Document ID: 32006R0885

VERORDENING (EG) Nr. 885/2006 VAN DE COMMISSIE
van 21 juni 2006
houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1290/2005 van de Raad met betrekking tot de erkenning van de betaalorganen en andere instanties en de goedkeuring van de rekeningen inzake het ELGF en het ELFPO
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EG) nr. 1290/2005 van de Raad van 21 juni 2005 betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1), en met name op artikel 42,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Na de vaststelling van Verordening (EG) nr. 1290/2005 moeten nieuwe uitvoeringsbepalingen worden vastgesteld met betrekking tot de erkenning van de betaalorganen en andere instanties en de goedkeuring van de rekeningen inzake het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF) en het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO). Daarom moet Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie van 7 juli 1995 houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad aangaande de procedure inzake de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie (2) worden ingetrokken en door een nieuwe verordening worden vervangen.
(2)
De lidstaten mogen betaalorganen slechts erkennen indien deze voldoen aan bepaalde op communautair niveau vastgestelde minimumcriteria. Deze criteria dienen betrekking te hebben op vier fundamentele gebieden: de interne opzet, de controleactiviteiten, informatie en communicatie en monitoring. De lidstaten moeten aanvullende erkenningscriteria kunnen vaststellen om rekening te houden met de specifieke kenmerken van een betaalorgaan.
(3)
De lidstaten dienen ertoe te worden verplicht voortdurend toezicht te houden op hun betaalorganen en een systeem op te zetten voor de uitwisseling van informatie over mogelijke gevallen van niet-naleving. Voor de behandeling van dergelijke gevallen dient een procedure te worden ingesteld die onder meer de verplichting inhoudt een plan op te stellen om de geconstateerde tekortkomingen binnen een te bepalen termijn te verhelpen. Voor de uitgaven van betaalorganen waarvan de erkenning door hun lidstaat wordt gehandhaafd hoewel zij een dergelijk verbeterplan niet binnen de gestelde termijn hebben uitgevoerd, moet de bij artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 vastgestelde procedure voor de conformiteitsgoedkeuring worden toegepast.
(4)
Uitvoeringsbepalingen moeten worden vastgesteld met betrekking tot inhoud en vorm van de in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde borgingsverklaring.
(5)
Het is nodig de rol van de in artikel 6, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde coördinerende instantie te verduidelijken en de criteria voor de erkenning ervan vast te stellen.
(6)
Om ervoor te zorgen dat de accountantsverklaringen en de rapporten die moeten worden opgesteld door de in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde certificerende instanties, de Commissie helpen bij de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen, dient te worden aangegeven wat de inhoud ervan moet zijn.
(7)
Om het de Commissie mogelijk te maken de rekeningen overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 goed te keuren is het nodig de inhoud van de jaarrekeningen van de betaalorganen nader aan te geven en een uiterste datum vast te stellen voor de indiening van die rekeningen en andere relevante stukken bij de Commissie. Voorts dient te worden verduidelijkt gedurende welke periode de betaalorganen de bewijsstukken met betrekking tot alle uitgaven en bestemmingsontvangsten ter beschikking van de Commissie moeten houden.
(8)
Bovendien dient te worden bepaald dat de Commissie vorm en inhoud vaststelt van de boekhoudgegevens die de betaalorganen haar moeten verstrekken. In dit verband is het dienstig om in de onderhavige verordening ook de regels betreffende het gebruik van die boekhoudgegevens op te nemen die momenteel zijn vastgesteld bij Verordening (EG) nr. 2390/1999 van de Commissie van 25 oktober 1999 tot vaststelling van vorm en inhoud van de boekhoudkundige informatie die aan de Commissie moet worden verstrekt met het oog op de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie, alsmede ten behoeve van monitoring en het opstellen van prognoses (3). Verordening (EG) nr. 2390/1999 moet daarom worden ingetrokken.
(9)
Uitvoeringsbepalingen dienen te worden vastgesteld enerzijds voor de procedure voor de boekhoudkundige goedkeuring van de rekeningen zoals bedoeld in artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005, en anderzijds voor de procedure voor de conformiteitsgoedkeuring van uitgaven zoals bedoeld in artikel 31 van die verordening, waarbij ook moet worden voorzien in een mechanisme om de daaruit resulterende bedragen al naar het geval af te trekken van of op te tellen bij een van de volgende betalingen aan de lidstaten.
(10)
Ten behoeve van de procedure voor de conformiteitsgoedkeuring is een Bemiddelingsorgaan opgericht en zijn regels voor de samenstelling en het functioneren daarvan vastgesteld bij Beschikking 94/442/EG van de Commissie van 1 juli 1994 inzake de instelling van een bemiddelingsprocedure in het kader van de goedkeuring van de rekeningen betreffende het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), afdeling Garantie (4). Eenvoudigheidshalve dienen die regels in de onderhavige verordening te worden opgenomen en waar nodig te worden aangepast. Daarom moet Beschikking 94/442/EG worden ingetrokken.
(11)
Als een overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1663/95 erkend betaalorgaan na 16 oktober 2006 verantwoordelijkheden krijgt die het eerder niet had, is voor die nieuwe verantwoordelijkheden een nieuwe erkenning nodig volgens de bij de onderhavige verordening vastgestelde criteria. Als overgangsmaatregel moet het mogelijk worden gemaakt de erkenning aan te passen vóór 16 oktober 2007.
