Document ID: 32002D0307

Decisione della Commissione
del 18 dicembre 2001
recante modalità di esecuzione della decisione 2000/596/CE del Consiglio per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo e le procedure di attuazione delle rettifiche finanziarie nell'ambito delle azioni cofinanziate dal Fondo europeo per i rifugiati
[notificata con il numero C(2001) 4372]
(2002/307/CE)
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
vista la decisione 2000/596/CE del Consiglio, del 28 settembre 2000, che istituisce un Fondo europeo per i rifugiati(1), e in particolare l'articolo 24,
sentito il comitato istituito dall'articolo 21, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE,
considerando quanto segue:
(1) Al fine di garantire una buona gestione finanziaria dei contributi erogati nell'ambito del Fondo europeo per i rifugiati (in appresso "Fondo"), è necessario che gli Stati membri definiscano degli orientamenti in materia di organizzazione dei compiti assegnati all'autorità responsabile dell'esecuzione delle azioni cofinanziate.
(2) Per un impiego dei fondi comunitari conforme ai principi di corretta gestione finanziaria, è opportuno che gli Stati membri predispongano sistemi di gestione e di controllo idonei a garantire un'adeguata pista di controllo e forniscano alla Commissione l'assistenza necessaria per l'esecuzione dei controlli, anche a campione.
(3) Al fine di garantire un impiego efficace e adeguato dei fondi comunitari, è opportuno stabilire criteri uniformi per i controlli effettuati dagli Stati membri a norma dell'articolo 18 della decisione 2000/596/CE.
(4) Per garantire un trattamento uniforme delle dichiarazioni di spesa per le quali è richiesto il contributo del Fondo ai sensi dell'articolo 17, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, occorre definire un modello standard di dichiarazione di spesa.
(5) Al fine di consentire il recupero, a norma dell'articolo 18, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, degli importi indebitamente versati, è necessario disporre che i casi di irregolarità individuati siano segnalati alla Commissione e che siano fornite informazioni relative allo svolgimento delle procedure amministrative o giudiziarie.
(6) A norma dell'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri procedono alle necessarie rettifiche finanziarie connesse con l'irregolarità isolata o sistemica che comportano la soppressione totale o parziale della partecipazione comunitaria. Al fine di garantire un'applicazione uniforme di tale disposizione in tutta la Comunità, occorre definire le norme per la determinazione delle rettifiche da effettuare e disporre che la Commissione ne sia informata.
(7) Se uno Stato membro non adempie agli obblighi che gli incombono in forza dell'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE o a quelli derivanti dall'articolo 18, la Commissione stessa può effettuare rettifiche finanziarie a norma dell'articolo 18, paragrafo 4, della decisione. Ogniqualvolta ciò sia possibile o attuabile, occorre che l'importo di tali rettifiche sia valutato sulla base dei singoli fascicoli e sia pari all'importo delle spese che sono state erroneamente imputate al Fondo, in considerazione del principio di proporzionalità. Quando non sia possibile o fattibile quantificare con esattezza le conseguenze finanziarie dell'irregolarità, o nei casi in cui l'annullamento di tutte le spese interessate costituirebbe una misura sproporzionata, è necessario che la Commissione calcoli le rettifiche - per estrapolazione o su base forfetaria - in funzione della sua valutazione circa il volume e le conseguenze finanziarie dell'irregolarità che lo Stato membro ha omesso di prevenire, individuare o correggere.
(8) Occorre precisare talune disposizioni in ordine alla procedura di cui all'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE e prevedere l'applicazione della stessa procedura nei casi di cui all'articolo 18, paragrafo 4, lettera b), della decisione.
(9) È necessario stabilire il tasso degli interessi di mora applicabile agli importi oggetto di ripetizione dell'indebito che devono essere riversati alla Commissione in conformità dell'articolo 19, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE.
(10) La presente decisione deve applicarsi fatte salve le disposizioni relative al recupero degli aiuti di Stato di cui all'articolo 14 del regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio, del 22 marzo 1999, recante modalità di applicazione dell'articolo 93 del trattato CE(2).
(11) La presente decisione deve altresì applicarsi nel rispetto delle disposizioni del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità(3),
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
CAPO I
CAMPO D'APPLICAZIONE E DEFINIZIONI
Articolo 1
La presente decisione stabilisce le modalità d'applicazione della decisione 2000/596/CE per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo del contributo concesso nell'ambito del Fondo europeo per i rifugiati (in appresso il "Fondo") e gestito dagli Stati membri, nonché la procedura d'esecuzione delle rettifiche finanziarie applicabili a detto contributo.
