【法律文件】
名稱: 外交部暨駐外各機構歲計會計事務處理辦法
等級: 命令
修訂日期: 20030728

外交部暨駐外各機構歲計會計事務處理辦法 第 17 條 帳務之處理如左： 一、為期表達經費收支狀況，駐外各機構得視其會計事務之繁簡，依需要 自行增設必要之補助帳，但必須以能產生本部所需之會計報告為原則 。 二、駐外各機構對於歲入與經費收支事項合併設置一套帳簿記載，分設現 金出納登記簿及各種細帳。現金出納登記簿應按收支先後順序記載。 明細帳應按各收支事項性質所應歸屬之科目分類記載。 三、駐外各機構設置左列各會計科目，應根據實際發生之收支事項分類登 記。 (一) 資產科目： 1 現金及銀行結存：凡本部駐外各機構庫存現金與銀行存款之收入 與付出均屬之。 2 行政規費收入繳部：凡各種護照及貨單簽證費各項證明書費等收 入款項按月繳部時應以本科目列計。 3 簽證電報費收入繳部：凡華僑回國簽證電報費收支款項按月繳部 時應以本科目列計。 4 其他收入繳部：除上述各種收入款項以外之其他收入款項如財產 售價財產孳息等收入繳部時應以本科目列計。 5 經費支出：凡部撥經常費與臨時費於實際支用時計列本科目，收 回時以紅字記載。 6 暫付款：凡未確定用途之經費支出或其他暫付墊付款項均以本科 目列計。 7 押金：凡存出之保證金如房屋押租等之付出與收回均屬之。 (二) 負債科目： 1 部撥經費：凡由本部核撥之各種經費款項均屬之。 2 行政規費收入：凡各種護照及貨單簽證費各項證明書費等之收入 款應以本科目列計。 3 簽證電報費收入：凡華僑回國簽證電報費之收入款應以本科目列 計。 4 其他收入：除上述各種收入款項以外之其他收入款如財產售價， 財產孳息等收入時以本科目列計。 5 代收款 凡代收所得稅捐款、或其他款項等，其收付時均以本科 目列計。 四、駐外各機構業務簡單者，得不設置記帳憑證，直接根據原始憑證編號 入帳，但須在原始憑證上加蓋左式戳記。 五、簿籍組織系統如左： 六、會計簿籍之種類如左： (一) 現金出納登記簿 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 本登記簿為序時簿之一種，全部收支事項，均須依發生順序登 記之。 (2) 收支事實發生後，依其幣別記入「收入」或「支出」之相當欄 內，及過入明細分類帳，並於每日最後一筆帳登記完了時，應 按幣別分別結算其餘額記入「結存」欄，每月終了時，在緊接 最後一筆帳之次一行內，記入當月份收支總額，並在摘要欄填 明「本月合計」字樣，餘詳見實例。 (3) 本登記簿之結存數，應與同一期間內，各月份經費分類明細帳 內之餘額，及各項收入款明細帳內之收入累計數之總和再減去 暫付款明細帳內餘額後之差額相等。 (4) 以美金兌換當地幣時，其折合率應按當時實際兌換之折合率填 入「美金與當地幣之折合率」欄，在銀行兌換者並應保留承兌 銀行所發給之兌換證件，如係在自由市場兌換者應備該館經手 兌換人出具之兌換證明單 (兌換證明單應包括：一、兌出美金 數額。二、兌入當地幣數額。三、折合率。) (5) 本登記簿每頁複寫兩張，月終將上頁撕下連同銀行存款結帳單 影印本乙份一併報部。 (二) 行政規費收入明細帳 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 凡收入護照簽證費、貨單簽證費、及各項證明書費，除登入現 金出納登記簿外，應即記入本明細帳各專欄內。 (2) 本分類登記簿應分月設置，每月終了時，逐項結算其收入總額 ，該項收入款匯繳或由本部於經費內坐扣後，應在原屬月份帳 內用紅色墨水登記，以利沖減其收入累計數 (詳見附發實例內 五十九年十二月份行政規費收入明細帳) 。 (3) 本登記簿與行政規費收入明細報告表採用同樣格式並合訂成冊 ，記載時應使用複寫紙。 (三) 其他收入款明細帳： 1 格式：與行政規費收入明細帳同。 2 說明： (1) 凡收入「財物變價」「房租收入」「僑胞捐款」及其他非本部 撥發之經費，得依發生之事實分別設立專欄設載之。 (2) 本明細帳如收支事實簡單時，可連續使用，不必分月設置，但 於每屆月終時，應加以結算。 (3) 本明細帳內收入之款，如有解繳或支出時，用紅字在相當欄內 沖銷之。 (四) 簽證電報收入明細帳： 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 本明細帳專為記載收入之簽證電報費使用，但經收之「華僑回 國簽證電報費」應與「護照簽證電報費」分頁登記，並在其右 上角上之費別欄填明，以資識別。 (2) 本明細帳應分月設置，依事實發生之順序依次記載之，並逐筆 計算其收入合計數記入「收入累計數」欄，該項收入款匯繳或 由部於經費內坐扣後，應在原屬月份帳內用紅字予以沖銷。 (3) 本明細帳與簽證電報費收入報告表採用同樣格式，並合訂成冊 ，記載時應使用複寫紙。當月份如無此項收入時，除將年度月 份加以填註外，應在「備考」欄，註明「本月份無收入」字樣 。 (五) 經費分類明細帳： 1 格式： 210×250 ㎜ 2 說明： (1) 凡由外交部匯撥之經費，除應記入現金出納登記簿外，均須在 本明細帳內設立專欄登記之。 (2) 凡屬經常性之經費，如人事費、館舍租金、官舍租金辦公費、 館長交際應酬費、館員交際應酬費、電報費等應在本明細帳內 設立專欄登記外，並須設立「其他一欄以備登記臨時性之經費 。 (3) 本明細帳依收支事實所屬之月份，分月設帳登記之，例如凡收 入九月份之經費，其收支事實發生之時間，雖在八月或十月， 仍應登記九月份帳內。 (4) 本明細帳每屆月終，當月份收支事實全部完了時，應逐項加以 核結，以利編製經費收支計算書。 (5) 本部專案撥發之經費，應依據部令指示之「專案報銷」或「併 某月份經費報銷」等字樣，於收帳時，分別在備註欄詳細註明 。 (6) 凡以駐在國以外各國之錢幣購置物品，或支付有關費用時，一 律折合美金記帳並將其折合率記入備註欄，報銷時，應附送兌 換水單。 (7) 本明細帳除將部撥經費按其性質分別設立專欄外，並按經費支 出性質分類記列於專欄內，經管人員並應隨時加以檢查核對。 (8) 本部按月匯發之定額經費如辦公費等，如有剩餘時可轉入次月 份繼續支用，轉出之月份帳內用紅字沖銷，轉入之月份內用藍 字登記，並在摘要註明「×月份轉入」字樣。 (六) 暫付款明細帳： 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 凡經費來源尚未確定而須先行墊支之款項，及代外交部或其他 單位暫時墊付之款項，其他臨時墊付之款項，均須登入本明細 帳。 (2) 墊付款項，如已奉外交部核准專案撥發歸墊時，並規定應辦理 報銷者，不論其為「專案檢據報銷」或「併某月份經費報銷」 除在本登記簿內收回欄登記外，均須將收支數額，轉登記於「 經費分類明細帳」內。 (3) 墊付款項於收回時，應在原支出數同一行內之「整理標註」欄 ，劃一「ˇ」符號，以示結清。 (4) 凡外交部已撥發之經費 (如電報費等) ，其支出超過原發數額 時所墊付之款項，仍應就經費分類明細帳繼續記載，不得登入 本明細帳。 (七) 財產分類明細帳： 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 本財產帳為登記本單位內全部財產之用。其單價及金額欄一律 折合美金記帳。 (2) 財產類別分為左列各類：土地、房屋建築及設備、機械及設備 、交通運輸及設備、雜項設備、其他。 (3) 前列各類財產，其名稱單位不相同者，應分設帳簿登記。 