Document ID: 32008D0458

32008D0458
L 167/135
SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE
05.03.2008.
ODLUKA KOMISIJE
od 5. ožujka 2008.
o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za povratak za razdoblje 2007. - 2013. u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima” u pogledu upravljačkih i kontrolnih sustava država članica, pravila za upravno i financijsko upravljanje te prihvatljivosti izdataka za projekte koje sufinancira Fond
(priopćena pod brojem dokumenta C(2008)796)
(Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, engleskom, estonskom, finskom, francuskom, grčkom, latvijskom, litavskom, mađarskom, malteškom, nizozemskom, njemačkom, poljskom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom, švedskom i talijanskom jeziku)
(2008/458/EZ)
KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,
uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice,
uzimajući u obzir Odluku br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 23. svibnja 2007. o osnivanju Europskog fonda za povratak za razdoblje 2008. - 2013. u okviru općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima” (1), a posebno njezin članak 23., članak 31. stavak 5., članak 33. stavak 6. i članak 35. stavak 4.,
budući da:
(1)
Potrebno je utvrditi uvjete u skladu s kojima bi države članice trebale provoditi mjere u okviru Fonda, u prvom redu radi utvrđivanja okolnosti na temelju kojih odgovorno tijelo može izravno provoditi projekte. Trebalo bi odrediti i daljnje odredbe za delegirana tijela.
(2)
Potrebno je utvrditi popis postupaka i/ili praktičnih mehanizama koje bi imenovana tijela trebala odrediti i primjenjivati pri provedbi Fonda.
(3)
Potrebno je utvrditi obveze koje bi trebala imati odgovorna tijela u vezi krajnjih korisnika u fazi odabira i odobravanja projekata koji se financiraju te u vezi aspekata koji bi trebali biti obuhvaćeni provjerom izdataka koje prijavi krajnji korisnik/ili partneri u projektu, uključujući upravne provjere zahtjeva za povrat (sredstava) i provjere pojedinih projekata na licu mjesta.
(4)
Radi osiguranja ispravne revizije izdataka u okviru godišnjih programa potrebno je utvrditi kriterije koji bi se u postupcima pri reviziji trebali uzeti u obzir da se mogu smatrati adekvatnima.
(5)
Za revizije projekata i sustava odgovorno je revizorsko tijelo. Za osiguranje odgovarajućeg područja primjene i učinkovitosti revizija te za provođenje revizija u skladu s istim standardima u svim država članicama, potrebno je utvrditi uvjete koje bi revizije trebale ispunjavati, uključujući osnovu za uzorkovanje.
(6)
Države članice moraju Komisiji, zajedno s njihovim višegodišnjim programom, podnijeti opis svojih upravljačkih i kontrolnih sustava. Budući da je taj dokument jedan od bitnih za Komisiju da u okviru podijeljenog upravljanja proračunom Zajednice utvrdi upotrebljavaju li države članice predmetnu financijsku pomoć u skladu s mjerodavnim pravilima i načelima za zaštitu financijskih interesa Zajednice, potrebno je podrobno navesti informacije koje bi taj dokument trebao sadržavati.
(7)
Za usklađivanje standarda za programiranje, praćenja provedbe Fonda, revizije i potvrđivanja izdataka, potrebno je jasno definirati sadržaj višegodišnjeg programa, godišnjeg programa, izvješća o napretku, završnog izvješća, zahtjeva za plaćanje kao i strategije revizije, godišnjeg revizorskog izvješća, izjave o valjanosti i potvrde o izdacima.
(8)
Kako države članice moraju izvješćivati o nepravilnostima i pratiti ih te utjerati neispravno plaćene iznose vezane uz financiranje iz Fonda, potrebno je definirati zahtjeve za podatke koji se šalju Komisiji.
(9)
Iskustvo pokazuje da građani Europske unije nisu dovoljno svjesni uloge koju ima Zajednica u programima financiranja. Stoga je uputno podrobno definirati mjere u pogledu informacija i obavješćivanja javnosti potrebnih da se premosti taj komunikacijski i informacijski jaz.
(10)
Za osiguranje da se informacije o mogućim mogućnostima financiranja što više prošire među svim zainteresiranim stranama, zbog transparentnosti bi trebalo odrediti minimalne mjere potrebne za obavješćivanje potencijalnih krajnjih korisnika o mogućnostima financiranja koje zajedno nude Zajednica i države članice putem Fonda. Zbog jačanja transparentnosti o korištenju Fonda trebalo bi objaviti popis krajnjih korisnika, nazive projekata i iznos javnih sredstava dodijeljenih projektima.
(11)
U smislu Direktive 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom protoku takvih podataka (2) i Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom protoku takvih podataka (3), potrebno je u vezi s mjerama u pogledu informacija i obavješćivanja javnosti te revizijskog rada na temelju ove Odluke osigurati obvezu u skladu s kojom bi Komisija i države članice trebale spriječiti svako nedopušteno otkrivanje osobnih podataka ili pristup osobnim podacima i navesti svrhu zbog koje Komisija i države članice mogu obrađivati takve podatke.
(12)
Uporaba elektroničkih sredstava pri razmjeni informacija i financijskih podataka između država članica i Komisije dovodi do pojednostavnjenja, veće učinkovitosti, transparentnosti i uštede na vremenu. Kako bi se te prednosti u cijelosti iskoristile i pritom očuvala sigurnost razmjene, Komisija može uspostaviti zajednički računalni sustav.
(13)
Za osiguranje učinkovite provedbe Fonda u državama članicama, u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja, trebalo bi donijeti niz općih pravila o prihvatljivosti izdataka iz Fonda. Radi smanjenja upravnog opterećenja krajnjih korisnika i imenovanih tijela paušalne stope za neizravne troškove pod određenim uvjetima trebale bi biti prihvatljive.
(14)
U skladu s člankom 3. Protokola o stajalištu Ujedinjene Kraljevine i Irske, koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o osnivanju Europske zajednice, Ujedinjenu Kraljevinu obvezuje temeljni akt i u skladu s tim ova Odluka
(15)
U skladu s člankom 3. Protokola o stajalištu Ujedinjene Kraljevine i Irske, koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o osnivanju Europske zajednice, Irsku obvezuje temeljni akt i u skladu s tim ova Odluka.
(16)
U skladu s člankom 2. Protokola o stajalištu Danske, koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o osnivanju Europske zajednice, Dansku ne obvezuje ova Odluka i ne mora je primjenjivati.
(17)
Mjere predviđene ovom Odlukom u skladu su s mišljenjem Odbora za upravljanje Fondom,
DONIJELA JE OVU ODLUKU:
SADRŽAJ
Dio I.
Uvod
Poglavlje I.
Predmet i definicije
Članak 1.
Predmet
Članak 2.
Definicije
Dio II.
Zajedničke odredbe za četiri fonda
Poglavlje 1.
Imenovana tijela
Članak 3.
Zajednička tijela
Članak 4.
Delegirano tijelo
Članak 5.
Povjeravanje poslova vanjskim izvršiteljima
Poglavlje 2.
Upravljački i kontrolni sustavi
Članak 6.
Priručnik postupaka
Članak 7.
Provedba Fonda od strane odgovornog tijela
Članak 8.
Uvjeti u skladu s kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo
Članak 9.
Selekcija i postupak dodjele kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu
Članak 10.
Sporazumi o potporama s krajnjim korisnicima kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu
Članak 11.
Ugovori o provedbi
Članak 12.
