Document ID: 32011D0871

DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL 2011/871/PESK
tad-19 ta’ Diċembru 2011
li tistabbilixxi mekkaniżmu sabiex jiġi amministrat il-finanzjament tal-ispejjeż komuni tal-operazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea li jkollhom implikazzjonijiet militari jew ta’ difiża (ATHENA)
IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidra t-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikoli 26(2) u 41(2) tiegħu,
Billi:
(1)
Il-Kunsill Ewropew, li ltaqa' f'Helsinki fl-10 u l-11 ta’ Diċembru 1999, ftiehem b'mod partikolari li, “waqt li jikkoperaw volontarjament f'operazzjonijiet immexxija mill-UE, l-Istati Membri għandhom ikunu jistgħu, mill-2003 'l hawn, jiskjeraw fi żmien 60 jum, u jmantnu għal tal-inqas sena, forzi militari ta’ minn 50 000 sa 60 000 persuna, kapaċi għall-firxa sħiħa tal-kompiti ta’ Petersberg”.
(2)
Fis-17 ta’ Ġunju 2002, il-Kunsill approva l-metodi tal-finanzjament ta’ operazzjonijiet immexxija mill-UE tal-immaniġġar ta’ kriżijiet li jkollhom implikazzjonijiet militari jew ta’ difiża.
(3)
Il-Kunsill fil-konklużjonijiet tiegħu tal-14 ta’ Mejju 2003 kkonferma l-ħtieġa ta’ kapaċità ta’ reazzjoni rapida, b'mod partikolari għal kompiti umanitarji u ta’ salvataġġ.
(4)
Il-Kunsill Ewropew, li ltaqa' f'Tessaloniki fid-19 u l-20 ta’ Ġunju 2003, laqa' l-konklużjonijiet laqgħa tal-Kunsill fid-19 ta’ Mejju 2003, fejn b'mod partikolari ġiet ikkonfermata l-ħtieġa ta’ kapaċità ta’ reazzjoni rapida militari tal-Unjoni Ewropea.
(5)
Fit-22 ta’ Settembru 2003, il-Kunsill iddeċieda li l-Unjoni Ewropea għandha takkwista l-kapaċità flessibbli sabiex tamministra l-finanzjament tal-ispejjeż komuni ta’ operazzjonijiet militari ta’ kwalunkwe skala, komplessità jew urġenza, b'mod partikolari bl-istabbiliment, sal-1 ta’ Marzu 2004, ta’ mekkaniżmu ta’ finanzjament permanenti sabiex jassumi l-inkarigu tal-finanzjament tal-ispejjeż komuni ta’ kwalunkwe operazzjoni militari futura tal-UE.
(6)
Fit-23 ta’ Frar 2004, il-Kunsill adotta d-Deċiżjoni 2004/197/PESK li tistabbilixxi mekkaniżmu sabiex jiġi amministrat il-finanzjament tal-ispejjeż komuni tal-operazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea li jkollhom implikazzjonijiet militari jew ta’ difiża (1). Id-Deċiżjoni ġiet sussegwement emendata u sostitwita diversi drabi, l-aktar reċenti bid-Deċiżjoni 2008/975/PESK (2).
(7)
L-Unjoni Ewropea hija kapaċi twettaq operazzjonijiet ta’ Rispons Militari Rapidu f'konformità mal-kunċett iddefinit mill-Kumitat Militari tal-UE. L-Unjoni Ewropea hija kapaċi tiskjera Gruppi Tattiċi f'konformità mal-kunċett iddefinit mill-Kumitat Militari tal-UE.
(8)
L-iskema għall-prefinanzjament hija maħsuba l-ewwel u qabel kollox għall-operazzjonijiet ta’ Rispons Rapidu.
(9)
L-eżerċizzji fil-livell strateġiku politiku u militari tal-istrutturi u l-proċeduri ta’ kmand u kontroll għall-operazzjonijiet militari tal-UE permezz tal-eżerċizzji tal-kwartieri ġenerali tal-UE, kif approvati mill-Kumitat Politiku u ta’ Sigurtà (KPS), jikkontribwixxu għat-titjib tat-tħejjija operattiva ġenerali tal-Unjoni.
(10)
Il-Kunsill jiddeċiedi fuq bażi ta’ każ b'każ jekk operazzjoni għandhiex implikazzjonijiet militari jew ta’ difiża, fis-sens tal-Artikolu 41(2) tat-Trattat tal-Unjoni Ewropea (“TUE”).
(11)
Fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 41(2) tat-TUE jipprevedi li l-Istati Membri, li r-rappreżentanti tagħhom fil-Kunsill ikunu għamlu dikjarazzjoni formali skont it-tieni subparagrafu tal-Artiklu 31(1) tiegħu, ma għandhomx ikunu obbligati jikkontribwixxu għall-finanzjament tal-operazzjoni konċernata li jkollha implikazzjonijiet militari jew ta’ difiża.
(12)
Skont l-Artikolu 5 tal-Protokoll (Nru 22) dwar il-pożizzjoni tad-Danimarka anness mat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u mat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, id-Danimarka ma tipparteċipax fl-elaborazzjoni u fl-implementazzjoni ta’ deċiżjonijiet u azzjonijiet tal-Unjoni li jkollhom implikazzjonijiet ta’ difiża, Id-Danimarka ma tipparteċipax f'din id-Deċiżjoni u għalhekk ma tipparteċipax fil-finanzjament tal-mekkaniżmu.
(13)
F'konformità mal-Artikolu 44 tad-Deċiżjoni 2008/975/PESK, il-Kunsill ipproċeda għar-reviżjoni ta’ din id-Deċiżjoni u qabel li jsirulha xi emendi.
(14)
Għal raġunijiet ta’ ċarezza, għandha titħassar id-Deċiżjoni 2008/975/PESK u tiġi sostitwita b'Deċiżjoni ġdida,
ADOTTA DIN ID-DEĊIJŻONI:
Artikolu 1
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni:
(a)
“Stati Membri parteċipanti” tfisser l-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea, ħlief id-Danimarka;
(b)
“Stati kontribwenti” tfisser l-Istati Membri li jikkontribwixxu għall-finanzjament tal-operazzjoni militari in kwistjoni konformement mal-Artikolu 41(2) tat-TUE u l-Istati terzi li jikkontribwixxu għall-finanzjament tal-ispejjeż komuni ta’ din l-operazzjoni skont il-ftehim bejnhom u l-Unjoni Ewropea;
(c)
“operazzjonijiet” tfisser l-operazzjonijiet tal-UE li jkollhom implikazzjonijiet militari jew ta’ difiża;
(d)
“azzjonijiet militari ta’ appoġġ” tfisser l-operazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, jew partijiet minnhom, deċiżi mill-Kunsill b'appoġġ għal Stat terz jew organizzazzjoni terza, li jkollhom implikazzjonijiet militari jew ta’ difiża, iżda li ma jkunux taħt l-awtorità tal-Kwartieri Ġenerali tal-Unjoni Ewropea.
KAPITOLU 1
MEKKANIŻMU
Artikolu 2
Stabbiliment tal-mekkaniżmu
1. Huwa b'dan stabbilit mekkaniżmu sabiex jiġi amministrat il-finanzjament tal-ispejjeż komuni ta’ operazzjonijiet.
2. Il-mekkaniżmu għandu jissejjaħ ATHENA.
3. ATHENA għandha taġixxi f'isem l-Istati Membri parteċipanti jew, fir-rigward tal-operazzjonijiet speċifiċi, f'isem l-Istati kontribwenti.
Artikolu 3
Kapaċità legali
Bil-ħsieb tal-ġestjoni amministrattiva tal-finanzjament ta’ operazzjonijiet tal-UE b'implikazzjonijiet militari jew ta’ difiża, ATHENA għandha jkollha l-kapaċità ġuridika meħtieġa, b'mod partikolari, sabiex iżżomm kontijiet bankarji, takkwista, iżżomm jew tiddisponi minn proprjetà, tidħol f'kuntratti u arranġamenti amministrattivi u tkun parti minn proċedimenti legali. ATHENA m'għandux ikollha skop ta’ profitt.
Artikolu 4
Koordinazzjoni ma’ partijiet terzi
Sa fejn ikun meħtieġ sabiex twettaq il-kompiti tagħha, u konformement mal-objettivi u l-linji politiċi tal-Unjoni Ewropea, ATHENA għandha tikkoordina l-attivitajiet tagħha mal-Istati Membri, mal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni, u mal-organizzazzjonijiet internazzjonali.
KAPITOLU 2
STRUTTURA ORGANIZZATTIVA
Artikolu 5
Korpi amministrattivi u persunal
1. ATHENA għandha tkun amministrata, taħt l-awtorità ta’ Kumitat Speċjali minn:
(a)
l-amministratur;
(b)
il-kmandant ta’ kull operazzjoni, fir-rigward tal-operazzjoni li hu jikkmanda (“kmandant tal-operazzjoni”);
(c)
l-uffiċjal tal-kontabbiltà.
2. ATHENA għandha tuża l-istrutturi amministrattivi eżistenti tal-Unjoni sa fejn ikun l-aktar possibbli. ATHENA għandha tirrikorri għall-persunal li jkun sar disponibbli kif meħtieġ mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni jew li jkun sekondat mill-Istati Membri.
3. Is-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill jista' jipprovdi l-persunal meħtieġ lill-amministratur u lill-uffiċjal tal-kontabbiltà sabiex dawn iwettqu l-funzjonijiet tagħhom, li jistgħu jkunu abbażi ta’ proposta minn Stat Membru parteċipant.
4. Il-korpi u l-persunal ta’ ATHENA għandhom ikunu attivati fuq il-bażi tal-ħtiġijiet operattivi.
Artikolu 6
Kumitat Speċjali
1. Huwa b'dan stabbilit Kumitat Speċjali magħmul minn rappreżentant wieħed ta’ kull Stat Membru parteċipanti.
Ir-rappreżentanti tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE) u tal-Kummissjoni għandhom jiġu mistiedna għal-laqgħat tal-Kumitat Speċjali mingħajr ma jieħdu sehem fil-votazzjonijiet tiegħu.
2. ATHENA għandha tkun amministrata taħt l-awtorità tal-Kumitat Speċjali.
3. Meta l-Kumitat Speċjali jkun qiegħed jiddiskuti l-finanzjament tal-ispejjeż komuni ta’ operazzjoni partikolari:
(a)
il-Kumitat Speċjali għandu jkun magħmul minn rappreżentant wieħed ta’ kull Stat Membru kontribwenti;
(b)
ir-rappreżentanti tal-Istati terzi kontribwenti għandhom jipparteċipaw fil-proċedimenti tal-Kumitat Speċjali. Huma la għandhom jieħdu sehem u lanqas ikunu preżenti fil-voti tiegħu;
(c)
il-kmandant tal-operazzjoni jew ir-rappreżentant tiegħu għandu jipparteċipa fil-proċedimenti tal-Kumitat Speċjali, mingħajr ma jieħu sehem fil-voti tiegħu.
