Document ID: 32014R0532

ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 532/2014
z dnia 13 marca 2014 r.
uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 z dnia 11 marca 2014 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (1), w szczególności jego art. 32 ust. 8, art. 32 ust. 9, art. 34 ust. 7, art. 34 ust. 8 oraz art. 55 ust. 4,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Rozporządzenie (UE) nr 223/2014 umożliwia Komisji przyjęcie aktów delegowanych uzupełniających elementy inne niż istotne odnośnie do Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym
(2)
W rozporządzeniu (UE) nr 223/2014 zawarty jest wymóg ustanowienia przez instytucję zarządzającą systemu elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym, odnośnie do programów operacyjnych (PO II) włączenia społecznego osób najbardziej potrzebujących, danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji. Należy zatem ustanowić wykaz danych, które należy rejestrować i przechowywać w tym systemie.
(3)
Niektóre dane mają znaczenie dla konkretnych rodzajów operacji lub jedynie dla jednego rodzaju programu operacyjnego; dlatego należy określić zakres zastosowania wymogów odnośnie do danych. W rozporządzeniu (UE) nr 223/2014 określono szczególne wymogi rejestracji i przechowywania danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji wspieranych ze środków PO II, które należy uwzględnić.
(4)
W wykazie danych należy uwzględnić wymogi w zakresie sprawozdawczości określone w rozporządzeniu (UE) nr 223/2014 w celu zapewnienia, aby dane konieczne do zarządzania finansowego i monitorowania, w tym dane niezbędne do przygotowania wniosków o płatność, zestawień wydatków oraz sprawozdań z wdrażania, istniały dla każdej operacji w formie, w której mogą być łatwo agregowane i uzgadniane. Należy w nim również uwzględnić fakt, że pewne dane podstawowe dotyczące operacji w formie elektronicznej są konieczne do skutecznego zarządzania finansowego operacjami oraz aby spełnić wymóg publikowania podstawowych informacji dotyczących operacji. Niektóre inne dane konieczne są do tego, aby skutecznie planować i przeprowadzać weryfikacje i audyty.
(5)
Wykaz danych, które należy rejestrować i przechowywać, nie powinien przesądzać o właściwościach technicznych ani o strukturze elektronicznych systemów ustanowionych przez instytucje zarządzające, ani też wpływać na format rejestrowanych i przechowywanych danych, o ile nie określono tego wyraźnie w niniejszym rozporządzeniu. Nie powinien on również przesądzać o sposobie wprowadzania danych do systemu i ich generowania; w niektórych przypadkach dane włączone do wykazu mogą wymagać wprowadzania wielu wartości. Konieczne jest jednak określenie pewnych reguł dotyczących charakteru tych danych w celu zapewnienia, aby instytucja zarządzająca mogła wypełniać swoje obowiązki w zakresie monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym w przypadkach wymagających przetwarzania danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji.
(6)
Aby zapewnić możliwość sprawdzenia i audytu wydatków w ramach programów operacyjnych, należy określić kryteria, które powinna spełniać ścieżka audytu, aby została uznana za właściwą.
(7)
Należy zapewnić, odnośnie do audytu na podstawie rozporządzenia (UE) nr 223/2014, aby Komisja i państwa członkowskie zapobiegały nieupoważnionemu ujawnieniu danych lub dostępowi do danych osobowych, oraz określić, do jakich celów Komisja i państwa członkowskie mogą przetwarzać takie dane.
(8)
Instytucja audytowa jest odpowiedzialna za audyty operacji. W celu zapewnienia odpowiedniego zakresu i skuteczności takich audytów oraz prowadzenia ich zgodnie z takimi samymi standardami we wszystkich państwach członkowskich, konieczne jest ustanowienie warunków, które powinny spełniać te audyty.
(9)
Należy określić szczegółowo podstawę doboru próby operacji przeznaczonych do audytu, której powinna przestrzegać instytucja audytowa przy ustalaniu lub zatwierdzaniu metody doboru próby, w tym przy określaniu jednostki próby, niektórych kryteriów technicznych, które mają zostać użyte do próby, oraz w razie konieczności czynników, które należy uwzględnić przy dobieraniu dodatkowych prób.
