Document ID: 31995R1663

Uredba Komisije (ES) št. 1663/95
z dne 7. julija 1995
o določitvi podrobnih pravil za uporabo Uredbe Sveta (EGS) št. 729/70 v zvezi s postopkom za potrditev obračuna Jamstvenega oddelka EKUJS
KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE
ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,
ob upoštevanju Uredbe Sveta (EGS) št. 729/70 z dne 21. aprila 1970 o financiranju skupne kmetijske politike [1], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 1287/95 [2], in zlasti členov 4(6) in 5(3) Uredbe,
ker prenova postopka za potrditev obračuna, uveljavljena z Uredbo Sveta (ES) št. 1287/95, predvideva vzpostavitev podrobnih pravil za pregled in potrditev letnih obračunov akreditiranih plačilnih agencij;
ker so spremembe števila in narave ukrepov, ki jih financira Jamstveni oddelek EKUJS, skupaj s spremembami postopkov za zapis in prenos informacij takšne, da zahtevajo revizijo narave in vsebine informacij, ki naj se Komisiji predložijo za potrditev obračuna;
ker bi bilo zato treba razveljaviti Uredbo Komisije (EGS) št. 1723/72 [3], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (EGS) št. 295/88 [4];
ker Odbor EKUJS ni podal svojega mnenja v roku, ki ga je določil predsednik,
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
Člen 1
1. Omejitev števila plačilnih agencij, ki jih akreditira vsaka država članica v skladu s členom 4(2) Uredbe (EGS) št. 729/70, določi država članica po posvetovanju s Komisijo. Komisija lahko zlasti sporoči kakršno koli oviro, ki jo to število pomeni za skladnost z rokom, določenim v členu 5(2)(b) navedene uredbe, in za preglednost preverjanj delovanja sklada. Komisija obvesti odbor sklada o plačilnih agencijah, akreditiranih v vseh državah članicah.
2. Za vsako plačilno agencijo država članica obvesti Komisijo o organih ("pristojni organ"), ki izdajo in odvzamejo akreditacijo in določijo obdobje, dovoljeno za kakršne koli potrebne prilagoditve v smislu člena 4(4) Uredbe (EGS) št. 729/70.
3. Pred akreditiranjem katere koli plačilne agencije pristojni organ ugotovi, ali upravna in računovodska ureditev zadevnega organa vsebuje jamstva iz člena 4(1)(a) Uredbe (EGS) št. 729/70. Merila postavi država članica, pristojni organ jih uporabi za akreditacijo, za ta merila pa upošteva smernice Komisije, navedene v Prilogi. Če se katera koli merila, ki so pomembna za postopke plačilne agencije, ne izpolnjujejo, se uporabi člen 4(4) zgoraj navedene uredbe.
Odločitev o akreditaciji se sprejme na podlagi pregleda upravnih in računovodskih pogojev, vključno s tistimi, ki so sprejeti za zaščito interesov Skupnosti v zvezi z izplačanimi predplačili, pridobljenimi jamstvi, intervencijskimi zalogami in zneski, ki jih je treba izterjati. Pregled zajema zlasti pogoje za izvajanje plačil, zaščito denarnih sredstev, varnost računalniških sistemov, vodenje računovodskih evidenc, delitev nalog in ustreznost notranjih in zunanjih kontrol v zvezi s transakcijami, ki jih financira Jamstveni oddelek EKUJS.
4. Če pristojni organ ugotovi, da plačilna agencija, katere delovanje se pregleduje, izpolnjuje vse ustrezne zahteve, nadaljuje njeno akreditacijo. V nasprotnem primeru na plačilno agencijo naslovi navodila, ki zadevajo upravno in računovodsko ureditev in zlasti pogoje, ki jih mora plačilna agencija izpolniti, preden se lahko dodeli akreditacija. Akreditacija se lahko dodeli začasno za obdobje, ki se določi glede na resnost težav, dokler se ne izvedejo katere koli zahtevane spremembe upravne in računovodske ureditve.
5. Če se akreditacija odvzame, država članica določi drugo plačilno agencijo v skladu s pogoji iz člena 4 Uredbe (EGS) št. 729/70 in z odstavkoma 3 in 4 tega člena ter zagotovi, da se izplačila upravičencem ne prekinejo.
