Document ID: 32009D1011

DECISIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL
del 4 giugno 2009
che fissa le norme per la selezione, la proroga del mandato e la revoca del direttore e dei vicedirettori di Europol
(2009/1011/GAI)
IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL,
vista la decisione del Consiglio, del 6 aprile 2009, che istituisce un Ufficio europeo di polizia (Europol) (1) (di seguito denominata «decisione Europol») e in particolare gli articoli 37, paragrafo 9, lettera g), 38, paragrafo 1, 38, paragrafo 2, 38, paragrafo 3, 38, paragrafo 7, e 39,
visto lo statuto dei funzionari delle Comunità europee (di seguito denominato «lo statuto del personale») e il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (di seguito denominato «il regime») previsti nel regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 (2) del Consiglio,
visto l’articolo 12 del regime relativo alle condizioni di impiego del personale temporaneo e il capitolo 9 del titolo II del regime sulla cessazione dall’impiego del personale temporaneo,
vista la decisione SEC(2009) 27/2 della Commissione, del 12 gennaio 2009, contenente gli orientamenti sulla selezione e sulla nomina dei direttori delle agenzie di regolamentazione, delle agenzie esecutive e delle imprese comuni,
visto il regolamento interno del consiglio di amministrazione,
considerando quanto segue:
(1)
Spetta al consiglio di amministrazione stabilire le norme da applicare alla selezione, all’estensione del mandato e al licenziamento del direttore e dei vicedirettori di Europol, soggette ad approvazione da parte del Consiglio, che delibera a maggioranza qualificata, prima della loro entrata in vigore.
(2)
Il direttore e i vicedirettori devono essere selezionati tramite una procedura obiettiva e trasparente, fatta salva la riservatezza dei verbali e la tutela dei dati personali elaborati ai fini delle procedure di selezione.
(3)
È auspicabile adottare procedure analoghe a quelle stabilite nella decisione SEC(2009) 27/2 della Commissione, del 12 gennaio 2009.
(4)
Le procedure di selezione hanno lo scopo di individuare i candidati più qualificati alla funzione da ricoprire.
(5)
Europol è un datore di lavoro che offre pari opportunità,
HA ADOTTATO LE PRESENTI NORME:
CAPITOLO 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
1. Le presenti norme si applicano alla selezione, all’estensione del mandato e al licenziamento del direttore e dei vicedirettori, come indicato nell’articolo 38 della decisione Europol.
2. Ove il direttore si trovi temporaneamente nell’impossibilità di esercitare le funzioni del suo mandato per un periodo superiore a un mese, o il posto del direttore sia vacante, le sue funzioni sono esercitate da un vicedirettore. A tal fine il consiglio di amministrazione indica l’ordine della sostituzione.
3. Qualunque riferimento contenuto nelle presenti norme a una persona di sesso maschile viene ritenuto un riferimento anche al sesso femminile e viceversa, a meno che il contesto indichi una situazione diversa.
CAPITOLO 2
PROCEDURE DI SELEZIONE
Articolo 2
La procedura di selezione rispetta i principi sanciti dall’articolo 12, paragrafo 1, del regime.
Articolo 3
1. Il posto di direttore o vicedirettore è ritenuto vacante:
a)
a decorrere dal nono mese precedente la fine del loro rispettivo mandato;
b)
in seguito alla ricezione da parte del Consiglio di una lettera di dimissioni;
c)
in base a una decisione del Consiglio di licenziare il direttore o il vicedirettore oppure di cessare il loro servizio, conformemente al capitolo 4 delle presenti norme;
d)
a decorrere dal nono mese precedente la data in cui il direttore o vicedirettore compie 65 anni; o
e)
in seguito al decesso del direttore o vicedirettore.
2. Per ciascun posto vacante viene pubblicato dal consiglio di amministrazione un avviso di posto vacante. Per il posto di vicedirettore l’avviso di posto vacante viene redatto dal consiglio di amministrazione, dopo aver consultato il direttore.
