σύμφωνα με τις γενικές αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.
(2) Προς αυτόν τον σκοπό, είναι αναγκαίο τα κράτη μέλη να παρέχουν επαρκείς κατευθύνσεις όσον αφορά την οργάνωση των σχετικών καθηκόντων των αρχών διαχείρισης και πληρωμής, όπως προβλέπεται στα άρθρα 32 και 34 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999.
(3) Το άρθρο 38 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 προβλέπει ότι τα κράτη μέλη συνεργάζονται με την Επιτροπή προκειμένου να διαπιστωθεί η ύπαρξη και ορθή λειτουργία συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, και της παρέχουν κάθε αναγκαία βοήθεια για την διενέργεια ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων και των δειγματοληπτικών.
(4) Για να εναρμονιστούν οι κανόνες που διέπουν την πιστοποίηση των δαπανών σχετικά με τις οποίες ζητούνται πληρωμές από τα Ταμεία δυνάμει του άρθρου 32 παράγραφοι 3 και 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, είναι απαραίτητο να καθοριστεί το περιεχόμενο των εν λόγω πιστοποιητικών και να διευκρινιστεί η φύση και η ποιότητα των στοιχείων στα οποία βασίζονται.
(5) Για να παρασχεθεί η δυνατότητα στην Επιτροπή να διεξάγει τους ελέγχους που απαιτούνται δυνάμει του άρθρου 38 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, τα κράτη μέλη θα πρέπει να παρέχουν στην Επιτροπή, εφόσον τους ζητηθούν, τα στοιχεία που απαιτούν οι αρχές διαχείρισης ούτως ώστε να πληρούνται οι απαιτήσεις διαχείρισης, παρακολούθησης και αξιολόγησης, που προβλέπονται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1260/1999. Είναι απαραίτητο να θεσπιστούν το περιεχόμενο και η μορφή των εν λόγω δεδομένων, καθώς και τα μέσα μεταβίβασης των ηλεκτρονικών αρχείων, εφόσον τα στοιχεία παρέχονται υπό ηλεκτρονική μορφή, σύμφωνα με το άρθρο 18 παράγραφος 3, στοιχείο ε) του κανονισμού. Η Επιτροπή θα πρέπει να διασφαλίζει τον εμπιστευτικό χαρακτήρα και την ασφαλή φύλαξη των ηλεκτρονικών και λοιπών στοιχείων.
(6) Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2064/97 της Επιτροπής, της 15ης Οκτωβρίου 1997, για τον καθορισμό των λεπτομερών διατάξεων του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 4253/88 του Συμβουλίου όσον αφορά τον δημοσιονομικό έλεγχο των πράξεων που συγχρηματοδοτούνται από τα διαρθρωτικά Ταμεία ο οποίος διενεργείται από τα κράτη μέλη(2), όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2406/98(3), θα πρέπει να αντικατασταθεί. Ωστόσο οι διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2064/97 εξακολουθούν να εφαρμόζονται για τις παρεμβάσεις που χορηγούνται για την περίοδο 1994-1999 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2052/88 του Συμβουλίου(4) όπως τροποποιήθηκε τελευταία από τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 3193/94(5).
(7) Ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να θίγει τις διατάξεις που αφορούν τους επιτόπιους ελέγχους στον τομέα των κρατικών ενισχύσεων όπως προβλέπεται στο άρθρο 22 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 659/1999 του Συμβουλίου, της 22ας Μαρτίου 1999, για τη θέσπιση λεπτομερών κανόνων εφαρμογής του άρθρου 93 της συνθήκης ΕΚ(6).
(8) Ο παρών κανονισμός δεν θα πρέπει να θίγει την εφαρμογή των διατάξεων του κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚ) αριθ. 2185/96 του Συμβουλίου, της 11ης Νοεμβρίου 1996, σχετικά με τους επιτόπου ελέγχους και εξακριβώσεις που διεξάγει η Επιτροπή με σκοπό την προστασία των οικονομικών συμφερόντων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων από απάτες και λοιπές παρατυπίες(7).
