Document ID: 32008D0975

BESLUIT 2008/975/GBVB VAN DE RAAD
van 18 december 2008
tot instelling van een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operaties van de Europese Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied (Athena)
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie en, met name op artikel 13, lid 3, en artikel 28, lid 3,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
De Europese Raad, te Helsinki bijeen op 10 en 11 december 1999, heeft met name besloten dat de lidstaten, in het kader van vrijwillige samenwerking, bij door de Europese Unie geleide operaties, vóór 2003 in staat moeten zijn binnen 60 dagen strijdkrachten ten belope van maximaal 50 000-60 000 manschappen die alle Petersbergtaken kunnen uitvoeren, in te zetten en gedurende ten minste 1 jaar operationeel te houden.
(2)
De Raad heeft op 17 juni 2002 zijn goedkeuring gehecht aan de regelingen voor de financiering van door de EU geleide crisisbeheersingsoperaties die gevolgen hebben op militair of defensiegebied.
(3)
In zijn conclusies van 14 mei 2003 heeft de Raad bevestigd dat een snellereactievermogen nodig is, in het bijzonder voor humanitaire en reddingstaken.
(4)
De Europese Raad, te Thessaloniki bijeen op 19 en 20 juni 2003, was ingenomen met de conclusies van de Raad van 19 mei 2003, waarin met name de noodzaak van een militair snellereactievermogen van de Europese Unie wordt bevestigd.
(5)
De Raad heeft op 22 september 2003 besloten dat de Europese Unie de beschikking moet krijgen over een flexibele capaciteit voor het beheer van de financiering van gemeenschappelijke kosten van militaire operaties van elke mogelijke omvang, complexiteit en urgentie, met name door de instelling, uiterlijk op 1 maart 2004, van een permanent financieringsmechanisme dat zal worden belast met de financiering van de gemeenschappelijke kosten van alle toekomstige militaire operaties van de EU.
(6)
De Raad heeft op 23 februari 2004 Besluit 2004/197/GBVB aangenomen tot instelling van een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operaties van de Europese Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied (1) (ATHENA) Dit besluit is vervolgens herhaaldelijk gewijzigd. De Raad is derhalve overgegaan tot codificatie van het besluit door de goedkeuring op 14 mei 2007 van Besluit 2007/384/GBVB (2).
(7)
Het Militair Comité van de EU heeft het concept van een snelle militaire reactie van de EU in zijn verslag van 3 maart 2004 gedetailleerd omschreven. Voorts heeft het op 14 juni 2004 het EU-gevechtsgroepenconcept omschreven.
(8)
De Europese Raad heeft op 17 juni 2004 zijn goedkeuring gehecht aan een verslag over het EVDB waarin wordt beklemtoond dat het werk betreffende de snellereactievermogens van de EU moet worden voortgezet met het oog op een eerste operationele capaciteit in het begin van 2005.
(9)
Gezien deze ontwikkelingen dient de voorfinanciering van militaire operaties van de EU te worden verbeterd. Het schema voor de voorfinanciering is derhalve in de eerste plaats bedoeld voor snellereactieoperaties.
(10)
De Raad besluit per geval of een operatie gevolgen heeft op militair of defensiegebied in de zin van artikel 28, lid 3, van het Verdrag.
(11)
In artikel 28, lid 3, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie is bepaald dat lidstaten waarvan de vertegenwoordiger in de Raad een formele verklaring krachtens artikel 23, lid 1, tweede alinea, heeft afgelegd, niet verplicht zijn bij te dragen in de financiering van de betrokken operatie die gevolgen heeft op militair of defensiegebied.
(12)
Overeenkomstig artikel 6 van het aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehechte Protocol betreffende de positie van Denemarken, neemt Denemarken niet deel aan de uitwerking en de uitvoering van besluiten en acties van de Europese Unie die gevolgen hebben op defensiegebied, en neemt Denemarken niet deel in de financiering van het mechanisme.
(13)
Op grond van artikel 43 van Besluit 2007/384/GBVB heeft de Raad het besluit opnieuw bezien, en is hij overeengekomen er wijzigingen in aan te brengen.
(14)
Ten behoeve van de duidelijkheid dient Besluit 2007/384/GBVB te worden ingetrokken en door een nieuw besluit te worden vervangen,
BESLUIT:
Artikel 1
Definities
Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
a)
„deelnemende lidstaten”: de lidstaten van de Europese Unie, met uitzondering van Denemarken;
b)
„bijdragende staten”: de lidstaten die bijdragen in de financiering van de betrokken militaire operatie krachtens artikel 28, lid 3, van het Verdrag betreffende de Europese Unie, en de derde staten die bijdragen in de financiering van de gemeenschappelijke kosten van deze operatie krachtens overeenkomsten tussen hen en de Europese Unie;
c)
„operaties”: EU-operaties met gevolgen op militair of defensiegebied;
d)
„ondersteunende militaire acties”: EU-operaties, of delen daarvan, waartoe de Raad ter ondersteuning van een derde staat of een derde organisatie heeft besloten en die gevolgen hebben op militair of defensiegebied, maar die niet onder het gezag van het EU-hoofdkwartier vallen.
HOOFDSTUK 1
MECHANISME
Artikel 2
Vaststelling van het mechanisme
1. Bij dezen wordt een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van operaties ingesteld.
2. Het mechanisme wordt ATHENA genoemd.
3. ATHENA treedt op namens de deelnemende lidstaten of, wat betreft de specifieke operaties, de bijdragende staten als omschreven in artikel 1.
Artikel 3
Handelingsbekwaamheid
Met het oog op het administratieve beheer van de financiering van de operaties van de Europese Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied beschikt ATHENA over de nodige handelingsbekwaamheid, met name om een bankrekening te bezitten, goederen te verkrijgen, te bezitten of te vervreemden, contracten of administratieve regelingen af te sluiten en in rechte op te treden. ATHENA heeft geen winstoogmerk.
Artikel 4
Coördinatie met derden
Voor zover nodig voor de uitvoering van zijn missies en met inachtneming van de doelstellingen en het beleid van de Europese Unie, coördineert ATHENA zijn activiteiten met de lidstaten, de communautaire instellingen en de internationale organisaties.
HOOFDSTUK 2
ORGANISATIESTRUCTUUR
Artikel 5
Beheersorganen en personeel
1. ATHENA wordt onder het gezag van het speciaal comité beheerd door:
a)
de beheerder;
b)
de commandant van elke operatie voor wat betreft de operatie waarover hij het bevel voert (hierna „operationeel commandant” genoemd);
c)
de rekenplichtige.
2. ATHENA maakt zo veel mogelijk gebruik van de bestaande administratieve structuren van de Europese Unie. ATHENA doet een beroep op personeel dat, voor zover nodig, door de EU-instellingen ter beschikking wordt gesteld of door de lidstaten wordt gedetacheerd.
3. De secretaris-generaal van de Raad kan aan de beheerder of aan de rekenplichtige het personeel ter beschikking stellen dat voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is, zulks eventueel op voorstel van een deelnemende lidstaat.
4. De organen en het personeel van ATHENA worden ingezet op basis van de operationele behoeften.
Artikel 6
Speciaal comité
1. Er wordt een speciaal comité opgericht dat is samengesteld uit één vertegenwoordiger van elke deelnemende lidstaat („speciaal comité”). De Commissie woont de vergaderingen van het speciaal comité bij, zonder aan de stemmingen deel te nemen.
2. ATHENA wordt onder het gezag van het speciaal comité beheerd.
3. Wanneer het comité beraadslaagt over de financiering van de gemeenschappelijke kosten van een bepaalde operatie:
a)
bestaat het speciaal comité uit één vertegenwoordiger van elke bijdragende lidstaat;
b)
nemen de vertegenwoordigers van de bijdragende derde staten deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité. Zij nemen niet deel aan de stemmingen, en zijn er evenmin bij aanwezig;
c)
nemen de operationeel commandant of zijn vertegenwoordiger deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité, zonder dat zij aan de stemmingen deelnemen.
