Document ID: 32008R0652

RÈGLEMENT (CE, EURATOM) N o 652/2008 DE LA COMMISSION
du 9 juillet 2008
modifiant le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,
vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil, du 25 juin 2002, portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (1), et notamment son article 185, paragraphe 1,
vu l'avis du Parlement européen,
vu l'avis du Conseil,
vu l'avis de la Cour des comptes (2),
considérant ce qui suit:
(1)
À la suite de la modification du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 (ci-après le «règlement financier général») par le règlement (CE, Euratom) no 1995/2006 du Conseil (3), il est nécessaire d'adapter le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission (4) afin de l'aligner sur le règlement financier général. Certaines modifications sont devenues nécessaires compte tenu de l’expérience acquise par les organismes communautaires existants.
(2)
En ce qui concerne la différence entre le délai prévu pour les décisions de décharge relatives aux organismes communautaires et celui prévu pour le budget général dans le règlement financier général, le présent règlement devrait appliquer le délai fixé dans les actes de base instituant les organismes communautaires, dont il ne peut s'écarter. L'institution concernée et, le cas échéant, les organismes communautaires devraient donc s'efforcer, dans la pratique, d'éviter les difficultés et s'employer à l'avenir à harmoniser ces actes de base.
(3)
Il conviendrait de préciser qu'une bonne gestion financière suppose un contrôle interne efficace et efficient, et de définir les caractéristiques et objectifs principaux régissant les systèmes de contrôle interne.
(4)
Une transparence accrue à l'égard de l'autorité budgétaire devrait être assurée par le biais d'obligations nouvelles en matière d'information incombant aux organismes communautaires dans la procédure budgétaire, concernant en particulier les estimations des effectifs en personnel contractuel, les excédents, les recettes affectées et la renonciation à des recouvrements de créances constatées.
(5)
Afin de garantir que les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles leur traitement se poursuit, des dispositions spécifiques devraient être prévues en ce qui concerne les pièces justificatives.
(6)
Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés, chaque organisme communautaire devrait établir une liste des créances, indiquant le nom des débiteurs et le montant de la dette lorsque le débiteur a été condamné à payer par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsqu'aucun paiement ou aucun paiement significatif n'a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste devrait ensuite être publiée, dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données.
(7)
Afin d'assurer la transparence de l'utilisation des fonds en provenance de leurs budgets, il convient de prévoir une obligation générale pour les organismes communautaires de communiquer des informations sur les bénéficiaires de ces fonds.
(8)
La liste des éléments de recettes affectés s'est révélée incomplète et devrait donc être complétée conformément aux dispositions de l'article 18, paragraphe 1, du règlement financier général.
(9)
La publication du budget des organismes communautaires devrait être simplifiée, tout en préservant les prérogatives de l'autorité budgétaire et de la Cour des comptes.
(10)
La procédure applicable aux virements que doivent arrêter les directeurs des organismes communautaires n'a pas été appliquée de manière cohérente et devrait par conséquent être clarifiée. L'autorité budgétaire devrait en particulier être informée des virements importants.
(11)
Les demandes de paiement adressées à la Commission devraient être étayées et fondées sur une gestion des liquidités rigoureuse afin d'éviter les excédents en fin d'année.
(12)
Les effets de l'activité à temps partiel sur le tableau des effectifs devraient être précisés afin de faciliter le recours à ce type d'activité, notamment dans les organismes communautaires de taille réduite.
(13)
Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés, les organismes communautaires devraient prendre part aux activités de prévention de la fraude de l'Office européen de lutte antifraude.
(14)
Afin de couvrir toutes les personnes intervenant dans les procédures de marchés publics et de subventions, il convient de préciser les dispositions concernant les situations de conflit d'intérêt.
(15)
Le traitement d'opérations individuelles semblables concernant certains postes de dépenses courantes devrait être simplifié en ce qui concerne les obligations de vérification ex ante.
(16)
La responsabilité financière des ordonnateurs devrait être expressément limitée aux cas de négligence grave et de faute intentionnelle.
(17)
Afin de faciliter les opérations dans certains cas, les organismes communautaires devraient pouvoir utiliser un système de débit direct.
(18)
Le directeur de l'organisme communautaire étant, en tant qu'ordonnateur, le supérieur hiérarchique du comptable, l'indépendance fonctionnelle du comptable dans l'exercice de ses tâches devrait être explicitement mentionnée.
(19)
Il conviendrait de clarifier la responsabilité des comptables consistant à certifier les comptes sur la base des informations financières que leur fournissent les ordonnateurs. À cette fin, le comptable devrait être habilité à vérifier les informations reçues de l'ordonnateur délégué et à formuler des réserves, le cas échéant.