Articolo 2
Ai fini della presente decisione, si intende per:
a) "autorità responsabile": l'autorità designata da uno Stato membro a norma dell'articolo 7 della decisione 2000/596/CE;
b) "organismo intermedio": qualsiasi autorità pubblica od organizzazione non governativa alla quale l'autorità responsabile delega le responsabilità di esecuzione a norma dell'articolo 7 della decisione 2000/596/CE.
CAPO II
SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO
Articolo 3
1. In applicazione dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera c), della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri definiscono degli orientamenti ad uso delle autorità responsabili e degli organismi intermedi ai quali sono state delegate le responsabilità di esecuzione.
Fatto salvo l'articolo 18, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, gli orientamenti vertono sull'organizzazione dei sistemi di gestione e di controllo necessari per assicurare la fondatezza, la regolarità e l'ammissibilità delle domande di contributo comunitario e richiamano le norme in materia di buone prassi amministrative generalmente riconosciute e descritte nell'allegato I.
2. Quando tutti o alcuni dei compiti dell'autorità responsabile sono delegati a organismi intermedi, gli orientamenti citati al paragrafo 1 precisano tra l'altro le modalità riguardanti:
a) la chiara definizione e ripartizione dei compiti, in particolare per quanto riguarda la gestione, il pagamento, il controllo e la verifica dell'osservanza dei seguenti elementi:
i) le condizioni stabilite nelle decisioni della Commissione di autorizzazione delle domande di cofinanziamento di cui all'articolo 8 della decisione 2000/596/CE;
ii) le norme d'ammissibilità delle spese contenute nell'allegato I della decisione 2001/275/CE della Commissione(4); e
iii) le politiche e azioni comunitarie, incluse quelle relative alle norme di concorrenza, l'aggiudicazione degli appalti pubblici, la protezione e il miglioramento della qualità dell'ambiente, l'eliminazione delle diseguaglianze e la promozione della parità tra uomini e donne;
b) l'attuazione di sistemi efficaci atti a garantire che gli organismi intermedi esercitino le loro competenze in modo soddisfacente; e
c) la comunicazione all'autorità responsabile di informazioni sull'esercizio effettivo dei loro compiti e la descrizione dei mezzi utilizzati.
3. In conformità dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera b), della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri comunicano alla Commissione, entro i due mesi successivi all'entrata in vigore della presente decisione e ad integrazione delle informazioni contenute nella prima domanda di cofinanziamento, una descrizione dei sistemi di gestione e di controllo realizzati e dei miglioramenti previsti tenendo conto in particolare delle norme in materia di buone prassi amministrative generalmente riconosciute e descritte nell'allegato I.
Detta comunicazione deve comprendere le seguenti informazioni in merito a ciascuna autorità responsabile:
a) i compiti che le sono attribuiti;
b) la ripartizione dei compiti volta ad operare, in seno all'autorità responsabile o dell'organismo intermedio, una separazione delle funzioni di gestione, di pagamento e di controllo sufficiente a garantire una buona gestione finanziaria;
c) le informazioni sugli eventuali organismi intermedi;
d) le procedure di ricezione, di verifica e di convalida delle domande di pagamento, nonché le procedure di messa in pagamento, di pagamento e di contabilità delle spese;
e) le disposizioni che disciplinano i controlli interni o le procedure equivalenti.
4. La Commissione esamina, in cooperazione con lo Stato membro, i sistemi di gestione e di controllo e ne segnala gli eventuali ostacoli alla trasparenza dei controlli relativi al funzionamento del Fondo e all'adempimento delle competenze della Commissione, a norma dell'articolo 274 del trattato.
Articolo 4
1. I sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri assicurano un'adeguata pista di controllo.
2. La pista di controllo è considerata sufficiente quando permette:
a) di confrontare i conti sintetici certificati e notificati alla Commissione con le singole registrazioni di spesa e i relativi documenti giustificativi conservati ai vari livelli dell'amministrazione e dai beneficiari delle sovvenzioni, compresi gli organismi o le imprese che danno esecuzione ai progetti; e
b) di controllare l'assegnazione e i trasferimenti dei fondi comunitari e nazionali disponibili.
Una descrizione indicativa delle informazioni necessarie per una pista di controllo adeguata figura nell'allegato II.