L’avviso di posto vacante riporta, in termini chiari e dettagliati i seguenti elementi:
a)
una descrizione generale delle mansioni e della missione di Europol, come disposto dalla decisione che istituisce Europol;
b)
una descrizione delle funzioni e delle mansioni principali del direttore o del vicedirettore, a seconda dei casi, con adeguati riferimenti alle disposizioni pertinenti della decisione Eurogol;
c)
i criteri di idoneità che ogni candidato dovrà soddisfare;
d)
il profilo del posto, comprese le caratteristiche considerate pertinenti alla funzione, che vengono successivamente utilizzate come criteri di selezione;
e)
una sintesi della procedura di selezione e di nomina;
f)
i termini e le condizioni di impiego, compreso il grado al momento dell’assunzione, la natura del contratto offerto e la durata del mandato;
g)
le modalità e il termine di presentazione delle domande.
3. Il processo di selezione comprende una valutazione per determinare le competenze e le capacità specifiche dei candidati.
Il consiglio di amministrazione specifica le caratteristiche e le modalità di valutazione per ogni posto vacante e può decidere di ricorrere a un centro di valutazione esterno.
4. L’avviso di posto vacante specifica, inoltre, che i candidati devono presentare al presidente del consiglio di amministrazione un atto di candidatura scritto, corredato di un curriculum vitae dettagliato, di una lettera di motivazione e delle garanzie di moralità richieste per le funzioni inerenti al posto vacante, entro sei settimane dalla data di pubblicazione dell’avviso di posto vacante nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
L’avviso di posto vacante contiene inoltre informazioni sulle indagini di sicurezza che devono essere effettuate sul candidato prescelto in conformità delle norme adottate ai sensi dell’articolo 40 della decisione Europol.
Articolo 4
1. Il consiglio di amministrazione provvede affinché l’avviso di posto vacante, di cui all’articolo 3, paragrafo 2, sia pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e in altri mezzi di informazione, compresi i quotidiani e le riviste specializzate nazionali, in modo da assicurare la massima pubblicità in tutti gli Stati membri.
2. Europol informa le unità nazionali Europol in merito ai posti vacanti di direttore o vicedirettore. Le unità nazionali informano del posto vacante le rispettive autorità competenti dei loro Stati membri. Le autorità competenti assicurano che i loro dipartimenti e tutto il personale interessato siano informati del posto vacante.
3. Europol invia ai candidati un avviso di ricevimento.
Articolo 5
1. Il consiglio di amministrazione istituisce una commissione selezionatrice (di seguito denominata: «la commissione»), incaricata di valutare le domande ricevute e di redigere una relazione motivata da presentare al consiglio di amministrazione, ai sensi dell’articolo 6 delle presenti norme.
2. Per il posto di direttore, la commissione è composta dal membro del consiglio di amministrazione che rappresenta la Commissione e da sei membri del consiglio di amministrazione in rappresentanza degli Stati membri, designati mediante sorteggio dal consiglio di amministrazione.
3. Per il posto di vicedirettore, la commissione è composta dal direttore o da un vicedirettore delegato da quest’ultimo, dal membro del consiglio di amministrazione che rappresenta la Commissione e da cinque membri del consiglio di amministrazione in rappresentanza degli Stati membri, designati mediante sorteggio dal consiglio di amministrazione.
4. Qualora un membro del consiglio di amministrazione designato ai sensi dei paragrafi 2 e 3 sia impossibilitato a partecipare all’attività della commissione, dovrà essere sostituito dal supplente del consiglio di amministrazione che rappresenta la Commissione o lo Stato membro in questione, a seconda dei casi.
5. Qualora vi sia motivo di ritenere che un membro della commissione abbia una relazione personale con uno dei candidati o qualora possa sorgere qualunque altro potenziale conflitto di interessi, tale membro non dovrà partecipare all’attività della commissione e verrà sostituito dal supplente, in conformità del paragrafo 4.
6. Il segretariato del consiglio di amministrazione funge da segretariato della commissione.
Articolo 6
1. In occasione della prima riunione, la commissione sceglie un presidente tra i suoi membri.
2. La commissione può essere coadiuvata da un consulente esterno in materia di risorse umane per lo svolgimento delle sue mansioni, secondo quanto stabilito dal consiglio di amministrazione su propria iniziativa o su richiesta della commissione. Il consulente esterno in materia di risorse umane non ha lo status di membro della commissione.
