Document ID: 32014D0792

DECISIONE DELLA COMMISSIONE
del 13 novembre 2014
sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive
(2014/792/UE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (1), in particolare l'articolo 56, paragrafo 1,
visto il regolamento (CE) n. 215/2008 del Consiglio, del 18 febbraio 2008, recante il regolamento finanziario per il 10o Fondo europeo di sviluppo (2), in particolare l'articolo 17,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio (3), in particolare l'articolo 7, paragrafo 6, e l'articolo 11,
considerando quanto segue:
(1)
La Commissione, che è responsabile dell'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria di cui agli articoli da 30 a 33 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, ha l'obbligo di combattere la frode e ogni altra attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità. Per garantire che gli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive siano pienamente informati delle minacce per gli interessi finanziari dell'Unione, occorre stabilire norme interne in aggiunta alla decisione C(2014)2784 della Commissione (4).
(2)
Per combattere le frodi e tutelare gli interessi finanziari dell'Unione, la Commissione utilizza la banca dati centrale sull'esclusione (CED) di cui all'articolo 108 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e al regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 della Commissione, del 17 dicembre 2008, riguardante la base centrale di dati sull'esclusione (5), nonché il sistema di allarme rapido (SAR) di cui alla decisione 2008/969/CE, Euratom della Commissione, del 16 dicembre 2008, sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive (6). In attesa dell'adozione della proposta di modifica del regolamento finanziario (7) da parte dell'autorità legislativa, occorre garantire che il SAR possa continuare a funzionare in modo efficiente.
(3)
Nel periodo intermedio, la finalità del SAR dovrebbe rimanere sostanzialmente la stessa, cioè garantire la circolazione, all'interno della Commissione e delle sue agenzie esecutive, di informazioni riservate relative a persone che potrebbero rappresentare una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione dell'Unione o per tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione.
(4)
Considerato che, su delega della Commissione, i direttori delle agenzie esecutive acquisiscono lo status di ordinatori per quanto riguarda l'esecuzione degli stanziamenti operativi, questi dovrebbero avere accesso al SAR allo stesso titolo dei servizi della Commissione per quanto riguarda la gestione degli stanziamenti amministrativi e operativi.
(5)
Considerato che, quando agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati della Commissione conformemente all'articolo 56, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, i capi delle delegazioni dell'Unione acquisiscono lo status di ordinatori per quanto riguarda l'esecuzione degli stanziamenti operativi, questi dovrebbero avere accesso al SAR allo stesso titolo dei servizi della Commissione per quanto riguarda la gestione degli stanziamenti amministrativi e operativi.
(6)
A norma dell'articolo 7, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, l'Ufficio deve informare senza indugio i servizi della Commissione delle indagini in corso qualora tali indagini indichino che potrebbe essere opportuno adottare misure amministrative cautelari al fine di tutelare gli interessi finanziari dell'Unione. Inoltre, a norma dell'articolo 11 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, al termine di un'indagine l'OLAF deve redigere una relazione e formulare, ove opportuno, raccomandazioni sulle misure che devono essere adottate, in particolare dalle istituzioni. Per consentire all'ordinatore competente di chiedere la registrazione di un avviso, è necessario precisare le informazioni che l'OLAF deve comunicare alla Commissione.
(7)
L'OLAF dovrebbe avere accesso al SAR per svolgere i compiti di investigazione previsti dal mandato e le attività di intelligence e prevenzione delle frodi di cui al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.
(8)
Per motivi di semplificazione, sarebbe opportuno rendere meno complesso il funzionamento del SAR, ridurre il numero delle categorie di avvisi, chiarirne il campo di applicazione e fare in modo che la loro denominazione sia di immediata comprensione.
(9)
Gli avvisi di verifica basati sulle informazioni trasmesse dall'OLAF dovrebbero essere proposti dall'ordinatore competente previa consultazione della direzione generale del Bilancio e del servizio giuridico, in stretta collaborazione con l'OLAF.
(10)
Gli avvisi di esclusione dovrebbero essere proposti alla Commissione dall'ordinatore competente e, ove opportuno, valutati a livello centralizzato dalla direzione generale del Bilancio e dal servizio giuridico. Gli avvisi di esclusione proposti in base a informazioni trasmesse dall'OLAF dovrebbero essere valutati in stretta collaborazione con l'OLAF. Dovrebbe essere applicata la stessa procedura quando l'ordinatore competente prevede di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata.