(20)
Il est nécessaire de définir un ensemble de règles sur les redevances et taxes perçues par les organismes communautaires afin de répondre aux besoins de certains organismes communautaires financés par ce type de recettes.
(21)
Les organismes communautaires devraient être en mesure de s'appuyer sur le savoir-faire de l'instance de la Commission spécialisée en matière d'irrégularités financières, mise en place conformément à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier général, qui devrait devenir, par défaut, l'instance compétente pour les organismes communautaires, excepté lorsque ceux-ci décident de créer une instance ou de participer à une instance commune mise en place par plusieurs organismes communautaires.
(22)
Les conditions d'utilisation, par les organismes communautaires, des services et offices de la Commission, des offices interinstitutionnels européens et du Centre de traduction des organes de l'Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 du Conseil du 28 novembre 1994 portant création d'un Centre de traduction des organes de l'Union européenne (5), et les procédures de passation de marchés conjointes avec les États membres d'accueil devraient être précisées afin de renforcer la coopération avec les institutions, la coopération entre les organismes communautaires et la coopération avec les États membres d'accueil.
(23)
Afin de renforcer la protection des intérêts financiers des Communautés et étant donné que les organismes communautaires ne peuvent exercer certaines prérogatives exclusivement conférées aux institutions communautaires, ils devraient être tenus d'insérer des clauses contractuelles spécifiques dans leurs contrats et conventions de subventions conclus avec des tiers, leur permettant d'exercer certains droits, notamment la suspension et la résiliation de contrats et de procédures de marchés, et l'instauration d'un délai de prescription.
(24)
Pour des motifs de transparence vis-à-vis de l'autorité budgétaire, il conviendrait de mettre en place une procédure d'information pour les projets ayant une incidence notable sur le budget administratif de l'organisme communautaire.
(25)
Il est nécessaire de prévoir une procédure spécifique pour la sélection des experts, correspondant à celle établie dans le règlement financier général.
(26)
La communication et la coopération devraient être renforcées entre le directeur de l'organisme communautaire et le conseil d'administration dans le cadre de la procédure de décharge.
(27)
Conformément à l'article 185, paragraphe 1, du règlement financier général, il convient de prévoir que, lorsque l'organisme communautaire arrête les modalités d'exécution de sa réglementation financière, l'adoption de ces modalités soit soumise à l'approbation préalable de la Commission.
(28)
Il convient dès lors de modifier le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 en conséquence,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 est modifié comme suit:
1)
L'article 3 est remplacé par le texte suivant:
«Article 3
Dans les conditions définies au présent règlement, l'établissement et l'exécution du budget de l'organisme communautaire (ci-après dénommé “le budget”) respectent les principes d’unité et de vérité budgétaire, d'annualité, d'équilibre, d'unité de compte, d'universalité, de spécialité, de bonne gestion financière - qui suppose un contrôle interne efficace et efficient - et de transparence.»
2)
À l'article 8, le paragraphe 1 est remplacé par le texte suivant:
«1. Le budget comporte des crédits non dissociés et, lorsque des exigences de fonctionnement le justifient, des crédits dissociés. Ces derniers donnent lieu à des crédits d'engagement et à des crédits de paiement.»
3)
L'article 10 est modifié comme suit:
a)
au deuxième alinéa du paragraphe 1, les termes «paragraphes 2 à 8» sont remplacés par «paragraphes 2 à 7»;
b)
le paragraphe 3 est remplacé par le texte suivant:
«3. Pour les crédits d'engagement et les crédits non dissociés non encore engagés à la clôture de l'exercice, le report peut porter sur les montants correspondant aux crédits d'engagement pour lesquels la plupart des étapes préparatoires à l'acte d'engagement, à définir dans les modalités d'exécution du règlement financier de chaque organisme communautaire, sont achevées au 31 décembre; ces montants peuvent être engagés jusqu'au 31 mars de l'année suivante»;
c)
au paragraphe 4, la première phrase est remplacée par le texte suivant:
«Pour les crédits de paiement, le report peut porter sur les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d'engagement reportés, lorsque les crédits prévus sur les lignes concernées au budget de l'exercice suivant ne permettent pas de couvrir les besoins»;
d)
au paragraphe 7, l'alinéa suivant est ajouté:
«L'organisme communautaire informe la Commission au plus tard le 1er juin de l'année n+1 de l'exécution des recettes affectées reportées.»
4)
L'article 13 est remplacé par le texte suivant:
«Article 13
1. Les dépenses de gestion courante peuvent faire, à partir du 15 novembre de chaque année, l'objet d'engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l'exercice suivant. Toutefois, ces engagements ne peuvent pas dépasser le quart des crédits décidés par le conseil d'administration figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l'exercice en cours. Ils ne peuvent pas porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n'a pas encore été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté.
