Document ID: 32006D0401

ENTSCHEIDUNG DER KOMMISSION
vom 20. Januar 2006
mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung 2004/904/EG des Rates für die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten sowie mit Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung von aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanzierten Projekten
(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2006) 51/3)
(Nur die deutsche, englische, estnische, finnische, französische, griechische, italienische, lettische, litauische, niederländische, polnische, portugiesische, schwedische, slowakische, slowenische, spanische, tschechische und die ungarische Fassung sind verbindlich)
(2006/401/EG)
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf die Entscheidung 2004/904/EG des Rates vom 2. Dezember 2004 über die Errichtung des Europäischen Flüchtlingsfonds für den Zeitraum 2005-2010 (1), insbesondere auf Artikel 13 Absatz 5,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Zur Gewährleistung einer wirtschaftlichen Verwaltung der Zuschüsse aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds (nachstehend „Fonds“) sollten gemeinsame Leitlinien für die Organisation der Aufgaben der für die Durchführung der kofinanzierten Maßnahmen zuständigen Behörden festgelegt werden.
(2)
Damit die Gemeinschaftsmittel nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet werden, sollten Verwaltungs- und Kontrollsysteme eingeführt werden, die einen ausreichenden Prüfpfad sicherstellen und der Kommission die Durchführung der Kontrollen, besonders Stichprobenkontrollen, weitestgehend erleichtern.
(3)
Zur Gewährleistung einer wirksamen und angemessenen Verwendung der Gemeinschaftsmittel sind einheitliche Kriterien für die von den Mitgliedstaaten gemäß Artikel 25 der Entscheidung 2004/904/EG durchgeführten Kontrollen festzulegen.
(4)
Zur Gewährleistung einer einheitlichen Behandlung der Ausgabenerklärungen gemäß Artikel 24 der Entscheidung 2004/904/EG ist ein Muster festzulegen.
(5)
Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang zum Vertrag über die Europäische Union und zum Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beteiligt sich das Vereinigte Königreich an der Entscheidung 2004/904/EG und somit auch an der vorliegenden Entscheidung.
(6)
Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang zum Vertrag über die Europäische Union und zum Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beteiligt sich Irland an der Entscheidung 2004/904/EG und somit auch an der vorliegenden Entscheidung.
(7)
Gemäß den Artikeln 1 und 2 des Protokolls über die Position Dänemarks im Anhang zum Vertrag über die Europäische Union und zum Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beteiligt sich Dänemark nicht an der Entscheidung 2004/904/EG und ist daher weder an diese noch an die vorliegende Entscheidung gebunden.
(8)
Die in dieser Entscheidung vorgesehenen Maßnahmen stehen im Einklang mit der Stellungnahme des gemäß Artikel 11 der Entscheidung 2004/904/EG eingesetzten Ausschusses -
HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
GELTUNGSBEREICH UND BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Artikel 1
Diese Entscheidung legt Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung 2004/904/EG des Rates für die Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung von aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanzierten Projekten (dem „Fonds“) fest, die von den Mitgliedstaaten verwaltet werden.
Artikel 2
Zum Zwecke dieser Entscheidung gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:
(1)
Eine „zuständige Behörde“ ist ein funktionelles Organ des Mitgliedstaats oder eine innerstaatliche öffentliche Einrichtung, die von einem Mitgliedstaat nach Artikel 13 Absatz 1 der Entscheidung 2004/904/EG benannt wurde.
(2)
Eine „beauftragte Behörde“ ist eine Behörde oder nicht-staatliche, dem innerstaatlichen Recht unterliegende Einrichtung, die öffentliche Aufgaben wahrnimmt, welcher von der zuständigen Behörde nach Artikel 13 Absatz 1 der Entscheidung 2004/904/EG Aufgaben übertragen werden.