4. Het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie roept de vergaderingen van het speciaal comité bijeen en zit deze voor. De beheerder neemt het secretariaat van het comité waar. Hij stelt de notulen met het resultaat van de beraadslagingen van het comité op. Hij neemt niet deel aan de stemmingen.
5. De rekenplichtige neemt, voor zover nodig, deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité zonder dat hij deelneemt aan de stemmingen.
6. Indien een deelnemende lidstaat, de beheerder of de operationeel commandant het voorzitterschap hierom verzoekt, roept het voorzitterschap het speciaal comité binnen veertien dagen samen.
7. De beheerder stelt het speciaal comité naar behoren in kennis van elke aan ATHENA gerichte vordering of betwisting.
8. Het speciaal comité beslist met eenparigheid van stemmen van de leden waaruit het bestaat, met inachtneming van zijn samenstelling zoals omschreven in de leden 1 en 3. De beslissingen van het comité zijn bindend.
9. Het speciaal comité keurt alle begrotingen goed, met inachtneming van de toepasselijke referentiebedragen, en oefent in het algemeen de bevoegdheden uit waarin de artikelen 19, 20, 21, 22, 25, 26, 28, 30, 32, 33, 37, 38, 39, 40, 41 en 42 voorzien.
10. Het speciaal comité wordt geïnformeerd door de beheerder, de operationeel commandant en de rekenplichtige zoals in dit besluit is bepaald.
11. De tekst van de besluiten die door het speciaal comité worden goedgekeurd krachtens de artikelen 19, 20, 21, 22, 23, 25, 28, 30, 32, 33, 39, 40, 41 en 42, wordt ondertekend door de voorzitter van het speciaal comité die ten tijde van de goedkeuring in functie is, alsmede door de beheerder.
Artikel 7
Beheerder
1. De secretaris-generaal van de Raad benoemt, na het speciaal comité te hebben ingelicht, de beheerder en ten minste één vervangende beheerder voor een periode van drie jaar.
2. De beheerder oefent zijn bevoegdheden uit namens ATHENA.
3. De beheerder:
a)
stelt alle ontwerp-begrotingen op en legt deze voor aan het speciaal comité. In elke ontwerp-begroting wordt het gedeelte „uitgaven” voor een operatie opgesteld op voorstel van de operationeel commandant;
b)
stelt de begrotingen vast nadat deze zijn goedgekeurd door het speciaal comité;
c)
is de ordonnateur voor de inkomsten, de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop en de operationele gemeenschappelijke kosten die worden gemaakt buiten de actieve fase van de operatie;
d)
geeft uitvoering, voor wat betreft de inkomsten, aan de financiële regelingen die met derden zijn gesloten inzake de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de militaire operaties van de Unie.
4. De beheerder ziet erop toe dat de in dit besluit vastgestelde regels worden geëerbiedigd en dat de besluiten van het speciaal comité worden toegepast.
5. De beheerder is gemachtigd de maatregelen tot uitvoering van de middels ATHENA gefinancierde uitgaven te nemen die hij nuttig acht. Hij stelt het speciaal comité daarvan in kennis.
6. De beheerder coördineert de werkzaamheden betreffende financiële aangelegenheden in het kader van de militaire operaties van de EU. De beheerder is voor deze aangelegenheden het contactpunt met de nationale overheden en, voor zover nodig, de internationale organisaties.
7. De beheerder legt verantwoording af aan het speciaal comité.
Artikel 8
Operationeel commandant
1. De operationeel commandant oefent namens ATHENA zijn bevoegdheden uit met betrekking tot de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert.
2. De operationeel commandant verricht met betrekking tot de operatie waarover hij het bevel voert, de volgende taken:
a)
hij stuurt zijn voorstellen voor het gedeelte „uitgaven - operationele gemeenschappelijke kosten” van de ontwerp-begroting toe aan de beheerder;
b)
hij besteedt in de hoedanigheid van ordonnateur de kredieten betreffende de operationele gemeenschappelijke kosten; hij oefent gezag uit over eenieder die deelneemt aan de besteding van de kredieten, ook uit hoofde van voorfinanciering; hij kan namens ATHENA opdrachten plaatsen en contracten sluiten; hij opent namens ATHENA een bankrekening voor de operatie waarover hij het bevel voert.
3. De operationeel commandant is gemachtigd om, met betrekking tot de operatie waarover hij het bevel voert, de maatregelen tot uitvoering van de middels ATHENA gefinancierde uitgaven te nemen die hij nuttig acht. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan in kennis.
Artikel 9
Rekenplichtige
1. De secretaris-generaal van de Raad benoemt de rekenplichtige en ten minste één adjunct-rekenplichtige voor een periode van twee jaar.
2. De rekenplichtige oefent zijn bevoegdheden uit namens ATHENA.
3. De rekenplichtige is belast met:
a)
de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;
b)
de jaarlijkse opstelling van de rekeningen van ATHENA en, na de voltooiing van elke operatie, van de rekeningen van de operatie;
c)
het verlenen van medewerking aan de beheerder wanneer deze de jaarrekeningen of de rekeningen van een operatie ter goedkeuring voorlegt aan het speciaal comité;
d)
het voeren van de boekhouding van ATHENA;
e)
het vaststellen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel;
f)
het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen voor de ontvangsten, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;
g)
het bewaren van de bewijsstukken;
h)
het beheer van de kasmiddelen, samen met de beheerder.
4. De beheerder en de operationeel commandant verstrekken de rekenplichtige alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van ATHENA en van de door ATHENA beheerde uitvoering van de begroting. Zij garanderen de betrouwbaarheid ervan.
5. De rekenplichtige legt verantwoording af aan het speciaal comité.
Artikel 10
Algemene bepalingen die van toepassing zijn op de beheerder, de rekenplichtige en het personeel van ATHENA
1. De functie van beheerder of adjunct-beheerder is onverenigbaar met die van rekenplichtige of adjunct-rekenplichtige.
2. De adjunct-beheerder handelt onder het gezag van de beheerder. De adjunct-rekenplichtige handelt onder het gezag van de rekenplichtige.
3. Wanneer de beheerder afwezig of verhinderd is, wordt hij vervangen door een adjunct-beheerder. Wanneer de rekenplichtige afwezig of verhinderd is, wordt hij vervangen door een adjunct-rekenplichtige.
4. Bij de uitoefening van taken namens ATHENA blijven de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen onderworpen aan de op hen toepasselijke regels en voorschriften.
5. Het personeel dat door de lidstaten aan ATHENA ter beschikking is gesteld, is onderworpen aan dezelfde voorschriften als die welke zijn vervat in het besluit van de Raad betreffende de regeling die van toepassing is op nationale gedetacheerde deskundigen, en aan de voorschriften die zijn overeengekomen door hun nationale overheid en de communautaire instelling of ATHENA.
6. De personeelsleden van ATHENA moeten vóór hun aanstelling gemachtigd worden om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau „SECRET UE”, of zij moeten in het bezit zijn gesteld van een soortgelijke machtiging van een lidstaat.
7. De beheerder kan met de lidstaten of de communautaire instellingen onderhandelen en regelingen sluiten teneinde van tevoren de personeelsleden aan te wijzen die in voorkomend geval onverwijld ter beschikking van ATHENA kunnen worden gesteld.
HOOFDSTUK 3
ADMINISTRATIEVE REGELINGEN MET LIDSTATEN, EU-INSTELLINGEN, DERDE STATEN EN INTERNATIONALE ORGANISATIES
Artikel 11
Administratieve regelingen
1. Met de lidstaten, EU-instellingen, derde staten of een internationale organisatie kan worden onderhandeld over administratieve regelingen met het oog op de facilitering van het doen van aankopen en/of de financiële aspecten van de wederzijdse ondersteuning in het kader van operaties met een optimale kosteneffectiviteit.