Određivanje konačnog doprinosa Zajednice
Članak 13.
Tehnička pomoć
Članak 14.
Izdaci za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela
Članak 15.
Provjera od strane odgovornog tijela
Članak 16.
Postupak pri reviziji
Članak 17.
Revizije sustava i revizije projekata
Članak 18.
Provjere od strane tijela za potvrđivanje
Poglavlje 3.
Informacije koje treba priopćiti u vezi uporabe Fonda
Članak 19.
Načelo proporcionalnosti
Članak 20.
Opis upravljačkih i kontrolnih sustava
Članak 21.
Revizija opisa upravljačkih i kontrolnih sustava
Članak 22.
Programski dokumenti
Članak 23.
Revizija financijske raščlambe u godišnjim programima
Članak 24.
Napredak i završna izvješća o provedbi godišnjih programa
Članak 25.
Dokumenti koje izdaje revizorsko tijelo
Članak 26.
Dokumenti koje izdaje tijelo za potvrđivanje
Poglavlje 4.
Izvješćivanje o nepravilnostima
Članak 27.
Prvo izvješćivanje - odstupanja
Članak 28.
Izvješćivanje o praćenju - neizvršen povrat
Članak 29.
Kontakti s državama članicama
Članak 30.
Uporaba informacija
Poglavlje 5.
Informacije i obavješćivanje javnosti
Članak 31.
Informacije za potencijalne krajnje korisnike
Članak 32.
Informacije za krajnje korisnike
Članak 33.
Odgovornost odgovornog tijela u vezi informacija i obavješćivanja šire javnosti
Članak 34.
Odgovornost krajnjih korisnika u vezi informacija i obavješćivanja šire javnosti
Članak 35.
Tehnička svojstva informacija i obavješćivanje javnosti o operaciji
Poglavlje 6.
Osobni podaci
Članak 36.
Zaštita osobnih podataka
Poglavlje 7.
Elektronička razmjena dokumenata
Članak 37.
Elektronička razmjena dokumenata
Članak 38.
Računalni sustav za razmjenu dokumenata
Dio III.
Posebne odredbe Fonda za povratak
Poglavlje 1.
Pravila o prihvatljivosti
Članak 39.
Pravila o prihvatljivosti
Dio IV.
Završne odredbe
Članak 40.
Adresati
PRILOZI
DIO I.
UVOD
POGLAVLJE I.
Predmet i definicije
Članak 1.
Predmet
1. Ovom se Odlukom utvrđuju pravila za provedbu Fonda s obzirom na:
(a)
imenovana tijela;
(b)
upravljačke i kontrolne sustave;
(c)
informacije koje države članice moraju priopćiti Komisiji u vezi uporabe Fonda;
(d)
izvješćivanje o nepravilnostima;
(e)
informacije i obavješćivanje javnosti;
(f)
osobne podatke;
(g)
elektroničku razmjenu dokumenata.
2. Odredbe navedene dalje u tekstu primjenjuju se ne dovodeći u pitanje Uredbu Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 od 11. studenoga 1996. o provjerama i inspekcijama na terenu koje provodi Komisija s ciljem zaštite financijskih interesa Europskih zajednica od prijevara i ostalih nepravilnosti (4).
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:
-
„temeljni akt” znači Odluka br. 575/2007/EZ,
-
„Fond” znači Europski fond za povratak kako je uspostavljen temeljnim aktom,
-
„četiri fonda” znači Europski fond za izbjeglice, Fond za vanjske granice, Europski fond za povratak i Europski fond za integraciju državljana trećih zemalja kako su uspostavljeni Odlukom br. 573/2007/EZ (5), Odlukom br. 574/2007/EZ i Odlukom br. 575/2007/EZ (6) Europskog parlamenta i Vijeća i Odlukom Vijeća 2007/435/EZ (7) kao dio Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”,
-
„odgovorno tijelo” znači tijelo koje je imenovala država članica u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (a) temeljnog akta,
-
„tijelo za potvrđivanje” znači tijelo koje je imenovala država članica u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (b) temeljnog akta,
-
„revizorsko tijelo” znači tijelo koje je imenovala država članica u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (c) temeljnog akta,
-
„delegirano tijelo” znači tijelo koje je imenovala država članica u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkom (d) temeljnog akta,
-
„imenovana tijela” znači sva tijela koja je imenovala država članica u skladu s člankom 25. temeljnog akta,
-
„akcija” znači akcija u okviru Fonda kako je definirana u članku 4. temeljnog akta,
-
„projekt” znači posebna praktična sredstva koja krajnji korisnici potpora upotrebljavaju za provedbu cjelokupne akcije ili njezina dijela,
-
„krajnji korisnik” znači pravni subjekt odgovoran za provedbu projekata, kao što su npr. nevladine udruge, savezna, nacionalna, regionalna ili lokalna tijela, druge neprofitne organizacije, privatna ili javno pravna društva ili međunarodne organizacije,
-
„partner u projektu” znači svaki pravni subjekt koji provodi projekt u suradnji s krajnjim korisnikom tako da osigurava sredstva za projekt i primi dio doprinosa Zajednice preko krajnjeg korisnika,
-
„strateške smjernice” znači okvir za intervenciju Fonda kako je donesen Odlukom Komisije 2007/837/EZ (8),
-
„prioritet” znači skup mjera koje su u strateškim smjernicama definirane kao prioritetne,
-
„poseban prioritet” znači skup mjera koje su u strateškim smjernicama definirane kao prioritetne i koje omogućuju sufinanciranje po višoj stopi u skladu s člankom 15. stavkom 4. temeljnog akta,
-
„primarna upravna ili sudska odluka” znači prva pisana ocjena nadležnog upravnog ili sudskog tijela, kojom se na temelju utvrđenih činjenica zaključuje da postoji nepravilnost, ne dovodeći pritom u pitanje mogućnost da se ta odluka kasnije preispita ili povuče kao rezultat tijeka upravnog ili sudskog postupka,
-
„nepravilnost” znači svako kršenje odredbe prava Zajednice kao rezultat činjenja ili nečinjenja gospodarskog subjekta koje zbog neopravdane stavke izdataka šteti ili bi moglo štetiti općem proračunu Europske unije,
-
„sumnja na prijevaru” znači nepravilnost zbog koje započinje upravni ili sudski postupak na nacionalnoj razini kako bi se utvrdilo postupanje s predumišljajem, u prvom redu prijevara, kako je navedeno u članku 1. stavku 1 točki (a) Konvencije sastavljene na temelju članka K.3. Ugovora o Europskoj uniji o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica (9),
-
„stečaj” znači stečajni postupak kako je definiran člankom 2. točkom (a) Uredbe Vijeća (EZ) br. 1346/2000 (10),
-
„sporazum o potporama” znači sporazum ili jednakovrijedan pravni instrument na temelju kojeg države članice osiguravaju potpore krajnjim korisnicima u svrhu provedbe projekta u okviru Fonda.
DIO II.
ZAJEDNIČKE ODREDBE ZA ČETIRI FONDA
POGLAVLJE 1.
Imenovana tijela
Članak 3.
Zajednička tijela
Države članice mogu imenovati isto odgovorno tijelo, revizorsko tijelo ili tijelo za potvrđivanje za dva ili više od četiri fonda.
Članak 4.
Delegirano tijelo
1. Svako je delegiranje zadaća u skladu s načelom zdravog financijskog upravljanja koje zahtijeva uspješnu i učinkovitu internu kontrolu te osigurava usklađenost s načelom nediskriminacije i preglednost financiranja Zajednice. Nijedna delegirana provedbena zadaća ne smije prouzročiti sukob interesa.