(10)
Instytucja audytowa powinna sporządzić opinię audytową dotyczącą zestawień wydatków, o których mowa w rozporządzeniu (UE) nr 223/2014. W celu zapewnienia odpowiedniego zakresu oraz zawartości audytów zestawień wydatków oraz prowadzenia ich zgodnie z takimi samymi standardami we wszystkich państwach członkowskich, konieczne jest ustanowienie warunków, które powinny spełniać te audyty.
(11)
W celu zapewnienia pewności prawa i równego traktowania wszystkich państw członkowskich przy dokonywaniu korekt finansowych spójnych z zasadą proporcjonalności, należy ustalić kryteria służące do określania poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli, zdefiniować główne rodzaje takich defektów oraz określić kryteria ustalania poziomu korekty finansowej, która ma być zastosowana, jak również kryteria stosowania korekt finansowych na podstawie stawek zryczałtowanych lub ekstrapolowanych.
(12)
W celu umożliwienia szybkiego stosowania środków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu, rozporządzenie to powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ I
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Przedmiot
W niniejszym rozporządzeniu ustanawia się następujące przepisy uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 223/2014:
a)
przepisy określające informacje w odniesieniu do danych, które mają być zapisywane i przechowywane w formie elektronicznej w ramach systemu monitorowania ustanowionego przez instytucję zarządzającą;
b)
szczegółowe minimalne wymogi dotyczące ścieżki audytu w zakresie utrzymywania zapisów księgowych oraz przechowywania dokumentów potwierdzających na poziomie instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów;
c)
zakres i zawartość audytów operacji i audytów zestawień wydatków oraz metodykę doboru próby operacji;
d)
szczegółowe przepisy dotyczące wykorzystania danych zgromadzonych podczas audytów przeprowadzanych przez urzędników Komisji lub upoważnionych przedstawicieli Komisji;
e)
szczegółowe przepisy dotyczące kryteriów służących do określania poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli, w tym głównych rodzajów takich defektów; kryteriów ustalania poziomu korekty finansowej, która ma być zastosowana, oraz kryteriów stosowania korekt finansowych na podstawie stawek zryczałtowanych lub ekstrapolowanych.
ROZDZIAŁ II
SZCZEGÓŁOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I KONTROLI
Artykuł 2
Dane, które mają być zapisywane i przechowywane w formie elektronicznej
(artykuł 32 ust. 8 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)
1. Informacje dotyczące danych, które mają być zapisywane i przechowywane w formie elektronicznej dla każdej operacji w ramach systemu monitorowania ustanowionego zgodnie z art. 32 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, zostały określone w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.
2. Dane są zapisywane i przechowywane w odniesieniu do każdej operacji, w tym, w przypadku operacji wspieranych z PO II, dane dotyczące poszczególnych uczestników, w stosownych przypadkach w podziale według płci, aby umożliwić agregowanie danych, jeśli jest to niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu. Umożliwiają one ponadto agregowanie takich danych łącznie dla całego okresu programowania.