2. Les dépenses qui, tels les loyers, doivent être effectuées par anticipation peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l'exercice suivant. Dans ce cas, le plafond fixé au paragraphe 1 n’est pas applicable.».
5)
L'article 15 est modifié comme suit:
a)
le paragraphe 4 est remplacé par le texte suivant:
«4. Les fonds communautaires versés à l'organisme communautaire constituent, par rapport au budget de celui-ci, une subvention d'équilibre qui a le caractère d’un préfinancement au sens de l'article 81, paragraphe 1, point b) i), du règlement financier général»;
b)
le paragraphe 5 suivant est ajouté:
«5. L'organisme communautaire applique une gestion des liquidités rigoureuse, en tenant dûment compte des recettes affectées, afin de garantir que les soldes de trésorerie sont limités à des besoins dûment justifiés. Dans ses demandes de paiement, l'organisme communautaire présente des prévisions détaillées et actualisées sur ses besoins réels de trésorerie au cours de l'exercice, ainsi que des informations sur les recettes affectées.»
6)
À l'article 16, paragraphe 1, l'alinéa suivant est ajouté:
«Les organismes communautaires fournissent, au plus tard le 31 mars de l'année n, une estimation de l'excédent d'exploitation de l'année n-1, qui doit être reversé ultérieurement au budget communautaire de l'année n, afin de compléter les informations déjà disponibles sur l'excédent de l'année n-2. La Commission tient dûment compte de ces informations lorsqu'elle évalue les besoins financiers des organismes communautaires pour l'année n+1.»
7)
L'article 19 est remplacé par le texte suivant:
«Article 19
1. Les recettes suivantes sont affectées en vue de financer des dépenses spécifiques:
a)
les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs;
b)
les participations d'États membres, de pays tiers ou d'organismes divers à des actions de l'organisme communautaire, dans la mesure où cela est prévu dans l'accord conclu entre l'organisme communautaire et les États membres, pays tiers ou organismes en cause;
c)
les recettes provenant de tiers pour des fournitures, des prestations de services ou des travaux effectués sur leur demande, à l'exception des redevances et taxes visées à l'article 5, point a);
d)
le produit de fournitures, de prestations de services et de travaux effectués en faveur des institutions communautaires ou d'autres organismes communautaires;
e)
les recettes provenant de la restitution des sommes qui ont été indûment payées;
f)
le produit de la vente des véhicules, des matériels, des installations, des matières ainsi que des appareils à usage scientifique et technique, qui sont remplacés ou mis au rebut, lorsque la valeur comptable est totalement amortie;
g)
le montant des indemnités d'assurances perçues;
h)
les recettes provenant d'indemnités locatives;
i)
les recettes provenant de la vente de publications et films, y compris ceux sur support électronique.
1 bis. L'acte de base applicable peut également prescrire l'affectation à des dépenses spécifiques, des recettes qu'il prévoit.
2. Toute recette au sens du paragraphe 1, points a) à d), doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes encourues par l'action ou la destination en question.
3. Le budget prévoit la structure d'accueil des catégories de recettes affectées visées aux paragraphes 1 et 1 bis ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.»
8)
L'article 21, paragraphe 1, est remplacé par le texte suivant:
«1. Peuvent être déduits du montant des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:
a)
les pénalités infligées aux titulaires de marchés ou aux bénéficiaires de subventions;
b)
les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et demande de paiement;
c)
les intérêts produits par les versements de préfinancement.»
9)
L'article 23 est remplacé par le texte suivant:
«Article 23
1. Le directeur peut procéder à des virements de chapitre à chapitre et d'article à article sans limitation et de titre à titre dans une limite totale de 10 % des crédits de l'exercice qui figurent sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement.
2. Au-delà de la limite visée au paragraphe 1, le directeur peut proposer au conseil d'administration des virements de crédits de titre à titre. Le conseil d'administration dispose d'un délai de trois semaines pour s'opposer à ces virements; passé ce délai, ils sont réputés adoptés.
3. Les propositions de virement et les virements effectués conformément aux paragraphes 1 et 2 sont accompagnés des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l'exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, tant pour les lignes à alimenter que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.
4. Le directeur informe le conseil d'administration dans les meilleurs délais des virements effectués. Il informe l'autorité budgétaire de tous les virements effectués en application du paragraphe 2.»
10)
au titre II, chapitre 7, l'article 25 bis suivant est inséré:
«Article 25 bis
1. Le budget est exécuté selon le principe d'un contrôle interne efficace et efficient.
2. Aux fins de l'exécution du budget, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:
a)
l'efficacité, l'efficience et l'économie des opérations;
b)
la fiabilité des informations;
c)
la préservation des actifs et de l'information;
d)
la prévention et la détection de la fraude et des irrégularités;
e)
la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.»