2. Područje primjene zadaća delegiranih od strane odgovornog tijela delegiranom tijelu i podrobni postupci za provedbu delegiranih zadaća evidentiraju se u pisanom obliku.
Akt o delegiranju sadržava najmanje:
(a)
pozivanje na odgovarajuće zakonodavstvo Zajednice;
(b)
zadaću povjerenu delegiranom tijelu;
(c)
prava i dužnosti delegiranog tijela i odgovornosti koje preuzima;
(d)
obvezu delegiranog tijela da uspostavi i održava organizacijski ustroj i upravljački i kontrolni sustav prilagođen njegovu obavljanju dužnosti;
(e)
osiguranje u vezi zdravog financijskog upravljanja te zakonitosti i pravilnosti delegiranih zadaća.
3. Ne delegira se vođenje komunikacije s Komisijom iz članka 27. stavka 1. točke (a) temeljnog akta. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom preko odgovornog tijela.
4. Ako delegirano tijelo nije javno upravno tijelo ili tijelo regulirano privatnim pravom države članice koje obavlja javne usluge, odgovorno tijelo ne smije tom tijelu delegirati delegate bilo kakve izvršne ovlasti koje uključuju prilično velika diskrecijska prava u vezi političkih odluka.
5. Delegiranje zadaća delegiranim tijelima ne utječe na odgovornost odgovornog tijela koje ostaje odgovorno za zadaće koje je delegiralo.
6. Kad odgovorno tijelo delegira zadaće delegiranom tijelu, sve odredbe iz ove Odluke koje se odnose na odgovorno tijelo prenose se mutatis mutandis na delegirano tijelo.
Članak 5.
Povjeravanje zadaća vanjskim izvršiteljima
Imenovana tijela mogu svoje pojedine poslove povjeriti vanjskim izvršiteljima, ali ona ostaju odgovorna za dodijeljene poslove vanjskim izvršiteljima u skladu s odgovornostima iz članaka 27., 29. i 30. temeljnog akta.
POGLAVLJE 2.
Upravljački i kontrolni sustavi
Članak 6.
Priručnik postupaka
U skladu s člankom 31. stavkom 2. temeljnog akta i uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti, države članice izrađuju priručnik u kojem se navode postupci i praktični mehanizmi u vezi:
(a)
djelovanja imenovanih tijela;
(b)
mehanizama kojima se osigurava odgovarajuća podjela funkcija;
(c)
praćenja, kad je to potrebno, delegiranih tijela i drugih poslova povjerenim vanjskim izvršiteljima;
(d)
pripreme višegodišnjih i godišnjih programa;
(e)
utvrđivanja revizijske strategije i godišnjih revizorskih planova;
(f)
odabira projekata, dodjele potpora i praćenja financijskog upravljanja projekata;
(g)
upravljanja nepravilnostima, financijskim ispravcima i povratom;
(h)
pripreme i provedbe revizija;
(i)
pripreme revizorskih izvješća i izjava;
(j)
potvrđivanja izdataka;
(k)
ocjenjivanja programa;
(l)
izvješćivanja Komisije;
(m)
postupka pri reviziji.
Članak 7.
Provedba Fonda od strane odgovornog tijela
1. Za provedbu Fonda, odgovorno tijelo može djelovati kao tijelo za dodjelu i/ili kao izvršno tijelo.
2. Odgovorno tijelo u načelu djeluje kao tijelo za dodjelu u slučajevima kad provodi projekte, na temelju godišnjih otvorenih poziva za dostavu prijedloga.
Ni odgovorno tijelo ni delegirano tijelo ne može se javiti na poziv za dostavu prijedloga.
U propisno utemeljenim slučajevima, uključujući nastavak višegodišnjih projekata u skladu s člankom 15. stavkom 6. temeljnog akta koji su odabrani nakon prethodnog poziva za dostavu prijedloga ili u izvanrednim situacijama, potpore se mogu dodijeliti bez natječaja za prikupljanje prijedloga.
3. Odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo u slučajevima kad odluči neposredno provoditi projekte jer zbog prirode projekata nema druge mogućnosti za provedbu, npr. u slučajevima monopola de jure ili sigurnosnih razloga. U tim slučajevima, pravila o krajnjem korisniku primjenjuju se mutatis mutandis na odgovorno tijelo.
Članak 8.
Uvjeti pod kojima odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo
1. Razlozi zbog kojih odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo za provedbu projekata utvrđuju se i priopćuju Komisiji u okviru predmetnog godišnjeg programa.
2. Pri provedbi projekata, odgovorno tijelo osigurava načelo isplativosti i sprečava sukob interesa.
3. Odgovorno tijelo može provoditi projekte utvrđene u skladu s člankom 7. stavkom 3. neposredno i/ili u suradnji s nacionalnim tijelom nadležnim na temelju njegova tehničkog stručnog znanja, visokog stupnja specijalizacije ili njegovih upravnih ovlasti. Glavna nacionalna tijela uključena u provedbu također se navode u predmetnom godišnjem programu.
4. Upravna odluka o sufinanciranju projekta u okviru Fonda sadržava informacije potrebne za praćenje sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru nastalih izdataka. Sve relevantne odredbe utvrđene za sporazum o potpori iz članka 10. stavka 2. navedene su u jednakovrijednom pravnom instrumentu.
5. Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa obuhvaća informacije o postupcima i praksama koje se upotrebljavaju da se osigura odgovarajuća podjela funkcija, učinkovita kontrola i zadovoljavajuća zaštita financijskih interesa Europskih zajednica te obrazloženje na koji se način sprečava sukob interesa.
6. Kad se očekuje da odgovorno tijelo redovito obavlja zadaće izvršnog tijela za projekte sufinancirane u okviru Fonda:
(a)
revizorsko tijelo nije dio istog tijela kao odgovorno tijelo, osim kad je njegova revizorska neovisnost zajamčena i kad je odgovorno drugom tijelu izvan tijela, čijim je samo dijelom, kao i odgovorno tijelo;
(b)
u slučajevima kad odgovorno tijelo i neposredno provodi projekte to ne utječe na zadaće odgovornog tijela kako su definirane člankom 27. temeljnog akta.
7. Kad se očekuje da delegirano tijelo obavlja zadaće izvršnog tijela za projekte koji se sufinanciraju u okviru Fonda, to delegirano tijelo ne smije biti isključivi krajnji korisnik sredstava za upravljanje kojih je delegiran.
Članak 9.
Postupak odabira i dodjele kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu
1. Poziv za dostavu prijedloga definiran u članku 7. stavku 2. objavljuje se tako da osigura najveće moguće obavješćivanje među potencijalnim korisnicima. Svaka izmjena poziva za dostavu prijedloga također se objavljuje pod istim uvjetima.
U pozivu za dostavu prijedloga navode se:
(a)
ciljevi;
(b)
kriteriji odabira koji su u skladu s člankom 15. stavkom 5. temeljnog akta i odgovarajući popratni dokumenti;
(c)
mehanizmi za financiranje Zajednice i, ako je primjenljivo, za nacionalno financiranje;
(d)
aktivnosti i konačni datum za podnošenje prijedloga.