4. Il-Presidenza tal-Kunsill għandha ssejjaħ u tippresjedi l-laqgħat tal-Kumitat Speċjali. L-amministratur għandu jipprovdi s-segretarjat għall-Kumitat Speċjali. Hu għandu jfassal il-minuti tar-riżultat tad-diskussjonijiet Kumitat. Hu ma għandux jieħu sehem fil-voti tiegħu.
5. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jipparteċipa kif meħtieġ fil-proċedimenti tal-Kumitat Speċjali, mingħajr ma jieħu sehem fil-voti tiegħu.
6. Jekk Stat Membru parteċipant, l-amministratur jew il-kmandant tal-operazzjoni jitlob hekk, il-Presidenza għandha ssejjaħ lill-Kumitat Speċjali fi żmien mhux aktar minn 15-il jum.
7. L-amministratur għandu jinforma b'mod adegwat lill-Kumitat Speċjali dwar kwalunkwe pretensjoni jew tilwima li tinvolvi lil ATHENA.
8. Il-Kumitat Speċjali għandu jiddeċiedi b'mod unanimu bejn il-membri tiegħu, b'kont meħud tal-kompożizzjoni tiegħu kif definit fil-paragrafi 1 u 3. Id-deċiżjonijiet tiegħu għandhom ikunu vinkolanti.
9. Il-Kumitat Speċjali japprova l-baġits kollha, filwaqt li jikkunsidra l-ammonti rilevanti ta’ referenza, u ġeneralment jeżerċita l-kompetenzi skont din id-Deċiżjoni.
10. Il-Kumitat Speċjali għandu jkun informat mill-amministratur, il-kmandant tal-operazzjoni u l-uffiċjal tal-kontabbiltà kif previst f'din id-Deċiżjoni.
11. It-test tal-atti approvati mill-Kumitat Speċjali skont din id-Deċiżjoni għandu jiġi ffirmat fil-ħin tal-approvazzjoni tagħhom mill-President tal-Kumitat Speċjali u mill-amministratur.
Artikolu 7
Amministratur
1. Is-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill, wara li jkun informa lill-Kumitat Speċjali, għandu jaħtar lill-amministratur u mill-inqas deputat amministratur wieħed għal perijodu ta’ tliet snin.
2. L-amministratur għandu jwettaq dmirijiet tiegħu f'isem ATHENA.
3. L-amministratur:
(a)
għandu jfassal u jippreżenta kull abbozz ta’ baġit lill-Kumitat Speċjali. It-taqsima “għan-nefqa” għal operazzjoni fi kwalunkwe abbozz ta’ baġit għandha titfassal abbażi ta’ proposta mill-kmandant tal-operazzjoni;
(b)
għandu jadotta l-baġits wara l-approvazzjoni tagħhom mill-Kumitat Speċjali;
(c)
għandu jkun l-uffiċjal awtorizzanti “għad-dħul”, “għall-ispejjeż komuni li jkunu saru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet” u “spejjeż komuni operattivi” li jkunu saru barra mill-fażi attiva tal-operazzjoni;
(d)
għandu, rigward id-dħul, jimplimenta l-arranġamenti finanzjarji magħmula ma’ partijiet terzi fir-rigward finanzjament tal-ispejjeż komuni tal-operazzjonijiet militari tal-UE;
(e)
għandu jiftaħ kont bankarju wieħed jew aktar f'isem ATHENA.
4. L-amministratur għandu jiżgura li jkun hemm konformità mar-regoli stabbiliti minn din id-Deċiżjoni, u li d-deċiżjonijiet tal-Kumitat Speċjali jkunu implimentati.
5. L-amministratur għandu jkun awtorizzat li jadotta kwalunkwe miżura li hu jqis meħtieġa għall-implimentazzjoni tan-nefqa finanzjata permezz ta’ ATHENA. Hu għandu jinforma lill-Kumitat Speċjali b'dan.
6. L-amministratur għandu jikkoordina l-ħidma dwar kwistjonijiet finanzjarji relatati mal-operazzjonijiet militari tal-UE. Hu għandu jkun il-punt ta’ kuntatt mal-amministrazzjonijiet nazzjonali u, skont il-każ, mal-organizzazzjonijiet internazzjonali dwar dawn il-materji.
7. L-amministratur għandu jkun responsabbli lejn il-Kumitat Speċjali.
Artikolu 8
Kmandant tal-operazzjoni
1. Il-kmandant tal-operazzjoni għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu f'isem ATHENA fir-rigward tal-finanzjament tal-ispejjeż komuni tal-operazzjoni li hu jikkmanda.
2. Għall-operazzjoni li hu jikkmanda, il-kmandant tal-operazzjoni għandu:
(a)
jibgħat lill-amministratur il-proposti tiegħu għat-taqsima tan-“nefqa - spejjeż komuni operattivi” tal-abbozz tal-baġits;
(b)
bħala uffiċjal awtorizzanti, jimplimenta l-approprjazzjonijiet fir-rigward tal-ispejjeż komuni operattivi kif ukoll in-nefqa skont l-Artikolu 28; hu għandu jeżerċita l-awtorità tiegħu fuq kwalunkwe persuna li tkun qed tipparteċipa fl-implimentazzjoni ta’ dawk l-approprjazzjonijiet, inkluż il-prefinanzjament; hu jista' jagħti kuntratti u jidħol f'kuntratti f'isem ATHENA; hu għandu jiftaħ kont bankarju f'isem ATHENA għall-operazzjoni li hu jikkmanda.
3. Il-kmandant tal-operazzjoni għandu jkun awtorizzat li jadotta kwalunkwe miżura li hu jqis meħtieġa għall-implimentazzjoni tan-nefqa finanzjata permezz ta’ ATHENA, għall-operazzjoni li hu jikkmanda. Hu għandu jinforma lill-amministratur u lill-Kumitat Speċjali b'dan.
4. Ħlief f'ċirkostanzi debitament ġustifikati approvati mill-Kumitat Speċjali wara proposta mill-amministratur, il-kmandant tal-operazzjoni għandu juża s-sistema tal-kontabbiltà u tal-ġestjoni tal-assi pprovduta f'ATHENA. L-amministratur għandu jinforma lill-Kumitat Speċjali minn qabel meta huwa jikkunsidra li jeżistu ċirkostanzi bħal dawn.
Artikolu 9
L-uffiċjal tal-kontabbiltà
1. Is-Segretarju Ġenerali Kunsill għandu jaħtar l-uffiċjal tal-kontabbiltà u mill-inqas deputat uffiċjal wieħed tal-kontabbiltà għal perijodu ta’ tliet snin.
2. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu f'isem ATHENA.
3. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jkun responsabbli għal:
(a)
l-implimentazzjoni xierqa ta’ pagamenti, ġbir tad-dħul u rkupru tal-ammonti stabbiliti bħala esiġibbli;
(b)
it-tħejjija tar-rapporti finanzjarji għal ATHENA kull sena, u, wara t-tmiem ta’ kull operazzjoni, il-kontijiet għal dik l-operazzjoni;
(c)
l-appoġġ għall-amministratur meta hu jippreżenta l-kontijiet annwali jew il-kontijiet għal operazzjoni lill-Kumitat Speċjali għall-approvazzjoni;
(d)
iż-żamma tal-kontijiet għal ATHENA;
(e)
l-istabbiliment tar-regoli tal-kontabbiltà u l-metodi u l-karta tal-kontijiet;
(f)
l-istabbiliment u l-validazzjoni tas-sistemi tal-kontabbiltà għad-dħul u, fejn ikun il-każ, il-validazzjoni tas-sistemi stabbiliti mill-uffiċjal awtorizzanti sabiex iforni jew jiġġustifika l-informazzjoni tal-kontabbiltà;
(g)
iż-żamma tad-dokumenti sekondarji;
(h)
l-amministrazzjoni tat-teżor, b'mod konġunt mal-amministratur.
4. L-amministratur u l-kmandant tal-operazzjoni għandhom jipprovdu lill-uffiċjal tal-kontabbiltà l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-produzzjoni tal-kontijiet li jirrappreżentaw eżattament l-assi finanzjarji ta’ ATHENA u l-implimentazzjoni tal-baġit amministrat minn ATHENA. Dawn għandhom jiggarantixxu l-affidabbiltà tagħha.
5. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jkun responsabbli lejn il-Kumitat Speċjali.
Artikolu 10
Dispożizzjonijiet ġenerali applikabbli għall-amministratur, għall-uffiċjal tal-kontabbiltà u għall-persunal ta’ ATHENA
1. Il-funzjonijiet ta’ amministratur jew deputat amministratur, fuq naħa waħda, u uffiċjal tal-kontabbiltà jew deputat uffiċjal tal-kontabbiltà, fuq l-oħra, għandhom ikunu reċiprokament inkompatibbli.
2. Kwalunkwe deputat amministratur għandu jaġixxi taħt l-awtorità tal-amministratur. Kull deputat uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jaġixxi taħt l-awtorità tal-uffiċjal tal-kontabbiltà.
3. Deputat amministratur għandu jissostitwixxi lill-amministratur meta jkun assenti. Deputat uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jissostitwixxi lill-uffiċjal tal-kontabbiltà meta jkun assenti.
4. Meta jkunu qed iwettqu funzjonijiet f'isem ATHENA, l-uffiċjali u l-impjegati l-oħra tal-Unjoni Ewropea għandhom jibqgħu soġġetti għar-regoli u r-regolamenti applikabbli għalihom.
5. Il-persunal li jkun impoġġi għad-dispożizzjoni ta’ ATHENA mill-Istati Membri għandu jkun soġġett għall-istess regoli bħal dawk stabbiliti fid-deċiżjoni tal-Kunsill dwar ir-regoli applikabbli għall-esperti nazzjonali fuq sekondament, u għad-dispożizzjonijiet maqbula bejn l-amministrazzjoni nazzjonali tagħhom u l-istituzzjoni tal-Unjoni jew ATHENA.
6. Qabel il-ħatra tagħhom, il-persunal ta’ ATHENA għandu jkun irċieva permess għall-aċċess għal informazzjoni klassifikata sa mill-inqas il-livell “Secret UE” miżmuma mill-Kunsill, jew permess ekwivalenti minn Stat Membru.
7. L-amministratur jista' jinnegozja u jidħol f'arranġamenti mal-Istati Membri jew ma’ istituzzjonijiet tal-Unjoni bil-ħsieb li jinnominaw minn qabel dak il-persunal li, jekk meħtieġ, ikun jista' jsir immedjatament disponibbli għal ATHENA.
KAPITOLU 3
ARRANĠAMENTI AMMINISTRATTIVI U KUNTRATTI QAFAS
Artikolu 11
Arranġamenti amministrattivi u kuntratti qafas
1. Jistgħu jiġu negozjati arranġamenti amministrattivi mal-Istati Membri, l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni Ewropea, Stati terzi u organizzazzjoni internazzjonali sabiex ikunu faċilitati l-akkwisti fil-post u/jew l-aspetti finanzjarji ta’ appoġġ reċiproku fil-qafas ta’ operazzjonijiet bl-aktar mod effikaċi possibbli għall-ispejjeż involuti.
2. Arranġamenti bħal dawn għandhom ikunu:
(a)
soġġetti għall-konsultazzjoni tal-Kumitat Speċjali meta jiġu konklużi ma’ Stati Membri, istituzzjonijiet jew korpi tal-Unjoni;
(b)
preżentati għall-approvazzjoni tal-Kumitat Speċjali meta jiġu konklużi ma’ Stati terzi jew istituzzjonijiet internazzjonali.