(9) Οι διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1681/94 της Επιτροπής, της 11ης Ιουλίου 1994, για τις παρατυπίες και την ανάκτηση των αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών στα πλαίσια της χρηματοδότησης των διαρθρωτικών πολιτικών, καθώς και την οργάνωση ενός συστήματος πληροφόρησης στον τομέα αυτό(8) ισχύουν για την συνδρομή που χορηγείται στο πλαίσιο του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 δυνάμει του άρθρου 54 παράγραφος 2 και του άρθρου 38 παράγραφος 1, στοιχείο ε) του ανωτέρω κανονισμού.
(10) Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να εφαρμόζεται σύμφωνα με την αρχή της επικουρικότητας όπως αναφέρεται στο άρθρο 8 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, και με την επιφύλαξη των θεσμικών νομοθετικών και χρηματοπιστωτικών συστημάτων του ενδιαφερομένου κράτους μέλους όπως αναφέρεται στην τελευταία παράγραφο του άρθρου 34 παράγραφος 1 του εν λόγω κανονισμού.
(11) Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής για την ανάπτυξη και ανασυγκρότηση των περιφερειών,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ι
Πεδίο εφαρμογής
Άρθρο 1
Ο παρών κανονισμός θεσπίζει τους λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου της συνδρομής που χορηγείται από τα διαρθρωτικά ταμεία και την οποία διαχειρίζονται τα κράτη μέλη.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΙΙ
Συστήματα διαχείρισης και ελέγχου
Άρθρο 2
1. Κάθε κράτος μέλος διασφαλίζει ότι οι αρχές διαχείρισης και πληρωμής καθώς και οι ενδιάμεσοι φορείς καθοδηγούνται επαρκώς για την οργάνωση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, ώστε να εξασφαλίζεται η ορθή χρηματοδοτική διαχείριση των διαρθρωτικών Ταμείων σύμφωνα με τις γενικές αρχές και πρότυπα, ιδίως δε να διασφαλίζεται η ορθότητα, η κανονικότητα και η επιλεξιμότητα των αιτήσεων κοινοτικής συνδρομής.
2. Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού ως "ενδιάμεσοι φορείς" νοούνται όλοι οι δημόσιοι ή ιδιωτικοί φορείς ή υπηρεσίες που ενεργούν με ευθύνη των αρχών διαχείρισης ή πληρωμής, ή που ασκούν καθήκοντα εξ ονόματος των εν λόγω αρχών σε σχέση με τους τελικούς δικαιούχους ή φορείς ή επιχειρήσεις που εκτελούν τις πράξεις.
Άρθρο 3
Με την επιφύλαξη της αναλογικότητας σε σχέση με το ύψος της χρηματοδότησης, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που εφαρμόζουν οι αρχές διαχείρισης και πληρωμής, καθώς και όλοι οι ενδιάμεσοι φορείς, παρέχουν:
α) σαφή καθορισμό, καταμερισμό καθώς και, όπως απαιτεί η ορθή χρηματοδοτική πρακτική, επαρκή διαχωρισμό των καθηκόντων εντός του συγκεκριμένου οργανισμού·
β) αποτελεσματικούς μηχανισμούς που να διασφαλίζουν την ικανοποιητική εκτέλεση των καθηκόντων·
γ) στην περίπτωση ενδιάμεσων φορέων, ενημέρωση της αρμόδιας αρχής για την εκτέλεση των καθηκόντων τους και για τα μέσα που έχουν χρησιμοποιήσει.
Άρθρο 4
Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου περιλαμβάνουν διαδικασίες για την επαλήθευση της των παραδοτέων προϊόντων και των υπηρεσιών που χρηματοδοτούνται, της πραγματοποίησης της απαιτούμενης δαπάνης, της συμμόρφωσης με τους όρους της σχετικής απόφασης της Επιτροπής βάσει του άρθρου 28 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 και με τους εθνικούς και κοινοτικούς κανόνες, ιδίως δε με τους κανόνες επιλεξιμότητας των δαπανών για τις οποίες χορηγείται συνδρομή από τα διαρθρωτικά Ταμεία στο πλαίσιο της συγκεκριμένης παρέμβασης, δημοσίων συμβάσεων, κρατικών ενισχύσεων (συμπεριλαμβανομένων των κανόνων για τη συσσώρευση των ενισχύσεων), προστασίας του περιβάλλοντος και ισότητας ευκαιριών.
