Document ID: 32002D0307

Odločba Komisije
z dne 18. decembra 2001
o podrobnih pravilih za izvajanje Odločbe Sveta 2000/596/ES glede sistemov upravljanja in nadzora ter postopkov za izvajanje finančnih popravkov v okviru aktivnosti, ki jih sofinancira Evropski sklad za begunce
(notificirana pod dokumentarno številko K(2001) 4372)
(2002/307/ES)
KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE -
ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,
ob upoštevanju Odločbe Sveta 2000/596/ES z dne 28. septembra 2000 o ustanovitvi Evropskega sklada za begunce [1], in zlasti člena 24 Odločbe,
po posvetovanju z odborom, ustanovljenim na podlagi člena 21(1) Odločbe 2000/596/ES,
ob upoštevanju naslednjega:
(1) Da bi zagotovili dobro finančno poslovodenje pomoči, odobrene iz Evropskega sklada za begunce (v nadaljevanju "sklad"), morajo države članice določiti usmeritve za organizacijo nalog organa, odgovornega za izvajanje sofinanciranih aktivnosti.
(2) Da bi zagotovili, da se sredstva skladov Skupnosti izkoriščajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, morajo države članice uvesti sisteme za upravljanje in nadzor, ki zagotavljajo zadostno revizijsko sled, in nuditi Komisiji pomoč, ki jo ta potrebuje za izvajanje pregledov, zlasti vzorčnih.
(3) Da bi zagotovili, da se sredstva skladov Skupnosti uporabljajo učinkovito in ustrezno, bi bilo treba določiti enotna merila za preglede, ki jih izvajajo države članice na podlagi člena 18 Odločbe 2000/596/ES.
(4) Da bi zagotovili enotno obravnavo poročil o izdatkih, za katere se zahteva pomoč sklada na podlagi člena 17(2) Odločbe 2000/596/ES, bi bilo treba pripraviti vzorec poročila o izdatkih.
(5) Da bi omogočili vrnitev neupravičeno plačanih zneskov na podlagi člena 18(1) Odločbe 2000/596/ES, morajo države članice obvestiti Komisijo o odkritih primerih nepravilnosti in o napredku upravnih ali sodnih postopkov.
(6) Člen 19(1) Odločbe 2000/596/ES določa, da morajo države članice narediti finančne popravke, ki so potrebni v zvezi s posameznimi ali sistemskimi nepravilnostmi, s celotnim ali delnim preklicem prispevka Skupnosti. Da bi zagotovili enotno uporabo te določbe v vsej Skupnosti, je treba določiti pravila za določanje potrebnih popravkov in predvideti obveščanje Komisije.
(7) Če država članica ne izpolni obveznosti po členu 19(1) Odločbe 2000/596/ES ali po členu 18, lahko Komisija na podlagi člena 18(4) iste odločbe sama naredi finančne popravke. Vedno kadar je to mogoče in izvedljivo, je treba znesek popravka oceniti na podlagi posameznih dokumentov, popravek pa mora biti enak znesku izdatka, ki je bil napačno zaračunan skladu, glede na načelo sorazmernosti. Kadar natančna določitev obsega finančnega vpliva nepravilnosti ni mogoča ali izvedljiva ali kadar preklic celotnega izdatka ne bi bil sorazmeren, mora Komisija določiti popravke z ekstrapolacijo ali pavšalno na podlagi obsega in finančnega vpliva nepravilnosti, ki ga država članica ni mogla preprečiti, odkriti ali popraviti.
(8) Treba bi bilo natančno določiti nekatera podrobna pravila za izvajanje finančnih popravkov, navedena v členu 19(1) Odločbe 2000/596/ES, enaka pravila pa bi se morala uporabljati v primerih, ki spadajo v okvir člena 18(4)(b) iste odločbe.
(9) Treba je določiti zamudne obrestne mere za vsako neupravičeno prejeto vsoto, ki jo je treba vrniti in odplačati Komisiji na podlagi člena 19(3) Odločbe 2000/596/ES.
(10) Ta odločba se uporablja brez poseganja v določbe o vrnitvi državne pomoči po členu 14 Uredbe Sveta (ES) št. 659/1999 z 22. marca 1999 o določitvi podrobnih pravil za uporabo člena 93 Pogodbe ES [2].
(11) Ta odločba se uporablja brez poseganja v določbe Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi [3] -
SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:
POGLAVJE I
PODROČJE UPORABE IN OPREDELITVE
Člen 1
Ta odločba določa podrobna pravila za izvajanje Odločbe Sveta 2000/596/ES glede sistemov za upravljanje in nadzor financiranja, odobrenega iz Evropskega sklada za begunce (v nadaljevanju "sklad"), ki ga upravljajo države članice, ter postopke za izvajanje finančnih popravkov, ki se uporabljajo za tako financiranje.