七、會計報告之種類如左： (一) 現金出納登記簿抄頁 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 現金出納登記簿抄頁為各館財務狀況之主要報告，每月終了後 十五日內，將現金出納登記簿上頁撕下呈部。 (2) 呈送本表時，須附呈行政規費收入明細報告表，簽證電報費收 入報告表，其他收入報告表，財產增減表。 (二) 經費收支計算書 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 本表依據經費分類登記簿編製之。 (2) 本部每月撥發之定額經費，如人事費、館舍租金、官舍租金、 辦公費、館長交際應酬費、館員交際應酬費，以及專案撥發之 經費，而經部令指定併某月份經費報銷者，應於各該月份經費 支用完畢時，編製本表三份，一份存查，二份連同支出單據粘 存簿一併呈部核轉審計部。 (3) 本月份內如有第七條之 (五) 經費分類登記簿說明第 (十) 項 之事實發生時，除將轉入數併列收入數欄外，並須在備考欄內 註明上月轉入數額。 (4) 凡部撥經費指定專案報銷者，毋須編製本表，僅將支出單據備 文或以會計報告及憑證遞送單呈部核辦。 (三) 行政規費收入明細報告表 1 格式：與行政規費收入明細帳同。 2 說明： (1) 本表係與行政規費收入明細帳合冊裝訂，記帳時採用複寫方法 ，故於月終結帳後，即可撕下隨同其他各表一併呈送。 (2) 本月份無收入時，仍應在備考欄註明「本月份無收入」字樣， 隨同其他各表一併呈送。 (四) 簽證電報費收入報告表 1 格式：與簽證電報費收入登記簿同。 2 說明： (1) 本表係與簽證電報費收入明細帳合冊裝訂，記帳時採用複寫方 法，故於月終結帳後，即可撕下隨同其他各表一併呈送。 (2) 本月份無收入時，仍應在備考欄註明「本月份無收入」字樣， 隨同其他各表呈部。 (3) 表內收入數如擬在經費內坐扣時，應將「由本館匯繳」字樣劃 去，餘類推。 (五) 電務工作月報表 1 格式： 210×297 ㎜ 注 意 (1) 本表請按月填報一式四份以便核發電費。 (2) 橫的專費電 (包括轉電) 之原密碼電底請連同月報表送部審查 。 (3) 每月所收部電請勿填報。 (4) 請勿在月報表及電費單據上摘錄電由以免洩密。 (5) 請於備註欄內註明譯電人員姓名級職。 (6) 本表各欄如不敷用可用第二頁。 2 說明： (1) 本表專為列報專費電之電報費而使用，並按月填報一式四份， 一份存查，三份連同單據粘存簿呈部。 (2) 譯電人員姓名應填註於備註欄內。 (3) 每月所收部電及華僑回國簽證電，均不得併入本表填報。 (4) 如當月份未拍發專費電時，除將「本月收入數」及「本月結存 」各欄詳實填列外，並在本表備註欄內填一「無」字後呈報。 (5) 電報費報銷因採行月清月結方式，該表「上月結存」可不必填 註。 (六) 財產增減表 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 凡財產之增加或減少，應於每月底依據財產明細分類帳編製之 ，如當月份無增減時，可免送。 (2) 此表分為增加及減少兩部份，增加者列前，減少者列後，凡一 種財產其單價不同者，須分列表內，並於最末一行，填明增減 後合計總數。 (3) 此表應編製三份，一份存查，二份隨現金出納登記簿抄頁一併 呈部。 (七) 財產目錄 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 此表為表示各館在一定日期內現存財產數量與價值之靜態報告 ，於每年六月底根據財產明細分類帳編製之。 (2) 凡同一種財產而單價不同者，須分列於表內，全部財產之總金 額，應結一總數填入金額欄之最末一行內。 (3) 此表編製三份，一份存查，二份隨每年六月份報表一併呈報。 (編 註：附表請參閱中華民國現行法規彙編 83 年 5 月版 (七) 第 4263～4280 頁)

註記: 廢