6. Akreditacijski akt sestoji iz pisne potrditve, da organ izpolnjuje merila za akreditacijo, in kadar je to ustrezno, določi navodila v zvezi s spremembami in določenim obdobjem. Akt se pošlje Komisiji.
7. Pri prvi akreditaciji plačilne agencije se pošlje sporočilo iz člena 4(3) Uredbe (EGS) št. 729/70, ki za vsako plačilno agencijo vsebuje naslednje podatke:
- nanjo prenesene pristojnosti,
- porazdelitev odgovornosti med njenimi oddelki,
- njene povezave z drugimi organi, javnimi ali zasebnimi, ki so tudi pristojni za izvajanje ukrepov, katerih izdatki gredo v breme Sklada,
- postopke za sprejemanje, preverjanje in potrjevanje veljavnosti zahtevkov upravičencev in za odobritev, izplačila in računovodstvo izdatkov,
- določbe o notranji reviziji.
Informacije, ki jih je treba zagotoviti, kadar se uporablja člen 4(4) Uredbe (EGS) št. 729/70, vsebujejo vsa navodila v zvezi z upravno in računovodsko ureditvijo in s prilagoditvami, ki jih mora izvesti plačilna agencija, da bi se izognila odvzemu akreditacije, pa tudi obdobje izvajanja.
Člen 2
1. "Usklajevalni organ" iz člena 4(1)(b) Uredbe (EGS) št. 729/70 deluje kot edini zastopnik države članice pri Komisiji za vsa vprašanja, ki zadevajo Jamstveni oddelek EKUJS, v zvezi:
- z razdelitvijo besedil Skupnosti in ustreznih smernic različnim plačilnim agencijam in tistim organom, ki so pristojni za njihovo izvajanje,
- s pospeševanjem njihove usklajene uporabe,
- s sporočanjem informacij, ki jih določata ta uredba in Uredba (EGS) št. 729/70, Komisiji,
- z dajanjem celotne dokumentacije vseh računovodskih informacij, ki so potrebne za statistične in kontrolne namene, na voljo Komisiji.
Komisiji ni treba pošiljati informacij, ki jih v obliki dokumentov hranijo plačilne agencije ali odredbodajalci: te informacije dajejo na voljo plačilne agencije ali odredbodajalci. Plačilna agencija ima lahko vlogo usklajevalnega organa, če sta ti dve nalogi ločeni. Pri izvajanju svojih nalog se sme usklajevalni organ v skladu z nacionalnimi postopki obrniti na druge upravne organe ali oddelke, zlasti tiste, ki imajo računovodsko ali strokovno znanje in izkušnje.
2. Država članica sporoči Komisiji informacije o imenu in statutu usklajevalnega organa, o upravnih in računovodskih pogojih ter pogojih notranje kontrole, ki zadevajo njegovo delovanje.
3. Komisija določi obliko in vsebino računovodskih informacij iz odstavka 1 po posvetovanju z Odborom Sklada in jih pošlje državam članicam v treh mesecih po začetku veljavnosti te uredbe.Vsaka sprememba se sporoči državam članicam v treh mesecih po dogodku, ki povzroči takšno spremembo, in države članice izvedejo katero koli zahtevano spremembo v svojih informacijskih sistemih v roku, ki ga po posvetovanju z Odborom Sklada določi Komisija.
Člen 3
1. Potrdilo iz člena 5(1)(b) Uredbe (EGS) št. 729/70 pripravi oddelek ali organ, ki je operativno neodvisen od plačilnih in usklajevalnih agencij in je strokovno usposobljen (certifikacijski organ).
Potrdilo temelji na pregledu postopkov in pregledu vzorca transakcij. Pregled zajema preverjanje skladnosti plačil s pravili Skupnosti le v zvezi s sposobnostjo upravnih struktur plačilnih agencij, da zagotovijo preverjanje takšne skladnosti pred izvedbo izplačila.