(12)
De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité voor de Landbouwfondsen,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK 1
BETAALORGANEN EN ANDERE INSTANTIES
Artikel 1
Erkenning van de betaalorganen
1. Om te worden erkend moet een betaalorgaan zoals gedefinieerd in artikel 6, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 beschikken over een administratieve organisatie en een systeem voor interne controle die voldoen aan de in bijlage I bij de onderhavige verordening vastgestelde criteria (hierna „erkenningscriteria” genoemd) met betrekking tot:
a)
de interne opzet,
b)
de controleactiviteiten,
c)
informatie en communicatie,
d)
monitoring.
De lidstaten kunnen verdere erkenningscriteria vaststellen om rekening te houden met de omvang, de verantwoordelijkheden en andere specifieke kenmerken van het betaalorgaan.
2. Voor elk betaalorgaan wijst de lidstaat een autoriteit op ministerieel niveau aan die bevoegd is voor de verlening en de intrekking van de erkenning van het betaalorgaan en voor de uitvoering van de bij deze verordening aan haar opgedragen taken (hierna „de bevoegde autoriteit” genoemd). De lidstaat stelt de Commissie hiervan in kennis.
3. De bevoegde autoriteit beslist door een formeel besluit over de erkenning van het betaalorgaan op basis van een onderzoek aan de hand van de erkenningscriteria.
Het onderzoek wordt uitgevoerd door een instantie die onafhankelijk is van het te erkennen betaalorgaan en heeft met name betrekking op de regelingen voor de opdrachtgeving tot en de uitvoering van betalingen, de bescherming van de Gemeenschapsbegroting, de beveiliging van de informatiesystemen, het bijhouden van de boeken, de scheiding van de functies en de geschiktheid van de interne en de externe controles ten aanzien van de transacties die worden gefinancierd door het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF) en het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO).
4. Indien het betaalorgaan naar het oordeel van de bevoegde autoriteit niet aan de erkenningscriteria voldoet, doet de bevoegde autoriteit het betaalorgaan instructies toekomen waarin is gespecificeerd aan welke voorwaarden het betaalorgaan moet voldoen voordat de erkenning kan worden verleend.
In afwachting van de uitvoering van de verlangde veranderingen kan de erkenning voorlopig worden verleend voor een periode die wordt vastgesteld met inachtneming van de ernst van de geconstateerde problemen en niet langer is dan 12 maanden. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie op verzoek van de betrokken lidstaat een verlenging van die periode toestaan.
5. De in artikel 8, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde gegevens en stukken worden verstrekt onmiddellijk nadat het betaalorgaan voor het eerst is erkend en in elk geval voordat door het betaalorgaan verrichte uitgaven in rekening worden gebracht aan het ELGF of het ELFPO. Zij gaan vergezeld van verklaringen en stukken over:
a)
de aan het betaalorgaan opgedragen verantwoordelijkheden;
b)
de verdeling van de verantwoordelijkheden over de afdelingen van het betaalorgaan;
c)
de betrekkingen tussen het betaalorgaan en andere, openbare of particuliere instanties die zijn belast met de uitvoering van maatregelen in het kader waarvan het betaalorgaan uitgaven in rekening brengt aan het ELGF of het ELFPO;
d)
de procedures voor de ontvangst, de verificatie en de betaalbaarstelling van de aanvragen van de begunstigden en de procedures voor de opdrachtgeving tot betaling, de betaling en de boeking van de uitgaven;
e)
de bepalingen inzake de beveiliging van de informatiesystemen.
6. De Commissie stelt het Comité voor de Landbouwfondsen in kennis van de in elke lidstaat erkende betaalorganen.
Artikel 2
Herbeoordeling van de erkenning
1. De bevoegde autoriteit oefent voortdurend toezicht uit op de betaalorganen waarvoor zij verantwoordelijk is, met name op basis van de overeenkomstig artikel 5, leden 3 en 4, door de certificerende instantie opgestelde accountantsverklaringen en rapporten, en ten aanzien van de eventueel geconstateerde tekortkomingen onderneemt zij een vervolgactie. Om de drie jaar stelt de bevoegde autoriteit de Commissie schriftelijk in kennis van de resultaten van haar toezicht en geeft zij aan of de betaalorganen nog steeds aan de erkenningscriteria voldoen.
2. De lidstaten zetten een systeem op dat ervoor zorgt dat welke informatie ook die aanleiding geeft tot het vermoeden dat een betaalorgaan niet aan de erkenningscriteria voldoet, onverwijld aan de bevoegde autoriteit wordt doorgegeven.
3. Wanneer bij een erkend betaalorgaan niet langer aan een of meer van de erkenningscriteria wordt voldaan of ten aanzien van een of meer van de erkenningscriteria sprake is van zulke ernstige tekortkomingen dat het vermogen van het betaalorgaan de in artikel 6, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 omschreven taken te vervullen is aangetast, maakt de bevoegde autoriteit de erkenning van het betaalorgaan voorwaardelijk en stelt zij een plan op om de geconstateerde tekortkomingen te verhelpen binnen een periode die wordt vastgesteld naar gelang van de ernst van het probleem en niet langer is dan 12 maanden te rekenen vanaf de datum waarop de erkenning voorwaardelijk wordt gemaakt. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie op verzoek van de betrokken lidstaat een verlenging van die periode toestaan.
