Document ID: 32001R0438

Uredba Komisije (ES) št. 438/2001
z dne 2. marca 2001
o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES) št. 1260/1999 glede sistemov upravljanja in nadzora pomoči, dodeljene v okviru Strukturnih skladov
KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE -
ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,
ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 1260/1999 z dne 21. junija 1999 o splošnih določbah glede Strukturnih skladov [1] in zlasti člena 53(2) Uredbe,
po posvetovanju z odborom, ustanovljenim po členu 147 Pogodbe,
po posvetovanju z Odborom za kmetijske strukture in razvoj podeželja,
po posvetovanju z Odborom za ribištvo in ribogojstvo,
ob upoštevanju naslednjega:
(1) Člen 38 Uredbe (ES) št. 1260/1999 od držav članic zahteva, da sprejmejo številne ukrepe, s katerimi zagotovijo, da so sredstva Skupnosti uporabljena učinkovito in pravilno ter v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja.
(2) V ta namen morajo države članice zato zagotoviti ustrezna navodila v zvezi z organiziranjem relevantnih nalog organov upravljanja in plačilnih organov iz členov 32 in 34 Uredbe (ES) št. 1260/1999.
(3) Člen 38 Uredbe (ES) št. 1260/1999 od držav članic zahteva, da sodelujejo s Komisijo pri zagotavljanju, da imajo dobro delujoče sisteme upravljanja in nadzora, ter ji nudijo vso potrebno pomoč pri izvajanju pregledov, vključno s pregledi vzorcev.
(4) Za uskladitev standardov za potrjevanje izdatkov, ki so v skladu s členom 32(3) in (4) Uredbe (ES) št. 1260/1999 predmet zahtevkov za plačila iz skladov, je treba določiti vsebino teh potrdil ter opredeliti vrsto in kakovost informacij, na katerih temeljijo.
(5) Države članice morajo na zahtevo Komisiji omogočiti izvajanje pregledov iz člena 38(2) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in ji priskrbeti podatke, ki jih potrebujejo organi upravljanja, da lahko zadostijo zahtevam v zvezi z upravljanjem, spremljanjem in vrednotenjem iz navedene uredbe. Določiti je treba vsebino teh podatkov ter obliko in načine prenosa računalniških datotek, če se podatki dostavijo v elektronski obliki v skladu s členom 18(3)(e) navedene uredbe. Komisija mora zagotoviti zaupnost in varnost računalniških in drugih podatkov.
(6) Uredba Komisije (ES) št. 2064/97 z dne 15. oktobra 1997 o podrobnih pravilih za izvajanje Uredbe Sveta (EGS) št. 4253/88 glede finančnega nadzora držav članic pri aktivnostih, ki se sofinancirajo iz Strukturnih skladov [2], kakor je bila spremenjena z Uredbo (ES) št. 2406/98 [3], se nadomesti. Vendar bi se morale določbe Uredbe (ES) št. 2064/97 še naprej uporabljati za pomoč, odobreno za programsko obdobje 1994 do 1999 v skladu z Uredbo Sveta (EGS) št. 2052/88 [4], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 3193/94 [5].
(7) Ta uredba bi se morala uporabljati brez poseganja v določbe o spremljanju na kraju samem na področju državnih pomoči iz člena 22 Uredbe Sveta (ES) št. 659/1999 z dne 22. marca 1999 o določitvi podrobnih pravilih za uporabo člena 93 Pogodbe ES [6].
(8) Ta uredba bi se morala uporabljati brez poseganja v določbe Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi [7].
(9) Določbe Uredbe Komisije (ES) št. 1681/94 z dne 11. julija 1994 o nepravilnostih in izterjavi nepravilno plačanih zneskov v okviru financiranja strukturnih politik in organizaciji ustreznega informacijskega sistema na tem področju [8] se uporabljajo za pomoč, odobreno na podlagi Uredbe (ES) št. 1260/1999 v skladu z drugim odstavkom člena 54 in členom 38(1)(e) te uredbe.