Οι διαδικασίες αυτές απαιτούν την τήρηση εγγράφων σχετικά με τις επιτόπιες επαληθεύσεις των επιμέρους πράξεων. Αυτά τα έγγραφα αναφέρουν την πραγματοποιηθείσα εργασία, τα πορίσματα των επιθεωρήσεων και τα μέτρα που έχουν ληφθεί ως επακόλουθο των τυχόν αποκλίσεων. Σε περίπτωση που ο φυσικός ή ο διοικητικός έλεγχος δεν είναι διεξοδικός, αλλά δειγματοληπτικός, τα έγγραφα αυτά θα αναφέρουν τις επιλεχθείσες πράξεις και θα περιγράφουν την δειγματοληπτική μέθοδο.
Άρθρο 5
1. Για κάθε παρέμβαση τα κράτη μέλη ανακοινώνουν στην Επιτροπή, εντός τριών μηνών από την έγκριση της παρέμβασης, ή -σε περίπτωση που είναι μεταγενέστερη- από την θέση σε ισχύ του παρόντος κανονισμού, την οργάνωση των αρχών διαχείρισης και πληρωμής και των ενδιάμεσων φορέων, τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου που εφαρμόζουν οι εν λόγω αρχές και φορείς, καθώς και τίς σχεδιαζόμενες βελτιώσεις σύμφωνα με την κατευθύνσεις που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφος 1.
2. Η ανακοίνωση πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με κάθε αρχή διαχείρισης, αρχή πληρωμής και ενδιάμεσο φορέα:
α) τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί·
β) τον καταμερισμό των καθηκόντων μεταξύ ή εντός των υπηρεσιών τους, συμπεριλαβανομένου του καταμερισμού καθηκόντων μεταξύ της διαχειριστικής αρχής και της αρχής πληρωμής όταν αυτές αποτελούν τον ίδιο φορέα·
γ) τις διαδικασίες σύμφωνα με τις οποίες παραλαμβάνονται, επαληθεύονται και επικυρώνονται οι αιτήσεις επιστροφής των δαπανών, καθώς και οι διαδικασίες με τις οποίες εγκρίνονται, εκτελούνται και καταχωρούνται λογιστικά οι πληρωμές προς τους δικαιούχους και
δ) τις διατάξεις που διέπουν τον έλεγχο των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.
3. Εφόσον εφαρμόζεται κοινό σύστημα για περισσότερες μορφές παρέμβασης, κοινοποιείται η περιγραφή του κοινού συστήματος.
Άρθρο 6
Η Επιτροπή, σε συνεργασία με το κράτος μέλος, διασφαλίζει ότι τα κοινοποιηθέντα σύμφωνα με το άρθρο 5 συστήματα διαχείρισης και ελέγχου πληρούν τα πρότυπα που απαιτούνται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 και τον παρόντα κανονισμό και γνωστοποιεί την ύπαρξη στοιχείων που ενδεχομένως να παρεμποδίσουν τη διαφάνεια των ελέγχων της λειτουργίας των Ταμείων και την απαλλαγή της Επιτροπής σύμφωνα με το άρθρο 274 της συνθήκης. Πραγματοποιούνται σε τακτική βάση απολογισμοί της λειτουργίας των συστημάτων.
Άρθρο 7
1. Τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών εξασφαλίζουν επαρκή διαδρομή ελέγχου.
2. Θεωρείται επαρκής η διαδρομή ελέγχου που επιτρέπει:
α) τη σύμπτωση των συνολικών ποσών που πιστοποιούνται στην Επιτροπή, με τις επιμέρους καταχωρήσεις δαπανών και τα συναφή αποδεικτικά έγγραφα στα διάφορα επίπεδα των διοικητικών υπηρεσιών και τους τελικούς δικαιούχους, συμπεριλαμβανομένων των δημοσίων φορέων ή οργανισμών ή των εταιριών που εκτελούν τις πράξεις όταν αυτοί δεν είναι οι τελικοί αποδέκτες της χρηματοδότησης και
β) την επαλήθευση της χορήγησης και των μεταφορών των διαθεσίμων κοινοτικών και εθνικών κονδυλίων.