3. L'autorità responsabile organizza procedure volte a garantire che tutti i documenti riguardanti determinati pagamenti effettuati nell'ambito del programma nazionale di attuazione interessato siano registrati e che i documenti possano essere messi a disposizione per fini ispettivi su richiesta:
a) del personale dell'autorità incaricata di trattare le domande di pagamento;
b) delle autorità nazionali di audit che effettuano i controlli previsti all'articolo 5, paragrafo 1, della presente decisione;
c) del servizio od organo dell'autorità responsabile incaricato della certificazione delle domande di pagamento intermedio e a saldo di cui all'articolo 17 della decisione 2000/596/CE; e
d) dei funzionari e gli agenti delegati dalla Commissione e dalla Corte dei conti.
I funzionari e gli agenti responsabili dei controlli o le persone autorizzate a tale scopo possono chiedere che siano loro forniti copie dei documenti citati nel presente paragrafo.
4. Per i cinque anni successivi al pagamento da parte della Commissione del saldo relativo ad un intervento, le autorità responsabili tengono a disposizione della Commissione tutti i documenti giustificativi - originali o copie certificate conformi agli originali su supporti di dati generalmente accettati - relativi alle spese e ai controlli inerenti all'intervento interessato. La decorrenza di detto periodo è sospesa in caso di procedimento giudiziario, o su richiesta debitamente motivata della Commissione.
Articolo 5
1. Gli Stati membri organizzano i controlli sui progetti sulla base di un campione adeguato. I controlli sono in particolare volti a verificare:
a) l'efficacia dei sistemi di gestione e controllo istituiti;
b) le dichiarazioni di spesa presentate ai vari livelli interessati, con criteri selettivi e sulla base di un'analisi dei rischi.
2. I controlli effettuati devono riguardare almeno il 20 % delle spese totali ammissibili per ciascun programma nazionale di attuazione e un campione rappresentativo dei progetti approvati, tenendo conto delle disposizioni del paragrafo 3. Gli Stati membri garantiscono un'adeguata separazione tra tali controlli e le procedure di esecuzione o di pagamento relative alle azioni.
3. I progetti selezionati devono essere individuati, il metodo di campionamento deve essere descritto e deve essere redatta una relazione sui risultati di tutte le ispezioni ed i provvedimenti adottati a fronte delle anomalie e irregolarità riscontrate.
4. Il campione dei progetti controllati deve:
a) includere progetti di natura e d'ampiezza sufficientemente varie;
b) tener conto di eventuali fattori di rischio identificati dai controlli nazionali o comunitari;
c) rispecchiare la concentrazione dei progetti presso alcuni beneficiari delle sovvenzioni di modo che i principali beneficiari siano controllati almeno una volta prima del termine di ciascuna forma di programma nazionale di attuazione.
Articolo 6
Mediante i controlli gli Stati membri verificano i seguenti aspetti:
a) l'effettiva realizzazione dei sistemi di gestione e di controllo;
b) se vi sia corrispondenza tra un numero adeguato di documenti contabili e i relativi documenti giustificativi conservati dagli organismi intermedi ai quali l'autorità responsabile ha delegato talune responsabilità di esecuzione, i beneficiari delle sovvenzioni e, eventualmente, altri organismi o imprese che danno esecuzione ai progetti;
c) che la pista di controllo sia adeguata;
d) che la natura e la data di realizzazione delle spese siano conformi alle esigenze comunitarie, alle esigenze stabilite in occasione della procedura nazionale di selezione, alle disposizioni del contratto o dell'atto di concessione della sovvenzione e alle azioni realmente realizzate;
e) che la destinazione effettiva o prevista del progetto corrisponda agli obiettivi descritti nel programma nazionale di attuazione di cui all'articolo 8 della decisione 2000/596/CE;
f) che siano rispettati i massimali indicati all'articolo 13 della decisione 2000/596/CE e ogni altro limite imposto dalle disposizioni comunitarie applicabili ai contributi finanziari della Comunità e che questi ultimi siano corrisposti ai beneficiari delle sovvenzioni senza decurtazioni o ritardi ingiustificati;
g) che sia effettivamente disponibile il relativo cofinanziamento nazionale; e
h) che i progetti cofinanziati siano stati eseguiti nel rispetto delle disposizioni degli articoli 4 e 9, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE.
Articolo 7
I controlli stabiliscono se gli eventuali problemi riscontrati abbiano carattere sistemico, e comportino quindi un fattore di rischio per altre azioni che fanno capo allo stesso beneficiario delle sovvenzioni o sono gestiti dalla stessa autorità di gestione. Essi individuano altresì le cause dei problemi riscontrati, ogni ulteriore esame ritenuto necessario e le opportune misure correttive e preventive.
Articolo 8
Gli Stati membri informano tutti gli anni la Commissione, nel quadro della relazione di cui all'articolo 20, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE sulle modalità con cui hanno applicato, nel corso dell'esercizio precedente, gli articoli 5, 6 e 7 della presente decisione, completando o aggiornando eventualmente la descrizione dei loro sistemi di gestione e di controllo di cui all'articolo 4, paragrafo 2.