(11)
L'ordinatore competente dovrebbe decidere, in stretta collaborazione con l'OLAF, in merito alle conseguenze necessarie per tutelare gli interessi finanziari dell'Unione e informare l'OLAF di tale decisione.
(12)
L'ordinatore competente dovrebbe provvedere a chiedere la registrazione, la modifica, l'eliminazione o il rinnovo degli avvisi. Per mantenere un livello di controllo adeguato, tali richieste dovrebbero essere presentate al livello gerarchico indicato nella decisione C(2014) 2784 della Commissione.
(13)
Il contabile dovrebbe adottare le disposizioni tecniche necessarie per l'applicazione effettiva del SAR tramite il sistema contabile centrale della Commissione.
(14)
Informazioni dettagliate sugli ordini di recupero e sui sequestri cautelativi presso terzi saranno messe a disposizione di tutti i servizi della Commissione e delle agenzie esecutive tramite il sistema contabile centrale della Commissione. Gli avvisi W3a (sequestri cautelativi) e W4 (ordini di recupero) di cui alla decisione 2008/969/CE, Euratom non dovrebbero più essere utilizzati. Queste informazioni non bastano a giustificare sistematicamente un avviso, ma richiedono un'analisi di tutte le circostanze specifiche del caso da parte dell'ordinatore competente per poter decidere se sia necessario o meno registrare un avviso.
(15)
Il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (8), prevede che il trattamento dei dati personali da parte della Commissione rispetti i requisiti di legge in materia di trattamento e di trasferimento dei dati ivi contenuti e che tale trattamento sia sottoposto ad un controllo preventivo da parte del Garante europeo della protezione dei dati previa notifica da parte del funzionario della Commissione responsabile della protezione dei dati.
(16)
Le disposizioni in materia di protezione dei dati dovrebbero definire i diritti delle persone i cui dati sono o potrebbero essere introdotti nel SAR.
(17)
Alcuni diritti alla protezione dei dati sono soggetti alle deroghe previste all'articolo 20 del regolamento (CE) n. 45/2001, che devono essere esaminate caso per caso e applicate su base temporanea. Le decisioni relative all'applicazione di tali deroghe dovrebbero essere prese dal servizio responsabile della richiesta di inserimento, modifica, compresa la rettifica, o eliminazione dei dati pertinenti.
(18)
Alla persona oggetto di un eventuale avviso di esclusione dovrebbe essere data la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto prima della richiesta di registrazione del relativo avviso nel SAR. Dovrebbe essere data la stessa possibilità quando l'ordinatore competente prevede di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata.
(19)
Questa possibilità dovrebbe essere differita, in via eccezionale e in presenza di motivi preminenti e legittimi, per garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali.
(20)
La decisione 2008/969/CE, Euratom dovrebbe continuare ad applicarsi fino al 1o luglio 2015 ove ciò sia necessario per garantire l'osservanza dei regolamenti del Consiglio relativi a misure restrittive adottate in base all'articolo 215 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), fintanto che il sistema di contabilità per competenza (ABAC) non terrà conto delle informazioni contenute nella pertinente base dati del Servizio degli strumenti di politica estera. Questo avviene tramite la registrazione di un avviso W5b di cui alla decisione 2008/969/CE, Euratom.
(21)
La decisione 2008/969/CE, Euratom dovrebbe continuare ad applicarsi, fino al 1o luglio 2015, agli avvisi W3a e W4, che fino a tale data dovrebbero essere assimilati agli avvisi di verifica per l'applicazione della sezione 4 della presente decisione.
(22)
L'attuazione della presente decisione richiede una valutazione periodica del funzionamento del SAR e del suo effettivo contributo alla tutela degli interessi finanziari dell'Unione,
DECIDE:
SEZIONE 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto, campo di applicazione e finalità
1. La presente decisione istituisce il sistema di allarme rapido («SAR») che gli ordinatori della Commissione e le agenzie esecutive devono utilizzare in sede di esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione.
2. Il SAR contribuisce alla tutela degli interessi finanziari dell'Unione e alla salvaguardia della sua immagine, alla lotta contro le frodi e a una sana gestione finanziaria.