Artykuł 3
Szczegółowe minimalne wymagania dotyczące ścieżki audytu
(artykuł 32 ust. 9 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)
1. Szczegółowe minimalne wymagania dotyczące ścieżki audytu w odniesieniu do przechowywanych zapisów księgowych i dokumentów potwierdzających są następujące:
a)
ścieżka audytu umożliwia stosowanie kryteriów wyboru ustanowionych w programie operacyjnym oferującym żywność lub podstawową pomoc materialną (PO I) lub umożliwia ich weryfikację przez komitet monitorujący PO II;
b)
w odniesieniu do dotacji na mocy art. 25 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych Komisji ze szczegółowymi zapisami księgowymi oraz dokumentami potwierdzającymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów, dotyczącymi operacji współfinansowanych w ramach programu operacyjnego;
c)
w odniesieniu do dotacji na mocy art. 25 ust. 1 lit. b) i c) ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych Komisji ze szczegółowymi danymi dotyczącymi produktów lub rezultatów oraz dokumentami potwierdzającymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów, w tym w stosownych przypadkach dokumentami dotyczącymi metody określania standardowych stawek jednostkowych i kwot ryczałtowych, w odniesieniu do operacji współfinansowanych w ramach programu operacyjnego;
d)
w odniesieniu do kosztów ustalanych zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 ścieżka audytu wykazuje i uzasadnia metodę obliczania, w stosownych przypadkach, oraz podstawę określenia stawek ryczałtowych, a także kwalifikowalne koszty bezpośrednie lub koszty zadeklarowane w ramach innych wybranych kategorii, do których ma zastosowanie stawka ryczałtowa;
e)
w odniesieniu do kosztów ustalanych zgodnie z art. 26 ust. 2 lit. b), c) i e) oraz art. 26 ust. 3 część druga rozporządzenia (UE) nr 223/2014 ścieżka audytu umożliwia uzasadnienie kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich lub kosztów zadeklarowanych w ramach innych kategorii kosztów, do których ma zastosowanie stawka ryczałtowa;
f)
ścieżka audytu umożliwia weryfikację płatności wkładu publicznego na rzecz beneficjenta;
g)
w odniesieniu do każdej operacji, w stosownych przypadkach, ścieżka audytu obejmuje specyfikacje techniczne i plan finansowy, dokumenty dotyczące zatwierdzenia dotacji, dokumenty dotyczące postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania sporządzone przez beneficjentów oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów;
h)
ścieżka audytu obejmuje informacje na temat kontroli zarządczych oraz audytów operacji;
i)
ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności danych dotyczących wskaźników produktu danej operacji ze zgłoszonymi danymi i rezultatami oraz, w stosownych przypadkach, z celami programu.
W przypadku kosztów, o których mowa w lit. c) i d), ścieżka audytu umożliwia weryfikację zgodności metody obliczania stosowanej przez instytucję zarządzającą z art. 25 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.
2. Instytucja zarządzająca zapewnia dostępność informacji na temat tożsamości i lokalizacji podmiotów przechowujących wszystkie dokumenty potwierdzające wymagane w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu spełniającej wszystkie minimalne wymagania określone w ust. 1.
Artykuł 4
Wykorzystanie danych zgromadzonych podczas audytów przeprowadzanych przez urzędników Komisji lub upoważnionych przedstawicieli Komisji
(artykuł 34 ust. 8 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)
1. Komisja stosuje wszystkie niezbędne środki w celu zapobieżenia nieupoważnionemu ujawnieniu danych lub dostępowi do danych zgromadzonych przez Komisję podczas przeprowadzanych przez nią audytów.
2. Komisja wykorzystuje dane zgromadzone podczas audytów wyłącznie w celu wykonywania swoich kompetencji na podstawie art. 36 rozporządzenia (UE) nr 223/2014. Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych mają dostęp do zgromadzonych danych.
3. Zgromadzone dane nie są przekazywane osobom innym niż osoby w państwach członkowskich lub instytucjach Unii Europejskiej, których obowiązki wymagają dostępu do tych danych zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami, bez wyraźnej zgody państwa członkowskiego dostarczającego te dane.
Artykuł 5
Audyty operacji
(artykuł 34 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)
1. Audyty operacji są przeprowadzane w odniesieniu do każdego roku obrachunkowego na próbie operacji wybranych za pomocą metody ustanowionej lub zatwierdzonej przez instytucję audytową zgodnie z art. 6 niniejszego rozporządzenia.
