Document ID: 32006D0401

KOMMISSIONENS BESLUTNING
af 20. januar 2006
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets beslutning 2004/904/EF for så vidt angår medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer og regler for administrativ og finansiel forvaltning af projekter, der samfinansieres af Den Europæiske Flygtningefond
(meddelt under nummer K(2006) 51/3)
(Kun den engelske, den estiske, den finske, den franske, den græske, den italienske, den lettiske, den litauiske, den nederlandske, den polske, den portugisiske, den slovakiske, den slovenske, den spanske, den svenske, den tjekkiske, den tyske og den ungarske udgave er autentiske)
(2006/401/EF)
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets beslutning 2004/904/EF af 2. december 2004 om Den Europæiske Flygtningefond for perioden 2005-2010 (1), særlig artikel 13, stk. 5, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af støtten fra Den Europæiske Flygtningefond (i det følgende benævnt »fonden«) bør der vedtages fælles retningslinjer for tilrettelæggelsen af de opgaver, der påhviler de myndigheder, som har ansvaret for gennemførelsen af de samfinansierede foranstaltninger.
(2)
For at sikre, at fællesskabsmidlerne anvendes i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, bør der indføres forvaltnings- og kontrolsystemer, som sikrer et tilstrækkeligt revisionsspor, og som yder Kommissionen den hjælp, der er nødvendig for gennemførelsen af kontrol, særlig stikprøvekontrol.
(3)
For at sikre, at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt, bør der fastsættes ensartede kriterier for den kontrol, som medlemsstaterne udfører i henhold til artikel 25 i beslutning 2004/904/EF.
(4)
For at sikre en ensartet behandling af anmeldelserne af de udgifter, for hvilke der anmodes om støtte fra fonden i henhold til artikel 24 i beslutning 2004/904/EF, bør der fastlægges en model for udgiftsanmeldelser.
(5)
Det Forenede Kongerige deltager i henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, i beslutning 2004/904/EF og følgelig i denne beslutning.
(6)
Irland deltager i henhold til artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, i beslutning 2004/904/EF og følgelig i denne beslutning.
(7)
I overensstemmelse med artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, deltager Danmark ikke i beslutning 2004/904/EF, og hverken beslutning 2004/904/EF eller denne beslutning er bindende for Danmark.
(8)
Foranstaltningerne i denne beslutning er i overensstemmelse med udtalelsen fra det udvalg, der er nedsat i henhold til artikel 11 i beslutning 2004/904/EF -
VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:
KAPITEL I
ANVENDELSESOMRÅDE OG DEFINITIONER
Artikel 1
Ved denne beslutning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til beslutning 2004/904/EF for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemer og reglerne for administrativ og finansiel forvaltning af den støtte, som ydes af Den Europæiske Flygtningefond, i det følgende benævnt »fonden«, og som forvaltes af medlemsstaterne.
Artikel 2
I denne beslutning forstås ved:
1)
»ansvarlig myndighed«: et administrativt organ i medlemsstaten eller en national offentlig myndighed, der er udpeget af en medlemsstat i henhold til artikel 13, stk. 1, i beslutning 2004/904/EF
2)
»myndighed, til hvilken der er overdraget opgaver«: enhver offentlig myndighed eller privatretlig enhed, der er underlagt medlemsstatens ret og har en public service-opgave, og til hvilken den ansvarlige myndighed overdrager nogle af eller alle sine gennemførelsesopgaver i henhold til artikel 13, stk. 1, i beslutning 2004/904/EF
3)
»godkendelsesmyndighed«: enhver person eller afdeling, som fungerer uafhængigt af den anvisningsberettigede tjeneste i den ansvarlige myndighed og af enhver myndighed, til hvilken der er overdraget opgaver, og som medlemsstaten har udpeget med henblik på godkendelse af udgiftsanmeldelser i henhold til artikel 24, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF
4)
»kontrolmyndighed«: enhver person eller afdeling, som fungerer uafhængigt af den anvisningsberettigede tjeneste i den ansvarlige myndighed og af enhver myndighed, til hvilken der er overdraget opgaver, og som medlemsstaten har udpeget med henblik på kontrol og revision af foranstaltningerne i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i beslutning 2004/904/EF.