3. Dawn l-arranġamenti għandhom jiġu ffirmati mill-amministratur jew, fejn adatt, mill-kmandant tal-operazzjoni rispettiv, li jaġixxi f'isem ATHENA, u mill-awtoritajiet amministrattivi kompetenti tal-partijiet l-oħra imsemmija fil-paragrafu 1.
4. Jistgħu jiġu konklużi kuntratti qafas sabiex ikun iffaċilitat l-akkwist bl-aktar mod kosteffettiv. Dawn il-kuntratti għandhom jiġu ppreżentati lill-Kumitat Speċjali għall-approvazzjoni qabel ma jiġu ffirmati mill-amministratur u għandhom ikunu disponibbli għall-Istati Membri u l-kmandanti tal-operazzjoni jekk dawn ikunu jixtiequ jagħmlu użu minnhom. Din id-dispożizzjoni ma għandha timponi l-ebda obbligu fuq xi Stat Membru biex juża jew jakkwista merkanzija jew servizzi abbażi ta’ kuntratt qafas.
Artikolu 12
Arranġamenti amministrattivi permanent u ad hoc dwar modalitajiet għall-ħlas tal-kontribuzzjonijiet tal-Istati terzi
1. Fil-qafas tal-ftehim konklużi bejn l-UE u l-Istati terzi indikati mill-Kunsill bħala kontributuri potenzjali għall-operazzjonijiet tal-UE jew bħala kontributuri ta’ operazzjoni speċifika tal-UE, l-amministratur għandu jinnegozja ma’ dawn l-Istati terzi l-arranġamenti amministrattivi permanenti jew ad hoc, rispettivament. Dawn l-arranġamenti għandhom jieħdu l-forma ta’ skambju ta’ Ittri bejn ATHENA u s-servizzi amministrattivi kompetenti tal-Istati terzi kkonċernati li jistabbilixxu l-modalitajiet meħtieġa sabiex jiġi ffaċilitat il-ħlas malajr tal-kontribuzzjonijiet.
2. Sa meta jiġu konklużi l-ftehim imsemmija fil-paragrafu 1, l-amministratur jista' jieħu l-miżuri meħtieġa sabiex jiġu ffaċititati l-ħlasijiet mill-Istati terzi kontribwenti.
3. L-amministratur għandu jinforma lill-Kumitat Speċjali minn qabel dwar l-arranġamenti previsti imsemmija fil-paragrafu 1, qabel ma jiffirmahom f'isem ATHENA.
4. Meta operazzjoni militari tiġi mnedija mill-Unjoni, l-amministratur għandu, għall-ammonti ta’ kontribuzzjonijiet deċiżi mill-Kunsill, jimplimenta l-arranġamenti mal-Istati terzi li jikkontribwixxu għal dik l-operazzjoni.
KAPITOLU 4
KONTIJIET BANKARJI
Artikolu 13
Ftuħ u għan
1. Kwalunkwe kont bankarju għandu jinfetaħ f'istituzzjoni finanzjarja tal-ogħla kalibru bl-uffiċċju prinċipali tagħha fi Stat Membru u għandu jkun kont kurrenti jew kont ta’ skadenza qasira f'euro. F'ċirkostanzi debitament ġustifikati, u wara l-approvazzjoni tal-amministratur, jistgħu jinfetħu kontijiet f'istituzzjonijiet finanzjarji bl-uffiċċju prinċipali tagħhom barra mill-Istati Membri.
2. F'ċirkostanzi debitament ġustifikati, il-kontijiet jistgħu jinfetħu f'muniti li mhumiex l-euro.
3. Il-kontribuzzjonijiet minn Stati kontribwenti għandhom jitħallsu f'dawn il-kontijiet bankarji. Dawn għandhom jintużaw sabiex jitħallsu l-ispejjeż amministrati minn ATHENA u sabiex isiru l-avvanzi meħtieġa lill-kmandant tal-operazzjoni għall-implimentazzjoni tan-nefqa relatata mal-ispejjeż komuni tal-operazzjoni militari.
Artikolu 14
Amministrazzjoni ta’ fondi
1. Kwalunkwe ħlas mill-kont ta’ ATHENA għandu jeħtieġ il-firma konġunta tal-amministratur jew id-deputat amministratur, fuq naħa waħda, u tal-uffiċjal tal-kontabbiltà jew id-deputat uffiċjal tal-kontabbiltà, fuq l-oħra.
2. Ma jistgħux jinġibdu flus aktar milli jkun hemm depożitati, minn l-ebda kont bankarju.
KAPITOLU 5
SPEJJEŻ KOMUNI
Artikolu 15
Definizzjoni ta’ spejjeż komun u perijodi ta’ eliġibbiltà
1. L-ispejjeż komuni elenkati fl-Anness I għandhom ikunu għas-spejjeż ta’ ATHENA kull meta dawn isiru. Meta jiddaħħlu f'artikolu tal-baġit li juri l-operazzjoni li għaliha huma l-aktar relatati, dawn għandhom jiġu kkunsidrati bħala spejjeż operattivi ta’ dik l-operazzjoni. Altrimenti, huma għandhom jiġu kkunsidrati bħala spejjeż komuni li jkunu saru fit-tħejjija għal, jew wara, l-operazzjonijiet.
2. Barra minn dan, ATHENA għandha terfa' r-responsabbiltà tal-ispejjeż komuni operattivi elenkati fl-Anness II matul il-perijodu mill-approvazzjoni tal-Kunċett ta’ Maniġġar ta’ Kriżijiet għall-operazzjoni sal-ħatra tal-kmandant tal-operazzjoni. F'ċirkostanzi partikolari, wara li l-KPS ikun ġie kkonsultat, il-Kumitat Speċjali jista' jimmodifika l-perijodu li fih dawn l-ispejjeż għandhom jiġu sostnuti minn ATHENA.
3. Matul il-fażi attiva ta’ operazzjoni, li tibda mid-data li fiha jinħatar il-kmandant tal-operazzjoni sal-jum li fih il-kwartieri ġenerali tal-operazzjoni jwaqqaf l-attività tiegħu, ATHENA għandha terfa' bħala spejjeż komuni operattivi:
(a)
l-ispejjeż komuni elenkati fil-Parti A tal-Anness III;
(b)
l-ispejjeż komuni elenkati fil-Parti B tal-Anness III, meta l-Kunsill hekk jiddeċiedi;
(c)
l-ispejjeż komuni elenkati fil-Parti Ċ tal-Anness III, meta mitluba mill-Kmandant tal-Operazzjoni b'approvazzjoni mill-Kumitat Speċjali.
4. Matul il-fażi attiva ta’ azzjoni militari ta’ appoġġ, kif determinat mill-Kunsill, ATHENA għandha terfa' bħala spejjeż komuni operattivi l-ispejjeż komuni definiti mill-Kunsill fuq bażi ta’ każ b'każ b'referenza għall-Anness III.
5. L-ispejjeż komuni operattivi ta’ operazzjoni jinkludu wkoll in-nefqa meħtieġa sabiex din tiġi terminata, kif elenkat fl-Anness IV.
L-operazzjoni tkun terminata meta t-tagħmir u l-infrastruttura finanzjati b'mod komuni għall-operazzjoni jkunu sabu d-destinazzjoni finali tagħhom u l-kontijiet għall-operazzjoni jkunu ġew approvati.
6. L-ebda nefqa li ssir bil-ħsieb li tkopri l-ispejjeż li fi kwalunkwe każ ikunu nġarru minn Stat kontribwent wieħed jew aktar, istituzzjoni tal-Unjoni jew organizzazzjoni internazzjonali, indipendentement mill-organizzazzjoni ta’ operazzjoni, ma tista' tkun eliġibbli bħala spiża komuni.
7. Il-Kumitat Speċjali jista' jiddeċiedi fuq bażi ta’ każ b'każ li, minħabba ċirkostanzi partikolari, ċerti spejjeż inkrementali diversi minn dawk elenkati fil-Parti B tal-Anness III għandhom jitqiesu bħala spejjeż komuni għal operazzjoni waħda partikolari matul il-fażi attiva tagħha.
8. Jekk l-unanimità ma tkunx tista' tinkiseb fil-Kumitat Speċjali, dan tal-aħħar, fuq l-inizjattiva tal-Presidenza, jista' jippreżenta din il-kwistjoni lill-Kunsill.
Artikolu 16
Eżerċizzji
1. L-ispejjeż komuni tal-eżerċizzji tal-Unjoni Eropea għandhom ikunu finanzjati permezz ta’ ATHENA skont ir-regoli u l-proċeduri simili għal dawk ta’ operazzjonijiet li għalihom jikkontribwixxu l-Istati Membri kollha parteċipanti.
2. Dawn l-ispejjeż komuni tal-eżerċizzju għandhom ikunu magħmula minn, l-ewwelnett, spejjeż inkrementali għall-kwartieri ġenerali li jistgħu jiġu skjerati jew li jkunu fissi, u t-tieni, spejjeż inkrementali li jsiru minn rikors tal-UE għall-assi u l-kapaċitajiet komuni tan-NATO meta dawn ikunu saru disponibbli għal eżerċizzju.
3. L-ispejjeż komuni tal-eżerċizzju ma għandhomx jinkludu spejjeż relatati ma':
(a)
akkwisti kapitali, inklużi dawk relatati ma’ bini, infrastruttura u tagħmir;
(b)
l-ippjanar u l-fażi preparatorja ta’ eżerċizzji, sakemm mhux approvati mill-Kumitat Speċjali;
(c)
it-trasport, il-kwartieri u l-alloġġi għall-forzi.
Artikolu 17
Ammont ta’ referenza
Kwalunkwe deċiżjoni tal-Kunsill li biha l-Kunsill jiddeċiedi li jistabbilixxi jew jestendi operazzjoni militari tal-UE għandha tinkludi ammont ta’ referenza għall-ispejjeż komuni ta’ dik l-operazzjoni. Bl-appoġġ b'mod partikolari persunal militari tal-Unjoni u, jekk hu jkun fil-kariga, bl-appoġġ tal-kmandant tal-operazzjoni, l-amministratur għandu jevalwa l-ammont meqjus meħieġ sabiex ikopri l-ispejjeż komuni tal-operazzjoni għall-perijodu ppjanat. L-amministratur għandu jipproponi dan l-ammont permezz tal-Presidenza lill-korp tal-Kunsill responsabbli għall-eżami tal-abbozz ta’ deċiżjoni. Il-membri tal-Kumitat Speċjali għandhom jiġu mistiedna għad-diskussjonijiet ta’ dan il-korp fir-rigward tal-ammont ta’ referenza.
KAPITOLU 6
BAĠIT
Artikolu 18
Prinċipji baġitarji
1. Il-baġit, stabbilit f'euro, huwa l-att li għal kull sena finanzjarja jistabbilixxi u jawtorizza d-dħul u n-nefqa kollha relatati mal-ispejjeż komuni amministrati minn ATHENA.
2. In-nefqa kollha għandha tkun marbuta ma’ operazzjoni speċifika, ħlief fejn ikun il-każ għall-ispejjeż elenkati fl-Anness I.