4. De bevoegde autoriteit stelt de Commissie in kennis van elk overeenkomstig lid 3 opgesteld plan en van de uitvoering van dat plan.
5. Indien de erkenning wordt ingetrokken, erkent de bevoegde autoriteit onverwijld overeenkomstig artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 en artikel 1 van de onderhavige verordening een ander betaalorgaan om ervoor te zorgen dat de betalingen aan de begunstigden niet worden onderbroken.
6. Indien de Commissie oordeelt dat de bevoegde autoriteit haar verplichting overeenkomstig lid 3 een verbeterplan op te stellen niet is nagekomen of dat het betaalorgaan verder wordt erkend zonder een dergelijk plan binnen de vastgestelde periode volledig te hebben uitgevoerd, pakt zij de resterende tekortkomingen aan in het kader van de conformiteitsgoedkeuring waarin artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 voorziet.
Artikel 3
Borgingsverklaring
1. De in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde borgingsverklaring wordt tijdig opgesteld om het de certificerende instantie mogelijk te maken het in artikel 5, lid 4, tweede alinea, onder b), van de onderhavige verordening bedoelde oordeel te geven.
De borgingsverklaring luidt zoals aangegeven in bijlage II en kan punten van voorbehoud bevatten waarin de mogelijke financiële gevolgen zijn gekwantificeerd. In dat geval bevat de borgingsverklaring een verbeteractieplan en een nauwkeurig tijdschema voor de uitvoering daarvan.
2. De borgingsverklaring is gebaseerd op een doeltreffend toezicht dat gedurende het hele jaar op het bestaande beheers- en controlesysteem is uitgeoefend.
Artikel 4
Coördinerende instantie
1. De in artikel 6, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde coördinerende instantie fungeert voor alle ELGF- en ELFPO-aangelegenheden als enige gesprekspartner van de Commissie in de betrokken lidstaat ten aanzien van:
a)
de verspreiding van de communautaire teksten en richtsnoeren terzake onder de betaalorganen en onder de instanties die zijn belast met de uitvoering van die teksten en richtsnoeren, en de bevordering van een geharmoniseerde toepassing ervan;
b)
de verstrekking aan de Commissie van de in de artikelen 6 en 8 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde informatie;
c)
het voor de Commissie beschikbaar zijn van een volledige registratie van alle voor statistische en controledoeleinden benodigde boekhoudgegevens.
2. Een betaalorgaan mag als coördinerende instantie fungeren mits de twee functies gescheiden worden gehouden.
3. De coördinerende instantie mag bij de uitvoering van haar taken volgens de nationale procedures een beroep doen op andere administratieve instanties of diensten, in het bijzonder die welke over boekhoudkundige of technische deskundigheid beschikken.
4. De betrokken lidstaat beslist door een formeel besluit op ministerieel niveau over de erkenning van de coördinerende instantie nadat hij zich ervan heeft vergewist dat de administratieve regelingen van de coördinerende instantie voldoende waarborgen bieden dat deze instantie de in artikel 6, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde taken kan vervullen.
Om te worden erkend moet de coördinerende instantie procedures hebben ingesteld die garanderen dat:
a)
alle declaraties aan de Commissie zijn gebaseerd op informatie uit naar behoren gemachtigde bronnen;
b)
naar behoren toestemming voor de declaraties aan de Commissie is gegeven voordat deze worden verzonden;
c)
een deugdelijk controlespoor bestaat ter staving van de aan de Commissie toegezonden informatie;
d)
een registratie van de ontvangen en de verzonden informatie op veilige wijze wordt opgeslagen, hetzij op papier, hetzij in gecomputeriseerde vorm.
5. De vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van alle door de coördinerende instantie bewaarde computergegevens worden gegarandeerd door maatregelen die zijn aangepast aan de administratieve structuur, de personeelsbezetting en de technologische omgeving van de coördinerende instantie. De financiële en de technologische inspanningen staan in verhouding tot de feitelijke risico's die aanwezig zijn.
6. De in artikel 6, lid 3, eerste alinea, en artikel 8, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde gegevens en stukken worden verstrekt onmiddellijk nadat de coördinerende instantie voor het eerst is erkend en in elk geval voordat uitgaven waarvoor de coördinerende instantie verantwoordelijk is, in rekening worden gebracht aan het ELGF of het ELFPO. Zij gaan vergezeld van het besluit tot erkenning van de coördinerende instantie en van informatie over de omstandigheden op het gebied van administratie, boekhouding en interne controle waaronder de coördinerende instantie functioneert.
Artikel 5
Certificering
1. De in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde certificerende instantie wordt aangewezen door de bevoegde autoriteit. Zij is operationeel onafhankelijk van het betaalorgaan en de coördinerende instantie in kwestie en beschikt over de nodige technische deskundigheid.
2. De certificerende instantie verricht haar onderzoek van het betrokken betaalorgaan overeenkomstig de internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek en met inachtneming van de eventueel door de Commissie vastgestelde richtsnoeren voor de toepassing van die normen.