3. Lo scopo del SAR è:
a)
informare, mediante la registrazione degli avvisi, gli ordinatori competenti della Commissione e delle agenzie esecutive che una persona potrebbe rappresentare una minaccia per gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione o per tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione, nonché
b)
consentire all'ordinatore competente di effettuare verifiche o di adottare le misure del caso, comprese quelle di cui alla sezione 4, in base ad avvisi.
4. Le informazioni contribuiscono a garantire:
a)
la prevenzione dei rischi per mezzo di una verifica basata su informazioni, fornite tempestivamente, relative a persone per le quali si sospettino o si siano constatati:
-
errori sostanziali o irregolarità,
-
illeciti professionali,
-
gravi violazioni contrattuali oppure
-
frodi, corruzione o altre attività illegali lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 (9);
b)
l'esclusione di una persona a norma dell'articolo 106, paragrafo 1, e dell'articolo 109, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (il «RF»).
Articolo 2
Definizioni
Ai fini della presente decisione si intende per:
a)
«ordinatore», l'ordinatore della Commissione o il membro del personale posto sotto la sua responsabilità gerarchica a cui l'ordinatore ha delegato alcune funzioni in conformità dell'articolo 69 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
b)
«ordinatore competente», l'ordinatore delegato dalla Commissione ai sensi dell'articolo 65 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 responsabile, conformemente alle regole amministrative interne, dell'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea («il bilancio»); sono compresi i direttori delle agenzie esecutive, gli ordinatori sottodelegati di cui all'articolo 65 di tale regolamento che esercitano la funzione di direttore e i capi delle delegazioni dell'Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati della Commissione conformemente all'articolo 56, paragrafo 2, del medesimo regolamento;
c)
«persona a cui si riferiscono i dati», una persona identificabile ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati;
d)
«constatazioni», fatti accertati durante l'adempimento di un impegno giuridico o registrati nell'ambito di audit o indagini svolti dalla Corte dei conti, dall'Ufficio antifrode (OLAF) o dal Servizio di audit interno (IAS) oppure di altri audit o controlli svolti sotto la responsabilità dell'ordinatore competente;
e)
«impegno giuridico», impegno assunto dalla Commissione conformemente ai titoli da V a VIII della parte 1 e alla parte 2 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
f)
«persona», qualsiasi persona fisica o giuridica o associazione senza personalità giuridica del seguente elenco:
-
destinatari ai sensi dell'articolo 2, punto i), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
-
candidati o offerenti;
-
persone che richiedono sovvenzioni;
-
partecipanti a un concorso a premi;
-
esperti esterni retribuiti a norma dell'articolo 204 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
-
persone con poteri di rappresentanza, decisione o controllo nei confronti di un'altra persona giuridica di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettere b) e e), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
g)
«illeciti professionali», violazione di leggi o normative o di standard etici della professione esercitata dalla persona, nonché qualsiasi comportamento scorretto che incida sulla sua credibilità professionale;
h)
«subcontraente», un operatore economico che è proposto da un candidato, da un offerente o da un contraente per l'esecuzione di una parte di un contratto, rispetto al quale l'amministrazione aggiudicatrice non ha alcun obbligo giuridico diretto;
i)
«errore sostanziale o irregolarità», un errore sostanziale o un'irregolarità ai sensi dell'articolo 166, paragrafo 2, del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012;
j)
«persona di contatto per l'avviso», la persona del servizio responsabile della richiesta che si occupa del fascicolo di avviso fino alla sua eliminazione.
Articolo 3
Funzionamento del SAR
1. Il contabile adotta le disposizioni tecniche necessarie per l'applicazione effettiva del SAR e la relativa vigilanza.
Il contabile inserisce, modifica, rinnova o elimina gli avvisi SAR su richiesta dell'ordinatore competente.
2. Il contabile adotta misure di esecuzione per gli aspetti tecnici e definisce le relative procedure, anche nel campo della sicurezza.
Il contabile notifica tali misure ai servizi della Commissione e alle agenzie esecutive.
Articolo 4
Poteri e procedura per la richiesta, la modifica, il rinnovo o l'eliminazione di un avviso
1. L'ordinatore competente è l'unico a poter chiedere la registrazione, la modifica, il rinnovo o l'eliminazione di un avviso.
2. L'ordinatore competente invia la richiesta di registrazione, modifica, rinnovo o eliminazione di un avviso al contabile utilizzando il formulario allegato alla presente decisione.
3. Prima di trasmettere la richiesta al contabile, la persona di contatto per l'avviso di cui all'articolo 8 verifica che siano rispettati tutti i requisiti di cui all'articolo 11 o all'articolo 12.