2. Audyty operacji przeprowadza się na podstawie dokumentów potwierdzających stanowiących ścieżkę audytu; służą one weryfikacji legalności i prawidłowości wydatków zadeklarowanych Komisji, w tym następujących aspektów:
a)
czy operacja została wybrana zgodnie z kryteriami wyboru określonymi dla danego programu operacyjnego, czy nie została fizycznie zakończona ani w pełni wdrożona, zanim beneficjent złożył wniosek o finansowanie w ramach programu operacyjnego, czy została wdrożona zgodnie z decyzją zatwierdzającą i czy spełniała wszelkie warunki mające zastosowanie w czasie audytu dotyczące jej funkcjonalności, stosowania i celów do osiągnięcia;
b)
czy wydatki zadeklarowane Komisji odpowiadają zapisom księgowym i czy wymagana dokumentacja potwierdzająca dowodzi, że ścieżka audytu jest właściwa zgodnie z art. 3 niniejszego rozporządzenia;
c)
czy w przypadku wydatków zadeklarowanych Komisji - ustalonych zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. b) i c) - produkty i rezultaty stanowiące podstawę płatności na rzecz beneficjenta zostały zrealizowane, czy dane dotyczące uczestników, w stosownych przypadkach, lub inne zapisy związane z produktami i rezultatami są spójne z informacjami przedłożonymi Komisji oraz czy wymagana dokumentacja potwierdzająca dowodzi, że ścieżka audytu jest właściwa zgodnie z art. 3 niniejszego rozporządzenia.
Audyty mają też na celu weryfikację, czy wkład publiczny został wypłacony beneficjentowi zgodnie z art. 42 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.
3. Audyty operacji obejmują w stosownych przypadkach weryfikację na miejscu fizycznej realizacji operacji.
4. Podczas audytów operacji dokonuje się weryfikacji rzetelności i kompletności odpowiadających wydatków zarejestrowanych przez instytucję certyfikującą w jej systemie księgowym oraz stwierdzenia zgodności ścieżki audytu na wszystkich szczeblach.
5. W przypadku gdy stwierdzone problemy wydają się mieć charakter systemowy i w związku z tym pociągają za sobą ryzyko dla innych operacji w ramach danego programu operacyjnego, instytucja audytowa zapewnia dalsze analizy obejmujące w razie potrzeby dodatkowe audyty w celu ustalenia skali takich problemów, a także formułuje zalecenia w sprawie niezbędnych działań naprawczych.
6. Tylko wydatki wchodzące w zakres audytu przeprowadzanego na podstawie ust. 1 są zaliczane na poczet kwoty wydatków poddanych audytowi w celu zgłoszenia Komisji rocznego zakresu kontroli. Do tego celu stosuje się wzór sprawozdania z kontroli określony na podstawie art. 34 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.
Artykuł 6
Metodyka wyboru próby operacji
(artykuł 34 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)
1. Instytucja audytowa określa metodę doboru próby zgodnie z wymogami przedstawionymi w niniejszym artykule i z uwzględnieniem międzynarodowych standardów audytu, takich jak INTOSAI, IFAC i IIA.
2. Oprócz wyjaśnień zawartych w strategii audytu instytucja audytowa zachowuje zapis dokumentacji i profesjonalnej oceny wykorzystanych do określenia metody doboru próby, obejmujących etapy planowania, wyboru, testowania i oceny, aby wykazać, że wybrana metoda jest odpowiednia.
3. Próba jest reprezentatywna dla populacji, z której została wybrana, i umożliwia instytucji audytowej sporządzenie ważnej opinii audytowej zgodnie z art. 34 ust. 5 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014. Populacja ta obejmuje wydatki programu operacyjnego ujęte we wnioskach o płatność złożonych do Komisji zgodnie z art. 41 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 dla danego roku obrachunkowego. Próba może zostać wybrana w czasie trwania roku obrachunkowego lub po jego zakończeniu.
4. Do celów stosowania art. 34 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 metoda doboru próby jest metodą statystyczną, jeśli zapewnia:
(i)
losowy wybór elementów próby;
(ii)
wykorzystanie teorii prawdopodobieństwa do oceny wyników próby, w tym pomiaru i kontroli ryzyka doboru próby oraz planowanej i osiągniętej precyzji.