3. Le mansioni della commissione comprendono:
a)
individuazione di tutti i candidati idonei al posto, sulla base dei criteri esposti nell’avviso di posto vacante;
b)
valutazione iniziale delle candidature idonee, prendendo in considerazione le qualifiche professionali, le competenze, l’esperienza e le garanzie di moralità al fine di decidere quale candidato dovrà essere valutato ulteriormente dalla commissione;
c)
organizzazione di una valutazione dei candidati in conformità dell’articolo 3, paragrafo 3, delle presenti norme;
d)
svolgimento di colloqui con i candidati al fine di valutare le loro qualifiche e competenze rispetto ai criteri stabiliti dall’avviso di posto vacante; e
e)
stesura di una relazione ragionata sulle candidature ricevute e sulla procedura seguita, comprensiva di:
i)
un elenco dei candidati idonei, con l’indicazione di quelli che hanno svolto un colloquio presso la commissione;
ii)
un elenco dei candidati, classificati per merito, che soddisfano tutti i criteri di idoneità e vengono ritenuti soddisfare meglio i criteri di selezione riportati nell’avviso di posto vacante.
4. Il lavoro della commissione è interamente documentato, in particolare tramite schede di valutazione definite in conformità dei criteri esposti nell’avviso di posto vacante e con eventuali orientamenti complementari ricevuti dal consiglio di amministrazione. Le schede di valutazione e una sintesi delle conclusioni generali della commissione per ogni candidato verranno aggiunte ai fascicoli delle candidature.
5. I risultati del lavoro svolto per conto della commissione dal rispettivo segretariato, da uno o più membri della commissione o da un consulente esterno in materia di risorse umane vengono presentati alla commissione al completo per la sua analisi e approvazione.
6. La decisione della commissione che redige la relazione viene firmata dal presidente e da un altro membro della commissione.
7. Il presidente della commissione trasmette al consiglio di amministrazione, appena possibile dopo lo svolgimento dei colloqui, la relazione redatta dalla commissione e il fascicolo completo di candidatura dei candidati che hanno sostenuto il colloquio.
Articolo 7
I candidati non ritenuti idonei dalla commissione vengono informati per iscritto del risultato della procedura dal segretariato della commissione, dopo ogni fase di selezione.
Articolo 8
1. I verbali della commissione vengono conservati a L’Aia, salvo diversa decisione adottata dal consiglio di amministrazione.
2. La spese di viaggio e di soggiorno, compresa la sistemazione in albergo, vengono rimborsate ai membri della commissione e ai candidati invitati alle prove e ai colloqui, conformemente alle norme pertinenti.
Articolo 9
1. Il consiglio di amministrazione invita il presidente della commissione a illustrare la procedura svolta e a presentare la relazione della commissione.
2. Il consiglio di amministrazione può decidere di invitare a un colloquio i candidati inclusi nella graduatoria della commissione e qualunque altro candidato idoneo ascoltato dalla commissione.
3. In base alla relazione presentata dalla commissione e, qualora pertinenti, dei risultati dei colloqui svolti in conformità con il paragrafo 2, il consiglio di amministrazione adotta un parere ragionato, in cui:
a)
presenta l’elenco dei candidati idonei;
b)
stila un elenco ristretto di almeno tre candidati adatti, classificati in ordine di merito; e
c)
conferma che i candidati inclusi nell’elenco ristretto soddisfano le condizioni di assunzione disposte dall’articolo 12, paragrafo 2, del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee e tutti i criteri di idoneità indicati nell’avviso di posto vacante.
4. Qualora un membro del consiglio d’amministrazione sia presente anche nell’elenco dei candidati, o qualora possa risultare qualunque altro possibile conflitto di interessi, egli non dovrà essere presente al momento di stabilire il parere del consiglio di amministrazione.
5. Il presidente del consiglio di amministrazione trasmette il parere del consiglio di amministrazione e il fascicolo completo di candidatura di ciascuno dei candidati inclusi nell’elenco ristretto al Consiglio, per consentire a quest’ultimo di adottare la propria decisione, come previsto all’articolo 38 della decisione Europol sulla base di tutte le informazioni pertinenti.