3. L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit huma awtorizzati għall-perijodu ta’ sena finanzjarja li tibda fl-1 ta’ Jannar u tintemm fil-31 ta’ Diċembru tal-istess sena.
4. Id-dħul u n-nefqa tal-baġit għandhom ikunu f'bilanċ.
5. L-ebda dħul u l-ebda nefqa, li tkun relatata mal-ispejjeż komuni, ma tista' tiġi implimentata ħlief bl-allokazzjoni għal intestatura fil-baġit u fil-limitu tal-approprjazzjonijiet imdaħħla hemm, ħlief f'konformità mal-Artikolu 32(5).
Artikolu 19
Baġit annwali
1. Kull sena l-amministratur għandu jfassal abbożż ta’ baġit għas-sena finanzjarja ta’ wara, bl-assistenza ta’ kull kmandant tal-operazzjoni għall-operazzjoni tiegħu.
2. L-abbozz għandu jinkludi:
(a)
l-approprjazzjonijiet meqjusa bħala meħtieġa sabiex ikopru l-ispejjeż komuni li jsiru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet;
(b)
l-approprjazzjonijiet meqjusa bħala meħtieġa sabiex ikopru l-ispejjeż komuni operattivi għall-operazzjonijiet kurrenti jew ippjanati, anke, fejn ikun il-każ, sabiex jiġu rimborżati l-ispejjeż komuni li jkunu ġew prefinanzjati minn Stat jew parti terza;
(c)
l-approprjazzjonijiet proviżorji kif imsemmija fl-Artikolu 26;
(d)
previżjoni tad-dħul meħtieġ sabiex ikopri n-nefqa.
3. L-approprjazzjonijiet ta’ impenn u ta’ pagament għandhom ikunu kklassifikati f'titoli u kapitoli li jirraggruppaw in-nefqa flimkien skont it-tip jew l-għan, subdiviżi kif meħtieġ f'artikoli. Għandhom ikunu inklużi kummenti ddettaljati f'kapitolu jew artikolu fl-abbozz ta’ baġit. Għandu jkun iddedikat titolu speċifiku wieħed għal kull operazzjoni. Titolu speċifiku wieħed għandu jkun il-parti ġenerali tal-baġit u għandu jinkludi l-ispejjeż komuni li jsiru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu tal-operazzjonijiet.
4. Kull titolu jista' jinkludi kapitolu intitolat “approprjazzjonijiet proviżorji”. Dawn l-approprjazzjonijiet għandhom jiddaħħlu fejn ikun hemm inċertezza, abbażi ta’ raġunijiet serji, dwar l-ammont ta’ approprjazzjonijiet meħtieġa jew l-ambitu għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet imdaħħla.
5. Id-dħul għandu jikkonsisti minn:
(a)
kontribuzzjonijiet li jkollhom jitħallsu mill-Istati Membri parteċipanti u kontribwenti u, fejn ikun il-każ, mill-Istati terzi kontribwenti;
(b)
dħul mixxellanju, subdiviż skont it-titolu, li jinkludi l-imgħax riċevut, id-dħul minn bejgħ u l-eżitu tal-baġit mis-sena finanzjarja preċedenti, wara li dan ikun ġie ddeterminat mill-Kumitat Speċjali.
6. L-amministratur għandu jipproponi l-abbozz tal-baġit lill-Kumitat Speċjali sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Ottubru. Il-Kumitat Speċjali għandu japprova l-abbozz ta’ baġit sal-31 ta’ Diċembru. L-amministratur għandu jadotta l-baġit approvat u jinnotifika l-Istati Membri parteċipanti u l-Istati terzi kontribwenti.
Artikolu 20
Baġits emendatorji
1. Fil-każ ta’ ċirkostanzi inevitabbli, eċċezzjonali jew imprevisti, inkluż meta titnieda operazzjoni matul is-sena finanzjarja, l-amministratur għandu jipproponi abbozz ta’ baġit emendatorju. L-abbozz ta’ baġit emendatorju għandu jiġi mfassal, propost, approvat u adottat u n-notifika tingħata konformement mal-istess proċedura tal-baġit annwali. Il-Kumitat Speċjali għandu jiddiskutih b'kont meħud tal-urġenza tiegħu.
2. Meta dan l-abbozz ta’ baġit emendatorju jirriżulta mit-tnedija ta’ operazzjoni ġdida jew bidliet fil-baġit ta’ operazzjoni li tkun għaddejja, l-amministratur għandu jinforma lill-Kumitat Speċjali dwar l-ispejjeż totali previsti għal din l-operazzjoni. Jekk dawn l-ispejjeż jaqbżu l-ammont ta’ referenza b'mod sostanzjali, il-Kumitat Speċjal jista' jitlob lill-Kunsill biex japprovah.
3. L-abbozz ta’ baġit emendatorju li jirriżulta mit-tnedija ta’ operazzjoni ġdida għandu jiġi ppreżentat lill-Kumitat Speċjali fi żmien 4 xhur wara l-approvazzjoni tal-ammont ta’ referenza, ħlief jekk il-Kumitat Speċjali jiddeċiedi dwar skadenza itwal.
Artikolu 21
Trasferimenti
1. Meta jkun il-każ u abbażi ta’ proposta mill-kmandant tal-operazzjoni, l-amministratur jista' jagħmel trasferimenti tal-approprjazzjonijiet. L-amministratur għandu jinforma lill-Kumitat Speċjali dwar l-intenzjoni tiegħu, sakemm tippermetti l-urġenza tas-sitwazzjoni, mill-inqas ġimgħa waħda minn qabel. Madankollu, l-approvazzjoni minn qabel tal-Kumitat Speċjali għandha tkun meħtieġa meta:
(a)
it-trasferiment ippjanat jemenda t-total tal-approprjazzjonijiet previsti għal operazzjoni;
jew
(b)
it-trasferimenti ppjanati bejn il-kapitoli matul is-sena finanzjarja jaqbżu 10 % tal-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-kapitolu li minnu jkunu qed jitfasslu l-approprjazzjonijiet, bħal ma jkun jidher fil-baġit adottat għas-sena finanzjarja fid-data meta ssir il-proposta għat-trasferiment in kwistjoni.
2. Meta hu jidhirlu li dan ikun meħtieġ għat-tmexxija xierqa ta’ operazzjoni, fit-tliet xhur wara d-data tat-tnedija tal-operazzjoni, il-kmandant tal-operazzjoni jista' jagħmel trasferimenti tal-approprjazzjonijiet allokati għall-operazzjoni, bejn artikoli u bejn kapitoli fit-taqsima “spejjeż komuni operattivi” tal-baġit. Hu għandu jinforma lill-amministratur u lill-Kumitat Speċjali b'dan.
Artikolu 22
Riportament ta’ approprjazzjonijiet
1. Fil-prinċipju, l-approprjazzjonijiet maħsuba sabiex ikopru l-ispejjeż komuni li jsiru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet, li ma jkunux ġew impenjati, jiġu kkanċellati fl-aħħar tas-sena finanzjarja, jekk mhux stipulat mod ieħor fil-paragrafu 2.
2. L-approprjazzjonijiet maħsuba sabiex ikopru l-ispiża tal-ħżin ta’ materjal u tagħmir amministrat minn ATHENA jistgħu jiġu riportati darba għas-sena finanzjarja ta’ wara, meta jkun sar impenn għal dak l-effett qabel il-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja attwali. L-approprjazzjonijiet maħsuba sabiex ikopru l-ispejjeż komuni operattivi jistgħu jiġu riportati jekk ikunu meħtieġa għal operazzjoni li ma tkunx ġiet terminata għal kollox.
3. L-amministratur għandu jippreżenta proposti għar-riportament ta’ approprjazzjonijiet li m'humiex impenjati mis-sena finanzjarja preċedenti lill-Kumitat Speċjali sal-15 ta’ Frar. Dawn il-proposti għandhom jitqiesu approvati sakemm il-Kumitat Speċjali ma jiddeċidix mod ieħor sal-15 ta’ Marzu.
4. L-approprjazzjonijiet impenjati mis-sena finanzjarja preċedenti għandhom jiġu riportati u l-Kumitat Speċjali għandu jiġi informat bihom mill-amministratur sal-15 ta’ Frar.
Artikolu 23
Implimentazzjoni antiċipata
Ladarba l-baġit annwali jkun ġie approvat, jistgħu jintużaw approprjazzjonijiet sabiex ikopru impenji u pagamenti jekk dawn ikunu meħtieġa operattivament.
KAPITOLU 7
KONTRIBUZZJONIJIET U RIMBORŻI
Artikolu 24
Determinazzjoni ta’ kontribuzzjonijiet
1. L-approprjazzjonijiet ta’ pagament sabiex ikopru spejjeż komuni li jsiru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet li ma jkunux koperti minn dħul mixxellanju għandhom ikunu finanzjati mill-kontribuzzjonijiet tal-Istati Membri parteċipanti.
2. L-approprjazzjonijiet ta’ pagament sabiex ikopru l-ispejjeż komuni operattivi ta’ operazzjoni għandhom ikunu koperti minn kontribuzzjonijiet tal-Istati.
3. Il-kontribuzzjonijiet li jkollhom jitħallsu mill-Istati Membri kontribwenti għal operazzjoni għandhom ikunu ekwivalenti għall-ammont tal-approprjazzjonijiet ta’ pagament imdaħħla fil-baġit u maħsuba sabiex ikopru l-ispejjeż komuni operattivi ta’ dik l-operazzjoni, wara tnaqqis tal-ammonti tal-kontribuzzjonijiet li jkollhom jitħallsu għall-istess operazzjoni mill-Istati terzi kontribwenti taħt l-Artikolu 12.
4. It-tqassim tal-kontribuzzjonijiet bejn l-Istati Membri li minnhom hi meħtieġa kontribuzzjoni għandu jiġi determinat konformement mal-iskala tal-prodott gross nazzjonali kif speċifikat fl-Artikolu 41(2) tat-TUE u skont id-Deċiżjoni Kunsill 2007/436/KE, Euratom tas-7 ta’ Ġunju 2007 dwar is-sistema tar-riżorsi proprji tal-Komunitajiet Ewropej (3), jew kull deċiżjoni oħra tal-Kunsill li tista' tieħu postha.
5. Id-data għall-kalkolu tal-kontribuzzjonijiet għandhom ikunu dawk disposti fil-kolonna “riżorsi proprji tad-Dħul Gross Nazzjonali (DGN)” fit-tabella “Taqsira tal-finanzjament tal-baġit ġenerali bit-tip tar-riżors proprju u minn Stat Membru” annessa mal-aħħar baġit ġenerali adottat mill-Unjoni. Il-kontribuzzjoni ta’ kull Stat Membru li minnu kontribuzzjoni hija dovuta għandha tkun proporzjonali għas-sehem tad-Dħul Gross Nazzjonali (DGN) ta’ dak l-Istat Membru fl-ammont totali tad-DGN tal-Istati Membri li minnhom hi dovuta kontribuzzjoni.