(3)
Eine „Bescheinigungsbehörde“ ist eine Einzelperson oder Dienststelle, die unabhängig ist von der anweisungsbefugten Dienststelle der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde und die von dem Mitgliedstaat zur Ausgabenbescheinigung gemäß Artikel 24 Absatz 2 der Entscheidung 2004/904/EG benannt wurde.
(4)
Eine „Kontrollbehörde“ ist eine Einzelperson oder Dienststelle, die unabhängig ist von der anweisungsbefugten Dienststelle der zuständigen Behörde und der beauftragten Behörde und die von dem Mitgliedstaat zur Durchführung von Maßnahmenkontrollen und -prüfungen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Entscheidung 2004/904/EG benannt wurde.
KAPITEL II
VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME
Artikel 3
Allgemeine Grundsätze
Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten gewährleisten
(1)
eine eindeutige Beschreibung der Aufgaben der mit der Verwaltung und Kontrolle betrauten Einrichtungen und/oder Einzelpersonen sowie eine klare Aufgabenzuweisung innerhalb jeder Einrichtung;
(2)
eine eindeutige Aufgabentrennung zwischen den mit der Verwaltung, Kontrolle und der Ausgabenbescheinigung betrauten Einrichtungen, Dienststellen und/oder Einzelpersonen;
(3)
eine angemessene Mittelausstattung jeder Einrichtung bzw. Dienststelle, damit diese die Aufgaben ausführen kann, die ihr für die gesamte Durchführungszeit der aus dem Fonds finanzierten Maßnahmen übertragen wurden;
(4)
eine wirksame interne Kontrolle in der zuständigen Behörde und in jeder beauftragten Behörde;
(5)
zuverlässige computergestützte Verfahren für die Buchführung, Begleitung und Finanzberichterstattung;
(6)
wirksame Verfahren für die Berichterstattung und Begleitung in den Fällen, in denen Aufgaben übertragen werden;
(7)
die Verfügbarkeit ausführlicher Verfahrenshandbücher für die wahrzunehmenden Aufgaben;
(8)
wirksame Regelungen für die Prüfung der Funktionsweise des Systems;
(9)
Systeme und Verfahren, durch die ein hinreichender Prüfpfad sichergestellt ist;
(10)
Verfahren zur Berichterstattung und Begleitung bei Unregelmäßigkeiten und bei der Einziehung unrechtmäßig gezahlter Beträge.
Artikel 4
Benennung der Behörden
(1) Der Mitgliedstaat benennt
-
eine zuständige Behörde,
-
eine Bescheinigungsbehörde,
-
eine Kontrollbehörde.
(2) Der Mitgliedstaat regelt seine Beziehungen zu diesen Behörden. Unbeschadet der Bestimmungen dieser Entscheidung regelt der Mitgliedstaat die Beziehungen zwischen diesen Behörden, die bei Erfüllung ihrer Aufgaben in vollem Einklang mit den institutionellen, rechtlichen und finanziellen Systemen des betreffenden Mitgliedstaats handeln.
(3) Unbeschadet des Artikels 3 Absatz 2 können bestimmte oder sämtliche Verwaltungs-, Bescheinigungs- und Kontrollaufgaben von ein und derselben Einrichtung wahrgenommen werden.
Artikel 5
Zuständige Behörde
(1) Die zuständige Behörde ist für eine effiziente, wirksame und ordnungsgemäße Verwaltung und Durchführung der aus dem Fonds unterstützten Mehrjahres- und Jahresprogramme zuständig, insbesondere für Folgendes:
a)
die Einreichung des Mehrjahresprogramms bei der Kommission unter Verwendung des in Anhang 1 enthaltenen Musters,
b)
die Einreichung des Jahresprogramms bei der Kommission nach dem in Anhang 2 enthaltenen Muster,
c)
die Gewährleistung, dass Projekte nach den Bedingungen und Kriterien der Artikel 14 und 20 der Entscheidung 2004/904/EG und den Standardverfahren gemäß Artikel 10 der vorliegenden Entscheidung ausgewählt werden, unbeschadet zusätzlicher, in geltenden Gemeinschaftsvorschriften oder innerstaatlichen Vorschriften festgelegten Kriterien,
d)
die Gewährleistung einer effizienten administrativen, vertraglichen und finanziellen Verwaltung von Maßnahmen gemäß den in Artikel 11 dieser Entscheidung festgelegten Standardverfahren,
e)
die Sicherstellung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Vorgänge.