Ενδεικτική περιγραφή των πληροφοριών που απαιτούνται για την εξασφάλιση επαρκούς διαδρομής ελέγχου παρατίθεται στο παράρτημα Ι.
3. Η αρχή διαχείρισης διασφαλίζει τα ακόλουθα:
α) την ύπαρξη διαδικασιών τήρησης των σχετικών εγγράφων με τις συγκεκριμένες δαπάνες και πληρωμές οι οποίες πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της ενίσχυσης και οι οποίες απαιτούνται για μια ικανοποιητική διαδρομή ελέγχου, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του άρθρου 38 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 και το παράρτημα Ι του παρόντος κανονισμού·
β) ότι καταγράφεται ο φορέας όπου φυλάσσονται και η διεύθυνσή του και
γ) ότι τα έγγραφα αυτά διατίθενται για επιθεώρηση εκ μέρους των προσώπων και των φορέων που θα είχαν κανονικά δικαίωμα να επιθεωρούν παρόμοια έγγραφα.
Τα πρόσωπα και οι φορείς αυτοί είναι:
i) το προσωπικό των αρχών διαχείρισης και πληρωμής και των ενδιάμεσων φορέων, που εξετάζει τις αιτήσεις πληρωμών·
ii) οι υπηρεσίες που επιθεωρούν συστήματα διαχείρισης και ελέγχου·
iii) τα άτομα ή η υπηρεσία της αρχής πληρωμής που έχει αρμοδιότητα για την πιστοποίηση των αιτήσεων ενδιάμεσης και τελικής πληρωμής σύμφωνα με το άρθρο 32 παράγραφοι 3 και 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, καθώς επίσης και το άτομο ή η υπηρεσία που εκδίδει τη δήλωση που προβλέπεται στο άρθρο 38 παράγραφος 1, στοιχείο στ) και
iv) οι ειδικά εντεταλμένοι υπάλληλοι των εθνικών οργάνων ελέγχου και της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Τα ανωτέρω πρόσωπα ή φορείς μπορούν να απαιτούν αντίγραφα των εγγράφων ή των λογιστικών καταχωρήσεων που αναφέρονται στην παρούσα παράγραφο.
Άρθρο 8
Η αρχή διαχείρισης ή η αρχή πληρωμής τηρεί λογιστική των ποσών που πρέπει να ανακτώνται από ήδη πραγματοποιηθείσες πληρωμές κοινοτικής συνδρομής, και εξασφαλίζει ότι τα εν λόγω ποσά ανακτώνται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Μετά από την ανάκτηση, η αρχή πληρωμής καταβάλει τις ανακτηθείσες παράτυπες δαπάνες προσαυξημένες με τόκους υπερημερίας αφαιρώντας τα σχετικά ποσά από την επόμενη δήλωση δαπανών και αίτηση πληρωμής προς την Επιτροπή. Εφόσον αυτό δεν επαρκεί, πραγματοποιεί επιστροφή χρημάτων στην Κοινότητα. Η αρχή πληρωμών αποστέλλει μία φορά το χρόνο στην Επιτροπή, επισυνάπτοντάς την στην τελευταία τριμηνιαία έκθεση για τις ανακτήσεις που πραγματοποιούνται δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1681/94, δήλωση σχετικά με τα ποσά για τα οποία αναμένεται ανάκτηση κατά την εν λόγω ημερομηνία, ταξινομημένα κατά έτος εκκίνησης της σχετικής διαδικασίας ανάκτησης.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΙΙΙ
Πιστοποίηση των δαπανών
Άρθρο 9
1. Τα πιστοποιητικά των ενδιάμεσων και τελικών δηλώσεων δαπανών, που αναφέρονται στο άρθρο 32 παράγραφοι 3 και 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 συντάσσονται σύμφωνα με το υπόδειγμα του παραρτήματος ΙΙ, από πρόσωπο ή υπηρεσία της αρχής πληρωμής, που είναι λειτουργικά ανεξάρτητο από τις υπηρεσίες που εγκρίνουν πληρωμές.
