Document ID: 32015R0496

UREDBA VIJEĆA (EU) 2015/496
od 17. ožujka 2015.
o izmjeni Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 u pogledu pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u Europskom sveučilišnom institutu u Firenci
VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 352.,
uzimajući u obzir prijedlog Europske komisije,
nakon prosljeđivanja nacrta zakonodavnog akta nacionalnim parlamentima,
uzimajući u obzir suglasnost Europskog parlamenta,
u skladu s posebnim zakonodavnim postupkom,
budući da:
(1)
U skladu s Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom) br. 354/83 od 1. veljače 1983. o otvaranju za javnost povijesnih arhiva Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (1), povijesni arhivi Unije čuvaju se i stavljaju na raspolaganje javnosti kad god je to moguće nakon isteka razdoblja od 30 godina.
(2)
Obveza uspostave povijesnih arhiva i stavljanja tih arhiva na raspolaganje javnosti kad god je to moguće primjenjuje se na svaku od institucija iz Uredbe (EEZ, Euratom) br. 354/83 („institucije”) prema uvjetima određenima u navedenoj uredbi.
(3)
Uredbom (EEZ, Euratom) br. 354/83 određuje se da institucije mogu svoju arhivsku građu držati na bilo kojem mjestu koje smatraju najprikladnijim za tu svrhu.
(4)
Europski parlament, Vijeće i Komisija donijeli su 1984. odluku o pohranjivanju svojih povijesnih arhiva u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci, gdje su stavljeni na raspolaganje javnosti. U tu je svrhu 17. prosinca 1984. potpisan ugovor između Europskih zajednica, koje je predstavljala Komisija, i EUI-ja („ugovor o pohrani”).
(5)
Europski gospodarski i socijalni odbor i Europski revizorski sud nakon toga su se složili da će se pridržavati uvjetâ iz ugovora o pohrani. Europska investicijska banka pohranjuje svoje povijesne arhive u EUI-ju u skladu sa zasebnom konvencijom s EUI-jem potpisanom 1. srpnja 2005. i u skladu s Pravilnikom o povijesnim arhivima koji je Upravljački odbor Banke usvojio 7. listopada 2005. (2).
(6)
Talijanska vlada stavila je EUI-ju trajno i bez naknade na raspolaganje odgovarajući prostor kako bi se osiguralo da se pohranjeni arhivi očuvaju i zaštite u skladu s priznatim međunarodnim standardima te kako bi se osigurala mogućnost konzultiranja arhivâ na licu mjesta.
(7)
Svrha pohranjivanja povijesnih arhiva institucija u EUI-ju jest omogućavanje pristupa tim arhivima na jednom mjestu, promicanje konzultiranja tih arhiva i poticanje istraživanja povijesti europske integracije i europskih institucija. EUI je priznat centar akademskog istraživanja i učenja s težištem na Europi i europskoj integraciji. Posjeduje gotovo 30 godina iskustva u upravljanju povijesnim arhivima Unije, pruža najsuvremenije prostore za pohranu i istraživanje izgrađene izričito u svrhu čuvanja i konzultiranja tih arhiva te ima međunarodni ugled kao centar za te arhive.
(8)
Daljnje pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju trebalo bi uključiti u zakonodavstvo Unije kako bi se odražavala uloga EUI-ja kao partnera institucija u upravljanju njihovim povijesnim arhivima.
(9)
Ova Uredba trebala bi se primjenjivati na sve institucije i ne bi smjela promijeniti njihovu obvezu da otvore svoje povijesne arhive javnosti, kao niti vlasništvo svake institucije nad svojim povijesnim arhivima.
(10)
Međutim, posebna priroda aktivnosti Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB) opravdava njihovo isključenje iz obveze pohranjivanja svojih povijesnih arhiva u EUI-ju koja je određena ovom Uredbom. SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.
(11)
Institucije i EUI trebali bi, tamo gdje je to moguće, povijesne arhive staviti na raspolaganje javnosti u digitaliziranom i digitalnom obliku kako bi olakšali konzultiranje tih arhiva na internetu.
(12)
Osobni podaci koji se nalaze u povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju trebali bi se obrađivati u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (3).
(13)
Komisija se savjetovala s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka u vezi sa zakonodavnim prijedlogom koji je doveo do ove Uredbe, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001, te je on dao mišljenje o tom prijedlogu 10. listopada 2012. (4).
(14)
Detaljne odredbe o upravljanju povijesnim arhivima u EUI-ju, uključujući o njihovom pohranjivanju, pristupu i javnom konzultiranju, kao i o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja, trebalo bi utvrditi okvirnim sporazumom o partnerstvu.
(15)
Troškove upravljanja povijesnim arhivima Unije od strane EUI-ja trebalo bi financirati iz općeg proračuna Unije i te bi troškove trebale snositi sve institucije koje pohranjuju građu.
(16)
Uredbu (EEZ, Euratom) br. 354/83 trebalo bi stoga na odgovarajući način izmijeniti,
DONIJELO JE OVU UREDBU:
Članak 1.
Uredba (EEZ, Euratom) br. 354/83 mijenja se kako slijedi:
1.