2. Die regelingen:
a)
worden ter fine van advies voorgelegd aan het speciaal comité, wanneer het regelingen betreft die met lidstaten of instellingen van de Europese Unie worden gesloten;
b)
worden ter fine van goedkeuring voorgelegd aan het speciaal comité wanneer het regelingen betreft die met derde staten of internationale organisaties worden gesloten.
3 De regelingen worden ondertekend door de operationeel commandant, of bij ontbreken van een operationeel commandant, door de beheerder, die optreden als vertegenwoordigers van ATHENA, en door de bevoegde administratieve diensten van voornoemde staten of organisaties.
Artikel 12
Permanente en ad hoc administratieve regelingen betreffende de praktische voorwaarde voor de betaling van de bijdragen van derde staten
1. In het kader van de overeenkomsten die zijn gesloten tussen de EU en derde staten die door de Raad zijn aangewezen als potentiële contribuanten aan EU-operaties dan wel als contribuanten aan een specifieke EU-operatie, onderhandelt de beheerder met deze derde staten over permanente of ad hoc administratieve regelingen. Deze regelingen nemen de vorm aan van een briefwisseling tussen ATHENA en de bevoegde administratieve diensten van de betrokken derde staten en voorzien in de praktische voorwaarden die nodig zijn om de vlotte betaling van bijdragen aan toekomstige militaire operaties van de EU te faciliteren.
2. In afwachting van de sluiting van de in lid 1 bedoelde overeenkomsten, kan de beheerder de nodige maatregelen nemen om betalingen door de bijdragende derde staten te faciliteren.
3. De beheerder stelt het speciaal comité in kennis van de voorgenomen regelingen voordat hij deze namens ATHENA ondertekent.
4. Wanneer de EU een militaire operatie opzet, voert de beheerder de regelingen met de aan die operatie bijdragende derde landen uit met betrekking tot de door Raad vastgestelde bijdragen.
HOOFDSTUK 4
BANKREKENINGEN
Artikel 13
Opening en bestemming
1. De beheerder opent een of meer bankrekeningen namens ATHENA.
2. De bankrekeningen worden geopend in een eersteklas financiële instelling die haar hoofdzetel in een lidstaat heeft.
3. Op deze rekeningen worden de bijdragen van de bijdragende staten overgemaakt. Met deze rekeningen kunnen de door ATHENA beheerde uitgaven worden betaald en kunnen aan de operationeel commandant de kasvoorschotten worden verstrekt die nodig zijn voor het verrichten van de uitgaven in het kader van de gemeenschappelijke kosten van een militaire operatie. Geen enkele bankrekening mag een nadelig saldo vertonen.
Artikel 14
Beheer van de middelen
1. Voor elke betaling voor rekening van ATHENA is zowel de handtekening van de beheerder of van een adjunct-beheerder als die van de rekenplichtige of van een adjunct-rekenplichtige vereist.
2. Door ATHENA beheerde middelen, waaronder die welke aan de operationeel commandant worden toevertrouwd, kunnen enkel in euro op een rekening-courant of op een kortlopende depositorekening bij een eersteklas financiële instelling gedeponeerd worden.
HOOFDSTUK 5
GEMEENSCHAPPELIJKE KOSTEN
Artikel 15
Omschrijving van de gemeenschappelijke kosten en de perioden die in aanmerking worden genomen
1. De in bijlage I opgesomde gemeenschappelijke kosten komen systematisch voor rekening van ATHENA. Wanneer zij worden opgenomen in een begrotingsartikel dat de operatie aangeeft waarop deze kosten het meest betrekking hebben, worden zij beschouwd als operationele kosten van deze operatie. In andere gevallen worden deze kosten beschouwd als gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop.
2. Voorts draagt ATHENA de in bijlage II opgesomde operationele gemeenschappelijke kosten vanaf het ogenblik waarop het crisisbeheersingsconcept voor de operatie wordt goedgekeurd tot de datum waarop de operationeel commandant wordt benoemd. In bijzondere omstandigheden kan het speciaal comité, na raadpleging van het Politiek en Veiligheidscomité, de periode gedurende welke de genoemde kosten door ATHENA zullen worden gedragen, verlengen.
3. Tijdens de actieve fase van een operatie, die loopt vanaf de datum waarop de operationeel commandant benoemd wordt tot de dag waarop het operationeel hoofdkwartier zijn activiteiten staakt, draagt ATHENA de onderstaande kosten als operationele gemeenschappelijke kosten:
a)
de in bijlage III-A opgesomde gemeenschappelijke kosten;
b)
de in bijlage III-B opgesomde gemeenschappelijke kosten, wanneer de Raad daartoe besluit,
c)
de in bijlage III-C opgesomde gemeenschappelijke kosten, wanneer de operationeel commandant hierom verzoekt en het speciaal comité deze goedkeurt.
4. Tijdens de actieve fase van een militaire ondersteuningsactie, zoals bepaald door de Raad, neemt ATHENA als operationele gemeenschappelijke kosten voor zijn rekening de door de Raad per geval onder verwijzing naar bijlage III bepaalde gemeenschappelijke kosten.
5. De operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie omvatten tevens de uitgaven die nodig zijn om deze operatie af te wikkelen, zoals opgesomd in bijlage IV.
Een operatie is afgewikkeld wanneer de uitrusting en de infrastructuur die gemeenschappelijk zijn gefinancierd ten behoeve van de operatie, hun eindbestemming hebben gekregen en de rekeningen voor de operatie zijn afgesloten.
6. Uitgaven ter dekking van kosten die één of meer bijdragende lidstaten, een communautaire instelling of een internationale organisatie in ieder geval voor hun rekening zouden hebben genomen, onafhankelijk van de organisatie van de operatie, kunnen niet als gemeenschappelijke kosten worden aangemerkt.
7. Het speciaal comité kan in bijzondere omstandigheden van geval tot geval beslissen dat bepaalde bijkomende kosten die niet zijn opgenomen in bijlage III-B, als gemeenschappelijke kosten zullen worden beschouwd tijdens de actieve fase van een bepaalde operatie.
8. Indien in het speciaal comité geen eenparigheid kan worden bereikt, kan het comité de kwestie op initiatief van het voorzitterschap voorleggen aan de Raad.
Artikel 16
Oefenoperaties
1. De gemeenschappelijke kosten voor de operaties van de EU worden door ATHENA gefinancierd volgens soortgelijke voorschriften en procedures als die welke gelden voor operaties waartoe alle deelnemende lidstaten bijdragen.
2. De gemeenschappelijke kosten van de operaties bestaan uit, in de eerste plaats, bijkomende kosten voor mobiele of vaste hoofdkwartieren, en, in de tweede plaats, bijkomende kosten voor de gebruikmaking, door de EU, van gemeenschappelijke middelen en vermogens van de NAVO die ter beschikking worden gesteld voor een operatie.
3. De hiernavolgende kosten behoren niet tot de gemeenschappelijke kosten voor operaties:
a)
kosten in verband met de verwerving van kapitaalgoederen, inclusief kosten met betrekking tot gebouwen, infrastructuur en uitrusting;
b)
kosten in verband met de planningfase en de voorbereidende fase van operaties;
c)
kosten voor transport, kazernes en onderkomens voor de troepenmacht.
Artikel 17
Referentiebedrag
Voor elk gemeenschappelijk optreden waarbij de Raad besluit dat de EU een militaire operatie zal uitvoeren en voor elk gemeenschappelijk optreden of besluit waarbij de Raad besluit een operatie van de EU te verlengen, wordt voorzien in een referentiebedrag voor de gemeenschappelijke kosten van deze operatie. De beheerder raamt met de medewerking van met name de Militaire Staf van de EU en de operationeel commandant, indien deze in functie is, het bedrag dat nodig is om de gemeenschappelijke kosten van de operatie tijdens de voorgenomen periode te dekken. De beheerder stelt dit bedrag via het voorzitterschap voor aan de Raadsinstanties waarin dit ontwerp van gemeenschappelijk optreden of van besluit moet worden besproken. Het speciaal comité wordt tegelijk door de beheerder op de hoogte gehouden van het gedane voorstel.