2. Za potrebe odabira projekata i dodjelu potpora odgovorno tijelo osigurava da potencijalni korisnici budu obaviješteni o sljedećim posebnim uvjetima koji se odnose na projekte koji se trebaju provesti:
(a)
pravilima prihvatljivosti za izdatke;
(b)
roku za provedbu; i
(c)
financijskim i drugim informacijama koje treba pohraniti i priopćiti.
Prije donošenja odluke o dodjeli odgovorno se tijelo uvjerava da su krajnji korisnik i/ili partneri u projektu sposobni ispuniti te uvjete.
3. Odgovorno tijelo osigurava da su projekti kojima su dodijeljene potpore bili predmet formalne, tehničke i proračunske analize te kvalitativne ocjene, primjenom kriterija utvrđenih u natječaju za prikupljanje prijedloga. Razlozi za odbijanje drugih projekata se evidentiraju.
4. Države članice određuju tko je nadležan za dodjelu sredstava projektima i osigurava da ni u kojem slučaju ne dođe do sukoba interesa, a osobito kad su podnositelji zahtjeva nacionalna tijela.
5. U odluci o dodjeli mora biti navedeno barem ime krajnjeg korisnika i/ili partnera u projektu, bitne pojedinosti o projektu i njegovi operativni ciljevi, najviši iznos sufinanciranja iz Fonda i najviša stopa sufinanciranja ukupnih prihvatljivih troškova.
6. Svakom podnositelju zahtjeva šalju se informacije o rezultatima postupka odabira koje sadržavaju obrazloženje za odluke o odabiru. Ako je to predviđeno nacionalnim zakonodavstvom, navodi se i odgovarajući postupak preispitivanja (žalbeni postupak).
Članak 10.
Sporazumi o potporama s krajnjim korisnicima kad odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjelu
1. Odgovorno tijelo utvrđuje detaljne postupke upravljanja projektima koji, između ostalog, obuhvaćaju:
(a)
potpis sporazuma o potporama s odabranim krajnjim korisnicima;
(b)
praćenje sporazuma i svih njihovih izmjena uspostavom sustava za upravno praćenje projekata (razmjena korespondencije, izdavanje i praćenje izmjena i opomena, prijam i obradu izvješća itd.).
2. Sporazumi o potporama, između ostalog, utvrđuju:
(a)
najviši iznos potpore;
(b)
najviši postotak doprinosa Zajednice u skladu s člankom 15. stavkom 4. temeljnog akta;
(c)
podroban opis i vremenski raspored projekta s potporom;
(d)
dio zadaća i s tim povezanih troškova koje krajnji korisnik namjerava dati podugovorom trećim stranama, ako je primjenjivo;
(e)
dogovoreni planirani proračun i financijski plan za projekt, uključujući fiksni postotak neizravnih troškova kako je definiran u Prilogu XI. o pravilima prihvatljivosti izdataka;
(f)
rok i odredbe za provedbu sporazuma (obveze izvješćivanja, izmjene i raskid ugovora);
(g)
operativne ciljeve projekta i pokazatelje koji se primjenjuju;
(h)
definiciju prihvatljivosti troškova;
(i)
uvjete u vezi plaćanja potpore i knjigovodstvene zahtjeve;
(j)
uvjete u vezi postupka pri reviziji;
(k)
odgovarajuće odredbe u vezi zaštite podataka;
(l)
odgovarajuće odredbe u vezi obavješćivanja javnosti.
3. Krajnji korisnici osiguravaju da svi partneri u projektu imaju iste obveze kao i oni, ako je to potrebno. Partneri svoju odgovornost ostvaruju preko krajnjeg korisnika koji u konačnici snosi odgovornost za poštovanje ugovornih uvjeta od strane svih partnera u projektu.
Krajnji korisnici pohranjuju potvrđene primjerke računovodstvenih dokumenata koji potvrđuju prihode i izdatke koje imaju partneri u vezi predmetnog projekta.
4. Sporazumi o potpori izričito određuju da Komisija i Revizorski sud ostvaruju svoje ovlasti nadzora nad svim krajnjim korisnicima, partnerima u projektu i podugovarateljima na temelju dokumenata i na licu mjesta.
Članak 11.
Ugovori o provedbi
Ne dovodeći u pitanje važeća pravila Zajednice i nacionalna pravila o javnim nabavama, sporazumima o potporama utvrđuje se da, pri provedbi projekata, krajnji korisnici i/ili partneri u projektu, nakon postupka javnog natječaja, ugovor o javnoj nabavi dodjeljuju najpovoljnijem ponuditelju i pritom sprečavaju bilo kakav sukob interesa. Međutim, ne dovodeći u pitanje važeća pravila Zajednice i nacionalna pravila o javnim nabavama, moguće je dodijeliti ugovore u vrijednosti manjoj od 5 000 eura na temelju samo jedne ponude i bez javnog natječaja.
Članak 12.
Određivanje konačnog doprinosa Zajednice
Za izračun konačnog plaćanja krajnjem korisniku, ukupan doprinos Zajednice za pojedini projekt najniži je od sljedećih triju iznosa:
(a)
najvišeg iznosa navedenog u sporazumu o potporama;
(b)
najvišeg iznosa sufinanciranja koji je rezultat množenja ukupnih prihvatljivih troškova predmetnog projekta postotkom iz članka 15. stavka 4. temeljnog akta (tj. 50 % ili 75 %); i
(c)
iznosa koji proizlazi iz primjene načela neprofitabilnosti, kako je definirano u točki I.3.3. Priloga XI.
Članak 13.
Tehnička pomoć
1. Tehnička pomoć na inicijativu Komisije, kako je definirano člankom 16., temeljnog akta, može se financirati iz Fonda do 100 %.
2. Tehnička pomoć na inicijativu država članica, kako je definirano člankom 17. temeljnog akta, može se financirati iz Fonda do 100 %.
3. Tehnička pomoć na inicijativu Komisije ili država članica može biti u obliku ugovora o javnoj nabavi, honorara stručnjaka i/ili bilo kakvih upravnih izdataka u skladu s pravilima o prihvatljivosti kako su definirana u dijelu III. poglavlja 1.
Članak 14.
Izdaci za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela
1. Kad je jedno ili više imenovanih tijela zajedničko za dva ili više od četiri fonda, sredstva za izdatke za tehničku pomoć mogu se za svaki godišnji program djelomično ili u cijelosti objediniti.
2. Izdaci za tehničku pomoć raspodjeljuju se među predmetnim fondovima, po mogućnosti na temelju jednostavne i reprezentativne formule za raspodjelu. Primjena te formule ne dovodi do povećanja najvišeg iznosa izdataka za tehničku pomoć za svaki predmetni godišnji program.
Članak 15.
Provjera od strane odgovornog tijela
1. Provjere obavljene od strane odgovornog tijela ili u njegovoj nadležnosti, u skladu s člankom 27. stavkom 1. točkom (g) temeljnog akta obuhvaćaju administrativne, financijske, tehničke i fizičke aspekte projekata, kako je primjereno.
Provjerama se osigurava da su prijavljeni izdaci stvarni i da opravdavaju svrhu projekta, da su odobreni projekti izvršeni u skladu sa sporazumima o potporama, da je doprinos Zajednice u skladu s pravilima, ponajprije kad je riječ o financijskom ustroju definiranom člankom 15. temeljnog akta, da su zahtjevi krajnjih korisnika za povrat točni te da su projekti i izdaci u skladu s pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima te da sprečavaju dvostruko financiranje izdataka s drugim shemama Zajednice ili nacionalnim shemama te s drugim programskim razdobljima.