Članak 8. mijenja se kako slijedi:
(a)
stavak 1. zamjenjuje se sljedećim:
„1. Svaka institucija, osim Suda Europske unije (SEU) i Europske središnje banke (ESB), pohranjuje u Europskom sveučilišnom institutu (EUI) u Firenci dokumente koji su dio njezinih povijesnih arhiva i koje je otvorila javnosti u skladu s ovom Uredbom. Pohranjivanje se odvija u skladu s Prilogom.
Neovisno o prvom podstavku, institucije koje pohranjuju građu mogu zbog pravnih ili administrativnih razloga isključiti pohranjivanje nekih originalnih dokumenata u EUI-ju. U tom slučaju one pohranjuju kopiju takvih dokumenata u mikroobliku ili u digitalnom obliku.”
;
(b)
dodaju se sljedeći stavci:
„3. SEU i ESB mogu pohraniti svoje povijesne arhive u EUI-ju na dobrovoljnoj osnovi.
4. Institucije koje pohranjuju građu zadržavaju vlasništvo nad svojim arhivima, kao i isključivu odgovornost za sastav dokumenata i spisa koji se pohranjuju ili se na drugi način stavljaju na raspolaganje EUI-ju.
5. Pohranjivanje povijesnih arhiva institucija u EUI-ju ne utječe na zaštitu arhivâ kako je predviđeno člankom 2. Protokola br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovoru o Europskoj uniji i Ugovoru o funkcioniranju Europske unije.
6. EUI osigurava čuvanje i zaštitu pohranjenih arhiva. Navedeno čuvanje i zaštita odvijaju se u skladu s priznatim međunarodnim standardima fizičke zaštite arhivâ i barem poštuju tehnička i sigurnosna pravila koja odgovaraju onima koja se upotrebljavaju za zaštitu i upravljanje javnim arhivima u Italiji. U tu svrhu, pohranjeni dokumenti čuvaju se u namjenski izgrađenom spremištu.
7. EUI snosi isključivu odgovornost za osoblje čiji je zadatak upravljanje povijesnim arhivima Unije pohranjenima u EUI-ju. EUI osigurava da osoblje zaduženo za upravljanje povijesnim arhivima ima potrebne stručne kvalifikacije nužne za obavljanje posla u tom području.
8. Svaka institucija koja pohranjuje građu ima pravo primati informacije u vezi s upravljanjem EUI-ja njezinim arhivima i provoditi inspekciju arhivâ koje je tamo pohranila.
9. EUI stavlja na raspolaganje javnosti povijesne arhive koje primi na temelju stavaka 1. i 3. Institucije također mogu staviti javnosti na raspolaganje kopiju istih povijesnih arhiva.
10. Troškovi upravljanja povijesnim arhivima Unije financiraju se doprinosima svih institucija koje pohranjuju građu odgovarajućoj proračunskoj liniji, u granicama godišnjih odobrenih sredstava koja je proračunsko tijelo stavilo na raspolaganje u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (5). Takvi financijski doprinosi ne pokrivaju troškove povezane s stavljanjem na raspolaganje i adaptacijom zgrada i spremištâ za smještaj arhivâ i osoblja.
Iznos doprinosa iz prvog podstavka proporcionalan je veličini planova radnih mjesta pojedinih institucija koje pohranjuju građu. Svaki doprinos ponovno se obračunava kad god dodatne institucije započnu pohranjivati svoje povijesne arhive u EUI-ju ili barem svakih pet godina.
11. EUI djeluje kao izvršitelj obrade u skladu s člankom 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001, prema uputama institucija koje pohranjuju građu. EUI sve osobne podatke sadržane u povijesnim arhivima institucija obrađuje u skladu s jamstvima utvrđenima u toj Uredbi.
12. Europski nadzornik za zaštitu podataka zadržava nadzorne ovlasti nad institucijama u pogledu obrade osobnih podataka sadržanih u povijesnim arhivima pohranjenima u EUI-ju.
.
2.
Članak 9. mijenja se kako slijedi:
(a)
stavak 1. zamjenjuje se sljedećim:
„1. Svaka institucija donosi unutarnja pravila za primjenu ove Uredbe. Ona uključuju pravila za čuvanje i otvaranje za javnost povijesnih arhiva i pravila o zaštiti osobnih podataka sadržanih u njima. Kad god je to moguće, institucije stavljaju svoje arhive na raspolaganje javnosti elektroničkim putem, uključujući digitalizirane i izvorno digitalne arhive, te olakšavaju njihovo konzultiranje na internetu. One također čuvaju dokumente koji su dostupni u oblicima koji zadovoljavaju posebne potrebe (poput Brailleova pisma, velikog teksta ili snimaka).”
;
(b)
dodaje se sljedeći stavak:
„3. Komisija u ime institucija koje pohranjuju građu sklapa okvirni sporazum o partnerstvu s EUI-jem. Taj okvirni sporazum o partnerstvu uključuje detaljne odredbe o međusobnim ulogama i odgovornostima institucija i EUI-ja za upravljanje povijesnim arhivima Unije, uključujući njihovo pohranjivanje, čuvanje, pristup i javno konzultiranje.”
.
3.
Tekst u Prilogu dodaje se, kao Prilog, Uredbi (EEZ, Euratom) br. 354/83.
Članak 2.
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 17. ožujka 2015.

Labels: 12
13
15