Document ID: 31995R1663

KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1663/95 av den 7 juli 1995 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EEG) nr 729/70 i fråga om förfarandet vid avslutande av räkenskaperna för garantisektionen vid Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket (EUGFJ)
EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,
med beaktande av rådets förordning (EEG) nr 729/70 av den 21 april 1970 om finansiering av den gemensamma jordbrukspolitiken (1), senast ändrad genom förordning (EG) nr 1287/95 (2), särskilt artiklarna 4.6 och 5.3 i denna, och
med beaktande av följande:
Den reform av förfarandet vid avslutande av räkenskaperna som trädde i kraft genom rådets förordning (EG) nr 1287/95, föreskriver införande av närmare bestämmelser om attestering och avslutande av årsbokslut för ackrediterade utbetalningsställen.
Förändringarna av såväl antalet åtgärder som finansieras av garantisektionen vid EUGFJ, som beskaffenheten av dessa, tillsammans med utvecklingen av tekniken för registrering och överföring av information, kräver en översyn av innehåll och beskaffenhet hos den information som skall lämnas till kommissionen för avslutande av räkenskaper.
Kommissionens förordning (EEG) nr 1723/72 (3), senast ändrad genom förordning (EEG) nr 295/88 (4), bör därför upphävas.
Fondkommittén har inte avgivit något yttrande inom den tid som dess ordförande bestämt.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
1. Varje medlemsstat skall fastställa antalet ackrediterade utbetalningsställen enligt artikel 4.2 i förordning (EEG) nr 729/70 efter samråd med kommissionen. Kommissionen kan särskilt meddela vilka eventuella hinder detta antal innebär för att följa de tidsgränser som fastställts i artikel 5.2 b i den förordningen och för insynen avseende kontrollerna av fondens verksamhet. Kommissionen skall underrätta Fondkommittén om vilka utbetalningsställen som ackrediterats i medlemsstaterna.
2. För varje utbetalningsställe skall medlemsstaten underrätta kommissionen om den myndighet eller de myndigheter ("den behöriga myndigheten") som utfärdar och återkallar ackrediteringar, och som fastställer tidsfristen för att göra nödvändiga anpassningar i den mening som avses i artikel 4.4 i förordning (EEG) nr 729/70.
3. Innan ett utbetalningsställe ackrediteras skall den behöriga myndigheten kontrollera att det aktuella organets förvaltnings- och redovisningsrutiner uppfyller kraven i artikel 4.1 a i förordning (EEG) nr 729/70. Kriterierna skall fastställas av medlemsstaten och tillämpas av den behöriga myndigheten vid ackrediteringen med beaktande av kommissionens riktlinjer som anges i bilagan. Om kriterier som har väsentlig betydelse för utbetalningsställets verksamhet inte iakttas skall artikel 4.4 i ovannämnda förordning tillämpas.
Beslutet om ackreditering skall fattas på grundval av en undersökning som skall omfatta de förvaltnings- och redovisningsmässiga förhållandena, inbegripet de som antagits i syfte att skydda gemenskapens intressen beträffande förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager och belopp som skall drivas in. Undersökningen skall särskilt omfatta de rutiner som rör verkställandet av utbetalningar, kassaskyddet, säkerheten hos informationssystem, skötsel av bokföring, ansvarsfördelning samt interna och externa kontrollers lämplighet, allt med avseende på transaktioner som finansieras av garantisektionen vid EUGFJ.
4. Om den behöriga myndigheten finner att det utbetalningsställe som har kontrollerats uppfyller alla relevanta krav, skall den gå vidare med ackrediteringen. I annat fall skall myndigheten ge utbetalningsstället instruktioner för de förvaltnings- och redovisningsrutiner och i synnerhet för de villkor som utbetalningsstället måste uppfylla för att kunna beviljas ackreditering. Ackreditering kan beviljas tillfälligt för en tid som skall fastställas med hänsyn till hur allvarligt problemet är, i avvaktan på att de förändringar som krävs i förvaltnings- och redovisningsrutinerna genomförs.
