Document ID: 32001R0438

Règlement (CE) no 438/2001 de la Commission
du 2 mars 2001
fixant les modalités d'application du règlement (CE) n° 1260/1999 du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le règlement (CE) n° 1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur les Fonds structurels(1), et notamment son article 53, paragraphe 2,
après consultation du comité institué conformément à l'article 147 du traité,
après consultation du comité des structures agricoles et du développement rural,
après consultation du comité du secteur de la pêche et de l'aquaculture,
considérant ce qui suit:
(1) L'article 38 du règlement (CE) n° 1260/1999 prévoit que les États membres prennent un certain nombre de mesures destinées à assurer une utilisation efficace et régulière des Fonds communautaires, conformément aux principes de bonne gestion financière.
(2) À cette fin, il est nécessaire que les États membres diffusent des orientations adéquates portant sur l'organisation des fonctions pertinentes des autorités de gestion et de paiement, conformément aux articles 32 et 34 du règlement (CE) n° 1260/1999.
(3) L'article 38 du règlement (CE) n° 1260/1999 prévoit que les États membres coopèrent avec la Commission pour lui permettre de s'assurer de l'existence et du bon fonctionnement de leurs systèmes de gestion et de contrôle et qu'ils prêtent à la Commission tout concours nécessaire à la réalisation des contrôles, y compris par sondage.
(4) Pour garantir un niveau de qualité uniforme en matière de certification des dépenses pour lesquelles sont demandés les paiements des Fonds en vertu de l'article 32, paragraphes 3 et 4, du règlement (CE) n° 1260/1999, il convient de définir le contenu de ces certificats et de préciser le caractère et la qualité des informations sur lesquelles ils sont fondés.
(5) Afin de permettre à la Commission d'effectuer les contrôles prévus par l'article 38, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1260/1999, les États membres doivent lui fournir, sur demande, les données dont les autorités de gestion ont besoin pour accomplir leurs tâches de gestion, de suivi et d'évaluation prévues par ledit règlement. Il convient de préciser le contenu de ces données ainsi que le format et les moyens de transmission des fichiers informatiques lorsque les données sont transmises sous forme informatique en conformité avec l'article 18, paragraphe 3, point e), dudit règlement. La Commission doit assurer la confidentialité et la sécurité des données communiquées sous cette forme ainsi que des autres données.
(6) Il convient de remplacer le règlement (CE) n° 2064/97 de la Commission du 15 octobre 1997 arrêtant les modalités détaillées d'application du règlement (CEE) n° 4253/88 du Conseil en ce qui concerne le contrôle financier effectué par les États membres sur les opérations cofinancées par les Fonds structurels(2), modifié par le règlement (CE) n° 2406/98(3). Toutefois, les dispositions du règlement (CE) n° 2064/97 devraient continuer à s'appliquer aux interventions octroyées pour la période de programmation 1994-1999 au titre du règlement (CEE) n° 2052/88 du Conseil(4), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 3193/94(5).
(7) Le présent règlement doit s'appliquer sans préjudice des dispositions sur les contrôles sur place dans le domaine des aides d'État visés à l'article 22 du règlement (CE) n° 659/1999 du Conseil du 22 mars 1999 portant modalités d'application de l'article 93 du traité CE(6).
(8) Le présent règlement doit s'appliquer sans préjudice des dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités(7).
(9) Les dispositions du règlement (CE) n° 1681/94 de la Commission du 11 juillet 1994 concernant les irrégularités et le recouvrement des sommes indûment versées dans le cadre du financement des politiques structurelles ainsi que l'organisation d'un système d'information dans ce domaine(8) s'appliquent au concours octroyé sur la base du règlement (CE) n° 1260/1999, en vertu de l'article 54, deuxième alinéa, et de l'article 38, paragraphe 1, point e), dudit règlement.
(10) Le présent règlement doit s'appliquer conformément au principe de subsidiarité visé à l'article 8, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1260/1999 et sans préjudice des systèmes institutionnel, juridique et financier de l'État membre concerné, comme prévu à l'article 34, paragraphe 1, dernier alinéa, dudit règlement.
(11) Les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis du comité pour le développement et la reconversion des régions,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE I
Champ d'application
Article premier
Le présent règlement établit les modalités d'application du règlement (CE) n° 1260/1999 en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels et géré par les États membres.