2. Πριν από την πιστοποίηση μιας συγκεκριμένης δήλωσης δαπανών, η αρχή πληρωμής διασφαλίζει τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
α) ότι η αρχή διαχείρισης και οι ενδιάμεσοι φορείς έχουν τηρήσει τις απαιτήσεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, ιδίως δε αυτές του άρθρου 38 παράγραφος 1, στοιχεία γ) και ε) και του άρθρου 32 παράγραφοι 3 και 4, τους όρους της απόφασης της Επιτροπής βάσει του άρθρου 28 του ίδιου κανονισμού και
β) ότι η δήλωση δαπανών περιλαμβάνει μόνο δαπάνες:
i) που έχουν πράγματι λάβει χώρα εντός της επιλέξιμης περιόδου, όπως ορίζεται στην απόφαση, υπό μορφή δαπανών που έχουν καταβληθεί από τους τελικούς δικαιούχους, κατά την έννοια των παραγράφων 1.2, 1.3 και 2 του κανόνα 1 του παραρτήματος του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1685/2000 της Επιτροπής(9) και οι οποίες αποδεικνύονται από τιμολόγια ή λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας,
ii) που αφορούν πράξεις οι οποίες επιλέχθηκαν για συγχρηματοδότηση στα πλαίσια μιας συγκεκριμένης παρέμβασης σύμφωνα με τα κριτήρια επιλογής και τις διαδικασίες της και τηρώντας τους κοινοτικούς κανόνες καθ' όλη τη διάρκεια της περιόδου κατά την οποία πραγματοποιήθηκαν οι δαπάνες και
iii) οι οποίες απορρέουν από μέτρα για τα οποία κάθε κρατική ενίσχυση έχει επισήμως εγκριθεί από την Επιτροπή, εφόσον απαιτείται.
3. Προκειμένου να λαμβάνονται πάντοτε υπόψη η επάρκεια των συστημάτων ελέγχου και της διαδρομής ελέγχου πριν την υποβολή της δήλωσης δαπανών στην Επιτροπή, η αρχή διαχείρισης διασφαλίζει ότι η αρχή πληρωμής έχει ενημερωθεί σχετικά με τις διαδικασίες που εφαρμόζονται από αυτήν και από τους ενδιάμεσους φορείς για:
α) την επαλήθευση της παράδοσης των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών και το αληθές της δηλούμενης δαπάνης·
β) την εξασφάλιση συμμόρφωσης προς τους εφαρμοζόμενους κανόνες και
γ) τη διατήρηση της διαδρομής ελέγχου.
4. Στις περιπτώσεις στις οποίες η αρχή διαχείρισης και η αρχή πληρωμής υπάγονται ή αποτελούν τον ίδιο φορέα, ο εν λόγω φορέας διασφαλίζει, ότι εφαρμόζονται διαδικασίες που προσφέρουν ισοδύναμα επίπεδα ελέγχου με αυτά που προβλέπονται στις παραγράφους 2 και 3.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ IV
Δειγματοληπτικοί έλεγχοι πράξεων
Άρθρο 10
1. Τα κράτη μέλη διοργανώνουν, στη βάση κατάλληλου δείγματος, ελέγχους των πράξεων, οι οποίοι αποσκοπούν:
α) στην επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου·
β) στην επιλεκτική επαλήθευση, επί τη βάσει της ανάλυσης κινδύνων, των δηλώσεων δαπανών που πραγματοποιούνται στα αντίστοιχα επίπεδα.
2. Οι έλεγχοι που διενεργούνται πριν από την περάτωση της παρέμβασης καλύπτουν τουλάχιστον το 5 % της συνολικής επιλέξιμης δαπάνης και βασίζονται σε αντιπροσωπευτικό δείγμα εγκεκριμένων πράξεων, λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις της παραγράφου 3. Τα κράτη μέλη μεριμνούν για την ομαλή κατανομή των ελέγχων καθ 'όλη τη διάρκεια της σχετικής περιόδου. Εξασφαλίζουν σαφή διαχωρισμό λειτουργιών μεταξύ αυτών των ελέγχων και της υλοποίησης ή πληρωμής των πράξεων.