Osim toga provjere obuhvaćaju:
(a)
administrativne i financijske provjere svakog zahtjeva za povrat koji pošalju krajnji korisnici;
(b)
provjere važnosti, pravilnosti i prihvatljivosti izdataka, prihoda i troškova obuhvaćenih dodijeljenim prihodom koji su prijavili krajnji korisnici, barem na reprezentativnom uzorku popratnih dokumenata koji obuhvaćaju sve stavke proračuna priloženog sporazumu o potporama;
(c)
provjere na licu mjesta pojedinih projekata, barem na uzorku koji predstavlja približno odgovarajući omjer vrste i veličine projekata i koje uzimaju u obzir svaki već utvrđeni faktor rizika, kako bi se postiglo dovoljno osiguranje zakonitosti i pravilnosti glavnih transakcija povezanih s projektom, uzimajući u obzir stupanj rizika koji je utvrdilo odgovorno tijelo.
Provjere navedene u točkama (a) i (b) ne treba provoditi ako krajnji korisnik ima obvezu od nezavisnog revizora pribaviti potvrdu o reviziji koja obuhvaća sve aspekte navedene u točkama (a) i (b).
2. O svakoj provjeri vodi se evidencija u kojoj je navedeno koji je posao obavljen, datum, rezultati i mjere koje su poduzete kao odgovor na otkrivene pogreške. Odgovorno tijelo osigurava da svi popratni dokumenti koji se odnose na obavljene provjere budu na raspolaganju Komisiji i Revizorskom sudu tijekom razdoblja od pet godina nakon završetka projekta. To se razdoblje prekida u slučaju sudskog postupka ili propisno utemeljenog zahtjeva Komisije.
3. Kad odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo u okviru godišnjeg programa, kako je definirano u članku 7. stavku 3., provjere iz stavka 1. provode se u skladu s načelom odgovarajuće podjele funkcija.
Članak 16.
Postupak pri reviziji
1. Za potrebe članka 27. stavka 1. točke (k) temeljnog akta, postupak pri reviziji smatra se odgovarajućim, ako ispunjava sljedeće kriterije:
(a)
omogućuje usklađivanje iznosa priopćenih Komisiji s podrobnom računovodstvenom dokumentacijom i popratnim dokumentima koje u vezi s projektima sufinanciranim u okviru Fonda čuvaju odgovorno tijelo, delegirana tijela i krajnji korisnici;
(b)
omogućuje provjeru plaćanja javnog doprinosa krajnjem korisniku dodjele i prijenosa sredstava Zajednice odobrenih u okviru Fonda te izvora sufinanciranja projekta;
(c)
omogućuje provjeru primjene kriterija za odabir utvrđenih za godišnji program;
(d)
za svaki projekt, ako je to primjereno, sadržava tehničke specifikacije i financijski plan, dokumente o odobrenju potpore, dokumente koji se odnose na postupak javne nabave i izvješća o provedenim provjerama i revizijama.
2. Odgovorno tijelo osigurava da se vodi evidencija o lokaciji svih dokumenata koji se odnose na pojedina plaćanja izvršena u okviru Fonda.
Članak 17.
Revizija sustava i revizija projekata
1. Revizije iz članka 30. stavka 1. točke (a) i točke (b) temeljnog akta provode se na upravljačkim i kontrolnim sustavima koje su uspostavile države članice i na uzorku projekata odabranih metodom koju je odobrilo revizorsko tijelo.
Metoda uzorkovanja:
(a)
uključuje odgovarajući omjer vrste i veličine projekata;
(b)
uzima u obzir sve faktore rizika koji su utvrđeni pri nacionalnim kontrolama ili kontrolama Zajednice te aspekte troškova i koristi provjera.
Uzorak uključuje, barem razmjerno, i projekte koje provodi odgovorno tijelo koje djeluje kao izvršno tijelo.
Metoda koja se upotrebljava za odabir uzorka se dokumentira.
2. Revizija upravljačkih i kontrolnih sustava obuhvaća svaki od sljedećih postupaka najmanje jedanput prije 2013.: programiranje, delegiranje poslova, odabir i dodjelu, praćenje projekata, plaćanje, potvrđivanje izdataka, izvješćivanje Komisije, otkrivanje mogućih nepravilnosti i njihovo tretiranje te ocjenu programa.
3. Revizije projekata provode se na licu mjesta na temelju dokumentacije i evidencije koju vodi krajnji korisnik i/ili partneri u projektu. Revizijama se provjerava:
(a)
ispunjava li projekt kriterije odabira za godišnji program, je li proveden u skladu sa sporazumom o potpori i ispunjava li važeće uvjete koji se odnose na njegovu funkcionalnost i uporabu ili ciljeve koje treba ostvariti;
(b)
odgovaraju li prijavljeni izdaci računovodstvenoj evidenciji i popratnim dokumentima koje čuva krajnji korisnik i/ili partneri u projektu te odgovara li ta evidencija popratnim dokumentima koje čuva odgovorno tijelo ili delegirano tijelo;
(c)
odgovaraju li stavke izdataka zahtjevima o prihvatljivosti navedenim u Prilogu XI. zahtjevima specificiranim tijekom nacionalnog postupka odabira, uvjetima sporazuma o potporama i radovima koji su stvarno izvršeni te, ako je primjereno, drugim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima;
(d)
je li uporaba ili namjeravana uporaba projekta u skladu s ciljevima, djelovanjem i mjerama iz članaka 2., 3., 4., 5. i 17. temeljnog akta, i, kad je primjereno, obuhvaća li ciljnu populaciju;
(e)
je li krajnjem korisniku plaćen javni ili privatni doprinos u skladu s člankom 15. stavkom 2. temeljnog akta;
(f)
postoji li odgovarajući postupak pri reviziji;
(g)
postoji li sukob interesa i je li postignut dobar odnos cijene i ponude, osobito u slučajevima kad odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo projekta.
4. Samo izdaci obavljeni u okviru revizije u skladu sa stavkom 3. uzimaju se u obzir u iznosu izdataka revidiranih za potrebe članka 30. stavka 1. točke (b) temeljnog akta. Ako se revizija obavlja prije zaključenja projekta, pri izračunu stope pokrivenosti uzimaju se u obzir samo izdaci koji su bili stvarno revidirani.
5. Kad se čini da su utvrđeni problemi sustavne prirode i da stoga mogu predstavljati opasnost za druge projekte, revizorsko tijelo osigurava da se obave drugi pregledi, uključujući dodatne revizije kad je to potrebno, da se utvrdi opseg takvih problema. Odgovarajuća tijela poduzimaju potrebne preventivne i korektivne mjere.
6. Revizorsko tijelo donosi zaključke na temelju rezultata revizija u vezi izdataka prijavljenih Komisiji i priopćuje ih Komisiji u godišnjem revizorskom izvješću. U godišnjim programima za koje je stopa pogreške viša od granice značajnosti koja iznosi 2 % doprinosa Zajednice, revizorsko tijelo analizira značajnost pogreške i donosi potrebne mjere, uključujući davanje odgovarajućih preporuka, koje se moraju priopćiti barem u godišnjem revizorskom izvješću.
Članak 18.
Provjere od strane tijela za potvrđivanje
1. U slučajevima kad revizorsko tijelo izrazi uvjetno mišljenje ili negativno mišljenje o djelovanju upravljačkih i kontrolnih sustava, tijelo za potvrđivanje provjerava je li ta informacija poslana Komisiji. Također osigurava da odgovorno tijelo provede odgovarajući akcijski plan za ponovnu učinkovitu uspostavu djelovanja upravljačkih i kontrolnih sustava te za ocjenu učinka što ga ima neispravno djelovanje na izjavu o izdacima.