De certificerende instantie verricht haar controles tijdens en na afloop van elk begrotingsjaar.
3. De certificerende instantie stelt een accountantsverklaring op waarin zij vermeldt of zij een redelijke zekerheid heeft verkregen dat de bij de Commissie in te dienen rekeningen waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn en dat de procedures voor de interne controle naar tevredenheid hebben gefunctioneerd.
De accountantsverklaring is gebaseerd op een onderzoek van de procedures en van een steekproef uit de transacties. Dit onderzoek betreft de administratieve structuur van het betaalorgaan slechts ten aanzien van de vraag of die structuur ervoor kan zorgen dat de overeenstemming met de communautaire voorschriften wordt gecontroleerd voordat betalingen worden verricht.
4. De certificerende instantie stelt een rapport over haar bevindingen op. Het rapport betreft mede de gedelegeerde of door de nationale douaneautoriteiten uitgeoefende functies. In het rapport wordt vermeld:
a)
of het betaalorgaan aan de erkenningscriteria voldoet;
b)
of de procedures van het betaalorgaan van dien aard zijn dat zij redelijke garanties bieden dat de aan het ELGF en het ELFPO in rekening gebrachte uitgaven zijn gedaan in overeenstemming met de communautaire voorschriften, en, in voorkomend geval, welke aanbevelingen voor verbeteringen zijn gedaan en opgevolgd;
c)
of de in artikel 6, lid 1, bedoelde jaarrekeningen in overeenstemming zijn met de boeken en registraties van het betaalorgaan;
d)
of de staten van de uitgaven en van de interventieverrichtingen een materieel waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig beeld geven van de aan het ELGF en het ELFPO in rekening gebrachte verrichtingen;
e)
of de financiële belangen van de Gemeenschap naar behoren worden beschermd wat de betaalde voorschotten, de verkregen waarborgen, de interventievoorraden en de te innen bedragen betreft.
Het rapport gaat vergezeld van:
a)
informatie over het aantal personeelsleden die het accountantsonderzoek hebben uitgevoerd, en hun vakbekwaamheid, over de verrichte werkzaamheden, over het aantal onderzochte transacties, over het materialiteitsniveau en het betrouwbaarheidsniveau die zijn bereikt, over de eventueel geconstateerde tekortkomingen en de ter verbetering gedane aanbevelingen en over de activiteiten niet alleen van de certificerende instantie, maar ook van andere instanties voor accountantsonderzoek, binnen en buiten het betaalorgaan, waarop de zekerheid die de certificerende instantie ten aanzien van de gerapporteerde aangelegenheden heeft verkregen, geheel of ten dele is gebaseerd;
b)
een oordeel over de in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde borgingsverklaring.
HOOFDSTUK 2
GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN
Artikel 6
Inhoud van de jaarrekeningen
De in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde jaarrekeningen omvatten:
a)
de in artikel 34 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde bestemmingsontvangsten;
b)
de uitgaven ten laste van het ELGF, samengevat per post en subpost van de Gemeenschapsbegroting;
c)
de uitgaven ten laste van het ELFPO, per programma en maatregel;
d)
gegevens over de uitgaven en de bestemmingsontvangsten of de bevestiging dat de bijzonderheden over elke transactie worden bewaard in een computerbestand dat ter beschikking van de Commissie is;
e)
een tabel van de verschillen per post en subpost of, in het geval van het ELFPO, per programma en maatregel tussen de in de jaarrekeningen gedeclareerde uitgaven en bestemmingsontvangsten en die welke voor dezelfde periode zijn gedeclareerd in de stukken zoals bedoeld in artikel 4, lid 1, onder c), van Verordening (EG) nr. 883/2006 van 21 juni 2006 houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1290/2005 van de Raad met betrekking tot het bijhouden van de rekeningen van de betaalorganen, de declaraties van uitgaven en ontvangsten en de voorwaarden voor de vergoeding van uitgaven in het kader van het ELGF en het ELFPO (5) wat het ELGF betreft en in artikel 16, lid 2, van die verordening wat het ELFPO betreft, vergezeld van een verklaring voor elk verschil;
f)
de tabel van de aan het einde van het begrotingsjaar nog te innen bedragen volgens het model in bijlage III;
g)
een samenvatting van de interventieverrichtingen en een overzicht van de omvang en de plaats van opslag van de voorraden aan het einde van het begrotingsjaar;
h)
een bevestiging dat de bijzonderheden over elke mutatie bij de interventieopslag worden bewaard in de bestanden van het betaalorgaan.
Artikel 7
Indiening van gegevens
1. Met het oog op de goedkeuring van de rekeningen overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 doet elke lidstaat aan de Commissie toekomen:
a)
de in de jaarrekeningen opgenomen elementen zoals bedoeld in artikel 6 van de onderhavige verordening;
b)
de door de certificerende instantie of instanties opgestelde accountantsverklaringen en rapporten zoals bedoeld in artikel 5, leden 3 en 4, van de onderhavige verordening;
c)
volledige registraties van alle voor statistische en controledoeleinden benodigde boekhoudgegevens;
d)
de in artikel 3 van de onderhavige verordening bedoelde borgingsverklaring of borgingsverklaringen.