(10) Ta uredba bi se morala uporabljati v skladu z načelom subsidiarnosti iz člena 8(3) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in brez poseganja v institucionalne, pravne in finančne sisteme zadevne države članice, kakor je navedeno v zadnjem odstavku člena 34(1) navedene uredbe.
(11) Ukrepi, predvideni s to uredbo, so v skladu z mnenjem Odbora za razvoj in preobrazbo regij -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
POGLAVJE 1
Področje uporabe
Člen 1
Ta uredba določa podrobna pravila za izvajanje Uredbe (ES) št. 1260/1999 glede sistema upravljanja in nadzora pomoči, dodeljene v okviru Strukturnih skladov, ki jih upravljajo države članice.
POGLAVJE II
Sistemi upravljanja in nadzora
Člen 2
1. Vsaka država članica zagotovi, da se organom upravljanja in plačilnim organom ter posredniškim telesom zagotovijo ustrezna navodila glede organiziranja sistemov upravljanja in nadzora, potrebna za zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja Strukturnih skladov v skladu s splošno priznanimi načeli in standardi, in zlasti za zagotavljanje ustrezne točnosti, pravilnosti in upravičenosti zahtevkov za pomoč Skupnosti.
2. "Posredniško telo" v smislu te uredbe pomeni vsak javni ali zasebni organ ali službo, za katerega je odgovoren organ upravljanja ali plačilni organ ali ki v njunem imenu opravlja naloge v zvezi s končnimi upravičenci ali organi ali podjetji, ki izvajajo aktivnosti.
Člen 3
Sistemi upravljanja in nadzora organov upravljanja, plačilnih organov ter posredniških teles ob upoštevanju sorazmernosti glede obsega upravljane pomoči omogočajo:
(a) jasno določitev in razdelitev ter - če je to potrebno za zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja - zadostno ločitev nalog znotraj zadevne organizacije;
(b) uspešne sisteme, ki zagotavljajo zadovoljivo izvajanje nalog;
(c) v primeru posredniških teles, poročanje pristojnemu organu o dejanskem izvajanju svojih nalog in uporabljenih sredstvih.
Člen 4
Sistemi upravljanja in nadzora vključujejo postopke za preverjanje zagotavljanja sofinanciranih izdelkov in storitev ter resničnost navedenih izdatkov, pa tudi zagotavljanje upoštevanja pogojev, določenih v ustrezni odločbi Komisije po členu 28 Uredbe (ES) št. 1260/1999 ter z veljavnimi nacionalnimi predpisi in predpisi Skupnosti, ki se nanašajo zlasti na upravičenost izdatkov za pomoč iz Strukturnih skladov v okviru zadevne pomoči, javna naročila, državne pomoči (vključno s pravili o združevanju pomoči), varstvo okolja in enakost med moškimi in ženskami.
Postopki določajo, da se preverjanja posameznih aktivnosti zabeležijo na kraju samem. V evidencah se navedejo opravljeno delo, rezultati preverjanj in ukrepi, sprejeti v zvezi z ugotovljenimi nepravilnostmi. Kadar fizična ali upravna preverjanja niso temeljita, ampak so bila opravljena na vzorcu aktivnosti, je treba v evidencah predstaviti izbrane aktivnosti in opisati metodo vzorčenja.
Člen 5
1. Država članica za vsako pomoč obvesti Komisijo v treh mesecih po odobritvi zadevne pomoči ali uveljavitvi te uredbe, glede na poznejši datum, o organiziranosti organov upravljanja in plačilnih organov ter posredniških teles, o sistemih upravljanja in nadzora, uvedenih v teh organih in telesih, ter o predvidenih izboljšavah po navodilih iz člena 2(1).