2. Ako revizorsko tijelo ne potvrdi zahtjev za plaćanje ili izjavu o povratu za završno izvješće o provedbi godišnjeg programa, tijelo za potvrđivanje osigurava da se odmah pripremi ispravan zahtjev za plaćanje ili izjava o povratu.
POGLAVLJE 3.
Informacije koje treba proslijediti u vezi uporabe Fonda
Članak 19.
Načelo proporcionalnosti
1. Na temelju članka 10. stavka 2. temeljnog akta, opseg u kojem se informacije koje su na raspolaganju državi članici o uporabi Fonda prenose Komisiji u dokumentima iz ovog poglavlja mogu biti proporcionalne iznosu doprinosa Zajednice dodijeljenom predmetnoj državi članici i, kad je primjereno, te se informacije mogu osigurati u sažetom obliku.
2. Međutim, na zahtjev Komisije država članica unatoč tomu mora osigurati podrobnije informacije. Komisija može te informacije zatražiti ako to smatra potrebnim kako bi učinkovito ispunila svoje obveze u skladu s temeljnim aktom i financijskom uredbom.
Članak 20.
Opis upravljačkih i kontrolnih sustava
1. Opis upravljačkih i kontrolnih sustava iz članka 31. stavka 4. i članka 32. stavka 2. temeljnog akta podnosi se u skladu s obrascem iz Priloga I.
2. Odgovorno tijelo potvrđuje opis sustava koji izvodi bilo koje delegirano tijelo. Svako imenovano tijelo potvrđuje točnost opisa predmetnih upravljačkih i kontrolnih sustava. Osim toga, revizorsko tijelo potvrđuje i potpunost opisa.
3. Pri pregledu opisa Komisija može zatražiti pojašnjenja i predložiti mjere za poštovanje odredaba definiranih u temeljnom aktu. Ako je potrebno, dužnosnici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije mogu provoditi pregled na licu mjesta.
4. Ako je odgovorno tijelo isto za dva ili više od četiriju fondova ili kad su sustavi zajednički za dva fonda ili više njih, može se podnijeti opis zajedničkih upravljačkih i kontrolnih sustava s tim da se, kad je to potrebno, istaknu sve posebne značajke.
Članak 21.
Revizija opisa upravljačkih i kontrolnih sustava
1. Odgovorno tijelo:
(a)
pri podnošenju nacrta godišnjeg programa izvješćuje je li došlo do nekih promjena upravljačkih i kontrolnih sustava;
(b)
obavješćuje Komisiju o svakoj znatnijoj promjeni najkasnije u trenutku kad te promjene stupaju na snagu;
(c)
na zahtjev Komisije, u slučaju znatnih višestrukih promjena, podnosi revidirani opis.
2. Znatne su promjene one promjene koje mogu utjecati na podjelu poslova, na učinkovitost odabira, dodjelu, mehanizme kontrole i plaćanja te na komunikaciju s Komisijom. Uključuju, ponajprije, promjene u jednom od imenovanih tijela, u računovodstvenom sustavu te u postupku plaćanja i potvrđivanja.
3. Revizija upravljačkih i kontrolnih sustava odvija se prema istom postupku kako je utvrđen u članku 20.
Članak 22.
Programski dokumenti
1. Države članice Komisiji podnose višegodišnji program, kako je navedeno u članku 19. temeljnog akta, u skladu s obrascem iz Priloga II.
2. Države članice Komisiji podnose godišnje programe, kako je navedeno u članku 21. temeljnog akta, u skladu s obrascem iz Priloga III.
3. U financijskim planovima povezanim s višegodišnjim programom prikazana je raščlamba proračunskih iznosa prema prioritetima, kako je definirano u strateškim smjernicama.
U financijskim planovima povezanim s godišnjim programima prikazana je raščlamba proračunskih iznosa prema kategorijama mjera, kako je definirano u članku 4. temeljnog akta, upućivanjem na prioritete.
Članak 23.
Revizija financijske raščlambe u godišnjim programima
1. Da bi se mogla provesti revizija godišnjeg programa koji je Komisija odobrila u skladu s člankom 21. stavkom 5. temeljnog akta, predmetna država članica podnosi Komisiji revidirani nacrt godišnjeg programa prije 1. svibnja godine koja slijedi nakon referentne godine. Komisija ispituje i čim prije odobrava revidirani program u skladu s postupkom iz članka 21. stavka 5. temeljnog akta.
2. Izmjene financijske raščlambe bez revizije godišnjeg programa u skladu sa stavkom 1. ne prelaze 10 % ukupnog doprinosa iz Fonda i dopuštaju se samo u okolnostima koje su opravdane razlozima na koje odgovorno tijelo ne može utjecati. Odgovarajuće obrazloženje svake takve izmjene iznosi se u izvješću o napretku i/ili završnom izvješću o provedbi godišnjeg programa.
Članak 24.
Napredak i završna izvješća o provedbi godišnjih programa
1. Države članice podnose Komisiji izvješća o napretku pri provedbi godišnjeg programa i zahtjeve za plaćanjem kako je navedeno u članku 39. stavku 4. temeljnog akta, u skladu s obrascem iz Priloga IV.
2. Države članice podnose Komisiji završna izvješća o napretku pri provedbi godišnjeg programa i zahtjeve za plaćanjem kako je navedeno u članku 40. stavku 1. točki (b) temeljnog akta, u skladu s obrascem iz Priloga V.
3. Financijske tablice povezane s izvješćima o napretku i završnim izvješćima prikazuju raščlambu iznosa prema prioritetima, kako je definirano u strateškim smjernicama, i prema projektima za svaku kategoriju mjere kako je definirano člankom 4. temeljnog akta.
Članak 25.
Dokumenti koje izdaje revizorsko tijelo
1. Revizijska strategija iz članka 30. stavka 1. točke (c) temeljnog akta utvrđuje se u skladu s obrascem iz Priloga VI.
2. Osim u slučajevima kad je godišnji doprinos Komisije za svaki od posljednjih dvaju godišnjih programa koje je donijela Komisija niži od 1 milijun eura, revizorsko tijelo podnosi godišnji revizorski plan prije 15. veljače svake godine od 2009. Revizorski se plan oblikuje kao prilog revizijskoj strategiji u skladu s obrascem iz Priloga VI. U slučaju kombinirane strategije, kako je predviđena člankom 30. stavkom 2. temeljnog akta, može se podnijeti kombinirani godišnji revizorski plan.
3. Revizorsko izvješće i mišljenje iz članka 30. stavka 3. točke (a) i članka 30. stavka 3. točke (b) temeljnog akta temelji se na revizijama sustava i revizijama projekata provedenim u skladu s revizorskom strategijom i sastavlja se u skladu s obrascem iz priloga VII.A i VII.B.
4. Izjava o važenju iz članka 30. stavka 3. točke (c) temeljnog akta temelji se na cjelokupnoj reviziji koju je provelo revizorsko tijelo i dodatnim provjerama, ako je to potrebno. Izjava o važenju sastavlja se u skladu s obrascem iz Priloga VII.C.
5. Ako postoji ikakvo ograničenje o području primjene pregleda ili ako utvrđena stopa nepravilnosti ne omogućuje osiguranje pozitivnog bezuvjetnog mišljenja za godišnje mišljenje iz članka 30. stavka 3. točke (b) temeljnog akta ili u izjavi iz točke (c) istog članka, revizorsko tijelo navodi razloge i ocjenjuje ozbiljnost problema i financijskog utjecaja.