11)
L'article 26 est modifié comme suit:
a)
le paragraphe 2 est remplacé par le texte suivant:
«2. Une synthèse du budget et des budgets rectificatifs, tels qu'ils ont été définitivement arrêtés, est publiée au Journal officiel de l'Union européenne dans un délai de trois mois à compter de leur adoption.
Cette synthèse indique les cinq principales lignes budgétaires de recettes, les cinq principales lignes budgétaires de dépenses pour les budgets administratif et de fonctionnement, le tableau des effectifs et une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimée en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, ainsi que des experts nationaux détachés. Elle mentionne également les chiffres de l'exercice précédent.»
b)
les paragraphes 3 et 4 suivants sont ajoutés:
«3. Le budget comprenant le tableau des effectifs et les budgets rectificatifs, tels qu'ils ont été définitivement arrêtés, ainsi qu'une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, et des experts nationaux détachés, sont transmis pour information à l'autorité budgétaire, à la Cour des comptes et à la Commission, et sont publiés sur le site internet de l'organisme communautaire concerné dans un délai de quatre semaines à compter de leur adoption.
4. L'organisme communautaire communique, sur son site internet, des informations sur les bénéficiaires de fonds en provenance de son budget, notamment les noms des experts engagés conformément à l'article 74 ter. Les informations publiées sont aisément accessibles, claires et exhaustives. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité et de sécurité, en particulier de protection des données à caractère personnel énoncées dans le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (6).
Lorsque les informations ne sont publiées que sous une forme anonyme, l'organisme communautaire communique au Parlement européen de manière appropriée, sur demande, les informations relatives aux bénéficiaires concernés.
12)
L'article 27 est remplacé par le texte suivant:
«Article 27
1. Le budget est établi, conformément aux dispositions de l'acte constitutif de l'organisme communautaire.
2. L'organisme communautaire transmet à la Commission un projet d'état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes ainsi que des orientations générales le justifiant au plus tard le 10 février de chaque année et la version définitive de l'état prévisionnel au plus tard à la date fixée par l'acte constitutif.
3. L'état prévisionnel des dépenses et des recettes de l'organisme communautaire inclut:
a)
un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois permanents et temporaires, dont la prise en charge sera autorisée dans la limite des crédits budgétaires par grade et par catégorie;
b)
en cas de variation d'effectifs, un état justificatif motivant les demandes d'emplois nouveaux;
c)
une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements;
d)
des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités ainsi que les nouveaux objectifs mesurés par des indicateurs.
Les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu'une hausse ou une réduction du budget proposé de l'organisme budgétaire est susceptible d'apporter par rapport à son budget de l'année n.
4. L'organisme communautaire transmet à la Commission et à l'autorité budgétaire, au plus tard le 31 mars de chaque année:
a)
son projet de programme de travail;
b)
un plan pluriannuel actualisé en matière de politique du personnel, établi conformément aux orientations fixées par la Commission;
c)
des informations sur le nombre de fonctionnaires, d'agents temporaires et d'agents contractuels, conformément aux définitions du statut et du régime applicable aux autres agents (ci-après dénommés “statut”) pour les années n-1 et n, ainsi qu'une estimation pour l'année n+1;
d)
des informations sur les contributions en nature accordées par l'État membre hôte à l'organisme communautaire;
e)
une estimation du solde découlant du compte de résultat au sens de l'article 81 pour l'année n-1.
5. La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l'adoption du budget général, transmet l'état prévisionnel de l'organisme communautaire à l'autorité budgétaire et propose le montant de la subvention destiné à l'organisme communautaire et les effectifs qu'elle estime nécessaires pour celui-ci. La Commission établit le projet de tableau des effectifs des organismes communautaires et une estimation des effectifs en personnel contractuel exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont proposés.
6. L'autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs de l'organisme communautaire, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l'article 32, paragraphe 1. Le tableau des effectifs est publié dans une annexe de la section III - Commission - du budget général.
7. Le budget et le tableau des effectifs sont arrêtés par le conseil d'administration. Ils deviennent définitifs après l'arrêt définitif du budget général fixant le montant de la subvention ainsi que le tableau des effectifs et sont, le cas échéant, ajustés en conséquence.»
13)
L'article 32 est modifié comme suit:
a)
au troisième alinéa du paragraphe 1, les termes «A1, A2 et A3» sont remplacés par «AD 16, AD 15, AD 14 et AD 13»;
b)
au paragraphe 2, la phrase suivante est ajoutée:
«Lorsqu’un agent demande le retrait de l'autorisation avant la fin de la période accordée, l'organisme communautaire prend les mesures appropriées pour respecter, dès que possible, la limite visée au paragraphe 1, point b).»