(2) Die zuständige Behörde legt Verfahren fest, um zu gewährleisten, dass sämtliche, für einen ausreichenden Prüfpfad gemäß Artikel 9 erforderlichen Unterlagen zu den Ausgaben und den Kontrollen aufbewahrt werden.
(3) Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Kontrollbehörde alle für die Kontrollen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Entscheidung 2004/904/EG notwendigen Auskünfte über die angewandten Verwaltungsverfahren und über die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte erhält.
(4) Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Bescheinigungsbehörde zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben alle notwendigen Auskünfte über die angewandten Verwaltungsverfahren, die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte und die Ergebnisse der von der Kontrollbehörde vorgenommenen Kontrollen erhält.
(5) Die zuständige Behörde nimmt die von der Kommission geleisteten Zahlungen entgegen und leistet die Zahlungen an die Begünstigten. Sie übermittelt der Kommission die nach dem Muster in Anhang 5 eingereichten Zahlungsanträge gegebenenfalls zusammen mit dem Sachstands- bzw. dem Schlussbericht, für die Muster in Anhang 3 bzw. Anhang 4 enthalten sind, und mit der nach Anhang 6 erstellten, von der Bescheinigungsbehörde ordnungsgemäß bescheinigten Ausgabenerklärung.
(6) Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Berichte über die Durchführung und Bewertung der aus dem Fonds kofinanzierten Maßnahmen zu den in Artikel 28 der Entscheidung 2004/904/EG genannten Fristen vorgelegt werden.
Artikel 6
Aufgabenübertragung durch die zuständige Behörde
Überträgt die zuständige Behörde alle oder einige ihrer Aufgaben einer beauftragten Behörde, legt sie den genauen Umfang der übertragenen Aufgaben und detaillierte Verfahren für die Ausführung der übertragenen Aufgaben im Einklang mit Artikel 3 fest.
Diese Verfahren umfassen die regelmäßige Information der zuständigen Behörde über die Durchführung der übertragenen Aufgaben und die Vorlage einer Beschreibung der eingesetzten Mittel.
Die Aufgaben, die von der zuständigen Behörde in Auftrag gegeben werden, werden der beauftragten Behörde mitgeteilt und von dieser bestätigt.
Artikel 7
Kontrollbehörde
(1) Die Kontrollbehörde ist für die Organisation - im Einklang mit den internationalen Standards - der Kontrollen gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Entscheidung 2004/904/EG zuständig.
(2) Den in Absatz 1 genannten Kontrollen ist eine repräsentative Stichprobe der kofinanzierten Projekte zu unterziehen, die auf der Grundlage einer Risikoanalyse ausgewählt werden und mindestens 10 % der förderfähigen Gesamtausgaben für jedes Jahresprogramm ausmachen. Folgende Anforderungen gelten für das Stichprobenverfahren:
a)
es sind Projekte verschiedener Art und Größenordnung einzubeziehen;
b)
unter Berücksichtigung früherer Kontrollen ist den durch die Kontrollen des Mitgliedstaats oder der Gemeinschaft ermittelten Risikofaktoren und den Kosten-Nutzen-Aspekten Rechnung zu tragen;
c)
es muss gewährleistet sein, dass Projekte ausgewählt werden, die für die Zielgruppe jedes Jahresprogramms repräsentativ sind.