Članak 26.
Dokumenti koje izdaje tijelo za potvrđivanje
1. Potvrđena izjava o izdacima koja se odnosi na zahtjev za drugo plaćanje iz predfinanciranja iz članka 39. stavka 4. temeljnog akta sastavlja se i prenosi Komisiji u formatu iz Priloga VIII.
2. Potvrđena izjava o izdacima koja se odnosi na zahtjev za konačno plaćanje iz naslova predfinanciranja iz članka 40. stavka 1. točke (a) temeljnog akta sastavlja se i prenosi Komisiji u formatu iz Priloga IX.
POGLAVLJE 4.
Izvješćivanje o nepravilnostima
Članak 27.
Prvo izvješćivanje - odstupanja
1. U skladu s obrascima iz priloga IV. i V. države članice izvješćuju Komisiju o svakoj nepravilnosti koje su bile prvobitno upravno ili sudski utvrđene u postupku pripreme završnih izvješća o provedbi godišnjih programa.
U izvješću se navodi:
(a)
Fond, godišnji program i predmetni projekt;
(b)
odredba koja je prekršena;
(c)
datum i izvor prve informacije koja navodi na sumnju da je počinjena nepravilnost;
(d)
postupci primijenjeni pri počinjenju nepravilnosti;
(e)
vodi li taj postupak do sumnje na prijevaru, ako je primjereno;
(f)
način otkrivanja nepravilnosti;
(g)
iznos predmetnog doprinosa Zajednice.
Međutim, sljedeće slučajeve ne treba prijaviti, osim u slučaju sumnje na prijevaru:
(a)
slučajeve kad se nepravilnosti odnose na iznose manje od 10 000 eura iz općeg proračuna Europskih zajednica;
(b)
slučajeve kad je jedini aspekt nepravilnosti djelomično ili cjelokupno neizvođenje projekta uključenog u godišnji program zbog bankrota krajnjeg korisnika;
(c)
slučajeve koje je krajnji korisnik samoinicijativno prijavio odgovornom tijelu i prije nego što ga je odgovorno tijelo otkrilo, prije ili nakon isplate javnog doprinosa;
(d)
slučajeve koje je odgovorno tijelo otkrilo i ispravilo prije svih plaćanja javnog doprinosa krajnjem korisniku i prije uključivanja predmetnog izdatka u izjavu o izdacima koja se podnosi Komisiji.
2. Države članice na zahtjev Komisije u svim slučajevima daju dodatne podatke u vezi:
(a)
drugih upletenih država članica i trećih zemalja, kad je to primjereno;
(b)
razdoblja ili trenutka kad je nepravilnost počinjena;
(c)
nacionalnih tijela ili službi koje su sastavile službeno izvješće o nepravilnosti i tijela odgovornih za upravno i sudsko daljnje praćenje;
(d)
datuma uvođenja upravne ili sudske istrage o nepravilnosti;
(e)
identiteta upletene fizičke ili pravne osobe ili kojeg drugog subjekta sudionika, osim kad su takvi podaci zbog prirode predmetne nepravilnosti u borbi protiv nepravilnosti nevažni;
(f)
ukupnog proračuna i javnog doprinosa odobrenog za projekt i raspodjelu njegova sufinanciranja između Zajednice i nacionalnih doprinosa;
(g)
iznosa javnog doprinosa na koji je utjecala nepravilnost i odgovarajućeg doprinosa Zajednice koji je izložen riziku;
(h)
neplaćanja javnog doprinosa iz točke (g) osobama ili drugim identificiranim subjektima iznosa koji bi bili protupropisno isplaćeni da nepravilnost nije bila utvrđena;
(i)
suspenzije plaćanja, kad je primjenjivo, i mogućnosti za povrat;
(j)
prirode neispravnog izdatka.
3. Kad podaci iz stavka 2., u prvom redu u vezi s primijenjenim postupcima pri počinjenju nepravilnosti te načinu na koji je nepravilnost počinjena nisu dostupni, države članice u mjeri u kojoj je to moguće dostavljaju podatke koji nedostaju pri sljedećem dostavljanju izvješća o nepravilnostima.
Članak 28.
Izvješće o praćenju - neizvršen povrat
1. Države članice obavješćuju Komisiju upućivanjem na bilo koje prethodno izvješće pripremljeno u skladu s člankom 27. o postupcima pokrenutim u vezi svih prethodno prijavljenih nepravilnosti te znatnih promjena koje iz njih proizlaze. Te se informacije šalju u izvješćima o napretku ili završnim izvješćima o provedbi godišnjih programa u skladu s obrascima iz priloga IV. i V.
U izvješću se navode iznosi koji su naplaćeni ili koji će vjerojatno biti naplaćeni.
2. Države članice na zahtjev Komisije u svim slučajevima daju dodatne podatke u vezi:
(a)
privremenih mjera koje poduzimaju države članice da osiguraju naplatu neutemeljeno isplaćenih iznosa;
(b)
svakog sudskog ili upravnog postupka koji je pokrenut da se vrate iznosi koji su neutemeljeno isplaćeni i izreknu sankcije;
(c)
razloga za svako napuštanje postupka za povrat neutemeljeno isplaćenih iznosa;
(d)
razloga za svako napuštanje kaznenog progona.
Države članice izvješćuju Komisiju o svim upravnim i sudskim odlukama u vezi okončanja takvih postupaka ili njihovih glavnih točaka i, osobito, posebno navode upućuju li rezultati istrage na sumnju o prijevari.
Članak 29.
Kontakti s državama članicama
1. Komisija održava odgovarajuće kontakte s predmetnim državama članicama u svrhu dopunjavanja primljenih informacija o nepravilnostima iz članka 27. i postupaka iz članka 28. o mogućnostima povrata neutemeljeno isplaćenih iznosa.
2. Neovisno o kontaktima iz stavka 1. Komisija obavješćuje države članice u slučajevima kad je nepravilnost takve prirode da se isti ili slični postupci mogu dogoditi u drugim državama članicama.
Članak 30.
Uporaba informacija
1. Komisija može upotrijebiti svaku informaciju opće ili operativne prirode koju su priopćile države članice u okviru ove Odluke za provođenje analize rizika i može, na temelju pribavljenih informacija, pripremiti izvješća i razviti sustav ranog upozorenja za učinkovitije utvrđivanje rizika.
2. Komisija redovito obavješćuje predmetne države članice o uporabi informacija iz stavka 1.
POGLAVLJE 5.
Informacije i obavješćivanje javnosti
Članak 31.
Informacije za potencijalne krajnje korisnike
1. Odgovorno tijelo osigurava da se ključni pokazatelji višegodišnjih i godišnjih programa prošire u javnosti, s pojedinostima predmetnih financijskih doprinosa, i da budu na raspolaganju svim zainteresiranim stranama.
Međutim, odgovorno tijelo može odlučiti da unutarnji mehanizmi vezani uz upravljanje, utvrđeni u višegodišnjim programima ili u godišnjim programima i sve druge informacije o provedbi Fonda zbog javne sigurnosti, ostanu tajni.
2. Odgovorno tijelo osigurava potencijalnim krajnjim korisnicima barem sljedeće informacije:
(a)
uvjete o prihvatljivosti koje treba ispuniti za financiranje u okviru godišnjeg programa;
(b)
opis postupaka za razmatranje zahtjeva za financiranje i predmetnih rokova;
(c)
kriterije za odabir projekata koji će se financirati;
(d)
kontakte koji im mogu dati informacije o godišnjim programima.