KAPITEL II
FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER
Artikel 3
Generelle principper
De forvaltnings- og kontrolsystemer, som medlemsstaterne opretter, omfatter:
1)
en klar beskrivelse af de opgaver, som udføres af de organer og/eller personer, der tager sig af forvaltning og kontrol, og en klar opgavefordeling inden for hvert organ
2)
en klar adskillelse af opgaverne for de organer, afdelinger og/eller personer, der tager sig af forvaltning, kontrol og godkendelse af udgifter
3)
tilstrækkelige midler til, at de enkelte organer eller afdelinger kan udføre de opgaver, de har fået tildelt, i hele gennemførelsesperioden for de foranstaltninger, som finansieres af fonden
4)
effektive systemer for intern kontrol i den ansvarlige myndighed og enhver myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver
5)
pålidelige elektroniske systemer for regnskabsføring, overvågning og finansiel rapportering
6)
et effektivt rapporterings- og overvågningssystem, når udførelsen af opgaverne er uddelegeret
7)
detaljerede procedurehåndbøger vedrørende de opgaver, der skal udføres
8)
effektive procedurer for revision af den måde, systemet fungerer på
9)
systemer og procedurer til sikring af et tilstrækkeligt revisionsspor
10)
procedurer for indberetning og overvågning af uregelmæssigheder og inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb.
Artikel 4
Udpegning af myndigheder
1. Medlemsstaterne udpeger følgende:
-
en ansvarlig myndighed
-
en godkendelsesmyndighed
-
en kontrolmyndighed.
2. Medlemsstaten fastsætter detaljerede regler for sit forhold til de pågældende myndigheder. Uden at dette berører bestemmelserne i denne beslutning, fastsætter medlemsstaten detaljerede regler for forholdet mellem de pågældende myndigheder, der handler i fuld overensstemmelse med den pågældende medlemsstats institutionelle, juridiske og finansielle systemer.
3. Uden at dette berører bestemmelserne i artikel 3, stk. 2, kan nogle eller alle forvaltnings-, godkendelses- og kontrolopgaver gennemføres inden for det samme organ.
Artikel 5
Ansvarlig myndighed
1. Den ansvarlige myndighed har ansvaret for, at de flerårige og årlige programmer, der støttes af fonden, forvaltes og gennemføres effektivt og korrekt, og skal navnlig:
a)
forelægge Kommissionen det flerårige program i overensstemmelse med modellen i bilag 1
b)
forelægge Kommissionen det årlige program i overensstemmelse med modellen i bilag 2
c)
sikre, at projekterne udvælges til finansiering efter de betingelser og kriterier, som er fastsat i artikel 14 og 20 i beslutning 2004/904/EF, og i overensstemmelse med de standardprocedurer, som er fastsat i artikel 10 i denne beslutning, uden at dette dog berører de yderligere kriterier, som er fastlagt i de gældende fællesskabsregler og nationale regler
d)
sikre en effektiv administrativ, kontraktmæssig og finansiel forvaltning af foranstaltningerne i overensstemmelse med de standardprocedurer, som er fastsat i artikel 11 i denne beslutning
e)
sikre, at transaktionerne er lovlige og formelt rigtige.
2. Den ansvarlige myndighed indfører procedurer, der sikrer, at alle dokumenter vedrørende udgifter og den kontrol, som er nødvendig for et tilstrækkeligt revisionsspor, opbevares i overensstemmelse med kravene i artikel 9.
3. Den ansvarlige myndighed sikrer, at kontrolmyndigheden modtager alle de nødvendige oplysninger om de anvendte forvaltningsprocedurer og de projekter, der samfinansieres af fonden, med henblik på gennemførelsen af den kontrol, som er omhandlet i artikel 25, stk. 1, litra a), i beslutning 2004/904/EF.
4. Den ansvarlige myndighed sikrer, at godkendelsesmyndigheden med henblik på udførelsen af sine opgaver modtager alle de nødvendige oplysninger om de anvendte forvaltningsprocedurer, de projekter, der samfinansieres af fonden, og resultaterne af den kontrol, som kontrolmyndigheden foretager.