Articolo 5
Accesso al SAR
I servizi della Commissione e le agenzie esecutive hanno accesso diretto alle informazioni contenute nel SAR tramite il sistema contabile centrale della Commissione.
I servizi della Commissione o le agenzie esecutive responsabili di un sistema locale possono utilizzare il sistema contabile centrale per avere accesso alle informazioni contenute nel SAR, a condizione che sia garantita la coerenza dei dati tra il sistema locale e il sistema contabile centrale.
Articolo 6
Uso del SAR
Le informazioni contenute nel SAR possono essere utilizzate esclusivamente ai fini dell'esecuzione del bilancio e di tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione. Questo non ha alcuna incidenza sulle informazioni contenute nella banca dati centrale sull'esclusione (di seguito «CED») di cui all'articolo 1, paragrafi 2 e 3, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 (10).
L'OLAF può utilizzare le informazioni contenute nel SAR e nella CED per le sue indagini a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio («regolamento OLAF») nonché per le sue attività di prevenzione delle frodi, compresa l'analisi dei rischi.
Articolo 7
Tempi di consultazione del SAR
L'ordinatore competente verifica l'eventuale presenza nel SAR di un avviso relativo a una persona nelle seguenti fasi:
a)
prima che sia sottoscritto un impegno di bilancio specifico;
b)
prima che sia sottoscritto un impegno di bilancio globale, se la persona è già nota in quella fase;
c)
nel caso di impegni di bilancio accantonati, prima di concludere l'impegno giuridico che costituisce il diritto a pagamenti ulteriori, a meno che tale impegno non riguardi le spese di personale e il rimborso delle spese di viaggio per la partecipazione a riunioni o concorsi;
d)
nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni, concorsi a premi e inviti a manifestare interesse, al più tardi prima che sia adottata la decisione di aggiudicazione;
e)
nel caso di una procedura di appalto, se l'amministrazione aggiudicatrice limita il numero di candidati invitati a presentare un'offerta, prima che venga completata la selezione dei candidati;
f)
prima di qualsiasi pagamento, a meno che esso non riguardi le spese di personale e il rimborso delle spese di viaggio per la partecipazione a riunioni o concorsi.
Articolo 8
Persona di contatto per l'avviso
La persona di contatto per l'avviso:
a)
prepara la richiesta di registrazione di un avviso;
b)
trasmette la richiesta al contabile, unitamente a tutte le altre informazioni relative all'avviso;
c)
fornisce le informazioni necessarie per consentire agli altri ordinatori competenti di effettuare verifiche o prendere le decisioni in merito alle conseguenze di cui alla sezione 4.
SEZIONE 2
INFORMAZIONI INSERITE NEL SAR
Articolo 9
Categorie di avvisi
1. Si distinguono due categorie di avvisi SAR:
a)
«avvisi di verifica», qualora in relazione a una persona si sospettino o si siano constatati frodi, corruzioni o altre attività illegali lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali;
b)
«avvisi di esclusione», quando una persona è esclusa per i motivi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, e all'articolo 109, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
2. Una persona può essere oggetto di avvisi distinti per motivi diversi.
Articolo 10
Informazioni contenute negli avvisi SAR
Gli avvisi SAR contengono le seguenti informazioni:
a)
dati identificativi della persona;
b)
tipo di avviso;
c)
durata dell'avviso;
d)
motivi per i quali una persona rappresenta una minaccia per gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione o per tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione;
e)
informazioni relative al procedimento in contraddittorio;
f)
nome dell'ordinatore competente;
g)
nome della persona di contatto per l'avviso di cui all'articolo 8 della presente decisione.
Articolo 11
Avvisi di verifica
1. L'ordinatore competente può chiedere un avviso di verifica se è soddisfatta una delle seguenti condizioni:
a)
l'OLAF ha informato l'ordinatore competente, a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, qualora le sue indagini indichino che potrebbe essere opportuno adottare misure per tutelare gli interessi finanziari dell'Unione;
b)
la Corte dei conti europea ha trasmesso alla Commissione, o l'IAS ha trasmesso all'ordinatore competente, informazioni da cui risultino frodi, casi di corruzione o qualsiasi altra attività illegale lesiva degli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 oppure errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali in relazione a una persona;
c)
l'ordinatore competente ha effettuato una verifica, un audit o un controllo da cui risultino frodi, casi di corruzione o qualsiasi altra attività illegale lesiva degli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 oppure errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali in relazione a una persona, o ha ricevuto informazioni relative a tale verifica, audit o controllo.