(3) Bei der Durchführung der Kontrollen prüft die Kontrollbehörde, ob
a)
die Verwaltungs- und Kontrollsysteme ordnungsgemäß angewendet wurden, ob Defizite vorhanden sind und wie schwerwiegend diese sind;
b)
ein ausreichender Prüfpfad vorhanden ist;
c)
ausreichende Buchungsunterlagen vorhanden sind und diese mit den Belegen übereinstimmen, die von der zuständigen Behörde oder einer beauftragten Behörde, den Begünstigten und gegebenenfalls den anderen Einrichtungen oder Unternehmen, die an den Projekten beteiligt sind, aufbewahrt werden;
d)
die Ausgabenposten die Förderfähigkeitskriterien der Entscheidung der Kommission K(2006)51 endg./1, die Anforderungen der nationalen Auswahlverfahren, die Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarungen oder des Rechtsakts über die Gewährung der Finanzhilfe erfüllen und den tatsächlich durchgeführten Arbeiten entsprechen;
e)
die tatsächliche oder vorgesehene Zweckbestimmung des Projekts den Zielen nach Artikel 4 bis 7 der Entscheidung 2004/904/EG entspricht und der in Artikel 3 jener Entscheidung genannten Zielgruppe zugute kommt;
f)
die Finanzbeiträge der Gemeinschaft die Bedingungen des Artikels 20 der Entscheidung 2004/904/EG oder anderer anwendbarer Gemeinschaftsvorschriften erfüllen und ohne Abzüge oder Verzögerung tatsächlich an die Begünstigten ausgezahlt werden,
g)
eine angemessene Kofinanzierung tatsächlich erfolgt ist.
(4) Im Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms nach Artikel 28 Absatz 2 der Entscheidung 2004/904/EG sind die Ergebnisse sämtlicher von der Kontrollbehörde vorgenommenen Kontrollen aufzuführen und die Maßnahmen zu beschreiben, die die zuständige Behörde bei festgestellten Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen hat.
Artikel 8
Bescheinigungsbehörde
Die Bescheinigungsbehörde bescheinigt Ausgabenerklärungen, die von der zuständigen Behörde gemäß Artikel 24 der Entscheidung 2004/904/EG unter Verwendung des in Anhang 6 beigefügten Musters erstellt wurden.
Auf diese Weise wird bescheinigt, dass
(1)
die Ausgabenerklärung korrekt ist und sich auf zuverlässige Buchführungsverfahren und auf überprüfbare Belege stützt,
(2)
die geltend gemachten Ausgaben für Projekte getätigt wurden, die nach den im betreffenden Jahresprogramm festgelegten Kriterien ausgewählt wurden, und die Ausgaben und Projekte mit den geltenden gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Rechtsvorschriften in Einklang stehen;
(3)
die Bescheinigungsbehörde zum Zweck der Bescheinigung von der zuständigen Behörde hinreichende Informationen zu den angewandten Verwaltungsverfahren, den aus dem Fonds kofinanzierten Projekten und den Kontrollen der in den Ausgabenerklärungen geltend gemachten Ausgaben erhalten hat;
(4)
die Ergebnisse aller von der Kontrollbehörde vorgenommenen Prüfungen ordnungsgemäß berücksichtigt wurden;
(5)
Gemeinschaftsmittel, die aufgrund festgestellter Unregelmäßigkeiten zu Unrecht gezahlt wurden, gegebenenfalls mit Zinsen und nach Möglichkeit durch Abzug von der Ausgabenerklärung wieder eingezogen werden.
Artikel 9
Prüfpfad
(1) Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten müssen einen ausreichenden Prüfpfad vorsehen.
(2) Ein Prüfpfad ist ausreichend, wenn er Folgendes ermöglicht:
a)
die Überprüfung der Übereinstimmung der der Kommission vorgelegten bescheinigten Ausgabenerklärungen mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen, die auf den verschiedenen Verwaltungsebenen der zuständigen Behörde und gegebenenfalls der Bescheinigungsbehörde sowie von den Endbegünstigten aufbewahrt werden,
und
b)
die Überprüfung der Zuweisung und Überweisung der aus dem Fonds bereitgestellten Gemeinschaftsmittel sowie anderer Kofinanzierungsbeiträge zu dem Projekt.