5. Den ansvarlige myndighed modtager de betalinger, som Kommissionen foretager, og er ansvarlig for at foretage udbetalinger til støttemodtagerne. Den forelægger Kommissionen betalingsanmodningerne, som er udarbejdet i overensstemmelse med bilag 5, i givet fald ledsaget af statusrapporten eller slutrapporten, som er udarbejdet i overensstemmelse med modellerne i bilag 3 og 4, og af udgiftsanmeldelsen, som er udarbejdet i overensstemmelse med bilag 6 og er godkendt af godkendelsesmyndigheden.
6. Den ansvarlige myndighed sikrer, at rapporterne om gennemførelsen og evalueringen af de foranstaltninger, der samfinansieres af fonden, indsendes i overensstemmelse med den tidsplan, som er fastsat i artikel 28 i beslutning 2004/904/EF.
Artikel 6
Den ansvarlige myndigheds uddelegering af opgaver
Når alle eller nogle af den ansvarlige myndigheds opgaver uddelegeres til en anden myndighed, fastlægger den ansvarlige myndighed de uddelegerede opgavers omfang, og den fastlægger detaljerede procedurer for gennemførelsen af de uddelegerede opgaver, som skal opfylde betingelserne i artikel 3.
Det skal indgå i disse procedurer, at den ansvarlige myndighed regelmæssigt skal have tilsendt oplysninger om, hvorvidt de uddelegerede opgaver udføres effektivt, og en beskrivelse af de anvendte midler.
De opgaver, som den ansvarlige myndighed uddelegerer, skal meddeles til og anerkendes af den myndighed, til hvilken opgaverne uddelegeres.
Artikel 7
Kontrolmyndighed
1. Kontrolmyndigheden har ansvaret for at sikre, at den kontrol, som er omhandlet i artikel 25, stk. 1, litra a), i beslutning 2004/904/EF, tilrettelægges i overensstemmelse med internationale standarder.
2. Den kontrol, som er omhandlet i stk. 1, skal omfatte et repræsentativt udsnit af de samfinansierede projekter, som udvælges på grundlag af en risikoanalyse og udgør mindst 10 % af de samlede støtteberettigede udgifter for hvert årligt program. Stikprøvemetoden skal opfylde følgende krav:
a)
den skal omfatte en passende blanding af typer og størrelser af projekter
b)
den skal tage hensyn til de risikofaktorer, der er identificeret ved national kontrol eller fællesskabskontrol, og cost-benefit-aspekterne under hensyntagen til den kontrol, som tidligere er foretaget
c)
den skal sikre, at den stikprøvemetode, der er anvendt til den kontrol, som er omhandlet i artikel 25, udvælger projekter, der er repræsentative for den underliggende målgruppe i hvert årligt program.
3. Ved kontrollen efterprøver kontrolmyndigheden følgende:
a)
om forvaltnings- og kontrolsystemerne anvendes effektivt, hvilke mangler der er, og hvor alvorlige disse er
b)
om der findes et tilstrækkeligt revisionsspor
c)
for et passende antal regnskaber, om disse regnskaber stemmer overens med de bilag, der findes hos den ansvarlige myndighed eller et organ, til hvilket der er uddelegeret opgaver, hos støttemodtagerne og i givet fald hos de andre organisationer eller virksomheder, der deltager i gennemførelsen af projekterne
d)
at udgiftsposterne opfylder de betingelser for støtteberettigelse, som er fastsat i Kommissionens beslutning K(2006) 51 endelig/1, de krav, som er fastsat under den nationale udvælgelsesprocedure, betingelserne i støtteaftalen eller et andet juridisk instrument om tildeling af støtte og det faktisk udførte arbejde
e)
at formålet eller det planlagte formål med projektet er forenelig med de mål, som er fastsat i artikel 4-7 i beslutning 2004/904/EF, og gavner de målgrupper, som er omhandlet i artikel 3 i beslutning 2004/904/EF
f)
om Fællesskabets finansielle bidrag overholder de betingelser, som er fastsat i artikel 20 i beslutning 2004/904/EF eller i andre gældende fællesskabsbestemmelser, og udbetales til støttemodtagerne uden nedsættelser eller forsinkelser
g)
at den pågældende samfinansiering faktisk er stillet til rådighed.