Certifikacijski organ opravlja svoj pregled v skladu s sprejetimi mednarodnimi revizijskimi standardi. Pregledi se izvajajo med proračunskim letom, pa tudi po koncu vsakega proračunskega leta. Pred 31. januarjem naslednjega leta certifikacijski organ sestavi potrdilo in tudi poročilo o svojih ugotovitvah, v katerem podrobno navede, ali je dobil upravičena zagotovila, da so obračuni, ki jih je treba poslati Komisiji, pravilni, popolni in točni ter da so postopki notranje kontrole zadovoljivo delovali.
2. Kadar je akreditirana več kakor ena plačilna agencija, se lahko država članica opre na potrdila, izdana pri oddelkih ali organih, ki so potrdili obračun zadevnih plačilnih agencij, če prejme zagotovila, da so bili obseg in standardi izvedenih revizij enakovredni zahtevam, določenim v odstavku 1.
3. Poročilo iz odstavka 1 navaja:
- ali postopki plačilnih agencij, zlasti glede akreditacijskih meril, zagotavljajo zadostna dokazila, da so transakcije, ki se obračunajo v breme Sklada, v skladu s pravili Skupnosti, in kakšna so bila priporočila za izboljšavo sistemov,
- ali so letni obračuni iz člena 4(1)(a) te uredbe v skladu s poslovnimi knjigami in evidencami plačilnih agencij,
- ali so izjave o izdatkih in intervencijskih postopkih iz člena 5 pravilen, popoln in točen zapis transakcij, ki se obračunajo v breme Sklada,
- ali so glede izplačanih predplačil, pridobljenih jamstev, intervencijskih zalog in zneskov, ki naj se izterjajo, finančni interesi Skupnosti pravilno zaščiteni,
- ali so bila upoštevana priporočila o izboljšavi sistemov, naslovljena na plačilno agencijo.
Poročilo spremljajo informacije o številu in usposobljenosti osebja, ki opravlja revizijo, o opravljenem delu, o številu pregledanih transakcij, o ravni dosežene pomembnosti in zaupanja, o ugotovljenih slabostih in priporočilih za izboljšanje ter o poslovanju certifikacijskega organa in drugih revizijskih organov zunaj ali znotraj plačilnih agencij, ki zagotavljajo popolna ali delna zagotovila certifikacijskemu organu o zadevah, o katerih poročajo.
Člen 4
1. Za potrditev obračunov v skladu s členom 5(2)(b) Uredbe (EGS) št. 729/70 države članice pošljejo Komisiji:
(a) letne obračune izdatkov, za katere se bremeni Jamstveni oddelek Sklada, in poročila, ki jih oblikuje vsak oddelek ali organ v skladu s členom 5(1) te uredbe;
(b) potrdila in poročila, ki jih oblikuje certifikacijski organ ali organi.
2. Dokumenti iz odstavka 1 se pošljejo Komisiji v štirih izvodih do 10. februarja v letu, ki sledi koncu zadevnega proračunskega leta.
3. Na zahtevo Komisije ali na pobudo države članice se lahko dodatne informacije v zvezi s potrditvijo zadevnih obračunov pošljejo Komisiji do skrajnega roka, ki ga določi Komisija ob upoštevanju obsega dela, potrebnega, da se zagotovijo te informacije. Če teh informacij ni, lahko Komisija potrdi obračun na podlagi informacij, ki jih ima v tistem trenutku.
4. Komisija lahko sprejme zahtevo po odlogu pošiljanja informacij v upravičenih primerih, če je zahteva naslovljena nanjo pred skrajnim rokom.
Člen 5
1. Obračuni iz člena 4(1)(a) vsebujejo:
(a) izdatke, povzete po postavkah in podpostavkah proračuna Skupnosti;
(b) povzetek intervencijskih postopkov in izjavo o količini in lokaciji zalog ob koncu proračunskega leta;
(c) informacije o izdatkih ali potrditev, da so podrobnosti o vseh transakcijah v računalniških datotekah, ki so na voljo Komisiji;
(d) potrditev, da so podrobnosti o vsakem premiku intervencijskih zalog v evidenci plačilnih agencij;
(e) razlage razlik med izdatki, navedenimi v letnem obračunu, in izdatki za isto obdobje iz dokumentov iz člena 3(5) Uredbe Komisije (EGS) št. 2776/88 [5], kakor so popravljeni v skladu s členom 9(7) navedene uredbe.