CHAPITRE II
Systèmes de gestion et de contrôle
Article 2
1. Chaque État membre veille à ce que soient adressées aux autorités de gestion et de paiement et aux organismes intermédiaires des orientations adéquates concernant l'organisation de systèmes de gestion et de contrôle nécessaire pour assurer la bonne gestion financière des Fonds structurels conformément aux principes et standards généralement reconnus, et notamment pour fournir une assurance suffisante de l'exactitude, de la régularité et de l'éligibilité des demandes de concours communautaire.
2. Aux fins du présent règlement, on entend par "organisme intermédiaire" tout organisme ou service public ou privé qui agit sous la responsabilité d'une autorité de gestion ou de paiement ou qui effectue des tâches pour le compte de ces dernières vis-à-vis des bénéficiaires finals ou des organismes et entreprises qui mettent en oeuvre les opérations.
Article 3
Les systèmes de gestion et de contrôle des autorités de gestion et de paiement et des organismes intermédiaires prévoient, eu égard à la proportionnalité par rapport au volume de l'intervention gérée:
a) la définition et la répartition claires et - dans la mesure nécessaire pour assurer une bonne gestion financière - une séparation suffisante des fonctions à l'intérieur de l'organisation concernée;
b) des systèmes efficaces garantissant que les fonctions soient exercées de manière satisfaisante;
c) dans le cas des organismes intermédiaires, la communication d'informations à l'autorité compétente sur l'exercice effectif de leurs tâches et sur les moyens utilisés.
Article 4
Les systèmes de gestion et de contrôle prévoient des procédures pour vérifier la remise des produits et services cofinancés et la réalité des dépenses déclarées ainsi que pour assurer le respect des conditions établies dans la décision correspondante de la Commission au titre de l'article 28 du règlement (CE) n° 1260/1999 et avec les règles nationales et communautaires en vigueur concernant, en particulier, l'éligibilité des dépenses pour le concours des Fonds structurels au titre de l'intervention concernée, les marchés publics, les aides d'État (y compris les règles relatives au cumul des aides), la protection de l'environnement et l'égalité des chances.
Les procédures prévoient de garder trace des vérifications d'opérations individuelles sur place. Les dossiers concernés font rapport du travail accompli, des résultats des vérifications et des mesures prises à l'égard des anomalies constatées. Si les vérifications physiques ou administratives ne sont pas exhaustives, mais ont été effectuées sur un échantillon d'opérations, les dossiers identifient les opérations sélectionnées et décrivent la méthode d'échantillonnage.
Article 5
1. L'État membre, pour chaque intervention, informe la Commission, dans les trois mois qui suivent l'approbation de l'intervention concernée ou l'entrée en vigueur du présent règlement, selon le délai le plus éloigné, de l'organisation des autorités de gestion et de paiement et des organismes intermédiaires, des systèmes de gestion et de contrôle mis en place dans ces autorités et organismes ainsi que des améliorations envisagées au regard des orientations citées à l'article 2, paragraphe 1.
2. La communication comprend les informations suivantes concernant chaque autorité de gestion et de paiement et chaque organisme intermédiaire:
a) les fonctions qui leur sont attribuées;
b) la répartition des fonctions entre ou à l'intérieur de leurs services, y compris celle entre l'autorité de gestion et l'autorité de paiement lorsque celles-ci appartiennent au même organisme;
c) les procédures relatives à la réception, à la vérification et à la validation des demandes de remboursement des dépenses ainsi qu'à l'ordonnancement, à l'exécution et à la comptabilisation des paiements aux bénéficiaires;
d) les dispositions relatives à l'audit des systèmes de gestion et de contrôle.
3. Dans les cas où un système commun est utilisé pour plusieurs interventions, une description de ce système commun peut être présentée.
Article 6
La Commission s'assure, en coopération avec l'État membre, que les systèmes de gestion et de contrôle présentés au titre de l'article 5 satisfont aux normes exigées par le règlement (CE) n° 1260/1999 et par le présent règlement; elle fait connaître les entraves éventuelles qu'ils présentent à la transparence des contrôles relatifs au fonctionnement des Fonds ainsi qu'à l'accomplissement des responsabilités de la Commission au titre de l'article 274 du traité. Des réexamens du fonctionnement des systèmes sont effectués de façon régulière.
Article 7
1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres assurent une piste d'audit suffisante.
2. La piste d'audit est considérée comme suffisante lorsqu'elle permet:
a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la Commission avec les états des dépenses individuels et leurs pièces justificatives détenues aux différents niveaux administratifs et par les bénéficiaires finals, y compris, dans les cas où ces derniers ne sont pas les destinataires ultimes de l'aide, les organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre des opérations, et
b) de contrôler l'attribution et les transferts des fonds communautaires et nationaux disponibles.