2. De in lid 1 bedoelde stukken en boekhoudgegevens worden aan de Commissie toegezonden uiterlijk op 1 februari van het jaar na afloop van het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben. De in lid 1, onder a), b) en d), bedoelde stukken worden toegezonden in één exemplaar samen met een elektronische versie in de vorm en onder de voorwaarden zoals door de Commissie vastgesteld overeenkomstig artikel 18 van Verordening (EG) nr. 883/2006.
3. Op verzoek van de Commissie of op initiatief van de lidstaat kunnen verdere gegevens met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen aan de Commissie worden toegezonden binnen een termijn die door de Commissie wordt bepaald met inachtneming van de voor het verstrekken van die gegevens benodigde hoeveelheid werk. Bij ontstentenis van die gegevens kan de Commissie de rekeningen goedkeuren op basis van de gegevens die in haar bezit zijn.
4. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie een verzoek gegevens later te mogen indienen inwilligen indien dat verzoek aan haar wordt gericht voordat de betrokken indieningstermijn is verstreken.
5. Indien een lidstaat meer dan één betaalorgaan heeft erkend, doet hij de Commissie tevens uiterlijk op 15 februari van het jaar na afloop van het begrotingsjaar waarom het gaat, een door de coördinerende instantie opgestelde samenvatting toekomen die een overzicht geeft van de in artikel 3 bedoelde borgingsverklaringen en de in artikel 5, lid 3, bedoelde accountantsverklaringen.
Artikel 8
Vorm en inhoud van de boekhoudgegevens
1. Vorm en inhoud van de in artikel 7, lid 1, onder c), bedoelde boekhoudgegevens en de wijze waarop deze aan de Commissie moeten worden toegezonden, worden vastgesteld volgens de in artikel 41, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde procedure.
2. De boekhoudgegevens mogen door de Commissie uitsluitend worden gebruikt voor:
a)
de vervulling van haar taken op het gebied van de goedkeuring van de rekeningen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1290/2005;
b)
de monitoring van ontwikkelingen en het opstellen van prognoses in de landbouwsector.
De Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) wordt toegang tot deze gegevens verleend voor de uitoefening van hun functies.
3. Persoonsgegevens die deel uitmaken van de verzamelde boekhoudgegevens, mogen uitsluitend voor de in lid 2 genoemde doeleinden worden verwerkt. Met name geldt dat, indien de Commissie boekhoudgegevens voor het in lid 2, onder b), bedoelde doel gebruikt, zij de daarin opgenomen persoonsgegevens moet anonimiseren en uitsluitend in geaggregeerde vorm mag verwerken.
4. De betrokken personen dienen eventuele vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens aan de Commissie toe te zenden zoals aangegeven in bijlage IV.
5. De Commissie zorgt ervoor dat de boekhoudgegevens vertrouwelijk blijven en veilig worden bewaard.
Artikel 9
Bewaring van de boekhoudgegevens
1. De bewijsstukken betreffende de door het ELGF gefinancierde uitgaven en de door dit Fonds te innen bestemmingsontvangsten worden ter beschikking van de Commissie gehouden gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de Commissie de rekeningen over het betrokken begrotingsjaar overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 heeft goedgekeurd.
2. De bewijsstukken betreffende de door het ELFPO gefinancierde uitgaven en de door dit Fonds te innen bestemmingsontvangsten worden ter beschikking van de Commissie gehouden gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de eindbetaling door het betaalorgaan heeft plaatsgevonden.
3. In geval van onregelmatigheden of nalatigheid worden de in de leden 1 en 2 bedoelde bewijsstukken ter beschikking van de Commissie gehouden gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de betrokken bedragen volledig van de begunstigde zijn teruggekregen en aan het ELGF of het ELFPO zijn gecrediteerd of waarin de financiële gevolgen van de niet-inning zijn bepaald overeenkomstig artikel 32, lid 5, of artikel 33, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1290/2005.
4. In het geval van een procedure voor een conformiteitsgoedkeuring zoals bedoeld in artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 worden de in de leden 1 en 2 van het onderhavige artikel bedoelde bewijsstukken ter beschikking van de Commissie gehouden gedurende ten minste één jaar na het jaar waarin die procedure wordt beëindigd, of, indien een conformiteitsbeschikking het voorwerp is van een gerechtelijke procedure bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen, gedurende ten minste één jaar na het jaar waarin die gerechtelijke procedure wordt beëindigd.
Artikel 10
Boekhoudkundige goedkeuring
1. In de in artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde beschikking tot goedkeuring van de rekeningen wordt bepaald welke bedragen aan gedurende het betrokken begrotingsjaar in elke lidstaat verrichte uitgaven als ten laste van het ELGF en het ELFPO komend worden erkend op basis van de in artikel 6 van de onderhavige verordening bedoelde rekeningen en eventuele verlagingen en schorsingen overeenkomstig de artikelen 17 en 27 van Verordening (EG) nr. 1290/2005.
Voor het ELGF worden in de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen tevens de bedragen bepaald die overeenkomstig artikel 32, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 in rekening moeten worden gebracht aan de Gemeenschap en aan de betrokken lidstaat.
Voor het ELFPO zijn in het bij de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen bepaalde bedrag de geldmiddelen begrepen die de betrokken lidstaat overeenkomstig artikel 33, lid 3, onder c), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 opnieuw mag gebruiken.