Articolo 9
Per gli interventi ai quali partecipano più di uno Stato membro o i cui beneficiari sono stabiliti in più di uno Stato membro, gli Stati membri interessati e la Commissione si accordano ai fini della reciproca assistenza amministrativa necessaria per garantire la qualità richiesta del controllo.
CAPO III
DICHIARAZIONI DI SPESA
Articolo 10
1. I certificati relativi alle dichiarazioni di spesa sono redatti conformemente al modello che figura nell'allegato IV, da un addetto o un servizio dell'autorità di pagamento che è funzionalmente indipendente da qualunque servizio che autorizza i pagamenti.
2. Per tutte le spese che dichiara alla Commissione, l'autorità responsabile garantisce che i programmi nazionali d'attuazione sono gestiti conformemente a tutte le norme comunitarie applicabili e che i fondi sono utilizzati conformemente ai principi di buona gestione finanziaria. Tale dichiarazione dovrà certificare che la domanda riguarda soltanto le spese:
a) effettivamente sostenute dai "beneficiari delle sovvenzioni", ai sensi dell'articolo 2, lettera d), della decisione 2001/275/CE, durante il periodo di ammissibilità del programma definito nelle decisioni di autorizzazione delle domande di cofinanziamento; e
b) relative ai progetti che sono stati selezionati ai fini del cofinanziamento dal programma nazionale di attuazione interessato secondo i criteri e le procedure di selezione stabiliti e che sono stati conformi alle norme comunitarie per tutto il periodo durante il quale le spese sono state sostenute.
3. La dichiarazione finale prevista nell'allegato IV deve essere presentata dallo Stato membro entro 6 mesi dal completamento del programma. Qualora non sia rispettato tale termine, la Commissione procederà automaticamente alla chiusura del programma e al disimpegno dei relativi stanziamenti.
4. Prima di presentare una domanda alla Commissione, l'autorità responsabile verifica che i controlli effettuati siano sufficienti. Il lavoro compiuto è descritto in dettaglio nella relazione finale di cui all'articolo 20, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE. I controlli vertono sia sugli elementi fisici e l'efficacia sia sugli aspetti finanziari e contabili dei progetti.
CAPO IV
RETTIFICHE FINANZIARIE EFFETTUATE DAGLI STATI MEMBRI
Articolo 11
1. In caso d'irregolarità sistemica, le indagini condotte a norma dell'articolo 19, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE, riguardano tutti i progetti che potrebbero esserne stati affetti.
2. Nel sopprimere in tutto o in parte il contributo comunitario, gli Stati membri devono tener conto della natura e della gravità delle irregolarità, nonché della perdita finanziaria per il Fondo.
3. Gli Stati membri comunicano alla Commissione, in allegato alla relazione di cui all'articolo 20, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, l'elenco delle procedure di soppressione del contributo avviate nel corso dell'esercizio precedente.
Articolo 12
1. Quando devono essere recuperati taluni importi a seguito della soppressione di un cofinanziamento a norma dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera g), della decisione 2000/596/CE, il servizio o l'organismo competente avvia una procedura di recupero e ne dà comunicazione all'autorità responsabile. Le informazioni sui recuperi sono comunicate alla Commissione e la tenuta della contabilità avviene conformemente all'articolo 13 della presente decisione.
2. Nella relazione di cui all'articolo 20, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri comunicano alla Commissione le modalità da essi decise o che essi propongono per il riutilizzo dei fondi soppressi.
Articolo 13
L'autorità responsabile tiene una contabilità degli importi ricuperabili rispetto ai pagamenti di contributi comunitari già effettuati e provvede a che gli importi siano recuperati senza indugio. Dopo il recupero, l'autorità responsabile riduce, eventualmente, la successiva dichiarazione di spesa indirizzata alla Commissione a concorrenza degli importi recuperati, o, se detto importo è insufficiente, effettua un rimborso alla Comunità. Gli importi dovuti sono soggetti agli interessi di mora, calcolati dalla data di scadenza, al tasso stabilito all'articolo 94 del regolamento (Euratom, CECA, CE) n. 3418/93 della Commissione, del 9 dicembre 1993, che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977(5), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1687/2001(6), per il primo giorno lavorativo del mese della data di scadenza del credito.
Assieme alla relazione di cui all'articolo 20, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, gli Stati membri presentano alla Commissione un elenco dei casi di irregolarità individuati, specificando gli importi recuperati o in attesa di recupero e, eventualmente, le procedure amministrative e giudiziarie avviate ai fini del recupero degli importi indebitamente pagati.