6. I candidati non selezionati dal consiglio di amministrazione saranno informati, per iscritto, dal segretariato del consiglio di amministrazione del risultato della procedura.
Articolo 10
Una volta eseguita la nomina da parte del Consiglio, ogni candidato che ha presentato la propria candidatura per il posto riceve una notifica formale del risultato della procedura dal segretariato del consiglio di amministrazione. Il termine di tre mesi per presentare un reclamo ai sensi dell’articolo 90 dello statuto del personale decorre a partire dalla data di notifica di tale lettera.
Articolo 11
1. Il verbale della commissione e del consiglio di amministrazione è segreto.
2. I membri della commissione, i membri del consiglio di amministrazione e tutto il personale di Europol, il personale di qualunque centro di valutazione esterna o il consulente esterno per le risorse umane impegnati nella procedura di selezione devono mantenere la massima riservatezza riguardo al lavoro svolto.
CAPITOLO 3
ESTENSIONE DEL MANDATO
Articolo 12
1. Qualora il mandato del direttore o del vicedirettore nominato ai sensi dell’articolo 38 della decisione Europol possa essere esteso in conformità degli articoli 38, paragrafo 1, o 38, paragrafo 2, della decisione Europol, il consiglio di amministrazione può decidere di derogare alla procedura stabilita al capitolo 2. In questi casi il consiglio di amministrazione elabora, al più tardi dodici mesi prima della scadenza del mandato, un parere in cui suggerisce al Consiglio di estendere il mandato. Il parere del consiglio di amministrazione prende in considerazione in particolare i risultati ottenuti dal direttore o dal vicedirettore incaricato durante il primo mandato, le relazioni annuali sulla valutazione delle prestazioni, elaborate in conformità dell’articolo 15, paragrafo 2, del regime applicabile e la missione e le esigenze di Europol negli anni a venire.
Il parere del consiglio di amministrazione, che suggerisce di estendere il mandato di un vicedirettore, viene espresso dopo aver consultato il direttore.
2. La procedura esposta al capitolo 2 viene seguita quando il consiglio di amministrazione decide di non derogarvi, quando il Consiglio decide di non estendere il mandato del direttore o del vicedirettore interessato oppure quando il Consiglio non adotta una decisione a tale riguardo entro tre mesi dalla ricezione del parere del consiglio di amministrazione.
CAPITOLO 4
CESSAZIONE DAL SERVIZIO
Articolo 13
1. Tranne che nel caso di cessazione per decesso, il servizio del direttore o di un vicedirettore cessa, conformemente all’articolo 47, lettera a), del regime applicabile, al termine del mese in cui la persona interessata raggiunge l’età di 65 anni.
2. La cessazione dal servizio del direttore o di un vicedirettore viene decisa dal Consiglio, che agisce a maggioranza qualificata dopo avere ottenuto il parere del consiglio di amministrazione, in conformità degli articoli 15 e 17 delle presenti norme.
3. Il parere del consiglio di amministrazione sulla cessazione dal servizio di un vicedirettore deve essere elaborato dopo aver consultato il direttore.
Articolo 14
1. Il direttore o vicedirettore che desideri dimettersi prima della fine del mandato dichiara in modo inequivocabile per iscritto l’intenzione di porre fine al servizio presso l’Europol proponendo la data dalla quale le sue dimissioni dovrebbero decorrere, in conformità con l’articolo 47, lettera b), punto ii), del regime applicabile.
2. La lettera di dimissioni è indirizzata al presidente del Consiglio e una copia viene inviata al presidente del consiglio di amministrazione e al direttore in caso di dimissioni di un vicedirettore.
Articolo 15
1. Su richiesta del consiglio di amministrazione, il direttore o un vicedirettore può essere dimesso dal Consiglio, ai sensi dell’articolo 47, lettera b), del regime, a condizione di rispettare il periodo di preavviso e altre condizioni indicate al punto ii) o iii) del suddetto articolo.
2. Il direttore o un vicedirettore può essere dimesso d’ufficio su richiesta del consiglio di amministrazione, senza preavviso da parte del Consiglio, qualora ricorrano le condizioni di cui all’articolo 48, lettera a) o lettera b), del regime.