2. Poročila iz člena 4(1)(a) te uredbe vsebujejo naslednje informacije, ki zadevajo usklajevalni organ in vsako plačilno agencijo:
- katere koli izredne transakcije ali tehnične težave, nastale v zadevnem proračunskem letu,
- katero koli pomembno spremembo informacije iz člena 1(7) v obdobju od prejšnjega poročila.
Člen 6
Dodatna dokumentacija v zvezi s financiranimi izdatki in zneski, ki jih mora izterjati Jamstveni oddelek EKUJS, so na voljo Komisiji najmanj tri leta po letu, v katerem Komisija potrdi obračun za zadevno proračunsko leto, takrat pa, ko je sklep o potrditvi obračuna v postopku pred Sodiščem Evropskih skupnosti, do enega leta po koncu postopka.
Člen 7
1. Sklep o potrditvi obračuna v skladu s členom 5(2)(b) Uredbe (EGS) št. 729/70 določi znesek izdatka, izvedenega v vsaki državi članici med zadevnim proračunskim letom, ki se prizna za obračun v breme EKUJS, brez poseganja v poznejše odločbe v skladu z odstavkom 2(c) tega člena.
Zneski, ki jih lahko zaradi gornje odločbe v vsaki državi članici izterjajo ali plačajo, se določijo tako, da se predplačila, izplačana glede na zadevno proračunsko leto, odštejejo od izdatkov, priznanih za isto leto v skladu s prvim pododstavkom. Ti zneski se odštejejo ali dodajo predplačilom, plačljivim od drugega meseca po mesecu, v katerem začne veljati odločba o potrditvi obračuna.
2. Komisija pred 31. marcem v letu, ki sledi koncu proračunskega leta, zadevni državi članici sporoči rezultate svojih preverjanj predloženih informacij skupaj s katerimi koli spremembami, ki jih predlaga.
3. Če iz razlogov, ki jih je mogoče pripisati zadevni državi članici, Komisija ne more potrditi obračuna države članice pred 30. aprilom naslednjega leta, Komisija državo članico uradno obvesti o nadaljnjih poizvedbah, ki jih predlaga v skladu s členom 9 Uredbe (EGS) št. 729/70.
Člen 8
1. Kadar pri poizvedbi Komisija oceni, da izdatek ni bil izveden v skladu s pravili Skupnosti, zadevni državi članici sporoči svoje ugotovitve, korektivne ukrepe, ki naj se izvedejo, da bi v prihodnje zagotovili skladnost s pravili, in oceno katerega koli izdatka, ki ga predlaga za izključitev v skladu s členom 5(2)(c) Uredbe (EGS) št. 729/70. Sporočilo se sklicuje na to uredbo. Država članica odgovori v dveh mesecih in Komisija lahko temu primerno spremeni svoje stališče. V upravičenih primerih se lahko Komisija strinja, da se rok za odgovor podaljša.
Po izteku obdobja, dovoljenega za odgovor, začne Komisija dvostransko razpravo in obe stranki si prizadevata za dogovor o ukrepih, ki naj se sprejmejo. Komisija nato formalno sporoči svoje sklepe državi članici, pri čemer se sklicuje na Odločbo Komisije 94/442/ES [6].
2. Sklepi iz člena 5(2)(c) Uredbe (EGS) št. 729/70 se sprejmejo po pregledu katerega koli poročila, ki ga sestavi spravni organ v skladu z določbami iz Direktive 94/442/ES.
3. Odbitki od financiranja Skupnosti iz člena 5(2)(c) Uredbe (EGS) št. 729/70 se izvedejo iz predplačil v zvezi z izdatkom drugega meseca, ki sledi sklepu na podlagi tega člena. Vendar pa lahko Komisija na zahtevo države članice in zaradi pomembnosti odbitkov ter po posvetovanju z Odborom Sklada določi drug datum.
Člen 9
Uredba (EGS) št. 1723/72 je razveljavljena z učinkom od 16. oktobra 1995.
Uporablja se še naprej za potrditev obračuna Jamstvenega sklada iz proračunskega leta 1995.
Člen 10
Ta uredba začne veljati sedmi dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.
Uporablja se od proračunskega leta, ki se začne 16. oktobra 1995.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 7. julija 1995

Labels: 4
7
12
18
15