Člen 2
Za namene te odločbe se uporabljajo naslednje opredelitve:
(a) "odgovorni organ": kateri koli organ, ki ga imenuje država članica na podlagi člena 7 Odločbe 2000/596/ES;
(b) "posredniška organizacija": katera koli javnoupravna ali nevladna organizacija, na katero odgovorni organ prenese odgovornost za izvajanje na podlagi člena 7 Odločbe 2000/596/ES.
POGLAVJE II
SISTEMI ZA UPRAVLJANJE IN NADZOR
Člen 3
1. Pri uporabi člena 18(1)(c) Odločbe 2000/596/ES države članice naslovijo usmeritve na odgovorni organ in posredniške organizacije, na katere je bila prenesena odgovornost za izvajanje.
Usmeritve brez poseganja v člen 18(1) Odločbe 2000/596/ES zajemajo organizacijo sistemov za upravljanje in nadzor, ki je potrebna za zagotavljanje natančnosti, pravilnosti in upravičenosti zahtev za financiranje Skupnosti in se sklicujejo na splošno priznane standarde dobre upravne prakse, določene v Prilogi I.
2. Kadar so naloge odgovornega organa v celoti ali delno prevešene na posredniške organizacije, usmeritve iz odstavka 1 določajo podrobna pravila o:
(a) jasni opredelitvi in dodelitvi nalog, zlasti glede upravljanja, plačila ter pregledov in preverjanja skladnosti s:
(i) pogoji, določenimi v odločbah Komisije o odobritvi zahtev za sofinanciranje iz člena 8 Odločbe 2000/596/ES,
(ii) pravili o upravičenosti izdatkov iz Priloge I k Odločbi Komisije 2001/275/ES [4] in
(iii) politikami in ukrepi Skupnosti, zlasti tistimi, ki se nanašajo na pravila o konkurenci, javnih naročilih, varovanju in izboljševanju okolja, odpravljanju neenakosti in spodbujanju enakosti med moškimi in ženskami;
(b) uvedbi učinkovitih sistemov, ki zagotavljajo, da posredniške organizacije zadovoljivo izvajajo svoja pooblastila; in
(c) informiranju odgovornih organov o učinkovitosti izvedbe njihovih nalog in posredovanju opisa uporabljenih sredstev.
3. V skladu s členom 18(1)(b) Odločbe 2000/596/ES države članice najpozneje v dveh mesecih po začetku veljavnosti te odločbe pošljejo Komisiji dodatne informacije prve zahteve za sofinanciranje, opis sistemov za upravljanje in nadzor, ki so jih uvedle, in kakršne koli načrtovane izboljšave, zlasti z upoštevanjem splošno sprejetih standardov dobre upravne prakse iz Priloge I.
Ta opis vključuje naslednje informacije o vsakem odgovornem organu:
(a) naloge, ki so mu dodeljene;
(b) porazdelitev teh nalog znotraj odgovornega organa ali posredniške organizacije na tak način, ki zagotavlja, da so naloge upravljanja, plačila in nadzora dovolj ločene, da je zagotovljeno dobro finančno poslovodenje;
(c) informacije o vseh posredniških organizacijah;
(d) postopke za sprejemanje, preverjanje in potrjevanje zahtev za plačilo in odobritev ter plačilo izdatkov in njihovo knjiženje;
(e) določbe, ki urejajo notranje revizije ali enakovredne postopke.
4. Komisija preuči sisteme za upravljanje in nadzor v sodelovanju z državami članicami in opozori na kakršne koli pomanjkljivosti v zvezi s preglednostjo pregledov poslovanja sklada in izvajanja dolžnosti Komisije po členu 274 Pogodbe ES.
Člen 4
1. Sistemi držav članic za upravljanje in nadzor zagotavljajo ustrezno revizijsko sled.
2. Revizijska sled šteje za zadostno, kadar omogoča:
(a) usklajevanje skupnih poročil, potrjenih za Komisijo, s posameznimi zapisi o izdatkih in spremnimi listinami, ki se vodijo na različnih upravnih ravneh in pri končnih upravičencih, vključno z organizacijami ali podjetji, odgovornimi za izvajanje projektov; in
(b) preverjanje dodelitve in prenosov razpoložljivih sredstev Skupnosti in države.