14)
À l’article 33, l'alinéa suivant est ajouté:
«Sans préjudice des responsabilités de l'ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, l'organisme communautaire participe aux activités de prévention de la fraude de l'Office européen de lutte antifraude.».
15)
À l'article 34, paragraphe 1, les termes «règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes (ci-après dénommés “le statut”)» sont remplacés par «le statut».
16)
À l’article 35, les paragraphes 1 et 2 sont remplacés par le texte suivant:
«1. Il est interdit à tout acteur financier au sens du chapitre 2 du présent titre et à toute autre personne participant à l’exécution, à la gestion, à l'audit ou au contrôle du budget d'adopter tout acte à l'occasion duquel ses propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l'organisme communautaire. Si un tel cas se présente, la personne concernée a l'obligation de s'abstenir et d'en référer à l’autorité compétente.
2. Il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif des fonctions d'une personne visée au paragraphe 1 est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt avec le bénéficiaire.»
17)
À l'article 38, paragraphe 6, les phrases suivantes sont ajoutées:
«Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu'elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l'audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l'article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s'appliquent.»
18)
À l'article 39, paragraphe 3, les alinéas suivants sont ajoutés:
«Aux fins de la vérification ex ante, l'ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d'opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.
Dans le cas visé au deuxième alinéa, l'ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, effectue une vérification ex post appropriée, conformément au paragraphe 4.»
19)
À l'article 40, le paragraphe 1 est remplacé par le texte suivant:
«1. L'ordonnateur rend compte au conseil d'administration de l'exercice de ses fonctions sous la forme d'un rapport annuel d'activités, accompagné des informations financières et de gestion confirmant que les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation, sauf disposition contraire dans une réserve formulée en liaison avec des domaines précis de recettes et de dépenses.
Le rapport annuel d’activités indique les résultats de ses opérations par rapport aux objectifs qui lui ont été assignés, les risques associés à ces opérations, l’utilisation des ressources mises à sa disposition et le fonctionnement efficient et efficace du système de contrôle interne. L’auditeur interne au sens de l’article 71 prend connaissance du rapport annuel d’activités ainsi que des autres éléments d’information identifiés.»
20)
L'article 43 est remplacé par le texte suivant:
«Article 43
1. Le conseil d’administration nomme un comptable, soumis au statut, qui est fonctionnellement indépendant dans l’exercice de ses tâches. Celui-ci est chargé dans l'organisme communautaire:
a)
de la bonne exécution des paiements, de l’encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;
b)
de préparer et de présenter les comptes conformément au titre VII;
c)
de la tenue de la comptabilité conformément au titre VII;
d)
de mettre en œuvre, conformément au titre VII, les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;
e)
de définir et valider les systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de valider les systèmes définis par l’ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables; le comptable est habilité à vérifier le respect des critères de validation;
f)
de la gestion de la trésorerie.
2. Le comptable obtient de l’ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine de l’organisme communautaire et de l’exécution budgétaire.
2 bis. Avant leur adoption par le directeur, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu’il a une assurance raisonnable quant au fait qu’ils présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme communautaire.
À cet effet, le comptable s’assure que les comptes ont été élaborés conformément aux règles, méthodes et systèmes comptables établis, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.
L’ordonnateur transmet toutes les informations dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions.
L’ordonnateur demeure pleinement responsable de l’utilisation appropriée des fonds qu’il gère, ainsi que de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous son contrôle.
2 ter. Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.
Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.
2 quater. Le comptable de l’organisme communautaire signe les comptes annuels de celui-ci et les envoie au comptable de la Commission.
3. Sous réserve du paragraphe 4 du présent article et de l’article 44, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Il est responsable de leur conservation.
4. Le comptable peut, pour l’exercice de ses tâches, déléguer certaines de ses tâches à des agents soumis au statut placés sous sa responsabilité hiérarchique.
5. L’acte de délégation définit les tâches, droits et obligations conférés aux délégataires.»
21)
À l'article 44, le paragraphe suivant est ajouté:
«Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 66, paragraphe 1 bis, chèque ou autres moyens de paiement, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.»
22)
Au titre IV, chapitre 3, le titre de la section 2 est remplacé par le suivant:
«Section 2
Règles applicables à l’ordonnateur et aux ordonnateurs délégués ou subdélégués»
23)
L'article 47 est remplacé par le texte suivant:
«Article 47
1. L’ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions du statut.
1 bis. La responsabilité pécuniaire de l’ordonnateur est engagée notamment si:
a)
l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement et à ses modalités d’exécution;
b)
l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, omet d’établir un acte engendrant une créance, omet ou retarde l’émission d’un ordre de recouvrement, ou retarde l’émission d’un ordre de paiement, engageant ainsi la responsabilité civile de l’organisme communautaire à l’égard de tiers.