5. Metoda doboru próby zapewnia losowy wybór każdej jednostki próby w populacji przy użyciu losowych liczb wygenerowanych dla każdej jednostki populacji w celu wyboru jednostek stanowiących próbę bądź przez systematyczny wybór przy zastosowaniu losowego punktu startowego, a następnie systematycznej zasady wyboru dodatkowych elementów.
6. Jednostka próby jest ustalana przez instytucję audytową na podstawie profesjonalnej oceny. Jednostką próby może być operacja, projekt w ramach operacji lub wniosek o płatność złożony przez beneficjenta. Informacje na temat rodzaju ustalonej jednostki próby oraz profesjonalnej oceny wykorzystanej w tym celu są ujęte w sprawozdaniu z kontroli.
7. W przypadku gdy całkowite wydatki związane z jednostką próby dla danego roku obrachunkowego są kwotą ujemną, zostają one wyłączone z populacji, o której mowa w ust. 3 powyżej, i poddane osobnemu audytowi. Instytucja audytowa może również dokonać doboru próby tej odrębnej populacji.
8. W przypadku gdy mają zastosowanie warunki proporcjonalnej kontroli przewidziane w art. 58 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, instytucja audytowa może wykluczyć elementy wymienione w tym artykule z populacji poddanej doborowi próby. Jeśli dana operacja została już włączona do próby, instytucja audytowa wymienia ją na inną przy użyciu odpowiedniego wyboru losowego.
9. Wszystkie wydatki zadeklarowane Komisji objęte próbą są poddane audytowi.
W przypadku gdy wybrane jednostki próby zawierają dużą liczbę odnośnych wniosków o płatność lub faktur, instytucja audytowa może przeprowadzić ich audyt na podstawie podpróby, wybierając odnośne wnioski o płatność lub faktury przy użyciu tych samych parametrów doboru próby, które wykorzystano przy wyborze jednostek głównej próby.
W takim przypadku w obrębie każdej jednostki próby wylicza się odpowiednią wielkość próby, która ma zostać objęta audytem i która w każdym razie liczy co najmniej 30 odnośnych wniosków o płatność lub faktur przypadających na każdą jednostkę próby.
10. Instytucja audytowa może zastosować stratyfikację populacji, dzieląc ją na subpopulacje, z których każda stanowi grupę jednostek próby o podobnych cechach, w szczególności pod względem ryzyka lub oczekiwanego wskaźnika błędów, bądź w przypadku gdy populacja obejmuje operacje składające się z wkładów finansowych przekazywanych z programu operacyjnego do elementów o dużej wartości.
11. Instytucja audytowa ocenia wiarygodność systemu jako wysoką, średnią lub niską, biorąc pod uwagę wyniki audytów systemów w celu określenia parametrów technicznych doboru próby, tak aby łączny poziom pewności uzyskany w wyniku audytów systemów i audytów operacji był wysoki. W przypadku systemu o wiarygodności ocenionej jako wysoka poziom ufności dla doboru próby operacji wynosi co najmniej 60 %. W przypadku systemu o wiarygodności ocenionej jako niska poziom ufności dla doboru próby operacji wynosi co najmniej 90 %. Maksymalny próg istotności wynosi 2 % wydatków, o których mowa w ust. 3.
12. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub ryzyka wystąpienia nieprawidłowości instytucja audytowa decyduje na podstawie profesjonalnej oceny, czy należy przeprowadzić audyt uzupełniającej próby dodatkowych operacji lub części operacji, które nie zostały objęte audytem w próbie losowej, tak aby uwzględnić stwierdzone szczególne czynniki ryzyka.
13. Instytucja audytowa osobno analizuje wyniki audytu próby uzupełniającej, wyciąga wnioski na tej podstawie i przekazuje je Komisji w rocznym sprawozdaniu z kontroli. Nieprawidłowości wykrytych w próbie uzupełniającej nie uwzględnia się przy obliczaniu oczekiwanego wskaźnika błędów losowych próby losowej.