5. Om ackrediteringen återkallas skall medlemsstaten utse ett annat utbetalningsställe i enlighet med de villkor som fastställts i artikel 4 i förordning (EEG) nr 729/70 och i punkt 3 och 4 i den här artikeln och som säkerställer att betalningar till bidragsmottagare inte avbryts.
6. Ackrediteringshandlingen skall utgöras av en skriftlig bekräftelse på ett organet uppfyller kriterierna för ackreditering och skall i förekommande fall, ange de institutioner som avser förändringar och den fastställda tidsfristen. Handlingen skall överlämnas till kommissionen.
7. Det meddelande som avses i artikel 4.3 i förordning (EEG) nr 729/70 skall lämnas när utbetalningsstället först ackrediteras och skall åtföljas av följande information beträffande varje utbetalningsställe:
- Det ansvar som det ålagts.
- Fördelningen av ansvar mellan avdelningarna.
- Förhållandet till andra organ, offentliga eller privata, som också har ålagts ansvar för att utföra åtgärder som skall bekostas av fonden.
- Det sätt på vilket krav från bidragsmottagare tas emot, kontrolleras och värderas, hur utgifter godkänns, betalas och bokförs.
- Bestämmelser om intern revision.
Den information som skall ges när artikel 4.4 i förordning (EEG) nr 729/70 är tillämplig skall framför allt innehålla instruktioner som avser förvaltnings- och redovisningsrutiner och de anpassningar som utbetalningsstället måste företa för att undvika återkallelse av ackrediteringen, samt den fastställda tidsfristen för genomförandet.
Artikel 2
1. Det samordningsorgan som avses i artikel 4.1 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall vara den enda representanten för medlemsstaten inför kommissionen i alla frågor som rör garantisektionen vid EUGFJ vad gäller
- att sprida gemenskapstexter och riktlinjer till dessa till de olika utbetalningsställena och till de organ som svarar för genomförandet av dessa,
- att främja en harmoniserad tillämpning av gemenskapsreglerna,
- att till kommissionen överlämna de uppgifter som fastställs i den här förordningen och i förordning (EEG) nr 729/70,
- att ställa en fullständig förteckning över alla redovisningsuppgifter, som krävs för statistik och kontroll, till kommissionens förfogande.
Det skall inte vara nödvändigt att översända den information som finns i dokumentform hos utbetalningsställena eller bemyndigande organ till kommissionen. Denna information skall emellertid finnas tillgänglig hos utbetalningsställena eller bemyndigande organ. Ett utbetalningsställe kan fullgöra uppgiften som samordningsorgan förutsatt att de två ansvarsområdena hålls isär. Samordningsorganet kan, när det fullgör sina uppgifter, i enlighet med nationella bestämmelser, utnyttja andra administrativa organ eller avdelningar, särskilt sådana med teknisk eller redovisningsteknisk expertis.
2. Medlemsstaten skall ge kommissionen uppgifter om samordningsorganets namn och den handling, genom vilken organet bildats, samt om de villkor som gäller för dess verksamhet i fråga om administration, redovisning och intern kontroll.
3. Formen och innehållet hos de redovisningsuppgifter som avses i punkt 1 skall fastställas av kommissionen efter samråd med Fondkommittén, och översändas till medlemsstaterna inom tre månader efter det att denna förordning har trätt i kraft. Alla ändringar skall meddelas medlemsstaterna inom tre månader efter den händelse som orsakade ändringen och medlemsstaterna skall införa alla ändringar som krävs i sina informationssystem inom den tidsfrist som fastställs av kommissionen i samråd med Fondkommittén.
Artikel 3
1. Det intyg som avses i artikel 5.1 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall utfärdas av en avdelning eller ett organ som är funktionellt oberoende av utbetalningsstället och samordningsorganet, och som har lämplig teknisk kompetens (det attesterande organet).
Intyget skall grundas på en granskning av rutinerna och av ett urval transaktioner. Det skall gälla betalningarnas överensstämmelse med gemenskapsregler endast vad beträffar förmågan hos utbetalningsställets administrativa strukturer att säkerställa att sådan överensstämmelse har kontrollerats innan betalningen genomförs.