2. Sporočilo vsebuje za vsak organ upravljanja in plačilni organ ter vsako posredniško telo naslednje informacije:
(a) naloge, ki so jim dodeljene;
(b) razdelitev nalog med službami ali znotraj njih, vključno med organom upravljanja in plačilnim organom, če sta isti organ;
(c) postopke v zvezi s prejemom, preverjanjem in potrjevanjem zahtevkov za povračilo izdatkov, pa tudi v zvezi z odobritvijo, izvrševanjem in knjiženjem plačil upravičencem; in
(d) predpise v zvezi z revizijo sistemov upravljanja in nadzora.
3. Če se skupni sistem uporablja za več kakor eno pomoč, se lahko predloži opis tega skupnega sistema.
Člen 6
Komisija se v sodelovanju z državo članico prepriča, da sistemi upravljanja in nadzora iz člena 5 ustrezajo standardom, ki jih zahtevata Uredba (ES) št. 1260/1999 in ta uredba, in sporoči vsako oviro za preglednost kontrol delovanja skladov in za izvrševanje odgovornosti Komisije po členu 274 Pogodbe, ki bi jo ugotovila. Pregledi delovanja sistemov se opravljajo redno.
Člen 7
1. Sistemi upravljanja in nadzora držav članic morajo zagotavljati zadostno revizijsko sled.
2. Revizijska sled je zadostna, kadar omogoča naslednje:
(a) uskladitev skupnih zneskov, potrjenih Komisiji, z evidencami posameznih izdatkov in njihovimi spremljevalnimi listinami, ki se hranijo na različnih upravnih ravneh in pri končnih upravičencih ter, če ti niso končni prejemniki sredstev, pri organih ali podjetjih, ki izvajajo aktivnosti; ter
(b) preverjanje dodeljevanja in prenosov razpoložljivih sredstev Skupnosti in držav članic.
Okvirni opis informacij, zahtevanih za zadostno revizijsko sled, je dan v Prilogi I.
3. Organ upravljanja se prepriča, da:
(a) obstajajo postopki, ki zagotavljajo, da se vsi dokumenti, ki se nanašajo na določene izdatke in plačila, opravljena v okviru zadevne pomoči in potrebna za zadostno revizijsko sled, hranijo v skladu z zahtevami člena 38(6) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in Priloge I k tej uredbi;
(b) sta ime organa, ki jih hrani, in njegov sedež zabeležena; in
(c) se omogoči vpogled v dokumente tistim osebam ali organom, ki imajo običajno pravico do vpogleda.
Te osebe in organi so:
(i) osebje organa upravljanja in plačilnega organa ter posredniških teles, ki obravnavajo zahtevke za plačila;
(ii) službe, ki opravljajo revizijo sistemov upravljanja in nadzora;
(iii) oseba ali služba plačilnega organa, pristojnega za potrjevanje zahtevkov za vmesna in končna plačila iz člena 32(3) in (4) Uredbe (ES) št. 1260/1999, in oseba ali služba, ki izda potrdilo po členu 38(1)(f); in
(iv) pooblaščeni uslužbenci revizijskih organov držav članic in Evropske Skupnosti.
Zahtevajo lahko, da se jim predložijo izpisi ali kopije dokumentov ali računovodskih evidenc iz tega odstavka.
Člen 8
Organ upravljanja ali plačilni organ vodi knjigovodsko evidenco o vseh izterljivih zneskih v zvezi z že opravljenimi plačili pomoči Skupnosti in zagotovi, da se zneski izterjajo brez neupravičenih zamud. Po izterjavi plačilni organ povrne izterjana nepravilna plačila, skupaj s prejetimi zamudnimi obrestmi, tako da od poznejšega poročila o izdatkih in zahtevka za plačilo, naslovljenega na Komisijo, odšteje te zneske, ali če to ne zadostuje, Skupnosti povrne manjkajoče zneske. Plačilni organ pošlje vsako leto Komisiji kot prilogo k četrtemu četrtletnemu poročilu o izterjavah v skladu z Uredbo (ES) št. 1681/1994 poročilo o zneskih, ki čakajo na izterjavo na navedeni datum, razvrščenih po letu izdaje naloga za izterjavo.