14. W celu sporządzenia opinii audytowej i sprawozdania z kontroli, o których mowa w art. 34 ust. 5 lit. a) i b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, na podstawie wyników audytów operacji instytucja audytowa oblicza łączny wskaźnik błędów, który jest sumą oczekiwanych błędów losowych oraz, w stosownych przypadkach, błędów systemowych i nieskorygowanych błędów będących anomalią, w przeliczeniu na populację.
Artykuł 7
Audyty zestawień wydatków
(artykuł 34 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)
1. Audyty zestawień wydatków, o których mowa w art. 49 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, są przeprowadzane przez instytucję audytową w odniesieniu do każdego roku obrachunkowego.
2. Audyt zestawienia wydatków daje wystarczającą pewność co do kompletności, rzetelności i prawdziwości kwot zadeklarowanych w zestawieniu.
3. Do celów ust. 1 i 2 instytucja audytowa bierze pod uwagę w szczególności wyniki audytów systemów przeprowadzonych w odniesieniu do instytucji certyfikującej oraz wyniki audytów operacji.
4. Audyt systemu obejmuje weryfikację wiarygodności systemu księgowego instytucji certyfikującej oraz - na podstawie badania próby - weryfikację rzetelności wydatków kwot wycofanych i kwot odzyskanych zarejestrowanych w systemie księgowym instytucji certyfikującej.
5. Do celów opinii audytowej, aby stwierdzić, czy zestawienie wydatków oddaje prawdziwy i uczciwy obraz sytuacji, instytucja audytowa weryfikuje, czy wszystkie elementy wymagane w art. 49 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 są poprawnie ujęte w zestawieniu wydatków i czy odpowiadają potwierdzającym zapisom księgowym przechowywanym przez wszystkie właściwe instytucje lub podmioty i beneficjentów podczas audytu przeprowadzanego przez instytucję audytową. Na podstawie zestawienia wydatków przedstawionego przez instytucję certyfikującą instytucja audytowa weryfikuje w szczególności:
a)
czy całkowita kwota kwalifikowalnych wydatków zadeklarowanych zgodnie z art. 49 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 zgadza się z wydatkami oraz odnośnym wkładem publicznym ujętymi we wnioskach o płatność przedłożonych Komisji w odniesieniu do właściwego roku obrachunkowego, zaś w przypadku różnic instytucja audytowa ocenia, czy w zestawieniu wydatków przedstawiono odpowiednie wyjaśnienia dotyczące zgodności kwot;
b)
czy kwoty wycofane i odzyskane w roku obrachunkowym, kwoty, które mają być odzyskane na koniec roku obrachunkowego, oraz nieściągalne należności, przedstawione w zestawieniu wydatków, odpowiadają kwotom zarejestrowanym w systemie księgowym instytucji certyfikującej i czy opierają się na decyzjach podjętych przez odpowiedzialną instytucję zarządzającą lub instytucję certyfikującą;
c)
czy w stosownych przypadkach wydatki zostały wykluczone z zestawienia wydatków zgodnie z art. 49 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 i czy wszystkie wymagane korekty zostały uwzględnione w zestawieniach wydatków za dany rok obrachunkowy.
Weryfikacje, o których mowa w lit. b) i c), mogą być dokonywane na podstawie badania próby.
ROZDZIAŁ III
SZCZEGÓŁOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO I KOREKT FINANSOWYCH
Artykuł 8
Kryteria ustalania poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli
(artykuł 55 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)
1. Komisja dokonuje oceny skutecznego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli na podstawie wyników wszystkich dostępnych audytów systemów, w tym badań zgodności, oraz audytów operacji.
Ocena obejmuje wewnętrzne środowisko kontrolne programu, działania w dziedzinie zarządzania i kontroli instytucji zarządzającej i instytucji certyfikującej, monitorowanie prowadzone przez instytucję zarządzającą i instytucję certyfikującą oraz działania kontrolne instytucji audytowej i jest prowadzona w oparciu o weryfikację zgodności z kluczowymi wymogami określonymi w tabeli 1 w załączniku II.