2. Lorsqu’un ordonnateur délégué ou subdélégué considère qu’une décision qui lui incombe est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, il doit le signaler par écrit à l’autorité délégante. Si l’autorité délégante donne par écrit l’instruction motivée d’exécuter la décision susvisée à l’ordonnateur délégué ou subdélégué, ce dernier, qui doit l’exécuter, est dégagé de sa responsabilité.
3. En cas de délégation, l’ordonnateur reste responsable de l’efficacité et de l’efficience des systèmes de gestion et de contrôle interne mis en place et du choix de l’ordonnateur délégué.
4. L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission conformément à l’article 66, paragraphe 4, du règlement financier général, exerce à l’égard de l’organisme communautaire les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission, à moins que le conseil d’administration ne décide de créer une instance fonctionnellement indépendante, ou de participer à une instance commune établie par plusieurs organismes communautaires. Pour les cas présentés par les organismes communautaires, l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières mise en place par la Commission comprend un agent de l'organisme communautaire.
Sur la base de l’avis de cette instance, le directeur décide de l’engagement d’une procédure disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance décèle des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur et à l’auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l’instance le transmet au conseil d’administration et à l’auditeur interne de la Commission. Le directeur se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l'instance dans son rapport annuel d'activités et décrit les mesures de suivi adoptées.
5. Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par l’organisme communautaire en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.
La décision motivée est prise par l’autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.»
24)
L'article 50 est remplacé par le texte suivant:
«Article 50
L'organisme communautaire présente à la Commission, dans des conditions et selon une périodicité convenues avec elle, des demandes de paiement de tout ou partie de la subvention communautaire appuyées par une prévision de trésorerie, conformément à l'article 15, paragraphe 5.»
25)
À l'article 53, le paragraphe 3 est remplacé par le texte suivant:
«3. Les contrats et les conventions de subventions conclus par l'organisme communautaire prévoient que toute créance non remboursée à sa date d'échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément au règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission (7). Les conditions dans lesquelles des intérêts de retard sont dus à l'organisme communautaire, notamment le taux de ces intérêts, figurent explicitement dans les contrats et conventions de subventions.
26)
À l'article 55, paragraphe 3, les premier et deuxième alinéas sont remplacés par le texte suivant:
«Lorsque l'ordonnateur compétent envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s'assure que la renonciation est régulière et conforme au principe de bonne gestion financière et de proportionnalité.
Cette renonciation fait l'objet d'une décision dûment motivée de l'ordonnateur. L'ordonnateur ne peut déléguer une telle décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 EUR.»
27)
À l’article 58, le point a) est remplacé par le texte suivant:
«a)
le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 86 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 pour toute la période du délai accordé à compter de la date indiquée dans la note de débit;»
28)
Au titre IV, chapitre 4, section 5, les articles 58 bis et 58 ter sont insérés:
«Article 58 bis
Le comptable tient une liste des montants à recouvrer, dans laquelle les créances de l'organisme communautaire sont regroupées selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Il précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l'objet d'une renonciation totale ou partielle. Cette liste est jointe au rapport de l’organisme communautaire sur la gestion budgétaire et financière.
L’organisme communautaire établit une liste des créances de l’organisme indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à payer par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsqu’aucun paiement ou aucun paiement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le respect de la législation relative à la protection des données.
Article 58 ter
Les créances détenues par l’organisme communautaire sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l’organisme communautaire, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans, qui est stipulé dans les contrats et conventions de subventions conclus par l'organisme communautaire.»
29)
L'article 59 est remplacé par le texte suivant:
«Article 59
Dans la mesure où des redevances ou taxes visées à l'article 5, point a), sont perçues par l'organisme communautaire, celles-ci font au début de chaque exercice l'objet d'une estimation globale provisoire.
Lorsque les redevances ou les taxes sont entièrement déterminées par la législation ou par les décisions du conseil d'administration, l'ordonnateur peut s'abstenir d'émettre des ordres de recouvrement et établir directement des notes de débit après avoir constaté la créance. Dans ce cas, tous les renseignements relatifs à la créance de l'organisme communautaire sont enregistrés. Le comptable tient une liste des notes de débit et indique leur nombre et leur montant global dans le rapport de l'organisme communautaire sur la gestion budgétaire et financière.
Lorsque l'organisme communautaire utilise un système de facturation séparé, le comptable inscrit régulièrement, et au moins sur une base mensuelle, la somme cumulée des redevances ou charges reçues dans les comptes.