POGLAVJE III
Potrjevanje izdatkov
Člen 9
1. Potrdila poročil o vmesnih in končnih izdatkih, na katera se nanaša člen 32(3) in (4) Uredbe (ES) št. 1260/1999, v obliki, ki je predpisana v Prilogi II, izdela oseba ali služba plačilnega organa, ki deluje neodvisno od vsake druge službe, ki odobri zahtevke.
2. Preden plačilni organ potrdi posamezno poročilo o izdatkih, se prepriča, da so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a) da so organ upravljanja in posredniška telesa izpolnili določbe Uredbe (ES) št. 1260/1999, zlasti člena 38(1)(c) in (e) ter člena 32(3) in (4), ter spoštovali pogoje odločbe Komisije po členu 28 Uredbe;
(b) poročilo o izdatkih vsebuje samo izdatke:
(i) ki so dejansko nastali v obdobju upravičenosti, določenem v odločbi, in ustrezajo izdatkom, ki so jih plačali končni upravičenci v smislu točk 1.2, 1.3 in 2 pravila št. 1 Priloge k Uredbi (ES) št. 1685/2000 [9], ter so podprti s prejetimi računi ali računovodskimi listinami enake dokazne vrednosti;
(ii) ki se nanašajo na aktivnosti, izbrane za sofinanciranje v okviru zadevne pomoči v skladu z merili in postopki za izbor, in za katere so za celotno obdobje nastajanja izdatkov veljali predpisi Skupnosti; in
(iii) ki se nanašajo na ukrepe, za katere je Komisija, če je bilo to relevantno, uradno odobrila vse državne pomoči.
3. Da bi se pred predložitvijo poročila o izdatkih Komisiji vsak trenutek lahko ugotovilo, ali sta sistem nadzora in revizijska sled zadostna, skrbi organ upravljanja, in sicer tako da obvešča plačilni organ o postopkih, ki ga on in posredniško telo uporabljajo za:
(a) preverjanje zagotavljanja dobave sofinanciranih izdelkov in izvedbe storitev ter resničnosti navedenih izdatkov;
(b) zagotavljanje skladnosti z veljavnimi predpisi; in
(c) ohranjanje revizijske sledi.
4. Če sta organ upravljanja in plačilni organ isti organ ali pripadata istemu organu, ta organ zagotovi izvajanje postopkov, ki nudijo standarde nadzora, enakovredne tistim iz odstavkov 2 in 3.
POGLAVJE IV
Pregledi vzorca aktivnosti
Člen 10
1. Države članice na podlagi ustreznega vzorca organizirajo preglede aktivnosti, da bi zlasti:
(a) preverile uspešnost vzpostavljenih sistemov upravljanja in nadzora;
(b) selektivno na podlagi analize tveganj proučile izjave o izdatkih, izdelane na različnih ravneh.
2. Pregledi, ki se opravijo pred zaključkom vsake pomoči, se nanašajo na najmanj 5 % skupnih upravičenih izdatkov in temeljijo na reprezentativnem vzorcu odobrenih aktivnosti, pri čemer se upoštevajo določbe odstavka 3. Države članice skrbijo, da so pregledi enakomerno razporejeni čez celotno zadevno obdobje. Zagotovijo tudi ustrezno ločitev nalog med takimi pregledi in postopki izvajanja ali plačilnimi postopki v zvezi z aktivnostmi.
3. Pri izbiri vzorca aktivnosti, ki jih je treba pregledati, se upoštevajo:
(a) potreba po pregledovanju aktivnosti, ki so različne glede na vrsto in velikost;
(b) dejavniki tveganja, ugotovljene pri nacionalnih pregledih ali pregledih Skupnosti;
(c) koncentracija aktivnosti pri določenih posredniških telesih ali končnih upravičencih, tako da so najpomembnejša posredniška telesa in najpomembnejši končni upravičenci pregledani najmanj enkrat pred zaključkom vsake pomoči.