Ocenę, czy te kluczowe kryteria są spełnione, przeprowadza się na podstawie kategorii określonych w tabeli 2 w załączniku II.
2. Do głównych rodzajów poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli należą przypadki, w których dowolne z kluczowych kryteriów wymienionych w pkt 2, 4, 5, 13, 15, 16 i 18 tabeli 1 w załączniku II lub co najmniej dwa z pozostałych kluczowych kryteriów tabeli 1 w załączniku II zostały ocenione jako mieszczące się w kategoriach 3 lub 4 określonych w tabeli 2 w załączniku II.
Artykuł 9
Kryteria stosowania korekt finansowych na podstawie stawek zryczałtowanych lub ekstrapolowanych oraz kryteria ustalania poziomu korekty finansowej
(artykuł 55 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)
1. Korekty finansowe stosuje się do całego programu operacyjnego lub jego części, w przypadku gdy Komisja stwierdza występowanie co najmniej jednego poważnego defektu w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli.
Bez uszczerbku dla akapitu pierwszego korektę finansową na podstawie stawki ekstrapolowanej stosuje się do całego programu operacyjnego lub jego części, w przypadku gdy Komisja stwierdza nieprawidłowości systemowe w reprezentatywnej próbie operacji, co pozwala na bardziej dokładne ilościowe określenie ryzyka dla budżetu Unii. W tym przypadku ekstrapoluje się wyniki badania reprezentatywnej próby na resztę populacji, z której wybrano próbę, w celu ustalenia korekty finansowej.
2. Poziom korekty na podstawie stawki zryczałtowanej ustala się przy uwzględnieniu następujących elementów:
a)
relatywnego znaczenia poważnego defektu lub poważnych defektów w kontekście systemu zarządzania i kontroli jako całości;
b)
częstości występowania i zasięgu poważnego defektu lub poważnych defektów;
c)
stopnia ryzyka strat dla budżetu Unii.
3. Biorąc pod uwagę powyższe elementy, poziom korekty finansowej ustala się następująco:
a)
w przypadku gdy poważny defekt lub poważne defekty w systemie zarządzania i kontroli są na tyle zasadnicze, częste lub rozpowszechnione, że oznaczają całkowitą niewydolność systemu, która naraża na ryzyko legalność i prawidłowość wszystkich odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 100 %;
b)
w przypadku gdy poważny defekt lub poważne defekty w systemie zarządzania i kontroli są na tyle częste i rozpowszechnione, że oznaczają niezwykle poważną niewydolność systemu, która naraża na ryzyko legalność i prawidłowość bardzo dużej części odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 25 %;
c)
w przypadku gdy poważny defekt lub poważne defekty w systemie zarządzania i kontroli są spowodowane niepełnym, słabym lub rzadkim funkcjonowaniem systemu, które naraża na ryzyko legalność i prawidłowość dużej części odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 10 %;
d)
w przypadku gdy poważny defekt lub poważne defekty w systemie zarządzania i kontroli są spowodowane niespójnym funkcjonowaniem systemu, które naraża na ryzyko legalność i prawidłowość znacznej części odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 5 %.
4. W przypadku gdy zastosowanie stawki zryczałtowanej ustalonej zgodnie z ust. 3 byłoby nieproporcjonalne, dokonuje się obniżenia poziomu korekty finansowej.
5. Jeśli z powodu niepodjęcia przez odpowiedzialne instytucje właściwych działań naprawczych w następstwie zastosowania w danym roku obrachunkowym korekty finansowej ten sam poważny defekt lub te same poważne defekty stwierdza się w kolejnym roku obrachunkowym, wówczas z uwagi na utrzymywanie się poważnego defektu lub poważnych defektów stawkę korekty można zwiększyć do poziomu nieprzekraczającego następnej w kolejności wyższej kategorii.
Artykuł 10
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Artykuł 3 stosuje się od dnia 1 grudnia 2014 r. w odniesieniu do informacji dotyczących danych zapisywanych i przechowywanych, o których mowa w załączniku I.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 13 marca 2014 r.

Labels: 12
4
15
0