Une description indicative des informations nécessaires pour une piste d'audit suffisante figure à l'annexe I.
3. L'autorité de gestion s'assure des points suivants:
a) qu'il existe des procédures garantissant que tous les documents ayant trait à des dépenses et à des paiements déterminés effectués au titre de l'intervention concernée et nécessaires à une piste d'audit suffisante sont tenus conformément aux exigences de l'article 38, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 1260/1999 et de l'annexe I du présent règlement;
b) que le nom de l'organisme qui les détient et sa localisation sont enregistrés;
c) que ces documents sont mis à disposition aux fins d'inspection par les personnes ou les organismes normalement habilités à les inspecter.
Ces personnes sont:
i) le personnel de l'autorité de gestion et de l'autorité de paiement et des organismes intermédiaires chargés de traiter les demandes de paiement;
ii) les services qui assurent l'audit des systèmes de gestion et de contrôle;
iii) la personne ou le service de l'autorité de paiement responsable de la certification des demandes de paiement intermédiaires et finales prévues à l'article 32, paragraphes 3 et 4, du règlement (CE) n° 1260/1999 ainsi que la personne ou le service qui établit la déclaration prévue à l'article 38, paragraphe 1, point f), dudit règlement;
iv) les fonctionnaires mandatés des institutions nationales d'audit et de la Communauté européenne.
Elles peuvent demander que des extraits ou des copies de documents ou de registres comptables cités au présent paragraphe leur soient fournis.
Article 8
L'autorité de gestion ou l'autorité de paiement tient une comptabilité des montants recouvrables au titre de paiements de concours communautaire déjà effectués et s'assure que les montants sont recouvrés sans retard injustifié. Après le recouvrement, l'autorité de paiement rembourse les paiements irréguliers recouvrés, majorés des intérêts de retard perçus, en déduisant les montants en question de ses prochaines déclaration de dépenses et demande de paiement adressées à la Commission ou, si cela est insuffisant, en effectuant un remboursement à la Communauté. L'autorité de paiement envoie annuellement à la Commission, en annexe au quatrième rapport trimestriel sur les reversements prévu par le règlement (CE) n° 1681/94, un état des recouvrements en attente à cette date, récapitulés par année d'émission des ordres de reversement.
CHAPITRE III
Certification de dépenses
Article 9
1. Les certificats relatifs aux déclarations de dépenses intermédiaires et finales auxquels se réfère l'article 32, paragraphes 3 et 4, du règlement (CE) n° 1260/1999 sont établis suivant le modèle figurant en annexe II par une personne ou un service de l'autorité de paiement qui est fonctionnellement indépendant de tout service ordonnateur de paiement.
2. Avant de certifier une déclaration déterminée de dépenses, l'autorité de paiement s'assure que les conditions suivantes sont remplies:
a) l'autorité de gestion et les organismes intermédiaires ont respecté les dispositions du règlement (CE) n° 1260/1999, notamment l'article 38, paragraphe 1, points c) et e), et l'article 32, paragraphes 3 et 4, ainsi que les conditions de la décision de la Commission au titre de l'article 28 dudit règlement;
b) la déclaration de dépenses ne comprend que les dépenses:
i) qui ont été effectivement encourues pendant la période d'éligibilité telle que définie dans la décision et correspondent aux dépenses payées par les bénéficiaires finals, au sens des points 1.2, 1.3 et 2 de la règle n° 1 de l'annexe du règlement (CE) n° 1685/2000(9), et justifiées par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente;
ii) qui sont relatives à des opérations sélectionnées pour un cofinancement au titre de l'intervention concernée selon les critères et les procédures de sélection établis, et qui ont été assujetties aux règles communautaires pendant toute la période pendant laquelle ces dépenses ont été encourues, et
iii) qui relèvent de mesures pour lesquelles toute aide d'État a été formellement approuvée par la Commission, le cas échéant.
3. Afin que la suffisance du système de contrôle et de la piste d'audit puisse toujours être prise en considération avant qu'une déclaration des dépenses ne soit présentée à la Commission, l'autorité de gestion veille à ce que l'autorité de paiement soit tenue informée des procédures qu'elle et les organismes intermédiaires appliquent pour:
a) vérifier la réalité du service effectué par rapport aux produits et services cofinancés;
b) assurer le respect des règles en vigueur;
c) maintenir la piste d'audit.