Člen 11
Z izvajanjem pregledov si države članice prizadevajo preveriti:
(a) dejansko uporabo in uspešnost sistemov upravljanja in nadzora;
(b) ustrezno število računovodskih evidenc, ujemanja teh evidenc s spremljevalnimi listinami, ki jih hranijo posredniška telesa, končni upravičenci ali organi ali podjetja, ki izvajajo aktivnosti;
(c) obstoj zadostne revizijske sledi;
(d) ustrezno število posameznih izdatkov, skladnost tipa in datuma realizacije izdatkov s predpisi Skupnosti, z odobrenimi tehničnimi specifikacijami aktivnosti in dejansko izvedenimi deli;
(e) skladnost dejanskega ali predvidenega namena aktivnosti s cilji, opisanimi v vlogi za sofinanciranje Skupnosti;
(f) upoštevanje omejitev glede finančnega prispevka Skupnosti, določenih v členu 29 Uredbe (ES) št. 1260/1999 ali v katerikoli drugi določbi Skupnosti, veljavni za to področje, in dejanskega plačila končnemu upravičencu brez kakšnega koli znižanja ali neupravičene zamude;
(g) dejansko izvedbo ustreznega nacionalnega sofinanciranja; in
(h) izvedbo sofinanciranih aktivnosti ob upoštevanju predpisov in politik Skupnosti, kakor zahteva člen 12 Uredbe (ES) št. 1260/1999.
Člen 12
Pri pregledih se ugotovi, ali so nastali problemi sistematični, kar pomeni, da bi se lahko pojavili tudi pri drugih aktivnostih, ki jih opravi isti končni upravičenec ali jih upravlja isto posredniško telo. Poleg tega se ugotovijo vzroki za take situacije in po potrebi določi vrsta nadaljnjih pregledov, ki jih je treba opraviti, ter potrebni korektivni in preventivni ukrepi.
Člen 13
Države članice vsako leto najpozneje do 30. junija in prvič 30. junija 2001 obvestijo Komisijo o uporabi členov 10, 11 in 12 v preteklem koledarskem letu ter po potrebi dopolnijo ali ažurirajo opis svojih sistemov upravljanja in nadzora iz člena 5.
Člen 14
Določbe tega poglavja se smiselno uporabljajo za izterljive zneske iz člena 8.
POGLAVJE V
Izjava ob zaključku pomoči
Člen 15
Oseba ali služba, imenovana za izdajanje izjav ob zaključku pomoči po členu 38(1)(f) Uredbe (ES) št. 1260/1999 deluje neodvisno od:
(a) imenovanega organa upravljanja;
(b) osebe ali službe plačilnega organa, pristojnega za izdajanje potrdil iz člena 9(1);
(c) posredniških teles.
Imenovana oseba ali služba opravlja pregled v skladu z mednarodno sprejetimi standardi revidiranja. Organi upravljanja in plačilni organi ter posredniška telesa ji zagotovijo vse potrebne informacije ter ji omogočijo dostop do evidenc in spremljevalnih listin, ki jih potrebuje za sestavo izjave.
Člen 16
Izjave temeljijo na pregledu sistemov upravljanja in nadzora, zaključkov že opravljenih pregledov in po potrebi na nadaljnjih pregledih vzorca transakcij. Oseba ali služba, ki izda izjavo, opravi vsa preverjanja, s katerimi se zagotovi, da je potrjeno poročilo o izdatkih pravilno ter da so osnovne transakcije zakonite in pravilne.
Izjave so sestavljena na podlagi okvirnega vzorca iz Priloge III, priloženo pa jim je poročilo, ki vsebuje vse ustrezne informacije, na katerih temelji izjava, vključno s povzetkom ugotovitev vseh pregledov, ki so jih opravili nacionalni organi in organi Skupnosti, do katerih je imela oseba ali služba, ki pripravlja poročila, dostop.