Osim toga, odgovorno tijelo obavješćuje potencijalne krajnje korisnike o objavi iz članka 33. stavka 2. točke (b).
Članak 32.
Informacije za krajnje korisnike
Odgovorno tijelo obavješćuje potencijalne krajnje korisnike da prihvaćanje financiranja podrazumijeva i prihvaćanje da ih se uključi na popis krajnjih korisnika objavljen u skladu s člankom 33. stavkom 2. točkom (b).
Članak 33.
Odgovornosti odgovornog tijela u vezi informiranja i obavješćivanja šire javnosti
1. Odgovorno tijelo osigurava da se provedu mjere u vezi informiranja i obavješćivanja šire javnosti čiji je cilj postizanje najveće moguće medijske pokrivenosti uporabom različitih vrsta i načina komunikacije na odgovarajućoj teritorijalnoj razini.
2. Odgovorno tijelo u vezi informiranja i obavješćivanja javnosti osigurava najmanje sljedeće:
(a)
najmanje jednu informacijsku aktivnost godišnje kojom se počevši se od 2008. prikazuje pokretanje višegodišnjeg programa ili dostignuća godišnjeg (godišnjih) programa (programâ);
(b)
godišnju objavu, barem na mrežnoj stranici, popisa krajnjih korisnika, imena projekata i iznosa javnih sredstava i sredstava Zajednice koja su im bila dodijeljena. Pojedinci koji pripadaju ciljnim skupinama definiranim u članku 7. temeljnog akta, ne imenuju se. Adresa mrežne stranice priopćuje se Komisiji.
Članak 34.
Odgovornosti krajnjih korisnika u vezi informiranja i obavješćivanja šire javnosti
1. Krajnji je korisnik odgovoran za informiranje javnosti putem mjera utvrđenih u stavcima 2., 3. i 4. o pomoći koju je dobio iz Fonda.
2. Krajnji korisnik postavlja trajnu istaknutu i dovoljno veliku ploču najkasnije tri mjeseca nakon završetka projekta koja ispunjava sljedeće uvjete:
(a)
ukupan doprinos Zajednice projektu prelazi 100 000 eura; i
(b)
operacija uključuje nabavu fizičkog objekta ili financiranje infrastrukture ili građevinske projekte.
Na ploči je navedena vrsta i ime projekta. Osim toga, informacije iz članka 35. zauzimaju najmanje 25 % površine ploče.
3. Kad projekt dobiva sredstva u okviru godišnjeg programa sufinanciranog iz Fonda, krajnji korisnik osigurava da svi koji sudjeluju u projektu budu obaviješteni o tom financiranju.
4. Svaki dokument, uključujući prisustvovanje ili drugu potvrdu, vezanu uz te projekte uključuje izjavu da je projekt sufinanciran iz Fonda.
Članak 35.
Tehnička svojstva informacija i obavješćivanje javnosti o operaciji
Sve mjere u vezi informiranja i obavješćivanja javnosti namijenjene krajnjim korisnicima, potencijalnim krajnjim korisnicima i široj javnosti uključuju:
1.
amblem Europske unije u skladu s grafičkim standardima navedenim u Prilogu X. i navođenje Europske unije;
2.
navođenje Fonda;
3.
izjavu koju odabire odgovorno tijelo, u kojoj je naglašena dodana vrijednost doprinosa Zajednice.
Za manje promotivne predmete ili za promotivne predmete povezane s dvama fondovima ili s više od četiri fonda ne primjenjuju se točke 1. i 3.
POGLAVLJE 6.
Osobni podaci
Članak 36.
Zaštita osobnih podataka
1. Države članice i Komisija poduzimaju potrebne mjere da spriječe svako neovlašteno otkrivanje podataka ili nedopušten pristup podacima iz članka 27. stavka 1. točke (h) temeljnog akta, informacija koje je Komisija prikupila tijekom svojih provjera na licu mjesta i informacija iz poglavlja 4.
2. Informacije iz poglavlja 4. smiju se slati samo osobama u državama članicama ili unutar institucija Zajednice koji o tom moraju biti obaviješteni zbog svojih zadaća, osim ako se država članica koja je takve informacije poslala izričito složi sa slanjem takvih informacija drugim osobama.
POGLAVLJE 7.
Elektronička razmjena dokumenata
Članak 37.
Elektronička razmjena dokumenata
Osim propisno potpisanih dokumenata iz poglavlja 3., informacije se, kad god je to moguće, šalju i elektroničkim putem.
Članak 38.
Računalni sustav za razmjenu dokumenata
1. Ako Komisija razvije računalni sustav za sigurnu razmjenu podataka između Komisije i svake države članice za provedbu Fonda, države članice se obavješćuju i, na svoj zahtjev, uključuju u razvoj svakog takvog računalnog sustava.
2. Komisija i imenovana tijela, zajedno s tijelima kojima su zadaće delegirane unose dokumente iz poglavlja 3. u računalni sustav naveden u stavku 1.
3. Osim toga, države članice mogu se pozvati da dobrovoljno pribave informacije iz članaka 27. i 28. uporabom postojećeg posebnog sustava kojim upravlja Komisija za prikupljanje nepravilnosti otkrivenih u okviru strukturnih fondova.
4. Svi troškovi povezivanja između zajedničkog računalnog sustava i nacionalnih, regionalnih i lokalnih računalnih sustava i troškove prilagodbe nacionalnih, regionalnih i lokalnih sustava tehničkim zahtjevima zajedničkog sustava, prihvatljivi su u skladu s člankom 17. temeljnog akta.
DIO III.
POSEBNE ODREDBE FONDA ZA POVRATAK
POGLAVLJE 1.
Pravila o prihvatljivosti
Članak 39.
Pravila o prihvatljivosti
1. Pravila iz Priloga XI. upotrebljavaju se za utvrđivanje prihvatljivosti izdataka za akcije financirane u okviru godišnjih programa iz članka 35. stavka 4. temeljnog akta.
2. Ta pravila važe za izdatke koje imaju krajnji korisnici i primjenjuju se mutatis mutandis na izdatke koje imaju partneri u projektu.
3. Države članice mogu primjenjivati nacionalna pravila o prihvatljivosti koja su stroža od pravila propisanih ovom Odlukom.
Komisija ocjenjuje ispunjavaju li važeća nacionalna pravila o prihvatljivosti taj uvjet.
DIO IV.
ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 40.
Adresati
Ova je Odluka upućena Kraljevini Belgiji, Republici Bugarskoj, Češkoj Republici, Saveznoj Republici Njemačkoj, Republici Estoniji, Irskoj, Helenskoj Republici, Kraljevini Španjolskoj, Francuskoj Republici, Talijanskoj Republici, Republici Cipru, Republici Latviji, Republici Litvi, Velikom Vojvodstvu Luksemburgu, Republici Mađarskoj, Republici Malti, Kraljevini Nizozemskoj, Republici Austriji, Republici Poljskoj, Portugalskoj Republici, Rumunjskoj, Republici Sloveniji, Slovačkoj Republici, Republici Finskoj, Kraljevini Švedskoj i Ujedinjenoj Kraljevini Velike Britanije i Sjeverne Irske.
Sastavljeno u Bruxellesu 5. ožujka 2008.

Labels: 4
5
0
12
15