Det attesterande organet skall utföra sin granskning i enlighet med internationellt accepterade revisionsnormer. Granskningen skall genomföras både under och efter slutet av varje räkenskapsår. Det attesterande organet skall före den 31 januari följande år utfärda intyget och också upprätta en rapport om sina iakttagelser, av vilken det särskilt skall framgå om det försäkrat sig om att de redovisningar som skall översändas till kommissionen är rättvisande, fullständiga och korrekta, och att de interna kontrollfunktionerna har fungerat tillfredsställande.
2. Om mer än ett utbetalningsställe är ackrediterat kan medlemsstaten utgå från de intyg som utfärdats av de avdelningar eller organ som attesterade räkenskaperna hos respektive utbetalningställe, förutsatt att den kan övertyga sig om att dessa revisioners omfattning och standard uppfyller de krav som fastställs i punkt 1.
3. Den rapport som avses i punkt 1 skall ange:
- om utbetalningsställets rutiner, särskilt vad beträffar ackrediteringskriterierna, kan ge tillräckliga garantier att gemenskapsreglerna följs för verksamhet som skall bekostas av fonden och vilka rekommendationer som har lämnats för att förbättra systemen,
- om årsrapporten som avses i artikel 4.1 a i denna förordning överensstämmer med bokföringen hos utbetalningsstället,
- om kostnadsredovisningen och redovisningen av interventionsverksamhet som föreskrivs i artikel 5 är en i sak rättvisande, fullständig och korrekt förteckning av den verksamhet som bekostas av fonden,
- om gemenskapens ekonomiska intressen är tillräckligt skyddade i fråga om förskottsbetalningar, erhållna säkerheter, interventionslager och belopp som skall drivas in,
- om rekommendationer till utbetalningsställena om förbättring av systemen har följts upp.
Rapporten skall åtföljas av upplysningar om antalet personer som utfört revisionen och deras kvalifikationer, vilket arbete som utförts, antalet undersökta transaktioner, den nivå som uppnåtts för tillförlitlighet och substans, de svagheter som upptäckts och de rekommendationer som har lämnats för förbättring, och om både det attesterande organets och andra redovisningsorgans verksamhet, interna såväl som externa i förhållande till utbetalningsställena, varifrån hela eller delar av det attesterande organets kontroll av rapporterade uppgifter härrör.
Artikel 4
1. För det avslutande av räkenskaperna som föreskrivs i artikel 5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70, skall medlemsstaterna skicka följande till kommissionen:
a) En årsrapport över utgifter hänförliga till fondens garantisektion och rapporter upprättade av varje avdelning eller organ med stöd av artikel 5.1 i den förordningen.
b) De intyg och rapporter som upprättats av det attesterande organet eller organen.
2. De handlingar som avses i punkt 1 skall sändas till kommissionen i fyra exemplar senast den 10 februari året efter det berörda räkenskapsåret.
3. På kommissionens begäran eller på medlemsstatens initiativ kan ytterligare uppgifter beträffande avslutande av de berörda räkenskaperna sändas till kommissionen fram till en tidsfrist som skall fastställas av kommissionen med hänsyn tagen till det arbete som krävs för att få fram dessa uppgifter. I avsaknad av dessa uppgifter skall kommissionen avsluta räkenskaperna på grundval av den information som den har tillgång till vid utgången av denna tidsfrist.
4. Kommissionen kan acceptera en begäran om anstånd med insändandet av uppgifter i välgrundade fall om begäran lämnas till kommissionen före tidsfristens utgång.
Artikel 5
1. De räkenskaper som avses i artikel 4.1 a skall innefatta följande:
a) Utgifterna summerade per post och delpost i gemenskapens budget.
b) En summering av interventionsåtgärder och en redogörelse för befintliga lagers omfattning och lokalisering vid räkenskapsårets slut.
c) Uppgifter om utgifter, eller bekräftelse på att detaljuppgifter om varje transaktion finns registrerad på datafil till kommissionens förfogande.
d) Bekräftelse på att detaljuppgifter om varje förändring av interventionslager finns registrerad på fil hos utbetalningsstället.
e) Förklaringar av skillnader mellan de utgifter som uppgivits i årsbokslutet och de som för samma period uppgivits i de dokument som avses i artikel 3.5 i förordning (EEG) nr 2776/88 (5), ändrad i artikel 9.7 i den förordningen.