2. Gli avvisi di verifica, la cui durata massima è di un anno, vengono eliminati quando è richiesto un avviso di esclusione o quando la verifica non è più necessaria.
3. Gli avvisi di verifica vengono eliminati automaticamente alla fine del periodo di cui al paragrafo 2.
4. L'ordinatore competente può chiedere il rinnovo dell'avviso di verifica qualora l'OLAF lo informi che, sebbene non siano ancora state elaborate conclusioni sulle indagini di cui al paragrafo 1, le indagini giustificano il mantenimento dell'avviso di verifica. L'ordinatore competente può inoltre chiedere il rinnovo dell'avviso di verifica se risultano ancora soddisfatte le condizioni di cui al paragrafo 1, lettere b) e c).
5. L'ordinatore competente spiega per quali motivi il rinnovo è necessario per tutelare gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione.
6. Un rinnovo equivale a una nuova richiesta di avviso di verifica.
Articolo 12
Avvisi di esclusione
1. L'ordinatore competente chiede un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, o all'articolo 109, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
2. Gli avvisi di esclusione vengono eliminati alla fine del periodo di esclusione.
3. Gli avvisi di esclusione vengono automaticamente introdotti nella CED a partire dal SAR.
Articolo 13
Informazioni trasmesse dall'OLAF
Qualora l'OLAF trasmetta informazioni a norma dell'articolo 7, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 per aiutare l'ordinatore competente a decidere di adottare misure cautelari al fine di tutelare gli interessi finanziari dell'Unione, o in conformità dell'articolo 11 del regolamento UE, Euratom) n. 883/2013, queste informazioni comprendono:
a)
l'identità della persona interessata;
b)
una sintesi dei fatti in questione e dei rischi individuati nel corso dell'indagine, che deve essere sufficientemente dettagliata da consentire alla persona di essere effettivamente sentita a norma dell'articolo 16 della presente decisione;
c)
le eventuali misure particolari raccomandate per la tutela della riservatezza, soprattutto nei casi che comportano il ricorso a misure d'indagine di competenza di un'autorità giudiziaria nazionale oppure, nel caso di un'indagine esterna, di competenza di un'autorità nazionale, in conformità delle norme nazionali applicabili alle indagini.
SEZIONE 3
DISPOSIZIONI PROCEDURALI PER LA REGISTRAZIONE DI UN AVVISO
Articolo 14
Consultazione preliminare dei servizi centrali per gli avvisi di verifica
Prima di decidere di chiedere la registrazione di un avviso di verifica in base alle informazioni trasmesse dall'OLAF a norma dell'articolo 7, paragrafo 6, e dell'articolo 11 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, l'ordinatore competente consulta la direzione generale del Bilancio (servizio finanziario centrale) e, se del caso, il servizio giuridico, in stretta collaborazione con l'OLAF conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.
Articolo 15
Valutazione degli avvisi di esclusione da parte dei servizi centrali
Prima che sia richiesto un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettere b), c) e e), e all'articolo 109, paragrafo 1, su proposta dell'ordinatore competente e che sia stabilita la relativa durata, la direzione generale del Bilancio e il servizio giuridico procedono a una valutazione centralizzata. Se l'avviso di esclusione proposto dall'ordinatore competente si basa sulle informazioni trasmesse dall'OLAF, la valutazione è effettuata in stretta collaborazione con l'OLAF.
Articolo 16
Diritto di essere sentiti
1. La registrazione degli avvisi è disciplinata dalle seguenti disposizioni:
a)
ove preveda di chiedere la registrazione di un avviso di esclusione o di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata, l'ordinatore competente dà prima alla persona interessata la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto. La persona deve disporre di almeno 14 giorni di calendario per farlo. Al tempo stesso, l'ordinatore competente informa la persona che, in mancanza di risposta, l'avviso sarà registrato.
Ove opportuno, l'ordinatore competente dà alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere in base alle informazioni fornite dall'OLAF.
b)
Se le osservazioni eventualmente formulate dalla persona non modificano la valutazione dell'ordinatore competente, quest'ultimo chiede al contabile di registrare l'avviso.