Artikolu 25
Skeda għall-ħlas tal-kontribuzzjonijiet
1. Meta l-Kunsill ikun adotta ammont ta’ referenza għal ħidma militari tal-Unjoni, l-Istati Membri kontribwenti għandhom iħallsu l-kontribuzzjonijiet tagħhom fuq livell ta’ 30 % tal-ammont ta’ referenza, kemm-il darba l-Kunsill ma jiddeċidix fuq persentaġġ differenti. L-amministratur għandu jagħmel sejħa għal kontribuzzjonijiet skont il-ħtiġijiet operattivi għall-operazzjoni sal-livell maqbul.
2. Abbażi ta’ proposta mill-amministratur, il-Kumitat Speċjali jista' jiddeċiedi li ssir sejħa għalkontribuzzjonijiet addizzjonali qabel l-adozzjoni ta’ baġit emendatorju għall-operazzjoni. Il-Kumitat Speċjali jista' jiddeċiedi li jirriferi l-kwistjoni lill-korpi preparatorji kompetenti fil-Kunsill.
3. Meta jkun ġie adottat baġit emendatorju għal operazzjoni speċifika, l-Istati Membri għandhom iħallsu l-bilanċ tal-kontribuzzjonijiet li jkollhom jagħtu għal dik l-operazzjoni b'applikazzjoni tal-Artikolu 24. Madankollu, meta l-operazzjoni tkun ippjanata li ddum iżjed minn sitt xhur f'sena finanzjarja, il-bilanċ tal-kontribuzzjonijiet għandu jitħallas f'żewġ pagamenti. F'tali każ, l-ewwel pagament għandu jitħallas fi żmien 60 jum mit-tnedija tal-operazzjoni; it-tieni pagament għandu jitħallas sa data ta’ skadenza li għandha tiġi stabbilita mill-Kumitat Speċjali waqt li jaġixxi fuq proposta mill-amministratur, b'kont meħud tal-ħtiġijiet operattivi. Il-Kumitat Speċjali jista' ma jimxix ma’ dawn id-dispożizzjonijiet ta’ dan il-paragrafu.
4. L-amministratur għandu jibgħat is-sejħiet korrispondenti għal kontribuzzjonijiet permezz ta’ ittra lill-amministrazzjonijiet nazzjonali li d-dettalji tagħhom ikunu ġew ikkomunikati lilu meta:
(a)
jiġi approvat abbozz ta’ baġit għal sena finanzjarja mill-Kumitat Speċjali kif stipulat fl-Artikolu 19. L-ewwel sejħa għal kontribuzzjonijiet tkopri l-ħtiġijiet operattivi għal tmien xhur. It-tieni sejħa għal kontribuzzjonijiet tkopri l-bqija tal-bilanċ tal-kontribuzzjonijiet, b'kont meħud tal-bilanċ tal-eżitu tal-baġit tas-sena preċedenti jekk il-Kumitat Speċjali jiddeċiedi li jdaħħal dan il-bilanċ fil-baġit attwali wara li tkun waslet l-opinjoni tal-verifika;
(b)
ikun ġie adottat ammont ta’ referenza kif stipulat fl-Artikolu 25(1); jew
(c)
jiġi approvat baġit emendatorju kif stipulat fl-Artikolu 20.
5. Mingħajr preġudizzju għad-disposizzjonijiet l-oħra f'din id-Deċiżjoni, il-kontribuzzjonijiet għandhom jitħallsu fi żmien 30 jum wara t-trasmissjoni tas-sejħa rilevanti għal kontribuzzjonijiet, bl-eċċezzjoni tal-ewwel sejħa għal kontribuzzjonijiet għal baġit ta’ sena finanzjarja ġdida, fejn id-data ta’ għeluq tal-ħlas għandha tkun 40 jum wara t-trasmissjoni tas-sejħa rilevanti għal kontribuzzjonijiet.
6. Kull Stat kontribwenti għandu jħallas il-piżijiet bankarji relatati mal-ħlas tal-kontribuzzjoni proprja tiegħu.
7. L-amministratur għandu jgħarraf li jkun irċieva l-kontribuzzjonijiet.
Artikolu 26
Finanzjament bikri
1. Fil-każ ta’ operazzjoni ta’ Rispons Rapidu Militari tal-UE, il-kontribuzzjonijiet għandhom ikunu dovuti minn Stati Membri kontribwenti fil-livell tal-ammont ta’ referenza. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 25(3), il-ħlasijiet għandhom isiru kif definit hawn taħt.
2. Għall-finijiet ta’ prefinanzjament ta’ operazzjonijiet ta’ Rispons Rapidu Militari tal-UE, l-Istati Membri parteċipanti għandhom jew:
(a)
iħallsu kontribuzzjoniet lil ATHENA minn qabel; jew
(b)
meta l-Kunsill jiddeċiedi li jmexxi operazzjoni ta’ Rispons Rapidu Militari tal-UE li huma jikkontribwixxu għall-finanzjament tagħha, iħallsu l-kontribuzzjonijiet tagħhom għall-ispejjeż komuni ta’ dik l-operazzjoni fi żmien ħamest ijiem wara t-trasmissjoni tas-sejħa fil-livell tal-ammont ta’ referenza, sakemm il-Kunsill ma jiddeċidix mod ieħor.
3. Għall-għan msemmi hawn fuq, il-Kumitat Speċjali, magħmul minn rappreżentant wieħed ta’ kull Stat Membru li jikkontribwixxi minn qabel, għandu jistabbilixxi approprjazzjonijiet proviżorji taħt titolu speċifiku fil-baġit. Dawn l-approprjazzjonijiet proviżorji għandhom jiġu koperti minn kontribuzzjonijiet li jkollhom jitħallsu mill-Istati Membri li jikkontribwixxi minn qabel fi żmien 90 jum wara t-trasmissjoni tas-sejħa għal dawn il-kontribuzzjonijiet.
4. Kwalunkwe approprjazzjoni proviżorja msemmija fil-paragrafu 3 li tintuża għal operazzjoni għandha tiġi rifornuta fi żmien 90 jum wara t-trasmissjoni tas-sejħa.
5. Mingħajr preġudizzju għall-paragrafu 1, kwalunkwe Stat Membru li jikkontribwixxi minn qabel jista' f'ċirkostanzi speċifiċi jawtorizza lill-amministratur sabiex juża l-kontribuzzjoni tiegħu mħallsa minn qabel sabiex ikopri l-kontribuzzjoni tiegħu għal operazzjoni li jipparteċipa fiha, ħlief għal operazzjoni ta’ Rispons Rapidu. Għandu jsir riforniment tal-kontribuzzjoni mħallsa minn qabel mill-Istat Membru kkonċernat fi żmien 90 jum wara li ssir is-sejħa.
6. Fejn ikunu meħtieġa fondi għal xi operazzjoni, diversa minn operazzjoni ta’ Rispons Rapidu, qabel ma jkunu ġew riċevuti kontribuzzjonijiet suffiċjenti għal dik l-operazzjoni:
(a)
jistgħu jintużaw kontribuzzjonijiet imħallsa minn qabel minn Stati Membri li jikkontribwixxu minn qabel għall-finanzjament ta’ dik l-operazzjoni, wara l-approvazzjoni mill-Istati Membri li jikkontribwixxu minn qabel, sa 75 % tal-ammont tagħhom sabiex ikopru kontribuzzjonijiet dovuti għal dik l-operazzjoni. Għandu jsir riforniment tal-kontribuzzjoni mħallsa minn qabel mill-Istat Membru li jikkontribwixxi minn qabel fi żmien 90 jum wara t-trasmissjoni tas-sejħa;
(b)
fil-każ imsemmi fis-subparagrafu (a) ta’ dan il-paragrafu, għandhom jitħallsu l-kontribuzzjonijiet dovuti għall-operazzjoni skont l-Artikolu 25(1) mill-Istati Membri li ma jkunux ikkontribwew minn qabel, wara approvazzjoni mill-Istati Membri kkonċernati, fi żmien ħamest ijiem wara t-trasmissjoni tas-sejħa mill-amministratur.
7. Minkejja l-Artikolu 32(3), il-kmandant tal-operazzjoni jista' jimpenja u jħallas l-ammonti li jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tiegħu.
8. Kwalunkwe Stat Membru jista' jreġġa' lura l-għażla tiegħu billi jagħti notifika lill-amministratur mill-inqas tliet xhur minn qabel.
9. L-imgħax li jkun inqala' fuq il-finanzjament bikri għandu kull sena jitqassam lill-Istati Membri li jkunu kkontribwew minn qabel u jiżdied mal-approprjazzjonijiet proviżorji tagħhom. L-ammonti għandhom jiġu notifikati lil dawn l-Istati Membri bħala parti mill-proċess annwali tal-approvazzjoni baġitarja.
Artikolu 27
Rimborż ta’ prefinanzjament
1. Stat Membru, Stat terz jew, skont il-każ, organizzazzjoni internazzjonali li tkun ġiet awtorizzata mill-Kunsill sabiex tipprovdi l-prefinanzjament ta’ parti mill-ispejjeż komuni ta’ operazzjoni tista' tikseb rimborż minn ATHENA billi tagħmel talba flimkien mad-dokumenti meħtieġa ta’ ġustifikazzjoni u indirizzata lill-amministratur mhux aktar tard minn xahrejn wara d-data tat-tlestija tal-operazzjoni kkonċernata.
2. L-ebda talba għar-rimborż ma tista' tkun onorata jekk din ma tkunx ġiet approvata mill-kmandant tal-operazzjoni, jekk ikun għadu fil-kariga, u mill-amministratur.
3. Jekk tkun approvata talba għar-rimborż preżentata minn Stat kontribwent, din tista' titnaqqas mis-sejħa għal kontribuzzjonijiet li jkun imiss indirizzata lil dak l-Istat mill-amministratur.
4. Jekk l-ebda sejħa għall-kontribuzzjonijiet ma tkun antiċipata meta t-talba tiġi approvata, jew jekk it-talba approvata għar-rimborż taqbeż il-kontribuzzjoni antiċipata, l-amministratur għandu jħallas l-ammont li għandu jiġi rimborżat fi żmien 30 jum, b'kont meħud tal-likwidità ta’ ATHENA u ta’ dak li jkun jinħtieġ għall-finanzjament tal-ispejjeż komuni tal-operazzjoni kkonċernata.
5. Ir-rimborż għandu jkun dovut skont din id-Deċiżjoni wkoll jekk l-operazzjoni tiġi kkanċellata.
6. Ir-rimborż għandu jinkludi l-imgħax li jkun inqala' fuq l-ammont li jkun sar disponibbli permezz tal-prefinanzjament.
Artikolu 28
L-amministrazzjoni minn ATHENA ta’ nfiq mhux inkluż fl-ispejjeż komuni
1. Fuq bażi ta’ proposta mill-amministratur, bl-assistenza ta’ kmandant ta’ operazzjoni, jew minn Stat Membru, il-Kumitat Speċjali jista' jiddeċiedi li t-tmexxija amministrattiva ta’ ċerta nefqa relatata ma’ operazzjoni (“spejjeż imħallsa min-nazzjon”), filwaqt li tibqa' r-responsabbilità tal-Istat Membru li tikkonċerna, għandha tkun fdata lil ATHENA.