4. Den slutrapport om gennemførelsen af det årlige program, som er omhandlet i artikel 28, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF, skal omfatte resultaterne af alle de kontroller, som kontrolmyndigheden har foretaget, og en beskrivelse af de foranstaltninger, som den ansvarlige myndighed har truffet med hensyn til de afslørede fejl eller uregelmæssigheder.
Artikel 8
Godkendelsesmyndighed
Godkendelsesmyndigheden er ansvarlig for at godkende de udgiftsanmeldelser, som den ansvarlige myndighed har udarbejdet i overensstemmelse med artikel 24 i beslutning 2004/904/EF efter modellen i bilag 6.
Godkendelsen skal give sikkerhed for, at:
1)
udgiftsanmeldelsen er nøjagtig, følger af pålidelige regnskabssystemer og er baseret på kontrollerbare bilag
2)
de anmeldte udgifter er i overensstemmelse med de relevante fællesskabsregler og nationale regler og er blevet afholdt i forbindelse med projekter, som er udvalgt til finansiering i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat for det årlige program, under overholdelse af fællesskabsreglerne og de nationale regler
3)
godkendelsesmyndigheden med henblik på godkendelse har modtaget tilstrækkelige oplysninger fra den ansvarlige myndighed om de anvendte forvaltningsprocedurer, de projekter, som samfinansieres af fonden, og den kontrol, som er foretaget, i forbindelse med udgifter, der er medtaget i udgiftsanmeldelserne
4)
der er taget hensyn til resultaterne af alle de revisioner, som kontrolmyndigheden har foretaget
5)
alle fællesskabsmidler, som er inddrevet, efter at det er konstateret, at de er uretmæssigt udbetalt som følge af afslørede uregelmæssigheder, i givet fald forhøjet med renter, er fradraget i udgiftsanmeldelsen.
Artikel 9
Revisionsspor
1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.
2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er et revisionsspor, der gør det muligt:
a)
at afstemme de godkendte udgiftsanmeldelser, som er indsendt til Kommissionen, med de individuelle regnskaber og bilag, der findes på de forskellige administrative niveauer i den ansvarlige myndighed og en eventuel myndighed, til hvilken der er uddelegeret opgaver, og hos de endelige støttemodtagere,
og
b)
at efterprøve tildelingen og overførslerne af den fællesskabsstøtte, som er tildelt fra fonden, samt projektets samfinansieringskilder.
3. Den ansvarlige myndighed indfører procedurer, der sikrer, at det registreres, hvor alle dokumenter, der vedrører bestemte betalinger, som er foretaget i forbindelse med Den Europæiske Flygtningefond, befinder sig, og at disse dokumenter kan stilles til rådighed for inspektion efter anmodning fra:
a)
kontrolmyndigheden
b)
godkendelsesmyndigheden
c)
tjenestemænd i og bemyndigede repræsentanter for Kommissionen, herunder Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), og Den Europæiske Revisionsret.
4. Den ansvarlige myndighed opbevarer til brug for Kommissionen, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og Den Europæiske Revisionsret alle udgifts- og kontrolbilag vedrørende det pågældende projekt, enten som originaler eller bekræftede kopier, på almindeligt anerkendte databærere i en periode på fem år efter Kommissionens betaling af saldoen for hvert årligt program. Denne periode afbrydes, hvis der indledes retsforfølgning, eller hvis Kommissionen fremsætter begrundet anmodning herom.
KAPITEL III
REGLER FOR DEN ANSVARLIGE MYNDIGHEDS ADMINISTRATIVE OG FINANSIELLE FORVALTNING AF PROJEKTER
Artikel 10
Udvælgelses- og tildelingsprocedurer
Den ansvarlige myndighed fastlægger detaljerede procedurer for udvælgelsen af foranstaltninger, der skal samfinansieres af fonden, som bl.a. omfatter:
a)
tilrettelæggelse af udvælgelses- og tildelingsprocedurerne under overholdelse af principperne om åbenhed og ligebehandling og i givet fald reglerne for offentlige indkøb, idet den træffer alle nødvendige foranstaltninger til at undgå interessekonflikter
b)
offentliggørelse af indkaldelser af forslag og udbud via passende kanaler på nationalt og regionalt plan
c)
modtagelse af ansøgninger, anerkendelse af modtagelsen og registrering og arkivering af ansøgninger om samfinansiering
d)
analyse og vurdering af ansøgningernes formelle, kvalitative og budgetmæssige aspekter ud fra de kriterier, som er fastlagt i indkaldelserne af forslag eller udbuddene
e)
tilrettelæggelse af møder og kontakt med udvælgelses- eller evalueringspanelerne
f)
høring af relevante organer vedrørende de foreslåede foranstaltningers komplementaritet med andre finansielle instrumenter på regionalt og nationalt plan og på fællesskabsplan
g)
vedtagelse af beslutningen om udvælgelse af projekter på et passende niveau i den ansvarlige myndighed
h)
offentliggørelse af resultaterne af udvælgelses- og tildelingsproceduren
i)
skriftlig information til hver ansøger om resultaterne af udvælgelsesprocessen med en forklaring vedrørende udvælgelsesbeslutningerne.