Se la persona formula osservazioni che, secondo l'ordinatore competente, rendono l'avviso sproporzionato o inutile, l'avviso non sarà registrato e la persona verrà debitamente informata.
Se del caso, il contabile confermerà la registrazione dell'avviso nel SAR all'ordinatore competente.
c)
L'ordinatore competente notificherà alla persona la registrazione e la durata dell'avviso. La notifica, tuttavia, non è necessaria se la persona non ha risposto all'invito a formulare le sue osservazioni per iscritto.
2. L'ordinatore competente può chiedere la registrazione di un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, in attesa della decisione della Commissione sulla durata dell'esclusione, ancora prima di dare alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere. L'ordinatore competente dà alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere sulla durata dell'esclusione.
3. L'ordinatore competente può chiedere la registrazione di un avviso di esclusione per le situazioni di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, ancora prima di dare alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere, se è in possesso di un documento ufficiale che attesti la situazione. L'ordinatore competente notifica alla persona la registrazione dell'avviso di esclusione.
4. L'ordinatore competente può differire, in via eccezionale e in presenza di motivi preminenti e legittimi, la possibilità data alla persona di esprimere il proprio parere per iscritto prima della richiesta di registrazione di un avviso di esclusione, o prima di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata, per garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali pur procedendo con la registrazione dell'avviso.
5. Quando informa l'ordinatore competente a norma dell'articolo 13, l'OLAF deve indicare se sia necessario garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali e differire la possibilità data alla persona di esprimere il proprio parere.
6. Alla persona deve essere data la possibilità di esprimere il proprio parere non appena vengono meno i motivi che impongono di garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali.
Articolo 17
Protezione dei dati e diritti delle persone a cui si riferiscono i dati
1. L'ordinatore competente informa le persone a cui si riferiscono i dati che i dati che le riguardano potrebbero essere inseriti nel SAR specificando a chi possono essere comunicati. Queste informazioni generali vengono comunicate per iscritto, in particolare nell'ambito di gare d'appalto, inviti a presentare proposte, concorsi a premi e, in mancanza del bando o dell'invito, prima dell'aggiudicazione di un contratto o di una sovvenzione.
2. L'ordinatore competente che chiede la registrazione di un avviso è responsabile dei rapporti con la persona fisica o giuridica i cui dati sono immessi nel SAR. L'ordinatore competente risponde alle richieste di correzione di dati personali imprecisi o incompleti presentate dalle persone cui si riferiscono i dati e ad ogni altra loro richiesta o domanda.
3. Una persona può inoltre chiedere per iscritto al contabile se risulta registrata nel SAR.
Il contabile fornisce tali informazioni a meno che l'ordinatore competente non decida, se del caso di concerto con l'OLAF, che si applicano le restrizioni di cui all'articolo 20, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001.
4. Gli avvisi eliminati sono accessibili soltanto a fini di audit e indagini e non sono visibili per gli utilizzatori del SAR.
Tuttavia, i dati personali contenuti negli avvisi riguardanti le persone fisiche restano accessibili a tale scopo soltanto per i cinque anni successivi all'eliminazione dell'avviso.
Articolo 18
Riesame dell'avviso
Se la persona oggetto di un avviso registrato nel SAR fornisce nuovi elementi da cui risulti che i motivi della registrazione non sussistono più, l'ordinatore competente chiede l'eliminazione dell'avviso.
La persona oggetto di un avviso di esclusione registrato nel SAR può rivolgersi al Mediatore e presentare ricorso.
SEZIONE 4
CONSEGUENZE DEGLI AVVISI
Articolo 19
Norme generali sulle conseguenze
1. L'ordinatore competente chiede alla persona di contatto per l'avviso tutte le informazioni necessarie per poter decidere in merito alle conseguenze di cui alla presente sezione.
2. Qualora, in base alle informazioni fornite dall'OLAF, chieda la registrazione di un avviso di verifica a norma dell'articolo 11, l'ordinatore competente segue la procedura di cui agli articoli 14 o 15 della presente decisione e decide in merito alle conseguenze in stretta collaborazione con l'OLAF a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.
3. Nell'adottare una decisione in merito alle conseguenze, l'ordinatore competente tiene conto dei seguenti criteri per tutti gli avvisi:
a)
i rischi per gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione,
b)
l'importo e la durata dell'impegno giuridico,
c)
l'urgenza di eseguire l'impegno giuridico,
d)
la natura dei fatti,
e)
la gravità dei fatti e
f)
le possibili conseguenze dell'esecuzione dell'impegno giuridico.