HOOFDSTUK 6
BEGROTING
Artikel 18
Begrotingsbeginselen
1. De in euro's opgestelde begroting is het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar wordt voorzien in en machtiging gegeven tot alle ontvangsten en uitgaven in verband met de gemeenschappelijke kosten die door Athena worden beheerd.
2. Alle uitgaven worden gekoppeld aan een specifieke operatie, behalve, in voorkomend geval, de in bijlage I opgesomde kosten.
3. De in de begroting opgenomen kredieten worden goedgekeurd voor de periode van een begrotingsjaar dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.
4. De ontvangsten en uitgaven van de begroting moeten in evenwicht zijn.
5. Slechts door aanwijzing op een begrotingsonderdeel en binnen de grenzen van de in de begroting opgenomen kredieten kunnen ontvangsten en uitgaven in verband met de gemeenschappelijke kosten worden verricht.
Artikel 19
Opstelling en aanneming van de jaarlijkse begroting
1. Elk jaar stelt de beheerder, in samenwerking met elke operationeel commandant voor het gedeelte „operationele gemeenschappelijke kosten”, een ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar op. De beheerder legt uiterlijk op 31 oktober de ontwerp-begroting aan het speciaal comité voor.
2. Dit ontwerp omvat:
a)
de kredieten die noodzakelijk worden geacht ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop;
b)
de kredieten die noodzakelijk worden geacht ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten voor lopende of geplande operaties, waaronder in voorkomend geval kredieten om de door een staat of derde partij voorgefinancierde gemeenschappelijke kosten terug te betalen;
c)
een raming van de ontvangsten die nodig zijn om de uitgaven te dekken.
3. De vastleggings- en betalingskredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk waarin de uitgaven volgens hun aard of bestemming worden gegroepeerd en voor zover nodig, onderverdeeld in artikelen. Een gedetailleerde toelichting per hoofdstuk of artikel wordt opgenomen in het ontwerp van begroting. Voor elke operatie wordt voorzien in één specifieke titel. Eén specifieke titel is het algemeen gedeelte van de begroting en omvat de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop.
4. Elke titel kan een hoofdstuk „voorzieningen” omvatten. De kredieten worden in dit hoofdstuk opgenomen bij op ernstige gronden berustende onzekerheid over het nodige bedrag van de kredieten of over de mogelijkheid om de opgevoerde kredieten te besteden.
5. De ontvangsten bestaan uit:
a)
bijdragen die verschuldigd zijn door de deelnemende en de bijdragende lidstaten en, in voorkomend geval, de bijdragende derde staten;
b)
diverse ontvangsten, onderverdeeld per titel, waaronder de financiële producten, de verkoopopbrengsten en de uitvoering van het vorige begrotingsjaar na vaststelling door het speciaal comité.
6. Het speciaal comité keurt het ontwerp van begroting vóór 31 december goed. De beheerder stelt de goedgekeurde begroting vast en stelt de deelnemende en de bijdragende lidstaten ervan in kennis.
Artikel 20
Gewijzigde begrotingen
1. In geval van niet te vermijden, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden, met name wanneer een operatie in de loop van het begrotingsjaar wordt voorgenomen, stelt de beheerder een ontwerp van gewijzigde begroting voor. Indien het ontwerp van gewijzigde begroting het referentiebedrag voor de betrokken operatie in aanzienlijke mate overschrijdt, kan het speciaal comité de Raad verzoeken dit goed te keuren.
2. Het ontwerp van gewijzigde begroting wordt opgesteld, voorgelegd, goedgekeurd, vastgesteld en bekendgemaakt volgens dezelfde procedure als de jaarlijkse begroting. Indien de gewijzigde begroting echter verband houdt met het opzetten van een militaire operatie van de EU, gaat zij vergezeld van een gedetailleerd financieel memorandum inzake de geplande gemeenschappelijke kosten voor de gehele operatie. Het speciaal comité beraadslaagt, en houdt daarbij rekening met de vereiste spoed.
Artikel 21
Overschrijvingen
1. De beheerder kan, in voorkomend geval op voorstel van de operationeel commandant, kredieten overschrijven. De beheerder stelt het speciaal comité van zijn voornemen in kennis, zulks ten minste één week van tevoren voor zover het dringende karakter dit toelaat. De voorafgaande goedkeuring van het speciaal comité is echter vereist wanneer:
a)
de voorgenomen overschrijving het totaal van de voor een operatie geplande kredieten zal wijzigen;
of
b)
de tijdens het begrotingsjaar voorgenomen overschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere meer dan 10 % bedragen van de kredieten die zijn opgevoerd in het hoofdstuk waaruit de overgeschreven kredieten afkomstig zijn; dit percentage wordt gebaseerd op de kredieten die zijn opgenomen in de begroting zoals die is vastgesteld op de datum waarop het desbetreffende voorstel voor een overschrijving wordt gedaan.
2. De operationeel commandant kan, indien hij dit voor het goede verloop van de operatie nodig acht, binnen drie maanden na de datum waarop de operatie van start is gegaan, ten behoeve van de operatie toegekende kredieten overschrijven van het ene artikel naar het andere en van het ene hoofdstuk naar het andere binnen het deel „operationele gemeenschappelijke kosten” van de begroting. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan in kennis.
Artikel 22
Overdracht van kredieten
1. Niet vastgelegde kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, komen in beginsel aan het einde van het begrotingsjaar te vervallen.
2. Kredieten ter dekking van de opslagkosten voor door ATHENA beheerd materieel en beheerde uitrusting kunnen echter naar het volgende begrotingsjaar worden overgedragen indien de vastlegging daartoe vóór 31 december van het lopende begrotingsjaar is geschied. De kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten kunnen worden overgedragen indien deze noodzakelijk zijn voor een operatie die niet is afgewikkeld.
3. De beheerder legt vóór 15 februari de voorstellen voor de overdracht van kredieten van het vorige begrotingsjaar ter goedkeuring voor aan het speciaal comité. De voorstellen worden geacht goedgekeurd te zijn tenzij het speciaal comité vóór 15 maart anders beslist.
Artikel 23
Vervroegde uitvoering
Zodra de jaarlijkse begroting is goedgekeurd, mogen kredieten worden gebruikt voor vastleggingen en betalingen voor zover dat operationeel noodzakelijk is.
HOOFDSTUK 7
BIJDRAGEN EN TERUGBETALINGEN
Artikel 24
Vaststelling van de bijdragen
1. Betalingskredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, die niet worden gedekt door de diverse ontvangsten, worden gefinancierd uit de bijdragen van de deelnemende lidstaten.
2. Betalingskredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie worden gedekt door de bijdragen van de lidstaten en van de aan de operatie bijdragende derde staten.
3. De bijdragen voor een operatie die zijn verschuldigd door de bijdragende lidstaten, zijn gelijk aan het bedrag van de in de begroting opgevoerde betalingskredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van deze operatie, verminderd met het bedrag van de bijdragen die uit hoofde van artikel 12 door de bijdragende derde landen zijn verschuldigd voor dezelfde operatie.
4. De verdeling van de bijdragen tussen de lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen, wordt bepaald volgens de bruto nationaal product-verdeelsleutel als omschreven in artikel 28, lid 3, van het Verdrag betreffende de Europese Unie en ingevolge Besluit 2000/597/EG, Euratom van de Raad van 29 september 2000 betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen (3), dan wel elk ander besluit van de Raad dat ervoor in de plaats komt.
5. Voor de berekening van de bijdragen worden de gegevens gebruikt die staan in de kolom „eigen middelen BNI” van de tabel „Overzicht van de financiering van de algemene begroting per soort eigen middelen en per lidstaat”, die aan de laatste goedgekeurde begroting van de Europese Gemeenschappen is gehecht, waarbij de bijdrage van elke lidstaat die wordt gevraagd bij te dragen, proportioneel is aan het aandeel van het bruto nationaal inkomen (BNI) van die lidstaat in het totale BNI van de lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen.