3. Il direttore o un vicedirettore viene dimesso d’ufficio senza preavviso dal Consiglio qualora ricorrano le condizioni di cui all’articolo 50 del regime. In tali casi il Consiglio, dopo aver ascoltato la persona interessata e dopo che è stato applicato il procedimento disciplinare di cui all’articolo 16, paragrafo 2, delle presenti norme, dichiara che il suo servizio è cessato.
Prima che termini il servizio, il direttore o il vicedirettore interessati possono essere sospesi, il primo dal consiglio di amministrazione e il secondo dal direttore, conformemente all’articolo 50, paragrafo 2, del regime e agli articoli 23 e 24 dell’allegato IX dello statuto del personale.
Articolo 16
1. Qualunque mancanza, commessa volontariamente o per negligenza, dal direttore o dal vicedirettore agli obblighi ai quali è tenuto, ai sensi della decisione Europol o del regime, lo espone a una sanzione disciplinare, conformemente all’articolo 50 bis del regime, al titolo VI dello statuto del personale e se del caso all’allegato IX dello statuto del personale.
Tra tali mancanze rientra, fra l’altro, il fatto comprovato di fornire deliberatamente false informazioni circa la sua capacità professionale o circa i requisiti di cui all’articolo 12, paragrafo 2, del regime, qualora l’informazione falsa sia stata un fattore determinante per l’assunzione.
2. I procedimenti disciplinari vengono avviati ed eseguiti in conformità dell’allegato IX dello statuto del personale.
Articolo 17
1. Previo espletamento della procedura disciplinare prevista nell’allegato IX dello statuto del personale, il Consiglio può porre termine al servizio del direttore o di un vicedirettore senza preavviso per motivi disciplinari, a norma dell’articolo 49 del regime, in caso di grave mancanza agli obblighi ai quali è tenuto il direttore o un vicedirettore, commessa volontariamente o per negligenza.
Prima che termini il loro servizio, il direttore o il vicedirettore interessati possono essere sospesi, il primo dal consiglio di amministrazione e il secondo dal direttore, conformemente all’articolo 50, paragrafo 2, del regime e agli articoli 23 e 24 dell’allegato IX dello statuto del personale.
2. Non appena ricevuta la relazione della commissione di disciplina, di cui all’articolo 18 dell’allegato IX dello statuto del personale, il consiglio di amministrazione decide se occorra presentare al Consiglio un parere allo scopo di cessare dal servizio il direttore, a norma dell’articolo 38, paragrafo 7, della decisione Europol. In tali casi, il consiglio di amministrazione formula, entro un mese dalla data di ricezione della relazione della commissione di disciplina, un parere debitamente motivato sulla sanzione ritenuta adeguata ai fatti contestati o su qualunque altra misura che dovrebbe essere adottata dal Consiglio in conformità con le presenti norme. Prima di formulare il proprio parere, il consiglio di amministrazione offre al direttore la possibilità di essere sentito. Il presidente del consiglio di amministrazione trasmette al Consiglio il parere del consiglio di amministrazione, come disposto dall’articolo 38, paragrafo 7, della decisione Europol, e una sua copia al direttore interessato.
Il consiglio di amministrazione, qualora decida che non occorre presentare al Consiglio un parere a norma dell’articolo 38, paragrafo 7, della decisione Europol, ha il diritto di imporre una delle sanzioni previste dall’articolo 9, paragrafo 1, dell’allegato IX dello statuto del personale, diversa dalla destituzione del direttore. Dopo aver sentito il direttore, il consiglio di amministrazione adotta la propria decisione, come stabilito agli articoli 9 e 10 dell’allegato IX dello statuto del personale, entro due mesi dalla data di ricevimento del parere della commissione di disciplina. La decisione deve essere corredata da motivazioni.
3. Non appena ricevuta la relazione della commissione di disciplina di cui all’articolo 18 dell’allegato IX dello statuto del personale, il direttore, senza ritardo immotivato, presenta al consiglio di amministrazione un progetto di parere debitamente motivato riguardo alla sanzione che dovrebbe essere applicata a causa dei fatti contestati o a qualunque altra misura che dovrebbe essere adottata dal Consiglio in merito a un vicedirettore, conformemente alle presenti norme.