Člen 17
Če zaradi ugotovitve občutnih pomanjkljivosti na področju upravljanja in nadzora ali pogostih nepravilnosti ni mogoče dati skupnega pozitivnega zagotovila o veljavnosti zahtevka za končno plačilo in končnega potrdila o izdatkih, se v izjavi zabeležijo te okoliščine ter oceni obseg problema in njegov finančni vpliv.
V tem primeru lahko Komisija zahteva izvedbo nadaljnjega pregleda, zato da se v določenem času ugotovijo in odpravijo nepravilnosti.
POGLAVJE VI
Oblika in vsebina računovodskih informacij, ki jih je treba hraniti in jih na zahtevo preložiti Komisiji
Člen 18
1. Računovodske evidence, ki se nanašajo na aktivnosti iz Priloge I, se po možnosti vodijo v obliki računalniških zapisov. Ti zapisi morajo biti na voljo Komisiji na posebno zahtevo za potrebe pregledov listin na mestu samem, brez poseganja v obveznost predložitve ažuriranih finančnih načrtov iz člena 18(3)(c) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in finančnih informacij po členu 32.
2. Komisija se z vsako državo članico dogovori o vsebini računalniških zapisov, ki ji morajo biti na voljo po odstavku 1, načinih njihove predložitve in času, potrebnim za vzpostavitev zahtevanega računalniškega sistema, pri čemer se upošteva dogovor iz člena 18(3)(e) Uredbe (ES) št. 1260/1999. Obseg informacij, ki se lahko zahtevajo, in želene tehnične specifikacije za prenos računalniških datotek Komisiji, so navedeni v Prilogah IV in V.
3. Na pisno zahtevo Komisije države članice dostavijo Komisiji informacije iz odstavka 1 v desetih delovnih dneh od prejema zahteve. Komisija in država članica se lahko dogovorita o drugačnem roku, zlasti v primeru, ko informacije niso na voljo v obliki računalniških zapisov.
4. Komisija zagotovi zaupnost in varstvo informacij, ki jih posredujejo države članice ali jih zbere sama med izvajanjem nadzora na kraju samem, v skladu s členom 287 Pogodbe in predpisi Komisije o uporabi in dostopu do informacij.
5. Uradniki Komisije imajo ob upoštevanju ustreznih nacionalnih predpisov države članice dostop do vseh dokumentov, ki so pripravljeni v smislu te uredbe zaradi nadzora ali kot posledica nadzora, in do shranjenih podatkov, vključno s tistimi, ki se hranijo v računalniških sistemih.
POGLAVJE VII
Splošne in končne določbe
Člen 19
Pri tistih oblikah pomoči, kjer so upravičenci v več državah članicah, se zadevne države članice ob upoštevanju nacionalnih predpisov dogovorijo o skupnih ukrepih, ki so potrebni za zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja, in o teh obvestijo Komisijo. Komisija in zadevne države članice si nudijo vso potrebno upravno pomoč.
Člen 20
Določbe te uredbe ne posegajo v obveznost držav članic, da Komisiji po Uredbi (ES) št. 1260/1999 sporočijo vse informacije, na podlagi katerih lahko Komisija oceni načrte, vključno z informacijami o ukrepih, sprejetih za izvajanje člena 34(1) Uredbe, pa tudi ne v pravico Komisije, da zahteva dodatne informacije, preden sprejme odločbo po členu 28 uredbe.
Člen 21
Določbe te uredbe državam članicam ne preprečujejo uporabe strožjih pravil od tistih, predvidenih v tej uredbi.
Člen 22
Uredba (ES) št. 2064/97 se razveljavi.
Vendar se njene določbe še naprej uporabljajo za pomoč, odobreno za programsko obdobje 1994 do 1999 po Uredbi (EGS) št. 2052/88.
Člen 23
Ta uredba začne veljati sedmi dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnost.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, dne 2. marca 2001

Labels: 2
4
19
10
18
15