Artikel 25
Schema voor de betaling van de bijdragen
1. Wanneer de Raad een referentiebedrag voor een militaire operatie van de Unie heeft vastgesteld, storten de bijdragende lidstaten hun bijdragen ten belope van 30 % van het referentiebedrag, tenzij de Raad een hoger percentage vaststelt.
2. Op voorstel van de beheerder kan het speciaal comité besluiten aanvullende bijdragen te vragen voordat een gewijzigde begroting voor de operatie wordt vastgesteld. Het speciaal comité kan besluiten de kwestie te verwijzen naar de bevoegde voorbereidende instanties van de Raad.
3. Wanneer de kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie zijn opgenomen in de begroting, storten de lidstaten het saldo van de bijdragen die zij voor deze operatie uit hoofde van artikel 24 van dit besluit verschuldigd zijn, na aftrek van de bijdragen die zij reeds hebben betaald voor dezelfde operatie en hetzelfde begrotingsjaar. Indien de operatie echter meer dan zes maanden zal duren, wordt het saldo van de bijdragen in halfjaarlijkse termijnen betaald. In dat geval wordt de eerste termijn binnen twee maanden na aanvang van de operatie betaald; de tweede termijn wordt betaald vóór een datum die door het speciaal comité wordt vastgesteld op voorstel van de beheerder en rekening houdend met de operationele behoeften. Het speciaal comité kan van die bepalingen afwijken.
4. Zodra een referentiebedrag of een begroting is vastgesteld, stuurt de beheerder de desbetreffende verzoeken om een bijdrage per brief aan de nationale overheidsdiensten waarvan de gegevens hem zijn medegedeeld.
5. Onverminderd de andersluidende bepalingen in dit besluit worden de bijdragen binnen 30 dagen na het versturen van het desbetreffende verzoek betaald.
6. Iedere bijdragende staat neemt de bankkosten voor de betaling van zijn bijdrage voor zijn rekening.
7. De beheerder bevestigt de ontvangst van de bijdragen.
Artikel 26
Voorfinanciering
1. In geval van een militaire snellereactieoperatie van de EU zijn bijdragen van de bijdragende lidstaten verschuldigd ten belope van het referentiebedrag. Onverminderd artikel 25, lid 3, worden de bijdragen betaald volgens onderstaande bepalingen.
2. Voor de voorfinanciering van militaire snellereactieoperaties van de EU betalen de lidstaten:
a)
hetzij hun bijdragen vooraf aan ATHENA;
b)
hetzij, wanneer de Raad besluit een militaire snellereactieoperatie van de EU uit te voeren tot de financiering waarvan zij bijdragen, hun bijdragen aan de gemeenschappelijke kosten van die operatie binnen vijf dagen na het versturen van het verzoek ten belope van het referentiebedrag, tenzij de Raad anders besluit.
3. Voor het bovenstaande voert het speciaal comité, bestaande uit één vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die hebben verkozen bijdragen vooraf te betalen (hierna te noemen: „voorafbetalende lidstaten”), voorzieningen op in een specifieke titel van de begroting. Deze voorzieningen worden gedekt door bijdragen die de voorafbetalende lidstaten binnen 90 dagen na het versturen van het verzoek om deze bijdragen betalen.
4. Onverminderd artikel 25, lid 3, worden de bijdragen die voor een snellereactieoperatie verschuldigd zijn door een voorafbetalende lidstaat, ten belope van de bijdrage die deze lidstaat heeft betaald voor de in lid 3 bedoelde voorzieningen, betaald binnen 90 dagen na het versturen van het verzoek. Een overeenkomstig bedrag kan uit de vooraf betaalde bijdragen ter beschikking van de operationeel commandant worden gesteld.
5. Onverminderd artikel 21 worden alle voorzieningen als bedoeld in lid 3, die voor een operatie worden gebruikt, binnen 90 dagen na het versturen van het verzoek aangevuld.
6. Onverminderd lid 1 kan iedere voorafbetalende lidstaat in welbepaalde omstandigheden de beheerder toestaan zijn vooraf betaalde bijdrage te gebruiken ter dekking van zijn bijdrage aan een andere operatie dan een snellereactieoperatie waaraan hij deelneemt. De vooraf betaalde bijdrage wordt door de betrokken lidstaat aangevuld binnen 90 dagen na het versturen van het verzoek.
7. Wanneer er voor een andere operatie dan een snellereactieoperatie financiële middelen nodig zijn voordat er voldoende bijdragen voor die operatie zijn ontvangen:
a)
mogen bijdragen die vooraf zijn betaald door lidstaten die aan de financiering van die operatie bijdragen, na goedkeuring door de voorafbetalende lidstaten, worden gebruikt voor 75 % van hun waarde ter dekking van aan die operatie verschuldigde bijdragen. De vooraf betaalde bijdragen worden binnen 90 dagen na het versturen van het verzoek door de voorafbetalende lidstaten aangevuld;
b)
worden in het onder a) bedoelde geval de bijdragen die voor de operatie uit hoofde van artikel 25, lid 1, verschuldigd zijn door lidstaten die hun bijdrage niet vooraf hebben betaald, na goedkeuring door de betrokken lidstaten betaald binnen vijf dagen na het versturen door de beheerder van het verzoek tot betaling.
8. Onverminderd artikel 32, lid 3, mag de operationeel commandant de te zijner beschikking gestelde bedragen vastleggen en betalen.
9. Iedere lidstaat kan zijn keuze ongedaan maken door de beheerder daarvan ten minste drie maanden van te voren in kennis te stellen.
Artikel 27
Terugbetaling van voorfinancieringen
1. Een lidstaat, een derde staat of, in voorkomend geval, een internationale organisatie die door de Raad gemachtigd is een deel van de gemeenschappelijke kosten van een operatie voor te financieren, kan hiervan terugbetaling door ATHENA verkrijgen. Daartoe wordt uiterlijk twee maanden na de einddatum van de betrokken operatie een van de nodige bewijsstukken vergezeld verzoek aan de beheerder gericht.
2. Op een verzoek om terugbetaling kan uitsluitend worden ingegaan als het is goedgekeurd door de operationeel commandant en de beheerder.
3. Als een door een bijdragende staat ingediend verzoek om terugbetaling wordt goedgekeurd, mag het bedrag in mindering worden gebracht op het eerstvolgende verzoek om een bijdrage dat de beheerder aan die staat richt.
4. Indien er op het ogenblik van de goedkeuring van het verzoek om terugbetaling geen verzoek om een bijdrage is gepland, of indien het goedgekeurde verzoek om terugbetaling de geplande bijdrage zou overschrijden, gaat de beheerder binnen 30 dagen over tot terugbetaling van het bedrag, rekening houdend met de kasmiddelen van ATHENA en de behoeften voor de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de betrokken operatie.
5. Terugbetaling is verschuldigd overeenkomstig dit besluit, zelfs als de operatie wordt geannuleerd.
Artikel 28
Beheer door ATHENA van uitgaven die niet in de gemeenschappelijke kosten zijn opgenomen
1. Het speciaal comité kan, op voorstel van de beheerder of van een lidstaat, besluiten dat het administratieve beheer van bepaalde uitgaven voor een operatie, met name op het gebied van menselijke ondersteuning/maaltijden en wasserij, wordt toevertrouwd aan ATHENA, hoewel de desbetreffende lidstaten hiervoor verantwoordelijk blijven.
2. Het speciaal comité kan in zijn besluit de operationeel commandant machtigen namens de aan een operatie deelnemende lidstaten contracten af te sluiten voor het verwerven van de beschreven diensten. Het comité besluit dan dat ATHENA de middelen die nodig zijn om de afgesloten contracten na te komen, vooraf van de lidstaten int.