4. Lorsque l'autorité de gestion et l'autorité de paiement appartiennent au même organisme ou qu'un même organisme est désigné à la fois comme autorité de gestion et autorité de paiement, cet organisme veille à ce que des procédures offrant des normes de contrôle équivalentes à celles qui sont décrites aux paragraphes 2 et 3 soient appliquées.
CHAPITRE IV
Contrôles par sondage sur les opérations
Article 10
1. Les États membres organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des opérations en vue plus particulièrement:
a) de vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle mis en place;
b) d'examiner de manière sélective, sur la base d'une analyse des risques, les déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés.
2. Les contrôles effectués avant la clôture de chaque intervention portent sur 5 % au moins des dépenses totales éligibles et sont basés sur un échantillon représentatif des opérations approuvées, en tenant compte des dispositions du paragraphe 3. Les États membres veillent à étaler les contrôles de façon régulière sur toute la durée de la période concernée. Ils assurent une séparation adéquate des tâches entre ces contrôles et les procédures de mise en oeuvre ou de paiement concernant les opérations.
3. L'échantillon des opérations contrôlées est tel qu'il tienne compte:
a) de la nécessité de contrôler des opérations de nature et d'ampleur suffisamment variées;
b) des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires;
c) de la concentration des opérations sous certains organismes intermédiaires ou certains bénéficiaires finals, de sorte que les principaux organismes intermédiaires et les principaux bénéficiaires finals soient contrôlés une fois au moins avant la clôture de chaque intervention.
Article 11
En effectuant les contrôles, les États membres s'efforcent de vérifier:
a) la mise en oeuvre effective des systèmes de gestion et de contrôle et leur bon fonctionnement;
b) pour un nombre adéquat de documents comptables, s'il y a correspondance entre ces documents et les pièces justificatives détenues par les organismes intermédiaires, les bénéficiaires finals et les organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre les opérations;
c) que la piste d'audit est suffisante;
d) pour un nombre adéquat de dépenses individuelles, que la nature et la date de réalisation de ces dépenses sont conformes aux exigences communautaires, au cahier des charges approuvé de l'opération et aux travaux réellement exécutés;
e) que la destination effective ou prévue de l'opération correspond aux objectifs décrits dans la demande de cofinancement communautaire;
f) que la participation financière de la Communauté ne dépasse pas les limites fixées à l'article 29 du règlement (CE) n° 1260/1999 ou dans toute autre disposition communautaire applicable en la matière et est effectivement versée aux bénéficiaires finals sans réduction ou retard injustifié;
g) que le cofinancement national approprié a réellement été fourni et
h) que les opérations cofinancées ont été mises en oeuvre dans le respect des règles et politiques communautaires conformément à l'article 12 du règlement (CE) n° 1260/1999.
Article 12
Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systémique et risquent, en conséquence, de se poser également pour d'autres opérations mises en oeuvre par le même bénéficiaire final ou gérées par le même organisme intermédiaire. Ils déterminent, en outre, les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.
Article 13
Les États membres font tous les ans, le 30 juin au plus tard, et pour la première fois le 30 juin 2001, rapport à la Commission sur la façon dont ils ont appliqué les articles 10, 11 et 12 au cours de l'année civile précédente et complètent ou actualisent, le cas échéant, la description de leurs systèmes de gestion et de contrôle visés à l'article 5.
Article 14
Les dispositions du présent chapitre s'appliquent mutatis mutandis aux montants recouvrables visés à l'article 8.
CHAPITRE V
Déclaration à la clôture d'une intervention
Article 15
La personne ou le service désigné pour établir les déclarations à la clôture d'une intervention visées à l'article 38, paragraphe 1, point f), du règlement (CE) n° 1260/1999 est fonctionnellement indépendant:
a) de l'autorité de gestion désignée;
b) de la personne ou du service de l'autorité de paiement responsable de l'établissement des certificats visés à l'article 9, paragraphe 1;
c) des organismes intermédiaires.
La personne ou le service désigné effectue son contrôle selon les normes d'audit courantes au niveau international. Les autorités de gestion et de paiement et les organismes intermédiaires lui fournissent toutes les informations requises et lui donnent accès aux données comptables et aux pièces justificatives nécessaires à l'établissement de la déclaration.