3. Η επιλογή του δείγματος των πράξεων που θα υποβληθεί σε ελέγχους πρέπει να λαμβάνει υπόψη:
α) την ανάγκη να ελεγχθεί προσήκων συνδυασμός ειδών και μεγεθών των πράξεων·
β) κάθε ενδεχόμενο παράγοντα κινδύνου που θα έχει επισημανθεί από εθνικούς ή κοινοτικούς ελέγχους·
γ) τη συγκέντρωση πράξεων στα πλαίσια ορισμένων ενδιάμεσων φορέων ή ορισμένων τελικών δικαιούχων, ούτως ώστε οι κυριότεροι ενδιάμεσοι φορείς και οι κυριότεροι τελικοί δικαιούχοι να υπόκεινται σε τουλάχιστον ένα έλεγχο πριν από την περάτωση κάθε παρέμβασης.
Άρθρο 11
Μέσω των ελέγχων, τα κράτη μέλη επιδιώκουν να επαληθεύσουν τα εξής:
α) την πρακτική εφαρμογή και την αποτελεσματικότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου·
β) για έναν ικανό αριθμό λογιστικών καταχωρήσεων, την αντιστοιχία των καταχωρήσεων με τα αποδεικτικά έγγραφα που τηρούν οι ενδιάμεσοι φορείς, τελικοί δικαιούχοι και οι δημόσιοι φορείς ή επιχειρήσεις που εκτελούν τις πράξεις·
γ) την ύπαρξη ικανοποιητικής διαδρομής ελέγχου·
δ) για έναν ικανό αριθμό θέσεων δαπανών, την συμμόρφωση της φύσης και του χρονοδιαγράμματος της δαπάνης, την συμμόρφωση προς τις κοινοτικές διατάξεις και την αντιστοιχία της με τα εγκεκριμένα φυσικά χαρακτηριστικά και με τις εργασίες οι οποίες όντως πραγματοποιούνται·
ε) ότι η χρήση ή η προτιθέμενη χρήση της πράξης ανταποκρίνεται στους στόχους που περιγράφονται στην αίτηση για κοινοτική συγχρηματοδότηση·
στ) ότι οι κοινοτικές συγχρηματοδοτήσεις δεν υπερβαίνουν τα όρια που προβλέπονται στο άρθρο 29 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/199 και σε κάθε άλλη σχετική κοινοτική διάταξη, και καταβάλλονται στους τελικούς δικαιούχους χωρίς μειώσεις ή αδικαιολόγητες καθυστερήσεις·
ζ) ότι η αναγκαία εθνική συγχρηματοδότηση έχει πράγματι καταβληθεί και
η) ότι οι συγχρηματοδοτούμενες πράξεις έχουν υλοποιηθεί σύμφωνα με τους κοινοτικούς κανόνες και πολιτικές όπως προβλέπεται από το άρθρο 12 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999.
Άρθρο 12
Οι έλεγχοι αποσκοπούν στη διαπίστωση του συστηματικού χαρακτήρα των προβλημάτων, του κινδύνου που ενέχουν για άλλες πράξεις που υλοποιούνται από τον ίδιο τελικό δικαιούχο ή τις οποίες διαχειρίζεται ο ίδιος ενδιάμεσος φορέας, εντοπίζουν τις αιτίες αυτών των καταστάσεων, οποιαδήποτε περαιτέρω εξέταση που ενδεχομένως απαιτείται, καθώς και τα αναγκαία διορθωτικά και προληπτικά μέτρα.
Άρθρο 13
Τα κράτη μέλη ενημερώνουν την Επιτροπή μέχρι τις 30 Ιουνίου εκάστου έτους και για πρώτη φορά μέχρι τις 30 Ιουνίου 2001, για την εφαρμογή των άρθρων 10 έως 12 κατά τη διάρκεια του προηγουμένου ημερολογιακού έτους, επιπλέον παρέχουν οποιοδήποτε αναγκαίο συμπλήρωμα ή ενημέρωση της περιγραφής των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου τους με γνωστοποίηση σύμφωνα με το άρθρο 5.