3. ATHENA houdt een boekhouding van de uitgaven die voor rekening van de afzonderlijke lidstaten komen maar door het mechanisme worden beheerd. ATHENA stuurt elke lidstaat maandelijks een overzicht van uitgaven te zijner laste die door hem of door zijn personeel de afgelopen maand zijn verricht, en verzoekt om de nodige middelen om deze uitgaven te dekken. Binnen 30 dagen na het versturen van het verzoek om middelen maken de lidstaten de gevraagde middelen over aan ATHENA.
Artikel 29
Achterstandsrente
1. Indien een staat zijn financiële verplichtingen niet nakomt, zijn de communautaire regels inzake achterstandsrente van artikel 71 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (4) met betrekking tot de betaling van de bijdragen aan de Gemeenschapsbegroting, van overeenkomstige toepassing op die staat.
2. Wanneer niet meer dan tien dagen te laat betaald wordt, wordt er geen rente in rekening gebracht. Wanneer meer dan tien dagen te laat betaald wordt, wordt rente aangerekend voor de volledige duur van de achterstand.
HOOFDSTUK 8
UITVOERING VAN DE UITGAVEN
Artikel 30
Beginselen
1. De kredieten van ATHENA worden besteed overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, namelijk overeenkomstig de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.
2. Ordonnateurs zijn belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven van ATHENA overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, en staan in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan. De ordonnateurs gaan vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stellen de uitgaven betaalbaar, geven betalingsopdrachten en verrichten de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen. Een ordonnateur kan zijn functies delegeren door middel van een besluit dat voorziet in:
a)
delegatieverkrijgers van het gepaste niveau,
b)
de omvang van de toegekende bevoegdheden, en tevens
c)
de mogelijkheid voor de delegatieverkrijgers om hun bevoegdheden te subdelegeren.
3. De besteding van de kredieten geschiedt volgens het beginsel van de scheiding van ordonnateur en rekenplichtige. De ambten van ordonnateur en van rekenplichtige zijn onderling niet verenigbaar. Voor elke betaling die wordt verricht uit de door ATHENA beheerde middelen is zowel de handtekening van een ordonnateur als die van een rekenplichtige vereist.
4. Onverminderd dit besluit passen een lidstaat, een communautaire instelling of, in voorkomend geval, een internationale organisatie bij het verrichten van gemeenschappelijke uitgaven de regels toe die gelden voor het verrichten van de eigen uitgaven. Wanneer de beheerder de uitgaven rechtstreeks verricht, past hij de regels toe die gelden voor de uitvoering van de afdeling „Raad” van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.
5. De beheerder kan aan het voorzitterschap echter elementen voorleggen voor een voorstel aan de Raad of het speciaal comité betreffende regels voor het verrichten van gemeenschappelijke uitgaven.
6. Het speciaal comité kan regels goedkeuren voor de uitvoering van de gemeenschappelijke uitgaven die afwijken van lid 4.
Artikel 31
Gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop
De beheerder oefent de functie uit van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop.
Artikel 32
Operationele gemeenschappelijke kosten
1. De operationeel commandant oefent de functie uit van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert. Het is echter de beheerder die de functie uitoefent van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten die tijdens de voorbereidende fase van een specifieke operatie worden gemaakt en rechtstreeks door ATHENA worden betaald, of betrekking hebben op de operatie nadat de actieve fase ervan is beëindigd.
2. De bedragen die nodig zijn voor het verrichten van de uitgaven van een operatie worden door de beheerder van de bankrekening van ATHENA overgemaakt aan de operationeel commandant, op diens verzoek, en wel op de namens ATHENA geopende bankrekening waarvan de gegevens door de operationeel commandant aan de beheerder zijn meegedeeld.
3. In afwijking van artikel 18, lid 5, geeft de aanneming van een referentiebedrag de beheerder en de operationeel commandant het recht om, elk op zijn bevoegdheidsgebied, voor de betrokken operatie uitgaven vast te leggen en te betalen ten belope van 30 % van dit referentiebedrag, tenzij de Raad een hoger percentage vaststelt. Het speciaal comité kan op voorstel van de beheerder besluiten dat bijkomende uitgaven kunnen worden vastgelegd en betaald. Het speciaal comité kan besluiten de zaak via het voorzitterschap te verwijzen naar de bevoegde voorbereidende organen van de Raad. Deze afwijking is niet meer van toepassing vanaf de datum waarop een begroting voor de betrokken operatie is aangenomen.
4. Tijdens de periode voorafgaand aan de aanneming van een begroting voor een operatie, leggen de beheerder en de operationeel commandant of zijn vertegenwoordiger elk voor zich elke maand aan het speciaal comité rekening en verantwoording af over de uitvoering van de uitgaven die in aanmerking komen als gemeenschappelijke kosten voor deze operatie. Het speciaal comité kan, op voorstel van de beheerder, de operationeel commandant of een lidstaat, richtsnoeren uitvaardigen over de uitvoering van uitgaven tijdens deze periode.
5. In afwijking van artikel 18, lid 5, kan de commandant van een operatie, ingeval van dreigend gevaar voor het leven van personeelsleden die aan deze militaire operatie van de EU deelnemen, boven de in de begroting opgevoerde kredieten de uitgaven verrichten die nodig zijn om het leven van deze personeelsleden te redden. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan zo spoedig mogelijk in kennis. In dergelijk geval stelt de beheerder, in samenspraak met de operationeel commandant, de overschrijvingen voor die nodig zijn voor deze onvoorziene uitgaven. Indien het onmogelijk is om door middel van overschrijvingen te voorzien in voldoende financiering voor deze uitgaven, stelt de beheerder een gewijzigde begroting voor.
HOOFDSTUK 9
EINDBESTEMMING VAN DE GEMEENSCHAPPELIJK GEFINANCIERDE UITRUSTING EN INFRASTRUCTUUR
Artikel 33
1. Met het oog op de afwikkeling van de operatie onder zijn bevel, doet de operationeel commandant het nodige om aan de voor deze operatie gemeenschappelijk verworven uitrusting en infrastructuur een eindbestemming te geven. Hij stelt in voorkomend geval het toepasselijke afschrijvingspercentage aan het speciaal comité voor.
2. De beheerder beheert de uitrusting en infrastructuur die na de actieve fase van de operatie overblijven, teneinde hieraan eventueel een eindbestemming te geven. Hij stelt in voorkomend geval het toepasselijke afschrijvingspercentage aan het speciaal comité voor.
3. Het afschrijvingspercentage voor uitrusting, infrastructuur en andere goederen wordt zo spoedig mogelijk door het speciaal comité goedgekeurd.
4. De eindbestemming van gemeenschappelijk gefinancierde uitrusting en infrastructuur wordt door het speciaal comité goedgekeurd, met inachtneming van de operationele behoeften en financiële criteria. Wat de eindbestemming betreft:
a)
kan infrastructuur via ATHENA worden verkocht of afgestaan aan het gastland, een lidstaat of een derde;
b)
kan uitrusting via ATHENA worden verkocht aan een lidstaat, het gastland of een derde, dan wel door ATHENA, een lidstaat of een derde opgeslagen en onderhouden worden.
5. De uitrusting en infrastructuur worden aan een bijdragende staat, het gastland of een derde verkocht tegen verkoopwaarde of, wanneer de verkoopwaarde niet kan worden vastgesteld, rekening houdend met het toepasselijke afschrijvingspercentage.
6. De verkoop of de overdracht aan het gastland of aan een derde geschiedt overeenkomstig de geldende veiligheidsvoorschriften, met name die van de Raad, de bijdragende staten of de NAVO, al naar gelang.
7. Wanneer wordt besloten dat ATHENA de naar aanleiding van een operatie verworven uitrusting behoudt, kunnen de bijdragende lidstaten een financiële compensatie vragen aan de andere bijdragende lidstaten. Het speciaal comité, in zijn samenstelling van de vertegenwoordigers van alle bijdragende lidstaten, neemt de toepasselijke besluiten op voorstel van de beheerder.