2. Fid-deċiżjoni tiegħu, il-Kumitat Speċjali jista' jawtorizza lill-kmandant tal-operazzjoni sabiex jidħol f'kuntratti f'isem l-Istati Membri parteċipanti f'operazzjoni u, fejn ikun adatt, partijiet terzi, għall-akkwist tas-servizzi u l-provvisti li għandhom jiġu ffinanzjati bħala spejjeż imħallsa min-nazzjon.
3. Fid-deċiżjoni tiegħu, il-Kumitat Speċjali għandu jistabbilixxi l-modalitajiet għall-prefinanzjament ta’ spejjeż imħallsa min-nazzjon.
4. ATHENA għandha żżomm kont tal-ispejjeż imħallsa min-nazzjon li tkun fdata bihom u mġarrba minn kull Stat Membru u, fejn adatt, partijiet terzi. Kull xahar hi għandha tibgħat lil kull Stat Membru u, fejn adatt, dawk il-partijiet terzi, rendikont tan-nefqa li tkun sostniet u li tkun saret minnha jew mill-persunal tagħha fix-xahar preċedenti, u għandha ssejjaħ għall-fondi meħtieġa sabiex titħallas din in-nefqa. L-Istati Membri u, fejn adatt, dawk il-partijiet terzi, għandhom iħallsu lil ATHENA l-fondi meħtieġa fi żmien 30 jum wara t-trasmissjoni tas-sejħa għall-fondi.
Artikolu 29
Imgħax fuq ħlas tardiv
1. Jekk Stat ma jissodisfax l-obbligi finanzjarji tiegħu, għandhom japplikaw b'analoġija r-regoli tal-Unjoni dwar l-imgħax fuq ħlas tardiv determinati bl-Artikolu 71 tar-Regolament Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 25 ta’ Ġunju 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (4) fir-rigward tal-ħlas tal-kontribuzzjonijiet lill-baġit tal-UE.
2. Meta l-ħlas isir tard b'mhux iżjed minn għaxart ijiem, l-ebda imgħax ma għandu jiġi applikat. Meta ħlas isir tard b'iżjed minn għaxart ijiem, l-imgħaxijiet għandhom japplikaw għad-dewmien kollu.
KAPITOLU 8
IMPLIMENTAZZJONI TAN-NEFQA
Artikolu 30
Prinċipji
1. L-approprjazzjonijiet ta’ ATHENA għandhom jintużaw skont il-prinċipji ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba, jiġifieri l-ekonomija, l-effettività u l-effiċjenza.
2. L-uffiċjali awtorizzanti għandhom ikunu responsabbli għall-implimentazzjoni tad-dħul u tan-nefqa ta’ ATHENA skont il-prinċipji ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba u sabiex ikun żgurat li jkun hemm konformità mar-rekwiżiti tal-legalità u r-regolarità. Biex tiġi implimentata in-nefqa, l-uffiċjal awtorizzanti għandu jagħmel impenji baġitarji u impenji ġuridiċi, għandu jivvalida n-nefqa u jawtorizza l-ħlasijiet u għandu jieħu f'idejh il-preliminari għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet. Uffiċjal awtorizzanti jista' jiddelega d-dmirijiet tiegħu b'deċiżjoni li tiddetermina:
(a)
il-persunal fuq livell xieraq għal tali delegazzjoni;
(b)
il-limitu tas-setgħat konferiti; u
(c)
l-ambitu għal benefiċjarji sabiex jissubdelegaw is-setgħat tagħhom.
3. L-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet skont il-prinċipju ta’ segregazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabbiltà għandha tkun żgurata. Id-dmirijiet ta’ uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabbiltà għandhom ikunu reċiprokament inkompatibbli. Kwalunkwe ħlas li jsir mill-fondi amministrati minn ATHENA għandu jeħtieġ il-firma konġunta ta’ uffiċjal awtorizzanti u ta’ uffiċjal tal-kontabbiltà.
4. Mingħajr preġudizzju għal din id-Deċiżjoni, meta l-implimentazzjoni tan-nefqa komuni tkun fdata lil Stat Membru, istituzzjoni tal-Unjoni jew, skont il-każ, organizzazzjoni internazzjonali, dak l-Istat, istituzzjoni jew organizzazzjoni għandhom japplikaw ir-regoli applikabbli għall-implimentazzjoni tan-nefqa proprja tagħhom. Meta l-amministratur jimplimenta n-nefqa direttament, din għandha tikkonforma mar-regoli applikabbli għall-implimentazzjoni tat-taqsima “Kunsill” tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea.
5. Madankollu, l-amministratur jista' jipprovdi lill-Presidenza b'elementi għal proposta lill-Kunsill jew lill-Kumitat Speċjali dwar regoli għall-implimentazzjoni tan-nefqa komuni.
6. Il-Kumitat Speċjali jista' japprova regoli għall-implimentazzjoni tan-nefqa komuni li jmorru lil hinn mill-paragrafu 4.
Artikolu 31
Spejjeż komuni li jsiru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet, jew mhux marbutin direttament ma’ operazzjoni speċifika
L-amministratur għandu jwettaq id-dmirijiet ta’ uffiċjal awtorizzat għan-nefqa li tkopri l-ispejjeż komuni fil-preparazzjoni għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet, kif ukoll spejjeż komuni li ma jistgħux ikunu marbutin direttament ma’ operazzjoni speċifika.
Artikolu 32
Spejjeż operattivi komuni
1. Il-kmandant tal-operazzjoni għandu jwettaq id-dmirijiet ta’ uffiċjal awtorizzanti għan-nefqa li tkopri l-ispejjeż komuni operattivi tal-operazzjoni li hu jikkmanda. Madankollu, l-amministratur għandu jwettaq id-dmirijiet ta’ uffiċjal awtorizzanti għan-nefqa li tkopri l-ispejjeż komuni operattivi li jkunu saru matul il-fażi preparatorja ta’ operazzjoni speċifika, li huma implimentati direttament minn ATHENA, jew relatati mal-operazzjoni wara t-tmiem fażi attiva tagħha.
2. Is-somom meħtieġa għall-implimentazzjoni tan-nefqa fuq operazzjoni għandhom ikunu trasferiti mill-kont bankarju ta’ ATHENA mill-amministratur għall-kmandant tal-operazzjoni, fuq it-talba tiegħu, fil-kont bankarju miftuħ f'isem ATHENA, li tieghu l-kmandant tal-operazzjoni jkun ipprovda d-dettalji.
3. Permezz ta’ deroga mill-Artikolu 18(5), l-adozzjoni tal-ammont ta’ referenza għandha tattiva d-dritt tal-amministratur u tal-kmandant tal-operazzjoni, kull wieħed fil-qasam tiegħu ta’ kompetenza, sabiex jintrabat li jħallas l-ispejjeż għall-operazzjoni kkonċernata sal-persentaġġ tal-ammont ta’ referenza approvat kif stipulat fl-Artikolu 25(1), sakemm il-Kunsill ma jiddeċiedix fuq livell ogħla għall-impenji.
Il-Kumitat Speċjali, abbażi ta’ proposta mill-amministratur jew il-kmandant tal-operazzjoni u b'kont meħud tan-neċessità u l-urġenza tal-operazzjoni, jista' jiddeċiedi li jsir impenn għal, u fejn adatt, titħallas, nefqa addizzjonali. Il-Kumitat Speċjali jista' jiddeċiedi li jirriferi l-kwistjoni lill-korpi preparatorji kompetenti fil-Kunsill permezz tal-Presidenza, ħlief jekk iċ-ċirkostanzi operattivi jkunu jirrikjedu mod ieħor. Din id-deroga m'għandhiex tapplika midd-data tal-adozzjoni ta’ baġit għall-operazzjoni kkonċernata.
4. Matul il-perijodu qabel l-adozzjoni ta’ baġit għal operazzjoni, l-amministratur u l-kmandant tal-operazzjoni jew ir-rappreżentant tiegħu għandhom jirrapportaw lill-Kumitat Speċjali kull xahar, kull wieħed jirrapporta fuq il-materji li jikkonċernaw lilu, fir-rigward tal-ispejjeż li jkunu eliġibbli bħala spejjeż komuni għal dik l-operazzjoni. Il-Kumitat Speċjali, abbażi ta’ proposta mill-amministratur, kmandant tal-operazzjoni jew Stat Membru, jista' joħroġ direttivi dwar l-implimentazzjoni tan-nefqa matul dak il-perijodu.
5. Permezz ta’ deroga mill-Artikolu 18(5), fil-każ ta’ periklu imminenti għall-ħajjiet persunal involuti f'operazzjoni militari tal-UE, il-kmandant tal-operazzjoni għal dik l-operazzjoni jista' jimplimenta n-nefqa meħtieġa sabiex isalva l-ħajjiet ta’ dak il-persunal, aktar mill-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit. Hu għandu jinforma lill-amministratur u lill-Kumitat Speċjali malajr kemm jista' jkun. F'dan il-każ, filwaqt li jikkomunika mal-kmandant tal-operazzjoni, l-amministratur għandu jipproponi t-trasferimenti meħtieġa sabiex tiġi finanzjata din in-nefqa mhux mistennija. Jekk ma jkunx possibbli li jiġi żgurat finanzjament suffiċjenti għal tali nefqa permezz ta’ trasferiment, l-amministratur għandu jipproponi baġit emendatorju.
KAPITOLU 9
DESKRIZZJONI FINALI TAT-TAGĦMIR U L-INFRASTRUTTURA FFINANZJATI B'MOD KOMUNI
Artikolu 33
Tagħmir u infrastruttura
1. Bil-ħsieb tat-terminazzjoni tal-operazzjoni li hu jkun ikkmanda, il-kmandant tal-operazzjoni għandu jipproponi destinazzjoni finali għat-tagħmir u infrastruttura ffinanzjati b'mod komuni għal dik l-operazzjoni. Hu għandu jipproponi lill-Kumitat Speċjali r-rata rilevanti ta’ deprezzament kif meħtieġ.
2. L-amministratur għandu jamministra t-tagħmir u l-infrastruttura li jibqa' wara t-tmiem fażi attiva tal-operazzjoni, bil-ħsieb, jekk ikun meħtieġ, li jsib id-destinazzjoni finali tagħha. Hu għandu jipproponi lill-Kumitat Speċjali r-rata rilevanti ta’ deprezzament kif meħtieġ.
3. Ir-rata ta’ deprezzament għat-tagħmir, infrastruttura u assi oħrajn għandha tkun approvata mill-Kumitat Speċjali mill-aktar fis possibli.
4. Id-destinazzjoni finali tat-tagħmir u l-infrastruttura finanzjati b'mod komuni għandha tkun approvata mill-Kumitat Speċjali, filwaqt li jittieħed kont tal-ħtiġijiet tal-operazzjoni u l-kriterji finanzjarji. Id-destinazzjoni finali tista' tkun kif ġej:
(a)
fil-każ tal-infrastruttura, tinbiegħ jew tiġi trasferita permezz ta’ ATHENA lill-pajjiż ospitant, lil Stat Membru jew lil parti terza;
(b)
fil-każ ta’ tagħmir, jinbiegħ permezz ta’ ATHENA lil Stat Membru, lill-pajjiż ospitant jew lil parti terza, jew ikun maħżun u miżmum minn ATHENA, Stat Membru jew parti terza, għal użu f'operazzjoni sussegwenti.