Article 16
Les déclarations sont fondées sur un examen des systèmes de gestion et de contrôle, des conclusions des contrôles déjà effectués et, si nécessaire, sur un échantillonnage complémentaire de transactions. La personne ou le service qui la délivre procède à toutes les vérifications nécessaires afin d'obtenir une assurance raisonnable que la déclaration certifiée de dépenses est correcte et que les transactions sous-jacentes sont légales et régulières.
Les déclarations sont établies sur la base du modèle indicatif indiqué à l'annexe III et sont accompagnées d'un rapport reprenant toutes les informations pertinentes pour justifier la déclaration, y inclus une synthèse des conclusions de tous les contrôles effectués par des organismes nationaux et communautaires auxquels le déclarant a eu accès.
Article 17
Si la constatation d'importantes défaillances au niveau de la gestion ou du contrôle ou d'une fréquence élevée d'irrégularités ne permet pas de se prononcer de façon globalement positive sur la validité de la demande de versement du solde et du certificat final des dépenses, la déclaration évoque ces circonstances et fait également une estimation de l'étendue du problème et de son impact financier.
Dans un tel cas, la Commission peut demander que soit effectué un contrôle supplémentaire en vue d'identifier et de faire corriger les irrégularités dans un délai déterminé.
CHAPITRE VI
Forme et contenu des informations comptables que les États membres doivent détenir et mettre à la disposition de la Commission sur sa demande
Article 18
1. Les archives comptables se référant aux opérations visées dans l'annexe I sont, dans la mesure du possible, détenues sous forme d'enregistrements informatiques. De telles informations comptables sont mises à la disposition de la Commission sur demande spécifique pour lui permettre d'effectuer des contrôles sur pièces et sur place, sans préjudice de l'obligation de communiquer des mises à jour des plans financiers prévue à l'article 18, paragraphe 3, point c), du règlement (CE) n° 1260/1999 ainsi que des informations financières au titre de l'article 32 dudit règlement.
2. La Commission convient avec chaque État membre du contenu des enregistrements informatiques à mettre à sa disposition au titre du paragraphe 1, des moyens de leur transmission et de la durée de la période nécessaire pour la mise en place de tout système informatique requis compte tenu de l'accord visé à l'article 18, paragraphe 3, point e), du règlement (CE) n° 1260/1999. La portée des informations qui peuvent être demandées et les spécifications techniques préférées pour la transmission de fichiers informatiques à la Commission sont indiquées dans les annexes IV et V.
3. Sur demande écrite de la Commission, les États membres lui transmettent les informations visées au paragraphe 1 dans un délai de dix jours ouvrables à partir de la réception de la demande. Un délai différent peut être convenu entre la Commission et l'État membre, notamment lorsque les informations ne sont pas disponibles sous forme d'enregistrements informatiques.
4. La Commission assure la confidentialité et la sécurité des informations transmises par les États membres ou qu'elle a relevées lors des contrôles sur place, en conformité avec l'article 287 du traité et les règles de la Commission sur l'usage et l'accès à l'information.
5. Sous réserve de la législation nationale en vigueur, les fonctionnaires de la Commission ont accès à tous les documents préparés en vue des contrôles au titre du présent règlement ou suite à de tels contrôles ainsi qu'aux données détenues, y compris celles stockées dans des systèmes informatiques.
CHAPITRE VII
Dispositions générales et finales
Article 19
Pour les formes d'intervention dont les bénéficiaires sont établis dans plusieurs États membres, les États membres concernés conviennent des mesures communes nécessaires pour assurer une bonne gestion financière, prenant en compte les législations nationales, et informent la Commission des mesures convenues. La Commission et les États membres concernés se prêtent toute assistance administrative nécessaire.
Article 20
Les dispositions du présent règlement ne préjugent pas de l'obligation des États membres, au titre du règlement (CE) n° 1260/1999, de communiquer à la Commission des informations suffisantes pour lui permettre d'apprécier les plans, y compris des informations sur les mesures prises pour mettre en oeuvre l'article 34, paragraphe 1, dudit règlement, ni du droit de la Commission de demander des renseignements complémentaires avant d'adopter ses décisions au titre de l'article 28 dudit règlement.
Article 21
Les dispositions du présent règlement ne font pas obstacle à ce que les États membres appliquent des règles plus strictes que celles du présent règlement.
Article 22
Le règlement (CE) n° 2064/97 est abrogé.
Ses dispositions continuent toutefois de s'appliquer aux interventions accordées pour la période de programmation 1994-1999 au titre du règlement (CEE) n° 2052/88.
Article 23
Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 2 mars 2001.

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