HOOFDSTUK 10
BOEKHOUDING EN INVENTARIS
Artikel 34
Beginselen
Wanneer de uitvoering van de uitgaven van ATHENA is toevertrouwd aan een lidstaat, een communautaire instelling of, in voorkomend geval, een internationale organisatie, dan past deze staat, deze instelling of deze organisatie de regels toe die gelden voor de boekhouding van de eigen uitgaven en voor de eigen inventaris.
Artikel 35
Boekhouding van de operationele gemeenschappelijke kosten
De operationeel commandant houdt een boekhouding van de stortingen die hij ontvangt van ATHENA, van de uitgaven die hij vastlegt en de betalingen die hij verricht, en hij houdt tevens een inventaris bij van de uit de ATHENA-begroting gefinancierde roerende goederen die gebruikt worden voor de operatie waarover hij het bevel voert.
Artikel 36
Geconsolideerde boekhouding
1. De rekenplichtige houdt een boekhouding van de opgevraagde bijdragen en de verrichte stortingen. Voorts stelt hij de boekhouding op van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, alsook van de operationele uitgaven die zijn verricht onder de directe verantwoordelijkheid van de beheerder.
2. De rekenplichtige stelt de geconsolideerde boekhouding op van de ontvangsten en uitgaven van ATHENA. Elke operationeel commandant doet hem daartoe de boekhouding toekomen van de uitgaven die hij heeft vastgelegd, de betalingen die hij heeft verricht, alsook van de voorfinancieringen die hij heeft goedgekeurd teneinde de operationele gemeenschappelijke kosten te dekken van de operatie waarover hij het bevel voert.
HOOFDSTUK 11
CONTROLE EN AFLEGGEN VAN REKENING EN VERANTWOORDING
Artikel 37
Geregelde verslaglegging aan het comité
De beheerder legt aan het speciaal comité om de drie maanden een staat voor van de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van de laatste drie maanden en sedert het begin van het begrotingsjaar. Elke operationeel commandant bezorgt daartoe de beheerder tijdig een staat van de uitgaven met betrekking tot de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert.
Artikel 38
Voorwaarden inzake de uitoefening van de controles
1. De personen die belast zijn met de controle van de ontvangsten en uitgaven van ATHENA moeten voorafgaand aan de uitvoering van hun opdracht gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau „SECRET UE”, of zij moeten, in voorkomend geval, een soortgelijke machtiging van een lidstaat of van de NAVO hebben. Deze personen zorgen ervoor dat de vertrouwelijkheid van de gegevens geëerbiedigd wordt, en dat de gegevens waarvan zij tijdens hun controleopdracht kennis nemen, beschermd worden overeenkomstig de op deze gegevens toepasselijke voorschriften.
2. De personen die zijn belast met de controle van de ontvangsten en uitgaven van ATHENA krijgen onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving toegang tot de documenten en de inhoud van elke informatiedrager in verband met deze ontvangsten en uitgaven, alsook tot de ruimten waar deze documenten en informatiedragers worden bewaard. Zij kunnen hiervan kopieën maken. De personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van ATHENA verlenen de beheerder en de personen belast met de controle van de ontvangsten en uitgaven de medewerking die nodig is voor de uitvoering van hun opdracht.
Artikel 39
Externe controle van de rekeningen
1. Indien de uitvoering van de uitgaven van ATHENA is toevertrouwd aan een lidstaat, een communautaire instelling of een internationale organisatie, dan past deze staat, deze instelling of deze organisatie de regels toe die gelden voor de controle van de eigen uitgaven.
2. De beheerder of de door hem aangewezen personen kunnen echter te allen tijde overgaan tot een controle van de gemeenschappelijke kosten van ATHENA ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, of de gemeenschappelijke operationele kosten van een operatie. Voorts kan het speciaal comité, op voorstel van de beheerder of van een lidstaat, op elk tijdstip externe controleurs aanstellen van wie de opdrachten en arbeidsvoorwaarden door het comité worden bepaald.
3. Met het oog op externe controles wordt een accountantscollege van zes leden ingesteld. Het speciaal comité benoemt elk jaar per 1 januari van het volgende jaar uit de door de lidstaten voorgestelde kandidaten twee leden voor een periode van drie jaar die eenmaal kan worden hernieuwd. Het speciaal comité kan het mandaat van een lid met maximaal zes maanden verlengen. De kandidaten moeten lid zijn van een nationaal controleorgaan van een lidstaat en voldoende waarborgen bieden inzake veiligheid en onafhankelijkheid. Zij moeten beschikbaar zijn om in voorkomend geval opdrachten namens ATHENA uit te voeren. Tijdens de uitoefening van die opdrachten:
a)
blijven de leden van het college bezoldigd door hun controle-orgaan van oorsprong en draagt ATHENA hun dienstreiskosten overeenkomstig de regels die van toepassing zijn op ambtenaren van de Europese Gemeenschappen met een gelijkwaardige rang. De kandidaten moeten lid zijn van het hoogste nationaal controleorgaan van een lidstaat of door dat orgaan worden aanbevolen, en voldoende waarborgen bieden inzake veiligheid en onafhankelijkheid;
b)
mogen zij uitsluitend van het speciaal comité instructies vragen of ontvangen; binnen het controlemandaat zijn het accountantscollege en zijn leden volledig onafhankelijk en als enige verantwoordelijk voor het verloop van de externe controle;
c)
rapporteren zij over hun opdracht enkel aan het speciaal comité;
d)
gaan zij, in de loop van het begrotingsjaar evenals ex-post, door middel van controles ter plaatse alsook op basis van ondersteunende documenten, na of de door ATHENA gefinancierde of voorgefinancierde uitgaven worden uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de beginselen van goed financieel beheer, namelijk overeenkomstig de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid, en of de interne controles adequaat zijn.
Het accountantscollege kiest elk jaar uit zijn leden zijn voorzitter, hetzij door wijziging hetzij door verlenging van het mandaat. Het neemt voor de door zijn leden uitgevoerde controles regels aan die met de strengste internationale normen overeenstemmen. Het college keurt de door zijn leden opgestelde verslagen goed alvorens ze aan de beheerder en het speciaal comité te doen toekomen.
4. Het speciaal comité kan per geval en op specifieke gronden besluiten om een beroep te doen op andere externe organen.
5. De kosten voor de controles die de namens ATHENA handelende controleurs maken, worden beschouwd als gemeenschappelijke kosten ten laste van ATHENA.
Artikel 40
Interne controle van de rekeningen
1. Op voorstel van de beheerder en na het speciaal comité te hebben ingelicht, benoemt de secretaris-generaal van de Raad een interne controleur van ATHENA en ten minste één plaatsvervangend interne controleur voor een periode van drie jaar die een keer kan worden verlengd; de interne controleurs moeten de nodige beroepskwalificaties hebben en voldoende waarborgen bieden inzake veiligheid en onafhankelijkheid.
2. De interne controleur rapporteert aan de beheerder over het beheersen van de risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen en aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de interne controle bij de operaties en ter bevordering van een goed financieel beheer. Hij is met name belast met het beoordelen van zowel de toereikendheid en doeltreffendheid van de interne beheersystemen als de verrichting van de diensten bij de uitvoering van de beleidsmaatregelen en doelstellingen in relatie met de ermee verbonden risico's.
3. De werkzaamheden van de interne controleur strekken zich uit tot alle diensten die betrokken zijn bij het innen van de ontvangsten van ATHENA of de uitvoering van de via ATHENA gefinancierde uitgaven.
4. De interne controleur verricht naar gelang van de behoefte in de loop van het begrotingsjaar één of meer controles. Hij rapporteert aan de beheerder en deelt zijn bevindingen en aanbevelingen mee aan de operationeel commandant. De operationeel commandant en de beheerder zorgen ervoor dat de uit de controles voortvloeiende aanbevelingen worden opgevolgd.
5. De beheerder brengt jaarlijks verslag uit aan het speciaal comité over de interne controlewerkzaamheden en vermeldt het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de bevindingen, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven.