(3) Die zuständige Behörde führt Verfahren ein, die gewährleisten, dass der Ablageort aller Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten, im Rahmen des Europäischen Flüchtlingsfonds getätigten Zahlungen verzeichnet wird und dass die Unterlagen zur Einsichtnahme bereitgestellt werden können, wenn folgende Personen oder Stellen hierum ersuchen:
a)
die Kontrollbehörde,
b)
die Bescheinigungsbehörde,
c)
die Beamten und beauftragten Vertreter der Europäischen Kommission, namentlich des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), sowie des Europäischen Rechnungshofs.
(4) Die zuständige Behörde bewahrt fünf Jahre lang, nachdem die Kommission den Restbetrag für jedes Jahresprogramm ausgezahlt hat, für die Kommission, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) und den Europäischen Rechnungshof alle Belege und Unterlagen über die im Rahmen des betreffenden Projekts getätigten Ausgaben und durchgeführten Kontrollen entweder in Urschrift oder als beglaubigte Abschrift auf allgemein üblichen Datenträgern auf. Diese Frist wird im Fall von Gerichtsverfahren oder auf begründeten Antrag der Kommission ausgesetzt.
KAPITEL III
VORSCHRIFTEN FÜR DIE VERWALTUNG UND FINANZIELLE ABWICKLUNG VON PROJEKTEN DURCH DIE ZUSTÄNDIGE BEHÖRDE
Artikel 10
Auswahl- und Vergabeverfahren
Die zuständige Behörde legt genaue Verfahren für die Auswahl der aus dem Fonds zu kofinanzierenden Maßnahmen fest, insbesondere für:
a)
die Organisation der Auswahl- und Vergabeverfahren nach den Grundsätzen der Transparenz und Gleichbehandlung und gegebenenfalls gemäß geltenden Vorschriften über das öffentliche Auftragswesen und unter sorgfältiger Vermeidung von Interessenkonflikten;
b)
Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Ausschreibungen, die über geeignete Kanäle auf nationaler und regionaler Ebene bekannt zu machen sind;
c)
die Entgegennahme von Anträgen, die Empfangsbestätigung, Registrierung und Ablage von Kofinanzierungsanträgen;
d)
die Prüfung und Bewertung der Anträge unter formalen, qualitativen und haushaltstechnischen Gesichtspunkten anhand der in den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen oder Ausschreibungen festgelegten Kriterien;
e)
die Organisation von Sitzungen und die Beziehungen zu Auswahl- oder Bewertungsgremien;
f)
die Konsultation maßgeblicher Einrichtungen im Hinblick auf die Komplementarität der vorgeschlagenen Maßnahmen mit anderen regionalen, nationalen und gemeinschaftlichen Finanzierungsinstrumenten;
g)
die Entscheidung über die Projektauswahl auf einer angemessenen Ebene in der zuständigen Behörde;
h)
die Veröffentlichung der Ergebnisse des Auswahl- und Vergabeverfahrens;
i)
die schriftliche Benachrichtigung jedes Antragstellers über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens mit Erläuterungen zu den Auswahlentscheidungen.