2. Wat het ELGF betreft, wordt het bedrag dat als gevolg van de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen moet worden teruggevorderd van of betaald aan elke lidstaat, vastgesteld door de maandelijkse betalingen voor het betrokken begrotingsjaar af te trekken van de overeenkomstig lid 1 voor hetzelfde jaar erkende uitgaven. Dit bedrag wordt door de Commissie afgetrokken van of opgeteld bij de maandelijkse betaling voor de uitgaven die zijn gedaan in de tweede maand na de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen.
Wat het ELFPO betreft, wordt het bedrag dat als gevolg van de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen moet worden teruggevorderd van of betaald aan elke lidstaat, vastgesteld door de tussentijdse betalingen voor het betrokken begrotingsjaar af te trekken van de overeenkomstig lid 1 voor datzelfde jaar erkende uitgaven. Dit bedrag wordt door de Commissie afgetrokken van of opgeteld bij de volgende tussentijdse betaling of de eindbetaling.
3. De Commissie deelt de resultaten van haar verificatie van de verstrekte gegevens, samen met de wijzigingen die zij eventueel voorstelt, aan de betrokken lidstaat mee uiterlijk op 31 maart na afloop van het begrotingsjaar.
4. Indien de Commissie de rekeningen van een lidstaat om redenen die aan die lidstaat zijn toe te schrijven, niet vóór 30 april van het volgende jaar kan goedkeuren, stelt de Commissie de lidstaat in kennis van de aanvullende onderzoeken die zij zich voorneemt overeenkomstig artikel 37 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 in te stellen.
5. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing voor de bestemmingsontvangsten in de zin van artikel 34 van Verordening (EG) nr. 1290/2005.
Artikel 11
Conformiteitsgoedkeuring
1. Indien de Commissie als gevolg van een onderzoek van mening is dat uitgaven niet overeenkomstig de communautaire voorschriften zijn gedaan, deelt zij haar bevindingen aan de betrokken lidstaat mee en geeft zij aan welke correctiemaatregelen nodig zijn om ervoor te zorgen dat die voorschriften in de toekomst worden nageleefd.
In de mededeling wordt naar dit artikel verwezen. De lidstaat antwoordt binnen twee maanden na ontvangst van de mededeling en de Commissie kan ten gevolge van dat antwoord haar standpunt wijzigen. De Commissie kan in gevallen waarin dat gerechtvaardigd is, instemmen met een verlenging van de antwoordtermijn.
Na afloop van de antwoordtermijn belegt de Commissie een bilaterale vergadering en pogen beide partijen tot overeenstemming te komen over de te nemen maatregelen en over de beoordeling van de ernst van de overtreding en van de aan de Gemeenschapsbegroting toegebrachte financiële schade.
2. Binnen twee maanden te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de notulen van de in lid 1, derde alinea, bedoelde bilaterale vergadering doet de lidstaat mededeling van de eventueel in die vergadering gevraagde gegevens of van welke andere gegevens ook die hij nuttig acht voor het lopende onderzoek.
In gevallen waarin dat gerechtvaardigd is, kan de Commissie op een met redenen omkleed verzoek van de lidstaat een verlenging van de in de eerste alinea bedoelde termijn toestaan. Het verzoek moet vóór het verstrijken van die termijn tot de Commissie worden gericht.
Na het verstrijken van de in de eerste alinea bedoelde termijn deelt de Commissie haar conclusies op basis van de in het kader van de procedure voor de conformiteitsgoedkeuring ontvangen gegevens formeel aan de lidstaat mee. In de mededeling wordt de beoordeling vermeld van de uitgaven waarvoor de Commissie onttrekking aan communautaire financiering overeenkomstig artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 overweegt, en wordt naar artikel 16, lid 1, van de onderhavige verordening verwezen.
3. De lidstaat stelt de Commissie in kennis van de correctiemaatregelen die hij heeft genomen om ervoor te zorgen dat de communautaire voorschriften worden nageleefd, en van de feitelijke datum van tenuitvoerlegging van deze maatregelen.
Na een eventueel overeenkomstig hoofdstuk 3 van de onderhavige verordening door het Bemiddelingsorgaan opgesteld rapport te hebben onderzocht, geeft de Commissie zo nodig overeenkomstig artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 een of meer beschikkingen tot onttrekking aan communautaire financiering van de door de niet-naleving van communautaire voorschriften beïnvloede uitgaven tot het tijdstip dat de lidstaat de correctiemaatregelen daadwerkelijk ten uitvoer heeft gelegd.
Bij de beoordeling van de aan communautaire financiering te onttrekken uitgaven kan de Commissie met eventueel na het verstrijken van de in lid 2 bedoelde termijn door de lidstaat meegedeelde gegevens rekening houden indien dit voor een betere schatting van de aan de Gemeenschapsbegroting toegebrachte financiële schade nodig is, mits de latere toezending van de gegevens door uitzonderlijke omstandigheden wordt gerechtvaardigd.
4. Wat het ELGF betreft, brengt de Commissie de aan communautaire financiering te onttrekken bedragen in mindering op de maandelijkse betalingen voor de uitgaven die zijn gedaan in de tweede maand na de overeenkomstig artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 gegeven beschikking.