Per gli avvisi di esclusione, l'ordinatore competente tiene conto anche della natura e della gravità dei motivi dell'esclusione e della necessità di garantire la continuità del servizio.
4. L'ordinatore competente motiva sistematicamente per iscritto le sue decisioni in merito alle conseguenze.
Articolo 20
Conseguenze degli avvisi di verifica
1. Nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o di concorsi a premi, la verifica può consistere:
a)
nella richiesta, da parte dell'ordinatore competente, di documenti giustificativi supplementari in conformità della procedura di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o del regolamento del concorso a premi;
b)
per le procedure di aggiudicazione di sovvenzioni, in un'analisi dei rischi connessi al prefinanziamento.
2. Nel caso di un impegno giuridico, la verifica può riguardare:
a)
la conformità dell'azione con l'impegno giuridico, compresi il rispetto dei termini e il contenuto delle prestazioni;
b)
per le sovvenzioni esistenti, l'ammissibilità dei costi prima del pagamento oppure lo svolgimento di un audit o di ispezioni in loco.
Articolo 21
Diritto di essere sentiti dopo un avviso di verifica
La procedura di cui all'articolo 15 della presente decisione e il diritto di essere sentiti a norma dell'articolo 16 della presente decisione si applicano anche quando, in seguito a un avviso di verifica, l'ordinatore competente prevede di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata.
Articolo 22
Conseguenze degli avvisi di esclusione sulle procedure e sugli impegni giuridici
1. Nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o di concorsi a premi, l'ordinatore competente esclude una persona oggetto di un avviso di esclusione dalla partecipazione alla procedura in questione, a meno che non siano soddisfatte le condizioni di cui all'articolo 106, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, se la persona è in una situazione di monopolio.
2. Nel caso di impegni giuridici esistenti, l'ordinatore competente decide in merito alle conseguenze e in particolare di:
a)
procedere con l'esecuzione del contratto o della sovvenzione e svolgere tutte le verifiche del caso;
b)
sospendere il termine per i pagamenti a norma dell'articolo 92, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
c)
sospendere i pagamenti a norma dell'articolo 208 del regolamento delegato (UE, Euratom) n. 1268/2012;
d)
sospendere l'esecuzione del contatto o della sovvenzione conformemente all'articolo 116 e all'articolo 135, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
e)
porre fine all'impegno giuridico se le sue disposizioni lo prevedono, in base alle informazioni per le quali è stato registrato l'avviso.
3. Se la persona è un subcontraente, l'ordinatore competente chiede all'offerente, al candidato o al contraente di sostituirlo.
Articolo 23
Conseguenze degli avvisi di esclusione sulle operazioni di bilancio
1. Nel caso di un avviso di esclusione, l'ordinatore competente conferma, ove opportuno, nel sistema contabile che sarebbe opportuno procedere al pagamento nonostante l'esistenza dell'avviso.
2. Quando viene registrato un avviso di esclusione, non è possibile procedere a un impegno di bilancio specifico, alla registrazione di un impegno giuridico specifico nella contabilità di bilancio sulla base di un impegno globale o alla conclusione di un impegno giuridico sulla base di un impegno accantonato, tranne nei casi in cui la persona è in una situazione di monopolio ai sensi dell'articolo 106, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
SEZIONE 5
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 24
Abrogazione
La decisione 2008/969/CE, Euratom sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive è abrogata.
Articolo 25
Disposizioni transitorie
1. Gli avvisi di esclusione registrati a norma della decisione 2008/969/CE, Euratom rimangono in vigore per tutta la loro durata in conformità di tale decisione.
2. Gli avvisi W1, W2 e W3b registrati a norma della decisione 2008/969/CE, Euratom equivalgono a avvisi di verifica ai sensi della presente decisione.
3. Gli avvisi W3a e W4 continueranno ad essere registrati fino al 1o luglio 2015 alle condizioni di cui alla decisione 2008/969/CE, Euratom. Per l'applicazione della sezione 4 della presente decisione, gli avvisi W3a e W4 equivalgono a avvisi di verifica ai sensi della presente decisione. La decisione 2008/969/CE, Euratom continuerà ad applicarsi agli avvisi W5b fino al 1o luglio 2015.
Articolo 26
Pubblicazione
La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Fatto a Bruxelles, il 13 novembre 2014

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