Artikel 11
Verfahren für die administrative, vertragliche und finanzielle Verwaltung von Maßnahmen
(1) Die zuständige Behörde legt genaue Verfahren für die Verwaltung der Maßnahmen fest, insbesondere für:
a)
die Unterzeichnung von Verträgen, Finanzhilfevereinbarungen oder sonstiger gleichwertiger Rechtsinstrumente;
b)
die Weiterverfolgung von Vereinbarungen und gegebenenfalls deren Änderungen durch ein System der administrativen Projektbegleitung (Schriftwechsel, Ausarbeitung und Überwachung von Änderungen und Mahnschreiben, Entgegennahme und Bearbeitung von Berichten usw.);
c)
die Auswertung der Tätigkeitsberichte und Finanzberichte zu Projekten, die Überprüfung, inwieweit die kofinanzierten Produkte geliefert und die Dienstleistungen erbracht wurden, gegebenenfalls auch durch Vor-Ort-Überprüfungen;
d)
die Prüfung, ob die Ausgaben, die für die Projekte geltend gemacht wurden, tatsächlich getätigt wurden und inwieweit die Ausgaben förderfähig sind, und zwar anhand der in der Entscheidung K(2006)51 endg./1 und in nationalen Bestimmungen festgelegten Kriterien;
e)
die Bedingungen für die Entgegennahme, Prüfung und Genehmigung der Zahlungsanträge, für die Anordnung, Auszahlung und Verbuchung der Ausgaben;
f)
die Einziehung von nicht verwendeten Mitteln oder von Mitteln, die vom Begünstigten für nicht förderfähige Ausgaben verwendet wurden.
(2) Die Verträge und Finanzhilfevereinbarungen gemäß Absatz 1 Buchstabe a enthalten u. a. folgende Angaben:
a)
die Höhe der Finanzhilfe und den Höchstanteil der Finanzhilfe an den förderfähigen Kosten und den Gesamtkosten des Projekts;
b)
eine ausführliche Beschreibung des geförderten Projekts mit Zeitplan;
c)
den vereinbarten Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt;
d)
den Zeitplan und Bestimmungen zur Durchführung der Vereinbarung (Berichterstattungspflichten, Änderungen, Kündigung, …);
e)
eine Definition der förderfähigen Kosten;
f)
Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe und Buchführungsbestimmungen.
(3) Die zuständige Behörde führt ein System für die elektronische Erfassung und Speicherung von detaillierten Buchführungsdaten zu jedem Projekt der Jahresprogramme ein und stellt eine angemessene Erfassung von Daten über die Durchführung der Projekte zum Zweck der finanziellen Abwicklung, Begleitung, Kontrolle und Bewertung sicher.
KAPITEL IV
KONTROLLE
Artikel 12
Zuständigkeiten der Mitgliedstaaten
(1) Die Mitgliedstaaten gewährleisten eine wirtschaftliche Haushaltsführung bei den aus dem Fonds finanzierten Maßnahmen sowie die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge. Sie sorgen dafür, dass die zuständigen Behörden, darunter gegebenenfalls die beauftragte Behörde, sowie die Bescheinigungsbehörden, die Kontrollbehörden und sonstige beteiligte Einrichtungen ausreichende Anleitungen zu den Verwaltungs- und Kontrollsystemen erhalten, damit eine effiziente und ordnungsgemäße Verwendung der Gemeinschaftsmittel gewährleistet werden kann.
(2) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass Verwaltungs- und Kontrollsysteme gemäß den Artikeln 3 bis 11 eingeführt werden. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Systeme während des gesamten Zeitraums der Durchführung der aus dem Fonds finanzierten Maßnahmen wirksam funktionieren.
(3) Bei der Vorlage des Entwurfs des Mehrjahresprogramms unterbreiten die Mitgliedstaaten der Kommission gemäß Artikel 3 bis 11 eine Beschreibung der Verwaltungssysteme, darunter des Aufbaus und der Verfahren der zuständigen Behörde, gegebenenfalls der beauftragten Behörde, sowie der Bescheinigungs- und Kontrollbehörden.
(4) Die Mitgliedstaaten legen eine aktualisierte Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme vor, sobald die Systeme und Verfahren erheblich geändert wurden.
Artikel 13
Zuständigkeiten der Kommission
(1) Binnen zwölf Monaten nach Erhalt der in Artikel 12 Absatz 3 vorgesehenen Beschreibung wertet die Kommission die Unterlagen zu den von dem Mitgliedstaat eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsystemen aus und überprüft anhand von Vorortkontrollen die Durchführungsverfahren, Kontrollsysteme, Buchführungs-, Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren der zuständigen Behörde und gegebenenfalls der Bescheinigungsbehörde. Die Kommission unterrichtet den Mitgliedstaat über festgestellte Defizite und Mängel an den Systemen und über nötige Korrekturmaßnahmen.