Okvirni opis potreb po informacijah za zadostno revizijsko sled je podan v Prilogi II.
3. Odgovorni organ uvede postopke, ki zagotavljajo, da se vodi evidenca o lokaciji vseh listin, ki se nanašajo na določena plačila, izvedena v okviru nacionalnega izvedbenega programa, in da se lahko listine predložijo za inšpekcijski pregled, če to zahteva:
(a) osebje organa, odgovornega za obdelavo zahtev za plačilo,
(b) nacionalni revizijski organ, ki bo izvajal preglede, ki se zahtevajo po členu 5(1) te odločbe,
(c) služba ali telo odgovornega organa, pooblaščenega za potrjevanje zahtev za vmesna in končna plačila, predvidena v členu 17 Odločbe 2000/596/ES, in
(d) uradniki in pooblaščeni predstavniki Komisije in Evropskega računskega sodišča.
Uradniki in zastopniki, ki so odgovorni za nadzor ali tisti, ki so za to pooblaščeni, lahko zahtevajo kopije listin iz tega odstavka.
4. Za obdobje petih let, ki sledi končnemu plačilu Komisije za kateri koli projekt, odgovorni organi hranijo na razpolago Komi siji vse spremne listine, to je izvirnike ali overjene različice na splošno sprejetih nosilcih podatkov, ki se ujemajo z izvirniki, glede izdatkov in pregledov teh projektov. To obdobje se prekine bodisi v primeru sodnih postopkov bodisi na ustrezno utemeljeno zahtevo Komisije.
Člen 5
1. Države članice organizirajo preglede projektov na osnovi ustreznega vzorca, predvsem, da bi:
(a) preverile pravilno delovanje vzpostavljenih sistemov za upravljanje in nadzor;
(b) selektivno na podlagi analize tveganj preverile poročila o izdatkih, pripravljena na različnih ravneh.
2. Pregledi zajemajo najmanj 20 % skupnih upravičenih izdatkov za vsak nacionalni izvedbeni program in reprezentativni vzorec odobrenih projektov ob upoštevanju pogojev iz odstavka 3. Države članice zagotovijo ustrezno ločitev pregledov od izvajanja ali plačilnih postopkov v zvezi s projekti.
3. Določijo se izbrani projekti, opišejo metode vzorčenja in pripravi poročilo o rezultatih vseh inšpekcijskih pregledov in ukrepov, sprejetih v zvezi z ugotovljenimi odstopanji ali nepravilnostmi.
4. Vzorec projektov, ki se preverja:
(a) vključuje ustrezno mešanico vrst in velikosti projektov;
(b) upošteva kakršne koli dejavnike tveganja, ki so ugotovljeni pri nadzoru države ali Skupnosti;
(c) odraža koncentracijo projektov po nekaterih prejemnikih nepovratnih sredstev, tako da se pri glavnih prejemnikih opravi najmanj en pregled pred zaključkom vsake oblike nacionalnega izvedbenega programa.
Člen 6
Pri izvajanju pregledov države članice preverijo:
(a) učinkovito uporabo sistemov za upravljanje in nadzor;
(b) pri ustreznem številu računovodskih zapisov ustreznost teh zapisov glede na spremne listine, ki jih hranijo posredniške organizacije, na katere je odgovorni organ prenesel nekatere odgovornosti za izvajanje, prejemniki nepovratnih sredstev in, kjer je primerno, druge organizacije ali podjetja, ki so vključeni v izvajanje projekta;
(c) navzočnost zadostne revizijske sledi;
(d) če se narava in datum postavke izdatka ujemata z zahtevami Skupnosti, zahtevami, ki so določene med nacionalnim izbirnim postopkom, pogoji pogodbe ali pravnega akta o odobritvi subvencije in dejansko izvedenimi deli;
(e) če je uporaba ali nameravana uporaba projekta v skladu s cilji, določenimi v nacionalnem izvedbenem programu iz člena 8 Odločbe 2000/596/ES;
(f) če so finančni prispevki Skupnosti v mejah, predvidenih v členu 13 Odločbe 2000/596/ES ali katerih koli drugih veljavnih določbah Skupnosti, in so plačani prejemnikom brez kakršnih koli znižanj ali zamud;
(g) če je bilo ustrezno nacionalno sofinanciranje dejansko dano na razpolago in
(h) če so bili sofinancirani projekti izvedeni v skladu z zahtevami iz člena 4 in člena 9(1) Odločbe 2000/596/ES.