Artikel 11
Procedurer for den administrative, kontraktmæssige og finansielle forvaltning af foranstaltningerne
1. Den ansvarlige myndighed fastlægger detaljerede procedurer for forvaltningen af foranstaltningerne, som bl.a. omfatter:
a)
indgåelse af kontrakter, støtteaftaler eller tilsvarende former for juridiske instrumenter med de udvalgte støttemodtagere
b)
opfølgning af aftalerne og eventuelle ændringer hertil gennem oprettelse af et system til administrativ overvågning af projekterne (brevvekslinger, udarbejdelse og overvågning af tillægsaftaler og rykkere, modtagelse og behandling af rapporter mv.)
c)
analyse af aktivitetsrapporterne og de finansielle rapporter om projekterne, kontrol af, at de samfinansierede produkter og tjenester er leveret, herunder i givet fald kontrol på stedet
d)
kontrol af, at de udgifter, som er anmeldt for projekterne, rent faktisk er afholdt, og at disse udgifter er støtteberettigede i henhold til beslutning K(2006) 51 endelig/1 og de nationale regler
e)
betingelserne for modtagelse, kontrol og validering af betalingsanmodninger og anvisning, betaling og bogføring af udgifterne
f)
inddrivelse af midler, som ikke er blevet brugt, eller som støttemodtagerne har brugt til udgifter, der ikke er støtteberettigede.
2. De kontrakter eller støtteaftaler, der er omhandlet i stk. 1, litra a), fastsætter bl.a.:
a)
størrelsen af tilskuddet og den maksimale procentsats med hensyn til de støtteberettigede og samlede omkostninger til projektet
b)
en detaljeret beskrivelse af og tidsplan for det støttede projekt
c)
det godkendte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet
d)
tidsplanen for og bestemmelser om gennemførelsen af aftalen (rapporteringsforpligtelser, ændringer, ophør mv. …)
e)
en definition af støtteberettigede omkostninger
f)
betingelser vedrørende udbetaling af tilskuddet og bogføringskrav.
3. Den ansvarlige myndighed indfører et system til elektronisk registrering og lagring af detaljerede regnskabsdata for hvert projekt, der er omfattet af de årlige programmer, og sørger for, at der indsamles tilstrækkelige oplysninger om gennemførelsen af projekterne med henblik på økonomisk forvaltning, overvågning, kontrol og evaluering.
KAPITEL IV
KONTROL
Artikel 12
Medlemsstaternes ansvar
1. Medlemsstaterne er ansvarlige for at sikre, at den økonomiske forvaltning af de foranstaltninger, der finansieres af fonden, er forsvarlig, og at de underliggende transaktioner er lovlige og formelt rigtige. De sørger for, at de ansvarlige myndigheder, herunder de myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, godkendelsesmyndighederne, kontrolmyndighederne og alle andre relevante organer modtager den nødvendige vejledning i, hvordan der oprettes forvaltnings- og kontrolsystemer, som sikrer, at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt.
2. Medlemsstaterne sørger for, at der er oprettet forvaltnings- og kontrolsystemer i overensstemmelse med kravene i artikel 3-11. De er ansvarlige for at sikre, at systemerne fungerer effektivt i hele gennemførelsesperioden for de foranstaltninger, som finansieres af fonden.