En règle générale, la prestation des services en vertu des missions confiées n'est effectuée par l'organisme communautaire qu'après paiement en entier du montant de la redevance ou de la taxe correspondante. Si, à titre exceptionnel, il y a eu prestation de service sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante, les sections 3, 4 et 5 du présent chapitre s’appliquent.»
30)
À l'article 60, paragraphe 3, la phrase suivante est ajoutée: «Le programme de travail comprend des objectifs détaillés et des indicateurs de performance.»
31)
L'article 62 est remplacé par le texte suivant:
«Article 62
1. Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget, l’ordonnateur compétent doit procéder préalablement à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.
2. Les engagements budgétaires globaux couvrent le coût total des engagements juridiques individuels y afférents conclus jusqu’au 31 décembre de l’année n+1.
Les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l'année n.
À l'expiration des périodes visées aux premier et deuxième alinéas, le solde non couvert par un engagement juridique de ces engagements budgétaires est dégagé par l'ordonnateur compétent.
3. Les engagements juridiques contractés pour des actions dont la réalisation s'étend sur plus d'un exercice ainsi que les engagements budgétaires correspondants comportent, sauf lorsqu'il s’agit de dépenses de personnel, une date limite d'exécution fixée en conformité avec le principe de bonne gestion financière.
Les parties de ces engagements non exécutées six mois après cette date limite d'exécution font l'objet d'un dégagement, conformément à l'article 11.
Le montant de l'engagement budgétaire correspondant à un engagement juridique qui n'a donné lieu à aucun paiement au sens de l'article 67 dans les trois ans qui ont suivi sa signature fait l'objet d'un dégagement.»
32)
À l'article 66, le paragraphe 1 bis suivant est inséré:
«1 bis. Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services, y compris des services de location, ou des livraisons de biens, et en fonction de son analyse du risque, l'ordonnateur peut décider l'application d'un système de débit direct.»
33)
À l'article 72, paragraphe 1, le point b) est remplacé par le texte suivant:
«b)
d'apprécier l'efficience et l'efficacité des systèmes de contrôle et d'audit internes applicables à toute opération d'exécution du budget.»
34)
L'article 74 est remplacé par le texte suivant:
«Article 74
1. En ce qui concerne la passation des marchés publics, les dispositions pertinentes du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s'appliquent, sous réserve des paragraphes 4 à 7 du présent article.
2. L'organisme communautaire peut, à sa demande, être associé en tant que pouvoir adjudicateur, à l'attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels, ainsi qu'à l'attribution des marchés d'autres organismes communautaires.
3. L'organisme communautaire participe à la base de données centrale commune créée et gérée par la Commission conformément à l'article 95 du règlement financier.
4. L'organisme communautaire peut passer un marché, sans avoir recours à une procédure de passation de marché public, avec la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction des organes de l'Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 (8), pour la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux que ces derniers assurent.
5. L'organisme communautaire peut recourir à des procédures de passation de marchés conjointes avec les pouvoirs adjudicateurs de l'État membre d'accueil pour couvrir ses besoins administratifs. Le cas échéant, l'article 125 quater du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s'applique mutatis mutandis.
6. Aux fins de l'application de l'article 101 du règlement financier général, l'appel d'offres prévoit que l'organisme communautaire peut, jusqu'à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation.
7. Aux fins de l'application de l'article 103 du règlement financier général, les appels d'offres lancés par l'organisme communautaire prévoient que ce dernier peut suspendre la procédure et prendre toutes les mesures nécessaires, y compris l'annulation de la procédure, conformément aux conditions fixées par ledit article.
Aux fins de l'application de l'article 103 du règlement financier général, les contrats conclus par l'organisme communautaire avec des opérateurs économiques stipulent que cet organisme peut prendre les mesures visées dans ledit article, conformément aux conditions qui y sont fixées.
35)
Les titres V bis et V ter suivants sont insérés:
«TITRE V bis
PROJETS AYANT DES INCIDENCES SIGNIFICATIVES POUR LE BUDGET
Article 74 bis
Le conseil d'administration notifie, dès que possible, à l'autorité budgétaire son intention d'exécuter un projet qui peut avoir des incidences financières significatives pour le financement de son budget administratif, en particulier les projets de nature immobilière, tels que la location ou l'acquisition d'immeubles. Il en informe la Commission.
Si une branche de l'autorité budgétaire a l'intention de délivrer un avis, elle notifie à l'organisme communautaire concerné, dans les deux semaines suivant la réception de l'information sur le projet, son intention de délivrer un tel avis. À défaut de réponse, l'organisme communautaire peut procéder à l'opération projetée.