2. De rapporter som avses i artikel 4.1 a i den här förordningen skall innehålla följande information om samordningsorganet och varje utbetalningsställe:
- alla exceptionella transaktioner eller tekniska svårigheter beträffande det aktuella räkenskapsåret,
- alla viktiga förändringar avseende informationen enligt artikel 1.7 sedan föregående rapport.
Artikel 6
Det bokföringsunderlag som avser utgifter finansierade av och inkomster som skall betalas in till garantisektionen vid EUGFJ, skall hållas till kommissionens förfogande i minst tre år efter det att kommissionen har avslutat räkenskaperna för det aktuella räkenskapsåret, och, i det fall beslutet om avslutande av räkenskaperna är föremål för ett förfarande inför Europeiska gemenskapernas domstol, upp till ett år efter det att domstolsförfarandet avslutats.
Artikel 7
1. I beslutet om avslutande av räkenskaperna som avses i artikel 5.2 b i förordning (EEG) nr 729/70 skall fastställas beloppet av de utgifter som tas i anspråk i varje medlemsstat under räkenskapsåret i fråga och som skall bekostas av EUGFJ utan att detta påverkar beslut som fattas senare i enlighet med punkt 2 c i den artikeln.
De belopp som skall betalas in av eller betalas ut till varje medlemsstat, som en följd av ovan nämnda beslut, skall fastställas genom att de förskott som betalats för det aktuella räkenskapsåret dras av från den utgift som godkänts för samma år enligt första stycket. Dessa belopp skall dras från, eller läggas till de förskott som skall betalas från och med den andra månaden efter den månad då beslutet om avslutande av räkenskaperna vann laga kraft.
2. Kommissionen skall meddela den berörda medlemsstaten resultaten av kontrollerna av de uppgifter som lämnats tillsammans med eventuella förslag till ändringar före den 31 mars året efter räkenskapsårets slut.
3. Om kommissionen inte kan avsluta medlemsstatens räkenskaper före den 30 april följande år, av skäl som är hänförliga till medlemsstaten i fråga, skall kommissionen underrätta medlemsstaten om de ytterligare undersökningar som den avser att genomföra enligt artikel 9 i förordning (EEG) nr 729/70.
Artikel 8
1. När kommissionen, till följd av en eventuell undersökning anser att utgifter inte har verkställts i enlighet med gemenskapsreglerna, skall den meddela den berörda medlemsstaten sina iakttagelser, de korrigerande åtgärder som skall vidtas för att säkerställa framtida uppfyllande av reglerna och en utvärdering av de utgifter som den föreslår skall uteslutas enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70. Meddelandet skall innehålla en hänvisning till den här förordningen. Medlemsstaten skall svara inom två månader och kommissionen kan därvid ändra sitt ställningstagande. I berättigade fall får kommissionen medge en förlängning av denna svarsperiod.
Efter utgången av den tillåtna svarstiden skall kommissionen inleda en ömsesidig diskussion och båda parterna skall söka nå en överenskommelse om vilka åtgärder som skall vidtas. Kommissionen skall sedan formellt meddela sina slutsatser till medlemsstaten med hänvisning till kommissionens beslut 94/442/EG (6).
2. De beslut som avses i artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70 skall fattas efter det att eventuella rapporter som upprättats av förlikningsorganet har granskats enligt bestämmelserna i beslut 94/442/EG.
3. Det belopp som skall dras av från gemenskapens finansiering enligt artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 729/70 skall göras från förskotten avseende utgifterna för den andra månaden efter beslutet enligt beslut 94/442/EG. På medlemsstatens begäran, och när det är befogat med hänsyn till avdragets storlek, kan kommissionen emellertid efter samråd med Fondkommittén besluta om ett annat datum.
Artikel 9
Förordning (EEG) nr 1723/72 skall upphöra att gälla den 16 oktober 1995.
Den skall dock fortfarande gälla i fråga om avslutande av räkenskaperna för garantifonden till och med räkenskapsår 1995.
Artikel 10
Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska gemenskapernas officiella tidning.
Den skall tillämpas från och med det räkenskapsår som börjar den 16 oktober 1995.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 7 juli 1995.

Labels: 4
7
12
18
15