3. Samtidig med fremlæggelsen af forslaget til det årlige program for 2005 forelægger medlemsstaterne Kommissionen en beskrivelse af systemerne, herunder opbygningen af og procedurerne i den ansvarlige myndighed og de myndigheder, til hvilke der er uddelegeret opgaver, samt godkendelses- og kontrolmyndighederne, i overensstemmelse med kravene i artikel 3-11.
4. Medlemsstaterne fremlægger en ajourført detaljeret beskrivelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne, når der foretages væsentlige ændringer i systemerne og procedurerne.
Artikel 13
Kommissionens ansvar
1. Inden for 12 måneder efter modtagelsen af den beskrivelse, som er omhandlet i artikel 12, stk. 3, foretager Kommissionen en dokumentanalyse af de forvaltnings- og kontrolsystemer, som medlemsstaten har oprettet, og kontrol på stedet af gennemførelsesprocedurerne, kontrolsystemerne, regnskabsprocedurerne og de procedurer for indkøb og tildeling af tilskud, som den ansvarlige myndighed og den myndighed, til hvilken der i givet fald er uddelegeret opgaver, følger. Kommissionen underretter medlemsstaten om eventuelle fejl eller mangler, som den har fundet i systemerne, og om de nødvendige korrigerende foranstaltninger.
2. Uden at dette berører bestemmelserne i artikel 26 i Rådets beslutning 2004/904/EF, reviderer Kommissionen de procedurer eller systemer, som medlemsstaterne har oprettet, når der foretages væsentlige ændringer.
Artikel 14
Samarbejde med medlemsstaternes kontrolmyndigheder
1. Kommissionen samarbejder med de kontrolmyndigheder, som medlemsstaterne har udpeget, med henblik på at samordne deres respektive kontrolplaner og revisionsmetoder og udveksler øjeblikkelig resultaterne af revisionerne af forvaltnings- og kontrolsystemerne med henblik på at udnytte kontrolressourcerne bedst muligt og undgå unødigt dobbeltarbejde.
2. Kommissionen og kontrolmyndighederne mødes regelmæssigt og mindst en gang om året for sammen at gennemgå resultaterne af de kontroller, som er medtaget i de årlige rapporter, der indsendes i henhold til artikel 28, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF, og udveksle synspunkter om andre spørgsmål vedrørende forbedring af forvaltnings- og kontrolsystemerne.
KAPITEL V
REGLER OM BRUG AF EURO
Artikel 15
Flerårige og årlige programmer
1. De udkast til flerårige og årlige programmer, som er omhandlet i artikel 16 i beslutning 2004/904/EF, indsendes til Kommissionen i euro.
2. De medlemsstater, hvis valuta ikke er euroen på datoen for indsendelsen af udkastet til det flerårige eller årlige program, fremlægger de finansielle oplysninger i bilag 1 og 2 til denne beslutning både i euro og i national valuta. Den valutakurs, som anvendes ved omregning af national valuta til euro, er den daglige vekselkurs, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, serie C, den sidste arbejdsdag i måneden forud for den måned, hvor udkastet til det flerårige program eller det årlige program indsendes til Kommissionen.
Artikel 16
Rapporter, udgiftsanmeldelser og betalingsanmodninger
1. De situationsrapporter, slutrapporter om gennemførelsen, udgiftsanmeldelser og betalingsanmodninger, som er omhandlet i beslutning 2004/904/EF, indsendes til Kommissionen i euro.
2. De medlemsstater, hvis valuta ikke er euroen på datoen for indsendelsen af rapporterne, kan indsende de finansielle oplysninger i bilag 3, 4 og 6 i både national valuta og euro. I så fald er den valutakurs, der anvendes ved omregning af national valuta til euro, den daglige vekselkurs, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, serie C, den sidste arbejdsdag i måneden forud for den måned, hvor udgifterne blev registreret i den ansvarlige myndigheds regnskaber.
3. Når euroen bliver den valuta, som anvendes i en medlemsstat, der har anvendt den omregningsprocedure, som er omhandlet i stk. 2, anvendes omregningsproceduren fortsat på alle udgifter, som den ansvarlige myndighed registrerer i regnskaberne inden ikrafttrædelsesdatoen for den faste omregningskurs mellem den nationale valuta og euroen.