Άρθρο 14
Οι διατάξεις του παρόντος κεφαλαίου εφαρμόζονται, τηρουμένων των αναλογιών, στα ανακτήσιμα ποσά που αναφέρονται στο άρθρο 8.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ V
Δήλωση κατά την περάτωση της παρέμβασης
Άρθρο 15
Το πρόσωπο ή η υπηρεσία που ορίζεται για την έκδοση δηλώσεων κατά την περάτωση της παρέμβασης σύμφωνα με το άρθρο 38 παράγραφος 1, στοιχείο στ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, πρέπει να είναι διοικητικά ανεξάρτητο:
α) από την ορισθείσα αρχή διαχείρισης·
β) το πρόσωπο ή την υπηρεσία εντός της αρχής πληρωμής που έχει την αρμοδιότητα της σύνταξης των πιστοποιητικών τα οποία αναφέρονται στο άρθρο 9 παράγραφος 1 και
γ) τους ενδιάμεσους φορείς.
Διενεργεί την εξέτασή του σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά ελεγκτικά πρότυπα. Του παρέχεται εκ μέρους των αρχών διαχείρισης και πληρωμής καθώς και των ενδιάμεσων φορέων, κάθε απαιτούμενη πληροφορία και πρόσβαση στα μητρώα καταχωρήσεων και στα συνοδευτικά αποδεικτικά στοιχεία που είναι απαραίτητα για τη σύνταξη της δήλωσης.
Άρθρο 16
Οι δηλώσεις βασίζονται σε εξέταση των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, των πορισμάτων των πραγματοποιηθέντων ελέγχων και όταν χρειάζεται σε περαιτέρω δείγμα ενεργειών. Το αρμόδιο για την έκδοση πρόσωπο ή υπηρεσία, προβαίνει σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για να έχει σε ικανοποιητικό βαθμό την εγγύηση ότι η πιστοποιημένη δήλωση δαπάνης είναι ορθή και ότι οι συναφείς ενέργειες είναι νόμιμες και κανονικές.
Οι δηλώσεις καταρτίζονται βάσει του ενδεικτικού υποδείγματος του παραρτήματος ΙΙΙ και συνοδεύεται από έκθεση στην οποία περιλαμβάνονται όλες οι πληροφορίες που χρειάζονται για να αιτιολογήσουν τη δήλωση, συμπεριλαμβανομένης περίληψης των πορισμάτων όλων των ελέγχων που έχουν διενεργηθεί από εθνικούς και κοινοτικούς φορείς, και στις οποίες βασίστηκαν το πρόσωπο ή η υπηρεσία για την σύνταξη της δήλωσης.
Άρθρο 17
Σε περίπτωση που διαπιστωθούν σημαντικές διαχειριστικές ή ελεγκτικές αδυναμίες ή που η υψηλή συχνότητα διαπιστωμένων παρατυπιών καθιστά ανέφικτη την παροχή συνολικής θετικής διαβεβαίωσης της εγκυρότητας της αίτησης πληρωμής του τελικού υπολοίπου ισοζυγίου και του τελικού πιστοποιητικού δαπανών, η δήλωση πρέπει να αναφέρει αυτές τις περιστάσεις και να περιλαμβάνει εκτίμηση της έκτασης του προβλήματος και των δημοσιονομικών του επιπτώσεων.
Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή μπορεί να ζητήσει την διενέργεια περαιτέρω έλεγχου αποσκοπώντας στον εντοπισμό και την επανόρθωση παρατυπιών εντός προσδιορισμένης χρονικής περιόδου.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ VI
Μορφή και περιεχόμενο της λογιστικής πληροφόρησης που πρέπει να τηρείται και να διαβιβάζεται στην Επιτροπή μετά από αίτησή της
Άρθρο 18
1. Οι λογιστικές καταχωρήσεις των πράξεων που αναφέρονται στο παράρτημα Ι φυλάσσονται στο μέτρο του δυνατού υπό μορφή καταχωρήσεων σε ηλεκτρονικό υπολογιστή. Οι εν λόγω καταχωρήσεις τίθενται στην διάθεση της Επιτροπής μετά από ειδική αίτηση με σκοπό τη διενέργεια ελέγχων τεκμηρίωσης και επιτόπιων ελέγχων, με την επιφύλαξη των αιτήσεων διαβίβασης της ενημέρωσης των σχεδίων χρηματοδότησης, που αναφέρονται στο άρθρο 18 παράγραφος 3, στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, και της χρηματοδοτικής πληροφόρησης που προβλέπεται στο άρθρο 32 του ανωτέρω κανονισμού.