6. Voorts garandeert elke operationeel commandant de interne controleur volledige toegang tot de operatie waarover hij het bevel voert. De interne controleur gaat na of de financierings- en begrotingssystemen en -procedures goed functioneren en zorgt voor de goede werking van degelijke, doeltreffende systemen voor interne controle. De interne controleur kan noch ordonnateur noch rekenplichtige zijn; hij mag niet deelnemen aan de opstelling van de financiële staten.
7. De bevindingen en de verslagen van de interne controleur worden tezamen met de betrokken bewijsstukken ter beschikking gesteld van het college van controleurs.
Artikel 41
Jaarlijkse rekening en verantwoording
1. Alle operationele commandanten verstrekken de rekenplichtige van ATHENA vóór 31 maart die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar, of binnen vier maanden na het einde van de operatie waarover zij het bevel voerden, indien dit eerder is, de informatie die nodig is om de jaarrekeningen voor de gemeenschappelijke kosten, de jaarrekeningen voor uit hoofde van artikel 28 van dit besluit voorgefinancierde en terugbetaalde uitgaven en het jaarlijks activiteitenverslag op te stellen.
2. Vóór 30 april die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar stelt de beheerder met medewerking van de rekenplichtige en van alle operationele commandanten de voorlopige jaarrekeningen en het jaarlijks activiteitenverslag op, en dient hij deze bij het speciaal comité en het accountantscollege in.
3. Het speciaal comité ontvangt, uiterlijk 31 juli na afsluiting van het begrotingsjaar, van het accountantscollege een jaarlijks accountantsverslag en van de beheerder, bijgestaan door de rekenplichtige en alle operationele commandanten, de definitieve jaarrekeningen van ATHENA. Het speciaal comité bespreekt vóór 30 september na de afsluiting van het begrotingsjaar de jaarrekeningen in het licht van het accountantsverslag van het college, met het oog op het verlenen van kwijting aan de beheerder, de rekenplichtige en alle operationele commandanten.
4. De rekenplichtige en elke operationeel commandant bewaren alle rekeningen en inventarissen, elk op zijn niveau, gedurende een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de desbetreffende kwijting is verleend.
5. Het speciaal comité besluit om het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar waarvan de rekeningen zijn goedgekeurd, door middel van een gewijzigde begroting in de begroting van het volgende begrotingsjaar op te nemen, naar omstandigheid onder de ontvangsten of onder de uitgaven.
6. Het deel van het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar dat afkomstig is van de besteding van de kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties wordt toegerekend op de eerstkomende bijdragen van de deelnemende lidstaten.
7. Het deel van het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar dat afkomstig is van de besteding van de kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van een bepaalde operatie wordt toegerekend op de eerstkomende bijdragen van de lidstaten die aan deze operatie hebben bijgedragen.
8. Indien terugbetaling niet kan geschieden door aftrek van de aan ATHENA verschuldigde bijdragen, wordt het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar aan de betrokken lidstaten terugbetaald.
9. Elke lidstaat die aan een operatie deelneemt verstrekt elk jaar vóór 31 maart aan de beheerder, in voorkomend geval via de operationeel commandant, op basis van vrijwilligheid, informatie over de bijkomende kosten die hij in het vorige begrotingsjaar voor de operatie gemaakt heeft. Deze informatie wordt uitgesplitst naar de belangrijkste uitgavenposten. De beheerder brengt deze informatie bijeen zodat het speciaal comité een overzicht heeft van de bijkomende kosten van de operatie.
Artikel 42
Rekening en verantwoording voor de rekeningen van een operatie
1. Wanneer een operatie is afgerond, kan het speciaal comité, op voorstel van de beheerder of een lidstaat, besluiten dat de beheerder met de medewerking van de rekenplichtige en de operationeel commandant bij het speciaal comité de jaarrekening en de balans van deze operatie indient tot ten minste de datum van voltooiing en, indien mogelijk, de datum van afwikkeling ervan. De aan de beheerder toegekende termijn mag niet korter zijn dan vier maanden te rekenen vanaf de datum van voltooiing van de operatie.
2. Indien de ontvangsten en uitgaven in verband met de afwikkeling van een operatie niet binnen de toegekende termijn in de jaarrekening en de balans van deze operatie kunnen worden opgenomen, dan komen deze te staan in de jaarrekening en de jaarbalans van ATHENA en worden zij in het kader van de jaarlijkse rekening en verantwoording door het speciaal comité nagezien.
3. Het speciaal comité keurt de bij hem ingediende jaarrekening en balans voor de operatie goed. Hij geeft kwijting aan de beheerder, de rekenplichtige en aan elke operationeel commandant voor de desbetreffende operatie.
4. Indien terugbetaling niet kan geschieden door aftrek van de aan ATHENA verschuldigde bijdragen, wordt het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar aan de betrokken lidstaten terugbetaald.
HOOFDSTUK 12
JURIDISCHE AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 43
1. De voorwaarden waaronder de operationeel commandant, de beheerder en het andere personeel dat met name door de communautaire instellingen of de lidstaten ter beschikking is gesteld, tucht- en strafrechtelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor fouten of nalatigheid bij de uitvoering van de begroting, worden geregeld door het statuut of de regelingen die op hen van toepassing zijn. Bovendien kan ATHENA op eigen initiatief of op verzoek van een bijdragende staat het bedoelde personeel burgerrechtelijk aansprakelijk stellen.
2. In geen geval kunnen de Europese Gemeenschappen of de secretaris-generaal van de Raad door een bijdragende lidstaat aansprakelijk worden gesteld voor de wijze waarop de beheerder, de rekenplichtige of het te hunner beschikking gestelde personeel hun functie vervullen.
3. De contractuele aansprakelijkheid die kan ontstaan naar aanleiding van overeenkomsten die bij de uitvoering van de begroting worden gesloten, wordt via ATHENA door de bijdragende staten gedragen. Zij wordt geregeld door de wetgeving die op de betrokken overeenkomsten van toepassing is.
4. Wat de niet-contractuele aansprakelijkheid betreft, wordt de schade die is veroorzaakt door de operationele hoofdkwartieren, de hoofdkwartieren van de troepenmacht en de deelhoofdkwartieren van de troepenmacht welke deel uitmaken van de crisisstructuur waarvan de samenstelling wordt vastgesteld door de operationeel commandant, dan wel door het daaraan toegewezen personeel in de uitoefening van zijn functie, via ATHENA door de bijdragende staten gedekt, in overeenstemming met de algemene beginselen die de rechtsstelsels van de lidstaten gemeen hebben, en met de bepalingen van het statuut van de troepenmacht die van toepassing zijn op het terrein waar deze wordt ingezet.
5. In geen geval kunnen de Europese Gemeenschappen of de lidstaten door een bijdragende lidstaat aansprakelijk worden gesteld naar aanleiding van overeenkomsten gesloten in het kader van de uitvoering van de begroting of voor schade veroorzaakt door de eenheden en diensten die deel uitmaken van de crisisstructuur waarvan de samenstelling wordt vastgesteld door de operationeel commandant, dan wel door het daaraan toegewezen personeel in de uitoefening van zijn functie.
Artikel 44
Toetsing en herziening
Dit besluit, met inbegrip van de bijlagen, wordt, indien nodig, op verzoek van een lidstaat of na elke operatie geheel of gedeeltelijk getoetst. Het besluit wordt tenminste elke drie jaar herzien. Bij de toetsing en de herziening van het besluit kan een beroep worden gedaan op alle deskundigen die een nuttige bijdrage tot de werkzaamheden kunnen leveren, en met name op de beheersorganen van ATHENA.
Artikel 45
Intrekking
Besluit 2007/384/GBVB wordt ingetrokken.
Artikel 46
Inwerkingtreding
Dit besluit wordt van kracht op de dag waarop het wordt aangenomen.
Artikel 47
Bekendmaking
Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Gedaan te Brussel, 18 december 2008.

Labels: 4
15
5