Cet avis est transmis à l'organisme communautaire dans un délai de quatre semaines à compter de la notification visée au deuxième alinéa.
TITRE V ter
EXPERTS
Article 74 ter
L'article 265 bis du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s'applique mutatis mutandis à la sélection des experts. Ces experts seront chargés, contre une rémunération fixe, d'assister l'organisme communautaire, notamment dans l'évaluation des propositions et des demandes de subventions ou des soumissions, ainsi que de fournir une assistance technique aux fins du suivi et de l'évaluation finale des projets. L'organisme communautaire peut également recourir aux listes d'experts établies par la Commission ou par d'autres organismes communautaires.»
36)
L'article 75 est remplacé par le texte suivant:
«Article 75
1. Si l'organisme communautaire peut accorder des subventions conformément à son acte constitutif ou par délégation de la Commission conformément à l'article 54, paragraphe 2, point b), du règlement financier général, les dispositions pertinentes du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s'appliquent, sous réserve des paragraphes 2 et 3 du présent article.
2. Les subventions sont couvertes par des conventions écrites entre l'organisme communautaire et le bénéficiaire.
3. Aux fins de l'application de l'article 119, paragraphe 2, du règlement financier général, les conventions de subventions conclues par l'organisme communautaire disposent que ce dernier peut suspendre, réduire ou supprimer la subvention dans les cas visés à l'article 183 du règlement (CE, Euratom) no 2342 après que le bénéficiaire a été mis en mesure de formuler ses observations.»
37)
À l'article 76, le paragraphe 2 est remplacé par le texte suivant:
«Les comptes de l'organisme communautaire sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière au cours de l'exercice. Le rapport rend compte, notamment, du taux d'exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.»
38)
Les articles 82 et 83 sont remplacés par le texte suivant:
«Article 82
Le comptable communique, au plus tard pour le 1er mars suivant l'exercice clos, ses comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice, visé à l'article 76 du présent règlement, au comptable de la Commission et à la Cour des comptes afin que le comptable de la Commission puisse procéder à la consolidation comptable telle que prévue à l'article 128 du règlement financier général.
Le comptable communique également le rapport sur la gestion budgétaire et financière au Parlement européen et au Conseil au plus tard pour le 31 mars suivant l’exercice clos.
Article 83
1. Selon les dispositions de l'article 129, paragraphe 1, du règlement financier général, la Cour des comptes formule, au plus tard pour le 15 juin suivant l'exercice clos, ses observations à l'égard des comptes provisoires de l'organisme communautaire.
2. À la réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires de l’organisme communautaire, le directeur établit les comptes définitifs de l’organisme communautaire, conformément à l’article 43, sous sa propre responsabilité et les transmet au conseil d’administration qui rend un avis sur ces comptes.
3. Le directeur transmet ces comptes définitifs accompagnés de l’avis du conseil d’administration au plus tard pour le 1er juillet suivant l’exercice clos, au comptable de la Commission, à la Cour des comptes, au Parlement européen et au Conseil.
4. Les comptes définitifs de l'organisme communautaire, consolidés avec ceux de la Commission, sont publiés au Journal officiel de l'Union européenne au 15 novembre suivant l'exercice clos.
5. Le directeur adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations formulées par celle-ci dans le cadre de son rapport annuel au plus tard pour le 30 septembre suivant l’exercice clos. L’organisme communautaire adresse ses réponses simultanément à la Commission.»
39)
L'article 94 est remplacé par le texte suivant:
«Article 94
1. Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, donne, avant le 15 mai de l'année n+2, décharge au directeur sur l'exécution du budget de l'exercice n, sauf si l'acte constitutif en dispose autrement. Le directeur informe le conseil d'administration des observations du Parlement européen contenues dans la résolution accompagnant la décision de décharge.
2. Si la date prévue au paragraphe 1 ne peut être respectée, le Parlement européen ou le Conseil informe le directeur des motifs pour lesquels la décision a dû être différée.
3. Au cas où le Parlement européen ajourne la décision octroyant la décharge, le directeur, en coopération avec le conseil d'administration, s'efforce de prendre, dans les meilleurs délais, les mesures de nature à permettre et à faciliter la levée des obstacles à cette décision.»
40)
L'article 97 est supprimé.
41)
L'article 99 est remplacé par le texte suivant:
«Article 99
Le conseil d'administration, sur proposition du directeur, arrête, en tant que de besoin et avec l'accord préalable de la Commission, les modalités d'exécution détaillées du règlement financier de l'organisme communautaire.».
Article 2
Chaque organisme visé à l'article 185 du règlement financier général modifie son règlement financier pour le 10 janvier 2009 au plus tard.
Article 3
Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 9 juillet 2008.

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