KAPITEL VI
REGNSKABSAFSLUTNING
Artikel 17
Regnskabsafslutning
1. Inden for ni måneder efter den slutdato for omkostningernes støtteberettigelse, som er fastsat i den årlige beslutning om samfinansiering fra fonden, forelægger den ansvarlige myndighed Kommissionen følgende dokumenter:
a)
slutrapporten om gennemførelsen af det årlige program, som er udarbejdet i overensstemmelse med modellen i bilag 4
b)
den endelige udgiftsanmeldelse, som er udarbejdet i overensstemmelse med modellen i bilag 6 og er godkendt af godkendelsesmyndigheden
c)
kontrolmyndighedens rapport om den gennemførte kontrol
d)
en betalingsanmodning eller en erklæring om godtgørelse, som er udarbejdet i overensstemmelse med modellen i bilag 5.
2. Den frist på ni måneder, som er omhandlet i stk. 1, afbrydes, hvis Kommissionen har vedtaget en beslutning om suspension af udbetalingerne af samfinansieringen til det relevante årlige program i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 26, stk. 2, i beslutning 2004/904/EF. Fristen begynder at løbe igen fra den dato, hvor Kommissionens beslutning som omhandlet i artikel 26, stk. 3, i beslutning 2004/904/EF er blevet meddelt medlemsstaten.
3. Med forbehold af bestemmelserne i artikel 26 i beslutning 2004/904/EF informerer Kommissionen senest seks måneder efter, at den har modtaget de dokumenter, som er anført i stk. 1, medlemsstaten om det udgiftsbeløb, som det anerkendes, at fonden skal dække, og om de finansielle korrektioner, som måtte følge af forskellen mellem de anmeldte udgifter og de udgifter, som det anerkendes, at budgettet skal dække. Medlemsstaten har tre måneder til at fremsætte bemærkninger.
4. Senest tre måneder efter, at Kommissionen har modtaget medlemsstatens bemærkninger, træffer den beslutning om det udgiftsbeløb, som det anerkendes, at fonden skal dække, og inddriver den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de endeligt anerkendte udgifter og de beløb, som allerede er udbetalt til medlemsstaterne.
5. Hvis den ansvarlige myndighed ikke inden fristens udløb fremlægger de dokumenter, som er anført i stk. 1, i et acceptabelt format, annullerer Kommissionen automatisk samfinansiering fra fonden for den periode, som er omfattet af samfinansieringsbeslutningen, og den udsteder en indtægtsordre for alle beløb, som allerede er udbetalt som forfinansiering i henhold til samfinansieringsbeslutningen, og frigør alle dermed forbundne udestående beløb.
6. Den procedure med automatisk frigørelse, som er omhandlet i stk. 5, suspenderes med hensyn til beløbet for de pågældende projekter, når der på medlemsstatsplan verserer en retssag eller administrativ klage med opsættende virkning på det tidspunkt, hvor de dokumenter, som er anført i stk. 1, fremlægges. Medlemsstaten giver i den delvise slutrapport, som den fremlægger, detaljerede oplysninger om disse projekter og indsender hver sjette måned rapporter om de fremskridt, der er gjort med hensyn til projekterne. Senest tre måneder efter afslutningen af retssagen eller den administrative klageprocedure fremlægger medlemsstaten de dokumenter, som kræves efter stk. 1, for de pågældende projekter.
KAPITEL VII
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 18
Afsluttende bestemmelser
Medlemsstaterne kan anvende nationale kontrolregler, som er strengere end reglerne i denne beslutning.
Artikel 19
Denne beslutning er rettet til Kongeriget Belgien, Den Tjekkiske Republik, Forbundsrepublikken Tyskland, Republikken Estland, Den Hellenske Republik, Kongeriget Spanien, Den Franske Republik, Irland, Den Italienske Republik, Republikken Cypern, Republikken Letland, Republikken Litauen, Storhertugdømmet Luxembourg, Republikken Ungarn, Republikken Malta, Kongeriget Nederlandene, Republikken Østrig, Republikken Polen, Den Portugisiske Republik, Republikken Slovenien, Den Slovakiske Republik, Republikken Finland, Kongeriget Sverige og Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland.
Udfærdiget i Bruxelles, den 20. januar 2006.

Labels: 4
19
5
10
15