Člen 7
Pri pregledih se ugotovi, ali je kateri od nastalih problemov sistemskega značaja in vsebuje tveganje za druge projekte, ki jih izvaja isti prejemnik nepovratnih sredstev ali jih vodi isti organ upravljanja. Ugotovijo se tudi vzroki takih situacij, potreba po morebitni nadaljnji preučitvi in potrebni korektivni in preventivni ukrepi.
Člen 8
Države članice vsako leto obvestijo Komisijo s poročilom iz člena 20(2) Odločbe 2000/596/ES, kako so uporabile člene 5, 6 in 7 te odločbe v predhodnem letu in po potrebi dopolnijo ali posodobijo opis iz člena 4(2).
Člen 9
V primeru oblik pomoči, pri katerih sodeluje več kakor ena država članica ali kadar so upravičenci v več kakor eni državi članici, se države članice in Komisija dogovorijo o upravni pomoči, potrebni za zagotavljanje pravilnega nadzora.
POGLAVJE III
POROČILA O IZDATKIH
Člen 10
1. Poročila o izdatkih potrdi posameznik ali služba v plačilnem organu, ki deluje neodvisno od vseh služb, ki odobritve izdajajo, po vzorcu iz Priloge IV.
2. Za vse izdatke, ki jih navede Komisiji, predloži odgovorni organ zagotovilo, da se nacionalni izvedbeni programi upravljajo v skladu z vsemi veljavnimi predpisi Skupnosti in se sredstva uporabljajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja. To zagotovilo potrjuje, da zahteva za sofinanciranje zajema samo izdatke:
(a) ki so jih dejansko imeli prejemniki nepovratnih sredstev, kot je opredeljeno v členu 2(d) Odločbe 2001/275/ES, v obdobju upravičenosti programa, kakor je opredeljeno v odločbah o odobritvah zahtev za sofinanciranje, in
(b) se nanašajo na projekte, ki so bili izbrani za sofinanciranje iz nacionalnega izvedbenega programa v skladu z uveljavljenimi merili in postopki za izbor in so bili v skladu s pravili Skupnosti v vsem obdobju, v katerem so nastajali izdatki.
3. Na koncu programa država članica v šestih mesecih predloži končno poročilo, določeno v Prilogi IV. Če tega ne stori, Komisija avtomatsko zapre program in ustrezne odobrene pravice prenehajo.
4. Pred predložitvijo zahteve Komisiji odgovorni organ preveri ustreznost izvedenih pregledov. Opravljeno delo se podrobno opiše v končnem poročilu iz člena 20(3) Odločbe 2000/596/ES. Pregledi zajemajo dejanske vidike in učinkovitost projektov, kakor tudi njihove finančne in računovodske vidike.
POGLAVJE IV
FINANČNI POPRAVKI S STRANI DRŽAV ČLANIC
Člen 11
1. V primeru sistemskih nepravilnosti zajemajo preiskave na podlagi člena 19(1) Odločbe 2000/596/ES vse projekte, ki bi bili lahko prizadeti.
2. Pri celotnem ali delnem preklicu prispevka Skupnosti države članice upoštevajo naravo in težo nepravilnosti in finančno izgubo za sklad.
3. Države članice obvestijo Komisijo s seznamom, priloženim k poročilu iz člena 20(2) Odločbe 2000/596/ES, o vseh postopkih za preklic pomoči, ki so jih začele v predhodnem letu.
Člen 12
1. Kadar je treba po preklicu prispevka skupnosti na podlagi člena 18(1)(g) Odločbe 2000/596/ES zneske vrniti, odgovorna služba ali organizacija izda nalog za izterjavo in obvesti odgovorni organ. Informacija o vrnitvi se posreduje Komisiji in se knjiži v skladu s členom 13 te odločbe.
2. Države članice v poročilu iz člena 20(2) Odločbe 2000/596/ES obvestijo Komisijo, kako so se odločile, ali pa predlagajo, da se preklicana sredstva ponovno uporabijo.
Člen 13
Odgovorni organ vodi evidenco o izterljivih zneskih že izvedenih plačil pomoči Skupnosti in zagotovi, da se zneski vrnejo brez odlašanja. Po vrnitvi odgovorni organ zmanjša svoje naslednje poročilo Komisiji o izdatkih za znesek, enak vrnjenim vsotam, ali ga, če ta znesek ne zadošča, povrne Skupnosti. Zneski, ki jih je treba vrniti, se od datuma zapadlosti obrestujejo po meri, določeni v členu 94 Uredbe Komisije (Euratom, ESPJ, ES) št. 3418/93 z 9. decembra 1993 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje nekaterih določb Finančne uredbe [5] z 21. decembra 1977, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 1687/2001 [6], od prvega delovnega dne v mesecu, ko dolg zapade.