CAPO V
RETTIFICHE FINANZIARIE EFFETTUATE DALLA COMMISSIONE
Articolo 14
1. L'entità delle rettifiche finanziarie effettuate dalla Commissione a norma dell'articolo 18, paragrafo 4, lettera b), della decisione 2000/596/CE per irregolarità isolate o sistemiche deve essere determinata, per quanto possibile e attuabile, sulla base dei singoli fascicoli e deve essere pari all'importo della spesa erroneamente imputata al Fondo, in base al principio di proporzionalità.
2. Qualora non sia possibile o attuabile quantificare con esattezza l'importo della spesa irregolare, o la soppressione totale della spesa in questione sia una misura sproporzionata e la Commissione stabilisca, di conseguenza, rettifiche finanziarie su una delle seguenti basi:
a) per estrapolazione: essa si avvale a tal fine di un campione rappresentativo di operazioni con caratteristiche omogenee;
b) su base forfetaria: essa valuta in tale ipotesi l'importanza dell'infrazione alle norme, nonché l'entità e le implicazioni finanziarie dell'irregolarità riscontrata.
3. Quando la Commissione fonda la sua posizione su fatti accertati da controllori che non sono quelli dei suoi servizi, essa trae le proprie conclusioni in merito alle conseguenze finanziarie, dopo avere esaminato le misure adottate dallo Stato membro interessato in applicazione dell'articolo 18, paragrafo 1, della decisione 2000/596/CE.
4. Il termine entro il quale lo Stato membro interessato può rispondere alla richiesta di osservazioni a norma dell'articolo 18, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE è fissato in due mesi. In casi debitamente giustificati, la Commissione può accordare un periodo più lungo.
5. Se la Commissione propone rettifiche finanziarie calcolate per estrapolazione o su base forfetaria, è data facoltà allo Stato membro di dimostrare, basandosi su un esame dei fascicoli di cui trattasi, che la portata reale delle irregolarità è inferiore alla valutazione della Commissione. Lo Stato membro può, d'accordo con la Commissione, limitare detto esame ad un'adeguata porzione o campione dei fascicoli di cui trattasi. Tranne in casi debitamente giustificati, il termine concesso per l'esecuzione di tale esame è limitato a due mesi, decorrenti dalla fine del periodo di due mesi di cui al paragrafo 4. La Commissione tiene conto delle eventuali prove fornite dallo Stato membro entro i termini.
6. Nei casi in cui la Commissione abbia sospeso i pagamenti a norma dell'articolo 19, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE, e se al termine del periodo stabilito al paragrafo 4 sussistono ancora le ragioni che hanno giustificato la sospensione, o se lo Stato membro interessato non ha comunicato alla Commissione le misure adottate per porre rimedio alle irregolarità, si applica l'articolo 18, paragrafo 4, della decisione 2000/596/CE.
7. Gli orientamenti relativi ai principi, ai criteri e alle percentuali indicative che i servizi della Commissione devono applicare per determinare le rettifiche finanziarie sono specificati all'allegato III della presente decisione.
Articolo 15
1. Qualsiasi versamento dovuto alla Commissione in forza dell'articolo 19, paragrafo 3, della decisione 2000/596/CE deve essere effettuato entro il termine fissato nell'ordine di recupero emesso a norma dell'articolo 28 del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977(7). La scadenza di questo termine è fissata alla fine del secondo mese successivo a quello dell'emissione dell'ordine di recupero.
2. Qualsiasi ritardo nella restituzione determina interessi di mora, con decorrenza dalla data di cui al paragrafo 1 e fino alla data dell'effettivo recupero. Il tasso d'interesse applicabile è quello stabilito all'articolo 13 della presente decisione.
3. Le rettifiche finanziarie a norma dell'articolo 19, paragrafo 2, della decisione 2000/596/CE sono operate fatto salvo l'obbligo degli Stati membri di procedere ai recuperi di cui all'articolo 18, paragrafo 1, lettera g), della decisione 2000/596/CE e all'articolo 12, paragrafo 1, della presente decisione, nonché fatte salve le disposizioni relative al recupero degli aiuti di Stato come previsto all'articolo 14 del regolamento (CE) n. 659/1999.
CAPO VI
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 16
Le disposizioni della presente decisione non ostano all'applicazione da parte degli Stati di norme di controllo nazionali più rigorose di quelle stabilite dalla presente decisione.
Articolo 17
Gli Stati membri sono destinatari della presente decisione.
Fatto a Bruxelles, il 18 dicembre 2001.

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