(2) Unbeschadet des Artikels 26 der Entscheidung 2004/904/EG des Rates überprüft die Kommission die von den Mitgliedstaaten eingeführten Verfahren oder Systeme, sobald diese erheblich geändert werden.
Artikel 14
Zusammenarbeit mit den Kontrollbehörden der Mitgliedstaaten
(1) Die Kommission und die von den Mitgliedstaaten benannten Kontrollbehörden arbeiten zusammen, um ihre Kontrollpläne und Rechnungsprüfverfahren miteinander abzustimmen; sie teilen sich unverzüglich die Ergebnisse von Prüfungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme mit, so dass Kontrollressourcen optimal eingesetzt werden und unnötige Doppelarbeit vermieden wird.
(2) Die Kommission und die Kontrollbehörden kommen regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, zusammen und prüfen gemeinsam die Kontrollergebnisse, die in den Jahresberichten gemäß Artikel 28 Absatz 2 der Entscheidung 2004/904/EG enthalten sind, und tauschen sich über mögliche Verbesserungen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme aus.
KAPITEL V
VERWENDUNG DES EURO
Artikel 15
Mehrjahres- und Jahresprogramme
(1) Beträge in den Entwürfen der Mehrjahres- und Jahresprogramme gemäß Artikel 16 der Entscheidung 2004/904/EG sind in Euro anzugeben.
(2) Mitgliedstaaten, die bei Abgabe des Entwurfs des Mehrjahres- oder des Jahresprogramms nicht den Euro als Währung haben, legen die in den Anhängen 1 und 2 zu der vorliegenden Entscheidung angegebenen Informationen in Euro und in der Landeswährung vor. Für die Umrechnung von Landeswährung in Euro ist der Wechselkurs zu verwenden, der am letzten Arbeitstag des Monats vor Einreichung des Entwurfs des Mehrjahres- bzw. des Jahresprogramms bei der Kommission im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht wird.
Artikel 16
Berichte, Ausgabenerklärungen und Zahlungsanträge
(1) Die in der Entscheidung 2004/904/EG vorgesehenen Sachstandsberichte, Schlussberichte, Ausgabenerklärungen und Zahlungsanträge sind bei der Kommission in Euro einzureichen.
(2) Mitgliedstaaten, die bei Abgabe der Berichte nicht den Euro als Währung haben, können die in den Anhängen 3, 4 und 6 angegebenen Informationen in der Landeswährung und in Euro vorlegen. Für die Umrechnung der Höhe der Ausgaben von der Landeswährung in Euro ist der Wechselkurs zu verwenden, der am letzten Arbeitstag des Monats vor Verbuchung der Ausgaben durch die zuständige Behörde im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht wird.
(3) Wird der Euro die Währung eines Mitgliedstaats, der das Umrechnungsverfahren nach Absatz 2 anwendet, bleibt dieses Umrechnungsverfahren für alle von der zuständigen Behörde vor Inkrafttreten des festen Umrechnungskurses zwischen der Landeswährung und dem Euro verbuchten Ausgaben anwendbar.
KAPITEL VI
RECHNUNGSABSCHLUSS
Artikel 17
Rechnungsabschluss
(1) Innerhalb von neun Monaten nach dem in der jährlichen Entscheidung über eine Kofinanzierung aus dem Fonds festgelegten Ende der Förderfähigkeit der Kosten übermittelt die zuständige Behörde der Kommission folgende Unterlagen:
a)
den Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms, der nach dem Muster in Anhang 4 verfasst wird;
b)
die endgültige, von der Bescheinigungsbehörde bescheinigte Ausgabenerklärung, die nach dem Muster in Anhang 6 erstellt wird;
c)
den Bericht der Kontrollbehörde über die vorgenommenen Kontrollen;
d)
einen Zahlungsantrag oder eine Erklärung über die geschuldete Rückzahlung, die nach dem Muster in Anhang 5 zu erstellen sind.