Wat het ELFPO betreft, brengt de Commissie de aan communautaire financiering te onttrekken bedragen in mindering op de volgende tussentijdse betaling of op de eindbetaling.
Op verzoek van de lidstaat kan de Commissie evenwel, indien de hoogte van de in mindering te brengen bedragen dat rechtvaardigt, na raadpleging van het Comité voor de Landbouwfondsen een andere datum voor het in mindering brengen van die bedragen vaststellen.
5. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing voor de bestemmingsontvangsten in de zin van artikel 34 van Verordening (EG) nr. 1290/2005.
HOOFDSTUK 3
BEMIDDELINGSPROCEDURE
Artikel 12
Bemiddelingsorgaan
Ten behoeve van de procedure voor de conformiteitsgoedkeuring waarin artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 voorziet, wordt bij de Commissie een Bemiddelingsorgaan opgericht. Het Bemiddelingsorgaan heeft tot taak:
a)
elke aangelegenheid te onderzoeken die aan het Bemiddelingsorgaan wordt voorgelegd door een lidstaat die van de Commissie een formele mededeling op grond van artikel 11, lid 2, derde alinea, van de onderhavige verordening heeft ontvangen waarin een beoordeling is opgenomen van de uitgaven die de Commissie voornemens is aan communautaire financiering te onttrekken;
b)
te pogen de uiteenlopende standpunten van de Commissie en de betrokken lidstaat met elkaar in overeenstemming te brengen;
c)
aan het einde van zijn onderzoek een rapport over de resultaten van zijn bemiddelingspogingen op te stellen waarin het Bemiddelingsorgaan, mochten alle of sommige geschilpunten onopgelost zijn gebleven, de opmerkingen opneemt die het nuttig acht.
Artikel 13
Samenstelling van het Bemiddelingsorgaan
1. Het Bemiddelingsorgaan bestaat uit vijf leden die zijn gekozen uit vooraanstaande personen die alle garanties inzake onafhankelijkheid bieden en zeer deskundig zijn hetzij op terreinen die verband houden met de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid, inclusief plattelandsontwikkeling, hetzij wat de praktijk van financiële accountantscontrole betreft.
De leden moeten onderdanen van verschillende lidstaten zijn.
2. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden worden door de Commissie na raadpleging van het Comité voor de Landbouwfondsen benoemd voor een eerste ambtstermijn van drie jaar.
De ambtstermijn kan telkens met niet meer dan één jaar worden verlengd, waarbij het Comité voor de Landbouwfondsen van de verlenging in kennis wordt gesteld. Is de te benoemen voorzitter echter reeds een lid van het Bemiddelingsorgaan, dan bedraagt de duur van zijn eerste ambtstermijn als voorzitter drie jaar.
De namen van de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden worden bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie.
3. De leden van het Bemiddelingsorgaan worden beloond met inachtneming van de tijd die zij aan de functie moeten besteden. De communicatie- en vervoerskosten worden vergoed overeenkomstig de geldende regels.
4. De voorzitter en de leden blijven na het verstrijken van hun ambtstermijn in functie totdat zij worden vervangen of hun ambtstermijn wordt verlengd.
5. De ambtstermijn van een lid dat niet langer aan de voorwaarden voor de vervulling van zijn taken bij het Bemiddelingsorgaan voldoet, of dat om welke reden dan ook voor onbepaalde tijd niet beschikbaar is, kan door de Commissie na raadpleging van het Comité voor de Landbouwfondsen worden beëindigd.
In dat geval wordt het lid voor het resterende deel van de periode waarvoor het lid was benoemd, door een plaatsvervangend lid vervangen, waarbij het Comité voor de Landbouwfondsen van de vervanging in kennis wordt gesteld.
Indien de ambtstermijn van de voorzitter wordt beëindigd, wordt het lid dat de taken van de voorzitter moet vervullen gedurende het resterende deel van de periode waarvoor de voorzitter was benoemd, door de Commissie benoemd na raadpleging van het Comité voor de Landbouwfondsen.
Artikel 14
Onafhankelijkheid van het Bemiddelingsorgaan
1. De leden van het Bemiddelingsorgaan vervullen hun taken op onafhankelijke wijze en vragen noch aanvaarden van enige regering of instantie instructies.
Een lid neemt niet aan de werkzaamheden van het Bemiddelingsorgaan deel en ondertekent evenmin een rapport indien dat lid in een vorige functie persoonlijk betrokken was bij de aan de orde zijnde aangelegenheid.
2. Onverminderd artikel 287 van het Verdrag maken de leden geen informatie openbaar waarvan zij bij hun werkzaamheden voor het Bemiddelingsorgaan kennis hebben genomen. Dergelijke informatie draagt een vertrouwelijk karakter en valt onder de geheimhoudingsplicht.
Artikel 15
Werkregelingen
1. De vergaderingen van het Bemiddelingsorgaan vinden plaats in de zetel van de Commissie. De werkzaamheden worden door de voorzitter voorbereid en georganiseerd. Is de voorzitter verhinderd, dan wordt onverminderd artikel 13, lid 5, eerste alinea, het voorzitterschap waargenomen door het langstzittende lid.
Voor het secretariaat van het Bemiddelingsorgaan wordt zorg gedragen door de Commissie.