2. Η Επιτροπή συμφωνεί με κάθε κράτος μέλος το περιεχόμενο των ηλεκτρονικών καταχωρήσεων που αναφέρονται στην παράγραφο 1, τον τρόπο με τον οποίο διαβιβάζονται, καθώς επίσης και τη διάρκεια της απαιτούμενης περιόδου για την δημιουργία των αναγκαίων συστημάτων πληροφορικής, λαμβάνοντας υπόψη τη συμφωνία που αναφέρεται στο άρθρο 18 παράγραφος 3, στοιχείο ε) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999. Το περιεχόμενο των πληροφοριών που μπορούν να ζητηθούν και οι προτιμώμενες τεχνικές προδιαγραφές για τη μεταφορά των ηλεκτρονικών αρχείων στην Επιτροπή αναφέρονται ενδεικτικά στα παραρτήματα IV και V.
3. Μετά από γραπτή αίτηση, τα κράτη μέλη παραδίδουν στην Επιτροπή τις καταχωρήσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 1 εντός δέκα εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της σχετικής αίτησης. Η Επιτροπή και το κράτος μέλος δύναται να συμφωνήσουν σε μια διαφορετική χρονική περίοδο παράδοσης, ιδίως όταν οι καταχωρήσεις δεν διατίθενται σε ηλεκτρονική μορφή.
4. Η Επιτροπή εξασφαλίζει ότι οι πληροφορίες που αποστέλλονται από τα κράτη μέλη ή συλλέγονται από αυτήν κατά τη διάρκεια επιτόπιων επιθεωρήσεων, διατηρούνται υπό καθεστώς απορρήτου και ασφάλειας σύμφωνα με το άρθρο 287 της συνθήκης και τους κανόνες της Επιτροπής όσον αφορά τη χρήση και την πρόσβαση στις πληροφορίες.
5. Με την επιφύλαξη της ισχύουσας σχετικής εθνικής νομοθεσίας, οι υπάλληλοι της Επιτροπής έχουν πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που έχουν συνταχθεί με σκοπό τη διενέργεια ελέγχων ή κατόπιν ελέγχων που διεξάγονται δυνάμει του παρόντος κανονισμού, καθώς επίσης και στα στοιχεία που φυλάσσονται, συμπεριλαμβανομένων αυτών που αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά συστήματα.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ VII
Γενικές και τελικές διατάξεις
Άρθρο 19
Σε περίπτωση μορφών παρέμβασης για τις οποίες υφίστανται δικαιούχοι σε περισσότερα κράτη μέλη, τα ενδιαφερόμενα κράτη, λαμβάνοντας υπόψη την εθνική νομοθεσία, καθορίζουν από κοινού τις απαραίτητες ρυθμίσεις προκειμένου να εξασφαλιστεί η χρηστή δημοσιονομική διαχείριση και ενημερώνουν σχετικά την Επιτροπή. Η Επιτροπή και τα οικεία κράτη μέλη θα παρέχουν οποιαδήποτε απαραίτητη διοικητική αρωγή.
Άρθρο 20
Οι διατάξεις του παρόντος κανονισμού ισχύουν με την επιφύλαξη της υποχρέωσης του κράτους μέλους, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, να κοινοποιήσει στην Επιτροπή τις απαραίτητες πληροφορίες για την αξιολόγηση των σχεδίων συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών για τα μέτρα που λαμβάνονται για την εφαρμογή του άρθρου 34 παράγραφος 1 του κανονισμού, και του δικαιώματος της Επιτροπής να ζητήσει συμπληρωματικές πληροφορίες πριν την έκδοση των αποφάσεών της σύμφωνα με το άρθρο 28 του κανονισμού.
Άρθρο 21
Οι διατάξεις του παρόντος κανονισμού δεν εμποδίζουν τα κράτη μέλη να εφαρμόζουν αυστηρότερους εθνικούς κανόνες από εκείνους που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό.
Άρθρο 22
Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2064/97 καταργείται.
Οι διατάξεις του εξακολουθούν να εφαρμόζονται στην παρέμβαση που χορηγείται για την περίοδο 1994-99 δυνάμει του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2052/88.
Άρθρο 23
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την έβδομη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 2 Μαρτίου 2001.

Labels: 2
4
19
10
18
15