(2) Die Frist von neun Monaten gemäß Absatz 1 wird unterbrochen, wenn die Kommission gemäß Artikel 26 Absatz 2 der Entscheidung 2004/904/EG eine Entscheidung zur Aussetzung der Kofinanzierung für das betreffende Jahresprogramm angenommen hat. Die Frist läuft ab dem Zeitpunkt weiter, zu dem die Entscheidung der Kommission nach Artikel 26 Absatz 3 der Entscheidung 2004/904/EG dem Mitgliedstaat mitgeteilt wird.
(3) Unbeschadet des Artikels 26 der Entscheidung 2004/904/EG unterrichtet die Kommission den Mitgliedstaat binnen sechs Monaten nach Erhalt der Unterlagen nach Absatz 1 über den Betrag der Ausgaben, deren Förderfähigkeit aus dem Fonds sie anerkannt hat, und über etwaige Finanzkorrekturen aufgrund der Differenz zwischen den erklärten Ausgaben und jenen Ausgaben, deren Förderfähigkeit aus dem Haushalt anerkannt wurde. Der Mitgliedstaat kann binnen drei Monaten Bemerkungen dazu abgeben.
(4) Binnen drei Monaten nach Erhalt der Bemerkungen des Mitgliedstaats entscheidet die Kommission über den Betrag der Ausgaben, deren Förderfähigkeit aus dem Fonds sie anerkennt, und fordert den Differenzbetrag zwischen den endgültig anerkannten Ausgaben und den bereits an den Mitgliedstaat ausgezahlten Beträgen zurück.
(5) Legt die zuständige Behörde die Unterlagen nach Absatz 1 nicht fristgerecht in entsprechender Form vor, annulliert die Kommission automatisch die Kofinanzierung aus dem Fonds für den Zeitraum der Kofinanzierungsentscheidung, ordnet die Einziehung sämtlicher im Rahmen der Entscheidung als Vorfinanzierung gezahlter Beträge an und hebt sämtliche Bindungen für ausstehenden Beträge auf.
(6) Das automatische Aufhebungsverfahren nach Absatz 5 wird in Bezug auf die Mittel für die betreffenden Projekte ausgesetzt, wenn in einem Mitgliedstaat zum Zeitpunkt der Vorlage der Unterlagen nach Absatz 1 Gerichts- oder Verwaltungsverfahren mit aufschiebender Wirkung anhängig sind. Der Mitgliedstaat macht im Teilschlussbericht ausführliche Angaben zu solchen Projekten und übermittelt alle sechs Monate Sachstandsberichte über diese Projekte. Binnen drei Monaten nach Abschluss der Gerichts- oder Verwaltungsverfahren legt der Mitgliedstaat die Unterlagen nach Absatz 1 für die betreffenden Projekte vor.
KAPITEL VII
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 18
Schlussbestimmungen
Die Mitgliedstaaten können nationale Kontrollvorschriften anwenden, die strenger sind als diese Entscheidung.
Artikel 19
Diese Entscheidung ist an das Königreich Belgien, die Tschechische Republik, die Bundesrepublik Deutschland, die Republik Estland, die Griechische Republik, das Königreich Spanien, die Französische Republik, Irland, die Italienische Republik, die Republik Zypern, die Republik Lettland, die Republik Litauen, das Großherzogtum Luxemburg, die Republik Ungarn, die Republik Malta, das Königreich der Niederlande, die Republik Österreich, die Republik Polen, die Portugiesische Republik, die Republik Slowenien, die Slowakische Republik, die Republik Finnland, das Königreich Schweden, das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland gerichtet.
Brüssel, den 20. Januar 2006.

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