2. Onverminderd artikel 14, lid 1, tweede alinea, worden de rapporten aangenomen bij volstrekte meerderheid van de aanwezige leden met een quorum van drie leden.
De rapporten worden ondertekend door de voorzitter en de leden die aan de beraadslagingen hebben deelgenomen. Zij worden medeondertekend door het secretariaat.
Artikel 16
Bemiddelingsprocedure
1. Een lidstaat kan binnen 30 werkdagen na ontvangst van de in artikel 11, lid 2, derde alinea, bedoelde formele mededeling van de Commissie een aangelegenheid aan het Bemiddelingsorgaan voorleggen door een met redenen omkleed verzoek om bemiddeling te doen toekomen aan het secretariaat van het Bemiddelingsorgaan.
De te volgen procedure en het adres van het secretariaat worden ter kennis van de lidstaten gebracht via het Comité voor de Landbouwfondsen.
2. Een bemiddelingsverzoek is slechts ontvankelijk indien het bedrag waarvoor volgens de mededeling van de Commissie onttrekking aan communautaire financiering wordt overwogen:
a)
hetzij hoger is dan 1 miljoen EUR;
b)
hetzij ten minste 25 % uitmaakt van de totale jaarlijkse uitgaven van de lidstaat in het kader van de betrokken begrotingsposten.
Bovendien kan de voorzitter van het Bemiddelingsorgaan een bemiddelingsverzoek ontvankelijk verklaren indien de betrokken lidstaat tijdens de voorafgaande besprekingen heeft gesteld en aangetoond dat het gaat om een principekwestie betreffende de toepassing van de communautaire voorschriften. Een dergelijk verzoek is echter niet ontvankelijk indien het uitsluitend een zaak van juridische interpretatie betreft.
3. Het Bemiddelingsorgaan verricht zijn onderzoekingen zo informeel en zo snel mogelijk en baseert zich daarbij op het bewijsmateriaal in het dossier en op hoor en wederhoor van de Commissie en de betrokken nationale autoriteiten.
4. Indien het Bemiddelingsorgaan er niet in slaagt om binnen vier maanden nadat het een zaak voorgelegd heeft gekregen, de standpunten van de Commissie en de lidstaat met elkaar in overeenstemming te brengen, wordt de bemiddelingsprocedure als mislukt beschouwd. In het in artikel 12, onder c), bedoelde rapport wordt aangegeven om welke redenen de standpunten niet met elkaar in overeenstemming konden worden gebracht. Vermeld wordt in dit rapport of in de loop van de procedure gedeeltelijke overeenstemming is bereikt.
Het rapport wordt toegezonden aan:
a)
de betrokken lidstaat;
b)
de Commissie;
c)
de andere lidstaten in het kader van het Comité voor de Landbouwfondsen.
HOOFDSTUK 4
OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 17
Overgangsbepalingen
1. In het geval dat een overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1663/95 erkend betaalorgaan verantwoordelijkheid op zich neemt voor uitgaven waarvoor het voordien niet verantwoordelijk was, worden het onderzoek zoals bedoeld in artikel 1, lid 3, van de onderhavige verordening en de nieuwe erkenning die als gevolg van de nieuwe verantwoordelijkheden noodzakelijk zijn, uiterlijk op 16 oktober 2007 afgerond.
2. Voor het begrotingsjaar 2007 bevat het in artikel 5, lid 4, bedoelde rapport van de certificerende instantie ten aanzien van de beveiliging van de informatiesystemen slechts aan de hand van een scoringssysteem opgestelde opmerkingen en voorlopige conclusies over de door het betaalorgaan getroffen maatregelen. Deze opmerkingen zijn gebaseerd op de geldende internationaal aanvaarde beveiligingsnormen die in punt 3, onder B), van bijlage I zijn vermeld, en in deze opmerkingen wordt aangegeven in hoeverre doeltreffende beveiligingsmaatregelen waren getroffen.
Artikel 18
Intrekkingen
1. Verordening (EG) nr. 1663/95, Verordening (EG) nr. 2390/1999 en Beschikking 94/442/EG worden met ingang van 16 oktober 2006 ingetrokken. Verordening (EG) nr. 1663/95 blijft evenwel van toepassing voor de goedkeuring van de rekeningen over het begrotingsjaar 2006 overeenkomstig artikel 7, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1258/1999 van de Raad (6).
De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van het Bemiddelingsorgaan die zijn benoemd overeenkomstig Beschikking 94/442/EG, blijven in functie totdat hun ambtstermijn verstrijkt of totdat zij worden vervangen.
2. Verwijzingen naar de bij lid 1 ingetrokken besluiten gelden als verwijzingen naar de onderhavige verordening en worden gelezen overeenkomstig de in bijlage V opgenomen concordantietabel.
Artikel 19
Inwerkingtreding en het van toepassing worden
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Zij is van toepassing met ingang van 16 oktober 2006. De artikelen 3 en 5, artikel 6, onder a) tot en met e) en onder g) en h), en de artikelen 7 en 10 zijn evenwel alleen voor de aan de begrotingsjaren 2007 en volgende toe te rekenen uitgaven en bestemmingsontvangsten van toepassing.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 21 juni 2006.

Labels: 4
15
6