Ob predložitvi poročila iz člena 20(2) Odločbe 2000/596/ES države članice pošljejo Komisiji seznam odkritih nepravilnosti z navedbo zneskov, ki so vrnjeni ali čakajo na izterjavo in, če je primerno, kakršnih koli upravnih ali sodnih postopkov, sproženih z namenom vrnitve neupravičeno plačanih zneskov.
POGLAVJE V
FINANČNI POPRAVKI S STRANI KOMISIJE
Člen 14
1. Znesek finančnih popravkov, ki jih naredi Komisija na podlagi člena 18(4)(b) Odločbe 2000/596/ES za posamezne ali sistemske nepravilnosti se oceni vedno, kadar je to mogoče in izvedljivo na podlagi posameznih dokumentov, popravek pa mora biti enak znesku izdatka, ki je bil napačno zaračunan skladu, v skladu z načelom sorazmernosti.
2. Kadar ni mogoče ali ni izvedljivo, da bi natančno določili znesek nepravilnega izdatka ali kadar bi bil preklic celotnega izdatka nesorazmeren, se Komisija pri finančnih popravkih opira na:
(a) ekstrapolacijo z uporabo reprezentativnega vzorca transakcij, ki so homogene narave; ali
(b) pavšalno stopnjo in v tem primeru oceni resnost kršitve pravil in obseg ter finančne posledice ugotovljene nepravilnosti.
3. Kadar Komisija opre svoje stališče na dejstva, ki jih ugotovijo revizorji zunaj njenih služb, sprejme sklepne ugotovitve o finančnih posledicah po preučitvi ukrepov, ki jih je sprejela država članica na podlagi člena 18(1) Odločbe 2000/596/ES.
4. Rok, v katerem se lahko država članica odzove na zahtevo po členu 18(3) Odločbe 2000/596/ES, je dva meseca. V ustrezno utemeljenih primerih se je mogoče s Komisijo dogovoriti za daljši rok.
5. Kadar Komisija predlaga, da se finančni popravki določijo z ekstrapolacijo ali pavšalno, je državi članici dana možnost, da dokaže na podlagi preučitve dokumentov, da je bil dejanski obseg nepravilnosti manjši od ocene Komisije. V dogovoru s Komisijo lahko država članica omeji obseg svoje preučitve na ustrezen del ali vzorec dokumentov. Razen v ustrezno utemeljenih primerih čas, dan za to preučitev, ne presega nadaljnjih dveh mesecev po dvomesečnem obdobju iz odstavka 4. Komisija upošteva vse dokaze, ki jih država članica predloži v teh rokih.
6. Kadar Komisija zadrži plačila na podlagi člena 19(2) Odločbe 2000/596/ES ali kadar po izteku roka iz odstavka 4 razlogi za ustavitev ostanejo ali država članica ne obvesti Komisije o ukrepih, sprejetih za odpravo nepravilnosti, se uporablja člen 18(4) Odločbe 2000/596/ES.
7. Usmeritve o načelih, merilih in okvirnih lestvicah, ki naj jih uporabljajo službe Komisije pri določanju pavšalnih popravkov, so določene v Prilogi III k tej odločbi.
Člen 15
1. Katero koli plačilo Komisiji na podlagi člena 19(3) Odločbe 2000/596/ES se opravi v roku, določenem v zahtevku za vrnitev, v skladu s členom 28 Finančne uredbe z 21. decembra 1977 [7]. Ta datum zapadlosti je zadnji dan drugega meseca, ki sledi izdaji zahtevka.
2. Kakršna koli zamuda pri izvedbi plačila povzroči zamudne obresti, ki se začnejo na datum zapadlosti iz odstavka 1 in končajo na datum dejanskega plačila. Uporablja se obrestna mera, navedena v členu 13 te odločbe.
3. Finančni popravek na podlagi člena 19(2) Odločbe 2000/596/ES ne posega v obveznost države članice, da zasleduje vračila na podlagi člena 18(1)(g) Odločbe 2000/596/ES in člena 12(1) te odločbe in da izterja državno pomoč po členu 14 Uredbe Sveta (ES) št. 659/1999.
POGLAVJE VI
KONČNE DOLOČBE
Člen 16
Nič v tej odločbi ne preprečuje državam članicam, da uporabljajo nacionalne predpise o nadzoru, ki so strožji od tukaj predpisanih.
Člen 17
Ta odločba je naslovljena na države članice.
V Bruslju, 18. decembra 2001

Labels: 2
4
11
5
15