5. Meta jinbiegħu, it-tagħmir u l-infrastruttura għandhom jinbiegħu għall-valur fis-suq tagħhom, jew, fejn l-ebda valur fis-suq ma jista' jiġi determinat, għal prezz ġust u raġonevoli b'kont meħud tal-kondizzjonijiet lokali speċifiċi.
6. Il-bejgħ jew it-trasferiment lejn pajjiż ospitanti jew parti terza għandu jsir skont ir-regoli rilevanti tas-sigurtà fis-seħħ.
7. Meta jkun deċiż li ATHENA għandha żżomm it-tagħmir iffinanzjat b'mod komuni għal operazzjoni, l-Istati Membri kontribwenti jistgħu jitolbu kumpens finanzjarju mill-Istati Membri l-oħra parteċipanti. Il-Kumitat Speċjali, magħmul mir-rappreżentanti tal-Istati Membri parteċipanti kollha, għandu jieħu d-deċiżjonijiet xierqa abbażi ta’ proposta mill-amministratur.
KAPITOLU 10
KONTIJIET U INVENTARJU
Artikolu 34
Kontabbiltà għal spejjeż komuni operattivi
Il-kmandant tal-operazzjoni għandu jżomm kontijiet tat-trasferimenti riċevuti minn ATHENA, tan-nefqa li hu jkun impenja u l-ħlasijiet li jkunu saru u tad-dħul riċevut, kif ukoll inventarju tal-proprjetà mobbli ffinanzjata mill-baġit ta’ ATHENA u użata għall-operazzjoni li hu jikkmanda.
Artikolu 35
Kontijiet konsolidati
1. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jżomm il-kontijiet ta’ kontribuzzjonijiet imsejħa u ta’ trasferimenti li jkunu saru. Hu għandu wkoll ifassal il-kontijiet għall-ispejjeż komuni li jkunu saru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet, u għan-nefqa u d-dħul operattivi implimentati taħt ir-responsabbiltà diretta tal-amministratur.
2. L-uffiċjal tal-kontabbiltà għandu jfassal il-kontijiet konsolidati għad-dħul u n-nefqa ta’ ATHENA. Kull kmandant ta’ operazzjoni għandu jibgħat il-kontijiet tiegħu għan-nefqa li jkun impenja u l-ħlasijiet li jkun għamel, kif ukoll tad-dħul riċevut.
KAPITOLU 11
VERIFIKA U PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET
Artikolu 36
Rapporti regolari lill-Kumitat Speċjali
Kull tliet xhur, l-amministratur għandu jippreżenta lill-Kumitat Speċjali rapport dwar l-implimentazzjoni tad-dħul u n-nefqa mill-bidu tas-sena finanzjarja. Għal dan il-għan, kull kmandant tal-operazzjoni għandu jipprovdi lill-amministratur rapport dwar in-nefqa relatata mal-ispejjeż komuni operattivi tal-operazzjoni li hu jikkmanda.
Artikolu 37
Kondizzjonijiet għat-twettiq ta’ kontrolli
1. Qabel ma jwettqu l-kompitu tagħhom, il-persuni responsabbli għall-verifika tad-dħul u n-nefqa ta’ ATHENA għandhom ikunu rċevew permess għall-aċċess għal informazzjoni klassifikata sa mill-inqas il-livell “Secret UE” miżmuma mill-Kunsill, jew permess ekwivalenti minn Stat Membru jew in-NATO, skont il-każ. Dawk il-persuni għandhom jiżguraw li huma jirrispettaw il-konfidenzjalità tal-informazzjoni u jipproteġu d-data li tagħha jiksbu konoxxenza waqt il-kompitu tagħhom ta’ verifika, skont ir-regoli applikabbli għal dik l-informazzjoni u data.
2. Il-persuni responsabbli għall-verifika tad-dħul u n-nefqa ta’ ATHENA għandhom ikollhom aċċess mingħajr dewmien u mingħajr ma jagħtu avviż minn qabel għad-dokumenti u l-kontenut tal-ġustifikazzjonijiet kollha tad-data relatati ma’ dak id-dħul u n-nefqa, u għas-siti fejn jinżammu dawk id-dokumenti u l-ġustifikazzjonijiet. Huma jistgħu jagħmlu kopji. Il-persuni involuti fl-implimentazzjoni tad-dħul u n-nefqa ta’ ATHENA għandhom jagħtu lill-amministratur u lill-persuni responsabbli għall-verifika ta’ dak id-dħul u n-nefqa l-assistenza meħtieġa fit-twettiq tal-kompitu tagħhom.
Artikolu 38
Verifika esterna tal-kontijiet
1. Meta l-implimentazzjoni tan-nefqa ta’ ATHENA tkun fdata lil Stat Membru, istituzzjoni tal-Unjoni jew organizzazzjoni internazzjonali, dak l-Istat, l-istituzzjoni jew l-organizzazzjoni għandhom japplikaw ir-regoli li japplikaw għall-verifika tan-nefqa proprja tagħhom.
2. Madankollu, l-amministratur jew persuni maħtura minnu jistgħu, fi kwalunkwe żmien, iwettqu verifika tal-ispejjeż komuni ta’ ATHENA li jkunu saru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet, jew l-ispejjeż komuni operattivi ta’ operazzjoni. Barra minn dan, abbażi ta’ proposta mill-amministratur jew minn Stat Membru, il-Kumitat Speċjali jista', fi kwalunkwe żmien, jaħtar awdituri esterni, u jistabbilixxi l-kompiti u l-kondizzjonijiet tal-impjieg tagħhom.
3. Bil-għan li jsiru verifiki esterni, għandu jkun stabbilit Kulleġġ ta’ sitt membri ta’ Awdituri. Il-Kumitat Speċjali għandu jaħtar membri għal perjodu ta’ tliet snin, li jista' jiġġedded darba, minn kandidati proposti mill-Istati Membri. Il-Kumitat Speċjali jista' jestendi mandat ta’ membru sa mhux aktar minn 6 xhur.
Il-kandidati għandhom ikunu membri tal-ogħla korp nazzjonali ta’ verifika ta’ Stat Membru, jew rakkomandati minn dak il-korp, u joffru garanziji adegwati ta’ sigurtà u indipendenza. Huma għandhom ikunu disponibbli sabiex iwettqu kompiti f'isem ATHENA kif meħtieġ. Waqt li jkunu qed iwettqu dawn il-kompiti:
(a)
l-membri tal-Kulleġġ għandhom jibqgħu jitħallsu mill-korp ta’ verifika ta’ oriġini tagħhom; ATHENA għandha tkun responsabbli għall-ispejjeż ta’ missjoni tagħhom skont ir-regoli applikabbli għall-uffiċjali tal-Unjoni Ewropea ta’ grad ekwivalenti;
(b)
l-membri la għandhom jitolbu u lanqas jirċievu istruzzjonijiet ħlief mill-Kumitat Speċjali; fi ħdan il-mandat tagħhom verifika, il-Kulleġġ tal-Awdituri u l-membri tiegħu għandhom ikunu kompletament indipendenti u esklussivament responsabbli għat-tmexxija tal-verifika esterna;
(c)
l-membri għandhom jirrapportaw dwar il-kompitu tagħhom lill-Kumitat Speċjali biss;
(d)
l-membri għandhom jivverifikaw matul is-sena finanzjarja kif ukoll ex post, permezz ta’ kontrolli fuq il-post kif ukoll tad-dokumenti ta’ ġustifikazzjoni, li n-nefqa finanzjata jew pre-finanzjata permezz ta’ ATHENA tkun implimentata skont il-leġislazzjoni applikabbli u l-prinċipji ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba, jiġifieri ta’ ekonomija, effikaċja u effiċjenza, u li l-kontrolli interni jkunu adegwati.
Kull sena, il-Kulleġġ tal-Awdituri għandu jeleġgi l-president tiegħu minn fost il-membri tiegħu jew jestendi l-ħatra tiegħu. Huwa għandu jadotta r-regoli applikabbli għall-verifiki mwettqa mill-membri tiegħu konformement mal-ogħla standards internazzjonali. Il-Kulleġġ tal-Awdituri għandu japprova r-rapporti tal-verifiki mfassla mill-membri tiegħu qabel ma dawn jingħataw lill-amministratur u lill-Kumitat Speċjali.
4. Il-Kumitat Speċjali jista' jiddeċiedi fuq bażi ta’ każ b'każ u fuq motivazzjonijiet speċifiċi sabiex juża korpi esterni oħrajn.
5. L-ispiża tal-verifiki mwettqa minn awdituri li jaġixxu f'isem ATHENA għandha tkun ikkunsidrata bħala spiża komuni li għandha tiġi sostnuta minn ATHENA.
Artikolu 39
Verifika interna tal-kontijiet
1. Fuq proposta tal-amministratur u wara li jkun informa lill-Kumitat Speċjali, is-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill għandu jaħtar awditur intern għall-mekkaniżmu ATHENA, u mill-inqas deputat awditur intern wieħed għal perijodu ta’ tliet snin, li jista' jiġġedded darba; l-awdituri interni għandhom ikollhom il-kwalifiki professjonali meħtieġa u għandhom joffru garanziji adegwati ta’ sigurtà u indipendenza. L-awditur intern la jista' jkun uffiċjal tal-awtorizzazzjoni u lanqas uffiċjal tal-kontabbiltà; huwa ma jistax jipparteċipa fit-tħejjija tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji.
2. L-awditur intern għandu jirrapporta lill-amministratur dwar kif jipproċedi bir-riskji, billi jagħti opinjonijiet independenti dwar il-kwalità tas-sistemi ta’ amministrazzjoni u ta’ kontroll, u jipprovdi rakkomandazzjonijiet għat-titjib tal-kontroll intern fl- operazzjonijiet, u għall-promozzjoni ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba. Huwa inkarigat b'mod partikolari mill-valutazzjoni tal-adegwatezza u l-effiċjenza tas-sistemi ta’ ġestjoni interni u kif ukoll il-prestazzjoni tad-dipartimenti fit-twettiq ta’ linji politiċi u objettivi rigward ir-riskji assoċjati magħhom.
3. L-awditur intern iwettaq il-funzjonijiet tiegħu fuq id-dipartimenti kollha involuti fil-ġbir tad-dħul ta’ ATHENA jew fl-implimentazzjoni tal-infiq iffinanzjat minn ATHENA.
4. L-awditur intern għandu jagħmel verifika interna waħda jew aktar tul is-sena finanzjarja, kif meħtieġ. Huwa jirrapporta lill-amministratur u lill-kmandant tal-operazzjoni dwar il-konklużjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tiegħu. Il-kmandant tal-operazzjoni u l-amministratur għandhom jiżguraw li tittieħed azzjoni dwar ir-rakkomandazzjonijiet li jirriżultaw mill-verifiki.
5. L-amministratur jagħti kont annwali lill-Kumitat Speċjali dwar il-ħidma dwar verifika interna fejn jindika l-għadd u t-tip ta’ verifiki interni li jkunu saru, is-sejbiet li rriżultaw, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-azzjoni meħuda abbażi ta’ dawk ir-rakkomandazzjonijiet.