Il consiglio di amministrazione decide se occorra presentare al Consiglio un parere al fine di cessare dal servizio il vicedirettore interessato a norma dell’articolo 38, paragrafo 7, della decisione Europol. Prima di formulare il proprio parere, il consiglio di amministrazione offre al vicedirettore interessato la possibilità di essere sentito. Il parere del consiglio di amministrazione deve essere emesso entro un mese dalla data di ricezione, da parte del direttore, della relazione della commissione di disciplina. Il presidente del consiglio di amministrazione trasmette il parere del consiglio di amministrazione al Consiglio, come stabilito dall’articolo 38, paragrafo 7, della decisione Europol, e una sua copia al vicedirettore interessato.
Il consiglio di amministrazione, qualora decida che non occorre presentare al Consiglio un parere a norma dell’articolo 38, paragrafo 7, della decisione Europol, ha il diritto di imporre una delle sanzioni previste dall’articolo 9, paragrafo 1, dell’allegato IX dello statuto del personale, diversa dalla destituzione del vicedirettore interessato. Dopo aver sentito il vicedirettore interessato, il direttore adotta la propria decisione, come disposto agli articoli 9 e 10 dell’allegato IX dello statuto del personale, entro due mesi dalla data di ricezione del parere della commissione di disciplina. La decisione deve essere corredata da motivazioni.
4. Non appena ricevuto il parere del consiglio di amministrazione, di cui ai paragrafi 2 o 3 del presente articolo, il Consiglio decide, dopo aver sentito il direttore o vicedirettore interessato, se destituire il direttore o vicedirettore, conformemente all’articolo 9, paragrafo 1, lettera h), dell’allegato IX dello statuto del personale o se cessare il suo servizio presso Europol.
Qualora decida che occorre destituire il direttore o vicedirettore oppure cessare il suo servizio, il Consiglio indica la natura esatta del provvedimento, nonché la data della sua entrata in vigore. La decisione deve essere debitamente motivata e notificata all’interessato e a Europol.
La decisione del Consiglio di destituire il direttore o il vicedirettore a norma dell’articolo 9 dell’allegato IX dello statuto del personale viene adottata entro due mesi dalla data di ricezione del parere della commissione di disciplina di cui all’articolo 18 dell’allegato IX dello statuto del personale.
5. Qualora il Consiglio decida di non destituire il direttore o vicedirettore interessato, a norma dell’articolo 9, paragrafo 1, lettera h), dell’allegato IX dello statuto del personale né di cessare il suo servizio presso Europol, la questione deve essere riferita al consiglio di amministrazione, nel caso del direttore, o al consiglio di amministrazione e al direttore, nel caso di un vicedirettore.
Nel caso in cui la questione riguardante il direttore venga riferita al consiglio di amministrazione, quest’ultimo ha il diritto di imporre una delle sanzioni previste dall’articolo 9, paragrafo 1, dell’allegato IX dello statuto del personale, diversa dalla destituzione del direttore. Dopo aver sentito il direttore, il consiglio di amministrazione adotta la propria decisione senza ritardo immotivato. La decisione deve essere corredata da motivazioni.
Nel caso in cui la questione riguardante il vicedirettore venga riferita al consiglio di amministrazione, quest’ultimo ha il diritto di imporre una delle sanzioni previste dall’articolo 9, paragrafo 1, dell’allegato IX dello statuto del personale diversa dalla sua destituzione. Dopo aver sentito il vicedirettore interessato, il consiglio di amministrazione adotta la propria decisione senza ritardo immotivato. La decisione deve essere corredata da motivazioni.
CAPITOLO 5
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 18
1. Le presenti norme entrano in vigore nella stessa data di entrata in vigore della decisione Europol.
2. Nei tre anni successivi alla loro entrata in vigore le norme vengono valutate dal consiglio di amministrazione.
3. Qualunque proposta di modifica delle presenti norme viene valutata dal consiglio di amministrazione in vista dell’adozione da parte del Consiglio, conformemente alla procedura stabilita agli articoli 38, paragrafo 3, e 38, paragrafo 7, della decisione Europol.
Fatto a L’Aia, il 4 giugno 2009.
Approvato dal Consiglio il 30 novembre 2009.

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