6. Barra minn hekk, kull kmandant tal-operazzjoni għandu jiżgura aċċess sħiħ għall-operazzjoni li huwa jikkmanda lill-awditur intern. L-awditur intern għandu jivverifika t-tħaddim sew tas-sistemi u l-proċeduri finanzjarji u baġitarji, u jiżgura t-tħaddim ta’ sistemi ta’ verifika interna b'saħħithom u effiċjenti.
7. Il-ħidma u r-rapporti tal-awditur intern għandhom jitpoġġew għad-dispożizzjoni tal-Kulleġġ tal-Awdituri flimkien mad-dokumenti ta’ ġustifikazzjoni kollha relatati magħhom.
Artikolu 40
Preżentazzjoni annwali u għeluq tal-kontijiet
1. Kull kmandant tal-operazzjoni għandu jipprovdi lill-uffiċjal tal-kontabbiltà ta’ ATHENA sal-31 ta’ Marzu wara t-tmiem tas-sena finanzjarja jew fi żmien erba' xhur wara t-tmiem tal-operazzjoni li hu jikkmanda, fid-data li fosthom tkun l-aktar bikrija, bl-informazzjoni meħtieġa sabiex jiġu stabbiliti l-kontijiet annwali għall-ispejjeż komuni, il-kontijiet annwali għall-infiq prefinanzjat u rimborżat konformement mal-Artikolu 28 u r-rapport annwali ta’ attività.
2. L-amministratur, bl-assistenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà u kull kmandant tal-operazzjoni, għandu jistabbilixxi u jipprovdi lill-Kumitat Speċjali u lill-Kulleġġ tal-Awdituri, sal-15 ta’ Mejju wara tmiem is-sena finanzjarja, dikjarazzjonijiet finanzjarji u r-rapport annwali ta’ attività.
3. Fi żmien tmien ġimgħat mit-trasmissjoni tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji, il-Kulleġġ tal-Awdituri għandu jipprovdi lill-Kumitat Speċjali b'opinjoni tal-awdituri, filwaqt li l-amministratur, bl-assistenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà u kull kmandant tal-operazzjoni, għandhom jipprovdu r-rapporti finanzjarji vverifikati ta’ ATHENA.
4. Sat-30 ta’ Settembru, wara t-tmiem tas-sena finanzjarja, il-Kulleġġ tal-Awdituri għandu jipprovdi lill-Kumitat Speċjali r-rapport ta’ verifika, u għandu jeżamina r-rapport ta’ verifika, l-opinjoni ta’ verifika u r-rapporti finanzjarji bil-ħsieb li jagħti rilaxx lill-amministratur, lill-uffiċjal tal-kontabbiltà u lil kull kmandant tal-operazzjoni.
5. Il-kontijiet u l-inventarji kollha għandhom jinżammu, kull wieħed fil-livell tiegħu, mill-uffiċjal tal-kontabbiltà u minn kull kmandant tal-operazzjoni għal perijodu ta’ ħames snin mid-data li fiha jkun ingħata r-rilaxx korrispondenti. Meta tintemm operazzjoni, il-kmandant tal-operazzjoni għandu jiżgura li l-kontijiet u l-inventarji kollha jiġu trasmessi lill-uffiċjal tal-kontabbiltà.
6. Il-Kumitat Speċjali għandu jiddeċiedi li jdaħħal il-bilanċ tal-eżitu tal-baġit għal sena finanzjarja li għaliha l-kontijiet jkunu ġew approvati fil-baġit għas-sena finanzjarja ta’ wara, bħala dħul jew nefqa u dan skont iċ-ċirkostanzi, permezz ta’ baġit emendatorju. Madankollu, il-Kumitat Speċjali jista' jiddeċiedi li jdaħħal il-bilanċ tal-eżitu tal-baġit imsemmi hawn fuq wara li jkun irċieva l-opinjoni tal-verifika mill-Kulleġġ tal-Awdituri.
7. Il-parti tal-bilanċ tal-eżitu tal-baġit għal sena finanzjarja li tiġi mill-implimentazzjoni ta’ approprjazzjonijiet maħsuba sabiex ikopru l-ispejjeż komuni li jkunu saru fit-tħejjija għal, jew bħala segwitu ta', operazzjonijiet, għandha tiddaħħal kontra l-kontribuzzjonijiet li jkun imiss mill-Istati Membri parteċipanti.
8. Il-parti tal-bilanċ tal-eżitu tal-baġit li tiġi mill-implimentazzjoni ta’ approprjazzjonijiet maħsuba sabiex ikopru l-ispejjeż komuni operattivi ta’ operazzjoni partikolari għandha tiddaħħal kontra l-kontribuzzjonijiet li jkun imiss mill-Istati Membri li jkunu kkontribwixxew għal dik l-operazzjoni.
9. Jekk ir-rimborż ma jkunx jista' jsir bit-tnaqqis mill-kontribuzzjonijiet dovuti lil ATHENA, il-bilanċ tal-eżitu tal-baġit għandu jitħallas lura lill-Istati Membri kkonċernati skont il-kodiċi tad-DGN tas-sena tar-rimborż.
10. Sal-31 ta’ Marzu ta’ kull sena kull Stat Membru li jipparteċipa f'operazzjoni jista' jipprovdi informazzjoni lill-amministratur fejn ikun il-każ permezz Kmandant tal-Operazzjoni, dwar l-ispejjeż inkrementali li jkun għamel għall-operazzjoni matul is-sena finanzjarja preċedenti. Din l-informazzjoni għandha titqassam sabiex turi l-elementi prinċipali tan-nefqa. L-amministratur għandu jiġbor din l-informazzjoni sabiex jipprovdi lill-Kumitat Speċjali b'idea ġenerali tal-ispejjeż inkrementali tal-operazzjoni.
Artikolu 41
Għeluq tal-kontijiet ta’ operazzjoni
1. Meta tintemm operazzjoni, il-Kumitat Speċjali jista' jiddeċiedi, abbażi ta’ proposta mill-amministratur jew minn Stat Membru, li l-amministratur, bl-assistenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà u tal-kmandant tal-operazzjoni, għandu jippreżenta lill-Kumitat Speċjali d-dikjarazzjonijiet finanzjarji ta’ dik l-operazzjoni, mill-inqas sad-data ta’ meta tkun intemmet, u, jekk possibli, sad-data li fiha tkun ġiet terminata. L-iskadenza imposta fuq l-amministratur ma tistax tkun inqas minn erba' xhur mid-data li fiha tkun ġiet kompluta l-operazzjoni.
2. Jekk fi żmien it-terminu tal-iskadenza, ir-rapporti finanzjarji ma jistgħux jinkludu d-dħul u n-nefqa marbuta mat-terminazzjoni ta’ dik l-operazzjoni, imbagħad dak id-dħul u n-nefqa għandhom jidhru fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji ta’ ATHENA u għandhom ikunu eżaminati mill-Kumitat Speċjali fil-kuntest tal-proċedura prevista fl-Artikolu 40.
3. Il-Kumitat Speċjali għandu, fuq il-bażi ta’ opinjoni tal-Kulleġġ tal-Awdituri, japprova d-dikjarazzjonijiet finanzjarji għall-operazzjoni li tkun ġiet ippreżentata lilu. Huwa għandu jagħti rilaxx lill-amministratur, lill-uffiċjal tal-kontabbiltà u lil kull kmandant tal-operazzjoni għall-operazzjoni in kwistjoni.
4. Jekk ir-rimborż ma jkunx jista' jsir bit-tnaqqis mill-kontribuzzjonijiet dovuti lil ATHENA, il-bilanċ tal-eżitu tal-baġit għandu jitħallas lura lill-Istati Membri kkonċernati, skont il-kodiċi tad-DGN tas-sena tar-rimborż.
KAPITOLU 12
DISPOŻIZZJONIJIET MIXXELLANJI
Artikolu 42
Responsabbiltà
1. Il-kondizzjonijiet li jirregolaw ir-responsabbiltà dixxiplinari jew kriminali tal-kmandant tal-operazzjoni, tal-amministratur u ta’ persunal ieħor provdut partikolarment mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni jew minn Stati Membri fil-każ ta’ kondotta skorretta jew ta’ negliġenza fl-implimentazzjoni tal-baġit għandhom ikunu regolati mir-Regolamenti tal-Persunal jew mill-arranġamenti applikabbli għalihom. Addizzjonalment, ATHENA tista' fuq inizjattiva tagħha stess jew fuq it-talba ta’ Stat kontribwent iġġib azzjoni ċivili kontra l-persunal imsemmi hawn fuq.
2. Fl-ebda każ ma jistgħu l-Unjoni jew is-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill jinżammu responsabbli minn Stat kontribwenti bħala riżultat tal-prestazzjoni tad-dmirijiet tagħhom mill-amministratur, mill-uffiċjal tal-kontabbiltà jew mill-persunal assenjat lilhom.
3. Ir-responsabbiltà kuntrattwali li tista' tirriżulta minn kuntratti konklużi fil-kuntest tal-implimentazzjoni tal-baġit għandha tkun koperta permezz ta’ ATHENA mill-Istati kontribwenti. Din għandha tkun regolata mil-liġi applikabbli għall-kuntratti in kwistjoni.
4. Fil-każ ta’ responsabbiltà mhux kuntrattwali, kull dannu kkawżat mill-kwartieri ġenerali tal-operazzjoni, il-kwartieri ġenerali tal-forzi u l-kwartieri ġenerali tal-komponenti tal-istruttura tal-kriżi, li l-kompożizzjoni tagħhom għandha tiġi approvata mill-kmandant tal-operazzjoni, jew mill-persunal tagħhom fil-qadi ta’ dmirijiethom għandu jkun kopert permezz ta’ ATHENA mill-Istati kontribwenti, skont il-prinċipji ġenerali komuni għal-liġijiet tal-Istati Membri u r-Regolamenti tal-Persunal tal-forzi, applikabbli fil-post tal-operazzjonijiet.
5. Fl-ebda każ ma jistgħu l-Unjoni jew l-Istati Membri jinżammu responsabbli minn Stat kontribwenti għal kuntratti konklużi fil-qafas tal-implimentazzjoni tal-baġit jew għal dannu kkawżat mill-unitajiet u d-dipartimenti tal-istruttura tal-kriżi, li l-kompożizzjoni tagħhom għandha tiġi approvata mill-kmandant tal-operazzjoni, jew mill-persunal tagħhom fil-qadi ta’ dmirijiethom.
Artikolu 43
Eżami mill-ġdid u reviżjoni
Din id-Deċiżjoni sħiħa jew parti minnha, inklużi l-Annessi tagħha, għandha tiġi riveduta, jekk meħtieġ, fuq talba ta’ Stat Membru jew wara kull operazzjoni. Hija għandha tiġi riveduta mill-anqas darba kull tliet snin. Waqt l-eżami mill-ġdid jew ir-reviżjoni, jistgħu jintużaw l-esperti kollha utli għall-ħidma, u partikolarment il-korpi ta’ ġestjoni ta’ ATHENA.
Artikolu 44
Dispożizzjonijiet finali
Id-Deċiżjoni 2008/975/PESK hija b'dan imħassra.
Artikolu 45
Dħul fis-seħħ
Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha.
Magħmul fi Brussell, id-19 ta’ Diċembru 2011.

Labels: 15
5